Garis Panduan Kewangan (I)

GARISPANDUAN
PENGURUSAN
KEWANGAN
KEPADA
KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTj) /

JABATAN
DisediakanOleh:
JABATAN BENDAHARI, UNIVERSITI MALAYA
umportal.um.edu.my
GARISPANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN
KEPADA KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)/JABATAN
JABATAN BENDAHARI UNIVERSITI MALAYA

KANDUNGAN MUKA SURAT

1. PENDAHULUAN 1

2. PUNCA KUASA PENGURUSAN KEWANGAN

2.1. Punca Kuasa 1

2.2. Struktur Organisai Jabatan Bendahari 1

3. SISTEM DAN PROSEDUR

3.1. Sistem Maklumat Kewangan UM 2

3.2. Sistem Pengurusan Kualiti: Proses Teras PT05 ‐ Urusan Sumber Kewangan 3

4. BELANJAWAN

4.1. Pengenalan 4

4.2. Jenis‐Jenis Belanjawan
4.2.1 Belanjawan Mengurus 4
4.2.2 Belanjawan Pembangunan 8
4.2.3 Belanjawan Penyelidikan 9

5. PEROLEHAN

5.1. Definisi 11

5.2. Jenis Perolehan 11

5.3. Kaedah‐kaedah Perolehan
5.3.1. Sebutharga 11
5.3.2. Tender Terbuka 12
5.3.3. Perolehan Melalui Rundingan Terus 12
5.3.4. Kontrak Pusat 12
5.3.5. Pembelian Darurat 13

5.4. Had Kuasa Perolehan Universiti 13

5.5. Prosedur Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor 13

5.6. Arahan Perubahan (V.O) Bagi Kerja 13

5.7. Larangan Memecahkecil 14

5.8. Tatacara Perolehan 14

i

6. PEMBAYARAN

6.1. Pengenalan 15

6.2. Kuasa Meluluskan Bayaran 15

6.3. Jenis‐jenis Pembayaran 15

6.4. Prosedur Pembayaran
6.4.1. Pembayaran Kepada Pembekal 15
6.4.2. Pembayaran Tuntutan Pengajar Sambilan 16
6.4.3. Pembayaran Pendahuluan Diri 17
6.4.4. Panjar Wang Runcit (Petty Cash) 18

6.5. Urusan Pembayaran pada Akhir Tahun 19

6.6. Pengesahan Baki Akhir Tahun Panjar Wang Runcit 20

6.7. Buku Garispanduan Tuntutan & Bayaran 20

7. HASIL DAN TERIMAAN

7.1. Kaedah Kutipan Hasil 21

7.2. Prosedur Penerimaan Hasil 21

7.3. Prosedur Pengeluaran Invois kepada Pihak Ketiga 22

7.4. Kehilangan Tunai dan Tuntutan Insuran 23

8. PENGURUSAN KEWANGAN PELAJAR

8.1. Pengenalan 24

8.2. Yuran Pelajar
8.2.1. Jenis‐jenis Yuran 24
8.2.2. Proses bayaran Biasiswa /Pinjaman Kepada Pelajar 25
8.2.3. Hutang Pelajar 25

9. KOLEJ‐KOLEJ KEDIAMAN

9.1. Pengenalan 27

9.2. Bajet Kolej Kediaman 27

10. ASET DAN INVENTORI

10.1. Pengenalan 29

10.2. Tanggungjawab Ketua PTj/Jabatan 29

10.3. Prosedur Pengurusan Aset 30
ii

10.4. Perolehan dan Pembayaran Aset 30

10.5. Pelupusan Aset
10.5.1. Definasi Pelupusan 30
10.5.2. Objektif Pelupusan 31
10.5.3. Prosedur Pelupusan 31
10.5.4. Kuasa Untuk melulus Pelupusan & Hapuskira 31

11. PERAKAUNAN

11.1. Laporan Perbelanjaan Mengurus PTj/Jabatan 32

11.2. Penyesuaian dengan rekod PTj 32

11.3. Penutupan Akaun Pada Akhir Tahun 32

11.4. Prosedur Membuka/Menutup Akaun Projek Khas 32

11.5. Kod Akaun UM 33

APPENDIX I

1. Struktur Organisasi Jabatan Bendahari 34
iii
1. PENDAHULUAN
Garispanduan ini disediakan untuk semua Ketua Pusat Tanggungjawab(PTj)/Jabatan dan Pengetua Kolej
Kediaman bagi mempertingkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan kewangan di semua peringkat
dalam Universiti Malaya.

2. PUNCA KUASA PENGURUSAN KEWANGAN

2.1 Punca Kuasa

Sebagai sebuah badan yang dibiayai sebahagian besarnya daripada geran kerajaan, punca kuasa dalam
pengurusan kewangan universiti adalah peruntukan undang‐undang dan peraturan‐peraturan yang
menyentuh aspek kewangan yang terkandung dalam:

• Perlembagaan Persekutuan (Seksyen 7 – Perkara 96‐112)
• Akta Prosedur Kewangan 1957 (Akta 61)
• Akta Audit 1957 (Pindaan 1972)
• Akta Badan‐Badan Berkanun 1980 (Akta 240)
• Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971
• Perlembagaan Universiti Malaya 1997
• Akta Am (General Act No.1)
• Akta Yuran Am 1989
• Arahan Perbendaharaan
• Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan
• Pekeliling dan Surat Pekeliling Am
• Had Kuasa Kewangan Universiti
• Pekeliling Jabatan Bendahari
• Lain‐lain Pekeliling/Surat Pekeliling yang berkenaan
• Prinsip‐prinsip Perakaunan yang Diterima Umum (GAAP)
• Lembaga Piawaian Perakaunan Malaysia (MASB)
• Piawaian Pelaporan Kewangan (FRS)
• Piawaian Pelaporan Entiti Swasta (PERS)

2.2 Struktur Organisasi Jabatan Bendahari
(Sila rujuk Appendix I)

G a r i s p a n d u a n P e n g u r u s a n K e w a n g a n K e p a d a K e t u a P u s a t T a n g g u n g j a w a b ( P T J ) / J a b a t a n
J A B A T A N B E N D A H A R I , U N I V E R S I T I M A L A Y A
1
SISTEM DAN PROSEDUR

Sistem dan prosedur yang menyeluruh, lengkap serta teratur dapat menyeragamkan urusan dan operasi
harian sesebuah organisasi. Ia memudahkan pelaksanaan kerja dan menyegerakan tindakan yang perlu
diambil di samping membantu organisasi mencapai misi dan objektifnya.

3.1 Sistem Maklumat Kewangan UM

UM mempunyai beberapa modul di bawah Sistem Maklumat Kewangan untuk membantu urusan operasi
harian seperti di Jadual 3.1.

Jadual 3.1
Sistem Maklumat Kewangan

Bil Nama Sistem Tujuan
Merekod dan mengklasifikasi perbelanjaan,
1 Lejar Am
pendapatan, asset, liabiliti dan kumpulanwang
2 Terimaan Merekod semua jenis terimaan
3 Bayaran Merekod semua jenis bayaran
4 Aset Tetap Merekod maklumat aset tetap
5 Akaun Pelajar Merekod maklumat kewangan pelajar
Merekod maklumat pembayaran emolumen
6 Gaji Tetap dan Sambilan
kepada kakitangan tetap dan sambilan
Merekod maklumat pembayaran, kutipan dan
7 Pinjaman Kenderaan
pemantauan bagi pinjaman kenderaan
8 Pinjaman Komputer Merekod maklumat pinjaman komputer
Merekod maklumat pembayaran, kutipan dan
9 Pinjaman Tabung Kebajikan Kakitangan pemantauan bagi Tabung Kebajikan
Kakitangan UM

G a r i s p a n d u a n P e n g u r u s a n K e w a n g a n K e p a d a K e t u a P u s a t T a n g g u n g j a w a b ( P T J ) / J a b a t a n
2
3.2 Sistem Pengurusan Kualiti : Proses Teras 05 ‐ Urusan Sumber Kewangan

Pengurusan Kewangan merupakan salah satu proses teras di bawah Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) UM
iaitu Proses Teras 05 (PT05) ‐ Urusan Sumber Kewangan. Terdapat 2 prosedur kualiti dan skopnya
adalah seperti di Jadual 3.2.

Jadual 3.2
Prosedur Kualiti dan Skop

Bilangan
Bil Prosedur Kualiti Skop
Arahan Kerja
Urusan Sumber Pengendalian sumber kewangan,
PK1 Kewangan, Perbelanjaan 36 perbelanjaan dan pembayaran, bajet dan
dan Pembayaran penyediaan laporan kewangan
Kontrak pusat
Rundingan terus
PK2 Urusan Perolehan 20 Sebutharga
Tender terhad
Tender terbuka

Sila rujuk Arahan Kerja secara terperinci melalui laman web QAMU (http://qamu.um.edu.my)

G a r i s p a n d u a n P e n g u r u s a n K e w a n g a n K e p a d a K e t u a P u s a t T a n g g u n g j a w a b ( P T J ) /
J a b a t a n
3
4. BELANJAWAN

4.1 Pengenalan

Belanjawan merupakan perancangan kewangan bertujuan untuk melaksanakan dasar tertentu di mana
perbelanjaan dijeniskan mengikut kategori seperti emolumen, perkhidmatan & bekalan, aset dan lain‐
lain untuk mencapai objektif agensi.

4.2 Jenis‐Jenis Belanjawan

Secara amnya, jenis‐jenis belanjawan yang berkaitan dengan universiti ialah Belanjawan Mengurus,
Belanjawan Pembangunan dan Belanjawan Penyelidikan.

4.2.1 Belanjawan Mengurus

Belanjawan Mengurus adalah belanjawan tahunan yang disediakan untuk tujuan operasi harian
dalam mengurus dan mentadbir Universiti iaitu berkaitan dengan Pengajaran, Penyelidikan dan
khidmat sokongan. Tempoh sah laku belanjawan mengurus adalah untuk satu tahun kewangan
bermula dari Januari hingga Disember. UM sebagai sebuah Badan Berkanun perlu menyediakan
belanjawan bagi setiap 2 tahun berpandukan Sistem Belanjawan Diubahsuai (Modified Budgeting
System).

Modified Budgeting System (MBS) merangkumi 4 komponen seperti berikut:
Komponen dalam MBS Definisi
1. Dasar Sedia Ada (DSA) Ia merujuk kepada semua program/aktiviti yang dijalankan
pada tahun semasa (kecuali One‐Off) yang telah mendapat
kelulusan Perbendaharaan atau pihak‐pihak lain seperti
Jemaah Menteri.
Contoh‐contoh DSA adalah seperti berikut:
• Emolumen
• Pembayaran utiliti bagi kemudahan sedia ada
• Kos yang berkaitan bagi kursus dan program yang
sedang dijalankan di pusat pengajian
2. Dasar Baru (DB) Merupakan program/aktiviti baru termasuk tambahan,
sambungan atau perluasan kepada dasar yang sedia ada.
Contoh‐contoh DB adalah seperti berikut:
• Perluasan Pelanggan/Pertambahan Pelajar
• Kenaikan kadar sewaan bagi ruang pejabat
• Penyelenggaraan ruang baru
• Pertambahan kampus baru
• Perluasan skop kerja / Penawaran kursus/Program
akademik yang baru
3. One‐Off (OO) Merupakan sesuatu perbelanjaan yang luar biasa, tidak
dapat dielakkan dan merupakan perbelanjaan yang bukan
berulang tiap‐tiap tahun.
Contoh‐contoh perbelanjaan OO adalah seperti berikut:
• Perolehan peralatan/aset
• Perolehan kenderaan
• Kerja‐kerja pengubahsuaian / naik taraf
kemudahan
• Kos perpindahan dari satu kampus ke kampus yang
lain
J a b a t a n
4
Komponen dalam MBS Definisi
4. Penjimatan Merujuk kepada DSA yang dicadangkan untuk
dimansuhkan/dikecilkan atau diganti dengan yang lain
disebabkan telah melebihi tempoh atau telah mencapai
objektif atau tidak lagi sesuai dengan keadaan dan dasar
sekarang.
Contoh Penjimatan:
• Pusat Tanggungjawab (PTj) menamatkan sesuatu
program pengajian

Kod Objek Am dan Objek Sebagai yang biasanya digunakan oleh Universiti Malaya bagi
Belanjawan Mengurus adalah seperti berikut:

Kod Jenis
Objek Am 100000 Emolumen
110000 Gaji & Upahan
120000 Elaun Tetap
Objek 130000 Sumbangan Berkanun untuk Kakitangan
Sebagai 140000 Elaun Lebih Masa
150000 Faedah‐Faedah Kewangan yang Lain
Objek Am 200000 Perkhidmatan & Bekalan
210000 Perjalanan & Pengangkutan Orang
230000 Perhubungan & Utiliti
Objek 240000 Sewaan
Sebagai 270000 Bekalan & Bahan‐bahan
280000 Penyelengaraan & Pembaikan
290000 Perkhidmatan Iktisas/Lain Yang Dibeli
Objek Am 300000 Aset
Objek Sebagai 350000 Harta Modal

Tiga fasa utama yang berkaitan dengan Belanjawan Mengurus ialah Penyediaan Belanjawan
Mengurus, Kelulusan & Agihan Belanjawan Mengurus & Kawalan Belanjawan Mengurus

i). Penyediaan Belanjawan Mengurus
Tarikh Proses
September / Oktober Mesyuarat Jawatankuasa MBS (JKMBS) untuk Perancangan
Belanjawan
September / Oktober Bendahari Edar Surat Pekeliling, Format Proforma Perjanjian,
Dasar Baru, One‐Off & Notis Taklimat MBS kepada PTj
September / Oktober Majlis Taklimat MBS kepada PTj
September / Oktober Penyediaan Belanjawan oleh PTj
• Dasar Baru / One‐Off
• Proforma Perjanjian Program
November / Disember Pindaan / Pembetulan / Permohonan oleh PTj (Sekiranya
Perlu)
Disember Mesyuarat JKMBS (Syor Dasar Baru/One‐Off)
Januari Kemukakan kepada Naib Canselor untuk Pertimbangan
Mac Kemukakan permohonan Belanjawan Mengurus kepada
Kementerian Kewangan melalui KPT

J a b a t a n
5
ii). Kelulusan & Agihan Belanjawan Mengurus
Tarikh Proses
Oktober / November Terima Kelulusan Belanjawan daripada Kementerian
Kewangan/KPT
November / Disember Mesyuarat JKMBS Meluluskan Agihan kepada PTj / Jabatan
Disember Agihan Belanjawan PTj diluluskan oleh Naib Canselor
Disember Keluarkan Surat Agihan kepada PTj

iii). Kawalan Belanjawan Mengurus
Tarikh Proses
Januari Memasukkan butiran Belanjawan ke dalam sistem oleh
Bendahari
Bulanan Perbelanjaan oleh PTj. Bendahari edarkan Laporan
Perbelanjaan kepada PTj
Bulanan PTj Menyediakan Laporan Penyesuaian Perbelanjaan
Julai PTj Menyediakan Laporan Penilaian Aktiviti & Program
Februari PTj Sediakan Laporan Pengecualian Tahunan Jika
Pencapaian Prestasi Tidak Selaras dengan Perjanjian
Program

Perkara yang perlu diberi perhatian oleh Ketua Pusat Tanggungjawab dalam mengawal
peruntukan adalah seperti berikut:

a) Dalam membuat perancangan perbelanjaan, segala komitmen atau tanggungan mestilah
diambilkira dalam mengira baki peruntukan sebenar yang boleh dibelanja.

b) Pihak Bendahari akan mengedarkan laporan peruntukan dan perbelanjaan kepada PTj dua
kali sebulan iaitu pada awal bulan dan pertengahan bulan. PTj dikehendaki segera
menyemak butiran terperinci perbelanjaan yang dibuat dan melaporkan kepada pihak
Bendahari sekiranya ada perbezaan dalam laporan tersebut dengan menggunakan borang
Laporan Penyesuaian Rekod Perbelanjaan Pusat Tanggungjawab Dengan Jabatan
Bendahari. (Sila rujuk pekeliling Penyesuaian Rekod Perbelanjaan Pusat Tanggungjawab
Dengan Jabatan Bendahari bertarikh 5 Mei 2006)

c) Ketua PTj dilarang melakukan perbelanjaan/komitmen melebihi peruntukan yang
diluluskan. Tindakan surcaj boleh diambil sekiranya peraturan ini tidak dipatuhi.

d) Ketua PTj sendiri adalah bertanggungjawab dalam urusan kawalan belanjawan.

e) Belanjawan Mengurus tahunan luput pada penghujung tahun kewangan dan peruntukan
ini tidak boleh dibawa ke hadapan/digunakan untuk membuat perbelanjaan pada tahun
berikutnya.

f) Peruntukan Mengurus hanya boleh digunakan untuk membayar perbelanjaan‐
perbelanjaan berkaitan urusan rasmi universiti sahaja.

J a b a t a n
6
4.2.1.1 Pindahan Peruntukan Mengurus

Pindahan peruntukan atau viremen bermaksud memindahkan peruntukan bagi suatu kod
objek perbelanjaan kepada kod objek perbelanjaan yang lain.

Perkara yang perlu diberi perhatian oleh Ketua Pusat Tanggungjawab dalam membuat
pindahan peruntukan adalah seperti berikut:

a) PTj perlu memastikan pindahan peruntukan di antara objek sebagai telah dipersetujui oleh
Ketua PTj, dan Peruntukan yang dipindahkan tersebut tidak boleh dipindah balik kepada
peruntukan asal atau ke mana‐mana objek sebagai yang lain.

b) Semasa membuat atau memohon pindahan peruntukan, Ketua PTj perlu menyemak
keperluan kewangan PTj terlebih dahulu untuk memastikan baki peruntukan adalah
mencukupi untuk menampung perbelanjaan bagi tahun kewangan tersebut.

c) Ketua PTj perlu memastikan Buku Vot masing‐masing sentiasa diselia dan dikemaskini
dengan baik.

d) PTj tidak dibenarkan membuat pindahan peruntukan yang melibatkan Dasar Baru atau
One‐Off.

e) Universiti & PTj tidak dibenarkan membuat sebarang pindahan peruntukan bagi
peruntukan emolumen.

4.2.1.2 Kuasa Meluluskan Pindahan Peruntukan Mengurus

Kuasa bagi meluluskan pindahan peruntukan mengurus adalah berdasarkan Had Kuasa
Kewangan Universiti (seperti yang diluluskan oleh Lembaga Pengarah Universiti 15 Disember
1998)‐ seperti di bawah:

Jadual 4.2.1.2 Kuasa Meluluskan Pindahan Peruntukan Mengurus

Bil Aktiviti Had Kelulusan Kuasa
1 Meluluskan Pindahan Tiada Had • Naib Canselor
Peruntukan Mengurus di antara • Pengawal
Pusat Tanggungjawab Kewangan/
Bendahari
2 Meluluskan Pindahan Tiada Had • Ketua PTj
Peruntukan Mengurus dalam
Pusat Tanggungjawab yang
sama.

J a b a t a n
7
4.2.1.3 Laporan Pengecualian

Ketua PTj hendaklah mengambil perhatian bahawa PTj yang tidak dapat menepati varian yang
telah dipersetujui dikehendaki mengemukakan Laporan Pengecualian (Exception Report).

4.2.2 Belanjawan Pembangunan
Belanjawan Pembangunan disediakan bertujuan untuk mendapatkan pembiayaan Kerajaan bagi

projek‐projek pembangunan universiti. Penyediaan Belanjawan Pembangunan adalah berdasarkan
pelaksanaan Rancangan Malaysia setiap 5 tahun.
4.2.2.1 Rancangan Malaysia ke 9
Bagi tahun 2006 sehingga 2010, Belanjawan Pembangunan untuk Universiti adalah di
bawah Rancangan Malaysia ke 9 (RMK9). Peruntukan bagi projek pembangunan diberi
mengikut senarai projek‐projek tertentu yang diluluskan oleh Perbendaharaan dan Unit
Perancang Ekonomi (EPU), Jabatan Perdana Menteri. Paras siling peruntukan bagi Universiti
Malaya ditentukan oleh kerajaan.
i). Penyediaan Belanjawan Pembangunan
Jabatan Bendahari Terima Garispanduan & Format
Penyediaan Belanjawan Pembangunan daripada
Kementerian Pengajian Tinggi (KPT)
Jabatan Bendahari Kemukakan Garispanduan & Format
Penyediaan Belanjawan Pembangunan kepada TNC (P)
TNC (P) dengan kerjasama JPPHB akan menyediakan
Maklumat Permohonan Peruntukan Pembangunan
mengikut Format SETIA
Permohonan Peruntukan Pembangunan dihantar kepada
KPT untuk Kelulusan

J a b a t a n
8
ii). Kawalan Belanjawan Pembangunan
Dalam melaksanakan projek‐projek pembangunan, Universti perlu memberi perhatian

kepada perkara‐perkara seperti berikut:
a) Perbelanjaan bagi projek pembangunan adalah berdasarkan peruntukan yang telah

diluluskan. Dalam hal ini. perbelanjaan bagi projek pembangunan mesti mengikut
peruntukan bagi setiap projek dan perlu dipastikan bahawa jumlah keseluruhan
perbelanjaan pembangunan tidak melebihi paras siling yang telah ditetapkan.

b) Universti perlu menghantar Laporan SETIA pada setiap bulan kepada Kementerian
Pengajian Tinggi bagi tujuan pemantauan perkembangan perbelanjaan projek‐projek
pembangunan yang telah diluluskan.

4.2.2.2 Tambahan Belanjawan Pembangunan
Tambahan peruntukan kepada Belanjawan pembangunan, hanya diperolehi sekiranya

mendapat kelulusan daripada Perbendaharaan dan Unit Perancang Ekonomi (EPU).
Penelitian ke atas permohonan peruntukan tambahan, Belanjawan Pembangunan dibuat
semasa kajian separuh penggal (Mid‐Term Review) Rancangan Malaysia.
4.2.3 Bajet Penyelidikan
Secara umumnya, permohonan peruntukan dan perbelanjaan projek penyelidikan diuruskan oleh
Institut Pengurusan Penyelidikan dan Perundingan (IPPP).
4.2.3.1 Penyelidikan Jangka Panjang
(a) Dana Sains (Science Fund)
Dana Sains atau Science Fund merupakan geran penyelidikan dalam Rancangan
Malaysia ke‐9. Science Fund bertujuan menggalakkan projek‐projek penyelidikan
yang seterusnya dapat mewujudkan kebolehan penyelidikan dan pakar‐pakar yang
lebih unggul. Tempoh penyelidikan ini mestilah tidak melebihi tempoh 5 tahun.
b) Penyelidikan Fundamental
Geran Penyelidikan Fundamental (Fundamental Research Grant Scheme) merupakan
geran yang ditawarkan oleh Kementerian Pengajian Tinggi kepada semua IPTA.
Penyelidikan Fundamental merupakan penyelidikan asas yang dilakukan dalam jangka
masa yang panjang, berterusan dan tidak menunjukkan manfaat dalam kadar yang
singkat. Ia bertujuan untuk menggalakkan penerokaan idea‐idea / konsep / teori baru
yang seterusnya akan menjadi tunjang kepada penemuan baru, perkembangan ilmu
dan ciptaan yang canggih dan terkini. Penyelidikan Fundamental amat penting kerana
walaupun ia tidak memberikan impak komersil pada masa sekarang tetapi dalam
jangka masa panjang berupaya menghasilkan penyelidikan‐penyelidikan lain yang
menghasilkan produk untuk pengkomersilan.
J a b a t a n
9
4.2.3.2 Penyelidikan Jangka Pendek
Peruntukan Penyelidikan Jangka Pendek merupakan bantuan penyelidikan yang

memperolehi sumber dana dari geran dalaman. Mulai dari tahun 2007 peruntukan ini
dibiayai melalui Peruntukan Universiti Penyelidikan. Ia terbahagi kepada:
(a) Peruntukan Penyelidikan Jangka Pendek (PJP)
Peruntukan PJP adalah bantuan penyelidikan yang bernilai tidak melebihi

RM75,000.00 setiap satu permohonan. Walau bagaimanapun pihak Jawatankuasa
Penyelidikan peringkat Universiti boleh meluluskan bantuan yang lebih daripada itu
untuk projek khas Universiti.
Dalam menimbangkan pemberian untuk bantuan penyelidikan, keutamaan diberi

kepada:
a) Penyelidikan yang mempunyai nilai praktikal atau yang ada hubungannya dengan
usaha pembangunan negara. Setiap penyelidikan, bagaimanapun hendaklah lebih
berdasarkan kepada pengajian yang ‘fundamental’, iaitu bukan seperti
penyelidikan yang biasanya dijalankan oleh institusi‐institusi tertentu di negara ini
yang terlalu khusus sifatnya.
b) Penyelidikan ‘Interdisciplinary’ atau ‘Multidisciplinary’.
c) Penyelidikan bersama di kawasan tertentu yang mempunyai kepentingan

bersama dengan Jabatan Kerajaan atau badan‐badan seperti MARDI, RRI dan
Institusi‐institusi lain. Dalam penyelidikan usaha‐usaha seperti ini, usaha haruslah
juga dibuat agar badan‐badan tersebut sama‐sama menyumbang bantuan
kewangan.
(b) Peruntukan Penyelidikan Pascasiswazah (PPP)
PPP telah ditubuhkan untuk memperuntukkan bantuan kewangan bagi menampung kos
penyelidikan calon pasca siswazah Universiti Malaya bagi tujuan mendapatkan ijazah tinggi
mereka. Peruntukan diperolehi daripada agihan 50% komponen yuran penyelidikan yang
dikutip daripada calon pasca siswazah.
Calon pascasiswazah yang mengikuti mode program disertasi penuh sahaja yang layak
memohon. Manakala calon yang mengikuti program secara berkursus atau kursus bersama
disertasi tidak layak memohon.
Maklumat terperinci berkenaan PPP , boleh diperolehi di laman web www.ippp.um.edu.my
J a b a t a n
10
5. PEROLEHAN

5.1 Definisi

Perolehan membawa maksud membeli atau memperolehi bekalan, perkhidmatan dan kerja selaras
dengan peraturan perolehan Universiti Malaya

5.2 Jenis Perolehan

5.2.1 Kerja merupakan perolehan yang melibatkan kerja‐kerja pembinaan, sivil dan lain‐lain seperti
kerja‐kerja bangunan, jalan, tapak kawasan dan perparitan. la juga merangkumi kerja‐kerja
mekanikal dan elektrikal.

5.2.2 Bekalan merupakan perolehan barangan dan peralatan bagi sesuatu aktiviti atau program
Universiti Malaya. Contohnya alatulis, bahan kimia, perabot, alat makmal dan kenderaan.

5.2.3 Perkhidmatan merupakan perolehan bagi khidmat tenaga manusia atau
kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk menyiapkan sesuatu kerja. Contohnya
penyelenggaraan, pembaikan, pembersihan, pencucian, dan khidmat perundingan.

5.3 Kaedah‐kaedah Perolehan

5.3.1 Sebutharga

Secara umumnya Perolehan bekalan/perkhidmatan sehingga RM200,000 boleh dibuat
secara pelawaan sebutharga seperti di bawah:‐

Had Kuasa Meluluskan Tatacara Perolehan

Sehingga Ketua PTj atau Pegawai yang Panggilan sebutharga oleh PTj bagi
RM10,000 diberikuasa oleh Ketua PTj memastikan perolehan pada kadar
(3 Sebutharga) harga yang kompetitif.

Melebihi Jawatankuasa Sebutharga Panggilan sebutharga oleh PTj dan
RM10,000 hingga PTj – (Dekan, Timbalan keputusan dibuat oleh Jawatankuasa
RM20,000 Dekan, Ketua Jabatan) PTj iaitu Dekan/Pengarah sebagai
(3 Sebutharga) Pengerusi, 2 ahli yang terdiri dari
Timbalan Dekan/Timbalan Pengarah
dan Ketua Jabatan yang bersesuaian.

Melebihi Naib Canselor / Panggilan sebutharga oleh PTj dan
RM20,000 hingga Timbalan Naib Canselor mengemukakan kepada Bahagian
RM50,000 (Pembangunan) / Perolehan untuk diproses untuk
Pengawal Kewangan pertimbangan Naib Canselor,
(5 Sebutharga) Timbalan Naib Canselor
(Pembangunan)/Pengawal
Kewangan. Surat kelulusan
dikeluarkan oleh Bahagian Perolehan.

J a b a t a n
11

Melebihi Jawatankuasa Sebutharga Panggilan sebutharga oleh PTj dan
RM50,000 hingga Universiti Malaya mengemukakan kepada Bahagian
RM200,000 dipengerusikan oleh Perolehan untuk diproses, untuk
Pengawal Kewangan. pertimbangan oleh Jawatankuasa
Ahli Jawatankuasa Sebutharga. Surat kelulusan
Sebutharga Universiti dikeluarkan oleh Bahagian Perolehan.
Malaya terdiri daripada
Timbalan Naib Canselor
(Penyelidikan & inovasi)
dan seorang ahli bertaraf
Professor.

5.3.2 Tender Terbuka

Perolehan melebihi RM200,000.00 hendaklah dilaksanakan melalui Tender Terbuka.


Melebihi Lembaga Perolehan B PTj membuat permohonan kepada
RM200,000 hingga melalui Tender Bahagian Perolehan beserta
RM20 juta spesifikasi dan Bahagian Perolehan
akan menguruskan pelawaan Tender
melalui surat khabar tempatan.

Melebihi Lembaga Perolehan A PTj membuat permohonan kepada
RM20 juta hingga melalui Tender Bahagian Perolehan beserta
RM100 juta spesifikasi dan Bahagian Perolehan
akan menguruskan pelawaan Tender
melalui surat khabar tempatan.

5.3.3 Perolehan Melalui Rundingan Terus

Semua permohonan perolehan bagi bekalan/perkhidmatan tidak melebihi RM50,000 secara
rundingan terus dari satu pembekal/kontraktor (Agen Tunggal) sahaja akan dikemukakan
untuk pertimbangan dan kelulusan secara dalaman mengikut Had Kuasa Kewangan
Universiti. Manakala permohonan perolehan secara rundingan terus melebihi RM50,000
akan dikemukakan ke Kementerian Kewangan untuk pertimbangan dan kelulusan.

5.3.4 Kontrak Pusat

Semua bekalan/perkhidmatan yang tersenarai di dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan
hendaklah dipesan terus kepada pembekal‐pembekal yang tersenarai dalam kontrak pusat
tersebut tanpa mempelawa sebutharga atau tender.
J a b a t a n
12
5.3.5 Pembelian Darurat

Pembelian darurat bermaksud pembelian yang dibuat segera atau serta merta di mana
kelewatan Perolehan akan memudaratkan dan menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan
awam. Dalam hal demikian pembelian hendaklah dihadkan kepada kuantiti barang yang
mencukupi untuk menampung keperluan darurat yang berkenaan.

5.4 Had Kuasa Perolehan Universiti

Kuasa Jumlah
Lembaga Perolehan A Melebihi RM20 juta
Lembaga Perolehan B RM200,000–RM20 juta
Jawatankuasa Sebutharga Universiti Malaya Melebihi RM50,000‐RM200,000
Naib Canselor/ Melebihi RM20,000‐RM50,000
Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)/
Pengawal Kewangan
Kementerian Kewangan Rundingan Terus/Agen Tunggal
(Melebihi RM50,000)
Jawatankuasa Sebutharga PTj Melebihi RM10,000–RM20,000
Ketua PTj atau Pegawai yang diberi kuasa Sehingga RM10,000

5.5 Prosedur Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor

5.5.1 Borang Penilaian Prestasi Pembekal dilampirkan bersama surat kelulusan bagi perolehan
yang diluluskan oleh sama ada Jawatankuasa Sebutharga Universiti Malaya atau Lembaga
Perolehan B. Tujuan ia dilampirkan bersama surat kelulusan adalah untuk memudahkan
pihak PTj memberi maklumbalas kepada Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari berhubung
kategori prestasi pembekal sebaik sahaja tamat tempoh penghantaran/tempoh siap kerja
selesai.

5.5.2 Sekiranya tiada maklum balas daripada PTj berkenaan dalam masa sebulan selepas tamat
tempoh penghantaran, Bahagian Perolehan akan mengeluarkan surat peringatan pertama
kepada PTj untuk memberi maklum balas segera dan seterusnya sehingga maklum balas
berkenaan diperolehi.

5.5.3 Sebaik sahaja Bahagian Perolehan mendapatkan maklum balas berkenaan, Bahagian
Perolehan akan merekod maklumat tersebut dalam pangkalan data.

5.5.4 Semua maklum balas/laporan difailkan.

5.5.5 Sekiranya terdapat komen yang diberi oleh PTj di ruangan catatan, pihak Bahagian Perolehan
akan mengeluarkan surat penghargaan/kritikan kepada pembekal berkenaan.

5.6 Arahan Perubahan (V.O) Bagi Kerja

5.6.1 Arahan Perubahan Kerja didefinasikan sebagai sesuatu perubahan kepada kontrak kerja
bermaksud sebarang penyimpangan daripada perjanjian kontrak berkaitan dengan pelan,
spesifikasi dan atau senarai kuantiti sama ada dipinda, ditambah atau dikurangkan.

J a b a t a n
13
5.6.2 Setiap perubahan daripada kontrak kerja hendaklah memenuhi kriteria berikut:

(i) tempoh kontrak masih berjalan semasa Arahan Perubahan Kerja dikeluarkan, kecuali
dibenarkan di bawah syarat‐syarat kontrak;

(ii) perubahan tidak menukar sebahagian besar skop kerja asal;

(iii) bagi kerja tambahan, pelaksanaannya hendaklah di tapak bina kontrak; dan

(iv) bagi kerja gantian, perubahan adalah di dalam skop kontrak asal dan kerja yang
ditentukan dalam kontrak asal hendaklah dapat dikenalpasti dalam kerja‐kerja gantian
itu.

5.6.3 Bagi semua Arahan Perubahan Kerja, permohonan hendaklah dikemukakan kepada
Pengawai Penguasa (Timbalan Naib Canselor Penyelidikan dan Inovasi) dan kerja‐kerja asal
masih dalam tempoh siap yang dibenarkan. Semua nilai kontrak dengan syarat jumlah kerja
perubahan terkumpul tidak melebihi 20% dari nilai asal kontrak, kuasa meluluskan jumlah
kerja perubahan tersebut adalah di bawah kuasa Lembaga Pengarah Universiti. Sekiranya
Arahan Perubahan Kerja tidak melebihi 20%, kelulusan pegawai penguasa (Timbalan Naib
Canselor Pembangunan).

5.6.4 Bagi semua Arahan Perubahan Kontrak Perkhidmatan dan Bekalan, permohonan hendaklah
dikemukakan kepada Pihak Berkuasa yang meluluskan sebutharga atau tender asal
berkenaan dan tempoh penghantaran perkhidmatan dan bekalan masih dalam masa
dibenarkan. Semua nilai kontrak dengan syarat jumlah perubahan kontrak atau perlanjutan
tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan tidak melebihi 50% dari nilai asal kontrak.
Sekiranya jumlah kontrak bekalan dan perkhidmatan terkumpul melebihi 50% dari nilai asal
kontrak, kuasa meluluskan jumlah perubahan kontrak atau perlanjutan tempoh kontrak
bekalan dan perkhidmatan adalah di bawah kuasa Lembaga Pengarah Universiti.

5.7 Larangan Memecahkecil

PTj/Jabatan adalah DILARANG MEMECAHKECILKAN perolehan. Tindakan surcaj boleh diambil ke atas
pegawai yang bertanggungjawab sekiranya didapati perolehan telah dipecahkecilkan (Perkara 4.2,
SPP 5/2007).

5.8 Tatacara Perolehan Kerja

Kebanyakan urusan perolehan kerja di Universiti diuruskan oleh Jabatan Pembangunan &
Penyelenggaraan Harta Benda (JPPHB). Walaubagaimanapun terdapat sebahagian perolehan kerja
dilaksanakan oleh PTj/Jabatan lain misalnya di Kolej Kediaman di mana kerja‐kerja tidak melibatkan
struktur bangunan. Dalam hal ini PTj/Jabatan dikehendaki supaya mendapat khidmat nasihat dari
pihak JPPHB bagi semua perolehan kerja untuk menentukan semua aspek penting yang berkaitan
telah diambilkira selaras dengan Arahan Perbendaharaan 182.1(a).

J a b a t a n
14
6. PEMBAYARAN DAN PERBELANJAAN

6.1 Pengenalan

Pengurusan bayaran merupakan proses perbelanjaan terakhir di mana pembayaran perlu dibuat
kepada pembekal, kontraktor atau individu bagi setiap bekalan, perkhidmatan atau kerja yang telah
dilaksana dengan sempurna mengikut spesifikasi yang ditetapkan.

Semua pembayaran yang dilakukan mestilah disokong dengan dokumen sokongan secukupnya dan
ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa. Setiap pembayaran mestilah mengguna peruntukan
yang diluluskan dan dicajkan ke objek perbelanjaan yang berkenaan.

6.2 Kuasa Meluluskan Bayaran

Ketua Ptj/Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk menandatangan dan meluluskan
inbois/tuntutan bayaran. Pegawai selain daripada ketua PTJ/Ketua Jabatan tidak dibenarkan
membuat apa‐apa pengesahan bayaran bagi jabatan masing‐masing kecuali pegawai tersebut
diturunkan kuasa oleh Ketua PTj.

6.3 Jenis‐jenis pembayaran

a) Pembayaran kepada pembekal

b) Pembayaran kepada pengajar sambilan

c) Pembayaran tuntutan kakitangan bagi tugas rasmi, berkursus/persidangan

d) Pembayaran pendahuluan diri

e) Panjar wang runcit

6.4 Prosedur Pembayaran

Perkara‐perkara berikut perlu diberi pehatian dan apabila mengemukakan dokumen pembayaran
kepada pihak Bendahari.

6.4.1 Pembayaran kepada pembekal

a) Inbois/bil yang diterima perlulah disemak dengan teliti untuk memastikan ianya
mengandungi butiran yang betul seperti mengikut borang pesanan yang dikeluarkan
kepada pembekal/kontraktor.

b) Perkhidmatan atau bekalan telah diterima dengan sempurna iaitu dari aspek menepati
spesifikasi barang/perkhidmatan, kualiti, kuantiti, masa dan syarat‐syarat yang
ditetapkan dalam perjanjian dan sebagainya.

c) Hanya inbois asal, dan borang pesanan dan dokumen sokongan berkaitan akan diproses
untuk bayaran. Semua invois yang dikemukakan untuk bayaran diturunkan cop
pengesahan pembayaran di bahagian depan atau belakang invois/bil. Contoh Format
cop “Pengesahan untuk Pembayaran” adalah seperti di Buku Garis Panduan Tuntutan &
Bayaran yang telah dikeluarkan oleh Pejabat Bendahari sebelum ini.

J a b a t a n
15
d) Ketua PTj hendaklah menurunkan tandatangan di ruangan “Diluluskan Oleh” pada ruang
“Pengesahan untuk Pembayaran” bagi mengesah dan meluluskan bayaran, selepas
pegawai yang memeriksa/menerima menurunkan tandatangan dan cop jawatan
diruangan “Diperiksa Oleh:” bagi mengesahkan barang yang diterima memenuhi
spesifikasi.

e) Pengesahan pada inbois asal dan dokumen bayaran yang berkaitan adalah satu aspek
penting. Pengesahan bermakna Ketua PTj/Ketua Jabatan telah berpuashati bahawa
barang/perkhidmatan telah diterima dengan sempurna, dokumen sokongan adalah sah
dan dengan itu boleh diuruskan bayaran. Ketua PTj/Jabatan akan
dipertanggungjawabkan jika sekiranya berlaku salah bayaran oleh sebab tidak mengikut
spesifikasi pesanan atau barangan yang dibekalkan tidak bermutu.

f) Peruntukan adalah mencukupi dan nombor akaun/peruntukan yang hendak digunakan
dinyatakan dengan jelas pada Cop Pengesahan Untuk Pembayaran dan pada borang
pesanan.

g) Nombor ‘Item Tag’ dan nombor siri (jika ada) dinyatakan pada Cop Pengesahan Untuk
Pembayaran jika jenis pembelian adalah pembelian aset dan nilainya adalah RM3,000
dan ke atas. Pihak PTj dikehendaki melampirkan bersama ‘screen shot’ daftar aset dari
Sistem Inventori Bersepadu UM.

h) Ketua PTj/Ketua Jabatan hendaklah memastikan semua perkhidmatan/bekalan yang
diterima diuruskan bayaran dengan segera oleh jabatan. Invois‐invois yang telah
disempurnakan hendaklah dihantar kepada Pejabat Bendahari untuk bayaran selewat‐
lewatnya 3 hari selepas inbois diterima.

6.4.2 Pembayaran Tuntutan Pengajar Sambilan

a) Prosedur perlantikan Pensyarah/Tutor untuk Pengajaran Sambilan dan kadar bayaran
adalah seperti di Surat Edaran dari Bahagian Sumber Manusia bil: BSM 52/95 bertarikh
15 April 1995 dan Surat Edaran Kenaikan Kadar Bayaran Bagi Pengajaran Sambilan
bil.UM.R.SM3/620 bertarikh 11 Februari 2008

b) Sekiranya Kadar tuntutan selain daripada yang ditetapkan di dalam Surat Edaran diatas,
Ketua PTj/Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan kelulusan daripada Pengurusan
Universiti/Naib Canselor dan sebagainya bersama‐sama dengan borang tuntutan
Pengajaran Sambilan.

c) Satu salinan surat tawaran perlantikan bagi Pengajaran Sambilan setiap sesi perlu
dikemukakan bersama‐sama dengan borang tuntutan untuk makluman & rujukan pihak
Bendahari.

d) Pengajar Sambilan hendaklah mengemukakan tuntutan bayaran Pengajaran Sambilan
kepada Ketua Jabatan dengan menggunakan borang tuntutan bayaran pengajaran
sambilan pada setiap akhir bulan.

e) Tuntutan mestilah diperakukan dan disahkan oleh Ketua PTj/Ketua Jabatan.

J a b a t a n
16
6.4.2.1 Pembayaran Tuntutan Perjalanan kakitangan bagi tugas rasmi, berkursus /
menghadiri persidangan.

a) Penghitungan dan pengiraan adalah betul terutama tuntutan yang ada kaitan
dengan kadar‐kadar yang telah ditetapkan dalam Arahan Perbendaharaan,
Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.

b) Bagi tuntutan perjalanan bertugas rasmi kadar tuntutan adalah mengikut
Pekeliling Perbendaharaan Bil 3 Tahun 2003, Bil 2 Tahun 2006 (Pindaan kepada
PP3/2003) dan bagi tujuan menghadiri kursus/persidangan/seminar, kadar
tuntutan adalah seperti di Pekeliling Perbendaharan Bil 3 Tahun 2005

c) Tuntutan perjalanan mengikut Peraturan‐peraturan Perkhidmatan Awam dan
Pekeliling Perbendaharaan hendaklah dikemukakan tidak lewat daripada 10
hari bulan yang berikutnya.

d) Bagi tuntutan perjalanan keluar negara, salinan surat kelulusan perjalanan dari
Bahagian Sumber Manusia/Naib Canselor perlu disertakan bersama‐sama
dengan tuntutan berkenaan.

6.4.3 Pembayaran Pendahuluan Diri

a) Staf boleh memohon Pendahuluan Diri untuk tujuan perjalanan semasa bertugas rasmi,
menghadiri kursus/persidangan dan menjalankan aktiviti/projek/seminar.

b) Permohonan Pendahuluan Diri bagi maksud menghadiri kursus/persidangan dan
menjalankan tugas rasmi dikenakan had minima selaras dengan Surat Pekeliling
Perbendaharaan bil 2 tahun 1993 seperti berikut:

Bil Kategori Had Minima

i) Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan RM500.00
Kumpulan Pengurusan dan Profesional

ii) Kumpulan Sokongan (Gred 17 hingga 36) RM300.00

iii) Kategori X (Gred 13 hingga 16) Tiada Had Minima
Kataegori XI (Gred 1 hingga 12)

c) Semua permohonan Pendahuluan Diri hendaklah dikemukakan melalui Ketua Pusat
Tanggungjawab/Ketua Jabatan.

d) Permohonan dikemukakan sekurang‐kurangnya tujuh (7) hari bekerja sebelum
seseorang pegawai bertolak ataupun sebelun sesuatu aktiviti dijalankan.

e) Bagi permohonan Pendahuluan Diri kerana menjalankan tugas rasmi dan menghadiri
kursus/persidangan, permohonan pendahuluan diberi hanyalah untuk Elaun Makan dan
Bayaran Sewa Hotel/ Lojing sahaja.

J a b a t a n
17
f) Seseorang kakitangan tidak layak diberi sebarang Pendahuluan Diri selanjutnya, jika
kakitangan berkenaan belum menjelaskan sepenuhnya sebarang Pendahuluan Diri yang
diambil sebelum ini.

Peringatan:

* Sekiranya seseorang kakitangan gagal membayar baki Pendahuluan Diri mengikut
tempoh yang ditetapkan pihak Bendahari akan memotong gaji kakitangan
berkenaan pada bulan berikutnya.

g) Bagi Pendahuluan Diri yang diambil untuk tujuan aktiviti‐aktiviti lain, ia dianggap sebagai
Pendahuluan Diri kepada kakitangan yang diluluskan pendahuluan dan prosedur di atas
hendaklah dipatuhi.

h) Bagi Pendahuluan Diri untuk ke luar negeri, surat kelulusan perjalanan luar negeri dari
Bahagian Sumber Manusia/Naib Canselor hendaklah disertakan. Bagi aktiviti pelajar
surat kelulusan luar negeri dari Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) hendaklah
dikemukakan. (Untuk makluman, permohonan ke KPT bagi aktiviti pelajar disalurkan
melalui TNC (HEP & A)/TNC(A & A) yang mana berkaitan.)

i) Bagi mengadakan aktiviti, jabatan hendaklah mengemukakan penyata anggaran
perbelanjaan dan pendapatan bagi aktiviti/projek/seminar. Surat kelulusan mengadakan
akiviti seminar oleh Naib Canselor/TNC dan sebagainya hendaklah disertakan.

j) Penyata perbelanjaan Pendahuluan Diri hendaklah dikemukakan ke Pejabat Bendahari
selewat‐lewatnya 2 minggu selepas tamat aktiviti/kursus/seminar/tugas rasmi.

k) Bagi bayaran saguhati/honorarium/ atau penceramah, sila sertakan nama dan kad
pengenalan penerima.

6.4.4 Panjar Wang Runcit (Petty cash)

a) Hampir semua PTj diberi Panjar Wang Runcit untuk urusan perbelanjaan runcit.
Perbelanjaan runcit bermaksud perbelanjaan yang tidak melebihi RM100 setiap
bayaran.

b) Adalah menjadi tanggungjawab Ketua PTj/Jabatan untuk mentadbir panjar wang runcit
ini secara selamat dan mengikut peraturan. Antara perkara yang perlu diberi perhatian
adalah:

i. Menetapkan pegawai yang diberi tanggungjawab mengendalikan panjar.

ii. Memberi kebenaran bertulis kepada pegawai yang bertanggungjawab
mengendalikan panjar.

iii. Membuat pemeriksaan mengejut untuk memastikan baki panjar adalah betul.
Sekiranya berlaku apa‐apa kekurangan atau penyalahgunaan panjar, perkara ini
hendaklah dilapor segera kepada Jabatan Bendahari

iv. Ketua PTj bertanggungjawab menandatangani dan meluluskan Baucer Kecil Panjar
Wang Runcit dan Buku Panjar Wang Runcit.

J a b a t a n
18
v. Wang panjar boleh digunakan untuk perbelanjaan mengurus, penyelidikan ataupun
amanah. Yang penting, kod akaun berkenaan mesti dicatat dengan betul di dalam
Buku Panjar Wang Runcit.

c) Setiap tuntutan bayaran balik Panjar Wang Runcit hendaklah disertakan dengan resit
asal.

d) Tuntutan‐tuntutan bayaran balik Panjar Wang Runcit terakhir untuk sesuatu tahun
hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Bendahari sebelum 15 Disember pada tahun
tersebut.

e) Jika nilai panjar wang runcit tidak mencukupi dan perlu direkup terlalu kerap Ketua
PTj/Jabatan boleh memohon kepada Bendahari untuk menambah jumlah Panjar Wang
Runcit.

f) Wang panjar hanya boleh digunakan apabila PTj mempunyai peruntukan yang
mencukupi. Jika peruntukan telah habis digunakan, bayaran balik wang panjar tidak
akan dilakukan oleh pihak Bendahari.

g) Ketua PTj/Jabatan hendaklah merancang kekerapan bayaran balik panjar wang runcit,
iaitu berasaskan keperluan pengurusan PTj. Pejabat Bendahari akan membayar panjar
wang runcit dalam masa 3 hari selepas Buku Panjar Wang Runcit diterima.

6.5 Urusan Pembayaran Pada Akhir Tahun

Ketua‐ketua PTj hendaklah memberi perhatian kepada perbelanjaan menjelang akhir tahun, terutama
mengenai jumlah perbelanjaan, penerimaan barangan/perkhidmatan dan pembayaran bil/invois
dalam sesuatu tahun.

6.5.1 Jumlah Perbelanjaan

a) Ketua PTj hendaklah memastikan jumlah perbelanjaan bagi tahun semasa tidak
melebihi peruntukan yang diluluskan.

b) Baki peruntukan belanjawan mengurus yang belum dihabiskan pada akhir tahun semasa
akan luput dengan sendirinya dan tidak boleh dibawa ke tahun berikutnya.

6.5.2 Penerimaan Barangan/Perkhidmatan

a) Menjelang akhir tahun iaitu dalam bulan November, Ketua PTj hendaklah menyemak
semua pesanan tempatan yang dikeluarkan dan mengenal pasti
barangan/perkhidmatanyanh dipesan tetapi masih belum diterima.

b) Syarikat‐syarikat yang belum membekal barangan/perkhidmatan hendaklah dihantar
surat peringatan supaya segera membekal barangan/perkhidmatan dipesan.

c) Pembekal yang tidak dapat membekal barangan/perkhidmatan dalam masa yang
ditetapkan hendaklah dibatalkan pesanan.

d) Ketua PTj/Jabatan hendaklah memastikan semua urusan pembelian dikendalikan
selewat‐lewatnya pada 15 Disember. Ini adalah supaya barang/perkhidmatan yang
dibeli itu dapat diterima selewat‐lewatnya pada 31 Disember tahun berkenaan.

J a b a t a n
19
e) Pembelian yang diterima selepas 31 Disember akan dicaj kepada peruntukan tahun
seterusnya.

f) Semasa membuat bayaran pada akhir tahun, Jabatan Bendahari akan menyemak 3
perkara untuk menentukan sesuatu perbelanjaan dicaj kepada akaun tahun semasa.

i. Borang Pesanan dikeluarkan pada tahun semasa

ii. Barang/perkhidmatan diterima pada tahun semasa

iii. Inbois dikeluarkan pada tahun semasa.

6.5.3 Pembayaran Bil/Inbois

a) Secara umumnya, Inbois/Borang Penerimaan (Delivery Order) berserta Borang Pesanan
yang merupakan komitmen tahun tersebut hendaklah sampai ke Jabatan Bendahari
selewat‐lewatnya pada tarikh berikut:

Bil Kategori Tarikh

i) Perbelanjaan sebelum bulan Okt 31 Oktober
ii) Perbelanjaan dalam bulan Okt 15 November
iii) Perbelanjaan dalam bulan Nov 15 Disember
iv) Perbelanjaan dalam bulan Dis 10 Januari (tahun berikut)

b) Pembayaran bil/inbois tahun sebelum dengan menggunakan peruntukan tahun semasa
adalah menyalahi peraturan dan akan menyebabkan peruntukan tahun semasa tidak
mencukupi untuk membiayai perbelanjaan tahun semasa yang dirancangkan.

6.6 Pengesahan Baki Akhir / Tahun Panjar Wang Runcit

a) Pada 31 Disember, Ketua PTj hendaklah memastikan baki panjar diseimbang dan ditutup. Baki di
dalam tangan hendaklah disahkan sama dengan baki di dalam buku panjar.

b) Perakuan Panjar pada akhir tahun mesti ditandatangani oleh ketua PTj/Jabatan dan dikemukakan
kepada Jabatan Bendahari sebelum 10 Januari pada tahun berikutnya.

6.7 Buku Garispanduan Tuntutan & Bayaran

Keterangan terperinci menganai semua jenis pembayaran adalah terkandung dalam Garispanduan
Tuntutan & Bayaran yang telah diedarkan.

J a b a t a n
20
7. HASIL DAN TERIMAAN

Hasil Universiti Malaya (UM) terdiri daripada Geran Kerajaan, yuran, pendapatan pelaburan, sewaan,
derma dan sumbangan. Pada masa ini, lebih kurang 80% daripada hasil UM adalah dalam bentuk Geran
Kerajaan dan 20% adalah pendapatan yang dijana oleh Universiti.

7.1 Kaedah Kutipan Hasil

Kutipan hasil boleh dibuat melalui:

(i) Kutipan di Kaunter Wang Tunai, Jabatan Bendahari

Secara umumnya, semua pembayaran kepada UM hendaklah dibuat di Kaunter Wang Tunai,
Jabatan Bendahari di mana resit rasmi akan dikeluarkan kepada sipembayar. Bayaran di Kaunter
Wang Tunai boleh dibuat secara tunai/cek/wang pos/deraf bank.

(ii) Kutipan Wang di PTj/Jabatan

a. Jika pungutan hasil atau lain‐lain terimaan perlu dibuat di PTj/Jabatan atau lain‐lain tempat
di mana sesuatu aktiviti dijalankan perkara ini hendaklah mendapat kebenaran bertulis
daripada Pengawal Kewangan/Bendahari. Sekiranya PTj/Jabatan dibenarkan untuk membuat
pungutan, Ketua PTj/Jabatan bertanggungjawab terhadap penerimaan wang dan
kesempurnaan pungutan wang Universiti. Wang kutipan dalam bentuk tunai tidak boleh
digunakan bagi apa‐apa maksud mendahulukan/meminjamkan kepada pihak/aktiviti lain.
PTj/Jabatan tidak dibenarkan untuk membuka akaun bank.

b. Jabatan Bendahari akan membekalkan Buku Resit PTJ kepada PTj/Jabatan.

c. Wang yang dikutip di peringkat PTj/Jabatan hendaklah dihantar ke Jabatan Bendahari
bersama‐sama Senarai Penerimaan Wang dan salinan resit PTj.

d. Semua penerimaan daripada PTj/Jabatan ke Jabatan Bendahari akan diakui terima dengan
pengeluaran resit rasmi UM oleh Jabatan Bendahari kepada PTj/Jabatan tersebut.

7.2 Prosedur Penerimaan Hasil

7.2.1 Ketua PTj/Jabatan hendaklah memastikan:

a. Pembayaran kepada UM dalam bentuk cek/wang pos/deraf bank/kiriman wang
dibuat atas nama Bendahari Universiti Malaya dan dalam mata wang Ringgit
Malaysia (RM). Ini bermakna, pembayaran dalam mata wang asing tidak boleh
diterima.

b. Terimaan melalui cek/wang pos/deraf bank/kiriman wang dipalang dan dicatatkan
Akaun Penerima Sahaja dengan segera.

c. Cek/wang pos/deraf bank/kiriman wang yang diterima diserah ke Jabatan Bendahari
secara bertulis dengan mengemukakan maklumat nombor akaun yang berkaitan,
nama si pembayar dan tujuan bayaran.

J a b a t a n
21
7.2.2 Prosedur terperinci berkenaan dengan pengendalian wang bagi kutipan di peringkat
PTj/Jabatan boleh dirujuk kepada Pekeliling Jabatan Bendahari Prosedur Mengenai
Pengendalian Kutipan Wang Di Peringkat Pusat Tanggungjawab/Jabatan yang bertarikh 5
Julai 2007.

7.3 Prosedur Pengeluaran Inbois kepada Pihak Ketiga

7.3.1 Dari masa ke semasa Jabatan Bendahari menerima permintaan dari PTj/Jabatan untuk
mengeluarkan inbois bagi tuntutan bayaran ke atas perkhidmatan yang telah diberi kepada
individu dan juga organisasi luar, contohnya bagi penganjuran seminar/kursus/persidangan
atau penjualan buku dan sebagainya.

7.3.2 Bagi tujuan ini PTj/Jabatan tidak dibenarkan mengeluarkan inbois. Hanya Jabatan
Bendahari sahaja yang akan menguruskan pengeluaran inbois kepada pihak ketiga.

7.3.3 Sebarang bayaran yang perlu dituntut dari pihak ketiga hendaklah dimaklumkan kepada
Jabatan Bendahari dengan mengemukakan perkara‐perkara berikut:

(i) Borang Pesanan dari pihak ketiga (jika ada). PTj/Jabatan yang memberi perkhidmatan
hendaklah mengesahkan dengan menandatangani Borang Pesanan sebagai perakuan
bahawa perkhidmatan telahpun diberi dengan sempurna.

(ii) Memberi nombor akaun yang berkenaan.

(iii) Memastikan maklumat adalah tepat bagi mengelak pindaan atau perubahan
terutamanya terhadap jumlah tuntutan.

7.3.4 Apabila menerima surat arahan dari PTj/Jabatan, kakitangan di Jabatan Bendahari akan
menyemak maklumat dan menyediakan inbois di dalam 3 salinan. Salinan asal akan dihantar
kepada pihak yang menuntut bayaran berserta Borang Pesanan (salinan pembekal) dan satu
salinan akan dihantar kepada PTj/Jabatan yang berkenaan untuk makluman dan rujukan dan
satu salinan lagi akan difailkan di Jabatan Bendahari.

7.3.5 Adalah menjadi tanggungjawab PTj/Jabatan untuk membuat susulan terhadap tuntutan
untuk memastikan bayaran diterima oleh Universiti.

7.3.6 Semua bayaran daripada pihak luar hendaklah atas nama Bendahari Universiti Malaya dan
bayaran dibuat dalam bentuk cek/wang pos/deraf bank/kiriman wang. Sekiranya Ketua
PTj/Jabatan menerima bayaran tersebut ianya hendaklah menyerahkan cek/wang pos/deraf
bank/kiriman wang ke Jabatan Bendahari secara bertulis dengan mengemukakan nombor
akaun yang berkaitan, nama si pembayar dan tujuan bayaran.

7.3.7 Bagi bayaran secara Electronic Fund Transfer (EFT), pastikan bayaran dibuat atas nama
Bendahari Universiti Malaya dan dikreditkan ke No.Akaun 1440‐00004005‐05‐3, Bank CIMB
Cawangan Universiti Malaya. Ketua PTj/Ketua Jabatan perlu memaklumkan kepada
Bahagian Pengurusan Tunai, Jabatan Bendahari secara bertulis dengan mengemukakan
maklumat nombor akaun yang berkaitan, nama si pembayar dan tujuan bayaran setelah
mendapat dokumen sokongan seperti slip bank atau surat pemberitahuan dari pihak luar
bagi membolehkan Jabatan Bendahari mengambil tindakan selanjutnya.

J a b a t a n
22
7.4 Kehilangan Wang Tunai dan Tuntutan Insurans

Sekiranya berlaku kehilangan harta benda Universiti yang berada di bawah kawalan PTj/Jabatan,
Ketua PTj/Jabatan bertanggungjawab untuk merekod dan membuat laporan polis dengan segera. Sila
rujuk Pekeliling Bendahari Garispanduan Bagi Melaporkan Kehilangan Harta Benda Universiti
Malaya yang bertarikh 23 Ogos 2005.
J a b a t a n
23
8. PENGURUSAN KEWANGAN PELAJAR

8.1 Pengurusan Kewangan Pelajar meliputi perkara‐perkara berkaitan yuran, penajaan
(biasiswa/pinjaman), cagaran dan lain‐lain urusan kewangan pelajar.

8.2 Yuran Pelajar

Pada dasarnya Universiti mengenakan pelbagai jenis yuran kepada setiap pelajar. Dasar ini adalah
berpandukan Akta Yuran (Am) 1989 yang menyatakan bahawa UM boleh mengenakan yuran atau
bayaran sebagaimana yang diluluskan oleh Lembaga Pengarah Universiti dari semasa ke semasa.

8.2.1 Jenis ‐ Jenis Yuran

Jadual 8.2.1‐Kategori/Jenis/Contoh

Kategori yuran Keterangan Jenis Contoh

Yuran Tidak Berulang Dikenakan sekali Standard Haluansiswa, Kad
sahaja untuk Matrik
tempoh pengajian
Bergantung Buku Panduan
kepada fakulti Fakulti

Yuran Berulang Dikenakan sekali Standard Insuran, Sukan &
Setiap Sesi pada setiap tahun Rekreasi, Kebajikan
pengajian
Bergantung Skim Lapangan
kepada fakulti Penuntut

Yuran Berulang Dikenakan setiap Standard Keahlian
Setiap Semester semester dalam perpustakaan,
tahun pengajian perkhidmatan
kesihatan

Bergantung Yuran Pengajian‐
kepada fakulti berdasarkan jam
kredit mendaftar
tertakluk kepada
kadar mengikut
fakulti

Bergantung Yuran penginapan‐
kepada kolej tertakluk kepada
kediaman kadar yang telah
ditetapkan mengikut
kolej kediaman

J a b a t a n
24
8.2.2 Proses Bayaran Biasiswa/Pinjaman Kepada Pelajar

Pembayaran biasiswa/pinjaman kepada pelajar dibuat dalam 2 peringkat iaitu:

Peringkat Kenaan Yuran Kenaan Yuran Tempoh Proses
Pengajian/ penginapan
Standard/
Lain‐lain

Satu Berdasarkan Berdasarkan Minggu pertama Bayaran
pendaftaran pendaftaran sehingga minggu lebihan/hutang
pelajar & pelajar di kolej ketiga selepas pelajar
anggaran jam kediaman pendaftaran
kredit

Kedua Berdasarkan Berdasarkan Minggu keempat Pengiraan
pendaftaran pendaftaran selepas semula
pelajar & jam pelajar di kolej pendaftaran lebihan/hutang
kredit yang kediaman iaitu setelah pelajar sebenar
sebenar selesai minggu
add/drop

i). Pembayaran wang tajaan kepada pelajar (selepas ditolak yuran pengajian) dibuat
dengan mengkredit terus ke akaun bank pelajar atau dalam bentuk cek sekiranya pelajar
tidak mempunyai akaun bank.

ii). Apabila tunggakan yuran melebihi penerimaan biasiswa/pinjaman/bayaran, pelajar
adalah dikategorikan sebagai berhutang kepada Universiti.

8.2.3 Hutang Pelajar

Peraturan Universiti (Akta Yuran) 1989 menetapkan bahawa pelajar yang mempunyai
tunggakan bayaran yuran akan dihalang daripada menduduki peperiksaan bagi semester
berkenaan atau pencalonannya sebagai pelajar Universti akan ditamatkan, melainkan ada
sebab yang sah dan diterima oleh pihak Universiti. Pelajar berkenaan tidak akan diterima
masuk sehingga semua jumlah yuran pengajian dan lain‐lain bayaran yang tertunggak
dijelaskan.

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA) pada 30 Ogos 2006 dan
16 November 2006 telah bersetuju tindakan‐tindakan berikut diambil terhadap pelajar yang
masih berhutang apabila tamat pengajian:

• Keputusan peperiksaan bagi semester akhir ditahan
• Transkrip keputusan peperiksaan ditahan
• Pelajar tidak dibenarkan menghadiri konvokesyen
• Skrol ditahan

Mengikut amalan sekarang, senarai pelajar berhutang dikeluarkan oleh pihak Bendahari
kepada fakulti setiap 3 bulan dan pihak fakulti diminta memberi peringatan kepada pelajar
supaya menyelesaikan hutang yang tertunggak tersebut.
J a b a t a n
25

Pengurusan Universiti Malaya dalam mesyuaratnya pada 18 September 2007 telah
memutuskan bahawa pelajar hanya dibenarkan berhutang dengan jumlah maksimum
sebanyak RM500.00 pada akhir setiap semester. Sekiranya pelajar gagal mematuhi
peraturan yang ditetapkan, pelajar akan dihalang daripada mendaftar pengajian bagi
semester berikutnya.

Pembayaran yuran dan hutang oleh pelajar boleh dibuat melalui:
(a) Kaunter Bank Islam (M) Bhd (pelajar hanya perlu membawa Kad Pengenalan serta Kad
Matrik dan menyatakan amaun yang hendak dibayar kepada kerani kaunter);
(b) “Internet Banking” dan FPX dengan melayari laman web CIMB di alamat
www.cimbclikcks.com.my dan Bank Islam (M) Bhd di alamat www.bankislam.com.my;
(FPX adalah satu kaedah di mana pelajar yang mempunyai akaun di bank‐bank yang
berkenaan boleh membuat bayaran secara “online” melalui aplikasi yang dikendalikan
oleh Bank Islam (M) Bhd.)
(c) Wang Pos, Kiriman Wang atau Deraf Bank atas nama ‘Bendahari Universiti Malaya’. Sila
kemukakan bayaran berserta maklumat pelajar (nama, nombor kad matrik / nombor
kad pengenalan) kepada Bahagian Pengurusan Kewangan Pelajar, Jabatan Bendahari,
Universiti Malaya, 50603 Kuala Lumpur;
(d) Kad kredit di Kaunter Bahagian Kewangan Pelajar, Aras 1, Jabatan Bendahari

J a b a t a n
26
9. KOLEJ‐KOLEJ KEDIAMAN

9.1 Pengenalan

Secara umumnya, kolej‐kolej kediaman dalam Universiti Malaya boleh dikategorikan kepada 3
kategori seperti di bawah:

Kategori Kolej Kediaman
i). Kolej Kediaman Dalam Kampus Pertama, Kedua, Ketiga, Keempat, Kelima, Keenam,
Dengan Makanan Ketujuh, Kelapan, Kesembilan
ii). Kolej Kediaman Dalam Kampus Kesepuluh, Kesebelas, Kedua Belas
Tanpa Makanan
iii). Kolej Kediaman Luar Kampus Kolej Kediaman Seksyen 17
Tanpa Makanan

* Kadar Kolej Kediaman berbeza ikut kolej

9.2 Belanjawan Kolej Kediaman

9.2.1 Proses penyediaan Belanjawan Mengurus Kolej Kediaman diuruskan Bahagian Hal Ehwal
Pelajar

9.2.2 Penyediaan Belanjawan Kolej Kediaman adalah tertakluk kepada prosedur penyediaan bajet
sebagaimana PTj yang lain

9.2.3 Belanjawan Kolej Kediaman dibincangkan didalam mesyuarat Dewan Asrama‐asrama yang
dipengerusikan oleh Naib Canselor dan dikemukakan untuk kelulusan LPU.

9.2.4 Pertimbangan bagi permohonan belanjawan “One‐Off” Kolej Kediaman biasanya
mengambilkira baki jumlah KumpulanWang Asrama (yang boleh diguna) Kolej Kediaman
tersebut.

9.2.5 Proses‐proses berkaitan dengan belanjawan Kolej Kediaman adalah seperti berikut:

TNC (Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni) Mengeluarkan Surat kepada Pengetua Kolej
Kediaman untuk Menyediakan Bajet Kolej Kediaman

Pengetua Kolej Kediaman Menyediakan Belanjawan Kolej Kediaman &
Mengemukakan Kepada Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEP)

Bahagian HEP Memperakukan & Mengemukakan Permohonan Belanjawan Kolej
Kediaman Untuk Perakuan Dewan Asrama-Asrama (dipengerusikan oleh Naib
Canselor)

Dewan Asrama-Asrama Mengemukakan Belanjawan Yang Diperakukan Kepada
Lembaga Pengaran Universiti (LPU) untuk Kelulusan

J a b a t a n
27
9.2.6 Yuran Penginapan Kolej Kediaman

a) Yuran penginapan adalah pendapatan utama Kolej Kediaman

b) Pengenaan caj yuran penginapan oleh pihak Bendahari dibuat selewat‐lewatnya seminggu
selepas pendaftaran berdasarkan maklumat dari Kolej Kediaman.

c) Sebarang penarikan diri oleh pelajar dari asrama perlu dimaklumkan oleh pihak kolej
secepat mungkin kepada pihak Bendahari bagi tujuan membatalkan kenaan yuran
tersebut.

9.2.7 Perbelanjaan Kolej Kediaman

a) Jumlah keseluruhan perbelanjaan Kolej Kediaman tidak boleh melebihi peruntukan yang
telah diluluskan oleh LPU.

b) Semua perbelanjaan yang dilakukan oleh Kolej Kediaman hendaklah mematuhi prosedur
pembayaran yang telah ditetapkan.

9.2.8 Akaun Kolej Kediaman

Setiap bulan, Jabatan Bendahari menghantar Penyata Pendapatan serta Lembaran Imbangan
setiap Kolej Kediaman bersama‐sama dengan Laporan Terperinci Perbelanjaan Dan
Pendapatan kepada pihak Kolej Kediaman bagi tujuan semakan serta penyesuaian antara
rekod Bendahari dan Kolej Kediaman.

J a b a t a n
28
10. ASET DAN INVENTORI

10.1Pengenalan

Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Universiti yang dibeli
dengan wang Universiti atau diterima melalui sumbangan atau hadiah. . Aset/Harta Universiti
boleh dibahagikan kepada dua kategori seperti berikut:

10.1.1 Aset Alih

Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang
lain seperti mesin, peralatan dan kenderaan.

10.1.2 Aset Tak Alih

Aset Tak Alih adalah merujuk kepada aset/harta yang tidak boleh dipindahkan dari satu
tempat ke satu tempat yang lain. Contoh aset tak alih ialah bangunan dan tanah milik
Universiti.

10.1.3 Aset Alih terbahagi kepada dua kumpulan:

(i) Harta Modal

(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya melebihi RM3,000.00 seunit dan biasanya
diperolehi dengan menggunakan peruntukan di bawah objek am 30000

(b) Setiap barangan yang melebihi RM3,000.00 satu unit serta mempunyai hayat
penggunaan lebih dari satu tahun dianggap sebagai Harta Modal/Aset Tetap. Had
ini telah diterima sebagai dasar perakaunan Universiti.

(ii) Inventori

(a) Secara amnya, inventori merujuk kepada bekalan pejabat/makmal yang harga
perolehan asalnya bernilai kurang dari RM50.00 satu unit/set dan tidak ekonomik
untuk dikesan satu persatu. Aset ini merupakan barang yang diguna pakai habis
(luak).

(b) Inventori juga merujuk kepada Aset Alih yang harga perolehan asalnya bernilai
melebihi RM50.00 satu unit/set tetapi kurang dari RM3,000.00 satu unit/set.
Inventori biasanya diperolehi menggunakan peruntukan di bawah objek sebagai
27000.

10.2 Tanggungjawab Ketua PTj/Jabatan:

10.2.1 Ketua PTj/Jabatan adalah bertanggungjawab untuk memastikan harta modal dan inventori
di bawah jagaan mereka diguna dengan cara yang baik dan diselenggara mengikut masa
dan waktu yang ditetapkan.

10.2.2 Membuat pemeriksaan terhadap harta modal dan inventori di Jabatan masing‐masing dari
semasa ke semasa untuk memastikan unit bilangan fizikal harta modal dan inventori
adalah bersamaan dengan rekod.

J a b a t a n
29
10.2.3 Memastikan semua aset‐aset dilabel dengan sempurna untuk mengelakkan dari
kehilangan.

10.2.4 Setiap PTj/Jabatan yang membeli aset baru atau melupuskan aset lama perlu
mengemaskini rekod aset dan memaklumkan kepada Jabatan Bendahari untuk
membolehkan pihak Bendahari mengemaskini dan mendapatkan perlindungan insurans
bagi aset tersebut.

10.3 Prosedur Pengurusan Aset

Antara perkara‐perkara penting yang perlu diberi perhatian dalam mengurus aset/inventori di
setiap PTj adalah:
i. Merancang keperluan
ii. Perolehan/pembelian
iii. Penyimpanan
iv. Penyenggaraan
v. Pemindahan/pengeluaran
vi. Merekod
vii. Memeriksa/verifikasi
viii. Pelupusan
ix. Kehilangan (menyiasat dan melapor)

10.4 Perolehan dan Pembayaran Aset

10.4.1 Ketua PTj/Jabatan perlu memastikan bahawa urusan perolehan aset adalah berdasarkan
peraturan dasar perolehan Universiti.

10.4.2 Untuk tujuan pembayaran sesuatu aset, Ketua PTj diminta mengesahkan bahawa
peralatan telah diterima dalam keadaan baik, mengikut spesifikasi kontrak, diterima dalam
tempoh pembekalan yang ditetapkan, ditauliahkan dan mengemukakan dokumen kontrak
untuk penjelasan bayaran ke Jabatan Bendahari.

10.4.3 Bagi peralatan bernilai RM3,000.00 ke atas, semasa menguruskan bayaran, pihak PTj
dikehendaki menyertakan maklumat aset yang didaftar (screen shot) dalam Sistem
Inventori Bersepadu, Bahagian Pengurusan Harta, JPPHB setiap kali menghantar dokumen
bayaran kepada Bahagian Pengurusan Pembayaran dan Perbelanjaan supaya ianya dapat
didaftarkan sebagai aset dalam sistem aset Jabatan Bendahari. Sila rujuk Surat Pekeliling
Jabatan Bendahari bil. UM.G/17/1 Pengurusan Peralatan Universiti Malaya yang bertarikh
9 Oktober 1997 dan Surat Pekeliling Jabatan Bendahari bil UM.G/KB2/604/1 Penghantaran
Dokumen Bayaran Bagi Pembelian Aset (Melebihi RM3,000 Seunit) yang bertarikh 20 Ogos
2007.

10.5 Pelupusan Aset

10.5.1 Definasi Pelupusan

Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan
rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.

J a b a t a n
30
10.5.2 Objektif Pelupusan

(i) Memastikan PTj/Jabatan tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak
diperlukan
(ii) Menjimatkan ruang simpanan/pejabat
(iii) Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik
(iv) Membolehkan aset milik PTj/Jabatan dipindahkan ke PTj/Jabatan yang lain atas
sebab‐sebab tertentu

10.5.3 Prosedur Pelupusan

Semua proses pelupusan aset diuruskan oleh Bahagian Pengurusan Harta yang bertindak
sebagai Urusetia, Lembaga Pemeriksa/Pelupusan Aset peringkat UM. Lembaga Pemeriksa
biasanya mengadakan mesyuarat setiap dua bulan untuk membuat keputusan atau syor
terhadap semua permohonan pelupusan yang diterima secara online dari semua
PTj/Jabatan berdasarkan prosedur dan tatacara yang sedang berkuatkuasa.

10.5.4 Kuasa Untuk Melulus Pelupusan.

UM mempunyai Jawatankuasa Pelupusan yang mengesyorkan pelupusan aset seperti
berikut:

Perkara Had kuasa Kuasa
Meluluskan Nilai barang melebihi Jawatankuasa Tetap Kewangan
pelupusan RM500,000 tiap‐tiap satu (dengan syor Jawatankuasa
barang Pelupusan Harta)

Nilai barang tidak melebihi Naib Canselor (dengan syor
RM500,000 tiap‐tiap satu Jawatnkuasa Pelupusan Harta)

Nilai barang tidak melebihi Pengawal Kewngan/Bendahari
RM200,000 tiap‐tiap satu (dengan syor Jawatankuasa
Pelupusan Harta)

Nilai barang tidak melebihi Ketua PTj
RM5,000 tiap‐tiap satu

(ii) Prosedur Kehilangan Aset dan Tuntutan Insurans

Apabila berlaku kehilangan aset, PTj/Jabatan perlu segera maklumkan kepada Jabatan
Bendahari supaya dapat dibuat tuntutan insuran jika kehilangan/kerosakan berkenaan
adalah dalam skop polisi yang diambil oleh UM. Sila rujuk Pekeliling Bendahari
Garispanduan Bagi Melaporkan Kehilangan Harta Benda Universiti Malaya yang
bertarikh 23 Ogos 2005.

Dokumen yang diperlukan untuk tujuan tuntutan insurans apabila berlaku
kehilangan aset adalah:
i. Borang Tuntutan Insurans
ii. Salinan Laporan Polis
iii. Salinan Inbois dan Sebutharga bagi aset yang hilang
iv. Gambar Kejadian Kehilangan
J a b a t a n
31
11. PERAKAUNAN

11.1 Laporan Perbelanjaan Mengurus PTj/Jabatan

Laporan bulanan perbelanjaan PTj/Jabatan akan dihantar oleh Jabatan Bendahari kepada
semua PTj setiap 2 minggu (2 kali sebulan).

11.2 Penyesuaian Dengan Rekod PTj/Jabatan

Penyata penyesuaian hendaklah dibuat di antara rekod PTj dan laporan perbelanjaan PTj/Jabatan
yang dikeluarkan dari Jabatan Bendahari setiap bulan. Sebarang ketidakseimbangan hendaklah
dimaklumkan kepada Jabatan Bendahari untuk diselaraskan.

Sila rujuk Pekeliling Jabatan Bendahari Penyesuaian Rekod Perbelanjaan Pusat
Tanggungjawab(PTj) dengan Jabatan Bendahari yang bertarikh 5 Mei 2006.

11.3 Penutupan Akaun Pada Akhir Tahun

Pihak Bendahari akan menutup akaun Universiti pada 31hb Disember setiap tahun. Langkah ini
diambil selaras dengan kehendak Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 1995 yang dikeluarkan oleh
Jabatan Perdana Menteri di mana antara lain dinyatakan bahawa Laporan Ringkasan Kedudukan
Kewangan dan Prestasi Tahunan Badan‐Badan Berkanun hendaklah dikemukakan kepada Agensi
Pusat (Kementerian Pengajian Tinggi) dalam tempoh 3 minggu selepas berakhirnya tahun
kewangan. Ini bagi membolehkan Ketua Setiausaha Kementerian mengemukakannya pula kepada
Bahagian Kabinet, Jabatan Perdana Menteri sebelum 31 Januari setiap tahun.

Sila rujuk Surat Pekeliling Jabatan Bendahari Tatacara Penutupan Akaun Tahunan yang dikeluarkan
pada awal bulan Oktober setiap tahun.

11.4 Prosedur Membuka/Menutup Akaun Projek Khas

PTj/Jabatan yang ingin membuka satu akaun projek sementara untuk memudahkan kawalan
pendapatan dan perbelanjaan tentang sesuatu aktiviti projek (sama ada persidangan, seminar,
bengkel dsbgnya) perlu mendapat kelulusan daripada Pengawal Kewangan/Bendahari.
Permohonan hendaklah Ketua PTj dengan menyatakan tujuan akaun projek dengan memberi
anggaran belanjawan (jika ada). PTj/Jabatan hendaklah maklumkan kepada Jabatan Bendahari
untuk menutup akaun sementara itu sebaik sahaja apabila tujuan projek itu telah selesai.

Akaun projek yang dikenalpasti tidak aktif melebihi 3 tahun akan dimaklumkan kepada Ketua
PTj/Jabatan atau penyelaras projek yang berkenaan untuk tindakan menutup atau memindah
akaun tersebut.
J a b a t a n
32
11.5 Kod Akaun UM

Kod akaun UM dibahagikan kepada 4 segmen iaitu:

(i) Segmen Pertama (ii) Segmen Kedua (iii) Segmen Ketiga (iv) Segmen Keempat

Kod Kumpulan Kod Kod Projek Kod Akaun
Wang PTj/Jabatan

3 digit ‐ 5 digit ‐ 7 digit ‐ 6 digit

Contoh:

(i) Segmen Pertama (ii) Segmen Kedua (iii) Segmen Ketiga (iv) Segmen Keempat

111 ‐ 81111 ‐ 0000000. ‐ 271111
KW Mengurus Canseleri Tidak BM 271
Berkenaan

111 ‐ 61111 ‐ 4611311 ‐ 285111
Dekan Selenggara
KW Mengurus Dasar Baru
Perubatan Mesin/Alat Pejabat

211 ‐ 13111 ‐ 4211534 ‐ 292111
Seminar
Antarabangsa Perkhidmatan
KW Amanah API
Ijazah Tinggi Ikhtisas& Lain‐lain
APIUM

Garispanduan Pengurusan Kewangan Kepada Ketua Pusat Tanggungjawab

(PTJ)/ Jabatan
JABATAN BENDAHARI
33
APPENDIX I

STRUKTUR ORGANISASI JABATAN BENDAHARI
Naib Canselor
Timbalan Naib Timbalan Naib

Timbalan Naib Timbalan Naib Pengurus Besar Pengawal
Canselor Canselor
Canselor Canselor (Pentadbiran)/ Kewangan/ Ketua Pustakawan
(Akademik & (Penyelidikan &
(HEP & Alumni) (Pembangunan) Pendaftar Bendahari
Antarabangsa) Inovasi)
Bahagian Bahagian
Bahagian Pengurusan
Bahagian Pengurusan Bahagian Pengurusan Bahagian Bahagian
Belanjawan dan
Perolehan Pembayaran dan Kutipan Hutang Kewangan Akaun Pelaburan
Kewangan Staf
Perbelanjaan Pelajar

34

Garis Panduan Kewangan (I)

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Garis Panduan Kewangan (I)

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

GARISPANDUAN

KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTj) /

Belanjawan Pembangunan disediakan bertujuan untuk mendapatkan pembiayaan Kerajaan bagi

Dalam melaksanakan projek‐projek pembangunan, Universti perlu memberi perhatian

a) Perbelanjaan bagi projek pembangunan adalah berdasarkan peruntukan yang telah

Tambahan peruntukan kepada Belanjawan pembangunan, hanya diperolehi sekiranya

Peruntukan Penyelidikan Jangka Pendek merupakan bantuan penyelidikan yang

Peruntukan PJP adalah bantuan penyelidikan yang bernilai tidak melebihi

Dalam menimbangkan pemberian untuk bantuan penyelidikan, keutamaan diberi

c) Penyelidikan bersama di kawasan tertentu yang mempunyai kepentingan

Garispanduan Pengurusan Kewangan Kepada Ketua Pusat Tanggungjawab

Timbalan Naib Timbalan Naib

You might also like