GARISPANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN

KEPADA

KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTj) / JABATAN
DisediakanOleh: JABATAN BENDAHARI, UNIVERSITI MALAYA umportal.um.edu.my

GARISPANDUAN PENGURUSAN KEWANGAN   KEPADA KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)/JABATAN  JABATAN BENDAHARI UNIVERSITI MALAYA   
KANDUNGAN          1.  PENDAHULUAN      2.  PUNCA KUASA PENGURUSAN KEWANGAN         2.1.  Punca Kuasa          2.2.  Struktur Organisai Jabatan Bendahari       3.  SISTEM DAN PROSEDUR        3.1.  Sistem Maklumat Kewangan UM         3.2.  Sistem Pengurusan Kualiti: Proses Teras PT05 ‐ Urusan Sumber Kewangan          4.  BELANJAWAN        4.1.  Pengenalan            4.2.  Jenis‐Jenis Belanjawan           4.2.1     Belanjawan Mengurus          4.2.2     Belanjawan Pembangunan          4.2.3     Belanjawan Penyelidikan     5.  PEROLEHAN        5.1.  Definisi          5.2.  Jenis Perolehan          5.3.  Kaedah‐kaedah Perolehan     5.3.1. Sebutharga      5.3.2. Tender Terbuka     5.3.3. Perolehan Melalui Rundingan Terus     5.3.4. Kontrak Pusat     5.3.5. Pembelian Darurat         5.4.  Had Kuasa Perolehan Universiti         5.5.  Prosedur Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor         5.6.  Arahan Perubahan (V.O) Bagi Kerja         5.7.  Larangan Memecahkecil          5.8.  Tatacara Perolehan        MUKA SURAT

1

1 1

2 3

4

4 8 9

11 11

11 12 12 12 13 13 13 13 14 14

i

  6.                                        7.                    8.                  9.            10. 

      PEMBAYARAN    6.1.  Pengenalan      6.2.  Kuasa Meluluskan Bayaran     6.3.  Jenis‐jenis Pembayaran      6.4.  Prosedur Pembayaran    6.4.1. Pembayaran Kepada Pembekal   6.4.2. Pembayaran Tuntutan Pengajar Sambilan   6.4.3. Pembayaran Pendahuluan Diri   6.4.4. Panjar Wang Runcit (Petty Cash)     6.5.  Urusan Pembayaran pada Akhir Tahun     6.6.  Pengesahan Baki Akhir Tahun Panjar Wang Runcit     6.7.  Buku Garispanduan Tuntutan & Bayaran     HASIL DAN TERIMAAN    7.1.  Kaedah Kutipan Hasil      7.2.  Prosedur Penerimaan Hasil     7.3.  Prosedur Pengeluaran Invois kepada Pihak Ketiga     7.4.  Kehilangan Tunai dan Tuntutan Insuran         PENGURUSAN KEWANGAN PELAJAR   8.1.  Pengenalan      8.2.  Yuran Pelajar    8.2.1. Jenis‐jenis Yuran   8.2.2. Proses bayaran Biasiswa /Pinjaman Kepada Pelajar   8.2.3. Hutang Pelajar     KOLEJ‐KOLEJ KEDIAMAN    9.1.  Pengenalan      9.2.  Bajet Kolej Kediaman    ASET DAN INVENTORI      10.1.  Pengenalan      10.2.  Tanggungjawab Ketua PTj/Jabatan     10.3.  Prosedur Pengurusan Aset

15 15 15

15 16 17 18 19 20 20

21 21 22 23

24

24 25 25

27 27

  29    29    30 

ii

    10.                Perolehan dan Pembayaran Aset   Pelupusan Aset  10.4.  Penutupan Akaun Pada Akhir Tahun     11.5.2.    10.4.  Objektif Pelupusan 10.2.5.  Laporan Perbelanjaan Mengurus PTj/Jabatan     11. Struktur Organisasi Jabatan Bendahari      32 32 32 32 33                               34 iii .5.  Prosedur Membuka/Menutup Akaun Projek Khas      11.1.  Prosedur Pelupusan  10.4.1.5.5.3.  Kuasa Untuk melulus Pelupusan & Hapuskira 30      30  31  31  31      11.5.  Kod Akaun UM            APPENDIX I    1.                            PERAKAUNAN    11.3.  Penyesuaian dengan rekod PTj     11.  Definasi Pelupusan 10.

1)  • Akta Yuran Am 1989  • Arahan Perbendaharaan  • Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan  • Pekeliling dan Surat Pekeliling Am  • Had Kuasa Kewangan Universiti  • Pekeliling Jabatan Bendahari  • Lain‐lain Pekeliling/Surat Pekeliling yang berkenaan  • Prinsip‐prinsip Perakaunan yang Diterima Umum (GAAP)  • Lembaga Piawaian Perakaunan Malaysia (MASB)  • Piawaian Pelaporan Kewangan (FRS)  • Piawaian Pelaporan Entiti Swasta (PERS)    2.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   1  .2 Struktur Organisasi Jabatan Bendahari  (Sila rujuk Appendix I)    G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .  punca  kuasa  dalam  pengurusan  kewangan  universiti  adalah  peruntukan  undang‐undang  dan  peraturan‐peraturan  yang  menyentuh aspek kewangan yang terkandung dalam:     • Perlembagaan Persekutuan (Seksyen 7 – Perkara 96‐112)  • Akta Prosedur Kewangan 1957 (Akta 61)  • Akta Audit 1957 (Pindaan 1972)  • Akta Badan‐Badan Berkanun 1980 (Akta 240)  • Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971  • Perlembagaan Universiti Malaya 1997  • Akta Am (General Act No.  PENDAHULUAN  Garispanduan  ini  disediakan  untuk  semua  Ketua  Pusat  Tanggungjawab(PTj)/Jabatan  dan  Pengetua  Kolej  Kediaman  bagi  mempertingkatkan  kecekapan  dan  keberkesanan  pengurusan  kewangan  di  semua  peringkat  dalam Universiti Malaya.1.  PUNCA KUASA PENGURUSAN KEWANGAN    2.        2.1 Punca Kuasa    Sebagai  sebuah  badan  yang  dibiayai  sebahagian  besarnya  daripada  geran  kerajaan.

 kutipan dan  pemantauan bagi Tabung Kebajikan  Kakitangan UM      G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I . kutipan dan  pemantauan bagi pinjaman kenderaan  Merekod maklumat pinjaman komputer Merekod maklumat pembayaran.  SISTEM DAN PROSEDUR    Sistem  dan  prosedur  yang  menyeluruh.1 Sistem Maklumat Kewangan UM    UM mempunyai beberapa modul di bawah Sistem Maklumat Kewangan untuk membantu urusan operasi  harian seperti di Jadual 3. liabiliti dan kumpulanwang  Merekod semua jenis terimaan  Merekod semua jenis bayaran  Merekod maklumat aset tetap  Merekod maklumat kewangan pelajar  Merekod maklumat pembayaran emolumen  kepada kakitangan tetap dan sambilan  Merekod maklumat pembayaran.1  Sistem  Maklumat Kewangan    Bil  1  2  3  4  5  6  7  8  9  Nama Sistem  Lejar Am  Terimaan  Bayaran  Aset Tetap  Akaun Pelajar   Gaji Tetap dan Sambilan  Pinjaman Kenderaan  Pinjaman Komputer  Pinjaman Tabung Kebajikan Kakitangan   Tujuan Merekod dan mengklasifikasi perbelanjaan.  pendapatan.  3.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   2  . asset.  lengkap  serta  teratur  dapat  menyeragamkan  urusan  dan  operasi  harian  sesebuah  organisasi.  Ia  memudahkan  pelaksanaan  kerja  dan  menyegerakan  tindakan  yang  perlu  diambil di samping membantu organisasi mencapai misi dan objektifnya.1.    Jadual 3.

2 Sistem Pengurusan Kualiti : Proses Teras 05 ‐ Urusan Sumber Kewangan    Pengurusan Kewangan merupakan salah satu proses teras di bawah Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) UM  iaitu  Proses  Teras  05  (PT05)  ‐  Urusan  Sumber  Kewangan.    Jadual 3.2.3.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   3  .  perbelanjaan dan pembayaran.edu.2  Prosedur Kualiti dan Skop    Bil  Prosedur Kualiti  Urusan Sumber  Kewangan.my)    G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I . bajet dan  penyediaan laporan kewangan  Kontrak pusat Rundingan terus  Sebutharga  Tender terhad  Tender terbuka  PK1  PK2  Urusan Perolehan  20    Sila rujuk Arahan Kerja secara terperinci melalui laman web QAMU (http://qamu.um. Perbelanjaan  dan Pembayaran  Bilangan  Arahan Kerja  36  Skop  Pengendalian sumber kewangan.  Terdapat  2  prosedur  kualiti  dan  skopnya  adalah seperti di Jadual 3.

 One‐Off (OO)  Merupakan  sesuatu  perbelanjaan  yang  luar  biasa.    4. Tempoh sah laku belanjawan mengurus adalah untuk satu tahun kewangan  bermula dari Januari hingga Disember.1  Belanjawan Mengurus    Belanjawan Mengurus adalah belanjawan tahunan yang disediakan untuk tujuan operasi harian  dalam mengurus dan mentadbir Universiti iaitu berkaitan dengan Pengajaran. aset dan lain‐ lain untuk mencapai objektif agensi.  BELANJAWAN    4.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   4  .2  Jenis‐Jenis Belanjawan      Secara  amnya. UM sebagai sebuah Badan Berkanun perlu menyediakan  belanjawan bagi setiap 2 tahun berpandukan Sistem Belanjawan Diubahsuai (Modified Budgeting  System).    4. Dasar Sedia Ada (DSA)  Ia  merujuk  kepada  semua  program/aktiviti  yang  dijalankan  pada tahun semasa (kecuali One‐Off) yang telah mendapat  kelulusan  Perbendaharaan  atau  pihak‐pihak  lain  seperti  Jemaah Menteri.  Contoh‐contoh perbelanjaan OO adalah seperti berikut:  • Perolehan peralatan/aset  • Perolehan kenderaan  • Kerja‐kerja  pengubahsuaian  /  naik  taraf  kemudahan  • Kos perpindahan dari satu kampus ke kampus yang  lain  G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .2.  Belanjawan Pembangunan dan Belanjawan Penyelidikan. Dasar Baru (DB)  Merupakan  program/aktiviti  baru  termasuk  tambahan.  sambungan atau perluasan kepada dasar yang sedia ada.  jenis‐jenis  belanjawan  yang  berkaitan  dengan  universiti  ialah  Belanjawan    Mengurus.4.  tidak  dapat dielakkan dan merupakan     perbelanjaan yang bukan  berulang tiap‐tiap tahun. Penyelidikan dan  khidmat sokongan.  Contoh‐contoh DSA adalah seperti berikut:  • Emolumen  • Pembayaran utiliti bagi kemudahan sedia ada  • Kos  yang  berkaitan  bagi  kursus  dan  program  yang  sedang        dijalankan di pusat pengajian  2.    Modified Budgeting System (MBS) merangkumi 4 komponen seperti berikut:  Komponen dalam MBS  Definisi 1.  Contoh‐contoh DB adalah seperti berikut:  • Perluasan Pelanggan/Pertambahan Pelajar  • Kenaikan kadar sewaan bagi ruang pejabat  • Penyelenggaraan ruang baru  • Pertambahan kampus baru  • Perluasan skop kerja / Penawaran kursus/Program  akademik yang baru  3.1  Pengenalan    Belanjawan merupakan perancangan kewangan bertujuan untuk melaksanakan dasar tertentu di mana  perbelanjaan dijeniskan mengikut kategori seperti emolumen. perkhidmatan & bekalan.

  Contoh Penjimatan:  • Pusat  Tanggungjawab  (PTj)  menamatkan  sesuatu  program pengajian    Kod  Objek  Am  dan  Objek  Sebagai  yang  biasanya  digunakan  oleh  Universiti  Malaya  bagi  Belanjawan Mengurus adalah seperti berikut:    Kod  Jenis Objek Am  100000 Emolumen   110000 Gaji & Upahan   120000 Elaun Tetap Objek   130000 Sumbangan Berkanun untuk Kakitangan  Sebagai  140000 Elaun Lebih Masa 150000 Faedah‐Faedah Kewangan yang Lain  Objek Am  200000 Perkhidmatan & Bekalan   210000 Perjalanan & Pengangkutan Orang   230000 Perhubungan & Utiliti Objek   240000 Sewaan Sebagai  270000 Bekalan & Bahan‐bahan 280000 Penyelengaraan & Pembaikan 290000 Perkhidmatan Iktisas/Lain Yang Dibeli  Objek Am  300000 Aset Objek Sebagai  350000 Harta Modal   Tiga fasa utama yang berkaitan dengan Belanjawan Mengurus ialah Penyediaan Belanjawan  Mengurus.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   5  .Komponen dalam MBS  4. Format Proforma Perjanjian.  Dasar Baru.  Penyediaan Belanjawan Mengurus  Tarikh  Proses September / Oktober  Mesyuarat Jawatankuasa MBS (JKMBS) untuk Perancangan   Belanjawan  September / Oktober  Bendahari Edar Surat Pekeliling. Penjimatan  Definisi Merujuk  kepada  DSA  yang  dicadangkan  untuk  dimansuhkan/dikecilkan  atau  diganti          dengan  yang  lain  disebabkan  telah  melebihi  tempoh  atau  telah  mencapai  objektif  atau  tidak  lagi  sesuai  dengan  keadaan  dan  dasar  sekarang. One‐Off & Notis Taklimat MBS kepada PTj  September / Oktober  Majlis Taklimat MBS kepada PTj September / Oktober  Penyediaan Belanjawan oleh PTj  • Dasar Baru / One‐Off   • Proforma Perjanjian Program  November / Disember  Pindaan / Pembetulan / Permohonan oleh PTj (Sekiranya  Perlu)  Disember  Mesyuarat JKMBS (Syor Dasar Baru/One‐Off)  Januari  Kemukakan kepada Naib Canselor untuk Pertimbangan  Mac  Kemukakan permohonan Belanjawan Mengurus kepada  Kementerian Kewangan melalui KPT    G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I . Kelulusan & Agihan Belanjawan Mengurus & Kawalan Belanjawan Mengurus    i).

  (Sila  rujuk  pekeliling  Penyesuaian  Rekod  Perbelanjaan  Pusat  Tanggungjawab  Dengan Jabatan Bendahari bertarikh 5 Mei 2006)    c) Ketua  PTj  dilarang  melakukan  perbelanjaan/komitmen  melebihi  peruntukan  yang  diluluskan.  Kawalan Belanjawan Mengurus  Tarikh  Proses Memasukkan butiran Belanjawan ke dalam sistem oleh   Bendahari  Perbelanjaan oleh PTj.    f) Peruntukan  Mengurus  hanya  boleh  digunakan  untuk  membayar  perbelanjaan‐ perbelanjaan berkaitan urusan rasmi universiti sahaja. Tindakan surcaj boleh diambil sekiranya peraturan ini tidak dipatuhi.    d) Ketua PTj  sendiri adalah bertanggungjawab dalam urusan  kawalan belanjawan. Bendahari edarkan Laporan  Perbelanjaan kepada PTj  PTj Menyediakan Laporan Penyesuaian Perbelanjaan  PTj Menyediakan Laporan Penilaian Aktiviti & Program  PTj Sediakan Laporan Pengecualian Tahunan Jika  Pencapaian Prestasi Tidak Selaras dengan Perjanjian  Program    Perkara  yang  perlu  diberi  perhatian  oleh  Ketua  Pusat  Tanggungjawab  dalam  mengawal  peruntukan adalah seperti berikut:       a) Dalam  membuat  perancangan  perbelanjaan.  PTj  dikehendaki  segera  menyemak  butiran  terperinci  perbelanjaan  yang  dibuat  dan  melaporkan  kepada  pihak  Bendahari sekiranya ada perbezaan dalam laporan tersebut dengan menggunakan borang  Laporan  Penyesuaian  Rekod  Perbelanjaan  Pusat  Tanggungjawab  Dengan  Jabatan  Bendahari.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   6  .    e) Belanjawan Mengurus tahunan luput pada penghujung tahun kewangan dan peruntukan  ini  tidak  boleh  dibawa  ke  hadapan/digunakan  untuk  membuat  perbelanjaan  pada  tahun  berikutnya. Kelulusan & Agihan Belanjawan Mengurus  Tarikh  Proses Oktober / November  Terima Kelulusan Belanjawan daripada Kementerian  Kewangan/KPT  November / Disember  Mesyuarat JKMBS Meluluskan Agihan kepada PTj / Jabatan Disember  Agihan Belanjawan PTj diluluskan oleh Naib Canselor  Disember        iii).  segala  komitmen  atau  tanggungan  mestilah  diambilkira dalam mengira baki peruntukan sebenar yang boleh dibelanja.                  G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .    b) Pihak Bendahari akan mengedarkan laporan peruntukan dan perbelanjaan kepada PTj dua  kali  sebulan  iaitu  pada  awal  bulan  dan  pertengahan  bulan.  Januari  Bulanan  Bulanan  Julai  Februari  Keluarkan Surat Agihan kepada PTj ii).

1.  Ketua  PTj  perlu  menyemak  keperluan  kewangan  PTj  terlebih  dahulu  untuk  memastikan  baki  peruntukan  adalah  mencukupi untuk menampung perbelanjaan bagi tahun kewangan tersebut.2.2  Kuasa Meluluskan Pindahan Peruntukan Mengurus    Kuasa  bagi  meluluskan    pindahan  peruntukan  mengurus  adalah  berdasarkan  Had  Kuasa  Kewangan  Universiti  (seperti  yang  diluluskan  oleh  Lembaga  Pengarah  Universiti  15  Disember  1998)‐  seperti di bawah:            Jadual 4.    4.2  Bil  1  Kuasa Meluluskan Pindahan Peruntukan Mengurus    Aktiviti Had Kelulusan Kuasa  Meluluskan Pindahan  Tiada Had • Naib Canselor  Peruntukan Mengurus di antara  • Pengawal  Pusat Tanggungjawab  Kewangan/  Bendahari  Meluluskan Pindahan  Tiada Had • Ketua PTj  Peruntukan Mengurus dalam  Pusat Tanggungjawab yang  sama.1.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   7  .    2      G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .    b) Semasa  membuat  atau  memohon  pindahan  peruntukan.1   Pindahan Peruntukan Mengurus    Pindahan  peruntukan  atau  viremen  bermaksud  memindahkan  peruntukan  bagi  suatu  kod  objek perbelanjaan kepada kod objek perbelanjaan yang lain.      Perkara  yang  perlu  diberi  perhatian  oleh  Ketua  Pusat  Tanggungjawab  dalam  membuat  pindahan peruntukan adalah seperti berikut:    a) PTj perlu memastikan pindahan peruntukan di antara objek sebagai telah dipersetujui oleh  Ketua  PTj.2.4.    d) PTj  tidak  dibenarkan  membuat  pindahan  peruntukan  yang  melibatkan  Dasar  Baru  atau  One‐Off.    c) Ketua  PTj  perlu  memastikan  Buku  Vot  masing‐masing  sentiasa  diselia  dan  dikemaskini  dengan baik. dan  Peruntukan  yang dipindahkan  tersebut tidak boleh dipindah  balik kepada  peruntukan asal atau ke mana‐mana objek sebagai yang lain.1.    e) Universiti  &  PTj  tidak  dibenarkan  membuat  sebarang  pindahan  peruntukan  bagi  peruntukan emolumen.2.

    4.1.4.  Penyediaan  Belanjawan  Pembangunan  adalah berdasarkan  pelaksanaan Rancangan Malaysia setiap 5 tahun.  Belanjawan  Pembangunan  untuk  Universiti    adalah  di  bawah  Rancangan  Malaysia  ke  9  (RMK9).2.2  Belanjawan Pembangunan  Belanjawan  Pembangunan  disediakan  bertujuan  untuk  mendapatkan  pembiayaan  Kerajaan  bagi  projek‐projek pembangunan  universiti.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   8  . Jabatan Perdana Menteri. Penyediaan Belanjawan Pembangunan  Jabatan Bendahari Terima Garispanduan & Format  Penyediaan Belanjawan Pembangunan daripada  Kementerian Pengajian Tinggi (KPT)    Jabatan Bendahari Kemukakan Garispanduan & Format  Penyediaan Belanjawan  Pembangunan kepada TNC (P)    TNC (P) dengan kerjasama JPPHB akan menyediakan  Maklumat Permohonan Peruntukan Pembangunan  mengikut Format SETIA    Permohonan Peruntukan Pembangunan dihantar kepada  KPT  untuk Kelulusan                   G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .2.  Peruntukan  bagi  projek  pembangunan  diberi  mengikut  senarai  projek‐projek  tertentu  yang  diluluskan  oleh  Perbendaharaan  dan  Unit  Perancang Ekonomi (EPU).   i).1   Rancangan Malaysia ke 9  Bagi  tahun  2006  sehingga  2010.2.2.3   Laporan Pengecualian     Ketua PTj hendaklah mengambil perhatian bahawa PTj yang tidak dapat menepati varian yang  telah dipersetujui dikehendaki mengemukakan Laporan Pengecualian (Exception Report).  4. Paras siling peruntukan bagi Universiti  Malaya ditentukan oleh kerajaan.

  b) Penyelidikan Fundamental  Geran Penyelidikan Fundamental (Fundamental Research Grant Scheme) merupakan  geran  yang  ditawarkan  oleh  Kementerian  Pengajian  Tinggi  kepada  semua  IPTA.  Science  Fund  bertujuan  menggalakkan  projek‐projek  penyelidikan  yang seterusnya dapat mewujudkan kebolehan penyelidikan dan pakar‐pakar yang  lebih unggul.  berterusan  dan  tidak  menunjukkan  manfaat  dalam  kadar  yang  singkat.    b) Universti  perlu  menghantar  Laporan  SETIA  pada  setiap  bulan  kepada  Kementerian  Pengajian Tinggi bagi tujuan pemantauan perkembangan perbelanjaan projek‐projek  pembangunan yang telah diluluskan. Tempoh penyelidikan ini mestilah tidak melebihi tempoh 5 tahun. Belanjawan Pembangunan dibuat  semasa kajian separuh penggal (Mid‐Term Review) Rancangan Malaysia. Ia bertujuan untuk menggalakkan penerokaan idea‐idea / konsep / teori baru  yang seterusnya akan menjadi tunjang kepada penemuan baru.  Dalam  hal  ini. Kawalan Belanjawan Pembangunan  Dalam    melaksanakan  projek‐projek  pembangunan.1  Penyelidikan Jangka Panjang     (a)     Dana Sains (Science Fund)  Dana  Sains  atau  Science  Fund  merupakan  geran  penyelidikan  dalam  Rancangan  Malaysia  ke‐9.    4.2.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   9  .  hanya  diperolehi  sekiranya  mendapat  kelulusan  daripada  Perbendaharaan  dan  Unit  Perancang  Ekonomi  (EPU). Penyelidikan Fundamental amat penting kerana  walaupun  ia  tidak  memberikan  impak  komersil  pada  masa  sekarang  tetapi  dalam  jangka  masa  panjang  berupaya  menghasilkan  penyelidikan‐penyelidikan  lain  yang  menghasilkan produk untuk pengkomersilan.  4.  Penelitian ke atas permohonan peruntukan tambahan.2.3.  Penyelidikan Fundamental merupakan penyelidikan asas yang dilakukan dalam jangka  masa  yang  panjang.      G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .  permohonan  peruntukan  dan  perbelanjaan  projek  penyelidikan  diuruskan  oleh  Institut Pengurusan Penyelidikan dan Perundingan (IPPP).3  Bajet Penyelidikan  Secara  umumnya.  Universti  perlu  memberi  perhatian  kepada perkara‐perkara seperti berikut:  a) Perbelanjaan  bagi  projek  pembangunan  adalah  berdasarkan  peruntukan  yang  telah  diluluskan.    4. perkembangan ilmu  dan ciptaan yang canggih dan terkini.2.2   Tambahan Belanjawan Pembangunan  Tambahan  peruntukan  kepada  Belanjawan  pembangunan.ii).2.  perbelanjaan  bagi  projek  pembangunan  mesti  mengikut  peruntukan  bagi  setiap  projek  dan    perlu  dipastikan  bahawa  jumlah  keseluruhan  perbelanjaan pembangunan tidak melebihi paras siling yang telah ditetapkan.

  Maklumat terperinci berkenaan PPP .  Dalam  menimbangkan  pemberian  untuk  bantuan  penyelidikan.    Walau  bagaimanapun  pihak  Jawatankuasa  Penyelidikan peringkat Universiti boleh meluluskan bantuan yang lebih daripada itu  untuk projek khas Universiti.  Dalam penyelidikan usaha‐usaha seperti ini.  Calon  pascasiswazah  yang  mengikuti  mode  program  disertasi  penuh  sahaja  yang  layak  memohon.  c) Penyelidikan  bersama  di  kawasan  tertentu  yang  mempunyai  kepentingan  bersama  dengan  Jabatan  Kerajaan  atau  badan‐badan  seperti  MARDI.2   Penyelidikan Jangka Pendek   Peruntukan  Penyelidikan  Jangka  Pendek  merupakan  bantuan  penyelidikan  yang  memperolehi  sumber  dana  dari  geran  dalaman. boleh diperolehi di laman web www.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   10  .  Ia terbahagi kepada:      (a)     Peruntukan Penyelidikan Jangka Pendek (PJP)  Peruntukan  PJP  adalah  bantuan  penyelidikan  yang  bernilai  tidak  melebihi  RM75.3.4.  RRI  dan  Institusi‐institusi lain.2.        (b)    Peruntukan Penyelidikan Pascasiswazah (PPP)  PPP  telah  ditubuhkan  untuk  memperuntukkan  bantuan  kewangan  bagi  menampung  kos  penyelidikan calon pasca siswazah Universiti Malaya bagi tujuan mendapatkan ijazah tinggi  mereka.my G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .  b) Penyelidikan ‘Interdisciplinary’ atau ‘Multidisciplinary’. Peruntukan diperolehi daripada agihan 50% komponen yuran penyelidikan yang  dikutip daripada calon pasca siswazah.  Manakala calon yang mengikuti program secara berkursus atau kursus bersama  disertasi tidak layak memohon.  keutamaan  diberi  kepada:  a) Penyelidikan yang mempunyai nilai praktikal atau yang ada hubungannya dengan  usaha pembangunan negara. bagaimanapun hendaklah lebih  berdasarkan  kepada  pengajian  yang  ‘fundamental’.00  setiap  satu  permohonan.edu.    Mulai  dari  tahun  2007  peruntukan  ini  dibiayai melalui Peruntukan Universiti Penyelidikan.  iaitu  bukan  seperti  penyelidikan yang biasanya dijalankan oleh institusi‐institusi tertentu di negara ini  yang terlalu khusus sifatnya. usaha haruslah  juga  dibuat  agar  badan‐badan  tersebut  sama‐sama  menyumbang  bantuan  kewangan.  Setiap penyelidikan.000.ippp.um.

    Melebihi  RM10. dan khidmat perundingan.5.1  Definisi        Perolehan  membawa  maksud  membeli  atau  memperolehi  bekalan.000 hingga  RM50.000 hingga  RM20.2. Ketua Jabatan)  (3 Sebutharga)  Panggilan sebutharga oleh PTj dan  keputusan dibuat oleh Jawatankuasa  PTj iaitu Dekan/Pengarah sebagai  Pengerusi.3.  tapak  kawasan  dan  perparitan.2.1  Sebutharga    Secara  umumnya  Perolehan  bekalan/perkhidmatan  sehingga  RM200.  Contohnya  penyelenggaraan. Surat kelulusan  dikeluarkan oleh Bahagian Perolehan.2. pembaikan.2  Jenis Perolehan    5.    5.     Panggilan sebutharga oleh PTj dan  mengemukakan kepada Bahagian  Perolehan untuk diproses untuk  pertimbangan Naib Canselor.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   11  .3 Perkhidmatan  merupakan  perolehan  bagi  khidmat  tenaga  manusia  atau  kepakaran/kemahiran  yang  diperolehi  untuk  menyiapkan  sesuatu  kerja.000  diberikuasa oleh Ketua PTj   memastikan perolehan pada kadar    (3 Sebutharga)  harga yang kompetitif. 2 ahli yang terdiri dari  Timbalan Dekan/Timbalan Pengarah  dan Ketua Jabatan yang bersesuaian.  perkhidmatan  dan  kerja  selaras  dengan peraturan perolehan Universiti Malaya    5. alat makmal dan kenderaan.  Timbalan Naib Canselor  (Pembangunan)/Pengawal  Kewangan. Timbalan  Dekan. bahan kimia.000  boleh  dibuat  secara pelawaan sebutharga seperti di bawah:‐     Had  Kuasa Meluluskan Tatacara Perolehan      Sehingga  Ketua PTj atau Pegawai yang  Panggilan sebutharga oleh PTj bagi  RM10. sivil dan lain‐lain seperti  kerja‐kerja  bangunan.1  Kerja merupakan perolehan yang melibatkan kerja‐kerja pembinaan.    5.     Melebihi  RM20.  jalan. Contohnya alatulis. perabot.  la  juga  merangkumi  kerja‐kerja  mekanikal dan elektrikal. pembersihan. pencucian.  PEROLEHAN      5.000      Naib Canselor /   Timbalan Naib Canselor  (Pembangunan) /   Pengawal Kewangan   (5 Sebutharga)  G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .3  Kaedah‐kaedah Perolehan        5.2 Bekalan  merupakan  perolehan  barangan  dan  peralatan  bagi  sesuatu  aktiviti  atau  program  Universiti Malaya.    5.000    Jawatankuasa Sebutharga  PTj – (Dekan.

      Perolehan Melalui Rundingan Terus    Semua permohonan perolehan bagi bekalan/perkhidmatan tidak melebihi RM50.Had    Melebihi  RM50.  Manakala  permohonan  perolehan  secara  rundingan  terus  melebihi  RM50.3.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   12  .3  5. untuk  pertimbangan oleh Jawatankuasa  Sebutharga.        Melebihi   Lembaga Perolehan A  PTj membuat permohonan kepada  RM20 juta hingga  melalui Tender  Bahagian Perolehan beserta  RM100 juta  spesifikasi dan Bahagian Perolehan    akan menguruskan pelawaan Tender  melalui surat khabar tempatan.      Kontrak Pusat  Semua bekalan/perkhidmatan yang tersenarai di dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan  hendaklah  dipesan  terus  kepada  pembekal‐pembekal  yang  tersenarai  dalam  kontrak  pusat  tersebut tanpa mempelawa sebutharga atau tender.000    Kuasa Meluluskan   Jawatankuasa Sebutharga  Universiti Malaya  dipengerusikan oleh  Pengawal Kewangan.4        Tender Terbuka    Perolehan melebihi RM200.000 secara  rundingan  terus  dari  satu  pembekal/kontraktor  (Agen  Tunggal)  sahaja  akan  dikemukakan  untuk  pertimbangan  dan  kelulusan  secara  dalaman  mengikut  Had  Kuasa  Kewangan  Universiti.000 hingga  RM200. Surat kelulusan  dikeluarkan oleh Bahagian Perolehan.     5.3.000  hingga  melalui Tender  Bahagian Perolehan beserta  RM20 juta    spesifikasi dan Bahagian Perolehan  akan menguruskan pelawaan Tender  melalui surat khabar tempatan.    Had  Kuasa Meluluskan Tatacara Perolehan      Melebihi  Lembaga Perolehan B  PTj membuat permohonan kepada  RM200.   Ahli Jawatankuasa  Sebutharga Universiti  Malaya terdiri daripada  Timbalan Naib Canselor  (Penyelidikan & inovasi)   dan seorang ahli bertaraf  Professor.000  akan dikemukakan ke Kementerian Kewangan untuk pertimbangan dan kelulusan.000.  G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .3.00 hendaklah dilaksanakan melalui Tender Terbuka.    Tatacara Perolehan  Panggilan sebutharga oleh PTj dan  mengemukakan kepada Bahagian  Perolehan untuk diproses.2  5.

    5.5  Prosedur Penilaian Prestasi Pembekal/Kontraktor    5.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   13  .1  Borang  Penilaian  Prestasi  Pembekal  dilampirkan  bersama  surat  kelulusan  bagi  perolehan  yang  diluluskan  oleh  sama  ada  Jawatankuasa  Sebutharga  Universiti  Malaya  atau  Lembaga  Perolehan  B.5.000  Sehingga RM10.5.2 Sekiranya  tiada  maklum  balas  daripada  PTj  berkenaan  dalam  masa  sebulan  selepas  tamat  tempoh  penghantaran.    5.000–RM20.  spesifikasi dan atau senarai kuantiti sama ada dipinda.4   Sekiranya terdapat komen yang diberi oleh PTj di ruangan catatan.000‐RM200.5 Semua maklum balas/laporan difailkan.O) Bagi Kerja    5.5.000–RM20 juta  Melebihi RM50.  G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .    5.1  Arahan  Perubahan  Kerja  didefinasikan  sebagai  sesuatu  perubahan  kepada  kontrak  kerja  bermaksud  sebarang  penyimpangan  daripada  perjanjian  kontrak  berkaitan  dengan  pelan.000‐RM50.000  Melebihi RM20.3   5.    5.000)  Melebihi RM10.4  Had Kuasa Perolehan Universiti    Kuasa Lembaga Perolehan A  Lembaga Perolehan B  Jawatankuasa Sebutharga Universiti Malaya Naib Canselor/  Timbalan Naib Canselor (Pembangunan)/  Pengawal Kewangan  Kementerian Kewangan Jawatankuasa Sebutharga PTj Ketua PTj atau Pegawai yang diberi kuasa Jumlah Melebihi RM20 juta RM200.000   5.5. pihak Bahagian Perolehan  akan mengeluarkan surat penghargaan/kritikan kepada pembekal berkenaan.  Bahagian  Perolehan akan merekod maklumat tersebut dalam pangkalan data.6.  Sebaik  sahaja  Bahagian  Perolehan  mendapatkan  maklum  balas  berkenaan.  Dalam  hal  demikian  pembelian  hendaklah  dihadkan  kepada  kuantiti  barang  yang  mencukupi untuk menampung keperluan darurat yang berkenaan. Jabatan Bendahari berhubung  kategori  prestasi  pembekal  sebaik  sahaja  tamat  tempoh  penghantaran/tempoh  siap  kerja  selesai.  Tujuan  ia  dilampirkan  bersama  surat  kelulusan  adalah  untuk  memudahkan  pihak PTj memberi maklumbalas kepada Bahagian Perolehan.6  Arahan Perubahan (V.5  Pembelian Darurat    Pembelian  darurat  bermaksud  pembelian  yang  dibuat  segera  atau  serta  merta  di  mana  kelewatan Perolehan akan memudaratkan dan menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan  awam.3.    5.5.5.  Bahagian  Perolehan  akan  mengeluarkan  surat  peringatan  pertama  kepada  PTj  untuk  memberi  maklum  balas  segera  dan  seterusnya  sehingga  maklum  balas  berkenaan diperolehi.000  Rundingan Terus/Agen Tunggal   (Melebihi RM50. ditambah atau dikurangkan.

  Sekiranya  Arahan  Perubahan  Kerja  tidak  melebihi  20%.2  5.    Bagi semua Arahan Perubahan Kontrak Perkhidmatan dan Bekalan. Semua nilai kontrak dengan syarat jumlah kerja  perubahan  terkumpul  tidak  melebihi  20%  dari  nilai  asal  kontrak. pelaksanaannya hendaklah di tapak bina kontrak.  perubahan  adalah  di  dalam  skop  kontrak  asal  dan  kerja  yang  ditentukan dalam  kontrak asal  hendaklah dapat  dikenalpasti  dalam  kerja‐kerja  gantian  itu. Tindakan surcaj boleh diambil ke atas  pegawai  yang  bertanggungjawab  sekiranya  didapati  perolehan  telah  dipecahkecilkan  (Perkara  4.1(a).  Dalam  hal  ini  PTj/Jabatan  dikehendaki  supaya  mendapat  khidmat  nasihat  dari  pihak  JPPHB  bagi  semua  perolehan  kerja  untuk  menentukan  semua  aspek  penting  yang  berkaitan  telah diambilkira selaras dengan Arahan Perbendaharaan 182.    5.  kelulusan  pegawai  penguasa  (Timbalan  Naib  Canselor Pembangunan).  Walaubagaimanapun  terdapat  sebahagian  perolehan  kerja  dilaksanakan oleh PTj/Jabatan lain misalnya di Kolej Kediaman di mana kerja‐kerja tidak melibatkan  struktur  bangunan.7  Larangan Memecahkecil    PTj/Jabatan adalah DILARANG MEMECAHKECILKAN perolehan.4  Setiap perubahan daripada kontrak kerja hendaklah memenuhi kriteria berikut:    (i)  tempoh  kontrak  masih  berjalan  semasa  Arahan  Perubahan  Kerja  dikeluarkan.  kuasa  meluluskan  jumlah  perubahan  kontrak  atau  perlanjutan  tempoh  kontrak  bekalan dan perkhidmatan adalah di bawah kuasa Lembaga Pengarah Universiti.  permohonan  hendaklah  dikemukakan  kepada  Pengawai Penguasa (Timbalan Naib Canselor Penyelidikan dan Inovasi) dan kerja‐kerja asal  masih dalam tempoh siap yang dibenarkan.  kecuali  dibenarkan di bawah syarat‐syarat kontrak.8  Tatacara Perolehan Kerja    Kebanyakan  urusan  perolehan  kerja  di  Universiti  diuruskan  oleh  Jabatan  Pembangunan  &  Penyelenggaraan  Harta  Benda  (JPPHB). permohonan hendaklah  dikemukakan  kepada  Pihak  Berkuasa  yang  meluluskan  sebutharga  atau  tender  asal  berkenaan  dan  tempoh  penghantaran  perkhidmatan  dan  bekalan  masih  dalam  masa  dibenarkan.       5.3  5.    (ii)  perubahan tidak menukar sebahagian besar skop kerja asal. Semua nilai kontrak dengan syarat jumlah perubahan kontrak atau perlanjutan  tempoh  kontrak  bekalan  dan  perkhidmatan  tidak  melebihi  50%  dari  nilai  asal  kontrak. dan    (iv)  bagi  kerja  gantian.    (iii)  bagi kerja tambahan.6.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   14  .        G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .6.    Bagi  semua  Arahan  Perubahan  Kerja.  Sekiranya jumlah kontrak bekalan dan perkhidmatan terkumpul melebihi 50% dari nilai asal  kontrak.5.  kuasa  meluluskan  jumlah  kerja  perubahan  tersebut  adalah  di  bawah  kuasa  Lembaga  Pengarah  Universiti.  SPP 5/2007).6.2.

 kontraktor atau individu bagi setiap bekalan.      6.    G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I . perkhidmatan atau kerja yang telah  dilaksana dengan sempurna  mengikut spesifikasi yang ditetapkan.3 Jenis‐jenis pembayaran    a) Pembayaran kepada pembekal    b) Pembayaran kepada pengajar sambilan    c) Pembayaran tuntutan kakitangan bagi tugas rasmi. Setiap pembayaran mestilah mengguna peruntukan  yang diluluskan dan dicajkan ke objek perbelanjaan  yang berkenaan.    Pegawai  selain  daripada  ketua  PTJ/Ketua  Jabatan  tidak  dibenarkan  membuat  apa‐apa  pengesahan  bayaran  bagi  jabatan  masing‐masing  kecuali  pegawai  tersebut  diturunkan kuasa oleh Ketua PTj.    Semua pembayaran yang dilakukan mestilah disokong dengan  dokumen sokongan secukupnya dan  ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa.      6.    Semua  invois  yang  dikemukakan  untuk  bayaran  diturunkan  cop  pengesahan  pembayaran  di  bahagian  depan  atau  belakang  invois/bil.  kuantiti.    c) Hanya inbois asal. PEMBAYARAN DAN PERBELANJAAN    6.    6.  masa  dan  syarat‐syarat  yang  ditetapkan dalam perjanjian dan sebagainya.2 Kuasa Meluluskan Bayaran    Ketua  Ptj/Ketua  Jabatan  adalah  bertanggungjawab  untuk  menandatangan  dan  meluluskan  inbois/tuntutan  bayaran.6.1 Pengenalan    Pengurusan  bayaran  merupakan  proses  perbelanjaan  terakhir  di  mana  pembayaran  perlu  dibuat  kepada pembekal.1 Pembayaran kepada pembekal    a) Inbois/bil  yang  diterima  perlulah  disemak  dengan  teliti  untuk  memastikan  ianya  mengandungi  butiran  yang  betul  seperti  mengikut  borang  pesanan  yang  dikeluarkan  kepada pembekal/kontraktor.4 Prosedur Pembayaran    Perkara‐perkara  berikut  perlu  diberi  pehatian  dan    apabila  mengemukakan  dokumen  pembayaran  kepada pihak Bendahari.    Contoh  Format  cop “Pengesahan untuk Pembayaran” adalah seperti di Buku Garis Panduan Tuntutan &  Bayaran yang telah dikeluarkan oleh Pejabat Bendahari sebelum ini.4.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   15  .  kualiti. dan borang pesanan dan dokumen sokongan berkaitan akan diproses  untuk  bayaran.    b) Perkhidmatan atau bekalan telah diterima dengan sempurna iaitu dari aspek menepati  spesifikasi  barang/perkhidmatan. berkursus/persidangan    d) Pembayaran pendahuluan diri    e) Panjar wang runcit    6.

 Pihak PTj dikehendaki melampirkan bersama ‘screen shot’ daftar aset dari  Sistem Inventori Bersepadu UM.    g)   h) Ketua  PTj/Ketua  Jabatan  hendaklah  memastikan  semua  perkhidmatan/bekalan  yang  diterima  diuruskan  bayaran  dengan  segera  oleh  jabatan.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   16  .    Invois‐invois  yang  telah  disempurnakan  hendaklah  dihantar  kepada  Pejabat  Bendahari  untuk  bayaran  selewat‐ lewatnya 3 hari selepas inbois diterima.d) Ketua PTj hendaklah menurunkan tandatangan di ruangan “Diluluskan Oleh” pada ruang  “Pengesahan  untuk  Pembayaran”  bagi  mengesah  dan  meluluskan  bayaran.    Pengesahan  bermakna  Ketua  PTj/Ketua  Jabatan  telah  berpuashati  bahawa  barang/perkhidmatan telah diterima dengan sempurna.    Ketua  PTj/Jabatan  akan  dipertanggungjawabkan jika sekiranya berlaku salah bayaran oleh sebab tidak mengikut  spesifikasi pesanan atau barangan yang dibekalkan tidak bermutu.UM.  selepas  pegawai  yang  memeriksa/menerima  menurunkan  tandatangan  dan  cop  jawatan  diruangan  “Diperiksa  Oleh:”  bagi  mengesahkan  barang  yang  diterima  memenuhi  spesifikasi.      d) Pengajar  Sambilan  hendaklah  mengemukakan  tuntutan  bayaran  Pengajaran  Sambilan  kepada  Ketua  Jabatan  dengan  menggunakan  borang  tuntutan  bayaran  pengajaran  sambilan pada setiap akhir bulan.SM3/620 bertarikh 11 Februari 2008    b) Sekiranya Kadar tuntutan selain daripada yang ditetapkan di dalam Surat Edaran diatas.000  dan ke atas. dokumen sokongan adalah sah  dan  dengan  itu  boleh  diuruskan  bayaran.4.    f) Peruntukan adalah mencukupi dan nombor akaun/peruntukan yang hendak digunakan  dinyatakan  dengan  jelas  pada  Cop  Pengesahan  Untuk  Pembayaran  dan  pada  borang  pesanan.           6.2      Pembayaran Tuntutan Pengajar Sambilan  a) Prosedur  perlantikan  Pensyarah/Tutor  untuk  Pengajaran  Sambilan  dan  kadar  bayaran  adalah seperti di  Surat Edaran dari Bahagian Sumber Manusia bil:  BSM 52/95 bertarikh  15  April  1995  dan  Surat  Edaran  Kenaikan  Kadar  Bayaran  Bagi  Pengajaran  Sambilan  bil.    e) Tuntutan mestilah diperakukan dan disahkan oleh  Ketua PTj/Ketua Jabatan.  Nombor ‘Item Tag’ dan nombor siri (jika ada) dinyatakan pada Cop Pengesahan Untuk  Pembayaran  jika  jenis  pembelian  adalah  pembelian  aset  dan  nilainya  adalah  RM3.  Ketua  PTj/Ketua  Jabatan  hendaklah  mengemukakan  kelulusan  daripada  Pengurusan  Universiti/Naib  Canselor  dan  sebagainya  bersama‐sama  dengan  borang  tuntutan  Pengajaran Sambilan.  c) Satu  salinan  surat  tawaran  perlantikan  bagi  Pengajaran  Sambilan  setiap  sesi  perlu  dikemukakan bersama‐sama dengan borang tuntutan untuk makluman & rujukan pihak  Bendahari.               G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .    e) Pengesahan  pada  inbois  asal  dan  dokumen  bayaran  yang  berkaitan  adalah  satu  aspek  penting.R.

     a) Penghitungan  dan  pengiraan  adalah  betul  terutama  tuntutan  yang  ada  kaitan  dengan  kadar‐kadar  yang  telah  ditetapkan  dalam  Arahan  Perbendaharaan.6.    G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I . salinan surat kelulusan perjalanan dari  Bahagian  Sumber  Manusia/Naib  Canselor  perlu  disertakan  bersama‐sama  dengan tuntutan berkenaan.4.    d) Bagi tuntutan perjalanan keluar negara.  kadar  tuntutan adalah seperti di Pekeliling Perbendaharan Bil 3 Tahun 2005    c) Tuntutan  perjalanan  mengikut  Peraturan‐peraturan  Perkhidmatan  Awam  dan  Pekeliling  Perbendaharaan  hendaklah  dikemukakan  tidak  lewat  daripada  10  hari bulan yang berikutnya. permohonan pendahuluan diberi hanyalah untuk Elaun Makan dan  Bayaran Sewa Hotel/ Lojing sahaja.  Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa.3   a)   b) Permohonan  Pendahuluan    Diri  bagi  maksud  menghadiri  kursus/persidangan  dan  menjalankan  tugas  rasmi  dikenakan  had  minima  selaras  dengan  Surat  Pekeliling  Perbendaharaan bil 2 tahun 1993 seperti berikut:    Bil    i)      ii)    iii)  Kategori   Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan  Kumpulan Pengurusan dan Profesional    Kumpulan Sokongan (Gred 17 hingga 36)    Kategori X (Gred 13 hingga 16)  Kataegori XI (Gred 1 hingga 12)    Had Minima  RM500.    e) Bagi  permohonan  Pendahuluan  Diri  kerana  menjalankan  tugas  rasmi  dan  menghadiri  kursus/persidangan.4.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   17  .    b) Bagi  tuntutan  perjalanan  bertugas  rasmi  kadar  tuntutan  adalah  mengikut  Pekeliling Perbendaharaan Bil 3 Tahun 2003.00      RM300. Bil 2 Tahun 2006 (Pindaan kepada  PP3/2003)  dan  bagi  tujuan  menghadiri  kursus/persidangan/seminar.    6.  Pembayaran Pendahuluan Diri        c) Semua  permohonan  Pendahuluan  Diri  hendaklah  dikemukakan  melalui    Ketua  Pusat  Tanggungjawab/Ketua Jabatan.1  Pembayaran   Tuntutan   Perjalanan kakitangan   bagi  tugas  rasmi. berkursus /                                                  menghadiri  persidangan.  menghadiri kursus/persidangan dan menjalankan aktiviti/projek/seminar.2.    d) Permohonan  dikemukakan  sekurang‐kurangnya  tujuh  (7)  hari  bekerja  sebelum  seseorang pegawai bertolak ataupun sebelun sesuatu aktiviti dijalankan.00    Tiada Had Minima  Staf boleh memohon Pendahuluan Diri untuk tujuan perjalanan semasa bertugas rasmi.

)    i) Bagi  mengadakan  aktiviti.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   Menetapkan pegawai yang diberi tanggungjawab mengendalikan panjar.   iii.  Memberi  kebenaran  bertulis  kepada  pegawai  yang  bertanggungjawab  mengendalikan panjar.4   a) Hampir  semua  PTj  diberi  Panjar  Wang  Runcit  untuk  urusan  perbelanjaan  runcit.  Penyata  perbelanjaan  Pendahuluan  Diri  hendaklah  dikemukakan  ke  Pejabat  Bendahari  selewat‐lewatnya 2 minggu selepas tamat aktiviti/kursus/seminar/tugas rasmi. ia dianggap sebagai  Pendahuluan Diri kepada kakitangan yang diluluskan pendahuluan dan prosedur di atas  hendaklah dipatuhi.    Bagi  aktiviti  pelajar  surat  kelulusan  luar  negeri  dari  Kementerian  Pengajian  Tinggi  (KPT)  hendaklah  dikemukakan.  jabatan  hendaklah  mengemukakan  penyata  anggaran  perbelanjaan dan pendapatan bagi aktiviti/projek/seminar. Ketua  PTj  bertanggungjawab  menandatangani  dan  meluluskan Baucer Kecil  Panjar  Wang Runcit dan Buku Panjar Wang Runcit. Membuat  pemeriksaan  mengejut  untuk  memastikan  baki  panjar  adalah  betul.   Perbelanjaan  runcit  bermaksud  perbelanjaan  yang  tidak  melebihi  RM100  setiap  bayaran.  Antara perkara yang perlu diberi perhatian  adalah:    i.f) Seseorang  kakitangan  tidak  layak  diberi  sebarang  Pendahuluan  Diri  selanjutnya.   Sekiranya  berlaku  apa‐apa  kekurangan  atau  penyalahgunaan  panjar.  jika  kakitangan berkenaan belum menjelaskan sepenuhnya sebarang Pendahuluan Diri yang  diambil sebelum ini.      j)   k)   6.   ii.    (Untuk  makluman.    h) Bagi Pendahuluan Diri untuk ke luar negeri.    G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I . surat kelulusan perjalanan luar negeri dari  Bahagian  Sumber  Manusia/Naib  Canselor  hendaklah  disertakan.    g) Bagi Pendahuluan Diri yang diambil untuk tujuan aktiviti‐aktiviti lain.  permohonan  ke  KPT  bagi  aktiviti  pelajar  disalurkan  melalui TNC (HEP & A)/TNC(A & A) yang mana berkaitan.  Peringatan:      *  Sekiranya seseorang kakitangan gagal membayar baki Pendahuluan Diri mengikut  tempoh  yang  ditetapkan  pihak  Bendahari  akan  memotong  gaji  kakitangan  berkenaan pada bulan berikutnya.  18  .  Bagi  bayaran  saguhati/honorarium/  atau  penceramah. Surat kelulusan mengadakan  akiviti seminar oleh Naib Canselor/TNC dan sebagainya hendaklah disertakan.  perkara  ini  hendaklah dilapor segera kepada Jabatan Bendahari    iv.4.    Panjar Wang Runcit (Petty cash)    b) Adalah menjadi tanggungjawab Ketua PTj/Jabatan untuk mentadbir panjar wang runcit  ini secara selamat dan mengikut peraturan.  sila  sertakan  nama  dan  kad  pengenalan penerima.

  Ketua  PTj/Jabatan  hendaklah  merancang  kekerapan  bayaran  balik  panjar  wang  runcit. Wang panjar boleh digunakan untuk perbelanjaan mengurus. kod akaun berkenaan mesti dicatat dengan betul di dalam  Buku Panjar Wang Runcit.5 Urusan Pembayaran Pada Akhir Tahun      Ketua‐ketua PTj hendaklah memberi perhatian kepada perbelanjaan menjelang akhir tahun.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   Pembekal  yang  tidak  dapat  membekal  barangan/perkhidmatan  dalam  masa  yang  ditetapkan hendaklah dibatalkan  pesanan.  Penerimaan Barangan/Perkhidmatan    b) Syarikat‐syarikat  yang  belum  membekal  barangan/perkhidmatan  hendaklah  dihantar  surat peringatan supaya segera membekal barangan/perkhidmatan dipesan.    c)   d) Tuntutan‐tuntutan  bayaran  balik  Panjar  Wang  Runcit  terakhir  untuk  sesuatu  tahun  hendaklah  dikemukakan  kepada  Pejabat  Bendahari  sebelum  15  Disember  pada  tahun  tersebut.    f) Wang  panjar  hanya  boleh  digunakan  apabila  PTj  mempunyai  peruntukan  yang  mencukupi.    Ini  adalah  supaya  barang/perkhidmatan  yang  dibeli itu dapat diterima selewat‐lewatnya pada 31 Disember tahun berkenaan. penyelidikan ataupun  amanah.  Ketua  PTj  hendaklah  menyemak  semua  pesanan  tempatan  yang  dikeluarkan  dan  mengenal  pasti   barangan/perkhidmatanyanh dipesan tetapi masih belum diterima. terutama  mengenai  jumlah  perbelanjaan.    6.2   a) Menjelang  akhir  tahun  iaitu  dalam  bulan  November.  Yang penting.    g)   6.v.  penerimaan  barangan/perkhidmatan  dan  pembayaran  bil/invois  dalam sesuatu tahun.  Setiap  tuntutan  bayaran  balik  Panjar  Wang  Runcit  hendaklah  disertakan  dengan  resit  asal.5.  bayaran  balik  wang  panjar  tidak  akan dilakukan oleh pihak Bendahari.  Pejabat  Bendahari  akan  membayar  panjar  wang runcit dalam masa 3 hari selepas Buku Panjar Wang Runcit diterima.    e) Jika  nilai  panjar  wang  runcit  tidak  mencukupi  dan  perlu  direkup  terlalu  kerap  Ketua  PTj/Jabatan boleh memohon  kepada  Bendahari untuk menambah jumlah Panjar Wang  Runcit.    Jika  peruntukan  telah  habis  digunakan.  19  .5.    G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .    c)   d) Ketua  PTj/Jabatan  hendaklah  memastikan  semua  urusan  pembelian  dikendalikan  selewat‐lewatnya  pada  15  Disember.  iaitu  berasaskan  keperluan  pengurusan  PTj.    6.    b)  Baki peruntukan belanjawan mengurus yang belum dihabiskan pada akhir tahun semasa  akan luput dengan sendirinya dan tidak boleh dibawa ke tahun berikutnya.1 Jumlah Perbelanjaan    a)  Ketua  PTj  hendaklah  memastikan  jumlah  perbelanjaan  bagi  tahun    semasa  tidak  melebihi peruntukan yang diluluskan.

7 Buku Garispanduan Tuntutan & Bayaran    Keterangan    terperinci  menganai  semua  jenis  pembayaran  adalah  terkandung  dalam  Garispanduan  Tuntutan & Bayaran yang telah diedarkan.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   20  .    6.               Pada 31 Disember.    6.  Jabatan  Bendahari  akan  menyemak  3  perkara untuk menentukan sesuatu perbelanjaan dicaj kepada akaun tahun semasa.   ii.  Baki di  dalam tangan hendaklah disahkan sama dengan baki di dalam buku panjar.  G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .e) Pembelian  yang  diterima  selepas  31  Disember  akan  dicaj  kepada  peruntukan  tahun  seterusnya. Inbois dikeluarkan pada tahun semasa.5.6 Pengesahan Baki Akhir / Tahun Panjar Wang Runcit    a)   b) Perakuan Panjar pada akhir tahun mesti ditandatangani oleh ketua PTj/Jabatan dan dikemukakan  kepada Jabatan Bendahari sebelum 10 Januari pada tahun berikutnya.  a) Pembayaran Bil/Inbois   Barang/perkhidmatan diterima pada tahun semasa  Borang Pesanan dikeluarkan pada tahun semasa  Semasa  membuat  bayaran  pada  akhir  tahun. Inbois/Borang Penerimaan (Delivery Order) berserta Borang Pesanan  yang  merupakan  komitmen  tahun  tersebut  hendaklah  sampai  ke  Jabatan  Bendahari  selewat‐lewatnya pada tarikh berikut:    Bil  Kategori Tarikh      i)  Perbelanjaan sebelum bulan Okt    31 Oktober    ii)  Perbelanjaan dalam bulan Okt    15 November  iii)  Perbelanjaan dalam bulan Nov    15 Disember  iv)  Perbelanjaan dalam bulan Dis    10 Januari (tahun berikut)      b) Pembayaran bil/inbois tahun sebelum dengan menggunakan peruntukan tahun semasa  adalah  menyalahi  peraturan  dan    akan  menyebabkan  peruntukan  tahun  semasa  tidak  mencukupi untuk membiayai perbelanjaan tahun semasa yang dirancangkan.    f)   i.    6.   iii.3   Secara umumnya. Ketua PTj hendaklah memastikan baki panjar diseimbang dan ditutup.

  yuran.  pendapatan  pelaburan.  Wang  kutipan  dalam  bentuk  tunai  tidak  boleh  digunakan  bagi  apa‐apa  maksud  mendahulukan/meminjamkan  kepada  pihak/aktiviti  lain.  Jika pungutan hasil atau lain‐lain terimaan perlu dibuat di PTj/Jabatan atau lain‐lain tempat  di  mana  sesuatu  aktiviti  dijalankan  perkara  ini  hendaklah  mendapat  kebenaran  bertulis  daripada Pengawal Kewangan/Bendahari.  Ini  bermakna.  derma dan sumbangan.    b.  Jabatan Bendahari di mana resit rasmi akan dikeluarkan kepada sipembayar.    d.  Ketua  PTj/Jabatan  bertanggungjawab  terhadap  penerimaan  wang  dan  kesempurnaan  pungutan  wang  Universiti. Sekiranya PTj/Jabatan dibenarkan untuk membuat  pungutan.  nama si pembayar dan tujuan bayaran. Pembayaran  kepada  UM  dalam  bentuk  cek/wang  pos/deraf  bank/kiriman  wang  dibuat  atas  nama  Bendahari  Universiti  Malaya  dan  dalam  mata  wang  Ringgit  Malaysia  (RM).1  Kaedah Kutipan Hasil       Kutipan hasil boleh dibuat melalui:     (i)  Kutipan di Kaunter Wang Tunai.  Semua  penerimaan  daripada  PTj/Jabatan  ke  Jabatan  Bendahari  akan  diakui  terima  dengan  pengeluaran resit rasmi UM oleh Jabatan Bendahari kepada PTj/Jabatan tersebut.     G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .2. Terimaan  melalui  cek/wang  pos/deraf  bank/kiriman  wang  dipalang  dan  dicatatkan  Akaun Penerima Sahaja dengan segera.  HASIL DAN TERIMAAN    Hasil  Universiti  Malaya  (UM)  terdiri  daripada  Geran  Kerajaan. Pada masa ini.1 Ketua PTj/Jabatan hendaklah memastikan:     a.  Wang  yang  dikutip  di  peringkat  PTj/Jabatan  hendaklah  dihantar  ke  Jabatan  Bendahari  bersama‐sama Senarai Penerimaan Wang dan salinan resit PTj. Jabatan Bendahari    Secara  umumnya.  sewaan.2  Prosedur Penerimaan Hasil    7.    7.    c.  semua  pembayaran  kepada  UM  hendaklah  dibuat  di  Kaunter  Wang  Tunai.  Jabatan Bendahari akan membekalkan Buku Resit  PTJ kepada PTj/Jabatan.    b.  PTj/Jabatan tidak dibenarkan untuk membuka akaun bank.     7.    (ii)  Kutipan Wang di PTj/Jabatan        a. lebih kurang 80% daripada hasil UM adalah dalam bentuk Geran  Kerajaan dan 20% adalah pendapatan yang dijana oleh Universiti. Cek/wang pos/deraf bank/kiriman wang yang diterima diserah ke Jabatan Bendahari  secara  bertulis  dengan  mengemukakan  maklumat  nombor  akaun  yang  berkaitan. Bayaran di Kaunter  Wang Tunai boleh dibuat secara tunai/cek/wang pos/deraf bank.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   21  .    c.7.  pembayaran  dalam  mata  wang  asing  tidak  boleh  diterima.

1 Dari  masa  ke  semasa  Jabatan  Bendahari  menerima  permintaan  dari  PTj/Jabatan  untuk  mengeluarkan inbois bagi tuntutan bayaran ke atas perkhidmatan yang telah diberi kepada  individu dan juga organisasi luar.  pastikan  bayaran  dibuat  atas  nama  Bendahari Universiti Malaya dan dikreditkan ke No.    Apabila  menerima  surat  arahan  dari  PTj/Jabatan.3 Prosedur Pengeluaran Inbois kepada Pihak Ketiga    7.  Ketua  PTj/Ketua  Jabatan    perlu  memaklumkan  kepada  Bahagian  Pengurusan  Tunai.  kakitangan  di  Jabatan  Bendahari  akan  menyemak maklumat dan menyediakan inbois di dalam 3 salinan.  PTj/Jabatan  yang  memberi  perkhidmatan  hendaklah  mengesahkan  dengan  menandatangani  Borang  Pesanan  sebagai  perakuan  bahawa perkhidmatan telahpun diberi dengan sempurna.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   22  .  Semua bayaran daripada pihak luar hendaklah atas nama Bendahari Universiti Malaya dan  bayaran  dibuat  dalam  bentuk  cek/wang  pos/deraf  bank/kiriman  wang. Salinan asal akan dihantar  kepada pihak yang menuntut bayaran berserta Borang Pesanan (salinan pembekal) dan satu  salinan akan dihantar kepada PTj/Jabatan yang berkenaan untuk makluman dan rujukan dan  satu salinan lagi akan difailkan di Jabatan Bendahari.3.3.  Jabatan  Bendahari  secara  bertulis  dengan  mengemukakan  maklumat  nombor  akaun  yang  berkaitan.2 Prosedur  terperinci  berkenaan  dengan  pengendalian  wang  bagi  kutipan  di  peringkat  PTj/Jabatan  boleh  dirujuk  kepada  Pekeliling  Jabatan  Bendahari  Prosedur  Mengenai  Pengendalian Kutipan  Wang  Di  Peringkat Pusat Tanggungjawab/Jabatan  yang bertarikh  5  Julai 2007.7 G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .3. Bank CIMB  Cawangan  Universiti  Malaya.    (iii)  Memastikan  maklumat  adalah  tepat  bagi  mengelak  pindaan  atau  perubahan  terutamanya terhadap jumlah tuntutan.6   7.3.7. nama si pembayar dan tujuan bayaran.2.3.    7.  nama  si  pembayar  dan  tujuan  bayaran  setelah  mendapat  dokumen  sokongan  seperti  slip  bank  atau  surat  pemberitahuan  dari  pihak  luar  bagi membolehkan Jabatan Bendahari mengambil tindakan selanjutnya.3 7.3.  Sekiranya  Ketua  PTj/Jabatan menerima bayaran tersebut ianya hendaklah menyerahkan cek/wang pos/deraf  bank/kiriman  wang  ke  Jabatan  Bendahari  secara  bertulis  dengan  mengemukakan  nombor  akaun yang berkaitan.  Sebarang  bayaran  yang  perlu  dituntut  dari  pihak  ketiga  hendaklah  dimaklumkan  kepada  Jabatan Bendahari dengan mengemukakan perkara‐perkara berikut:    (i)  Borang  Pesanan  dari  pihak  ketiga  (jika  ada).4   7.  Bagi  tujuan  ini  PTj/Jabatan  tidak  dibenarkan  mengeluarkan  inbois. contohnya bagi penganjuran seminar/kursus/persidangan  atau penjualan buku dan sebagainya.    (ii)  Memberi nombor akaun yang berkenaan.3.  Bagi  bayaran  secara  Electronic  Fund  Transfer  (EFT).Akaun 1440‐00004005‐05‐3.5   7.  Hanya  Jabatan  Bendahari sahaja yang akan menguruskan pengeluaran inbois kepada pihak ketiga.2   7.  Adalah  menjadi  tanggungjawab  PTj/Jabatan  untuk  membuat  susulan  terhadap  tuntutan  untuk memastikan bayaran diterima oleh Universiti.      7.

  Ketua PTj/Jabatan bertanggungjawab untuk merekod dan membuat laporan polis dengan segera.4 Kehilangan Wang Tunai dan Tuntutan Insurans    Sekiranya  berlaku  kehilangan  harta  benda  Universiti  yang  berada  di  bawah  kawalan  PTj/Jabatan. Sila  rujuk  Pekeliling  Bendahari  Garispanduan  Bagi  Melaporkan  Kehilangan  Harta  Benda  Universiti  Malaya yang bertarikh 23 Ogos 2005.7.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   23  .  G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .

  U N I V E R S I T I   M A L A Y A   24  .1 Jenis ‐ Jenis Yuran    Jadual 8.1  Pengurusan  Kewangan  Pelajar  meliputi  perkara‐perkara  berkaitan  yuran.    8.     8.8.  Dasar  ini  adalah  berpandukan  Akta  Yuran  (Am)  1989  yang  menyatakan  bahawa  UM  boleh  mengenakan  yuran  atau  bayaran sebagaimana yang diluluskan oleh Lembaga Pengarah Universiti dari semasa ke semasa. cagaran dan lain‐lain urusan kewangan pelajar.2  Yuran Pelajar    Pada  dasarnya  Universiti  mengenakan  pelbagai  jenis  yuran  kepada  setiap  pelajar. Kebajikan  pengajian      Bergantung  Skim Lapangan  kepada fakulti  Penuntut      Yuran Berulang  Dikenakan setiap  Standard  Keahlian  Setiap Semester  semester dalam    perpustakaan.1‐Kategori/Jenis/Contoh    Kategori yuran  Keterangan Jenis Contoh    Yuran Tidak Berulang  Dikenakan sekali  Standard  Haluansiswa.2. Sukan &  Setiap Sesi  pada setiap tahun    Rekreasi.  penajaan  (biasiswa/pinjaman).   PENGURUSAN KEWANGAN PELAJAR  8.  tahun pengajian    perkhidmatan    kesihatan      Bergantung  Yuran Pengajian‐ kepada fakulti  berdasarkan jam    kredit mendaftar    tertakluk kepada    kadar mengikut    fakulti      Bergantung  Yuran penginapan‐ kepada kolej  tertakluk kepada  kediaman  kadar yang telah  ditetapkan mengikut  kolej kediaman      G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I . Kad  sahaja untuk    Matrik  tempoh pengajian      Bergantung  Buku  Panduan  kepada fakulti  Fakulti      Yuran Berulang  Dikenakan sekali  Standard  Insuran.2.

2.8.  melainkan  ada  sebab  yang  sah  dan  diterima  oleh  pihak  Universiti.  G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .   U N I V E R S I T I   M A L A Y A         Keputusan peperiksaan bagi semester akhir ditahan  Transkrip keputusan peperiksaan ditahan  Pelajar tidak dibenarkan menghadiri konvokesyen  Skrol ditahan  25  .  pelajar  adalah dikategorikan sebagai berhutang kepada Universiti.  Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan Akaun (JPKA) pada 30 Ogos 2006 dan  16 November 2006 telah bersetuju tindakan‐tindakan berikut diambil terhadap pelajar yang  masih berhutang apabila tamat pengajian:  • • • •   Mengikut  amalan  sekarang.  senarai  pelajar  berhutang  dikeluarkan  oleh  pihak  Bendahari  kepada fakulti setiap 3 bulan dan pihak fakulti diminta memberi peringatan kepada pelajar  supaya menyelesaikan hutang yang tertunggak tersebut.    Pelajar  berkenaan  tidak  akan  diterima  masuk  sehingga  semua  jumlah  yuran  pengajian  dan  lain‐lain  bayaran  yang  tertunggak  dijelaskan.    ii).3      Hutang Pelajar  Peraturan  Universiti  (Akta  Yuran)  1989  menetapkan  bahawa  pelajar  yang  mempunyai  tunggakan  bayaran  yuran  akan  dihalang  daripada  menduduki  peperiksaan  bagi  semester  berkenaan  atau  pencalonannya  sebagai  pelajar  Universti  akan  ditamatkan.2.  Pembayaran  wang  tajaan  kepada  pelajar  (selepas  ditolak  yuran  pengajian)  dibuat  dengan mengkredit terus ke akaun bank pelajar atau dalam bentuk cek sekiranya pelajar  tidak mempunyai akaun bank.  Apabila  tunggakan  yuran  melebihi  penerimaan  biasiswa/pinjaman/bayaran.2      Proses Bayaran Biasiswa/Pinjaman Kepada Pelajar   Pembayaran biasiswa/pinjaman kepada pelajar dibuat dalam 2 peringkat iaitu:  Peringkat  Kenaan Yuran  Pengajian/  Standard/    Lain‐lain    Berdasarkan  pendaftaran  pelajar &  anggaran jam  kredit       Berdasarkan  pendaftaran  pelajar & jam  kredit yang  sebenar  Kenaan Yuran  penginapan  Tempoh Proses   Satu  Berdasarkan  pendaftaran  pelajar di kolej  kediaman  Minggu pertama  sehingga minggu  ketiga selepas  pendaftaran    Bayaran  lebihan/hutang  pelajar        Pengiraan  semula  lebihan/hutang  pelajar sebenar    Kedua  Berdasarkan  pendaftaran  pelajar di kolej  kediaman  Minggu keempat  selepas  pendaftaran  iaitu setelah  selesai minggu  add/drop      i).    8.

  Jabatan  Bendahari.bankislam.com.  pelajar  akan  dihalang  daripada  mendaftar  pengajian  bagi  semester berikutnya.  (FPX  adalah  satu  kaedah  di  mana  pelajar  yang  mempunyai  akaun  di  bank‐bank  yang  berkenaan  boleh  membuat  bayaran  secara  “online”  melalui  aplikasi  yang  dikendalikan  oleh Bank Islam (M) Bhd. Aras 1.00  pada  akhir  setiap  semester.  Universiti Malaya.  Sekiranya  pelajar  gagal  mematuhi  peraturan  yang  ditetapkan.my dan Bank Islam (M) Bhd di alamat www.  Pengurusan  Universiti  Malaya  dalam  mesyuaratnya  pada  18  September  2007  telah  memutuskan  bahawa  pelajar  hanya  dibenarkan  berhutang  dengan  jumlah  maksimum  sebanyak  RM500.  nombor  kad  matrik  /  nombor  kad  pengenalan)  kepada  Bahagian  Pengurusan  Kewangan  Pelajar.   (b)  “Internet  Banking”  dan  FPX  dengan  melayari  laman  web  CIMB  di  alamat  www.    Pembayaran yuran dan hutang oleh pelajar boleh dibuat melalui:  (a)   Kaunter Bank Islam (M) Bhd (pelajar hanya perlu membawa Kad Pengenalan serta Kad  Matrik dan menyatakan amaun yang hendak dibayar kepada kerani kaunter). Jabatan Bendahari        G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   26  . Sila  kemukakan  bayaran  berserta  maklumat  pelajar  (nama.cimbclikcks. 50603 Kuala Lumpur.my. Kiriman Wang atau Deraf Bank atas nama ‘Bendahari Universiti Malaya’.com.)   (c)   Wang Pos.  (d)  Kad kredit di Kaunter Bahagian Kewangan Pelajar.

     Dengan Makanan  Ketujuh.2  Penyediaan Belanjawan Kolej Kediaman adalah tertakluk kepada prosedur penyediaan bajet  sebagaimana PTj yang lain    9. Kesebelas.5  Proses‐proses berkaitan dengan belanjawan Kolej Kediaman adalah seperti berikut:      TNC (Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni) Mengeluarkan Surat kepada Pengetua Kolej Kediaman untuk Menyediakan Bajet Kolej Kediaman       Pengetua Kolej Kediaman Menyediakan Belanjawan Kolej Kediaman &   Mengemukakan Kepada Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEP)         Bahagian HEP Memperakukan & Mengemukakan Permohonan Belanjawan Kolej   Kediaman Untuk Perakuan Dewan Asrama-Asrama (dipengerusikan oleh Naib   Canselor)       Dewan Asrama-Asrama Mengemukakan Belanjawan Yang Diperakukan Kepada Lembaga Pengaran Universiti (LPU) untuk Kelulusan         G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I . Keempat.9.1  Pengenalan     Secara  umumnya. Kelima.2.2.2. Keenam.2. Kolej Kediaman Dalam Kampus   Pertama.3  Belanjawan  Kolej  Kediaman  dibincangkan  didalam  mesyuarat  Dewan  Asrama‐asrama  yang  dipengerusikan oleh Naib Canselor dan dikemukakan untuk kelulusan LPU.2. Kolej Kediaman Luar Kampus  Kolej Kediaman Seksyen 17   Tanpa Makanan    * Kadar Kolej Kediaman berbeza ikut kolej    9. Kesembilan  ii). Kelapan.1 Proses  penyediaan  Belanjawan  Mengurus  Kolej  Kediaman  diuruskan  Bahagian  Hal  Ehwal  Pelajar    9.    9.  KOLEJ‐KOLEJ KEDIAMAN    9. Kedua Belas   Tanpa Makanan  iii).2 Belanjawan Kolej Kediaman    9.    9.  kolej‐kolej  kediaman  dalam  Universiti  Malaya  boleh  dikategorikan  kepada  3  kategori seperti di bawah:    Kategori  Kolej Kediaman i). Kolej Kediaman Dalam Kampus  Kesepuluh.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   27  . Ketiga.4  Pertimbangan  bagi  permohonan  belanjawan  “One‐Off”  Kolej  Kediaman  biasanya  mengambilkira  baki  jumlah  KumpulanWang  Asrama  (yang  boleh  diguna)  Kolej  Kediaman  tersebut. Kedua.

    c)  Sebarang  penarikan  diri  oleh  pelajar  dari  asrama  perlu  dimaklumkan  oleh  pihak  kolej  secepat  mungkin  kepada  pihak  Bendahari  bagi  tujuan  membatalkan  kenaan  yuran  tersebut.2.2. Jabatan Bendahari menghantar Penyata Pendapatan serta Lembaran Imbangan  setiap  Kolej  Kediaman  bersama‐sama  dengan  Laporan  Terperinci  Perbelanjaan  Dan  Pendapatan  kepada  pihak  Kolej  Kediaman  bagi  tujuan  semakan  serta  penyesuaian  antara  rekod Bendahari dan Kolej Kediaman.      Akaun Kolej Kediaman  Setiap bulan.2.    Perbelanjaan Kolej Kediaman    a) Jumlah keseluruhan perbelanjaan Kolej Kediaman tidak boleh melebihi peruntukan yang  telah diluluskan oleh LPU.      9.9.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   28  .8    G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .6     Yuran Penginapan Kolej Kediaman    a) Yuran penginapan adalah pendapatan utama Kolej Kediaman     b) Pengenaan caj yuran penginapan oleh pihak Bendahari dibuat selewat‐lewatnya seminggu  selepas pendaftaran berdasarkan maklumat dari Kolej Kediaman.7    9.  b) Semua perbelanjaan yang dilakukan oleh Kolej Kediaman hendaklah mematuhi prosedur  pembayaran yang telah ditetapkan.

00 seunit dan biasanya  diperolehi dengan menggunakan peruntukan di bawah objek am 30000    (b)  Setiap  barangan  yang  melebihi  RM3.2  Tanggungjawab Ketua PTj/Jabatan:       10.1. Aset ini merupakan barang yang diguna pakai habis  (luak).  Inventori  biasanya  diperolehi  menggunakan  peruntukan di  bawah  objek  sebagai  27000.  inventori  merujuk  kepada  bekalan  pejabat/makmal  yang  harga  perolehan asalnya bernilai kurang dari RM50. peralatan dan kenderaan.    (ii)  Inventori    (a)  Secara  amnya.      10.      10.2  Membuat pemeriksaan terhadap harta modal dan inventori di Jabatan masing‐masing dari  semasa  ke  semasa  untuk  memastikan  unit  bilangan  fizikal  harta  modal  dan  inventori  adalah bersamaan dengan rekod.     10.10.    (b)    Inventori  juga  merujuk  kepada  Aset  Alih  yang  harga  perolehan  asalnya  bernilai  melebihi  RM50.000.1 Aset Alih     Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang  lain seperti mesin.    G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .2 Aset Tak Alih    Aset  Tak  Alih  adalah  merujuk  kepada  aset/harta  yang  tidak  boleh  dipindahkan  dari  satu  tempat  ke  satu  tempat  yang  lain.1Pengenalan      Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Universiti yang dibeli  dengan  wang  Universiti  atau  diterima  melalui  sumbangan  atau  hadiah.  Aset/Harta  Universiti  boleh dibahagikan kepada dua kategori seperti berikut:    10.  Contoh  aset  tak  alih  ialah  bangunan  dan  tanah  milik  Universiti.00  satu  unit/set  tetapi  kurang  dari  RM3.1. ASET DAN INVENTORI    10.1  Ketua PTj/Jabatan adalah bertanggungjawab untuk memastikan harta modal dan inventori  di bawah jagaan mereka diguna dengan cara yang baik dan diselenggara mengikut masa  dan waktu yang ditetapkan.00 satu unit/set dan tidak ekonomik  untuk dikesan satu persatu.    10.  .2.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   29  .000.2.00  satu  unit  serta  mempunyai  hayat  penggunaan lebih dari satu tahun dianggap sebagai Harta Modal/Aset Tetap.00  satu  unit/set.1. Had  ini telah diterima sebagai dasar perakaunan Universiti.000.3  Aset Alih terbahagi kepada dua kumpulan:    (i)  Harta Modal    (a)  Aset Alih yang harga perolehan asalnya melebihi RM3.

     10.4.3  Prosedur Pengurusan Aset    Antara  perkara‐perkara  penting  yang  perlu  diberi  perhatian  dalam  mengurus  aset/inventori  di  setiap PTj adalah:   i. Penyenggaraan  v.    10. UM.  Ketua  PTj  diminta  mengesahkan  bahawa  peralatan telah diterima dalam keadaan baik. Kehilangan (menyiasat dan melapor)    10.     10.4.5  Pelupusan Aset    10.00  ke  atas.4    Perolehan dan Pembayaran Aset    10.    10.1  Ketua  PTj/Jabatan  perlu  memastikan  bahawa  urusan  perolehan  aset  adalah  berdasarkan  peraturan dasar perolehan Universiti.G/17/1 Pengurusan Peralatan Universiti Malaya yang  bertarikh  9 Oktober 1997 dan Surat Pekeliling Jabatan Bendahari bil UM. Merancang keperluan  ii.10. Perolehan/pembelian  iii. Pelupusan  ix. simpanan dan  rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.1  Definasi Pelupusan    Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan. mengikut spesifikasi kontrak. diterima dalam  tempoh pembekalan yang ditetapkan.2.    G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I . kawalan.4  Setiap  PTj/Jabatan  yang  membeli  aset  baru  atau  melupuskan  aset  lama  perlu  mengemaskini  rekod  aset  dan  memaklumkan  kepada  Jabatan  Bendahari  untuk  membolehkan  pihak  Bendahari  mengemaskini  dan  mendapatkan  perlindungan  insurans  bagi aset tersebut. Bahagian Pengurusan Harta.000.5.  pihak  PTj  dikehendaki  menyertakan  maklumat  aset  yang  didaftar  (screen  shot)  dalam  Sistem  Inventori Bersepadu.2  Untuk  tujuan  pembayaran  sesuatu  aset. ditauliahkan dan mengemukakan dokumen kontrak  untuk penjelasan bayaran ke Jabatan Bendahari.    10. JPPHB setiap kali menghantar dokumen  bayaran kepada Bahagian Pengurusan Pembayaran dan Perbelanjaan supaya ianya dapat  didaftarkan sebagai aset dalam sistem aset Jabatan Bendahari. Memeriksa/verifikasi  viii. Merekod  vii.2.  Sila rujuk Surat Pekeliling  Jabatan Bendahari bil.3  Memastikan  semua  aset‐aset  dilabel  dengan  sempurna  untuk  mengelakkan  dari  kehilangan.3  Bagi  peralatan  bernilai  RM3.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   30  .4.  semasa  menguruskan  bayaran.G/KB2/604/1 Penghantaran  Dokumen Bayaran Bagi Pembelian Aset (Melebihi RM3. Penyimpanan  iv. Pemindahan/pengeluaran  vi.000 Seunit) yang bertarikh 20 Ogos  2007.

              UM  mempunyai  Jawatankuasa  Pelupusan  yang  mengesyorkan  pelupusan  aset  seperti  berikut:    Perkara  Meluluskan  pelupusan  barang  Had kuasa Nilai  barang  melebihi  RM500.2  Objektif Pelupusan    (i)  Memastikan  PTj/Jabatan  tidak  menyimpan  aset  yang  tidak  boleh  diguna  atau  tidak  diperlukan  (ii)  Menjimatkan ruang simpanan/pejabat  (iii)  Mendapatkan hasil pulangan yang terbaik  (iv)  Membolehkan  aset  milik  PTj/Jabatan  dipindahkan  ke  PTj/Jabatan  yang  lain  atas  sebab‐sebab tertentu         10.000 tiap‐tiap satu    Nilai  barang  tidak  melebihi  RM200.000 tiap‐tiap satu    Kuasa  Jawatankuasa  Tetap  Kewangan  (dengan  syor  Jawatankuasa  Pelupusan Harta)    Naib  Canselor  (dengan  syor  Jawatnkuasa Pelupusan Harta)    Pengawal  Kewngan/Bendahari  (dengan  syor  Jawatankuasa  Pelupusan Harta)    Ketua PTj    10.000 tiap‐tiap satu      Nilai  barang  tidak  melebihi  RM5. Borang Tuntutan Insurans  ii.000 tiap‐tiap satu      Nilai  barang  tidak  melebihi  RM500. PTj/Jabatan perlu segera maklumkan kepada Jabatan  Bendahari supaya dapat dibuat tuntutan insuran jika kehilangan/kerosakan berkenaan  adalah  dalam  skop  polisi  yang  diambil  oleh  UM.    Dokumen  yang  diperlukan  untuk  tujuan  tuntutan  insurans  apabila  berlaku    kehilangan aset adalah:  i. Lembaga Pemeriksa  biasanya  mengadakan  mesyuarat  setiap  dua  bulan  untuk  membuat  keputusan  atau  syor  terhadap  semua  permohonan  pelupusan  yang  diterima  secara  online  dari  semua  PTj/Jabatan berdasarkan prosedur dan tatacara yang sedang berkuatkuasa.  Sila  rujuk  Pekeliling  Bendahari  Garispanduan  Bagi  Melaporkan  Kehilangan  Harta  Benda  Universiti  Malaya  yang  bertarikh 23 Ogos 2005.3     Prosedur Pelupusan    Semua proses pelupusan aset diuruskan oleh Bahagian Pengurusan Harta yang bertindak  sebagai Urusetia. Lembaga Pemeriksa/Pelupusan Aset peringkat UM. Salinan Laporan Polis  iii.5. Gambar Kejadian Kehilangan  G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .            (ii)  Prosedur Kehilangan Aset dan Tuntutan Insurans    Apabila berlaku kehilangan aset.4   Kuasa Untuk Melulus Pelupusan. Salinan Inbois dan Sebutharga bagi aset yang hilang  iv.5.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   31  .10.5.

  Langkah  ini  diambil  selaras  dengan  kehendak  Surat  Pekeliling  Am  Bil  1  Tahun  1995  yang  dikeluarkan  oleh  Jabatan  Perdana  Menteri  di  mana  antara  lain  dinyatakan  bahawa  Laporan  Ringkasan  Kedudukan  Kewangan  dan  Prestasi  Tahunan  Badan‐Badan  Berkanun  hendaklah  dikemukakan  kepada  Agensi  Pusat  (Kementerian  Pengajian  Tinggi)  dalam  tempoh  3  minggu  selepas  berakhirnya  tahun  kewangan.11.      11.      11.1 Laporan Perbelanjaan Mengurus PTj/Jabatan      Laporan  bulanan  perbelanjaan  PTj/Jabatan  akan  dihantar  oleh  Jabatan  Bendahari  kepada    semua PTj setiap 2 minggu (2 kali sebulan).  seminar.   U N I V E R S I T I   M A L A Y A   32  .    Akaun  projek  yang  dikenalpasti  tidak  aktif  melebihi  3  tahun  akan  dimaklumkan  kepada  Ketua  PTj/Jabatan  atau  penyelaras  projek  yang  berkenaan  untuk  tindakan  menutup  atau  memindah  akaun tersebut.     Sila  rujuk  Pekeliling  Jabatan  Bendahari  Penyesuaian  Rekod  Perbelanjaan  Pusat   Tanggungjawab(PTj) dengan Jabatan Bendahari yang bertarikh 5 Mei 2006.   G a r i s p a n d u a n   P e n g u r u s a n   K e w a n g a n   K e p a d a   K e t u a   P u s a t   T a n g g u n g j a w a b   ( P T J ) /   J a b a t a n   J A B A T A N   B E N D A H A R I .  bengkel  dsbgnya)  perlu  mendapat  kelulusan  daripada  Pengawal  Kewangan/Bendahari. Ini bagi membolehkan Ketua Setiausaha Kementerian mengemukakannya pula kepada  Bahagian Kabinet.4 Prosedur Membuka/Menutup Akaun Projek Khas    PTj/Jabatan  yang  ingin  membuka  satu  akaun  projek  sementara  untuk  memudahkan  kawalan  pendapatan  dan  perbelanjaan  tentang  sesuatu  aktiviti  projek  (sama  ada  persidangan.3 Penutupan Akaun Pada Akhir Tahun    Pihak  Bendahari  akan  menutup  akaun  Universiti  pada  31hb  Disember  setiap  tahun.  Permohonan  hendaklah  Ketua  PTj  dengan  menyatakan  tujuan  akaun  projek  dengan  memberi  anggaran  belanjawan  (jika  ada).     Sila rujuk Surat Pekeliling Jabatan Bendahari Tatacara Penutupan Akaun Tahunan yang dikeluarkan  pada awal bulan Oktober setiap tahun.  PERAKAUNAN    11.    11.  PTj/Jabatan  hendaklah  maklumkan  kepada  Jabatan  Bendahari  untuk menutup akaun sementara itu sebaik sahaja apabila tujuan projek itu telah selesai. Jabatan Perdana Menteri sebelum 31 Januari setiap tahun.2 Penyesuaian Dengan Rekod PTj/Jabatan    Penyata penyesuaian hendaklah dibuat di antara rekod PTj dan laporan perbelanjaan PTj/Jabatan  yang  dikeluarkan  dari  Jabatan  Bendahari  setiap  bulan.  Sebarang  ketidakseimbangan  hendaklah  dimaklumkan kepada Jabatan Bendahari untuk diselaraskan.

Tidak  Berkenaan      ‐        ‐            ‐    Segmen Keempat ‐ 81111 Canseleri ‐ 271111 BM 271     ‐ 61111 Dekan  Perubatan  ‐ 4611311 Dasar Baru  285111 Selenggara Mesin/Alat Pejabat      ‐ 13111 API  ‐ 4211534 Seminar  Antarabangsa  Ijazah Tinggi  APIUM  292111 Perkhidmatan  Ikhtisas& Lain‐lain  Garispanduan Pengurusan Kewangan Kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ)/ Jabatan JABATAN BENDAHARI 33 .11.5 Kod Akaun UM      Kod akaun UM dibahagikan kepada 4 segmen iaitu:      (i)  Segmen Pertama  (ii) Segmen Kedua (iii)   Kod Kumpulan  Wang    3 digit  Kod  PTj/Jabatan  ‐ 5 digit ‐ Segmen Ketiga    Kod Projek (iv)    Segmen Keempat Kod Akaun     Contoh:          (i)  Segmen Pertama    111  KW Mengurus      111  KW Mengurus      211  KW Amanah                          7 digit ‐  6 digit (ii) Segmen Kedua (iii) Segmen Ketiga  (iv)    0000000.

APPENDIX I        STRUKTUR ORGANISASI JABATAN BENDAHARI  Naib Canselor Timbalan Naib Canselor (HEP & Alumni) Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) Timbalan Naib Canselor (Pembangunan) Pengurus Besar (Pentadbiran)/ Pendaftar Pengawal Kewangan/ Bendahari Ketua Pustakawan Bahagian Perolehan Bahagian Pengurusan Pembayaran dan Perbelanjaan Bahagian Kutipan Hutang Bahagian Pengurusan Kewangan Pelajar Bahagian Pengurusan Belanjawan dan Kewangan Staf Bahagian Akaun Bahagian Pelaburan           34  .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful