P. 1
2617

2617

|Views: 17,440|Likes:
Published by iain-su

More info:

Published by: iain-su on Aug 28, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/01/2013

pdf

text

original

1. Pengelolaan Surat Masuk

Menurut Ig Wusanto ( 2003 : 108 ) surat masuk merupakan sarana

komunikasi tertulis yang di terima dari instansi lain atau dari perorangan.

Surat masuk adalah semua jenis surat yang di terima dari instansi lain

maupun dari perorangan, baik yang di terima melalui pos ( kantor pos )

maupun yang di terima dari kurir ( pengirim surat ) dengan menggunakan

buku pengiriman ( ekspedisi ).

Pengurusan dan pengendalian surat masuk dalam suatu instansi

dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat, yaitu surat penting,

surat biasa rutin, surat rahasia, serta surat pribadi.

Proses penanganan surat masuk menurut pendapat Ignatius

Wursanto ( 2003 : 110 ) dalam bukunya “ Kearsipan I ” adalah :

a. Penerimaan Surat.

Sebaiknya penerima semua surat masuk ditangani oleh suatu

unit sendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini

16

kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.

b. Penyortiran Surat.

Penyortiran Surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat –

surat yang di terima dari kantor atau instansi lain ke dalam kelompok

atau golongan – golongan yang telah ditentukan. Surat – surat masuk

dapat dikelompokkan menjadi tiga macam, yaitu :

1) Surat pribadi

2) Surat dinas

3) Surat – surat dinas maupun surat – surat pribadi yang harus

dikembalikan karena salah alamat.

c. Pembukaan Surat.

Pembukaan Surat yaitu kegiatan yang dilakukan oleh seorang

petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam

sampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemprosesan lebih

lanjut.

d. Pencatatan Surat Masuk.

Setelah surat – surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat –

surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu

diadakan pencatatan seperlunya. Surat – surat dinas penting dicatat

dalam kartu kendali ( control card ), sedangkan surat – surat biasa dan

rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.

e. Pengarahan Surat Masuk.

Pengarahan surat masuk yaitu kegiatan mengarah surat, agar

17

surat dapat segera di tindak lanjuti.

1) Pengarahan Surat Masuk Penting.

a) Surat – surat yang telah digolongkan dalam surat penting oleh

pencatat di catat dalam kartu kendali rangkap tiga.

b) Surat – surat beserta tiga kartu kendali diteruskan kepada

pengarah surat.

c) Pengarah surat mengadakan pemeriksaan, apakah pengisian

kolom – kolom tersebut sudah benar.

d) Setelah dianggap benar, kemudian pengarah mengisi kolom

kepada, dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang

akan menerima surat – surat tersebut.

e) Surat – surat berikut dua kartu kendali ( kartu kendali II dan III

) oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat –

surat tersebutmelalui pengantar surat, kartu kendali I tetap

berada di tangan pengarah surat untuk di arsip sebagai alat

kontrol.

f) Kartu kendali II dan III diteruskan ke Unit Pengelola.

Selanjutnya kartu kendali II diserahkan kepada penata arsip

yang berfungsi sebagai pengganti arsip yang masih dalam

proses.

18

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->