P. 1
2617

2617

|Views: 17,440|Likes:
Published by iain-su

More info:

Published by: iain-su on Aug 28, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/01/2013

pdf

text

original

a. Prosedur pengelolaan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja dan

Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah adalah sebagai berikut :

1) Pembuatan konsep surat.

Pembuatan konsep ini dimaksudkan supaya dalam

pengetikan tidak terjadi kesalahan tujuan, isi, ataupun maksud dari

penulisan surat tersebut.

2) Persetujuan konsep surat.

Dimaksudkan untuk mengetahui apa yang akan diketik

sudah mendapatkan persetujuan oleh Pimpinan.

3) Pengetikan.

Setelah mendapat persetujuan Pimpinan maka surat tersebut

diserahkan pada bagian pengetikan dan diteliti tentang

kesempurnaan surat tersebut.

4) Penandatanganan.

Setelah di ketik surat kemudian disampaikan kepada

Pimpinan atau pejabat yang berwenang untuk di mintakan tanda

tangan.

5) Pencatatan.

Di catat pada kartu kendali yang digunakan untuk

menyimpan arsip.

6) Pemberian cap Dinas.

Setelah di tanda tangan kemudian dicap yang dimaksudkan

57

untuk menjelaskan keberadaan suatu organisasi.

7) Penyampulan.

Langkah selanjutnya penyampulan dengan memasukkan

surat kedalam amplop pengiriman.

8) Pengiriman.

Pengiriman dilakukan apabila langkah – langkah diatas

tersebut dilakukan dengan baik dan seksama, kemudian dikirim

melalui kurir atau pos.

9) Penyimpanan

Penyimpanan adalah menyimpan kartu kendali yang telah

diisi, dimana yang disimpan adalah lembar pertama dan ketiga.

b. Pengarahan surat keluar

Pengarahan surat keluar pada Dinas Tenaga Kerja Dan

Transmigrasi Provinsi Jawa Tengah, antara lain :

1) Pengarahan surat keluar penting

Pengarahan surat keluar penting antara lain sebagai berikut:

Konsep surat dibuat oleh sub bag atau sub din yang bersangkutan.

a) Sebelum diketik konsep dilampiri draf yang diajukan kepada

Kepala Dinas untuk dimintakan persetujuan dan paraf Kepala

Dinas.

b) Kemudian konsep dikembalikanke kasi, selanjutnya surat

tersebut di ketik ulang. Lalu dicatat pada kartu kendali surat

keluar rangkap 3 ( putih, merah muda, dan kuning ). Untuk

58

lembar putih dan merah muda disimpan oleh sub bagian umum

namun untuk lembar warna merah muda dan konsep surat

diserahkan oleh sub bag atau sub din masng – masing yang

membuat suart untuk kemudian di arsip.

c) Setelah disetujui dan diberi nomor kemudian diserahkan pada

bagian pengetikan dan penggandaan.

d) Selanjutnya surat tersebut disampaikan kepada Pimpinan untuk

di paraf.

e) Surat yang telah di paraf kemudian dimintakan nomor di sub

bagian umum dan di cap dengan stempel Dinas.

f) Selanjutnya adalah penyampulan yaitu memasukkan surat

kedalam amplop.

g) Setelah dicatat surat kemudian diserahkan kepada bagian

pengiriman kemudian dicatat pada lembar ekspedisi untuk

selanjutnya dikirim ke alamat tujuan.

2) Pengarahan surat keluar biasa

Proses pengarahan surat keluar biasa adalah sebagai

berikut:

a) Konsep surat dibuat oleh sub bag atau sub din yang

bersangkutan.

b) Konsep diajukan kepada Kepala Dinas untuk dimintakan

persetujuan.

c) Selanjutnya konsep diserahkan ke bagian pengetikan dan

59

penggandaan.

d) Konsep yang telah disetujui dan diberi nomor kemudian

diserahkan pada bagian pengetikan dan penggandaan.

e) Setelah itu diserahkan pada pencatat yang kemudian

mencatatnya pada kartu kendali surat keluar rangkap 3 yang

selanjutnya di arsip.

f) Kemudian surat tersebut diberi amplop yang telah di stempel

untuk diserahkan pada bagian pengiriman dan dicatat dalam

lembar ekspedisi.

3) Pengarahan surat keluar rahasia

Proses pengarahan surat keluar rahasia :

a) Konsep surat dibuat oleh Pimpinan unit pengolah yang

bersangkutan.

b) Setelah konsep surat tersebut selesai lalu diketik.

c) Kemudian diberi nomor, cap, dan sekaligus dibuatkan

sampulnya.

d) Surat tersebut kemudian dicatat pada kartu kendali surat

keluar rahasia rangkap 3.

e) Surat dimasukkan dalam amplop.

f) Kemudian diteruskan kepada eksepedisi untuk dikirim.

g) Oleh petugas ekspedisi surat tersebut tidak diteliti, karena

dalam keadaan tertutup / rahasia.

h) Lembar pengantar 1 diberikan kepada pengarah, kemudian

60

diteruskan kepada penata arsip.

i) Surat tembusan berikut lembar pengantar 2 disimpan oleh

pengolah.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->