Menjadi Sekretaris Profesional

PENDAHULUAN Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis.

Profesi ini menjadi semakin bergensi, bergaji besar dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyak orang yang berpikir kalau mereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat(shorthand) secara sempurna, fasih berbahasa Inggris, ditambah penampilan menarik sudah bisa menjadi sekretaris. Benarnya, selain keterampilan (skilled) yang sempurna, kini para eksekutif menginginkan sektretaris yang membawa sikap-sikap (attitude) khusus, pengetahuan (knowledge) yang luas, serta pemahaman (understanding) menyeluruh terhadap tugas-tugasnya. http://www.klipingku.com/2008/09/cara-menjadi-sekretaris-profesional/

Cara Menjadi Sekretaris Profesional
1. Menampilkan Citra Perusahaan. Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik. 2. Baik dan Bertanggung Jawab Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor. 3. Pandai Menjaga Rahasia Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos. 4. Tahu Teknologi “-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi. 5. Tahu Accounting dan Pembukuan Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor. 6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri. 7. Mempelajari Karakter Bos Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan. 8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan. 9. Pandai Berbicara di Depan Publik Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting • sumber bacaan : http://www.bookoopedia.com/daftar-buku/pid-24967/menjadi-sekretaris-profesional.html

Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga. Dalam era globalisasi.tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar. Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri. Latar Belakang Permasalahan Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi. melalui kompetensinya dengan cara : Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi Terampil dalam mengelola kantor Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain  Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional. Permasalahan . fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan. Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing.UPAYA PENGEMBANGAN/KIAT MENG-UPGRADE SEKRETARIS PROFESIONAL 1. Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas. ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris. para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. maka tugas makalah Pengembangan Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat meng-upgrade Sekretaris Profesional” 2.

Kemampuan mengembangkan skill Human Relations 6. dapat dipercaya dan berkepribadian. maka perlu diketahui terlebih sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri. Tanggung jawab dalam bekerja 7. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi 4.tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi 3. Setelah itu. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris 3. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas 5. serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya. kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu : 1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu. Untuk meningkatkan . Betty Hutchinson dan Carol Milano : Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif 2. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik.Adapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai berikut : 1. Definisi Sekretaris Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya. Pembahasan Permasalahan Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada. menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi. menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari. berinisiatif dan penuh pertimbangan. Beberapa definisi lain mengenai sekretaris : Professional Secretaries International (PSI) : Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas.

termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.tamu tingkat eksekutif. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi). menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan 3. 2. Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya. selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas Tugas-tugas sekretaris itu meliputi : 1. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari. Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut : 1. namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna. Penerima mengerti atau memahami isi pesan 2. sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim. Tugas Administrasi Tugas ini meliputi : Korespondensi Filling Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan Mengurus surat masuk dan surat keluar Travel Arrangements . Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber. lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin 3.kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. 4. agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .

maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab. bekerja tanpa pengawasan. office supplies.norma formal yang berlaku. Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri. untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional. pajak. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten. shorthand dan filling . sumbangan Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash) Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan 4. Tugas Keuangan Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank Membayar rekening-rekening. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut : 1. yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. menghitung uang lembur. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer.Organize meeting Making appointments Handling all confidential matters  2. Tugas Receptionist Menerima dan menjawab telepon Mencatat pesan-pesan lewat telepon Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan Mencatat janji-janji untuk pimpinan 3. menghitung uang makan siang. Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma. dan lain sebagainya Menterjemahkan General Affair duties Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan. kertas fax. bahasa inggris. Lain-lain Personal matters Monitoring and procuring order Contohnya : mengecek stock stationary. 5.

4. hari ulang tahun pimpinan. mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi. 6. sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya. dan lain sebagainya). berbeda kedudukan. meremehkan orang lain. berbeda status sosial. . Tanggung jawab dalam bekerja Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut. Discrete.2. Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work. 2. mesin printer. mesin fax. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX. dan juga rekan bisnis. positif thinking. Penjabarannya adalah sebagai berikut : 1. Discrete :  Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan 5. maka sekretaris dituntut mampu memahami pihakpihak yang berhubungan dengannya. berbeda kepentingan. menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain. good remainder. karyawan. Good reminder : Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan. dan Tacful. Positif Thinking Komponen yang positif pada first impression : Sebut nama lawan bicara Anda Sambut tamu di pintu ruang Anda Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu Salam dan mengulurkan tangan Jangan bicara terlalu pesan / keras Tunjukkan keramahan kepada setiap orang 3. scanner. bukan karena terikat pada normanorma formal. Tactful :  Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain. mesin fotocopy. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi 3. Team Work : mampu bekerja sama dalam team  Tidak boleh menganggap diri lebih hebat.

tidak dapat dipegang. yang mampu bekerja mandiri. bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri. Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju. diantaranya yaitu : Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi) Memahami emosi orang lain Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi: . sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi. kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita. sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa. Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan  Disamping kecerdasan intelektual. seminar. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris Pada zaman era globalisasi. diskusi. 7. labil. Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab. pelatihan. bekerja tanpa pengawasan. kursus.Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab. workshop. Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut : Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja Pengetahuan akan produk dari perusahaan Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah : Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik Banyak mengikuti forum.

jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar. Pada era globalisasi ini.Menjadi sekretaris Profesional (M.Pengambilan keputusan Kepemimpinan Kepuasan pelanggan Kerjasama dan saling percaya 4.Sc) .Pedoman lengkap Kesekretarisan.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-meng-upgradesekretaris-profesional/ . yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.Aspek-aspek Pokok Pengetahuan Kesekretarisan (Antonius MIntorogo. G Hartati Hendarto) . Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan. Kesimpulan Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan. dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi.Bahan seminar “Profesionalisme Profesi Sekretaris di Era Globalisasi” (Fanny Rantee) Sumber bacaan : http://mayamarlin. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (Ursula Ernawati) . sebagai beranda perusahaan.friendster.blog. pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan. pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris. Buku Pedoman : . M. perawat atau pelindung bagi pimpinan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful