P. 1
Menjadi Sekretaris Profesional

Menjadi Sekretaris Profesional

|Views: 2,631|Likes:

More info:

Published by: Fransiska Christanty on Sep 05, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/30/2013

pdf

text

original

PENDAHULUAN Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis.

Profesi ini menjadi semakin bergensi, bergaji besar dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyak orang yang berpikir kalau mereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat(shorthand) secara sempurna, fasih berbahasa Inggris, ditambah penampilan menarik sudah bisa menjadi sekretaris. Benarnya, selain keterampilan (skilled) yang sempurna, kini para eksekutif menginginkan sektretaris yang membawa sikap-sikap (attitude) khusus, pengetahuan (knowledge) yang luas, serta pemahaman (understanding) menyeluruh terhadap tugas-tugasnya. http://www.klipingku.com/2008/09/cara-menjadi-sekretaris-profesional/

Cara Menjadi Sekretaris Profesional
1. Menampilkan Citra Perusahaan. Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik. 2. Baik dan Bertanggung Jawab Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor. 3. Pandai Menjaga Rahasia Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos. 4. Tahu Teknologi “-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi. 5. Tahu Accounting dan Pembukuan Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor. 6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri. 7. Mempelajari Karakter Bos Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan. 8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan. 9. Pandai Berbicara di Depan Publik Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting • sumber bacaan : http://www.bookoopedia.com/daftar-buku/pid-24967/menjadi-sekretaris-profesional.html

Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional. melalui kompetensinya dengan cara : Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi Terampil dalam mengelola kantor Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain  Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas. fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. maka tugas makalah Pengembangan Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat meng-upgrade Sekretaris Profesional” 2. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris. Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas. Latar Belakang Permasalahan Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi. Permasalahan .tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar. dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan. Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri. Dalam era globalisasi. para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia. Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan.UPAYA PENGEMBANGAN/KIAT MENG-UPGRADE SEKRETARIS PROFESIONAL 1. ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga.

Kemampuan mengembangkan skill Human Relations 6.Adapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai berikut : 1. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari. Beberapa definisi lain mengenai sekretaris : Professional Secretaries International (PSI) : Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor.tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. maka perlu diketahui terlebih sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri. dapat dipercaya dan berkepribadian. menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi. kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu : 1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif 2. berinisiatif dan penuh pertimbangan. Definisi Sekretaris Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya. Betty Hutchinson dan Carol Milano : Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas 5. menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Setelah itu. menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi 3. Tanggung jawab dalam bekerja 7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris 3. serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi 4. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Pembahasan Permasalahan Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas. Untuk meningkatkan .

Penerima mengerti atau memahami isi pesan 2. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi). namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari. 2. 4. lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin 3. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas Tugas-tugas sekretaris itu meliputi : 1. Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut : 1. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber. sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan 3.kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu. agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi . menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat.tamu tingkat eksekutif. termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya. Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya. selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti. Tugas Administrasi Tugas ini meliputi : Korespondensi Filling Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan Mengurus surat masuk dan surat keluar Travel Arrangements .

Organize meeting Making appointments Handling all confidential matters  2. 5. bekerja tanpa pengawasan. dan lain sebagainya Menterjemahkan General Affair duties Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan. yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten. shorthand dan filling . sumbangan Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash) Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan 4. menghitung uang makan siang. Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma. Lain-lain Personal matters Monitoring and procuring order Contohnya : mengecek stock stationary. bahasa inggris. Tugas Receptionist Menerima dan menjawab telepon Mencatat pesan-pesan lewat telepon Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan Mencatat janji-janji untuk pimpinan 3. maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut : 1. kertas fax.norma formal yang berlaku. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer. untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional. Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri. pajak. Tugas Keuangan Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank Membayar rekening-rekening. menghitung uang lembur. office supplies.

Tanggung jawab dalam bekerja Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut. hari ulang tahun pimpinan. 2. Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang. dan lain sebagainya). Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi 3. mesin fotocopy. menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain. berbeda kepentingan. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX. mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi. Tactful :  Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work. bukan karena terikat pada normanorma formal. Positif Thinking Komponen yang positif pada first impression : Sebut nama lawan bicara Anda Sambut tamu di pintu ruang Anda Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu Salam dan mengulurkan tangan Jangan bicara terlalu pesan / keras Tunjukkan keramahan kepada setiap orang 3. Discrete. sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya. good remainder. berbeda kedudukan. dan Tacful. Discrete :  Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan 5. . maka sekretaris dituntut mampu memahami pihakpihak yang berhubungan dengannya. positif thinking. meremehkan orang lain. Team Work : mampu bekerja sama dalam team  Tidak boleh menganggap diri lebih hebat. Good reminder : Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan. dan juga rekan bisnis. scanner.2. mesin printer. 6. karyawan. mesin fax. 4. Penjabarannya adalah sebagai berikut : 1. berbeda status sosial.

diantaranya yaitu : Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi) Memahami emosi orang lain Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi: . Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut : Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja Pengetahuan akan produk dari perusahaan Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah : Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik Banyak mengikuti forum. Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab. bekerja tanpa pengawasan. pelatihan. 7. Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab. seminar. labil. yang mampu bekerja mandiri. sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi. bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri. kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita. diskusi. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris Pada zaman era globalisasi. Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan  Disamping kecerdasan intelektual. tidak dapat dipegang. sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa. workshop. kursus.

Bahan seminar “Profesionalisme Profesi Sekretaris di Era Globalisasi” (Fanny Rantee) Sumber bacaan : http://mayamarlin.Aspek-aspek Pokok Pengetahuan Kesekretarisan (Antonius MIntorogo. dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. perawat atau pelindung bagi pimpinan. M.friendster. para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi. pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan. jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional.Sc) .com/2008/10/upaya-pengembangankiat-meng-upgradesekretaris-profesional/ . sebagai beranda perusahaan.Pengambilan keputusan Kepemimpinan Kepuasan pelanggan Kerjasama dan saling percaya 4. Buku Pedoman : .blog. pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris. untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (Ursula Ernawati) .Menjadi sekretaris Profesional (M. Kesimpulan Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan. yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting. G Hartati Hendarto) . Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan. Pada era globalisasi ini. sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar.Pedoman lengkap Kesekretarisan.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->