PENDAHULUAN

Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis. Profesi ini menjadi semakin
bergensi, bergaji besar dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyak
orang yang berpikir kalau mereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat(shorthand) secara
sempurna, fasih berbahasa Inggris, ditambah penampilan menarik sudah bisa menjadi
sekretaris.
Benarnya, selain keterampilan (skilled) yang sempurna, kini para eksekutif menginginkan
sektretaris yang membawa sikap-sikap (attitude) khusus, pengetahuan (knowledge) yang luas,
serta pemahaman (understanding) menyeluruh terhadap tugas-tugasnya.
http://www.klipingku.com/2008/09/cara-menjadi-sekretaris-profesional/

Cara Menjadi Sekretaris Profesional

1. Menampilkan Citra Perusahaan.
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan
kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
2. Baik dan Bertanggung Jawab
Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya
baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.
3. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, Sekretaris harus
pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang Bos.
4. Tahu Teknologi
“-sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date
terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi.
5. Tahu Accounting dan Pembukuan
Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan
pembukuan kantor.
6. Harus Bisa Bahasa Asing menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki
oleh seorang sekretaris. Karena biasanya sekretaris selalu diminta Bos untuk bertemu dengan
relasi yang berasal dari luar negeri.
7. Mempelajari Karakter Bos
Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8. Mempunyai Etika yang Baik. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu
dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9. Pandai Berbicara di Depan Publik
Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan
sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada
saat meeting •
sumber bacaan :
http://www.bookoopedia.com/daftar-buku/pid-24967/menjadi-sekretaris-profesional.html
UPAYA PENGEMBANGAN/KIAT MENG-UPGRADE SEKRETARIS PROFESIONAL
1. Latar Belakang Permasalahan
Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi
tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi
dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam
lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan
membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.
Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang –
orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar
wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga
terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan
didatangkan dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di
Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.
Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan
efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris
secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam
untuk menduduki jabatan sekretaris.
Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para
manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas
managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada
sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang
tidak ringan.
Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali
mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui
kompetensinya dengan cara :
Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
Terampil dalam mengelola kantor
C
 akap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional
Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas, maka tugas makalah Pengembangan
Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat meng-upgrade Sekretaris
Profesional”
2. Permasalahan
 Adapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai
berikut :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
2. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan
memanfaatkan informasi
3. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
5. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
6. Tanggung jawab dalam bekerja
7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
3. Pembahasan Permasalahan
Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada, maka perlu diketahui terlebih
sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri.
Definisi Sekretaris
Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia
Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia
Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam
melaksanakan pekerjaannya.
Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor,
menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi,
berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang
lingkup wewenang tugasnya.
Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam
tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan
berkepribadian.
Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu
persatu :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai
tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi
dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik.
Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas,
menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan
 kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan
meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya
sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang
sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .
Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan
2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh
pengirim.

2. Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan

dan memanfaatkan informasi
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu
ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan
sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada
pemimpin
3. Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian
solusi
Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi
sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan
tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing
sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan
sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi
delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak
lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan
tugasnya.
4. Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :
1. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
Korespondensi
Filling
Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
Mengurus surat masuk dan surat keluar
Travel Arrangements
 Organize meeting
Making appointments
H
 andling all confidential matters
2. Tugas Receptionist
Menerima dan menjawab telepon
Mencatat pesan-pesan lewat telepon
Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
Mencatat janji-janji untuk pimpinan
3. Tugas Keuangan
Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan
4. Lain-lain
Personal matters
Monitoring and procuring order
Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain
sebagainya
Menterjemahkan
General Affair duties
Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung
uang makan siang.
Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan
pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang
mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan
mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan
cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk
itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang
profesional.

5. Kemampuan mengembangkan skill Human Relations

Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai
berikut :
1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang
sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling
 2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin
fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu
yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda
kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak-
pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation
adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.
Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team
 Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata
pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2. Positif Thinking
Komponen yang positif pada first impression :
Sebut nama lawan bicara Anda
Sambut tamu di pintu ruang Anda
Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
Salam dan mengulurkan tangan
Jangan bicara terlalu pesan / keras
Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
3. Good reminder :
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan,
karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete :
 Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada
orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful :
 Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat
berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.

6. Tanggung jawab dalam bekerja

Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung
jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena
merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-
norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya,
mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.
 Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab,
sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat
dipegang.
Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung
jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk
mampu mengawasi dirinya sendiri.

7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris

Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti
perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.
Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman
sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin
untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin
maju.
Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah
sebagai berikut :
Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
Pengetahuan akan produk dari perusahaan
Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan
diantaranya adalah :
Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media
elektronik
Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
D
 an juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika

dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
Memahami emosi orang lain

Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan
memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:
 Pengambilan keputusan
Kepemimpinan
Kepuasan pelanggan
Kerjasama dan saling percaya

4. Kesimpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan,
pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai
penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat
diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus
mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan
berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan
peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan
yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif
memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris
menjadi semakin penting.
Buku Pedoman :
- Pedoman lengkap Kesekretarisan, untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (Ursula Ernawati)
- Menjadi sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto)
- Aspek-aspek Pokok Pengetahuan Kesekretarisan (Antonius MIntorogo, M.Sc)
- Bahan seminar “Profesionalisme Profesi Sekretaris di Era Globalisasi” (Fanny Rantee)

Sumber bacaan :
http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-meng-upgrade-
sekretaris-profesional/