Modul 1 Manajemen Perkantoran

Diklat Teknis Administrasi Umum
(General Administration)

Eselon II

SAMBUTAN DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DIKLAT APARATUR LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Selaku Instansi Pembina Diklat PNS, Lembaga Administrasi Negara senantiasa melakukan penyempurnaan berbagai produk kebijakan Diklat yang telah dikeluarkan sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Diklat Jabatan PNS. Wujud pembinaan yang dilakukan di bidang diklat aparatur ini adalah penyusunan pedoman diklat, bimbingan dalam pengembangan kurikulum diklat, bimbingan dalam penyelenggaraan diklat, standarisasi, akreditasi Diklat dan Widyaiswara, pengembangan sistem informasi Diklat, pengawasan terhadap program dan penyelenggaraan Diklat, pemberian bantuan teknis melalui perkonsultasian, bimbingan di tempat kerja, kerjasama dalam pengembangan, penyelenggaraan dan evaluasi Diklat. Sejalan dengan hal tersebut, melalui kerjasama dengan Departemen Dalam Negeri yang didukung program peningkatan kapasitas berkelanjutan (SCBDP), telah disusun berbagai kebijakan guna lebih memberdayakan daerah seperti peningkatan kapasitas institusi, pengelolaan dan peningkatan SDM melalui penyelenggaraan Diklat teknis, pengembangan sistem keuangan, perencanaan berkelanjutan dan sebagainya. Dalam hal kegiatan penyusunan kurikulum diklat teknis dan modul diklatnya melalui program SCBDP telah disusun sebanyak 24 (dua puluh empat) modul jenis diklat yang didasarkan kepada prinsip competency based training. Penyusunan kurikulum dan modul diklat ini telah melewati proses yang cukup panjang melalui dari penelaahan data dan informasi awal yang diambil dari berbagai sumber seperti Capacity Building Action Plan (CBAP) daerah yang menjadi percontohan kegiatan SCBDP, berbagai publikasi dari berbagai media, bahan training yang telah dikembangkan baik oleh lembaga donor, perguruan tinggi, NGO maupun saran dan masukan dari berbagai pakar dan tenaga ahli dari berbagai bidang dan disiplin ilmu, khususnya yang tergabung dalam anggota Technical Review Panel (TRP). Disamping itu untuk lebih memantapkan kurikulum dan modul diklat ini telah pula dilakukan lokakarya dan uji coba/pilot testing yang dihadiri oleh para pejabat daerah maupun para calon fasilitator/trainer. Dengan proses penyusunan kurukulum yang cukup panjang ini kami percaya bahwa kurikulum, modul diklatnya berikut Panduan Fasilitator serta Pedoman Umum Diklat Teknis ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pelatihan di daerah masing-masing.

i

Harapan kami melalui prosedur pembelajaran dengan menggunakan modul diklat ini dan dibimbing oleh tenaga fasilitator yang berpengalaman dan bersertifikat dari lembaga Diklat yang terakreditasi para peserta yang merupakan para pejabat di daerah akan merasakan manfaat langsung dari diklat yang diikutinya serta pada gilirannya nanti mereka dapat menunaikan tugas dengan lebih baik lagi, lebih efektif dan efisien dalam mengelola berbagai sumber daya di daerahnya masing-masing. Penyempurnaan selalu diperlukan mengingat dinamika yang sedemikian cepat dalam penyelenggaraan pemerintahan negara. Dengan dilakukannya evaluasi dan saran membangun dari berbagai pihak tentunya akan lebih menyempurnakan modul dalam program peningkatan kapasitas daerah secara berkelanjutan. Semoga dengan adanya modul atau bahan pelatihan ini tujuan kebijakan nasional utamanya tentang pemberian layanan yang lebih baik kepada masyarakat dapat terwujud secara nyata.

ii

Bank Pembangunan Asia (ADB). Berdasarkan pengalaman penyelenggaraan pemerintahan di banyak negara. dan mengacu pada kebijakan nasional. Salah satu aspek penting kebijakan otonomi daerah dan desentralisasi adalah peningkatan pelayanan umum dalam rangka mewujudkan kesejahteraan masyarakat. dan meningkatkan daya saing daerah. dengan Direktorat Jenderal Otonomi Daerah sebagai Lembaga Pelaksana (Executing Agency) telah menginisiasi program peningkatan kapasitas melalui Proyek Peningkatan Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Desentralisasi (Sustainable Capacity Building Project for Decentralization/ SCBD Project) bagi 37 daerah di 10 Provinsi dengan pembiayaan bersama dari Pemerintah Belanda. telah terjadi perubahan paradigma dalam pemerintahan daerah. kelembagaan dan individu SDM aparatur Pemerintah Daerah melalui penyusunan dan implementasi Rencana Tindak Peningkatan Kapasitas (Capacity Building Action Plan/CBAP). Dalam rangka peningkatan kapasitas untuk mendukung pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah. yang semula lebih berorientasi sentralistik menjadi desentralistik dan menjalankan otonomi seluas-luasnya. Dalam rangka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah. Departemen Dalam Negeri. Dengan demikian. dan individu. salah satu faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan otonomi daerah adalah kapasitas atau kemampuan daerah dalam berbagai bidang yang relevan. iii .KATA PENGANTAR DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAH Setelah diberlakukannya UU Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah. dan pendek. yang dalam pelaksanaannya menganut prinsip-prinsip multi dimensi dan berorientasi jangka panjang. serta mencakup multistakeholder. dan dari Pemerintah RI sendiri melalui Departemen Dalam Negeri dan kontribusi masing-masing daerah. menengah. pada tahun 2002 Pemerintah telah menetapkan Kerangka Nasional Pengembangan dan Peningkatan Kapasitas Dalam Mendukung Desentralisasi melalui Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala Bappenas. Proyek SCBD ini secara umum memiliki tujuan untuk meningkatkan kapasitas Pemerintah Daerah dalam aspek sistem. dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat dan peningkatan daya saing daerah diperlukan kemampuan atau kapasitas Pemerintah Daerah yang memadai. yang kemudian diganti dengan UU Nomor 32 Tahun 2004. kelembagaan. Peningkatan kapasitas tersebut meliputi sistem. bersifat demand driven yaitu berorientasi pada kebutuhan masing-masing daerah.

Dalam memenuhi kurikulum serta materi diklat tersebut telah dikembangkan sejumlah modul-modul diklat oleh Tim Konsultan yang secara khusus direkrut untuk keperluan tersebut yang dalam pelaksanaannya disupervisi dan ditempatkan di Lembaga Administrasi Negara (LAN) selaku Pembina Diklat PNS. Dalam rangka memperoleh kurikulum dan materi diklat yang akuntabel dan sesuai dengan kebutuhan daerah. Kurikulum dan meteri diklat yang dihasilkan melalui Proyek SCBD ini. juga melibatkan pejabat daerah. Dengan telah tersedianya kurikulum dan materi diklat. Pejabat daerah merupakan narasumber yang penting dan strategis karena merupakan pemanfaat atau pengguna kurikulum dan materi diklat tersebut dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat. telah siap untuk dilaksanakan. Diharapkan bahwa dengan terlatihnya para pejabat daerah maka kompetensi mereka diharapkan semakin meningkat sehingga pelayanan kepada masyarakat semakin meningkat pula. Selain itu juga dalam setiap tahapan proses pengembangannya telah melibatkan pejabat daerah sebagai narasumber. iv . dapat juga digunakan di daerah lainnya karena dalam pengembangannya telah memperhatikan aspekaspek yang berkaitan dengan pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah. khususnya untuk peningkatan kapasitas individu SDM aparatur daerah. agar diperoleh kesesuaian/ relevansi dengan kompetensi yang harus dimiliki oleh para pejabat daerah itu sendiri. yang pada akhirnya kesejahteraan masyarakat dapat segera tercapai dengan lebih baik lagi.Salah satu komponen peningkatan kapasitas di daerah adalah Pengembangan SDM atau Diklat bagi pejabat struktural di daerah. dalam tahapan proses pengembangannya telah memperoleh masukan dari para pejabat daerah dan telah diujicoba (pilot test). selain untuk digunakan di lingkungan Proyek SCBD sendiri. maka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah.

..... 1 C............................................................................................... 10 E................. 1 BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN ...iii Daftar Isi ....................................................................................................DAFTAR ISI Sambutan Deputy IV ...................... 17 BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI ................................ Tujuan Umum Surat ..... 13 F...................................... i Kata Pengantar Dirjen Otonomi Daerah ................................................... v BAB I PENDAHULUAN ..... Rangkumman............................................... Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern .................................................... Rangkuman....................... 14 B....... Perkantoran Modern ... Manajemen Perkantoran ......... 13 BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN ...... Latihan ..................................................................................... 20 v ................................................. 7 D........... Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern ...............Depdagri ............................................... 16 C................................................................ 3 B......................... 14 A................................ Syarat-Syarat Surat Yang Baik................................................... 19 C.......................................................................................... Fungsi Surat Dinas.................................................................................................................. 4 C..................... Pengertian Kantor ............................................................... 20 E............. 1 B........................LAN ............... Indikator Hasil Belajar......................... Hasil Belajar .......... 1 D............................ 19 D.............................................................................................................. Pokok Bahasan .................................. Deskripsi Sngkat................................... 17 D................................................................................................. 3 A..................................................................................... Latihan ............................................................................................................................................... 18 B................................................ Data dan Informasi.................................. Pengertian Korespondensi Dan Surat ................................... Syarat Dasar Bagi Penulis Surat.. 1 A........ 18 A.....................................................................................................

.............................................................................. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat .......................................................................................................................... BAB V Latihan .............................. 59 A........... Komputer ...... Teknologi Informasi di Kantor Modern ..................... 34 A........... 71 F.............................. 54 H.................................................................... 72 G Rangkuman......................... 75 Micro Electronic dan Micro Processor.............. 21 H............................................................................................ Organisasi Tergantung Pada Filing .............................. Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas..... 73 BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI ...... 61 C.............. Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip........... 69 E........... Latihan ............................................................................................................................................. Syarat Dan Macam Laporan ............................................................................. 57 I.......................................... 48 F..................... 34 B............ Pengertian................ 77 E.............................................................................................................................. Syarat-Syarat Laporan ................................................................................................... Arsip ..... Peralatan Filing........... 38 E................................................. 36 D.......................... Langkah-Langkah dalam Pembuatan Laporan . 31 I....................................................................... Latihan ....... 57 BAB VI PENYUSUNAN LAPORAN .................................................................. Telekomunikasi ................................................................................................................. Rangkuman........................................ Peranan............................. Teknologi Informasi ... 36 C.................... Penyusutan Arsip......................................... 79 F... 74 A............................................................................ Sistematika Laporan ..... Cara Pengetikan.............................................................................................................. Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya............ 79 G.......................... 64 D........................................................................................................................................F....................................................... 32 Rangkuman............................ Sistem Filing (Penyimpanan Arsip) ..... 74 C D Mikro Komputer ............... J......... 59 B........... 51 G........................ Bagian-Bagian Surat........... 74 B........................... 21 G.................................................. 33 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS ............... Sistem Arsip ........................ 81 vi ...............................................

..................... 84 Daftar Pustaka Lampiran vii ...... Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran ................................................. Latihan ...................... J................................................... 82 I................................H... 84 Rangkuman........................................................

peserta diharapkan mampu menerapkan manajemen perkantoran modern dengan baik dan benar. 4. Deskripsi Sngkat Mata Diklat Manajemen Perkantoran Modern ini dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan. 2. C. Pokok Bahasan 1. 3. Menyusun laporan Mengelola sistem informasi D. Manajemen korespondensi Manajemen arsip dinamis Menyusun laporan Manajemen sistem informasi Anda sebagai pembelajar. manajemen korespondensi. 6. 6.BAB I PENDAHULUAN A. dan sikap para pejabat eselon II mengenai pengertian. Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1 . 5. dan agar dalam proses pembelajaran mata “Diklat Manajemen Perkantoran ” dapat berjalan lebih lancar. B. prinsip-prinsip dan pelaksanaan manajemen perkantoran modern. 3. dan indikator hasil belajar tercapai secara baik. 4. 2. Indikator Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai. Mengelola korespondensi. peserta diharapkan dapat: 1. Pelaksanaan perkantoran modern. Mengelola arsip dinamis. Pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai. Menguraikan pelaksanaan perkantoran modern. 5. keterampilan. manajemen arsip dinamis. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. pembuatan laporan dan manajemen sistem informasi untuk perkantoran modern.

belajarlah baik secara mandiri maupun berkelompok secara seksama. dan bahaslah secara berkelompok kasus ditemui di perkantoran. seperti yang tertera pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini. Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain. Pelajari setiap bab secara berurutan. dan jangan segan-segan bertanya kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam manajemen perkantoranan. semoga Anda sukses menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diuraikan dalam mata Diklat ini dalam upaya membangun kapasitas daerah yang berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan seorang pejabat eselon II. B. berdua atau berkelompok dengan lain yang memiliki paradigma yang sama dalam manajemen perkantoran. indikator belajar menetapkan apa yang harus Anda capai. Anda dapat melakukan seorang diri. Untuk itu. . Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada kesungguhan Anda. Untuk belajar mandiri. selamat belajar!. D. mulai dari Bab I Pendahuluan sampai dengan Bab VII. Baiklah. dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran) yang tertulis pada setiap awal bab. C. Bacalah secara cermat. E. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab. karena indikator belajar memberikan tujuan dan arah.2 A.

or staff or collective authority of company. atau ruang tulis. atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya. Tugas pekerjaan. A. fungsi (duty. of business and clerical works). Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan. Dari berbagai pengertian perkataan “kantoor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas. komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do. yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/ informasi. sebelum memahami manajemen perkantoran modern. Sedang perkataan bahasa Inggris “office” bisa berarti: 1. tugas. pengolahan. Instansi. 3. perkantoran modern. Jasa pelayanan (service. yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place. manajemen perkantoran. 4. Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters. pencatatan. Tempat. Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian kantor. jawatan. Mengenai pengertiannya. and duties). 4. Perkataan kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “office” dari bahasa Inggris. etc. Ruang atau kamar kerja. function). task. 3. badan. perusahaan. Anda perlu memahami pengertian kantor. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi. Markas. 6. sejak lebih dari dua puluh lima tahun yang lalu Prajudi (1976: 60) telah menjelaskan pengertian “kantor” yang bisa berarti: 1. work. kind help). Kewajiban. Jabatan (tenure of official position). 2. 5. Pengertian Kantor Dalam Bab II ini. rooms.BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN Setelah Anda mempelajari Bab II. dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. 2. gedung. penyimpanan dan 3 . government department. dan prinsip-prinsip kantor modern. building.).

Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan. kegiatan-kegiatan perkantoran perlu direncanakan. ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. diorganisasikan. ini Anda akan mempelajari manajemen perkantoran. Dari uraian singkat di atas jelas bahwa pengertian kantor bisa dalam arti tempat. Kantor tersebut melaksanakan kegiatan-kegiatan perkantoran. orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan. kegiatan substansinya berlangsung di pabriknya di Cilegon. pencatatan. ini yang biasa disebut dalam arti statis. Anda telah mempelajari pengertian kantor. tetapi kantornya bisa berada di Jakarta. Sebagai contoh. biaya serta tata laksana kerja. Banten. kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatankegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Garis miring(/) yang terdapat di antara perkataan data dan informasi berarti “dan”. Apa yang disebut manajemen perkantoran? Sebagaimana pada istilah-istilah lain dalam Ilmu Sosial. bisa juga berarti “atau”. 2. Krakatau Steel yang kegiatan utamanya bergerak dalam produksi baja. pengolahan. Jika Anda membuka Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) Anda dapat menjumpai bahwa perakantoran adalah hal yang berkaitan dengan kantor. pengolahan. kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia. digerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. bisa dibaca “dan atau”. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai: 1. Pada subbab B. alat-alat dan perlengkapan lain termasuk mebel. Akan tetapi dalam arti yang manapun. sebaiknya Anda memahami terlebih dahulu apa yang diistilahkan perkantoran. Kantor juga bisa dalam arti proses. PT. pencatatan. Sebagaimana kegiatan lainnya. Di samping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas. ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. Sebelum Anda mempelajari manajemen perkantoran.4 pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penanganan data/informasi. Contoh lain misalnya. B. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya administratif. penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi. Demikian pula rumusan tentang manajemen . Kantor juga bisa dalam arti sarana. akan tetapi kalau seseorang menanyakan: “Departemen Dalam Negeri?”. penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi. Manajemen Perkantoran Pada subbab A. perlu diawasi serta dikendalikan sebaik-baiknya. terhadap sesuatu istilah atau terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama.

” . antara lain sebagai berikut: Perumusan Arthur Grager “Office management is the function of administering the communication and record service of an organization. warehousing.” (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya. is the branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work. bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan). Perumusan William Spriegel & Ernest Davies “Office management is the over-all direction of clerical activities as distinguished such activities as transportation. The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli. whenever and wherever that work is to be done. manufacturing. and sales. Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as a function. Perumusan Hal Nourse “It seems to me that office management in the broader sense might embrance. but also the the arise of functional control administratrive direction of most clerical and paperwork. Perumusan Edwin Robinson “Office management is concerned with the direction and supervision of office work.5 perkantoran.” (Manajemen perkantoran adalaah fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi). not only the generally accepted service service functions. melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien.” (Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran).

mengawasi. perlu Anda sadari bahwa cakupan kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran. dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran. controlling. Namun demikian. . Oleh karena itu. Perumusan George Terry “Office management can be defined as the planning. dan penyimpanan data yamg memiliki nilai tetap. tetapi juga segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut. serta lainlainnya. 2. biaya perkantoran. serta pemusnah data yang usang. pengendalian. Dikatakannya : “Dengan demikian. penyebaran.” (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan. The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran. penggerakan. Tata penyelenggaraan Pelaksanaan secara efisien Pengendalian. dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran. serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. prosedur dan metode perkantoran. 4. and retention. secara ringkas menajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan. dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelengarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”. Dengan demikian manajemen perkantoran bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan. pengorganisasian. pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan. pengawasan dan pengarahan Perencanaan. 3. if of permanent value. antara lain misalnya mengenai pegawai kantor. pergudangan dan penjualan). pemeliharaan.6 (Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitasaktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan. of destruction if obsolete. and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan : 1. and organizing of office work. It deals with the life cycle of business information. pengorganisasian. mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk). dan penggerakan. mengorganisasikan (mengatur dan menyusun). pengendalian. Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli. kepabrikan.

terutama dalam bidang komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F. yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer (Computer based system). sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. keterkinian komunikasi dan pemrosesan data. Perkantoran Modern Lalu apa yang disebut dengan perkantoran modern? Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”. bahkan gedung pencakar langit. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data untuk disimpan. maka keputusan . produktif. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik. kantor modern perlu memperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan. dari berbagai pertimbangan. tentu saya tidak harus mengembangkan ke arah modernisasi perkantoran dilakukan secara serentak atau simultan. Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing. Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu bangunan kantor yang megah. dan perlakuan manusiawi. Di satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap berikutnya. para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin. Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. 1991). akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen. Apabila data tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan. profesional memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. khususnya keuntungan dalam hal kecepatan. Namun. Biaya sering merupakan salah satu pertimbangan dalam hal modernisiasi perkantoran. Budiyanto.7 C. atau kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan. Perkantoran modern juga sering digambarkkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan (computerized). kecermatan. menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebel yang tepat. “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman” Dalam hal kantor. Namun. keterhadalan. efisien. Namun. terutama di kota-kota kecil atau di daerah-daerah terpencil Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan dilakukan dengan sistem komputer. computer). Kantor modern juga mendayagunakan biaya. Oleh karena dalam hal modernisasi ini lebih sering dilakukan per modul (“modularity”). menerapkan tata laksana yang demokratis.X. di lain pihak kenyataan masih banyak kantorkantor pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer. efektif. maka sifat. berkeadilan.

serta sistem. Kamis 20 September 2001 hlm. Sejalan pula dengan penjelasan di muka bahwa ada dua aspek yang tidak dapat dipisahkan yaitu organisasi dan manajemen. peralatan dan perlengkapan. menyebar ke Asia dan Eropa dalam waktu satu malam. jika bicara mengenai manajemen perkantoran berarti juga bicara organisasi perkantoran dan kegiatan-kegiatannya. Meskipun Jaksa Agung AS John Ashcroft melihat tidak ada tanda-tanda adanya hubungan di antara virus internet dan serangan itu. 2) Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran modern. Bush bisa juga .8 akan terganggu. misalnya administrasi pemerintahan Presiden George W. bulan Juli 2001 dunia dilanda virus “Code Red”. semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses. Ketika itu Code Red memakan korban 250.6 milyard dollar AS untuk membersihkannya. sifat dan cakupan kegiatannya semakin mengglobal. 20 September 2001. Kedua istilah ini digunakan silih berganti. dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi. Harian Kompas (Kamis. 2) memberitakan: “Hari Rabu (19/9).000 sistem di AS hanya dalam waktu sembilan jam pada pertengahan bulan Juli” (Harian Kompas. Meskipun demikian. manusia atau penanganan menyelenggarakan kegiatan. Hanya berselang dua bulan setelah serangan virus “Code Red”. Sehubungan dengan itu. Jelas pula bahwa dalam penanganan data/informasi diperlukan bangunan dan ruangan. Virus komputer Ninda yang merupakan kebalikan dari “admin”. yaitu virus komputer “Ninda”. ribuan bisnis Eropa mengawali harinya dengan komputer yang telah terinfeksi Ninda menyebar lewat e-mail yang terinfeksi. tetapi dia mengingatkan “…… kerusakan yang dibuat Ninda bakal “lebih hebat” dibanding Code Red yang telah memakan dana 2. setelah dunia diguncang oleh serangan atas gedung World Trade Center dan Pentagon di AS tanggal 11 September 2001. hlm. diperkirakan. kiranya perlu pula diingatkan bahwa pola pikir Amerika tidak membedakan istilah administrasi dan manajemen. Para ahli keamanan data net mengkhawatirkan potensi virus Ninda ini. atau keputusan tidak sempurna. muncul pertama kali di Amerika Serikat (AS) Selasa 18 September 2001. Dampak selanjutnya mudah Semakin modern suatu kantor. data/informasi merupakan sasaran utama. Contoh mutakhir. sebuah infeksi serupa menyebar ke seluruh dunia. dan sekaligus sebagai tujuan dari seluruh kegiatan perkantoran. prosedur dan tata kerja untuk menyelenggarakannya. semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya Akan tetapi sebaliknya.

Kelompok orang.9 disebut manajemen pemerintahan Presiden George W. untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas tugas pokok apapun. organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. 4. Tugas pokok DLLAJ lain dengan tugas pokok Dinas Pariwisata. dapat dikatakan sama. Bush. Susunan hierarkhi. Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut di atas berarti apabila dilihat unsur-unsurnya organisasi mengandung unsur-unsur: 1. 3. Oleh karena tugas atau kegiatan pokok ini secara langsung mengenai tujuan organisiasi. Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Telah dijelaskan di atas. Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang organisasi. Sama-sama departemen tetapi tugas pokok Departemen Perindustrian dan Perdagangan lain dengan tugas pokok Departemen Dalam Negeri dan seterusnya. yaitu a) sebagai kelompok orang yang bekerja sama dan b) sebagai wadah dari kerja sama tersebut. 5. Organisasi apa pun dapat ditinjau sedikitnya dari dua sudut. 2. yaitu tugas atau kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang. Tujuan. Kerjasama. Keterikatan formal. antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terikat secara formal dalam suatu susunan hierarkhis. maka tugas pokok organisaisi yang satu akan berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain. Sebagai contoh. Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan. Tugastugas dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar. bahwa dua aspek yaitu organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Sebagai kelompok orang yang bekerja sama sifatnya dinamis. sedangkan sebagai wadah sifatnya relatif statis. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Untuk mengetahui kedudukan dan peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi perlu lebih dahulu diketahui tentang organisasi. tugas suatu Rumah Sakit Umum Daerah lain dengan tugas pokok Dinas Lalu Lintas Jalan (DLLAJ). Administrasi Perkantoran (Office Administration) atau juga disebut Manajemen Perkantoran (Office Management). Akan tetapi tugas-tugas penunjangnya. Tugas pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dan organisasi yang lain. Yang dimaksud dengan tugas penunjang adalah . tergantung pada tujuan apa semula organisasi itu didirikan.

tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. hubungan masyarakat. manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upayaupaya semua pegawai. Kegiatan-kegiatan lainnya yang bisa dimasukkan dalam kegiatan penunjang misalnya dalam suatu departemen antara lain perencanaan. dengan mengacu pada William H. yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir. . et. data/informasi. prosedur dan sistem operasi yang tepat. dan tergantung pada kebutuhan bisa bertambah terus. metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran. dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan Prinsip 3 dan 4 Lebih jauh. tidak mutlak. mesin-mesin. bertindak. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. keuangan. Koontz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel. Prinsip 1 Manajer kantor harus dapat merencanakan pekerjaan apa. D. bagaimana. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Fayol (dalam Komarruddin. mengatakan bahwa Leffingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor. adalah seorang pengganggas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. organisiasi dan tata laksana (ORTALA) atau organisasi dan metoda (O&M). Tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan penunjang ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penanganan kepegawaian. penanganan masalah-masalah hukum. dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. kapan. Keeling. dan oleh siapa harus dikerjakan Prinsip 2 Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk. Leffingwell. All (1978) dalam bukunya Administrative Office Management. material.10 tugas-tugas yang bersifat membantu. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas. memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas pimpinan. di mana. praktik penyimpanan arsip. Prinsipprinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan. 1981) menekankan bahwa penggunaan kata “prinsip” bukan hukum-hukum abadi. melayani. standar dan tataletak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.

melatih. 3. Pekerjaan apa yang harus dikerjakan. 5. menjadi efektif. Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu Tentukan Selaraskan dengan jadwal-jadwal lain. LIMA PRINSIP KERJA EFEKTIF LEFFINGWELL 1. 3. Kondisi kerja yang baik Kesehatan Kebahagiaan Pengembangan diri Uang Sesuai dengan potensi Anda. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini. Anda seharusnya diberi 2. memotivasi. 4. Perencanaan Untuk merencanakan Secara benar. 4. Berdasarkan pada catatan-catatan yang lalu. harus di ________ 2. Imbalan Jika pekerjaan Anda diselesaikan 1. 4. 5.1.11 Prinsip 5 Paling penting adala manajer kantor menyeleksi. 1. Jadwal Pekerjaan harus dijadwal. 3. imbalan ______________ 3. Berdasarkan kuantitas Berdasarkan kualitas Secara terampil Secara teliti Secara cepat Tanpa upaya yang tidak perlu. Ukuran Pekerjaan yang dilaksanakan harus 1. . mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhdap organisiasi pada tingkat yang optimal. 4. Bagaimana pekerjaan dikerjakan. diukur __________ 2. Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan. 3. Mungkinkan diselesaikan Pelihara secara kaku. 4. 3. Pelaksanaan Pekerjaan _______ harus dilaksanakan 1. secara efektif. 5. 4. 5. Laksanakan. Anda harus tahu : _______ 2. 2. walaupun sulit. Kapan pekerjaan dikerjakan Di mana pekerjaan dikerjakan. 2. Suatu jadwal 1. 5. oleh organisasi lain. Tabel 2.

dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan. profesional serta memiliki sikap. keterlambatan. pelaksanaan. cara berpikir dan bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. berkeadilan serta manusiawi Prinsip-prinsip kerja efektif Leffingwell dalam perkantoran modern mencakup perencanaan. dan menerapkan tata laksana yang demokratis. 9. dan perencanaan perbaikan formulir kantor. penggunaan alat dan perlengkapan termasuk mebel yang tepat. penetapan jadwal pemusnahan arsip. penjadwalan. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja. efektif.12 Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut: 1. 3. Pengertian perkantoran modern dapat ditengarai adanya bangunan dan tata ruang yang baik. produktif. perbaikan sistem penelusuran arsip. . para pegawai yang disiplin. Kantor modern juga mendayagunakan biaya. pengukuran dan imbalan terhadap pekerjaan. efisien. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan. dan panduan perintah. Komaruddin menyusun sembilan prinsip kerja efektif dalam perkantoran modern. 7. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan. bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembaangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai. program Diklat. Hal ini termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien. 8. serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana. nasihat kepegawaian. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan dipergunakan apabila hasilnya ekonomis otomatis hendaknya 2. 4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir). 5. Kesadaran kerja. menyusun organisasi. 6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir.

Oleh karena secara langsung mengenai tujuan organisiasi. 7. Pengertian manajemen perkantoran beraneka ragam. Jelaskan pengertian perkantoran modern! Berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran modern! Jelaskan secara singkat pengertian organisasi dan unsur-unsur apa yang yang terdapat dalam organisasi! Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi! Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan dalam perkantoran modern! Uraikan secara singkat prinsip-prinsip manajemen perkantoran! Rangkumman 1. 6. Setiap organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu. penggerakan serta pengawasan dan pengendalian pekerjaan perkantoran. Secara substansional jelas yang di “manage” adalah seluruh unsur pekantoran. sistem. prosedur dan metodenya serta informasi yang berkaitan. 3. F. termasuk keuangan. Jelaskan pengertian kantor. 4. maka kegiatan pokok organisasi yang satu akan berbeda dengan kegiatan pokok organisasi yang lain kalau memang kedua organisasi itu mempunyai tujuan yang berbeda. 2. 2. Kegiatan-kegiatan organisasi dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar. pengorganisasian. kegiatan penunjang untuk organisasi dengan tujuan apapun dapat dikatakan seragam. . pengertian manajemen perkantoran dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan perencanaan. yaitu kegiatan pokok dan kegiatan penunjang. 1. Salah satu kegiatan penunjang ini adalah kegiatan penanganan data/informasi. Akan tetapi. 5. Kegiatan pokok adalah kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi.13 E. Untuk mencapai tujuan tersebut. Kegiatan pokok sering disebut kegiatan substantif. Latihan Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini secara singkat namun jelas. Namun pengertian apapun yang diberikan. dan kegiatan penunjang disebut kegiatan fasilitatif. organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Kegiatan penanganan data/informasi disebut kegiatan perkantoran. 3.

tindakan. Anda perlu memahami lebih dahulu dua konsep yang berhubungan. peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengertian untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan. dinyatakan bahwa data adalah fact or figure from which conclutions can be inferred (fakta-fakta/gambar . Informasi Lucas mendefinisikkan informasi sebagai some tangible or intangible entity which reduces uncertainty about a future state or event. Data adalah ibarat bahan baku yang setelah diolah (diubah) menjadi informasi. (data adalah bahan mentah/bahan baku informasi. grafik. Sementara itu Gordon (1985) mendefinisikan data sebagai the raw material for information defined as groups of non-random symbols which represents quntities. baik sekarakang/saat ini maupun yang akan datang). informasi. Data The Liang Gie (1976) menyatakan bahwa data adalah hal. Gordon menyatakan bahwa information is data that has been processed into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current or prospective decisions (informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan mempunyai/memiliki nilai nyata dalam keputusan.dari mana kesimpulan dapat ditarik). Bentuknya adalah huruf. dan sebagainya). 2. 14 . yakni sekelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah. statistik. Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian data. dan pelaksanaan pekerjaan perkantoran modern. Data dan Informasi Anda telah mempelajari tentang pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern dalam Bab II. data dan informasi. Sementara itu. actions. yaitu data dan informasi.BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab III.bisa tabel. etc. pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. angka simbol/lambang-lambang khusus dan sebagainya. A. selanjutnya dalam Bab III Anda akan pempelajari pelaksanaan perkantoran modern. sesuatu. Berikut akan kita bahas tentang informasi. things. 1. Dalam Webster’s New World Dictionary. Sebelum membahas tentang pelaksanaan perkantoran modern.

Selang waktu (time lag) karena data berasal dari waktu yang . Jadi. yaitu untuk mengambil keputusan. maka tetap menjadi data. Pertanyaannya adalah kapan pengaruh itu akan berlaku? Misalnya perkiraan cuaca yang disiarkan setelah dunia dalam berita TVRI. ada selang waktu antara pemberitahuan data dan masa mulai berlakunya data itu. f. the earliest decision is today’s. Waktu. Jelas bahwa keadaan yang demikian. 3. kecenderungnan) dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen). Dari sekian banyak definisi kiranya dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan keputusan. Semantik. sudah sesuai dengan tujuan. Jika tidak. dengan efek terhadap perilaku seseorang. dan kedua. Sementara itu. Kalau kita mengacu pada pengertian bahwa informasi sebagai data yang telah diolah. hubungan yang diperlukan. sudah tepat sasaran. b. apakah sudah jelas. Data atau informasi? Dari mana kita dapat melihatnya? Bukankah temperatur yang disiarkan itu hasil dari pengolahan bahkan dengan alat bantu tertentu? Kapan ia mulai berlaku menjadi informasi? Biasanya mulai pada tanggal dan jam tertentu. d. Dalam kaitan ini. Data dan Informasi Data hanya akan menjadi informasi apabila ia mempengaruhi perilaku seseorang. dalam arti menggerakkan orang untuk berperilaku sesuai dengan maksud dan tujuan disampaikannya data itu. Bagaimana pendapat Anda? Kita harus ingat bahwa pertama. baik waktu maupun isinya. data dan informasi dalam bentuk pengambilan keputusan adalah incomplete (tidak lengkap).15 Buch dan Stater menyatakan bahwa information is the aggregation or processing of data to provide knowledge or intelligence (informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data guna memberikan pengetahuan dan kepandaian. George R. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data. c. data hanya akan menjadi informasi kalau mengandung arti. Bentuk (efektifitas. e. yaitu hubungnan antara kata dan arti yang diinginkan. di mana ‘the earliest data are yesterday’s. and the earliest outcome is tomorrow’s. Ruang dan tempat. Terry (1962) menyatakan bahwa information is meaningful data that conveys usable knowledge (informmasi adalah data yang mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang bermanfaat). Tujuan penerima. Berguna tidaknya informasi tergantung pada: a. terdapat selang waktu. Perilaku yang bagaimana yang terpengruh oleh data? Perlu ditekankan di sini bahwa perilaku yang dimaksud adalah perilaku dalam pengambilan keputusan.

Seorang pengambil keputusan tidak hanya akan mempertimbangkan keputusan yang akan diambilnya berdasarkan data yang ada di hadapanannya. pesanan. Merekam informasi Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. 3. panggilan telepon. Kantor bertanggung jawab untuk memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen. latar belakang pendidikan. pesan. B. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil negosiasi. kegiatan. Mengatur Informasi Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. Selain menerima informasi yang masuk seperti itu. bahkan para menteri sekali pun. pengemudi. manajer. 2. O. Data dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern G. tetapi hanya beberapa menyebabkan berapapun banyaknya informasi. Definisi luas ini dapat diperjelas. sehingga fungsi kantor sebagai pusat informasi yang melaksanakan pekerjaan seperti diuraikan di bawah ini. faktur. maka informasi tidak pernah dan tidak akan pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. kantor pun memperoleh informasi. lingkungnan. transaksi. rekaman harus disimpan hanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian organisasi. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum. keterampilan dan pengalamannya akan turut berperan besar. 1. tetapi juga adalah intuisi. pengetahuan. Contohnya : dokter. faktur. rekaman stok. sedang isinya. Standingford (1990) mendefiniskan tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. yakni bahan baku/bahan mentah tidak akan mencakup setiap karakteristik fenomena yang muncul. laporan keuangnan. bahkan biasanya hal itu sangat dominan. Apa yang dipersyaratkan pengambil keputusan adalah proyeksi kinerja yang akan datang. dan laporan berbagai kegiatan organisasi. tetapi di samping itu. perhitungan harus dibuat. dan hasil analisis lainnya. dan sebagainya misalnya korespondensi. Mills. feeling. manajemen. Menerima informasi Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah surat. adalah suatu fungsi yang paling penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang .16 lalu dan masa berlakunya kemudian.

misalnya instruksi. C. 4. anggaran dan lain sebagainya. sebagian lagi bersifat khusus.17 terlatih dengan baik. dan pekerjaan apa saja yang dilaksanakan? D. Berikan batasan tentang data! Berikan definisi informasi! Apa perbedaan antara data dan informasi! Jelaskan bahwa kantor sebagai pusat informasi. 2. Sedangkan kegiatan kantor ialah sebagai pusat informasi sejak menerima. laporan perkembangan. Rangkuman Dapat dibedakan antara data dan informasi. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan. merekam. Memberi informasi Jika manajemen meminta. Sebagian informasi yang didistribusikan bersifat rutin. mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman yang vital. serta melindungi aset kantor. merekam. dan informasi dapat diberikan secara liisan atau secara tertulis. 4. mengatur. Latihan Jawablah soal di bawah ini secara singkat namun jelas. 5. 3. kantor membagikan informasi dari rekamannya. . memberi kepada pihak-pihak yang membutuhkannya. mengatur dan memberi informasi saja. Melindungi Aset Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima. 1.

Anda akan bergaul dengan saudara-saudara dan kedua orang tua Anda. Dalam pergaulan seperti disebutkan di atas. informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas. lurah dan sebagainya. syarat-syarat surat yang baik. dan melalui telelvisi masih tergolong ke dalam pemberian informasi secara lisan. Anda dapat memberikan batasan korespondensi dan surat. dan bagian-bagian surat. langkah-langkah teknis penulisan surat. Anda bergaul dengan pegawai yang lain dan dengan pemimpin Anda. fungsi surat dinas. Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Berbagai perusahaan akan saling mengisi dan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain dan sebagainya. radio. dengan ketua RW. Pengertian Korespondensi Dan Surat Dalam kehidupan sehari-hari Anda bergaul dengan sesama Anda. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat. tulisan. menerapkan bahasa dalam menulis surat dinas. Dalam kedudukannya sebagai anggota suatu keluarga. manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi. dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan. 18 . dan menulis sepucuk surat dinas. Selanjutnya. salah satunya adalah surat. Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi. Demikian pula. baik secara lisan maupun secara tertulis. Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan. isyarat atau tanda-tanda lain. dengan ketua RT.BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab IV ini. Anda akan bergaul dengan tetangga Anda. Sarana komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti yang digambarkan di atas terdiri atas beberapa macam. menjelaskan tujuan umum surat. Pemberian informasi melalui telepon. A. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. gambar. suatu instansi atau departemen akan berkomunikaksi dengan instansi atau departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi. gaya surat. lambang. Cara-cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada. Dalam kedudukan Anda sebagai pegawai suatu instansi. Selanjutnya akan diuraikan tentang pengertian korespondensi dan surat. syarat dasar bagi penulis surat.

isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan. atau organisasi). Zaenal Arifin (1996:. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan. E. Fungsi Surat Dinas Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. 2. Dengan kata lain. . Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut : 1. dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi siapapun yang mendalami korespondensi. Oleh karena itu. dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. atau organisasi) kepada pihak lain (orang. Istilah “paperless” di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali. Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja masih banyak. instansi.19 Dari uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan apa yang disebut dengan surat. tujuan umum setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang lain atau pihak lain. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. surat tidak selalu tertulis di kertas. surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. C. B. Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang.2) memberi batasan : surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang. karena masing-masing pengertian itu akan saling melengkapi. instansi. Rumusan lain misalnya. Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses “paperless”. Tujuan Umum Surat Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat sampai ke penerima. Bila dikehendaki oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki.

Bahasa surat dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. padat. . surat yang singkat merupakan suatu keuntungan. adab. 5. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik. dinyatakan secara tegas. serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. Penguasaan bahasa. yang selanjutnya sebagai bukti sejarah. serta memakai bahasa yang jelas. tidak terlalu panjang. sebaiknya menggunakan format yang menarik. Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. penulis surat perlu memiliki kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut: 1. Tentu saja akan lebih menguntungkan apabila penulis surat dalam hal-hal tertentu. terutama surat-surat perjanjian. Sebaliknya. Selanjutnya. Surat dinas. surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. Apa lagi bila Anda menulis surat dinas. mempunyai pengetahuan tentang pandangan atau pola pikir dari pembacanya. 3. dan takzim. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas dalam surat. harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan. 4. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat Untuk dapat membuat surat yang bisa digolongkan sebagai surat yang baik. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca. Surat dinas sebagai pedoman kerja. Khusus untuk surat-surat dinas. 2. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima. Syarat-Syarat Surat Yang Baik Bila Anda menulis sepucuk surat. Kemudian bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal. 5. Selain itu surat harus bersih dan necis. seperti surat keputusan atau surat instruksi. yuridis dan administratif. D. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. hendaknya memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan. tidak menyinggung perasaan si penerima. terutama bahasa tulisan. E. sebagai sarana komunikasi tertulis. dan harus ada keseragaman pola bentuk. seperti subjek dan predikat. seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi. 4. Pengetahuan tentang teknik korespondensi. dan dapat berfungsi baik secara umum maupun secara khusus seperti tersebut di atas. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih.20 3.

Penegasan tujuan pokok penulisan surat. Untuk memudahkan. Semakin sering menulis surat. 5. Salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala.21 F. Kalimat pembuka. 3. Perkiraan tentang pembaca. Anda tentu telah memahami bahwa surat terdiri atas bagian-bagian surat. Nomor surat. Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan bahwa komunikasi melalui surat adalah yang paling tepat. Sifat surat. maka langkah teknis yang berikutnya adalah: 1. 3. 2. tertinggal atau lalai tidak termuat dalam surat yang ditulisnya. biasanya dibuat formulir atau surat isian. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi adanya informasi yang terlewat. bahkan tidak terasa lagi melalui langkah-langkah itu. Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang ditulis mengandung informasi yang relatif sama berulang kali. 9. . dalam modul ini disebutkan secara langsung bagian-bagian surat ini dengan rinci sebagai berikut: 1. 6. Lampiran. Yang dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. Penyusunan draft atau konsep. Masing-masing bagian itu terdiri atas subbagiansubbagian. Pengumpulan data/informasi. seseorang semakin terbiasa dengan langkah-langkah tersebut di atas. 4. Penyelesaian. bagian tubuh dan kaki surat. G. Alamat dalam. Bagian-Bagian Surat Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah formatnya. 2. Hal atau perihal. Sebaliknya. 5. Tanggal surat. 7. 10. 4. Kepala surat. Isi surat. tentu penulis surat juga tidak menghendaki di dalam suratnya termuat informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan. Berbagai cara pembagian untuk menyebutkan bagian-bagian surat ini. 8. Kalimat penutup.

dan digunakan sebagai pedoman. Penempatan bagian-bagian surat itu termuat dalam format tertentu membuat perbedaan-perbedaan bentuk surat yang biasa disebut juga dengan istilah “style”. 3. Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masing-masing. Initial. 4. 2. Untuk instansi pemerintah. 6. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan oleh seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang bersangkutan. Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style) Format Balok yang diubah (Modified Block Style) Format setengah Balok (Semi Block Style) Format Sederhana (Simplified) Format Inden atau Bentuk Lekuk (Indented Style) Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf) Beberapa pola bentuk tersebut di atas dapat disimak di halaman berikut: . Penggunaan dan teknik pengetikannya diatur dan ditentukan oleh masing-masing organisasi. Untuk instansi-instansi pemerintah. bentuk surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No. Tembusan. 13. 72 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. Nama dan NIP penanda tangan. Di atas telah disebutkan bahwa penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ditentukan oleh masing-masing organisasi. Pengaturan dan penentuan tentang penggunaan bagian-bagian surat serta teknik pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan pimpinan organisasi yang bersangkutan. di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal bentuk-bentuk surat: 1.22 11. 72 Tahun 2003. 5. Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi pemerintah sebagaimana dicantumkan dalam keputusan MENPAN No. Nama jabatan 12. pedoman umum tentang penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ini dimuat dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas. 14. Bentuk atau “style” surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh organisasi yang bersangkutan.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---.23 Gambar 4. Format Surat Full Block Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------.1./ ----------------------- . ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------.

------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------. Format Modified Block Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------.2.24 Gambar 4./ ----------------------- .

/ -------------------------------------------------------------------------------. Format Surat Semi Block Kepala Surat ---.25 Gambar 4. ------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------. 3. ----------------------------------------------------------------------- ------------------- .

./ ----------------------- ..------------- ---.26 Gambar 4.4. Format Simplified Kepala Surat ----------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------.

Format Surat Resmi I Kepala Surat ---------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.5./ ---- .27 Gambar 4. ------------------------------ ---------------------.

Format Surat Resmi II Kepala Surat ---------------- ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------./ ---- . ----------------------------------------------------------------------------------. 6.28 Gambar 4.

29 Gambar 4. Format Surat Bentuk Resmi (KEPMENPAN 72/2003) Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------.----------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ --------------------------------. --------------------------------- ------------------------------ ------------------- .7.

Format Surat Menggantung (Hanging Paragraph) Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------ ------------------------------- .8.30 Gambar 4.

di samping mengemukakan fungsi bagaian-bagian tersebut. Dengan kata lain. Berikut akan dibahas satu persatu. Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas Sebenarnya. dan penyusunan paragraf. Penyusunan Paragraf Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam surat hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh penerima surat. kalimat yang enak dibaca adalah yang sopan dan simpatik. tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca. Selanjutnya. Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. singkat. penulisian alamat surat. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh. Pembicaraan kaidah komposisi yang bertalian dengan surat-menyurat mencakupi pemilihan kata. ketika Anda mempelajari bagian-bagian surat. 2. Kemudian. dalam bagian isi surat tercantum pesan penulis yang ingin disampaikan kepada penerima surat. Seperti Anda ketahui dan sadari. penulisan paragraf penutup. 1. kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit. pemakaian ejaan yang disempurnakan. Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat. Penyusunan Kalimat Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif. sesuai dengan kaidah komposisi atau kaidah karang-mengarang. dan penulisan tembusan surat. yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan. Namun. tidak berarti bahwa unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan. Anda perlu juga mempelajari bagaimana penulisan bagian-bagian itu dengan menggunakan bahasa yang benar. penyusunan kalimat. sebagai salah satu jenis karangan tertulis. dan enak dibaca. Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf itu betul-betul hanya berbicara satu masalah. beberapa gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam sebuah paragraf yang sama. bagaimana penulisan tanggal surat. Sebaliknya. penulisan paragraf pembuka. bagaimana penulisan nomor. misalnya. penanda tangan surat. lampiran. hendaknya menggunakan bahasa yang benar. dan hal surat. Agar pesan yang terdapat dalam surat itu komunikatif dan mudah dipahami oleh penerimanya.31 H. bagaimana penulisan kepala surat yang benar. paragraf dikatakan memiliki . surat. Dalam Subbab H ini akan dibicarakan bagaimana penggunaan bahasa yang benar dalam bagian isi surat. gagasan yang sama tidak dituangkan dalam beberapa paragraf. Selanjutnya. yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa.

dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan. Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf. namun. Di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. bersama ini saya kembalikan laporan hasil penelitian yang tidak saya butuhkan. 1. Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu paragraf. di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. I. Mungkin laporan hasil penelitian itu tertukar ketika staf Bapak mengepaknya. 2. Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya terima dengan baik. seperti selanjutnya. Sebaliknya. atau diikat dengan pengulangan kata yang dipentingkan Marilah kita bandingkan paragraf yang tidak memiliki syarat kesatuan dan kepaduan dengan paragraf yang memiliki dua syarat dengan baik. hendaklah digunakan pengait paragraf. yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. dan oleh sebab itu. Namun. dan tersebut. ini. yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. Jadi. Berikan batasan korespondensi dan surat! Apa saja tujuan umum surat? . semua kalimat harus disusun dalam satu paragraf. Walaupun dalam papragraf ini terdapat pernyataan tentang adanya kekeliruan pengiriman. Laporan Hasil penelitian itu tertukar. yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil. diikat dengan kata ganti. pernyataan-pernyataan tersebut hanyalah merupakan kalimat penjelas yang memperterang kalimat utama. nya. Di samping itu. Laporan hasil penelitian yang Bapak kirim telah saya terima dengan baik. hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman tersebut. sebaliknya. dan saling berkaitan. Oleh sebab itu. dan saya mohon Bapak segera mengirimkan laporan yang saya pesan. Hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. yakni tentang kiriman buku tentang hasil penelitian. Bersama ini saya kembalikan Laporan Hasil Penelitian yang tidak saya butuhkan. yaitu tertukarnya hasil penelitian yang dipesan dengan hasil penelitian yang tidak dipesan. Paragraf ini hanya berisi satu gagasan. seperti itu. yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil.32 kepaduan jika kalimat-kalimat yang Anda susun saling berhubungan. agar kalimat-kalimat itu saling berkaitan. selain itu. Latihan Kerjakan latihan dibawah ini dengan sungguh-sungguh. sebagai berikut.

Berbagai macam format. 6. 5. 2. Anda dalam menulis surat jangan lupa menggunakan bahasa yang benar. baik dalam teknik penulisan. semi block. Pemberian informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak dapat berhadaphadapan dengan penerima informasi. Adapun tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. maupun dalam langkah-langkah dalam menulis surat. 4. 7. Dalam menulis surat terdapat berbagai macam pilihan format. Dalam kehidupan dan pergaulan sehari-hari. paragraf dan penggunaan tanda-tanda baca. Jadi surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi Oleh karena itu. gaya. baik dalam menyusun kalimat. manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi baik secara lisan maupun secara tertulis. Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas! Uraikan surat-surat yang baik! Jelaskan syarat dasar bagi penulis surat! Uraikan langkah-langkah teknis penulisan surat! Buat sepucuk surat dinas dari instansi Anda yang ditujukan ke instansi lain! Rangkuman 1. Kegiatan tersebut disebut korespondensi dan berkomunikasi dengan surat. idented dan hanging paragraph. modified block.33 3. simplified. J. penulis surat harus memenuhi syarat. 3. 4. . style. gaya. style dalam menulis surat. yaitu full block.

Peranannya semakin terasa penting dengan meningkatnya kebutuhan penyediaan informasi yang tepat waktu. Organisasi Tergantung Pada Filing “Sangat diperlukan” adalah kata yang cermat untuk menggambarkan fungsi filing baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta. Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang dalam suatu organisasi. cepat. Ia mengingat-ingat kembali bahwa perjanjian penawaran lebih dari 3 milyard rupiah. pengorganisasian. A. organisasi/perusahaan banyak dipuji keberhasilannya. Anda diharapkan dapat memberikan penjelasan bahwa organisasi tergantung filing. baik organisasi pemerintah maupun swasta. sebab informasi yang penting serta merta tersedia pada saat dibutuhkan. Dapat dibayangkan bagaimana jadinya. handles correspondence. etc for an organization or person” Dapat diartikan bahwa seorang sekretaris adalah seseorang yang bertanggung jawab atas 34 . karena menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasi dan pengambilan keputusan organisasi/perusahaan yang penting dapat dibuat dengan mudah dan cepat. Padahal. Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu diperhatikan. dan tiba-tiba memerlukan informasi tentang sebuah kontrak yang datang beberapa hari yang lalu dalam suatu surat. sistem arsip. dan akurat untuk kepentingan organisasi tersebut. yaitu jika seorang pimpinan yang sangat sibuk. yang fungsinya mengelola informasi. dapat secara visualisasi diuraikan . Hal ini yang menjadi salah satu sebab perlunya sistem penyediaan dan penyimpanan informasi yang efektif. dan pengawasan. karena organisasi/perusahaan tersebut tidak mengakui adanya kenyataan tersebut. penggerakan. menyiapkan peralatan filing. menjelaskan sistem penyimpanan arsip (filing). sedang berbicara melalui pesawat telepon. karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam melaksanakan fungsinya yaitu perencanaan. Banyak kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan tergantung pada filing. Organisasi/perusahaan banyak mengalami kegagalan. paling tidak untuk digunakan selama percakapan melalui telepon tersebut. memberi batasan arsip. arsip tersebut fungsinya sangat penting bagi kelancaran kegiatan. menyimpan dan menemukan arsip. dan menjelaskan penyusutan arsip. Seperti suatu pernyataan yang secara dramatis menjadi kenyataan. dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. Di sisi lain.BAB V MANAJEMEN ARSIP DINAMIS Indikator keberhasilan: Setelah Anda mempelajari Bab V ini. lengkap. sementara ia melanjutkan terus percakapannya melaui pesawat telepon. jika surat tersebut tidak dapat ditemukan oleh sekretaris tersebut. Beberapa kata dilontarkan kepada sekretarisnya untuk menemukan surat tersebut. tetapi jumlah yang pasti ada dalam file-nya. sekretaris mempunyai arti “one who keeps record. dalam Webster’s New Worls Dictionary. Pada hal.

35

penanganan informasi bagi suatu organisasi seseorang.

secara keseluruhan atau untuk

Oleh karena suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahanbahan dengan aman, maka filing dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi” . Dan oleh karena orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filing merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi. Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi, maka seorang Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat tertentu agar dalam melaksanakan tugas filing dengan efisien dan efektif. Sifatsifat tersebut anatara lain :ketelitian, kerapihan, serta menguasi bidangnya. Mengingat hal tersebut, seorang Sekretaris harus mempunyai pengetahuan dasar filing, yaitu di mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan semua catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua catatan yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi suatu riwayat yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah, swasta atau pun profesional, besar atau kecil pasti perlu untuk menyimpan arsip untuk acuan di masa yang akan datang. Kenyataan penting mengenai produk; data statistik, informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak terbilang rincian lain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur filing yang sistematis. Arsip ini harus disimpan tidak hanya untuk disimpan dengan aman, tetapi juga harus dapat ditemukan dengan segera. Pentingnya filing dapat diilustrasikan oleh suatu studi di Amerika Serikat yang menunjukkan bahwa 43 persen organisasi/perusahaan yang arsipnya musnah oleh kebakaran atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk melakukan kegiatannya. Penyimpnan arsip harus dapat mencegah dari kehilangan adalah sangat penting, dan merupakan bagian dari proses filing. Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang khusus terhadap kebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap keadaan cuaca. Namun demikian, dalam semua kasus tersebut, semua arsip yang disimpan harus dicegah terhadap resiko salah menempatkan. Salah memfile arsip dapat menyebabkan kerugian organisasi/ perusahaan beratus-ratus ribu rupiah. Kesempatan untuk memperoleh keuntungan dapat saja lenyap, karena arsip tidak dapat ditemukan; penjualan besar tidak dapat diperoleh jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontrak tidak siap sedia. Waktu terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang disimpan secara tepat dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah.

36

B. Arsip Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 7 Tahun 1971). Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang. Tujuan penyimpanan arsip tersebut antara lain : 1. 2. Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu; Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil/kinerja di masa yang lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan datang; Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum.

3.

C. Sistem Arsip 1. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem kearsipan mempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu secara efisien. 2. Siklus Hidup Arsip Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup sebagai berikut: a. Tahap Penciptaan Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai media penyampai informasi, sebagai dasar perencanaan,

37

pengeorganisaisan, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya. Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan secara internal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti surat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh orang lain. Namun demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol dan dikendalikan berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan b. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filing) Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus). Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam penyelenggaran administrasi sehari-hari. c. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find. d. Tahap pemindahan Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal ini arsip dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor. e. Tahap pemusnahan Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin yang mahal. Kelima tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis arsip. Jika salah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara serius/tidak

pernyataan. arsip-arsip yang sama disimpan di beberpa lokasi/tempat penyimpanan. Organisasi yang sistematis harus mengkarateristikkan file tersebut. tergantung pada derajad efisiensi yang dicapai dalam kegiatan filing. Sistem Filing (Penyimpanan Arsip) 1. Definisi Filing Filing dapat diberikan definisi sebagai berikut: Filing adalah proses mengklasifikasi. Kemudian. Dari uraian di atas. Tidak semua harus di-file. atau arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih disimpan.38 efektif. agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. dan menyimpan arsip. Tanpa pengorganisasian yang cermat. dan dengan suatu cara yang memungkinkan penemuan arsip dengan cepat. maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif. cara penyimpanan sampai dengan pemusnahan arsip. kontrak. Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain berupa: 1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan. Materi yang akan disimpan dalam file berasal dari dua sumber : (1) arsip yang berasal dari luar organisasi/perusahaan. filing dapat menjadi sesuatu kegiatan pencarian terhadap sesuatu yang tersembunyi . mengatur. yang tidak ada tempat lagi dalam dunia organisasi/perusahaan yang modern. adalah suatu ungkapan klise. dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar filing : menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman. 3) “Banjir arsip”. tagiahan. yang paling tepat. 4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip. dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan dalam pengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya menyangkut cara penyimpanan arsip. keputusan yang baik harus dilakukan dalam memilih arsip yang akan disimpan. 2) Hilangnya arsip yang penting. dan (2) arsip yang berasal dalam organisasi/ . D. Pencarian materi yang disimpan secara tidak baik dan ceroboh dapat merupakan suatu pemborosan yang jumlahnya dapat mencapai beratus-ratus juta rupiah. “File to find”. Apa yang lebih bermakna penting bahwa organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal. seperti surat masuk. tetapi mencakup hal-hal mulai dari penciptaan. Untuk biaya memelihara filing pada tingkat minimal. katalog. hanya arsip yang penting untuk kegiatan organisiasi/perusahaan yang efisien. Kegiatan dan perlengkapan filing memang cukup mahal. laporan.

Anda telah mulai mengenal konsep dasar filing. Nama-nama tersebut diatur secara alpabetis. tetapi juga diharapkan untuk menemukannya dengan cepat. berikan saya selembar kopi surat yang kami tulis kepada Departemen Pekerjaan Umum tentang barang-barang marterial Gedung Perpustakaan yang baru. Pekerjaan dalam kantor khususnya berkepentingan dengan arsip . sebab ada keuntungan-keuntungan tertentu. Setiap saat Anda mencari sebuah nama dalam Direktori Telepon. tagihan dan semacamnya. Anda sedang memilih informasi dalam suatu buku yang terorganinisir yang menerapkan prinsip-prinsip filing. Tidak ada seorangpun Sekretaris yang telah menyelesaikan Diklat Sekretaris tanpa pengetahuan yang mendalam tentang prosedur filing. filing adalah kegiatan purna waktu. Materi/bahan dari luar organisasi/perusahaan biasanya kopi yang asli. dan manajemen arsip. kontrak. Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filing secara resmi. dan pengetahuan Anda tentang abjad membantu Anda untuk menemukan suatu nama yang Anda inginkan.39 perusahaan. Sebuah . “Saudari Gaharani. arsip dapat lebih mudah dicari oleh berbagai macam bagian/bidang yang membutuhkan mereka untuk tujuan referensi/acuan. atau sering kita kenal dengan buku telepon. Buku telepon adalah sebuah contoh salah satu dari dua konsep dasar mengatur arsip agar dengan mudah disimpan berdasarkan nama. Lebih sering kemudian ia tidak bertanggung jawab dalam menyimpan file-file pribadi pegawai.. tanpa pemahaman tentang filing dan sistem filing akan menemui hambatan yang sangat besar pada dirinya sendiri. teknik. Dari lokasi sentral ini. arsip tersebut mempunyai pengaruh dengan berbagai macam cara terhadap kegiatan setiap pegawai dalam organisasi/perusahaan tersebut. diperlukan untuk mengawasi file pegawai. arsip tersebut dalam organisasi/perusahaan biasanya kopi karbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli. seperti surat keluar. Sering ia diminta untuk menciptakan sistem filing yang lengkap untuk organisasi/perusahaan atau untuk memahami sistem yang sudah ada. tentu saja. laporan.” adalah permintaan yang biasanya diminta dari seorang Sekretaris. Kantor dan Filing Oleh karena arsip sangat penting dalam setiap organisasi/ perusahaan. Seorang Sekretaris misalnya. Supervisor file. terutama dalam organisasi/perusahaan yang lebih besar. Pegawai yang spesialis dalam filing menjadi orang yang penting dalam kegiatan dalam kantor. fungsi filing menjadi lebih kompleks dan menuntut.menciptakannya dan kemudian menemukan dan menggunakannya. 2. Karena organisasi/perusahaan tumbuh. Tidak hanya ia diharapkan untuk mengetahui bagaimana untuk menemukan . Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan. Metode lain berdasarkan pada nomor. File sering disimpan dalam lokasi sentral.

Sistem Alphabetis Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain. bahkan walaupun arsip disimpan berdasarkan nomor. b. karena adanya prosesing melalui komputer. laporan. dan c. Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan filing . tetapi jenis-jenis arsip diklasifikasikan secara abjad . karena tidak menggunakan relatif indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika akan menyimpan dan menemukan selembar arsip. b. arsip dapat disimpan berdasarkan 1) nama . misalnya surat-surat. perusahaan. sesederhana kita mengucapkan a. nama instansi. yaitu a. Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem nomor/angka. agar pelaksanaannya sistem abjad dapat berjalan dengan lancar. Namun demikian. Dinamakan sistem abjad. Sistem ini langsung. dan yang paling banyak digunakan. daftar alamat. Mengabjadkan Dengan tidak memperhatikan jenis arsip. formulir-formulir. Sistem abjad adalah sistem yang tertua. arsip-arsip ini dapat diberkaskan baik secara tunggal maupun berkelompok. seperti nama orang. departemen dan lembaga pemerintah nondepartemen. maka harus dibakukan peraturan untuk diikuti oleh setiap pegawai dalam organisasi tersebut. tetapi dibutuhkan aturan yang standar dalam menangani berbagai jenis nama. . nama tempat atau nama barang. Sistem Filing Sebagai kesimpulan. Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan dalam mengindeks. alpabet adalah dasar dari semua sistem filing. Manfaat utama adalah langsung dan sederhana. arsip kesehatan. Melalui sistem abjad.40 contoh adalah suatu sistem filing di sebuah rumah sakit di mana arsip diminta berdasarkan nomor. Seperti tyang akan diuraikan bahwa mengindeks ialah memilih judul (caption) di bawah mana arsip akan diberkaskan. 5) kronologis. 3. arsip kepegawaian. 4) masalah. sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat bilamana dibutuhkan. 2) angka 3) nama tempat. hal-hal yang berkaitan dengan segi hukum dan masih banyak lagi yang lain. nama orang. karena dasar pengaturan arsip berdasarkan abjad. Arsip diklasifikasikan berdasarkan nama perusahaan. Susunan dalam sistem penataan berkas berdasarkan abjad dengan mengikuti urutan huruf latin a sampai z. langsung.

meskipun huruf yang pertama dalam masing-masing nama adalah sama. huruf a dalam Darmanto mendahului e dalam Dewayanti. jika ditentukan bahwa suatu surat disimpan dalam file PT Semen Batu Raja. nama-nama tempat. keempat. Masing-masing bagian nama orang atau organisasi digunakan dalam mengindeks adalah suatu unit. Perusahaan Batubara Bukit Asam. empat unit. Kata Tangkap (Caption) dan Aturan Mengindeks Istilah mengindeks. Dalam sistem subyek. A mendahului C. aturan standar harus diamati oleh setiap siapa saja dalam menyeleksi dan mengatur kata tangkap. Dewayanti. dan C mendahului D.41 c. Nama instansi: Lembaga Administrasi Negara. (2) P. dan Damayanti diatur dalam urutan alpabetis yang benar. . Darmanto. Paling tidak. Siagian teridiri dari tiga unit: (1) Sondang. Nama Sondang P. sedangkan sistem kronologis kata tangkap ialah tanggal. adalah urutan alpebetis yang benar. Kata tangkap (Caption) adalah suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen /arsip untuk tujuan Filing. tiga unit. yang berbeda dalam masing-masing nama. Mengabjad adalah pengaturan nama-nama sesuai urutan alpabetis dari surat. Dalam Sistem Abjad. dan kedua. mengakibatkan kekacauan. menentukan urutan yang sesuai kata-kata dalam kata tangkap itu. 1) Istilah Mengindeks Dalam aturan mengindeks menggunkan dua istilah yang Anda harus memahami alphabet dan unit. memilih kata tangkap (Captions) di mana arsip harus difile. dan kelima . nama perusahaan adalah kata tangkap. karena dalam albabet. Dalam Bab ini akan dibicarakan beberapa saya yang dianggap penting. kata tangkap adalah nama-nama subyek/masalah. dalam sistem geografis. mencakup dua kegiatan pertama. Chairuddin. hanya orang yang melaksanakan benar-benar filing dapat menemukan arsip tersebut. Nama Achmad. dan e dalam Dewayanti mendahului i dalam Dimyati. huruf yang kedua. ada 20 standar aturan mengindeks yang digunakan. Dimyati diatur dalam urutan alpabetis yang benar. untuk huruf yang ketiga. Jika setiap orang yang melaksanakan filing membuat sendiri aturan. kata tangkap adalah nama-nama orang dan organisasi. yang digunakan dalam filing. Jelas.dan (3) Siagian. Dan seterusnya.

Unit kedua dipertimbangkan hanya jika unit pertama sama. wanita yang sudah menikah dan lain sebagainya. Adnan. Risson.42 2) Aturan Mengindeks Urutan Alpabetis Nama-nama diurutkan abjad dengan membandingkan unit pertama dalam setiap nama. marga. pertama. Contoh : Lisa Nurena. P. kedua. Contoh : Adnan Buyung Nasution & Ass ¨ Nasution. Nama Instansi/Perusahaan Nama perusahaan instansi lembaga yang menggunakan nama orang disusun dalam urutan sama seperti pada waktu mengindeks nama perorangan yang lengkap. Nama orang Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama orang dalam urutan ini: nama keluarga. Buyung (&). Contoh : Risson P. nama pertama. Perseroan Terbatas Masih banyak aturan yang lain. yang tidak sempat dibahas di sini. d. Associates PT. SE Nama yang menggunakan nama keluarga.yang ketiga. marga Suatu nama yang menggunakan nama keluarga. karena organisasi Anda melaksanakan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berkenaan dengan organisasi Anda. PUSRI Jakarta ¨ PUSRI. dan sebagainya. Sihotang ¨ Sihotang. Sistem Filing Subjek/Perihal Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad. Lisa. maka Anda dapat menerapkan filing sistem subyek dalam menyimpan arsip-arsipnya. Di samping itu ada pula nama bukan nama orang. Jakarta. kalau ada . SE ¨ Nurena. mempunyai nama suci. Unit yang ketiga dipertimbangkan hanya jika huruf pertama dan kedua sama. maka nama marga sebagai urutan pertama. dan nama tengah. marga atau nama akhir . huruf demi huruf. . misalnya nama orang yang bergelar.

e. maka Anda dapat mengembangkan masalah-masalah yang dijadikan subsubyek itu menjadi sub-subsubyek. Seandainya di kemudian hari Anda memperkirakan bahwa masalah-masalah berkembang. masalah yang berkenaan dengan kepegawaian dikelompokkan dalam satu subyek di bawah “kepegawaian”. sub-subsubyek “kenaikan pangkat golongan II”. Misalnya. sehingga disebut sistem nomor (numeric filing system). sistem penyimpanan surat/arsip sama dengan sistem abjad. Sistem Filing Nomor (Numeric) Sistem filing surat/arsip berdasarkan pada kode nomor sebagai pengganti nama orang atau instansi. Anda harus menentukan terlebih dahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap hari. Selanjutnya. masalah--masalah itu dijadikan subyek dari pokok masalah (subjek) misalnya: Kepegawaian a) b) c) d) Cuti Kenaikan pangkat Lamaran dsb. Pada prinsipnya. dan semua masalah yang berkenaan dengan pokok masalah dijadikan subsubyek. Misalnya. tidak diubah. Demikian seterusnya. Nomor tersebut akan berlaku selamanya. hanya saja nama-nama orang atau instansi diganti dengan kode nomor.43 Untuk menerapkan sistem subyek ini. Masalah-masalah tersebut kemudian dikelompokkan menjadi satu subyek. dan seterusnya. masalah-masalah yang berkenaan dengan keuangan keuangan dikelompokkan dalam satu subyek “keuangan”. . semua pokok masalah dijadikan subyek. misalnya untuk subsubyek “kenaikan pangkat” dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi sub-subsubyek “Kenaikan pangkat golongan I”. surat-surat dari dan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia akan disimpan pada map bernomor 2000. atau Kartu Nama Nilasari diberi nomor 27451. Keuangan a) Gaji b) Hadiah Lembaran c) Lembur d) dsb.

karena sudah memahami tata caranya. dan lain-lain. bank. Karena itu. tenaga. dan buku nomor dapat berupa buku register/buku induk/buku besar. yaitu kartu kecil yang memuat nomor dan nama nasabah. Pelayanan mengecewakan. seperti di rumah sakit.ah sudah mencapai lima surat akan dipindah ke dalam map perorangan. asuransi. pasti akan lebih ingat namanya dasripada nomor Tabanas atau nomor pasien Rumah Sakit. atau pasien yang dalam penyusunannya berdasarkan urut abjad. baik dari segi waktu. jika nomor yang bersangkutan . Tetapi. dan disimpan dalam file nomor (file utama) 2) Indeks Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada suatu koresponden atau nama. Sehingga yang dilayani dapat dirugikan. hal ini akan menimbulkan masalah jika pada suatu saat nasabah atau si pasien lupa nomor kodenya. Surat masuk dan keluar dari dan kepada koresponden yang belum lebih dari dari lima akan dicampur menjadi satu dengan surat-surat yang berasal dari koresponden lain di dalam satu file. Oleh kasrena itu. masih banyak juga instansi yang menerapkan sistem filing nomor hanya beranggapan bahwa sistem nomor lebih mudah dibandingkan dengan sistem abjad. masih banyak instansi yang menerapkan sistem filing nomor yang tidak melengkapi dengan indeks. Surat masuk dan surat keluar satu koresponden yang juml. yaitu file utama. sebagai akibatnya dokumennya sangat susah dicari dengan cepat. serta keuntungan dan kerugiannya dalam penerapannya. yaitu map campuran dan map perorangan. Jika kita cermati. Pengunaan map campuran ini bertujuan untuk menghemat pemakaian map. sebenarnya sistem nomor lebih sukar diingat dibandingkan dengan nama. Namun demikian. Dalam filing sistem nomor ada tiga unsur.44 Banayak instansi pemerintah yang menerapkan sistem filing nomor. untuk mengingat kode nomornya digunakan alat bantu yang disebut dengan indeks. lain dengan sistem abjad disebut sistem filing langsung (direct filing system). Oleh karena itu. bahkan uang. indeks. 1) Buku Besar Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map. sistem nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsung (indirect filing system). File ini disebut file campuran. Misalnya nasabah Tabanas. puskesmas. hanya karena sistem nomor tidak diterapkan secara benar. pasien sebuah Puskesmas atau Trumah Sakit.

Untuk memfile kartu. Koresponden yang suratnya belum mencapai lima. Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu indeks. agar mudah dicari. tetapi diberi tanda berupa huruf C. Sedangkan untuk file surat. maupun dalam mengurutkan abjadnya. nomor yang berdigit banyak akan dipecah atau dikelompokkan menjadi dua angka atau tiga angka tiap kelompok. Untuk koresponden yang suratnya baru sedikit (kurang dari 5). kartu indeksnya ada dua macam. scbagai nomor folder . tentu saja belum dicantumkan pada buku nomor ini. sebagai nomor guide angka 29 rnenjadi petunjuk Ill. sebagai nomor laci Anaka 37 sebagai petunjuk II. sehingga dapat luwes dalam menambah.5 cm) dan dilengkapi dengan kotak untuk menyimpan kartu. dengan susunan penyimpangan sebagai berikut : a) Nomor Berurutan (Consecutive) Petode inin merupakan cara penataan berkas dengan menggunakan sistem penomoran yang tidak mempunyai urutan logis (penomoran tidak berurut) atau mempunyai urutan logis. Jadi setiap nama dibuatkan kartu indeksnya. Misalnya nomor 293746 maka akan dipecah menjadi 293 746 atau 29 37 46 dan dibaca dari kanan ke kiri sehingga cara membacanya scbagai berikut : Angka 46 sebagai petunjuk I. Dalam metode ini. Dalam sistem filing nomor.45 belum/tidak diketahui. maka kartu indeksnya belum diberi nomor. maka setiap kartu dari setiap nama langsung diberi nomor. singkatan dari Campuran. Dalam penomoran tidak berurut ini dapat dibedakan b) Terminal Digit Pemberkasan (Terminal Digit) Metode ini digunakan untuk mengatasi penataan yang jumlah arsipnya banyak. Selanjutnya. Indeks tersebut disusun secara urut abjad.cm dan lebar 7. 3) Buku Nomor Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file nomor. jika suratnya sudah mencapai lima. maka karti indeks C diganti dengan nomor yang diambil dari buku nomor (register). Indeks dibuat dalam bentuk kartu ( dibuat dari kertas karton manila dengan panjang 12. tetapi nomor-nomornya mengikuti aturan blok-blok. ada tiga cara untuk menyimpan arsip/dokumen. yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor.5.

dan selanjutnya disimpan pada file dengan nomor 76 43 03. Yaitu laci nomor 47 di belakang guide nomor 37. nomor 293747 berarti terletak di laci yang berbeda dengan nomor 293746. Pembacaan nomor digit dimulai dari digit utama. Laci 43 . Setiap satu guide dapat berisi sampai 100 folder. Laci 42 maka akan menjadi No. c) Middle Digit Pemberkasan (Middle Digit) Sistem penataan berdasarkan angka tengah (Middle Digit Filing) merupakan modifikasi dari Terminal Digit Filing. maka nomor terdekat setelah 29 37 46 adalah 30 37 46 bukan 29 37 47.46 Karena terminal digit Pemberkasan merupakan sistem pcnomoran yang tidak berurut. Pada Middle Digit Filing nornor yang berada di tengah merupakan nomor utama. Sebagai Contoh : 76 43 05 77 42 14 77 43 01 77 43 91 76 42 16 75 42 66 74 43 15 75 43 10 74 42 66 75 42 16 76 42 14 74 43 15 75 43 10 77 43 01 77 43 91 No. misalnya file dengan nomor 764303 akan ditulis dengan angka: 76 43 03 angka 43 merupakan digit utama angka 76 merupakan digit kcdua angka 03 adalah digit terakhir Jika jumlah digit melebihi dari enam angka. Bila kita melihat pada file dengan nomor 76 43 03 maka file ini disimpan pada laci 43 dan diberi guide dengan nomor 76 43. dengan menulis nomor kecil dan depan dan selanjutnya nomor besar. maka digit kedua dapat terdiri atas tiga angka. setelah folder 28. Dalam hal ini. kemudian digit kedua dan selanjutnya digit terakhir. Biasanya digunakan pada Perusahaan Asuransi.

Sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem filing. Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk menyederhanakan filing. Surat-surat atau arsip yang masuk lebih akhir ditempatkan dalam filing yang paling depan. kemudian kata tangkap tersebut dapat dikembangkan menjadi daerah-daerah yaitu kotakota (kalau perlu sampai ke kelurahan) yang ada dalam daerah tersebut. biasanya adalah kegiatan yang mencakup daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat. sistem angka maupun sistem geografis. Artinya. sehingga masih dapat disatukan segala macam masalah dalam satu file dalam setiap bulan. Sistem Filing Kronologis Sistem filing ini digunakan untuk filing arsip yang disusun menurut urutan tanggal masuk dan keluarnya arsip atau surat itu. maka sistem abjad selalu digunakan sebagai pelengkap sistem yang lain yang dipilih. g. Mencermati hal tersebut. Anda harus selalu menyusunnya kembali menurut urutan abjad. Sistem Geografis Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat menurut daerah wilayah atau geografis. sehingga menyangkut banyak masalah. Organisasi-organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang juga dapat menggunakann sistem geografis. jka karena sistem ini akan banyak membantu Anda dalam melaksanakan tugasnya dalam filing. perusahaan atau orang yang ada dalam setiap kota di daerah wilayah tersebut. dan selanjutnya baru dapat mengembangkannya lebih jauh dengan namanama instansi. jika kegiatan surat-menyurat dalam organisasi jumlahnya belum banyak. meskipun Anda memilih sistem subyek. maka Anda dapat menggunakan sistem georafis.47 f. Dalam pelaksanaan filing sistem geografis ini Anda dapat menggunakan nama daerah wilayan sebagai kata tangkap (caption). Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi di mana sistem geografis dapat digunakan. . Di antara sistem yang telah diuraikan. Anda harus memahami secara mendalam. Tetapi. Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat atau arsip yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahun. maka sebaiknya Anda menggunakan sistem lain yang lebih memadai. jika kegiatan atau aktivitas pimpinan itu berkembang demikian cepat. sekretaris tanpa melihat masalah atau perihal surat/arsip.

karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci Memasukkan dan mengeluarkan yang cukup sering.000 lembar kertas. yaitu : 1. d. juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya.4.500 . Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Laci-laci pada filing cabinet biasanya tersusun empat laci. Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan file/berkas dengan cara tertentu. lebih dahulu . tergantung dari : a. Ukuran organisasi/perusahaan. Filing Cabinet (Almari Arsip) Banyak orang menamakan file cabinet denngan filing cabinet atau almari arsip. c. Tetapi. Penyimpanan dalam laci ini tidak ketat padat. yang diatur tidak ketat padat. aktivitas kantor dan perkembangannya Jumlah catatan kantor/arsip Jenis/tipe arsip Cara penggunaan arsip Sifat kerahasiaan arsip E. Umumnya terdiri atas empat laci tersusun ke atas.48 4. tetapi ada yang tiga. karena berkas-berkas yanng disimpan dalam laci-laci tersebut kecuali teridi atas kertas-kertas arsipnya sendiri. Susunan arsip/berkas yang menyamping dinamakan lateral filing.aksanakan. maka jumlahnya berkurang menjadi kurang lebih 3. b. yang masing-masing lacinya mempunyai daya tampung 5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke belakang. arsip/berkas ditempatkan secara berdiri (tegak lurus) atau disebut juga vertical filing. Peralatan Filing Sebelum memfile asrsip dil. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun. Sususnan arsip/berkas yang menumpuk secara horosontal disebut horizontal filing. sehingga jika terlalu padat di samping pekerjaan menjadi sulit. bukan terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang sering kita temui di kantor-kantor. Di dalam filing cabinet. e. Sistem filing yang terbaik untuk suatu kantor adalah sistem yang benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan kantor tersebut. perlu disiapkan peralatannnya . Karakteristik Sistem Filing Masing-masing sistem filing mempunyai ciri/karakteristik tertentu. juga folder-folder dan guide-guide. dua bahkan ada yang hanya satu laci saja.

Guide/Sekat Petunjuk . Gambar 5. 2.1 Bermacam-macam Cara Memfile.2.49 Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung. Guide Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah. Bentuk guide sebagi berikut: A B Gambar 5.

tetapi tanpa daundaun penutup. Badan (B) adalah badan guide itu sendiri. Bahanyapun sama. Susunan Guide 3. atau dapat dibuat sendiri dengan bahan lembaran karton yang kuat tetapi halus. dan tab ke 5 dan ke 6 dan seterusnya makin ke kanan. tetapi tanpa penjepit. Dapat juga bahannya dari plastik. ke 4 dan ke 5. Folder Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file.3. . Satu guide mempunyai satu tab. Demikian pula tabnya dapat dibeli. agar tidak melukai tangan. Gambar 5. tab ke 4 makin ke kanan. Setiap ujung guide sebaiknya bentuknya melengkung. kemudian dipasang dengan mencepitkan pada badan guide. Folder ini berujud lembaran berlipat seperti map pada umumnya. Tentu saja makin banyak tab. Tab kedudukan ke 1 berada di ujung paling depan (lihat dari depan) seperti gambar di bawah. guide ke 2. Untuk memudahkan pembicaraan selanjutnya. Tab ke 2 berada lebih ke kanan. Sebaiknya karton tersebut tebalnya tidak lebih dari 1 mm. Folder juga mempunyai tap. dan seterusnya guide ke 3. Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan heading/titel/atau kode. guide yang mempunyai tab kedudukan ke 1 disebut guide pertama. Dalam gambar dapat dilihat kedudukan masing-masing tab. Kedudukan tab bermacam-macam sesuai dengan keperluannya. Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor. tentu saja ukuran tab makin kecil. yang disebut dengnan tab.50 Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas (lihat A pada gambar). dibuat dari kertas karton manila. Lihat gambar berikut ini. atau seperti map snelhechter. tab ke 3 lebih ke kanan lagi.

Folder Tap folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tap pada guide. Folder dalam Filing Cabinet F. tetapi sering kurang mendapat perhatian. simpan) atau perintah-perintah lain yang berlaku di kantor Anda. Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip 1.51 Gambar 5. Gambar 5. untuk memastikan apak arsip siap untuk disimpan. Susunan Guide. jangan sampai masuk dalam trempat .Pertama-tama semua dokumen/arsip yang akan disimpan diperiksa secara cermat. yaitu untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang menunjukkan isi filenya. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari agar surat-surtat yang masih dalam proses atau yang masih harus diedarkan ke unit-unit kerja/unit pengoleh lain. Pemeriksaan arsip. yang mengakibatkan srsip sulit ditemukan. Prosedur Filing (Penyimpanan Arsip/Dokumen) Prosedur penyimpanan arsip cukup sederhana. karena salah penemnpatan. Perhatikan apakah sudah ada tanda instruksi untuk disimpan (release mark.4. apakah memang benar-benar sudah seharusnya disimpan. file.5. Prosedur tersebut mencakup langkah-langkah: a.

sehingga memudahkan penyimpanan Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya (filing cabinet). . ataupun nama alamat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal) akan disimpan dalam map dalam kata tangkap yang sama. subyek. dikelompokkan berdasar apakah abjad. Menyortir adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. surat akan disimpan. maka surat akan mudah disortir dan disimpan. atau kata tangkap lainnnya. e. Dengan ada tanda ini. kronologis. sedangkan untuk kata tangkap-kata tangkap yang lain jika perlu dibuatkan tunjuk silang. Kegiatan ini dilakukan secara sederhana. Mensortir arsip yang sudah diindeks. nomor yang sama. yaitu nama badan-badan pemerintah. sesuai dengan sistem filing yang dipilih. yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah kegiatan mengindeks. Di samping itu. Menginndeks seperti yang telah kita bicarakan adalah pekerjaan menentukan pada nama apa. Perhatikan bahwa memang ini benarbenar diperlukann. maka dokumen/arsip tersebut disimpan menurut kata tangkap yanng terpenting.52 penyimpanan. geografis. sesuai dengan sistem filing yang telah ditetapkan sebelumnya. Sedangkan kata tangkap pada sistem subyek adalah perihal atau isi surat. nomor). jika surat nanti pada suatu saat surat ini dipinjam atau keluar dari file. dan nama tempat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal). atau subyek apa. badanbadan swasta. Memberi Tanda. b. Mengindeks (nama. langkah ini lazim disebut juga pengkodean. dan pada gilirannya dapat menimbulkan kekacauan surat-mennyurat dan proses penanganan masalah yang menjadi masalah surat yang bersangkutan. Anda akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yanng sudah ada. Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga nomor unit masing-masing kata tangkap. d. Kalau hal itu terjadi surat tersebut akan “hilang”. Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka. Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta melalui beberapa kata tangkap. karena dengan membuat tunjuk silang akan menambah pekerjaan c. Langkah ini diperlukan secara khusus jika jumlah atau volume surat banyak. pada sistem geografis adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk. lembaga-lembaga negara. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim. maupun nama-nama individu-individu penanda tangan surat untuk jenis surat masuk.

dapat diukur dari Ratio Penemuan : Rasio penemuan = Jumlah arsip yang ditemukan ---------------------------------. Jika rasio > 99. dari dari 60 arsip yang dicari. artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-waktu dibutuhkan. dan kemudian ditemukan 56 arsip.5% berarti arsip disimpan dengan baik . d. Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif. b. tepat.x 100% Jumlah arsip Misalnya. Menaruh kartu substitusi (“Out Guide” atau “Out Folder”) di tempat di mana arsip disimpan tersebut diambil. Penemuan Arsip (Retrieval) Setelah disimpan.7% a. c. arsip yang diperlukan tersebut harus dapat ditemukan kembali oleh seorang sekretaris dengan cepat. Tujuannya adalah: 1) Sebagai identifikasi bahwa arsip yang bersangkutan sedang dipinjam 2) Memudahkan penyimpanan selama arsip yang bersangkutan dipinjam. seperti menagih dan mengingatkan kepada peminjam. Oleh karena itu. Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung jawab terhadap arsip-arsip dan diberi wewenang dalam penyimpanan arsip yang dapat mengambil arsip. maka rasio penemuan = 97. Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam. Untuk itu. ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di kemudian hari tidak akan terjadi kesulitan: a. para peminjam diharuskan mengisi daftar/formulir peminaman yang berisi informasi antara lain: 1) Nama peminjam 2) Nomor dan jenis arsip yang dipinjam 3) Tanggal harus kembali 4) Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan Dalam hal ini hendaknya berlalku prinsip : “siapapun yang meminjam dan untuk berapa lamapun tanpa kecuali. dan lengkap. pada suatu saat ada arsip yang diperlukan kembali untuk tujuan tertentu. harus mengisi daftar peminjaman dan waktu/lamanya peminjaman dibatasi”.53 2. atau disimpan dalam kotak peminjaman sesuai dengan tanggal pengembaliannya. Dalam prosedur peminjaman arsip.

Dasar Pemindahan Arsip Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”. dan klasifikasi kurang tepat 2) prosedur penyimpanan tidak/kurang efektif 3) prosedur pengambilan/peminjaman tidak/kurang efektif 4) arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 map/folder G.54 b. c. Jika rasio . di mana arsip sudah/jarang sekali digunakan. walau pemindahannya tidak tentu. Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus. Cara Pemindahan Berdasarkan karakteristik arsip dan waktu pemindahan secara umum dikenal dua cara pemindahan. di mana seluruh dokumen menjadi “inaktif” setelah suatu kegiatan/proyek selesai. Kantor Arsitek. arsip dipindahkan begitu arsip tersebut selesai digunakan. indek. 1.5% ¨ memuaskan. yaitu : a. tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak. sehingga jika Sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. tempat untuk menyimpan arsip (Unit Arsip) 2. Pemindahan cara ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan seperti Kantor Pengacara. arsip sudah semakin menumpuk di tempat penyimpanan. seorang sekretaris perlu melakukan proses memindahkan arsip.99. Jika hal ini terus berlangsung. Jika rasio penemuan 97% . Pemindahan secara kontinyu (perpectual) Pada cara ini. Pelaksana Proyek. . mungkin : 1) pemberian kata tangkap. Olek karena itu. < 97% ¨ yang disimpan dalam kondisi tehnik penimpanan perlu dibenahi. Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif” tergantung pada kebijakan masing-masing instansi. Biasanya suatu instansi menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA). Penyusutan Arsip Setelah suatu periode kegiatan kantor. seperti filing kabinet. misalnya 1 tahun. Konsultan dan sebagianya. biasanya setelah suatu periode tetentu.

setelah 1 periode kegiatan berlalu. pada lemari penyimpanan arsip akan terdapat : a) b) Arsip dalam status aktif dari periode yang berjalan Arsip dalam status inaktif dari periode sebelumnya . Pemindahan Periodik Pada cara ini. Ada beberapa cara pemindahan periodik: 1) Pemindahan tunggal/1 periode Pada pemindahan ini setelah 1 periode kegiatan berlalu. Dengan demikian.55 b. pada tempat penyimpanan arsip hanya ada arsip-arsip yang dalam status “aktif” AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF Filing Cabinet 2) Pemindahan ganda /2 periode Pada pemindahan ini. hanya lokasi penyimpanannnya terpisah dari arsip-arsip “aktif”. Dengan perkataan lain. arsip dipindahkan setelah 1 peiode tertentu (umumnya 1 tahun). pada tempat penyimpanan arsip masih ada arsip-arsip dalam status “inaktif”. arsip inaktif dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip yang lain.

organisasi di masa yang akan datang. Oleh karenanya setelah selesai digunakan. dan sebagainya. korespondensi rutin dengan pemasok. 3. Pemusnahan Arsip Arsip yang telah dipindahkan. Arsip-arsip yang Membantu Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk melancarkan kegiatan organisasi untuk sementara waktu seperti Surat Pemberitahuan Bank. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu yang tertentu. tidak semua akan disimpan selamanya. misalnya : surat pengumuman/pemberitahuan. Arsiparsip ini dapat disimpan sementara waktu sampai dengan 1 tahun. yang mungkin pada saat itu masih digunakan.56 AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF IN IN AKTIF AKTIF Filing Cabinet Pada cara pemindahan ganda /2 periode ini mempunyai keuntungan yaitu mudah mencari arsip dari periode yang lalu. b. arsip tersebut langsung dapat dimusnahkan. dan sebagainya. . memo intern. bukti pembayaran tertentu. Arsip-arsip yang Tidak penting Yaitu arsip-arsip yanng tidak mempunyai nilai kegunaan bagi pimpinan. undangnan rapat rutin. Dalam pemusnahan arsip harus diperhatikan sifat karakteristik arsip sebagai berikut: a.

d. Namun demikian. 5. dan tidak dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti. dan jelaskan tentang berbagai macam sistem filing! Apa yang disebut dengan mengindeks? Jelaskan peralatan filing untuk masing-masing arsip dinamis aktif dan inaktif! Jelaskan secara singkat prosedur filing! Uraikan secara singkat tentang penyusutan arsip! 10. Rangkuman 1. Yang termasuk arsip-arsip jenis ini antara lain: 1) Surat Keputusan Tentang Struktur Organisasi 2) Laporan keuangan 3) dan lain sebagainya Berdasarkan klasifikasi di atas. 3. dapat diputuskan berapa lama suatu arsip harus disimpan. 1. Arsip Vital Yaitu arsip yang menentukan eksistensi organisasi / perusahaan. Mengapa organisasi tergantung pada filing? Berikan definisi tentang arsip! Apa tujuan kearsipan? Uraikan secara singkat siklus arsip! Berikan batasan tentang filing. namun jelas. 2. 4. 6. seperti :Data laporan keuangan. dan lain sebainya. 9. Arsip disimpan karena mempunyai tujuan. Jelaskan pemindahan arsip satu periode dan dua periode! I.57 c. H. 8. Latihan Jawablah pertanyaan ini secara singkat. secara pasti berapa lama suatu arsip disimpan tergantung pada Jadwal Retensi Arsip yang disusun oleh masing-masing instansi. yaitu menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional . Arsip Penting Yaitu arsip-arsip yang berguna unntuk kelangsungan usaha atau menggambarkan prestasi pada masa yang lampau. Filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan arsip dengan aman. dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi”. 7.

dan folder serta melalui tahap-tahap atau prosedur filing. . yaitu sejak penciptaan. dan sistem kronologis. tepat. subjek. Penyusutan adalah suatu upaya untuk mengurangi jumlah atau volume arsip dengan cara pemindahan. kebangsaan. yaitu filing kabinet. pemindahan dan yang terakhir ialah pemusnahan arsip. Dalam penyimpanan dapat dibedakan berbagai macam sistem penyimpanan yaitu sistem alpbabetis. 4.58 tentang perencanaan. sekat penunjuk. 5. 3. arsip disimpan dengan menggunakan peralatan yang memadai. lengkap dan akurat. nomor. Agar arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat. penyimpnan. penyerahan dan pemusnahan arsip yang sudah melampaui jadwal retensi arsip. georgafis. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan Arsip mempunyai siklus hidup. 2. pemanfaatan.

Dari beberapa pengertian tersebut di atas.BAB VI PENYUSUNAN LAPORAN Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab ini. Artinya. Redfield. Laporan ini merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan administrasi tersebut. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi. Anda diharapkan dapat memberikan batasan laporan. Laporan sebagai salah satu produk kontor diperlukan oIeh pimpinan organisasi. Pengertian dasar laporan ialah menyajikan fakta secara objektif dan tulus. Secara umum. maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian. Pengertian Laporan Laporan dalam bahasa Inggris “report” berasal dari bahasa Latin “portare” yang berarti membawa atau mengangkut. laporan memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. cara pengetikan A. dan mengikuti bahasa dengan kritis. fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor. Menurut Prajudi Atmosurdjo. penalaran yang jelas. Laporan 59 . langkah-langkah pembuatan laporan. Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Peranan. menjelaskan peranan dan syarat macam-macam laporan. Menurut E. dan setelah itu ia harus membawa hasil fakta dan data hasil penelitian tersebut. kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis. sistematika laporan. dapat disimpulkan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data – informasi. Charles E. Syarat Dan Macam Laporan 1. Pengertian. laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya. laporan adalah segenap hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain. Awalan (prefix) “re” berarti kembali. laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. Isi laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. disebut juga sebagai “administrative communication” (komunikasi administrasi). Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis.

yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. Mengatasi masalah Mengambil keputusan Mengetahui perkembangan/kemajuan Mengadakan pengawaasan. pengembilan keputusan. Berdasarkan pengertian ini. penglihatan. Di samping itu. laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut: a.60 juga merupakan alat komunikasi yang di dalamnya terdapat beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki. sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. laporan juga sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas/fungsi perencanaan. b. 2. b. Peranan Laporan dalam “administrative communication” Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis sebagai: . pendengaran. pengendalian atau perbaikan Menemukan teknik-teknik baru. Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan. dapat diketahui penyebab menumpuknya barang di gudang. data informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan. barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik (feed-back. pengawasan dan pegnendalian. Setelah mendapatkan informasi secukupnya. pengkoorganisasian. Peranan Laporan a. d. pengamatan. Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan. Peranan Laporan dalam Organisasi Laporan merupakan alat komuniakasi ke atas dalam suatu organisasi. c. penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh data/informasi yang relevan. maka laporan dapat digunakan oIeh pihak lain untuk tujuan tertentu. suatu laporan berkaitan dengan suatu penyelidikan. Pada umumnya. Selanjutnya. e. Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang dianut. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. Di samping itu.

2) Penyampaian Informasi Sebagaimana telah dikemukakan. dan koordinasi antara atasan dan bawahan sengat mendukung kerja sama yang baik. bahwa laporan merupakan alat untuk menyampaikan informasi. maka pengetahuan kita sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan. maka laporan harus memuat informasi yang benar dan obyektif. Data dan informasi iitu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi. 5) Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan Dengan saling tukar informasi. Saling tukar informasi. 3) Bahan Pengambilan Keputusan Untuk keperluan pengambnilan keputusan seorang pimpinan memerlukan data/ dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. Kebenaran obyektifitas informasi tersebut penting sekali oleh karena tepat dan . agar laporan dapat memenuhi fungsinya. B. Laporan harus benar dan obyektif Subyek laporan mungkin berbeda-beda. Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain. namun apapun subyeknya laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. Di samping itu. saling pengertian. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus erat hubungannya dengan masalah yang akan dikemukakan. Syarat-Syarat Laporan 1. 4) Alat Pembina Kerja Sama Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama.61 1) Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya.

Kalau kedua hal di atas dipeprhatikan dan dilaksanakan. maka orang lain pun akan lebih tidak mengerti. padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya. . Laporan harus diusahakan singkat. Untuk itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat lapoooran dalam menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan. Oleh karena itu.62 melesetnya keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan yang diterima. Laporan Harus Jelas dan Cermat Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin banyak sekali. Laporan yang diterima atasan uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan kata-kata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal. maupun susunan kalimat. Kalau dia sendiiri sulit memahami apa yang ditulisnya. Oleh karena itu. Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada hubungannya dengan masalah yang dikemukakan akan mengaburkan persoalan. 2. tepat. tetapi jelas maksudnya. si pembuat laporan harus menghindari penggunaan kata-kata atau istilah-istilalh yang ia senddiri kurang memahaminya. terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi sehari-hari. Laporan Harus Lengkap Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan. Artinya. di samping dara mengemukakannya secara komprehensif. 4. serta menggunakan pandangan pembaca. Penyajian dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengkap kalau ditunjang oleh dukungan data misalnya data statistik. skema dan sebagainya. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan. maka laporan harus dikemukakan secara lengkap. dan sebagai akibatnya laporan menjadi tidak jelas. Di sampinng iitu. istilah-istilah yang digunakan dalam laporan. Ia hendaknya mengusahakan penggunaan istilah-istilah dan kata-kata yang sederhana. dalam menyusun laporan si pembuat laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan pembaca/penerima laporan. bahwa ia sendiiri harus memahami benar-benar mengerti baik materi. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran Perlu disadari bahwa si penerima laporan seperti pimpinan. 3. diusahakan agar waktunya yang terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaaah lebih dalalm laporan yang diterima. grafik. maka hal ini akan menjamin kualitas laporan.

ketepatan waktu penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan. Oleh karena itu. Keterangan yang dilaporkan harus tegas. Di satu pihak atasan ingin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang telah diberikannya. Misalnya. karena suatu persoalan menjadi terkatung-kaktung penyelesaiannya. tidak dikarang semaunya. 6. Mencakup segala segi masalah yang dikemukakan. atau antara atasan dan bawahan. sehingga tidak membeerikan kesempatan timbulnya masalahmasalah/persoalan baru. misalnya statistik. laporan harus pula: 5. artinya si pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan dan situasi apapun. maka dalam uraian selanjutnya bentuk ini yang digunakan terus. dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. Disertai data penunjang. tabel. 7. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut yang harus diambil akan mengalami keterlambatan. Laporan Harus Tepat Penerimanya Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikaksi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan. skema dan sebagainya. tetapi juga berlaku atas penggunaan bentuk kalimat. sekali kalimat papsif digunakan. Laporan Harus diusahakan Secepat-cepatnya Lapaoran dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk menanggulangi suatu masalah yang perlu segera penylesaiannya. Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan. Hal ini memberikan akibat negatif terhadap organisasi. dan di lain pihak bawahan ingin . b. OIeh karena ittu. Laporan harus lengkap dan objektif. Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggungjawabkan. Laporan Harus Tegas dan Konsisten Di depan pernah dikemukakan bahwa laporan hendaknya dibuat sedemikian rupa. Uraiannya tidak memberikakn kesempatan timbulnya masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru. c.63 Laporan yang lengkap harus: a. Ini berarti abhwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan tidak kontradiktif antara bagian lapaoran yang satu dan yang lainnya. artinya laporan tidak dibuat-buat. Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaiakn kepada atasan.

Agar tahu membatasi diri (tidak melantur). dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan yang bersangkutan. b. di samping ia harus pula analistis. b. Dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang sederhana. Harus mempunyai minat/kesanggupan. Surat Keputusan dan landasan-landasan yuridis lainnya. maka menimbulkan banyak segi negatif. Menentukan perihal (subyek) Ini dilakukan dengan maksud: a. Langkah-langkah atau prosedur yang haru ditempuh dalam pembuatan laporan adalah sebagai berikut: 1. Untuk mempermudah pengumpulan data. Akibatnya antara lain kebocoran rahasia. c. Benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan. misalnya: a. kooperatif. Mengingat hal-hal tersebut di atas. C. Langkah-Langkah Dalam Pembuatan Laporan Agar laporan yang akan disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya (fungsinya). Agar yang akan dilaporkan terang dan jelas. laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi. 2. jelas serta mudah dimengerti. Laporan dapat disusun secara tepat apabila prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunannya tepat pula. maka laporan harus disusun decara tepat. Harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik. teliti. d. Agar memenuhi keinginan pihak yang akan menerima laporan. laporan harus benar-benar sampai ke yang memintanya. Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi. . pasti mengarah ke yang tidak berhak membacanya. b. d. Oleh karena itu. Laporan yang tidak sampai ke alamatnya. Skema atau struktur organisasi. Mengumpulkan fakta dan data Data dan fakta yang dipergunakan dalam penyusunan laporan.64 mendapatkan tanggapan dari atasan atas laporannya serta bagaimana tindak lanjutnya. c. maka bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai berikut: a. obyektif. dan “Open-minded”.

dan selanjutnya akan mempermudah dalam analisisnya. Pengklasifikasian ini berguna dalam rangka : a. f. Menentukan data mana yang perlu dimasukkan untuk analisis dan data mana pula yang cukup disertakan sebagai lampiran-lampiran. Grafik. Buku-buku pedoman kerja (manual).65 c. Statistik. c. Hasil observasi langsung. Rumusan tugas. Almanak. f. c. b. sistematis dan tepat harus diadakan pengklasifikasian dengan setepat-tepatnya. Bahan-bahan laporan di atas diperoleh dari sumber-sumber primer (primary resource) maupun dari sumber-sumber sekunder (secondary resource). meliputi data dari : a. materiil. g. Buku harian. b. f. Hasil pengisian daftar pertanyaan (questionaire). pemasaran dan sebagainya. c. Hasil riset dari lembaga. job description dan sebagainya. peralatan. Hasil diskusi. maka dapatlah diadakan evaluasi dan pengolahan (analisis) data. Membuat Kerangka Laporan . Data kepegawaian. d. e. h. tabel dan sebagainya. keuangan. d. Menyusun sistematika laporan. Hasil wawancara. Sumber-sumber sekunder (secondary resource) meliputi data dari: a. d. e. d. Notulen rapat. Data yang telah terkumpul melalui cara-cara pengumpulan seperti tersebut di atas. 3. Laporan-laporan. b. Mempermudah penentuan korelasi antara data yang satu dan data lainnya. Rencana/program kerja. Evaluasi dan Pengolahan Data Setelah dibuat klasifikasi data sebagaimana diuraikan di atas. Perpustakaan dan dokumentasi. agar dapat dipergunakan dengan baik. Sumber-sumber primer (primary resource). e.

6) Pilihan berbagai macam jalan keluar. termasuk di sini antara lain penyajian mengenai: 1) Tujuan laporan. Saran-saran mencakup: 1) Penentuan pemecahan masalah. b. e. 4) Data statistik. summary biasanya ditempatkan di depan. d. mencakup antara lain 1) Pendekaktan yang digunakan 2) Asas-asas yang digunakan. 3) Teknik-teknik dan model-model matematika yang digunakan. menginterpretasi data. Ringkasan Dalam laporan-laporan penelitian. Analisis terhadap obyek yang dilaporkan. Cara ini dimaksudkan agar yang berkepentingan dengan cepat dapat memperoleh gambaran yang menyeluruh tentang hal-hal yang tecakup dalam laporan. mengklasifikasi. pada pokoknya laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa yang telah terjadi. 3) Kesimpulan. 3) Landasan-landasan yang bertalian dengan obyek tersebut. 2) Latar belakang informasi yang menyangkut obyek yang dilaporkan. Deskripsi keadaan secara faktual. dan . Pada garis besarnya laporan mencakup: a. Lampiran dan Daftar Kepustakaan Masalah-masalah yang dicakup dalam laporan tersebut dituangkan dalam kerangka laporan. yaitu setelah pendahuluan dengan mempergunakan judul ringkasan untuk pimpinan (Executive Summary). mengevaluasi.66 Seperti telah dijelaskan. 4) Penutup. c. di mana. serta siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian tersebut. 2) Pengarahan implementasi. bilamana dan mengapa hal itu terjadi. 5) Penemuan sebab-sebab. 4) Teknik menginventarisasi. Pada pokoknya kerangka laporan itu mencakup: mentabulasi.

Batang tubuh laporan yang merupakan isi pokok dari laporan biasanya mengandung uraian tentang: a) b) c) Fakta dan data pelaksanaan kegiatan. apa maksud penulisan. Batang tubuh laporan dapat dikelompokkan ke dalam beberapa Bab sesuai dengan keperluan. Singkatnya. Pada batang tubuh laporan dapat pula dilengkapi dengan chart. misalnya: belum sempurnanya sistem pengangkatan pegawai. Biasanya judul sub-sub ditempatkan pada bagian sebelah kiri. Biasanya pendahuluan ini dibagi dalam sub-sub. karena di bagian inilah dipaparkan segala fakta dan data yang telah diolah tadi. apa sebabnya laporan dibuat. yang membaca harus merasa tertarik setelah membaca pendahuluan untuk terus membacanya. diagram. Pendekatan dan sistematika laporan. dengan membaca pendahuluan sudah mendapat gambaran tentang isi laporan. 2) Batang Tubuh Laporan Bagian ini merupakan bagian laporan yang terpenting. Fakta tentang tujuan yang telah dicapai. cukup dimasukkan pada bagian lampiran. di samping mengajak : memasuki “alam pikiran pelapor. Masalah-masalah yang dihadapi Dalam mengemukakan masalah sebaiknya dikemukakan dalam pertanyaan negatif. gambar-gambar dan lain sebagainya. sepanjang hal ini merupakan bagian dari pembahasan. kalau chart dan yang lain-lain itu hanya sebagai pelengkap saja. pemecahan batang tubuh laporan ke dalam bab-bab tidak diperlukan. apa sesungguhnya perihal yang akan dikupas. Namun demikian. Masalah pokok yang akan dilaporkan. Bahkan untuk mereka yang sibuk.67 1) Pendahuluan Pendahuluan bermaksud mengantarkan dan mengajak pembaca mengetahui isi laporan. pendahuluan memuat latar belakang persoalan. Jadi. Laporan yang kurang dari 20 lembar. . a) b) c) Maksud dan tujuan laporan. tabel-tabel.

denah. Sumber Bahan (Kepustakaan) Lampiran merupakan data pendukung uraian isi laporan yang mungkin terlalu banyak. dan lain-lain. 4) Simpulan Yang dimaksud dengan simpulan adalah hal-hal yang besar (garisgaris besar) dalam penyajian Bab sebelumnya. Perlu diingat bahwa masalah tidak disimpulkan. dapat berupa: Peraturan perundangan. diagram. Lihat Lampiran I. langkah-langkah yang akan dijalankan untuk pemecahan masalah baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Saran sifatnya harus dinamis. dan selanjutnya. Wiyasa. sehingga tidak dimasukkan dalam teks laporan. surat-surat. dapat mengganggu kontinuitas laporan. dan pemecahan masalah. Misaslnya. Lampiran laporan. kemudian dianalisis. yang disimpulkan adalah fakta. perlu dituliskan nomor urutnya. apabila penulisan suatu laporan mengambil acuan dari berbagai buku atau hasil penelitian yang sudah dipublikasikan. tabel. dan lebih jauh lagi dikhawatirkan dapat mengganggu pengertian mengenai hal-hal yang diuraikan dalam teks laporan. Karena apabila dimasukan dalam teks laporan. 6) Lampiran. foto. gambar. 5) Saran Saran adalah semacam teraphy atau pengobatan. . 1990. Saran pada dasarnya berasal dari yang telah disajikan maupun yang berasal di luar yang telah disajikan.68 Setelah permasalahan dikemukakan. Kepustakaan perlu dicantumkan. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo. bagan. Perhatikan contoh penulisan kepustakaan berikut Bratawidjaya. 3) Pembahasan atau analisis masalah Setelah diuraikan dan ditunjukkan faktanya. maksudnya diuraikan sebab-musababnya timbulnya masalah itu yang mengarah ke pemecahan masalah (belum pemecahan masalah). Lihat Lampiran II. Surat Bisnis Modern. Apabila jenis/macam lampiran banyak. kemudian diuraikan dan ditunjukkan faktanya. Thomas.

4. Tahap Pelaksanaan 1. Sistem gabungan angka dan huruf.2. Tahap persiapan Penyusunan Ppanitia Penyusunan Panitia 1.1. Pembukaan 1. DAFTAR ISI III. Contoh: Format Laporan di Lingklungan Pekerjaan. Penatar 1.3. 1. penulis laporan juga harus memperhatikan tentang sistematika penyajian materi laporan tersebut. JUDUL I. Yang dimaksud dengan sistematika penyajian laporan di sini adalah pembidangan atau pengelompokan materi yang disajikan. Sistematika laporan lazim dikenal di Indonesia ini ada dua yaitu: 1. LAPORAN KETUA PANITIAN PENYELENGGARA IV.1. Sistematika Laporan Di samping materi laporan harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah disebutkan. Nah. KATA PENGANTAR II. Petatar . 1. SAMBUTAN KEPALA V. D.2. Jakarta: Rineka Cipta.69 Subagyo.1. Lain-lain 1. TAHAP KEGIATAN 1.1. 2.1. sekarang kami yakin sekiranya Anda diminta untuk menyusun sebuah laporan tentu Anda sudah dapat menyusun sebuah laporan yang sesuai dengan kehendak atasan/pimpinan Anda. Joko.2. Penyajian Materi 1.2.1. SAMBUTAN PEMIMPIN PROYEK VI.4. P. Metode Penelitian Dalam Teori dan Praktek (1991) . Penyusunan Materi Penataran 1. Sistem desimal (digit system).2.1.2.2.3.

Validitas dan Reliabilitas Instrumen C. Teknik Pengumpulan Data D. Surat Keputusan Kepanitiaan 2. Laporan Ketua Panitia pada Penutupan 8. Lembar Evaluasi. LAMPIRAN 1. D Asumsi dan hipotesis Penelitian 1. Pengujian Persyaratan analisis . Analisis Biodata Peserta Penataran 7. Contoh Piagam 10. Kesan dan Pesan Peserta 9. Tujuan Penelitian E. Populasi dan Sampel B. Rancangan Kegiatan 3. Formulir 5. Latar Belakang Masalah B. Contoh : Format Penulisan Laporan Penelitian JUDUL BAB I. Kegunaan Hasil Penelitian BAB II LANDASAN TEORI A. C. Hipotesis Penelitian BAB III PROSEDUR PENELITIAN A.5. PERMASALAHAN A.2. Edaran Peers 6. B. Identifikasi Masalah C.70 1. Batasan Masalah dan Paradigma Penelitian D. Daftara Nama Peserta 11. Surat-surat Persiapan 4. Asumsi 2. Tahap Penutupan VII.

Laporan diketik dua spasi pada kertas ukuran kuarto Batas pengetikan a. PENGUJIAN HIPOTESIS. c. seperti perijinan dan lain-lain. Lampiran hasil pengujian validitas dan reliabilitas instrumen 3. Deskripsi Hasil Penelitian B. Margin bawah 3 cm Untuk halaman pertama tiap-tiap bab (halaman yang memakai bab) batas pengetikan bagian atas (margin atas) 5 cm. subbab dan riciannya a. Pembahasan Hasil Penelitian BAB V SIMPULAN DAN SARAN A.5 cm (dihitung dari penulisan nomor halaman. 3. Simpulan B. DAN PEMBAHASAN A. subbab dan rinciannya . Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN 1. E. Bab diketik di tengah-tengah dengan huruf besar semua. Dalam hal rincian tersebut huruf besar dan judul tersbut digaris di bawahnya. 4. Subbab diketik di atas pinggir (margin kiri) dengan huruf besar semua. e. Cara Pengetikan 1. b. Hasil Pengujian Hipotesis C. Jarak pengetikan bab. d. Lampiran instrumen peneliitian 2. 2. Lampiran yang lain. Bab. c.71 E. b. Teknik Analisis Data BAB IV HASIL PENELITIAN. Lampiran data mentah 4. juga tanpa digaris di bawahnya. Rincian subbab dan seterusnya diketik sebaris dengan baris di atasnya. Lampiran analisis data termasuk perhitungan pengujian hipotesis 5. Margin kiri 4 cm Margin kanan 3 cm Margin atas 2. juga tanpa digaris bawahnya.

ii. atau 2) Kalau ada catatan kaki berisi baris terakhir dari catatan kaki Pengetikan Kalimat c. Bagian pendahuluan yang meliputi : halaman judul. 4.5 spasi Kalimat dengan rincian subbab dan seterusnya 2. Latihan 1. F. b. 5 dan seterusnya. Bagian tubuh/pokok dan bagian penutup dengan angka Latin dan diketik pada batas pinggir margin kanan atas : 1.5 spasi Alinea baru diketik di pinggir (tidak menjorok) sebaris di atasnya dengan jarak 2. Nomor halaman pada halaman pertama dari tiap bab diketik di bagian tengah bawah tepat papda margin bawah atau sedikit di bawahnya. 4. kata pengantar dan daftar isi memakai angka Romawi kecil dan diketik di sebelah tengah bawah tepapt pada margin bawah atau sedikit di bawahnya. Petikan lebih dari 3 baris diketik satu spapsi dan seterusnya diketik menjorok ke dalam 7 ketukan (untuk baris pertama dan 4 ketukan untuk baris berikutnya) dari baris di atasnya tanpa diberi tanda petik. 2. iii dan seterusnya. Coba Anda menjawab soal latihan di bawah ini dengan singkat namun jelas. 6.72 a. langkah-langkah apa yang Anda tempuh? . dan nomor tersebut harus diletakkan ½ spapsi di atas huruf. d. Semua petikan harus diberi nomor di belakangnya. d. 5. Contoh : huruf Romawi kecil i. Penomoran Halaman a. Catatan kaki diketik 1 spasi dan nomor catatan kaki harus sama dengan nomor kutipan di atasnya. Nomor halaman lampiran ditulis seperti pada nomor halaman pertama dari tiap bab. b. a. Sedangkan jarak antara pengetikan 2 cm papda bagian bawah adalah: 1) Baris terakhir dari kata-kata dalam teks. 5. Jelaskan dengan singkat tentang hubungan antara kerja sama dan pembuatan laporan! Apa fungsi laporan sehingga dapat dikatakan bahwa laporan mempunyai peran yang sangat penting dalam suatu organisasi! Syarat-syarat apa saja yang diperlukan aagar laporan dapat efeltif dan efisien? Jika Anda diminta untuk membuat lapaoran tentang tugas pekerjaan yang didelegasikan kepada Anda. Bab dengan subbab 4 spasi Subbab dengan kalimat di bawahnya 2. 3.5 spasi dengnan baris di atasnya. b. c. 3. c. 2.

2. Hal yang tidak boleh dilupakan dalam pembuatan laporan ialah ukuran kertas. Kerangka mencakup pendahuluan. sehingga laporan perlu mempunyai syarat-syarat benar dan objektif. jelas dan cermat. batang tubuh laporan.73 G Rangkuman 1. tegas dan konsisten. mengapa dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kekjadian tersebut. bilamana. dan penutup yang berisi kesimpulan dan saran. langsung mengenai persoalan. dan tepat penerimanya. mengklalsifikasikan data. Dengan demikian laporan mempunyai fungsi yang cukup penting. . cara pengetikan. menganalisis dan menginterpretasikan data. mengolah. yang mencakup tata letak bagian-bagian laporan. laporan harus disusun secara tepat. di mana. dan membuat kerangka laporan. mengumpulkan data dan fakta. 3. Untuk melengkapi laporan perlu diikuti dengan lampiran. mengevaluasi. tepat waktu. dan penomoran. Agar laporan yang disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya. Penyusunan secara tepat jika laporan tersebut disusun melalui langkah-langkah yang tepat pula. yaitu pertama-tama menentukan perihal (subjek). Laporan adalah salah satu alat resmi untuk menyampaikan informasi yang isinya memberikan gambaran tentang apa.

A. mikro elektronik dan mikro processor telekomunikasi. pengaruh teknologi terhadap perkantoran. huruf. Tidak dapat dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar-menukar informasi antarmanusia atau organisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”). fasilitas kantor modern lainnya. Dia bertolak dari gagasan penemuan sebelumnya. Komponen-komponen utama akan dibahas secara rinci kemudian. dalam usahanya untuk memenuhi kebutuhan akan cara lebih baik untuk mencatat dan menganalisis hasil sensus di Amerika Serikat. Alat ini dinamakan “punched card” oleh Charles Babbage yang berkebangsaan Inggris. B. penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka. Hollerith 74 . Ada tiga komponen utama dari teknologi informasi. Hollerith berpikir akan perlunya otomatisasi proses. 2. maka disket-disket atau pita-pita magnit nampaknya dewasa ini akan dominan perannya sampai ada penemuan yang lebih baru dan lebih canggih. komputer. sedangkan sekarang hal itu telah beralih ke “impulse” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan dengan kertas. gambar maupun suara dengan alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecommunications). artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan. Mikro elektronik. pemrosesan. Anda dapat menjelaskan tentang teknologi informasi. Perlu diketahui bahwa jika pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada kertas. 1. Komputer Upaya pertama untuk memproses data dengan peralatan elektronik dilakukan di Amerika Serikat oleh Herman Hollerith pada dekade 1890-an. Namun demikian. sekarang satu disket/floppy dapat memuat atau diisi sejumlah informasi setara dengan satu buku berukuran sedang. teknologi informasi di kantor.BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI Setelah Anda mempelajari Bab VII ini. yakni mesin electronic yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat. Komputer. Telekomunikasi adalah trasmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio. Teknologi Informasi Pengertian teknologi informasi yang mudah dipahami adalah: perolehan. Misalnya. 3. yaitu rancang bangun (disain) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil terdiri atas komponenkomponen yang rumit. jika penyimpanan informasi sebagai pertimbangan utama. mikro komputer.

75 merakit berbagai komponen mekanis elektris dan mendisain suatu tabulator yang mampu “membaca” informasi yang dimuat dalam suatu card/kartu. dilakukan semasa Perang Dunia ke II sejalan dengan usaha usaha para ilmuwan negaranegara sekutu mencari cara memecahkan kode-kode pihak musuh. mahal dan kurang begitu reliable (terpercaya). C Mikro Komputer Micro-computer pada dasarnya adalah suatu sistem pengolahan microelectronic berdasarkan pada suatu microprocessor (lihat berikut ). Berbagai upaya perintis untuk menciptakan mesin yang dapat membantu pemecahan masalah. atau komputer. lebih murah biayanya. Mainframe sebagai mesin komputer induk dilengkapi atau dihubungkan dengan beberapa mini computers. sedangkan Amerika Serikat mengeluarkan merek Univac. Jenis komputer ini ukurannya lebih kecil daripada generasi pertama. dan juga perlu ditempatkan dalam ruangnan yang ber-AC. dan harus ber-airconditioned (AC). ukurannya lebih kecil dan lebih ringan daripada mini-computer. tetapi masih tetap dirasakan memerlukan penggunaan modal besar. Demikianlah pengembangan komputer terus berlangsung sampai dekade 1960-an kita mengenal adanya komputer dengan ukuran besar. karena berhasil mengurangi jam kerja sekitar 2/3 waktu yang dibutuhkan orang untuk menangani kegiatan bersangkutan. Pada akhir dekade 1950-an mesin-mesin electronik tersebut diungguli oleh komputer “generasi kedua” yang menggunakan transistor dalam operasinya. komputer komersial pertama dikembangkan di Inggris dengan mengeluarkan produksi pertamanya yaitu merek Ferranti Mark I dan Leo. Jenis lain adalah microcomputer. yang dalam operasinya berukuran relatif besar. Alat temuan Hollerith ini untuk beberapa dekade telah membentuk dasar-dasar pemrosesan data di bidang komersial. serta tidak memerlukan lingkungan dan ruangan yang khusus. Tabulator penemuan Hollerith tersebut bekerja sangat sukses. Tidak lama setelah Perang Dunia ke II berakhir. masing-masing memerlukan tempat seukuran meja kantor. Ia juga membutuhkan suatu tim pemroses data yang berfungsi untuk mendukung pekerjaan mesin. Mesin-mesin electronik ini mengandalkan diri pada “tabung hampa udara”. dan masih memerlukan suatu unit tersendiri yang berfungsi sebagai pemrosesan data. Mainframe perlu ditempatkan dalam ruang khusus. . biasanya disebut sebagai “mainframe”.

Perbedaan antara ROM dan RAM seperti antara buku cetakan yang hanya dapat dibaca dari suatu catatan pribadi yang dapat dihapus dan dapat digunakan berkali-kali. Input/output Interface terdiri atas satu atau beberapa chip yang berfungsi untuk menangani kode-kode komputer dengan peralatan lainnya seperti mengendali disket (disk driver) printer dan layar monitor (visual display unit/VDU). Dalam keadaan mesin mati (switched off) operator tidak dapat menambah. merupakan suautu CPU Chip yang berfungsi sebagai pengendali semua kegiatan pengolahan data serta mengkoordinasikan fungsi-fungsi seluruh peralatan komputer.6. wordprocessor. Dibandingkan dengan sebuah mainframe atau minicomputer dapat secara mandiri menangani pengelolaan data yang berskala besar. Tidak seperti ROM. 2. ROM (Read Only Memory) adalah suatu alat chip penyimpanan memori tetap (a permanent-memory chip) yang memuat kode-kode untuk mengoperasikan mesin microcomputer. dan sebagainya. tetapi kapasitasnya tinggi dan fleksibel. Ukuran microcumputer relatif kecil. RAM (Random Access Memory) adalah suatu alat chip penyimpanan memori sementara (temporary-memory chip) guna menyimpan informasi yang dimasukkan pemakai. Tersedia berbagai program (software) yang memungkinkan microcumputer dapat menangani sebagian besar fungsi perkantoran seperti accounting. mengganti atau menghapus kode-kode tersebut. CPU (Central Processor Unit). Pengolahan Microelectronic ROM (Read Only Memory) CPU (Central Processor Unit) Input/Output Interface RAM (Random Access Memory) Penjelasan: 1. Chip RAM tidak memuat informasi pada waktu mesin mati.76 Gambar 5. 4. Pada waktu mesin hidup (switched on) jika operator memanggil kode tertentu maka ROM akan mengeluarkan data/informasi yang disimpan dengan kode yang bersangkutan. 3. . stock control.

Ada tiga tujuan umum dari chips: . Dilihat dari kapasitasnya penemuan ini mempunyai harga yang sangat murah. Tidak demikian dengan transistor. Tabung (valve/vacuum tube) yang bentuknya mirip bola lampu listrik. Circuit-circuit tersebut dari lempengan-lempengan microscopic dari metal dan komponen lainnya berupa wafers silicon berukuran kecil.. Akhir-akhir ini berbagai metoda diupayakan untuk menghasilkan konstruksi chips yang lebih kompleks.000 komponen dalam satu chip. proses penemuan ini bermula dari pengembangan transistor pada dekade 1950-an. dan sebagainya. tetapi kapasistasnya lebih besar.77 Pada waktu sekarang di tempat kerja seseorang baik individual maupun sebagai tim kerja. yang menggunakan teknik photografik khusus dikenal dengan photolithography inilah dasar dari peralatan electronik modern. Ukuran transistor walaupun jauh lebih kecil daripada penemuan pertama alat electronic yang kita kenal dengan nama tabung hampa udara. memerlukan kekuatan listrik yang relaltif lebih besar. Kemajuan terbesar dalam dunia teknologi informasi adalah pada dekade 1960-an dengan ditemukannya integrated circuit (IC’s) di Amerika Serikat. Transistor sendiri yang berupa komponen kristal relatif berukuran kecil yang berfungsi memindahkan atau mengolah kekuatan electric berkekuatan kecil di antara circuit dalam peralatan bersangkutan. Microprocessor memberikan dampak kepada penciptaan komputer electronic berukuran kecil (mini). Disebut Integreted Circuits karena dirancang bangun sebagai circuit-circuit yang lengkap. dengan ukuran yang lebih kecil tetapi kemampuannya lebih tinggi dan jauh lebih sedikit membutuhkan listrik untuk mengoprasikan. Hasil terakhir saat ini dari penemuan ini adalah suatu circuit yang kompleks dan rumit terpasang pada lempengan kristal silicon berukuran diameter kurang dari 1/4 inch serta berketebalan hanya 15/1000 inch. D Micro Electronic Dan Micro Processor Micro processor merupakan suatu circuit yang terintegrasi yang didesain untuk melakukan fungsi-fungsi koordinasi dan pengolahan data. atau sering disebut “chips”. Fungsinya dapat disejajarkan dengan peralatan microelectronic seperti sebuah mainframe’s central processing unit (CPU). Berdasarkan sejarah perkembangan teknologi. sehingga dirasakan kurang praktis. Kebanyakan dari circuit-circuit yang terintegrasi dinamakan “General Purposes Chips” (chip dengan tujuan umum dibuat untujk menangani satu atau lebih fungsifungsi pokok alat rumah tangga seperti micro computer mesin cuci. tidak lagi tergantung pada suatu bagian pengelolaan data yang tersentralisasi dengan peralatan mainframe atau microcumputer. dan kecenderungan abad modern sekarang untuk membuat integrasi chip yang berskala yang sangat besar (very large scale integration /VLSI) terdiri atas 10.

sesuatu sistem yang dibutuhkan untuk kegiatan berskala besar. Apabila dikehendaki microcumputer yang ada dalam organaisasi dapat dihubungkan sebagai suatu jaringan kerja (network) dengan mainframe atau minicomputer. Chip tersebut didisain untuk beraneka kegunaan dan cenderung diproduksi secara massal. 2. Secara singkat perkembangan teknologi digambarkan dalam diagram berikut: circuit untuk electronic dapat Gambar 5. . kepegawaian akan terus dilakukan dengan sistem pusat komputer (mainframe) tetapi kebanyakan kegiatan yang berhubungan dengan masing-masing unit organisasi sekarang cukup dilakukan secara memadai oleh sebuah microcomputer. pendapatan. 3. agar segenap peralatan mesin dapat bekerja secara tepat pada keseluruhan kerja pabrik. Misalnya custom built chips didesain untuk memonitor hambatan-hambatan yang terjadi pada suatu proses beroperasinya kegiatan kerja mesin-mesin yang saling berhubungan. seperti microprocessor (untuk menangani pengolahan dan koordinasi fungsi dari suatu komoputer) Interface chips (untuk menangani luaran/masukan yang dikehendaki dari suatu sistem). karena harganya yang relatif sangat murah. Perlu diketahui bahwa komputer tidak hanya digunakan sebagai alat dalam organisasi. Beraneka macam kegiatan organisasi seperti pengolahan dan pembayaran gaji pegawai (payroll). Perkembangan Teknologi Circuit untuk Electronic Tabung Electronic (1910-an) Transistor (1950-an) Integreted Circuits (1960-an) VLSI (1980-an) Perkembangan penggunaan microcumputer dalam kantor mengakibatkan manusia banyak berkurang ketergantungannya pada Sistem Pusat Komputer. Memory chips (untuk menyimpan informasi) CPU chips.78 1. Jenis chips ini biasanya sangat mahal. Beberapa integrated circuits dikenal dengan nama custom build chips. seperti pada proses pembuatan kertas atau pengecoran baja. didesain dan diproduksi sesesuai dengan permintaan dan kebutuhan tertentu. tetapi juga dapat digunakan dalam komunikasi dengan pihak luar organisasi.7.

Teknologi Informasi Di Kantor Modern Pengaruh teknologi micro electronic dalam praktik dan prosedur kerja sedemikian hebatnya.79 E. suatu kawat dari bahan fibre glass mampu memindahkan pulsa dalam bentuk binary dengan kecepatan yang tinggi. Otomatisasi perkantoran. sekarang sedang dikembangkan untuk pengantar komunikasi yang berasal dari satelit bumi. telah melakukan perubahan tersebut. Telekomunikasi Istilah telekomunikasi dikenal sebagai cara penyampaian informasi melalui kabel/kawat listrik (telepon dan telegraph) atau dengan gelombang radio. Hubungan telepon yang menggunakan electronic jelas merupakan sumber daya yang penting dalam pengembangan teknologi informasi. Langkah-langkah demikian akan mendorong perkembangan industri micro electronic. Misalnya jaringan telepon yang digunakan dunia bisnis di mana-mana. diganti dengan sistem micro electronic yang menggantungkan pada telekomunikais. telepon dan komputer. Perubahan yang cepat di bidang telekomunikasi juga dipengaruhi oleh berbagai pengembangan dan penemuan-penemuan di bidang teknologi seperti : 1.. . yang terutama mengandalkan pada sistem manual (pembuatan laporan dengan mesin tik). Karena informasi dapat ditransformasikan dengan lebih cepat dengan menggunakan bentuk binary. Pada masa mendatang sistem ini dapat digunakan sebagai penghubung tanpa kawat (wireless atau coreless) di antara alat-alat mesin seperti word-processor. Sebagai contoh. 3. maka kemanfaatan dari sistem komunikasi berdasarkan komputer dapat diraih sepenuhnya apabila negara bersangkutan mengubah jaringan telekominikaksi yang ada menjadi sistem digital. merupakan alat yang vital bagi mereka untuk berkomunikasi dengan mitra kerja dan kliennya. Bidang-bidang yang menerapkan micro electronic antara lain: 1. F. Inggris negara keempat terbesar dalam sistem telepon pada tahun 1980-an. Transmisi microwave. Secara bertahap sistem kerja dengan kertas. 2. Kesulitan dari usaha untuk lebih mengintegrasikan telekomunikaksi dengan micro electronic dan computer adalah adanya perbedaan dasar kerja. Fibre glass. Sistem infra merah yang memungkinkan peralatan seperti Televisi dikontrol tanpa kawat (remote control). sistem ini digunakan dengan sistem penanaman kabel di bawah tanah. Setiap negara di dunia ini mempunyai bentuk jaringan nasional untuk menyampaikan informasi dengan menggunakan cara ini. Kawat telepon dengan bahan ini kapasitas muatannya beribu kali dibanding dengan kabel konvensional.

Alat diagnosis kesehatan. layar dan printer. Word-processor yang berperan sendiri Dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen. . terdiri atas key board. memory. processor. 5. dan hanya digunakan untuk pengolahan teks. Komunikasi elektronik antartempat di seluruh dunia. Word Processor Ada tiga jenis dasar word processor a. Sistem atau pabrik dengan bantuan alat komputer lainnya. 7. Alat transfer uang electronic Alat pengukur di bidang ilmu pengetahuan. Berikut adalah suatu bagan suatu kantor yang menggunakan peralatan eletronik: Gambar 5. 8.80 2. Kantor yang Menggunakan Peralatan Electronic Sistem Penggandaan Sistem Penulisan Word Processor Sistem Filing Peralatan Hitung Micro Computer KANTOR DENGAN PERALATAN ELEKTRONIK View data Teletext Fasilitas Referensi Konperensi dengan Alat tele Elektronic Mail Sistem Pengiriman Surat Telepon Telekomunikasi 1. 3. 6. 4.8. Pengendalian proses industri Robot.

penyimpanan dan pencetakan. 5) Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat.81 b. sperti halnya teletext. 1) Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen. view data hanya terbatas pada pelanggan dan sifat kerjanya adalah sistem interactive. Teletext. televisi dan permintaan dilakukan melalui telepon. 4) Menghemat tenaga (pentik). Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya Di samping micro computer dan word-processor. 3) Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output). di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program). 2. terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungakan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan. komputer (atau terminal). kantor yang otomatis biasanya memiliki fasilitas sebagai berikut: 1. Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor: 1) Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada. 2) Memerlukan pelatihan yang memadai. laporan atau surat dalan sebagainya. 4) Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan Pada tahap penerapan pertama dirasakan ada kelebihan tenaga. yaitu suatu sistem untuk melayani data melalui jaringan televisi yang ada. Perbedannya dengan teletext. Terdapat beberapa keuntungnan dari penggunaan word-processor. wordprocessor dengan c. 6) Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan. view data menyajikan data atau referensi yang up-to date di bidang perdagangan. . sehingga setiap pengguna dapat meminta atau mengajukan pertanyaan secara aktif kepada database untuk memperoleh data yang dibutuhkan. 7) Kemampuan untuk mengintegrasikan komputer-komputer lainnya. Sistem ini merupakan kombinansi dari jaringan komunikasi. View data. 3) Mmenimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar. Beberapa micro computer dengan tujuan umum. G. 2) Menambah kepuasan kerja. Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem.

Electronic mail. Perkembangan terakhir di setiap meja kantor modern terdapat perangkat “work stations” yang lengkap terdiri atas komputer dan fasilitas word-processor. penggunaan internet di kalangan pemerintah sudah sampai ke kabupaten/kota bahkan kecamatan. manfat yang didapat dari teknologi informasi yang berbasis internet cukup banyak dirasakan antara lain : a. dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up-to date. 5. Peralatan terdiri atas komputer dan alat komunikaksi. Alat transfer uang. dengan kemampuan untuk melakukan pertukaran uang tanpa melakukan pembayaran cash atau penggunaan kertas. Dapat saling tukar menukar informasi walaupun dalam jarak jangkauan yang sangat jauh. Berbagai transaksi pembayaran dalam dunia perdagangan dan bank banyak memanfaatkan sistem ini. Sebuah perkantoran modern. namun pada eletronic mail pesan tertulis dapat disampaikan dari meja kantor yang satu ke meja yang lainnya lewat terminal. suatu fasilitas electronic yang berkembang pesat. word-processor. Internet. Di jaman informasi dan komunikasi abad 21 ini. H. Perkembangan akhir-akhir ini bahkan bisa mengirim banyak surat dengan peralatan edit yang lebih canggih. Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas. Komputer misalnya sekarang secara luas telah digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam “hal apa yang akan terjadi apabila kita mengambil keputusan dengan alternatif A? “Apa akibat dari perubahan X dengan tidak mengubah Y?” . b. adalah suatu sistem untuk menyampaikan pesan-pesan dengan alat electronic. Dapat mengambil langsung (copy/download) informasi yang akan kita butuhkan. Sistem telex telah digunakan bertahun-tahun. c. pebisnis maupun dunia kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS). Sistem ini secara bertahap diintegrasikan ke dalam sistem peralatan perkantoran lainnya seperti jaringan komputer. Dapat mengetahui perkembangan terkini yang berhubungan erat dengan masalah-masalah subtansi organisasi.82 3. daya muat pesan yang besar dengan kecepatan tinggi. dan sebagainya. electronic mail serta fasilitas telepon. 4. Yang menarik adalah sekaligus melakukan filing secara otomatis baik surat yang keluar maupun surat yang masuk. yang paling dapat dirasakan secara nyata di bidang teknologi informasi adalah adanya cyber space (ruang maya) di mana kita dapat berkomunikasi langsung melalui perangkat komputer dalam situasi dan kondisi yang berbeda dan ini bahkan sudah menjadi kebutuhan setiap orang mulai dari pelajar. mahasiswa.

b. g. f. d. f. serta kehilangan kepuasan kerja. karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin Implikasi terhadap pemberi kerja Memerlukan waktu untuk perubahan elektronik dari sistem manual ke sistem Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan . c. Implikasi terhadap karyawan kantor: Keuntungan: a. a. keterampilan berulang-ulang yang digunakan. b. Pekerjaan perkantorn akan banyak mengalami perubahan. Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun. e. Cenderung pegawai menjadi “machine-minders” Masalah kesehatan sebagai ekses dari perlatan seperti layar. d. f. dan sebagainya Kehilangnan kontak personal.83 Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan: Tiga Implikasi umum (aspek sosial. b. c. e. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat. printer. e.mesin Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik. Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia. Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalanpersoalan seperti kebosanan. d. Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif. 2. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin. ekonomi dan sebagainya) 1. c. Mendorong untuk belajar keterampilan baru Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin. programmer dan rekayasa software Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu Lebih sedikit pekerjaan Kerugian: a.

I. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan Harga teknologi baru ini relatif murah Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpanan data di disk tidak memerlukan ruang seluas filing kabinet Untuk pengambilan keputusan. dan electronic mail! Uraikan beberapa implikaksi yang akan daapt mempengaruhi penerapan teknologi informasi di perkantoran! a. ekonomi. Latihan Jawablah soal latihan di bawah ini secara cermat. data dapat diperoleh. penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka. huruf. singkat. namun jelas. f. 2. c. e. g. 4. pemrosesan.84 g. Jelaskan pengertian teknologi informasi! Sebutkan 3 komponen utama komputer. 1. . b. 3. Kemudian jelaskan pula kekurangan dan kelebihan dari penerapan word processor! Jelaskan secara singkat teletext. gambar maupun suara dengan suata alat electronic berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan komunikaksi jarak jauh. Teknologi informasi adalah perolehan. c. b. 5. dan sebagainya) Terhadap karyawan kantor Terhadap pemberi kerja J. disimpan dan dicari secara cepat Produktivitas meningkat secara cepat Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dan kantornya. view data. diproses. d. Rangkuman 1. Secara umum (sosial. dan jelaskan masing-masing komponnen tersebut! Jelaskan cara kerja word processor. Tidak seluruh software kebutuhan yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi Keuntungan: a.

komunikaksi elektronik antartempat di seluruh dunia. view data. 3. robot. Pada berbagai kegiatan industri kita akan menjumpai sistem-sistem produksi yang nyaris otomatis semuanya. 4. mikro elektronik dan telekomunikasi. . pengendalian proses industri. yaitu komputer. Kantor yang menggunakan peralatan elektronik yaitu word processor. Bidang-bidang yang menerapkan mikro elektronik antara lain otomatisasi perkantoran. electronic mail.. teletext. dan alat transfer uang Kemampuan untuk mengendalikan kekuatan elektrik dari alat berukuran mini (seperti micro electronics) mempunyai pengaruh yang luar biasa terhadap kehidupan modern. 5. alat transfer uang elektronik dan internet.85 2. Teknologi informasi di tempat kerja yang secara bertahap menggantikan sistem kerja kertas yang mengandalkan pada sistem manual. Ada tiga komponen utama teknologi informasi.

DAFTAR PUSTAKA Anderson, R.,G., Organization and Methods, (1973), London: MacDonald and Evans. Arifin, E., Zaenal, (1996), Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Jakarta: Akademika Pressindo. Chrislip,David, D, and Carl E., Larson, (1994), Collaboration Leadership, San Fransisco, California : Jossey-Bass Inc. Davis, Gordon, B, (1985), Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure and Development (2nd Edition), McGraw Hill- Book, Co. Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru. Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson,(1985), Texbook of Office Management, New York : McGraw-Hill Book Company Inc. Littlefield, C. et.all, (1985), Office and Administrative Management, New Delhi: Prentice Hall of India. -----------, Management of Office Operations, New Delhi : Prentice Hall of India. Ma’moeri, Endar, (2000) Administrasi Perkantoran, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Mills, Geoffry, et.all (1990), Modern Office Management, London: Pitman Publicity Limited. Neuner, J.J.W., Keeling, L.B., (1978) , Modern Office Management, Bombay: D.B. Taraporevola Sons & Co., Private Ltd. O’Donnell, Koontz, (1972) Principles of Management , An Analysis of Managerial Functions (Fifth Edition), Tokyo: McGraw-Hill Purawijaya, Ipon, Sukarsih, (1994), Penyusunan Laporan, Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud. Scott, George, M., (1986), Principles of Management Information Systems, McGrawHill Book Co. Soetrisno, (2001) , Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara The Liang Gie, (1995) Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit Libety dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.

KASUS 1 SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI ARSIP Semua arsip dalam suatu organisasi didesentralisasikan sebagaimana yang telah dilakukan selama beberapa tahun. Akhir-akhir ini, dengan padatnya tempat dan menggelembungnya biaya, menyebabkan manajemen menggali beberapa macam kemungkinan. Salah satu cara yang dipertimbangkan adalah sentralisasi sejumlah pelayanan kantor, di antaranya ialah penyimpanan arsip. Sebuah tim khusus yang terdiri dari pejabat muda diminta untuk mempelajari arsip organisasi, dan kemudian melaporkan penemuan dan rekomendasi mereka kepada pucuk pimpinan. Keputusan penting yang diambil dalam rapat tim pertama tersebut adalah menyiapkan memorandum bahwa tujuan utama yang berkaitan dengan penyimpanan arsip ialah harus diciptakan standar pelayanan tinggi kepada bagianbagian dan bidang-bidang untuk mengurangi meningkatnya biaya dan bertumpuknya arsip. Itulah yang menjadi pertimbangan dibentuk tim penelitian tersebut dengan manfaat mempertimbangkan reaksi dari para pejabat, dan pegawai terhadap setiap perubahan yang mungkin diusulkan. Penugasan individual kepada anggota tim juga dibuat. Penemuan-penemuan tentatif berikut dilaporkan dalam pertemuan tim yang kedua. Beberapa ruang yang dulu digunakan untuk ruangan gudang dapat diubah menjadi ruang penyimpanan arsip yang memadai untuk menempatkan kurang-lebih 75 persen file cabinet yang sekarang digunakan tersebar ke berbagai bidang dan bagian. Sebuah ruang di bawah tanah dapat dengan mudah disesuaikan jika dibutuhkan ruang penyimpanan. Penilaian kasar tentang kebutuhan pegawai menunjukkan bahwa dalam bidang/bagian yang tugasnya beraneka ragam dibebaskan dari tanggung jawab menyimpan arsip. Kebutuhan pegawai yang semakin meningkat untuk menangani meningkatnya volume pekerjaan akan menyebabkan sulit melepaskan mereka untuk ditempatkan ke bagian penyimpanan arsip baru yang diusulkan. Pelayanan arsip kepada beraneka ragam bagian dan bidang kemungkinan dapat diperbaiki, kecuali dalam bidang/bagian tertentu yang banyak dan tetap menggunakan arsip tersebut. Kesempatan untuk mengurangi arsip yang dobel, karena menggandakan dengan cara memfoto kopi arsip nampaknya besar. Praktik yang dilakukan yaitu dengan mengirim foto kopi berbagai macam arsip yang digunakan di berbagai bidang/bagian. Reaksi awal dari Kepala Bagian di bidang Kearsipan dan Kepala Bagian Tata Usaha yang sekarang melakukan penyimpanan, semangatnya tidak tinggi pada waktu ada kemungjkinan diciptakan sentralisasi arsip tersebut setelah mereka diberitahu oleh para anggota tim peneliti.

PERTANYAAN 1. apakah sentralisasi arsip akan menjamin? 2. Haruskah tim peneliti mencoba mencari lebih jauh informasi? Jika Anda mempunyai pemikiran demikian. tunjukkan jenis informasi apa yang dibutuhkan tersebut? . Berdasarkan analisis pendahuluan oleh tim peneliti tersebut.

Usaha-usaha tersebut dipandang perlu dilakukan karena selama ini keadaan arsip di Pemerintah Provinsi tersebut mengalami kesulitan atau dengan perkataan lain sangat kacau karena tidak adanya sistem penyimpanan yang baik dan tepat pada tempatnya. dan daripada menggangur. Ada anggapan bahwa orang-orang yang ditempatkan di bagian arsip berarti orang yang disingkirkan atau di-“arsip”-kan. Tetapi meskipun demikian usaha-usaha perbaikan belum memuaskan hasilnya. pada umumnya berpendapat bahwa yang penting adalah asal sesuatu warkat atau records itu bisa ditemukan kembali adalah sudah dianggap cukup baik. akibatnya usaha-usaha perbaikan tersebut belum memuaskan hasilnya. Hal tersebut diawali dengan dimulainya tidak adanya pengertian dan kesadaran dari para pejabat pimpinan akan arti pentingnya sistem penataan arsip yang baik dan efisien. Kemudian diadakan konsultasi ke para ahli Arsip baik dari luar negeri maupun dalam negeri. Kemudian diadakanlah usaha-usaha untuk memperbaiki sistem kearsipan yang kacau tersebut serta diadakan penataran-penataran bagi para petugas yang nantinya akan menangani kearsipan pada unit kerjanya masingmasing dengan sebaik-baiknya. tetapi tidak memikirkan berapa lama dan apakah di tempat yang tepat atau tidak warkat atau record itu bisa ditemukan dengan mudah. baik untuk Daerah Provinsi itu sendiri maupun untuk Kabupatren/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya. hasilnya para pejabat pimpinan mulai timbul kesadaran akan pentingnya sistem kearsipan yang baik. Hal itu disebabkan karena adanya beberapa masalah yang masih harus dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi antara lain sebagai berikut: 1. Banyak pegawai yang telah ditatar tidak untuk ditempatkan pada unit kearsipan. 2.KASUS 2 KASUS DI BIDANG KEARSIPAN Suatu Pemerintah Daerah Provinsi pada saat ini melakukan usaha-usaha perbaikan dan penertiban dalam kearsipannya. Ada pula peserta yang tidak mempunyai pekerjaan di kantornya. Dengan adanya anggapan ini banyak orang-orang tidak berminat dan merasa tidak senang untuk ditempatkan . Keadaan yang tidak baik itu kemudian menjadi berlarut-larut. orang itu diperintahkan untuk mengikuti penataran. sehingga akibatnya sangat sulit untuk menemukan kembali warkat-warkat atau records yang telah disimpan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan tepat pada waktunya apabila warkat atau records tersebut diperlukan sewaktu-waktu. Oleh karena itu untuk memenuhi tujuan tersebut di atas dan karena akibat kemajuan di bidang teknologi serta untuk mencapai hasil yang efisien dan efektif dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip dianggap perlu membeli serta mempergunakan Komputer Micro Film sebagai peralatan yang modern dan mahal harganya. Para pejabat pimpinan Pemerintah Daerah Provinsi dan para pejabat Kapupaten/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya. Akhirnya Pemerintah Daerah Provinsi bersangkutan menerima sepenuhnya sistem kearsipan baru. tetapi di lain pihak tanpa mengadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang mampu dan terampil di dalam mempergunakan alat-alat tersebut. akan tetapi semata-mata untuk menggantikan kedudukan orang lain.

4. Jumlah tumpukan besek-besek itu umumnya akan bertambah terus dan makin banyak. seharusnya dikirimkan kembali ke Pusat Arsip/Dinas Arsip. 3.di Bagian Arsip. Dengan sistem ini berarti bahwa arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh unit pengolah. PERTANYAAN: 1. Sistem Sentralisasi untuk Arsip-arsip in Aktif b. mereka akan mengerjakannya dengan rasa enggan. hal itu disebabkan para petugas tidak ada yang berani untuk mengadakan penyusutan dan menghapuskannya karena belum adanya pedoman kerja yang jelas tentang jadwal retensi arsip. Akibatnya apabila mereka harus berada di tempat itu. Bagaimana saran dan analisis Saudara setelah membaca Kasus yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi tersebut. 5. Apakah keuntungan dan kerugiannya apabila Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan peralatan modern seperti Komputer dan Micro Film dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip? Coba jelaskan jawaban Anda. Sistem Desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif 2. Keadaan dan letak kantor untuk Pemerintah Daerah Provinsi itu mempunyai dua buah gedung yang berjarak kurang lebih 3 km dan karena keterbatasan ruang. . 3. Akan tetapi kenyataannya tidak semua unit organisasi mau melaksanakan hal ini dan tetap menyimpan Arsip in Aktif itu pada unitnya sendiri. Usaha-usaha untuk mengolah data dengan komputer serta menyimpan data di dalam micro film dengan alat-alat yang sudah dibeli dengan mahal tersebut di atas sampai saat ini belum/tidak dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. maka arsip-arsip in aktif yang sudah cukup besar jumlahnya disimpan di dalam besek-besek dan kemudian ditumpuk di gedung yang terpisah dengan gedung di mana Bagian Arsip itu berada. Dalam penyimpanan Arsip Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan sistem sentralisasi untuk Arsip in Aktif dan desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif. Berikan penjelasan apa yang dimaksud dengan: a.

baik yang masih aktif maupun in-aktif terpaksa ditumpuk-tumpuk saja di kanan-kiri dan di sekitar meja kerja pegawai. Dengan harapan untuk memperoleh hadiah-hadiah yang menarik dan juga untuk meningkatkan nilai kedisiplinannya di mata pimpinan. Setiap unit kerja dari tingkat (eselon) tertinggi sampai pada eselon Bagian. Bundelan-bundelan tersebut tidak akan pernah dibuka-buka lagi. yaitu setiap menjelang peringatan hari nasional kita 17 Agustus. warkat ataupun arsip-arsip tadi dibundel dalam beberapa ikatan (misalnya dengan tali rafiah atau apa saja) lalu disimpan di satu tempat yang tidak nampak dari pandangan wasit atau juri perlombaan tersebut. Namun penambahan pegawai belum dapat dilakukan. bahkan ada pula yang berhadapan satu sama lain dalam jarak yang sangat dekat. Beban kerja operasional maupun administratif kian hari kian meningkat. Dengan cara-cara seperti inilah ruangan-ruangan kerja pegawai kelihatan bersih dan rapi.KASUS 3 “KEJUARAAN SEMU” Demi menimbulkan rasa kesatuan (sense of belonging) dan sekaligus sebagai salah satu program motivasi. untuk terwujudnya harapan dan tercapainya tujuan dari masing-masing pimpinan maka hampir setiap pimpinan bermoto: ”pokoknya ruangan bersih dan rapi!” Sayangnya bahwa dengan moto tersebut lalu terjadi keadaan: “Bagaimanapun caranya. kalau keadaan seperti itu dibiarkan terus. . Perlombaan semacam ini diadakan secara teratur. dokumen-dokumen dan sebagainya) juga tidak disetujui. karena usulan penambahan anggarannya belum disetujui dan juga karena ruangan kerjanya-pun belum memungkinkan. yaitu: bahwa demi memenangkan perlombaan “kebersihan dan kerapihan ruangan kerja” maka segala tumpukan-tumpukan dokumen. Pemandangan seperti itu akan lenyap seketika pada saat-saat menjelang 17 Agustus. Keadaan ini berlangsung terus setiap menjelang 17 Agustus. pokoknya ruangan kelihatan bersih dan rapi!” Dalam pada itu sebenarnya harus diakui bahwa kondisi fisik perkantoran Pemda tingkat satu tersebut sudah cukup memprihatinkan. Sub Bagian dan Urusan selalu kelihatan penuh sesak dengan meja-kursi beserta perabotan kerja lainnya. maka di salah satu Pemerintah Daerah (Pemda) tingkat satu telah diadakan semacam perlombaan kebersihan dan kerapihan ruangan-ruangan kerja dari setiap unit kerja dalam lingkungan Pemda tersebut. Demikianlah maka banyak dokumen dan warkat-warkat. Singkatnya: efficiency layout yang paling sederhanapun sudah tidak mungkin disusun. Gang-gangpun dipergunakan sebagai ruang (space) tempat kerja pegawai. Karena terlalu sempitnya ruangan. Demikianlah. Hampir setiap ruangan kerja pada tingkat Bagian. sekali setiap tahun. Pegawainya pada duduk berdempetan. maka usulan-usulan untuk penambahan perabotan kerja lagi (misalnya untuk menyimpan warkat. maka berlomba-lombalah setiap unit kerja di bawah pimpinan unitnya masing-masing mengikuti perlombaan tersebut. Bukan tidak mungkin. bahkan Sub Bagian diharuskan berpartisipasi aktif dalam perlombaan tersebut. kecuali apabila ada yang diperlukan. maka pegawai yang bersangkutan akan digusur oleh arsip dan warkat-warkat tersebut.

Masalah pokok apa yang dihadapi oleh Pemda tingkat satu tersebut. 3. Apakah sebenarnya yang menjadi penyebab timbulnya masalah-masalah tersebut. Demikianlah maka decision making yang harus dilakukan dengan cepat dan tepat menjadi terbengkalai karenanya. apa pula sub-sub masalahnya. Pendekatan dan pemecahan yang bagaimanakah yang setepatnya diterapkan dalam menghadapi kasus seperti itu. Bundel tersebut di mana.Demikianlan pernah terjadi Gubernur harus mengambil keputusan dengan secepatcepatnya. Selidik punya selidik ternyata reference dimaksud adalah termasuk dalam bundel-bundel yang telah disimpan di satu tempat dalam rangka memenangkan “lomba 17 Agustus” tadi. . Jelaskan dan berikan alasan-alasan bahwa itulah yang menjadi masalah pokok dan sub-sub masalah 2. Jelaskan penyebab masalah tersebut. siapa yang menyimpannya ternyata tidak dapat ditelusuri lagi dengan jelas. namun telah gagal total karena ternyata reference yang data serta dokumennya tidak dapat diketemukan. PERTANYAAN: 1.

tetapi tidak/belum pernah memperoleh pendidikan formal tentang O&M maupun kearsipan. Susunan huruf ini diambil dari singkatan nama-nama unit dan sudah berlaku sejak lama sampai sekarang. Tetapi karena ia adalah seorang . Sistem kode menggunakan alphanumeric (huruf dan angka). Dalam langkah tindaknya memberikan kesan bahwa ia selalu ingin agar semua gagasannya harus diterima dan benar. Nama golongan utama diambil dari nama unit tertinggi/terbesar di dalam Kabupaten tersebut. dan memudahkan pemakaiannya daripada jika harus menciptakan baru. Di samping tenaga-tenaga Kabupaten X sendiri yang menjadi anggota Tim Penyempurnaan Kearsipan juga mengundang Konsultan Ahli dari Lembaga Non Dep “Administrasi” dan Lembaga Non Dep “Kearsipan” untuk duduk di dalam Tim Penyempurnaan. Bagaimanapun diakuinya bahwa dari segi kesederhanaan serta sistematikanya tidak konsisten. tidak kenal waktu dan mempunyai kecerdasan yang baik. Proses pengembangan dan penerapan sistem kearsipan di Kabupaten X ini makan waktu cukup lama dengan daya dan dana cukup besar. Klasifikasi semcam itu disebut klasifikasi struktural. Penyebaran serta pembinaan baik untuk pegawai Kabupaten X melalui ceramah-ceramah penataran-penataran beberapa kali. Kepribadiannya keras. Pembagian tingkat penggolongannya sebagaimana lazimnya terdiri atas masalah pokok submasalah dan sub-submasalah. rajin. Kode angkanya menggunakan sistem tiga (3) digit. Satu di antaranya adalah Pola Klasifikasi dan sistem kodenya dibuat khusus untuk keperluan penggunaan Kabupaten bersangkutan. gesit. lokakarya dan cara-cara lain semacamnya. Pejabat ini berlatar pendidikan tinggi (sarjana).KASUS 4 TERDAMPAR DI AMBANG KARANG Kabupaten “X” atas dasar kebutuhan yang mendesak telah mengadakan penyempurnaan tata kearsipan dengan menerapkan sistem kearsipan Pola Baru dengan mengadakan penyesuaian bagian-bagian tertentu sesuai dengan kondisi serta keperluan setempat. pintar bicara. kuat bahkan cenderung ke sifat ambisius. namun yang penting tidak menimbulkan kesulitan dan dapat memenuhi keperluan Kabupaten itu sendiri. Cara dia mengutarakan serta mempertahankan gagasannya mendekati bentuk memaksakan dan bersikeras. Bagian terbesar dari kode menggunakan tiga (3) huruf. lincah. Pemrakarsa penerapan Sistem Kearsipan Pola Baru pada Kabupaten X ini adalah seorang pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan O&M dalam instansinya. Tercermin pula keinginan agar semua orang mengetahui bahwa dialah yang berperan utama dan berjasa. Sepak terjangnya dinamis. Cara ini ditetapkan dengan alasan bahwa cara tersebut sudah dikuasai mendarah daging oleh semua pegawai di lingkungan Kabupaten X. Subyek-subyeknya berupa kegiatan pekerjaan yang dilakukan di dalam masing-masing unit. Setelah dimulai oleh pimpinan instansi bahwa sistem tersebut dapat diterima dan kena maka disebarkan kepada dinas-dinas dan unit kerja lain.

sistem kearsipan Pola Baru telah berjalan dan makin mantap di Kabpaten X membentuk Tim Kearsipan Kabupaten untuk menyempurnakan tata kearsipan Kabupaten X secara keseluruhan. Dilihat dari apa yang terjadi tampaknya usaha tersebut secara tidak langsung direstui oleh pimpinannya. Sementara itu. Masalah dana pun merupakan faktor kesulitan tersendiri bagi kelancaran kerja Tim. Dalam melaksanakan tugasnya banyak kesulitan yang dihadapi yang berakibat jalannya kegiatan kurang lancar dan banyak memakan waktu. Setelah menjalani waktu yang cukup panjang dan jatuh bangun Tim bersepakat bahwa pada dasarnya Sistem Kearsipan Pola Baru dapat diterapkan di Kabupaten X dengan beberapa pokok sebagai berikut: 1.Keanggotaan tim terdiri atas semua unit utama (Dinas. Apa yang dilakukannya itu tidak dilarang oleh pimpinan namun juga tidak dibantu. Arsip-arsip/berkas inaktif .yang ingin berhasil memanfaatkan pengalamannya serta berusaha untuk tahu dari segala sumber. tetapi merupakan kehendak pribadi seorang pejabat tertentu dan dilakukannya sendiri terhadap unitnya. Hal ini dikarenakan bahwa masing-masing anggota tetap terikat oleh tugas-tugas pokoknya di kantornya. Rata-rata para anggota tempat telah pernah mengikuti pendidikan (penataran) O&M ataupun kearsipan. yakni “BADAN DL”. Di samping itu salah satu unit utama lainnya. Kesulitan-kesulitannya antara lain: Setiap kali diadakan pertemuan kerja tim tidak pernah dapat dihadiri para anggota secara lengkap. Usaha tersebut tidak dilakukan secara formal atas dasar instruksi pimpinan Badan. Letak kantor masing-masing anggota bertebaran yang jaraknya berjauhan. Hal ini dilakukannya karena didorong oleh keinginan untuk berkarya dan menyempurnakan tata kearsipan khususnya serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja umumnya bagi instansi di mana ia bekerja. secara terbatas sekali sudah memulai mengusahakan penerapan sistem kearsipan Pola Baru. Badan dan lain-lain unit kerja) dilengkapi pula dengan konsultan dari Lembaga Non Dep yang membidangi organisasi dan metoda serta Lembaga Non Dep yang membidangi kearsipan. Team ini dipimpin oleh pejabat unit Organisasi & Tatalaksana Kabupaten X. Tata Kearsipan dikelola/diorganisasi dengan prinsip kebijakaan terpusat dengan pelaksanaan fisik terpisah (centralized policy and decentralized physical operation). yakni bahwa pengembangan sistem pembinaan umum berada di tangan Kabupaten dalam hal ini Biro Umum. Dengan pertimbangan praktis serta pengaruh geografis dan kebutuhan unit-unit Pengolah dapat mengolah kearsipannya sendiri dengan pola pusat seragam dengan unit-unit lain dalam lingkungan Kabupaten X. Dari Tim Kearsipan dengan keanggotaan sedemikian diharapkan oleh Bupati agar dapat menghasilkan suatu sistem kearsipan Pola Baru yang dapat berlaku seragam dan menyeluruh di Kabupaten X. Pejabat bersangkutan telah memperoleh pendidikan (penataran) O&M dan memang orangnya suka belajar serta berkepribadian kuat dan berkemauan keras.

(Klasifikasi struktural akan goyah setiap kali ada perubahan struktur organisasi sehingga perlu mengadakan perubahan pola klasifikasi disesuaikan dengan struktur yang baru. 3. TERBENTUR KARANG Kelanjutan dan usaha Tim ialah tahap penyusunan Pola Klasifikasi beserta kode klasifikasinya. efisiensi serta keseragaman sistem bagi kepentingan keseluruhan. Dengan Pola Klasifikasi dan Kode sedemikian itu untuk menjamin kemudahan. Kedudukan tim menjadi bertambah rumit karena ternyata wakil (anggota) dari Badan DL (ia adalah pejabat yang menangani penarapan Sistem Kearsipan Pola Baru di instansinya) juga bersikap sama. Pola klasifikasi didasarkan atas masalah (subyek) sebagai penjabaran fungsi.harus disalurkan ke kearsipan Pusat di bawah Biro Umum/TU yang sekaligus berfungsi sebagai pusat penyimpanan arsip Kabupaten X. Sistem kode alphanumeric menggunakan dua huruf dan tiga angka. penyusutan dan selanjutnya. para petugasnya sudah terbiasa dengannya. Sistem tersebut lebih sederhana lebih mudah. Padahal . meskipun demi efektivitas. Klasifikasi sedemikian akan lebih menjamin ketangguhannya dan tidak akan terpengaruh oleh perubahan-perubahan struktur organisasi. seperti yang diuraikan terdahulu). nyatanya sudah dilaksanakan dan berjalan. Alasan yang diajukannya mirip dengan Wakil Dinas Y . Di luar dugaan perjalanan Tim dibentur dengan gunung karang yang berakibat usaha Tim macet total. Pada hal menyusun pola klasifikasi merupakan pekerjaan yang tidak mudah). Masih banyak hal-hal (unsur-unsur Sistem Kearsipan Pola Baru) lain yang belum sempat dibahas seperti organisasi (unit) wadah fungsi kearsipan. Tantangannya berupa ketidaksediaan jika Pola Klasifikasi serta Kode Dinas Y dimodifikasi apabila diubah dan menjadi bagian dari Pola Klasifikasi serta Kode Kabupaten X. Sistem Kode dua huruf ini sesuai dengan petunjuk dan anjuran dari Lembaga Non Dep Kearsipan dan telah banyak dipilih/digunakan oleh sebagian besar instansi yang telah menerapkan sistem Kearsipan Pola Baru. meskipun dalam cara dan gaya yang berbeda. apapun penilaian yang diberikan oleh pihak lain. mengerti. efisien dan seragam tetapi jangan ganggu atau menyentuh apa yang sudah dibuatnya dan dilaksanakan di Dinasnya. jadwal retensi. Pola Klasifikasi yang disusunnya pun struktural dan tidak rela untuk diubah ataupun dilakukan penyesuaian. kegiatan serta transaksi dengan berorientasikan Kabupaten X. Dinyatakannya bahwa memang benar ia (pejabat Dinas Y anggota tim) telah menyetujui. 2. Diutarakan pula bahwa penyusunannya telah memakan waktu banyak. keseragaman (kesatubahasan komunikasi beserta tata cara dan sarananya). Alasan yang diberikannya ialah bahwa Pola Klasifikasi serta Kode. serta bersedia membantu menciptakan kesempurnaan tata-kearsipan Kabupaten yang efektif. sudah berlaku cukup lama sehingga sudah dikenal oleh pegawai-pegawai di dinasnya. menggunakan tenaga yang tidak sedikit serta biaya yang tidak kecil. Gunung karang tersebut berupa tantangan membatu dan panas dari anggota tim yang mewakili Dinas Y (kebetulan anggota ini adalah pejabat yang memprakasai dan aktif menangani penyempurnaan tata-kearsipan Dinas Y.

Pimpinan (ketua) Tim pun tidak bisa berbuat banyak. di dalam lingkungannya. maka apa tindakan yang harus diambil. PERTANYAAN: 1. Andaikata anda sebagai Ketua Tim apa tindakan Anda untuk menembus karang tersebut. 3.sebelumnya wakil ini dengan gigihnya turut mendesak wakil Dinas Y. Hal ini disamping memang tugasnya untuk memperoleh kebulatan hasil secara musyawarah yang tidak hanya bagi para anggota team tetapi harus dapat diterima dan dilaksanakan oleh para pimpinan unit-unit utama. integrasi dan sinkronisasi yang sederhana (K. agar tidak bersikukuh hanya untuk kepentingan sepihak. . Dalam hubungan ini para konsultan-pun (ahli O&M dan Kearsipan) telah pula berusaha untuk menjelaskan.I. sebab tugas Tim justru harus dapat menghasilkan “sesuatu” yang secara bulat diterima dan dapat diberlakukan penuh di Kabupaten X secara menyeluruh. Andaikata anda sebagai Seda/Karo Umum/TU telah menerima Cap Ketua Tim tentang keadaan Tim. Badan dan lain-lain. Ketua tim berkepribadian lemah lembut.) pada Kabupaten. dan tidak jarang menyangkut masalah-masalah di luar kearsipan. menghormati/menghargai kesemuanya bahkan selalu mengalah. Betapa pun segala usaha sudah dilakukan pada lingkup ini namun tetap buntu.S. Analisis dan temukan persoalan-persoalan pokok apa yang merupakan kunci yang sebenarnya dari kemacetan Tim. Sebagai sekedar gambaran bahwa di dalam diskusi-diskusi yang dilakukan di dalam tim tidak jarang meningkat pada situasi yang panas berkepanjangan. namun tetap dalam batas sportivitas yang wajar. Berikan alasan-alasan atas jawaban Anda. mengupas tentang perlunya praktik koordinasi. manusiawi.S. lebih-lebih sama-sama jelas dimengerti bahwa Kabupaten adalah organisasi induk yang dalam pelaksanaan tugastugasnya dilaksanakan oleh Dinas-dinas. dalam situasi bagaimanapun tidak akan dilakukan tindakan sepihak apalagi memaksakan ataupun bertangan besi. Pendapat para anggota untuk menempuh jalan pemungutan suara untuk mengambil keputusan tidak mungkin. (Tentu saja konsultan hanya dapat berbuat sampai dengan batas-batas kewenangannya sesuai dengan kedudukan serta kewajibannya sebagai anggota tim). di samping bahwa cara pemungutan suara di dalam team kerja bukan suatu cara yang dibenarkan ataupun tepat. 2.

.daneprairie.com.This document was created with Win2PDF available at http://www. The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful