P. 1
Modul 1 Eselon 2 Administrasi Umum

Modul 1 Eselon 2 Administrasi Umum

|Views: 1,142|Likes:
Published by Baresy A Romli

More info:

Published by: Baresy A Romli on Sep 16, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

01/06/2013

pdf

text

original

Sections

  • A. Deskripsi Sngkat
  • B. Hasil Belajar
  • C. Indikator Hasil Belajar
  • D. Pokok Bahasan
  • A. Pengertian Kantor
  • B. Manajemen Perkantoran
  • C. Perkantoran Modern
  • D. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern
  • E. Latihan
  • F. Rangkumman
  • BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN
  • A. Data dan Informasi
  • B. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern
  • C. Latihan
  • D. Rangkuman
  • BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI
  • A. Pengertian Korespondensi Dan Surat
  • B. Tujuan Umum Surat
  • C. Fungsi Surat Dinas
  • D. Syarat-Syarat Surat Yang Baik
  • E. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat
  • F. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat
  • G. Bagian-Bagian Surat
  • H. Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas
  • I. Latihan
  • J. Rangkuman
  • BAB V MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
  • A. Organisasi Tergantung Pada Filing
  • B. Arsip
  • C. Sistem Arsip
  • D. Sistem Filing (Penyimpanan Arsip)
  • E. Peralatan Filing
  • F. Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip
  • G. Penyusutan Arsip
  • H. Latihan
  • I. Rangkuman
  • A. Pengertian, Peranan, Syarat Dan Macam Laporan
  • B. Syarat-Syarat Laporan
  • C. Langkah-Langkah Dalam Pembuatan Laporan
  • D. Sistematika Laporan
  • E. Cara Pengetikan
  • F. Latihan
  • G Rangkuman
  • BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI
  • A. Teknologi Informasi
  • B. Komputer
  • C Mikro Komputer
  • D Micro Electronic Dan Micro Processor
  • E. Telekomunikasi
  • F. Teknologi Informasi Di Kantor Modern
  • G. Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya

Modul 1 Manajemen Perkantoran

Diklat Teknis Administrasi Umum
(General Administration)

Eselon II

SAMBUTAN DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DIKLAT APARATUR LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Selaku Instansi Pembina Diklat PNS, Lembaga Administrasi Negara senantiasa melakukan penyempurnaan berbagai produk kebijakan Diklat yang telah dikeluarkan sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Diklat Jabatan PNS. Wujud pembinaan yang dilakukan di bidang diklat aparatur ini adalah penyusunan pedoman diklat, bimbingan dalam pengembangan kurikulum diklat, bimbingan dalam penyelenggaraan diklat, standarisasi, akreditasi Diklat dan Widyaiswara, pengembangan sistem informasi Diklat, pengawasan terhadap program dan penyelenggaraan Diklat, pemberian bantuan teknis melalui perkonsultasian, bimbingan di tempat kerja, kerjasama dalam pengembangan, penyelenggaraan dan evaluasi Diklat. Sejalan dengan hal tersebut, melalui kerjasama dengan Departemen Dalam Negeri yang didukung program peningkatan kapasitas berkelanjutan (SCBDP), telah disusun berbagai kebijakan guna lebih memberdayakan daerah seperti peningkatan kapasitas institusi, pengelolaan dan peningkatan SDM melalui penyelenggaraan Diklat teknis, pengembangan sistem keuangan, perencanaan berkelanjutan dan sebagainya. Dalam hal kegiatan penyusunan kurikulum diklat teknis dan modul diklatnya melalui program SCBDP telah disusun sebanyak 24 (dua puluh empat) modul jenis diklat yang didasarkan kepada prinsip competency based training. Penyusunan kurikulum dan modul diklat ini telah melewati proses yang cukup panjang melalui dari penelaahan data dan informasi awal yang diambil dari berbagai sumber seperti Capacity Building Action Plan (CBAP) daerah yang menjadi percontohan kegiatan SCBDP, berbagai publikasi dari berbagai media, bahan training yang telah dikembangkan baik oleh lembaga donor, perguruan tinggi, NGO maupun saran dan masukan dari berbagai pakar dan tenaga ahli dari berbagai bidang dan disiplin ilmu, khususnya yang tergabung dalam anggota Technical Review Panel (TRP). Disamping itu untuk lebih memantapkan kurikulum dan modul diklat ini telah pula dilakukan lokakarya dan uji coba/pilot testing yang dihadiri oleh para pejabat daerah maupun para calon fasilitator/trainer. Dengan proses penyusunan kurukulum yang cukup panjang ini kami percaya bahwa kurikulum, modul diklatnya berikut Panduan Fasilitator serta Pedoman Umum Diklat Teknis ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pelatihan di daerah masing-masing.

i

Harapan kami melalui prosedur pembelajaran dengan menggunakan modul diklat ini dan dibimbing oleh tenaga fasilitator yang berpengalaman dan bersertifikat dari lembaga Diklat yang terakreditasi para peserta yang merupakan para pejabat di daerah akan merasakan manfaat langsung dari diklat yang diikutinya serta pada gilirannya nanti mereka dapat menunaikan tugas dengan lebih baik lagi, lebih efektif dan efisien dalam mengelola berbagai sumber daya di daerahnya masing-masing. Penyempurnaan selalu diperlukan mengingat dinamika yang sedemikian cepat dalam penyelenggaraan pemerintahan negara. Dengan dilakukannya evaluasi dan saran membangun dari berbagai pihak tentunya akan lebih menyempurnakan modul dalam program peningkatan kapasitas daerah secara berkelanjutan. Semoga dengan adanya modul atau bahan pelatihan ini tujuan kebijakan nasional utamanya tentang pemberian layanan yang lebih baik kepada masyarakat dapat terwujud secara nyata.

ii

yang dalam pelaksanaannya menganut prinsip-prinsip multi dimensi dan berorientasi jangka panjang. Bank Pembangunan Asia (ADB). bersifat demand driven yaitu berorientasi pada kebutuhan masing-masing daerah. Dalam rangka peningkatan kapasitas untuk mendukung pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah. dan individu.KATA PENGANTAR DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAH Setelah diberlakukannya UU Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah. Salah satu aspek penting kebijakan otonomi daerah dan desentralisasi adalah peningkatan pelayanan umum dalam rangka mewujudkan kesejahteraan masyarakat. dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat dan peningkatan daya saing daerah diperlukan kemampuan atau kapasitas Pemerintah Daerah yang memadai. yang kemudian diganti dengan UU Nomor 32 Tahun 2004. menengah. dan pendek. Berdasarkan pengalaman penyelenggaraan pemerintahan di banyak negara. telah terjadi perubahan paradigma dalam pemerintahan daerah. yang semula lebih berorientasi sentralistik menjadi desentralistik dan menjalankan otonomi seluas-luasnya. dan mengacu pada kebijakan nasional. Peningkatan kapasitas tersebut meliputi sistem. pada tahun 2002 Pemerintah telah menetapkan Kerangka Nasional Pengembangan dan Peningkatan Kapasitas Dalam Mendukung Desentralisasi melalui Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala Bappenas. Dengan demikian. Dalam rangka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah. kelembagaan dan individu SDM aparatur Pemerintah Daerah melalui penyusunan dan implementasi Rencana Tindak Peningkatan Kapasitas (Capacity Building Action Plan/CBAP). dengan Direktorat Jenderal Otonomi Daerah sebagai Lembaga Pelaksana (Executing Agency) telah menginisiasi program peningkatan kapasitas melalui Proyek Peningkatan Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Desentralisasi (Sustainable Capacity Building Project for Decentralization/ SCBD Project) bagi 37 daerah di 10 Provinsi dengan pembiayaan bersama dari Pemerintah Belanda. salah satu faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan otonomi daerah adalah kapasitas atau kemampuan daerah dalam berbagai bidang yang relevan. Departemen Dalam Negeri. iii . serta mencakup multistakeholder. kelembagaan. dan meningkatkan daya saing daerah. dan dari Pemerintah RI sendiri melalui Departemen Dalam Negeri dan kontribusi masing-masing daerah. Proyek SCBD ini secara umum memiliki tujuan untuk meningkatkan kapasitas Pemerintah Daerah dalam aspek sistem.

Dalam memenuhi kurikulum serta materi diklat tersebut telah dikembangkan sejumlah modul-modul diklat oleh Tim Konsultan yang secara khusus direkrut untuk keperluan tersebut yang dalam pelaksanaannya disupervisi dan ditempatkan di Lembaga Administrasi Negara (LAN) selaku Pembina Diklat PNS. Diharapkan bahwa dengan terlatihnya para pejabat daerah maka kompetensi mereka diharapkan semakin meningkat sehingga pelayanan kepada masyarakat semakin meningkat pula. dalam tahapan proses pengembangannya telah memperoleh masukan dari para pejabat daerah dan telah diujicoba (pilot test). Dengan telah tersedianya kurikulum dan materi diklat. yang pada akhirnya kesejahteraan masyarakat dapat segera tercapai dengan lebih baik lagi. juga melibatkan pejabat daerah. agar diperoleh kesesuaian/ relevansi dengan kompetensi yang harus dimiliki oleh para pejabat daerah itu sendiri. dapat juga digunakan di daerah lainnya karena dalam pengembangannya telah memperhatikan aspekaspek yang berkaitan dengan pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah. Kurikulum dan meteri diklat yang dihasilkan melalui Proyek SCBD ini. selain untuk digunakan di lingkungan Proyek SCBD sendiri. Pejabat daerah merupakan narasumber yang penting dan strategis karena merupakan pemanfaat atau pengguna kurikulum dan materi diklat tersebut dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat.Salah satu komponen peningkatan kapasitas di daerah adalah Pengembangan SDM atau Diklat bagi pejabat struktural di daerah. iv . maka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah. khususnya untuk peningkatan kapasitas individu SDM aparatur daerah. Selain itu juga dalam setiap tahapan proses pengembangannya telah melibatkan pejabat daerah sebagai narasumber. telah siap untuk dilaksanakan. Dalam rangka memperoleh kurikulum dan materi diklat yang akuntabel dan sesuai dengan kebutuhan daerah.

................................................................................................................................ Deskripsi Sngkat......................................... 7 D............................... 20 v ............ 1 B.. 3 B................................................................................................................................... 16 C................................................................................................................................................... 18 B................................................................ Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern ........ v BAB I PENDAHULUAN ............................... Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern . 19 D............................................................... Rangkumman.................. 1 BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN ............. 10 E.................Depdagri .......... 14 A....................................... 1 C............................................................................................................... Latihan .................. Pengertian Kantor .............................. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat........................................................................... 17 D.......................................................................................................................................................................................... Data dan Informasi................................. Rangkuman........................................................................................DAFTAR ISI Sambutan Deputy IV . Pokok Bahasan ............................................................... Tujuan Umum Surat ..... Perkantoran Modern .............. Hasil Belajar ............................................................................................................................................. 17 BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI .... 1 A..... 14 B..... 3 A................... Indikator Hasil Belajar....... 13 F................................................................................... 19 C.................... Syarat-Syarat Surat Yang Baik................... Fungsi Surat Dinas...... 13 BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN .......... Pengertian Korespondensi Dan Surat ................................................................................................. Latihan .... 18 A......................................................LAN ............ i Kata Pengantar Dirjen Otonomi Daerah ................iii Daftar Isi ......... 4 C............................... Manajemen Perkantoran ............ 1 D.............................................. 20 E......................................................

................................................................................................... Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya....... Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas........... Cara Pengetikan........ 34 B....................... 59 A........ Sistem Arsip ............................... BAB V Latihan ................................ 32 Rangkuman........................................................................................... 79 F......................... 74 B......................................................................... Bagian-Bagian Surat................................................................................................................ 75 Micro Electronic dan Micro Processor....................................................................................... 36 C.................................................................... Teknologi Informasi ......................... 31 I.................................. Latihan ............ 48 F...F..................... Telekomunikasi ................... Sistem Filing (Penyimpanan Arsip) .......................... 21 G.............. 77 E................................................................................................ 69 E............................... Penyusutan Arsip.. 71 F........................................................... Komputer ....... Syarat Dan Macam Laporan ..................................................................................................... 57 BAB VI PENYUSUNAN LAPORAN .......... Peralatan Filing............. 38 E............................................................. 79 G................................. Langkah-Langkah dalam Pembuatan Laporan ............................................................................... J................................................................................ 21 H............................................. Organisasi Tergantung Pada Filing ................... Latihan ........................................ Pengertian................................ 81 vi ....................................... 73 BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI ........................ 57 I....................................... Sistematika Laporan ....... Arsip ........................................................ Teknologi Informasi di Kantor Modern ................................................... Peranan................. Rangkuman.................. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat .............. 34 A.. 36 D.... 64 D..................................................... 74 A.......................................... 54 H............. Syarat-Syarat Laporan ....... 51 G... 74 C D Mikro Komputer .... 61 C....................... 33 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS .............. 72 G Rangkuman....................................... 59 B............ Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip................................................................................................................................................................................................................................................................................

.......................................... 84 Daftar Pustaka Lampiran vii ............................................. Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran ...... Latihan .............................. 84 Rangkuman..................................... 82 I................. J..........H.....................................................

peserta diharapkan mampu menerapkan manajemen perkantoran modern dengan baik dan benar. Menguraikan pelaksanaan perkantoran modern. 6. dan agar dalam proses pembelajaran mata “Diklat Manajemen Perkantoran ” dapat berjalan lebih lancar. Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai. Pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. 4. Mengelola arsip dinamis. Manajemen korespondensi Manajemen arsip dinamis Menyusun laporan Manajemen sistem informasi Anda sebagai pembelajar. B. dan sikap para pejabat eselon II mengenai pengertian. C. Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1 . prinsip-prinsip dan pelaksanaan manajemen perkantoran modern. pembuatan laporan dan manajemen sistem informasi untuk perkantoran modern. 5. Mengelola korespondensi. 3. peserta diharapkan dapat: 1. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. manajemen arsip dinamis. 3. 2. keterampilan. 5. Menyusun laporan Mengelola sistem informasi D. 2. dan indikator hasil belajar tercapai secara baik. 4. Indikator Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai. Pokok Bahasan 1.BAB I PENDAHULUAN A. manajemen korespondensi. Pelaksanaan perkantoran modern. 6. Deskripsi Sngkat Mata Diklat Manajemen Perkantoran Modern ini dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan.

Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab. indikator belajar menetapkan apa yang harus Anda capai. Untuk itu. Baiklah. selamat belajar!. dan bahaslah secara berkelompok kasus ditemui di perkantoran. Bacalah secara cermat. Anda dapat melakukan seorang diri. berdua atau berkelompok dengan lain yang memiliki paradigma yang sama dalam manajemen perkantoran. B. E. dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran) yang tertulis pada setiap awal bab. Untuk belajar mandiri. semoga Anda sukses menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diuraikan dalam mata Diklat ini dalam upaya membangun kapasitas daerah yang berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan seorang pejabat eselon II. seperti yang tertera pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini. dan jangan segan-segan bertanya kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam manajemen perkantoranan. D. C. Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain. Pelajari setiap bab secara berurutan. karena indikator belajar memberikan tujuan dan arah. mulai dari Bab I Pendahuluan sampai dengan Bab VII. . Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada kesungguhan Anda.2 A. belajarlah baik secara mandiri maupun berkelompok secara seksama.

jawatan. gedung. dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. dan prinsip-prinsip kantor modern. manajemen perkantoran. rooms. function). of business and clerical works). fungsi (duty. 4. pencatatan. 2.BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN Setelah Anda mempelajari Bab II. sebelum memahami manajemen perkantoran modern. 2. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan. perkantoran modern. sejak lebih dari dua puluh lima tahun yang lalu Prajudi (1976: 60) telah menjelaskan pengertian “kantor” yang bisa berarti: 1. Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian kantor. work. building. task. Anda perlu memahami pengertian kantor. 4. or staff or collective authority of company. 5. komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do. penyimpanan dan 3 . tugas. atau ruang tulis. Tugas pekerjaan. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi. Pengertian Kantor Dalam Bab II ini. and duties). Jabatan (tenure of official position).). perusahaan. Sedang perkataan bahasa Inggris “office” bisa berarti: 1. Mengenai pengertiannya. Ruang atau kamar kerja. Instansi. A. Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters. Jasa pelayanan (service. Tempat. yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place. 6. yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/ informasi. Perkataan kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “office” dari bahasa Inggris. 3. badan. atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya. Markas. 3. kind help). etc. pengolahan. government department. Dari berbagai pengertian perkataan “kantoor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas. Kewajiban.

pengolahan. terhadap sesuatu istilah atau terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama. diorganisasikan. kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatankegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. sebaiknya Anda memahami terlebih dahulu apa yang diistilahkan perkantoran. tetapi kantornya bisa berada di Jakarta. kegiatan substansinya berlangsung di pabriknya di Cilegon. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. Akan tetapi dalam arti yang manapun. biaya serta tata laksana kerja. kegiatan-kegiatan perkantoran perlu direncanakan. Sebagaimana kegiatan lainnya. pencatatan. Pada subbab B. jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya administratif. pengolahan. Sebelum Anda mempelajari manajemen perkantoran. bisa dibaca “dan atau”. perlu diawasi serta dikendalikan sebaik-baiknya. Garis miring(/) yang terdapat di antara perkataan data dan informasi berarti “dan”. Krakatau Steel yang kegiatan utamanya bergerak dalam produksi baja. Kantor tersebut melaksanakan kegiatan-kegiatan perkantoran. Anda telah mempelajari pengertian kantor. Demikian pula rumusan tentang manajemen . Di samping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan. pencatatan. penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi. B. penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi. ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. Contoh lain misalnya.4 pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Manajemen Perkantoran Pada subbab A. 2. orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan. PT. sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penanganan data/informasi. Banten. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. akan tetapi kalau seseorang menanyakan: “Departemen Dalam Negeri?”. Kantor juga bisa dalam arti proses. alat-alat dan perlengkapan lain termasuk mebel. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai: 1. Kantor juga bisa dalam arti sarana. ini yang biasa disebut dalam arti statis. ini Anda akan mempelajari manajemen perkantoran. Sebagai contoh. Apa yang disebut manajemen perkantoran? Sebagaimana pada istilah-istilah lain dalam Ilmu Sosial. Dari uraian singkat di atas jelas bahwa pengertian kantor bisa dalam arti tempat. kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia. bisa juga berarti “atau”. digerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan. Jika Anda membuka Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) Anda dapat menjumpai bahwa perakantoran adalah hal yang berkaitan dengan kantor.

is the branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work. and sales.” . Perumusan Hal Nourse “It seems to me that office management in the broader sense might embrance. but also the the arise of functional control administratrive direction of most clerical and paperwork.” (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya. warehousing.5 perkantoran. not only the generally accepted service service functions. bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan). whenever and wherever that work is to be done. manufacturing. The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli. antara lain sebagai berikut: Perumusan Arthur Grager “Office management is the function of administering the communication and record service of an organization. Perumusan William Spriegel & Ernest Davies “Office management is the over-all direction of clerical activities as distinguished such activities as transportation.” (Manajemen perkantoran adalaah fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi). Perumusan Edwin Robinson “Office management is concerned with the direction and supervision of office work.” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as a function. melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).” (Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran).

prosedur dan metode perkantoran. . Tata penyelenggaraan Pelaksanaan secara efisien Pengendalian. perlu Anda sadari bahwa cakupan kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran. pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan. dan penggerakan. dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelengarakan secara tertib sesuatu hal. antara lain misalnya mengenai pegawai kantor. serta pemusnah data yang usang. kepabrikan. pergudangan dan penjualan). 2. and retention. mengorganisasikan (mengatur dan menyusun). Oleh karena itu. mengawasi. pengendalian. biaya perkantoran. and organizing of office work.” (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan. tetapi juga segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut. Perumusan George Terry “Office management can be defined as the planning. Namun demikian. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”. pengawasan dan pengarahan Perencanaan. serta lainlainnya. penggerakan. 3. Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli. dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran. It deals with the life cycle of business information. The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran. pengendalian. of destruction if obsolete. controlling. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan : 1. 4. pengorganisasian. pengorganisasian. penyebaran. pemeliharaan. and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective. mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk). secara ringkas menajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan. dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran. Dikatakannya : “Dengan demikian. serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Dengan demikian manajemen perkantoran bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan. dan penyimpanan data yamg memiliki nilai tetap.6 (Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitasaktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan. if of permanent value.

Namun. Perkantoran Modern Lalu apa yang disebut dengan perkantoran modern? Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik. akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan. para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin. khususnya keuntungan dalam hal kecepatan. Kantor modern juga mendayagunakan biaya. produktif. “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman” Dalam hal kantor. tentu saya tidak harus mengembangkan ke arah modernisasi perkantoran dilakukan secara serentak atau simultan. dari berbagai pertimbangan. Di satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap berikutnya. maka keputusan . Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data untuk disimpan. computer). Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. Perkantoran modern juga sering digambarkkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan (computerized). berkeadilan. profesional memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. dan perlakuan manusiawi. Oleh karena dalam hal modernisasi ini lebih sering dilakukan per modul (“modularity”). keterkinian komunikasi dan pemrosesan data. bahkan gedung pencakar langit. Apabila data tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan. yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer (Computer based system). Biaya sering merupakan salah satu pertimbangan dalam hal modernisiasi perkantoran. efektif. Namun. terutama di kota-kota kecil atau di daerah-daerah terpencil Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan dilakukan dengan sistem komputer. keterhadalan. efisien.7 C. sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. menerapkan tata laksana yang demokratis.X. Budiyanto. 1991). di lain pihak kenyataan masih banyak kantorkantor pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer. Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu bangunan kantor yang megah. Namun. kecermatan. terutama dalam bidang komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F. kantor modern perlu memperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan. Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing. atau kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan. maka sifat. menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebel yang tepat. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan.

ribuan bisnis Eropa mengawali harinya dengan komputer yang telah terinfeksi Ninda menyebar lewat e-mail yang terinfeksi. setelah dunia diguncang oleh serangan atas gedung World Trade Center dan Pentagon di AS tanggal 11 September 2001. Contoh mutakhir. Meskipun Jaksa Agung AS John Ashcroft melihat tidak ada tanda-tanda adanya hubungan di antara virus internet dan serangan itu. Harian Kompas (Kamis. muncul pertama kali di Amerika Serikat (AS) Selasa 18 September 2001. sifat dan cakupan kegiatannya semakin mengglobal. Sejalan pula dengan penjelasan di muka bahwa ada dua aspek yang tidak dapat dipisahkan yaitu organisasi dan manajemen.8 akan terganggu.000 sistem di AS hanya dalam waktu sembilan jam pada pertengahan bulan Juli” (Harian Kompas. semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses. semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya Akan tetapi sebaliknya. Bush bisa juga . Virus komputer Ninda yang merupakan kebalikan dari “admin”. yaitu virus komputer “Ninda”. Sehubungan dengan itu. serta sistem. tetapi dia mengingatkan “…… kerusakan yang dibuat Ninda bakal “lebih hebat” dibanding Code Red yang telah memakan dana 2. Para ahli keamanan data net mengkhawatirkan potensi virus Ninda ini. jika bicara mengenai manajemen perkantoran berarti juga bicara organisasi perkantoran dan kegiatan-kegiatannya. Kedua istilah ini digunakan silih berganti. 2) memberitakan: “Hari Rabu (19/9). kiranya perlu pula diingatkan bahwa pola pikir Amerika tidak membedakan istilah administrasi dan manajemen. dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi. Hanya berselang dua bulan setelah serangan virus “Code Red”. hlm. sebuah infeksi serupa menyebar ke seluruh dunia.6 milyard dollar AS untuk membersihkannya. prosedur dan tata kerja untuk menyelenggarakannya. Kamis 20 September 2001 hlm. misalnya administrasi pemerintahan Presiden George W. data/informasi merupakan sasaran utama. menyebar ke Asia dan Eropa dalam waktu satu malam. Ketika itu Code Red memakan korban 250. manusia atau penanganan menyelenggarakan kegiatan. Jelas pula bahwa dalam penanganan data/informasi diperlukan bangunan dan ruangan. 20 September 2001. atau keputusan tidak sempurna. dan sekaligus sebagai tujuan dari seluruh kegiatan perkantoran. Dampak selanjutnya mudah Semakin modern suatu kantor. bulan Juli 2001 dunia dilanda virus “Code Red”. Meskipun demikian. diperkirakan. peralatan dan perlengkapan. 2) Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran modern.

tergantung pada tujuan apa semula organisasi itu didirikan. Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut di atas berarti apabila dilihat unsur-unsurnya organisasi mengandung unsur-unsur: 1. Kerjasama. Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan. yaitu a) sebagai kelompok orang yang bekerja sama dan b) sebagai wadah dari kerja sama tersebut. yaitu tugas atau kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang. 4. Akan tetapi tugas-tugas penunjangnya. Sama-sama departemen tetapi tugas pokok Departemen Perindustrian dan Perdagangan lain dengan tugas pokok Departemen Dalam Negeri dan seterusnya. 2. 3. untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas tugas pokok apapun. Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang organisasi. Tugas pokok DLLAJ lain dengan tugas pokok Dinas Pariwisata. Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Susunan hierarkhi. Tugastugas dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar. Kelompok orang. organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Bush. Sebagai kelompok orang yang bekerja sama sifatnya dinamis. sedangkan sebagai wadah sifatnya relatif statis. Keterikatan formal. Yang dimaksud dengan tugas penunjang adalah . Sebagai contoh. Organisasi apa pun dapat ditinjau sedikitnya dari dua sudut. tugas suatu Rumah Sakit Umum Daerah lain dengan tugas pokok Dinas Lalu Lintas Jalan (DLLAJ). maka tugas pokok organisaisi yang satu akan berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain. Untuk mengetahui kedudukan dan peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi perlu lebih dahulu diketahui tentang organisasi. Telah dijelaskan di atas. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.9 disebut manajemen pemerintahan Presiden George W. Administrasi Perkantoran (Office Administration) atau juga disebut Manajemen Perkantoran (Office Management). antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terikat secara formal dalam suatu susunan hierarkhis. bahwa dua aspek yaitu organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. dapat dikatakan sama. Oleh karena tugas atau kegiatan pokok ini secara langsung mengenai tujuan organisiasi. 5. Tugas pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dan organisasi yang lain. Tujuan.

Fayol (dalam Komarruddin. et. standar dan tataletak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif. dan tergantung pada kebutuhan bisa bertambah terus. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Prinsipprinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan. tidak mutlak. di mana. manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upayaupaya semua pegawai. Prinsip 1 Manajer kantor harus dapat merencanakan pekerjaan apa. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir. prosedur dan sistem operasi yang tepat. Leffingwell. tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. Koontz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel. melayani. Tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan penunjang ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penanganan kepegawaian. material. data/informasi. 1981) menekankan bahwa penggunaan kata “prinsip” bukan hukum-hukum abadi. Kegiatan-kegiatan lainnya yang bisa dimasukkan dalam kegiatan penunjang misalnya dalam suatu departemen antara lain perencanaan. bagaimana.10 tugas-tugas yang bersifat membantu. praktik penyimpanan arsip. dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. All (1978) dalam bukunya Administrative Office Management. D. dan oleh siapa harus dikerjakan Prinsip 2 Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk. dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan Prinsip 3 dan 4 Lebih jauh. bertindak. organisiasi dan tata laksana (ORTALA) atau organisasi dan metoda (O&M). penanganan masalah-masalah hukum. hubungan masyarakat. Keeling. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas. mengatakan bahwa Leffingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor. . mesin-mesin. adalah seorang pengganggas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. keuangan. memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas pimpinan. metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran. kapan. dengan mengacu pada William H.

Pelaksanaan Pekerjaan _______ harus dilaksanakan 1. Perencanaan Untuk merencanakan Secara benar. 5. 2. secara efektif. diukur __________ 2. oleh organisasi lain. Ukuran Pekerjaan yang dilaksanakan harus 1. 4. Kondisi kerja yang baik Kesehatan Kebahagiaan Pengembangan diri Uang Sesuai dengan potensi Anda. 3. 5. Anda harus tahu : _______ 2.11 Prinsip 5 Paling penting adala manajer kantor menyeleksi. walaupun sulit. Suatu jadwal 1. Anda seharusnya diberi 2. menjadi efektif. LIMA PRINSIP KERJA EFEKTIF LEFFINGWELL 1. 4. 5. 5. 3. Imbalan Jika pekerjaan Anda diselesaikan 1. 5. Tabel 2. 4. mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhdap organisiasi pada tingkat yang optimal. harus di ________ 2. Kapan pekerjaan dikerjakan Di mana pekerjaan dikerjakan. 3. 4. Berdasarkan pada catatan-catatan yang lalu. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini. Berdasarkan kuantitas Berdasarkan kualitas Secara terampil Secara teliti Secara cepat Tanpa upaya yang tidak perlu. Mungkinkan diselesaikan Pelihara secara kaku. imbalan ______________ 3. 4. 3. Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan. 2. Bagaimana pekerjaan dikerjakan.1. 4. Jadwal Pekerjaan harus dijadwal. Pekerjaan apa yang harus dikerjakan. Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu Tentukan Selaraskan dengan jadwal-jadwal lain. memotivasi. 3. Laksanakan. melatih. . 1.

Pengertian perkantoran modern dapat ditengarai adanya bangunan dan tata ruang yang baik. berkeadilan serta manusiawi Prinsip-prinsip kerja efektif Leffingwell dalam perkantoran modern mencakup perencanaan. dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan. 6. produktif. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan. efektif. . penggunaan alat dan perlengkapan termasuk mebel yang tepat. dan panduan perintah. cara berpikir dan bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. penetapan jadwal pemusnahan arsip. pengukuran dan imbalan terhadap pekerjaan. dan menerapkan tata laksana yang demokratis. 8. 5. Kesadaran kerja. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana. para pegawai yang disiplin. keterlambatan. dan perencanaan perbaikan formulir kantor. pelaksanaan. Komaruddin menyusun sembilan prinsip kerja efektif dalam perkantoran modern. nasihat kepegawaian. menyusun organisasi. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja. bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembaangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai. perbaikan sistem penelusuran arsip. efisien. penjadwalan. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya. 9. 7. program Diklat. 4. 3. Kantor modern juga mendayagunakan biaya. dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan dipergunakan apabila hasilnya ekonomis otomatis hendaknya 2. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. profesional serta memiliki sikap. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir). Hal ini termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien.12 Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut: 1. serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka.

Setiap organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu. maka kegiatan pokok organisasi yang satu akan berbeda dengan kegiatan pokok organisasi yang lain kalau memang kedua organisasi itu mempunyai tujuan yang berbeda. F. Kegiatan-kegiatan organisasi dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar. Akan tetapi. pengertian manajemen perkantoran dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan perencanaan. 2. Latihan Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini secara singkat namun jelas. Oleh karena secara langsung mengenai tujuan organisiasi.13 E. pengorganisasian. 3. Pengertian manajemen perkantoran beraneka ragam. sistem. 3. Jelaskan pengertian perkantoran modern! Berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran modern! Jelaskan secara singkat pengertian organisasi dan unsur-unsur apa yang yang terdapat dalam organisasi! Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi! Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan dalam perkantoran modern! Uraikan secara singkat prinsip-prinsip manajemen perkantoran! Rangkumman 1. Salah satu kegiatan penunjang ini adalah kegiatan penanganan data/informasi. Jelaskan pengertian kantor. penggerakan serta pengawasan dan pengendalian pekerjaan perkantoran. 5. 7. 2. Untuk mencapai tujuan tersebut. kegiatan penunjang untuk organisasi dengan tujuan apapun dapat dikatakan seragam. Kegiatan pokok sering disebut kegiatan substantif. Kegiatan penanganan data/informasi disebut kegiatan perkantoran. termasuk keuangan. Namun pengertian apapun yang diberikan. 1. prosedur dan metodenya serta informasi yang berkaitan. . organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. 4. Kegiatan pokok adalah kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. dan kegiatan penunjang disebut kegiatan fasilitatif. yaitu kegiatan pokok dan kegiatan penunjang. 6. Secara substansional jelas yang di “manage” adalah seluruh unsur pekantoran.

angka simbol/lambang-lambang khusus dan sebagainya. Data The Liang Gie (1976) menyatakan bahwa data adalah hal.BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab III. Gordon menyatakan bahwa information is data that has been processed into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current or prospective decisions (informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan mempunyai/memiliki nilai nyata dalam keputusan.bisa tabel. Sementara itu Gordon (1985) mendefinisikan data sebagai the raw material for information defined as groups of non-random symbols which represents quntities. Dalam Webster’s New World Dictionary. data dan informasi. dan pelaksanaan pekerjaan perkantoran modern. pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Anda perlu memahami lebih dahulu dua konsep yang berhubungan. A. yaitu data dan informasi. 1. Berikut akan kita bahas tentang informasi. sesuatu. yakni sekelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah. peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengertian untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan. grafik. dinyatakan bahwa data adalah fact or figure from which conclutions can be inferred (fakta-fakta/gambar . dan sebagainya). statistik. Sebelum membahas tentang pelaksanaan perkantoran modern. (data adalah bahan mentah/bahan baku informasi. tindakan.dari mana kesimpulan dapat ditarik). baik sekarakang/saat ini maupun yang akan datang). actions. 2. Bentuknya adalah huruf. etc. Sementara itu. Data dan Informasi Anda telah mempelajari tentang pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern dalam Bab II. things. Informasi Lucas mendefinisikkan informasi sebagai some tangible or intangible entity which reduces uncertainty about a future state or event. Data adalah ibarat bahan baku yang setelah diolah (diubah) menjadi informasi. selanjutnya dalam Bab III Anda akan pempelajari pelaksanaan perkantoran modern. Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian data. informasi. 14 .

Perilaku yang bagaimana yang terpengruh oleh data? Perlu ditekankan di sini bahwa perilaku yang dimaksud adalah perilaku dalam pengambilan keputusan. sudah tepat sasaran. Selang waktu (time lag) karena data berasal dari waktu yang . hubungan yang diperlukan. yaitu hubungnan antara kata dan arti yang diinginkan. Jika tidak. Data atau informasi? Dari mana kita dapat melihatnya? Bukankah temperatur yang disiarkan itu hasil dari pengolahan bahkan dengan alat bantu tertentu? Kapan ia mulai berlaku menjadi informasi? Biasanya mulai pada tanggal dan jam tertentu. 3. Kalau kita mengacu pada pengertian bahwa informasi sebagai data yang telah diolah. kecenderungnan) dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen). sudah sesuai dengan tujuan. maka tetap menjadi data. dengan efek terhadap perilaku seseorang. George R. Sementara itu. baik waktu maupun isinya. ada selang waktu antara pemberitahuan data dan masa mulai berlakunya data itu. Bagaimana pendapat Anda? Kita harus ingat bahwa pertama. dalam arti menggerakkan orang untuk berperilaku sesuai dengan maksud dan tujuan disampaikannya data itu. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data. apakah sudah jelas. e. Dari sekian banyak definisi kiranya dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan keputusan. di mana ‘the earliest data are yesterday’s. Jelas bahwa keadaan yang demikian. Pertanyaannya adalah kapan pengaruh itu akan berlaku? Misalnya perkiraan cuaca yang disiarkan setelah dunia dalam berita TVRI. yaitu untuk mengambil keputusan. Ruang dan tempat. Bentuk (efektifitas. f. and the earliest outcome is tomorrow’s. terdapat selang waktu. Data dan Informasi Data hanya akan menjadi informasi apabila ia mempengaruhi perilaku seseorang. data dan informasi dalam bentuk pengambilan keputusan adalah incomplete (tidak lengkap). Berguna tidaknya informasi tergantung pada: a. dan kedua. d. b. data hanya akan menjadi informasi kalau mengandung arti. Waktu. Semantik. Terry (1962) menyatakan bahwa information is meaningful data that conveys usable knowledge (informmasi adalah data yang mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang bermanfaat). Dalam kaitan ini. c. Jadi. the earliest decision is today’s. Tujuan penerima.15 Buch dan Stater menyatakan bahwa information is the aggregation or processing of data to provide knowledge or intelligence (informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data guna memberikan pengetahuan dan kepandaian.

Definisi luas ini dapat diperjelas. Merekam informasi Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. keterampilan dan pengalamannya akan turut berperan besar. 3. tetapi di samping itu. pesanan. Mills. faktur. manajemen. Standingford (1990) mendefiniskan tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum. tetapi hanya beberapa menyebabkan berapapun banyaknya informasi. adalah suatu fungsi yang paling penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang . kantor pun memperoleh informasi. dan laporan berbagai kegiatan organisasi. Mengatur Informasi Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. rekaman stok. Kantor bertanggung jawab untuk memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen. Menerima informasi Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah surat. Selain menerima informasi yang masuk seperti itu. tetapi juga adalah intuisi. rekaman harus disimpan hanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian organisasi. pengemudi. dan hasil analisis lainnya. panggilan telepon. pengetahuan. faktur. manajer. yakni bahan baku/bahan mentah tidak akan mencakup setiap karakteristik fenomena yang muncul. pesan. laporan keuangnan. sedang isinya. Data dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda. feeling. sehingga fungsi kantor sebagai pusat informasi yang melaksanakan pekerjaan seperti diuraikan di bawah ini. transaksi. latar belakang pendidikan. perhitungan harus dibuat. bahkan biasanya hal itu sangat dominan. B. O. 2. 1. maka informasi tidak pernah dan tidak akan pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. bahkan para menteri sekali pun. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern G.16 lalu dan masa berlakunya kemudian. Seorang pengambil keputusan tidak hanya akan mempertimbangkan keputusan yang akan diambilnya berdasarkan data yang ada di hadapanannya. lingkungnan. dan sebagainya misalnya korespondensi. kegiatan. Apa yang dipersyaratkan pengambil keputusan adalah proyeksi kinerja yang akan datang. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil negosiasi. Contohnya : dokter.

serta melindungi aset kantor.17 terlatih dengan baik. laporan perkembangan. dan informasi dapat diberikan secara liisan atau secara tertulis. mengatur dan memberi informasi saja. Sedangkan kegiatan kantor ialah sebagai pusat informasi sejak menerima. kantor membagikan informasi dari rekamannya. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman yang vital. 1. 5. sebagian lagi bersifat khusus. mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank. 4. memberi kepada pihak-pihak yang membutuhkannya. . Sebagian informasi yang didistribusikan bersifat rutin. misalnya instruksi. merekam. 3. Memberi informasi Jika manajemen meminta. Rangkuman Dapat dibedakan antara data dan informasi. Berikan batasan tentang data! Berikan definisi informasi! Apa perbedaan antara data dan informasi! Jelaskan bahwa kantor sebagai pusat informasi. mengatur. dan pekerjaan apa saja yang dilaksanakan? D. 2. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan. Latihan Jawablah soal di bawah ini secara singkat namun jelas. anggaran dan lain sebagainya. Melindungi Aset Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima. 4. C. merekam.

lambang. Pemberian informasi melalui telepon. menjelaskan tujuan umum surat. baik secara lisan maupun secara tertulis. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat. Cara-cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada. suatu instansi atau departemen akan berkomunikaksi dengan instansi atau departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan. Anda dapat memberikan batasan korespondensi dan surat. informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas. A. Anda bergaul dengan pegawai yang lain dan dengan pemimpin Anda. dengan ketua RT. tulisan. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi. Selanjutnya akan diuraikan tentang pengertian korespondensi dan surat. Pengertian Korespondensi Dan Surat Dalam kehidupan sehari-hari Anda bergaul dengan sesama Anda. Demikian pula. manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi. lurah dan sebagainya. Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan. Dalam pergaulan seperti disebutkan di atas. Anda akan bergaul dengan saudara-saudara dan kedua orang tua Anda. dan melalui telelvisi masih tergolong ke dalam pemberian informasi secara lisan. Anda akan bergaul dengan tetangga Anda. langkah-langkah teknis penulisan surat. Dalam kedudukannya sebagai anggota suatu keluarga. Selanjutnya. radio.BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab IV ini. Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sarana komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti yang digambarkan di atas terdiri atas beberapa macam. dan bagian-bagian surat. dengan ketua RW. isyarat atau tanda-tanda lain. gambar. dan menulis sepucuk surat dinas. menerapkan bahasa dalam menulis surat dinas. Dalam kedudukan Anda sebagai pegawai suatu instansi. salah satunya adalah surat. gaya surat. syarat dasar bagi penulis surat. Berbagai perusahaan akan saling mengisi dan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain dan sebagainya. fungsi surat dinas. Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. 18 . syarat-syarat surat yang baik.

instansi. misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang lain atau pihak lain. C. dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi siapapun yang mendalami korespondensi. Rumusan lain misalnya.19 Dari uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan apa yang disebut dengan surat. . Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan. E. surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Bila dikehendaki oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut : 1.2) memberi batasan : surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang. Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja masih banyak. Dengan kata lain. 2. Oleh karena itu. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan. isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya. B. Fungsi Surat Dinas Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. instansi. tujuan umum setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai. dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. Zaenal Arifin (1996:. atau organisasi) kepada pihak lain (orang. Istilah “paperless” di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses “paperless”. Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang. surat tidak selalu tertulis di kertas. Tujuan Umum Surat Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat sampai ke penerima. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. karena masing-masing pengertian itu akan saling melengkapi. atau organisasi).

tidak terlalu panjang. 2. . Bahasa surat dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. Khusus untuk surat-surat dinas. Pengetahuan tentang teknik korespondensi. Selain itu surat harus bersih dan necis. surat yang singkat merupakan suatu keuntungan. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat Untuk dapat membuat surat yang bisa digolongkan sebagai surat yang baik. surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. tidak menyinggung perasaan si penerima. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca. seperti surat keputusan atau surat instruksi. yuridis dan administratif. 5. penulis surat perlu memiliki kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut: 1. sebaiknya menggunakan format yang menarik. dan takzim. 4. dan harus ada keseragaman pola bentuk. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima. adab. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas dalam surat. terutama bahasa tulisan. seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi. Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. E. seperti subjek dan predikat. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik. hendaknya memenuhi syarat-syarat surat yang baik. sebagai sarana komunikasi tertulis. dan dapat berfungsi baik secara umum maupun secara khusus seperti tersebut di atas. harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan. serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat.20 3. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. Apa lagi bila Anda menulis surat dinas. yang selanjutnya sebagai bukti sejarah. Kemudian bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal. serta memakai bahasa yang jelas. Surat dinas. Penguasaan bahasa. dinyatakan secara tegas. Syarat-Syarat Surat Yang Baik Bila Anda menulis sepucuk surat. mempunyai pengetahuan tentang pandangan atau pola pikir dari pembacanya. Selanjutnya. padat. Tentu saja akan lebih menguntungkan apabila penulis surat dalam hal-hal tertentu. 4. Sebaliknya. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih. D. Surat dinas sebagai pedoman kerja. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan. terutama surat-surat perjanjian. 5. 3.

G. Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan bahwa komunikasi melalui surat adalah yang paling tepat. 3. Tanggal surat. Semakin sering menulis surat. Masing-masing bagian itu terdiri atas subbagiansubbagian. 3. . 6. Bagian-Bagian Surat Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah formatnya. tentu penulis surat juga tidak menghendaki di dalam suratnya termuat informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan. Untuk memudahkan. Kepala surat. Alamat dalam. maka langkah teknis yang berikutnya adalah: 1. 4. Pengumpulan data/informasi. Sifat surat. Anda tentu telah memahami bahwa surat terdiri atas bagian-bagian surat. bagian tubuh dan kaki surat. 4. 5. Penyusunan draft atau konsep. 7. 8. 5. 9. bahkan tidak terasa lagi melalui langkah-langkah itu. 2. Kalimat pembuka. Berbagai cara pembagian untuk menyebutkan bagian-bagian surat ini. Nomor surat. Isi surat. seseorang semakin terbiasa dengan langkah-langkah tersebut di atas.21 F. Perkiraan tentang pembaca. biasanya dibuat formulir atau surat isian. Sebaliknya. Kalimat penutup. tertinggal atau lalai tidak termuat dalam surat yang ditulisnya. Lampiran. Salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala. Yang dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. 10. dalam modul ini disebutkan secara langsung bagian-bagian surat ini dengan rinci sebagai berikut: 1. 2. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi adanya informasi yang terlewat. Hal atau perihal. Penyelesaian. Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang ditulis mengandung informasi yang relatif sama berulang kali. Penegasan tujuan pokok penulisan surat.

di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal bentuk-bentuk surat: 1. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan oleh seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang bersangkutan. Bentuk atau “style” surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh organisasi yang bersangkutan. Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masing-masing. 4. 6. Penempatan bagian-bagian surat itu termuat dalam format tertentu membuat perbedaan-perbedaan bentuk surat yang biasa disebut juga dengan istilah “style”. Untuk instansi-instansi pemerintah. Nama dan NIP penanda tangan. 5. 72 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi pemerintah sebagaimana dicantumkan dalam keputusan MENPAN No. Initial. Tembusan. 3. Di atas telah disebutkan bahwa penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ditentukan oleh masing-masing organisasi. Untuk instansi pemerintah. Penggunaan dan teknik pengetikannya diatur dan ditentukan oleh masing-masing organisasi. dan digunakan sebagai pedoman. bentuk surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No. 13. 2. Nama jabatan 12. 14. Pengaturan dan penentuan tentang penggunaan bagian-bagian surat serta teknik pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan pimpinan organisasi yang bersangkutan.22 11. 72 Tahun 2003. Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style) Format Balok yang diubah (Modified Block Style) Format setengah Balok (Semi Block Style) Format Sederhana (Simplified) Format Inden atau Bentuk Lekuk (Indented Style) Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf) Beberapa pola bentuk tersebut di atas dapat disimak di halaman berikut: . pedoman umum tentang penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ini dimuat dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas.

Format Surat Full Block Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------.1. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------.23 Gambar 4./ ----------------------- .

24 Gambar 4. ------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------./ ----------------------- .2. Format Modified Block Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------.

/ -------------------------------------------------------------------------------. Format Surat Semi Block Kepala Surat ---. 3. ------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------.25 Gambar 4. ----------------------------------------------------------------------- ------------------- .

.4..------------- ---.26 Gambar 4. Format Simplified Kepala Surat ----------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------./ ----------------------- .

27 Gambar 4./ ---- . Format Surat Resmi I Kepala Surat ---------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.5. ------------------------------ ---------------------.

----------------------------------------------------------------------------------./ ---- . Format Surat Resmi II Kepala Surat ---------------- ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------.28 Gambar 4. 6.

--------------------------------- ------------------------------ ------------------- .----------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ --------------------------------.7.29 Gambar 4. Format Surat Bentuk Resmi (KEPMENPAN 72/2003) Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------.

Format Surat Menggantung (Hanging Paragraph) Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------ ------------------------------- .8.30 Gambar 4.

beberapa gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam sebuah paragraf yang sama. dan hal surat. bagaimana penulisan tanggal surat. penulisan paragraf penutup. kalimat yang enak dibaca adalah yang sopan dan simpatik. ketika Anda mempelajari bagian-bagian surat. Anda perlu juga mempelajari bagaimana penulisan bagian-bagian itu dengan menggunakan bahasa yang benar. Dengan kata lain. Sebaliknya. Penyusunan Paragraf Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam surat hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh penerima surat. Seperti Anda ketahui dan sadari. misalnya. hendaknya menggunakan bahasa yang benar. dan penulisan tembusan surat. Selanjutnya. penulisian alamat surat. sesuai dengan kaidah komposisi atau kaidah karang-mengarang. penyusunan kalimat. Kemudian. Dalam Subbab H ini akan dibicarakan bagaimana penggunaan bahasa yang benar dalam bagian isi surat. Penyusunan Kalimat Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif. singkat. surat. yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa. 2. gagasan yang sama tidak dituangkan dalam beberapa paragraf. Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas Sebenarnya. bagaimana penulisan kepala surat yang benar. dan penyusunan paragraf. dan enak dibaca. Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf itu betul-betul hanya berbicara satu masalah. tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca. sebagai salah satu jenis karangan tertulis. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh. di samping mengemukakan fungsi bagaian-bagian tersebut. lampiran. Pembicaraan kaidah komposisi yang bertalian dengan surat-menyurat mencakupi pemilihan kata. Selanjutnya. kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit. yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan. tidak berarti bahwa unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan.31 H. paragraf dikatakan memiliki . Namun. Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat. penanda tangan surat. penulisan paragraf pembuka. Berikut akan dibahas satu persatu. Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. 1. Agar pesan yang terdapat dalam surat itu komunikatif dan mudah dipahami oleh penerimanya. pemakaian ejaan yang disempurnakan. dalam bagian isi surat tercantum pesan penulis yang ingin disampaikan kepada penerima surat. bagaimana penulisan nomor.

yakni tentang kiriman buku tentang hasil penelitian. Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya terima dengan baik. sebagai berikut. dan tersebut. yaitu tertukarnya hasil penelitian yang dipesan dengan hasil penelitian yang tidak dipesan. hendaklah digunakan pengait paragraf. Bersama ini saya kembalikan Laporan Hasil Penelitian yang tidak saya butuhkan. I. dan saya mohon Bapak segera mengirimkan laporan yang saya pesan. Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf. dan oleh sebab itu. nya. semua kalimat harus disusun dalam satu paragraf. seperti itu. Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu paragraf.32 kepaduan jika kalimat-kalimat yang Anda susun saling berhubungan. yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. bersama ini saya kembalikan laporan hasil penelitian yang tidak saya butuhkan. Jadi. diikat dengan kata ganti. Latihan Kerjakan latihan dibawah ini dengan sungguh-sungguh. yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. sebaliknya. dan saling berkaitan. Laporan Hasil penelitian itu tertukar. Mungkin laporan hasil penelitian itu tertukar ketika staf Bapak mengepaknya. ini. Hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman tersebut. dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan. yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil. agar kalimat-kalimat itu saling berkaitan. atau diikat dengan pengulangan kata yang dipentingkan Marilah kita bandingkan paragraf yang tidak memiliki syarat kesatuan dan kepaduan dengan paragraf yang memiliki dua syarat dengan baik. 1. selain itu. Di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. namun. Oleh sebab itu. Berikan batasan korespondensi dan surat! Apa saja tujuan umum surat? . pernyataan-pernyataan tersebut hanyalah merupakan kalimat penjelas yang memperterang kalimat utama. seperti selanjutnya. yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil. 2. Paragraf ini hanya berisi satu gagasan. Sebaliknya. Namun. Laporan hasil penelitian yang Bapak kirim telah saya terima dengan baik. di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. Di samping itu. Walaupun dalam papragraf ini terdapat pernyataan tentang adanya kekeliruan pengiriman.

paragraf dan penggunaan tanda-tanda baca. Anda dalam menulis surat jangan lupa menggunakan bahasa yang benar. 6. idented dan hanging paragraph. gaya. 7. baik dalam teknik penulisan. Dalam kehidupan dan pergaulan sehari-hari. Kegiatan tersebut disebut korespondensi dan berkomunikasi dengan surat. 3. Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas! Uraikan surat-surat yang baik! Jelaskan syarat dasar bagi penulis surat! Uraikan langkah-langkah teknis penulisan surat! Buat sepucuk surat dinas dari instansi Anda yang ditujukan ke instansi lain! Rangkuman 1. semi block. J.33 3. baik dalam menyusun kalimat. yaitu full block. Jadi surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi Oleh karena itu. maupun dalam langkah-langkah dalam menulis surat. 5. Dalam menulis surat terdapat berbagai macam pilihan format. simplified. manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi baik secara lisan maupun secara tertulis. Berbagai macam format. 2. 4. gaya. Adapun tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. modified block. 4. Pemberian informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak dapat berhadaphadapan dengan penerima informasi. style. penulis surat harus memenuhi syarat. style dalam menulis surat. .

Peranannya semakin terasa penting dengan meningkatnya kebutuhan penyediaan informasi yang tepat waktu. Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang dalam suatu organisasi. Ia mengingat-ingat kembali bahwa perjanjian penawaran lebih dari 3 milyard rupiah. menyiapkan peralatan filing. dan tiba-tiba memerlukan informasi tentang sebuah kontrak yang datang beberapa hari yang lalu dalam suatu surat. Organisasi/perusahaan banyak mengalami kegagalan. Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu diperhatikan. Organisasi Tergantung Pada Filing “Sangat diperlukan” adalah kata yang cermat untuk menggambarkan fungsi filing baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta. dan menjelaskan penyusutan arsip. memberi batasan arsip. Hal ini yang menjadi salah satu sebab perlunya sistem penyediaan dan penyimpanan informasi yang efektif. cepat. jika surat tersebut tidak dapat ditemukan oleh sekretaris tersebut. sebab informasi yang penting serta merta tersedia pada saat dibutuhkan. pengorganisasian. karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam melaksanakan fungsinya yaitu perencanaan. dan pengawasan. sistem arsip. Dapat dibayangkan bagaimana jadinya. dalam Webster’s New Worls Dictionary. Di sisi lain. Padahal. sementara ia melanjutkan terus percakapannya melaui pesawat telepon. arsip tersebut fungsinya sangat penting bagi kelancaran kegiatan. dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. penggerakan. Banyak kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan tergantung pada filing. Beberapa kata dilontarkan kepada sekretarisnya untuk menemukan surat tersebut. lengkap. karena organisasi/perusahaan tersebut tidak mengakui adanya kenyataan tersebut. menjelaskan sistem penyimpanan arsip (filing). baik organisasi pemerintah maupun swasta. dan akurat untuk kepentingan organisasi tersebut. yaitu jika seorang pimpinan yang sangat sibuk. dapat secara visualisasi diuraikan . handles correspondence. paling tidak untuk digunakan selama percakapan melalui telepon tersebut. karena menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasi dan pengambilan keputusan organisasi/perusahaan yang penting dapat dibuat dengan mudah dan cepat. tetapi jumlah yang pasti ada dalam file-nya. A. organisasi/perusahaan banyak dipuji keberhasilannya. menyimpan dan menemukan arsip. sedang berbicara melalui pesawat telepon. sekretaris mempunyai arti “one who keeps record. yang fungsinya mengelola informasi. etc for an organization or person” Dapat diartikan bahwa seorang sekretaris adalah seseorang yang bertanggung jawab atas 34 .BAB V MANAJEMEN ARSIP DINAMIS Indikator keberhasilan: Setelah Anda mempelajari Bab V ini. Seperti suatu pernyataan yang secara dramatis menjadi kenyataan. Anda diharapkan dapat memberikan penjelasan bahwa organisasi tergantung filing. Pada hal.

35

penanganan informasi bagi suatu organisasi seseorang.

secara keseluruhan atau untuk

Oleh karena suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahanbahan dengan aman, maka filing dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi” . Dan oleh karena orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filing merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi. Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi, maka seorang Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat tertentu agar dalam melaksanakan tugas filing dengan efisien dan efektif. Sifatsifat tersebut anatara lain :ketelitian, kerapihan, serta menguasi bidangnya. Mengingat hal tersebut, seorang Sekretaris harus mempunyai pengetahuan dasar filing, yaitu di mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan semua catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua catatan yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi suatu riwayat yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah, swasta atau pun profesional, besar atau kecil pasti perlu untuk menyimpan arsip untuk acuan di masa yang akan datang. Kenyataan penting mengenai produk; data statistik, informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak terbilang rincian lain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur filing yang sistematis. Arsip ini harus disimpan tidak hanya untuk disimpan dengan aman, tetapi juga harus dapat ditemukan dengan segera. Pentingnya filing dapat diilustrasikan oleh suatu studi di Amerika Serikat yang menunjukkan bahwa 43 persen organisasi/perusahaan yang arsipnya musnah oleh kebakaran atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk melakukan kegiatannya. Penyimpnan arsip harus dapat mencegah dari kehilangan adalah sangat penting, dan merupakan bagian dari proses filing. Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang khusus terhadap kebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap keadaan cuaca. Namun demikian, dalam semua kasus tersebut, semua arsip yang disimpan harus dicegah terhadap resiko salah menempatkan. Salah memfile arsip dapat menyebabkan kerugian organisasi/ perusahaan beratus-ratus ribu rupiah. Kesempatan untuk memperoleh keuntungan dapat saja lenyap, karena arsip tidak dapat ditemukan; penjualan besar tidak dapat diperoleh jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontrak tidak siap sedia. Waktu terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang disimpan secara tepat dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah.

36

B. Arsip Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 7 Tahun 1971). Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang. Tujuan penyimpanan arsip tersebut antara lain : 1. 2. Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu; Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil/kinerja di masa yang lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan datang; Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum.

3.

C. Sistem Arsip 1. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem kearsipan mempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu secara efisien. 2. Siklus Hidup Arsip Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup sebagai berikut: a. Tahap Penciptaan Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai media penyampai informasi, sebagai dasar perencanaan,

37

pengeorganisaisan, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya. Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan secara internal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti surat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh orang lain. Namun demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol dan dikendalikan berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan b. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filing) Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus). Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam penyelenggaran administrasi sehari-hari. c. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find. d. Tahap pemindahan Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal ini arsip dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor. e. Tahap pemusnahan Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin yang mahal. Kelima tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis arsip. Jika salah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara serius/tidak

Tidak semua harus di-file. hanya arsip yang penting untuk kegiatan organisiasi/perusahaan yang efisien. laporan. Pencarian materi yang disimpan secara tidak baik dan ceroboh dapat merupakan suatu pemborosan yang jumlahnya dapat mencapai beratus-ratus juta rupiah. Definisi Filing Filing dapat diberikan definisi sebagai berikut: Filing adalah proses mengklasifikasi. atau arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih disimpan. 4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip. Untuk biaya memelihara filing pada tingkat minimal. Apa yang lebih bermakna penting bahwa organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal. Sistem Filing (Penyimpanan Arsip) 1. dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar filing : menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman. dan dengan suatu cara yang memungkinkan penemuan arsip dengan cepat. tergantung pada derajad efisiensi yang dicapai dalam kegiatan filing. D. 2) Hilangnya arsip yang penting. agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. tagiahan. filing dapat menjadi sesuatu kegiatan pencarian terhadap sesuatu yang tersembunyi . 3) “Banjir arsip”. Kemudian. Dari uraian di atas. adalah suatu ungkapan klise. yang tidak ada tempat lagi dalam dunia organisasi/perusahaan yang modern. Tanpa pengorganisasian yang cermat. Organisasi yang sistematis harus mengkarateristikkan file tersebut. dan (2) arsip yang berasal dalam organisasi/ . Kegiatan dan perlengkapan filing memang cukup mahal. seperti surat masuk. Materi yang akan disimpan dalam file berasal dari dua sumber : (1) arsip yang berasal dari luar organisasi/perusahaan. kontrak. mengatur. katalog. yang paling tepat. “File to find”. keputusan yang baik harus dilakukan dalam memilih arsip yang akan disimpan. Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain berupa: 1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan. cara penyimpanan sampai dengan pemusnahan arsip.38 efektif. maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif. tetapi mencakup hal-hal mulai dari penciptaan. dan menyimpan arsip. arsip-arsip yang sama disimpan di beberpa lokasi/tempat penyimpanan. dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan dalam pengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya menyangkut cara penyimpanan arsip. pernyataan.

Anda sedang memilih informasi dalam suatu buku yang terorganinisir yang menerapkan prinsip-prinsip filing. Tidak hanya ia diharapkan untuk mengetahui bagaimana untuk menemukan . tagihan dan semacamnya.” adalah permintaan yang biasanya diminta dari seorang Sekretaris. berikan saya selembar kopi surat yang kami tulis kepada Departemen Pekerjaan Umum tentang barang-barang marterial Gedung Perpustakaan yang baru. arsip tersebut mempunyai pengaruh dengan berbagai macam cara terhadap kegiatan setiap pegawai dalam organisasi/perusahaan tersebut. Pekerjaan dalam kantor khususnya berkepentingan dengan arsip . Karena organisasi/perusahaan tumbuh. Tidak ada seorangpun Sekretaris yang telah menyelesaikan Diklat Sekretaris tanpa pengetahuan yang mendalam tentang prosedur filing. arsip tersebut dalam organisasi/perusahaan biasanya kopi karbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli.. laporan. terutama dalam organisasi/perusahaan yang lebih besar.39 perusahaan. atau sering kita kenal dengan buku telepon. 2. Anda telah mulai mengenal konsep dasar filing. Metode lain berdasarkan pada nomor. Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filing secara resmi. Seorang Sekretaris misalnya. dan manajemen arsip. sebab ada keuntungan-keuntungan tertentu. Dari lokasi sentral ini. filing adalah kegiatan purna waktu. Setiap saat Anda mencari sebuah nama dalam Direktori Telepon. Kantor dan Filing Oleh karena arsip sangat penting dalam setiap organisasi/ perusahaan. “Saudari Gaharani. tentu saja. Buku telepon adalah sebuah contoh salah satu dari dua konsep dasar mengatur arsip agar dengan mudah disimpan berdasarkan nama. Supervisor file. Sering ia diminta untuk menciptakan sistem filing yang lengkap untuk organisasi/perusahaan atau untuk memahami sistem yang sudah ada. Pegawai yang spesialis dalam filing menjadi orang yang penting dalam kegiatan dalam kantor. arsip dapat lebih mudah dicari oleh berbagai macam bagian/bidang yang membutuhkan mereka untuk tujuan referensi/acuan. tetapi juga diharapkan untuk menemukannya dengan cepat. kontrak. Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan. tanpa pemahaman tentang filing dan sistem filing akan menemui hambatan yang sangat besar pada dirinya sendiri. Nama-nama tersebut diatur secara alpabetis. fungsi filing menjadi lebih kompleks dan menuntut. teknik. seperti surat keluar. File sering disimpan dalam lokasi sentral.menciptakannya dan kemudian menemukan dan menggunakannya. diperlukan untuk mengawasi file pegawai. Lebih sering kemudian ia tidak bertanggung jawab dalam menyimpan file-file pribadi pegawai. Sebuah . Materi/bahan dari luar organisasi/perusahaan biasanya kopi yang asli. dan pengetahuan Anda tentang abjad membantu Anda untuk menemukan suatu nama yang Anda inginkan.

Namun demikian. Susunan dalam sistem penataan berkas berdasarkan abjad dengan mengikuti urutan huruf latin a sampai z. 2) angka 3) nama tempat. arsip kepegawaian. laporan. maka harus dibakukan peraturan untuk diikuti oleh setiap pegawai dalam organisasi tersebut. Dinamakan sistem abjad. . Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem nomor/angka. arsip kesehatan. Melalui sistem abjad. Sistem abjad adalah sistem yang tertua. dan c. 3. seperti nama orang. alpabet adalah dasar dari semua sistem filing. Mengabjadkan Dengan tidak memperhatikan jenis arsip. 5) kronologis. Sistem ini langsung. yaitu a. karena tidak menggunakan relatif indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika akan menyimpan dan menemukan selembar arsip. nama instansi. b. nama orang. tetapi dibutuhkan aturan yang standar dalam menangani berbagai jenis nama. Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan filing . Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan dalam mengindeks. formulir-formulir. karena dasar pengaturan arsip berdasarkan abjad. dan yang paling banyak digunakan. Arsip diklasifikasikan berdasarkan nama perusahaan. departemen dan lembaga pemerintah nondepartemen. 4) masalah. sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat bilamana dibutuhkan. misalnya surat-surat. agar pelaksanaannya sistem abjad dapat berjalan dengan lancar. arsip-arsip ini dapat diberkaskan baik secara tunggal maupun berkelompok. perusahaan. hal-hal yang berkaitan dengan segi hukum dan masih banyak lagi yang lain. bahkan walaupun arsip disimpan berdasarkan nomor. Sistem Filing Sebagai kesimpulan. arsip dapat disimpan berdasarkan 1) nama . Manfaat utama adalah langsung dan sederhana. sesederhana kita mengucapkan a. Seperti tyang akan diuraikan bahwa mengindeks ialah memilih judul (caption) di bawah mana arsip akan diberkaskan. daftar alamat. tetapi jenis-jenis arsip diklasifikasikan secara abjad . Sistem Alphabetis Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain. b. karena adanya prosesing melalui komputer. langsung.40 contoh adalah suatu sistem filing di sebuah rumah sakit di mana arsip diminta berdasarkan nomor. nama tempat atau nama barang.

nama-nama tempat. Jelas. tiga unit. dan e dalam Dewayanti mendahului i dalam Dimyati. . Darmanto. dan kedua. Dalam sistem subyek. nama perusahaan adalah kata tangkap. Perusahaan Batubara Bukit Asam. aturan standar harus diamati oleh setiap siapa saja dalam menyeleksi dan mengatur kata tangkap. mencakup dua kegiatan pertama. Chairuddin. Dalam Sistem Abjad. Siagian teridiri dari tiga unit: (1) Sondang. 1) Istilah Mengindeks Dalam aturan mengindeks menggunkan dua istilah yang Anda harus memahami alphabet dan unit. Dan seterusnya.41 c. Jika setiap orang yang melaksanakan filing membuat sendiri aturan. Kata tangkap (Caption) adalah suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen /arsip untuk tujuan Filing. Dalam Bab ini akan dibicarakan beberapa saya yang dianggap penting. dan kelima . Nama Achmad. Dimyati diatur dalam urutan alpabetis yang benar. sedangkan sistem kronologis kata tangkap ialah tanggal. meskipun huruf yang pertama dalam masing-masing nama adalah sama. Nama instansi: Lembaga Administrasi Negara. Dewayanti. jika ditentukan bahwa suatu surat disimpan dalam file PT Semen Batu Raja. kata tangkap adalah nama-nama orang dan organisasi. Kata Tangkap (Caption) dan Aturan Mengindeks Istilah mengindeks. yang digunakan dalam filing.dan (3) Siagian. huruf a dalam Darmanto mendahului e dalam Dewayanti. adalah urutan alpebetis yang benar. ada 20 standar aturan mengindeks yang digunakan. huruf yang kedua. hanya orang yang melaksanakan benar-benar filing dapat menemukan arsip tersebut. mengakibatkan kekacauan. yang berbeda dalam masing-masing nama. karena dalam albabet. (2) P. keempat. untuk huruf yang ketiga. Nama Sondang P. menentukan urutan yang sesuai kata-kata dalam kata tangkap itu. dan C mendahului D. empat unit. dalam sistem geografis. dan Damayanti diatur dalam urutan alpabetis yang benar. A mendahului C. Paling tidak. kata tangkap adalah nama-nama subyek/masalah. Mengabjad adalah pengaturan nama-nama sesuai urutan alpabetis dari surat. memilih kata tangkap (Captions) di mana arsip harus difile. Masing-masing bagian nama orang atau organisasi digunakan dalam mengindeks adalah suatu unit.

nama pertama. Adnan. Di samping itu ada pula nama bukan nama orang. Lisa. Contoh : Risson P. dan sebagainya. Nama Instansi/Perusahaan Nama perusahaan instansi lembaga yang menggunakan nama orang disusun dalam urutan sama seperti pada waktu mengindeks nama perorangan yang lengkap. . dan nama tengah. SE Nama yang menggunakan nama keluarga. Jakarta. maka Anda dapat menerapkan filing sistem subyek dalam menyimpan arsip-arsipnya.42 2) Aturan Mengindeks Urutan Alpabetis Nama-nama diurutkan abjad dengan membandingkan unit pertama dalam setiap nama. Sistem Filing Subjek/Perihal Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad. Nama orang Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama orang dalam urutan ini: nama keluarga. marga Suatu nama yang menggunakan nama keluarga. Risson. Contoh : Lisa Nurena. yang tidak sempat dibahas di sini. d. pertama. marga atau nama akhir . mempunyai nama suci. misalnya nama orang yang bergelar. P. kedua. SE ¨ Nurena. Contoh : Adnan Buyung Nasution & Ass ¨ Nasution. wanita yang sudah menikah dan lain sebagainya. Perseroan Terbatas Masih banyak aturan yang lain. Sihotang ¨ Sihotang. Unit yang ketiga dipertimbangkan hanya jika huruf pertama dan kedua sama. Unit kedua dipertimbangkan hanya jika unit pertama sama. karena organisasi Anda melaksanakan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berkenaan dengan organisasi Anda. huruf demi huruf. PUSRI Jakarta ¨ PUSRI. Buyung (&). kalau ada . maka nama marga sebagai urutan pertama. marga. Associates PT.yang ketiga.

Masalah-masalah tersebut kemudian dikelompokkan menjadi satu subyek. . e. Keuangan a) Gaji b) Hadiah Lembaran c) Lembur d) dsb.43 Untuk menerapkan sistem subyek ini. sehingga disebut sistem nomor (numeric filing system). atau Kartu Nama Nilasari diberi nomor 27451. misalnya untuk subsubyek “kenaikan pangkat” dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi sub-subsubyek “Kenaikan pangkat golongan I”. Selanjutnya. Seandainya di kemudian hari Anda memperkirakan bahwa masalah-masalah berkembang. maka Anda dapat mengembangkan masalah-masalah yang dijadikan subsubyek itu menjadi sub-subsubyek. tidak diubah. Misalnya. semua pokok masalah dijadikan subyek. Nomor tersebut akan berlaku selamanya. surat-surat dari dan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia akan disimpan pada map bernomor 2000. Sistem Filing Nomor (Numeric) Sistem filing surat/arsip berdasarkan pada kode nomor sebagai pengganti nama orang atau instansi. masalah-masalah yang berkenaan dengan keuangan keuangan dikelompokkan dalam satu subyek “keuangan”. masalah yang berkenaan dengan kepegawaian dikelompokkan dalam satu subyek di bawah “kepegawaian”. Pada prinsipnya. dan seterusnya. masalah--masalah itu dijadikan subyek dari pokok masalah (subjek) misalnya: Kepegawaian a) b) c) d) Cuti Kenaikan pangkat Lamaran dsb. sistem penyimpanan surat/arsip sama dengan sistem abjad. Misalnya. hanya saja nama-nama orang atau instansi diganti dengan kode nomor. sub-subsubyek “kenaikan pangkat golongan II”. Demikian seterusnya. dan semua masalah yang berkenaan dengan pokok masalah dijadikan subsubyek. Anda harus menentukan terlebih dahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap hari.

Pelayanan mengecewakan. seperti di rumah sakit. 1) Buku Besar Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map. tenaga. Surat masuk dan keluar dari dan kepada koresponden yang belum lebih dari dari lima akan dicampur menjadi satu dengan surat-surat yang berasal dari koresponden lain di dalam satu file. yaitu map campuran dan map perorangan. serta keuntungan dan kerugiannya dalam penerapannya. dan buku nomor dapat berupa buku register/buku induk/buku besar. Dalam filing sistem nomor ada tiga unsur. Namun demikian. Pengunaan map campuran ini bertujuan untuk menghemat pemakaian map. lain dengan sistem abjad disebut sistem filing langsung (direct filing system). Oleh kasrena itu. puskesmas. Sehingga yang dilayani dapat dirugikan. sebenarnya sistem nomor lebih sukar diingat dibandingkan dengan nama. File ini disebut file campuran. hanya karena sistem nomor tidak diterapkan secara benar. baik dari segi waktu. yaitu kartu kecil yang memuat nomor dan nama nasabah. masih banyak juga instansi yang menerapkan sistem filing nomor hanya beranggapan bahwa sistem nomor lebih mudah dibandingkan dengan sistem abjad. asuransi. untuk mengingat kode nomornya digunakan alat bantu yang disebut dengan indeks. bahkan uang. Karena itu. pasien sebuah Puskesmas atau Trumah Sakit. Misalnya nasabah Tabanas. dan disimpan dalam file nomor (file utama) 2) Indeks Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada suatu koresponden atau nama.44 Banayak instansi pemerintah yang menerapkan sistem filing nomor. jika nomor yang bersangkutan .ah sudah mencapai lima surat akan dipindah ke dalam map perorangan. Oleh karena itu. yaitu file utama. indeks. masih banyak instansi yang menerapkan sistem filing nomor yang tidak melengkapi dengan indeks. sistem nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsung (indirect filing system). karena sudah memahami tata caranya. sebagai akibatnya dokumennya sangat susah dicari dengan cepat. Tetapi. pasti akan lebih ingat namanya dasripada nomor Tabanas atau nomor pasien Rumah Sakit. hal ini akan menimbulkan masalah jika pada suatu saat nasabah atau si pasien lupa nomor kodenya. Surat masuk dan surat keluar satu koresponden yang juml. bank. atau pasien yang dalam penyusunannya berdasarkan urut abjad. Jika kita cermati. dan lain-lain.

Untuk memfile kartu.cm dan lebar 7. Koresponden yang suratnya belum mencapai lima. tentu saja belum dicantumkan pada buku nomor ini. maupun dalam mengurutkan abjadnya. nomor yang berdigit banyak akan dipecah atau dikelompokkan menjadi dua angka atau tiga angka tiap kelompok. Sedangkan untuk file surat. sebagai nomor guide angka 29 rnenjadi petunjuk Ill. Dalam sistem filing nomor.5 cm) dan dilengkapi dengan kotak untuk menyimpan kartu. agar mudah dicari. tetapi diberi tanda berupa huruf C. Indeks tersebut disusun secara urut abjad. sehingga dapat luwes dalam menambah. kartu indeksnya ada dua macam. Indeks dibuat dalam bentuk kartu ( dibuat dari kertas karton manila dengan panjang 12.45 belum/tidak diketahui. ada tiga cara untuk menyimpan arsip/dokumen. maka setiap kartu dari setiap nama langsung diberi nomor. 3) Buku Nomor Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file nomor. Jadi setiap nama dibuatkan kartu indeksnya. Dalam metode ini. jika suratnya sudah mencapai lima. Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu indeks. Selanjutnya. Untuk koresponden yang suratnya baru sedikit (kurang dari 5). singkatan dari Campuran. Misalnya nomor 293746 maka akan dipecah menjadi 293 746 atau 29 37 46 dan dibaca dari kanan ke kiri sehingga cara membacanya scbagai berikut : Angka 46 sebagai petunjuk I. scbagai nomor folder . maka karti indeks C diganti dengan nomor yang diambil dari buku nomor (register). tetapi nomor-nomornya mengikuti aturan blok-blok.5. yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. Dalam penomoran tidak berurut ini dapat dibedakan b) Terminal Digit Pemberkasan (Terminal Digit) Metode ini digunakan untuk mengatasi penataan yang jumlah arsipnya banyak. sebagai nomor laci Anaka 37 sebagai petunjuk II. dengan susunan penyimpangan sebagai berikut : a) Nomor Berurutan (Consecutive) Petode inin merupakan cara penataan berkas dengan menggunakan sistem penomoran yang tidak mempunyai urutan logis (penomoran tidak berurut) atau mempunyai urutan logis. maka kartu indeksnya belum diberi nomor.

dengan menulis nomor kecil dan depan dan selanjutnya nomor besar. Bila kita melihat pada file dengan nomor 76 43 03 maka file ini disimpan pada laci 43 dan diberi guide dengan nomor 76 43. Pembacaan nomor digit dimulai dari digit utama. maka digit kedua dapat terdiri atas tiga angka. setelah folder 28. nomor 293747 berarti terletak di laci yang berbeda dengan nomor 293746. Sebagai Contoh : 76 43 05 77 42 14 77 43 01 77 43 91 76 42 16 75 42 66 74 43 15 75 43 10 74 42 66 75 42 16 76 42 14 74 43 15 75 43 10 77 43 01 77 43 91 No. Yaitu laci nomor 47 di belakang guide nomor 37. Setiap satu guide dapat berisi sampai 100 folder. Dalam hal ini. dan selanjutnya disimpan pada file dengan nomor 76 43 03. Laci 42 maka akan menjadi No.46 Karena terminal digit Pemberkasan merupakan sistem pcnomoran yang tidak berurut. Laci 43 . maka nomor terdekat setelah 29 37 46 adalah 30 37 46 bukan 29 37 47. Pada Middle Digit Filing nornor yang berada di tengah merupakan nomor utama. misalnya file dengan nomor 764303 akan ditulis dengan angka: 76 43 03 angka 43 merupakan digit utama angka 76 merupakan digit kcdua angka 03 adalah digit terakhir Jika jumlah digit melebihi dari enam angka. kemudian digit kedua dan selanjutnya digit terakhir. Biasanya digunakan pada Perusahaan Asuransi. c) Middle Digit Pemberkasan (Middle Digit) Sistem penataan berdasarkan angka tengah (Middle Digit Filing) merupakan modifikasi dari Terminal Digit Filing.

Sistem Geografis Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat menurut daerah wilayah atau geografis. . sehingga masih dapat disatukan segala macam masalah dalam satu file dalam setiap bulan. Sistem Filing Kronologis Sistem filing ini digunakan untuk filing arsip yang disusun menurut urutan tanggal masuk dan keluarnya arsip atau surat itu. sekretaris tanpa melihat masalah atau perihal surat/arsip.47 f. maka sistem abjad selalu digunakan sebagai pelengkap sistem yang lain yang dipilih. jika kegiatan surat-menyurat dalam organisasi jumlahnya belum banyak. sehingga menyangkut banyak masalah. perusahaan atau orang yang ada dalam setiap kota di daerah wilayah tersebut. meskipun Anda memilih sistem subyek. Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk menyederhanakan filing. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi di mana sistem geografis dapat digunakan. Di antara sistem yang telah diuraikan. biasanya adalah kegiatan yang mencakup daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat. Sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem filing. Dalam pelaksanaan filing sistem geografis ini Anda dapat menggunakan nama daerah wilayan sebagai kata tangkap (caption). Surat-surat atau arsip yang masuk lebih akhir ditempatkan dalam filing yang paling depan. maka sebaiknya Anda menggunakan sistem lain yang lebih memadai. Tetapi. jka karena sistem ini akan banyak membantu Anda dalam melaksanakan tugasnya dalam filing. Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat atau arsip yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahun. Artinya. Anda harus selalu menyusunnya kembali menurut urutan abjad. Organisasi-organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang juga dapat menggunakann sistem geografis. Anda harus memahami secara mendalam. kemudian kata tangkap tersebut dapat dikembangkan menjadi daerah-daerah yaitu kotakota (kalau perlu sampai ke kelurahan) yang ada dalam daerah tersebut. jika kegiatan atau aktivitas pimpinan itu berkembang demikian cepat. sistem angka maupun sistem geografis. g. maka Anda dapat menggunakan sistem georafis. dan selanjutnya baru dapat mengembangkannya lebih jauh dengan namanama instansi. Mencermati hal tersebut.

Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun. yang masing-masing lacinya mempunyai daya tampung 5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke belakang. dua bahkan ada yang hanya satu laci saja. yang diatur tidak ketat padat. tetapi ada yang tiga. c. Laci-laci pada filing cabinet biasanya tersusun empat laci. Penyimpanan dalam laci ini tidak ketat padat. arsip/berkas ditempatkan secara berdiri (tegak lurus) atau disebut juga vertical filing. d. Karakteristik Sistem Filing Masing-masing sistem filing mempunyai ciri/karakteristik tertentu.4. Umumnya terdiri atas empat laci tersusun ke atas. yaitu : 1. lebih dahulu . Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan file/berkas dengan cara tertentu. karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci Memasukkan dan mengeluarkan yang cukup sering. karena berkas-berkas yanng disimpan dalam laci-laci tersebut kecuali teridi atas kertas-kertas arsipnya sendiri. aktivitas kantor dan perkembangannya Jumlah catatan kantor/arsip Jenis/tipe arsip Cara penggunaan arsip Sifat kerahasiaan arsip E. e.000 lembar kertas. Peralatan Filing Sebelum memfile asrsip dil. sehingga jika terlalu padat di samping pekerjaan menjadi sulit. juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Tetapi. Susunan arsip/berkas yang menyamping dinamakan lateral filing. perlu disiapkan peralatannnya . bukan terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang sering kita temui di kantor-kantor. Sistem filing yang terbaik untuk suatu kantor adalah sistem yang benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan kantor tersebut. Di dalam filing cabinet. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. maka jumlahnya berkurang menjadi kurang lebih 3. b. Sususnan arsip/berkas yang menumpuk secara horosontal disebut horizontal filing.500 . Ukuran organisasi/perusahaan.aksanakan. juga folder-folder dan guide-guide.48 4. tergantung dari : a. Filing Cabinet (Almari Arsip) Banyak orang menamakan file cabinet denngan filing cabinet atau almari arsip.

2. Gambar 5.2.49 Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung. Bentuk guide sebagi berikut: A B Gambar 5.1 Bermacam-macam Cara Memfile. Guide Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah. Guide/Sekat Petunjuk .

Sebaiknya karton tersebut tebalnya tidak lebih dari 1 mm. Tab kedudukan ke 1 berada di ujung paling depan (lihat dari depan) seperti gambar di bawah. Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan heading/titel/atau kode. tab ke 3 lebih ke kanan lagi. tetapi tanpa penjepit. yang disebut dengnan tab. Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor. Folder Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file. tetapi tanpa daundaun penutup. atau dapat dibuat sendiri dengan bahan lembaran karton yang kuat tetapi halus. Untuk memudahkan pembicaraan selanjutnya. Tentu saja makin banyak tab. . guide yang mempunyai tab kedudukan ke 1 disebut guide pertama. Gambar 5. Tab ke 2 berada lebih ke kanan.3. agar tidak melukai tangan. Folder juga mempunyai tap. tentu saja ukuran tab makin kecil. guide ke 2. atau seperti map snelhechter. dibuat dari kertas karton manila. Setiap ujung guide sebaiknya bentuknya melengkung. Lihat gambar berikut ini. tab ke 4 makin ke kanan.50 Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas (lihat A pada gambar). kemudian dipasang dengan mencepitkan pada badan guide. dan seterusnya guide ke 3. ke 4 dan ke 5. Demikian pula tabnya dapat dibeli. Folder ini berujud lembaran berlipat seperti map pada umumnya. Dalam gambar dapat dilihat kedudukan masing-masing tab. dan tab ke 5 dan ke 6 dan seterusnya makin ke kanan. Kedudukan tab bermacam-macam sesuai dengan keperluannya. Satu guide mempunyai satu tab. Susunan Guide 3. Badan (B) adalah badan guide itu sendiri. Dapat juga bahannya dari plastik. Bahanyapun sama.

Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari agar surat-surtat yang masih dalam proses atau yang masih harus diedarkan ke unit-unit kerja/unit pengoleh lain. untuk memastikan apak arsip siap untuk disimpan. Pemeriksaan arsip. Folder Tap folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tap pada guide. simpan) atau perintah-perintah lain yang berlaku di kantor Anda. jangan sampai masuk dalam trempat . Prosedur Filing (Penyimpanan Arsip/Dokumen) Prosedur penyimpanan arsip cukup sederhana. yaitu untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang menunjukkan isi filenya.5. tetapi sering kurang mendapat perhatian.51 Gambar 5. karena salah penemnpatan. Folder dalam Filing Cabinet F. Susunan Guide. apakah memang benar-benar sudah seharusnya disimpan. Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip 1. Prosedur tersebut mencakup langkah-langkah: a. yang mengakibatkan srsip sulit ditemukan. file.Pertama-tama semua dokumen/arsip yang akan disimpan diperiksa secara cermat.4. Gambar 5. Perhatikan apakah sudah ada tanda instruksi untuk disimpan (release mark.

yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah kegiatan mengindeks. dan pada gilirannya dapat menimbulkan kekacauan surat-mennyurat dan proses penanganan masalah yang menjadi masalah surat yang bersangkutan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim. sedangkan untuk kata tangkap-kata tangkap yang lain jika perlu dibuatkan tunjuk silang. . Mengindeks (nama. Memberi Tanda. maka surat akan mudah disortir dan disimpan. dan nama tempat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal). maka dokumen/arsip tersebut disimpan menurut kata tangkap yanng terpenting. e. ataupun nama alamat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal) akan disimpan dalam map dalam kata tangkap yang sama. kronologis. Di samping itu. langkah ini lazim disebut juga pengkodean. Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta melalui beberapa kata tangkap. atau subyek apa. nomor yang sama. Anda akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yanng sudah ada. surat akan disimpan. dikelompokkan berdasar apakah abjad. Mensortir arsip yang sudah diindeks. Perhatikan bahwa memang ini benarbenar diperlukann. Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka. sesuai dengan sistem filing yang telah ditetapkan sebelumnya. nomor). Langkah ini diperlukan secara khusus jika jumlah atau volume surat banyak. pada sistem geografis adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk. Menginndeks seperti yang telah kita bicarakan adalah pekerjaan menentukan pada nama apa. sesuai dengan sistem filing yang dipilih. b. subyek. d. maupun nama-nama individu-individu penanda tangan surat untuk jenis surat masuk. jika surat nanti pada suatu saat surat ini dipinjam atau keluar dari file. Sedangkan kata tangkap pada sistem subyek adalah perihal atau isi surat. Kegiatan ini dilakukan secara sederhana. Menyortir adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Dengan ada tanda ini. sehingga memudahkan penyimpanan Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya (filing cabinet). karena dengan membuat tunjuk silang akan menambah pekerjaan c. atau kata tangkap lainnnya. Kalau hal itu terjadi surat tersebut akan “hilang”. lembaga-lembaga negara. yaitu nama badan-badan pemerintah. Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga nomor unit masing-masing kata tangkap.52 penyimpanan. badanbadan swasta. geografis.

seperti menagih dan mengingatkan kepada peminjam. Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif.x 100% Jumlah arsip Misalnya. dan kemudian ditemukan 56 arsip. artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-waktu dibutuhkan. Jika rasio > 99. dan lengkap.5% berarti arsip disimpan dengan baik . Menaruh kartu substitusi (“Out Guide” atau “Out Folder”) di tempat di mana arsip disimpan tersebut diambil. Oleh karena itu. Penemuan Arsip (Retrieval) Setelah disimpan. atau disimpan dalam kotak peminjaman sesuai dengan tanggal pengembaliannya. dapat diukur dari Ratio Penemuan : Rasio penemuan = Jumlah arsip yang ditemukan ---------------------------------. pada suatu saat ada arsip yang diperlukan kembali untuk tujuan tertentu. harus mengisi daftar peminjaman dan waktu/lamanya peminjaman dibatasi”. Untuk itu.7% a. maka rasio penemuan = 97. dari dari 60 arsip yang dicari. Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam. b. Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung jawab terhadap arsip-arsip dan diberi wewenang dalam penyimpanan arsip yang dapat mengambil arsip. Tujuannya adalah: 1) Sebagai identifikasi bahwa arsip yang bersangkutan sedang dipinjam 2) Memudahkan penyimpanan selama arsip yang bersangkutan dipinjam. Dalam prosedur peminjaman arsip. c. ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di kemudian hari tidak akan terjadi kesulitan: a. tepat. d. para peminjam diharuskan mengisi daftar/formulir peminaman yang berisi informasi antara lain: 1) Nama peminjam 2) Nomor dan jenis arsip yang dipinjam 3) Tanggal harus kembali 4) Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan Dalam hal ini hendaknya berlalku prinsip : “siapapun yang meminjam dan untuk berapa lamapun tanpa kecuali. arsip yang diperlukan tersebut harus dapat ditemukan kembali oleh seorang sekretaris dengan cepat.53 2.

mungkin : 1) pemberian kata tangkap. Penyusutan Arsip Setelah suatu periode kegiatan kantor. . Konsultan dan sebagianya. dan klasifikasi kurang tepat 2) prosedur penyimpanan tidak/kurang efektif 3) prosedur pengambilan/peminjaman tidak/kurang efektif 4) arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 map/folder G. misalnya 1 tahun. seorang sekretaris perlu melakukan proses memindahkan arsip. sehingga jika Sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. Cara Pemindahan Berdasarkan karakteristik arsip dan waktu pemindahan secara umum dikenal dua cara pemindahan. Kantor Arsitek. Jika rasio penemuan 97% . Biasanya suatu instansi menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA). yaitu : a. Pelaksana Proyek. seperti filing kabinet. Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif” tergantung pada kebijakan masing-masing instansi.5% ¨ memuaskan. biasanya setelah suatu periode tetentu. di mana arsip sudah/jarang sekali digunakan. tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak. arsip sudah semakin menumpuk di tempat penyimpanan. Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus. Olek karena itu.99. Dasar Pemindahan Arsip Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”. Pemindahan cara ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan seperti Kantor Pengacara.54 b. < 97% ¨ yang disimpan dalam kondisi tehnik penimpanan perlu dibenahi. Jika hal ini terus berlangsung. indek. c. arsip dipindahkan begitu arsip tersebut selesai digunakan. tempat untuk menyimpan arsip (Unit Arsip) 2. Pemindahan secara kontinyu (perpectual) Pada cara ini. Jika rasio . 1. di mana seluruh dokumen menjadi “inaktif” setelah suatu kegiatan/proyek selesai. walau pemindahannya tidak tentu.

pada tempat penyimpanan arsip hanya ada arsip-arsip yang dalam status “aktif” AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF Filing Cabinet 2) Pemindahan ganda /2 periode Pada pemindahan ini.55 b. Dengan perkataan lain. arsip inaktif dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip yang lain. Dengan demikian. arsip dipindahkan setelah 1 peiode tertentu (umumnya 1 tahun). setelah 1 periode kegiatan berlalu. pada tempat penyimpanan arsip masih ada arsip-arsip dalam status “inaktif”. Pemindahan Periodik Pada cara ini. pada lemari penyimpanan arsip akan terdapat : a) b) Arsip dalam status aktif dari periode yang berjalan Arsip dalam status inaktif dari periode sebelumnya . hanya lokasi penyimpanannnya terpisah dari arsip-arsip “aktif”. Ada beberapa cara pemindahan periodik: 1) Pemindahan tunggal/1 periode Pada pemindahan ini setelah 1 periode kegiatan berlalu.

yang mungkin pada saat itu masih digunakan. 3. Arsiparsip ini dapat disimpan sementara waktu sampai dengan 1 tahun. . organisasi di masa yang akan datang. dan sebagainya. Arsip-arsip yang Membantu Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk melancarkan kegiatan organisasi untuk sementara waktu seperti Surat Pemberitahuan Bank. arsip tersebut langsung dapat dimusnahkan. Pemusnahan Arsip Arsip yang telah dipindahkan.56 AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF IN IN AKTIF AKTIF Filing Cabinet Pada cara pemindahan ganda /2 periode ini mempunyai keuntungan yaitu mudah mencari arsip dari periode yang lalu. b. undangnan rapat rutin. Arsip-arsip yang Tidak penting Yaitu arsip-arsip yanng tidak mempunyai nilai kegunaan bagi pimpinan. dan sebagainya. bukti pembayaran tertentu. tidak semua akan disimpan selamanya. korespondensi rutin dengan pemasok. misalnya : surat pengumuman/pemberitahuan. memo intern. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu yang tertentu. Oleh karenanya setelah selesai digunakan. Dalam pemusnahan arsip harus diperhatikan sifat karakteristik arsip sebagai berikut: a.

7. yaitu menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional . Arsip Penting Yaitu arsip-arsip yang berguna unntuk kelangsungan usaha atau menggambarkan prestasi pada masa yang lampau. Rangkuman 1. Yang termasuk arsip-arsip jenis ini antara lain: 1) Surat Keputusan Tentang Struktur Organisasi 2) Laporan keuangan 3) dan lain sebagainya Berdasarkan klasifikasi di atas. Jelaskan pemindahan arsip satu periode dan dua periode! I. dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi”. Mengapa organisasi tergantung pada filing? Berikan definisi tentang arsip! Apa tujuan kearsipan? Uraikan secara singkat siklus arsip! Berikan batasan tentang filing. 3. Latihan Jawablah pertanyaan ini secara singkat. Namun demikian. 2. Arsip Vital Yaitu arsip yang menentukan eksistensi organisasi / perusahaan. Filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan arsip dengan aman. 4. 6. seperti :Data laporan keuangan. namun jelas. 1. dan lain sebainya. H. dan tidak dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti. secara pasti berapa lama suatu arsip disimpan tergantung pada Jadwal Retensi Arsip yang disusun oleh masing-masing instansi. 8. Arsip disimpan karena mempunyai tujuan. d. dapat diputuskan berapa lama suatu arsip harus disimpan.57 c. dan jelaskan tentang berbagai macam sistem filing! Apa yang disebut dengan mengindeks? Jelaskan peralatan filing untuk masing-masing arsip dinamis aktif dan inaktif! Jelaskan secara singkat prosedur filing! Uraikan secara singkat tentang penyusutan arsip! 10. 5. 9.

. Penyusutan adalah suatu upaya untuk mengurangi jumlah atau volume arsip dengan cara pemindahan. kebangsaan. pemindahan dan yang terakhir ialah pemusnahan arsip. penyimpnan. subjek. nomor. georgafis. arsip disimpan dengan menggunakan peralatan yang memadai. dan sistem kronologis.58 tentang perencanaan. yaitu sejak penciptaan. yaitu filing kabinet. sekat penunjuk. tepat. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan Arsip mempunyai siklus hidup. 4. 2. 3. lengkap dan akurat. dan folder serta melalui tahap-tahap atau prosedur filing. penyerahan dan pemusnahan arsip yang sudah melampaui jadwal retensi arsip. pemanfaatan. 5. Dalam penyimpanan dapat dibedakan berbagai macam sistem penyimpanan yaitu sistem alpbabetis. Agar arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat.

penalaran yang jelas. Syarat Dan Macam Laporan 1.BAB VI PENYUSUNAN LAPORAN Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab ini. dapat disimpulkan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Secara umum. Isi laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. sistematika laporan. Redfield. menjelaskan peranan dan syarat macam-macam laporan. disebut juga sebagai “administrative communication” (komunikasi administrasi). Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis. Laporan sebagai salah satu produk kontor diperlukan oIeh pimpinan organisasi. cara pengetikan A. Anda diharapkan dapat memberikan batasan laporan. laporan memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. Laporan ini merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan administrasi tersebut. maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian. laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data – informasi. langkah-langkah pembuatan laporan. Pada dasarnya. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi. dan mengikuti bahasa dengan kritis. Menurut E. Awalan (prefix) “re” berarti kembali. kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis. Pengertian dasar laporan ialah menyajikan fakta secara objektif dan tulus. laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. dan setelah itu ia harus membawa hasil fakta dan data hasil penelitian tersebut. laporan adalah segenap hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain. Peranan. Artinya. Menurut Prajudi Atmosurdjo. Pengertian Laporan Laporan dalam bahasa Inggris “report” berasal dari bahasa Latin “portare” yang berarti membawa atau mengangkut. Charles E. Dari beberapa pengertian tersebut di atas. Pengertian. Laporan 59 . laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor.

Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang dianut.60 juga merupakan alat komunikasi yang di dalamnya terdapat beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki. c. Pada umumnya. penglihatan. Peranan Laporan dalam Organisasi Laporan merupakan alat komuniakasi ke atas dalam suatu organisasi. pengawasan dan pegnendalian. suatu laporan berkaitan dengan suatu penyelidikan. Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan. Peranan Laporan a. b. Di samping itu. sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. d. Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh data/informasi yang relevan. maka laporan dapat digunakan oIeh pihak lain untuk tujuan tertentu. pengendalian atau perbaikan Menemukan teknik-teknik baru. laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut: a. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik (feed-back. Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan. Peranan Laporan dalam “administrative communication” Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis sebagai: . 2. b. yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. Setelah mendapatkan informasi secukupnya. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Mengatasi masalah Mengambil keputusan Mengetahui perkembangan/kemajuan Mengadakan pengawaasan. barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. laporan juga sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas/fungsi perencanaan. pengamatan. Di samping itu. pengkoorganisasian. Berdasarkan pengertian ini. pendengaran. data informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan. e. Selanjutnya. dapat diketahui penyebab menumpuknya barang di gudang. pengembilan keputusan.

Syarat-Syarat Laporan 1. saling pengertian. Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain. bahwa laporan merupakan alat untuk menyampaikan informasi. Kebenaran obyektifitas informasi tersebut penting sekali oleh karena tepat dan . dan koordinasi antara atasan dan bawahan sengat mendukung kerja sama yang baik. Data dan informasi iitu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi. agar laporan dapat memenuhi fungsinya. Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan. 2) Penyampaian Informasi Sebagaimana telah dikemukakan. maka laporan harus memuat informasi yang benar dan obyektif. 5) Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan Dengan saling tukar informasi. B. 4) Alat Pembina Kerja Sama Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama.61 1) Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. maka pengetahuan kita sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. namun apapun subyeknya laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus erat hubungannya dengan masalah yang akan dikemukakan. Saling tukar informasi. Di samping itu. Laporan harus benar dan obyektif Subyek laporan mungkin berbeda-beda. 3) Bahan Pengambilan Keputusan Untuk keperluan pengambnilan keputusan seorang pimpinan memerlukan data/ dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil.

3. maka hal ini akan menjamin kualitas laporan. Laporan harus diusahakan singkat. maupun susunan kalimat. Untuk itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat lapoooran dalam menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan. Oleh karena itu. tepat. padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya. Oleh karena itu. Ia hendaknya mengusahakan penggunaan istilah-istilah dan kata-kata yang sederhana. dalam menyusun laporan si pembuat laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan pembaca/penerima laporan. istilah-istilah yang digunakan dalam laporan. Laporan Harus Lengkap Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran Perlu disadari bahwa si penerima laporan seperti pimpinan. dan sebagai akibatnya laporan menjadi tidak jelas. si pembuat laporan harus menghindari penggunaan kata-kata atau istilah-istilalh yang ia senddiri kurang memahaminya. Kalau kedua hal di atas dipeprhatikan dan dilaksanakan. Artinya. Laporan Harus Jelas dan Cermat Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin banyak sekali. Laporan yang diterima atasan uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan kata-kata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal. tetapi jelas maksudnya. terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi sehari-hari. . diusahakan agar waktunya yang terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaaah lebih dalalm laporan yang diterima. Penyajian dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengkap kalau ditunjang oleh dukungan data misalnya data statistik. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan. Di sampinng iitu. maka orang lain pun akan lebih tidak mengerti. serta menggunakan pandangan pembaca. Kalau dia sendiiri sulit memahami apa yang ditulisnya. bahwa ia sendiiri harus memahami benar-benar mengerti baik materi. grafik. maka laporan harus dikemukakan secara lengkap. Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada hubungannya dengan masalah yang dikemukakan akan mengaburkan persoalan. di samping dara mengemukakannya secara komprehensif. 2. 4. skema dan sebagainya.62 melesetnya keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan yang diterima.

sekali kalimat papsif digunakan. Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggungjawabkan. 7. Oleh karena itu.63 Laporan yang lengkap harus: a. artinya laporan tidak dibuat-buat. Keterangan yang dilaporkan harus tegas. OIeh karena ittu. Hal ini memberikan akibat negatif terhadap organisasi. b. Laporan Harus diusahakan Secepat-cepatnya Lapaoran dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk menanggulangi suatu masalah yang perlu segera penylesaiannya. sehingga tidak membeerikan kesempatan timbulnya masalahmasalah/persoalan baru. Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaiakn kepada atasan. misalnya statistik. 6. Ini berarti abhwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan tidak kontradiktif antara bagian lapaoran yang satu dan yang lainnya. artinya si pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan dan situasi apapun. Laporan Harus Tepat Penerimanya Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikaksi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan. Laporan harus lengkap dan objektif. Uraiannya tidak memberikakn kesempatan timbulnya masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru. c. skema dan sebagainya. Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan. dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. karena suatu persoalan menjadi terkatung-kaktung penyelesaiannya. Misalnya. Di satu pihak atasan ingin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang telah diberikannya. laporan harus pula: 5. Disertai data penunjang. Mencakup segala segi masalah yang dikemukakan. Laporan Harus Tegas dan Konsisten Di depan pernah dikemukakan bahwa laporan hendaknya dibuat sedemikian rupa. dan di lain pihak bawahan ingin . tabel. ketepatan waktu penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan. tidak dikarang semaunya. maka dalam uraian selanjutnya bentuk ini yang digunakan terus. tetapi juga berlaku atas penggunaan bentuk kalimat. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut yang harus diambil akan mengalami keterlambatan. atau antara atasan dan bawahan.

b. Untuk mempermudah pengumpulan data. . Oleh karena itu. maka laporan harus disusun decara tepat. maka menimbulkan banyak segi negatif. jelas serta mudah dimengerti. 2. Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi. Skema atau struktur organisasi. Langkah-langkah atau prosedur yang haru ditempuh dalam pembuatan laporan adalah sebagai berikut: 1. dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan yang bersangkutan. Agar memenuhi keinginan pihak yang akan menerima laporan. di samping ia harus pula analistis. d. c. Agar tahu membatasi diri (tidak melantur). Mengumpulkan fakta dan data Data dan fakta yang dipergunakan dalam penyusunan laporan. Laporan dapat disusun secara tepat apabila prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunannya tepat pula.64 mendapatkan tanggapan dari atasan atas laporannya serta bagaimana tindak lanjutnya. Dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang sederhana. obyektif. Menentukan perihal (subyek) Ini dilakukan dengan maksud: a. teliti. pasti mengarah ke yang tidak berhak membacanya. Agar yang akan dilaporkan terang dan jelas. misalnya: a. Langkah-Langkah Dalam Pembuatan Laporan Agar laporan yang akan disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya (fungsinya). maka bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai berikut: a. Mengingat hal-hal tersebut di atas. Surat Keputusan dan landasan-landasan yuridis lainnya. C. Laporan yang tidak sampai ke alamatnya. Harus mempunyai minat/kesanggupan. kooperatif. Akibatnya antara lain kebocoran rahasia. Harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik. b. b. dan “Open-minded”. laporan harus benar-benar sampai ke yang memintanya. laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi. d. c. Benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan.

Hasil pengisian daftar pertanyaan (questionaire). job description dan sebagainya. Buku-buku pedoman kerja (manual). Data kepegawaian. f. materiil. d.65 c. c. d. d. Rencana/program kerja. Mempermudah penentuan korelasi antara data yang satu dan data lainnya. Buku harian. Sumber-sumber primer (primary resource). Laporan-laporan. f. meliputi data dari : a. e. b. Almanak. Sumber-sumber sekunder (secondary resource) meliputi data dari: a. peralatan. Hasil riset dari lembaga. Menyusun sistematika laporan. 3. Pengklasifikasian ini berguna dalam rangka : a. pemasaran dan sebagainya. Menentukan data mana yang perlu dimasukkan untuk analisis dan data mana pula yang cukup disertakan sebagai lampiran-lampiran. Perpustakaan dan dokumentasi. keuangan. Rumusan tugas. Data yang telah terkumpul melalui cara-cara pengumpulan seperti tersebut di atas. e. agar dapat dipergunakan dengan baik. Hasil diskusi. Notulen rapat. c. Bahan-bahan laporan di atas diperoleh dari sumber-sumber primer (primary resource) maupun dari sumber-sumber sekunder (secondary resource). d. c. dan selanjutnya akan mempermudah dalam analisisnya. b. f. Evaluasi dan Pengolahan Data Setelah dibuat klasifikasi data sebagaimana diuraikan di atas. tabel dan sebagainya. Hasil wawancara. g. h. Grafik. Statistik. b. maka dapatlah diadakan evaluasi dan pengolahan (analisis) data. Membuat Kerangka Laporan . e. sistematis dan tepat harus diadakan pengklasifikasian dengan setepat-tepatnya. Hasil observasi langsung.

5) Penemuan sebab-sebab. bilamana dan mengapa hal itu terjadi. menginterpretasi data. serta siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian tersebut. 6) Pilihan berbagai macam jalan keluar. Lampiran dan Daftar Kepustakaan Masalah-masalah yang dicakup dalam laporan tersebut dituangkan dalam kerangka laporan. e. Cara ini dimaksudkan agar yang berkepentingan dengan cepat dapat memperoleh gambaran yang menyeluruh tentang hal-hal yang tecakup dalam laporan. 4) Data statistik. 2) Pengarahan implementasi. 3) Teknik-teknik dan model-model matematika yang digunakan. d. summary biasanya ditempatkan di depan. c. Ringkasan Dalam laporan-laporan penelitian. yaitu setelah pendahuluan dengan mempergunakan judul ringkasan untuk pimpinan (Executive Summary). Deskripsi keadaan secara faktual. 4) Teknik menginventarisasi. b. dan . Analisis terhadap obyek yang dilaporkan. mengklasifikasi. pada pokoknya laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa yang telah terjadi. Saran-saran mencakup: 1) Penentuan pemecahan masalah. Pada pokoknya kerangka laporan itu mencakup: mentabulasi. 3) Kesimpulan. 2) Latar belakang informasi yang menyangkut obyek yang dilaporkan. termasuk di sini antara lain penyajian mengenai: 1) Tujuan laporan. 4) Penutup. Pada garis besarnya laporan mencakup: a. 3) Landasan-landasan yang bertalian dengan obyek tersebut. di mana. mencakup antara lain 1) Pendekaktan yang digunakan 2) Asas-asas yang digunakan.66 Seperti telah dijelaskan. mengevaluasi.

gambar-gambar dan lain sebagainya. di samping mengajak : memasuki “alam pikiran pelapor. diagram. Laporan yang kurang dari 20 lembar. Biasanya judul sub-sub ditempatkan pada bagian sebelah kiri. pendahuluan memuat latar belakang persoalan. Masalah pokok yang akan dilaporkan. tabel-tabel. misalnya: belum sempurnanya sistem pengangkatan pegawai. Jadi.67 1) Pendahuluan Pendahuluan bermaksud mengantarkan dan mengajak pembaca mengetahui isi laporan. yang membaca harus merasa tertarik setelah membaca pendahuluan untuk terus membacanya. Biasanya pendahuluan ini dibagi dalam sub-sub. pemecahan batang tubuh laporan ke dalam bab-bab tidak diperlukan. kalau chart dan yang lain-lain itu hanya sebagai pelengkap saja. Masalah-masalah yang dihadapi Dalam mengemukakan masalah sebaiknya dikemukakan dalam pertanyaan negatif. 2) Batang Tubuh Laporan Bagian ini merupakan bagian laporan yang terpenting. Pada batang tubuh laporan dapat pula dilengkapi dengan chart. apa sebabnya laporan dibuat. . Bahkan untuk mereka yang sibuk. karena di bagian inilah dipaparkan segala fakta dan data yang telah diolah tadi. Pendekatan dan sistematika laporan. Batang tubuh laporan yang merupakan isi pokok dari laporan biasanya mengandung uraian tentang: a) b) c) Fakta dan data pelaksanaan kegiatan. apa sesungguhnya perihal yang akan dikupas. Singkatnya. Batang tubuh laporan dapat dikelompokkan ke dalam beberapa Bab sesuai dengan keperluan. apa maksud penulisan. Namun demikian. cukup dimasukkan pada bagian lampiran. sepanjang hal ini merupakan bagian dari pembahasan. dengan membaca pendahuluan sudah mendapat gambaran tentang isi laporan. a) b) c) Maksud dan tujuan laporan. Fakta tentang tujuan yang telah dicapai.

denah. tabel. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo. Apabila jenis/macam lampiran banyak. Kepustakaan perlu dicantumkan. 1990. Perhatikan contoh penulisan kepustakaan berikut Bratawidjaya. dan lebih jauh lagi dikhawatirkan dapat mengganggu pengertian mengenai hal-hal yang diuraikan dalam teks laporan. surat-surat. dapat berupa: Peraturan perundangan. yang disimpulkan adalah fakta. 6) Lampiran. 3) Pembahasan atau analisis masalah Setelah diuraikan dan ditunjukkan faktanya. dan lain-lain. sehingga tidak dimasukkan dalam teks laporan. Lampiran laporan. .68 Setelah permasalahan dikemukakan. langkah-langkah yang akan dijalankan untuk pemecahan masalah baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. diagram. apabila penulisan suatu laporan mengambil acuan dari berbagai buku atau hasil penelitian yang sudah dipublikasikan. Perlu diingat bahwa masalah tidak disimpulkan. perlu dituliskan nomor urutnya. kemudian dianalisis. gambar. foto. Thomas. Lihat Lampiran II. Karena apabila dimasukan dalam teks laporan. Lihat Lampiran I. dapat mengganggu kontinuitas laporan. 5) Saran Saran adalah semacam teraphy atau pengobatan. dan pemecahan masalah. 4) Simpulan Yang dimaksud dengan simpulan adalah hal-hal yang besar (garisgaris besar) dalam penyajian Bab sebelumnya. Wiyasa. kemudian diuraikan dan ditunjukkan faktanya. Saran pada dasarnya berasal dari yang telah disajikan maupun yang berasal di luar yang telah disajikan. Saran sifatnya harus dinamis. Sumber Bahan (Kepustakaan) Lampiran merupakan data pendukung uraian isi laporan yang mungkin terlalu banyak. maksudnya diuraikan sebab-musababnya timbulnya masalah itu yang mengarah ke pemecahan masalah (belum pemecahan masalah). Surat Bisnis Modern. dan selanjutnya. bagan. Misaslnya.

1. Nah. Sistem gabungan angka dan huruf. Sistematika Laporan Di samping materi laporan harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah disebutkan. TAHAP KEGIATAN 1. Penyusunan Materi Penataran 1.3. SAMBUTAN PEMIMPIN PROYEK VI. SAMBUTAN KEPALA V. 1. P. Yang dimaksud dengan sistematika penyajian laporan di sini adalah pembidangan atau pengelompokan materi yang disajikan. Joko. Penatar 1.4.4. Jakarta: Rineka Cipta. Petatar . D. JUDUL I.1. 1.2. LAPORAN KETUA PANITIAN PENYELENGGARA IV. Tahap Pelaksanaan 1.1. Sistem desimal (digit system).2. Contoh: Format Laporan di Lingklungan Pekerjaan. DAFTAR ISI III.69 Subagyo.1.1. Tahap persiapan Penyusunan Ppanitia Penyusunan Panitia 1.2. 2. KATA PENGANTAR II. Lain-lain 1.2.2.2.1.3. penulis laporan juga harus memperhatikan tentang sistematika penyajian materi laporan tersebut. Metode Penelitian Dalam Teori dan Praktek (1991) .1. Pembukaan 1. sekarang kami yakin sekiranya Anda diminta untuk menyusun sebuah laporan tentu Anda sudah dapat menyusun sebuah laporan yang sesuai dengan kehendak atasan/pimpinan Anda. Sistematika laporan lazim dikenal di Indonesia ini ada dua yaitu: 1. Penyajian Materi 1.2.

Tujuan Penelitian E. Hipotesis Penelitian BAB III PROSEDUR PENELITIAN A. Contoh Piagam 10. B. Teknik Pengumpulan Data D. Identifikasi Masalah C. Lembar Evaluasi. Kesan dan Pesan Peserta 9. Edaran Peers 6. Populasi dan Sampel B. Pengujian Persyaratan analisis . Batasan Masalah dan Paradigma Penelitian D.2. PERMASALAHAN A. Contoh : Format Penulisan Laporan Penelitian JUDUL BAB I. Daftara Nama Peserta 11. Asumsi 2. LAMPIRAN 1. Formulir 5. Surat Keputusan Kepanitiaan 2.5. Validitas dan Reliabilitas Instrumen C. D Asumsi dan hipotesis Penelitian 1. Analisis Biodata Peserta Penataran 7. Laporan Ketua Panitia pada Penutupan 8.70 1. Tahap Penutupan VII. Kegunaan Hasil Penelitian BAB II LANDASAN TEORI A. Surat-surat Persiapan 4. C. Rancangan Kegiatan 3. Latar Belakang Masalah B.

4. DAN PEMBAHASAN A. c. Simpulan B. Lampiran data mentah 4. Bab diketik di tengah-tengah dengan huruf besar semua. E. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN 1. d. PENGUJIAN HIPOTESIS. Lampiran hasil pengujian validitas dan reliabilitas instrumen 3. Subbab diketik di atas pinggir (margin kiri) dengan huruf besar semua.71 E. 3. Lampiran yang lain. Pembahasan Hasil Penelitian BAB V SIMPULAN DAN SARAN A. subbab dan riciannya a. b. Margin bawah 3 cm Untuk halaman pertama tiap-tiap bab (halaman yang memakai bab) batas pengetikan bagian atas (margin atas) 5 cm. Margin kiri 4 cm Margin kanan 3 cm Margin atas 2. Laporan diketik dua spasi pada kertas ukuran kuarto Batas pengetikan a. Rincian subbab dan seterusnya diketik sebaris dengan baris di atasnya. Lampiran instrumen peneliitian 2. c. seperti perijinan dan lain-lain. Jarak pengetikan bab. Hasil Pengujian Hipotesis C. Dalam hal rincian tersebut huruf besar dan judul tersbut digaris di bawahnya. Teknik Analisis Data BAB IV HASIL PENELITIAN. Cara Pengetikan 1. Lampiran analisis data termasuk perhitungan pengujian hipotesis 5. subbab dan rinciannya . e. b. Deskripsi Hasil Penelitian B. 2. juga tanpa digaris di bawahnya.5 cm (dihitung dari penulisan nomor halaman. juga tanpa digaris bawahnya. Bab.

5. 6. 2. atau 2) Kalau ada catatan kaki berisi baris terakhir dari catatan kaki Pengetikan Kalimat c. Coba Anda menjawab soal latihan di bawah ini dengan singkat namun jelas. Contoh : huruf Romawi kecil i. 3. Bagian pendahuluan yang meliputi : halaman judul. Petikan lebih dari 3 baris diketik satu spapsi dan seterusnya diketik menjorok ke dalam 7 ketukan (untuk baris pertama dan 4 ketukan untuk baris berikutnya) dari baris di atasnya tanpa diberi tanda petik. b. ii.5 spasi Kalimat dengan rincian subbab dan seterusnya 2. Catatan kaki diketik 1 spasi dan nomor catatan kaki harus sama dengan nomor kutipan di atasnya. b. b. langkah-langkah apa yang Anda tempuh? . c. a. Bagian tubuh/pokok dan bagian penutup dengan angka Latin dan diketik pada batas pinggir margin kanan atas : 1. Bab dengan subbab 4 spasi Subbab dengan kalimat di bawahnya 2. c. Semua petikan harus diberi nomor di belakangnya. 5 dan seterusnya. 2. 3. Nomor halaman pada halaman pertama dari tiap bab diketik di bagian tengah bawah tepat papda margin bawah atau sedikit di bawahnya. d. dan nomor tersebut harus diletakkan ½ spapsi di atas huruf.5 spasi Alinea baru diketik di pinggir (tidak menjorok) sebaris di atasnya dengan jarak 2. iii dan seterusnya.5 spasi dengnan baris di atasnya. 4. Jelaskan dengan singkat tentang hubungan antara kerja sama dan pembuatan laporan! Apa fungsi laporan sehingga dapat dikatakan bahwa laporan mempunyai peran yang sangat penting dalam suatu organisasi! Syarat-syarat apa saja yang diperlukan aagar laporan dapat efeltif dan efisien? Jika Anda diminta untuk membuat lapaoran tentang tugas pekerjaan yang didelegasikan kepada Anda. 4. 5.72 a. kata pengantar dan daftar isi memakai angka Romawi kecil dan diketik di sebelah tengah bawah tepapt pada margin bawah atau sedikit di bawahnya. Sedangkan jarak antara pengetikan 2 cm papda bagian bawah adalah: 1) Baris terakhir dari kata-kata dalam teks. Latihan 1. F. Penomoran Halaman a. d. Nomor halaman lampiran ditulis seperti pada nomor halaman pertama dari tiap bab.

laporan harus disusun secara tepat. dan membuat kerangka laporan. Agar laporan yang disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya. di mana. mengevaluasi. dan tepat penerimanya. yaitu pertama-tama menentukan perihal (subjek). Untuk melengkapi laporan perlu diikuti dengan lampiran. 3. yang mencakup tata letak bagian-bagian laporan. . menganalisis dan menginterpretasikan data. tegas dan konsisten. dan penomoran. langsung mengenai persoalan.73 G Rangkuman 1. dan penutup yang berisi kesimpulan dan saran. bilamana. Dengan demikian laporan mempunyai fungsi yang cukup penting. mengklalsifikasikan data. tepat waktu. mengapa dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kekjadian tersebut. Hal yang tidak boleh dilupakan dalam pembuatan laporan ialah ukuran kertas. Kerangka mencakup pendahuluan. Penyusunan secara tepat jika laporan tersebut disusun melalui langkah-langkah yang tepat pula. 2. jelas dan cermat. sehingga laporan perlu mempunyai syarat-syarat benar dan objektif. batang tubuh laporan. mengolah. Laporan adalah salah satu alat resmi untuk menyampaikan informasi yang isinya memberikan gambaran tentang apa. cara pengetikan. mengumpulkan data dan fakta.

jika penyimpanan informasi sebagai pertimbangan utama. penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka. yakni mesin electronic yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat. Misalnya. yaitu rancang bangun (disain) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil terdiri atas komponenkomponen yang rumit. artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan. teknologi informasi di kantor.BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI Setelah Anda mempelajari Bab VII ini. Komponen-komponen utama akan dibahas secara rinci kemudian. 2. maka disket-disket atau pita-pita magnit nampaknya dewasa ini akan dominan perannya sampai ada penemuan yang lebih baru dan lebih canggih. sekarang satu disket/floppy dapat memuat atau diisi sejumlah informasi setara dengan satu buku berukuran sedang. Teknologi Informasi Pengertian teknologi informasi yang mudah dipahami adalah: perolehan. pengaruh teknologi terhadap perkantoran. Alat ini dinamakan “punched card” oleh Charles Babbage yang berkebangsaan Inggris. sedangkan sekarang hal itu telah beralih ke “impulse” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan dengan kertas. Ada tiga komponen utama dari teknologi informasi. Hollerith berpikir akan perlunya otomatisasi proses. Namun demikian. komputer. gambar maupun suara dengan alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecommunications). Perlu diketahui bahwa jika pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada kertas. 1. fasilitas kantor modern lainnya. huruf. A. Anda dapat menjelaskan tentang teknologi informasi. Hollerith 74 . Tidak dapat dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar-menukar informasi antarmanusia atau organisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”). pemrosesan. 3. mikro elektronik dan mikro processor telekomunikasi. Komputer. Komputer Upaya pertama untuk memproses data dengan peralatan elektronik dilakukan di Amerika Serikat oleh Herman Hollerith pada dekade 1890-an. Dia bertolak dari gagasan penemuan sebelumnya. mikro komputer. dalam usahanya untuk memenuhi kebutuhan akan cara lebih baik untuk mencatat dan menganalisis hasil sensus di Amerika Serikat. Telekomunikasi adalah trasmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio. B. Mikro elektronik.

masing-masing memerlukan tempat seukuran meja kantor. Pada akhir dekade 1950-an mesin-mesin electronik tersebut diungguli oleh komputer “generasi kedua” yang menggunakan transistor dalam operasinya. Demikianlah pengembangan komputer terus berlangsung sampai dekade 1960-an kita mengenal adanya komputer dengan ukuran besar. Alat temuan Hollerith ini untuk beberapa dekade telah membentuk dasar-dasar pemrosesan data di bidang komersial. Tabulator penemuan Hollerith tersebut bekerja sangat sukses. Jenis komputer ini ukurannya lebih kecil daripada generasi pertama. C Mikro Komputer Micro-computer pada dasarnya adalah suatu sistem pengolahan microelectronic berdasarkan pada suatu microprocessor (lihat berikut ). dilakukan semasa Perang Dunia ke II sejalan dengan usaha usaha para ilmuwan negaranegara sekutu mencari cara memecahkan kode-kode pihak musuh. Mainframe sebagai mesin komputer induk dilengkapi atau dihubungkan dengan beberapa mini computers. lebih murah biayanya. .75 merakit berbagai komponen mekanis elektris dan mendisain suatu tabulator yang mampu “membaca” informasi yang dimuat dalam suatu card/kartu. mahal dan kurang begitu reliable (terpercaya). komputer komersial pertama dikembangkan di Inggris dengan mengeluarkan produksi pertamanya yaitu merek Ferranti Mark I dan Leo. ukurannya lebih kecil dan lebih ringan daripada mini-computer. dan masih memerlukan suatu unit tersendiri yang berfungsi sebagai pemrosesan data. dan harus ber-airconditioned (AC). karena berhasil mengurangi jam kerja sekitar 2/3 waktu yang dibutuhkan orang untuk menangani kegiatan bersangkutan. tetapi masih tetap dirasakan memerlukan penggunaan modal besar. Ia juga membutuhkan suatu tim pemroses data yang berfungsi untuk mendukung pekerjaan mesin. yang dalam operasinya berukuran relatif besar. atau komputer. biasanya disebut sebagai “mainframe”. Berbagai upaya perintis untuk menciptakan mesin yang dapat membantu pemecahan masalah. Mesin-mesin electronik ini mengandalkan diri pada “tabung hampa udara”. sedangkan Amerika Serikat mengeluarkan merek Univac. Mainframe perlu ditempatkan dalam ruang khusus. serta tidak memerlukan lingkungan dan ruangan yang khusus. Jenis lain adalah microcomputer. dan juga perlu ditempatkan dalam ruangnan yang ber-AC. Tidak lama setelah Perang Dunia ke II berakhir.

Ukuran microcumputer relatif kecil. . mengganti atau menghapus kode-kode tersebut.76 Gambar 5. CPU (Central Processor Unit). Dibandingkan dengan sebuah mainframe atau minicomputer dapat secara mandiri menangani pengelolaan data yang berskala besar. wordprocessor. Dalam keadaan mesin mati (switched off) operator tidak dapat menambah. Tersedia berbagai program (software) yang memungkinkan microcumputer dapat menangani sebagian besar fungsi perkantoran seperti accounting. RAM (Random Access Memory) adalah suatu alat chip penyimpanan memori sementara (temporary-memory chip) guna menyimpan informasi yang dimasukkan pemakai. 2. dan sebagainya.6. Pada waktu mesin hidup (switched on) jika operator memanggil kode tertentu maka ROM akan mengeluarkan data/informasi yang disimpan dengan kode yang bersangkutan. Tidak seperti ROM. Chip RAM tidak memuat informasi pada waktu mesin mati. Pengolahan Microelectronic ROM (Read Only Memory) CPU (Central Processor Unit) Input/Output Interface RAM (Random Access Memory) Penjelasan: 1. 3. Perbedaan antara ROM dan RAM seperti antara buku cetakan yang hanya dapat dibaca dari suatu catatan pribadi yang dapat dihapus dan dapat digunakan berkali-kali. merupakan suautu CPU Chip yang berfungsi sebagai pengendali semua kegiatan pengolahan data serta mengkoordinasikan fungsi-fungsi seluruh peralatan komputer. 4. stock control. ROM (Read Only Memory) adalah suatu alat chip penyimpanan memori tetap (a permanent-memory chip) yang memuat kode-kode untuk mengoperasikan mesin microcomputer. Input/output Interface terdiri atas satu atau beberapa chip yang berfungsi untuk menangani kode-kode komputer dengan peralatan lainnya seperti mengendali disket (disk driver) printer dan layar monitor (visual display unit/VDU). tetapi kapasitasnya tinggi dan fleksibel.

Dilihat dari kapasitasnya penemuan ini mempunyai harga yang sangat murah. Ukuran transistor walaupun jauh lebih kecil daripada penemuan pertama alat electronic yang kita kenal dengan nama tabung hampa udara. Tabung (valve/vacuum tube) yang bentuknya mirip bola lampu listrik. Berdasarkan sejarah perkembangan teknologi.000 komponen dalam satu chip. Fungsinya dapat disejajarkan dengan peralatan microelectronic seperti sebuah mainframe’s central processing unit (CPU). Circuit-circuit tersebut dari lempengan-lempengan microscopic dari metal dan komponen lainnya berupa wafers silicon berukuran kecil. tetapi kapasistasnya lebih besar. sehingga dirasakan kurang praktis. proses penemuan ini bermula dari pengembangan transistor pada dekade 1950-an. dan kecenderungan abad modern sekarang untuk membuat integrasi chip yang berskala yang sangat besar (very large scale integration /VLSI) terdiri atas 10. Ada tiga tujuan umum dari chips: . dengan ukuran yang lebih kecil tetapi kemampuannya lebih tinggi dan jauh lebih sedikit membutuhkan listrik untuk mengoprasikan. Tidak demikian dengan transistor. Akhir-akhir ini berbagai metoda diupayakan untuk menghasilkan konstruksi chips yang lebih kompleks. atau sering disebut “chips”. D Micro Electronic Dan Micro Processor Micro processor merupakan suatu circuit yang terintegrasi yang didesain untuk melakukan fungsi-fungsi koordinasi dan pengolahan data.77 Pada waktu sekarang di tempat kerja seseorang baik individual maupun sebagai tim kerja. Kemajuan terbesar dalam dunia teknologi informasi adalah pada dekade 1960-an dengan ditemukannya integrated circuit (IC’s) di Amerika Serikat. memerlukan kekuatan listrik yang relaltif lebih besar. Hasil terakhir saat ini dari penemuan ini adalah suatu circuit yang kompleks dan rumit terpasang pada lempengan kristal silicon berukuran diameter kurang dari 1/4 inch serta berketebalan hanya 15/1000 inch. Microprocessor memberikan dampak kepada penciptaan komputer electronic berukuran kecil (mini). Transistor sendiri yang berupa komponen kristal relatif berukuran kecil yang berfungsi memindahkan atau mengolah kekuatan electric berkekuatan kecil di antara circuit dalam peralatan bersangkutan. Kebanyakan dari circuit-circuit yang terintegrasi dinamakan “General Purposes Chips” (chip dengan tujuan umum dibuat untujk menangani satu atau lebih fungsifungsi pokok alat rumah tangga seperti micro computer mesin cuci. yang menggunakan teknik photografik khusus dikenal dengan photolithography inilah dasar dari peralatan electronik modern. tidak lagi tergantung pada suatu bagian pengelolaan data yang tersentralisasi dengan peralatan mainframe atau microcumputer. Disebut Integreted Circuits karena dirancang bangun sebagai circuit-circuit yang lengkap. dan sebagainya..

seperti microprocessor (untuk menangani pengolahan dan koordinasi fungsi dari suatu komoputer) Interface chips (untuk menangani luaran/masukan yang dikehendaki dari suatu sistem). Perlu diketahui bahwa komputer tidak hanya digunakan sebagai alat dalam organisasi. didesain dan diproduksi sesesuai dengan permintaan dan kebutuhan tertentu. Beraneka macam kegiatan organisasi seperti pengolahan dan pembayaran gaji pegawai (payroll). seperti pada proses pembuatan kertas atau pengecoran baja. pendapatan. . Secara singkat perkembangan teknologi digambarkan dalam diagram berikut: circuit untuk electronic dapat Gambar 5. Perkembangan Teknologi Circuit untuk Electronic Tabung Electronic (1910-an) Transistor (1950-an) Integreted Circuits (1960-an) VLSI (1980-an) Perkembangan penggunaan microcumputer dalam kantor mengakibatkan manusia banyak berkurang ketergantungannya pada Sistem Pusat Komputer. 3. Memory chips (untuk menyimpan informasi) CPU chips. Jenis chips ini biasanya sangat mahal.7.78 1. karena harganya yang relatif sangat murah. 2. Chip tersebut didisain untuk beraneka kegunaan dan cenderung diproduksi secara massal. kepegawaian akan terus dilakukan dengan sistem pusat komputer (mainframe) tetapi kebanyakan kegiatan yang berhubungan dengan masing-masing unit organisasi sekarang cukup dilakukan secara memadai oleh sebuah microcomputer. sesuatu sistem yang dibutuhkan untuk kegiatan berskala besar. agar segenap peralatan mesin dapat bekerja secara tepat pada keseluruhan kerja pabrik. tetapi juga dapat digunakan dalam komunikasi dengan pihak luar organisasi. Misalnya custom built chips didesain untuk memonitor hambatan-hambatan yang terjadi pada suatu proses beroperasinya kegiatan kerja mesin-mesin yang saling berhubungan. Apabila dikehendaki microcumputer yang ada dalam organaisasi dapat dihubungkan sebagai suatu jaringan kerja (network) dengan mainframe atau minicomputer. Beberapa integrated circuits dikenal dengan nama custom build chips.

Karena informasi dapat ditransformasikan dengan lebih cepat dengan menggunakan bentuk binary. Sistem infra merah yang memungkinkan peralatan seperti Televisi dikontrol tanpa kawat (remote control). 2. Telekomunikasi Istilah telekomunikasi dikenal sebagai cara penyampaian informasi melalui kabel/kawat listrik (telepon dan telegraph) atau dengan gelombang radio. Secara bertahap sistem kerja dengan kertas. merupakan alat yang vital bagi mereka untuk berkomunikasi dengan mitra kerja dan kliennya. Setiap negara di dunia ini mempunyai bentuk jaringan nasional untuk menyampaikan informasi dengan menggunakan cara ini. Hubungan telepon yang menggunakan electronic jelas merupakan sumber daya yang penting dalam pengembangan teknologi informasi. suatu kawat dari bahan fibre glass mampu memindahkan pulsa dalam bentuk binary dengan kecepatan yang tinggi. Pada masa mendatang sistem ini dapat digunakan sebagai penghubung tanpa kawat (wireless atau coreless) di antara alat-alat mesin seperti word-processor. Fibre glass. Bidang-bidang yang menerapkan micro electronic antara lain: 1. Langkah-langkah demikian akan mendorong perkembangan industri micro electronic. yang terutama mengandalkan pada sistem manual (pembuatan laporan dengan mesin tik). Transmisi microwave. sistem ini digunakan dengan sistem penanaman kabel di bawah tanah. Otomatisasi perkantoran. Misalnya jaringan telepon yang digunakan dunia bisnis di mana-mana. Inggris negara keempat terbesar dalam sistem telepon pada tahun 1980-an. . telepon dan komputer. Kawat telepon dengan bahan ini kapasitas muatannya beribu kali dibanding dengan kabel konvensional. diganti dengan sistem micro electronic yang menggantungkan pada telekomunikais. maka kemanfaatan dari sistem komunikasi berdasarkan komputer dapat diraih sepenuhnya apabila negara bersangkutan mengubah jaringan telekominikaksi yang ada menjadi sistem digital. sekarang sedang dikembangkan untuk pengantar komunikasi yang berasal dari satelit bumi. 3. F. telah melakukan perubahan tersebut. Sebagai contoh. Teknologi Informasi Di Kantor Modern Pengaruh teknologi micro electronic dalam praktik dan prosedur kerja sedemikian hebatnya.79 E. Kesulitan dari usaha untuk lebih mengintegrasikan telekomunikaksi dengan micro electronic dan computer adalah adanya perbedaan dasar kerja.. Perubahan yang cepat di bidang telekomunikasi juga dipengaruhi oleh berbagai pengembangan dan penemuan-penemuan di bidang teknologi seperti : 1.

8. Alat diagnosis kesehatan. Word Processor Ada tiga jenis dasar word processor a. Berikut adalah suatu bagan suatu kantor yang menggunakan peralatan eletronik: Gambar 5.80 2. 8. processor. 7. Sistem atau pabrik dengan bantuan alat komputer lainnya. Alat transfer uang electronic Alat pengukur di bidang ilmu pengetahuan. 6. terdiri atas key board. memory. Kantor yang Menggunakan Peralatan Electronic Sistem Penggandaan Sistem Penulisan Word Processor Sistem Filing Peralatan Hitung Micro Computer KANTOR DENGAN PERALATAN ELEKTRONIK View data Teletext Fasilitas Referensi Konperensi dengan Alat tele Elektronic Mail Sistem Pengiriman Surat Telepon Telekomunikasi 1. layar dan printer. Word-processor yang berperan sendiri Dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen. dan hanya digunakan untuk pengolahan teks. Komunikasi elektronik antartempat di seluruh dunia. Pengendalian proses industri Robot. 5. 4. . 3.

terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungakan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan. Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya Di samping micro computer dan word-processor. G. Teletext. 2) Menambah kepuasan kerja. televisi dan permintaan dilakukan melalui telepon. 2. 7) Kemampuan untuk mengintegrasikan komputer-komputer lainnya. yaitu suatu sistem untuk melayani data melalui jaringan televisi yang ada. Sistem ini merupakan kombinansi dari jaringan komunikasi. . 4) Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan Pada tahap penerapan pertama dirasakan ada kelebihan tenaga. Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem. 3) Mmenimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar. 1) Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen. 5) Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat. sehingga setiap pengguna dapat meminta atau mengajukan pertanyaan secara aktif kepada database untuk memperoleh data yang dibutuhkan. View data.81 b. view data menyajikan data atau referensi yang up-to date di bidang perdagangan. 4) Menghemat tenaga (pentik). Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor: 1) Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada. Terdapat beberapa keuntungnan dari penggunaan word-processor. 6) Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan. laporan atau surat dalan sebagainya. sperti halnya teletext. 3) Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output). Perbedannya dengan teletext. 2) Memerlukan pelatihan yang memadai. kantor yang otomatis biasanya memiliki fasilitas sebagai berikut: 1. penyimpanan dan pencetakan. view data hanya terbatas pada pelanggan dan sifat kerjanya adalah sistem interactive. di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program). komputer (atau terminal). wordprocessor dengan c. Beberapa micro computer dengan tujuan umum.

5. Internet. 4. Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas. electronic mail serta fasilitas telepon. adalah suatu sistem untuk menyampaikan pesan-pesan dengan alat electronic. Dapat mengambil langsung (copy/download) informasi yang akan kita butuhkan. namun pada eletronic mail pesan tertulis dapat disampaikan dari meja kantor yang satu ke meja yang lainnya lewat terminal. word-processor. yang paling dapat dirasakan secara nyata di bidang teknologi informasi adalah adanya cyber space (ruang maya) di mana kita dapat berkomunikasi langsung melalui perangkat komputer dalam situasi dan kondisi yang berbeda dan ini bahkan sudah menjadi kebutuhan setiap orang mulai dari pelajar. mahasiswa. dengan kemampuan untuk melakukan pertukaran uang tanpa melakukan pembayaran cash atau penggunaan kertas. Electronic mail.82 3. Dapat mengetahui perkembangan terkini yang berhubungan erat dengan masalah-masalah subtansi organisasi. dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up-to date. Di jaman informasi dan komunikasi abad 21 ini. manfat yang didapat dari teknologi informasi yang berbasis internet cukup banyak dirasakan antara lain : a. H. Sebuah perkantoran modern. Perkembangan akhir-akhir ini bahkan bisa mengirim banyak surat dengan peralatan edit yang lebih canggih. c. Komputer misalnya sekarang secara luas telah digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam “hal apa yang akan terjadi apabila kita mengambil keputusan dengan alternatif A? “Apa akibat dari perubahan X dengan tidak mengubah Y?” . Berbagai transaksi pembayaran dalam dunia perdagangan dan bank banyak memanfaatkan sistem ini. Yang menarik adalah sekaligus melakukan filing secara otomatis baik surat yang keluar maupun surat yang masuk. daya muat pesan yang besar dengan kecepatan tinggi. dan sebagainya. Sistem telex telah digunakan bertahun-tahun. pebisnis maupun dunia kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS). Dapat saling tukar menukar informasi walaupun dalam jarak jangkauan yang sangat jauh. Perkembangan terakhir di setiap meja kantor modern terdapat perangkat “work stations” yang lengkap terdiri atas komputer dan fasilitas word-processor. b. Alat transfer uang. suatu fasilitas electronic yang berkembang pesat. penggunaan internet di kalangan pemerintah sudah sampai ke kabupaten/kota bahkan kecamatan. Peralatan terdiri atas komputer dan alat komunikaksi. Sistem ini secara bertahap diintegrasikan ke dalam sistem peralatan perkantoran lainnya seperti jaringan komputer.

Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif. b. Cenderung pegawai menjadi “machine-minders” Masalah kesehatan sebagai ekses dari perlatan seperti layar. f.mesin Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik. e. Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalanpersoalan seperti kebosanan. 2. d. c. printer. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat. keterampilan berulang-ulang yang digunakan. d. ekonomi dan sebagainya) 1. b. a. e. Mendorong untuk belajar keterampilan baru Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin. Pekerjaan perkantorn akan banyak mengalami perubahan. e. programmer dan rekayasa software Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu Lebih sedikit pekerjaan Kerugian: a. c. g. f. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin. Implikasi terhadap karyawan kantor: Keuntungan: a. dan sebagainya Kehilangnan kontak personal.83 Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan: Tiga Implikasi umum (aspek sosial. Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia. c. f. d. serta kehilangan kepuasan kerja. karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin Implikasi terhadap pemberi kerja Memerlukan waktu untuk perubahan elektronik dari sistem manual ke sistem Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan . Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun. b.

4. Secara umum (sosial. view data. Rangkuman 1. c. data dapat diperoleh. 3. disimpan dan dicari secara cepat Produktivitas meningkat secara cepat Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dan kantornya. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan Harga teknologi baru ini relatif murah Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpanan data di disk tidak memerlukan ruang seluas filing kabinet Untuk pengambilan keputusan. b. 5. ekonomi. namun jelas. dan electronic mail! Uraikan beberapa implikaksi yang akan daapt mempengaruhi penerapan teknologi informasi di perkantoran! a. dan sebagainya) Terhadap karyawan kantor Terhadap pemberi kerja J. d. penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka. . f. Teknologi informasi adalah perolehan. Tidak seluruh software kebutuhan yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi Keuntungan: a. 1.84 g. gambar maupun suara dengan suata alat electronic berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan komunikaksi jarak jauh. diproses. dan jelaskan masing-masing komponnen tersebut! Jelaskan cara kerja word processor. b. pemrosesan. c. Jelaskan pengertian teknologi informasi! Sebutkan 3 komponen utama komputer. Latihan Jawablah soal latihan di bawah ini secara cermat. g. huruf. I. Kemudian jelaskan pula kekurangan dan kelebihan dari penerapan word processor! Jelaskan secara singkat teletext. e. 2. singkat.

Ada tiga komponen utama teknologi informasi. 5. 4. pengendalian proses industri.. 3. mikro elektronik dan telekomunikasi. Bidang-bidang yang menerapkan mikro elektronik antara lain otomatisasi perkantoran. alat transfer uang elektronik dan internet. teletext. Pada berbagai kegiatan industri kita akan menjumpai sistem-sistem produksi yang nyaris otomatis semuanya. dan alat transfer uang Kemampuan untuk mengendalikan kekuatan elektrik dari alat berukuran mini (seperti micro electronics) mempunyai pengaruh yang luar biasa terhadap kehidupan modern. electronic mail. Kantor yang menggunakan peralatan elektronik yaitu word processor. robot. . Teknologi informasi di tempat kerja yang secara bertahap menggantikan sistem kerja kertas yang mengandalkan pada sistem manual. view data.85 2. komunikaksi elektronik antartempat di seluruh dunia. yaitu komputer.

DAFTAR PUSTAKA Anderson, R.,G., Organization and Methods, (1973), London: MacDonald and Evans. Arifin, E., Zaenal, (1996), Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Jakarta: Akademika Pressindo. Chrislip,David, D, and Carl E., Larson, (1994), Collaboration Leadership, San Fransisco, California : Jossey-Bass Inc. Davis, Gordon, B, (1985), Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure and Development (2nd Edition), McGraw Hill- Book, Co. Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru. Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson,(1985), Texbook of Office Management, New York : McGraw-Hill Book Company Inc. Littlefield, C. et.all, (1985), Office and Administrative Management, New Delhi: Prentice Hall of India. -----------, Management of Office Operations, New Delhi : Prentice Hall of India. Ma’moeri, Endar, (2000) Administrasi Perkantoran, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Mills, Geoffry, et.all (1990), Modern Office Management, London: Pitman Publicity Limited. Neuner, J.J.W., Keeling, L.B., (1978) , Modern Office Management, Bombay: D.B. Taraporevola Sons & Co., Private Ltd. O’Donnell, Koontz, (1972) Principles of Management , An Analysis of Managerial Functions (Fifth Edition), Tokyo: McGraw-Hill Purawijaya, Ipon, Sukarsih, (1994), Penyusunan Laporan, Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud. Scott, George, M., (1986), Principles of Management Information Systems, McGrawHill Book Co. Soetrisno, (2001) , Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara The Liang Gie, (1995) Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit Libety dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.

KASUS 1 SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI ARSIP Semua arsip dalam suatu organisasi didesentralisasikan sebagaimana yang telah dilakukan selama beberapa tahun. Akhir-akhir ini, dengan padatnya tempat dan menggelembungnya biaya, menyebabkan manajemen menggali beberapa macam kemungkinan. Salah satu cara yang dipertimbangkan adalah sentralisasi sejumlah pelayanan kantor, di antaranya ialah penyimpanan arsip. Sebuah tim khusus yang terdiri dari pejabat muda diminta untuk mempelajari arsip organisasi, dan kemudian melaporkan penemuan dan rekomendasi mereka kepada pucuk pimpinan. Keputusan penting yang diambil dalam rapat tim pertama tersebut adalah menyiapkan memorandum bahwa tujuan utama yang berkaitan dengan penyimpanan arsip ialah harus diciptakan standar pelayanan tinggi kepada bagianbagian dan bidang-bidang untuk mengurangi meningkatnya biaya dan bertumpuknya arsip. Itulah yang menjadi pertimbangan dibentuk tim penelitian tersebut dengan manfaat mempertimbangkan reaksi dari para pejabat, dan pegawai terhadap setiap perubahan yang mungkin diusulkan. Penugasan individual kepada anggota tim juga dibuat. Penemuan-penemuan tentatif berikut dilaporkan dalam pertemuan tim yang kedua. Beberapa ruang yang dulu digunakan untuk ruangan gudang dapat diubah menjadi ruang penyimpanan arsip yang memadai untuk menempatkan kurang-lebih 75 persen file cabinet yang sekarang digunakan tersebar ke berbagai bidang dan bagian. Sebuah ruang di bawah tanah dapat dengan mudah disesuaikan jika dibutuhkan ruang penyimpanan. Penilaian kasar tentang kebutuhan pegawai menunjukkan bahwa dalam bidang/bagian yang tugasnya beraneka ragam dibebaskan dari tanggung jawab menyimpan arsip. Kebutuhan pegawai yang semakin meningkat untuk menangani meningkatnya volume pekerjaan akan menyebabkan sulit melepaskan mereka untuk ditempatkan ke bagian penyimpanan arsip baru yang diusulkan. Pelayanan arsip kepada beraneka ragam bagian dan bidang kemungkinan dapat diperbaiki, kecuali dalam bidang/bagian tertentu yang banyak dan tetap menggunakan arsip tersebut. Kesempatan untuk mengurangi arsip yang dobel, karena menggandakan dengan cara memfoto kopi arsip nampaknya besar. Praktik yang dilakukan yaitu dengan mengirim foto kopi berbagai macam arsip yang digunakan di berbagai bidang/bagian. Reaksi awal dari Kepala Bagian di bidang Kearsipan dan Kepala Bagian Tata Usaha yang sekarang melakukan penyimpanan, semangatnya tidak tinggi pada waktu ada kemungjkinan diciptakan sentralisasi arsip tersebut setelah mereka diberitahu oleh para anggota tim peneliti.

PERTANYAAN 1. apakah sentralisasi arsip akan menjamin? 2. Berdasarkan analisis pendahuluan oleh tim peneliti tersebut. Haruskah tim peneliti mencoba mencari lebih jauh informasi? Jika Anda mempunyai pemikiran demikian. tunjukkan jenis informasi apa yang dibutuhkan tersebut? .

Para pejabat pimpinan Pemerintah Daerah Provinsi dan para pejabat Kapupaten/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya. tetapi tidak memikirkan berapa lama dan apakah di tempat yang tepat atau tidak warkat atau record itu bisa ditemukan dengan mudah. hasilnya para pejabat pimpinan mulai timbul kesadaran akan pentingnya sistem kearsipan yang baik. Akhirnya Pemerintah Daerah Provinsi bersangkutan menerima sepenuhnya sistem kearsipan baru. Tetapi meskipun demikian usaha-usaha perbaikan belum memuaskan hasilnya. akan tetapi semata-mata untuk menggantikan kedudukan orang lain. tetapi di lain pihak tanpa mengadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang mampu dan terampil di dalam mempergunakan alat-alat tersebut. sehingga akibatnya sangat sulit untuk menemukan kembali warkat-warkat atau records yang telah disimpan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan tepat pada waktunya apabila warkat atau records tersebut diperlukan sewaktu-waktu. Kemudian diadakanlah usaha-usaha untuk memperbaiki sistem kearsipan yang kacau tersebut serta diadakan penataran-penataran bagi para petugas yang nantinya akan menangani kearsipan pada unit kerjanya masingmasing dengan sebaik-baiknya. Ada anggapan bahwa orang-orang yang ditempatkan di bagian arsip berarti orang yang disingkirkan atau di-“arsip”-kan. Keadaan yang tidak baik itu kemudian menjadi berlarut-larut. orang itu diperintahkan untuk mengikuti penataran. Banyak pegawai yang telah ditatar tidak untuk ditempatkan pada unit kearsipan. pada umumnya berpendapat bahwa yang penting adalah asal sesuatu warkat atau records itu bisa ditemukan kembali adalah sudah dianggap cukup baik.KASUS 2 KASUS DI BIDANG KEARSIPAN Suatu Pemerintah Daerah Provinsi pada saat ini melakukan usaha-usaha perbaikan dan penertiban dalam kearsipannya. Oleh karena itu untuk memenuhi tujuan tersebut di atas dan karena akibat kemajuan di bidang teknologi serta untuk mencapai hasil yang efisien dan efektif dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip dianggap perlu membeli serta mempergunakan Komputer Micro Film sebagai peralatan yang modern dan mahal harganya. Usaha-usaha tersebut dipandang perlu dilakukan karena selama ini keadaan arsip di Pemerintah Provinsi tersebut mengalami kesulitan atau dengan perkataan lain sangat kacau karena tidak adanya sistem penyimpanan yang baik dan tepat pada tempatnya. Ada pula peserta yang tidak mempunyai pekerjaan di kantornya. Kemudian diadakan konsultasi ke para ahli Arsip baik dari luar negeri maupun dalam negeri. Hal tersebut diawali dengan dimulainya tidak adanya pengertian dan kesadaran dari para pejabat pimpinan akan arti pentingnya sistem penataan arsip yang baik dan efisien. baik untuk Daerah Provinsi itu sendiri maupun untuk Kabupatren/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya. akibatnya usaha-usaha perbaikan tersebut belum memuaskan hasilnya. 2. Hal itu disebabkan karena adanya beberapa masalah yang masih harus dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi antara lain sebagai berikut: 1. Dengan adanya anggapan ini banyak orang-orang tidak berminat dan merasa tidak senang untuk ditempatkan . dan daripada menggangur.

Apakah keuntungan dan kerugiannya apabila Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan peralatan modern seperti Komputer dan Micro Film dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip? Coba jelaskan jawaban Anda. seharusnya dikirimkan kembali ke Pusat Arsip/Dinas Arsip. Akibatnya apabila mereka harus berada di tempat itu. 3. . maka arsip-arsip in aktif yang sudah cukup besar jumlahnya disimpan di dalam besek-besek dan kemudian ditumpuk di gedung yang terpisah dengan gedung di mana Bagian Arsip itu berada. Sistem Sentralisasi untuk Arsip-arsip in Aktif b. 5. mereka akan mengerjakannya dengan rasa enggan. PERTANYAAN: 1. Dengan sistem ini berarti bahwa arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh unit pengolah. Dalam penyimpanan Arsip Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan sistem sentralisasi untuk Arsip in Aktif dan desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif. Jumlah tumpukan besek-besek itu umumnya akan bertambah terus dan makin banyak. hal itu disebabkan para petugas tidak ada yang berani untuk mengadakan penyusutan dan menghapuskannya karena belum adanya pedoman kerja yang jelas tentang jadwal retensi arsip.di Bagian Arsip. 3. Akan tetapi kenyataannya tidak semua unit organisasi mau melaksanakan hal ini dan tetap menyimpan Arsip in Aktif itu pada unitnya sendiri. Sistem Desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif 2. Usaha-usaha untuk mengolah data dengan komputer serta menyimpan data di dalam micro film dengan alat-alat yang sudah dibeli dengan mahal tersebut di atas sampai saat ini belum/tidak dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Keadaan dan letak kantor untuk Pemerintah Daerah Provinsi itu mempunyai dua buah gedung yang berjarak kurang lebih 3 km dan karena keterbatasan ruang. Berikan penjelasan apa yang dimaksud dengan: a. 4. Bagaimana saran dan analisis Saudara setelah membaca Kasus yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi tersebut.

karena usulan penambahan anggarannya belum disetujui dan juga karena ruangan kerjanya-pun belum memungkinkan. Beban kerja operasional maupun administratif kian hari kian meningkat. Sub Bagian dan Urusan selalu kelihatan penuh sesak dengan meja-kursi beserta perabotan kerja lainnya. warkat ataupun arsip-arsip tadi dibundel dalam beberapa ikatan (misalnya dengan tali rafiah atau apa saja) lalu disimpan di satu tempat yang tidak nampak dari pandangan wasit atau juri perlombaan tersebut. . Pemandangan seperti itu akan lenyap seketika pada saat-saat menjelang 17 Agustus. Bundelan-bundelan tersebut tidak akan pernah dibuka-buka lagi. Gang-gangpun dipergunakan sebagai ruang (space) tempat kerja pegawai. Demikianlah. Perlombaan semacam ini diadakan secara teratur. Dengan cara-cara seperti inilah ruangan-ruangan kerja pegawai kelihatan bersih dan rapi. kecuali apabila ada yang diperlukan. maka di salah satu Pemerintah Daerah (Pemda) tingkat satu telah diadakan semacam perlombaan kebersihan dan kerapihan ruangan-ruangan kerja dari setiap unit kerja dalam lingkungan Pemda tersebut. Keadaan ini berlangsung terus setiap menjelang 17 Agustus. maka berlomba-lombalah setiap unit kerja di bawah pimpinan unitnya masing-masing mengikuti perlombaan tersebut. baik yang masih aktif maupun in-aktif terpaksa ditumpuk-tumpuk saja di kanan-kiri dan di sekitar meja kerja pegawai. pokoknya ruangan kelihatan bersih dan rapi!” Dalam pada itu sebenarnya harus diakui bahwa kondisi fisik perkantoran Pemda tingkat satu tersebut sudah cukup memprihatinkan. Karena terlalu sempitnya ruangan.KASUS 3 “KEJUARAAN SEMU” Demi menimbulkan rasa kesatuan (sense of belonging) dan sekaligus sebagai salah satu program motivasi. Dengan harapan untuk memperoleh hadiah-hadiah yang menarik dan juga untuk meningkatkan nilai kedisiplinannya di mata pimpinan. maka pegawai yang bersangkutan akan digusur oleh arsip dan warkat-warkat tersebut. dokumen-dokumen dan sebagainya) juga tidak disetujui. Singkatnya: efficiency layout yang paling sederhanapun sudah tidak mungkin disusun. Setiap unit kerja dari tingkat (eselon) tertinggi sampai pada eselon Bagian. yaitu setiap menjelang peringatan hari nasional kita 17 Agustus. sekali setiap tahun. Demikianlah maka banyak dokumen dan warkat-warkat. kalau keadaan seperti itu dibiarkan terus. yaitu: bahwa demi memenangkan perlombaan “kebersihan dan kerapihan ruangan kerja” maka segala tumpukan-tumpukan dokumen. Hampir setiap ruangan kerja pada tingkat Bagian. Namun penambahan pegawai belum dapat dilakukan. bahkan Sub Bagian diharuskan berpartisipasi aktif dalam perlombaan tersebut. Bukan tidak mungkin. untuk terwujudnya harapan dan tercapainya tujuan dari masing-masing pimpinan maka hampir setiap pimpinan bermoto: ”pokoknya ruangan bersih dan rapi!” Sayangnya bahwa dengan moto tersebut lalu terjadi keadaan: “Bagaimanapun caranya. Pegawainya pada duduk berdempetan. maka usulan-usulan untuk penambahan perabotan kerja lagi (misalnya untuk menyimpan warkat. bahkan ada pula yang berhadapan satu sama lain dalam jarak yang sangat dekat.

siapa yang menyimpannya ternyata tidak dapat ditelusuri lagi dengan jelas. namun telah gagal total karena ternyata reference yang data serta dokumennya tidak dapat diketemukan. 3. PERTANYAAN: 1. Jelaskan dan berikan alasan-alasan bahwa itulah yang menjadi masalah pokok dan sub-sub masalah 2. Pendekatan dan pemecahan yang bagaimanakah yang setepatnya diterapkan dalam menghadapi kasus seperti itu. apa pula sub-sub masalahnya. Apakah sebenarnya yang menjadi penyebab timbulnya masalah-masalah tersebut. Bundel tersebut di mana. Jelaskan penyebab masalah tersebut. . Demikianlah maka decision making yang harus dilakukan dengan cepat dan tepat menjadi terbengkalai karenanya. Masalah pokok apa yang dihadapi oleh Pemda tingkat satu tersebut. Selidik punya selidik ternyata reference dimaksud adalah termasuk dalam bundel-bundel yang telah disimpan di satu tempat dalam rangka memenangkan “lomba 17 Agustus” tadi.Demikianlan pernah terjadi Gubernur harus mengambil keputusan dengan secepatcepatnya.

tetapi tidak/belum pernah memperoleh pendidikan formal tentang O&M maupun kearsipan. Cara ini ditetapkan dengan alasan bahwa cara tersebut sudah dikuasai mendarah daging oleh semua pegawai di lingkungan Kabupaten X. Satu di antaranya adalah Pola Klasifikasi dan sistem kodenya dibuat khusus untuk keperluan penggunaan Kabupaten bersangkutan. Pembagian tingkat penggolongannya sebagaimana lazimnya terdiri atas masalah pokok submasalah dan sub-submasalah. Pemrakarsa penerapan Sistem Kearsipan Pola Baru pada Kabupaten X ini adalah seorang pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan O&M dalam instansinya. Susunan huruf ini diambil dari singkatan nama-nama unit dan sudah berlaku sejak lama sampai sekarang. Pejabat ini berlatar pendidikan tinggi (sarjana). Penyebaran serta pembinaan baik untuk pegawai Kabupaten X melalui ceramah-ceramah penataran-penataran beberapa kali. Kode angkanya menggunakan sistem tiga (3) digit. Proses pengembangan dan penerapan sistem kearsipan di Kabupaten X ini makan waktu cukup lama dengan daya dan dana cukup besar. Tetapi karena ia adalah seorang . lincah. Tercermin pula keinginan agar semua orang mengetahui bahwa dialah yang berperan utama dan berjasa. pintar bicara. Sistem kode menggunakan alphanumeric (huruf dan angka). Nama golongan utama diambil dari nama unit tertinggi/terbesar di dalam Kabupaten tersebut. Klasifikasi semcam itu disebut klasifikasi struktural. dan memudahkan pemakaiannya daripada jika harus menciptakan baru. Bagaimanapun diakuinya bahwa dari segi kesederhanaan serta sistematikanya tidak konsisten. Setelah dimulai oleh pimpinan instansi bahwa sistem tersebut dapat diterima dan kena maka disebarkan kepada dinas-dinas dan unit kerja lain. Cara dia mengutarakan serta mempertahankan gagasannya mendekati bentuk memaksakan dan bersikeras. Dalam langkah tindaknya memberikan kesan bahwa ia selalu ingin agar semua gagasannya harus diterima dan benar. Kepribadiannya keras. tidak kenal waktu dan mempunyai kecerdasan yang baik. Sepak terjangnya dinamis. Di samping tenaga-tenaga Kabupaten X sendiri yang menjadi anggota Tim Penyempurnaan Kearsipan juga mengundang Konsultan Ahli dari Lembaga Non Dep “Administrasi” dan Lembaga Non Dep “Kearsipan” untuk duduk di dalam Tim Penyempurnaan. namun yang penting tidak menimbulkan kesulitan dan dapat memenuhi keperluan Kabupaten itu sendiri. rajin. lokakarya dan cara-cara lain semacamnya. Subyek-subyeknya berupa kegiatan pekerjaan yang dilakukan di dalam masing-masing unit. kuat bahkan cenderung ke sifat ambisius. gesit.KASUS 4 TERDAMPAR DI AMBANG KARANG Kabupaten “X” atas dasar kebutuhan yang mendesak telah mengadakan penyempurnaan tata kearsipan dengan menerapkan sistem kearsipan Pola Baru dengan mengadakan penyesuaian bagian-bagian tertentu sesuai dengan kondisi serta keperluan setempat. Bagian terbesar dari kode menggunakan tiga (3) huruf.

Team ini dipimpin oleh pejabat unit Organisasi & Tatalaksana Kabupaten X. Arsip-arsip/berkas inaktif . secara terbatas sekali sudah memulai mengusahakan penerapan sistem kearsipan Pola Baru.Keanggotaan tim terdiri atas semua unit utama (Dinas. Sementara itu. Usaha tersebut tidak dilakukan secara formal atas dasar instruksi pimpinan Badan. Tata Kearsipan dikelola/diorganisasi dengan prinsip kebijakaan terpusat dengan pelaksanaan fisik terpisah (centralized policy and decentralized physical operation). Badan dan lain-lain unit kerja) dilengkapi pula dengan konsultan dari Lembaga Non Dep yang membidangi organisasi dan metoda serta Lembaga Non Dep yang membidangi kearsipan. Dari Tim Kearsipan dengan keanggotaan sedemikian diharapkan oleh Bupati agar dapat menghasilkan suatu sistem kearsipan Pola Baru yang dapat berlaku seragam dan menyeluruh di Kabupaten X. Letak kantor masing-masing anggota bertebaran yang jaraknya berjauhan. Dalam melaksanakan tugasnya banyak kesulitan yang dihadapi yang berakibat jalannya kegiatan kurang lancar dan banyak memakan waktu. Dengan pertimbangan praktis serta pengaruh geografis dan kebutuhan unit-unit Pengolah dapat mengolah kearsipannya sendiri dengan pola pusat seragam dengan unit-unit lain dalam lingkungan Kabupaten X. Hal ini dikarenakan bahwa masing-masing anggota tetap terikat oleh tugas-tugas pokoknya di kantornya. Hal ini dilakukannya karena didorong oleh keinginan untuk berkarya dan menyempurnakan tata kearsipan khususnya serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja umumnya bagi instansi di mana ia bekerja. yakni “BADAN DL”. Dilihat dari apa yang terjadi tampaknya usaha tersebut secara tidak langsung direstui oleh pimpinannya. Di samping itu salah satu unit utama lainnya.yang ingin berhasil memanfaatkan pengalamannya serta berusaha untuk tahu dari segala sumber. Setelah menjalani waktu yang cukup panjang dan jatuh bangun Tim bersepakat bahwa pada dasarnya Sistem Kearsipan Pola Baru dapat diterapkan di Kabupaten X dengan beberapa pokok sebagai berikut: 1. yakni bahwa pengembangan sistem pembinaan umum berada di tangan Kabupaten dalam hal ini Biro Umum. Rata-rata para anggota tempat telah pernah mengikuti pendidikan (penataran) O&M ataupun kearsipan. Masalah dana pun merupakan faktor kesulitan tersendiri bagi kelancaran kerja Tim. tetapi merupakan kehendak pribadi seorang pejabat tertentu dan dilakukannya sendiri terhadap unitnya. Kesulitan-kesulitannya antara lain: Setiap kali diadakan pertemuan kerja tim tidak pernah dapat dihadiri para anggota secara lengkap. sistem kearsipan Pola Baru telah berjalan dan makin mantap di Kabpaten X membentuk Tim Kearsipan Kabupaten untuk menyempurnakan tata kearsipan Kabupaten X secara keseluruhan. Apa yang dilakukannya itu tidak dilarang oleh pimpinan namun juga tidak dibantu. Pejabat bersangkutan telah memperoleh pendidikan (penataran) O&M dan memang orangnya suka belajar serta berkepribadian kuat dan berkemauan keras.

kegiatan serta transaksi dengan berorientasikan Kabupaten X. Dinyatakannya bahwa memang benar ia (pejabat Dinas Y anggota tim) telah menyetujui. menggunakan tenaga yang tidak sedikit serta biaya yang tidak kecil. mengerti. jadwal retensi. serta bersedia membantu menciptakan kesempurnaan tata-kearsipan Kabupaten yang efektif. Alasan yang diajukannya mirip dengan Wakil Dinas Y . Pola klasifikasi didasarkan atas masalah (subyek) sebagai penjabaran fungsi. Sistem kode alphanumeric menggunakan dua huruf dan tiga angka. apapun penilaian yang diberikan oleh pihak lain. penyusutan dan selanjutnya. Alasan yang diberikannya ialah bahwa Pola Klasifikasi serta Kode. Tantangannya berupa ketidaksediaan jika Pola Klasifikasi serta Kode Dinas Y dimodifikasi apabila diubah dan menjadi bagian dari Pola Klasifikasi serta Kode Kabupaten X. Pola Klasifikasi yang disusunnya pun struktural dan tidak rela untuk diubah ataupun dilakukan penyesuaian. efisiensi serta keseragaman sistem bagi kepentingan keseluruhan. nyatanya sudah dilaksanakan dan berjalan. Diutarakan pula bahwa penyusunannya telah memakan waktu banyak. Klasifikasi sedemikian akan lebih menjamin ketangguhannya dan tidak akan terpengaruh oleh perubahan-perubahan struktur organisasi. Gunung karang tersebut berupa tantangan membatu dan panas dari anggota tim yang mewakili Dinas Y (kebetulan anggota ini adalah pejabat yang memprakasai dan aktif menangani penyempurnaan tata-kearsipan Dinas Y. Kedudukan tim menjadi bertambah rumit karena ternyata wakil (anggota) dari Badan DL (ia adalah pejabat yang menangani penarapan Sistem Kearsipan Pola Baru di instansinya) juga bersikap sama. sudah berlaku cukup lama sehingga sudah dikenal oleh pegawai-pegawai di dinasnya. 3. Pada hal menyusun pola klasifikasi merupakan pekerjaan yang tidak mudah). seperti yang diuraikan terdahulu). efisien dan seragam tetapi jangan ganggu atau menyentuh apa yang sudah dibuatnya dan dilaksanakan di Dinasnya. keseragaman (kesatubahasan komunikasi beserta tata cara dan sarananya). 2. Di luar dugaan perjalanan Tim dibentur dengan gunung karang yang berakibat usaha Tim macet total. (Klasifikasi struktural akan goyah setiap kali ada perubahan struktur organisasi sehingga perlu mengadakan perubahan pola klasifikasi disesuaikan dengan struktur yang baru. meskipun demi efektivitas.harus disalurkan ke kearsipan Pusat di bawah Biro Umum/TU yang sekaligus berfungsi sebagai pusat penyimpanan arsip Kabupaten X. Padahal . Masih banyak hal-hal (unsur-unsur Sistem Kearsipan Pola Baru) lain yang belum sempat dibahas seperti organisasi (unit) wadah fungsi kearsipan. para petugasnya sudah terbiasa dengannya. Sistem tersebut lebih sederhana lebih mudah. meskipun dalam cara dan gaya yang berbeda. Dengan Pola Klasifikasi dan Kode sedemikian itu untuk menjamin kemudahan. Sistem Kode dua huruf ini sesuai dengan petunjuk dan anjuran dari Lembaga Non Dep Kearsipan dan telah banyak dipilih/digunakan oleh sebagian besar instansi yang telah menerapkan sistem Kearsipan Pola Baru. TERBENTUR KARANG Kelanjutan dan usaha Tim ialah tahap penyusunan Pola Klasifikasi beserta kode klasifikasinya.

manusiawi. di dalam lingkungannya. . namun tetap dalam batas sportivitas yang wajar. Berikan alasan-alasan atas jawaban Anda. di samping bahwa cara pemungutan suara di dalam team kerja bukan suatu cara yang dibenarkan ataupun tepat.I.sebelumnya wakil ini dengan gigihnya turut mendesak wakil Dinas Y. Betapa pun segala usaha sudah dilakukan pada lingkup ini namun tetap buntu. Pimpinan (ketua) Tim pun tidak bisa berbuat banyak. Ketua tim berkepribadian lemah lembut. Sebagai sekedar gambaran bahwa di dalam diskusi-diskusi yang dilakukan di dalam tim tidak jarang meningkat pada situasi yang panas berkepanjangan. (Tentu saja konsultan hanya dapat berbuat sampai dengan batas-batas kewenangannya sesuai dengan kedudukan serta kewajibannya sebagai anggota tim). Analisis dan temukan persoalan-persoalan pokok apa yang merupakan kunci yang sebenarnya dari kemacetan Tim. Badan dan lain-lain.S. sebab tugas Tim justru harus dapat menghasilkan “sesuatu” yang secara bulat diterima dan dapat diberlakukan penuh di Kabupaten X secara menyeluruh. dan tidak jarang menyangkut masalah-masalah di luar kearsipan. menghormati/menghargai kesemuanya bahkan selalu mengalah. agar tidak bersikukuh hanya untuk kepentingan sepihak. 3.S. lebih-lebih sama-sama jelas dimengerti bahwa Kabupaten adalah organisasi induk yang dalam pelaksanaan tugastugasnya dilaksanakan oleh Dinas-dinas. 2. mengupas tentang perlunya praktik koordinasi. maka apa tindakan yang harus diambil. Hal ini disamping memang tugasnya untuk memperoleh kebulatan hasil secara musyawarah yang tidak hanya bagi para anggota team tetapi harus dapat diterima dan dilaksanakan oleh para pimpinan unit-unit utama. Andaikata anda sebagai Ketua Tim apa tindakan Anda untuk menembus karang tersebut.) pada Kabupaten. Pendapat para anggota untuk menempuh jalan pemungutan suara untuk mengambil keputusan tidak mungkin. Andaikata anda sebagai Seda/Karo Umum/TU telah menerima Cap Ketua Tim tentang keadaan Tim. PERTANYAAN: 1. dalam situasi bagaimanapun tidak akan dilakukan tindakan sepihak apalagi memaksakan ataupun bertangan besi. Dalam hubungan ini para konsultan-pun (ahli O&M dan Kearsipan) telah pula berusaha untuk menjelaskan. integrasi dan sinkronisasi yang sederhana (K.

com. The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only. .This document was created with Win2PDF available at http://www.daneprairie.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->