Modul 1 Manajemen Perkantoran

Diklat Teknis Administrasi Umum
(General Administration)

Eselon II

SAMBUTAN DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DIKLAT APARATUR LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Selaku Instansi Pembina Diklat PNS, Lembaga Administrasi Negara senantiasa melakukan penyempurnaan berbagai produk kebijakan Diklat yang telah dikeluarkan sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Diklat Jabatan PNS. Wujud pembinaan yang dilakukan di bidang diklat aparatur ini adalah penyusunan pedoman diklat, bimbingan dalam pengembangan kurikulum diklat, bimbingan dalam penyelenggaraan diklat, standarisasi, akreditasi Diklat dan Widyaiswara, pengembangan sistem informasi Diklat, pengawasan terhadap program dan penyelenggaraan Diklat, pemberian bantuan teknis melalui perkonsultasian, bimbingan di tempat kerja, kerjasama dalam pengembangan, penyelenggaraan dan evaluasi Diklat. Sejalan dengan hal tersebut, melalui kerjasama dengan Departemen Dalam Negeri yang didukung program peningkatan kapasitas berkelanjutan (SCBDP), telah disusun berbagai kebijakan guna lebih memberdayakan daerah seperti peningkatan kapasitas institusi, pengelolaan dan peningkatan SDM melalui penyelenggaraan Diklat teknis, pengembangan sistem keuangan, perencanaan berkelanjutan dan sebagainya. Dalam hal kegiatan penyusunan kurikulum diklat teknis dan modul diklatnya melalui program SCBDP telah disusun sebanyak 24 (dua puluh empat) modul jenis diklat yang didasarkan kepada prinsip competency based training. Penyusunan kurikulum dan modul diklat ini telah melewati proses yang cukup panjang melalui dari penelaahan data dan informasi awal yang diambil dari berbagai sumber seperti Capacity Building Action Plan (CBAP) daerah yang menjadi percontohan kegiatan SCBDP, berbagai publikasi dari berbagai media, bahan training yang telah dikembangkan baik oleh lembaga donor, perguruan tinggi, NGO maupun saran dan masukan dari berbagai pakar dan tenaga ahli dari berbagai bidang dan disiplin ilmu, khususnya yang tergabung dalam anggota Technical Review Panel (TRP). Disamping itu untuk lebih memantapkan kurikulum dan modul diklat ini telah pula dilakukan lokakarya dan uji coba/pilot testing yang dihadiri oleh para pejabat daerah maupun para calon fasilitator/trainer. Dengan proses penyusunan kurukulum yang cukup panjang ini kami percaya bahwa kurikulum, modul diklatnya berikut Panduan Fasilitator serta Pedoman Umum Diklat Teknis ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pelatihan di daerah masing-masing.

i

Harapan kami melalui prosedur pembelajaran dengan menggunakan modul diklat ini dan dibimbing oleh tenaga fasilitator yang berpengalaman dan bersertifikat dari lembaga Diklat yang terakreditasi para peserta yang merupakan para pejabat di daerah akan merasakan manfaat langsung dari diklat yang diikutinya serta pada gilirannya nanti mereka dapat menunaikan tugas dengan lebih baik lagi, lebih efektif dan efisien dalam mengelola berbagai sumber daya di daerahnya masing-masing. Penyempurnaan selalu diperlukan mengingat dinamika yang sedemikian cepat dalam penyelenggaraan pemerintahan negara. Dengan dilakukannya evaluasi dan saran membangun dari berbagai pihak tentunya akan lebih menyempurnakan modul dalam program peningkatan kapasitas daerah secara berkelanjutan. Semoga dengan adanya modul atau bahan pelatihan ini tujuan kebijakan nasional utamanya tentang pemberian layanan yang lebih baik kepada masyarakat dapat terwujud secara nyata.

ii

Dengan demikian. dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat dan peningkatan daya saing daerah diperlukan kemampuan atau kapasitas Pemerintah Daerah yang memadai. yang semula lebih berorientasi sentralistik menjadi desentralistik dan menjalankan otonomi seluas-luasnya. Departemen Dalam Negeri. Salah satu aspek penting kebijakan otonomi daerah dan desentralisasi adalah peningkatan pelayanan umum dalam rangka mewujudkan kesejahteraan masyarakat. menengah. pada tahun 2002 Pemerintah telah menetapkan Kerangka Nasional Pengembangan dan Peningkatan Kapasitas Dalam Mendukung Desentralisasi melalui Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala Bappenas. dengan Direktorat Jenderal Otonomi Daerah sebagai Lembaga Pelaksana (Executing Agency) telah menginisiasi program peningkatan kapasitas melalui Proyek Peningkatan Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Desentralisasi (Sustainable Capacity Building Project for Decentralization/ SCBD Project) bagi 37 daerah di 10 Provinsi dengan pembiayaan bersama dari Pemerintah Belanda. dan meningkatkan daya saing daerah. salah satu faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan otonomi daerah adalah kapasitas atau kemampuan daerah dalam berbagai bidang yang relevan.KATA PENGANTAR DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAH Setelah diberlakukannya UU Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah. Proyek SCBD ini secara umum memiliki tujuan untuk meningkatkan kapasitas Pemerintah Daerah dalam aspek sistem. Berdasarkan pengalaman penyelenggaraan pemerintahan di banyak negara. iii . dan dari Pemerintah RI sendiri melalui Departemen Dalam Negeri dan kontribusi masing-masing daerah. dan pendek. telah terjadi perubahan paradigma dalam pemerintahan daerah. dan individu. Dalam rangka peningkatan kapasitas untuk mendukung pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah. serta mencakup multistakeholder. dan mengacu pada kebijakan nasional. yang dalam pelaksanaannya menganut prinsip-prinsip multi dimensi dan berorientasi jangka panjang. kelembagaan dan individu SDM aparatur Pemerintah Daerah melalui penyusunan dan implementasi Rencana Tindak Peningkatan Kapasitas (Capacity Building Action Plan/CBAP). Peningkatan kapasitas tersebut meliputi sistem. Dalam rangka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah. yang kemudian diganti dengan UU Nomor 32 Tahun 2004. Bank Pembangunan Asia (ADB). bersifat demand driven yaitu berorientasi pada kebutuhan masing-masing daerah. kelembagaan.

khususnya untuk peningkatan kapasitas individu SDM aparatur daerah. Dalam rangka memperoleh kurikulum dan materi diklat yang akuntabel dan sesuai dengan kebutuhan daerah. Dalam memenuhi kurikulum serta materi diklat tersebut telah dikembangkan sejumlah modul-modul diklat oleh Tim Konsultan yang secara khusus direkrut untuk keperluan tersebut yang dalam pelaksanaannya disupervisi dan ditempatkan di Lembaga Administrasi Negara (LAN) selaku Pembina Diklat PNS. agar diperoleh kesesuaian/ relevansi dengan kompetensi yang harus dimiliki oleh para pejabat daerah itu sendiri. dapat juga digunakan di daerah lainnya karena dalam pengembangannya telah memperhatikan aspekaspek yang berkaitan dengan pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah.Salah satu komponen peningkatan kapasitas di daerah adalah Pengembangan SDM atau Diklat bagi pejabat struktural di daerah. Diharapkan bahwa dengan terlatihnya para pejabat daerah maka kompetensi mereka diharapkan semakin meningkat sehingga pelayanan kepada masyarakat semakin meningkat pula. iv . maka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah. juga melibatkan pejabat daerah. selain untuk digunakan di lingkungan Proyek SCBD sendiri. yang pada akhirnya kesejahteraan masyarakat dapat segera tercapai dengan lebih baik lagi. Kurikulum dan meteri diklat yang dihasilkan melalui Proyek SCBD ini. telah siap untuk dilaksanakan. Pejabat daerah merupakan narasumber yang penting dan strategis karena merupakan pemanfaat atau pengguna kurikulum dan materi diklat tersebut dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat. Selain itu juga dalam setiap tahapan proses pengembangannya telah melibatkan pejabat daerah sebagai narasumber. Dengan telah tersedianya kurikulum dan materi diklat. dalam tahapan proses pengembangannya telah memperoleh masukan dari para pejabat daerah dan telah diujicoba (pilot test).

........................................................................................................................................iii Daftar Isi ......... 13 F............... 4 C........................................................................................ Rangkuman......................................................................................... 1 BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN .................................. Pengertian Kantor ................ Manajemen Perkantoran ........... Indikator Hasil Belajar...................................................... Rangkumman............................ Latihan .......................... 13 BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN ................................................................................................... 1 C.......... Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern . 16 C........................DAFTAR ISI Sambutan Deputy IV .... 3 B..................................................................... Deskripsi Sngkat........................................ 10 E............. Latihan ............................................................. Data dan Informasi..................................................................... 14 B...................................................................... Tujuan Umum Surat . Pokok Bahasan .................. 18 B...... Hasil Belajar .................................................................................. Syarat-Syarat Surat Yang Baik........ 20 E................................................................................................................................................. 1 D................................... 17 BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI .... 19 C...... i Kata Pengantar Dirjen Otonomi Daerah ...................................................... Pengertian Korespondensi Dan Surat ...................................................................... 17 D.....................................................Depdagri ............... 19 D. 14 A................................................................................... 7 D............. Perkantoran Modern .................................................. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat....................................... Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern .......................................LAN .................................................. Fungsi Surat Dinas..................................... 20 v .......................... 18 A........... 1 B..................................................................................................................... 3 A........... v BAB I PENDAHULUAN ................................ 1 A..............................................................

.................................................................... 73 BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI ..... 71 F............................ 57 I... Organisasi Tergantung Pada Filing . 34 B....................................... 74 B......................................................... Cara Pengetikan..... Syarat-Syarat Laporan ........................................................................................................... Latihan ..... 79 G................................. Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas.......................................... Telekomunikasi ....................... 64 D......................................................................................................... 59 B.................... 74 C D Mikro Komputer ........................ Sistem Arsip ................................. Arsip ..................................................................................... 36 D.................................................................................................................................. 54 H.......... 81 vi .............................. 21 H............................................................................................................................... J.......... Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip............... 69 E............................... Bagian-Bagian Surat........................................................... Syarat Dan Macam Laporan ............................................ 48 F.............................................. BAB V Latihan ................................................................. Latihan ....................................................................... 38 E............F........................................... Pengertian.... Peralatan Filing.................................... Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya................................ Langkah-Langkah dalam Pembuatan Laporan ................................................ 59 A............. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat ....................... Teknologi Informasi ....................................... 31 I.... 74 A.......................... 21 G... 72 G Rangkuman... 75 Micro Electronic dan Micro Processor.................................................... Komputer .................... 51 G......................................................................................................................... 32 Rangkuman............................................... 61 C..................... 34 A.................................................................................. Rangkuman.............................................................. 77 E.......................................... Teknologi Informasi di Kantor Modern . Peranan.. Penyusutan Arsip.................................. 57 BAB VI PENYUSUNAN LAPORAN .............. Sistem Filing (Penyimpanan Arsip) ......................... 33 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS ...................... Sistematika Laporan ......................................................................................... 79 F........ 36 C.........................................

................................................................... 84 Daftar Pustaka Lampiran vii ................... 82 I..................................... J................................. 84 Rangkuman.....H............... Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran ............................................................. Latihan ...

manajemen korespondensi. 4. 6. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. Pokok Bahasan 1. Pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. 5. dan agar dalam proses pembelajaran mata “Diklat Manajemen Perkantoran ” dapat berjalan lebih lancar. C. 3. Manajemen korespondensi Manajemen arsip dinamis Menyusun laporan Manajemen sistem informasi Anda sebagai pembelajar. 4. 2. pembuatan laporan dan manajemen sistem informasi untuk perkantoran modern. 2. keterampilan. 5. 6.BAB I PENDAHULUAN A. manajemen arsip dinamis. Menguraikan pelaksanaan perkantoran modern. Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1 . Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai. B. Mengelola arsip dinamis. Indikator Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai. prinsip-prinsip dan pelaksanaan manajemen perkantoran modern. dan sikap para pejabat eselon II mengenai pengertian. Mengelola korespondensi. 3. peserta diharapkan mampu menerapkan manajemen perkantoran modern dengan baik dan benar. Pelaksanaan perkantoran modern. Menyusun laporan Mengelola sistem informasi D. dan indikator hasil belajar tercapai secara baik. peserta diharapkan dapat: 1. Deskripsi Sngkat Mata Diklat Manajemen Perkantoran Modern ini dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan.

karena indikator belajar memberikan tujuan dan arah. indikator belajar menetapkan apa yang harus Anda capai. . Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain. semoga Anda sukses menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diuraikan dalam mata Diklat ini dalam upaya membangun kapasitas daerah yang berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan seorang pejabat eselon II. Pelajari setiap bab secara berurutan. B. Untuk itu. Untuk belajar mandiri. belajarlah baik secara mandiri maupun berkelompok secara seksama. selamat belajar!. dan jangan segan-segan bertanya kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam manajemen perkantoranan. D. Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada kesungguhan Anda. berdua atau berkelompok dengan lain yang memiliki paradigma yang sama dalam manajemen perkantoran. seperti yang tertera pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini. E. dan bahaslah secara berkelompok kasus ditemui di perkantoran. C. Bacalah secara cermat. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab. mulai dari Bab I Pendahuluan sampai dengan Bab VII. dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran) yang tertulis pada setiap awal bab. Baiklah.2 A. Anda dapat melakukan seorang diri.

or staff or collective authority of company. Instansi. 4. task. Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian kantor. building. dan prinsip-prinsip kantor modern.). tugas. yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/ informasi. Perkataan kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “office” dari bahasa Inggris. yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place. Jasa pelayanan (service. 3. rooms. atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya. jawatan. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan. etc. Tugas pekerjaan. Markas. Ruang atau kamar kerja. komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do. of business and clerical works). 3. dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. perusahaan. fungsi (duty. 2. and duties). A. atau ruang tulis. Kewajiban. Jabatan (tenure of official position). kind help). function). pengolahan. Dari berbagai pengertian perkataan “kantoor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas. sebelum memahami manajemen perkantoran modern. sejak lebih dari dua puluh lima tahun yang lalu Prajudi (1976: 60) telah menjelaskan pengertian “kantor” yang bisa berarti: 1. penyimpanan dan 3 . government department. Sedang perkataan bahasa Inggris “office” bisa berarti: 1. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi. badan. Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters. manajemen perkantoran. perkantoran modern. 4. 5. Mengenai pengertiannya.BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN Setelah Anda mempelajari Bab II. Anda perlu memahami pengertian kantor. 6. 2. Tempat. Pengertian Kantor Dalam Bab II ini. gedung. pencatatan. work.

penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi. Manajemen Perkantoran Pada subbab A. kegiatan substansinya berlangsung di pabriknya di Cilegon. Kantor juga bisa dalam arti proses. alat-alat dan perlengkapan lain termasuk mebel. ini Anda akan mempelajari manajemen perkantoran. jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya administratif. kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatankegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. akan tetapi kalau seseorang menanyakan: “Departemen Dalam Negeri?”. tetapi kantornya bisa berada di Jakarta. Sebagai contoh. Kantor juga bisa dalam arti sarana. Apa yang disebut manajemen perkantoran? Sebagaimana pada istilah-istilah lain dalam Ilmu Sosial. pengolahan. Contoh lain misalnya. terhadap sesuatu istilah atau terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama. pengolahan. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. diorganisasikan.4 pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Sebagaimana kegiatan lainnya. penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi. 2. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai: 1. Akan tetapi dalam arti yang manapun. orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan. Jika Anda membuka Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) Anda dapat menjumpai bahwa perakantoran adalah hal yang berkaitan dengan kantor. Anda telah mempelajari pengertian kantor. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan. Dari uraian singkat di atas jelas bahwa pengertian kantor bisa dalam arti tempat. sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penanganan data/informasi. Sebelum Anda mempelajari manajemen perkantoran. sebaiknya Anda memahami terlebih dahulu apa yang diistilahkan perkantoran. PT. Demikian pula rumusan tentang manajemen . B. Di samping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas. ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. pencatatan. kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia. Garis miring(/) yang terdapat di antara perkataan data dan informasi berarti “dan”. ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. kegiatan-kegiatan perkantoran perlu direncanakan. bisa juga berarti “atau”. perlu diawasi serta dikendalikan sebaik-baiknya. Banten. Pada subbab B. digerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan. Krakatau Steel yang kegiatan utamanya bergerak dalam produksi baja. ini yang biasa disebut dalam arti statis. biaya serta tata laksana kerja. Kantor tersebut melaksanakan kegiatan-kegiatan perkantoran. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. pencatatan. bisa dibaca “dan atau”.

is the branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work. bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan). Perumusan William Spriegel & Ernest Davies “Office management is the over-all direction of clerical activities as distinguished such activities as transportation.” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. but also the the arise of functional control administratrive direction of most clerical and paperwork.” (Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran). and sales. not only the generally accepted service service functions. melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).” .5 perkantoran.” (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya. manufacturing. Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as a function. whenever and wherever that work is to be done.” (Manajemen perkantoran adalaah fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi). warehousing. The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli. Perumusan Hal Nourse “It seems to me that office management in the broader sense might embrance. Perumusan Edwin Robinson “Office management is concerned with the direction and supervision of office work. antara lain sebagai berikut: Perumusan Arthur Grager “Office management is the function of administering the communication and record service of an organization.

. secara ringkas menajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan. dan penyimpanan data yamg memiliki nilai tetap. controlling. mengawasi. serta lainlainnya. pengendalian. and retention. pergudangan dan penjualan). pengendalian. It deals with the life cycle of business information.” (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan. if of permanent value. Tata penyelenggaraan Pelaksanaan secara efisien Pengendalian. tetapi juga segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut. penggerakan. pengorganisasian. pengawasan dan pengarahan Perencanaan. mengorganisasikan (mengatur dan menyusun). kepabrikan. of destruction if obsolete. perlu Anda sadari bahwa cakupan kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran. 4. dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran. dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran. The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran. prosedur dan metode perkantoran. biaya perkantoran. mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk). serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. penyebaran. Dikatakannya : “Dengan demikian. Namun demikian. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”. Oleh karena itu. pengorganisasian. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan : 1. pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan. and organizing of office work. and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective. Perumusan George Terry “Office management can be defined as the planning. Dengan demikian manajemen perkantoran bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan. pemeliharaan.6 (Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitasaktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan. 2. antara lain misalnya mengenai pegawai kantor. 3. dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelengarakan secara tertib sesuatu hal. dan penggerakan. serta pemusnah data yang usang. Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli.

kecermatan. Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. efisien. menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebel yang tepat. produktif. Biaya sering merupakan salah satu pertimbangan dalam hal modernisiasi perkantoran. bahkan gedung pencakar langit. para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin. maka keputusan . Perkantoran modern juga sering digambarkkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan (computerized). Di satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap berikutnya. Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing. computer). Namun. Kantor modern juga mendayagunakan biaya. akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan. terutama di kota-kota kecil atau di daerah-daerah terpencil Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan dilakukan dengan sistem komputer. atau kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan. dan perlakuan manusiawi. menerapkan tata laksana yang demokratis. “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman” Dalam hal kantor. di lain pihak kenyataan masih banyak kantorkantor pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer. terutama dalam bidang komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F. khususnya keuntungan dalam hal kecepatan. keterhadalan. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik. efektif. profesional memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. maka sifat. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan. Namun. berkeadilan. 1991). tentu saya tidak harus mengembangkan ke arah modernisasi perkantoran dilakukan secara serentak atau simultan. yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer (Computer based system). Budiyanto. Namun. dari berbagai pertimbangan. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen.7 C. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data untuk disimpan. Oleh karena dalam hal modernisasi ini lebih sering dilakukan per modul (“modularity”). kantor modern perlu memperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan. Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu bangunan kantor yang megah.X. Apabila data tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan. keterkinian komunikasi dan pemrosesan data. sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran Modern Lalu apa yang disebut dengan perkantoran modern? Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”.

Sejalan pula dengan penjelasan di muka bahwa ada dua aspek yang tidak dapat dipisahkan yaitu organisasi dan manajemen.000 sistem di AS hanya dalam waktu sembilan jam pada pertengahan bulan Juli” (Harian Kompas. menyebar ke Asia dan Eropa dalam waktu satu malam. Dampak selanjutnya mudah Semakin modern suatu kantor. 20 September 2001. jika bicara mengenai manajemen perkantoran berarti juga bicara organisasi perkantoran dan kegiatan-kegiatannya. Ketika itu Code Red memakan korban 250.6 milyard dollar AS untuk membersihkannya. tetapi dia mengingatkan “…… kerusakan yang dibuat Ninda bakal “lebih hebat” dibanding Code Red yang telah memakan dana 2. bulan Juli 2001 dunia dilanda virus “Code Red”. Meskipun demikian. Bush bisa juga . kiranya perlu pula diingatkan bahwa pola pikir Amerika tidak membedakan istilah administrasi dan manajemen. Contoh mutakhir. dan sekaligus sebagai tujuan dari seluruh kegiatan perkantoran. prosedur dan tata kerja untuk menyelenggarakannya. 2) memberitakan: “Hari Rabu (19/9). semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses. peralatan dan perlengkapan. serta sistem. semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya Akan tetapi sebaliknya. 2) Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran modern. Hanya berselang dua bulan setelah serangan virus “Code Red”. Jelas pula bahwa dalam penanganan data/informasi diperlukan bangunan dan ruangan. Virus komputer Ninda yang merupakan kebalikan dari “admin”. muncul pertama kali di Amerika Serikat (AS) Selasa 18 September 2001. Para ahli keamanan data net mengkhawatirkan potensi virus Ninda ini. sifat dan cakupan kegiatannya semakin mengglobal. sebuah infeksi serupa menyebar ke seluruh dunia. Kedua istilah ini digunakan silih berganti. Sehubungan dengan itu. misalnya administrasi pemerintahan Presiden George W. Kamis 20 September 2001 hlm. data/informasi merupakan sasaran utama. hlm. manusia atau penanganan menyelenggarakan kegiatan. dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi.8 akan terganggu. yaitu virus komputer “Ninda”. diperkirakan. ribuan bisnis Eropa mengawali harinya dengan komputer yang telah terinfeksi Ninda menyebar lewat e-mail yang terinfeksi. Meskipun Jaksa Agung AS John Ashcroft melihat tidak ada tanda-tanda adanya hubungan di antara virus internet dan serangan itu. Harian Kompas (Kamis. setelah dunia diguncang oleh serangan atas gedung World Trade Center dan Pentagon di AS tanggal 11 September 2001. atau keputusan tidak sempurna.

Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut di atas berarti apabila dilihat unsur-unsurnya organisasi mengandung unsur-unsur: 1. Akan tetapi tugas-tugas penunjangnya. 3. Tugastugas dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar. 4. Kerjasama. yaitu a) sebagai kelompok orang yang bekerja sama dan b) sebagai wadah dari kerja sama tersebut. untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas tugas pokok apapun. bahwa dua aspek yaitu organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Tujuan. organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Untuk mengetahui kedudukan dan peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi perlu lebih dahulu diketahui tentang organisasi. tergantung pada tujuan apa semula organisasi itu didirikan. Sebagai kelompok orang yang bekerja sama sifatnya dinamis. Oleh karena tugas atau kegiatan pokok ini secara langsung mengenai tujuan organisiasi. Sama-sama departemen tetapi tugas pokok Departemen Perindustrian dan Perdagangan lain dengan tugas pokok Departemen Dalam Negeri dan seterusnya. Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang organisasi. maka tugas pokok organisaisi yang satu akan berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain. sedangkan sebagai wadah sifatnya relatif statis. Sebagai contoh. dapat dikatakan sama. Tugas pokok DLLAJ lain dengan tugas pokok Dinas Pariwisata.9 disebut manajemen pemerintahan Presiden George W. yaitu tugas atau kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang. Susunan hierarkhi. Keterikatan formal. Yang dimaksud dengan tugas penunjang adalah . 2. 5. Bush. Administrasi Perkantoran (Office Administration) atau juga disebut Manajemen Perkantoran (Office Management). Kelompok orang. Tugas pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dan organisasi yang lain. antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terikat secara formal dalam suatu susunan hierarkhis. Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan. Organisasi apa pun dapat ditinjau sedikitnya dari dua sudut. tugas suatu Rumah Sakit Umum Daerah lain dengan tugas pokok Dinas Lalu Lintas Jalan (DLLAJ). Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Telah dijelaskan di atas.

dan tergantung pada kebutuhan bisa bertambah terus. melayani. Kegiatan-kegiatan lainnya yang bisa dimasukkan dalam kegiatan penunjang misalnya dalam suatu departemen antara lain perencanaan.10 tugas-tugas yang bersifat membantu. D. bertindak. standar dan tataletak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif. Tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan penunjang ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penanganan kepegawaian. dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan Prinsip 3 dan 4 Lebih jauh. dan oleh siapa harus dikerjakan Prinsip 2 Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk. organisiasi dan tata laksana (ORTALA) atau organisasi dan metoda (O&M). Fayol (dalam Komarruddin. penanganan masalah-masalah hukum. metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran. data/informasi. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas. dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. kapan. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. bagaimana. praktik penyimpanan arsip. mengatakan bahwa Leffingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor. Prinsipprinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan. Keeling. et. Prinsip 1 Manajer kantor harus dapat merencanakan pekerjaan apa. All (1978) dalam bukunya Administrative Office Management. Koontz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel. . di mana. adalah seorang pengganggas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Leffingwell. manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upayaupaya semua pegawai. tidak mutlak. keuangan. hubungan masyarakat. tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir. 1981) menekankan bahwa penggunaan kata “prinsip” bukan hukum-hukum abadi. prosedur dan sistem operasi yang tepat. memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas pimpinan. material. mesin-mesin. dengan mengacu pada William H.

4. 3. Jadwal Pekerjaan harus dijadwal. Imbalan Jika pekerjaan Anda diselesaikan 1. Pekerjaan apa yang harus dikerjakan. memotivasi. Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu Tentukan Selaraskan dengan jadwal-jadwal lain. 5. Tabel 2. 5. 2. LIMA PRINSIP KERJA EFEKTIF LEFFINGWELL 1. 3. mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhdap organisiasi pada tingkat yang optimal. oleh organisasi lain. . Anda harus tahu : _______ 2. 4. Pelaksanaan Pekerjaan _______ harus dilaksanakan 1. 3. Anda seharusnya diberi 2. 4. Ukuran Pekerjaan yang dilaksanakan harus 1. Bagaimana pekerjaan dikerjakan. Perencanaan Untuk merencanakan Secara benar. melatih. 5. harus di ________ 2. Kondisi kerja yang baik Kesehatan Kebahagiaan Pengembangan diri Uang Sesuai dengan potensi Anda. 4. Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan.11 Prinsip 5 Paling penting adala manajer kantor menyeleksi. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini. 1. diukur __________ 2. walaupun sulit. 4. menjadi efektif. 2.1. 4. Laksanakan. imbalan ______________ 3. 3. Berdasarkan pada catatan-catatan yang lalu. 5. 5. 3. Kapan pekerjaan dikerjakan Di mana pekerjaan dikerjakan. secara efektif. Berdasarkan kuantitas Berdasarkan kualitas Secara terampil Secara teliti Secara cepat Tanpa upaya yang tidak perlu. Suatu jadwal 1. Mungkinkan diselesaikan Pelihara secara kaku.

dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan. dan perencanaan perbaikan formulir kantor. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja. berkeadilan serta manusiawi Prinsip-prinsip kerja efektif Leffingwell dalam perkantoran modern mencakup perencanaan. menyusun organisasi. dan menerapkan tata laksana yang demokratis. efisien. penetapan jadwal pemusnahan arsip. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan. efektif. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana. Kantor modern juga mendayagunakan biaya. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan. 5. 3. bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembaangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai. 6. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan dipergunakan apabila hasilnya ekonomis otomatis hendaknya 2. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya. Kesadaran kerja. pelaksanaan. cara berpikir dan bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Hal ini termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien. 9. 7. dan panduan perintah. 4. profesional serta memiliki sikap. . para pegawai yang disiplin. penjadwalan. penggunaan alat dan perlengkapan termasuk mebel yang tepat.12 Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut: 1. produktif. pengukuran dan imbalan terhadap pekerjaan. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir). Pengertian perkantoran modern dapat ditengarai adanya bangunan dan tata ruang yang baik. 8. keterlambatan. program Diklat. perbaikan sistem penelusuran arsip. nasihat kepegawaian. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Komaruddin menyusun sembilan prinsip kerja efektif dalam perkantoran modern. dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan.

pengertian manajemen perkantoran dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan perencanaan. prosedur dan metodenya serta informasi yang berkaitan. Jelaskan pengertian perkantoran modern! Berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran modern! Jelaskan secara singkat pengertian organisasi dan unsur-unsur apa yang yang terdapat dalam organisasi! Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi! Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan dalam perkantoran modern! Uraikan secara singkat prinsip-prinsip manajemen perkantoran! Rangkumman 1.13 E. pengorganisasian. F. . Oleh karena secara langsung mengenai tujuan organisiasi. Kegiatan pokok adalah kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. maka kegiatan pokok organisasi yang satu akan berbeda dengan kegiatan pokok organisasi yang lain kalau memang kedua organisasi itu mempunyai tujuan yang berbeda. yaitu kegiatan pokok dan kegiatan penunjang. Latihan Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini secara singkat namun jelas. 1. 5. 2. 3. organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Pengertian manajemen perkantoran beraneka ragam. termasuk keuangan. Setiap organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu. Kegiatan-kegiatan organisasi dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar. penggerakan serta pengawasan dan pengendalian pekerjaan perkantoran. Akan tetapi. Salah satu kegiatan penunjang ini adalah kegiatan penanganan data/informasi. Secara substansional jelas yang di “manage” adalah seluruh unsur pekantoran. Jelaskan pengertian kantor. 4. Namun pengertian apapun yang diberikan. sistem. dan kegiatan penunjang disebut kegiatan fasilitatif. kegiatan penunjang untuk organisasi dengan tujuan apapun dapat dikatakan seragam. 6. 7. 2. Untuk mencapai tujuan tersebut. Kegiatan penanganan data/informasi disebut kegiatan perkantoran. Kegiatan pokok sering disebut kegiatan substantif. 3.

yaitu data dan informasi. Sementara itu. actions. yakni sekelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah. Gordon menyatakan bahwa information is data that has been processed into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current or prospective decisions (informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan mempunyai/memiliki nilai nyata dalam keputusan. peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengertian untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan. dan pelaksanaan pekerjaan perkantoran modern. Bentuknya adalah huruf. Sementara itu Gordon (1985) mendefinisikan data sebagai the raw material for information defined as groups of non-random symbols which represents quntities. dinyatakan bahwa data adalah fact or figure from which conclutions can be inferred (fakta-fakta/gambar . Sebelum membahas tentang pelaksanaan perkantoran modern. Informasi Lucas mendefinisikkan informasi sebagai some tangible or intangible entity which reduces uncertainty about a future state or event.BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab III. 14 . baik sekarakang/saat ini maupun yang akan datang). sesuatu. A. (data adalah bahan mentah/bahan baku informasi. dan sebagainya). pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Anda perlu memahami lebih dahulu dua konsep yang berhubungan. angka simbol/lambang-lambang khusus dan sebagainya. Berikut akan kita bahas tentang informasi. selanjutnya dalam Bab III Anda akan pempelajari pelaksanaan perkantoran modern. data dan informasi. Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian data. statistik. things.bisa tabel. grafik. tindakan. 1.dari mana kesimpulan dapat ditarik). Data dan Informasi Anda telah mempelajari tentang pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern dalam Bab II. informasi. etc. Data The Liang Gie (1976) menyatakan bahwa data adalah hal. Dalam Webster’s New World Dictionary. 2. Data adalah ibarat bahan baku yang setelah diolah (diubah) menjadi informasi.

d. baik waktu maupun isinya. Tujuan penerima. hubungan yang diperlukan. b. f. Bentuk (efektifitas. Dalam kaitan ini. dengan efek terhadap perilaku seseorang. Dari sekian banyak definisi kiranya dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan keputusan.15 Buch dan Stater menyatakan bahwa information is the aggregation or processing of data to provide knowledge or intelligence (informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data guna memberikan pengetahuan dan kepandaian. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data. the earliest decision is today’s. di mana ‘the earliest data are yesterday’s. kecenderungnan) dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen). Bagaimana pendapat Anda? Kita harus ingat bahwa pertama. terdapat selang waktu. and the earliest outcome is tomorrow’s. c. maka tetap menjadi data. Data atau informasi? Dari mana kita dapat melihatnya? Bukankah temperatur yang disiarkan itu hasil dari pengolahan bahkan dengan alat bantu tertentu? Kapan ia mulai berlaku menjadi informasi? Biasanya mulai pada tanggal dan jam tertentu. 3. Kalau kita mengacu pada pengertian bahwa informasi sebagai data yang telah diolah. sudah sesuai dengan tujuan. Jika tidak. Selang waktu (time lag) karena data berasal dari waktu yang . Sementara itu. e. Jelas bahwa keadaan yang demikian. Perilaku yang bagaimana yang terpengruh oleh data? Perlu ditekankan di sini bahwa perilaku yang dimaksud adalah perilaku dalam pengambilan keputusan. Terry (1962) menyatakan bahwa information is meaningful data that conveys usable knowledge (informmasi adalah data yang mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang bermanfaat). data dan informasi dalam bentuk pengambilan keputusan adalah incomplete (tidak lengkap). ada selang waktu antara pemberitahuan data dan masa mulai berlakunya data itu. Waktu. sudah tepat sasaran. yaitu untuk mengambil keputusan. Pertanyaannya adalah kapan pengaruh itu akan berlaku? Misalnya perkiraan cuaca yang disiarkan setelah dunia dalam berita TVRI. Semantik. Ruang dan tempat. yaitu hubungnan antara kata dan arti yang diinginkan. data hanya akan menjadi informasi kalau mengandung arti. Data dan Informasi Data hanya akan menjadi informasi apabila ia mempengaruhi perilaku seseorang. dalam arti menggerakkan orang untuk berperilaku sesuai dengan maksud dan tujuan disampaikannya data itu. George R. Berguna tidaknya informasi tergantung pada: a. apakah sudah jelas. dan kedua. Jadi.

Selain menerima informasi yang masuk seperti itu. panggilan telepon. maka informasi tidak pernah dan tidak akan pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Apa yang dipersyaratkan pengambil keputusan adalah proyeksi kinerja yang akan datang. Merekam informasi Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. lingkungnan. dan laporan berbagai kegiatan organisasi. 3. rekaman stok. tetapi hanya beberapa menyebabkan berapapun banyaknya informasi. perhitungan harus dibuat. laporan keuangnan. sedang isinya. B. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil negosiasi. Seorang pengambil keputusan tidak hanya akan mempertimbangkan keputusan yang akan diambilnya berdasarkan data yang ada di hadapanannya. pesanan. dan sebagainya misalnya korespondensi. keterampilan dan pengalamannya akan turut berperan besar. kegiatan. faktur. pengetahuan. latar belakang pendidikan. feeling. 2. pesan. Menerima informasi Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah surat. faktur. Kantor bertanggung jawab untuk memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen. Data dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda. tetapi juga adalah intuisi. 1. bahkan biasanya hal itu sangat dominan. O. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern G.16 lalu dan masa berlakunya kemudian. tetapi di samping itu. sehingga fungsi kantor sebagai pusat informasi yang melaksanakan pekerjaan seperti diuraikan di bawah ini. dan hasil analisis lainnya. adalah suatu fungsi yang paling penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang . rekaman harus disimpan hanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian organisasi. transaksi. kantor pun memperoleh informasi. Contohnya : dokter. yakni bahan baku/bahan mentah tidak akan mencakup setiap karakteristik fenomena yang muncul. Definisi luas ini dapat diperjelas. pengemudi. Standingford (1990) mendefiniskan tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. manajer. Mengatur Informasi Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum. manajemen. bahkan para menteri sekali pun. Mills.

dan informasi dapat diberikan secara liisan atau secara tertulis. Latihan Jawablah soal di bawah ini secara singkat namun jelas.17 terlatih dengan baik. dan pekerjaan apa saja yang dilaksanakan? D. serta melindungi aset kantor. Sebagian informasi yang didistribusikan bersifat rutin. mengatur. misalnya instruksi. Berikan batasan tentang data! Berikan definisi informasi! Apa perbedaan antara data dan informasi! Jelaskan bahwa kantor sebagai pusat informasi. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman yang vital. . memberi kepada pihak-pihak yang membutuhkannya. Melindungi Aset Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima. mengatur dan memberi informasi saja. merekam. 2. mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank. 1. merekam. sebagian lagi bersifat khusus. C. Memberi informasi Jika manajemen meminta. kantor membagikan informasi dari rekamannya. anggaran dan lain sebagainya. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan. Sedangkan kegiatan kantor ialah sebagai pusat informasi sejak menerima. 4. laporan perkembangan. 4. 3. Rangkuman Dapat dibedakan antara data dan informasi. 5.

baik secara lisan maupun secara tertulis. Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi. Cara-cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada. Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Pengertian Korespondensi Dan Surat Dalam kehidupan sehari-hari Anda bergaul dengan sesama Anda. Berbagai perusahaan akan saling mengisi dan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain dan sebagainya. Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan. Selanjutnya. salah satunya adalah surat. radio. Sarana komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti yang digambarkan di atas terdiri atas beberapa macam. manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi. Anda bergaul dengan pegawai yang lain dan dengan pemimpin Anda. Anda dapat memberikan batasan korespondensi dan surat. syarat-syarat surat yang baik. lambang. dan bagian-bagian surat. dan menulis sepucuk surat dinas. gambar. dengan ketua RW. menerapkan bahasa dalam menulis surat dinas. isyarat atau tanda-tanda lain. menjelaskan tujuan umum surat. Dalam kedudukannya sebagai anggota suatu keluarga. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi. Anda akan bergaul dengan tetangga Anda. Pemberian informasi melalui telepon. syarat dasar bagi penulis surat. Dalam pergaulan seperti disebutkan di atas. langkah-langkah teknis penulisan surat. Anda akan bergaul dengan saudara-saudara dan kedua orang tua Anda. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat.BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab IV ini. gaya surat. Selanjutnya akan diuraikan tentang pengertian korespondensi dan surat. dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Dalam kedudukan Anda sebagai pegawai suatu instansi. Demikian pula. fungsi surat dinas. lurah dan sebagainya. tulisan. dan melalui telelvisi masih tergolong ke dalam pemberian informasi secara lisan. 18 . suatu instansi atau departemen akan berkomunikaksi dengan instansi atau departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. dengan ketua RT. informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas. A.

instansi. Dengan kata lain. surat tidak selalu tertulis di kertas. karena masing-masing pengertian itu akan saling melengkapi. instansi. Istilah “paperless” di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali. Zaenal Arifin (1996:. Oleh karena itu. E. Fungsi Surat Dinas Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. atau organisasi). Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses “paperless”. Tujuan Umum Surat Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat sampai ke penerima. 2. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan.19 Dari uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan apa yang disebut dengan surat. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut : 1. Rumusan lain misalnya. . tujuan umum setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya. Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai. atau organisasi) kepada pihak lain (orang. B. misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang lain atau pihak lain. surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. C. Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang. Bila dikehendaki oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.2) memberi batasan : surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang. dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi siapapun yang mendalami korespondensi. Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja masih banyak. surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi.

Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan. Surat dinas. . terutama surat-surat perjanjian. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih. Syarat-Syarat Surat Yang Baik Bila Anda menulis sepucuk surat. tidak menyinggung perasaan si penerima. dan dapat berfungsi baik secara umum maupun secara khusus seperti tersebut di atas. serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. hendaknya memenuhi syarat-syarat surat yang baik. seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi. 3. tidak terlalu panjang. padat. Pengetahuan tentang teknik korespondensi. Selanjutnya. 5. Tentu saja akan lebih menguntungkan apabila penulis surat dalam hal-hal tertentu. Selain itu surat harus bersih dan necis. Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. terutama bahasa tulisan. 4. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik. Bahasa surat dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima. harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan. surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. mempunyai pengetahuan tentang pandangan atau pola pikir dari pembacanya. adab. D. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca. Khusus untuk surat-surat dinas. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat Untuk dapat membuat surat yang bisa digolongkan sebagai surat yang baik. serta memakai bahasa yang jelas. yang selanjutnya sebagai bukti sejarah. seperti surat keputusan atau surat instruksi. Apa lagi bila Anda menulis surat dinas. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas dalam surat. dan harus ada keseragaman pola bentuk. dan takzim. surat yang singkat merupakan suatu keuntungan. Sebaliknya. dinyatakan secara tegas. Penguasaan bahasa. Surat dinas sebagai pedoman kerja. 4. penulis surat perlu memiliki kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut: 1. Kemudian bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal. 2.20 3. sebaiknya menggunakan format yang menarik. 5. seperti subjek dan predikat. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. sebagai sarana komunikasi tertulis. yuridis dan administratif. E.

bagian tubuh dan kaki surat. tertinggal atau lalai tidak termuat dalam surat yang ditulisnya.21 F. Alamat dalam. Kalimat pembuka. 3. Masing-masing bagian itu terdiri atas subbagiansubbagian. dalam modul ini disebutkan secara langsung bagian-bagian surat ini dengan rinci sebagai berikut: 1. Yang dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. Anda tentu telah memahami bahwa surat terdiri atas bagian-bagian surat. Sifat surat. Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan bahwa komunikasi melalui surat adalah yang paling tepat. 8. 9. Untuk memudahkan. 2. seseorang semakin terbiasa dengan langkah-langkah tersebut di atas. Perkiraan tentang pembaca. Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang ditulis mengandung informasi yang relatif sama berulang kali. Lampiran. Tanggal surat. Salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala. Pengumpulan data/informasi. Sebaliknya. 3. Bagian-Bagian Surat Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah formatnya. Semakin sering menulis surat. 7. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi adanya informasi yang terlewat. 5. Nomor surat. maka langkah teknis yang berikutnya adalah: 1. Kalimat penutup. 10. Isi surat. tentu penulis surat juga tidak menghendaki di dalam suratnya termuat informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan. 4. Penyelesaian. Kepala surat. 6. bahkan tidak terasa lagi melalui langkah-langkah itu. 2. 5. Hal atau perihal. G. Penyusunan draft atau konsep. Penegasan tujuan pokok penulisan surat. 4. biasanya dibuat formulir atau surat isian. Berbagai cara pembagian untuk menyebutkan bagian-bagian surat ini. .

4.22 11. Pengaturan dan penentuan tentang penggunaan bagian-bagian surat serta teknik pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan pimpinan organisasi yang bersangkutan. 5. Penggunaan dan teknik pengetikannya diatur dan ditentukan oleh masing-masing organisasi. Untuk instansi pemerintah. Initial. Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masing-masing. 72 Tahun 2003. Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style) Format Balok yang diubah (Modified Block Style) Format setengah Balok (Semi Block Style) Format Sederhana (Simplified) Format Inden atau Bentuk Lekuk (Indented Style) Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf) Beberapa pola bentuk tersebut di atas dapat disimak di halaman berikut: . 13. 72 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. Untuk instansi-instansi pemerintah. dan digunakan sebagai pedoman. pedoman umum tentang penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ini dimuat dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas. 3. Bentuk atau “style” surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh organisasi yang bersangkutan. Di atas telah disebutkan bahwa penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ditentukan oleh masing-masing organisasi. Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi pemerintah sebagaimana dicantumkan dalam keputusan MENPAN No. di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal bentuk-bentuk surat: 1. 6. 14. Penempatan bagian-bagian surat itu termuat dalam format tertentu membuat perbedaan-perbedaan bentuk surat yang biasa disebut juga dengan istilah “style”. 2. Tembusan. Nama dan NIP penanda tangan. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan oleh seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang bersangkutan. bentuk surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No. Nama jabatan 12.

1.23 Gambar 4. Format Surat Full Block Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---./ ----------------------- . ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------.

Format Modified Block Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------. ------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------.24 Gambar 4.2./ ----------------------- .

25 Gambar 4. ------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------. 3. Format Surat Semi Block Kepala Surat ---. ----------------------------------------------------------------------- ------------------- ./ -------------------------------------------------------------------------------.

/ ----------------------- ..26 Gambar 4. Format Simplified Kepala Surat ----------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------..------------- ---.4.

27 Gambar 4./ ---- . Format Surat Resmi I Kepala Surat ---------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.5. ------------------------------ ---------------------.

6. Format Surat Resmi II Kepala Surat ---------------- ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------. ----------------------------------------------------------------------------------./ ---- .28 Gambar 4.

Format Surat Bentuk Resmi (KEPMENPAN 72/2003) Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------.7.----------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ --------------------------------.29 Gambar 4. --------------------------------- ------------------------------ ------------------- .

30 Gambar 4.8. Format Surat Menggantung (Hanging Paragraph) Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------ ------------------------------- .

Penyusunan Paragraf Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam surat hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh penerima surat. singkat. dan penyusunan paragraf. penulisan paragraf pembuka. dan penulisan tembusan surat. hendaknya menggunakan bahasa yang benar. di samping mengemukakan fungsi bagaian-bagian tersebut. ketika Anda mempelajari bagian-bagian surat. Penyusunan Kalimat Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif. dalam bagian isi surat tercantum pesan penulis yang ingin disampaikan kepada penerima surat. pemakaian ejaan yang disempurnakan. Dalam Subbab H ini akan dibicarakan bagaimana penggunaan bahasa yang benar dalam bagian isi surat. 1. Dengan kata lain. Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas Sebenarnya. penyusunan kalimat. penulisian alamat surat. dan enak dibaca. paragraf dikatakan memiliki . yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan. beberapa gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam sebuah paragraf yang sama. penanda tangan surat. Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat. Anda perlu juga mempelajari bagaimana penulisan bagian-bagian itu dengan menggunakan bahasa yang benar. sebagai salah satu jenis karangan tertulis. Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. Namun. yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa. tidak berarti bahwa unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan. Pembicaraan kaidah komposisi yang bertalian dengan surat-menyurat mencakupi pemilihan kata. surat. Agar pesan yang terdapat dalam surat itu komunikatif dan mudah dipahami oleh penerimanya. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh. Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf itu betul-betul hanya berbicara satu masalah. Sebaliknya. lampiran. Selanjutnya. sesuai dengan kaidah komposisi atau kaidah karang-mengarang. kalimat yang enak dibaca adalah yang sopan dan simpatik. 2. bagaimana penulisan tanggal surat. tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca. Kemudian. penulisan paragraf penutup. Berikut akan dibahas satu persatu. misalnya. bagaimana penulisan nomor. dan hal surat. bagaimana penulisan kepala surat yang benar. gagasan yang sama tidak dituangkan dalam beberapa paragraf. Seperti Anda ketahui dan sadari. Selanjutnya.31 H. kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit.

Oleh sebab itu. 1. yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil. ini. Hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan. dan oleh sebab itu. seperti selanjutnya. yaitu tertukarnya hasil penelitian yang dipesan dengan hasil penelitian yang tidak dipesan. seperti itu. bersama ini saya kembalikan laporan hasil penelitian yang tidak saya butuhkan. yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. 2. Latihan Kerjakan latihan dibawah ini dengan sungguh-sungguh. Laporan Hasil penelitian itu tertukar. Walaupun dalam papragraf ini terdapat pernyataan tentang adanya kekeliruan pengiriman. yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil. Di samping itu. Laporan hasil penelitian yang Bapak kirim telah saya terima dengan baik. dan tersebut. Di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. yakni tentang kiriman buku tentang hasil penelitian. agar kalimat-kalimat itu saling berkaitan. yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. Mungkin laporan hasil penelitian itu tertukar ketika staf Bapak mengepaknya. dan saya mohon Bapak segera mengirimkan laporan yang saya pesan. sebagai berikut. Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu paragraf. nya. semua kalimat harus disusun dalam satu paragraf. Berikan batasan korespondensi dan surat! Apa saja tujuan umum surat? . I. atau diikat dengan pengulangan kata yang dipentingkan Marilah kita bandingkan paragraf yang tidak memiliki syarat kesatuan dan kepaduan dengan paragraf yang memiliki dua syarat dengan baik. namun. hendaklah digunakan pengait paragraf. selain itu. Namun. Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf. Paragraf ini hanya berisi satu gagasan. hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman tersebut. Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya terima dengan baik. Jadi. pernyataan-pernyataan tersebut hanyalah merupakan kalimat penjelas yang memperterang kalimat utama. Bersama ini saya kembalikan Laporan Hasil Penelitian yang tidak saya butuhkan. Sebaliknya. sebaliknya. dan saling berkaitan. di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. diikat dengan kata ganti.32 kepaduan jika kalimat-kalimat yang Anda susun saling berhubungan.

baik dalam teknik penulisan. yaitu full block. style. 4. 4. paragraf dan penggunaan tanda-tanda baca. 2. gaya. simplified. penulis surat harus memenuhi syarat. 3. style dalam menulis surat. 5. J. Adapun tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. Dalam menulis surat terdapat berbagai macam pilihan format. Berbagai macam format. maupun dalam langkah-langkah dalam menulis surat. Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas! Uraikan surat-surat yang baik! Jelaskan syarat dasar bagi penulis surat! Uraikan langkah-langkah teknis penulisan surat! Buat sepucuk surat dinas dari instansi Anda yang ditujukan ke instansi lain! Rangkuman 1. Anda dalam menulis surat jangan lupa menggunakan bahasa yang benar. 7. baik dalam menyusun kalimat. . idented dan hanging paragraph. Jadi surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi Oleh karena itu. semi block. manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi baik secara lisan maupun secara tertulis. 6. gaya. Pemberian informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak dapat berhadaphadapan dengan penerima informasi. Kegiatan tersebut disebut korespondensi dan berkomunikasi dengan surat. Dalam kehidupan dan pergaulan sehari-hari. modified block.33 3.

karena organisasi/perusahaan tersebut tidak mengakui adanya kenyataan tersebut. dalam Webster’s New Worls Dictionary. lengkap. menyiapkan peralatan filing. Dapat dibayangkan bagaimana jadinya. A. handles correspondence. penggerakan. arsip tersebut fungsinya sangat penting bagi kelancaran kegiatan. Padahal. Di sisi lain. organisasi/perusahaan banyak dipuji keberhasilannya. Hal ini yang menjadi salah satu sebab perlunya sistem penyediaan dan penyimpanan informasi yang efektif. dan pengawasan. memberi batasan arsip. Peranannya semakin terasa penting dengan meningkatnya kebutuhan penyediaan informasi yang tepat waktu. sistem arsip. Banyak kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan tergantung pada filing. sekretaris mempunyai arti “one who keeps record. menjelaskan sistem penyimpanan arsip (filing). yang fungsinya mengelola informasi. Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang dalam suatu organisasi. Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu diperhatikan. tetapi jumlah yang pasti ada dalam file-nya.BAB V MANAJEMEN ARSIP DINAMIS Indikator keberhasilan: Setelah Anda mempelajari Bab V ini. sedang berbicara melalui pesawat telepon. dan akurat untuk kepentingan organisasi tersebut. etc for an organization or person” Dapat diartikan bahwa seorang sekretaris adalah seseorang yang bertanggung jawab atas 34 . baik organisasi pemerintah maupun swasta. dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. jika surat tersebut tidak dapat ditemukan oleh sekretaris tersebut. Seperti suatu pernyataan yang secara dramatis menjadi kenyataan. paling tidak untuk digunakan selama percakapan melalui telepon tersebut. Beberapa kata dilontarkan kepada sekretarisnya untuk menemukan surat tersebut. karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam melaksanakan fungsinya yaitu perencanaan. menyimpan dan menemukan arsip. Anda diharapkan dapat memberikan penjelasan bahwa organisasi tergantung filing. sementara ia melanjutkan terus percakapannya melaui pesawat telepon. pengorganisasian. dapat secara visualisasi diuraikan . Organisasi/perusahaan banyak mengalami kegagalan. yaitu jika seorang pimpinan yang sangat sibuk. dan tiba-tiba memerlukan informasi tentang sebuah kontrak yang datang beberapa hari yang lalu dalam suatu surat. cepat. Pada hal. sebab informasi yang penting serta merta tersedia pada saat dibutuhkan. karena menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasi dan pengambilan keputusan organisasi/perusahaan yang penting dapat dibuat dengan mudah dan cepat. Ia mengingat-ingat kembali bahwa perjanjian penawaran lebih dari 3 milyard rupiah. dan menjelaskan penyusutan arsip. Organisasi Tergantung Pada Filing “Sangat diperlukan” adalah kata yang cermat untuk menggambarkan fungsi filing baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta.

35

penanganan informasi bagi suatu organisasi seseorang.

secara keseluruhan atau untuk

Oleh karena suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahanbahan dengan aman, maka filing dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi” . Dan oleh karena orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filing merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi. Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi, maka seorang Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat tertentu agar dalam melaksanakan tugas filing dengan efisien dan efektif. Sifatsifat tersebut anatara lain :ketelitian, kerapihan, serta menguasi bidangnya. Mengingat hal tersebut, seorang Sekretaris harus mempunyai pengetahuan dasar filing, yaitu di mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan semua catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua catatan yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi suatu riwayat yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah, swasta atau pun profesional, besar atau kecil pasti perlu untuk menyimpan arsip untuk acuan di masa yang akan datang. Kenyataan penting mengenai produk; data statistik, informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak terbilang rincian lain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur filing yang sistematis. Arsip ini harus disimpan tidak hanya untuk disimpan dengan aman, tetapi juga harus dapat ditemukan dengan segera. Pentingnya filing dapat diilustrasikan oleh suatu studi di Amerika Serikat yang menunjukkan bahwa 43 persen organisasi/perusahaan yang arsipnya musnah oleh kebakaran atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk melakukan kegiatannya. Penyimpnan arsip harus dapat mencegah dari kehilangan adalah sangat penting, dan merupakan bagian dari proses filing. Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang khusus terhadap kebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap keadaan cuaca. Namun demikian, dalam semua kasus tersebut, semua arsip yang disimpan harus dicegah terhadap resiko salah menempatkan. Salah memfile arsip dapat menyebabkan kerugian organisasi/ perusahaan beratus-ratus ribu rupiah. Kesempatan untuk memperoleh keuntungan dapat saja lenyap, karena arsip tidak dapat ditemukan; penjualan besar tidak dapat diperoleh jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontrak tidak siap sedia. Waktu terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang disimpan secara tepat dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah.

36

B. Arsip Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 7 Tahun 1971). Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang. Tujuan penyimpanan arsip tersebut antara lain : 1. 2. Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu; Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil/kinerja di masa yang lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan datang; Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum.

3.

C. Sistem Arsip 1. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem kearsipan mempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu secara efisien. 2. Siklus Hidup Arsip Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup sebagai berikut: a. Tahap Penciptaan Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai media penyampai informasi, sebagai dasar perencanaan,

37

pengeorganisaisan, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya. Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan secara internal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti surat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh orang lain. Namun demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol dan dikendalikan berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan b. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filing) Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus). Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam penyelenggaran administrasi sehari-hari. c. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find. d. Tahap pemindahan Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal ini arsip dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor. e. Tahap pemusnahan Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin yang mahal. Kelima tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis arsip. Jika salah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara serius/tidak

2) Hilangnya arsip yang penting. seperti surat masuk. tagiahan. 4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip. filing dapat menjadi sesuatu kegiatan pencarian terhadap sesuatu yang tersembunyi . katalog. cara penyimpanan sampai dengan pemusnahan arsip. Definisi Filing Filing dapat diberikan definisi sebagai berikut: Filing adalah proses mengklasifikasi. mengatur. dan menyimpan arsip. maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif. Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain berupa: 1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan. dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan dalam pengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya menyangkut cara penyimpanan arsip. adalah suatu ungkapan klise. dan dengan suatu cara yang memungkinkan penemuan arsip dengan cepat. Organisasi yang sistematis harus mengkarateristikkan file tersebut. Kemudian. Materi yang akan disimpan dalam file berasal dari dua sumber : (1) arsip yang berasal dari luar organisasi/perusahaan. dan (2) arsip yang berasal dalam organisasi/ . Tanpa pengorganisasian yang cermat. yang tidak ada tempat lagi dalam dunia organisasi/perusahaan yang modern. arsip-arsip yang sama disimpan di beberpa lokasi/tempat penyimpanan. hanya arsip yang penting untuk kegiatan organisiasi/perusahaan yang efisien. dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar filing : menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman. yang paling tepat. kontrak. Apa yang lebih bermakna penting bahwa organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal. laporan. tergantung pada derajad efisiensi yang dicapai dalam kegiatan filing. tetapi mencakup hal-hal mulai dari penciptaan. agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. D. keputusan yang baik harus dilakukan dalam memilih arsip yang akan disimpan. atau arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih disimpan. 3) “Banjir arsip”. Tidak semua harus di-file. pernyataan. Pencarian materi yang disimpan secara tidak baik dan ceroboh dapat merupakan suatu pemborosan yang jumlahnya dapat mencapai beratus-ratus juta rupiah.38 efektif. Kegiatan dan perlengkapan filing memang cukup mahal. Untuk biaya memelihara filing pada tingkat minimal. “File to find”. Sistem Filing (Penyimpanan Arsip) 1. Dari uraian di atas.

Pegawai yang spesialis dalam filing menjadi orang yang penting dalam kegiatan dalam kantor. Metode lain berdasarkan pada nomor. Buku telepon adalah sebuah contoh salah satu dari dua konsep dasar mengatur arsip agar dengan mudah disimpan berdasarkan nama. File sering disimpan dalam lokasi sentral. Tidak hanya ia diharapkan untuk mengetahui bagaimana untuk menemukan . Kantor dan Filing Oleh karena arsip sangat penting dalam setiap organisasi/ perusahaan. arsip dapat lebih mudah dicari oleh berbagai macam bagian/bidang yang membutuhkan mereka untuk tujuan referensi/acuan.. fungsi filing menjadi lebih kompleks dan menuntut. Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan. terutama dalam organisasi/perusahaan yang lebih besar. kontrak. Lebih sering kemudian ia tidak bertanggung jawab dalam menyimpan file-file pribadi pegawai. sebab ada keuntungan-keuntungan tertentu. Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filing secara resmi. Anda sedang memilih informasi dalam suatu buku yang terorganinisir yang menerapkan prinsip-prinsip filing. Anda telah mulai mengenal konsep dasar filing. Sebuah . arsip tersebut mempunyai pengaruh dengan berbagai macam cara terhadap kegiatan setiap pegawai dalam organisasi/perusahaan tersebut. seperti surat keluar.” adalah permintaan yang biasanya diminta dari seorang Sekretaris. arsip tersebut dalam organisasi/perusahaan biasanya kopi karbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli. tanpa pemahaman tentang filing dan sistem filing akan menemui hambatan yang sangat besar pada dirinya sendiri. diperlukan untuk mengawasi file pegawai. tagihan dan semacamnya. Sering ia diminta untuk menciptakan sistem filing yang lengkap untuk organisasi/perusahaan atau untuk memahami sistem yang sudah ada. Seorang Sekretaris misalnya. laporan. dan manajemen arsip. 2. tentu saja. Materi/bahan dari luar organisasi/perusahaan biasanya kopi yang asli. filing adalah kegiatan purna waktu. Pekerjaan dalam kantor khususnya berkepentingan dengan arsip . teknik. Karena organisasi/perusahaan tumbuh. berikan saya selembar kopi surat yang kami tulis kepada Departemen Pekerjaan Umum tentang barang-barang marterial Gedung Perpustakaan yang baru. Setiap saat Anda mencari sebuah nama dalam Direktori Telepon. Dari lokasi sentral ini. atau sering kita kenal dengan buku telepon. dan pengetahuan Anda tentang abjad membantu Anda untuk menemukan suatu nama yang Anda inginkan. “Saudari Gaharani.menciptakannya dan kemudian menemukan dan menggunakannya. Nama-nama tersebut diatur secara alpabetis.39 perusahaan. Tidak ada seorangpun Sekretaris yang telah menyelesaikan Diklat Sekretaris tanpa pengetahuan yang mendalam tentang prosedur filing. tetapi juga diharapkan untuk menemukannya dengan cepat. Supervisor file.

Sistem Filing Sebagai kesimpulan. . misalnya surat-surat. dan yang paling banyak digunakan. Sistem abjad adalah sistem yang tertua. arsip kesehatan. Mengabjadkan Dengan tidak memperhatikan jenis arsip. departemen dan lembaga pemerintah nondepartemen. karena dasar pengaturan arsip berdasarkan abjad. Sistem ini langsung. hal-hal yang berkaitan dengan segi hukum dan masih banyak lagi yang lain. Susunan dalam sistem penataan berkas berdasarkan abjad dengan mengikuti urutan huruf latin a sampai z. dan c. 4) masalah. Melalui sistem abjad. Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem nomor/angka. Sistem Alphabetis Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain. nama instansi. perusahaan. sesederhana kita mengucapkan a. Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan filing . yaitu a. arsip dapat disimpan berdasarkan 1) nama . 5) kronologis. seperti nama orang. daftar alamat. alpabet adalah dasar dari semua sistem filing. 2) angka 3) nama tempat. langsung. 3. Arsip diklasifikasikan berdasarkan nama perusahaan. b. arsip-arsip ini dapat diberkaskan baik secara tunggal maupun berkelompok.40 contoh adalah suatu sistem filing di sebuah rumah sakit di mana arsip diminta berdasarkan nomor. Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan dalam mengindeks. nama orang. karena adanya prosesing melalui komputer. bahkan walaupun arsip disimpan berdasarkan nomor. arsip kepegawaian. tetapi dibutuhkan aturan yang standar dalam menangani berbagai jenis nama. nama tempat atau nama barang. Dinamakan sistem abjad. agar pelaksanaannya sistem abjad dapat berjalan dengan lancar. b. tetapi jenis-jenis arsip diklasifikasikan secara abjad . formulir-formulir. karena tidak menggunakan relatif indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika akan menyimpan dan menemukan selembar arsip. Namun demikian. laporan. maka harus dibakukan peraturan untuk diikuti oleh setiap pegawai dalam organisasi tersebut. sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat bilamana dibutuhkan. Manfaat utama adalah langsung dan sederhana. Seperti tyang akan diuraikan bahwa mengindeks ialah memilih judul (caption) di bawah mana arsip akan diberkaskan.

Dimyati diatur dalam urutan alpabetis yang benar. Dewayanti. Nama Sondang P. hanya orang yang melaksanakan benar-benar filing dapat menemukan arsip tersebut. Jelas. meskipun huruf yang pertama dalam masing-masing nama adalah sama. menentukan urutan yang sesuai kata-kata dalam kata tangkap itu.41 c. jika ditentukan bahwa suatu surat disimpan dalam file PT Semen Batu Raja. empat unit. dan e dalam Dewayanti mendahului i dalam Dimyati. mengakibatkan kekacauan. mencakup dua kegiatan pertama. sedangkan sistem kronologis kata tangkap ialah tanggal. yang berbeda dalam masing-masing nama. Dalam Bab ini akan dibicarakan beberapa saya yang dianggap penting. Kata Tangkap (Caption) dan Aturan Mengindeks Istilah mengindeks. dan kedua.dan (3) Siagian. . A mendahului C. yang digunakan dalam filing. huruf yang kedua. dalam sistem geografis. tiga unit. Chairuddin. kata tangkap adalah nama-nama subyek/masalah. memilih kata tangkap (Captions) di mana arsip harus difile. Nama Achmad. adalah urutan alpebetis yang benar. kata tangkap adalah nama-nama orang dan organisasi. dan C mendahului D. Perusahaan Batubara Bukit Asam. (2) P. dan Damayanti diatur dalam urutan alpabetis yang benar. Mengabjad adalah pengaturan nama-nama sesuai urutan alpabetis dari surat. keempat. Dan seterusnya. Nama instansi: Lembaga Administrasi Negara. Paling tidak. ada 20 standar aturan mengindeks yang digunakan. nama perusahaan adalah kata tangkap. untuk huruf yang ketiga. Dalam sistem subyek. Jika setiap orang yang melaksanakan filing membuat sendiri aturan. aturan standar harus diamati oleh setiap siapa saja dalam menyeleksi dan mengatur kata tangkap. Siagian teridiri dari tiga unit: (1) Sondang. Masing-masing bagian nama orang atau organisasi digunakan dalam mengindeks adalah suatu unit. 1) Istilah Mengindeks Dalam aturan mengindeks menggunkan dua istilah yang Anda harus memahami alphabet dan unit. dan kelima . karena dalam albabet. Dalam Sistem Abjad. huruf a dalam Darmanto mendahului e dalam Dewayanti. nama-nama tempat. Darmanto. Kata tangkap (Caption) adalah suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen /arsip untuk tujuan Filing.

Sistem Filing Subjek/Perihal Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad. huruf demi huruf. Unit yang ketiga dipertimbangkan hanya jika huruf pertama dan kedua sama. karena organisasi Anda melaksanakan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berkenaan dengan organisasi Anda. Perseroan Terbatas Masih banyak aturan yang lain. dan nama tengah. Di samping itu ada pula nama bukan nama orang. Nama Instansi/Perusahaan Nama perusahaan instansi lembaga yang menggunakan nama orang disusun dalam urutan sama seperti pada waktu mengindeks nama perorangan yang lengkap. Contoh : Risson P. kedua. Lisa. Nama orang Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama orang dalam urutan ini: nama keluarga. marga. . wanita yang sudah menikah dan lain sebagainya. Contoh : Adnan Buyung Nasution & Ass ¨ Nasution. pertama. Unit kedua dipertimbangkan hanya jika unit pertama sama.yang ketiga. SE ¨ Nurena. Risson. Buyung (&). marga atau nama akhir . marga Suatu nama yang menggunakan nama keluarga. maka nama marga sebagai urutan pertama. P. kalau ada . PUSRI Jakarta ¨ PUSRI. maka Anda dapat menerapkan filing sistem subyek dalam menyimpan arsip-arsipnya.42 2) Aturan Mengindeks Urutan Alpabetis Nama-nama diurutkan abjad dengan membandingkan unit pertama dalam setiap nama. Jakarta. Adnan. yang tidak sempat dibahas di sini. Associates PT. misalnya nama orang yang bergelar. mempunyai nama suci. dan sebagainya. Sihotang ¨ Sihotang. nama pertama. Contoh : Lisa Nurena. SE Nama yang menggunakan nama keluarga. d.

dan seterusnya. e. surat-surat dari dan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia akan disimpan pada map bernomor 2000. Anda harus menentukan terlebih dahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap hari. Sistem Filing Nomor (Numeric) Sistem filing surat/arsip berdasarkan pada kode nomor sebagai pengganti nama orang atau instansi. Masalah-masalah tersebut kemudian dikelompokkan menjadi satu subyek. Demikian seterusnya. semua pokok masalah dijadikan subyek. Pada prinsipnya. sub-subsubyek “kenaikan pangkat golongan II”. Seandainya di kemudian hari Anda memperkirakan bahwa masalah-masalah berkembang. maka Anda dapat mengembangkan masalah-masalah yang dijadikan subsubyek itu menjadi sub-subsubyek. sistem penyimpanan surat/arsip sama dengan sistem abjad. . masalah-masalah yang berkenaan dengan keuangan keuangan dikelompokkan dalam satu subyek “keuangan”. Keuangan a) Gaji b) Hadiah Lembaran c) Lembur d) dsb. dan semua masalah yang berkenaan dengan pokok masalah dijadikan subsubyek. tidak diubah. Selanjutnya. hanya saja nama-nama orang atau instansi diganti dengan kode nomor. Misalnya. masalah--masalah itu dijadikan subyek dari pokok masalah (subjek) misalnya: Kepegawaian a) b) c) d) Cuti Kenaikan pangkat Lamaran dsb. masalah yang berkenaan dengan kepegawaian dikelompokkan dalam satu subyek di bawah “kepegawaian”. Nomor tersebut akan berlaku selamanya. atau Kartu Nama Nilasari diberi nomor 27451. sehingga disebut sistem nomor (numeric filing system). Misalnya.43 Untuk menerapkan sistem subyek ini. misalnya untuk subsubyek “kenaikan pangkat” dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi sub-subsubyek “Kenaikan pangkat golongan I”.

Pengunaan map campuran ini bertujuan untuk menghemat pemakaian map. Oleh karena itu. bahkan uang. asuransi. hanya karena sistem nomor tidak diterapkan secara benar. baik dari segi waktu. yaitu kartu kecil yang memuat nomor dan nama nasabah. pasti akan lebih ingat namanya dasripada nomor Tabanas atau nomor pasien Rumah Sakit. Dalam filing sistem nomor ada tiga unsur. atau pasien yang dalam penyusunannya berdasarkan urut abjad. Namun demikian. puskesmas. indeks.ah sudah mencapai lima surat akan dipindah ke dalam map perorangan. dan lain-lain. Surat masuk dan keluar dari dan kepada koresponden yang belum lebih dari dari lima akan dicampur menjadi satu dengan surat-surat yang berasal dari koresponden lain di dalam satu file. masih banyak juga instansi yang menerapkan sistem filing nomor hanya beranggapan bahwa sistem nomor lebih mudah dibandingkan dengan sistem abjad. Karena itu. bank. seperti di rumah sakit. lain dengan sistem abjad disebut sistem filing langsung (direct filing system). untuk mengingat kode nomornya digunakan alat bantu yang disebut dengan indeks. dan buku nomor dapat berupa buku register/buku induk/buku besar. pasien sebuah Puskesmas atau Trumah Sakit. Tetapi. Sehingga yang dilayani dapat dirugikan. File ini disebut file campuran. hal ini akan menimbulkan masalah jika pada suatu saat nasabah atau si pasien lupa nomor kodenya. Misalnya nasabah Tabanas. Oleh kasrena itu. tenaga. masih banyak instansi yang menerapkan sistem filing nomor yang tidak melengkapi dengan indeks. yaitu map campuran dan map perorangan. sistem nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsung (indirect filing system). Jika kita cermati. sebenarnya sistem nomor lebih sukar diingat dibandingkan dengan nama. 1) Buku Besar Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map.44 Banayak instansi pemerintah yang menerapkan sistem filing nomor. Pelayanan mengecewakan. serta keuntungan dan kerugiannya dalam penerapannya. sebagai akibatnya dokumennya sangat susah dicari dengan cepat. dan disimpan dalam file nomor (file utama) 2) Indeks Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada suatu koresponden atau nama. Surat masuk dan surat keluar satu koresponden yang juml. yaitu file utama. jika nomor yang bersangkutan . karena sudah memahami tata caranya.

Jadi setiap nama dibuatkan kartu indeksnya. Dalam penomoran tidak berurut ini dapat dibedakan b) Terminal Digit Pemberkasan (Terminal Digit) Metode ini digunakan untuk mengatasi penataan yang jumlah arsipnya banyak. Selanjutnya. sebagai nomor laci Anaka 37 sebagai petunjuk II. dengan susunan penyimpangan sebagai berikut : a) Nomor Berurutan (Consecutive) Petode inin merupakan cara penataan berkas dengan menggunakan sistem penomoran yang tidak mempunyai urutan logis (penomoran tidak berurut) atau mempunyai urutan logis. yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu indeks. maupun dalam mengurutkan abjadnya. Indeks dibuat dalam bentuk kartu ( dibuat dari kertas karton manila dengan panjang 12. tentu saja belum dicantumkan pada buku nomor ini.5. tetapi diberi tanda berupa huruf C. Dalam metode ini. 3) Buku Nomor Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file nomor. maka setiap kartu dari setiap nama langsung diberi nomor. singkatan dari Campuran. maka karti indeks C diganti dengan nomor yang diambil dari buku nomor (register). Sedangkan untuk file surat. Untuk koresponden yang suratnya baru sedikit (kurang dari 5). kartu indeksnya ada dua macam.5 cm) dan dilengkapi dengan kotak untuk menyimpan kartu.cm dan lebar 7. maka kartu indeksnya belum diberi nomor. Indeks tersebut disusun secara urut abjad. Dalam sistem filing nomor.45 belum/tidak diketahui. agar mudah dicari. sebagai nomor guide angka 29 rnenjadi petunjuk Ill. sehingga dapat luwes dalam menambah. ada tiga cara untuk menyimpan arsip/dokumen. Misalnya nomor 293746 maka akan dipecah menjadi 293 746 atau 29 37 46 dan dibaca dari kanan ke kiri sehingga cara membacanya scbagai berikut : Angka 46 sebagai petunjuk I. Untuk memfile kartu. nomor yang berdigit banyak akan dipecah atau dikelompokkan menjadi dua angka atau tiga angka tiap kelompok. jika suratnya sudah mencapai lima. tetapi nomor-nomornya mengikuti aturan blok-blok. scbagai nomor folder . Koresponden yang suratnya belum mencapai lima.

maka nomor terdekat setelah 29 37 46 adalah 30 37 46 bukan 29 37 47. Pada Middle Digit Filing nornor yang berada di tengah merupakan nomor utama. dengan menulis nomor kecil dan depan dan selanjutnya nomor besar. Laci 43 . kemudian digit kedua dan selanjutnya digit terakhir. nomor 293747 berarti terletak di laci yang berbeda dengan nomor 293746. Laci 42 maka akan menjadi No. maka digit kedua dapat terdiri atas tiga angka. Yaitu laci nomor 47 di belakang guide nomor 37. Dalam hal ini. misalnya file dengan nomor 764303 akan ditulis dengan angka: 76 43 03 angka 43 merupakan digit utama angka 76 merupakan digit kcdua angka 03 adalah digit terakhir Jika jumlah digit melebihi dari enam angka. Setiap satu guide dapat berisi sampai 100 folder. dan selanjutnya disimpan pada file dengan nomor 76 43 03. c) Middle Digit Pemberkasan (Middle Digit) Sistem penataan berdasarkan angka tengah (Middle Digit Filing) merupakan modifikasi dari Terminal Digit Filing. Pembacaan nomor digit dimulai dari digit utama. Sebagai Contoh : 76 43 05 77 42 14 77 43 01 77 43 91 76 42 16 75 42 66 74 43 15 75 43 10 74 42 66 75 42 16 76 42 14 74 43 15 75 43 10 77 43 01 77 43 91 No. setelah folder 28. Bila kita melihat pada file dengan nomor 76 43 03 maka file ini disimpan pada laci 43 dan diberi guide dengan nomor 76 43.46 Karena terminal digit Pemberkasan merupakan sistem pcnomoran yang tidak berurut. Biasanya digunakan pada Perusahaan Asuransi.

maka sebaiknya Anda menggunakan sistem lain yang lebih memadai. Sistem Filing Kronologis Sistem filing ini digunakan untuk filing arsip yang disusun menurut urutan tanggal masuk dan keluarnya arsip atau surat itu. sehingga menyangkut banyak masalah. sehingga masih dapat disatukan segala macam masalah dalam satu file dalam setiap bulan. jka karena sistem ini akan banyak membantu Anda dalam melaksanakan tugasnya dalam filing. sistem angka maupun sistem geografis. g. dan selanjutnya baru dapat mengembangkannya lebih jauh dengan namanama instansi. Mencermati hal tersebut. Tetapi. biasanya adalah kegiatan yang mencakup daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat. Organisasi-organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang juga dapat menggunakann sistem geografis. Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk menyederhanakan filing. jika kegiatan surat-menyurat dalam organisasi jumlahnya belum banyak. maka Anda dapat menggunakan sistem georafis.47 f. Artinya. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi di mana sistem geografis dapat digunakan. meskipun Anda memilih sistem subyek. kemudian kata tangkap tersebut dapat dikembangkan menjadi daerah-daerah yaitu kotakota (kalau perlu sampai ke kelurahan) yang ada dalam daerah tersebut. Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat atau arsip yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahun. maka sistem abjad selalu digunakan sebagai pelengkap sistem yang lain yang dipilih. Di antara sistem yang telah diuraikan. Surat-surat atau arsip yang masuk lebih akhir ditempatkan dalam filing yang paling depan. jika kegiatan atau aktivitas pimpinan itu berkembang demikian cepat. . sekretaris tanpa melihat masalah atau perihal surat/arsip. Anda harus memahami secara mendalam. Dalam pelaksanaan filing sistem geografis ini Anda dapat menggunakan nama daerah wilayan sebagai kata tangkap (caption). Sistem Geografis Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat menurut daerah wilayah atau geografis. Sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem filing. Anda harus selalu menyusunnya kembali menurut urutan abjad. perusahaan atau orang yang ada dalam setiap kota di daerah wilayah tersebut.

karena berkas-berkas yanng disimpan dalam laci-laci tersebut kecuali teridi atas kertas-kertas arsipnya sendiri.48 4. Di dalam filing cabinet. maka jumlahnya berkurang menjadi kurang lebih 3. Sususnan arsip/berkas yang menumpuk secara horosontal disebut horizontal filing. juga folder-folder dan guide-guide. tergantung dari : a. Filing Cabinet (Almari Arsip) Banyak orang menamakan file cabinet denngan filing cabinet atau almari arsip. Karakteristik Sistem Filing Masing-masing sistem filing mempunyai ciri/karakteristik tertentu.aksanakan. perlu disiapkan peralatannnya . karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci Memasukkan dan mengeluarkan yang cukup sering. tetapi ada yang tiga. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Susunan arsip/berkas yang menyamping dinamakan lateral filing. d. sehingga jika terlalu padat di samping pekerjaan menjadi sulit. Tetapi. Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan file/berkas dengan cara tertentu. arsip/berkas ditempatkan secara berdiri (tegak lurus) atau disebut juga vertical filing. Ukuran organisasi/perusahaan.500 . aktivitas kantor dan perkembangannya Jumlah catatan kantor/arsip Jenis/tipe arsip Cara penggunaan arsip Sifat kerahasiaan arsip E. yang masing-masing lacinya mempunyai daya tampung 5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke belakang. Laci-laci pada filing cabinet biasanya tersusun empat laci. yaitu : 1. Penyimpanan dalam laci ini tidak ketat padat. lebih dahulu . e. Peralatan Filing Sebelum memfile asrsip dil.4. yang diatur tidak ketat padat. bukan terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang sering kita temui di kantor-kantor. Sistem filing yang terbaik untuk suatu kantor adalah sistem yang benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan kantor tersebut. c. Umumnya terdiri atas empat laci tersusun ke atas. juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. b. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun.000 lembar kertas. dua bahkan ada yang hanya satu laci saja.

Guide/Sekat Petunjuk . Guide Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah.2. Bentuk guide sebagi berikut: A B Gambar 5. 2. Gambar 5.1 Bermacam-macam Cara Memfile.49 Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung.

50 Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas (lihat A pada gambar). . dibuat dari kertas karton manila. Satu guide mempunyai satu tab. tentu saja ukuran tab makin kecil. Bahanyapun sama. Folder juga mempunyai tap. atau dapat dibuat sendiri dengan bahan lembaran karton yang kuat tetapi halus. tetapi tanpa penjepit. Tab ke 2 berada lebih ke kanan. dan tab ke 5 dan ke 6 dan seterusnya makin ke kanan. Folder Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file. kemudian dipasang dengan mencepitkan pada badan guide. guide ke 2. atau seperti map snelhechter. Susunan Guide 3. Tentu saja makin banyak tab. Badan (B) adalah badan guide itu sendiri. guide yang mempunyai tab kedudukan ke 1 disebut guide pertama. tab ke 4 makin ke kanan. Demikian pula tabnya dapat dibeli. agar tidak melukai tangan. Setiap ujung guide sebaiknya bentuknya melengkung. ke 4 dan ke 5. Sebaiknya karton tersebut tebalnya tidak lebih dari 1 mm. Folder ini berujud lembaran berlipat seperti map pada umumnya. tab ke 3 lebih ke kanan lagi. Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor. Tab kedudukan ke 1 berada di ujung paling depan (lihat dari depan) seperti gambar di bawah. Dalam gambar dapat dilihat kedudukan masing-masing tab. tetapi tanpa daundaun penutup. Kedudukan tab bermacam-macam sesuai dengan keperluannya. dan seterusnya guide ke 3. Untuk memudahkan pembicaraan selanjutnya. Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan heading/titel/atau kode.3. yang disebut dengnan tab. Dapat juga bahannya dari plastik. Gambar 5. Lihat gambar berikut ini.

Prosedur tersebut mencakup langkah-langkah: a. Prosedur Filing (Penyimpanan Arsip/Dokumen) Prosedur penyimpanan arsip cukup sederhana. Pemeriksaan arsip. jangan sampai masuk dalam trempat .4. simpan) atau perintah-perintah lain yang berlaku di kantor Anda. untuk memastikan apak arsip siap untuk disimpan. Folder dalam Filing Cabinet F.5. Perhatikan apakah sudah ada tanda instruksi untuk disimpan (release mark. Susunan Guide. Folder Tap folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tap pada guide. yaitu untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang menunjukkan isi filenya. karena salah penemnpatan. Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip 1.51 Gambar 5.Pertama-tama semua dokumen/arsip yang akan disimpan diperiksa secara cermat. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari agar surat-surtat yang masih dalam proses atau yang masih harus diedarkan ke unit-unit kerja/unit pengoleh lain. Gambar 5. tetapi sering kurang mendapat perhatian. apakah memang benar-benar sudah seharusnya disimpan. file. yang mengakibatkan srsip sulit ditemukan.

Mensortir arsip yang sudah diindeks. Langkah ini diperlukan secara khusus jika jumlah atau volume surat banyak. Sedangkan kata tangkap pada sistem subyek adalah perihal atau isi surat. sehingga memudahkan penyimpanan Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya (filing cabinet). subyek. Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta melalui beberapa kata tangkap. Dengan ada tanda ini. badanbadan swasta. surat akan disimpan. Menginndeks seperti yang telah kita bicarakan adalah pekerjaan menentukan pada nama apa. ataupun nama alamat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal) akan disimpan dalam map dalam kata tangkap yang sama. maka dokumen/arsip tersebut disimpan menurut kata tangkap yanng terpenting. Mengindeks (nama. pada sistem geografis adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk. Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga nomor unit masing-masing kata tangkap. sesuai dengan sistem filing yang telah ditetapkan sebelumnya. dan pada gilirannya dapat menimbulkan kekacauan surat-mennyurat dan proses penanganan masalah yang menjadi masalah surat yang bersangkutan. yaitu nama badan-badan pemerintah. Kalau hal itu terjadi surat tersebut akan “hilang”. dan nama tempat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal). lembaga-lembaga negara. atau kata tangkap lainnnya. . d. Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka. nomor). Anda akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yanng sudah ada. kronologis. maka surat akan mudah disortir dan disimpan. dikelompokkan berdasar apakah abjad. sesuai dengan sistem filing yang dipilih. sedangkan untuk kata tangkap-kata tangkap yang lain jika perlu dibuatkan tunjuk silang. karena dengan membuat tunjuk silang akan menambah pekerjaan c. Kegiatan ini dilakukan secara sederhana. e.52 penyimpanan. b. Memberi Tanda. jika surat nanti pada suatu saat surat ini dipinjam atau keluar dari file. Perhatikan bahwa memang ini benarbenar diperlukann. atau subyek apa. Di samping itu. yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah kegiatan mengindeks. langkah ini lazim disebut juga pengkodean. geografis. maupun nama-nama individu-individu penanda tangan surat untuk jenis surat masuk. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim. nomor yang sama. Menyortir adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan.

maka rasio penemuan = 97. Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif. dapat diukur dari Ratio Penemuan : Rasio penemuan = Jumlah arsip yang ditemukan ---------------------------------. Dalam prosedur peminjaman arsip. tepat. Penemuan Arsip (Retrieval) Setelah disimpan. Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam. dan kemudian ditemukan 56 arsip.5% berarti arsip disimpan dengan baik . Oleh karena itu. Jika rasio > 99. dari dari 60 arsip yang dicari. harus mengisi daftar peminjaman dan waktu/lamanya peminjaman dibatasi”. arsip yang diperlukan tersebut harus dapat ditemukan kembali oleh seorang sekretaris dengan cepat. b. c. dan lengkap. Untuk itu. Menaruh kartu substitusi (“Out Guide” atau “Out Folder”) di tempat di mana arsip disimpan tersebut diambil. Tujuannya adalah: 1) Sebagai identifikasi bahwa arsip yang bersangkutan sedang dipinjam 2) Memudahkan penyimpanan selama arsip yang bersangkutan dipinjam. ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di kemudian hari tidak akan terjadi kesulitan: a. atau disimpan dalam kotak peminjaman sesuai dengan tanggal pengembaliannya.53 2. pada suatu saat ada arsip yang diperlukan kembali untuk tujuan tertentu. Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung jawab terhadap arsip-arsip dan diberi wewenang dalam penyimpanan arsip yang dapat mengambil arsip. seperti menagih dan mengingatkan kepada peminjam.7% a. para peminjam diharuskan mengisi daftar/formulir peminaman yang berisi informasi antara lain: 1) Nama peminjam 2) Nomor dan jenis arsip yang dipinjam 3) Tanggal harus kembali 4) Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan Dalam hal ini hendaknya berlalku prinsip : “siapapun yang meminjam dan untuk berapa lamapun tanpa kecuali. d. artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-waktu dibutuhkan.x 100% Jumlah arsip Misalnya.

Penyusutan Arsip Setelah suatu periode kegiatan kantor. 1. misalnya 1 tahun. walau pemindahannya tidak tentu. Dasar Pemindahan Arsip Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”.99. Jika rasio penemuan 97% . Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus. yaitu : a. di mana seluruh dokumen menjadi “inaktif” setelah suatu kegiatan/proyek selesai. indek. Jika rasio . Pemindahan cara ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan seperti Kantor Pengacara. Jika hal ini terus berlangsung. di mana arsip sudah/jarang sekali digunakan.54 b. Kantor Arsitek. seperti filing kabinet. tempat untuk menyimpan arsip (Unit Arsip) 2. Konsultan dan sebagianya. Olek karena itu. Cara Pemindahan Berdasarkan karakteristik arsip dan waktu pemindahan secara umum dikenal dua cara pemindahan. < 97% ¨ yang disimpan dalam kondisi tehnik penimpanan perlu dibenahi. .5% ¨ memuaskan. Pelaksana Proyek. sehingga jika Sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak. Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif” tergantung pada kebijakan masing-masing instansi. arsip sudah semakin menumpuk di tempat penyimpanan. biasanya setelah suatu periode tetentu. Biasanya suatu instansi menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA). mungkin : 1) pemberian kata tangkap. seorang sekretaris perlu melakukan proses memindahkan arsip. dan klasifikasi kurang tepat 2) prosedur penyimpanan tidak/kurang efektif 3) prosedur pengambilan/peminjaman tidak/kurang efektif 4) arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 map/folder G. arsip dipindahkan begitu arsip tersebut selesai digunakan. Pemindahan secara kontinyu (perpectual) Pada cara ini. c.

hanya lokasi penyimpanannnya terpisah dari arsip-arsip “aktif”. Dengan perkataan lain. Ada beberapa cara pemindahan periodik: 1) Pemindahan tunggal/1 periode Pada pemindahan ini setelah 1 periode kegiatan berlalu.55 b. arsip inaktif dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip yang lain. pada lemari penyimpanan arsip akan terdapat : a) b) Arsip dalam status aktif dari periode yang berjalan Arsip dalam status inaktif dari periode sebelumnya . Pemindahan Periodik Pada cara ini. pada tempat penyimpanan arsip hanya ada arsip-arsip yang dalam status “aktif” AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF Filing Cabinet 2) Pemindahan ganda /2 periode Pada pemindahan ini. Dengan demikian. arsip dipindahkan setelah 1 peiode tertentu (umumnya 1 tahun). setelah 1 periode kegiatan berlalu. pada tempat penyimpanan arsip masih ada arsip-arsip dalam status “inaktif”.

dan sebagainya. tidak semua akan disimpan selamanya.56 AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF IN IN AKTIF AKTIF Filing Cabinet Pada cara pemindahan ganda /2 periode ini mempunyai keuntungan yaitu mudah mencari arsip dari periode yang lalu. Dalam pemusnahan arsip harus diperhatikan sifat karakteristik arsip sebagai berikut: a. 3. Arsiparsip ini dapat disimpan sementara waktu sampai dengan 1 tahun. Arsip-arsip yang Membantu Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk melancarkan kegiatan organisasi untuk sementara waktu seperti Surat Pemberitahuan Bank. memo intern. arsip tersebut langsung dapat dimusnahkan. Arsip-arsip yang Tidak penting Yaitu arsip-arsip yanng tidak mempunyai nilai kegunaan bagi pimpinan. yang mungkin pada saat itu masih digunakan. organisasi di masa yang akan datang. bukti pembayaran tertentu. Pemusnahan Arsip Arsip yang telah dipindahkan. . misalnya : surat pengumuman/pemberitahuan. dan sebagainya. b. korespondensi rutin dengan pemasok. Oleh karenanya setelah selesai digunakan. undangnan rapat rutin. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu yang tertentu.

1. yaitu menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional . H. Rangkuman 1. d. 8. secara pasti berapa lama suatu arsip disimpan tergantung pada Jadwal Retensi Arsip yang disusun oleh masing-masing instansi. Arsip Penting Yaitu arsip-arsip yang berguna unntuk kelangsungan usaha atau menggambarkan prestasi pada masa yang lampau. Yang termasuk arsip-arsip jenis ini antara lain: 1) Surat Keputusan Tentang Struktur Organisasi 2) Laporan keuangan 3) dan lain sebagainya Berdasarkan klasifikasi di atas.57 c. Namun demikian. Mengapa organisasi tergantung pada filing? Berikan definisi tentang arsip! Apa tujuan kearsipan? Uraikan secara singkat siklus arsip! Berikan batasan tentang filing. Arsip Vital Yaitu arsip yang menentukan eksistensi organisasi / perusahaan. Arsip disimpan karena mempunyai tujuan. dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi”. dapat diputuskan berapa lama suatu arsip harus disimpan. 3. 4. dan tidak dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti. 7. Jelaskan pemindahan arsip satu periode dan dua periode! I. Latihan Jawablah pertanyaan ini secara singkat. namun jelas. 6. 9. 5. dan jelaskan tentang berbagai macam sistem filing! Apa yang disebut dengan mengindeks? Jelaskan peralatan filing untuk masing-masing arsip dinamis aktif dan inaktif! Jelaskan secara singkat prosedur filing! Uraikan secara singkat tentang penyusutan arsip! 10. dan lain sebainya. Filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan arsip dengan aman. seperti :Data laporan keuangan. 2.

Penyusutan adalah suatu upaya untuk mengurangi jumlah atau volume arsip dengan cara pemindahan. yaitu filing kabinet. 3. 5. arsip disimpan dengan menggunakan peralatan yang memadai. pemindahan dan yang terakhir ialah pemusnahan arsip. kebangsaan. dan sistem kronologis. 4. dan folder serta melalui tahap-tahap atau prosedur filing. sekat penunjuk. georgafis. yaitu sejak penciptaan. Agar arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat. pemanfaatan. nomor. lengkap dan akurat.58 tentang perencanaan. . Dalam penyimpanan dapat dibedakan berbagai macam sistem penyimpanan yaitu sistem alpbabetis. penyimpnan. penyerahan dan pemusnahan arsip yang sudah melampaui jadwal retensi arsip. 2. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan Arsip mempunyai siklus hidup. subjek. tepat.

Laporan 59 . Laporan ini merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan administrasi tersebut. Menurut Prajudi Atmosurdjo. menjelaskan peranan dan syarat macam-macam laporan. laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data – informasi. Peranan. Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. penalaran yang jelas. Redfield. Secara umum. maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian. laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. laporan adalah segenap hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain. langkah-langkah pembuatan laporan. laporan memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. dapat disimpulkan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. Menurut E. kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis. dan mengikuti bahasa dengan kritis. Pengertian dasar laporan ialah menyajikan fakta secara objektif dan tulus. Awalan (prefix) “re” berarti kembali. Artinya. fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor. Dari beberapa pengertian tersebut di atas. Isi laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. Anda diharapkan dapat memberikan batasan laporan.BAB VI PENYUSUNAN LAPORAN Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab ini. Laporan sebagai salah satu produk kontor diperlukan oIeh pimpinan organisasi. sistematika laporan. Syarat Dan Macam Laporan 1. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi. cara pengetikan A. dan setelah itu ia harus membawa hasil fakta dan data hasil penelitian tersebut. laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. Pengertian. Pengertian Laporan Laporan dalam bahasa Inggris “report” berasal dari bahasa Latin “portare” yang berarti membawa atau mengangkut. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis. Charles E. disebut juga sebagai “administrative communication” (komunikasi administrasi). Pada dasarnya.

Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang dianut. pengendalian atau perbaikan Menemukan teknik-teknik baru. yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. Setelah mendapatkan informasi secukupnya. Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan. Di samping itu. data informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan. e. pengembilan keputusan. Berdasarkan pengertian ini. laporan juga sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas/fungsi perencanaan. penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh data/informasi yang relevan. b. d. b. Peranan Laporan a. Di samping itu. pengawasan dan pegnendalian. pengkoorganisasian. 2. Pada umumnya. Mengatasi masalah Mengambil keputusan Mengetahui perkembangan/kemajuan Mengadakan pengawaasan. pengamatan. Selanjutnya. pendengaran. maka laporan dapat digunakan oIeh pihak lain untuk tujuan tertentu. barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. suatu laporan berkaitan dengan suatu penyelidikan. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik (feed-back. laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut: a. Peranan Laporan dalam Organisasi Laporan merupakan alat komuniakasi ke atas dalam suatu organisasi. penglihatan. sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. dapat diketahui penyebab menumpuknya barang di gudang. Peranan Laporan dalam “administrative communication” Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis sebagai: . Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan. c. Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya.60 juga merupakan alat komunikasi yang di dalamnya terdapat beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki.

Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan. saling pengertian. Data dan informasi iitu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi. Di samping itu. bahwa laporan merupakan alat untuk menyampaikan informasi. maka pengetahuan kita sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. 3) Bahan Pengambilan Keputusan Untuk keperluan pengambnilan keputusan seorang pimpinan memerlukan data/ dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. Saling tukar informasi. 5) Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan Dengan saling tukar informasi. maka laporan harus memuat informasi yang benar dan obyektif. Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain. 4) Alat Pembina Kerja Sama Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. Laporan harus benar dan obyektif Subyek laporan mungkin berbeda-beda. dan koordinasi antara atasan dan bawahan sengat mendukung kerja sama yang baik. agar laporan dapat memenuhi fungsinya.61 1) Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus erat hubungannya dengan masalah yang akan dikemukakan. B. 2) Penyampaian Informasi Sebagaimana telah dikemukakan. Kebenaran obyektifitas informasi tersebut penting sekali oleh karena tepat dan . Syarat-Syarat Laporan 1. namun apapun subyeknya laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima.

padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya. si pembuat laporan harus menghindari penggunaan kata-kata atau istilah-istilalh yang ia senddiri kurang memahaminya. 3. terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi sehari-hari. bahwa ia sendiiri harus memahami benar-benar mengerti baik materi. Laporan Harus Lengkap Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan. Untuk itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat lapoooran dalam menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan. Di sampinng iitu. 2. maka hal ini akan menjamin kualitas laporan. Penyajian dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengkap kalau ditunjang oleh dukungan data misalnya data statistik. maka orang lain pun akan lebih tidak mengerti. maupun susunan kalimat. istilah-istilah yang digunakan dalam laporan. maka laporan harus dikemukakan secara lengkap. Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada hubungannya dengan masalah yang dikemukakan akan mengaburkan persoalan. Laporan yang diterima atasan uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan kata-kata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal. di samping dara mengemukakannya secara komprehensif. 4. serta menggunakan pandangan pembaca. tetapi jelas maksudnya. skema dan sebagainya. dan sebagai akibatnya laporan menjadi tidak jelas. tepat. Oleh karena itu. Kalau dia sendiiri sulit memahami apa yang ditulisnya.62 melesetnya keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan yang diterima. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran Perlu disadari bahwa si penerima laporan seperti pimpinan. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan. . Kalau kedua hal di atas dipeprhatikan dan dilaksanakan. Artinya. Laporan harus diusahakan singkat. dalam menyusun laporan si pembuat laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan pembaca/penerima laporan. diusahakan agar waktunya yang terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaaah lebih dalalm laporan yang diterima. Oleh karena itu. grafik. Ia hendaknya mengusahakan penggunaan istilah-istilah dan kata-kata yang sederhana. Laporan Harus Jelas dan Cermat Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin banyak sekali.

Laporan Harus Tegas dan Konsisten Di depan pernah dikemukakan bahwa laporan hendaknya dibuat sedemikian rupa. Misalnya. misalnya statistik. laporan harus pula: 5. dan di lain pihak bawahan ingin . Hal ini memberikan akibat negatif terhadap organisasi. sehingga tidak membeerikan kesempatan timbulnya masalahmasalah/persoalan baru. Uraiannya tidak memberikakn kesempatan timbulnya masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru. Di satu pihak atasan ingin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang telah diberikannya. Keterangan yang dilaporkan harus tegas. tidak dikarang semaunya. Oleh karena itu. c. Laporan Harus Tepat Penerimanya Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikaksi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan. 7. artinya si pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan dan situasi apapun. artinya laporan tidak dibuat-buat. ketepatan waktu penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan.63 Laporan yang lengkap harus: a. Laporan harus lengkap dan objektif. maka dalam uraian selanjutnya bentuk ini yang digunakan terus. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut yang harus diambil akan mengalami keterlambatan. atau antara atasan dan bawahan. tetapi juga berlaku atas penggunaan bentuk kalimat. b. Laporan Harus diusahakan Secepat-cepatnya Lapaoran dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk menanggulangi suatu masalah yang perlu segera penylesaiannya. 6. Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggungjawabkan. Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaiakn kepada atasan. karena suatu persoalan menjadi terkatung-kaktung penyelesaiannya. Mencakup segala segi masalah yang dikemukakan. dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. OIeh karena ittu. Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan. Disertai data penunjang. Ini berarti abhwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan tidak kontradiktif antara bagian lapaoran yang satu dan yang lainnya. sekali kalimat papsif digunakan. skema dan sebagainya. tabel.

Dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang sederhana. laporan harus benar-benar sampai ke yang memintanya. Mengumpulkan fakta dan data Data dan fakta yang dipergunakan dalam penyusunan laporan. Agar tahu membatasi diri (tidak melantur). teliti. Langkah-Langkah Dalam Pembuatan Laporan Agar laporan yang akan disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya (fungsinya). misalnya: a. di samping ia harus pula analistis. Menentukan perihal (subyek) Ini dilakukan dengan maksud: a. d. Harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik. maka bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai berikut: a. obyektif. laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi. maka menimbulkan banyak segi negatif.64 mendapatkan tanggapan dari atasan atas laporannya serta bagaimana tindak lanjutnya. Untuk mempermudah pengumpulan data. Laporan yang tidak sampai ke alamatnya. Oleh karena itu. b. Langkah-langkah atau prosedur yang haru ditempuh dalam pembuatan laporan adalah sebagai berikut: 1. . Mengingat hal-hal tersebut di atas. kooperatif. b. C. Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi. pasti mengarah ke yang tidak berhak membacanya. Laporan dapat disusun secara tepat apabila prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunannya tepat pula. Agar memenuhi keinginan pihak yang akan menerima laporan. dan “Open-minded”. Surat Keputusan dan landasan-landasan yuridis lainnya. maka laporan harus disusun decara tepat. Benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan. c. Agar yang akan dilaporkan terang dan jelas. b. Akibatnya antara lain kebocoran rahasia. jelas serta mudah dimengerti. dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan yang bersangkutan. Harus mempunyai minat/kesanggupan. Skema atau struktur organisasi. 2. d. c.

Hasil pengisian daftar pertanyaan (questionaire). Buku-buku pedoman kerja (manual).65 c. c. Hasil diskusi. dan selanjutnya akan mempermudah dalam analisisnya. Laporan-laporan. peralatan. d. Perpustakaan dan dokumentasi. e. b. maka dapatlah diadakan evaluasi dan pengolahan (analisis) data. Mempermudah penentuan korelasi antara data yang satu dan data lainnya. tabel dan sebagainya. Menyusun sistematika laporan. materiil. job description dan sebagainya. Membuat Kerangka Laporan . e. pemasaran dan sebagainya. Statistik. keuangan. Sumber-sumber sekunder (secondary resource) meliputi data dari: a. Menentukan data mana yang perlu dimasukkan untuk analisis dan data mana pula yang cukup disertakan sebagai lampiran-lampiran. Rumusan tugas. Bahan-bahan laporan di atas diperoleh dari sumber-sumber primer (primary resource) maupun dari sumber-sumber sekunder (secondary resource). c. Pengklasifikasian ini berguna dalam rangka : a. f. Grafik. Sumber-sumber primer (primary resource). e. Hasil wawancara. b. Notulen rapat. Hasil observasi langsung. d. Hasil riset dari lembaga. f. Data kepegawaian. d. Data yang telah terkumpul melalui cara-cara pengumpulan seperti tersebut di atas. d. agar dapat dipergunakan dengan baik. f. Buku harian. g. c. 3. h. Rencana/program kerja. sistematis dan tepat harus diadakan pengklasifikasian dengan setepat-tepatnya. meliputi data dari : a. Almanak. Evaluasi dan Pengolahan Data Setelah dibuat klasifikasi data sebagaimana diuraikan di atas. b.

e. 4) Teknik menginventarisasi. pada pokoknya laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa yang telah terjadi. 4) Penutup. 3) Landasan-landasan yang bertalian dengan obyek tersebut. Lampiran dan Daftar Kepustakaan Masalah-masalah yang dicakup dalam laporan tersebut dituangkan dalam kerangka laporan. summary biasanya ditempatkan di depan. yaitu setelah pendahuluan dengan mempergunakan judul ringkasan untuk pimpinan (Executive Summary). 5) Penemuan sebab-sebab. 4) Data statistik. Pada garis besarnya laporan mencakup: a.66 Seperti telah dijelaskan. bilamana dan mengapa hal itu terjadi. mengevaluasi. menginterpretasi data. mengklasifikasi. 2) Pengarahan implementasi. Analisis terhadap obyek yang dilaporkan. dan . 6) Pilihan berbagai macam jalan keluar. termasuk di sini antara lain penyajian mengenai: 1) Tujuan laporan. c. b. d. Saran-saran mencakup: 1) Penentuan pemecahan masalah. 3) Kesimpulan. 2) Latar belakang informasi yang menyangkut obyek yang dilaporkan. Pada pokoknya kerangka laporan itu mencakup: mentabulasi. serta siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian tersebut. di mana. Ringkasan Dalam laporan-laporan penelitian. Deskripsi keadaan secara faktual. mencakup antara lain 1) Pendekaktan yang digunakan 2) Asas-asas yang digunakan. 3) Teknik-teknik dan model-model matematika yang digunakan. Cara ini dimaksudkan agar yang berkepentingan dengan cepat dapat memperoleh gambaran yang menyeluruh tentang hal-hal yang tecakup dalam laporan.

Biasanya pendahuluan ini dibagi dalam sub-sub. diagram. apa sebabnya laporan dibuat. gambar-gambar dan lain sebagainya. . Pendekatan dan sistematika laporan. misalnya: belum sempurnanya sistem pengangkatan pegawai. kalau chart dan yang lain-lain itu hanya sebagai pelengkap saja. Namun demikian.67 1) Pendahuluan Pendahuluan bermaksud mengantarkan dan mengajak pembaca mengetahui isi laporan. Laporan yang kurang dari 20 lembar. karena di bagian inilah dipaparkan segala fakta dan data yang telah diolah tadi. Fakta tentang tujuan yang telah dicapai. apa maksud penulisan. 2) Batang Tubuh Laporan Bagian ini merupakan bagian laporan yang terpenting. cukup dimasukkan pada bagian lampiran. sepanjang hal ini merupakan bagian dari pembahasan. apa sesungguhnya perihal yang akan dikupas. pendahuluan memuat latar belakang persoalan. Batang tubuh laporan dapat dikelompokkan ke dalam beberapa Bab sesuai dengan keperluan. Bahkan untuk mereka yang sibuk. Masalah-masalah yang dihadapi Dalam mengemukakan masalah sebaiknya dikemukakan dalam pertanyaan negatif. Pada batang tubuh laporan dapat pula dilengkapi dengan chart. pemecahan batang tubuh laporan ke dalam bab-bab tidak diperlukan. tabel-tabel. Jadi. a) b) c) Maksud dan tujuan laporan. dengan membaca pendahuluan sudah mendapat gambaran tentang isi laporan. Batang tubuh laporan yang merupakan isi pokok dari laporan biasanya mengandung uraian tentang: a) b) c) Fakta dan data pelaksanaan kegiatan. yang membaca harus merasa tertarik setelah membaca pendahuluan untuk terus membacanya. di samping mengajak : memasuki “alam pikiran pelapor. Singkatnya. Biasanya judul sub-sub ditempatkan pada bagian sebelah kiri. Masalah pokok yang akan dilaporkan.

maksudnya diuraikan sebab-musababnya timbulnya masalah itu yang mengarah ke pemecahan masalah (belum pemecahan masalah). 3) Pembahasan atau analisis masalah Setelah diuraikan dan ditunjukkan faktanya. Perlu diingat bahwa masalah tidak disimpulkan. dan pemecahan masalah. apabila penulisan suatu laporan mengambil acuan dari berbagai buku atau hasil penelitian yang sudah dipublikasikan. Saran sifatnya harus dinamis. Apabila jenis/macam lampiran banyak. . Saran pada dasarnya berasal dari yang telah disajikan maupun yang berasal di luar yang telah disajikan. Lampiran laporan. langkah-langkah yang akan dijalankan untuk pemecahan masalah baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. bagan. kemudian dianalisis. kemudian diuraikan dan ditunjukkan faktanya. 6) Lampiran. dan lain-lain. diagram.68 Setelah permasalahan dikemukakan. Sumber Bahan (Kepustakaan) Lampiran merupakan data pendukung uraian isi laporan yang mungkin terlalu banyak. surat-surat. perlu dituliskan nomor urutnya. yang disimpulkan adalah fakta. tabel. Karena apabila dimasukan dalam teks laporan. sehingga tidak dimasukkan dalam teks laporan. dan lebih jauh lagi dikhawatirkan dapat mengganggu pengertian mengenai hal-hal yang diuraikan dalam teks laporan. Wiyasa. 4) Simpulan Yang dimaksud dengan simpulan adalah hal-hal yang besar (garisgaris besar) dalam penyajian Bab sebelumnya. foto. Perhatikan contoh penulisan kepustakaan berikut Bratawidjaya. Surat Bisnis Modern. Kepustakaan perlu dicantumkan. denah. Thomas. dan selanjutnya. dapat berupa: Peraturan perundangan. Misaslnya. Lihat Lampiran I. Lihat Lampiran II. 1990. gambar. dapat mengganggu kontinuitas laporan. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo. 5) Saran Saran adalah semacam teraphy atau pengobatan.

3. Sistem gabungan angka dan huruf. Yang dimaksud dengan sistematika penyajian laporan di sini adalah pembidangan atau pengelompokan materi yang disajikan.1. Contoh: Format Laporan di Lingklungan Pekerjaan. Joko. Tahap Pelaksanaan 1. penulis laporan juga harus memperhatikan tentang sistematika penyajian materi laporan tersebut. P.3. LAPORAN KETUA PANITIAN PENYELENGGARA IV.1. Sistem desimal (digit system).2.2.69 Subagyo. SAMBUTAN KEPALA V. 1. Lain-lain 1. TAHAP KEGIATAN 1.2.2.1. JUDUL I. SAMBUTAN PEMIMPIN PROYEK VI. Sistematika Laporan Di samping materi laporan harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah disebutkan. D. KATA PENGANTAR II. sekarang kami yakin sekiranya Anda diminta untuk menyusun sebuah laporan tentu Anda sudah dapat menyusun sebuah laporan yang sesuai dengan kehendak atasan/pimpinan Anda. Petatar .2. Jakarta: Rineka Cipta.4.2. Penatar 1. Sistematika laporan lazim dikenal di Indonesia ini ada dua yaitu: 1. Tahap persiapan Penyusunan Ppanitia Penyusunan Panitia 1.4.1. 1. 2. Penyusunan Materi Penataran 1. Pembukaan 1.1. DAFTAR ISI III.1.1. Penyajian Materi 1.2. Metode Penelitian Dalam Teori dan Praktek (1991) . Nah.

Contoh Piagam 10. Kesan dan Pesan Peserta 9.70 1. Tujuan Penelitian E. Daftara Nama Peserta 11. Rancangan Kegiatan 3. Laporan Ketua Panitia pada Penutupan 8. B. Surat Keputusan Kepanitiaan 2. D Asumsi dan hipotesis Penelitian 1.5. Identifikasi Masalah C. Populasi dan Sampel B. Validitas dan Reliabilitas Instrumen C. Edaran Peers 6. PERMASALAHAN A. Hipotesis Penelitian BAB III PROSEDUR PENELITIAN A. LAMPIRAN 1. Lembar Evaluasi. Surat-surat Persiapan 4. Tahap Penutupan VII. Batasan Masalah dan Paradigma Penelitian D.2. Asumsi 2. C. Pengujian Persyaratan analisis . Formulir 5. Analisis Biodata Peserta Penataran 7. Kegunaan Hasil Penelitian BAB II LANDASAN TEORI A. Latar Belakang Masalah B. Teknik Pengumpulan Data D. Contoh : Format Penulisan Laporan Penelitian JUDUL BAB I.

Margin bawah 3 cm Untuk halaman pertama tiap-tiap bab (halaman yang memakai bab) batas pengetikan bagian atas (margin atas) 5 cm. Jarak pengetikan bab. b. Simpulan B. juga tanpa digaris di bawahnya. 4. Rincian subbab dan seterusnya diketik sebaris dengan baris di atasnya. subbab dan rinciannya . Margin kiri 4 cm Margin kanan 3 cm Margin atas 2. Teknik Analisis Data BAB IV HASIL PENELITIAN. Bab. Lampiran yang lain. c.71 E. subbab dan riciannya a. Pembahasan Hasil Penelitian BAB V SIMPULAN DAN SARAN A. Hasil Pengujian Hipotesis C. Deskripsi Hasil Penelitian B. 2. juga tanpa digaris bawahnya. Lampiran hasil pengujian validitas dan reliabilitas instrumen 3. Cara Pengetikan 1. b. e. PENGUJIAN HIPOTESIS. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN 1. Lampiran data mentah 4. seperti perijinan dan lain-lain. c. d. Subbab diketik di atas pinggir (margin kiri) dengan huruf besar semua.5 cm (dihitung dari penulisan nomor halaman. DAN PEMBAHASAN A. Bab diketik di tengah-tengah dengan huruf besar semua. E. Laporan diketik dua spasi pada kertas ukuran kuarto Batas pengetikan a. Lampiran analisis data termasuk perhitungan pengujian hipotesis 5. 3. Dalam hal rincian tersebut huruf besar dan judul tersbut digaris di bawahnya. Lampiran instrumen peneliitian 2.

5 dan seterusnya. a. b. Bagian pendahuluan yang meliputi : halaman judul. Contoh : huruf Romawi kecil i.5 spasi Alinea baru diketik di pinggir (tidak menjorok) sebaris di atasnya dengan jarak 2. Petikan lebih dari 3 baris diketik satu spapsi dan seterusnya diketik menjorok ke dalam 7 ketukan (untuk baris pertama dan 4 ketukan untuk baris berikutnya) dari baris di atasnya tanpa diberi tanda petik. Nomor halaman pada halaman pertama dari tiap bab diketik di bagian tengah bawah tepat papda margin bawah atau sedikit di bawahnya. d. 4. Coba Anda menjawab soal latihan di bawah ini dengan singkat namun jelas. 3. 2.5 spasi Kalimat dengan rincian subbab dan seterusnya 2. 5. Latihan 1. 5. kata pengantar dan daftar isi memakai angka Romawi kecil dan diketik di sebelah tengah bawah tepapt pada margin bawah atau sedikit di bawahnya. F. ii. Sedangkan jarak antara pengetikan 2 cm papda bagian bawah adalah: 1) Baris terakhir dari kata-kata dalam teks.72 a. c. d. Catatan kaki diketik 1 spasi dan nomor catatan kaki harus sama dengan nomor kutipan di atasnya. b. Jelaskan dengan singkat tentang hubungan antara kerja sama dan pembuatan laporan! Apa fungsi laporan sehingga dapat dikatakan bahwa laporan mempunyai peran yang sangat penting dalam suatu organisasi! Syarat-syarat apa saja yang diperlukan aagar laporan dapat efeltif dan efisien? Jika Anda diminta untuk membuat lapaoran tentang tugas pekerjaan yang didelegasikan kepada Anda. atau 2) Kalau ada catatan kaki berisi baris terakhir dari catatan kaki Pengetikan Kalimat c. c. Bab dengan subbab 4 spasi Subbab dengan kalimat di bawahnya 2. Bagian tubuh/pokok dan bagian penutup dengan angka Latin dan diketik pada batas pinggir margin kanan atas : 1. 4. Nomor halaman lampiran ditulis seperti pada nomor halaman pertama dari tiap bab. iii dan seterusnya. Semua petikan harus diberi nomor di belakangnya. 6. Penomoran Halaman a. 3. langkah-langkah apa yang Anda tempuh? .5 spasi dengnan baris di atasnya. 2. b. dan nomor tersebut harus diletakkan ½ spapsi di atas huruf.

mengevaluasi. tepat waktu. mengolah. dan membuat kerangka laporan. sehingga laporan perlu mempunyai syarat-syarat benar dan objektif. cara pengetikan. Agar laporan yang disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya. Dengan demikian laporan mempunyai fungsi yang cukup penting. di mana. bilamana. yaitu pertama-tama menentukan perihal (subjek). Untuk melengkapi laporan perlu diikuti dengan lampiran. Kerangka mencakup pendahuluan. dan tepat penerimanya. 2. yang mencakup tata letak bagian-bagian laporan. jelas dan cermat. dan penutup yang berisi kesimpulan dan saran. batang tubuh laporan.73 G Rangkuman 1. . menganalisis dan menginterpretasikan data. Laporan adalah salah satu alat resmi untuk menyampaikan informasi yang isinya memberikan gambaran tentang apa. mengumpulkan data dan fakta. mengapa dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kekjadian tersebut. Hal yang tidak boleh dilupakan dalam pembuatan laporan ialah ukuran kertas. langsung mengenai persoalan. 3. tegas dan konsisten. mengklalsifikasikan data. dan penomoran. laporan harus disusun secara tepat. Penyusunan secara tepat jika laporan tersebut disusun melalui langkah-langkah yang tepat pula.

maka disket-disket atau pita-pita magnit nampaknya dewasa ini akan dominan perannya sampai ada penemuan yang lebih baru dan lebih canggih. 1. Misalnya. dalam usahanya untuk memenuhi kebutuhan akan cara lebih baik untuk mencatat dan menganalisis hasil sensus di Amerika Serikat. Alat ini dinamakan “punched card” oleh Charles Babbage yang berkebangsaan Inggris. yakni mesin electronic yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat. Anda dapat menjelaskan tentang teknologi informasi. huruf. 2. pengaruh teknologi terhadap perkantoran. Teknologi Informasi Pengertian teknologi informasi yang mudah dipahami adalah: perolehan. Namun demikian. 3. penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka. Komponen-komponen utama akan dibahas secara rinci kemudian. teknologi informasi di kantor. Dia bertolak dari gagasan penemuan sebelumnya. Komputer Upaya pertama untuk memproses data dengan peralatan elektronik dilakukan di Amerika Serikat oleh Herman Hollerith pada dekade 1890-an. Komputer. artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan. A.BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI Setelah Anda mempelajari Bab VII ini. mikro komputer. sedangkan sekarang hal itu telah beralih ke “impulse” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan dengan kertas. Tidak dapat dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar-menukar informasi antarmanusia atau organisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”). gambar maupun suara dengan alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecommunications). yaitu rancang bangun (disain) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil terdiri atas komponenkomponen yang rumit. komputer. pemrosesan. Hollerith 74 . Telekomunikasi adalah trasmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio. Mikro elektronik. Hollerith berpikir akan perlunya otomatisasi proses. mikro elektronik dan mikro processor telekomunikasi. Perlu diketahui bahwa jika pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada kertas. B. sekarang satu disket/floppy dapat memuat atau diisi sejumlah informasi setara dengan satu buku berukuran sedang. Ada tiga komponen utama dari teknologi informasi. jika penyimpanan informasi sebagai pertimbangan utama. fasilitas kantor modern lainnya.

biasanya disebut sebagai “mainframe”. dan harus ber-airconditioned (AC). lebih murah biayanya. masing-masing memerlukan tempat seukuran meja kantor. serta tidak memerlukan lingkungan dan ruangan yang khusus. dan masih memerlukan suatu unit tersendiri yang berfungsi sebagai pemrosesan data. tetapi masih tetap dirasakan memerlukan penggunaan modal besar. atau komputer. komputer komersial pertama dikembangkan di Inggris dengan mengeluarkan produksi pertamanya yaitu merek Ferranti Mark I dan Leo. Demikianlah pengembangan komputer terus berlangsung sampai dekade 1960-an kita mengenal adanya komputer dengan ukuran besar.75 merakit berbagai komponen mekanis elektris dan mendisain suatu tabulator yang mampu “membaca” informasi yang dimuat dalam suatu card/kartu. Alat temuan Hollerith ini untuk beberapa dekade telah membentuk dasar-dasar pemrosesan data di bidang komersial. mahal dan kurang begitu reliable (terpercaya). Jenis komputer ini ukurannya lebih kecil daripada generasi pertama. Mainframe perlu ditempatkan dalam ruang khusus. Mesin-mesin electronik ini mengandalkan diri pada “tabung hampa udara”. . sedangkan Amerika Serikat mengeluarkan merek Univac. Tidak lama setelah Perang Dunia ke II berakhir. Mainframe sebagai mesin komputer induk dilengkapi atau dihubungkan dengan beberapa mini computers. dilakukan semasa Perang Dunia ke II sejalan dengan usaha usaha para ilmuwan negaranegara sekutu mencari cara memecahkan kode-kode pihak musuh. Jenis lain adalah microcomputer. Ia juga membutuhkan suatu tim pemroses data yang berfungsi untuk mendukung pekerjaan mesin. karena berhasil mengurangi jam kerja sekitar 2/3 waktu yang dibutuhkan orang untuk menangani kegiatan bersangkutan. dan juga perlu ditempatkan dalam ruangnan yang ber-AC. Tabulator penemuan Hollerith tersebut bekerja sangat sukses. Pada akhir dekade 1950-an mesin-mesin electronik tersebut diungguli oleh komputer “generasi kedua” yang menggunakan transistor dalam operasinya. yang dalam operasinya berukuran relatif besar. C Mikro Komputer Micro-computer pada dasarnya adalah suatu sistem pengolahan microelectronic berdasarkan pada suatu microprocessor (lihat berikut ). Berbagai upaya perintis untuk menciptakan mesin yang dapat membantu pemecahan masalah. ukurannya lebih kecil dan lebih ringan daripada mini-computer.

Tidak seperti ROM. Dibandingkan dengan sebuah mainframe atau minicomputer dapat secara mandiri menangani pengelolaan data yang berskala besar. ROM (Read Only Memory) adalah suatu alat chip penyimpanan memori tetap (a permanent-memory chip) yang memuat kode-kode untuk mengoperasikan mesin microcomputer. 3. stock control. mengganti atau menghapus kode-kode tersebut. Pada waktu mesin hidup (switched on) jika operator memanggil kode tertentu maka ROM akan mengeluarkan data/informasi yang disimpan dengan kode yang bersangkutan. dan sebagainya. tetapi kapasitasnya tinggi dan fleksibel. RAM (Random Access Memory) adalah suatu alat chip penyimpanan memori sementara (temporary-memory chip) guna menyimpan informasi yang dimasukkan pemakai. Tersedia berbagai program (software) yang memungkinkan microcumputer dapat menangani sebagian besar fungsi perkantoran seperti accounting. wordprocessor. Ukuran microcumputer relatif kecil.76 Gambar 5. merupakan suautu CPU Chip yang berfungsi sebagai pengendali semua kegiatan pengolahan data serta mengkoordinasikan fungsi-fungsi seluruh peralatan komputer. 2.6. Chip RAM tidak memuat informasi pada waktu mesin mati. Pengolahan Microelectronic ROM (Read Only Memory) CPU (Central Processor Unit) Input/Output Interface RAM (Random Access Memory) Penjelasan: 1. CPU (Central Processor Unit). Dalam keadaan mesin mati (switched off) operator tidak dapat menambah. Perbedaan antara ROM dan RAM seperti antara buku cetakan yang hanya dapat dibaca dari suatu catatan pribadi yang dapat dihapus dan dapat digunakan berkali-kali. 4. . Input/output Interface terdiri atas satu atau beberapa chip yang berfungsi untuk menangani kode-kode komputer dengan peralatan lainnya seperti mengendali disket (disk driver) printer dan layar monitor (visual display unit/VDU).

Tabung (valve/vacuum tube) yang bentuknya mirip bola lampu listrik. Dilihat dari kapasitasnya penemuan ini mempunyai harga yang sangat murah.000 komponen dalam satu chip. Circuit-circuit tersebut dari lempengan-lempengan microscopic dari metal dan komponen lainnya berupa wafers silicon berukuran kecil. Disebut Integreted Circuits karena dirancang bangun sebagai circuit-circuit yang lengkap. Ukuran transistor walaupun jauh lebih kecil daripada penemuan pertama alat electronic yang kita kenal dengan nama tabung hampa udara. Tidak demikian dengan transistor. Kebanyakan dari circuit-circuit yang terintegrasi dinamakan “General Purposes Chips” (chip dengan tujuan umum dibuat untujk menangani satu atau lebih fungsifungsi pokok alat rumah tangga seperti micro computer mesin cuci. sehingga dirasakan kurang praktis. tetapi kapasistasnya lebih besar. tidak lagi tergantung pada suatu bagian pengelolaan data yang tersentralisasi dengan peralatan mainframe atau microcumputer. yang menggunakan teknik photografik khusus dikenal dengan photolithography inilah dasar dari peralatan electronik modern. Berdasarkan sejarah perkembangan teknologi. Fungsinya dapat disejajarkan dengan peralatan microelectronic seperti sebuah mainframe’s central processing unit (CPU). Microprocessor memberikan dampak kepada penciptaan komputer electronic berukuran kecil (mini). Ada tiga tujuan umum dari chips: . memerlukan kekuatan listrik yang relaltif lebih besar. Transistor sendiri yang berupa komponen kristal relatif berukuran kecil yang berfungsi memindahkan atau mengolah kekuatan electric berkekuatan kecil di antara circuit dalam peralatan bersangkutan. dan kecenderungan abad modern sekarang untuk membuat integrasi chip yang berskala yang sangat besar (very large scale integration /VLSI) terdiri atas 10. Hasil terakhir saat ini dari penemuan ini adalah suatu circuit yang kompleks dan rumit terpasang pada lempengan kristal silicon berukuran diameter kurang dari 1/4 inch serta berketebalan hanya 15/1000 inch. dan sebagainya. Akhir-akhir ini berbagai metoda diupayakan untuk menghasilkan konstruksi chips yang lebih kompleks. atau sering disebut “chips”. Kemajuan terbesar dalam dunia teknologi informasi adalah pada dekade 1960-an dengan ditemukannya integrated circuit (IC’s) di Amerika Serikat. proses penemuan ini bermula dari pengembangan transistor pada dekade 1950-an. dengan ukuran yang lebih kecil tetapi kemampuannya lebih tinggi dan jauh lebih sedikit membutuhkan listrik untuk mengoprasikan..77 Pada waktu sekarang di tempat kerja seseorang baik individual maupun sebagai tim kerja. D Micro Electronic Dan Micro Processor Micro processor merupakan suatu circuit yang terintegrasi yang didesain untuk melakukan fungsi-fungsi koordinasi dan pengolahan data.

Jenis chips ini biasanya sangat mahal. agar segenap peralatan mesin dapat bekerja secara tepat pada keseluruhan kerja pabrik. kepegawaian akan terus dilakukan dengan sistem pusat komputer (mainframe) tetapi kebanyakan kegiatan yang berhubungan dengan masing-masing unit organisasi sekarang cukup dilakukan secara memadai oleh sebuah microcomputer.78 1. sesuatu sistem yang dibutuhkan untuk kegiatan berskala besar. seperti microprocessor (untuk menangani pengolahan dan koordinasi fungsi dari suatu komoputer) Interface chips (untuk menangani luaran/masukan yang dikehendaki dari suatu sistem). Memory chips (untuk menyimpan informasi) CPU chips. didesain dan diproduksi sesesuai dengan permintaan dan kebutuhan tertentu. karena harganya yang relatif sangat murah. tetapi juga dapat digunakan dalam komunikasi dengan pihak luar organisasi. Chip tersebut didisain untuk beraneka kegunaan dan cenderung diproduksi secara massal. Beberapa integrated circuits dikenal dengan nama custom build chips. Beraneka macam kegiatan organisasi seperti pengolahan dan pembayaran gaji pegawai (payroll). 2. . Perkembangan Teknologi Circuit untuk Electronic Tabung Electronic (1910-an) Transistor (1950-an) Integreted Circuits (1960-an) VLSI (1980-an) Perkembangan penggunaan microcumputer dalam kantor mengakibatkan manusia banyak berkurang ketergantungannya pada Sistem Pusat Komputer. Perlu diketahui bahwa komputer tidak hanya digunakan sebagai alat dalam organisasi. pendapatan. Secara singkat perkembangan teknologi digambarkan dalam diagram berikut: circuit untuk electronic dapat Gambar 5.7. 3. seperti pada proses pembuatan kertas atau pengecoran baja. Apabila dikehendaki microcumputer yang ada dalam organaisasi dapat dihubungkan sebagai suatu jaringan kerja (network) dengan mainframe atau minicomputer. Misalnya custom built chips didesain untuk memonitor hambatan-hambatan yang terjadi pada suatu proses beroperasinya kegiatan kerja mesin-mesin yang saling berhubungan.

Kawat telepon dengan bahan ini kapasitas muatannya beribu kali dibanding dengan kabel konvensional. 3. maka kemanfaatan dari sistem komunikasi berdasarkan komputer dapat diraih sepenuhnya apabila negara bersangkutan mengubah jaringan telekominikaksi yang ada menjadi sistem digital. Setiap negara di dunia ini mempunyai bentuk jaringan nasional untuk menyampaikan informasi dengan menggunakan cara ini. sekarang sedang dikembangkan untuk pengantar komunikasi yang berasal dari satelit bumi. Misalnya jaringan telepon yang digunakan dunia bisnis di mana-mana. Perubahan yang cepat di bidang telekomunikasi juga dipengaruhi oleh berbagai pengembangan dan penemuan-penemuan di bidang teknologi seperti : 1.79 E. Karena informasi dapat ditransformasikan dengan lebih cepat dengan menggunakan bentuk binary. Kesulitan dari usaha untuk lebih mengintegrasikan telekomunikaksi dengan micro electronic dan computer adalah adanya perbedaan dasar kerja. 2. sistem ini digunakan dengan sistem penanaman kabel di bawah tanah. Otomatisasi perkantoran. Inggris negara keempat terbesar dalam sistem telepon pada tahun 1980-an. . Pada masa mendatang sistem ini dapat digunakan sebagai penghubung tanpa kawat (wireless atau coreless) di antara alat-alat mesin seperti word-processor. Langkah-langkah demikian akan mendorong perkembangan industri micro electronic. Hubungan telepon yang menggunakan electronic jelas merupakan sumber daya yang penting dalam pengembangan teknologi informasi. F. Transmisi microwave. Sebagai contoh. Telekomunikasi Istilah telekomunikasi dikenal sebagai cara penyampaian informasi melalui kabel/kawat listrik (telepon dan telegraph) atau dengan gelombang radio. Secara bertahap sistem kerja dengan kertas. Teknologi Informasi Di Kantor Modern Pengaruh teknologi micro electronic dalam praktik dan prosedur kerja sedemikian hebatnya. Sistem infra merah yang memungkinkan peralatan seperti Televisi dikontrol tanpa kawat (remote control). yang terutama mengandalkan pada sistem manual (pembuatan laporan dengan mesin tik). merupakan alat yang vital bagi mereka untuk berkomunikasi dengan mitra kerja dan kliennya. telah melakukan perubahan tersebut. suatu kawat dari bahan fibre glass mampu memindahkan pulsa dalam bentuk binary dengan kecepatan yang tinggi.. Bidang-bidang yang menerapkan micro electronic antara lain: 1. telepon dan komputer. Fibre glass. diganti dengan sistem micro electronic yang menggantungkan pada telekomunikais.

4. memory. . Komunikasi elektronik antartempat di seluruh dunia. 5.80 2. Word-processor yang berperan sendiri Dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen. layar dan printer. 7. Sistem atau pabrik dengan bantuan alat komputer lainnya.8. processor. Berikut adalah suatu bagan suatu kantor yang menggunakan peralatan eletronik: Gambar 5. Alat transfer uang electronic Alat pengukur di bidang ilmu pengetahuan. Word Processor Ada tiga jenis dasar word processor a. Pengendalian proses industri Robot. Alat diagnosis kesehatan. 3. 8. terdiri atas key board. Kantor yang Menggunakan Peralatan Electronic Sistem Penggandaan Sistem Penulisan Word Processor Sistem Filing Peralatan Hitung Micro Computer KANTOR DENGAN PERALATAN ELEKTRONIK View data Teletext Fasilitas Referensi Konperensi dengan Alat tele Elektronic Mail Sistem Pengiriman Surat Telepon Telekomunikasi 1. 6. dan hanya digunakan untuk pengolahan teks.

7) Kemampuan untuk mengintegrasikan komputer-komputer lainnya. Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem.81 b. sperti halnya teletext. view data hanya terbatas pada pelanggan dan sifat kerjanya adalah sistem interactive. . 5) Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat. View data. komputer (atau terminal). 3) Mmenimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar. yaitu suatu sistem untuk melayani data melalui jaringan televisi yang ada. 2. kantor yang otomatis biasanya memiliki fasilitas sebagai berikut: 1. Sistem ini merupakan kombinansi dari jaringan komunikasi. di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program). penyimpanan dan pencetakan. Teletext. G. wordprocessor dengan c. 3) Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output). Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor: 1) Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada. laporan atau surat dalan sebagainya. 2) Memerlukan pelatihan yang memadai. Perbedannya dengan teletext. Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya Di samping micro computer dan word-processor. Terdapat beberapa keuntungnan dari penggunaan word-processor. 4) Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan Pada tahap penerapan pertama dirasakan ada kelebihan tenaga. sehingga setiap pengguna dapat meminta atau mengajukan pertanyaan secara aktif kepada database untuk memperoleh data yang dibutuhkan. view data menyajikan data atau referensi yang up-to date di bidang perdagangan. terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungakan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan. 2) Menambah kepuasan kerja. 6) Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan. televisi dan permintaan dilakukan melalui telepon. 1) Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen. 4) Menghemat tenaga (pentik). Beberapa micro computer dengan tujuan umum.

namun pada eletronic mail pesan tertulis dapat disampaikan dari meja kantor yang satu ke meja yang lainnya lewat terminal. Berbagai transaksi pembayaran dalam dunia perdagangan dan bank banyak memanfaatkan sistem ini. 5. Perkembangan terakhir di setiap meja kantor modern terdapat perangkat “work stations” yang lengkap terdiri atas komputer dan fasilitas word-processor. daya muat pesan yang besar dengan kecepatan tinggi. mahasiswa. yang paling dapat dirasakan secara nyata di bidang teknologi informasi adalah adanya cyber space (ruang maya) di mana kita dapat berkomunikasi langsung melalui perangkat komputer dalam situasi dan kondisi yang berbeda dan ini bahkan sudah menjadi kebutuhan setiap orang mulai dari pelajar. Perkembangan akhir-akhir ini bahkan bisa mengirim banyak surat dengan peralatan edit yang lebih canggih. electronic mail serta fasilitas telepon. b. Di jaman informasi dan komunikasi abad 21 ini. suatu fasilitas electronic yang berkembang pesat. pebisnis maupun dunia kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS). Internet. H. Dapat mengetahui perkembangan terkini yang berhubungan erat dengan masalah-masalah subtansi organisasi. Dapat saling tukar menukar informasi walaupun dalam jarak jangkauan yang sangat jauh. Peralatan terdiri atas komputer dan alat komunikaksi. Komputer misalnya sekarang secara luas telah digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam “hal apa yang akan terjadi apabila kita mengambil keputusan dengan alternatif A? “Apa akibat dari perubahan X dengan tidak mengubah Y?” . Dapat mengambil langsung (copy/download) informasi yang akan kita butuhkan.82 3. Sistem telex telah digunakan bertahun-tahun. dengan kemampuan untuk melakukan pertukaran uang tanpa melakukan pembayaran cash atau penggunaan kertas. dan sebagainya. Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas. 4. penggunaan internet di kalangan pemerintah sudah sampai ke kabupaten/kota bahkan kecamatan. adalah suatu sistem untuk menyampaikan pesan-pesan dengan alat electronic. Sistem ini secara bertahap diintegrasikan ke dalam sistem peralatan perkantoran lainnya seperti jaringan komputer. word-processor. Yang menarik adalah sekaligus melakukan filing secara otomatis baik surat yang keluar maupun surat yang masuk. manfat yang didapat dari teknologi informasi yang berbasis internet cukup banyak dirasakan antara lain : a. Alat transfer uang. dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up-to date. Electronic mail. c. Sebuah perkantoran modern.

dan sebagainya Kehilangnan kontak personal. d. f. f. Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia. b. e. ekonomi dan sebagainya) 1. Cenderung pegawai menjadi “machine-minders” Masalah kesehatan sebagai ekses dari perlatan seperti layar.mesin Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik. c.83 Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan: Tiga Implikasi umum (aspek sosial. Pekerjaan perkantorn akan banyak mengalami perubahan. Implikasi terhadap karyawan kantor: Keuntungan: a. 2. serta kehilangan kepuasan kerja. g. printer. b. c. d. f. d. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat. Mendorong untuk belajar keterampilan baru Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin. Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif. a. programmer dan rekayasa software Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu Lebih sedikit pekerjaan Kerugian: a. b. e. karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin Implikasi terhadap pemberi kerja Memerlukan waktu untuk perubahan elektronik dari sistem manual ke sistem Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan . Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun. e. Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalanpersoalan seperti kebosanan. c. keterampilan berulang-ulang yang digunakan. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.

dan electronic mail! Uraikan beberapa implikaksi yang akan daapt mempengaruhi penerapan teknologi informasi di perkantoran! a. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan Harga teknologi baru ini relatif murah Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpanan data di disk tidak memerlukan ruang seluas filing kabinet Untuk pengambilan keputusan. Latihan Jawablah soal latihan di bawah ini secara cermat. view data. dan jelaskan masing-masing komponnen tersebut! Jelaskan cara kerja word processor. 5. Teknologi informasi adalah perolehan. b. Rangkuman 1. Tidak seluruh software kebutuhan yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi Keuntungan: a. Jelaskan pengertian teknologi informasi! Sebutkan 3 komponen utama komputer. ekonomi. Secara umum (sosial. e. I. c. Kemudian jelaskan pula kekurangan dan kelebihan dari penerapan word processor! Jelaskan secara singkat teletext. huruf. c. singkat. g. d.84 g. b. . pemrosesan. 1. f. 4. data dapat diperoleh. gambar maupun suara dengan suata alat electronic berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan komunikaksi jarak jauh. diproses. penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka. disimpan dan dicari secara cepat Produktivitas meningkat secara cepat Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dan kantornya. dan sebagainya) Terhadap karyawan kantor Terhadap pemberi kerja J. 2. namun jelas. 3.

alat transfer uang elektronik dan internet. Bidang-bidang yang menerapkan mikro elektronik antara lain otomatisasi perkantoran. 4. 5. komunikaksi elektronik antartempat di seluruh dunia. Ada tiga komponen utama teknologi informasi.85 2. dan alat transfer uang Kemampuan untuk mengendalikan kekuatan elektrik dari alat berukuran mini (seperti micro electronics) mempunyai pengaruh yang luar biasa terhadap kehidupan modern. teletext. Pada berbagai kegiatan industri kita akan menjumpai sistem-sistem produksi yang nyaris otomatis semuanya. mikro elektronik dan telekomunikasi. view data. . 3. robot. yaitu komputer. electronic mail. pengendalian proses industri. Kantor yang menggunakan peralatan elektronik yaitu word processor.. Teknologi informasi di tempat kerja yang secara bertahap menggantikan sistem kerja kertas yang mengandalkan pada sistem manual.

DAFTAR PUSTAKA Anderson, R.,G., Organization and Methods, (1973), London: MacDonald and Evans. Arifin, E., Zaenal, (1996), Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Jakarta: Akademika Pressindo. Chrislip,David, D, and Carl E., Larson, (1994), Collaboration Leadership, San Fransisco, California : Jossey-Bass Inc. Davis, Gordon, B, (1985), Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure and Development (2nd Edition), McGraw Hill- Book, Co. Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru. Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson,(1985), Texbook of Office Management, New York : McGraw-Hill Book Company Inc. Littlefield, C. et.all, (1985), Office and Administrative Management, New Delhi: Prentice Hall of India. -----------, Management of Office Operations, New Delhi : Prentice Hall of India. Ma’moeri, Endar, (2000) Administrasi Perkantoran, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Mills, Geoffry, et.all (1990), Modern Office Management, London: Pitman Publicity Limited. Neuner, J.J.W., Keeling, L.B., (1978) , Modern Office Management, Bombay: D.B. Taraporevola Sons & Co., Private Ltd. O’Donnell, Koontz, (1972) Principles of Management , An Analysis of Managerial Functions (Fifth Edition), Tokyo: McGraw-Hill Purawijaya, Ipon, Sukarsih, (1994), Penyusunan Laporan, Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud. Scott, George, M., (1986), Principles of Management Information Systems, McGrawHill Book Co. Soetrisno, (2001) , Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara The Liang Gie, (1995) Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit Libety dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.

KASUS 1 SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI ARSIP Semua arsip dalam suatu organisasi didesentralisasikan sebagaimana yang telah dilakukan selama beberapa tahun. Akhir-akhir ini, dengan padatnya tempat dan menggelembungnya biaya, menyebabkan manajemen menggali beberapa macam kemungkinan. Salah satu cara yang dipertimbangkan adalah sentralisasi sejumlah pelayanan kantor, di antaranya ialah penyimpanan arsip. Sebuah tim khusus yang terdiri dari pejabat muda diminta untuk mempelajari arsip organisasi, dan kemudian melaporkan penemuan dan rekomendasi mereka kepada pucuk pimpinan. Keputusan penting yang diambil dalam rapat tim pertama tersebut adalah menyiapkan memorandum bahwa tujuan utama yang berkaitan dengan penyimpanan arsip ialah harus diciptakan standar pelayanan tinggi kepada bagianbagian dan bidang-bidang untuk mengurangi meningkatnya biaya dan bertumpuknya arsip. Itulah yang menjadi pertimbangan dibentuk tim penelitian tersebut dengan manfaat mempertimbangkan reaksi dari para pejabat, dan pegawai terhadap setiap perubahan yang mungkin diusulkan. Penugasan individual kepada anggota tim juga dibuat. Penemuan-penemuan tentatif berikut dilaporkan dalam pertemuan tim yang kedua. Beberapa ruang yang dulu digunakan untuk ruangan gudang dapat diubah menjadi ruang penyimpanan arsip yang memadai untuk menempatkan kurang-lebih 75 persen file cabinet yang sekarang digunakan tersebar ke berbagai bidang dan bagian. Sebuah ruang di bawah tanah dapat dengan mudah disesuaikan jika dibutuhkan ruang penyimpanan. Penilaian kasar tentang kebutuhan pegawai menunjukkan bahwa dalam bidang/bagian yang tugasnya beraneka ragam dibebaskan dari tanggung jawab menyimpan arsip. Kebutuhan pegawai yang semakin meningkat untuk menangani meningkatnya volume pekerjaan akan menyebabkan sulit melepaskan mereka untuk ditempatkan ke bagian penyimpanan arsip baru yang diusulkan. Pelayanan arsip kepada beraneka ragam bagian dan bidang kemungkinan dapat diperbaiki, kecuali dalam bidang/bagian tertentu yang banyak dan tetap menggunakan arsip tersebut. Kesempatan untuk mengurangi arsip yang dobel, karena menggandakan dengan cara memfoto kopi arsip nampaknya besar. Praktik yang dilakukan yaitu dengan mengirim foto kopi berbagai macam arsip yang digunakan di berbagai bidang/bagian. Reaksi awal dari Kepala Bagian di bidang Kearsipan dan Kepala Bagian Tata Usaha yang sekarang melakukan penyimpanan, semangatnya tidak tinggi pada waktu ada kemungjkinan diciptakan sentralisasi arsip tersebut setelah mereka diberitahu oleh para anggota tim peneliti.

tunjukkan jenis informasi apa yang dibutuhkan tersebut? .PERTANYAAN 1. apakah sentralisasi arsip akan menjamin? 2. Berdasarkan analisis pendahuluan oleh tim peneliti tersebut. Haruskah tim peneliti mencoba mencari lebih jauh informasi? Jika Anda mempunyai pemikiran demikian.

sehingga akibatnya sangat sulit untuk menemukan kembali warkat-warkat atau records yang telah disimpan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan tepat pada waktunya apabila warkat atau records tersebut diperlukan sewaktu-waktu. Ada anggapan bahwa orang-orang yang ditempatkan di bagian arsip berarti orang yang disingkirkan atau di-“arsip”-kan. Tetapi meskipun demikian usaha-usaha perbaikan belum memuaskan hasilnya. orang itu diperintahkan untuk mengikuti penataran. Hal tersebut diawali dengan dimulainya tidak adanya pengertian dan kesadaran dari para pejabat pimpinan akan arti pentingnya sistem penataan arsip yang baik dan efisien. Banyak pegawai yang telah ditatar tidak untuk ditempatkan pada unit kearsipan. tetapi di lain pihak tanpa mengadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang mampu dan terampil di dalam mempergunakan alat-alat tersebut. akan tetapi semata-mata untuk menggantikan kedudukan orang lain. Oleh karena itu untuk memenuhi tujuan tersebut di atas dan karena akibat kemajuan di bidang teknologi serta untuk mencapai hasil yang efisien dan efektif dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip dianggap perlu membeli serta mempergunakan Komputer Micro Film sebagai peralatan yang modern dan mahal harganya. 2. pada umumnya berpendapat bahwa yang penting adalah asal sesuatu warkat atau records itu bisa ditemukan kembali adalah sudah dianggap cukup baik. Keadaan yang tidak baik itu kemudian menjadi berlarut-larut. akibatnya usaha-usaha perbaikan tersebut belum memuaskan hasilnya. Dengan adanya anggapan ini banyak orang-orang tidak berminat dan merasa tidak senang untuk ditempatkan . Ada pula peserta yang tidak mempunyai pekerjaan di kantornya. Usaha-usaha tersebut dipandang perlu dilakukan karena selama ini keadaan arsip di Pemerintah Provinsi tersebut mengalami kesulitan atau dengan perkataan lain sangat kacau karena tidak adanya sistem penyimpanan yang baik dan tepat pada tempatnya. Akhirnya Pemerintah Daerah Provinsi bersangkutan menerima sepenuhnya sistem kearsipan baru. baik untuk Daerah Provinsi itu sendiri maupun untuk Kabupatren/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya. Hal itu disebabkan karena adanya beberapa masalah yang masih harus dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi antara lain sebagai berikut: 1.KASUS 2 KASUS DI BIDANG KEARSIPAN Suatu Pemerintah Daerah Provinsi pada saat ini melakukan usaha-usaha perbaikan dan penertiban dalam kearsipannya. Para pejabat pimpinan Pemerintah Daerah Provinsi dan para pejabat Kapupaten/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya. hasilnya para pejabat pimpinan mulai timbul kesadaran akan pentingnya sistem kearsipan yang baik. Kemudian diadakan konsultasi ke para ahli Arsip baik dari luar negeri maupun dalam negeri. Kemudian diadakanlah usaha-usaha untuk memperbaiki sistem kearsipan yang kacau tersebut serta diadakan penataran-penataran bagi para petugas yang nantinya akan menangani kearsipan pada unit kerjanya masingmasing dengan sebaik-baiknya. dan daripada menggangur. tetapi tidak memikirkan berapa lama dan apakah di tempat yang tepat atau tidak warkat atau record itu bisa ditemukan dengan mudah.

Sistem Desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif 2. Dalam penyimpanan Arsip Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan sistem sentralisasi untuk Arsip in Aktif dan desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif. 4. Usaha-usaha untuk mengolah data dengan komputer serta menyimpan data di dalam micro film dengan alat-alat yang sudah dibeli dengan mahal tersebut di atas sampai saat ini belum/tidak dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. 3. seharusnya dikirimkan kembali ke Pusat Arsip/Dinas Arsip. Keadaan dan letak kantor untuk Pemerintah Daerah Provinsi itu mempunyai dua buah gedung yang berjarak kurang lebih 3 km dan karena keterbatasan ruang. maka arsip-arsip in aktif yang sudah cukup besar jumlahnya disimpan di dalam besek-besek dan kemudian ditumpuk di gedung yang terpisah dengan gedung di mana Bagian Arsip itu berada. Akan tetapi kenyataannya tidak semua unit organisasi mau melaksanakan hal ini dan tetap menyimpan Arsip in Aktif itu pada unitnya sendiri. mereka akan mengerjakannya dengan rasa enggan. Apakah keuntungan dan kerugiannya apabila Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan peralatan modern seperti Komputer dan Micro Film dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip? Coba jelaskan jawaban Anda. Dengan sistem ini berarti bahwa arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh unit pengolah. Akibatnya apabila mereka harus berada di tempat itu. Jumlah tumpukan besek-besek itu umumnya akan bertambah terus dan makin banyak. hal itu disebabkan para petugas tidak ada yang berani untuk mengadakan penyusutan dan menghapuskannya karena belum adanya pedoman kerja yang jelas tentang jadwal retensi arsip. Bagaimana saran dan analisis Saudara setelah membaca Kasus yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi tersebut. Sistem Sentralisasi untuk Arsip-arsip in Aktif b.di Bagian Arsip. PERTANYAAN: 1. 5. 3. . Berikan penjelasan apa yang dimaksud dengan: a.

Bukan tidak mungkin. Perlombaan semacam ini diadakan secara teratur. Pegawainya pada duduk berdempetan. Pemandangan seperti itu akan lenyap seketika pada saat-saat menjelang 17 Agustus. dokumen-dokumen dan sebagainya) juga tidak disetujui. yaitu: bahwa demi memenangkan perlombaan “kebersihan dan kerapihan ruangan kerja” maka segala tumpukan-tumpukan dokumen. maka berlomba-lombalah setiap unit kerja di bawah pimpinan unitnya masing-masing mengikuti perlombaan tersebut. Karena terlalu sempitnya ruangan. Gang-gangpun dipergunakan sebagai ruang (space) tempat kerja pegawai. warkat ataupun arsip-arsip tadi dibundel dalam beberapa ikatan (misalnya dengan tali rafiah atau apa saja) lalu disimpan di satu tempat yang tidak nampak dari pandangan wasit atau juri perlombaan tersebut. Keadaan ini berlangsung terus setiap menjelang 17 Agustus. Hampir setiap ruangan kerja pada tingkat Bagian. Dengan cara-cara seperti inilah ruangan-ruangan kerja pegawai kelihatan bersih dan rapi. kalau keadaan seperti itu dibiarkan terus.KASUS 3 “KEJUARAAN SEMU” Demi menimbulkan rasa kesatuan (sense of belonging) dan sekaligus sebagai salah satu program motivasi. Sub Bagian dan Urusan selalu kelihatan penuh sesak dengan meja-kursi beserta perabotan kerja lainnya. Demikianlah maka banyak dokumen dan warkat-warkat. maka di salah satu Pemerintah Daerah (Pemda) tingkat satu telah diadakan semacam perlombaan kebersihan dan kerapihan ruangan-ruangan kerja dari setiap unit kerja dalam lingkungan Pemda tersebut. Beban kerja operasional maupun administratif kian hari kian meningkat. Demikianlah. Dengan harapan untuk memperoleh hadiah-hadiah yang menarik dan juga untuk meningkatkan nilai kedisiplinannya di mata pimpinan. . maka pegawai yang bersangkutan akan digusur oleh arsip dan warkat-warkat tersebut. Singkatnya: efficiency layout yang paling sederhanapun sudah tidak mungkin disusun. Setiap unit kerja dari tingkat (eselon) tertinggi sampai pada eselon Bagian. karena usulan penambahan anggarannya belum disetujui dan juga karena ruangan kerjanya-pun belum memungkinkan. Namun penambahan pegawai belum dapat dilakukan. pokoknya ruangan kelihatan bersih dan rapi!” Dalam pada itu sebenarnya harus diakui bahwa kondisi fisik perkantoran Pemda tingkat satu tersebut sudah cukup memprihatinkan. bahkan Sub Bagian diharuskan berpartisipasi aktif dalam perlombaan tersebut. Bundelan-bundelan tersebut tidak akan pernah dibuka-buka lagi. yaitu setiap menjelang peringatan hari nasional kita 17 Agustus. kecuali apabila ada yang diperlukan. untuk terwujudnya harapan dan tercapainya tujuan dari masing-masing pimpinan maka hampir setiap pimpinan bermoto: ”pokoknya ruangan bersih dan rapi!” Sayangnya bahwa dengan moto tersebut lalu terjadi keadaan: “Bagaimanapun caranya. maka usulan-usulan untuk penambahan perabotan kerja lagi (misalnya untuk menyimpan warkat. baik yang masih aktif maupun in-aktif terpaksa ditumpuk-tumpuk saja di kanan-kiri dan di sekitar meja kerja pegawai. sekali setiap tahun. bahkan ada pula yang berhadapan satu sama lain dalam jarak yang sangat dekat.

. PERTANYAAN: 1. apa pula sub-sub masalahnya. Pendekatan dan pemecahan yang bagaimanakah yang setepatnya diterapkan dalam menghadapi kasus seperti itu. Selidik punya selidik ternyata reference dimaksud adalah termasuk dalam bundel-bundel yang telah disimpan di satu tempat dalam rangka memenangkan “lomba 17 Agustus” tadi. Apakah sebenarnya yang menjadi penyebab timbulnya masalah-masalah tersebut. Masalah pokok apa yang dihadapi oleh Pemda tingkat satu tersebut. Demikianlah maka decision making yang harus dilakukan dengan cepat dan tepat menjadi terbengkalai karenanya.Demikianlan pernah terjadi Gubernur harus mengambil keputusan dengan secepatcepatnya. namun telah gagal total karena ternyata reference yang data serta dokumennya tidak dapat diketemukan. Bundel tersebut di mana. Jelaskan dan berikan alasan-alasan bahwa itulah yang menjadi masalah pokok dan sub-sub masalah 2. siapa yang menyimpannya ternyata tidak dapat ditelusuri lagi dengan jelas. Jelaskan penyebab masalah tersebut. 3.

Dalam langkah tindaknya memberikan kesan bahwa ia selalu ingin agar semua gagasannya harus diterima dan benar. Di samping tenaga-tenaga Kabupaten X sendiri yang menjadi anggota Tim Penyempurnaan Kearsipan juga mengundang Konsultan Ahli dari Lembaga Non Dep “Administrasi” dan Lembaga Non Dep “Kearsipan” untuk duduk di dalam Tim Penyempurnaan. Tetapi karena ia adalah seorang . kuat bahkan cenderung ke sifat ambisius. Kepribadiannya keras. Penyebaran serta pembinaan baik untuk pegawai Kabupaten X melalui ceramah-ceramah penataran-penataran beberapa kali. Nama golongan utama diambil dari nama unit tertinggi/terbesar di dalam Kabupaten tersebut. Cara dia mengutarakan serta mempertahankan gagasannya mendekati bentuk memaksakan dan bersikeras. lokakarya dan cara-cara lain semacamnya. Cara ini ditetapkan dengan alasan bahwa cara tersebut sudah dikuasai mendarah daging oleh semua pegawai di lingkungan Kabupaten X. gesit. Subyek-subyeknya berupa kegiatan pekerjaan yang dilakukan di dalam masing-masing unit. Pembagian tingkat penggolongannya sebagaimana lazimnya terdiri atas masalah pokok submasalah dan sub-submasalah. Sistem kode menggunakan alphanumeric (huruf dan angka). dan memudahkan pemakaiannya daripada jika harus menciptakan baru. Kode angkanya menggunakan sistem tiga (3) digit. Klasifikasi semcam itu disebut klasifikasi struktural. Proses pengembangan dan penerapan sistem kearsipan di Kabupaten X ini makan waktu cukup lama dengan daya dan dana cukup besar. Tercermin pula keinginan agar semua orang mengetahui bahwa dialah yang berperan utama dan berjasa. namun yang penting tidak menimbulkan kesulitan dan dapat memenuhi keperluan Kabupaten itu sendiri. tetapi tidak/belum pernah memperoleh pendidikan formal tentang O&M maupun kearsipan. pintar bicara. Setelah dimulai oleh pimpinan instansi bahwa sistem tersebut dapat diterima dan kena maka disebarkan kepada dinas-dinas dan unit kerja lain. Pemrakarsa penerapan Sistem Kearsipan Pola Baru pada Kabupaten X ini adalah seorang pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan O&M dalam instansinya. Bagian terbesar dari kode menggunakan tiga (3) huruf. tidak kenal waktu dan mempunyai kecerdasan yang baik. Satu di antaranya adalah Pola Klasifikasi dan sistem kodenya dibuat khusus untuk keperluan penggunaan Kabupaten bersangkutan. lincah.KASUS 4 TERDAMPAR DI AMBANG KARANG Kabupaten “X” atas dasar kebutuhan yang mendesak telah mengadakan penyempurnaan tata kearsipan dengan menerapkan sistem kearsipan Pola Baru dengan mengadakan penyesuaian bagian-bagian tertentu sesuai dengan kondisi serta keperluan setempat. Sepak terjangnya dinamis. Bagaimanapun diakuinya bahwa dari segi kesederhanaan serta sistematikanya tidak konsisten. Susunan huruf ini diambil dari singkatan nama-nama unit dan sudah berlaku sejak lama sampai sekarang. rajin. Pejabat ini berlatar pendidikan tinggi (sarjana).

Dari Tim Kearsipan dengan keanggotaan sedemikian diharapkan oleh Bupati agar dapat menghasilkan suatu sistem kearsipan Pola Baru yang dapat berlaku seragam dan menyeluruh di Kabupaten X. Setelah menjalani waktu yang cukup panjang dan jatuh bangun Tim bersepakat bahwa pada dasarnya Sistem Kearsipan Pola Baru dapat diterapkan di Kabupaten X dengan beberapa pokok sebagai berikut: 1. Pejabat bersangkutan telah memperoleh pendidikan (penataran) O&M dan memang orangnya suka belajar serta berkepribadian kuat dan berkemauan keras. Kesulitan-kesulitannya antara lain: Setiap kali diadakan pertemuan kerja tim tidak pernah dapat dihadiri para anggota secara lengkap. yakni bahwa pengembangan sistem pembinaan umum berada di tangan Kabupaten dalam hal ini Biro Umum. Usaha tersebut tidak dilakukan secara formal atas dasar instruksi pimpinan Badan. Tata Kearsipan dikelola/diorganisasi dengan prinsip kebijakaan terpusat dengan pelaksanaan fisik terpisah (centralized policy and decentralized physical operation).Keanggotaan tim terdiri atas semua unit utama (Dinas. Badan dan lain-lain unit kerja) dilengkapi pula dengan konsultan dari Lembaga Non Dep yang membidangi organisasi dan metoda serta Lembaga Non Dep yang membidangi kearsipan. Letak kantor masing-masing anggota bertebaran yang jaraknya berjauhan. Masalah dana pun merupakan faktor kesulitan tersendiri bagi kelancaran kerja Tim. tetapi merupakan kehendak pribadi seorang pejabat tertentu dan dilakukannya sendiri terhadap unitnya. Dengan pertimbangan praktis serta pengaruh geografis dan kebutuhan unit-unit Pengolah dapat mengolah kearsipannya sendiri dengan pola pusat seragam dengan unit-unit lain dalam lingkungan Kabupaten X. Sementara itu. Hal ini dikarenakan bahwa masing-masing anggota tetap terikat oleh tugas-tugas pokoknya di kantornya. Team ini dipimpin oleh pejabat unit Organisasi & Tatalaksana Kabupaten X. yakni “BADAN DL”. sistem kearsipan Pola Baru telah berjalan dan makin mantap di Kabpaten X membentuk Tim Kearsipan Kabupaten untuk menyempurnakan tata kearsipan Kabupaten X secara keseluruhan. Dalam melaksanakan tugasnya banyak kesulitan yang dihadapi yang berakibat jalannya kegiatan kurang lancar dan banyak memakan waktu. Hal ini dilakukannya karena didorong oleh keinginan untuk berkarya dan menyempurnakan tata kearsipan khususnya serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja umumnya bagi instansi di mana ia bekerja. Apa yang dilakukannya itu tidak dilarang oleh pimpinan namun juga tidak dibantu. secara terbatas sekali sudah memulai mengusahakan penerapan sistem kearsipan Pola Baru. Rata-rata para anggota tempat telah pernah mengikuti pendidikan (penataran) O&M ataupun kearsipan. Di samping itu salah satu unit utama lainnya.yang ingin berhasil memanfaatkan pengalamannya serta berusaha untuk tahu dari segala sumber. Dilihat dari apa yang terjadi tampaknya usaha tersebut secara tidak langsung direstui oleh pimpinannya. Arsip-arsip/berkas inaktif .

Di luar dugaan perjalanan Tim dibentur dengan gunung karang yang berakibat usaha Tim macet total. meskipun demi efektivitas.harus disalurkan ke kearsipan Pusat di bawah Biro Umum/TU yang sekaligus berfungsi sebagai pusat penyimpanan arsip Kabupaten X. Sistem Kode dua huruf ini sesuai dengan petunjuk dan anjuran dari Lembaga Non Dep Kearsipan dan telah banyak dipilih/digunakan oleh sebagian besar instansi yang telah menerapkan sistem Kearsipan Pola Baru. menggunakan tenaga yang tidak sedikit serta biaya yang tidak kecil. 3. Pola klasifikasi didasarkan atas masalah (subyek) sebagai penjabaran fungsi. Sistem tersebut lebih sederhana lebih mudah. mengerti. jadwal retensi. Padahal . Alasan yang diberikannya ialah bahwa Pola Klasifikasi serta Kode. Dinyatakannya bahwa memang benar ia (pejabat Dinas Y anggota tim) telah menyetujui. Dengan Pola Klasifikasi dan Kode sedemikian itu untuk menjamin kemudahan. nyatanya sudah dilaksanakan dan berjalan. 2. Klasifikasi sedemikian akan lebih menjamin ketangguhannya dan tidak akan terpengaruh oleh perubahan-perubahan struktur organisasi. meskipun dalam cara dan gaya yang berbeda. efisien dan seragam tetapi jangan ganggu atau menyentuh apa yang sudah dibuatnya dan dilaksanakan di Dinasnya. TERBENTUR KARANG Kelanjutan dan usaha Tim ialah tahap penyusunan Pola Klasifikasi beserta kode klasifikasinya. efisiensi serta keseragaman sistem bagi kepentingan keseluruhan. Sistem kode alphanumeric menggunakan dua huruf dan tiga angka. Alasan yang diajukannya mirip dengan Wakil Dinas Y . penyusutan dan selanjutnya. keseragaman (kesatubahasan komunikasi beserta tata cara dan sarananya). seperti yang diuraikan terdahulu). Tantangannya berupa ketidaksediaan jika Pola Klasifikasi serta Kode Dinas Y dimodifikasi apabila diubah dan menjadi bagian dari Pola Klasifikasi serta Kode Kabupaten X. serta bersedia membantu menciptakan kesempurnaan tata-kearsipan Kabupaten yang efektif. (Klasifikasi struktural akan goyah setiap kali ada perubahan struktur organisasi sehingga perlu mengadakan perubahan pola klasifikasi disesuaikan dengan struktur yang baru. para petugasnya sudah terbiasa dengannya. Diutarakan pula bahwa penyusunannya telah memakan waktu banyak. sudah berlaku cukup lama sehingga sudah dikenal oleh pegawai-pegawai di dinasnya. Masih banyak hal-hal (unsur-unsur Sistem Kearsipan Pola Baru) lain yang belum sempat dibahas seperti organisasi (unit) wadah fungsi kearsipan. Gunung karang tersebut berupa tantangan membatu dan panas dari anggota tim yang mewakili Dinas Y (kebetulan anggota ini adalah pejabat yang memprakasai dan aktif menangani penyempurnaan tata-kearsipan Dinas Y. apapun penilaian yang diberikan oleh pihak lain. kegiatan serta transaksi dengan berorientasikan Kabupaten X. Pada hal menyusun pola klasifikasi merupakan pekerjaan yang tidak mudah). Pola Klasifikasi yang disusunnya pun struktural dan tidak rela untuk diubah ataupun dilakukan penyesuaian. Kedudukan tim menjadi bertambah rumit karena ternyata wakil (anggota) dari Badan DL (ia adalah pejabat yang menangani penarapan Sistem Kearsipan Pola Baru di instansinya) juga bersikap sama.

mengupas tentang perlunya praktik koordinasi. Hal ini disamping memang tugasnya untuk memperoleh kebulatan hasil secara musyawarah yang tidak hanya bagi para anggota team tetapi harus dapat diterima dan dilaksanakan oleh para pimpinan unit-unit utama.I. menghormati/menghargai kesemuanya bahkan selalu mengalah. lebih-lebih sama-sama jelas dimengerti bahwa Kabupaten adalah organisasi induk yang dalam pelaksanaan tugastugasnya dilaksanakan oleh Dinas-dinas. Pendapat para anggota untuk menempuh jalan pemungutan suara untuk mengambil keputusan tidak mungkin. Andaikata anda sebagai Ketua Tim apa tindakan Anda untuk menembus karang tersebut. 3. dalam situasi bagaimanapun tidak akan dilakukan tindakan sepihak apalagi memaksakan ataupun bertangan besi. . namun tetap dalam batas sportivitas yang wajar.) pada Kabupaten. Berikan alasan-alasan atas jawaban Anda. Analisis dan temukan persoalan-persoalan pokok apa yang merupakan kunci yang sebenarnya dari kemacetan Tim. Dalam hubungan ini para konsultan-pun (ahli O&M dan Kearsipan) telah pula berusaha untuk menjelaskan. manusiawi. Betapa pun segala usaha sudah dilakukan pada lingkup ini namun tetap buntu.sebelumnya wakil ini dengan gigihnya turut mendesak wakil Dinas Y. Andaikata anda sebagai Seda/Karo Umum/TU telah menerima Cap Ketua Tim tentang keadaan Tim. sebab tugas Tim justru harus dapat menghasilkan “sesuatu” yang secara bulat diterima dan dapat diberlakukan penuh di Kabupaten X secara menyeluruh. agar tidak bersikukuh hanya untuk kepentingan sepihak. dan tidak jarang menyangkut masalah-masalah di luar kearsipan. maka apa tindakan yang harus diambil. 2. (Tentu saja konsultan hanya dapat berbuat sampai dengan batas-batas kewenangannya sesuai dengan kedudukan serta kewajibannya sebagai anggota tim). Sebagai sekedar gambaran bahwa di dalam diskusi-diskusi yang dilakukan di dalam tim tidak jarang meningkat pada situasi yang panas berkepanjangan. PERTANYAAN: 1.S.S. di samping bahwa cara pemungutan suara di dalam team kerja bukan suatu cara yang dibenarkan ataupun tepat. Pimpinan (ketua) Tim pun tidak bisa berbuat banyak. Badan dan lain-lain. integrasi dan sinkronisasi yang sederhana (K. di dalam lingkungannya. Ketua tim berkepribadian lemah lembut.

daneprairie.This document was created with Win2PDF available at http://www.com. . The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful