Modul 1 Manajemen Perkantoran

Diklat Teknis Administrasi Umum
(General Administration)

Eselon II

SAMBUTAN DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DIKLAT APARATUR LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Selaku Instansi Pembina Diklat PNS, Lembaga Administrasi Negara senantiasa melakukan penyempurnaan berbagai produk kebijakan Diklat yang telah dikeluarkan sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Diklat Jabatan PNS. Wujud pembinaan yang dilakukan di bidang diklat aparatur ini adalah penyusunan pedoman diklat, bimbingan dalam pengembangan kurikulum diklat, bimbingan dalam penyelenggaraan diklat, standarisasi, akreditasi Diklat dan Widyaiswara, pengembangan sistem informasi Diklat, pengawasan terhadap program dan penyelenggaraan Diklat, pemberian bantuan teknis melalui perkonsultasian, bimbingan di tempat kerja, kerjasama dalam pengembangan, penyelenggaraan dan evaluasi Diklat. Sejalan dengan hal tersebut, melalui kerjasama dengan Departemen Dalam Negeri yang didukung program peningkatan kapasitas berkelanjutan (SCBDP), telah disusun berbagai kebijakan guna lebih memberdayakan daerah seperti peningkatan kapasitas institusi, pengelolaan dan peningkatan SDM melalui penyelenggaraan Diklat teknis, pengembangan sistem keuangan, perencanaan berkelanjutan dan sebagainya. Dalam hal kegiatan penyusunan kurikulum diklat teknis dan modul diklatnya melalui program SCBDP telah disusun sebanyak 24 (dua puluh empat) modul jenis diklat yang didasarkan kepada prinsip competency based training. Penyusunan kurikulum dan modul diklat ini telah melewati proses yang cukup panjang melalui dari penelaahan data dan informasi awal yang diambil dari berbagai sumber seperti Capacity Building Action Plan (CBAP) daerah yang menjadi percontohan kegiatan SCBDP, berbagai publikasi dari berbagai media, bahan training yang telah dikembangkan baik oleh lembaga donor, perguruan tinggi, NGO maupun saran dan masukan dari berbagai pakar dan tenaga ahli dari berbagai bidang dan disiplin ilmu, khususnya yang tergabung dalam anggota Technical Review Panel (TRP). Disamping itu untuk lebih memantapkan kurikulum dan modul diklat ini telah pula dilakukan lokakarya dan uji coba/pilot testing yang dihadiri oleh para pejabat daerah maupun para calon fasilitator/trainer. Dengan proses penyusunan kurukulum yang cukup panjang ini kami percaya bahwa kurikulum, modul diklatnya berikut Panduan Fasilitator serta Pedoman Umum Diklat Teknis ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pelatihan di daerah masing-masing.

i

Harapan kami melalui prosedur pembelajaran dengan menggunakan modul diklat ini dan dibimbing oleh tenaga fasilitator yang berpengalaman dan bersertifikat dari lembaga Diklat yang terakreditasi para peserta yang merupakan para pejabat di daerah akan merasakan manfaat langsung dari diklat yang diikutinya serta pada gilirannya nanti mereka dapat menunaikan tugas dengan lebih baik lagi, lebih efektif dan efisien dalam mengelola berbagai sumber daya di daerahnya masing-masing. Penyempurnaan selalu diperlukan mengingat dinamika yang sedemikian cepat dalam penyelenggaraan pemerintahan negara. Dengan dilakukannya evaluasi dan saran membangun dari berbagai pihak tentunya akan lebih menyempurnakan modul dalam program peningkatan kapasitas daerah secara berkelanjutan. Semoga dengan adanya modul atau bahan pelatihan ini tujuan kebijakan nasional utamanya tentang pemberian layanan yang lebih baik kepada masyarakat dapat terwujud secara nyata.

ii

yang semula lebih berorientasi sentralistik menjadi desentralistik dan menjalankan otonomi seluas-luasnya. dan meningkatkan daya saing daerah. kelembagaan dan individu SDM aparatur Pemerintah Daerah melalui penyusunan dan implementasi Rencana Tindak Peningkatan Kapasitas (Capacity Building Action Plan/CBAP). kelembagaan. dan pendek. Bank Pembangunan Asia (ADB). menengah. Berdasarkan pengalaman penyelenggaraan pemerintahan di banyak negara.KATA PENGANTAR DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAH Setelah diberlakukannya UU Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah. yang kemudian diganti dengan UU Nomor 32 Tahun 2004. Salah satu aspek penting kebijakan otonomi daerah dan desentralisasi adalah peningkatan pelayanan umum dalam rangka mewujudkan kesejahteraan masyarakat. Dengan demikian. Dalam rangka peningkatan kapasitas untuk mendukung pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah. yang dalam pelaksanaannya menganut prinsip-prinsip multi dimensi dan berorientasi jangka panjang. iii . bersifat demand driven yaitu berorientasi pada kebutuhan masing-masing daerah. dengan Direktorat Jenderal Otonomi Daerah sebagai Lembaga Pelaksana (Executing Agency) telah menginisiasi program peningkatan kapasitas melalui Proyek Peningkatan Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Desentralisasi (Sustainable Capacity Building Project for Decentralization/ SCBD Project) bagi 37 daerah di 10 Provinsi dengan pembiayaan bersama dari Pemerintah Belanda. Dalam rangka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah. Peningkatan kapasitas tersebut meliputi sistem. dan mengacu pada kebijakan nasional. pada tahun 2002 Pemerintah telah menetapkan Kerangka Nasional Pengembangan dan Peningkatan Kapasitas Dalam Mendukung Desentralisasi melalui Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala Bappenas. dan dari Pemerintah RI sendiri melalui Departemen Dalam Negeri dan kontribusi masing-masing daerah. telah terjadi perubahan paradigma dalam pemerintahan daerah. Departemen Dalam Negeri. salah satu faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan otonomi daerah adalah kapasitas atau kemampuan daerah dalam berbagai bidang yang relevan. Proyek SCBD ini secara umum memiliki tujuan untuk meningkatkan kapasitas Pemerintah Daerah dalam aspek sistem. dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat dan peningkatan daya saing daerah diperlukan kemampuan atau kapasitas Pemerintah Daerah yang memadai. serta mencakup multistakeholder. dan individu.

Pejabat daerah merupakan narasumber yang penting dan strategis karena merupakan pemanfaat atau pengguna kurikulum dan materi diklat tersebut dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat. selain untuk digunakan di lingkungan Proyek SCBD sendiri. Selain itu juga dalam setiap tahapan proses pengembangannya telah melibatkan pejabat daerah sebagai narasumber. Diharapkan bahwa dengan terlatihnya para pejabat daerah maka kompetensi mereka diharapkan semakin meningkat sehingga pelayanan kepada masyarakat semakin meningkat pula. dapat juga digunakan di daerah lainnya karena dalam pengembangannya telah memperhatikan aspekaspek yang berkaitan dengan pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah. iv . khususnya untuk peningkatan kapasitas individu SDM aparatur daerah. Dalam rangka memperoleh kurikulum dan materi diklat yang akuntabel dan sesuai dengan kebutuhan daerah. maka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah. juga melibatkan pejabat daerah. dalam tahapan proses pengembangannya telah memperoleh masukan dari para pejabat daerah dan telah diujicoba (pilot test). Kurikulum dan meteri diklat yang dihasilkan melalui Proyek SCBD ini. agar diperoleh kesesuaian/ relevansi dengan kompetensi yang harus dimiliki oleh para pejabat daerah itu sendiri.Salah satu komponen peningkatan kapasitas di daerah adalah Pengembangan SDM atau Diklat bagi pejabat struktural di daerah. Dalam memenuhi kurikulum serta materi diklat tersebut telah dikembangkan sejumlah modul-modul diklat oleh Tim Konsultan yang secara khusus direkrut untuk keperluan tersebut yang dalam pelaksanaannya disupervisi dan ditempatkan di Lembaga Administrasi Negara (LAN) selaku Pembina Diklat PNS. yang pada akhirnya kesejahteraan masyarakat dapat segera tercapai dengan lebih baik lagi. Dengan telah tersedianya kurikulum dan materi diklat. telah siap untuk dilaksanakan.

.................................. 17 BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI .......... 1 A......... 18 B............................ 4 C.......... 13 F..................................................................................................................................................................................................................................................... Deskripsi Sngkat............................................... 16 C... Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern ................... 3 B......... Hasil Belajar ................. Rangkuman................... 7 D..................................... i Kata Pengantar Dirjen Otonomi Daerah .............. Pengertian Korespondensi Dan Surat .......................................................... 18 A.. Pengertian Kantor ................ 19 C........................................ 14 B................................................................iii Daftar Isi ......................................................................... Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern ....................................... 3 A........................... 1 C.................................... v BAB I PENDAHULUAN ........ 14 A................................................ Latihan .................................................................................................... Fungsi Surat Dinas........................................................................................................................... Indikator Hasil Belajar. 1 BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN ................... Latihan ........... Rangkumman... 1 B............................. 20 E.......................................................... 1 D.................................................. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat.................. Tujuan Umum Surat .................................................................... 10 E................................................................................................................................................................................................ Perkantoran Modern ..DAFTAR ISI Sambutan Deputy IV ......... Data dan Informasi...............................................................................................Depdagri ........................... 19 D............................................ Pokok Bahasan ........................................................................................ Syarat-Syarat Surat Yang Baik..................... 17 D........................ 20 v .................................. Manajemen Perkantoran ..................................LAN ..................................................................... 13 BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN ...

................................ 72 G Rangkuman....................... Penyusutan Arsip...................... 73 BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI ..................................................................................................................................................... 64 D................... 57 I.......................................................................... 69 E...........F......................... 74 B....................................................................... 32 Rangkuman.................................. 34 B.. 59 B.... Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip................ 48 F....................................................................... 57 BAB VI PENYUSUNAN LAPORAN .. Arsip ........ 75 Micro Electronic dan Micro Processor.......... 21 G........................... 36 C........... 79 G.............................. 36 D........ Komputer .............................................................................................................................. Pengertian....................... 61 C............................... Teknologi Informasi di Kantor Modern ........ Sistematika Laporan ................................ 33 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS ........................................................................... Syarat Dan Macam Laporan .......................... Rangkuman................................................ Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat ........ J................................................... Latihan ................................. Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas...................................... Organisasi Tergantung Pada Filing .......................................................... Sistem Filing (Penyimpanan Arsip) ..................... 31 I................................. 34 A................................................. Teknologi Informasi ................................. 74 C D Mikro Komputer ................................................. 71 F..................................... Peranan............................ 59 A...................................................... 77 E......................... 54 H............................................................................... BAB V Latihan ....................................................................................................... Bagian-Bagian Surat.................................... Sistem Arsip ...................................................... 51 G........................................... Telekomunikasi ........... Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya.............................................. 21 H....................................... Cara Pengetikan............ 79 F................... 38 E............................................... Peralatan Filing............................................................................................................... Latihan . 81 vi ......... Syarat-Syarat Laporan ........ 74 A. Langkah-Langkah dalam Pembuatan Laporan ........................................................................................................................................

..................... 84 Rangkuman.................. 82 I........................H............................................................... Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran ........................ Latihan .............................................. 84 Daftar Pustaka Lampiran vii ........................... J.................

B. dan sikap para pejabat eselon II mengenai pengertian. pembuatan laporan dan manajemen sistem informasi untuk perkantoran modern. manajemen arsip dinamis. Pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. C. 2. Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1 . Pokok Bahasan 1. dan agar dalam proses pembelajaran mata “Diklat Manajemen Perkantoran ” dapat berjalan lebih lancar. 3. 4. Menguraikan pelaksanaan perkantoran modern. peserta diharapkan mampu menerapkan manajemen perkantoran modern dengan baik dan benar.BAB I PENDAHULUAN A. keterampilan. 4. 3. Manajemen korespondensi Manajemen arsip dinamis Menyusun laporan Manajemen sistem informasi Anda sebagai pembelajar. Pelaksanaan perkantoran modern. Mengelola arsip dinamis. Deskripsi Sngkat Mata Diklat Manajemen Perkantoran Modern ini dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan. Menyusun laporan Mengelola sistem informasi D. 5. 6. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. prinsip-prinsip dan pelaksanaan manajemen perkantoran modern. 5. Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai. manajemen korespondensi. dan indikator hasil belajar tercapai secara baik. 2. peserta diharapkan dapat: 1. 6. Mengelola korespondensi. Indikator Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai.

Pelajari setiap bab secara berurutan. Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada kesungguhan Anda. Baiklah. B. karena indikator belajar memberikan tujuan dan arah. dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran) yang tertulis pada setiap awal bab. belajarlah baik secara mandiri maupun berkelompok secara seksama.2 A. . seperti yang tertera pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini. semoga Anda sukses menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diuraikan dalam mata Diklat ini dalam upaya membangun kapasitas daerah yang berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan seorang pejabat eselon II. Anda dapat melakukan seorang diri. mulai dari Bab I Pendahuluan sampai dengan Bab VII. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab. indikator belajar menetapkan apa yang harus Anda capai. dan bahaslah secara berkelompok kasus ditemui di perkantoran. Bacalah secara cermat. E. berdua atau berkelompok dengan lain yang memiliki paradigma yang sama dalam manajemen perkantoran. dan jangan segan-segan bertanya kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam manajemen perkantoranan. C. Untuk itu. Untuk belajar mandiri. Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain. D. selamat belajar!.

and duties). task. work. gedung. function). government department. komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do. perkantoran modern. yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place. badan. pengolahan. Tugas pekerjaan. A. kind help). fungsi (duty. Mengenai pengertiannya. Tempat. Markas. dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. Kewajiban. Jasa pelayanan (service. jawatan. atau ruang tulis. Jabatan (tenure of official position). 3. Perkataan kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “office” dari bahasa Inggris. 4. dan prinsip-prinsip kantor modern.). penyimpanan dan 3 . Ruang atau kamar kerja.BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN Setelah Anda mempelajari Bab II. Anda perlu memahami pengertian kantor. atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya. 2. Sedang perkataan bahasa Inggris “office” bisa berarti: 1. or staff or collective authority of company. yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/ informasi. building. Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters. Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian kantor. sebelum memahami manajemen perkantoran modern. 2. 3. perusahaan. of business and clerical works). Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi. rooms. sejak lebih dari dua puluh lima tahun yang lalu Prajudi (1976: 60) telah menjelaskan pengertian “kantor” yang bisa berarti: 1. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan. etc. 6. tugas. manajemen perkantoran. 5. pencatatan. Pengertian Kantor Dalam Bab II ini. 4. Instansi. Dari berbagai pengertian perkataan “kantoor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas.

sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penanganan data/informasi. Kantor juga bisa dalam arti proses. pengolahan. Sebagaimana kegiatan lainnya. Krakatau Steel yang kegiatan utamanya bergerak dalam produksi baja. Jika Anda membuka Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) Anda dapat menjumpai bahwa perakantoran adalah hal yang berkaitan dengan kantor. Pada subbab B. pencatatan. Di samping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas. penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi. Contoh lain misalnya. ini Anda akan mempelajari manajemen perkantoran. ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. Sebagai contoh. akan tetapi kalau seseorang menanyakan: “Departemen Dalam Negeri?”. kegiatan substansinya berlangsung di pabriknya di Cilegon. Manajemen Perkantoran Pada subbab A. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan.4 pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai: 1. Apa yang disebut manajemen perkantoran? Sebagaimana pada istilah-istilah lain dalam Ilmu Sosial. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan. diorganisasikan. sebaiknya Anda memahami terlebih dahulu apa yang diistilahkan perkantoran. Banten. kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia. B. perlu diawasi serta dikendalikan sebaik-baiknya. Kantor tersebut melaksanakan kegiatan-kegiatan perkantoran. Anda telah mempelajari pengertian kantor. Demikian pula rumusan tentang manajemen . bisa dibaca “dan atau”. ini yang biasa disebut dalam arti statis. Garis miring(/) yang terdapat di antara perkataan data dan informasi berarti “dan”. digerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan. bisa juga berarti “atau”. Sebelum Anda mempelajari manajemen perkantoran. Dari uraian singkat di atas jelas bahwa pengertian kantor bisa dalam arti tempat. jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya administratif. Akan tetapi dalam arti yang manapun. PT. tetapi kantornya bisa berada di Jakarta. ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. pencatatan. kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatankegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. biaya serta tata laksana kerja. alat-alat dan perlengkapan lain termasuk mebel. Kantor juga bisa dalam arti sarana. penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi. 2. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. kegiatan-kegiatan perkantoran perlu direncanakan. pengolahan. terhadap sesuatu istilah atau terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama.

” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien.” (Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran).” . Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as a function.5 perkantoran. not only the generally accepted service service functions. bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan). Perumusan William Spriegel & Ernest Davies “Office management is the over-all direction of clerical activities as distinguished such activities as transportation. Perumusan Hal Nourse “It seems to me that office management in the broader sense might embrance. melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis). and sales. antara lain sebagai berikut: Perumusan Arthur Grager “Office management is the function of administering the communication and record service of an organization. but also the the arise of functional control administratrive direction of most clerical and paperwork. Perumusan Edwin Robinson “Office management is concerned with the direction and supervision of office work. The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli. manufacturing.” (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya.” (Manajemen perkantoran adalaah fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi). whenever and wherever that work is to be done. warehousing. is the branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work.

Dikatakannya : “Dengan demikian. biaya perkantoran. dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran. pengendalian. Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”. 2. pengendalian. It deals with the life cycle of business information. Dengan demikian manajemen perkantoran bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan. prosedur dan metode perkantoran. and organizing of office work. Oleh karena itu. pengorganisasian. 3. serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.6 (Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitasaktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan.” (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan. penyebaran. perlu Anda sadari bahwa cakupan kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran. dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran. dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelengarakan secara tertib sesuatu hal. serta pemusnah data yang usang. mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk). . and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective. mengorganisasikan (mengatur dan menyusun). The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran. controlling. 4. mengawasi. dan penyimpanan data yamg memiliki nilai tetap. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan : 1. pergudangan dan penjualan). dan penggerakan. antara lain misalnya mengenai pegawai kantor. kepabrikan. and retention. of destruction if obsolete. penggerakan. secara ringkas menajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan. pengawasan dan pengarahan Perencanaan. Perumusan George Terry “Office management can be defined as the planning. pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan. tetapi juga segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut. if of permanent value. pemeliharaan. Namun demikian. serta lainlainnya. Tata penyelenggaraan Pelaksanaan secara efisien Pengendalian. pengorganisasian.

Apabila data tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan.X.7 C. tentu saya tidak harus mengembangkan ke arah modernisasi perkantoran dilakukan secara serentak atau simultan. terutama dalam bidang komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F. Di satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap berikutnya. para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin. efisien. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen. di lain pihak kenyataan masih banyak kantorkantor pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik. keterhadalan. menerapkan tata laksana yang demokratis. Perkantoran modern juga sering digambarkkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan (computerized). Kantor modern juga mendayagunakan biaya. kantor modern perlu memperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan. “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman” Dalam hal kantor. Budiyanto. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data untuk disimpan. atau kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan. berkeadilan. efektif. kecermatan. Namun. yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer (Computer based system). Biaya sering merupakan salah satu pertimbangan dalam hal modernisiasi perkantoran. maka sifat. produktif. Namun. sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan. Oleh karena dalam hal modernisasi ini lebih sering dilakukan per modul (“modularity”). menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebel yang tepat. profesional memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. terutama di kota-kota kecil atau di daerah-daerah terpencil Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan dilakukan dengan sistem komputer. dan perlakuan manusiawi. bahkan gedung pencakar langit. Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu bangunan kantor yang megah. Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing. 1991). dari berbagai pertimbangan. keterkinian komunikasi dan pemrosesan data. Namun. computer). khususnya keuntungan dalam hal kecepatan. maka keputusan . Perkantoran Modern Lalu apa yang disebut dengan perkantoran modern? Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan.

Kedua istilah ini digunakan silih berganti. diperkirakan. Sejalan pula dengan penjelasan di muka bahwa ada dua aspek yang tidak dapat dipisahkan yaitu organisasi dan manajemen. sifat dan cakupan kegiatannya semakin mengglobal. Harian Kompas (Kamis.8 akan terganggu. 2) Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran modern. Kamis 20 September 2001 hlm. dan sekaligus sebagai tujuan dari seluruh kegiatan perkantoran. jika bicara mengenai manajemen perkantoran berarti juga bicara organisasi perkantoran dan kegiatan-kegiatannya. Hanya berselang dua bulan setelah serangan virus “Code Red”.6 milyard dollar AS untuk membersihkannya. semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses. 20 September 2001. atau keputusan tidak sempurna. Meskipun Jaksa Agung AS John Ashcroft melihat tidak ada tanda-tanda adanya hubungan di antara virus internet dan serangan itu. Meskipun demikian. sebuah infeksi serupa menyebar ke seluruh dunia. peralatan dan perlengkapan. dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi. semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya Akan tetapi sebaliknya. 2) memberitakan: “Hari Rabu (19/9). muncul pertama kali di Amerika Serikat (AS) Selasa 18 September 2001. Bush bisa juga . serta sistem. Contoh mutakhir. menyebar ke Asia dan Eropa dalam waktu satu malam. Jelas pula bahwa dalam penanganan data/informasi diperlukan bangunan dan ruangan. bulan Juli 2001 dunia dilanda virus “Code Red”. yaitu virus komputer “Ninda”. prosedur dan tata kerja untuk menyelenggarakannya. Ketika itu Code Red memakan korban 250. Sehubungan dengan itu. misalnya administrasi pemerintahan Presiden George W. setelah dunia diguncang oleh serangan atas gedung World Trade Center dan Pentagon di AS tanggal 11 September 2001. Dampak selanjutnya mudah Semakin modern suatu kantor. Para ahli keamanan data net mengkhawatirkan potensi virus Ninda ini. kiranya perlu pula diingatkan bahwa pola pikir Amerika tidak membedakan istilah administrasi dan manajemen. ribuan bisnis Eropa mengawali harinya dengan komputer yang telah terinfeksi Ninda menyebar lewat e-mail yang terinfeksi. data/informasi merupakan sasaran utama. hlm. Virus komputer Ninda yang merupakan kebalikan dari “admin”.000 sistem di AS hanya dalam waktu sembilan jam pada pertengahan bulan Juli” (Harian Kompas. tetapi dia mengingatkan “…… kerusakan yang dibuat Ninda bakal “lebih hebat” dibanding Code Red yang telah memakan dana 2. manusia atau penanganan menyelenggarakan kegiatan.

antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terikat secara formal dalam suatu susunan hierarkhis. Tujuan. Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. sedangkan sebagai wadah sifatnya relatif statis. Tugas pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dan organisasi yang lain. Bush. 4. Sebagai kelompok orang yang bekerja sama sifatnya dinamis. organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Telah dijelaskan di atas.9 disebut manajemen pemerintahan Presiden George W. bahwa dua aspek yaitu organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Yang dimaksud dengan tugas penunjang adalah . maka tugas pokok organisaisi yang satu akan berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain. yaitu a) sebagai kelompok orang yang bekerja sama dan b) sebagai wadah dari kerja sama tersebut. Sama-sama departemen tetapi tugas pokok Departemen Perindustrian dan Perdagangan lain dengan tugas pokok Departemen Dalam Negeri dan seterusnya. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Administrasi Perkantoran (Office Administration) atau juga disebut Manajemen Perkantoran (Office Management). Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut di atas berarti apabila dilihat unsur-unsurnya organisasi mengandung unsur-unsur: 1. Kerjasama. Organisasi apa pun dapat ditinjau sedikitnya dari dua sudut. Oleh karena tugas atau kegiatan pokok ini secara langsung mengenai tujuan organisiasi. Akan tetapi tugas-tugas penunjangnya. dapat dikatakan sama. yaitu tugas atau kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang. tergantung pada tujuan apa semula organisasi itu didirikan. 2. Susunan hierarkhi. Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan. 5. Kelompok orang. Untuk mengetahui kedudukan dan peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi perlu lebih dahulu diketahui tentang organisasi. tugas suatu Rumah Sakit Umum Daerah lain dengan tugas pokok Dinas Lalu Lintas Jalan (DLLAJ). Sebagai contoh. Tugastugas dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar. 3. untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas tugas pokok apapun. Tugas pokok DLLAJ lain dengan tugas pokok Dinas Pariwisata. Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang organisasi. Keterikatan formal.

dengan mengacu pada William H. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Prinsipprinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan. dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan Prinsip 3 dan 4 Lebih jauh. et. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. material. mesin-mesin. manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upayaupaya semua pegawai. Prinsip 1 Manajer kantor harus dapat merencanakan pekerjaan apa. memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas pimpinan.10 tugas-tugas yang bersifat membantu. Fayol (dalam Komarruddin. D. adalah seorang pengganggas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran. kapan. bagaimana. tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. tidak mutlak. Keeling. data/informasi. di mana. organisiasi dan tata laksana (ORTALA) atau organisasi dan metoda (O&M). mengatakan bahwa Leffingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor. Kegiatan-kegiatan lainnya yang bisa dimasukkan dalam kegiatan penunjang misalnya dalam suatu departemen antara lain perencanaan. Leffingwell. All (1978) dalam bukunya Administrative Office Management. hubungan masyarakat. dan tergantung pada kebutuhan bisa bertambah terus. . Koontz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel. Tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan penunjang ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penanganan kepegawaian. bertindak. prosedur dan sistem operasi yang tepat. penanganan masalah-masalah hukum. yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir. keuangan. standar dan tataletak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif. dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. melayani. dan oleh siapa harus dikerjakan Prinsip 2 Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk. praktik penyimpanan arsip. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas. 1981) menekankan bahwa penggunaan kata “prinsip” bukan hukum-hukum abadi.

3. mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhdap organisiasi pada tingkat yang optimal. harus di ________ 2. Laksanakan. 5. 3. menjadi efektif. 3. memotivasi. Pekerjaan apa yang harus dikerjakan. Ukuran Pekerjaan yang dilaksanakan harus 1. 4. Anda seharusnya diberi 2. Tabel 2. 2. Kapan pekerjaan dikerjakan Di mana pekerjaan dikerjakan. Jadwal Pekerjaan harus dijadwal. . Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini. Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu Tentukan Selaraskan dengan jadwal-jadwal lain. Berdasarkan kuantitas Berdasarkan kualitas Secara terampil Secara teliti Secara cepat Tanpa upaya yang tidak perlu. 4. 3. Pelaksanaan Pekerjaan _______ harus dilaksanakan 1. Mungkinkan diselesaikan Pelihara secara kaku. diukur __________ 2. 3. Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan. 5. melatih. Perencanaan Untuk merencanakan Secara benar. walaupun sulit. secara efektif. 1.1. 5. 4. oleh organisasi lain. Anda harus tahu : _______ 2. 2. 4. 5. 5. Bagaimana pekerjaan dikerjakan. Imbalan Jika pekerjaan Anda diselesaikan 1. 4. 4.11 Prinsip 5 Paling penting adala manajer kantor menyeleksi. Kondisi kerja yang baik Kesehatan Kebahagiaan Pengembangan diri Uang Sesuai dengan potensi Anda. Suatu jadwal 1. LIMA PRINSIP KERJA EFEKTIF LEFFINGWELL 1. imbalan ______________ 3. Berdasarkan pada catatan-catatan yang lalu.

3. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan. menyusun organisasi. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja. pelaksanaan. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan dipergunakan apabila hasilnya ekonomis otomatis hendaknya 2. Kesadaran kerja. perbaikan sistem penelusuran arsip. 5. Pengertian perkantoran modern dapat ditengarai adanya bangunan dan tata ruang yang baik. Hal ini termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien. bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembaangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai. profesional serta memiliki sikap. efektif. efisien. dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan. penjadwalan. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana. serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan. dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan. dan panduan perintah. cara berpikir dan bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. keterlambatan. penetapan jadwal pemusnahan arsip. 6. produktif. para pegawai yang disiplin. pengukuran dan imbalan terhadap pekerjaan. 4. . dan menerapkan tata laksana yang demokratis. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya. berkeadilan serta manusiawi Prinsip-prinsip kerja efektif Leffingwell dalam perkantoran modern mencakup perencanaan. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor. Komaruddin menyusun sembilan prinsip kerja efektif dalam perkantoran modern. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir). dan perencanaan perbaikan formulir kantor. 8. Kantor modern juga mendayagunakan biaya. penggunaan alat dan perlengkapan termasuk mebel yang tepat. 9. program Diklat. nasihat kepegawaian.12 Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut: 1. 7.

penggerakan serta pengawasan dan pengendalian pekerjaan perkantoran. Kegiatan-kegiatan organisasi dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar. Secara substansional jelas yang di “manage” adalah seluruh unsur pekantoran. Setiap organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu. organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Pengertian manajemen perkantoran beraneka ragam. Kegiatan penanganan data/informasi disebut kegiatan perkantoran. maka kegiatan pokok organisasi yang satu akan berbeda dengan kegiatan pokok organisasi yang lain kalau memang kedua organisasi itu mempunyai tujuan yang berbeda. 2. kegiatan penunjang untuk organisasi dengan tujuan apapun dapat dikatakan seragam. Akan tetapi. 1. pengertian manajemen perkantoran dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan perencanaan. 4.13 E. Kegiatan pokok adalah kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. termasuk keuangan. . 3. F. Kegiatan pokok sering disebut kegiatan substantif. Untuk mencapai tujuan tersebut. Namun pengertian apapun yang diberikan. 7. dan kegiatan penunjang disebut kegiatan fasilitatif. sistem. Salah satu kegiatan penunjang ini adalah kegiatan penanganan data/informasi. Latihan Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini secara singkat namun jelas. 6. Jelaskan pengertian perkantoran modern! Berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran modern! Jelaskan secara singkat pengertian organisasi dan unsur-unsur apa yang yang terdapat dalam organisasi! Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi! Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan dalam perkantoran modern! Uraikan secara singkat prinsip-prinsip manajemen perkantoran! Rangkumman 1. pengorganisasian. Oleh karena secara langsung mengenai tujuan organisiasi. 2. Jelaskan pengertian kantor. 3. prosedur dan metodenya serta informasi yang berkaitan. yaitu kegiatan pokok dan kegiatan penunjang. 5.

1. Informasi Lucas mendefinisikkan informasi sebagai some tangible or intangible entity which reduces uncertainty about a future state or event. selanjutnya dalam Bab III Anda akan pempelajari pelaksanaan perkantoran modern. Sementara itu. Sebelum membahas tentang pelaksanaan perkantoran modern. (data adalah bahan mentah/bahan baku informasi. data dan informasi.BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab III. Anda perlu memahami lebih dahulu dua konsep yang berhubungan. grafik.bisa tabel. angka simbol/lambang-lambang khusus dan sebagainya. Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian data. pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. sesuatu. informasi. Dalam Webster’s New World Dictionary. Bentuknya adalah huruf. Sementara itu Gordon (1985) mendefinisikan data sebagai the raw material for information defined as groups of non-random symbols which represents quntities. peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengertian untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan.dari mana kesimpulan dapat ditarik). actions. Data adalah ibarat bahan baku yang setelah diolah (diubah) menjadi informasi. Data The Liang Gie (1976) menyatakan bahwa data adalah hal. A. dan sebagainya). dinyatakan bahwa data adalah fact or figure from which conclutions can be inferred (fakta-fakta/gambar . 2. yakni sekelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah. statistik. tindakan. things. baik sekarakang/saat ini maupun yang akan datang). etc. 14 . yaitu data dan informasi. Gordon menyatakan bahwa information is data that has been processed into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current or prospective decisions (informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan mempunyai/memiliki nilai nyata dalam keputusan. Berikut akan kita bahas tentang informasi. dan pelaksanaan pekerjaan perkantoran modern. Data dan Informasi Anda telah mempelajari tentang pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern dalam Bab II.

ada selang waktu antara pemberitahuan data dan masa mulai berlakunya data itu. Tujuan penerima. data hanya akan menjadi informasi kalau mengandung arti. terdapat selang waktu. Data atau informasi? Dari mana kita dapat melihatnya? Bukankah temperatur yang disiarkan itu hasil dari pengolahan bahkan dengan alat bantu tertentu? Kapan ia mulai berlaku menjadi informasi? Biasanya mulai pada tanggal dan jam tertentu. sudah tepat sasaran. dalam arti menggerakkan orang untuk berperilaku sesuai dengan maksud dan tujuan disampaikannya data itu. Waktu. yaitu untuk mengambil keputusan. George R. Selang waktu (time lag) karena data berasal dari waktu yang . hubungan yang diperlukan. dan kedua. e. yaitu hubungnan antara kata dan arti yang diinginkan. f. Terry (1962) menyatakan bahwa information is meaningful data that conveys usable knowledge (informmasi adalah data yang mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang bermanfaat). di mana ‘the earliest data are yesterday’s. Bagaimana pendapat Anda? Kita harus ingat bahwa pertama. 3. Dalam kaitan ini. Jadi. Kalau kita mengacu pada pengertian bahwa informasi sebagai data yang telah diolah. baik waktu maupun isinya. data dan informasi dalam bentuk pengambilan keputusan adalah incomplete (tidak lengkap). Jika tidak. sudah sesuai dengan tujuan. kecenderungnan) dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen). Bentuk (efektifitas. Jelas bahwa keadaan yang demikian. maka tetap menjadi data. Semantik. Berguna tidaknya informasi tergantung pada: a. b. Dari sekian banyak definisi kiranya dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan keputusan. Sementara itu. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data. Data dan Informasi Data hanya akan menjadi informasi apabila ia mempengaruhi perilaku seseorang. c. dengan efek terhadap perilaku seseorang. Ruang dan tempat. apakah sudah jelas. Pertanyaannya adalah kapan pengaruh itu akan berlaku? Misalnya perkiraan cuaca yang disiarkan setelah dunia dalam berita TVRI. and the earliest outcome is tomorrow’s. Perilaku yang bagaimana yang terpengruh oleh data? Perlu ditekankan di sini bahwa perilaku yang dimaksud adalah perilaku dalam pengambilan keputusan. d. the earliest decision is today’s.15 Buch dan Stater menyatakan bahwa information is the aggregation or processing of data to provide knowledge or intelligence (informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data guna memberikan pengetahuan dan kepandaian.

Mills. yakni bahan baku/bahan mentah tidak akan mencakup setiap karakteristik fenomena yang muncul. rekaman stok. Mengatur Informasi Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. Apa yang dipersyaratkan pengambil keputusan adalah proyeksi kinerja yang akan datang. manajemen. panggilan telepon. Contohnya : dokter. pengetahuan. laporan keuangnan. faktur. bahkan biasanya hal itu sangat dominan. kantor pun memperoleh informasi. maka informasi tidak pernah dan tidak akan pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Seorang pengambil keputusan tidak hanya akan mempertimbangkan keputusan yang akan diambilnya berdasarkan data yang ada di hadapanannya. tetapi juga adalah intuisi. 1. 2. tetapi hanya beberapa menyebabkan berapapun banyaknya informasi. sedang isinya. transaksi. Menerima informasi Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah surat. latar belakang pendidikan. tetapi di samping itu. Standingford (1990) mendefiniskan tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil negosiasi. Data dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda. manajer. Definisi luas ini dapat diperjelas.16 lalu dan masa berlakunya kemudian. Merekam informasi Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. perhitungan harus dibuat. dan laporan berbagai kegiatan organisasi. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum. keterampilan dan pengalamannya akan turut berperan besar. bahkan para menteri sekali pun. pesanan. kegiatan. lingkungnan. B. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern G. 3. O. rekaman harus disimpan hanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian organisasi. dan sebagainya misalnya korespondensi. dan hasil analisis lainnya. pengemudi. sehingga fungsi kantor sebagai pusat informasi yang melaksanakan pekerjaan seperti diuraikan di bawah ini. faktur. Selain menerima informasi yang masuk seperti itu. feeling. pesan. Kantor bertanggung jawab untuk memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen. adalah suatu fungsi yang paling penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang .

kantor membagikan informasi dari rekamannya. 5. dan informasi dapat diberikan secara liisan atau secara tertulis. anggaran dan lain sebagainya. dan pekerjaan apa saja yang dilaksanakan? D. . Sebagian informasi yang didistribusikan bersifat rutin.17 terlatih dengan baik. Latihan Jawablah soal di bawah ini secara singkat namun jelas. merekam. misalnya instruksi. mengatur dan memberi informasi saja. Rangkuman Dapat dibedakan antara data dan informasi. 4. C. serta melindungi aset kantor. 1. Melindungi Aset Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima. Sedangkan kegiatan kantor ialah sebagai pusat informasi sejak menerima. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman yang vital. 2. mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank. laporan perkembangan. mengatur. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan. memberi kepada pihak-pihak yang membutuhkannya. 3. Memberi informasi Jika manajemen meminta. sebagian lagi bersifat khusus. merekam. Berikan batasan tentang data! Berikan definisi informasi! Apa perbedaan antara data dan informasi! Jelaskan bahwa kantor sebagai pusat informasi. 4.

dan melalui telelvisi masih tergolong ke dalam pemberian informasi secara lisan. Dalam kedudukan Anda sebagai pegawai suatu instansi. Pengertian Korespondensi Dan Surat Dalam kehidupan sehari-hari Anda bergaul dengan sesama Anda. Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. menerapkan bahasa dalam menulis surat dinas. Cara-cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada. Berbagai perusahaan akan saling mengisi dan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain dan sebagainya. baik secara lisan maupun secara tertulis. A. manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi. menjelaskan tujuan umum surat. Anda bergaul dengan pegawai yang lain dan dengan pemimpin Anda. gaya surat. Anda akan bergaul dengan tetangga Anda. suatu instansi atau departemen akan berkomunikaksi dengan instansi atau departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. syarat-syarat surat yang baik. dan menulis sepucuk surat dinas. Sarana komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti yang digambarkan di atas terdiri atas beberapa macam. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Anda dapat memberikan batasan korespondensi dan surat. Dalam kedudukannya sebagai anggota suatu keluarga. Selanjutnya. langkah-langkah teknis penulisan surat. Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan. dengan ketua RT. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat. gambar. informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas. isyarat atau tanda-tanda lain. lurah dan sebagainya. radio. Selanjutnya akan diuraikan tentang pengertian korespondensi dan surat. 18 . lambang. salah satunya adalah surat. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi. tulisan. dengan ketua RW. Demikian pula. Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi. Anda akan bergaul dengan saudara-saudara dan kedua orang tua Anda. dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan. syarat dasar bagi penulis surat. dan bagian-bagian surat. Dalam pergaulan seperti disebutkan di atas. Pemberian informasi melalui telepon.BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab IV ini. fungsi surat dinas.

Rumusan lain misalnya. surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. E. Istilah “paperless” di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali. karena masing-masing pengertian itu akan saling melengkapi. Oleh karena itu. instansi. surat tidak selalu tertulis di kertas. Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja masih banyak.19 Dari uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan apa yang disebut dengan surat. dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai. 2. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses “paperless”. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. tujuan umum setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. . Dengan kata lain. surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. Tujuan Umum Surat Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat sampai ke penerima. isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya. Bila dikehendaki oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. instansi. Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut : 1. atau organisasi). B. atau organisasi) kepada pihak lain (orang. misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang lain atau pihak lain. C. Zaenal Arifin (1996:. dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi siapapun yang mendalami korespondensi. Fungsi Surat Dinas Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi.2) memberi batasan : surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.

dan takzim. Surat dinas sebagai pedoman kerja. adab. Tentu saja akan lebih menguntungkan apabila penulis surat dalam hal-hal tertentu. tidak terlalu panjang. harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan. dan harus ada keseragaman pola bentuk. sebagai sarana komunikasi tertulis. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima. terutama bahasa tulisan. seperti surat keputusan atau surat instruksi. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca. Surat dinas. padat. . dinyatakan secara tegas. 4. seperti subjek dan predikat. terutama surat-surat perjanjian. Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. Bahasa surat dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. tidak menyinggung perasaan si penerima. yang selanjutnya sebagai bukti sejarah. seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi. Pengetahuan tentang teknik korespondensi. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik. Sebaliknya. Selanjutnya. yuridis dan administratif. sebaiknya menggunakan format yang menarik. hendaknya memenuhi syarat-syarat surat yang baik. penulis surat perlu memiliki kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut: 1. D. serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. Syarat-Syarat Surat Yang Baik Bila Anda menulis sepucuk surat. 5. serta memakai bahasa yang jelas. 4. surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. 2. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat Untuk dapat membuat surat yang bisa digolongkan sebagai surat yang baik. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih.20 3. Apa lagi bila Anda menulis surat dinas. Selain itu surat harus bersih dan necis. E. surat yang singkat merupakan suatu keuntungan. dan dapat berfungsi baik secara umum maupun secara khusus seperti tersebut di atas. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan. Kemudian bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal. mempunyai pengetahuan tentang pandangan atau pola pikir dari pembacanya. 5. 3. Khusus untuk surat-surat dinas. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas dalam surat. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. Penguasaan bahasa.

Untuk memudahkan. Alamat dalam.21 F. Kalimat pembuka. 9. Kalimat penutup. seseorang semakin terbiasa dengan langkah-langkah tersebut di atas. Hal atau perihal. Sebaliknya. Masing-masing bagian itu terdiri atas subbagiansubbagian. Bagian-Bagian Surat Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah formatnya. Berbagai cara pembagian untuk menyebutkan bagian-bagian surat ini. maka langkah teknis yang berikutnya adalah: 1. 8. 3. 5. 3. Penegasan tujuan pokok penulisan surat. Pengumpulan data/informasi. 10. Tanggal surat. 6. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi adanya informasi yang terlewat. Yang dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. Kepala surat. Penyusunan draft atau konsep. bagian tubuh dan kaki surat. Perkiraan tentang pembaca. 2. 4. Anda tentu telah memahami bahwa surat terdiri atas bagian-bagian surat. . Nomor surat. 4. Sifat surat. Isi surat. 5. G. 7. Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang ditulis mengandung informasi yang relatif sama berulang kali. bahkan tidak terasa lagi melalui langkah-langkah itu. tentu penulis surat juga tidak menghendaki di dalam suratnya termuat informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan. Penyelesaian. Lampiran. Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan bahwa komunikasi melalui surat adalah yang paling tepat. Semakin sering menulis surat. Salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala. biasanya dibuat formulir atau surat isian. tertinggal atau lalai tidak termuat dalam surat yang ditulisnya. 2. dalam modul ini disebutkan secara langsung bagian-bagian surat ini dengan rinci sebagai berikut: 1.

6. 72 Tahun 2003. dan digunakan sebagai pedoman. 14. Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masing-masing. di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal bentuk-bentuk surat: 1. Nama jabatan 12. 4. Initial. 5. Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style) Format Balok yang diubah (Modified Block Style) Format setengah Balok (Semi Block Style) Format Sederhana (Simplified) Format Inden atau Bentuk Lekuk (Indented Style) Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf) Beberapa pola bentuk tersebut di atas dapat disimak di halaman berikut: . Untuk instansi pemerintah. Penggunaan dan teknik pengetikannya diatur dan ditentukan oleh masing-masing organisasi.22 11. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan oleh seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang bersangkutan. Bentuk atau “style” surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh organisasi yang bersangkutan. 72 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. 2. 3. Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi pemerintah sebagaimana dicantumkan dalam keputusan MENPAN No. pedoman umum tentang penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ini dimuat dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas. Untuk instansi-instansi pemerintah. bentuk surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No. Di atas telah disebutkan bahwa penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ditentukan oleh masing-masing organisasi. Penempatan bagian-bagian surat itu termuat dalam format tertentu membuat perbedaan-perbedaan bentuk surat yang biasa disebut juga dengan istilah “style”. 13. Pengaturan dan penentuan tentang penggunaan bagian-bagian surat serta teknik pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan pimpinan organisasi yang bersangkutan. Tembusan. Nama dan NIP penanda tangan.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------. Format Surat Full Block Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------.1./ ----------------------- . ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---.23 Gambar 4.

Format Modified Block Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------.2. ------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------.24 Gambar 4./ ----------------------- .

----------------------------------------------------------------------- ------------------- . ------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------. Format Surat Semi Block Kepala Surat ---. 3./ -------------------------------------------------------------------------------.25 Gambar 4.

/ ----------------------- .. Format Simplified Kepala Surat ----------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------.26 Gambar 4.------------- ---..4.

5. ------------------------------ ---------------------. Format Surat Resmi I Kepala Surat ---------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.27 Gambar 4./ ---- .

6. ----------------------------------------------------------------------------------.28 Gambar 4. Format Surat Resmi II Kepala Surat ---------------- ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------./ ---- .

29 Gambar 4. Format Surat Bentuk Resmi (KEPMENPAN 72/2003) Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------.7.----------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ --------------------------------. --------------------------------- ------------------------------ ------------------- .

Format Surat Menggantung (Hanging Paragraph) Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------ ------------------------------- .8.30 Gambar 4.

31 H. Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. Berikut akan dibahas satu persatu. Sebaliknya. Dalam Subbab H ini akan dibicarakan bagaimana penggunaan bahasa yang benar dalam bagian isi surat. kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit. dan penyusunan paragraf. Penyusunan Kalimat Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif. tidak berarti bahwa unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan. hendaknya menggunakan bahasa yang benar. Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat. pemakaian ejaan yang disempurnakan. yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa. Anda perlu juga mempelajari bagaimana penulisan bagian-bagian itu dengan menggunakan bahasa yang benar. Selanjutnya. penulisan paragraf penutup. penulisan paragraf pembuka. Selanjutnya. gagasan yang sama tidak dituangkan dalam beberapa paragraf. Pembicaraan kaidah komposisi yang bertalian dengan surat-menyurat mencakupi pemilihan kata. dalam bagian isi surat tercantum pesan penulis yang ingin disampaikan kepada penerima surat. dan enak dibaca. bagaimana penulisan tanggal surat. surat. dan hal surat. tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca. beberapa gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam sebuah paragraf yang sama. paragraf dikatakan memiliki . yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan. Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf itu betul-betul hanya berbicara satu masalah. dan penulisan tembusan surat. di samping mengemukakan fungsi bagaian-bagian tersebut. Seperti Anda ketahui dan sadari. penulisian alamat surat. Namun. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh. sesuai dengan kaidah komposisi atau kaidah karang-mengarang. Kemudian. ketika Anda mempelajari bagian-bagian surat. bagaimana penulisan kepala surat yang benar. lampiran. penyusunan kalimat. Dengan kata lain. misalnya. penanda tangan surat. singkat. 1. sebagai salah satu jenis karangan tertulis. Penyusunan Paragraf Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam surat hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh penerima surat. 2. Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas Sebenarnya. Agar pesan yang terdapat dalam surat itu komunikatif dan mudah dipahami oleh penerimanya. bagaimana penulisan nomor. kalimat yang enak dibaca adalah yang sopan dan simpatik.

Oleh sebab itu. hendaklah digunakan pengait paragraf. ini. Sebaliknya. namun. sebagai berikut. agar kalimat-kalimat itu saling berkaitan. Hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil. dan saling berkaitan. seperti selanjutnya. yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman tersebut. Namun. nya. Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf. Jadi. Laporan Hasil penelitian itu tertukar. Mungkin laporan hasil penelitian itu tertukar ketika staf Bapak mengepaknya. Di samping itu. Berikan batasan korespondensi dan surat! Apa saja tujuan umum surat? . Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu paragraf. Laporan hasil penelitian yang Bapak kirim telah saya terima dengan baik. Latihan Kerjakan latihan dibawah ini dengan sungguh-sungguh. dan oleh sebab itu. diikat dengan kata ganti. seperti itu. selain itu. semua kalimat harus disusun dalam satu paragraf. pernyataan-pernyataan tersebut hanyalah merupakan kalimat penjelas yang memperterang kalimat utama. yaitu tertukarnya hasil penelitian yang dipesan dengan hasil penelitian yang tidak dipesan. dan tersebut. Paragraf ini hanya berisi satu gagasan. yakni tentang kiriman buku tentang hasil penelitian. Di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. atau diikat dengan pengulangan kata yang dipentingkan Marilah kita bandingkan paragraf yang tidak memiliki syarat kesatuan dan kepaduan dengan paragraf yang memiliki dua syarat dengan baik. Walaupun dalam papragraf ini terdapat pernyataan tentang adanya kekeliruan pengiriman. 2. Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya terima dengan baik.32 kepaduan jika kalimat-kalimat yang Anda susun saling berhubungan. I. 1. Bersama ini saya kembalikan Laporan Hasil Penelitian yang tidak saya butuhkan. dan saya mohon Bapak segera mengirimkan laporan yang saya pesan. sebaliknya. yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil. dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan. bersama ini saya kembalikan laporan hasil penelitian yang tidak saya butuhkan.

modified block. Dalam kehidupan dan pergaulan sehari-hari. 3. J. 4. .33 3. 6. paragraf dan penggunaan tanda-tanda baca. Jadi surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi Oleh karena itu. Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas! Uraikan surat-surat yang baik! Jelaskan syarat dasar bagi penulis surat! Uraikan langkah-langkah teknis penulisan surat! Buat sepucuk surat dinas dari instansi Anda yang ditujukan ke instansi lain! Rangkuman 1. 5. Dalam menulis surat terdapat berbagai macam pilihan format. baik dalam menyusun kalimat. style dalam menulis surat. 4. Anda dalam menulis surat jangan lupa menggunakan bahasa yang benar. semi block. gaya. 7. yaitu full block. simplified. manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi baik secara lisan maupun secara tertulis. baik dalam teknik penulisan. Pemberian informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak dapat berhadaphadapan dengan penerima informasi. penulis surat harus memenuhi syarat. Berbagai macam format. Kegiatan tersebut disebut korespondensi dan berkomunikasi dengan surat. maupun dalam langkah-langkah dalam menulis surat. style. 2. Adapun tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. gaya. idented dan hanging paragraph.

Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu diperhatikan. Organisasi/perusahaan banyak mengalami kegagalan. Dapat dibayangkan bagaimana jadinya. jika surat tersebut tidak dapat ditemukan oleh sekretaris tersebut. sementara ia melanjutkan terus percakapannya melaui pesawat telepon. dan pengawasan. arsip tersebut fungsinya sangat penting bagi kelancaran kegiatan. Hal ini yang menjadi salah satu sebab perlunya sistem penyediaan dan penyimpanan informasi yang efektif. etc for an organization or person” Dapat diartikan bahwa seorang sekretaris adalah seseorang yang bertanggung jawab atas 34 . Anda diharapkan dapat memberikan penjelasan bahwa organisasi tergantung filing. dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam melaksanakan fungsinya yaitu perencanaan. sekretaris mempunyai arti “one who keeps record. dan tiba-tiba memerlukan informasi tentang sebuah kontrak yang datang beberapa hari yang lalu dalam suatu surat. menyiapkan peralatan filing. lengkap. karena organisasi/perusahaan tersebut tidak mengakui adanya kenyataan tersebut. karena menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasi dan pengambilan keputusan organisasi/perusahaan yang penting dapat dibuat dengan mudah dan cepat. Banyak kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan tergantung pada filing. Peranannya semakin terasa penting dengan meningkatnya kebutuhan penyediaan informasi yang tepat waktu. tetapi jumlah yang pasti ada dalam file-nya. dalam Webster’s New Worls Dictionary. A. Padahal. penggerakan. menjelaskan sistem penyimpanan arsip (filing). Organisasi Tergantung Pada Filing “Sangat diperlukan” adalah kata yang cermat untuk menggambarkan fungsi filing baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta. cepat. yang fungsinya mengelola informasi. dapat secara visualisasi diuraikan . memberi batasan arsip. dan menjelaskan penyusutan arsip. Beberapa kata dilontarkan kepada sekretarisnya untuk menemukan surat tersebut. pengorganisasian. yaitu jika seorang pimpinan yang sangat sibuk. sedang berbicara melalui pesawat telepon.BAB V MANAJEMEN ARSIP DINAMIS Indikator keberhasilan: Setelah Anda mempelajari Bab V ini. Seperti suatu pernyataan yang secara dramatis menjadi kenyataan. sebab informasi yang penting serta merta tersedia pada saat dibutuhkan. Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang dalam suatu organisasi. organisasi/perusahaan banyak dipuji keberhasilannya. dan akurat untuk kepentingan organisasi tersebut. handles correspondence. baik organisasi pemerintah maupun swasta. paling tidak untuk digunakan selama percakapan melalui telepon tersebut. Ia mengingat-ingat kembali bahwa perjanjian penawaran lebih dari 3 milyard rupiah. Di sisi lain. menyimpan dan menemukan arsip. Pada hal. sistem arsip.

35

penanganan informasi bagi suatu organisasi seseorang.

secara keseluruhan atau untuk

Oleh karena suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahanbahan dengan aman, maka filing dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi” . Dan oleh karena orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filing merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi. Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi, maka seorang Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat tertentu agar dalam melaksanakan tugas filing dengan efisien dan efektif. Sifatsifat tersebut anatara lain :ketelitian, kerapihan, serta menguasi bidangnya. Mengingat hal tersebut, seorang Sekretaris harus mempunyai pengetahuan dasar filing, yaitu di mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan semua catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua catatan yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi suatu riwayat yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah, swasta atau pun profesional, besar atau kecil pasti perlu untuk menyimpan arsip untuk acuan di masa yang akan datang. Kenyataan penting mengenai produk; data statistik, informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak terbilang rincian lain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur filing yang sistematis. Arsip ini harus disimpan tidak hanya untuk disimpan dengan aman, tetapi juga harus dapat ditemukan dengan segera. Pentingnya filing dapat diilustrasikan oleh suatu studi di Amerika Serikat yang menunjukkan bahwa 43 persen organisasi/perusahaan yang arsipnya musnah oleh kebakaran atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk melakukan kegiatannya. Penyimpnan arsip harus dapat mencegah dari kehilangan adalah sangat penting, dan merupakan bagian dari proses filing. Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang khusus terhadap kebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap keadaan cuaca. Namun demikian, dalam semua kasus tersebut, semua arsip yang disimpan harus dicegah terhadap resiko salah menempatkan. Salah memfile arsip dapat menyebabkan kerugian organisasi/ perusahaan beratus-ratus ribu rupiah. Kesempatan untuk memperoleh keuntungan dapat saja lenyap, karena arsip tidak dapat ditemukan; penjualan besar tidak dapat diperoleh jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontrak tidak siap sedia. Waktu terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang disimpan secara tepat dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah.

36

B. Arsip Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 7 Tahun 1971). Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang. Tujuan penyimpanan arsip tersebut antara lain : 1. 2. Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu; Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil/kinerja di masa yang lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan datang; Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum.

3.

C. Sistem Arsip 1. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem kearsipan mempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu secara efisien. 2. Siklus Hidup Arsip Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup sebagai berikut: a. Tahap Penciptaan Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai media penyampai informasi, sebagai dasar perencanaan,

37

pengeorganisaisan, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya. Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan secara internal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti surat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh orang lain. Namun demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol dan dikendalikan berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan b. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filing) Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus). Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam penyelenggaran administrasi sehari-hari. c. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find. d. Tahap pemindahan Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal ini arsip dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor. e. Tahap pemusnahan Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin yang mahal. Kelima tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis arsip. Jika salah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara serius/tidak

3) “Banjir arsip”. 4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip. Pencarian materi yang disimpan secara tidak baik dan ceroboh dapat merupakan suatu pemborosan yang jumlahnya dapat mencapai beratus-ratus juta rupiah. Untuk biaya memelihara filing pada tingkat minimal. mengatur. yang paling tepat. Apa yang lebih bermakna penting bahwa organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal. Kemudian. kontrak. adalah suatu ungkapan klise. Materi yang akan disimpan dalam file berasal dari dua sumber : (1) arsip yang berasal dari luar organisasi/perusahaan. Dari uraian di atas. dan (2) arsip yang berasal dalam organisasi/ . “File to find”. Tidak semua harus di-file. arsip-arsip yang sama disimpan di beberpa lokasi/tempat penyimpanan. Organisasi yang sistematis harus mengkarateristikkan file tersebut. cara penyimpanan sampai dengan pemusnahan arsip. dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar filing : menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman. maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif. Sistem Filing (Penyimpanan Arsip) 1.38 efektif. tagiahan. Definisi Filing Filing dapat diberikan definisi sebagai berikut: Filing adalah proses mengklasifikasi. katalog. dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan dalam pengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya menyangkut cara penyimpanan arsip. tergantung pada derajad efisiensi yang dicapai dalam kegiatan filing. tetapi mencakup hal-hal mulai dari penciptaan. 2) Hilangnya arsip yang penting. agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. keputusan yang baik harus dilakukan dalam memilih arsip yang akan disimpan. dan menyimpan arsip. filing dapat menjadi sesuatu kegiatan pencarian terhadap sesuatu yang tersembunyi . Kegiatan dan perlengkapan filing memang cukup mahal. hanya arsip yang penting untuk kegiatan organisiasi/perusahaan yang efisien. atau arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih disimpan. Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain berupa: 1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan. yang tidak ada tempat lagi dalam dunia organisasi/perusahaan yang modern. pernyataan. seperti surat masuk. dan dengan suatu cara yang memungkinkan penemuan arsip dengan cepat. D. Tanpa pengorganisasian yang cermat. laporan.

Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filing secara resmi.. arsip tersebut dalam organisasi/perusahaan biasanya kopi karbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli. Buku telepon adalah sebuah contoh salah satu dari dua konsep dasar mengatur arsip agar dengan mudah disimpan berdasarkan nama. atau sering kita kenal dengan buku telepon. Metode lain berdasarkan pada nomor. dan manajemen arsip. arsip tersebut mempunyai pengaruh dengan berbagai macam cara terhadap kegiatan setiap pegawai dalam organisasi/perusahaan tersebut. filing adalah kegiatan purna waktu. Pekerjaan dalam kantor khususnya berkepentingan dengan arsip . dan pengetahuan Anda tentang abjad membantu Anda untuk menemukan suatu nama yang Anda inginkan. Supervisor file. File sering disimpan dalam lokasi sentral. Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan. tanpa pemahaman tentang filing dan sistem filing akan menemui hambatan yang sangat besar pada dirinya sendiri. Tidak ada seorangpun Sekretaris yang telah menyelesaikan Diklat Sekretaris tanpa pengetahuan yang mendalam tentang prosedur filing. Setiap saat Anda mencari sebuah nama dalam Direktori Telepon. “Saudari Gaharani.39 perusahaan. Anda telah mulai mengenal konsep dasar filing. Materi/bahan dari luar organisasi/perusahaan biasanya kopi yang asli. Nama-nama tersebut diatur secara alpabetis. Seorang Sekretaris misalnya. teknik. Sebuah . sebab ada keuntungan-keuntungan tertentu. tetapi juga diharapkan untuk menemukannya dengan cepat.” adalah permintaan yang biasanya diminta dari seorang Sekretaris. kontrak. berikan saya selembar kopi surat yang kami tulis kepada Departemen Pekerjaan Umum tentang barang-barang marterial Gedung Perpustakaan yang baru. Anda sedang memilih informasi dalam suatu buku yang terorganinisir yang menerapkan prinsip-prinsip filing. diperlukan untuk mengawasi file pegawai. Karena organisasi/perusahaan tumbuh. terutama dalam organisasi/perusahaan yang lebih besar. Kantor dan Filing Oleh karena arsip sangat penting dalam setiap organisasi/ perusahaan. seperti surat keluar.menciptakannya dan kemudian menemukan dan menggunakannya. laporan. tagihan dan semacamnya. fungsi filing menjadi lebih kompleks dan menuntut. arsip dapat lebih mudah dicari oleh berbagai macam bagian/bidang yang membutuhkan mereka untuk tujuan referensi/acuan. Dari lokasi sentral ini. 2. Pegawai yang spesialis dalam filing menjadi orang yang penting dalam kegiatan dalam kantor. Lebih sering kemudian ia tidak bertanggung jawab dalam menyimpan file-file pribadi pegawai. Sering ia diminta untuk menciptakan sistem filing yang lengkap untuk organisasi/perusahaan atau untuk memahami sistem yang sudah ada. Tidak hanya ia diharapkan untuk mengetahui bagaimana untuk menemukan . tentu saja.

dan yang paling banyak digunakan. arsip kesehatan. arsip kepegawaian. formulir-formulir. daftar alamat. Seperti tyang akan diuraikan bahwa mengindeks ialah memilih judul (caption) di bawah mana arsip akan diberkaskan. Dinamakan sistem abjad. tetapi dibutuhkan aturan yang standar dalam menangani berbagai jenis nama. Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan dalam mengindeks. Susunan dalam sistem penataan berkas berdasarkan abjad dengan mengikuti urutan huruf latin a sampai z. 5) kronologis. 4) masalah. b. sesederhana kita mengucapkan a. maka harus dibakukan peraturan untuk diikuti oleh setiap pegawai dalam organisasi tersebut. Sistem Filing Sebagai kesimpulan. langsung. dan c. nama orang. arsip-arsip ini dapat diberkaskan baik secara tunggal maupun berkelompok.40 contoh adalah suatu sistem filing di sebuah rumah sakit di mana arsip diminta berdasarkan nomor. 3. hal-hal yang berkaitan dengan segi hukum dan masih banyak lagi yang lain. sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat bilamana dibutuhkan. Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan filing . seperti nama orang. misalnya surat-surat. Melalui sistem abjad. karena adanya prosesing melalui komputer. Mengabjadkan Dengan tidak memperhatikan jenis arsip. Sistem Alphabetis Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain. . tetapi jenis-jenis arsip diklasifikasikan secara abjad . karena dasar pengaturan arsip berdasarkan abjad. perusahaan. bahkan walaupun arsip disimpan berdasarkan nomor. agar pelaksanaannya sistem abjad dapat berjalan dengan lancar. Namun demikian. b. nama tempat atau nama barang. Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem nomor/angka. laporan. alpabet adalah dasar dari semua sistem filing. 2) angka 3) nama tempat. yaitu a. nama instansi. Sistem ini langsung. departemen dan lembaga pemerintah nondepartemen. karena tidak menggunakan relatif indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika akan menyimpan dan menemukan selembar arsip. arsip dapat disimpan berdasarkan 1) nama . Sistem abjad adalah sistem yang tertua. Manfaat utama adalah langsung dan sederhana. Arsip diklasifikasikan berdasarkan nama perusahaan.

Darmanto. Dalam Bab ini akan dibicarakan beberapa saya yang dianggap penting.dan (3) Siagian. sedangkan sistem kronologis kata tangkap ialah tanggal. Perusahaan Batubara Bukit Asam. menentukan urutan yang sesuai kata-kata dalam kata tangkap itu. huruf yang kedua. dan kedua. dan Damayanti diatur dalam urutan alpabetis yang benar. Siagian teridiri dari tiga unit: (1) Sondang. Jika setiap orang yang melaksanakan filing membuat sendiri aturan. memilih kata tangkap (Captions) di mana arsip harus difile. Dalam Sistem Abjad. adalah urutan alpebetis yang benar. 1) Istilah Mengindeks Dalam aturan mengindeks menggunkan dua istilah yang Anda harus memahami alphabet dan unit. untuk huruf yang ketiga. mencakup dua kegiatan pertama. nama-nama tempat. Mengabjad adalah pengaturan nama-nama sesuai urutan alpabetis dari surat. Nama Sondang P. dalam sistem geografis. aturan standar harus diamati oleh setiap siapa saja dalam menyeleksi dan mengatur kata tangkap. yang digunakan dalam filing. tiga unit. (2) P. Nama Achmad. Dalam sistem subyek. dan C mendahului D.41 c. ada 20 standar aturan mengindeks yang digunakan. . kata tangkap adalah nama-nama orang dan organisasi. yang berbeda dalam masing-masing nama. meskipun huruf yang pertama dalam masing-masing nama adalah sama. karena dalam albabet. jika ditentukan bahwa suatu surat disimpan dalam file PT Semen Batu Raja. dan kelima . Dewayanti. Chairuddin. Dan seterusnya. empat unit. Nama instansi: Lembaga Administrasi Negara. mengakibatkan kekacauan. kata tangkap adalah nama-nama subyek/masalah. huruf a dalam Darmanto mendahului e dalam Dewayanti. dan e dalam Dewayanti mendahului i dalam Dimyati. Dimyati diatur dalam urutan alpabetis yang benar. Masing-masing bagian nama orang atau organisasi digunakan dalam mengindeks adalah suatu unit. Paling tidak. Kata tangkap (Caption) adalah suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen /arsip untuk tujuan Filing. Kata Tangkap (Caption) dan Aturan Mengindeks Istilah mengindeks. nama perusahaan adalah kata tangkap. keempat. Jelas. hanya orang yang melaksanakan benar-benar filing dapat menemukan arsip tersebut. A mendahului C.

mempunyai nama suci. Risson. Nama orang Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama orang dalam urutan ini: nama keluarga. marga Suatu nama yang menggunakan nama keluarga. SE ¨ Nurena. d. Buyung (&). huruf demi huruf. Unit yang ketiga dipertimbangkan hanya jika huruf pertama dan kedua sama. Sihotang ¨ Sihotang. PUSRI Jakarta ¨ PUSRI. wanita yang sudah menikah dan lain sebagainya. Contoh : Risson P. nama pertama. SE Nama yang menggunakan nama keluarga. marga atau nama akhir . . maka nama marga sebagai urutan pertama. kedua. Di samping itu ada pula nama bukan nama orang. Contoh : Lisa Nurena. pertama. dan sebagainya. karena organisasi Anda melaksanakan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berkenaan dengan organisasi Anda. kalau ada . yang tidak sempat dibahas di sini.42 2) Aturan Mengindeks Urutan Alpabetis Nama-nama diurutkan abjad dengan membandingkan unit pertama dalam setiap nama. Lisa. Associates PT. Sistem Filing Subjek/Perihal Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad. dan nama tengah. misalnya nama orang yang bergelar. Contoh : Adnan Buyung Nasution & Ass ¨ Nasution. Perseroan Terbatas Masih banyak aturan yang lain. maka Anda dapat menerapkan filing sistem subyek dalam menyimpan arsip-arsipnya. Nama Instansi/Perusahaan Nama perusahaan instansi lembaga yang menggunakan nama orang disusun dalam urutan sama seperti pada waktu mengindeks nama perorangan yang lengkap. Unit kedua dipertimbangkan hanya jika unit pertama sama.yang ketiga. Adnan. Jakarta. P. marga.

dan semua masalah yang berkenaan dengan pokok masalah dijadikan subsubyek. Sistem Filing Nomor (Numeric) Sistem filing surat/arsip berdasarkan pada kode nomor sebagai pengganti nama orang atau instansi. . Misalnya. e. sehingga disebut sistem nomor (numeric filing system). misalnya untuk subsubyek “kenaikan pangkat” dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi sub-subsubyek “Kenaikan pangkat golongan I”. masalah-masalah yang berkenaan dengan keuangan keuangan dikelompokkan dalam satu subyek “keuangan”. Anda harus menentukan terlebih dahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap hari. masalah--masalah itu dijadikan subyek dari pokok masalah (subjek) misalnya: Kepegawaian a) b) c) d) Cuti Kenaikan pangkat Lamaran dsb. Pada prinsipnya. atau Kartu Nama Nilasari diberi nomor 27451. dan seterusnya. hanya saja nama-nama orang atau instansi diganti dengan kode nomor. Nomor tersebut akan berlaku selamanya. Masalah-masalah tersebut kemudian dikelompokkan menjadi satu subyek. Demikian seterusnya.43 Untuk menerapkan sistem subyek ini. sistem penyimpanan surat/arsip sama dengan sistem abjad. maka Anda dapat mengembangkan masalah-masalah yang dijadikan subsubyek itu menjadi sub-subsubyek. masalah yang berkenaan dengan kepegawaian dikelompokkan dalam satu subyek di bawah “kepegawaian”. tidak diubah. Seandainya di kemudian hari Anda memperkirakan bahwa masalah-masalah berkembang. Misalnya. surat-surat dari dan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia akan disimpan pada map bernomor 2000. Selanjutnya. sub-subsubyek “kenaikan pangkat golongan II”. semua pokok masalah dijadikan subyek. Keuangan a) Gaji b) Hadiah Lembaran c) Lembur d) dsb.

seperti di rumah sakit.44 Banayak instansi pemerintah yang menerapkan sistem filing nomor. Tetapi. Pengunaan map campuran ini bertujuan untuk menghemat pemakaian map. Oleh kasrena itu. dan disimpan dalam file nomor (file utama) 2) Indeks Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada suatu koresponden atau nama. pasien sebuah Puskesmas atau Trumah Sakit. Jika kita cermati. dan lain-lain. puskesmas. karena sudah memahami tata caranya.ah sudah mencapai lima surat akan dipindah ke dalam map perorangan. Dalam filing sistem nomor ada tiga unsur. baik dari segi waktu. 1) Buku Besar Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map. sebenarnya sistem nomor lebih sukar diingat dibandingkan dengan nama. Surat masuk dan keluar dari dan kepada koresponden yang belum lebih dari dari lima akan dicampur menjadi satu dengan surat-surat yang berasal dari koresponden lain di dalam satu file. tenaga. yaitu kartu kecil yang memuat nomor dan nama nasabah. Oleh karena itu. asuransi. serta keuntungan dan kerugiannya dalam penerapannya. masih banyak juga instansi yang menerapkan sistem filing nomor hanya beranggapan bahwa sistem nomor lebih mudah dibandingkan dengan sistem abjad. masih banyak instansi yang menerapkan sistem filing nomor yang tidak melengkapi dengan indeks. bahkan uang. indeks. Namun demikian. File ini disebut file campuran. Karena itu. yaitu map campuran dan map perorangan. bank. Sehingga yang dilayani dapat dirugikan. jika nomor yang bersangkutan . hal ini akan menimbulkan masalah jika pada suatu saat nasabah atau si pasien lupa nomor kodenya. Misalnya nasabah Tabanas. pasti akan lebih ingat namanya dasripada nomor Tabanas atau nomor pasien Rumah Sakit. sistem nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsung (indirect filing system). Pelayanan mengecewakan. yaitu file utama. sebagai akibatnya dokumennya sangat susah dicari dengan cepat. dan buku nomor dapat berupa buku register/buku induk/buku besar. untuk mengingat kode nomornya digunakan alat bantu yang disebut dengan indeks. atau pasien yang dalam penyusunannya berdasarkan urut abjad. lain dengan sistem abjad disebut sistem filing langsung (direct filing system). Surat masuk dan surat keluar satu koresponden yang juml. hanya karena sistem nomor tidak diterapkan secara benar.

yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. scbagai nomor folder . Selanjutnya. Misalnya nomor 293746 maka akan dipecah menjadi 293 746 atau 29 37 46 dan dibaca dari kanan ke kiri sehingga cara membacanya scbagai berikut : Angka 46 sebagai petunjuk I. Jadi setiap nama dibuatkan kartu indeksnya. Dalam metode ini. Koresponden yang suratnya belum mencapai lima. sebagai nomor laci Anaka 37 sebagai petunjuk II. tetapi nomor-nomornya mengikuti aturan blok-blok. Sedangkan untuk file surat. maka karti indeks C diganti dengan nomor yang diambil dari buku nomor (register). Indeks dibuat dalam bentuk kartu ( dibuat dari kertas karton manila dengan panjang 12. singkatan dari Campuran. maka setiap kartu dari setiap nama langsung diberi nomor. kartu indeksnya ada dua macam. sehingga dapat luwes dalam menambah.5 cm) dan dilengkapi dengan kotak untuk menyimpan kartu. tentu saja belum dicantumkan pada buku nomor ini. tetapi diberi tanda berupa huruf C. Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu indeks. Dalam penomoran tidak berurut ini dapat dibedakan b) Terminal Digit Pemberkasan (Terminal Digit) Metode ini digunakan untuk mengatasi penataan yang jumlah arsipnya banyak. dengan susunan penyimpangan sebagai berikut : a) Nomor Berurutan (Consecutive) Petode inin merupakan cara penataan berkas dengan menggunakan sistem penomoran yang tidak mempunyai urutan logis (penomoran tidak berurut) atau mempunyai urutan logis. 3) Buku Nomor Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file nomor. maka kartu indeksnya belum diberi nomor. Untuk memfile kartu. Dalam sistem filing nomor. jika suratnya sudah mencapai lima. agar mudah dicari. ada tiga cara untuk menyimpan arsip/dokumen. nomor yang berdigit banyak akan dipecah atau dikelompokkan menjadi dua angka atau tiga angka tiap kelompok. Indeks tersebut disusun secara urut abjad.45 belum/tidak diketahui. maupun dalam mengurutkan abjadnya.cm dan lebar 7.5. sebagai nomor guide angka 29 rnenjadi petunjuk Ill. Untuk koresponden yang suratnya baru sedikit (kurang dari 5).

Bila kita melihat pada file dengan nomor 76 43 03 maka file ini disimpan pada laci 43 dan diberi guide dengan nomor 76 43. Sebagai Contoh : 76 43 05 77 42 14 77 43 01 77 43 91 76 42 16 75 42 66 74 43 15 75 43 10 74 42 66 75 42 16 76 42 14 74 43 15 75 43 10 77 43 01 77 43 91 No. setelah folder 28. dengan menulis nomor kecil dan depan dan selanjutnya nomor besar. kemudian digit kedua dan selanjutnya digit terakhir. maka nomor terdekat setelah 29 37 46 adalah 30 37 46 bukan 29 37 47. Laci 42 maka akan menjadi No. Dalam hal ini. Setiap satu guide dapat berisi sampai 100 folder. Biasanya digunakan pada Perusahaan Asuransi. Pada Middle Digit Filing nornor yang berada di tengah merupakan nomor utama. c) Middle Digit Pemberkasan (Middle Digit) Sistem penataan berdasarkan angka tengah (Middle Digit Filing) merupakan modifikasi dari Terminal Digit Filing.46 Karena terminal digit Pemberkasan merupakan sistem pcnomoran yang tidak berurut. Yaitu laci nomor 47 di belakang guide nomor 37. maka digit kedua dapat terdiri atas tiga angka. misalnya file dengan nomor 764303 akan ditulis dengan angka: 76 43 03 angka 43 merupakan digit utama angka 76 merupakan digit kcdua angka 03 adalah digit terakhir Jika jumlah digit melebihi dari enam angka. Laci 43 . Pembacaan nomor digit dimulai dari digit utama. dan selanjutnya disimpan pada file dengan nomor 76 43 03. nomor 293747 berarti terletak di laci yang berbeda dengan nomor 293746.

maka Anda dapat menggunakan sistem georafis. Anda harus selalu menyusunnya kembali menurut urutan abjad. biasanya adalah kegiatan yang mencakup daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat. Organisasi-organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang juga dapat menggunakann sistem geografis. meskipun Anda memilih sistem subyek. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi di mana sistem geografis dapat digunakan.47 f. Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat atau arsip yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahun. Sistem Geografis Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat menurut daerah wilayah atau geografis. jika kegiatan surat-menyurat dalam organisasi jumlahnya belum banyak. jka karena sistem ini akan banyak membantu Anda dalam melaksanakan tugasnya dalam filing. Sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem filing. dan selanjutnya baru dapat mengembangkannya lebih jauh dengan namanama instansi. kemudian kata tangkap tersebut dapat dikembangkan menjadi daerah-daerah yaitu kotakota (kalau perlu sampai ke kelurahan) yang ada dalam daerah tersebut. maka sebaiknya Anda menggunakan sistem lain yang lebih memadai. Tetapi. Surat-surat atau arsip yang masuk lebih akhir ditempatkan dalam filing yang paling depan. Dalam pelaksanaan filing sistem geografis ini Anda dapat menggunakan nama daerah wilayan sebagai kata tangkap (caption). Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk menyederhanakan filing. Di antara sistem yang telah diuraikan. g. . sekretaris tanpa melihat masalah atau perihal surat/arsip. Mencermati hal tersebut. sistem angka maupun sistem geografis. maka sistem abjad selalu digunakan sebagai pelengkap sistem yang lain yang dipilih. sehingga masih dapat disatukan segala macam masalah dalam satu file dalam setiap bulan. Artinya. sehingga menyangkut banyak masalah. perusahaan atau orang yang ada dalam setiap kota di daerah wilayah tersebut. jika kegiatan atau aktivitas pimpinan itu berkembang demikian cepat. Anda harus memahami secara mendalam. Sistem Filing Kronologis Sistem filing ini digunakan untuk filing arsip yang disusun menurut urutan tanggal masuk dan keluarnya arsip atau surat itu.

sehingga jika terlalu padat di samping pekerjaan menjadi sulit.000 lembar kertas. arsip/berkas ditempatkan secara berdiri (tegak lurus) atau disebut juga vertical filing. karena berkas-berkas yanng disimpan dalam laci-laci tersebut kecuali teridi atas kertas-kertas arsipnya sendiri. e. juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Karakteristik Sistem Filing Masing-masing sistem filing mempunyai ciri/karakteristik tertentu. maka jumlahnya berkurang menjadi kurang lebih 3. yaitu : 1. yang diatur tidak ketat padat. Penyimpanan dalam laci ini tidak ketat padat. aktivitas kantor dan perkembangannya Jumlah catatan kantor/arsip Jenis/tipe arsip Cara penggunaan arsip Sifat kerahasiaan arsip E. Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan file/berkas dengan cara tertentu.aksanakan. d.48 4. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya.4. c. dua bahkan ada yang hanya satu laci saja. Susunan arsip/berkas yang menyamping dinamakan lateral filing.500 . Ukuran organisasi/perusahaan. Filing Cabinet (Almari Arsip) Banyak orang menamakan file cabinet denngan filing cabinet atau almari arsip. Sususnan arsip/berkas yang menumpuk secara horosontal disebut horizontal filing. Di dalam filing cabinet. yang masing-masing lacinya mempunyai daya tampung 5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke belakang. juga folder-folder dan guide-guide. lebih dahulu . tergantung dari : a. Laci-laci pada filing cabinet biasanya tersusun empat laci. perlu disiapkan peralatannnya . Umumnya terdiri atas empat laci tersusun ke atas. b. Sistem filing yang terbaik untuk suatu kantor adalah sistem yang benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan kantor tersebut. tetapi ada yang tiga. Peralatan Filing Sebelum memfile asrsip dil. Tetapi. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun. karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci Memasukkan dan mengeluarkan yang cukup sering. bukan terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang sering kita temui di kantor-kantor.

Guide/Sekat Petunjuk . Bentuk guide sebagi berikut: A B Gambar 5. 2. Guide Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah.1 Bermacam-macam Cara Memfile.2. Gambar 5.49 Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung.

Bahanyapun sama. . Setiap ujung guide sebaiknya bentuknya melengkung. Kedudukan tab bermacam-macam sesuai dengan keperluannya. Folder Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file. dan seterusnya guide ke 3. dibuat dari kertas karton manila. Folder ini berujud lembaran berlipat seperti map pada umumnya. guide ke 2. Badan (B) adalah badan guide itu sendiri. tentu saja ukuran tab makin kecil. ke 4 dan ke 5. Folder juga mempunyai tap. Dapat juga bahannya dari plastik. Tab kedudukan ke 1 berada di ujung paling depan (lihat dari depan) seperti gambar di bawah. Sebaiknya karton tersebut tebalnya tidak lebih dari 1 mm. tab ke 4 makin ke kanan. atau seperti map snelhechter. tab ke 3 lebih ke kanan lagi. tetapi tanpa penjepit. kemudian dipasang dengan mencepitkan pada badan guide. guide yang mempunyai tab kedudukan ke 1 disebut guide pertama. yang disebut dengnan tab. Dalam gambar dapat dilihat kedudukan masing-masing tab. Tentu saja makin banyak tab. agar tidak melukai tangan. Lihat gambar berikut ini.50 Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas (lihat A pada gambar). Gambar 5. Demikian pula tabnya dapat dibeli. tetapi tanpa daundaun penutup. Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor. dan tab ke 5 dan ke 6 dan seterusnya makin ke kanan. Tab ke 2 berada lebih ke kanan. atau dapat dibuat sendiri dengan bahan lembaran karton yang kuat tetapi halus. Untuk memudahkan pembicaraan selanjutnya. Satu guide mempunyai satu tab. Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan heading/titel/atau kode.3. Susunan Guide 3.

4. Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip 1. tetapi sering kurang mendapat perhatian.5. yang mengakibatkan srsip sulit ditemukan. apakah memang benar-benar sudah seharusnya disimpan. Prosedur Filing (Penyimpanan Arsip/Dokumen) Prosedur penyimpanan arsip cukup sederhana. Folder Tap folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tap pada guide. karena salah penemnpatan. Prosedur tersebut mencakup langkah-langkah: a. yaitu untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang menunjukkan isi filenya. Folder dalam Filing Cabinet F. Pemeriksaan arsip. file. Perhatikan apakah sudah ada tanda instruksi untuk disimpan (release mark.51 Gambar 5. Susunan Guide. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari agar surat-surtat yang masih dalam proses atau yang masih harus diedarkan ke unit-unit kerja/unit pengoleh lain.Pertama-tama semua dokumen/arsip yang akan disimpan diperiksa secara cermat. simpan) atau perintah-perintah lain yang berlaku di kantor Anda. untuk memastikan apak arsip siap untuk disimpan. jangan sampai masuk dalam trempat . Gambar 5.

Mensortir arsip yang sudah diindeks. kronologis. Sedangkan kata tangkap pada sistem subyek adalah perihal atau isi surat. Anda akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yanng sudah ada. langkah ini lazim disebut juga pengkodean. yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah kegiatan mengindeks. atau subyek apa. yaitu nama badan-badan pemerintah. maka dokumen/arsip tersebut disimpan menurut kata tangkap yanng terpenting. e. geografis. Mengindeks (nama. Kalau hal itu terjadi surat tersebut akan “hilang”. surat akan disimpan. dan pada gilirannya dapat menimbulkan kekacauan surat-mennyurat dan proses penanganan masalah yang menjadi masalah surat yang bersangkutan. Di samping itu. Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka. Kegiatan ini dilakukan secara sederhana. Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta melalui beberapa kata tangkap. jika surat nanti pada suatu saat surat ini dipinjam atau keluar dari file. Menyortir adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. maka surat akan mudah disortir dan disimpan. sesuai dengan sistem filing yang telah ditetapkan sebelumnya. sehingga memudahkan penyimpanan Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya (filing cabinet). Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim. d. atau kata tangkap lainnnya. nomor yang sama.52 penyimpanan. sedangkan untuk kata tangkap-kata tangkap yang lain jika perlu dibuatkan tunjuk silang. sesuai dengan sistem filing yang dipilih. karena dengan membuat tunjuk silang akan menambah pekerjaan c. subyek. . badanbadan swasta. Menginndeks seperti yang telah kita bicarakan adalah pekerjaan menentukan pada nama apa. ataupun nama alamat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal) akan disimpan dalam map dalam kata tangkap yang sama. maupun nama-nama individu-individu penanda tangan surat untuk jenis surat masuk. nomor). Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga nomor unit masing-masing kata tangkap. b. dikelompokkan berdasar apakah abjad. pada sistem geografis adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk. dan nama tempat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal). Langkah ini diperlukan secara khusus jika jumlah atau volume surat banyak. lembaga-lembaga negara. Memberi Tanda. Perhatikan bahwa memang ini benarbenar diperlukann. Dengan ada tanda ini.

arsip yang diperlukan tersebut harus dapat ditemukan kembali oleh seorang sekretaris dengan cepat. Dalam prosedur peminjaman arsip. Menaruh kartu substitusi (“Out Guide” atau “Out Folder”) di tempat di mana arsip disimpan tersebut diambil. b. dari dari 60 arsip yang dicari. tepat. dapat diukur dari Ratio Penemuan : Rasio penemuan = Jumlah arsip yang ditemukan ---------------------------------. Tujuannya adalah: 1) Sebagai identifikasi bahwa arsip yang bersangkutan sedang dipinjam 2) Memudahkan penyimpanan selama arsip yang bersangkutan dipinjam. artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-waktu dibutuhkan.5% berarti arsip disimpan dengan baik . seperti menagih dan mengingatkan kepada peminjam.x 100% Jumlah arsip Misalnya. Jika rasio > 99. c. Oleh karena itu. dan kemudian ditemukan 56 arsip. Penemuan Arsip (Retrieval) Setelah disimpan. harus mengisi daftar peminjaman dan waktu/lamanya peminjaman dibatasi”. pada suatu saat ada arsip yang diperlukan kembali untuk tujuan tertentu. para peminjam diharuskan mengisi daftar/formulir peminaman yang berisi informasi antara lain: 1) Nama peminjam 2) Nomor dan jenis arsip yang dipinjam 3) Tanggal harus kembali 4) Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan Dalam hal ini hendaknya berlalku prinsip : “siapapun yang meminjam dan untuk berapa lamapun tanpa kecuali. Untuk itu.7% a. atau disimpan dalam kotak peminjaman sesuai dengan tanggal pengembaliannya. Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif. d. Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam. Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung jawab terhadap arsip-arsip dan diberi wewenang dalam penyimpanan arsip yang dapat mengambil arsip. dan lengkap.53 2. maka rasio penemuan = 97. ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di kemudian hari tidak akan terjadi kesulitan: a.

Kantor Arsitek.5% ¨ memuaskan. Pemindahan secara kontinyu (perpectual) Pada cara ini. arsip dipindahkan begitu arsip tersebut selesai digunakan. mungkin : 1) pemberian kata tangkap. . Penyusutan Arsip Setelah suatu periode kegiatan kantor. Olek karena itu. biasanya setelah suatu periode tetentu. di mana arsip sudah/jarang sekali digunakan. Biasanya suatu instansi menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA).54 b. Jika rasio .99. < 97% ¨ yang disimpan dalam kondisi tehnik penimpanan perlu dibenahi. Dasar Pemindahan Arsip Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”. dan klasifikasi kurang tepat 2) prosedur penyimpanan tidak/kurang efektif 3) prosedur pengambilan/peminjaman tidak/kurang efektif 4) arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 map/folder G. Konsultan dan sebagianya. indek. tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak. c. arsip sudah semakin menumpuk di tempat penyimpanan. misalnya 1 tahun. Jika rasio penemuan 97% . Jika hal ini terus berlangsung. seperti filing kabinet. Pemindahan cara ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan seperti Kantor Pengacara. tempat untuk menyimpan arsip (Unit Arsip) 2. 1. yaitu : a. Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif” tergantung pada kebijakan masing-masing instansi. Pelaksana Proyek. seorang sekretaris perlu melakukan proses memindahkan arsip. sehingga jika Sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. walau pemindahannya tidak tentu. Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus. di mana seluruh dokumen menjadi “inaktif” setelah suatu kegiatan/proyek selesai. Cara Pemindahan Berdasarkan karakteristik arsip dan waktu pemindahan secara umum dikenal dua cara pemindahan.

arsip inaktif dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip yang lain. Ada beberapa cara pemindahan periodik: 1) Pemindahan tunggal/1 periode Pada pemindahan ini setelah 1 periode kegiatan berlalu. pada tempat penyimpanan arsip hanya ada arsip-arsip yang dalam status “aktif” AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF Filing Cabinet 2) Pemindahan ganda /2 periode Pada pemindahan ini. pada lemari penyimpanan arsip akan terdapat : a) b) Arsip dalam status aktif dari periode yang berjalan Arsip dalam status inaktif dari periode sebelumnya . hanya lokasi penyimpanannnya terpisah dari arsip-arsip “aktif”. setelah 1 periode kegiatan berlalu.55 b. arsip dipindahkan setelah 1 peiode tertentu (umumnya 1 tahun). pada tempat penyimpanan arsip masih ada arsip-arsip dalam status “inaktif”. Dengan perkataan lain. Pemindahan Periodik Pada cara ini. Dengan demikian.

. dan sebagainya. b. Arsip-arsip yang Membantu Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk melancarkan kegiatan organisasi untuk sementara waktu seperti Surat Pemberitahuan Bank. misalnya : surat pengumuman/pemberitahuan. 3. yang mungkin pada saat itu masih digunakan. Pemusnahan Arsip Arsip yang telah dipindahkan. Dalam pemusnahan arsip harus diperhatikan sifat karakteristik arsip sebagai berikut: a. undangnan rapat rutin. Arsip-arsip yang Tidak penting Yaitu arsip-arsip yanng tidak mempunyai nilai kegunaan bagi pimpinan. bukti pembayaran tertentu. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu yang tertentu. arsip tersebut langsung dapat dimusnahkan. Oleh karenanya setelah selesai digunakan. dan sebagainya.56 AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF IN IN AKTIF AKTIF Filing Cabinet Pada cara pemindahan ganda /2 periode ini mempunyai keuntungan yaitu mudah mencari arsip dari periode yang lalu. organisasi di masa yang akan datang. Arsiparsip ini dapat disimpan sementara waktu sampai dengan 1 tahun. tidak semua akan disimpan selamanya. memo intern. korespondensi rutin dengan pemasok.

dan lain sebainya. yaitu menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional . Arsip Vital Yaitu arsip yang menentukan eksistensi organisasi / perusahaan. Filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan arsip dengan aman. dan jelaskan tentang berbagai macam sistem filing! Apa yang disebut dengan mengindeks? Jelaskan peralatan filing untuk masing-masing arsip dinamis aktif dan inaktif! Jelaskan secara singkat prosedur filing! Uraikan secara singkat tentang penyusutan arsip! 10.57 c. Rangkuman 1. secara pasti berapa lama suatu arsip disimpan tergantung pada Jadwal Retensi Arsip yang disusun oleh masing-masing instansi. 9. Mengapa organisasi tergantung pada filing? Berikan definisi tentang arsip! Apa tujuan kearsipan? Uraikan secara singkat siklus arsip! Berikan batasan tentang filing. 3. Yang termasuk arsip-arsip jenis ini antara lain: 1) Surat Keputusan Tentang Struktur Organisasi 2) Laporan keuangan 3) dan lain sebagainya Berdasarkan klasifikasi di atas. Jelaskan pemindahan arsip satu periode dan dua periode! I. dan tidak dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti. 5. namun jelas. Latihan Jawablah pertanyaan ini secara singkat. 7. 6. 2. 1. seperti :Data laporan keuangan. dapat diputuskan berapa lama suatu arsip harus disimpan. 8. Namun demikian. Arsip disimpan karena mempunyai tujuan. dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi”. d. H. 4. Arsip Penting Yaitu arsip-arsip yang berguna unntuk kelangsungan usaha atau menggambarkan prestasi pada masa yang lampau.

2. Agar arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat. lengkap dan akurat. yaitu filing kabinet.58 tentang perencanaan. sekat penunjuk. yaitu sejak penciptaan. 5. penyerahan dan pemusnahan arsip yang sudah melampaui jadwal retensi arsip. nomor. subjek. kebangsaan. dan sistem kronologis. 3. dan folder serta melalui tahap-tahap atau prosedur filing. . Dalam penyimpanan dapat dibedakan berbagai macam sistem penyimpanan yaitu sistem alpbabetis. 4. penyimpnan. tepat. pemanfaatan. pemindahan dan yang terakhir ialah pemusnahan arsip. Penyusutan adalah suatu upaya untuk mengurangi jumlah atau volume arsip dengan cara pemindahan. arsip disimpan dengan menggunakan peralatan yang memadai. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan Arsip mempunyai siklus hidup. georgafis.

kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis. cara pengetikan A. Syarat Dan Macam Laporan 1. laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Secara umum. laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data – informasi.BAB VI PENYUSUNAN LAPORAN Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab ini. Pengertian Laporan Laporan dalam bahasa Inggris “report” berasal dari bahasa Latin “portare” yang berarti membawa atau mengangkut. Redfield. laporan adalah segenap hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain. Isi laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. Laporan ini merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan administrasi tersebut. Pengertian. dapat disimpulkan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. Laporan sebagai salah satu produk kontor diperlukan oIeh pimpinan organisasi. Pada dasarnya. penalaran yang jelas. fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor. maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian. Peranan. Artinya. laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis. Dari beberapa pengertian tersebut di atas. disebut juga sebagai “administrative communication” (komunikasi administrasi). Anda diharapkan dapat memberikan batasan laporan. langkah-langkah pembuatan laporan. Menurut Prajudi Atmosurdjo. sistematika laporan. Charles E. Awalan (prefix) “re” berarti kembali. Laporan 59 . Menurut E. dan mengikuti bahasa dengan kritis. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi. dan setelah itu ia harus membawa hasil fakta dan data hasil penelitian tersebut. Pengertian dasar laporan ialah menyajikan fakta secara objektif dan tulus. Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. laporan memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. menjelaskan peranan dan syarat macam-macam laporan.

Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. pengendalian atau perbaikan Menemukan teknik-teknik baru. Peranan Laporan dalam Organisasi Laporan merupakan alat komuniakasi ke atas dalam suatu organisasi. laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut: a. Peranan Laporan dalam “administrative communication” Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis sebagai: . pengembilan keputusan. maka laporan dapat digunakan oIeh pihak lain untuk tujuan tertentu. Setelah mendapatkan informasi secukupnya. penglihatan. Selanjutnya. penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh data/informasi yang relevan. Di samping itu.60 juga merupakan alat komunikasi yang di dalamnya terdapat beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik (feed-back. pendengaran. dapat diketahui penyebab menumpuknya barang di gudang. barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. c. yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. suatu laporan berkaitan dengan suatu penyelidikan. Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. e. laporan juga sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas/fungsi perencanaan. b. Di samping itu. pengamatan. Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang dianut. 2. Mengatasi masalah Mengambil keputusan Mengetahui perkembangan/kemajuan Mengadakan pengawaasan. Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan. Berdasarkan pengertian ini. pengkoorganisasian. sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. pengawasan dan pegnendalian. Pada umumnya. b. Peranan Laporan a. d. data informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan.

B. Kebenaran obyektifitas informasi tersebut penting sekali oleh karena tepat dan . agar laporan dapat memenuhi fungsinya. maka laporan harus memuat informasi yang benar dan obyektif. maka pengetahuan kita sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. 2) Penyampaian Informasi Sebagaimana telah dikemukakan. Data dan informasi iitu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi.61 1) Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. bahwa laporan merupakan alat untuk menyampaikan informasi. Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain. saling pengertian. Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan. Syarat-Syarat Laporan 1. Laporan harus benar dan obyektif Subyek laporan mungkin berbeda-beda. 3) Bahan Pengambilan Keputusan Untuk keperluan pengambnilan keputusan seorang pimpinan memerlukan data/ dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. dan koordinasi antara atasan dan bawahan sengat mendukung kerja sama yang baik. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus erat hubungannya dengan masalah yang akan dikemukakan. 4) Alat Pembina Kerja Sama Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. Saling tukar informasi. 5) Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan Dengan saling tukar informasi. Di samping itu. namun apapun subyeknya laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima.

. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran Perlu disadari bahwa si penerima laporan seperti pimpinan. skema dan sebagainya. grafik.62 melesetnya keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan yang diterima. maka hal ini akan menjamin kualitas laporan. diusahakan agar waktunya yang terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaaah lebih dalalm laporan yang diterima. Untuk itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat lapoooran dalam menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan. dan sebagai akibatnya laporan menjadi tidak jelas. maka orang lain pun akan lebih tidak mengerti. bahwa ia sendiiri harus memahami benar-benar mengerti baik materi. tepat. maupun susunan kalimat. si pembuat laporan harus menghindari penggunaan kata-kata atau istilah-istilalh yang ia senddiri kurang memahaminya. 3. 2. serta menggunakan pandangan pembaca. maka laporan harus dikemukakan secara lengkap. tetapi jelas maksudnya. Ia hendaknya mengusahakan penggunaan istilah-istilah dan kata-kata yang sederhana. Kalau dia sendiiri sulit memahami apa yang ditulisnya. Oleh karena itu. Laporan Harus Lengkap Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan. Penyajian dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengkap kalau ditunjang oleh dukungan data misalnya data statistik. terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi sehari-hari. istilah-istilah yang digunakan dalam laporan. Kalau kedua hal di atas dipeprhatikan dan dilaksanakan. dalam menyusun laporan si pembuat laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan pembaca/penerima laporan. di samping dara mengemukakannya secara komprehensif. padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya. Artinya. Di sampinng iitu. Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada hubungannya dengan masalah yang dikemukakan akan mengaburkan persoalan. Oleh karena itu. Laporan yang diterima atasan uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan kata-kata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal. 4. Laporan harus diusahakan singkat. Laporan Harus Jelas dan Cermat Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin banyak sekali. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan.

Disertai data penunjang. dan di lain pihak bawahan ingin . Di satu pihak atasan ingin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang telah diberikannya. Ini berarti abhwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan tidak kontradiktif antara bagian lapaoran yang satu dan yang lainnya. artinya si pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan dan situasi apapun. sehingga tidak membeerikan kesempatan timbulnya masalahmasalah/persoalan baru. skema dan sebagainya. tetapi juga berlaku atas penggunaan bentuk kalimat. Hal ini memberikan akibat negatif terhadap organisasi. karena suatu persoalan menjadi terkatung-kaktung penyelesaiannya. maka dalam uraian selanjutnya bentuk ini yang digunakan terus.63 Laporan yang lengkap harus: a. Mencakup segala segi masalah yang dikemukakan. Laporan harus lengkap dan objektif. Laporan Harus Tepat Penerimanya Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikaksi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan. Laporan Harus Tegas dan Konsisten Di depan pernah dikemukakan bahwa laporan hendaknya dibuat sedemikian rupa. sekali kalimat papsif digunakan. Laporan Harus diusahakan Secepat-cepatnya Lapaoran dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk menanggulangi suatu masalah yang perlu segera penylesaiannya. Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggungjawabkan. 7. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut yang harus diambil akan mengalami keterlambatan. laporan harus pula: 5. c. Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaiakn kepada atasan. artinya laporan tidak dibuat-buat. dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. Misalnya. Uraiannya tidak memberikakn kesempatan timbulnya masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru. 6. tidak dikarang semaunya. Oleh karena itu. Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan. OIeh karena ittu. misalnya statistik. ketepatan waktu penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan. Keterangan yang dilaporkan harus tegas. b. tabel. atau antara atasan dan bawahan.

teliti.64 mendapatkan tanggapan dari atasan atas laporannya serta bagaimana tindak lanjutnya. pasti mengarah ke yang tidak berhak membacanya. Langkah-langkah atau prosedur yang haru ditempuh dalam pembuatan laporan adalah sebagai berikut: 1. dan “Open-minded”. Mengumpulkan fakta dan data Data dan fakta yang dipergunakan dalam penyusunan laporan. Agar yang akan dilaporkan terang dan jelas. Mengingat hal-hal tersebut di atas. obyektif. laporan harus benar-benar sampai ke yang memintanya. Harus mempunyai minat/kesanggupan. Langkah-Langkah Dalam Pembuatan Laporan Agar laporan yang akan disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya (fungsinya). d. dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan yang bersangkutan. misalnya: a. di samping ia harus pula analistis. Menentukan perihal (subyek) Ini dilakukan dengan maksud: a. Agar memenuhi keinginan pihak yang akan menerima laporan. C. Oleh karena itu. Laporan dapat disusun secara tepat apabila prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunannya tepat pula. b. laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi. Agar tahu membatasi diri (tidak melantur). c. d. Dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang sederhana. Untuk mempermudah pengumpulan data. kooperatif. . Benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan. maka laporan harus disusun decara tepat. Laporan yang tidak sampai ke alamatnya. Skema atau struktur organisasi. Harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik. Akibatnya antara lain kebocoran rahasia. Surat Keputusan dan landasan-landasan yuridis lainnya. maka bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai berikut: a. 2. jelas serta mudah dimengerti. b. Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi. b. c. maka menimbulkan banyak segi negatif.

Rencana/program kerja. 3. f. d. f. Rumusan tugas. b. maka dapatlah diadakan evaluasi dan pengolahan (analisis) data. f. d. tabel dan sebagainya. e.65 c. Sumber-sumber sekunder (secondary resource) meliputi data dari: a. Menyusun sistematika laporan. Buku-buku pedoman kerja (manual). Hasil observasi langsung. c. e. Laporan-laporan. g. d. Perpustakaan dan dokumentasi. d. Hasil riset dari lembaga. peralatan. Hasil diskusi. Data kepegawaian. keuangan. sistematis dan tepat harus diadakan pengklasifikasian dengan setepat-tepatnya. e. c. Membuat Kerangka Laporan . meliputi data dari : a. Data yang telah terkumpul melalui cara-cara pengumpulan seperti tersebut di atas. Statistik. Pengklasifikasian ini berguna dalam rangka : a. h. c. Grafik. job description dan sebagainya. Notulen rapat. pemasaran dan sebagainya. b. Almanak. agar dapat dipergunakan dengan baik. Buku harian. materiil. Hasil pengisian daftar pertanyaan (questionaire). Sumber-sumber primer (primary resource). Mempermudah penentuan korelasi antara data yang satu dan data lainnya. b. Bahan-bahan laporan di atas diperoleh dari sumber-sumber primer (primary resource) maupun dari sumber-sumber sekunder (secondary resource). Evaluasi dan Pengolahan Data Setelah dibuat klasifikasi data sebagaimana diuraikan di atas. Menentukan data mana yang perlu dimasukkan untuk analisis dan data mana pula yang cukup disertakan sebagai lampiran-lampiran. dan selanjutnya akan mempermudah dalam analisisnya. Hasil wawancara.

summary biasanya ditempatkan di depan. mencakup antara lain 1) Pendekaktan yang digunakan 2) Asas-asas yang digunakan. Analisis terhadap obyek yang dilaporkan. Deskripsi keadaan secara faktual. 3) Kesimpulan. Ringkasan Dalam laporan-laporan penelitian. e. mengevaluasi. pada pokoknya laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa yang telah terjadi. 4) Data statistik. 4) Penutup. di mana. 5) Penemuan sebab-sebab. 2) Latar belakang informasi yang menyangkut obyek yang dilaporkan. bilamana dan mengapa hal itu terjadi. Cara ini dimaksudkan agar yang berkepentingan dengan cepat dapat memperoleh gambaran yang menyeluruh tentang hal-hal yang tecakup dalam laporan. serta siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian tersebut. dan . Saran-saran mencakup: 1) Penentuan pemecahan masalah. yaitu setelah pendahuluan dengan mempergunakan judul ringkasan untuk pimpinan (Executive Summary). 3) Landasan-landasan yang bertalian dengan obyek tersebut. b. Pada pokoknya kerangka laporan itu mencakup: mentabulasi. mengklasifikasi. c. 2) Pengarahan implementasi. termasuk di sini antara lain penyajian mengenai: 1) Tujuan laporan. Lampiran dan Daftar Kepustakaan Masalah-masalah yang dicakup dalam laporan tersebut dituangkan dalam kerangka laporan. 3) Teknik-teknik dan model-model matematika yang digunakan. Pada garis besarnya laporan mencakup: a. menginterpretasi data. 4) Teknik menginventarisasi.66 Seperti telah dijelaskan. d. 6) Pilihan berbagai macam jalan keluar.

Biasanya judul sub-sub ditempatkan pada bagian sebelah kiri. Namun demikian. pemecahan batang tubuh laporan ke dalam bab-bab tidak diperlukan. cukup dimasukkan pada bagian lampiran. Pada batang tubuh laporan dapat pula dilengkapi dengan chart. diagram. misalnya: belum sempurnanya sistem pengangkatan pegawai. pendahuluan memuat latar belakang persoalan. a) b) c) Maksud dan tujuan laporan. apa sebabnya laporan dibuat. Biasanya pendahuluan ini dibagi dalam sub-sub. apa maksud penulisan.67 1) Pendahuluan Pendahuluan bermaksud mengantarkan dan mengajak pembaca mengetahui isi laporan. 2) Batang Tubuh Laporan Bagian ini merupakan bagian laporan yang terpenting. Batang tubuh laporan yang merupakan isi pokok dari laporan biasanya mengandung uraian tentang: a) b) c) Fakta dan data pelaksanaan kegiatan. Fakta tentang tujuan yang telah dicapai. Bahkan untuk mereka yang sibuk. Jadi. Masalah pokok yang akan dilaporkan. . Masalah-masalah yang dihadapi Dalam mengemukakan masalah sebaiknya dikemukakan dalam pertanyaan negatif. di samping mengajak : memasuki “alam pikiran pelapor. sepanjang hal ini merupakan bagian dari pembahasan. apa sesungguhnya perihal yang akan dikupas. dengan membaca pendahuluan sudah mendapat gambaran tentang isi laporan. gambar-gambar dan lain sebagainya. yang membaca harus merasa tertarik setelah membaca pendahuluan untuk terus membacanya. Batang tubuh laporan dapat dikelompokkan ke dalam beberapa Bab sesuai dengan keperluan. kalau chart dan yang lain-lain itu hanya sebagai pelengkap saja. karena di bagian inilah dipaparkan segala fakta dan data yang telah diolah tadi. tabel-tabel. Singkatnya. Laporan yang kurang dari 20 lembar. Pendekatan dan sistematika laporan.

surat-surat. dan selanjutnya. dapat berupa: Peraturan perundangan. Perhatikan contoh penulisan kepustakaan berikut Bratawidjaya. 3) Pembahasan atau analisis masalah Setelah diuraikan dan ditunjukkan faktanya. dan pemecahan masalah. kemudian diuraikan dan ditunjukkan faktanya. gambar. dapat mengganggu kontinuitas laporan. Apabila jenis/macam lampiran banyak. 5) Saran Saran adalah semacam teraphy atau pengobatan. Surat Bisnis Modern. maksudnya diuraikan sebab-musababnya timbulnya masalah itu yang mengarah ke pemecahan masalah (belum pemecahan masalah). 1990. 4) Simpulan Yang dimaksud dengan simpulan adalah hal-hal yang besar (garisgaris besar) dalam penyajian Bab sebelumnya. kemudian dianalisis. Perlu diingat bahwa masalah tidak disimpulkan. denah. Wiyasa. Lampiran laporan. 6) Lampiran. Karena apabila dimasukan dalam teks laporan. yang disimpulkan adalah fakta. Lihat Lampiran I. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo. langkah-langkah yang akan dijalankan untuk pemecahan masalah baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. diagram. Sumber Bahan (Kepustakaan) Lampiran merupakan data pendukung uraian isi laporan yang mungkin terlalu banyak. dan lebih jauh lagi dikhawatirkan dapat mengganggu pengertian mengenai hal-hal yang diuraikan dalam teks laporan. apabila penulisan suatu laporan mengambil acuan dari berbagai buku atau hasil penelitian yang sudah dipublikasikan. Saran pada dasarnya berasal dari yang telah disajikan maupun yang berasal di luar yang telah disajikan. Saran sifatnya harus dinamis. . bagan. Thomas. Misaslnya. dan lain-lain. foto. Lihat Lampiran II. tabel. sehingga tidak dimasukkan dalam teks laporan.68 Setelah permasalahan dikemukakan. Kepustakaan perlu dicantumkan. perlu dituliskan nomor urutnya.

Nah. TAHAP KEGIATAN 1. KATA PENGANTAR II. Pembukaan 1. Penatar 1.2.3. Petatar . SAMBUTAN KEPALA V. penulis laporan juga harus memperhatikan tentang sistematika penyajian materi laporan tersebut.1. Contoh: Format Laporan di Lingklungan Pekerjaan.1. Tahap persiapan Penyusunan Ppanitia Penyusunan Panitia 1. P.2. LAPORAN KETUA PANITIAN PENYELENGGARA IV.2.4. SAMBUTAN PEMIMPIN PROYEK VI. Joko. Lain-lain 1.1. Tahap Pelaksanaan 1. Sistem gabungan angka dan huruf.2. 1. 1.1. Yang dimaksud dengan sistematika penyajian laporan di sini adalah pembidangan atau pengelompokan materi yang disajikan. Sistematika Laporan Di samping materi laporan harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah disebutkan. Sistematika laporan lazim dikenal di Indonesia ini ada dua yaitu: 1. JUDUL I.1.2.2. Jakarta: Rineka Cipta. DAFTAR ISI III.2.3.69 Subagyo. D.1. Penyusunan Materi Penataran 1. sekarang kami yakin sekiranya Anda diminta untuk menyusun sebuah laporan tentu Anda sudah dapat menyusun sebuah laporan yang sesuai dengan kehendak atasan/pimpinan Anda. Metode Penelitian Dalam Teori dan Praktek (1991) . 2.1.4. Sistem desimal (digit system). Penyajian Materi 1.

Edaran Peers 6. Daftara Nama Peserta 11. Identifikasi Masalah C. Surat Keputusan Kepanitiaan 2. Surat-surat Persiapan 4. Lembar Evaluasi. Batasan Masalah dan Paradigma Penelitian D. Laporan Ketua Panitia pada Penutupan 8. Contoh Piagam 10. PERMASALAHAN A. Contoh : Format Penulisan Laporan Penelitian JUDUL BAB I. Asumsi 2. Teknik Pengumpulan Data D. Hipotesis Penelitian BAB III PROSEDUR PENELITIAN A. Kegunaan Hasil Penelitian BAB II LANDASAN TEORI A. C. Kesan dan Pesan Peserta 9. Pengujian Persyaratan analisis .2. Tujuan Penelitian E. Formulir 5. Tahap Penutupan VII. B. Validitas dan Reliabilitas Instrumen C. LAMPIRAN 1. Latar Belakang Masalah B.5. D Asumsi dan hipotesis Penelitian 1.70 1. Analisis Biodata Peserta Penataran 7. Rancangan Kegiatan 3. Populasi dan Sampel B.

Dalam hal rincian tersebut huruf besar dan judul tersbut digaris di bawahnya. Cara Pengetikan 1. c. Margin kiri 4 cm Margin kanan 3 cm Margin atas 2. subbab dan riciannya a. Hasil Pengujian Hipotesis C. juga tanpa digaris bawahnya. Bab. Lampiran data mentah 4. b. 3. Teknik Analisis Data BAB IV HASIL PENELITIAN. Subbab diketik di atas pinggir (margin kiri) dengan huruf besar semua. 4. c. Laporan diketik dua spasi pada kertas ukuran kuarto Batas pengetikan a. Lampiran hasil pengujian validitas dan reliabilitas instrumen 3. subbab dan rinciannya . DAN PEMBAHASAN A. Lampiran instrumen peneliitian 2. Lampiran analisis data termasuk perhitungan pengujian hipotesis 5. PENGUJIAN HIPOTESIS.71 E. Lampiran yang lain. juga tanpa digaris di bawahnya. Deskripsi Hasil Penelitian B. b. e. seperti perijinan dan lain-lain. Bab diketik di tengah-tengah dengan huruf besar semua. E. d.5 cm (dihitung dari penulisan nomor halaman. Pembahasan Hasil Penelitian BAB V SIMPULAN DAN SARAN A. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN 1. Margin bawah 3 cm Untuk halaman pertama tiap-tiap bab (halaman yang memakai bab) batas pengetikan bagian atas (margin atas) 5 cm. 2. Rincian subbab dan seterusnya diketik sebaris dengan baris di atasnya. Simpulan B. Jarak pengetikan bab.

6.5 spasi Alinea baru diketik di pinggir (tidak menjorok) sebaris di atasnya dengan jarak 2. c. 2. Nomor halaman lampiran ditulis seperti pada nomor halaman pertama dari tiap bab.5 spasi Kalimat dengan rincian subbab dan seterusnya 2. Contoh : huruf Romawi kecil i. 5 dan seterusnya. Bagian tubuh/pokok dan bagian penutup dengan angka Latin dan diketik pada batas pinggir margin kanan atas : 1. b. Petikan lebih dari 3 baris diketik satu spapsi dan seterusnya diketik menjorok ke dalam 7 ketukan (untuk baris pertama dan 4 ketukan untuk baris berikutnya) dari baris di atasnya tanpa diberi tanda petik. 5. Catatan kaki diketik 1 spasi dan nomor catatan kaki harus sama dengan nomor kutipan di atasnya. c. F. 5. 2. d. 4. Semua petikan harus diberi nomor di belakangnya. d. Sedangkan jarak antara pengetikan 2 cm papda bagian bawah adalah: 1) Baris terakhir dari kata-kata dalam teks. 3. Coba Anda menjawab soal latihan di bawah ini dengan singkat namun jelas.5 spasi dengnan baris di atasnya. atau 2) Kalau ada catatan kaki berisi baris terakhir dari catatan kaki Pengetikan Kalimat c. 3. dan nomor tersebut harus diletakkan ½ spapsi di atas huruf. Bagian pendahuluan yang meliputi : halaman judul. b. a. 4. b. kata pengantar dan daftar isi memakai angka Romawi kecil dan diketik di sebelah tengah bawah tepapt pada margin bawah atau sedikit di bawahnya. ii. Bab dengan subbab 4 spasi Subbab dengan kalimat di bawahnya 2. Penomoran Halaman a. langkah-langkah apa yang Anda tempuh? . iii dan seterusnya.72 a. Latihan 1. Jelaskan dengan singkat tentang hubungan antara kerja sama dan pembuatan laporan! Apa fungsi laporan sehingga dapat dikatakan bahwa laporan mempunyai peran yang sangat penting dalam suatu organisasi! Syarat-syarat apa saja yang diperlukan aagar laporan dapat efeltif dan efisien? Jika Anda diminta untuk membuat lapaoran tentang tugas pekerjaan yang didelegasikan kepada Anda. Nomor halaman pada halaman pertama dari tiap bab diketik di bagian tengah bawah tepat papda margin bawah atau sedikit di bawahnya.

mengolah. . batang tubuh laporan. mengumpulkan data dan fakta.73 G Rangkuman 1. bilamana. jelas dan cermat. laporan harus disusun secara tepat. Penyusunan secara tepat jika laporan tersebut disusun melalui langkah-langkah yang tepat pula. dan penutup yang berisi kesimpulan dan saran. sehingga laporan perlu mempunyai syarat-syarat benar dan objektif. menganalisis dan menginterpretasikan data. di mana. dan membuat kerangka laporan. cara pengetikan. 2. dan penomoran. tegas dan konsisten. dan tepat penerimanya. Dengan demikian laporan mempunyai fungsi yang cukup penting. Untuk melengkapi laporan perlu diikuti dengan lampiran. Kerangka mencakup pendahuluan. Agar laporan yang disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya. langsung mengenai persoalan. mengapa dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kekjadian tersebut. yang mencakup tata letak bagian-bagian laporan. tepat waktu. Hal yang tidak boleh dilupakan dalam pembuatan laporan ialah ukuran kertas. yaitu pertama-tama menentukan perihal (subjek). Laporan adalah salah satu alat resmi untuk menyampaikan informasi yang isinya memberikan gambaran tentang apa. 3. mengklalsifikasikan data. mengevaluasi.

komputer. fasilitas kantor modern lainnya. Misalnya. jika penyimpanan informasi sebagai pertimbangan utama. Telekomunikasi adalah trasmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI Setelah Anda mempelajari Bab VII ini. huruf. Alat ini dinamakan “punched card” oleh Charles Babbage yang berkebangsaan Inggris. A. Komponen-komponen utama akan dibahas secara rinci kemudian. Namun demikian. Komputer Upaya pertama untuk memproses data dengan peralatan elektronik dilakukan di Amerika Serikat oleh Herman Hollerith pada dekade 1890-an. Dia bertolak dari gagasan penemuan sebelumnya. pengaruh teknologi terhadap perkantoran. Anda dapat menjelaskan tentang teknologi informasi. mikro komputer. gambar maupun suara dengan alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecommunications). Hollerith 74 . Mikro elektronik. maka disket-disket atau pita-pita magnit nampaknya dewasa ini akan dominan perannya sampai ada penemuan yang lebih baru dan lebih canggih. artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan. dalam usahanya untuk memenuhi kebutuhan akan cara lebih baik untuk mencatat dan menganalisis hasil sensus di Amerika Serikat. Hollerith berpikir akan perlunya otomatisasi proses. 1. Ada tiga komponen utama dari teknologi informasi. teknologi informasi di kantor. sekarang satu disket/floppy dapat memuat atau diisi sejumlah informasi setara dengan satu buku berukuran sedang. penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka. mikro elektronik dan mikro processor telekomunikasi. Komputer. yaitu rancang bangun (disain) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil terdiri atas komponenkomponen yang rumit. Perlu diketahui bahwa jika pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada kertas. B. Tidak dapat dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar-menukar informasi antarmanusia atau organisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”). sedangkan sekarang hal itu telah beralih ke “impulse” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan dengan kertas. pemrosesan. 2. 3. Teknologi Informasi Pengertian teknologi informasi yang mudah dipahami adalah: perolehan. yakni mesin electronic yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat.

Demikianlah pengembangan komputer terus berlangsung sampai dekade 1960-an kita mengenal adanya komputer dengan ukuran besar. komputer komersial pertama dikembangkan di Inggris dengan mengeluarkan produksi pertamanya yaitu merek Ferranti Mark I dan Leo. Mainframe sebagai mesin komputer induk dilengkapi atau dihubungkan dengan beberapa mini computers. Jenis komputer ini ukurannya lebih kecil daripada generasi pertama. Alat temuan Hollerith ini untuk beberapa dekade telah membentuk dasar-dasar pemrosesan data di bidang komersial. serta tidak memerlukan lingkungan dan ruangan yang khusus. . Mainframe perlu ditempatkan dalam ruang khusus. atau komputer. Tidak lama setelah Perang Dunia ke II berakhir. biasanya disebut sebagai “mainframe”. Pada akhir dekade 1950-an mesin-mesin electronik tersebut diungguli oleh komputer “generasi kedua” yang menggunakan transistor dalam operasinya. Tabulator penemuan Hollerith tersebut bekerja sangat sukses. mahal dan kurang begitu reliable (terpercaya). dan harus ber-airconditioned (AC). Ia juga membutuhkan suatu tim pemroses data yang berfungsi untuk mendukung pekerjaan mesin. masing-masing memerlukan tempat seukuran meja kantor. C Mikro Komputer Micro-computer pada dasarnya adalah suatu sistem pengolahan microelectronic berdasarkan pada suatu microprocessor (lihat berikut ). Berbagai upaya perintis untuk menciptakan mesin yang dapat membantu pemecahan masalah. karena berhasil mengurangi jam kerja sekitar 2/3 waktu yang dibutuhkan orang untuk menangani kegiatan bersangkutan. Jenis lain adalah microcomputer. dan masih memerlukan suatu unit tersendiri yang berfungsi sebagai pemrosesan data. sedangkan Amerika Serikat mengeluarkan merek Univac. dilakukan semasa Perang Dunia ke II sejalan dengan usaha usaha para ilmuwan negaranegara sekutu mencari cara memecahkan kode-kode pihak musuh. ukurannya lebih kecil dan lebih ringan daripada mini-computer.75 merakit berbagai komponen mekanis elektris dan mendisain suatu tabulator yang mampu “membaca” informasi yang dimuat dalam suatu card/kartu. dan juga perlu ditempatkan dalam ruangnan yang ber-AC. Mesin-mesin electronik ini mengandalkan diri pada “tabung hampa udara”. tetapi masih tetap dirasakan memerlukan penggunaan modal besar. yang dalam operasinya berukuran relatif besar. lebih murah biayanya.

3. dan sebagainya.76 Gambar 5. tetapi kapasitasnya tinggi dan fleksibel. Dibandingkan dengan sebuah mainframe atau minicomputer dapat secara mandiri menangani pengelolaan data yang berskala besar. Dalam keadaan mesin mati (switched off) operator tidak dapat menambah. ROM (Read Only Memory) adalah suatu alat chip penyimpanan memori tetap (a permanent-memory chip) yang memuat kode-kode untuk mengoperasikan mesin microcomputer. Input/output Interface terdiri atas satu atau beberapa chip yang berfungsi untuk menangani kode-kode komputer dengan peralatan lainnya seperti mengendali disket (disk driver) printer dan layar monitor (visual display unit/VDU). CPU (Central Processor Unit). . Tersedia berbagai program (software) yang memungkinkan microcumputer dapat menangani sebagian besar fungsi perkantoran seperti accounting. stock control. mengganti atau menghapus kode-kode tersebut. Ukuran microcumputer relatif kecil. Tidak seperti ROM. merupakan suautu CPU Chip yang berfungsi sebagai pengendali semua kegiatan pengolahan data serta mengkoordinasikan fungsi-fungsi seluruh peralatan komputer. Chip RAM tidak memuat informasi pada waktu mesin mati. wordprocessor. Perbedaan antara ROM dan RAM seperti antara buku cetakan yang hanya dapat dibaca dari suatu catatan pribadi yang dapat dihapus dan dapat digunakan berkali-kali. RAM (Random Access Memory) adalah suatu alat chip penyimpanan memori sementara (temporary-memory chip) guna menyimpan informasi yang dimasukkan pemakai.6. Pada waktu mesin hidup (switched on) jika operator memanggil kode tertentu maka ROM akan mengeluarkan data/informasi yang disimpan dengan kode yang bersangkutan. 2. Pengolahan Microelectronic ROM (Read Only Memory) CPU (Central Processor Unit) Input/Output Interface RAM (Random Access Memory) Penjelasan: 1. 4.

Dilihat dari kapasitasnya penemuan ini mempunyai harga yang sangat murah. Circuit-circuit tersebut dari lempengan-lempengan microscopic dari metal dan komponen lainnya berupa wafers silicon berukuran kecil. yang menggunakan teknik photografik khusus dikenal dengan photolithography inilah dasar dari peralatan electronik modern. Tidak demikian dengan transistor.77 Pada waktu sekarang di tempat kerja seseorang baik individual maupun sebagai tim kerja. proses penemuan ini bermula dari pengembangan transistor pada dekade 1950-an. dan sebagainya. Microprocessor memberikan dampak kepada penciptaan komputer electronic berukuran kecil (mini). dengan ukuran yang lebih kecil tetapi kemampuannya lebih tinggi dan jauh lebih sedikit membutuhkan listrik untuk mengoprasikan.000 komponen dalam satu chip. Fungsinya dapat disejajarkan dengan peralatan microelectronic seperti sebuah mainframe’s central processing unit (CPU). D Micro Electronic Dan Micro Processor Micro processor merupakan suatu circuit yang terintegrasi yang didesain untuk melakukan fungsi-fungsi koordinasi dan pengolahan data. atau sering disebut “chips”. Berdasarkan sejarah perkembangan teknologi. Tabung (valve/vacuum tube) yang bentuknya mirip bola lampu listrik. Kebanyakan dari circuit-circuit yang terintegrasi dinamakan “General Purposes Chips” (chip dengan tujuan umum dibuat untujk menangani satu atau lebih fungsifungsi pokok alat rumah tangga seperti micro computer mesin cuci. memerlukan kekuatan listrik yang relaltif lebih besar. Akhir-akhir ini berbagai metoda diupayakan untuk menghasilkan konstruksi chips yang lebih kompleks. Ada tiga tujuan umum dari chips: . Hasil terakhir saat ini dari penemuan ini adalah suatu circuit yang kompleks dan rumit terpasang pada lempengan kristal silicon berukuran diameter kurang dari 1/4 inch serta berketebalan hanya 15/1000 inch. tidak lagi tergantung pada suatu bagian pengelolaan data yang tersentralisasi dengan peralatan mainframe atau microcumputer. dan kecenderungan abad modern sekarang untuk membuat integrasi chip yang berskala yang sangat besar (very large scale integration /VLSI) terdiri atas 10. Transistor sendiri yang berupa komponen kristal relatif berukuran kecil yang berfungsi memindahkan atau mengolah kekuatan electric berkekuatan kecil di antara circuit dalam peralatan bersangkutan. tetapi kapasistasnya lebih besar. sehingga dirasakan kurang praktis. Ukuran transistor walaupun jauh lebih kecil daripada penemuan pertama alat electronic yang kita kenal dengan nama tabung hampa udara.. Kemajuan terbesar dalam dunia teknologi informasi adalah pada dekade 1960-an dengan ditemukannya integrated circuit (IC’s) di Amerika Serikat. Disebut Integreted Circuits karena dirancang bangun sebagai circuit-circuit yang lengkap.

2. sesuatu sistem yang dibutuhkan untuk kegiatan berskala besar. agar segenap peralatan mesin dapat bekerja secara tepat pada keseluruhan kerja pabrik.7. Secara singkat perkembangan teknologi digambarkan dalam diagram berikut: circuit untuk electronic dapat Gambar 5. seperti microprocessor (untuk menangani pengolahan dan koordinasi fungsi dari suatu komoputer) Interface chips (untuk menangani luaran/masukan yang dikehendaki dari suatu sistem). Apabila dikehendaki microcumputer yang ada dalam organaisasi dapat dihubungkan sebagai suatu jaringan kerja (network) dengan mainframe atau minicomputer. Jenis chips ini biasanya sangat mahal. Perkembangan Teknologi Circuit untuk Electronic Tabung Electronic (1910-an) Transistor (1950-an) Integreted Circuits (1960-an) VLSI (1980-an) Perkembangan penggunaan microcumputer dalam kantor mengakibatkan manusia banyak berkurang ketergantungannya pada Sistem Pusat Komputer. pendapatan. Misalnya custom built chips didesain untuk memonitor hambatan-hambatan yang terjadi pada suatu proses beroperasinya kegiatan kerja mesin-mesin yang saling berhubungan. Beraneka macam kegiatan organisasi seperti pengolahan dan pembayaran gaji pegawai (payroll). Chip tersebut didisain untuk beraneka kegunaan dan cenderung diproduksi secara massal. Perlu diketahui bahwa komputer tidak hanya digunakan sebagai alat dalam organisasi. 3. didesain dan diproduksi sesesuai dengan permintaan dan kebutuhan tertentu. Memory chips (untuk menyimpan informasi) CPU chips. kepegawaian akan terus dilakukan dengan sistem pusat komputer (mainframe) tetapi kebanyakan kegiatan yang berhubungan dengan masing-masing unit organisasi sekarang cukup dilakukan secara memadai oleh sebuah microcomputer. karena harganya yang relatif sangat murah. Beberapa integrated circuits dikenal dengan nama custom build chips. seperti pada proses pembuatan kertas atau pengecoran baja. tetapi juga dapat digunakan dalam komunikasi dengan pihak luar organisasi. .78 1.

Perubahan yang cepat di bidang telekomunikasi juga dipengaruhi oleh berbagai pengembangan dan penemuan-penemuan di bidang teknologi seperti : 1. suatu kawat dari bahan fibre glass mampu memindahkan pulsa dalam bentuk binary dengan kecepatan yang tinggi. F. Telekomunikasi Istilah telekomunikasi dikenal sebagai cara penyampaian informasi melalui kabel/kawat listrik (telepon dan telegraph) atau dengan gelombang radio. Langkah-langkah demikian akan mendorong perkembangan industri micro electronic. 3. . telepon dan komputer. yang terutama mengandalkan pada sistem manual (pembuatan laporan dengan mesin tik). merupakan alat yang vital bagi mereka untuk berkomunikasi dengan mitra kerja dan kliennya. sekarang sedang dikembangkan untuk pengantar komunikasi yang berasal dari satelit bumi. Sebagai contoh. maka kemanfaatan dari sistem komunikasi berdasarkan komputer dapat diraih sepenuhnya apabila negara bersangkutan mengubah jaringan telekominikaksi yang ada menjadi sistem digital. Hubungan telepon yang menggunakan electronic jelas merupakan sumber daya yang penting dalam pengembangan teknologi informasi. telah melakukan perubahan tersebut. Pada masa mendatang sistem ini dapat digunakan sebagai penghubung tanpa kawat (wireless atau coreless) di antara alat-alat mesin seperti word-processor. Inggris negara keempat terbesar dalam sistem telepon pada tahun 1980-an. Teknologi Informasi Di Kantor Modern Pengaruh teknologi micro electronic dalam praktik dan prosedur kerja sedemikian hebatnya. Kawat telepon dengan bahan ini kapasitas muatannya beribu kali dibanding dengan kabel konvensional.. Otomatisasi perkantoran. diganti dengan sistem micro electronic yang menggantungkan pada telekomunikais. Sistem infra merah yang memungkinkan peralatan seperti Televisi dikontrol tanpa kawat (remote control). Setiap negara di dunia ini mempunyai bentuk jaringan nasional untuk menyampaikan informasi dengan menggunakan cara ini. Transmisi microwave. 2. Fibre glass. Bidang-bidang yang menerapkan micro electronic antara lain: 1. Kesulitan dari usaha untuk lebih mengintegrasikan telekomunikaksi dengan micro electronic dan computer adalah adanya perbedaan dasar kerja.79 E. Karena informasi dapat ditransformasikan dengan lebih cepat dengan menggunakan bentuk binary. sistem ini digunakan dengan sistem penanaman kabel di bawah tanah. Secara bertahap sistem kerja dengan kertas. Misalnya jaringan telepon yang digunakan dunia bisnis di mana-mana.

Alat diagnosis kesehatan. 7. Komunikasi elektronik antartempat di seluruh dunia. terdiri atas key board. Berikut adalah suatu bagan suatu kantor yang menggunakan peralatan eletronik: Gambar 5.80 2. Pengendalian proses industri Robot. Word Processor Ada tiga jenis dasar word processor a. layar dan printer. Word-processor yang berperan sendiri Dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen. 4. Alat transfer uang electronic Alat pengukur di bidang ilmu pengetahuan. dan hanya digunakan untuk pengolahan teks. Sistem atau pabrik dengan bantuan alat komputer lainnya. 6. . memory. 8. Kantor yang Menggunakan Peralatan Electronic Sistem Penggandaan Sistem Penulisan Word Processor Sistem Filing Peralatan Hitung Micro Computer KANTOR DENGAN PERALATAN ELEKTRONIK View data Teletext Fasilitas Referensi Konperensi dengan Alat tele Elektronic Mail Sistem Pengiriman Surat Telepon Telekomunikasi 1.8. processor. 3. 5.

view data menyajikan data atau referensi yang up-to date di bidang perdagangan. Terdapat beberapa keuntungnan dari penggunaan word-processor. 3) Mmenimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar. 4) Menghemat tenaga (pentik). 5) Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat. Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya Di samping micro computer dan word-processor. 1) Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen. yaitu suatu sistem untuk melayani data melalui jaringan televisi yang ada. kantor yang otomatis biasanya memiliki fasilitas sebagai berikut: 1.81 b. Perbedannya dengan teletext. Teletext. Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem. Sistem ini merupakan kombinansi dari jaringan komunikasi. View data. Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor: 1) Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada. komputer (atau terminal). di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program). 7) Kemampuan untuk mengintegrasikan komputer-komputer lainnya. Beberapa micro computer dengan tujuan umum. televisi dan permintaan dilakukan melalui telepon. penyimpanan dan pencetakan. 2. . wordprocessor dengan c. laporan atau surat dalan sebagainya. 6) Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan. 3) Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output). terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungakan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan. sehingga setiap pengguna dapat meminta atau mengajukan pertanyaan secara aktif kepada database untuk memperoleh data yang dibutuhkan. 2) Memerlukan pelatihan yang memadai. 2) Menambah kepuasan kerja. view data hanya terbatas pada pelanggan dan sifat kerjanya adalah sistem interactive. 4) Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan Pada tahap penerapan pertama dirasakan ada kelebihan tenaga. G. sperti halnya teletext.

Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas.82 3. Sistem telex telah digunakan bertahun-tahun. mahasiswa. pebisnis maupun dunia kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS). c. Dapat saling tukar menukar informasi walaupun dalam jarak jangkauan yang sangat jauh. yang paling dapat dirasakan secara nyata di bidang teknologi informasi adalah adanya cyber space (ruang maya) di mana kita dapat berkomunikasi langsung melalui perangkat komputer dalam situasi dan kondisi yang berbeda dan ini bahkan sudah menjadi kebutuhan setiap orang mulai dari pelajar. Dapat mengetahui perkembangan terkini yang berhubungan erat dengan masalah-masalah subtansi organisasi. suatu fasilitas electronic yang berkembang pesat. adalah suatu sistem untuk menyampaikan pesan-pesan dengan alat electronic. Peralatan terdiri atas komputer dan alat komunikaksi. Berbagai transaksi pembayaran dalam dunia perdagangan dan bank banyak memanfaatkan sistem ini. penggunaan internet di kalangan pemerintah sudah sampai ke kabupaten/kota bahkan kecamatan. H. Dapat mengambil langsung (copy/download) informasi yang akan kita butuhkan. daya muat pesan yang besar dengan kecepatan tinggi. Perkembangan akhir-akhir ini bahkan bisa mengirim banyak surat dengan peralatan edit yang lebih canggih. Yang menarik adalah sekaligus melakukan filing secara otomatis baik surat yang keluar maupun surat yang masuk. dengan kemampuan untuk melakukan pertukaran uang tanpa melakukan pembayaran cash atau penggunaan kertas. 5. electronic mail serta fasilitas telepon. Internet. Perkembangan terakhir di setiap meja kantor modern terdapat perangkat “work stations” yang lengkap terdiri atas komputer dan fasilitas word-processor. Alat transfer uang. word-processor. manfat yang didapat dari teknologi informasi yang berbasis internet cukup banyak dirasakan antara lain : a. b. Sistem ini secara bertahap diintegrasikan ke dalam sistem peralatan perkantoran lainnya seperti jaringan komputer. Komputer misalnya sekarang secara luas telah digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam “hal apa yang akan terjadi apabila kita mengambil keputusan dengan alternatif A? “Apa akibat dari perubahan X dengan tidak mengubah Y?” . Sebuah perkantoran modern. namun pada eletronic mail pesan tertulis dapat disampaikan dari meja kantor yang satu ke meja yang lainnya lewat terminal. 4. Di jaman informasi dan komunikasi abad 21 ini. Electronic mail. dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up-to date. dan sebagainya.

d. d. ekonomi dan sebagainya) 1. b. Pekerjaan perkantorn akan banyak mengalami perubahan. serta kehilangan kepuasan kerja.mesin Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik. d. Mendorong untuk belajar keterampilan baru Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin. b. g. Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalanpersoalan seperti kebosanan. f. Implikasi terhadap karyawan kantor: Keuntungan: a. b. c. f. printer. e. c. dan sebagainya Kehilangnan kontak personal. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat. keterampilan berulang-ulang yang digunakan. Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia. e. f. a. e. c. 2. Cenderung pegawai menjadi “machine-minders” Masalah kesehatan sebagai ekses dari perlatan seperti layar. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin. programmer dan rekayasa software Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu Lebih sedikit pekerjaan Kerugian: a. Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.83 Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan: Tiga Implikasi umum (aspek sosial. Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun. karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin Implikasi terhadap pemberi kerja Memerlukan waktu untuk perubahan elektronik dari sistem manual ke sistem Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan .

1. . dan sebagainya) Terhadap karyawan kantor Terhadap pemberi kerja J. d. penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka. Latihan Jawablah soal latihan di bawah ini secara cermat. Teknologi informasi adalah perolehan. singkat. pemrosesan. e. huruf. Secara umum (sosial. b. g. diproses. view data. Jelaskan pengertian teknologi informasi! Sebutkan 3 komponen utama komputer. 5. namun jelas. f. dan electronic mail! Uraikan beberapa implikaksi yang akan daapt mempengaruhi penerapan teknologi informasi di perkantoran! a. Tidak seluruh software kebutuhan yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi Keuntungan: a. c. disimpan dan dicari secara cepat Produktivitas meningkat secara cepat Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dan kantornya. 4.84 g. ekonomi. c. dan jelaskan masing-masing komponnen tersebut! Jelaskan cara kerja word processor. gambar maupun suara dengan suata alat electronic berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan komunikaksi jarak jauh. Kemudian jelaskan pula kekurangan dan kelebihan dari penerapan word processor! Jelaskan secara singkat teletext. b. data dapat diperoleh. 2. 3. Rangkuman 1. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan Harga teknologi baru ini relatif murah Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpanan data di disk tidak memerlukan ruang seluas filing kabinet Untuk pengambilan keputusan. I.

teletext.85 2. yaitu komputer. Bidang-bidang yang menerapkan mikro elektronik antara lain otomatisasi perkantoran. Ada tiga komponen utama teknologi informasi. Kantor yang menggunakan peralatan elektronik yaitu word processor. 3. . pengendalian proses industri.. 5. alat transfer uang elektronik dan internet. 4. mikro elektronik dan telekomunikasi. Teknologi informasi di tempat kerja yang secara bertahap menggantikan sistem kerja kertas yang mengandalkan pada sistem manual. dan alat transfer uang Kemampuan untuk mengendalikan kekuatan elektrik dari alat berukuran mini (seperti micro electronics) mempunyai pengaruh yang luar biasa terhadap kehidupan modern. robot. view data. komunikaksi elektronik antartempat di seluruh dunia. electronic mail. Pada berbagai kegiatan industri kita akan menjumpai sistem-sistem produksi yang nyaris otomatis semuanya.

DAFTAR PUSTAKA Anderson, R.,G., Organization and Methods, (1973), London: MacDonald and Evans. Arifin, E., Zaenal, (1996), Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Jakarta: Akademika Pressindo. Chrislip,David, D, and Carl E., Larson, (1994), Collaboration Leadership, San Fransisco, California : Jossey-Bass Inc. Davis, Gordon, B, (1985), Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure and Development (2nd Edition), McGraw Hill- Book, Co. Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru. Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson,(1985), Texbook of Office Management, New York : McGraw-Hill Book Company Inc. Littlefield, C. et.all, (1985), Office and Administrative Management, New Delhi: Prentice Hall of India. -----------, Management of Office Operations, New Delhi : Prentice Hall of India. Ma’moeri, Endar, (2000) Administrasi Perkantoran, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Mills, Geoffry, et.all (1990), Modern Office Management, London: Pitman Publicity Limited. Neuner, J.J.W., Keeling, L.B., (1978) , Modern Office Management, Bombay: D.B. Taraporevola Sons & Co., Private Ltd. O’Donnell, Koontz, (1972) Principles of Management , An Analysis of Managerial Functions (Fifth Edition), Tokyo: McGraw-Hill Purawijaya, Ipon, Sukarsih, (1994), Penyusunan Laporan, Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud. Scott, George, M., (1986), Principles of Management Information Systems, McGrawHill Book Co. Soetrisno, (2001) , Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara The Liang Gie, (1995) Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit Libety dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.

KASUS 1 SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI ARSIP Semua arsip dalam suatu organisasi didesentralisasikan sebagaimana yang telah dilakukan selama beberapa tahun. Akhir-akhir ini, dengan padatnya tempat dan menggelembungnya biaya, menyebabkan manajemen menggali beberapa macam kemungkinan. Salah satu cara yang dipertimbangkan adalah sentralisasi sejumlah pelayanan kantor, di antaranya ialah penyimpanan arsip. Sebuah tim khusus yang terdiri dari pejabat muda diminta untuk mempelajari arsip organisasi, dan kemudian melaporkan penemuan dan rekomendasi mereka kepada pucuk pimpinan. Keputusan penting yang diambil dalam rapat tim pertama tersebut adalah menyiapkan memorandum bahwa tujuan utama yang berkaitan dengan penyimpanan arsip ialah harus diciptakan standar pelayanan tinggi kepada bagianbagian dan bidang-bidang untuk mengurangi meningkatnya biaya dan bertumpuknya arsip. Itulah yang menjadi pertimbangan dibentuk tim penelitian tersebut dengan manfaat mempertimbangkan reaksi dari para pejabat, dan pegawai terhadap setiap perubahan yang mungkin diusulkan. Penugasan individual kepada anggota tim juga dibuat. Penemuan-penemuan tentatif berikut dilaporkan dalam pertemuan tim yang kedua. Beberapa ruang yang dulu digunakan untuk ruangan gudang dapat diubah menjadi ruang penyimpanan arsip yang memadai untuk menempatkan kurang-lebih 75 persen file cabinet yang sekarang digunakan tersebar ke berbagai bidang dan bagian. Sebuah ruang di bawah tanah dapat dengan mudah disesuaikan jika dibutuhkan ruang penyimpanan. Penilaian kasar tentang kebutuhan pegawai menunjukkan bahwa dalam bidang/bagian yang tugasnya beraneka ragam dibebaskan dari tanggung jawab menyimpan arsip. Kebutuhan pegawai yang semakin meningkat untuk menangani meningkatnya volume pekerjaan akan menyebabkan sulit melepaskan mereka untuk ditempatkan ke bagian penyimpanan arsip baru yang diusulkan. Pelayanan arsip kepada beraneka ragam bagian dan bidang kemungkinan dapat diperbaiki, kecuali dalam bidang/bagian tertentu yang banyak dan tetap menggunakan arsip tersebut. Kesempatan untuk mengurangi arsip yang dobel, karena menggandakan dengan cara memfoto kopi arsip nampaknya besar. Praktik yang dilakukan yaitu dengan mengirim foto kopi berbagai macam arsip yang digunakan di berbagai bidang/bagian. Reaksi awal dari Kepala Bagian di bidang Kearsipan dan Kepala Bagian Tata Usaha yang sekarang melakukan penyimpanan, semangatnya tidak tinggi pada waktu ada kemungjkinan diciptakan sentralisasi arsip tersebut setelah mereka diberitahu oleh para anggota tim peneliti.

Haruskah tim peneliti mencoba mencari lebih jauh informasi? Jika Anda mempunyai pemikiran demikian. apakah sentralisasi arsip akan menjamin? 2. tunjukkan jenis informasi apa yang dibutuhkan tersebut? . Berdasarkan analisis pendahuluan oleh tim peneliti tersebut.PERTANYAAN 1.

akibatnya usaha-usaha perbaikan tersebut belum memuaskan hasilnya. pada umumnya berpendapat bahwa yang penting adalah asal sesuatu warkat atau records itu bisa ditemukan kembali adalah sudah dianggap cukup baik. Tetapi meskipun demikian usaha-usaha perbaikan belum memuaskan hasilnya. Hal tersebut diawali dengan dimulainya tidak adanya pengertian dan kesadaran dari para pejabat pimpinan akan arti pentingnya sistem penataan arsip yang baik dan efisien. Oleh karena itu untuk memenuhi tujuan tersebut di atas dan karena akibat kemajuan di bidang teknologi serta untuk mencapai hasil yang efisien dan efektif dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip dianggap perlu membeli serta mempergunakan Komputer Micro Film sebagai peralatan yang modern dan mahal harganya. Akhirnya Pemerintah Daerah Provinsi bersangkutan menerima sepenuhnya sistem kearsipan baru. dan daripada menggangur. Usaha-usaha tersebut dipandang perlu dilakukan karena selama ini keadaan arsip di Pemerintah Provinsi tersebut mengalami kesulitan atau dengan perkataan lain sangat kacau karena tidak adanya sistem penyimpanan yang baik dan tepat pada tempatnya. Para pejabat pimpinan Pemerintah Daerah Provinsi dan para pejabat Kapupaten/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya. Hal itu disebabkan karena adanya beberapa masalah yang masih harus dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi antara lain sebagai berikut: 1. baik untuk Daerah Provinsi itu sendiri maupun untuk Kabupatren/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya. Kemudian diadakan konsultasi ke para ahli Arsip baik dari luar negeri maupun dalam negeri. hasilnya para pejabat pimpinan mulai timbul kesadaran akan pentingnya sistem kearsipan yang baik. 2. Keadaan yang tidak baik itu kemudian menjadi berlarut-larut. tetapi tidak memikirkan berapa lama dan apakah di tempat yang tepat atau tidak warkat atau record itu bisa ditemukan dengan mudah. orang itu diperintahkan untuk mengikuti penataran. sehingga akibatnya sangat sulit untuk menemukan kembali warkat-warkat atau records yang telah disimpan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan tepat pada waktunya apabila warkat atau records tersebut diperlukan sewaktu-waktu. Ada pula peserta yang tidak mempunyai pekerjaan di kantornya.KASUS 2 KASUS DI BIDANG KEARSIPAN Suatu Pemerintah Daerah Provinsi pada saat ini melakukan usaha-usaha perbaikan dan penertiban dalam kearsipannya. Kemudian diadakanlah usaha-usaha untuk memperbaiki sistem kearsipan yang kacau tersebut serta diadakan penataran-penataran bagi para petugas yang nantinya akan menangani kearsipan pada unit kerjanya masingmasing dengan sebaik-baiknya. Banyak pegawai yang telah ditatar tidak untuk ditempatkan pada unit kearsipan. tetapi di lain pihak tanpa mengadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang mampu dan terampil di dalam mempergunakan alat-alat tersebut. Ada anggapan bahwa orang-orang yang ditempatkan di bagian arsip berarti orang yang disingkirkan atau di-“arsip”-kan. Dengan adanya anggapan ini banyak orang-orang tidak berminat dan merasa tidak senang untuk ditempatkan . akan tetapi semata-mata untuk menggantikan kedudukan orang lain.

Keadaan dan letak kantor untuk Pemerintah Daerah Provinsi itu mempunyai dua buah gedung yang berjarak kurang lebih 3 km dan karena keterbatasan ruang. 4. Akan tetapi kenyataannya tidak semua unit organisasi mau melaksanakan hal ini dan tetap menyimpan Arsip in Aktif itu pada unitnya sendiri. Dengan sistem ini berarti bahwa arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh unit pengolah. Bagaimana saran dan analisis Saudara setelah membaca Kasus yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi tersebut. mereka akan mengerjakannya dengan rasa enggan. 3.di Bagian Arsip. Usaha-usaha untuk mengolah data dengan komputer serta menyimpan data di dalam micro film dengan alat-alat yang sudah dibeli dengan mahal tersebut di atas sampai saat ini belum/tidak dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. maka arsip-arsip in aktif yang sudah cukup besar jumlahnya disimpan di dalam besek-besek dan kemudian ditumpuk di gedung yang terpisah dengan gedung di mana Bagian Arsip itu berada. PERTANYAAN: 1. seharusnya dikirimkan kembali ke Pusat Arsip/Dinas Arsip. Jumlah tumpukan besek-besek itu umumnya akan bertambah terus dan makin banyak. Sistem Sentralisasi untuk Arsip-arsip in Aktif b. 3. Apakah keuntungan dan kerugiannya apabila Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan peralatan modern seperti Komputer dan Micro Film dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip? Coba jelaskan jawaban Anda. Akibatnya apabila mereka harus berada di tempat itu. hal itu disebabkan para petugas tidak ada yang berani untuk mengadakan penyusutan dan menghapuskannya karena belum adanya pedoman kerja yang jelas tentang jadwal retensi arsip. Dalam penyimpanan Arsip Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan sistem sentralisasi untuk Arsip in Aktif dan desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif. Berikan penjelasan apa yang dimaksud dengan: a. Sistem Desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif 2. 5. .

Singkatnya: efficiency layout yang paling sederhanapun sudah tidak mungkin disusun. yaitu setiap menjelang peringatan hari nasional kita 17 Agustus. Perlombaan semacam ini diadakan secara teratur. bahkan ada pula yang berhadapan satu sama lain dalam jarak yang sangat dekat. Gang-gangpun dipergunakan sebagai ruang (space) tempat kerja pegawai. Pegawainya pada duduk berdempetan. maka di salah satu Pemerintah Daerah (Pemda) tingkat satu telah diadakan semacam perlombaan kebersihan dan kerapihan ruangan-ruangan kerja dari setiap unit kerja dalam lingkungan Pemda tersebut. bahkan Sub Bagian diharuskan berpartisipasi aktif dalam perlombaan tersebut. . Namun penambahan pegawai belum dapat dilakukan. maka usulan-usulan untuk penambahan perabotan kerja lagi (misalnya untuk menyimpan warkat. yaitu: bahwa demi memenangkan perlombaan “kebersihan dan kerapihan ruangan kerja” maka segala tumpukan-tumpukan dokumen. baik yang masih aktif maupun in-aktif terpaksa ditumpuk-tumpuk saja di kanan-kiri dan di sekitar meja kerja pegawai. Karena terlalu sempitnya ruangan. kecuali apabila ada yang diperlukan. warkat ataupun arsip-arsip tadi dibundel dalam beberapa ikatan (misalnya dengan tali rafiah atau apa saja) lalu disimpan di satu tempat yang tidak nampak dari pandangan wasit atau juri perlombaan tersebut. Bukan tidak mungkin. Hampir setiap ruangan kerja pada tingkat Bagian. Demikianlah maka banyak dokumen dan warkat-warkat. Dengan harapan untuk memperoleh hadiah-hadiah yang menarik dan juga untuk meningkatkan nilai kedisiplinannya di mata pimpinan. Bundelan-bundelan tersebut tidak akan pernah dibuka-buka lagi. kalau keadaan seperti itu dibiarkan terus.KASUS 3 “KEJUARAAN SEMU” Demi menimbulkan rasa kesatuan (sense of belonging) dan sekaligus sebagai salah satu program motivasi. maka pegawai yang bersangkutan akan digusur oleh arsip dan warkat-warkat tersebut. maka berlomba-lombalah setiap unit kerja di bawah pimpinan unitnya masing-masing mengikuti perlombaan tersebut. untuk terwujudnya harapan dan tercapainya tujuan dari masing-masing pimpinan maka hampir setiap pimpinan bermoto: ”pokoknya ruangan bersih dan rapi!” Sayangnya bahwa dengan moto tersebut lalu terjadi keadaan: “Bagaimanapun caranya. Setiap unit kerja dari tingkat (eselon) tertinggi sampai pada eselon Bagian. Pemandangan seperti itu akan lenyap seketika pada saat-saat menjelang 17 Agustus. pokoknya ruangan kelihatan bersih dan rapi!” Dalam pada itu sebenarnya harus diakui bahwa kondisi fisik perkantoran Pemda tingkat satu tersebut sudah cukup memprihatinkan. Demikianlah. Dengan cara-cara seperti inilah ruangan-ruangan kerja pegawai kelihatan bersih dan rapi. Keadaan ini berlangsung terus setiap menjelang 17 Agustus. sekali setiap tahun. Sub Bagian dan Urusan selalu kelihatan penuh sesak dengan meja-kursi beserta perabotan kerja lainnya. dokumen-dokumen dan sebagainya) juga tidak disetujui. Beban kerja operasional maupun administratif kian hari kian meningkat. karena usulan penambahan anggarannya belum disetujui dan juga karena ruangan kerjanya-pun belum memungkinkan.

Selidik punya selidik ternyata reference dimaksud adalah termasuk dalam bundel-bundel yang telah disimpan di satu tempat dalam rangka memenangkan “lomba 17 Agustus” tadi. Bundel tersebut di mana. apa pula sub-sub masalahnya. Jelaskan penyebab masalah tersebut. Demikianlah maka decision making yang harus dilakukan dengan cepat dan tepat menjadi terbengkalai karenanya. 3. Jelaskan dan berikan alasan-alasan bahwa itulah yang menjadi masalah pokok dan sub-sub masalah 2. siapa yang menyimpannya ternyata tidak dapat ditelusuri lagi dengan jelas. Masalah pokok apa yang dihadapi oleh Pemda tingkat satu tersebut. Pendekatan dan pemecahan yang bagaimanakah yang setepatnya diterapkan dalam menghadapi kasus seperti itu. .Demikianlan pernah terjadi Gubernur harus mengambil keputusan dengan secepatcepatnya. Apakah sebenarnya yang menjadi penyebab timbulnya masalah-masalah tersebut. PERTANYAAN: 1. namun telah gagal total karena ternyata reference yang data serta dokumennya tidak dapat diketemukan.

Kode angkanya menggunakan sistem tiga (3) digit. Sepak terjangnya dinamis. Klasifikasi semcam itu disebut klasifikasi struktural. lincah. kuat bahkan cenderung ke sifat ambisius. Proses pengembangan dan penerapan sistem kearsipan di Kabupaten X ini makan waktu cukup lama dengan daya dan dana cukup besar. pintar bicara. Pembagian tingkat penggolongannya sebagaimana lazimnya terdiri atas masalah pokok submasalah dan sub-submasalah. dan memudahkan pemakaiannya daripada jika harus menciptakan baru. tidak kenal waktu dan mempunyai kecerdasan yang baik. Kepribadiannya keras. namun yang penting tidak menimbulkan kesulitan dan dapat memenuhi keperluan Kabupaten itu sendiri. gesit. Di samping tenaga-tenaga Kabupaten X sendiri yang menjadi anggota Tim Penyempurnaan Kearsipan juga mengundang Konsultan Ahli dari Lembaga Non Dep “Administrasi” dan Lembaga Non Dep “Kearsipan” untuk duduk di dalam Tim Penyempurnaan. Bagaimanapun diakuinya bahwa dari segi kesederhanaan serta sistematikanya tidak konsisten.KASUS 4 TERDAMPAR DI AMBANG KARANG Kabupaten “X” atas dasar kebutuhan yang mendesak telah mengadakan penyempurnaan tata kearsipan dengan menerapkan sistem kearsipan Pola Baru dengan mengadakan penyesuaian bagian-bagian tertentu sesuai dengan kondisi serta keperluan setempat. tetapi tidak/belum pernah memperoleh pendidikan formal tentang O&M maupun kearsipan. lokakarya dan cara-cara lain semacamnya. Pejabat ini berlatar pendidikan tinggi (sarjana). Tercermin pula keinginan agar semua orang mengetahui bahwa dialah yang berperan utama dan berjasa. Dalam langkah tindaknya memberikan kesan bahwa ia selalu ingin agar semua gagasannya harus diterima dan benar. Sistem kode menggunakan alphanumeric (huruf dan angka). Cara ini ditetapkan dengan alasan bahwa cara tersebut sudah dikuasai mendarah daging oleh semua pegawai di lingkungan Kabupaten X. Satu di antaranya adalah Pola Klasifikasi dan sistem kodenya dibuat khusus untuk keperluan penggunaan Kabupaten bersangkutan. Nama golongan utama diambil dari nama unit tertinggi/terbesar di dalam Kabupaten tersebut. Tetapi karena ia adalah seorang . rajin. Setelah dimulai oleh pimpinan instansi bahwa sistem tersebut dapat diterima dan kena maka disebarkan kepada dinas-dinas dan unit kerja lain. Penyebaran serta pembinaan baik untuk pegawai Kabupaten X melalui ceramah-ceramah penataran-penataran beberapa kali. Bagian terbesar dari kode menggunakan tiga (3) huruf. Cara dia mengutarakan serta mempertahankan gagasannya mendekati bentuk memaksakan dan bersikeras. Pemrakarsa penerapan Sistem Kearsipan Pola Baru pada Kabupaten X ini adalah seorang pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan O&M dalam instansinya. Susunan huruf ini diambil dari singkatan nama-nama unit dan sudah berlaku sejak lama sampai sekarang. Subyek-subyeknya berupa kegiatan pekerjaan yang dilakukan di dalam masing-masing unit.

tetapi merupakan kehendak pribadi seorang pejabat tertentu dan dilakukannya sendiri terhadap unitnya. Usaha tersebut tidak dilakukan secara formal atas dasar instruksi pimpinan Badan.Keanggotaan tim terdiri atas semua unit utama (Dinas. yakni bahwa pengembangan sistem pembinaan umum berada di tangan Kabupaten dalam hal ini Biro Umum. Kesulitan-kesulitannya antara lain: Setiap kali diadakan pertemuan kerja tim tidak pernah dapat dihadiri para anggota secara lengkap. Hal ini dikarenakan bahwa masing-masing anggota tetap terikat oleh tugas-tugas pokoknya di kantornya. Tata Kearsipan dikelola/diorganisasi dengan prinsip kebijakaan terpusat dengan pelaksanaan fisik terpisah (centralized policy and decentralized physical operation). Arsip-arsip/berkas inaktif . yakni “BADAN DL”. Badan dan lain-lain unit kerja) dilengkapi pula dengan konsultan dari Lembaga Non Dep yang membidangi organisasi dan metoda serta Lembaga Non Dep yang membidangi kearsipan. Pejabat bersangkutan telah memperoleh pendidikan (penataran) O&M dan memang orangnya suka belajar serta berkepribadian kuat dan berkemauan keras. Di samping itu salah satu unit utama lainnya. Sementara itu.yang ingin berhasil memanfaatkan pengalamannya serta berusaha untuk tahu dari segala sumber. Setelah menjalani waktu yang cukup panjang dan jatuh bangun Tim bersepakat bahwa pada dasarnya Sistem Kearsipan Pola Baru dapat diterapkan di Kabupaten X dengan beberapa pokok sebagai berikut: 1. secara terbatas sekali sudah memulai mengusahakan penerapan sistem kearsipan Pola Baru. Dalam melaksanakan tugasnya banyak kesulitan yang dihadapi yang berakibat jalannya kegiatan kurang lancar dan banyak memakan waktu. Team ini dipimpin oleh pejabat unit Organisasi & Tatalaksana Kabupaten X. Rata-rata para anggota tempat telah pernah mengikuti pendidikan (penataran) O&M ataupun kearsipan. Dengan pertimbangan praktis serta pengaruh geografis dan kebutuhan unit-unit Pengolah dapat mengolah kearsipannya sendiri dengan pola pusat seragam dengan unit-unit lain dalam lingkungan Kabupaten X. Apa yang dilakukannya itu tidak dilarang oleh pimpinan namun juga tidak dibantu. Dilihat dari apa yang terjadi tampaknya usaha tersebut secara tidak langsung direstui oleh pimpinannya. sistem kearsipan Pola Baru telah berjalan dan makin mantap di Kabpaten X membentuk Tim Kearsipan Kabupaten untuk menyempurnakan tata kearsipan Kabupaten X secara keseluruhan. Dari Tim Kearsipan dengan keanggotaan sedemikian diharapkan oleh Bupati agar dapat menghasilkan suatu sistem kearsipan Pola Baru yang dapat berlaku seragam dan menyeluruh di Kabupaten X. Letak kantor masing-masing anggota bertebaran yang jaraknya berjauhan. Masalah dana pun merupakan faktor kesulitan tersendiri bagi kelancaran kerja Tim. Hal ini dilakukannya karena didorong oleh keinginan untuk berkarya dan menyempurnakan tata kearsipan khususnya serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja umumnya bagi instansi di mana ia bekerja.

Pada hal menyusun pola klasifikasi merupakan pekerjaan yang tidak mudah). sudah berlaku cukup lama sehingga sudah dikenal oleh pegawai-pegawai di dinasnya. Sistem Kode dua huruf ini sesuai dengan petunjuk dan anjuran dari Lembaga Non Dep Kearsipan dan telah banyak dipilih/digunakan oleh sebagian besar instansi yang telah menerapkan sistem Kearsipan Pola Baru. Klasifikasi sedemikian akan lebih menjamin ketangguhannya dan tidak akan terpengaruh oleh perubahan-perubahan struktur organisasi. penyusutan dan selanjutnya.harus disalurkan ke kearsipan Pusat di bawah Biro Umum/TU yang sekaligus berfungsi sebagai pusat penyimpanan arsip Kabupaten X. keseragaman (kesatubahasan komunikasi beserta tata cara dan sarananya). 3. TERBENTUR KARANG Kelanjutan dan usaha Tim ialah tahap penyusunan Pola Klasifikasi beserta kode klasifikasinya. Sistem tersebut lebih sederhana lebih mudah. Pola Klasifikasi yang disusunnya pun struktural dan tidak rela untuk diubah ataupun dilakukan penyesuaian. nyatanya sudah dilaksanakan dan berjalan. Alasan yang diajukannya mirip dengan Wakil Dinas Y . Di luar dugaan perjalanan Tim dibentur dengan gunung karang yang berakibat usaha Tim macet total. meskipun demi efektivitas. Sistem kode alphanumeric menggunakan dua huruf dan tiga angka. Pola klasifikasi didasarkan atas masalah (subyek) sebagai penjabaran fungsi. (Klasifikasi struktural akan goyah setiap kali ada perubahan struktur organisasi sehingga perlu mengadakan perubahan pola klasifikasi disesuaikan dengan struktur yang baru. kegiatan serta transaksi dengan berorientasikan Kabupaten X. efisien dan seragam tetapi jangan ganggu atau menyentuh apa yang sudah dibuatnya dan dilaksanakan di Dinasnya. jadwal retensi. mengerti. serta bersedia membantu menciptakan kesempurnaan tata-kearsipan Kabupaten yang efektif. Masih banyak hal-hal (unsur-unsur Sistem Kearsipan Pola Baru) lain yang belum sempat dibahas seperti organisasi (unit) wadah fungsi kearsipan. para petugasnya sudah terbiasa dengannya. 2. Alasan yang diberikannya ialah bahwa Pola Klasifikasi serta Kode. Tantangannya berupa ketidaksediaan jika Pola Klasifikasi serta Kode Dinas Y dimodifikasi apabila diubah dan menjadi bagian dari Pola Klasifikasi serta Kode Kabupaten X. Diutarakan pula bahwa penyusunannya telah memakan waktu banyak. Dengan Pola Klasifikasi dan Kode sedemikian itu untuk menjamin kemudahan. Gunung karang tersebut berupa tantangan membatu dan panas dari anggota tim yang mewakili Dinas Y (kebetulan anggota ini adalah pejabat yang memprakasai dan aktif menangani penyempurnaan tata-kearsipan Dinas Y. Kedudukan tim menjadi bertambah rumit karena ternyata wakil (anggota) dari Badan DL (ia adalah pejabat yang menangani penarapan Sistem Kearsipan Pola Baru di instansinya) juga bersikap sama. menggunakan tenaga yang tidak sedikit serta biaya yang tidak kecil. apapun penilaian yang diberikan oleh pihak lain. Dinyatakannya bahwa memang benar ia (pejabat Dinas Y anggota tim) telah menyetujui. seperti yang diuraikan terdahulu). meskipun dalam cara dan gaya yang berbeda. Padahal . efisiensi serta keseragaman sistem bagi kepentingan keseluruhan.

mengupas tentang perlunya praktik koordinasi. Pendapat para anggota untuk menempuh jalan pemungutan suara untuk mengambil keputusan tidak mungkin.S. Pimpinan (ketua) Tim pun tidak bisa berbuat banyak. Hal ini disamping memang tugasnya untuk memperoleh kebulatan hasil secara musyawarah yang tidak hanya bagi para anggota team tetapi harus dapat diterima dan dilaksanakan oleh para pimpinan unit-unit utama. 3. PERTANYAAN: 1. (Tentu saja konsultan hanya dapat berbuat sampai dengan batas-batas kewenangannya sesuai dengan kedudukan serta kewajibannya sebagai anggota tim). namun tetap dalam batas sportivitas yang wajar. di samping bahwa cara pemungutan suara di dalam team kerja bukan suatu cara yang dibenarkan ataupun tepat. dan tidak jarang menyangkut masalah-masalah di luar kearsipan. maka apa tindakan yang harus diambil. . Ketua tim berkepribadian lemah lembut. manusiawi. integrasi dan sinkronisasi yang sederhana (K. Andaikata anda sebagai Seda/Karo Umum/TU telah menerima Cap Ketua Tim tentang keadaan Tim. di dalam lingkungannya. menghormati/menghargai kesemuanya bahkan selalu mengalah. dalam situasi bagaimanapun tidak akan dilakukan tindakan sepihak apalagi memaksakan ataupun bertangan besi. lebih-lebih sama-sama jelas dimengerti bahwa Kabupaten adalah organisasi induk yang dalam pelaksanaan tugastugasnya dilaksanakan oleh Dinas-dinas.) pada Kabupaten. Dalam hubungan ini para konsultan-pun (ahli O&M dan Kearsipan) telah pula berusaha untuk menjelaskan. Berikan alasan-alasan atas jawaban Anda. Andaikata anda sebagai Ketua Tim apa tindakan Anda untuk menembus karang tersebut. sebab tugas Tim justru harus dapat menghasilkan “sesuatu” yang secara bulat diterima dan dapat diberlakukan penuh di Kabupaten X secara menyeluruh. Betapa pun segala usaha sudah dilakukan pada lingkup ini namun tetap buntu. Badan dan lain-lain. agar tidak bersikukuh hanya untuk kepentingan sepihak.S.I. 2.sebelumnya wakil ini dengan gigihnya turut mendesak wakil Dinas Y. Analisis dan temukan persoalan-persoalan pokok apa yang merupakan kunci yang sebenarnya dari kemacetan Tim. Sebagai sekedar gambaran bahwa di dalam diskusi-diskusi yang dilakukan di dalam tim tidak jarang meningkat pada situasi yang panas berkepanjangan.

com.daneprairie.This document was created with Win2PDF available at http://www. The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only. .