Modul 1 Manajemen Perkantoran

Diklat Teknis Administrasi Umum
(General Administration)

Eselon II

SAMBUTAN DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DIKLAT APARATUR LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Selaku Instansi Pembina Diklat PNS, Lembaga Administrasi Negara senantiasa melakukan penyempurnaan berbagai produk kebijakan Diklat yang telah dikeluarkan sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Diklat Jabatan PNS. Wujud pembinaan yang dilakukan di bidang diklat aparatur ini adalah penyusunan pedoman diklat, bimbingan dalam pengembangan kurikulum diklat, bimbingan dalam penyelenggaraan diklat, standarisasi, akreditasi Diklat dan Widyaiswara, pengembangan sistem informasi Diklat, pengawasan terhadap program dan penyelenggaraan Diklat, pemberian bantuan teknis melalui perkonsultasian, bimbingan di tempat kerja, kerjasama dalam pengembangan, penyelenggaraan dan evaluasi Diklat. Sejalan dengan hal tersebut, melalui kerjasama dengan Departemen Dalam Negeri yang didukung program peningkatan kapasitas berkelanjutan (SCBDP), telah disusun berbagai kebijakan guna lebih memberdayakan daerah seperti peningkatan kapasitas institusi, pengelolaan dan peningkatan SDM melalui penyelenggaraan Diklat teknis, pengembangan sistem keuangan, perencanaan berkelanjutan dan sebagainya. Dalam hal kegiatan penyusunan kurikulum diklat teknis dan modul diklatnya melalui program SCBDP telah disusun sebanyak 24 (dua puluh empat) modul jenis diklat yang didasarkan kepada prinsip competency based training. Penyusunan kurikulum dan modul diklat ini telah melewati proses yang cukup panjang melalui dari penelaahan data dan informasi awal yang diambil dari berbagai sumber seperti Capacity Building Action Plan (CBAP) daerah yang menjadi percontohan kegiatan SCBDP, berbagai publikasi dari berbagai media, bahan training yang telah dikembangkan baik oleh lembaga donor, perguruan tinggi, NGO maupun saran dan masukan dari berbagai pakar dan tenaga ahli dari berbagai bidang dan disiplin ilmu, khususnya yang tergabung dalam anggota Technical Review Panel (TRP). Disamping itu untuk lebih memantapkan kurikulum dan modul diklat ini telah pula dilakukan lokakarya dan uji coba/pilot testing yang dihadiri oleh para pejabat daerah maupun para calon fasilitator/trainer. Dengan proses penyusunan kurukulum yang cukup panjang ini kami percaya bahwa kurikulum, modul diklatnya berikut Panduan Fasilitator serta Pedoman Umum Diklat Teknis ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pelatihan di daerah masing-masing.

i

Harapan kami melalui prosedur pembelajaran dengan menggunakan modul diklat ini dan dibimbing oleh tenaga fasilitator yang berpengalaman dan bersertifikat dari lembaga Diklat yang terakreditasi para peserta yang merupakan para pejabat di daerah akan merasakan manfaat langsung dari diklat yang diikutinya serta pada gilirannya nanti mereka dapat menunaikan tugas dengan lebih baik lagi, lebih efektif dan efisien dalam mengelola berbagai sumber daya di daerahnya masing-masing. Penyempurnaan selalu diperlukan mengingat dinamika yang sedemikian cepat dalam penyelenggaraan pemerintahan negara. Dengan dilakukannya evaluasi dan saran membangun dari berbagai pihak tentunya akan lebih menyempurnakan modul dalam program peningkatan kapasitas daerah secara berkelanjutan. Semoga dengan adanya modul atau bahan pelatihan ini tujuan kebijakan nasional utamanya tentang pemberian layanan yang lebih baik kepada masyarakat dapat terwujud secara nyata.

ii

Departemen Dalam Negeri. dan individu. iii . Proyek SCBD ini secara umum memiliki tujuan untuk meningkatkan kapasitas Pemerintah Daerah dalam aspek sistem. kelembagaan dan individu SDM aparatur Pemerintah Daerah melalui penyusunan dan implementasi Rencana Tindak Peningkatan Kapasitas (Capacity Building Action Plan/CBAP). Dalam rangka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah. pada tahun 2002 Pemerintah telah menetapkan Kerangka Nasional Pengembangan dan Peningkatan Kapasitas Dalam Mendukung Desentralisasi melalui Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala Bappenas. Peningkatan kapasitas tersebut meliputi sistem. Dalam rangka peningkatan kapasitas untuk mendukung pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah. dan mengacu pada kebijakan nasional. salah satu faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan otonomi daerah adalah kapasitas atau kemampuan daerah dalam berbagai bidang yang relevan. dan meningkatkan daya saing daerah. telah terjadi perubahan paradigma dalam pemerintahan daerah. bersifat demand driven yaitu berorientasi pada kebutuhan masing-masing daerah. menengah. Salah satu aspek penting kebijakan otonomi daerah dan desentralisasi adalah peningkatan pelayanan umum dalam rangka mewujudkan kesejahteraan masyarakat. Dengan demikian.KATA PENGANTAR DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAH Setelah diberlakukannya UU Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah. dan pendek. yang kemudian diganti dengan UU Nomor 32 Tahun 2004. serta mencakup multistakeholder. Bank Pembangunan Asia (ADB). yang dalam pelaksanaannya menganut prinsip-prinsip multi dimensi dan berorientasi jangka panjang. Berdasarkan pengalaman penyelenggaraan pemerintahan di banyak negara. dan dari Pemerintah RI sendiri melalui Departemen Dalam Negeri dan kontribusi masing-masing daerah. dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat dan peningkatan daya saing daerah diperlukan kemampuan atau kapasitas Pemerintah Daerah yang memadai. kelembagaan. yang semula lebih berorientasi sentralistik menjadi desentralistik dan menjalankan otonomi seluas-luasnya. dengan Direktorat Jenderal Otonomi Daerah sebagai Lembaga Pelaksana (Executing Agency) telah menginisiasi program peningkatan kapasitas melalui Proyek Peningkatan Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Desentralisasi (Sustainable Capacity Building Project for Decentralization/ SCBD Project) bagi 37 daerah di 10 Provinsi dengan pembiayaan bersama dari Pemerintah Belanda.

yang pada akhirnya kesejahteraan masyarakat dapat segera tercapai dengan lebih baik lagi. Pejabat daerah merupakan narasumber yang penting dan strategis karena merupakan pemanfaat atau pengguna kurikulum dan materi diklat tersebut dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat. khususnya untuk peningkatan kapasitas individu SDM aparatur daerah. dapat juga digunakan di daerah lainnya karena dalam pengembangannya telah memperhatikan aspekaspek yang berkaitan dengan pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah.Salah satu komponen peningkatan kapasitas di daerah adalah Pengembangan SDM atau Diklat bagi pejabat struktural di daerah. Dengan telah tersedianya kurikulum dan materi diklat. iv . maka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah. selain untuk digunakan di lingkungan Proyek SCBD sendiri. agar diperoleh kesesuaian/ relevansi dengan kompetensi yang harus dimiliki oleh para pejabat daerah itu sendiri. telah siap untuk dilaksanakan. Dalam rangka memperoleh kurikulum dan materi diklat yang akuntabel dan sesuai dengan kebutuhan daerah. Dalam memenuhi kurikulum serta materi diklat tersebut telah dikembangkan sejumlah modul-modul diklat oleh Tim Konsultan yang secara khusus direkrut untuk keperluan tersebut yang dalam pelaksanaannya disupervisi dan ditempatkan di Lembaga Administrasi Negara (LAN) selaku Pembina Diklat PNS. dalam tahapan proses pengembangannya telah memperoleh masukan dari para pejabat daerah dan telah diujicoba (pilot test). Selain itu juga dalam setiap tahapan proses pengembangannya telah melibatkan pejabat daerah sebagai narasumber. Kurikulum dan meteri diklat yang dihasilkan melalui Proyek SCBD ini. juga melibatkan pejabat daerah. Diharapkan bahwa dengan terlatihnya para pejabat daerah maka kompetensi mereka diharapkan semakin meningkat sehingga pelayanan kepada masyarakat semakin meningkat pula.

........................... 1 B... 20 E..................... 18 A...................................................... Rangkuman...................................................................................................................................................... 14 B........ 1 D............................. Fungsi Surat Dinas........ 20 v .......................................................... 17 D............. 4 C.......................Depdagri . 14 A..... Hasil Belajar .................. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern .................................... i Kata Pengantar Dirjen Otonomi Daerah ........................... 1 BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN ........................................... Latihan .................................................................................................................................................................................... Syarat Dasar Bagi Penulis Surat.................... v BAB I PENDAHULUAN ......................................... Rangkumman.....LAN ............................................. Manajemen Perkantoran ..................... 3 B............................................ Pokok Bahasan .. Syarat-Syarat Surat Yang Baik............................................................................... Indikator Hasil Belajar........... Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern .............. 1 A........... 13 BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN ........ Deskripsi Sngkat..DAFTAR ISI Sambutan Deputy IV ................................. Perkantoran Modern ................................... Data dan Informasi............................................................................................................... 19 D......................................................................................... 18 B...................................................................... 13 F................. 3 A........................................... Latihan ......... 16 C........................................................................................................................................ 10 E....................................... Tujuan Umum Surat ............................................................................................................................................... 7 D................... 19 C..................................................................... Pengertian Kantor .................................iii Daftar Isi ........................... 17 BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI .. Pengertian Korespondensi Dan Surat ................................................ 1 C........................................................................................................

. Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip...................... 31 I................................................................................................ Latihan .................................... Arsip ....... Telekomunikasi ............................................................................ Teknologi Informasi ................................................................. 79 F................................... 36 D................................... Latihan ............................................ Sistem Filing (Penyimpanan Arsip) ....... J......................................... 77 E............................................................ 33 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS ......................................... 75 Micro Electronic dan Micro Processor.................................................................................. 74 B... 34 A................................. Teknologi Informasi di Kantor Modern ......... Bagian-Bagian Surat.............. 51 G.......... Rangkuman.........F.......................................................................................................................................................................... Pengertian........................ 79 G.................................................................................................................... Komputer .................................................................................... Langkah-Langkah dalam Pembuatan Laporan ........................... Penyusutan Arsip........................................................... 21 G....................................................................................................................................................................... Syarat Dan Macam Laporan ..................................................................................................... 61 C............................................................................. 32 Rangkuman.............................. 69 E.............................. 64 D................................. 57 BAB VI PENYUSUNAN LAPORAN .......... 48 F........................................ 73 BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI ........... 71 F. Organisasi Tergantung Pada Filing ........ 36 C.. 21 H......................................................................................... 72 G Rangkuman........... BAB V Latihan ............................... 54 H.............................. 74 A....................................................... Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat ....................... 59 A......... Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas............... Cara Pengetikan.. 59 B................. 34 B............................. Syarat-Syarat Laporan .... 57 I............................ 38 E.............. 74 C D Mikro Komputer ........................................... Peralatan Filing............................................. Sistem Arsip . Peranan.............................................................................. 81 vi ...... Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya............ Sistematika Laporan ................................

............H......... 82 I..... J..................................................... 84 Rangkuman.......... Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran .................................. 84 Daftar Pustaka Lampiran vii .................................................... Latihan .................................................................

dan indikator hasil belajar tercapai secara baik. 4. peserta diharapkan mampu menerapkan manajemen perkantoran modern dengan baik dan benar. Indikator Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai. Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai. Mengelola arsip dinamis. 5. 2. dan sikap para pejabat eselon II mengenai pengertian. manajemen arsip dinamis. pembuatan laporan dan manajemen sistem informasi untuk perkantoran modern. Manajemen korespondensi Manajemen arsip dinamis Menyusun laporan Manajemen sistem informasi Anda sebagai pembelajar.BAB I PENDAHULUAN A. 2. Mengelola korespondensi. peserta diharapkan dapat: 1. Menyusun laporan Mengelola sistem informasi D. Menguraikan pelaksanaan perkantoran modern. prinsip-prinsip dan pelaksanaan manajemen perkantoran modern. manajemen korespondensi. dan agar dalam proses pembelajaran mata “Diklat Manajemen Perkantoran ” dapat berjalan lebih lancar. Pokok Bahasan 1. 5. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. Pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. 6. 3. 6. keterampilan. 3. C. Pelaksanaan perkantoran modern. 4. Deskripsi Sngkat Mata Diklat Manajemen Perkantoran Modern ini dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan. B. Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1 .

D.2 A. dan jangan segan-segan bertanya kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam manajemen perkantoranan. karena indikator belajar memberikan tujuan dan arah. E. Untuk itu. berdua atau berkelompok dengan lain yang memiliki paradigma yang sama dalam manajemen perkantoran. seperti yang tertera pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini. Bacalah secara cermat. Pelajari setiap bab secara berurutan. indikator belajar menetapkan apa yang harus Anda capai. semoga Anda sukses menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diuraikan dalam mata Diklat ini dalam upaya membangun kapasitas daerah yang berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan seorang pejabat eselon II. dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran) yang tertulis pada setiap awal bab. Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain. Anda dapat melakukan seorang diri. C. dan bahaslah secara berkelompok kasus ditemui di perkantoran. B. mulai dari Bab I Pendahuluan sampai dengan Bab VII. Untuk belajar mandiri. belajarlah baik secara mandiri maupun berkelompok secara seksama. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab. . Baiklah. selamat belajar!. Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada kesungguhan Anda.

Pengertian Kantor Dalam Bab II ini. sebelum memahami manajemen perkantoran modern. Jasa pelayanan (service. atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya. sejak lebih dari dua puluh lima tahun yang lalu Prajudi (1976: 60) telah menjelaskan pengertian “kantor” yang bisa berarti: 1.). dan prinsip-prinsip kantor modern. 6. or staff or collective authority of company. 2. pencatatan. 5. yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/ informasi. Tugas pekerjaan. 4. pengolahan. komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do. 3. of business and clerical works). tugas. Tempat. etc. dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. 2. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi. manajemen perkantoran. Ruang atau kamar kerja. badan. task. Sedang perkataan bahasa Inggris “office” bisa berarti: 1. kind help). Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian kantor. perkantoran modern. government department. Jabatan (tenure of official position). fungsi (duty. penyimpanan dan 3 . Markas. work. Dari berbagai pengertian perkataan “kantoor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas. Mengenai pengertiannya. function). 3. yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place. perusahaan. building. 4. Kewajiban. jawatan. A. gedung. Instansi. rooms. Anda perlu memahami pengertian kantor. Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters. atau ruang tulis. Perkataan kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “office” dari bahasa Inggris. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan. and duties).BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN Setelah Anda mempelajari Bab II.

ini yang biasa disebut dalam arti statis. perlu diawasi serta dikendalikan sebaik-baiknya. Di samping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas. ini Anda akan mempelajari manajemen perkantoran. pencatatan. biaya serta tata laksana kerja. sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penanganan data/informasi. terhadap sesuatu istilah atau terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama. pengolahan. Akan tetapi dalam arti yang manapun. PT. Sebelum Anda mempelajari manajemen perkantoran. penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi. jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya administratif. Demikian pula rumusan tentang manajemen . Manajemen Perkantoran Pada subbab A.4 pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Sebagai contoh. Jika Anda membuka Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) Anda dapat menjumpai bahwa perakantoran adalah hal yang berkaitan dengan kantor. penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi. kegiatan-kegiatan perkantoran perlu direncanakan. Apa yang disebut manajemen perkantoran? Sebagaimana pada istilah-istilah lain dalam Ilmu Sosial. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. tetapi kantornya bisa berada di Jakarta. sebaiknya Anda memahami terlebih dahulu apa yang diistilahkan perkantoran. pengolahan. Garis miring(/) yang terdapat di antara perkataan data dan informasi berarti “dan”. Kantor tersebut melaksanakan kegiatan-kegiatan perkantoran. digerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan. ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan. Krakatau Steel yang kegiatan utamanya bergerak dalam produksi baja. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan. diorganisasikan. kegiatan substansinya berlangsung di pabriknya di Cilegon. alat-alat dan perlengkapan lain termasuk mebel. ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai: 1. 2. Contoh lain misalnya. bisa dibaca “dan atau”. Anda telah mempelajari pengertian kantor. kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia. akan tetapi kalau seseorang menanyakan: “Departemen Dalam Negeri?”. bisa juga berarti “atau”. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. Kantor juga bisa dalam arti sarana. Banten. Kantor juga bisa dalam arti proses. Sebagaimana kegiatan lainnya. pencatatan. Dari uraian singkat di atas jelas bahwa pengertian kantor bisa dalam arti tempat. B. Pada subbab B. kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatankegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif.

” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien.” (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya. Perumusan Hal Nourse “It seems to me that office management in the broader sense might embrance. and sales. bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan). whenever and wherever that work is to be done.” . Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as a function. The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli. but also the the arise of functional control administratrive direction of most clerical and paperwork. is the branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work. Perumusan William Spriegel & Ernest Davies “Office management is the over-all direction of clerical activities as distinguished such activities as transportation. antara lain sebagai berikut: Perumusan Arthur Grager “Office management is the function of administering the communication and record service of an organization.” (Manajemen perkantoran adalaah fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi). warehousing. Perumusan Edwin Robinson “Office management is concerned with the direction and supervision of office work. melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).5 perkantoran. manufacturing.” (Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran). not only the generally accepted service service functions.

dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelengarakan secara tertib sesuatu hal. dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran. pengawasan dan pengarahan Perencanaan. secara ringkas menajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan. pengendalian. Dengan demikian manajemen perkantoran bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan. and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective. if of permanent value. penggerakan. dan penyimpanan data yamg memiliki nilai tetap. serta pemusnah data yang usang. dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran.” (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan. tetapi juga segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut. mengorganisasikan (mengatur dan menyusun). and organizing of office work. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan : 1. pemeliharaan. Namun demikian. Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli. penyebaran. perlu Anda sadari bahwa cakupan kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran. serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. antara lain misalnya mengenai pegawai kantor. and retention. pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan. prosedur dan metode perkantoran. Dikatakannya : “Dengan demikian. mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk). 4. kepabrikan. pengorganisasian. controlling. pengorganisasian. serta lainlainnya. of destruction if obsolete. pergudangan dan penjualan). Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”. Oleh karena itu.6 (Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitasaktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan. . biaya perkantoran. mengawasi. Perumusan George Terry “Office management can be defined as the planning. The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran. Tata penyelenggaraan Pelaksanaan secara efisien Pengendalian. dan penggerakan. 3. It deals with the life cycle of business information. pengendalian. 2.

Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu bangunan kantor yang megah. Namun. Di satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap berikutnya. computer). sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman” Dalam hal kantor. Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. keterkinian komunikasi dan pemrosesan data. 1991). menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebel yang tepat. berkeadilan. akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan. efektif. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen. Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing. bahkan gedung pencakar langit. terutama dalam bidang komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data untuk disimpan.7 C. kecermatan. para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan. Perkantoran modern juga sering digambarkkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan (computerized). khususnya keuntungan dalam hal kecepatan. terutama di kota-kota kecil atau di daerah-daerah terpencil Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan dilakukan dengan sistem komputer. keterhadalan. maka keputusan . efisien. maka sifat. atau kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan. dari berbagai pertimbangan. dan perlakuan manusiawi. Oleh karena dalam hal modernisasi ini lebih sering dilakukan per modul (“modularity”). kantor modern perlu memperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan. Perkantoran Modern Lalu apa yang disebut dengan perkantoran modern? Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik. profesional memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Namun. Apabila data tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan. yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer (Computer based system). produktif. Kantor modern juga mendayagunakan biaya. Budiyanto. di lain pihak kenyataan masih banyak kantorkantor pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer.X. Biaya sering merupakan salah satu pertimbangan dalam hal modernisiasi perkantoran. Namun. menerapkan tata laksana yang demokratis. tentu saya tidak harus mengembangkan ke arah modernisasi perkantoran dilakukan secara serentak atau simultan.

Sejalan pula dengan penjelasan di muka bahwa ada dua aspek yang tidak dapat dipisahkan yaitu organisasi dan manajemen.6 milyard dollar AS untuk membersihkannya. 2) Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran modern.8 akan terganggu. Para ahli keamanan data net mengkhawatirkan potensi virus Ninda ini. hlm. Meskipun demikian. 2) memberitakan: “Hari Rabu (19/9). peralatan dan perlengkapan. ribuan bisnis Eropa mengawali harinya dengan komputer yang telah terinfeksi Ninda menyebar lewat e-mail yang terinfeksi. sebuah infeksi serupa menyebar ke seluruh dunia. yaitu virus komputer “Ninda”. misalnya administrasi pemerintahan Presiden George W. semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses. Virus komputer Ninda yang merupakan kebalikan dari “admin”. muncul pertama kali di Amerika Serikat (AS) Selasa 18 September 2001. prosedur dan tata kerja untuk menyelenggarakannya. dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi. Contoh mutakhir. setelah dunia diguncang oleh serangan atas gedung World Trade Center dan Pentagon di AS tanggal 11 September 2001. Ketika itu Code Red memakan korban 250.000 sistem di AS hanya dalam waktu sembilan jam pada pertengahan bulan Juli” (Harian Kompas. Meskipun Jaksa Agung AS John Ashcroft melihat tidak ada tanda-tanda adanya hubungan di antara virus internet dan serangan itu. Bush bisa juga . 20 September 2001. Kedua istilah ini digunakan silih berganti. Jelas pula bahwa dalam penanganan data/informasi diperlukan bangunan dan ruangan. diperkirakan. Harian Kompas (Kamis. tetapi dia mengingatkan “…… kerusakan yang dibuat Ninda bakal “lebih hebat” dibanding Code Red yang telah memakan dana 2. Dampak selanjutnya mudah Semakin modern suatu kantor. jika bicara mengenai manajemen perkantoran berarti juga bicara organisasi perkantoran dan kegiatan-kegiatannya. semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya Akan tetapi sebaliknya. atau keputusan tidak sempurna. menyebar ke Asia dan Eropa dalam waktu satu malam. Sehubungan dengan itu. Hanya berselang dua bulan setelah serangan virus “Code Red”. serta sistem. Kamis 20 September 2001 hlm. data/informasi merupakan sasaran utama. manusia atau penanganan menyelenggarakan kegiatan. bulan Juli 2001 dunia dilanda virus “Code Red”. dan sekaligus sebagai tujuan dari seluruh kegiatan perkantoran. kiranya perlu pula diingatkan bahwa pola pikir Amerika tidak membedakan istilah administrasi dan manajemen. sifat dan cakupan kegiatannya semakin mengglobal.

Tugas pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dan organisasi yang lain. Sebagai kelompok orang yang bekerja sama sifatnya dinamis. 3. 5. Tugastugas dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar. Administrasi Perkantoran (Office Administration) atau juga disebut Manajemen Perkantoran (Office Management). Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut di atas berarti apabila dilihat unsur-unsurnya organisasi mengandung unsur-unsur: 1. sedangkan sebagai wadah sifatnya relatif statis. Telah dijelaskan di atas. organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan. 2. Untuk mengetahui kedudukan dan peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi perlu lebih dahulu diketahui tentang organisasi. Oleh karena tugas atau kegiatan pokok ini secara langsung mengenai tujuan organisiasi. Kerjasama. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas tugas pokok apapun. antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terikat secara formal dalam suatu susunan hierarkhis. Kelompok orang. Susunan hierarkhi. dapat dikatakan sama. Sama-sama departemen tetapi tugas pokok Departemen Perindustrian dan Perdagangan lain dengan tugas pokok Departemen Dalam Negeri dan seterusnya. tergantung pada tujuan apa semula organisasi itu didirikan. Yang dimaksud dengan tugas penunjang adalah . Organisasi apa pun dapat ditinjau sedikitnya dari dua sudut. Keterikatan formal. Tujuan.9 disebut manajemen pemerintahan Presiden George W. Akan tetapi tugas-tugas penunjangnya. Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang organisasi. Tugas pokok DLLAJ lain dengan tugas pokok Dinas Pariwisata. Bush. maka tugas pokok organisaisi yang satu akan berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain. yaitu a) sebagai kelompok orang yang bekerja sama dan b) sebagai wadah dari kerja sama tersebut. Sebagai contoh. tugas suatu Rumah Sakit Umum Daerah lain dengan tugas pokok Dinas Lalu Lintas Jalan (DLLAJ). 4. yaitu tugas atau kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang. bahwa dua aspek yaitu organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya.

material. tidak mutlak. bertindak. di mana. 1981) menekankan bahwa penggunaan kata “prinsip” bukan hukum-hukum abadi. dan tergantung pada kebutuhan bisa bertambah terus. mesin-mesin. bagaimana. memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas pimpinan. All (1978) dalam bukunya Administrative Office Management. dengan mengacu pada William H. dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan Prinsip 3 dan 4 Lebih jauh.10 tugas-tugas yang bersifat membantu. mengatakan bahwa Leffingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor. Leffingwell. melayani. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas. et. praktik penyimpanan arsip. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. adalah seorang pengganggas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Koontz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel. Tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan penunjang ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penanganan kepegawaian. dan oleh siapa harus dikerjakan Prinsip 2 Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk. prosedur dan sistem operasi yang tepat. Prinsip 1 Manajer kantor harus dapat merencanakan pekerjaan apa. metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran. tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. D. hubungan masyarakat. yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir. Fayol (dalam Komarruddin. dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. organisiasi dan tata laksana (ORTALA) atau organisasi dan metoda (O&M). kapan. Prinsipprinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan. manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upayaupaya semua pegawai. Kegiatan-kegiatan lainnya yang bisa dimasukkan dalam kegiatan penunjang misalnya dalam suatu departemen antara lain perencanaan. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. Keeling. data/informasi. keuangan. penanganan masalah-masalah hukum. standar dan tataletak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif. .

3. menjadi efektif. . 5. walaupun sulit. 3. Suatu jadwal 1. Pekerjaan apa yang harus dikerjakan. 4. mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhdap organisiasi pada tingkat yang optimal. Bagaimana pekerjaan dikerjakan. 5. Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan. 4. 4. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini.11 Prinsip 5 Paling penting adala manajer kantor menyeleksi. Kapan pekerjaan dikerjakan Di mana pekerjaan dikerjakan. 3. 4. Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu Tentukan Selaraskan dengan jadwal-jadwal lain. 2. Imbalan Jika pekerjaan Anda diselesaikan 1. Jadwal Pekerjaan harus dijadwal. 3. 5. LIMA PRINSIP KERJA EFEKTIF LEFFINGWELL 1. oleh organisasi lain. 3. 2. diukur __________ 2. secara efektif. Berdasarkan pada catatan-catatan yang lalu. Ukuran Pekerjaan yang dilaksanakan harus 1. harus di ________ 2. Berdasarkan kuantitas Berdasarkan kualitas Secara terampil Secara teliti Secara cepat Tanpa upaya yang tidak perlu. Anda harus tahu : _______ 2. Perencanaan Untuk merencanakan Secara benar. 4. Pelaksanaan Pekerjaan _______ harus dilaksanakan 1. 5. Tabel 2. Laksanakan. Mungkinkan diselesaikan Pelihara secara kaku. melatih. 5.1. Anda seharusnya diberi 2. memotivasi. 1. Kondisi kerja yang baik Kesehatan Kebahagiaan Pengembangan diri Uang Sesuai dengan potensi Anda. imbalan ______________ 3. 4.

dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana. 8. dan menerapkan tata laksana yang demokratis.12 Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut: 1. program Diklat. 7. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja. Pengertian perkantoran modern dapat ditengarai adanya bangunan dan tata ruang yang baik. efektif. cara berpikir dan bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. menyusun organisasi. dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan. perbaikan sistem penelusuran arsip. penggunaan alat dan perlengkapan termasuk mebel yang tepat. penetapan jadwal pemusnahan arsip. serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. . penjadwalan. berkeadilan serta manusiawi Prinsip-prinsip kerja efektif Leffingwell dalam perkantoran modern mencakup perencanaan. 5. produktif. pelaksanaan. Hal ini termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien. 6. dan perencanaan perbaikan formulir kantor. nasihat kepegawaian. Kantor modern juga mendayagunakan biaya. bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembaangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir). Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan dipergunakan apabila hasilnya ekonomis otomatis hendaknya 2. 9. efisien. para pegawai yang disiplin. Kesadaran kerja. dan panduan perintah. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan. profesional serta memiliki sikap. keterlambatan. 3. 4. Komaruddin menyusun sembilan prinsip kerja efektif dalam perkantoran modern. pengukuran dan imbalan terhadap pekerjaan. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya.

Untuk mencapai tujuan tersebut. Namun pengertian apapun yang diberikan. . Kegiatan pokok sering disebut kegiatan substantif. maka kegiatan pokok organisasi yang satu akan berbeda dengan kegiatan pokok organisasi yang lain kalau memang kedua organisasi itu mempunyai tujuan yang berbeda. Salah satu kegiatan penunjang ini adalah kegiatan penanganan data/informasi. 1. 3. pengertian manajemen perkantoran dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan perencanaan. Jelaskan pengertian kantor. Jelaskan pengertian perkantoran modern! Berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran modern! Jelaskan secara singkat pengertian organisasi dan unsur-unsur apa yang yang terdapat dalam organisasi! Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi! Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan dalam perkantoran modern! Uraikan secara singkat prinsip-prinsip manajemen perkantoran! Rangkumman 1. Setiap organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu. 6. 3. Kegiatan pokok adalah kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. penggerakan serta pengawasan dan pengendalian pekerjaan perkantoran. 2. dan kegiatan penunjang disebut kegiatan fasilitatif. Oleh karena secara langsung mengenai tujuan organisiasi. Kegiatan-kegiatan organisasi dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar. pengorganisasian. Akan tetapi. 5.13 E. Pengertian manajemen perkantoran beraneka ragam. kegiatan penunjang untuk organisasi dengan tujuan apapun dapat dikatakan seragam. yaitu kegiatan pokok dan kegiatan penunjang. F. Latihan Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini secara singkat namun jelas. Kegiatan penanganan data/informasi disebut kegiatan perkantoran. 4. 2. termasuk keuangan. Secara substansional jelas yang di “manage” adalah seluruh unsur pekantoran. sistem. organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. prosedur dan metodenya serta informasi yang berkaitan. 7.

yaitu data dan informasi. sesuatu. etc. yakni sekelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah. dan sebagainya). informasi. 1. tindakan.dari mana kesimpulan dapat ditarik). actions. pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. Data adalah ibarat bahan baku yang setelah diolah (diubah) menjadi informasi. 14 .BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab III. peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengertian untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan. baik sekarakang/saat ini maupun yang akan datang). (data adalah bahan mentah/bahan baku informasi. grafik. Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian data. Gordon menyatakan bahwa information is data that has been processed into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current or prospective decisions (informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan mempunyai/memiliki nilai nyata dalam keputusan. A. Sementara itu. statistik. things. Berikut akan kita bahas tentang informasi. Informasi Lucas mendefinisikkan informasi sebagai some tangible or intangible entity which reduces uncertainty about a future state or event. Sebelum membahas tentang pelaksanaan perkantoran modern.bisa tabel. data dan informasi. Data dan Informasi Anda telah mempelajari tentang pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern dalam Bab II. Anda perlu memahami lebih dahulu dua konsep yang berhubungan. dan pelaksanaan pekerjaan perkantoran modern. Dalam Webster’s New World Dictionary. angka simbol/lambang-lambang khusus dan sebagainya. Data The Liang Gie (1976) menyatakan bahwa data adalah hal. selanjutnya dalam Bab III Anda akan pempelajari pelaksanaan perkantoran modern. Bentuknya adalah huruf. 2. Sementara itu Gordon (1985) mendefinisikan data sebagai the raw material for information defined as groups of non-random symbols which represents quntities. dinyatakan bahwa data adalah fact or figure from which conclutions can be inferred (fakta-fakta/gambar .

data dan informasi dalam bentuk pengambilan keputusan adalah incomplete (tidak lengkap). Jika tidak. Bagaimana pendapat Anda? Kita harus ingat bahwa pertama. hubungan yang diperlukan. Perilaku yang bagaimana yang terpengruh oleh data? Perlu ditekankan di sini bahwa perilaku yang dimaksud adalah perilaku dalam pengambilan keputusan. Pertanyaannya adalah kapan pengaruh itu akan berlaku? Misalnya perkiraan cuaca yang disiarkan setelah dunia dalam berita TVRI. e. dan kedua. Data atau informasi? Dari mana kita dapat melihatnya? Bukankah temperatur yang disiarkan itu hasil dari pengolahan bahkan dengan alat bantu tertentu? Kapan ia mulai berlaku menjadi informasi? Biasanya mulai pada tanggal dan jam tertentu. Kalau kita mengacu pada pengertian bahwa informasi sebagai data yang telah diolah. dengan efek terhadap perilaku seseorang. Sementara itu. terdapat selang waktu. c. b. maka tetap menjadi data. yaitu untuk mengambil keputusan. Jelas bahwa keadaan yang demikian. Dalam kaitan ini.15 Buch dan Stater menyatakan bahwa information is the aggregation or processing of data to provide knowledge or intelligence (informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data guna memberikan pengetahuan dan kepandaian. and the earliest outcome is tomorrow’s. dalam arti menggerakkan orang untuk berperilaku sesuai dengan maksud dan tujuan disampaikannya data itu. Bentuk (efektifitas. Tujuan penerima. Ruang dan tempat. Jadi. di mana ‘the earliest data are yesterday’s. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data. f. 3. Data dan Informasi Data hanya akan menjadi informasi apabila ia mempengaruhi perilaku seseorang. d. Berguna tidaknya informasi tergantung pada: a. Selang waktu (time lag) karena data berasal dari waktu yang . data hanya akan menjadi informasi kalau mengandung arti. Waktu. Semantik. sudah tepat sasaran. ada selang waktu antara pemberitahuan data dan masa mulai berlakunya data itu. George R. baik waktu maupun isinya. sudah sesuai dengan tujuan. the earliest decision is today’s. Dari sekian banyak definisi kiranya dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan keputusan. kecenderungnan) dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen). Terry (1962) menyatakan bahwa information is meaningful data that conveys usable knowledge (informmasi adalah data yang mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang bermanfaat). yaitu hubungnan antara kata dan arti yang diinginkan. apakah sudah jelas.

perhitungan harus dibuat. sehingga fungsi kantor sebagai pusat informasi yang melaksanakan pekerjaan seperti diuraikan di bawah ini. transaksi. Definisi luas ini dapat diperjelas. Menerima informasi Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah surat. dan laporan berbagai kegiatan organisasi. Merekam informasi Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. manajemen. Mengatur Informasi Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. O. rekaman stok. pengetahuan. Apa yang dipersyaratkan pengambil keputusan adalah proyeksi kinerja yang akan datang. B. kegiatan. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum. kantor pun memperoleh informasi. tetapi di samping itu. Selain menerima informasi yang masuk seperti itu. latar belakang pendidikan.16 lalu dan masa berlakunya kemudian. pengemudi. Seorang pengambil keputusan tidak hanya akan mempertimbangkan keputusan yang akan diambilnya berdasarkan data yang ada di hadapanannya. faktur. pesanan. lingkungnan. tetapi juga adalah intuisi. manajer. 2. tetapi hanya beberapa menyebabkan berapapun banyaknya informasi. panggilan telepon. sedang isinya. laporan keuangnan. yakni bahan baku/bahan mentah tidak akan mencakup setiap karakteristik fenomena yang muncul. Mills. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil negosiasi. Data dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda. 3. dan sebagainya misalnya korespondensi. Contohnya : dokter. Kantor bertanggung jawab untuk memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen. 1. faktur. adalah suatu fungsi yang paling penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang . feeling. bahkan biasanya hal itu sangat dominan. bahkan para menteri sekali pun. keterampilan dan pengalamannya akan turut berperan besar. pesan. maka informasi tidak pernah dan tidak akan pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern G. dan hasil analisis lainnya. Standingford (1990) mendefiniskan tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. rekaman harus disimpan hanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian organisasi.

Sebagian informasi yang didistribusikan bersifat rutin. dan pekerjaan apa saja yang dilaksanakan? D. merekam. mengatur. dan informasi dapat diberikan secara liisan atau secara tertulis. C. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan. sebagian lagi bersifat khusus. serta melindungi aset kantor. 3. misalnya instruksi. Sedangkan kegiatan kantor ialah sebagai pusat informasi sejak menerima. Melindungi Aset Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima. Rangkuman Dapat dibedakan antara data dan informasi. anggaran dan lain sebagainya. Memberi informasi Jika manajemen meminta. Latihan Jawablah soal di bawah ini secara singkat namun jelas. 1. kantor membagikan informasi dari rekamannya. 4. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman yang vital. laporan perkembangan. Berikan batasan tentang data! Berikan definisi informasi! Apa perbedaan antara data dan informasi! Jelaskan bahwa kantor sebagai pusat informasi. mengatur dan memberi informasi saja. .17 terlatih dengan baik. 4. 2. 5. memberi kepada pihak-pihak yang membutuhkannya. merekam. mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank.

gambar. lambang. Anda dapat memberikan batasan korespondensi dan surat. menerapkan bahasa dalam menulis surat dinas. 18 . Pemberian informasi melalui telepon. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat. dan menulis sepucuk surat dinas. Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. A. informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas. Pengertian Korespondensi Dan Surat Dalam kehidupan sehari-hari Anda bergaul dengan sesama Anda. dan melalui telelvisi masih tergolong ke dalam pemberian informasi secara lisan. dengan ketua RT. dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan. radio. Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi. manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi. menjelaskan tujuan umum surat. Dalam kedudukan Anda sebagai pegawai suatu instansi. lurah dan sebagainya. tulisan. dengan ketua RW. Berbagai perusahaan akan saling mengisi dan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain dan sebagainya. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. suatu instansi atau departemen akan berkomunikaksi dengan instansi atau departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. isyarat atau tanda-tanda lain. Cara-cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada. dan bagian-bagian surat.BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab IV ini. Selanjutnya. baik secara lisan maupun secara tertulis. langkah-langkah teknis penulisan surat. salah satunya adalah surat. Dalam pergaulan seperti disebutkan di atas. Anda akan bergaul dengan saudara-saudara dan kedua orang tua Anda. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi. syarat-syarat surat yang baik. Demikian pula. Anda bergaul dengan pegawai yang lain dan dengan pemimpin Anda. Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan. Selanjutnya akan diuraikan tentang pengertian korespondensi dan surat. syarat dasar bagi penulis surat. Dalam kedudukannya sebagai anggota suatu keluarga. Sarana komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti yang digambarkan di atas terdiri atas beberapa macam. Anda akan bergaul dengan tetangga Anda. gaya surat. fungsi surat dinas.

Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja masih banyak. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses “paperless”. instansi. C. Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut : 1. dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi siapapun yang mendalami korespondensi. karena masing-masing pengertian itu akan saling melengkapi. surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. instansi. . surat tidak selalu tertulis di kertas. atau organisasi) kepada pihak lain (orang. Tujuan Umum Surat Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat sampai ke penerima. dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. Istilah “paperless” di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali. Fungsi Surat Dinas Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Oleh karena itu. B. atau organisasi). 2. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan. misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang lain atau pihak lain. Bila dikehendaki oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki.2) memberi batasan : surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang. isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.19 Dari uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan apa yang disebut dengan surat. Dengan kata lain. E. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan. Zaenal Arifin (1996:. Rumusan lain misalnya. tujuan umum setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai.

Apa lagi bila Anda menulis surat dinas. dan harus ada keseragaman pola bentuk. seperti subjek dan predikat. Syarat Dasar Bagi Penulis Surat Untuk dapat membuat surat yang bisa digolongkan sebagai surat yang baik. 5. seperti surat keputusan atau surat instruksi. hendaknya memenuhi syarat-syarat surat yang baik. D. tidak menyinggung perasaan si penerima. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih.20 3. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik. 4. 4. sebagai sarana komunikasi tertulis. Surat dinas sebagai pedoman kerja. Selain itu surat harus bersih dan necis. surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas dalam surat. . Surat dinas. mempunyai pengetahuan tentang pandangan atau pola pikir dari pembacanya. Khusus untuk surat-surat dinas. Kemudian bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal. Tentu saja akan lebih menguntungkan apabila penulis surat dalam hal-hal tertentu. sebaiknya menggunakan format yang menarik. serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. Pengetahuan tentang teknik korespondensi. penulis surat perlu memiliki kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut: 1. terutama surat-surat perjanjian. yuridis dan administratif. E. serta memakai bahasa yang jelas. dan takzim. seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi. adab. Penguasaan bahasa. Selanjutnya. Bahasa surat dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. Sebaliknya. dan dapat berfungsi baik secara umum maupun secara khusus seperti tersebut di atas. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima. Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. terutama bahasa tulisan. dinyatakan secara tegas. 2. Syarat-Syarat Surat Yang Baik Bila Anda menulis sepucuk surat. 3. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan. surat yang singkat merupakan suatu keuntungan. tidak terlalu panjang. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca. 5. padat. harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan. yang selanjutnya sebagai bukti sejarah.

seseorang semakin terbiasa dengan langkah-langkah tersebut di atas. Bagian-Bagian Surat Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah formatnya. 5. Lampiran. Sebaliknya. 10. Masing-masing bagian itu terdiri atas subbagiansubbagian. bagian tubuh dan kaki surat. bahkan tidak terasa lagi melalui langkah-langkah itu. Nomor surat. Perkiraan tentang pembaca. Pengumpulan data/informasi. Semakin sering menulis surat. Kalimat pembuka. Tanggal surat. biasanya dibuat formulir atau surat isian. 4. 8. maka langkah teknis yang berikutnya adalah: 1. tentu penulis surat juga tidak menghendaki di dalam suratnya termuat informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan. 3. Penyusunan draft atau konsep. Berbagai cara pembagian untuk menyebutkan bagian-bagian surat ini. Alamat dalam. 9. Yang dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. Kalimat penutup. Kepala surat. tertinggal atau lalai tidak termuat dalam surat yang ditulisnya. Isi surat. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi adanya informasi yang terlewat. Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang ditulis mengandung informasi yang relatif sama berulang kali. . 6. Sifat surat. Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan bahwa komunikasi melalui surat adalah yang paling tepat. Penyelesaian. Untuk memudahkan. 7. Penegasan tujuan pokok penulisan surat.21 F. 2. 4. 5. Hal atau perihal. 2. Anda tentu telah memahami bahwa surat terdiri atas bagian-bagian surat. dalam modul ini disebutkan secara langsung bagian-bagian surat ini dengan rinci sebagai berikut: 1. G. Salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala. 3.

3. Untuk instansi-instansi pemerintah. Tembusan. Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi pemerintah sebagaimana dicantumkan dalam keputusan MENPAN No. Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style) Format Balok yang diubah (Modified Block Style) Format setengah Balok (Semi Block Style) Format Sederhana (Simplified) Format Inden atau Bentuk Lekuk (Indented Style) Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf) Beberapa pola bentuk tersebut di atas dapat disimak di halaman berikut: . Penempatan bagian-bagian surat itu termuat dalam format tertentu membuat perbedaan-perbedaan bentuk surat yang biasa disebut juga dengan istilah “style”. 72 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. bentuk surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No.22 11. 13. 5. pedoman umum tentang penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ini dimuat dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas. Pengaturan dan penentuan tentang penggunaan bagian-bagian surat serta teknik pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan pimpinan organisasi yang bersangkutan. Nama dan NIP penanda tangan. Penggunaan dan teknik pengetikannya diatur dan ditentukan oleh masing-masing organisasi. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan oleh seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang bersangkutan. 72 Tahun 2003. Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masing-masing. Untuk instansi pemerintah. Nama jabatan 12. Bentuk atau “style” surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh organisasi yang bersangkutan. di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal bentuk-bentuk surat: 1. Initial. 14. Di atas telah disebutkan bahwa penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ditentukan oleh masing-masing organisasi. dan digunakan sebagai pedoman. 4. 6. 2.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------.1. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---. Format Surat Full Block Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------.23 Gambar 4./ ----------------------- .

Format Modified Block Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------. ------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------.2./ ----------------------- .24 Gambar 4.

Format Surat Semi Block Kepala Surat ---. ------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------. ----------------------------------------------------------------------- ------------------- .25 Gambar 4./ -------------------------------------------------------------------------------. 3.

Format Simplified Kepala Surat ----------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------.------------- ---../ ----------------------- ..4.26 Gambar 4.

Format Surat Resmi I Kepala Surat ---------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.27 Gambar 4.5. ------------------------------ ---------------------./ ---- .

6.28 Gambar 4. ----------------------------------------------------------------------------------./ ---- . Format Surat Resmi II Kepala Surat ---------------- ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------.

29 Gambar 4. Format Surat Bentuk Resmi (KEPMENPAN 72/2003) Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------.----------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ --------------------------------.7. --------------------------------- ------------------------------ ------------------- .

Format Surat Menggantung (Hanging Paragraph) Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------ ------------------------------- .30 Gambar 4.8.

penulisan paragraf penutup. Sebaliknya. Selanjutnya. ketika Anda mempelajari bagian-bagian surat. bagaimana penulisan tanggal surat. kalimat yang enak dibaca adalah yang sopan dan simpatik. dalam bagian isi surat tercantum pesan penulis yang ingin disampaikan kepada penerima surat. pemakaian ejaan yang disempurnakan. sebagai salah satu jenis karangan tertulis. dan penulisan tembusan surat. Anda perlu juga mempelajari bagaimana penulisan bagian-bagian itu dengan menggunakan bahasa yang benar. penanda tangan surat. beberapa gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam sebuah paragraf yang sama. misalnya. penyusunan kalimat. Kemudian.31 H. bagaimana penulisan nomor. Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas Sebenarnya. Dalam Subbab H ini akan dibicarakan bagaimana penggunaan bahasa yang benar dalam bagian isi surat. dan hal surat. Namun. Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. paragraf dikatakan memiliki . kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit. Selanjutnya. 1. dan enak dibaca. sesuai dengan kaidah komposisi atau kaidah karang-mengarang. bagaimana penulisan kepala surat yang benar. dan penyusunan paragraf. tidak berarti bahwa unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan. penulisian alamat surat. tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca. surat. Pembicaraan kaidah komposisi yang bertalian dengan surat-menyurat mencakupi pemilihan kata. 2. penulisan paragraf pembuka. Penyusunan Paragraf Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam surat hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh penerima surat. yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa. Seperti Anda ketahui dan sadari. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh. Berikut akan dibahas satu persatu. gagasan yang sama tidak dituangkan dalam beberapa paragraf. hendaknya menggunakan bahasa yang benar. Penyusunan Kalimat Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif. lampiran. Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf itu betul-betul hanya berbicara satu masalah. Agar pesan yang terdapat dalam surat itu komunikatif dan mudah dipahami oleh penerimanya. di samping mengemukakan fungsi bagaian-bagian tersebut. Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat. yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan. singkat. Dengan kata lain.

Namun. 2. Laporan hasil penelitian yang Bapak kirim telah saya terima dengan baik. namun. yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. selain itu. yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil. seperti selanjutnya. agar kalimat-kalimat itu saling berkaitan. hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman tersebut. dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan. I. atau diikat dengan pengulangan kata yang dipentingkan Marilah kita bandingkan paragraf yang tidak memiliki syarat kesatuan dan kepaduan dengan paragraf yang memiliki dua syarat dengan baik. semua kalimat harus disusun dalam satu paragraf. dan saling berkaitan. pernyataan-pernyataan tersebut hanyalah merupakan kalimat penjelas yang memperterang kalimat utama. Di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. Laporan Hasil penelitian itu tertukar. Sebaliknya. Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu paragraf. Mungkin laporan hasil penelitian itu tertukar ketika staf Bapak mengepaknya. ini. Paragraf ini hanya berisi satu gagasan. di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. dan oleh sebab itu. yaitu tertukarnya hasil penelitian yang dipesan dengan hasil penelitian yang tidak dipesan. Di samping itu. yakni tentang kiriman buku tentang hasil penelitian. Bersama ini saya kembalikan Laporan Hasil Penelitian yang tidak saya butuhkan. yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil. Latihan Kerjakan latihan dibawah ini dengan sungguh-sungguh. nya. hendaklah digunakan pengait paragraf. diikat dengan kata ganti. dan saya mohon Bapak segera mengirimkan laporan yang saya pesan. Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya terima dengan baik. 1. Jadi. bersama ini saya kembalikan laporan hasil penelitian yang tidak saya butuhkan. Oleh sebab itu. dan tersebut. seperti itu. Walaupun dalam papragraf ini terdapat pernyataan tentang adanya kekeliruan pengiriman. Berikan batasan korespondensi dan surat! Apa saja tujuan umum surat? .32 kepaduan jika kalimat-kalimat yang Anda susun saling berhubungan. Hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. sebaliknya. Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf. sebagai berikut.

maupun dalam langkah-langkah dalam menulis surat. 4. J. Adapun tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. baik dalam teknik penulisan. idented dan hanging paragraph. 4. Jadi surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi Oleh karena itu. 6. style dalam menulis surat. Pemberian informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak dapat berhadaphadapan dengan penerima informasi. manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi baik secara lisan maupun secara tertulis. Anda dalam menulis surat jangan lupa menggunakan bahasa yang benar. gaya.33 3. 7. 5. modified block. style. Berbagai macam format. Dalam kehidupan dan pergaulan sehari-hari. Dalam menulis surat terdapat berbagai macam pilihan format. semi block. 3. baik dalam menyusun kalimat. paragraf dan penggunaan tanda-tanda baca. 2. . gaya. simplified. Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas! Uraikan surat-surat yang baik! Jelaskan syarat dasar bagi penulis surat! Uraikan langkah-langkah teknis penulisan surat! Buat sepucuk surat dinas dari instansi Anda yang ditujukan ke instansi lain! Rangkuman 1. Kegiatan tersebut disebut korespondensi dan berkomunikasi dengan surat. yaitu full block. penulis surat harus memenuhi syarat.

Anda diharapkan dapat memberikan penjelasan bahwa organisasi tergantung filing. yaitu jika seorang pimpinan yang sangat sibuk. organisasi/perusahaan banyak dipuji keberhasilannya. menjelaskan sistem penyimpanan arsip (filing). lengkap. karena organisasi/perusahaan tersebut tidak mengakui adanya kenyataan tersebut. sistem arsip. dan pengawasan. Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu diperhatikan. sebab informasi yang penting serta merta tersedia pada saat dibutuhkan. Organisasi/perusahaan banyak mengalami kegagalan. Banyak kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan tergantung pada filing. etc for an organization or person” Dapat diartikan bahwa seorang sekretaris adalah seseorang yang bertanggung jawab atas 34 . penggerakan. dan tiba-tiba memerlukan informasi tentang sebuah kontrak yang datang beberapa hari yang lalu dalam suatu surat. sekretaris mempunyai arti “one who keeps record. Organisasi Tergantung Pada Filing “Sangat diperlukan” adalah kata yang cermat untuk menggambarkan fungsi filing baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta. Peranannya semakin terasa penting dengan meningkatnya kebutuhan penyediaan informasi yang tepat waktu. Seperti suatu pernyataan yang secara dramatis menjadi kenyataan. memberi batasan arsip. sedang berbicara melalui pesawat telepon. Hal ini yang menjadi salah satu sebab perlunya sistem penyediaan dan penyimpanan informasi yang efektif. karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam melaksanakan fungsinya yaitu perencanaan. handles correspondence. dan menjelaskan penyusutan arsip. menyiapkan peralatan filing. Ia mengingat-ingat kembali bahwa perjanjian penawaran lebih dari 3 milyard rupiah. paling tidak untuk digunakan selama percakapan melalui telepon tersebut.BAB V MANAJEMEN ARSIP DINAMIS Indikator keberhasilan: Setelah Anda mempelajari Bab V ini. cepat. sementara ia melanjutkan terus percakapannya melaui pesawat telepon. Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang dalam suatu organisasi. dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. dan akurat untuk kepentingan organisasi tersebut. karena menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasi dan pengambilan keputusan organisasi/perusahaan yang penting dapat dibuat dengan mudah dan cepat. A. jika surat tersebut tidak dapat ditemukan oleh sekretaris tersebut. Padahal. tetapi jumlah yang pasti ada dalam file-nya. dalam Webster’s New Worls Dictionary. Beberapa kata dilontarkan kepada sekretarisnya untuk menemukan surat tersebut. arsip tersebut fungsinya sangat penting bagi kelancaran kegiatan. menyimpan dan menemukan arsip. Pada hal. pengorganisasian. dapat secara visualisasi diuraikan . Di sisi lain. Dapat dibayangkan bagaimana jadinya. baik organisasi pemerintah maupun swasta. yang fungsinya mengelola informasi.

35

penanganan informasi bagi suatu organisasi seseorang.

secara keseluruhan atau untuk

Oleh karena suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahanbahan dengan aman, maka filing dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi” . Dan oleh karena orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filing merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi. Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi, maka seorang Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat tertentu agar dalam melaksanakan tugas filing dengan efisien dan efektif. Sifatsifat tersebut anatara lain :ketelitian, kerapihan, serta menguasi bidangnya. Mengingat hal tersebut, seorang Sekretaris harus mempunyai pengetahuan dasar filing, yaitu di mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan semua catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua catatan yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi suatu riwayat yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah, swasta atau pun profesional, besar atau kecil pasti perlu untuk menyimpan arsip untuk acuan di masa yang akan datang. Kenyataan penting mengenai produk; data statistik, informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak terbilang rincian lain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur filing yang sistematis. Arsip ini harus disimpan tidak hanya untuk disimpan dengan aman, tetapi juga harus dapat ditemukan dengan segera. Pentingnya filing dapat diilustrasikan oleh suatu studi di Amerika Serikat yang menunjukkan bahwa 43 persen organisasi/perusahaan yang arsipnya musnah oleh kebakaran atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk melakukan kegiatannya. Penyimpnan arsip harus dapat mencegah dari kehilangan adalah sangat penting, dan merupakan bagian dari proses filing. Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang khusus terhadap kebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap keadaan cuaca. Namun demikian, dalam semua kasus tersebut, semua arsip yang disimpan harus dicegah terhadap resiko salah menempatkan. Salah memfile arsip dapat menyebabkan kerugian organisasi/ perusahaan beratus-ratus ribu rupiah. Kesempatan untuk memperoleh keuntungan dapat saja lenyap, karena arsip tidak dapat ditemukan; penjualan besar tidak dapat diperoleh jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontrak tidak siap sedia. Waktu terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang disimpan secara tepat dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah.

36

B. Arsip Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 7 Tahun 1971). Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang. Tujuan penyimpanan arsip tersebut antara lain : 1. 2. Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu; Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil/kinerja di masa yang lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan datang; Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum.

3.

C. Sistem Arsip 1. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem kearsipan mempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu secara efisien. 2. Siklus Hidup Arsip Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup sebagai berikut: a. Tahap Penciptaan Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai media penyampai informasi, sebagai dasar perencanaan,

37

pengeorganisaisan, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya. Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan secara internal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti surat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh orang lain. Namun demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol dan dikendalikan berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan b. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filing) Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus). Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam penyelenggaran administrasi sehari-hari. c. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find. d. Tahap pemindahan Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal ini arsip dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor. e. Tahap pemusnahan Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin yang mahal. Kelima tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis arsip. Jika salah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara serius/tidak

cara penyimpanan sampai dengan pemusnahan arsip. dan dengan suatu cara yang memungkinkan penemuan arsip dengan cepat. Dari uraian di atas. Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain berupa: 1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan. Apa yang lebih bermakna penting bahwa organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal. katalog. dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan dalam pengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya menyangkut cara penyimpanan arsip. 4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip. kontrak. hanya arsip yang penting untuk kegiatan organisiasi/perusahaan yang efisien. yang paling tepat. tagiahan. tetapi mencakup hal-hal mulai dari penciptaan. Untuk biaya memelihara filing pada tingkat minimal. Organisasi yang sistematis harus mengkarateristikkan file tersebut. Kemudian. atau arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih disimpan. Tidak semua harus di-file. filing dapat menjadi sesuatu kegiatan pencarian terhadap sesuatu yang tersembunyi . yang tidak ada tempat lagi dalam dunia organisasi/perusahaan yang modern. 3) “Banjir arsip”. agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. tergantung pada derajad efisiensi yang dicapai dalam kegiatan filing. mengatur. Pencarian materi yang disimpan secara tidak baik dan ceroboh dapat merupakan suatu pemborosan yang jumlahnya dapat mencapai beratus-ratus juta rupiah. seperti surat masuk. laporan. adalah suatu ungkapan klise. pernyataan. dan (2) arsip yang berasal dalam organisasi/ . dan menyimpan arsip. 2) Hilangnya arsip yang penting. Definisi Filing Filing dapat diberikan definisi sebagai berikut: Filing adalah proses mengklasifikasi. D. Sistem Filing (Penyimpanan Arsip) 1. Materi yang akan disimpan dalam file berasal dari dua sumber : (1) arsip yang berasal dari luar organisasi/perusahaan. maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif. Tanpa pengorganisasian yang cermat. arsip-arsip yang sama disimpan di beberpa lokasi/tempat penyimpanan. keputusan yang baik harus dilakukan dalam memilih arsip yang akan disimpan.38 efektif. dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar filing : menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman. Kegiatan dan perlengkapan filing memang cukup mahal. “File to find”.

Anda telah mulai mengenal konsep dasar filing. Dari lokasi sentral ini. tetapi juga diharapkan untuk menemukannya dengan cepat. Karena organisasi/perusahaan tumbuh. Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan. Anda sedang memilih informasi dalam suatu buku yang terorganinisir yang menerapkan prinsip-prinsip filing. Nama-nama tersebut diatur secara alpabetis. Buku telepon adalah sebuah contoh salah satu dari dua konsep dasar mengatur arsip agar dengan mudah disimpan berdasarkan nama. Supervisor file. filing adalah kegiatan purna waktu. arsip tersebut mempunyai pengaruh dengan berbagai macam cara terhadap kegiatan setiap pegawai dalam organisasi/perusahaan tersebut. Lebih sering kemudian ia tidak bertanggung jawab dalam menyimpan file-file pribadi pegawai. 2. File sering disimpan dalam lokasi sentral. Tidak ada seorangpun Sekretaris yang telah menyelesaikan Diklat Sekretaris tanpa pengetahuan yang mendalam tentang prosedur filing. teknik. Tidak hanya ia diharapkan untuk mengetahui bagaimana untuk menemukan . Setiap saat Anda mencari sebuah nama dalam Direktori Telepon. Metode lain berdasarkan pada nomor. diperlukan untuk mengawasi file pegawai. Seorang Sekretaris misalnya. terutama dalam organisasi/perusahaan yang lebih besar. arsip tersebut dalam organisasi/perusahaan biasanya kopi karbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli. tanpa pemahaman tentang filing dan sistem filing akan menemui hambatan yang sangat besar pada dirinya sendiri. arsip dapat lebih mudah dicari oleh berbagai macam bagian/bidang yang membutuhkan mereka untuk tujuan referensi/acuan. seperti surat keluar. fungsi filing menjadi lebih kompleks dan menuntut. Pegawai yang spesialis dalam filing menjadi orang yang penting dalam kegiatan dalam kantor.” adalah permintaan yang biasanya diminta dari seorang Sekretaris. tentu saja. “Saudari Gaharani. Kantor dan Filing Oleh karena arsip sangat penting dalam setiap organisasi/ perusahaan.39 perusahaan. atau sering kita kenal dengan buku telepon. Pekerjaan dalam kantor khususnya berkepentingan dengan arsip . tagihan dan semacamnya. Sebuah . dan pengetahuan Anda tentang abjad membantu Anda untuk menemukan suatu nama yang Anda inginkan. berikan saya selembar kopi surat yang kami tulis kepada Departemen Pekerjaan Umum tentang barang-barang marterial Gedung Perpustakaan yang baru.menciptakannya dan kemudian menemukan dan menggunakannya. Sering ia diminta untuk menciptakan sistem filing yang lengkap untuk organisasi/perusahaan atau untuk memahami sistem yang sudah ada. dan manajemen arsip. laporan. Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filing secara resmi.. Materi/bahan dari luar organisasi/perusahaan biasanya kopi yang asli. kontrak. sebab ada keuntungan-keuntungan tertentu.

arsip dapat disimpan berdasarkan 1) nama . misalnya surat-surat. Melalui sistem abjad. nama instansi. Susunan dalam sistem penataan berkas berdasarkan abjad dengan mengikuti urutan huruf latin a sampai z. Seperti tyang akan diuraikan bahwa mengindeks ialah memilih judul (caption) di bawah mana arsip akan diberkaskan. b. 5) kronologis. departemen dan lembaga pemerintah nondepartemen. daftar alamat. alpabet adalah dasar dari semua sistem filing. hal-hal yang berkaitan dengan segi hukum dan masih banyak lagi yang lain. nama tempat atau nama barang. Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan dalam mengindeks. Namun demikian. dan yang paling banyak digunakan. arsip-arsip ini dapat diberkaskan baik secara tunggal maupun berkelompok. arsip kesehatan. sesederhana kita mengucapkan a. Arsip diklasifikasikan berdasarkan nama perusahaan. sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat bilamana dibutuhkan. 4) masalah. Dinamakan sistem abjad. Mengabjadkan Dengan tidak memperhatikan jenis arsip. langsung. yaitu a. Sistem Filing Sebagai kesimpulan. seperti nama orang. . tetapi jenis-jenis arsip diklasifikasikan secara abjad . Manfaat utama adalah langsung dan sederhana. karena tidak menggunakan relatif indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika akan menyimpan dan menemukan selembar arsip. arsip kepegawaian. Sistem ini langsung. karena adanya prosesing melalui komputer. b. Sistem abjad adalah sistem yang tertua.40 contoh adalah suatu sistem filing di sebuah rumah sakit di mana arsip diminta berdasarkan nomor. agar pelaksanaannya sistem abjad dapat berjalan dengan lancar. bahkan walaupun arsip disimpan berdasarkan nomor. tetapi dibutuhkan aturan yang standar dalam menangani berbagai jenis nama. laporan. 2) angka 3) nama tempat. Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan filing . 3. nama orang. maka harus dibakukan peraturan untuk diikuti oleh setiap pegawai dalam organisasi tersebut. Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem nomor/angka. formulir-formulir. perusahaan. Sistem Alphabetis Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain. dan c. karena dasar pengaturan arsip berdasarkan abjad.

kata tangkap adalah nama-nama orang dan organisasi. Dalam sistem subyek. mengakibatkan kekacauan. yang digunakan dalam filing. Siagian teridiri dari tiga unit: (1) Sondang. Dalam Bab ini akan dibicarakan beberapa saya yang dianggap penting. Dalam Sistem Abjad. dan kedua. dan C mendahului D. tiga unit. Masing-masing bagian nama orang atau organisasi digunakan dalam mengindeks adalah suatu unit. adalah urutan alpebetis yang benar. empat unit. Dimyati diatur dalam urutan alpabetis yang benar. Nama Achmad. Kata Tangkap (Caption) dan Aturan Mengindeks Istilah mengindeks. karena dalam albabet. . mencakup dua kegiatan pertama. keempat. Nama Sondang P. Nama instansi: Lembaga Administrasi Negara. Mengabjad adalah pengaturan nama-nama sesuai urutan alpabetis dari surat. Chairuddin. (2) P. Perusahaan Batubara Bukit Asam. nama perusahaan adalah kata tangkap. ada 20 standar aturan mengindeks yang digunakan. meskipun huruf yang pertama dalam masing-masing nama adalah sama. Jika setiap orang yang melaksanakan filing membuat sendiri aturan. untuk huruf yang ketiga.41 c. Darmanto. sedangkan sistem kronologis kata tangkap ialah tanggal. 1) Istilah Mengindeks Dalam aturan mengindeks menggunkan dua istilah yang Anda harus memahami alphabet dan unit. menentukan urutan yang sesuai kata-kata dalam kata tangkap itu. memilih kata tangkap (Captions) di mana arsip harus difile. huruf yang kedua. Dewayanti. hanya orang yang melaksanakan benar-benar filing dapat menemukan arsip tersebut. dalam sistem geografis. nama-nama tempat.dan (3) Siagian. kata tangkap adalah nama-nama subyek/masalah. huruf a dalam Darmanto mendahului e dalam Dewayanti. Dan seterusnya. aturan standar harus diamati oleh setiap siapa saja dalam menyeleksi dan mengatur kata tangkap. A mendahului C. yang berbeda dalam masing-masing nama. dan Damayanti diatur dalam urutan alpabetis yang benar. dan e dalam Dewayanti mendahului i dalam Dimyati. dan kelima . Kata tangkap (Caption) adalah suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen /arsip untuk tujuan Filing. Paling tidak. Jelas. jika ditentukan bahwa suatu surat disimpan dalam file PT Semen Batu Raja.

huruf demi huruf. marga atau nama akhir . yang tidak sempat dibahas di sini. Unit kedua dipertimbangkan hanya jika unit pertama sama. . nama pertama. Nama Instansi/Perusahaan Nama perusahaan instansi lembaga yang menggunakan nama orang disusun dalam urutan sama seperti pada waktu mengindeks nama perorangan yang lengkap. d. Sistem Filing Subjek/Perihal Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad. Risson. Perseroan Terbatas Masih banyak aturan yang lain.42 2) Aturan Mengindeks Urutan Alpabetis Nama-nama diurutkan abjad dengan membandingkan unit pertama dalam setiap nama. kedua. kalau ada . dan nama tengah. PUSRI Jakarta ¨ PUSRI. wanita yang sudah menikah dan lain sebagainya. Unit yang ketiga dipertimbangkan hanya jika huruf pertama dan kedua sama. mempunyai nama suci. misalnya nama orang yang bergelar. marga Suatu nama yang menggunakan nama keluarga. Associates PT. Jakarta. karena organisasi Anda melaksanakan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berkenaan dengan organisasi Anda. Buyung (&). pertama. Contoh : Adnan Buyung Nasution & Ass ¨ Nasution. dan sebagainya. Contoh : Lisa Nurena. Sihotang ¨ Sihotang. Lisa. Adnan. Di samping itu ada pula nama bukan nama orang. P. Contoh : Risson P. marga. SE ¨ Nurena. maka nama marga sebagai urutan pertama.yang ketiga. maka Anda dapat menerapkan filing sistem subyek dalam menyimpan arsip-arsipnya. Nama orang Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama orang dalam urutan ini: nama keluarga. SE Nama yang menggunakan nama keluarga.

semua pokok masalah dijadikan subyek. Selanjutnya. masalah-masalah yang berkenaan dengan keuangan keuangan dikelompokkan dalam satu subyek “keuangan”. sehingga disebut sistem nomor (numeric filing system). surat-surat dari dan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia akan disimpan pada map bernomor 2000. Pada prinsipnya. Misalnya. Anda harus menentukan terlebih dahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap hari. Sistem Filing Nomor (Numeric) Sistem filing surat/arsip berdasarkan pada kode nomor sebagai pengganti nama orang atau instansi. Misalnya. dan seterusnya. maka Anda dapat mengembangkan masalah-masalah yang dijadikan subsubyek itu menjadi sub-subsubyek. sub-subsubyek “kenaikan pangkat golongan II”. misalnya untuk subsubyek “kenaikan pangkat” dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi sub-subsubyek “Kenaikan pangkat golongan I”. sistem penyimpanan surat/arsip sama dengan sistem abjad. Demikian seterusnya. dan semua masalah yang berkenaan dengan pokok masalah dijadikan subsubyek. hanya saja nama-nama orang atau instansi diganti dengan kode nomor. Nomor tersebut akan berlaku selamanya. tidak diubah. Masalah-masalah tersebut kemudian dikelompokkan menjadi satu subyek. e. . Seandainya di kemudian hari Anda memperkirakan bahwa masalah-masalah berkembang. Keuangan a) Gaji b) Hadiah Lembaran c) Lembur d) dsb. masalah yang berkenaan dengan kepegawaian dikelompokkan dalam satu subyek di bawah “kepegawaian”. masalah--masalah itu dijadikan subyek dari pokok masalah (subjek) misalnya: Kepegawaian a) b) c) d) Cuti Kenaikan pangkat Lamaran dsb. atau Kartu Nama Nilasari diberi nomor 27451.43 Untuk menerapkan sistem subyek ini.

Oleh kasrena itu. indeks. dan lain-lain.ah sudah mencapai lima surat akan dipindah ke dalam map perorangan. dan buku nomor dapat berupa buku register/buku induk/buku besar. serta keuntungan dan kerugiannya dalam penerapannya. atau pasien yang dalam penyusunannya berdasarkan urut abjad. karena sudah memahami tata caranya.44 Banayak instansi pemerintah yang menerapkan sistem filing nomor. Pelayanan mengecewakan. yaitu kartu kecil yang memuat nomor dan nama nasabah. bank. bahkan uang. Jika kita cermati. asuransi. Tetapi. jika nomor yang bersangkutan . Karena itu. untuk mengingat kode nomornya digunakan alat bantu yang disebut dengan indeks. pasti akan lebih ingat namanya dasripada nomor Tabanas atau nomor pasien Rumah Sakit. sebenarnya sistem nomor lebih sukar diingat dibandingkan dengan nama. seperti di rumah sakit. yaitu file utama. hal ini akan menimbulkan masalah jika pada suatu saat nasabah atau si pasien lupa nomor kodenya. Surat masuk dan keluar dari dan kepada koresponden yang belum lebih dari dari lima akan dicampur menjadi satu dengan surat-surat yang berasal dari koresponden lain di dalam satu file. lain dengan sistem abjad disebut sistem filing langsung (direct filing system). pasien sebuah Puskesmas atau Trumah Sakit. masih banyak instansi yang menerapkan sistem filing nomor yang tidak melengkapi dengan indeks. sebagai akibatnya dokumennya sangat susah dicari dengan cepat. Dalam filing sistem nomor ada tiga unsur. 1) Buku Besar Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map. masih banyak juga instansi yang menerapkan sistem filing nomor hanya beranggapan bahwa sistem nomor lebih mudah dibandingkan dengan sistem abjad. hanya karena sistem nomor tidak diterapkan secara benar. baik dari segi waktu. Sehingga yang dilayani dapat dirugikan. dan disimpan dalam file nomor (file utama) 2) Indeks Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada suatu koresponden atau nama. puskesmas. Pengunaan map campuran ini bertujuan untuk menghemat pemakaian map. File ini disebut file campuran. Oleh karena itu. sistem nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsung (indirect filing system). Misalnya nasabah Tabanas. Namun demikian. tenaga. yaitu map campuran dan map perorangan. Surat masuk dan surat keluar satu koresponden yang juml.

tetapi nomor-nomornya mengikuti aturan blok-blok. tentu saja belum dicantumkan pada buku nomor ini.5 cm) dan dilengkapi dengan kotak untuk menyimpan kartu. sehingga dapat luwes dalam menambah. 3) Buku Nomor Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file nomor. sebagai nomor laci Anaka 37 sebagai petunjuk II. Indeks tersebut disusun secara urut abjad. maka setiap kartu dari setiap nama langsung diberi nomor. Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu indeks. sebagai nomor guide angka 29 rnenjadi petunjuk Ill. maka kartu indeksnya belum diberi nomor. Koresponden yang suratnya belum mencapai lima. jika suratnya sudah mencapai lima. Indeks dibuat dalam bentuk kartu ( dibuat dari kertas karton manila dengan panjang 12. tetapi diberi tanda berupa huruf C. Untuk memfile kartu.cm dan lebar 7. scbagai nomor folder . ada tiga cara untuk menyimpan arsip/dokumen. Jadi setiap nama dibuatkan kartu indeksnya. Dalam penomoran tidak berurut ini dapat dibedakan b) Terminal Digit Pemberkasan (Terminal Digit) Metode ini digunakan untuk mengatasi penataan yang jumlah arsipnya banyak. kartu indeksnya ada dua macam. yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. Untuk koresponden yang suratnya baru sedikit (kurang dari 5). Dalam metode ini. nomor yang berdigit banyak akan dipecah atau dikelompokkan menjadi dua angka atau tiga angka tiap kelompok.5. Sedangkan untuk file surat. singkatan dari Campuran. agar mudah dicari. maupun dalam mengurutkan abjadnya. dengan susunan penyimpangan sebagai berikut : a) Nomor Berurutan (Consecutive) Petode inin merupakan cara penataan berkas dengan menggunakan sistem penomoran yang tidak mempunyai urutan logis (penomoran tidak berurut) atau mempunyai urutan logis. Misalnya nomor 293746 maka akan dipecah menjadi 293 746 atau 29 37 46 dan dibaca dari kanan ke kiri sehingga cara membacanya scbagai berikut : Angka 46 sebagai petunjuk I. Dalam sistem filing nomor. Selanjutnya. maka karti indeks C diganti dengan nomor yang diambil dari buku nomor (register).45 belum/tidak diketahui.

maka nomor terdekat setelah 29 37 46 adalah 30 37 46 bukan 29 37 47. Sebagai Contoh : 76 43 05 77 42 14 77 43 01 77 43 91 76 42 16 75 42 66 74 43 15 75 43 10 74 42 66 75 42 16 76 42 14 74 43 15 75 43 10 77 43 01 77 43 91 No. Biasanya digunakan pada Perusahaan Asuransi. Yaitu laci nomor 47 di belakang guide nomor 37. kemudian digit kedua dan selanjutnya digit terakhir. setelah folder 28. Pembacaan nomor digit dimulai dari digit utama. nomor 293747 berarti terletak di laci yang berbeda dengan nomor 293746. c) Middle Digit Pemberkasan (Middle Digit) Sistem penataan berdasarkan angka tengah (Middle Digit Filing) merupakan modifikasi dari Terminal Digit Filing. maka digit kedua dapat terdiri atas tiga angka. Laci 42 maka akan menjadi No.46 Karena terminal digit Pemberkasan merupakan sistem pcnomoran yang tidak berurut. misalnya file dengan nomor 764303 akan ditulis dengan angka: 76 43 03 angka 43 merupakan digit utama angka 76 merupakan digit kcdua angka 03 adalah digit terakhir Jika jumlah digit melebihi dari enam angka. Setiap satu guide dapat berisi sampai 100 folder. dengan menulis nomor kecil dan depan dan selanjutnya nomor besar. Laci 43 . Dalam hal ini. dan selanjutnya disimpan pada file dengan nomor 76 43 03. Bila kita melihat pada file dengan nomor 76 43 03 maka file ini disimpan pada laci 43 dan diberi guide dengan nomor 76 43. Pada Middle Digit Filing nornor yang berada di tengah merupakan nomor utama.

meskipun Anda memilih sistem subyek. maka sebaiknya Anda menggunakan sistem lain yang lebih memadai. jika kegiatan surat-menyurat dalam organisasi jumlahnya belum banyak. Tetapi.47 f. sekretaris tanpa melihat masalah atau perihal surat/arsip. Artinya. Sistem Filing Kronologis Sistem filing ini digunakan untuk filing arsip yang disusun menurut urutan tanggal masuk dan keluarnya arsip atau surat itu. dan selanjutnya baru dapat mengembangkannya lebih jauh dengan namanama instansi. Organisasi-organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang juga dapat menggunakann sistem geografis. Sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem filing. . Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk menyederhanakan filing. sehingga masih dapat disatukan segala macam masalah dalam satu file dalam setiap bulan. Mencermati hal tersebut. kemudian kata tangkap tersebut dapat dikembangkan menjadi daerah-daerah yaitu kotakota (kalau perlu sampai ke kelurahan) yang ada dalam daerah tersebut. Dalam pelaksanaan filing sistem geografis ini Anda dapat menggunakan nama daerah wilayan sebagai kata tangkap (caption). perusahaan atau orang yang ada dalam setiap kota di daerah wilayah tersebut. Anda harus selalu menyusunnya kembali menurut urutan abjad. Surat-surat atau arsip yang masuk lebih akhir ditempatkan dalam filing yang paling depan. g. maka sistem abjad selalu digunakan sebagai pelengkap sistem yang lain yang dipilih. Di antara sistem yang telah diuraikan. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi di mana sistem geografis dapat digunakan. Anda harus memahami secara mendalam. sistem angka maupun sistem geografis. Sistem Geografis Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat menurut daerah wilayah atau geografis. jika kegiatan atau aktivitas pimpinan itu berkembang demikian cepat. sehingga menyangkut banyak masalah. jka karena sistem ini akan banyak membantu Anda dalam melaksanakan tugasnya dalam filing. biasanya adalah kegiatan yang mencakup daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat. maka Anda dapat menggunakan sistem georafis. Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat atau arsip yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahun.

tetapi ada yang tiga. Filing Cabinet (Almari Arsip) Banyak orang menamakan file cabinet denngan filing cabinet atau almari arsip. Laci-laci pada filing cabinet biasanya tersusun empat laci.aksanakan. Ukuran organisasi/perusahaan. c. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Sistem filing yang terbaik untuk suatu kantor adalah sistem yang benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan kantor tersebut. karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci Memasukkan dan mengeluarkan yang cukup sering. aktivitas kantor dan perkembangannya Jumlah catatan kantor/arsip Jenis/tipe arsip Cara penggunaan arsip Sifat kerahasiaan arsip E. Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan file/berkas dengan cara tertentu.4. Tetapi. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun. bukan terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang sering kita temui di kantor-kantor.000 lembar kertas. b. juga folder-folder dan guide-guide. arsip/berkas ditempatkan secara berdiri (tegak lurus) atau disebut juga vertical filing.48 4. sehingga jika terlalu padat di samping pekerjaan menjadi sulit. e.500 . perlu disiapkan peralatannnya . maka jumlahnya berkurang menjadi kurang lebih 3. Karakteristik Sistem Filing Masing-masing sistem filing mempunyai ciri/karakteristik tertentu. Susunan arsip/berkas yang menyamping dinamakan lateral filing. tergantung dari : a. Di dalam filing cabinet. yang masing-masing lacinya mempunyai daya tampung 5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke belakang. juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. dua bahkan ada yang hanya satu laci saja. Umumnya terdiri atas empat laci tersusun ke atas. lebih dahulu . yang diatur tidak ketat padat. Peralatan Filing Sebelum memfile asrsip dil. karena berkas-berkas yanng disimpan dalam laci-laci tersebut kecuali teridi atas kertas-kertas arsipnya sendiri. d. Penyimpanan dalam laci ini tidak ketat padat. Sususnan arsip/berkas yang menumpuk secara horosontal disebut horizontal filing. yaitu : 1.

Gambar 5. Guide/Sekat Petunjuk . Bentuk guide sebagi berikut: A B Gambar 5.2. 2. Guide Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah.1 Bermacam-macam Cara Memfile.49 Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung.

Susunan Guide 3. Tab kedudukan ke 1 berada di ujung paling depan (lihat dari depan) seperti gambar di bawah. ke 4 dan ke 5. tentu saja ukuran tab makin kecil. Setiap ujung guide sebaiknya bentuknya melengkung. Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan heading/titel/atau kode. dan seterusnya guide ke 3. . atau dapat dibuat sendiri dengan bahan lembaran karton yang kuat tetapi halus. Folder juga mempunyai tap. Dapat juga bahannya dari plastik. Folder Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file. Tentu saja makin banyak tab. Dalam gambar dapat dilihat kedudukan masing-masing tab. Gambar 5. Sebaiknya karton tersebut tebalnya tidak lebih dari 1 mm. Demikian pula tabnya dapat dibeli. Badan (B) adalah badan guide itu sendiri. guide ke 2. Untuk memudahkan pembicaraan selanjutnya. Folder ini berujud lembaran berlipat seperti map pada umumnya. agar tidak melukai tangan. tab ke 3 lebih ke kanan lagi.50 Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas (lihat A pada gambar). dan tab ke 5 dan ke 6 dan seterusnya makin ke kanan. Bahanyapun sama. dibuat dari kertas karton manila. guide yang mempunyai tab kedudukan ke 1 disebut guide pertama.3. tab ke 4 makin ke kanan. tetapi tanpa penjepit. atau seperti map snelhechter. Kedudukan tab bermacam-macam sesuai dengan keperluannya. yang disebut dengnan tab. tetapi tanpa daundaun penutup. Tab ke 2 berada lebih ke kanan. Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor. Satu guide mempunyai satu tab. Lihat gambar berikut ini. kemudian dipasang dengan mencepitkan pada badan guide.

Prosedur Filing (Penyimpanan Arsip/Dokumen) Prosedur penyimpanan arsip cukup sederhana. Folder dalam Filing Cabinet F. Susunan Guide. Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip 1. Folder Tap folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tap pada guide. jangan sampai masuk dalam trempat . Gambar 5. Pemeriksaan arsip. karena salah penemnpatan. file. Prosedur tersebut mencakup langkah-langkah: a. apakah memang benar-benar sudah seharusnya disimpan.Pertama-tama semua dokumen/arsip yang akan disimpan diperiksa secara cermat. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari agar surat-surtat yang masih dalam proses atau yang masih harus diedarkan ke unit-unit kerja/unit pengoleh lain. yang mengakibatkan srsip sulit ditemukan. Perhatikan apakah sudah ada tanda instruksi untuk disimpan (release mark.51 Gambar 5. simpan) atau perintah-perintah lain yang berlaku di kantor Anda.5. yaitu untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang menunjukkan isi filenya. untuk memastikan apak arsip siap untuk disimpan.4. tetapi sering kurang mendapat perhatian.

Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka. . atau kata tangkap lainnnya. Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga nomor unit masing-masing kata tangkap. yaitu nama badan-badan pemerintah. dikelompokkan berdasar apakah abjad. dan nama tempat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal). dan pada gilirannya dapat menimbulkan kekacauan surat-mennyurat dan proses penanganan masalah yang menjadi masalah surat yang bersangkutan. geografis. Mengindeks (nama. maka surat akan mudah disortir dan disimpan. sedangkan untuk kata tangkap-kata tangkap yang lain jika perlu dibuatkan tunjuk silang. yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah kegiatan mengindeks. kronologis. nomor yang sama. maupun nama-nama individu-individu penanda tangan surat untuk jenis surat masuk. pada sistem geografis adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk. langkah ini lazim disebut juga pengkodean. karena dengan membuat tunjuk silang akan menambah pekerjaan c. Dengan ada tanda ini. surat akan disimpan. jika surat nanti pada suatu saat surat ini dipinjam atau keluar dari file. d. Perhatikan bahwa memang ini benarbenar diperlukann. Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta melalui beberapa kata tangkap. Langkah ini diperlukan secara khusus jika jumlah atau volume surat banyak. subyek. atau subyek apa.52 penyimpanan. nomor). Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim. e. badanbadan swasta. sehingga memudahkan penyimpanan Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya (filing cabinet). Memberi Tanda. Anda akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yanng sudah ada. Sedangkan kata tangkap pada sistem subyek adalah perihal atau isi surat. b. Di samping itu. sesuai dengan sistem filing yang dipilih. Mensortir arsip yang sudah diindeks. Kegiatan ini dilakukan secara sederhana. ataupun nama alamat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal) akan disimpan dalam map dalam kata tangkap yang sama. sesuai dengan sistem filing yang telah ditetapkan sebelumnya. Menginndeks seperti yang telah kita bicarakan adalah pekerjaan menentukan pada nama apa. Kalau hal itu terjadi surat tersebut akan “hilang”. lembaga-lembaga negara. maka dokumen/arsip tersebut disimpan menurut kata tangkap yanng terpenting. Menyortir adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan.

Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif. seperti menagih dan mengingatkan kepada peminjam. Jika rasio > 99. Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung jawab terhadap arsip-arsip dan diberi wewenang dalam penyimpanan arsip yang dapat mengambil arsip. Menaruh kartu substitusi (“Out Guide” atau “Out Folder”) di tempat di mana arsip disimpan tersebut diambil. Dalam prosedur peminjaman arsip.x 100% Jumlah arsip Misalnya. Oleh karena itu. Tujuannya adalah: 1) Sebagai identifikasi bahwa arsip yang bersangkutan sedang dipinjam 2) Memudahkan penyimpanan selama arsip yang bersangkutan dipinjam.53 2. dari dari 60 arsip yang dicari. harus mengisi daftar peminjaman dan waktu/lamanya peminjaman dibatasi”. b. para peminjam diharuskan mengisi daftar/formulir peminaman yang berisi informasi antara lain: 1) Nama peminjam 2) Nomor dan jenis arsip yang dipinjam 3) Tanggal harus kembali 4) Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan Dalam hal ini hendaknya berlalku prinsip : “siapapun yang meminjam dan untuk berapa lamapun tanpa kecuali. Untuk itu. Penemuan Arsip (Retrieval) Setelah disimpan. dapat diukur dari Ratio Penemuan : Rasio penemuan = Jumlah arsip yang ditemukan ---------------------------------.5% berarti arsip disimpan dengan baik . tepat. ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di kemudian hari tidak akan terjadi kesulitan: a. d. c. maka rasio penemuan = 97. artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-waktu dibutuhkan. arsip yang diperlukan tersebut harus dapat ditemukan kembali oleh seorang sekretaris dengan cepat.7% a. dan kemudian ditemukan 56 arsip. Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam. dan lengkap. pada suatu saat ada arsip yang diperlukan kembali untuk tujuan tertentu. atau disimpan dalam kotak peminjaman sesuai dengan tanggal pengembaliannya.

arsip sudah semakin menumpuk di tempat penyimpanan. Pelaksana Proyek. Penyusutan Arsip Setelah suatu periode kegiatan kantor. < 97% ¨ yang disimpan dalam kondisi tehnik penimpanan perlu dibenahi.5% ¨ memuaskan. Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif” tergantung pada kebijakan masing-masing instansi. Kantor Arsitek. Pemindahan secara kontinyu (perpectual) Pada cara ini. Jika rasio penemuan 97% . Dasar Pemindahan Arsip Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”. walau pemindahannya tidak tentu. Cara Pemindahan Berdasarkan karakteristik arsip dan waktu pemindahan secara umum dikenal dua cara pemindahan. tempat untuk menyimpan arsip (Unit Arsip) 2.54 b. 1. misalnya 1 tahun. . indek. c. seorang sekretaris perlu melakukan proses memindahkan arsip. Biasanya suatu instansi menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA). arsip dipindahkan begitu arsip tersebut selesai digunakan. Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus. Konsultan dan sebagianya. di mana arsip sudah/jarang sekali digunakan. Jika hal ini terus berlangsung. tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak. di mana seluruh dokumen menjadi “inaktif” setelah suatu kegiatan/proyek selesai. seperti filing kabinet. biasanya setelah suatu periode tetentu. Jika rasio .99. mungkin : 1) pemberian kata tangkap. dan klasifikasi kurang tepat 2) prosedur penyimpanan tidak/kurang efektif 3) prosedur pengambilan/peminjaman tidak/kurang efektif 4) arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 map/folder G. Olek karena itu. Pemindahan cara ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan seperti Kantor Pengacara. yaitu : a. sehingga jika Sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan.

55 b. arsip dipindahkan setelah 1 peiode tertentu (umumnya 1 tahun). Dengan perkataan lain. pada lemari penyimpanan arsip akan terdapat : a) b) Arsip dalam status aktif dari periode yang berjalan Arsip dalam status inaktif dari periode sebelumnya . Ada beberapa cara pemindahan periodik: 1) Pemindahan tunggal/1 periode Pada pemindahan ini setelah 1 periode kegiatan berlalu. arsip inaktif dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip yang lain. hanya lokasi penyimpanannnya terpisah dari arsip-arsip “aktif”. Pemindahan Periodik Pada cara ini. pada tempat penyimpanan arsip masih ada arsip-arsip dalam status “inaktif”. Dengan demikian. setelah 1 periode kegiatan berlalu. pada tempat penyimpanan arsip hanya ada arsip-arsip yang dalam status “aktif” AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF Filing Cabinet 2) Pemindahan ganda /2 periode Pada pemindahan ini.

memo intern. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu yang tertentu. . Dalam pemusnahan arsip harus diperhatikan sifat karakteristik arsip sebagai berikut: a. dan sebagainya. organisasi di masa yang akan datang. yang mungkin pada saat itu masih digunakan. b. Oleh karenanya setelah selesai digunakan. Arsip-arsip yang Membantu Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk melancarkan kegiatan organisasi untuk sementara waktu seperti Surat Pemberitahuan Bank. Arsip-arsip yang Tidak penting Yaitu arsip-arsip yanng tidak mempunyai nilai kegunaan bagi pimpinan.56 AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF IN IN AKTIF AKTIF Filing Cabinet Pada cara pemindahan ganda /2 periode ini mempunyai keuntungan yaitu mudah mencari arsip dari periode yang lalu. arsip tersebut langsung dapat dimusnahkan. Arsiparsip ini dapat disimpan sementara waktu sampai dengan 1 tahun. bukti pembayaran tertentu. Pemusnahan Arsip Arsip yang telah dipindahkan. misalnya : surat pengumuman/pemberitahuan. undangnan rapat rutin. tidak semua akan disimpan selamanya. dan sebagainya. korespondensi rutin dengan pemasok. 3.

Rangkuman 1. secara pasti berapa lama suatu arsip disimpan tergantung pada Jadwal Retensi Arsip yang disusun oleh masing-masing instansi. dan tidak dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti. Latihan Jawablah pertanyaan ini secara singkat. 1. 5. seperti :Data laporan keuangan. dapat diputuskan berapa lama suatu arsip harus disimpan. H. dan jelaskan tentang berbagai macam sistem filing! Apa yang disebut dengan mengindeks? Jelaskan peralatan filing untuk masing-masing arsip dinamis aktif dan inaktif! Jelaskan secara singkat prosedur filing! Uraikan secara singkat tentang penyusutan arsip! 10. 8. 7. Jelaskan pemindahan arsip satu periode dan dua periode! I. namun jelas. Arsip Vital Yaitu arsip yang menentukan eksistensi organisasi / perusahaan. dan lain sebainya. Yang termasuk arsip-arsip jenis ini antara lain: 1) Surat Keputusan Tentang Struktur Organisasi 2) Laporan keuangan 3) dan lain sebagainya Berdasarkan klasifikasi di atas. 3. Mengapa organisasi tergantung pada filing? Berikan definisi tentang arsip! Apa tujuan kearsipan? Uraikan secara singkat siklus arsip! Berikan batasan tentang filing. Filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan arsip dengan aman. 4. Arsip Penting Yaitu arsip-arsip yang berguna unntuk kelangsungan usaha atau menggambarkan prestasi pada masa yang lampau. 9. d. dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi”.57 c. 2. Arsip disimpan karena mempunyai tujuan. yaitu menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional . Namun demikian. 6.

Dalam penyimpanan dapat dibedakan berbagai macam sistem penyimpanan yaitu sistem alpbabetis. . penyerahan dan pemusnahan arsip yang sudah melampaui jadwal retensi arsip. dan sistem kronologis. 2. sekat penunjuk. subjek. Penyusutan adalah suatu upaya untuk mengurangi jumlah atau volume arsip dengan cara pemindahan. kebangsaan. 4. arsip disimpan dengan menggunakan peralatan yang memadai. 5. 3. georgafis. Agar arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat. penyimpnan. yaitu filing kabinet. dan folder serta melalui tahap-tahap atau prosedur filing. pemanfaatan. pemindahan dan yang terakhir ialah pemusnahan arsip. yaitu sejak penciptaan. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan Arsip mempunyai siklus hidup.58 tentang perencanaan. tepat. lengkap dan akurat. nomor.

laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. disebut juga sebagai “administrative communication” (komunikasi administrasi). Charles E. sistematika laporan. maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian. dapat disimpulkan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi.BAB VI PENYUSUNAN LAPORAN Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab ini. Anda diharapkan dapat memberikan batasan laporan. Artinya. Pada dasarnya. fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor. dan mengikuti bahasa dengan kritis. cara pengetikan A. laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Dari beberapa pengertian tersebut di atas. penalaran yang jelas. Pengertian Laporan Laporan dalam bahasa Inggris “report” berasal dari bahasa Latin “portare” yang berarti membawa atau mengangkut. menjelaskan peranan dan syarat macam-macam laporan. Awalan (prefix) “re” berarti kembali. laporan memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. laporan adalah segenap hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain. dan setelah itu ia harus membawa hasil fakta dan data hasil penelitian tersebut. Menurut E. Syarat Dan Macam Laporan 1. Isi laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. Menurut Prajudi Atmosurdjo. Laporan 59 . Laporan sebagai salah satu produk kontor diperlukan oIeh pimpinan organisasi. Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Pengertian. Pengertian dasar laporan ialah menyajikan fakta secara objektif dan tulus. laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data – informasi. Peranan. Secara umum. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis. Laporan ini merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan administrasi tersebut. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi. kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis. langkah-langkah pembuatan laporan. Redfield.

Di samping itu. Di samping itu. b. Setelah mendapatkan informasi secukupnya. Berdasarkan pengertian ini. Peranan Laporan dalam “administrative communication” Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis sebagai: .60 juga merupakan alat komunikasi yang di dalamnya terdapat beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. data informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan. pengkoorganisasian. c. yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. pendengaran. Mengatasi masalah Mengambil keputusan Mengetahui perkembangan/kemajuan Mengadakan pengawaasan. maka laporan dapat digunakan oIeh pihak lain untuk tujuan tertentu. Peranan Laporan a. laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut: a. sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. laporan juga sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas/fungsi perencanaan. penglihatan. b. Peranan Laporan dalam Organisasi Laporan merupakan alat komuniakasi ke atas dalam suatu organisasi. pengamatan. dapat diketahui penyebab menumpuknya barang di gudang. e. penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh data/informasi yang relevan. Pada umumnya. Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang dianut. Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik (feed-back. pengembilan keputusan. pengendalian atau perbaikan Menemukan teknik-teknik baru. barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan. d. suatu laporan berkaitan dengan suatu penyelidikan. pengawasan dan pegnendalian. 2. Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. Selanjutnya.

agar laporan dapat memenuhi fungsinya. maka laporan harus memuat informasi yang benar dan obyektif. 4) Alat Pembina Kerja Sama Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus erat hubungannya dengan masalah yang akan dikemukakan. Saling tukar informasi. Syarat-Syarat Laporan 1. 5) Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan Dengan saling tukar informasi.61 1) Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. Laporan harus benar dan obyektif Subyek laporan mungkin berbeda-beda. B. Data dan informasi iitu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi. Di samping itu. 3) Bahan Pengambilan Keputusan Untuk keperluan pengambnilan keputusan seorang pimpinan memerlukan data/ dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. maka pengetahuan kita sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. 2) Penyampaian Informasi Sebagaimana telah dikemukakan. namun apapun subyeknya laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. dan koordinasi antara atasan dan bawahan sengat mendukung kerja sama yang baik. bahwa laporan merupakan alat untuk menyampaikan informasi. Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain. Kebenaran obyektifitas informasi tersebut penting sekali oleh karena tepat dan . Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan. saling pengertian.

4. Ia hendaknya mengusahakan penggunaan istilah-istilah dan kata-kata yang sederhana. .62 melesetnya keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan yang diterima. si pembuat laporan harus menghindari penggunaan kata-kata atau istilah-istilalh yang ia senddiri kurang memahaminya. Laporan harus diusahakan singkat. Untuk itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat lapoooran dalam menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan. Artinya. bahwa ia sendiiri harus memahami benar-benar mengerti baik materi. 2. grafik. skema dan sebagainya. maka orang lain pun akan lebih tidak mengerti. dalam menyusun laporan si pembuat laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan pembaca/penerima laporan. maka hal ini akan menjamin kualitas laporan. Oleh karena itu. Penyajian dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengkap kalau ditunjang oleh dukungan data misalnya data statistik. Laporan Harus Lengkap Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran Perlu disadari bahwa si penerima laporan seperti pimpinan. Laporan yang diterima atasan uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan kata-kata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal. Di sampinng iitu. Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada hubungannya dengan masalah yang dikemukakan akan mengaburkan persoalan. terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi sehari-hari. tetapi jelas maksudnya. tepat. Kalau dia sendiiri sulit memahami apa yang ditulisnya. Oleh karena itu. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan. istilah-istilah yang digunakan dalam laporan. 3. Kalau kedua hal di atas dipeprhatikan dan dilaksanakan. di samping dara mengemukakannya secara komprehensif. Laporan Harus Jelas dan Cermat Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin banyak sekali. maka laporan harus dikemukakan secara lengkap. padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya. serta menggunakan pandangan pembaca. maupun susunan kalimat. diusahakan agar waktunya yang terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaaah lebih dalalm laporan yang diterima. dan sebagai akibatnya laporan menjadi tidak jelas.

6. dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. sekali kalimat papsif digunakan. skema dan sebagainya. Oleh karena itu. tabel. Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggungjawabkan. sehingga tidak membeerikan kesempatan timbulnya masalahmasalah/persoalan baru. dan di lain pihak bawahan ingin .63 Laporan yang lengkap harus: a. atau antara atasan dan bawahan. Uraiannya tidak memberikakn kesempatan timbulnya masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru. OIeh karena ittu. Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan. Laporan Harus Tegas dan Konsisten Di depan pernah dikemukakan bahwa laporan hendaknya dibuat sedemikian rupa. artinya laporan tidak dibuat-buat. Disertai data penunjang. Laporan Harus Tepat Penerimanya Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikaksi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan. Keterangan yang dilaporkan harus tegas. Di satu pihak atasan ingin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang telah diberikannya. c. b. Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaiakn kepada atasan. artinya si pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan dan situasi apapun. Laporan Harus diusahakan Secepat-cepatnya Lapaoran dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk menanggulangi suatu masalah yang perlu segera penylesaiannya. Ini berarti abhwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan tidak kontradiktif antara bagian lapaoran yang satu dan yang lainnya. tetapi juga berlaku atas penggunaan bentuk kalimat. laporan harus pula: 5. Laporan harus lengkap dan objektif. 7. Mencakup segala segi masalah yang dikemukakan. karena suatu persoalan menjadi terkatung-kaktung penyelesaiannya. Hal ini memberikan akibat negatif terhadap organisasi. maka dalam uraian selanjutnya bentuk ini yang digunakan terus. Misalnya. tidak dikarang semaunya. misalnya statistik. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut yang harus diambil akan mengalami keterlambatan. ketepatan waktu penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan.

b. di samping ia harus pula analistis. Agar yang akan dilaporkan terang dan jelas. Benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan. 2. c. laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi. jelas serta mudah dimengerti.64 mendapatkan tanggapan dari atasan atas laporannya serta bagaimana tindak lanjutnya. kooperatif. d. laporan harus benar-benar sampai ke yang memintanya. Laporan yang tidak sampai ke alamatnya. Langkah-Langkah Dalam Pembuatan Laporan Agar laporan yang akan disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya (fungsinya). dan “Open-minded”. maka menimbulkan banyak segi negatif. dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan yang bersangkutan. b. Surat Keputusan dan landasan-landasan yuridis lainnya. Akibatnya antara lain kebocoran rahasia. Skema atau struktur organisasi. b. Harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik. Oleh karena itu. Mengingat hal-hal tersebut di atas. Dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang sederhana. Agar memenuhi keinginan pihak yang akan menerima laporan. pasti mengarah ke yang tidak berhak membacanya. obyektif. Mengumpulkan fakta dan data Data dan fakta yang dipergunakan dalam penyusunan laporan. C. maka bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai berikut: a. Langkah-langkah atau prosedur yang haru ditempuh dalam pembuatan laporan adalah sebagai berikut: 1. Menentukan perihal (subyek) Ini dilakukan dengan maksud: a. c. Agar tahu membatasi diri (tidak melantur). Untuk mempermudah pengumpulan data. Laporan dapat disusun secara tepat apabila prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunannya tepat pula. teliti. misalnya: a. . maka laporan harus disusun decara tepat. Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi. d. Harus mempunyai minat/kesanggupan.

f. d. Buku-buku pedoman kerja (manual). g. job description dan sebagainya. e. dan selanjutnya akan mempermudah dalam analisisnya. d. e. Hasil pengisian daftar pertanyaan (questionaire). Perpustakaan dan dokumentasi. Almanak. Mempermudah penentuan korelasi antara data yang satu dan data lainnya. Statistik. Evaluasi dan Pengolahan Data Setelah dibuat klasifikasi data sebagaimana diuraikan di atas. c. Membuat Kerangka Laporan . Hasil riset dari lembaga. peralatan. d. materiil. Rumusan tugas. f. b. c. e. meliputi data dari : a. Menyusun sistematika laporan. b. Laporan-laporan. tabel dan sebagainya. Grafik. h. 3. keuangan. Notulen rapat. Rencana/program kerja. maka dapatlah diadakan evaluasi dan pengolahan (analisis) data. Data kepegawaian.65 c. Bahan-bahan laporan di atas diperoleh dari sumber-sumber primer (primary resource) maupun dari sumber-sumber sekunder (secondary resource). c. Data yang telah terkumpul melalui cara-cara pengumpulan seperti tersebut di atas. agar dapat dipergunakan dengan baik. f. Hasil diskusi. Sumber-sumber primer (primary resource). d. Sumber-sumber sekunder (secondary resource) meliputi data dari: a. Hasil observasi langsung. b. Hasil wawancara. Buku harian. Pengklasifikasian ini berguna dalam rangka : a. Menentukan data mana yang perlu dimasukkan untuk analisis dan data mana pula yang cukup disertakan sebagai lampiran-lampiran. pemasaran dan sebagainya. sistematis dan tepat harus diadakan pengklasifikasian dengan setepat-tepatnya.

4) Data statistik. summary biasanya ditempatkan di depan.66 Seperti telah dijelaskan. e. mencakup antara lain 1) Pendekaktan yang digunakan 2) Asas-asas yang digunakan. mengklasifikasi. yaitu setelah pendahuluan dengan mempergunakan judul ringkasan untuk pimpinan (Executive Summary). di mana. Cara ini dimaksudkan agar yang berkepentingan dengan cepat dapat memperoleh gambaran yang menyeluruh tentang hal-hal yang tecakup dalam laporan. Saran-saran mencakup: 1) Penentuan pemecahan masalah. 2) Latar belakang informasi yang menyangkut obyek yang dilaporkan. 3) Teknik-teknik dan model-model matematika yang digunakan. menginterpretasi data. 3) Kesimpulan. d. pada pokoknya laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa yang telah terjadi. termasuk di sini antara lain penyajian mengenai: 1) Tujuan laporan. c. Deskripsi keadaan secara faktual. Pada pokoknya kerangka laporan itu mencakup: mentabulasi. 2) Pengarahan implementasi. 3) Landasan-landasan yang bertalian dengan obyek tersebut. mengevaluasi. b. Ringkasan Dalam laporan-laporan penelitian. 4) Teknik menginventarisasi. dan . bilamana dan mengapa hal itu terjadi. 4) Penutup. serta siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian tersebut. Analisis terhadap obyek yang dilaporkan. Pada garis besarnya laporan mencakup: a. 5) Penemuan sebab-sebab. 6) Pilihan berbagai macam jalan keluar. Lampiran dan Daftar Kepustakaan Masalah-masalah yang dicakup dalam laporan tersebut dituangkan dalam kerangka laporan.

gambar-gambar dan lain sebagainya. Batang tubuh laporan dapat dikelompokkan ke dalam beberapa Bab sesuai dengan keperluan. Biasanya judul sub-sub ditempatkan pada bagian sebelah kiri. misalnya: belum sempurnanya sistem pengangkatan pegawai. Batang tubuh laporan yang merupakan isi pokok dari laporan biasanya mengandung uraian tentang: a) b) c) Fakta dan data pelaksanaan kegiatan. pendahuluan memuat latar belakang persoalan. Namun demikian. Jadi. Fakta tentang tujuan yang telah dicapai. apa maksud penulisan. Bahkan untuk mereka yang sibuk. Biasanya pendahuluan ini dibagi dalam sub-sub. Pada batang tubuh laporan dapat pula dilengkapi dengan chart. Masalah-masalah yang dihadapi Dalam mengemukakan masalah sebaiknya dikemukakan dalam pertanyaan negatif. tabel-tabel. diagram. cukup dimasukkan pada bagian lampiran. . dengan membaca pendahuluan sudah mendapat gambaran tentang isi laporan. karena di bagian inilah dipaparkan segala fakta dan data yang telah diolah tadi. sepanjang hal ini merupakan bagian dari pembahasan. 2) Batang Tubuh Laporan Bagian ini merupakan bagian laporan yang terpenting. yang membaca harus merasa tertarik setelah membaca pendahuluan untuk terus membacanya. Pendekatan dan sistematika laporan. Masalah pokok yang akan dilaporkan. Singkatnya. apa sesungguhnya perihal yang akan dikupas. di samping mengajak : memasuki “alam pikiran pelapor. apa sebabnya laporan dibuat. Laporan yang kurang dari 20 lembar. a) b) c) Maksud dan tujuan laporan.67 1) Pendahuluan Pendahuluan bermaksud mengantarkan dan mengajak pembaca mengetahui isi laporan. kalau chart dan yang lain-lain itu hanya sebagai pelengkap saja. pemecahan batang tubuh laporan ke dalam bab-bab tidak diperlukan.

perlu dituliskan nomor urutnya. dan lain-lain. kemudian dianalisis. . Lihat Lampiran II. bagan. Kepustakaan perlu dicantumkan. dan selanjutnya. kemudian diuraikan dan ditunjukkan faktanya. Thomas. Perlu diingat bahwa masalah tidak disimpulkan. 1990. dan pemecahan masalah. Karena apabila dimasukan dalam teks laporan. diagram. dan lebih jauh lagi dikhawatirkan dapat mengganggu pengertian mengenai hal-hal yang diuraikan dalam teks laporan. sehingga tidak dimasukkan dalam teks laporan. Lihat Lampiran I. denah. 4) Simpulan Yang dimaksud dengan simpulan adalah hal-hal yang besar (garisgaris besar) dalam penyajian Bab sebelumnya. yang disimpulkan adalah fakta. maksudnya diuraikan sebab-musababnya timbulnya masalah itu yang mengarah ke pemecahan masalah (belum pemecahan masalah). Surat Bisnis Modern. Misaslnya. 6) Lampiran. dapat berupa: Peraturan perundangan. surat-surat. Saran sifatnya harus dinamis. Sumber Bahan (Kepustakaan) Lampiran merupakan data pendukung uraian isi laporan yang mungkin terlalu banyak. 3) Pembahasan atau analisis masalah Setelah diuraikan dan ditunjukkan faktanya. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo. dapat mengganggu kontinuitas laporan. langkah-langkah yang akan dijalankan untuk pemecahan masalah baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. 5) Saran Saran adalah semacam teraphy atau pengobatan. Wiyasa. Apabila jenis/macam lampiran banyak. Saran pada dasarnya berasal dari yang telah disajikan maupun yang berasal di luar yang telah disajikan. apabila penulisan suatu laporan mengambil acuan dari berbagai buku atau hasil penelitian yang sudah dipublikasikan. foto. Perhatikan contoh penulisan kepustakaan berikut Bratawidjaya. tabel.68 Setelah permasalahan dikemukakan. Lampiran laporan. gambar.

Penatar 1.3. Tahap Pelaksanaan 1. sekarang kami yakin sekiranya Anda diminta untuk menyusun sebuah laporan tentu Anda sudah dapat menyusun sebuah laporan yang sesuai dengan kehendak atasan/pimpinan Anda. Sistematika Laporan Di samping materi laporan harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah disebutkan. DAFTAR ISI III. TAHAP KEGIATAN 1.4.1.1.1.4.2. Petatar . Penyajian Materi 1. Jakarta: Rineka Cipta. SAMBUTAN KEPALA V.1. 1. D.69 Subagyo.3.1. Nah. Sistematika laporan lazim dikenal di Indonesia ini ada dua yaitu: 1.2. Lain-lain 1. Metode Penelitian Dalam Teori dan Praktek (1991) . Penyusunan Materi Penataran 1. Pembukaan 1.2. 1. Yang dimaksud dengan sistematika penyajian laporan di sini adalah pembidangan atau pengelompokan materi yang disajikan.1. SAMBUTAN PEMIMPIN PROYEK VI.2. 2. P. KATA PENGANTAR II. Sistem desimal (digit system). LAPORAN KETUA PANITIAN PENYELENGGARA IV. JUDUL I.2. Contoh: Format Laporan di Lingklungan Pekerjaan.2. penulis laporan juga harus memperhatikan tentang sistematika penyajian materi laporan tersebut. Joko.1.2. Sistem gabungan angka dan huruf. Tahap persiapan Penyusunan Ppanitia Penyusunan Panitia 1.

PERMASALAHAN A. Formulir 5. Analisis Biodata Peserta Penataran 7. Kesan dan Pesan Peserta 9. Hipotesis Penelitian BAB III PROSEDUR PENELITIAN A.70 1. Populasi dan Sampel B.5. Batasan Masalah dan Paradigma Penelitian D. B. Tahap Penutupan VII. Contoh Piagam 10. Laporan Ketua Panitia pada Penutupan 8. Lembar Evaluasi. Latar Belakang Masalah B.2. Surat Keputusan Kepanitiaan 2. Kegunaan Hasil Penelitian BAB II LANDASAN TEORI A. Pengujian Persyaratan analisis . D Asumsi dan hipotesis Penelitian 1. Surat-surat Persiapan 4. LAMPIRAN 1. Asumsi 2. C. Validitas dan Reliabilitas Instrumen C. Edaran Peers 6. Identifikasi Masalah C. Rancangan Kegiatan 3. Tujuan Penelitian E. Teknik Pengumpulan Data D. Contoh : Format Penulisan Laporan Penelitian JUDUL BAB I. Daftara Nama Peserta 11.

5 cm (dihitung dari penulisan nomor halaman. Rincian subbab dan seterusnya diketik sebaris dengan baris di atasnya. b. e. Hasil Pengujian Hipotesis C. Subbab diketik di atas pinggir (margin kiri) dengan huruf besar semua. Cara Pengetikan 1. PENGUJIAN HIPOTESIS. juga tanpa digaris di bawahnya. Lampiran yang lain. Lampiran hasil pengujian validitas dan reliabilitas instrumen 3. Bab diketik di tengah-tengah dengan huruf besar semua. juga tanpa digaris bawahnya. Deskripsi Hasil Penelitian B. Jarak pengetikan bab. subbab dan rinciannya . Margin kiri 4 cm Margin kanan 3 cm Margin atas 2. Margin bawah 3 cm Untuk halaman pertama tiap-tiap bab (halaman yang memakai bab) batas pengetikan bagian atas (margin atas) 5 cm. Lampiran analisis data termasuk perhitungan pengujian hipotesis 5. Lampiran data mentah 4. E.71 E. c. Teknik Analisis Data BAB IV HASIL PENELITIAN. subbab dan riciannya a. Pembahasan Hasil Penelitian BAB V SIMPULAN DAN SARAN A. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN 1. 2. DAN PEMBAHASAN A. Simpulan B. Bab. 3. Lampiran instrumen peneliitian 2. b. seperti perijinan dan lain-lain. Laporan diketik dua spasi pada kertas ukuran kuarto Batas pengetikan a. d. Dalam hal rincian tersebut huruf besar dan judul tersbut digaris di bawahnya. c. 4.

Petikan lebih dari 3 baris diketik satu spapsi dan seterusnya diketik menjorok ke dalam 7 ketukan (untuk baris pertama dan 4 ketukan untuk baris berikutnya) dari baris di atasnya tanpa diberi tanda petik. a. dan nomor tersebut harus diletakkan ½ spapsi di atas huruf. Bab dengan subbab 4 spasi Subbab dengan kalimat di bawahnya 2. 6. Bagian tubuh/pokok dan bagian penutup dengan angka Latin dan diketik pada batas pinggir margin kanan atas : 1.5 spasi Kalimat dengan rincian subbab dan seterusnya 2. 5. b. Contoh : huruf Romawi kecil i. Semua petikan harus diberi nomor di belakangnya. Jelaskan dengan singkat tentang hubungan antara kerja sama dan pembuatan laporan! Apa fungsi laporan sehingga dapat dikatakan bahwa laporan mempunyai peran yang sangat penting dalam suatu organisasi! Syarat-syarat apa saja yang diperlukan aagar laporan dapat efeltif dan efisien? Jika Anda diminta untuk membuat lapaoran tentang tugas pekerjaan yang didelegasikan kepada Anda.5 spasi dengnan baris di atasnya. 2. Nomor halaman pada halaman pertama dari tiap bab diketik di bagian tengah bawah tepat papda margin bawah atau sedikit di bawahnya. F. ii. c. Coba Anda menjawab soal latihan di bawah ini dengan singkat namun jelas. Catatan kaki diketik 1 spasi dan nomor catatan kaki harus sama dengan nomor kutipan di atasnya. Nomor halaman lampiran ditulis seperti pada nomor halaman pertama dari tiap bab. 5. 2. 3. Bagian pendahuluan yang meliputi : halaman judul. kata pengantar dan daftar isi memakai angka Romawi kecil dan diketik di sebelah tengah bawah tepapt pada margin bawah atau sedikit di bawahnya. langkah-langkah apa yang Anda tempuh? . 4. Latihan 1. d. b.5 spasi Alinea baru diketik di pinggir (tidak menjorok) sebaris di atasnya dengan jarak 2. iii dan seterusnya. d. 4. Sedangkan jarak antara pengetikan 2 cm papda bagian bawah adalah: 1) Baris terakhir dari kata-kata dalam teks. 3. Penomoran Halaman a. atau 2) Kalau ada catatan kaki berisi baris terakhir dari catatan kaki Pengetikan Kalimat c.72 a. 5 dan seterusnya. c. b.

cara pengetikan. Untuk melengkapi laporan perlu diikuti dengan lampiran. mengolah. di mana. tepat waktu. mengevaluasi. Hal yang tidak boleh dilupakan dalam pembuatan laporan ialah ukuran kertas. yang mencakup tata letak bagian-bagian laporan. 3. Agar laporan yang disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya.73 G Rangkuman 1. menganalisis dan menginterpretasikan data. 2. yaitu pertama-tama menentukan perihal (subjek). laporan harus disusun secara tepat. mengumpulkan data dan fakta. batang tubuh laporan. dan membuat kerangka laporan. langsung mengenai persoalan. mengapa dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kekjadian tersebut. Penyusunan secara tepat jika laporan tersebut disusun melalui langkah-langkah yang tepat pula. sehingga laporan perlu mempunyai syarat-syarat benar dan objektif. dan tepat penerimanya. jelas dan cermat. dan penutup yang berisi kesimpulan dan saran. . tegas dan konsisten. Kerangka mencakup pendahuluan. dan penomoran. Dengan demikian laporan mempunyai fungsi yang cukup penting. bilamana. mengklalsifikasikan data. Laporan adalah salah satu alat resmi untuk menyampaikan informasi yang isinya memberikan gambaran tentang apa.

Namun demikian. 1. A. Ada tiga komponen utama dari teknologi informasi. sekarang satu disket/floppy dapat memuat atau diisi sejumlah informasi setara dengan satu buku berukuran sedang. teknologi informasi di kantor. Anda dapat menjelaskan tentang teknologi informasi. Misalnya. penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka. Perlu diketahui bahwa jika pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada kertas. 2. pemrosesan. Komputer Upaya pertama untuk memproses data dengan peralatan elektronik dilakukan di Amerika Serikat oleh Herman Hollerith pada dekade 1890-an. 3. Dia bertolak dari gagasan penemuan sebelumnya. yaitu rancang bangun (disain) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil terdiri atas komponenkomponen yang rumit. artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan. Komputer. Telekomunikasi adalah trasmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio. dalam usahanya untuk memenuhi kebutuhan akan cara lebih baik untuk mencatat dan menganalisis hasil sensus di Amerika Serikat. mikro elektronik dan mikro processor telekomunikasi. sedangkan sekarang hal itu telah beralih ke “impulse” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan dengan kertas. B. Hollerith berpikir akan perlunya otomatisasi proses. fasilitas kantor modern lainnya. Alat ini dinamakan “punched card” oleh Charles Babbage yang berkebangsaan Inggris. yakni mesin electronic yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat. Komponen-komponen utama akan dibahas secara rinci kemudian. Teknologi Informasi Pengertian teknologi informasi yang mudah dipahami adalah: perolehan. pengaruh teknologi terhadap perkantoran. komputer. gambar maupun suara dengan alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecommunications). mikro komputer. huruf. Tidak dapat dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar-menukar informasi antarmanusia atau organisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”). Hollerith 74 . Mikro elektronik. maka disket-disket atau pita-pita magnit nampaknya dewasa ini akan dominan perannya sampai ada penemuan yang lebih baru dan lebih canggih.BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI Setelah Anda mempelajari Bab VII ini. jika penyimpanan informasi sebagai pertimbangan utama.

Jenis komputer ini ukurannya lebih kecil daripada generasi pertama. Tabulator penemuan Hollerith tersebut bekerja sangat sukses. masing-masing memerlukan tempat seukuran meja kantor. dan juga perlu ditempatkan dalam ruangnan yang ber-AC. Alat temuan Hollerith ini untuk beberapa dekade telah membentuk dasar-dasar pemrosesan data di bidang komersial. Demikianlah pengembangan komputer terus berlangsung sampai dekade 1960-an kita mengenal adanya komputer dengan ukuran besar. sedangkan Amerika Serikat mengeluarkan merek Univac. biasanya disebut sebagai “mainframe”. Mesin-mesin electronik ini mengandalkan diri pada “tabung hampa udara”. dan harus ber-airconditioned (AC). Mainframe sebagai mesin komputer induk dilengkapi atau dihubungkan dengan beberapa mini computers. Pada akhir dekade 1950-an mesin-mesin electronik tersebut diungguli oleh komputer “generasi kedua” yang menggunakan transistor dalam operasinya. Tidak lama setelah Perang Dunia ke II berakhir. Berbagai upaya perintis untuk menciptakan mesin yang dapat membantu pemecahan masalah. dilakukan semasa Perang Dunia ke II sejalan dengan usaha usaha para ilmuwan negaranegara sekutu mencari cara memecahkan kode-kode pihak musuh. Jenis lain adalah microcomputer. atau komputer. yang dalam operasinya berukuran relatif besar. Mainframe perlu ditempatkan dalam ruang khusus. lebih murah biayanya.75 merakit berbagai komponen mekanis elektris dan mendisain suatu tabulator yang mampu “membaca” informasi yang dimuat dalam suatu card/kartu. komputer komersial pertama dikembangkan di Inggris dengan mengeluarkan produksi pertamanya yaitu merek Ferranti Mark I dan Leo. tetapi masih tetap dirasakan memerlukan penggunaan modal besar. serta tidak memerlukan lingkungan dan ruangan yang khusus. ukurannya lebih kecil dan lebih ringan daripada mini-computer. C Mikro Komputer Micro-computer pada dasarnya adalah suatu sistem pengolahan microelectronic berdasarkan pada suatu microprocessor (lihat berikut ). . dan masih memerlukan suatu unit tersendiri yang berfungsi sebagai pemrosesan data. Ia juga membutuhkan suatu tim pemroses data yang berfungsi untuk mendukung pekerjaan mesin. karena berhasil mengurangi jam kerja sekitar 2/3 waktu yang dibutuhkan orang untuk menangani kegiatan bersangkutan. mahal dan kurang begitu reliable (terpercaya).

Ukuran microcumputer relatif kecil. mengganti atau menghapus kode-kode tersebut. 4. Chip RAM tidak memuat informasi pada waktu mesin mati. CPU (Central Processor Unit). dan sebagainya. ROM (Read Only Memory) adalah suatu alat chip penyimpanan memori tetap (a permanent-memory chip) yang memuat kode-kode untuk mengoperasikan mesin microcomputer. . merupakan suautu CPU Chip yang berfungsi sebagai pengendali semua kegiatan pengolahan data serta mengkoordinasikan fungsi-fungsi seluruh peralatan komputer. RAM (Random Access Memory) adalah suatu alat chip penyimpanan memori sementara (temporary-memory chip) guna menyimpan informasi yang dimasukkan pemakai. Tidak seperti ROM.6. 3. Input/output Interface terdiri atas satu atau beberapa chip yang berfungsi untuk menangani kode-kode komputer dengan peralatan lainnya seperti mengendali disket (disk driver) printer dan layar monitor (visual display unit/VDU). Pengolahan Microelectronic ROM (Read Only Memory) CPU (Central Processor Unit) Input/Output Interface RAM (Random Access Memory) Penjelasan: 1. stock control. 2. Pada waktu mesin hidup (switched on) jika operator memanggil kode tertentu maka ROM akan mengeluarkan data/informasi yang disimpan dengan kode yang bersangkutan. Dibandingkan dengan sebuah mainframe atau minicomputer dapat secara mandiri menangani pengelolaan data yang berskala besar. Perbedaan antara ROM dan RAM seperti antara buku cetakan yang hanya dapat dibaca dari suatu catatan pribadi yang dapat dihapus dan dapat digunakan berkali-kali. Dalam keadaan mesin mati (switched off) operator tidak dapat menambah. tetapi kapasitasnya tinggi dan fleksibel. wordprocessor.76 Gambar 5. Tersedia berbagai program (software) yang memungkinkan microcumputer dapat menangani sebagian besar fungsi perkantoran seperti accounting.

000 komponen dalam satu chip. Tidak demikian dengan transistor. proses penemuan ini bermula dari pengembangan transistor pada dekade 1950-an. Microprocessor memberikan dampak kepada penciptaan komputer electronic berukuran kecil (mini). Dilihat dari kapasitasnya penemuan ini mempunyai harga yang sangat murah. yang menggunakan teknik photografik khusus dikenal dengan photolithography inilah dasar dari peralatan electronik modern. tetapi kapasistasnya lebih besar. Fungsinya dapat disejajarkan dengan peralatan microelectronic seperti sebuah mainframe’s central processing unit (CPU). Transistor sendiri yang berupa komponen kristal relatif berukuran kecil yang berfungsi memindahkan atau mengolah kekuatan electric berkekuatan kecil di antara circuit dalam peralatan bersangkutan. Kemajuan terbesar dalam dunia teknologi informasi adalah pada dekade 1960-an dengan ditemukannya integrated circuit (IC’s) di Amerika Serikat. dan kecenderungan abad modern sekarang untuk membuat integrasi chip yang berskala yang sangat besar (very large scale integration /VLSI) terdiri atas 10. Tabung (valve/vacuum tube) yang bentuknya mirip bola lampu listrik. sehingga dirasakan kurang praktis.. Circuit-circuit tersebut dari lempengan-lempengan microscopic dari metal dan komponen lainnya berupa wafers silicon berukuran kecil. tidak lagi tergantung pada suatu bagian pengelolaan data yang tersentralisasi dengan peralatan mainframe atau microcumputer.77 Pada waktu sekarang di tempat kerja seseorang baik individual maupun sebagai tim kerja. memerlukan kekuatan listrik yang relaltif lebih besar. atau sering disebut “chips”. Berdasarkan sejarah perkembangan teknologi. Disebut Integreted Circuits karena dirancang bangun sebagai circuit-circuit yang lengkap. Kebanyakan dari circuit-circuit yang terintegrasi dinamakan “General Purposes Chips” (chip dengan tujuan umum dibuat untujk menangani satu atau lebih fungsifungsi pokok alat rumah tangga seperti micro computer mesin cuci. dengan ukuran yang lebih kecil tetapi kemampuannya lebih tinggi dan jauh lebih sedikit membutuhkan listrik untuk mengoprasikan. D Micro Electronic Dan Micro Processor Micro processor merupakan suatu circuit yang terintegrasi yang didesain untuk melakukan fungsi-fungsi koordinasi dan pengolahan data. Hasil terakhir saat ini dari penemuan ini adalah suatu circuit yang kompleks dan rumit terpasang pada lempengan kristal silicon berukuran diameter kurang dari 1/4 inch serta berketebalan hanya 15/1000 inch. Ada tiga tujuan umum dari chips: . Ukuran transistor walaupun jauh lebih kecil daripada penemuan pertama alat electronic yang kita kenal dengan nama tabung hampa udara. Akhir-akhir ini berbagai metoda diupayakan untuk menghasilkan konstruksi chips yang lebih kompleks. dan sebagainya.

3. karena harganya yang relatif sangat murah. Beberapa integrated circuits dikenal dengan nama custom build chips.78 1. Perkembangan Teknologi Circuit untuk Electronic Tabung Electronic (1910-an) Transistor (1950-an) Integreted Circuits (1960-an) VLSI (1980-an) Perkembangan penggunaan microcumputer dalam kantor mengakibatkan manusia banyak berkurang ketergantungannya pada Sistem Pusat Komputer. agar segenap peralatan mesin dapat bekerja secara tepat pada keseluruhan kerja pabrik. kepegawaian akan terus dilakukan dengan sistem pusat komputer (mainframe) tetapi kebanyakan kegiatan yang berhubungan dengan masing-masing unit organisasi sekarang cukup dilakukan secara memadai oleh sebuah microcomputer. Memory chips (untuk menyimpan informasi) CPU chips. Apabila dikehendaki microcumputer yang ada dalam organaisasi dapat dihubungkan sebagai suatu jaringan kerja (network) dengan mainframe atau minicomputer. seperti microprocessor (untuk menangani pengolahan dan koordinasi fungsi dari suatu komoputer) Interface chips (untuk menangani luaran/masukan yang dikehendaki dari suatu sistem). Beraneka macam kegiatan organisasi seperti pengolahan dan pembayaran gaji pegawai (payroll). tetapi juga dapat digunakan dalam komunikasi dengan pihak luar organisasi. sesuatu sistem yang dibutuhkan untuk kegiatan berskala besar. Chip tersebut didisain untuk beraneka kegunaan dan cenderung diproduksi secara massal. 2. seperti pada proses pembuatan kertas atau pengecoran baja. . Misalnya custom built chips didesain untuk memonitor hambatan-hambatan yang terjadi pada suatu proses beroperasinya kegiatan kerja mesin-mesin yang saling berhubungan. didesain dan diproduksi sesesuai dengan permintaan dan kebutuhan tertentu. Perlu diketahui bahwa komputer tidak hanya digunakan sebagai alat dalam organisasi. Jenis chips ini biasanya sangat mahal. Secara singkat perkembangan teknologi digambarkan dalam diagram berikut: circuit untuk electronic dapat Gambar 5. pendapatan.7.

maka kemanfaatan dari sistem komunikasi berdasarkan komputer dapat diraih sepenuhnya apabila negara bersangkutan mengubah jaringan telekominikaksi yang ada menjadi sistem digital. F. Perubahan yang cepat di bidang telekomunikasi juga dipengaruhi oleh berbagai pengembangan dan penemuan-penemuan di bidang teknologi seperti : 1. Pada masa mendatang sistem ini dapat digunakan sebagai penghubung tanpa kawat (wireless atau coreless) di antara alat-alat mesin seperti word-processor. Otomatisasi perkantoran. Hubungan telepon yang menggunakan electronic jelas merupakan sumber daya yang penting dalam pengembangan teknologi informasi. Secara bertahap sistem kerja dengan kertas.. Misalnya jaringan telepon yang digunakan dunia bisnis di mana-mana. Inggris negara keempat terbesar dalam sistem telepon pada tahun 1980-an. Bidang-bidang yang menerapkan micro electronic antara lain: 1. Karena informasi dapat ditransformasikan dengan lebih cepat dengan menggunakan bentuk binary. Setiap negara di dunia ini mempunyai bentuk jaringan nasional untuk menyampaikan informasi dengan menggunakan cara ini. sistem ini digunakan dengan sistem penanaman kabel di bawah tanah. Teknologi Informasi Di Kantor Modern Pengaruh teknologi micro electronic dalam praktik dan prosedur kerja sedemikian hebatnya. Langkah-langkah demikian akan mendorong perkembangan industri micro electronic. sekarang sedang dikembangkan untuk pengantar komunikasi yang berasal dari satelit bumi. 2. Kesulitan dari usaha untuk lebih mengintegrasikan telekomunikaksi dengan micro electronic dan computer adalah adanya perbedaan dasar kerja. 3. telah melakukan perubahan tersebut. Kawat telepon dengan bahan ini kapasitas muatannya beribu kali dibanding dengan kabel konvensional. yang terutama mengandalkan pada sistem manual (pembuatan laporan dengan mesin tik).79 E. Telekomunikasi Istilah telekomunikasi dikenal sebagai cara penyampaian informasi melalui kabel/kawat listrik (telepon dan telegraph) atau dengan gelombang radio. Transmisi microwave. suatu kawat dari bahan fibre glass mampu memindahkan pulsa dalam bentuk binary dengan kecepatan yang tinggi. telepon dan komputer. Fibre glass. Sebagai contoh. merupakan alat yang vital bagi mereka untuk berkomunikasi dengan mitra kerja dan kliennya. Sistem infra merah yang memungkinkan peralatan seperti Televisi dikontrol tanpa kawat (remote control). diganti dengan sistem micro electronic yang menggantungkan pada telekomunikais. .

processor. 5. Alat transfer uang electronic Alat pengukur di bidang ilmu pengetahuan. Komunikasi elektronik antartempat di seluruh dunia.80 2. 3. Word Processor Ada tiga jenis dasar word processor a. Pengendalian proses industri Robot. Kantor yang Menggunakan Peralatan Electronic Sistem Penggandaan Sistem Penulisan Word Processor Sistem Filing Peralatan Hitung Micro Computer KANTOR DENGAN PERALATAN ELEKTRONIK View data Teletext Fasilitas Referensi Konperensi dengan Alat tele Elektronic Mail Sistem Pengiriman Surat Telepon Telekomunikasi 1. 7. Alat diagnosis kesehatan. . 6. terdiri atas key board. 4. dan hanya digunakan untuk pengolahan teks. memory. Sistem atau pabrik dengan bantuan alat komputer lainnya. Word-processor yang berperan sendiri Dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen. Berikut adalah suatu bagan suatu kantor yang menggunakan peralatan eletronik: Gambar 5. 8. layar dan printer.8.

kantor yang otomatis biasanya memiliki fasilitas sebagai berikut: 1. sperti halnya teletext. 1) Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen. 6) Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan. sehingga setiap pengguna dapat meminta atau mengajukan pertanyaan secara aktif kepada database untuk memperoleh data yang dibutuhkan. view data hanya terbatas pada pelanggan dan sifat kerjanya adalah sistem interactive. komputer (atau terminal). 5) Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat. Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem. Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya Di samping micro computer dan word-processor. 3) Mmenimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar. 2. Teletext. View data. 2) Memerlukan pelatihan yang memadai. Perbedannya dengan teletext. Beberapa micro computer dengan tujuan umum. Terdapat beberapa keuntungnan dari penggunaan word-processor. wordprocessor dengan c. terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungakan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan. laporan atau surat dalan sebagainya. yaitu suatu sistem untuk melayani data melalui jaringan televisi yang ada. 4) Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan Pada tahap penerapan pertama dirasakan ada kelebihan tenaga. G. 3) Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output).81 b. di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program). 2) Menambah kepuasan kerja. . Sistem ini merupakan kombinansi dari jaringan komunikasi. view data menyajikan data atau referensi yang up-to date di bidang perdagangan. Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor: 1) Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada. televisi dan permintaan dilakukan melalui telepon. penyimpanan dan pencetakan. 7) Kemampuan untuk mengintegrasikan komputer-komputer lainnya. 4) Menghemat tenaga (pentik).

4. Peralatan terdiri atas komputer dan alat komunikaksi. Sistem telex telah digunakan bertahun-tahun. penggunaan internet di kalangan pemerintah sudah sampai ke kabupaten/kota bahkan kecamatan. Yang menarik adalah sekaligus melakukan filing secara otomatis baik surat yang keluar maupun surat yang masuk. electronic mail serta fasilitas telepon. daya muat pesan yang besar dengan kecepatan tinggi. Perkembangan terakhir di setiap meja kantor modern terdapat perangkat “work stations” yang lengkap terdiri atas komputer dan fasilitas word-processor. Sebuah perkantoran modern. Berbagai transaksi pembayaran dalam dunia perdagangan dan bank banyak memanfaatkan sistem ini. yang paling dapat dirasakan secara nyata di bidang teknologi informasi adalah adanya cyber space (ruang maya) di mana kita dapat berkomunikasi langsung melalui perangkat komputer dalam situasi dan kondisi yang berbeda dan ini bahkan sudah menjadi kebutuhan setiap orang mulai dari pelajar.82 3. Dapat saling tukar menukar informasi walaupun dalam jarak jangkauan yang sangat jauh. dengan kemampuan untuk melakukan pertukaran uang tanpa melakukan pembayaran cash atau penggunaan kertas. dan sebagainya. c. Sistem ini secara bertahap diintegrasikan ke dalam sistem peralatan perkantoran lainnya seperti jaringan komputer. H. Komputer misalnya sekarang secara luas telah digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam “hal apa yang akan terjadi apabila kita mengambil keputusan dengan alternatif A? “Apa akibat dari perubahan X dengan tidak mengubah Y?” . Dapat mengetahui perkembangan terkini yang berhubungan erat dengan masalah-masalah subtansi organisasi. mahasiswa. Internet. word-processor. Perkembangan akhir-akhir ini bahkan bisa mengirim banyak surat dengan peralatan edit yang lebih canggih. suatu fasilitas electronic yang berkembang pesat. b. pebisnis maupun dunia kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS). Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas. adalah suatu sistem untuk menyampaikan pesan-pesan dengan alat electronic. 5. manfat yang didapat dari teknologi informasi yang berbasis internet cukup banyak dirasakan antara lain : a. dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up-to date. Di jaman informasi dan komunikasi abad 21 ini. namun pada eletronic mail pesan tertulis dapat disampaikan dari meja kantor yang satu ke meja yang lainnya lewat terminal. Dapat mengambil langsung (copy/download) informasi yang akan kita butuhkan. Alat transfer uang. Electronic mail.

e. c. Cenderung pegawai menjadi “machine-minders” Masalah kesehatan sebagai ekses dari perlatan seperti layar. f. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin. f. a. serta kehilangan kepuasan kerja. d.83 Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan: Tiga Implikasi umum (aspek sosial. c. d. keterampilan berulang-ulang yang digunakan. 2. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat. Implikasi terhadap karyawan kantor: Keuntungan: a. b. printer. b. f. c. d. programmer dan rekayasa software Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu Lebih sedikit pekerjaan Kerugian: a. e. Mendorong untuk belajar keterampilan baru Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin. Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif. dan sebagainya Kehilangnan kontak personal. b. Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia. ekonomi dan sebagainya) 1. Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalanpersoalan seperti kebosanan. g.mesin Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik. karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin Implikasi terhadap pemberi kerja Memerlukan waktu untuk perubahan elektronik dari sistem manual ke sistem Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan . e. Pekerjaan perkantorn akan banyak mengalami perubahan. Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.

disimpan dan dicari secara cepat Produktivitas meningkat secara cepat Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dan kantornya. Jelaskan pengertian teknologi informasi! Sebutkan 3 komponen utama komputer. ekonomi. diproses. namun jelas. 2. pemrosesan. Kemudian jelaskan pula kekurangan dan kelebihan dari penerapan word processor! Jelaskan secara singkat teletext. Rangkuman 1. penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan Harga teknologi baru ini relatif murah Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpanan data di disk tidak memerlukan ruang seluas filing kabinet Untuk pengambilan keputusan. dan jelaskan masing-masing komponnen tersebut! Jelaskan cara kerja word processor. huruf. b. 4. singkat. g. dan electronic mail! Uraikan beberapa implikaksi yang akan daapt mempengaruhi penerapan teknologi informasi di perkantoran! a. dan sebagainya) Terhadap karyawan kantor Terhadap pemberi kerja J. e. view data. gambar maupun suara dengan suata alat electronic berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan komunikaksi jarak jauh. . c. Secara umum (sosial. I. b. c. Tidak seluruh software kebutuhan yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi Keuntungan: a. Teknologi informasi adalah perolehan. 3. Latihan Jawablah soal latihan di bawah ini secara cermat. d. f.84 g. data dapat diperoleh. 5. 1.

alat transfer uang elektronik dan internet. Kantor yang menggunakan peralatan elektronik yaitu word processor. 4. mikro elektronik dan telekomunikasi.. dan alat transfer uang Kemampuan untuk mengendalikan kekuatan elektrik dari alat berukuran mini (seperti micro electronics) mempunyai pengaruh yang luar biasa terhadap kehidupan modern. 3. robot. pengendalian proses industri.85 2. . yaitu komputer. Ada tiga komponen utama teknologi informasi. electronic mail. 5. Teknologi informasi di tempat kerja yang secara bertahap menggantikan sistem kerja kertas yang mengandalkan pada sistem manual. Pada berbagai kegiatan industri kita akan menjumpai sistem-sistem produksi yang nyaris otomatis semuanya. teletext. komunikaksi elektronik antartempat di seluruh dunia. Bidang-bidang yang menerapkan mikro elektronik antara lain otomatisasi perkantoran. view data.

DAFTAR PUSTAKA Anderson, R.,G., Organization and Methods, (1973), London: MacDonald and Evans. Arifin, E., Zaenal, (1996), Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Jakarta: Akademika Pressindo. Chrislip,David, D, and Carl E., Larson, (1994), Collaboration Leadership, San Fransisco, California : Jossey-Bass Inc. Davis, Gordon, B, (1985), Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure and Development (2nd Edition), McGraw Hill- Book, Co. Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru. Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson,(1985), Texbook of Office Management, New York : McGraw-Hill Book Company Inc. Littlefield, C. et.all, (1985), Office and Administrative Management, New Delhi: Prentice Hall of India. -----------, Management of Office Operations, New Delhi : Prentice Hall of India. Ma’moeri, Endar, (2000) Administrasi Perkantoran, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Mills, Geoffry, et.all (1990), Modern Office Management, London: Pitman Publicity Limited. Neuner, J.J.W., Keeling, L.B., (1978) , Modern Office Management, Bombay: D.B. Taraporevola Sons & Co., Private Ltd. O’Donnell, Koontz, (1972) Principles of Management , An Analysis of Managerial Functions (Fifth Edition), Tokyo: McGraw-Hill Purawijaya, Ipon, Sukarsih, (1994), Penyusunan Laporan, Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud. Scott, George, M., (1986), Principles of Management Information Systems, McGrawHill Book Co. Soetrisno, (2001) , Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara The Liang Gie, (1995) Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit Libety dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.

KASUS 1 SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI ARSIP Semua arsip dalam suatu organisasi didesentralisasikan sebagaimana yang telah dilakukan selama beberapa tahun. Akhir-akhir ini, dengan padatnya tempat dan menggelembungnya biaya, menyebabkan manajemen menggali beberapa macam kemungkinan. Salah satu cara yang dipertimbangkan adalah sentralisasi sejumlah pelayanan kantor, di antaranya ialah penyimpanan arsip. Sebuah tim khusus yang terdiri dari pejabat muda diminta untuk mempelajari arsip organisasi, dan kemudian melaporkan penemuan dan rekomendasi mereka kepada pucuk pimpinan. Keputusan penting yang diambil dalam rapat tim pertama tersebut adalah menyiapkan memorandum bahwa tujuan utama yang berkaitan dengan penyimpanan arsip ialah harus diciptakan standar pelayanan tinggi kepada bagianbagian dan bidang-bidang untuk mengurangi meningkatnya biaya dan bertumpuknya arsip. Itulah yang menjadi pertimbangan dibentuk tim penelitian tersebut dengan manfaat mempertimbangkan reaksi dari para pejabat, dan pegawai terhadap setiap perubahan yang mungkin diusulkan. Penugasan individual kepada anggota tim juga dibuat. Penemuan-penemuan tentatif berikut dilaporkan dalam pertemuan tim yang kedua. Beberapa ruang yang dulu digunakan untuk ruangan gudang dapat diubah menjadi ruang penyimpanan arsip yang memadai untuk menempatkan kurang-lebih 75 persen file cabinet yang sekarang digunakan tersebar ke berbagai bidang dan bagian. Sebuah ruang di bawah tanah dapat dengan mudah disesuaikan jika dibutuhkan ruang penyimpanan. Penilaian kasar tentang kebutuhan pegawai menunjukkan bahwa dalam bidang/bagian yang tugasnya beraneka ragam dibebaskan dari tanggung jawab menyimpan arsip. Kebutuhan pegawai yang semakin meningkat untuk menangani meningkatnya volume pekerjaan akan menyebabkan sulit melepaskan mereka untuk ditempatkan ke bagian penyimpanan arsip baru yang diusulkan. Pelayanan arsip kepada beraneka ragam bagian dan bidang kemungkinan dapat diperbaiki, kecuali dalam bidang/bagian tertentu yang banyak dan tetap menggunakan arsip tersebut. Kesempatan untuk mengurangi arsip yang dobel, karena menggandakan dengan cara memfoto kopi arsip nampaknya besar. Praktik yang dilakukan yaitu dengan mengirim foto kopi berbagai macam arsip yang digunakan di berbagai bidang/bagian. Reaksi awal dari Kepala Bagian di bidang Kearsipan dan Kepala Bagian Tata Usaha yang sekarang melakukan penyimpanan, semangatnya tidak tinggi pada waktu ada kemungjkinan diciptakan sentralisasi arsip tersebut setelah mereka diberitahu oleh para anggota tim peneliti.

Berdasarkan analisis pendahuluan oleh tim peneliti tersebut.PERTANYAAN 1. Haruskah tim peneliti mencoba mencari lebih jauh informasi? Jika Anda mempunyai pemikiran demikian. tunjukkan jenis informasi apa yang dibutuhkan tersebut? . apakah sentralisasi arsip akan menjamin? 2.

Kemudian diadakan konsultasi ke para ahli Arsip baik dari luar negeri maupun dalam negeri. tetapi di lain pihak tanpa mengadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang mampu dan terampil di dalam mempergunakan alat-alat tersebut. dan daripada menggangur. Akhirnya Pemerintah Daerah Provinsi bersangkutan menerima sepenuhnya sistem kearsipan baru. pada umumnya berpendapat bahwa yang penting adalah asal sesuatu warkat atau records itu bisa ditemukan kembali adalah sudah dianggap cukup baik. Usaha-usaha tersebut dipandang perlu dilakukan karena selama ini keadaan arsip di Pemerintah Provinsi tersebut mengalami kesulitan atau dengan perkataan lain sangat kacau karena tidak adanya sistem penyimpanan yang baik dan tepat pada tempatnya. sehingga akibatnya sangat sulit untuk menemukan kembali warkat-warkat atau records yang telah disimpan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan tepat pada waktunya apabila warkat atau records tersebut diperlukan sewaktu-waktu. akibatnya usaha-usaha perbaikan tersebut belum memuaskan hasilnya. Keadaan yang tidak baik itu kemudian menjadi berlarut-larut. Kemudian diadakanlah usaha-usaha untuk memperbaiki sistem kearsipan yang kacau tersebut serta diadakan penataran-penataran bagi para petugas yang nantinya akan menangani kearsipan pada unit kerjanya masingmasing dengan sebaik-baiknya. Ada pula peserta yang tidak mempunyai pekerjaan di kantornya. hasilnya para pejabat pimpinan mulai timbul kesadaran akan pentingnya sistem kearsipan yang baik. akan tetapi semata-mata untuk menggantikan kedudukan orang lain. Dengan adanya anggapan ini banyak orang-orang tidak berminat dan merasa tidak senang untuk ditempatkan . baik untuk Daerah Provinsi itu sendiri maupun untuk Kabupatren/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya. Ada anggapan bahwa orang-orang yang ditempatkan di bagian arsip berarti orang yang disingkirkan atau di-“arsip”-kan. Banyak pegawai yang telah ditatar tidak untuk ditempatkan pada unit kearsipan. Hal itu disebabkan karena adanya beberapa masalah yang masih harus dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi antara lain sebagai berikut: 1. Hal tersebut diawali dengan dimulainya tidak adanya pengertian dan kesadaran dari para pejabat pimpinan akan arti pentingnya sistem penataan arsip yang baik dan efisien. 2.KASUS 2 KASUS DI BIDANG KEARSIPAN Suatu Pemerintah Daerah Provinsi pada saat ini melakukan usaha-usaha perbaikan dan penertiban dalam kearsipannya. Para pejabat pimpinan Pemerintah Daerah Provinsi dan para pejabat Kapupaten/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya. tetapi tidak memikirkan berapa lama dan apakah di tempat yang tepat atau tidak warkat atau record itu bisa ditemukan dengan mudah. Oleh karena itu untuk memenuhi tujuan tersebut di atas dan karena akibat kemajuan di bidang teknologi serta untuk mencapai hasil yang efisien dan efektif dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip dianggap perlu membeli serta mempergunakan Komputer Micro Film sebagai peralatan yang modern dan mahal harganya. orang itu diperintahkan untuk mengikuti penataran. Tetapi meskipun demikian usaha-usaha perbaikan belum memuaskan hasilnya.

Sistem Sentralisasi untuk Arsip-arsip in Aktif b. hal itu disebabkan para petugas tidak ada yang berani untuk mengadakan penyusutan dan menghapuskannya karena belum adanya pedoman kerja yang jelas tentang jadwal retensi arsip. . Dalam penyimpanan Arsip Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan sistem sentralisasi untuk Arsip in Aktif dan desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif. maka arsip-arsip in aktif yang sudah cukup besar jumlahnya disimpan di dalam besek-besek dan kemudian ditumpuk di gedung yang terpisah dengan gedung di mana Bagian Arsip itu berada. Usaha-usaha untuk mengolah data dengan komputer serta menyimpan data di dalam micro film dengan alat-alat yang sudah dibeli dengan mahal tersebut di atas sampai saat ini belum/tidak dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.di Bagian Arsip. Dengan sistem ini berarti bahwa arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh unit pengolah. Sistem Desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif 2. 3. Berikan penjelasan apa yang dimaksud dengan: a. Akan tetapi kenyataannya tidak semua unit organisasi mau melaksanakan hal ini dan tetap menyimpan Arsip in Aktif itu pada unitnya sendiri. 4. mereka akan mengerjakannya dengan rasa enggan. Bagaimana saran dan analisis Saudara setelah membaca Kasus yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi tersebut. 3. PERTANYAAN: 1. 5. Jumlah tumpukan besek-besek itu umumnya akan bertambah terus dan makin banyak. seharusnya dikirimkan kembali ke Pusat Arsip/Dinas Arsip. Keadaan dan letak kantor untuk Pemerintah Daerah Provinsi itu mempunyai dua buah gedung yang berjarak kurang lebih 3 km dan karena keterbatasan ruang. Akibatnya apabila mereka harus berada di tempat itu. Apakah keuntungan dan kerugiannya apabila Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan peralatan modern seperti Komputer dan Micro Film dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip? Coba jelaskan jawaban Anda.

Hampir setiap ruangan kerja pada tingkat Bagian. maka usulan-usulan untuk penambahan perabotan kerja lagi (misalnya untuk menyimpan warkat. Singkatnya: efficiency layout yang paling sederhanapun sudah tidak mungkin disusun. Karena terlalu sempitnya ruangan. Perlombaan semacam ini diadakan secara teratur. Namun penambahan pegawai belum dapat dilakukan. maka berlomba-lombalah setiap unit kerja di bawah pimpinan unitnya masing-masing mengikuti perlombaan tersebut. Sub Bagian dan Urusan selalu kelihatan penuh sesak dengan meja-kursi beserta perabotan kerja lainnya. kecuali apabila ada yang diperlukan. baik yang masih aktif maupun in-aktif terpaksa ditumpuk-tumpuk saja di kanan-kiri dan di sekitar meja kerja pegawai. pokoknya ruangan kelihatan bersih dan rapi!” Dalam pada itu sebenarnya harus diakui bahwa kondisi fisik perkantoran Pemda tingkat satu tersebut sudah cukup memprihatinkan. Dengan harapan untuk memperoleh hadiah-hadiah yang menarik dan juga untuk meningkatkan nilai kedisiplinannya di mata pimpinan. Keadaan ini berlangsung terus setiap menjelang 17 Agustus. warkat ataupun arsip-arsip tadi dibundel dalam beberapa ikatan (misalnya dengan tali rafiah atau apa saja) lalu disimpan di satu tempat yang tidak nampak dari pandangan wasit atau juri perlombaan tersebut. sekali setiap tahun. Demikianlah maka banyak dokumen dan warkat-warkat. karena usulan penambahan anggarannya belum disetujui dan juga karena ruangan kerjanya-pun belum memungkinkan. Pemandangan seperti itu akan lenyap seketika pada saat-saat menjelang 17 Agustus. bahkan Sub Bagian diharuskan berpartisipasi aktif dalam perlombaan tersebut. Beban kerja operasional maupun administratif kian hari kian meningkat. Dengan cara-cara seperti inilah ruangan-ruangan kerja pegawai kelihatan bersih dan rapi. Pegawainya pada duduk berdempetan. . kalau keadaan seperti itu dibiarkan terus. Bukan tidak mungkin. yaitu: bahwa demi memenangkan perlombaan “kebersihan dan kerapihan ruangan kerja” maka segala tumpukan-tumpukan dokumen. Demikianlah. Setiap unit kerja dari tingkat (eselon) tertinggi sampai pada eselon Bagian. Bundelan-bundelan tersebut tidak akan pernah dibuka-buka lagi. maka pegawai yang bersangkutan akan digusur oleh arsip dan warkat-warkat tersebut. bahkan ada pula yang berhadapan satu sama lain dalam jarak yang sangat dekat.KASUS 3 “KEJUARAAN SEMU” Demi menimbulkan rasa kesatuan (sense of belonging) dan sekaligus sebagai salah satu program motivasi. maka di salah satu Pemerintah Daerah (Pemda) tingkat satu telah diadakan semacam perlombaan kebersihan dan kerapihan ruangan-ruangan kerja dari setiap unit kerja dalam lingkungan Pemda tersebut. dokumen-dokumen dan sebagainya) juga tidak disetujui. untuk terwujudnya harapan dan tercapainya tujuan dari masing-masing pimpinan maka hampir setiap pimpinan bermoto: ”pokoknya ruangan bersih dan rapi!” Sayangnya bahwa dengan moto tersebut lalu terjadi keadaan: “Bagaimanapun caranya. yaitu setiap menjelang peringatan hari nasional kita 17 Agustus. Gang-gangpun dipergunakan sebagai ruang (space) tempat kerja pegawai.

Demikianlah maka decision making yang harus dilakukan dengan cepat dan tepat menjadi terbengkalai karenanya. Apakah sebenarnya yang menjadi penyebab timbulnya masalah-masalah tersebut. Bundel tersebut di mana. Jelaskan dan berikan alasan-alasan bahwa itulah yang menjadi masalah pokok dan sub-sub masalah 2. PERTANYAAN: 1. . Masalah pokok apa yang dihadapi oleh Pemda tingkat satu tersebut. Pendekatan dan pemecahan yang bagaimanakah yang setepatnya diterapkan dalam menghadapi kasus seperti itu. Selidik punya selidik ternyata reference dimaksud adalah termasuk dalam bundel-bundel yang telah disimpan di satu tempat dalam rangka memenangkan “lomba 17 Agustus” tadi. Jelaskan penyebab masalah tersebut. siapa yang menyimpannya ternyata tidak dapat ditelusuri lagi dengan jelas.Demikianlan pernah terjadi Gubernur harus mengambil keputusan dengan secepatcepatnya. apa pula sub-sub masalahnya. namun telah gagal total karena ternyata reference yang data serta dokumennya tidak dapat diketemukan. 3.

Cara dia mengutarakan serta mempertahankan gagasannya mendekati bentuk memaksakan dan bersikeras. Bagian terbesar dari kode menggunakan tiga (3) huruf. tetapi tidak/belum pernah memperoleh pendidikan formal tentang O&M maupun kearsipan. Subyek-subyeknya berupa kegiatan pekerjaan yang dilakukan di dalam masing-masing unit. Bagaimanapun diakuinya bahwa dari segi kesederhanaan serta sistematikanya tidak konsisten. lincah. Tercermin pula keinginan agar semua orang mengetahui bahwa dialah yang berperan utama dan berjasa. Kepribadiannya keras.KASUS 4 TERDAMPAR DI AMBANG KARANG Kabupaten “X” atas dasar kebutuhan yang mendesak telah mengadakan penyempurnaan tata kearsipan dengan menerapkan sistem kearsipan Pola Baru dengan mengadakan penyesuaian bagian-bagian tertentu sesuai dengan kondisi serta keperluan setempat. Dalam langkah tindaknya memberikan kesan bahwa ia selalu ingin agar semua gagasannya harus diterima dan benar. Satu di antaranya adalah Pola Klasifikasi dan sistem kodenya dibuat khusus untuk keperluan penggunaan Kabupaten bersangkutan. Sistem kode menggunakan alphanumeric (huruf dan angka). Susunan huruf ini diambil dari singkatan nama-nama unit dan sudah berlaku sejak lama sampai sekarang. lokakarya dan cara-cara lain semacamnya. Pejabat ini berlatar pendidikan tinggi (sarjana). rajin. Di samping tenaga-tenaga Kabupaten X sendiri yang menjadi anggota Tim Penyempurnaan Kearsipan juga mengundang Konsultan Ahli dari Lembaga Non Dep “Administrasi” dan Lembaga Non Dep “Kearsipan” untuk duduk di dalam Tim Penyempurnaan. Penyebaran serta pembinaan baik untuk pegawai Kabupaten X melalui ceramah-ceramah penataran-penataran beberapa kali. Proses pengembangan dan penerapan sistem kearsipan di Kabupaten X ini makan waktu cukup lama dengan daya dan dana cukup besar. namun yang penting tidak menimbulkan kesulitan dan dapat memenuhi keperluan Kabupaten itu sendiri. Setelah dimulai oleh pimpinan instansi bahwa sistem tersebut dapat diterima dan kena maka disebarkan kepada dinas-dinas dan unit kerja lain. Sepak terjangnya dinamis. gesit. Tetapi karena ia adalah seorang . dan memudahkan pemakaiannya daripada jika harus menciptakan baru. Pembagian tingkat penggolongannya sebagaimana lazimnya terdiri atas masalah pokok submasalah dan sub-submasalah. Pemrakarsa penerapan Sistem Kearsipan Pola Baru pada Kabupaten X ini adalah seorang pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan O&M dalam instansinya. kuat bahkan cenderung ke sifat ambisius. Klasifikasi semcam itu disebut klasifikasi struktural. Nama golongan utama diambil dari nama unit tertinggi/terbesar di dalam Kabupaten tersebut. pintar bicara. Cara ini ditetapkan dengan alasan bahwa cara tersebut sudah dikuasai mendarah daging oleh semua pegawai di lingkungan Kabupaten X. Kode angkanya menggunakan sistem tiga (3) digit. tidak kenal waktu dan mempunyai kecerdasan yang baik.

Arsip-arsip/berkas inaktif . Setelah menjalani waktu yang cukup panjang dan jatuh bangun Tim bersepakat bahwa pada dasarnya Sistem Kearsipan Pola Baru dapat diterapkan di Kabupaten X dengan beberapa pokok sebagai berikut: 1. Dilihat dari apa yang terjadi tampaknya usaha tersebut secara tidak langsung direstui oleh pimpinannya. Apa yang dilakukannya itu tidak dilarang oleh pimpinan namun juga tidak dibantu. Letak kantor masing-masing anggota bertebaran yang jaraknya berjauhan. Badan dan lain-lain unit kerja) dilengkapi pula dengan konsultan dari Lembaga Non Dep yang membidangi organisasi dan metoda serta Lembaga Non Dep yang membidangi kearsipan. Dari Tim Kearsipan dengan keanggotaan sedemikian diharapkan oleh Bupati agar dapat menghasilkan suatu sistem kearsipan Pola Baru yang dapat berlaku seragam dan menyeluruh di Kabupaten X. Tata Kearsipan dikelola/diorganisasi dengan prinsip kebijakaan terpusat dengan pelaksanaan fisik terpisah (centralized policy and decentralized physical operation).Keanggotaan tim terdiri atas semua unit utama (Dinas. tetapi merupakan kehendak pribadi seorang pejabat tertentu dan dilakukannya sendiri terhadap unitnya. yakni “BADAN DL”. Usaha tersebut tidak dilakukan secara formal atas dasar instruksi pimpinan Badan. Hal ini dilakukannya karena didorong oleh keinginan untuk berkarya dan menyempurnakan tata kearsipan khususnya serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja umumnya bagi instansi di mana ia bekerja. Team ini dipimpin oleh pejabat unit Organisasi & Tatalaksana Kabupaten X. Kesulitan-kesulitannya antara lain: Setiap kali diadakan pertemuan kerja tim tidak pernah dapat dihadiri para anggota secara lengkap. Sementara itu. secara terbatas sekali sudah memulai mengusahakan penerapan sistem kearsipan Pola Baru. Pejabat bersangkutan telah memperoleh pendidikan (penataran) O&M dan memang orangnya suka belajar serta berkepribadian kuat dan berkemauan keras. Masalah dana pun merupakan faktor kesulitan tersendiri bagi kelancaran kerja Tim. Rata-rata para anggota tempat telah pernah mengikuti pendidikan (penataran) O&M ataupun kearsipan. sistem kearsipan Pola Baru telah berjalan dan makin mantap di Kabpaten X membentuk Tim Kearsipan Kabupaten untuk menyempurnakan tata kearsipan Kabupaten X secara keseluruhan. yakni bahwa pengembangan sistem pembinaan umum berada di tangan Kabupaten dalam hal ini Biro Umum. Di samping itu salah satu unit utama lainnya. Hal ini dikarenakan bahwa masing-masing anggota tetap terikat oleh tugas-tugas pokoknya di kantornya. Dengan pertimbangan praktis serta pengaruh geografis dan kebutuhan unit-unit Pengolah dapat mengolah kearsipannya sendiri dengan pola pusat seragam dengan unit-unit lain dalam lingkungan Kabupaten X.yang ingin berhasil memanfaatkan pengalamannya serta berusaha untuk tahu dari segala sumber. Dalam melaksanakan tugasnya banyak kesulitan yang dihadapi yang berakibat jalannya kegiatan kurang lancar dan banyak memakan waktu.

mengerti. Pola klasifikasi didasarkan atas masalah (subyek) sebagai penjabaran fungsi. Alasan yang diajukannya mirip dengan Wakil Dinas Y . Gunung karang tersebut berupa tantangan membatu dan panas dari anggota tim yang mewakili Dinas Y (kebetulan anggota ini adalah pejabat yang memprakasai dan aktif menangani penyempurnaan tata-kearsipan Dinas Y. meskipun demi efektivitas. Dengan Pola Klasifikasi dan Kode sedemikian itu untuk menjamin kemudahan. sudah berlaku cukup lama sehingga sudah dikenal oleh pegawai-pegawai di dinasnya. Kedudukan tim menjadi bertambah rumit karena ternyata wakil (anggota) dari Badan DL (ia adalah pejabat yang menangani penarapan Sistem Kearsipan Pola Baru di instansinya) juga bersikap sama. Pola Klasifikasi yang disusunnya pun struktural dan tidak rela untuk diubah ataupun dilakukan penyesuaian. kegiatan serta transaksi dengan berorientasikan Kabupaten X. Pada hal menyusun pola klasifikasi merupakan pekerjaan yang tidak mudah). Klasifikasi sedemikian akan lebih menjamin ketangguhannya dan tidak akan terpengaruh oleh perubahan-perubahan struktur organisasi. Masih banyak hal-hal (unsur-unsur Sistem Kearsipan Pola Baru) lain yang belum sempat dibahas seperti organisasi (unit) wadah fungsi kearsipan. (Klasifikasi struktural akan goyah setiap kali ada perubahan struktur organisasi sehingga perlu mengadakan perubahan pola klasifikasi disesuaikan dengan struktur yang baru. jadwal retensi. apapun penilaian yang diberikan oleh pihak lain. menggunakan tenaga yang tidak sedikit serta biaya yang tidak kecil. Di luar dugaan perjalanan Tim dibentur dengan gunung karang yang berakibat usaha Tim macet total. efisien dan seragam tetapi jangan ganggu atau menyentuh apa yang sudah dibuatnya dan dilaksanakan di Dinasnya. nyatanya sudah dilaksanakan dan berjalan. serta bersedia membantu menciptakan kesempurnaan tata-kearsipan Kabupaten yang efektif. Padahal . Alasan yang diberikannya ialah bahwa Pola Klasifikasi serta Kode. seperti yang diuraikan terdahulu). 3. penyusutan dan selanjutnya. meskipun dalam cara dan gaya yang berbeda. Dinyatakannya bahwa memang benar ia (pejabat Dinas Y anggota tim) telah menyetujui. 2. keseragaman (kesatubahasan komunikasi beserta tata cara dan sarananya). TERBENTUR KARANG Kelanjutan dan usaha Tim ialah tahap penyusunan Pola Klasifikasi beserta kode klasifikasinya. Sistem Kode dua huruf ini sesuai dengan petunjuk dan anjuran dari Lembaga Non Dep Kearsipan dan telah banyak dipilih/digunakan oleh sebagian besar instansi yang telah menerapkan sistem Kearsipan Pola Baru. efisiensi serta keseragaman sistem bagi kepentingan keseluruhan. para petugasnya sudah terbiasa dengannya. Tantangannya berupa ketidaksediaan jika Pola Klasifikasi serta Kode Dinas Y dimodifikasi apabila diubah dan menjadi bagian dari Pola Klasifikasi serta Kode Kabupaten X. Sistem kode alphanumeric menggunakan dua huruf dan tiga angka. Diutarakan pula bahwa penyusunannya telah memakan waktu banyak.harus disalurkan ke kearsipan Pusat di bawah Biro Umum/TU yang sekaligus berfungsi sebagai pusat penyimpanan arsip Kabupaten X. Sistem tersebut lebih sederhana lebih mudah.

namun tetap dalam batas sportivitas yang wajar. di samping bahwa cara pemungutan suara di dalam team kerja bukan suatu cara yang dibenarkan ataupun tepat.) pada Kabupaten. Berikan alasan-alasan atas jawaban Anda. integrasi dan sinkronisasi yang sederhana (K. dalam situasi bagaimanapun tidak akan dilakukan tindakan sepihak apalagi memaksakan ataupun bertangan besi. (Tentu saja konsultan hanya dapat berbuat sampai dengan batas-batas kewenangannya sesuai dengan kedudukan serta kewajibannya sebagai anggota tim). Dalam hubungan ini para konsultan-pun (ahli O&M dan Kearsipan) telah pula berusaha untuk menjelaskan. Ketua tim berkepribadian lemah lembut. Betapa pun segala usaha sudah dilakukan pada lingkup ini namun tetap buntu. sebab tugas Tim justru harus dapat menghasilkan “sesuatu” yang secara bulat diterima dan dapat diberlakukan penuh di Kabupaten X secara menyeluruh.S. Sebagai sekedar gambaran bahwa di dalam diskusi-diskusi yang dilakukan di dalam tim tidak jarang meningkat pada situasi yang panas berkepanjangan. di dalam lingkungannya. Andaikata anda sebagai Seda/Karo Umum/TU telah menerima Cap Ketua Tim tentang keadaan Tim. menghormati/menghargai kesemuanya bahkan selalu mengalah. 2. Pimpinan (ketua) Tim pun tidak bisa berbuat banyak. lebih-lebih sama-sama jelas dimengerti bahwa Kabupaten adalah organisasi induk yang dalam pelaksanaan tugastugasnya dilaksanakan oleh Dinas-dinas. maka apa tindakan yang harus diambil. mengupas tentang perlunya praktik koordinasi. dan tidak jarang menyangkut masalah-masalah di luar kearsipan. Badan dan lain-lain.S. .I. PERTANYAAN: 1. Pendapat para anggota untuk menempuh jalan pemungutan suara untuk mengambil keputusan tidak mungkin. Andaikata anda sebagai Ketua Tim apa tindakan Anda untuk menembus karang tersebut. Hal ini disamping memang tugasnya untuk memperoleh kebulatan hasil secara musyawarah yang tidak hanya bagi para anggota team tetapi harus dapat diterima dan dilaksanakan oleh para pimpinan unit-unit utama. agar tidak bersikukuh hanya untuk kepentingan sepihak.sebelumnya wakil ini dengan gigihnya turut mendesak wakil Dinas Y. manusiawi. Analisis dan temukan persoalan-persoalan pokok apa yang merupakan kunci yang sebenarnya dari kemacetan Tim. 3.

This document was created with Win2PDF available at http://www.daneprairie. . The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.com.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful