Modul 1 Manajemen Perkantoran

Diklat Teknis Administrasi Umum
(General Administration)

Eselon II

SAMBUTAN DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DIKLAT APARATUR LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA

Selaku Instansi Pembina Diklat PNS, Lembaga Administrasi Negara senantiasa melakukan penyempurnaan berbagai produk kebijakan Diklat yang telah dikeluarkan sebagai tindak lanjut Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Diklat Jabatan PNS. Wujud pembinaan yang dilakukan di bidang diklat aparatur ini adalah penyusunan pedoman diklat, bimbingan dalam pengembangan kurikulum diklat, bimbingan dalam penyelenggaraan diklat, standarisasi, akreditasi Diklat dan Widyaiswara, pengembangan sistem informasi Diklat, pengawasan terhadap program dan penyelenggaraan Diklat, pemberian bantuan teknis melalui perkonsultasian, bimbingan di tempat kerja, kerjasama dalam pengembangan, penyelenggaraan dan evaluasi Diklat. Sejalan dengan hal tersebut, melalui kerjasama dengan Departemen Dalam Negeri yang didukung program peningkatan kapasitas berkelanjutan (SCBDP), telah disusun berbagai kebijakan guna lebih memberdayakan daerah seperti peningkatan kapasitas institusi, pengelolaan dan peningkatan SDM melalui penyelenggaraan Diklat teknis, pengembangan sistem keuangan, perencanaan berkelanjutan dan sebagainya. Dalam hal kegiatan penyusunan kurikulum diklat teknis dan modul diklatnya melalui program SCBDP telah disusun sebanyak 24 (dua puluh empat) modul jenis diklat yang didasarkan kepada prinsip competency based training. Penyusunan kurikulum dan modul diklat ini telah melewati proses yang cukup panjang melalui dari penelaahan data dan informasi awal yang diambil dari berbagai sumber seperti Capacity Building Action Plan (CBAP) daerah yang menjadi percontohan kegiatan SCBDP, berbagai publikasi dari berbagai media, bahan training yang telah dikembangkan baik oleh lembaga donor, perguruan tinggi, NGO maupun saran dan masukan dari berbagai pakar dan tenaga ahli dari berbagai bidang dan disiplin ilmu, khususnya yang tergabung dalam anggota Technical Review Panel (TRP). Disamping itu untuk lebih memantapkan kurikulum dan modul diklat ini telah pula dilakukan lokakarya dan uji coba/pilot testing yang dihadiri oleh para pejabat daerah maupun para calon fasilitator/trainer. Dengan proses penyusunan kurukulum yang cukup panjang ini kami percaya bahwa kurikulum, modul diklatnya berikut Panduan Fasilitator serta Pedoman Umum Diklat Teknis ini diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pelatihan di daerah masing-masing.

i

Harapan kami melalui prosedur pembelajaran dengan menggunakan modul diklat ini dan dibimbing oleh tenaga fasilitator yang berpengalaman dan bersertifikat dari lembaga Diklat yang terakreditasi para peserta yang merupakan para pejabat di daerah akan merasakan manfaat langsung dari diklat yang diikutinya serta pada gilirannya nanti mereka dapat menunaikan tugas dengan lebih baik lagi, lebih efektif dan efisien dalam mengelola berbagai sumber daya di daerahnya masing-masing. Penyempurnaan selalu diperlukan mengingat dinamika yang sedemikian cepat dalam penyelenggaraan pemerintahan negara. Dengan dilakukannya evaluasi dan saran membangun dari berbagai pihak tentunya akan lebih menyempurnakan modul dalam program peningkatan kapasitas daerah secara berkelanjutan. Semoga dengan adanya modul atau bahan pelatihan ini tujuan kebijakan nasional utamanya tentang pemberian layanan yang lebih baik kepada masyarakat dapat terwujud secara nyata.

ii

Dengan demikian. yang dalam pelaksanaannya menganut prinsip-prinsip multi dimensi dan berorientasi jangka panjang.KATA PENGANTAR DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAH Setelah diberlakukannya UU Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah. menengah. kelembagaan dan individu SDM aparatur Pemerintah Daerah melalui penyusunan dan implementasi Rencana Tindak Peningkatan Kapasitas (Capacity Building Action Plan/CBAP). yang semula lebih berorientasi sentralistik menjadi desentralistik dan menjalankan otonomi seluas-luasnya. dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat dan peningkatan daya saing daerah diperlukan kemampuan atau kapasitas Pemerintah Daerah yang memadai. dan individu. bersifat demand driven yaitu berorientasi pada kebutuhan masing-masing daerah. Bank Pembangunan Asia (ADB). pada tahun 2002 Pemerintah telah menetapkan Kerangka Nasional Pengembangan dan Peningkatan Kapasitas Dalam Mendukung Desentralisasi melalui Keputusan Bersama Menteri Dalam Negeri dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional/ Kepala Bappenas. Departemen Dalam Negeri. dan meningkatkan daya saing daerah. Proyek SCBD ini secara umum memiliki tujuan untuk meningkatkan kapasitas Pemerintah Daerah dalam aspek sistem. dan dari Pemerintah RI sendiri melalui Departemen Dalam Negeri dan kontribusi masing-masing daerah. salah satu faktor penting yang mempengaruhi keberhasilan otonomi daerah adalah kapasitas atau kemampuan daerah dalam berbagai bidang yang relevan. Salah satu aspek penting kebijakan otonomi daerah dan desentralisasi adalah peningkatan pelayanan umum dalam rangka mewujudkan kesejahteraan masyarakat. iii . kelembagaan. Dalam rangka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah. dan pendek. Berdasarkan pengalaman penyelenggaraan pemerintahan di banyak negara. dengan Direktorat Jenderal Otonomi Daerah sebagai Lembaga Pelaksana (Executing Agency) telah menginisiasi program peningkatan kapasitas melalui Proyek Peningkatan Kapasitas yang Berkelanjutan untuk Desentralisasi (Sustainable Capacity Building Project for Decentralization/ SCBD Project) bagi 37 daerah di 10 Provinsi dengan pembiayaan bersama dari Pemerintah Belanda. Dalam rangka peningkatan kapasitas untuk mendukung pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah. telah terjadi perubahan paradigma dalam pemerintahan daerah. dan mengacu pada kebijakan nasional. serta mencakup multistakeholder. yang kemudian diganti dengan UU Nomor 32 Tahun 2004. Peningkatan kapasitas tersebut meliputi sistem.

iv . agar diperoleh kesesuaian/ relevansi dengan kompetensi yang harus dimiliki oleh para pejabat daerah itu sendiri. yang pada akhirnya kesejahteraan masyarakat dapat segera tercapai dengan lebih baik lagi.Salah satu komponen peningkatan kapasitas di daerah adalah Pengembangan SDM atau Diklat bagi pejabat struktural di daerah. Diharapkan bahwa dengan terlatihnya para pejabat daerah maka kompetensi mereka diharapkan semakin meningkat sehingga pelayanan kepada masyarakat semakin meningkat pula. Dalam rangka memperoleh kurikulum dan materi diklat yang akuntabel dan sesuai dengan kebutuhan daerah. dapat juga digunakan di daerah lainnya karena dalam pengembangannya telah memperhatikan aspekaspek yang berkaitan dengan pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah. telah siap untuk dilaksanakan. Pejabat daerah merupakan narasumber yang penting dan strategis karena merupakan pemanfaat atau pengguna kurikulum dan materi diklat tersebut dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat. khususnya untuk peningkatan kapasitas individu SDM aparatur daerah. selain untuk digunakan di lingkungan Proyek SCBD sendiri. Dengan telah tersedianya kurikulum dan materi diklat. juga melibatkan pejabat daerah. Kurikulum dan meteri diklat yang dihasilkan melalui Proyek SCBD ini. Dalam memenuhi kurikulum serta materi diklat tersebut telah dikembangkan sejumlah modul-modul diklat oleh Tim Konsultan yang secara khusus direkrut untuk keperluan tersebut yang dalam pelaksanaannya disupervisi dan ditempatkan di Lembaga Administrasi Negara (LAN) selaku Pembina Diklat PNS. maka pelaksanaan peningkatan kapasitas Pemerintah Daerah. Selain itu juga dalam setiap tahapan proses pengembangannya telah melibatkan pejabat daerah sebagai narasumber. dalam tahapan proses pengembangannya telah memperoleh masukan dari para pejabat daerah dan telah diujicoba (pilot test).

.... Tujuan Umum Surat ................................................................................................................................. 18 A.... 14 B.........iii Daftar Isi ........... Syarat Dasar Bagi Penulis Surat............................................................................................................................................... v BAB I PENDAHULUAN .............................. 20 v ................................ Latihan ............ 1 BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN .. Pengertian Kantor ......................... 3 A....... Deskripsi Sngkat................................... Fungsi Surat Dinas............................................................. 14 A.......................... Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern .... 1 B.... 20 E....... 1 C. 17 BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI ........... Perkantoran Modern ............................................. 18 B................... Data dan Informasi............................. Pengertian Korespondensi Dan Surat .Depdagri .......................... Rangkumman................................ 17 D......................................................... 10 E...... Hasil Belajar ...................................................... 3 B............................................................................................................................................................ 19 D.................. Manajemen Perkantoran ....................................... 1 D......LAN ................................................................................................... 4 C.... 13 F.................. Indikator Hasil Belajar..............................................................DAFTAR ISI Sambutan Deputy IV .......... Latihan ............. 19 C....................................................................................................................... Syarat-Syarat Surat Yang Baik................... Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern ................................................................... Pokok Bahasan ...................................................................................................................................................................... 7 D............ 13 BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN ............................. 16 C............... Rangkuman.............................................................................................................................................................................. 1 A........................................................................................................... i Kata Pengantar Dirjen Otonomi Daerah ...........................................................................

.................................................................................................................................... 69 E....................................................... 36 C................................. BAB V Latihan .......................................................................... 71 F......... Syarat Dan Macam Laporan . 74 A................. Pengertian........ Latihan ....... 31 I......... 57 I....................... Penyusutan Arsip.............................................. 81 vi ............................................................... 48 F................................................................. Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip............................................................................................................. 33 MANAJEMEN ARSIP DINAMIS ...... Teknologi Informasi di Kantor Modern ........................... Cara Pengetikan............. 73 BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI ................................................................................................... Langkah-Langkah dalam Pembuatan Laporan .............. 32 Rangkuman.... 59 B............................................................................................................... Teknologi Informasi ...................................................... Latihan ........... 38 E.................... 79 G........................ Peralatan Filing.................................................................... Sistematika Laporan ..................... 21 G..... Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas........................ 57 BAB VI PENYUSUNAN LAPORAN ................................................F................................................ J...................... 51 G............................. Komputer ...... Organisasi Tergantung Pada Filing ........ Rangkuman. Bagian-Bagian Surat.................. 75 Micro Electronic dan Micro Processor................................................................................. Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya............................... 61 C....................................................... Syarat-Syarat Laporan ............................... 59 A...................... 74 B..................................................................................................... 36 D........ 79 F......... 34 A............................... 77 E....................................... Sistem Filing (Penyimpanan Arsip) ...................... Arsip ............ 72 G Rangkuman................................................ Sistem Arsip .................................................... Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat ........................... 64 D..................... 34 B........................................................................... Peranan........................................... Telekomunikasi ................................................. 54 H................................................................................................... 74 C D Mikro Komputer .............. 21 H........................................................................................

................. 84 Rangkuman..................................................... Latihan ..................... 84 Daftar Pustaka Lampiran vii .................... 82 I...........H........................... J.......................................................................... Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran .................

keterampilan. 5. Pelaksanaan perkantoran modern. Menyusun laporan Mengelola sistem informasi D. Mengelola korespondensi. prinsip-prinsip dan pelaksanaan manajemen perkantoran modern. Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai. dan sikap para pejabat eselon II mengenai pengertian. Pokok Bahasan 1. peserta diharapkan mampu menerapkan manajemen perkantoran modern dengan baik dan benar. Indikator Hasil Belajar Setelah pembelajaran selesai. peserta diharapkan dapat: 1. manajemen korespondensi. dan indikator hasil belajar tercapai secara baik. manajemen arsip dinamis. C. Deskripsi Sngkat Mata Diklat Manajemen Perkantoran Modern ini dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan. Mengelola arsip dinamis. Mendeskripsikan pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. 4. Menguraikan pelaksanaan perkantoran modern. Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1 . 3. 3. B. 6. 4. 2. dan agar dalam proses pembelajaran mata “Diklat Manajemen Perkantoran ” dapat berjalan lebih lancar. 5. Manajemen korespondensi Manajemen arsip dinamis Menyusun laporan Manajemen sistem informasi Anda sebagai pembelajar. pembuatan laporan dan manajemen sistem informasi untuk perkantoran modern. 2.BAB I PENDAHULUAN A. Pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. 6.

B.2 A. Untuk belajar mandiri. karena indikator belajar memberikan tujuan dan arah. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab. Pelajari setiap bab secara berurutan. selamat belajar!. C. semoga Anda sukses menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang diuraikan dalam mata Diklat ini dalam upaya membangun kapasitas daerah yang berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan seorang pejabat eselon II. Anda dapat melakukan seorang diri. mulai dari Bab I Pendahuluan sampai dengan Bab VII. dan bahaslah secara berkelompok kasus ditemui di perkantoran. Untuk itu. indikator belajar menetapkan apa yang harus Anda capai. dan jangan segan-segan bertanya kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam manajemen perkantoranan. belajarlah baik secara mandiri maupun berkelompok secara seksama. Bacalah secara cermat. berdua atau berkelompok dengan lain yang memiliki paradigma yang sama dalam manajemen perkantoran. Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain. Baiklah. D. seperti yang tertera pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini. dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran) yang tertulis pada setiap awal bab. E. . Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada kesungguhan Anda.

penyimpanan dan 3 . Kewajiban. atau ruang tulis.BAB II PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN MODERN Setelah Anda mempelajari Bab II. Instansi. rooms. and duties).). Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian kantor. 2. 5. building. gedung. Mengenai pengertiannya. Jabatan (tenure of official position). Jasa pelayanan (service. Markas atau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters. badan. yang dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha (place. or staff or collective authority of company. sejak lebih dari dua puluh lima tahun yang lalu Prajudi (1976: 60) telah menjelaskan pengertian “kantor” yang bisa berarti: 1. 4. 2. Anda perlu memahami pengertian kantor. komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do. Pengertian Kantor Dalam Bab II ini. pengolahan. 3. manajemen perkantoran. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan. etc. Ruang atau kamar kerja. kind help). of business and clerical works). Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi. government department. jawatan. Tugas pekerjaan. yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/ informasi. Sedang perkataan bahasa Inggris “office” bisa berarti: 1. work. pencatatan. sebelum memahami manajemen perkantoran modern. Markas. 6. dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern. atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya. function). tugas. task. fungsi (duty. perkantoran modern. Perkataan kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “office” dari bahasa Inggris. Dari berbagai pengertian perkataan “kantoor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas. 3. A. Tempat. 4. dan prinsip-prinsip kantor modern. perusahaan.

orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan. Banten. Demikian pula rumusan tentang manajemen . pengolahan. Sebelum Anda mempelajari manajemen perkantoran. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai: 1. perlu diawasi serta dikendalikan sebaik-baiknya. B. Sebagaimana kegiatan lainnya. Krakatau Steel yang kegiatan utamanya bergerak dalam produksi baja. Manajemen Perkantoran Pada subbab A. pencatatan. Di samping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas.4 pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. biaya serta tata laksana kerja. bisa juga berarti “atau”. pencatatan. PT. Jika Anda membuka Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) Anda dapat menjumpai bahwa perakantoran adalah hal yang berkaitan dengan kantor. sebaiknya Anda memahami terlebih dahulu apa yang diistilahkan perkantoran. pengolahan. Pada subbab B. terhadap sesuatu istilah atau terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama. penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi. Kantor tersebut melaksanakan kegiatan-kegiatan perkantoran. Dari uraian singkat di atas jelas bahwa pengertian kantor bisa dalam arti tempat. Anda telah mempelajari pengertian kantor. ini Anda akan mempelajari manajemen perkantoran. alat-alat dan perlengkapan lain termasuk mebel. sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penanganan data/informasi. bisa dibaca “dan atau”. akan tetapi kalau seseorang menanyakan: “Departemen Dalam Negeri?”. kegiatan-kegiatan perkantoran perlu direncanakan. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. Contoh lain misalnya. kegiatan substansinya berlangsung di pabriknya di Cilegon. kantor juga sering diartikan sebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif atau tepatnya kegiatankegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Apa yang disebut manajemen perkantoran? Sebagaimana pada istilah-istilah lain dalam Ilmu Sosial. Akan tetapi dalam arti yang manapun. Garis miring(/) yang terdapat di antara perkataan data dan informasi berarti “dan”. Kantor juga bisa dalam arti proses. diorganisasikan. kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia. jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya administratif. Sebagai contoh. tetapi kantornya bisa berada di Jakarta. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan. ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi. ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti sarana. ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. digerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan. 2. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan.

” (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya. warehousing. Perumusan William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as a function. bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan). The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli. manufacturing. but also the the arise of functional control administratrive direction of most clerical and paperwork. Perumusan Edwin Robinson “Office management is concerned with the direction and supervision of office work. melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis). antara lain sebagai berikut: Perumusan Arthur Grager “Office management is the function of administering the communication and record service of an organization. Perumusan William Spriegel & Ernest Davies “Office management is the over-all direction of clerical activities as distinguished such activities as transportation. whenever and wherever that work is to be done.” (Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran).” .5 perkantoran.” (Manajemen perkantoran adalaah fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi).” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien. Perumusan Hal Nourse “It seems to me that office management in the broader sense might embrance. not only the generally accepted service service functions. and sales. is the branch of the art and science of management which is concerned with the efficient performance of office work.

prosedur dan metode perkantoran. 2. It deals with the life cycle of business information. Oleh karena itu. dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran.6 (Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitasaktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan. Perumusan George Terry “Office management can be defined as the planning. mengawasi. mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk). pengendalian. serta pemusnah data yang usang. Dengan demikian manajemen perkantoran bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan. tetapi juga segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut. Namun demikian. penyebaran. pergudangan dan penjualan). 3. dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran. of destruction if obsolete. biaya perkantoran. dan penyimpanan data yamg memiliki nilai tetap. and retention. if of permanent value. pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan. .” (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”. and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective. pengorganisasian. secara ringkas menajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan. mengorganisasikan (mengatur dan menyusun). pengorganisasian. pemeliharaan. perlu Anda sadari bahwa cakupan kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan : 1. dan penggerakan. kepabrikan. Dikatakannya : “Dengan demikian. The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran. serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. controlling. Tata penyelenggaraan Pelaksanaan secara efisien Pengendalian. serta lainlainnya. Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli. pengendalian. antara lain misalnya mengenai pegawai kantor. pengawasan dan pengarahan Perencanaan. dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelengarakan secara tertib sesuatu hal. 4. penggerakan. and organizing of office work.

sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Budiyanto. produktif. Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu bangunan kantor yang megah. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan. terutama dalam bidang komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F. keterhadalan. Namun. Perkantoran modern juga sering digambarkkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan (computerized).X. keterkinian komunikasi dan pemrosesan data. dan perlakuan manusiawi. atau kesalahan yang terjadi pada salah satu subsistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan. computer). maka keputusan . profesional memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin. tentu saya tidak harus mengembangkan ke arah modernisasi perkantoran dilakukan secara serentak atau simultan. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen. efisien. menerapkan tata laksana yang demokratis. 1991).7 C. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik. Perkantoran Modern Lalu apa yang disebut dengan perkantoran modern? Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”. berkeadilan. Apabila data tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan. khususnya keuntungan dalam hal kecepatan. terutama di kota-kota kecil atau di daerah-daerah terpencil Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan dilakukan dengan sistem komputer. kecermatan. Namun. Oleh karena dalam hal modernisasi ini lebih sering dilakukan per modul (“modularity”). dari berbagai pertimbangan. kantor modern perlu memperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan. Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing. Di satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap berikutnya. maka sifat. bahkan gedung pencakar langit. di lain pihak kenyataan masih banyak kantorkantor pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer. yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer (Computer based system). Namun. “sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman” Dalam hal kantor. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data untuk disimpan. Kantor modern juga mendayagunakan biaya. Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebel yang tepat. akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan. efektif. Biaya sering merupakan salah satu pertimbangan dalam hal modernisiasi perkantoran.

serta sistem. Kamis 20 September 2001 hlm.8 akan terganggu. 2) memberitakan: “Hari Rabu (19/9). Bush bisa juga . Kedua istilah ini digunakan silih berganti. Contoh mutakhir. prosedur dan tata kerja untuk menyelenggarakannya. manusia atau penanganan menyelenggarakan kegiatan. Sejalan pula dengan penjelasan di muka bahwa ada dua aspek yang tidak dapat dipisahkan yaitu organisasi dan manajemen. misalnya administrasi pemerintahan Presiden George W. Sehubungan dengan itu. ribuan bisnis Eropa mengawali harinya dengan komputer yang telah terinfeksi Ninda menyebar lewat e-mail yang terinfeksi. semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses. jika bicara mengenai manajemen perkantoran berarti juga bicara organisasi perkantoran dan kegiatan-kegiatannya. diperkirakan. kiranya perlu pula diingatkan bahwa pola pikir Amerika tidak membedakan istilah administrasi dan manajemen. Dampak selanjutnya mudah Semakin modern suatu kantor.000 sistem di AS hanya dalam waktu sembilan jam pada pertengahan bulan Juli” (Harian Kompas.6 milyard dollar AS untuk membersihkannya. peralatan dan perlengkapan. semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya Akan tetapi sebaliknya. yaitu virus komputer “Ninda”. sebuah infeksi serupa menyebar ke seluruh dunia. Ketika itu Code Red memakan korban 250. Harian Kompas (Kamis. hlm. data/informasi merupakan sasaran utama. tetapi dia mengingatkan “…… kerusakan yang dibuat Ninda bakal “lebih hebat” dibanding Code Red yang telah memakan dana 2. Jelas pula bahwa dalam penanganan data/informasi diperlukan bangunan dan ruangan. setelah dunia diguncang oleh serangan atas gedung World Trade Center dan Pentagon di AS tanggal 11 September 2001. atau keputusan tidak sempurna. menyebar ke Asia dan Eropa dalam waktu satu malam. Para ahli keamanan data net mengkhawatirkan potensi virus Ninda ini. sifat dan cakupan kegiatannya semakin mengglobal. Virus komputer Ninda yang merupakan kebalikan dari “admin”. 2) Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran modern. dan sekaligus sebagai tujuan dari seluruh kegiatan perkantoran. dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi. bulan Juli 2001 dunia dilanda virus “Code Red”. Hanya berselang dua bulan setelah serangan virus “Code Red”. Meskipun Jaksa Agung AS John Ashcroft melihat tidak ada tanda-tanda adanya hubungan di antara virus internet dan serangan itu. 20 September 2001. muncul pertama kali di Amerika Serikat (AS) Selasa 18 September 2001. Meskipun demikian.

sedangkan sebagai wadah sifatnya relatif statis. Oleh karena tugas atau kegiatan pokok ini secara langsung mengenai tujuan organisiasi. bahwa dua aspek yaitu organisasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Akan tetapi tugas-tugas penunjangnya. Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Sama-sama departemen tetapi tugas pokok Departemen Perindustrian dan Perdagangan lain dengan tugas pokok Departemen Dalam Negeri dan seterusnya. Administrasi Perkantoran (Office Administration) atau juga disebut Manajemen Perkantoran (Office Management).9 disebut manajemen pemerintahan Presiden George W. tergantung pada tujuan apa semula organisasi itu didirikan. 3. yaitu a) sebagai kelompok orang yang bekerja sama dan b) sebagai wadah dari kerja sama tersebut. Organisasi apa pun dapat ditinjau sedikitnya dari dua sudut. antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terikat secara formal dalam suatu susunan hierarkhis. Sebagai contoh. 5. Susunan hierarkhi. Keterikatan formal. Kelompok orang. Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut di atas berarti apabila dilihat unsur-unsurnya organisasi mengandung unsur-unsur: 1. Yang dimaksud dengan tugas penunjang adalah . Tugas pokok berbeda-beda antara organisasi yang satu dan organisasi yang lain. Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. Bush. Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang organisasi. untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas tugas pokok apapun. tugas suatu Rumah Sakit Umum Daerah lain dengan tugas pokok Dinas Lalu Lintas Jalan (DLLAJ). Tujuan. organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. Untuk mengetahui kedudukan dan peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi perlu lebih dahulu diketahui tentang organisasi. 2. Tugas pokok DLLAJ lain dengan tugas pokok Dinas Pariwisata. Sebagai kelompok orang yang bekerja sama sifatnya dinamis. Kerjasama. Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan. 4. Telah dijelaskan di atas. yaitu tugas atau kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang. dapat dikatakan sama. Tugastugas dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar. maka tugas pokok organisaisi yang satu akan berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain.

bertindak. dan tergantung pada kebutuhan bisa bertambah terus. dan oleh siapa harus dikerjakan Prinsip 2 Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk. Leffingwell. yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir. kapan. praktik penyimpanan arsip. bagaimana. Keeling. di mana. dengan mengacu pada William H. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. All (1978) dalam bukunya Administrative Office Management. 1981) menekankan bahwa penggunaan kata “prinsip” bukan hukum-hukum abadi.10 tugas-tugas yang bersifat membantu. Tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan penunjang ini meliputi kegiatan-kegiatan seperti penanganan kepegawaian. standar dan tataletak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif. mengatakan bahwa Leffingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor. tidak mutlak. mesin-mesin. penanganan masalah-masalah hukum. hubungan masyarakat. prosedur dan sistem operasi yang tepat. material. D. . Prinsipprinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan. adalah seorang pengganggas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran. et. Koontz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. Kegiatan-kegiatan lainnya yang bisa dimasukkan dalam kegiatan penunjang misalnya dalam suatu departemen antara lain perencanaan. dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan Prinsip 3 dan 4 Lebih jauh. memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas pimpinan. Fayol (dalam Komarruddin. data/informasi. melayani. organisiasi dan tata laksana (ORTALA) atau organisasi dan metoda (O&M). Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas. manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upayaupaya semua pegawai. keuangan. Prinsip 1 Manajer kantor harus dapat merencanakan pekerjaan apa.

4. walaupun sulit. 3. 4. Kondisi kerja yang baik Kesehatan Kebahagiaan Pengembangan diri Uang Sesuai dengan potensi Anda. secara efektif. memotivasi. 3. Pekerjaan apa yang harus dikerjakan. Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan. Anda seharusnya diberi 2. Imbalan Jika pekerjaan Anda diselesaikan 1. Kapan pekerjaan dikerjakan Di mana pekerjaan dikerjakan. oleh organisasi lain. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini. Suatu jadwal 1. 2. Bagaimana pekerjaan dikerjakan. Jadwal Pekerjaan harus dijadwal. menjadi efektif. 3. harus di ________ 2. Berdasarkan kuantitas Berdasarkan kualitas Secara terampil Secara teliti Secara cepat Tanpa upaya yang tidak perlu. Perencanaan Untuk merencanakan Secara benar. 4. Mungkinkan diselesaikan Pelihara secara kaku. Ukuran Pekerjaan yang dilaksanakan harus 1. LIMA PRINSIP KERJA EFEKTIF LEFFINGWELL 1. 1. mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhdap organisiasi pada tingkat yang optimal. Laksanakan.11 Prinsip 5 Paling penting adala manajer kantor menyeleksi. 4.1. Anda harus tahu : _______ 2. 4. 5. Pelaksanaan Pekerjaan _______ harus dilaksanakan 1. Berdasarkan pada catatan-catatan yang lalu. . imbalan ______________ 3. diukur __________ 2. 5. 5. 5. 3. Tabel 2. 4. melatih. 5. 3. 2. Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu Tentukan Selaraskan dengan jadwal-jadwal lain.

pelaksanaan. produktif. 8. Kesadaran kerja. dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja. 4. penggunaan alat dan perlengkapan termasuk mebel yang tepat. penetapan jadwal pemusnahan arsip. Komaruddin menyusun sembilan prinsip kerja efektif dalam perkantoran modern. 9. bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembaangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai. 5. profesional serta memiliki sikap. Kantor modern juga mendayagunakan biaya. dan perencanaan perbaikan formulir kantor. berkeadilan serta manusiawi Prinsip-prinsip kerja efektif Leffingwell dalam perkantoran modern mencakup perencanaan. pengukuran dan imbalan terhadap pekerjaan. perbaikan sistem penelusuran arsip.12 Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut: 1. program Diklat. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor. efisien. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya. penjadwalan. menyusun organisasi. 7. . serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. 6. dan panduan perintah. efektif. 3. dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan. keterlambatan. dan menerapkan tata laksana yang demokratis. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir). Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana. Hal ini termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien. para pegawai yang disiplin. Pengertian perkantoran modern dapat ditengarai adanya bangunan dan tata ruang yang baik. cara berpikir dan bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan dipergunakan apabila hasilnya ekonomis otomatis hendaknya 2. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan. nasihat kepegawaian.

penggerakan serta pengawasan dan pengendalian pekerjaan perkantoran. maka kegiatan pokok organisasi yang satu akan berbeda dengan kegiatan pokok organisasi yang lain kalau memang kedua organisasi itu mempunyai tujuan yang berbeda. Pengertian manajemen perkantoran beraneka ragam. Kegiatan-kegiatan organisasi dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar. kegiatan penunjang untuk organisasi dengan tujuan apapun dapat dikatakan seragam. prosedur dan metodenya serta informasi yang berkaitan. Untuk mencapai tujuan tersebut. . F. pengertian manajemen perkantoran dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan perencanaan. Kegiatan pokok adalah kegiatan yang secara langsung mengenai tujuan organisasi. sistem. 6. Jelaskan pengertian perkantoran modern! Berikan definisi secara singkat manajemen perkantoran modern! Jelaskan secara singkat pengertian organisasi dan unsur-unsur apa yang yang terdapat dalam organisasi! Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi! Jelaskan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan dalam perkantoran modern! Uraikan secara singkat prinsip-prinsip manajemen perkantoran! Rangkumman 1. 2. Secara substansional jelas yang di “manage” adalah seluruh unsur pekantoran. Setiap organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan tertentu. organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan. 2. Jelaskan pengertian kantor.13 E. Akan tetapi. 4. 5. 7. dan kegiatan penunjang disebut kegiatan fasilitatif. yaitu kegiatan pokok dan kegiatan penunjang. Namun pengertian apapun yang diberikan. 3. Latihan Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini secara singkat namun jelas. Salah satu kegiatan penunjang ini adalah kegiatan penanganan data/informasi. 3. pengorganisasian. 1. Oleh karena secara langsung mengenai tujuan organisiasi. Kegiatan pokok sering disebut kegiatan substantif. Kegiatan penanganan data/informasi disebut kegiatan perkantoran. termasuk keuangan.

actions. things. selanjutnya dalam Bab III Anda akan pempelajari pelaksanaan perkantoran modern. Anda perlu memahami lebih dahulu dua konsep yang berhubungan. Data dan Informasi Anda telah mempelajari tentang pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern dalam Bab II. sesuatu. grafik. baik sekarakang/saat ini maupun yang akan datang). pembuatan kesimpulan atau penetapan keputusan. A. Data The Liang Gie (1976) menyatakan bahwa data adalah hal. Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian data. Informasi Lucas mendefinisikkan informasi sebagai some tangible or intangible entity which reduces uncertainty about a future state or event. Sementara itu Gordon (1985) mendefinisikan data sebagai the raw material for information defined as groups of non-random symbols which represents quntities. (data adalah bahan mentah/bahan baku informasi. statistik. angka simbol/lambang-lambang khusus dan sebagainya. dan sebagainya).bisa tabel. Data adalah ibarat bahan baku yang setelah diolah (diubah) menjadi informasi.BAB III PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab III. Sementara itu. 1. Bentuknya adalah huruf. dinyatakan bahwa data adalah fact or figure from which conclutions can be inferred (fakta-fakta/gambar . 14 . Berikut akan kita bahas tentang informasi. informasi. tindakan. data dan informasi. yaitu data dan informasi. Dalam Webster’s New World Dictionary. yakni sekelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah. Gordon menyatakan bahwa information is data that has been processed into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current or prospective decisions (informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan mempunyai/memiliki nilai nyata dalam keputusan.dari mana kesimpulan dapat ditarik). peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengertian untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan. Sebelum membahas tentang pelaksanaan perkantoran modern. etc. dan pelaksanaan pekerjaan perkantoran modern. 2.

Bagaimana pendapat Anda? Kita harus ingat bahwa pertama. Kalau kita mengacu pada pengertian bahwa informasi sebagai data yang telah diolah. c. sudah sesuai dengan tujuan. and the earliest outcome is tomorrow’s. yaitu hubungnan antara kata dan arti yang diinginkan. Data atau informasi? Dari mana kita dapat melihatnya? Bukankah temperatur yang disiarkan itu hasil dari pengolahan bahkan dengan alat bantu tertentu? Kapan ia mulai berlaku menjadi informasi? Biasanya mulai pada tanggal dan jam tertentu. ada selang waktu antara pemberitahuan data dan masa mulai berlakunya data itu. apakah sudah jelas. Semantik. Dalam kaitan ini. yaitu untuk mengambil keputusan. b. maka tetap menjadi data. kecenderungnan) dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen). Waktu. 3. Selang waktu (time lag) karena data berasal dari waktu yang . Ketelitian penyampaian dan pengolahan data. dan kedua. dalam arti menggerakkan orang untuk berperilaku sesuai dengan maksud dan tujuan disampaikannya data itu. hubungan yang diperlukan. Jika tidak. f. terdapat selang waktu. Tujuan penerima. data dan informasi dalam bentuk pengambilan keputusan adalah incomplete (tidak lengkap). Pertanyaannya adalah kapan pengaruh itu akan berlaku? Misalnya perkiraan cuaca yang disiarkan setelah dunia dalam berita TVRI. baik waktu maupun isinya. Perilaku yang bagaimana yang terpengruh oleh data? Perlu ditekankan di sini bahwa perilaku yang dimaksud adalah perilaku dalam pengambilan keputusan.15 Buch dan Stater menyatakan bahwa information is the aggregation or processing of data to provide knowledge or intelligence (informasi adalah pengumpulan atau pengolahan data guna memberikan pengetahuan dan kepandaian. Terry (1962) menyatakan bahwa information is meaningful data that conveys usable knowledge (informmasi adalah data yang mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang bermanfaat). di mana ‘the earliest data are yesterday’s. Jelas bahwa keadaan yang demikian. e. dengan efek terhadap perilaku seseorang. Jadi. Ruang dan tempat. Bentuk (efektifitas. Dari sekian banyak definisi kiranya dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan keputusan. Data dan Informasi Data hanya akan menjadi informasi apabila ia mempengaruhi perilaku seseorang. George R. Berguna tidaknya informasi tergantung pada: a. Sementara itu. data hanya akan menjadi informasi kalau mengandung arti. sudah tepat sasaran. the earliest decision is today’s. d.

feeling. Kantor bertanggung jawab untuk memasok informasi dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen. transaksi. rekaman stok. dan sebagainya misalnya korespondensi. Rekaman semacam itu mungkin menunjukkan hasil negosiasi. keterampilan dan pengalamannya akan turut berperan besar. Data dikumpulkan dari berbagai sumber yang berbeda. dan hasil analisis lainnya. manajer. bahkan biasanya hal itu sangat dominan. panggilan telepon. yakni bahan baku/bahan mentah tidak akan mencakup setiap karakteristik fenomena yang muncul. adalah suatu fungsi yang paling penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang . O. rekaman harus disimpan hanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian organisasi. pengemudi. Mills. Definisi luas ini dapat diperjelas. Mengatur Informasi Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama seperti pada waktu diberikan. pesan. sedang isinya. lingkungnan. tetapi hanya beberapa menyebabkan berapapun banyaknya informasi. Menerima informasi Contoh bentuk informasi yang diterima pada umumnya adalah surat. pengetahuan. 2. Standingford (1990) mendefiniskan tujuan kantor adalah sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan perekaman. dan laporan berbagai kegiatan organisasi. sehingga fungsi kantor sebagai pusat informasi yang melaksanakan pekerjaan seperti diuraikan di bawah ini. Seorang pengambil keputusan tidak hanya akan mempertimbangkan keputusan yang akan diambilnya berdasarkan data yang ada di hadapanannya. laporan keuangnan. Apa yang dipersyaratkan pengambil keputusan adalah proyeksi kinerja yang akan datang. 3. B. faktur. faktur. Selain menerima informasi yang masuk seperti itu. latar belakang pendidikan. bahkan para menteri sekali pun. perhitungan harus dibuat. kantor pun memperoleh informasi. kegiatan. manajemen. tetapi di samping itu. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum.16 lalu dan masa berlakunya kemudian. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern G. pesanan. Contohnya : dokter. maka informasi tidak pernah dan tidak akan pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. 1. Merekam informasi Tujuan membuat rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan segera apabila manajemen memintanya. tetapi juga adalah intuisi.

Memberi informasi Jika manajemen meminta. 4. 1. mengatur. memberi kepada pihak-pihak yang membutuhkannya. Rangkuman Dapat dibedakan antara data dan informasi. Sedangkan kegiatan kantor ialah sebagai pusat informasi sejak menerima. dan pekerjaan apa saja yang dilaksanakan? D. 2. 4. laporan perkembangan. Sebagian informasi yang didistribusikan bersifat rutin. 5. C. Latihan Jawablah soal di bawah ini secara singkat namun jelas. Berikan batasan tentang data! Berikan definisi informasi! Apa perbedaan antara data dan informasi! Jelaskan bahwa kantor sebagai pusat informasi. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman yang vital. mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank. merekam. kantor membagikan informasi dari rekamannya. dan informasi dapat diberikan secara liisan atau secara tertulis. 3. mengatur dan memberi informasi saja.17 terlatih dengan baik. Contoh pengaturan informasi adalah penyiapan berbagai macam laporan. serta melindungi aset kantor. Melindungi Aset Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima. misalnya instruksi. anggaran dan lain sebagainya. sebagian lagi bersifat khusus. . merekam.

Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan. manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi. radio. Selanjutnya. A. Anda akan bergaul dengan saudara-saudara dan kedua orang tua Anda. Selanjutnya akan diuraikan tentang pengertian korespondensi dan surat. syarat-syarat surat yang baik. Dalam kedudukan Anda sebagai pegawai suatu instansi. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat. isyarat atau tanda-tanda lain. Cara-cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada. Dalam pergaulan seperti disebutkan di atas. Anda dapat memberikan batasan korespondensi dan surat. gambar. dalam rangka menjamin lancarnya suatu pemerintahan. dengan ketua RT. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi. menjelaskan tujuan umum surat. dan bagian-bagian surat. menerapkan bahasa dalam menulis surat dinas. gaya surat. Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. dan melalui telelvisi masih tergolong ke dalam pemberian informasi secara lisan. informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Anda bergaul dengan pegawai yang lain dan dengan pemimpin Anda. Pengertian Korespondensi Dan Surat Dalam kehidupan sehari-hari Anda bergaul dengan sesama Anda. lambang. Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi dengan surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi. Dalam kedudukannya sebagai anggota suatu keluarga.BAB IV MANAJEMEN KORESPONDENSI Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab IV ini. salah satunya adalah surat. fungsi surat dinas. dengan ketua RW. dan menulis sepucuk surat dinas. tulisan. langkah-langkah teknis penulisan surat. syarat dasar bagi penulis surat. Demikian pula. lurah dan sebagainya. Anda akan bergaul dengan tetangga Anda. baik secara lisan maupun secara tertulis. Pemberian informasi melalui telepon. Sarana komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti yang digambarkan di atas terdiri atas beberapa macam. suatu instansi atau departemen akan berkomunikaksi dengan instansi atau departemen yang lain karena kedua belah pihak saling memerlukan. 18 . Berbagai perusahaan akan saling mengisi dan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain dan sebagainya.

Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan. dan dalam hal ini tentu saja menguntungkan bagi siapapun yang mendalami korespondensi. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut : 1.2) memberi batasan : surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak (orang. surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. karena masing-masing pengertian itu akan saling melengkapi. . instansi. Bila dikehendaki oleh si pengirim selanjutnya diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehendaki. Istilah “paperless” di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali. tujuan umum setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu pihak kepada pihak lain. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan. Tujuan Umum Surat Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang dikirimkannya dapat sampai ke penerima. Oleh karena itu. atau organisasi). isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya. Rumusan lain misalnya. Dengan kata lain. Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja masih banyak. instansi. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses “paperless”.19 Dari uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan apa yang disebut dengan surat. Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai. C. Fungsi Surat Dinas Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi. B. surat tidak selalu tertulis di kertas. dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang lain atau pihak lain. Zaenal Arifin (1996:. 2. atau organisasi) kepada pihak lain (orang. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan datang. E.

Syarat Dasar Bagi Penulis Surat Untuk dapat membuat surat yang bisa digolongkan sebagai surat yang baik. 5. dan takzim. 2. seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi. hendaknya memenuhi syarat-syarat surat yang baik. 5. dinyatakan secara tegas. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara penulis dan pembaca. seperti surat keputusan atau surat instruksi. surat yang singkat merupakan suatu keuntungan. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan ketentuan. padat. serta memakai bahasa yang jelas. adab. Penguasaan pikiran dan perasaan si penerima. Surat dinas.20 3. sebaiknya menggunakan format yang menarik. . Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan. Sebaliknya. serta tanda-tanda baca digunakan dengan tepat. 4. tidak terlalu panjang. Khusus untuk surat-surat dinas. dan harus ada keseragaman pola bentuk. penulis surat perlu memiliki kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut: 1. 3. yang selanjutnya sebagai bukti sejarah. yuridis dan administratif. E. Syarat-Syarat Surat Yang Baik Bila Anda menulis sepucuk surat. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih. terutama surat-surat perjanjian. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan simpatik. sebagai sarana komunikasi tertulis. Bahasa surat dikatakan padat jika langsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. Penguasaan bahasa. Tentu saja akan lebih menguntungkan apabila penulis surat dalam hal-hal tertentu. surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. Kemudian bahasa surat dinas dikatakan jelas jika maksudnya mudah ditangkap dan unsur-unsur gramatikal. seperti subjek dan predikat. Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. Apa lagi bila Anda menulis surat dinas. Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas dalam surat. Surat dinas sebagai pedoman kerja. tidak menyinggung perasaan si penerima. D. terutama bahasa tulisan. Selain itu surat harus bersih dan necis. dan dapat berfungsi baik secara umum maupun secara khusus seperti tersebut di atas. Pengetahuan tentang teknik korespondensi. mempunyai pengetahuan tentang pandangan atau pola pikir dari pembacanya. Selanjutnya. harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan. 4.

G.21 F. Perkiraan tentang pembaca. seseorang semakin terbiasa dengan langkah-langkah tersebut di atas. 8. 5. Berbagai cara pembagian untuk menyebutkan bagian-bagian surat ini. 6. Kepala surat. Alamat dalam. . 2. Sifat surat. 2. Anda tentu telah memahami bahwa surat terdiri atas bagian-bagian surat. 3. Sebaliknya. 4. bagian tubuh dan kaki surat. dalam modul ini disebutkan secara langsung bagian-bagian surat ini dengan rinci sebagai berikut: 1. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat Setiap penulis surat pasti tidak menghendaki sampai terjadi adanya informasi yang terlewat. Untuk hal-hal yang sifatnya rutin dan setiap kali surat yang ditulis mengandung informasi yang relatif sama berulang kali. Yang dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat dinas. Penegasan tujuan pokok penulisan surat. Penyusunan draft atau konsep. Bagian-Bagian Surat Salah satu hal yang ikut menentukan baik atau kurang baiknya suatu surat adalah formatnya. Penyelesaian. Hal atau perihal. Untuk memudahkan. bahkan tidak terasa lagi melalui langkah-langkah itu. tertinggal atau lalai tidak termuat dalam surat yang ditulisnya. tentu penulis surat juga tidak menghendaki di dalam suratnya termuat informasi yang mestinya tidak atau belum perlu disampaikan. Isi surat. 9. Kalimat penutup. biasanya dibuat formulir atau surat isian. Nomor surat. 5. maka langkah teknis yang berikutnya adalah: 1. Pengumpulan data/informasi. 3. Semakin sering menulis surat. Lampiran. Oleh karena itu apabila pertimbangan telah diputuskan bahwa komunikasi melalui surat adalah yang paling tepat. Masing-masing bagian itu terdiri atas subbagiansubbagian. Tanggal surat. Kalimat pembuka. 10. 4. 7. Salah satu pembagian misalnya dengan menyebutkan: bagian kepala.

bentuk surat sudah ditentukan sebagaimana dimaksudkan dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (MENPAN) No. Untuk instansi pemerintah. Nama dan NIP penanda tangan. 3. Bentuk atau “style” surat dalam suatu organisasi ditentukan oleh organisasi yang bersangkutan. Untuk instansi-instansi pemerintah. 13. 4. di lingkungan organisasi atau perusahaan niaga dikenal bentuk-bentuk surat: 1. Nama jabatan 12. 14. Tembusan.22 11. Penggunaan dan teknik pengetikannya diatur dan ditentukan oleh masing-masing organisasi. Bagian-bagian surat tersebut di atas mempunyai fungsi masing-masing. Di atas telah disebutkan bahwa penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ditentukan oleh masing-masing organisasi. 2. 72 Tahun 2003 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas. 72 Tahun 2003. Initial. pedoman umum tentang penggunaan dan teknik pengetikan bagian-bagian surat ini dimuat dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Persuratan Dinas. Format Balok/Lurus Penuh (Full Block Style) Format Balok yang diubah (Modified Block Style) Format setengah Balok (Semi Block Style) Format Sederhana (Simplified) Format Inden atau Bentuk Lekuk (Indented Style) Format Paragraf Menggantung (Hanging Paragraf) Beberapa pola bentuk tersebut di atas dapat disimak di halaman berikut: . 5. Pengaturan dan penentuan tentang penggunaan bagian-bagian surat serta teknik pengetikannya biasanya dituangkan dalam surat keputusan pimpinan organisasi yang bersangkutan. Di samping bentuk surat untuk instansi-instansi pemerintah sebagaimana dicantumkan dalam keputusan MENPAN No. 6. dan digunakan sebagai pedoman. Pedoman tersebut harus diikuti dan dilaksanakan oleh seluruh penyelenggara kegiatan organisasi yang bersangkutan. Penempatan bagian-bagian surat itu termuat dalam format tertentu membuat perbedaan-perbedaan bentuk surat yang biasa disebut juga dengan istilah “style”.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ---.1.23 Gambar 4. Format Surat Full Block Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------./ ----------------------- .

------ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------./ ----------------------- .2.24 Gambar 4. Format Modified Block Kepala Surat --------------------------------------------------------------------------------------------.

Format Surat Semi Block Kepala Surat ---. 3. ----------------------------------------------------------------------- ------------------- ./ -------------------------------------------------------------------------------.25 Gambar 4. ------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------------------------.

Format Simplified Kepala Surat ----------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------.4.------------- ---.26 Gambar 4./ ----------------------- ...

------------------------------ ---------------------./ ---- .5. Format Surat Resmi I Kepala Surat ---------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------.27 Gambar 4.

/ ---- . ----------------------------------------------------------------------------------.28 Gambar 4. Format Surat Resmi II Kepala Surat ---------------- ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------. 6.

29 Gambar 4.7. Format Surat Bentuk Resmi (KEPMENPAN 72/2003) Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -------.----------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ --------------------------------. --------------------------------- ------------------------------ ------------------- .

30 Gambar 4.8. Format Surat Menggantung (Hanging Paragraph) Kepala Surat ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ----------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------ ------------------------------- .

gagasan yang sama tidak dituangkan dalam beberapa paragraf. Dalam Subbab H ini akan dibicarakan bagaimana penggunaan bahasa yang benar dalam bagian isi surat. bagaimana penulisan nomor. Setiap gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh. dan enak dibaca. Seperti Anda ketahui dan sadari. penulisan paragraf penutup. Berikut akan dibahas satu persatu. lampiran. Kemudian. penulisan paragraf pembuka. Namun. sebagai salah satu jenis karangan tertulis.31 H. beberapa gagasan yang berbeda tidak dituangkan dalam sebuah paragraf yang sama. di samping mengemukakan fungsi bagaian-bagian tersebut. Selanjutnya. surat. Penyusunan Kalimat Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif. penanda tangan surat. Dengan kata lain. dan penyusunan paragraf. yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa. kalimat yang digunakan adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit. misalnya. tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca. Anda perlu juga mempelajari bagaimana penulisan bagian-bagian itu dengan menggunakan bahasa yang benar. yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya kesatuan dan kepaduan. kalimat yang enak dibaca adalah yang sopan dan simpatik. Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf itu betul-betul hanya berbicara satu masalah. paragraf dikatakan memiliki . tidak berarti bahwa unsur-unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan. dalam bagian isi surat tercantum pesan penulis yang ingin disampaikan kepada penerima surat. 1. pemakaian ejaan yang disempurnakan. penulisian alamat surat. ketika Anda mempelajari bagian-bagian surat. Kalimat itu sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat. Kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. penyusunan kalimat. sesuai dengan kaidah komposisi atau kaidah karang-mengarang. Pembicaraan kaidah komposisi yang bertalian dengan surat-menyurat mencakupi pemilihan kata. dan hal surat. bagaimana penulisan kepala surat yang benar. dan penulisan tembusan surat. singkat. bagaimana penulisan tanggal surat. Penggunaan Bahasa dalam Surat Dinas Sebenarnya. 2. hendaknya menggunakan bahasa yang benar. Penyusunan Paragraf Gagasan Anda sebagai penulis yang dituangkan dalam surat hendaknya ditata dan diatur sedemikian rupa dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh penerima surat. Agar pesan yang terdapat dalam surat itu komunikatif dan mudah dipahami oleh penerimanya. Sebaliknya. Selanjutnya.

hendaklah digunakan pengait paragraf. dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan. Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya terima dengan baik. Laporan hasil penelitian yang Bapak kirim telah saya terima dengan baik. Oleh sebab itu. pernyataan-pernyataan tersebut hanyalah merupakan kalimat penjelas yang memperterang kalimat utama. semua kalimat harus disusun dalam satu paragraf. sebaliknya. Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf akan saling berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf. Di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. Namun. agar kalimat-kalimat itu saling berkaitan. di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. 1. Bersama ini saya kembalikan Laporan Hasil Penelitian yang tidak saya butuhkan. Sebaliknya. seperti selanjutnya. atau diikat dengan pengulangan kata yang dipentingkan Marilah kita bandingkan paragraf yang tidak memiliki syarat kesatuan dan kepaduan dengan paragraf yang memiliki dua syarat dengan baik. dan saling berkaitan. nya. Laporan Hasil penelitian itu tertukar. Walaupun dalam papragraf ini terdapat pernyataan tentang adanya kekeliruan pengiriman. namun. Hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. diikat dengan kata ganti. Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu paragraf. sebagai berikut. 2. Jadi. yakni tentang kiriman buku tentang hasil penelitian. dan tersebut. selain itu. Paragraf ini hanya berisi satu gagasan. ini. yaitu tertukarnya hasil penelitian yang dipesan dengan hasil penelitian yang tidak dipesan. I. yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil. dan saya mohon Bapak segera mengirimkan laporan yang saya pesan.32 kepaduan jika kalimat-kalimat yang Anda susun saling berhubungan. bersama ini saya kembalikan laporan hasil penelitian yang tidak saya butuhkan. hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman tersebut. yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. Mungkin laporan hasil penelitian itu tertukar ketika staf Bapak mengepaknya. seperti itu. dan oleh sebab itu. Berikan batasan korespondensi dan surat! Apa saja tujuan umum surat? . Latihan Kerjakan latihan dibawah ini dengan sungguh-sungguh. yang berupa ungkapan penghubung antarkalimat. yaitu Laporan Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil. Di samping itu.

Jadi surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi Oleh karena itu. penulis surat harus memenuhi syarat. semi block. Anda dalam menulis surat jangan lupa menggunakan bahasa yang benar. Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas! Uraikan surat-surat yang baik! Jelaskan syarat dasar bagi penulis surat! Uraikan langkah-langkah teknis penulisan surat! Buat sepucuk surat dinas dari instansi Anda yang ditujukan ke instansi lain! Rangkuman 1. Adapun tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang diharapkan. 6. . style. Dalam kehidupan dan pergaulan sehari-hari. 4. baik dalam menyusun kalimat. baik dalam teknik penulisan. 4. simplified. idented dan hanging paragraph. Kegiatan tersebut disebut korespondensi dan berkomunikasi dengan surat.33 3. paragraf dan penggunaan tanda-tanda baca. gaya. 7. yaitu full block. Berbagai macam format. style dalam menulis surat. Pemberian informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak dapat berhadaphadapan dengan penerima informasi. gaya. 2. J. 5. manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi baik secara lisan maupun secara tertulis. Dalam menulis surat terdapat berbagai macam pilihan format. modified block. 3. maupun dalam langkah-langkah dalam menulis surat.

menyiapkan peralatan filing. Organisasi/perusahaan banyak mengalami kegagalan. A. Ia mengingat-ingat kembali bahwa perjanjian penawaran lebih dari 3 milyard rupiah. dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. dan menjelaskan penyusutan arsip. Beberapa kata dilontarkan kepada sekretarisnya untuk menemukan surat tersebut. baik organisasi pemerintah maupun swasta. Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang dalam suatu organisasi. karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam melaksanakan fungsinya yaitu perencanaan. handles correspondence. memberi batasan arsip. Seperti suatu pernyataan yang secara dramatis menjadi kenyataan. sekretaris mempunyai arti “one who keeps record. arsip tersebut fungsinya sangat penting bagi kelancaran kegiatan. etc for an organization or person” Dapat diartikan bahwa seorang sekretaris adalah seseorang yang bertanggung jawab atas 34 . yang fungsinya mengelola informasi. sedang berbicara melalui pesawat telepon. dan tiba-tiba memerlukan informasi tentang sebuah kontrak yang datang beberapa hari yang lalu dalam suatu surat. Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu diperhatikan. Organisasi Tergantung Pada Filing “Sangat diperlukan” adalah kata yang cermat untuk menggambarkan fungsi filing baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta. Banyak kegiatan dalam suatu organisasi/perusahaan tergantung pada filing. Padahal. dapat secara visualisasi diuraikan . dan akurat untuk kepentingan organisasi tersebut. lengkap. yaitu jika seorang pimpinan yang sangat sibuk. sementara ia melanjutkan terus percakapannya melaui pesawat telepon. menyimpan dan menemukan arsip. dan pengawasan. Pada hal.BAB V MANAJEMEN ARSIP DINAMIS Indikator keberhasilan: Setelah Anda mempelajari Bab V ini. sebab informasi yang penting serta merta tersedia pada saat dibutuhkan. karena organisasi/perusahaan tersebut tidak mengakui adanya kenyataan tersebut. cepat. tetapi jumlah yang pasti ada dalam file-nya. organisasi/perusahaan banyak dipuji keberhasilannya. karena menghargai adanya kenyataan bahwa komunikasi dan pengambilan keputusan organisasi/perusahaan yang penting dapat dibuat dengan mudah dan cepat. penggerakan. dalam Webster’s New Worls Dictionary. Anda diharapkan dapat memberikan penjelasan bahwa organisasi tergantung filing. pengorganisasian. paling tidak untuk digunakan selama percakapan melalui telepon tersebut. Di sisi lain. jika surat tersebut tidak dapat ditemukan oleh sekretaris tersebut. menjelaskan sistem penyimpanan arsip (filing). Peranannya semakin terasa penting dengan meningkatnya kebutuhan penyediaan informasi yang tepat waktu. Dapat dibayangkan bagaimana jadinya. sistem arsip. Hal ini yang menjadi salah satu sebab perlunya sistem penyediaan dan penyimpanan informasi yang efektif.

35

penanganan informasi bagi suatu organisasi seseorang.

secara keseluruhan atau untuk

Oleh karena suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahanbahan dengan aman, maka filing dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi” . Dan oleh karena orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filing merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusun dengan sempurna dalam suatu organisasi. Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi, maka seorang Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat tertentu agar dalam melaksanakan tugas filing dengan efisien dan efektif. Sifatsifat tersebut anatara lain :ketelitian, kerapihan, serta menguasi bidangnya. Mengingat hal tersebut, seorang Sekretaris harus mempunyai pengetahuan dasar filing, yaitu di mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan semua catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua catatan yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi suatu riwayat yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat. Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah, swasta atau pun profesional, besar atau kecil pasti perlu untuk menyimpan arsip untuk acuan di masa yang akan datang. Kenyataan penting mengenai produk; data statistik, informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak terbilang rincian lain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur filing yang sistematis. Arsip ini harus disimpan tidak hanya untuk disimpan dengan aman, tetapi juga harus dapat ditemukan dengan segera. Pentingnya filing dapat diilustrasikan oleh suatu studi di Amerika Serikat yang menunjukkan bahwa 43 persen organisasi/perusahaan yang arsipnya musnah oleh kebakaran atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk melakukan kegiatannya. Penyimpnan arsip harus dapat mencegah dari kehilangan adalah sangat penting, dan merupakan bagian dari proses filing. Dalam beberapa kasus, arsip memerlukan perlindungan yang khusus terhadap kebakaran, pencurian, kerusakan, dan terhadap keadaan cuaca. Namun demikian, dalam semua kasus tersebut, semua arsip yang disimpan harus dicegah terhadap resiko salah menempatkan. Salah memfile arsip dapat menyebabkan kerugian organisasi/ perusahaan beratus-ratus ribu rupiah. Kesempatan untuk memperoleh keuntungan dapat saja lenyap, karena arsip tidak dapat ditemukan; penjualan besar tidak dapat diperoleh jika spesifikasi yang perlu, dokumen, atau kontrak tidak siap sedia. Waktu terbuang, karena tidak dapat mencari arsip yang disimpan secara tepat dapat bernilai beratus-ratus ribu rupiah.

36

B. Arsip Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan untuk kegiatan administrasi sehari-hari.(Pasal 1 , UU No. 7 Tahun 1971). Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang akan datang. Tujuan penyimpanan arsip tersebut antara lain : 1. 2. Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu; Memberikan data/informasi kepada pimpinan/manajer atau yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil/kinerja di masa yang lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan datang; Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum.

3.

C. Sistem Arsip 1. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan. Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem kearsipan mempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu secara efisien. 2. Siklus Hidup Arsip Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas kaitannya dengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup sebagai berikut: a. Tahap Penciptaan Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai media penyampai informasi, sebagai dasar perencanaan,

37

pengeorganisaisan, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya. Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan secara internal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti surat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh orang lain. Namun demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol dan dikendalikan berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan b. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filing) Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus-menerus). Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam penyelenggaran administrasi sehari-hari. c. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan di kemudian hari. Ingat to file and to find. d. Tahap pemindahan Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dicari dan digunakan secara terus-menerus. Dalam hal ini arsip dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus-menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat dipindahkan dari status aktif menjadi inaktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor. e. Tahap pemusnahan Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin yang mahal. Kelima tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis arsip. Jika salah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara serius/tidak

seperti surat masuk. Definisi Filing Filing dapat diberikan definisi sebagai berikut: Filing adalah proses mengklasifikasi. Kegiatan dan perlengkapan filing memang cukup mahal. kontrak. Untuk biaya memelihara filing pada tingkat minimal. filing dapat menjadi sesuatu kegiatan pencarian terhadap sesuatu yang tersembunyi . Materi yang akan disimpan dalam file berasal dari dua sumber : (1) arsip yang berasal dari luar organisasi/perusahaan. dapat dikatakan bahwa yang menjadi fungsi dasar filing : menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman. 2) Hilangnya arsip yang penting. Tidak semua harus di-file. Dari uraian di atas. dan dengan suatu cara yang memungkinkan penemuan arsip dengan cepat. Apa yang lebih bermakna penting bahwa organisasi/perusahaan dapat berhasil atau gagal. dan menyimpan arsip. tagiahan. katalog. “File to find”. Organisasi yang sistematis harus mengkarateristikkan file tersebut. yang tidak ada tempat lagi dalam dunia organisasi/perusahaan yang modern. Sistem Filing (Penyimpanan Arsip) 1. adalah suatu ungkapan klise. cara penyimpanan sampai dengan pemusnahan arsip. tetapi mencakup hal-hal mulai dari penciptaan. 3) “Banjir arsip”. 4) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip. mengatur. maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif. keputusan yang baik harus dilakukan dalam memilih arsip yang akan disimpan. Pencarian materi yang disimpan secara tidak baik dan ceroboh dapat merupakan suatu pemborosan yang jumlahnya dapat mencapai beratus-ratus juta rupiah. Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain berupa: 1) Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan. Kemudian. arsip-arsip yang sama disimpan di beberpa lokasi/tempat penyimpanan. dan (2) arsip yang berasal dalam organisasi/ .38 efektif. agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. yang paling tepat. dapat disimpulkan bahwa sistem kearsipan dalam pengertian luas tidak dapat lagi diartikan hanya menyangkut cara penyimpanan arsip. atau arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih disimpan. pernyataan. D. Tanpa pengorganisasian yang cermat. hanya arsip yang penting untuk kegiatan organisiasi/perusahaan yang efisien. laporan. tergantung pada derajad efisiensi yang dicapai dalam kegiatan filing.

Anda sedang memilih informasi dalam suatu buku yang terorganinisir yang menerapkan prinsip-prinsip filing. seperti surat keluar. File sering disimpan dalam lokasi sentral. Tidak hanya ia diharapkan untuk mengetahui bagaimana untuk menemukan . Karena organisasi/perusahaan tumbuh. diperlukan untuk mengawasi file pegawai.menciptakannya dan kemudian menemukan dan menggunakannya. Setiap saat Anda mencari sebuah nama dalam Direktori Telepon. laporan. tagihan dan semacamnya. tentu saja. Sering ia diminta untuk menciptakan sistem filing yang lengkap untuk organisasi/perusahaan atau untuk memahami sistem yang sudah ada.” adalah permintaan yang biasanya diminta dari seorang Sekretaris. 2. dan manajemen arsip. Nama-nama tersebut diatur secara alpabetis. Kantor dan Filing Oleh karena arsip sangat penting dalam setiap organisasi/ perusahaan.39 perusahaan. dan pengetahuan Anda tentang abjad membantu Anda untuk menemukan suatu nama yang Anda inginkan. Materi/bahan dari luar organisasi/perusahaan biasanya kopi yang asli. kontrak. Pegawai yang spesialis dalam filing menjadi orang yang penting dalam kegiatan dalam kantor. tanpa pemahaman tentang filing dan sistem filing akan menemui hambatan yang sangat besar pada dirinya sendiri. Buku telepon adalah sebuah contoh salah satu dari dua konsep dasar mengatur arsip agar dengan mudah disimpan berdasarkan nama. Pekerjaan dalam kantor khususnya berkepentingan dengan arsip . arsip tersebut dalam organisasi/perusahaan biasanya kopi karbon/tembusan atau foto kopi dari yang asli. Anda telah mulai mengenal konsep dasar filing. Tidak ada seorangpun Sekretaris yang telah menyelesaikan Diklat Sekretaris tanpa pengetahuan yang mendalam tentang prosedur filing. Banyak pegawai dalam suatu organisasi/perusahaan. fungsi filing menjadi lebih kompleks dan menuntut. Sebelum Anda mulai dengan belajar sistem filing secara resmi. tetapi juga diharapkan untuk menemukannya dengan cepat. Supervisor file. Sebuah . Dari lokasi sentral ini. filing adalah kegiatan purna waktu. Metode lain berdasarkan pada nomor. “Saudari Gaharani. sebab ada keuntungan-keuntungan tertentu. terutama dalam organisasi/perusahaan yang lebih besar. arsip tersebut mempunyai pengaruh dengan berbagai macam cara terhadap kegiatan setiap pegawai dalam organisasi/perusahaan tersebut. berikan saya selembar kopi surat yang kami tulis kepada Departemen Pekerjaan Umum tentang barang-barang marterial Gedung Perpustakaan yang baru. Seorang Sekretaris misalnya.. teknik. atau sering kita kenal dengan buku telepon. Lebih sering kemudian ia tidak bertanggung jawab dalam menyimpan file-file pribadi pegawai. arsip dapat lebih mudah dicari oleh berbagai macam bagian/bidang yang membutuhkan mereka untuk tujuan referensi/acuan.

40 contoh adalah suatu sistem filing di sebuah rumah sakit di mana arsip diminta berdasarkan nomor. 2) angka 3) nama tempat. Manfaat utama adalah langsung dan sederhana. . 5) kronologis. maka harus dibakukan peraturan untuk diikuti oleh setiap pegawai dalam organisasi tersebut. nama orang. departemen dan lembaga pemerintah nondepartemen. langsung. formulir-formulir. tetapi dibutuhkan aturan yang standar dalam menangani berbagai jenis nama. Sistem ini langsung. arsip kepegawaian. arsip-arsip ini dapat diberkaskan baik secara tunggal maupun berkelompok. b. laporan. dan yang paling banyak digunakan. Susunan dalam sistem penataan berkas berdasarkan abjad dengan mengikuti urutan huruf latin a sampai z. karena dasar pengaturan arsip berdasarkan abjad. yaitu a. Unit adalah setiap bagian nama yang digunakan dalam mengindeks. nama instansi. b. agar pelaksanaannya sistem abjad dapat berjalan dengan lancar. misalnya surat-surat. Seperti tyang akan diuraikan bahwa mengindeks ialah memilih judul (caption) di bawah mana arsip akan diberkaskan. 3. dan c. sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat bilamana dibutuhkan. karena tidak menggunakan relatif indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika akan menyimpan dan menemukan selembar arsip. Namun demikian. Sistem abjad adalah sistem yang tertua. arsip kesehatan. seperti nama orang. tetapi jenis-jenis arsip diklasifikasikan secara abjad . daftar alamat. bahkan walaupun arsip disimpan berdasarkan nomor. Arsip diklasifikasikan berdasarkan nama perusahaan. Walaupun ada kecenderungan menggunakan sistem nomor/angka. 4) masalah. Dinamakan sistem abjad. perusahaan. alpabet adalah dasar dari semua sistem filing. hal-hal yang berkaitan dengan segi hukum dan masih banyak lagi yang lain. Mengabjadkan Dengan tidak memperhatikan jenis arsip. Ada lima dasar pokok sistem untuk menyelenggarakan filing . Melalui sistem abjad. sesederhana kita mengucapkan a. Sistem Filing Sebagai kesimpulan. arsip dapat disimpan berdasarkan 1) nama . karena adanya prosesing melalui komputer. nama tempat atau nama barang. Sistem Alphabetis Sistem abjad adalah dasar dari sistem-sistem yang lain.

nama-nama tempat. dan kedua. Nama Sondang P. Dalam sistem subyek. huruf a dalam Darmanto mendahului e dalam Dewayanti. A mendahului C. tiga unit. Dalam Bab ini akan dibicarakan beberapa saya yang dianggap penting. yang digunakan dalam filing. dan Damayanti diatur dalam urutan alpabetis yang benar. Jika setiap orang yang melaksanakan filing membuat sendiri aturan. yang berbeda dalam masing-masing nama. Jelas. Kata tangkap (Caption) adalah suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi dokumen /arsip untuk tujuan Filing. adalah urutan alpebetis yang benar.dan (3) Siagian. Masing-masing bagian nama orang atau organisasi digunakan dalam mengindeks adalah suatu unit. Dewayanti. Darmanto. . untuk huruf yang ketiga. huruf yang kedua. aturan standar harus diamati oleh setiap siapa saja dalam menyeleksi dan mengatur kata tangkap. kata tangkap adalah nama-nama orang dan organisasi. (2) P. karena dalam albabet. Paling tidak. 1) Istilah Mengindeks Dalam aturan mengindeks menggunkan dua istilah yang Anda harus memahami alphabet dan unit. dan kelima . Siagian teridiri dari tiga unit: (1) Sondang. Mengabjad adalah pengaturan nama-nama sesuai urutan alpabetis dari surat.41 c. meskipun huruf yang pertama dalam masing-masing nama adalah sama. Kata Tangkap (Caption) dan Aturan Mengindeks Istilah mengindeks. mengakibatkan kekacauan. jika ditentukan bahwa suatu surat disimpan dalam file PT Semen Batu Raja. hanya orang yang melaksanakan benar-benar filing dapat menemukan arsip tersebut. dalam sistem geografis. sedangkan sistem kronologis kata tangkap ialah tanggal. Dan seterusnya. mencakup dua kegiatan pertama. Chairuddin. Dimyati diatur dalam urutan alpabetis yang benar. dan e dalam Dewayanti mendahului i dalam Dimyati. memilih kata tangkap (Captions) di mana arsip harus difile. Nama instansi: Lembaga Administrasi Negara. dan C mendahului D. empat unit. keempat. ada 20 standar aturan mengindeks yang digunakan. nama perusahaan adalah kata tangkap. Perusahaan Batubara Bukit Asam. kata tangkap adalah nama-nama subyek/masalah. Dalam Sistem Abjad. menentukan urutan yang sesuai kata-kata dalam kata tangkap itu. Nama Achmad.

Unit yang ketiga dipertimbangkan hanya jika huruf pertama dan kedua sama. karena organisasi Anda melaksanakan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berkenaan dengan organisasi Anda. misalnya nama orang yang bergelar. Associates PT. SE ¨ Nurena.yang ketiga. maka Anda dapat menerapkan filing sistem subyek dalam menyimpan arsip-arsipnya. wanita yang sudah menikah dan lain sebagainya. SE Nama yang menggunakan nama keluarga. marga atau nama akhir . nama pertama. mempunyai nama suci. Contoh : Lisa Nurena. huruf demi huruf. Lisa. Risson. kedua. Sistem Filing Subjek/Perihal Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad. Unit kedua dipertimbangkan hanya jika unit pertama sama. Di samping itu ada pula nama bukan nama orang. dan nama tengah. Jakarta. marga. Adnan. P. pertama. Contoh : Risson P. dan sebagainya. Nama orang Balikkan dan kemudian abjadkan nama-nama orang dalam urutan ini: nama keluarga. . PUSRI Jakarta ¨ PUSRI. Contoh : Adnan Buyung Nasution & Ass ¨ Nasution. marga Suatu nama yang menggunakan nama keluarga. kalau ada . yang tidak sempat dibahas di sini. maka nama marga sebagai urutan pertama.42 2) Aturan Mengindeks Urutan Alpabetis Nama-nama diurutkan abjad dengan membandingkan unit pertama dalam setiap nama. d. Buyung (&). Perseroan Terbatas Masih banyak aturan yang lain. Sihotang ¨ Sihotang. Nama Instansi/Perusahaan Nama perusahaan instansi lembaga yang menggunakan nama orang disusun dalam urutan sama seperti pada waktu mengindeks nama perorangan yang lengkap.

Pada prinsipnya. Demikian seterusnya. maka Anda dapat mengembangkan masalah-masalah yang dijadikan subsubyek itu menjadi sub-subsubyek. Seandainya di kemudian hari Anda memperkirakan bahwa masalah-masalah berkembang. sub-subsubyek “kenaikan pangkat golongan II”. misalnya untuk subsubyek “kenaikan pangkat” dapat dikembangkan lebih lanjut menjadi sub-subsubyek “Kenaikan pangkat golongan I”. Sistem Filing Nomor (Numeric) Sistem filing surat/arsip berdasarkan pada kode nomor sebagai pengganti nama orang atau instansi. . hanya saja nama-nama orang atau instansi diganti dengan kode nomor. sistem penyimpanan surat/arsip sama dengan sistem abjad. surat-surat dari dan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia akan disimpan pada map bernomor 2000. Misalnya. Nomor tersebut akan berlaku selamanya. masalah--masalah itu dijadikan subyek dari pokok masalah (subjek) misalnya: Kepegawaian a) b) c) d) Cuti Kenaikan pangkat Lamaran dsb. e. masalah-masalah yang berkenaan dengan keuangan keuangan dikelompokkan dalam satu subyek “keuangan”. tidak diubah. Misalnya. Anda harus menentukan terlebih dahulu masalah-masalah apa yang pada umumnya dipermasalahkan dalam surat-surat setiap hari. masalah yang berkenaan dengan kepegawaian dikelompokkan dalam satu subyek di bawah “kepegawaian”. dan seterusnya.43 Untuk menerapkan sistem subyek ini. semua pokok masalah dijadikan subyek. dan semua masalah yang berkenaan dengan pokok masalah dijadikan subsubyek. Masalah-masalah tersebut kemudian dikelompokkan menjadi satu subyek. Keuangan a) Gaji b) Hadiah Lembaran c) Lembur d) dsb. atau Kartu Nama Nilasari diberi nomor 27451. sehingga disebut sistem nomor (numeric filing system). Selanjutnya.

hal ini akan menimbulkan masalah jika pada suatu saat nasabah atau si pasien lupa nomor kodenya. Surat masuk dan surat keluar satu koresponden yang juml. asuransi. Tetapi. Namun demikian. Misalnya nasabah Tabanas. masih banyak juga instansi yang menerapkan sistem filing nomor hanya beranggapan bahwa sistem nomor lebih mudah dibandingkan dengan sistem abjad. Sehingga yang dilayani dapat dirugikan. yaitu kartu kecil yang memuat nomor dan nama nasabah. masih banyak instansi yang menerapkan sistem filing nomor yang tidak melengkapi dengan indeks. seperti di rumah sakit. dan disimpan dalam file nomor (file utama) 2) Indeks Yang dimaksud dengan indeks di sini adalah alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada suatu koresponden atau nama. pasien sebuah Puskesmas atau Trumah Sakit. lain dengan sistem abjad disebut sistem filing langsung (direct filing system). karena sudah memahami tata caranya. bahkan uang. Pengunaan map campuran ini bertujuan untuk menghemat pemakaian map. tenaga. sebagai akibatnya dokumennya sangat susah dicari dengan cepat. sebenarnya sistem nomor lebih sukar diingat dibandingkan dengan nama. dan lain-lain. pasti akan lebih ingat namanya dasripada nomor Tabanas atau nomor pasien Rumah Sakit. sistem nomor disebut sistem penyimpanan tidak langsung (indirect filing system). untuk mengingat kode nomornya digunakan alat bantu yang disebut dengan indeks. Oleh kasrena itu. Pelayanan mengecewakan. bank. 1) Buku Besar Untuk memfile surat/arsip diperlukan dua map. jika nomor yang bersangkutan . hanya karena sistem nomor tidak diterapkan secara benar. Dalam filing sistem nomor ada tiga unsur. baik dari segi waktu. Jika kita cermati. Karena itu. serta keuntungan dan kerugiannya dalam penerapannya. Oleh karena itu.44 Banayak instansi pemerintah yang menerapkan sistem filing nomor. dan buku nomor dapat berupa buku register/buku induk/buku besar. indeks. yaitu map campuran dan map perorangan. File ini disebut file campuran.ah sudah mencapai lima surat akan dipindah ke dalam map perorangan. yaitu file utama. atau pasien yang dalam penyusunannya berdasarkan urut abjad. puskesmas. Surat masuk dan keluar dari dan kepada koresponden yang belum lebih dari dari lima akan dicampur menjadi satu dengan surat-surat yang berasal dari koresponden lain di dalam satu file.

tentu saja belum dicantumkan pada buku nomor ini. sebagai nomor guide angka 29 rnenjadi petunjuk Ill. maupun dalam mengurutkan abjadnya. Misalnya nomor 293746 maka akan dipecah menjadi 293 746 atau 29 37 46 dan dibaca dari kanan ke kiri sehingga cara membacanya scbagai berikut : Angka 46 sebagai petunjuk I.45 belum/tidak diketahui. dengan susunan penyimpangan sebagai berikut : a) Nomor Berurutan (Consecutive) Petode inin merupakan cara penataan berkas dengan menggunakan sistem penomoran yang tidak mempunyai urutan logis (penomoran tidak berurut) atau mempunyai urutan logis.cm dan lebar 7. scbagai nomor folder . nomor yang berdigit banyak akan dipecah atau dikelompokkan menjadi dua angka atau tiga angka tiap kelompok. yaitu kartu indeks campuran dan kartu indeks nomor. Untuk memfile kartu. jika suratnya sudah mencapai lima. Koresponden yang suratnya belum mencapai lima. ada tiga cara untuk menyimpan arsip/dokumen. tetapi diberi tanda berupa huruf C. sebagai nomor laci Anaka 37 sebagai petunjuk II. maka karti indeks C diganti dengan nomor yang diambil dari buku nomor (register). kartu indeksnya ada dua macam. Dalam penomoran tidak berurut ini dapat dibedakan b) Terminal Digit Pemberkasan (Terminal Digit) Metode ini digunakan untuk mengatasi penataan yang jumlah arsipnya banyak. sehingga dapat luwes dalam menambah. Jadi setiap nama dibuatkan kartu indeksnya. 3) Buku Nomor Buku nomor adalah buku yang memuat nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file nomor. Sedangkan untuk file surat. Indeks dibuat dalam bentuk kartu ( dibuat dari kertas karton manila dengan panjang 12. maka kartu indeksnya belum diberi nomor. Indeks tersebut disusun secara urut abjad. Dalam metode ini. Selanjutnya. Untuk koresponden yang suratnya baru sedikit (kurang dari 5). maka setiap kartu dari setiap nama langsung diberi nomor. singkatan dari Campuran.5. tetapi nomor-nomornya mengikuti aturan blok-blok. Setiap koresponden (nama) mempunyai sebuah kartu indeks.5 cm) dan dilengkapi dengan kotak untuk menyimpan kartu. Dalam sistem filing nomor. agar mudah dicari.

Biasanya digunakan pada Perusahaan Asuransi. nomor 293747 berarti terletak di laci yang berbeda dengan nomor 293746. Laci 42 maka akan menjadi No. Setiap satu guide dapat berisi sampai 100 folder. Pembacaan nomor digit dimulai dari digit utama. maka nomor terdekat setelah 29 37 46 adalah 30 37 46 bukan 29 37 47. misalnya file dengan nomor 764303 akan ditulis dengan angka: 76 43 03 angka 43 merupakan digit utama angka 76 merupakan digit kcdua angka 03 adalah digit terakhir Jika jumlah digit melebihi dari enam angka. maka digit kedua dapat terdiri atas tiga angka. Pada Middle Digit Filing nornor yang berada di tengah merupakan nomor utama. Laci 43 . Bila kita melihat pada file dengan nomor 76 43 03 maka file ini disimpan pada laci 43 dan diberi guide dengan nomor 76 43. Yaitu laci nomor 47 di belakang guide nomor 37. setelah folder 28. dan selanjutnya disimpan pada file dengan nomor 76 43 03. Sebagai Contoh : 76 43 05 77 42 14 77 43 01 77 43 91 76 42 16 75 42 66 74 43 15 75 43 10 74 42 66 75 42 16 76 42 14 74 43 15 75 43 10 77 43 01 77 43 91 No. dengan menulis nomor kecil dan depan dan selanjutnya nomor besar. kemudian digit kedua dan selanjutnya digit terakhir. c) Middle Digit Pemberkasan (Middle Digit) Sistem penataan berdasarkan angka tengah (Middle Digit Filing) merupakan modifikasi dari Terminal Digit Filing. Dalam hal ini.46 Karena terminal digit Pemberkasan merupakan sistem pcnomoran yang tidak berurut.

sehingga menyangkut banyak masalah. Di antara sistem yang telah diuraikan. Dalam pelaksanaan filing sistem geografis ini Anda dapat menggunakan nama daerah wilayan sebagai kata tangkap (caption). Sistem Filing Kronologis Sistem filing ini digunakan untuk filing arsip yang disusun menurut urutan tanggal masuk dan keluarnya arsip atau surat itu. . sehingga masih dapat disatukan segala macam masalah dalam satu file dalam setiap bulan.47 f. sistem angka maupun sistem geografis. biasanya adalah kegiatan yang mencakup daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat. perusahaan atau orang yang ada dalam setiap kota di daerah wilayah tersebut. jka karena sistem ini akan banyak membantu Anda dalam melaksanakan tugasnya dalam filing. Organisasi-organisasi yang mempunyai beberapa kantor cabang juga dapat menggunakann sistem geografis. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam organisasi di mana sistem geografis dapat digunakan. maka sebaiknya Anda menggunakan sistem lain yang lebih memadai. Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat atau arsip yang difile itu dalam bulan-bulan setiap tahun. meskipun Anda memilih sistem subyek. g. jika kegiatan surat-menyurat dalam organisasi jumlahnya belum banyak. Tetapi. Surat-surat atau arsip yang masuk lebih akhir ditempatkan dalam filing yang paling depan. Sekretaris dapat menggunakan sistem ini untuk menyederhanakan filing. dan selanjutnya baru dapat mengembangkannya lebih jauh dengan namanama instansi. maka Anda dapat menggunakan sistem georafis. Mencermati hal tersebut. maka sistem abjad selalu digunakan sebagai pelengkap sistem yang lain yang dipilih. Artinya. kemudian kata tangkap tersebut dapat dikembangkan menjadi daerah-daerah yaitu kotakota (kalau perlu sampai ke kelurahan) yang ada dalam daerah tersebut. Sistem Geografis Jika Anda menghendaki menyimpan arsip atau surat menurut daerah wilayah atau geografis. sekretaris tanpa melihat masalah atau perihal surat/arsip. Anda harus selalu menyusunnya kembali menurut urutan abjad. Anda harus memahami secara mendalam. jika kegiatan atau aktivitas pimpinan itu berkembang demikian cepat. Sistem abjad merupakan dasar dari semua sistem filing.

dua bahkan ada yang hanya satu laci saja. Peralatan Filing Sebelum memfile asrsip dil. Susunan arsip/berkas yang menyamping dinamakan lateral filing. Ukuran organisasi/perusahaan. aktivitas kantor dan perkembangannya Jumlah catatan kantor/arsip Jenis/tipe arsip Cara penggunaan arsip Sifat kerahasiaan arsip E. maka jumlahnya berkurang menjadi kurang lebih 3. yaitu : 1. karena diperlukan ruang longgar untuk memudahkan memasukkan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci Memasukkan dan mengeluarkan yang cukup sering. Penyimpanan dalam laci ini tidak ketat padat. Tetapi. b. Sususnan arsip/berkas yang menumpuk secara horosontal disebut horizontal filing. c. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun. Filing Cabinet (Almari Arsip) Banyak orang menamakan file cabinet denngan filing cabinet atau almari arsip. sehingga jika terlalu padat di samping pekerjaan menjadi sulit.aksanakan. d. Karakteristik Sistem Filing Masing-masing sistem filing mempunyai ciri/karakteristik tertentu. bukan terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang sering kita temui di kantor-kantor. yang masing-masing lacinya mempunyai daya tampung 5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke belakang. karena berkas-berkas yanng disimpan dalam laci-laci tersebut kecuali teridi atas kertas-kertas arsipnya sendiri. lebih dahulu . Umumnya terdiri atas empat laci tersusun ke atas. tetapi ada yang tiga.500 . yang diatur tidak ketat padat. Di dalam filing cabinet. arsip/berkas ditempatkan secara berdiri (tegak lurus) atau disebut juga vertical filing. Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Sistem filing yang terbaik untuk suatu kantor adalah sistem yang benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan kantor tersebut. Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan file/berkas dengan cara tertentu. juga folder-folder dan guide-guide.4. juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya.000 lembar kertas. tergantung dari : a. e. perlu disiapkan peralatannnya .48 4. Laci-laci pada filing cabinet biasanya tersusun empat laci.

2. Guide/Sekat Petunjuk .49 Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung.2. Gambar 5. Bentuk guide sebagi berikut: A B Gambar 5.1 Bermacam-macam Cara Memfile. Guide Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah.

Kedudukan tab bermacam-macam sesuai dengan keperluannya. atau seperti map snelhechter. . Susunan Guide 3. tab ke 3 lebih ke kanan lagi. tetapi tanpa daundaun penutup. tentu saja ukuran tab makin kecil. Demikian pula tabnya dapat dibeli. kemudian dipasang dengan mencepitkan pada badan guide. agar tidak melukai tangan. Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor. Bahanyapun sama. Dapat juga bahannya dari plastik. Folder ini berujud lembaran berlipat seperti map pada umumnya. Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan heading/titel/atau kode.3. tab ke 4 makin ke kanan. guide yang mempunyai tab kedudukan ke 1 disebut guide pertama. yang disebut dengnan tab. Untuk memudahkan pembicaraan selanjutnya. Folder juga mempunyai tap. Tab kedudukan ke 1 berada di ujung paling depan (lihat dari depan) seperti gambar di bawah. dan tab ke 5 dan ke 6 dan seterusnya makin ke kanan. Lihat gambar berikut ini. guide ke 2.50 Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas (lihat A pada gambar). Tab ke 2 berada lebih ke kanan. Tentu saja makin banyak tab. tetapi tanpa penjepit. Badan (B) adalah badan guide itu sendiri. Dalam gambar dapat dilihat kedudukan masing-masing tab. Folder Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file. atau dapat dibuat sendiri dengan bahan lembaran karton yang kuat tetapi halus. dibuat dari kertas karton manila. Sebaiknya karton tersebut tebalnya tidak lebih dari 1 mm. ke 4 dan ke 5. Satu guide mempunyai satu tab. dan seterusnya guide ke 3. Gambar 5. Setiap ujung guide sebaiknya bentuknya melengkung.

Folder dalam Filing Cabinet F.51 Gambar 5. apakah memang benar-benar sudah seharusnya disimpan. Prosedur Filing (Penyimpanan Arsip/Dokumen) Prosedur penyimpanan arsip cukup sederhana. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari agar surat-surtat yang masih dalam proses atau yang masih harus diedarkan ke unit-unit kerja/unit pengoleh lain. jangan sampai masuk dalam trempat . Penyimpanan (Filing) Dan Penemuan Arsip 1. yang mengakibatkan srsip sulit ditemukan. tetapi sering kurang mendapat perhatian. untuk memastikan apak arsip siap untuk disimpan. yaitu untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang menunjukkan isi filenya. Perhatikan apakah sudah ada tanda instruksi untuk disimpan (release mark. karena salah penemnpatan. Pemeriksaan arsip.5. simpan) atau perintah-perintah lain yang berlaku di kantor Anda. file.Pertama-tama semua dokumen/arsip yang akan disimpan diperiksa secara cermat. Gambar 5. Susunan Guide. Prosedur tersebut mencakup langkah-langkah: a.4. Folder Tap folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tap pada guide.

maupun nama-nama individu-individu penanda tangan surat untuk jenis surat masuk. Menginndeks seperti yang telah kita bicarakan adalah pekerjaan menentukan pada nama apa. karena dengan membuat tunjuk silang akan menambah pekerjaan c. nomor). dan pada gilirannya dapat menimbulkan kekacauan surat-mennyurat dan proses penanganan masalah yang menjadi masalah surat yang bersangkutan. sedangkan untuk kata tangkap-kata tangkap yang lain jika perlu dibuatkan tunjuk silang. Mengindeks (nama. sesuai dengan sistem filing yang telah ditetapkan sebelumnya. geografis. surat akan disimpan. jika surat nanti pada suatu saat surat ini dipinjam atau keluar dari file. yaitu nama badan-badan pemerintah. Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta melalui beberapa kata tangkap. langkah ini lazim disebut juga pengkodean. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim. yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah kegiatan mengindeks. Perhatikan bahwa memang ini benarbenar diperlukann. maka dokumen/arsip tersebut disimpan menurut kata tangkap yanng terpenting. nomor yang sama. b. kronologis. maka surat akan mudah disortir dan disimpan. lembaga-lembaga negara. dan nama tempat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal). sesuai dengan sistem filing yang dipilih. sehingga memudahkan penyimpanan Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya (filing cabinet). e. atau kata tangkap lainnnya. ataupun nama alamat yang dituju untuk surat keluar (pertinggal) akan disimpan dalam map dalam kata tangkap yang sama. dikelompokkan berdasar apakah abjad. badanbadan swasta. Memberi Tanda. atau subyek apa. Di samping itu. Mensortir arsip yang sudah diindeks. subyek. Menyortir adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Kalau hal itu terjadi surat tersebut akan “hilang”. pada sistem geografis adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk. Dengan ada tanda ini. . Anda akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yanng sudah ada. Langkah ini diperlukan secara khusus jika jumlah atau volume surat banyak. Kegiatan ini dilakukan secara sederhana.52 penyimpanan. d. Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga nomor unit masing-masing kata tangkap. Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka. Sedangkan kata tangkap pada sistem subyek adalah perihal atau isi surat.

para peminjam diharuskan mengisi daftar/formulir peminaman yang berisi informasi antara lain: 1) Nama peminjam 2) Nomor dan jenis arsip yang dipinjam 3) Tanggal harus kembali 4) Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan Dalam hal ini hendaknya berlalku prinsip : “siapapun yang meminjam dan untuk berapa lamapun tanpa kecuali. atau disimpan dalam kotak peminjaman sesuai dengan tanggal pengembaliannya. maka rasio penemuan = 97. Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif. Dalam prosedur peminjaman arsip. Oleh karena itu. dari dari 60 arsip yang dicari. Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam. b. Tujuannya adalah: 1) Sebagai identifikasi bahwa arsip yang bersangkutan sedang dipinjam 2) Memudahkan penyimpanan selama arsip yang bersangkutan dipinjam. c. ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di kemudian hari tidak akan terjadi kesulitan: a. Jika rasio > 99. Menaruh kartu substitusi (“Out Guide” atau “Out Folder”) di tempat di mana arsip disimpan tersebut diambil.5% berarti arsip disimpan dengan baik . tepat. seperti menagih dan mengingatkan kepada peminjam. artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-waktu dibutuhkan. d. dan lengkap.x 100% Jumlah arsip Misalnya. Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung jawab terhadap arsip-arsip dan diberi wewenang dalam penyimpanan arsip yang dapat mengambil arsip. harus mengisi daftar peminjaman dan waktu/lamanya peminjaman dibatasi”. arsip yang diperlukan tersebut harus dapat ditemukan kembali oleh seorang sekretaris dengan cepat. Penemuan Arsip (Retrieval) Setelah disimpan. dan kemudian ditemukan 56 arsip. pada suatu saat ada arsip yang diperlukan kembali untuk tujuan tertentu.53 2. Untuk itu. dapat diukur dari Ratio Penemuan : Rasio penemuan = Jumlah arsip yang ditemukan ---------------------------------.7% a.

Pelaksana Proyek. Penyusutan Arsip Setelah suatu periode kegiatan kantor. Jika rasio . seperti filing kabinet. 1.5% ¨ memuaskan. Pemindahan cara ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan seperti Kantor Pengacara. Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan “aktif” atau “inaktif” tergantung pada kebijakan masing-masing instansi. tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak. misalnya 1 tahun. Dasar Pemindahan Arsip Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan “inaktif”. Jika hal ini terus berlangsung. arsip dipindahkan begitu arsip tersebut selesai digunakan. arsip sudah semakin menumpuk di tempat penyimpanan. Cara Pemindahan Berdasarkan karakteristik arsip dan waktu pemindahan secara umum dikenal dua cara pemindahan. . di mana seluruh dokumen menjadi “inaktif” setelah suatu kegiatan/proyek selesai. tempat untuk menyimpan arsip (Unit Arsip) 2. Jika rasio penemuan 97% .54 b. c. < 97% ¨ yang disimpan dalam kondisi tehnik penimpanan perlu dibenahi. seorang sekretaris perlu melakukan proses memindahkan arsip. biasanya setelah suatu periode tetentu. Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus. indek. Pemindahan secara kontinyu (perpectual) Pada cara ini. Konsultan dan sebagianya. walau pemindahannya tidak tentu.99. Kantor Arsitek. sehingga jika Sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. dan klasifikasi kurang tepat 2) prosedur penyimpanan tidak/kurang efektif 3) prosedur pengambilan/peminjaman tidak/kurang efektif 4) arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 map/folder G. yaitu : a. di mana arsip sudah/jarang sekali digunakan. Olek karena itu. Biasanya suatu instansi menyusun Jadwal Retensi Arsip (JRA). mungkin : 1) pemberian kata tangkap.

Pemindahan Periodik Pada cara ini. arsip inaktif dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip yang lain. pada lemari penyimpanan arsip akan terdapat : a) b) Arsip dalam status aktif dari periode yang berjalan Arsip dalam status inaktif dari periode sebelumnya . pada tempat penyimpanan arsip masih ada arsip-arsip dalam status “inaktif”. hanya lokasi penyimpanannnya terpisah dari arsip-arsip “aktif”. Ada beberapa cara pemindahan periodik: 1) Pemindahan tunggal/1 periode Pada pemindahan ini setelah 1 periode kegiatan berlalu. arsip dipindahkan setelah 1 peiode tertentu (umumnya 1 tahun). Dengan demikian.55 b. setelah 1 periode kegiatan berlalu. pada tempat penyimpanan arsip hanya ada arsip-arsip yang dalam status “aktif” AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF Filing Cabinet 2) Pemindahan ganda /2 periode Pada pemindahan ini. Dengan perkataan lain.

Arsip-arsip yang Tidak penting Yaitu arsip-arsip yanng tidak mempunyai nilai kegunaan bagi pimpinan. memo intern. arsip tersebut langsung dapat dimusnahkan. organisasi di masa yang akan datang. undangnan rapat rutin. dan sebagainya. misalnya : surat pengumuman/pemberitahuan. bukti pembayaran tertentu. Oleh karenanya setelah selesai digunakan. Arsip-arsip yang Membantu Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk melancarkan kegiatan organisasi untuk sementara waktu seperti Surat Pemberitahuan Bank. korespondensi rutin dengan pemasok. dan sebagainya. 3. yang mungkin pada saat itu masih digunakan. b. tidak semua akan disimpan selamanya. Arsiparsip ini dapat disimpan sementara waktu sampai dengan 1 tahun. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu yang tertentu. Pemusnahan Arsip Arsip yang telah dipindahkan. Dalam pemusnahan arsip harus diperhatikan sifat karakteristik arsip sebagai berikut: a.56 AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF IN IN AKTIF AKTIF Filing Cabinet Pada cara pemindahan ganda /2 periode ini mempunyai keuntungan yaitu mudah mencari arsip dari periode yang lalu. .

Jelaskan pemindahan arsip satu periode dan dua periode! I. Arsip disimpan karena mempunyai tujuan. H. Arsip Penting Yaitu arsip-arsip yang berguna unntuk kelangsungan usaha atau menggambarkan prestasi pada masa yang lampau. 3. 6. Mengapa organisasi tergantung pada filing? Berikan definisi tentang arsip! Apa tujuan kearsipan? Uraikan secara singkat siklus arsip! Berikan batasan tentang filing. Yang termasuk arsip-arsip jenis ini antara lain: 1) Surat Keputusan Tentang Struktur Organisasi 2) Laporan keuangan 3) dan lain sebagainya Berdasarkan klasifikasi di atas. Arsip Vital Yaitu arsip yang menentukan eksistensi organisasi / perusahaan.57 c. 1. d. namun jelas. Latihan Jawablah pertanyaan ini secara singkat. dapat diputuskan berapa lama suatu arsip harus disimpan. Namun demikian. Filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan arsip dengan aman. 4. dapat dianggap sebagai “pusat ingatan organisasi”. dan tidak dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti. 7. Rangkuman 1. secara pasti berapa lama suatu arsip disimpan tergantung pada Jadwal Retensi Arsip yang disusun oleh masing-masing instansi. dan lain sebainya. 5. 9. 8. seperti :Data laporan keuangan. 2. yaitu menyelamatkan bahan pertanggungjawaban nasional . dan jelaskan tentang berbagai macam sistem filing! Apa yang disebut dengan mengindeks? Jelaskan peralatan filing untuk masing-masing arsip dinamis aktif dan inaktif! Jelaskan secara singkat prosedur filing! Uraikan secara singkat tentang penyusutan arsip! 10.

3. kebangsaan. arsip disimpan dengan menggunakan peralatan yang memadai. subjek. penyerahan dan pemusnahan arsip yang sudah melampaui jadwal retensi arsip. . pemanfaatan. Penyusutan adalah suatu upaya untuk mengurangi jumlah atau volume arsip dengan cara pemindahan. sekat penunjuk. 4. dan sistem kronologis. nomor. 2. 5. penyimpnan. yaitu sejak penciptaan. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan Arsip mempunyai siklus hidup.58 tentang perencanaan. lengkap dan akurat. georgafis. yaitu filing kabinet. tepat. Agar arsip yang disimpan dapat ditemukan dengan cepat. dan folder serta melalui tahap-tahap atau prosedur filing. pemindahan dan yang terakhir ialah pemusnahan arsip. Dalam penyimpanan dapat dibedakan berbagai macam sistem penyimpanan yaitu sistem alpbabetis.

laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. sistematika laporan. Menurut E. fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor. Laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. dan setelah itu ia harus membawa hasil fakta dan data hasil penelitian tersebut. Isi laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik. cara pengetikan A. maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian. laporan memperoleh pengertian khusus sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. Charles E. Pengertian Laporan Laporan dalam bahasa Inggris “report” berasal dari bahasa Latin “portare” yang berarti membawa atau mengangkut. Syarat Dan Macam Laporan 1. dapat disimpulkan bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. Anda diharapkan dapat memberikan batasan laporan. Pengertian. langkah-langkah pembuatan laporan. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi. Menurut Prajudi Atmosurdjo. disebut juga sebagai “administrative communication” (komunikasi administrasi). laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan komunikasi secara tertulis dan lisan. Awalan (prefix) “re” berarti kembali. penalaran yang jelas. Redfield. Peranan.BAB VI PENYUSUNAN LAPORAN Indikator keberhasilan : setelah Anda mempelajari Bab ini. Pada dasarnya. Artinya. menjelaskan peranan dan syarat macam-macam laporan. laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data – informasi. Laporan 59 . dan mengikuti bahasa dengan kritis. laporan adalah segenap hubungan dalam organisasi yang berujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak lain. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas dalam Laporan Teknis. kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis. Secara umum. Laporan sebagai salah satu produk kontor diperlukan oIeh pimpinan organisasi. Laporan ini merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan administrasi tersebut. Pengertian dasar laporan ialah menyajikan fakta secara objektif dan tulus. Dari beberapa pengertian tersebut di atas.

pengendalian atau perbaikan Menemukan teknik-teknik baru. laporan juga sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas/fungsi perencanaan. pengembilan keputusan. Pada umumnya. Selanjutnya. Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan. Peranan Laporan dalam Organisasi Laporan merupakan alat komuniakasi ke atas dalam suatu organisasi. pengawasan dan pegnendalian. c. Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang dianut. e. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik (feed-back. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Di samping itu. penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh data/informasi yang relevan. pendengaran. penglihatan. yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. pengamatan. Laporan yang dibuat harus jelas tujuannya. barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. Peranan Laporan dalam “administrative communication” Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis sebagai: . 2. maka laporan dapat digunakan oIeh pihak lain untuk tujuan tertentu. sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. Berdasarkan pengertian ini. dapat diketahui penyebab menumpuknya barang di gudang. Setelah mendapatkan informasi secukupnya.60 juga merupakan alat komunikasi yang di dalamnya terdapat beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan-keadaan yang telah diselidiki. Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan. Peranan Laporan a. laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut: a. b. pengkoorganisasian. Mengatasi masalah Mengambil keputusan Mengetahui perkembangan/kemajuan Mengadakan pengawaasan. b. data informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan. suatu laporan berkaitan dengan suatu penyelidikan. d. Di samping itu.

Di samping itu. 5) Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan Dengan saling tukar informasi. Kebenaran obyektifitas informasi tersebut penting sekali oleh karena tepat dan . 2) Penyampaian Informasi Sebagaimana telah dikemukakan. bahwa laporan merupakan alat untuk menyampaikan informasi. Data dan informasi iitu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi. B.61 1) Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat/petugas kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. 4) Alat Pembina Kerja Sama Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. agar laporan dapat memenuhi fungsinya. Ini berarti bahwa informasi yang dituangkan dalam laporan harus erat hubungannya dengan masalah yang akan dikemukakan. namun apapun subyeknya laporan harus dapat dimengerti oleh si penerima. saling pengertian. Saling tukar informasi. Laporan harus benar dan obyektif Subyek laporan mungkin berbeda-beda. 3) Bahan Pengambilan Keputusan Untuk keperluan pengambnilan keputusan seorang pimpinan memerlukan data/ dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan. Syarat-Syarat Laporan 1. maka laporan harus memuat informasi yang benar dan obyektif. dan koordinasi antara atasan dan bawahan sengat mendukung kerja sama yang baik. maka pengetahuan kita sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain.

terlalu sibuk dengan banyaknya persoalan yang dihadapi sehari-hari. Banyaknya data dalam laporan yang kurang ada hubungannya dengan masalah yang dikemukakan akan mengaburkan persoalan. di samping dara mengemukakannya secara komprehensif. Artinya. tetapi jelas maksudnya. si pembuat laporan harus menghindari penggunaan kata-kata atau istilah-istilalh yang ia senddiri kurang memahaminya. Laporan yang diterima atasan uraiannya jangan terlalu panjang dan menggunakan kata-kata kiasan yang sekedar untuk memberi kesan bahwa laporan itu tebal. Penyajian dalam bentuk uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengkap kalau ditunjang oleh dukungan data misalnya data statistik. Laporan harus diusahakan singkat. serta menggunakan pandangan pembaca. Kalau kedua hal di atas dipeprhatikan dan dilaksanakan. Di sampinng iitu. diusahakan agar waktunya yang terbatas tidak lagi dihabiskan untuk menelaaah lebih dalalm laporan yang diterima. Oleh karena itu. Laporan Harus Lengkap Sebagai saran untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan. Laporan Harus Langsung Mengenai Sasaran Perlu disadari bahwa si penerima laporan seperti pimpinan. maka laporan harus dikemukakan secara lengkap. 4.62 melesetnya keputusan yang diambil oleh pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan yang diterima. . grafik. skema dan sebagainya. bahwa ia sendiiri harus memahami benar-benar mengerti baik materi. Oleh karena itu. padat dan jelas serta langsung mengenai persoalannya. 3. Untuk itu diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat lapoooran dalam menentukan mana data yang harus dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan. Laporan Harus Jelas dan Cermat Data yang telah dikumpulkan untuk bahan penyusunan laporan mungkin banyak sekali. Ia hendaknya mengusahakan penggunaan istilah-istilah dan kata-kata yang sederhana. dalam menyusun laporan si pembuat laporan harus menempatkan dirinya pada kedudukan pembaca/penerima laporan. istilah-istilah yang digunakan dalam laporan. Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam mengorganisir data yang mencakup semua segi masalah yang dilaporkan. 2. maupun susunan kalimat. maka orang lain pun akan lebih tidak mengerti. dan sebagai akibatnya laporan menjadi tidak jelas. maka hal ini akan menjamin kualitas laporan. tepat. Kalau dia sendiiri sulit memahami apa yang ditulisnya.

Disertai data penunjang.63 Laporan yang lengkap harus: a. Mencakup segala segi masalah yang dikemukakan. Laporan Harus diusahakan Secepat-cepatnya Lapaoran dibuat dan disampaikan yang selanjutnya untuk menanggulangi suatu masalah yang perlu segera penylesaiannya. artinya laporan tidak dibuat-buat. maka dalam uraian selanjutnya bentuk ini yang digunakan terus. Misalnya. tetapi juga berlaku atas penggunaan bentuk kalimat. 6. 7. atau antara atasan dan bawahan. Konsisten tidak hanya berlaku bagi data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan. skema dan sebagainya. OIeh karena ittu. Keterangan yang dilaporkan harus tegas. c. Laporan Harus Tepat Penerimanya Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikaksi timbal balik antara yang meminta laporan dan yang memberi laporan. dan di lain pihak bawahan ingin . Uraiannya tidak memberikakn kesempatan timbulnya masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan baru. dan tidak direkayasa berdasarkan kira-kira. tabel. tidak dikarang semaunya. sekali kalimat papsif digunakan. Laporan Harus Tegas dan Konsisten Di depan pernah dikemukakan bahwa laporan hendaknya dibuat sedemikian rupa. sehingga tidak membeerikan kesempatan timbulnya masalahmasalah/persoalan baru. laporan harus pula: 5. b. Oleh karena itu. Ini berarti abhwa uraian yang dikemukakan harus tegas dan tidak kontradiktif antara bagian lapaoran yang satu dan yang lainnya. ketepatan waktu penyampaiannya harus benar-benar diperhatikan. Laporan yang benar dan objektif harus ditulis secara cermat dan dapat dipertanggungjawabkan. Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaiakn kepada atasan. karena suatu persoalan menjadi terkatung-kaktung penyelesaiannya. Di satu pihak atasan ingin mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang telah diberikannya. Tidak tepatnya waktu penyampaian suatu laporan berarti bahwa tindakan korektif ataupun tindak lanjut yang harus diambil akan mengalami keterlambatan. Hal ini memberikan akibat negatif terhadap organisasi. Laporan harus lengkap dan objektif. artinya si pelapor harus konsekuen atas keterangan yang dikemukakannya dalam keadaan dan situasi apapun. misalnya statistik.

Akibatnya antara lain kebocoran rahasia. maka menimbulkan banyak segi negatif. Dapat menggunakan kata-kata dan istilah-istilah yang sederhana. Mengingat hal-hal tersebut di atas. laporan harus benar-benar sampai ke yang memintanya. b. d. dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan yang bersangkutan. dan “Open-minded”. Surat Keputusan dan landasan-landasan yuridis lainnya. teliti. Benar-benar menguasai masalah yang dilaporkan. Agar tahu membatasi diri (tidak melantur). Harus mampu menggunakan bahasa tulis yang baik. Agar memenuhi keinginan pihak yang akan menerima laporan. Harus mempunyai minat/kesanggupan. Agar yang akan dilaporkan terang dan jelas. Langkah-langkah atau prosedur yang haru ditempuh dalam pembuatan laporan adalah sebagai berikut: 1. Mengumpulkan fakta dan data Data dan fakta yang dipergunakan dalam penyusunan laporan. Skema atau struktur organisasi. kooperatif.64 mendapatkan tanggapan dari atasan atas laporannya serta bagaimana tindak lanjutnya. Langkah-Langkah Dalam Pembuatan Laporan Agar laporan yang akan disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya (fungsinya). laporan bagi yang memintanya sudah tidak ada nilainya lagi. C. Untuk mempermudah pengumpulan data. 2. pasti mengarah ke yang tidak berhak membacanya. . c. b. di samping ia harus pula analistis. obyektif. jelas serta mudah dimengerti. c. maka laporan harus disusun decara tepat. maka bagi penyusun laporan diperlukan persyaratan-persyaratan sebagai berikut: a. b. Menentukan perihal (subyek) Ini dilakukan dengan maksud: a. d. misalnya: a. Laporan dapat disusun secara tepat apabila prosedur atau langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusunannya tepat pula. Laporan yang tidak sampai ke alamatnya. Oleh karena itu. Kalau hal yang demikian itu sampai terjadi.

e. Laporan-laporan. Hasil wawancara. Buku-buku pedoman kerja (manual). f. b. maka dapatlah diadakan evaluasi dan pengolahan (analisis) data. Perpustakaan dan dokumentasi. Hasil diskusi. Menentukan data mana yang perlu dimasukkan untuk analisis dan data mana pula yang cukup disertakan sebagai lampiran-lampiran. Evaluasi dan Pengolahan Data Setelah dibuat klasifikasi data sebagaimana diuraikan di atas. agar dapat dipergunakan dengan baik. peralatan. Data yang telah terkumpul melalui cara-cara pengumpulan seperti tersebut di atas. Grafik. Hasil observasi langsung. d. pemasaran dan sebagainya. Hasil pengisian daftar pertanyaan (questionaire). Hasil riset dari lembaga. Membuat Kerangka Laporan .65 c. dan selanjutnya akan mempermudah dalam analisisnya. Pengklasifikasian ini berguna dalam rangka : a. c. Sumber-sumber primer (primary resource). f. Statistik. e. keuangan. d. d. b. c. Mempermudah penentuan korelasi antara data yang satu dan data lainnya. Notulen rapat. tabel dan sebagainya. 3. f. h. d. meliputi data dari : a. c. Almanak. materiil. Buku harian. sistematis dan tepat harus diadakan pengklasifikasian dengan setepat-tepatnya. Sumber-sumber sekunder (secondary resource) meliputi data dari: a. Rumusan tugas. job description dan sebagainya. Rencana/program kerja. e. Data kepegawaian. Menyusun sistematika laporan. Bahan-bahan laporan di atas diperoleh dari sumber-sumber primer (primary resource) maupun dari sumber-sumber sekunder (secondary resource). g. b.

Ringkasan Dalam laporan-laporan penelitian. pada pokoknya laporan dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang apa yang telah terjadi. yaitu setelah pendahuluan dengan mempergunakan judul ringkasan untuk pimpinan (Executive Summary). d. 2) Latar belakang informasi yang menyangkut obyek yang dilaporkan. 4) Teknik menginventarisasi. mengklasifikasi. Deskripsi keadaan secara faktual. summary biasanya ditempatkan di depan. Pada garis besarnya laporan mencakup: a. 3) Kesimpulan. termasuk di sini antara lain penyajian mengenai: 1) Tujuan laporan. Analisis terhadap obyek yang dilaporkan. mencakup antara lain 1) Pendekaktan yang digunakan 2) Asas-asas yang digunakan. Cara ini dimaksudkan agar yang berkepentingan dengan cepat dapat memperoleh gambaran yang menyeluruh tentang hal-hal yang tecakup dalam laporan. b. 3) Landasan-landasan yang bertalian dengan obyek tersebut. 4) Data statistik.66 Seperti telah dijelaskan. 4) Penutup. 3) Teknik-teknik dan model-model matematika yang digunakan. di mana. 5) Penemuan sebab-sebab. Pada pokoknya kerangka laporan itu mencakup: mentabulasi. Lampiran dan Daftar Kepustakaan Masalah-masalah yang dicakup dalam laporan tersebut dituangkan dalam kerangka laporan. serta siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kejadian tersebut. bilamana dan mengapa hal itu terjadi. e. menginterpretasi data. c. 2) Pengarahan implementasi. mengevaluasi. 6) Pilihan berbagai macam jalan keluar. Saran-saran mencakup: 1) Penentuan pemecahan masalah. dan .

Singkatnya. di samping mengajak : memasuki “alam pikiran pelapor. Bahkan untuk mereka yang sibuk. Biasanya pendahuluan ini dibagi dalam sub-sub. pemecahan batang tubuh laporan ke dalam bab-bab tidak diperlukan. apa sesungguhnya perihal yang akan dikupas. sepanjang hal ini merupakan bagian dari pembahasan. Pada batang tubuh laporan dapat pula dilengkapi dengan chart. yang membaca harus merasa tertarik setelah membaca pendahuluan untuk terus membacanya. gambar-gambar dan lain sebagainya. dengan membaca pendahuluan sudah mendapat gambaran tentang isi laporan. pendahuluan memuat latar belakang persoalan. Jadi. Biasanya judul sub-sub ditempatkan pada bagian sebelah kiri.67 1) Pendahuluan Pendahuluan bermaksud mengantarkan dan mengajak pembaca mengetahui isi laporan. a) b) c) Maksud dan tujuan laporan. 2) Batang Tubuh Laporan Bagian ini merupakan bagian laporan yang terpenting. Pendekatan dan sistematika laporan. karena di bagian inilah dipaparkan segala fakta dan data yang telah diolah tadi. Masalah pokok yang akan dilaporkan. diagram. apa maksud penulisan. tabel-tabel. Masalah-masalah yang dihadapi Dalam mengemukakan masalah sebaiknya dikemukakan dalam pertanyaan negatif. . kalau chart dan yang lain-lain itu hanya sebagai pelengkap saja. Batang tubuh laporan dapat dikelompokkan ke dalam beberapa Bab sesuai dengan keperluan. Namun demikian. Fakta tentang tujuan yang telah dicapai. cukup dimasukkan pada bagian lampiran. Laporan yang kurang dari 20 lembar. apa sebabnya laporan dibuat. Batang tubuh laporan yang merupakan isi pokok dari laporan biasanya mengandung uraian tentang: a) b) c) Fakta dan data pelaksanaan kegiatan. misalnya: belum sempurnanya sistem pengangkatan pegawai.

kemudian diuraikan dan ditunjukkan faktanya. dan lebih jauh lagi dikhawatirkan dapat mengganggu pengertian mengenai hal-hal yang diuraikan dalam teks laporan. dan pemecahan masalah. bagan. Misaslnya. dan lain-lain. dapat mengganggu kontinuitas laporan. apabila penulisan suatu laporan mengambil acuan dari berbagai buku atau hasil penelitian yang sudah dipublikasikan. Wiyasa. sehingga tidak dimasukkan dalam teks laporan. langkah-langkah yang akan dijalankan untuk pemecahan masalah baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. perlu dituliskan nomor urutnya.68 Setelah permasalahan dikemukakan. Kepustakaan perlu dicantumkan. surat-surat. Apabila jenis/macam lampiran banyak. dapat berupa: Peraturan perundangan. gambar. Karena apabila dimasukan dalam teks laporan. 5) Saran Saran adalah semacam teraphy atau pengobatan. Jakarta: Pustaka Binaman Pressindo. Lihat Lampiran I. dan selanjutnya. Sumber Bahan (Kepustakaan) Lampiran merupakan data pendukung uraian isi laporan yang mungkin terlalu banyak. foto. Perlu diingat bahwa masalah tidak disimpulkan. 3) Pembahasan atau analisis masalah Setelah diuraikan dan ditunjukkan faktanya. Saran pada dasarnya berasal dari yang telah disajikan maupun yang berasal di luar yang telah disajikan. 1990. kemudian dianalisis. yang disimpulkan adalah fakta. . Lihat Lampiran II. Thomas. 6) Lampiran. denah. 4) Simpulan Yang dimaksud dengan simpulan adalah hal-hal yang besar (garisgaris besar) dalam penyajian Bab sebelumnya. Lampiran laporan. Perhatikan contoh penulisan kepustakaan berikut Bratawidjaya. maksudnya diuraikan sebab-musababnya timbulnya masalah itu yang mengarah ke pemecahan masalah (belum pemecahan masalah). diagram. tabel. Surat Bisnis Modern. Saran sifatnya harus dinamis.

Metode Penelitian Dalam Teori dan Praktek (1991) .1. 1.4.2. D. sekarang kami yakin sekiranya Anda diminta untuk menyusun sebuah laporan tentu Anda sudah dapat menyusun sebuah laporan yang sesuai dengan kehendak atasan/pimpinan Anda. 2.1. Lain-lain 1. LAPORAN KETUA PANITIAN PENYELENGGARA IV. Sistem desimal (digit system). DAFTAR ISI III. Sistem gabungan angka dan huruf.2. 1. Pembukaan 1.1.69 Subagyo. Sistematika Laporan Di samping materi laporan harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang telah disebutkan. Yang dimaksud dengan sistematika penyajian laporan di sini adalah pembidangan atau pengelompokan materi yang disajikan.2.1. JUDUL I.3. Joko.2. SAMBUTAN KEPALA V. Tahap Pelaksanaan 1.2. Penatar 1.4. Jakarta: Rineka Cipta.2. P. Petatar . Tahap persiapan Penyusunan Ppanitia Penyusunan Panitia 1.3. Contoh: Format Laporan di Lingklungan Pekerjaan. KATA PENGANTAR II. penulis laporan juga harus memperhatikan tentang sistematika penyajian materi laporan tersebut. Sistematika laporan lazim dikenal di Indonesia ini ada dua yaitu: 1.2. SAMBUTAN PEMIMPIN PROYEK VI.1.1.1. Nah. TAHAP KEGIATAN 1. Penyajian Materi 1. Penyusunan Materi Penataran 1.

2. Surat-surat Persiapan 4. C. Lembar Evaluasi. Latar Belakang Masalah B. Teknik Pengumpulan Data D. Hipotesis Penelitian BAB III PROSEDUR PENELITIAN A. LAMPIRAN 1. Laporan Ketua Panitia pada Penutupan 8. Surat Keputusan Kepanitiaan 2. Batasan Masalah dan Paradigma Penelitian D. Rancangan Kegiatan 3. D Asumsi dan hipotesis Penelitian 1.5. Contoh Piagam 10. Identifikasi Masalah C. Asumsi 2. Analisis Biodata Peserta Penataran 7. PERMASALAHAN A. Formulir 5. Tujuan Penelitian E. Validitas dan Reliabilitas Instrumen C. Contoh : Format Penulisan Laporan Penelitian JUDUL BAB I. Kegunaan Hasil Penelitian BAB II LANDASAN TEORI A. Daftara Nama Peserta 11. B. Kesan dan Pesan Peserta 9. Populasi dan Sampel B.70 1. Tahap Penutupan VII. Edaran Peers 6. Pengujian Persyaratan analisis .

Subbab diketik di atas pinggir (margin kiri) dengan huruf besar semua. Lampiran analisis data termasuk perhitungan pengujian hipotesis 5. c. Lampiran data mentah 4. Deskripsi Hasil Penelitian B. PENGUJIAN HIPOTESIS. Margin kiri 4 cm Margin kanan 3 cm Margin atas 2. d. Lampiran instrumen peneliitian 2. E. 3. c. Pembahasan Hasil Penelitian BAB V SIMPULAN DAN SARAN A. juga tanpa digaris bawahnya. Bab diketik di tengah-tengah dengan huruf besar semua. Bab. Lampiran hasil pengujian validitas dan reliabilitas instrumen 3. Dalam hal rincian tersebut huruf besar dan judul tersbut digaris di bawahnya. Laporan diketik dua spasi pada kertas ukuran kuarto Batas pengetikan a. 2. Teknik Analisis Data BAB IV HASIL PENELITIAN. Rincian subbab dan seterusnya diketik sebaris dengan baris di atasnya. Cara Pengetikan 1. Margin bawah 3 cm Untuk halaman pertama tiap-tiap bab (halaman yang memakai bab) batas pengetikan bagian atas (margin atas) 5 cm. 4. Simpulan B. Jarak pengetikan bab.5 cm (dihitung dari penulisan nomor halaman. Lampiran yang lain.71 E. e. Hasil Pengujian Hipotesis C. juga tanpa digaris di bawahnya. seperti perijinan dan lain-lain. subbab dan riciannya a. subbab dan rinciannya . b. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN 1. DAN PEMBAHASAN A. b.

4. 3. langkah-langkah apa yang Anda tempuh? .72 a. Bagian tubuh/pokok dan bagian penutup dengan angka Latin dan diketik pada batas pinggir margin kanan atas : 1. 2. c. c. Coba Anda menjawab soal latihan di bawah ini dengan singkat namun jelas. Catatan kaki diketik 1 spasi dan nomor catatan kaki harus sama dengan nomor kutipan di atasnya. 3. Penomoran Halaman a. F. Nomor halaman lampiran ditulis seperti pada nomor halaman pertama dari tiap bab. atau 2) Kalau ada catatan kaki berisi baris terakhir dari catatan kaki Pengetikan Kalimat c. Bagian pendahuluan yang meliputi : halaman judul. b. b. 4. Jelaskan dengan singkat tentang hubungan antara kerja sama dan pembuatan laporan! Apa fungsi laporan sehingga dapat dikatakan bahwa laporan mempunyai peran yang sangat penting dalam suatu organisasi! Syarat-syarat apa saja yang diperlukan aagar laporan dapat efeltif dan efisien? Jika Anda diminta untuk membuat lapaoran tentang tugas pekerjaan yang didelegasikan kepada Anda. Bab dengan subbab 4 spasi Subbab dengan kalimat di bawahnya 2. d. 5 dan seterusnya. a. Latihan 1.5 spasi Kalimat dengan rincian subbab dan seterusnya 2.5 spasi dengnan baris di atasnya. iii dan seterusnya. kata pengantar dan daftar isi memakai angka Romawi kecil dan diketik di sebelah tengah bawah tepapt pada margin bawah atau sedikit di bawahnya. ii. 6. Nomor halaman pada halaman pertama dari tiap bab diketik di bagian tengah bawah tepat papda margin bawah atau sedikit di bawahnya. Semua petikan harus diberi nomor di belakangnya. 5. Petikan lebih dari 3 baris diketik satu spapsi dan seterusnya diketik menjorok ke dalam 7 ketukan (untuk baris pertama dan 4 ketukan untuk baris berikutnya) dari baris di atasnya tanpa diberi tanda petik. Contoh : huruf Romawi kecil i. 2.5 spasi Alinea baru diketik di pinggir (tidak menjorok) sebaris di atasnya dengan jarak 2. 5. d. Sedangkan jarak antara pengetikan 2 cm papda bagian bawah adalah: 1) Baris terakhir dari kata-kata dalam teks. dan nomor tersebut harus diletakkan ½ spapsi di atas huruf. b.

Dengan demikian laporan mempunyai fungsi yang cukup penting. bilamana. langsung mengenai persoalan. Hal yang tidak boleh dilupakan dalam pembuatan laporan ialah ukuran kertas. . yang mencakup tata letak bagian-bagian laporan. mengumpulkan data dan fakta. mengapa dan siapa yang bertanggung jawab terhadap kejadian-kekjadian tersebut. Agar laporan yang disampaikan kepada atasan dapat digunakan sesuai dengan kegunaannya. dan penomoran. mengklalsifikasikan data. 3. dan penutup yang berisi kesimpulan dan saran. mengevaluasi. batang tubuh laporan. yaitu pertama-tama menentukan perihal (subjek). Penyusunan secara tepat jika laporan tersebut disusun melalui langkah-langkah yang tepat pula. di mana. cara pengetikan. tegas dan konsisten. Kerangka mencakup pendahuluan. Laporan adalah salah satu alat resmi untuk menyampaikan informasi yang isinya memberikan gambaran tentang apa. laporan harus disusun secara tepat. 2. Untuk melengkapi laporan perlu diikuti dengan lampiran. sehingga laporan perlu mempunyai syarat-syarat benar dan objektif. mengolah.73 G Rangkuman 1. tepat waktu. dan tepat penerimanya. dan membuat kerangka laporan. jelas dan cermat. menganalisis dan menginterpretasikan data.

3. dalam usahanya untuk memenuhi kebutuhan akan cara lebih baik untuk mencatat dan menganalisis hasil sensus di Amerika Serikat. 1. huruf. Telekomunikasi adalah trasmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio. penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka. Misalnya. Komputer. komputer. yaitu rancang bangun (disain) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran sangat kecil terdiri atas komponenkomponen yang rumit. Komputer Upaya pertama untuk memproses data dengan peralatan elektronik dilakukan di Amerika Serikat oleh Herman Hollerith pada dekade 1890-an.BAB VII MANAJEMEN SISTEM INFORMASI Setelah Anda mempelajari Bab VII ini. Ada tiga komponen utama dari teknologi informasi. Teknologi Informasi Pengertian teknologi informasi yang mudah dipahami adalah: perolehan. pengaruh teknologi terhadap perkantoran. mikro elektronik dan mikro processor telekomunikasi. Hollerith berpikir akan perlunya otomatisasi proses. 2. mikro komputer. Tidak dapat dipungkiri bahwa peranan kertas akan tetap penting sebagai media penyajian informasi atau tukar-menukar informasi antarmanusia atau organisasi (sering diistilahkan sebagai “hardcopy”). B. maka disket-disket atau pita-pita magnit nampaknya dewasa ini akan dominan perannya sampai ada penemuan yang lebih baru dan lebih canggih. Anda dapat menjelaskan tentang teknologi informasi. sedangkan sekarang hal itu telah beralih ke “impulse” elektrik yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih besar dibandingkan dengan kertas. artinya semakin banyak informasi semakin banyak kertas dibutuhkan atau disimpan. Dia bertolak dari gagasan penemuan sebelumnya. Alat ini dinamakan “punched card” oleh Charles Babbage yang berkebangsaan Inggris. A. Mikro elektronik. yakni mesin electronic yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan sangat cepat. Namun demikian. Komponen-komponen utama akan dibahas secara rinci kemudian. Perlu diketahui bahwa jika pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada kertas. fasilitas kantor modern lainnya. pemrosesan. Hollerith 74 . jika penyimpanan informasi sebagai pertimbangan utama. gambar maupun suara dengan alat electronics berdasarkan kombinasi antara perhitungan (computing) dan komunikasi jarak jauh (telecommunications). teknologi informasi di kantor. sekarang satu disket/floppy dapat memuat atau diisi sejumlah informasi setara dengan satu buku berukuran sedang.

lebih murah biayanya. biasanya disebut sebagai “mainframe”. Jenis lain adalah microcomputer. Mesin-mesin electronik ini mengandalkan diri pada “tabung hampa udara”. Ia juga membutuhkan suatu tim pemroses data yang berfungsi untuk mendukung pekerjaan mesin. dan juga perlu ditempatkan dalam ruangnan yang ber-AC. Tabulator penemuan Hollerith tersebut bekerja sangat sukses. yang dalam operasinya berukuran relatif besar. Alat temuan Hollerith ini untuk beberapa dekade telah membentuk dasar-dasar pemrosesan data di bidang komersial. sedangkan Amerika Serikat mengeluarkan merek Univac. C Mikro Komputer Micro-computer pada dasarnya adalah suatu sistem pengolahan microelectronic berdasarkan pada suatu microprocessor (lihat berikut ). atau komputer. Mainframe sebagai mesin komputer induk dilengkapi atau dihubungkan dengan beberapa mini computers. dilakukan semasa Perang Dunia ke II sejalan dengan usaha usaha para ilmuwan negaranegara sekutu mencari cara memecahkan kode-kode pihak musuh. . masing-masing memerlukan tempat seukuran meja kantor. komputer komersial pertama dikembangkan di Inggris dengan mengeluarkan produksi pertamanya yaitu merek Ferranti Mark I dan Leo. ukurannya lebih kecil dan lebih ringan daripada mini-computer. tetapi masih tetap dirasakan memerlukan penggunaan modal besar. karena berhasil mengurangi jam kerja sekitar 2/3 waktu yang dibutuhkan orang untuk menangani kegiatan bersangkutan. Demikianlah pengembangan komputer terus berlangsung sampai dekade 1960-an kita mengenal adanya komputer dengan ukuran besar. dan masih memerlukan suatu unit tersendiri yang berfungsi sebagai pemrosesan data. dan harus ber-airconditioned (AC). Pada akhir dekade 1950-an mesin-mesin electronik tersebut diungguli oleh komputer “generasi kedua” yang menggunakan transistor dalam operasinya. Jenis komputer ini ukurannya lebih kecil daripada generasi pertama. mahal dan kurang begitu reliable (terpercaya). serta tidak memerlukan lingkungan dan ruangan yang khusus.75 merakit berbagai komponen mekanis elektris dan mendisain suatu tabulator yang mampu “membaca” informasi yang dimuat dalam suatu card/kartu. Mainframe perlu ditempatkan dalam ruang khusus. Berbagai upaya perintis untuk menciptakan mesin yang dapat membantu pemecahan masalah. Tidak lama setelah Perang Dunia ke II berakhir.

Ukuran microcumputer relatif kecil. stock control. Input/output Interface terdiri atas satu atau beberapa chip yang berfungsi untuk menangani kode-kode komputer dengan peralatan lainnya seperti mengendali disket (disk driver) printer dan layar monitor (visual display unit/VDU). ROM (Read Only Memory) adalah suatu alat chip penyimpanan memori tetap (a permanent-memory chip) yang memuat kode-kode untuk mengoperasikan mesin microcomputer. RAM (Random Access Memory) adalah suatu alat chip penyimpanan memori sementara (temporary-memory chip) guna menyimpan informasi yang dimasukkan pemakai.76 Gambar 5. Tidak seperti ROM. 4. wordprocessor. . Pada waktu mesin hidup (switched on) jika operator memanggil kode tertentu maka ROM akan mengeluarkan data/informasi yang disimpan dengan kode yang bersangkutan. merupakan suautu CPU Chip yang berfungsi sebagai pengendali semua kegiatan pengolahan data serta mengkoordinasikan fungsi-fungsi seluruh peralatan komputer. 3. mengganti atau menghapus kode-kode tersebut. dan sebagainya. Pengolahan Microelectronic ROM (Read Only Memory) CPU (Central Processor Unit) Input/Output Interface RAM (Random Access Memory) Penjelasan: 1. 2. Dibandingkan dengan sebuah mainframe atau minicomputer dapat secara mandiri menangani pengelolaan data yang berskala besar. Perbedaan antara ROM dan RAM seperti antara buku cetakan yang hanya dapat dibaca dari suatu catatan pribadi yang dapat dihapus dan dapat digunakan berkali-kali.6. Tersedia berbagai program (software) yang memungkinkan microcumputer dapat menangani sebagian besar fungsi perkantoran seperti accounting. Dalam keadaan mesin mati (switched off) operator tidak dapat menambah. tetapi kapasitasnya tinggi dan fleksibel. Chip RAM tidak memuat informasi pada waktu mesin mati. CPU (Central Processor Unit).

sehingga dirasakan kurang praktis. Tidak demikian dengan transistor. D Micro Electronic Dan Micro Processor Micro processor merupakan suatu circuit yang terintegrasi yang didesain untuk melakukan fungsi-fungsi koordinasi dan pengolahan data. dan sebagainya. Tabung (valve/vacuum tube) yang bentuknya mirip bola lampu listrik. Akhir-akhir ini berbagai metoda diupayakan untuk menghasilkan konstruksi chips yang lebih kompleks. memerlukan kekuatan listrik yang relaltif lebih besar. Hasil terakhir saat ini dari penemuan ini adalah suatu circuit yang kompleks dan rumit terpasang pada lempengan kristal silicon berukuran diameter kurang dari 1/4 inch serta berketebalan hanya 15/1000 inch.000 komponen dalam satu chip. Ukuran transistor walaupun jauh lebih kecil daripada penemuan pertama alat electronic yang kita kenal dengan nama tabung hampa udara. tidak lagi tergantung pada suatu bagian pengelolaan data yang tersentralisasi dengan peralatan mainframe atau microcumputer. proses penemuan ini bermula dari pengembangan transistor pada dekade 1950-an. tetapi kapasistasnya lebih besar. Berdasarkan sejarah perkembangan teknologi. Transistor sendiri yang berupa komponen kristal relatif berukuran kecil yang berfungsi memindahkan atau mengolah kekuatan electric berkekuatan kecil di antara circuit dalam peralatan bersangkutan. atau sering disebut “chips”. Microprocessor memberikan dampak kepada penciptaan komputer electronic berukuran kecil (mini). dengan ukuran yang lebih kecil tetapi kemampuannya lebih tinggi dan jauh lebih sedikit membutuhkan listrik untuk mengoprasikan.77 Pada waktu sekarang di tempat kerja seseorang baik individual maupun sebagai tim kerja. yang menggunakan teknik photografik khusus dikenal dengan photolithography inilah dasar dari peralatan electronik modern. dan kecenderungan abad modern sekarang untuk membuat integrasi chip yang berskala yang sangat besar (very large scale integration /VLSI) terdiri atas 10. Kebanyakan dari circuit-circuit yang terintegrasi dinamakan “General Purposes Chips” (chip dengan tujuan umum dibuat untujk menangani satu atau lebih fungsifungsi pokok alat rumah tangga seperti micro computer mesin cuci.. Ada tiga tujuan umum dari chips: . Fungsinya dapat disejajarkan dengan peralatan microelectronic seperti sebuah mainframe’s central processing unit (CPU). Kemajuan terbesar dalam dunia teknologi informasi adalah pada dekade 1960-an dengan ditemukannya integrated circuit (IC’s) di Amerika Serikat. Dilihat dari kapasitasnya penemuan ini mempunyai harga yang sangat murah. Disebut Integreted Circuits karena dirancang bangun sebagai circuit-circuit yang lengkap. Circuit-circuit tersebut dari lempengan-lempengan microscopic dari metal dan komponen lainnya berupa wafers silicon berukuran kecil.

Misalnya custom built chips didesain untuk memonitor hambatan-hambatan yang terjadi pada suatu proses beroperasinya kegiatan kerja mesin-mesin yang saling berhubungan. 3. didesain dan diproduksi sesesuai dengan permintaan dan kebutuhan tertentu. . karena harganya yang relatif sangat murah. seperti pada proses pembuatan kertas atau pengecoran baja. kepegawaian akan terus dilakukan dengan sistem pusat komputer (mainframe) tetapi kebanyakan kegiatan yang berhubungan dengan masing-masing unit organisasi sekarang cukup dilakukan secara memadai oleh sebuah microcomputer. Apabila dikehendaki microcumputer yang ada dalam organaisasi dapat dihubungkan sebagai suatu jaringan kerja (network) dengan mainframe atau minicomputer. sesuatu sistem yang dibutuhkan untuk kegiatan berskala besar. Beraneka macam kegiatan organisasi seperti pengolahan dan pembayaran gaji pegawai (payroll). agar segenap peralatan mesin dapat bekerja secara tepat pada keseluruhan kerja pabrik. Perkembangan Teknologi Circuit untuk Electronic Tabung Electronic (1910-an) Transistor (1950-an) Integreted Circuits (1960-an) VLSI (1980-an) Perkembangan penggunaan microcumputer dalam kantor mengakibatkan manusia banyak berkurang ketergantungannya pada Sistem Pusat Komputer. tetapi juga dapat digunakan dalam komunikasi dengan pihak luar organisasi. 2. Chip tersebut didisain untuk beraneka kegunaan dan cenderung diproduksi secara massal. Jenis chips ini biasanya sangat mahal. Perlu diketahui bahwa komputer tidak hanya digunakan sebagai alat dalam organisasi.78 1. Secara singkat perkembangan teknologi digambarkan dalam diagram berikut: circuit untuk electronic dapat Gambar 5. seperti microprocessor (untuk menangani pengolahan dan koordinasi fungsi dari suatu komoputer) Interface chips (untuk menangani luaran/masukan yang dikehendaki dari suatu sistem).7. Beberapa integrated circuits dikenal dengan nama custom build chips. pendapatan. Memory chips (untuk menyimpan informasi) CPU chips.

. Hubungan telepon yang menggunakan electronic jelas merupakan sumber daya yang penting dalam pengembangan teknologi informasi. diganti dengan sistem micro electronic yang menggantungkan pada telekomunikais. Misalnya jaringan telepon yang digunakan dunia bisnis di mana-mana. Secara bertahap sistem kerja dengan kertas. Sebagai contoh. 2. telah melakukan perubahan tersebut. F. yang terutama mengandalkan pada sistem manual (pembuatan laporan dengan mesin tik). Langkah-langkah demikian akan mendorong perkembangan industri micro electronic. Telekomunikasi Istilah telekomunikasi dikenal sebagai cara penyampaian informasi melalui kabel/kawat listrik (telepon dan telegraph) atau dengan gelombang radio. Transmisi microwave. Inggris negara keempat terbesar dalam sistem telepon pada tahun 1980-an. sistem ini digunakan dengan sistem penanaman kabel di bawah tanah. Otomatisasi perkantoran. Fibre glass.. merupakan alat yang vital bagi mereka untuk berkomunikasi dengan mitra kerja dan kliennya. Pada masa mendatang sistem ini dapat digunakan sebagai penghubung tanpa kawat (wireless atau coreless) di antara alat-alat mesin seperti word-processor. Setiap negara di dunia ini mempunyai bentuk jaringan nasional untuk menyampaikan informasi dengan menggunakan cara ini. Sistem infra merah yang memungkinkan peralatan seperti Televisi dikontrol tanpa kawat (remote control). Teknologi Informasi Di Kantor Modern Pengaruh teknologi micro electronic dalam praktik dan prosedur kerja sedemikian hebatnya. Bidang-bidang yang menerapkan micro electronic antara lain: 1. maka kemanfaatan dari sistem komunikasi berdasarkan komputer dapat diraih sepenuhnya apabila negara bersangkutan mengubah jaringan telekominikaksi yang ada menjadi sistem digital. Kesulitan dari usaha untuk lebih mengintegrasikan telekomunikaksi dengan micro electronic dan computer adalah adanya perbedaan dasar kerja.79 E. telepon dan komputer. Karena informasi dapat ditransformasikan dengan lebih cepat dengan menggunakan bentuk binary. sekarang sedang dikembangkan untuk pengantar komunikasi yang berasal dari satelit bumi. 3. suatu kawat dari bahan fibre glass mampu memindahkan pulsa dalam bentuk binary dengan kecepatan yang tinggi. Kawat telepon dengan bahan ini kapasitas muatannya beribu kali dibanding dengan kabel konvensional. Perubahan yang cepat di bidang telekomunikasi juga dipengaruhi oleh berbagai pengembangan dan penemuan-penemuan di bidang teknologi seperti : 1.

layar dan printer. terdiri atas key board. Kantor yang Menggunakan Peralatan Electronic Sistem Penggandaan Sistem Penulisan Word Processor Sistem Filing Peralatan Hitung Micro Computer KANTOR DENGAN PERALATAN ELEKTRONIK View data Teletext Fasilitas Referensi Konperensi dengan Alat tele Elektronic Mail Sistem Pengiriman Surat Telepon Telekomunikasi 1. processor. 7.80 2. Pengendalian proses industri Robot. memory. Sistem atau pabrik dengan bantuan alat komputer lainnya. 6. . Alat diagnosis kesehatan. 8. Word-processor yang berperan sendiri Dalam hal ini sifat penggunaan word processor independen. 3. Berikut adalah suatu bagan suatu kantor yang menggunakan peralatan eletronik: Gambar 5. 4.8. Alat transfer uang electronic Alat pengukur di bidang ilmu pengetahuan. 5. dan hanya digunakan untuk pengolahan teks. Komunikasi elektronik antartempat di seluruh dunia. Word Processor Ada tiga jenis dasar word processor a.

terdiri atas beberapa keyboard dan layarnya yang dihubungakan dengan komputer sentral yang berfungsi sebagai pusat pengolahan. yaitu suatu sistem untuk melayani data melalui jaringan televisi yang ada. Beberapa word processor digunakan secara bergabung sebagai suatu sistem. 6) Mempermudah memperoleh kembali data yang tersimpan. di mana digunakan program pengolahan kata (a word-processing program). Terdapat beberapa keuntungnan dari penggunaan word-processor. Beberapa kerugian juga ada dalam penggunaan word-processor: 1) Memerlukan perubahan baik tata ruang fisik maupun prosedur kerja yang ada. penyimpanan dan pencetakan. sperti halnya teletext. view data hanya terbatas pada pelanggan dan sifat kerjanya adalah sistem interactive. 5) Mempermudah mengedit atau mengolah kalimat. laporan atau surat dalan sebagainya. G. 4) Menghemat tenaga (pentik). . Sistem ini merupakan kombinansi dari jaringan komunikasi. 4) Mengurangi kesempatan kerja seperti pekerjaan kesekretariatan Pada tahap penerapan pertama dirasakan ada kelebihan tenaga. view data menyajikan data atau referensi yang up-to date di bidang perdagangan. 3) Mmenimbulkan gangguan pada mata karena terlalu banyak di muka layar. wordprocessor dengan c. View data. 1) Meningkatkan produktivitas dalam pengolahan dokumen. Teletext. 2. 7) Kemampuan untuk mengintegrasikan komputer-komputer lainnya. 2) Menambah kepuasan kerja. 2) Memerlukan pelatihan yang memadai. Perbedannya dengan teletext. kantor yang otomatis biasanya memiliki fasilitas sebagai berikut: 1. 3) Meningkatkan kualitas dan konsistensi hasil akhir (output). Fasilitas Perkantoran Modern Lainnya Di samping micro computer dan word-processor. sehingga setiap pengguna dapat meminta atau mengajukan pertanyaan secara aktif kepada database untuk memperoleh data yang dibutuhkan. komputer (atau terminal). Beberapa micro computer dengan tujuan umum.81 b. televisi dan permintaan dilakukan melalui telepon.

Perkembangan terakhir di setiap meja kantor modern terdapat perangkat “work stations” yang lengkap terdiri atas komputer dan fasilitas word-processor. c. Sebuah perkantoran modern. Perkembangan akhir-akhir ini bahkan bisa mengirim banyak surat dengan peralatan edit yang lebih canggih. Yang menarik adalah sekaligus melakukan filing secara otomatis baik surat yang keluar maupun surat yang masuk.82 3. mahasiswa. Dapat mengetahui perkembangan terkini yang berhubungan erat dengan masalah-masalah subtansi organisasi. daya muat pesan yang besar dengan kecepatan tinggi. suatu fasilitas electronic yang berkembang pesat. Dapat saling tukar menukar informasi walaupun dalam jarak jangkauan yang sangat jauh. yang paling dapat dirasakan secara nyata di bidang teknologi informasi adalah adanya cyber space (ruang maya) di mana kita dapat berkomunikasi langsung melalui perangkat komputer dalam situasi dan kondisi yang berbeda dan ini bahkan sudah menjadi kebutuhan setiap orang mulai dari pelajar. dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up-to date. Berbagai transaksi pembayaran dalam dunia perdagangan dan bank banyak memanfaatkan sistem ini. electronic mail serta fasilitas telepon. Peralatan terdiri atas komputer dan alat komunikaksi. dengan kemampuan untuk melakukan pertukaran uang tanpa melakukan pembayaran cash atau penggunaan kertas. Electronic mail. Pengaruh Teknologi Terhadap Perkantoran Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang begitu luas. namun pada eletronic mail pesan tertulis dapat disampaikan dari meja kantor yang satu ke meja yang lainnya lewat terminal. Komputer misalnya sekarang secara luas telah digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam “hal apa yang akan terjadi apabila kita mengambil keputusan dengan alternatif A? “Apa akibat dari perubahan X dengan tidak mengubah Y?” . 4. manfat yang didapat dari teknologi informasi yang berbasis internet cukup banyak dirasakan antara lain : a. dan sebagainya. Alat transfer uang. 5. Di jaman informasi dan komunikasi abad 21 ini. adalah suatu sistem untuk menyampaikan pesan-pesan dengan alat electronic. pebisnis maupun dunia kerja Pegawai Negeri Sipil (PNS). Sistem telex telah digunakan bertahun-tahun. b. Internet. penggunaan internet di kalangan pemerintah sudah sampai ke kabupaten/kota bahkan kecamatan. Sistem ini secara bertahap diintegrasikan ke dalam sistem peralatan perkantoran lainnya seperti jaringan komputer. word-processor. Dapat mengambil langsung (copy/download) informasi yang akan kita butuhkan. H.

c. printer. dan sebagainya Kehilangnan kontak personal. d. e. Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif. keterampilan berulang-ulang yang digunakan. 2. b. b. programmer dan rekayasa software Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu Lebih sedikit pekerjaan Kerugian: a. e. Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin. Pekerjaan perkantorn akan banyak mengalami perubahan. Implikasi terhadap karyawan kantor: Keuntungan: a. Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun. Mendorong untuk belajar keterampilan baru Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin. e.83 Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan: Tiga Implikasi umum (aspek sosial. Cenderung pegawai menjadi “machine-minders” Masalah kesehatan sebagai ekses dari perlatan seperti layar. f. d. Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi peralatan yang tersedia. d. a. karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin Implikasi terhadap pemberi kerja Memerlukan waktu untuk perubahan elektronik dari sistem manual ke sistem Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan . serta kehilangan kepuasan kerja. Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalanpersoalan seperti kebosanan. c. f. c. f.mesin Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik. b. Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat. g. ekonomi dan sebagainya) 1.

view data. singkat. Kemudian jelaskan pula kekurangan dan kelebihan dari penerapan word processor! Jelaskan secara singkat teletext. c. 5. Teknologi informasi adalah perolehan. dan jelaskan masing-masing komponnen tersebut! Jelaskan cara kerja word processor. diproses. Tidak seluruh software kebutuhan yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi Keuntungan: a. disimpan dan dicari secara cepat Produktivitas meningkat secara cepat Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai keperluan Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dan kantornya. huruf. c. ekonomi. b. 4.84 g. f. data dapat diperoleh. b. namun jelas. 1. dan electronic mail! Uraikan beberapa implikaksi yang akan daapt mempengaruhi penerapan teknologi informasi di perkantoran! a. e. gambar maupun suara dengan suata alat electronic berdasarkan kombinasi antara perhitungan dan komunikaksi jarak jauh. d. 3. Rangkuman 1. g. 2. pemrosesan. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan Harga teknologi baru ini relatif murah Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpanan data di disk tidak memerlukan ruang seluas filing kabinet Untuk pengambilan keputusan. Secara umum (sosial. penyimpanan dan penyebaran informasi baik yang berbentuk angka. I. dan sebagainya) Terhadap karyawan kantor Terhadap pemberi kerja J. Latihan Jawablah soal latihan di bawah ini secara cermat. Jelaskan pengertian teknologi informasi! Sebutkan 3 komponen utama komputer. .

pengendalian proses industri. yaitu komputer.. electronic mail. Ada tiga komponen utama teknologi informasi. Bidang-bidang yang menerapkan mikro elektronik antara lain otomatisasi perkantoran. robot. teletext. Teknologi informasi di tempat kerja yang secara bertahap menggantikan sistem kerja kertas yang mengandalkan pada sistem manual. dan alat transfer uang Kemampuan untuk mengendalikan kekuatan elektrik dari alat berukuran mini (seperti micro electronics) mempunyai pengaruh yang luar biasa terhadap kehidupan modern. alat transfer uang elektronik dan internet. 5. 3. Kantor yang menggunakan peralatan elektronik yaitu word processor. mikro elektronik dan telekomunikasi. Pada berbagai kegiatan industri kita akan menjumpai sistem-sistem produksi yang nyaris otomatis semuanya. .85 2. 4. komunikaksi elektronik antartempat di seluruh dunia. view data.

DAFTAR PUSTAKA Anderson, R.,G., Organization and Methods, (1973), London: MacDonald and Evans. Arifin, E., Zaenal, (1996), Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas, Jakarta: Akademika Pressindo. Chrislip,David, D, and Carl E., Larson, (1994), Collaboration Leadership, San Fransisco, California : Jossey-Bass Inc. Davis, Gordon, B, (1985), Management Information Systems: Conceptual Foundation, Structure and Development (2nd Edition), McGraw Hill- Book, Co. Komaruddin, (1981) Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Bandung: Sinar Baru. Leffingwell, William H., and Edwin M. Robinson,(1985), Texbook of Office Management, New York : McGraw-Hill Book Company Inc. Littlefield, C. et.all, (1985), Office and Administrative Management, New Delhi: Prentice Hall of India. -----------, Management of Office Operations, New Delhi : Prentice Hall of India. Ma’moeri, Endar, (2000) Administrasi Perkantoran, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara. Mills, Geoffry, et.all (1990), Modern Office Management, London: Pitman Publicity Limited. Neuner, J.J.W., Keeling, L.B., (1978) , Modern Office Management, Bombay: D.B. Taraporevola Sons & Co., Private Ltd. O’Donnell, Koontz, (1972) Principles of Management , An Analysis of Managerial Functions (Fifth Edition), Tokyo: McGraw-Hill Purawijaya, Ipon, Sukarsih, (1994), Penyusunan Laporan, Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud. Scott, George, M., (1986), Principles of Management Information Systems, McGrawHill Book Co. Soetrisno, (2001) , Administrasi Perkantoran, Prajabatan Golongan III, Jakarta: Lembaga Administrasi Negara The Liang Gie, (1995) Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Penerbit Libety dan Yayasan Studi Ilmu dan Teknologi.

KASUS 1 SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI ARSIP Semua arsip dalam suatu organisasi didesentralisasikan sebagaimana yang telah dilakukan selama beberapa tahun. Akhir-akhir ini, dengan padatnya tempat dan menggelembungnya biaya, menyebabkan manajemen menggali beberapa macam kemungkinan. Salah satu cara yang dipertimbangkan adalah sentralisasi sejumlah pelayanan kantor, di antaranya ialah penyimpanan arsip. Sebuah tim khusus yang terdiri dari pejabat muda diminta untuk mempelajari arsip organisasi, dan kemudian melaporkan penemuan dan rekomendasi mereka kepada pucuk pimpinan. Keputusan penting yang diambil dalam rapat tim pertama tersebut adalah menyiapkan memorandum bahwa tujuan utama yang berkaitan dengan penyimpanan arsip ialah harus diciptakan standar pelayanan tinggi kepada bagianbagian dan bidang-bidang untuk mengurangi meningkatnya biaya dan bertumpuknya arsip. Itulah yang menjadi pertimbangan dibentuk tim penelitian tersebut dengan manfaat mempertimbangkan reaksi dari para pejabat, dan pegawai terhadap setiap perubahan yang mungkin diusulkan. Penugasan individual kepada anggota tim juga dibuat. Penemuan-penemuan tentatif berikut dilaporkan dalam pertemuan tim yang kedua. Beberapa ruang yang dulu digunakan untuk ruangan gudang dapat diubah menjadi ruang penyimpanan arsip yang memadai untuk menempatkan kurang-lebih 75 persen file cabinet yang sekarang digunakan tersebar ke berbagai bidang dan bagian. Sebuah ruang di bawah tanah dapat dengan mudah disesuaikan jika dibutuhkan ruang penyimpanan. Penilaian kasar tentang kebutuhan pegawai menunjukkan bahwa dalam bidang/bagian yang tugasnya beraneka ragam dibebaskan dari tanggung jawab menyimpan arsip. Kebutuhan pegawai yang semakin meningkat untuk menangani meningkatnya volume pekerjaan akan menyebabkan sulit melepaskan mereka untuk ditempatkan ke bagian penyimpanan arsip baru yang diusulkan. Pelayanan arsip kepada beraneka ragam bagian dan bidang kemungkinan dapat diperbaiki, kecuali dalam bidang/bagian tertentu yang banyak dan tetap menggunakan arsip tersebut. Kesempatan untuk mengurangi arsip yang dobel, karena menggandakan dengan cara memfoto kopi arsip nampaknya besar. Praktik yang dilakukan yaitu dengan mengirim foto kopi berbagai macam arsip yang digunakan di berbagai bidang/bagian. Reaksi awal dari Kepala Bagian di bidang Kearsipan dan Kepala Bagian Tata Usaha yang sekarang melakukan penyimpanan, semangatnya tidak tinggi pada waktu ada kemungjkinan diciptakan sentralisasi arsip tersebut setelah mereka diberitahu oleh para anggota tim peneliti.

Haruskah tim peneliti mencoba mencari lebih jauh informasi? Jika Anda mempunyai pemikiran demikian. Berdasarkan analisis pendahuluan oleh tim peneliti tersebut. apakah sentralisasi arsip akan menjamin? 2.PERTANYAAN 1. tunjukkan jenis informasi apa yang dibutuhkan tersebut? .

Kemudian diadakanlah usaha-usaha untuk memperbaiki sistem kearsipan yang kacau tersebut serta diadakan penataran-penataran bagi para petugas yang nantinya akan menangani kearsipan pada unit kerjanya masingmasing dengan sebaik-baiknya. Para pejabat pimpinan Pemerintah Daerah Provinsi dan para pejabat Kapupaten/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya. tetapi di lain pihak tanpa mengadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang mampu dan terampil di dalam mempergunakan alat-alat tersebut. Hal tersebut diawali dengan dimulainya tidak adanya pengertian dan kesadaran dari para pejabat pimpinan akan arti pentingnya sistem penataan arsip yang baik dan efisien. dan daripada menggangur. Banyak pegawai yang telah ditatar tidak untuk ditempatkan pada unit kearsipan. Oleh karena itu untuk memenuhi tujuan tersebut di atas dan karena akibat kemajuan di bidang teknologi serta untuk mencapai hasil yang efisien dan efektif dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip dianggap perlu membeli serta mempergunakan Komputer Micro Film sebagai peralatan yang modern dan mahal harganya. baik untuk Daerah Provinsi itu sendiri maupun untuk Kabupatren/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya. Ada anggapan bahwa orang-orang yang ditempatkan di bagian arsip berarti orang yang disingkirkan atau di-“arsip”-kan. tetapi tidak memikirkan berapa lama dan apakah di tempat yang tepat atau tidak warkat atau record itu bisa ditemukan dengan mudah. 2. Dengan adanya anggapan ini banyak orang-orang tidak berminat dan merasa tidak senang untuk ditempatkan . Ada pula peserta yang tidak mempunyai pekerjaan di kantornya. Keadaan yang tidak baik itu kemudian menjadi berlarut-larut. Tetapi meskipun demikian usaha-usaha perbaikan belum memuaskan hasilnya. akan tetapi semata-mata untuk menggantikan kedudukan orang lain. Akhirnya Pemerintah Daerah Provinsi bersangkutan menerima sepenuhnya sistem kearsipan baru. Hal itu disebabkan karena adanya beberapa masalah yang masih harus dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi antara lain sebagai berikut: 1. akibatnya usaha-usaha perbaikan tersebut belum memuaskan hasilnya. pada umumnya berpendapat bahwa yang penting adalah asal sesuatu warkat atau records itu bisa ditemukan kembali adalah sudah dianggap cukup baik. hasilnya para pejabat pimpinan mulai timbul kesadaran akan pentingnya sistem kearsipan yang baik. sehingga akibatnya sangat sulit untuk menemukan kembali warkat-warkat atau records yang telah disimpan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan tepat pada waktunya apabila warkat atau records tersebut diperlukan sewaktu-waktu. Kemudian diadakan konsultasi ke para ahli Arsip baik dari luar negeri maupun dalam negeri. Usaha-usaha tersebut dipandang perlu dilakukan karena selama ini keadaan arsip di Pemerintah Provinsi tersebut mengalami kesulitan atau dengan perkataan lain sangat kacau karena tidak adanya sistem penyimpanan yang baik dan tepat pada tempatnya.KASUS 2 KASUS DI BIDANG KEARSIPAN Suatu Pemerintah Daerah Provinsi pada saat ini melakukan usaha-usaha perbaikan dan penertiban dalam kearsipannya. orang itu diperintahkan untuk mengikuti penataran.

mereka akan mengerjakannya dengan rasa enggan. Akibatnya apabila mereka harus berada di tempat itu. hal itu disebabkan para petugas tidak ada yang berani untuk mengadakan penyusutan dan menghapuskannya karena belum adanya pedoman kerja yang jelas tentang jadwal retensi arsip. 3. Keadaan dan letak kantor untuk Pemerintah Daerah Provinsi itu mempunyai dua buah gedung yang berjarak kurang lebih 3 km dan karena keterbatasan ruang. Sistem Desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif 2. PERTANYAAN: 1. seharusnya dikirimkan kembali ke Pusat Arsip/Dinas Arsip. Sistem Sentralisasi untuk Arsip-arsip in Aktif b. Bagaimana saran dan analisis Saudara setelah membaca Kasus yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah Provinsi tersebut. Jumlah tumpukan besek-besek itu umumnya akan bertambah terus dan makin banyak.di Bagian Arsip. maka arsip-arsip in aktif yang sudah cukup besar jumlahnya disimpan di dalam besek-besek dan kemudian ditumpuk di gedung yang terpisah dengan gedung di mana Bagian Arsip itu berada. Dengan sistem ini berarti bahwa arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh unit pengolah. 5. 4. . Akan tetapi kenyataannya tidak semua unit organisasi mau melaksanakan hal ini dan tetap menyimpan Arsip in Aktif itu pada unitnya sendiri. Apakah keuntungan dan kerugiannya apabila Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan peralatan modern seperti Komputer dan Micro Film dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip? Coba jelaskan jawaban Anda. Berikan penjelasan apa yang dimaksud dengan: a. Usaha-usaha untuk mengolah data dengan komputer serta menyimpan data di dalam micro film dengan alat-alat yang sudah dibeli dengan mahal tersebut di atas sampai saat ini belum/tidak dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Dalam penyimpanan Arsip Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan sistem sentralisasi untuk Arsip in Aktif dan desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif. 3.

Bundelan-bundelan tersebut tidak akan pernah dibuka-buka lagi. kalau keadaan seperti itu dibiarkan terus. bahkan Sub Bagian diharuskan berpartisipasi aktif dalam perlombaan tersebut. Sub Bagian dan Urusan selalu kelihatan penuh sesak dengan meja-kursi beserta perabotan kerja lainnya. Perlombaan semacam ini diadakan secara teratur. Bukan tidak mungkin. maka pegawai yang bersangkutan akan digusur oleh arsip dan warkat-warkat tersebut. Pegawainya pada duduk berdempetan. Keadaan ini berlangsung terus setiap menjelang 17 Agustus. sekali setiap tahun. untuk terwujudnya harapan dan tercapainya tujuan dari masing-masing pimpinan maka hampir setiap pimpinan bermoto: ”pokoknya ruangan bersih dan rapi!” Sayangnya bahwa dengan moto tersebut lalu terjadi keadaan: “Bagaimanapun caranya. kecuali apabila ada yang diperlukan. . Beban kerja operasional maupun administratif kian hari kian meningkat. Pemandangan seperti itu akan lenyap seketika pada saat-saat menjelang 17 Agustus. Setiap unit kerja dari tingkat (eselon) tertinggi sampai pada eselon Bagian. Demikianlah maka banyak dokumen dan warkat-warkat. baik yang masih aktif maupun in-aktif terpaksa ditumpuk-tumpuk saja di kanan-kiri dan di sekitar meja kerja pegawai. Dengan cara-cara seperti inilah ruangan-ruangan kerja pegawai kelihatan bersih dan rapi. Namun penambahan pegawai belum dapat dilakukan. karena usulan penambahan anggarannya belum disetujui dan juga karena ruangan kerjanya-pun belum memungkinkan. maka berlomba-lombalah setiap unit kerja di bawah pimpinan unitnya masing-masing mengikuti perlombaan tersebut. Singkatnya: efficiency layout yang paling sederhanapun sudah tidak mungkin disusun. maka usulan-usulan untuk penambahan perabotan kerja lagi (misalnya untuk menyimpan warkat.KASUS 3 “KEJUARAAN SEMU” Demi menimbulkan rasa kesatuan (sense of belonging) dan sekaligus sebagai salah satu program motivasi. warkat ataupun arsip-arsip tadi dibundel dalam beberapa ikatan (misalnya dengan tali rafiah atau apa saja) lalu disimpan di satu tempat yang tidak nampak dari pandangan wasit atau juri perlombaan tersebut. yaitu setiap menjelang peringatan hari nasional kita 17 Agustus. bahkan ada pula yang berhadapan satu sama lain dalam jarak yang sangat dekat. Gang-gangpun dipergunakan sebagai ruang (space) tempat kerja pegawai. Hampir setiap ruangan kerja pada tingkat Bagian. pokoknya ruangan kelihatan bersih dan rapi!” Dalam pada itu sebenarnya harus diakui bahwa kondisi fisik perkantoran Pemda tingkat satu tersebut sudah cukup memprihatinkan. Demikianlah. yaitu: bahwa demi memenangkan perlombaan “kebersihan dan kerapihan ruangan kerja” maka segala tumpukan-tumpukan dokumen. maka di salah satu Pemerintah Daerah (Pemda) tingkat satu telah diadakan semacam perlombaan kebersihan dan kerapihan ruangan-ruangan kerja dari setiap unit kerja dalam lingkungan Pemda tersebut. Karena terlalu sempitnya ruangan. dokumen-dokumen dan sebagainya) juga tidak disetujui. Dengan harapan untuk memperoleh hadiah-hadiah yang menarik dan juga untuk meningkatkan nilai kedisiplinannya di mata pimpinan.

PERTANYAAN: 1. Bundel tersebut di mana. Demikianlah maka decision making yang harus dilakukan dengan cepat dan tepat menjadi terbengkalai karenanya. Selidik punya selidik ternyata reference dimaksud adalah termasuk dalam bundel-bundel yang telah disimpan di satu tempat dalam rangka memenangkan “lomba 17 Agustus” tadi. apa pula sub-sub masalahnya.Demikianlan pernah terjadi Gubernur harus mengambil keputusan dengan secepatcepatnya. Jelaskan dan berikan alasan-alasan bahwa itulah yang menjadi masalah pokok dan sub-sub masalah 2. . 3. Apakah sebenarnya yang menjadi penyebab timbulnya masalah-masalah tersebut. namun telah gagal total karena ternyata reference yang data serta dokumennya tidak dapat diketemukan. Jelaskan penyebab masalah tersebut. Masalah pokok apa yang dihadapi oleh Pemda tingkat satu tersebut. siapa yang menyimpannya ternyata tidak dapat ditelusuri lagi dengan jelas. Pendekatan dan pemecahan yang bagaimanakah yang setepatnya diterapkan dalam menghadapi kasus seperti itu.

Sistem kode menggunakan alphanumeric (huruf dan angka). Kode angkanya menggunakan sistem tiga (3) digit. namun yang penting tidak menimbulkan kesulitan dan dapat memenuhi keperluan Kabupaten itu sendiri. pintar bicara. Nama golongan utama diambil dari nama unit tertinggi/terbesar di dalam Kabupaten tersebut. kuat bahkan cenderung ke sifat ambisius. Klasifikasi semcam itu disebut klasifikasi struktural. lincah. Sepak terjangnya dinamis. tetapi tidak/belum pernah memperoleh pendidikan formal tentang O&M maupun kearsipan. tidak kenal waktu dan mempunyai kecerdasan yang baik. Pembagian tingkat penggolongannya sebagaimana lazimnya terdiri atas masalah pokok submasalah dan sub-submasalah. Dalam langkah tindaknya memberikan kesan bahwa ia selalu ingin agar semua gagasannya harus diterima dan benar. Susunan huruf ini diambil dari singkatan nama-nama unit dan sudah berlaku sejak lama sampai sekarang. lokakarya dan cara-cara lain semacamnya. gesit. Bagian terbesar dari kode menggunakan tiga (3) huruf.KASUS 4 TERDAMPAR DI AMBANG KARANG Kabupaten “X” atas dasar kebutuhan yang mendesak telah mengadakan penyempurnaan tata kearsipan dengan menerapkan sistem kearsipan Pola Baru dengan mengadakan penyesuaian bagian-bagian tertentu sesuai dengan kondisi serta keperluan setempat. Penyebaran serta pembinaan baik untuk pegawai Kabupaten X melalui ceramah-ceramah penataran-penataran beberapa kali. Bagaimanapun diakuinya bahwa dari segi kesederhanaan serta sistematikanya tidak konsisten. Pemrakarsa penerapan Sistem Kearsipan Pola Baru pada Kabupaten X ini adalah seorang pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan O&M dalam instansinya. Satu di antaranya adalah Pola Klasifikasi dan sistem kodenya dibuat khusus untuk keperluan penggunaan Kabupaten bersangkutan. dan memudahkan pemakaiannya daripada jika harus menciptakan baru. Tercermin pula keinginan agar semua orang mengetahui bahwa dialah yang berperan utama dan berjasa. Proses pengembangan dan penerapan sistem kearsipan di Kabupaten X ini makan waktu cukup lama dengan daya dan dana cukup besar. rajin. Cara dia mengutarakan serta mempertahankan gagasannya mendekati bentuk memaksakan dan bersikeras. Subyek-subyeknya berupa kegiatan pekerjaan yang dilakukan di dalam masing-masing unit. Kepribadiannya keras. Tetapi karena ia adalah seorang . Setelah dimulai oleh pimpinan instansi bahwa sistem tersebut dapat diterima dan kena maka disebarkan kepada dinas-dinas dan unit kerja lain. Cara ini ditetapkan dengan alasan bahwa cara tersebut sudah dikuasai mendarah daging oleh semua pegawai di lingkungan Kabupaten X. Di samping tenaga-tenaga Kabupaten X sendiri yang menjadi anggota Tim Penyempurnaan Kearsipan juga mengundang Konsultan Ahli dari Lembaga Non Dep “Administrasi” dan Lembaga Non Dep “Kearsipan” untuk duduk di dalam Tim Penyempurnaan. Pejabat ini berlatar pendidikan tinggi (sarjana).

Setelah menjalani waktu yang cukup panjang dan jatuh bangun Tim bersepakat bahwa pada dasarnya Sistem Kearsipan Pola Baru dapat diterapkan di Kabupaten X dengan beberapa pokok sebagai berikut: 1. Rata-rata para anggota tempat telah pernah mengikuti pendidikan (penataran) O&M ataupun kearsipan. Hal ini dikarenakan bahwa masing-masing anggota tetap terikat oleh tugas-tugas pokoknya di kantornya. sistem kearsipan Pola Baru telah berjalan dan makin mantap di Kabpaten X membentuk Tim Kearsipan Kabupaten untuk menyempurnakan tata kearsipan Kabupaten X secara keseluruhan. Masalah dana pun merupakan faktor kesulitan tersendiri bagi kelancaran kerja Tim. Letak kantor masing-masing anggota bertebaran yang jaraknya berjauhan. Pejabat bersangkutan telah memperoleh pendidikan (penataran) O&M dan memang orangnya suka belajar serta berkepribadian kuat dan berkemauan keras. Dari Tim Kearsipan dengan keanggotaan sedemikian diharapkan oleh Bupati agar dapat menghasilkan suatu sistem kearsipan Pola Baru yang dapat berlaku seragam dan menyeluruh di Kabupaten X. Kesulitan-kesulitannya antara lain: Setiap kali diadakan pertemuan kerja tim tidak pernah dapat dihadiri para anggota secara lengkap. Dengan pertimbangan praktis serta pengaruh geografis dan kebutuhan unit-unit Pengolah dapat mengolah kearsipannya sendiri dengan pola pusat seragam dengan unit-unit lain dalam lingkungan Kabupaten X.Keanggotaan tim terdiri atas semua unit utama (Dinas. tetapi merupakan kehendak pribadi seorang pejabat tertentu dan dilakukannya sendiri terhadap unitnya. yakni “BADAN DL”. Usaha tersebut tidak dilakukan secara formal atas dasar instruksi pimpinan Badan. Di samping itu salah satu unit utama lainnya. Badan dan lain-lain unit kerja) dilengkapi pula dengan konsultan dari Lembaga Non Dep yang membidangi organisasi dan metoda serta Lembaga Non Dep yang membidangi kearsipan. Tata Kearsipan dikelola/diorganisasi dengan prinsip kebijakaan terpusat dengan pelaksanaan fisik terpisah (centralized policy and decentralized physical operation). yakni bahwa pengembangan sistem pembinaan umum berada di tangan Kabupaten dalam hal ini Biro Umum. Dalam melaksanakan tugasnya banyak kesulitan yang dihadapi yang berakibat jalannya kegiatan kurang lancar dan banyak memakan waktu. Team ini dipimpin oleh pejabat unit Organisasi & Tatalaksana Kabupaten X. secara terbatas sekali sudah memulai mengusahakan penerapan sistem kearsipan Pola Baru. Arsip-arsip/berkas inaktif . Sementara itu.yang ingin berhasil memanfaatkan pengalamannya serta berusaha untuk tahu dari segala sumber. Apa yang dilakukannya itu tidak dilarang oleh pimpinan namun juga tidak dibantu. Hal ini dilakukannya karena didorong oleh keinginan untuk berkarya dan menyempurnakan tata kearsipan khususnya serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja umumnya bagi instansi di mana ia bekerja. Dilihat dari apa yang terjadi tampaknya usaha tersebut secara tidak langsung direstui oleh pimpinannya.

Pada hal menyusun pola klasifikasi merupakan pekerjaan yang tidak mudah). keseragaman (kesatubahasan komunikasi beserta tata cara dan sarananya). Gunung karang tersebut berupa tantangan membatu dan panas dari anggota tim yang mewakili Dinas Y (kebetulan anggota ini adalah pejabat yang memprakasai dan aktif menangani penyempurnaan tata-kearsipan Dinas Y. Dengan Pola Klasifikasi dan Kode sedemikian itu untuk menjamin kemudahan. Alasan yang diberikannya ialah bahwa Pola Klasifikasi serta Kode. Di luar dugaan perjalanan Tim dibentur dengan gunung karang yang berakibat usaha Tim macet total. meskipun demi efektivitas. Alasan yang diajukannya mirip dengan Wakil Dinas Y . 3. Tantangannya berupa ketidaksediaan jika Pola Klasifikasi serta Kode Dinas Y dimodifikasi apabila diubah dan menjadi bagian dari Pola Klasifikasi serta Kode Kabupaten X. Sistem Kode dua huruf ini sesuai dengan petunjuk dan anjuran dari Lembaga Non Dep Kearsipan dan telah banyak dipilih/digunakan oleh sebagian besar instansi yang telah menerapkan sistem Kearsipan Pola Baru. Pola Klasifikasi yang disusunnya pun struktural dan tidak rela untuk diubah ataupun dilakukan penyesuaian. 2. Diutarakan pula bahwa penyusunannya telah memakan waktu banyak. jadwal retensi. Dinyatakannya bahwa memang benar ia (pejabat Dinas Y anggota tim) telah menyetujui. mengerti. penyusutan dan selanjutnya. (Klasifikasi struktural akan goyah setiap kali ada perubahan struktur organisasi sehingga perlu mengadakan perubahan pola klasifikasi disesuaikan dengan struktur yang baru. meskipun dalam cara dan gaya yang berbeda. sudah berlaku cukup lama sehingga sudah dikenal oleh pegawai-pegawai di dinasnya. Padahal . Sistem kode alphanumeric menggunakan dua huruf dan tiga angka. kegiatan serta transaksi dengan berorientasikan Kabupaten X. Masih banyak hal-hal (unsur-unsur Sistem Kearsipan Pola Baru) lain yang belum sempat dibahas seperti organisasi (unit) wadah fungsi kearsipan. Klasifikasi sedemikian akan lebih menjamin ketangguhannya dan tidak akan terpengaruh oleh perubahan-perubahan struktur organisasi. serta bersedia membantu menciptakan kesempurnaan tata-kearsipan Kabupaten yang efektif. Kedudukan tim menjadi bertambah rumit karena ternyata wakil (anggota) dari Badan DL (ia adalah pejabat yang menangani penarapan Sistem Kearsipan Pola Baru di instansinya) juga bersikap sama. menggunakan tenaga yang tidak sedikit serta biaya yang tidak kecil. seperti yang diuraikan terdahulu). TERBENTUR KARANG Kelanjutan dan usaha Tim ialah tahap penyusunan Pola Klasifikasi beserta kode klasifikasinya. Sistem tersebut lebih sederhana lebih mudah. efisiensi serta keseragaman sistem bagi kepentingan keseluruhan. nyatanya sudah dilaksanakan dan berjalan. para petugasnya sudah terbiasa dengannya.harus disalurkan ke kearsipan Pusat di bawah Biro Umum/TU yang sekaligus berfungsi sebagai pusat penyimpanan arsip Kabupaten X. apapun penilaian yang diberikan oleh pihak lain. Pola klasifikasi didasarkan atas masalah (subyek) sebagai penjabaran fungsi. efisien dan seragam tetapi jangan ganggu atau menyentuh apa yang sudah dibuatnya dan dilaksanakan di Dinasnya.

S.I. PERTANYAAN: 1.sebelumnya wakil ini dengan gigihnya turut mendesak wakil Dinas Y. Sebagai sekedar gambaran bahwa di dalam diskusi-diskusi yang dilakukan di dalam tim tidak jarang meningkat pada situasi yang panas berkepanjangan. di samping bahwa cara pemungutan suara di dalam team kerja bukan suatu cara yang dibenarkan ataupun tepat. sebab tugas Tim justru harus dapat menghasilkan “sesuatu” yang secara bulat diterima dan dapat diberlakukan penuh di Kabupaten X secara menyeluruh. 3. di dalam lingkungannya. dan tidak jarang menyangkut masalah-masalah di luar kearsipan. lebih-lebih sama-sama jelas dimengerti bahwa Kabupaten adalah organisasi induk yang dalam pelaksanaan tugastugasnya dilaksanakan oleh Dinas-dinas. . Badan dan lain-lain. maka apa tindakan yang harus diambil. Pimpinan (ketua) Tim pun tidak bisa berbuat banyak. mengupas tentang perlunya praktik koordinasi. Hal ini disamping memang tugasnya untuk memperoleh kebulatan hasil secara musyawarah yang tidak hanya bagi para anggota team tetapi harus dapat diterima dan dilaksanakan oleh para pimpinan unit-unit utama. menghormati/menghargai kesemuanya bahkan selalu mengalah. manusiawi. Betapa pun segala usaha sudah dilakukan pada lingkup ini namun tetap buntu. Berikan alasan-alasan atas jawaban Anda. Pendapat para anggota untuk menempuh jalan pemungutan suara untuk mengambil keputusan tidak mungkin.S.) pada Kabupaten. namun tetap dalam batas sportivitas yang wajar. Dalam hubungan ini para konsultan-pun (ahli O&M dan Kearsipan) telah pula berusaha untuk menjelaskan. dalam situasi bagaimanapun tidak akan dilakukan tindakan sepihak apalagi memaksakan ataupun bertangan besi. Ketua tim berkepribadian lemah lembut. Andaikata anda sebagai Ketua Tim apa tindakan Anda untuk menembus karang tersebut. integrasi dan sinkronisasi yang sederhana (K. Analisis dan temukan persoalan-persoalan pokok apa yang merupakan kunci yang sebenarnya dari kemacetan Tim. (Tentu saja konsultan hanya dapat berbuat sampai dengan batas-batas kewenangannya sesuai dengan kedudukan serta kewajibannya sebagai anggota tim). 2. agar tidak bersikukuh hanya untuk kepentingan sepihak. Andaikata anda sebagai Seda/Karo Umum/TU telah menerima Cap Ketua Tim tentang keadaan Tim.

This document was created with Win2PDF available at http://www.com. The unregistered version of Win2PDF is for evaluation or non-commercial use only.daneprairie. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful