P. 1
Analisis Jabatan

Analisis Jabatan

|Views: 1,798|Likes:
Published by Habiburrahman
Materi Kuliah Manajemen SDM: Analisis Jabatan
Materi Kuliah Manajemen SDM: Analisis Jabatan

More info:

Categories:Types, School Work
Published by: Habiburrahman on Sep 17, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/29/2014

pdf

text

original

BAB II PEMBAHASAN

2.1 Analisis Jabatan Analisis jabatan (job analysis) merupakan suatu proses penggabaran dan pencatatan informasi mengenai prilaku dan kegiatan pekerjaan Agar praktek manejemen sumber daya manusia bias lebih efektif, pekerjaan harus dipahami dengan jelasbaik oleh perusahaan maupun pelakunya. Analisis jabatan juga bermanfaat y Menyediakan informasi pekerjaan yang realistis bagi para pelamar kerja mengenai kewajiban, kondisi kerja, dan persyaratannya. y y Mengendifikasikan hubungan antara supervisor dan bawahannya. Memberikan bantun dalam menentukan kewajiban masing-masing karyawan dan tugas-tugas yang berkaitan. y Menyediakan landasan informasi yang diperlukan dalam mengambil keputusan mengenai karyawan sesuai Undang-undang Hak Sipil tahun 1964 dan 1991 (Civil Rights Act of 1964 & 1991. y Dapat membantu perusahaan dalam memenuhi Undang-undanguntuk Warga penyandang Cacat AS Tahun 1990 (Amerika with Disabilities Act of 1990). y y Menentukan arti penting dan wktu yang diperlukan seorang karyawan. Dipergunakan sebagai dasar pelatihan, perencanaan karir, dan pengembangan karir. y Digunakan dalam penentuan nilai relative suatu pekerjaan,dan oleh karena itu bermanfaat untuk memelihara kewajaran upah baik secara eksternal maupun internal. y Dapat berperan sebagai alat untuk memudahkan desain ulang dan perubahan pekerjaan. y Dapat mempalancar perubahan organisasi dengan mengenali pengulangan yang tidak perlu selama berlangsungnya merger,akuisis, dan perampingan.

2

Uraian tugas berperan sebagai bagian dari kontrak tertulis yang mengatur hubungan kerja (employment relationship). Uraian tugas perlu mewakili gambaran yang lengkapdan akurat mengenai tugas-tugas kerja. y Job title (nama atau sebutan pekerjaan) mendefinisikan suatu kelompok posisi yang dapat saling dipertukarkan (identik) sesuai tugas-tugas penting mereka. y y Departemen atau devisi menunjukan letak pekerjaan dalam perusahaan. Tanggal analisis pekerjaan menunjukan kapan urain tugas disiapkan dan apakah harus diperbaharui. y y y Ringkasan tugas (job summary),merupakan abstraksi dari pekerjaan. Supervisi yang diterima dan diberikan mengindentifikasikan hubungan pelaporan. Pelaksanaan kerja mengindentifikasikan kewajiban dan menggaris bawahi tugas pokok yang membentuk suatu pekerjaan. y Job context berhubungan dengan lingkungan yang melingkupi pekerjaan.

2.2 PERTIMBANGAN HUKUM DALAM ANALISIS JABATAN Oleh karena analisis jabatan digunakan sebagai landasan bagi banyak keputusan ketenaga kerjaan yang mendasar, maka prosedur analisis jabatan perusahaan hampir pasti akan diperiksa dengan cermat oleh para ahli hokum dan profesional jika perusahaan digugat mengenai praktek-praktek ketenaga kerjaannya. Konsekensinya, sekumpulan besar opini hokum dan pedoman peraturan telah berubah.

2.3 SUMBER INFORMASI YANG DIGUNAKAN DALAM ANALISIS JABATAN

Informasi mengenai suatu pekerjaan dapat diperoleh dari pejabat yang berwenang, supervisor, atau analisis jabatan yang terlatih,seperti staf SDM atau konsultan dari luar. Karena masing-masing melihat pekerjaan dari persepsi yang berbeda.

Pemegang Jabatan atau Pejabat yang Berwenang (Job Incumbents) Pemegang jabatan memiliki pengetahuan langsung mengenai pekerjaan mereka. 3

Para pemegang jabatan, yang sering kali dirujuk sebagai para ahli bidang (subject matter experts/SMEs), biasanya menyediakan data lewat partisipasi dalam suatu wawancara atau dengan menggapai kuesioner. Para manajer lini dan pemagang jabatan biasanya sepakat mengenai tugas dan kewajiban tertentu pemegang jabatan. Sekalipun peringkat pemegang jabatan mungkin sedikit lebih tinggi, masih ada sejumlah alasan bagus untuk menyertakan peringkat ini dalam proses analisis jabatan. Pertama, karena merupakan sumber informasi yang paling baru dan akurat mengenai pekerjaan , Kedua, dimasukannya peringkat ini memungkinkan manajer lini dan

pemegang jabatan memperoleh perspektif bersama mengenai job expectation. Ketiga, penggunaan peringkat ini dapat meningkatkan persepsi keadilan prosuderal dan mengurangi ke engganan untuk berubah yang mungkin dilakukan atas dasar hasil analisis jabatan.

Supervisor Para supervisor mungkin kesulitan menjelaskan semua tugas yang telibat didalamnya. Ini terutama terjadi pada tugas-tugas yang tidak dapat diamati secara langsung oleh supervisor, seperti tugas mental atau tugas-tugas yang dilakukan dilapangan. Para supervisior mungkin juga berada dalam posisi yang lebih baik untuk menggambarkan tugas-tugas yang harus dimasukan dalam pekerjaan, dan tugas apa saja yang dapat dimasukan jika pekerjaan tersebut akan dirancang ulang.

Analisis Jabatan yang Terlatih Beberapa metode mengenai analisis jabatan memerlukan masukan dari para analis jabatan yang telah terlatih. Para supervisor atau pemegang jabatan dapat diajari untuk berperan sebagai analis jabatan, namaun biasanya hal ini lebih banyak dilakukan oleh konsultan dari luar atau staf bagian sumber daya manusia perusahaan tersebut.

4

Menyeleksi Sumber-sumber Informasi Karena pemegang jabatan,supervisor, dan para analis jabatan yang terlatih masingmasing memiliki keuntungan dan kerugian yang terkait, strategi yang baik adalah dengan memasukan beberapa orang dari masing- masing kelompok sumber ini.

2.4 METODE PENGUMPULAN INFORMASI ANALISIS JABATAN

Empat metode yang umum

Observasi atau Pengamatan Frederick Taylor, sangat paham bahwa mengamati para karyawan yang sedang melakukan tugas akan menghasilkan informasi yang kaya mengenai tugas-tugas yang tercakup didalam. Pengamatan ini mungkin mencangkup penggunaan

videotape,audiotape, dan bahkan pemantau secara elektronik. Pengukur secara fisik atas kegiatan yang dilakukan, seperti mengukur objek yang harus dipindahkan,dan uaraian mengenai cara kerja sebuah mesin, seringkali memerlukan sejumlah observasi terhadap pekerjaan pada saat dilakukan.

Wawancara Sejumlah pekerjaan mencangkup tugas-tugas yang sulit untuk diamati. Suatu cara yang baik untuk memeahami pekerjaan semacam ini mungkin dengan melakukan wawancara dengan sejumlah orang yang berkitan. Sebagai contoh, untuk sungguh-sungguh dapat memahami pekerjaan seorang perancang perangkat lunak (softwar) yang

mengembangkan program grafik yang disesuaikan dengan kebutuhan printer komersial Anda dapat mewawancarai pemegang jabatan, supervisornya, anggota tim desain produk mereka, anggota staf yang menulis kode-kode computer untuk implementasi desain mereka, dan konsumen yang pada akhirnya menentukan tujuan mereka.

5

Kuesioner Karena lebih ekonomis daripada wawancara atau observasi, kuesioner seringkali digunakan jika informasi yang diperlukan harus dikumpulkan dari banyak pemagang jabatan. Pada keadaan tertentu, kuesioner mungkin dibuat sendiri, Kuesioner yang telah di bakukan biasanya diperoleh dengan cara membeli dari luar. Kuesioner baku lebih ekonomis, dan pembuatannya sering kali memberikan keuntungan tambahan dengan menyediakan informasi yang berharga dari database yang lebih besar. Di pihak lain, kuesioner yang telah disesuaikan dengan keadaan, biasanya menghasilkan informasi yang jauh lebih spesifik terhadap pekerjaan khusus yang tercakup di dalamnya. Karakteristik ini terutama berguna untuk penulisan uraian tugas yang penting atau untuk mengembangkan penilaian kinerja. Kuesioner mungkin dilakukan dalam suatu formulir isian, atau yang kini semakin banyak dilakukan, dengan computer.

Buku harian Salah satu kekurangan observasi, wawancara, dan kuesioner adalah bahwa informasi yang dihasilkan tampaknya tergantung pada waktu dilakukannyapengumpulan data. Semua hal yang tampak paling menonjol pada saat dilakukannya wawancara, adalah yang paling bayak dimasukan kedalam analisis jabatan. Buku harian menawarkan satu solusi untuk masalah ini. Jika pemegang jabatan dan supervisor memiliki sebuah buku harian selama kurun waktu beberapa minggu, hasil analisis jabatan akan berkurang biasanya akibat tidak tepatnya waktu pelaksanaan analisis. Untuk job yang berbeda pada waktu yang berbeda di tahun tersebut, buku harian mungkin sangat bermanfaat.

2.5 TEKNIK ANALISIS JABATAN YANG SPESIFIK

Analisis Metode Analisis metode memfokuskan perhatian pada analisis unsure-unsur pekerjaan, yaitu komponen terkecil yang bias diindefikasi dari sebuah pekerjaan.

6

Metode ini digunakan untuk menilai gerakan kecil guna mengindentifikasi kegiatankegiatan yang tidak efesien dari seorang karyawan atau kegiatan yang menyebabkan ketegangan yang tak semestinya. Sejumlah sarana (tools) dan teknik spesifik tersedia untuk malakukan analisis metode yang diperlukan.

Bagan Proses Alur (Flow Process Chart). Bagan proses alur ini digunakan untuk menguji urutan keseluruhan dari suatu oprasi dengan memusatkan perhatian pada gerakan seorang operator atau bagan alur materialnya.

Bagan Mesin Pekerja (Worker-Machine Charts). Bagan mesin pekerja ini berguna untuk menggambarkan segmen-segmen dari suatu daur kerja dimana peralatan dan operator sangat sibuk atau menganggur. Analisis dapat dengan mudah melihat kapan operator dan mesin bekerja bersama atau bekerja sendiri-sendiri.

Penelitian Gerak dan Waktu (time-and-Motions). Dengan tehnik ini pada hakikatnya, pengukur kerja menentukan waktu standar untuk semua unit kegiatan kerja dalam suatu tugas atau pekerjaan tertentu. Pengkombinasian atas waktu ini memberikan suatu waktu standar untuk pekerjaan secara keseluruhan.

Work Sampling. Work sampling adalah teknik untuk menentukan waktu standar sekaligus merupakan bentuk lain dari analisis metode. Teknik ini merupakan suatu proses penagmbilan sample seketika itu juga dari kegiatan kerja seseorang atau kelompok orang. Work sampling digunakan dalam penelitian perbedaan antara manajer yang berhasil dan manajer efektif.

Analisis Jabatan Fungsional Departemen Tenaga Kerja dan Pelatihan AS (US Training and Employment Service) telah mengembangkan analisis jabatan fungsional (Functional Job Analysis/FJA) untuk meningkatkan penempatan dan penyuluhan kerja bagi mereka yang mendaftar dikantorkantor ketenaga kerjaan setempat. 7

Seperti halnya teknik analisis metode, para pengamat yang terlatih menggunakan FJA. Namun dengan FJA, para pengamat lebih banyak menggunakan system peringkat yang kompleks untuk menggabarkan kegiatan kerj dari pada mengukur kegiatan itu sendiri secara langsung. Analis yang terlatih menggambarkan pekerjaan dalam pengertian sejauh mana hal itu membutuhkan tiga jenis kegiatan: bekerja dengan data, menghadapi orang, dan menangani ³sesuatu´. Untuk masing-masing dari ketiga aspek ini, analisis membuat peringkat berdasarkan tingkat fungsi yang diperlukanoleh pekerjaan tersebut.

Dictionary of Occupational Titles (DOT) Kuesioner Analis Jabatan Standar Sperti halnya pendekatan analisis jabatan fungsional,kuesioner analisis jabatan standar mengandalkan peringkat (rating) dari prilaku pekerjaan. Kendati demikian, kuesioner umumnya tidak perlu diselesaikan oleh seorang analis jabatan yang sangat terlatih, melainkan lebih mengandalkan tanggapan para supervisor dan pemegang jabatan atau mungkin peringkat dari seorang manajer SDM. Item atau masalah ±masalah pada kuesioner standar sengaja ditulis agar dapat diterapkan pada variasi job yang luas. Sebagai misal, perhatikanlah pekerjan seorang pramuniaga dalam suatu kedai es krim. Item yang relevan dari suatu kuesioner standar mungkin berbunyi ³Kerja dalam suatu daerah yang dingin´ dan ³Memilih benda-benda berbeda warnanya.´ Manfaat dari penggunaan pernyataan umum semacam ini adalah bahwa hal ini memungkinkan Anda menganalisis semua jenis pekerjaan dengan menggunakan item yang sama.

Position Analysis Questionnaire. PAQ seringkali digbarkan sebagai metode analisis jabatan berorintasi karyawan. Istilah berorientasi pada karyawan diciptakan untuk menggambarkan gagasan bahwa item-item PAQ dapat diterapkan pada kegiatan dan prilaku semua pekerja, tanpa melihat pekerjaanpekerjaan spesifik yang mereka bawakan , Item-item PAQ cenderung manjadi abstrak, namun tidak seabstrak tiga dimensi FJA, yakni data, orang, dan barang. 8

Daftar Unsur Pekerjaan (job Element Inventory/JEI). JEI yang modelnya mirip PAQ, memiliki 153 item dengan indeks µketerbacaan¶ yang diperkirakan berada pada tingkat 10 dan secara eksplisit dirancang untuk diselesaikan pemegang jabatan. Sebagai contoh, item PAQ ³Lingkungan yang kotor (situasi dimana para pekerja dan atau pakaian mereka mudah sekali kotor kena oli lingkungan yang seringkali diasosiasikan dengan bengkel,bengkelcor, tambang batu bara, pekerja pembuatan jalan bebas hambatan,serta pembersihan tungku pemanas)´ di JEI disebut dengan ³Bekerja dimana anda dengan mudah menjadi kotor.´ Sturktur dimensional JEI serupa dengan PAQ. Keuntungan dari JEI terletak pada penghematan biaya yang lebih banyak diasosiasikan dengan meminta pemegang jabatan-bukan analis terlatihmenyelesaikan instrument tersebut.

Tugas yang Disesuaikan dengan Kebutuhan dan Daftar Prilaku Kerja Daftar yang telah disesuaikan adalah daftar tugas atau prilaku kerja, yang disebut item, untuk kerja atau kelopmpok kerja yang tengah dianalisis, dengan provisi untuk berbagai jenis peringkat yang dibuat untuk setiap item yang terdaftar. Biasanya prilaku tugas atau kerja didiurutkan menurut arti pentingnya, frekuensinya,dan tingkat kesulitannya. Daftar ini disesuaikanagara dapat dikembangkan dari bawah untuk setiap konsumen baru, seperti perusahaan atau unit dalam suatu perusahaan atau seorang manajer.

Pengamatan dan Wawancara. Di Psychological services, tahap pengamatan meliputi kunjungan kelokasi dimana para analis jabatan mengamati pekerjaan yang tengah dijalankan oleh pemegang jabatan dan me-review sample materi, formulir, dan peralatan yang digunakan dalam pekerjaan tersebut. Jika perlu, wawancara singkat dan informal bias dilakukan selama tahap ini, guna mengklarifikasi pengamatan dan mengindentifikasi tujuan kegiatan karyawan. Langkah ini dimaksudkan untuk lebih jauh mengenalkan para analis jabatan dengan berbagai aspek pekerja.

9

Teknik Insiden Kritis (Critical Incident Technique/CIT). Teknik CIT ini meminta orang yang memiliki pengetahuan mengenai suatu pekerjaan menggambarkan kejadian penting dalam pekerjaan yang menunjukan kinerja yang efektif dan tidak efektif. Mereka yang menggambarkan kejadian tersebut juga diminta menggambarkan apa yang menyebabkan penyebab terjadinya, konsekuensi dari prilaku tersebut, dan apakah prilaku tersebut terkendali oleh pemegang jabatan.

Uraian Tugas Perilaku (Behavioral Job Description/BJDs). Bangunan diatas kerja MPDQ adalah uraian tugas prilaku (BJDs). BJDs menggunakan tiga kategori perilaku untuk membedakan jabatan manajerial dalam suatu perusahaan pada tingkat yang sama. BJDs mengakui bahwa jabatan manajerial berbeda menurut fungsinya (misalnya,executive vice president, middle manager, supervisor). Fokus utama BJDs tak lain adalah mendiferensiasikan jabatan menurut perilaku dengan

memperhatikan: y y y Dampak dari kegiatan manajer Jenis hubungan antar pribadi dan Pendekatan para manajer dalam menyelesaikan pekerjaan

Kuesioner

Uraian

Tugas

Supervisor

(Super

Task

Description

Questionnaire/STDQ). Jika MPDQ dan BJDs dapat digunakan untuk menggambarkan, membandingkan, mengklasifikasikan, dan mengevaluasi jabatan manajemen di semua tingkat, STDQ dibatasi pada kerja supervisor lini pertama. Kuesioner ini menggambarkan seratus kegiatan kerja dari para supervisor dalam bidang seperti: y y y y y Bekerja dengan bawahan Merencakan pekerjaan bawahan Merencakankan dan menjadwalkan pekerjaan Memelihara produksi yang efesien dan kualitas Memelihara tempat kerja yang nyaman dan bersih

10

y y

Memelihara peralatan dan mesin Menyusun catatan dan laporan

Memadukan Analisis Jabatan dengan Indentifikasi Spesifikasi Karyawan Kita ingat kembali bahwa merujuk pada keterampilan, pengetahuan, kemampuan, dan karakteristik lain (misalnya kepribadian) yang diperlukan seseorang untuk melakukan suatu pekerjaan secara efektif. Informasi mengenai spesifikasi karyawan adalah penting jika hasil analisis jabatannya akan digunakan dalam penyusunan prosedur untuk menyeleksi orang yang akan melakukan pekerjaan. Informasi ini akan sangat membantu penyusunan strategi rekrutmen dan perencanaan program pelatihan.

Mengembangkan Kelompok Kerja dan Jenjang Karir Hasil pertama dari analisis jabatan biasanya adalah banyaknya uraian tugas yang unik dan terpisah secara khusus serta spesifikasi karyawan dan banyaknya jumlah jabatan unik. Kendati demikian, seringkali jabatan unik ini tidak jauh berbeda satu sama lain. Ini berarti, karyawan yang melakukan satu pekerjaan mungkin mampu melakukan pekerjaan yang lain. Fleksibilitas inilah yang semakin diperlukan oleh karyawan. Itu sebabnya mengapa perusahan menggolongkan pekerjaan ke dalam kelompok.

11

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->