LINGKUNGAN KANTOR: FURNITUR DAN PERALATAN

Lingkungan kantor dapat digambarkan dari faktor fisik dan mental. Selain furniture dan peralatan, lingkungan fisik kantor terdiri dari ukuran atau dimensi, jenis permukaan (warna dinding, jenis lantai, penutup jendela), sifat pencahayaan, pengendalian suara dan materi akustik, pendingin udara, dan musik latar. Semua faktor tersebut memiliki karakteristik fisik yang mempengaruhi kondisi mental pekerja, moral dan sikap mereka terhadap pekerjaan dan terhadap satu sama lain. Pertimbangan manajer dalam seleksi, pengadaan, pemeliharaan, dan pengendalian furniture dan peralatan kantor merupakan tanggung jawab manajer kantor yang penting. Ini adalah pokok bahasan bab ini. Dampak psikologis faktor-faktor lain dari lingkungan fisik kantor akan dibahas di Bab 6.

Seleksi Tidak seorang pun yang tahu tentang lingkungan fisik kantor tempatnya bekerja. Manajer kantor sebagai pusat informasi perusahaan, diharapkan memiliki banyak informasi tentang furnitur dan peralatan kantor yang dibutuhkan perusahaan. Manajer kantor juga harus tahu sarana yang tersedia bagi perusahaan. Untuk itu, manajer kantor harus mempunyai banyak informasi tentang hal berikut: 1. 2. 3. 4. 5. Jenis furnitur dan peralatan utama dan pemasok yang handal. Statistik untuk membandingkan berbagai merek furnitur dan peralatan yang efektif. Harga semua barang dan katalog pemasok barang. Kriteria kebutuhan dan memilih peralatan. Pengetahuan tentang dampak peralatan sistem informasi, seperti kebutuhan pelatihan, pemasok baru dan biaya operasional. 6. Peluang standardisasi peralatan di perusahaan. 7. Alternatif pengadaan (seperti sewa atau beli) dan jumlah barang yang dibeli. 8. Pemeliharaan, perbaikan dan penggantian.

Di era teknologi, manajer kantor harus yakin bahwa mereka telah memberikan peralatan untuk lingkungan kantor yang terbaik. Mereka harus memahami penggunaan berbagai furnitur dan peralatan dan dapat membantu semua staf baik di semua departemen dalam memilih sarana kantor.

Furnitur Kantor Pabrik furnitur kantor modern terus membuat berbagai produk baru. Umumnya pabrik furnitur terdiri dari lemari arsip, meja kerja, meja dan kursi serta sarana lain sesuai dengan struktur eksekutif, manajerial dan staf. Peralatan arsip akan dibahas di Bab 9.

Dapat dilihat pada gambar 5-3. mengurangi biaya produksi. Jika tepat. Biaya tahunan ruang meja kantor bermacam-macam. Furnitur Modular. arsip dan penyekat. Banyak pabrik merancang furnitur kantor modular disesuaikan dengan alat atau sentra kerja pegawai. tanpa ruang penyimpanan dibawah. sebagai tempat memproses data atau meletakkan alat proses data. Untuk banyak kantor. permukaan. sedangkan meja rapat di ruang rapat perusahaan besar disesuaikan dengan dekorasi kantor. Meja kerja merupakan simbol kantor. Meja kerja juga digunakan untuk menyimpan barang atau data. Meski perusahaan memiliki gedung sendiri. dengan berbagai gaya (dari tradisional sampai modern) yang tersedia di distributor furnitur kantor di semua kantor besar. Meja merupakan pengganti meja kantor. Umumnya digunakan sebagai tempat memproses informasi tertulis. Aturannya. Tata letak furnitur modular menggabungkan beberapa unit furnitur sesuai dengan prinsip konstruksi modular atau gabungan. 5-4 dan 5-5 dengan mengurangi ruang lantai sebanyak 20%. Furnitur modular pada gambar 5-3 didasarkan pada studi gerak dan waktu oleh Gilbreths. Prinsip ini berdasarkan komponen ruang kerja (yang terdiri dari unit penyimpanan. Studi diagram pada gambar 5-5 menunjukkan keunggulan manfaat ruang dengan menggunakan furnitur modular dibandingkan dengan model konvensional. furnitur kantor dapat meningkatkan produktivitas pegawai. departemen atau bagian dihitung biaya sewa ruangnya. Unit modular yang sering digunakan adalah bentuk L. dan penyekat) dengan fungsinya masing-masing. Meja kerja merupakan bagian utama ruang kerja. Meja yang memiliki satu atau dua laci kecil dapat bermanfaat bagi pegawai. Setiap ruang kantor. karena digunakan dalam waktu lama. . Susunan lain juga dimungkinkan. Meja kerja terkait dengan berkas dan untuk mencapai berbagai tujuan kantor. tidak hanya menghemat ruang tetapi juga membuat kerja lebih efisien. Meja Kerja. Faktor biaya penting dalam memilih meja kerja. sebagai tempat pemberkasan. sesuai imajinasi manajer kantor dan keterbatasan ruang. Meja. membuat ruangan lebih nyaman. furnitur dibeli bukan disewa. sebagai sarana rapat. dan mempertahankan pegawai yang efisien. (2) berdasarkan fungsi. Susunan berbagai furnitur menjadi lebih fleksibel. Susunan furnitur modular ada pada gambar 5-4. Ada dua jenis: (1) berdasarkan bentuk. Di banyak perusahaan. yang menempel pada sudut kanan meja. dan memanfaatkan ruang kerja dengan membuat meja kerja lengkap dengan lemari buku. Jenis Meja Kerja. dan sebagai tempat penyimpanan. permukaan datar. dimana eksekutif bekerja dalam kelompok. perkiraan biaya sewa harus dibuat untuk masing-masing bagian. tersedi meja rapat yang besar. (Meja kerja konvensional membutuhkan ruang yang lebih luas daripada susunan furnitur modular seperti terlihat pada gambar 5-4). ukuran dan model. Jenis ini dapat dilihat pada gambar 5-1 dan 5-2. Manajer kantor harus memperhatikan pemilihan dan penggunaan furnitur kantor. penggunaan meja lebih disukai daripada meja kantor karena lebih ekonomis. Manfaat utama tata letak furnitur modular adalah menghemat ruang dan membuat ruang kerja menjadi lebih produktif.Biaya furnitur merupakan biaya ruangan yang penting dalam pekerjaan kantor.

sedikit kesalahan dan volume produksi yang lebih besar. Kenyamanan fisik terkait dengan kondisi mental untuk pencapaian kinerja. Kursi. 4. Kursi prostur juru tulis. maka dapat disesuaikan. credenza. harus disesuaikan tingginya dan dapat berputar. dengan atau tanpa putaran. manajer kantor terus mengubah lingkungan kerja (terutama tata letak). Jika bagian sandaran ada pernya. ruang kebugaran.Jenis meja lain juga tersedia. dengan atau tanpa sandaran tangan. sumber finansial. untuk kenyamanan fisik pegawai. Studi membuktikan bahwa postur kerja yang tepat akan mengurangi lelah dan meningkatkan kesehatan pegawai agar tidak pilek atau sakit kepala. kalkulator dan mesin lainnya. meja hias dengan lampu meja. disesuaikan dengan karakter fisik eksekutif. tirai. dan rak majalah di kantor. Aksesori ini membuat ruang kerja lebih kondusif untuk rileks. dan menikmati jam kerja. meja kopi. Kursi tamu. Pegawai kantor harus nyaman duduk untuk bekerja selama berjam-jam. meja rapat. Banyak pegawai juga menyukai kursi kayu yang ada busanya. meja resepsionis. 2. atau meja pelengkap meja kerja. gantungan jaket. Posisi duduk yang salah bukan karena postur. berwarna hitam dan ramping. lemari buku. Bagian sandaran harus dapat disesuaikan ke depan dan ke belakang. Jenis kursi kantor utama adalah sebagai berikut: 1. Sering dilakukan penambahan sofa. Bahasan sebelumnya menerangkan bahwa meja kerja. 3. konsentrasi. pot bunga. Semua kursi kantor. maka harus ada sandaran tangan di kursi. benda seni. dirancang untuk pengunjung dan tidak digunakan untuk duduk seharian. Kursi postur stenografer. dengan atau tanpa putaran. Prinsip Seleksi Furnitur. Kebanyakan kursi kantor dirancang sesuai bentuk tubuh. Prinsip berikut harus dipertimbangkan dalam seleksi furnitur kantor: . atau dapat diputar. Kursi eksekutif. Furnitur dan Aksesori Lain. Manajer kantor dapat melihat tanda kelelahan dari postur pekerja. tetapi salah penempatan kursi dan meja. Jika pegawai harus menunduk. Kursi yang terbuat dari busa latex agar memberi kenyamanan bagi pegawai. Ruang kerja pegawai kantor menggunakan meja kerja dan kursi. Namun. Furnitur kantor harus dapat membantu kinerja kantor. dan selera manajemen. Jika pegawai menggunakan tangannya untuk bekerja. Banyak pegawai duduk dengan kaki disilangkan di kaki kursi atau sesak dengan pekerjaannya karena kursi atau meja tidak sesuai tingginya. sehingga diperlukan kriteria khusus. Sehingga keuntungan bagi perusahaan karena berkurangnya absen. tidak perlu sandaran tangan. meja dan kursi merupakan furnitur utama dalam kantor. Misalnya tempat mesin tik. ada sandaran dan empat kaki. Kursi sadel adalah contoh rancangan untuk konstruksi kursi kayu.

sehingga pelayanan lebih baik. 3. kalkulator. mesin fotocopy. . 2.1. Peralatan di sini berarti mesin dan alat kantor yang ada di kantor. Furnitur khusus. jumlah manfaat peralatan juga semakin meningkat. atau komputer. Peralatan harus dipilih untuk tugas yang lebih efisien daripada pegawai. Peralatan digunakan untuk menghasilkan kualitas output yang lebih baik. perlu mempertimbangkan furnitur logam. dan sesuai dengan fasilitas kerja yang akan dilakukan. lebih cepat dan hasil positif lainnya. yaitu semua sistem proses informasi diidentifikasi dan peran peralatan diklarifikasi. Seleksi peralatan modern dimulai dengan studi kelayakan. Beberapa peralatan seperti mesin tik jarak jauh dapat membantu pegawai mengirim hasil kerjanya ke pegawai di tempat lain dan menerima masukan dengan cepat. 8. jika keinginan mereka tidak dapat dipenuhi. Peralatan kantor merupakan penghubung antara pegawai dan pekerjaannya. komponennya dapat diganti. mesin merupakan sarana untuk meningkatkan produksi. Setiap kantor memiliki kebutuhan sendiri. konstruksi kokoh. Furnitur kayu sering dijumpai di kantor eksekutif. plastik atau kayu harus benar-benar dipertimbangkan. 9. Pegawai harus ditanya sebelum membeli furnitur baru. Sebaliknya. Aplikasi volume tinggi menyebabkan kebutuhan penggunaan mesin. yang dibahas di Bab2. seperti rak pemisahan berkas dan furnitur ringan. misalnya bandingkan antara hasil mesin tik dengan tulisan tangan. Selain jenis dan merek peralatan. seperti mesin tik. 6. furnitur kayu juga tahan lama dan memiliki nilai kehangatan. Furnitur berkualitas baik biasanya lebih atraktif dan ekonomis. Mesin kantor merupakan mesin informasi. kriteria berikut dapat membantu: 1. akurasi dan moral pegawai. karena lebih fleksibel. 2. Furnitur harus sesuai dengan kebutuhan dan pilihan pegawai. 5. Furnitur harus dapat digunakan untuk berbagai tujuan. kantor yang sejenis tidak harus menggunakan furnitur yang sama. Prinsip ini terkait dengan sifat pekerjaan yang dilakukan dan usaha fisik ekonomi serta kecepatan operasional. dan banyak digunakan. Untuk daya tahan. maka harus dijelaskan alasannya. dan prestise yang dapat meningkatkan sikap kerja pegawai. Furnitur harus membuat kondisi kerja menjadi nyaman. 7. Jumlah furnitur harus sesuai dengan jumlah pegawai dan tugas yang dilakukan. kelihatan mewah. Alternatif antara furnitur logam. 4. Studi tersebut memerlukan konsentrasi dan pemikiran matang dengan jawaban yang lengkap terhadap pertanyaan yang diajukan. Furnitur harus berkualitas baik. Untuk membantu manajer kantor administratif membuat keputusan seleksi peralatan. 3. Furnitur harus sesuai dengan pekerjaan. harus dipasang jika ada penghematan biaya pegawai dan kenyamanan. Furnitur harus atraktif dan modern sesuai dekorasi kantor ± yang mempengaruhi volume. Peralatan Kantor Selain furnitur. kantor juga membutuhkan peralatan. Pegawai dapat bekerja lebih banyak dengan sedikit waktu dan lebih akurat serta berkualitas. Untuk pekerjaan monoton.

pembelajaran. Adanya layanan pemeliharaan perlu dilihat dalam melakukan seleksi peralatan. ukuran dan arsip. lebih sering dibeli daripada disewa. Mengurangi biaya pemeliharaan karena menggunakan beberapa merek yang sama. jumlah copy yang dibutuhkan. Memperoleh harga lebih murah dengan membeli dalam jumlah banyak. Misalnya kapasitas digital jumlah yang ditangani. Melatif operator lebih mudah dan sederhana. Biaya layanan. 3. 9. penggantian dan pengembangan untuk menjamin pengendalian dan penggunaan peralatan yang tepat. Membeli dan menggunakan kertas kantor yang sesuai dengan merek mesin. fleksibel (untuk digunakan di berbagai situasi). Mesin diperlukan untuk akurasi pekerjaan. Kekuatan dan kelemahan peralatan harus diperhitungkan. sewa banyak diminati. Menggunakan sekelompok pegawai yang dapat mengoperasikan semua mesin secara ekonomis. dan tata letak harus dihitung dalam total pemasangan peralatan. akan menambah biaya operasional. tetapi untuk perusahaan kecil pengadaan peralatan dilakukan dengan cara sewa. gaya dan merek. 7. 5. Mengembangkan departemen layanan milik perusahaan sendiri yang lebih mudah dan ekonomis. 10. Peralatan dibutuhkan untuk pekerjaan penting yang perlu waktu cepat atau beban jadwal kerja tinggi. Perlu dilakukan standardisasi peralatan kantor. Uji coba untuk mesin kecil adalah 1-2 minggu. yang mudah rusak dan terus mengalami perkembangan teknologi. jumlah daftar penyimpanan. PENGADAAN Seleksi furnitur dan peralatan kantor merupakan tugas penting manajer kantor. Tetapi berbeda dengan peralatan kantor. 8. pemeliharaan.4. . 4. kecepatan berputar. Dalam beberapa tahun terakhir. 12. masa uji coba akan lebih lama. seperti yang telah dibahas di bab 2. 6. operasional. peralatan harus diuji coba di kantor. Harus dilakukan pengadaan yang memiliki ciri: sederhana (untuk kemudahan operasional. maka dapat: 1. daya tahan dan nilai jual. Menyederhanakan ketinggalan jaman dan nilai jual peralatan. Jika peralatan rusak. Dengan melakukan standardisasi ukuran. 11. Meski banyak peralatan kantor yang dibeli. kompleksitas proses matematis. 2. 5. ringan (dapat digunakan di berbagai tempat). Selanjutnya akan dibahas pertimbangan manajer dalam prosedur pengadaan. Semakin besar atau mahal mesinnya. Peralatan digunakan untuk mengurangi biaya pekerjaan. Furnitur kantor yang akan digunakan dalam waktu lama. karena mesin dapat memeriksa dan mengendalikan akurasi. Perlunya pelatihan juga harus dipertimbangkan. Pegawai operasional dan supervisor harus ditanya tentang mesin yang akan dipilih. 7. yang penting untuk pajak pendapatan dan sifat nilai jual peralatan. 6. dan pemeliharaan). dan adaptasi (untuk diintegrasikan dalam sistem kantor terbaru). Sebelum membeli atau menyewa.

dapat diperbaharui dengan harga yang lebih rendah. waktu yang diberikan lebih lama dari rental. Selama masa guna. Digunakan untuk memperoleh peralatan tambahan. tanpa tambahan biaya. kecuali bahwa pengguna dapat membeli peralatan pada akhir masa sewa. Karena peralatan memiliki nilai jual untuk tukar tambah dengan peralatan baru pada saat kontrak baru. Mayoritas perusahaan lebih banyak membeli komputer daripada menyewa. seperti peralatan kantor. seperti inventarisasi akhir tahun. . dan lembaga keuangan ain yang berikan layanan sewa. Kategori ini akan dijelaskan sebagai berikut. (4) dapat disewakan kembali. harga sewa ditambah dengan biaya lainnya. Pengguna dapat menambah peralatan. Di banyak perusahaan ternyata biaya sewa menjadi faktor biaya yang lebih besar daripada perkiraan. perusahaan asuransi. Berdasarkan peraturan pajak pendapatan. (3) jangka panjang yang dapat dibeli. seperti mesin tik dan kalkulator. Dalam sewa (leasing). peralatan tetap menjadi hak pemilik aset. Sama dengan di atas. Rata-rata masa sewa adalah 3 ± 5 tahun. Karena tidak ada petunjuk kapan sewa dapat mengurangi pajak. Banyak perusahaan menyewa peralatan seperti komputer. dan dapat mengambil kembali peralatan setelah masa sewa berakhir. Sewa ini dapat menggunakan 75 ± 80 % masa guna peralatan. Sewa Jangka Panjang yang dapat diperbaharui. dari perusahaan penyewa berbagai merek peralatan. dari penyedia peralatan kantor lokal. selama masa sewa. (2) jangka panjang yang dapat diperbaharui. perusahaan finansial. Sewa jangka panjang yang dapat dibeli. manajer lebih sering membeli komputer murah daripada menyewa. Banyak keuntungan menyewa yang dibahas sebelumnya. Dengan meningkatnya pengetahuan dan pengalaman di bidang proses data. sewa ini dianggap penjualan bersayarat atau cicilan. dari organisasi perbankan. data elektronik dan alat reprografis. sehingga terdapat banyak jenis kontrak sewa. Jenis Perjanjian Sewa Sewa dapat memenuhi kebutuhan pihak yang terlibat. Sewa Jangka Pendek. saat beban kerja tinggi. dana pensiun. dan pemindaian optik.Sewa peralatan adalah kontrak dimana pengguna peralatan dapat menggunakan aset dengan membayar kepada pemilik secara berkala dalam waktu yang ditentukan. pihak perjanjian sewa harus bertanya pada Dinas Pajak apakah sewa tersebut dapat dikenakan pengurangan pajak. sehingga perusahaan dapat menolak penghitungan pajak untuk pembayaran sewa. Semua jenis mesin dan peralatan kantor. Ada 4 kategori perjanjian sewa: (1) jangka pendek. Pada akhir masa sewa. Selama masa sewa. dan pihak pengguna tidak berniat untuk membeli peralatan tersebut. mesin absensi. Peralatan dapat disewa dari berbagai sumber: langsung dari pabrik atau distributor pabrik. dapat disewa. dilihat oleh para pengguna komputer bahwa harga sewa telah melebihi harga komputer yang sebenarnya. Keuntungan sewa ini adalah peralatan yang dibutuhkan tersedia dengan cepat dengan sedikit dana. maka ketinggalan jaman dapat dihindari.

Namun. Misalnya. Dalam sewa leveraged. sewa memberikan jalan bagi perusahaan kecil untuk memperoleh peralatan baru. Sewa juga membantu membuang barang yang sudah tidak diperlukan. Penghematan didapat dari keuntungan pajak seluruh biaya peralatan. upaya membeli peralatan pada masa sewa. jadwal pembayaran dapat disesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan. Perusahaan baru membutuhkan peralatan tetapi tidak mempunyai dana. menjualnya pada penyewa. 3.Dapat disewakan kembali. perlindungan dilakukan untuk mengurangi resiko ketinggalan jaman. Sewa memberikan finansial bagi perusahaan yang tidak memiliki sumber finnansial. jumlah sewa untuk lima tahun dibayar dengan menghitung inflasi. Keuntungan Sewa Keuntungan sewa adalah: 1. . pihak penyewa menaikkan harga sewa peralatan dan meminjam uang dari perusahaan asuransi. Perubahan akibat inflasi juga diperkirakan karena harga sewa ditentukan untuk beberapa tahun. 6. terutama dimasa depresiasi. 2. yang dikaitkan dengan peralatan tertentu. Fleksibelitas bagi penyewa yang tidak memiliki metode finansial lain. 5. Di banyak sewa. Pengendalian anggaran karena harga sewa dapat diperkirakan. pembayaran sewa jangka pendek atau sewa dengan berbagai jadwal pembayaran lebih menarik bagi penyewa. uang muka senilai sewa tahun pertama dibutuhkan untuk memperoleh peralatan. Misalnya. Umumnya. Beberapa sewa menawarkan peluang untuk kontrak layanan seperti pemeliharaan dan penyimpanan arsip. sewa memberikan metode pembayaran yang fleksibel. dapat dianggap oleh Dinas Pajak sebagai kontrak penjualan cicilan. Saat inflasi. perusahaan dapat menerima 100% nilai aset dalam bentuk tunai. Sewa ini menguntungkan saat membutuhkan modal kerja dengan cepat. Sewa ini memungkinkan perusahaan membeli peralatan. Ketentuan ini membebaskan modal perusahaan untuk melakukan investasi atau ekspansi. peralatan dapat diganti selama masa sewa. meminjam untuk membeli peralatan dapat memberikan keuntungan pajak yang besar. Sehingga harga sewa bisa dikurangi. Modal kerja mengalir setiap hari. sehingga perusahaan dapat memperoleh pendapatan sebelum jatuh tempo. sewa yang menawarkan asuransi peralatan. Keuntungan pajak dapat diperoleh karena harga sewa dapat mengurangi perhitungan pajak pendapatan. terutama pada saat tingkat bunga tinggi. tidak diperlukan uang muka. Untuk perusahaan yang menggunakan peralatan khusus. Sehingga. Di tempat sewa lain. Dalam banyak kasus. dana pensiun atau investor lain dengan menjual hutang sewa peralatan. Dalam beberapa kontrak sewa. Dimana perusahaan dapat membiayai peralatan modal keuangan selama 15 tahun dengan bunga 4 %. dengan daya beli yang lebih rendah daripada sekarang. yang memberikan peralatan mahal untuk mencapai penghematan. Pada sewa jangka panjang. perusahaan dapat mengambil keuntungan dari kemajuan teknologi. Misalnya. 4. 7. dan kemudian disewakan kembali. Sewa leveraged banyak diminati karena tingkat bunga yang lebih rendah. Bentuk sewa finansial misalnya sewa leveraged. jika penyewa terkena pajak pendapatan tertentu. Sewa menawarkan sumber finansial tambahan. dan selama periode sewa. sehingga tidak bisa dihitung pajaknya.

maka bagi perusahaan lebih ekonomis untuk membeli peralatan. 4. Adanya bantuan tenaga terlatih jika diperlukan. Biaya pokok. Semua ketentuan sewa harus dinyatakan sebelumnya. arus masuk diskonto. Untuk meramal masa depan. Perusahaan harus mempertimbangkan tingkat bunga uang pinjaman atau tingkat bunga yang diharapkan dari investasi dana. BEP sewa-beli. penyusutan nilai peralatan harus diperhatikan. PEMELIHARAAN . Kontrak untuk membeli atau menyewa harus menyebutkan jenis layanan pemeliharaan ± pencegahan dan perbaikan ± yang disediakan penyewa atau penjual. seperti komputer. Adanya pasar barang bekas. Kredit pajak dapat diberikan kepada perusahaan sewa. Keputusan untuk Menyewa atau Membeli Peralatan Jika setelah studi kelayakan diperlukan peralatan. Perusahaan harus membayar biaya pokok untuk menggunakan peralatan. dan present value. produksi dan pembelian perusahaan untuk menentukan proses baru. jika peralatan rusak selama beberapa jam. apakah perusahaan tetap harus membayar sewa atau ditanggung oleh pabrik? 5. sebagai pemilik peralatan. Kesepakatan di atas dapat membantu perusahaan kecil mengambil keuntungan dari kredit pajak yang tidak tersedia pada bentuk perjanjian keuangan lainnya. Misalnya. Untuk membuat keputusan membeli atau menyewa dapat ditanya pada spesialis atau auditor keuangan perusahaan. dan berbagai penyewa. 6. memutuskan untuk menyewa. konsultan independen. Penyusutan. Dalam membandingkan antar menyewa dan membeli. 3. Perusahaan harus melakukan studi anggaran dengan menggunakan metode keuntungan investasi. harus ditentukan. Perusahaan yang cepat berkembang dan cabang kantor baru dibiayai oleh beberapa penyewa. perusahaan dapat melihat nilai jual peralatan yang masa pakainya lebih singkat dari masa produktifnya. Jika peralatan digunakan lebih dari satu hari. periode keuntungan. Karena perubahan di masa depan dapat mempengaruhi peralatan proses data yang digunakan sekarang. 8. Masa pakai peralatan. maka faktor berikut perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk membeli atau menyewa: 1. 7. Biaya bunga. Layanan pemeliharaan. dimana peralatan dapat ditambah sesuai kebutuhan perusahaan. Biaya bersih relatif antara membeli dan menyewa. Perusahaan yang melihat bahwa peralatan akan ketinggalan jaman akibat perkembangan teknologi.Perusahaan kecil dapat mengambil keuntungan dari kredit pajak investasi. Perlu dinilai berapa lama peralatan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. yang akan memberikan analisa beli dan sewa. staf proses data harus menganalisa rencana dan trend penjualan. Ketinggalan jaman. Penggunaan dalam waktu lama perlu membayar sewa tambahan untuk memasang alat pengukur waktu. 2. seperti pabrik. dan harga sewa perusahaan dapat dikurangi.

biaya pelatihan pegawai. beberapa perusahaan kecil membuat perjanjian dengan perusahaan layanan mesin tik. membersihkan dan memperbaiki mesin tik secara berkala. karena dianggap lebih ekonomis. penggantian. Sehingga memelihara peralatan tersebut harus diperhatikan. Kontrak Layanan Kontrak layanan atau perjanjian pemeliharaan. maka pemeliharaannya sangat penting. mesin tik diperiksa setahun sekali. Jika menggunakan layanan per-panggilan akan menghabiskan biaya. dan layanan dapat dipanggil sewaktu-waktu. pembersihan komponen peralatan dan sebagainya. hanya membayar iuran tahunan. Layanan Per-Panggilan Banyak perusahaan lebih suka menggunakan jasa layanan per-panggilan sesuai kebutuhan. layanan pemeliharaan peralatan kantor harus mengikuti metode berikut: 1. 2. Banyak peralatan yang harus digunakan setiap hari. maka diperlukan petugas khusus untuk membersihkan dan merawat mesin tik. Tergantung pada kompleksitas dan jumlah peralatan yang digunakan. kecuali ada peralatan cadangan. . Dengan kontrak layanan. harus perusahaan besar. perusahaan layanan memeriksa. Biaya dan jenis layanan yang diberikan untuk pemeliharaan peralatan bermacam-macam. Departemen Layanan Internal Untuk memelihara pegawai layanan sendiri. pegawai tidak dapat bekerja sampai peralatan diperbaiki. 3. dan biaya untuk menyediakan ruang kerja. Jika ada banyak mesin tik. memberikan layanan berkala seperti pemeriksaan. Dengan biaya tetap. Menggunakan perwakilan layanan pabrik per-panggilan tanpa kontrak. banyaknya biaya tak terduga. Banyak kantor mengeluarkan edaran bagi juru ketik bagaimana merawat mesin tik sehingga efisien dan mengurangi biaya perbaikan. Biaya lainnya terkait dengan waktu yang terbuang jika mesin rusak. Sedangkan dengan kontrak. Layanan oleh departemen layanan internal perusahaan. perusahaan dapat menghindari biaya tak terduga. Karena harus memberikan gaji yang tinggi. Jika peralatan rusak. Dalam memelihara mesin tik. Karena mesin tik penting dari segi jumlah dan investasi. Dalam kasus seringnya terjadi kerusakan. Sehingga pemeliharaan yang menjadi bagian kontrak layanan dapat mengurangi sejumlah kerugian. Berdasarkan perjanjian layanan dengan satu pabrik peralatan dan mesin kantor.Pemeliharaan adalah faktor penting dalam membeli atau menyewa peralatan. Kontrak layanan dengan pabrik atau perusahaan layanan.

Dengan mengendalikan jadwal penggantian peralatan kantor. aset tidak boleh dihitung dibawah nilai penyusutan. pemeliharaan dan penggantian peralatan harus dikendalikan secara terpusat. Meski penyusutan dihitung dengan metode di atas. . dan jumlah tahun. unit produksi.panggilan rutin diperlukan. maka dapat dilakukan tukar tambah setiap lima tahun dan perusahaan dapat mengikuti perkembangan teknologi. Peralatan yang dimiliki/disewa oleh perusahaan. Jika biaya perbaikan meningkat sesuai dengan umur aset. dan jumlah pemeliharaan dapat dianggarkan. Karena faktor ketinggalan jaman. 2. Kerugian dapat dikurangi perusahaan jika kebijakan tukar tambah ditetapkan pada waktu pembelian. 3. PENGENDALIAN TERPUSAT Pengadaan. Tempat peralatan digunakan. beberapa peralatan khusus seperti proses data dapat menyusut lebih cepat. perusahaan dapat menghindari biaya tambahan untuk peralatan tua dan membutuhkan suku cadang baru. Program pengendalian antara lain : 1. Menyusutnya peralatan secara cepat mengurangi pajak pendapatan masa pakai aset tahun sebelumnya. Memelihara arsip dan informasi trend peralatan kantor terbaru. dan pegawai tentang citra perusahaan yang modern dan memiliki sarana lengkap. dan dapat diganti dengan model baru tanpa banyak kerugian. tamu. Tujuan peralatan digunakan. Program penggantian juga membantu perusahaan dalam mengendalikan biaya pemeliharaan. Jika masa penyusutan dipercepat selama periode lima tahun. Furnitur dan peralatan kantor dapat menyusut setelah 10 tahun dan dapat dihitung dengan berbagai metode seperti garis-lurus. terutama di kantor besar yang memiliki banyak peralatan. PENGGANTIAN Peralatan kantor dapat ketinggalan jaman karena adanya model baru di pasaran. Program penggantian peralatan dapat membantu perusahaan memprediksi kebutuhan peralatan setiap tahun dengan tepat. Jika digunakan kontrak layanan pabrik. jumlah peralatan baru dapat dibeli. Pengurangan biaya operasional dapat dilakukan untuk setiap peralatan. Karena perusahaan dapat menunjukkan kepada pelanggan. 2. terutama untuk peralatan lama. Keuntungan lain adalah moral perusahaan yang memiliki program penggantian. maka panggilan tersebut menjadi masalah pabrik. keseimbangan-menurun. Menyusun sistem pengendalian arsip terpusat untuk aset perusahaan yang memberikan informasi tentang: 1. Manajer kantor harus membeli peralatan terbaik dan dapat digunakan sampai berkurang efisiensinya. jumlah penyusutan seimbang karena biaya pemeliharaan meningkat. Ini merupakan tanggung jawab manajer layanan administratif. Jumlah dana yang tersedia untuk membayar aset atau produk investasi lainnya meningkat.

Menyusun standar mesin dan peralatan. 4. Melakukan evaluasi semua mesin dan peralatan secara berkala. 5. 5. Biaya pemeliharaan. .3. 10. Nilai pembukuan (harga pembelian dikurangi penyusutan akumulasi). Tanggal pembelian. pengendalian peralatan harus diberikan kepada orang yang kompeten yang dapat memberikan perhatian sesuai yang dibutuhkan. Kantor kecil juga membutuhkan pengendalian peralatan. 6. 7. Data layanan. 7. Meski bukan merupakan fungsi khusus. Mengembangkan prosedur efektif untuk pemeliharaan dan penggantian mesin. Deskripsi lengkap jenis peralatan. Berfungsi sebagai pengendali semua kebutuhan peralatan di perusahaan dan penghubung penjual di luar perusahaan. Mengendalikan seleksi dan pembelian mesin sesuai kegunaan. Biaya penyusutan sekarang dan akumulasi. Nomor seri perusahaan dan pabrik. 9. 6. 11. 8. 4. Biaya.