LINGKUNGAN KANTOR: FURNITUR DAN PERALATAN

Lingkungan kantor dapat digambarkan dari faktor fisik dan mental. Selain furniture dan peralatan, lingkungan fisik kantor terdiri dari ukuran atau dimensi, jenis permukaan (warna dinding, jenis lantai, penutup jendela), sifat pencahayaan, pengendalian suara dan materi akustik, pendingin udara, dan musik latar. Semua faktor tersebut memiliki karakteristik fisik yang mempengaruhi kondisi mental pekerja, moral dan sikap mereka terhadap pekerjaan dan terhadap satu sama lain. Pertimbangan manajer dalam seleksi, pengadaan, pemeliharaan, dan pengendalian furniture dan peralatan kantor merupakan tanggung jawab manajer kantor yang penting. Ini adalah pokok bahasan bab ini. Dampak psikologis faktor-faktor lain dari lingkungan fisik kantor akan dibahas di Bab 6.

Seleksi Tidak seorang pun yang tahu tentang lingkungan fisik kantor tempatnya bekerja. Manajer kantor sebagai pusat informasi perusahaan, diharapkan memiliki banyak informasi tentang furnitur dan peralatan kantor yang dibutuhkan perusahaan. Manajer kantor juga harus tahu sarana yang tersedia bagi perusahaan. Untuk itu, manajer kantor harus mempunyai banyak informasi tentang hal berikut: 1. 2. 3. 4. 5. Jenis furnitur dan peralatan utama dan pemasok yang handal. Statistik untuk membandingkan berbagai merek furnitur dan peralatan yang efektif. Harga semua barang dan katalog pemasok barang. Kriteria kebutuhan dan memilih peralatan. Pengetahuan tentang dampak peralatan sistem informasi, seperti kebutuhan pelatihan, pemasok baru dan biaya operasional. 6. Peluang standardisasi peralatan di perusahaan. 7. Alternatif pengadaan (seperti sewa atau beli) dan jumlah barang yang dibeli. 8. Pemeliharaan, perbaikan dan penggantian.

Di era teknologi, manajer kantor harus yakin bahwa mereka telah memberikan peralatan untuk lingkungan kantor yang terbaik. Mereka harus memahami penggunaan berbagai furnitur dan peralatan dan dapat membantu semua staf baik di semua departemen dalam memilih sarana kantor.

Furnitur Kantor Pabrik furnitur kantor modern terus membuat berbagai produk baru. Umumnya pabrik furnitur terdiri dari lemari arsip, meja kerja, meja dan kursi serta sarana lain sesuai dengan struktur eksekutif, manajerial dan staf. Peralatan arsip akan dibahas di Bab 9.

Furnitur Modular. membuat ruangan lebih nyaman. Furnitur modular pada gambar 5-3 didasarkan pada studi gerak dan waktu oleh Gilbreths. arsip dan penyekat. permukaan datar. furnitur kantor dapat meningkatkan produktivitas pegawai. (Meja kerja konvensional membutuhkan ruang yang lebih luas daripada susunan furnitur modular seperti terlihat pada gambar 5-4). Susunan berbagai furnitur menjadi lebih fleksibel. sebagai tempat pemberkasan. dimana eksekutif bekerja dalam kelompok. Dapat dilihat pada gambar 5-3. Biaya tahunan ruang meja kantor bermacam-macam. Manfaat utama tata letak furnitur modular adalah menghemat ruang dan membuat ruang kerja menjadi lebih produktif. sebagai tempat memproses data atau meletakkan alat proses data. Untuk banyak kantor. sebagai sarana rapat. Aturannya. Ada dua jenis: (1) berdasarkan bentuk. Studi diagram pada gambar 5-5 menunjukkan keunggulan manfaat ruang dengan menggunakan furnitur modular dibandingkan dengan model konvensional. karena digunakan dalam waktu lama. Jika tepat. Susunan lain juga dimungkinkan. 5-4 dan 5-5 dengan mengurangi ruang lantai sebanyak 20%. Meja Kerja. dan memanfaatkan ruang kerja dengan membuat meja kerja lengkap dengan lemari buku. dan mempertahankan pegawai yang efisien. sedangkan meja rapat di ruang rapat perusahaan besar disesuaikan dengan dekorasi kantor. Meja kerja terkait dengan berkas dan untuk mencapai berbagai tujuan kantor. Banyak pabrik merancang furnitur kantor modular disesuaikan dengan alat atau sentra kerja pegawai. Manajer kantor harus memperhatikan pemilihan dan penggunaan furnitur kantor. dengan berbagai gaya (dari tradisional sampai modern) yang tersedia di distributor furnitur kantor di semua kantor besar. sesuai imajinasi manajer kantor dan keterbatasan ruang. Faktor biaya penting dalam memilih meja kerja. Meja merupakan pengganti meja kantor. Unit modular yang sering digunakan adalah bentuk L. tanpa ruang penyimpanan dibawah. Meja. tersedi meja rapat yang besar. yang menempel pada sudut kanan meja. dan sebagai tempat penyimpanan. mengurangi biaya produksi. (2) berdasarkan fungsi. dan penyekat) dengan fungsinya masing-masing.Biaya furnitur merupakan biaya ruangan yang penting dalam pekerjaan kantor. furnitur dibeli bukan disewa. Meja yang memiliki satu atau dua laci kecil dapat bermanfaat bagi pegawai. Meja kerja juga digunakan untuk menyimpan barang atau data. Susunan furnitur modular ada pada gambar 5-4. ukuran dan model. Umumnya digunakan sebagai tempat memproses informasi tertulis. Meski perusahaan memiliki gedung sendiri. . Jenis Meja Kerja. tidak hanya menghemat ruang tetapi juga membuat kerja lebih efisien. perkiraan biaya sewa harus dibuat untuk masing-masing bagian. Tata letak furnitur modular menggabungkan beberapa unit furnitur sesuai dengan prinsip konstruksi modular atau gabungan. Jenis ini dapat dilihat pada gambar 5-1 dan 5-2. Meja kerja merupakan simbol kantor. Setiap ruang kantor. penggunaan meja lebih disukai daripada meja kantor karena lebih ekonomis. permukaan. Di banyak perusahaan. Meja kerja merupakan bagian utama ruang kerja. departemen atau bagian dihitung biaya sewa ruangnya. Prinsip ini berdasarkan komponen ruang kerja (yang terdiri dari unit penyimpanan.

berwarna hitam dan ramping. Jika pegawai menggunakan tangannya untuk bekerja. benda seni. Kursi yang terbuat dari busa latex agar memberi kenyamanan bagi pegawai. Kebanyakan kursi kantor dirancang sesuai bentuk tubuh. meja dan kursi merupakan furnitur utama dalam kantor. Kursi postur stenografer.Jenis meja lain juga tersedia. ruang kebugaran. maka harus ada sandaran tangan di kursi. lemari buku. meja resepsionis. dengan atau tanpa putaran. maka dapat disesuaikan. atau meja pelengkap meja kerja. 4. Furnitur dan Aksesori Lain. Banyak pegawai duduk dengan kaki disilangkan di kaki kursi atau sesak dengan pekerjaannya karena kursi atau meja tidak sesuai tingginya. Jika pegawai harus menunduk. untuk kenyamanan fisik pegawai. Sering dilakukan penambahan sofa. Manajer kantor dapat melihat tanda kelelahan dari postur pekerja. Banyak pegawai juga menyukai kursi kayu yang ada busanya. Prinsip Seleksi Furnitur. Misalnya tempat mesin tik. dengan atau tanpa putaran. Furnitur kantor harus dapat membantu kinerja kantor. Posisi duduk yang salah bukan karena postur. Kursi tamu. atau dapat diputar. Jika bagian sandaran ada pernya. Sehingga keuntungan bagi perusahaan karena berkurangnya absen. credenza. Kursi sadel adalah contoh rancangan untuk konstruksi kursi kayu. Kursi eksekutif. harus disesuaikan tingginya dan dapat berputar. dirancang untuk pengunjung dan tidak digunakan untuk duduk seharian. tetapi salah penempatan kursi dan meja. sedikit kesalahan dan volume produksi yang lebih besar. Kursi. Prinsip berikut harus dipertimbangkan dalam seleksi furnitur kantor: . 3. Pegawai kantor harus nyaman duduk untuk bekerja selama berjam-jam. Aksesori ini membuat ruang kerja lebih kondusif untuk rileks. Bagian sandaran harus dapat disesuaikan ke depan dan ke belakang. dengan atau tanpa sandaran tangan. Namun. dan menikmati jam kerja. Ruang kerja pegawai kantor menggunakan meja kerja dan kursi. Semua kursi kantor. dan selera manajemen. pot bunga. Kenyamanan fisik terkait dengan kondisi mental untuk pencapaian kinerja. ada sandaran dan empat kaki. kalkulator dan mesin lainnya. gantungan jaket. meja rapat. Bahasan sebelumnya menerangkan bahwa meja kerja. tidak perlu sandaran tangan. disesuaikan dengan karakter fisik eksekutif. manajer kantor terus mengubah lingkungan kerja (terutama tata letak). tirai. 2. sehingga diperlukan kriteria khusus. Studi membuktikan bahwa postur kerja yang tepat akan mengurangi lelah dan meningkatkan kesehatan pegawai agar tidak pilek atau sakit kepala. Kursi prostur juru tulis. dan rak majalah di kantor. meja kopi. meja hias dengan lampu meja. Jenis kursi kantor utama adalah sebagai berikut: 1. sumber finansial. konsentrasi.

dan prestise yang dapat meningkatkan sikap kerja pegawai. 6. Beberapa peralatan seperti mesin tik jarak jauh dapat membantu pegawai mengirim hasil kerjanya ke pegawai di tempat lain dan menerima masukan dengan cepat. harus dipasang jika ada penghematan biaya pegawai dan kenyamanan. Mesin kantor merupakan mesin informasi. Furnitur harus atraktif dan modern sesuai dekorasi kantor ± yang mempengaruhi volume. Alternatif antara furnitur logam. lebih cepat dan hasil positif lainnya. Untuk daya tahan. Untuk pekerjaan monoton. . Seleksi peralatan modern dimulai dengan studi kelayakan. seperti mesin tik. Studi tersebut memerlukan konsentrasi dan pemikiran matang dengan jawaban yang lengkap terhadap pertanyaan yang diajukan. 8. kalkulator. Untuk membantu manajer kantor administratif membuat keputusan seleksi peralatan. dan sesuai dengan fasilitas kerja yang akan dilakukan. jika keinginan mereka tidak dapat dipenuhi. Peralatan di sini berarti mesin dan alat kantor yang ada di kantor. Furnitur berkualitas baik biasanya lebih atraktif dan ekonomis. Peralatan kantor merupakan penghubung antara pegawai dan pekerjaannya. Prinsip ini terkait dengan sifat pekerjaan yang dilakukan dan usaha fisik ekonomi serta kecepatan operasional. Furnitur kayu sering dijumpai di kantor eksekutif. Sebaliknya. konstruksi kokoh. Jumlah furnitur harus sesuai dengan jumlah pegawai dan tugas yang dilakukan. mesin fotocopy. Furnitur harus berkualitas baik. 7. 2. Selain jenis dan merek peralatan. Furnitur harus membuat kondisi kerja menjadi nyaman. mesin merupakan sarana untuk meningkatkan produksi. seperti rak pemisahan berkas dan furnitur ringan. kantor yang sejenis tidak harus menggunakan furnitur yang sama. 3. Furnitur harus sesuai dengan kebutuhan dan pilihan pegawai. kriteria berikut dapat membantu: 1. dan banyak digunakan. sehingga pelayanan lebih baik. komponennya dapat diganti. 4. maka harus dijelaskan alasannya. Furnitur khusus. Pegawai harus ditanya sebelum membeli furnitur baru. jumlah manfaat peralatan juga semakin meningkat. Peralatan Kantor Selain furnitur. plastik atau kayu harus benar-benar dipertimbangkan. Peralatan digunakan untuk menghasilkan kualitas output yang lebih baik. Furnitur harus dapat digunakan untuk berbagai tujuan. 2.1. Pegawai dapat bekerja lebih banyak dengan sedikit waktu dan lebih akurat serta berkualitas. furnitur kayu juga tahan lama dan memiliki nilai kehangatan. perlu mempertimbangkan furnitur logam. kantor juga membutuhkan peralatan. kelihatan mewah. Setiap kantor memiliki kebutuhan sendiri. 5. akurasi dan moral pegawai. misalnya bandingkan antara hasil mesin tik dengan tulisan tangan. atau komputer. yang dibahas di Bab2. 9. Aplikasi volume tinggi menyebabkan kebutuhan penggunaan mesin. 3. Peralatan harus dipilih untuk tugas yang lebih efisien daripada pegawai. karena lebih fleksibel. yaitu semua sistem proses informasi diidentifikasi dan peran peralatan diklarifikasi. Furnitur harus sesuai dengan pekerjaan.

Menyederhanakan ketinggalan jaman dan nilai jual peralatan. 6. 8. penggantian dan pengembangan untuk menjamin pengendalian dan penggunaan peralatan yang tepat. operasional. ringan (dapat digunakan di berbagai tempat). 6. . PENGADAAN Seleksi furnitur dan peralatan kantor merupakan tugas penting manajer kantor. Mengembangkan departemen layanan milik perusahaan sendiri yang lebih mudah dan ekonomis. jumlah copy yang dibutuhkan. jumlah daftar penyimpanan. pembelajaran. pemeliharaan. Misalnya kapasitas digital jumlah yang ditangani. Dalam beberapa tahun terakhir. 2. karena mesin dapat memeriksa dan mengendalikan akurasi. Peralatan dibutuhkan untuk pekerjaan penting yang perlu waktu cepat atau beban jadwal kerja tinggi. yang penting untuk pajak pendapatan dan sifat nilai jual peralatan. Menggunakan sekelompok pegawai yang dapat mengoperasikan semua mesin secara ekonomis. 9. yang mudah rusak dan terus mengalami perkembangan teknologi. 3. Harus dilakukan pengadaan yang memiliki ciri: sederhana (untuk kemudahan operasional. Meski banyak peralatan kantor yang dibeli. Perlu dilakukan standardisasi peralatan kantor. 11. 12. dan tata letak harus dihitung dalam total pemasangan peralatan. Melatif operator lebih mudah dan sederhana. dan adaptasi (untuk diintegrasikan dalam sistem kantor terbaru). Kekuatan dan kelemahan peralatan harus diperhitungkan. 10. Memperoleh harga lebih murah dengan membeli dalam jumlah banyak. Sebelum membeli atau menyewa. seperti yang telah dibahas di bab 2. kompleksitas proses matematis. Tetapi berbeda dengan peralatan kantor. Adanya layanan pemeliharaan perlu dilihat dalam melakukan seleksi peralatan. Selanjutnya akan dibahas pertimbangan manajer dalam prosedur pengadaan. fleksibel (untuk digunakan di berbagai situasi). ukuran dan arsip. Membeli dan menggunakan kertas kantor yang sesuai dengan merek mesin. 4. Jika peralatan rusak. Semakin besar atau mahal mesinnya. Furnitur kantor yang akan digunakan dalam waktu lama. akan menambah biaya operasional. 5. dan pemeliharaan). Mengurangi biaya pemeliharaan karena menggunakan beberapa merek yang sama. kecepatan berputar. Pegawai operasional dan supervisor harus ditanya tentang mesin yang akan dipilih. sewa banyak diminati. 7. lebih sering dibeli daripada disewa.4. gaya dan merek. daya tahan dan nilai jual. masa uji coba akan lebih lama. Perlunya pelatihan juga harus dipertimbangkan. Biaya layanan. Dengan melakukan standardisasi ukuran. peralatan harus diuji coba di kantor. Peralatan digunakan untuk mengurangi biaya pekerjaan. 5. maka dapat: 1. Uji coba untuk mesin kecil adalah 1-2 minggu. 7. tetapi untuk perusahaan kecil pengadaan peralatan dilakukan dengan cara sewa. Mesin diperlukan untuk akurasi pekerjaan.

Pada akhir masa sewa. (4) dapat disewakan kembali. seperti mesin tik dan kalkulator. sehingga perusahaan dapat menolak penghitungan pajak untuk pembayaran sewa. peralatan tetap menjadi hak pemilik aset. dapat diperbaharui dengan harga yang lebih rendah. harga sewa ditambah dengan biaya lainnya. perusahaan asuransi. dari penyedia peralatan kantor lokal. Selama masa sewa. selama masa sewa. perusahaan finansial. dari organisasi perbankan.Sewa peralatan adalah kontrak dimana pengguna peralatan dapat menggunakan aset dengan membayar kepada pemilik secara berkala dalam waktu yang ditentukan. dan lembaga keuangan ain yang berikan layanan sewa. Dalam sewa (leasing). kecuali bahwa pengguna dapat membeli peralatan pada akhir masa sewa. maka ketinggalan jaman dapat dihindari. dan pemindaian optik. Jenis Perjanjian Sewa Sewa dapat memenuhi kebutuhan pihak yang terlibat. saat beban kerja tinggi. Sewa jangka panjang yang dapat dibeli. seperti peralatan kantor. (2) jangka panjang yang dapat diperbaharui. Selama masa guna. dan pihak pengguna tidak berniat untuk membeli peralatan tersebut. sewa ini dianggap penjualan bersayarat atau cicilan. dana pensiun. dilihat oleh para pengguna komputer bahwa harga sewa telah melebihi harga komputer yang sebenarnya. waktu yang diberikan lebih lama dari rental. Di banyak perusahaan ternyata biaya sewa menjadi faktor biaya yang lebih besar daripada perkiraan. Digunakan untuk memperoleh peralatan tambahan. Karena tidak ada petunjuk kapan sewa dapat mengurangi pajak. mesin absensi. dari perusahaan penyewa berbagai merek peralatan. Sewa Jangka Pendek. sehingga terdapat banyak jenis kontrak sewa. Karena peralatan memiliki nilai jual untuk tukar tambah dengan peralatan baru pada saat kontrak baru. (3) jangka panjang yang dapat dibeli. . Sewa ini dapat menggunakan 75 ± 80 % masa guna peralatan. manajer lebih sering membeli komputer murah daripada menyewa. data elektronik dan alat reprografis. Keuntungan sewa ini adalah peralatan yang dibutuhkan tersedia dengan cepat dengan sedikit dana. Mayoritas perusahaan lebih banyak membeli komputer daripada menyewa. Pengguna dapat menambah peralatan. Berdasarkan peraturan pajak pendapatan. Peralatan dapat disewa dari berbagai sumber: langsung dari pabrik atau distributor pabrik. Semua jenis mesin dan peralatan kantor. Dengan meningkatnya pengetahuan dan pengalaman di bidang proses data. Kategori ini akan dijelaskan sebagai berikut. tanpa tambahan biaya. Sewa Jangka Panjang yang dapat diperbaharui. Banyak perusahaan menyewa peralatan seperti komputer. seperti inventarisasi akhir tahun. Banyak keuntungan menyewa yang dibahas sebelumnya. Rata-rata masa sewa adalah 3 ± 5 tahun. dan dapat mengambil kembali peralatan setelah masa sewa berakhir. pihak perjanjian sewa harus bertanya pada Dinas Pajak apakah sewa tersebut dapat dikenakan pengurangan pajak. Ada 4 kategori perjanjian sewa: (1) jangka pendek. Sama dengan di atas. dapat disewa.

Sewa ini memungkinkan perusahaan membeli peralatan. yang dikaitkan dengan peralatan tertentu. menjualnya pada penyewa. terutama dimasa depresiasi. Di tempat sewa lain. jadwal pembayaran dapat disesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan. sewa memberikan jalan bagi perusahaan kecil untuk memperoleh peralatan baru. 2. Untuk perusahaan yang menggunakan peralatan khusus.Dapat disewakan kembali. 6. Di banyak sewa. Keuntungan pajak dapat diperoleh karena harga sewa dapat mengurangi perhitungan pajak pendapatan. Dimana perusahaan dapat membiayai peralatan modal keuangan selama 15 tahun dengan bunga 4 %. peralatan dapat diganti selama masa sewa. Saat inflasi. Perusahaan baru membutuhkan peralatan tetapi tidak mempunyai dana. Misalnya. dapat dianggap oleh Dinas Pajak sebagai kontrak penjualan cicilan. sewa yang menawarkan asuransi peralatan. Umumnya. Beberapa sewa menawarkan peluang untuk kontrak layanan seperti pemeliharaan dan penyimpanan arsip. sehingga tidak bisa dihitung pajaknya. 4. Misalnya. Namun. Sehingga. Dalam banyak kasus. Sehingga harga sewa bisa dikurangi. Sewa leveraged banyak diminati karena tingkat bunga yang lebih rendah. sehingga perusahaan dapat memperoleh pendapatan sebelum jatuh tempo. 7. Sewa ini menguntungkan saat membutuhkan modal kerja dengan cepat. perlindungan dilakukan untuk mengurangi resiko ketinggalan jaman. perusahaan dapat mengambil keuntungan dari kemajuan teknologi. Misalnya. upaya membeli peralatan pada masa sewa. Sewa menawarkan sumber finansial tambahan. dengan daya beli yang lebih rendah daripada sekarang. sewa memberikan metode pembayaran yang fleksibel. pembayaran sewa jangka pendek atau sewa dengan berbagai jadwal pembayaran lebih menarik bagi penyewa. dana pensiun atau investor lain dengan menjual hutang sewa peralatan. Fleksibelitas bagi penyewa yang tidak memiliki metode finansial lain. . terutama pada saat tingkat bunga tinggi. uang muka senilai sewa tahun pertama dibutuhkan untuk memperoleh peralatan. meminjam untuk membeli peralatan dapat memberikan keuntungan pajak yang besar. Keuntungan Sewa Keuntungan sewa adalah: 1. pihak penyewa menaikkan harga sewa peralatan dan meminjam uang dari perusahaan asuransi. yang memberikan peralatan mahal untuk mencapai penghematan. jika penyewa terkena pajak pendapatan tertentu. tidak diperlukan uang muka. Sewa juga membantu membuang barang yang sudah tidak diperlukan. Sewa memberikan finansial bagi perusahaan yang tidak memiliki sumber finnansial. Dalam sewa leveraged. perusahaan dapat menerima 100% nilai aset dalam bentuk tunai. Perubahan akibat inflasi juga diperkirakan karena harga sewa ditentukan untuk beberapa tahun. 5. dan selama periode sewa. jumlah sewa untuk lima tahun dibayar dengan menghitung inflasi. Ketentuan ini membebaskan modal perusahaan untuk melakukan investasi atau ekspansi. Bentuk sewa finansial misalnya sewa leveraged. Modal kerja mengalir setiap hari. Penghematan didapat dari keuntungan pajak seluruh biaya peralatan. Dalam beberapa kontrak sewa. dan kemudian disewakan kembali. Pengendalian anggaran karena harga sewa dapat diperkirakan. Pada sewa jangka panjang. 3.

dan harga sewa perusahaan dapat dikurangi. Biaya bersih relatif antara membeli dan menyewa. penyusutan nilai peralatan harus diperhatikan. Biaya pokok. Ketinggalan jaman. dan present value. 7. Untuk meramal masa depan. 8. staf proses data harus menganalisa rencana dan trend penjualan. Kontrak untuk membeli atau menyewa harus menyebutkan jenis layanan pemeliharaan ± pencegahan dan perbaikan ± yang disediakan penyewa atau penjual. Misalnya. Perlu dinilai berapa lama peralatan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. memutuskan untuk menyewa. periode keuntungan. apakah perusahaan tetap harus membayar sewa atau ditanggung oleh pabrik? 5. Kredit pajak dapat diberikan kepada perusahaan sewa. konsultan independen. Penggunaan dalam waktu lama perlu membayar sewa tambahan untuk memasang alat pengukur waktu. Jika peralatan digunakan lebih dari satu hari. sebagai pemilik peralatan. BEP sewa-beli. Dalam membandingkan antar menyewa dan membeli. dan berbagai penyewa. Masa pakai peralatan. produksi dan pembelian perusahaan untuk menentukan proses baru. yang akan memberikan analisa beli dan sewa. 2. Perusahaan yang cepat berkembang dan cabang kantor baru dibiayai oleh beberapa penyewa. 4. Adanya bantuan tenaga terlatih jika diperlukan. 6. dimana peralatan dapat ditambah sesuai kebutuhan perusahaan. Biaya bunga. perusahaan dapat melihat nilai jual peralatan yang masa pakainya lebih singkat dari masa produktifnya. Semua ketentuan sewa harus dinyatakan sebelumnya. Layanan pemeliharaan. seperti komputer. harus ditentukan. Perusahaan harus membayar biaya pokok untuk menggunakan peralatan. Perusahaan yang melihat bahwa peralatan akan ketinggalan jaman akibat perkembangan teknologi. Adanya pasar barang bekas. Karena perubahan di masa depan dapat mempengaruhi peralatan proses data yang digunakan sekarang. PEMELIHARAAN . 3. Kesepakatan di atas dapat membantu perusahaan kecil mengambil keuntungan dari kredit pajak yang tidak tersedia pada bentuk perjanjian keuangan lainnya. maka bagi perusahaan lebih ekonomis untuk membeli peralatan. Perusahaan harus mempertimbangkan tingkat bunga uang pinjaman atau tingkat bunga yang diharapkan dari investasi dana. Keputusan untuk Menyewa atau Membeli Peralatan Jika setelah studi kelayakan diperlukan peralatan. seperti pabrik. Penyusutan. arus masuk diskonto.Perusahaan kecil dapat mengambil keuntungan dari kredit pajak investasi. maka faktor berikut perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk membeli atau menyewa: 1. jika peralatan rusak selama beberapa jam. Untuk membuat keputusan membeli atau menyewa dapat ditanya pada spesialis atau auditor keuangan perusahaan. Perusahaan harus melakukan studi anggaran dengan menggunakan metode keuntungan investasi.

perusahaan layanan memeriksa. 2. Sedangkan dengan kontrak. Karena mesin tik penting dari segi jumlah dan investasi. Dengan biaya tetap. Kontrak layanan dengan pabrik atau perusahaan layanan. hanya membayar iuran tahunan. pembersihan komponen peralatan dan sebagainya. Biaya lainnya terkait dengan waktu yang terbuang jika mesin rusak. Biaya dan jenis layanan yang diberikan untuk pemeliharaan peralatan bermacam-macam. pegawai tidak dapat bekerja sampai peralatan diperbaiki. dan layanan dapat dipanggil sewaktu-waktu. . Karena harus memberikan gaji yang tinggi. beberapa perusahaan kecil membuat perjanjian dengan perusahaan layanan mesin tik. Dalam memelihara mesin tik. Layanan oleh departemen layanan internal perusahaan. Banyak peralatan yang harus digunakan setiap hari. Sehingga memelihara peralatan tersebut harus diperhatikan.Pemeliharaan adalah faktor penting dalam membeli atau menyewa peralatan. karena dianggap lebih ekonomis. maka diperlukan petugas khusus untuk membersihkan dan merawat mesin tik. Layanan Per-Panggilan Banyak perusahaan lebih suka menggunakan jasa layanan per-panggilan sesuai kebutuhan. Sehingga pemeliharaan yang menjadi bagian kontrak layanan dapat mengurangi sejumlah kerugian. harus perusahaan besar. kecuali ada peralatan cadangan. 3. maka pemeliharaannya sangat penting. layanan pemeliharaan peralatan kantor harus mengikuti metode berikut: 1. Departemen Layanan Internal Untuk memelihara pegawai layanan sendiri. memberikan layanan berkala seperti pemeriksaan. penggantian. membersihkan dan memperbaiki mesin tik secara berkala. Tergantung pada kompleksitas dan jumlah peralatan yang digunakan. Dalam kasus seringnya terjadi kerusakan. mesin tik diperiksa setahun sekali. perusahaan dapat menghindari biaya tak terduga. biaya pelatihan pegawai. Jika peralatan rusak. Jika ada banyak mesin tik. Jika menggunakan layanan per-panggilan akan menghabiskan biaya. Dengan kontrak layanan. banyaknya biaya tak terduga. Berdasarkan perjanjian layanan dengan satu pabrik peralatan dan mesin kantor. Menggunakan perwakilan layanan pabrik per-panggilan tanpa kontrak. Banyak kantor mengeluarkan edaran bagi juru ketik bagaimana merawat mesin tik sehingga efisien dan mengurangi biaya perbaikan. dan biaya untuk menyediakan ruang kerja. Kontrak Layanan Kontrak layanan atau perjanjian pemeliharaan.

Karena faktor ketinggalan jaman. beberapa peralatan khusus seperti proses data dapat menyusut lebih cepat.panggilan rutin diperlukan. dan pegawai tentang citra perusahaan yang modern dan memiliki sarana lengkap. 3. unit produksi. Program penggantian peralatan dapat membantu perusahaan memprediksi kebutuhan peralatan setiap tahun dengan tepat. . Program pengendalian antara lain : 1. 2. Jika masa penyusutan dipercepat selama periode lima tahun. jumlah peralatan baru dapat dibeli. Menyusutnya peralatan secara cepat mengurangi pajak pendapatan masa pakai aset tahun sebelumnya. maka dapat dilakukan tukar tambah setiap lima tahun dan perusahaan dapat mengikuti perkembangan teknologi. PENGGANTIAN Peralatan kantor dapat ketinggalan jaman karena adanya model baru di pasaran. Jika digunakan kontrak layanan pabrik. Menyusun sistem pengendalian arsip terpusat untuk aset perusahaan yang memberikan informasi tentang: 1. Dengan mengendalikan jadwal penggantian peralatan kantor. Memelihara arsip dan informasi trend peralatan kantor terbaru. terutama untuk peralatan lama. terutama di kantor besar yang memiliki banyak peralatan. Furnitur dan peralatan kantor dapat menyusut setelah 10 tahun dan dapat dihitung dengan berbagai metode seperti garis-lurus. dan dapat diganti dengan model baru tanpa banyak kerugian. Keuntungan lain adalah moral perusahaan yang memiliki program penggantian. Tempat peralatan digunakan. Pengurangan biaya operasional dapat dilakukan untuk setiap peralatan. Kerugian dapat dikurangi perusahaan jika kebijakan tukar tambah ditetapkan pada waktu pembelian. dan jumlah tahun. PENGENDALIAN TERPUSAT Pengadaan. jumlah penyusutan seimbang karena biaya pemeliharaan meningkat. keseimbangan-menurun. Peralatan yang dimiliki/disewa oleh perusahaan. Meski penyusutan dihitung dengan metode di atas. pemeliharaan dan penggantian peralatan harus dikendalikan secara terpusat. maka panggilan tersebut menjadi masalah pabrik. Jika biaya perbaikan meningkat sesuai dengan umur aset. dan jumlah pemeliharaan dapat dianggarkan. tamu. Tujuan peralatan digunakan. Ini merupakan tanggung jawab manajer layanan administratif. 2. Manajer kantor harus membeli peralatan terbaik dan dapat digunakan sampai berkurang efisiensinya. Jumlah dana yang tersedia untuk membayar aset atau produk investasi lainnya meningkat. Program penggantian juga membantu perusahaan dalam mengendalikan biaya pemeliharaan. aset tidak boleh dihitung dibawah nilai penyusutan. perusahaan dapat menghindari biaya tambahan untuk peralatan tua dan membutuhkan suku cadang baru. Karena perusahaan dapat menunjukkan kepada pelanggan.

11. 4. 7. 9. 7. 6. 4. 5. Mengendalikan seleksi dan pembelian mesin sesuai kegunaan. Kantor kecil juga membutuhkan pengendalian peralatan. pengendalian peralatan harus diberikan kepada orang yang kompeten yang dapat memberikan perhatian sesuai yang dibutuhkan. Menyusun standar mesin dan peralatan. Berfungsi sebagai pengendali semua kebutuhan peralatan di perusahaan dan penghubung penjual di luar perusahaan. Biaya.3. Melakukan evaluasi semua mesin dan peralatan secara berkala. Meski bukan merupakan fungsi khusus. . Deskripsi lengkap jenis peralatan. 6. Biaya pemeliharaan. Tanggal pembelian. Biaya penyusutan sekarang dan akumulasi. Data layanan. 5. Nilai pembukuan (harga pembelian dikurangi penyusutan akumulasi). 8. Mengembangkan prosedur efektif untuk pemeliharaan dan penggantian mesin. Nomor seri perusahaan dan pabrik. 10.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful