P. 1
LINGKUNGAN KANTOR

LINGKUNGAN KANTOR

|Views: 817|Likes:

More info:

Published by: Physca Tetap Tersenyum on Sep 18, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

04/13/2013

pdf

text

original

LINGKUNGAN KANTOR: FURNITUR DAN PERALATAN

Lingkungan kantor dapat digambarkan dari faktor fisik dan mental. Selain furniture dan peralatan, lingkungan fisik kantor terdiri dari ukuran atau dimensi, jenis permukaan (warna dinding, jenis lantai, penutup jendela), sifat pencahayaan, pengendalian suara dan materi akustik, pendingin udara, dan musik latar. Semua faktor tersebut memiliki karakteristik fisik yang mempengaruhi kondisi mental pekerja, moral dan sikap mereka terhadap pekerjaan dan terhadap satu sama lain. Pertimbangan manajer dalam seleksi, pengadaan, pemeliharaan, dan pengendalian furniture dan peralatan kantor merupakan tanggung jawab manajer kantor yang penting. Ini adalah pokok bahasan bab ini. Dampak psikologis faktor-faktor lain dari lingkungan fisik kantor akan dibahas di Bab 6.

Seleksi Tidak seorang pun yang tahu tentang lingkungan fisik kantor tempatnya bekerja. Manajer kantor sebagai pusat informasi perusahaan, diharapkan memiliki banyak informasi tentang furnitur dan peralatan kantor yang dibutuhkan perusahaan. Manajer kantor juga harus tahu sarana yang tersedia bagi perusahaan. Untuk itu, manajer kantor harus mempunyai banyak informasi tentang hal berikut: 1. 2. 3. 4. 5. Jenis furnitur dan peralatan utama dan pemasok yang handal. Statistik untuk membandingkan berbagai merek furnitur dan peralatan yang efektif. Harga semua barang dan katalog pemasok barang. Kriteria kebutuhan dan memilih peralatan. Pengetahuan tentang dampak peralatan sistem informasi, seperti kebutuhan pelatihan, pemasok baru dan biaya operasional. 6. Peluang standardisasi peralatan di perusahaan. 7. Alternatif pengadaan (seperti sewa atau beli) dan jumlah barang yang dibeli. 8. Pemeliharaan, perbaikan dan penggantian.

Di era teknologi, manajer kantor harus yakin bahwa mereka telah memberikan peralatan untuk lingkungan kantor yang terbaik. Mereka harus memahami penggunaan berbagai furnitur dan peralatan dan dapat membantu semua staf baik di semua departemen dalam memilih sarana kantor.

Furnitur Kantor Pabrik furnitur kantor modern terus membuat berbagai produk baru. Umumnya pabrik furnitur terdiri dari lemari arsip, meja kerja, meja dan kursi serta sarana lain sesuai dengan struktur eksekutif, manajerial dan staf. Peralatan arsip akan dibahas di Bab 9.

Meski perusahaan memiliki gedung sendiri. ukuran dan model. karena digunakan dalam waktu lama. Meja Kerja. membuat ruangan lebih nyaman. Umumnya digunakan sebagai tempat memproses informasi tertulis. Furnitur modular pada gambar 5-3 didasarkan pada studi gerak dan waktu oleh Gilbreths. Meja kerja merupakan simbol kantor. sesuai imajinasi manajer kantor dan keterbatasan ruang. Meja merupakan pengganti meja kantor. departemen atau bagian dihitung biaya sewa ruangnya. Tata letak furnitur modular menggabungkan beberapa unit furnitur sesuai dengan prinsip konstruksi modular atau gabungan. perkiraan biaya sewa harus dibuat untuk masing-masing bagian. Meja. yang menempel pada sudut kanan meja. Meja kerja merupakan bagian utama ruang kerja. dimana eksekutif bekerja dalam kelompok. tanpa ruang penyimpanan dibawah. Faktor biaya penting dalam memilih meja kerja. sedangkan meja rapat di ruang rapat perusahaan besar disesuaikan dengan dekorasi kantor. Dapat dilihat pada gambar 5-3. Meja kerja juga digunakan untuk menyimpan barang atau data. Banyak pabrik merancang furnitur kantor modular disesuaikan dengan alat atau sentra kerja pegawai. dan sebagai tempat penyimpanan. Susunan furnitur modular ada pada gambar 5-4. Unit modular yang sering digunakan adalah bentuk L. 5-4 dan 5-5 dengan mengurangi ruang lantai sebanyak 20%. dan memanfaatkan ruang kerja dengan membuat meja kerja lengkap dengan lemari buku. sebagai tempat pemberkasan. Jenis Meja Kerja. tidak hanya menghemat ruang tetapi juga membuat kerja lebih efisien. Ada dua jenis: (1) berdasarkan bentuk. Furnitur Modular.Biaya furnitur merupakan biaya ruangan yang penting dalam pekerjaan kantor. sebagai tempat memproses data atau meletakkan alat proses data. tersedi meja rapat yang besar. furnitur dibeli bukan disewa. arsip dan penyekat. (2) berdasarkan fungsi. furnitur kantor dapat meningkatkan produktivitas pegawai. Meja yang memiliki satu atau dua laci kecil dapat bermanfaat bagi pegawai. Biaya tahunan ruang meja kantor bermacam-macam. Setiap ruang kantor. Prinsip ini berdasarkan komponen ruang kerja (yang terdiri dari unit penyimpanan. Aturannya. (Meja kerja konvensional membutuhkan ruang yang lebih luas daripada susunan furnitur modular seperti terlihat pada gambar 5-4). Manfaat utama tata letak furnitur modular adalah menghemat ruang dan membuat ruang kerja menjadi lebih produktif. Studi diagram pada gambar 5-5 menunjukkan keunggulan manfaat ruang dengan menggunakan furnitur modular dibandingkan dengan model konvensional. . permukaan datar. Manajer kantor harus memperhatikan pemilihan dan penggunaan furnitur kantor. Jenis ini dapat dilihat pada gambar 5-1 dan 5-2. mengurangi biaya produksi. penggunaan meja lebih disukai daripada meja kantor karena lebih ekonomis. permukaan. dan mempertahankan pegawai yang efisien. Jika tepat. Meja kerja terkait dengan berkas dan untuk mencapai berbagai tujuan kantor. sebagai sarana rapat. dengan berbagai gaya (dari tradisional sampai modern) yang tersedia di distributor furnitur kantor di semua kantor besar. Untuk banyak kantor. Susunan berbagai furnitur menjadi lebih fleksibel. Di banyak perusahaan. dan penyekat) dengan fungsinya masing-masing. Susunan lain juga dimungkinkan.

Bahasan sebelumnya menerangkan bahwa meja kerja. sehingga diperlukan kriteria khusus. 4. ada sandaran dan empat kaki. harus disesuaikan tingginya dan dapat berputar. Banyak pegawai juga menyukai kursi kayu yang ada busanya. sedikit kesalahan dan volume produksi yang lebih besar. dirancang untuk pengunjung dan tidak digunakan untuk duduk seharian. kalkulator dan mesin lainnya. meja hias dengan lampu meja. dengan atau tanpa sandaran tangan. tidak perlu sandaran tangan. Banyak pegawai duduk dengan kaki disilangkan di kaki kursi atau sesak dengan pekerjaannya karena kursi atau meja tidak sesuai tingginya. Furnitur kantor harus dapat membantu kinerja kantor. Jenis kursi kantor utama adalah sebagai berikut: 1. Kursi postur stenografer. Prinsip berikut harus dipertimbangkan dalam seleksi furnitur kantor: . disesuaikan dengan karakter fisik eksekutif. Posisi duduk yang salah bukan karena postur. Misalnya tempat mesin tik. untuk kenyamanan fisik pegawai. Prinsip Seleksi Furnitur. maka dapat disesuaikan. Semua kursi kantor. Kursi. Pegawai kantor harus nyaman duduk untuk bekerja selama berjam-jam. Jika pegawai menggunakan tangannya untuk bekerja. Studi membuktikan bahwa postur kerja yang tepat akan mengurangi lelah dan meningkatkan kesehatan pegawai agar tidak pilek atau sakit kepala. Jika pegawai harus menunduk. benda seni.Jenis meja lain juga tersedia. tetapi salah penempatan kursi dan meja. Manajer kantor dapat melihat tanda kelelahan dari postur pekerja. Kebanyakan kursi kantor dirancang sesuai bentuk tubuh. dan rak majalah di kantor. Jika bagian sandaran ada pernya. credenza. Furnitur dan Aksesori Lain. ruang kebugaran. pot bunga. Kursi tamu. maka harus ada sandaran tangan di kursi. meja rapat. Sehingga keuntungan bagi perusahaan karena berkurangnya absen. meja kopi. dan selera manajemen. Kenyamanan fisik terkait dengan kondisi mental untuk pencapaian kinerja. konsentrasi. dan menikmati jam kerja. atau meja pelengkap meja kerja. Aksesori ini membuat ruang kerja lebih kondusif untuk rileks. 3. sumber finansial. meja dan kursi merupakan furnitur utama dalam kantor. tirai. Kursi prostur juru tulis. Kursi yang terbuat dari busa latex agar memberi kenyamanan bagi pegawai. Kursi eksekutif. Kursi sadel adalah contoh rancangan untuk konstruksi kursi kayu. manajer kantor terus mengubah lingkungan kerja (terutama tata letak). lemari buku. Sering dilakukan penambahan sofa. 2. atau dapat diputar. Ruang kerja pegawai kantor menggunakan meja kerja dan kursi. dengan atau tanpa putaran. dengan atau tanpa putaran. berwarna hitam dan ramping. gantungan jaket. Namun. meja resepsionis. Bagian sandaran harus dapat disesuaikan ke depan dan ke belakang.

Peralatan kantor merupakan penghubung antara pegawai dan pekerjaannya. harus dipasang jika ada penghematan biaya pegawai dan kenyamanan. Untuk membantu manajer kantor administratif membuat keputusan seleksi peralatan. kalkulator. Studi tersebut memerlukan konsentrasi dan pemikiran matang dengan jawaban yang lengkap terhadap pertanyaan yang diajukan. maka harus dijelaskan alasannya. dan sesuai dengan fasilitas kerja yang akan dilakukan. misalnya bandingkan antara hasil mesin tik dengan tulisan tangan. komponennya dapat diganti. lebih cepat dan hasil positif lainnya. Furnitur harus sesuai dengan pekerjaan. kantor yang sejenis tidak harus menggunakan furnitur yang sama. akurasi dan moral pegawai. 7. Untuk pekerjaan monoton. 8. Furnitur harus atraktif dan modern sesuai dekorasi kantor ± yang mempengaruhi volume. Mesin kantor merupakan mesin informasi. atau komputer. 3. furnitur kayu juga tahan lama dan memiliki nilai kehangatan. Seleksi peralatan modern dimulai dengan studi kelayakan. Furnitur berkualitas baik biasanya lebih atraktif dan ekonomis. jika keinginan mereka tidak dapat dipenuhi. Alternatif antara furnitur logam. Setiap kantor memiliki kebutuhan sendiri. sehingga pelayanan lebih baik. Selain jenis dan merek peralatan. Furnitur kayu sering dijumpai di kantor eksekutif. seperti mesin tik. mesin fotocopy. dan prestise yang dapat meningkatkan sikap kerja pegawai. Pegawai harus ditanya sebelum membeli furnitur baru. Furnitur harus berkualitas baik. 9. . Furnitur khusus. yang dibahas di Bab2. Untuk daya tahan. Aplikasi volume tinggi menyebabkan kebutuhan penggunaan mesin. yaitu semua sistem proses informasi diidentifikasi dan peran peralatan diklarifikasi. kriteria berikut dapat membantu: 1. 5. 6. seperti rak pemisahan berkas dan furnitur ringan. dan banyak digunakan. karena lebih fleksibel. konstruksi kokoh. Peralatan digunakan untuk menghasilkan kualitas output yang lebih baik. Pegawai dapat bekerja lebih banyak dengan sedikit waktu dan lebih akurat serta berkualitas. 4. kantor juga membutuhkan peralatan. Prinsip ini terkait dengan sifat pekerjaan yang dilakukan dan usaha fisik ekonomi serta kecepatan operasional. Beberapa peralatan seperti mesin tik jarak jauh dapat membantu pegawai mengirim hasil kerjanya ke pegawai di tempat lain dan menerima masukan dengan cepat. Furnitur harus dapat digunakan untuk berbagai tujuan. Furnitur harus sesuai dengan kebutuhan dan pilihan pegawai. kelihatan mewah. Peralatan Kantor Selain furnitur. Peralatan di sini berarti mesin dan alat kantor yang ada di kantor. 2. Jumlah furnitur harus sesuai dengan jumlah pegawai dan tugas yang dilakukan. 3. Peralatan harus dipilih untuk tugas yang lebih efisien daripada pegawai. perlu mempertimbangkan furnitur logam. plastik atau kayu harus benar-benar dipertimbangkan. 2. Sebaliknya. jumlah manfaat peralatan juga semakin meningkat. Furnitur harus membuat kondisi kerja menjadi nyaman.1. mesin merupakan sarana untuk meningkatkan produksi.

tetapi untuk perusahaan kecil pengadaan peralatan dilakukan dengan cara sewa. karena mesin dapat memeriksa dan mengendalikan akurasi. Dalam beberapa tahun terakhir. Mengembangkan departemen layanan milik perusahaan sendiri yang lebih mudah dan ekonomis. Peralatan digunakan untuk mengurangi biaya pekerjaan. Sebelum membeli atau menyewa. Tetapi berbeda dengan peralatan kantor. . PENGADAAN Seleksi furnitur dan peralatan kantor merupakan tugas penting manajer kantor. gaya dan merek. daya tahan dan nilai jual. ukuran dan arsip. kompleksitas proses matematis.4. Harus dilakukan pengadaan yang memiliki ciri: sederhana (untuk kemudahan operasional. Misalnya kapasitas digital jumlah yang ditangani. Mengurangi biaya pemeliharaan karena menggunakan beberapa merek yang sama. Mesin diperlukan untuk akurasi pekerjaan. Pegawai operasional dan supervisor harus ditanya tentang mesin yang akan dipilih. 11. Meski banyak peralatan kantor yang dibeli. masa uji coba akan lebih lama. 6. 7. dan adaptasi (untuk diintegrasikan dalam sistem kantor terbaru). Perlu dilakukan standardisasi peralatan kantor. 9. pemeliharaan. Selanjutnya akan dibahas pertimbangan manajer dalam prosedur pengadaan. Peralatan dibutuhkan untuk pekerjaan penting yang perlu waktu cepat atau beban jadwal kerja tinggi. Dengan melakukan standardisasi ukuran. jumlah daftar penyimpanan. 12. Biaya layanan. pembelajaran. dan pemeliharaan). fleksibel (untuk digunakan di berbagai situasi). yang mudah rusak dan terus mengalami perkembangan teknologi. jumlah copy yang dibutuhkan. akan menambah biaya operasional. maka dapat: 1. Furnitur kantor yang akan digunakan dalam waktu lama. 8. Adanya layanan pemeliharaan perlu dilihat dalam melakukan seleksi peralatan. 4. 2. 5. operasional. Jika peralatan rusak. yang penting untuk pajak pendapatan dan sifat nilai jual peralatan. penggantian dan pengembangan untuk menjamin pengendalian dan penggunaan peralatan yang tepat. 5. 7. Memperoleh harga lebih murah dengan membeli dalam jumlah banyak. kecepatan berputar. Membeli dan menggunakan kertas kantor yang sesuai dengan merek mesin. Menyederhanakan ketinggalan jaman dan nilai jual peralatan. Kekuatan dan kelemahan peralatan harus diperhitungkan. 10. sewa banyak diminati. Perlunya pelatihan juga harus dipertimbangkan. Melatif operator lebih mudah dan sederhana. Semakin besar atau mahal mesinnya. lebih sering dibeli daripada disewa. Menggunakan sekelompok pegawai yang dapat mengoperasikan semua mesin secara ekonomis. peralatan harus diuji coba di kantor. seperti yang telah dibahas di bab 2. 6. ringan (dapat digunakan di berbagai tempat). Uji coba untuk mesin kecil adalah 1-2 minggu. dan tata letak harus dihitung dalam total pemasangan peralatan. 3.

Dengan meningkatnya pengetahuan dan pengalaman di bidang proses data. kecuali bahwa pengguna dapat membeli peralatan pada akhir masa sewa. Di banyak perusahaan ternyata biaya sewa menjadi faktor biaya yang lebih besar daripada perkiraan. saat beban kerja tinggi. Banyak perusahaan menyewa peralatan seperti komputer. tanpa tambahan biaya. dapat diperbaharui dengan harga yang lebih rendah. (4) dapat disewakan kembali. data elektronik dan alat reprografis. dilihat oleh para pengguna komputer bahwa harga sewa telah melebihi harga komputer yang sebenarnya. dapat disewa. Keuntungan sewa ini adalah peralatan yang dibutuhkan tersedia dengan cepat dengan sedikit dana. dari perusahaan penyewa berbagai merek peralatan. sehingga terdapat banyak jenis kontrak sewa. Sewa Jangka Panjang yang dapat diperbaharui. perusahaan asuransi. harga sewa ditambah dengan biaya lainnya. Mayoritas perusahaan lebih banyak membeli komputer daripada menyewa. Sewa jangka panjang yang dapat dibeli. peralatan tetap menjadi hak pemilik aset. mesin absensi. Peralatan dapat disewa dari berbagai sumber: langsung dari pabrik atau distributor pabrik. selama masa sewa. (3) jangka panjang yang dapat dibeli. dan pemindaian optik. Rata-rata masa sewa adalah 3 ± 5 tahun. dan pihak pengguna tidak berniat untuk membeli peralatan tersebut. waktu yang diberikan lebih lama dari rental. dana pensiun. Ada 4 kategori perjanjian sewa: (1) jangka pendek. Selama masa sewa. seperti inventarisasi akhir tahun. dan lembaga keuangan ain yang berikan layanan sewa. pihak perjanjian sewa harus bertanya pada Dinas Pajak apakah sewa tersebut dapat dikenakan pengurangan pajak. dan dapat mengambil kembali peralatan setelah masa sewa berakhir. Kategori ini akan dijelaskan sebagai berikut. Berdasarkan peraturan pajak pendapatan. Pada akhir masa sewa. seperti peralatan kantor. dari penyedia peralatan kantor lokal. seperti mesin tik dan kalkulator. manajer lebih sering membeli komputer murah daripada menyewa. Selama masa guna. Dalam sewa (leasing). Sama dengan di atas. (2) jangka panjang yang dapat diperbaharui. perusahaan finansial. . dari organisasi perbankan. maka ketinggalan jaman dapat dihindari. Digunakan untuk memperoleh peralatan tambahan. Pengguna dapat menambah peralatan. sewa ini dianggap penjualan bersayarat atau cicilan. sehingga perusahaan dapat menolak penghitungan pajak untuk pembayaran sewa. Jenis Perjanjian Sewa Sewa dapat memenuhi kebutuhan pihak yang terlibat.Sewa peralatan adalah kontrak dimana pengguna peralatan dapat menggunakan aset dengan membayar kepada pemilik secara berkala dalam waktu yang ditentukan. Karena tidak ada petunjuk kapan sewa dapat mengurangi pajak. Sewa Jangka Pendek. Karena peralatan memiliki nilai jual untuk tukar tambah dengan peralatan baru pada saat kontrak baru. Sewa ini dapat menggunakan 75 ± 80 % masa guna peralatan. Semua jenis mesin dan peralatan kantor. Banyak keuntungan menyewa yang dibahas sebelumnya.

Dalam banyak kasus. dan selama periode sewa. sewa yang menawarkan asuransi peralatan. Namun. sehingga perusahaan dapat memperoleh pendapatan sebelum jatuh tempo. Keuntungan pajak dapat diperoleh karena harga sewa dapat mengurangi perhitungan pajak pendapatan. Sewa juga membantu membuang barang yang sudah tidak diperlukan. dana pensiun atau investor lain dengan menjual hutang sewa peralatan. 7. Misalnya. 2. meminjam untuk membeli peralatan dapat memberikan keuntungan pajak yang besar. Umumnya. tidak diperlukan uang muka. dan kemudian disewakan kembali. dapat dianggap oleh Dinas Pajak sebagai kontrak penjualan cicilan. perlindungan dilakukan untuk mengurangi resiko ketinggalan jaman. Di banyak sewa. Sewa leveraged banyak diminati karena tingkat bunga yang lebih rendah. Perubahan akibat inflasi juga diperkirakan karena harga sewa ditentukan untuk beberapa tahun. jika penyewa terkena pajak pendapatan tertentu. jumlah sewa untuk lima tahun dibayar dengan menghitung inflasi. sewa memberikan jalan bagi perusahaan kecil untuk memperoleh peralatan baru. Beberapa sewa menawarkan peluang untuk kontrak layanan seperti pemeliharaan dan penyimpanan arsip. Bentuk sewa finansial misalnya sewa leveraged. Sehingga. Dalam beberapa kontrak sewa. Sewa ini menguntungkan saat membutuhkan modal kerja dengan cepat. dengan daya beli yang lebih rendah daripada sekarang. Penghematan didapat dari keuntungan pajak seluruh biaya peralatan. 5. . pihak penyewa menaikkan harga sewa peralatan dan meminjam uang dari perusahaan asuransi. sewa memberikan metode pembayaran yang fleksibel. Misalnya. Perusahaan baru membutuhkan peralatan tetapi tidak mempunyai dana. terutama pada saat tingkat bunga tinggi. jadwal pembayaran dapat disesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan. Fleksibelitas bagi penyewa yang tidak memiliki metode finansial lain. Pengendalian anggaran karena harga sewa dapat diperkirakan. sehingga tidak bisa dihitung pajaknya. Modal kerja mengalir setiap hari. yang dikaitkan dengan peralatan tertentu. Di tempat sewa lain. Dimana perusahaan dapat membiayai peralatan modal keuangan selama 15 tahun dengan bunga 4 %. perusahaan dapat mengambil keuntungan dari kemajuan teknologi. perusahaan dapat menerima 100% nilai aset dalam bentuk tunai. Misalnya. Saat inflasi. Sehingga harga sewa bisa dikurangi. 3. yang memberikan peralatan mahal untuk mencapai penghematan. uang muka senilai sewa tahun pertama dibutuhkan untuk memperoleh peralatan. 6. peralatan dapat diganti selama masa sewa. Pada sewa jangka panjang. menjualnya pada penyewa. upaya membeli peralatan pada masa sewa. Keuntungan Sewa Keuntungan sewa adalah: 1. Sewa menawarkan sumber finansial tambahan. 4. Sewa ini memungkinkan perusahaan membeli peralatan.Dapat disewakan kembali. Dalam sewa leveraged. Untuk perusahaan yang menggunakan peralatan khusus. Sewa memberikan finansial bagi perusahaan yang tidak memiliki sumber finnansial. Ketentuan ini membebaskan modal perusahaan untuk melakukan investasi atau ekspansi. pembayaran sewa jangka pendek atau sewa dengan berbagai jadwal pembayaran lebih menarik bagi penyewa. terutama dimasa depresiasi.

seperti komputer. apakah perusahaan tetap harus membayar sewa atau ditanggung oleh pabrik? 5. Masa pakai peralatan. Perlu dinilai berapa lama peralatan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. seperti pabrik. Kesepakatan di atas dapat membantu perusahaan kecil mengambil keuntungan dari kredit pajak yang tidak tersedia pada bentuk perjanjian keuangan lainnya. dan berbagai penyewa. PEMELIHARAAN . 4. dimana peralatan dapat ditambah sesuai kebutuhan perusahaan. Penggunaan dalam waktu lama perlu membayar sewa tambahan untuk memasang alat pengukur waktu. 3. perusahaan dapat melihat nilai jual peralatan yang masa pakainya lebih singkat dari masa produktifnya. Ketinggalan jaman. konsultan independen. produksi dan pembelian perusahaan untuk menentukan proses baru. 8. Penyusutan. Kredit pajak dapat diberikan kepada perusahaan sewa. Untuk meramal masa depan. 7. dan present value. Untuk membuat keputusan membeli atau menyewa dapat ditanya pada spesialis atau auditor keuangan perusahaan. dan harga sewa perusahaan dapat dikurangi. Semua ketentuan sewa harus dinyatakan sebelumnya. maka faktor berikut perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk membeli atau menyewa: 1. Perusahaan harus mempertimbangkan tingkat bunga uang pinjaman atau tingkat bunga yang diharapkan dari investasi dana. Biaya pokok. arus masuk diskonto. BEP sewa-beli. Adanya bantuan tenaga terlatih jika diperlukan. Keputusan untuk Menyewa atau Membeli Peralatan Jika setelah studi kelayakan diperlukan peralatan. 2. Dalam membandingkan antar menyewa dan membeli. harus ditentukan. penyusutan nilai peralatan harus diperhatikan. Karena perubahan di masa depan dapat mempengaruhi peralatan proses data yang digunakan sekarang. Jika peralatan digunakan lebih dari satu hari. Perusahaan yang cepat berkembang dan cabang kantor baru dibiayai oleh beberapa penyewa. sebagai pemilik peralatan. Biaya bersih relatif antara membeli dan menyewa. Misalnya. staf proses data harus menganalisa rencana dan trend penjualan. Perusahaan harus melakukan studi anggaran dengan menggunakan metode keuntungan investasi. Kontrak untuk membeli atau menyewa harus menyebutkan jenis layanan pemeliharaan ± pencegahan dan perbaikan ± yang disediakan penyewa atau penjual. memutuskan untuk menyewa. 6. periode keuntungan. Adanya pasar barang bekas. Layanan pemeliharaan. Biaya bunga. yang akan memberikan analisa beli dan sewa. Perusahaan yang melihat bahwa peralatan akan ketinggalan jaman akibat perkembangan teknologi.Perusahaan kecil dapat mengambil keuntungan dari kredit pajak investasi. maka bagi perusahaan lebih ekonomis untuk membeli peralatan. jika peralatan rusak selama beberapa jam. Perusahaan harus membayar biaya pokok untuk menggunakan peralatan.

Karena harus memberikan gaji yang tinggi. Kontrak layanan dengan pabrik atau perusahaan layanan. 3. Jika peralatan rusak. Berdasarkan perjanjian layanan dengan satu pabrik peralatan dan mesin kantor. Dalam kasus seringnya terjadi kerusakan. layanan pemeliharaan peralatan kantor harus mengikuti metode berikut: 1. Kontrak Layanan Kontrak layanan atau perjanjian pemeliharaan. memberikan layanan berkala seperti pemeriksaan. Biaya dan jenis layanan yang diberikan untuk pemeliharaan peralatan bermacam-macam. Sehingga pemeliharaan yang menjadi bagian kontrak layanan dapat mengurangi sejumlah kerugian. harus perusahaan besar. dan biaya untuk menyediakan ruang kerja. maka diperlukan petugas khusus untuk membersihkan dan merawat mesin tik. biaya pelatihan pegawai. Layanan oleh departemen layanan internal perusahaan. kecuali ada peralatan cadangan. mesin tik diperiksa setahun sekali. Menggunakan perwakilan layanan pabrik per-panggilan tanpa kontrak. pegawai tidak dapat bekerja sampai peralatan diperbaiki. beberapa perusahaan kecil membuat perjanjian dengan perusahaan layanan mesin tik. membersihkan dan memperbaiki mesin tik secara berkala. Dengan biaya tetap. karena dianggap lebih ekonomis. Karena mesin tik penting dari segi jumlah dan investasi. Jika menggunakan layanan per-panggilan akan menghabiskan biaya. Dalam memelihara mesin tik. Biaya lainnya terkait dengan waktu yang terbuang jika mesin rusak. dan layanan dapat dipanggil sewaktu-waktu. Dengan kontrak layanan. Sehingga memelihara peralatan tersebut harus diperhatikan. Banyak peralatan yang harus digunakan setiap hari. Jika ada banyak mesin tik. Banyak kantor mengeluarkan edaran bagi juru ketik bagaimana merawat mesin tik sehingga efisien dan mengurangi biaya perbaikan. .Pemeliharaan adalah faktor penting dalam membeli atau menyewa peralatan. pembersihan komponen peralatan dan sebagainya. 2. penggantian. perusahaan layanan memeriksa. Sedangkan dengan kontrak. maka pemeliharaannya sangat penting. Tergantung pada kompleksitas dan jumlah peralatan yang digunakan. banyaknya biaya tak terduga. Departemen Layanan Internal Untuk memelihara pegawai layanan sendiri. Layanan Per-Panggilan Banyak perusahaan lebih suka menggunakan jasa layanan per-panggilan sesuai kebutuhan. perusahaan dapat menghindari biaya tak terduga. hanya membayar iuran tahunan.

Program penggantian juga membantu perusahaan dalam mengendalikan biaya pemeliharaan. 2. Ini merupakan tanggung jawab manajer layanan administratif. Jika masa penyusutan dipercepat selama periode lima tahun. dan dapat diganti dengan model baru tanpa banyak kerugian. Program pengendalian antara lain : 1. Memelihara arsip dan informasi trend peralatan kantor terbaru. maka dapat dilakukan tukar tambah setiap lima tahun dan perusahaan dapat mengikuti perkembangan teknologi. Keuntungan lain adalah moral perusahaan yang memiliki program penggantian. Menyusutnya peralatan secara cepat mengurangi pajak pendapatan masa pakai aset tahun sebelumnya. Menyusun sistem pengendalian arsip terpusat untuk aset perusahaan yang memberikan informasi tentang: 1. Jika digunakan kontrak layanan pabrik. 2. pemeliharaan dan penggantian peralatan harus dikendalikan secara terpusat. tamu. Peralatan yang dimiliki/disewa oleh perusahaan. keseimbangan-menurun. terutama untuk peralatan lama. dan jumlah tahun. unit produksi. Meski penyusutan dihitung dengan metode di atas. dan pegawai tentang citra perusahaan yang modern dan memiliki sarana lengkap. Dengan mengendalikan jadwal penggantian peralatan kantor. Karena perusahaan dapat menunjukkan kepada pelanggan. jumlah peralatan baru dapat dibeli. Karena faktor ketinggalan jaman. aset tidak boleh dihitung dibawah nilai penyusutan. dan jumlah pemeliharaan dapat dianggarkan. Jumlah dana yang tersedia untuk membayar aset atau produk investasi lainnya meningkat. . Jika biaya perbaikan meningkat sesuai dengan umur aset. jumlah penyusutan seimbang karena biaya pemeliharaan meningkat. Manajer kantor harus membeli peralatan terbaik dan dapat digunakan sampai berkurang efisiensinya. terutama di kantor besar yang memiliki banyak peralatan. Kerugian dapat dikurangi perusahaan jika kebijakan tukar tambah ditetapkan pada waktu pembelian. Tempat peralatan digunakan. PENGGANTIAN Peralatan kantor dapat ketinggalan jaman karena adanya model baru di pasaran. beberapa peralatan khusus seperti proses data dapat menyusut lebih cepat. perusahaan dapat menghindari biaya tambahan untuk peralatan tua dan membutuhkan suku cadang baru.panggilan rutin diperlukan. Tujuan peralatan digunakan. Furnitur dan peralatan kantor dapat menyusut setelah 10 tahun dan dapat dihitung dengan berbagai metode seperti garis-lurus. PENGENDALIAN TERPUSAT Pengadaan. maka panggilan tersebut menjadi masalah pabrik. 3. Program penggantian peralatan dapat membantu perusahaan memprediksi kebutuhan peralatan setiap tahun dengan tepat. Pengurangan biaya operasional dapat dilakukan untuk setiap peralatan.

10. Kantor kecil juga membutuhkan pengendalian peralatan. Biaya penyusutan sekarang dan akumulasi. 6. Mengembangkan prosedur efektif untuk pemeliharaan dan penggantian mesin. Nomor seri perusahaan dan pabrik. 4. Deskripsi lengkap jenis peralatan. 8. 6. 7. 7. pengendalian peralatan harus diberikan kepada orang yang kompeten yang dapat memberikan perhatian sesuai yang dibutuhkan. 5. . 9. 5. 11. Biaya pemeliharaan. Nilai pembukuan (harga pembelian dikurangi penyusutan akumulasi).3. Berfungsi sebagai pengendali semua kebutuhan peralatan di perusahaan dan penghubung penjual di luar perusahaan. 4. Biaya. Meski bukan merupakan fungsi khusus. Mengendalikan seleksi dan pembelian mesin sesuai kegunaan. Tanggal pembelian. Data layanan. Melakukan evaluasi semua mesin dan peralatan secara berkala. Menyusun standar mesin dan peralatan.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->