LINGKUNGAN KANTOR: FURNITUR DAN PERALATAN

Lingkungan kantor dapat digambarkan dari faktor fisik dan mental. Selain furniture dan peralatan, lingkungan fisik kantor terdiri dari ukuran atau dimensi, jenis permukaan (warna dinding, jenis lantai, penutup jendela), sifat pencahayaan, pengendalian suara dan materi akustik, pendingin udara, dan musik latar. Semua faktor tersebut memiliki karakteristik fisik yang mempengaruhi kondisi mental pekerja, moral dan sikap mereka terhadap pekerjaan dan terhadap satu sama lain. Pertimbangan manajer dalam seleksi, pengadaan, pemeliharaan, dan pengendalian furniture dan peralatan kantor merupakan tanggung jawab manajer kantor yang penting. Ini adalah pokok bahasan bab ini. Dampak psikologis faktor-faktor lain dari lingkungan fisik kantor akan dibahas di Bab 6.

Seleksi Tidak seorang pun yang tahu tentang lingkungan fisik kantor tempatnya bekerja. Manajer kantor sebagai pusat informasi perusahaan, diharapkan memiliki banyak informasi tentang furnitur dan peralatan kantor yang dibutuhkan perusahaan. Manajer kantor juga harus tahu sarana yang tersedia bagi perusahaan. Untuk itu, manajer kantor harus mempunyai banyak informasi tentang hal berikut: 1. 2. 3. 4. 5. Jenis furnitur dan peralatan utama dan pemasok yang handal. Statistik untuk membandingkan berbagai merek furnitur dan peralatan yang efektif. Harga semua barang dan katalog pemasok barang. Kriteria kebutuhan dan memilih peralatan. Pengetahuan tentang dampak peralatan sistem informasi, seperti kebutuhan pelatihan, pemasok baru dan biaya operasional. 6. Peluang standardisasi peralatan di perusahaan. 7. Alternatif pengadaan (seperti sewa atau beli) dan jumlah barang yang dibeli. 8. Pemeliharaan, perbaikan dan penggantian.

Di era teknologi, manajer kantor harus yakin bahwa mereka telah memberikan peralatan untuk lingkungan kantor yang terbaik. Mereka harus memahami penggunaan berbagai furnitur dan peralatan dan dapat membantu semua staf baik di semua departemen dalam memilih sarana kantor.

Furnitur Kantor Pabrik furnitur kantor modern terus membuat berbagai produk baru. Umumnya pabrik furnitur terdiri dari lemari arsip, meja kerja, meja dan kursi serta sarana lain sesuai dengan struktur eksekutif, manajerial dan staf. Peralatan arsip akan dibahas di Bab 9.

Jika tepat. permukaan datar. yang menempel pada sudut kanan meja. dimana eksekutif bekerja dalam kelompok. Meja kerja merupakan simbol kantor. sebagai tempat memproses data atau meletakkan alat proses data. Meja yang memiliki satu atau dua laci kecil dapat bermanfaat bagi pegawai. Aturannya. furnitur kantor dapat meningkatkan produktivitas pegawai. karena digunakan dalam waktu lama. Unit modular yang sering digunakan adalah bentuk L. Tata letak furnitur modular menggabungkan beberapa unit furnitur sesuai dengan prinsip konstruksi modular atau gabungan. Ada dua jenis: (1) berdasarkan bentuk. Meja kerja juga digunakan untuk menyimpan barang atau data. permukaan. Meski perusahaan memiliki gedung sendiri. Jenis ini dapat dilihat pada gambar 5-1 dan 5-2. Susunan lain juga dimungkinkan. Umumnya digunakan sebagai tempat memproses informasi tertulis. Untuk banyak kantor. dan mempertahankan pegawai yang efisien. Banyak pabrik merancang furnitur kantor modular disesuaikan dengan alat atau sentra kerja pegawai. dan penyekat) dengan fungsinya masing-masing. penggunaan meja lebih disukai daripada meja kantor karena lebih ekonomis. Manajer kantor harus memperhatikan pemilihan dan penggunaan furnitur kantor. tidak hanya menghemat ruang tetapi juga membuat kerja lebih efisien. sebagai tempat pemberkasan. furnitur dibeli bukan disewa. sesuai imajinasi manajer kantor dan keterbatasan ruang. Setiap ruang kantor. arsip dan penyekat. tanpa ruang penyimpanan dibawah. dengan berbagai gaya (dari tradisional sampai modern) yang tersedia di distributor furnitur kantor di semua kantor besar. Meja kerja terkait dengan berkas dan untuk mencapai berbagai tujuan kantor. dan sebagai tempat penyimpanan. Meja Kerja. Prinsip ini berdasarkan komponen ruang kerja (yang terdiri dari unit penyimpanan. Manfaat utama tata letak furnitur modular adalah menghemat ruang dan membuat ruang kerja menjadi lebih produktif. Jenis Meja Kerja. (2) berdasarkan fungsi. Faktor biaya penting dalam memilih meja kerja. membuat ruangan lebih nyaman. Studi diagram pada gambar 5-5 menunjukkan keunggulan manfaat ruang dengan menggunakan furnitur modular dibandingkan dengan model konvensional. sedangkan meja rapat di ruang rapat perusahaan besar disesuaikan dengan dekorasi kantor. Furnitur modular pada gambar 5-3 didasarkan pada studi gerak dan waktu oleh Gilbreths. departemen atau bagian dihitung biaya sewa ruangnya.Biaya furnitur merupakan biaya ruangan yang penting dalam pekerjaan kantor. perkiraan biaya sewa harus dibuat untuk masing-masing bagian. tersedi meja rapat yang besar. Dapat dilihat pada gambar 5-3. ukuran dan model. Susunan berbagai furnitur menjadi lebih fleksibel. Furnitur Modular. (Meja kerja konvensional membutuhkan ruang yang lebih luas daripada susunan furnitur modular seperti terlihat pada gambar 5-4). mengurangi biaya produksi. Biaya tahunan ruang meja kantor bermacam-macam. . Meja kerja merupakan bagian utama ruang kerja. dan memanfaatkan ruang kerja dengan membuat meja kerja lengkap dengan lemari buku. Meja merupakan pengganti meja kantor. Susunan furnitur modular ada pada gambar 5-4. Di banyak perusahaan. sebagai sarana rapat. 5-4 dan 5-5 dengan mengurangi ruang lantai sebanyak 20%. Meja.

Kursi sadel adalah contoh rancangan untuk konstruksi kursi kayu. Banyak pegawai duduk dengan kaki disilangkan di kaki kursi atau sesak dengan pekerjaannya karena kursi atau meja tidak sesuai tingginya. Prinsip Seleksi Furnitur. Kursi. gantungan jaket. maka dapat disesuaikan. dan menikmati jam kerja. dan rak majalah di kantor. ruang kebugaran. meja rapat. Ruang kerja pegawai kantor menggunakan meja kerja dan kursi. Kebanyakan kursi kantor dirancang sesuai bentuk tubuh. Furnitur kantor harus dapat membantu kinerja kantor. dirancang untuk pengunjung dan tidak digunakan untuk duduk seharian. Kursi yang terbuat dari busa latex agar memberi kenyamanan bagi pegawai. Prinsip berikut harus dipertimbangkan dalam seleksi furnitur kantor: . Jika pegawai menggunakan tangannya untuk bekerja. tetapi salah penempatan kursi dan meja. sedikit kesalahan dan volume produksi yang lebih besar. Kursi postur stenografer. manajer kantor terus mengubah lingkungan kerja (terutama tata letak). Semua kursi kantor. untuk kenyamanan fisik pegawai. pot bunga. dengan atau tanpa sandaran tangan. berwarna hitam dan ramping. atau meja pelengkap meja kerja. Studi membuktikan bahwa postur kerja yang tepat akan mengurangi lelah dan meningkatkan kesehatan pegawai agar tidak pilek atau sakit kepala. sehingga diperlukan kriteria khusus.Jenis meja lain juga tersedia. meja kopi. atau dapat diputar. Kursi tamu. Jika pegawai harus menunduk. harus disesuaikan tingginya dan dapat berputar. Kenyamanan fisik terkait dengan kondisi mental untuk pencapaian kinerja. Pegawai kantor harus nyaman duduk untuk bekerja selama berjam-jam. credenza. 3. Sehingga keuntungan bagi perusahaan karena berkurangnya absen. Kursi eksekutif. Kursi prostur juru tulis. Sering dilakukan penambahan sofa. disesuaikan dengan karakter fisik eksekutif. Jenis kursi kantor utama adalah sebagai berikut: 1. Posisi duduk yang salah bukan karena postur. Jika bagian sandaran ada pernya. Banyak pegawai juga menyukai kursi kayu yang ada busanya. Bagian sandaran harus dapat disesuaikan ke depan dan ke belakang. meja resepsionis. konsentrasi. dan selera manajemen. tirai. Misalnya tempat mesin tik. Aksesori ini membuat ruang kerja lebih kondusif untuk rileks. Namun. Bahasan sebelumnya menerangkan bahwa meja kerja. benda seni. 2. dengan atau tanpa putaran. tidak perlu sandaran tangan. 4. Manajer kantor dapat melihat tanda kelelahan dari postur pekerja. maka harus ada sandaran tangan di kursi. ada sandaran dan empat kaki. sumber finansial. lemari buku. kalkulator dan mesin lainnya. meja hias dengan lampu meja. Furnitur dan Aksesori Lain. meja dan kursi merupakan furnitur utama dalam kantor. dengan atau tanpa putaran.

Furnitur harus atraktif dan modern sesuai dekorasi kantor ± yang mempengaruhi volume. 2. Prinsip ini terkait dengan sifat pekerjaan yang dilakukan dan usaha fisik ekonomi serta kecepatan operasional. Selain jenis dan merek peralatan. Seleksi peralatan modern dimulai dengan studi kelayakan. 9. 4. 2. Peralatan harus dipilih untuk tugas yang lebih efisien daripada pegawai. lebih cepat dan hasil positif lainnya. mesin merupakan sarana untuk meningkatkan produksi. 3. Untuk daya tahan. Alternatif antara furnitur logam. plastik atau kayu harus benar-benar dipertimbangkan. sehingga pelayanan lebih baik. kalkulator. Furnitur harus berkualitas baik. kantor juga membutuhkan peralatan. 6. Furnitur kayu sering dijumpai di kantor eksekutif. 7. 8. Peralatan Kantor Selain furnitur. Mesin kantor merupakan mesin informasi. Furnitur harus sesuai dengan kebutuhan dan pilihan pegawai. dan banyak digunakan. 5. Aplikasi volume tinggi menyebabkan kebutuhan penggunaan mesin. Furnitur berkualitas baik biasanya lebih atraktif dan ekonomis. Studi tersebut memerlukan konsentrasi dan pemikiran matang dengan jawaban yang lengkap terhadap pertanyaan yang diajukan. komponennya dapat diganti. Peralatan kantor merupakan penghubung antara pegawai dan pekerjaannya. dan prestise yang dapat meningkatkan sikap kerja pegawai. atau komputer. Setiap kantor memiliki kebutuhan sendiri. Beberapa peralatan seperti mesin tik jarak jauh dapat membantu pegawai mengirim hasil kerjanya ke pegawai di tempat lain dan menerima masukan dengan cepat. Peralatan digunakan untuk menghasilkan kualitas output yang lebih baik. Furnitur harus membuat kondisi kerja menjadi nyaman.1. dan sesuai dengan fasilitas kerja yang akan dilakukan. kelihatan mewah. mesin fotocopy. konstruksi kokoh. 3. Furnitur harus sesuai dengan pekerjaan. maka harus dijelaskan alasannya. seperti mesin tik. Furnitur khusus. kantor yang sejenis tidak harus menggunakan furnitur yang sama. Jumlah furnitur harus sesuai dengan jumlah pegawai dan tugas yang dilakukan. Peralatan di sini berarti mesin dan alat kantor yang ada di kantor. karena lebih fleksibel. seperti rak pemisahan berkas dan furnitur ringan. harus dipasang jika ada penghematan biaya pegawai dan kenyamanan. Pegawai dapat bekerja lebih banyak dengan sedikit waktu dan lebih akurat serta berkualitas. kriteria berikut dapat membantu: 1. akurasi dan moral pegawai. perlu mempertimbangkan furnitur logam. Untuk pekerjaan monoton. jika keinginan mereka tidak dapat dipenuhi. yaitu semua sistem proses informasi diidentifikasi dan peran peralatan diklarifikasi. jumlah manfaat peralatan juga semakin meningkat. Furnitur harus dapat digunakan untuk berbagai tujuan. furnitur kayu juga tahan lama dan memiliki nilai kehangatan. Sebaliknya. Untuk membantu manajer kantor administratif membuat keputusan seleksi peralatan. yang dibahas di Bab2. . misalnya bandingkan antara hasil mesin tik dengan tulisan tangan. Pegawai harus ditanya sebelum membeli furnitur baru.

Furnitur kantor yang akan digunakan dalam waktu lama. 12. lebih sering dibeli daripada disewa. Peralatan digunakan untuk mengurangi biaya pekerjaan. tetapi untuk perusahaan kecil pengadaan peralatan dilakukan dengan cara sewa. 7. ringan (dapat digunakan di berbagai tempat). Melatif operator lebih mudah dan sederhana. Mesin diperlukan untuk akurasi pekerjaan. jumlah copy yang dibutuhkan. Perlunya pelatihan juga harus dipertimbangkan. Memperoleh harga lebih murah dengan membeli dalam jumlah banyak. 3. 7. Meski banyak peralatan kantor yang dibeli. 8. dan pemeliharaan). 5. daya tahan dan nilai jual. Dalam beberapa tahun terakhir. Tetapi berbeda dengan peralatan kantor. seperti yang telah dibahas di bab 2. karena mesin dapat memeriksa dan mengendalikan akurasi. peralatan harus diuji coba di kantor. Semakin besar atau mahal mesinnya. kompleksitas proses matematis. 6. pembelajaran. Menggunakan sekelompok pegawai yang dapat mengoperasikan semua mesin secara ekonomis. akan menambah biaya operasional. Jika peralatan rusak. dan adaptasi (untuk diintegrasikan dalam sistem kantor terbaru). Sebelum membeli atau menyewa. Dengan melakukan standardisasi ukuran.4. kecepatan berputar. Mengembangkan departemen layanan milik perusahaan sendiri yang lebih mudah dan ekonomis. sewa banyak diminati. 6. jumlah daftar penyimpanan. . Kekuatan dan kelemahan peralatan harus diperhitungkan. Biaya layanan. pemeliharaan. Misalnya kapasitas digital jumlah yang ditangani. Peralatan dibutuhkan untuk pekerjaan penting yang perlu waktu cepat atau beban jadwal kerja tinggi. 4. Mengurangi biaya pemeliharaan karena menggunakan beberapa merek yang sama. 10. Menyederhanakan ketinggalan jaman dan nilai jual peralatan. 11. ukuran dan arsip. Pegawai operasional dan supervisor harus ditanya tentang mesin yang akan dipilih. Harus dilakukan pengadaan yang memiliki ciri: sederhana (untuk kemudahan operasional. operasional. Perlu dilakukan standardisasi peralatan kantor. Adanya layanan pemeliharaan perlu dilihat dalam melakukan seleksi peralatan. Selanjutnya akan dibahas pertimbangan manajer dalam prosedur pengadaan. gaya dan merek. fleksibel (untuk digunakan di berbagai situasi). PENGADAAN Seleksi furnitur dan peralatan kantor merupakan tugas penting manajer kantor. Uji coba untuk mesin kecil adalah 1-2 minggu. masa uji coba akan lebih lama. yang penting untuk pajak pendapatan dan sifat nilai jual peralatan. dan tata letak harus dihitung dalam total pemasangan peralatan. maka dapat: 1. 2. 5. penggantian dan pengembangan untuk menjamin pengendalian dan penggunaan peralatan yang tepat. yang mudah rusak dan terus mengalami perkembangan teknologi. Membeli dan menggunakan kertas kantor yang sesuai dengan merek mesin. 9.

waktu yang diberikan lebih lama dari rental. sehingga perusahaan dapat menolak penghitungan pajak untuk pembayaran sewa. dapat diperbaharui dengan harga yang lebih rendah. dari perusahaan penyewa berbagai merek peralatan. Ada 4 kategori perjanjian sewa: (1) jangka pendek. Karena peralatan memiliki nilai jual untuk tukar tambah dengan peralatan baru pada saat kontrak baru. Pengguna dapat menambah peralatan. dan pemindaian optik. saat beban kerja tinggi. mesin absensi. Kategori ini akan dijelaskan sebagai berikut. Pada akhir masa sewa. Sama dengan di atas. seperti mesin tik dan kalkulator. Berdasarkan peraturan pajak pendapatan. (2) jangka panjang yang dapat diperbaharui. pihak perjanjian sewa harus bertanya pada Dinas Pajak apakah sewa tersebut dapat dikenakan pengurangan pajak. Selama masa sewa. perusahaan asuransi. dari penyedia peralatan kantor lokal. manajer lebih sering membeli komputer murah daripada menyewa. tanpa tambahan biaya. dan pihak pengguna tidak berniat untuk membeli peralatan tersebut. harga sewa ditambah dengan biaya lainnya. kecuali bahwa pengguna dapat membeli peralatan pada akhir masa sewa. Karena tidak ada petunjuk kapan sewa dapat mengurangi pajak. (3) jangka panjang yang dapat dibeli. Semua jenis mesin dan peralatan kantor. dan dapat mengambil kembali peralatan setelah masa sewa berakhir. seperti inventarisasi akhir tahun. Mayoritas perusahaan lebih banyak membeli komputer daripada menyewa. Sewa Jangka Pendek. seperti peralatan kantor. sehingga terdapat banyak jenis kontrak sewa. Banyak keuntungan menyewa yang dibahas sebelumnya. Sewa ini dapat menggunakan 75 ± 80 % masa guna peralatan. Selama masa guna. dan lembaga keuangan ain yang berikan layanan sewa. Digunakan untuk memperoleh peralatan tambahan. Peralatan dapat disewa dari berbagai sumber: langsung dari pabrik atau distributor pabrik. peralatan tetap menjadi hak pemilik aset. Keuntungan sewa ini adalah peralatan yang dibutuhkan tersedia dengan cepat dengan sedikit dana. dilihat oleh para pengguna komputer bahwa harga sewa telah melebihi harga komputer yang sebenarnya. dapat disewa. Sewa jangka panjang yang dapat dibeli. Di banyak perusahaan ternyata biaya sewa menjadi faktor biaya yang lebih besar daripada perkiraan. perusahaan finansial. data elektronik dan alat reprografis. Dengan meningkatnya pengetahuan dan pengalaman di bidang proses data. Sewa Jangka Panjang yang dapat diperbaharui. Dalam sewa (leasing). Banyak perusahaan menyewa peralatan seperti komputer. Rata-rata masa sewa adalah 3 ± 5 tahun. maka ketinggalan jaman dapat dihindari. . (4) dapat disewakan kembali. dana pensiun. selama masa sewa. dari organisasi perbankan.Sewa peralatan adalah kontrak dimana pengguna peralatan dapat menggunakan aset dengan membayar kepada pemilik secara berkala dalam waktu yang ditentukan. sewa ini dianggap penjualan bersayarat atau cicilan. Jenis Perjanjian Sewa Sewa dapat memenuhi kebutuhan pihak yang terlibat.

Sewa leveraged banyak diminati karena tingkat bunga yang lebih rendah. sewa yang menawarkan asuransi peralatan. Sewa juga membantu membuang barang yang sudah tidak diperlukan. pihak penyewa menaikkan harga sewa peralatan dan meminjam uang dari perusahaan asuransi. Modal kerja mengalir setiap hari. Misalnya. Sewa ini memungkinkan perusahaan membeli peralatan. yang dikaitkan dengan peralatan tertentu. pembayaran sewa jangka pendek atau sewa dengan berbagai jadwal pembayaran lebih menarik bagi penyewa. Keuntungan Sewa Keuntungan sewa adalah: 1. Sewa menawarkan sumber finansial tambahan. dan selama periode sewa. sehingga tidak bisa dihitung pajaknya. sewa memberikan metode pembayaran yang fleksibel. 7. Perusahaan baru membutuhkan peralatan tetapi tidak mempunyai dana. Keuntungan pajak dapat diperoleh karena harga sewa dapat mengurangi perhitungan pajak pendapatan. dana pensiun atau investor lain dengan menjual hutang sewa peralatan. uang muka senilai sewa tahun pertama dibutuhkan untuk memperoleh peralatan. Misalnya. upaya membeli peralatan pada masa sewa. dapat dianggap oleh Dinas Pajak sebagai kontrak penjualan cicilan. 5. Penghematan didapat dari keuntungan pajak seluruh biaya peralatan. yang memberikan peralatan mahal untuk mencapai penghematan. 6. tidak diperlukan uang muka. Pada sewa jangka panjang. 2. perlindungan dilakukan untuk mengurangi resiko ketinggalan jaman. Sewa ini menguntungkan saat membutuhkan modal kerja dengan cepat. Bentuk sewa finansial misalnya sewa leveraged.Dapat disewakan kembali. Misalnya. 3. dan kemudian disewakan kembali. Dalam beberapa kontrak sewa. dengan daya beli yang lebih rendah daripada sekarang. Untuk perusahaan yang menggunakan peralatan khusus. Sewa memberikan finansial bagi perusahaan yang tidak memiliki sumber finnansial. Namun. menjualnya pada penyewa. Sehingga. Fleksibelitas bagi penyewa yang tidak memiliki metode finansial lain. Dalam sewa leveraged. Pengendalian anggaran karena harga sewa dapat diperkirakan. terutama dimasa depresiasi. Di banyak sewa. Di tempat sewa lain. jika penyewa terkena pajak pendapatan tertentu. terutama pada saat tingkat bunga tinggi. perusahaan dapat menerima 100% nilai aset dalam bentuk tunai. jadwal pembayaran dapat disesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan. meminjam untuk membeli peralatan dapat memberikan keuntungan pajak yang besar. sehingga perusahaan dapat memperoleh pendapatan sebelum jatuh tempo. Dimana perusahaan dapat membiayai peralatan modal keuangan selama 15 tahun dengan bunga 4 %. Beberapa sewa menawarkan peluang untuk kontrak layanan seperti pemeliharaan dan penyimpanan arsip. Ketentuan ini membebaskan modal perusahaan untuk melakukan investasi atau ekspansi. . Sehingga harga sewa bisa dikurangi. Perubahan akibat inflasi juga diperkirakan karena harga sewa ditentukan untuk beberapa tahun. Dalam banyak kasus. Saat inflasi. perusahaan dapat mengambil keuntungan dari kemajuan teknologi. sewa memberikan jalan bagi perusahaan kecil untuk memperoleh peralatan baru. 4. Umumnya. jumlah sewa untuk lima tahun dibayar dengan menghitung inflasi. peralatan dapat diganti selama masa sewa.

Biaya bunga. apakah perusahaan tetap harus membayar sewa atau ditanggung oleh pabrik? 5. seperti pabrik. Penggunaan dalam waktu lama perlu membayar sewa tambahan untuk memasang alat pengukur waktu. BEP sewa-beli. maka faktor berikut perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk membeli atau menyewa: 1. 4. periode keuntungan. dimana peralatan dapat ditambah sesuai kebutuhan perusahaan. 8. yang akan memberikan analisa beli dan sewa. produksi dan pembelian perusahaan untuk menentukan proses baru. arus masuk diskonto. 3. Kredit pajak dapat diberikan kepada perusahaan sewa. Dalam membandingkan antar menyewa dan membeli. Perusahaan yang melihat bahwa peralatan akan ketinggalan jaman akibat perkembangan teknologi. Perusahaan yang cepat berkembang dan cabang kantor baru dibiayai oleh beberapa penyewa. maka bagi perusahaan lebih ekonomis untuk membeli peralatan. harus ditentukan. Semua ketentuan sewa harus dinyatakan sebelumnya. jika peralatan rusak selama beberapa jam. PEMELIHARAAN . 7. Biaya bersih relatif antara membeli dan menyewa. 6. Perusahaan harus melakukan studi anggaran dengan menggunakan metode keuntungan investasi. Misalnya. Ketinggalan jaman. Perusahaan harus mempertimbangkan tingkat bunga uang pinjaman atau tingkat bunga yang diharapkan dari investasi dana. Adanya bantuan tenaga terlatih jika diperlukan. Untuk membuat keputusan membeli atau menyewa dapat ditanya pada spesialis atau auditor keuangan perusahaan. seperti komputer. dan present value. sebagai pemilik peralatan. Perlu dinilai berapa lama peralatan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Jika peralatan digunakan lebih dari satu hari. konsultan independen. dan berbagai penyewa. perusahaan dapat melihat nilai jual peralatan yang masa pakainya lebih singkat dari masa produktifnya. Keputusan untuk Menyewa atau Membeli Peralatan Jika setelah studi kelayakan diperlukan peralatan. Biaya pokok. Adanya pasar barang bekas. Kesepakatan di atas dapat membantu perusahaan kecil mengambil keuntungan dari kredit pajak yang tidak tersedia pada bentuk perjanjian keuangan lainnya. Untuk meramal masa depan. dan harga sewa perusahaan dapat dikurangi. Layanan pemeliharaan. penyusutan nilai peralatan harus diperhatikan. Masa pakai peralatan. staf proses data harus menganalisa rencana dan trend penjualan. Karena perubahan di masa depan dapat mempengaruhi peralatan proses data yang digunakan sekarang. Perusahaan harus membayar biaya pokok untuk menggunakan peralatan. 2. Penyusutan.Perusahaan kecil dapat mengambil keuntungan dari kredit pajak investasi. memutuskan untuk menyewa. Kontrak untuk membeli atau menyewa harus menyebutkan jenis layanan pemeliharaan ± pencegahan dan perbaikan ± yang disediakan penyewa atau penjual.

dan layanan dapat dipanggil sewaktu-waktu. Dalam memelihara mesin tik. Biaya dan jenis layanan yang diberikan untuk pemeliharaan peralatan bermacam-macam. Kontrak layanan dengan pabrik atau perusahaan layanan. membersihkan dan memperbaiki mesin tik secara berkala. dan biaya untuk menyediakan ruang kerja. Berdasarkan perjanjian layanan dengan satu pabrik peralatan dan mesin kantor. Banyak peralatan yang harus digunakan setiap hari. . Biaya lainnya terkait dengan waktu yang terbuang jika mesin rusak. Jika peralatan rusak. Karena mesin tik penting dari segi jumlah dan investasi. biaya pelatihan pegawai. Dalam kasus seringnya terjadi kerusakan. 3. Sehingga memelihara peralatan tersebut harus diperhatikan. karena dianggap lebih ekonomis. harus perusahaan besar. perusahaan dapat menghindari biaya tak terduga. Kontrak Layanan Kontrak layanan atau perjanjian pemeliharaan. Layanan oleh departemen layanan internal perusahaan. layanan pemeliharaan peralatan kantor harus mengikuti metode berikut: 1. maka pemeliharaannya sangat penting. Sehingga pemeliharaan yang menjadi bagian kontrak layanan dapat mengurangi sejumlah kerugian. Departemen Layanan Internal Untuk memelihara pegawai layanan sendiri. beberapa perusahaan kecil membuat perjanjian dengan perusahaan layanan mesin tik. Dengan kontrak layanan. pegawai tidak dapat bekerja sampai peralatan diperbaiki. Sedangkan dengan kontrak. perusahaan layanan memeriksa. Dengan biaya tetap. Menggunakan perwakilan layanan pabrik per-panggilan tanpa kontrak. kecuali ada peralatan cadangan. pembersihan komponen peralatan dan sebagainya. 2. Layanan Per-Panggilan Banyak perusahaan lebih suka menggunakan jasa layanan per-panggilan sesuai kebutuhan. memberikan layanan berkala seperti pemeriksaan.Pemeliharaan adalah faktor penting dalam membeli atau menyewa peralatan. hanya membayar iuran tahunan. Banyak kantor mengeluarkan edaran bagi juru ketik bagaimana merawat mesin tik sehingga efisien dan mengurangi biaya perbaikan. Karena harus memberikan gaji yang tinggi. Jika menggunakan layanan per-panggilan akan menghabiskan biaya. Tergantung pada kompleksitas dan jumlah peralatan yang digunakan. Jika ada banyak mesin tik. maka diperlukan petugas khusus untuk membersihkan dan merawat mesin tik. mesin tik diperiksa setahun sekali. penggantian. banyaknya biaya tak terduga.

Furnitur dan peralatan kantor dapat menyusut setelah 10 tahun dan dapat dihitung dengan berbagai metode seperti garis-lurus. Menyusun sistem pengendalian arsip terpusat untuk aset perusahaan yang memberikan informasi tentang: 1. Jika digunakan kontrak layanan pabrik. keseimbangan-menurun. 2. maka dapat dilakukan tukar tambah setiap lima tahun dan perusahaan dapat mengikuti perkembangan teknologi. terutama di kantor besar yang memiliki banyak peralatan. Program penggantian peralatan dapat membantu perusahaan memprediksi kebutuhan peralatan setiap tahun dengan tepat. dan jumlah tahun. 2. unit produksi. Pengurangan biaya operasional dapat dilakukan untuk setiap peralatan. aset tidak boleh dihitung dibawah nilai penyusutan. Memelihara arsip dan informasi trend peralatan kantor terbaru. maka panggilan tersebut menjadi masalah pabrik. Kerugian dapat dikurangi perusahaan jika kebijakan tukar tambah ditetapkan pada waktu pembelian. Peralatan yang dimiliki/disewa oleh perusahaan. PENGGANTIAN Peralatan kantor dapat ketinggalan jaman karena adanya model baru di pasaran. Jumlah dana yang tersedia untuk membayar aset atau produk investasi lainnya meningkat. terutama untuk peralatan lama. Tujuan peralatan digunakan. 3. tamu. Dengan mengendalikan jadwal penggantian peralatan kantor. Meski penyusutan dihitung dengan metode di atas. Karena perusahaan dapat menunjukkan kepada pelanggan. Menyusutnya peralatan secara cepat mengurangi pajak pendapatan masa pakai aset tahun sebelumnya. beberapa peralatan khusus seperti proses data dapat menyusut lebih cepat. . dan pegawai tentang citra perusahaan yang modern dan memiliki sarana lengkap. pemeliharaan dan penggantian peralatan harus dikendalikan secara terpusat. perusahaan dapat menghindari biaya tambahan untuk peralatan tua dan membutuhkan suku cadang baru. PENGENDALIAN TERPUSAT Pengadaan. dan dapat diganti dengan model baru tanpa banyak kerugian. Jika masa penyusutan dipercepat selama periode lima tahun. Karena faktor ketinggalan jaman. jumlah peralatan baru dapat dibeli. Manajer kantor harus membeli peralatan terbaik dan dapat digunakan sampai berkurang efisiensinya. Program penggantian juga membantu perusahaan dalam mengendalikan biaya pemeliharaan. Ini merupakan tanggung jawab manajer layanan administratif. dan jumlah pemeliharaan dapat dianggarkan.panggilan rutin diperlukan. jumlah penyusutan seimbang karena biaya pemeliharaan meningkat. Program pengendalian antara lain : 1. Tempat peralatan digunakan. Jika biaya perbaikan meningkat sesuai dengan umur aset. Keuntungan lain adalah moral perusahaan yang memiliki program penggantian.

11. Mengembangkan prosedur efektif untuk pemeliharaan dan penggantian mesin. 5. Kantor kecil juga membutuhkan pengendalian peralatan. 7. Biaya. Menyusun standar mesin dan peralatan. 4. Deskripsi lengkap jenis peralatan. 4. 8. Biaya pemeliharaan. Tanggal pembelian. 9. Nilai pembukuan (harga pembelian dikurangi penyusutan akumulasi). Mengendalikan seleksi dan pembelian mesin sesuai kegunaan. 6. Nomor seri perusahaan dan pabrik.3. . pengendalian peralatan harus diberikan kepada orang yang kompeten yang dapat memberikan perhatian sesuai yang dibutuhkan. Melakukan evaluasi semua mesin dan peralatan secara berkala. 7. Biaya penyusutan sekarang dan akumulasi. 10. Meski bukan merupakan fungsi khusus. 5. 6. Data layanan. Berfungsi sebagai pengendali semua kebutuhan peralatan di perusahaan dan penghubung penjual di luar perusahaan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful