LINGKUNGAN KANTOR: FURNITUR DAN PERALATAN

Lingkungan kantor dapat digambarkan dari faktor fisik dan mental. Selain furniture dan peralatan, lingkungan fisik kantor terdiri dari ukuran atau dimensi, jenis permukaan (warna dinding, jenis lantai, penutup jendela), sifat pencahayaan, pengendalian suara dan materi akustik, pendingin udara, dan musik latar. Semua faktor tersebut memiliki karakteristik fisik yang mempengaruhi kondisi mental pekerja, moral dan sikap mereka terhadap pekerjaan dan terhadap satu sama lain. Pertimbangan manajer dalam seleksi, pengadaan, pemeliharaan, dan pengendalian furniture dan peralatan kantor merupakan tanggung jawab manajer kantor yang penting. Ini adalah pokok bahasan bab ini. Dampak psikologis faktor-faktor lain dari lingkungan fisik kantor akan dibahas di Bab 6.

Seleksi Tidak seorang pun yang tahu tentang lingkungan fisik kantor tempatnya bekerja. Manajer kantor sebagai pusat informasi perusahaan, diharapkan memiliki banyak informasi tentang furnitur dan peralatan kantor yang dibutuhkan perusahaan. Manajer kantor juga harus tahu sarana yang tersedia bagi perusahaan. Untuk itu, manajer kantor harus mempunyai banyak informasi tentang hal berikut: 1. 2. 3. 4. 5. Jenis furnitur dan peralatan utama dan pemasok yang handal. Statistik untuk membandingkan berbagai merek furnitur dan peralatan yang efektif. Harga semua barang dan katalog pemasok barang. Kriteria kebutuhan dan memilih peralatan. Pengetahuan tentang dampak peralatan sistem informasi, seperti kebutuhan pelatihan, pemasok baru dan biaya operasional. 6. Peluang standardisasi peralatan di perusahaan. 7. Alternatif pengadaan (seperti sewa atau beli) dan jumlah barang yang dibeli. 8. Pemeliharaan, perbaikan dan penggantian.

Di era teknologi, manajer kantor harus yakin bahwa mereka telah memberikan peralatan untuk lingkungan kantor yang terbaik. Mereka harus memahami penggunaan berbagai furnitur dan peralatan dan dapat membantu semua staf baik di semua departemen dalam memilih sarana kantor.

Furnitur Kantor Pabrik furnitur kantor modern terus membuat berbagai produk baru. Umumnya pabrik furnitur terdiri dari lemari arsip, meja kerja, meja dan kursi serta sarana lain sesuai dengan struktur eksekutif, manajerial dan staf. Peralatan arsip akan dibahas di Bab 9.

mengurangi biaya produksi. Meski perusahaan memiliki gedung sendiri. Susunan furnitur modular ada pada gambar 5-4. Furnitur modular pada gambar 5-3 didasarkan pada studi gerak dan waktu oleh Gilbreths. tersedi meja rapat yang besar. Susunan lain juga dimungkinkan. karena digunakan dalam waktu lama. Susunan berbagai furnitur menjadi lebih fleksibel. Meja kerja merupakan simbol kantor. Meja merupakan pengganti meja kantor. penggunaan meja lebih disukai daripada meja kantor karena lebih ekonomis. membuat ruangan lebih nyaman. Meja kerja merupakan bagian utama ruang kerja. Tata letak furnitur modular menggabungkan beberapa unit furnitur sesuai dengan prinsip konstruksi modular atau gabungan. furnitur dibeli bukan disewa. Meja kerja juga digunakan untuk menyimpan barang atau data. sebagai sarana rapat. Faktor biaya penting dalam memilih meja kerja. dan mempertahankan pegawai yang efisien. Furnitur Modular. yang menempel pada sudut kanan meja. dengan berbagai gaya (dari tradisional sampai modern) yang tersedia di distributor furnitur kantor di semua kantor besar. Di banyak perusahaan. perkiraan biaya sewa harus dibuat untuk masing-masing bagian. ukuran dan model. permukaan. Studi diagram pada gambar 5-5 menunjukkan keunggulan manfaat ruang dengan menggunakan furnitur modular dibandingkan dengan model konvensional. dimana eksekutif bekerja dalam kelompok. Meja yang memiliki satu atau dua laci kecil dapat bermanfaat bagi pegawai. 5-4 dan 5-5 dengan mengurangi ruang lantai sebanyak 20%. Jenis Meja Kerja. Meja. dan memanfaatkan ruang kerja dengan membuat meja kerja lengkap dengan lemari buku. Manajer kantor harus memperhatikan pemilihan dan penggunaan furnitur kantor. (Meja kerja konvensional membutuhkan ruang yang lebih luas daripada susunan furnitur modular seperti terlihat pada gambar 5-4). Unit modular yang sering digunakan adalah bentuk L. Ada dua jenis: (1) berdasarkan bentuk. sesuai imajinasi manajer kantor dan keterbatasan ruang. dan penyekat) dengan fungsinya masing-masing. Biaya tahunan ruang meja kantor bermacam-macam. Manfaat utama tata letak furnitur modular adalah menghemat ruang dan membuat ruang kerja menjadi lebih produktif. sebagai tempat pemberkasan. Jika tepat. (2) berdasarkan fungsi. dan sebagai tempat penyimpanan. permukaan datar. Prinsip ini berdasarkan komponen ruang kerja (yang terdiri dari unit penyimpanan. Untuk banyak kantor. Dapat dilihat pada gambar 5-3. tanpa ruang penyimpanan dibawah. sedangkan meja rapat di ruang rapat perusahaan besar disesuaikan dengan dekorasi kantor. arsip dan penyekat. furnitur kantor dapat meningkatkan produktivitas pegawai. sebagai tempat memproses data atau meletakkan alat proses data. Jenis ini dapat dilihat pada gambar 5-1 dan 5-2.Biaya furnitur merupakan biaya ruangan yang penting dalam pekerjaan kantor. Setiap ruang kantor. departemen atau bagian dihitung biaya sewa ruangnya. Meja kerja terkait dengan berkas dan untuk mencapai berbagai tujuan kantor. . Aturannya. tidak hanya menghemat ruang tetapi juga membuat kerja lebih efisien. Banyak pabrik merancang furnitur kantor modular disesuaikan dengan alat atau sentra kerja pegawai. Meja Kerja. Umumnya digunakan sebagai tempat memproses informasi tertulis.

credenza. Kenyamanan fisik terkait dengan kondisi mental untuk pencapaian kinerja. maka harus ada sandaran tangan di kursi. Prinsip Seleksi Furnitur. kalkulator dan mesin lainnya. Kursi tamu. ruang kebugaran. Prinsip berikut harus dipertimbangkan dalam seleksi furnitur kantor: . Posisi duduk yang salah bukan karena postur. ada sandaran dan empat kaki. 4. Misalnya tempat mesin tik. dengan atau tanpa sandaran tangan. Jika pegawai menggunakan tangannya untuk bekerja. Kursi prostur juru tulis. meja dan kursi merupakan furnitur utama dalam kantor. Kursi postur stenografer. benda seni. Studi membuktikan bahwa postur kerja yang tepat akan mengurangi lelah dan meningkatkan kesehatan pegawai agar tidak pilek atau sakit kepala. Kursi sadel adalah contoh rancangan untuk konstruksi kursi kayu. meja hias dengan lampu meja. maka dapat disesuaikan.Jenis meja lain juga tersedia. Furnitur kantor harus dapat membantu kinerja kantor. gantungan jaket. sedikit kesalahan dan volume produksi yang lebih besar. Jika pegawai harus menunduk. dirancang untuk pengunjung dan tidak digunakan untuk duduk seharian. dan rak majalah di kantor. Manajer kantor dapat melihat tanda kelelahan dari postur pekerja. atau meja pelengkap meja kerja. lemari buku. konsentrasi. tidak perlu sandaran tangan. Sehingga keuntungan bagi perusahaan karena berkurangnya absen. disesuaikan dengan karakter fisik eksekutif. untuk kenyamanan fisik pegawai. dan menikmati jam kerja. Namun. Jika bagian sandaran ada pernya. 2. manajer kantor terus mengubah lingkungan kerja (terutama tata letak). dengan atau tanpa putaran. Aksesori ini membuat ruang kerja lebih kondusif untuk rileks. Kursi eksekutif. 3. atau dapat diputar. Sering dilakukan penambahan sofa. meja kopi. meja resepsionis. dan selera manajemen. Banyak pegawai duduk dengan kaki disilangkan di kaki kursi atau sesak dengan pekerjaannya karena kursi atau meja tidak sesuai tingginya. tetapi salah penempatan kursi dan meja. meja rapat. Ruang kerja pegawai kantor menggunakan meja kerja dan kursi. harus disesuaikan tingginya dan dapat berputar. tirai. Kebanyakan kursi kantor dirancang sesuai bentuk tubuh. Kursi. Semua kursi kantor. berwarna hitam dan ramping. sehingga diperlukan kriteria khusus. Bahasan sebelumnya menerangkan bahwa meja kerja. sumber finansial. Furnitur dan Aksesori Lain. dengan atau tanpa putaran. Jenis kursi kantor utama adalah sebagai berikut: 1. pot bunga. Banyak pegawai juga menyukai kursi kayu yang ada busanya. Bagian sandaran harus dapat disesuaikan ke depan dan ke belakang. Pegawai kantor harus nyaman duduk untuk bekerja selama berjam-jam. Kursi yang terbuat dari busa latex agar memberi kenyamanan bagi pegawai.

6. 7. 3. kelihatan mewah. Seleksi peralatan modern dimulai dengan studi kelayakan. seperti mesin tik. perlu mempertimbangkan furnitur logam. kalkulator. jumlah manfaat peralatan juga semakin meningkat. Furnitur harus membuat kondisi kerja menjadi nyaman. jika keinginan mereka tidak dapat dipenuhi. yaitu semua sistem proses informasi diidentifikasi dan peran peralatan diklarifikasi. dan prestise yang dapat meningkatkan sikap kerja pegawai. konstruksi kokoh. Sebaliknya. Furnitur berkualitas baik biasanya lebih atraktif dan ekonomis. Furnitur harus sesuai dengan pekerjaan. 9. Prinsip ini terkait dengan sifat pekerjaan yang dilakukan dan usaha fisik ekonomi serta kecepatan operasional. kantor yang sejenis tidak harus menggunakan furnitur yang sama. Selain jenis dan merek peralatan. seperti rak pemisahan berkas dan furnitur ringan. Peralatan harus dipilih untuk tugas yang lebih efisien daripada pegawai. 5. maka harus dijelaskan alasannya. 2. dan banyak digunakan. karena lebih fleksibel. furnitur kayu juga tahan lama dan memiliki nilai kehangatan. Pegawai dapat bekerja lebih banyak dengan sedikit waktu dan lebih akurat serta berkualitas. misalnya bandingkan antara hasil mesin tik dengan tulisan tangan. plastik atau kayu harus benar-benar dipertimbangkan. sehingga pelayanan lebih baik. Untuk daya tahan. . yang dibahas di Bab2.1. lebih cepat dan hasil positif lainnya. mesin merupakan sarana untuk meningkatkan produksi. atau komputer. Furnitur harus dapat digunakan untuk berbagai tujuan. Untuk membantu manajer kantor administratif membuat keputusan seleksi peralatan. Pegawai harus ditanya sebelum membeli furnitur baru. 2. Untuk pekerjaan monoton. harus dipasang jika ada penghematan biaya pegawai dan kenyamanan. 8. Jumlah furnitur harus sesuai dengan jumlah pegawai dan tugas yang dilakukan. mesin fotocopy. Peralatan di sini berarti mesin dan alat kantor yang ada di kantor. Furnitur harus berkualitas baik. Studi tersebut memerlukan konsentrasi dan pemikiran matang dengan jawaban yang lengkap terhadap pertanyaan yang diajukan. Furnitur kayu sering dijumpai di kantor eksekutif. Furnitur khusus. komponennya dapat diganti. 3. Furnitur harus sesuai dengan kebutuhan dan pilihan pegawai. kantor juga membutuhkan peralatan. dan sesuai dengan fasilitas kerja yang akan dilakukan. kriteria berikut dapat membantu: 1. Alternatif antara furnitur logam. 4. Peralatan Kantor Selain furnitur. Peralatan kantor merupakan penghubung antara pegawai dan pekerjaannya. akurasi dan moral pegawai. Aplikasi volume tinggi menyebabkan kebutuhan penggunaan mesin. Furnitur harus atraktif dan modern sesuai dekorasi kantor ± yang mempengaruhi volume. Beberapa peralatan seperti mesin tik jarak jauh dapat membantu pegawai mengirim hasil kerjanya ke pegawai di tempat lain dan menerima masukan dengan cepat. Mesin kantor merupakan mesin informasi. Peralatan digunakan untuk menghasilkan kualitas output yang lebih baik. Setiap kantor memiliki kebutuhan sendiri.

Biaya layanan. Dengan melakukan standardisasi ukuran. Pegawai operasional dan supervisor harus ditanya tentang mesin yang akan dipilih. Kekuatan dan kelemahan peralatan harus diperhitungkan. operasional. 5. seperti yang telah dibahas di bab 2. Selanjutnya akan dibahas pertimbangan manajer dalam prosedur pengadaan. masa uji coba akan lebih lama. sewa banyak diminati. maka dapat: 1. Harus dilakukan pengadaan yang memiliki ciri: sederhana (untuk kemudahan operasional. 6. jumlah copy yang dibutuhkan. Peralatan digunakan untuk mengurangi biaya pekerjaan. dan pemeliharaan). 7. Adanya layanan pemeliharaan perlu dilihat dalam melakukan seleksi peralatan. kompleksitas proses matematis. Mengembangkan departemen layanan milik perusahaan sendiri yang lebih mudah dan ekonomis. 8. Misalnya kapasitas digital jumlah yang ditangani. penggantian dan pengembangan untuk menjamin pengendalian dan penggunaan peralatan yang tepat. lebih sering dibeli daripada disewa. 10. 9. Sebelum membeli atau menyewa. Meski banyak peralatan kantor yang dibeli. fleksibel (untuk digunakan di berbagai situasi). 6. kecepatan berputar. ringan (dapat digunakan di berbagai tempat). Melatif operator lebih mudah dan sederhana. 5. 4. peralatan harus diuji coba di kantor. Peralatan dibutuhkan untuk pekerjaan penting yang perlu waktu cepat atau beban jadwal kerja tinggi. Tetapi berbeda dengan peralatan kantor.4. 12. Furnitur kantor yang akan digunakan dalam waktu lama. 7. PENGADAAN Seleksi furnitur dan peralatan kantor merupakan tugas penting manajer kantor. 3. Menyederhanakan ketinggalan jaman dan nilai jual peralatan. karena mesin dapat memeriksa dan mengendalikan akurasi. ukuran dan arsip. akan menambah biaya operasional. dan adaptasi (untuk diintegrasikan dalam sistem kantor terbaru). jumlah daftar penyimpanan. Dalam beberapa tahun terakhir. pemeliharaan. dan tata letak harus dihitung dalam total pemasangan peralatan. Mengurangi biaya pemeliharaan karena menggunakan beberapa merek yang sama. gaya dan merek. yang mudah rusak dan terus mengalami perkembangan teknologi. pembelajaran. Perlu dilakukan standardisasi peralatan kantor. . 11. Memperoleh harga lebih murah dengan membeli dalam jumlah banyak. Mesin diperlukan untuk akurasi pekerjaan. Jika peralatan rusak. Semakin besar atau mahal mesinnya. Uji coba untuk mesin kecil adalah 1-2 minggu. 2. yang penting untuk pajak pendapatan dan sifat nilai jual peralatan. Membeli dan menggunakan kertas kantor yang sesuai dengan merek mesin. tetapi untuk perusahaan kecil pengadaan peralatan dilakukan dengan cara sewa. Menggunakan sekelompok pegawai yang dapat mengoperasikan semua mesin secara ekonomis. Perlunya pelatihan juga harus dipertimbangkan. daya tahan dan nilai jual.

Pada akhir masa sewa. Peralatan dapat disewa dari berbagai sumber: langsung dari pabrik atau distributor pabrik. Mayoritas perusahaan lebih banyak membeli komputer daripada menyewa. sehingga terdapat banyak jenis kontrak sewa. Sewa Jangka Panjang yang dapat diperbaharui. selama masa sewa. seperti inventarisasi akhir tahun. dari perusahaan penyewa berbagai merek peralatan. pihak perjanjian sewa harus bertanya pada Dinas Pajak apakah sewa tersebut dapat dikenakan pengurangan pajak. Banyak perusahaan menyewa peralatan seperti komputer. dari penyedia peralatan kantor lokal. peralatan tetap menjadi hak pemilik aset. Selama masa sewa. . dana pensiun. data elektronik dan alat reprografis. seperti mesin tik dan kalkulator. manajer lebih sering membeli komputer murah daripada menyewa. sewa ini dianggap penjualan bersayarat atau cicilan. dapat diperbaharui dengan harga yang lebih rendah. Di banyak perusahaan ternyata biaya sewa menjadi faktor biaya yang lebih besar daripada perkiraan. Karena peralatan memiliki nilai jual untuk tukar tambah dengan peralatan baru pada saat kontrak baru. perusahaan asuransi. (4) dapat disewakan kembali. harga sewa ditambah dengan biaya lainnya. Banyak keuntungan menyewa yang dibahas sebelumnya. perusahaan finansial. sehingga perusahaan dapat menolak penghitungan pajak untuk pembayaran sewa. Dengan meningkatnya pengetahuan dan pengalaman di bidang proses data. dari organisasi perbankan. Berdasarkan peraturan pajak pendapatan. dan pihak pengguna tidak berniat untuk membeli peralatan tersebut. Sewa ini dapat menggunakan 75 ± 80 % masa guna peralatan. Karena tidak ada petunjuk kapan sewa dapat mengurangi pajak. Selama masa guna. Digunakan untuk memperoleh peralatan tambahan. dan pemindaian optik. Sewa jangka panjang yang dapat dibeli. Keuntungan sewa ini adalah peralatan yang dibutuhkan tersedia dengan cepat dengan sedikit dana. Sewa Jangka Pendek. Rata-rata masa sewa adalah 3 ± 5 tahun.Sewa peralatan adalah kontrak dimana pengguna peralatan dapat menggunakan aset dengan membayar kepada pemilik secara berkala dalam waktu yang ditentukan. saat beban kerja tinggi. dan lembaga keuangan ain yang berikan layanan sewa. Sama dengan di atas. Kategori ini akan dijelaskan sebagai berikut. dan dapat mengambil kembali peralatan setelah masa sewa berakhir. dilihat oleh para pengguna komputer bahwa harga sewa telah melebihi harga komputer yang sebenarnya. Jenis Perjanjian Sewa Sewa dapat memenuhi kebutuhan pihak yang terlibat. waktu yang diberikan lebih lama dari rental. Pengguna dapat menambah peralatan. Semua jenis mesin dan peralatan kantor. (2) jangka panjang yang dapat diperbaharui. tanpa tambahan biaya. (3) jangka panjang yang dapat dibeli. dapat disewa. seperti peralatan kantor. kecuali bahwa pengguna dapat membeli peralatan pada akhir masa sewa. Ada 4 kategori perjanjian sewa: (1) jangka pendek. maka ketinggalan jaman dapat dihindari. Dalam sewa (leasing). mesin absensi.

Perubahan akibat inflasi juga diperkirakan karena harga sewa ditentukan untuk beberapa tahun. terutama pada saat tingkat bunga tinggi. Dimana perusahaan dapat membiayai peralatan modal keuangan selama 15 tahun dengan bunga 4 %. Penghematan didapat dari keuntungan pajak seluruh biaya peralatan. Saat inflasi. yang memberikan peralatan mahal untuk mencapai penghematan. dapat dianggap oleh Dinas Pajak sebagai kontrak penjualan cicilan.Dapat disewakan kembali. Perusahaan baru membutuhkan peralatan tetapi tidak mempunyai dana. Sewa memberikan finansial bagi perusahaan yang tidak memiliki sumber finnansial. Beberapa sewa menawarkan peluang untuk kontrak layanan seperti pemeliharaan dan penyimpanan arsip. Sewa leveraged banyak diminati karena tingkat bunga yang lebih rendah. dan selama periode sewa. pembayaran sewa jangka pendek atau sewa dengan berbagai jadwal pembayaran lebih menarik bagi penyewa. Misalnya. Di banyak sewa. upaya membeli peralatan pada masa sewa. Sewa menawarkan sumber finansial tambahan. Misalnya. 5. 4. meminjam untuk membeli peralatan dapat memberikan keuntungan pajak yang besar. Keuntungan pajak dapat diperoleh karena harga sewa dapat mengurangi perhitungan pajak pendapatan. Keuntungan Sewa Keuntungan sewa adalah: 1. tidak diperlukan uang muka. Di tempat sewa lain. sehingga tidak bisa dihitung pajaknya. uang muka senilai sewa tahun pertama dibutuhkan untuk memperoleh peralatan. Namun. Sewa ini memungkinkan perusahaan membeli peralatan. Modal kerja mengalir setiap hari. Fleksibelitas bagi penyewa yang tidak memiliki metode finansial lain. jadwal pembayaran dapat disesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan. sehingga perusahaan dapat memperoleh pendapatan sebelum jatuh tempo. Sehingga. Untuk perusahaan yang menggunakan peralatan khusus. peralatan dapat diganti selama masa sewa. jumlah sewa untuk lima tahun dibayar dengan menghitung inflasi. perusahaan dapat menerima 100% nilai aset dalam bentuk tunai. Sewa ini menguntungkan saat membutuhkan modal kerja dengan cepat. Misalnya. Dalam banyak kasus. Umumnya. Bentuk sewa finansial misalnya sewa leveraged. menjualnya pada penyewa. dengan daya beli yang lebih rendah daripada sekarang. dana pensiun atau investor lain dengan menjual hutang sewa peralatan. perusahaan dapat mengambil keuntungan dari kemajuan teknologi. Dalam sewa leveraged. 2. 3. sewa yang menawarkan asuransi peralatan. Dalam beberapa kontrak sewa. sewa memberikan metode pembayaran yang fleksibel. . dan kemudian disewakan kembali. terutama dimasa depresiasi. 7. pihak penyewa menaikkan harga sewa peralatan dan meminjam uang dari perusahaan asuransi. Pada sewa jangka panjang. 6. sewa memberikan jalan bagi perusahaan kecil untuk memperoleh peralatan baru. Sewa juga membantu membuang barang yang sudah tidak diperlukan. Ketentuan ini membebaskan modal perusahaan untuk melakukan investasi atau ekspansi. Sehingga harga sewa bisa dikurangi. jika penyewa terkena pajak pendapatan tertentu. perlindungan dilakukan untuk mengurangi resiko ketinggalan jaman. Pengendalian anggaran karena harga sewa dapat diperkirakan. yang dikaitkan dengan peralatan tertentu.

perusahaan dapat melihat nilai jual peralatan yang masa pakainya lebih singkat dari masa produktifnya. Kontrak untuk membeli atau menyewa harus menyebutkan jenis layanan pemeliharaan ± pencegahan dan perbaikan ± yang disediakan penyewa atau penjual. Perusahaan harus melakukan studi anggaran dengan menggunakan metode keuntungan investasi. Untuk membuat keputusan membeli atau menyewa dapat ditanya pada spesialis atau auditor keuangan perusahaan. dan present value. Penggunaan dalam waktu lama perlu membayar sewa tambahan untuk memasang alat pengukur waktu. Kredit pajak dapat diberikan kepada perusahaan sewa. apakah perusahaan tetap harus membayar sewa atau ditanggung oleh pabrik? 5. Semua ketentuan sewa harus dinyatakan sebelumnya. Layanan pemeliharaan. PEMELIHARAAN . 4. staf proses data harus menganalisa rencana dan trend penjualan. Kesepakatan di atas dapat membantu perusahaan kecil mengambil keuntungan dari kredit pajak yang tidak tersedia pada bentuk perjanjian keuangan lainnya. periode keuntungan. Biaya pokok. arus masuk diskonto. dan harga sewa perusahaan dapat dikurangi. memutuskan untuk menyewa. Penyusutan. dan berbagai penyewa. 8. dimana peralatan dapat ditambah sesuai kebutuhan perusahaan. maka bagi perusahaan lebih ekonomis untuk membeli peralatan. Perlu dinilai berapa lama peralatan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. produksi dan pembelian perusahaan untuk menentukan proses baru. BEP sewa-beli. Masa pakai peralatan. seperti komputer. Dalam membandingkan antar menyewa dan membeli. penyusutan nilai peralatan harus diperhatikan. Jika peralatan digunakan lebih dari satu hari. Ketinggalan jaman.Perusahaan kecil dapat mengambil keuntungan dari kredit pajak investasi. Biaya bersih relatif antara membeli dan menyewa. 2. konsultan independen. Adanya bantuan tenaga terlatih jika diperlukan. sebagai pemilik peralatan. 7. Untuk meramal masa depan. Perusahaan yang cepat berkembang dan cabang kantor baru dibiayai oleh beberapa penyewa. maka faktor berikut perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk membeli atau menyewa: 1. Keputusan untuk Menyewa atau Membeli Peralatan Jika setelah studi kelayakan diperlukan peralatan. Adanya pasar barang bekas. 6. 3. Biaya bunga. Misalnya. Perusahaan harus membayar biaya pokok untuk menggunakan peralatan. Perusahaan yang melihat bahwa peralatan akan ketinggalan jaman akibat perkembangan teknologi. seperti pabrik. Karena perubahan di masa depan dapat mempengaruhi peralatan proses data yang digunakan sekarang. harus ditentukan. Perusahaan harus mempertimbangkan tingkat bunga uang pinjaman atau tingkat bunga yang diharapkan dari investasi dana. jika peralatan rusak selama beberapa jam. yang akan memberikan analisa beli dan sewa.

Jika peralatan rusak. banyaknya biaya tak terduga. Sehingga memelihara peralatan tersebut harus diperhatikan. beberapa perusahaan kecil membuat perjanjian dengan perusahaan layanan mesin tik. perusahaan dapat menghindari biaya tak terduga. Layanan Per-Panggilan Banyak perusahaan lebih suka menggunakan jasa layanan per-panggilan sesuai kebutuhan. layanan pemeliharaan peralatan kantor harus mengikuti metode berikut: 1. Sehingga pemeliharaan yang menjadi bagian kontrak layanan dapat mengurangi sejumlah kerugian. Jika menggunakan layanan per-panggilan akan menghabiskan biaya. membersihkan dan memperbaiki mesin tik secara berkala. Banyak kantor mengeluarkan edaran bagi juru ketik bagaimana merawat mesin tik sehingga efisien dan mengurangi biaya perbaikan. dan layanan dapat dipanggil sewaktu-waktu. perusahaan layanan memeriksa. Kontrak Layanan Kontrak layanan atau perjanjian pemeliharaan. 2. Tergantung pada kompleksitas dan jumlah peralatan yang digunakan. memberikan layanan berkala seperti pemeriksaan. Dengan biaya tetap. Dalam memelihara mesin tik. . Dalam kasus seringnya terjadi kerusakan. mesin tik diperiksa setahun sekali. Karena harus memberikan gaji yang tinggi.Pemeliharaan adalah faktor penting dalam membeli atau menyewa peralatan. 3. Karena mesin tik penting dari segi jumlah dan investasi. Biaya dan jenis layanan yang diberikan untuk pemeliharaan peralatan bermacam-macam. pegawai tidak dapat bekerja sampai peralatan diperbaiki. harus perusahaan besar. Dengan kontrak layanan. Jika ada banyak mesin tik. dan biaya untuk menyediakan ruang kerja. Menggunakan perwakilan layanan pabrik per-panggilan tanpa kontrak. Biaya lainnya terkait dengan waktu yang terbuang jika mesin rusak. biaya pelatihan pegawai. kecuali ada peralatan cadangan. Sedangkan dengan kontrak. Banyak peralatan yang harus digunakan setiap hari. maka diperlukan petugas khusus untuk membersihkan dan merawat mesin tik. Berdasarkan perjanjian layanan dengan satu pabrik peralatan dan mesin kantor. Layanan oleh departemen layanan internal perusahaan. penggantian. maka pemeliharaannya sangat penting. hanya membayar iuran tahunan. Kontrak layanan dengan pabrik atau perusahaan layanan. pembersihan komponen peralatan dan sebagainya. Departemen Layanan Internal Untuk memelihara pegawai layanan sendiri. karena dianggap lebih ekonomis.

dan jumlah tahun. Jika biaya perbaikan meningkat sesuai dengan umur aset. dan jumlah pemeliharaan dapat dianggarkan. Program penggantian juga membantu perusahaan dalam mengendalikan biaya pemeliharaan. aset tidak boleh dihitung dibawah nilai penyusutan. beberapa peralatan khusus seperti proses data dapat menyusut lebih cepat. dan pegawai tentang citra perusahaan yang modern dan memiliki sarana lengkap. Peralatan yang dimiliki/disewa oleh perusahaan. 2. . jumlah peralatan baru dapat dibeli. Karena perusahaan dapat menunjukkan kepada pelanggan. maka panggilan tersebut menjadi masalah pabrik. terutama di kantor besar yang memiliki banyak peralatan. dan dapat diganti dengan model baru tanpa banyak kerugian. PENGENDALIAN TERPUSAT Pengadaan.panggilan rutin diperlukan. Tujuan peralatan digunakan. Jika masa penyusutan dipercepat selama periode lima tahun. Tempat peralatan digunakan. Program penggantian peralatan dapat membantu perusahaan memprediksi kebutuhan peralatan setiap tahun dengan tepat. Ini merupakan tanggung jawab manajer layanan administratif. perusahaan dapat menghindari biaya tambahan untuk peralatan tua dan membutuhkan suku cadang baru. Jika digunakan kontrak layanan pabrik. 2. Jumlah dana yang tersedia untuk membayar aset atau produk investasi lainnya meningkat. Program pengendalian antara lain : 1. Menyusutnya peralatan secara cepat mengurangi pajak pendapatan masa pakai aset tahun sebelumnya. unit produksi. Menyusun sistem pengendalian arsip terpusat untuk aset perusahaan yang memberikan informasi tentang: 1. Keuntungan lain adalah moral perusahaan yang memiliki program penggantian. Manajer kantor harus membeli peralatan terbaik dan dapat digunakan sampai berkurang efisiensinya. Memelihara arsip dan informasi trend peralatan kantor terbaru. keseimbangan-menurun. Kerugian dapat dikurangi perusahaan jika kebijakan tukar tambah ditetapkan pada waktu pembelian. Furnitur dan peralatan kantor dapat menyusut setelah 10 tahun dan dapat dihitung dengan berbagai metode seperti garis-lurus. tamu. terutama untuk peralatan lama. PENGGANTIAN Peralatan kantor dapat ketinggalan jaman karena adanya model baru di pasaran. jumlah penyusutan seimbang karena biaya pemeliharaan meningkat. maka dapat dilakukan tukar tambah setiap lima tahun dan perusahaan dapat mengikuti perkembangan teknologi. Dengan mengendalikan jadwal penggantian peralatan kantor. Pengurangan biaya operasional dapat dilakukan untuk setiap peralatan. 3. Karena faktor ketinggalan jaman. pemeliharaan dan penggantian peralatan harus dikendalikan secara terpusat. Meski penyusutan dihitung dengan metode di atas.

Mengendalikan seleksi dan pembelian mesin sesuai kegunaan. 6. 8. Nilai pembukuan (harga pembelian dikurangi penyusutan akumulasi). Biaya pemeliharaan. 4. Kantor kecil juga membutuhkan pengendalian peralatan. Berfungsi sebagai pengendali semua kebutuhan peralatan di perusahaan dan penghubung penjual di luar perusahaan. 5. Meski bukan merupakan fungsi khusus. pengendalian peralatan harus diberikan kepada orang yang kompeten yang dapat memberikan perhatian sesuai yang dibutuhkan. Tanggal pembelian. Biaya penyusutan sekarang dan akumulasi. Nomor seri perusahaan dan pabrik. 7. 7. Biaya. 10. 5. Mengembangkan prosedur efektif untuk pemeliharaan dan penggantian mesin. Data layanan. . Deskripsi lengkap jenis peralatan.3. Menyusun standar mesin dan peralatan. 9. 6. 4. 11. Melakukan evaluasi semua mesin dan peralatan secara berkala.