LINGKUNGAN KANTOR: FURNITUR DAN PERALATAN

Lingkungan kantor dapat digambarkan dari faktor fisik dan mental. Selain furniture dan peralatan, lingkungan fisik kantor terdiri dari ukuran atau dimensi, jenis permukaan (warna dinding, jenis lantai, penutup jendela), sifat pencahayaan, pengendalian suara dan materi akustik, pendingin udara, dan musik latar. Semua faktor tersebut memiliki karakteristik fisik yang mempengaruhi kondisi mental pekerja, moral dan sikap mereka terhadap pekerjaan dan terhadap satu sama lain. Pertimbangan manajer dalam seleksi, pengadaan, pemeliharaan, dan pengendalian furniture dan peralatan kantor merupakan tanggung jawab manajer kantor yang penting. Ini adalah pokok bahasan bab ini. Dampak psikologis faktor-faktor lain dari lingkungan fisik kantor akan dibahas di Bab 6.

Seleksi Tidak seorang pun yang tahu tentang lingkungan fisik kantor tempatnya bekerja. Manajer kantor sebagai pusat informasi perusahaan, diharapkan memiliki banyak informasi tentang furnitur dan peralatan kantor yang dibutuhkan perusahaan. Manajer kantor juga harus tahu sarana yang tersedia bagi perusahaan. Untuk itu, manajer kantor harus mempunyai banyak informasi tentang hal berikut: 1. 2. 3. 4. 5. Jenis furnitur dan peralatan utama dan pemasok yang handal. Statistik untuk membandingkan berbagai merek furnitur dan peralatan yang efektif. Harga semua barang dan katalog pemasok barang. Kriteria kebutuhan dan memilih peralatan. Pengetahuan tentang dampak peralatan sistem informasi, seperti kebutuhan pelatihan, pemasok baru dan biaya operasional. 6. Peluang standardisasi peralatan di perusahaan. 7. Alternatif pengadaan (seperti sewa atau beli) dan jumlah barang yang dibeli. 8. Pemeliharaan, perbaikan dan penggantian.

Di era teknologi, manajer kantor harus yakin bahwa mereka telah memberikan peralatan untuk lingkungan kantor yang terbaik. Mereka harus memahami penggunaan berbagai furnitur dan peralatan dan dapat membantu semua staf baik di semua departemen dalam memilih sarana kantor.

Furnitur Kantor Pabrik furnitur kantor modern terus membuat berbagai produk baru. Umumnya pabrik furnitur terdiri dari lemari arsip, meja kerja, meja dan kursi serta sarana lain sesuai dengan struktur eksekutif, manajerial dan staf. Peralatan arsip akan dibahas di Bab 9.

Prinsip ini berdasarkan komponen ruang kerja (yang terdiri dari unit penyimpanan. Aturannya. Manajer kantor harus memperhatikan pemilihan dan penggunaan furnitur kantor.Biaya furnitur merupakan biaya ruangan yang penting dalam pekerjaan kantor. Jenis ini dapat dilihat pada gambar 5-1 dan 5-2. Jika tepat. tanpa ruang penyimpanan dibawah. Meja merupakan pengganti meja kantor. dan penyekat) dengan fungsinya masing-masing. Meja. Dapat dilihat pada gambar 5-3. furnitur dibeli bukan disewa. Di banyak perusahaan. Banyak pabrik merancang furnitur kantor modular disesuaikan dengan alat atau sentra kerja pegawai. dengan berbagai gaya (dari tradisional sampai modern) yang tersedia di distributor furnitur kantor di semua kantor besar. karena digunakan dalam waktu lama. penggunaan meja lebih disukai daripada meja kantor karena lebih ekonomis. Studi diagram pada gambar 5-5 menunjukkan keunggulan manfaat ruang dengan menggunakan furnitur modular dibandingkan dengan model konvensional. dan memanfaatkan ruang kerja dengan membuat meja kerja lengkap dengan lemari buku. arsip dan penyekat. Meja Kerja. Susunan lain juga dimungkinkan. furnitur kantor dapat meningkatkan produktivitas pegawai. (2) berdasarkan fungsi. Umumnya digunakan sebagai tempat memproses informasi tertulis. dan sebagai tempat penyimpanan. Meja kerja merupakan bagian utama ruang kerja. tersedi meja rapat yang besar. yang menempel pada sudut kanan meja. sesuai imajinasi manajer kantor dan keterbatasan ruang. (Meja kerja konvensional membutuhkan ruang yang lebih luas daripada susunan furnitur modular seperti terlihat pada gambar 5-4). sedangkan meja rapat di ruang rapat perusahaan besar disesuaikan dengan dekorasi kantor. Meja yang memiliki satu atau dua laci kecil dapat bermanfaat bagi pegawai. Biaya tahunan ruang meja kantor bermacam-macam. permukaan datar. Meski perusahaan memiliki gedung sendiri. Meja kerja juga digunakan untuk menyimpan barang atau data. dimana eksekutif bekerja dalam kelompok. Meja kerja terkait dengan berkas dan untuk mencapai berbagai tujuan kantor. Faktor biaya penting dalam memilih meja kerja. sebagai tempat memproses data atau meletakkan alat proses data. Furnitur modular pada gambar 5-3 didasarkan pada studi gerak dan waktu oleh Gilbreths. mengurangi biaya produksi. Jenis Meja Kerja. ukuran dan model. Ada dua jenis: (1) berdasarkan bentuk. 5-4 dan 5-5 dengan mengurangi ruang lantai sebanyak 20%. Susunan furnitur modular ada pada gambar 5-4. tidak hanya menghemat ruang tetapi juga membuat kerja lebih efisien. permukaan. . Untuk banyak kantor. sebagai tempat pemberkasan. Furnitur Modular. Meja kerja merupakan simbol kantor. departemen atau bagian dihitung biaya sewa ruangnya. membuat ruangan lebih nyaman. perkiraan biaya sewa harus dibuat untuk masing-masing bagian. dan mempertahankan pegawai yang efisien. Susunan berbagai furnitur menjadi lebih fleksibel. Unit modular yang sering digunakan adalah bentuk L. sebagai sarana rapat. Manfaat utama tata letak furnitur modular adalah menghemat ruang dan membuat ruang kerja menjadi lebih produktif. Tata letak furnitur modular menggabungkan beberapa unit furnitur sesuai dengan prinsip konstruksi modular atau gabungan. Setiap ruang kantor.

Jenis meja lain juga tersedia. kalkulator dan mesin lainnya. sedikit kesalahan dan volume produksi yang lebih besar. meja rapat. ada sandaran dan empat kaki. Kursi prostur juru tulis. meja kopi. Posisi duduk yang salah bukan karena postur. Prinsip berikut harus dipertimbangkan dalam seleksi furnitur kantor: . Kenyamanan fisik terkait dengan kondisi mental untuk pencapaian kinerja. Sehingga keuntungan bagi perusahaan karena berkurangnya absen. Namun. Kebanyakan kursi kantor dirancang sesuai bentuk tubuh. tetapi salah penempatan kursi dan meja. konsentrasi. Manajer kantor dapat melihat tanda kelelahan dari postur pekerja. maka harus ada sandaran tangan di kursi. Kursi. lemari buku. manajer kantor terus mengubah lingkungan kerja (terutama tata letak). 3. Aksesori ini membuat ruang kerja lebih kondusif untuk rileks. untuk kenyamanan fisik pegawai. Bagian sandaran harus dapat disesuaikan ke depan dan ke belakang. Kursi postur stenografer. maka dapat disesuaikan. tirai. dirancang untuk pengunjung dan tidak digunakan untuk duduk seharian. Studi membuktikan bahwa postur kerja yang tepat akan mengurangi lelah dan meningkatkan kesehatan pegawai agar tidak pilek atau sakit kepala. gantungan jaket. berwarna hitam dan ramping. Furnitur dan Aksesori Lain. meja resepsionis. Kursi tamu. Kursi eksekutif. pot bunga. dan selera manajemen. meja hias dengan lampu meja. Semua kursi kantor. Prinsip Seleksi Furnitur. Jika bagian sandaran ada pernya. Kursi yang terbuat dari busa latex agar memberi kenyamanan bagi pegawai. ruang kebugaran. atau dapat diputar. credenza. Ruang kerja pegawai kantor menggunakan meja kerja dan kursi. Kursi sadel adalah contoh rancangan untuk konstruksi kursi kayu. 4. sehingga diperlukan kriteria khusus. sumber finansial. Sering dilakukan penambahan sofa. Misalnya tempat mesin tik. dengan atau tanpa sandaran tangan. dan rak majalah di kantor. Jika pegawai harus menunduk. dengan atau tanpa putaran. Bahasan sebelumnya menerangkan bahwa meja kerja. benda seni. 2. Banyak pegawai juga menyukai kursi kayu yang ada busanya. meja dan kursi merupakan furnitur utama dalam kantor. tidak perlu sandaran tangan. dan menikmati jam kerja. Pegawai kantor harus nyaman duduk untuk bekerja selama berjam-jam. Furnitur kantor harus dapat membantu kinerja kantor. harus disesuaikan tingginya dan dapat berputar. disesuaikan dengan karakter fisik eksekutif. dengan atau tanpa putaran. Jenis kursi kantor utama adalah sebagai berikut: 1. atau meja pelengkap meja kerja. Jika pegawai menggunakan tangannya untuk bekerja. Banyak pegawai duduk dengan kaki disilangkan di kaki kursi atau sesak dengan pekerjaannya karena kursi atau meja tidak sesuai tingginya.

2. Beberapa peralatan seperti mesin tik jarak jauh dapat membantu pegawai mengirim hasil kerjanya ke pegawai di tempat lain dan menerima masukan dengan cepat. Alternatif antara furnitur logam. Pegawai dapat bekerja lebih banyak dengan sedikit waktu dan lebih akurat serta berkualitas. Furnitur berkualitas baik biasanya lebih atraktif dan ekonomis. Prinsip ini terkait dengan sifat pekerjaan yang dilakukan dan usaha fisik ekonomi serta kecepatan operasional. yang dibahas di Bab2. yaitu semua sistem proses informasi diidentifikasi dan peran peralatan diklarifikasi. Studi tersebut memerlukan konsentrasi dan pemikiran matang dengan jawaban yang lengkap terhadap pertanyaan yang diajukan. akurasi dan moral pegawai. Selain jenis dan merek peralatan. lebih cepat dan hasil positif lainnya. kriteria berikut dapat membantu: 1. Furnitur harus atraktif dan modern sesuai dekorasi kantor ± yang mempengaruhi volume. konstruksi kokoh. Furnitur harus sesuai dengan pekerjaan. misalnya bandingkan antara hasil mesin tik dengan tulisan tangan. Peralatan digunakan untuk menghasilkan kualitas output yang lebih baik. Furnitur harus berkualitas baik. Setiap kantor memiliki kebutuhan sendiri. Untuk membantu manajer kantor administratif membuat keputusan seleksi peralatan. jumlah manfaat peralatan juga semakin meningkat. Mesin kantor merupakan mesin informasi. kelihatan mewah. Furnitur kayu sering dijumpai di kantor eksekutif. kalkulator. Untuk pekerjaan monoton. Furnitur khusus. Pegawai harus ditanya sebelum membeli furnitur baru. 6. 9. mesin fotocopy. plastik atau kayu harus benar-benar dipertimbangkan. komponennya dapat diganti. 4. Furnitur harus dapat digunakan untuk berbagai tujuan. harus dipasang jika ada penghematan biaya pegawai dan kenyamanan. Seleksi peralatan modern dimulai dengan studi kelayakan. mesin merupakan sarana untuk meningkatkan produksi. 8. 3.1. dan prestise yang dapat meningkatkan sikap kerja pegawai. Sebaliknya. Jumlah furnitur harus sesuai dengan jumlah pegawai dan tugas yang dilakukan. dan banyak digunakan. Peralatan Kantor Selain furnitur. furnitur kayu juga tahan lama dan memiliki nilai kehangatan. kantor juga membutuhkan peralatan. 7. 5. kantor yang sejenis tidak harus menggunakan furnitur yang sama. Furnitur harus membuat kondisi kerja menjadi nyaman. jika keinginan mereka tidak dapat dipenuhi. . Furnitur harus sesuai dengan kebutuhan dan pilihan pegawai. seperti mesin tik. dan sesuai dengan fasilitas kerja yang akan dilakukan. Aplikasi volume tinggi menyebabkan kebutuhan penggunaan mesin. Peralatan kantor merupakan penghubung antara pegawai dan pekerjaannya. 3. 2. Untuk daya tahan. Peralatan di sini berarti mesin dan alat kantor yang ada di kantor. karena lebih fleksibel. Peralatan harus dipilih untuk tugas yang lebih efisien daripada pegawai. maka harus dijelaskan alasannya. sehingga pelayanan lebih baik. seperti rak pemisahan berkas dan furnitur ringan. atau komputer. perlu mempertimbangkan furnitur logam.

peralatan harus diuji coba di kantor. Menggunakan sekelompok pegawai yang dapat mengoperasikan semua mesin secara ekonomis. Perlunya pelatihan juga harus dipertimbangkan. gaya dan merek. Menyederhanakan ketinggalan jaman dan nilai jual peralatan. 8. jumlah copy yang dibutuhkan. Meski banyak peralatan kantor yang dibeli. 6. 12. dan pemeliharaan). Harus dilakukan pengadaan yang memiliki ciri: sederhana (untuk kemudahan operasional. 3. yang mudah rusak dan terus mengalami perkembangan teknologi. sewa banyak diminati. seperti yang telah dibahas di bab 2. akan menambah biaya operasional. Dengan melakukan standardisasi ukuran. Memperoleh harga lebih murah dengan membeli dalam jumlah banyak. daya tahan dan nilai jual. karena mesin dapat memeriksa dan mengendalikan akurasi. 9. . yang penting untuk pajak pendapatan dan sifat nilai jual peralatan. 5. dan adaptasi (untuk diintegrasikan dalam sistem kantor terbaru). Peralatan digunakan untuk mengurangi biaya pekerjaan. masa uji coba akan lebih lama. operasional. 2. Pegawai operasional dan supervisor harus ditanya tentang mesin yang akan dipilih. 11. Sebelum membeli atau menyewa.4. kompleksitas proses matematis. Peralatan dibutuhkan untuk pekerjaan penting yang perlu waktu cepat atau beban jadwal kerja tinggi. dan tata letak harus dihitung dalam total pemasangan peralatan. Uji coba untuk mesin kecil adalah 1-2 minggu. 10. Perlu dilakukan standardisasi peralatan kantor. jumlah daftar penyimpanan. Mesin diperlukan untuk akurasi pekerjaan. Biaya layanan. 7. kecepatan berputar. fleksibel (untuk digunakan di berbagai situasi). ukuran dan arsip. pembelajaran. 4. maka dapat: 1. Furnitur kantor yang akan digunakan dalam waktu lama. Adanya layanan pemeliharaan perlu dilihat dalam melakukan seleksi peralatan. ringan (dapat digunakan di berbagai tempat). PENGADAAN Seleksi furnitur dan peralatan kantor merupakan tugas penting manajer kantor. Mengurangi biaya pemeliharaan karena menggunakan beberapa merek yang sama. Jika peralatan rusak. Membeli dan menggunakan kertas kantor yang sesuai dengan merek mesin. Misalnya kapasitas digital jumlah yang ditangani. 7. pemeliharaan. Selanjutnya akan dibahas pertimbangan manajer dalam prosedur pengadaan. Semakin besar atau mahal mesinnya. 5. Melatif operator lebih mudah dan sederhana. Mengembangkan departemen layanan milik perusahaan sendiri yang lebih mudah dan ekonomis. Tetapi berbeda dengan peralatan kantor. penggantian dan pengembangan untuk menjamin pengendalian dan penggunaan peralatan yang tepat. tetapi untuk perusahaan kecil pengadaan peralatan dilakukan dengan cara sewa. Dalam beberapa tahun terakhir. lebih sering dibeli daripada disewa. 6. Kekuatan dan kelemahan peralatan harus diperhitungkan.

Selama masa sewa. Rata-rata masa sewa adalah 3 ± 5 tahun. Dalam sewa (leasing). Digunakan untuk memperoleh peralatan tambahan. perusahaan finansial. manajer lebih sering membeli komputer murah daripada menyewa. Karena peralatan memiliki nilai jual untuk tukar tambah dengan peralatan baru pada saat kontrak baru.Sewa peralatan adalah kontrak dimana pengguna peralatan dapat menggunakan aset dengan membayar kepada pemilik secara berkala dalam waktu yang ditentukan. Jenis Perjanjian Sewa Sewa dapat memenuhi kebutuhan pihak yang terlibat. dilihat oleh para pengguna komputer bahwa harga sewa telah melebihi harga komputer yang sebenarnya. Keuntungan sewa ini adalah peralatan yang dibutuhkan tersedia dengan cepat dengan sedikit dana. peralatan tetap menjadi hak pemilik aset. Karena tidak ada petunjuk kapan sewa dapat mengurangi pajak. perusahaan asuransi. Sama dengan di atas. Mayoritas perusahaan lebih banyak membeli komputer daripada menyewa. harga sewa ditambah dengan biaya lainnya. data elektronik dan alat reprografis. mesin absensi. saat beban kerja tinggi. selama masa sewa. waktu yang diberikan lebih lama dari rental. kecuali bahwa pengguna dapat membeli peralatan pada akhir masa sewa. pihak perjanjian sewa harus bertanya pada Dinas Pajak apakah sewa tersebut dapat dikenakan pengurangan pajak. (3) jangka panjang yang dapat dibeli. (2) jangka panjang yang dapat diperbaharui. (4) dapat disewakan kembali. Ada 4 kategori perjanjian sewa: (1) jangka pendek. Sewa Jangka Pendek. dari penyedia peralatan kantor lokal. sehingga terdapat banyak jenis kontrak sewa. Banyak perusahaan menyewa peralatan seperti komputer. dari perusahaan penyewa berbagai merek peralatan. sehingga perusahaan dapat menolak penghitungan pajak untuk pembayaran sewa. Sewa Jangka Panjang yang dapat diperbaharui. Sewa jangka panjang yang dapat dibeli. Peralatan dapat disewa dari berbagai sumber: langsung dari pabrik atau distributor pabrik. Dengan meningkatnya pengetahuan dan pengalaman di bidang proses data. Di banyak perusahaan ternyata biaya sewa menjadi faktor biaya yang lebih besar daripada perkiraan. dapat disewa. seperti mesin tik dan kalkulator. seperti inventarisasi akhir tahun. Kategori ini akan dijelaskan sebagai berikut. dari organisasi perbankan. Semua jenis mesin dan peralatan kantor. tanpa tambahan biaya. dan dapat mengambil kembali peralatan setelah masa sewa berakhir. dan pihak pengguna tidak berniat untuk membeli peralatan tersebut. Pada akhir masa sewa. Sewa ini dapat menggunakan 75 ± 80 % masa guna peralatan. sewa ini dianggap penjualan bersayarat atau cicilan. dana pensiun. Pengguna dapat menambah peralatan. Banyak keuntungan menyewa yang dibahas sebelumnya. dan lembaga keuangan ain yang berikan layanan sewa. Selama masa guna. dapat diperbaharui dengan harga yang lebih rendah. maka ketinggalan jaman dapat dihindari. Berdasarkan peraturan pajak pendapatan. seperti peralatan kantor. dan pemindaian optik. .

perlindungan dilakukan untuk mengurangi resiko ketinggalan jaman. yang dikaitkan dengan peralatan tertentu. yang memberikan peralatan mahal untuk mencapai penghematan. Ketentuan ini membebaskan modal perusahaan untuk melakukan investasi atau ekspansi. Perubahan akibat inflasi juga diperkirakan karena harga sewa ditentukan untuk beberapa tahun. sewa yang menawarkan asuransi peralatan. 4. sehingga perusahaan dapat memperoleh pendapatan sebelum jatuh tempo. tidak diperlukan uang muka. peralatan dapat diganti selama masa sewa. Pada sewa jangka panjang. sewa memberikan metode pembayaran yang fleksibel. dan kemudian disewakan kembali. Keuntungan pajak dapat diperoleh karena harga sewa dapat mengurangi perhitungan pajak pendapatan. sewa memberikan jalan bagi perusahaan kecil untuk memperoleh peralatan baru. Misalnya. dan selama periode sewa. Saat inflasi. pembayaran sewa jangka pendek atau sewa dengan berbagai jadwal pembayaran lebih menarik bagi penyewa. perusahaan dapat mengambil keuntungan dari kemajuan teknologi. upaya membeli peralatan pada masa sewa. Untuk perusahaan yang menggunakan peralatan khusus. jika penyewa terkena pajak pendapatan tertentu. Sehingga harga sewa bisa dikurangi. 6. uang muka senilai sewa tahun pertama dibutuhkan untuk memperoleh peralatan. menjualnya pada penyewa. pihak penyewa menaikkan harga sewa peralatan dan meminjam uang dari perusahaan asuransi. Bentuk sewa finansial misalnya sewa leveraged. Fleksibelitas bagi penyewa yang tidak memiliki metode finansial lain. Dimana perusahaan dapat membiayai peralatan modal keuangan selama 15 tahun dengan bunga 4 %. dapat dianggap oleh Dinas Pajak sebagai kontrak penjualan cicilan. sehingga tidak bisa dihitung pajaknya. 7. Misalnya. Di banyak sewa. jadwal pembayaran dapat disesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan. Sewa leveraged banyak diminati karena tingkat bunga yang lebih rendah. 3. 5. Dalam banyak kasus. Misalnya. Dalam beberapa kontrak sewa.Dapat disewakan kembali. Dalam sewa leveraged. . dengan daya beli yang lebih rendah daripada sekarang. meminjam untuk membeli peralatan dapat memberikan keuntungan pajak yang besar. Perusahaan baru membutuhkan peralatan tetapi tidak mempunyai dana. Penghematan didapat dari keuntungan pajak seluruh biaya peralatan. Beberapa sewa menawarkan peluang untuk kontrak layanan seperti pemeliharaan dan penyimpanan arsip. Sehingga. Namun. 2. Sewa menawarkan sumber finansial tambahan. Umumnya. jumlah sewa untuk lima tahun dibayar dengan menghitung inflasi. perusahaan dapat menerima 100% nilai aset dalam bentuk tunai. terutama pada saat tingkat bunga tinggi. Di tempat sewa lain. Keuntungan Sewa Keuntungan sewa adalah: 1. terutama dimasa depresiasi. Sewa ini memungkinkan perusahaan membeli peralatan. Pengendalian anggaran karena harga sewa dapat diperkirakan. dana pensiun atau investor lain dengan menjual hutang sewa peralatan. Sewa juga membantu membuang barang yang sudah tidak diperlukan. Sewa ini menguntungkan saat membutuhkan modal kerja dengan cepat. Modal kerja mengalir setiap hari. Sewa memberikan finansial bagi perusahaan yang tidak memiliki sumber finnansial.

Untuk meramal masa depan. 3. Biaya pokok. penyusutan nilai peralatan harus diperhatikan. arus masuk diskonto. maka faktor berikut perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk membeli atau menyewa: 1. apakah perusahaan tetap harus membayar sewa atau ditanggung oleh pabrik? 5. Kesepakatan di atas dapat membantu perusahaan kecil mengambil keuntungan dari kredit pajak yang tidak tersedia pada bentuk perjanjian keuangan lainnya. harus ditentukan. Jika peralatan digunakan lebih dari satu hari. Penyusutan. Untuk membuat keputusan membeli atau menyewa dapat ditanya pada spesialis atau auditor keuangan perusahaan. Ketinggalan jaman. memutuskan untuk menyewa. 4. sebagai pemilik peralatan. Perusahaan yang melihat bahwa peralatan akan ketinggalan jaman akibat perkembangan teknologi. 6. Karena perubahan di masa depan dapat mempengaruhi peralatan proses data yang digunakan sekarang. Biaya bunga. Kredit pajak dapat diberikan kepada perusahaan sewa. dan harga sewa perusahaan dapat dikurangi. Biaya bersih relatif antara membeli dan menyewa. PEMELIHARAAN . Layanan pemeliharaan. perusahaan dapat melihat nilai jual peralatan yang masa pakainya lebih singkat dari masa produktifnya. BEP sewa-beli. Perusahaan harus melakukan studi anggaran dengan menggunakan metode keuntungan investasi. Semua ketentuan sewa harus dinyatakan sebelumnya. Misalnya. staf proses data harus menganalisa rencana dan trend penjualan. Penggunaan dalam waktu lama perlu membayar sewa tambahan untuk memasang alat pengukur waktu. 7. konsultan independen. seperti pabrik. 2. maka bagi perusahaan lebih ekonomis untuk membeli peralatan. dimana peralatan dapat ditambah sesuai kebutuhan perusahaan. seperti komputer. yang akan memberikan analisa beli dan sewa. Perusahaan harus membayar biaya pokok untuk menggunakan peralatan. Dalam membandingkan antar menyewa dan membeli. 8. Keputusan untuk Menyewa atau Membeli Peralatan Jika setelah studi kelayakan diperlukan peralatan. dan berbagai penyewa. Masa pakai peralatan. Kontrak untuk membeli atau menyewa harus menyebutkan jenis layanan pemeliharaan ± pencegahan dan perbaikan ± yang disediakan penyewa atau penjual. jika peralatan rusak selama beberapa jam. produksi dan pembelian perusahaan untuk menentukan proses baru. periode keuntungan. Adanya pasar barang bekas. dan present value. Perlu dinilai berapa lama peralatan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Adanya bantuan tenaga terlatih jika diperlukan. Perusahaan yang cepat berkembang dan cabang kantor baru dibiayai oleh beberapa penyewa. Perusahaan harus mempertimbangkan tingkat bunga uang pinjaman atau tingkat bunga yang diharapkan dari investasi dana.Perusahaan kecil dapat mengambil keuntungan dari kredit pajak investasi.

banyaknya biaya tak terduga. Layanan oleh departemen layanan internal perusahaan. Sehingga pemeliharaan yang menjadi bagian kontrak layanan dapat mengurangi sejumlah kerugian. beberapa perusahaan kecil membuat perjanjian dengan perusahaan layanan mesin tik. karena dianggap lebih ekonomis. Dalam kasus seringnya terjadi kerusakan. pembersihan komponen peralatan dan sebagainya. harus perusahaan besar. dan biaya untuk menyediakan ruang kerja. Jika menggunakan layanan per-panggilan akan menghabiskan biaya. Karena harus memberikan gaji yang tinggi. mesin tik diperiksa setahun sekali. Banyak kantor mengeluarkan edaran bagi juru ketik bagaimana merawat mesin tik sehingga efisien dan mengurangi biaya perbaikan. maka diperlukan petugas khusus untuk membersihkan dan merawat mesin tik. . Dengan biaya tetap. Sedangkan dengan kontrak. Biaya dan jenis layanan yang diberikan untuk pemeliharaan peralatan bermacam-macam. layanan pemeliharaan peralatan kantor harus mengikuti metode berikut: 1. kecuali ada peralatan cadangan. Menggunakan perwakilan layanan pabrik per-panggilan tanpa kontrak. penggantian. hanya membayar iuran tahunan.Pemeliharaan adalah faktor penting dalam membeli atau menyewa peralatan. Karena mesin tik penting dari segi jumlah dan investasi. Banyak peralatan yang harus digunakan setiap hari. dan layanan dapat dipanggil sewaktu-waktu. Dengan kontrak layanan. pegawai tidak dapat bekerja sampai peralatan diperbaiki. Dalam memelihara mesin tik. Departemen Layanan Internal Untuk memelihara pegawai layanan sendiri. 3. Jika peralatan rusak. Kontrak Layanan Kontrak layanan atau perjanjian pemeliharaan. maka pemeliharaannya sangat penting. Sehingga memelihara peralatan tersebut harus diperhatikan. Kontrak layanan dengan pabrik atau perusahaan layanan. 2. Layanan Per-Panggilan Banyak perusahaan lebih suka menggunakan jasa layanan per-panggilan sesuai kebutuhan. Biaya lainnya terkait dengan waktu yang terbuang jika mesin rusak. Tergantung pada kompleksitas dan jumlah peralatan yang digunakan. membersihkan dan memperbaiki mesin tik secara berkala. biaya pelatihan pegawai. Berdasarkan perjanjian layanan dengan satu pabrik peralatan dan mesin kantor. perusahaan layanan memeriksa. perusahaan dapat menghindari biaya tak terduga. memberikan layanan berkala seperti pemeriksaan. Jika ada banyak mesin tik.

maka panggilan tersebut menjadi masalah pabrik. PENGGANTIAN Peralatan kantor dapat ketinggalan jaman karena adanya model baru di pasaran. keseimbangan-menurun. Jumlah dana yang tersedia untuk membayar aset atau produk investasi lainnya meningkat. aset tidak boleh dihitung dibawah nilai penyusutan. Peralatan yang dimiliki/disewa oleh perusahaan. pemeliharaan dan penggantian peralatan harus dikendalikan secara terpusat. Manajer kantor harus membeli peralatan terbaik dan dapat digunakan sampai berkurang efisiensinya. dan jumlah tahun. Karena faktor ketinggalan jaman. perusahaan dapat menghindari biaya tambahan untuk peralatan tua dan membutuhkan suku cadang baru. dan jumlah pemeliharaan dapat dianggarkan. 3. Menyusun sistem pengendalian arsip terpusat untuk aset perusahaan yang memberikan informasi tentang: 1. Program pengendalian antara lain : 1. Menyusutnya peralatan secara cepat mengurangi pajak pendapatan masa pakai aset tahun sebelumnya. Ini merupakan tanggung jawab manajer layanan administratif. Memelihara arsip dan informasi trend peralatan kantor terbaru. tamu. dan pegawai tentang citra perusahaan yang modern dan memiliki sarana lengkap. beberapa peralatan khusus seperti proses data dapat menyusut lebih cepat. PENGENDALIAN TERPUSAT Pengadaan. Meski penyusutan dihitung dengan metode di atas. jumlah penyusutan seimbang karena biaya pemeliharaan meningkat. Tempat peralatan digunakan. Furnitur dan peralatan kantor dapat menyusut setelah 10 tahun dan dapat dihitung dengan berbagai metode seperti garis-lurus. Jika masa penyusutan dipercepat selama periode lima tahun. terutama di kantor besar yang memiliki banyak peralatan. unit produksi. jumlah peralatan baru dapat dibeli. . Tujuan peralatan digunakan. terutama untuk peralatan lama. Jika digunakan kontrak layanan pabrik. 2. Karena perusahaan dapat menunjukkan kepada pelanggan. Program penggantian peralatan dapat membantu perusahaan memprediksi kebutuhan peralatan setiap tahun dengan tepat.panggilan rutin diperlukan. Keuntungan lain adalah moral perusahaan yang memiliki program penggantian. dan dapat diganti dengan model baru tanpa banyak kerugian. Pengurangan biaya operasional dapat dilakukan untuk setiap peralatan. Program penggantian juga membantu perusahaan dalam mengendalikan biaya pemeliharaan. maka dapat dilakukan tukar tambah setiap lima tahun dan perusahaan dapat mengikuti perkembangan teknologi. Kerugian dapat dikurangi perusahaan jika kebijakan tukar tambah ditetapkan pada waktu pembelian. 2. Dengan mengendalikan jadwal penggantian peralatan kantor. Jika biaya perbaikan meningkat sesuai dengan umur aset.

Deskripsi lengkap jenis peralatan. Nomor seri perusahaan dan pabrik. Data layanan. 6. Biaya. Biaya penyusutan sekarang dan akumulasi. Nilai pembukuan (harga pembelian dikurangi penyusutan akumulasi). 7. 9. Kantor kecil juga membutuhkan pengendalian peralatan. 11. 8. Melakukan evaluasi semua mesin dan peralatan secara berkala. 5. Meski bukan merupakan fungsi khusus. Biaya pemeliharaan. Menyusun standar mesin dan peralatan. Berfungsi sebagai pengendali semua kebutuhan peralatan di perusahaan dan penghubung penjual di luar perusahaan. 10. 5. 4. 7. Tanggal pembelian.3. 4. 6. Mengembangkan prosedur efektif untuk pemeliharaan dan penggantian mesin. . Mengendalikan seleksi dan pembelian mesin sesuai kegunaan. pengendalian peralatan harus diberikan kepada orang yang kompeten yang dapat memberikan perhatian sesuai yang dibutuhkan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful