LINGKUNGAN KANTOR: FURNITUR DAN PERALATAN

Lingkungan kantor dapat digambarkan dari faktor fisik dan mental. Selain furniture dan peralatan, lingkungan fisik kantor terdiri dari ukuran atau dimensi, jenis permukaan (warna dinding, jenis lantai, penutup jendela), sifat pencahayaan, pengendalian suara dan materi akustik, pendingin udara, dan musik latar. Semua faktor tersebut memiliki karakteristik fisik yang mempengaruhi kondisi mental pekerja, moral dan sikap mereka terhadap pekerjaan dan terhadap satu sama lain. Pertimbangan manajer dalam seleksi, pengadaan, pemeliharaan, dan pengendalian furniture dan peralatan kantor merupakan tanggung jawab manajer kantor yang penting. Ini adalah pokok bahasan bab ini. Dampak psikologis faktor-faktor lain dari lingkungan fisik kantor akan dibahas di Bab 6.

Seleksi Tidak seorang pun yang tahu tentang lingkungan fisik kantor tempatnya bekerja. Manajer kantor sebagai pusat informasi perusahaan, diharapkan memiliki banyak informasi tentang furnitur dan peralatan kantor yang dibutuhkan perusahaan. Manajer kantor juga harus tahu sarana yang tersedia bagi perusahaan. Untuk itu, manajer kantor harus mempunyai banyak informasi tentang hal berikut: 1. 2. 3. 4. 5. Jenis furnitur dan peralatan utama dan pemasok yang handal. Statistik untuk membandingkan berbagai merek furnitur dan peralatan yang efektif. Harga semua barang dan katalog pemasok barang. Kriteria kebutuhan dan memilih peralatan. Pengetahuan tentang dampak peralatan sistem informasi, seperti kebutuhan pelatihan, pemasok baru dan biaya operasional. 6. Peluang standardisasi peralatan di perusahaan. 7. Alternatif pengadaan (seperti sewa atau beli) dan jumlah barang yang dibeli. 8. Pemeliharaan, perbaikan dan penggantian.

Di era teknologi, manajer kantor harus yakin bahwa mereka telah memberikan peralatan untuk lingkungan kantor yang terbaik. Mereka harus memahami penggunaan berbagai furnitur dan peralatan dan dapat membantu semua staf baik di semua departemen dalam memilih sarana kantor.

Furnitur Kantor Pabrik furnitur kantor modern terus membuat berbagai produk baru. Umumnya pabrik furnitur terdiri dari lemari arsip, meja kerja, meja dan kursi serta sarana lain sesuai dengan struktur eksekutif, manajerial dan staf. Peralatan arsip akan dibahas di Bab 9.

furnitur kantor dapat meningkatkan produktivitas pegawai. permukaan. Tata letak furnitur modular menggabungkan beberapa unit furnitur sesuai dengan prinsip konstruksi modular atau gabungan. arsip dan penyekat. furnitur dibeli bukan disewa. Meja kerja merupakan bagian utama ruang kerja. Ada dua jenis: (1) berdasarkan bentuk. Furnitur modular pada gambar 5-3 didasarkan pada studi gerak dan waktu oleh Gilbreths. ukuran dan model. sedangkan meja rapat di ruang rapat perusahaan besar disesuaikan dengan dekorasi kantor. Furnitur Modular. Studi diagram pada gambar 5-5 menunjukkan keunggulan manfaat ruang dengan menggunakan furnitur modular dibandingkan dengan model konvensional. perkiraan biaya sewa harus dibuat untuk masing-masing bagian. (2) berdasarkan fungsi. Meja kerja merupakan simbol kantor. Meja kerja terkait dengan berkas dan untuk mencapai berbagai tujuan kantor. dengan berbagai gaya (dari tradisional sampai modern) yang tersedia di distributor furnitur kantor di semua kantor besar. Jika tepat. sebagai tempat pemberkasan. karena digunakan dalam waktu lama. Dapat dilihat pada gambar 5-3. dan penyekat) dengan fungsinya masing-masing. dan memanfaatkan ruang kerja dengan membuat meja kerja lengkap dengan lemari buku. Setiap ruang kantor. Untuk banyak kantor. Prinsip ini berdasarkan komponen ruang kerja (yang terdiri dari unit penyimpanan. departemen atau bagian dihitung biaya sewa ruangnya. sesuai imajinasi manajer kantor dan keterbatasan ruang. Aturannya. 5-4 dan 5-5 dengan mengurangi ruang lantai sebanyak 20%. Meja merupakan pengganti meja kantor. tidak hanya menghemat ruang tetapi juga membuat kerja lebih efisien. membuat ruangan lebih nyaman. tanpa ruang penyimpanan dibawah. Susunan berbagai furnitur menjadi lebih fleksibel. permukaan datar. dan mempertahankan pegawai yang efisien. tersedi meja rapat yang besar. penggunaan meja lebih disukai daripada meja kantor karena lebih ekonomis. mengurangi biaya produksi. Banyak pabrik merancang furnitur kantor modular disesuaikan dengan alat atau sentra kerja pegawai. Susunan furnitur modular ada pada gambar 5-4. Meja kerja juga digunakan untuk menyimpan barang atau data. Meja Kerja. Unit modular yang sering digunakan adalah bentuk L. Di banyak perusahaan. Meja. (Meja kerja konvensional membutuhkan ruang yang lebih luas daripada susunan furnitur modular seperti terlihat pada gambar 5-4). sebagai tempat memproses data atau meletakkan alat proses data. Jenis ini dapat dilihat pada gambar 5-1 dan 5-2. Manajer kantor harus memperhatikan pemilihan dan penggunaan furnitur kantor. yang menempel pada sudut kanan meja. Biaya tahunan ruang meja kantor bermacam-macam. dan sebagai tempat penyimpanan. Meski perusahaan memiliki gedung sendiri. Manfaat utama tata letak furnitur modular adalah menghemat ruang dan membuat ruang kerja menjadi lebih produktif. sebagai sarana rapat. Umumnya digunakan sebagai tempat memproses informasi tertulis. Faktor biaya penting dalam memilih meja kerja. Jenis Meja Kerja. Meja yang memiliki satu atau dua laci kecil dapat bermanfaat bagi pegawai. dimana eksekutif bekerja dalam kelompok. . Susunan lain juga dimungkinkan.Biaya furnitur merupakan biaya ruangan yang penting dalam pekerjaan kantor.

ada sandaran dan empat kaki. meja resepsionis. sumber finansial. Sering dilakukan penambahan sofa. Kursi postur stenografer. Jika pegawai harus menunduk. gantungan jaket. Jenis kursi kantor utama adalah sebagai berikut: 1. kalkulator dan mesin lainnya. ruang kebugaran. Misalnya tempat mesin tik. dirancang untuk pengunjung dan tidak digunakan untuk duduk seharian. dan selera manajemen. meja kopi. dan rak majalah di kantor. dengan atau tanpa sandaran tangan. berwarna hitam dan ramping. Kursi tamu. Semua kursi kantor. konsentrasi. 2. Aksesori ini membuat ruang kerja lebih kondusif untuk rileks. tidak perlu sandaran tangan. meja rapat. Namun. pot bunga. credenza. disesuaikan dengan karakter fisik eksekutif. Posisi duduk yang salah bukan karena postur. Kursi yang terbuat dari busa latex agar memberi kenyamanan bagi pegawai. Prinsip berikut harus dipertimbangkan dalam seleksi furnitur kantor: . Kebanyakan kursi kantor dirancang sesuai bentuk tubuh. Prinsip Seleksi Furnitur. Furnitur kantor harus dapat membantu kinerja kantor. lemari buku. 4. Kursi sadel adalah contoh rancangan untuk konstruksi kursi kayu. Jika pegawai menggunakan tangannya untuk bekerja. Bahasan sebelumnya menerangkan bahwa meja kerja. Sehingga keuntungan bagi perusahaan karena berkurangnya absen. sedikit kesalahan dan volume produksi yang lebih besar. Kursi eksekutif. Banyak pegawai juga menyukai kursi kayu yang ada busanya. Jika bagian sandaran ada pernya. dengan atau tanpa putaran. dan menikmati jam kerja. Manajer kantor dapat melihat tanda kelelahan dari postur pekerja. atau meja pelengkap meja kerja. manajer kantor terus mengubah lingkungan kerja (terutama tata letak). tetapi salah penempatan kursi dan meja. untuk kenyamanan fisik pegawai. harus disesuaikan tingginya dan dapat berputar. meja hias dengan lampu meja. tirai. benda seni. Bagian sandaran harus dapat disesuaikan ke depan dan ke belakang.Jenis meja lain juga tersedia. Pegawai kantor harus nyaman duduk untuk bekerja selama berjam-jam. Kenyamanan fisik terkait dengan kondisi mental untuk pencapaian kinerja. Kursi prostur juru tulis. sehingga diperlukan kriteria khusus. Studi membuktikan bahwa postur kerja yang tepat akan mengurangi lelah dan meningkatkan kesehatan pegawai agar tidak pilek atau sakit kepala. maka harus ada sandaran tangan di kursi. dengan atau tanpa putaran. Banyak pegawai duduk dengan kaki disilangkan di kaki kursi atau sesak dengan pekerjaannya karena kursi atau meja tidak sesuai tingginya. meja dan kursi merupakan furnitur utama dalam kantor. atau dapat diputar. maka dapat disesuaikan. Kursi. Furnitur dan Aksesori Lain. Ruang kerja pegawai kantor menggunakan meja kerja dan kursi. 3.

dan sesuai dengan fasilitas kerja yang akan dilakukan. konstruksi kokoh. atau komputer. Untuk daya tahan. dan prestise yang dapat meningkatkan sikap kerja pegawai. 2. karena lebih fleksibel. perlu mempertimbangkan furnitur logam. seperti mesin tik. 4. yaitu semua sistem proses informasi diidentifikasi dan peran peralatan diklarifikasi. Untuk pekerjaan monoton. Peralatan di sini berarti mesin dan alat kantor yang ada di kantor. misalnya bandingkan antara hasil mesin tik dengan tulisan tangan. Furnitur harus dapat digunakan untuk berbagai tujuan. furnitur kayu juga tahan lama dan memiliki nilai kehangatan. yang dibahas di Bab2. harus dipasang jika ada penghematan biaya pegawai dan kenyamanan. Studi tersebut memerlukan konsentrasi dan pemikiran matang dengan jawaban yang lengkap terhadap pertanyaan yang diajukan. sehingga pelayanan lebih baik. Aplikasi volume tinggi menyebabkan kebutuhan penggunaan mesin. Peralatan Kantor Selain furnitur. 2. plastik atau kayu harus benar-benar dipertimbangkan. akurasi dan moral pegawai. 6. mesin merupakan sarana untuk meningkatkan produksi. Jumlah furnitur harus sesuai dengan jumlah pegawai dan tugas yang dilakukan. Seleksi peralatan modern dimulai dengan studi kelayakan. Alternatif antara furnitur logam. 3. lebih cepat dan hasil positif lainnya. 7. Furnitur kayu sering dijumpai di kantor eksekutif. komponennya dapat diganti. Furnitur harus sesuai dengan pekerjaan. seperti rak pemisahan berkas dan furnitur ringan. dan banyak digunakan. 9. kalkulator. Peralatan digunakan untuk menghasilkan kualitas output yang lebih baik. Setiap kantor memiliki kebutuhan sendiri.1. 8. kelihatan mewah. kantor yang sejenis tidak harus menggunakan furnitur yang sama. 5. Peralatan kantor merupakan penghubung antara pegawai dan pekerjaannya. mesin fotocopy. Pegawai harus ditanya sebelum membeli furnitur baru. kriteria berikut dapat membantu: 1. Selain jenis dan merek peralatan. . jika keinginan mereka tidak dapat dipenuhi. maka harus dijelaskan alasannya. Furnitur harus sesuai dengan kebutuhan dan pilihan pegawai. Mesin kantor merupakan mesin informasi. Beberapa peralatan seperti mesin tik jarak jauh dapat membantu pegawai mengirim hasil kerjanya ke pegawai di tempat lain dan menerima masukan dengan cepat. Furnitur berkualitas baik biasanya lebih atraktif dan ekonomis. 3. Furnitur khusus. Furnitur harus membuat kondisi kerja menjadi nyaman. Pegawai dapat bekerja lebih banyak dengan sedikit waktu dan lebih akurat serta berkualitas. Furnitur harus atraktif dan modern sesuai dekorasi kantor ± yang mempengaruhi volume. Sebaliknya. Untuk membantu manajer kantor administratif membuat keputusan seleksi peralatan. jumlah manfaat peralatan juga semakin meningkat. kantor juga membutuhkan peralatan. Furnitur harus berkualitas baik. Prinsip ini terkait dengan sifat pekerjaan yang dilakukan dan usaha fisik ekonomi serta kecepatan operasional. Peralatan harus dipilih untuk tugas yang lebih efisien daripada pegawai.

dan tata letak harus dihitung dalam total pemasangan peralatan. kompleksitas proses matematis. Menyederhanakan ketinggalan jaman dan nilai jual peralatan. ringan (dapat digunakan di berbagai tempat).4. Harus dilakukan pengadaan yang memiliki ciri: sederhana (untuk kemudahan operasional. 9. yang penting untuk pajak pendapatan dan sifat nilai jual peralatan. operasional. 6. seperti yang telah dibahas di bab 2. 8. Meski banyak peralatan kantor yang dibeli. Adanya layanan pemeliharaan perlu dilihat dalam melakukan seleksi peralatan. Dengan melakukan standardisasi ukuran. tetapi untuk perusahaan kecil pengadaan peralatan dilakukan dengan cara sewa. Dalam beberapa tahun terakhir. Furnitur kantor yang akan digunakan dalam waktu lama. Selanjutnya akan dibahas pertimbangan manajer dalam prosedur pengadaan. 12. Melatif operator lebih mudah dan sederhana. pembelajaran. Kekuatan dan kelemahan peralatan harus diperhitungkan. peralatan harus diuji coba di kantor. Perlu dilakukan standardisasi peralatan kantor. Sebelum membeli atau menyewa. PENGADAAN Seleksi furnitur dan peralatan kantor merupakan tugas penting manajer kantor. Misalnya kapasitas digital jumlah yang ditangani. dan adaptasi (untuk diintegrasikan dalam sistem kantor terbaru). 5. Mesin diperlukan untuk akurasi pekerjaan. Mengurangi biaya pemeliharaan karena menggunakan beberapa merek yang sama. 3. 11. yang mudah rusak dan terus mengalami perkembangan teknologi. jumlah copy yang dibutuhkan. Pegawai operasional dan supervisor harus ditanya tentang mesin yang akan dipilih. Uji coba untuk mesin kecil adalah 1-2 minggu. penggantian dan pengembangan untuk menjamin pengendalian dan penggunaan peralatan yang tepat. Semakin besar atau mahal mesinnya. pemeliharaan. 2. ukuran dan arsip. gaya dan merek. Memperoleh harga lebih murah dengan membeli dalam jumlah banyak. 7. 6. . fleksibel (untuk digunakan di berbagai situasi). Peralatan digunakan untuk mengurangi biaya pekerjaan. maka dapat: 1. Perlunya pelatihan juga harus dipertimbangkan. sewa banyak diminati. 5. 7. lebih sering dibeli daripada disewa. Membeli dan menggunakan kertas kantor yang sesuai dengan merek mesin. Mengembangkan departemen layanan milik perusahaan sendiri yang lebih mudah dan ekonomis. Peralatan dibutuhkan untuk pekerjaan penting yang perlu waktu cepat atau beban jadwal kerja tinggi. Menggunakan sekelompok pegawai yang dapat mengoperasikan semua mesin secara ekonomis. Biaya layanan. kecepatan berputar. masa uji coba akan lebih lama. Tetapi berbeda dengan peralatan kantor. Jika peralatan rusak. 4. dan pemeliharaan). 10. daya tahan dan nilai jual. akan menambah biaya operasional. karena mesin dapat memeriksa dan mengendalikan akurasi. jumlah daftar penyimpanan.

Pengguna dapat menambah peralatan. mesin absensi. dilihat oleh para pengguna komputer bahwa harga sewa telah melebihi harga komputer yang sebenarnya. Peralatan dapat disewa dari berbagai sumber: langsung dari pabrik atau distributor pabrik. Mayoritas perusahaan lebih banyak membeli komputer daripada menyewa. dana pensiun. Sewa jangka panjang yang dapat dibeli. Pada akhir masa sewa. Ada 4 kategori perjanjian sewa: (1) jangka pendek. peralatan tetap menjadi hak pemilik aset. Semua jenis mesin dan peralatan kantor. seperti peralatan kantor. perusahaan asuransi. Sewa ini dapat menggunakan 75 ± 80 % masa guna peralatan. dan pemindaian optik. Keuntungan sewa ini adalah peralatan yang dibutuhkan tersedia dengan cepat dengan sedikit dana. Dengan meningkatnya pengetahuan dan pengalaman di bidang proses data. dan dapat mengambil kembali peralatan setelah masa sewa berakhir. dapat diperbaharui dengan harga yang lebih rendah. maka ketinggalan jaman dapat dihindari. dapat disewa. Berdasarkan peraturan pajak pendapatan. (2) jangka panjang yang dapat diperbaharui. seperti inventarisasi akhir tahun. tanpa tambahan biaya. manajer lebih sering membeli komputer murah daripada menyewa. dari penyedia peralatan kantor lokal. waktu yang diberikan lebih lama dari rental. Sewa Jangka Pendek. (3) jangka panjang yang dapat dibeli. seperti mesin tik dan kalkulator.Sewa peralatan adalah kontrak dimana pengguna peralatan dapat menggunakan aset dengan membayar kepada pemilik secara berkala dalam waktu yang ditentukan. harga sewa ditambah dengan biaya lainnya. Sama dengan di atas. sehingga perusahaan dapat menolak penghitungan pajak untuk pembayaran sewa. kecuali bahwa pengguna dapat membeli peralatan pada akhir masa sewa. Karena peralatan memiliki nilai jual untuk tukar tambah dengan peralatan baru pada saat kontrak baru. Digunakan untuk memperoleh peralatan tambahan. (4) dapat disewakan kembali. dari perusahaan penyewa berbagai merek peralatan. Di banyak perusahaan ternyata biaya sewa menjadi faktor biaya yang lebih besar daripada perkiraan. Dalam sewa (leasing). sehingga terdapat banyak jenis kontrak sewa. . Selama masa sewa. selama masa sewa. Kategori ini akan dijelaskan sebagai berikut. data elektronik dan alat reprografis. Banyak perusahaan menyewa peralatan seperti komputer. pihak perjanjian sewa harus bertanya pada Dinas Pajak apakah sewa tersebut dapat dikenakan pengurangan pajak. sewa ini dianggap penjualan bersayarat atau cicilan. perusahaan finansial. Selama masa guna. dan pihak pengguna tidak berniat untuk membeli peralatan tersebut. Karena tidak ada petunjuk kapan sewa dapat mengurangi pajak. saat beban kerja tinggi. dari organisasi perbankan. Banyak keuntungan menyewa yang dibahas sebelumnya. Rata-rata masa sewa adalah 3 ± 5 tahun. Sewa Jangka Panjang yang dapat diperbaharui. Jenis Perjanjian Sewa Sewa dapat memenuhi kebutuhan pihak yang terlibat. dan lembaga keuangan ain yang berikan layanan sewa.

Sewa ini menguntungkan saat membutuhkan modal kerja dengan cepat. Sewa juga membantu membuang barang yang sudah tidak diperlukan. Dimana perusahaan dapat membiayai peralatan modal keuangan selama 15 tahun dengan bunga 4 %. sewa memberikan metode pembayaran yang fleksibel. Umumnya. Untuk perusahaan yang menggunakan peralatan khusus. Di banyak sewa. Modal kerja mengalir setiap hari. Misalnya. Perubahan akibat inflasi juga diperkirakan karena harga sewa ditentukan untuk beberapa tahun. 7. Dalam sewa leveraged. dana pensiun atau investor lain dengan menjual hutang sewa peralatan. 2. terutama pada saat tingkat bunga tinggi. pembayaran sewa jangka pendek atau sewa dengan berbagai jadwal pembayaran lebih menarik bagi penyewa. Keuntungan pajak dapat diperoleh karena harga sewa dapat mengurangi perhitungan pajak pendapatan. Sehingga. yang dikaitkan dengan peralatan tertentu. tidak diperlukan uang muka. terutama dimasa depresiasi. dan kemudian disewakan kembali. 3. dengan daya beli yang lebih rendah daripada sekarang. Dalam beberapa kontrak sewa. sehingga perusahaan dapat memperoleh pendapatan sebelum jatuh tempo. menjualnya pada penyewa. dan selama periode sewa. Beberapa sewa menawarkan peluang untuk kontrak layanan seperti pemeliharaan dan penyimpanan arsip. Fleksibelitas bagi penyewa yang tidak memiliki metode finansial lain. Dalam banyak kasus. Saat inflasi. Pada sewa jangka panjang. yang memberikan peralatan mahal untuk mencapai penghematan. Pengendalian anggaran karena harga sewa dapat diperkirakan. jika penyewa terkena pajak pendapatan tertentu. pihak penyewa menaikkan harga sewa peralatan dan meminjam uang dari perusahaan asuransi. upaya membeli peralatan pada masa sewa. Di tempat sewa lain. 4. jumlah sewa untuk lima tahun dibayar dengan menghitung inflasi. jadwal pembayaran dapat disesuaikan dengan kondisi keuangan perusahaan. perusahaan dapat menerima 100% nilai aset dalam bentuk tunai. Perusahaan baru membutuhkan peralatan tetapi tidak mempunyai dana. sehingga tidak bisa dihitung pajaknya. Sewa leveraged banyak diminati karena tingkat bunga yang lebih rendah. Namun. Sewa menawarkan sumber finansial tambahan. perlindungan dilakukan untuk mengurangi resiko ketinggalan jaman. 5. perusahaan dapat mengambil keuntungan dari kemajuan teknologi. Bentuk sewa finansial misalnya sewa leveraged. Ketentuan ini membebaskan modal perusahaan untuk melakukan investasi atau ekspansi. uang muka senilai sewa tahun pertama dibutuhkan untuk memperoleh peralatan.Dapat disewakan kembali. Misalnya. dapat dianggap oleh Dinas Pajak sebagai kontrak penjualan cicilan. Misalnya. Keuntungan Sewa Keuntungan sewa adalah: 1. Sewa memberikan finansial bagi perusahaan yang tidak memiliki sumber finnansial. sewa memberikan jalan bagi perusahaan kecil untuk memperoleh peralatan baru. peralatan dapat diganti selama masa sewa. Sehingga harga sewa bisa dikurangi. meminjam untuk membeli peralatan dapat memberikan keuntungan pajak yang besar. Sewa ini memungkinkan perusahaan membeli peralatan. Penghematan didapat dari keuntungan pajak seluruh biaya peralatan. sewa yang menawarkan asuransi peralatan. 6. .

Jika peralatan digunakan lebih dari satu hari. seperti komputer. Perusahaan harus mempertimbangkan tingkat bunga uang pinjaman atau tingkat bunga yang diharapkan dari investasi dana. Perusahaan yang melihat bahwa peralatan akan ketinggalan jaman akibat perkembangan teknologi. yang akan memberikan analisa beli dan sewa. Ketinggalan jaman. Biaya pokok. jika peralatan rusak selama beberapa jam. staf proses data harus menganalisa rencana dan trend penjualan. memutuskan untuk menyewa. PEMELIHARAAN . maka faktor berikut perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk membeli atau menyewa: 1. seperti pabrik. Kesepakatan di atas dapat membantu perusahaan kecil mengambil keuntungan dari kredit pajak yang tidak tersedia pada bentuk perjanjian keuangan lainnya. dimana peralatan dapat ditambah sesuai kebutuhan perusahaan. sebagai pemilik peralatan. Karena perubahan di masa depan dapat mempengaruhi peralatan proses data yang digunakan sekarang. Semua ketentuan sewa harus dinyatakan sebelumnya. Biaya bersih relatif antara membeli dan menyewa. produksi dan pembelian perusahaan untuk menentukan proses baru. BEP sewa-beli. Kontrak untuk membeli atau menyewa harus menyebutkan jenis layanan pemeliharaan ± pencegahan dan perbaikan ± yang disediakan penyewa atau penjual. Layanan pemeliharaan. Adanya pasar barang bekas. 3. penyusutan nilai peralatan harus diperhatikan. periode keuntungan. Untuk membuat keputusan membeli atau menyewa dapat ditanya pada spesialis atau auditor keuangan perusahaan. Misalnya. 2. Biaya bunga. Untuk meramal masa depan. Dalam membandingkan antar menyewa dan membeli. arus masuk diskonto. Adanya bantuan tenaga terlatih jika diperlukan. Masa pakai peralatan. Keputusan untuk Menyewa atau Membeli Peralatan Jika setelah studi kelayakan diperlukan peralatan. perusahaan dapat melihat nilai jual peralatan yang masa pakainya lebih singkat dari masa produktifnya. 6. apakah perusahaan tetap harus membayar sewa atau ditanggung oleh pabrik? 5.Perusahaan kecil dapat mengambil keuntungan dari kredit pajak investasi. dan berbagai penyewa. harus ditentukan. dan harga sewa perusahaan dapat dikurangi. Perusahaan harus membayar biaya pokok untuk menggunakan peralatan. maka bagi perusahaan lebih ekonomis untuk membeli peralatan. 4. Penyusutan. dan present value. Perusahaan yang cepat berkembang dan cabang kantor baru dibiayai oleh beberapa penyewa. Penggunaan dalam waktu lama perlu membayar sewa tambahan untuk memasang alat pengukur waktu. konsultan independen. 7. Perlu dinilai berapa lama peralatan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Kredit pajak dapat diberikan kepada perusahaan sewa. 8. Perusahaan harus melakukan studi anggaran dengan menggunakan metode keuntungan investasi.

Layanan oleh departemen layanan internal perusahaan. Dalam memelihara mesin tik. penggantian. layanan pemeliharaan peralatan kantor harus mengikuti metode berikut: 1. dan biaya untuk menyediakan ruang kerja. kecuali ada peralatan cadangan. banyaknya biaya tak terduga. Tergantung pada kompleksitas dan jumlah peralatan yang digunakan. dan layanan dapat dipanggil sewaktu-waktu. Banyak kantor mengeluarkan edaran bagi juru ketik bagaimana merawat mesin tik sehingga efisien dan mengurangi biaya perbaikan. pegawai tidak dapat bekerja sampai peralatan diperbaiki. Karena harus memberikan gaji yang tinggi. Kontrak layanan dengan pabrik atau perusahaan layanan. Menggunakan perwakilan layanan pabrik per-panggilan tanpa kontrak. harus perusahaan besar. Dengan kontrak layanan. Banyak peralatan yang harus digunakan setiap hari. Karena mesin tik penting dari segi jumlah dan investasi. mesin tik diperiksa setahun sekali.Pemeliharaan adalah faktor penting dalam membeli atau menyewa peralatan. . perusahaan layanan memeriksa. hanya membayar iuran tahunan. maka pemeliharaannya sangat penting. maka diperlukan petugas khusus untuk membersihkan dan merawat mesin tik. karena dianggap lebih ekonomis. Berdasarkan perjanjian layanan dengan satu pabrik peralatan dan mesin kantor. pembersihan komponen peralatan dan sebagainya. Sehingga memelihara peralatan tersebut harus diperhatikan. Biaya dan jenis layanan yang diberikan untuk pemeliharaan peralatan bermacam-macam. 2. Sedangkan dengan kontrak. beberapa perusahaan kecil membuat perjanjian dengan perusahaan layanan mesin tik. membersihkan dan memperbaiki mesin tik secara berkala. Biaya lainnya terkait dengan waktu yang terbuang jika mesin rusak. Sehingga pemeliharaan yang menjadi bagian kontrak layanan dapat mengurangi sejumlah kerugian. Jika ada banyak mesin tik. Kontrak Layanan Kontrak layanan atau perjanjian pemeliharaan. Dengan biaya tetap. Layanan Per-Panggilan Banyak perusahaan lebih suka menggunakan jasa layanan per-panggilan sesuai kebutuhan. 3. Jika peralatan rusak. perusahaan dapat menghindari biaya tak terduga. memberikan layanan berkala seperti pemeriksaan. Dalam kasus seringnya terjadi kerusakan. biaya pelatihan pegawai. Jika menggunakan layanan per-panggilan akan menghabiskan biaya. Departemen Layanan Internal Untuk memelihara pegawai layanan sendiri.

3. pemeliharaan dan penggantian peralatan harus dikendalikan secara terpusat. Memelihara arsip dan informasi trend peralatan kantor terbaru. Jika masa penyusutan dipercepat selama periode lima tahun. Program penggantian peralatan dapat membantu perusahaan memprediksi kebutuhan peralatan setiap tahun dengan tepat. beberapa peralatan khusus seperti proses data dapat menyusut lebih cepat. terutama di kantor besar yang memiliki banyak peralatan. Program pengendalian antara lain : 1. Menyusun sistem pengendalian arsip terpusat untuk aset perusahaan yang memberikan informasi tentang: 1. Manajer kantor harus membeli peralatan terbaik dan dapat digunakan sampai berkurang efisiensinya. tamu. PENGENDALIAN TERPUSAT Pengadaan. Jumlah dana yang tersedia untuk membayar aset atau produk investasi lainnya meningkat. Peralatan yang dimiliki/disewa oleh perusahaan. jumlah peralatan baru dapat dibeli. dan jumlah tahun. dan pegawai tentang citra perusahaan yang modern dan memiliki sarana lengkap. Karena perusahaan dapat menunjukkan kepada pelanggan. perusahaan dapat menghindari biaya tambahan untuk peralatan tua dan membutuhkan suku cadang baru. PENGGANTIAN Peralatan kantor dapat ketinggalan jaman karena adanya model baru di pasaran. 2. Karena faktor ketinggalan jaman. Dengan mengendalikan jadwal penggantian peralatan kantor. Meski penyusutan dihitung dengan metode di atas. jumlah penyusutan seimbang karena biaya pemeliharaan meningkat. aset tidak boleh dihitung dibawah nilai penyusutan. dan dapat diganti dengan model baru tanpa banyak kerugian. Ini merupakan tanggung jawab manajer layanan administratif. keseimbangan-menurun. Tempat peralatan digunakan. Jika biaya perbaikan meningkat sesuai dengan umur aset. Keuntungan lain adalah moral perusahaan yang memiliki program penggantian. Program penggantian juga membantu perusahaan dalam mengendalikan biaya pemeliharaan. Jika digunakan kontrak layanan pabrik. Menyusutnya peralatan secara cepat mengurangi pajak pendapatan masa pakai aset tahun sebelumnya. terutama untuk peralatan lama. dan jumlah pemeliharaan dapat dianggarkan. Kerugian dapat dikurangi perusahaan jika kebijakan tukar tambah ditetapkan pada waktu pembelian. Pengurangan biaya operasional dapat dilakukan untuk setiap peralatan. .panggilan rutin diperlukan. maka dapat dilakukan tukar tambah setiap lima tahun dan perusahaan dapat mengikuti perkembangan teknologi. Furnitur dan peralatan kantor dapat menyusut setelah 10 tahun dan dapat dihitung dengan berbagai metode seperti garis-lurus. 2. unit produksi. maka panggilan tersebut menjadi masalah pabrik. Tujuan peralatan digunakan.

Menyusun standar mesin dan peralatan. Berfungsi sebagai pengendali semua kebutuhan peralatan di perusahaan dan penghubung penjual di luar perusahaan. Deskripsi lengkap jenis peralatan. Nilai pembukuan (harga pembelian dikurangi penyusutan akumulasi). Meski bukan merupakan fungsi khusus.3. 5. Melakukan evaluasi semua mesin dan peralatan secara berkala. Nomor seri perusahaan dan pabrik. pengendalian peralatan harus diberikan kepada orang yang kompeten yang dapat memberikan perhatian sesuai yang dibutuhkan. Biaya. 4. 7. Biaya penyusutan sekarang dan akumulasi. 8. . Kantor kecil juga membutuhkan pengendalian peralatan. Mengembangkan prosedur efektif untuk pemeliharaan dan penggantian mesin. 10. 7. 6. 4. 5. 9. Tanggal pembelian. Biaya pemeliharaan. 6. Data layanan. 11. Mengendalikan seleksi dan pembelian mesin sesuai kegunaan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful