KONSEP DASAR SISTEM

PENDAHULUAN

Pada bab ini akan dijelaskan bahwa teknologi hanya merupakan salah satu dari empat
elemen sistem informasi dalam organisasi. Untuk mengembangkan sistem informasi, maka
kita perlu memahami prinsip, teknik, dan catatan untuk analisis sistem dan desain sehingga
kita akhirnya dapat memahami bagaimana menganalisa keadaan bisnis yang secara logis
menerapkan teknologi informasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Prinsip-prinsip
ini perlu dikuasai oleh seorang manajer atau pemakai sistem informasi disebabkan oleh
beberapa faktor berikut ini.

1.Para manajer bisnis sangat mungkin mengembangkan sistem mereka

sendiri. Untuk membangun sistem denganend-user yang berkualitas, seorang manajer harus
menerapkan prinsip yang sama jika sistem tersebut dikerjakan oleh pihak lain.

2. Seorang manajer bisnis mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi dengan

professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai konsep sistem sehingga
dapat mengkomunikasikan dan mengkonfirmasikan apa yang diinginkan oleh perusahaan.

3. Seorang manajer bisnis harus memahami konsep sistem untuk menguasai Sistem
Informasi.

KONSEP SISTEM

Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama
untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulanhardware dansoft ware
komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang bertanggungjawab untuk
memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data dan informasi. Proses yang harus
diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang baik disebut sistem analysis and design
(SA&D). Proses SA&D ini didasarkan pada pendekatan sistem untuk mengatasi suatu

masalahyang disebabkan oleh beberapa prinsip dasar berikut ini:

• Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu
sistem sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem
bekerja.
• Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisa akan
berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak.
• Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah,
sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar ke
masalah yang kecil.
• Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian lain mungkin sekali
berbeda, sehingga pemecahan alternatif yang menunjukan perspektif yang berbeda
hendaknya dibuat dan diperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih.
• Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga seorang
manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap pemecahan masalah. Hal ini
memungkinkan komitmen yang terus bertambah(incremental) terhadap pemecahan
masalah tertentu, dimana keputusannya adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya.

KERANGKA KERJA ORGANISASIONAL DARI SUATU SISTEM

Ada berbagai macam kerangka kerja organisasional dari suatu sistem, namun yang
terpenting adalah agar organisasi dapat bekerja efektif. Kerangka kerja yang dimaksud
seperti pada gambar 1.1 berikut adalah manusia, teknologi, tugas-tugas/prosedur, dan
struktur organisasi. Hal yang harus diperhatikan adalah setiap kali kita mengubah satu
karakteristik atau lebih dari empat komponen yang ada, kita harus mempertimbangkan
perubahan karakteristik yang lain. Contoh sederhananya adalah kalau teknologi komputer
di kantor berubah, maka orang dalam organisasi tersebut harus pula berubah, dan mungkin
cara mengubahnya adalah dengan dilakukan pelatihan ulang bagi pegawai. Kalau salah
satu komponen organisasi berubah, dan komponen yang

lain juga harus berubah, maka pertanyaannya adalah dalam konteks kepentingan organisasi,
komponen manakah yang pertama kali diubah? Jawaban secara konkret mungkin sangat sulit, namun
jika teknologi berubah, maka kita harus mempertimbangkan kompensasi perubahan tiga komponen
lainnya. Kita dapat menggunakan perubahan ini untuk memaksa komponen lain untuk ikut berubah,
dan kita dapat menggunakan perubahan teknologi agar terjadi inovasi yang menguntungkan
perusahaan.
Gambar 1.1.Komponen Dasar dari Organisasi
Unsur Manusia Dalam Sistem Informasi

Manusia sebagai penyedia dan pemakai informasi merupakan bagian integral dari sistem informasi.
Pemahaman terhadap unsur manusia membantu memahami mengapa suatu sistem tidak cocok untuk
setiap orang. Newell dan Simon (1972) membagi empat komponen pemrosesan informasi yakni
penerimaan rangsangan (reception of stimuli), mempengaruhi tindakan(effecting

actions), pemrosesan (processing), dan memori (memory). Empat komponen ini

pulalah yang digunakan dalam suatu sistem informasi yang menggunakan komputer yakni input,
proses, output dan penyimpanan. Lebih lanjut Newell dan Simon menunjukan beberapa eksperimen
bahwa manusia memiliki tiga jenis memori atau sistem penyimpanan yang berbeda.

• Memori Jangka Panjang : Tempat penyimpanan dari fakta yang luas dan
hubungan-hubungan yang ada di otak manusia.
• Memori Jangka Pendek : Tempat kecil di otak untuk memanipulasi data.
• Memori Eksternal : Alat-alat di luar otak (komputer, kertas, dan lain-lain)

Pembuatan Keputusan

Karena pembuatan keputusan merupakan tugas manajerial yang rutin, maka dapat ditentukan
bagaimana manusia membuat keputusan dalam organisasi. Pemahaman proses pembuatan keputusan
merupakan hal penting dalam sistem informasi.

Model pembuatan keputusan dapat dilihat pada gambar 1.2. Dari gambar tersebut, kita dapat
mendefinisikan masing-masing elemen proses pembuatan keputusan.

• Intelligence : Mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya

kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang
relevan.

. Desain : Mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan

alternatif, serta kelayakan solusi/tindakan.
• Pilihan : Pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada.
• Persuasi : Mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi
keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah
dipilih.
• Implementasi : Pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga
dilakukan tepet waktu dan efisien.
• Follow-up : Memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut
dapat bekerja seperti yang diharapakan dan memodifikasi atau
memperbaiki solusi.

Untuk memecahkan masalah manusia dapat dibantu atau bahkan digantikan oleh sistem informasi.
Misalnya teknik matematika seperti programlinier dapat digunakan pada tahap pemilihan alternatif
keputusan. Simulasi komputer digunakan untuk menguji pemecahan alternatif pada tahap desain.
Program manajemen proyek membantu pada tahap implementasi. Beberapa organisasi memiliki ahli
tentan faktor-faktor manusia yang terlibat dalam perancangan sistem untuk mempertimbangkan
karakteristik manusia yang memproses informasi. Spesialis sistem ini memperkirakan jumlah
informasi yang diperlukan, formatnya, pengaruh warna dan grafik dalam memahami data, konsistensi,
tataletak laporan, dan lain-lain. Dapat disimpulakan bahwa dalam membuat sistem berteknologi tinggi
harus dengan sentuhan manusia agar pegawai dan manajer organisasi merasa puas dan senang
menggunakan aplikasi sistem informasi.

KARAKTERISTIK SISTEM

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, kita perlu membedakan unsur-unsur
dari sitem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem
dengan sistem lainnya.

1.Batasan(Bo undary) : Penggambaran dari suatu elemen/unsure mana

yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.
2.Lingkungan(Environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan
menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.
3.Masukan(In put) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi)
dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4.Keluaran(Output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan,
dokumen, tampilan di layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk
lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
5.Komponen(Compone nts) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu
sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi
ataupun output. Komponen ini bisa subsistem dari sebuah sistem.
6.Interface: Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya
bertemu atau berinteraksi.
7.Penyimpanan(Storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk

penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan
merupakan suatu media penyangga diantara komponen sistem yang memungkinkan komponen
tersebut.

Sistem Logik dan Sistem Fisik (Logical and Physical System)

Terdapat dua macam penggambaran sistem secara umum, khususnya yang

menyangkut fungsi dan bentuk dari sistem, yaitu sistem logik dan sistem fisik.
a.Sistem Logik (Logical System)

Sistem logik menjelaskan fungsi dan tujuan dari sistem tanpa menyinggung hal-hal yang bersifat fisik
dimana sistem itu diimplementasikan. Sebuah sistem logik adalah representasi dari independensi dari
teknologi. Maksudnya, dalam sebuah aplikasi sistem kita harus mendapatakan spesifikasi logik dan
berfungsi secara tepat untuk memperoleh pemahaman bagaimana memilih diantara berbagai alternatif
implementasi fisik. Lebih dari itu, biaya dan tenaga untuk merubah suatu sistem akan meningkat
ketika kita melakukan implementasi lebih jauh pada sarana fisiknya.

b.Sistem Fisik (Physical System)

Sistem fisik juga merupakansebuah penggambaran atau abstraksi, tetapi sistem ini menggunakan
symbol dan notasi untuk menunjuk bentuk fisik, tentang bagaimana dan dimana sistem beroperasi.

Contoh yang menggambarkan perbedaan sistem logik dan sistem fisik :

Sistem dalam pendaftaran atau regristrasi kuliah. Dari sistem logik akan menunjukan langkah-langkah
regristrasi kelas, pengecekan permintaan kelas dengan persyaratan yang ada, adan membuat daftar
mahasiswa yang dibolehkan mengikuti kuliah tersebut. Sementara itu sistem fisik akan menujukan
cara-cara pendaftaran kelas dengan menggunakan

punched cards atau terminal komputer, pengecekan prasyarat yang

dilakukan secara manual atau elektronik (dengan membandingkan
transkip dengan diskripsi mata kuliah).