PERTEMUAN KE-4

POKOK BAHASAN:

FUNGSI DAN PERANAN PR/HUMAS

Dra. Diah Wardhani,Msi

DESKRIPSI:
Pertemuan ini akan membahas mengenai peranan, fungsi dan tugas PR sesuai dengan
kebutuhan organisasi. Selain itu juga memetakan peranan ideal PR sesuai dengan
konteks hubungan organisasi dengan publiknya ( internal dan eksternal ).
TUJUAN INSTRUKSIONAL
Setelah mengikuti perkuliahan, mahasiswa diharapkan memiliki kemampuan memahami
dan mampu menjelaskan kembali peranan , fungsi, dan tugas PR dalam organisasi baik
sebagai Communications Technician, Communications Manager (Expert prescriber, -
comm. Facilitator, - problem solving process facilitator), The Media Relations Role, The
Communications Liason Role

1. Fungsi
Sebelum menjelaskan mengenai fungsi, tugas dan kedudukan Humas, maka
perlu diketahui terlebih dahulu apa yang dimaksudkan dengan fungsi.
Fungsi berasal dari bahasa Latin functio artinya: Penampilan, pembuatan
pelaksanaan atau kegiatan . ( Bachtiar Aly: Tehnik-tehnik Humas).
Fungsi menurut Ralph Currier Davis dan Allan C Filly dalam bukunya
Principles of Management:
Fungsi menunjukkan suatu tahap pekerjaan yang jelas dan dapat dibedakan bahkan
kalau perlu dipisahkan dari pekerjaan lain. Humas/PR berfungsi atau tidaknya bila
menunjukkan kegiatan yang jelas dan berbeda dengan jenis kegiatan unit lainnya.
Berfungsi atau tidaknya Humas juga dapat dilihat dari ciri-ciri dari kegiatan nya
yakni:
 Adanya kegiatan komunikasi dalam organisasi yang berlangsung dua arah
secara timbal balik

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Dra. Diah Wardhani M.Si. PENGANTAR PUBLIC RELATIONS 1
  Adanya usaha-usaha untuk memenuhi rasa tanggungjawab sosial seiring
dengan upaya menunjang pencapaian tujuan organisasi
 Adanya upaya untuk memproyeksikan hal yang berkaitan dengan perusahaan
masa lalu, sekarang dan yang datang kepada publik internal dan eksternal
 Adanya kegiatan penelitian yang berkaitan dengan sikap publik terhadap
perusahaan/organisasi
 Menyampaikan informasi berdasarkan fakta kepada publik
 Menggunakan opini publik dan hasil penelitian lainnya sebagai input bagi
perusahaan/organisasi.
Apabila ciri-ciri kegiatan PR sebagaimana disebutkan di atas, tidak terlihat dalam
organisasi/perusahaan, artinya, PR belum berfungsi/berperanan di perusahaan
tersebut. Peranan/fungsi PR dalam organisasi tidak selalu dilakukan dalam satu
divisi khusus PR, melainkan bisa saja dijalankan oleh divisi yang ada dalam
organisasi. Misalnya di divisi Sumberdaya manusia yang menjalankan fungsi PR
sebagai fungsi PR dalam bentuk employee relations atau dalam divisi Marketing
yang menjalankan fungsi PR dalam bentuk customer relations .
Hal tersebut dikemukakan oleh Onong Uchyana yang menjelaskan bentuk
PR/Humas dalam organisasi ke dalam dua bentuk yakni :

Bila merujuk kepada konsep PR yang disampaikan oleh Scott M. Cutlip dan Allen
Center dalam bukunya Effective Public Relations:
Hubungan masyarakat merupakan fungsi manajemen yang membentuk dan
memelihara hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi dan
masyarakat, yang menjadi sandaran keberhasilan atau kegagalannya. (Cutlip: 2000:
hal. 5).
Konsep di atas menunjukkan bahwa PR merupakan fungsi manajemen dan menjadi
bagian dari manajemen. Bila dikaitkan pada 6 unsur manajemen yakni Men,
Materials, Machines, Methods, Money and Market maka PR sebagai metode
komunikasi memfokuskan pada unsur manusianya. Dalam organisasi pada
umumnya unsur manusia dikelola oleh personalia atau bagian Sumber Daya
Manusia. Kendati PR juga memfokuskan pada sumberdaya manusia juga, namun
penekanannya berbeda satu dengan lainnya. Bila bagian SDM mengelola manusia
agar dapat terpenuhinya kebutuhan fisiologis atau biologis atau kebutuhan fisik,

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Dra. Diah Wardhani M.Si. PENGANTAR PUBLIC RELATIONS 2
 maka PR memfokuskan kepada pemenuhan kebutuhan psikologis dan sosiologis
atau sosial.
Setiap manusia memiliki kebutuhan yang bersifat primer dan sekunder. Kebutuhan
primer lebih mengarah pada kebutuhan fisik/biologis seperti kebutuhan akan
pangan, sandang dan papan. Sedangkan kebutuhan berikutnya adalah kebutuhan
lebih bersifat sekunder seperti rasa aman, penghargaan dan prestasi yang sifatnya
psikologis. PR dalam organisasi mengelola kegiatan-kegiatan yang mampu
meningkatkan pemenuhan kebutuhan psikologis dalam bentuk membangun iklim
komunikasi, budaya kerja dan nilai-nilai yang mampu membangun motivasi dan
kinerja yang lebih positif bagi anggota organisasi. Selain itu juga membangun
interaksi antara seluruh divisi dalam menyamakan persepsi, membangun sense of
belonging, loyalitas dan komitmen yang kuat seluruh anggota organisasi dalam
pencapaian tujuan-tujuan organisasi.
Hal – hal di atas di dasari oleh adanya konsep David Mc Clelland mengenai adanya
kebutuhan manusia untuk berprestasi ( needs for achievement ) yang dikenal
sebagai n ’Ach. Menurutnya, ”Dalam kehidupan psikis manusia terdapat suatu daya
yang mampu mendorong ke arah suatu kegiatan yang hebat, sehingga dengan daya
tersebut seseorang dapat mencapai kemajuan yang teramat cepat. Daya pendorong
tersebut dinamakan virus mental, sebab apabila terjangkit dalam jiwa manusia, akan
berkembang biak dengan cepat, dengan kata lain, akan meluas dan menimbulkan
suatu dampak dalam kehidupan”. Kegiatan-kegiatan PR inilah yang nantinya akan
memberikan daya dorong yang kuat (motivasi) bagi manusia untuk memiliki prestasi
yang nantinya akan mengarah pada peningkatan keuntungan perusahaan. Dengan
demikian, kegiatan PR secara tidak langsung akan juga meningkatkan kemajuan
dan profit perusahaan.
Apabila ditilik lebih jauh, maka peranan PR sebagai fungsi manajemen, merupakan
peranan yang strategis dan tidak dapat dilepaskan dari tujuan organisasi. Peranan
inilah yang sudah banyak diterapkan di negara-negara maju,. Sedangkan peranan
PR di Indonesia, sejauh ini masih berifat fungsional belumlah strategis. Dimana PR
berkedudukan dalam level yang rendah, namun mendapat instruksi langsung dari
pimpinan tertinggi dalam praktek kesehariannya. Aktivitas PR dalam posisi ini, lebih
banyak bersifat teknis sehingga belum sepenuhnya menjalankan fungsi manajemen.

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Dra. Diah Wardhani M.Si. PENGANTAR PUBLIC RELATIONS 3
 Konsep Fungsi Manajeman PR menurut Cutlip dan Center:
 Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi
 Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik publik intern
maupun publik ekstern
 Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dengan menyebarkan informasi
dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi
 Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.
Konep fungsi di atas, memberikan gambaran utuh mengenai fungsi PR sebagai
fungsi manajemen yang tidak lepas dari pencapaian tujuan organisasi. Selain itu,
juga ruang lingkup tugas PR meliputi publik organisasi baik yang ada di dalam
maupun di luar organisasi. Hal terpenting adalah bagaimana PR mampu menangkap
aspirasi publik untuk kemudian disampaikan kepada manajemen atau pimpinan
puncak , sehingga organisasi mampu memenuhi harapan dan kebutuhan masing-
masing publiknya. Di sisi lain, PR juga mampu mengkomunikasikan keterbatasan
atau pun kelebihan perusahaan dalam memenuhi kebutuhan publik.
Cutlip juga menekankan perlunya PR mengingatkan organisasi untuk selalu
memikirkan kepentingan umum. Hal ini juga dikemukakan oleh Bertrand R.
Canfield dalam bukunya Public Relations: Principles and Problems:

Fungsi humas adalah:

 Mengabdi kepada kepentingan umum
 Memelihara komunikasi yang baik
 Menitikberatkan moral dan prilaku yang baik
Kesimpulannya, fungsi PR tidak hanya menjadi wasit yang baik, melainkan juga
menjadi pemain yang menjaga moral serta prilakunya yang terbaik. Hal ini
dikarenakan PR adalah ujung tombak organisasi yang langsung berhadapan dengan
publik. PR pun menjadi cermin organisasi, bila cerminnya bersih, bening dan
berkilat, maka publik memandang organisasi dengan lebih positif serta
menggunakan kacamata yang bening, dan sebaliknya.

Menurut F. Rachmadi dalam bukunya Public Relations dalam Teori dan

Praktek:
Fungsi utama Public Relations adalah menumbuhkan dan mengembangkan
hubungan baik antara lembaga/organisasi dengan publiknya, intern mapun ekstern,

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Dra. Diah Wardhani M.Si. PENGANTAR PUBLIC RELATIONS 4
 dalam rangka menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi
publik dalam upaya menciptakan iklim pendapat (opini publik) yang menguntungkan
lembaga/organisasi.

Selanjutnya dikatakan Public Relations mempunyai fungsi timbal balik ke luar

dan ke dalam:
Ke luar ia harus mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran (image)
masyarakat yang positif terhadap segala tindakan dan kebijakan organisasi atau
lembaganya.
Ke dalam, ia berusaha mengenali, mengidentifikasikan hal-hal yang dapat
menimbulkan sikap dan gambaran yang negatif (kurang menguntungkan) dalam
masyarakat sebelum sesuatu tindakan atau kebijakan itu dijalankan

2. Peranan
Peranan PR dalam organisasi menurut Penelitian Univ. Wisconsin dan Univ San
Diego terdiri dari 4 macam:
a. Communications Technician
b. Communications Manager: -Expert prescriber, - comm. Facilitator, - problem
solving process facilitator
c. The Media Relations Role
d. The Communications Liason Role

Ad. a. Comm Technician: tugas yang dikerjakan melakukan komunikasi dan

keterampilan jurnalistik serta melaksanakan keputusan yang telah dibuat oleh
pimpinan. Ia tidak melakukan pengambilan keputusan dan tidak melakukan
penelitian untuk merencanakan dan mengevaluasi pekerjaan mereka. Bentuk-bentuk
pekerjaannya adalah membuat foto dokumentasi, membaca artikel yang relevan
untuk diberi resume, di kirimkan ke bagian-bagian yang terkait dan
mendokumentasikan; menulis press release, surat-surat undangan perss gathering,
pers conference; menulis artikel untuk majalah internal, dan menulis bentuk
komunikasi lainnya dan hal-hal teknis lainnya.

Ad. b. Comm Manager: tugasnya: (1) merancang dan mengelola program-program

Humas secara sistematis, (2) memberi nasehat kepada manajemen dan membuat

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Dra. Diah Wardhani M.Si. PENGANTAR PUBLIC RELATIONS 5
 kebijaksanaan komunikasi, (3) terlibat dalam semua proses pengambilan keputusan,
(4) memanfaatkan hasil penelitian untuk merancang dan mengevaluasi kerja
mereka.

Comm Manager berfugsi sebagai: (1) Expert Prescriber: seorang yang ahli
melakukan penelitian dan merumuskan masalah-masalah organisasi yang berkaitan
dengan bidang komunikasi serta gangguan komunikasi dalam pencapaian tujuan
organisasi, mencari upaya solusi permasalahan melalui program-program yang
bermanfaat, dan bertanggungjawab atas pelaksanaan program. (2) Fasilitator
Komunikasi: yang berperan sebagai perantara atau mediator yang peka serta
menjaga arus komunikasi dua arah berjalan dengan baik antara organisasi dengan
publiknya (sering juga disebut sebagai liaison, interpreter/penerjemah atau sebagai
mediator). Peranan fasilitator juga adalah mengenali public di sekeliling organisasi
dan membuat keputusan yang berkaitan dengan kebijakan, prosedur serta aktivitas
yang diminati oleh kedua pihak. , (3) Fasilitator Proses Pemecahan Masalah:
tugasnya menolong organisasi dalam memecahkan persoalan komunikasi yang
ada . PR di sini menjadi bagian dari team perencanaan strategic organisasi . Ia
bekerjasama dan anggota team lainnya untuk memberikan solusi permasalahan
yang ada, mulai dari identifikasi permasalahan, perencanaan, pelaksanaan sampai
dengan evaluasi program pemecahan masalah .
Ad. c. Media Relations: menjalankan tugas sebagai berikut: (1) menjadikan bagian-
bagian dalam organisasi well-informed tentang apa yang dikerjakan oleh media, (2)
menjalankan peran komunikasi yang timbal balik dengan media, (3) bertugas
memproduksi media dan menyebarluaskan pesan.
Ad.d. The Comm Liaison Role: tugasnya (1) melayani tugas-tugas Humas bagi
manager kelas atas dengan mengatasnamakan organisasi dalam setiap event dan
pertemuan dengan pihak eksternal. (2) membuka kesempatan komunikasi secara
dua arah antara manajer dengan publiknya.
Cutlip, Center & Broom, membagi peranan PR dalam empat peranan:
a. Expert prescriber
b. Problem – solving facilitator
c. Communication facilitator
d. Communication Technician

PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Dra. Diah Wardhani M.Si. PENGANTAR PUBLIC RELATIONS 6
 Peranan PR tersebut di atas, akan sangat terkait dengan kebutuhan fungsi PR
dalam organisasi. Cutlip, dan kawan-kawan menjelaskan dalam bentuk tabel di
bawah ini:
Lingkungan Organisasi & Peranan PR
Low Threat High Threat
Little Change Communication technician Problem-solving facilitator
Much Change Communication Facilitator Expert prescriber
(Cutlip: 2000: hal. 47)

Communication technician dibutuhkan untuk organisasi yang cenderung stabil

dengan ancaman lingkungan yang rendah. Artinya lingkungan organisasi yang
sederhana serta tidak banyak ancaman akan menjadikan organisasi lebih stabil,
sehingga hanya membutuhkan peranan teknis PR. Contohnya lembaga-lembaga non
profit dan lembaga sosial (charity).
Sedangkan peranan communication Facilitator dijalankan dalam organisasi yang
memiliki lingkungan luas namun tidak mengancam atau ancamannya rendah/tidak
banyak. Contohnya adalah lembaga-lembaga pendidikan dan beberapa lembaga
pemerintahan.
Organisasi dengan lingkungan yang sederhana namun penuh ancaman akan
mengalami banyak permasalahan. Oleh karena itu, dibutuhkan peranan problem solving
facilitator. Contoh problem yag seringkali dihadapi adalah konflik tenaga kerja,peraturan
pemerintah yang menghambat, persaingan yang tidak sehat . Contohnya adalah
perusahaan marketing communication, lembaga keuangan dan asuransi, biro konsultan
Public relations dan lainnya.
Organisasi dengan public yang luas dan penuh dengan ancaman membutuhkan
peranan expert prescriber. Organisasi ini seringkali menghadapi permasalahan atau
krisis. Karena itu dibutuhkan PR yang mampu mendeteksi kemungkinan timbulnya
krisis, membuat perencanaan program pencegahan/penyelesaian, melaksanakan dan
mengevaluasi. Contohnya perusahaan penerbangan, perusahaan-perusahaan dengan
produk/jasa strategis seperti penyedia listrik, gas, bahan bakar minyak, dan lainnya.

Pustaka:
Anggoro, Linggar, Teori & Profesi Kehumasan, Jakarta, Bumi Aksara,
2000
Cutlip, Center & Broom. Effective Puiblic Relations, Amerika, Prentice
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB
Hall, 2000 Dra. Diah Wardhani M.Si. PENGANTAR PUBLIC RELATIONS 7
Jefkins, Frank, Public Relations, Jakarta, Erlangga, 1998
PUSAT PENGEMBANGAN BAHAN AJAR-UMB Dra. Diah Wardhani M.Si. PENGANTAR PUBLIC RELATIONS 8