P. 1
Administrasi perkantoran New

Administrasi perkantoran New

5.0

|Views: 1,298|Likes:
Published by andi heru susanto

More info:

Categories:Types, School Work
Published by: andi heru susanto on Sep 29, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

02/01/2014

pdf

text

original

Administrasi Administrasi Perkantoran Perkantoran

Andi Heru Susanto. S.Sos..M.Si
Materi Kerkuliahan
2010
Pengertian Pengertian Administrasi Administrasi
Arti Sempit :
'Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan
inIormasi secara sistimatis dengan tuiuan untuk
menyediakan keterangan serta memudahkan
memperolehnya kembali secara keseluruhan dan
dalam satu hubungan satu sama lainnya.
Tata Usaha
Arti Luas :
Kegiatan keriasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian keria sebagaimana
ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan
sumber daya untuk mencapai tuiuan secara eIektiI
dan eIisien
Memiliki unsur :
Sekelompok orang, Keriasama, Pembagian tugas secara
tersetruktur, Kegiatan yang runtut dalam proses, Tuiuan
yang akan dicapai dan PemanIaatan berbagai sumber.
Arti Sempit
Administrasi melingkupi seluruh kegiatan,
dari pengaturan hingga pengurusan
sekelompok orang yang memiliki diIerensiasi
pekeriaan untuk mencapai suatu tuiuan
bersama.
Arti Luas
PBB. (1969)
Administrasi Administrasi
Ilmu
Pemerintahan
Manajemen Manajemen
Perusahaan /
Bisnis
efinisi efinisi Manajemen Manajemen Perkantoran Perkantoran
1. Fungsi yg menyangkut manaiemen dan pengarahan semua tahap
operasi perusahaan mengenai pengelolaan bahan keterangan,
komunikasi dan ingatan organisasi. (WH Evans 1963)
2. Fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan
warkat dari suatu organisasi. (ArthurGrager 1959)
3. Cabang ilmu manaiemen yang berkenaan dengan pelaksanaan
pekeriaan perkantoran secara eIisien , kapan dan dimana
pekeriaan itu harus dilakukan (Edwin Robinson 1950)
4. Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekeriaan
perkantoran ; serta penggerakan mereka yang melaksanakannya
agar mencapai tuiuan yang telah ditetapkan. (George Terry 1966)
Rangkaian aktivitas merencanakan. menggorganisasikan. mengarahkan.
mengawasi dan mengendalikan hingga menyelenggarakan secara tertib
pekerjaan administrasi perkantoran yang menunjang pencapaian tujuan
organiasasi (Quible 2001)
ungsi ungsi Pendukung Pendukung Administrasi Administrasi
dalam dalam Perkantoran Perkantoran
Fungsi Rutin Fungsi Rutin
Fungsi Teknis Fungsi Teknis
Fungsi Analisis Fungsi Analisis
Fungsi
Interpersonal
Fungsi
Interpersonal
Fungsi
Manaierial
Fungsi
Manaierial
Pemikiran, Kearsipan dan
Penggadaan
Pemikiran, Kearsipan dan
Penggadaan
StaII Administrasi StaII Administrasi
Pendapat, Keputusan dan
Keterampilan Adm
Pendapat, Keputusan dan
Keterampilan Adm
Adm. dept. teknologi Adm. dept. teknologi
Pemikiran kritis dan
kreatiI, kemampuan
mengambil keputusan
Pemikiran kritis dan
kreatiI, kemampuan
mengambil keputusan
Manaier, yg men-
support keputusan
atasan
Manaier, yg men-
support keputusan
atasan
Penilaian dan analisis sbg
dasar pengambilan
keputusan, mampu
bernegoisasi
Penilaian dan analisis sbg
dasar pengambilan
keputusan, mampu
bernegoisasi
StaII adm sbg ieniang
karier sebelum naik
meniadi menaier
StaII adm sbg ieniang
karier sebelum naik
meniadi menaier
Perencanaan,
Pengorganisasian,
Pengukuran dan motivasi
Perencanaan,
Pengorganisasian,
Pengukuran dan motivasi
StaII setingkat
manaier
StaII setingkat
manaier
0rganisasi 0rganisasi Perkantoran Perkantoran
Pengertian Organisasi Perkantoran
Lima Iakta dalam organisasi
1. SDM yang terlibat dalam interaksi sosial, baik struktur Iormal maupun
inIormal
2. Adanya interaksi dalam struktur yang menyebabkan perintah maupun
laporan
3. Memiliki hubungan timbal balik
4. Setiap orang memiliki tuiuan individu yang mengakibabkan tuiuan
organisasi tercapai
5. Interaksi sosial yang teriadi iuga dapat membantu tercapinya tuiuan bersama
Lima Iakta dalam organisasi
1. SDM yang terlibat dalam interaksi sosial, baik struktur Iormal maupun
inIormal
2. Adanya interaksi dalam struktur yang menyebabkan perintah maupun
laporan
3. Memiliki hubungan timbal balik
4. Setiap orang memiliki tuiuan individu yang mengakibabkan tuiuan
organisasi tercapai
5. Interaksi sosial yang teriadi iuga dapat membantu tercapinya tuiuan bersama
Pengertian Organisasi Pengertian Organisasi
1. Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang
meniadi tempat orang-orang beriteraksi untuk
mencapai tuiuan kantor.
2. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar
yang meniadi tempat orang-orang melangsungkan
kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengola
dan menyaiikan inIormasi dan merawat aktiva
3. Organisasi perkantoran mencakup susunan staI dan
alokasi tugas dan tanggung iawab dalam mengelola
data, memasok inIormasi untuk pembuatan
keputusan dan merawat aktiva
1. Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang
meniadi tempat orang-orang beriteraksi untuk
mencapai tuiuan kantor.
2. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar
yang meniadi tempat orang-orang melangsungkan
kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengola
dan menyaiikan inIormasi dan merawat aktiva
3. Organisasi perkantoran mencakup susunan staI dan
alokasi tugas dan tanggung iawab dalam mengelola
data, memasok inIormasi untuk pembuatan
keputusan dan merawat aktiva
Dalam bentuk komunikasi atau interaksi di dalam organisasi terdapat dua
unsur umum yang teriadi yaitu :
Unsur Inti
(Manusia)
Unsur Inti
(Manusia)
Unsur Keria Unsur Keria
1. Sumber daya insani
2. Sumber daya nirinsani
3. Sumber daya
konseptual dr
kelompok khusus
1 2
Prinsip Organisasi Perkantoran
..W. Neuner dan L.B. Keeling dalam bukunya Modern OIIice Management
1. Prinsip tuiuan
2. Prinsip kesatuan Iungsi
3. Prinsip hubungan individual
4. Prinsip kesederhanaan
5. Prinsip wewenang sepadan dengan tanggung iawab
6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal
7. Prinsip kepngawasan dan kepemimpinan
8. Prinsip iangkauan pengawas
Struktur Organisasi
1. Gomesz-Meiia, dkk (2004), struktur organisasi merupakan hubungan
Iormal dan inIormal antar anggota suatu organisasi.
2. Robbins (2004) menielaskan tentang bagaimana suatu tugas atau
pekeriaan secara Iormal dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan.
3. Thompson dan Strickland (1993) berpendapat bahwa struktur organisasi
yang tepat bagi suatu organisasi sangat tergantung pada strategi bisnis
yang dipilih.
1. Struktur Garis
2. Struktur Garis dan StaII
3. Struktur Fungsional
4. Struktur Produk
5. Struktur Komite
6. Struktur Matriks
Merancang. Menganalisa. dan Mendeskripsikan Pekerjaan
3 hal penting
1. Alur kerja
2. Strategi bisnis dan struktur yang
diambil
3. Analisis pekerjaan
1. Alur kerja
2. Strategi bisnis dan struktur yang
diambil
3. Analisis pekerjaan
5 pendekatan
1. Penyederhanaan Pekerjaan
2. Pemekaran Pekerjaan
3. Perotasian Pekerjaan
4. Pemerkaya Pekerjaan
5. esain Pekerjaan Berdasarkan Tim
1. Penyederhanaan Pekerjaan
2. Pemekaran Pekerjaan
3. Perotasian Pekerjaan
4. Pemerkaya Pekerjaan
5. esain Pekerjaan Berdasarkan Tim
Manusia
Mesin
Prosedur
okumen
Konsep asar Sistem Perkantoran
Sistem Sistem
1. Harus memiliki elemen
2. Lingkungan
3. Interaksi antar elemen
4. Interaksi elemen dengan lingkungan
5. Memiliki tujuan yang akan dicapai
Persyaratan Umum
Elemen
Sistem Sistem
DeIinisi DeIinisi
Gordon B. avis
Sebuah sistem terdiri
dari bagian-bagian
yang saling berkaitan
yang beroperasi
bersama untuk
mencapai beberapa
sasaran atau maksud
Gordon B. avis
Sebuah sistem terdiri
dari bagian-bagian
yang saling berkaitan
yang beroperasi
bersama untuk
mencapai beberapa
sasaran atau maksud
Raymond Mcleod
Sistem adalah
himpunan dari unsur-
unsur yang saling
berkaitan sehingga
membentuk suatu
kesatuan yang utuh
dan terpadu
Raymond Mcleod
Sistem adalah
himpunan dari unsur-
unsur yang saling
berkaitan sehingga
membentuk suatu
kesatuan yang utuh
dan terpadu
Karakteristik Karakteristik Sistem Sistem Perkantoran Perkantoran
Komponen-Komponen
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dan
sistem yang lain atau dengan lingkungan luar
Lingkungan luar sistem adalah segala yang berada di luar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem
Penghubung. merupakan media perantara antar subsistem
Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan
Pengolah. suatu sistem bisa memiliki suatu bagian pengolah atau sistem itu
sendiri sebagai pengolahnya.
Sasaran dan Tujuan
Konsep Konsep asar asar Informasi Informasi
InIormasi InIormasi
Perusahaan Perusahaan
ata yang telah diolah menjadi bentuk yang
memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi
pengambilan keputusan pada saat ini atau pada masa
yang akan datang
Raymond Mcleod
Kejadian
Sesuatu yang terjadi pada saat tertentu
Proses
(Model)
Proses
(Model)
asar ata asar ata
Keputusan
Tindakan
Keputusan
Tindakan
Penerima Penerima
Output
(informasi)
Output
(informasi)
Hasil
Tindakan
Hasil
Tindakan
ata
(ditangkap)
ata
(ditangkap)
Input
(ata)
Input
(ata)
Siklus Siklus Informasi Informasi
ungsi ungsi Informasi Informasi
1. Meningkatkan pengetahuan si pemakai
2. Mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan
keputusan pemakai
3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari suatu hal
1. Meningkatkan pengetahuan si pemakai
2. Mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan
keputusan pemakai
3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari suatu hal
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Relevan
Konsep Konsep asar asar Sistim Sistim Informasi Informasi
Sistem informasi merupakan sistem yang memiliki kemampuan untuk
mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media
untuk menampilkan informasi
Syarat Umum Syarat Umum
1. Harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat
2. Harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan atau pengambilan
keputusan.
3. Harus memiliki nilai surprise. yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya jangan
diinformasikan kembali.
4. Harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Namun harus diingat. suatu
keputusan tidak selalu menuntut adanya tindakan.
5. Sistem informasi harus memiliki beberapa sifat berikut :
a. Pemerosesan informasi yang efektif
b. Manajemen informasi yang efektif
c. Keluwesan
d. Kepuasan pemakai
Komponen Komponen Sistem Sistem Informasi Informasi
1. Komponen Masukan. yang merupakan data yang masuk ke dalam sistem
inIormasi
2. Komponen Model. yang merupakan kombinasi prosedur, logika, dan
model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang
tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk
menghasilkan keluaran.
3. Komponen Keluaran. merupakan inIormasi yang berkualitas dan
dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manaiemen dan semua
pemakai sistem.
4. Komponen Teknologi. merupakan kotak alat dalam sistem inIormasi yang
digunakan untuk menerima input, menialankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, serta membantu
pengendalian dari sistem secara menyeluruh.
5. Komponen Basis ata. merupakan kumpulan data yang saling
berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer, dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Komponen Kendali. merupakan beberapa pengendalian yang dirancang
secara khusus untuk menanggulangi gangguan-gangguan terhadap sistem.
1. Komponen Masukan. yang merupakan data yang masuk ke dalam sistem
inIormasi
2. Komponen Model. yang merupakan kombinasi prosedur, logika, dan
model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang
tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk
menghasilkan keluaran.
3. Komponen Keluaran. merupakan inIormasi yang berkualitas dan
dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manaiemen dan semua
pemakai sistem.
4. Komponen Teknologi. merupakan kotak alat dalam sistem inIormasi yang
digunakan untuk menerima input, menialankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, serta membantu
pengendalian dari sistem secara menyeluruh.
5. Komponen Basis ata. merupakan kumpulan data yang saling
berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer, dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Komponen Kendali. merupakan beberapa pengendalian yang dirancang
secara khusus untuk menanggulangi gangguan-gangguan terhadap sistem.
Sistem Sistem Informasi Informasi dalam dalam Tingkatan Tingkatan Organisasi Organisasi
Pernc.
Strategi
Pernc.
Strategi
Pengawasan Pengawasan
Proses Transaksi
Manajemen Tingkat
Tinggi
Manaiemen Tingkat
Menengah
Manaiemen
Pengawas
Level Kegiatan
Manajemen
Level Kegiatan Operasi
enis enis- -enis enis Sistem Sistem Informasi Informasi
1. Transaction Processing System (TPS). adalah sistem inIormasi terkomputerisasi
yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam iumlah besar untuk transaksi
rutin seperti daItar gaii dan inventarisasi.
2. Office Automation System (OAS). mendukung pegawai data yang biasanya tidak
menciptakan pengetahuan baru, melainkan hanya menganalisis inIormasi untuk
mentrasIormasikan data.
3. Knowledge Work System (KWS). mendukung para pekeria propesional seperti
dokter untuk menciptakan pengetahuan baru.
4. Sistem Informasi Manajemen (SIM). sistem yang sudah terkomputerisasi yang
bekeria karena adanya interaksi antara manusia dan komputer, SIM mendukung
tugas-tugas organisasional yang lebih luas termasuk analisis keputusan dan
pembuatan keputusan.
5. ecision Support System (SS). menekankan kepada Iungsi pendukung
pembuatan keputusan di seluruh tahap-tahap, walaupun keputusan aktual masih
wewenang eklusiI di pembuat keputusan.
6. Executive Support System (ESS). mengatur para eksekutiI mengatur interaksi
mereka dengan lingkungan eksternal. Caranya dengan menyediakan graIik-graIik
dan pendukung komunikasi ditempat-tempat yang biasa diakses, contohnya
dikantor.
1. Transaction Processing System (TPS). adalah sistem inIormasi terkomputerisasi
yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam iumlah besar untuk transaksi
rutin seperti daItar gaii dan inventarisasi.
2. Office Automation System (OAS). mendukung pegawai data yang biasanya tidak
menciptakan pengetahuan baru, melainkan hanya menganalisis inIormasi untuk
mentrasIormasikan data.
3. Knowledge Work System (KWS). mendukung para pekeria propesional seperti
dokter untuk menciptakan pengetahuan baru.
4. Sistem Informasi Manajemen (SIM). sistem yang sudah terkomputerisasi yang
bekeria karena adanya interaksi antara manusia dan komputer, SIM mendukung
tugas-tugas organisasional yang lebih luas termasuk analisis keputusan dan
pembuatan keputusan.
5. ecision Support System (SS). menekankan kepada Iungsi pendukung
pembuatan keputusan di seluruh tahap-tahap, walaupun keputusan aktual masih
wewenang eklusiI di pembuat keputusan.
6. Executive Support System (ESS). mengatur para eksekutiI mengatur interaksi
mereka dengan lingkungan eksternal. Caranya dengan menyediakan graIik-graIik
dan pendukung komunikasi ditempat-tempat yang biasa diakses, contohnya
dikantor.
Konsep Konsep Sistem Sistem
Kegiatan Kegiatan
ata ata
Informasi Informasi
Kumpulan fakta yang
mempresentasikan keadaan atau
aktivitas pekerjaan sebelum diolah
dan diorganisasikan ke dalam form
yang dapat dipahami oleh orang lain
Merupakan data yang dirubah
kedalam form yang dapat dipahami
dan berguna bagi organisasi.
Manfaat Manfaat Sistem Sistem
1. Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien
2. Salah satu alat pengendalian biaya
3. Efisiensi aktivitas yang dilakukan dalam kantor
4. Sebagai alat bantu pencapaian tujuan organisasi
5. Sebagai alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya.
Kerugian Kerugian Sistem Sistem
1. Pengoprasian yang kurang fleksibel menjalankan sistem tidak berfungsi
optimal.
2. Tuntutan lingkungan yang mengubah suatu metode atau prosedur
menyebabkan perubahan metode atau prosedur departemen yang terkait.
3. Perlunya waktu sosialisasi bagi sebuah metode. prosedur atau sistem baru yang
akan diterapkan perusahaan.
Alat Alat- -Alat Alat Sistem Sistem
1. Bagan beban pekerja
2. Bagan aliran kerja
3. Bagan layout kerja
4. Bagan proses kerja
5. iagram balok elektronik data prosecing (EP)
Manajemen Manajemen Kearsipan Kearsipan
Arsip Arsip Arsip Arsip
Archea Archea Archea Archea
Arsip Arsip Arsip Arsip
Arche Arche Arche Arche
Yunani
WPevmu!uun
WJubutun
WIunusI
kekuusuun
µevudI!un
Cututun
menuenuI
µevmusu!uLu
n
Indonesia
%emµut
µenyImµunun
nuskuL utuu
dokumen
Peraturan Presiden RI No. 19 Tahun 1961 pasal 1
1. Pengertian arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk
corak teknis. bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal. berkelompok
atau dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan.
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan umumnya.
2. Pengertian arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan
penolong lainnya dengan suatu ingatan dalam administrasi negara.
dibuat secara pisik atau yuridis dengan perkembangan organisasi. yang
disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
1. Pengertian arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk
corak teknis. bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal. berkelompok
atau dalam satu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan.
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan umumnya.
2. Pengertian arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan
penolong lainnya dengan suatu ingatan dalam administrasi negara.
dibuat secara pisik atau yuridis dengan perkembangan organisasi. yang
disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
Undang-Undang No. 7 tahun 1971
Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan
badan pemerintah dalam bentuk apapun. baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok. dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara dan
badan pemerintah dalam bentuk apapun. baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok. dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
enis enis -- enis enis Arsip Arsip
1. Arsip menurut subjek atau isinya : arsip keuangan, seperti bukti laporan keuangan,
bukti pembayaran, bukti pembelian, surat perintah membayar atau arsip kepegawaian
2. Arsip menurut bentuk atau wujudnya : naskah perianiian, akte pendirian
perusahaan, notulen rapat.
3. Arsip menurut nilai atau kegunaannya : arsip ini mempunyai nilai inIormasi
seperti pengumuman, peberitahuan, undangan, iuga kegunaan administratiI seperti :
ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan dan prosedur keria.
4. Arsip menurut sifat kepentingannya : atau non esensial seperti surat permohonan
cuti, surat pesanan barang dll.
5. Arsip menurut fungsinya :
a. Arsip dinamis (dokumen), yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara
langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan opresional
perusahaan.
b. Arsip statis , yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara langsung
untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan oprasional
perusahaan. Arsip seperti ini tetap disimpan dengan alasan historisnya.
6. Arsip menurut tempat atau tingkat pengelolaannya, arsip nasional dan arsip
nasional daerah.
7. Arsip menurut keasliannya, arsip asli dan arsip tembusan, arsip salinan dan arsip
petikan
1. Arsip menurut subjek atau isinya : arsip keuangan, seperti bukti laporan keuangan,
bukti pembayaran, bukti pembelian, surat perintah membayar atau arsip kepegawaian
2. Arsip menurut bentuk atau wujudnya : naskah perianiian, akte pendirian
perusahaan, notulen rapat.
3. Arsip menurut nilai atau kegunaannya : arsip ini mempunyai nilai inIormasi
seperti pengumuman, peberitahuan, undangan, iuga kegunaan administratiI seperti :
ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan dan prosedur keria.
4. Arsip menurut sifat kepentingannya : atau non esensial seperti surat permohonan
cuti, surat pesanan barang dll.
5. Arsip menurut fungsinya :
a. Arsip dinamis (dokumen), yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara
langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan opresional
perusahaan.
b. Arsip statis , yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara langsung
untuk perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian kegiatan oprasional
perusahaan. Arsip seperti ini tetap disimpan dengan alasan historisnya.
6. Arsip menurut tempat atau tingkat pengelolaannya, arsip nasional dan arsip
nasional daerah.
7. Arsip menurut keasliannya, arsip asli dan arsip tembusan, arsip salinan dan arsip
petikan
Penyimpanan Penyimpanan Arsip Arsip
Tujuan PenyimpananArsip :
1. Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai
keterangan.
2. Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-
hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.
3. Memberikan keterangan vital. susai dengan ketentuan perundang-
undangan.
Tujuan PenyimpananArsip :
1. Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai
keterangan.
2. Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-
hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.
3. Memberikan keterangan vital. susai dengan ketentuan perundang-
undangan.
Langkah Langkah Penyimpanan Penyimpanan Arsip Arsip
1. Pemeriksaan dokumen
2. Pemberian indeks dan pencatatan arsip
3. Pembuatan cross reference
tuiuannya agar satu dokumen dapat dicari dengan beberapa cara yang
berbeda.
Manajemen Manajemen Pengelolaan Pengelolaan Surat Surat
Rangka Surat
A. Kop Surat
1. Nama badan.
2. Alamat Lengkap
3. Nomor telepon
4. Alamat kawat
5. Nama kantor cabang
6. enis usaha
7. Nama banker perusahaan
8. enis aktivitas atau bidang usaha
9. Lambang atau logo
B. Leher Surat
1. Tanggal surat
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Hal (prihal)
5. Sifat
6. Alamat yang dituju
C. Badan Surat
1. Salam Pembuka
2. Kalimat pembuka
3. Isi surat
4. Kalimat penutup
. Kaki Surat
1. Salam penutup
2. Nama jabatan penanda tangan
3. Tanda tangan
4. Nama lengkap penanda tangan
5. Tembusan
6. Cap badan organisasi atau
perusahaan
7. Inisial pembuat surat.
Bagian - bagian Surat
1. Kepala atau Kop Surat. fungsinya yaitu :
a. Sebagai Indentitas
b. Sebagai Pemberi Informasi
c. Sebagai Alat Promosi
2. Tanggal Surat. fungsinya yaitu :
a. Mempermudah waktu membalasnya
b. Mempermudah pengingat kembali
c. Sebagai referensi dan petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan
3. Nomor Surat. fungsinya yaitu :
a. Referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan
b. Petunjuk unit atau departemen asal surat
c. Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
d. Memudahkan pengaturan dan pencarian jika surat diperlukan kembali
4. Perihal atau Hal
5. Lampiran
6. Alamat yang ituju
7. Kalimat Pembuka
8. Isi Surat
9. Kalimat Penutup
10. Salam Penutup
Pengukuran Pengukuran Kerja Kerja
1. Meningkatkan produktivitas dengan membandingkan hasil
kerja aktual yang diharapkan.
2. Membantu perencanaan dan penjadwalan kerja.
Standar Kerja
Manajer administrasi dapat menentukan jumlah waktu rill yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu dan akan
mempermudah tugas dalam menentukan kebutuhan pegawai untuk
menyelesaikan tugas atau proyek dalam waktu yang telah ditentukan
Teknik Teknik Pengukuran Pengukuran Kerja Kerja
Stevenson (2005)
Laporan Produksi
teknik ini sederhana
dan cepat dalam
menentukan jumlah
waktu yang
dibutuhkan untuk
menyelesaikan
pekerjaan tertentu.
Work Sampling
digunakan untuk
mengestimasikan
proporsi waktu yang
dibutuhkan oleh
pegawai dalam
meyelesaikan
tugasnya.
Standar Waktu
yang
iperkirakan.
teknik ini merupakan
satu-satunya teknik
yang menggunakan
data yang diambil
dari sumber luar.
Langkah Langkah Pengukuran Pengukuran Kerja Kerja
1. Membuat rencana awal yang menjelaskan mengenai
segala tujuan program.
2. Menganalisis data yang terkumpul dan
mengembangkan standar
3. Melatih supervisor dan manajer
4. Menentukan orang atau pegawai yang bertanggung
jawab.
5. Evaluasi kesuksesan program pengukuran kerja secara
periodik.
1. Membuat rencana awal yang menjelaskan mengenai
segala tujuan program.
2. Menganalisis data yang terkumpul dan
mengembangkan standar
3. Melatih supervisor dan manajer
4. Menentukan orang atau pegawai yang bertanggung
jawab.
5. Evaluasi kesuksesan program pengukuran kerja secara
periodik.
Standarisasi Standarisasi Kerja Kerja
Menurut Stevenson (2001). tujuan utama dari pengukuran kerja adalah
mengumpulkan data yang akan digunaan untuk menetapkan standar
pekerjaan administrasi di kantor.
Keuntungan
1. Membantu meningkatkan efisien tiap pegawai dalam menjalankan
pekerjaanya
2. Menginformasikan pegawai tentang output yang diharapkan
3. Membantu manajer dalam membuat keputusan
4. Sebagai dasar dalam memberikan kompensasi kepada pegawai
1. Membantu meningkatkan efisien tiap pegawai dalam menjalankan
pekerjaanya
2. Menginformasikan pegawai tentang output yang diharapkan
3. Membantu manajer dalam membuat keputusan
4. Sebagai dasar dalam memberikan kompensasi kepada pegawai
Teknik Teknik Peningkatan Peningkatan Kerja Kerja
Teknik Pembagian
Kerja
Teknik yang membagi
sebuah pekerjaan
kepada dua orang
pegawai
Teknik Pembagian
Kerja
Teknik yang membagi
sebuah pekerjaan
kepada dua orang
pegawai
Teknik Rotasi
Kerja
Teknik yang
memberikan
kesempatan bagi
pegawai untuk selalu
mengembangkan diri
dan memperluas
pengetahuaanya
mengenai pekerjaan
yg dilakukan
Teknik Rotasi
Kerja
Teknik yang
memberikan
kesempatan bagi
pegawai untuk selalu
mengembangkan diri
dan memperluas
pengetahuaanya
mengenai pekerjaan
yg dilakukan
Teknik
Komunikasi
Teknik ini dilakukan
untuk meningkatkan
kuantitas dan kualitas
komunikasi antara
manajemen dan
karyawan
Teknik
Komunikasi
Teknik ini dilakukan
untuk meningkatkan
kuantitas dan kualitas
komunikasi antara
manajemen dan
karyawan
KKOMUNIKASI OMUNIKASI PPERKANTORAN ERKANTORAN
&$
Stud¡ 1uRan Stud¡
1. Aktivitas anak menyalakan
lampu.
2. Setangkai anggrek menghirup
makanan lewat batangnya.
3. ua ekor merpati hinggap di
dahan pohon
4. Hubungan sel dengan sel yang
lainnya sehingga manusia bisa
bernafas.
ttmun¡Ra¶¡ In¶an¡ (human
Ctmun¡tat¡tnJ atau
Rtmnun¡Ra¶¡ antar
manu¶¡a
ta¡¡anIImu ttmun¡Ra¶¡
tCMt¬ItASI
Mahluk 8osial
Hidup.
berkembang
dan berperan
sebagai
manusia
dengan bekerja
sama.
Kelompok Sarjana Komunikasi ~komunikasi adalah suatu
transaksi. proses simbolik yang menghendaki orang-orang
mengatur lingkungan dengan (1) membangun hubungan antar
sesama (2) melalui pertukaran informasi (3) untuk menguatkan
sikap dan tingkah laku orang lain (4) berusaha mengubah sikap
dan tingkah laku itu¨
Everett M Rogers Komunikasi adalah proses dimana suatu ide
dialihkan dari sumber kepada satu penerima atau lebih dengan
maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.
. Lawrence Kincaid Komunikasi adalah proses dimana dua
orang atau lebih membentuk stau melakukan pertukaran
informasi dengan satu sama lainnya. yang pada gilirannya akan
tiba pada saling pengertian mendalam.
Shannon dan Weaver Komunikasi adalah bentuk interaksi
manusia yang saling pengaruh mempengaruhi satu sama lainnya.
sengaja atau tidak sengaja
Kelompok Sarjana Komunikasi ~komunikasi adalah suatu
transaksi. proses simbolik yang menghendaki orang-orang
mengatur lingkungan dengan (1) membangun hubungan antar
sesama (2) melalui pertukaran informasi (3) untuk menguatkan
sikap dan tingkah laku orang lain (4) berusaha mengubah sikap
dan tingkah laku itu¨
Everett M Rogers Komunikasi adalah proses dimana suatu ide
dialihkan dari sumber kepada satu penerima atau lebih dengan
maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.
. Lawrence Kincaid Komunikasi adalah proses dimana dua
orang atau lebih membentuk stau melakukan pertukaran
informasi dengan satu sama lainnya. yang pada gilirannya akan
tiba pada saling pengertian mendalam.
Shannon dan Weaver Komunikasi adalah bentuk interaksi
manusia yang saling pengaruh mempengaruhi satu sama lainnya.
sengaja atau tidak sengaja
PRINSIP KOMUNIKASI
AA 11
1. Komunikasi hanya bisa terjadi bila terdapat pertukaran pengalaman
yang sama antara pihak-pihak yang terlibat dalam proses komunikasi
(sharing similar experiencea)
2. ika daerah tumpah tindih menyebar menutupi lingkaran A dan B
menuju terbentuknya lingkaran yang sama. makin besar
kemungkinannya tercipta suatu proses komunikasi yang mengena.
3. Semakin kecil daerah tumpang tindih keduanya semakin kecil pula
hubungan komunikasi diantara keduanya bisa kemungkinan gagal.
4. aerah tumpang tindih tidak akan dapat saling menutupi 100º
karena tidak mungkin manusia mempunyai sifat yang sama 100º.
sekalipun kembar.
1. Komunikasi hanya bisa terjadi bila terdapat pertukaran pengalaman
yang sama antara pihak-pihak yang terlibat dalam proses komunikasi
(sharing similar experiencea)
2. ika daerah tumpah tindih menyebar menutupi lingkaran A dan B
menuju terbentuknya lingkaran yang sama. makin besar
kemungkinannya tercipta suatu proses komunikasi yang mengena.
3. Semakin kecil daerah tumpang tindih keduanya semakin kecil pula
hubungan komunikasi diantara keduanya bisa kemungkinan gagal.
4. aerah tumpang tindih tidak akan dapat saling menutupi 100º
karena tidak mungkin manusia mempunyai sifat yang sama 100º.
sekalipun kembar.
t¬StL t¬StL tCMt¬ItASI
Ar¡¶ttteIe¶
S¡aoa +e herh¡tara.
Aoa +e d¡h¡taraRan.
S¡aoa +e
mendenearRan
Ar¡¶ttteIe¶
S¡aoa +e herh¡tara.
Aoa +e d¡h¡taraRan.
S¡aoa +e
mendenearRan
CIaude t. Shanntn .
Warren Weaver (1343J
Iene¡r¡m.
1ran¶m¡tter. S¡enaI.
Iener¡ma. 1u¡uan
CIaude t. Shanntn .
Warren Weaver (1343J
Iene¡r¡m.
1ran¶m¡tter. S¡enaI.
Iener¡ma. 1u¡uan
1av¡d t 1erIt (13ttJ
Iene¡r¡m. Ie¶an.
SaIuranMd¡a.
Iener¡ma
1av¡d t 1erIt (13ttJ
Iene¡r¡m. Ie¶an.
SaIuranMd¡a.
Iener¡ma
CharIe¶ Cettd.
CeraId M¡IIer. MeIv¡n
tIeR dan
tmoan haI¡R
CharIe¶ Cettd.
CeraId M¡IIer. MeIv¡n
tIeR dan
tmoan haI¡R
3t¶eoh de V¡tt.
t. Serent dan tr¡Ra
1¡neRunean
3t¶eoh de V¡tt.
t. Serent dan tr¡Ra
1¡neRunean
Sumher Med¡a Ie¶an Iener¡ma
tmoan haI¡R
tIeR
1¡neRunean
Proses Proses Komunikasi Komunikasi
1. Pengirim memiliki ide dan berkeinginan untuk membaginya kepada
orang lain.
2. Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan.
3. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi dan
media yang akan digunakan
4. Penerima mendapatkan pesan
5. Penerima menguraikan pesan dengan memahami isi pesan yang
disampaikan.
6. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim
mengevaluasi efektivitas dari pesan atau komunikasi yang telah
dilakukan.
1. Pengirim memiliki ide dan berkeinginan untuk membaginya kepada
orang lain.
2. Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan bentuk pesan.
3. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih jalur komunikasi dan
media yang akan digunakan
4. Penerima mendapatkan pesan
5. Penerima menguraikan pesan dengan memahami isi pesan yang
disampaikan.
6. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan pengirim
mengevaluasi efektivitas dari pesan atau komunikasi yang telah
dilakukan.
MACAM - MACAM KOMUNIKASI
1. ari Segi Penyampainan Pesan
ttmun¡Ra¶¡
tIeRtrtn¡R
ttmun¡Ra¶¡
tIeRtrtn¡R
ttmun¡Ra¶¡ 1uI¡¶an ttmun¡Ra¶¡ 1uI¡¶an
ttm¡n¡Ra¶¡ 1¡¶an ttm¡n¡Ra¶¡ 1¡¶an
ttmun¡Ra¶¡ VerhaI ttmun¡Ra¶¡ VerhaI
4. ari Segi Pasangan Yang
Terlibat alam Komunikasi
3. ari Segi Keresmian Pelaku.
Saluran Komunikasi Yang
igunakan dan Bentuk
Kemasan Pesan
2. ari Segi Bentuk Kemasan
Pesan
ttmun¡Ra¶¡ ¬tn
VerhaI
ttmun¡Ra¶¡ ¬tn
VerhaI
ttmun¡Ra¶¡ ttrmaI ttmun¡Ra¶¡ ttrmaI
ttmun¡Ra¶¡ I¬
ttrmaI
ttmun¡Ra¶¡ I¬
ttrmaI
PERCAKAPANANTAR PERSONAL
&$ &$
ttmun¡Ra¶¡ Antar
Ir¡had¡
ttmun¡Ra¶¡ teItmotR
tet¡I /
ttmun¡Ra¶¡ 1¡r¡ Send7
ttmun¡Ra¶¡
Crean¡¶a¶¡
ttmun¡Ra¶¡ Ma¶¶a
ttmun¡Ra¶¡
IuhI¡t
tCMt¬ItASI
VtL1A1
tCMt¬ItASI
VtL1A1
KOMUNIKASI YANG MENGGUNAKAN KATA-KATA BAIK LISAN
MAUPUN TULISAN Melalui : kata. mengungkapkan perasaan
emosi pemikiran gagasan atau maksud. Menyampaian fakta data dan
informasi serta menjelaskannya. Saling bertukar perasaan dan pemikiran.
Saling berdebat dan bertengkar.
KOMUNIKASI YANG MENGGUNAKAN KATA-KATA BAIK LISAN
MAUPUN TULISAN Melalui : kata. mengungkapkan perasaan
emosi pemikiran gagasan atau maksud. Menyampaian fakta data dan
informasi serta menjelaskannya. Saling bertukar perasaan dan pemikiran.
Saling berdebat dan bertengkar.
MA¬tSIA MA¬tSIA
1I ItL1ttA¬
t C M t ¬ I t A S I t C M t ¬ I t A S I
1 A t A S A 1 A t A S A
t A 1 A t A 1 A
ttmun¡Ra¶¡
¬tn VerhaI
ttmun¡Ra¶¡
¬tn VerhaI
SuI¡t d¡IaRuRan SuI¡t d¡IaRuRan
KOMUNIKASI YANG PESANNYA IKEMAS ALAM BENTUK NON
VERBALATAU TANPAKATA-KATA.
KOMUNIKASI YANG PESANNYA IKEMAS ALAM BENTUK NON
VERBALATAU TANPAKATA-KATA.
1t¬1tt
Bahasa Tubuh : berupa raut wajah. gerak kepala. gerak tangan. gerak-
gerik tubuh mengungkapkan berbagai perasaan. isi hati. pikiran dan
kehendak.
Tanda : misalnya bendera. rambu-rambu lalu lintas.
Tindakkan / perbuatan : tindak khusus yang dimaksudkan menggati
kata-kata misalnya. menggebrak meja dalam pembicaraan.
Objek : misalnya. pakaian. aksesoris dandan. dll.
Bahasa Tubuh : berupa raut wajah. gerak kepala. gerak tangan. gerak-
gerik tubuh mengungkapkan berbagai perasaan. isi hati. pikiran dan
kehendak.
Tanda : misalnya bendera. rambu-rambu lalu lintas.
Tindakkan / perbuatan : tindak khusus yang dimaksudkan menggati
kata-kata misalnya. menggebrak meja dalam pembicaraan.
Objek : misalnya. pakaian. aksesoris dandan. dll.
ungsi ungsi Komunikasi Komunikasi
W ungsi kontrol
W ungsi motivasi
W ungsi emosi
W ungsi informasi
W ungsi kontrol
W ungsi motivasi
W ungsi emosi
W ungsi informasi
Komunikasi Komunikasi Yang Yang Efektif Efektif
1. Membuat pemecahan masalah menjadi lebih cepat
2. Membuat keputusan yang diambil menjadi lebih kuat
3. Menghasilkan arus kerja yang lebih siap dan efektif
4. Meningkatkan produktivitas
5. Memunculkan hubungan bisnis yang lebih kuat
6. Meningkatkan citra profesional
7. Meningkatkan tanggapan stakeholders
8. Menjadikan materi promosi menjadi lebih jelas
1. Membuat pemecahan masalah menjadi lebih cepat
2. Membuat keputusan yang diambil menjadi lebih kuat
3. Menghasilkan arus kerja yang lebih siap dan efektif
4. Meningkatkan produktivitas
5. Memunculkan hubungan bisnis yang lebih kuat
6. Meningkatkan citra profesional
7. Meningkatkan tanggapan stakeholders
8. Menjadikan materi promosi menjadi lebih jelas
Manfaat Manfaat
Pesan Pesan Yang Yang Efektif Efektif
W Menyediakan informasi yang praktis
W Memberikan fakta dibandikan dengan kesan
W Menyatakan tanggung jawab secara jelas. dan menjelaskan apa yang
akan kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan
W Menyediakan informasi yang praktis
W Memberikan fakta dibandikan dengan kesan
W Menyatakan tanggung jawab secara jelas. dan menjelaskan apa yang
akan kita harapkan atau apa yang dapat kita lakukan
KKOMUNIKASI OMUNIKASI ALAM ALAM KKANTOR ANTOR
Komunikasi Internal Komunikasi Internal Komunikasi Ekternal Komunikasi Ekternal
Bentuk pertukaran ide dan
informasi di dalam organisasi
Bentuk pertukaran ide dan
informasi di dalam organisasi
Komunikasi yang dilakukan
untuk membawa informasi
masuk maupun keluar
organisasi untuk mencapai
tujuan
Komunikasi yang dilakukan
untuk membawa informasi
masuk maupun keluar
organisasi untuk mencapai
tujuan
Pegawai adalah .439,.95439 dalam jaringan komunikasi internal dan eksternal
Perbedaan Bahasa dan
Persepsi
Perbedaan Bahasa dan
Persepsi
Gangguan Komunikasi Gangguan Komunikasi
1. Gangguan Emosional
2. Gangguan isik
3. Overload Informasi
4. Penyaringan
Informasi yang tidak
tepat
1. Gangguan Emosional
2. Gangguan isik
3. Overload Informasi
4. Penyaringan
Informasi yang tidak
tepat
Minimalisasi ampak ari Hambatan Tersebut :
1. Melakukan pendekatan yg berpusat pada audien. an
2. Mengembangkan iklim komunikasi yg terbuka
3. Komitmen untuk berkomunikasi secara etis
4. Menggunakan pesan yang singkat efektip
Minimalisasi ampak ari Hambatan Tersebut :
1. Melakukan pendekatan yg berpusat pada audien. an
2. Mengembangkan iklim komunikasi yg terbuka
3. Komitmen untuk berkomunikasi secara etis
4. Menggunakan pesan yang singkat efektip
HHAMBATAN AMBATAN KKOMUNIKASI OMUNIKASI
TTEKNOLOGI EKNOLOGI KKOMUNIKASI OMUNIKASI PPERKANTORAN ERKANTORAN
aringan Komunikasi aringan Komunikasi System Telepon System Telepon
1. Berdasarkan Topologi
a. Konfigurasi bintang
b. Topologi hierarki
c. Topologi jala
d. Topologi bus
e. Topologi hybrid
f. Topologi cincin
2. Berdasarkan Kepemilikan
a. aringan Private
b. aringan publik
c. aringan (VANS)
3. Berdasarkan Geografi
1. Berdasarkan Topologi
a. Konfigurasi bintang
b. Topologi hierarki
c. Topologi jala
d. Topologi bus
e. Topologi hybrid
f. Topologi cincin
2. Berdasarkan Kepemilikan
a. aringan Private
b. aringan publik
c. aringan (VANS)
3. Berdasarkan Geografi
1. Key System
2. Private Branch Exchange
(PBX)
3. Private Automatic Branch
Exchange (PABX)
4. Central Exchange (Centrex)
1. Key System
2. Private Branch Exchange
(PBX)
3. Private Automatic Branch
Exchange (PABX)
4. Central Exchange (Centrex)
TTATA ATA USAHA USAHA KEPEGAWAIAN KEPEGAWAIAN
Tata Usaha Tata Usaha
1. itinjau dari asal kata : Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati.
Usaha adalah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga dan pikiran untuk
mencapai tujuan. adi tata usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang
terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
2. alam kamus Bahasa Indoensia : Tata Usaha adalah penyelenggaraan tulis
menulis (keuangan dan lainnya) diperusahaan atau negara.
3. Menurut The Liang Gie dalam bukunya administrasi modern : Tata Usaha
adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun. mencatat. mengola.
mengadakan. mengirim. dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam tata usaha kerja
1. itinjau dari asal kata : Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati.
Usaha adalah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga dan pikiran untuk
mencapai tujuan. adi tata usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang
terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.
2. alam kamus Bahasa Indoensia : Tata Usaha adalah penyelenggaraan tulis
menulis (keuangan dan lainnya) diperusahaan atau negara.
3. Menurut The Liang Gie dalam bukunya administrasi modern : Tata Usaha
adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun. mencatat. mengola.
mengadakan. mengirim. dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam tata usaha kerja
Pengaturan tulis menulis
dan catat mencatat
Pengaturan tulis menulis
dan catat mencatat
PPENGAAAN ENGAAAN PPEGAWAI EGAWAI
Perencanaan dan Rekrutmen Perencanaan dan Rekrutmen Seleksi. Orientasi. Pengangkatan Seleksi. Orientasi. Pengangkatan
Proses penentuan kebutuhan
pegawai pada masa yang akan
datang.
Harus memperhatikan faktor
intenal dan eksternal organisasi
sehingga dapat dilakukan
pengrekrutan pengawai baru.
promosi dan transfer secara
proaktif
Proses penentuan kebutuhan
pegawai pada masa yang akan
datang.
Harus memperhatikan faktor
intenal dan eksternal organisasi
sehingga dapat dilakukan
pengrekrutan pengawai baru.
promosi dan transfer secara
proaktif
Seleksi proses pemilihan calon
pegawai terhadap organisasi yg
akan dimasuki
Orientasi upaya sosialiasasi
tentang nilai-nilai pekerjaan
Pengangkatan proses
penentuan jawabatan seorang
pegawai
Seleksi proses pemilihan calon
pegawai terhadap organisasi yg
akan dimasuki
Orientasi upaya sosialiasasi
tentang nilai-nilai pekerjaan
Pengangkatan proses
penentuan jawabatan seorang
pegawai
ilakukan secara selektif dan profesional
PPENGGOLONGAN ENGGOLONGAN PPEGAWAI EGAWAI
Suatu langkah menetapkan. menggolongkan dan mengatur
berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu penetapan
tugas dan wewenang seseorang. pengdelegasian wewenang
dalam rangka mencapai tujuan
Suatu langkah menetapkan. menggolongkan dan mengatur
berbagai macam kegiatan yang dipandang perlu penetapan
tugas dan wewenang seseorang. pengdelegasian wewenang
dalam rangka mencapai tujuan
Sturuktur Organisasi Sturuktur Organisasi
Akan tampak proses
berjalannya hubungan antara
satu unit dengan unit lain
Akan tampak proses
berjalannya hubungan antara
satu unit dengan unit lain
PPENGARAHAN ENGARAHAN PPEGAWAI EGAWAI
1. elaskan kepada pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif
dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari
mereka.
2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan
(imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu
dikomunikasikan kepada para pegawai.
3. ika mungkin. kembangkan jenis-jenis pengghargaan yang berbeda
4. oronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja
dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu
diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan.
5. Kembangkan subuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya
tetapkan sasaran yang dapat dicapai dan bisa terus dikembangkan.
6. Perhitungkan semua fakto lingkungan dan sosial
1. elaskan kepada pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif
dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari
mereka.
2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan
(imbalan) dan bahwa setiap hubungan semacam itu
dikomunikasikan kepada para pegawai.
3. ika mungkin. kembangkan jenis-jenis pengghargaan yang berbeda
4. oronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja
dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu
diubah-ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan.
5. Kembangkan subuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya
tetapkan sasaran yang dapat dicapai dan bisa terus dikembangkan.
6. Perhitungkan semua fakto lingkungan dan sosial
PPENGENALIAN ENGENALIAN PPEGAWAI EGAWAI
Proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja
pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja
dalam memberikan kontribusi untuk pencapaian tujuan
Proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja
pegawai dan tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja
dalam memberikan kontribusi untuk pencapaian tujuan
Standar Kerja Standar Kerja
Suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil
nyata
Suatu kriteria atau model baku yang akan diperbandingkan dengan hasil
nyata
Pemimpin harus mampu menemukan butir-butir pengendalian strategi
yang dapat dipantau berdasarkan jenis-jenis penyimpangan
Pemimpin harus mampu menemukan butir-butir pengendalian strategi
yang dapat dipantau berdasarkan jenis-jenis penyimpangan
S SISTIM ISTIM PPENGGAIAN ENGGAIAN
Proses penentuan tingkat penggajian pegawai. memantau
atau mengawasi. mengembangkan dan mengendalikan gaji
pegawai
Proses penentuan tingkat penggajian pegawai. memantau
atau mengawasi. mengembangkan dan mengendalikan gaji
pegawai
Tanggung awab SM Tanggung awab SM
G A I
Pemberian pemberian finansial yang diterima oleh pegawai sebagai
ganti kontribusi mereka terhadap organisasi
G A I
Pemberian pemberian finansial yang diterima oleh pegawai sebagai
ganti kontribusi mereka terhadap organisasi
TTRANSER RANSER. . MMUTASI UTASI. . AN AN R ROTASI OTASI PPEKEREAAN EKEREAAN
Transfer
Adalah perpindahan pekerjaan seseorang dalam suatu orgnisasi yang memiliki
level yang sama dari posisi pekerjaannya sebelum dipindahkan
Mutasi dan Rotasi Kerja
ilakukan untuk menghindari kejenuhan karyawan atau pegawai terhadap
rutinitas pekerjaan yang kadang-kadang membosankan
Transfer
Adalah perpindahan pekerjaan seseorang dalam suatu orgnisasi yang memiliki
level yang sama dari posisi pekerjaannya sebelum dipindahkan
Mutasi dan Rotasi Kerja
ilakukan untuk menghindari kejenuhan karyawan atau pegawai terhadap
rutinitas pekerjaan yang kadang-kadang membosankan
dapat dijadika sebagai tahapan awal atau batu loncatan untuk mendapatkan
promosi
dapat dijadika sebagai tahapan awal atau batu loncatan untuk mendapatkan
promosi
Bertujuan agar seorang pegawai dapat menguasai dan mendalami pekerjaan
lain di bidang yang berbeda di suatu perusahaan
Bertujuan agar seorang pegawai dapat menguasai dan mendalami pekerjaan
lain di bidang yang berbeda di suatu perusahaan
PPEMUTUSAN EMUTUSAN HHUBUNGAN UBUNGAN KKERA ERA (PHK) (PHK)
Pemberhentian atau dikeluarkan seorang karyawan dari lingkungan
organisasi. baik atas inisiatif pegawai sendiri maupun secara paksa atau
prakarsa perusahaan tempat bekerja
Pemberhentian atau dikeluarkan seorang karyawan dari lingkungan
organisasi. baik atas inisiatif pegawai sendiri maupun secara paksa atau
prakarsa perusahaan tempat bekerja
Atas inisiatif sendiri Atas inisiatif sendiri Secara paksa oleh organisiasi Secara paksa oleh organisiasi
Pengunduran
diri atau
pensiun
Pemecatan
LLAPORAN APORAN MMANAERIAL ANAERIAL
Suatu bahan informasi yang diperoleh melalui hasil
pengolahan data. hasil suatu penelitian atau hasil riset suatu
masalah.
Suatu bahan informasi yang diperoleh melalui hasil
pengolahan data. hasil suatu penelitian atau hasil riset suatu
masalah.
Bagi Pimpinan berfungsi sebagai Bagi Pimpinan berfungsi sebagai
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Penggerakan
4. Pengendalian
5. Pengawasan
6. Pengambilan keputusan
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Penggerakan
4. Pengendalian
5. Pengawasan
6. Pengambilan keputusan
ENIS ENIS -- ENIS ENIS LLAPORAN APORAN
1. Laporan berdasarkan sarana pengungkapan
Laporan lisan. laporan tertulis.
2. Laporan berdasarkan pengertian
Laporan data. laporan analitik. laporan rekomendasi
3. Laporan berdasarkan periode
Laporan berkala. laporan insidental. laporan statistik
4. Laporan berdasarkan maksud
Laporan informatif. laporan eksaminasional. laporan analitis
5. Laporan berdasarkan ruang lingkup
Laporan umum. laporan khusus.
6. Laporan berdasarkan peristiwa
Laporan rutin. laporan aksidental
7. Laporan berdasarkan keamanan isi
Laporan biasa. laporan rahasia. laporan sangat rahasia
8. Laporan berdasarkan kesempurnaan isi
Laporan sementara. laporan akhir
9. Laporan berdasarkan keresmiannya
Laporan formal. Laporan nonformal
10. Laporan berdasarkan jumlah penerimaan.
Laporan terbatas. laporan tak terbatas
11. Laporan berdasarkan bentuk
Laporan formulir lisan. memorandum. ilustrasi. artikel. surat. naskah. buku.
1. Laporan berdasarkan sarana pengungkapan
Laporan lisan. laporan tertulis.
2. Laporan berdasarkan pengertian
Laporan data. laporan analitik. laporan rekomendasi
3. Laporan berdasarkan periode
Laporan berkala. laporan insidental. laporan statistik
4. Laporan berdasarkan maksud
Laporan informatif. laporan eksaminasional. laporan analitis
5. Laporan berdasarkan ruang lingkup
Laporan umum. laporan khusus.
6. Laporan berdasarkan peristiwa
Laporan rutin. laporan aksidental
7. Laporan berdasarkan keamanan isi
Laporan biasa. laporan rahasia. laporan sangat rahasia
8. Laporan berdasarkan kesempurnaan isi
Laporan sementara. laporan akhir
9. Laporan berdasarkan keresmiannya
Laporan formal. Laporan nonformal
10. Laporan berdasarkan jumlah penerimaan.
Laporan terbatas. laporan tak terbatas
11. Laporan berdasarkan bentuk
Laporan formulir lisan. memorandum. ilustrasi. artikel. surat. naskah. buku.
TTATA ATA R RUANG UANG KKANTOR ANTOR
Pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan
kantor sesuai dengan luas lantai dan ruang kantor yang tersedia untuk
memberikan sarana bagi pegawai
Pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan
kantor sesuai dengan luas lantai dan ruang kantor yang tersedia untuk
memberikan sarana bagi pegawai
1. Memanfaatkan seluruh ruangan yg ada untuk keuntungan ekonomis yang besar
2. Memudahkan pengawasan menajer terhadap para staff yang sedang bekerja.
3. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
4. Lay out ruangan yang baik akan memberikan kepuasan dan kenyamanan
bekerja. sehingga pegawai merasa betah bekerja di kantor.
5. Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti komputer. telepon.
6. Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip.
7. Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
8. Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras. ganduh yang dapat
mengganggu pekerjaan.
9. Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu
perusahaan.
1. Memanfaatkan seluruh ruangan yg ada untuk keuntungan ekonomis yang besar
2. Memudahkan pengawasan menajer terhadap para staff yang sedang bekerja.
3. Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
4. Lay out ruangan yang baik akan memberikan kepuasan dan kenyamanan
bekerja. sehingga pegawai merasa betah bekerja di kantor.
5. Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti komputer. telepon.
6. Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip.
7. Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
8. Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras. ganduh yang dapat
mengganggu pekerjaan.
9. Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu
perusahaan.
%ujuun %ujuun
BBENTUK ENTUK TTATA ATA R RUANG UANG KKANTOR ANTOR
a. Sistim Pencahayaan
1. Natural lighting
2. Task lightng
3. Ambient lighting
4. Accent lighting.
b. Sistim Penerangan
1. Penerangan direct
2. Penerangan semidirect
3. Penerangan inderect
4. Penerangan semiinderct
c. enis Tata Ruang dan
1. Ruang kantor terbuka
2. Ruang kantor tertutup
d. Lingkup Kantor
1. Tata ruang pribadi
2. Tata ruang antar bagian
General office area
Private office area
Service office area
Storage area
a. Sistim Pencahayaan
1. Natural lighting
2. Task lightng
3. Ambient lighting
4. Accent lighting.
b. Sistim Penerangan
1. Penerangan direct
2. Penerangan semidirect
3. Penerangan inderect
4. Penerangan semiinderct
c. enis Tata Ruang dan
1. Ruang kantor terbuka
2. Ruang kantor tertutup
d. Lingkup Kantor
1. Tata ruang pribadi
2. Tata ruang antar bagian
General office area
Private office area
Service office area
Storage area
Asas-Asas Tata Ruang Kantor
1. Asas jarak terpendek
2. Asas rangkaian kerja
3. Asas mengenai penggunaan
seluruh bagian ruangan
4. Asas mengenai perubahan
susunan tempat kerja
5. Asas integrasi kegiatan
6. Asas keamanan dan kepuasan
kerja bagi pegawai
Asas-Asas Tata Ruang Kantor
1. Asas jarak terpendek
2. Asas rangkaian kerja
3. Asas mengenai penggunaan
seluruh bagian ruangan
4. Asas mengenai perubahan
susunan tempat kerja
5. Asas integrasi kegiatan
6. Asas keamanan dan kepuasan
kerja bagi pegawai

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->