Mengapa Analisa Jabatan itu penting????

Iw@n H@$1bu@n
wancoker@gmail.com

Job analysis atau analisa jabatan sering dianggap sebagai pondasi dasar dari sebuah
sistem sumber daya manusia dalam organisasi. Restrukturisasi, inisiatif perbaikan
kualitas, perencanaan sumber daya manusia, desain jabatan, pelatihan, pengembangan
karir, sistem penilaian prestasi kerja, itu semua mendasarkan diri pada hasil dari analisa
jabatan.
Analisa Jabatan atau Job Analysis adalah sebuah alat yang biasa digunakan dalam
manajemen sumber daya manusia - MSDM. Alat ini diciptakan untuk mendapatkan
gambaran menyeluruh dan lengkap mengenai suatu jabatan atau posisi. Gambaran
lengkap dan menyeluruh yang dimaksud adalah uraian mengenai tanggungjawab dan
tugas-tugas suatu jabatan (job description) dan uraian mengenai kualifikasi atau
persyaratan yang dibutuhkan (job spesification) supaya tanggungjawab dan tugas
tersebut dapat dijalankan dan memberikan unjuk kerja (performance) yang dapat
diterima (average) dan luar biasa (outstanding).
Sajian informasi atau uraian dari analisa jabatan inilah yang akan digunakan dalam
proses atau kegiatan MSDM yang lain. Begitu pentingnya alat ini sehingga ada yang
menyebut job analysis ini sebagai alat yang utama dan pertama dalam MSDM. Fungsi
MSDM lain yang akan mempergunakan dokumen hasil analisa jabatan (job description
and job spesification) adalah perencanaan tenaga kerja (manpower planning),
perekrutan dan penempatan (recruitment and placement), pengembangan organisasi
(organisation development), pelatihan dan pengembangan (training and development),
penggajian dan imbal jasa (compensation and benefit), hubungan industrial (industrial
relation), dan juga sistem informasi SDM (human resources information sistem).

Definisi job analysis: Analisis jabatan adalah proses mendapatkan atau mengumpulkan
informasi sebuah jabatan.
Ada beberapa langkah yang harus ditempuh dalam analisis jabatan. Pertama tentukan
lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus ada dalam jabatan itu, termasuk didalamnya
perilaku dan aktivitas yang melekat pada jabatan itu.
Kedua, mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan other characteristics (KASOCs)
yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas itu. Knowledge berarti seperangkat
informasi yang ada di dalam prosedur yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu.
Abilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang bisa diamati. Misalnya
kemampuan seorang pengetik yang baik adalah menghasilkan ketikan yang rapi dan
tidak banyak salahnya.
Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang bisa dipelajari, baik yang
sifatnya motorik, verbal, manual, atau melakukan pengolahan mental yang menyangkut
data, orang atau barang.
Other characteristics meliputi faktor kepribadian, sikap, atau watak yang diperlukan
untuk menyelesaikan pekerjaan.
Laporan analisa jabatan untuk seorang perwira patroli jalan raya mungkin berupa
pengetahuan hukum, komunikasi lisan yang baik, kemampuan menyopir yang trampil,
dan keterandalan untuk melaksanakan tugasnya dengan cukup baik.

Tujuan Job Analysis

Walau banyak kritikan, analisa jabatan telah digunakan di berbagai organisasi baik besar
maupun kecil.
Pada bisnis kecil, analisis jabatan dilakukan secara informal dan tidak terstruktur. Pada
perusahaan besar, untuk mampu menganalisis jabatan harus diperlukan satu pelatihan
khusus. Ini sangat mudah dipahami karena kompleksnya dan bermacam-macamnya tipe
pekerjaan yang ada di organisasi besar itu.
Job analisis juga digunakan sebagai dasar perekrutan dan juga untuk penunjukan
seseorang untuk menduduki jabatan tertentu.
Ringkasnya analisis jabatan digunakan untuk penyusunan:
1) deskripsi jabatan (job description)
2) Klasifikasi jabatan (job classification)
3) Evaluasi jabatan (job evaluation)
4) Desain jabatan (job design)
5) Personnel requirements
6) Penilaian prestasi kerja (performance appraisal)
7) Pelatihan karyawan (worker training)
8) Perencanaan Sumber Daya Manusia (HR Planning)

Proses Analisa Jabatan:

Analisa jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari internal
organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visi misi perusahaan,
dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, dokumen prosedur
operasi yang sudah distandardisasikan, dan dokumen lain yang dapat memberikan
histori jabatan yang akan dianalisa. Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang
yang melakukan analisa jabatan) akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali
informasi mengenai suatu jabatan.
Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah ada, analis jabatan akan terjun ke
lapangan mengadakan 1) Penyebaran questioner 2) Wawancara dengan pemangku
jabatan/incumbent, atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate 3)
Observasi. Proses terjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses
bisnisnya sudah berjalan. Artinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini,
analis jabatan akan menggali mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan, tugas-
tugas yang dijalankan, prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala dan hambatan,
pihak yang biasa terlibat dalam penanganan pekerjaan (stake holders). Maka sebelum
mengadakan wawancara, biasanya analis jabatan akan menyebarkan questioner yang
berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas.
Ketika pulang dari lapangan, analis jabatan akan menggenggam informasi yang akan
diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Dia akan membuat draf atas
informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan persyaratan jabatan tersebut selanjutnya
akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan pemangku jabatan, sebelum disetujui
oleh atasan dan pemangku jabatan.

Sumber: http://www.pemimpin-unggul.com/analisa_jabatan.html
http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/04/analisa-jabatan-pengantar-dan-
konsep.html