PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI

Menurut Sulaiman Masri (1997:3), “Komunikasi membabitkan perlakuan kita

setiap hari. Perlakuan itu boleh berbentuk pertuturan, penulisan atau penyelidikan.
‘Pertuturan’ merupakan gaya atau cara menuturkan perkara tertentu; ‘Penulisan’
merupakan kegiatan menulis atau mengarang topik tertentu, manakala ‘penyelidikan’
merupakan perbuatan mencari dan mengumpul maklumat tertentu. Dengan demikian,
kebijaksanaan kita berkomunikasi bergantung banyak pada kemahiran-kemahiran
pertuturan, penulisan dan penyelidikan. Lebih baik kemahiran-kemahiran ini dikuasai,
maka lebih berkesanlah kita berkomunikasi.”

Manakala Emery, et.al. (1965) mentakrifkan komunikasi sebagai seni

memindahkan maklumat, idea, dan sikap daripada seseorang kepada seseorang.

Sulaiman Masri mengertikan komunikasi secara ringkas iaitu proses yang

bermula apabila satu mesej (maklumat) daripada pengirim (penutur, penulis dan
sebagainya), kemudianya dipindahkan menerusi alat atau saluran khas kepada
penerima (pembaca, pendengar dan sebagainya) yang kemudianya memberi maklum
balas (menekod dan mentafsir) terhadap mesej tersebut dengan mengembalikan
isyarat dalam bentuk sama ada mesej tersebut sudah atau belum difahami.

Jadi, demi mencapai proses komunikasi yang berkesan, penghantar perlu

menyampaikan mesej dengan jelas dan tepat supaya ia senang difahami oleh penerima
dan mencapai objektif kominikasi itu. Penghantar mesej juga perlu memilih saluran
komunikasi yang bersesuaian untuk menyampai mesej, misalnya melalui media
elektronik (televisyen, radio, Internet, telefon bimbit) dan percetakan (buku, majalah,
suratkhabar, risalah, kain bentang dan sebagainya).

Akan tetapi, sepanjang proses komunikasi itu, pengirim dan penerima tertakluk
kepada timbunan kiu yang mempengaruhi ketersampaian mesej, seperti perwatakan
seseorang, taraf pengetahuannya, persekitaran (gangguan seperti suara bising, bunyi
kenderaan, mesin, penghawa dingin, hujan, guruh dan lain), kesempurnaan fizikal dan
mental (sama ada masalah pendengaran,penglihatan atau mental), dan ketercapaian
audien kepada bahan media (akses kepada media elektronik dan percetakan).
 Secara amnya, terdapat tiga bentuk komunikasi yang utama iaitu komunikasi
lisan sehala (pengumuman, taklimat, pemberian arahan), komunikasi lisan dua hala
(perbincangan, mesyuarat, temu bual), atau komunikasi bukan lisan (surat kiriman,
laporan, minit mesyuarat).

Namun, dalam konteks ini, pengajian/ penekanan terhadap kemahiran

komunikasi bertulis akan diberi keutamaan.

KOMUNIKASI BERTULIS

Komunikasi bertulis merupakan proses mengekspresikan idea, pendapat atau

maklumat dalam bentuk tulisan (catatan) atau grafik, dan disampaikan kepada audien
untuk tujuan menyalurkan mesej, berhubung atau perkongsian maklumat.

Komunikasi penulisan mempunyai kelebihan tersendiri. Ia kekal dan merupakan

bahan yang mudah diasimilasi, serta sesuai untuk komunikasi dengan audien yang
ramai. Ia dapat mengampung idea sukar, menyediakan ringkasan analisis dan
penilaian, dapat diperbanyak, dapat disahkan, diinterpretasi dan diperjelas; dan audien
boleh mengambil masa untuk memahami kandungan mesej serta dapat mengekses
kembali kepada bahan penulisan yang diingini pada bila-bila masa.

Komunikasi ini juga membolehkan penghantar meramal kesan mesej dan

menyalurkan mesej bersesuaian dengan kosa kata penerima, keadaan emosi,
kepentingan dan nilai.

Sulaiman Masri (1997:9) mengatakan,“Menerusi evolusi bahasa, muncullah

tulisan yang digunakan sebagai sistem dan alat interaksi dan komunikasi manusia.
Tulisan juga melengkapi kita dengan suatu ingatan yang luas, kekal dan umum.
Dengan kekekalan tulisan, kita tidak hanya dapat menyimpan suatu rakaman
berterusan daripada transaksi manusia, aktiviti dan gagasan, tetapi juga memungkinkan
kita meramalkan perkara-perkara tersebut dengan cara baru, lebih tepat dan meluas.”
 Namun, demi mencapai keberkesanan komunikasi bertulis, penghantar mesej
memerlukan pengetahuan tatabahasa dan keupayaan menggunakan perkataan dengan
mahir untuk menghasilkan penulisan yang lengkap. Oleh itu, aspek-aspek bahasa yang
digunakan mestilah mudah difahami oleh pembaca dan bahasa pengantar yang
digunakan perlu mampu mengemukakan setiap pengertian tentang ilmu itu tanpa
menimbulkan kekaburan tafsiran kepada audien.

Selain itu, penghantar mesej juga perlu mengetahui audien sasaran; menyusun
idea atau mesej secara logik, menggunakan laras bahasa dan format penulisan yang
betul; sentiasa menyemak mesej sama ada ia memberi makna atau impresi yang lain
kepada audien; dan menyampaikan mesej dengan media yang bersesuaian.

Selepas mesej disampaikan, penghantar perlu menelitikan maklum balas dan

kefahaman audien serta membuat pembaikian atau perubahan jika kenyataan-
kenyataan yang dibuat telah menimbulkan reaksi yang kurang menyenangkan di
kalangan penerima.

Apa yang jelas, komunikasi bertulis yang berkesan ditentukan oleh kesensitifan
penghantar mesej terhadap tujuan penghantaran mesej, maklumat yang ingin
disampaikan, penyusunan mesej yang sistematik dan jelas, serta penggunaan bahasa
dan format penulisan yang sesuai,
PENULISAN LAPORAN

Sulaiman Masri (1997:65) menekankan bahawa laporan ialah pemerian bertulis

tentang sesuatu kejadian, perkara atau pendapat yang telah dibincangkan, dan
disampaikan dalam format dan laras bahasa tertentu.

Manakala Hamedi Mohd Adnan (1996:67) menyatakan laporan ialah keterangan

bertulis tentang fakta-fakta sesuatu situasi, projek, proses atau ujian; bagaimana fakta-
fakta tersebut ditentukan atau dipastikan; pentingnya fakta-fakta itu, kesimpulan yang
dapat dibuat daripadanya, dan cadangan-cadangan tertentu.

Laporan ditulis untuk memperihalkan sesuatu objek, seseorang atau sesuatu

peristiwa tertentu berdasarkan kenyataan sesuatu yang sudah berlaku, agar pembaca
dapat menggambarkan sesuatu yang diperihalkan itu dengan jelas.

Dalam penulisan laporan, penulis memerlukan fakta-fakta yang tepat,

pengelolahan bahasa yang mudah dan harus berdasarkan pemerhatian yang rapi oleh
penulis terhadap apa yang dilaporkannya.

Emosi pengarang tidak boleh dimasukkan dalam laporannya, sebaliknya penulis

hanya melaporkan sahaja tanpa melibatkan dirinya. Maka penulis tidak boleh menulis
khayalan atau membuat rekaan yang tidak munasabah.

Penulisan ini juga memerlukan penyusunan yang rapi dan khusus agar tidak
berlaku pengulangan maklumat atau kekaburan sehingga mengganggu kelancaran
proses pemahaman pembaca.

Untuk mengelakkan kekaburan dan salah taksir kepada pembaca, maka

penulisan laporan mempunyai format tertentu, iaitu perincian-perincian tentang perkara
yang hendak dilaporkan, misalnya bagi laporan lawatan, butiran penting seperti tempat
yang dilawati, jumlah peserta, sambutan yang diberi, masa dan tarikh, belanja, kesan
lawatan dan sebagainya perlu dicatat.

Ciri yang paling penting dalam laporan ialah penulisan itu mestilah jelas dan
dapat menggambarkan perkara yang dilaporkan secara objektif dan realistik. Bahasa
yang ringkas perlu digunakan dan penggunaan istilah teknikal perlu dielakkan demi
menimbulkan keraguan atau kekaburan kepada kesimpulan dan cadangan. Penulis
perlu menyunting dokumen tersebut untuk menghindar kecacatan, gaya tidak konsisten
atau kekurangan lain.

Lazimnya, laporan digunakan oleh golongan professional seperti pentadbir, ahli

perniagaan, setiausaha, perunding, wartawan dan sebagainya. Laporan dibuat untuk
pelbagai kegunaan seperti menentukan arah pasaran, mengenal pasti masalah dan
langkah mengatasi, mengukur prestasi, menilai kejayaan sesuatu kegiatan dan
sebagainya.

Tujuan laporan dibuat bergantung kepada adakah laporan itu disediakan

menurut arahan pihak tertentu atau disediakan tanpa arahan. Jika laporan dikemukakan
kerana ada arahan, maka tujuan laporan itu ditentukan oleh pemberi arahan itu.
Sebaliknya, tujuan laporan yang dihasilkan tanpa arahan tertentu terserah kepada
pembuat laporan.

Berdasarkan kenyataan Ahdull Sukor Shaari, et.al. (2003: 118), Antara tujuan
penulisan sesebuah laporan adalah bagi memberikan makluman. Laporan makluman
memerlukan penulis mengemukakan fakta-fakta, aktiviti-aktiviti, masalah-masalah,
cadangan dan sebagainya, seperti laporan syarikat, laporan kajian, dan laporan
masalah.

Bagi laporan yang bertujuan memujuk pembaca, penulis perlu memastikan

laporan berkenaan akan mendapat persetujuan daripada pembaca. Manakala laporan
sejarah lebih kepada mencatat peristiwa-peristiwa yang berlaku.

Kebiasaanya, laporan disampaikan dalam bentuk formal dan tidak formal.

Laporan yang formal adalah lebih panjang, terperinci dan memerlukan masa serta
tenaga bagi proses menyiapkannya.

Secara asasnya, antara fungsi-fungsi utama laporan adalah menguji sama

kesahihan sesuatu maklumat; mencatat aktiviti atau peristiwa-peristiwa yang berkenaan
dengan sesebuah pertubuhan ; merekodkan kerja yang dibuat (sama ada selesai atau
tidak); memaklumkan kemajuan kerja, terutamanya kepada pihak pengurusan;
memberikan penilaian tentang sesuatu situasi, proses, projek dan sebagainya;
merangsang perbincangan dan pertukaran fikiran.

CIRI-CIRI UMUM LAPORAN

Menurut Sulaiman Masri (1997:65), kebanyakan laporan mengongsi ciri-ciri

umum seperti berikut:

 Struktur dan nada formal. Penulisan laporan adalah lebih formal jika
dibandingkan dengan bentuk komunikasi yang lain. Laras bahasa yang
digunakan adalah formal dan ciri bahasa peribadi tidak dimasukkan. Ia biasanya
mengandungi format khas yang mengandungi tajuk muka surat, pengenalan
ringkas, senarai kandungan atau isi, senarai cadangan, penutup dan lampiran.
Dengan format laporan yang tetap, jadi, ia sesuai untuk edaran luas atau untuk
memberi arahan.

 Persembahan berilustrasi. Penggunaan gambar rajah, graf, carta dan

sebagainya untuk menjadikan maklumat atau hujahan lebih mudah difahami.

 Pernyataan pendapat. Dalam kebanyakan laporan, penulis membuat

kesimpulan selepas menganalisis, menilai dan mengupas bukti-bukti yang
dikemukakan. Kesemua kesimpulan ini penting sebagai pelengkap tujuan
penghasilan laporan, sehingga penulis laporan perlu mendapatkan ketepatan
fakta tambahan.

 Kegunaan laporan. Sebarang laporan hanya akan dianggap sebagai berkesan

sekiranya penulis memahami kehendak pembaca dan mengemukakan butiran
yang releven kepada kehendak-kehendak tersebut.
FORMAT UMUM LAPORAN

Judul muka surat: Menyatakan nama penulis, organisasi dan rujukan; tarikh keluaran
(bulan dan tahun); nama atau rujukan orang atau orginisasi yang ditujukan.

Ringkasan: Hanya penting bagi laporan panjang. Ini memberi gambaran umun akan
seluruh kandungan laporan, ringkasan latar belakang penyiasat, kerja penyelidikan, dan
kesimpulan utama, serta cadangan.

Senarai kandungan: Diperlukan bagi laporan panjang. Senarainya berurutan; semua

tajuk, termasuk lampiran, dengan muka surat dan penomboran pada perenggan.

Pengenalan: Ini memasukkan rangka sejarah latar belakang yang membawa kepada
pentauliahan laporan, rujukan, ringkasan kaedah penyelidikan dan penghargaan
kepada sumber maklumat.

Hujahan: Ini disusun di bawah bahagian tajuk untuk memudahkan rujukan dan
pemahaman. Struktur dan tajuk yang dipilih bergantung pada subjek laporan.

Kesimpulan: Caranya berbeza daripada akhir sebuah penulisan esei atau prosa lain,
kerana kesimpulan laporan boleh disenaraikan dan diberi nombor. Syor atau cadangan
dating selepas kesimpulan, yang bermakna, dalam penulisan laporan, tajuk kesimpulan
tidak semestinya di akhir.

Cadangan: Cadangan hendaklah dimuat sebagai satu senarai, yang jika panjang,
hendaklah dibahagi kepada beberapa bahagian. Tetapi, jangan menggunakan istilah
‘Ringkasan cadangan’ melainkan bagi senarai padat, yang tidak lengkap. Setiap
cadangan hendaklah dihujahkan dengan justifikasi.

Lampiran: Ini perlu bagi laporan panjang, untuk mengurangkan bukti dan hujahan.
Lampiran ini juga hendaklah mengandungi bukti teknikal yang mungkin tidak sesuai
dimuatkan dalam laporan sebenar. Jumlah lampiran bergantung pada keperluan bukti
dan justifikasi laporan.

Rujukan dan bibliografi: Perbezaan; rujukan disebut dalam isi suatu laporan,
manakala bibliografi adalah bacaan lanjutan yang disenaraikan pada bahagian akhir.
LAPORAN RUTIN

Biasanya laporan rutin adalah untuk kegunaan dalaman, seperti kemajuan projek
bahagian atau kemajuan projek persendirian dalam suatu jabatan. Ciri-ciri laporan rutin:

Format umum: Oleh sebab bersifat rutin, laporan ini dapat ditulis dalam borang khas.
Cara ini membolehkan penulisan dan bacaan laporan lebih mudah dan cepat. Borang-
borang laporan dapat direka bentuk untuk menonjolkan perkara penting dan
membenarkan penulis mengemukakan cadangan peribadi. Kelemahan di sini, kerana
sifatnya rutin, hasil laporan jarang menepati kehendak pengguna (pembaca).

Tajuk: Oleh sebab penggunaan borang laporan yang standard, penggunaan tajuk,
pengenalan, kesimpulan dan cadangan tidak berapa penting lagi.

Gaya: Oleh sebab laporan ini mengandungi perkara berilutrasi, maka gaya penulisan
mungkin terbatas pada pemilihan kaedah susun letak ilustrasi dan teks. Dengan cara
ini, peraturan tatabahasa mungkin kurang dipatuhi, dan tidak sesuai untuk tatapan
pihak luar organisasi.

Maklumat pada laporan: Antaranya, nama penulis, tajuk dokumen, tarikh jangka
masa liputan, tarikh dikeluarkan, jumlah edaran, dan nombor rujukan.

Kefahaman pembaca: Penulis lebih tahu kehendak pembaca. Ini menguntungkan,

kerana dapat menentukan gaya, cara persembahan, apa yang releven dan sebagainya.

Maklum balas: Oleh sebab kekerapan laporan itu, penulisannya mungkin mendapat
maklum balas daripada pembaca atau sumber lain. Semua ini dapat membantu
penulisan laporan yang berkesan.

LAPORAN TAK RUTIN

Laporan tak rutin meliputi laporan yang ditauliahkan untuk tujuan khusus, misalnya
laporan penyiasatan pilihan raya, laporan tahunan, kebakaran dan produk. Ia
mempunyai ciri-ciri seperti:
Rujukan utama: Penulis mesti mendapat persetujuan bertulis sebelum merancang
penyelidikan, dan juga mengetahui tujuan laporan itu ditulis serta jangkaan di pihak
pembaca.

Pendekatan penyelidikan: Perincian berbeza menurut subjek laporan. Butiran yang

utama meliputi: pengumpulan fakta, pengambilan nota yang lengkap dan perakaman
sumber yang relevan. Penulis mesti menyemak segala maklumat yang releven dengan
tujuan penyiasatan, dan membuat pertimbangan sama ada fakta-fakta yang releven
atau bidang penyelidikan terlepas perhatian. Setelah segala bukti yang berkaitan telah
dikumpul, penulis perlu menilai dan memilih dalam ruang lingkup tujuan dan perlu
menapis fakta yang penting diterima. Pada peringkat ini, dapat dibentuk kesimpulan
awal. Jika berlaku kekurangan atau keraguan, penyelidik dan pengesahan terhadap
segala butiran dapat dilakukan, dan kemudian membolehkan penulis menulis draf
laporan.

JENIS-JENIS LAPORAN

Sebenarnya, laporan dapat dibuat dalam banyak bentuk, iaitu:

a. Laporan peristiwa
b. Laporan aktiviti pertubuhan
c. Laporan persediaan sesuatu majlis
d. Laporan sesuatu majlis
e. Laporan berbentuk penilaian
f. Laporan menyelesaikan masalah
g. Laporan minit mesyuarat
h. Laporan hasil siasatan jawatankuasa
i. Laporan syarikat
j. Laporan lawatan

Laporan peristiwa biasanya ditulis untuk membuat perihal sesuatu kejadian

yang penting atau buruk seperti kebakaran, kemalangan, tangkapan penjenayah,
letupan, peperangan, lemas, bencana alam dan sebagainya. Laporan seperti ini
didahului dengan tajuk laporan dan diikuti dengan butiran-butiran seperti tarikh, masa,
tempat, bagaimana peristiwa tersebut berlaku dan nama yang terlibat jika ada. Ini diikuti
tahap demi tahap perkembangan peristiwa dari awal hingga akhir. Laporan jenis ini
biasanya dibuat oleh wartawan. Setiap detik-detik dan maklumat peristiwa berkenaan
dicatat dengan terperinci dan disampaikan kepada pembaca dengan tepat dan jelas.

Laporan aktiviti pertubuhan termasuklah laporan tentang kelab, persatuan,

pasukan beruniform, sukan dan sebagainya. Ia biasanya dibuat oleh setiausaha
sesebuah pertubuhan dan bertujuan untuk memberi penjelasan tentang aktiviti bulanan
atau tahunan pertubuhan. Jadi, semua aktiviti yang dijalankan oleh pertubuhan tersebut
mesti dicatat mengikut kepentingannya, misalnya dengan berdasarkan susunan tarikh
dan masa sesuatu aktiviti dijalankan serta ahli yang terlibat.

Laporan persediaan sesuatu majlis dibuat untuk memastikan sesuatu majlis

yang akan dijalankan itu berjalan dengan lancar dan perlu dikemukakan kepada pihak
atasan. Dengan adanya laporan itu, penganjur majlis dapat mengetahui perkembangan
yang berlaku terhadap majlis itu dan jika tertimbulnya sebarang masalah, maka laporan
itu akan dijadikan sebagai panduan dalam mesyuarat dan tindakan akan diambil
dengan segera untuk menyelesaikan masalah tersebut sebelum majlis berlangsung.

Laporan sesuatu majlis dibuat terhadap sesuatu majlis yang telah diadakan
oleh sesebuah pertubuhan. Laporan ini dibuat untuk memberitahu pembaca tentang
perjalanan majlis, seperti bengkel, seminar, pameran atau kursus. Untuk laporan
seperti ini, butiran-butiran seperti tarikh, masa, tempat dan penganjur hendaklah
diletakkan di ruangan atas laporan, iaitu selepas tajuk laporan. Butiran-butiran tersebut
dianggap sebagai pendahuluan laporan. Kemudiannya diikuti dengan butiran-butiran
majlis berkenaan seperti tujuan atau matlamat majlis berkenaan, persediaan,
kehadiran, acara-acara yang dijalankan, dan sebagainya.

Laporan minit mesyuarat ialah pemerian tentang apa yang berlaku dalam
sesuatu mesyuarat. Ia merupakan catatan-catatan yang mesti dibuat oleh setiausaha
sesebuah persatuan, kelab atau organisasi sewaktu mesyuarat dijalankan. Minit
mesyuarat itu akan menjadi rujukan persatuan dalam segala tindakan yang akan
dijalankan. Secara umum, minit mesyuarat terbahagi kepada dua, iaitu minit mesyuarat
agung tahunan dan minit mesyuarat peringkat jawatankuasa. Minit mesyuarat agung
tahunan biasanya lebih terperinci dan panjang disebabkan biasanya ada pemilihan
jawatankuasa yang baru dibuat dan semua keputusan atau hasil mesyuarat perlu
dicatat dengan lengkap. Format bagi laporan minit mesyuarat termasuk tajuk
mesyuarat, tarikh, masa, tempat, kehadiran, tidak hadir, butiran mesyuarat (termasuk
ruang untuk agenda, butiran perkara yang dibincang dan tindakan), penutup dan
pencatat (nama setiausaha dan jawatanya hendaklah ditulis di bahagian akhir minit
mesyuarat).

Laporan berbentuk penilaian biasanya berhubung dengan pekerjaan dan

dibuat oleh seseorang ketua jawatan, pengurus atau pegawai atasan sesebuah jabatan
untuk menilai prestasi kakitangannya pada selang beberapa bulan atau setiap tahun.
Laporan jenis ini adalah sulit dan mestilah dibuat dengan tepat dan objektif kerana
sebarang keputusan yang akan diambil kelak bergantung kepadanya.

Laporan berbentuk penyelesaian masalah digunakan untuk menyediakan

rancangan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh sesebuah organisasi
dengan sebaik-baiknya. Laporan ini membuat perincian tentang punca-punca masalah
yang timbul, menyatakan matlamat yang ingin dicapai, mencadangkan strategi untuk
mengatasinya dan menunjukkan bagaimana strategi itu dapat dilaksanakan. Penulis
yang kreatif, kritis dan berupaya membuat penaakulan diperlukan untuk mengesan
punca masalah dan memberi cadangan untuk menyelesaikannya.

Laporan minit mesyuarat ialah pemerian tentang apa yang berlaku dalam
sesuatu mesyuarat. Ia merupakan catatan-catatan yang mesti dibuat oleh setiausaha
sesebuah persatuan, kelab atau organisasi sewaktu mesyuarat dijalankan. Minit
mesyuarat itu akan menjadi rujukan persatuan dalam segala tindakan yang akan
dijalankan. Secara umum, minit mesyuarat terbahagi kepada dua, iaitu minit mesyuarat
agung tahunan dan minit mesyuarat peringkat jawatankuasa. Minit mesyuarat agung
tahunan biasanya lebih terperinci dan panjang disebabkan biasanya ada pemilihan
jawatankuasa yang baru dibuat dan semua keputusan atau hasil mesyuarat perlu
dicatat dengan lengkap. Format bagi laporan minit mesyuarat termasuk tajuk
mesyuarat, tarikh, masa, tempat, kehadiran, tidak hadir, butiran mesyuarat (termasuk
ruang untuk agenda, butiran perkara yang dibincang dan tindakan), penutup dan
pencatat (nama setiausaha dan jawatanya hendaklah ditulis di bahagian akhir minit
mesyuarat).

Laporan penyelidikan/ hasil siasatan jawatankuasa digunakan oleh sesuatu

jawatankuasa atau lembaga, yang diberi tugas untuk menyiasat atau menyelidik
sesuatu dasar, keadaan atau isu. Sebagai contoh, laporan penyelidikan dibuat untuk
mengetahui punca-punca penagihan dadah dan langkah-langkah mengatasinya.
keputusan ujian Laporan jenis ini dimulakan dengan takrifan dan taksiran bidang tugas
dan cara kerja jawatankuasa berkenaan. Kemudiannya disusuli oleh analisis, huraian
dan akhirnya perakuan. Tujuannya adalah untuk memberi gambaran yang tepat tentang
sesuatu peristiwa, fenomena, objek, subjek atau seseorang supaya audien dapat
menafsirkan mesej yang disampaikan itu dengan jelas dan mudah. Biasanya, laporan
ini disertai dengan gambar rajah, graf, carta dan lain-lain sebagai ilutrasi kepada
pembaca.

Format untuk laporan jenis ini adalah seperti berikut:

Judul – tajuk laporan dan maklumat tentang nama pelapor, jawatan, tempat dan

tarikh.

Pendahuluan – berisi maklumat latar belakang dan pengenalan masalah, yang

mengajak pembaca ke arah masalah

Huraian dan analisis – pemerian lengkap yang biasanya disampaikan menurut

judul besar dan judul kecil dan satu fakta satu

perenggan.

Ilustrasi – daftar gambar, rajah, peta (jika berkaitan)

Data – penyajian dan penghuraian perangkaan

 Perakuan – suatu cadangan sama ada mereka menerima, menolak, menangguh

atau meminda apa-apa yang telah dilaporkan itu.

Ringkasan dan kesimpulan – maklumat ringkas tentang permasalah dan

tindakan utama yang akan dilakukan.

Lampiran – senarai bahan bertulis yang dijadikan rujukan seperti memorandum,

surat-surat bukti dan sebagainya yang berkaitan dengan perkara

yang diselidik dan dilaporkan.

Manakala Abdull Sukor Shaari, et.al. (2003:119), menyenaraikan bahawa

penghasilan laporan kajian berbentuk ilmiah perlu berdasarkan format seperti:

- Halaman kulit
- Halaman tajuk (sebelah dalam)
- Abstrak
- Penghargaan
- Daftar kandungan
- Pengenalan iaitu penyata masalah (takrifan bidang atau subjek yang dikaji)
- Tinjaun kajian berkaitan
- Kaedah penyelidikan (analisis)
- Dapatan Kajian (huraian)
- Rumusan dan cadangan

Laporan syarikat merupakan ‘laporan tahunan’ sesebuah syarikat yang

melaporkan semua aktiviti syarikat dalam tempoh satu tahun. Kandungan utama
laporan syarikat menyentuh aspek kewangan, pemegang syer, senarai harta syarikat,
tanggungan dan sebagainya. Laporan tahunan sesebuah organisasi memperlihatkan
kepelbagaian sumber kewangan, pembangunan, kemasyarakatan, teknologi dan lain-
lain. Kebanyakan laporan syarikat mengguna gaya bahasa berbentuk huraian dan
penjelasan. Huraian disusun secara kronologi.

Format laporan syarikat adalah seperti berikut:

- Halaman kulit
- Misi syarikat
- Notis Mesyuarat Agung Tahunan
- Jawatankuasa Audit
- Struktur korporat
- Maklumat korporat
- Lembaga pengarah
- Ucapan pengerusi
- Laporan kewangan
- Analisis pemegang syer
- Senarai harta
- Borang proksi

Laporan lawatan adalah laporan yang mencatat segala aktiviti dan

perkembagan semasa sesuatu lawatan dijalankan.Ia biasanya dibuat oleh setiausaha
sesebuah pertubuhan dan bertujuan untuk memberi gambaran tentang tujuan, masa
(tarikh), peserta-peserta terlibat, tempat dan aktiviti-aktiviti lawatan sesuatu pertubuhan
serta kelab. Jadi, semua aktiviti yang dijalankan oleh pertubuhan tersebut mesti dicatat
mengikut kepentingannya, misalnya dengan berdasarkan susunan tarikh, masa dan
tempat sesuatu aktiviti dijalankan dari bertolaknya peserta-peserta lawatan ke destinasi
lawatan sehingga pulang dari lawatan. Laporan lawatan yang terperinci biasanya juga
mengandungi senarai tentang perbelanjaan atau bujet yang digunakan untuk makanan
dan pengangkutan (misalnya, bus, kapal terbang, bot ekspress dan kenderaan yang
lain).

Format untuk membuat laporan lawatan adalah seperti berikut:

 Tajuk laporan: Ditulis dengan menggunakan huruf besar pada setiap permulaan
kata dan digariskan. Jangan menggunakan tajuk laporan yang panjang, sebaliknya
tajuk laporan mestilah ringkas tetapi

Pendahuluan laporan: Dalam perenggan pendahuluan ini, latar belakang

lawatan yang dilaporkan hendaklah ditulis. Pendahuluan laporan haruslah menjawab
soalan-soalan siapa, apa, di mana, berapa dan bila.

Isi atau fakta laporan: Bahagian isi laporan ialah maklumat serta penjelasan
lanjut terhadap bahagian pendahuluan tentang susun atur tempat-tempat yang dilawati.

Penutup: Di bahagian ini, pelapor (setiausaha) akan mencatat dapatan atau

hasil yang diperolehi oleh peserta-peserta melalui lawatan berkenaan. Ia juga
menerangkan sama ada tujuan lawatan tersebut dicapai oleh sebaliknya.

Pengakuan pelapor: Ditulis di sebelah kiri laporan, iaitu selepas perenggan isi
yang terakhir dengan langkau dua atau tiga baris. Huruf pertama pengakuan pelapor
yang biasanya dimulai dengan kata Disediakan oleh atau Yang menjalankan tugas
hendaklah ditulis dengan huruf besar dan rangkai kata yang terakhir diikuti dengan
tanda koma (,).

Tandatangan pelapor: Tandatangan ini hendaklah ditulis di bahagian bawah

pengakuan pelapor, iaitu setelah langkau dua atau tiga baris.

Nama pelapor: Ditulis dengan huruf besar sepenuhnya dan diapit dengan
kurungan. Sebaik-baiknya jarak nama pelapor dengan tandatangan ialah langkau satu
baris.

Jawatan pelapor: Jawatan pelapor ditulis di bahagian bawah nama pelapor,

setelah dilangkau satu baris. Tanda koma (,) hendaklah diletakkan pada setiap baris
nama jawatan itu. Seterusnya ditulis nama persatuan yang diwakili dan dibubuh tanda
titik (.).
 Tarikh laporan ditulis: Tarikh ditulis di sebelah kiri, di bawah pengakuan
pelapor. Nama bulan hendaklah dieja dengan penuh dan dimulai dengan huruf besar.
Selepas tahun ditulis, tanda titik (.) hendaklah ditandakan.