P. 1
Kemahiran Komunikasi Bertulis- Laporan

Kemahiran Komunikasi Bertulis- Laporan

|Views: 3,565|Likes:
Published by gengkapak

More info:

Published by: gengkapak on Oct 01, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/17/2013

pdf

text

original

PENGENALAN KEPADA KOMUNIKASI Menurut Sulaiman Masri (1997:3), ³Komunikasi membabitkan perlakuan kita setiap hari.

Perlakuan itu boleh berbentuk pertuturan, penulisan atau penyelidikan. µPertuturan¶ merupakan gaya atau cara menuturkan perkara tertentu; µPenulisan¶ merupakan kegiatan menulis atau mengarang topik tertentu, manakala µpenyelidikan¶ merupakan perbuatan mencari dan mengumpul maklumat tertentu. Dengan demikian, kebijaksanaan kita berkomunikasi bergantung banyak pada kemahiran-kemahiran pertuturan, penulisan dan penyelidikan. Lebih baik kemahiran-kemahiran ini dikuasai, maka lebih berkesanlah kita berkomunikasi.´ Manakala Emery, et.al. (1965) mentakrifkan komunikasi sebagai seni memindahkan maklumat, idea, dan sikap daripada seseorang kepada seseorang. Sulaiman Masri mengertikan komunikasi secara ringkas iaitu proses yang bermula apabila satu mesej (maklumat) daripada pengirim (penutur, penulis dan sebagainya), kemudianya dipindahkan menerusi alat atau saluran khas kepada penerima (pembaca, pendengar dan sebagainya) yang kemudianya memberi maklum balas (menekod dan mentafsir) terhadap mesej tersebut dengan mengembalikan isyarat dalam bentuk sama ada mesej tersebut sudah atau belum difahami. Jadi, demi mencapai proses komunikasi yang berkesan, penghantar perlu menyampaikan mesej dengan jelas dan tepat supaya ia senang difahami oleh penerima dan mencapai objektif kominikasi itu. Penghantar mesej juga perlu memilih saluran komunikasi yang bersesuaian untuk menyampai mesej, misalnya melalui media elektronik (televisyen, radio, Internet, telefon bimbit) dan percetakan (buku, majalah, suratkhabar, risalah, kain bentang dan sebagainya). Akan tetapi, sepanjang proses komunikasi itu, pengirim dan penerima tertakluk kepada timbunan kiu yang mempengaruhi ketersampaian mesej, seperti perwatakan seseorang, taraf pengetahuannya, persekitaran (gangguan seperti suara bising, bunyi kenderaan, mesin, penghawa dingin, hujan, guruh dan lain), kesempurnaan fizikal dan mental (sama ada masalah pendengaran,penglihatan atau mental), dan ketercapaian audien kepada bahan media (akses kepada media elektronik dan percetakan).

Secara amnya, terdapat tiga bentuk komunikasi yang utama iaitu komunikasi lisan sehala (pengumuman, taklimat, pemberian arahan), komunikasi lisan dua hala (perbincangan, mesyuarat, temu bual), atau komunikasi bukan lisan (surat kiriman, laporan, minit mesyuarat). Namun, dalam konteks ini, pengajian/ penekanan terhadap kemahiran komunikasi bertulis akan diberi keutamaan.

KOMUNIKASI BERTULIS Komunikasi bertulis merupakan proses mengekspresikan idea, pendapat atau maklumat dalam bentuk tulisan (catatan) atau grafik, dan disampaikan kepada audien untuk tujuan menyalurkan mesej, berhubung atau perkongsian maklumat. Komunikasi penulisan mempunyai kelebihan tersendiri. Ia kekal dan merupakan bahan yang mudah diasimilasi, serta sesuai untuk komunikasi dengan audien yang ramai. Ia dapat mengampung idea sukar, menyediakan ringkasan analisis dan penilaian, dapat diperbanyak, dapat disahkan, diinterpretasi dan diperjelas; dan audien boleh mengambil masa untuk memahami kandungan mesej serta dapat mengekses kembali kepada bahan penulisan yang diingini pada bila-bila masa. Komunikasi ini juga membolehkan penghantar meramal kesan mesej dan menyalurkan mesej bersesuaian dengan kosa kata penerima, keadaan emosi, kepentingan dan nilai. Sulaiman Masri (1997:9) mengatakan,³Menerusi evolusi bahasa, muncullah tulisan yang digunakan sebagai sistem dan alat interaksi dan komunikasi manusia. Tulisan juga melengkapi kita dengan suatu ingatan yang luas, kekal dan umum. Dengan kekekalan tulisan, kita tidak hanya dapat menyimpan suatu rakaman berterusan daripada transaksi manusia, aktiviti dan gagasan, tetapi juga memungkinkan kita meramalkan perkara-perkara tersebut dengan cara baru, lebih tepat dan meluas.´

Namun, demi mencapai keberkesanan komunikasi bertulis, penghantar mesej memerlukan pengetahuan tatabahasa dan keupayaan menggunakan perkataan dengan mahir untuk menghasilkan penulisan yang lengkap. Oleh itu, aspek-aspek bahasa yang digunakan mestilah mudah difahami oleh pembaca dan bahasa pengantar yang digunakan perlu mampu mengemukakan setiap pengertian tentang ilmu itu tanpa menimbulkan kekaburan tafsiran kepada audien. Selain itu, penghantar mesej juga perlu mengetahui audien sasaran; menyusun idea atau mesej secara logik, menggunakan laras bahasa dan format penulisan yang betul; sentiasa menyemak mesej sama ada ia memberi makna atau impresi yang lain kepada audien; dan menyampaikan mesej dengan media yang bersesuaian. Selepas mesej disampaikan, penghantar perlu menelitikan maklum balas dan kefahaman audien serta membuat pembaikian atau perubahan jika kenyataankenyataan yang dibuat telah menimbulkan reaksi yang kurang menyenangkan di kalangan penerima. Apa yang jelas, komunikasi bertulis yang berkesan ditentukan oleh kesensitifan penghantar mesej terhadap tujuan penghantaran mesej, maklumat yang ingin disampaikan, penyusunan mesej yang sistematik dan jelas, serta penggunaan bahasa dan format penulisan yang sesuai,

PENULISAN LAPORAN Sulaiman Masri (1997:65) menekankan bahawa laporan ialah pemerian bertulis tentang sesuatu kejadian, perkara atau pendapat yang telah dibincangkan, dan disampaikan dalam format dan laras bahasa tertentu. Manakala Hamedi Mohd Adnan (1996:67) menyatakan laporan ialah keterangan bertulis tentang fakta-fakta sesuatu situasi, projek, proses atau ujian; bagaimana faktafakta tersebut ditentukan atau dipastikan; pentingnya fakta-fakta itu, kesimpulan yang dapat dibuat daripadanya, dan cadangan-cadangan tertentu. Laporan ditulis untuk memperihalkan sesuatu objek, seseorang atau sesuatu peristiwa tertentu berdasarkan kenyataan sesuatu yang sudah berlaku, agar pembaca dapat menggambarkan sesuatu yang diperihalkan itu dengan jelas. Dalam penulisan laporan, penulis memerlukan fakta-fakta yang tepat, pengelolahan bahasa yang mudah dan harus berdasarkan pemerhatian yang rapi oleh penulis terhadap apa yang dilaporkannya. Emosi pengarang tidak boleh dimasukkan dalam laporannya, sebaliknya penulis hanya melaporkan sahaja tanpa melibatkan dirinya. Maka penulis tidak boleh menulis khayalan atau membuat rekaan yang tidak munasabah. Penulisan ini juga memerlukan penyusunan yang rapi dan khusus agar tidak berlaku pengulangan maklumat atau kekaburan sehingga mengganggu kelancaran proses pemahaman pembaca. Untuk mengelakkan kekaburan dan salah taksir kepada pembaca, maka penulisan laporan mempunyai format tertentu, iaitu perincian-perincian tentang perkara yang hendak dilaporkan, misalnya bagi laporan lawatan, butiran penting seperti tempat yang dilawati, jumlah peserta, sambutan yang diberi, masa dan tarikh, belanja, kesan lawatan dan sebagainya perlu dicatat. Ciri yang paling penting dalam laporan ialah penulisan itu mestilah jelas dan dapat menggambarkan perkara yang dilaporkan secara objektif dan realistik. Bahasa

yang ringkas perlu digunakan dan penggunaan istilah teknikal perlu dielakkan demi menimbulkan keraguan atau kekaburan kepada kesimpulan dan cadangan. Penulis perlu menyunting dokumen tersebut untuk menghindar kecacatan, gaya tidak konsisten atau kekurangan lain. Lazimnya, laporan digunakan oleh golongan professional seperti pentadbir, ahli perniagaan, setiausaha, perunding, wartawan dan sebagainya. Laporan dibuat untuk pelbagai kegunaan seperti menentukan arah pasaran, mengenal pasti masalah dan langkah mengatasi, mengukur prestasi, menilai kejayaan sesuatu kegiatan dan sebagainya. Tujuan laporan dibuat bergantung kepada adakah laporan itu disediakan menurut arahan pihak tertentu atau disediakan tanpa arahan. Jika laporan dikemukakan kerana ada arahan, maka tujuan laporan itu ditentukan oleh pemberi arahan itu. Sebaliknya, tujuan laporan yang dihasilkan tanpa arahan tertentu terserah kepada pembuat laporan. Berdasarkan kenyataan Ahdull Sukor Shaari, et.al. (2003: 118), Antara tujuan penulisan sesebuah laporan adalah bagi memberikan makluman. Laporan makluman memerlukan penulis mengemukakan fakta-fakta, aktiviti-aktiviti, masalah-masalah, cadangan dan sebagainya, seperti laporan syarikat, laporan kajian, dan laporan masalah. Bagi laporan yang bertujuan memujuk pembaca, penulis perlu memastikan laporan berkenaan akan mendapat persetujuan daripada pembaca. Manakala laporan sejarah lebih kepada mencatat peristiwa-peristiwa yang berlaku. Kebiasaanya, laporan disampaikan dalam bentuk formal dan tidak formal. Laporan yang formal adalah lebih panjang, terperinci dan memerlukan masa serta tenaga bagi proses menyiapkannya. Secara asasnya, antara fungsi-fungsi utama laporan adalah menguji sama kesahihan sesuatu maklumat; mencatat aktiviti atau peristiwa-peristiwa yang berkenaan dengan sesebuah pertubuhan ; merekodkan kerja yang dibuat (sama ada selesai atau

tidak); memaklumkan kemajuan kerja, terutamanya kepada pihak pengurusan; memberikan penilaian tentang sesuatu situasi, proses, projek dan sebagainya; merangsang perbincangan dan pertukaran fikiran.

CIRI-CIRI UMUM LAPORAN Menurut Sulaiman Masri (1997:65), kebanyakan laporan mengongsi ciri-ciri umum seperti berikut: y Struktur dan nada formal. Penulisan laporan adalah lebih formal jika dibandingkan dengan bentuk komunikasi yang lain. Laras bahasa yang digunakan adalah formal dan ciri bahasa peribadi tidak dimasukkan. Ia biasanya mengandungi format khas yang mengandungi tajuk muka surat, pengenalan ringkas, senarai kandungan atau isi, senarai cadangan, penutup dan lampiran. Dengan format laporan yang tetap, jadi, ia sesuai untuk edaran luas atau untuk memberi arahan.

y

Persembahan berilustrasi. Penggunaan gambar rajah, graf, carta dan sebagainya untuk menjadikan maklumat atau hujahan lebih mudah difahami.

y

Pernyataan pendapat. Dalam kebanyakan laporan, penulis membuat kesimpulan selepas menganalisis, menilai dan mengupas bukti-bukti yang dikemukakan. Kesemua kesimpulan ini penting sebagai pelengkap tujuan penghasilan laporan, sehingga penulis laporan perlu mendapatkan ketepatan fakta tambahan.

y

Kegunaan laporan. Sebarang laporan hanya akan dianggap sebagai berkesan sekiranya penulis memahami kehendak pembaca dan mengemukakan butiran yang releven kepada kehendak-kehendak tersebut.

FORMAT UMUM LAPORAN Judul muka surat: Menyatakan nama penulis, organisasi dan rujukan; tarikh keluaran (bulan dan tahun); nama atau rujukan orang atau orginisasi yang ditujukan. Ringkasan: Hanya penting bagi laporan panjang. Ini memberi gambaran umun akan seluruh kandungan laporan, ringkasan latar belakang penyiasat, kerja penyelidikan, dan kesimpulan utama, serta cadangan. Senarai kandungan: Diperlukan bagi laporan panjang. Senarainya berurutan; semua tajuk, termasuk lampiran, dengan muka surat dan penomboran pada perenggan. Pengenalan: Ini memasukkan rangka sejarah latar belakang yang membawa kepada pentauliahan laporan, rujukan, ringkasan kaedah penyelidikan dan penghargaan kepada sumber maklumat. Hujahan: Ini disusun di bawah bahagian tajuk untuk memudahkan rujukan dan pemahaman. Struktur dan tajuk yang dipilih bergantung pada subjek laporan. Kesimpulan: Caranya berbeza daripada akhir sebuah penulisan esei atau prosa lain, kerana kesimpulan laporan boleh disenaraikan dan diberi nombor. Syor atau cadangan dating selepas kesimpulan, yang bermakna, dalam penulisan laporan, tajuk kesimpulan tidak semestinya di akhir. Cadangan: Cadangan hendaklah dimuat sebagai satu senarai, yang jika panjang, hendaklah dibahagi kepada beberapa bahagian. Tetapi, jangan menggunakan istilah µRingkasan cadangan¶ melainkan bagi senarai padat, yang tidak lengkap. Setiap cadangan hendaklah dihujahkan dengan justifikasi. Lampiran: Ini perlu bagi laporan panjang, untuk mengurangkan bukti dan hujahan. Lampiran ini juga hendaklah mengandungi bukti teknikal yang mungkin tidak sesuai dimuatkan dalam laporan sebenar. Jumlah lampiran bergantung pada keperluan bukti dan justifikasi laporan. Rujukan dan bibliografi: Perbezaan; rujukan disebut dalam isi suatu laporan, manakala bibliografi adalah bacaan lanjutan yang disenaraikan pada bahagian akhir.

LAPORAN RUTIN Biasanya laporan rutin adalah untuk kegunaan dalaman, seperti kemajuan projek bahagian atau kemajuan projek persendirian dalam suatu jabatan. Ciri-ciri laporan rutin: Format umum: Oleh sebab bersifat rutin, laporan ini dapat ditulis dalam borang khas. Cara ini membolehkan penulisan dan bacaan laporan lebih mudah dan cepat. Borangborang laporan dapat direka bentuk untuk menonjolkan perkara penting dan membenarkan penulis mengemukakan cadangan peribadi. Kelemahan di sini, kerana sifatnya rutin, hasil laporan jarang menepati kehendak pengguna (pembaca). Tajuk: Oleh sebab penggunaan borang laporan yang standard, penggunaan tajuk, pengenalan, kesimpulan dan cadangan tidak berapa penting lagi. Gaya: Oleh sebab laporan ini mengandungi perkara berilutrasi, maka gaya penulisan mungkin terbatas pada pemilihan kaedah susun letak ilustrasi dan teks. Dengan cara ini, peraturan tatabahasa mungkin kurang dipatuhi, dan tidak sesuai untuk tatapan pihak luar organisasi. Maklumat pada laporan: Antaranya, nama penulis, tajuk dokumen, tarikh jangka masa liputan, tarikh dikeluarkan, jumlah edaran, dan nombor rujukan. Kefahaman pembaca: Penulis lebih tahu kehendak pembaca. Ini menguntungkan, kerana dapat menentukan gaya, cara persembahan, apa yang releven dan sebagainya. Maklum balas: Oleh sebab kekerapan laporan itu, penulisannya mungkin mendapat maklum balas daripada pembaca atau sumber lain. Semua ini dapat membantu penulisan laporan yang berkesan.

LAPORAN TAK RUTIN Laporan tak rutin meliputi laporan yang ditauliahkan untuk tujuan khusus, misalnya laporan penyiasatan pilihan raya, laporan tahunan, kebakaran dan produk. Ia mempunyai ciri-ciri seperti:

Rujukan utama: Penulis mesti mendapat persetujuan bertulis sebelum merancang penyelidikan, dan juga mengetahui tujuan laporan itu ditulis serta jangkaan di pihak pembaca. Pendekatan penyelidikan: Perincian berbeza menurut subjek laporan. Butiran yang utama meliputi: pengumpulan fakta, pengambilan nota yang lengkap dan perakaman sumber yang relevan. Penulis mesti menyemak segala maklumat yang releven dengan tujuan penyiasatan, dan membuat pertimbangan sama ada fakta-fakta yang releven atau bidang penyelidikan terlepas perhatian. Setelah segala bukti yang berkaitan telah dikumpul, penulis perlu menilai dan memilih dalam ruang lingkup tujuan dan perlu menapis fakta yang penting diterima. Pada peringkat ini, dapat dibentuk kesimpulan awal. Jika berlaku kekurangan atau keraguan, penyelidik dan pengesahan terhadap segala butiran dapat dilakukan, dan kemudian membolehkan penulis menulis draf laporan.

JENIS-JENIS LAPORAN Sebenarnya, laporan dapat dibuat dalam banyak bentuk, iaitu: a. Laporan peristiwa b. Laporan aktiviti pertubuhan c. Laporan persediaan sesuatu majlis d. Laporan sesuatu majlis e. Laporan berbentuk penilaian f. Laporan menyelesaikan masalah g. Laporan minit mesyuarat h. Laporan hasil siasatan jawatankuasa i. Laporan syarikat j. Laporan lawatan Laporan peristiwa biasanya ditulis untuk membuat perihal sesuatu kejadian yang penting atau buruk seperti kebakaran, kemalangan, tangkapan penjenayah,

letupan, peperangan, lemas, bencana alam dan sebagainya. Laporan seperti ini didahului dengan tajuk laporan dan diikuti dengan butiran-butiran seperti tarikh, masa, tempat, bagaimana peristiwa tersebut berlaku dan nama yang terlibat jika ada. Ini diikuti tahap demi tahap perkembangan peristiwa dari awal hingga akhir. Laporan jenis ini biasanya dibuat oleh wartawan. Setiap detik-detik dan maklumat peristiwa berkenaan dicatat dengan terperinci dan disampaikan kepada pembaca dengan tepat dan jelas. Laporan aktiviti pertubuhan termasuklah laporan tentang kelab, persatuan, pasukan beruniform, sukan dan sebagainya. Ia biasanya dibuat oleh setiausaha sesebuah pertubuhan dan bertujuan untuk memberi penjelasan tentang aktiviti bulanan atau tahunan pertubuhan. Jadi, semua aktiviti yang dijalankan oleh pertubuhan tersebut mesti dicatat mengikut kepentingannya, misalnya dengan berdasarkan susunan tarikh dan masa sesuatu aktiviti dijalankan serta ahli yang terlibat. Laporan persediaan sesuatu majlis dibuat untuk memastikan sesuatu majlis yang akan dijalankan itu berjalan dengan lancar dan perlu dikemukakan kepada pihak atasan. Dengan adanya laporan itu, penganjur majlis dapat mengetahui perkembangan yang berlaku terhadap majlis itu dan jika tertimbulnya sebarang masalah, maka laporan itu akan dijadikan sebagai panduan dalam mesyuarat dan tindakan akan diambil dengan segera untuk menyelesaikan masalah tersebut sebelum majlis berlangsung. Laporan sesuatu majlis dibuat terhadap sesuatu majlis yang telah diadakan oleh sesebuah pertubuhan. Laporan ini dibuat untuk memberitahu pembaca tentang perjalanan majlis, seperti bengkel, seminar, pameran atau kursus. Untuk laporan seperti ini, butiran-butiran seperti tarikh, masa, tempat dan penganjur hendaklah diletakkan di ruangan atas laporan, iaitu selepas tajuk laporan. Butiran-butiran tersebut dianggap sebagai pendahuluan laporan. Kemudiannya diikuti dengan butiran-butiran majlis berkenaan seperti tujuan atau matlamat majlis berkenaan, persediaan, kehadiran, acara-acara yang dijalankan, dan sebagainya. Laporan minit mesyuarat ialah pemerian tentang apa yang berlaku dalam sesuatu mesyuarat. Ia merupakan catatan-catatan yang mesti dibuat oleh setiausaha sesebuah persatuan, kelab atau organisasi sewaktu mesyuarat dijalankan. Minit

mesyuarat itu akan menjadi rujukan persatuan dalam segala tindakan yang akan dijalankan. Secara umum, minit mesyuarat terbahagi kepada dua, iaitu minit mesyuarat agung tahunan dan minit mesyuarat peringkat jawatankuasa. Minit mesyuarat agung tahunan biasanya lebih terperinci dan panjang disebabkan biasanya ada pemilihan jawatankuasa yang baru dibuat dan semua keputusan atau hasil mesyuarat perlu dicatat dengan lengkap. Format bagi laporan minit mesyuarat termasuk tajuk mesyuarat, tarikh, masa, tempat, kehadiran, tidak hadir, butiran mesyuarat (termasuk ruang untuk agenda, butiran perkara yang dibincang dan tindakan), penutup dan pencatat (nama setiausaha dan jawatanya hendaklah ditulis di bahagian akhir minit mesyuarat). Laporan berbentuk penilaian biasanya berhubung dengan pekerjaan dan dibuat oleh seseorang ketua jawatan, pengurus atau pegawai atasan sesebuah jabatan untuk menilai prestasi kakitangannya pada selang beberapa bulan atau setiap tahun. Laporan jenis ini adalah sulit dan mestilah dibuat dengan tepat dan objektif kerana sebarang keputusan yang akan diambil kelak bergantung kepadanya. Laporan berbentuk penyelesaian masalah digunakan untuk menyediakan rancangan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh sesebuah organisasi dengan sebaik-baiknya. Laporan ini membuat perincian tentang punca-punca masalah yang timbul, menyatakan matlamat yang ingin dicapai, mencadangkan strategi untuk mengatasinya dan menunjukkan bagaimana strategi itu dapat dilaksanakan. Penulis yang kreatif, kritis dan berupaya membuat penaakulan diperlukan untuk mengesan punca masalah dan memberi cadangan untuk menyelesaikannya. Laporan minit mesyuarat ialah pemerian tentang apa yang berlaku dalam sesuatu mesyuarat. Ia merupakan catatan-catatan yang mesti dibuat oleh setiausaha sesebuah persatuan, kelab atau organisasi sewaktu mesyuarat dijalankan. Minit mesyuarat itu akan menjadi rujukan persatuan dalam segala tindakan yang akan dijalankan. Secara umum, minit mesyuarat terbahagi kepada dua, iaitu minit mesyuarat agung tahunan dan minit mesyuarat peringkat jawatankuasa. Minit mesyuarat agung tahunan biasanya lebih terperinci dan panjang disebabkan biasanya ada pemilihan jawatankuasa yang baru dibuat dan semua keputusan atau hasil mesyuarat perlu dicatat dengan lengkap. Format bagi laporan minit mesyuarat termasuk tajuk mesyuarat,

tarikh, masa, tempat, kehadiran, tidak hadir, butiran mesyuarat (termasuk ruang untuk agenda, butiran perkara yang dibincang dan tindakan), penutup dan pencatat (nama setiausaha dan jawatanya hendaklah ditulis di bahagian akhir minit mesyuarat). Laporan penyelidikan/ hasil siasatan jawatankuasa digunakan oleh sesuatu jawatankuasa atau lembaga, yang diberi tugas untuk menyiasat atau menyelidik sesuatu dasar, keadaan atau isu. Sebagai contoh, laporan penyelidikan dibuat untuk mengetahui punca-punca penagihan dadah dan langkah-langkah mengatasinya. keputusan ujian Laporan jenis ini dimulakan dengan takrifan dan taksiran bidang tugas dan cara kerja jawatankuasa berkenaan. Kemudiannya disusuli oleh analisis, huraian dan akhirnya perakuan. Tujuannya adalah untuk memberi gambaran yang tepat tentang sesuatu peristiwa, fenomena, objek, subjek atau seseorang supaya audien dapat menafsirkan mesej yang disampaikan itu dengan jelas dan mudah. Biasanya, laporan ini disertai dengan gambar rajah, graf, carta dan lain-lain sebagai ilutrasi kepada pembaca. Format untuk laporan jenis ini adalah seperti berikut: Judul ± tajuk laporan dan maklumat tentang nama pelapor, jawatan, tempat dan tarikh. Pendahuluan ± berisi maklumat latar belakang dan pengenalan masalah, yang mengajak pembaca ke arah masalah Huraian dan analisis ± pemerian lengkap yang biasanya disampaikan menurut judul besar dan judul kecil dan satu fakta satu perenggan. Ilustrasi ± daftar gambar, rajah, peta (jika berkaitan) Data ± penyajian dan penghuraian perangkaan Perakuan ± suatu cadangan sama ada mereka menerima, menolak, menangguh

atau meminda apa-apa yang telah dilaporkan itu. Ringkasan dan kesimpulan ± maklumat ringkas tentang permasalah dan tindakan utama yang akan dilakukan. Lampiran ± senarai bahan bertulis yang dijadikan rujukan seperti memorandum, surat-surat bukti dan sebagainya yang berkaitan dengan perkara yang diselidik dan dilaporkan. Manakala Abdull Sukor Shaari, et.al. (2003:119), menyenaraikan bahawa penghasilan laporan kajian berbentuk ilmiah perlu berdasarkan format seperti: Halaman kulit Halaman tajuk (sebelah dalam) Abstrak Penghargaan Daftar kandungan Pengenalan iaitu penyata masalah (takrifan bidang atau subjek yang dikaji) Tinjaun kajian berkaitan Kaedah penyelidikan (analisis) Dapatan Kajian (huraian) Rumusan dan cadangan

Laporan syarikat merupakan µlaporan tahunan¶ sesebuah syarikat yang melaporkan semua aktiviti syarikat dalam tempoh satu tahun. Kandungan utama laporan syarikat menyentuh aspek kewangan, pemegang syer, senarai harta syarikat, tanggungan dan sebagainya. Laporan tahunan sesebuah organisasi memperlihatkan kepelbagaian sumber kewangan, pembangunan, kemasyarakatan, teknologi dan lainlain. Kebanyakan laporan syarikat mengguna gaya bahasa berbentuk huraian dan penjelasan. Huraian disusun secara kronologi.

Format laporan syarikat adalah seperti berikut: Halaman kulit Misi syarikat Notis Mesyuarat Agung Tahunan Jawatankuasa Audit Struktur korporat Maklumat korporat Lembaga pengarah Ucapan pengerusi Laporan kewangan Analisis pemegang syer Senarai harta Borang proksi

Laporan lawatan adalah laporan yang mencatat segala aktiviti dan perkembagan semasa sesuatu lawatan dijalankan.Ia biasanya dibuat oleh setiausaha sesebuah pertubuhan dan bertujuan untuk memberi gambaran tentang tujuan, masa (tarikh), peserta-peserta terlibat, tempat dan aktiviti-aktiviti lawatan sesuatu pertubuhan serta kelab. Jadi, semua aktiviti yang dijalankan oleh pertubuhan tersebut mesti dicatat mengikut kepentingannya, misalnya dengan berdasarkan susunan tarikh, masa dan tempat sesuatu aktiviti dijalankan dari bertolaknya peserta-peserta lawatan ke destinasi lawatan sehingga pulang dari lawatan. Laporan lawatan yang terperinci biasanya juga mengandungi senarai tentang perbelanjaan atau bujet yang digunakan untuk makanan dan pengangkutan (misalnya, bus, kapal terbang, bot ekspress dan kenderaan yang lain). Format untuk membuat laporan lawatan adalah seperti berikut: Tajuk laporan: Ditulis dengan menggunakan huruf besar pada setiap permulaan kata dan digariskan. Jangan menggunakan tajuk laporan yang panjang, sebaliknya tajuk laporan mestilah ringkas tetapi

Pendahuluan laporan: Dalam perenggan pendahuluan ini, latar belakang lawatan yang dilaporkan hendaklah ditulis. Pendahuluan laporan haruslah menjawab soalan-soalan siapa, apa, di mana, berapa dan bila. Isi atau fakta laporan: Bahagian isi laporan ialah maklumat serta penjelasan lanjut terhadap bahagian pendahuluan tentang susun atur tempat-tempat yang dilawati. Penutup: Di bahagian ini, pelapor (setiausaha) akan mencatat dapatan atau hasil yang diperolehi oleh peserta-peserta melalui lawatan berkenaan. Ia juga menerangkan sama ada tujuan lawatan tersebut dicapai oleh sebaliknya. Pengakuan pelapor: Ditulis di sebelah kiri laporan, iaitu selepas perenggan isi yang terakhir dengan langkau dua atau tiga baris. Huruf pertama pengakuan pelapor yang biasanya dimulai dengan kata Disediakan oleh atau Yang menjalankan tugas hendaklah ditulis dengan huruf besar dan rangkai kata yang terakhir diikuti dengan tanda koma (,). Tandatangan pelapor: Tandatangan ini hendaklah ditulis di bahagian bawah pengakuan pelapor, iaitu setelah langkau dua atau tiga baris. Nama pelapor: Ditulis dengan huruf besar sepenuhnya dan diapit dengan kurungan. Sebaik-baiknya jarak nama pelapor dengan tandatangan ialah langkau satu baris. Jawatan pelapor: Jawatan pelapor ditulis di bahagian bawah nama pelapor, setelah dilangkau satu baris. Tanda koma (,) hendaklah diletakkan pada setiap baris nama jawatan itu. Seterusnya ditulis nama persatuan yang diwakili dan dibubuh tanda titik (.). Tarikh laporan ditulis: Tarikh ditulis di sebelah kiri, di bawah pengakuan pelapor. Nama bulan hendaklah dieja dengan penuh dan dimulai dengan huruf besar. Selepas tahun ditulis, tanda titik (.) hendaklah ditandakan.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->