Laporan Kursus Pemantauan Projek 18-20 September 2010

Kandungan:
 Pendahuluan
 Objektif Bengkel
 Kandungan Bengkel
 Ringkasan

Pendahuluan
Bengkel ‘Pengurusan dan Pemantauan Projek’ yang diadakan pada 18-20 September 2010 selama tiga(3)
hari di Hotel Singahsana Kuala Lumpur adalah merupakan kesinambungan dari bengkel ‘Pengurusan
Projek Berkualiti tahun 2009. Bengkel kali ini mendedahkan peserta kepada kaedah dan teknik
pemantauan dan kawalselia projek.

Peserta-peserta juga didedahkan kepada perisian (software) pengurusan projek yang telah mendapat
‘Prime Minister Award’ oleh Fujitsu Malaysia Sdn Bhd dan juga perisian pengurusan projek oleh
Primavera dan InSynchro yang telah digunapakai secara meluas diseluruh dunia bagi menguruskan dan
memantau ‘Mega Project’.

Selain dari sesi bengkel peserta-peserta telah dibawa ketapak lawatan bagai menyaksikan sendiri
bagaimana pemindahan peniaga-peniaga dari ‘Uptown Damansara’ ke tapak baru di Kompleks
Muhibbah Petaling Jaya yang telah berjaya menyelesaikan tiga masalah utama:

1. Kesesakan lalulintas di kawasan Uptown Damansara

2. Memindahkan peniaga-peniaga setinggan ke tempat baru
3. Menghidupkan kembali Kompleks Muhibbah Petaling Jaya yang tenat

Peserta-Peserta juga telah diberitahu dengan perpindahan peniaga-peniaga dari ‘Uptown Damansara’ ke
‘Kompleks Muhibbah Petaling Jaya’ Majlis Perbandaran Petaling Jaya (PBT Selangor) telah berjaya
menjana pendapatan sebanyak RM100,000.00 sebulan hasil daripada penjualan tapak dan lesen yang
dahulunya tidak mendatangakan sebarang pendapatan.

1
Objektif Bengkel
Mendedahkan peserta kepada:
 teknik dan instrument pemantauan dan pengurusan projek
 kaedah pembentukan aliran kerja secara berkumpulan
 kaedah penyelasaian masalah secara berkumpulan
 kaedah pembentangan masalah secara berkumpulan
 amalan terbaik untuk menghidupkan semula ‘projek sakit’
 bentuk-bentuk perisian (software) utama bagi pengurusan projek

Kandungan Bengkel
Hari 1
 Ulangkaji Pengurusan Projek
 Pemantauan Projek
 Pembentangan dari Fujitsu Malaysia Sdn Bhd
 Pembentangan dari Primavera Sdn Bhd
 Pembentangan dari InSynchro Sdn Bhd

Hari 2
 Penyelarasan aliran kerja (Flow Chart) PBT dan SUK
 Pengupasan 54 bentuk masalah yang sering dihadapi oleh PBT Kedah
 Pengupasan dan Penyelesaian 54 permasalahan PBT Kedah
 Temuduga langsung intipati bengkel oleh peserta diantara PBT

Hari 3
 Pembentangan aliran kerja kemaskini oleh SUK Negeri Kedah
 Lawatan tapak ‘Uptown Damansara’ dan ‘Kompleks Muhibbah Petaling Jaya’

2
Ringkasan

Hari 1
Sesi Pagi
Sesi pagi dari jam 9.00-12.00 dimulakan dengan pembentangan oleh pelatih (trainer) dari syarikat
Dreamsoft (M) Sdn Bhd, En. Megat Zainurul Anuar bin Megat Johari dengan mengimbas kembali proses
dan kaedah pengurusan projek. Sesi ini adalah amat perlu memandangkan 50% (seramai 15 orang)
daripada peserta adalah peserta-peserta baru yang datangnya dari bahagian terutamanya dari bahagian
perlesenan, bahagian harta, teknikal dan juga lanskap.

Setelah selesai membuat ulangkaji tentang kaedah dan teknik pengurusan projek penekanan diberikan
pula kepada kaedah pemantauan dan kawalselia projek. Semua instrument, teknik dan kaedah
pemantauan dan kawalselia dibincangkan satu-persatu agar peserta akan dapat mengaplikasikan apa
yang dipelajari didalam pengurusan dan pemantauan projek dan juga penggunaan perisian (software)
pengurusan projek.

Sesi Petang
Sesi petang bermula pada pukul 2.00petang dengan dimulakan oleh En.Ghazali sebagai Business
Development Director dari syarikat Fujitsu Malaysia Sdn Bhd. Beliau membentangkan tentang perisaian
PMS (Project Monitoring System) l dan PMS ll. PMS adalah perisian pemantauan dan pengurusan projek
yang telah mendapat anugerah ‘Prime Minister Award’ yang digunakan didalam proses memantau lima
(5) tahun perlaksanaan projek yang dijalankan oleh kerajaan Malaysia.

Sesi petang diteruskan dengan pembentangan dan ‘demonstrasi’ perisan Primavera oleh Enterprise
Business Solutions Sdn Bhd dan InSynchro (M) Sdn Bhd. Primavera adalah perisian pengurusan dan
pemantauan projek yang telah banyak digunakan oleh syarikan-syarikat gergasi di dalam dan luar
Negara. (Rujukan1: http://www.ebs.net.my/ Rujukan 2:
http://www.oracle.com/us/corporate/acquisitions/primavera/index.html)

Sesi petang ditamatkan dengan sesi soal-jawab dan taklimat bengkel untuk hari kedua.

3
Hari 2
Sesi pagi

Gambar 1: Carta Aliran Kerja Proses Sebutharga

Pada hari kedua (2) sesi pagi dimulakan dengan kerja kumpulan dimana semua peserta-peserta bengkel
di bahagikan kepada kumpulan-kumpulan PBT masing-masing. Tugasan yang diberikan adalah supaya
semua kumpulan menghasilkan carta aliran kerja yang merangkumi tiga bahagian tertentu iaitu aliran
kerja projek ‘direct nego’, aliran kerja projek ‘sebutharga’ dan aliran kerja projek melalui ‘tender’.

Setelah carta aliran kerja siap dihasilkan setiap kumpulan dikehendaki membuat pembentangan dan
ahli-ahli dari kumpulan PBT yang lain dikehendaki memberikan komen dan cadangan yang membina.
Setiap kumpulan diwajibkan membuat pembentangan dan hasil daripada pembentangan ini adalah satu
carta aliran kerja yang dipersetujui oleh semua PBT dan juga SUK.

4
Sesi Petang

Gambar 2: Pembentangan Kumpulan ‘Carta Aliran Kerja’

Sesi petang pula dimulakan dengan sesi ‘project knowledge harvesting’, sesi ini memberikan peluang
kepada semua peserta-peserta untuk meluahkan permasalahan yang dihadapi semasa menguruskan
projek dengan menggunakan teknik ‘knowledge harvesting’. Pihak pelatih (trainer) dari syarikat
Dreamsoft (M) Sdn Bhd iaitu En. Megat Zainurul Anuar bin Megat Johari dan En. Akmal Zaman bin Abu
telah berjaya mengumplkan sebanyak 54 bentuk permasalahan semasa yang dihadapi oleh kesemua
PBT.

Sesi ini diteruskan lagi dengan perbincangan kumpulan untuk bagaimana mengatasi 54 bentuk
permasalahan yang telah dikumpulkan dan siapakah yang patut dilibatkan bagi membantu
menyelesaikan permasalahan tersebut. Trainer telah berjaya membantu dan memberikan penyelesaian
kepada 54 permasalahan yang sering dihadapi oleh pihak PBT.

5
 Gambar 3: Pembentangan Kumpulan ‘Project Knowledge Harvesting’

Sesi petang
Pada sesi petang peserta-peserta diminta membuat aktiviti ‘knowledge sharing’ dengan membuat sesi
‘interview’ secara langsung dan mengikut format yang telah diberikan. Peserta-peserta telah
memberikan cadangan-cadangan dan komen-komen yang membina dan semua cadangan dan komen
dari sesi interview ini telah direkodkan sebagai bahan rujukan dan dimuatkan didalam blog
trainingandcoaching seperti yang terdapat di laman http://trainingandcoaching.blogspot.com.

Sesi petang ditamatkan dengan semua peserta menonton kembali tayangan interview yang telah
direkodkan sebagai bahan rujukan apabila kembali ke organisasi masing-masing.

6
Hari 3

Gambar 4: Pembentangan SUK Kedah

Sesi pagi
Pagi hari ketiga dimulakan dengan pembentangan oleh pihak SUK sebagai penyelaras carta aliran kerja
yang terakhir. Semua peserta-peserta dianjurkan untuk memberikan pandangan terakhir tentang carta
aliran kerja yang telah ditetapkan. Carta aliran kerja yang menunjukkan tugas dan tanggungjawan pihak
SUK, PBT dan Kontraktor dibentangkan dan satu rusan dan persetujuan sebulat suara dari semua PBT
dan pihak SUK telah dibuat. Semua PBT dan SUK akan mengikut apa yang telah ditetapkan sebagai
panduan pengurusan dan pemantauan projek.

7
Sesi Tengahari

Gambar 5: Lawatan Tapak ‘Uptown Damansara’ dan ‘Kompleks Muhibbah Petaling Jaya’

Sesi terakhir bagi bengkel kali ini adalah lawatan tapak ke kawasan projek ‘Uptown Damansara’ dan
Kompleks Muhibbah Petaling jaya yang berada dibawah pengawasan Majlis Perbandaran Petaling Jaya.
Peserta-peserta telah bagai menyaksikan sendiri bagaimana pemindahan peniaga-peniaga dari ‘Uptown
Damansara’ ke tapak baru di Kompleks Muhibbah Petaling Jaya yang telah berjaya menyelesaikan tiga
masalah utama masalah kesesakan lalulintas di kawasan Uptown Damansara, masalah pemindahan
peniaga-peniaga setinggan ke tempat baru dan bagaimana untuk menghidupkan kembali Kompleks
Muhibbah Petaling Jaya yang tenat.

Peserta-peserta telah dapat belajar bagaimana pihak Majlis Perbandaran Petaling Jaya telah berjaya
menjana pendapatan sebanyak RM100,000.00 sebulan hasil daripada penjualan tapak dan lesen yang
dahulunya tidak mendatangakan sebarang pendapatan.

8
Lampiran 1: Lima Puluh Empat (54) Permasalahan Semasa PBT Kedah
1. Kakitangan kurang terutamanya juruteknik
2. Kerjasama bagi koordinasi tugas antara jabatan amat kurang memuaskan
3. Kurang kerjasama daripada pihak kontraktor terutama ‘part bayaran’ –selalu lambat
4. Masa yang diperuntukkan bagi menyapkan projek terlalu seuntuk
5. Terlalu banyak projek dijalankan serentak
6. Kontraktor tidak mengikut spesifikasi yang di tetapkan
7. Penyelia yang selalu bertukar-tukar
8. Kurang pemantauan dari ‘boss’ (kebiasaannya penyelia tidak boleh membuat keputusan)
9. Skop kerja yang berubah
10. Terpaksa melakukan kerja-kerja penambahan (v.o) semasa projek sedang berjalan kerana timbul masalah yang tidak
dijangka
11. Masalah tapak yang berubah bentuk semasa projek hendak dimulakan
12. Masalah kroni menyebabkan pemberian kerja kepada kontraktor yang tidak sepatutnya
13. Kelewatan penyediaan pelan
14. Kelewatan penyediaan spesifikasi
15. Kelewatan penyediaan dokumen sebutharga
16. Komitment yang rendah daripada pegawai-pegawai yang terlibat dengan projek
17. Arahan yang tidak jelas
18. Jadual perlaksanaan yang tidak dipatuhi
19. Percanggahan pelan spesikikasi dan BQ
20. Komunikasi yang lemah antara pelanggan dan pasukan projek
21. Projek lewat serah kepada pelanggan / pengguna
22. Projek siap tidak mengikuti jadual (lambat)
23. Perubahan harga / VO
24. Kelemahan pengurusan tapak
25. Pegawai teknikal tidak kompiten
26. Projek siap menjadi gajah putih
27. Campurtangan politik
28. Tidak ada komitmen daripada lain-lain jabatan
29. Kurang tenaga kerja mahir
30. Pembakan tidak dapat membekalkan ‘material’ yang dikehendaki
31. Peralatan yang ‘outdated’
32. Kehendak pengguna yang berubah-ubah
33. Tidak cukup masa dalam menyiapkan spesifikasi dan kos projek untuk tujuan permohonan peruntukan
34. Pengurusan projek pada tahap yang paling minima kesan kepada kualiti akibat ketidakcukupan pegawai
35. Bagi projek gerai dan medan selera, pengisian peniaga lambat dibuat dan mengakibatkan kecurian dan vandalism
36. Tiada perbincangan antara jabatan kejuruteraan dengan unit sewaan untuk membina gerai-gerai majlis
37. Lokasi bangunan yang tidak strategic
38. Surat-surat berkaitan projek yang diterima daripada SUK diperingkat pentadbiran lambat disalinkan kebahagian
kejureteraan
39. Ketidaktelusan pegawai atasan yang terlibat dalam pemilihan kontraktor
40. Kekurangan kenderaan untuk tujuan lawatan atau seliaan kerja
41. Kekurangan pegawai atau juruteknik bagi mengawasi projek
42. Kontraktor buat kerja tebalik serta tidak ikut tatacara kerja
43. Kontraktor tidak berpengalaman
44. Kontraktor yang tidak mematuhi arahan dari pihak majlis
45. Banyak kontraktor kelas F : sub kerja kepada kontraktor lain dan menyebabkan susah untuk diberi arahan terus
ditapak
46. Kontraktor yang susah menerima arahan
47. Kontraktor yang tidak cekap didalam pengurusan projek melambatkan penyiapan kerja
48. Kontraktor tidak ikut spesifikasi kerja seperty yang telah ditentukan
49. Kontraktor tidak wibawa
50. Pemilihan kontraktor yang tidak tepat
51. Peruntukan yang diluluskan tidak mencukupi seperti yang dirancang
52. Budget yang kurang tetap dan selalunya kurang
53. Proses bayaran lambat dipihak kewangan yang banrak ‘red tape’
54. Masalah untk mempercepatkan proses pembayaran dan pengesahan daripada pegawai atasan (YDP)

9
Lampiran 2: Carta Aliran Kerja oleh SUK Kedah

10