P. 1
PM-Laporan Kursus Pemantauan Projek 18-20 Sept 2010 PBT Kedah

PM-Laporan Kursus Pemantauan Projek 18-20 Sept 2010 PBT Kedah

|Views: 228|Likes:
Pengurusan dan Pemantauan Projek PBT Negeri Kedah
Pengurusan dan Pemantauan Projek PBT Negeri Kedah

More info:

Published by: Megat Zainurul Anuar bin Megat Johari on Oct 01, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

10/01/2010

pdf

text

original

Laporan Kursus Pemantauan Projek 18-20 September 2010

Kandungan: y y y y Pendahuluan Objektif Bengkel Kandungan Bengkel Ringkasan

Pendahuluan Bengkel Pengurusan dan Pemantauan Projek yang diadakan pada 18-20 September 2010 selama tiga(3) hari di Hotel Singahsana Kuala Lumpur adalah merupakan kesinambungan dari bengkel Pengurusan Projek Berkualiti tahun 2009. Bengkel kali ini mendedahkan peserta kepada kaedah dan teknik pemantauan dan kawalselia projek.

Peserta-peserta juga didedahkan kepada perisian (software) pengurusan projek yang telah mendapat Prime Minister Award oleh Fujitsu Malaysia Sdn Bhd dan juga perisian pengurusan projek oleh Primavera dan InSynchro yang telah digunapakai secara meluas diseluruh dunia bagi menguruskan dan memantau Mega Project .

Selain dari sesi bengkel peserta-peserta telah dibawa ketapak lawatan bagai menyaksikan sendiri bagaimana pemindahan peniaga-peniaga dari Uptown Damansara ke tapak baru di Kompleks Muhibbah Petaling Jaya yang telah berjaya menyelesaikan tiga masalah utama:

1. Kesesakan lalulintas di kawasan Uptown Damansara 2. Memindahkan peniaga-peniaga setinggan ke tempat baru 3. Menghidupkan kembali Kompleks Muhibbah Petaling Jaya yang tenat

Peserta-Peserta juga telah diberitahu dengan perpindahan peniaga-peniaga dari Uptown Damansara ke Kompleks Muhibbah Petaling Jaya Majlis Perbandaran Petaling Jaya (PBT Selangor) telah berjaya menjana pendapatan sebanyak RM100,000.00 sebulan hasil daripada penjualan tapak dan lesen yang dahulunya tidak mendatangakan sebarang pendapatan. 1

Objektif Bengkel Mendedahkan peserta kepada: y y y y y y teknik dan instrument pemantauan dan pengurusan projek kaedah pembentukan aliran kerja secara berkumpulan kaedah penyelasaian masalah secara berkumpulan kaedah pembentangan masalah secara berkumpulan amalan terbaik untuk menghidupkan semula projek sakit bentuk-bentuk perisian (software) utama bagi pengurusan projek

Kandungan Bengkel Hari 1 y y y y y Ulangkaji Pengurusan Projek Pemantauan Projek Pembentangan dari Fujitsu Malaysia Sdn Bhd Pembentangan dari Primavera Sdn Bhd Pembentangan dari InSynchro Sdn Bhd

Hari 2 y y y y Penyelarasan aliran kerja (Flow Chart) PBT dan SUK Pengupasan 54 bentuk masalah yang sering dihadapi oleh PBT Kedah Pengupasan dan Penyelesaian 54 permasalahan PBT Kedah Temuduga langsung intipati bengkel oleh peserta diantara PBT

Hari 3 y y Pembentangan aliran kerja kemaskini oleh SUK Negeri Kedah Lawatan tapak Uptown Damansara dan Kompleks Muhibbah Petaling Jaya

2

Ringkasan

Hari 1 Sesi Pagi Sesi pagi dari jam 9.00-12.00 dimulakan dengan pembentangan oleh pelatih (trainer) dari syarikat Dreamsoft (M) Sdn Bhd, En. Megat Zainurul Anuar bin Megat Johari dengan mengimbas kembali proses dan kaedah pengurusan projek. Sesi ini adalah amat perlu memandangkan 50% (seramai 15 orang) daripada peserta adalah peserta-peserta baru yang datangnya dari bahagian terutamanya dari bahagian perlesenan, bahagian harta, teknikal dan juga lanskap.

Setelah selesai membuat ulangkaji tentang kaedah dan teknik pengurusan projek penekanan diberikan pula kepada kaedah pemantauan dan kawalselia projek. Semua instrument, teknik dan kaedah pemantauan dan kawalselia dibincangkan satu-persatu agar peserta akan dapat mengaplikasikan apa yang dipelajari didalam pengurusan dan pemantauan projek dan juga penggunaan perisian (software) pengurusan projek.

Sesi Petang Sesi petang bermula pada pukul 2.00petang dengan dimulakan oleh En.Ghazali sebagai Business Development Director dari syarikat Fujitsu Malaysia Sdn Bhd. Beliau membentangkan tentang perisaian PMS (Project Monitoring System) l dan PMS ll. PMS adalah perisian pemantauan dan pengurusan projek yang telah mendapat anugerah Prime Minister Award yang digunakan didalam proses memantau lima (5) tahun perlaksanaan projek yang dijalankan oleh kerajaan Malaysia.

Sesi petang diteruskan dengan pembentangan dan demonstrasi perisan Primavera oleh Enterprise Business Solutions Sdn Bhd dan InSynchro (M) Sdn Bhd. Primavera adalah perisian pengurusan dan pemantauan projek yang telah banyak digunakan oleh syarikan-syarikat gergasi di dalam dan luar Negara. (Rujukan1: http://www.ebs.net.my/ Rujukan 2:

http://www.oracle.com/us/corporate/acquisitions/primavera/index.html)

Sesi petang ditamatkan dengan sesi soal-jawab dan taklimat bengkel untuk hari kedua.

3

Hari 2 Sesi pagi

Gambar 1: Carta Aliran Kerja Proses Sebutharga

Pada hari kedua (2) sesi pagi dimulakan dengan kerja kumpulan dimana semua peserta-peserta bengkel di bahagikan kepada kumpulan-kumpulan PBT masing-masing. Tugasan yang diberikan adalah supaya semua kumpulan menghasilkan carta aliran kerja yang merangkumi tiga bahagian tertentu iaitu aliran kerja projek direct nego , aliran kerja projek sebutharga dan aliran kerja projek melalui tender .

Setelah carta aliran kerja siap dihasilkan setiap kumpulan dikehendaki membuat pembentangan dan ahli-ahli dari kumpulan PBT yang lain dikehendaki memberikan komen dan cadangan yang membina. Setiap kumpulan diwajibkan membuat pembentangan dan hasil daripada pembentangan ini adalah satu carta aliran kerja yang dipersetujui oleh semua PBT dan juga SUK.

4

Sesi Petang

Gambar 2: Pembentangan Kumpulan Carta Aliran Kerja

Sesi petang pula dimulakan dengan sesi project knowledge harvesting , sesi ini memberikan peluang kepada semua peserta-peserta untuk meluahkan permasalahan yang dihadapi semasa menguruskan projek dengan menggunakan teknik knowledge harvesting . Pihak pelatih (trainer) dari syarikat Dreamsoft (M) Sdn Bhd iaitu En. Megat Zainurul Anuar bin Megat Johari dan En. Akmal Zaman bin Abu telah berjaya mengumplkan sebanyak 54 bentuk permasalahan semasa yang dihadapi oleh kesemua PBT.

Sesi ini diteruskan lagi dengan perbincangan kumpulan untuk bagaimana mengatasi 54 bentuk permasalahan yang telah dikumpulkan dan siapakah yang patut dilibatkan bagi membantu menyelesaikan permasalahan tersebut. Trainer telah berjaya membantu dan memberikan penyelesaian kepada 54 permasalahan yang sering dihadapi oleh pihak PBT. 5

Gambar 3: Pembentangan Kumpulan Project Knowledge Harvesting

Sesi petang Pada sesi petang peserta-peserta diminta membuat aktiviti knowledge sharing dengan membuat sesi interview secara langsung dan mengikut format yang telah diberikan. Peserta-peserta telah memberikan cadangan-cadangan dan komen-komen yang membina dan semua cadangan dan komen dari sesi interview ini telah direkodkan sebagai bahan rujukan dan dimuatkan didalam blog trainingandcoaching seperti yang terdapat di laman http://trainingandcoaching.blogspot.com.

Sesi petang ditamatkan dengan semua peserta menonton kembali tayangan interview yang telah direkodkan sebagai bahan rujukan apabila kembali ke organisasi masing-masing.

6

Hari 3

Gambar 4: Pembentangan SUK Kedah

Sesi pagi Pagi hari ketiga dimulakan dengan pembentangan oleh pihak SUK sebagai penyelaras carta aliran kerja yang terakhir. Semua peserta-peserta dianjurkan untuk memberikan pandangan terakhir tentang carta aliran kerja yang telah ditetapkan. Carta aliran kerja yang menunjukkan tugas dan tanggungjawan pihak SUK, PBT dan Kontraktor dibentangkan dan satu rusan dan persetujuan sebulat suara dari semua PBT dan pihak SUK telah dibuat. Semua PBT dan SUK akan mengikut apa yang telah ditetapkan sebagai panduan pengurusan dan pemantauan projek.

7

Sesi Tengahari

Gambar 5: Lawatan Tapak Uptown Damansara dan Kompleks Muhibbah Petaling Jaya

Sesi terakhir bagi bengkel kali ini adalah lawatan tapak ke kawasan projek Uptown Damansara dan Kompleks Muhibbah Petaling jaya yang berada dibawah pengawasan Majlis Perbandaran Petaling Jaya. Peserta-peserta telah bagai menyaksikan sendiri bagaimana pemindahan peniaga-peniaga dari Uptown Damansara ke tapak baru di Kompleks Muhibbah Petaling Jaya yang telah berjaya menyelesaikan tiga masalah utama masalah kesesakan lalulintas di kawasan Uptown Damansara, masalah pemindahan peniaga-peniaga setinggan ke tempat baru dan bagaimana untuk menghidupkan kembali Kompleks Muhibbah Petaling Jaya yang tenat.

Peserta-peserta telah dapat belajar bagaimana pihak Majlis Perbandaran Petaling Jaya telah berjaya menjana pendapatan sebanyak RM100,000.00 sebulan hasil daripada penjualan tapak dan lesen yang dahulunya tidak mendatangakan sebarang pendapatan. 8

Lampiran 1: Lima Puluh Empat (54) Permasalahan Semasa PBT Kedah
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. Kakitangan kurang terutamanya juruteknik Kerjasama bagi koordinasi tugas antara jabatan amat kurang memuaskan Kurang kerjasama daripada pihak kontraktor terutama part bayaran selalu lambat Masa yang diperuntukkan bagi menyapkan projek terlalu seuntuk Terlalu banyak projek dijalankan serentak Kontraktor tidak mengikut spesifikasi yang di tetapkan Penyelia yang selalu bertukar-tukar Kurang pemantauan dari boss (kebiasaannya penyelia tidak boleh membuat keputusan) Skop kerja yang berubah Terpaksa melakukan kerja-kerja penambahan (v.o) semasa projek sedang berjalan kerana timbul masalah yang tidak dijangka Masalah tapak yang berubah bentuk semasa projek hendak dimulakan Masalah kroni menyebabkan pemberian kerja kepada kontraktor yang tidak sepatutnya Kelewatan penyediaan pelan Kelewatan penyediaan spesifikasi Kelewatan penyediaan dokumen sebutharga Komitment yang rendah daripada pegawai-pegawai yang terlibat dengan projek Arahan yang tidak jelas Jadual perlaksanaan yang tidak dipatuhi Percanggahan pelan spesikikasi dan BQ Komunikasi yang lemah antara pelanggan dan pasukan projek Projek lewat serah kepada pelanggan / pengguna Projek siap tidak mengikuti jadual (lambat) Perubahan harga / VO Kelemahan pengurusan tapak Pegawai teknikal tidak kompiten Projek siap menjadi gajah putih Campurtangan politik Tidak ada komitmen daripada lain-lain jabatan Kurang tenaga kerja mahir Pembakan tidak dapat membekalkan material yang dikehendaki Peralatan yang outdated Kehendak pengguna yang berubah-ubah Tidak cukup masa dalam menyiapkan spesifikasi dan kos projek untuk tujuan permohonan peruntukan Pengurusan projek pada tahap yang paling minima kesan kepada kualiti akibat ketidakcukupan pegawai Bagi projek gerai dan medan selera, pengisian peniaga lambat dibuat dan mengakibatkan kecurian dan vandalism Tiada perbincangan antara jabatan kejuruteraan dengan unit sewaan untuk membina gerai-gerai majlis Lokasi bangunan yang tidak strategic Surat-surat berkaitan projek yang diterima daripada SUK diperingkat pentadbiran lambat disalinkan kebahagian kejureteraan Ketidaktelusan pegawai atasan yang terlibat dalam pemilihan kontraktor Kekurangan kenderaan untuk tujuan lawatan atau seliaan kerja Kekurangan pegawai atau juruteknik bagi mengawasi projek Kontraktor buat kerja tebalik serta tidak ikut tatacara kerja Kontraktor tidak berpengalaman Kontraktor yang tidak mematuhi arahan dari pihak majlis Banyak kontraktor kelas F : sub kerja kepada kontraktor lain dan menyebabkan susah untuk diberi arahan terus ditapak Kontraktor yang susah menerima arahan Kontraktor yang tidak cekap didalam pengurusan projek melambatkan penyiapan kerja Kontraktor tidak ikut spesifikasi kerja seperty yang telah ditentukan Kontraktor tidak wibawa Pemilihan kontraktor yang tidak tepat Peruntukan yang diluluskan tidak mencukupi seperti yang dirancang Budget yang kurang tetap dan selalunya kurang Proses bayaran lambat dipihak kewangan yang banrak red tape Masalah untk mempercepatkan proses pembayaran dan pengesahan daripada pegawai atasan (YDP)

9

Lampiran 2: Carta Aliran Kerja oleh SUK Kedah

10

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->