Reun| akoar o| oa||k |ayar

uuu.neno|nen.com 1

RAHA8¡A 8UK8E8 REUN¡
Oleh: Hendi Hendratman - www.hendihen.com


Akhir-akhir ini sering sekali diadakan acara reuni sekolah atau komunitas.
Berkat bantuan jejaring sosial khususnya facebook.Rasa rindu, senang, terharu,
malu berbaur menjadi satu di acara tsb. Sayang sekali jika tidak bisa hadir
setelah bertahun-tahun tidak bertemu.
Namun dibalik acara reuni ada beberapa hal yang dikhawatirkan pihak
penyelenggara / panitia / Event Organizer dan undangan. Tulisan ini mencoba
mengungkap masalah dari sisi kepanitiaan sebuah reuni akbar sekolah agar
bisa dihadiri banyak undangan dan meninggalkan kesan indah. Dibahas mulai
awal pembentukan panitia inti, pendanaan, perlengkapan, acara, publikasi
sampai ke hal-hal yang kecil lain. Sehingga dengan usaha dan dana minim,
reuni bisa terlaksana sesuai tujuan.

1. PEMBENTUKAN PAN¡T¡A

Sebuah reuni akbar diawali dari pertemuan kecil dulu yang dihadiri beberapa
orang. Setelah sepakat mengadakan reuni, maka dicari siapa ketuanya, seksi
perlengkapan, acara, dana dll.
Pemilihan ketua reuni bisa menjadi acara tersendiri selain reuninya. Semua
saling tunjuk dan menolak menjadi ketua panitia dengan alasan sibuk, tidak
banyak teman dll.
Berikut ini hal –hal yang perlu diperhatikan dalam kepanitiaan reuni:
• Kemungkinan yang menjadi ketua adalah yang mencetuskan ide itu sendiri,
karena dia lebih bersemangat. Anda dan teman lainnya perlu mendukungnya
dengan cara mengajukan diri untuk membantu teman anda sebagai seksi
(misal) konsumsi . Sehingga dia tidak merasa kesepian. Provokasi juga
teman lain agar mendukungnya sebagai ketua panitia.
• Pemilihan ketua sebaiknya dibicarakan secara internal dan tidak melibatkan
banyak teman lain, apalagi membicarakan secara terbuka di group facebook!
Karena dukung mendukung kandidat bisa memperuncing perbedaan
sehingga menimbulkan perpecahan.
• Jumlah panitia inti cukup 3 – 5 orang saja antara lain: ketua, koordinator
acara, perlengkapan, perizinan. Urusan publikasi semua ikut terlibat dibawah
pengawasan ketua. Jika terlalu banyak panitia akan sulit kumpul –kumpul
rapat dan memutuskan sesuatu.
• Jika ingin meminta masukan teman-teman di facebook sebaiknya jangan
kirimkan pesan umum atau forum diskusi. Coba minta pendapat teman-
teman (yang kira-kira bisa aktif untuk membantu) secara pribadi tentang
reuni yang diinginkan. Memang praktis melempar topik diskusi di forum grup
yang bisa melihat semua orang tetapi bisa timbul perdebatan yang
memusingkan. Akibatnya anggota grup ragu untuk hadir di reuni tersebut.
• Yang ingin penulis katakan adalah berikan anggota grup berupa kabar baik
dan pasti saja. Segala perdebatan, perbedaan dan masalah –masalah
biarlah panitia saja yang tahu.
• Sebagai ketua panitia, pribadi anda disorot dan dinilai oleh semua anggota.
Oleh karena itu jaga ucapan, komentar, status di facebook, jangan
melontarkan kata-kata kasar, emosional, merendahkan dll.

2. PENGUMPULAN DATA

Persiapan berikutnya yaitu mengumpulkan data teman di sekolah dulu.
Tahap ini cukup memakan waktu, tenaga, pikiran dan pulsa. Pekerjaan ini
bantuan beberapa orang perwakilan kelas. Yang penting adalah data: nama,
nomor hp atau e-mail. Data bisa didapat dari:
• Buku kenangan angkatan yang dibagikan saat perpisahan dulu. Semoga
ada yang masih menyimpan ‘harta karun’ tersebut. Semoga masih ada
alamat dan nomor telepon rumah.
• Info di Facebook. Kadang seseorang mencantumkan nomor hpnya, kalo
tidak ada bisa kirim pesan.
• Teman dari teman. Anda bisa tanyakan nomor hp teman dari teman dekat
terlebih dahulu. Setelah dapat kemudian minta nomor hp dari teman yang
lebih jauh dst. Sehingga mirip arisan berantai atau multilevel marketing.
• Google Search. Teman anda bisa ditemukan jika sering berkomentar di
dunia maya. Atau ketik kata kunci misal “alumni smp 1 angkatan 1987”
semoga data nama-nama di angkatan tersebut bisa terdeteksi.
• Arsip Sekolah. Anda bisa datang ke perpustakaan atau arsip sekolah.
• Buku Telepon di kota sekolah anda. Jika sekolah anda berada di Bandung
maka buku telepon yang diperlukan adalah di kota Bandung, kabupaten
bandung dan Jakarta.

Dari data valid yang terkumpul, anda bisa membuat target undangan yang
akan hadir. Pasang target jangan terlalu muluk agar tidak kecewa dan rugi.
Anggap saja 50-70% undangan yang hadir.

Reun| akoar o| oa||k |ayar
uuu.neno|nen.com 2
3. TEMPAT

8ekolah
Demi terciptanya nostalgia dan suasana kebersamaan, reuni bisa diadakan
di sekolah kita dulu. Tempatnya bisa di lapangan olah raga atau aula. Masalah
jika reuni diadakan di sekolah antara lain:
• Perizinan ke pihak sekolah bisa sulit karena ada kepentingan sosial dan
bisnis, tidak seperti di cafe yang murni bisnis.
• Pada hari libur di sekolah biasa ada acara pramuka dan extra kurikuler lain
yang menimbukan kebisingan, sehingga memecah konsentrasi acara reuni.
• Pengkondisian acara perlu lebih dikerahkan agar tercipta suasana aman
dan bersih. Perlu tenaga ekstra untuk petugas kebersihan, keamanan dan
tenaga kasar untuk mengangkut peralatan dll.
• Fasilitas pendukung yang kurang terawat seperti tempat sampah, meja,
kursi dan sound system.

Cafe
Di cafe / restoran panitia tidak perlu repot mengurusi perlengkapan seperti
kursi, meja, tenda, sewa tempat, snackbox, satpam & kebersihan. Yang penting
koordinasi sebelumnya dengan pengelola cafe. Selain kepraktisannya berikut ini
adalah kekurangannya:
• Tidak ada Nostalgia ruang kelas, lapangan olah raga, aula, perpustakaan,
wc dan tempat bersejarah lain di sekolah
• Mahal. Khusus untuk acara reuni, biasanya cafe membatasi menunya dan
menaikkan harganya. Jika undangan datang bersama pasangan dan anak –
anak bisa – bisa biaya di atas Rp.300.000 per keluarga.
• Kesenjangan sosial. Cafe termasuk dalam tempat kumpul para executive
muda, gaul dan berkocek tebal. Jika siswa sekolah dulu kebanyakan berasal
dari golongan kurang mampu, akan segan hadir di cafe tsb.
• Kurangnya kebersamaan. Meja dan kursi di cafe yang cenderung
terkelompok-kelompok. Lain halnya jika hanya ada kursi tanpa meja, maka
suasana lebih menyatu. Di cafe setiap orang akan memilih menu makan
yang berbeda, dari situ sudah memperlihatkan perbedaan yang mencolok.
Lain halnya jika setiap orang mendapatkan makanan yang sama seperti nasi
bungkus dan snack box.

Aula / Hall
Kompromi antara reuni di sekolah dan di cafe adalah di Aula / Hall hotel atau
gedung pertemuan. Seperti halnya di cafe, panitia tidak perlu mengurus
perlengkapan, namun tetap perlu menyiapkan makanan baik dari prasmanan
atau snack box. Disini posisi kursi, meja dan panggung bisa diatur sesuai
keinginan, beda dengan cafe yang banyak keterbatasan ruang.
Dari pertimbangan di atas, anda tentu bisa memilih tempat mana yang cocok
untuk reuni anda bukan?

4. WAKTU

Berikut adalah tips memilih waktu yang tepat untuk reuni
• Persiapan bisa 6 bulan sejak pertemuan pertama. Kurang lebih perlu 2 bulan
untuk mengumpulkan data, 2 bulan untuk menentukan waktu, acara, booking
tempat dan perlengkapan. 2 bulan untuk mengumpulkan dana. Publikasi
dimulai setelah waktu dan tempat sudah pasti.
• Biasanya hari yang baik untuk bisa berkumpul adalah hari sabtu atau
minggu.
• Lebih baik pertemuan pagi dari jam 8.30 – 11.30 karena siang hari biasanya
ada acara undangan pernikahan di tempat lain dan pada jam tersebut jarang
hujan. Jika reuni diadakan malam hari, waktunya terbatas dan ngantuk.
• Berdekatan dengan hari besar, misal 15 agustus, 28 desember, 1 minggu
setelah idul fitri / adha dll.
• Baik juga diadakan di awal bulan misal 2 mei. Karena selain bertepatan
dengan hari pendidikan, juga baru terima gaji sehingga saat acara banyak
yang mau nyumbang .
• Rentang acara jangan terlalu panjang misal dari pukul 9 pagi sampai 5 sore.
Bisa saja undangan datang semua tapi di jam yang berbeda sehingga tidak
bertemu. Untuk yang sudah berkeluarga, anak banyak, pengusaha sibuk,
dokter dll tidak bisa berjam-jam ngobrol. Oleh karena itu buat acara dengan
rentang maksimal 3 jam saja, misal pukul 9 pagi sampai 12 siang. Setelah itu
terserah, jika masih ingin kangen-kangenan bisa dilanjutkan sampai kapan
saja. Itu sih sudah diluar tanggung jawab panitia.

5. PENDANAAN

8umber Dana
Untuk pembiayaan acara reuni bisa didapat dari:
1. Anggota. Yang paling sederhana adalah mengumpulkan uang pendaftaran
atau donasi / sumbangan seikhlasnya. Untuk itu panitia harus menyiapkan
account bank agar bisa mengakomodasi anggota yang akan transfer. Buatlah
account di 3 bank yang berbeda segment misal bca, mandiri, bni. Batas waktu
pendaftaran bisa 1 sampai 2 minggu sebelum hari H. Selama itu pula panitia
Reun| akoar o| oa||k |ayar
uuu.neno|nen.com 3
akan was-was menunggu transfer pendaftaran. Saat ini anda sudah bisa
memperkirakan jumlah undangan yang hadir. Tetapi ada juga yang daftar 1 hari
sebelumnya atau saat acara berlangsung.
2. Sponsor. Anggota bisa berpromosi usahanya. Bisa juga dari pihak ketiga
seperti perusahaan rokok, media massa, catering, percetakan, alat pesta dll.
Sponsor bisa memberikan uang, diskon atau barter promosi. Untuk itu panitia
harus menyiapkan proposalnya.
3. Penjualan asesoris. Souvenir yang bisa dijual antara lain: kaos, topi, pin,
stiker dll. Penjualannya bisa dipesan terlebih dahulu atau pada saat acara.
Kelebihan dana bisa ditabung atau dihabiskan. Jika ditabung perlu .
pengelolaan yang transparan dan laporan berkala. Jika dihabiskan, dana bisa
disumbangkan ke sekolah, guru, anggota yang sedang sakit parah atau
doorprize.

Rincian Biaya
Untuk membuat reuni yang meriah tidak perlu mahal dan mewah, tidak
percaya? Berikut ini contoh rincian biaya Reuni sekolah
• Undangan yang hadir (perkiraan) = 80. Setiap undangan dianggap
membawa suami/istri. Sehingga diperkirakan maximal 160 orang.
• Acara : berlangsung sederhana berupa sambutan dan tukar cerita yang
dipadu MC. Tidak ada makan besar, namun orang mendapat jatah 1
snackbox dan minuman ringan sepuasnya.
• Tempat: Di lapangan basket sekolah.
• Waktu : 8.30 – 11.30 WIB

Kebutuhan Biaya
1. Kursi 160bh x Rp.2000 = Rp.320.000
2. Tenda 100m2 = Rp.700.000
3. Meja 6 Bh = Rp.80.000
4. Sound System = Rp.300.000
5. Backdrop 5M = Rp.200.000
6. Stand minuman ringan = Rp.250.000
7. 160 Snackbox @8rb = Rp.1.280.000
8. Sewa Tempat = Rp.500.000
9. Satpam & Kebersihan = Rp.200.000
10. Publikasi (Pulsa) = Rp.300.000
11. Biaya rapat = Rp.200.000
12. Lain – lain = Rp.300.000
Total = Rp.4.360.000
(Murah bukan?)
Pembagian Keuntungan
Total biaya dibagi 80 undangan = Rp.54.500 / per undangan. Jika tiap
undangan harus membayar Rp.100.000, maka panitia mendapat untung
Rp.3.640.000!. Masuk akal bukan?
Sebelumnya perlua ada kesepakatan pembagian keuntungan. Urusan duit
sedikit saja bisa memutuskan silaturahmi. Misal saldo reuni adalah 4 juta.
Menurut kesepakatan Ketua panitia mendapat 40% berarti 4juta x 40%=1,6juta.
Seksi bendahara, perlengkapan dan acara mendapat masing - masing 20% =
800ribu. Jerih payah anda selama berbulan-bulan bisa terbayar bukan?
Bagaimana jika reuni diadakan di Cafe? Panitia harus membuat kesepakatan
dengan pihak cafe tentang bagi hasilnya. Yang jelas keuntungan panitia tidak
sebesar jika acara diadakan di sekolah. Silakan hitung – hitung sendiri OK.
Pembagian hasil.

6. CARA MENGUNDANG

Undangan secara massal biasanya berisi kata –kata seperti “ayo teman-teman
hadirilah acara Reuni SMA X pada tanggal…di…” yang dikirim via grup
facebook. Undangan tersebut cocok untuk menyebarkan isu awal / sounding.
Jika anda sebarkan undangan dengan tulisan yang sama terus menerus bisa
dianggap spam yang mengganggu.
Cara mengundang yang lebih ampuh gunakan cara personal / pribadi. Caranya
dengan sms atau email yang isinya:
• Gunakan Nama. Sms ke teman dengan menyebutkan nama anda dan
teman yang diundang. Misal: “halo anton, saya winda. rencanax qt mau reuni
sma X di..tgl..”. Jangan mengundang secara massal di sms OK.
• Libatkan pihak ketiga: Misal: “halo anton, saya winda. qt mau reuni sma X
di..tgl.. teman qt bayu & ita dll juga akan dtg”. Pihak ketiga disini adalah bayu
& ita yang semasa sma dulu berteman baik.
• Sms silang. Ulangi sms tersebut ke bayu & gita dengan menyebutkan
bahwa anton akan hadir, padahal anda tahu anton belum konfirmasi akan
hadir. Bohong sedikit demi kebaikan rasanya ok saja kan? Sehingga mereka
merasa ada yang menemani saat reuni.
• Hobi & Kebiasaan. Bisa juga dengan menanyakan hobi dan kebiasaan
teman kita, misal: “halo anton, saya winda. Masih suka balap motor nih? Btw
qt mau reuni sma X di..tgl..”. Tentu saja yang anda tanyakan adalah hobi dan
kebiasaan yang menyenangkan saja.
• Jangan gunakan bahasa gaul. Setelah bertahun-tahun anda tidak tahu
perubahan teman anda bukan? Mungkin teman anda kini adalah pejabat,
orang penting, selebritis atau mungkin stress, minder atau hal – hal yang
Reun| akoar o| oa||k |ayar
uuu.neno|nen.com 4
tidak anda duga. Oleh karena itu gunakan bahasa yang halus jangan bahasa
gaul dan kasar seperti “Halo bro, gue ngajak loe dtg ke tempat kongkow…”.
• Jangan mengancam. Misal “awas kalo ga dtg”, “kalo ga dtg nyesel seumur
hidup!” atau “ga dateng ga kompak!”. Bisa-bisa anda dimusuhi karena
mengancam.
• Setiap individu adalah penting. Tagline iklan sampurna hijau “ga ada loe
ga rame” adalah contoh yang baik. Gunakan cara yang sama tetapi dengan
kata dan kalimat yang berbeda misal: “ditunggu sekali kehadirannya”, “we
miss you”, “temen2 ingin ketemu kamu lho” dll.
• Undangan offline. Selain via sms dan email, jauh lebih manjur lagi jika
mengundang lewat surat seperti hanya undangan pernikahan. Karena selain
lebih artistik juga berkesan formal, personal dan profesional. Undangan bisa
diantar via pos, lebih baik lagi jika langsung diberikan oleh panitia agar acara
terkesan sangat penting.
• Jika yang diundang tidak bisa hadir paling tidak memberikan donasi
seikhlasnya untuk berpartisipasi di acara tersebut. Andapun harus
memberikan sesuai (misal kaos, cd foto2 reuni dll) untuk teman yang tidak
hadir tersebut.

7. ACARA

Acara reuni tidak serumit seminar dan pentas musik. Tidak perlu sound
system ribuan watt, makanan mahal atau panggung mewah. Yang penting
undangan bisa bertemu, ngobrol ngalor ngidul, ketawa ketiwi, foto-foto, beres!
Agar tidak terkelompok-kelompok perlu seorang atau sepasang MC yang bisa
mengarahkan suasana. Acara resmi tidak perlu panjang – panjang, karena
otomatis peserta akan berkumpul dengan kelompoknya. Biasanya akan ada
acara spontanitas diluar acara tersebut misal bernyanyi bersama, permainan,
doorprize, pemilihan ketua, foto bersama dan acara kreatif lainnya.

Berikut contoh acara Reuni yang sederhana:
08.00 Pendaftaran & Pembagian Snack Box
08:30 Pembukaan oleh MC
08:40 Sambutan Ketua Panitia + Doa
08:50 Sambutan sesepuh (ex. Osis, ex. Ketua kelas)
09:00 Tukar cerita masa lalu dipandu MC
11:00 Penutupan oleh MC + Doa
11:10 Pengisian formulir Database berisi nama, alamat, nomor hp, email dll.
11:20 Bebas (Foto – Foto, Ramah Tamah)

Tukar Cerita
Jika ada acara tukar cerita atau pengalaman, jangan menonjolkan
keberhasilan dan kesuksesan anda. Cerita sukses baiknya diceritakan awal.
Selanjutnya ceritakan kegagalan anda seperti di-phk, putus pacar, bangkrut dll.
Cerita tentang kegagalan sangat disukai bukan? Teman anda mungkin tertawa
terbahak-bahak, karena kebodohan anda. Namun teman lain akan lebih
bersemangat menceritakan kegagalannya. Dan suasana akan menjadi ceria,
terbuka dan tidak ‘jaim’.

Utama tetapi Terlupakan
Apakah acara utama tapi sering terlewatkan? Ya jawabnya adalah Shalat!
Ngobrol ngalor ngiodul, ketawa ketiwi bisa sampai melupakan waktu shalat.
Alangkah baiknya bila panitia memberitahukan bahwa waktu shalat telah tiba
dan dimana letak mushola/masjid terdekat. Lebih baik lagi jika diadakan shalat
berjamaah seluruh undangan (yang muslim).

Keikutsertaan Keluarga
Apakah undangan bisa membawa keluarga anak dan istri/suami? Beberapa
pertimbangan jika membawa keluarga ke reuni:
• Keluarga akan bosan dan mengajak pulang karena tidak ada yang kenal
selain anda.
• Aib anda saat sekolah dulu bisa terbongkar. Misal dulu anda adalah
playboy, pengedar obat terlarang atau juara pertama dari belakang.
• Niat anda membawa keluarga bisa jadi ajang pamer istri yang cantik, suami
yang kaya, anak – anak yang lucu dan keluarga yang harmonis. Teman yang
belum punya pasangan hidup bisa minder dan malu dihadapan anda.
• Teman anda akan canggung jika berada dekat istri/suami anda, sehingga
obrolan tidak sebebas dahulu saat masih sendiri.
Yang untung jika kelurga ikut hadir adalah anda sendiri karena ada teman.
Selain itu adalah pihak pengelola tempat reuni (misal cafe) karena akan banyak
makanan yang dipesan

8. PERLENGKAPAN

Kursi . Meja dan Panggung
Berikut ini adalah contoh layout pengaturan kursi, meja dan panggung agar
undangan bisa saling tertatap muka dengan tetap fokus di panggung.
Reun| akoar o| oa||k |ayar
uuu.neno|nen.com 5
Layout 1 – 3 adalah layout informal seperti panggung musik. Ketiga layout
tersebut cocok untuk reuni. Khusus layout 3 keuntungannya adalah undangan
lebih menyatu dan tatapan muka lebih sering. Kelemahannya adalah perlu
ruang yang lebih besar dan penyusunan kursi lebih rumit.
Layout 4 adalah layout formal seperti di kelas dimana kursi bagian belakang
jauh dari pangung. Anda bisa tebak sendiri akibatnya antara lain: tatapan muka
antar undangan jarang terjadi, orang cenderung mengisi kursi paling belakang
karena pandangan lebih luas. Layout ini sebaiknya dihindari.



Hadiah
Jika ada dana lebih bisa disumbangkan ke pihak sekolah atau wali kelas atau
guru yang masih hidup. Berikut ini adalah bentuk sumbangan yang bisa
diberikan:
• Fasilitas & peralatan untuk sekolah, misal: Sound system, TOA, komputer,
papan nama dll. Untuk penanda perlu ditambah tulisan permanen misal
“sumbangan alumni smp x angkatan xx”
• Foto dengan Figura untuk sekolah. Foto reuni ukuran besar jika ditempel di
ruang guru, aula atau Balai Penyuluhan bisa memotivasi siswa saat itu agar
bisa sesukses alumninya. Suatu kebanggaan bila foto angkatan tersebut bisa
terpampang selama bertahun-tahun di sekolah.
• Piagam Penghargaan untuk guru. Jika guru atau wali kelas masih hidup,
bisa diberikan piagam penghargaan sebagai tanda mata. Selain itu dapat
disisipkan sejumlah uang untuk kesejahteraannya. Terlalu vulgar jika kita
berikan uang saja dengan jumlah besar saja.
• Emas. Jika tidak akan memberikan uang kepada gutu, gunakan saja
perhiasan emas sebagai tanda mata. Selain indah, juga mudah untuk
diuangkan.
• Uang bisa diberikan ke guru jika beliau sedang dirawat di rumah sakit atau
dalam kondisi hidup yang kurang layak.
Dokumentasi
• Penayangan foto – foto jadul via infokus atau buku album, diiringi lagu-lagu
yang populer saat itu.
• Saat acara berakhir panitia sebaiknya mengumpulkan foto – foto dari
undangan yang membawa foto digital. Oleh karena itu sebaiknya disiapkan
laptop dengan card reader. Akan sulit dan lama untuk mendapatkan data foto
–foto setelah reuni.
• Upload ke facebook secara berkala, jangan sekaligus. Misal 1 hari setelah
reuni upload 3 foto. hari ke-2 upload 3 foto lagi dst sampai hari ke 40 (seperti
tahlilan ya? ). Dengan mencicil 3 foto perhari maka sebuah foto akan
banyak tag dan komentar.
• Foto – foto reuni dan foto jadul yang dikemas dalam sebuah DVD bisa
ditawarkan dengan harga misal Rp.50rb termasuk ongkos kirim. Dengan
modal DVD 5rb plus ongkos kirim 20rb bisa untung 25rb. DVD tersebut bisa
ditawarkan di akhir acara atau nanti di grup facebook. DVD koleksi foto –foto
tersebut bisa diberikan untuk teman – teman yang tidak datang tetapi telah
membayar.

9. EVALUA8¡

Panitia kembali berkumpul untuk mengevaluasi, introspeksi dan menilai
proses sejak awal mulai pengumpulan data, sewa tempat dll sampai akhir acara.
Akan banyak pengalaman baru dan hikmah yang didapat bukan? Sehingga
untuk reuni berikutnya akan jauh lebih mudah dan lebih antisipatif.
Kesuksesan reuni bisa dilihat dari persentase undangan yang hadir bukan
saldo akhir. Reuni adalah acara sosial bukan bisnis. Jika ukuran kesuksesan
dilihat dari saldo / sisa uang masuk, teganya membisniskan teman sendiri!
Dari total undangan yang disebarkan berapa persenkah yang hadir? Ukuran
penilaian seperti sekolah tinggi, sebagai berikut :
• 0% – 40% = E (Buruk)
• 40% – 50% = D (Kurang)
• 50% – 70% = C (Cukup)
• 70% – 85% = B (Baik)
• 85% – 100% = A (Memuaskan)
• >100% = A Plus (Menakjubkan!)

Lho koq ada >100%? Bisa saja, misal kita mengundang 100 orang, ternyata ada
110 orang yang hadir karena teman yang diundang mengajak teman lain diluar
daftar.

Reun| akoar o| oa||k |ayar
uuu.neno|nen.com 6
10.WHAT'8 NEXT?

Setelah puas melepas rindu akhirnya tiba saat untuk berpisah . Berikut ini agar
tetap terjalin hubungan:
• Dukungan kepada Ketua Alumni Angkatan agar bisa menjembatani aspirasi
antar anggota dan membuat silaturahmi tetap terjaga kehangatannya.
• Publikasi Database via email. Database yang ada bisa dibagikan secara
internal ke semua anggota.
• Update Info di Grup facebook. Berita suka dan duka bisa ditulis di dinding
atau pesan grup. Bisa juga untuk mempromosikan bisnis & peluang kerja.
• Penggalangan dana untuk anggota yang sedang tertimpa musibah
• Kunjungan keluarga ke anggota yang belum bisa hadir.
• Ucapan Selamat pada event khusus seperti Tahun Baru, Natal, Idul Fitri dll.

Demikian sedikit ‘rahasia’ dibalik suksesnya acara reuni. Semoga ada
manfaatnya. Segala kekurangan di tulisan ini karena keterbatasan pengetahuan
penulis. Silakan kembangkan lebih kreatif lagi Ok!

**** Sampai Jumpa *****
Salam: Hendi Hendratman - www.hendihen.com
hendihen@telkom.net

• Berdekatan dengan hari besar. Perlu tenaga ekstra untuk petugas kebersihan. Yang penting koordinasi sebelumnya dengan pengelola cafe. anak banyak. Jika siswa sekolah dulu kebanyakan berasal dari golongan kurang mampu. Setelah itu terserah. gaul dan berkocek tebal. Selama itu pula panitia 2 Kompromi antara reuni di sekolah dan di cafe adalah di Aula / Hall hotel atau gedung pertemuan. 2 bulan untuk menentukan waktu. • Fasilitas pendukung yang kurang terawat seperti tempat sampah. namun tetap perlu menyiapkan makanan baik dari prasmanan . sewa tempat. • Biasanya hari yang baik untuk bisa berkumpul adalah hari sabtu atau minggu. Lain halnya jika hanya ada kursi tanpa meja. • Pada hari libur di sekolah biasa ada acara pramuka dan extra kurikuler lain yang menimbukan kebisingan. 1 minggu setelah idul fitri / adha dll. kursi dan sound system. snackbox. meja.30 – 11. perpustakaan. acara. Di cafe setiap orang akan memilih menu makan yang berbeda. anda tentu bisa memilih tempat mana yang cocok untuk reuni anda bukan? ! Berikut adalah tips memilih waktu yang tepat untuk reuni • Persiapan bisa 6 bulan sejak pertemuan pertama. sehingga memecah konsentrasi acara reuni. Jika reuni diadakan malam hari. dokter dll tidak bisa berjam-jam ngobrol. Meja dan kursi di cafe yang cenderung terkelompok-kelompok.Demi terciptanya nostalgia dan suasana kebersamaan. booking tempat dan perlengkapan. biasanya cafe membatasi menunya dan menaikkan harganya. Kurang lebih perlu 2 bulan untuk mengumpulkan data. 2 bulan untuk mengumpulkan dana. atau snack box. Seperti halnya di cafe. tenda. tidak seperti di cafe yang murni bisnis. maka suasana lebih menyatu. Lain halnya jika setiap orang mendapatkan makanan yang sama seperti nasi bungkus dan snack box. Masalah jika reuni diadakan di sekolah antara lain: • Perizinan ke pihak sekolah bisa sulit karena ada kepentingan sosial dan bisnis. pengusaha sibuk.000 per keluarga.300. mandiri. 28 desember. satpam & kebersihan. beda dengan cafe yang banyak keterbatasan ruang. • Kurangnya kebersamaan. wc dan tempat bersejarah lain di sekolah • Mahal. " #$ % & Untuk pembiayaan acara reuni bisa didapat dari: 1. • Lebih baik pertemuan pagi dari jam 8. Di cafe / restoran panitia tidak perlu repot mengurusi perlengkapan seperti kursi. meja. keamanan dan tenaga kasar untuk mengangkut peralatan dll. Cafe termasuk dalam tempat kumpul para executive muda. Jika undangan datang bersama pasangan dan anak – anak bisa – bisa biaya di atas Rp. Itu sih sudah diluar tanggung jawab panitia. Anggota. Karena selain bertepatan dengan hari pendidikan. bni. panitia tidak perlu mengurus perlengkapan. lapangan olah raga. Buatlah account di 3 bank yang berbeda segment misal bca. Tempatnya bisa di lapangan olah raga atau aula. Untuk itu panitia harus menyiapkan account bank agar bisa mengakomodasi anggota yang akan transfer. Disini posisi kursi.30 karena siang hari biasanya ada acara undangan pernikahan di tempat lain dan pada jam tersebut jarang hujan. waktunya terbatas dan ngantuk. Khusus untuk acara reuni. Publikasi dimulai setelah waktu dan tempat sudah pasti. Dari pertimbangan di atas. akan segan hadir di cafe tsb. • Kesenjangan sosial. • Baik juga diadakan di awal bulan misal 2 mei. Yang paling sederhana adalah mengumpulkan uang pendaftaran atau donasi / sumbangan seikhlasnya. Batas waktu pendaftaran bisa 1 sampai 2 minggu sebelum hari H. misal 15 agustus. misal pukul 9 pagi sampai 12 siang. • Rentang acara jangan terlalu panjang misal dari pukul 9 pagi sampai 5 sore. juga baru terima gaji sehingga saat acara banyak yang mau nyumbang . Untuk yang sudah berkeluarga. aula. dari situ sudah memperlihatkan perbedaan yang mencolok. Bisa saja undangan datang semua tapi di jam yang berbeda sehingga tidak bertemu. • Pengkondisian acara perlu lebih dikerahkan agar tercipta suasana aman dan bersih. Oleh karena itu buat acara dengan rentang maksimal 3 jam saja. jika masih ingin kangen-kangenan bisa dilanjutkan sampai kapan saja. Selain kepraktisannya berikut ini adalah kekurangannya: • Tidak ada Nostalgia ruang kelas. reuni bisa diadakan di sekolah kita dulu. meja dan panggung bisa diatur sesuai keinginan.

saya winda. topi.300.6juta. Sponsor. Urusan duit sedikit saja bisa memutuskan silaturahmi.100.. teman qt bayu & ita dll juga akan dtg”. Caranya dengan sms atau email yang isinya: • Gunakan Nama. Menurut kesepakatan Ketua panitia mendapat 40% berarti 4juta x 40%=1. Masih suka balap motor nih? Btw qt mau reuni sma X di. qt mau reuni sma X di. 4.700. 5. 7. padahal anda tahu anton belum konfirmasi akan hadir. maka panitia mendapat untung Rp.. • Tempat: Di lapangan basket sekolah. Setelah bertahun-tahun anda tidak tahu perubahan teman anda bukan? Mungkin teman anda kini adalah pejabat.. Yang jelas keuntungan panitia tidak sebesar jika acara diadakan di sekolah. guru. minder atau hal – hal yang 3 . saya winda. 2. Saat ini anda sudah bisa memperkirakan jumlah undangan yang hadir.200. 2. Penjualannya bisa dipesan terlebih dahulu atau pada saat acara.000 = Rp.tgl.”.000 = Rp. • Sms silang. Ulangi sms tersebut ke bayu & gita dengan menyebutkan bahwa anton akan hadir.000 = Rp. Jika tiap undangan harus membayar Rp.000 = Rp. Penjualan asesoris. • Waktu : 8. media massa. • Libatkan pihak ketiga: Misal: “halo anton. namun orang mendapat jatah 1 snackbox dan minuman ringan sepuasnya.000 = Rp. Sms ke teman dengan menyebutkan nama anda dan teman yang diundang. 3.1.300. Sponsor bisa memberikan uang. 6. diskon atau barter promosi.300.000 = Rp. Cara mengundang yang lebih ampuh gunakan cara personal / pribadi. percetakan.000 = Rp.000 = Rp. Bisa juga dengan menanyakan hobi dan kebiasaan teman kita. Kebutuhan Kursi 160bh x Rp.200. stiker dll.3. • Hobi & Kebiasaan.280. Misal: “halo anton. Tentu saja yang anda tanyakan adalah hobi dan kebiasaan yang menyenangkan saja. 12. Sehingga diperkirakan maximal 160 orang.tgl. dana bisa disumbangkan ke sekolah. 10. Seksi bendahara. Silakan hitung – hitung sendiri OK.500.masing 20% = 800ribu. Jangan mengundang secara massal di sms OK.000 = Rp.tgl. Undangan secara massal biasanya berisi kata –kata seperti “ayo teman-teman hadirilah acara Reuni SMA X pada tanggal…di…” yang dikirim via grup facebook. Tidak ada makan besar. Jika dihabiskan. # $ *' & &+ &* & Total biaya dibagi 80 undangan = Rp. Misal saldo reuni adalah 4 juta. Pembagian hasil. orang penting. ' &(' & ' ) Untuk membuat reuni yang meriah tidak perlu mahal dan mewah.000 (Murah bukan?) .30 WIB 1. misal: “halo anton.akan was-was menunggu transfer pendaftaran.”. pin. Masuk akal bukan? Sebelumnya perlua ada kesepakatan pembagian keuntungan. Souvenir yang bisa dijual antara lain: kaos. Untuk itu panitia harus menyiapkan proposalnya. Pihak ketiga disini adalah bayu & ita yang semasa sma dulu berteman baik.2000 Tenda 100m2 Meja 6 Bh Sound System Backdrop 5M Stand minuman ringan 160 Snackbox @8rb Sewa Tempat Satpam & Kebersihan Publikasi (Pulsa) Biaya rapat Lain – lain Total Biaya = Rp.4. tidak percaya? Berikut ini contoh rincian biaya Reuni sekolah • Undangan yang hadir (perkiraan) = 80.. Jika anda sebarkan undangan dengan tulisan yang sama terus menerus bisa dianggap spam yang mengganggu.000.80.30 – 11.250. alat pesta dll.320.200. selebritis atau mungkin stress.000 = Rp.54. Kelebihan dana bisa ditabung atau dihabiskan. Tetapi ada juga yang daftar 1 hari sebelumnya atau saat acara berlangsung. rencanax qt mau reuni sma X di. perlengkapan dan acara mendapat masing . Jerih payah anda selama berbulan-bulan bisa terbayar bukan? Bagaimana jika reuni diadakan di Cafe? Panitia harus membuat kesepakatan dengan pihak cafe tentang bagi hasilnya. saya winda. Anggota bisa berpromosi usahanya. • Acara : berlangsung sederhana berupa sambutan dan tukar cerita yang dipadu MC. Bisa juga dari pihak ketiga seperti perusahaan rokok. pengelolaan yang transparan dan laporan berkala..500 / per undangan.000 = Rp. Bohong sedikit demi kebaikan rasanya ok saja kan? Sehingga mereka merasa ada yang menemani saat reuni. Setiap undangan dianggap membawa suami/istri.640. 3. • Jangan gunakan bahasa gaul.. 9.360. Undangan tersebut cocok untuk menyebarkan isu awal / sounding. anggota yang sedang sakit parah atau doorprize. Jika ditabung perlu .000!.000 = Rp. 11. 8. catering.

Jangan mengancam. Berikut contoh acara Reuni yang sederhana: 08. Bisa-bisa anda dimusuhi karena mengancam. Cerita sukses baiknya diceritakan awal. Dan suasana akan menjadi ceria. Yang penting undangan bisa bertemu. foto-foto. pengedar obat terlarang atau juara pertama dari belakang. “kalo ga dtg nyesel seumur hidup!” atau “ga dateng ga kompak!”. jauh lebih manjur lagi jika mengundang lewat surat seperti hanya undangan pernikahan. putus pacar. Lebih baik lagi jika diadakan shalat berjamaah seluruh undangan (yang muslim). Namun teman lain akan lebih bersemangat menceritakan kegagalannya. Ramah Tamah) Apakah undangan bisa membawa keluarga anak dan istri/suami? Beberapa pertimbangan jika membawa keluarga ke reuni: • Keluarga akan bosan dan mengajak pulang karena tidak ada yang kenal selain anda. foto bersama dan acara kreatif lainnya.00 Pendaftaran & Pembagian Snack Box 08:30 Pembukaan oleh MC 08:40 Sambutan Ketua Panitia + Doa 08:50 Sambutan sesepuh (ex. Selain itu adalah pihak pengelola tempat reuni (misal cafe) karena akan banyak makanan yang dipesan 0 % 1 /' 2 3 & &** &* Berikut ini adalah contoh layout pengaturan kursi. “temen2 ingin ketemu kamu lho” dll. Selanjutnya ceritakan kegagalan anda seperti di-phk. ex. Teman yang belum punya pasangan hidup bisa minder dan malu dihadapan anda. Misal “awas kalo ga dtg”. Tagline iklan sampurna hijau “ga ada loe ga rame” adalah contoh yang baik. Undangan bisa diantar via pos. personal dan profesional. pemilihan ketua. Oleh karena itu gunakan bahasa yang halus jangan bahasa gaul dan kasar seperti “Halo bro. Yang untung jika kelurga ikut hadir adalah anda sendiri karena ada teman. Andapun harus memberikan sesuai (misal kaos. Cerita tentang kegagalan sangat disukai bukan? Teman anda mungkin tertawa terbahak-bahak. Acara resmi tidak perlu panjang – panjang. ketawa ketiwi. Karena selain lebih artistik juga berkesan formal. permainan. beres! Agar tidak terkelompok-kelompok perlu seorang atau sepasang MC yang bisa mengarahkan suasana. anak – anak yang lucu dan keluarga yang harmonis. email dll. & Apakah acara utama tapi sering terlewatkan? Ya jawabnya adalah Shalat! Ngobrol ngalor ngiodul. “we miss you”. • Aib anda saat sekolah dulu bisa terbongkar. Selain via sms dan email. Misal dulu anda adalah playboy. Setiap individu adalah penting. Undangan offline. Jika yang diundang tidak bisa hadir paling tidak memberikan donasi seikhlasnya untuk berpartisipasi di acara tersebut. Osis. cd foto2 reuni dll) untuk teman yang tidak hadir tersebut. meja dan panggung agar undangan bisa saling tertatap muka dengan tetap fokus di panggung. terbuka dan tidak ‘jaim’. nomor hp. % %+ ' Jika ada acara tukar cerita atau pengalaman. karena otomatis peserta akan berkumpul dengan kelompoknya. • Teman anda akan canggung jika berada dekat istri/suami anda. bangkrut dll. lebih baik lagi jika langsung diberikan oleh panitia agar acara terkesan sangat penting. karena kebodohan anda. • Niat anda membawa keluarga bisa jadi ajang pamer istri yang cantik. jangan menonjolkan keberhasilan dan kesuksesan anda. makanan mahal atau panggung mewah. ketawa ketiwi bisa sampai melupakan waktu shalat. Alangkah baiknya bila panitia memberitahukan bahwa waktu shalat telah tiba dan dimana letak mushola/masjid terdekat. +# + + . sehingga obrolan tidak sebebas dahulu saat masih sendiri. Ketua kelas) 09:00 Tukar cerita masa lalu dipandu MC 11:00 Penutupan oleh MC + Doa 11:10 Pengisian formulir Database berisi nama.• • • • tidak anda duga.' % . ngobrol ngalor ngidul. ' + % & / + % * Acara reuni tidak serumit seminar dan pentas musik. gue ngajak loe dtg ke tempat kongkow…”. 4 . 11:20 Bebas (Foto – Foto. alamat. Biasanya akan ada acara spontanitas diluar acara tersebut misal bernyanyi bersama. suami yang kaya. doorprize. Tidak perlu sound system ribuan watt. Gunakan cara yang sama tetapi dengan kata dan kalimat yang berbeda misal: “ditunggu sekali kehadirannya”.

4 5 3' Jika ada dana lebih bisa disumbangkan ke pihak sekolah atau wali kelas atau guru yang masih hidup. Untuk penanda perlu ditambah tulisan permanen misal “sumbangan alumni smp x angkatan xx” • Foto dengan Figura untuk sekolah. diiringi lagu-lagu yang populer saat itu. aula atau Balai Penyuluhan bisa memotivasi siswa saat itu agar bisa sesukses alumninya. misal kita mengundang 100 orang. Kelemahannya adalah perlu ruang yang lebih besar dan penyusunan kursi lebih rumit. Akan banyak pengalaman baru dan hikmah yang didapat bukan? Sehingga untuk reuni berikutnya akan jauh lebih mudah dan lebih antisipatif. DVD tersebut bisa ditawarkan di akhir acara atau nanti di grup facebook.50rb termasuk ongkos kirim. Layout 4 adalah layout formal seperti di kelas dimana kursi bagian belakang jauh dari pangung. Kesuksesan reuni bisa dilihat dari persentase undangan yang hadir bukan saldo akhir. • Uang bisa diberikan ke guru jika beliau sedang dirawat di rumah sakit atau dalam kondisi hidup yang kurang layak. misal: Sound system.Layout 1 – 3 adalah layout informal seperti panggung musik. Selain indah. hari ke-2 upload 3 foto lagi dst sampai hari ke 40 (seperti tahlilan ya? ). Khusus layout 3 keuntungannya adalah undangan lebih menyatu dan tatapan muka lebih sering. Selain itu dapat disisipkan sejumlah uang untuk kesejahteraannya. sewa tempat dll sampai akhir acara. Ketiga layout tersebut cocok untuk reuni. • Emas. Misal 1 hari setelah reuni upload 3 foto. Berikut ini adalah bentuk sumbangan yang bisa diberikan: • Fasilitas & peralatan untuk sekolah. • Upload ke facebook secara berkala. introspeksi dan menilai proses sejak awal mulai pengumpulan data. • Saat acara berakhir panitia sebaiknya mengumpulkan foto – foto dari undangan yang membawa foto digital. Jika tidak akan memberikan uang kepada gutu. Dengan mencicil 3 foto perhari maka sebuah foto akan banyak tag dan komentar. Jika ukuran kesuksesan dilihat dari saldo / sisa uang masuk. Reuni adalah acara sosial bukan bisnis. jangan sekaligus. Anda bisa tebak sendiri akibatnya antara lain: tatapan muka antar undangan jarang terjadi. gunakan saja perhiasan emas sebagai tanda mata. DVD koleksi foto –foto tersebut bisa diberikan untuk teman – teman yang tidak datang tetapi telah membayar. Panitia kembali berkumpul untuk mengevaluasi. • Foto – foto reuni dan foto jadul yang dikemas dalam sebuah DVD bisa ditawarkan dengan harga misal Rp. TOA. papan nama dll. bisa diberikan piagam penghargaan sebagai tanda mata. Dengan modal DVD 5rb plus ongkos kirim 20rb bisa untung 25rb. teganya membisniskan teman sendiri! Dari total undangan yang disebarkan berapa persenkah yang hadir? Ukuran penilaian seperti sekolah tinggi. komputer. orang cenderung mengisi kursi paling belakang karena pandangan lebih luas. ternyata ada 110 orang yang hadir karena teman yang diundang mengajak teman lain diluar daftar. Suatu kebanggaan bila foto angkatan tersebut bisa terpampang selama bertahun-tahun di sekolah. Terlalu vulgar jika kita berikan uang saja dengan jumlah besar saja. Oleh karena itu sebaiknya disiapkan laptop dengan card reader. Jika guru atau wali kelas masih hidup. Layout ini sebaiknya dihindari. 5 . Foto reuni ukuran besar jika ditempel di ruang guru. Akan sulit dan lama untuk mendapatkan data foto –foto setelah reuni. • Piagam Penghargaan untuk guru. # &+ /' • Penayangan foto – foto jadul via infokus atau buku album. sebagai berikut : • 0% – 40% = E (Buruk) • 40% – 50% = D (Kurang) • 50% – 70% = C (Cukup) • 70% – 85% = B (Baik) • 85% – 100% = A (Memuaskan) • >100% = A Plus (Menakjubkan!) Lho koq ada >100%? Bisa saja. juga mudah untuk diuangkan.

www. Demikian sedikit ‘rahasia’ dibalik suksesnya acara reuni. Natal. Segala kekurangan di tulisan ini karena keterbatasan pengetahuan penulis.net 6 . Semoga ada manfaatnya.hendihen.com hendihen@telkom. Berikut ini agar tetap terjalin hubungan: • Dukungan kepada Ketua Alumni Angkatan agar bisa menjembatani aspirasi antar anggota dan membuat silaturahmi tetap terjaga kehangatannya.6! 7 8 9 Setelah puas melepas rindu akhirnya tiba saat untuk berpisah . • Update Info di Grup facebook. • Penggalangan dana untuk anggota yang sedang tertimpa musibah • Kunjungan keluarga ke anggota yang belum bisa hadir. • Ucapan Selamat pada event khusus seperti Tahun Baru. Berita suka dan duka bisa ditulis di dinding atau pesan grup. Silakan kembangkan lebih kreatif lagi Ok! **** Sampai Jumpa ***** Salam: Hendi Hendratman . Idul Fitri dll. Database yang ada bisa dibagikan secara internal ke semua anggota. • Publikasi Database via email. Bisa juga untuk mempromosikan bisnis & peluang kerja.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful