Reun| akoar o| oa||k |ayar

uuu.neno|nen.com 1

RAHA8¡A 8UK8E8 REUN¡
Oleh: Hendi Hendratman - www.hendihen.com


Akhir-akhir ini sering sekali diadakan acara reuni sekolah atau komunitas.
Berkat bantuan jejaring sosial khususnya facebook.Rasa rindu, senang, terharu,
malu berbaur menjadi satu di acara tsb. Sayang sekali jika tidak bisa hadir
setelah bertahun-tahun tidak bertemu.
Namun dibalik acara reuni ada beberapa hal yang dikhawatirkan pihak
penyelenggara / panitia / Event Organizer dan undangan. Tulisan ini mencoba
mengungkap masalah dari sisi kepanitiaan sebuah reuni akbar sekolah agar
bisa dihadiri banyak undangan dan meninggalkan kesan indah. Dibahas mulai
awal pembentukan panitia inti, pendanaan, perlengkapan, acara, publikasi
sampai ke hal-hal yang kecil lain. Sehingga dengan usaha dan dana minim,
reuni bisa terlaksana sesuai tujuan.

1. PEMBENTUKAN PAN¡T¡A

Sebuah reuni akbar diawali dari pertemuan kecil dulu yang dihadiri beberapa
orang. Setelah sepakat mengadakan reuni, maka dicari siapa ketuanya, seksi
perlengkapan, acara, dana dll.
Pemilihan ketua reuni bisa menjadi acara tersendiri selain reuninya. Semua
saling tunjuk dan menolak menjadi ketua panitia dengan alasan sibuk, tidak
banyak teman dll.
Berikut ini hal –hal yang perlu diperhatikan dalam kepanitiaan reuni:
• Kemungkinan yang menjadi ketua adalah yang mencetuskan ide itu sendiri,
karena dia lebih bersemangat. Anda dan teman lainnya perlu mendukungnya
dengan cara mengajukan diri untuk membantu teman anda sebagai seksi
(misal) konsumsi . Sehingga dia tidak merasa kesepian. Provokasi juga
teman lain agar mendukungnya sebagai ketua panitia.
• Pemilihan ketua sebaiknya dibicarakan secara internal dan tidak melibatkan
banyak teman lain, apalagi membicarakan secara terbuka di group facebook!
Karena dukung mendukung kandidat bisa memperuncing perbedaan
sehingga menimbulkan perpecahan.
• Jumlah panitia inti cukup 3 – 5 orang saja antara lain: ketua, koordinator
acara, perlengkapan, perizinan. Urusan publikasi semua ikut terlibat dibawah
pengawasan ketua. Jika terlalu banyak panitia akan sulit kumpul –kumpul
rapat dan memutuskan sesuatu.
• Jika ingin meminta masukan teman-teman di facebook sebaiknya jangan
kirimkan pesan umum atau forum diskusi. Coba minta pendapat teman-
teman (yang kira-kira bisa aktif untuk membantu) secara pribadi tentang
reuni yang diinginkan. Memang praktis melempar topik diskusi di forum grup
yang bisa melihat semua orang tetapi bisa timbul perdebatan yang
memusingkan. Akibatnya anggota grup ragu untuk hadir di reuni tersebut.
• Yang ingin penulis katakan adalah berikan anggota grup berupa kabar baik
dan pasti saja. Segala perdebatan, perbedaan dan masalah –masalah
biarlah panitia saja yang tahu.
• Sebagai ketua panitia, pribadi anda disorot dan dinilai oleh semua anggota.
Oleh karena itu jaga ucapan, komentar, status di facebook, jangan
melontarkan kata-kata kasar, emosional, merendahkan dll.

2. PENGUMPULAN DATA

Persiapan berikutnya yaitu mengumpulkan data teman di sekolah dulu.
Tahap ini cukup memakan waktu, tenaga, pikiran dan pulsa. Pekerjaan ini
bantuan beberapa orang perwakilan kelas. Yang penting adalah data: nama,
nomor hp atau e-mail. Data bisa didapat dari:
• Buku kenangan angkatan yang dibagikan saat perpisahan dulu. Semoga
ada yang masih menyimpan ‘harta karun’ tersebut. Semoga masih ada
alamat dan nomor telepon rumah.
• Info di Facebook. Kadang seseorang mencantumkan nomor hpnya, kalo
tidak ada bisa kirim pesan.
• Teman dari teman. Anda bisa tanyakan nomor hp teman dari teman dekat
terlebih dahulu. Setelah dapat kemudian minta nomor hp dari teman yang
lebih jauh dst. Sehingga mirip arisan berantai atau multilevel marketing.
• Google Search. Teman anda bisa ditemukan jika sering berkomentar di
dunia maya. Atau ketik kata kunci misal “alumni smp 1 angkatan 1987”
semoga data nama-nama di angkatan tersebut bisa terdeteksi.
• Arsip Sekolah. Anda bisa datang ke perpustakaan atau arsip sekolah.
• Buku Telepon di kota sekolah anda. Jika sekolah anda berada di Bandung
maka buku telepon yang diperlukan adalah di kota Bandung, kabupaten
bandung dan Jakarta.

Dari data valid yang terkumpul, anda bisa membuat target undangan yang
akan hadir. Pasang target jangan terlalu muluk agar tidak kecewa dan rugi.
Anggap saja 50-70% undangan yang hadir.

Reun| akoar o| oa||k |ayar
uuu.neno|nen.com 2
3. TEMPAT

8ekolah
Demi terciptanya nostalgia dan suasana kebersamaan, reuni bisa diadakan
di sekolah kita dulu. Tempatnya bisa di lapangan olah raga atau aula. Masalah
jika reuni diadakan di sekolah antara lain:
• Perizinan ke pihak sekolah bisa sulit karena ada kepentingan sosial dan
bisnis, tidak seperti di cafe yang murni bisnis.
• Pada hari libur di sekolah biasa ada acara pramuka dan extra kurikuler lain
yang menimbukan kebisingan, sehingga memecah konsentrasi acara reuni.
• Pengkondisian acara perlu lebih dikerahkan agar tercipta suasana aman
dan bersih. Perlu tenaga ekstra untuk petugas kebersihan, keamanan dan
tenaga kasar untuk mengangkut peralatan dll.
• Fasilitas pendukung yang kurang terawat seperti tempat sampah, meja,
kursi dan sound system.

Cafe
Di cafe / restoran panitia tidak perlu repot mengurusi perlengkapan seperti
kursi, meja, tenda, sewa tempat, snackbox, satpam & kebersihan. Yang penting
koordinasi sebelumnya dengan pengelola cafe. Selain kepraktisannya berikut ini
adalah kekurangannya:
• Tidak ada Nostalgia ruang kelas, lapangan olah raga, aula, perpustakaan,
wc dan tempat bersejarah lain di sekolah
• Mahal. Khusus untuk acara reuni, biasanya cafe membatasi menunya dan
menaikkan harganya. Jika undangan datang bersama pasangan dan anak –
anak bisa – bisa biaya di atas Rp.300.000 per keluarga.
• Kesenjangan sosial. Cafe termasuk dalam tempat kumpul para executive
muda, gaul dan berkocek tebal. Jika siswa sekolah dulu kebanyakan berasal
dari golongan kurang mampu, akan segan hadir di cafe tsb.
• Kurangnya kebersamaan. Meja dan kursi di cafe yang cenderung
terkelompok-kelompok. Lain halnya jika hanya ada kursi tanpa meja, maka
suasana lebih menyatu. Di cafe setiap orang akan memilih menu makan
yang berbeda, dari situ sudah memperlihatkan perbedaan yang mencolok.
Lain halnya jika setiap orang mendapatkan makanan yang sama seperti nasi
bungkus dan snack box.

Aula / Hall
Kompromi antara reuni di sekolah dan di cafe adalah di Aula / Hall hotel atau
gedung pertemuan. Seperti halnya di cafe, panitia tidak perlu mengurus
perlengkapan, namun tetap perlu menyiapkan makanan baik dari prasmanan
atau snack box. Disini posisi kursi, meja dan panggung bisa diatur sesuai
keinginan, beda dengan cafe yang banyak keterbatasan ruang.
Dari pertimbangan di atas, anda tentu bisa memilih tempat mana yang cocok
untuk reuni anda bukan?

4. WAKTU

Berikut adalah tips memilih waktu yang tepat untuk reuni
• Persiapan bisa 6 bulan sejak pertemuan pertama. Kurang lebih perlu 2 bulan
untuk mengumpulkan data, 2 bulan untuk menentukan waktu, acara, booking
tempat dan perlengkapan. 2 bulan untuk mengumpulkan dana. Publikasi
dimulai setelah waktu dan tempat sudah pasti.
• Biasanya hari yang baik untuk bisa berkumpul adalah hari sabtu atau
minggu.
• Lebih baik pertemuan pagi dari jam 8.30 – 11.30 karena siang hari biasanya
ada acara undangan pernikahan di tempat lain dan pada jam tersebut jarang
hujan. Jika reuni diadakan malam hari, waktunya terbatas dan ngantuk.
• Berdekatan dengan hari besar, misal 15 agustus, 28 desember, 1 minggu
setelah idul fitri / adha dll.
• Baik juga diadakan di awal bulan misal 2 mei. Karena selain bertepatan
dengan hari pendidikan, juga baru terima gaji sehingga saat acara banyak
yang mau nyumbang .
• Rentang acara jangan terlalu panjang misal dari pukul 9 pagi sampai 5 sore.
Bisa saja undangan datang semua tapi di jam yang berbeda sehingga tidak
bertemu. Untuk yang sudah berkeluarga, anak banyak, pengusaha sibuk,
dokter dll tidak bisa berjam-jam ngobrol. Oleh karena itu buat acara dengan
rentang maksimal 3 jam saja, misal pukul 9 pagi sampai 12 siang. Setelah itu
terserah, jika masih ingin kangen-kangenan bisa dilanjutkan sampai kapan
saja. Itu sih sudah diluar tanggung jawab panitia.

5. PENDANAAN

8umber Dana
Untuk pembiayaan acara reuni bisa didapat dari:
1. Anggota. Yang paling sederhana adalah mengumpulkan uang pendaftaran
atau donasi / sumbangan seikhlasnya. Untuk itu panitia harus menyiapkan
account bank agar bisa mengakomodasi anggota yang akan transfer. Buatlah
account di 3 bank yang berbeda segment misal bca, mandiri, bni. Batas waktu
pendaftaran bisa 1 sampai 2 minggu sebelum hari H. Selama itu pula panitia
Reun| akoar o| oa||k |ayar
uuu.neno|nen.com 3
akan was-was menunggu transfer pendaftaran. Saat ini anda sudah bisa
memperkirakan jumlah undangan yang hadir. Tetapi ada juga yang daftar 1 hari
sebelumnya atau saat acara berlangsung.
2. Sponsor. Anggota bisa berpromosi usahanya. Bisa juga dari pihak ketiga
seperti perusahaan rokok, media massa, catering, percetakan, alat pesta dll.
Sponsor bisa memberikan uang, diskon atau barter promosi. Untuk itu panitia
harus menyiapkan proposalnya.
3. Penjualan asesoris. Souvenir yang bisa dijual antara lain: kaos, topi, pin,
stiker dll. Penjualannya bisa dipesan terlebih dahulu atau pada saat acara.
Kelebihan dana bisa ditabung atau dihabiskan. Jika ditabung perlu .
pengelolaan yang transparan dan laporan berkala. Jika dihabiskan, dana bisa
disumbangkan ke sekolah, guru, anggota yang sedang sakit parah atau
doorprize.

Rincian Biaya
Untuk membuat reuni yang meriah tidak perlu mahal dan mewah, tidak
percaya? Berikut ini contoh rincian biaya Reuni sekolah
• Undangan yang hadir (perkiraan) = 80. Setiap undangan dianggap
membawa suami/istri. Sehingga diperkirakan maximal 160 orang.
• Acara : berlangsung sederhana berupa sambutan dan tukar cerita yang
dipadu MC. Tidak ada makan besar, namun orang mendapat jatah 1
snackbox dan minuman ringan sepuasnya.
• Tempat: Di lapangan basket sekolah.
• Waktu : 8.30 – 11.30 WIB

Kebutuhan Biaya
1. Kursi 160bh x Rp.2000 = Rp.320.000
2. Tenda 100m2 = Rp.700.000
3. Meja 6 Bh = Rp.80.000
4. Sound System = Rp.300.000
5. Backdrop 5M = Rp.200.000
6. Stand minuman ringan = Rp.250.000
7. 160 Snackbox @8rb = Rp.1.280.000
8. Sewa Tempat = Rp.500.000
9. Satpam & Kebersihan = Rp.200.000
10. Publikasi (Pulsa) = Rp.300.000
11. Biaya rapat = Rp.200.000
12. Lain – lain = Rp.300.000
Total = Rp.4.360.000
(Murah bukan?)
Pembagian Keuntungan
Total biaya dibagi 80 undangan = Rp.54.500 / per undangan. Jika tiap
undangan harus membayar Rp.100.000, maka panitia mendapat untung
Rp.3.640.000!. Masuk akal bukan?
Sebelumnya perlua ada kesepakatan pembagian keuntungan. Urusan duit
sedikit saja bisa memutuskan silaturahmi. Misal saldo reuni adalah 4 juta.
Menurut kesepakatan Ketua panitia mendapat 40% berarti 4juta x 40%=1,6juta.
Seksi bendahara, perlengkapan dan acara mendapat masing - masing 20% =
800ribu. Jerih payah anda selama berbulan-bulan bisa terbayar bukan?
Bagaimana jika reuni diadakan di Cafe? Panitia harus membuat kesepakatan
dengan pihak cafe tentang bagi hasilnya. Yang jelas keuntungan panitia tidak
sebesar jika acara diadakan di sekolah. Silakan hitung – hitung sendiri OK.
Pembagian hasil.

6. CARA MENGUNDANG

Undangan secara massal biasanya berisi kata –kata seperti “ayo teman-teman
hadirilah acara Reuni SMA X pada tanggal…di…” yang dikirim via grup
facebook. Undangan tersebut cocok untuk menyebarkan isu awal / sounding.
Jika anda sebarkan undangan dengan tulisan yang sama terus menerus bisa
dianggap spam yang mengganggu.
Cara mengundang yang lebih ampuh gunakan cara personal / pribadi. Caranya
dengan sms atau email yang isinya:
• Gunakan Nama. Sms ke teman dengan menyebutkan nama anda dan
teman yang diundang. Misal: “halo anton, saya winda. rencanax qt mau reuni
sma X di..tgl..”. Jangan mengundang secara massal di sms OK.
• Libatkan pihak ketiga: Misal: “halo anton, saya winda. qt mau reuni sma X
di..tgl.. teman qt bayu & ita dll juga akan dtg”. Pihak ketiga disini adalah bayu
& ita yang semasa sma dulu berteman baik.
• Sms silang. Ulangi sms tersebut ke bayu & gita dengan menyebutkan
bahwa anton akan hadir, padahal anda tahu anton belum konfirmasi akan
hadir. Bohong sedikit demi kebaikan rasanya ok saja kan? Sehingga mereka
merasa ada yang menemani saat reuni.
• Hobi & Kebiasaan. Bisa juga dengan menanyakan hobi dan kebiasaan
teman kita, misal: “halo anton, saya winda. Masih suka balap motor nih? Btw
qt mau reuni sma X di..tgl..”. Tentu saja yang anda tanyakan adalah hobi dan
kebiasaan yang menyenangkan saja.
• Jangan gunakan bahasa gaul. Setelah bertahun-tahun anda tidak tahu
perubahan teman anda bukan? Mungkin teman anda kini adalah pejabat,
orang penting, selebritis atau mungkin stress, minder atau hal – hal yang
Reun| akoar o| oa||k |ayar
uuu.neno|nen.com 4
tidak anda duga. Oleh karena itu gunakan bahasa yang halus jangan bahasa
gaul dan kasar seperti “Halo bro, gue ngajak loe dtg ke tempat kongkow…”.
• Jangan mengancam. Misal “awas kalo ga dtg”, “kalo ga dtg nyesel seumur
hidup!” atau “ga dateng ga kompak!”. Bisa-bisa anda dimusuhi karena
mengancam.
• Setiap individu adalah penting. Tagline iklan sampurna hijau “ga ada loe
ga rame” adalah contoh yang baik. Gunakan cara yang sama tetapi dengan
kata dan kalimat yang berbeda misal: “ditunggu sekali kehadirannya”, “we
miss you”, “temen2 ingin ketemu kamu lho” dll.
• Undangan offline. Selain via sms dan email, jauh lebih manjur lagi jika
mengundang lewat surat seperti hanya undangan pernikahan. Karena selain
lebih artistik juga berkesan formal, personal dan profesional. Undangan bisa
diantar via pos, lebih baik lagi jika langsung diberikan oleh panitia agar acara
terkesan sangat penting.
• Jika yang diundang tidak bisa hadir paling tidak memberikan donasi
seikhlasnya untuk berpartisipasi di acara tersebut. Andapun harus
memberikan sesuai (misal kaos, cd foto2 reuni dll) untuk teman yang tidak
hadir tersebut.

7. ACARA

Acara reuni tidak serumit seminar dan pentas musik. Tidak perlu sound
system ribuan watt, makanan mahal atau panggung mewah. Yang penting
undangan bisa bertemu, ngobrol ngalor ngidul, ketawa ketiwi, foto-foto, beres!
Agar tidak terkelompok-kelompok perlu seorang atau sepasang MC yang bisa
mengarahkan suasana. Acara resmi tidak perlu panjang – panjang, karena
otomatis peserta akan berkumpul dengan kelompoknya. Biasanya akan ada
acara spontanitas diluar acara tersebut misal bernyanyi bersama, permainan,
doorprize, pemilihan ketua, foto bersama dan acara kreatif lainnya.

Berikut contoh acara Reuni yang sederhana:
08.00 Pendaftaran & Pembagian Snack Box
08:30 Pembukaan oleh MC
08:40 Sambutan Ketua Panitia + Doa
08:50 Sambutan sesepuh (ex. Osis, ex. Ketua kelas)
09:00 Tukar cerita masa lalu dipandu MC
11:00 Penutupan oleh MC + Doa
11:10 Pengisian formulir Database berisi nama, alamat, nomor hp, email dll.
11:20 Bebas (Foto – Foto, Ramah Tamah)

Tukar Cerita
Jika ada acara tukar cerita atau pengalaman, jangan menonjolkan
keberhasilan dan kesuksesan anda. Cerita sukses baiknya diceritakan awal.
Selanjutnya ceritakan kegagalan anda seperti di-phk, putus pacar, bangkrut dll.
Cerita tentang kegagalan sangat disukai bukan? Teman anda mungkin tertawa
terbahak-bahak, karena kebodohan anda. Namun teman lain akan lebih
bersemangat menceritakan kegagalannya. Dan suasana akan menjadi ceria,
terbuka dan tidak ‘jaim’.

Utama tetapi Terlupakan
Apakah acara utama tapi sering terlewatkan? Ya jawabnya adalah Shalat!
Ngobrol ngalor ngiodul, ketawa ketiwi bisa sampai melupakan waktu shalat.
Alangkah baiknya bila panitia memberitahukan bahwa waktu shalat telah tiba
dan dimana letak mushola/masjid terdekat. Lebih baik lagi jika diadakan shalat
berjamaah seluruh undangan (yang muslim).

Keikutsertaan Keluarga
Apakah undangan bisa membawa keluarga anak dan istri/suami? Beberapa
pertimbangan jika membawa keluarga ke reuni:
• Keluarga akan bosan dan mengajak pulang karena tidak ada yang kenal
selain anda.
• Aib anda saat sekolah dulu bisa terbongkar. Misal dulu anda adalah
playboy, pengedar obat terlarang atau juara pertama dari belakang.
• Niat anda membawa keluarga bisa jadi ajang pamer istri yang cantik, suami
yang kaya, anak – anak yang lucu dan keluarga yang harmonis. Teman yang
belum punya pasangan hidup bisa minder dan malu dihadapan anda.
• Teman anda akan canggung jika berada dekat istri/suami anda, sehingga
obrolan tidak sebebas dahulu saat masih sendiri.
Yang untung jika kelurga ikut hadir adalah anda sendiri karena ada teman.
Selain itu adalah pihak pengelola tempat reuni (misal cafe) karena akan banyak
makanan yang dipesan

8. PERLENGKAPAN

Kursi . Meja dan Panggung
Berikut ini adalah contoh layout pengaturan kursi, meja dan panggung agar
undangan bisa saling tertatap muka dengan tetap fokus di panggung.
Reun| akoar o| oa||k |ayar
uuu.neno|nen.com 5
Layout 1 – 3 adalah layout informal seperti panggung musik. Ketiga layout
tersebut cocok untuk reuni. Khusus layout 3 keuntungannya adalah undangan
lebih menyatu dan tatapan muka lebih sering. Kelemahannya adalah perlu
ruang yang lebih besar dan penyusunan kursi lebih rumit.
Layout 4 adalah layout formal seperti di kelas dimana kursi bagian belakang
jauh dari pangung. Anda bisa tebak sendiri akibatnya antara lain: tatapan muka
antar undangan jarang terjadi, orang cenderung mengisi kursi paling belakang
karena pandangan lebih luas. Layout ini sebaiknya dihindari.



Hadiah
Jika ada dana lebih bisa disumbangkan ke pihak sekolah atau wali kelas atau
guru yang masih hidup. Berikut ini adalah bentuk sumbangan yang bisa
diberikan:
• Fasilitas & peralatan untuk sekolah, misal: Sound system, TOA, komputer,
papan nama dll. Untuk penanda perlu ditambah tulisan permanen misal
“sumbangan alumni smp x angkatan xx”
• Foto dengan Figura untuk sekolah. Foto reuni ukuran besar jika ditempel di
ruang guru, aula atau Balai Penyuluhan bisa memotivasi siswa saat itu agar
bisa sesukses alumninya. Suatu kebanggaan bila foto angkatan tersebut bisa
terpampang selama bertahun-tahun di sekolah.
• Piagam Penghargaan untuk guru. Jika guru atau wali kelas masih hidup,
bisa diberikan piagam penghargaan sebagai tanda mata. Selain itu dapat
disisipkan sejumlah uang untuk kesejahteraannya. Terlalu vulgar jika kita
berikan uang saja dengan jumlah besar saja.
• Emas. Jika tidak akan memberikan uang kepada gutu, gunakan saja
perhiasan emas sebagai tanda mata. Selain indah, juga mudah untuk
diuangkan.
• Uang bisa diberikan ke guru jika beliau sedang dirawat di rumah sakit atau
dalam kondisi hidup yang kurang layak.
Dokumentasi
• Penayangan foto – foto jadul via infokus atau buku album, diiringi lagu-lagu
yang populer saat itu.
• Saat acara berakhir panitia sebaiknya mengumpulkan foto – foto dari
undangan yang membawa foto digital. Oleh karena itu sebaiknya disiapkan
laptop dengan card reader. Akan sulit dan lama untuk mendapatkan data foto
–foto setelah reuni.
• Upload ke facebook secara berkala, jangan sekaligus. Misal 1 hari setelah
reuni upload 3 foto. hari ke-2 upload 3 foto lagi dst sampai hari ke 40 (seperti
tahlilan ya? ). Dengan mencicil 3 foto perhari maka sebuah foto akan
banyak tag dan komentar.
• Foto – foto reuni dan foto jadul yang dikemas dalam sebuah DVD bisa
ditawarkan dengan harga misal Rp.50rb termasuk ongkos kirim. Dengan
modal DVD 5rb plus ongkos kirim 20rb bisa untung 25rb. DVD tersebut bisa
ditawarkan di akhir acara atau nanti di grup facebook. DVD koleksi foto –foto
tersebut bisa diberikan untuk teman – teman yang tidak datang tetapi telah
membayar.

9. EVALUA8¡

Panitia kembali berkumpul untuk mengevaluasi, introspeksi dan menilai
proses sejak awal mulai pengumpulan data, sewa tempat dll sampai akhir acara.
Akan banyak pengalaman baru dan hikmah yang didapat bukan? Sehingga
untuk reuni berikutnya akan jauh lebih mudah dan lebih antisipatif.
Kesuksesan reuni bisa dilihat dari persentase undangan yang hadir bukan
saldo akhir. Reuni adalah acara sosial bukan bisnis. Jika ukuran kesuksesan
dilihat dari saldo / sisa uang masuk, teganya membisniskan teman sendiri!
Dari total undangan yang disebarkan berapa persenkah yang hadir? Ukuran
penilaian seperti sekolah tinggi, sebagai berikut :
• 0% – 40% = E (Buruk)
• 40% – 50% = D (Kurang)
• 50% – 70% = C (Cukup)
• 70% – 85% = B (Baik)
• 85% – 100% = A (Memuaskan)
• >100% = A Plus (Menakjubkan!)

Lho koq ada >100%? Bisa saja, misal kita mengundang 100 orang, ternyata ada
110 orang yang hadir karena teman yang diundang mengajak teman lain diluar
daftar.

Reun| akoar o| oa||k |ayar
uuu.neno|nen.com 6
10.WHAT'8 NEXT?

Setelah puas melepas rindu akhirnya tiba saat untuk berpisah . Berikut ini agar
tetap terjalin hubungan:
• Dukungan kepada Ketua Alumni Angkatan agar bisa menjembatani aspirasi
antar anggota dan membuat silaturahmi tetap terjaga kehangatannya.
• Publikasi Database via email. Database yang ada bisa dibagikan secara
internal ke semua anggota.
• Update Info di Grup facebook. Berita suka dan duka bisa ditulis di dinding
atau pesan grup. Bisa juga untuk mempromosikan bisnis & peluang kerja.
• Penggalangan dana untuk anggota yang sedang tertimpa musibah
• Kunjungan keluarga ke anggota yang belum bisa hadir.
• Ucapan Selamat pada event khusus seperti Tahun Baru, Natal, Idul Fitri dll.

Demikian sedikit ‘rahasia’ dibalik suksesnya acara reuni. Semoga ada
manfaatnya. Segala kekurangan di tulisan ini karena keterbatasan pengetahuan
penulis. Silakan kembangkan lebih kreatif lagi Ok!

**** Sampai Jumpa *****
Salam: Hendi Hendratman - www.hendihen.com
hendihen@telkom.net

Demi terciptanya nostalgia dan suasana kebersamaan. Jika undangan datang bersama pasangan dan anak – anak bisa – bisa biaya di atas Rp. beda dengan cafe yang banyak keterbatasan ruang. reuni bisa diadakan di sekolah kita dulu. Jika siswa sekolah dulu kebanyakan berasal dari golongan kurang mampu. biasanya cafe membatasi menunya dan menaikkan harganya. Anggota. waktunya terbatas dan ngantuk. Lain halnya jika hanya ada kursi tanpa meja. Publikasi dimulai setelah waktu dan tempat sudah pasti. dari situ sudah memperlihatkan perbedaan yang mencolok.30 – 11. 2 bulan untuk menentukan waktu.300. Cafe termasuk dalam tempat kumpul para executive muda. maka suasana lebih menyatu. kursi dan sound system. wc dan tempat bersejarah lain di sekolah • Mahal. Di cafe setiap orang akan memilih menu makan yang berbeda. snackbox. mandiri. atau snack box. Di cafe / restoran panitia tidak perlu repot mengurusi perlengkapan seperti kursi. • Pada hari libur di sekolah biasa ada acara pramuka dan extra kurikuler lain yang menimbukan kebisingan. meja dan panggung bisa diatur sesuai keinginan. Masalah jika reuni diadakan di sekolah antara lain: • Perizinan ke pihak sekolah bisa sulit karena ada kepentingan sosial dan bisnis. anak banyak. Jika reuni diadakan malam hari. Oleh karena itu buat acara dengan rentang maksimal 3 jam saja. sehingga memecah konsentrasi acara reuni. tenda. acara. pengusaha sibuk. akan segan hadir di cafe tsb. 2 bulan untuk mengumpulkan dana. Disini posisi kursi. sewa tempat. • Fasilitas pendukung yang kurang terawat seperti tempat sampah. juga baru terima gaji sehingga saat acara banyak yang mau nyumbang . 1 minggu setelah idul fitri / adha dll. Untuk itu panitia harus menyiapkan account bank agar bisa mengakomodasi anggota yang akan transfer. • Lebih baik pertemuan pagi dari jam 8. bni. Yang paling sederhana adalah mengumpulkan uang pendaftaran atau donasi / sumbangan seikhlasnya. aula. Selain kepraktisannya berikut ini adalah kekurangannya: • Tidak ada Nostalgia ruang kelas. misal 15 agustus.000 per keluarga. Seperti halnya di cafe. tidak seperti di cafe yang murni bisnis. Khusus untuk acara reuni. meja. Buatlah account di 3 bank yang berbeda segment misal bca. Karena selain bertepatan dengan hari pendidikan. meja. Bisa saja undangan datang semua tapi di jam yang berbeda sehingga tidak bertemu. panitia tidak perlu mengurus perlengkapan. misal pukul 9 pagi sampai 12 siang. dokter dll tidak bisa berjam-jam ngobrol. • Biasanya hari yang baik untuk bisa berkumpul adalah hari sabtu atau minggu. Dari pertimbangan di atas. perpustakaan. Yang penting koordinasi sebelumnya dengan pengelola cafe.30 karena siang hari biasanya ada acara undangan pernikahan di tempat lain dan pada jam tersebut jarang hujan. keamanan dan tenaga kasar untuk mengangkut peralatan dll. • Baik juga diadakan di awal bulan misal 2 mei. namun tetap perlu menyiapkan makanan baik dari prasmanan . Lain halnya jika setiap orang mendapatkan makanan yang sama seperti nasi bungkus dan snack box. 28 desember. jika masih ingin kangen-kangenan bisa dilanjutkan sampai kapan saja. Perlu tenaga ekstra untuk petugas kebersihan. Untuk yang sudah berkeluarga. • Pengkondisian acara perlu lebih dikerahkan agar tercipta suasana aman dan bersih. Selama itu pula panitia 2 Kompromi antara reuni di sekolah dan di cafe adalah di Aula / Hall hotel atau gedung pertemuan. • Berdekatan dengan hari besar. • Kesenjangan sosial. Setelah itu terserah. anda tentu bisa memilih tempat mana yang cocok untuk reuni anda bukan? ! Berikut adalah tips memilih waktu yang tepat untuk reuni • Persiapan bisa 6 bulan sejak pertemuan pertama. Itu sih sudah diluar tanggung jawab panitia. • Rentang acara jangan terlalu panjang misal dari pukul 9 pagi sampai 5 sore. Kurang lebih perlu 2 bulan untuk mengumpulkan data. Tempatnya bisa di lapangan olah raga atau aula. booking tempat dan perlengkapan. gaul dan berkocek tebal. • Kurangnya kebersamaan. " #$ % & Untuk pembiayaan acara reuni bisa didapat dari: 1. satpam & kebersihan. lapangan olah raga. Batas waktu pendaftaran bisa 1 sampai 2 minggu sebelum hari H. Meja dan kursi di cafe yang cenderung terkelompok-kelompok.

. Masuk akal bukan? Sebelumnya perlua ada kesepakatan pembagian keuntungan. Setelah bertahun-tahun anda tidak tahu perubahan teman anda bukan? Mungkin teman anda kini adalah pejabat. Misal: “halo anton. Silakan hitung – hitung sendiri OK.000 = Rp. tidak percaya? Berikut ini contoh rincian biaya Reuni sekolah • Undangan yang hadir (perkiraan) = 80. saya winda. Seksi bendahara.”.”. • Tempat: Di lapangan basket sekolah.500.000 = Rp. ' &(' & ' ) Untuk membuat reuni yang meriah tidak perlu mahal dan mewah. stiker dll. guru. Kebutuhan Kursi 160bh x Rp. Bisa juga dengan menanyakan hobi dan kebiasaan teman kita. rencanax qt mau reuni sma X di. topi.300. Yang jelas keuntungan panitia tidak sebesar jika acara diadakan di sekolah. • Acara : berlangsung sederhana berupa sambutan dan tukar cerita yang dipadu MC. Jika dihabiskan.320. 5. Saat ini anda sudah bisa memperkirakan jumlah undangan yang hadir. • Libatkan pihak ketiga: Misal: “halo anton.000 = Rp.000 = Rp. Cara mengundang yang lebih ampuh gunakan cara personal / pribadi. percetakan.6juta. misal: “halo anton. • Waktu : 8. Sehingga diperkirakan maximal 160 orang. pengelolaan yang transparan dan laporan berkala.000!.000 (Murah bukan?) . Jerih payah anda selama berbulan-bulan bisa terbayar bukan? Bagaimana jika reuni diadakan di Cafe? Panitia harus membuat kesepakatan dengan pihak cafe tentang bagi hasilnya.640.2000 Tenda 100m2 Meja 6 Bh Sound System Backdrop 5M Stand minuman ringan 160 Snackbox @8rb Sewa Tempat Satpam & Kebersihan Publikasi (Pulsa) Biaya rapat Lain – lain Total Biaya = Rp.100. Ulangi sms tersebut ke bayu & gita dengan menyebutkan bahwa anton akan hadir. alat pesta dll.. saya winda.80. 2. Bohong sedikit demi kebaikan rasanya ok saja kan? Sehingga mereka merasa ada yang menemani saat reuni. Penjualannya bisa dipesan terlebih dahulu atau pada saat acara. Misal saldo reuni adalah 4 juta.250. Undangan secara massal biasanya berisi kata –kata seperti “ayo teman-teman hadirilah acara Reuni SMA X pada tanggal…di…” yang dikirim via grup facebook. 10. Tetapi ada juga yang daftar 1 hari sebelumnya atau saat acara berlangsung. 2.4.. Sponsor bisa memberikan uang.000 = Rp. namun orang mendapat jatah 1 snackbox dan minuman ringan sepuasnya. 11. orang penting.30 WIB 1.000 = Rp. media massa.200. Penjualan asesoris. pin.200.30 – 11..000 = Rp.3. 3.1. Jika ditabung perlu . 12.000 = Rp.300. • Jangan gunakan bahasa gaul. Souvenir yang bisa dijual antara lain: kaos. Sponsor. Untuk itu panitia harus menyiapkan proposalnya. Tentu saja yang anda tanyakan adalah hobi dan kebiasaan yang menyenangkan saja. perlengkapan dan acara mendapat masing .tgl. Jangan mengundang secara massal di sms OK. teman qt bayu & ita dll juga akan dtg”. 7. 4.300. Jika anda sebarkan undangan dengan tulisan yang sama terus menerus bisa dianggap spam yang mengganggu.700. Urusan duit sedikit saja bisa memutuskan silaturahmi.000. anggota yang sedang sakit parah atau doorprize. Masih suka balap motor nih? Btw qt mau reuni sma X di.000 = Rp. • Sms silang. Tidak ada makan besar. 6.tgl.200.000 = Rp. maka panitia mendapat untung Rp. 9.masing 20% = 800ribu. Anggota bisa berpromosi usahanya.000 = Rp. Caranya dengan sms atau email yang isinya: • Gunakan Nama. Menurut kesepakatan Ketua panitia mendapat 40% berarti 4juta x 40%=1.360. catering.. Pihak ketiga disini adalah bayu & ita yang semasa sma dulu berteman baik..500 / per undangan.54. # $ *' & &+ &* & Total biaya dibagi 80 undangan = Rp. 8. Setiap undangan dianggap membawa suami/istri. minder atau hal – hal yang 3 .akan was-was menunggu transfer pendaftaran. diskon atau barter promosi. Pembagian hasil. 3. qt mau reuni sma X di.tgl.280. Undangan tersebut cocok untuk menyebarkan isu awal / sounding. • Hobi & Kebiasaan. saya winda. Kelebihan dana bisa ditabung atau dihabiskan. dana bisa disumbangkan ke sekolah.000 = Rp. Sms ke teman dengan menyebutkan nama anda dan teman yang diundang. Bisa juga dari pihak ketiga seperti perusahaan rokok. Jika tiap undangan harus membayar Rp. selebritis atau mungkin stress. padahal anda tahu anton belum konfirmasi akan hadir.

Selanjutnya ceritakan kegagalan anda seperti di-phk. Jika yang diundang tidak bisa hadir paling tidak memberikan donasi seikhlasnya untuk berpartisipasi di acara tersebut. Bisa-bisa anda dimusuhi karena mengancam. beres! Agar tidak terkelompok-kelompok perlu seorang atau sepasang MC yang bisa mengarahkan suasana. Alangkah baiknya bila panitia memberitahukan bahwa waktu shalat telah tiba dan dimana letak mushola/masjid terdekat. Cerita sukses baiknya diceritakan awal. pengedar obat terlarang atau juara pertama dari belakang. Biasanya akan ada acara spontanitas diluar acara tersebut misal bernyanyi bersama. makanan mahal atau panggung mewah. • Aib anda saat sekolah dulu bisa terbongkar. doorprize. Yang penting undangan bisa bertemu. Berikut contoh acara Reuni yang sederhana: 08. Teman yang belum punya pasangan hidup bisa minder dan malu dihadapan anda. meja dan panggung agar undangan bisa saling tertatap muka dengan tetap fokus di panggung. Ramah Tamah) Apakah undangan bisa membawa keluarga anak dan istri/suami? Beberapa pertimbangan jika membawa keluarga ke reuni: • Keluarga akan bosan dan mengajak pulang karena tidak ada yang kenal selain anda. bangkrut dll. anak – anak yang lucu dan keluarga yang harmonis. Dan suasana akan menjadi ceria. nomor hp. Oleh karena itu gunakan bahasa yang halus jangan bahasa gaul dan kasar seperti “Halo bro.00 Pendaftaran & Pembagian Snack Box 08:30 Pembukaan oleh MC 08:40 Sambutan Ketua Panitia + Doa 08:50 Sambutan sesepuh (ex. “kalo ga dtg nyesel seumur hidup!” atau “ga dateng ga kompak!”.' % . Lebih baik lagi jika diadakan shalat berjamaah seluruh undangan (yang muslim). “we miss you”. Jangan mengancam. Selain itu adalah pihak pengelola tempat reuni (misal cafe) karena akan banyak makanan yang dipesan 0 % 1 /' 2 3 & &** &* Berikut ini adalah contoh layout pengaturan kursi. Gunakan cara yang sama tetapi dengan kata dan kalimat yang berbeda misal: “ditunggu sekali kehadirannya”. foto-foto. +# + + . Misal dulu anda adalah playboy. 4 . gue ngajak loe dtg ke tempat kongkow…”. Ketua kelas) 09:00 Tukar cerita masa lalu dipandu MC 11:00 Penutupan oleh MC + Doa 11:10 Pengisian formulir Database berisi nama. Karena selain lebih artistik juga berkesan formal.• • • • tidak anda duga. permainan. ketawa ketiwi bisa sampai melupakan waktu shalat. Yang untung jika kelurga ikut hadir adalah anda sendiri karena ada teman. putus pacar. Tidak perlu sound system ribuan watt. alamat. foto bersama dan acara kreatif lainnya. Tagline iklan sampurna hijau “ga ada loe ga rame” adalah contoh yang baik. Osis. • Niat anda membawa keluarga bisa jadi ajang pamer istri yang cantik. sehingga obrolan tidak sebebas dahulu saat masih sendiri. terbuka dan tidak ‘jaim’. Andapun harus memberikan sesuai (misal kaos. Acara resmi tidak perlu panjang – panjang. Selain via sms dan email. karena otomatis peserta akan berkumpul dengan kelompoknya. lebih baik lagi jika langsung diberikan oleh panitia agar acara terkesan sangat penting. cd foto2 reuni dll) untuk teman yang tidak hadir tersebut. Setiap individu adalah penting. & Apakah acara utama tapi sering terlewatkan? Ya jawabnya adalah Shalat! Ngobrol ngalor ngiodul. Misal “awas kalo ga dtg”. 11:20 Bebas (Foto – Foto. pemilihan ketua. jangan menonjolkan keberhasilan dan kesuksesan anda. suami yang kaya. ex. Namun teman lain akan lebih bersemangat menceritakan kegagalannya. email dll. ketawa ketiwi. % %+ ' Jika ada acara tukar cerita atau pengalaman. jauh lebih manjur lagi jika mengundang lewat surat seperti hanya undangan pernikahan. ngobrol ngalor ngidul. karena kebodohan anda. Undangan offline. • Teman anda akan canggung jika berada dekat istri/suami anda. “temen2 ingin ketemu kamu lho” dll. ' + % & / + % * Acara reuni tidak serumit seminar dan pentas musik. Undangan bisa diantar via pos. personal dan profesional. Cerita tentang kegagalan sangat disukai bukan? Teman anda mungkin tertawa terbahak-bahak.

Kesuksesan reuni bisa dilihat dari persentase undangan yang hadir bukan saldo akhir. misal kita mengundang 100 orang. Terlalu vulgar jika kita berikan uang saja dengan jumlah besar saja. jangan sekaligus. Jika guru atau wali kelas masih hidup. Dengan modal DVD 5rb plus ongkos kirim 20rb bisa untung 25rb. Anda bisa tebak sendiri akibatnya antara lain: tatapan muka antar undangan jarang terjadi. Akan sulit dan lama untuk mendapatkan data foto –foto setelah reuni. teganya membisniskan teman sendiri! Dari total undangan yang disebarkan berapa persenkah yang hadir? Ukuran penilaian seperti sekolah tinggi. sebagai berikut : • 0% – 40% = E (Buruk) • 40% – 50% = D (Kurang) • 50% – 70% = C (Cukup) • 70% – 85% = B (Baik) • 85% – 100% = A (Memuaskan) • >100% = A Plus (Menakjubkan!) Lho koq ada >100%? Bisa saja. Khusus layout 3 keuntungannya adalah undangan lebih menyatu dan tatapan muka lebih sering. aula atau Balai Penyuluhan bisa memotivasi siswa saat itu agar bisa sesukses alumninya. DVD tersebut bisa ditawarkan di akhir acara atau nanti di grup facebook. Selain itu dapat disisipkan sejumlah uang untuk kesejahteraannya. Dengan mencicil 3 foto perhari maka sebuah foto akan banyak tag dan komentar. Suatu kebanggaan bila foto angkatan tersebut bisa terpampang selama bertahun-tahun di sekolah. Kelemahannya adalah perlu ruang yang lebih besar dan penyusunan kursi lebih rumit. • Emas. introspeksi dan menilai proses sejak awal mulai pengumpulan data. papan nama dll. hari ke-2 upload 3 foto lagi dst sampai hari ke 40 (seperti tahlilan ya? ). Jika ukuran kesuksesan dilihat dari saldo / sisa uang masuk. gunakan saja perhiasan emas sebagai tanda mata. • Upload ke facebook secara berkala. juga mudah untuk diuangkan. Layout 4 adalah layout formal seperti di kelas dimana kursi bagian belakang jauh dari pangung. Oleh karena itu sebaiknya disiapkan laptop dengan card reader. Reuni adalah acara sosial bukan bisnis. TOA. DVD koleksi foto –foto tersebut bisa diberikan untuk teman – teman yang tidak datang tetapi telah membayar. • Uang bisa diberikan ke guru jika beliau sedang dirawat di rumah sakit atau dalam kondisi hidup yang kurang layak. • Foto – foto reuni dan foto jadul yang dikemas dalam sebuah DVD bisa ditawarkan dengan harga misal Rp. misal: Sound system. bisa diberikan piagam penghargaan sebagai tanda mata. sewa tempat dll sampai akhir acara. • Saat acara berakhir panitia sebaiknya mengumpulkan foto – foto dari undangan yang membawa foto digital. orang cenderung mengisi kursi paling belakang karena pandangan lebih luas. Berikut ini adalah bentuk sumbangan yang bisa diberikan: • Fasilitas & peralatan untuk sekolah. ternyata ada 110 orang yang hadir karena teman yang diundang mengajak teman lain diluar daftar. Panitia kembali berkumpul untuk mengevaluasi. Foto reuni ukuran besar jika ditempel di ruang guru. Ketiga layout tersebut cocok untuk reuni. Layout ini sebaiknya dihindari. Untuk penanda perlu ditambah tulisan permanen misal “sumbangan alumni smp x angkatan xx” • Foto dengan Figura untuk sekolah. Selain indah. Akan banyak pengalaman baru dan hikmah yang didapat bukan? Sehingga untuk reuni berikutnya akan jauh lebih mudah dan lebih antisipatif. 5 . # &+ /' • Penayangan foto – foto jadul via infokus atau buku album. komputer. Misal 1 hari setelah reuni upload 3 foto.Layout 1 – 3 adalah layout informal seperti panggung musik. • Piagam Penghargaan untuk guru. Jika tidak akan memberikan uang kepada gutu. diiringi lagu-lagu yang populer saat itu.50rb termasuk ongkos kirim. 4 5 3' Jika ada dana lebih bisa disumbangkan ke pihak sekolah atau wali kelas atau guru yang masih hidup.

Idul Fitri dll. Demikian sedikit ‘rahasia’ dibalik suksesnya acara reuni. • Penggalangan dana untuk anggota yang sedang tertimpa musibah • Kunjungan keluarga ke anggota yang belum bisa hadir. Natal. Bisa juga untuk mempromosikan bisnis & peluang kerja. Berikut ini agar tetap terjalin hubungan: • Dukungan kepada Ketua Alumni Angkatan agar bisa menjembatani aspirasi antar anggota dan membuat silaturahmi tetap terjaga kehangatannya. • Update Info di Grup facebook. Segala kekurangan di tulisan ini karena keterbatasan pengetahuan penulis. • Publikasi Database via email.www. • Ucapan Selamat pada event khusus seperti Tahun Baru.6! 7 8 9 Setelah puas melepas rindu akhirnya tiba saat untuk berpisah .hendihen. Database yang ada bisa dibagikan secara internal ke semua anggota. Berita suka dan duka bisa ditulis di dinding atau pesan grup. Semoga ada manfaatnya.net 6 . Silakan kembangkan lebih kreatif lagi Ok! **** Sampai Jumpa ***** Salam: Hendi Hendratman .com hendihen@telkom.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful