KORESPONDENSI BAHASA

INDONESIA
ASEP KOSWARA
PENGERTIAN
 Surat adalah sarana komunikasi tertulis
antara satu pihak dengan pihak lain yang
saling berkepentingan
FUNGSI SURAT
 Sebagai alat komunikasi tertulis
 Sebagai alat bukti outentik
 Sebagai alat bukti historis
 Sebagai duta/wakil
 Sebagai Pedoman
KRITERIA SURAT
 Kriteria surat :
 Dikemas dalam bentuk yang menarik.
 Bahasanya mudah dimengerti.
 Langsung kepada intinya (tidak bertele-tele).
Surat menurut pemakaiannya
 Surat Dinas
 Surat Pribadi
 Surat Niaga
 Surat Dinas
 Surat dinas digunakan untuk keperluan dinas, instansi-
instansi. Bahasa surat dinas harus menggunakan bahasa
yang baku, formal, jelas, muudah dipahami dan
menggunakan EYD sebagai panduan penulisannya. Surat
dinas menyangkut kedinasan dan surat resmi.
 Fungsi surat dinas:
 Dokumen tertulis dan bukti hitam diatas putih.
 Alat pengingat, karena surat itu dapat diarsipkan sehingga
mudah dicari apabila di perlukan.
 Bukti sejarah, seprti pada surat-surat tentangperubahan
perkembangan suatu instansi.
 Pedoman kerja, seperti surat keputusan dan surat instruksi.
FUNGSI SURAT DINAS
 Fungsi surat dinas:
 Dokumen tertulis dan bukti hitam diatas putih.
 Alat pengingat, karena surat itu dapat
diarsipkan sehingga mudah dicari apabila di
perlukan.
 Bukti sejarah, seprti pada surat-surat
tentangperubahan perkembangan suatu
instansi.
 Pedoman kerja, seperti surat keputusan dan
surat instruksi
CIRI SURAT DINAS
 Menggunakan instrument yang sesuai
termasuk ukuran kertas, jenis & warna, tinta,
serta bentuk tulisan.
 Memakai bentuk surat yang standar.
 Menggunakan bahasa Indonesia yang baku

dengan penyampaian singkat, lugas, jelas

dan santun, serta menyajikan fakta yyang
benar jika diperlukan.
 Menghindari kata-kata singkatan dan tidak

umum, perhatikan kerapihan dan kebersihan.

SURAT PRIBADI
 Surat pribadi adalah surat perseorangan
kepada orang lain atau organisasi. Pengirim
surat pribadi harus menyebut dirinya dengan
kata saya atau kata ganti orang pertama.
 Surat pribadi dibagi menjadi :
 Surat pribadi resmi
 Surat pribadi tidak resmi
SURAT NIAGA
 Surat Niaga adalah surat yang digunakan dalam
kegiatan usaha atau bisnis. Biasanya surat niaga
dibuat oleh perusahaan untuk mencari
keuntungan.
 Surat niaga terdiri dari :
 Surat jual beli
 Kwitansi
 Perdagangan
 Surat niaga dibagi menjadi :
 Surat niaga intern
 Surat niaga ekstern
MACAM SURAT NIAGA
 Macam-macam surat niaga yang sering digunakan
oleh perusahaan :
 Permintaan penawaran
 Surat yang dibuat oleh calon pembeli untuk meminta
keterangan tentang harga, diskon, pembayaran, dll.
 Penawaran (offerte)
 Surat yang dibuat oleh penjual kepada calon pembeli.
 Pesanan (order)
 Surat yang dibuat calon pembeli kepada penjual yang
berisi pesanan pembelian barang-barang.
Berdasarkan Jumlah Pembaca

 Pengumuman
 Pengumuman adalah surat yang ditujukan

kepada beberapa orang, instansi, atau pihak

lain yang namanya terlalu banyak untuk
disebutkan satu per satu. Pengumuman ini
dapat digunakan dalam ruang lingkup yang
terbatas maupun dalam ruang lingkup yang
lebih luas. Misalnya, pengumuman
penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
SURAT EDARAN
 Surat Edaran
 Surat edaran adalah surat yang dikirimkan

kepada beberapa orang, baik di dalam

maupun di luar kantor yang bersangkutan.
Kadangkadang, surat ini hanya berisi sesuatu
yang hanya diketahui oleh para pejabat
tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat
disebarkan ke ruang lingkup yang lebih luas.
Bentuk Surat

 Penulisan surat dapat dikelompokkan ke dalam beberapa bentuk

penulisan surat. Adapun yang dimaksud bentuk surat adalah
tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Cara penulisan surat
pada setiap instansi atau organisasi berbeda-beda. Keragaman
itu bergantung pada kebiasaan dan aturan instansi yang
bersangkutan.
 Pada umumnya, dalam surat-menyurat resmi, dikenal beberapa
macam bentuk surat, yaitu:
 a) bentuk lurus penuh (full block style);
 b) bentuk lurus (block style);
 c) bentuk setengah lurus (semi block style); dan
 d) bentuk resmi Indonesia (official style).
 Untuk memperjelas pemahaman Anda tentang bentuk surat ini,
di bawah ini, akan dibahas satu per satu bentuk surat tersebut.
Bentuk Lurus Penuh (full block style)

 Semua bagian surat yang dibuat dengan bentuk ini, diketik mulai
dari margin kiri. Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf
yang lainnya diberi spasi satu baris. Untuk lebih jelas, perhatikan
contoh surat bentuk lurus penuh berikut
 Dalam surat yang ditulis dengan bentuk Indonesia baru, alamat surat dan
tubuh surat ditulis di bawah nomor/lampiran/perihal.Sementara
tembusan ditulis sejajar dengan margin kiri tubuh surat. Jika surat yang
dibuat dengan bentuk Indonesia baru tidak menyertakan nomor,
lampiran, dan perihal surat, tubuh surat dan alamat surat tetap ditulis
mulai dari margin kiri. Akan tetapi, baris awal paragraf ditulis lima
ketukan dari margin kiri. Agar lebih jelas, perhatikan contoh variasi
bentuk resmi Indonesia baru di samping. Dari berbagai jenis dan bentuk
surat yang telah dijelaskan, berikut ini Anda akan mempelajari jenis surat
edaran. Apa yang dimaksud dengan surat edaran? Surat edaran adalah
surat yang berisi pemberitahuan yang ditujukan kepada seseorang
(pejabat) atau beberapa orang (pejabat) tertentu pada suatu instansi.
Selain itu, surat edaran pun digunakan untuk memberitahukan sesuatu
kepada orang banyak dan diharapkan, isi surat tersebut dapat
dilaksanakan dengan baik. Surat edaran, biasanya, berisi penjelasan-
penjelasan atau petunjukpetunjuk tentang cara pelaksanaan suatu
peraturan atau perintah yang telah ada
Bentuk Resmi Indonesia

 Bentuk surat resmi Indonesia, biasanya, dipakai oleh

instansiinstansi pemerintah. Bentuk ini mempunyai dua
variasi, yaitu:
 a. Bentuk Resmi Indonesia Lama Surat-surat dengan
bentuk ini mempunyai ciri-ciri:
 (1) Tanggal surat didahului nama tempat,
 (2) Alamat surat ditulis di sebelah kanan surat, di
bawah nama tempat dan tanggal surat,
 (3) Jabatan pengirim surat ditulis di atas tanda tangan,
nama ditulis di antara tanda kurung, dan
 (4) nama pengirim surat digarisbawahi.
 Agar lebih jelas, perhatikan contoh surat berikut ini.
Agar lebih jelas, perhatikan contoh
surat berikut ini
 Bentuk Resmi Indonesia Baru Surat yang dibuat dengan
bentuk ini mempunyai ciri-ciri:
 (l) tanggal surat ditulis tanpa didahului nama tempat

karena nama tempat sudah tertulis pada kepala surat;

 (2) alamat surat ditulis pada sebelah kiri;
 (3) di atas tanda tangan ditulis salam penutup dari

pengirim surat, jabatan secara singkat ditulis di bawah

nama. Khusus untuk surat dinas yang sifatnya formal,
jabatan ditulis di atas tanda tangan;
 (4) sifatnya tidak formal, jabatan secara singkat ditulis

di bawah nama;
 (5) nama pengirim ditulis tanpa diapit tanda kurung.
contoh surat bentuk resmi Indonesia
baru berikut.
 Keterangan:
 1. Kepala surat 6. Tubuh surat
 2 Nomor 7. Salam penutup
 3. Tanggal bulan dan tahun 8. Jabatan

pengirim surat
 4. Nama dan alamat yang dituju 9. Nama

pengirim
 5. Salam pembuka 10. Tembusan