TUGAS FARMASI RUMAH SAKIT PENGADAAN OBAT

Oleh Ni Made Amelia Ratnata Dewi Ni Wayan Agustini Zunita Nurhais Ni Made Meirina Dwitarini Ni Komang Wetriani (1008515005) (1008515011) (1008515047) (1008515051) (1008515053)

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS UDAYANA 2010

. maka perbekalan barang farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab. alat kedokteran. . termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. Untuk itu. harga yang terjangkau. Aspek terpenting dari pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan penggunaan obat. menyebutkan bahwa pelayanan farmasi RS adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan RS yang berorientasi kepada pelayanan pasien. Dengan meningkatnya pengetahuan dan ekonomi masyarakat menyebabkan makin meningkat pula kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan kefarmasian. jika masalah perbekalan farmasi tidak dikelola secara cermat dan penuh tanggung jawab maka dapat diprediksi bahwa pendapatan RS akan mengalami penurunan. keamanan dan keefektifan penggunaan obat. 2007). 2004). Kegiatan dari pengadaan ini meliputi proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran (Seto dkk. dan gas medik). Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90% pelayanan kesehatan di RS menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan. 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit (RS). ini harus termasuk perencanaan untuk menjamin ketersediaan. pemilihan dan penggunaan obat yang rasional. dan sistem pengadaan obat yang dapat dipercaya (Lalitha. WHO merekomendasikan bahwa usaha pemerintah untuk menyediakan akses obat harus memperhatikan 4 faktor yang krusial yaitu : keuangan yang mendukung. bahan radiologi. Dalam Surat Keputusan (SK) Menteri Kesehatan No. bahan kimia. Mengingat besarnya kontribusi instalasi farmasi dalam kelancaran pelayanan dan juga merupakan instalasi yang memberikan sumber pemasukan terbesar di RS. Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan revenue center utama. bahan alat kesehatan habis. dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi. penyediaan obat yang bermutu.BAB I PENDAHULUAN Pengadaan merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan dalam fungsi perencanaan. penetuan kebutuhan maupun penganggaran.

y Wetmatig : cara atau sistem pengadaan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku. (2008). Pelaksanaan dari fungsi pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian.3 Langkah Pengadaan Obat Langkah . 2. Di dalam pengadaan dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan. 2008).. serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran.langkah dalam pengadaan obat adalah : (1) Pemilihan metode pengadaan (2) Pemilihan pemasok . jumlah dan mutu yang telah direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan (Hartono. Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan (Depkes RI. misal untuk rumah sakit umum) (Depkes RI. pembuatan. penentuan kebutuhan (dengan peramalan yang baik). y Rechtmatig : harus sesuai dengan kemampuan keuangan. 2. penukaran ataupun penerimaan sumbangan (hibah. 2008).BAB II PEMBAHASAN 2. adapun hal yang harus diperhatikan dalam proses pengadaan adalah sebagai berikut: y Doelmatig : harus sesuai kebutuhan yang sudah direncanakan sebelumnya.2 Fungsi dan Tujuan Pengadaan Fungsi pengadaan adalah merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan. maupun penganggaran. Menurut Seto dkk.1 Definisi Pengadaan Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis. 2007).

terbatas tidak lebih dari 3 rekanan untuk penentuan harga. tender terbatas. kebijakan tentang barang yang dikembalikan dan pengemasan. harga. y Ada tawar menawar untuk pencapaian spesifik harga 4. Tender terbuka (pelelangan umum) y Berlaku untuk semua rekanan yg terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan y Pada penentuan harga. metode ini lebih menguntungkan tetapi memerlukan waktu yang lama. 2008) 2. apoteker harus mendasarkan pada kriteria berikut: mutu produk. Pembelian dengan negosiasi dan kontrak kerja (Pembelian dengan tawar menawar) y Dilakukan pendekatan dengan rekanan terpilih . ada empat metode pengadaan obat (Maimun. pengadaan / penunjukan langsung. Harga relatif lebih mahal Metode pengadaan obat yang lazim dilaksanakan adalah dengan sistem tender terbuka. negosisiasi bersaing.4 Metode Pengadaan Obat Pembelian dengan penawaran kompetitif (tender) merupakan suatu metode penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara mutu dan harga. reputasi produsen. dan staff yang kuat 2. Pengadaan langsung y y Biasanya pembelian jumlah kecil dan perlu segera tersedia. Tender terbatas atau lelang tertutup (pelelangan terbatas) y Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terbatas dan punya riwayat baik y Harga masih dapat dikendalikan.(3) Pemantauan status pesanan (4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat (5) Penerimaan dan pemeriksaan obat (Maimun. et al. mutu pelayanan pemasok. dapat dipercaya. berbagai syarat. dimana . 2008) : 1. apabila ada dua atau lebih pemasok.tenaga dan beban kerja lebih ringan daripada lelang terbuka 3. Menurut Quick J. perhatian lebih. ketepatan waktu pengiriman.

Kombinasi yang berbeda dari model ini mungkin dapat diterapkan pada tingkat (level) yang berbeda (Maimun. mendapatkan kualitas sesuai yang diinginkan. 2008). meliputi : 1. Penerimaan dan pemeriksaan obat 5. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat 4. 2008). Obat yang mahal atau sering dipakai pembelian dilakukan sekali sebulan. 2008). Frekuensi pengadaan bervariasi untuk tiap level pelayanan kesehatan. Proses pengadaan yang efektif harus dapat menghasilkan pengadaan obat yang tepat jenis maupun jumlahnya. menjamin semua obat yang dibeli memenuhi standar kualitas. Pemantauan status pesanan Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat. Persyaratan pemasok 3. dapat menentukan jadwal pembelian untuk menekan biaya pengadaan dan efisien dalam proses pengadaan (Maimun. Kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan 2. bila ada kesalahan mudah mengurusnya. 2008). Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat antara lain (Hartono. sewaktu-waktu kehabisan atau kekurangan obat dapat langsung menghubungi distributor (Maimun. Pada pusat pelayanan kesehatan atau RS mungkin kebanyakan item obat dipesan perbulan dan untuk mengatasi kekurangan yang terjadi ditambah dengan pesanan mingguan dan seterusnya. untuk obat yang murah dan jarang digunakan dibeli sekali setahun atau setengah tahun (Maimun. 2007) : 1. dapat diperkirakan waktu pengiriman sehingga tidak terjadi penumpukan atau kekurangan obat. Pengadaan obat dapat dimungkinkan berjalan menurut model yang berbeda misalnya pembelian tahunan. waktu pengiriman dan beban kerja daripada kantor yang mengadakan. Penyusunan rencana pemasukan obat . juga volume obat tidak begitu besar sehingga tidak menumpuk atau macet di gudang. Menurut penelitian Sarmini. memilih supplier yang handal dengan servis memuaskan. memperoleh harga yang murah. harganya lebih murah karena langsung dari distributor atau sumbernya. pembelian tetap atau pembelian terus menerus.keseluruhannya akan berpengaruh terhadap harga. pengadaan obat dengan pembelian langsung sangat menguntungkan karena disamping waktunya cepat. memperpendek lead time .

7. Penerimaan obat 3. Obat Program Kesehatan.2. 6. Batas kedaluwarsa obat pada saat pengadaan minimal 3 tahun dan dapat ditambah 6 bulan sebelum berakhirnya masa kedaluwarsa untuk diganti dengan obat yang masa kedaluwarsanya lebih jauh. Seleksi terhadap supplier yang dapat dipercaya dengan produk yang berkualitas. Mengalokasikan dan memilih calon penyedia obat (supplier). Memilih metode pengadaan. Menyesuaikan atau mencocokan kebutuhan dan dana. 4. Menerima dan mengecek obat. Obat termasuk dalam katagori VEN. 2. 3. 2. Pemeriksaan mutu obat 4. 2008) : 1. 3. 5. 2007) : 1. Ada beberapa kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan antara lain (Hartono. Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat 5. . Pengadaaan obat-obatan dengan harga mahal dengan jumlah yang tepat. Obat termasuk dalam Daftar Obat Publik. Siklus pengadaan obat meliputi langkah-langkah sebagai berikut (Hartono. Mencapai kemungkinan termurah dari harga total. ada empat strategi dalam pengadaan obat yang baik (Maimun. 6. Pastikan ketepatan waktu pengiriman obat. Menentukan syarat-syarat atau isi kontrak. 4. Memantau status pesanan. Pengisian formulir realisasi pengadaan obat Menurut WHO. Meninjau atau memeriksa kembali tentang pemilihan obat (seleksi obat). 5. Obat memiliki Sertifikat Analisa dan Uji Mutu yang sesuai dengan nomor batch masing-masing produk. Obat diproduksi oleh Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB. 2007) : 1. 2. 4. 3. Obat Generik yang tercantum dalam DOEN yang masih berlaku. Obat telah memiliki Izin Edar atau Nomor Regristrasi dari Departemen Kesehatan RI. Pencatatan harian penerimaan obat 6.

1 Siklus pengadaan obat Pengendalian Persediaan Untuk menetapkan prioritas pengadaan obat yang sesuai dengan anggaran yang ada dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu: 1. .8. Gambar 2. dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A. Melakukan pembayaran. Analisis ABC a) Definisi Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto. Mengumpulkan informasi mengenai pemakaian. 9. 10. Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah. B dan C. Mendistribusikan obat.

2008). Sedangkan pengendalian obat untuk kelompok B tidak seketat kelompok A. Dalam keterkaitannya dengan persediaan di IFRS maka yang dimaksud kelompok A adalah kelompok obat yang harganya mahal. sambil mencari strategi untuk mendongkrak penjualan kelompok B (Maimun. y Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory. Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan berbeda y antara perusahaan satu dengan yang lainnya (Maimun. Kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory. dibandingkan kelompok B yang kurang kritis. Dalam organisasi penjualan. Oleh karena itu disimpan secara rapat agar tidak mudah dicuri bila perlu dalam persediaan pengadaannya sedikit atau tidak ada sama sekali sehingga tidak ada dalam penyimpanan. 2008) . Meskipun demikian laporan penggunaan dan sisa obatnya dilaporkan secara rinci untuk dilakukan monitoring secara berkala pada setiap 1-3 bulan sekali. inventory. sedangkan kelompok C mempunyai dampak yang kecil terhadap aktivitas gudang dan keuangan (Maimun. Pengendalian obat untuk kelompok C dapat lebih longgar pencatatan dan pelaporannya tidak sesering kelompok B dengan sekali-kali dilakukan monitoring dan persediaan dapat dilakukan untuk 2-6 bulan dengan penyimpanan biasa sesuai dengan jenis perlakuan obat. Kelompok A adalah kelompok yang sangat kritis sehingga perlu pengontrolan secara ketat. Prinsip ABC ini dapat diterapkan dalam pengelolaan pembelian. penjualan dan sebagainya. 2008). analisis ini dapat memberikan informasi terhadap produk-produk utama yang memberikan revenue terbesar bagi perusahaan. maka harus dikendalikan secara ketat yaitu dengan membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar dapat dilakukan monitoring secara terus menerus. Pihak manajemen dapat meneruskan konsentrasi terhadap produk ini. Cara penyimpanannya disesuaikan dengan jenis obat dan perlakuannya.y Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory.

Hitung presentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan 4. Urutan langkah sebagai berikut : a. b. dimuali dengan urutan 1 dan seterusnya e. Jumlahkan anggaran total. Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu metode perencanaan. d. hitung masing-masing prosentase jenis perbekalan farmasi terhadap anggaran total. Perbekalan farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70% 6.b) Prosedur analisis ABC Prinsip utama analisis ABC adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan farmasi ke dalam suatu urutan. daftar harga perbekalan farmasi. c. dimulai dengan jenis yang memakan anggaran terbanyak. Kelompokkan ke dalam jenis-jenis/ katagori. Identifikasi perbekalan farmasi yang menyerap ± 70% anggaran perbekalan total. Perbekalan farmasi kategori B termasuk dalam kumulas 71-90% 7. y y y Cara Perhitungan: 1. dan biaya yang diperlukan untuk tiap nama dagang. Hitung kumulasi persennya 5. Perbekalan farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi 90-100% (DepKes RI. Hitung jumlah dana yang dibutukan untuk masing-masing obat dengan cara mengalikan jumlah obat dengan harga obat 2. 2008) . Tentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil 3. Hitung prosentase kumulatif. 2008) Perbekalan farmasi katagori A menyerap anggaran 70% Perbekalan farmasi katagori B menyerap anggaran 20% Perbekalan farmasi katagori C menyerap anggaran 10% (DepKes RI. Urutkan kembali perbekalan farmasi di atas mulai dari yang memakan prosentase biaya paling banyak. dan jumlahkan biaya per jenis/ katagori perbekalan farmasi.

Jumlah Harga Biaya Kumulatif % % Kelompok Persediaan Biaya Kumulatif #10286 200 12000 2400000 2400000 47 47 A #11526 100 7500 750000 3150000 15 62 A #12760 20 20000 400000 3550000 8 70 A #10867 20 18000 360000 3910000 7 77 B #10500 12 28000 336000 4246000 7 84 B #12572 200 700 140000 4386000 3 87 B #14075 35 17000 595000 4981000 11 98 C #12460 50 1000 50000 5031000 1 99 C #13745 5 10000 50000 5081000 1 100 C 5081000 8.1 Data analisis ABC No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. yang termasuk dalam kelompok ini antara lain : obat penyelamat (life saving drug). B atau C (Maimun. Hitung persentase harga dari masing-masing item e. Tentukan klasifikasinya A.Tahapan-tahapan dalam analisis ABC dengan menggunakan program Microsoft excel adalah sebagai berikut : a. 2008) c) Contoh Perhitungan Menggunakan Analisis ABC Tabel 2. Hitung persentase kumulatif dari masing-masing item terhadap total harga g. obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk . Kalikan harga dan jumlah kebutuhan d. Buat daftar list semua item dan cantumkan harganya b. Semua jenis obat yang direncanakan dikelompokan ke dalam tiga kategori yakni : y Vital (V) adalah kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital). Analisis VEN Analisa VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada dampak tiap jenis obat terhadap kesehatan. Atur daftar list secara desending dengan nilai harga tertinggi berada di atas f. Masukkan jumlah kebutuhannya dalam periode tertentu c.

mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar. Kombinasi ABC dan VEN Jenis obat yang termasuk kategori A (dalam analisis ABC) adalah benar-benar yang diperlukan untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E dan sebagain V (dari analisa VEN). Sebaliknya jenis obat dengan status N harusnya masuk dalam kategori C. Persediaan #10286 #11526 #12760 #10867 #10500 #12572 #14075 #12460 #13745 Jenis Obat Kardiotonik Antibiotika Suplemen Makanan Antitoksin Analgesik Vitamin B kompleks Adrenalin Antibiotika Vitamin C Kategori V E N V E N V E N 9. . suplemen dan lain-lain. y Esensial (E) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit. atau mengurangi penderitaan pasien. obat jantung. obat gastrointestinal. y Non-esensial (N) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakan untuk penyakit yang sembuh sendiri (self limiting disease). Contoh obat yang termasuk jenis obat Essensial adalah antibiotic. perbekalan farmasi yang diragukan manfaatnya. Contoh obat yang termasuk jenis obat Non-essensial adalah vitamin. insulin. antitoksin. NSAID dan lain lain. perbekalan farmasi yang mahal namun tidak mempunyai kelebihan manfaat disbanding perbekalan farmasi lainnya. Contoh Analisis menggunakan metode VEN Tabel 2.2 Data analisis VEN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. Contoh obat yang termasuk jenis obat Vital adalah adrenalin.

EB dan EA. maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan xobat yang masuk kategori NA menjadi prioritas berikutnya. Mekanismenya adalah sebagai berikut: y Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi atau dihilangkan dari rencana kebutuhan. NA dimulai dengan pengurangan obat kategori EC. Persediaan #10286 #11526 #12760 #10867 #10500 #12572 #14075 #12460 #13745 Kelompok ABC A A A B B B C C C Kelompok VEN V E N V E N V E N Metode Gabungan VA EA NA VB EB NB VC EC NC . bila dana masih kurang.Digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan obat dimana anggaran yang ada tidak sesuai kebutuhan. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yang tersedia masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya.3 Data analisis gabungan ABC dan VEN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. V E N Metode gabungan A VA EA NA ini digunakan B VB EB NB untuk C VC EC NC melakukan pengurangan obat. y Pendekatan sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC. NB. Contoh Analisis Menggunakan Metode Gabungan Tabel 2.

Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis. . Metode pengendalian persediaan farmasi ada 3 yaitu : metode ABC.BAB III KESIMPULAN 1. jumlah dan mutu yang telah direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan 2. dan metode kombinasi ABC dan VEN. metode VEN.

2008. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Maimun. Suciati . Manajemen Farmasi.DAFTAR PUSTAKA Depkes RI. 2004. A. dan Lily T. Analisis Proses Perencanaan Kebutuhan Obat Publik Untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) di Puskesmas Sewilayah Kerja Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya. Perencanaan Obat Antibiotik Berdasarkan Kombinasi Metode Konsumsi dengan Analisis ABC dan Reorder point terhadap Nilai Persediaan dan Turn Over Ratio di Instalasi Farmasi RS Darul Istiqomah Kaliwungu Kendal (Tesis). Surabaya : Airlangga University Press. 2007. Hartono. . 2006. Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan ABC Indeks Kritis Di Instalasi Farmasi. 2008. Dan Wiku B. Seto. Yunita N. Semarang : Universitas Diponogoro. Semarang : Universitas Diponegoro. Jakarta: Departemen Kesehatan RI.B Adisasmito. Jakarta : Universitas Indonesia. Joko Puji. S. S.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful