TUGAS FARMASI RUMAH SAKIT PENGADAAN OBAT

Oleh Ni Made Amelia Ratnata Dewi Ni Wayan Agustini Zunita Nurhais Ni Made Meirina Dwitarini Ni Komang Wetriani (1008515005) (1008515011) (1008515047) (1008515051) (1008515053)

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS UDAYANA 2010

ini harus termasuk perencanaan untuk menjamin ketersediaan. Aspek terpenting dari pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan penggunaan obat. 2007). . penetuan kebutuhan maupun penganggaran.. 2004). dan gas medik). Dalam Surat Keputusan (SK) Menteri Kesehatan No. Kegiatan dari pengadaan ini meliputi proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran (Seto dkk. penyediaan obat yang bermutu. menyebutkan bahwa pelayanan farmasi RS adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan RS yang berorientasi kepada pelayanan pasien. pemilihan dan penggunaan obat yang rasional. Dengan meningkatnya pengetahuan dan ekonomi masyarakat menyebabkan makin meningkat pula kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan kefarmasian. 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit (RS). bahan radiologi. maka perbekalan barang farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab. dan sistem pengadaan obat yang dapat dipercaya (Lalitha. bahan alat kesehatan habis.BAB I PENDAHULUAN Pengadaan merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan dalam fungsi perencanaan. bahan kimia. WHO merekomendasikan bahwa usaha pemerintah untuk menyediakan akses obat harus memperhatikan 4 faktor yang krusial yaitu : keuangan yang mendukung. harga yang terjangkau. Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90% pelayanan kesehatan di RS menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan. alat kedokteran. dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi. keamanan dan keefektifan penggunaan obat. Untuk itu. termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. jika masalah perbekalan farmasi tidak dikelola secara cermat dan penuh tanggung jawab maka dapat diprediksi bahwa pendapatan RS akan mengalami penurunan. Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan revenue center utama. Mengingat besarnya kontribusi instalasi farmasi dalam kelancaran pelayanan dan juga merupakan instalasi yang memberikan sumber pemasukan terbesar di RS.

Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan (Depkes RI.langkah dalam pengadaan obat adalah : (1) Pemilihan metode pengadaan (2) Pemilihan pemasok .3 Langkah Pengadaan Obat Langkah . y Rechtmatig : harus sesuai dengan kemampuan keuangan. 2.2 Fungsi dan Tujuan Pengadaan Fungsi pengadaan adalah merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan. serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran. jumlah dan mutu yang telah direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan (Hartono. 2008). penukaran ataupun penerimaan sumbangan (hibah. 2008).BAB II PEMBAHASAN 2. Di dalam pengadaan dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan. penentuan kebutuhan (dengan peramalan yang baik). adapun hal yang harus diperhatikan dalam proses pengadaan adalah sebagai berikut: y Doelmatig : harus sesuai kebutuhan yang sudah direncanakan sebelumnya. misal untuk rumah sakit umum) (Depkes RI. y Wetmatig : cara atau sistem pengadaan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2007).. pembuatan. maupun penganggaran. 2.1 Definisi Pengadaan Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis. Pelaksanaan dari fungsi pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian. (2008). Menurut Seto dkk.

dan staff yang kuat 2. berbagai syarat. Menurut Quick J. y Ada tawar menawar untuk pencapaian spesifik harga 4.tenaga dan beban kerja lebih ringan daripada lelang terbuka 3. 2008) 2.(3) Pemantauan status pesanan (4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat (5) Penerimaan dan pemeriksaan obat (Maimun. pengadaan / penunjukan langsung. negosisiasi bersaing. ada empat metode pengadaan obat (Maimun. Tender terbuka (pelelangan umum) y Berlaku untuk semua rekanan yg terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan y Pada penentuan harga. apabila ada dua atau lebih pemasok.4 Metode Pengadaan Obat Pembelian dengan penawaran kompetitif (tender) merupakan suatu metode penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara mutu dan harga. kebijakan tentang barang yang dikembalikan dan pengemasan. ketepatan waktu pengiriman. Pengadaan langsung y y Biasanya pembelian jumlah kecil dan perlu segera tersedia. perhatian lebih. dapat dipercaya. Harga relatif lebih mahal Metode pengadaan obat yang lazim dilaksanakan adalah dengan sistem tender terbuka. metode ini lebih menguntungkan tetapi memerlukan waktu yang lama. tender terbatas. Tender terbatas atau lelang tertutup (pelelangan terbatas) y Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terbatas dan punya riwayat baik y Harga masih dapat dikendalikan.terbatas tidak lebih dari 3 rekanan untuk penentuan harga. reputasi produsen. mutu pelayanan pemasok. apoteker harus mendasarkan pada kriteria berikut: mutu produk. harga. Pembelian dengan negosiasi dan kontrak kerja (Pembelian dengan tawar menawar) y Dilakukan pendekatan dengan rekanan terpilih . dimana . 2008) : 1. et al.

memilih supplier yang handal dengan servis memuaskan. memperpendek lead time . Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat 4. Menurut penelitian Sarmini. Pemantauan status pesanan Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat. Penyusunan rencana pemasukan obat . mendapatkan kualitas sesuai yang diinginkan. 2008). bila ada kesalahan mudah mengurusnya. Kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan 2. Kombinasi yang berbeda dari model ini mungkin dapat diterapkan pada tingkat (level) yang berbeda (Maimun. Obat yang mahal atau sering dipakai pembelian dilakukan sekali sebulan. 2008). memperoleh harga yang murah. Frekuensi pengadaan bervariasi untuk tiap level pelayanan kesehatan. waktu pengiriman dan beban kerja daripada kantor yang mengadakan. harganya lebih murah karena langsung dari distributor atau sumbernya. sewaktu-waktu kehabisan atau kekurangan obat dapat langsung menghubungi distributor (Maimun. pengadaan obat dengan pembelian langsung sangat menguntungkan karena disamping waktunya cepat. Persyaratan pemasok 3. 2008). Pengadaan obat dapat dimungkinkan berjalan menurut model yang berbeda misalnya pembelian tahunan. Penerimaan dan pemeriksaan obat 5. 2007) : 1.keseluruhannya akan berpengaruh terhadap harga. 2008). pembelian tetap atau pembelian terus menerus. juga volume obat tidak begitu besar sehingga tidak menumpuk atau macet di gudang. untuk obat yang murah dan jarang digunakan dibeli sekali setahun atau setengah tahun (Maimun. Pada pusat pelayanan kesehatan atau RS mungkin kebanyakan item obat dipesan perbulan dan untuk mengatasi kekurangan yang terjadi ditambah dengan pesanan mingguan dan seterusnya. meliputi : 1. dapat menentukan jadwal pembelian untuk menekan biaya pengadaan dan efisien dalam proses pengadaan (Maimun. dapat diperkirakan waktu pengiriman sehingga tidak terjadi penumpukan atau kekurangan obat. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat antara lain (Hartono. menjamin semua obat yang dibeli memenuhi standar kualitas. Proses pengadaan yang efektif harus dapat menghasilkan pengadaan obat yang tepat jenis maupun jumlahnya.

Menyesuaikan atau mencocokan kebutuhan dan dana.2. 2007) : 1. Obat termasuk dalam katagori VEN. 2. Mengalokasikan dan memilih calon penyedia obat (supplier). 2008) : 1. 5. Obat Program Kesehatan. Batas kedaluwarsa obat pada saat pengadaan minimal 3 tahun dan dapat ditambah 6 bulan sebelum berakhirnya masa kedaluwarsa untuk diganti dengan obat yang masa kedaluwarsanya lebih jauh. Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat 5. 3. Seleksi terhadap supplier yang dapat dipercaya dengan produk yang berkualitas. 4. ada empat strategi dalam pengadaan obat yang baik (Maimun. 3. Menentukan syarat-syarat atau isi kontrak. Obat memiliki Sertifikat Analisa dan Uji Mutu yang sesuai dengan nomor batch masing-masing produk. 2007) : 1. . Pengadaaan obat-obatan dengan harga mahal dengan jumlah yang tepat. Pastikan ketepatan waktu pengiriman obat. Ada beberapa kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan antara lain (Hartono. 6. Memantau status pesanan. Siklus pengadaan obat meliputi langkah-langkah sebagai berikut (Hartono. Memilih metode pengadaan. Obat Generik yang tercantum dalam DOEN yang masih berlaku. Meninjau atau memeriksa kembali tentang pemilihan obat (seleksi obat). 4. Obat telah memiliki Izin Edar atau Nomor Regristrasi dari Departemen Kesehatan RI. 6. 2. Obat diproduksi oleh Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB. 7. Pencatatan harian penerimaan obat 6. Pengisian formulir realisasi pengadaan obat Menurut WHO. Pemeriksaan mutu obat 4. 5. Obat termasuk dalam Daftar Obat Publik. 2. Penerimaan obat 3. Menerima dan mengecek obat. 4. 3. Mencapai kemungkinan termurah dari harga total.

8. . B dan C. Melakukan pembayaran.1 Siklus pengadaan obat Pengendalian Persediaan Untuk menetapkan prioritas pengadaan obat yang sesuai dengan anggaran yang ada dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu: 1. dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A. Analisis ABC a) Definisi Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto. 9. Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah. Mengumpulkan informasi mengenai pemakaian. 10. Gambar 2. Mendistribusikan obat.

Kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory. Sedangkan pengendalian obat untuk kelompok B tidak seketat kelompok A. Prinsip ABC ini dapat diterapkan dalam pengelolaan pembelian. dibandingkan kelompok B yang kurang kritis. Pihak manajemen dapat meneruskan konsentrasi terhadap produk ini. Oleh karena itu disimpan secara rapat agar tidak mudah dicuri bila perlu dalam persediaan pengadaannya sedikit atau tidak ada sama sekali sehingga tidak ada dalam penyimpanan. Pengendalian obat untuk kelompok C dapat lebih longgar pencatatan dan pelaporannya tidak sesering kelompok B dengan sekali-kali dilakukan monitoring dan persediaan dapat dilakukan untuk 2-6 bulan dengan penyimpanan biasa sesuai dengan jenis perlakuan obat. maka harus dikendalikan secara ketat yaitu dengan membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar dapat dilakukan monitoring secara terus menerus.y Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory. analisis ini dapat memberikan informasi terhadap produk-produk utama yang memberikan revenue terbesar bagi perusahaan. sambil mencari strategi untuk mendongkrak penjualan kelompok B (Maimun. 2008) . Meskipun demikian laporan penggunaan dan sisa obatnya dilaporkan secara rinci untuk dilakukan monitoring secara berkala pada setiap 1-3 bulan sekali. Cara penyimpanannya disesuaikan dengan jenis obat dan perlakuannya. sedangkan kelompok C mempunyai dampak yang kecil terhadap aktivitas gudang dan keuangan (Maimun. inventory. 2008). Dalam organisasi penjualan. Kelompok A adalah kelompok yang sangat kritis sehingga perlu pengontrolan secara ketat. 2008). Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan berbeda y antara perusahaan satu dengan yang lainnya (Maimun. penjualan dan sebagainya. y Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory. Dalam keterkaitannya dengan persediaan di IFRS maka yang dimaksud kelompok A adalah kelompok obat yang harganya mahal.

d. Urutkan kembali perbekalan farmasi di atas mulai dari yang memakan prosentase biaya paling banyak. b.b) Prosedur analisis ABC Prinsip utama analisis ABC adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan farmasi ke dalam suatu urutan. Tentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil 3. y y y Cara Perhitungan: 1. 2008) Perbekalan farmasi katagori A menyerap anggaran 70% Perbekalan farmasi katagori B menyerap anggaran 20% Perbekalan farmasi katagori C menyerap anggaran 10% (DepKes RI. Perbekalan farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70% 6. Hitung prosentase kumulatif. Urutan langkah sebagai berikut : a. Jumlahkan anggaran total. c. dan biaya yang diperlukan untuk tiap nama dagang. 2008) . Hitung kumulasi persennya 5. Perbekalan farmasi kategori B termasuk dalam kumulas 71-90% 7. Hitung presentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan 4. dan jumlahkan biaya per jenis/ katagori perbekalan farmasi. dimulai dengan jenis yang memakan anggaran terbanyak. Perbekalan farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi 90-100% (DepKes RI. Identifikasi perbekalan farmasi yang menyerap ± 70% anggaran perbekalan total. hitung masing-masing prosentase jenis perbekalan farmasi terhadap anggaran total. daftar harga perbekalan farmasi. Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu metode perencanaan. Kelompokkan ke dalam jenis-jenis/ katagori. dimuali dengan urutan 1 dan seterusnya e. Hitung jumlah dana yang dibutukan untuk masing-masing obat dengan cara mengalikan jumlah obat dengan harga obat 2.

Jumlah Harga Biaya Kumulatif % % Kelompok Persediaan Biaya Kumulatif #10286 200 12000 2400000 2400000 47 47 A #11526 100 7500 750000 3150000 15 62 A #12760 20 20000 400000 3550000 8 70 A #10867 20 18000 360000 3910000 7 77 B #10500 12 28000 336000 4246000 7 84 B #12572 200 700 140000 4386000 3 87 B #14075 35 17000 595000 4981000 11 98 C #12460 50 1000 50000 5031000 1 99 C #13745 5 10000 50000 5081000 1 100 C 5081000 8. yang termasuk dalam kelompok ini antara lain : obat penyelamat (life saving drug). Masukkan jumlah kebutuhannya dalam periode tertentu c.1 Data analisis ABC No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. Atur daftar list secara desending dengan nilai harga tertinggi berada di atas f. Kalikan harga dan jumlah kebutuhan d. Tentukan klasifikasinya A. Hitung persentase harga dari masing-masing item e. Semua jenis obat yang direncanakan dikelompokan ke dalam tiga kategori yakni : y Vital (V) adalah kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital). Hitung persentase kumulatif dari masing-masing item terhadap total harga g.Tahapan-tahapan dalam analisis ABC dengan menggunakan program Microsoft excel adalah sebagai berikut : a. 2008) c) Contoh Perhitungan Menggunakan Analisis ABC Tabel 2. B atau C (Maimun. obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk . Analisis VEN Analisa VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada dampak tiap jenis obat terhadap kesehatan. Buat daftar list semua item dan cantumkan harganya b.

Kombinasi ABC dan VEN Jenis obat yang termasuk kategori A (dalam analisis ABC) adalah benar-benar yang diperlukan untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E dan sebagain V (dari analisa VEN). obat gastrointestinal. antitoksin. Persediaan #10286 #11526 #12760 #10867 #10500 #12572 #14075 #12460 #13745 Jenis Obat Kardiotonik Antibiotika Suplemen Makanan Antitoksin Analgesik Vitamin B kompleks Adrenalin Antibiotika Vitamin C Kategori V E N V E N V E N 9. Contoh obat yang termasuk jenis obat Essensial adalah antibiotic. perbekalan farmasi yang diragukan manfaatnya. Sebaliknya jenis obat dengan status N harusnya masuk dalam kategori C. y Esensial (E) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit. . NSAID dan lain lain.mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar. Contoh obat yang termasuk jenis obat Vital adalah adrenalin. Contoh Analisis menggunakan metode VEN Tabel 2. suplemen dan lain-lain. perbekalan farmasi yang mahal namun tidak mempunyai kelebihan manfaat disbanding perbekalan farmasi lainnya. obat jantung. atau mengurangi penderitaan pasien.2 Data analisis VEN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. insulin. y Non-esensial (N) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakan untuk penyakit yang sembuh sendiri (self limiting disease). Contoh obat yang termasuk jenis obat Non-essensial adalah vitamin.

3 Data analisis gabungan ABC dan VEN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. y Pendekatan sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC.Digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan obat dimana anggaran yang ada tidak sesuai kebutuhan. NB. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yang tersedia masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya. NA dimulai dengan pengurangan obat kategori EC. Contoh Analisis Menggunakan Metode Gabungan Tabel 2. bila dana masih kurang. Persediaan #10286 #11526 #12760 #10867 #10500 #12572 #14075 #12460 #13745 Kelompok ABC A A A B B B C C C Kelompok VEN V E N V E N V E N Metode Gabungan VA EA NA VB EB NB VC EC NC . maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan xobat yang masuk kategori NA menjadi prioritas berikutnya. Mekanismenya adalah sebagai berikut: y Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi atau dihilangkan dari rencana kebutuhan. EB dan EA. V E N Metode gabungan A VA EA NA ini digunakan B VB EB NB untuk C VC EC NC melakukan pengurangan obat.

Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis. Metode pengendalian persediaan farmasi ada 3 yaitu : metode ABC. dan metode kombinasi ABC dan VEN. . jumlah dan mutu yang telah direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan 2. metode VEN.BAB III KESIMPULAN 1.

2006. Dan Wiku B. Manajemen Farmasi. Surabaya : Airlangga University Press. A. . 2008. dan Lily T. S. Hartono.DAFTAR PUSTAKA Depkes RI. S. Semarang : Universitas Diponegoro. Yunita N. Maimun. 2007. Suciati . Jakarta: Departemen Kesehatan RI. Joko Puji. Jakarta : Universitas Indonesia. Analisis Proses Perencanaan Kebutuhan Obat Publik Untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) di Puskesmas Sewilayah Kerja Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya. Perencanaan Obat Antibiotik Berdasarkan Kombinasi Metode Konsumsi dengan Analisis ABC dan Reorder point terhadap Nilai Persediaan dan Turn Over Ratio di Instalasi Farmasi RS Darul Istiqomah Kaliwungu Kendal (Tesis). Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan ABC Indeks Kritis Di Instalasi Farmasi. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Seto.B Adisasmito. 2004. Semarang : Universitas Diponogoro. 2008.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful