TUGAS FARMASI RUMAH SAKIT

PENGADAAN OBAT

Oleh

Ni Made Amelia Ratnata Dewi (1008515005)

Ni Wayan Agustini (1008515011)

Zunita Nurhais (1008515047)

Ni Made Meirina Dwitarini (1008515051)

Ni Komang Wetriani (1008515053)

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS UDAYANA

2010
 BAB I
PENDAHULUAN

Pengadaan merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan

operasional yang telah ditetapkan dalam fungsi perencanaan, penetuan kebutuhan
maupun penganggaran. Kegiatan dari pengadaan ini meliputi proses pelaksanaan rencana
pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan serta rencana pembiayaan
dari fungsi penganggaran (Seto dkk., 2004). WHO merekomendasikan bahwa usaha
pemerintah untuk menyediakan akses obat harus memperhatikan 4 faktor yang krusial
yaitu : keuangan yang mendukung, harga yang terjangkau, pemilihan dan penggunaan
obat yang rasional, dan sistem pengadaan obat yang dapat dipercaya (Lalitha, 2007).
Dalam Surat Keputusan (SK) Menteri Kesehatan No. 1333/Menkes/SK/XII/1999
tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit (RS), menyebutkan bahwa pelayanan farmasi RS
adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan RS yang
berorientasi kepada pelayanan pasien, penyediaan obat yang bermutu, termasuk
pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. Pelayanan
farmasi merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan revenue center utama.
Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90% pelayanan kesehatan di RS menggunakan
perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan
habis, alat kedokteran, dan gas medik), dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal dari
pengelolaan perbekalan farmasi. Untuk itu, jika masalah perbekalan farmasi tidak
dikelola secara cermat dan penuh tanggung jawab maka dapat diprediksi bahwa
pendapatan RS akan mengalami penurunan. Dengan meningkatnya pengetahuan dan
ekonomi masyarakat menyebabkan makin meningkat pula kebutuhan masyarakat
terhadap pelayanan kefarmasian. Aspek terpenting dari pelayanan farmasi adalah
mengoptimalkan penggunaan obat, ini harus termasuk perencanaan untuk menjamin
ketersediaan, keamanan dan keefektifan penggunaan obat. Mengingat besarnya kontribusi
instalasi farmasi dalam kelancaran pelayanan dan juga merupakan instalasi yang
memberikan sumber pemasukan terbesar di RS, maka perbekalan barang farmasi
memerlukan suatu pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Definisi Pengadaan

Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan kebutuhan obat
dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis, jumlah dan mutu yang telah direncanakan
sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan. Pengadaan merupakan proses untuk
penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan (Depkes RI, 2008).

2.2 Fungsi dan Tujuan Pengadaan

Fungsi pengadaan adalah merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk
memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan,
penentuan kebutuhan (dengan peramalan yang baik), maupun penganggaran. Di dalam
pengadaan dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan
penentuan kebutuhan, serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran. Pelaksanaan
dari fungsi pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian, pembuatan, penukaran ataupun
penerimaan sumbangan (hibah, misal untuk rumah sakit umum) (Depkes RI, 2008).
Menurut Seto dkk., (2008), adapun hal yang harus diperhatikan dalam proses pengadaan
adalah sebagai berikut:
 Doelmatig : harus sesuai kebutuhan yang sudah direncanakan
sebelumnya.
 Rechtmatig : harus sesuai dengan kemampuan keuangan.
 Wetmatig : cara atau sistem pengadaan harus sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang
cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat
diperlukan (Hartono, 2007).

2.3 Langkah Pengadaan Obat

Langkah - langkah dalam pengadaan obat adalah :
 (1) Pemilihan metode pengadaan
(2) Pemilihan pemasok
(3) Pemantauan status pesanan
(4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat
(5) Penerimaan dan pemeriksaan obat
(Maimun, 2008)
2.4 Metode Pengadaan Obat
Pembelian dengan penawaran kompetitif (tender) merupakan suatu metode penting
untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara mutu dan harga, apabila ada dua atau
lebih pemasok, apoteker harus mendasarkan pada kriteria berikut: mutu produk, reputasi
produsen, harga, berbagai syarat, ketepatan waktu pengiriman, mutu pelayanan pemasok,
dapat dipercaya, kebijakan tentang barang yang dikembalikan dan pengemasan. Menurut
Quick J. et al, ada empat metode pengadaan obat (Maimun, 2008) :
1. Tender terbuka (pelelangan umum)
 Berlaku untuk semua rekanan yg terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang
telah ditetapkan
 Pada penentuan harga, metode ini lebih menguntungkan tetapi
memerlukan waktu yang lama, perhatian lebih, dan staff yang kuat
2. Tender terbatas atau lelang tertutup (pelelangan terbatas)
 Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terbatas dan punya
riwayat baik
 Harga masih dapat dikendalikan,tenaga dan beban kerja lebih ringan
daripada lelang terbuka
3. Pembelian dengan negosiasi dan kontrak kerja (Pembelian dengan tawar
menawar)
 Dilakukan pendekatan dengan rekanan terpilih ,terbatas tidak lebih dari 3
rekanan untuk penentuan harga.
 Ada tawar menawar untuk pencapaian spesifik harga
4. Pengadaan langsung
 Biasanya pembelian jumlah kecil dan perlu segera tersedia.
 Harga relatif lebih mahal
 Metode pengadaan obat yang lazim dilaksanakan adalah dengan sistem tender
terbuka, tender terbatas, negosisiasi bersaing, pengadaan / penunjukan langsung, dimana
keseluruhannya akan berpengaruh terhadap harga, waktu pengiriman dan beban kerja
daripada kantor yang mengadakan. Pengadaan obat dapat dimungkinkan berjalan
menurut model yang berbeda misalnya pembelian tahunan, pembelian tetap atau
pembelian terus menerus. Kombinasi yang berbeda dari model ini mungkin dapat
diterapkan pada tingkat (level) yang berbeda (Maimun, 2008).
Menurut penelitian Sarmini, pengadaan obat dengan pembelian langsung sangat
menguntungkan karena disamping waktunya cepat, juga volume obat tidak begitu besar
sehingga tidak menumpuk atau macet di gudang, harganya lebih murah karena langsung
dari distributor atau sumbernya, mendapatkan kualitas sesuai yang diinginkan, bila ada
kesalahan mudah mengurusnya, memperpendek lead time , sewaktu-waktu kehabisan
atau kekurangan obat dapat langsung menghubungi distributor (Maimun, 2008).
Proses pengadaan yang efektif harus dapat menghasilkan pengadaan obat yang tepat
jenis maupun jumlahnya, memperoleh harga yang murah, menjamin semua obat yang
dibeli memenuhi standar kualitas, dapat diperkirakan waktu pengiriman sehingga tidak
terjadi penumpukan atau kekurangan obat, memilih supplier yang handal dengan servis
memuaskan, dapat menentukan jadwal pembelian untuk menekan biaya pengadaan dan
efisien dalam proses pengadaan (Maimun, 2008).
Frekuensi pengadaan bervariasi untuk tiap level pelayanan kesehatan. Pada pusat
pelayanan kesehatan atau RS mungkin kebanyakan item obat dipesan perbulan dan untuk
mengatasi kekurangan yang terjadi ditambah dengan pesanan mingguan dan seterusnya.
Obat yang mahal atau sering dipakai pembelian dilakukan sekali sebulan, untuk obat
yang murah dan jarang digunakan dibeli sekali setahun atau setengah tahun (Maimun,
2008).
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat antara lain (Hartono, 2007) :
1. Kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan
2. Persyaratan pemasok
3. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat
4. Penerimaan dan pemeriksaan obat
5. Pemantauan status pesanan
Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat, meliputi :
1. Penyusunan rencana pemasukan obat
2. Penerimaan obat
3. Pemeriksaan mutu obat
4. Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat
5. Pencatatan harian penerimaan obat
6. Pengisian formulir realisasi pengadaan obat
Menurut WHO, ada empat strategi dalam pengadaan obat yang baik (Maimun, 2008) :
1. Pengadaaan obat-obatan dengan harga mahal dengan jumlah yang tepat.
2. Seleksi terhadap supplier yang dapat dipercaya dengan produk yang
berkualitas.
3. Pastikan ketepatan waktu pengiriman obat.
4. Mencapai kemungkinan termurah dari harga total.
Ada beberapa kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan antara lain (Hartono, 2007) :
1. Obat termasuk dalam Daftar Obat Publik, Obat Program Kesehatan, Obat
Generik yang tercantum dalam DOEN yang masih berlaku.
2. Obat telah memiliki Izin Edar atau Nomor Regristrasi dari Departemen
Kesehatan RI.
3. Batas kedaluwarsa obat pada saat pengadaan minimal 3 tahun dan dapat
ditambah 6 bulan sebelum berakhirnya masa kedaluwarsa untuk diganti
dengan obat yang masa kedaluwarsanya lebih jauh.
4. Obat memiliki Sertifikat Analisa dan Uji Mutu yang sesuai dengan nomor
batch masing-masing produk.
5. Obat diproduksi oleh Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB.
6. Obat termasuk dalam katagori VEN.
Siklus pengadaan obat meliputi langkah-langkah sebagai berikut (Hartono, 2007) :
1. Meninjau atau memeriksa kembali tentang pemilihan obat (seleksi obat).
2. Menyesuaikan atau mencocokan kebutuhan dan dana.
3. Memilih metode pengadaan.
4. Mengalokasikan dan memilih calon penyedia obat (supplier).
5. Menentukan syarat-syarat atau isi kontrak.
 6. Memantau status pesanan.
7. Menerima dan mengecek obat.
8. Melakukan pembayaran.
9. Mendistribusikan obat.
10. Mengumpulkan informasi mengenai pemakaian.

Gambar 2.1 Siklus pengadaan obat

Pengendalian Persediaan
Untuk menetapkan prioritas pengadaan obat yang sesuai dengan anggaran yang ada
dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu:
1. Analisis ABC
a) Definisi
Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto. Analisis ABC
merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilai
dari nilai tertinggi hingga terendah, dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang
disebut kelompok A, B dan C.
 Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi
mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory.
 Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item tapi
mempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory.
 Kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item tapi
mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory.
Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan berbeda
antara perusahaan satu dengan yang lainnya (Maimun, 2008).
Kelompok A adalah kelompok yang sangat kritis sehingga perlu pengontrolan
secara ketat, dibandingkan kelompok B yang kurang kritis, sedangkan kelompok C
mempunyai dampak yang kecil terhadap aktivitas gudang dan keuangan (Maimun,
2008).
Dalam keterkaitannya dengan persediaan di IFRS maka yang dimaksud
kelompok A adalah kelompok obat yang harganya mahal, maka harus dikendalikan
secara ketat yaitu dengan membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar
dapat dilakukan monitoring secara terus menerus. Oleh karena itu disimpan secara
rapat agar tidak mudah dicuri bila perlu dalam persediaan pengadaannya sedikit atau
tidak ada sama sekali sehingga tidak ada dalam penyimpanan. Sedangkan
pengendalian obat untuk kelompok B tidak seketat kelompok A. Meskipun demikian
laporan penggunaan dan sisa obatnya dilaporkan secara rinci untuk dilakukan
monitoring secara berkala pada setiap 1-3 bulan sekali. Cara penyimpanannya
disesuaikan dengan jenis obat dan perlakuannya. Pengendalian obat untuk kelompok
C dapat lebih longgar pencatatan dan pelaporannya tidak sesering kelompok B
dengan sekali-kali dilakukan monitoring dan persediaan dapat dilakukan untuk 2-6
bulan dengan penyimpanan biasa sesuai dengan jenis perlakuan obat.
Prinsip ABC ini dapat diterapkan dalam pengelolaan pembelian, inventory,
penjualan dan sebagainya. Dalam organisasi penjualan, analisis ini dapat memberikan
informasi terhadap produk-produk utama yang memberikan revenue terbesar bagi
perusahaan. Pihak manajemen dapat meneruskan konsentrasi terhadap produk ini,
sambil mencari strategi untuk mendongkrak penjualan kelompok B (Maimun, 2008)

b) Prosedur analisis ABC

Prinsip utama analisis ABC adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan
farmasi ke dalam suatu urutan, dimulai dengan jenis yang memakan anggaran
terbanyak. Urutan langkah sebagai berikut :
a. Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu
metode perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yang
diperlukan untuk tiap nama dagang. Kelompokkan ke dalam jenis-jenis/
katagori, dan jumlahkan biaya per jenis/ katagori perbekalan farmasi.
b. Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing prosentase jenis perbekalan
farmasi terhadap anggaran total.
c. Urutkan kembali perbekalan farmasi di atas mulai dari yang memakan
prosentase biaya paling banyak.
d. Hitung prosentase kumulatif, dimuali dengan urutan 1 dan seterusnya
e. Identifikasi perbekalan farmasi yang menyerap ± 70% anggaran perbekalan
total.
 Perbekalan farmasi katagori A menyerap anggaran 70%
 Perbekalan farmasi katagori B menyerap anggaran 20%
 Perbekalan farmasi katagori C menyerap anggaran 10%
(DepKes RI,
2008)
Cara Perhitungan:
1. Hitung jumlah dana yang dibutukan untuk masing-masing obat dengan cara
mengalikan jumlah obat dengan harga obat
2. Tentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil
3. Hitung presentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan
4. Hitung kumulasi persennya
5. Perbekalan farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70%
6. Perbekalan farmasi kategori B termasuk dalam kumulas 71-90%
 7. Perbekalan farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi 90-100%
(DepKes RI, 2008)

Tahapan-tahapan dalam analisis ABC dengan menggunakan program Microsoft

excel adalah sebagai berikut :
a. Buat daftar list semua item dan cantumkan harganya
b. Masukkan jumlah kebutuhannya dalam periode tertentu
c. Kalikan harga dan jumlah kebutuhan
d. Hitung persentase harga dari masing-masing item
e. Atur daftar list secara desending dengan nilai harga tertinggi berada di atas
f. Hitung persentase kumulatif dari masing-masing item terhadap total harga
g. Tentukan klasifikasinya A, B atau C
(Maimun, 2008)

c) Contoh Perhitungan Menggunakan Analisis ABC

Tabel 2.1 Data analisis ABC
No No. Jumla Harga Biaya Kumulati % % Kelompok
Persediaan h f Biaya Kumulatif
1 #10286 200 1200 2400000 2400000 A
0 47 47
2 #11526 100 7500 750000 3150000 15 62 A
3 #12760 20 2000 400000 3550000 A
0 8 70
4 #10867 20 1800 360000 3910000 B
0 7 77
5 #10500 12 2800 336000 4246000 B
0 7 84
6 #12572 200 700 140000 4386000 3 87 B
7 #14075 35 1700 595000 4981000 C
0 11 98
8 #12460 50 1000 50000 5031000 1 99 C
9 #13745 5 1000 50000 5081000 C
0 1 100
    5081000      

8. Analisis VEN
 Analisa VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada dampak tiap
jenis obat terhadap kesehatan. Semua jenis obat yang direncanakan dikelompokan ke
dalam tiga kategori yakni :
 Vital (V) adalah kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital), yang
termasuk dalam kelompok ini antara lain : obat penyelamat (life saving drug),
obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk
mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar. Contoh obat yang termasuk
jenis obat Vital adalah adrenalin, antitoksin, insulin, obat jantung,
 Esensial (E) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk
menyembuhkan penyakit, atau mengurangi penderitaan pasien. Contoh obat
yang termasuk jenis obat Essensial adalah antibiotic, obat gastrointestinal,
NSAID dan lain lain.
 Non-esensial (N) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakan
untuk penyakit yang sembuh sendiri (self limiting disease), perbekalan
farmasi yang diragukan manfaatnya, perbekalan farmasi yang mahal namun
tidak mempunyai kelebihan manfaat disbanding perbekalan farmasi lainnya.
Contoh obat yang termasuk jenis obat Non-essensial adalah vitamin, suplemen
dan lain-lain.
Contoh Analisis menggunakan metode VEN
Tabel 2.2 Data analisis VEN
No No. Persediaan Jenis Obat Kategori
1 #10286 Kardiotonik V
2 #11526 Antibiotika E
3 #12760 Suplemen Makanan N
4 #10867 Antitoksin V
5 #10500 Analgesik E
6 #12572 Vitamin B kompleks N
7 #14075 Adrenalin V
8 #12460 Antibiotika E
9 #13745 Vitamin C N

9. Kombinasi ABC dan VEN

Jenis obat yang termasuk kategori A (dalam analisis ABC) adalah benar-benar yang
diperlukan untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E
dan sebagain V (dari analisa VEN). Sebaliknya jenis obat dengan status N harusnya
masuk dalam kategori C.

Digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan obat dimana anggaran yang ada
tidak sesuai kebutuhan.
A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC

Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat.

Mekanismenya adalah sebagai berikut:
 Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi atau
dihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat kategori
NB menjadi prioritas selanjutnya dan xobat yang masuk kategori NA menjadi
prioritas berikutnya. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yang
tersedia masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya.
 Pendekatan sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC, NB, NA
dimulai dengan pengurangan obat kategori EC, EB dan EA.

Contoh Analisis Menggunakan Metode Gabungan

Tabel 2.3 Data analisis gabungan ABC dan VEN

No No. Persediaan Kelompok Kelompok Metode

ABC VEN Gabungan
1 #10286 A V VA
2 #11526 A E EA
3 #12760 A N NA
4 #10867 B V VB
5 #10500 B E EB
6 #12572 B N NB
7 #14075 C V VC
8 #12460 C E EC
9 #13745 C N NC
 BAB III
KESIMPULAN

1. Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan kebutuhan obat
dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis, jumlah dan mutu yang telah
direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan
2. Metode pengendalian persediaan farmasi ada 3 yaitu : metode ABC, metode VEN,
dan metode kombinasi ABC dan VEN.
 DAFTAR PUSTAKA

Depkes RI. 2008. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Jakarta:
Departemen Kesehatan RI.

Hartono, Joko Puji. 2007. Analisis Proses Perencanaan Kebutuhan Obat Publik Untuk
Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) di Puskesmas Sewilayah Kerja Dinas
Kesehatan Kota Tasikmalaya. Semarang : Universitas Diponegoro.

Maimun, A. 2008. Perencanaan Obat Antibiotik Berdasarkan Kombinasi Metode

Konsumsi dengan Analisis ABC dan Reorder point terhadap Nilai Persediaan
dan Turn Over Ratio di Instalasi Farmasi RS Darul Istiqomah Kaliwungu Kendal
(Tesis). Semarang : Universitas Diponogoro.

Seto, S. Yunita N. dan Lily T. 2004. Manajemen Farmasi. Surabaya : Airlangga

University Press.
Suciati , S. Dan Wiku B.B Adisasmito. 2006. Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan
ABC Indeks Kritis Di Instalasi Farmasi. Jakarta : Universitas Indonesia.