TUGAS FARMASI RUMAH SAKIT PENGADAAN OBAT

Oleh Ni Made Amelia Ratnata Dewi Ni Wayan Agustini Zunita Nurhais Ni Made Meirina Dwitarini Ni Komang Wetriani (1008515005) (1008515011) (1008515047) (1008515051) (1008515053)

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS UDAYANA 2010

. Dalam Surat Keputusan (SK) Menteri Kesehatan No. jika masalah perbekalan farmasi tidak dikelola secara cermat dan penuh tanggung jawab maka dapat diprediksi bahwa pendapatan RS akan mengalami penurunan. menyebutkan bahwa pelayanan farmasi RS adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan RS yang berorientasi kepada pelayanan pasien. Mengingat besarnya kontribusi instalasi farmasi dalam kelancaran pelayanan dan juga merupakan instalasi yang memberikan sumber pemasukan terbesar di RS. penyediaan obat yang bermutu. Dengan meningkatnya pengetahuan dan ekonomi masyarakat menyebabkan makin meningkat pula kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan kefarmasian. keamanan dan keefektifan penggunaan obat. dan gas medik). Kegiatan dari pengadaan ini meliputi proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran (Seto dkk. penetuan kebutuhan maupun penganggaran. pemilihan dan penggunaan obat yang rasional. bahan kimia.BAB I PENDAHULUAN Pengadaan merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan dalam fungsi perencanaan. dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi. maka perbekalan barang farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab. bahan radiologi. ini harus termasuk perencanaan untuk menjamin ketersediaan. alat kedokteran. Untuk itu. 2004). Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90% pelayanan kesehatan di RS menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan. termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit (RS). bahan alat kesehatan habis. dan sistem pengadaan obat yang dapat dipercaya (Lalitha. . Aspek terpenting dari pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan penggunaan obat. Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan revenue center utama. 2007). WHO merekomendasikan bahwa usaha pemerintah untuk menyediakan akses obat harus memperhatikan 4 faktor yang krusial yaitu : keuangan yang mendukung. harga yang terjangkau.

maupun penganggaran. Pelaksanaan dari fungsi pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian.BAB II PEMBAHASAN 2. Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan (Depkes RI.2 Fungsi dan Tujuan Pengadaan Fungsi pengadaan adalah merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan. misal untuk rumah sakit umum) (Depkes RI. y Wetmatig : cara atau sistem pengadaan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku. (2008). pembuatan.. Menurut Seto dkk. Di dalam pengadaan dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan. 2008). 2.langkah dalam pengadaan obat adalah : (1) Pemilihan metode pengadaan (2) Pemilihan pemasok . y Rechtmatig : harus sesuai dengan kemampuan keuangan.1 Definisi Pengadaan Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis. 2007). adapun hal yang harus diperhatikan dalam proses pengadaan adalah sebagai berikut: y Doelmatig : harus sesuai kebutuhan yang sudah direncanakan sebelumnya. 2008). jumlah dan mutu yang telah direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan.3 Langkah Pengadaan Obat Langkah . penentuan kebutuhan (dengan peramalan yang baik). penukaran ataupun penerimaan sumbangan (hibah. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan (Hartono. serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran. 2.

et al. ketepatan waktu pengiriman. Tender terbatas atau lelang tertutup (pelelangan terbatas) y Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terbatas dan punya riwayat baik y Harga masih dapat dikendalikan.terbatas tidak lebih dari 3 rekanan untuk penentuan harga. Tender terbuka (pelelangan umum) y Berlaku untuk semua rekanan yg terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan y Pada penentuan harga. 2008) : 1.(3) Pemantauan status pesanan (4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat (5) Penerimaan dan pemeriksaan obat (Maimun. metode ini lebih menguntungkan tetapi memerlukan waktu yang lama. Pengadaan langsung y y Biasanya pembelian jumlah kecil dan perlu segera tersedia. Menurut Quick J. apoteker harus mendasarkan pada kriteria berikut: mutu produk. mutu pelayanan pemasok. dapat dipercaya. Pembelian dengan negosiasi dan kontrak kerja (Pembelian dengan tawar menawar) y Dilakukan pendekatan dengan rekanan terpilih .tenaga dan beban kerja lebih ringan daripada lelang terbuka 3. apabila ada dua atau lebih pemasok. berbagai syarat. Harga relatif lebih mahal Metode pengadaan obat yang lazim dilaksanakan adalah dengan sistem tender terbuka. 2008) 2. tender terbatas. ada empat metode pengadaan obat (Maimun. negosisiasi bersaing. reputasi produsen. dimana . harga. perhatian lebih. dan staff yang kuat 2. y Ada tawar menawar untuk pencapaian spesifik harga 4. pengadaan / penunjukan langsung. kebijakan tentang barang yang dikembalikan dan pengemasan.4 Metode Pengadaan Obat Pembelian dengan penawaran kompetitif (tender) merupakan suatu metode penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara mutu dan harga.

Kombinasi yang berbeda dari model ini mungkin dapat diterapkan pada tingkat (level) yang berbeda (Maimun. untuk obat yang murah dan jarang digunakan dibeli sekali setahun atau setengah tahun (Maimun. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat 4. memperpendek lead time . harganya lebih murah karena langsung dari distributor atau sumbernya. 2008). sewaktu-waktu kehabisan atau kekurangan obat dapat langsung menghubungi distributor (Maimun. Penyusunan rencana pemasukan obat . Menurut penelitian Sarmini. 2007) : 1. Penerimaan dan pemeriksaan obat 5. Obat yang mahal atau sering dipakai pembelian dilakukan sekali sebulan. meliputi : 1. pembelian tetap atau pembelian terus menerus. menjamin semua obat yang dibeli memenuhi standar kualitas. Kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan 2. waktu pengiriman dan beban kerja daripada kantor yang mengadakan. Pada pusat pelayanan kesehatan atau RS mungkin kebanyakan item obat dipesan perbulan dan untuk mengatasi kekurangan yang terjadi ditambah dengan pesanan mingguan dan seterusnya. 2008). Pengadaan obat dapat dimungkinkan berjalan menurut model yang berbeda misalnya pembelian tahunan. dapat menentukan jadwal pembelian untuk menekan biaya pengadaan dan efisien dalam proses pengadaan (Maimun. memilih supplier yang handal dengan servis memuaskan. dapat diperkirakan waktu pengiriman sehingga tidak terjadi penumpukan atau kekurangan obat. Persyaratan pemasok 3. memperoleh harga yang murah. 2008).keseluruhannya akan berpengaruh terhadap harga. Frekuensi pengadaan bervariasi untuk tiap level pelayanan kesehatan. pengadaan obat dengan pembelian langsung sangat menguntungkan karena disamping waktunya cepat. Pemantauan status pesanan Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat. bila ada kesalahan mudah mengurusnya. juga volume obat tidak begitu besar sehingga tidak menumpuk atau macet di gudang. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat antara lain (Hartono. 2008). Proses pengadaan yang efektif harus dapat menghasilkan pengadaan obat yang tepat jenis maupun jumlahnya. mendapatkan kualitas sesuai yang diinginkan.

2. Penerimaan obat 3. Obat Program Kesehatan. 3. Mengalokasikan dan memilih calon penyedia obat (supplier). Meninjau atau memeriksa kembali tentang pemilihan obat (seleksi obat). 2008) : 1. 2. 3. 5. 4. Menyesuaikan atau mencocokan kebutuhan dan dana.2. 2007) : 1. Pastikan ketepatan waktu pengiriman obat. Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat 5. 4. Menerima dan mengecek obat. Menentukan syarat-syarat atau isi kontrak. Ada beberapa kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan antara lain (Hartono. 2. 5. 6. Obat termasuk dalam katagori VEN. ada empat strategi dalam pengadaan obat yang baik (Maimun. Mencapai kemungkinan termurah dari harga total. 6. Pengadaaan obat-obatan dengan harga mahal dengan jumlah yang tepat. Pengisian formulir realisasi pengadaan obat Menurut WHO. Obat memiliki Sertifikat Analisa dan Uji Mutu yang sesuai dengan nomor batch masing-masing produk. Obat termasuk dalam Daftar Obat Publik. 4. Batas kedaluwarsa obat pada saat pengadaan minimal 3 tahun dan dapat ditambah 6 bulan sebelum berakhirnya masa kedaluwarsa untuk diganti dengan obat yang masa kedaluwarsanya lebih jauh. 7. Obat Generik yang tercantum dalam DOEN yang masih berlaku. Seleksi terhadap supplier yang dapat dipercaya dengan produk yang berkualitas. Memantau status pesanan. . Pencatatan harian penerimaan obat 6. Obat telah memiliki Izin Edar atau Nomor Regristrasi dari Departemen Kesehatan RI. 2007) : 1. Siklus pengadaan obat meliputi langkah-langkah sebagai berikut (Hartono. Memilih metode pengadaan. 3. Obat diproduksi oleh Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB. Pemeriksaan mutu obat 4.

9. Analisis ABC a) Definisi Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto.1 Siklus pengadaan obat Pengendalian Persediaan Untuk menetapkan prioritas pengadaan obat yang sesuai dengan anggaran yang ada dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu: 1. Melakukan pembayaran. B dan C. Gambar 2. Mendistribusikan obat. . Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah. 10.8. Mengumpulkan informasi mengenai pemakaian. dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A.

Kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory. Kelompok A adalah kelompok yang sangat kritis sehingga perlu pengontrolan secara ketat. dibandingkan kelompok B yang kurang kritis. sambil mencari strategi untuk mendongkrak penjualan kelompok B (Maimun. 2008). analisis ini dapat memberikan informasi terhadap produk-produk utama yang memberikan revenue terbesar bagi perusahaan.y Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory. Meskipun demikian laporan penggunaan dan sisa obatnya dilaporkan secara rinci untuk dilakukan monitoring secara berkala pada setiap 1-3 bulan sekali. penjualan dan sebagainya. y Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory. Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan berbeda y antara perusahaan satu dengan yang lainnya (Maimun. inventory. Oleh karena itu disimpan secara rapat agar tidak mudah dicuri bila perlu dalam persediaan pengadaannya sedikit atau tidak ada sama sekali sehingga tidak ada dalam penyimpanan. Prinsip ABC ini dapat diterapkan dalam pengelolaan pembelian. maka harus dikendalikan secara ketat yaitu dengan membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar dapat dilakukan monitoring secara terus menerus. Pihak manajemen dapat meneruskan konsentrasi terhadap produk ini. Dalam keterkaitannya dengan persediaan di IFRS maka yang dimaksud kelompok A adalah kelompok obat yang harganya mahal. 2008). Sedangkan pengendalian obat untuk kelompok B tidak seketat kelompok A. sedangkan kelompok C mempunyai dampak yang kecil terhadap aktivitas gudang dan keuangan (Maimun. Pengendalian obat untuk kelompok C dapat lebih longgar pencatatan dan pelaporannya tidak sesering kelompok B dengan sekali-kali dilakukan monitoring dan persediaan dapat dilakukan untuk 2-6 bulan dengan penyimpanan biasa sesuai dengan jenis perlakuan obat. 2008) . Dalam organisasi penjualan. Cara penyimpanannya disesuaikan dengan jenis obat dan perlakuannya.

Kelompokkan ke dalam jenis-jenis/ katagori. Hitung prosentase kumulatif. dimuali dengan urutan 1 dan seterusnya e. Perbekalan farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi 90-100% (DepKes RI. dimulai dengan jenis yang memakan anggaran terbanyak. Jumlahkan anggaran total. 2008) Perbekalan farmasi katagori A menyerap anggaran 70% Perbekalan farmasi katagori B menyerap anggaran 20% Perbekalan farmasi katagori C menyerap anggaran 10% (DepKes RI. c.b) Prosedur analisis ABC Prinsip utama analisis ABC adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan farmasi ke dalam suatu urutan. Urutan langkah sebagai berikut : a. d. Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu metode perencanaan. Perbekalan farmasi kategori B termasuk dalam kumulas 71-90% 7. daftar harga perbekalan farmasi. dan jumlahkan biaya per jenis/ katagori perbekalan farmasi. Hitung presentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan 4. Perbekalan farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70% 6. Identifikasi perbekalan farmasi yang menyerap ± 70% anggaran perbekalan total. b. dan biaya yang diperlukan untuk tiap nama dagang. Hitung kumulasi persennya 5. Tentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil 3. Urutkan kembali perbekalan farmasi di atas mulai dari yang memakan prosentase biaya paling banyak. 2008) . Hitung jumlah dana yang dibutukan untuk masing-masing obat dengan cara mengalikan jumlah obat dengan harga obat 2. hitung masing-masing prosentase jenis perbekalan farmasi terhadap anggaran total. y y y Cara Perhitungan: 1.

Buat daftar list semua item dan cantumkan harganya b. Analisis VEN Analisa VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada dampak tiap jenis obat terhadap kesehatan. yang termasuk dalam kelompok ini antara lain : obat penyelamat (life saving drug). 2008) c) Contoh Perhitungan Menggunakan Analisis ABC Tabel 2. Tentukan klasifikasinya A. Semua jenis obat yang direncanakan dikelompokan ke dalam tiga kategori yakni : y Vital (V) adalah kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital). B atau C (Maimun. Hitung persentase kumulatif dari masing-masing item terhadap total harga g. Masukkan jumlah kebutuhannya dalam periode tertentu c. obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk . Jumlah Harga Biaya Kumulatif % % Kelompok Persediaan Biaya Kumulatif #10286 200 12000 2400000 2400000 47 47 A #11526 100 7500 750000 3150000 15 62 A #12760 20 20000 400000 3550000 8 70 A #10867 20 18000 360000 3910000 7 77 B #10500 12 28000 336000 4246000 7 84 B #12572 200 700 140000 4386000 3 87 B #14075 35 17000 595000 4981000 11 98 C #12460 50 1000 50000 5031000 1 99 C #13745 5 10000 50000 5081000 1 100 C 5081000 8.Tahapan-tahapan dalam analisis ABC dengan menggunakan program Microsoft excel adalah sebagai berikut : a.1 Data analisis ABC No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. Atur daftar list secara desending dengan nilai harga tertinggi berada di atas f. Hitung persentase harga dari masing-masing item e. Kalikan harga dan jumlah kebutuhan d.

insulin. atau mengurangi penderitaan pasien.2 Data analisis VEN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. Contoh obat yang termasuk jenis obat Essensial adalah antibiotic. Contoh Analisis menggunakan metode VEN Tabel 2. perbekalan farmasi yang mahal namun tidak mempunyai kelebihan manfaat disbanding perbekalan farmasi lainnya. y Esensial (E) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit. obat gastrointestinal. antitoksin. Contoh obat yang termasuk jenis obat Vital adalah adrenalin. Sebaliknya jenis obat dengan status N harusnya masuk dalam kategori C. suplemen dan lain-lain. Kombinasi ABC dan VEN Jenis obat yang termasuk kategori A (dalam analisis ABC) adalah benar-benar yang diperlukan untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E dan sebagain V (dari analisa VEN). . NSAID dan lain lain. obat jantung. perbekalan farmasi yang diragukan manfaatnya.mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar. y Non-esensial (N) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakan untuk penyakit yang sembuh sendiri (self limiting disease). Contoh obat yang termasuk jenis obat Non-essensial adalah vitamin. Persediaan #10286 #11526 #12760 #10867 #10500 #12572 #14075 #12460 #13745 Jenis Obat Kardiotonik Antibiotika Suplemen Makanan Antitoksin Analgesik Vitamin B kompleks Adrenalin Antibiotika Vitamin C Kategori V E N V E N V E N 9.

3 Data analisis gabungan ABC dan VEN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. V E N Metode gabungan A VA EA NA ini digunakan B VB EB NB untuk C VC EC NC melakukan pengurangan obat. maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan xobat yang masuk kategori NA menjadi prioritas berikutnya. bila dana masih kurang. Mekanismenya adalah sebagai berikut: y Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi atau dihilangkan dari rencana kebutuhan. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yang tersedia masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya. Persediaan #10286 #11526 #12760 #10867 #10500 #12572 #14075 #12460 #13745 Kelompok ABC A A A B B B C C C Kelompok VEN V E N V E N V E N Metode Gabungan VA EA NA VB EB NB VC EC NC . NB.Digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan obat dimana anggaran yang ada tidak sesuai kebutuhan. Contoh Analisis Menggunakan Metode Gabungan Tabel 2. NA dimulai dengan pengurangan obat kategori EC. y Pendekatan sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC. EB dan EA.

Metode pengendalian persediaan farmasi ada 3 yaitu : metode ABC. jumlah dan mutu yang telah direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan 2. Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis. . metode VEN. dan metode kombinasi ABC dan VEN.BAB III KESIMPULAN 1.

Seto. 2008. Semarang : Universitas Diponogoro. Perencanaan Obat Antibiotik Berdasarkan Kombinasi Metode Konsumsi dengan Analisis ABC dan Reorder point terhadap Nilai Persediaan dan Turn Over Ratio di Instalasi Farmasi RS Darul Istiqomah Kaliwungu Kendal (Tesis). S. Jakarta : Universitas Indonesia. S. Maimun. Hartono. Semarang : Universitas Diponegoro. A. Surabaya : Airlangga University Press. 2008. Joko Puji. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Suciati . Jakarta: Departemen Kesehatan RI. Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan ABC Indeks Kritis Di Instalasi Farmasi. 2006. Dan Wiku B. Yunita N. . Manajemen Farmasi. dan Lily T.DAFTAR PUSTAKA Depkes RI.B Adisasmito. 2004. Analisis Proses Perencanaan Kebutuhan Obat Publik Untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) di Puskesmas Sewilayah Kerja Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya. 2007.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful