TUGAS FARMASI RUMAH SAKIT PENGADAAN OBAT

Oleh Ni Made Amelia Ratnata Dewi Ni Wayan Agustini Zunita Nurhais Ni Made Meirina Dwitarini Ni Komang Wetriani (1008515005) (1008515011) (1008515047) (1008515051) (1008515053)

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS UDAYANA 2010

. Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan revenue center utama. maka perbekalan barang farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab. penetuan kebutuhan maupun penganggaran. WHO merekomendasikan bahwa usaha pemerintah untuk menyediakan akses obat harus memperhatikan 4 faktor yang krusial yaitu : keuangan yang mendukung. Kegiatan dari pengadaan ini meliputi proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran (Seto dkk. Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90% pelayanan kesehatan di RS menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan. jika masalah perbekalan farmasi tidak dikelola secara cermat dan penuh tanggung jawab maka dapat diprediksi bahwa pendapatan RS akan mengalami penurunan. penyediaan obat yang bermutu. dan gas medik). bahan kimia. Mengingat besarnya kontribusi instalasi farmasi dalam kelancaran pelayanan dan juga merupakan instalasi yang memberikan sumber pemasukan terbesar di RS. ini harus termasuk perencanaan untuk menjamin ketersediaan. menyebutkan bahwa pelayanan farmasi RS adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan RS yang berorientasi kepada pelayanan pasien. alat kedokteran. Dalam Surat Keputusan (SK) Menteri Kesehatan No. 2004). 2007). harga yang terjangkau. Aspek terpenting dari pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan penggunaan obat. dan sistem pengadaan obat yang dapat dipercaya (Lalitha. bahan alat kesehatan habis.BAB I PENDAHULUAN Pengadaan merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan dalam fungsi perencanaan. 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit (RS). keamanan dan keefektifan penggunaan obat. dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi. Untuk itu. termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. . bahan radiologi. pemilihan dan penggunaan obat yang rasional. Dengan meningkatnya pengetahuan dan ekonomi masyarakat menyebabkan makin meningkat pula kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan kefarmasian.

y Rechtmatig : harus sesuai dengan kemampuan keuangan. adapun hal yang harus diperhatikan dalam proses pengadaan adalah sebagai berikut: y Doelmatig : harus sesuai kebutuhan yang sudah direncanakan sebelumnya.2 Fungsi dan Tujuan Pengadaan Fungsi pengadaan adalah merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan. maupun penganggaran. Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan (Depkes RI. pembuatan. 2007). Menurut Seto dkk. 2008).langkah dalam pengadaan obat adalah : (1) Pemilihan metode pengadaan (2) Pemilihan pemasok . Pelaksanaan dari fungsi pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian. 2. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan (Hartono. (2008). 2008).3 Langkah Pengadaan Obat Langkah ..1 Definisi Pengadaan Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis. penukaran ataupun penerimaan sumbangan (hibah. y Wetmatig : cara atau sistem pengadaan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku. misal untuk rumah sakit umum) (Depkes RI. 2. Di dalam pengadaan dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan.BAB II PEMBAHASAN 2. penentuan kebutuhan (dengan peramalan yang baik). serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran. jumlah dan mutu yang telah direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan.

et al. tender terbatas.terbatas tidak lebih dari 3 rekanan untuk penentuan harga. apabila ada dua atau lebih pemasok. dimana . pengadaan / penunjukan langsung. y Ada tawar menawar untuk pencapaian spesifik harga 4. kebijakan tentang barang yang dikembalikan dan pengemasan. berbagai syarat. 2008) : 1. dan staff yang kuat 2. Menurut Quick J. Tender terbuka (pelelangan umum) y Berlaku untuk semua rekanan yg terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan y Pada penentuan harga. perhatian lebih. ada empat metode pengadaan obat (Maimun. Tender terbatas atau lelang tertutup (pelelangan terbatas) y Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terbatas dan punya riwayat baik y Harga masih dapat dikendalikan. ketepatan waktu pengiriman. reputasi produsen. dapat dipercaya.tenaga dan beban kerja lebih ringan daripada lelang terbuka 3. apoteker harus mendasarkan pada kriteria berikut: mutu produk.(3) Pemantauan status pesanan (4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat (5) Penerimaan dan pemeriksaan obat (Maimun. negosisiasi bersaing. mutu pelayanan pemasok. Harga relatif lebih mahal Metode pengadaan obat yang lazim dilaksanakan adalah dengan sistem tender terbuka. harga. Pengadaan langsung y y Biasanya pembelian jumlah kecil dan perlu segera tersedia.4 Metode Pengadaan Obat Pembelian dengan penawaran kompetitif (tender) merupakan suatu metode penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara mutu dan harga. Pembelian dengan negosiasi dan kontrak kerja (Pembelian dengan tawar menawar) y Dilakukan pendekatan dengan rekanan terpilih . 2008) 2. metode ini lebih menguntungkan tetapi memerlukan waktu yang lama.

Pada pusat pelayanan kesehatan atau RS mungkin kebanyakan item obat dipesan perbulan dan untuk mengatasi kekurangan yang terjadi ditambah dengan pesanan mingguan dan seterusnya. sewaktu-waktu kehabisan atau kekurangan obat dapat langsung menghubungi distributor (Maimun. memperpendek lead time . 2008). 2008). juga volume obat tidak begitu besar sehingga tidak menumpuk atau macet di gudang. mendapatkan kualitas sesuai yang diinginkan. memilih supplier yang handal dengan servis memuaskan. bila ada kesalahan mudah mengurusnya. Kombinasi yang berbeda dari model ini mungkin dapat diterapkan pada tingkat (level) yang berbeda (Maimun. memperoleh harga yang murah. Frekuensi pengadaan bervariasi untuk tiap level pelayanan kesehatan. 2007) : 1. Kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan 2. pengadaan obat dengan pembelian langsung sangat menguntungkan karena disamping waktunya cepat. menjamin semua obat yang dibeli memenuhi standar kualitas. dapat diperkirakan waktu pengiriman sehingga tidak terjadi penumpukan atau kekurangan obat. 2008). harganya lebih murah karena langsung dari distributor atau sumbernya. Penyusunan rencana pemasukan obat . Penerimaan dan pemeriksaan obat 5. Menurut penelitian Sarmini. Proses pengadaan yang efektif harus dapat menghasilkan pengadaan obat yang tepat jenis maupun jumlahnya. 2008). Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat antara lain (Hartono. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat 4. untuk obat yang murah dan jarang digunakan dibeli sekali setahun atau setengah tahun (Maimun. pembelian tetap atau pembelian terus menerus. waktu pengiriman dan beban kerja daripada kantor yang mengadakan. Pengadaan obat dapat dimungkinkan berjalan menurut model yang berbeda misalnya pembelian tahunan. dapat menentukan jadwal pembelian untuk menekan biaya pengadaan dan efisien dalam proses pengadaan (Maimun.keseluruhannya akan berpengaruh terhadap harga. Pemantauan status pesanan Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat. Obat yang mahal atau sering dipakai pembelian dilakukan sekali sebulan. Persyaratan pemasok 3. meliputi : 1.

Penerimaan obat 3. Obat memiliki Sertifikat Analisa dan Uji Mutu yang sesuai dengan nomor batch masing-masing produk. 7. Pastikan ketepatan waktu pengiriman obat. Obat termasuk dalam Daftar Obat Publik. 2007) : 1. 6. Menerima dan mengecek obat. 2007) : 1. . ada empat strategi dalam pengadaan obat yang baik (Maimun. Obat Program Kesehatan. 5. 4. Seleksi terhadap supplier yang dapat dipercaya dengan produk yang berkualitas. Ada beberapa kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan antara lain (Hartono. Menentukan syarat-syarat atau isi kontrak. 2008) : 1. 2. Pengadaaan obat-obatan dengan harga mahal dengan jumlah yang tepat. Batas kedaluwarsa obat pada saat pengadaan minimal 3 tahun dan dapat ditambah 6 bulan sebelum berakhirnya masa kedaluwarsa untuk diganti dengan obat yang masa kedaluwarsanya lebih jauh. Obat telah memiliki Izin Edar atau Nomor Regristrasi dari Departemen Kesehatan RI. Obat diproduksi oleh Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB. Siklus pengadaan obat meliputi langkah-langkah sebagai berikut (Hartono. Mencapai kemungkinan termurah dari harga total.2. 5. Mengalokasikan dan memilih calon penyedia obat (supplier). 3. Obat Generik yang tercantum dalam DOEN yang masih berlaku. Meninjau atau memeriksa kembali tentang pemilihan obat (seleksi obat). 3. Memilih metode pengadaan. 2. Pemeriksaan mutu obat 4. 2. Obat termasuk dalam katagori VEN. Memantau status pesanan. 4. Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat 5. 3. Pencatatan harian penerimaan obat 6. Menyesuaikan atau mencocokan kebutuhan dan dana. 6. Pengisian formulir realisasi pengadaan obat Menurut WHO. 4.

dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A. Gambar 2. Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah. Mendistribusikan obat. Melakukan pembayaran. 9. Analisis ABC a) Definisi Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto. 10. .1 Siklus pengadaan obat Pengendalian Persediaan Untuk menetapkan prioritas pengadaan obat yang sesuai dengan anggaran yang ada dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu: 1. Mengumpulkan informasi mengenai pemakaian.8. B dan C.

Sedangkan pengendalian obat untuk kelompok B tidak seketat kelompok A. inventory.y Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory. Dalam organisasi penjualan. Pengendalian obat untuk kelompok C dapat lebih longgar pencatatan dan pelaporannya tidak sesering kelompok B dengan sekali-kali dilakukan monitoring dan persediaan dapat dilakukan untuk 2-6 bulan dengan penyimpanan biasa sesuai dengan jenis perlakuan obat. y Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory. Meskipun demikian laporan penggunaan dan sisa obatnya dilaporkan secara rinci untuk dilakukan monitoring secara berkala pada setiap 1-3 bulan sekali. 2008). Dalam keterkaitannya dengan persediaan di IFRS maka yang dimaksud kelompok A adalah kelompok obat yang harganya mahal. Oleh karena itu disimpan secara rapat agar tidak mudah dicuri bila perlu dalam persediaan pengadaannya sedikit atau tidak ada sama sekali sehingga tidak ada dalam penyimpanan. 2008) . Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan berbeda y antara perusahaan satu dengan yang lainnya (Maimun. sambil mencari strategi untuk mendongkrak penjualan kelompok B (Maimun. analisis ini dapat memberikan informasi terhadap produk-produk utama yang memberikan revenue terbesar bagi perusahaan. dibandingkan kelompok B yang kurang kritis. Pihak manajemen dapat meneruskan konsentrasi terhadap produk ini. penjualan dan sebagainya. sedangkan kelompok C mempunyai dampak yang kecil terhadap aktivitas gudang dan keuangan (Maimun. 2008). Kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory. Kelompok A adalah kelompok yang sangat kritis sehingga perlu pengontrolan secara ketat. Prinsip ABC ini dapat diterapkan dalam pengelolaan pembelian. maka harus dikendalikan secara ketat yaitu dengan membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar dapat dilakukan monitoring secara terus menerus. Cara penyimpanannya disesuaikan dengan jenis obat dan perlakuannya.

Tentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil 3. Perbekalan farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70% 6. dimulai dengan jenis yang memakan anggaran terbanyak. Urutkan kembali perbekalan farmasi di atas mulai dari yang memakan prosentase biaya paling banyak. b. Hitung kumulasi persennya 5. Hitung jumlah dana yang dibutukan untuk masing-masing obat dengan cara mengalikan jumlah obat dengan harga obat 2. Perbekalan farmasi kategori B termasuk dalam kumulas 71-90% 7. 2008) . hitung masing-masing prosentase jenis perbekalan farmasi terhadap anggaran total. 2008) Perbekalan farmasi katagori A menyerap anggaran 70% Perbekalan farmasi katagori B menyerap anggaran 20% Perbekalan farmasi katagori C menyerap anggaran 10% (DepKes RI. dan biaya yang diperlukan untuk tiap nama dagang. daftar harga perbekalan farmasi.b) Prosedur analisis ABC Prinsip utama analisis ABC adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan farmasi ke dalam suatu urutan. Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu metode perencanaan. y y y Cara Perhitungan: 1. dan jumlahkan biaya per jenis/ katagori perbekalan farmasi. Urutan langkah sebagai berikut : a. Perbekalan farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi 90-100% (DepKes RI. Jumlahkan anggaran total. c. Kelompokkan ke dalam jenis-jenis/ katagori. Hitung presentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan 4. Identifikasi perbekalan farmasi yang menyerap ± 70% anggaran perbekalan total. Hitung prosentase kumulatif. d. dimuali dengan urutan 1 dan seterusnya e.

2008) c) Contoh Perhitungan Menggunakan Analisis ABC Tabel 2. B atau C (Maimun. Hitung persentase harga dari masing-masing item e. Atur daftar list secara desending dengan nilai harga tertinggi berada di atas f. Tentukan klasifikasinya A. Kalikan harga dan jumlah kebutuhan d. yang termasuk dalam kelompok ini antara lain : obat penyelamat (life saving drug). Jumlah Harga Biaya Kumulatif % % Kelompok Persediaan Biaya Kumulatif #10286 200 12000 2400000 2400000 47 47 A #11526 100 7500 750000 3150000 15 62 A #12760 20 20000 400000 3550000 8 70 A #10867 20 18000 360000 3910000 7 77 B #10500 12 28000 336000 4246000 7 84 B #12572 200 700 140000 4386000 3 87 B #14075 35 17000 595000 4981000 11 98 C #12460 50 1000 50000 5031000 1 99 C #13745 5 10000 50000 5081000 1 100 C 5081000 8. Masukkan jumlah kebutuhannya dalam periode tertentu c. obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk .1 Data analisis ABC No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. Analisis VEN Analisa VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada dampak tiap jenis obat terhadap kesehatan. Hitung persentase kumulatif dari masing-masing item terhadap total harga g. Buat daftar list semua item dan cantumkan harganya b.Tahapan-tahapan dalam analisis ABC dengan menggunakan program Microsoft excel adalah sebagai berikut : a. Semua jenis obat yang direncanakan dikelompokan ke dalam tiga kategori yakni : y Vital (V) adalah kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital).

Persediaan #10286 #11526 #12760 #10867 #10500 #12572 #14075 #12460 #13745 Jenis Obat Kardiotonik Antibiotika Suplemen Makanan Antitoksin Analgesik Vitamin B kompleks Adrenalin Antibiotika Vitamin C Kategori V E N V E N V E N 9. . y Non-esensial (N) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakan untuk penyakit yang sembuh sendiri (self limiting disease). atau mengurangi penderitaan pasien. Contoh obat yang termasuk jenis obat Non-essensial adalah vitamin. obat jantung. antitoksin.2 Data analisis VEN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. obat gastrointestinal. Contoh Analisis menggunakan metode VEN Tabel 2.mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar. Contoh obat yang termasuk jenis obat Vital adalah adrenalin. perbekalan farmasi yang diragukan manfaatnya. NSAID dan lain lain. y Esensial (E) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit. perbekalan farmasi yang mahal namun tidak mempunyai kelebihan manfaat disbanding perbekalan farmasi lainnya. Sebaliknya jenis obat dengan status N harusnya masuk dalam kategori C. Kombinasi ABC dan VEN Jenis obat yang termasuk kategori A (dalam analisis ABC) adalah benar-benar yang diperlukan untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E dan sebagain V (dari analisa VEN). Contoh obat yang termasuk jenis obat Essensial adalah antibiotic. suplemen dan lain-lain. insulin.

NA dimulai dengan pengurangan obat kategori EC. NB. y Pendekatan sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC. Mekanismenya adalah sebagai berikut: y Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi atau dihilangkan dari rencana kebutuhan.Digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan obat dimana anggaran yang ada tidak sesuai kebutuhan. Contoh Analisis Menggunakan Metode Gabungan Tabel 2. maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan xobat yang masuk kategori NA menjadi prioritas berikutnya. V E N Metode gabungan A VA EA NA ini digunakan B VB EB NB untuk C VC EC NC melakukan pengurangan obat. EB dan EA. bila dana masih kurang.3 Data analisis gabungan ABC dan VEN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. Persediaan #10286 #11526 #12760 #10867 #10500 #12572 #14075 #12460 #13745 Kelompok ABC A A A B B B C C C Kelompok VEN V E N V E N V E N Metode Gabungan VA EA NA VB EB NB VC EC NC . Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yang tersedia masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya.

metode VEN. jumlah dan mutu yang telah direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan 2. dan metode kombinasi ABC dan VEN.BAB III KESIMPULAN 1. Metode pengendalian persediaan farmasi ada 3 yaitu : metode ABC. . Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis.

2008. Seto. S. Yunita N. Manajemen Farmasi. Maimun. dan Lily T. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. Suciati . Perencanaan Obat Antibiotik Berdasarkan Kombinasi Metode Konsumsi dengan Analisis ABC dan Reorder point terhadap Nilai Persediaan dan Turn Over Ratio di Instalasi Farmasi RS Darul Istiqomah Kaliwungu Kendal (Tesis). Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. S. Hartono. 2004. Jakarta : Universitas Indonesia. 2008. Semarang : Universitas Diponegoro. Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan ABC Indeks Kritis Di Instalasi Farmasi. Dan Wiku B. Semarang : Universitas Diponogoro. 2006. Surabaya : Airlangga University Press.DAFTAR PUSTAKA Depkes RI. Analisis Proses Perencanaan Kebutuhan Obat Publik Untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) di Puskesmas Sewilayah Kerja Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya. Joko Puji.B Adisasmito. A. . 2007.