TUGAS FARMASI RUMAH SAKIT PENGADAAN OBAT

Oleh Ni Made Amelia Ratnata Dewi Ni Wayan Agustini Zunita Nurhais Ni Made Meirina Dwitarini Ni Komang Wetriani (1008515005) (1008515011) (1008515047) (1008515051) (1008515053)

PROGRAM PENDIDIKAN PROFESI APOTEKER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS UDAYANA 2010

1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit (RS).BAB I PENDAHULUAN Pengadaan merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan dalam fungsi perencanaan. dan sistem pengadaan obat yang dapat dipercaya (Lalitha. Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang dan sekaligus merupakan revenue center utama. Untuk itu. Kegiatan dari pengadaan ini meliputi proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran (Seto dkk. dan 50% dari seluruh pemasukan RS berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi.. menyebutkan bahwa pelayanan farmasi RS adalah bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan RS yang berorientasi kepada pelayanan pasien. keamanan dan keefektifan penggunaan obat. Mengingat besarnya kontribusi instalasi farmasi dalam kelancaran pelayanan dan juga merupakan instalasi yang memberikan sumber pemasukan terbesar di RS. Aspek terpenting dari pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan penggunaan obat. Dalam Surat Keputusan (SK) Menteri Kesehatan No. Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90% pelayanan kesehatan di RS menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan. 2007). maka perbekalan barang farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab. termasuk pelayanan farmasi klinik yang terjangkau bagi semua lapisan masyarakat. 2004). dan gas medik). jika masalah perbekalan farmasi tidak dikelola secara cermat dan penuh tanggung jawab maka dapat diprediksi bahwa pendapatan RS akan mengalami penurunan. harga yang terjangkau. ini harus termasuk perencanaan untuk menjamin ketersediaan. . penetuan kebutuhan maupun penganggaran. bahan kimia. Dengan meningkatnya pengetahuan dan ekonomi masyarakat menyebabkan makin meningkat pula kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan kefarmasian. pemilihan dan penggunaan obat yang rasional. bahan alat kesehatan habis. alat kedokteran. penyediaan obat yang bermutu. bahan radiologi. WHO merekomendasikan bahwa usaha pemerintah untuk menyediakan akses obat harus memperhatikan 4 faktor yang krusial yaitu : keuangan yang mendukung.

Di dalam pengadaan dilakukan proses pelaksanaan rencana pengadaan dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan.1 Definisi Pengadaan Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis. 2. Menurut Seto dkk. misal untuk rumah sakit umum) (Depkes RI. y Rechtmatig : harus sesuai dengan kemampuan keuangan. serta rencana pembiayaan dari fungsi penganggaran.langkah dalam pengadaan obat adalah : (1) Pemilihan metode pengadaan (2) Pemilihan pemasok . 2007).3 Langkah Pengadaan Obat Langkah . Pengadaan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan (Depkes RI. Tujuan pengadaan obat adalah agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan dengan mutu yang terjamin serta dapat diperoleh pada saat diperlukan (Hartono. 2008).. adapun hal yang harus diperhatikan dalam proses pengadaan adalah sebagai berikut: y Doelmatig : harus sesuai kebutuhan yang sudah direncanakan sebelumnya. jumlah dan mutu yang telah direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan. 2008). Pelaksanaan dari fungsi pengadaan dapat dilakukan dengan pembelian. maupun penganggaran.BAB II PEMBAHASAN 2. y Wetmatig : cara atau sistem pengadaan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku. penukaran ataupun penerimaan sumbangan (hibah. pembuatan. penentuan kebutuhan (dengan peramalan yang baik).2 Fungsi dan Tujuan Pengadaan Fungsi pengadaan adalah merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan. 2. (2008).

Menurut Quick J. dapat dipercaya. 2008) 2.4 Metode Pengadaan Obat Pembelian dengan penawaran kompetitif (tender) merupakan suatu metode penting untuk mencapai keseimbangan yang tepat antara mutu dan harga. perhatian lebih. harga. Tender terbuka (pelelangan umum) y Berlaku untuk semua rekanan yg terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan y Pada penentuan harga. pengadaan / penunjukan langsung.terbatas tidak lebih dari 3 rekanan untuk penentuan harga. negosisiasi bersaing. kebijakan tentang barang yang dikembalikan dan pengemasan. apabila ada dua atau lebih pemasok. Harga relatif lebih mahal Metode pengadaan obat yang lazim dilaksanakan adalah dengan sistem tender terbuka. et al. ketepatan waktu pengiriman. reputasi produsen. apoteker harus mendasarkan pada kriteria berikut: mutu produk. metode ini lebih menguntungkan tetapi memerlukan waktu yang lama. Pengadaan langsung y y Biasanya pembelian jumlah kecil dan perlu segera tersedia. berbagai syarat. dan staff yang kuat 2. tender terbatas. y Ada tawar menawar untuk pencapaian spesifik harga 4.tenaga dan beban kerja lebih ringan daripada lelang terbuka 3. ada empat metode pengadaan obat (Maimun. mutu pelayanan pemasok. Tender terbatas atau lelang tertutup (pelelangan terbatas) y Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terbatas dan punya riwayat baik y Harga masih dapat dikendalikan. 2008) : 1. Pembelian dengan negosiasi dan kontrak kerja (Pembelian dengan tawar menawar) y Dilakukan pendekatan dengan rekanan terpilih .(3) Pemantauan status pesanan (4) Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat (5) Penerimaan dan pemeriksaan obat (Maimun. dimana .

Penerimaan dan pemeriksaan obat 5. 2008). 2008). waktu pengiriman dan beban kerja daripada kantor yang mengadakan. Menurut penelitian Sarmini. harganya lebih murah karena langsung dari distributor atau sumbernya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan obat antara lain (Hartono. memilih supplier yang handal dengan servis memuaskan. Kombinasi yang berbeda dari model ini mungkin dapat diterapkan pada tingkat (level) yang berbeda (Maimun. Frekuensi pengadaan bervariasi untuk tiap level pelayanan kesehatan. untuk obat yang murah dan jarang digunakan dibeli sekali setahun atau setengah tahun (Maimun. Penyusunan rencana pemasukan obat . dapat diperkirakan waktu pengiriman sehingga tidak terjadi penumpukan atau kekurangan obat. 2008). pengadaan obat dengan pembelian langsung sangat menguntungkan karena disamping waktunya cepat. mendapatkan kualitas sesuai yang diinginkan. Obat yang mahal atau sering dipakai pembelian dilakukan sekali sebulan. pembelian tetap atau pembelian terus menerus. Penentuan waktu pengadaan dan kedatangan obat 4. sewaktu-waktu kehabisan atau kekurangan obat dapat langsung menghubungi distributor (Maimun. Pengadaan obat dapat dimungkinkan berjalan menurut model yang berbeda misalnya pembelian tahunan. memperoleh harga yang murah. Proses pengadaan yang efektif harus dapat menghasilkan pengadaan obat yang tepat jenis maupun jumlahnya. memperpendek lead time . Pada pusat pelayanan kesehatan atau RS mungkin kebanyakan item obat dipesan perbulan dan untuk mengatasi kekurangan yang terjadi ditambah dengan pesanan mingguan dan seterusnya. 2007) : 1. meliputi : 1. Persyaratan pemasok 3.keseluruhannya akan berpengaruh terhadap harga. menjamin semua obat yang dibeli memenuhi standar kualitas. dapat menentukan jadwal pembelian untuk menekan biaya pengadaan dan efisien dalam proses pengadaan (Maimun. bila ada kesalahan mudah mengurusnya. juga volume obat tidak begitu besar sehingga tidak menumpuk atau macet di gudang. 2008). Pemantauan status pesanan Kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat. Kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan 2.

Menerima dan mengecek obat. Meninjau atau memeriksa kembali tentang pemilihan obat (seleksi obat). Obat telah memiliki Izin Edar atau Nomor Regristrasi dari Departemen Kesehatan RI. Ada beberapa kriteria obat publik dan perbekalan kesehatan antara lain (Hartono. 2. Menyesuaikan atau mencocokan kebutuhan dan dana. ada empat strategi dalam pengadaan obat yang baik (Maimun. Obat diproduksi oleh Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB. 4. Batas kedaluwarsa obat pada saat pengadaan minimal 3 tahun dan dapat ditambah 6 bulan sebelum berakhirnya masa kedaluwarsa untuk diganti dengan obat yang masa kedaluwarsanya lebih jauh. 4. 5. Pengisian berita acara pemeriksaan dan penerimaan obat 5. . 2008) : 1. Mengalokasikan dan memilih calon penyedia obat (supplier). Seleksi terhadap supplier yang dapat dipercaya dengan produk yang berkualitas. 3. 5. Menentukan syarat-syarat atau isi kontrak. 2. 7. 3. 2007) : 1. 6. Obat memiliki Sertifikat Analisa dan Uji Mutu yang sesuai dengan nomor batch masing-masing produk. Pastikan ketepatan waktu pengiriman obat. Obat termasuk dalam katagori VEN. Memantau status pesanan. 4. Obat Generik yang tercantum dalam DOEN yang masih berlaku. Pencatatan harian penerimaan obat 6.2. Penerimaan obat 3. 2. Mencapai kemungkinan termurah dari harga total. Pengadaaan obat-obatan dengan harga mahal dengan jumlah yang tepat. Pemeriksaan mutu obat 4. 3. 2007) : 1. Memilih metode pengadaan. 6. Siklus pengadaan obat meliputi langkah-langkah sebagai berikut (Hartono. Obat Program Kesehatan. Obat termasuk dalam Daftar Obat Publik. Pengisian formulir realisasi pengadaan obat Menurut WHO.

Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga terendah. Melakukan pembayaran. dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A. . Mengumpulkan informasi mengenai pemakaian.1 Siklus pengadaan obat Pengendalian Persediaan Untuk menetapkan prioritas pengadaan obat yang sesuai dengan anggaran yang ada dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu: 1. B dan C. Analisis ABC a) Definisi Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto. Gambar 2. 9.8. Mendistribusikan obat. 10.

penjualan dan sebagainya. Prinsip ABC ini dapat diterapkan dalam pengelolaan pembelian. maka harus dikendalikan secara ketat yaitu dengan membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar dapat dilakukan monitoring secara terus menerus. Oleh karena itu disimpan secara rapat agar tidak mudah dicuri bila perlu dalam persediaan pengadaannya sedikit atau tidak ada sama sekali sehingga tidak ada dalam penyimpanan. Pihak manajemen dapat meneruskan konsentrasi terhadap produk ini. Dalam organisasi penjualan. sedangkan kelompok C mempunyai dampak yang kecil terhadap aktivitas gudang dan keuangan (Maimun. 2008). sambil mencari strategi untuk mendongkrak penjualan kelompok B (Maimun. analisis ini dapat memberikan informasi terhadap produk-produk utama yang memberikan revenue terbesar bagi perusahaan. Sedangkan pengendalian obat untuk kelompok B tidak seketat kelompok A. 2008). Kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory. Kelompok A adalah kelompok yang sangat kritis sehingga perlu pengontrolan secara ketat. Cara penyimpanannya disesuaikan dengan jenis obat dan perlakuannya. dibandingkan kelompok B yang kurang kritis. Pengendalian obat untuk kelompok C dapat lebih longgar pencatatan dan pelaporannya tidak sesering kelompok B dengan sekali-kali dilakukan monitoring dan persediaan dapat dilakukan untuk 2-6 bulan dengan penyimpanan biasa sesuai dengan jenis perlakuan obat. inventory.y Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory. Meskipun demikian laporan penggunaan dan sisa obatnya dilaporkan secara rinci untuk dilakukan monitoring secara berkala pada setiap 1-3 bulan sekali. 2008) . y Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory. Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan berbeda y antara perusahaan satu dengan yang lainnya (Maimun. Dalam keterkaitannya dengan persediaan di IFRS maka yang dimaksud kelompok A adalah kelompok obat yang harganya mahal.

daftar harga perbekalan farmasi. d. y y y Cara Perhitungan: 1. Hitung kumulasi persennya 5. dimuali dengan urutan 1 dan seterusnya e. Perbekalan farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi 90-100% (DepKes RI. b. Perbekalan farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70% 6. dimulai dengan jenis yang memakan anggaran terbanyak. Perbekalan farmasi kategori B termasuk dalam kumulas 71-90% 7. Tentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil 3. Identifikasi perbekalan farmasi yang menyerap ± 70% anggaran perbekalan total. Hitung presentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan 4. Jumlahkan anggaran total. dan jumlahkan biaya per jenis/ katagori perbekalan farmasi. hitung masing-masing prosentase jenis perbekalan farmasi terhadap anggaran total. dan biaya yang diperlukan untuk tiap nama dagang. Urutan langkah sebagai berikut : a. Urutkan kembali perbekalan farmasi di atas mulai dari yang memakan prosentase biaya paling banyak. Kelompokkan ke dalam jenis-jenis/ katagori. Hitung prosentase kumulatif.b) Prosedur analisis ABC Prinsip utama analisis ABC adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan farmasi ke dalam suatu urutan. 2008) Perbekalan farmasi katagori A menyerap anggaran 70% Perbekalan farmasi katagori B menyerap anggaran 20% Perbekalan farmasi katagori C menyerap anggaran 10% (DepKes RI. Hitung jumlah dana yang dibutukan untuk masing-masing obat dengan cara mengalikan jumlah obat dengan harga obat 2. Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu metode perencanaan. c. 2008) .

Buat daftar list semua item dan cantumkan harganya b.1 Data analisis ABC No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. Semua jenis obat yang direncanakan dikelompokan ke dalam tiga kategori yakni : y Vital (V) adalah kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital). Jumlah Harga Biaya Kumulatif % % Kelompok Persediaan Biaya Kumulatif #10286 200 12000 2400000 2400000 47 47 A #11526 100 7500 750000 3150000 15 62 A #12760 20 20000 400000 3550000 8 70 A #10867 20 18000 360000 3910000 7 77 B #10500 12 28000 336000 4246000 7 84 B #12572 200 700 140000 4386000 3 87 B #14075 35 17000 595000 4981000 11 98 C #12460 50 1000 50000 5031000 1 99 C #13745 5 10000 50000 5081000 1 100 C 5081000 8. Tentukan klasifikasinya A. Analisis VEN Analisa VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada dampak tiap jenis obat terhadap kesehatan. Masukkan jumlah kebutuhannya dalam periode tertentu c. 2008) c) Contoh Perhitungan Menggunakan Analisis ABC Tabel 2. yang termasuk dalam kelompok ini antara lain : obat penyelamat (life saving drug).Tahapan-tahapan dalam analisis ABC dengan menggunakan program Microsoft excel adalah sebagai berikut : a. obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk . B atau C (Maimun. Hitung persentase kumulatif dari masing-masing item terhadap total harga g. Atur daftar list secara desending dengan nilai harga tertinggi berada di atas f. Kalikan harga dan jumlah kebutuhan d. Hitung persentase harga dari masing-masing item e.

perbekalan farmasi yang mahal namun tidak mempunyai kelebihan manfaat disbanding perbekalan farmasi lainnya. antitoksin. Kombinasi ABC dan VEN Jenis obat yang termasuk kategori A (dalam analisis ABC) adalah benar-benar yang diperlukan untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E dan sebagain V (dari analisa VEN). Sebaliknya jenis obat dengan status N harusnya masuk dalam kategori C. obat jantung. suplemen dan lain-lain. Persediaan #10286 #11526 #12760 #10867 #10500 #12572 #14075 #12460 #13745 Jenis Obat Kardiotonik Antibiotika Suplemen Makanan Antitoksin Analgesik Vitamin B kompleks Adrenalin Antibiotika Vitamin C Kategori V E N V E N V E N 9. Contoh obat yang termasuk jenis obat Vital adalah adrenalin. y Esensial (E) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit. y Non-esensial (N) meliputi aneka ragam perbekalan farmasi yang digunakan untuk penyakit yang sembuh sendiri (self limiting disease). Contoh Analisis menggunakan metode VEN Tabel 2. Contoh obat yang termasuk jenis obat Non-essensial adalah vitamin. perbekalan farmasi yang diragukan manfaatnya. NSAID dan lain lain. insulin.mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar. .2 Data analisis VEN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. obat gastrointestinal. atau mengurangi penderitaan pasien. Contoh obat yang termasuk jenis obat Essensial adalah antibiotic.

V E N Metode gabungan A VA EA NA ini digunakan B VB EB NB untuk C VC EC NC melakukan pengurangan obat.Digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan obat dimana anggaran yang ada tidak sesuai kebutuhan. y Pendekatan sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC.3 Data analisis gabungan ABC dan VEN No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 No. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yang tersedia masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya. NB. Mekanismenya adalah sebagai berikut: y Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi atau dihilangkan dari rencana kebutuhan. bila dana masih kurang. NA dimulai dengan pengurangan obat kategori EC. maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan xobat yang masuk kategori NA menjadi prioritas berikutnya. Persediaan #10286 #11526 #12760 #10867 #10500 #12572 #14075 #12460 #13745 Kelompok ABC A A A B B B C C C Kelompok VEN V E N V E N V E N Metode Gabungan VA EA NA VB EB NB VC EC NC . Contoh Analisis Menggunakan Metode Gabungan Tabel 2. EB dan EA.

. Metode pengendalian persediaan farmasi ada 3 yaitu : metode ABC. Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan adalah upaya pemenuhan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan sesuai dengan jenis. metode VEN. dan metode kombinasi ABC dan VEN.BAB III KESIMPULAN 1. jumlah dan mutu yang telah direncanakan sesuai kebutuhan pembangunan kesehatan 2.

B Adisasmito. Manajemen Farmasi. A. 2006. 2008. Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan ABC Indeks Kritis Di Instalasi Farmasi. Semarang : Universitas Diponogoro. Jakarta: Departemen Kesehatan RI. 2008. 2007. Jakarta : Universitas Indonesia. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Perencanaan Obat Antibiotik Berdasarkan Kombinasi Metode Konsumsi dengan Analisis ABC dan Reorder point terhadap Nilai Persediaan dan Turn Over Ratio di Instalasi Farmasi RS Darul Istiqomah Kaliwungu Kendal (Tesis). Analisis Proses Perencanaan Kebutuhan Obat Publik Untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) di Puskesmas Sewilayah Kerja Dinas Kesehatan Kota Tasikmalaya. Joko Puji. Seto. Semarang : Universitas Diponegoro. S. Suciati . 2004. dan Lily T. Hartono. S.DAFTAR PUSTAKA Depkes RI. Dan Wiku B. Surabaya : Airlangga University Press. Yunita N. Maimun. .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful