PEMASTIAN MUTU (QUALITY ASSURANCE/QA)

A. Pendahuluan
Industri farmasi bertujuan untuk menghasilkan obat yang harus memenuhi
persyaratan khasiat (efficacy), keamanan (safety) dan mutu (quality). Berdasarkan
Peraturan Pemerintah Nomor 51 Pasal 9 Ayat 1 yang menyatakan bahwa,
”industri farmasi harus memiliki 3 (tiga) orang Apoteker sebagai penanggung
jawab masing-masing pada bidang pemastian mutu, produksi, dan pengawasan
mutu setiap produksi Sediaan Farmasi”.
Quality Assurance (QA) menurut WHO (2004) dan juga diadopsi oleh
CPOB 2006 didefinisikan sebagai : “Semua aspek yang secara kolektif maupun
individual mempengaruhi mutu produk, dari konsep design hingga produk
tersebut ditangan konsumen”.
Quality Assurance merupakan keseluruhan sistem yang dibuat dengan
tujuan agar seluruh produk industri farmasi yang dihasilkan memenuhi
persyaratan mutu yang telah ditetapkan. Quality Assurance tidak saja mencakup
pelaksanaan Cara Pembuatan Obat yang Baik (Good Manufacturing
Practices/GMP) melainkan juga Cara Berlaboratorium yang Baik (Good
Laboratory Practices/GLP) dan Cara Uji Klinis yang Baik (Good Clinical
Practices/GCP) serta Cara Distribusi yang Baik (Good Distribution
Practices/GDP).
Departemen QA memiliki kewenangan dan bertanggung jawab untuk
menyusun kebijakan mutu perusahaan yang dapat menjamin mutu obat yang
dihasilkan agar sesuai dengan persyaratan mutu yang telah ditetapkan dan
memastikan bahwa seluruh bagian yang terlibat dalam proses pembuatan obat,
melaksanakan kebijakan tersebut.

B. Tujuan
Tujuan Qualiy Assurance adalah untuk memastikan bahwa obat dihasilkan
dengan mutu yang sesuai dengan tujuan pemakaiannya.
 Dalam pedoman pelaksanaan CPOB disebutkan bahwa faktor-faktor yang
mempengaruhi mutu produk antara lain adalah :
(1) Kualitas dari bahan awal dan bahan pengemas yang digunakan
(2) Proses pembuatan dan pengawasan mutu
(3) Bangunan dan peralatan
(4) Personalia yang terlibat dalam pembuatan obat

C. Persyaratan Dasar
Sistem Pemastian Mutu yang benar dan tepat bagi industri farmasi
hendaknya memastikan bahwa :
a) Design dan pengembangan obat dilakukan dengan cara yang
memerhatikan persyaratan CPOB dan Cara Berlaboratorium yang Baik.
b) Semua langkah produksi dan pengendalian diuraikan secara jelas dan
CPOB diterapkan
c) Tanggung jawab manajerial diuraikan dengan jelas dalam uraian jabatan
d) Pengaturan disiapkan untuk pembuatan, pasokan dan penggunaan bahan
awal dan pengemas yang benar
e) Semua pengawasan terhadap produk antara dan pengawasan-selama-
proses (in-process controls) lain serta validasi yang diperlukan dilakukan
f) Pengkajian terhadap semua dokumen yang terkait dengan proses,
pengemasan dan pengujian bets, dilakukan sebelum memberikan
pengesahan pelulusan untuk distribusi. Penilaian hendaklah meliputi
semua faktor yang relevan termasuk kondisi pembuatan, hasil pengujian
dan/atau pengawasan-selama-proses, pengkajian dokumen produksi
termasuk pengemasan, pengkajian penyimpangan dari prosedur yang tela
ditetapkan, pemenuhan persyaratan dari Spesifikasi Produk Jadi dan
pemeriksaan produk dalam kemasan akhir
g) Obat tidak dijual atau dipasok sebelum kepala bagian Manajemen Mutu
(Pemastian Mutu) menyatakan bahwa tiap bets produksi dibuat dan
dikendalikan sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam izin edar
 dan peraturan lain yang berkaitan dngan aspek produksi, pengawasan
mutu dan pelulusan produk
h) Tersedia pengaturan yang memadai untuk memastikan bahwa, sedapat
mungkin, produk disimpan, didistribusikan dan selanjutnya ditangani
sedemikian rupa agar mutu tetap dijaga selama masa edar/simpan obat
i) Tersedia prosedur inspeksi diri dan/atau audit mutu yang secara berkala
mengevaluasi efektivitas da penerapan Sistem Pemastian Mutu
j) Pemasok bahan awal dan pengemas dievaluasi dan disetujui untuk
memenuhi spesifikasi mutu yang telah ditentukan oleh perusahaan
k) Penyimpangan dilaporkan, diselidiki dan dicatat
l) Tersedia sistem persetujuan terhadap perubahan yang berdampak pada
mutu produk
m) Prosedur pengolahan ulang dievaluasi dan disetujui
n) Evaluasi mutu produk berkala dilakukan untuk verifikasi konsistensi
proses dan memastikan perbaikan proses yang berkesinambungan

D. Ruang Lingkup
1. Personalia
Personalia adalah salah satu unsur yang sangat penting dalam suatu
industri farmasi. Oleh sebab itu industri farmasi bertanggung jawab untuk
menyediakan personil yang terkualifikasi dalam jumlah yang memadai untuk
melaksanakan semua tugas. Tiap personil mampu memahami tanggung jawab
masing-masing dan dicatat. Seluruh personil mampu memahami prinsip
CPOB dan memperoleh pelatihan awal dan berkesinambungan, termasuk
instruksi mengenai higiene yang berkaitan dengan pekerjaan. Selain itu,
seluruh karyawan juga harus memiliki kesehatan fisik dan mental yang baik
sehingga mampu melaksanakan tugas secara profesional.
 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam masalah personalia, antara lain :
a. Kesehatan personil
Pada saat perekrutan sebaiknya dipastikan bahwa semua calon karyawan
(mulai dari petugas pembersihan, pemasangan dan perawatan peralatan,
personil produksi dan pengawasan hingga personil tingkat manajerial)
memiliki kesehatan fisik dan mental yang baik sehingga tidak akan
berdampak pada mutu produk yang akan dibuat. Untuk masing-masing
karyawan sebaiknya ada catatan tentang kesehatan mental dan fisiknya.
b. Unit Produksi, unit Pengawasan Mutu dan unit Pemastian Mutu dikepalai
oleh Apoteker yang berbeda dan bertanggung jawab terhadap unitnya
masing-masing serta memiliki pengalaman dan mampu membawahi para
Supervisor pada setiap tingkat pekerjaan yang dilakukan.
c. Kualifikasi dan pengalaman personil
Kualifikasi personalia harus tercantum dalam suatu Prosedur Tetap
(protap) Kualifikasi Karyawan yang harus mendapat persetujuan dari QA
Manager dan Direksi Perusahaan. Selain itu, sebagai pedoman
pelaksanaan tugas tersebut maka setiap karyawan harus memiliki Uraian
Tugas yang disusun oleh bagian Personalia dengan persetujuan QA
Manager
d. Jumlah personil
Kekurangan jumlah personil cenderung memengaruhi kualitas obat,
karena tugas akan dilakukan secara tergesa-gesa dengan segala akibatnya.
Di samping itu kekurangan jumlah karyawan biasanya mengakibatkan
kerja lembur sering dilakukan yang dapat menimbulkan kelelahan fisik
dan mental baik bagi operator maupun supervisor atau malahan bagi
personil pada tingkat lebih atas/yang melakukan evaluasi dan/atau
mengambil keputusan.
e. Sarana dan lingkungan tempat kerja, pakaian kerja serta
peralatan/perlengkapan penanganan yang memadai perlu disediakan agar
produk maupun orangnya bebas dari resiko kontaminasi
 Untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan CPOB maka pada
setiap karyawan yang bekerja pada industri farmasi wajib untuk diberikan
pelatihan.
Pelatihan dapat diberikan oleh seorang yang cakap dan ahli dibidangnya
atau oleh atasan yang bersangkutan. Pelatihan mengenai CPOB harus
dilakukan secara berkesinambungan dan dengan frekuensi yang memadai
untuk menjamin supaya karyawan terbiasa dengan persyaratan CPOB yang
berkaitan dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Pada setiap
pelatihan yang diberikan harus dibuat “Catatan Pelatihan” pada masing-
masing karyawan. Catatan pelatihan ini harus disimpan dan efektivitas
program perlatihan dievaluasi (dinilai) secara berkala.
Program pelatihan sebaiknya mencakup antara lain :
- Materi umum yang harus diberikan kepada semua personil pada hari
pertama kerjanya
- CPOB dasar (termasuk mikrobiologi dan higiene perorangan) kepada
semua personil
- CPOB spesifik kepada personil berkaitan, misal bagi mereka yang
menangani pembuatan produk steril, menangani pembuatan produk toksik
atau berpotensi tinggi dan/atau bersifat sensitisasi
- Pemahaman semua Protap, metode analisis dan prosedur lain bagi personil
berkaitan
- Pengetahuan mengenai sifat bahan/produk, cara pengolahan dan
pengemasan

Kepala bagian Pemastian Mutu hendaknya seorang Apoteker yang

terdaftar dan terkualifikasi, memperoleh pelatihan yang sesuai, memiliki
pengalaman praktis yang memadai dan keterampilan manajerial sehingga
memungkinkan untuk melaksanakan tugas secara profesional.
Wewenang dan tanggung jawab kepala bagian Pemastian Mutu termasuk :
- Memastikan penerapan (dan, bila diperlukan, membentuk) sistem mutu
- Ikut serta dalam atau memprakarsai pembentukan acuan mutu perusahaan
- Memprakarsai dan mengawasi audit internal atau inspeksi diri berkala
- Melakukan pengawasan terhadap fungsi bagian Pengawasan Mutu
- Memprakarsai dan berpartisipasi dalam pelaksanaan audit eksternal (audit
terhadap pemasok)
- Memprakarsai dan berpartisipasi dalam program validasi
- Memastikan pemenuhan persyaratan teknik atau peraturan Otoritas
Pengawasan Obat (OPO) yang berkaitan dengan mutu produk jadi
- Mengevaluasi/mengkaji catatan bets
- Meluluskan atau menolak produk jadi untuk penjualan dengan
mempertimbangkan semua faktor terkait

2. Peralatan
3. Sanitasi dan Higiene
4. Produksi
5. Inspeksi Diri dan Audit Mutu
Inspeksi Diri
Tujuan inspeksi diri adalah untuk mengevaluasi apakah semua aspek
produksi dan pengawasan mutu industri farmasi memenuhi ketentuan Cara
Pembuatan Obat yang Baik (CPOB). Program inspeksi diri dirancang untuk
mendeteksi kelemahan dalam pelaksanaan CPOB dan untuk menetapkan
tindakan perbaikan yang diperlukan. Dengan melakukan inspeksi diri dapat
diketahui kekurangan atas pemenuhan CPOB, baik yang kritis, berdampak
besar maupun yang berdampak kecil. Penilaian terhadap kekurangan atas
pemenuhan CPOB sebagai berikut :
Tingkat Kekritisan Terdiri dari antara lain
Kritis (C) • Pencemaran silang bahan baku atau
Adalah kekurangan yang produk.
memengaruhi mutu obat dan dapat • Produk steril diletakkan terbuka di
mengakibatkan reaksi fatal terhadap daerah non-aseptis.
kesehatan konsumen sampai • Air Murni atau Air untuk injeksi
kematian. tercemar.
• Salah penandaan.
• Karyawan yang belum terlatih
bekerja di daerah pengisian

Berdampak Besar (M)
Adalah kekurangan yang
memengaruhi mutu obat tetapi tidak
berdampak fatal terhadap kesehatan
konsumen.
Berdampak Kecil (m)
Adalah kekurangan yang kecil
pengaruhnya terhadap mutu obat dan
tidak berdampak terhadap kesehatan
konsumen.
steril/aseptis.
• Peralatan ukur utama tidak
dikalibrasi atau di luar batas
kalibrasi.
• Penyimpangan dalam proses tidak
didokumentasi dengan benar.
• Ketidaklengkapan pengisisan
catatan bets.
• Tidak dilakukan inspeksi terhadap
perusahaan penerima kontrak.
• Pembersihan gudang tidak sesuai
jadwal.
• Permukaan dinding retak.
• Catatan ditulis dengan pinsil.
• Seragam kerja tidak dipakai secara
benar.

Inspeksi diri dilakukan secara independen (ditunjuk secara tertulis dan

tidak dipengaruhi oleh atasan) dan rinci oleh petugas yang kompeten dari
perusahaan, yaitu yang terkualifikasi dan mempunyai pengalaman yang
memadai dalam melakukan inspeksi diri. Ada manfaatnya bila juga
menggunakan auditor luar yang independen. Inspeksi diri dilakukan secara
rutin dan pada situasi khusus, misalnya dalam hal terjadi penarikan kembali
obat jadi atau terjadi penolakan yang berulang.
Dalam pelaksanaannya, inspeksi diri dapat dilakukan per bagian sesuai
dengan kebutuhan perusahaan. Namun program inspeksi diri yang menyeluruh
dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun oleh sebuah tim inspeksi diri
yang diketahui oleh QA Manager. Tim ini harus mampu menilai secara
objektif pelaksanaan CPOB terkini pada semua bagian yang terkait dengan
pembuatan obat, termasuk berbagai dokumen yang terkait dengan bagian yang
diinspeksi, seperti protap, dokumen validasi/kualifikasi, catatan bets, dan lain-
lain. Frekuensi inspeksi diri tertulis dalam prosedur tetap inspeksi diri dan
catatan hasil inspeksi harus disimpan dan didokumentasikan. Setelah
pelaksanaan inspeksi diri, disusun laporan inspeksi diri serta dibuat Rencana
Aksi Perbaikan (Corrective Action Plan/CAP) dan laporan dari hasil inspeksi
diri yang telah dilakukan, mencakup :
• Hasil inspeksi diri
• Evaluasi serta kesimpulan
• Saran tindakan perbaikan

Untuk memperoleh standar inspeksi diri dibuat daftar periksa inspeksi diri
selengkap mungkin yang menyajikan standar minimal dan seragam. Daftar
periksa meliputi semua aspek yang disertai sejumlah pertanyaan yang bersifat
umum untuk masing-masing kategori yang mencakup antara lain :
• Personalia
• Bangunan termasuk fasilitas untuk personil
• Perawatan bangunan dan peralatan
• Penyimpanan bahan awal, bahan pengemas dan obat jadi
• Peralatan
• Pengolahan dan In Process Control (IPC)
• Pengawasan mutu
• Dokumentasi
• Sanitasi dan hygiene
• Program validasi dan re-validasi
• Kalibrasi alat atau sistem pengukuran
• Prosedur penarikan kembali obat jadi
• Penanganan keluhan
• Pengawasan label
• Hasil inspeksi diri sebelumnya dan tindak lanjut/tindakan perbaiakan
Daftar periksa diperbaharui secara berkala agar selalu mengikuti dan
meliputi perubahan, peraturan pemerintah dan kebijakan perusahaan. Daftar
periksa disusun sedemikian rupa sesuai dengan program pembuatan obat yang
ada di industri farmasi agar mudah digunakan oleh tim inspeksi diri.
Tim inspeksi diri dibentuk oleh Manajemen perusahaan terdiri dari
minimal 3 orang yang kompeten dan berpengalaman dalam bidangnya
masing-masing dan memahami CPOB, diketuai oleh QA Manager.
 Audit Mutu

6. Penanganan Keluhan terhadap Produk, Penarikan Kembali Produk dan

Produk Kembalian
7. Dokumentasi
Dokumentasi bagian dari sistem informasi manajemen dan dokumentasi
yang baik merupakan bagian yang esensial dari pemastian mutu. Dokumentasi
merupakan hal yang sangat penting dalam industri farmasi untuk memastikan
bahwa setiap petugas (karyawan) mendapat instruksi yang jelas dan rinci
mengenai bidang tugas yang harus dilaksanakannya sehingga memperkecil
resiko terjadinya salah tafsir dan kekeliruan yang biasanya timbul apabila
hanya mengandalkan instruksi lisan. Selain itu, dengan dokumentasi yang baik
juga akan memungkinkan ketelurusan kembali proses produksi yang telah
dilakukan apabila terdapat kesalahan selama produk tersebut dipasarkan.
Dokumentasi dalam industri farmasi merupakan bagian dari informasi
manajemen yang meliputi antara lain :
a. Prosedur tetap (Standard Opertaing Procedure/SOP)
b. Spesifikasi (bahan baku, pengemas, produk jadi)
c. Catatan Pengolahan Batch/Catatan Pengemasan Batch (batch processing
records)
d. Identifikasi (kode/penomoran protap, peralatan, batch)
e. Penandaan (status ruangan, mesin, label bahan baku, karantina , rejected)
f. Protokol dan Laporan Kualifikasi/Validasi
g. Dokumen registrasi
h. Catatan Kalibrasi, Pemantauan kondisi lingkungan ruang produksi, dan
lain-lain

Kriteria Dokumentasi meliputi :

- Dokumen didesain, disiapkan, dikaji dan didistribusikan dengan cermat.
- Dokumen disetujui, ditandatangani dan diberi tanggal oleh personil yang
sesuai dan diberi wewenang.
- Isi dokumen tidak berarti ganda; judul, sifat dan tujuannya dinyatakan
dengan jelas. Penampilan dokumen dibuat rapi dan mudah dicek.
Dokumen hasil reproduksi jelas dan terbaca. Reproduksi dokumen kerja
dari dokumen induk tidak boleh menimbulkan kekeliruan yang disebabkan
proses reproduksi.
- Dokumen dikaji ulang secara berkala dan dijaga agar selalu up-to-date.
Bila suatu dokumen direvisi, sebaiknya dijalankan suatu sistem untuk
menghindarkan penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku secara
tidak sengaja.
- Dokumen tidak ditulis tangan; namun, bila dokumen memerlukan
pencatatan data, maka pencatatan ini ditulis tangan dengan jelas, terbaca,
dan tidak dapat dihapus. Sebaiknya disediakan ruang yang cukup untuk
mencatat data.
- Semua perubahan yang dilakukan terhadap pencatatan pada dokumen
ditandatangani dan diberi tanggal; perubahan memungkinkan pembacaan
informasi semula. Jika perlu, alasan perubahan dicatat. Pencatatan dibuat
atau dilengkapi pada tiap langkah yang dilakukan dan sedemikian rupa
sehingga semua aktivitas yang signifikan mengenai pembuatan obat dapat
ditelusuri. Catatan pembuatan disimpan selama paling sedikit satu tahun
setelah tanggal daluwarsa produk jadi.
- Data dapat dicatat dengan menggunakan sistem pengolahan data
elektronis, cara fotografis atau cara lain yang dapat diandalkan, namun
prosedur rinci berkaitan dengan sistem yang digunakan tersedia, dan
akurasi catatan dicek. Apabila dokumentasi dikelola dengan menggunakan
metode pengolahan data elektronis, hanya personil yang diberi wewenang
boleh mengentri atau memodifikasi data dalam komputer dan perubahan
dan penghapusannya dicatat; akses dibatasi dengan menggunakan kata
sandi (password) atau dengan cara lain, dan hasil entri dari data kritis
dicek secara independen. Catatan bets yang disimpan secara elektronis
sebaiknya dilindungi dengan transfer pendukung menggunakan pita
magnet, mikrofilm, kertas atau cara lain.
 Secara garis besar, dokumen pembuatan obat dapat dikelompokkan
berdasarkan jenisnya, sebagai berikut :
1) Spesifikasi
a) Spesifikasi bahan baku
mencakup :
 Deskripsi bahan, termasuk :
• Nama yang ditentukan dan kode referen (kode produk) internal
• Rujukan monografi farmakope, bila ada
• Pemasok yang disetujui dan, bila mungkin, produsen bahan
• Standar mikrobiologis, bila ada
 Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan
 Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan
 Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan
 Batas waktu penyimpanan sebelum dilakukan pengujian kembali
b) Spesifikasi bahan pengemas
 Deskripsi bahan, termasuk :
• Nama yang ditentukan dan kode referen (kode produk) internal
• Rujukan monografi farmakope, bila ada
• Pemasok yang disetujui dan, bila mungkin, produsen bahan
• Standar mikrobiologis, bila ada
• Spesimen bahan pengemas cetak, termasuk zat warna
 Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan
 Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan
 Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan
 Batas waktu penyimpanan sebelum dilakukan pengujian kembali
c) Spesifikasi produk antara dan produk ruahan
Spesifikasi produk antara dan produk ruahan tersedia, apabila produk
tersebut dibeli atau dikirim, atau apabila data dari produk antara
 digunakan untuk mengevaluasi produk jadi. Spesifikasi mirip dengan
spesifikasi bahan awal atau produk jadi, sesuai keperluan.
d) Spesifikasi produk jadi
mencakup :
 Nama produk yang ditentukan dan kode referen (kode produk)
 Formula/komposisi atau rujukan
 Deskripsi bentuk sediaan dan uraian mengenai kemasan, termasuk
ukuran kemasan
 Petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan
 Persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan
 Kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan khusus, bila
diperlukan
 Masa edar/simpan
2) Dokumen Produksi
a) Dokumen Produksi Induk yang berisi formula produksi dari suatu
produk dalam bentuk sediaan dan kekuatan tertentu, tidak tergantung
dari ukuran bets
b) Prosedur Produksi Induk, terdiri dari Prosedur Pengolahan Induk dan
Prosedur Pengemasan Induk, yang masing-masing berisi prosedur
pengolahan dan prosedur pengemasan yang rinci untuk suatu produk
dengan bentuk sediaan, kekuatan dan ukuran bets spesifik. Prosedur
Produksi Induk dipersyaratkan divalidasi sebelum mendapat
pengesahan untuk digunakan
c) Catatan Produksi Bets, terdiri dari Catatan Pengolahan Bets dan
Catatan Pengemasan Bets, yang merupakan reproduksi dari masing-
masing Prosedur Pengolahan Induk dan Prosedur Pengemasan Induk,
dan berisi semua data dan informasi yang berkaitan dengan
pelaksanaan produksi dari suatu bets produk.
3) Dokumen Pengawasan Mutu
4) Dokumen penyimpanan dan distribusi
5) Dokumen pemeliharaan, pembersihan dan pemantauan kondisi ruang dan
peralatan
6) Dokumen penanganan keluhan, obat kembalian dan penarikan obat jadi
7) Prosedur dan catatan inspeksi diri
8) Pedoman dan catatan pelatihan CPOB bagi karyawan
8. Pembuatan dan Analisis Berdasarkan Kontrak
9. Kualifikasi dan Validasi