1

MICROSOFT ACCESS

PENDAHULUAN

Microsoft Access adalah software untuk merancang, membuat dan mengolah database
yang dikeluarkan oleh perusahaan Microsoft, satu paket dengan program office lainnya seperti
word, excel, dll. Ms. Access lebih mudah digunakan karena fasilitas-fasilitasnya yang lengkap
dalam pengolahan database untuk meghasilkan informasi.

MEMULAI MS. ACCESS 2003 :

Klik tombol Start, All Program, Microsoft Office, Microsoft Office Access 2003.

MEMBUAT DATABASE BARU :

Klik menu File, New atau klik ikon New sehingga muncul task pane New File.
Pada task pane New File, klik pilihan Blank Database.
Simpan database, klik tombol Create, sehingga muncul tampilan database baru yang
masih kosong.

MEMBUKA FILE DATABASE

Klik menu File, Open atau klik ikon Open.
Pilih File, open.

MENGENAL ELEMEN DASAR ACCESS

Dari proses tersebut diatas, terlihat beberapa bagian dasar dari jendela kerja Microsoft
Access seperti berikut

Keterangan Gambar :
 Ikon Kontrol Menu, digunakan untuk mengontrol jendela yang sedang aktif.
 Baris Menu , berisi barisan perintah berupa Menu, seperti menu File, Edit, View, dsb.
 Baris Toolbar, berisi tombol-tombol berupa ikon yang digunakan untuk
menjalankansuatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama perintah yang sering
digunakan.
 Object Database, merupakan object pendukung untuk mengolah database, seperti
membuat tabel, form query dan lainnya.

MENUTUP DATABASE YANG SEDANG AKTIF

Klik menu File, Close atau Klik tombol Close di pojok kanan atas.
Atau Klik Dua kali (double click) pada ikon control menu di pojok kiri jendela database.
Atau klik tombol Alt + F4 pada keyboard.

BEKERJA DENGAN DATABASE ACCESS 2003

 2

Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu
objek, topic atau tujuan khusus tertentu, sebagai contoh data pegawai, data mahasiswa, data
dosen, catalog buku diperpustakaan, data inventaris barang dan sebagainya. Database pada
Access 2003 dapat terdiri atas satu atau beberapa tabel, query, form, report, makro, dan modules
yang semuanya saling terkait.
 Tables, merupakan bagian dari objek database yang berisi kumpulan data yang
berhubungandengan topik tertentu.
 Queries, berfungsi untuk mengolah database, misalnya menghitung, menganalisa data,
memilih data dan sebagainya.
 Forms, merupakan salah satu fasilitas yang banyak digunakan untuk memasukan data dan
menmpilkan data.
 Report, berfungsi untuk mencetak data atau informasi dalam bentuk laporan.
 Macros, untuk mengotomatisasikan perintah-perintah yang sering digunakan untuk
mengolah data.
 Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan database
tingkat lanjut sesuai kebutuhan.

MEMBUAT DAN MENGELOLA TABEL

MEMBUAT TABEL
Pilih Object Tabel, double click “create tabel in design view”
atau klik menu New pada jendela database, pilih design view
lakukan pendefinisian terhadap struktur tabel dengan cara mengisi nama field (field
name), jenis data (data type), keterangan (description), serta properti field jika ada.
Anda dapat membuat primary key (kunci) pada field name yang telah dibuat yang akan
dijadikan primary key, misal NPM, dengan cara klik NPM, kemudian klik menu Edit,
Primary key atau klik tombol Primary key pada toolbar table design.
Simpan Tabel dengan menekan tombol Save , beri nama tabel dan tekan OK.
Untuk menginput atau menampilkan data atau berpindah ke Datasheet View, tekan
tombol View pada toolbar. Isi data (record data).
Jika sudah selesai tutup jendela tabel dengan menekan tombol tanda silang pada jendela
atas tabel.

Keterangan Gambar :
 Field Name : Untuk memasukkan nama field/ kolom dari tabel yang akan dibuat
misalkan NPM, Nama Mahasiswa, dll.
 Data Type : untuk menentukan tipe data dari field yang dibuat, seperti untuk field Nama
Mahasiswa mempunyai tipe data Text.
 Description : kolom ini bersifat optional artinya bisa diisi bisa tidak, kolom ini berfungsi
untuk menuliskan keterangan dari nama field yang dibuat.
Field Properties Tabel
 Field Size : memfasilitasi ukuran dan jenis data yang dimasukkan dalam filed.
 Format : memberikan format data sesuai dengan tipe data yang telah dipilih. Misalnya
tipe data angka dapat diformat dalam bentuk general, currency, number.
 Input Mask : menentukan format inputan data yang akan dimasukkan.
 3

 Caption : merubah tampilan nama field.

 Default Value : nilai awal pada waktu mengisi record baru.
 Validation Rule : batasan nilai yang boleh dimasukkan.
 Required : pilihan apakah data harus diisi atau boleh tidak diisi.
 Allow Zero Length : isi yes, jika data string boleh mempunyai panjang nol.
 Indexed : Pengindekan data.
 Unicode Compression : pengecilan data.

Contoh penggunaan field properties pada field tanggal lahir dengan ketentuan :
 Format : Medium Date
 Input Mask : 00/00/000;
 Caption : Tanggal Lahir
 Default Value : #01/01/1900#
 Validation Rule : >#01/01/1980#
 Validation Text : Tanggal lahir siswa yang bersangkutan tidak memenuhi
syarat
 Indexed : Yes

Macam-macam Data Type:

 Text, dapat menerima huruf, angka, spasi, dan tanda baca.
Panjang maksimal 255 karakter.
 Memo, dapat menerima teks apa saja sebagai catatan atau
keterangan dengan panjang maksimal 64000 karakter.
 Number, hanya dapat menerima data berjenis angka.
 Date/ Time, hanya dapat menerima tanggal/ waktu.
 Currency, hanya dapat menerima data berjenis angka
dengan format mata uang.
 Auto Number, Access 2003 akan mengisi field ini dengan
nomor urut untukl masing-masing record secara otomatis.
 Yes/ No, hanya dapat menerima Yes atau No, atau True
atau False.
 OLE Object, dapat diisi dengan objek atau gambar.
 Hyperlink, dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) agar
bisa terkait dengan objek atau data yang tersimpan dilokasi tertentu.
 Lookup Wizard, memungkinkan membuat sebuah daftar
yang berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar.

MENGHAPUS FIELD PADA TABEL

Pilih table pada field yang akan dihapus, Tekan tombol Design
Pilih field yang akan dihapus, misalkan field TglLahir, dengan cara klik kanan pada
tombol yang ada disamping kiri field.
Pilih Delete Row, Tekan tombol Save

MENAMBAH FIELD PADA TABEL

Pilih table pada field yang akan ditambah fieldnya, Tekan tombol Design
Pada baris terakhir ketik field yang akan ditambahkan, misalkan : “Jenis Kelamin”
Tekan tombol Save, tutup jendela tabel.

MENGHAPUS RECORD
Buka tabel yang akan dihapus datanya (recordnya), dengan cara klik 2 kali pada tabel
yang bersangkutan.
Blok record atau baris yang akan dihapus, dengan cara menekan tombol disamping kiri
record, lalu tekan tombol delete pada keyboard, tekan OK.

MENAMBAH RECORD BARU

Buka tabel yang akan ditambah datanya (recordnya), dengan cara klik 2 kali pada tabel
yang bersangkutan.
Klik menu Edit, New Record atau klik ikon New Recod pada toolbar tabel datasheet.
Penunjuk sel pointer akan ditempatkan paling bawah field pertama.
 4

Ketikkan data yang diinginkan sesuai dengan field yang ada.

MEMFILTER RECORD
Tempatkan titik sisip pada nilai dari field yang akan di filter, misalkan field TempatLahir
pilih Bandung.
Tekan tombol filter by selection , maka record yang muncul hanya yang lahir di kota
Bandung saja.
Untuk mengembalikan ke bentuk semula tekan tombol remove filter pada toolbar.

SORTING RECORD
Utuk melakukan sorting pada record gunakan tombol Ascending atau tombol
Descending pada field yang akan di sorting.

MENGEKSPOR TABEL KE FORMAT LAIN

Klik kanan pada tabel yang aka diekspor, pilih Ekspor.
Pada kotak Save in pilih tempat penyimpanan, pada Save As Type : pilih type format
misalkan Ms. Excel, tekan save.
Buka file excel pada tempat yang sebelumnya sudah dipilih.

MENGIMPOR TABEL DARI FORMAT LAIN

Pilih File, Get External Data, Import atau klik kanan pada jendela database object tabel
yang berwarna putih dan pilih import.
Pilih tempat penyimpanan file atau tabel, rubah file of type menjadi Ms. Excel.
Pilih file yang akan diimport, tekan tombol import.
Pilih Next, tandai “First Row Contain Coloumn Headings” (baris pertama akan dijadikan
judul kolom), tekan next, next, next, pilih No. Primary key, tekan next, ganti nama tabel,
lalu finish.

MENCETAK TABEL
Pilih tabel yang akan dicetak, atur tampilan dengan page setup
Klik File, Print (Ctrl+P) atau klik tombol Print , OK.

LATIHAN :
Buat tabel dengan susunan sebagai berikut beri nama ”barang” :

MEMBUAT DAN MENDESIGN FORM

MEMBUAT FORM
Form adalah media atau interface input dan output antara user dan komputer. Langkah membuat
form :
Buka Ms. Access, Pilih object Form, Pilih New
Muncul dialog box new form. Ada beberapa pilihan pembuatan form
o Design View : pembuatan form dengan cara mendesign sendiri.
o Form Wizard : pembuatan form dengan cara mengikuti fasilitas petunjuk yang
disediakan oleh Ms. Access.
o Auto Form : pembuatan form langsung yang dibuatkan Ms. Access dengan tiga
pilihan bentuk.
 5

Sebagai contoh pilihan Auto Form Columnar, pada kotak ”Choose the table or query
where the object data comes from” pilih table atau query yang akan dibuatkan form, pilih
OK
Simpan Form, beri nama Form, pilih OK.

MENDESIGN FORM
Jika ingin mendesign form, maka harus masuk modus design
dengan cara menekan tombol design , perbesar tampilan
design dengan menekan maximize untuk memudahkan
mendesign.
Untuk mengatur atau mendesign form, gunakanlah toolbox yang
disediakan MS. Access dengan menekan tombol toolbox pada
toolbar.
Selain menggunakan toolbox, jendela properties juga digunakan
untuk mendesign form, dengan menekan tombol properties pada toolbar. (Untuk
jendela toolbox dan properties bisa digeser atau ditutup bila menghalangi0
Pada bagian atas jendela properties akan muncul nama objek atau komponen yang

sedang aktif , contoh disamping adalah objek form

yang sedang aktif, jika kita memilih objek lain maka nama objek tersebut akan muncul
disana, silahkan dicoba. Untuk memilih objek form dengan cara mengklik ujung
pertemuan antara ruler horizontal dan vertikal hingga ujung tersebut berwarna hitam.

MENGHILANGKAN DIVIDING LINE, RECORD SELECTOR DAN NAVIGATION

BUTTONS

Ketiga Bagian diatas bisa dihilangkan agar form terlihat menarik, dengan cara :

Masuk ke design, pilih properties form

Pada Tab format rubah nilai Record Selector, Navigations Buttons, dan Dividing Lines
menjadi ”NO’
Untuk melihat hasilnya, tampilkan dengan menekan tombol view pada toolbar.

MEMBUAT JUDUL PADA FORM

Masuk ke design, Perbesar bagian form header dengan cara mengarahkan pointer ke garis
perbatasan antara form header dan detail sehingga pointer berubah menjadi tanda panah
hitam, lalu tarik ke bawah.
Pilih tombol label pada toolbox , tempatkan pada form header, lalu ketik judul form,
tekan enter.

MODIFIKASI TAMPILAN TABEL

Masuk ke design, pilih properties label, pada tab format rubah Font Size (geser scroll bar
jendela properties kebawah, jika tidak menemukan Font Size).
Rubah Fore Color dengan cara mengklik tanda titik tiga yang ada disamping kanan, pilih
warna sesuai selera.
Untuk merubah ukuran dan posisi label, bisa menggunakan mouse, untuk mengatur posisi
label arahkan mouse ke area label hingga pointer berubah menjadi gambar telapak
tangan, lalu tarik label keposisi yang diinginkan, sedangkan untuk merubah ukuran label
 6

arahkan pointer ke titik hitam yang ada disekeliling label, hingga pointer berubah
menjadi anak panah bermata dua lalu tarik, atur dengan ukuran huruf.

MEMBUAT TOMBOL COMMAND BUTTON

Command Button adalah tombol perintah untuk melakukan sesuatu, menambah data, menghapus
data dan sebagainya, untuk membuatnya :
Masuk ke design, sebelum membuat tombol sediakan space atau tempat di Area Detail
untuk meletakkan command button tersebut.
Pilih Command Buttons pada toolbox, lalu klik pada area form detail.
Akan muncul kotak dialog Command Buttons Wizard, jika tidak muncul aktifkan tombol
wizard pada toolbox, lalu ulangi langkah sebelumnya.
Pada kotak dialog tersebut, pilih kategori dan aksi yang ingin dijalankan misalnya klik
Form Operation dan klik tombol aksi Close Form pada Actions. Klik Next.
Tentukan bentuk tampilan tombol perintah yang diinginkan (dapat memilih teks atau
gambar). Klik Next.
Pada kotak dialog, tentukan nama command buttons, klik Finish.
Beberapa tombol yang dapat digunakan :
Kategori Aksi Keterangan
Find Next Mencari record selanjutnya
Find Record Mencari record
Record Go To First Record Menuju ke record pertama
Navigation Go To Last Record Menuju ke record terakhir
Go To Next Record Menuju ke record selanjutnya
Go To Previous Record Menuju ke record sebelumnya
Add New Record Menambah record
Delete Record Menghapus record
Record Duplicate Record Menduplikasi record
Operations Print Record Mencetak record
Save Record Menyimpan perubahan record
Undo Record Membatalkan perubahan record
Apply Form Filter Menyaring data form
Close Form Menutup form
Edit Form Filter Menyunting penyaringan form
Form Open Form Membuka form
Operations Open Page Membuka halaman akses data
Print a Form Mencetak sebuah form
Print Current Form Mencetak form aktif
Refresh From Data Memperbaharui data form
Mail Report Mengirim laporan via e-mail
Report Preview Report Melihat preview report
Operations Print Report Mencetak report
Send Report To File Mennyimpan laporan dalam file
Quit Application Keluar dari aplikasi
Run Aplication Menjalankan aplikasi
Aplication
Run MS Excel Menjalankan MS Excel
Run MS Word Menjalankan MS Word
Auto Dialer Menuliskan nomor telepon
Print Table Mencetak tabel
Miscellaneous
Run Macro Menjalankan macro
Run Query Menjalankan query

MEMBUAT GARIS PADA FORM

Untuk membuat garis, bisa menggunakan tombol line atau rectangle pada toolbox
Pilih tombol line lalu tempatkan pada bagian atas detail secara horizontal.
Untuk menebalkan garis gunakan Border Width pada properties, pilih missal : 2 pt.
Untuk merubah jenis garis gunakan border style pada properties, pilih missal :Dash Dot.
 7

MEMBUAT COMBOBOX
Dengan combobox, lebih memudahkan dalam memasukkan data karena combobox menyediaka
daftar yang akan diinput, dengan langkah pembuatan :
Masuk ke design.
Pilih tool combobox lalu tempatkan pada area detail, misalkan kita akan membuat
field jurusan dengan menggunakan combobox, pilih “I will type…”, tekan next.
Ketik pada col1 nilai-nilai yang akan dijadikan list untuk jurusan seperti : AKE, MIF,
SEK, ARM, TIK, tekan next.
Pilih “Store that value…” pada kotak combobox pilih “jur” dengan menekan tanda panah
disamping kiri kotak tekan next, tekan finish.
Atur posisi combobox dan rubah label combobox menjadi “jurusan”, tekan finish.

MENAMPILKAN GAMBAR PADA LATAR BELAKANG FORM

Masuk ke design, pilih properties form.
Pada Tab All, pilih picture dengan menekan tiga titik disampingnya, cari gamabr sesuai
keinginan. Pada tab Picture Size Mode pilih strech.
Untuk melihat hasilnya, tampilkan dengan menekan tombol view pada toolbar.

Latihan Buat Tabel & Form

1. Buatlah TbMahasiwa dengan design, sbb :

2. Buatlah Form Input Data Mahasiswa dengan tampilan sbb :

MEMBUAT DAN MENGGUNAKAN QUERY

Object Query pada Access berfungsi untuk mengolah database, misalnya menghitung
,menganalisa data, memilih data dan lain sebagainya, baik dalam satu tabel atau beberapa tabel
yang terhubung. Berikut proses pembuatan Query :

MENAMPILKAN SEBAGIAN FIELD DARI TABEL

Pilih Object Query, pilih New, pilih Design View, tekan OK.
Pada jendela show table pilih TbMahasiswa, tekan Add, lalu close, secara otomatis pada
jendela design view akan muncul jendela TbMahasiswa.
 8

Untuk memasukkan field yang ada pada table pada ke dalam query, bisa dengan cara
mendouble click pada nama filed (table), atau mengklik combobox pada tab field yang
ada pada design query

 Baris Field berfungsi untuk memasukkan nama field dari table yang dipilih.
 Baris Sort berfungsi untuk melakukan penyortiran.
 Baris Show berfungsi untuk memunculkan atau menyembunyikan kolom.
 Baris Criteria berfungsi untuk membuat kriteria pada query.
 Baris Or berfungsi untuk membuat 2 macam kriteria.
Simpan Query dengan nama Query1, untuk melihat hasilnya tekan tombol Run atau
View,jika sudah selesai close jendela query, tekan save

MEMFILTER RECORD BERDASARKAN KRITERIA

Masuk kembali ke Design Query1 dengan cara menekan tombol design .
Misalkan query yang akan difilter berdasarkan field jurusan, dimana jurusan yang
ditampilkan jurusan MIF. Caranya ketik MIF pada Baris Criteria Field Jurusan.
Untuk melihat hasilnya tekan tombol Run atau View,jika sudah selesai close jendela
query, tekan save.
Macam-macam Criteria :
 Kriteria Operator
No Kriteria Keterangan
1 <> Tidak sama dengan
2 < Lebih kecil dari
3 > Lebih besar dari
4 = Sama dengan
5 <= Lebih kecil dari atau sama dengan
6 >= Lebih besar dari atau sama dengan
Contoh menampilkan tanggal lahir yang kurang dari tanggal 1 Januari 1987 :
<#1/1/1987#
 Kriteria Wildcard
No Karakter Fungsi Contoh
1 ? Mewakili satu karakter bebas B?ll akan mencari Bell,
(karakter yang belum diketahui) Bull, Boll, dll.
2 * Mewakili karakter dengan S* akan mencari Sinta, Solo,
jumlah karakter bebas Surti, Semarang, dll.
3 # Mewakili satu karakter numeric 1#5 mencari 105, 135, 175
(angka) dan lain-lain

MELAKUKAN OPERASI PERHITUNGAN PADA QUERY

Buat query baru dengan tabel bersumber dari tabel transaksi : NoFak (Text), Nama
Barang (Text), Jumlah (Number) & Harga (Number) yang telah diisi oleh 5 buah data.
Masukkan semua field ke dalam query, pada kolom kelima pada baris field ketik : Total:
[Jumlah]*[Harga], simpan query dengan nama query2, lalu run untuk melihat hasilnya.

JENIS-JENIS QUERY
Select Query (Untuk menampilkan data), yang sedang kita bahas diatas.
Crosstab Query (mengcross data).
Make-Table Query (Untuk menyimpan Data hasil Query ke dalam tabel baru).
Update Query (untuk mengupdate nilai dari suatu record atau field).
 9

Append Query (untuk memasukkan data hasil query ke dalam tabel).

Delete Query (Untuk menghapus data pada tabel).

Latihan Membuat Query

 Masuk ke design query2, tambahkan diskon pada kolom keenam dengan ketentuan 2%
dikali total.
 Buat Query
FIELD NAME TYPE KETERANGAN SOAL
No Auto Number
Tgl transaksi Date/Time
Nama barang Text
Harga barang Currency Masukan dengan IIF di
query : Jika Nama barang
komputer 4000000, televisi
20000000
Jumlah beli Number
Harga total Currency Masukan pada query :
[Harga barang]*[Jumlah
beli]
Dibayar Currency
Kembali uang Currency :[dibayar]-[harga total]

MEMBUAT DAN MODIFIKASI LAPORAN

Salah satu cara untuk menampilkan data adalah dengan fasilitas laporan (Report), laporan yang
ditampilkan dapat dicetak ke printer ataupun ke layar.

MEMBUAT REPORT DENGAN AUTO REPORT TABULAR

Pilih Object Report, tekan tombol New.
Pilih Auto Report Tabular, pada kotak “Choose the table or query ..” pilih tabel
TbMahasiswa, tekan tombol OK.
Sebelum dilanjut dengan mendesign report, simpan terlebih dahulu dengan nama Report
Mahasiswa.
Untuk mendesign report, masuk ke design.

MENDESIGN & MENYORTING REPORT

Mendesign report sama halnya dengan mendesign form, seperti memindahkan objek,
memperbesar/ memperkecil, menambah komponen atau juga pengaturan properties.
Setelah masuk mode design, rubah label yang ada pada bagian report header misal
menjadi Laporan Data Mahasiswa, dengan cara menempatkan kursor pada judul tersebut
atau menekan F2 pada Keyboard.
Untuk mengurutkan data pada report gunakan tombol sorting and grouping , pada
kolom Field/ Expression pilih field yang akan dijadukan kolom sortiran, misal jurusan,
maka pilih jurusan pada list.
Tutup jendela Sorting & Grouping, lalu preview report, lihat perubahan urutan data, data
akan ditampilkan berdasarkan urutan kolom jurusan.

MENGELOMPOKKAN DATA
Pada mode design, munculkan jendela Sorting & Grouping, pada kotak group header dan
kotak group footer rubah nilainya menjadi Yes, tutup jendela Sorting & Grouping.
Pindahkan label yang ada pada page header ke bagian jurusan header dengan cara : blok
semua label yang ada pada page header tarik ke bagian jurusan header.
Sebelum dilanjutkan, preview kembali report untuk melihat perubahannya.
Kembali ke tampilan design, buat garis pada bagian jurusan footer.
Buat satu buah textbox, lalu tempatkan pada bagian jurusan footer. Rubah text label
menjadi ”Total Mahasiwa”, dan pada unbound ketik rumus : =count([npm])
 10

Pada bagian report footer, buat textbox seperti diatas, dengan label ”Total Mahasiswa
keseluruhan”, pada unbound ketik rumus : =count([npm])
Untuk melihat hasilnya preview report.


11