P. 1
Microsoft Access

Microsoft Access

|Views: 5,494|Likes:
Published by Ismail Saepuloh

Oleh Pa Falah

Oleh Pa Falah

More info:

Published by: Ismail Saepuloh on Oct 13, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
See more
See less

10/06/2014

1 MICROSOFT ACCESS PENDAHULUAN Microsoft Access adalah software untuk merancang, membuat dan mengolah database yang dikeluarkan

oleh perusahaan Microsoft, satu paket dengan program office lainnya seperti word, excel, dll. Ms. Access lebih mudah digunakan karena fasilitas-fasilitasnya yang lengkap dalam pengolahan database untuk meghasilkan informasi. MEMULAI MS. ACCESS 2003 : Klik tombol Start, All Program, Microsoft Office, Microsoft Office Access 2003. MEMBUAT DATABASE BARU : Klik menu File, New atau klik ikon New sehingga muncul task pane New File. Pada task pane New File, klik pilihan Blank Database. Simpan database, klik tombol Create, sehingga muncul tampilan database baru yang masih kosong. MEMBUKA FILE DATABASE Klik menu File, Open atau klik ikon Open. Pilih File, open. MENGENAL ELEMEN DASAR ACCESS Dari proses tersebut diatas, terlihat beberapa bagian dasar dari jendela kerja Microsoft Access seperti berikut

Keterangan Gambar :  Ikon Kontrol Menu, digunakan untuk mengontrol jendela yang sedang aktif.  Baris Menu , berisi barisan perintah berupa Menu, seperti menu File, Edit, View, dsb.  Baris Toolbar, berisi tombol-tombol berupa ikon yang digunakan untuk menjalankansuatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama perintah yang sering digunakan.  Object Database, merupakan object pendukung untuk mengolah database, seperti membuat tabel, form query dan lainnya. MENUTUP DATABASE YANG SEDANG AKTIF Klik menu File, Close atau Klik tombol Close di pojok kanan atas. Atau Klik Dua kali (double click) pada ikon control menu di pojok kiri jendela database. Atau klik tombol Alt + F4 pada keyboard.

BEKERJA DENGAN DATABASE ACCESS 2003

2 Database atau biasa disebut basis data adalah kumpulan data yang berhubungan dengan suatu objek, topic atau tujuan khusus tertentu, sebagai contoh data pegawai, data mahasiswa, data dosen, catalog buku diperpustakaan, data inventaris barang dan sebagainya. Database pada Access 2003 dapat terdiri atas satu atau beberapa tabel, query, form, report, makro, dan modules yang semuanya saling terkait.  Tables, merupakan bagian dari objek database yang berisi kumpulan data yang berhubungandengan topik tertentu.  Queries, berfungsi untuk mengolah database, misalnya menghitung, menganalisa data, memilih data dan sebagainya.  Forms, merupakan salah satu fasilitas yang banyak digunakan untuk memasukan data dan menmpilkan data.  Report, berfungsi untuk mencetak data atau informasi dalam bentuk laporan.  Macros, untuk mengotomatisasikan perintah-perintah yang sering digunakan untuk mengolah data.  Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut sesuai kebutuhan.

MEMBUAT DAN MENGELOLA TABEL MEMBUAT TABEL Pilih Object Tabel, double click ³create tabel in design view´ atau klik menu New pada jendela database, pilih design view lakukan pendefinisian terhadap struktur tabel dengan cara mengisi nama field (field name), jenis data (data type), keterangan (description), serta properti field jika ada. Anda dapat membuat primary key (kunci) pada field name yang telah dibuat yang akan dijadikan primary key, misal NPM, dengan cara klik NPM, kemudian klik menu Edit, Primary key atau klik tombol Primary key pada toolbar table design. Simpan Tabel dengan menekan tombol Save , beri nama tabel dan tekan OK. Untuk menginput atau menampilkan data atau berpindah ke Datasheet View, tekan tombol View pada toolbar. Isi data (record data). Jika sudah selesai tutup jendela tabel dengan menekan tombol tanda silang pada jendela atas tabel.

Keterangan Gambar :  Field Name : Untuk memasukkan nama field/ kolom dari tabel yang akan dibuat misalkan NPM, Nama Mahasiswa, dll.  Data Type : untuk menentukan tipe data dari field yang dibuat, seperti untuk field Nama Mahasiswa mempunyai tipe data Text.  Description : kolom ini bersifat optional artinya bisa diisi bisa tidak, kolom ini berfungsi untuk menuliskan keterangan dari nama field yang dibuat. Field Properties Tabel  Field Size : memfasilitasi ukuran dan jenis data yang dimasukkan dalam filed.  Format : memberikan format data sesuai dengan tipe data yang telah dipilih. Misalnya tipe data angka dapat diformat dalam bentuk general, currency, number.  Input Mask : menentukan format inputan data yang akan dimasukkan.

3        Caption : merubah tampilan nama field. Default Value : nilai awal pada waktu mengisi record baru. Validation Rule : batasan nilai yang boleh dimasukkan. Required : pilihan apakah data harus diisi atau boleh tidak diisi. Allow Zero Length : isi yes, jika data string boleh mempunyai panjang nol. Indexed : Pengindekan data. Unicode Compression : pengecilan data.

Contoh penggunaan field properties pada field tanggal lahir dengan ketentuan :  Format : Medium Date  Input Mask : 00/00/000;  Caption : Tanggal Lahir  Default Value : #01/01/1900#  Validation Rule : >#01/01/1980#  Validation Text : Tanggal lahir siswa yang bersangkutan tidak memenuhi syarat  Indexed : Yes Macam-macam Data Type:  Text, dapat menerima huruf, angka, spasi, dan tanda baca. Panjang maksimal 255 karakter.  Memo, dapat menerima teks apa saja sebagai catatan atau keterangan dengan panjang maksimal 64000 karakter.  Number, hanya dapat menerima data berjenis angka.  Date/ Time, hanya dapat menerima tanggal/ waktu.  Currency, hanya dapat menerima data berjenis angka dengan format mata uang.  Auto Number, Access 2003 akan mengisi field ini dengan nomor urut untukl masingmasing record secara otomatis.  Yes/ No, hanya dapat menerima Yes atau No, atau True atau False.  OLE Object, dapat diisi dengan objek atau gambar.  Hyperlink, dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) agar bisa terkait dengan objek atau data yang tersimpan dilokasi tertentu.  Lookup Wizard, memungkinkan membuat sebuah daftar yang berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar. MENGHAPUS FIELD PADA TABEL Pilih table pada field yang akan dihapus, Tekan tombol Design Pilih field yang akan dihapus, misalkan field TglLahir, dengan cara klik kanan pada tombol yang ada disamping kiri field. Pilih Delete Row, Tekan tombol Save MENAMBAH FIELD PADA TABEL Pilih table pada field yang akan ditambah fieldnya, Tekan tombol Design Pada baris terakhir ketik field yang akan ditambahkan, misalkan : ³Jenis Kelamin´ Tekan tombol Save, tutup jendela tabel. MENGHAPUS RECORD Buka tabel yang akan dihapus datanya (recordnya), dengan cara klik 2 kali pada tabel yang bersangkutan. Blok record atau baris yang akan dihapus, dengan cara menekan tombol disamping kiri record, lalu tekan tombol delete pada keyboard, tekan OK. MENAMBAH RECORD BARU Buka tabel yang akan ditambah datanya (recordnya), dengan cara klik 2 kali pada tabel yang bersangkutan. Klik menu Edit, New Record atau klik ikon New Recod pada toolbar tabel datasheet. Penunjuk sel pointer akan ditempatkan paling bawah field pertama. Ketikkan data yang diinginkan sesuai dengan field yang ada.

4 MEMFILTER RECORD Tempatkan titik sisip pada nilai dari field yang akan di filter, misalkan field TempatLahir pilih Bandung. Tekan tombol filter by selection , maka record yang muncul hanya yang lahir di kota Bandung saja. Untuk mengembalikan ke bentuk semula tekan tombol remove filter pada toolbar. SORTING RECORD Utuk melakukan sorting pada record gunakan tombol Ascending Descending pada field yang akan di sorting.

atau tombol

MENGEKSPOR TABEL KE FORMAT LAIN Klik kanan pada tabel yang aka diekspor, pilih Ekspor. Pada kotak Save in pilih tempat penyimpanan, pada Save As Type : pilih type format misalkan Ms. Excel, tekan save. Buka file excel pada tempat yang sebelumnya sudah dipilih. MENGIMPOR TABEL DARI FORMAT LAIN Pilih File, Get External Data, Import atau klik kanan pada jendela database object tabel yang berwarna putih dan pilih import. Pilih tempat penyimpanan file atau tabel, rubah file of type menjadi Ms. Excel. Pilih file yang akan diimport, tekan tombol import. Pilih Next, tandai ³First Row Contain Coloumn Headings´ (baris pertama akan dijadikan judul kolom), tekan next, next, next, pilih No. Primary key, tekan next, ganti nama tabel, lalu finish. MENCETAK TABEL Pilih tabel yang akan dicetak, atur tampilan dengan page setup Klik File, Print (Ctrl+P) atau klik tombol Print , OK. LATIHAN : Buat tabel dengan susunan sebagai berikut beri nama ´barang´ :

MEMBUAT DAN MENDESIGN FORM MEMBUAT FORM Form adalah media atau interface input dan output antara user dan komputer. Langkah membuat form : Buka Ms. Access, Pilih object Form, Pilih New Muncul dialog box new form. Ada beberapa pilihan pembuatan form o Design View : pembuatan form dengan cara mendesign sendiri. o Form Wizard : pembuatan form dengan cara mengikuti fasilitas petunjuk yang disediakan oleh Ms. Access. o Auto Form : pembuatan form langsung yang dibuatkan Ms. Access dengan tiga pilihan bentuk. Sebagai contoh pilihan Auto Form Columnar, pada kotak ´Choose the table or query where the object data comes from´ pilih table atau query yang akan dibuatkan form, pilih OK

5 Simpan Form, beri nama Form, pilih OK.

MENDESIGN FORM Jika ingin mendesign form, maka harus masuk modus design dengan cara menekan tombol design , perbesar tampilan design dengan menekan maximize untuk memudahkan mendesign. Untuk mengatur atau mendesign form, gunakanlah toolbox yang disediakan MS. Access dengan menekan tombol toolbox pada toolbar. Selain menggunakan toolbox, jendela properties juga digunakan untuk mendesign form, dengan menekan tombol properties pada toolbar. (Untuk jendela toolbox dan properties bisa digeser atau ditutup bila menghalangi0 Pada bagian atas jendela properties akan muncul nama objek atau komponen yang sedang aktif , contoh disamping adalah objek form yang sedang aktif, jika kita memilih objek lain maka nama objek tersebut akan muncul disana, silahkan dicoba. Untuk memilih objek form dengan cara mengklik ujung pertemuan antara ruler horizontal dan vertikal hingga ujung tersebut berwarna hitam.

MENGHILANGKAN DIVIDING LINE, RECORD SELECTOR DAN NAVIGATION BUTTONS

Ketiga Bagian diatas bisa dihilangkan agar form terlihat menarik, dengan cara : Masuk ke design, pilih properties form Pada Tab format rubah nilai Record Selector, Navigations Buttons, dan Dividing Lines menjadi ´NO¶ Untuk melihat hasilnya, tampilkan dengan menekan tombol view pada toolbar. MEMBUAT JUDUL PADA FORM Masuk ke design, Perbesar bagian form header dengan cara mengarahkan pointer ke garis perbatasan antara form header dan detail sehingga pointer berubah menjadi tanda panah hitam, lalu tarik ke bawah. Pilih tombol label pada toolbox , tempatkan pada form header, lalu ketik judul form, tekan enter. MODIFIKASI TAMPILAN TABEL Masuk ke design, pilih properties label, pada tab format rubah Font Size (geser scroll bar jendela properties kebawah, jika tidak menemukan Font Size). Rubah Fore Color dengan cara mengklik tanda titik tiga yang ada disamping kanan, pilih warna sesuai selera. Untuk merubah ukuran dan posisi label, bisa menggunakan mouse, untuk mengatur posisi label arahkan mouse ke area label hingga pointer berubah menjadi gambar telapak tangan, lalu tarik label keposisi yang diinginkan, sedangkan untuk merubah ukuran label arahkan pointer ke titik hitam yang ada disekeliling label, hingga pointer berubah menjadi anak panah bermata dua lalu tarik, atur dengan ukuran huruf.

6 MEMBUAT TOMBOL COMMAND BUTTON Command Button adalah tombol perintah untuk melakukan sesuatu, menambah data, menghapus data dan sebagainya, untuk membuatnya : Masuk ke design, sebelum membuat tombol sediakan space atau tempat di Area Detail untuk meletakkan command button tersebut. Pilih Command Buttons pada toolbox, lalu klik pada area form detail. Akan muncul kotak dialog Command Buttons Wizard, jika tidak muncul aktifkan tombol wizard pada toolbox, lalu ulangi langkah sebelumnya. Pada kotak dialog tersebut, pilih kategori dan aksi yang ingin dijalankan misalnya klik Form Operation dan klik tombol aksi Close Form pada Actions. Klik Next. Tentukan bentuk tampilan tombol perintah yang diinginkan (dapat memilih teks atau gambar). Klik Next. Pada kotak dialog, tentukan nama command buttons, klik Finish. Beberapa tombol yang dapat digunakan : Kategori Aksi Keterangan Find Next Mencari record selanjutnya Find Record Mencari record Go To First Record Menuju ke record pertama Record Navigation Go To Last Record Menuju ke record terakhir Go To Next Record Menuju ke record selanjutnya Go To Previous Record Menuju ke record sebelumnya Add New Record Menambah record Delete Record Menghapus record Duplicate Record Menduplikasi record Record Operations Print Record Mencetak record Save Record Menyimpan perubahan record Undo Record Membatalkan perubahan record Apply Form Filter Menyaring data form Close Form Menutup form Edit Form Filter Menyunting penyaringan form Open Form Membuka form Form Operations Open Page Membuka halaman akses data Print a Form Mencetak sebuah form Print Current Form Mencetak form aktif Refresh From Data Memperbaharui data form Mail Report Mengirim laporan via e-mail Preview Report Melihat preview report Report Operations Print Report Mencetak report Send Report To File Mennyimpan laporan dalam file Quit Application Keluar dari aplikasi Run Aplication Menjalankan aplikasi Aplication Run MS Excel Menjalankan MS Excel Run MS Word Menjalankan MS Word Auto Dialer Menuliskan nomor telepon Print Table Mencetak tabel Miscellaneous Run Macro Menjalankan macro Run Query Menjalankan query

MEMBUAT GARIS PADA FORM Untuk membuat garis, bisa menggunakan tombol line atau rectangle pada toolbox Pilih tombol line lalu tempatkan pada bagian atas detail secara horizontal. Untuk menebalkan garis gunakan Border Width pada properties, pilih missal : 2 pt. Untuk merubah jenis garis gunakan border style pada properties, pilih missal :Dash Dot. MEMBUAT COMBOBOX

7 Dengan combobox, lebih memudahkan dalam memasukkan data karena combobox menyediaka daftar yang akan diinput, dengan langkah pembuatan : Masuk ke design. Pilih tool combobox lalu tempatkan pada area detail, misalkan kita akan membuat field jurusan dengan menggunakan combobox, pilih ³I will type«´, tekan next. Ketik pada col1 nilai-nilai yang akan dijadikan list untuk jurusan seperti : AKE, MIF, SEK, ARM, TIK, tekan next. Pilih ³Store that value«´ pada kotak combobox pilih ³jur´ dengan menekan tanda panah disamping kiri kotak tekan next, tekan finish. Atur posisi combobox dan rubah label combobox menjadi ³jurusan´, tekan finish. MENAMPILKAN GAMBAR PADA LATAR BELAKANG FORM Masuk ke design, pilih properties form. Pada Tab All, pilih picture dengan menekan tiga titik disampingnya, cari gamabr sesuai keinginan. Pada tab Picture Size Mode pilih strech. Untuk melihat hasilnya, tampilkan dengan menekan tombol view pada toolbar. Latihan Buat Tabel & Form 1. Buatlah TbMahasiwa dengan design, sbb :

2. Buatlah Form Input Data Mahasiswa dengan tampilan sbb :

MEMBUAT DAN MENGGUNAKAN QUERY Object Query pada Access berfungsi untuk mengolah database, misalnya menghitung ,menganalisa data, memilih data dan lain sebagainya, baik dalam satu tabel atau beberapa tabel yang terhubung. Berikut proses pembuatan Query : MENAMPILKAN SEBAGIAN FIELD DARI TABEL Pilih Object Query, pilih New, pilih Design View, tekan OK. Pada jendela show table pilih TbMahasiswa, tekan Add, lalu close, secara otomatis pada jendela design view akan muncul jendela TbMahasiswa.

8 Untuk memasukkan field yang ada pada table pada ke dalam query, bisa dengan cara mendouble click pada nama filed (table), atau mengklik combobox pada tab field yang ada pada design query 

Baris Field berfungsi untuk memasukkan nama field dari table yang dipilih.  Baris Sort berfungsi untuk melakukan penyortiran.  Baris Show berfungsi untuk memunculkan atau menyembunyikan kolom.  Baris Criteria berfungsi untuk membuat kriteria pada query.  Baris Or berfungsi untuk membuat 2 macam kriteria. Simpan Query dengan nama Query1, untuk melihat hasilnya tekan tombol Run View,jika sudah selesai close jendela query, tekan save

atau

MEMFILTER RECORD BERDASARKAN KRITERIA Masuk kembali ke Design Query1 dengan cara menekan tombol design . Misalkan query yang akan difilter berdasarkan field jurusan, dimana jurusan yang ditampilkan jurusan MIF. Caranya ketik MIF pada Baris Criteria Field Jurusan. Untuk melihat hasilnya tekan tombol Run atau View,jika sudah selesai close jendela query, tekan save. Macam-macam Criteria :  Kriteria Operator No Kriteria Keterangan 1 <> Tidak sama dengan 2 < Lebih kecil dari 3 > Lebih besar dari 4 = Sama dengan 5 <= Lebih kecil dari atau sama dengan 6 >= Lebih besar dari atau sama dengan Contoh menampilkan tanggal lahir yang kurang dari tanggal 1 Januari 1987 : <#1/1/1987#  Kriteria Wildcard No Karakter Fungsi Contoh 1 ? Mewakili satu karakter bebas B?ll akan mencari Bell, (karakter yang belum diketahui) Bull, Boll, dll. 2 * Mewakili karakter dengan S* akan mencari Sinta, jumlah karakter bebas Solo, Surti, Semarang, dll. 3 # Mewakili satu karakter numeric 1#5 mencari 105, 135, 175 (angka) dan lain-lain MELAKUKAN OPERASI PERHITUNGAN PADA QUERY Buat query baru dengan tabel bersumber dari tabel transaksi : NoFak (Text), Nama Barang (Text), Jumlah (Number) & Harga (Number) yang telah diisi oleh 5 buah data. Masukkan semua field ke dalam query, pada kolom kelima pada baris field ketik : Total:[Jumlah]*[Harga], simpan query dengan nama query2, lalu run untuk melihat hasilnya. JENIS-JENIS QUERY Select Query (Untuk menampilkan data), yang sedang kita bahas diatas. Crosstab Query (mengcross data). Make-Table Query (Untuk menyimpan Data hasil Query ke dalam tabel baru).

9 Update Query (untuk mengupdate nilai dari suatu record atau field). Append Query (untuk memasukkan data hasil query ke dalam tabel). Delete Query (Untuk menghapus data pada tabel). Latihan Membuat Query  Masuk ke design query2, tambahkan diskon pada kolom keenam dengan ketentuan 2% dikali total.  Buat Query FIELD NAME TYPE KETERANGAN SOAL No Auto Number Tgl transaksi Date/Time Nama barang Text Harga barang Currency Masukan dengan IIF di query : Jika Nama barang komputer 4000000, televisi 20000000 Jumlah beli Number Harga total Currency Masukan pada query : [Harga barang]*[Jumlah beli] Dibayar Currency Kembali uang Currency :[dibayar]-[harga total]

MEMBUAT DAN MODIFIKASI LAPORAN Salah satu cara untuk menampilkan data adalah dengan fasilitas laporan (Report), laporan yang ditampilkan dapat dicetak ke printer ataupun ke layar. MEMBUAT REPORT DENGAN AUTO REPORT TABULAR Pilih Object Report, tekan tombol New. Pilih Auto Report Tabular, pada kotak ³Choose the table or query ..´ pilih tabel TbMahasiswa, tekan tombol OK. Sebelum dilanjut dengan mendesign report, simpan terlebih dahulu dengan nama Report Mahasiswa. Untuk mendesign report, masuk ke design. MENDESIGN & MENYORTING REPORT Mendesign report sama halnya dengan mendesign form, seperti memindahkan objek, memperbesar/ memperkecil, menambah komponen atau juga pengaturan properties. Setelah masuk mode design, rubah label yang ada pada bagian report header misal menjadi Laporan Data Mahasiswa, dengan cara menempatkan kursor pada judul tersebut atau menekan F2 pada Keyboard. Untuk mengurutkan data pada report gunakan tombol sorting and grouping , pada kolom Field/ Expression pilih field yang akan dijadukan kolom sortiran, misal jurusan, maka pilih jurusan pada list. Tutup jendela Sorting & Grouping, lalu preview report, lihat perubahan urutan data, data akan ditampilkan berdasarkan urutan kolom jurusan. MENGELOMPOKKAN DATA Pada mode design, munculkan jendela Sorting & Grouping, pada kotak group header dan kotak group footer rubah nilainya menjadi Yes, tutup jendela Sorting & Grouping. Pindahkan label yang ada pada page header ke bagian jurusan header dengan cara : blok semua label yang ada pada page header tarik ke bagian jurusan header. Sebelum dilanjutkan, preview kembali report untuk melihat perubahannya. Kembali ke tampilan design, buat garis pada bagian jurusan footer. Buat satu buah textbox, lalu tempatkan pada bagian jurusan footer. Rubah text label menjadi ´Total Mahasiwa´, dan pada unbound ketik rumus : =count([npm])

10 Pada bagian report footer, buat textbox seperti diatas, dengan label ´Total Mahasiswa keseluruhan´, pada unbound ketik rumus : =count([npm]) Untuk melihat hasilnya preview report.

11

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->