UNIT 4 KANDUNGAN Ringkasan / Ikhtisas Objektif Pemelajran 1.1 1.2 1.

3 Pengenalan Komponen surat– surat perniagaan Format Surat Format Blok Penuh Format Blok Format Semiblok Format Di permudah 1.4 Jenis-jenis surat Perniagaan 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.4.6 1.4.7 1.5 Surat Pertanyaan Jawapan kepada Pertanyaan Surat Pesanan Surat Penerimaan Pesanan Surat Aduan Surat Pembetulan Surat Pungutan HALAMAN 2 2 2 3 9 10 10 11 11 12 12 14 14 16 17 18 19 20 20 21 22 23 25 27 1

Menulis surat perniagaan dalam bahasa Melayu 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5 1.5.6 Pertanyaan (Inquiries) Pesanan (Order) Pengesahan Pesanan (Confirmation of Order) Aduan (Complaint) Pembetulan (Adjustment) Akaun Lewat (Overdue)

UNIT 4 SURAT – SURAT PERNIAGAAN Ikhtisar Bab ini akan membincangkan penulisan surat-surat urusniaga dalam bahasa Melayu. Para pelajar akan diajar format surat-surat tersebut, komponen yang harus ada dalam surat-surat perniagaan dan model surat yang praktik. Tumpuan khas akan diberi kepada 7 jenis surat perniagaan serta pilihan ungkapan dan susunan kata yang berguna untuk menyusun berbagai-bagai surat perniagaan. Versi ungkapan dalam bahasa Inggeris dan terjemahan ke bahasa Melayu di sediakan untuk membantu kerjaya anda sehari-hari. Objektif Pemelajaran Pada akhir bab ini pelajar-pelajar dijangka : 1) 2) Boleh menulis surat-surat perniagaan dalam bahasa Melayu dengan format yang betul berupaya membalas surat-surat tersebut dengan jelas dan tepat 3) mampu menyusun sepucuk surat yang lengkap dengan memberi perhatian kepada maksud dan kehendak surat. 4) boleh menguasai ungkapan-ungkapan dan susunan kata yang tepat untuk urusniaga dalam bahasa Melayu. 1.1 PENGENALAN Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang paling biasa digunakan oleh sesebuah organisasi sama ada dalam sektor awam ataupun swasta untuk berhubung dengan pelanggan-pelanggan malahan perhubungan perniagaan melalui surat menjadi unsur terpenting yang masih diutamakan oleh setiap ahli perniagaan. Umumnya ada tiga sebab utama mengapa surat menyurat dalam perniagaan di perlukan : a) b) Surat-surat perniagaan merupakan alat perhubungan urusniaga yang berkekalan dan boleh direkodkan. Ia akan menjadi bukti penting di dalam mahkamah, terutamanya menerusi kontrak atau perjanjian yang dibuat oleh dua pihak dalam.perniagaan Surat menyurat adalah lebih formal dan sistematik kerana ia berfungsi sebagai dokumentasi yang tercatat secara bertulis dan bukannya persetujuan lisan yang boleh di ubah-ubah.

c)

2

Untuk makluman tuan. Pembelian peralatan berkenaan adalah untuk meningkatkan perkhidmatan latihan kami.1. Yang benar. MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Bhd. Tuan : abc/123/96 Ruj.k.) # 3-2-5. Blok B. Bhd. atau SEBUT HARGA PERALATAN PROJEKTOR OVERHED JENAMA KLM/009 Merujuk perkara di atas. pihak pengurusan syarikat kami sedang merancang untuk membeli sebanyak 10 unit peralatan tersebut sebelum Mac tahun ini. Jalan Raja 50100 Kuala Lumpur (u/p : Encik Ahmad bin Ali) Tuan.2 KOMPONEN SURAT PERNIAGAAN Perbincangan mengenai komponen yang terdapat dalam surat urusniaga berdasarkan contoh surat dalam Rajah 1.k.) P/s : kami juga berharap agar pihak tuan dapat melampirkan sebut harga bagi peralatan projektor overhed jenama lain. 50. Taman Perindustrian Melati. Kami : xyz/678/96 Tarikh : 31 Januari 19 … Kepada Pengurus Jualan Linetrade (M) Sdn. Ahmad PENGURUS LATIHAN s. Sekian dan kami ucapkan terima kasih atas kerjasama pihak tuan. 53100 Kuala Lumpur Tel/Faks : 03-4067822 _____________________________________________________________ Ruj. kami berasa sukacita sekiranya pihak tuan dapat mengirimkan sebut harga peralatan jenama tersebut kepada kami dengan kadar yang segera. i ii o) Bahagian postscripts (p/s) Singkatan nama rujukan Pengurus Besar MRSB (M) Sdn. Ketua Penyelaras (Latihan) MRSB Sdn. Bhd. Kepala surat Nombor rujukan Tarikh d) Nama dan alamat penerima e) f) Bahagian (u/p : ) Panggilan hormat g) Tajuk surat perkara h) Perenggan permulaan i) Isi surat j) Perenggan penghargaan k) Perakuan penutup l) Tandatangan m) Pengesahan jawatan dan / atau nama pengirim n) Bahagian salinan kepada (s. Mrs/hh 3 . Bhd.

Tarikh yang mengandungi hari.Rajah 1 Komponen yang terdapat dalam surat urusniaga Surat perniagaan lazimnya akan mengandungi komponen yang berikut : a) Kepala Surat MRSB (MRS Reform (M) Sdn. 53100 Kuala Lumpur. Tuan : ) Tujuan utama bahagian nombor rujukan ditulis adalah untuk memudahkan rujukan dan pengurusan sistem fail yang melibatkan surat urusniaga yang ditulis. Tuan : abc/123/96 Ruj. Ia juga berfungsi sebagai rujukan selain daripada nombor rujukan yang sedia ada. bulan dan tahun mestilah ditulis dengan lengkap dan dinyatakan dengan jelas seperti 31 Disember 2000 dan bukannya 31/12/2000 atau 31. Bhd. Kami : ) Nombor rujukan penerima (Ruj. Tarikh yang tertera pada surat perniagaan bukanlah tarikh surat itu ditulis tetapi tarikh surat ini dikirim dan ditandatangani oleh penulis.2000 4 . C) Tarikh Tarikh : 31 Januari 19 … Tarikh ditulis untuk memudahkan penerima mengetahui tarikh kiriman surat berkenaan. Tujuan kepala surat ialah mewujudkan format pengenalan surat yang sistematik bagi memudahkan penerima membuat rujukan segera dan mengenal pasti organisasi pengirim. b) Nombor Rujukan Ruj.) # 3-2-5. Kami : xyz/678/96 Kandungan nombor rujukan ialah : a) b) Nombor rujukan pengirim (Ruj. Taman Perindustrian Melati. Tel/Faxs : 03-4067822 Kandungan kepada surat ialah : a) b) c) d) e) Logo organisasi atau syarikat Nama organisasi atau syarikat Alamat organisasi atau syarikat Nombor telefon Nombor telefaks Kebiasaannya terdapat dua atau lebih garis pemisah antara kepala surat dengan komponen yang lain.12.

Contoh nama penerima penjawat jawatan Ketua Pengarah. # 3-2-5. (u/p : En Ridhwan bin Rosli (Nama penerima penjawat jawatan) (Nama syarikat) (Alamat syarikat) [Bahagian untuk perhatian (u/p: )] Berdasarkan alamat di atas. maka nama penerima berkenaan dirujuk sebagai nama jawatan. Bhd. Sementara. Bhd. Penggunaan bahagian (u/p : ) juga 5 . Jalan Raja 50100 KUALA LUMPUR Nama penerima biasanya ditulis apabila surat berkenaan ditujukan secara khusus kepada seseorang individu. Taman Perindustrian Melati 53100 Kuala Lumpur. Pengurus Besar. Dengan kata lain. dan sebagainya.d) Nama dan Alamat Penerima Kepada Pengurus Jualan Linetrade (M) Sdn. bahagian (u/p: ) hanya digunakan apabila tindakan surat dilakukan oleh orang lain selain daripada penerima penjawat jawatan yang menggunakan bahagian (u/p:) seperti yang berikut : Pengurus Besar Automewah (M) Sdn. Contoh nama penerima individu : Encik Muhamad Rosli Selamat. Blok B. 50. dan sebagainya. Format penulisan nama dan alamat penerima adalah seperti yang berikut a) b) c) Nama penerima (individu / penjawat jawatan) Nama syarikat atau organisasi Alamat syarikat atau organisasi e) Bahagian untuk Perhatian (u/p: ) (u/p : Encik Ahmad bin Ali) Bahagian (u/p:) hanya ditulis apabila surat ditujukan kepada penerima penjawat jawatan dan pengirim mengenal pasti individu yang bertanggungjawab untuk menguruskan surat yang dikirim. didapati bahawa surat berkenaan ditujukan kepada penerima penjawat jawatan (Pengurus Besar). Sebaliknya. Puan Hashimah Hashim. jika penerima itu merupakan seorang penjawat jawatan dalam organisasi. Encik Ridhwan bin Rosli merupakan pegawai yang diamanahkan dan dipertangungjawabkan oleh Pengurus Besar untuk mengurus surat berkenaan dan berfungsi sebagai orang rujukan kepada pengirim surat.

Sapaan kehormat ‘Puan’ digunakan apabila penerima surat perniagaan ditulis berdasarkan nama individu. surat terdahulu. Ini kerana panggilan hormat ‘Tuan’ dianggap sebagai ganti nama penerima berdasarkan jawatan yang mereka sandang dan bukannya jantina mereka. Sekiranya surat berkenaan ditujukan khusus kepada Pengurus Besar dan beliau diperlukan untuk bertindak ke atas surat itu. Perenggan ini berfungsi sebagai pengenalan atau pendahuluan kepada kandungan surat. Panggilan hormat ‘Puan’ sama sekali tidak bolah digunakan. Selain itu. penulisan perenggan permulaan akan merujuk tajuk surat. maka ruangan (u/p: ) tidak perlu ditulis sama sekali. permulaan perkataan adalah huruf besar kecuali bagi perkataan penghubung. Alasannya ialah penulisan cara tersebut mengandungi unsur reka bentuk yang lebih signifikan. Pada kebiasaannya. Bagi tajuk seperti ini. pada masa sekarang kebanyakan tajuk surat ditulis dengan huruf besar dan bergaris. sebelumnya. nama penerima penjawat jawatan ditulis tanpa memasukkan ruangan (u/p : ) apabila pengirim mempunyai status jawatan yang sama dengan penerima.menggambarkan bahawa individu yang dirujuk merupakan orang yang menerima amanah atau arahan daripada Pengurus Besar dan tentunya individu tersebut memegang jawatan lebih rendah daripada jawatan Pengurus Besar. perbincangan atau persetujuan. Contohnya : SEBUT HARGA PERALATAN PROJEKTOR OVERHED JENAMA KLM/009 h) Perenggan Permulaan Merujuk perkara di atas. Contoh : Sebut Harga Peralatan Projektor Overhed Jenama KLM/009 Walau bagaimanapun. panggilan atau sapaan kehormat yang boleh digunakan ialah ‘Tuan’ sahaja. Walau bagaimanapun. f) Panggilan Hormat Tuan Sekiranya penerima surat berkenaan berdasarkan nama jawatan dan bukan nama penerima. Tajuk surat biasanya ditulis kesemuanya dalam huruf besar dan tulisan tebal. tajuk surat juga ditulis dengan huruf kecil bergaris dengan huruf tebal. 6 . kami berasa sukacita sekiranya pihak tuan dapat mengirimkan sebutharga peralatan jenama tersebut kepada kami dengan kadar yang segera. g) Tajuk Surat atau Perkara SEBUT HARGA PERALATAN PROJEKTOR OVERHED JENAMA KLM/009 Tajuk surat berfungsi sebagai rujukan utama kandungan surat.

Isi surat ialah kandungan atau perkara pokok yang disampaikan kepada penerima. Perakuan pengirim biasanya ditulis dengan rangkai kata “Yang benar ” atau “Yang menjalankan tugas”. pihak pengurusan syarikat kami sedang merancang untuk membeli sebanyak 10 unit peralatan tersebut sebelum Mac tahun ini. Perenggan ini merupakan kesimpulan dan harapan pengirim kepada penerima mengenai kandungan surat. Tandatangan pengirim mestilah asli (bertulis tangan) dan bukannya menggunakan cap getah m) Pengesahan Jawatan dan / atau Nama Pengirim PENGURUS LATIHAN Bahagian ini berfungsi untuk memastikan dan menyokong bahawa orang yang menurunkan tandatangan dalam surat urusniaga berkenaan sememangnya boleh dipertanggungjawabkan. maklumat. serta data yang penting bagi menyokong perenggan permulaan dan tajuk surat. Jawatan dan / atau nama pengirim juga ditulis dengan huruf besar bagi memastikan bahawa terdapat penjawat atau pegawai yang boleh dirujuk sekiranya surat urusniaga berkenaan memerlukan maklum balas susulan. k) Perakuan Penutup Yang benar Bahagian ini merupakan perakuan pengirim mengenai segala fakta. l) Tandatangan Ahmad Bahagian ini merupakan ruang bagi pengirim untuk mengesahkan dan menandatangani surat yang ditulis selepas membuat perakuan penutup. Isi surat mengandungi segala fakta dan maklumat.i) Isi Surat Untuk makluman tuan. Perenggan ini biasanya diakhiri dengan ucapan terima kasih. j) Perenggan Penghargaan Sekian dan kami ucapkan terima kasih atas kerjasama pihak tuan. Pembelian peralatan berkenaan adalah untuk meningkatkan perkhidmatan latihan kami. dan data yang dikemukakan. 7 .

) s. semestar HH atau hh merupahan singkatan nama jurutaip. atau data yang tercicir dalam penulisan kandungan atau isi utama surat. Singkatan nama rujukan terdiri daripada huruf pertama nama pengirim dan disengkang dengan huruf pertama nama jurutaip.) p/s : kami juga berharap agar pihak tuan dapat melampirkan sebut harga untuk peralatan projektor overhed jenama lain. MRS atau mrs merupakan singkatan nama pengirim. Susunan nama penerima di bahagian ini mengikut abjad untuk nama peribadi atau keutamaan jawatan bagi nama jawatan. dan semiblok sahaja.k. Format penulisannya agak bebas dan tidak terikat dengan peraturan bahawa huruf itu semestinya huruf kecil atau besar.s. Penerima tambahan bagi salinan surat tersebut ditulis sama ada dengan menggunakan nama peribadi atau nama jawatan. maklumat. atau data yang perlu diberi perhatian oleh penerima. Penulisan singkatan nama rujukan secara praktiknya hanya terdapat dalam surat yang menggunakan format blok penuh. Bahagian ini ditulis apabila terdapat beberapa salinan surat yang sama ingin disampaikan oleh pengirim kepada orang lain yang berkepentingan dengan surat berkenaan. Bahagian ini digunakan sebagai penekanan atau penegasan terhadap fakta.n) Salinan Kepada (s. p) Singkatan Nama Rujukan MRS/hh Bahagian ini berfungsi sebagai rujukan pengirim. Bahagian ini juga berfungsi sebagai suatu kaedah untuk memasukkan fakta. ii. mrs/HH Berdasarkan format di atas. blok. Bhd. maklumat. Pengurus Besar MRSB (M) Sdn. Bhd. 8 . ………………………………. Contoh penulisan singkatan nama rujukan adalah seperti yang berikut : MRS/HH.k. o) Postscript (p. i. Ketua Penyelaras (Latihan) MRSB (M) Sdn. MRS hh. mrs/hh.

bentuk atau gaya surat berkenaan tetapi memastikan segala komponen surat perniagaan itu disusun berdasarkan format. Contoh empat format surat perniagaan di atas adalah seperti berikut. iaitu daripada abjad A sehingga Z sahaja. komponen sapaan kehormat dan perakuan pengirim langsung tidak dimasukkan . Pengasingan lampiran itu sebaiknya-baiknya ditulis dengan menggunakan angka. perakuan pengirim dan tandatangan diletakkan di sebelah kanan manakala dalam format dipermudah. bentuk dan gaya yang dapat difahami dan diterima oleh pembaca d) Umumnya format. Kesemua baris surat ditulis pada margin kiri. tandatangan dan indensi perenggan e) Blok penuh merupakan format yang termudah untuk ditulis.q) Lampiran Lampiran dikemukakan sekiranya terdapat fakta. Hal demikian berlaku kerana latar belakang pendidikan mereka yang terlibat dengan penulisan surat perniagaan dalam bahasa Melayu sedikit sebanyak akan mempengaruhi format penulisan yang mereka gunakan. 1.3 FORMAT SURAT PERNIAGAAN a) Dalam bahasa Melayu tidak terdapat format surat urusniaga yang dianggap paling sempurna. Lampiran 3. maklumat. Penulisan lampiran menggunakan angka boleh ditulis sebagai Lampiran 1. atau data tambahan yang dikemukakan. Lampiran 2. Format Blok dan format semiblok pula lebih seimbang kerana komponen tarikh. 9 . Jika lampiran yang dikemukakan melebihi satu. maka bahagianbahagian lampiran itu perlulah diasingkan dan ditulis dengan jelas. c) Walau bagaimanapun perkara yang harus diberi keutamaan bukanlah format. Ini berbeza daripada surat urusniaga yang ditulis dalam bahasa Inggeris kerana format surat urusniaga dalam bahasa Inggeris dikategorikan kepada dua sama ada berdasarkan format Amerika atau format British. bentuk dan gaya persembahan sesuatu surat perniagaan dalam bahasa Melayu terbahagi kepada 4 format iaitu : (i) (ii) (iii) (iv) format blok penuh format blok format semiblok format dipermudah Ciri utama yang membezakan keempat-empat format tersebut ialah komponen dan reka letak surat-surat berkenaan. b) Surat-surat perniagaan dalam bahasa Melayu lazimnya ditulis berdasarkan salah satu daripada 2 format di atas ataupun gabungan ke dua-dua format berkenaan. dan seterusnya. Komponen yang membezakan format surat-surat tersebut ialah tarikh. Penggunaan angka dianggap lebih wajar berbanding dengan penggunaan abjad kerana penggunaan abjad adalah terhad. perakuan pengirim.

Roland Ng. Taman Perindustrian Melati. Bhd. terima kasih.) #3-2-5. 53100 Kuala Lumpur Tel/ Fax : 03-4067822 ___________________________________________________________________________ 31 Mei 19 … (Tarikh) En. (panggilan hormat) Pemasangan Alat Hawa Dingin RXZ Merujuk perkara di atas.t Suria Chandran (nama dan jawatan pengirim) Pengurus Teknikal /rr (singkatan nama rujukan) Rajah 2 Format blok penuh MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Yang benar.MRSB (MRS Reform (M) Sdn. 53100 Kuala Lumpur En. Bhd. Roland Ng. dengan kadar yang segera. 66. 66. Sekian. Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus dengan E. iaitu pegawai teknikal kami dengan kadar yang segera. Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus dengan En. sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju untuk memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat hawa dingin bagi bangunan ibu pejabat kami. Tuan. Ruslan Alang Cool Air Sdn. Bhd. iaitu pegawai teknikal kami. Jalan Utama 53000 KUALA LUMPUR Tuan. Taman Perindustrian Melati. sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat pendingin hawa bagi bangunan ibu pejabat kami. Pemasangan Alat Hawa dingin RXZs Merujuk perkara di atas. Jalan Utama 53000 Kuala Lumpur. Bhd. Sekian. (perakuan penutup) t. terima kasih. Yang benar t.) #3-2-5. Ruslan Alang (nama dan alamat penerima) Cool Air Sdn.t Pengurus Teknikal SC/rr 10 .

Taman Perindustrian Melati. t. Bhd.Rajah 3 Format blok MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Bhd. 66. Ruslan Alang Cool Air Sdn. Bhd.t Suria Chandran Pengurus Teknikal SC/rr Rajah 4 Format semiblok MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Bhd. Jalan Utama 53000 KUALA LUMPUR Pemasangan Alat Hawa Dingin RXZ Merujuk perkara di atas.t Suria Chandran Pengurus Teknikal Rajah 5 Format dipermudah 11 . 66. Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus dengan En. iaitu pegawai teknikal kami dengan kadar yang segera. iaitu pegawai teknikal kami dengan kadar yang segera. terima kasih. Jalan Utama 53000 KUALA LUMPUR. Taman Perindustrian Melati. sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju untuk memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat hawa dingin bagi bangunan ibu pejabat kami. sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju untuk memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat hawa dingin bagi bangunan ibu pejabat kami Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus dengan En. Yang benar. Sekian. Roland Ng. Sekian. Pemasangan Alat Hawa Dingin RXZ Merujuk perkara di atas. terima kasih. t. 53100 Kuala Lumpur Tel / Fax : 03-4067288 ___________________________________________________________________________ 31 Mei 19… En. Roland Ng. Tuan.) #3-2-5. 53100 Kuala Lumpur Tel/ Fax : 03-4067822 Cool Air Sdn.) #3-2-5.

4 JENIS-JENIS SURAT PERNIAGAAN Surat – surat perniagaan boleh dikelaskan mengikut tujuan ia ditulis. a) b) c) d) e) f) g) h) bekalan barangan brosur atau katalog sebut harga atau senarai harga sampel barangan syarat-syarat pembayaran dan diskaun masa pengiriman cara pengangkutan insurans dan lain-lain Susunan suratnya adalah seperti berikut i) menyatakan bagaimana anda mengetahui produk / barangan atau perkhidmatan tersebut (melalui iklan.4. Antara maklumat yang dikehendaki dalam Surat Pertanyaan Pertama ialah seperti bertanyakan. Tujuan Meminta maklumat Memberi maklumat Membuat pesanan Menerima Pesanan Membuat Aduan atau Rungutan Menjawab Aduan atau Rungutan Meminta Bayaran Hutang 1.1.1 Surat Pertanyaan (Enquiry Letter) Kelas / Jenis surat Surat Pertanyaan Jawapan kepada Pertanyaan Surat atau Borang Pesanan Surat Penerimaan Pesanan Surat Aduan Surat Pembetulan Surat pungutan Ia ditulis apabila seseorang peniaga memerlukan maklumat mengenai sesuatu barangan atau perkhidmatan. Surat pertanyaan yang dibuat oleh peniaga kepada pembekal yang belum pernah berurusan dengannya dipanggil Surat Pertanyaan Pertama (First Enquiry Letter). iii) menyatakan sekali mengapa anda berminat dengan produk tersebut iv) mengharapkan jawapan segera daripada pembekal 12 . caj penghantaran dan sebagainya. melawat pameran dan sebagainya) ii) meminta pembekal mengirimkan brosur atau risalah dan maklumat lain yang penting seperti cara pembayaran.

4. 19… Tuan. lantai jenis itu sungguh sesuai untuk lantai rumah saya tetapi saya tidak dapat berjumpa dengan sesiapa pun yang tahu tentang lantai tersebut. dari itu ia haruslah menjawab permintaan bakal pelanggan anda. ii) Berikan maklumat yan diminta dengan menggunakan jadual untuk memudahkan rujukan.2 Jawapan Kepada Pertanyaan (Reply to Enquiries) Oleh sebab surat ini dihantar sebagai membalas surat pertanyaan. 13 . i) Mulakan surat dengan merujuk surat pertanyaan yang anda terima. v) Nyatakan kesediaan anda untuk menghantarkan produk / perkhidmatan jika pelanggan mahu meminta pesanan. Yang benar 1. bolehkah tuan perkenalkan seorang daripadanya ? Saya amat menghargai jawapan tuan itu. Semasa lawatan saya baru-baru ini ke Pameran Rumah Impian. Saya percaya.Surat Pertanyaan 18hb.Ogos. saya telah melihat contoh jubin lantai yang diperbuat daripada plastik. Saya harap tuan dapat memberikan saya penerangan yang berikut : i) Apakah persediaan khas yang diperlukan untuk bahagian bawah lantai itu ? ii) Jubin tersebut boleh didapati dalam berapa warna dan lakaran ? iii) Adakah jubin tersebut dipengaruhi oleh keadaan lembab ? iv) Perlukah seorang pakar untuk meletakkan jubin –jubin tersebut dan jika ya. iii) Lampirkan brosur / katalog dan sebagainya seperti yang dipohon. iv) Hulurkan kesediaan anda untuk menjawab atau menjelaskan pertanyaan selanjutnya.

Jika anda telah biasa memesan produk tersebut atau pembekal ialah rakan niaga anda yang biasa.Jawapan Kepada Pertanyaan 20hb. penerangan tentang produk tersebut seperti jenama. Surat ini harus menyatakan dengan jelas kuantiti barangan yang hendak dipesan. Penerangan yang jelas mengenai barangan yang dipesan akan membolehkan pembekal menghantar barangan tersebut dengan segera. Ogos mengenai jubin lantai plastik keluaran syarikat kami. saya yakin ia akan memberikan tuan kepuasan yang tiada terhingga. 14 . anda bolehlah melampirkan bayaran untuk barangan yang dipesan ataupun membayarnya secara BWT. Beliau akan menasihati tuan tentang persediaan yang perlu dan melihat kalau-kalau keadaan lembab boleh menimbulkan masalah. Sungguhpun pesanan boleh dibuat melalui telefon tetapi surat pesanan dihantar sebagai susulan dan sebagai rekod bertulis bagi sesuatu urusniaga. warna.3 Surat Pesanan (Order Letter) Surat pesanan ditulis untuk peniaga membuat pesanan atau sebagai mengiringi borang pesanan yang dikirimnya kepada pembekal. Bersama-sama ini kami sertakan satu naskhah brosur yang menunjukkan rekabentuk jubin tersebut yang boleh didapati dalam pelbagai warna. Yang benar. model. Terima kasih diucapkan atas pertanyaan tuan bertarikh 18hb. 1. Ogos. saiz juga harga setiap satu. Saya telah mengarahkan Encik Lim supaya menghubungi tuan dan memeriksa lantai di rumah tuan itu.4. 19… Tuan. Jubin lantai plastik kami tahan lasak dan jika jubin-jubin tersebut dipasang dengan mahir. Syarikat Lim & Chong yang beralamat di nombor 22 Jalan Pahang adalah sebuah syarikat yang boleh dipercayai untuk melakukan segala kerja kami di daerah tuan.

Jadi.Pesanan Berdasarkan Sebutharga 23hb. Kami dimaklumkan bahawa tuan akan dapat membekalkan barang-barang ini dari stok tuan dan kami menunggu barang-barang tersebut dalam masa beberapa hari yang akan datang. Kami ingin menyatakan penghargaan kami setelah menerima surat tuan bertarikh 21hb. 19… Tuan. Julai dan bersama .00 setiap satu 50 biji pinggan makan 9” @ RM 8.sama ini dilampirkan Pesanan kami No. Yang benar.4.00 setiap set. April untuk memmbekalkan pinggan-pinggan mangkuk. Yang benar. Semua barang-barang berkenaan sangat dikehendaki oleh pelanggan.4 Surat Penerimaan Pesanan (Acceptance of Orders) 15 . Pesanan dengan menggunakan Borang Pesanan 7hb. 1.00 setiap satu 50 set mangkuk Caserol @ RM 60. Julai. 19… Tuan. 237 untuk empat barangan tersebut. Kami ucapkan terima kasih di atas surat tuan bertarikh 5hb. April. Kami dapati syarat-syarat tuan sungguh memuaskan dan bersama-sama ini disertakan pesanan untuk pinggan mangkuk Arcopal (biru) seperti yang tersebut di bawah : 50 biji mangkuk 6” @ RM 6. kami harap tuan dapat menghantarnya seberapa segera.

tersalah warna. 16 . Apabila tuan mendapat barang-barang itu.baik sahaja pesanan diterima. iii) Anda akan mendapat jawapan yang memuaskan jika aduan itu jelas. kami sertakan satu naskhah katalog kami. rosak. saiz atau terkurang kuantitinya. 1. Akuan Penerimaan Pesanan 20hb. Oleh sebab tuan mungkin tidak sedar akan berbagai-bagai barangan lain yang kami keluarkan. Yang benar. Barangan yang dikirimkan mungkin tersalah jenama. Perkara-perkara berikut perlu diingat apabila menulis surat aduan atau rungutan .Ia mestilah dihantar dengan segera sebaik.4. Kami harap pesanan tuan yang pertama ini akan meningkatkan perniagaan antara kedua-dua belah pihak seterusnya menandakan permulaan hubungan niaga yang lebih mesra. tidak emosional dan tidak menggunakan kata-kata kesat. Kami berjanji akan menghantar kain tersebut mengikut harga yang tercatat dalam surat tuan dan kini kami sedang membuat persediaan menghantarnya dengan keretapi pada minggu hadapan. Julai untuk kain cetak kapas dan mengalu-alukan tuan sebagai salah seorang pelanggan kami. Julai. Kelewatan membalasnya mungkin akan menyebabkan salah faham antara anda denagn pelanggan atau mungkin juga anda akan kehilangan peluang perniagaan. ii) Aduan perlulah ditulis sebaik sahaja kerosakan / kesilapan itu dikesan. Surat ini haruslah mengandungi i) ucapan terima kasih kerana pesanan yang dibuat ii) menyatakan bagaimana dan bilakah pesanan itu akan dihantar kepada pelanggan iii) mengakhiri surat anda dengan harapan bahawa hubungan perniagaan ini akan berterusan dengan pesanan–pesanan yang akan datang.5 Surat Aduan (Letter of Complaint) Surat aduan ditulis kerana rasa tidak puas hati dan kekesalan berhubung dengan barangan yang dihantar. 19… Kami ingin menyatakan kegembiraan kami setelah menerima pesanan tuan bertarikh 18hb. kami yakin tuan akan berasa sungguh berpuas hati dengan harga yang ditawarkan dan nilai barang-barang yang dipesan. i) Ia harus memberi keterangan mengenai aduan yang dibuat dengan menyertakan sekali fakta-fakta ketika membuat aduan tersebut.

Tuan. Ada tiga cara anda melayan aduan mereka i) menerima aduan itu ii) menolak aduan iii) mencadangkan penyelesaian terhadap aduan tersebut. Ia hendaklah direka dengan cermat supaya pelanggan-pelanggan anda berasa bahawa aduan / rungutan mereka difahami dan diberi perhatian berat. Kami tidak dapat menerima buku-buku ini kerana kami sudah mempunyai stok yang lengkap. Ogos. Pada 12hb.4. Surat Aduan / Rungutan 18hb. kami telah memesan dua belas buah buku Latar Belakang Muzik oleh M. Sila kreditkan akaun kami dengan harga invois yang dipulangkan termasuk belanja pos sebanyak RM 4. Ogos. 1.6 Surat Pembetulan (Letter of Adjustment) Surat ini merupakan jawapan kepada aduan/rungutan pelanggan.00 Yang benar. Nasir dengan harga cetak RM 12. iii) mencadangkan apakah langkah-langkah yang boleh diambil oleh pembekal bagi membaiki kesilapan tersebut.00 tiap-tiap satu dan potongan perniagaan sebanyak 33% Setelah membuka bungkusan yang diterima hari ini. Perkara-perkara berikut perlu diberi perhatian apabila anda menerima aduan.Isi surat haruslah mengandungi i) maklumat lengkap mengenai barang-barang yang dibeli.. ii) menyebut dengan jelas kesilapan yang terjadi dan kesulitan akibat kesilapan itu. 17 . Kini kami pulangkan buku-buku itu dengan segera kerana beberapa orang pelanggan kami sedang menunggu buku-buku tersebut. 19. kami dapati bungkusan itu mengandungi dua belas buah buku Sejarah Muzik daripada penulis yang sama.

beritahu perkara ini kepada pelanggan-pelanggan anda. ii) jika aduan itu tidak dapat diselesaikan dengan segera. Kedua-dua buku tulisan M. Kesalahan itu terletak pada pihak kami sendiri.i) mengaku bahawa aduan itu telah diterima dan menyatakan rasa kesal syarikat akan aduan tersebut. kami telah menghantar dua belas buah buku dengan tajuk yang betul dengan bungkusan pos. dan bersama-sama ini disertakan nota kredit kami. Ia berlaku kerana kami kekurangan kakitangan pada masa yang sibuk ini. 19… Tuan. Kami akan kreditkan akaun tuan dengan harga invois buku-buku yang dipulangkan serta belanja pos. 1.4. Nasir itu mempunyai jilid yang sama. iv) jangan salahkan pekerja anda sebaliknya syarikat mestilah menanggung atau menerima tanggungjawab itu. iii) selalulah beranggapan bahawa pelanggan-pelanggan anda adalah betul. Tuan akan menerima bungkusan itu esok. Isi surat aduan lazimnya mengandungi i) mengucapkan terima kasih kepada mereka kerana telah mengemukakan aduan tersebut serta meyatakan kekesalan syarikat di atas kesulitan yang dihadapi ii) menyatakan cara bagaimana kesilapan itu akan diperbaiki dan ini terpulanglah kepada jenis aduan itu iii) menerangkan sebab kesilapan terjadi iv) mengakhiri surat dengan meyakinkan pelanggan-pelanggan anda akan perkhidmatan yang lebih baik dan v) memastikan bahawa kesilapan tidak akan berulang lagi Surat Pembetulan (Adjustment) Jawapan 20hb. Ogos. kami segera menjawab serta menyatakan perasaan kesal kami kerana kesalahan yang berlaku dalam menguruskan pesanan tuan. Ogos. Setelah menerima surat tuan bertarikh 18hb. Kami meminta maaf kerana kesusahan itu.7 Surat Pungutan (Letter of Collection) 18 . Sebaik sahaja kami menerima surat tuan. Yang benar.

Kami harap tuan dapat menghantarkan cek tuan kepada kami dalam masa beberapa hari lagi. 19… Kami amat dukacita kerana terpaksa mengingatkan tuan bahawa kami masih belum menerima baki bayaran sejumlah RM 96.Tujuan surat pungutan ialah untuk meminta bayaran. 2hb. Mungkin tuan terlupa tentang bayaran tersebut. Kebanyakan syarikat / firma mempunyai 3 set tetap surat peringatan bayaran. 19… Pada 18hb. 19 . Lazimnya permintaan untuk menjelaskan bayaran dibuat sebanyak tiga kali. Mac. Set I biasanya ringkas dan dilampirkan sekali salinan invois atau penyata akaun.12 yang masih belum berbayar dan seharusnya dibayar menjelang 31hb. Oleh sebab penjelasan akaun ini sudah lambat sebulan kami terpaksa meminta tuan menghantar bayaran dalam masa dua atau tiga hari atau memberi sebab-sebab mengenai bayaran lambat. 18hb. Surat jenis ini biasanya sensitif oleh itu ia harus ditulis dengan berhati-hati supaya bunyinya sopan tetapi tegas (polite. Tuan. Februari kami telah mengingatkan tuan bahawa pada 2hb. Tuan. tactful & firm). Yang benar. Yang benar.12 untuk penyata bulan Disember yang dihantar kepada tuan pada 2hb. Set II - mengingatkan pelanggan tentang bayaran yang masih tertunggak dan meminta bayaran itu dijelaskan dalam tempoh atau masa yang ditetapkan. Januari. 19… yang menunjukkan baki sebanyak RM 96. Februari. Januari kami telah menghantar penyata bulan Disember. Januari Kami sertakan satu salinan penyata tersebut dan ingin mengingatkan tuan bahawa kami telah mencatatkan harga-harga yang begitu rendah atas persetujuan bayaran awal dari pihak tuan.

sungguhpun kami berharap kami tidak perlu berbuat demikian. 6251 Kami masih belum menerima jawapan kepada dua permintaan kami bertarikh 18hb Februari dan 2 Mac untuk jumlah RM 96.5 MENULIS SURAT PERNIAGAAN DALAM BAHASA MELAYU Di bawah ini diturunkan contoh-contoh ungkapan yang lazim digunakan dalam surat-surat perniagaan. tetapi sekiranya bayaran tidak dijelaskan menjelang 7hb. Julai. 4. 3. 6.1 INQUIRIES 1. Your firm has been recommended to us by … We have seen your advertisement in … We have seen your stand at the … fair/Exhibition. Dengan amat dukacita kami nyatakan bahawa kami terpaksa meminta bayaran segera. Jika anda ingin berutus surat untuk tujuan profesional dan perniagaan dalam bahasa Melayu.19… Tuan. Yang benar. Versi Bahasa Inggeris dan terjemahannya ke bahasa Melayu akan dapat membantu anda terutamanya golongan profesional dan pengurus yang perlu menulis surat-surat perniagaan profesional dalam kedua-dua bahasa. Kami tidak ingin bersifat tidak adil. kami terpaksa menyerahkan perkara ini ke pihak yang tertentu. 28hb. 1. We are interested in … We have an inquiry for (large quantities) of … We are considering buying/installing … We required for immediate delivery … We understand (from…) that you are producing (for export to…) that you can supply … PERTANYAAN 20 . Akuan No. 12 yang masih berbaki. apa yang anda perlu perhatikan ialah teks bahasa Inggeris dan kemudian menterjemahkannya ke bahasa Melayu dengan gramatis.Set III - biasanya merupakan peringatan terakhir iaitu pelanggan mesti melunaskan hutangnya atau perkara itu dilanjutkan kepada peguam untuk diambil tindakan. 7.5. 8. 5. 1. 2. Ogos.

6. 7. 4.5. … 2. Kami telah mempertimbangkan untuk membeli/memasang … Kami memerlukan … dengan serahan segera. 5. 4.1. 2. Please send as soon as possible by passenger train. … As the goods are urgently required.2 1. will you please take care that only the best cases/casks/sacks are used. 2. Kami mengucapkan terima kasih di atas surat tuan bertarikh…/sebut harga/senarai harga tuan dan kami meminta agar tuan mengirimkan… kepada kami dengan segera. 7. 3. Dengan sukacita kami lampirkan pesanan kami No. Firma tuan telah dicadangkan kepada kami oleh … Kami telah membaca iklan tuan pada … Kami telah melihat gerai tuan di Pesta/Pameran … Kami tertarik kepada … Kami ingin mendapatkan keterangan mengenai … (dalam jumlah yang besar). 5. we shall be grateful for immediate delivery/delivered by … We must insist on delivery within the time stated and reserve the right to reject the goods should they be delivered later. by the next boat leaving … We shall be glad if you would see to it that the enclosed packing instructions are carefully followed. 21 . 1. 3. Owing to the long distance. 8. 1. Please forward the consignment by air. PESANAN (Penghantaran) 6. Please arrange for delivery by goods train. Kami difahamkan (dari…) bahawa tuan ada mengeluarkan (untuk dieksport ke…)/bahawa tuan boleh membekalkan … ORDERS (delivery) We thank you for your letter of…/quotation/price-list and would ask you to send us immediately We have pleased in enclosing our order No.

4. The goods were forward today by air will be sent tomorrow by goods train will be sent on the … by passenger train. kami berharap hanya peti/tong/karung yang terbaik sahaja digunakan CONFIRMATION AND EXECUTION OF ORDERS (Acknowledgement) 4. 2. Oleh sebab barang-barang itu amat diperlukan. 7. 6. Oleh sebab jaraknya sangat jauh. 8.5. …. PENGESAHAN DAN PELAKSANAAN PESANAN (Surat tanda penerimaan) 1. … dated … for… We thank you for your letter of … and for the order which you enclosed with it. for which we enclose our official confirmation. Terima kasih atas pesanan tuan No. With reference to your order we are glad to tell you that the goods are now ready for dispatch. 1.3. We thank you for your Order No.3 1. Your instructions have been carefully noted and we hope to have the goods ready for dispatch on… The execution of your order will require at least … weeks / months Delivery will be made on …/next…/by…/as soon as possible. 5. …. kami amat berterima kasih sekiranya tuan dapat mengirimkannya dengan segera/mengirimkannya selewat-lewatnya pada … Kami sangat berharap agar pengiriman itu dapat dilakukan dalam waktu seperti yang disebutkan dan kami berhak menolak barang-barang tersebut sekiranya pengiriman itu tidak dilakukan tepat pada waktunya. Thank you for your Order No. Sila hantarkan barangan tersebut dengan kapal terbang. 22 . Sila aturkan penyerahan dengan keretapi barang Sila hantarkan secepat mungkin dengan keretapi penumpang dengan bot berikutnya yang akan bertolak pada … Kami amat berbesar hati sekiranya tuan dapat memeriksanya dengan berhatihati mengikut arahan–arahan pembungkusan yang dilampirkan ini. dan untuk itu kami sertakan pengesahan rasmi kami. 6. 3. 7. We are expecting your forwarding instruction. 5.

5.4 1. 4. akan dikirimkan esok dengan keretapi barang. To our surprise we found that one case (the cases) contained … instead of … the contents do not agree with the delivery note. Arahan tuan telah diberikan perhatian yang sewajarnya dan kami berharap dapat mengusahakan barang-barang tersebut agar siap untuk dikirimkan pada … Untuk melaksanakan pesanan tuan. Terima kasih atas surat tuan bertarikh … dan pesanan yang tuan sertakan. Many (most) were cracked (damaged) 3.2. are not suitable for this market. Manay sacks were torn and part of the contents were missing. COMPLAINTS (Reference) We have today received the boxes/sacks/crates/parcels referred to in your advice note of the … With reference to your consignment of …. 6. We are sorry to have to have to tell you that the goods arrived in a bad conditin. dan untuk itu kami sertakan pengesahan rasmi kami. were damaged in transport. Several boxes were broken and the contents damaged. We stipulated that they should be …. 5. but found that they were … … were missing/were under (over) the prescribed weight. 3.5. are not according to the samples/in accordance with the conditions of the order. kami memerlukan masa sekurang-kurang … minggu/bulan. 4. 2. Kiriman itu akan dibuat pada…/… depan/ selewat-lewatnyanya …/secepat mungkin. 7. we regret that … Nature of the complaint 1. 2. 6. 23 . Barang-barang itu dihantarkan pada hari ini dengan pengangkutan udara. akan dikirimkan pada … dengan keretapi penumpang. Terima kasih atas pesana tuan No…. 1.

3. 2. Kami menentukan bahawa barang itu harus …. We regret that we shall have to return the whole/part of the consignment. Kami telah menerima kotak/karung/peti kayu/bungkusan seperti yang tersebut dalam Nota Makluman bertarikh … Berkenaan dengan kiriman tuan bertarikh …. Kami sangat terkejut apabila mendapati satu peti (peti-peti) berisi … dan bukan … isinya tidak sesuai dengan Nota Serahan. 2. We must ask you to replace the damaged goods to credit us with the value of the damaged (returned) goods. tetapi kami dapati bahawa … … telah hilang/kurang daripada (lebih daripada) berat yang ditentukan. tidak seperti dalam contoh/tidak seperti dalam syarat-syarat pesanan. Kami meminta maaf kerana terpaksa memaklumkan kepada tuan bahawa barang-barang itu telah sampai kepada kami dalam keadaan yang kurang baik. We are prepared to retain the goods. 6. 24 . Beberapa kotak telah pecah dan isinya rosak. ADUAN (Rujukan) 1. kami berasa kesal kerana … Bentuk-bentuk aduan 1. telah rosak dalam perjalanan. Action to be taken 1. 5.7. 4. 3. Barang-barang itu telah dibungkus dengan buruk sehingga sebahagian besar telah rosak dan sudah tidak boleh lagi dijual. We shall have to place the goods at your disposal and are awaiting your instructions. 4. 2. Banyak karung telah koyak dan sebahagian isinya telah hilang. but only at a substantially reduce price. tidak sesuai untuk pasaran di sini. Banyak yang (kebanyakan) telah pecah (rosak). The good were so badly packed that large part has been unfit damaged to such an extent for sale. 7.

Tindakan yang diambil 1. Some mistake must have been made in the assembly/packing The consignment must have met with very careless handling at the hands of the crew/dockers. 6.5 Apology 1. ADJUSTMENT 1.5. APOLOGIES. Kami bersedia menerima barang-barang itu. Under the circumstances we have to cancel the rest of our order/the order contained in our letter of … We have pointed out the damaged to forwarding agents/the shipping company/the airline and had it certified. 2. 3. Kami terpaksa meminta kepada tuan untuk menggantikan barang-barang yang rosak itu. 4. 3. Terserahlah kepada tuan apa yang hendak dilakukan dan kami menunggu arahan tuan. Dengan rasa kesal kami terpaksa mengembalikan seluruh/sebahagian daripada kiriman itu.5. EXPLANATIONS. Dalam keadaan seperti ini kami terpaksa membatalkan baki pesanan. 4. 5. mengkreditkan akaun kami mengikut nilai barang yang rosak (dikembalikan). tetapi hanya dengan harga yang telah dikurangkan. 6. Explanation 1. We are quite unable to account for this unfortunate mistake/the damage to the goods. 25 . 2. We are extremely sorry for the inconvenience cause to you. We very much regret/We are extremely sorry that you are not satisfied with our consignment/ our consignment has been damaged in transit/you are having trouble with … 2. We offer our sincere apologies for the most unfortunate error in the execution of your order. Kami telah menunjukkan kerosakan tersebut kepada ejen/syarikat kapal/syarikat penerbangan dan telah menerangkan keadaan yang sebenarnya.

Kami amat memohon maaf kerana telah menimbulkan kesusahan kepada tuan. We shall. 2. 4. 5. sebaik sahaja kami mendapat penjelasan daripada mereka. Kami amat berasa kesal/kami meminta banyak maaf sekiranya tuan tidak berpuas hati dengan kiriman kami/kiriman kami telah rosak dalam perjalanan/tuan mendapat kesulitan dengan … Kami tidak dapat menerangkan kesalahan yang amat dikesali ini/kerosakan terhadap barang-barang itu. 2. Kami berbesar hati sekali sekiranya tuan dapat menyerahkan barang-barang itu kepada kami sehingga pemberitahuan selanjutnya. Kiriman itu sudah tentu telah dilakukan dengan cuai oleh anak-anak kapal/pekerja-pekerja pelabuhan. 26 .3. Penjelasan 1. We are sending off today/shall send off tomorrow replacements of the rejected/damaged/faulty/missing articles. bear all the expenses which this mistake has caused. We have started inquiries to discover the cause of the trouble/taken the matter up with with the forwarding agents and shall write to you again as soon as possible. We would point out that such slight deviations are quite normal. 4. 3. Dengan tulus ikhlas kami memohon maaf di atas kesilapan yang amat dikesali dalam melaksanakan pesanan tuan itu. Kami ingin menjelaskan bahawa perbezaan yang sedikit itu adalah sesuatu yang biasa. PERMINTAAN MAAF. 2. Kami telah memulakan siasatan untuk mendapatkan punca kerosakan itu/telah membicarakan masalah itu dengan ejen penghantaran dan akan menghubungi tuan sekali lagi. Pasti terdapat kesilapan dalam pemasangan/pembungkusan/pengiriman dalam pesanan tuan. 3. Adjustment 1. 4. PENJELASAN DAN PEMBETULAN Memohon Maaf 1. of cause. We should be glad if you would hold the goods at our disposal until further notice. 5.

we are prepared to make a special allowance of …% As requested we have cancelled the balance of your order. If you are prepared to keep the goods. OVERDUE ACCOUNTS First application 1. …dated … is still unpaid. kami sedia membuat potongan harga istimewa sebanyak …% Seperti yang tuan minta.6 Tentu saja kami akan menanggung semua perbelanjaan kerosakan yang bersebab daripada kesilapan kami itu.3. Jika tuan bersedia untuk menerima barang-barang itu. Pada hari ini kami kirimkan/ kami akan mengirimkan pada hari esok barangbarang yang ditolak/rosak/cacat/hilang itu. 1. Kami mengerti bahawa tuan telah menerima barang itu dengan bantahan. our draft against our Invoice No. We assume that you accepted the goods under protest. . … of has not yet been accepted. kami telah pun membatalkan baki pesanan tuan itu. We feel that. 3. 5. 2. 6. No doubt it is through an oversight on your part that our draft on you for the payment of… our Invoice No. We trust that you will give this matter your immediate attention. of … We enclose a copy. 3. May we draw your attention to the enclosed statement of your account with us. We wish to remind you that our Invoice No. 6. Yakinlah bahawa kami akan melakukan sedaya upaya kami bagi mengelakkan kesilapan seperti itu daripada berulang. 4. 4. … May we draw your attention to our statement … for the amount of … our Invoice No…. We wish to assure you that we shall do all we can to prevent the recurrence of such an error Pembetulan 1. Will you kindly let us have your remittance in settlement of our Invoice No. the fact that its settlement is overdue has escaped your notice and we shall be glad to receive your remittance at your earliest convenience. Second application 1. 5. 2. … has not been accepted yet 27 2.5.

althought it is … months overdue. unless we receive your remittance in full settlement of the outstanding amount of … by…. 28 . dan kami berbesar hati sekiranya dapat menerima pembayaran tuan secepat mungkin. AKAUN LEWAT Tuntutan Pertama 1. 2.and would ask you to give the matter your immediate attention. … now… months overdue. surat kami terhadap Invois No. 3. 2. Kami percaya bahawa tuan akan segera memberikan tindakan yang sewajarnya terhadap masalah ini. Third application 1. dan kami berharap supaya tuan dapat mengambil tindakan yang sewajarnya terhadap masalah ini. … Kami memohon perhatian tuan terhadap penyata kami bertarikh … berjumlah … Invois kami No. We are very sorry not to have received a reply to our letter of … calling your attention to fact that our invoice of the … is still unpaid. We are surprised to learn that you have not honoured the bill due on the … We have instructed our bankers to present it once more. Kami yakin bahawa hal ini telah luput dari perhatian tuan kerana batas waktu penyelesaiannya telah lewat. Tuntutan kedua 1. Final application We much regret to note that we have not received any response to our repeated requests for the outstanding amount of our Invoice No. … bertarikh … masih belum dijelaskan. … bertarikh … Kami lampirkan satu salinan. In these circumstances we are reluctantly compelled to say that. we shall have to take proceedings without further notice. We must request payment of the amount due without further delay. Kami memohon sudilah kiranya tuan mengirimi kami wang untuk bayaran Invois No. Pasti ada kekeliruan di pihak tuan sehingga surat kami kepada tuan untuk pembayaran Invois No. Izinkan kami menarik perhatian tuan terhadap penyata akuan tuan dengan kami seperti yang dilampirkan. … masih belum diterima. … bertarikh … masih belum diterima. Kami ingin mengingatkan tuan bahawa Invois No. 2.

Tuntutan terakhir Dengan rasa amat kesal kami maklumkan bahawa kami masih belum menerima sebarang jawapan atas permintaan kami yang berulang-ulang kali untuk pembayaran Invois No… yang masih belum diselesaikan. 2. Kami terpaksa meminta pembayaran jumlah tersebut tanpa sebarang penangguhan lagi. yang sekarang sudahpun terlewat selama … bulan. Kami meminta maaf kerana sehingga kini kami masih belum menerima sebarang jawapan terhadap surat kami bertarikh … yang mengingatkan tuan mengenai invois kami bertarikh …yang masih belum dijelaskan walaupun telah terlewat selama … bulan. Kami terkejut apabila mendapati bahawa tuan masih belum menjelaskan penyata yang sepatutnya sudah dilunaskan pada … Kami telah mengarahkan bank kami untuk mengajukannya sekali lagi. Dalam keadaan begini kami terpaksa menyatakan bahawa sekiranya kami tidak menerima pembayaran tuan untuk menyelesaikan keseluruhan jumlah tersebut… selewatnya-lewatnya pada…. 29 .Tuntutan ketiga 1. maka dengan itu kami akan mengambil tindakan mahkamah tanpa pemberitahuan lanjut lagi.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful