UNIT 4 KANDUNGAN Ringkasan / Ikhtisas Objektif Pemelajran 1.1 1.2 1.

3 Pengenalan Komponen surat– surat perniagaan Format Surat Format Blok Penuh Format Blok Format Semiblok Format Di permudah 1.4 Jenis-jenis surat Perniagaan 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.4.6 1.4.7 1.5 Surat Pertanyaan Jawapan kepada Pertanyaan Surat Pesanan Surat Penerimaan Pesanan Surat Aduan Surat Pembetulan Surat Pungutan HALAMAN 2 2 2 3 9 10 10 11 11 12 12 14 14 16 17 18 19 20 20 21 22 23 25 27 1

Menulis surat perniagaan dalam bahasa Melayu 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5 1.5.6 Pertanyaan (Inquiries) Pesanan (Order) Pengesahan Pesanan (Confirmation of Order) Aduan (Complaint) Pembetulan (Adjustment) Akaun Lewat (Overdue)

UNIT 4 SURAT – SURAT PERNIAGAAN Ikhtisar Bab ini akan membincangkan penulisan surat-surat urusniaga dalam bahasa Melayu. Para pelajar akan diajar format surat-surat tersebut, komponen yang harus ada dalam surat-surat perniagaan dan model surat yang praktik. Tumpuan khas akan diberi kepada 7 jenis surat perniagaan serta pilihan ungkapan dan susunan kata yang berguna untuk menyusun berbagai-bagai surat perniagaan. Versi ungkapan dalam bahasa Inggeris dan terjemahan ke bahasa Melayu di sediakan untuk membantu kerjaya anda sehari-hari. Objektif Pemelajaran Pada akhir bab ini pelajar-pelajar dijangka : 1) 2) Boleh menulis surat-surat perniagaan dalam bahasa Melayu dengan format yang betul berupaya membalas surat-surat tersebut dengan jelas dan tepat 3) mampu menyusun sepucuk surat yang lengkap dengan memberi perhatian kepada maksud dan kehendak surat. 4) boleh menguasai ungkapan-ungkapan dan susunan kata yang tepat untuk urusniaga dalam bahasa Melayu. 1.1 PENGENALAN Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang paling biasa digunakan oleh sesebuah organisasi sama ada dalam sektor awam ataupun swasta untuk berhubung dengan pelanggan-pelanggan malahan perhubungan perniagaan melalui surat menjadi unsur terpenting yang masih diutamakan oleh setiap ahli perniagaan. Umumnya ada tiga sebab utama mengapa surat menyurat dalam perniagaan di perlukan : a) b) Surat-surat perniagaan merupakan alat perhubungan urusniaga yang berkekalan dan boleh direkodkan. Ia akan menjadi bukti penting di dalam mahkamah, terutamanya menerusi kontrak atau perjanjian yang dibuat oleh dua pihak dalam.perniagaan Surat menyurat adalah lebih formal dan sistematik kerana ia berfungsi sebagai dokumentasi yang tercatat secara bertulis dan bukannya persetujuan lisan yang boleh di ubah-ubah.

c)

2

Bhd. Bhd. 53100 Kuala Lumpur Tel/Faks : 03-4067822 _____________________________________________________________ Ruj. atau SEBUT HARGA PERALATAN PROJEKTOR OVERHED JENAMA KLM/009 Merujuk perkara di atas. Taman Perindustrian Melati. Jalan Raja 50100 Kuala Lumpur (u/p : Encik Ahmad bin Ali) Tuan.k. Kami : xyz/678/96 Tarikh : 31 Januari 19 … Kepada Pengurus Jualan Linetrade (M) Sdn. Ketua Penyelaras (Latihan) MRSB Sdn. Blok B.) P/s : kami juga berharap agar pihak tuan dapat melampirkan sebut harga bagi peralatan projektor overhed jenama lain.2 KOMPONEN SURAT PERNIAGAAN Perbincangan mengenai komponen yang terdapat dalam surat urusniaga berdasarkan contoh surat dalam Rajah 1. kami berasa sukacita sekiranya pihak tuan dapat mengirimkan sebut harga peralatan jenama tersebut kepada kami dengan kadar yang segera.) # 3-2-5. Bhd. pihak pengurusan syarikat kami sedang merancang untuk membeli sebanyak 10 unit peralatan tersebut sebelum Mac tahun ini. i ii o) Bahagian postscripts (p/s) Singkatan nama rujukan Pengurus Besar MRSB (M) Sdn. Tuan : abc/123/96 Ruj. Mrs/hh 3 . MRSB (MRS Reform (M) Sdn.1. Ahmad PENGURUS LATIHAN s. 50. Bhd. Yang benar. Kepala surat Nombor rujukan Tarikh d) Nama dan alamat penerima e) f) Bahagian (u/p : ) Panggilan hormat g) Tajuk surat perkara h) Perenggan permulaan i) Isi surat j) Perenggan penghargaan k) Perakuan penutup l) Tandatangan m) Pengesahan jawatan dan / atau nama pengirim n) Bahagian salinan kepada (s. Untuk makluman tuan.k. Sekian dan kami ucapkan terima kasih atas kerjasama pihak tuan. Pembelian peralatan berkenaan adalah untuk meningkatkan perkhidmatan latihan kami.

Kami : ) Nombor rujukan penerima (Ruj. 53100 Kuala Lumpur. Kami : xyz/678/96 Kandungan nombor rujukan ialah : a) b) Nombor rujukan pengirim (Ruj. Tuan : abc/123/96 Ruj. Tarikh yang tertera pada surat perniagaan bukanlah tarikh surat itu ditulis tetapi tarikh surat ini dikirim dan ditandatangani oleh penulis.Rajah 1 Komponen yang terdapat dalam surat urusniaga Surat perniagaan lazimnya akan mengandungi komponen yang berikut : a) Kepala Surat MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Tarikh yang mengandungi hari. b) Nombor Rujukan Ruj. C) Tarikh Tarikh : 31 Januari 19 … Tarikh ditulis untuk memudahkan penerima mengetahui tarikh kiriman surat berkenaan. Ia juga berfungsi sebagai rujukan selain daripada nombor rujukan yang sedia ada.2000 4 .) # 3-2-5. Tujuan kepala surat ialah mewujudkan format pengenalan surat yang sistematik bagi memudahkan penerima membuat rujukan segera dan mengenal pasti organisasi pengirim. Taman Perindustrian Melati.12. Bhd. Tel/Faxs : 03-4067822 Kandungan kepada surat ialah : a) b) c) d) e) Logo organisasi atau syarikat Nama organisasi atau syarikat Alamat organisasi atau syarikat Nombor telefon Nombor telefaks Kebiasaannya terdapat dua atau lebih garis pemisah antara kepala surat dengan komponen yang lain. Tuan : ) Tujuan utama bahagian nombor rujukan ditulis adalah untuk memudahkan rujukan dan pengurusan sistem fail yang melibatkan surat urusniaga yang ditulis. bulan dan tahun mestilah ditulis dengan lengkap dan dinyatakan dengan jelas seperti 31 Disember 2000 dan bukannya 31/12/2000 atau 31.

# 3-2-5. Format penulisan nama dan alamat penerima adalah seperti yang berikut a) b) c) Nama penerima (individu / penjawat jawatan) Nama syarikat atau organisasi Alamat syarikat atau organisasi e) Bahagian untuk Perhatian (u/p: ) (u/p : Encik Ahmad bin Ali) Bahagian (u/p:) hanya ditulis apabila surat ditujukan kepada penerima penjawat jawatan dan pengirim mengenal pasti individu yang bertanggungjawab untuk menguruskan surat yang dikirim. (u/p : En Ridhwan bin Rosli (Nama penerima penjawat jawatan) (Nama syarikat) (Alamat syarikat) [Bahagian untuk perhatian (u/p: )] Berdasarkan alamat di atas. maka nama penerima berkenaan dirujuk sebagai nama jawatan. Blok B. Bhd. dan sebagainya. dan sebagainya. Penggunaan bahagian (u/p : ) juga 5 . bahagian (u/p: ) hanya digunakan apabila tindakan surat dilakukan oleh orang lain selain daripada penerima penjawat jawatan yang menggunakan bahagian (u/p:) seperti yang berikut : Pengurus Besar Automewah (M) Sdn. Jalan Raja 50100 KUALA LUMPUR Nama penerima biasanya ditulis apabila surat berkenaan ditujukan secara khusus kepada seseorang individu. Bhd. jika penerima itu merupakan seorang penjawat jawatan dalam organisasi. Dengan kata lain. Pengurus Besar. Puan Hashimah Hashim. Contoh nama penerima individu : Encik Muhamad Rosli Selamat. didapati bahawa surat berkenaan ditujukan kepada penerima penjawat jawatan (Pengurus Besar). Sebaliknya.d) Nama dan Alamat Penerima Kepada Pengurus Jualan Linetrade (M) Sdn. Contoh nama penerima penjawat jawatan Ketua Pengarah. Taman Perindustrian Melati 53100 Kuala Lumpur. Sementara. Encik Ridhwan bin Rosli merupakan pegawai yang diamanahkan dan dipertangungjawabkan oleh Pengurus Besar untuk mengurus surat berkenaan dan berfungsi sebagai orang rujukan kepada pengirim surat. 50.

Pada kebiasaannya. tajuk surat juga ditulis dengan huruf kecil bergaris dengan huruf tebal. 6 . perbincangan atau persetujuan. kami berasa sukacita sekiranya pihak tuan dapat mengirimkan sebutharga peralatan jenama tersebut kepada kami dengan kadar yang segera. Walau bagaimanapun. Selain itu. maka ruangan (u/p: ) tidak perlu ditulis sama sekali. Contoh : Sebut Harga Peralatan Projektor Overhed Jenama KLM/009 Walau bagaimanapun. penulisan perenggan permulaan akan merujuk tajuk surat. Sekiranya surat berkenaan ditujukan khusus kepada Pengurus Besar dan beliau diperlukan untuk bertindak ke atas surat itu. g) Tajuk Surat atau Perkara SEBUT HARGA PERALATAN PROJEKTOR OVERHED JENAMA KLM/009 Tajuk surat berfungsi sebagai rujukan utama kandungan surat. Sapaan kehormat ‘Puan’ digunakan apabila penerima surat perniagaan ditulis berdasarkan nama individu. Bagi tajuk seperti ini.menggambarkan bahawa individu yang dirujuk merupakan orang yang menerima amanah atau arahan daripada Pengurus Besar dan tentunya individu tersebut memegang jawatan lebih rendah daripada jawatan Pengurus Besar. Alasannya ialah penulisan cara tersebut mengandungi unsur reka bentuk yang lebih signifikan. f) Panggilan Hormat Tuan Sekiranya penerima surat berkenaan berdasarkan nama jawatan dan bukan nama penerima. nama penerima penjawat jawatan ditulis tanpa memasukkan ruangan (u/p : ) apabila pengirim mempunyai status jawatan yang sama dengan penerima. pada masa sekarang kebanyakan tajuk surat ditulis dengan huruf besar dan bergaris. surat terdahulu. Contohnya : SEBUT HARGA PERALATAN PROJEKTOR OVERHED JENAMA KLM/009 h) Perenggan Permulaan Merujuk perkara di atas. Tajuk surat biasanya ditulis kesemuanya dalam huruf besar dan tulisan tebal. panggilan atau sapaan kehormat yang boleh digunakan ialah ‘Tuan’ sahaja. Ini kerana panggilan hormat ‘Tuan’ dianggap sebagai ganti nama penerima berdasarkan jawatan yang mereka sandang dan bukannya jantina mereka. permulaan perkataan adalah huruf besar kecuali bagi perkataan penghubung. sebelumnya. Perenggan ini berfungsi sebagai pengenalan atau pendahuluan kepada kandungan surat. Panggilan hormat ‘Puan’ sama sekali tidak bolah digunakan.

Isi surat mengandungi segala fakta dan maklumat. Pembelian peralatan berkenaan adalah untuk meningkatkan perkhidmatan latihan kami. Perenggan ini biasanya diakhiri dengan ucapan terima kasih. Isi surat ialah kandungan atau perkara pokok yang disampaikan kepada penerima. j) Perenggan Penghargaan Sekian dan kami ucapkan terima kasih atas kerjasama pihak tuan. Tandatangan pengirim mestilah asli (bertulis tangan) dan bukannya menggunakan cap getah m) Pengesahan Jawatan dan / atau Nama Pengirim PENGURUS LATIHAN Bahagian ini berfungsi untuk memastikan dan menyokong bahawa orang yang menurunkan tandatangan dalam surat urusniaga berkenaan sememangnya boleh dipertanggungjawabkan. maklumat. k) Perakuan Penutup Yang benar Bahagian ini merupakan perakuan pengirim mengenai segala fakta. pihak pengurusan syarikat kami sedang merancang untuk membeli sebanyak 10 unit peralatan tersebut sebelum Mac tahun ini.i) Isi Surat Untuk makluman tuan. serta data yang penting bagi menyokong perenggan permulaan dan tajuk surat. l) Tandatangan Ahmad Bahagian ini merupakan ruang bagi pengirim untuk mengesahkan dan menandatangani surat yang ditulis selepas membuat perakuan penutup. Perakuan pengirim biasanya ditulis dengan rangkai kata “Yang benar ” atau “Yang menjalankan tugas”. Perenggan ini merupakan kesimpulan dan harapan pengirim kepada penerima mengenai kandungan surat. dan data yang dikemukakan. Jawatan dan / atau nama pengirim juga ditulis dengan huruf besar bagi memastikan bahawa terdapat penjawat atau pegawai yang boleh dirujuk sekiranya surat urusniaga berkenaan memerlukan maklum balas susulan. 7 .

k. Penulisan singkatan nama rujukan secara praktiknya hanya terdapat dalam surat yang menggunakan format blok penuh. maklumat. ii. atau data yang tercicir dalam penulisan kandungan atau isi utama surat.k.) p/s : kami juga berharap agar pihak tuan dapat melampirkan sebut harga untuk peralatan projektor overhed jenama lain. o) Postscript (p. MRS hh.) s. Contoh penulisan singkatan nama rujukan adalah seperti yang berikut : MRS/HH. mrs/HH Berdasarkan format di atas. Bhd. 8 . mrs/hh. maklumat. MRS atau mrs merupakan singkatan nama pengirim. Bhd. Bahagian ini juga berfungsi sebagai suatu kaedah untuk memasukkan fakta.n) Salinan Kepada (s. i. Bahagian ini ditulis apabila terdapat beberapa salinan surat yang sama ingin disampaikan oleh pengirim kepada orang lain yang berkepentingan dengan surat berkenaan. Bahagian ini digunakan sebagai penekanan atau penegasan terhadap fakta.s. dan semiblok sahaja. atau data yang perlu diberi perhatian oleh penerima. Susunan nama penerima di bahagian ini mengikut abjad untuk nama peribadi atau keutamaan jawatan bagi nama jawatan. ………………………………. Penerima tambahan bagi salinan surat tersebut ditulis sama ada dengan menggunakan nama peribadi atau nama jawatan. Pengurus Besar MRSB (M) Sdn. Format penulisannya agak bebas dan tidak terikat dengan peraturan bahawa huruf itu semestinya huruf kecil atau besar. blok. Ketua Penyelaras (Latihan) MRSB (M) Sdn. semestar HH atau hh merupahan singkatan nama jurutaip. p) Singkatan Nama Rujukan MRS/hh Bahagian ini berfungsi sebagai rujukan pengirim. Singkatan nama rujukan terdiri daripada huruf pertama nama pengirim dan disengkang dengan huruf pertama nama jurutaip.

Format Blok dan format semiblok pula lebih seimbang kerana komponen tarikh. 1.3 FORMAT SURAT PERNIAGAAN a) Dalam bahasa Melayu tidak terdapat format surat urusniaga yang dianggap paling sempurna. tandatangan dan indensi perenggan e) Blok penuh merupakan format yang termudah untuk ditulis. komponen sapaan kehormat dan perakuan pengirim langsung tidak dimasukkan . maklumat. Kesemua baris surat ditulis pada margin kiri. c) Walau bagaimanapun perkara yang harus diberi keutamaan bukanlah format. Pengasingan lampiran itu sebaiknya-baiknya ditulis dengan menggunakan angka. Komponen yang membezakan format surat-surat tersebut ialah tarikh. perakuan pengirim dan tandatangan diletakkan di sebelah kanan manakala dalam format dipermudah. iaitu daripada abjad A sehingga Z sahaja. Jika lampiran yang dikemukakan melebihi satu. Lampiran 2. b) Surat-surat perniagaan dalam bahasa Melayu lazimnya ditulis berdasarkan salah satu daripada 2 format di atas ataupun gabungan ke dua-dua format berkenaan. Ini berbeza daripada surat urusniaga yang ditulis dalam bahasa Inggeris kerana format surat urusniaga dalam bahasa Inggeris dikategorikan kepada dua sama ada berdasarkan format Amerika atau format British. atau data tambahan yang dikemukakan. maka bahagianbahagian lampiran itu perlulah diasingkan dan ditulis dengan jelas. bentuk dan gaya yang dapat difahami dan diterima oleh pembaca d) Umumnya format. perakuan pengirim. Penggunaan angka dianggap lebih wajar berbanding dengan penggunaan abjad kerana penggunaan abjad adalah terhad. Contoh empat format surat perniagaan di atas adalah seperti berikut.q) Lampiran Lampiran dikemukakan sekiranya terdapat fakta. Penulisan lampiran menggunakan angka boleh ditulis sebagai Lampiran 1. 9 . Hal demikian berlaku kerana latar belakang pendidikan mereka yang terlibat dengan penulisan surat perniagaan dalam bahasa Melayu sedikit sebanyak akan mempengaruhi format penulisan yang mereka gunakan. Lampiran 3. bentuk atau gaya surat berkenaan tetapi memastikan segala komponen surat perniagaan itu disusun berdasarkan format. bentuk dan gaya persembahan sesuatu surat perniagaan dalam bahasa Melayu terbahagi kepada 4 format iaitu : (i) (ii) (iii) (iv) format blok penuh format blok format semiblok format dipermudah Ciri utama yang membezakan keempat-empat format tersebut ialah komponen dan reka letak surat-surat berkenaan. dan seterusnya.

Bhd.) #3-2-5. sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat pendingin hawa bagi bangunan ibu pejabat kami. Bhd. Sekian. 53100 Kuala Lumpur En. Pemasangan Alat Hawa dingin RXZs Merujuk perkara di atas. Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus dengan E. Jalan Utama 53000 KUALA LUMPUR Tuan. Yang benar t. (panggilan hormat) Pemasangan Alat Hawa Dingin RXZ Merujuk perkara di atas.t Suria Chandran (nama dan jawatan pengirim) Pengurus Teknikal /rr (singkatan nama rujukan) Rajah 2 Format blok penuh MRSB (MRS Reform (M) Sdn. sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju untuk memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat hawa dingin bagi bangunan ibu pejabat kami. Taman Perindustrian Melati.t Pengurus Teknikal SC/rr 10 . Tuan. Roland Ng.) #3-2-5. Bhd. (perakuan penutup) t. Yang benar. iaitu pegawai teknikal kami. Roland Ng. Jalan Utama 53000 Kuala Lumpur. 53100 Kuala Lumpur Tel/ Fax : 03-4067822 ___________________________________________________________________________ 31 Mei 19 … (Tarikh) En. terima kasih. Bhd. Sekian. iaitu pegawai teknikal kami dengan kadar yang segera. 66. Taman Perindustrian Melati.MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Ruslan Alang Cool Air Sdn. Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus dengan En. terima kasih. dengan kadar yang segera. 66. Ruslan Alang (nama dan alamat penerima) Cool Air Sdn.

53100 Kuala Lumpur Tel/ Fax : 03-4067822 Cool Air Sdn. iaitu pegawai teknikal kami dengan kadar yang segera.t Suria Chandran Pengurus Teknikal Rajah 5 Format dipermudah 11 . Taman Perindustrian Melati. Sekian. Yang benar.t Suria Chandran Pengurus Teknikal SC/rr Rajah 4 Format semiblok MRSB (MRS Reform (M) Sdn. 66. Bhd.Rajah 3 Format blok MRSB (MRS Reform (M) Sdn.) #3-2-5.) #3-2-5. Sekian. Bhd. Tuan. sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju untuk memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat hawa dingin bagi bangunan ibu pejabat kami Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus dengan En. Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus dengan En. Bhd. Bhd. Roland Ng. Jalan Utama 53000 KUALA LUMPUR. terima kasih. iaitu pegawai teknikal kami dengan kadar yang segera. terima kasih. Jalan Utama 53000 KUALA LUMPUR Pemasangan Alat Hawa Dingin RXZ Merujuk perkara di atas. 66. sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju untuk memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat hawa dingin bagi bangunan ibu pejabat kami. t. t. Roland Ng. 53100 Kuala Lumpur Tel / Fax : 03-4067288 ___________________________________________________________________________ 31 Mei 19… En. Pemasangan Alat Hawa Dingin RXZ Merujuk perkara di atas. Taman Perindustrian Melati. Ruslan Alang Cool Air Sdn.

1.4. caj penghantaran dan sebagainya. Surat pertanyaan yang dibuat oleh peniaga kepada pembekal yang belum pernah berurusan dengannya dipanggil Surat Pertanyaan Pertama (First Enquiry Letter).1 Surat Pertanyaan (Enquiry Letter) Kelas / Jenis surat Surat Pertanyaan Jawapan kepada Pertanyaan Surat atau Borang Pesanan Surat Penerimaan Pesanan Surat Aduan Surat Pembetulan Surat pungutan Ia ditulis apabila seseorang peniaga memerlukan maklumat mengenai sesuatu barangan atau perkhidmatan. Tujuan Meminta maklumat Memberi maklumat Membuat pesanan Menerima Pesanan Membuat Aduan atau Rungutan Menjawab Aduan atau Rungutan Meminta Bayaran Hutang 1. Antara maklumat yang dikehendaki dalam Surat Pertanyaan Pertama ialah seperti bertanyakan. melawat pameran dan sebagainya) ii) meminta pembekal mengirimkan brosur atau risalah dan maklumat lain yang penting seperti cara pembayaran.4 JENIS-JENIS SURAT PERNIAGAAN Surat – surat perniagaan boleh dikelaskan mengikut tujuan ia ditulis. a) b) c) d) e) f) g) h) bekalan barangan brosur atau katalog sebut harga atau senarai harga sampel barangan syarat-syarat pembayaran dan diskaun masa pengiriman cara pengangkutan insurans dan lain-lain Susunan suratnya adalah seperti berikut i) menyatakan bagaimana anda mengetahui produk / barangan atau perkhidmatan tersebut (melalui iklan. iii) menyatakan sekali mengapa anda berminat dengan produk tersebut iv) mengharapkan jawapan segera daripada pembekal 12 .

iii) Lampirkan brosur / katalog dan sebagainya seperti yang dipohon. i) Mulakan surat dengan merujuk surat pertanyaan yang anda terima. dari itu ia haruslah menjawab permintaan bakal pelanggan anda.Ogos. lantai jenis itu sungguh sesuai untuk lantai rumah saya tetapi saya tidak dapat berjumpa dengan sesiapa pun yang tahu tentang lantai tersebut. 19… Tuan.2 Jawapan Kepada Pertanyaan (Reply to Enquiries) Oleh sebab surat ini dihantar sebagai membalas surat pertanyaan.4. saya telah melihat contoh jubin lantai yang diperbuat daripada plastik. ii) Berikan maklumat yan diminta dengan menggunakan jadual untuk memudahkan rujukan. v) Nyatakan kesediaan anda untuk menghantarkan produk / perkhidmatan jika pelanggan mahu meminta pesanan. Saya percaya.Surat Pertanyaan 18hb. bolehkah tuan perkenalkan seorang daripadanya ? Saya amat menghargai jawapan tuan itu. Saya harap tuan dapat memberikan saya penerangan yang berikut : i) Apakah persediaan khas yang diperlukan untuk bahagian bawah lantai itu ? ii) Jubin tersebut boleh didapati dalam berapa warna dan lakaran ? iii) Adakah jubin tersebut dipengaruhi oleh keadaan lembab ? iv) Perlukah seorang pakar untuk meletakkan jubin –jubin tersebut dan jika ya. 13 . Yang benar 1. Semasa lawatan saya baru-baru ini ke Pameran Rumah Impian. iv) Hulurkan kesediaan anda untuk menjawab atau menjelaskan pertanyaan selanjutnya.

Terima kasih diucapkan atas pertanyaan tuan bertarikh 18hb. Penerangan yang jelas mengenai barangan yang dipesan akan membolehkan pembekal menghantar barangan tersebut dengan segera. warna. Syarikat Lim & Chong yang beralamat di nombor 22 Jalan Pahang adalah sebuah syarikat yang boleh dipercayai untuk melakukan segala kerja kami di daerah tuan.3 Surat Pesanan (Order Letter) Surat pesanan ditulis untuk peniaga membuat pesanan atau sebagai mengiringi borang pesanan yang dikirimnya kepada pembekal. Ogos. Bersama-sama ini kami sertakan satu naskhah brosur yang menunjukkan rekabentuk jubin tersebut yang boleh didapati dalam pelbagai warna. model. Saya telah mengarahkan Encik Lim supaya menghubungi tuan dan memeriksa lantai di rumah tuan itu. 19… Tuan. anda bolehlah melampirkan bayaran untuk barangan yang dipesan ataupun membayarnya secara BWT.Jawapan Kepada Pertanyaan 20hb. Surat ini harus menyatakan dengan jelas kuantiti barangan yang hendak dipesan. Jubin lantai plastik kami tahan lasak dan jika jubin-jubin tersebut dipasang dengan mahir. Beliau akan menasihati tuan tentang persediaan yang perlu dan melihat kalau-kalau keadaan lembab boleh menimbulkan masalah. saya yakin ia akan memberikan tuan kepuasan yang tiada terhingga.4. Jika anda telah biasa memesan produk tersebut atau pembekal ialah rakan niaga anda yang biasa. Yang benar. 1. Ogos mengenai jubin lantai plastik keluaran syarikat kami. 14 . saiz juga harga setiap satu. penerangan tentang produk tersebut seperti jenama. Sungguhpun pesanan boleh dibuat melalui telefon tetapi surat pesanan dihantar sebagai susulan dan sebagai rekod bertulis bagi sesuatu urusniaga.

Julai dan bersama .4. 1.4 Surat Penerimaan Pesanan (Acceptance of Orders) 15 . Julai. Kami ingin menyatakan penghargaan kami setelah menerima surat tuan bertarikh 21hb. Kami dimaklumkan bahawa tuan akan dapat membekalkan barang-barang ini dari stok tuan dan kami menunggu barang-barang tersebut dalam masa beberapa hari yang akan datang. Kami ucapkan terima kasih di atas surat tuan bertarikh 5hb. Pesanan dengan menggunakan Borang Pesanan 7hb. Semua barang-barang berkenaan sangat dikehendaki oleh pelanggan.00 setiap satu 50 biji pinggan makan 9” @ RM 8.00 setiap satu 50 set mangkuk Caserol @ RM 60.00 setiap set. kami harap tuan dapat menghantarnya seberapa segera. Yang benar. Yang benar. Jadi. April. 19… Tuan. Kami dapati syarat-syarat tuan sungguh memuaskan dan bersama-sama ini disertakan pesanan untuk pinggan mangkuk Arcopal (biru) seperti yang tersebut di bawah : 50 biji mangkuk 6” @ RM 6.Pesanan Berdasarkan Sebutharga 23hb. 237 untuk empat barangan tersebut. April untuk memmbekalkan pinggan-pinggan mangkuk. 19… Tuan.sama ini dilampirkan Pesanan kami No.

Kami harap pesanan tuan yang pertama ini akan meningkatkan perniagaan antara kedua-dua belah pihak seterusnya menandakan permulaan hubungan niaga yang lebih mesra. ii) Aduan perlulah ditulis sebaik sahaja kerosakan / kesilapan itu dikesan. Kami berjanji akan menghantar kain tersebut mengikut harga yang tercatat dalam surat tuan dan kini kami sedang membuat persediaan menghantarnya dengan keretapi pada minggu hadapan. Julai. Apabila tuan mendapat barang-barang itu.5 Surat Aduan (Letter of Complaint) Surat aduan ditulis kerana rasa tidak puas hati dan kekesalan berhubung dengan barangan yang dihantar.4. tidak emosional dan tidak menggunakan kata-kata kesat. Perkara-perkara berikut perlu diingat apabila menulis surat aduan atau rungutan . rosak. Julai untuk kain cetak kapas dan mengalu-alukan tuan sebagai salah seorang pelanggan kami. 19… Kami ingin menyatakan kegembiraan kami setelah menerima pesanan tuan bertarikh 18hb. Surat ini haruslah mengandungi i) ucapan terima kasih kerana pesanan yang dibuat ii) menyatakan bagaimana dan bilakah pesanan itu akan dihantar kepada pelanggan iii) mengakhiri surat anda dengan harapan bahawa hubungan perniagaan ini akan berterusan dengan pesanan–pesanan yang akan datang. kami sertakan satu naskhah katalog kami. kami yakin tuan akan berasa sungguh berpuas hati dengan harga yang ditawarkan dan nilai barang-barang yang dipesan. saiz atau terkurang kuantitinya. i) Ia harus memberi keterangan mengenai aduan yang dibuat dengan menyertakan sekali fakta-fakta ketika membuat aduan tersebut. Kelewatan membalasnya mungkin akan menyebabkan salah faham antara anda denagn pelanggan atau mungkin juga anda akan kehilangan peluang perniagaan.baik sahaja pesanan diterima. 1. Oleh sebab tuan mungkin tidak sedar akan berbagai-bagai barangan lain yang kami keluarkan. 16 . Yang benar.Ia mestilah dihantar dengan segera sebaik. Akuan Penerimaan Pesanan 20hb. tersalah warna. Barangan yang dikirimkan mungkin tersalah jenama. iii) Anda akan mendapat jawapan yang memuaskan jika aduan itu jelas.

Nasir dengan harga cetak RM 12. Kini kami pulangkan buku-buku itu dengan segera kerana beberapa orang pelanggan kami sedang menunggu buku-buku tersebut. Perkara-perkara berikut perlu diberi perhatian apabila anda menerima aduan. Ia hendaklah direka dengan cermat supaya pelanggan-pelanggan anda berasa bahawa aduan / rungutan mereka difahami dan diberi perhatian berat. Tuan. 17 . Ogos.00 tiap-tiap satu dan potongan perniagaan sebanyak 33% Setelah membuka bungkusan yang diterima hari ini. Surat Aduan / Rungutan 18hb. iii) mencadangkan apakah langkah-langkah yang boleh diambil oleh pembekal bagi membaiki kesilapan tersebut. Kami tidak dapat menerima buku-buku ini kerana kami sudah mempunyai stok yang lengkap. Sila kreditkan akaun kami dengan harga invois yang dipulangkan termasuk belanja pos sebanyak RM 4. 1. kami dapati bungkusan itu mengandungi dua belas buah buku Sejarah Muzik daripada penulis yang sama. 19.6 Surat Pembetulan (Letter of Adjustment) Surat ini merupakan jawapan kepada aduan/rungutan pelanggan. Pada 12hb. kami telah memesan dua belas buah buku Latar Belakang Muzik oleh M. ii) menyebut dengan jelas kesilapan yang terjadi dan kesulitan akibat kesilapan itu..00 Yang benar. Ada tiga cara anda melayan aduan mereka i) menerima aduan itu ii) menolak aduan iii) mencadangkan penyelesaian terhadap aduan tersebut.4. Ogos.Isi surat haruslah mengandungi i) maklumat lengkap mengenai barang-barang yang dibeli.

i) mengaku bahawa aduan itu telah diterima dan menyatakan rasa kesal syarikat akan aduan tersebut. Tuan akan menerima bungkusan itu esok. iii) selalulah beranggapan bahawa pelanggan-pelanggan anda adalah betul. ii) jika aduan itu tidak dapat diselesaikan dengan segera. Ia berlaku kerana kami kekurangan kakitangan pada masa yang sibuk ini. kami telah menghantar dua belas buah buku dengan tajuk yang betul dengan bungkusan pos. Isi surat aduan lazimnya mengandungi i) mengucapkan terima kasih kepada mereka kerana telah mengemukakan aduan tersebut serta meyatakan kekesalan syarikat di atas kesulitan yang dihadapi ii) menyatakan cara bagaimana kesilapan itu akan diperbaiki dan ini terpulanglah kepada jenis aduan itu iii) menerangkan sebab kesilapan terjadi iv) mengakhiri surat dengan meyakinkan pelanggan-pelanggan anda akan perkhidmatan yang lebih baik dan v) memastikan bahawa kesilapan tidak akan berulang lagi Surat Pembetulan (Adjustment) Jawapan 20hb. Sebaik sahaja kami menerima surat tuan. Ogos. iv) jangan salahkan pekerja anda sebaliknya syarikat mestilah menanggung atau menerima tanggungjawab itu. beritahu perkara ini kepada pelanggan-pelanggan anda. Setelah menerima surat tuan bertarikh 18hb. 1. Kami akan kreditkan akaun tuan dengan harga invois buku-buku yang dipulangkan serta belanja pos. dan bersama-sama ini disertakan nota kredit kami. kami segera menjawab serta menyatakan perasaan kesal kami kerana kesalahan yang berlaku dalam menguruskan pesanan tuan. Kami meminta maaf kerana kesusahan itu. Kesalahan itu terletak pada pihak kami sendiri.4. Kedua-dua buku tulisan M.7 Surat Pungutan (Letter of Collection) 18 . Nasir itu mempunyai jilid yang sama. Yang benar. 19… Tuan. Ogos.

19… Kami amat dukacita kerana terpaksa mengingatkan tuan bahawa kami masih belum menerima baki bayaran sejumlah RM 96. Set I biasanya ringkas dan dilampirkan sekali salinan invois atau penyata akaun.Tujuan surat pungutan ialah untuk meminta bayaran. Mungkin tuan terlupa tentang bayaran tersebut. 19… Pada 18hb.12 untuk penyata bulan Disember yang dihantar kepada tuan pada 2hb. 19… yang menunjukkan baki sebanyak RM 96. 18hb. Tuan.Kami harap tuan dapat menghantarkan cek tuan kepada kami dalam masa beberapa hari lagi. Yang benar. Surat jenis ini biasanya sensitif oleh itu ia harus ditulis dengan berhati-hati supaya bunyinya sopan tetapi tegas (polite. Februari. Januari kami telah menghantar penyata bulan Disember. Mac. 19 . Lazimnya permintaan untuk menjelaskan bayaran dibuat sebanyak tiga kali. tactful & firm). Januari.12 yang masih belum berbayar dan seharusnya dibayar menjelang 31hb. Yang benar. 2hb. Februari kami telah mengingatkan tuan bahawa pada 2hb. Set II - mengingatkan pelanggan tentang bayaran yang masih tertunggak dan meminta bayaran itu dijelaskan dalam tempoh atau masa yang ditetapkan. Tuan. Januari Kami sertakan satu salinan penyata tersebut dan ingin mengingatkan tuan bahawa kami telah mencatatkan harga-harga yang begitu rendah atas persetujuan bayaran awal dari pihak tuan. Kebanyakan syarikat / firma mempunyai 3 set tetap surat peringatan bayaran. Oleh sebab penjelasan akaun ini sudah lambat sebulan kami terpaksa meminta tuan menghantar bayaran dalam masa dua atau tiga hari atau memberi sebab-sebab mengenai bayaran lambat.

12 yang masih berbaki. Julai. 5. 6251 Kami masih belum menerima jawapan kepada dua permintaan kami bertarikh 18hb Februari dan 2 Mac untuk jumlah RM 96. 2. Kami tidak ingin bersifat tidak adil.Set III - biasanya merupakan peringatan terakhir iaitu pelanggan mesti melunaskan hutangnya atau perkara itu dilanjutkan kepada peguam untuk diambil tindakan. Akuan No.1 INQUIRIES 1. sungguhpun kami berharap kami tidak perlu berbuat demikian. Ogos. 28hb.5 MENULIS SURAT PERNIAGAAN DALAM BAHASA MELAYU Di bawah ini diturunkan contoh-contoh ungkapan yang lazim digunakan dalam surat-surat perniagaan. Jika anda ingin berutus surat untuk tujuan profesional dan perniagaan dalam bahasa Melayu. 6. Dengan amat dukacita kami nyatakan bahawa kami terpaksa meminta bayaran segera. Yang benar. Versi Bahasa Inggeris dan terjemahannya ke bahasa Melayu akan dapat membantu anda terutamanya golongan profesional dan pengurus yang perlu menulis surat-surat perniagaan profesional dalam kedua-dua bahasa. apa yang anda perlu perhatikan ialah teks bahasa Inggeris dan kemudian menterjemahkannya ke bahasa Melayu dengan gramatis. 1. kami terpaksa menyerahkan perkara ini ke pihak yang tertentu. 1. 4. Your firm has been recommended to us by … We have seen your advertisement in … We have seen your stand at the … fair/Exhibition. 8.5. tetapi sekiranya bayaran tidak dijelaskan menjelang 7hb. 3. We are interested in … We have an inquiry for (large quantities) of … We are considering buying/installing … We required for immediate delivery … We understand (from…) that you are producing (for export to…) that you can supply … PERTANYAAN 20 . 7.19… Tuan.

3. 21 . Please arrange for delivery by goods train. will you please take care that only the best cases/casks/sacks are used.1. PESANAN (Penghantaran) 6.2 1. 4. 2. Owing to the long distance. 1. Please send as soon as possible by passenger train. 5. 8. Dengan sukacita kami lampirkan pesanan kami No. Kami mengucapkan terima kasih di atas surat tuan bertarikh…/sebut harga/senarai harga tuan dan kami meminta agar tuan mengirimkan… kepada kami dengan segera. 3. … As the goods are urgently required. 7. Please forward the consignment by air. 7. Firma tuan telah dicadangkan kepada kami oleh … Kami telah membaca iklan tuan pada … Kami telah melihat gerai tuan di Pesta/Pameran … Kami tertarik kepada … Kami ingin mendapatkan keterangan mengenai … (dalam jumlah yang besar). 5. 6. 1.5. Kami difahamkan (dari…) bahawa tuan ada mengeluarkan (untuk dieksport ke…)/bahawa tuan boleh membekalkan … ORDERS (delivery) We thank you for your letter of…/quotation/price-list and would ask you to send us immediately We have pleased in enclosing our order No. 2. we shall be grateful for immediate delivery/delivered by … We must insist on delivery within the time stated and reserve the right to reject the goods should they be delivered later. Kami telah mempertimbangkan untuk membeli/memasang … Kami memerlukan … dengan serahan segera. 4. by the next boat leaving … We shall be glad if you would see to it that the enclosed packing instructions are carefully followed. … 2.

5. 6. …. 4. We thank you for your Order No. 7.3. …. for which we enclose our official confirmation. Thank you for your Order No. 5. 5. Sila hantarkan barangan tersebut dengan kapal terbang. 2. With reference to your order we are glad to tell you that the goods are now ready for dispatch. 3. 6. The goods were forward today by air will be sent tomorrow by goods train will be sent on the … by passenger train. kami amat berterima kasih sekiranya tuan dapat mengirimkannya dengan segera/mengirimkannya selewat-lewatnya pada … Kami sangat berharap agar pengiriman itu dapat dilakukan dalam waktu seperti yang disebutkan dan kami berhak menolak barang-barang tersebut sekiranya pengiriman itu tidak dilakukan tepat pada waktunya. We are expecting your forwarding instruction. kami berharap hanya peti/tong/karung yang terbaik sahaja digunakan CONFIRMATION AND EXECUTION OF ORDERS (Acknowledgement) 4.3 1. Your instructions have been carefully noted and we hope to have the goods ready for dispatch on… The execution of your order will require at least … weeks / months Delivery will be made on …/next…/by…/as soon as possible. 8. dan untuk itu kami sertakan pengesahan rasmi kami. … dated … for… We thank you for your letter of … and for the order which you enclosed with it. 22 . 1. Oleh sebab jaraknya sangat jauh. 7. Terima kasih atas pesanan tuan No. Sila aturkan penyerahan dengan keretapi barang Sila hantarkan secepat mungkin dengan keretapi penumpang dengan bot berikutnya yang akan bertolak pada … Kami amat berbesar hati sekiranya tuan dapat memeriksanya dengan berhatihati mengikut arahan–arahan pembungkusan yang dilampirkan ini. Oleh sebab barang-barang itu amat diperlukan. PENGESAHAN DAN PELAKSANAAN PESANAN (Surat tanda penerimaan) 1.

23 . akan dikirimkan pada … dengan keretapi penumpang. 3. Manay sacks were torn and part of the contents were missing. 4. 7. 2. 1. Several boxes were broken and the contents damaged. we regret that … Nature of the complaint 1. are not according to the samples/in accordance with the conditions of the order. 4. Terima kasih atas surat tuan bertarikh … dan pesanan yang tuan sertakan. but found that they were … … were missing/were under (over) the prescribed weight. akan dikirimkan esok dengan keretapi barang. COMPLAINTS (Reference) We have today received the boxes/sacks/crates/parcels referred to in your advice note of the … With reference to your consignment of …. are not suitable for this market.4 1. dan untuk itu kami sertakan pengesahan rasmi kami. We are sorry to have to have to tell you that the goods arrived in a bad conditin.2. Arahan tuan telah diberikan perhatian yang sewajarnya dan kami berharap dapat mengusahakan barang-barang tersebut agar siap untuk dikirimkan pada … Untuk melaksanakan pesanan tuan. Kiriman itu akan dibuat pada…/… depan/ selewat-lewatnyanya …/secepat mungkin. 6. Barang-barang itu dihantarkan pada hari ini dengan pengangkutan udara. 5. were damaged in transport. 2.5. To our surprise we found that one case (the cases) contained … instead of … the contents do not agree with the delivery note. We stipulated that they should be …. Terima kasih atas pesana tuan No…. 6. 5. kami memerlukan masa sekurang-kurang … minggu/bulan. Many (most) were cracked (damaged) 3.

4. 6. tidak sesuai untuk pasaran di sini. 3. 24 . 3. Kami sangat terkejut apabila mendapati satu peti (peti-peti) berisi … dan bukan … isinya tidak sesuai dengan Nota Serahan.7. ADUAN (Rujukan) 1. The good were so badly packed that large part has been unfit damaged to such an extent for sale. 5. 2. We are prepared to retain the goods. We must ask you to replace the damaged goods to credit us with the value of the damaged (returned) goods. We shall have to place the goods at your disposal and are awaiting your instructions. 7. 2. Barang-barang itu telah dibungkus dengan buruk sehingga sebahagian besar telah rosak dan sudah tidak boleh lagi dijual. but only at a substantially reduce price. telah rosak dalam perjalanan. Kami menentukan bahawa barang itu harus …. kami berasa kesal kerana … Bentuk-bentuk aduan 1. Banyak karung telah koyak dan sebahagian isinya telah hilang. 4. Banyak yang (kebanyakan) telah pecah (rosak). 2. Kami meminta maaf kerana terpaksa memaklumkan kepada tuan bahawa barang-barang itu telah sampai kepada kami dalam keadaan yang kurang baik. Kami telah menerima kotak/karung/peti kayu/bungkusan seperti yang tersebut dalam Nota Makluman bertarikh … Berkenaan dengan kiriman tuan bertarikh …. tidak seperti dalam contoh/tidak seperti dalam syarat-syarat pesanan. Beberapa kotak telah pecah dan isinya rosak. We regret that we shall have to return the whole/part of the consignment. tetapi kami dapati bahawa … … telah hilang/kurang daripada (lebih daripada) berat yang ditentukan. Action to be taken 1.

We offer our sincere apologies for the most unfortunate error in the execution of your order. 5. We very much regret/We are extremely sorry that you are not satisfied with our consignment/ our consignment has been damaged in transit/you are having trouble with … 2. 6. 4. 6. 2. Dalam keadaan seperti ini kami terpaksa membatalkan baki pesanan. Tindakan yang diambil 1. Dengan rasa kesal kami terpaksa mengembalikan seluruh/sebahagian daripada kiriman itu. We are quite unable to account for this unfortunate mistake/the damage to the goods. 4. mengkreditkan akaun kami mengikut nilai barang yang rosak (dikembalikan). 25 . tetapi hanya dengan harga yang telah dikurangkan. Kami terpaksa meminta kepada tuan untuk menggantikan barang-barang yang rosak itu. Kami telah menunjukkan kerosakan tersebut kepada ejen/syarikat kapal/syarikat penerbangan dan telah menerangkan keadaan yang sebenarnya. EXPLANATIONS. Explanation 1. 3. Kami bersedia menerima barang-barang itu. 2. Some mistake must have been made in the assembly/packing The consignment must have met with very careless handling at the hands of the crew/dockers. Under the circumstances we have to cancel the rest of our order/the order contained in our letter of … We have pointed out the damaged to forwarding agents/the shipping company/the airline and had it certified. Terserahlah kepada tuan apa yang hendak dilakukan dan kami menunggu arahan tuan. ADJUSTMENT 1.5. 3. We are extremely sorry for the inconvenience cause to you.5 Apology 1. APOLOGIES.5.

5. 4. 5. PERMINTAAN MAAF. 3. 4. Kami berbesar hati sekali sekiranya tuan dapat menyerahkan barang-barang itu kepada kami sehingga pemberitahuan selanjutnya. Kami ingin menjelaskan bahawa perbezaan yang sedikit itu adalah sesuatu yang biasa. 2. We have started inquiries to discover the cause of the trouble/taken the matter up with with the forwarding agents and shall write to you again as soon as possible. We would point out that such slight deviations are quite normal. PENJELASAN DAN PEMBETULAN Memohon Maaf 1. Kami amat berasa kesal/kami meminta banyak maaf sekiranya tuan tidak berpuas hati dengan kiriman kami/kiriman kami telah rosak dalam perjalanan/tuan mendapat kesulitan dengan … Kami tidak dapat menerangkan kesalahan yang amat dikesali ini/kerosakan terhadap barang-barang itu. We shall. 3. Pasti terdapat kesilapan dalam pemasangan/pembungkusan/pengiriman dalam pesanan tuan. of cause. We are sending off today/shall send off tomorrow replacements of the rejected/damaged/faulty/missing articles. sebaik sahaja kami mendapat penjelasan daripada mereka. 4. Dengan tulus ikhlas kami memohon maaf di atas kesilapan yang amat dikesali dalam melaksanakan pesanan tuan itu. We should be glad if you would hold the goods at our disposal until further notice. Kiriman itu sudah tentu telah dilakukan dengan cuai oleh anak-anak kapal/pekerja-pekerja pelabuhan. Kami telah memulakan siasatan untuk mendapatkan punca kerosakan itu/telah membicarakan masalah itu dengan ejen penghantaran dan akan menghubungi tuan sekali lagi. 2. Adjustment 1. 2.3. Kami amat memohon maaf kerana telah menimbulkan kesusahan kepada tuan. bear all the expenses which this mistake has caused. Penjelasan 1. 26 .

the fact that its settlement is overdue has escaped your notice and we shall be glad to receive your remittance at your earliest convenience. … of has not yet been accepted. Pada hari ini kami kirimkan/ kami akan mengirimkan pada hari esok barangbarang yang ditolak/rosak/cacat/hilang itu. 1. We wish to remind you that our Invoice No.3. Jika tuan bersedia untuk menerima barang-barang itu. …dated … is still unpaid.6 Tentu saja kami akan menanggung semua perbelanjaan kerosakan yang bersebab daripada kesilapan kami itu. … May we draw your attention to our statement … for the amount of … our Invoice No…. 3. If you are prepared to keep the goods. kami telah pun membatalkan baki pesanan tuan itu. 2. Will you kindly let us have your remittance in settlement of our Invoice No. 4. We wish to assure you that we shall do all we can to prevent the recurrence of such an error Pembetulan 1.5. … has not been accepted yet 27 2. 6. No doubt it is through an oversight on your part that our draft on you for the payment of… our Invoice No. OVERDUE ACCOUNTS First application 1. our draft against our Invoice No. Second application 1. kami sedia membuat potongan harga istimewa sebanyak …% Seperti yang tuan minta. Yakinlah bahawa kami akan melakukan sedaya upaya kami bagi mengelakkan kesilapan seperti itu daripada berulang. . 5. Kami mengerti bahawa tuan telah menerima barang itu dengan bantahan. 6. We assume that you accepted the goods under protest. We feel that. May we draw your attention to the enclosed statement of your account with us. 5. of … We enclose a copy. we are prepared to make a special allowance of …% As requested we have cancelled the balance of your order. 4. 2. We trust that you will give this matter your immediate attention. 3.

… bertarikh … masih belum dijelaskan. Kami percaya bahawa tuan akan segera memberikan tindakan yang sewajarnya terhadap masalah ini. althought it is … months overdue. … Kami memohon perhatian tuan terhadap penyata kami bertarikh … berjumlah … Invois kami No. Kami memohon sudilah kiranya tuan mengirimi kami wang untuk bayaran Invois No. AKAUN LEWAT Tuntutan Pertama 1. surat kami terhadap Invois No. Kami yakin bahawa hal ini telah luput dari perhatian tuan kerana batas waktu penyelesaiannya telah lewat. We are surprised to learn that you have not honoured the bill due on the … We have instructed our bankers to present it once more. … bertarikh … masih belum diterima. … masih belum diterima. … now… months overdue. we shall have to take proceedings without further notice.and would ask you to give the matter your immediate attention. Final application We much regret to note that we have not received any response to our repeated requests for the outstanding amount of our Invoice No. 2. 28 . 2. 3. unless we receive your remittance in full settlement of the outstanding amount of … by…. 2. Pasti ada kekeliruan di pihak tuan sehingga surat kami kepada tuan untuk pembayaran Invois No. Tuntutan kedua 1. Izinkan kami menarik perhatian tuan terhadap penyata akuan tuan dengan kami seperti yang dilampirkan. Kami ingin mengingatkan tuan bahawa Invois No. dan kami berbesar hati sekiranya dapat menerima pembayaran tuan secepat mungkin. … bertarikh … Kami lampirkan satu salinan. We are very sorry not to have received a reply to our letter of … calling your attention to fact that our invoice of the … is still unpaid. In these circumstances we are reluctantly compelled to say that. We must request payment of the amount due without further delay. dan kami berharap supaya tuan dapat mengambil tindakan yang sewajarnya terhadap masalah ini. Third application 1.

Tuntutan ketiga 1. maka dengan itu kami akan mengambil tindakan mahkamah tanpa pemberitahuan lanjut lagi. Tuntutan terakhir Dengan rasa amat kesal kami maklumkan bahawa kami masih belum menerima sebarang jawapan atas permintaan kami yang berulang-ulang kali untuk pembayaran Invois No… yang masih belum diselesaikan. 2. 29 . yang sekarang sudahpun terlewat selama … bulan. Kami meminta maaf kerana sehingga kini kami masih belum menerima sebarang jawapan terhadap surat kami bertarikh … yang mengingatkan tuan mengenai invois kami bertarikh …yang masih belum dijelaskan walaupun telah terlewat selama … bulan. Kami terpaksa meminta pembayaran jumlah tersebut tanpa sebarang penangguhan lagi. Kami terkejut apabila mendapati bahawa tuan masih belum menjelaskan penyata yang sepatutnya sudah dilunaskan pada … Kami telah mengarahkan bank kami untuk mengajukannya sekali lagi. Dalam keadaan begini kami terpaksa menyatakan bahawa sekiranya kami tidak menerima pembayaran tuan untuk menyelesaikan keseluruhan jumlah tersebut… selewatnya-lewatnya pada….