UNIT 4

KANDUNGAN HALAMAN

Ringkasan / Ikhtisas 2

Objektif Pemelajran 2

1.1 Pengenalan 2

1.2 Komponen surat– surat perniagaan 3

1.3 Format Surat 9

Format Blok Penuh 10

Format Blok 10

Format Semiblok 11

Format Di permudah 11

1.4 Jenis-jenis surat Perniagaan 12

1.4.1 Surat Pertanyaan 12

1.4.2 Jawapan kepada Pertanyaan 14

1.4.3 Surat Pesanan 14

1.4.4 Surat Penerimaan Pesanan 16

1.4.5 Surat Aduan 17

1.4.6 Surat Pembetulan 18

1.4.7 Surat Pungutan 19

1.5 Menulis surat perniagaan dalam bahasa Melayu 20

1.5.1 Pertanyaan (Inquiries) 20

1.5.2 Pesanan (Order) 21

1.5.3 Pengesahan Pesanan (Confirmation of Order) 22

1.5.4 Aduan (Complaint) 23

1.5.5 Pembetulan (Adjustment) 25

1.5.6 Akaun Lewat (Overdue) 27

1
UNIT 4

SURAT – SURAT PERNIAGAAN

Ikhtisar

Bab ini akan membincangkan penulisan surat-surat urusniaga dalam bahasa Melayu.
Para pelajar akan diajar format surat-surat tersebut, komponen yang harus ada dalam
surat-surat perniagaan dan model surat yang praktik. Tumpuan khas akan diberi
kepada 7 jenis surat perniagaan serta pilihan ungkapan dan susunan kata yang berguna
untuk menyusun berbagai-bagai surat perniagaan. Versi ungkapan dalam bahasa
Inggeris dan terjemahan ke bahasa Melayu di sediakan untuk membantu kerjaya anda
sehari-hari.

Objektif Pemelajaran

Pada akhir bab ini pelajar-pelajar dijangka :

1) Boleh menulis surat-surat perniagaan dalam bahasa Melayu dengan format

yang betul
2) berupaya membalas surat-surat tersebut dengan jelas dan tepat
3) mampu menyusun sepucuk surat yang lengkap dengan memberi perhatian
kepada maksud dan kehendak surat.
4) boleh menguasai ungkapan-ungkapan dan susunan kata yang tepat untuk
urusniaga dalam bahasa Melayu.

1.1 PENGENALAN

Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang paling biasa digunakan oleh
sesebuah organisasi sama ada dalam sektor awam ataupun swasta untuk
berhubung dengan pelanggan-pelanggan malahan perhubungan perniagaan
melalui surat menjadi unsur terpenting yang masih diutamakan oleh setiap ahli
perniagaan.

Umumnya ada tiga sebab utama mengapa surat menyurat dalam perniagaan di
perlukan :

a) Surat-surat perniagaan merupakan alat perhubungan urusniaga yang

berkekalan dan boleh direkodkan.

b) Ia akan menjadi bukti penting di dalam mahkamah, terutamanya

menerusi kontrak atau perjanjian yang dibuat oleh dua pihak
dalam.perniagaan

c) Surat menyurat adalah lebih formal dan sistematik kerana ia berfungsi

sebagai dokumentasi yang tercatat secara bertulis dan bukannya
persetujuan lisan yang boleh di ubah-ubah.

2
1.2 KOMPONEN SURAT PERNIAGAAN

Perbincangan mengenai komponen yang terdapat dalam surat urusniaga

berdasarkan contoh surat dalam Rajah 1.

MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Bhd.)

a) Kepala surat # 3-2-5, Taman Perindustrian Melati, 53100 Kuala Lumpur
Tel/Faks : 03-4067822
_____________________________________________________________
b) Nombor rujukan Ruj. Tuan : abc/123/96
Ruj. Kami : xyz/678/96

c) Tarikh Tarikh : 31 Januari 19 …

d) Nama dan alamat Kepada

penerima Pengurus Jualan
Linetrade (M) Sdn. Bhd.
50, Blok B, Jalan Raja
50100 Kuala Lumpur
e) Bahagian (u/p : ) (u/p : Encik Ahmad bin Ali)

f) Panggilan hormat Tuan,

g) Tajuk surat atau SEBUT HARGA PERALATAN PROJEKTOR OVERHED JENAMA

perkara KLM/009

h) Perenggan permulaan Merujuk perkara di atas, kami berasa sukacita sekiranya pihak tuan dapat
mengirimkan sebut harga peralatan jenama tersebut kepada kami dengan
kadar yang segera.

i) Isi surat Untuk makluman tuan, pihak pengurusan syarikat kami sedang merancang
untuk membeli sebanyak 10 unit peralatan tersebut sebelum Mac tahun ini.
Pembelian peralatan berkenaan adalah untuk meningkatkan perkhidmatan
latihan kami.

j) Perenggan Sekian dan kami ucapkan terima kasih atas kerjasama pihak tuan.
penghargaan

k) Perakuan penutup Yang benar,

l) Tandatangan Ahmad
m) Pengesahan jawatan PENGURUS LATIHAN
dan / atau nama
pengirim s.k.
n) Bahagian salinan
kepada (s.k.) i Pengurus Besar
MRSB (M) Sdn. Bhd.

ii Ketua Penyelaras (Latihan)

MRSB Sdn. Bhd.

o) Bahagian postscripts P/s : kami juga berharap agar pihak tuan dapat melampirkan sebut harga
(p/s) bagi peralatan projektor overhed jenama lain.

Singkatan nama rujukan Mrs/hh

3
 Rajah 1 Komponen yang terdapat dalam surat urusniaga

Surat perniagaan lazimnya akan mengandungi komponen yang berikut :

a) Kepala Surat

MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Bhd.)

# 3-2-5, Taman Perindustrian Melati, 53100 Kuala Lumpur.
Tel/Faxs : 03-4067822

Kandungan kepada surat ialah :

a) Logo organisasi atau syarikat

b) Nama organisasi atau syarikat
c) Alamat organisasi atau syarikat
d) Nombor telefon
e) Nombor telefaks

Kebiasaannya terdapat dua atau lebih garis pemisah antara kepala surat dengan
komponen yang lain. Tujuan kepala surat ialah mewujudkan format pengenalan surat
yang sistematik bagi memudahkan penerima membuat rujukan segera dan mengenal
pasti organisasi pengirim.

b) Nombor Rujukan

Ruj. Tuan : abc/123/96

Ruj. Kami : xyz/678/96

Kandungan nombor rujukan ialah :

a) Nombor rujukan pengirim (Ruj. Kami : )

b) Nombor rujukan penerima (Ruj. Tuan : )

Tujuan utama bahagian nombor rujukan ditulis adalah untuk memudahkan rujukan
dan pengurusan sistem fail yang melibatkan surat urusniaga yang ditulis.

C) Tarikh

Tarikh : 31 Januari 19 …

Tarikh ditulis untuk memudahkan penerima mengetahui tarikh kiriman surat

berkenaan. Ia juga berfungsi sebagai rujukan selain daripada nombor rujukan yang
sedia ada. Tarikh yang tertera pada surat perniagaan bukanlah tarikh surat itu ditulis
tetapi tarikh surat ini dikirim dan ditandatangani oleh penulis. Tarikh yang
mengandungi hari, bulan dan tahun mestilah ditulis dengan lengkap dan dinyatakan
dengan jelas seperti 31 Disember 2000 dan bukannya 31/12/2000 atau 31.12.2000

4
d) Nama dan Alamat Penerima

Kepada
Pengurus Jualan
Linetrade (M) Sdn. Bhd.
50, Blok B, Jalan Raja
50100 KUALA LUMPUR

Nama penerima biasanya ditulis apabila surat berkenaan ditujukan secara khusus
kepada seseorang individu. Sebaliknya, jika penerima itu merupakan seorang
penjawat jawatan dalam organisasi, maka nama penerima berkenaan dirujuk sebagai
nama jawatan.

Contoh nama penerima individu :

Encik Muhamad Rosli Selamat, Puan Hashimah Hashim, dan sebagainya.

Contoh nama penerima penjawat jawatan

Ketua Pengarah, Pengurus Besar, dan sebagainya.

Format penulisan nama dan alamat penerima adalah seperti yang berikut

a) Nama penerima (individu / penjawat jawatan)

b) Nama syarikat atau organisasi
c) Alamat syarikat atau organisasi

e) Bahagian untuk Perhatian (u/p: )

(u/p : Encik Ahmad bin Ali)

Bahagian (u/p:) hanya ditulis apabila surat ditujukan kepada penerima penjawat
jawatan dan pengirim mengenal pasti individu yang bertanggungjawab untuk
menguruskan surat yang dikirim. Dengan kata lain, bahagian (u/p: ) hanya digunakan
apabila tindakan surat dilakukan oleh orang lain selain daripada penerima penjawat
jawatan yang menggunakan bahagian (u/p:) seperti yang berikut :

Pengurus Besar (Nama penerima penjawat jawatan)

Automewah (M) Sdn. Bhd. (Nama syarikat)
# 3-2-5, Taman Perindustrian Melati (Alamat syarikat)
53100 Kuala Lumpur.
(u/p : En Ridhwan bin Rosli [Bahagian untuk perhatian (u/p: )]

Berdasarkan alamat di atas, didapati bahawa surat berkenaan ditujukan

kepada penerima penjawat jawatan (Pengurus Besar). Sementara, Encik Ridhwan
bin Rosli merupakan pegawai yang diamanahkan dan dipertangungjawabkan
oleh Pengurus Besar untuk mengurus surat berkenaan dan berfungsi sebagai
orang rujukan kepada pengirim surat. Penggunaan bahagian (u/p : ) juga
5
menggambarkan bahawa individu yang dirujuk merupakan orang yang menerima
amanah atau arahan daripada Pengurus Besar dan tentunya individu tersebut
memegang jawatan lebih rendah daripada jawatan Pengurus Besar.

Sekiranya surat berkenaan ditujukan khusus kepada Pengurus Besar dan beliau
diperlukan untuk bertindak ke atas surat itu, maka ruangan (u/p: ) tidak perlu ditulis
sama sekali. Walau bagaimanapun, nama penerima penjawat jawatan ditulis tanpa
memasukkan ruangan (u/p : ) apabila pengirim mempunyai status jawatan yang sama
dengan penerima.

f) Panggilan Hormat

Tuan

Sekiranya penerima surat berkenaan berdasarkan nama jawatan dan bukan

nama penerima, panggilan atau sapaan kehormat yang boleh digunakan ialah ‘Tuan’
sahaja. Panggilan hormat ‘Puan’ sama sekali tidak bolah digunakan. Ini kerana
panggilan hormat ‘Tuan’ dianggap sebagai ganti nama penerima berdasarkan jawatan
yang mereka sandang dan bukannya jantina mereka. Sapaan kehormat ‘Puan’
digunakan apabila penerima surat perniagaan ditulis berdasarkan nama individu.

g) Tajuk Surat atau Perkara

SEBUT HARGA PERALATAN PROJEKTOR OVERHED JENAMA KLM/009

Tajuk surat berfungsi sebagai rujukan utama kandungan surat. Tajuk surat biasanya
ditulis kesemuanya dalam huruf besar dan tulisan tebal. Selain itu, tajuk surat juga
ditulis dengan huruf kecil bergaris dengan huruf tebal. Bagi tajuk seperti ini.
permulaan perkataan adalah huruf besar kecuali bagi perkataan penghubung. Contoh :

Sebut Harga Peralatan Projektor Overhed Jenama KLM/009

Walau bagaimanapun, pada masa sekarang kebanyakan tajuk surat ditulis

dengan huruf besar dan bergaris. Alasannya ialah penulisan cara tersebut
mengandungi unsur reka bentuk yang lebih signifikan. Contohnya :

SEBUT HARGA PERALATAN PROJEKTOR OVERHED JENAMA

KLM/009

h) Perenggan Permulaan

Merujuk perkara di atas, kami berasa sukacita sekiranya pihak tuan dapat
mengirimkan sebutharga peralatan jenama tersebut kepada kami dengan kadar
yang segera.

Perenggan ini berfungsi sebagai pengenalan atau pendahuluan kepada kandungan

surat. Pada kebiasaannya, penulisan perenggan permulaan akan merujuk tajuk surat,
surat terdahulu, perbincangan atau persetujuan, sebelumnya.

6
i) Isi Surat

Untuk makluman tuan, pihak pengurusan syarikat kami sedang merancang

untuk membeli sebanyak 10 unit peralatan tersebut sebelum Mac tahun ini.
Pembelian peralatan berkenaan adalah untuk meningkatkan perkhidmatan
latihan kami.

Isi surat ialah kandungan atau perkara pokok yang disampaikan kepada penerima. Isi
surat mengandungi segala fakta dan maklumat, serta data yang penting bagi
menyokong perenggan permulaan dan tajuk surat.

j) Perenggan Penghargaan

Sekian dan kami ucapkan terima kasih atas kerjasama pihak tuan.

Perenggan ini merupakan kesimpulan dan harapan pengirim kepada penerima

mengenai kandungan surat. Perenggan ini biasanya diakhiri dengan ucapan terima
kasih.

k) Perakuan Penutup

Yang benar

Bahagian ini merupakan perakuan pengirim mengenai segala fakta, maklumat, dan
data yang dikemukakan. Perakuan pengirim biasanya ditulis dengan rangkai kata
“Yang benar ” atau “Yang menjalankan tugas”.

l) Tandatangan

Ahmad

Bahagian ini merupakan ruang bagi pengirim untuk mengesahkan dan

menandatangani surat yang ditulis selepas membuat perakuan penutup. Tandatangan
pengirim mestilah asli (bertulis tangan) dan bukannya menggunakan cap getah

m) Pengesahan Jawatan dan / atau Nama Pengirim

PENGURUS LATIHAN

Bahagian ini berfungsi untuk memastikan dan menyokong bahawa orang yang
menurunkan tandatangan dalam surat urusniaga berkenaan sememangnya boleh
dipertanggungjawabkan. Jawatan dan / atau nama pengirim juga ditulis dengan huruf
besar bagi memastikan bahawa terdapat penjawat atau pegawai yang boleh dirujuk
sekiranya surat urusniaga berkenaan memerlukan maklum balas susulan.

7
n) Salinan Kepada (s.k.)

s.k.
i. Pengurus Besar
MRSB (M) Sdn. Bhd.
……………………………….
ii. Ketua Penyelaras (Latihan)
MRSB (M) Sdn. Bhd.

Bahagian ini ditulis apabila terdapat beberapa salinan surat yang sama ingin
disampaikan oleh pengirim kepada orang lain yang berkepentingan dengan surat
berkenaan. Penerima tambahan bagi salinan surat tersebut ditulis sama ada dengan
menggunakan nama peribadi atau nama jawatan. Susunan nama penerima di
bahagian ini mengikut abjad untuk nama peribadi atau keutamaan jawatan bagi
nama jawatan.

o) Postscript (p.s.)

p/s : kami juga berharap agar pihak tuan dapat melampirkan sebut harga untuk
peralatan projektor overhed jenama lain.

Bahagian ini digunakan sebagai penekanan atau penegasan terhadap fakta, maklumat,
atau data yang perlu diberi perhatian oleh penerima. Bahagian ini juga berfungsi
sebagai suatu kaedah untuk memasukkan fakta, maklumat, atau data yang tercicir
dalam penulisan kandungan atau isi utama surat.

p) Singkatan Nama Rujukan

MRS/hh

Bahagian ini berfungsi sebagai rujukan pengirim. Singkatan nama rujukan terdiri
daripada huruf pertama nama pengirim dan disengkang dengan huruf pertama nama
jurutaip. Format penulisannya agak bebas dan tidak terikat dengan peraturan bahawa
huruf itu semestinya huruf kecil atau besar. Contoh penulisan singkatan nama rujukan
adalah seperti yang berikut :

MRS/HH, mrs/hh, MRS hh, mrs/HH

Berdasarkan format di atas, MRS atau mrs merupakan singkatan nama pengirim,
semestar HH atau hh merupahan singkatan nama jurutaip.
Penulisan singkatan nama rujukan secara praktiknya hanya terdapat dalam surat yang
menggunakan format blok penuh, blok, dan semiblok sahaja.

8
q) Lampiran

Lampiran dikemukakan sekiranya terdapat fakta, maklumat, atau data tambahan yang
dikemukakan. Jika lampiran yang dikemukakan melebihi satu, maka bahagian-
bahagian lampiran itu perlulah diasingkan dan ditulis dengan jelas. Pengasingan
lampiran itu sebaiknya-baiknya ditulis dengan menggunakan angka. Penggunaan
angka dianggap lebih wajar berbanding dengan penggunaan abjad kerana penggunaan
abjad adalah terhad, iaitu daripada abjad A sehingga Z sahaja. Penulisan lampiran
menggunakan angka boleh ditulis sebagai Lampiran 1, Lampiran 2, Lampiran 3, dan
seterusnya.

1.3 FORMAT SURAT PERNIAGAAN

a) Dalam bahasa Melayu tidak terdapat format surat urusniaga yang

dianggap paling sempurna. Ini berbeza daripada surat urusniaga yang
ditulis dalam bahasa Inggeris kerana format surat urusniaga dalam bahasa
Inggeris dikategorikan kepada dua sama ada berdasarkan format Amerika
atau format British.

b) Surat-surat perniagaan dalam bahasa Melayu lazimnya ditulis berdasarkan

salah satu daripada 2 format di atas ataupun gabungan ke dua-dua format
berkenaan. Hal demikian berlaku kerana latar belakang pendidikan
mereka yang terlibat dengan penulisan surat perniagaan dalam bahasa
Melayu sedikit sebanyak akan mempengaruhi format penulisan yang
mereka gunakan.

c) Walau bagaimanapun perkara yang harus diberi keutamaan bukanlah

format, bentuk atau gaya surat berkenaan tetapi memastikan segala
komponen surat perniagaan itu disusun berdasarkan format, bentuk dan
gaya yang dapat difahami dan diterima oleh pembaca

d) Umumnya format, bentuk dan gaya persembahan sesuatu surat perniagaan

dalam bahasa Melayu terbahagi kepada 4 format iaitu :

(i) format blok penuh

(ii) format blok
(iii) format semiblok
(iv) format dipermudah

Ciri utama yang membezakan keempat-empat format tersebut

ialah komponen dan reka letak surat-surat berkenaan. Komponen yang
membezakan format surat-surat tersebut ialah tarikh, perakuan
pengirim, tandatangan dan indensi perenggan

e) Blok penuh merupakan format yang termudah untuk ditulis.

Kesemua baris surat ditulis pada margin kiri. Format Blok dan format
semiblok pula lebih seimbang kerana komponen tarikh, perakuan
pengirim dan tandatangan diletakkan di sebelah kanan manakala dalam
format dipermudah, komponen sapaan kehormat dan perakuan pengirim
langsung tidak dimasukkan .
9
Contoh empat format surat perniagaan di atas adalah seperti berikut.

MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Bhd.)

#3-2-5, Taman Perindustrian Melati, 53100 Kuala Lumpur
Tel/ Fax : 03-4067822
___________________________________________________________________________
31 Mei 19 … (Tarikh)

En. Ruslan Alang (nama dan alamat penerima)

Cool Air Sdn. Bhd.
66, Jalan Utama
53000 Kuala Lumpur.

Tuan, (panggilan hormat)

Pemasangan Alat Hawa Dingin RXZ

Merujuk perkara di atas, sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju memilih syarikat
tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat pendingin hawa bagi
bangunan ibu pejabat kami.

Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus
dengan E. Roland Ng, iaitu pegawai teknikal kami, dengan kadar yang segera.

Sekian, terima kasih.

Yang benar, (perakuan penutup)

t.t

Suria Chandran (nama dan jawatan pengirim)

Pengurus Teknikal

/rr (singkatan nama rujukan)

Rajah 2 Format blok penuh

MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Bhd.)

#3-2-5, Taman Perindustrian Melati, 53100 Kuala Lumpur

En. Ruslan Alang

Cool Air Sdn. Bhd.
66, Jalan Utama
53000 KUALA LUMPUR
Tuan,
Pemasangan Alat Hawa dingin RXZs
Merujuk perkara di atas, sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju untuk memilih
syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat hawa dingin bagi
bangunan ibu pejabat kami.

Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus
dengan En. Roland Ng, iaitu pegawai teknikal kami dengan kadar yang segera.
Sekian, terima kasih.
Yang benar

t.t

Pengurus Teknikal

10
 SC/rr

Rajah 3 Format blok

MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Bhd.)

#3-2-5, Taman Perindustrian Melati, 53100 Kuala Lumpur
Tel/ Fax : 03-4067822

Cool Air Sdn. Bhd.

66, Jalan Utama
53000 KUALA LUMPUR.

Tuan,

Pemasangan Alat Hawa Dingin RXZ

Merujuk perkara di atas, sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju untuk
memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat hawa
dingin bagi bangunan ibu pejabat kami.

Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung
terus dengan En. Roland Ng, iaitu pegawai teknikal kami dengan kadar yang segera.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,
t.t
Suria Chandran
Pengurus Teknikal
SC/rr

Rajah 4 Format semiblok

MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Bhd.)

#3-2-5, Taman Perindustrian Melati, 53100 Kuala Lumpur
Tel / Fax : 03-4067288
___________________________________________________________________________
31 Mei 19…

En. Ruslan Alang

Cool Air Sdn. Bhd.
66, Jalan Utama
53000 KUALA LUMPUR

Pemasangan Alat Hawa Dingin RXZ

Merujuk perkara di atas, sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju untuk memilih
syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat hawa dingin bagi
bangunan ibu pejabat kami

Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus
dengan En. Roland Ng, iaitu pegawai teknikal kami dengan kadar yang segera.

Sekian, terima kasih.

t.t
Suria Chandran
Pengurus Teknikal

11
 Rajah 5 Format dipermudah

1.4 JENIS-JENIS SURAT PERNIAGAAN

Surat – surat perniagaan boleh dikelaskan mengikut tujuan ia ditulis.

Tujuan Kelas / Jenis surat

Meminta maklumat Surat Pertanyaan
Memberi maklumat Jawapan kepada Pertanyaan
Membuat pesanan Surat atau Borang Pesanan
Menerima Pesanan Surat Penerimaan Pesanan
Membuat Aduan atau Rungutan Surat Aduan
Menjawab Aduan atau Rungutan Surat Pembetulan
Meminta Bayaran Hutang Surat pungutan

1.4.1 Surat Pertanyaan (Enquiry Letter)

Ia ditulis apabila seseorang peniaga memerlukan maklumat mengenai sesuatu

barangan atau perkhidmatan. Surat pertanyaan yang dibuat oleh peniaga
kepada pembekal yang belum pernah berurusan dengannya dipanggil Surat
Pertanyaan Pertama (First Enquiry Letter). Antara maklumat yang
dikehendaki dalam Surat Pertanyaan Pertama ialah seperti bertanyakan,

a) bekalan barangan
b) brosur atau katalog
c) sebut harga atau senarai harga
d) sampel barangan
e) syarat-syarat pembayaran dan diskaun
f) masa pengiriman
g) cara pengangkutan
h) insurans dan lain-lain

Susunan suratnya adalah seperti berikut

i) menyatakan bagaimana anda mengetahui produk / barangan atau

perkhidmatan tersebut (melalui iklan, melawat pameran dan sebagainya)

ii) meminta pembekal mengirimkan brosur atau risalah dan maklumat lain
yang penting seperti cara pembayaran, caj penghantaran dan sebagainya.

iii) menyatakan sekali mengapa anda berminat dengan produk tersebut

iv) mengharapkan jawapan segera daripada pembekal

12
 Surat Pertanyaan
18hb.Ogos, 19…

Tuan,

Semasa lawatan saya baru-baru ini ke Pameran Rumah Impian, saya telah
melihat contoh jubin lantai yang diperbuat daripada plastik. Saya percaya,
lantai jenis itu sungguh sesuai untuk lantai rumah saya tetapi saya tidak dapat
berjumpa dengan sesiapa pun yang tahu tentang lantai tersebut. Saya harap
tuan dapat memberikan saya penerangan yang berikut :

i) Apakah persediaan khas yang diperlukan untuk bahagian bawah lantai

itu ?

ii) Jubin tersebut boleh didapati dalam berapa warna dan lakaran ?

iii) Adakah jubin tersebut dipengaruhi oleh keadaan lembab ?

iv) Perlukah seorang pakar untuk meletakkan jubin –jubin tersebut dan jika
ya, bolehkah tuan perkenalkan seorang daripadanya ?

Saya amat menghargai jawapan tuan itu.

Yang benar

1.4.2 Jawapan Kepada Pertanyaan (Reply to Enquiries)

Oleh sebab surat ini dihantar sebagai membalas surat pertanyaan, dari itu ia
haruslah menjawab permintaan bakal pelanggan anda.

i) Mulakan surat dengan merujuk surat pertanyaan yang anda terima.

ii) Berikan maklumat yan diminta dengan menggunakan jadual untuk
memudahkan rujukan.
iii) Lampirkan brosur / katalog dan sebagainya seperti yang dipohon.
iv) Hulurkan kesediaan anda untuk menjawab atau menjelaskan pertanyaan
selanjutnya.
v) Nyatakan kesediaan anda untuk menghantarkan produk / perkhidmatan
jika pelanggan mahu meminta pesanan.

13
 Jawapan Kepada Pertanyaan
20hb. Ogos, 19…

Tuan,

Terima kasih diucapkan atas pertanyaan tuan bertarikh 18hb. Ogos

mengenai jubin lantai plastik keluaran syarikat kami. Bersama-sama ini kami
sertakan satu naskhah brosur yang menunjukkan rekabentuk jubin tersebut
yang boleh didapati dalam pelbagai warna.

Syarikat Lim & Chong yang beralamat di nombor 22 Jalan Pahang adalah
sebuah syarikat yang boleh dipercayai untuk melakukan segala kerja kami di
daerah tuan. Saya telah mengarahkan Encik Lim supaya menghubungi tuan
dan memeriksa lantai di rumah tuan itu. Beliau akan menasihati tuan tentang
persediaan yang perlu dan melihat kalau-kalau keadaan lembab boleh
menimbulkan masalah.

Jubin lantai plastik kami tahan lasak dan jika jubin-jubin tersebut dipasang
dengan mahir, saya yakin ia akan memberikan tuan kepuasan yang tiada
terhingga.

Yang benar,

1.4.3 Surat Pesanan (Order Letter)

Surat pesanan ditulis untuk peniaga membuat pesanan atau sebagai

mengiringi borang pesanan yang dikirimnya kepada pembekal. Sungguhpun
pesanan boleh dibuat melalui telefon tetapi surat pesanan dihantar sebagai
susulan dan sebagai rekod bertulis bagi sesuatu urusniaga. Surat ini harus
menyatakan dengan jelas kuantiti barangan yang hendak dipesan, penerangan
tentang produk tersebut seperti jenama, warna, model, saiz juga harga setiap
satu. Penerangan yang jelas mengenai barangan yang dipesan akan
membolehkan pembekal menghantar barangan tersebut dengan segera. Jika
anda telah biasa memesan produk tersebut atau pembekal ialah rakan niaga
anda yang biasa, anda bolehlah melampirkan bayaran untuk barangan yang
dipesan ataupun membayarnya secara BWT.

14
Pesanan Berdasarkan Sebutharga

23hb. April, 19…

Tuan,

Kami ingin menyatakan penghargaan kami setelah menerima surat tuan

bertarikh 21hb. April untuk memmbekalkan pinggan-pinggan mangkuk. Kami
dapati syarat-syarat tuan sungguh memuaskan dan bersama-sama ini
disertakan pesanan untuk pinggan mangkuk Arcopal (biru) seperti yang
tersebut di bawah :

50 biji mangkuk 6” @ RM 6.00 setiap satu

50 biji pinggan makan 9” @ RM 8.00 setiap satu
50 set mangkuk Caserol @ RM 60.00 setiap set.

Kami dimaklumkan bahawa tuan akan dapat membekalkan barang-barang

ini dari stok tuan dan kami menunggu barang-barang tersebut dalam masa
beberapa hari yang akan datang.

Yang benar,

Pesanan dengan menggunakan Borang Pesanan

7hb. Julai, 19…

Tuan,

Kami ucapkan terima kasih di atas surat tuan bertarikh 5hb. Julai dan
bersama - sama ini dilampirkan Pesanan kami No. 237 untuk empat barangan
tersebut.

Semua barang-barang berkenaan sangat dikehendaki oleh pelanggan. Jadi,

kami harap tuan dapat menghantarnya seberapa segera.

Yang benar,

15
1.4.4 Surat Penerimaan Pesanan (Acceptance of Orders)

Ia mestilah dihantar dengan segera sebaik- baik sahaja pesanan diterima.

Kelewatan membalasnya mungkin akan menyebabkan salah faham antara
anda denagn pelanggan atau mungkin juga anda akan kehilangan peluang
perniagaan. Surat ini haruslah mengandungi

i) ucapan terima kasih kerana pesanan yang dibuat

ii) menyatakan bagaimana dan bilakah pesanan itu akan dihantar kepada
pelanggan

iii) mengakhiri surat anda dengan harapan bahawa hubungan perniagaan ini
akan berterusan dengan pesanan–pesanan yang akan datang.

Akuan Penerimaan Pesanan

20hb. Julai, 19…

Kami ingin menyatakan kegembiraan kami setelah menerima pesanan tuan

bertarikh 18hb. Julai untuk kain cetak kapas dan mengalu-alukan tuan sebagai salah
seorang pelanggan kami.

Kami berjanji akan menghantar kain tersebut mengikut harga yang tercatat
dalam surat tuan dan kini kami sedang membuat persediaan menghantarnya dengan
keretapi pada minggu hadapan. Apabila tuan mendapat barang-barang itu, kami yakin
tuan akan berasa sungguh berpuas hati dengan harga yang ditawarkan dan nilai
barang-barang yang dipesan.

Oleh sebab tuan mungkin tidak sedar akan berbagai-bagai barangan lain yang
kami keluarkan, kami sertakan satu naskhah katalog kami. Kami harap pesanan tuan
yang pertama ini akan meningkatkan perniagaan antara kedua-dua belah pihak
seterusnya menandakan permulaan hubungan niaga yang lebih mesra.

Yang benar,

1.4.5 Surat Aduan (Letter of Complaint)

Surat aduan ditulis kerana rasa tidak puas hati dan kekesalan berhubung
dengan barangan yang dihantar. Barangan yang dikirimkan mungkin tersalah
jenama, rosak, tersalah warna, saiz atau terkurang kuantitinya. Perkara-perkara
berikut perlu diingat apabila menulis surat aduan atau rungutan ;

i) Ia harus memberi keterangan mengenai aduan yang dibuat dengan

menyertakan sekali fakta-fakta ketika membuat aduan tersebut.

ii) Aduan perlulah ditulis sebaik sahaja kerosakan / kesilapan itu dikesan.

16
 iii) Anda akan mendapat jawapan yang memuaskan jika aduan itu jelas, tidak
emosional dan tidak menggunakan kata-kata kesat.

Isi surat haruslah mengandungi

i) maklumat lengkap mengenai barang-barang yang dibeli.

ii) menyebut dengan jelas kesilapan yang terjadi dan kesulitan akibat
kesilapan itu.

iii) mencadangkan apakah langkah-langkah yang boleh diambil oleh

pembekal bagi membaiki kesilapan tersebut.

Surat Aduan / Rungutan

18hb. Ogos, 19..

Tuan,

Pada 12hb. Ogos, kami telah memesan dua belas buah buku Latar Belakang
Muzik oleh M. Nasir dengan harga cetak RM 12.00 tiap-tiap satu dan potongan
perniagaan sebanyak 33%

Setelah membuka bungkusan yang diterima hari ini, kami dapati bungkusan
itu mengandungi dua belas buah buku Sejarah Muzik daripada penulis yang sama.
Kami tidak dapat menerima buku-buku ini kerana kami sudah mempunyai stok yang
lengkap. Kini kami pulangkan buku-buku itu dengan segera kerana beberapa orang
pelanggan kami sedang menunggu buku-buku tersebut.

Sila kreditkan akaun kami dengan harga invois yang dipulangkan termasuk
belanja pos sebanyak RM 4.00

Yang benar,

1.4.6 Surat Pembetulan (Letter of Adjustment)

Surat ini merupakan jawapan kepada aduan/rungutan pelanggan. Ia hendaklah

direka dengan cermat supaya pelanggan-pelanggan anda berasa bahawa
aduan / rungutan mereka difahami dan diberi perhatian berat.

Ada tiga cara anda melayan aduan mereka

i) menerima aduan itu

ii) menolak aduan
iii) mencadangkan penyelesaian terhadap aduan tersebut.

17
 Perkara-perkara berikut perlu diberi perhatian apabila anda menerima aduan.

i) mengaku bahawa aduan itu telah diterima dan menyatakan rasa kesal
syarikat akan aduan tersebut.
ii) jika aduan itu tidak dapat diselesaikan dengan segera, beritahu perkara ini
kepada pelanggan-pelanggan anda.
iii) selalulah beranggapan bahawa pelanggan-pelanggan anda adalah betul.
iv) jangan salahkan pekerja anda sebaliknya syarikat mestilah menanggung
atau menerima tanggungjawab itu.

Isi surat aduan lazimnya mengandungi

i) mengucapkan terima kasih kepada mereka kerana telah mengemukakan

aduan tersebut serta meyatakan kekesalan syarikat di atas kesulitan yang
dihadapi
ii) menyatakan cara bagaimana kesilapan itu akan diperbaiki dan ini
terpulanglah kepada jenis aduan itu
iii) menerangkan sebab kesilapan terjadi
iv) mengakhiri surat dengan meyakinkan pelanggan-pelanggan anda akan
perkhidmatan yang lebih baik

dan

v) memastikan bahawa kesilapan tidak akan berulang lagi

Surat Pembetulan (Adjustment)

Jawapan

20hb. Ogos, 19…

Tuan,

Setelah menerima surat tuan bertarikh 18hb. Ogos, kami segera menjawab
serta menyatakan perasaan kesal kami kerana kesalahan yang berlaku dalam
menguruskan pesanan tuan. Kesalahan itu terletak pada pihak kami sendiri. Kami
meminta maaf kerana kesusahan itu, Ia berlaku kerana kami kekurangan kakitangan
pada masa yang sibuk ini. Kedua-dua buku tulisan M. Nasir itu mempunyai jilid yang
sama.

Sebaik sahaja kami menerima surat tuan, kami telah menghantar dua belas
buah buku dengan tajuk yang betul dengan bungkusan pos. Tuan akan menerima
bungkusan itu esok.

Kami akan kreditkan akaun tuan dengan harga invois buku-buku yang
dipulangkan serta belanja pos, dan bersama-sama ini disertakan nota kredit kami.

Yang benar,

18
1.4.7 Surat Pungutan (Letter of Collection)

Tujuan surat pungutan ialah untuk meminta bayaran. Surat jenis ini biasanya sensitif
oleh itu ia harus ditulis dengan berhati-hati supaya bunyinya sopan tetapi tegas
(polite, tactful & firm). Lazimnya permintaan untuk menjelaskan bayaran dibuat
sebanyak tiga kali. Kebanyakan syarikat / firma mempunyai 3 set tetap surat
peringatan bayaran.

Set I - biasanya ringkas dan dilampirkan sekali salinan invois atau penyata
akaun.

Tuan,

18hb. Februari, 19…

Kami amat dukacita kerana terpaksa mengingatkan tuan bahawa kami masih
belum menerima baki bayaran sejumlah RM 96.12 untuk penyata bulan Disember
yang dihantar kepada tuan pada 2hb. Januari

Kami sertakan satu salinan penyata tersebut dan ingin mengingatkan tuan
bahawa kami telah mencatatkan harga-harga yang begitu rendah atas persetujuan
bayaran awal dari pihak tuan. Mungkin tuan terlupa tentang bayaran tersebut.Kami
harap tuan dapat menghantarkan cek tuan kepada kami dalam masa beberapa hari
lagi.

Yang benar,

Set II - mengingatkan pelanggan tentang bayaran yang masih tertunggak dan

meminta bayaran itu dijelaskan dalam tempoh atau masa yang
ditetapkan.

Tuan,

2hb. Mac. 19…

Pada 18hb. Februari kami telah mengingatkan tuan bahawa pada 2hb. Januari
kami telah menghantar penyata bulan Disember, 19… yang menunjukkan baki
sebanyak RM 96.12 yang masih belum berbayar dan seharusnya dibayar menjelang
31hb. Januari.

Oleh sebab penjelasan akaun ini sudah lambat sebulan kami terpaksa meminta
tuan menghantar bayaran dalam masa dua atau tiga hari atau memberi sebab-sebab
mengenai bayaran lambat.

Yang benar,

19
Set III - biasanya merupakan peringatan terakhir iaitu pelanggan mesti
melunaskan hutangnya atau perkara itu dilanjutkan kepada peguam
untuk diambil tindakan.

28hb. Julai,19…
Tuan,

Akuan No. 6251

Kami masih belum menerima jawapan kepada dua permintaan kami bertarikh
18hb Februari dan 2 Mac untuk jumlah RM 96. 12 yang masih berbaki.

Dengan amat dukacita kami nyatakan bahawa kami terpaksa meminta bayaran
segera. Kami tidak ingin bersifat tidak adil, tetapi sekiranya bayaran tidak dijelaskan
menjelang 7hb. Ogos, kami terpaksa menyerahkan perkara ini ke pihak yang tertentu,
sungguhpun kami berharap kami tidak perlu berbuat demikian.

Yang benar,

1.5 MENULIS SURAT PERNIAGAAN DALAM BAHASA MELAYU

Di bawah ini diturunkan contoh-contoh ungkapan yang lazim digunakan dalam

surat-surat perniagaan. Versi Bahasa Inggeris dan terjemahannya ke bahasa
Melayu akan dapat membantu anda terutamanya golongan profesional dan
pengurus yang perlu menulis surat-surat perniagaan profesional dalam kedua-dua
bahasa. Jika anda ingin berutus surat untuk tujuan profesional dan perniagaan
dalam bahasa Melayu, apa yang anda perlu perhatikan ialah teks bahasa Inggeris
dan kemudian menterjemahkannya ke bahasa Melayu dengan gramatis.

1.5.1 INQUIRIES

1. Your firm has been recommended to us by …

2. We have seen your advertisement in …

3. We have seen your stand at the … fair/Exhibition.

4. We are interested in …

5. We have an inquiry for (large quantities) of …

6. We are considering buying/installing …

7. We required for immediate delivery …

20
8. We understand (from…) that you are producing (for export to…) that you can
supply …
PERTANYAAN

1. Firma tuan telah dicadangkan kepada kami oleh …

2. Kami telah membaca iklan tuan pada …

3. Kami telah melihat gerai tuan di Pesta/Pameran …

4. Kami tertarik kepada …

5. Kami ingin mendapatkan keterangan mengenai … (dalam jumlah yang besar).

6. Kami telah mempertimbangkan untuk membeli/memasang …

7. Kami memerlukan … dengan serahan segera.

8. Kami difahamkan (dari…) bahawa tuan ada mengeluarkan (untuk dieksport

ke…)/bahawa tuan boleh membekalkan …

1.5.2 ORDERS (delivery)

1. We thank you for your letter of…/quotation/price-list and would ask you to
send us immediately

2. We have pleased in enclosing our order No. …

3. As the goods are urgently required, we shall be grateful for immediate

delivery/delivered by …

4. We must insist on delivery within the time stated and reserve the right to reject
the goods should they be delivered later.

5. Please forward the consignment by air.

Please arrange for delivery by goods train.
Please send as soon as possible by passenger train.
by the next boat leaving …

6. We shall be glad if you would see to it that the enclosed packing instructions
are carefully followed.

7. Owing to the long distance, will you please take care that only the best
cases/casks/sacks are used.

PESANAN (Penghantaran)

1. Kami mengucapkan terima kasih di atas surat tuan bertarikh…/sebut

harga/senarai harga tuan dan kami meminta agar tuan mengirimkan…
kepada kami dengan segera.

2. Dengan sukacita kami lampirkan pesanan kami No. …

21
3. Oleh sebab barang-barang itu amat diperlukan, kami amat berterima kasih
sekiranya tuan dapat mengirimkannya dengan segera/mengirimkannya
selewat-lewatnya pada …

4. Kami sangat berharap agar pengiriman itu dapat dilakukan dalam waktu
seperti yang disebutkan dan kami berhak menolak barang-barang tersebut
sekiranya pengiriman itu tidak dilakukan tepat pada waktunya.

5. Sila hantarkan barangan tersebut dengan kapal terbang.

Sila aturkan penyerahan dengan keretapi barang
Sila hantarkan secepat mungkin dengan keretapi penumpang
dengan bot berikutnya yang akan bertolak
pada …

6. Kami amat berbesar hati sekiranya tuan dapat memeriksanya dengan berhati-
hati mengikut arahan–arahan pembungkusan yang dilampirkan ini.

7. Oleh sebab jaraknya sangat jauh, kami berharap hanya peti/tong/karung yang
terbaik sahaja digunakan

1.5.3 CONFIRMATION AND EXECUTION OF ORDERS

(Acknowledgement)

1. Thank you for your Order No. …, for which we enclose our official
confirmation.

2. We thank you for your Order No. … dated … for…

3. We thank you for your letter of … and for the order which you enclosed with
it.

4. Your instructions have been carefully noted and we hope to have the goods
ready for dispatch on…

5. The execution of your order will require at least … weeks / months

6. Delivery will be made on …/next…/by…/as soon as possible.

7. The goods

were forward today by air

will be sent tomorrow by goods train
will be sent on the … by passenger train.

8. With reference to your order we are glad to tell you that the goods are now
ready for dispatch. We are expecting your forwarding instruction.

PENGESAHAN DAN PELAKSANAAN PESANAN

(Surat tanda penerimaan)

22
1. Terima kasih atas pesanan tuan No. …, dan untuk itu kami sertakan
pengesahan rasmi kami.

2. Terima kasih atas pesana tuan No…. dan untuk itu kami sertakan pengesahan
rasmi kami.

3. Terima kasih atas surat tuan bertarikh … dan pesanan yang tuan sertakan.

4. Arahan tuan telah diberikan perhatian yang sewajarnya dan kami berharap
dapat mengusahakan barang-barang tersebut agar siap untuk dikirimkan
pada …

5. Untuk melaksanakan pesanan tuan, kami memerlukan masa sekurang-kurang

… minggu/bulan.

6. Kiriman itu akan dibuat pada…/… depan/ selewat-lewatnyanya …/secepat

mungkin.

7. Barang-barang itu

dihantarkan pada hari ini dengan pengangkutan udara.

akan dikirimkan esok dengan keretapi barang.
akan dikirimkan pada … dengan keretapi penumpang.

1.5.4 COMPLAINTS (Reference)

1. We have today received the boxes/sacks/crates/parcels referred to in your

advice note of the …

2. With reference to your consignment of …, we regret that …

Nature of the complaint

1. We are sorry to have to have to tell you that the goods

arrived in a bad conditin.

were damaged in transport.
are not suitable for this market.
are not according to the samples/in accordance with the conditions of the
order.

2. To our surprise we found that

one case (the cases) contained … instead of … the contents do not agree with
the delivery note.
Many (most) were cracked (damaged)

3. We stipulated that they should be …, but found that they were …

4. … were missing/were under (over) the prescribed weight.

5. Several boxes were broken and the contents damaged.

23
6. Manay sacks were torn and part of the contents were missing.

7. The good were so badly packed that large part has been unfit damaged to such
an extent for sale.

ADUAN (Rujukan)

1. Kami telah menerima kotak/karung/peti kayu/bungkusan seperti yang tersebut

dalam Nota Makluman bertarikh …

2. Berkenaan dengan kiriman tuan bertarikh …, kami berasa kesal kerana …

Bentuk-bentuk aduan

1. Kami meminta maaf kerana terpaksa memaklumkan kepada tuan bahawa

barang-barang itu

telah sampai kepada kami dalam keadaan yang kurang baik.

telah rosak dalam perjalanan.
tidak sesuai untuk pasaran di sini.
tidak seperti dalam contoh/tidak seperti dalam syarat-syarat pesanan.

2. Kami sangat terkejut apabila mendapati

satu peti (peti-peti) berisi … dan bukan … isinya tidak sesuai dengan Nota
Serahan. Banyak yang (kebanyakan) telah pecah (rosak).

3. Kami menentukan bahawa barang itu harus …, tetapi kami dapati bahawa …

4. … telah hilang/kurang daripada (lebih daripada) berat yang ditentukan.

5. Beberapa kotak telah pecah dan isinya rosak.

6. Banyak karung telah koyak dan sebahagian isinya telah hilang.

7. Barang-barang itu telah dibungkus dengan buruk sehingga sebahagian besar

telah rosak dan sudah tidak boleh lagi dijual.

Action to be taken

1. We regret that we shall have to return the whole/part of the consignment.

2. We must ask you

to replace the damaged goods

to credit us with the value of the damaged (returned) goods.

3. We are prepared to retain the goods, but only at a substantially reduce price.

4. We shall have to place the goods at your disposal and are awaiting your
instructions.
24
5. Under the circumstances we have to cancel the rest of our order/the order
contained in our letter of …

6. We have pointed out the damaged to forwarding agents/the shipping

company/the airline and had it certified.

Tindakan yang diambil

1. Dengan rasa kesal kami terpaksa mengembalikan seluruh/sebahagian

daripada kiriman itu.

2. Kami terpaksa meminta kepada tuan

untuk menggantikan barang-barang yang rosak itu.

mengkreditkan akaun kami mengikut nilai barang yang rosak (dikembalikan).

3. Kami bersedia menerima barang-barang itu, tetapi hanya dengan harga yang
telah dikurangkan.

4. Terserahlah kepada tuan apa yang hendak dilakukan dan kami menunggu
arahan tuan.

5. Dalam keadaan seperti ini kami terpaksa membatalkan baki pesanan.

6. Kami telah menunjukkan kerosakan tersebut kepada ejen/syarikat

kapal/syarikat penerbangan dan telah menerangkan keadaan yang
sebenarnya.

1.5.5 APOLOGIES, EXPLANATIONS, ADJUSTMENT

Apology

1. We very much regret/We are extremely sorry that you are not satisfied with
our consignment/ our consignment has been damaged in transit/you are having
trouble with …

2. We are quite unable to account for this unfortunate mistake/the damage to the
goods.

3. We offer our sincere apologies for the most unfortunate error in the execution
of your order.

4. We are extremely sorry for the inconvenience cause to you.

Explanation

1. Some mistake must have been made in the assembly/packing

2. The consignment must have met with very careless handling at the hands of
the crew/dockers.

25
3. We have started inquiries to discover the cause of the trouble/taken the matter
up with with the forwarding agents and shall write to you again as soon as
possible.

4. We should be glad if you would hold the goods at our disposal until further
notice.

5. We would point out that such slight deviations are quite normal.

PERMINTAAN MAAF, PENJELASAN DAN PEMBETULAN

Memohon Maaf

1. Kami amat berasa kesal/kami meminta banyak maaf sekiranya tuan tidak
berpuas hati dengan kiriman kami/kiriman kami telah rosak dalam
perjalanan/tuan mendapat kesulitan dengan …

2. Kami tidak dapat menerangkan kesalahan yang amat dikesali ini/kerosakan

terhadap barang-barang itu.

3. Dengan tulus ikhlas kami memohon maaf di atas kesilapan yang amat dikesali
dalam melaksanakan pesanan tuan itu.

4. Kami amat memohon maaf kerana telah menimbulkan kesusahan kepada

tuan.

Penjelasan

1. Pasti terdapat kesilapan dalam pemasangan/pembungkusan/pengiriman

dalam pesanan tuan.

2. Kiriman itu sudah tentu telah dilakukan dengan cuai oleh anak-anak
kapal/pekerja-pekerja pelabuhan.

3. Kami telah memulakan siasatan untuk mendapatkan punca kerosakan

itu/telah membicarakan masalah itu dengan ejen penghantaran dan akan
menghubungi tuan sekali lagi, sebaik sahaja kami mendapat penjelasan
daripada mereka.

4. Kami berbesar hati sekali sekiranya tuan dapat menyerahkan barang-barang

itu kepada kami sehingga pemberitahuan selanjutnya.

5. Kami ingin menjelaskan bahawa perbezaan yang sedikit itu adalah sesuatu
yang biasa.

Adjustment

1. We shall, of cause, bear all the expenses which this mistake has caused.

2. We are sending off today/shall send off tomorrow replacements of the

rejected/damaged/faulty/missing articles.

26
3. If you are prepared to keep the goods, we are prepared to make a special
allowance of …%

4. As requested we have cancelled the balance of your order.

5. We assume that you accepted the goods under protest.

6. We wish to assure you that we shall do all we can to prevent the recurrence of
such an error

Pembetulan

1. Tentu saja kami akan menanggung semua perbelanjaan kerosakan yang

bersebab daripada kesilapan kami itu.

2. Pada hari ini kami kirimkan/ kami akan mengirimkan pada hari esok barang-
barang yang ditolak/rosak/cacat/hilang itu.

3. Jika tuan bersedia untuk menerima barang-barang itu, kami sedia membuat
potongan harga istimewa sebanyak …%

4. Seperti yang tuan minta, kami telah pun membatalkan baki pesanan tuan itu.

5. Kami mengerti bahawa tuan telah menerima barang itu dengan bantahan.

6. Yakinlah bahawa kami akan melakukan sedaya upaya kami bagi mengelakkan
kesilapan seperti itu daripada berulang.

1.5.6 OVERDUE ACCOUNTS

First application

1. Will you kindly let us have your remittance in settlement of our Invoice No.
…

2. May we draw your attention to our statement … for the amount of … our
Invoice No…. of … We enclose a copy.

3. No doubt it is through an oversight on your part that our draft on you for the
payment of… our Invoice No. … of has not yet been accepted. We trust that
you will give this matter your immediate attention.

Second application

1. May we draw your attention to the enclosed statement of your account with us.
We feel that, the fact that its settlement is overdue has escaped your notice and
we shall be glad to receive your remittance at your earliest convenience.

2. We wish to remind you that our Invoice No. …dated … is still unpaid.
our draft against our Invoice No. … has not been
accepted yet
and would ask you to give the matter your immediate attention.
27
Third application

1. We are very sorry not to have received a reply to our letter of … calling your
attention to fact that our invoice of the … is still unpaid, althought it is …
months overdue. We must request payment of the amount due without further
delay.

2. We are surprised to learn that you have not honoured the bill due on the … We
have instructed our bankers to present it once more.

Final application

We much regret to note that we have not received any response to our repeated
requests for the outstanding amount of our Invoice No. … now… months overdue. In
these circumstances we are reluctantly compelled to say that, unless we receive your
remittance in full settlement of the outstanding amount of … by…, we shall have to
take proceedings without further notice.

AKAUN LEWAT

Tuntutan Pertama

1. Kami memohon sudilah kiranya tuan mengirimi kami wang untuk bayaran
Invois No. …

2. Kami memohon perhatian tuan terhadap penyata kami bertarikh … berjumlah

… Invois kami No. … bertarikh … Kami lampirkan satu salinan.

3. Pasti ada kekeliruan di pihak tuan sehingga surat kami kepada tuan untuk
pembayaran Invois No. … bertarikh … masih belum diterima. Kami percaya
bahawa tuan akan segera memberikan tindakan yang sewajarnya terhadap
masalah ini.

Tuntutan kedua

1. Izinkan kami menarik perhatian tuan terhadap penyata akuan tuan dengan
kami seperti yang dilampirkan. Kami yakin bahawa hal ini telah luput dari
perhatian tuan kerana batas waktu penyelesaiannya telah lewat, dan kami
berbesar hati sekiranya dapat menerima pembayaran tuan secepat mungkin.

2. Kami ingin mengingatkan tuan bahawa Invois No. … bertarikh …

masih belum dijelaskan.
surat kami terhadap Invois
No. … masih belum diterima.
dan kami berharap supaya tuan dapat mengambil tindakan yang sewajarnya
terhadap masalah ini.

28
Tuntutan ketiga
1. Kami meminta maaf kerana sehingga kini kami masih belum menerima
sebarang jawapan terhadap surat kami bertarikh … yang mengingatkan tuan
mengenai invois kami bertarikh …yang masih belum dijelaskan walaupun
telah terlewat selama … bulan. Kami terpaksa meminta pembayaran jumlah
tersebut tanpa sebarang penangguhan lagi.

2. Kami terkejut apabila mendapati bahawa tuan masih belum menjelaskan

penyata yang sepatutnya sudah dilunaskan pada … Kami telah mengarahkan
bank kami untuk mengajukannya sekali lagi.

Tuntutan terakhir

Dengan rasa amat kesal kami maklumkan bahawa kami masih belum menerima
sebarang jawapan atas permintaan kami yang berulang-ulang kali untuk pembayaran
Invois No… yang masih belum diselesaikan, yang sekarang sudahpun terlewat selama
… bulan. Dalam keadaan begini kami terpaksa menyatakan bahawa sekiranya kami
tidak menerima pembayaran tuan untuk menyelesaikan keseluruhan jumlah tersebut…
selewatnya-lewatnya pada…, maka dengan itu kami akan mengambil tindakan
mahkamah tanpa pemberitahuan lanjut lagi.

29