UNIT 4 KANDUNGAN Ringkasan / Ikhtisas Objektif Pemelajran 1.1 1.2 1.

3 Pengenalan Komponen surat– surat perniagaan Format Surat Format Blok Penuh Format Blok Format Semiblok Format Di permudah 1.4 Jenis-jenis surat Perniagaan 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.4.6 1.4.7 1.5 Surat Pertanyaan Jawapan kepada Pertanyaan Surat Pesanan Surat Penerimaan Pesanan Surat Aduan Surat Pembetulan Surat Pungutan HALAMAN 2 2 2 3 9 10 10 11 11 12 12 14 14 16 17 18 19 20 20 21 22 23 25 27 1

Menulis surat perniagaan dalam bahasa Melayu 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5 1.5.6 Pertanyaan (Inquiries) Pesanan (Order) Pengesahan Pesanan (Confirmation of Order) Aduan (Complaint) Pembetulan (Adjustment) Akaun Lewat (Overdue)

UNIT 4 SURAT – SURAT PERNIAGAAN Ikhtisar Bab ini akan membincangkan penulisan surat-surat urusniaga dalam bahasa Melayu. Para pelajar akan diajar format surat-surat tersebut, komponen yang harus ada dalam surat-surat perniagaan dan model surat yang praktik. Tumpuan khas akan diberi kepada 7 jenis surat perniagaan serta pilihan ungkapan dan susunan kata yang berguna untuk menyusun berbagai-bagai surat perniagaan. Versi ungkapan dalam bahasa Inggeris dan terjemahan ke bahasa Melayu di sediakan untuk membantu kerjaya anda sehari-hari. Objektif Pemelajaran Pada akhir bab ini pelajar-pelajar dijangka : 1) 2) Boleh menulis surat-surat perniagaan dalam bahasa Melayu dengan format yang betul berupaya membalas surat-surat tersebut dengan jelas dan tepat 3) mampu menyusun sepucuk surat yang lengkap dengan memberi perhatian kepada maksud dan kehendak surat. 4) boleh menguasai ungkapan-ungkapan dan susunan kata yang tepat untuk urusniaga dalam bahasa Melayu. 1.1 PENGENALAN Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang paling biasa digunakan oleh sesebuah organisasi sama ada dalam sektor awam ataupun swasta untuk berhubung dengan pelanggan-pelanggan malahan perhubungan perniagaan melalui surat menjadi unsur terpenting yang masih diutamakan oleh setiap ahli perniagaan. Umumnya ada tiga sebab utama mengapa surat menyurat dalam perniagaan di perlukan : a) b) Surat-surat perniagaan merupakan alat perhubungan urusniaga yang berkekalan dan boleh direkodkan. Ia akan menjadi bukti penting di dalam mahkamah, terutamanya menerusi kontrak atau perjanjian yang dibuat oleh dua pihak dalam.perniagaan Surat menyurat adalah lebih formal dan sistematik kerana ia berfungsi sebagai dokumentasi yang tercatat secara bertulis dan bukannya persetujuan lisan yang boleh di ubah-ubah.

c)

2

Ahmad PENGURUS LATIHAN s.1. Bhd. Sekian dan kami ucapkan terima kasih atas kerjasama pihak tuan. kami berasa sukacita sekiranya pihak tuan dapat mengirimkan sebut harga peralatan jenama tersebut kepada kami dengan kadar yang segera.) P/s : kami juga berharap agar pihak tuan dapat melampirkan sebut harga bagi peralatan projektor overhed jenama lain. Yang benar. Kami : xyz/678/96 Tarikh : 31 Januari 19 … Kepada Pengurus Jualan Linetrade (M) Sdn. pihak pengurusan syarikat kami sedang merancang untuk membeli sebanyak 10 unit peralatan tersebut sebelum Mac tahun ini. Bhd.) # 3-2-5. Kepala surat Nombor rujukan Tarikh d) Nama dan alamat penerima e) f) Bahagian (u/p : ) Panggilan hormat g) Tajuk surat perkara h) Perenggan permulaan i) Isi surat j) Perenggan penghargaan k) Perakuan penutup l) Tandatangan m) Pengesahan jawatan dan / atau nama pengirim n) Bahagian salinan kepada (s. i ii o) Bahagian postscripts (p/s) Singkatan nama rujukan Pengurus Besar MRSB (M) Sdn. Mrs/hh 3 . MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Bhd.2 KOMPONEN SURAT PERNIAGAAN Perbincangan mengenai komponen yang terdapat dalam surat urusniaga berdasarkan contoh surat dalam Rajah 1. Ketua Penyelaras (Latihan) MRSB Sdn. atau SEBUT HARGA PERALATAN PROJEKTOR OVERHED JENAMA KLM/009 Merujuk perkara di atas. Jalan Raja 50100 Kuala Lumpur (u/p : Encik Ahmad bin Ali) Tuan. Bhd. Blok B. Taman Perindustrian Melati. 53100 Kuala Lumpur Tel/Faks : 03-4067822 _____________________________________________________________ Ruj.k. Pembelian peralatan berkenaan adalah untuk meningkatkan perkhidmatan latihan kami.k. Tuan : abc/123/96 Ruj. Untuk makluman tuan. 50.

C) Tarikh Tarikh : 31 Januari 19 … Tarikh ditulis untuk memudahkan penerima mengetahui tarikh kiriman surat berkenaan. Tel/Faxs : 03-4067822 Kandungan kepada surat ialah : a) b) c) d) e) Logo organisasi atau syarikat Nama organisasi atau syarikat Alamat organisasi atau syarikat Nombor telefon Nombor telefaks Kebiasaannya terdapat dua atau lebih garis pemisah antara kepala surat dengan komponen yang lain. Tujuan kepala surat ialah mewujudkan format pengenalan surat yang sistematik bagi memudahkan penerima membuat rujukan segera dan mengenal pasti organisasi pengirim. Ia juga berfungsi sebagai rujukan selain daripada nombor rujukan yang sedia ada.2000 4 . 53100 Kuala Lumpur.) # 3-2-5. Tuan : ) Tujuan utama bahagian nombor rujukan ditulis adalah untuk memudahkan rujukan dan pengurusan sistem fail yang melibatkan surat urusniaga yang ditulis. Kami : ) Nombor rujukan penerima (Ruj. Tarikh yang mengandungi hari. Tuan : abc/123/96 Ruj. Taman Perindustrian Melati. Tarikh yang tertera pada surat perniagaan bukanlah tarikh surat itu ditulis tetapi tarikh surat ini dikirim dan ditandatangani oleh penulis. b) Nombor Rujukan Ruj. Bhd. Kami : xyz/678/96 Kandungan nombor rujukan ialah : a) b) Nombor rujukan pengirim (Ruj.Rajah 1 Komponen yang terdapat dalam surat urusniaga Surat perniagaan lazimnya akan mengandungi komponen yang berikut : a) Kepala Surat MRSB (MRS Reform (M) Sdn.12. bulan dan tahun mestilah ditulis dengan lengkap dan dinyatakan dengan jelas seperti 31 Disember 2000 dan bukannya 31/12/2000 atau 31.

Bhd. Pengurus Besar. Encik Ridhwan bin Rosli merupakan pegawai yang diamanahkan dan dipertangungjawabkan oleh Pengurus Besar untuk mengurus surat berkenaan dan berfungsi sebagai orang rujukan kepada pengirim surat. # 3-2-5. Taman Perindustrian Melati 53100 Kuala Lumpur. bahagian (u/p: ) hanya digunakan apabila tindakan surat dilakukan oleh orang lain selain daripada penerima penjawat jawatan yang menggunakan bahagian (u/p:) seperti yang berikut : Pengurus Besar Automewah (M) Sdn. jika penerima itu merupakan seorang penjawat jawatan dalam organisasi. Contoh nama penerima penjawat jawatan Ketua Pengarah. Sementara. (u/p : En Ridhwan bin Rosli (Nama penerima penjawat jawatan) (Nama syarikat) (Alamat syarikat) [Bahagian untuk perhatian (u/p: )] Berdasarkan alamat di atas. dan sebagainya. 50.d) Nama dan Alamat Penerima Kepada Pengurus Jualan Linetrade (M) Sdn. dan sebagainya. Bhd. Format penulisan nama dan alamat penerima adalah seperti yang berikut a) b) c) Nama penerima (individu / penjawat jawatan) Nama syarikat atau organisasi Alamat syarikat atau organisasi e) Bahagian untuk Perhatian (u/p: ) (u/p : Encik Ahmad bin Ali) Bahagian (u/p:) hanya ditulis apabila surat ditujukan kepada penerima penjawat jawatan dan pengirim mengenal pasti individu yang bertanggungjawab untuk menguruskan surat yang dikirim. Sebaliknya. didapati bahawa surat berkenaan ditujukan kepada penerima penjawat jawatan (Pengurus Besar). Jalan Raja 50100 KUALA LUMPUR Nama penerima biasanya ditulis apabila surat berkenaan ditujukan secara khusus kepada seseorang individu. Contoh nama penerima individu : Encik Muhamad Rosli Selamat. Blok B. Dengan kata lain. Penggunaan bahagian (u/p : ) juga 5 . maka nama penerima berkenaan dirujuk sebagai nama jawatan. Puan Hashimah Hashim.

penulisan perenggan permulaan akan merujuk tajuk surat. Sekiranya surat berkenaan ditujukan khusus kepada Pengurus Besar dan beliau diperlukan untuk bertindak ke atas surat itu. perbincangan atau persetujuan. Perenggan ini berfungsi sebagai pengenalan atau pendahuluan kepada kandungan surat. pada masa sekarang kebanyakan tajuk surat ditulis dengan huruf besar dan bergaris. permulaan perkataan adalah huruf besar kecuali bagi perkataan penghubung. Sapaan kehormat ‘Puan’ digunakan apabila penerima surat perniagaan ditulis berdasarkan nama individu. Alasannya ialah penulisan cara tersebut mengandungi unsur reka bentuk yang lebih signifikan.menggambarkan bahawa individu yang dirujuk merupakan orang yang menerima amanah atau arahan daripada Pengurus Besar dan tentunya individu tersebut memegang jawatan lebih rendah daripada jawatan Pengurus Besar. Bagi tajuk seperti ini. tajuk surat juga ditulis dengan huruf kecil bergaris dengan huruf tebal. Pada kebiasaannya. nama penerima penjawat jawatan ditulis tanpa memasukkan ruangan (u/p : ) apabila pengirim mempunyai status jawatan yang sama dengan penerima. maka ruangan (u/p: ) tidak perlu ditulis sama sekali. surat terdahulu. sebelumnya. Contoh : Sebut Harga Peralatan Projektor Overhed Jenama KLM/009 Walau bagaimanapun. Tajuk surat biasanya ditulis kesemuanya dalam huruf besar dan tulisan tebal. 6 . g) Tajuk Surat atau Perkara SEBUT HARGA PERALATAN PROJEKTOR OVERHED JENAMA KLM/009 Tajuk surat berfungsi sebagai rujukan utama kandungan surat. Walau bagaimanapun. Panggilan hormat ‘Puan’ sama sekali tidak bolah digunakan. Contohnya : SEBUT HARGA PERALATAN PROJEKTOR OVERHED JENAMA KLM/009 h) Perenggan Permulaan Merujuk perkara di atas. panggilan atau sapaan kehormat yang boleh digunakan ialah ‘Tuan’ sahaja. f) Panggilan Hormat Tuan Sekiranya penerima surat berkenaan berdasarkan nama jawatan dan bukan nama penerima. kami berasa sukacita sekiranya pihak tuan dapat mengirimkan sebutharga peralatan jenama tersebut kepada kami dengan kadar yang segera. Selain itu. Ini kerana panggilan hormat ‘Tuan’ dianggap sebagai ganti nama penerima berdasarkan jawatan yang mereka sandang dan bukannya jantina mereka.

Jawatan dan / atau nama pengirim juga ditulis dengan huruf besar bagi memastikan bahawa terdapat penjawat atau pegawai yang boleh dirujuk sekiranya surat urusniaga berkenaan memerlukan maklum balas susulan. Perenggan ini biasanya diakhiri dengan ucapan terima kasih. dan data yang dikemukakan. Isi surat mengandungi segala fakta dan maklumat. l) Tandatangan Ahmad Bahagian ini merupakan ruang bagi pengirim untuk mengesahkan dan menandatangani surat yang ditulis selepas membuat perakuan penutup. pihak pengurusan syarikat kami sedang merancang untuk membeli sebanyak 10 unit peralatan tersebut sebelum Mac tahun ini. 7 . Tandatangan pengirim mestilah asli (bertulis tangan) dan bukannya menggunakan cap getah m) Pengesahan Jawatan dan / atau Nama Pengirim PENGURUS LATIHAN Bahagian ini berfungsi untuk memastikan dan menyokong bahawa orang yang menurunkan tandatangan dalam surat urusniaga berkenaan sememangnya boleh dipertanggungjawabkan. serta data yang penting bagi menyokong perenggan permulaan dan tajuk surat. maklumat. Perakuan pengirim biasanya ditulis dengan rangkai kata “Yang benar ” atau “Yang menjalankan tugas”. Isi surat ialah kandungan atau perkara pokok yang disampaikan kepada penerima.i) Isi Surat Untuk makluman tuan. Perenggan ini merupakan kesimpulan dan harapan pengirim kepada penerima mengenai kandungan surat. Pembelian peralatan berkenaan adalah untuk meningkatkan perkhidmatan latihan kami. k) Perakuan Penutup Yang benar Bahagian ini merupakan perakuan pengirim mengenai segala fakta. j) Perenggan Penghargaan Sekian dan kami ucapkan terima kasih atas kerjasama pihak tuan.

k. Penerima tambahan bagi salinan surat tersebut ditulis sama ada dengan menggunakan nama peribadi atau nama jawatan. Penulisan singkatan nama rujukan secara praktiknya hanya terdapat dalam surat yang menggunakan format blok penuh. Pengurus Besar MRSB (M) Sdn. i. atau data yang tercicir dalam penulisan kandungan atau isi utama surat. mrs/HH Berdasarkan format di atas. Bhd. ii. Bahagian ini juga berfungsi sebagai suatu kaedah untuk memasukkan fakta. 8 . Bahagian ini ditulis apabila terdapat beberapa salinan surat yang sama ingin disampaikan oleh pengirim kepada orang lain yang berkepentingan dengan surat berkenaan. o) Postscript (p. atau data yang perlu diberi perhatian oleh penerima. Contoh penulisan singkatan nama rujukan adalah seperti yang berikut : MRS/HH. p) Singkatan Nama Rujukan MRS/hh Bahagian ini berfungsi sebagai rujukan pengirim. Bahagian ini digunakan sebagai penekanan atau penegasan terhadap fakta. Bhd. semestar HH atau hh merupahan singkatan nama jurutaip. blok.n) Salinan Kepada (s. maklumat. MRS atau mrs merupakan singkatan nama pengirim. Ketua Penyelaras (Latihan) MRSB (M) Sdn.) s.k. Susunan nama penerima di bahagian ini mengikut abjad untuk nama peribadi atau keutamaan jawatan bagi nama jawatan. ………………………………. dan semiblok sahaja. MRS hh. Singkatan nama rujukan terdiri daripada huruf pertama nama pengirim dan disengkang dengan huruf pertama nama jurutaip. maklumat. mrs/hh. Format penulisannya agak bebas dan tidak terikat dengan peraturan bahawa huruf itu semestinya huruf kecil atau besar.) p/s : kami juga berharap agar pihak tuan dapat melampirkan sebut harga untuk peralatan projektor overhed jenama lain.s.

maka bahagianbahagian lampiran itu perlulah diasingkan dan ditulis dengan jelas. dan seterusnya. tandatangan dan indensi perenggan e) Blok penuh merupakan format yang termudah untuk ditulis. komponen sapaan kehormat dan perakuan pengirim langsung tidak dimasukkan . Contoh empat format surat perniagaan di atas adalah seperti berikut. Kesemua baris surat ditulis pada margin kiri. Format Blok dan format semiblok pula lebih seimbang kerana komponen tarikh. maklumat. Jika lampiran yang dikemukakan melebihi satu. Penulisan lampiran menggunakan angka boleh ditulis sebagai Lampiran 1.3 FORMAT SURAT PERNIAGAAN a) Dalam bahasa Melayu tidak terdapat format surat urusniaga yang dianggap paling sempurna. perakuan pengirim dan tandatangan diletakkan di sebelah kanan manakala dalam format dipermudah. c) Walau bagaimanapun perkara yang harus diberi keutamaan bukanlah format. Penggunaan angka dianggap lebih wajar berbanding dengan penggunaan abjad kerana penggunaan abjad adalah terhad. 9 . Hal demikian berlaku kerana latar belakang pendidikan mereka yang terlibat dengan penulisan surat perniagaan dalam bahasa Melayu sedikit sebanyak akan mempengaruhi format penulisan yang mereka gunakan. Ini berbeza daripada surat urusniaga yang ditulis dalam bahasa Inggeris kerana format surat urusniaga dalam bahasa Inggeris dikategorikan kepada dua sama ada berdasarkan format Amerika atau format British. b) Surat-surat perniagaan dalam bahasa Melayu lazimnya ditulis berdasarkan salah satu daripada 2 format di atas ataupun gabungan ke dua-dua format berkenaan. Lampiran 2. Pengasingan lampiran itu sebaiknya-baiknya ditulis dengan menggunakan angka.q) Lampiran Lampiran dikemukakan sekiranya terdapat fakta. Lampiran 3. 1. atau data tambahan yang dikemukakan. bentuk dan gaya persembahan sesuatu surat perniagaan dalam bahasa Melayu terbahagi kepada 4 format iaitu : (i) (ii) (iii) (iv) format blok penuh format blok format semiblok format dipermudah Ciri utama yang membezakan keempat-empat format tersebut ialah komponen dan reka letak surat-surat berkenaan. Komponen yang membezakan format surat-surat tersebut ialah tarikh. bentuk atau gaya surat berkenaan tetapi memastikan segala komponen surat perniagaan itu disusun berdasarkan format. iaitu daripada abjad A sehingga Z sahaja. bentuk dan gaya yang dapat difahami dan diterima oleh pembaca d) Umumnya format. perakuan pengirim.

sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju untuk memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat hawa dingin bagi bangunan ibu pejabat kami. Tuan.MRSB (MRS Reform (M) Sdn. sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat pendingin hawa bagi bangunan ibu pejabat kami. (perakuan penutup) t. Yang benar. 66.) #3-2-5. terima kasih. Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus dengan En. 53100 Kuala Lumpur Tel/ Fax : 03-4067822 ___________________________________________________________________________ 31 Mei 19 … (Tarikh) En. Jalan Utama 53000 KUALA LUMPUR Tuan. 66. Roland Ng. Bhd. Taman Perindustrian Melati. Bhd. 53100 Kuala Lumpur En. iaitu pegawai teknikal kami. Ruslan Alang (nama dan alamat penerima) Cool Air Sdn. Ruslan Alang Cool Air Sdn. Jalan Utama 53000 Kuala Lumpur. Bhd. Sekian.) #3-2-5. Pemasangan Alat Hawa dingin RXZs Merujuk perkara di atas. Yang benar t. Taman Perindustrian Melati. Sekian.t Pengurus Teknikal SC/rr 10 . iaitu pegawai teknikal kami dengan kadar yang segera. dengan kadar yang segera. Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus dengan E. terima kasih.t Suria Chandran (nama dan jawatan pengirim) Pengurus Teknikal /rr (singkatan nama rujukan) Rajah 2 Format blok penuh MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Bhd. (panggilan hormat) Pemasangan Alat Hawa Dingin RXZ Merujuk perkara di atas. Roland Ng.

terima kasih. Bhd. iaitu pegawai teknikal kami dengan kadar yang segera. Jalan Utama 53000 KUALA LUMPUR. Roland Ng. Bhd. t. sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju untuk memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat hawa dingin bagi bangunan ibu pejabat kami Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus dengan En. Jalan Utama 53000 KUALA LUMPUR Pemasangan Alat Hawa Dingin RXZ Merujuk perkara di atas. terima kasih. Tuan. 53100 Kuala Lumpur Tel / Fax : 03-4067288 ___________________________________________________________________________ 31 Mei 19… En.Rajah 3 Format blok MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Bhd. 53100 Kuala Lumpur Tel/ Fax : 03-4067822 Cool Air Sdn. Bhd. Sekian. iaitu pegawai teknikal kami dengan kadar yang segera. Taman Perindustrian Melati. Pemasangan Alat Hawa Dingin RXZ Merujuk perkara di atas.t Suria Chandran Pengurus Teknikal Rajah 5 Format dipermudah 11 . 66. Yang benar. t. sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju untuk memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat hawa dingin bagi bangunan ibu pejabat kami. 66. Taman Perindustrian Melati. Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus dengan En. Roland Ng.) #3-2-5. Ruslan Alang Cool Air Sdn.) #3-2-5.t Suria Chandran Pengurus Teknikal SC/rr Rajah 4 Format semiblok MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Sekian.

4 JENIS-JENIS SURAT PERNIAGAAN Surat – surat perniagaan boleh dikelaskan mengikut tujuan ia ditulis. a) b) c) d) e) f) g) h) bekalan barangan brosur atau katalog sebut harga atau senarai harga sampel barangan syarat-syarat pembayaran dan diskaun masa pengiriman cara pengangkutan insurans dan lain-lain Susunan suratnya adalah seperti berikut i) menyatakan bagaimana anda mengetahui produk / barangan atau perkhidmatan tersebut (melalui iklan.4.1. melawat pameran dan sebagainya) ii) meminta pembekal mengirimkan brosur atau risalah dan maklumat lain yang penting seperti cara pembayaran. caj penghantaran dan sebagainya.1 Surat Pertanyaan (Enquiry Letter) Kelas / Jenis surat Surat Pertanyaan Jawapan kepada Pertanyaan Surat atau Borang Pesanan Surat Penerimaan Pesanan Surat Aduan Surat Pembetulan Surat pungutan Ia ditulis apabila seseorang peniaga memerlukan maklumat mengenai sesuatu barangan atau perkhidmatan. Antara maklumat yang dikehendaki dalam Surat Pertanyaan Pertama ialah seperti bertanyakan. Tujuan Meminta maklumat Memberi maklumat Membuat pesanan Menerima Pesanan Membuat Aduan atau Rungutan Menjawab Aduan atau Rungutan Meminta Bayaran Hutang 1. iii) menyatakan sekali mengapa anda berminat dengan produk tersebut iv) mengharapkan jawapan segera daripada pembekal 12 . Surat pertanyaan yang dibuat oleh peniaga kepada pembekal yang belum pernah berurusan dengannya dipanggil Surat Pertanyaan Pertama (First Enquiry Letter).

i) Mulakan surat dengan merujuk surat pertanyaan yang anda terima. iii) Lampirkan brosur / katalog dan sebagainya seperti yang dipohon. lantai jenis itu sungguh sesuai untuk lantai rumah saya tetapi saya tidak dapat berjumpa dengan sesiapa pun yang tahu tentang lantai tersebut. v) Nyatakan kesediaan anda untuk menghantarkan produk / perkhidmatan jika pelanggan mahu meminta pesanan. iv) Hulurkan kesediaan anda untuk menjawab atau menjelaskan pertanyaan selanjutnya.Surat Pertanyaan 18hb. 13 .2 Jawapan Kepada Pertanyaan (Reply to Enquiries) Oleh sebab surat ini dihantar sebagai membalas surat pertanyaan. Semasa lawatan saya baru-baru ini ke Pameran Rumah Impian. bolehkah tuan perkenalkan seorang daripadanya ? Saya amat menghargai jawapan tuan itu. saya telah melihat contoh jubin lantai yang diperbuat daripada plastik. Saya percaya.4. Yang benar 1. 19… Tuan. ii) Berikan maklumat yan diminta dengan menggunakan jadual untuk memudahkan rujukan. dari itu ia haruslah menjawab permintaan bakal pelanggan anda.Ogos. Saya harap tuan dapat memberikan saya penerangan yang berikut : i) Apakah persediaan khas yang diperlukan untuk bahagian bawah lantai itu ? ii) Jubin tersebut boleh didapati dalam berapa warna dan lakaran ? iii) Adakah jubin tersebut dipengaruhi oleh keadaan lembab ? iv) Perlukah seorang pakar untuk meletakkan jubin –jubin tersebut dan jika ya.

Syarikat Lim & Chong yang beralamat di nombor 22 Jalan Pahang adalah sebuah syarikat yang boleh dipercayai untuk melakukan segala kerja kami di daerah tuan.Jawapan Kepada Pertanyaan 20hb. 19… Tuan. penerangan tentang produk tersebut seperti jenama. Ogos. Jubin lantai plastik kami tahan lasak dan jika jubin-jubin tersebut dipasang dengan mahir. saiz juga harga setiap satu. Saya telah mengarahkan Encik Lim supaya menghubungi tuan dan memeriksa lantai di rumah tuan itu. Penerangan yang jelas mengenai barangan yang dipesan akan membolehkan pembekal menghantar barangan tersebut dengan segera. Terima kasih diucapkan atas pertanyaan tuan bertarikh 18hb.4. Jika anda telah biasa memesan produk tersebut atau pembekal ialah rakan niaga anda yang biasa. Bersama-sama ini kami sertakan satu naskhah brosur yang menunjukkan rekabentuk jubin tersebut yang boleh didapati dalam pelbagai warna.3 Surat Pesanan (Order Letter) Surat pesanan ditulis untuk peniaga membuat pesanan atau sebagai mengiringi borang pesanan yang dikirimnya kepada pembekal. Beliau akan menasihati tuan tentang persediaan yang perlu dan melihat kalau-kalau keadaan lembab boleh menimbulkan masalah. Surat ini harus menyatakan dengan jelas kuantiti barangan yang hendak dipesan. 1. Ogos mengenai jubin lantai plastik keluaran syarikat kami. Sungguhpun pesanan boleh dibuat melalui telefon tetapi surat pesanan dihantar sebagai susulan dan sebagai rekod bertulis bagi sesuatu urusniaga. Yang benar. model. 14 . anda bolehlah melampirkan bayaran untuk barangan yang dipesan ataupun membayarnya secara BWT. warna. saya yakin ia akan memberikan tuan kepuasan yang tiada terhingga.

4. Kami dapati syarat-syarat tuan sungguh memuaskan dan bersama-sama ini disertakan pesanan untuk pinggan mangkuk Arcopal (biru) seperti yang tersebut di bawah : 50 biji mangkuk 6” @ RM 6. Kami ucapkan terima kasih di atas surat tuan bertarikh 5hb. Yang benar. Yang benar. Pesanan dengan menggunakan Borang Pesanan 7hb. Kami dimaklumkan bahawa tuan akan dapat membekalkan barang-barang ini dari stok tuan dan kami menunggu barang-barang tersebut dalam masa beberapa hari yang akan datang.sama ini dilampirkan Pesanan kami No. Jadi. Kami ingin menyatakan penghargaan kami setelah menerima surat tuan bertarikh 21hb. Semua barang-barang berkenaan sangat dikehendaki oleh pelanggan.00 setiap set. 237 untuk empat barangan tersebut. 19… Tuan. Julai dan bersama . 19… Tuan. April untuk memmbekalkan pinggan-pinggan mangkuk. Julai.Pesanan Berdasarkan Sebutharga 23hb. April.4 Surat Penerimaan Pesanan (Acceptance of Orders) 15 .00 setiap satu 50 set mangkuk Caserol @ RM 60. kami harap tuan dapat menghantarnya seberapa segera.00 setiap satu 50 biji pinggan makan 9” @ RM 8. 1.

rosak. i) Ia harus memberi keterangan mengenai aduan yang dibuat dengan menyertakan sekali fakta-fakta ketika membuat aduan tersebut. Oleh sebab tuan mungkin tidak sedar akan berbagai-bagai barangan lain yang kami keluarkan.Ia mestilah dihantar dengan segera sebaik. Kami berjanji akan menghantar kain tersebut mengikut harga yang tercatat dalam surat tuan dan kini kami sedang membuat persediaan menghantarnya dengan keretapi pada minggu hadapan. Kelewatan membalasnya mungkin akan menyebabkan salah faham antara anda denagn pelanggan atau mungkin juga anda akan kehilangan peluang perniagaan. Yang benar.4. saiz atau terkurang kuantitinya. Surat ini haruslah mengandungi i) ucapan terima kasih kerana pesanan yang dibuat ii) menyatakan bagaimana dan bilakah pesanan itu akan dihantar kepada pelanggan iii) mengakhiri surat anda dengan harapan bahawa hubungan perniagaan ini akan berterusan dengan pesanan–pesanan yang akan datang. iii) Anda akan mendapat jawapan yang memuaskan jika aduan itu jelas. 19… Kami ingin menyatakan kegembiraan kami setelah menerima pesanan tuan bertarikh 18hb. Apabila tuan mendapat barang-barang itu. kami sertakan satu naskhah katalog kami. Perkara-perkara berikut perlu diingat apabila menulis surat aduan atau rungutan . 16 . tidak emosional dan tidak menggunakan kata-kata kesat. tersalah warna.5 Surat Aduan (Letter of Complaint) Surat aduan ditulis kerana rasa tidak puas hati dan kekesalan berhubung dengan barangan yang dihantar.baik sahaja pesanan diterima. Akuan Penerimaan Pesanan 20hb. Barangan yang dikirimkan mungkin tersalah jenama. 1. Julai untuk kain cetak kapas dan mengalu-alukan tuan sebagai salah seorang pelanggan kami. kami yakin tuan akan berasa sungguh berpuas hati dengan harga yang ditawarkan dan nilai barang-barang yang dipesan. Kami harap pesanan tuan yang pertama ini akan meningkatkan perniagaan antara kedua-dua belah pihak seterusnya menandakan permulaan hubungan niaga yang lebih mesra. Julai. ii) Aduan perlulah ditulis sebaik sahaja kerosakan / kesilapan itu dikesan.

6 Surat Pembetulan (Letter of Adjustment) Surat ini merupakan jawapan kepada aduan/rungutan pelanggan. Kami tidak dapat menerima buku-buku ini kerana kami sudah mempunyai stok yang lengkap. Pada 12hb. Nasir dengan harga cetak RM 12.Isi surat haruslah mengandungi i) maklumat lengkap mengenai barang-barang yang dibeli.00 tiap-tiap satu dan potongan perniagaan sebanyak 33% Setelah membuka bungkusan yang diterima hari ini. Ada tiga cara anda melayan aduan mereka i) menerima aduan itu ii) menolak aduan iii) mencadangkan penyelesaian terhadap aduan tersebut. Perkara-perkara berikut perlu diberi perhatian apabila anda menerima aduan.4. Kini kami pulangkan buku-buku itu dengan segera kerana beberapa orang pelanggan kami sedang menunggu buku-buku tersebut. kami dapati bungkusan itu mengandungi dua belas buah buku Sejarah Muzik daripada penulis yang sama. iii) mencadangkan apakah langkah-langkah yang boleh diambil oleh pembekal bagi membaiki kesilapan tersebut. Sila kreditkan akaun kami dengan harga invois yang dipulangkan termasuk belanja pos sebanyak RM 4. ii) menyebut dengan jelas kesilapan yang terjadi dan kesulitan akibat kesilapan itu. Surat Aduan / Rungutan 18hb. kami telah memesan dua belas buah buku Latar Belakang Muzik oleh M.. 19. Ogos. 17 . 1.00 Yang benar. Ogos. Tuan. Ia hendaklah direka dengan cermat supaya pelanggan-pelanggan anda berasa bahawa aduan / rungutan mereka difahami dan diberi perhatian berat.

Isi surat aduan lazimnya mengandungi i) mengucapkan terima kasih kepada mereka kerana telah mengemukakan aduan tersebut serta meyatakan kekesalan syarikat di atas kesulitan yang dihadapi ii) menyatakan cara bagaimana kesilapan itu akan diperbaiki dan ini terpulanglah kepada jenis aduan itu iii) menerangkan sebab kesilapan terjadi iv) mengakhiri surat dengan meyakinkan pelanggan-pelanggan anda akan perkhidmatan yang lebih baik dan v) memastikan bahawa kesilapan tidak akan berulang lagi Surat Pembetulan (Adjustment) Jawapan 20hb. dan bersama-sama ini disertakan nota kredit kami. kami segera menjawab serta menyatakan perasaan kesal kami kerana kesalahan yang berlaku dalam menguruskan pesanan tuan. ii) jika aduan itu tidak dapat diselesaikan dengan segera. Ia berlaku kerana kami kekurangan kakitangan pada masa yang sibuk ini.i) mengaku bahawa aduan itu telah diterima dan menyatakan rasa kesal syarikat akan aduan tersebut. beritahu perkara ini kepada pelanggan-pelanggan anda. Kami akan kreditkan akaun tuan dengan harga invois buku-buku yang dipulangkan serta belanja pos.4. Tuan akan menerima bungkusan itu esok.7 Surat Pungutan (Letter of Collection) 18 . 19… Tuan. iv) jangan salahkan pekerja anda sebaliknya syarikat mestilah menanggung atau menerima tanggungjawab itu. Kami meminta maaf kerana kesusahan itu. Ogos. Setelah menerima surat tuan bertarikh 18hb. Nasir itu mempunyai jilid yang sama. kami telah menghantar dua belas buah buku dengan tajuk yang betul dengan bungkusan pos. Kesalahan itu terletak pada pihak kami sendiri. Kedua-dua buku tulisan M. Sebaik sahaja kami menerima surat tuan. iii) selalulah beranggapan bahawa pelanggan-pelanggan anda adalah betul. Yang benar. Ogos. 1.

Kebanyakan syarikat / firma mempunyai 3 set tetap surat peringatan bayaran. Surat jenis ini biasanya sensitif oleh itu ia harus ditulis dengan berhati-hati supaya bunyinya sopan tetapi tegas (polite. Januari. 18hb. Januari kami telah menghantar penyata bulan Disember. Januari Kami sertakan satu salinan penyata tersebut dan ingin mengingatkan tuan bahawa kami telah mencatatkan harga-harga yang begitu rendah atas persetujuan bayaran awal dari pihak tuan. 19… Pada 18hb. Februari. 19… yang menunjukkan baki sebanyak RM 96. Tuan. 19… Kami amat dukacita kerana terpaksa mengingatkan tuan bahawa kami masih belum menerima baki bayaran sejumlah RM 96. Yang benar. Lazimnya permintaan untuk menjelaskan bayaran dibuat sebanyak tiga kali.12 untuk penyata bulan Disember yang dihantar kepada tuan pada 2hb. Februari kami telah mengingatkan tuan bahawa pada 2hb.Kami harap tuan dapat menghantarkan cek tuan kepada kami dalam masa beberapa hari lagi.12 yang masih belum berbayar dan seharusnya dibayar menjelang 31hb. Tuan. 19 . 2hb. Mac.Tujuan surat pungutan ialah untuk meminta bayaran. Mungkin tuan terlupa tentang bayaran tersebut. Set I biasanya ringkas dan dilampirkan sekali salinan invois atau penyata akaun. Set II - mengingatkan pelanggan tentang bayaran yang masih tertunggak dan meminta bayaran itu dijelaskan dalam tempoh atau masa yang ditetapkan. tactful & firm). Oleh sebab penjelasan akaun ini sudah lambat sebulan kami terpaksa meminta tuan menghantar bayaran dalam masa dua atau tiga hari atau memberi sebab-sebab mengenai bayaran lambat. Yang benar.

7. 8. 28hb. Julai. We are interested in … We have an inquiry for (large quantities) of … We are considering buying/installing … We required for immediate delivery … We understand (from…) that you are producing (for export to…) that you can supply … PERTANYAAN 20 . 4. apa yang anda perlu perhatikan ialah teks bahasa Inggeris dan kemudian menterjemahkannya ke bahasa Melayu dengan gramatis.1 INQUIRIES 1. tetapi sekiranya bayaran tidak dijelaskan menjelang 7hb. 12 yang masih berbaki. Versi Bahasa Inggeris dan terjemahannya ke bahasa Melayu akan dapat membantu anda terutamanya golongan profesional dan pengurus yang perlu menulis surat-surat perniagaan profesional dalam kedua-dua bahasa.19… Tuan. kami terpaksa menyerahkan perkara ini ke pihak yang tertentu. Yang benar. 5. Ogos.5 MENULIS SURAT PERNIAGAAN DALAM BAHASA MELAYU Di bawah ini diturunkan contoh-contoh ungkapan yang lazim digunakan dalam surat-surat perniagaan.5. 1. 3. Kami tidak ingin bersifat tidak adil. 6251 Kami masih belum menerima jawapan kepada dua permintaan kami bertarikh 18hb Februari dan 2 Mac untuk jumlah RM 96. 1.Set III - biasanya merupakan peringatan terakhir iaitu pelanggan mesti melunaskan hutangnya atau perkara itu dilanjutkan kepada peguam untuk diambil tindakan. Jika anda ingin berutus surat untuk tujuan profesional dan perniagaan dalam bahasa Melayu. Dengan amat dukacita kami nyatakan bahawa kami terpaksa meminta bayaran segera. 6. sungguhpun kami berharap kami tidak perlu berbuat demikian. 2. Your firm has been recommended to us by … We have seen your advertisement in … We have seen your stand at the … fair/Exhibition. Akuan No.

3. 2. 4. 21 . Firma tuan telah dicadangkan kepada kami oleh … Kami telah membaca iklan tuan pada … Kami telah melihat gerai tuan di Pesta/Pameran … Kami tertarik kepada … Kami ingin mendapatkan keterangan mengenai … (dalam jumlah yang besar). 1. Dengan sukacita kami lampirkan pesanan kami No. 5. 7. 7. Owing to the long distance. Kami telah mempertimbangkan untuk membeli/memasang … Kami memerlukan … dengan serahan segera.5. 8. 3. 2. Please send as soon as possible by passenger train. 5.1. by the next boat leaving … We shall be glad if you would see to it that the enclosed packing instructions are carefully followed. … As the goods are urgently required. Please forward the consignment by air. 4. Please arrange for delivery by goods train. 6. PESANAN (Penghantaran) 6.2 1. we shall be grateful for immediate delivery/delivered by … We must insist on delivery within the time stated and reserve the right to reject the goods should they be delivered later. Kami mengucapkan terima kasih di atas surat tuan bertarikh…/sebut harga/senarai harga tuan dan kami meminta agar tuan mengirimkan… kepada kami dengan segera. 1. … 2. Kami difahamkan (dari…) bahawa tuan ada mengeluarkan (untuk dieksport ke…)/bahawa tuan boleh membekalkan … ORDERS (delivery) We thank you for your letter of…/quotation/price-list and would ask you to send us immediately We have pleased in enclosing our order No. will you please take care that only the best cases/casks/sacks are used.

3 1. 8. We are expecting your forwarding instruction. kami amat berterima kasih sekiranya tuan dapat mengirimkannya dengan segera/mengirimkannya selewat-lewatnya pada … Kami sangat berharap agar pengiriman itu dapat dilakukan dalam waktu seperti yang disebutkan dan kami berhak menolak barang-barang tersebut sekiranya pengiriman itu tidak dilakukan tepat pada waktunya. 2. Oleh sebab jaraknya sangat jauh. 7. … dated … for… We thank you for your letter of … and for the order which you enclosed with it. Thank you for your Order No. We thank you for your Order No. dan untuk itu kami sertakan pengesahan rasmi kami. Your instructions have been carefully noted and we hope to have the goods ready for dispatch on… The execution of your order will require at least … weeks / months Delivery will be made on …/next…/by…/as soon as possible. 1. Sila hantarkan barangan tersebut dengan kapal terbang. 22 . 4. 3. Terima kasih atas pesanan tuan No. 6. PENGESAHAN DAN PELAKSANAAN PESANAN (Surat tanda penerimaan) 1. 5. ….5. Sila aturkan penyerahan dengan keretapi barang Sila hantarkan secepat mungkin dengan keretapi penumpang dengan bot berikutnya yang akan bertolak pada … Kami amat berbesar hati sekiranya tuan dapat memeriksanya dengan berhatihati mengikut arahan–arahan pembungkusan yang dilampirkan ini. …. The goods were forward today by air will be sent tomorrow by goods train will be sent on the … by passenger train. kami berharap hanya peti/tong/karung yang terbaik sahaja digunakan CONFIRMATION AND EXECUTION OF ORDERS (Acknowledgement) 4. 5. 7.3. for which we enclose our official confirmation. With reference to your order we are glad to tell you that the goods are now ready for dispatch. 6. Oleh sebab barang-barang itu amat diperlukan.

but found that they were … … were missing/were under (over) the prescribed weight. 4. Terima kasih atas surat tuan bertarikh … dan pesanan yang tuan sertakan. 5.2. akan dikirimkan pada … dengan keretapi penumpang. 4. COMPLAINTS (Reference) We have today received the boxes/sacks/crates/parcels referred to in your advice note of the … With reference to your consignment of …. 6. We are sorry to have to have to tell you that the goods arrived in a bad conditin. 6. kami memerlukan masa sekurang-kurang … minggu/bulan. Manay sacks were torn and part of the contents were missing.4 1. 7. Terima kasih atas pesana tuan No…. we regret that … Nature of the complaint 1. Many (most) were cracked (damaged) 3. 3. are not suitable for this market. are not according to the samples/in accordance with the conditions of the order. dan untuk itu kami sertakan pengesahan rasmi kami. were damaged in transport. 23 . Barang-barang itu dihantarkan pada hari ini dengan pengangkutan udara. Arahan tuan telah diberikan perhatian yang sewajarnya dan kami berharap dapat mengusahakan barang-barang tersebut agar siap untuk dikirimkan pada … Untuk melaksanakan pesanan tuan. 5. akan dikirimkan esok dengan keretapi barang.5. Kiriman itu akan dibuat pada…/… depan/ selewat-lewatnyanya …/secepat mungkin. 2. To our surprise we found that one case (the cases) contained … instead of … the contents do not agree with the delivery note. 2. We stipulated that they should be …. 1. Several boxes were broken and the contents damaged.

We are prepared to retain the goods. We must ask you to replace the damaged goods to credit us with the value of the damaged (returned) goods. Beberapa kotak telah pecah dan isinya rosak. Action to be taken 1. 4. 3. Kami meminta maaf kerana terpaksa memaklumkan kepada tuan bahawa barang-barang itu telah sampai kepada kami dalam keadaan yang kurang baik. kami berasa kesal kerana … Bentuk-bentuk aduan 1. telah rosak dalam perjalanan. 5. ADUAN (Rujukan) 1. tidak sesuai untuk pasaran di sini. Banyak yang (kebanyakan) telah pecah (rosak). Kami menentukan bahawa barang itu harus …. Banyak karung telah koyak dan sebahagian isinya telah hilang. 7. The good were so badly packed that large part has been unfit damaged to such an extent for sale. Kami sangat terkejut apabila mendapati satu peti (peti-peti) berisi … dan bukan … isinya tidak sesuai dengan Nota Serahan. 2. 2. 6.7. 4. 2. Kami telah menerima kotak/karung/peti kayu/bungkusan seperti yang tersebut dalam Nota Makluman bertarikh … Berkenaan dengan kiriman tuan bertarikh …. 3. but only at a substantially reduce price. Barang-barang itu telah dibungkus dengan buruk sehingga sebahagian besar telah rosak dan sudah tidak boleh lagi dijual. tetapi kami dapati bahawa … … telah hilang/kurang daripada (lebih daripada) berat yang ditentukan. We shall have to place the goods at your disposal and are awaiting your instructions. 24 . We regret that we shall have to return the whole/part of the consignment. tidak seperti dalam contoh/tidak seperti dalam syarat-syarat pesanan.

Some mistake must have been made in the assembly/packing The consignment must have met with very careless handling at the hands of the crew/dockers.5 Apology 1. 6. Kami bersedia menerima barang-barang itu. 2. 4. We are extremely sorry for the inconvenience cause to you. 25 . 5. tetapi hanya dengan harga yang telah dikurangkan. We are quite unable to account for this unfortunate mistake/the damage to the goods. Explanation 1. Kami telah menunjukkan kerosakan tersebut kepada ejen/syarikat kapal/syarikat penerbangan dan telah menerangkan keadaan yang sebenarnya.5. APOLOGIES. Under the circumstances we have to cancel the rest of our order/the order contained in our letter of … We have pointed out the damaged to forwarding agents/the shipping company/the airline and had it certified. Kami terpaksa meminta kepada tuan untuk menggantikan barang-barang yang rosak itu. We offer our sincere apologies for the most unfortunate error in the execution of your order. 3. 6. Dengan rasa kesal kami terpaksa mengembalikan seluruh/sebahagian daripada kiriman itu. mengkreditkan akaun kami mengikut nilai barang yang rosak (dikembalikan). Dalam keadaan seperti ini kami terpaksa membatalkan baki pesanan. EXPLANATIONS. 2.5. 3. ADJUSTMENT 1. Terserahlah kepada tuan apa yang hendak dilakukan dan kami menunggu arahan tuan. 4. We very much regret/We are extremely sorry that you are not satisfied with our consignment/ our consignment has been damaged in transit/you are having trouble with … 2. Tindakan yang diambil 1.

Adjustment 1. 4. 4. We should be glad if you would hold the goods at our disposal until further notice. We would point out that such slight deviations are quite normal. Kami ingin menjelaskan bahawa perbezaan yang sedikit itu adalah sesuatu yang biasa. 2. of cause. PENJELASAN DAN PEMBETULAN Memohon Maaf 1. 4. Pasti terdapat kesilapan dalam pemasangan/pembungkusan/pengiriman dalam pesanan tuan. We are sending off today/shall send off tomorrow replacements of the rejected/damaged/faulty/missing articles. Kami telah memulakan siasatan untuk mendapatkan punca kerosakan itu/telah membicarakan masalah itu dengan ejen penghantaran dan akan menghubungi tuan sekali lagi. Kiriman itu sudah tentu telah dilakukan dengan cuai oleh anak-anak kapal/pekerja-pekerja pelabuhan. Dengan tulus ikhlas kami memohon maaf di atas kesilapan yang amat dikesali dalam melaksanakan pesanan tuan itu.3. PERMINTAAN MAAF. Kami berbesar hati sekali sekiranya tuan dapat menyerahkan barang-barang itu kepada kami sehingga pemberitahuan selanjutnya. Kami amat memohon maaf kerana telah menimbulkan kesusahan kepada tuan. 5. Penjelasan 1. 2. 3. sebaik sahaja kami mendapat penjelasan daripada mereka. 2. 3. Kami amat berasa kesal/kami meminta banyak maaf sekiranya tuan tidak berpuas hati dengan kiriman kami/kiriman kami telah rosak dalam perjalanan/tuan mendapat kesulitan dengan … Kami tidak dapat menerangkan kesalahan yang amat dikesali ini/kerosakan terhadap barang-barang itu. bear all the expenses which this mistake has caused. We shall. We have started inquiries to discover the cause of the trouble/taken the matter up with with the forwarding agents and shall write to you again as soon as possible. 5. 26 .

OVERDUE ACCOUNTS First application 1. 3. We trust that you will give this matter your immediate attention. Will you kindly let us have your remittance in settlement of our Invoice No. 5. 1. 6. 5. 4. . 6.6 Tentu saja kami akan menanggung semua perbelanjaan kerosakan yang bersebab daripada kesilapan kami itu. Yakinlah bahawa kami akan melakukan sedaya upaya kami bagi mengelakkan kesilapan seperti itu daripada berulang.3. Second application 1. We wish to remind you that our Invoice No. No doubt it is through an oversight on your part that our draft on you for the payment of… our Invoice No. Kami mengerti bahawa tuan telah menerima barang itu dengan bantahan. 2. May we draw your attention to the enclosed statement of your account with us. We wish to assure you that we shall do all we can to prevent the recurrence of such an error Pembetulan 1. 4. kami telah pun membatalkan baki pesanan tuan itu. kami sedia membuat potongan harga istimewa sebanyak …% Seperti yang tuan minta. If you are prepared to keep the goods. the fact that its settlement is overdue has escaped your notice and we shall be glad to receive your remittance at your earliest convenience. Jika tuan bersedia untuk menerima barang-barang itu. 2. … May we draw your attention to our statement … for the amount of … our Invoice No…. of … We enclose a copy. our draft against our Invoice No. Pada hari ini kami kirimkan/ kami akan mengirimkan pada hari esok barangbarang yang ditolak/rosak/cacat/hilang itu. …dated … is still unpaid. We assume that you accepted the goods under protest. 3. we are prepared to make a special allowance of …% As requested we have cancelled the balance of your order.5. We feel that. … of has not yet been accepted. … has not been accepted yet 27 2.

Third application 1. Izinkan kami menarik perhatian tuan terhadap penyata akuan tuan dengan kami seperti yang dilampirkan. We are surprised to learn that you have not honoured the bill due on the … We have instructed our bankers to present it once more. … bertarikh … Kami lampirkan satu salinan. dan kami berharap supaya tuan dapat mengambil tindakan yang sewajarnya terhadap masalah ini. … now… months overdue. dan kami berbesar hati sekiranya dapat menerima pembayaran tuan secepat mungkin. We are very sorry not to have received a reply to our letter of … calling your attention to fact that our invoice of the … is still unpaid. 28 . Kami ingin mengingatkan tuan bahawa Invois No. Tuntutan kedua 1.and would ask you to give the matter your immediate attention. AKAUN LEWAT Tuntutan Pertama 1. 2. … Kami memohon perhatian tuan terhadap penyata kami bertarikh … berjumlah … Invois kami No. In these circumstances we are reluctantly compelled to say that. unless we receive your remittance in full settlement of the outstanding amount of … by…. We must request payment of the amount due without further delay. we shall have to take proceedings without further notice. … masih belum diterima. 2. … bertarikh … masih belum dijelaskan. 3. 2. Pasti ada kekeliruan di pihak tuan sehingga surat kami kepada tuan untuk pembayaran Invois No. Final application We much regret to note that we have not received any response to our repeated requests for the outstanding amount of our Invoice No. surat kami terhadap Invois No. Kami memohon sudilah kiranya tuan mengirimi kami wang untuk bayaran Invois No. Kami yakin bahawa hal ini telah luput dari perhatian tuan kerana batas waktu penyelesaiannya telah lewat. Kami percaya bahawa tuan akan segera memberikan tindakan yang sewajarnya terhadap masalah ini. althought it is … months overdue. … bertarikh … masih belum diterima.

Tuntutan ketiga 1. 2. Kami terpaksa meminta pembayaran jumlah tersebut tanpa sebarang penangguhan lagi. Kami terkejut apabila mendapati bahawa tuan masih belum menjelaskan penyata yang sepatutnya sudah dilunaskan pada … Kami telah mengarahkan bank kami untuk mengajukannya sekali lagi. Kami meminta maaf kerana sehingga kini kami masih belum menerima sebarang jawapan terhadap surat kami bertarikh … yang mengingatkan tuan mengenai invois kami bertarikh …yang masih belum dijelaskan walaupun telah terlewat selama … bulan. yang sekarang sudahpun terlewat selama … bulan. 29 . maka dengan itu kami akan mengambil tindakan mahkamah tanpa pemberitahuan lanjut lagi. Tuntutan terakhir Dengan rasa amat kesal kami maklumkan bahawa kami masih belum menerima sebarang jawapan atas permintaan kami yang berulang-ulang kali untuk pembayaran Invois No… yang masih belum diselesaikan. Dalam keadaan begini kami terpaksa menyatakan bahawa sekiranya kami tidak menerima pembayaran tuan untuk menyelesaikan keseluruhan jumlah tersebut… selewatnya-lewatnya pada….

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful