UNIT 4 KANDUNGAN Ringkasan / Ikhtisas Objektif Pemelajran 1.1 1.2 1.

3 Pengenalan Komponen surat– surat perniagaan Format Surat Format Blok Penuh Format Blok Format Semiblok Format Di permudah 1.4 Jenis-jenis surat Perniagaan 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.4.5 1.4.6 1.4.7 1.5 Surat Pertanyaan Jawapan kepada Pertanyaan Surat Pesanan Surat Penerimaan Pesanan Surat Aduan Surat Pembetulan Surat Pungutan HALAMAN 2 2 2 3 9 10 10 11 11 12 12 14 14 16 17 18 19 20 20 21 22 23 25 27 1

Menulis surat perniagaan dalam bahasa Melayu 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.5.5 1.5.6 Pertanyaan (Inquiries) Pesanan (Order) Pengesahan Pesanan (Confirmation of Order) Aduan (Complaint) Pembetulan (Adjustment) Akaun Lewat (Overdue)

UNIT 4 SURAT – SURAT PERNIAGAAN Ikhtisar Bab ini akan membincangkan penulisan surat-surat urusniaga dalam bahasa Melayu. Para pelajar akan diajar format surat-surat tersebut, komponen yang harus ada dalam surat-surat perniagaan dan model surat yang praktik. Tumpuan khas akan diberi kepada 7 jenis surat perniagaan serta pilihan ungkapan dan susunan kata yang berguna untuk menyusun berbagai-bagai surat perniagaan. Versi ungkapan dalam bahasa Inggeris dan terjemahan ke bahasa Melayu di sediakan untuk membantu kerjaya anda sehari-hari. Objektif Pemelajaran Pada akhir bab ini pelajar-pelajar dijangka : 1) 2) Boleh menulis surat-surat perniagaan dalam bahasa Melayu dengan format yang betul berupaya membalas surat-surat tersebut dengan jelas dan tepat 3) mampu menyusun sepucuk surat yang lengkap dengan memberi perhatian kepada maksud dan kehendak surat. 4) boleh menguasai ungkapan-ungkapan dan susunan kata yang tepat untuk urusniaga dalam bahasa Melayu. 1.1 PENGENALAN Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang paling biasa digunakan oleh sesebuah organisasi sama ada dalam sektor awam ataupun swasta untuk berhubung dengan pelanggan-pelanggan malahan perhubungan perniagaan melalui surat menjadi unsur terpenting yang masih diutamakan oleh setiap ahli perniagaan. Umumnya ada tiga sebab utama mengapa surat menyurat dalam perniagaan di perlukan : a) b) Surat-surat perniagaan merupakan alat perhubungan urusniaga yang berkekalan dan boleh direkodkan. Ia akan menjadi bukti penting di dalam mahkamah, terutamanya menerusi kontrak atau perjanjian yang dibuat oleh dua pihak dalam.perniagaan Surat menyurat adalah lebih formal dan sistematik kerana ia berfungsi sebagai dokumentasi yang tercatat secara bertulis dan bukannya persetujuan lisan yang boleh di ubah-ubah.

c)

2

k. Yang benar. Sekian dan kami ucapkan terima kasih atas kerjasama pihak tuan. atau SEBUT HARGA PERALATAN PROJEKTOR OVERHED JENAMA KLM/009 Merujuk perkara di atas. Jalan Raja 50100 Kuala Lumpur (u/p : Encik Ahmad bin Ali) Tuan. Mrs/hh 3 . Taman Perindustrian Melati.) P/s : kami juga berharap agar pihak tuan dapat melampirkan sebut harga bagi peralatan projektor overhed jenama lain. Bhd. Kami : xyz/678/96 Tarikh : 31 Januari 19 … Kepada Pengurus Jualan Linetrade (M) Sdn.) # 3-2-5. Bhd. kami berasa sukacita sekiranya pihak tuan dapat mengirimkan sebut harga peralatan jenama tersebut kepada kami dengan kadar yang segera. Pembelian peralatan berkenaan adalah untuk meningkatkan perkhidmatan latihan kami.k. Untuk makluman tuan.1. Ahmad PENGURUS LATIHAN s. Bhd. Bhd. 50. 53100 Kuala Lumpur Tel/Faks : 03-4067822 _____________________________________________________________ Ruj. MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Ketua Penyelaras (Latihan) MRSB Sdn. Blok B. i ii o) Bahagian postscripts (p/s) Singkatan nama rujukan Pengurus Besar MRSB (M) Sdn. pihak pengurusan syarikat kami sedang merancang untuk membeli sebanyak 10 unit peralatan tersebut sebelum Mac tahun ini.2 KOMPONEN SURAT PERNIAGAAN Perbincangan mengenai komponen yang terdapat dalam surat urusniaga berdasarkan contoh surat dalam Rajah 1. Kepala surat Nombor rujukan Tarikh d) Nama dan alamat penerima e) f) Bahagian (u/p : ) Panggilan hormat g) Tajuk surat perkara h) Perenggan permulaan i) Isi surat j) Perenggan penghargaan k) Perakuan penutup l) Tandatangan m) Pengesahan jawatan dan / atau nama pengirim n) Bahagian salinan kepada (s. Tuan : abc/123/96 Ruj.

53100 Kuala Lumpur.Rajah 1 Komponen yang terdapat dalam surat urusniaga Surat perniagaan lazimnya akan mengandungi komponen yang berikut : a) Kepala Surat MRSB (MRS Reform (M) Sdn.12. Tarikh yang mengandungi hari. bulan dan tahun mestilah ditulis dengan lengkap dan dinyatakan dengan jelas seperti 31 Disember 2000 dan bukannya 31/12/2000 atau 31. Tujuan kepala surat ialah mewujudkan format pengenalan surat yang sistematik bagi memudahkan penerima membuat rujukan segera dan mengenal pasti organisasi pengirim. Kami : ) Nombor rujukan penerima (Ruj. Tel/Faxs : 03-4067822 Kandungan kepada surat ialah : a) b) c) d) e) Logo organisasi atau syarikat Nama organisasi atau syarikat Alamat organisasi atau syarikat Nombor telefon Nombor telefaks Kebiasaannya terdapat dua atau lebih garis pemisah antara kepala surat dengan komponen yang lain. Tuan : ) Tujuan utama bahagian nombor rujukan ditulis adalah untuk memudahkan rujukan dan pengurusan sistem fail yang melibatkan surat urusniaga yang ditulis. Tuan : abc/123/96 Ruj. b) Nombor Rujukan Ruj. Kami : xyz/678/96 Kandungan nombor rujukan ialah : a) b) Nombor rujukan pengirim (Ruj.) # 3-2-5.2000 4 . C) Tarikh Tarikh : 31 Januari 19 … Tarikh ditulis untuk memudahkan penerima mengetahui tarikh kiriman surat berkenaan. Ia juga berfungsi sebagai rujukan selain daripada nombor rujukan yang sedia ada. Bhd. Tarikh yang tertera pada surat perniagaan bukanlah tarikh surat itu ditulis tetapi tarikh surat ini dikirim dan ditandatangani oleh penulis. Taman Perindustrian Melati.

Contoh nama penerima penjawat jawatan Ketua Pengarah. jika penerima itu merupakan seorang penjawat jawatan dalam organisasi. Blok B. Bhd. maka nama penerima berkenaan dirujuk sebagai nama jawatan. Taman Perindustrian Melati 53100 Kuala Lumpur. 50. Contoh nama penerima individu : Encik Muhamad Rosli Selamat.d) Nama dan Alamat Penerima Kepada Pengurus Jualan Linetrade (M) Sdn. Encik Ridhwan bin Rosli merupakan pegawai yang diamanahkan dan dipertangungjawabkan oleh Pengurus Besar untuk mengurus surat berkenaan dan berfungsi sebagai orang rujukan kepada pengirim surat. # 3-2-5. didapati bahawa surat berkenaan ditujukan kepada penerima penjawat jawatan (Pengurus Besar). dan sebagainya. Pengurus Besar. Jalan Raja 50100 KUALA LUMPUR Nama penerima biasanya ditulis apabila surat berkenaan ditujukan secara khusus kepada seseorang individu. Sementara. Penggunaan bahagian (u/p : ) juga 5 . Sebaliknya. bahagian (u/p: ) hanya digunakan apabila tindakan surat dilakukan oleh orang lain selain daripada penerima penjawat jawatan yang menggunakan bahagian (u/p:) seperti yang berikut : Pengurus Besar Automewah (M) Sdn. Bhd. Dengan kata lain. (u/p : En Ridhwan bin Rosli (Nama penerima penjawat jawatan) (Nama syarikat) (Alamat syarikat) [Bahagian untuk perhatian (u/p: )] Berdasarkan alamat di atas. Puan Hashimah Hashim. Format penulisan nama dan alamat penerima adalah seperti yang berikut a) b) c) Nama penerima (individu / penjawat jawatan) Nama syarikat atau organisasi Alamat syarikat atau organisasi e) Bahagian untuk Perhatian (u/p: ) (u/p : Encik Ahmad bin Ali) Bahagian (u/p:) hanya ditulis apabila surat ditujukan kepada penerima penjawat jawatan dan pengirim mengenal pasti individu yang bertanggungjawab untuk menguruskan surat yang dikirim. dan sebagainya.

Tajuk surat biasanya ditulis kesemuanya dalam huruf besar dan tulisan tebal. Sapaan kehormat ‘Puan’ digunakan apabila penerima surat perniagaan ditulis berdasarkan nama individu. Pada kebiasaannya. Walau bagaimanapun. maka ruangan (u/p: ) tidak perlu ditulis sama sekali. permulaan perkataan adalah huruf besar kecuali bagi perkataan penghubung. Sekiranya surat berkenaan ditujukan khusus kepada Pengurus Besar dan beliau diperlukan untuk bertindak ke atas surat itu. panggilan atau sapaan kehormat yang boleh digunakan ialah ‘Tuan’ sahaja. f) Panggilan Hormat Tuan Sekiranya penerima surat berkenaan berdasarkan nama jawatan dan bukan nama penerima. Alasannya ialah penulisan cara tersebut mengandungi unsur reka bentuk yang lebih signifikan. kami berasa sukacita sekiranya pihak tuan dapat mengirimkan sebutharga peralatan jenama tersebut kepada kami dengan kadar yang segera. pada masa sekarang kebanyakan tajuk surat ditulis dengan huruf besar dan bergaris. perbincangan atau persetujuan. Contoh : Sebut Harga Peralatan Projektor Overhed Jenama KLM/009 Walau bagaimanapun. g) Tajuk Surat atau Perkara SEBUT HARGA PERALATAN PROJEKTOR OVERHED JENAMA KLM/009 Tajuk surat berfungsi sebagai rujukan utama kandungan surat. Ini kerana panggilan hormat ‘Tuan’ dianggap sebagai ganti nama penerima berdasarkan jawatan yang mereka sandang dan bukannya jantina mereka. surat terdahulu.menggambarkan bahawa individu yang dirujuk merupakan orang yang menerima amanah atau arahan daripada Pengurus Besar dan tentunya individu tersebut memegang jawatan lebih rendah daripada jawatan Pengurus Besar. nama penerima penjawat jawatan ditulis tanpa memasukkan ruangan (u/p : ) apabila pengirim mempunyai status jawatan yang sama dengan penerima. tajuk surat juga ditulis dengan huruf kecil bergaris dengan huruf tebal. Bagi tajuk seperti ini. 6 . Selain itu. penulisan perenggan permulaan akan merujuk tajuk surat. Contohnya : SEBUT HARGA PERALATAN PROJEKTOR OVERHED JENAMA KLM/009 h) Perenggan Permulaan Merujuk perkara di atas. Perenggan ini berfungsi sebagai pengenalan atau pendahuluan kepada kandungan surat. Panggilan hormat ‘Puan’ sama sekali tidak bolah digunakan. sebelumnya.

Perenggan ini merupakan kesimpulan dan harapan pengirim kepada penerima mengenai kandungan surat. Perenggan ini biasanya diakhiri dengan ucapan terima kasih. dan data yang dikemukakan. 7 .i) Isi Surat Untuk makluman tuan. Tandatangan pengirim mestilah asli (bertulis tangan) dan bukannya menggunakan cap getah m) Pengesahan Jawatan dan / atau Nama Pengirim PENGURUS LATIHAN Bahagian ini berfungsi untuk memastikan dan menyokong bahawa orang yang menurunkan tandatangan dalam surat urusniaga berkenaan sememangnya boleh dipertanggungjawabkan. l) Tandatangan Ahmad Bahagian ini merupakan ruang bagi pengirim untuk mengesahkan dan menandatangani surat yang ditulis selepas membuat perakuan penutup. Isi surat mengandungi segala fakta dan maklumat. pihak pengurusan syarikat kami sedang merancang untuk membeli sebanyak 10 unit peralatan tersebut sebelum Mac tahun ini. serta data yang penting bagi menyokong perenggan permulaan dan tajuk surat. k) Perakuan Penutup Yang benar Bahagian ini merupakan perakuan pengirim mengenai segala fakta. Pembelian peralatan berkenaan adalah untuk meningkatkan perkhidmatan latihan kami. Jawatan dan / atau nama pengirim juga ditulis dengan huruf besar bagi memastikan bahawa terdapat penjawat atau pegawai yang boleh dirujuk sekiranya surat urusniaga berkenaan memerlukan maklum balas susulan. Perakuan pengirim biasanya ditulis dengan rangkai kata “Yang benar ” atau “Yang menjalankan tugas”. maklumat. Isi surat ialah kandungan atau perkara pokok yang disampaikan kepada penerima. j) Perenggan Penghargaan Sekian dan kami ucapkan terima kasih atas kerjasama pihak tuan.

ii. semestar HH atau hh merupahan singkatan nama jurutaip. maklumat. Bahagian ini digunakan sebagai penekanan atau penegasan terhadap fakta. blok. i. o) Postscript (p. Format penulisannya agak bebas dan tidak terikat dengan peraturan bahawa huruf itu semestinya huruf kecil atau besar. ……………………………….) s. atau data yang tercicir dalam penulisan kandungan atau isi utama surat. p) Singkatan Nama Rujukan MRS/hh Bahagian ini berfungsi sebagai rujukan pengirim. Bhd. Susunan nama penerima di bahagian ini mengikut abjad untuk nama peribadi atau keutamaan jawatan bagi nama jawatan. Ketua Penyelaras (Latihan) MRSB (M) Sdn. mrs/HH Berdasarkan format di atas.k. MRS hh. 8 . Bhd. maklumat. MRS atau mrs merupakan singkatan nama pengirim. Contoh penulisan singkatan nama rujukan adalah seperti yang berikut : MRS/HH.s. Penulisan singkatan nama rujukan secara praktiknya hanya terdapat dalam surat yang menggunakan format blok penuh. Pengurus Besar MRSB (M) Sdn. dan semiblok sahaja. atau data yang perlu diberi perhatian oleh penerima. Bahagian ini juga berfungsi sebagai suatu kaedah untuk memasukkan fakta. Bahagian ini ditulis apabila terdapat beberapa salinan surat yang sama ingin disampaikan oleh pengirim kepada orang lain yang berkepentingan dengan surat berkenaan.) p/s : kami juga berharap agar pihak tuan dapat melampirkan sebut harga untuk peralatan projektor overhed jenama lain.k. mrs/hh.n) Salinan Kepada (s. Penerima tambahan bagi salinan surat tersebut ditulis sama ada dengan menggunakan nama peribadi atau nama jawatan. Singkatan nama rujukan terdiri daripada huruf pertama nama pengirim dan disengkang dengan huruf pertama nama jurutaip.

q) Lampiran Lampiran dikemukakan sekiranya terdapat fakta. komponen sapaan kehormat dan perakuan pengirim langsung tidak dimasukkan . bentuk atau gaya surat berkenaan tetapi memastikan segala komponen surat perniagaan itu disusun berdasarkan format. Penggunaan angka dianggap lebih wajar berbanding dengan penggunaan abjad kerana penggunaan abjad adalah terhad. Komponen yang membezakan format surat-surat tersebut ialah tarikh.3 FORMAT SURAT PERNIAGAAN a) Dalam bahasa Melayu tidak terdapat format surat urusniaga yang dianggap paling sempurna. Lampiran 2. 1. c) Walau bagaimanapun perkara yang harus diberi keutamaan bukanlah format. iaitu daripada abjad A sehingga Z sahaja. atau data tambahan yang dikemukakan. tandatangan dan indensi perenggan e) Blok penuh merupakan format yang termudah untuk ditulis. bentuk dan gaya yang dapat difahami dan diterima oleh pembaca d) Umumnya format. 9 . maklumat. Contoh empat format surat perniagaan di atas adalah seperti berikut. perakuan pengirim dan tandatangan diletakkan di sebelah kanan manakala dalam format dipermudah. dan seterusnya. Ini berbeza daripada surat urusniaga yang ditulis dalam bahasa Inggeris kerana format surat urusniaga dalam bahasa Inggeris dikategorikan kepada dua sama ada berdasarkan format Amerika atau format British. Penulisan lampiran menggunakan angka boleh ditulis sebagai Lampiran 1. perakuan pengirim. b) Surat-surat perniagaan dalam bahasa Melayu lazimnya ditulis berdasarkan salah satu daripada 2 format di atas ataupun gabungan ke dua-dua format berkenaan. Kesemua baris surat ditulis pada margin kiri. Pengasingan lampiran itu sebaiknya-baiknya ditulis dengan menggunakan angka. maka bahagianbahagian lampiran itu perlulah diasingkan dan ditulis dengan jelas. Lampiran 3. Jika lampiran yang dikemukakan melebihi satu. bentuk dan gaya persembahan sesuatu surat perniagaan dalam bahasa Melayu terbahagi kepada 4 format iaitu : (i) (ii) (iii) (iv) format blok penuh format blok format semiblok format dipermudah Ciri utama yang membezakan keempat-empat format tersebut ialah komponen dan reka letak surat-surat berkenaan. Format Blok dan format semiblok pula lebih seimbang kerana komponen tarikh. Hal demikian berlaku kerana latar belakang pendidikan mereka yang terlibat dengan penulisan surat perniagaan dalam bahasa Melayu sedikit sebanyak akan mempengaruhi format penulisan yang mereka gunakan.

Sekian. (perakuan penutup) t. iaitu pegawai teknikal kami dengan kadar yang segera. Bhd. Jalan Utama 53000 Kuala Lumpur. Roland Ng. Bhd. Ruslan Alang (nama dan alamat penerima) Cool Air Sdn. Yang benar t.) #3-2-5. terima kasih. Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus dengan E. Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus dengan En. 66.t Pengurus Teknikal SC/rr 10 . 53100 Kuala Lumpur Tel/ Fax : 03-4067822 ___________________________________________________________________________ 31 Mei 19 … (Tarikh) En. Sekian. 53100 Kuala Lumpur En. Tuan.t Suria Chandran (nama dan jawatan pengirim) Pengurus Teknikal /rr (singkatan nama rujukan) Rajah 2 Format blok penuh MRSB (MRS Reform (M) Sdn. Jalan Utama 53000 KUALA LUMPUR Tuan. dengan kadar yang segera.MRSB (MRS Reform (M) Sdn. sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju untuk memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat hawa dingin bagi bangunan ibu pejabat kami.) #3-2-5. 66. Pemasangan Alat Hawa dingin RXZs Merujuk perkara di atas. Taman Perindustrian Melati. Yang benar. sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat pendingin hawa bagi bangunan ibu pejabat kami. Taman Perindustrian Melati. Bhd. (panggilan hormat) Pemasangan Alat Hawa Dingin RXZ Merujuk perkara di atas. iaitu pegawai teknikal kami. Ruslan Alang Cool Air Sdn. Roland Ng. Bhd. terima kasih.

sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju untuk memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat hawa dingin bagi bangunan ibu pejabat kami. terima kasih. Bhd. Jalan Utama 53000 KUALA LUMPUR. Taman Perindustrian Melati.t Suria Chandran Pengurus Teknikal Rajah 5 Format dipermudah 11 . Roland Ng. Roland Ng. iaitu pegawai teknikal kami dengan kadar yang segera.) #3-2-5. Taman Perindustrian Melati. 66.) #3-2-5. Bhd. terima kasih. Jalan Utama 53000 KUALA LUMPUR Pemasangan Alat Hawa Dingin RXZ Merujuk perkara di atas. 53100 Kuala Lumpur Tel/ Fax : 03-4067822 Cool Air Sdn. t. Ruslan Alang Cool Air Sdn. Bhd. Yang benar. sukacita dimaklumkan bahawa kami telah bersetuju untuk memilih syarikat tuan untuk membuat kerja-kerja pembekalan dan pemasangan alat hawa dingin bagi bangunan ibu pejabat kami Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus dengan En. 66.Rajah 3 Format blok MRSB (MRS Reform (M) Sdn. 53100 Kuala Lumpur Tel / Fax : 03-4067288 ___________________________________________________________________________ 31 Mei 19… En. Sekian. Bagi mengemas kini urusan selanjutnya kami berharap agar pihak tuan dapat berhubung terus dengan En. Sekian. Pemasangan Alat Hawa Dingin RXZ Merujuk perkara di atas. Bhd. t. Tuan.t Suria Chandran Pengurus Teknikal SC/rr Rajah 4 Format semiblok MRSB (MRS Reform (M) Sdn. iaitu pegawai teknikal kami dengan kadar yang segera.

4 JENIS-JENIS SURAT PERNIAGAAN Surat – surat perniagaan boleh dikelaskan mengikut tujuan ia ditulis. iii) menyatakan sekali mengapa anda berminat dengan produk tersebut iv) mengharapkan jawapan segera daripada pembekal 12 . Surat pertanyaan yang dibuat oleh peniaga kepada pembekal yang belum pernah berurusan dengannya dipanggil Surat Pertanyaan Pertama (First Enquiry Letter). caj penghantaran dan sebagainya.1 Surat Pertanyaan (Enquiry Letter) Kelas / Jenis surat Surat Pertanyaan Jawapan kepada Pertanyaan Surat atau Borang Pesanan Surat Penerimaan Pesanan Surat Aduan Surat Pembetulan Surat pungutan Ia ditulis apabila seseorang peniaga memerlukan maklumat mengenai sesuatu barangan atau perkhidmatan. Tujuan Meminta maklumat Memberi maklumat Membuat pesanan Menerima Pesanan Membuat Aduan atau Rungutan Menjawab Aduan atau Rungutan Meminta Bayaran Hutang 1.1. a) b) c) d) e) f) g) h) bekalan barangan brosur atau katalog sebut harga atau senarai harga sampel barangan syarat-syarat pembayaran dan diskaun masa pengiriman cara pengangkutan insurans dan lain-lain Susunan suratnya adalah seperti berikut i) menyatakan bagaimana anda mengetahui produk / barangan atau perkhidmatan tersebut (melalui iklan. Antara maklumat yang dikehendaki dalam Surat Pertanyaan Pertama ialah seperti bertanyakan. melawat pameran dan sebagainya) ii) meminta pembekal mengirimkan brosur atau risalah dan maklumat lain yang penting seperti cara pembayaran.4.

v) Nyatakan kesediaan anda untuk menghantarkan produk / perkhidmatan jika pelanggan mahu meminta pesanan. 19… Tuan. ii) Berikan maklumat yan diminta dengan menggunakan jadual untuk memudahkan rujukan.4.Surat Pertanyaan 18hb. Yang benar 1.Ogos. Semasa lawatan saya baru-baru ini ke Pameran Rumah Impian. iii) Lampirkan brosur / katalog dan sebagainya seperti yang dipohon. saya telah melihat contoh jubin lantai yang diperbuat daripada plastik. Saya harap tuan dapat memberikan saya penerangan yang berikut : i) Apakah persediaan khas yang diperlukan untuk bahagian bawah lantai itu ? ii) Jubin tersebut boleh didapati dalam berapa warna dan lakaran ? iii) Adakah jubin tersebut dipengaruhi oleh keadaan lembab ? iv) Perlukah seorang pakar untuk meletakkan jubin –jubin tersebut dan jika ya. dari itu ia haruslah menjawab permintaan bakal pelanggan anda. Saya percaya. 13 .2 Jawapan Kepada Pertanyaan (Reply to Enquiries) Oleh sebab surat ini dihantar sebagai membalas surat pertanyaan. bolehkah tuan perkenalkan seorang daripadanya ? Saya amat menghargai jawapan tuan itu. lantai jenis itu sungguh sesuai untuk lantai rumah saya tetapi saya tidak dapat berjumpa dengan sesiapa pun yang tahu tentang lantai tersebut. i) Mulakan surat dengan merujuk surat pertanyaan yang anda terima. iv) Hulurkan kesediaan anda untuk menjawab atau menjelaskan pertanyaan selanjutnya.

Ogos. Syarikat Lim & Chong yang beralamat di nombor 22 Jalan Pahang adalah sebuah syarikat yang boleh dipercayai untuk melakukan segala kerja kami di daerah tuan.Jawapan Kepada Pertanyaan 20hb.3 Surat Pesanan (Order Letter) Surat pesanan ditulis untuk peniaga membuat pesanan atau sebagai mengiringi borang pesanan yang dikirimnya kepada pembekal. Bersama-sama ini kami sertakan satu naskhah brosur yang menunjukkan rekabentuk jubin tersebut yang boleh didapati dalam pelbagai warna. Penerangan yang jelas mengenai barangan yang dipesan akan membolehkan pembekal menghantar barangan tersebut dengan segera. Surat ini harus menyatakan dengan jelas kuantiti barangan yang hendak dipesan. saya yakin ia akan memberikan tuan kepuasan yang tiada terhingga. model. Jubin lantai plastik kami tahan lasak dan jika jubin-jubin tersebut dipasang dengan mahir. Ogos mengenai jubin lantai plastik keluaran syarikat kami. 19… Tuan. saiz juga harga setiap satu. anda bolehlah melampirkan bayaran untuk barangan yang dipesan ataupun membayarnya secara BWT. Yang benar. Beliau akan menasihati tuan tentang persediaan yang perlu dan melihat kalau-kalau keadaan lembab boleh menimbulkan masalah. warna. Jika anda telah biasa memesan produk tersebut atau pembekal ialah rakan niaga anda yang biasa.4. Saya telah mengarahkan Encik Lim supaya menghubungi tuan dan memeriksa lantai di rumah tuan itu. 14 . 1. Sungguhpun pesanan boleh dibuat melalui telefon tetapi surat pesanan dihantar sebagai susulan dan sebagai rekod bertulis bagi sesuatu urusniaga. Terima kasih diucapkan atas pertanyaan tuan bertarikh 18hb. penerangan tentang produk tersebut seperti jenama.

00 setiap satu 50 biji pinggan makan 9” @ RM 8. 237 untuk empat barangan tersebut.00 setiap set. 19… Tuan. Kami dimaklumkan bahawa tuan akan dapat membekalkan barang-barang ini dari stok tuan dan kami menunggu barang-barang tersebut dalam masa beberapa hari yang akan datang. 19… Tuan. 1. Julai. April. Kami ucapkan terima kasih di atas surat tuan bertarikh 5hb. Julai dan bersama . Kami dapati syarat-syarat tuan sungguh memuaskan dan bersama-sama ini disertakan pesanan untuk pinggan mangkuk Arcopal (biru) seperti yang tersebut di bawah : 50 biji mangkuk 6” @ RM 6.Pesanan Berdasarkan Sebutharga 23hb.sama ini dilampirkan Pesanan kami No. Yang benar. Yang benar. Pesanan dengan menggunakan Borang Pesanan 7hb. kami harap tuan dapat menghantarnya seberapa segera. Jadi. Semua barang-barang berkenaan sangat dikehendaki oleh pelanggan.00 setiap satu 50 set mangkuk Caserol @ RM 60.4. Kami ingin menyatakan penghargaan kami setelah menerima surat tuan bertarikh 21hb. April untuk memmbekalkan pinggan-pinggan mangkuk.4 Surat Penerimaan Pesanan (Acceptance of Orders) 15 .

tersalah warna. Julai. Barangan yang dikirimkan mungkin tersalah jenama. Kami berjanji akan menghantar kain tersebut mengikut harga yang tercatat dalam surat tuan dan kini kami sedang membuat persediaan menghantarnya dengan keretapi pada minggu hadapan. kami yakin tuan akan berasa sungguh berpuas hati dengan harga yang ditawarkan dan nilai barang-barang yang dipesan.Ia mestilah dihantar dengan segera sebaik. kami sertakan satu naskhah katalog kami. Perkara-perkara berikut perlu diingat apabila menulis surat aduan atau rungutan . tidak emosional dan tidak menggunakan kata-kata kesat. 16 . Surat ini haruslah mengandungi i) ucapan terima kasih kerana pesanan yang dibuat ii) menyatakan bagaimana dan bilakah pesanan itu akan dihantar kepada pelanggan iii) mengakhiri surat anda dengan harapan bahawa hubungan perniagaan ini akan berterusan dengan pesanan–pesanan yang akan datang. 1. Oleh sebab tuan mungkin tidak sedar akan berbagai-bagai barangan lain yang kami keluarkan. Yang benar. Kelewatan membalasnya mungkin akan menyebabkan salah faham antara anda denagn pelanggan atau mungkin juga anda akan kehilangan peluang perniagaan. Apabila tuan mendapat barang-barang itu. 19… Kami ingin menyatakan kegembiraan kami setelah menerima pesanan tuan bertarikh 18hb.baik sahaja pesanan diterima. saiz atau terkurang kuantitinya. i) Ia harus memberi keterangan mengenai aduan yang dibuat dengan menyertakan sekali fakta-fakta ketika membuat aduan tersebut. rosak.5 Surat Aduan (Letter of Complaint) Surat aduan ditulis kerana rasa tidak puas hati dan kekesalan berhubung dengan barangan yang dihantar.4. Julai untuk kain cetak kapas dan mengalu-alukan tuan sebagai salah seorang pelanggan kami. ii) Aduan perlulah ditulis sebaik sahaja kerosakan / kesilapan itu dikesan. Kami harap pesanan tuan yang pertama ini akan meningkatkan perniagaan antara kedua-dua belah pihak seterusnya menandakan permulaan hubungan niaga yang lebih mesra. Akuan Penerimaan Pesanan 20hb. iii) Anda akan mendapat jawapan yang memuaskan jika aduan itu jelas.

ii) menyebut dengan jelas kesilapan yang terjadi dan kesulitan akibat kesilapan itu. Surat Aduan / Rungutan 18hb. Nasir dengan harga cetak RM 12. Ogos. Kami tidak dapat menerima buku-buku ini kerana kami sudah mempunyai stok yang lengkap. Tuan. 1. Perkara-perkara berikut perlu diberi perhatian apabila anda menerima aduan. Ia hendaklah direka dengan cermat supaya pelanggan-pelanggan anda berasa bahawa aduan / rungutan mereka difahami dan diberi perhatian berat. Pada 12hb. kami dapati bungkusan itu mengandungi dua belas buah buku Sejarah Muzik daripada penulis yang sama..Isi surat haruslah mengandungi i) maklumat lengkap mengenai barang-barang yang dibeli. 19. Ada tiga cara anda melayan aduan mereka i) menerima aduan itu ii) menolak aduan iii) mencadangkan penyelesaian terhadap aduan tersebut.4. 17 .00 tiap-tiap satu dan potongan perniagaan sebanyak 33% Setelah membuka bungkusan yang diterima hari ini. Sila kreditkan akaun kami dengan harga invois yang dipulangkan termasuk belanja pos sebanyak RM 4. Kini kami pulangkan buku-buku itu dengan segera kerana beberapa orang pelanggan kami sedang menunggu buku-buku tersebut.6 Surat Pembetulan (Letter of Adjustment) Surat ini merupakan jawapan kepada aduan/rungutan pelanggan.00 Yang benar. Ogos. iii) mencadangkan apakah langkah-langkah yang boleh diambil oleh pembekal bagi membaiki kesilapan tersebut. kami telah memesan dua belas buah buku Latar Belakang Muzik oleh M.

Ia berlaku kerana kami kekurangan kakitangan pada masa yang sibuk ini. kami telah menghantar dua belas buah buku dengan tajuk yang betul dengan bungkusan pos. ii) jika aduan itu tidak dapat diselesaikan dengan segera. iv) jangan salahkan pekerja anda sebaliknya syarikat mestilah menanggung atau menerima tanggungjawab itu. Setelah menerima surat tuan bertarikh 18hb. Kami meminta maaf kerana kesusahan itu.7 Surat Pungutan (Letter of Collection) 18 . Kesalahan itu terletak pada pihak kami sendiri. Ogos. Ogos. 19… Tuan.i) mengaku bahawa aduan itu telah diterima dan menyatakan rasa kesal syarikat akan aduan tersebut. dan bersama-sama ini disertakan nota kredit kami. Isi surat aduan lazimnya mengandungi i) mengucapkan terima kasih kepada mereka kerana telah mengemukakan aduan tersebut serta meyatakan kekesalan syarikat di atas kesulitan yang dihadapi ii) menyatakan cara bagaimana kesilapan itu akan diperbaiki dan ini terpulanglah kepada jenis aduan itu iii) menerangkan sebab kesilapan terjadi iv) mengakhiri surat dengan meyakinkan pelanggan-pelanggan anda akan perkhidmatan yang lebih baik dan v) memastikan bahawa kesilapan tidak akan berulang lagi Surat Pembetulan (Adjustment) Jawapan 20hb. Sebaik sahaja kami menerima surat tuan. 1. Kami akan kreditkan akaun tuan dengan harga invois buku-buku yang dipulangkan serta belanja pos. Yang benar. Kedua-dua buku tulisan M. kami segera menjawab serta menyatakan perasaan kesal kami kerana kesalahan yang berlaku dalam menguruskan pesanan tuan. iii) selalulah beranggapan bahawa pelanggan-pelanggan anda adalah betul. Nasir itu mempunyai jilid yang sama. Tuan akan menerima bungkusan itu esok.4. beritahu perkara ini kepada pelanggan-pelanggan anda.

18hb. Tuan. Lazimnya permintaan untuk menjelaskan bayaran dibuat sebanyak tiga kali.Tujuan surat pungutan ialah untuk meminta bayaran.Kami harap tuan dapat menghantarkan cek tuan kepada kami dalam masa beberapa hari lagi. Mac. Yang benar. Januari. Kebanyakan syarikat / firma mempunyai 3 set tetap surat peringatan bayaran. Surat jenis ini biasanya sensitif oleh itu ia harus ditulis dengan berhati-hati supaya bunyinya sopan tetapi tegas (polite. Mungkin tuan terlupa tentang bayaran tersebut. 19… yang menunjukkan baki sebanyak RM 96. Januari kami telah menghantar penyata bulan Disember. 2hb. 19 . Set II - mengingatkan pelanggan tentang bayaran yang masih tertunggak dan meminta bayaran itu dijelaskan dalam tempoh atau masa yang ditetapkan. Oleh sebab penjelasan akaun ini sudah lambat sebulan kami terpaksa meminta tuan menghantar bayaran dalam masa dua atau tiga hari atau memberi sebab-sebab mengenai bayaran lambat. Februari. 19… Pada 18hb.12 untuk penyata bulan Disember yang dihantar kepada tuan pada 2hb. Tuan. 19… Kami amat dukacita kerana terpaksa mengingatkan tuan bahawa kami masih belum menerima baki bayaran sejumlah RM 96.12 yang masih belum berbayar dan seharusnya dibayar menjelang 31hb. Yang benar. tactful & firm). Februari kami telah mengingatkan tuan bahawa pada 2hb. Set I biasanya ringkas dan dilampirkan sekali salinan invois atau penyata akaun. Januari Kami sertakan satu salinan penyata tersebut dan ingin mengingatkan tuan bahawa kami telah mencatatkan harga-harga yang begitu rendah atas persetujuan bayaran awal dari pihak tuan.

5 MENULIS SURAT PERNIAGAAN DALAM BAHASA MELAYU Di bawah ini diturunkan contoh-contoh ungkapan yang lazim digunakan dalam surat-surat perniagaan. Ogos. Julai. Kami tidak ingin bersifat tidak adil. Akuan No. apa yang anda perlu perhatikan ialah teks bahasa Inggeris dan kemudian menterjemahkannya ke bahasa Melayu dengan gramatis.Set III - biasanya merupakan peringatan terakhir iaitu pelanggan mesti melunaskan hutangnya atau perkara itu dilanjutkan kepada peguam untuk diambil tindakan. Your firm has been recommended to us by … We have seen your advertisement in … We have seen your stand at the … fair/Exhibition. 12 yang masih berbaki. kami terpaksa menyerahkan perkara ini ke pihak yang tertentu.1 INQUIRIES 1.19… Tuan. Yang benar. 8. 6. 7. 5. 1. 1. Dengan amat dukacita kami nyatakan bahawa kami terpaksa meminta bayaran segera. 3. 28hb. 2.5. 4. Jika anda ingin berutus surat untuk tujuan profesional dan perniagaan dalam bahasa Melayu. sungguhpun kami berharap kami tidak perlu berbuat demikian. We are interested in … We have an inquiry for (large quantities) of … We are considering buying/installing … We required for immediate delivery … We understand (from…) that you are producing (for export to…) that you can supply … PERTANYAAN 20 . 6251 Kami masih belum menerima jawapan kepada dua permintaan kami bertarikh 18hb Februari dan 2 Mac untuk jumlah RM 96. Versi Bahasa Inggeris dan terjemahannya ke bahasa Melayu akan dapat membantu anda terutamanya golongan profesional dan pengurus yang perlu menulis surat-surat perniagaan profesional dalam kedua-dua bahasa. tetapi sekiranya bayaran tidak dijelaskan menjelang 7hb.

Kami difahamkan (dari…) bahawa tuan ada mengeluarkan (untuk dieksport ke…)/bahawa tuan boleh membekalkan … ORDERS (delivery) We thank you for your letter of…/quotation/price-list and would ask you to send us immediately We have pleased in enclosing our order No.1. 7. 3. 5. 7. 5. we shall be grateful for immediate delivery/delivered by … We must insist on delivery within the time stated and reserve the right to reject the goods should they be delivered later. 6. Owing to the long distance. Firma tuan telah dicadangkan kepada kami oleh … Kami telah membaca iklan tuan pada … Kami telah melihat gerai tuan di Pesta/Pameran … Kami tertarik kepada … Kami ingin mendapatkan keterangan mengenai … (dalam jumlah yang besar). will you please take care that only the best cases/casks/sacks are used. Kami mengucapkan terima kasih di atas surat tuan bertarikh…/sebut harga/senarai harga tuan dan kami meminta agar tuan mengirimkan… kepada kami dengan segera. 3. 2. by the next boat leaving … We shall be glad if you would see to it that the enclosed packing instructions are carefully followed. 1. 4.2 1. 4. … As the goods are urgently required. PESANAN (Penghantaran) 6.5. Dengan sukacita kami lampirkan pesanan kami No. Kami telah mempertimbangkan untuk membeli/memasang … Kami memerlukan … dengan serahan segera. Please arrange for delivery by goods train. … 2. 2. 1. 21 . Please send as soon as possible by passenger train. Please forward the consignment by air. 8.

…. The goods were forward today by air will be sent tomorrow by goods train will be sent on the … by passenger train. Thank you for your Order No. 7. Oleh sebab barang-barang itu amat diperlukan. …. 1. 7. PENGESAHAN DAN PELAKSANAAN PESANAN (Surat tanda penerimaan) 1. Sila hantarkan barangan tersebut dengan kapal terbang. 6. Your instructions have been carefully noted and we hope to have the goods ready for dispatch on… The execution of your order will require at least … weeks / months Delivery will be made on …/next…/by…/as soon as possible. With reference to your order we are glad to tell you that the goods are now ready for dispatch. 22 . kami berharap hanya peti/tong/karung yang terbaik sahaja digunakan CONFIRMATION AND EXECUTION OF ORDERS (Acknowledgement) 4. 5. … dated … for… We thank you for your letter of … and for the order which you enclosed with it. 2. 5. We thank you for your Order No. Oleh sebab jaraknya sangat jauh. Sila aturkan penyerahan dengan keretapi barang Sila hantarkan secepat mungkin dengan keretapi penumpang dengan bot berikutnya yang akan bertolak pada … Kami amat berbesar hati sekiranya tuan dapat memeriksanya dengan berhatihati mengikut arahan–arahan pembungkusan yang dilampirkan ini. 6. for which we enclose our official confirmation.3. 8. Terima kasih atas pesanan tuan No. kami amat berterima kasih sekiranya tuan dapat mengirimkannya dengan segera/mengirimkannya selewat-lewatnya pada … Kami sangat berharap agar pengiriman itu dapat dilakukan dalam waktu seperti yang disebutkan dan kami berhak menolak barang-barang tersebut sekiranya pengiriman itu tidak dilakukan tepat pada waktunya.5. We are expecting your forwarding instruction.3 1. dan untuk itu kami sertakan pengesahan rasmi kami. 3. 4.

COMPLAINTS (Reference) We have today received the boxes/sacks/crates/parcels referred to in your advice note of the … With reference to your consignment of …. are not suitable for this market. dan untuk itu kami sertakan pengesahan rasmi kami. are not according to the samples/in accordance with the conditions of the order. Terima kasih atas surat tuan bertarikh … dan pesanan yang tuan sertakan. were damaged in transport. Terima kasih atas pesana tuan No…. Arahan tuan telah diberikan perhatian yang sewajarnya dan kami berharap dapat mengusahakan barang-barang tersebut agar siap untuk dikirimkan pada … Untuk melaksanakan pesanan tuan. 6. 5.2. 3.4 1. kami memerlukan masa sekurang-kurang … minggu/bulan. 7. akan dikirimkan pada … dengan keretapi penumpang. 6. Kiriman itu akan dibuat pada…/… depan/ selewat-lewatnyanya …/secepat mungkin. We stipulated that they should be …. akan dikirimkan esok dengan keretapi barang. 2. To our surprise we found that one case (the cases) contained … instead of … the contents do not agree with the delivery note. but found that they were … … were missing/were under (over) the prescribed weight. Barang-barang itu dihantarkan pada hari ini dengan pengangkutan udara. 5. Several boxes were broken and the contents damaged. 23 . 4. we regret that … Nature of the complaint 1. Many (most) were cracked (damaged) 3. 1. 4. We are sorry to have to have to tell you that the goods arrived in a bad conditin.5. 2. Manay sacks were torn and part of the contents were missing.

tidak seperti dalam contoh/tidak seperti dalam syarat-syarat pesanan. 4. Kami menentukan bahawa barang itu harus …. tidak sesuai untuk pasaran di sini. but only at a substantially reduce price. Kami telah menerima kotak/karung/peti kayu/bungkusan seperti yang tersebut dalam Nota Makluman bertarikh … Berkenaan dengan kiriman tuan bertarikh …. 4. 3. Beberapa kotak telah pecah dan isinya rosak. The good were so badly packed that large part has been unfit damaged to such an extent for sale. We must ask you to replace the damaged goods to credit us with the value of the damaged (returned) goods. 3. We regret that we shall have to return the whole/part of the consignment. 2. tetapi kami dapati bahawa … … telah hilang/kurang daripada (lebih daripada) berat yang ditentukan. kami berasa kesal kerana … Bentuk-bentuk aduan 1. 6. telah rosak dalam perjalanan. ADUAN (Rujukan) 1. Banyak karung telah koyak dan sebahagian isinya telah hilang. Kami sangat terkejut apabila mendapati satu peti (peti-peti) berisi … dan bukan … isinya tidak sesuai dengan Nota Serahan. Action to be taken 1.7. Barang-barang itu telah dibungkus dengan buruk sehingga sebahagian besar telah rosak dan sudah tidak boleh lagi dijual. 5. 24 . We shall have to place the goods at your disposal and are awaiting your instructions. 2. Banyak yang (kebanyakan) telah pecah (rosak). 2. 7. Kami meminta maaf kerana terpaksa memaklumkan kepada tuan bahawa barang-barang itu telah sampai kepada kami dalam keadaan yang kurang baik. We are prepared to retain the goods.

3.5 Apology 1. 6. We offer our sincere apologies for the most unfortunate error in the execution of your order. 2. Under the circumstances we have to cancel the rest of our order/the order contained in our letter of … We have pointed out the damaged to forwarding agents/the shipping company/the airline and had it certified. Kami bersedia menerima barang-barang itu. Kami terpaksa meminta kepada tuan untuk menggantikan barang-barang yang rosak itu. 4. We are quite unable to account for this unfortunate mistake/the damage to the goods. 25 . 6. tetapi hanya dengan harga yang telah dikurangkan. We very much regret/We are extremely sorry that you are not satisfied with our consignment/ our consignment has been damaged in transit/you are having trouble with … 2. Kami telah menunjukkan kerosakan tersebut kepada ejen/syarikat kapal/syarikat penerbangan dan telah menerangkan keadaan yang sebenarnya. We are extremely sorry for the inconvenience cause to you. APOLOGIES. Explanation 1. EXPLANATIONS. 2.5. Terserahlah kepada tuan apa yang hendak dilakukan dan kami menunggu arahan tuan. Dengan rasa kesal kami terpaksa mengembalikan seluruh/sebahagian daripada kiriman itu. mengkreditkan akaun kami mengikut nilai barang yang rosak (dikembalikan).5. 5. ADJUSTMENT 1. Some mistake must have been made in the assembly/packing The consignment must have met with very careless handling at the hands of the crew/dockers. 4. Dalam keadaan seperti ini kami terpaksa membatalkan baki pesanan. Tindakan yang diambil 1. 3.

Kami telah memulakan siasatan untuk mendapatkan punca kerosakan itu/telah membicarakan masalah itu dengan ejen penghantaran dan akan menghubungi tuan sekali lagi. 26 . 5. PERMINTAAN MAAF. We are sending off today/shall send off tomorrow replacements of the rejected/damaged/faulty/missing articles. Pasti terdapat kesilapan dalam pemasangan/pembungkusan/pengiriman dalam pesanan tuan. 2. Dengan tulus ikhlas kami memohon maaf di atas kesilapan yang amat dikesali dalam melaksanakan pesanan tuan itu. 5. Kami berbesar hati sekali sekiranya tuan dapat menyerahkan barang-barang itu kepada kami sehingga pemberitahuan selanjutnya. 4. Kiriman itu sudah tentu telah dilakukan dengan cuai oleh anak-anak kapal/pekerja-pekerja pelabuhan. We should be glad if you would hold the goods at our disposal until further notice. PENJELASAN DAN PEMBETULAN Memohon Maaf 1. sebaik sahaja kami mendapat penjelasan daripada mereka. Adjustment 1. 2. Kami ingin menjelaskan bahawa perbezaan yang sedikit itu adalah sesuatu yang biasa. of cause. 2.3. We have started inquiries to discover the cause of the trouble/taken the matter up with with the forwarding agents and shall write to you again as soon as possible. Penjelasan 1. 3. We shall. 4. We would point out that such slight deviations are quite normal. Kami amat memohon maaf kerana telah menimbulkan kesusahan kepada tuan. 3. 4. bear all the expenses which this mistake has caused. Kami amat berasa kesal/kami meminta banyak maaf sekiranya tuan tidak berpuas hati dengan kiriman kami/kiriman kami telah rosak dalam perjalanan/tuan mendapat kesulitan dengan … Kami tidak dapat menerangkan kesalahan yang amat dikesali ini/kerosakan terhadap barang-barang itu.

our draft against our Invoice No. … May we draw your attention to our statement … for the amount of … our Invoice No…. Jika tuan bersedia untuk menerima barang-barang itu. We trust that you will give this matter your immediate attention. …dated … is still unpaid. 6. We wish to assure you that we shall do all we can to prevent the recurrence of such an error Pembetulan 1. 4. we are prepared to make a special allowance of …% As requested we have cancelled the balance of your order. OVERDUE ACCOUNTS First application 1. 4.5. Pada hari ini kami kirimkan/ kami akan mengirimkan pada hari esok barangbarang yang ditolak/rosak/cacat/hilang itu. We feel that. No doubt it is through an oversight on your part that our draft on you for the payment of… our Invoice No. of … We enclose a copy. 5. 1. Yakinlah bahawa kami akan melakukan sedaya upaya kami bagi mengelakkan kesilapan seperti itu daripada berulang. the fact that its settlement is overdue has escaped your notice and we shall be glad to receive your remittance at your earliest convenience. We assume that you accepted the goods under protest. 2. 3. … has not been accepted yet 27 2. … of has not yet been accepted. Will you kindly let us have your remittance in settlement of our Invoice No.6 Tentu saja kami akan menanggung semua perbelanjaan kerosakan yang bersebab daripada kesilapan kami itu. We wish to remind you that our Invoice No. 5. kami sedia membuat potongan harga istimewa sebanyak …% Seperti yang tuan minta. Kami mengerti bahawa tuan telah menerima barang itu dengan bantahan. .3. Second application 1. 2. 6. kami telah pun membatalkan baki pesanan tuan itu. May we draw your attention to the enclosed statement of your account with us. If you are prepared to keep the goods. 3.

We are very sorry not to have received a reply to our letter of … calling your attention to fact that our invoice of the … is still unpaid. … masih belum diterima. Third application 1. … bertarikh … Kami lampirkan satu salinan. 2. We must request payment of the amount due without further delay. Kami memohon sudilah kiranya tuan mengirimi kami wang untuk bayaran Invois No. Kami yakin bahawa hal ini telah luput dari perhatian tuan kerana batas waktu penyelesaiannya telah lewat. Izinkan kami menarik perhatian tuan terhadap penyata akuan tuan dengan kami seperti yang dilampirkan. Final application We much regret to note that we have not received any response to our repeated requests for the outstanding amount of our Invoice No. 2. surat kami terhadap Invois No. 28 . Kami ingin mengingatkan tuan bahawa Invois No. 3. In these circumstances we are reluctantly compelled to say that. We are surprised to learn that you have not honoured the bill due on the … We have instructed our bankers to present it once more. unless we receive your remittance in full settlement of the outstanding amount of … by…. dan kami berbesar hati sekiranya dapat menerima pembayaran tuan secepat mungkin. AKAUN LEWAT Tuntutan Pertama 1. 2.and would ask you to give the matter your immediate attention. Pasti ada kekeliruan di pihak tuan sehingga surat kami kepada tuan untuk pembayaran Invois No. dan kami berharap supaya tuan dapat mengambil tindakan yang sewajarnya terhadap masalah ini. … bertarikh … masih belum dijelaskan. … now… months overdue. … Kami memohon perhatian tuan terhadap penyata kami bertarikh … berjumlah … Invois kami No. we shall have to take proceedings without further notice. althought it is … months overdue. Kami percaya bahawa tuan akan segera memberikan tindakan yang sewajarnya terhadap masalah ini. Tuntutan kedua 1. … bertarikh … masih belum diterima.

Kami terkejut apabila mendapati bahawa tuan masih belum menjelaskan penyata yang sepatutnya sudah dilunaskan pada … Kami telah mengarahkan bank kami untuk mengajukannya sekali lagi. maka dengan itu kami akan mengambil tindakan mahkamah tanpa pemberitahuan lanjut lagi. yang sekarang sudahpun terlewat selama … bulan. Kami terpaksa meminta pembayaran jumlah tersebut tanpa sebarang penangguhan lagi.Tuntutan ketiga 1. Dalam keadaan begini kami terpaksa menyatakan bahawa sekiranya kami tidak menerima pembayaran tuan untuk menyelesaikan keseluruhan jumlah tersebut… selewatnya-lewatnya pada…. Kami meminta maaf kerana sehingga kini kami masih belum menerima sebarang jawapan terhadap surat kami bertarikh … yang mengingatkan tuan mengenai invois kami bertarikh …yang masih belum dijelaskan walaupun telah terlewat selama … bulan. 29 . 2. Tuntutan terakhir Dengan rasa amat kesal kami maklumkan bahawa kami masih belum menerima sebarang jawapan atas permintaan kami yang berulang-ulang kali untuk pembayaran Invois No… yang masih belum diselesaikan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful