AMALAN PENYEDIAAN DAN PENULISAN BAHAN SIARAN MEDIA DI MALAYSIA: KAJIAN ANALISIS KANDUNGAN

Mohd Yahya Mohamed Ariffin & Md. Sidin Ahmad Ishak University of Malaya

Abstrak Peralatan paling asas dalam perhubungan awam ialah kenyataan akhbar. Editor atau pengamal media menggunakan kenyataan akhbar untuk menyediakan bahan bagi penerbitan. Kenyataan akhbar yang disediakan dengan baik sungguh berguna. Makalah ini menganalisis kandungan 420 kenyataan akhbar yang diterima oleh dua buah organisasi media. Dokumen ini disenaraikan dalam satu inventori dan daripada inventori ini sebanyak 11 aspek telah dikaji. Aspek-aspek ini termasuk tajuk, nombor halaman, bahasa, gaya penulisan, kategori dan jenis penghantar. Kajian ini mendapati bahawa kenyataan disediakan mengikut format khusus tetapi penulisan dan penyediaan mempunyai ruang untuk dibaiki sebelum dapat menarik perhatian editor di organisasi media.

The Practice of Preparing and Writing News Releases in Malaysia: A Content Analysis Abstract Probably the most basic tool of public relations is the media release. The purpose of media release is to be used by editors or the media people in preparing editorial for publication. A well-prepared release is required in order for it to be useful. This paper analyses the content of 420 media releases received by two mass media organisations. These documents are listed in an inventory and from this inventory, 11 aspects are examined. The aspects include title, page number, language medium, writing style, category of sender, and type of sender. This study observes that while many releases follow the standard format, their writing and preparation in certain aspects need to be improved to be seen and used by media editors. Keywords: Public relations, media relations, media release, public relations tool, editor

Pengenalan Dalam amalan perhubungan media, lazimnya setiap hari editor dan penerbit di media massa menerima limpahan bahan perhubungan media daripada organisasi organisasi kerajaan, swasta,

Kajian ini penting untuk dijadikan panduan kepada pengamal-pengamal perhubungan awam atau penyedia bahan perhubungan media untuk memastikan bahawa bahan-bahan tersebut ditulis dengan cara yang menepati keperluan media dan editor. Tujuan siaran media ini adalah untuk dikemukakan kepada organisasi media agar digunakan oleh editor dalam siaran media. teras kepada aktiviti perhubungan awam ialah perhubungan media (Syed Arabi. Namun begitu. Bahan perhubungan media merupakan alat komunikasi yang paling kerap digunakan oleh pengamal perhubungan awam dalam usaha mendapatkan publisiti oleh media massa. siaran videa iaitu video release. Tambahan pula. bahan media iaitu media pacts dan dokumen serta komentar lain. Siaran media atau media release bukan sahaja dianggap sebagai alat komunikasi pemasaran yang paling asas tetapi juga mudah dan tidak memerlukan kos yang tinggi jika dibandingkan dengan alat-alat perhubungan media yang lain seperti persidangan media. Hendrix (2001) mengakui bahawa „news release‟ ialah bahan media bukan kawalan yang paling popular di kalangan pengamal perhubungan awam di Amerika Syarikat. 2005). penajaan. Akibatnya. Ini berbeza dengan bahan yang disediakan dengan cara yang tidak menepati keperluan editor kerana ia memerlukan perubahan editorial yang banyak (Pickton & Broderick. Bahan siaran media disediakan dalam pelbagai bentuk iaitu siaran akhbar atau press resease. pelobian.Jurnal Komunikasi. Editor dan petugas media menerima begitu banyak bahan setiap hari dan sudah pasti mereka akan menyenaraipendekkan bahan-bahan yang sesuai sahaja. 2005). economical means of communicating client spot news or feature material to appropriate media outlets” (hal. perkembangan teknologi telah memberikan cabaran yang hebat kepada pengamal perhubungan dalam berurusan dengan petugas media (Cutlip. 2 . 2004). Menurutnya. Bahan-bahan yang disediakan dengan baik dan menepati keperluan media dianggap lebih bernilai kerana tidak memerlukan perubahan editorial dan dengan demikian mempunyai peluang yang tinggi untuk disiarkan. 7) yang menyenaraikan fungsi dan tanggungjawab perhubungan awam termasuk mengadakan siaran media. alat-alat perhubungan awam juga tidak dinafikan kepentingannya. polisi dan amalan sesebuah organisasi (Bonnie Grossman. Center dan Broom 2000). Lagipun terdapat andaian bahawa tidak ada alat lain dalam perhubungan awam yang boleh menggantikan tempat kenyataan media dalam membuat pengumuman berita tentang produk. “News release provide a quick. Di sektor swasta Malaysia. Walaupun. pengamal perhubungan awam menganggap bahawa bahan perhubungan media penting sebagai sumber berita. sumbangan. Objektif kajian Kajian ini bertujuan untuk meneliti apakah amalan penyediaan bahan perhubungan media di kalangan organisasi dan sejauh mana ia dapat diterima oleh pihak media. dlm Seitel. No. Limpahan bahan informasi tersebut akan bertambah dari semasa ke semasa memandangkan bertambahnya organisasi di negara ini yang menyedari kepentingan komunikasi pemasaran dalam media massa.57). para editor media tidak semestinya beranggapan sedemikian. Ini dapat dilihat melalui Pekeliling Perkhidmatan (1982. 2007). Malaysian Journal of Communication Vol 26: 1-16 2 perunding dan badan-badan bukan kerajaan. advertorial atau majlis-majlis khas (Pickton & Broderick. kenyataan media tersebut tidak dapat diterima untuk dijadikan berita dalam media massa. bagi sektor kerajaan.

Kategori organisasi pengirim. sama ada bahasa Inggeris. Jenis organisasi pengirim. dan lain lain. Tajuk: Bagaimanakah kepanjangan dan penggunaan bahasa pengantar bagi tajuk yang ditulis. alamat e-mel dan alamat laman web. politik. Jenis Organisasi Pengirim: Adakah organisasi pengirim itu merupakan organisasi perhubungan awam profesional atau organisasi bukan perhubungan awam. Kategori Organisasi Pengirim: Apakah bentuk organisasi iaitu sama ada Swasta. Isu. Kerajaan Negeri atau Lain-lain. ekonomi. Cara pengiriman dan Penetapan waktu siaran. sains dan teknologi. Nama organisasi Pengirim. persidangan media. Penetapan Waktu Siaran: Adakah pengirim menetapkan masa siaran iaitu sama ada untuk siaran segera. A3 atau formatformat lain yang dilipat seperti brosur. Bahasa: Apakah bahasa dalam teks bahan perhubungan media yang dikemukakan. UM atau PDRM. nama jabatan. Semasa penelitian itu. Nama Organisasi Pengirim: Apakah nama khusus syarikat. Tajuk. bahasa Melayu atau dwibahasa. Berkowitz (1993) mentakrifkan subsidi informasi sebagai saluran rutin seperti kenyataan media. Bahan-bahan yang dihantar kepada organisasi media tersebut dikumpulkan dan disenaraikan dalam sebuah inventori yang memperlihatkan pelbagai butiran tentang kandungannya. Badan berkanun. Maklumat komunikasi: Adakah disediakan informasi penting pengirim iaitu nombor telefon. Soalan-soalan itu adalah seperti berikut: Format kertas: Apakah format yang digunakan iaitu sama ada format A4. embargo atau tiada masa khusus. Media massa yang dirujuk dalam kajian ini ialah TV3 dan Berita Harian. Bilangan halaman: Berapa banyak halaman kertas yang digunakan. nama persatuan atau sebagainya misalnya UKM.Jurnal Komunikasi. E-mel. krisis dan bencana alam. nombor faksimili. Aspek-aspek itu ialah Format kertas. Berdasarkan angka dan peratusan inilah suatu huraian deskriptif dibuat untuk menilai amalan penyediaan bahan perhubungan awam oleh organisasi. Cara Pengiriman: Bagaimakah bahan perhubungan awam diterima iaitu sama ada melalui Faksimili. Isu: Apakah kategori isu bagi kandungan teks iaitu sama ada isu sosial. Maklumat komunikasi. acara 3 . Hasil-hasil penelitian daripada analisis kandungan dimasukkan ke dalam jadual dalam bentuk angka dan peratusan. Bahasa. Bilangan halaman. Ulasan Pustaka Beberapa kajian terdahulu menunjukkan bahawa siaran media ialah cara yang sering digunakan oleh pengamal perhubungan awam untuk memaklumkan kepada masyarakat mengenai kegiatan organisasi mereka melalui publisiti di media massa. beberapa soalan dikemukan bagi setiap aspek. Hantaran tangan atau Pos. Organisasi Bukan Kerajaan. Kerajaan Persekutuan. Sebanyak 11 aspek diteliti dalam analisis kandungan ini. Malaysian Journal of Communication Vol 26: 1-16 3 Kaedah kajian Kaedah analisis kandungan digunakan terhadap bahan perhubungan media yang diterima oleh media massa daripada pelbagai sumber berdasarkan tempoh kajian yang ditetapkan iaitu sepanjang bulan Mac dan April tahun 2007.

Kenyataan mesti mengandungi berita dan fakta. faksimili. dan jika ada berita itu tidak 4 . Manakala. Gambar foto boleh disertakan untuk menguatkan peluang kenyataan media tersebut disiarkan. penulisannya mestilah bebas daripada sebarang kesilapan. panggilan telefon. dan faksimili setiap minggu (Dalam Macnamara 1993). bagi memberi peluang kepada pihak media membuat semakan turutan jika perlu (Mohd Hamdan 1993). Menurut Bland.2 peratus pengamal perhubungan awam mengakui bahawa bentuk komunikasi yang paling kerap digunakan ialah siaran media. Beliau mendapati sebanyak 72. Menurut Hendrix (2001). Timbunan kotak dan bakul di pejabat Steiger melebihi 2 kaki tinggi dan 10 kaki panjang (Cutlip. Terdapat tiga sebab mengapa kadar kegagalan yang tinggi dalam penerbitan bahan perhubungan media oleh akhbar iaitu. dan bukan pendapat atau ulasan. dan dapat sampai kepada masyarakat sasaran. dan surat. Paul Steiger. murah. nahu dan ejaan. Sebaik-baiknya kenyataan media tersebut hendaklah diberi terus kepada editor media berkenaan pada waktu pagi.Jurnal Komunikasi. Jumlah yang banyak ini menunjukkan bahawa kenyataan media mungkin merupakan alat perhubungan media yang popular di Amerika Syarikat. meminta kerjasama daripada 17 pengurus biro domestik untuk menyimpan semua bahan yang diterima setiap hari. Editor Pengurusan Wall Street Journal’s New York. Clara Zawawi (2001) mendapati wartawan di Australia yang ditemu ramah mengadu bahawa kenyataan akhbar yang diterima daripada pengamal perhubungan awam kurang atau tidak mempunya nilai berita. tetapi tidak termasuk yang dihantar melalui Internet. bahan perhubungan media mungkin tidak mengandungi berita. Bahan perhubungan media yang dihantar mestilah mengandungi nama pegawai yang terlibat dan nombor telefon yang boleh dihubungi dengan segera apabila perlu. bahan PR Wire. Panjang kenyataan media hendaklah antara satu hingga dua halaman. Alasan yang diberikan termasuklah mudah disediakan. Center dan Broom 2006). penulisan tidak berkualiti dan selalu ditujukan kepada orang yang salah atau terdapat ejaan nama yang salah. pertama. Tidak semua bahan tersebut dapat menembusi pemeriksaan rapi gatekeepers kerana mereka sememangnya mahir tentang sumber yang manakah yang menghantar informasi yang mempunyai nilai berita. mudah mendapatkan maklum balas. Malaysian Journal of Communication Vol 26: 1-16 4 praperancangan atau prosiding rasmi. Lambakan bahan berita seumpama ini turut berlaku di bilik berita di seluruh dunia. Theaker dan Wragg (1996) hanya satu daripada 10 kenyataan media yang dihantar oleh organisasi diterbitkan oleh akhbar. setiap pagi editor-editor akhbar di Amerika Syarikat berhadapan dengan 70 hingga 100 atau lebih „news release‟ yang dihantar oleh pengamal perhubungan awam yang ingin mendapatkan liputan berita bagi pihak pelanggan atau organisasi mereka. Kajian Mohd Hamdan (1993) mendapati siaran akhbar atau media ialah satu bentuk perhubungan media yang paling popular di Malaysia. Mereka mengumpul siaran berita. kaji selidik pada tahun 1992 yang dijalankan ke atas wartawan dan editor di Australia mendapati 86 peratus melaporkan amat kerap berhubung dengan pengamal perhubungan awam. Lebih daripada 74 peratus melaporkan menerima 20 atau lebih alat komunikasi perhubungan awam seperti siaran berita. Untuk mendokumentasikan sebanyak mana wartawan dan editor perlu memetik bahan berita setiap hari. Penulisan dalam bahan tersebut mestilah padat dan dalam bentuk laporan berita akhbar. Selain itu. wakil media senang bekerjasama. Walaupun perkadaran ini dianggap masih rendah tetapi dipersetujui oleh media di seluruh dunia.

kenyataan media yang berbentuk setempat mempunyai peluang sebanyak 10 kali ganda untuk digunakan di dalam surat khabar. Kedua. beliau mencadangkan lima keperluan untuk kenyataan media dianggap sebagai berita.Jurnal Komunikasi. Kedua. impak iaitu pengumuman utama yang memberi kesan kepada organisasi. Kedua. kenyataan media jarang berbentuk setempat. Pihak media umumnya berasa tidak senang hati apabila dibanjiri oleh bahan seranta tanpa mengira betapa baiknya bahan tersebut. tekanan.334). Usaha ini kemungkinan menimbulkan kemarahan pihak editor dan hanya merendahkan kredibiliti pengamal perhubungan awam tersebut di mata petugas media. Menurut Cutlip. Ini adalah alasan yang sering diberikan mengapa bahan perhubungan media gagal. penulisan kenyataan media yang buruk. Semakin menjurus bahan kenyataan media kepada isu setempat. makan semakin tinggi peluang untuk digunakan oleh surat khabar. Ini mengurangkan keyakinan wartawan terhadap pengamal perhubungan awam. Kajian Morton (1993) menjelaskan bahawa para editor surat khabar melihat kenyataan media sebagai worthless drivel (percakapan merepek yang tidak berguna) adalah disebabkan oleh tiga faktor iaitu: Pertama. Walau bagaimanapun. serta menutup berita sebenar. komuniti dan masyarakat. kenyataan media yang tidak profesional. Kedua ialah kejahilan. Para editor hanya akan menggunakan kenyataan media jika mereka mempertimbangkan sesuatu kenyataan media itu sebagai berita. Masih terdapat pengamal perhubungan awam yang berpendapat bahawa kehandalan mereka diukur dari jumlah bahan perhubungan media yang disampaikan kepada organisasi media dalam seminggu. Center dan Broom (2006) tindakan pengamal perhubungan awam berkaitan penghantaran bahan perhubungan media boleh menimbulkan salah faham wartawan terhadap pengamal perhubungan awam. Berdasarkan hasil kajian di atas. Malaysian Journal of Communication Vol 26: 1-16 5 signifikan atau tidak khusus menyebabkan tidak ada media yang berminat terhadap isu tersebut. Tindakan tersebut melibatkan pertama. Ketiga. membanjiri media. Faktor ini menurut Morton merupakan dilema utama. kenyataan media yang tidak bernilai berita (newsworthy).334). sebaliknya dihantar menggunakan pendekatan scatter-gun kepada semua media yang terdapat di dalam senarai mel perhubungan awam. keganjilan (oddity) yang melibatkan sesuatu 5 . Menurutnya. Keputusan ini merupakan sesuatu yang merugikan kerana kajian mendapati. Keempat. Pertama. Beliau medapati kebanyakan kenyataan media ditulis mengikut gaya yang rumit dan sukar dibaca berbanding gaya penulisan berita. termasuk terlalu banyak bahan-bahan teknikal dan ‟jargon‟. kebanyakan bahan perhubungan media ditulis dengan buruk. “this could be the result of pressure from administrators as they review and critique press release” (Dalam Seitel 2007. Ketiga. Terdapat pengamal perhubunan awam yang cuba memastikan bahan perhubungan media mereka digunakan dengan menghubungi pihak atasan organisasi media berkenaan. Bahan perhubungan media yang tidak mengandungi nilai berita mungkin akan menimbulkan kemaharahan editor kerana hanya membuang masa mereka membacanya. menurut Morton “practitioners may not want to do the additional work that localization requires” (Dalam Seitel 2007. Dan ketiga. kebanyakan bahan tersebut tidak ditujukan secara tepat. hal. Surat khabar memberi fokus utama kepada perkembangan setempat. Sebilangan besar kenyataan media ditolak kerana penulisannya begitu terus dan terlalu panjang. hal.

USA Today. „News release‟ tidak boleh digunakan oleh penulisnya sebagai tempat untuk berucap sebaliknya. Tren menunjukkan tiga subjek yang sering terkandung dalam „news release‟ adalah mengenai pengumuman produk baru dan perkembangan organisasi. masukkan fakta-fakta penting tentang produk. tarikh penghantaran. Kelima. semakin tinggi peluang kenyataan media digunakan oleh media massa. memfokus kepada satu subjek dalam setiap „news release‟. 354). Cara terbaik mempelajari apa yang dikatakan sebagai nilai berita adalah dengan meneliti akhbar harian dan laporan berita televisyen dan lihat apa yang dikatakan sebagai berita. Secara umumnya. Seitel (2007) pula berpendapat cabaran utama penulis perhubungan awam adalah untuk memastikan supaya kenyataan media mereka menggambarkan berita. masukkan petikan penting daripada ucapan ketua organisasi. Daripada segi kandungan. elakkan „news release‟ dengan perkataan „jargon‟. Pendapat Morton disokong oleh Bonnie Grossman yang menjelaskan bahawa. Kedua. sediakan „news release‟ berdasarkan fakta. masukkan informasi ringkas syarikat serta operasinya di akhir „news release‟. Associated Press Wire. CNBC. but the news release is still the foundation of PR writing. harga dan lain-lain informasi berkaitan dalam „news release‟. Malaysian Journal of Communication Vol 26: 1-16 6 perkara yang luar biasa atau peristiwa yang sangat penting. Semua komen mestilah melambangkan sumber rasmi organisasi. more often now by e-mail or by paid wire services. Walau bagaimanapun. Ketujuh.” (Dalam Seitel 2007. Seitel (2007) menambah bahawa berita berbentuk human interest yang menyentuh emosi. Keempat. “We may change the delivery system. iaitu semakin tinggi kedudukan atau pangkat orang yang membuat pengumuman. masukkan spesifikasi produk. When. pastikan subjek tersebut bernilai berita dalam konteks organisasi. ringkas lagi padat serta tegas. „News release‟ boleh meliputi apa sahaja perkara atau isu. Dan kelima. Secara faktanya. Keenam. Where. Seitel (2007) menggariskan 10 elemen untuk menjadikan „news release‟ bernilai berita iaitu pertama. Untuk dikategorikan sebagai bernilai berita. bukan sesuatu yang mengejutkan mengapa kebanyakan bahan perhubungan media sukar untuk diterbitkan. Cable News Network (CNN). Kesembilan. Sejauh mana bahan kenyataan media berbentuk setempat atau tepat pada masanya yang berkaitan dengan berita pada hari berkenaan. 6 . industri dan komuniti. tokoh utama. pertukaran pengurusan dan ucapan pihak pengurusan (Seitel 2007). „news release‟ mestilah ditulis mengikut gaya penulisan surat khabar. hal. Kelapan. Ketiga. di sebalik kritikan yang teruk. Google News dan lain media di Amerika Syarikat dan di serata dunia dipenuhi dengan berita-berita yang dijanakan daripada kenyataan-kenyataan media yang dikeluarkan oleh pengamal perhubungan awam profesional. kedekatan (proximity). Di samping lima keperluan di atas seperti yang dicadangkan oleh Morton. konflik yang melibatkan pertikaian atau kontroversi yang signifikan. What. Why dan How. perkhidmatan atau isu yang dibincangkan. „news release‟ mestilah objektif.Jurnal Komunikasi. kenyataan media masih kekal sebagai satu-satunya alat perhubungan awam paling penting. Berdasarkan hasil kajian ini. Dan ke-10. mempunyai alasan yang jelas untuk menghantar „news release‟. mesti disampaikan secara adil dan tepat seperti yang harapkan oleh organisasi. Keempat. Kajian sebelum ini oleh Morton (1993) mendapati kurang daripada 10 peratus kenyataan media yang dihantar oleh para pengamal perhubungan awam diterbitkan di dalam surat khabar Amerika Syarikat. Pendulu kandungannya mesti menjawab enam persoalan utama (jika boleh) iaitu Who. sering dipertimbangkan sebagai bernilai berita. New York Times. menurut Morton setiap hari Wall Street Journal. Ketiga. „news release‟ hendaklah ditulis secara jelas. „News release‟ yang baik harus ditulis mengikut struktur piramid terbaik iaitu yang paling penting didahulukan.

Jurnal Komunikasi.4. 50 years of Malaysia Police Abuses and the Ensuing Gross Organisasi Pengirim Police Watch and Human Rights Committee 1 23.3%) bahan mengandungi tajuk.9 peratus) bahan perhubungan media yang didapati ditulis panjang iaitu antara 20 hingga 39 patah perkataan oleh organisasi pengirim.07 2 3 4 5 19.3. 200 Years of Policing.08 16. and You!! Free Career Guidance Dimensi Kesenian Islam Selera‟s Highlights Organisasi Pengirim Malaysian Society for Traumathology and Emergency Medicine M. Tajuk: Sebanyak 392 (93. Tajuk yang dikategorikan sebagai ringkas ialah jumlah perkataan yang kurang daripada enam.A. Ark Career Development Center UKM Allson Klana Resort Seremban 1 19. Jadual 1: Tajuk Ringkas Bil.4 peratus daripada jumlah bahan yang dikaji. panjang. Malaysian Journal of Communication Vol 26: 1-16 7 Hasil kajian Sebanyak 420 bahan siaran media telah diteliti dalam kajian ini. Antara tajuk yang panjang adalah seperti dalam Jadual 2. Ini meliputi 2.3. Analisis kajian ini menunjukkan bahawa terdapat beberapa tajuk yang ditulis ringkas.200th.08 7 . 2.2007.A. (1996) dan Seitel (2007) yang mementingkan tajuk dalam bahan perhubungan media untuk memudahkan petugas media membuat pertimbangan sebelum menggunakan bahan tersebut. menggunakan bahasa Melayu dan bahasa Inggeris atau memasukkan nama bahan perhubungan media. Penemuan ini selaras dengan pendapat Bland et al.07 24.07 19. Kajian menunjukkan terdapat lapan tajuk (1.C. keberatan dan warna. Bahan-bahan tersebut telah disenaraikan dalam sebuah inventori yang disusun berdasarkan tarikh penulisan bahan tersebut.3.3. Tarikh Tajuk 4th. Antara tajuk yang didapati ditulis ringkas iaitu antara dua hingga enam patah perkataan adalah seperti dalam Jadual 1.3.08 Tajuk bahan perhubungan media yang dikategorikan sebagai panjang ialah yang melebihi 20 patah perkataan.C. Tarikh Tajuk 1.3. Jadual 2: Tajuk panjang Bil. Asian Conference on Emergency Medicine Barbie Loves M. Hasil analisis adalah seperti berikut: Format: Kajian ini mendapati bahawa semua bahan siaran media dikemukakan dalam kertas standard iaitu bersaiz A4 dan dicetak pada satu halaman sahaja. Malaysian Police Day Celebrations on 25. Walaupun saiz-saiz lain tidak digunakan tetapi format kertas menunjukkan kelainan dari segi jenis jenis.

Jadual 3 menunjukkan tajuk bahan perhubungan media yang menggunakan kedua-dua bahasa yang diterima dari Jabatan Meteorologi Malaysia.400 New Ordinary Shares of RM0. Malaysian Journal of Communication Vol 26: 1-16 8 2 16.000.7%).72 per Ordinary Share Payable in Full on Application Kempen Mengibarkan Jalur Gemilang dan Menerangi Bangunan Sempena Pertabalan Seri Paduka Baginda Yang Dipertuan Agong XIII pada 26 April 2007 Aspect Software.2%) (Jadual 4). Tarikh Tajuk Organisasi Pengirim Jabatan Meteorologi Malaysia KWSP 1 2 19.07 4 17.000 Ordinary Shared of RM0. Summary of Monthly Rubber Statistics MalaysiaFebruary 2007 Jabatan Perangkaan Malaysia Isu: Kajian mendapati bahan perhubungan media yang mengandungi isu sosial paling kerap diterima oleh media massa daripada organisasi luar iaitu 234 (55. krisis dan bencana alam 54 (12.3. Jadual 3: Tajuk dwibahasa iaitu bahasa Melayu dan bahasa Inggeris Bil.2007 19.4.07 Injustices.07 3 18.4. 8 . diikuti ekonomi sebanyak 99 (23.07 Nasihat Hujan lebat/Ribut petir. sains dan teknologi 14 (3.351.4.50 Each at an Issue/Offer Price of RM0. Two Event to Provide Overview of End-to-end Comprehensive Contact Centre Management Strategy Superlon Holdings Berhad Public Issue of 12. politik 18 (4.3.50 Each and Offer for Sale of 1. Heavy rain/ Thunderstorms Advisory EPF’s Fund Increase to RM285 Billion: Effective Investment Strategy Continues to be steered by Prudence. MIDF Consultancy and Corporate Services Sendirian Berhad DBKL Terdapat beberapa buah organisasi yang cenderung menulis tajuk bahan perhubungan media dalam dua bahasa iaitu. 3.2007 3 16.3%).4. Inc. Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) dan Jabatan Perangkaan Malaysia.3%) dan lain-lain 1 (0. Kecenderungan jabatan kerajaan dan badan berkanun untuk menggunakan kaedah ini dalam menyampaikan informasi bertujuan memudahkan proses siaran berita oleh media massa yang menggunakan salah satu daripada bahasa tersebut. Saiz Dana KWSP Meningkat kepada RM285 Bilion: Strategi Pelaburan Berkesan Terus Dipacu Secara Berhemah Ringkasan Perangkaan Getah Bulanan MalaysiaFebruari 2007. bahasa Melayu dan Inggeris.Jurnal Komunikasi.9%). Urgent Call to PM for IPCMC-The Only Way Forward Aspect Software and Intellect Consulting Raise Standards for ASEAN Contact Centre Industry Through Best Practices Workshop.6%).

terdapat sebanyak 31 (7.7 23.0 9 .1 3.3 3.3 49.3%). Dalam kajian ini. Malaysian Journal of Communication Vol 26: 1-16 9 Jadual 4: Bahan perhubungan media mengikut isu Isu Sosial Ekonomi Krisis dan bencana alam Politik Sains dan teknologi Lain-lain Jumlah besar Frekuensi 234 99 54 18 14 1 420 Peratus 55. didapati bahawa bahasa Inggeris kerap digunakan dalam bahan perhubungan media yang diterima oleh media massa iaitu sebanyak 207 (49.Jurnal Komunikasi.5%).4 100. tiga halaman sebanyak 76 (18.1%).5 18.6 5.3%). Bland et al. 4 halaman sebanyak 15 (3.6 12. Walau bagaimanapun.3 7.0 Bilangan halaman: Organisasi media menerima bahan perhubungan media dalam pelbagai jumlah halaman bersaiz A4.6%) manakala 23 (5.0 Bahasa: Berdasarkan Jadual 6.3 0.3%) manakala bahan yang menggunakan bahasa Melayu berjumlah 182 (43. Jadual 5: Bahan perhubungan media mengikut jumlah halaman Jumlah halaman (saiz A4) 1 2 3 4 5 dan lebih Jumlah besar Frekuensi Peratus 161 145 76 15 23 420 38.2 100.5 100. 73% menggunakan antara 1 hingga 2 halaman.9 4.3 34.5%) bahan perhubungan media setebal lima halaman atau lebih (Jadual 5).4%) bahan perhubungan media yang diterima oleh media massa menggunakan kedua-dua bahasa iaitu bahasa Melayu dan bahasa Inggeris. Bahan yang paling kerap diterima berjumlah satu halaman iaitu sebanyak 161 (38. (1996) dan Seitel (2007) mencadangkan supaya bahan perhubungan media harus dan antara 1 hingga 2 ½ halaman bersaiz A4. Jadual 6: Bahan perhubungan media mengikut bahasa Bahasa Bahasa Melayu Bahasa Inggeris Bahasa Melayu dan Inggeris Jumlah besar Frekuensi 182 207 31 420 Peratus 43. diikuti dua halaman iaitu sebanyak 145 (34.

(2003) bahawa nama organisasi penghantar perlu dimasukkan dalam bahan perhubungan media.0 15.6 100.4%). Malaysian Journal of Communication Vol 26: 1-16 10 Gaya Penulisan: Analisis inventori kajian menunjukkan sebanyak 281 (66.8 3. Bank Negara Malaysia (BNM) 6 (1.9%) bahan perhubungan media yang diterima oleh media massa didapati mengikut gaya penulisan berita manakala 139 (33. Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) 6 (1. Polis Diraja Malaysia (PDRM) 10 (2.0%).6%).0 Nama Organisasi Pengirim: Hasil kajian juga menunjukkan 420 (100%) bahan perhubungan media mengandungi nama organisasi pengirim.9%). Penemuan ini menunjukkan jumlah bahan perhubungan media yang tidak mengikut gaya penulisan berita adalah tinggi.4%).4 4.6%).4%) dan Dewan Bandaraya Kuala Lumpur (DBKL) 6 (1. Penemuan ini mungkin menunjukkan pihak media massa kerap menerima bahan perhubungan media daripada syarikat-syarikat swasta yang ingin mendapatkan publisiti berbanding organisasi dalam kategori lain. Kategori Organisasi Pengirim: Berdasarkan Jadual 7.5 11.1%) bahan tidak mengikut gaya tersebut. Jadual 7: Bahan perhubungan media mengikut organisasi pengirim Organisasi Swasta Kerajaan Persekutuan Badan berkanun Organisasi Bukan Kerajaan Lain-lain Kerajaan Negeri Jumlah besar Frekuensi 154 118 65 48 20 15 420 Peratus 36. Jabatan Penerangan Malaysia 20 (4. pihak media massa menerima sebanyak 65 (15. kajian mendapati pihak media massa banyak menerima bahan perhubungan media daripada organisasi swasta iaitu sebanyak 154 (36.Jurnal Komunikasi. Teknologi dan Inovasi sebanyak 26 (6. 10 . Perkembagnan ini bertepatan dengan pendapat Wilcox et al. Terdapat beberapa organisasi yang kerap menghantar bahan perhubungan media ke media massa iaitu Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) sebanyak 36 (8.7%) berbanding Kerajaan Persekutuan iaitu 118 (28.8%). Universiti Malaya (UM) 12 (2. (1996) mencadangkan penulisan bahan perhubungan media harus mengikut gaya penulisan berita supaya memudahkan petugas media membaca dan menggunakannya seebagai bahan berita.2%). Di samping itu. Kementerian Pelajaran Malaysia 8 (1. diikuti organisasi bukan kerajaan 48 (11.7 28.5%) bahan perhubungan media daripada organisasi badan berkanun. Kementerian Kesihatan Malaysia 8 (1.4%). Majlis Perbandaran Alor Gajah. lain-lain 20 (4.9%). Parti Gerakan Rakyat Malaysia (Gerakan) 8 (1. Pihak media massa menerima bahan perhubungan media daripada 115 organisasi berdasarkan enam kategori di atas.4%) (Jadual 8). Melaka 12 (2. Keadaan ini mungkin menimbulkan kesukaran kepada pihak editor untuk menimbangkan bahan tersebut. diikuti Kementerian Sains.9%).9%). Bland et al.9%).8%) manakala kerajaan negeri sebanyak 15 (3.

(2003) dan Holtz (2002) menekankan pentingnya nama penyedia bahan perhubungan media supaya memudahkan petugas media menghubungi mereka jika memerlukan informasi lanjut. 1.9% melibatkan agensi perhubungan awam tempatan manakala 11.9 1.2 4. Wilcox et al. Jadual 9: Perunding perhubungan awam sebagai pengirim Bil Nama perundingan perhubungan awam Prioity Communications 1. tetapi disediakan oleh perunding perhubungan awam profesional yang dilantik oleh organisasi. Melaka MSC Malaysia 11 . sebanyak 88. 4.4 1.0 Jenis Organisasi Pengirim: Analisis kandungan menunjukkan bahan perhubungan media yang diterima oleh media massa bukan sahaja disediakan oleh pengamal perhubungan awam organisasi dan bukan pengamal perhubungan awam organisasi. Melaka PDRM Gerakan Kementerian Kesihatan Malaysia Kementerian Pelajaran Malaysia KWSP BNM DBKL Organisasi lain Jumlah besar Frekuensi 36 26 20 12 12 10 8 8 8 6 6 6 262 420 Peratus 8.8 2. Daripada jumlah tersebut.9 2. 6.4 1. Bath Deco Marketing Sdn Bhd Burberry (Malaysia) Sdn Bhd KWSP AmBank (M) Berhad Mudajaya Group Berhad National Cancer Society of Malaysia The German Embassy Majlis Perbandaran Alor Gajah.4 1.Jurnal Komunikasi. Terdapat 18 buah syarikat perunding perhubungan awam profesional yang dikenal pasti seperti yang tersenarai dalam Jadual 9.3 100. Nama klien 1 2 Bernama Media Relations & Event Management British Council M.6 6.C.1% adalah agensi antarabangsa. Malaysian Journal of Communication Vol 26: 1-16 11 Jadual 8: Organisasi pengirim yang banyak menghantar bahan Nama Organisasi UKM Kemeneterian Sains.9 1.9 1. 4. 3. 2. 2. 5.9 2.A. Teknologi dan Inovasi Jabatan Penerangan Malaysia UM Majlis Perbandaran Alor Gajah. 7.4 62. 3.

Kajian ini menunjukkan masih terdapat organisasi yang tidak memasukkan alamat e-mel dan laman web apabila berurusan dengan pihak media massa. Walau bagaimanapun. mTouche Technology Berhad 1. nombor faksimili. 1. 6. Bhd. 1. 10 11 12 13 14 15 RATU Jabatan Meteorologi Jabatan Perdana Menteri Badan Kebajikan Isteri-isteri Menteri (Bakti) Kementerian Belia dan Sukan Malaysia Kementerian Penerangan Malaysia Kementerian Pertanian dan Industri Asas Tani Malaysia Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri Malaysia TAG Heuer Calistine Sdn Bhd Kementerian Kesihatan Malaysia KUB Malaysia Malaysian Association of Tour and Travel Agents Emirates Airline SBC Corporation Bhd 16 17 18 NRA Access Sdn Bhd AV Asia Communications Sdn Bhd Hill & Knowlton Kuala Lumpur 1. alamat e-mel dan alamat laman web yang terkandung dalam bahan perhubungan media yang diterima oleh media massa. 1. 1. sebanyak 277 (66. 6 7 8 9 Fat Boys Events Novapr Alpha Platform Public Relations Weber Shandwick Worldwide Malaysia Roots. 2.0%) bahan mengandungi alamat e-mel pengirim. Aspect Software. 1. Jabatan Penerangan Malaysia 1. 7. Sebanyak 379 (90. Shoots. Fujitsu (Malaysia) Sdn Bhd and Sun Microsystems (Malaysia) Sdn Bhd 1. Bhd Bahagian Media dan Komunikasi Korporat. Acer Inc. TalariaX 3. 1. Ogawa World Berhad 1. Hewlett-Packard Asia Pacific Pte Ltd 2. 1. Di samping itu. Crush Communications Sdn. 3. Cosmopolitan Cosmetics Pte Limited 1.1%) sahaja (Jadual 10). Perkembangan ini mungkin menunjukkan organisasi tersebut masih tidak menggunakan kemudahan teknologi maklumat yang semakin penting dalam urusan perhubungan media di negara ini. 12 . Kannal Tec Maklumat komunikasi: Maklumat komunikasi dirujuk kepada informasi penting pengirim iaitu nombor telefon. 5. 2.2%) bahan tersebut mengandungi nombor faksimili pengirim. Froots Sdn Bhd Public Relations Rantau PR Sdn Bhd Lewis PR Perception Management Sirius PR Sdn Bhd AccentEdge Communications 1. jumlah bahan yang mengandungi laman web pengirim berjumlah 219 (52.3%) bahan mengandungi nombor telefon organisasi pengirim. Companies Commission of Malaysia 1. Malaysian Journal of Communication Vol 26: 1-16 12 3 4 5 Public Relations Consulting Firm Ghazalie Rafeah Ali & Associetes Sdn.Jurnal Komunikasi. Inc. 4. 2. Fortinet and ProCurve Networking 2. Kajian mendapati sebanyak 417 (99. SCICOM Berhad 1.

0 100.6 100.0 Penetapan Waktu Siaran: Berdasarkan Jadual 12.1 Cara Pengiriman: Kajian menunjukkan terdapat empat kaedah penerimaan bahan perhubungan media oleh media massa dari organisasi di negara ini.4%) „untuk siaran segera‟ dan 21 (5.3 90.0 52. Hasil dapatan ini menunjukkan mungkin pengamal perhubungan awam lebih memanfaatkan penggunaan faksimili berbanding kaedah lain (Jadual 11).0 10. 45 (10. Jadual 11: Cara pengiriman bahan perhubungan media Cara Pengiriman Faksimili E-mel Hantaran tangan Pos Jumlah Frekuensi 340 45 24 11 420 Peratus 81.7%) bahan diterima melalui hantaran tangan.4 5.0 13 . Malaysian Journal of Communication Vol 26: 1-16 13 Jadual 10: Maklumat komunikasi pengirim Maklumat komunikasi Nombor telefon pengirim Nombor faksimili pengirim Alamat e-mel pengirim Alamat laman web pengirim Frekuensi 417 379 277 219 Peratus 99.Jurnal Komunikasi. secara keseluruhan kebanyakan bahan perhubungan media yang diterima oleh media massa tidak menetapkan masa bagi sesuatu bahan itu disiarkan. terdapat kecederungan pihak organisasi yang menghantar bahan perhubungan media menetapkan masa tertentu sebagai makluman kepada media massa jika menyiarkan bahan mereka iaitu 69 (16.6%) yang diterima oleh media massa tidak mempunyai masa yang spesifik untuk disiarkan. Jadual 12: Penetapan waktu siaran Penetapan waktu Tiada permintaan khusus Untuk siaran segera Embargo Jumlah Frekuensi 330 69 21 420 Peratus 78.2 66.6 16.7%) menerusi e-mel. 24 (5. manakala 11 (2.0%) bahan diterima melalui faksimili.7 5. Menurut Holtz (2002) penetapan masa seperti „untuk siaran segera‟ dan „embargo‟ memudahkan petugas media mengetahui bila bahan perhubungan media boleh digunakan untuk siaran berita.6%) diterima melalui perkhidmatan pos.0%) bahan dalam kategori „embargo‟. Walau bagaimanapun. Sebanyak 340 (81.7 2. Hal ini dapat dibuktikan apabila 330 bahan perhubungan media (78.

kajian menunjukkan isu sosial paling mendapat tempat dalam bahan perhubungan media yang diterima oleh media massa iaitu lebih daripada separuh bahan yang dikaji.8%. Wilcox et al. UKM. KWSP dan DBKL adalah yang kerap menghantar bahan kepada media massa. Malaysian Journal of Communication Vol 26: 1-16 14 Perbincangan Media massa di negara ini menerima bahan siaran media daripada pelbagai organisasi seperti kerajaan persekutuan. Hendrix (2001) dan Mohd Hamdan (1993) merupakan satu kaedah yang popular yang diusahakan oleh pengamal perhubungan awam untuk tujuan publisiti dan komunikasi pemasaran. penulisan tajuk bahan perhubungan media didapati tidak konsistem dari segi penggunaan jumlah perkataan iaitu antara dua patah perkataan hingga 39 patah perkataan. Analisis ini menunjukkan semua bahan perhubungan media yang diterima oleh media massa adalah dalam bentuk standard A4 dan ditulis pada satu halaman sahaja. kerajaan negeri. Kementerian Pelajaran Malaysia. Analsisi menunjukan masih banyak bahan perhubungan awam ditulis dengan tidak mengikut gaya penulisan berita. Walau bagaimanapun. Walaupun kajian mendapati syarikat swasta merupakan penghantar tertinggi bahan pehubungan media kepada media massa. Ini menunjukkan penulis siaran media di negara ini mungkin memahami format fizikal bahan perhubungan media. Keputusan itu mungkin masih tinggi dan perlu diberi perhatian oleh pengamal perhubungan awam supaya tidak bahan mereka tidak diketepikan editor.Jurnal Komunikasi. Kementerian Kesihatan Malaysia. badan berkanun. UM. Walaupun kajian mendapati jumlah halaman bahan perhubungan media seperti yang disarankan oleh Bland et al. Di negara ini. Penulisan seumpama ini bertentangan dengan dengan Bland et al. (1996) yang menyarankan supaya bahan perhubungan media harus ditulis mengikut gaya penulisan berita supaya memudahkan editor membaca dan menggunakannya sebagai bahan berita. pengawal perhubungan awam yang menyediakan bahan tersebut harus memasukkan alat laman web organisasi untuk memudahkan editor membuat susulan jika ingin mendapatkan informasi selanjutnya daripada laman web oganisasi. Organisasi seperti Kementerian Sains. 14 . (2003) dan Holtz (2002) mengesyorkan supaya informasi penting ini dimasukkan dalam bahan perhubungan media. tetapi bahan perhubungan media yang setebal tiga halaman atau lebih adalah sebanyak 26. (1996) dan Seitel (2001) iaitu antara 1 hingga 2½ halaman adalah agak tinggi. tajuk bahan perhubungan media menggunakan dua bahasa iaitu bahasa Malaysia dan Inggeris atau kedua-dua bahasa tersebut. Oleh itu. Teknologi dan Inovasi. PDRM. Jabatan Penerangan Malaysia. Walaupun kajian menunjukkan informasi seperti nombor telefon. alamat e-mel adalah tinggi dari segi kekerapan tetapi bahan siaran media yang tidak mempunyai alamat laman web pengirim masih tinggi. Hal ini selaras dengan cadangan Seitel (2007) yang mementingkan tajuk yang ringkas supaya memudahkan editor membacanya. Penggunaan tajuk yang ringkas iaitu antara dua hingga enam patah perkataan mungkin lebih memudahkan editor membacanya. politik serta sains dan teknologi. BNM. penggunaan satu bahasa lebih kerap berbanding penggunaan dua bahasa dalam satu bahan perhubungan media. Bahan siaran media seperti yang diakui oleh Grossman (Dalam Seitel 2007). syarikat swasta dan badan bukan kerajaan setiap hari kecuali hari Ahad dan cuti awam. diikuti krisis dan bencana alam. Daripada segi isu. Tetapi. tetapi daripada segi kekerapan menunjukkan organissi kerajaan persekutuan dan badan berkanun yang kerap menghantar bahan tersebut. nombor faksimili. Isu kedua penting ialah ekonomi.

Ed.37.masscom. Mungkin kaedah in lebih mudah dan cepat diterima oleh editor media massa. J. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka. Mereka mungkin lebih selesa untuk tidak menetapkan masa siaran bahan tersebut. New Jersey: Prentice Hall. G.A. maklumat komunikasi. Center. dan ‟embargo‟ masih rendah amalannya oleh pihak perhubungan awam di negara ini. Holtz. Berkowitz.P. www. bahasa yang digunakan. (1996). S. Tomoko Masumoto & Dirk Gibson. M. No. bilangan halaman. D. hantaran tangan dan pos.9-11. Clara Z.M. S. Public Relation Quarterly. Effective Public Relations 7th. 28: 265-281. Sidin Ahmad Ishak ialah profesor di Jabatan Media. Tesis doktor falsafah yang tidak diterbitkan. New Jersey: Prentice Hall. Producing publishable press release.. (1982). Boston: McGraw Hill. Morton. Wilcox et al. Holtz (2002). Kriteria tersebut adalah tajuk bahan. Journal of Broadcasting and Electronic Media. 15 . Public relation cases (5th. Malaysian Journal of Communication Vol 26: 1-16 15 Trend menunjukkan pengamal perhubungan awam di negara ini mungkin lebih selesa menggunakan mesin faksimili berbanding e-mel. isu yang terdapat dalam bahan. Introduction to Mass Communication: Media Literacy and Culture 2nd. S. Hendrix. cara menghantar bahan serta sekatan yang dinyatakan dalam bahan perhubungan media. Universiti Malaya. The impact of PR on the media.M. Bland.An Analysis of Relationships between Australian Public Relations Practitioners and Journalists. & Broom. (2001). (1993). Teknik perhubungan awam. Kisha Kurabu and Koho: Japanese Media relations and Public Relations.M.H. (2002). D. (1993). hal. Sl.M.H. R. Public Relations Review. London: Kogan Page. A. Pekeliling Perkhidmatan. Effective Media Relations: How to get Results.. pihak yang menyedia bahan. dan Wragg. Kuala Lumpur: Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. L. G.au. Winter 1992-1993. Tentang Penulis Mohd Yahya Mohamed Ariffin ialah pensyarah dan Dr Md.com. Ed). A. (2000). (2001). (2006). Rujukan Baran. PublicRelations on the Net 2nd ed. (1993). Queensland: Queensland University of Technology. Theaker. Feeding the Watchdogs . J. Rumusan Kajian analisis kandungan menunjukkan sebahagian besar bahan yang diterima oleh media massa memenuhi kriteria sebagai bahan perhubungan media seperti yang disarankan oleh Bland et al. (2002). nama organisasi penghantar. Center. J. hal. (2003) dan Seitel (2007). Cutlip. 7. A. Akses pada 14 Mac 2006.Jurnal Komunikasi. William Kelly.ed. & Broom. New York: AMACOM. Macnamara. Work rules and news selection in local TV: Examining the businessjournalism dialectic.. Pengunaan sekatan untuk bahan perhubungan media seperti ‟untuk siaran segera‟. Cutlip. Belmont: Wadsworth. Effective Public Relations 8th.ed. Mohd Hamdan Adnan. (1996).67-81. (2002). Vol.

Malaysian Journal of Communication Vol 26: 1-16 16 Pickton. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka. A. (1994). Kaedah penyelidikan komunikasi dan sains sosial. Sulaiman Masri & Razali Ayob. Ault. (2003). Inc. Bangi: Jabatan Komunikasi UKM. K. Cameron. (2007). (1993). D. F. (2002). (2005).L. Public relations in Malaysia its Colonial past to current practice. The practice of public relations. Komunikasi kewartawanan: Penulisan berita. D.T.K. W. Public Relations: Strategies and Tactics 7th.. Ed. Dalam Sriramesh. & Broderick. dan Agee. Boston: Pearson Educations. Wilcox. P. Syed Arabi Idid. Integrated Marketing Communication. New Jersey: Pearson Educations Inc. Edisi ke-10. Bhd. Syed Arabi Idid.H. rencana dan ulasan. Kuala Lumpur: Utusan Publications and Distributors Sdn. Public relations in Asia: An anthology.P. Perhubungan Awam di Malaysia: Satu Kajian Tentang Pengamal di Malaysia. Seitel. 16 ..Jurnal Komunikasi. (2004). Syed Arabi Idid. Singapore: Thomson. Essex: Pearson Educational Limited. G.