BAB I RUANG LINGKUP ADMINISTRASI, DAN MANAJEMEN

Sudah menjadi ketentuan Tuhan Yang Maha Kuasa, bahwa manusia hidup di muka bumi ini tidak terlepaskan dari kebutuhan. Dari berbagai kebutuhan itu, manusia tidak dapat memenuhinya secara sendirian, tetapi memerlukan orang lain. Karena adanya saling ketergantungan, maka mereka perlu bekerja sama sehingga kebutuhan-kebutuhan atau tujuan tersebut lebih mudah dicapai. Kondisi seperti ini akan terjadi secara terus-menerus di masyarakat dengan berbagai jenis tujuannya. Semakin besar tujuan yang ingin dicapai semakin banyak pula orang yang diajak bekerja sama. Dengan kata lain bahwa untuk mencapai tujuan tertentu yang tidak dapat dicapai secara sendirian, maka diperlukan orang lain (dua orang atau lebih) dan harus bekerja sama. Suatu rangkaian kegiatan yang mengandung adanya faktor sekelompok orang, faktor kerja sama, dan faktor tujuan tertentu yang diusahakan untuk dicapai sering disebut administrasi. Dalam hal ini dapat dinyatakan bahwa suatu administrasi dapat terjadi apabila terdapat faktor-faktor : • sekelompok orang (dua orang atau lebih), • kerja sama, dan • tujuan yang hendak dicapai.

A. Pengertian Administrasi dan Manajemen
1. Pengertian administrasi

Dilihat dari asal katanya (etimologi), kata administrasi dalam bahasa Inggris administration, berasal dari kata administrare (bahasa Latin), yaitu suatu kata kerja yang berarti melayani, membantu, dan memenuhi. Sering pula diartikan ad yaitu intensif dan ministrare yang berarti melayani. Jadi, administrasi berarti melayani secara intensif. Pengertian sempit Administrasi dalam pengertian sempit, berasal dari bahasa Belanda "administratie" yang artinya suatu pekerjaan ketatausahaan dan kesekretarisan. Misalnya pekerjaan suratmenyurat, dokumentasi, dan kearsipan. Dalam buku Ensiklopedi Administrasi juga dinyatakan bahwa administrasi dalam arti tata usaha ini berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) diartikan setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain. Secara singkat dapat dinyatakan bahwa administrasi dalam pengertian sempit yang diartikan tata usaha, yaitu segala kegiatan yang berkaitan dengan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kantor (usaha kerja sama). Pengertian luas Dari gambaran yang diutarakan pada pendahuluan maka dalam pengertian luas, administrasi dapat didefinisikan proses penyelenggaraan usaha, kerja sama dari
1

sekelompok orang (dua orang atau lebih) berdasarkan tingkat pemikiran tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. baik orang per orang atau kelompokkelompok yang menjalankan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan. • • Pokok pikiran tentang definisi manajemen adalah Adanya tujuan Adanya aktivitas / kegiatan Adanya proses POAC terhadap anggota dan sumber daya : Planning = Perencanaan Organizing = Pengorganisasian Actuating = Penggerakan / Pengarahan Controlling = Pengendalian / pengawasan 2 . • Administrator adalah mereka yang menetapkan kebijaksanaan atau tujuan yang akan dicapai. • Pekerja (worker) adalah mereka yang melaksanakan pekerjaan secara langsung di bawah perintah manajer. Menurut James AF. pengaturan-pengaturan yang dimulai dari penentuan tujuan sampai dengan pelaksanaan/ penyelenggaraan sehingga tercapai tujuan. • Manajer adalah mereka yang memimpin pelaksanaan kerja serta mengerahkan segala fasilitas kerja untuk mencapai tujuan. Dari pengertian tersebut administrasi dapat dilihat dari tiga sudut. Stoner. pengarahan dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Adapun orang-orang yang dimaksud di atas adalah sebagai berikut. 2. • Staff/pembantu ahli adalah mereka yang membantu administrator atau manajer berdasarkan keahliannya. Manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melalui kegiatan orang lain . Manajemen adalah seni untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan melalui orang lain. (b) Sudut fungsional Administrasi adalah keseluruhan fungsi yang dilakukan secara sadar oleh setiap orang atau kelompok-kelompok menurut fungsinya untuk mencapai tujuan. manajemen adalah perencanaan. (c) Sudut institusional Administrasi adalah keseluruhan orang-orang. pengorganisasian. Berbagai Definisi Manajemen • Menurut George Robert Terry. yaitu sebagai berikut : (a) Sudut proses Administrasi adalah keseluruhan proses yang meliputi kegiatan pemikiran-pemikiran. Menurut Mery Parket Follet.

adalah seluruh tindakan yang dilakukan untuk melaksanakan kebijaksanaan pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Administrasi negara meliputi hal-hal sebagai berikut : a) Administrasi pemerintahan negara. adalah seluruh kegiatan dan tindakan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi internasional untuk memenuhi kepentingan negara-negara anggotanya. adalah seluruh kegiatan yang dilakukan/diseleng-garakan oleh angkatan bersenjata. Administrasi swasta (private administration ). Administrasi negara (public administration). Administrasi swasta meliputi hal-hal sebagai berikut: a) Administrasi niaga (business administration). K. budaya maupun kemasyarakatan. adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta di bidang usaha-usaha sosial. Administrasi ini meliputi hal-hal sebagai berikut : a) Administrasi niaga internasional (business international administration) adalah seluruh kegiatan dan tindakan dari organisasi internasional dalam perniagaan atau perekonomian. yaitu administrasi yang diselenggarakan dalam organisasi perusahaan milik negara berupa BUMN ( Badan Usaha Milik Negara ) seperti Perum. PT 2. b) Administrasi non niaga internasional (Non Business International Adminis-tration). seperti Yayasan dan LSM ( Lembaga Swadaya Masyarakat ). Perjan.Misalnya : OPEC. adalah seluruh kegiatan dan tindakan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi internasional di bidang usaha-usaha sosial. adalah administrasi yang dilakukan untuk mengatur urusan-urusan yang menyangkut kepentingan-kepentingan umum suatu negara. 3. adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta di bidang niaga yang bertujuan untuk mencari keuntungan bagi dirinya sendiri atau golongan. budaya. Misalnya: UNICEF. yang meliputi: • Administrasi sipil. menggolongkan administrasi sebagai berikut. dan kemasyarakatan. Bagan Ruang Lingkup / Objek Atau Penggolongan Administrasi Administrasi 3 . b) Administrasi nonniaga (nonbusiness administration). Soekarno. b) Administrasi perusahaan negara. adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta yang tujuan utamanya untuk kepentingan sendiri atau golongan. Ruang Lingkup Manajemen Menurut Drs. Administrasi internasional (international administration). adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departemen dannon departemen mulai dari kegiatan kelurahan sampai dengan kegiatan MPR • Administrasi militer.B. MEE. 1. PN .

Perjan . Negara Adm.Yayasan .OPEC .PT 1.UNESCO Adm. • Inti pengambilan keputusan adalah adanya hubungan antara manusia baik dalam organisasi maupun diluar organisasi untuk memperoleh informasi.PN . Organisasi dan Manajemen • Administrasi merupakan proses / usaha kerja sama untuk mencapai tujuan. • Organisasi merupakan suatu wadah dimana manajer berusaha melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan administrasi. Bila digambarkan hubungan administrasi dengan organisasi. Niaga Adm. Niaga Adm. hubungan antar manusia adalah sebagai berikut : 1 2 3 4 5 5 6 4 . Internasional Adm. • Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi perilaku orang agar mau bekerja secara sukarela untuk mencapai tujuan.PT . • Inti dari kepemimpinan adalah kemampuan pimpinan untuk mengambil keputusan. Tujuan inti dari administrasi adalah manajemen. Nonniag a . manajemen kepemimpinan. Perusahaan Adm.LSM . pengambilan keputusan. . Militer C.WH O .CV . • Manajemen merupakan orang – orang dari dalam organisasi itu terutama pihak pimpinan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan administrasi.Perum . • Inti dari manajemen adalah kepemimpinan ( leadership ).MEE .Adm. Pemerintah Adm. Nonniaga Adm. Hubungan Antara Administrasi. Sipil Adm. Swasta Adm.

Keterangan : Administrasi Organisasi Manajemen Kepemimpinan Pengambilan keputusan Hubungan antar manusia D. Men sebagai subyek. Sarana – sarana manajemen adalah meliputi 6 M. karena dialah yang memulai suatu tindakan atau usaha (starter of action) . Men sebagai obyek. Namun kelebihannya ia mempunyai jiwa dan perasaan . karena ia dapat diatur dan digerakkan seperti sarana lainnya. motivator maupun dinamisator. membeli material dan mesin serta dapat digunakan untuk membiayai penelitian cara – cara (methode) kerja. dan faktor yang dominan serta menentukan. Dia pula sebagai penggerak. Money ( uang ) Apabila men (orang) yang berfungsi sebagai subyek telah mengatur dan menentukan tujuan organisasi. Unsur / Sarana Manajemen (Tools of Management) Manajemen dapat dilaksanakan dengan baik apabila dilengkapi dengan alat – alat atau sarana ( tools of management ). maka giliran selanjutnya diperlukan uang sebagai sarana utama mencapai tujuan. Kalau diumpamakan sebagai mesin maka ia berfungsi sebagai generator dari mesin tersebut. Pokoknya uang dapat digunakan untuk berbagai keperluan dalam mencapai tujuan. sehingga perlu dihargai secara wajar sesuai dengan harkat kemanusiaannya. yaitu : (1) Men ( orang ) (2) Money ( uang ) (3) Materials ( bahan – bahan ) (4) Methode ( cara ) (5) Machines ( mesin ) (6) Market ( pasar ) (1) Men ( orang ) Men (orang) merupakan sarana yang paling penting. Karena dengan uang itu dapat digunakan untuk membiayai tenaga kerja. Men adalah sarana yang istimewa karena ia dapat dikatakan sebagai subyek dan dapat dikatakan sebagai obyek ( mempunyai fungsi ganda ). Money dapat digunakan pula untuk membiayai pemasaran. Agar uang dapat berguna (2) 5 .

Dalam melaksanakan management diperlukan dalil khusus yang dapat dijadikan pedoman oleh para manager dalam melaksanakan tugasnya. (3) Materials ( bahan – bahan ) Setelah uang tersedia. serta melipat gandakan hasil produksi. kegiatan yang menentukan apakah hasil jerih payah kita dapat diterima oleh konsumen atau tidak. maka kewajiban selanjutnya adalah melemparkan barang tersebut ke pasar. Karena itulah mesin sangat dibutuhkan sebagai sarana yang menguntungkan usaha produksi dan perdagangan terutama dalam menghadapi saingan usaha. barang hasil produksi tidak dapat dijadikan uang.secara efektif dan efisien maka perlu diatur oleh orang / bidang yang ahli yaitu finansial manajemen. memperlancar proses penyelesaian pekerjaan. bahan setengah jadi maupun bahan jadi. Kegiatan dalam bidang pemasaran merupakan kegiatan puncak. Dalam rangka pengolahan inilah diperlukan suatu cara tertentu yang sangat efektif dan efisien. Cara ( methode ) yang digunakan dalam proses produksi harus merupakan standard sehingga dapat digunakan oleh semua pegawai demi keseragaman kerja. semua pegawai tidak dapat digaji. Tanpa keahlian bidang pemasaran. Bekerja dengan menggunakan mesin akan sangat membantu mempercepat. Material dapat berupa bahan mentah. ada 14 prinsip – prinsip management. hambatan dan kerugian yang diderita perusahaan. Machines ( mesin ) Mesin merupakan sarana penting dalam dunia modern. Menurut Hendry Fayol. mempermudah pengawasan serta mencegah hasil produksi yang tidak memuaskan. Market ( pasar ) Apabila barang jadi telah menumpuk. Methode ( cara ) Apabila bahan baku telah tersedia maka ia harus diolah untuk menjadi barang jadi. Prinsip – Prinsip Management (4) (5) (6) E. kelanjutannya terjadi pemogokan. yaitu : (1) Pembagian kerja ( Devision of Work ) (2) Otoritas / wewenang ( Authority ) (3) Disiplin ( Dicipline ) (4) Kesatuan Perintah ( Unity of Command ) (5) Kesatuan Arah ( Unity of Direction ) (6) Mengutamakan Kepentingan Umum Diatas Kepentingan Pribadi ( Sub Ordination Of Individual Interest To The Comman Good ) (7) Pemberian Upah ( Remuneration ) (8) Pemusatan ( Centralization ) (9) Jenjang Jabatan ( The Hierarchy ) (10) Tata Tertib ( Order ) (11) Kesamaan ( Equity ) (12) Kestabilan Staf ( Stability of Staff ) 6 . yang disebut Prinsip – Prinsip Management. maka kita harus menyediakan material sebagai sarana pokok dalam usaha produksi maupun perdagangan.

Atau usaha kerja sama antara badan atau unit / bagian dalam pelaksanaan tugas tertentu dengan jalan sedemikian rupa sehingga terdapat saling pengertian. Prinsip KISS : ( Koordinasi. bawahan tidak bimbang dan ragu serta jelas kemana ia harus bertanggung jawab. Maksudnya agar dalam pelaksanaan tugas. saling membantu dan melengkapi untuk mempermudah mencapai tujuan yang ditentukan. Wewenang dan Tanggung Jawab ( Autority and Responsibility ) Dalam pembagian pekerjaan harus disertakan dengan pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. Integrasi. Sebaliknya apabila tanggung jawab berlebihan dibandingkan dengan wewenang yang diterima maka bawahan yang menerima wewenang dan tanggung jawab tersebut tidak dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab tersebut dengan sebaik – baiknya. maka akan terjadi tindakan sewenang – wenang dari pejabat yang menerima wewenang tersebut terhadap bawahannya. terjadi penurunan produksi sehingga pemasukan tidak sesuai dengan pengeluaran. pendidikan. keterampilan serta sesuai dengan keadaan fisik dan psikisnya (the right men on the right place). Setiap wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada bawahan harus jelas batasannya serta harus menganut prinsip keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab tersebut. terlebih dahulu diadakan pembagian pekerjaan. (5) Prinsip Tertib dan Disiplin 7 (2) (3) (4) . Simplikasi ialah usaha untuk melakukan penyederhanaan didalam organisasi maupun penyederhanaan dalam dalam system atau cara kerjasupaya terjadi penghematan tenaga.(13) Inisiatif ( Initiative ) (14) Semangat Korps ( Esprit de Corps ) Untuk lebih mudah diingat. Integrasi ialah usaha untuk menyatukan berbagai bagian atau unit dalam organisasi sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran maupun tindakan ke arah satu sasaran. Sinkronisasi dan Simplikasi ) Koordinasi ialah segala kegiatan untuk menghimpun dan sekaligus untuk mengarahkan kegiatan – kegiatan semua sarana atau alat – alat ( 6M ) untuk mencapai tujuan organisasi. Apabila wewenang terlalu berlebihan dibandingkan dengan tanggung jawab yang diterima. Sinkronisasi ialah usaha untuk menyelaraskan atau menyesuaikan kegiatan dari berbagai bagian guna mencapai keserasian atau keharmonisan tindakan dalam mencapai sasaran. Setiap pegawai ditempatkan sesuai dengan kemampuan. Prinsip Kesatuan Komando ( Unity of Command ) Komando atau perintah terhadap bawahan harus sama dari atas sampai bawah (satu bahasa) serta harus berasal dari sumber yang sama / satu. waktu dan biaya sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. bagi kita cukup membahas 7 (tujuh) prinsip management sebagai berikut : (1) Pembagian Kerja ( Devision of Work ) Sebelum pekerjaan dilaksanakan. saling mengisi. Penyederhanaan ini perlu dilakukan apabila terjadi kelesuan dalam bidang pemasaran.

Kejujuran disini berarti bekerja pertama – tama untuk kepentingan bersama dalam organisasi dan bukan mendahulukan kepentingan pribadi. Dengan semangat korps setiap orang akan bekerja dengan senang hati dan akan timbul inisiatif serta prakarsa untuk memajukan usaha. Pengertian Efektifitas 8 . 1. (6) Prinsip Semangat Kesatuan atau Prinsip Expirit De Korps Setiap orang yang bekerja sama dalam suatu usaha perlu memiliki jiwa kesatuan. yang artinya dimana tidak berlaku ketertiban disana tidak akan tercapai mutu yang tinggi. Dengan disiplin dan tertib mutu kerja akan meningkat pula. mulai dari tingkat yang paling atas sampai paling bawah. sebab dengan menjalankan tertib dan disiplin pekerjaan dapat diselesaikan pada waktu yang telah ditentukan. Prinsip Keadilan dan Kejujuran Semangat kesatuan akan terbina jika dalam usaha itu berlaku keadilan dan kejujuran. Pengertian Efisiensi Adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar. Misal semboyan dalam bahasa latin : UBI ORDO DEFICIT NULIA VIRTUS SUFICIT. rasa senasib dan seperjuangan. Contohnya : Ou t put Rugi In put > Out put In put In put Out put Break Even Point In put = Out put In put Out put Laba In put < cukup 2. Efisiensi dan efektifitas merupakan dua konsepsi utama untuk mengukir prestasi kerja ( performance ) management.Suatu ketertiban dan disiplin dalam setiap usaha amat penting. Efisiensi dan Efektifitas (7) F. yang berarti untuk mencapai hasil tertentu dengan pengorbanan sekecil – kecilnya. Adil pula dalam pembagian pendapatan ( upah ) sesuai dengan berat ringannya tugas dan tanggung jawab seseorang.

Merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan. 9 . Jadi seorang manager efektif adalah manager yang dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukannya atau methode yang tepat untuk mencapai tujuan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful