BAB I

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI,

DAN MANAJEMEN

Sudah menjadi ketentuan Tuhan Yang Maha Kuasa, bahwa manusia hidup di muka bumi
ini tidak terlepaskan dari kebutuhan. Dari berbagai kebutuhan itu, manusia tidak dapat
memenuhinya secara sendirian, tetapi memerlukan orang lain. Karena adanya saling
ketergantungan, maka mereka perlu bekerja sama sehingga kebutuhan-kebutuhan atau tujuan
tersebut lebih mudah dicapai.
Kondisi seperti ini akan terjadi secara terus-menerus di masyarakat dengan berbagai jenis
tujuannya. Semakin besar tujuan yang ingin dicapai semakin banyak pula orang yang diajak
bekerja sama. Dengan kata lain bahwa untuk mencapai tujuan tertentu yang tidak dapat dicapai
secara sendirian, maka diperlukan orang lain (dua orang atau lebih) dan harus bekerja sama.
Suatu rangkaian kegiatan yang mengandung adanya faktor sekelompok orang, faktor kerja sama,
dan faktor tujuan tertentu yang diusahakan untuk dicapai sering disebut administrasi. Dalam hal
ini dapat dinyatakan bahwa suatu administrasi dapat terjadi apabila terdapat faktor-faktor :
• sekelompok orang (dua orang atau lebih),
• kerja sama, dan
• tujuan yang hendak dicapai.

A. Pengertian Administrasi dan Manajemen

1. Pengertian administrasi

Dilihat dari asal katanya (etimologi), kata administrasi dalam bahasa Inggris
administration, berasal dari kata administrare (bahasa Latin), yaitu suatu kata kerja yang berarti
melayani, membantu, dan memenuhi. Sering pula diartikan ad yaitu intensif dan ministrare
yang berarti melayani. Jadi, administrasi berarti melayani secara intensif.

Pengertian sempit
Administrasi dalam pengertian sempit, berasal dari bahasa Belanda "administratie" yang
artinya suatu pekerjaan ketatausahaan dan kesekretarisan. Misalnya pekerjaan surat-
menyurat, dokumentasi, dan kearsipan.
Dalam buku Ensiklopedi Administrasi juga dinyatakan bahwa administrasi dalam arti tata
usaha ini berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) diartikan setiap penyusunan
keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan
maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam
keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain.
Secara singkat dapat dinyatakan bahwa administrasi dalam pengertian sempit yang
diartikan tata usaha, yaitu segala kegiatan yang berkaitan dengan menghimpun, mencatat,
mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang
diperlukan dalam setiap kantor (usaha kerja sama).

Pengertian luas
Dari gambaran yang diutarakan pada pendahuluan maka dalam pengertian luas,
administrasi dapat didefinisikan proses penyelenggaraan usaha, kerja sama dari

1
 sekelompok orang (dua orang atau lebih) berdasarkan tingkat pemikiran tertentu untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari pengertian tersebut administrasi dapat dilihat dari tiga sudut, yaitu sebagai berikut :
(a) Sudut proses
Administrasi adalah keseluruhan proses yang meliputi kegiatan pemikiran-pemikiran,
pengaturan-pengaturan yang dimulai dari penentuan tujuan sampai dengan
pelaksanaan/ penyelenggaraan sehingga tercapai tujuan.

(b) Sudut fungsional

Administrasi adalah keseluruhan fungsi yang dilakukan secara sadar oleh setiap orang
atau kelompok-kelompok menurut fungsinya untuk mencapai tujuan.

(c) Sudut institusional

Administrasi adalah keseluruhan orang-orang, baik orang per orang atau kelompok-
kelompok yang menjalankan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan. Adapun
orang-orang yang dimaksud di atas adalah sebagai berikut.
• Administrator adalah mereka yang menetapkan kebijaksanaan atau tujuan yang
akan dicapai.
• Manajer adalah mereka yang memimpin pelaksanaan kerja serta mengerahkan
segala fasilitas kerja untuk mencapai tujuan.
• Staff/pembantu ahli adalah mereka yang membantu administrator atau manajer
berdasarkan keahliannya.
• Pekerja (worker) adalah mereka yang melaksanakan pekerjaan secara langsung di
bawah perintah manajer.

2. Berbagai Definisi Manajemen

• Menurut George Robert Terry, Manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya dengan melalui kegiatan orang lain .

• Menurut Mery Parket Follet, Manajemen adalah seni untuk melaksanakan sesuatu
pekerjaan melalui orang lain.

• Menurut James AF. Stoner, manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan semua
sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pokok pikiran tentang definisi manajemen adalah

Adanya tujuan
Adanya aktivitas / kegiatan
Adanya proses
POAC terhadap anggota dan sumber daya :
Planning = Perencanaan
Organizing = Pengorganisasian
Actuating = Penggerakan / Pengarahan
Controlling = Pengendalian / pengawasan

2
B. Ruang Lingkup Manajemen

Menurut Drs. Soekarno, K. menggolongkan administrasi sebagai berikut.

1. Administrasi negara (public administration), adalah administrasi yang dilakukan untuk

mengatur urusan-urusan yang menyangkut kepentingan-kepentingan umum suatu negara.
Administrasi negara meliputi hal-hal sebagai berikut :
a) Administrasi pemerintahan negara, adalah seluruh tindakan yang dilakukan untuk
melaksanakan kebijaksanaan pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada
masyarakat, yang meliputi:
• Administrasi sipil, adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departemen
dannon departemen mulai dari kegiatan kelurahan sampai dengan kegiatan MPR
• Administrasi militer, adalah seluruh kegiatan yang dilakukan/diseleng-garakan
oleh angkatan bersenjata.

b) Administrasi perusahaan negara, yaitu administrasi yang diselenggarakan dalam

organisasi perusahaan milik negara berupa BUMN ( Badan Usaha Milik Negara )
seperti Perum, Perjan, PN ; PT

2. Administrasi swasta (private administration ), adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta
yang tujuan utamanya untuk kepentingan sendiri atau golongan. Administrasi swasta meliputi
hal-hal sebagai berikut:
a) Administrasi niaga (business administration), adalah seluruh kegiatan dan tindakan
swasta di bidang niaga yang bertujuan untuk mencari keuntungan bagi dirinya
sendiri atau golongan.

b) Administrasi nonniaga (nonbusiness administration), adalah seluruh kegiatan dan

tindakan swasta di bidang usaha-usaha sosial, budaya, dan kemasyarakatan, seperti
Yayasan dan LSM ( Lembaga Swadaya Masyarakat ).

3. Administrasi internasional (international administration), adalah seluruh kegiatan dan

tindakan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi internasional untuk memenuhi kepentingan
negara-negara anggotanya. Administrasi ini meliputi hal-hal sebagai berikut :
a) Administrasi niaga internasional (business international administration) adalah
seluruh kegiatan dan tindakan dari organisasi internasional dalam perniagaan atau
perekonomian.Misalnya : OPEC, MEE.

b) Administrasi non niaga internasional (Non Business International Adminis-tration),

adalah seluruh kegiatan dan tindakan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi
internasional di bidang usaha-usaha sosial, budaya maupun kemasyarakatan.
Misalnya: UNICEF.

Bagan Ruang Lingkup / Objek Atau Penggolongan Administrasi

Administrasi

3
 Adm. Negara Adm. Swasta Adm.
Internasional

Adm. Adm. Adm. Adm. Adm. Adm.

Pemerintah Perusahaan Niaga Nonniaga Niaga Nonniag
a
- PN - PT - Yayasan - OPEC - WH O
- Perjan - CV - LSM - MEE - UNESCO
- Perum
- PT
1.

Adm. Adm.
Sipil Militer

C. Hubungan Antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen

• Administrasi merupakan proses / usaha kerja sama untuk mencapai tujuan. Tujuan inti
dari administrasi adalah manajemen.
• Manajemen merupakan orang – orang dari dalam organisasi itu terutama pihak
pimpinan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan administrasi.
• Organisasi merupakan suatu wadah dimana manajer berusaha melaksanakan kegiatan
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan administrasi.
• Inti dari manajemen adalah kepemimpinan ( leadership ).
• Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi perilaku orang agar mau
bekerja secara sukarela untuk mencapai tujuan.
• Inti dari kepemimpinan adalah kemampuan pimpinan untuk mengambil keputusan.
• Inti pengambilan keputusan adalah adanya hubungan antara manusia baik dalam
organisasi maupun diluar organisasi untuk memperoleh informasi.
Bila digambarkan hubungan administrasi dengan organisasi, manajemen kepemimpinan,
pengambilan keputusan, hubungan antar manusia adalah sebagai berikut :

1 2 3 4 5 6

5 4
 Keterangan :
Administrasi
Organisasi
Manajemen
Kepemimpinan
Pengambilan keputusan
Hubungan antar manusia

D. Unsur / Sarana Manajemen (Tools of Management)

Manajemen dapat dilaksanakan dengan baik apabila dilengkapi dengan alat – alat atau
sarana ( tools of management ). Sarana – sarana manajemen adalah meliputi 6 M, yaitu :
(1) Men ( orang )
(2) Money ( uang )
(3) Materials ( bahan – bahan )
(4) Methode ( cara )
(5) Machines ( mesin )
(6) Market ( pasar )

(1) Men ( orang )

Men (orang) merupakan sarana yang paling penting, dan faktor yang dominan serta
menentukan. Men adalah sarana yang istimewa karena ia dapat dikatakan sebagai subyek
dan dapat dikatakan sebagai obyek ( mempunyai fungsi ganda ).
Men sebagai subyek, karena dialah yang memulai suatu tindakan atau usaha (starter of
action) . Dia pula sebagai penggerak, motivator maupun dinamisator. Kalau diumpamakan
sebagai mesin maka ia berfungsi sebagai generator dari mesin tersebut.
Men sebagai obyek, karena ia dapat diatur dan digerakkan seperti sarana lainnya. Namun
kelebihannya ia mempunyai jiwa dan perasaan , sehingga perlu dihargai secara wajar sesuai
dengan harkat kemanusiaannya.

(2) Money ( uang )

Apabila men (orang) yang berfungsi sebagai subyek telah mengatur dan menentukan tujuan
organisasi, maka giliran selanjutnya diperlukan uang sebagai sarana utama mencapai
tujuan. Karena dengan uang itu dapat digunakan untuk membiayai tenaga kerja, membeli
material dan mesin serta dapat digunakan untuk membiayai penelitian cara – cara
(methode) kerja.
Money dapat digunakan pula untuk membiayai pemasaran. Pokoknya uang dapat
digunakan untuk berbagai keperluan dalam mencapai tujuan. Agar uang dapat berguna

5
 secara efektif dan efisien maka perlu diatur oleh orang / bidang yang ahli yaitu finansial
manajemen.

(3) Materials ( bahan – bahan )

Setelah uang tersedia, maka kita harus menyediakan material sebagai sarana pokok dalam
usaha produksi maupun perdagangan. Material dapat berupa bahan mentah, bahan setengah
jadi maupun bahan jadi.

(4) Methode ( cara )

Apabila bahan baku telah tersedia maka ia harus diolah untuk menjadi barang jadi. Dalam
rangka pengolahan inilah diperlukan suatu cara tertentu yang sangat efektif dan efisien.
Cara ( methode ) yang digunakan dalam proses produksi harus merupakan standard
sehingga dapat digunakan oleh semua pegawai demi keseragaman kerja, mempermudah
pengawasan serta mencegah hasil produksi yang tidak memuaskan.

(5) Machines ( mesin )

Mesin merupakan sarana penting dalam dunia modern. Bekerja dengan menggunakan
mesin akan sangat membantu mempercepat, memperlancar proses penyelesaian pekerjaan,
serta melipat gandakan hasil produksi. Karena itulah mesin sangat dibutuhkan sebagai
sarana yang menguntungkan usaha produksi dan perdagangan terutama dalam menghadapi
saingan usaha.

(6) Market ( pasar )

Apabila barang jadi telah menumpuk, maka kewajiban selanjutnya adalah melemparkan
barang tersebut ke pasar. Kegiatan dalam bidang pemasaran merupakan kegiatan puncak,
kegiatan yang menentukan apakah hasil jerih payah kita dapat diterima oleh konsumen atau
tidak.
Tanpa keahlian bidang pemasaran, barang hasil produksi tidak dapat dijadikan uang, semua
pegawai tidak dapat digaji, kelanjutannya terjadi pemogokan, hambatan dan kerugian yang
diderita perusahaan.

E. Prinsip – Prinsip Management

Dalam melaksanakan management diperlukan dalil khusus yang dapat dijadikan pedoman
oleh para manager dalam melaksanakan tugasnya, yang disebut Prinsip – Prinsip Management.
Menurut Hendry Fayol, ada 14 prinsip – prinsip management, yaitu :
(1) Pembagian kerja ( Devision of Work )
(2) Otoritas / wewenang ( Authority )
(3) Disiplin ( Dicipline )
(4) Kesatuan Perintah ( Unity of Command )
(5) Kesatuan Arah ( Unity of Direction )
(6) Mengutamakan Kepentingan Umum Diatas Kepentingan Pribadi ( Sub Ordination Of
Individual Interest To The Comman Good )
(7) Pemberian Upah ( Remuneration )
(8) Pemusatan ( Centralization )
(9) Jenjang Jabatan ( The Hierarchy )
(10) Tata Tertib ( Order )
(11) Kesamaan ( Equity )
(12) Kestabilan Staf ( Stability of Staff )

6
 (13) Inisiatif ( Initiative )
(14) Semangat Korps ( Esprit de Corps )

Untuk lebih mudah diingat, bagi kita cukup membahas 7 (tujuh) prinsip management sebagai
berikut :

(1) Pembagian Kerja ( Devision of Work )

Sebelum pekerjaan dilaksanakan, terlebih dahulu diadakan pembagian pekerjaan. Setiap
pegawai ditempatkan sesuai dengan kemampuan, pendidikan, keterampilan serta sesuai
dengan keadaan fisik dan psikisnya (the right men on the right place).

(2) Wewenang dan Tanggung Jawab ( Autority and Responsibility )

Dalam pembagian pekerjaan harus disertakan dengan pelimpahan wewenang dan tanggung
jawab. Setiap wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada bawahan harus jelas
batasannya serta harus menganut prinsip keseimbangan antara wewenang dan tanggung
jawab tersebut.
Apabila wewenang terlalu berlebihan dibandingkan dengan tanggung jawab yang diterima,
maka akan terjadi tindakan sewenang – wenang dari pejabat yang menerima wewenang
tersebut terhadap bawahannya. Sebaliknya apabila tanggung jawab berlebihan
dibandingkan dengan wewenang yang diterima maka bawahan yang menerima wewenang
dan tanggung jawab tersebut tidak dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab tersebut
dengan sebaik – baiknya.

(3) Prinsip Kesatuan Komando ( Unity of Command )

Komando atau perintah terhadap bawahan harus sama dari atas sampai bawah (satu bahasa)
serta harus berasal dari sumber yang sama / satu. Maksudnya agar dalam pelaksanaan
tugas, bawahan tidak bimbang dan ragu serta jelas kemana ia harus bertanggung jawab.

(4) Prinsip KISS : ( Koordinasi, Integrasi, Sinkronisasi dan Simplikasi )

Koordinasi ialah segala kegiatan untuk menghimpun dan sekaligus untuk mengarahkan
kegiatan – kegiatan semua sarana atau alat – alat ( 6M ) untuk mencapai tujuan organisasi.
Atau usaha kerja sama antara badan atau unit / bagian dalam pelaksanaan tugas tertentu
dengan jalan sedemikian rupa sehingga terdapat saling pengertian, saling mengisi, saling
membantu dan melengkapi untuk mempermudah mencapai tujuan yang ditentukan.

Integrasi ialah usaha untuk menyatukan berbagai bagian atau unit dalam organisasi
sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran maupun tindakan ke arah satu sasaran.

Sinkronisasi ialah usaha untuk menyelaraskan atau menyesuaikan kegiatan dari berbagai
bagian guna mencapai keserasian atau keharmonisan tindakan dalam mencapai sasaran.

Simplikasi ialah usaha untuk melakukan penyederhanaan didalam organisasi maupun

penyederhanaan dalam dalam system atau cara kerjasupaya terjadi penghematan tenaga,
waktu dan biaya sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Penyederhanaan ini perlu
dilakukan apabila terjadi kelesuan dalam bidang pemasaran, terjadi penurunan produksi
sehingga pemasukan tidak sesuai dengan pengeluaran.

(5) Prinsip Tertib dan Disiplin

7
 Suatu ketertiban dan disiplin dalam setiap usaha amat penting, sebab dengan menjalankan
tertib dan disiplin pekerjaan dapat diselesaikan pada waktu yang telah ditentukan. Dengan
disiplin dan tertib mutu kerja akan meningkat pula.
Misal semboyan dalam bahasa latin : UBI ORDO DEFICIT NULIA VIRTUS SUFICIT,
yang artinya dimana tidak berlaku ketertiban disana tidak akan tercapai mutu yang tinggi.

(6) Prinsip Semangat Kesatuan atau Prinsip Expirit De Korps

Setiap orang yang bekerja sama dalam suatu usaha perlu memiliki jiwa kesatuan, rasa
senasib dan seperjuangan, mulai dari tingkat yang paling atas sampai paling bawah.
Dengan semangat korps setiap orang akan bekerja dengan senang hati dan akan timbul
inisiatif serta prakarsa untuk memajukan usaha.

(7) Prinsip Keadilan dan Kejujuran

Semangat kesatuan akan terbina jika dalam usaha itu berlaku keadilan dan kejujuran. Adil
pula dalam pembagian pendapatan ( upah ) sesuai dengan berat ringannya tugas dan
tanggung jawab seseorang. Kejujuran disini berarti bekerja pertama – tama untuk
kepentingan bersama dalam organisasi dan bukan mendahulukan kepentingan pribadi.

F. Efisiensi dan Efektifitas

Efisiensi dan efektifitas merupakan dua konsepsi utama untuk mengukir prestasi kerja
( performance ) management.

1. Pengertian Efisiensi
Adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar, yang berarti untuk
mencapai hasil tertentu dengan pengorbanan sekecil – kecilnya. Contohnya :

Ou Rugi
In put t In put > Out put
put

Break Even Point

Out
In put In put = Out put
put

Laba
In Out In put < cukup
put put

2. Pengertian Efektifitas

8
 Merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk
pencapaian tujuan yang ditetapkan. Jadi seorang manager efektif adalah manager yang dapat
memilih pekerjaan yang harus dilakukannya atau methode yang tepat untuk mencapai tujuan.