BAB I RUANG LINGKUP ADMINISTRASI, DAN MANAJEMEN

Sudah menjadi ketentuan Tuhan Yang Maha Kuasa, bahwa manusia hidup di muka bumi ini tidak terlepaskan dari kebutuhan. Dari berbagai kebutuhan itu, manusia tidak dapat memenuhinya secara sendirian, tetapi memerlukan orang lain. Karena adanya saling ketergantungan, maka mereka perlu bekerja sama sehingga kebutuhan-kebutuhan atau tujuan tersebut lebih mudah dicapai. Kondisi seperti ini akan terjadi secara terus-menerus di masyarakat dengan berbagai jenis tujuannya. Semakin besar tujuan yang ingin dicapai semakin banyak pula orang yang diajak bekerja sama. Dengan kata lain bahwa untuk mencapai tujuan tertentu yang tidak dapat dicapai secara sendirian, maka diperlukan orang lain (dua orang atau lebih) dan harus bekerja sama. Suatu rangkaian kegiatan yang mengandung adanya faktor sekelompok orang, faktor kerja sama, dan faktor tujuan tertentu yang diusahakan untuk dicapai sering disebut administrasi. Dalam hal ini dapat dinyatakan bahwa suatu administrasi dapat terjadi apabila terdapat faktor-faktor : • sekelompok orang (dua orang atau lebih), • kerja sama, dan • tujuan yang hendak dicapai.

A. Pengertian Administrasi dan Manajemen
1. Pengertian administrasi

Dilihat dari asal katanya (etimologi), kata administrasi dalam bahasa Inggris administration, berasal dari kata administrare (bahasa Latin), yaitu suatu kata kerja yang berarti melayani, membantu, dan memenuhi. Sering pula diartikan ad yaitu intensif dan ministrare yang berarti melayani. Jadi, administrasi berarti melayani secara intensif. Pengertian sempit Administrasi dalam pengertian sempit, berasal dari bahasa Belanda "administratie" yang artinya suatu pekerjaan ketatausahaan dan kesekretarisan. Misalnya pekerjaan suratmenyurat, dokumentasi, dan kearsipan. Dalam buku Ensiklopedi Administrasi juga dinyatakan bahwa administrasi dalam arti tata usaha ini berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) diartikan setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain. Secara singkat dapat dinyatakan bahwa administrasi dalam pengertian sempit yang diartikan tata usaha, yaitu segala kegiatan yang berkaitan dengan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap kantor (usaha kerja sama). Pengertian luas Dari gambaran yang diutarakan pada pendahuluan maka dalam pengertian luas, administrasi dapat didefinisikan proses penyelenggaraan usaha, kerja sama dari
1

pengaturan-pengaturan yang dimulai dari penentuan tujuan sampai dengan pelaksanaan/ penyelenggaraan sehingga tercapai tujuan. • • Pokok pikiran tentang definisi manajemen adalah Adanya tujuan Adanya aktivitas / kegiatan Adanya proses POAC terhadap anggota dan sumber daya : Planning = Perencanaan Organizing = Pengorganisasian Actuating = Penggerakan / Pengarahan Controlling = Pengendalian / pengawasan 2 . yaitu sebagai berikut : (a) Sudut proses Administrasi adalah keseluruhan proses yang meliputi kegiatan pemikiran-pemikiran. Stoner. pengorganisasian. Menurut James AF. 2. Menurut Mery Parket Follet. • Administrator adalah mereka yang menetapkan kebijaksanaan atau tujuan yang akan dicapai. pengarahan dan pengendalian upaya anggota organisasi dan penggunaan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. • Manajer adalah mereka yang memimpin pelaksanaan kerja serta mengerahkan segala fasilitas kerja untuk mencapai tujuan. • Staff/pembantu ahli adalah mereka yang membantu administrator atau manajer berdasarkan keahliannya.sekelompok orang (dua orang atau lebih) berdasarkan tingkat pemikiran tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (b) Sudut fungsional Administrasi adalah keseluruhan fungsi yang dilakukan secara sadar oleh setiap orang atau kelompok-kelompok menurut fungsinya untuk mencapai tujuan. Berbagai Definisi Manajemen • Menurut George Robert Terry. Manajemen adalah seni untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan melalui orang lain. Dari pengertian tersebut administrasi dapat dilihat dari tiga sudut. • Pekerja (worker) adalah mereka yang melaksanakan pekerjaan secara langsung di bawah perintah manajer. (c) Sudut institusional Administrasi adalah keseluruhan orang-orang. Adapun orang-orang yang dimaksud di atas adalah sebagai berikut. manajemen adalah perencanaan. baik orang per orang atau kelompokkelompok yang menjalankan kegiatan-kegiatan ke arah tercapainya tujuan. Manajemen adalah pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melalui kegiatan orang lain .

adalah seluruh tindakan yang dilakukan untuk melaksanakan kebijaksanaan pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. menggolongkan administrasi sebagai berikut. adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta di bidang usaha-usaha sosial. Administrasi internasional (international administration). adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta yang tujuan utamanya untuk kepentingan sendiri atau golongan. adalah seluruh kegiatan dan tindakan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi internasional di bidang usaha-usaha sosial. yang meliputi: • Administrasi sipil. adalah administrasi yang dilakukan untuk mengatur urusan-urusan yang menyangkut kepentingan-kepentingan umum suatu negara.Misalnya : OPEC. PN . 1. MEE. b) Administrasi non niaga internasional (Non Business International Adminis-tration). Administrasi swasta (private administration ). Soekarno. b) Administrasi nonniaga (nonbusiness administration). seperti Yayasan dan LSM ( Lembaga Swadaya Masyarakat ). Administrasi swasta meliputi hal-hal sebagai berikut: a) Administrasi niaga (business administration). PT 2. b) Administrasi perusahaan negara. Administrasi negara meliputi hal-hal sebagai berikut : a) Administrasi pemerintahan negara. K. 3. Bagan Ruang Lingkup / Objek Atau Penggolongan Administrasi Administrasi 3 .B. adalah seluruh kegiatan yang dilakukan/diseleng-garakan oleh angkatan bersenjata. adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departemen dannon departemen mulai dari kegiatan kelurahan sampai dengan kegiatan MPR • Administrasi militer. Misalnya: UNICEF. adalah seluruh kegiatan dan tindakan yang dilakukan oleh organisasi-organisasi internasional untuk memenuhi kepentingan negara-negara anggotanya. budaya. Administrasi negara (public administration). Perjan. yaitu administrasi yang diselenggarakan dalam organisasi perusahaan milik negara berupa BUMN ( Badan Usaha Milik Negara ) seperti Perum. dan kemasyarakatan. budaya maupun kemasyarakatan. Administrasi ini meliputi hal-hal sebagai berikut : a) Administrasi niaga internasional (business international administration) adalah seluruh kegiatan dan tindakan dari organisasi internasional dalam perniagaan atau perekonomian. Ruang Lingkup Manajemen Menurut Drs. adalah seluruh kegiatan dan tindakan swasta di bidang niaga yang bertujuan untuk mencari keuntungan bagi dirinya sendiri atau golongan.

• Manajemen merupakan orang – orang dari dalam organisasi itu terutama pihak pimpinan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan administrasi. Pemerintah Adm.WH O . Sipil Adm. • Inti pengambilan keputusan adalah adanya hubungan antara manusia baik dalam organisasi maupun diluar organisasi untuk memperoleh informasi. • Inti dari manajemen adalah kepemimpinan ( leadership ). Militer C.LSM .Perjan . Hubungan Antara Administrasi.MEE . • Organisasi merupakan suatu wadah dimana manajer berusaha melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan administrasi.CV . Nonniaga Adm. Niaga Adm.PT . Bila digambarkan hubungan administrasi dengan organisasi. • Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang mempengaruhi perilaku orang agar mau bekerja secara sukarela untuk mencapai tujuan. .UNESCO Adm. Perusahaan Adm.PT 1. Organisasi dan Manajemen • Administrasi merupakan proses / usaha kerja sama untuk mencapai tujuan.Perum . pengambilan keputusan. Nonniag a . hubungan antar manusia adalah sebagai berikut : 1 2 3 4 5 5 6 4 . Tujuan inti dari administrasi adalah manajemen. Swasta Adm.PN .Yayasan . • Inti dari kepemimpinan adalah kemampuan pimpinan untuk mengambil keputusan. Negara Adm. Niaga Adm. manajemen kepemimpinan.OPEC .Adm. Internasional Adm.

motivator maupun dinamisator. Agar uang dapat berguna (2) 5 . Men sebagai obyek. Dia pula sebagai penggerak. membeli material dan mesin serta dapat digunakan untuk membiayai penelitian cara – cara (methode) kerja. Kalau diumpamakan sebagai mesin maka ia berfungsi sebagai generator dari mesin tersebut. Sarana – sarana manajemen adalah meliputi 6 M. Karena dengan uang itu dapat digunakan untuk membiayai tenaga kerja. karena ia dapat diatur dan digerakkan seperti sarana lainnya. Men sebagai subyek. maka giliran selanjutnya diperlukan uang sebagai sarana utama mencapai tujuan. karena dialah yang memulai suatu tindakan atau usaha (starter of action) .Keterangan : Administrasi Organisasi Manajemen Kepemimpinan Pengambilan keputusan Hubungan antar manusia D. Pokoknya uang dapat digunakan untuk berbagai keperluan dalam mencapai tujuan. Men adalah sarana yang istimewa karena ia dapat dikatakan sebagai subyek dan dapat dikatakan sebagai obyek ( mempunyai fungsi ganda ). sehingga perlu dihargai secara wajar sesuai dengan harkat kemanusiaannya. dan faktor yang dominan serta menentukan. yaitu : (1) Men ( orang ) (2) Money ( uang ) (3) Materials ( bahan – bahan ) (4) Methode ( cara ) (5) Machines ( mesin ) (6) Market ( pasar ) (1) Men ( orang ) Men (orang) merupakan sarana yang paling penting. Money ( uang ) Apabila men (orang) yang berfungsi sebagai subyek telah mengatur dan menentukan tujuan organisasi. Money dapat digunakan pula untuk membiayai pemasaran. Unsur / Sarana Manajemen (Tools of Management) Manajemen dapat dilaksanakan dengan baik apabila dilengkapi dengan alat – alat atau sarana ( tools of management ). Namun kelebihannya ia mempunyai jiwa dan perasaan .

Tanpa keahlian bidang pemasaran. kegiatan yang menentukan apakah hasil jerih payah kita dapat diterima oleh konsumen atau tidak. maka kita harus menyediakan material sebagai sarana pokok dalam usaha produksi maupun perdagangan. memperlancar proses penyelesaian pekerjaan. barang hasil produksi tidak dapat dijadikan uang. (3) Materials ( bahan – bahan ) Setelah uang tersedia. Karena itulah mesin sangat dibutuhkan sebagai sarana yang menguntungkan usaha produksi dan perdagangan terutama dalam menghadapi saingan usaha. semua pegawai tidak dapat digaji. Menurut Hendry Fayol. Methode ( cara ) Apabila bahan baku telah tersedia maka ia harus diolah untuk menjadi barang jadi. serta melipat gandakan hasil produksi. Material dapat berupa bahan mentah. Cara ( methode ) yang digunakan dalam proses produksi harus merupakan standard sehingga dapat digunakan oleh semua pegawai demi keseragaman kerja. hambatan dan kerugian yang diderita perusahaan. ada 14 prinsip – prinsip management. yaitu : (1) Pembagian kerja ( Devision of Work ) (2) Otoritas / wewenang ( Authority ) (3) Disiplin ( Dicipline ) (4) Kesatuan Perintah ( Unity of Command ) (5) Kesatuan Arah ( Unity of Direction ) (6) Mengutamakan Kepentingan Umum Diatas Kepentingan Pribadi ( Sub Ordination Of Individual Interest To The Comman Good ) (7) Pemberian Upah ( Remuneration ) (8) Pemusatan ( Centralization ) (9) Jenjang Jabatan ( The Hierarchy ) (10) Tata Tertib ( Order ) (11) Kesamaan ( Equity ) (12) Kestabilan Staf ( Stability of Staff ) 6 . mempermudah pengawasan serta mencegah hasil produksi yang tidak memuaskan.secara efektif dan efisien maka perlu diatur oleh orang / bidang yang ahli yaitu finansial manajemen. maka kewajiban selanjutnya adalah melemparkan barang tersebut ke pasar. bahan setengah jadi maupun bahan jadi. Machines ( mesin ) Mesin merupakan sarana penting dalam dunia modern. kelanjutannya terjadi pemogokan. Dalam rangka pengolahan inilah diperlukan suatu cara tertentu yang sangat efektif dan efisien. Prinsip – Prinsip Management (4) (5) (6) E. yang disebut Prinsip – Prinsip Management. Dalam melaksanakan management diperlukan dalil khusus yang dapat dijadikan pedoman oleh para manager dalam melaksanakan tugasnya. Kegiatan dalam bidang pemasaran merupakan kegiatan puncak. Bekerja dengan menggunakan mesin akan sangat membantu mempercepat. Market ( pasar ) Apabila barang jadi telah menumpuk.

Setiap pegawai ditempatkan sesuai dengan kemampuan. bagi kita cukup membahas 7 (tujuh) prinsip management sebagai berikut : (1) Pembagian Kerja ( Devision of Work ) Sebelum pekerjaan dilaksanakan. Penyederhanaan ini perlu dilakukan apabila terjadi kelesuan dalam bidang pemasaran. keterampilan serta sesuai dengan keadaan fisik dan psikisnya (the right men on the right place). terjadi penurunan produksi sehingga pemasukan tidak sesuai dengan pengeluaran.(13) Inisiatif ( Initiative ) (14) Semangat Korps ( Esprit de Corps ) Untuk lebih mudah diingat. maka akan terjadi tindakan sewenang – wenang dari pejabat yang menerima wewenang tersebut terhadap bawahannya. Atau usaha kerja sama antara badan atau unit / bagian dalam pelaksanaan tugas tertentu dengan jalan sedemikian rupa sehingga terdapat saling pengertian. Setiap wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada bawahan harus jelas batasannya serta harus menganut prinsip keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab tersebut. Simplikasi ialah usaha untuk melakukan penyederhanaan didalam organisasi maupun penyederhanaan dalam dalam system atau cara kerjasupaya terjadi penghematan tenaga. Sinkronisasi dan Simplikasi ) Koordinasi ialah segala kegiatan untuk menghimpun dan sekaligus untuk mengarahkan kegiatan – kegiatan semua sarana atau alat – alat ( 6M ) untuk mencapai tujuan organisasi. Sinkronisasi ialah usaha untuk menyelaraskan atau menyesuaikan kegiatan dari berbagai bagian guna mencapai keserasian atau keharmonisan tindakan dalam mencapai sasaran. Wewenang dan Tanggung Jawab ( Autority and Responsibility ) Dalam pembagian pekerjaan harus disertakan dengan pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. saling mengisi. terlebih dahulu diadakan pembagian pekerjaan. Prinsip KISS : ( Koordinasi. Maksudnya agar dalam pelaksanaan tugas. Prinsip Kesatuan Komando ( Unity of Command ) Komando atau perintah terhadap bawahan harus sama dari atas sampai bawah (satu bahasa) serta harus berasal dari sumber yang sama / satu. pendidikan. (5) Prinsip Tertib dan Disiplin 7 (2) (3) (4) . bawahan tidak bimbang dan ragu serta jelas kemana ia harus bertanggung jawab. Integrasi ialah usaha untuk menyatukan berbagai bagian atau unit dalam organisasi sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran maupun tindakan ke arah satu sasaran. saling membantu dan melengkapi untuk mempermudah mencapai tujuan yang ditentukan. waktu dan biaya sehingga tercapai tujuan yang diinginkan. Integrasi. Sebaliknya apabila tanggung jawab berlebihan dibandingkan dengan wewenang yang diterima maka bawahan yang menerima wewenang dan tanggung jawab tersebut tidak dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab tersebut dengan sebaik – baiknya. Apabila wewenang terlalu berlebihan dibandingkan dengan tanggung jawab yang diterima.

Pengertian Efektifitas 8 . Pengertian Efisiensi Adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar. yang berarti untuk mencapai hasil tertentu dengan pengorbanan sekecil – kecilnya. rasa senasib dan seperjuangan. Efisiensi dan Efektifitas (7) F. Efisiensi dan efektifitas merupakan dua konsepsi utama untuk mengukir prestasi kerja ( performance ) management. Kejujuran disini berarti bekerja pertama – tama untuk kepentingan bersama dalam organisasi dan bukan mendahulukan kepentingan pribadi. Prinsip Keadilan dan Kejujuran Semangat kesatuan akan terbina jika dalam usaha itu berlaku keadilan dan kejujuran. Misal semboyan dalam bahasa latin : UBI ORDO DEFICIT NULIA VIRTUS SUFICIT. (6) Prinsip Semangat Kesatuan atau Prinsip Expirit De Korps Setiap orang yang bekerja sama dalam suatu usaha perlu memiliki jiwa kesatuan. Adil pula dalam pembagian pendapatan ( upah ) sesuai dengan berat ringannya tugas dan tanggung jawab seseorang. Dengan semangat korps setiap orang akan bekerja dengan senang hati dan akan timbul inisiatif serta prakarsa untuk memajukan usaha.Suatu ketertiban dan disiplin dalam setiap usaha amat penting. sebab dengan menjalankan tertib dan disiplin pekerjaan dapat diselesaikan pada waktu yang telah ditentukan. Dengan disiplin dan tertib mutu kerja akan meningkat pula. Contohnya : Ou t put Rugi In put > Out put In put In put Out put Break Even Point In put = Out put In put Out put Laba In put < cukup 2. 1. yang artinya dimana tidak berlaku ketertiban disana tidak akan tercapai mutu yang tinggi. mulai dari tingkat yang paling atas sampai paling bawah.

Merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk pencapaian tujuan yang ditetapkan. Jadi seorang manager efektif adalah manager yang dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukannya atau methode yang tepat untuk mencapai tujuan. 9 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful