BAB I

ANALISIS JABATAN

A. Pendahuluan
Organisasi terdiri dari berbagai elemen yang salah satunya adalah sumber
daya manusia. Sedangkan sumberdaya lainnya adalah bahan, mesin/peralatan,
metoda/cara kerja dan modal. Berkenaan dengan sumber daya organisasi perlu
diingat bahwa semua itu tidaklah tersedia secara berlimpah. Ada keterbatasan
yang mengakibatkan pemanfaatannya harus dilakukan secara cermat. Proses
manajemen yang baik harus bisa memanfaatkan keterbatasan tersebut demi
tercapainya tujuan organisasi.
Sebagaimana elemen organisasi yang lain sumber daya manusia harus
dikelola dengan baik. Bahkan bisa dikatakan babwa pengelolaan organisasi pada
dasarnya adalah proses pengelolaan manusia. Semua organisasi apapun jenis,
ukuran, fungsi ataupun tujuannya harus beroperasi dengan dan melalui manusia.
Dibandingkan dengan elemen-elemen yang lain memang dapat dikatakan bahwa
manusia adalah merupakan elemen yang paling dinamis dan kompleks.
Seringkali effisiensi pelaksanaan organisasi tergantung pada pengelolaan
dan pendayagunaan manusia, itulah sebabnya maka setiap manajer harus mampu
bekerja secara efektif dengan manusia, dan harus mampu memecahkan
bermacam-macam persoalan sehubungan dengan pengelolaan sumber daya
manusia. Pengelolaan sumber daya manusia di dalam organisasi kemudian dikenal
dengan manajemen Personalia dan kemudian berkembang menjadi Manajemen
Sumber Daya Manusia.
Untuk bisa menerapkan motto "The Right Man on the Right Place at the
Right Time" ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka
unsur pertama yang harus diketahui adalah unsur place-nya, sebab perusahaan
sebagai organisasi adalah wadah tempat manusia (man) bekerja. Tempat bekerja
ini seringkali seeara lebih spesifik disebut sebagai jabatan.
Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan
kadang-kadang diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih

1
jauh. Untuk memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah jabatan ini,
Departemen Tenaga Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari
beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan, sebagai berikut:
1. Unsur
Ialah komponen yang paling kecil dari pekerjaan. Misalnya memutar,
menggosok, menarik, mengangkat, menekan dan sebagainya.
2. Tugas
Ialah sekumpulan dari beberapa unsur pekerjaan. Tugas merupakan
kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang
diperlukan dalam pelaksanaan kerja.
3. Kedudukan (posisi)
Ialah sekumpulan tugas yang diberikan kepada seorang pegawai atau
pekerja, yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan
kepada seorang pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu
perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau
pekerjanya.
4. Pekerjaan
Ialah sekumpulan kedudukan (posisi) yang memiliki persamaan
kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan,
satu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang, atau beberapa orang yang
tersebar di berbagai tempat.
5. Jabatan (job)
Ialah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama atau
berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta
kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama
meskipun tersebar di berbagai tempat.
Setelah jelas apa yang dimaksud dengan jabatan, belum berarti bahwa
permasalahan sudah selesai. Terbatasnya pengetahuan tentang jabatan-jabatan
yang ada seringkali terjadi karena tidak adanya keseragaman istilah (nama
jabatan) dan juga karena selalu terjadi perubahan-perubahan pada jabatan itu
sendiri.
 Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang
mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama
adakalanya diberikan nama jabatan yang berbeda.

B. Metode Analisis Jabatan

Pengumpulan data pada analisis jabatan bisa dilakukan dengan beberapa
metode, antara lain :
1. Observation Method
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara
langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan
mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi.
2. Individual Interview Method
Memilih tim kerja yang sudah ada secara ekstensif kemudian
diwawancarai. Hasil wawancara ini kemudian digabungkan menjadi
satu analisis pekerjaan. metode ini efektif untuk menilai apa saja
perkerjaan yang bisa dilakukan.
3. Group Interview Method
mirip dengan metode wawancara individu, bedanya adalah bahwa
sejumlah pekerjaan yang diwawancarai secara bersamaan. Akurasi
meningkat dalam menilai pekerjaan, akan tetapi dinamika kelompok
dapat menghalangi efektivitas pekerjaan.
4. Structured Questionnaire
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan
kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa
bersifat "terbuka" (open ended) artinya, penjawab harus memberikan
jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak
dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (closed), maka
pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal
menjawab ya/tidak, atau benar/salah.

3
 5. Technical Conference Method
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang
ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang
digunakan.
6. Diary Method
metode buku harian pekerjaan mengharuskan organisasi yang ada
untuk merekam kegiatan sehari-hari mereka. Metode buku harian ini
yang paling memakan waktu dari semua metode analisis pekerjaan
karena mungkin harus berlangsung selama jangka waktu yang lama,
sehingga semua itu bisa menambah biaya.

C. Melaksanakan Analisis Jabatan

1. Memahami tujuan melakukan analisis pekerjaan.
Sebelum memulai analisis pekerjaan, seseorang harus memahami sifat
dan tujuan melakukan penyelidikan. mengakui bahwa analisis
pekerjaan melayani tujuan penting kegiatan Manajemen Sumber Daya
Manusia sebagai perekrutan, pelatihan, menetapkan standar kinerja,
evaluasi kinerja, dan kompensasi. pada kenyataannya, hampir, setiap
aktivitas dalam Manajemen Sumber Daya Manusia berkisar pada
analisis pekerjaan.
2. Memahami peran dan nilai-nilai pekerjaan dalam organisasi.
Setiap pekerjaan dalam organisasi harus memiliki tujuan. sebelum
melakukan analisis pekerjaan, orang harus memahami bahwa ada
hubungan pekerjaan ke arah strategis organisasi. Pada intinya, orang
harus menjawab mengapa pekerjaan itu diperlukan. Jika jawaban tidak
dapat ditentukan, maka mungkin pekerjaan itu tidak diperlukan.
3. Posisi patokan.
Organisasi yang besar, tidak mungkin untuk mengevaluasi setiap
pekerjaan dalam satu waktu. Kecuali dengan melibatkan karyawan dan
mencari masukan dari mereka, pekerjaan yang dipilih dapat dipilih
berdasarkan seberapa baik mereka mewakili pekerjaan yang sama dari
 pekerjaan yang lain dalam organisasi. informasi ini, bisa digunakan
sebagai titik awal dalam analisis kemudian posisi lain.
4. Menentukan bagaimana mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.
Perencanaan yang tepat pada tahap ini memungkinkan seseorang untuk
mengumpulkan data yang diinginkan yang paling efektif dan efisien.
Hal ini berarti mengembangkan sebuah proses untuk mengumpulkan
data, gabungan beberapa metode (seperti pertanyaan terstruktur,
wawancara kelompok, dan konferensi) teknis harus digunakan.
Pilihlah salah satu yang sesuai dengan kebutuhan dan yang sesuai
dengan jadwal.
5. Mencari klasifikasi
Beberapa informasi mungkin tidak dipahami oleh orang yang
melakukan analisis jabatan. Apabila hal ini terjadi, kita harus mencari
klasifikasi dari mereka yang mempunyai informasi-informasi penting
tentang jabatan itu (mungkin termasuk supervisor bahkan karyawan).
Kegagalan untuk memahami dan memahami informasi ini yang akan
membuat langkah berikutnya dalam proses analisis jabatan (pekerjaan
menulis deskripsi) lebih sulit.
6. Mengembangkan draft pertama dari deskripsi pekerjaan.
Meskipun tidak ada format khusus bahwa semua mengikuti deskripsi
pekerjaan, sebagian besar mencakup unsur-unsur tertentu. Khusus
untuk uraian tugas pekerjaan berisi judul, kalimat ringkasan dari
persyaratan kinerja, dan kondisi kerja. Paragraf terakhir dari deskripsi
pekerjaan biasanya menyertakan spesifikasi pekerjaan yang harus
dimiliki supaya bisa menjadi sukses di tempat kerja.
7. Meninjau draft pekerjaan pengawas.
Akhirnya, posisi pengawas yang sedang dianalisis harus menyetujui
deskripsi pekerjaan. Review komentar dari pengawas dapat membantu
dalam menentukan deskripsi tugas akhir dokumen. Ketika deskripsi
adalah refleksi yang akurat, maka pembimbing harus atau menyetujui
dokumen.

5
 BAB II
ANALISIS JABATAN DALAM PENDIDIKAN

A. Pengertian Analisis Jabatan

Setiap organisasi berskala besar, khususnya diukur dari kualitas sumber
daya manusia, memerlukan analisis jabatan atau pekerjaan agar diperoleh
informasi akurat dalam mengintegrasikan perencanaan organisasi dengan
kebijakan manajemen SDM.
Ada beberapa pengertian analisis jabatan, antara lain yaitu : Analsis
jabatan yaitu kegiatan menghimpun dan menyusun informasi berkenaan dengan
tugas, jenis pekerjaan, dan tanggung jawab yang bersifat khusus. Kemudian
menurut Sadili Samsudin analisis jabatan adalah proses, metode, dan teknik untuk
memperoleh jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan dan disajikan untuk
kepentingan program kelembagaan, kepegawaian, dan ketatalaksanaan.
Sedangkan menurut Cozen analisis jabatan adalah sistematis dari kegiatan
eksplorasi dalam pekerjaan. Analisis jabatan ini adalah prosedur teknis yang
digunakan untuk menentukan tugas, tanggung jawab, dan akuntabilitas, dari
pekerjaan.

B. Tujuan Analisis Jabatan

1. Job Description
Deskripsi jabatan adalah hasil analisis jabatan sebagai rangkaian kegiatan
atau proses menghimpun dan menginformasikan mengenai suatu jabatan atau
pekerjaan yang dirumuskan dalam bentuk tertulis. Dokumentasi tentang batasan
dan penjabaran suatu jabatan menjadi tugas-tugas, wewenang, tanggung jawab,
kondisi kerja, dan spesifikasinya. Intinya adalah uraian tertulis yang berisi tentang
tugas pokok dari suatu jabatan sebagai hasil dari analisis jabatan.
Deskripsi jabatan menunjukkan keteraturan yang sistematis dan logis dari
berbagai tugas dan kewajiban yang harus dilaksanakan pegawai sesuai dengan
jabatan atau jenis pekerjaan tertentu. Contoh : yang harus dilakukan oleh seorang
kepala sekolah adalah menyusun dan melaksanakan program kerja mengarahkan,
membina, memimpin, mengawasi serta mengkoordinasikan pelakasanaan tugas di
bidang administrasi dan keuangan sekolah. Ketenagaan, kesiswaan, sarana dan
prasarana, pencapaian kurikulum, kerjasama dengan dunia industri/dunia usaha
yang relevan serta memasarkan lulusan.
Uraian jabatan isinya bisa sangat bervariasi masing-masing organisasi.
Akan tetapi adapun isi pokok suatu deskripsi jabatan adalah sebagai berikut :
a. Identifikasi jabatan
b. Ringkasan jabatan
c. Rincian tugas yang dilaksanakan
d. Pengawasan yang diberikan dan diterima
e. Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya
f. Bahan, alat, dan mesin yang dipergunakan
g. Kondisi lingkungan kerja
h. Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim
i. Komentar tambahan untuk melengkapi penjalasan di atas.

Job description (uraian jabatan) merupakan dokumen formal organisasi

yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk
memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu
organisasi. Uraian jabatan tersebut disusun dalam suatu format yang terstruktur
sehingga informasi mudah dipahami oleh setiap pihak yang berkaitan di dalam
organisasi. Pada hakikatnya, uraian jabatan merupakan bahan baku dasar dalam
pengelolaan SDM di organisasi, dimana suatu jabatan dijelaskan dan diberikan
batasan.
Informasi dasar dan penting mengenai jabatan ini diperlukan oleh banyak
pihak, antara lain :
1. pemegang jabatan, agar ia mengerti apa yang dituntut dari jabatan tersebut
2. perekrut, agar mengerti orang seperti apa yang sesuai untuk mengisinya

3. atasan, supaya memahami apa yang ia tuntut dari pekerjaan bawahannya

dan menjadi dasar yang objektif untuk mengkomunikasikan ekspektasi

7
 organisasi terhadap bawahannya, serta dasar untuk pengukuran kinerja
4. pengelola pelatihan, agar mengerti kompetensi apa yang perlu dimiliki
oleh setiap pemegang jabatan.
Penyusunan uraian jabatan harus dilakukan dengan baik agar mudah
dimengerti. Untuk itulah diperlukan suatu proses yang terstruktur pula, yang
dikenal dengan analisis jabatan.
2. Job Specification
Deskripsi jabatan sebagai hasil analisis jabatan biasanya diikuti dengan
perumusan spesifikasi jabatan. Spesfikasi jabatan dapat diartikan sebagai berikut :
karakterisitik atau syarat-syarat pekerja yang harus dipenuhi untuk dapat
melaksanakan suatu jabatan tertentu, atau pesrsyaratan pengetahuan, ketrampilan,
kemampuan mental, kemampuan fisik, dan sifat kepribadian tertentu yang
dipersyaratkan pada pekerja untuk dapat melaksanakan pekerjaan tertentu secara
efektif dan efisien.
Titik berat spesifikasi jabatan adalah pada syarat-syarat yang dibutuhkan
oleh seseorang untuk dapat melaksanakan tugas-tugas dan kewajibannya sesuai
dengan beban dan tanggung jawab jabatan tersebut.
Pada umumnya suatu spesifikasi jabatan mengandung hal-hal sebagai
berikut :
a. Identifikasi Jabatan
 Nama
 Kode
 Bagian
b. Persyaratan Jabatan
 Pendidikan
 Tingkat kecerdasan minimum yang diperlukan
 Pengalaman yang diperlukan
 Pengetahuan dan ketrampilan
 Persyaratan fisik
 Status perkawinan
  Jenis kelamin
 Usia
 Kewarganegaraan
 Kemampuan-kemampuan khusus lainnya.

C. Manfaat Analisis Jabatan

Analisis jabatan pada dasarnya merupakan alat bagi pimpinan organisasi
dalam memecahkan masalah ketanagakerjaan secara professional dan manusiawi.
Analisis jabatan memberikan manfaat dalam banyak hal, antara lain :
1. Dalam penarikan seleksi, dan penempatan karyawan.
2. Dalam penilaian jabatan dan prestasi kerja
3. Dalam perbaikan syarat-syarat jebatan.
4. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
5. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
6. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
7. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
8. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan
penyederhanaan kerja.
9. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan
keselamatan kerja
Analisis pekerjaan menyediakan informasi berharga untuk masa depan
kepegawaian peramalan kebutuhan dan fungsi manajemen personalia lainnya.
Sebagai contoh, data yang dihasilkan oleh analisis pekerjaan dapat digunakan
untuk mengembangkan sesuai rekrutmen dan metode seleksi, untuk menentukan
dimensi di mana karyawan harus dievaluasi, untuk menentukan nilai kompensasi
pekerjaan untuk tujuan, dan untuk mengembangkan program-program pelatihan
untuk personil.

D. Prinsip-prinsip

9
 Beberapa prinsip yang perlu mendapat perhatian manajer dalam analisis
jabatan yaitu sebagai berikut :
1. Analisis jabatan harus memberikan fakta akurat yang ada hubungannya
dengan jabatan atau jenis pekerjaan. Fakta-fakta hasil analisis itu akan
digunakan untuk tujuan selanjutnya.
2. Analisis jabatan harus dapat memberikan fakta-fakta yang diperlukan
untuk macam-macam tujuan.
3. Hasil analisis jabatan harus selalu ditinjau kembali dan jika perlu
dilakukan perbaikan ulang. Dalam dunia pendidikan, jabatan tidaklah
statis, tetapi terjadi perubahan baik mengenai proses. Metode, alat
maupun aspek-aspek lainnya. Dengan demikian, analisis jabatan atau
pekerjaan merupakan kegiatan yang harus dilaksanakan secara terus-
menerus.
4. Analisis jabatan harus dapat menunjukkan unsur-unsur jabatan yang
paling penting di antara jabatan-jabatan yang ada.
5. Analisis jabatan harus dapat memberikan informasi yang jelas, teliti,
dan dapat dipercaya. Untuk itu diperlukan pelayanan-pelayanan dari
tenaga ahli di bidang analisis jabatan.

Empat macam informasi penting yang menjadi dasar analisis jabatan yaitu
sebagai berikut :
1. Analisis jabatan memberikan gambaran umum tentang unsur-unsur
jabatan atau pekerjaan dalam organisasi.
2. Analisis jabatan mencatat syarat-syarat perorangan yang penting untuk
masing-masing jabatan.
3. Analisis jabatan memberikan gambaran akan tanggung jawab dari
pemegang jabatan.
4. Analisis jabatan memberikan catatan tentang beberapa kondisi yang
penting.

E. Kesimpulan
 Analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang sangat berguna untuk berbagai
keperluan perancang organisasi dan perancangan jabatan (Job Design) adalah
suatu keharusan dan harus dilakukan sejak awal. Untuk organisasi yang masih
baru dan strukturnya masih berkembang terus lebih baik menekankan pada
perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian Jabatan yang fleksibel
sehingga bisa disesuaikan terus. Organisasi yang sudah mapan hendaknya
melaksanakan Analisis Jabatan. Tetapi mengingat perubahan-perubahan yang
terjadi dengan cepat, maka analisis jabatan harus diulangi paling lambat setiap 3
tahun sekali untuk mencek apakah informasi yang diperoleh masih benar. Semua
Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan Perancangan
Jabatan (Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatan-kegiatan lain
di bidang manajemen sumber daya manusia.

DAFTAR PUSTAKA
David A. De Cenzo & Stephen P. Robbins. (1999). Human resources
management. New York : John Willwy & Sons, Inc.
Fred C. Lunenburg & Allan C. Ornstein. Educational administration. Third
Edition. CA USA :Wadsworth Thomson Learning.
Sadili Samsudin. (2006). Manajemen sumber daya manusia. Bandung : Pustaka
Setia.
http://www.portalhr.com/klinikhr/strategis/4id860.html, akses tanggal 7 Maret
2010.

11