P. 1
Contoh Isi Buku: LANGKAH-LANGKAH PEMECAHAN MASALAH

Contoh Isi Buku: LANGKAH-LANGKAH PEMECAHAN MASALAH

|Views: 861|Likes:
Published by bisnis2030
Buku pedoman ini dirancang untuk para individu, dan kelompok-kelompok kecil yang bekerja dalam tim pemecahan masalah. Meskipun contoh dan skenario yang mengikutinya berlatar belakang bisnis, konsep serta metode pemecahan masalah tersebut berlaku pula dalam bidang yang lain, seperti dalam berbagai organisasi masyarakat dan nirlaba, dan bahkan dalam berbagai situasi pribadi.
Buku pedoman ini dirancang untuk para individu, dan kelompok-kelompok kecil yang bekerja dalam tim pemecahan masalah. Meskipun contoh dan skenario yang mengikutinya berlatar belakang bisnis, konsep serta metode pemecahan masalah tersebut berlaku pula dalam bidang yang lain, seperti dalam berbagai organisasi masyarakat dan nirlaba, dan bahkan dalam berbagai situasi pribadi.

More info:

Published by: bisnis2030 on Oct 20, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF or read online from Scribd
See more
See less

04/02/2013

Seri Panduan Praktis No.

1

LANGKAH-LANGKAH

PEMECAHAN MASALAH
Richard Y. Chang P. Keith Kelly

Penerbit PPM

www.bisnis2030.com 2010

Judul Buku Judul asli Ditulis oleh

: : :

Langkah-langkah pemecahan masalah Step-by-Step Problem Richard Y. Chang & P. Keith Kelly

Copyright®1994, Richard Chang Associates, Inc. ---------------------------------------------------------------------Desain Sampul : Widi Suryatama Penerjemah : Abdul Rosyid ISBN : 979-442-310-6 Seri Panduan Praktis No. 1 Cetakan 3, April 2003 oleh CV Teruna Grafica Diterbitkan ulang atas kerja sama Penerbit PPM dan Bisnis2030, Oktober 2010 www.Bisnis2030.com Hak Cipta dilindungi oleh Undang-undang. Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit.
UU RI No.19/2002 tentang Hak Cipta Lingkup Hak Cipta Pasal 2: 1.

Hak Cipta merupakan hak eksklusif bagi Pencipta atau Pemegang Hak Cipta untuk mengumumkan atau memperbanyak ciptaanya, yang timbul secara otomatis setelah suatu ciptaan dilahirkan tanpa mengurangi pembatasan menurut peraturan Perundang-undangan yang berlaku. Sanksi Pelanggaran Pasal 72 : 1. Barangsiapa dengan sengaja melanggar dan tanpa hak melakukan perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 Ayat (1) atau pasal 49 Ayat (1) dan Ayat (2) dipidana dengan pidana penjara masing-masing paling singkat 1 (satu) bulan dan/atau denda paling sedikit Rp.1.000.000,00 (satu juta rupiah), atau pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak Rp. 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah). Barangsiapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran hak cipta atau hak terkait sebagai dimaksud pada Ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau paling banyak Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

2.

ii

Seri Panduan Praktis No.1

LANGKAH-LANGKAH

PEMECAHAN MASALAH
Richard Y. Chang P. Keith Kelly

iii

Diterbitkan atas kerja sama Lembaga Manajemen PPM dan Penerbit PPM, Anggota Ikapi, Jalan Menteng Raya No. 9, Jakarta Pusat 10340. E-mail: penerbitppm@cbn.net.id (redaksi), penerbit@lppm.ac.id (pemasaran) Hak cipta dalam bahasa Indonesia pada Lembaga Manajemen PPM dan Penerbit PPM. Dilarang memproduksi dalam bentuk apa pun, kecuali atas izin tertulis dari penerbit.

iv

Ucapan Terima Kasih
Mengenai Penulis
Richard Y. Chang adalah Presiden dan CEO Richard Chang Associates, Inc., sebuah perusahaan konsultasi yang bergerak di bidang diversifikasi perbaikan organisasional yang berkedudukan di Irvine, California. Ia diakui secara internasional dan sangat dihormati karena keahliannya dalam strategi manajemen, perbaikan mutu, pengembangan organisasional, kepuasan pelanggan, dan pengembangan sumber daya manusia. P. Keith Kelly, Konsultan Senior pada Richard Chang Associates, Inc., adalah seorang pendidik, konsultan, dan profesional manajemen yang berpengalaman. Keahlian khususnya mencakup perencanaan dan analisis strategis, manajemen keuangan, perbaikan proses, dan penelitian pasar. Penulis ingin mengucapkan terima kasih terhadap dukungan dari seluruh tim profesional Richard Chang Associates, Inc. atas kontribusinya untuk proses pengembangan buku panduan ini. Selain itu, ucapan terima kasih secara khusus disampaikan pula kepada banyak organisasi klien yang telah membantu kami menentukan gagasan praktis dan metode yang telah terbukti yang disajikan dalam buku panduan ini.

Ucapan Terima Kasih Lainnya
Editor: Sarah Ortlieb Fraser Pengkaji: Kevin Kehoe, Matt Niedzwiecki, dan Ruth Stingley Tata Letak Grafis: Christina Slater, Penelope Chancy, dan Dottie Snyder Desain Sampul: John Odam Design Associates

v

Kata Pengantar
Tahun 1990 telah memberi berbagai tantangan sulit bagi para individu dan organisasi yang harus dihadapi dan ditangani. Tetapi siapa yang akan mendapat manfaatnya selagi kita bergerak menuju tahun 2000 ke depan? Manfaat akan dipetik oleh mereka yang memiliki komitmen untuk terus belajar. Bagi individu maupun organisasi, salah satu kunci untuk membangun lingkungan yang terus belajar adalah buku The Practical Guidebook Collection (Seri Panduan Praktis) yang disajikan untuk Anda oleh Divisi Publikasi Richard Chang Associates, Inc. dan Divisi Penerbitan Lembaga PPM. Setelah mempelajari "kebutuhan pembelajaran" di masa depan yang diungkapkan oleh klien dan klien potensial, kami dengan senang hati menerbitkan Seri Panduan Praktis. Buku panduan ini dirancang untuk memberi Anda tip, alat, dan teknik yang "terbukti di dunia nyata" dalam rentang subjek yang sangat luas yang bisa Anda terapkan di tempat kerja dan/atau untuk pribadi Anda sendiri, segera! Apabila Anda telah berkesempatan mendapat manfaat dari Seri Panduan Praktis ini, silakan beri kami umpan balik. Umpan balik Anda begitu penting bagi kami sehingga kami memasukkan Formulir Evaluasi Dan Umpan Balik pada akhir buku ini. Anda bisa mengirimkannya melalui faks ke PT Pustaka Binaman Pressindo (021) 2302047. Dengan umpan balik dari Anda, kami bisa melakukan perbaikan terus-menerus karya-karya kami.
Selamat Membaca Richard Y. Chang

Presiden dan CEO Richard Chang Associates, Inc.

vi

Daftar Isi
I. Pendahuluan
Mengapa Harus Membaca Buku Ini? Siapa Yang Seharusnya Membaca Buku Pedoman Ini? Kapan Dan Bagaimana Menggunakan Buku Ini

1

II. Mengapa Model Pemecahan Masalah Yang Sistematis? III. Model Pemecahan Masalah Enam Langkah IV. Pemecahan Masalah Satu Langkah Dalam Suatu Waktu
Contoh Kasus: BTB Distribution, Inc.

5 7 13 19

V. Langkah Pertama: Definisikan Masalah
Susun Pernyataan Masalah Identifikasi Keadaan Yang Diinginkan Atau Tujuan Tes Pernyataan Masalah Yang Baik

VI. Langkah Kedua: Analisis Sebab-sebab Potensial
Identifikasi Sebab-sebab Potensial Tentukan Sebab-sebab Yang Paling Memungkinkan Identifikasi Akar Penyebab Yang Sesungguhnya

29

VII. Langkah Ketiga: Identifikasi Kemungkinan

Solusi
Buatlah Daftar Kemungkinan Solusi Tentukan Solusi Terbaik vii

47

VIII. Langkah Keempat: Pilih Solusi Terbaik
Kembangkan Dan Berikan Bobot Pada Kriteria Implementasikan Kriteria Pilihlah Solusi Terbaik

57

IX. Langkah Kelima: Susun Rencana Tindakan
Bagilah Solusi Menjadi Tugas Berurutan Susunlah Rencana Kemungkinan

71

X. Langkah Keenam: Mengimplementasikan Solusi Dan Mengevaluasi Perkembangan
Kumpulkan Data Sesuai Dengan Rencana Tindakan Implementasikan Rencana Kemungkinan Evaluasi Hasil-hasilnya

81

Ikhtisar Apendiks A: Berbagai Jebakan Umum Dalam Pemecahan Masalah Apendiks B: Sumbang Saran Diagram Sebab-Akibat Lembar Tugas Sebab-Akibat Analisis Pareto Lembar Tugas Bagan Pareto Penilaian Kriteria Rencana Tindakan Lembar Tugas Rencana Tindakan

87

89 99 100 102 103 106 107 109 111

viii

I. Pendahuluan
Mengapa Harus Membaca Buku Ini?
Pernahkah Anda dalam posisi memecahkan suatu masalah hanya untuk berhenti dan bertanya kepada diri sendiri atau anggota tim Anda, "Bukankah kita telah memecahkan masalah ini tahun lalu? Apa yang akan kita lakukan lagi pada masalah yang sama ini?" Jika hal ini terjadi pada diri Anda, Anda tahu betapa mengecewakannya nanti, lagi-lagi mencurahkan waktu dan upaya pada proyek yang sama. Dan permasalahan muncul apakah Anda sedang bertugas ataupun tidak. Sayangnya, punya maksud baik tidak selalu berarti masalah terpecah-kan. Segalanya berjalan keliru dalam proses. Asumsi yang mendasarinya pun berubah. Barangkali solusi Anda hanyalah suatu quick fix, PPPK sementara yang tidak memecahkan masalah secara permanen. Buku pedoman ini bisa membantu. Buku ini menyajikan pendekatan yang sudah teruji untuk memecahkan masalah. Model Pemecahan Masalah Enam Langkah mengikuti jalan yang logis, dimulai dengan mengidentifikasi masalah secara jelas dan menuju kepada suatu rencana tindakan untuk memecahkannya. Salah satu tujuan buku pedoman ini adalah untuk membantu Anda agar lebih berhasil dalam memecahkan masalah dengan mengajarkan bagaimana menghindari berbagai jebakan yang umum terjadi dalam pemecahan masalah. Beberapa contoh jebakan tersebut disajikan dalam Apendiks A. Ambillah waktu sejenak dan bacalah sebelum memulai bagian-bagian lain dari buku ini. Anda mungkin akan mengakui diri Anda berada dalam satu atau lebih situasi ini!

1

Siapa yang Seharusnya Membaca Buku Pedoman Ini?
Buku pedoman ini dirancang untuk para individu, dan kelompok-kelompok kecil yang bekerja dalam tim pemecahan masalah. Meskipun contoh dan skenario yang mengikutinya berlatar belakang bisnis, konsep serta metode pemecahan masalah tersebut berlaku pula dalam bidang yang lain, seperti dalam berbagai organisasi masyarakat dan nirlaba, dan bahkan dalam berbagai situasi pribadi.

Kapan dan Bagaimana Menggunakan Buku Ini
Gunakanlah materi ini dalam suatu kelompok, atau pada basis individu, sebagai pedoman untuk memecahkan masalah secara sistematis. Buku pedoman ini akan melatih Anda untuk menempuh seluruh dasar pemecahan masalah, dan akan membantu Anda memastikan objektivitas. Selain itu, buku ini bisa berfungsi sebagai alat bantu agar Anda berhasil memanajemeni orang dalam suatu tim pemecahan masalah. Ketika dihadapkan pada masalah yang rumit atau sulit, akan sangat berfaedah bila mengikuti tiap langkah dari model tersebut secara rinci. Bila masalahnya sederhana, lewatkan saja langkah-langkah tertentu dan pusatkan perhatian pada satu atau dua langkah yang paling kritis bagi solusi. Model pemecahan masalah ini bukan teori yang basabasi. Model ini berhasil! Seperti setiap kemampuan dan teknik, dari atlet profesional sampai seorang teknisi terampil, praktek adalah kunci untuk mencapai hasil terbaik. Dengan mempraktekkan berbagai teknik yang disertakan, Anda juga bisa berhasil dalam memecahkan masalah sekali dan seterusnya! Beragam lembar tugas telah disertakan pada bagian akhir Bab Lima sampai Sepuluh, yang mungkin ingin Anda 2

gunakan untuk membuat catatan singkat, gagasan kunci, dan/atau rincian upaya pemecahan masalah Anda sendiri. Tiap perangkat dan teknik yang digunakan dalam Model Pemecahan Masalah Enam Langkah dijelaskan dengan lebih rinci pada Apendiks B. Juga disediakan lembar tugas kosong berlabelkan "Formulir yang Bisa Digandakan" yang dianjurkan untuk disalin dan sering digunakan. Selain itu, disebutkan pula beberapa perangkat dan teknik yang esensial bagi pemecahan masalah, termasuk Lembar Periksa, Bagan Kendali, dan Diagram SebabAkibat. Perangkat ini dimuat secara rinci dalam berbagai buku pedoman lainnya dalam Quality Improvement Series. Buku-buku pedoman ini — berjudul Continuous Improvement Tools, Volume 1 dan 2 (edisi Indonesianya akan diterbitkan oleh PT Pustaka Binaman Pressindo), juga menguraikan penggunaan berbagai metode lain yang berharga yang bisa membantu Anda menjadi pemecah masalah yang lebih berhasil.

3

4

II. Mengapa Model Pemecahan Masalah Yang Sistematis?
Mengapa harus ada suatu model panutan ketika mencoba memecahkan masalah? Mengapa tidak cukup menyetujui saja solusi dan melaksanakan apa yang harus dilakukan? Barangkali Jenderal George S. Patton telah menjawab pertanyaan ini dengan baik sekali ketika mengatakan: "Jika Anda memberi tahu orang he mana harus pergi, tetapi tidak memberi tahu bagaimana caranya sampai ke Sana, Anda akan kagum terhadap hasilnya." Teori Patton dapat ditafsirkan dua macam:

Pertama, orang adalah pemikir kreatif dan akan memikirkan cara yang tepat untuk mencapai tujuan dengan caranya sendiri. • Kedua, jalan pikiran orang bisa sepenuhnya meleset. Mereka mungkin tidak tahu bagaimana mencapai sasaran mereka (dengan mengira-ngira secara keliru} atau tidak setuju dengan cara mencapainya.

5

Sesungguhnya, memulai jalur pemecahan masalah tanpa suatu model untuk menuntun Anda ke tujuan yang diinginkan bisa membuahkan hasil yang menakjubkan. Beberapa di antaranya diuraikan dalam berbagai contoh jebakan dalam Apendiks A. Penggunaan model yang sistematis akan membantu Anda menghindari jebakan ini dan jebakan lainnya.

6

III. Model Pemecahan Masalah Enam Langkah
Anda mungkin pernah mengalami pemecahan masalah sebagai proses satul angkah, yaitu memecahkannya. Tetapi sebetulnya lebih dari itu. Sebagai permulaan, Anda hams tahu apa masalah sesungguhnya, apa penyebabnya, dan pertimbangkan cara-cara baru serta kreatif untuk memecahkannya. Semua ini dimuat pada halaman selanjutnya, yang memberikan model selangkah-demiselangkah yang dapat digunakan dalam organisasi Anda. Model pemecahan masalah tersebut dapat digunakan sebagai peta untuk diikuti oleh Anda dan tim Anda. Model itu akan membantu Anda menemukan solusi yang tepat dan menghindari beberapa jebakan pemecahan masalah yang mungkin pernah dialami di waktu lampau. Model tersebut dirancang untuk diikuti satu langkah dalam suatu kurun waktu, tetapi Anda mungkin tidak perlu mengikuti tiap langkah secara mendalam pada setiap situasi pemecahan masalah. Misalnya, jika masalah Anda sudah didefinisikan dengan jelas (Langkah Satu), Anda bisa langsung melanjutkan ke Langkah Dua. Atau mungkin akar penyebabnya sudah jelas (Langkah Dua), sehingga Anda bisa melewatkan langkah analisis sebab-sebab itu. Ketika mempraktekkan model tersebut, Anda mungkin masuk pada suatu langkah dan ternyata Anda harus melacak kembali langkah-langkah Anda serta memulainya lagi. Misalnya, Anda mungkin bisa mulai menganalisis sebab-sebab dan menyadari seharusnya Anda kembali dan mendefinisikan lagi masalah sesungguhnya. Penggunaan model pemecahan masalah ini akan melibatkan Anda dalam dua fase "mengembang" dan dua fase "menyusut." Model ini berangkat dari suatu titik awal dan meluas sampai pada daftar panjang penyebab dan solusi yang memungkinkan. Pada saat lain, model ini menyusutkan daftar panjang tersebut menjadi beberapa penyebab dan solusi kunci. 7

Mengapa demikian? Karena kita cenderung membatasi diri dan tidak melihat cukup jauh untuk mendapatkan jawaban. Jika Anda menjadikannya

8

Model Pemecahan Masalah Enam Langkah
sebagai tujuan untuk mengungkap beberapa sebab masalah Anda, cakupan informasi dan wawasan Anda dalam masalah tersebut akan lebih luas. Berikut ini penjelasan singkat mengenai apa yang terjadi pada masing-masing dari enam langkah pemecahan masalah.

Langkah
1. Definisikan Masalah

Metode
Definisi Pernyataan masalah: Keadaan yang diinginkan:

Deskripsi
Tuliskan pernyataan secara ringkas mengenai masalah yang ada, kemudian buat ikhtisar ringkas ke mana Anda inginkan setelah masalah tersebut terpecahkan.

Langkah
2. Analisis Sebab-sebab Potensial

Metode

Deskripsi
Identifikasikan sebab-sebab potensial dan tentukan akar penyebab yang paling memungkinkan dari masalah itu

DIAGRAM SEBABAKIBAT

9

Langkah
3. Identifikasi Solusi yang Memungkinkan

Metode

Deskripsi

Tanpa mengevaluasi efektivitas, buatlah daftar panjang solusi yang memungkinkan dari masalah itu; kemudian SUMBANG SARAN persempit daftar tersebut sampai tercapai sejumlah kecil solusi potensial.

Langkah
4. Pilih Solusi Terbaik

Metode
FORMULIR PEMERINGKATAN KRITERIA

Deskripsi
Evaluasilah solusi yang memungkinkan dengan memeringkat masing-masing dengan tiga sampai enam kriteria. Pilihlah yang terbaik dari kelompok itu!

X X X X X X
Langkah
5. Susun Rencana Tindakan

Metode
RENCANA TINDAKAN
APA SIAPA KAPAN

Deskripsi
Tuliskan rincian rencana yang memuat tahap-tahap tindakan, orang yang bertanggung jawab,

10

tanggal mulai/berakhir, perkiraan waktu yang dibutuhkan, dan biaya

Langkah
6. Implementasikan Solusi dan Evaluasi Perkembangan

Metode
RENCANA TINDAKAN
APA SIAPA KAPAN

Deskripsi
Lanjutkan penggunaan Rencana Tindakan untuk memastikan bahwa tahap-tahap tindakan tercapai!

Sekarang mari kita lihat sebuah contoh kasus yang akan kita gunakan sepanjang buku pedoman ini untuk memperlihatkan cara kerja model pemecahan masalah tersebut.

11

12

IV. Pemecahan Masalah Satu Langkah Dalam Suatu Waktu
Contoh Kasus: BTB Distribution, Inc.
BTB Distribution, Inc. (BTB) punya suatu masalah. Ketika tim manajemen mengkaji hasil-hasil keuangan dan operasi perusahaan dalam triwulan kedua tahun berjalan, mereka menemukan bahwa angka Indeks Kepuasan Pelanggan berada di bawah target. Dalam kenyataannya, untuk dua triwulan berturut-turut, indeks tersebut sudah turun, kali ini dari 84 menjadi 81 (dengan skala 1 sampai 100). Angka tersebut sudah mendatar atau sedikit menurun pada tahun lalu. Manajemen membahas persoalan tersebut dalam rapat triwulanan lalu (ketika indeks turun dari 86 menjadi 84). Masing-masing Wakil Presiden sepakat untuk melihat pokok persoalan tersebut dari sudut pandang divisinya. Meskipun masing-masing divisi memelopori beberapa diskusi, penurunan itu terus berlanjut. Akhirnya, manajemen memutuskan untuk mengambil pendekatan sistematis guna menghadapi masalah tersebut. Mereka membentuk tim lintas-fungsi yang terdiri dari lima anggota, yang ditugasi menganalisis masalah, mengajukan solusi terbaik yang 13

memungkinkan, dan menyarankan suatu tindakan untuk memecahkan masalah tersebut. Dasar-dasar pemilihan anggota tim tersebut berbeda dengan pendekatan yang biasa dilakukan BTB, yaitu mengumpulkan orang-orang senior dalam sebuah tim— semuanya dipilih karena mereka mempunyai wewenang dan pemahaman terhadap "gambaran besar." Diasumsikan bahwa merekalah yang paling pantas mengemban tugas tersebut. Namun, kali ini dm itu terdiri dari orang orang-orang yang paling dekat dengan pelanggan dan produk serta layanan perusahaan. Manajemen merasa hal ini akan memberikan keuntungan dalam menemukan apa yang sedang terjadi dan bagaimana memecahkannya.

14

Para anggota tim yang dipilih adalah:

RON Manajer Layanan Teknik (dan pemimpin tim)

MICHIYO Perwakilan dari Dukungan Teknik

15

JOSE Perwakilan dari Layanan Pelanggan

CYNTHIA Perwakilan dari Layanan Pelanggan

16

RENAUD Perwakilan dari Pemasaran

17

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->