P. 1
Contoh Isi Buku: MENYUSUN BUKU PEDOMAN KARYAWAN

Contoh Isi Buku: MENYUSUN BUKU PEDOMAN KARYAWAN

|Views: 2,227|Likes:
Published by bisnis2030
Buku Pedoman Karyawan (juga biasa disebut Buku Pegangan Karyawan) merupakan buku yang harus dimiliki oleh semua perusahaan. Terlepas dari besar kecilnya perusahaan, karyawan perlu mengetahui kebijakan, praktik, dan prosedur yang ada dalam organisasinya.
Buku Pedoman Karyawan (juga biasa disebut Buku Pegangan Karyawan) merupakan buku yang harus dimiliki oleh semua perusahaan. Terlepas dari besar kecilnya perusahaan, karyawan perlu mengetahui kebijakan, praktik, dan prosedur yang ada dalam organisasinya.

More info:

Published by: bisnis2030 on Oct 20, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF or read online from Scribd
See more
See less

11/20/2014

Seri Panduan Praktis No.

19

MENYUSUN BUKU PEDOMAN KARYAWAN
Panduan Menyajikan Informasi Kepersonaliaan

Susan L. Brock Sally R. Cabbell

Penerbit PPM

www.bisnis2030.com 2010

Judul Buku Judul asli Ditulis oleh

: Menyusun Buku Pedoman Karyawan : Writing A Human Resources Manual : Susan L.Brock dan Sally R. cabbel

Copyright© 1989 by Crisp Publications, Inc. -----------------------------------------------------------------------

Desain Sampul Penerjemah Penyunting Proofreader Setter ISBN

: Widi Suryatama : Erwin : Restanti Ria Natalisa : Mulyawati : Taurisia : 979-442-317-3

Seri Panduan Praktis No. 19 Cetakan I, Februari 2001 oleh Victory Jaya Abadi
Diterbitkan ulang atas kerjasama Penerbit PPM dan Bisnis2030, oktober 2010 www.Bisnis2030.com Hak Cipta dilindungi oleh Undang-undang. Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit.
UU RI No.19/2002 tentang Hak Cipta Lingkup Hak Cipta Pasal 2: 1.

Hak Cipta merupakan hak eksklusif bagi Pencipta atau Pemegang Hak Cipta untuk mengumumkan atau memperbanyak ciptaanya, yang timbul secara otomatis setelah suatu ciptaan dilahirkan tanpa mengurangi pembatasan menurut peraturan Perundang-undangan yang berlaku. Sanksi Pelanggaran Pasal 72 : 1. Barangsiapa dengan sengaja melanggar dan tanpa hak melakukan perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 Ayat (1) atau pasal 49 Ayat (1) dan Ayat (2) dipidana dengan pidana penjara masing-masing paling singkat 1 (satu) bulan dan/atau denda paling sedikit Rp.1.000.000,00 (satu juta rupiah), atau pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak Rp. 5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah). Barangsiapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran hak cipta atau hak terkait sebagai dimaksud pada Ayat (1) dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau paling banyak Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).

2.

ii

Seri Panduan Praktis No. 19

MENYUSUN BUKU PEDOMAN KARYAWAN
Panduan Menyajikan Informasi Kepersonaliaan

Susan L. Brock Sally R. Cabbell

iii

All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or by any means now known or to be invented, electronic or mechanical, including photocopying, recording, or by any information storage or retrieval system without written permission from the author or publisher, except for the brief inclusion of quotation in review.

Hak cipta dalam bahasa Indonesia pada Lembaga Manajemen PPM dan Penerbit PPM. Dilarang memproduksi dalam bentuk apa pun, kecuali atas izin tertulis dari penerbit.

Penerbit PPM, Anggota Ikapi, Jalan Menteng Raya 9, Jakarta 10340. E-mail: pustaka@bit.net.id

iv

Kata Pengantar
Buku Pedoman Karyawan (juga biasa disebut Buku Pegangan Karyawan) merupakan buku yang harus dimiliki oleh semua perusahaan. Terlepas dari besar kecilnya perusahaan, karyawan perlu mengetahui kebijakan, praktik, dan prosedur yang ada dalam organisasinya. Bila saat ini Anda belum memiliki Buku Pedoman Karyawan, sebaiknya Anda segera menyusunnya. Jika Anda sudah memilikinya, mungkin Anda perlu memperbaruinya. Buku ini menjawab kedua kebutuhan tersebut. Menyajikan informasi kepada karyawan melalui buku pedoman lebih dari sekadar membantu. Beberapa kebijakan, seperti hak persamaan kerja (equal employment opportunity) dan pelecehan adalah kebijakan yang wajib diterapkan secara hukum. Kebijakan lainnya, seperti standar peri-laku karyawan dan kebijakan pengeluaran dana, akan menunjukkan bagaimana perusahaan yang bersangkutan dijalankan. Kebijakan tersebut akan membantu karyawan dalam menyesuaikan diri dengan iklim perusahaan. Dengan panduan buku ini, Anda akan dapat mengembangkan atau memperbaharui Buku Pedoman Karyawan Anda. Berbagai latihan dan contoh akan membantu Anda dalam memilih informasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Setelah selesai membaca buku ini, Anda akan memiliki kerangka komprehensif untuk menyusun buku pedoman organisasi Anda. Bila Buku Pedoman Karyawan telah tersusun, simpanlah buku ini sebagai referensi. Dengan adanya buku pedoman, karyawan bisa mengetahui kebijakan kepersonaliaan yang penting dan para supervisor akan memiliki pegangan dalam menegakkan kebijakan perusahaan. Selamat Mencoba!

Susan Brock v

Sally Cabbell

Menyusun Buku Pedoman Karyawan
TUJUAN PEMBELAJARAN:

Berikut ini adalah tujuan "Menyusun Buku Pedoman Karyawan" yang akan membimbing pembaca memahami permasalahan yang terangkum dalam buku ini.
TUJUAN

1. Menegaskan perbedaan antara Buku Kebijakan Perusahaan dengan Buku Pedoman Karyawan.

2. Mendiskusikan cara menyusun Buku Pedoman
Karyawan.

3. Menunjukkan kesalahan yang sering terjadi dalam
menyusun Buku Pedoman Karyawan. Panduan Menyusun Buku Pedoman Karyawan Menyajikan cara: 1. Menetapkan kebijakan, praktik, dan prosedur perusahaan 2. Memanfaatkan Buku Pedoman Karyawan dalam membantu karyawan melakukan penyesuaian 3. Menyesuaikan informasi dalam mengakomodasi perubahan

4. Memanfaatkan pedoman tertulis untuk membantu
karyawan dan supervisor

Susan L.Brock Sally R. Cabbell

vi

Daftar Isi
KATA PENGANTAR BAGIAN 1—APA YANG DIMAKSUD DENGAN BUKU PEDOMAN KARYAWAN? v

Perbedaan Antara Buku Pedoman Karyawan dengan Buku Kebijakan Perusahaan Mengapa Anda Membutuhkan Buku Pedoman Karyawan? Apa yang Akan Anda Dapatkan dari Buku Ini?
BAGIAN 2— BAGAIMANA MENGETAHUI APA YANG AKAN ANDA SAMPAIKAN KEPADA KARYAWAN?

3 9 11

Bagaimana Mengetahui Apa yang Akan Anda Sampaikan Kepada Karyawan? 15 Memutuskan Apa yang Akan Anda Katakan 17 Menggunakan Daftar Periksa Sebagai Alat Wawancara 18 Mewawancarai Manajer 22 Memanfaatkan Daftar Periksa sebagai Daftar Isi 24 Mengkaji Ulang Kebijakan 25
BAGIAN 3—MENYUSUN RINGKASAN KEBIJAKAN

Contoh Pernyataan Kebijakan Perusahaan 29 Contoh Pernyataan Pedoman Karyawan 36 Cara Menyusun Ringkasan Kebijakan 38 Gaya Penulisan 40 Penyusunan Buku Pedoman Secara Umum 43 Latihan 1 : Menulis dengan Jelas 45 Latihan 2 : Apa yang Salah dengan Ringkasan Kebijakan Ini? 47 vii

Latihan 3 : Uji Pengetahuan Menguji dan Meneliti Ulang Isi
BAGIAN 4—MENGGUNAKAN BUKU PEDOMAN KARYAWAN ANDA

52 65

Menggunakan Buku Pedoman Karyawan 69
BAGIAN 5—EVALUASI

Adakah yang Dapat Kami Bantu? Ringkasan Langkah-langkah dalam Menyusun Buku Pedoman Karyawan
LAMPIRAN

73 74 79 85 88 91

Subjek untuk Dipertimbangkan: Wajib, Penting dan Sebaiknya Dimiliki Contoh Daftar Isi untuk Buku Kebijakan Perusahaan Contoh Daftar Isi untuk Buku Pedoman Karyawan Contoh Buku Pedoman Karyawan— Perusahaan XYLON .

viii

1

2

Perbedaan Antara Buku Pedoman Karyawan dengan Buku Kebijakan Perusahaan
Sebelum Anda memulai menyusun Buku Pedoman Karyawan, penjelasan berikut ini mungkin bermanfaat bagi Anda. Pertama, setiap organisasi biasanya telah memiliki kebijakan dan prosedur, walaupun tidak tertulis dalam dokumen resmi. Praktik kepersonaliaan yang tidak tertulis dalam perusahaan Anda juga termasuk kebijakan yang dapat dijadikan pegangan dalam suatu perkara hukum. Oleh karena itu, ada baiknya Anda mengumpulkan berbagai praktik dan dokumentasi yang ada dalam organisasi Anda ke dalam suatu bentuk yang bisa Anda tafsirkan sesuai dengan keinginan Anda—bukan sesuai tafsiran yang dibuat oleh pengadilan. Dokumen formal itu disebut Buku Kebijakan Perusahaan (Policy Manual) atau Buku Kebijakan dan Prosedur (Policies and Procedures Manual). Buku tersebut berisi deskripsi atau penjelasan rinci mengenai kebijakan kepersonaliaan, kebijakan atau peraturan perusahaan, dan kesejahteraan karyawan. Sementara, Buku Pedoman Karyawan (HR Manual) atau disebut Buku Pegangan Karyawan (Employee Handbook) hanya berisi sinopsis dari kebijakan kepersonaliaan. Buku pedoman ini dapat berisi kebijakan perusahaan dan kesejahteraan karyawan, walaupun dengan bahasa yang lebih ringkas dan mudah dimengerti. Meskipun buku ini mencakup penjelasan mengenai buku kebijakan perusahaan, namun tujuan utamanya adalah menyajikan cara menyusun sebuah Buku Pedoman Karyawan. Dua contoh berikut ini akan menjelaskan kebijakan kepersonaliaan yang sama, satu dari Buku Pedoman Karyawan sedangkan yang satu lagi dari Buku Kebijakan Perusahaan. 3

CONTOH BUKU PEDOMAN KARYAWAN

(Contoh ringkasan kebijakan ini dapat ditemukan dalam Buku Pedoman Karyawan)
BAGIAN PENGEMBANGAN KARYAWAN Penggantian Biaya Pendidikan Perusahaan mendorong karyawan untuk meningkatkan pendidikan dan keterampilan. Dalam kondisi tertentu, karyawan dapat memperoleh penggantian biaya kursus pendidikan yang ditempuh di luar jam kerja normal. Apabila Anda berminat untuk berpartisipasi dalam program ini, silakan berkonsultasi dengan departemen SDM untuk mengetahui rincian kebijakan dan meminta formulir Penggantian Biaya Pendidikan.

CONTOH BUKU KEBIJAKAN PERUSAHAAN
(Contoh ini menunjukkan seberapa komprehensif suatu informasi dalam buku kebijakan perusahaan)

SUB 600: PENGEMBANGAN DAN PELATIHAN KARYAWAN
PERUSAHAAN XYLON Subjek : PENGGANTIAN BIAYA PENDIDIKAN No. Peraturan: 602 Halaman 1 dari 2 Tanggal: 21 mei 20XX

4

I. TUJUAN Mendorong karyawan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan kerja serta meningkatkan kesempatan berkarier di perusahaan. II. KEBIJAKAN Perusahaan akan membantu karyawan dalam meningkatkan keterampilan kerja, dengan mengganti sebagian penggantian biaya pendidikan, untuk kursus yang berhubungan dengan pekerjaan dan telah disetujui. Kursus ditempuh karyawan di luar jam kerja kantor.

CONTOH BUKU KEBIJAKAN PERUSAHAAN
(lanjutan)
III. KUALIFIKASI DAN KONDISI A. Kebijakan ini berlaku untuk karyawan tetap dengan masa kerja 6 bulan atau lebih. B. Delapan puluh persen dari biaya kursus akan diganti setelah selesainya kursus. C. Permohonan penggantian biaya harus diajukan sebelum pendaftaran kursus dan dengan memberikan perkiraan waktu dan biaya terkait. Salinan dari lembar persetujuan yang ditandatangani oleh supervisor atau kepala departemen harus disertakan. 5

D. Kursus harus berhubungan dengan
pekerjaan dan persetujuan atas kelanjutannya akan dipertimbangkan kemudian berdasarkan kursus demi kursus, walaupun hal itu merupakan rangkaian dari program pendidikan bersertifikat atau kesarjanaan. E. Besar penggantian biaya ditentukan oleh keberhasilan dalam menyelesaikan kursus dan kuitansi biaya sebenarnya. F. Biaya untuk buku, parkir, dan biaya lainnya tidak akan diganti.

6

PERUSAHAAN XYLON Penggantian Biaya Pendidikan

LEMBAR PERSETUJUAN (Harus diajukan sebelum pendaftaran kursus) Nama Karyawan____________ Posisi ___________Tanggal ______________ Departemen___________________ Nama Kursus ______________________ Lokasi Kursus _________________Tanggal Lulus__________________ Waktu Kursus__________________Biaya Kursus_______________________

Persetujuan____________________
Supervisor PERMOHONAN PENGGANTIAN BIAYA

_______________________
Bagian SDM

Saya telah menyelesaikan kursus di atas dan mengajukan permohonan penggantian biaya. Berikut ini disertakan dokumen:

• •

Tanda kelulusan Salinan tagihan pembayaran untuk biaya kursus __________________________ Tanda Tangan Tanggal

Persetujuan_______________________ Supervisor

________________________ Bagian SDM

__________________________________________________________

7

INSTRUKSI 1. Isilah seluruh bagian dengan lengkap dan ajukan kepada supervisor untuk mendapatkan persetujuan sebelum pendaftaran kursus 2. Setelah mendapatkan persetujuan, serahkan satu lembar salinan untuk arsip personalia dan satu lembar untuk karyawan. 3. Apabila kursus telah selesai, buatlah pernyataan yang mengajukan permohonan penggantian biaya pendidikan. Lampirkan dokumen yang diperlukan dan ajukan kepada supervisor untuk diproses. Dengan mempelajari kedua contoh di atas, Anda melihat bagaimana sebuah kebijakan dari Buku Kebijakan Perusahaan bisa diringkas menjadi Buku Pedoman Karyawan.

8

Mengapa Anda Membutuhkan Buku Pedoman Karyawan?
Sekarang, mari kita pertimbangkan tujuan Anda. Kalimat di bawah ini akan membantu untuk menjelaskan tujuan Anda secara spesifik: "Setelah mempelajari konsep dari buku ini, saya ingin menyusun Buku Pedoman Karyawan perusahaan karena: _____________________________________________________ _____________________________________________________ _________________________________________________.”

Butuh bantuan? Di bawah ini adalah beberapa alasan mengapa perusahaan memerlukan Buku Pedoman Karyawan. Berilah tanda pada kotak untuk setiap alasan yang sesuai bagi perusahaan Anda: Terdapat kesalahpahaman dalam perusahaan yang harus diselesaikan Perusahaan kehilangan karyawan berpotensi karena salah menafsirkan kebijakan perusahaan. Karyawan tengah mengumpulkan sejumlah keluhan atau pengaduan atas perusahaan karena masalah kritis yang dihadapi karyawan tidak ditangani dengan benar. Terdapat perbedaan penanganan masalah karyawan oleh supervisor di setiap departemen.

9

Perusahaan perlu memastikan bahwa yang terdapat dalam pedoman saat ini adalah yang paling tepat Bila Anda memberi tanda pada salah satu kotak di atas maka perusahaan Anda membutuhkan sebuah Buku Pedoman Karyawan! Buku Pedoman Karyawan akan menjelaskan kebijakan kepersonaliaan penting dalam bahasa yang jelas dan bebas jargon. Pedoman ini dapat digunakan sebagai:

• • •

referensi sehari-hari bagi seluruh karyawan. media untuk mengkomunikasikan informasi penting bagi karyawan. alat manajemen yang memudahkan supervisor dalam menjawab pertanyaan karyawan.

10

Apa yang Akan Anda Dapat dari Buku Ini?
Setelah membaca dan mempelajari buku ini, Anda akan:

• • • •

memahami mengapa perusahaan membutuhkan Buku Pedoman Karyawan yang mutakhir. menyusun sebuah pedoman yang jelas dan menyeluruh. memilih kebijakan pemerintah yang penting dan berguna untuk diterapkan perusahaan Anda. memperbarui Buku Pedoman Karyawan Anda secara teratur dengan merujuk pada buku ini.

SARAN: Bila Anda akan mengoreksi atau memperbarui buku pedoman Anda, tempatkanlah buku pedoman Anda di sebelah buku ini. Buatlah catatan di sisi garis margin kedua buku tersebut untuk mempermudah Anda. Bila Anda akan menyusun sebuah Buku Pedoman Karyawan yang baru, tempatkan catatan Anda di sebelah buku ini. Tulislah setiap ide yang terlintas selama membaca, yang kemudian Anda sesuaikan dengan organisasi Anda.

11

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->