MAKALAH

MANAJEMEN REKAM MEDIS

“JENIS-JENIS FORMULIR REKAM MEDIS”

DOSEN NURYATI, AMD, S.FARM

Disusun Oleh :

1. Agustina Maria Yoseva

2. Argentina Moniz
3. Ovita Yanuar
4. Novi Anjarsari Utami

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI KESEHATAN DAN REKAM MEDIK

PROGRAM STUDY KESEHATAN MASYARAKAT
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN SURYA GLOBAL
YOGYAKARTA
2010
KATA PENGANTAR

i
 Pertama-tama marilah kita panjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa
yang mana atas karunia dan hidayahnya pembuatan makalah Manajemen Rekam Medis ini
selesai tepat pada waktunya. Tugas makalah ini di buat untuk memberikan penjelasan tentang
Jenis-Jenis Formulir Rekam Medis. Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk memenuhi
tugas Manajemen Rekam Medis.

Kesempatan kali ini kami mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang
telah membantu dalam pembuatan makalah ini. Tak lupa kami mengucapkan kepada teman-
teman yang ikut membantu baik secara langsung maupun tak langsung.

Kami sadar makalah ini masih terdapat kekurangan, maka dari itu kami sangat
mengharapkan kritik dan saran yang membangaun dan demi kesepurnaan makalah ini. Kami
mengucapkan terima kasih.

Penulis,

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................... i

ii
KATA PENGANTAR ................................................................................. ii

DAFTAR ISI ............................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1

A................................................................................Latar Belakang
................................................................................................2
B.............................................................................................Tujuan
Makalah……………………………………………..
C.............................................................................................Manfaat
Makalah……………………………………………
D.............................................................................................Rumusan
Masalah…………………………………………

BAB II PEMBAHASAN ............................................................................ 7

A................................................................................Pengertian
................................................................................................7
B................................................................................Tujuan Pembuatan
................................................................................................ 7
C.............................................................................................Jenis-Jenis

BAB IV PENUTUP ................................................................................... 10

A................................................................................Kesimpulan
................................................................................................10
B................................................................................Saran 10

DAFTAR PUSTAKA

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Dewasa ini kita berada pada era informasi yang ditandai dengan begitu
tergantungnya segala aspek kehidupan manusia terhadap informasi. Bahkan ada suatu
pernyataan umum bahwa siapa yang ingin menguasai dunia, maka kuasailah
informasi. Betapa pentingnya informasi dijelaskan oleh Ira. A. Penn dalam Martono
(1997) bahwa meskipun konsumsi pangan lebih banyak dari sebelumnya, namun lebih
dari 50% tenaga kerja bekerja di kantor dan 80% di antaranya bekerja sebagai
pengelola informasi.Sebagai akibat dari ketergantungan terhadap informasi, maka
peranan rekod juga ikut meningkat pula, karena rekod merupakan rekaman informasi.

Dengan demikian pandangan kita terhadap rekod selayaknya tidak lagi hanya
sebagai tumpukan kertas saja, melainkan sebagai sumber informasi. Karena pada
dasarnya rekod adalah rekaman informasi. Salah satu aspek kehidupan manusia yang
tergantung terhadap informasi adalah bidang kesehatan. Pelayanan kesehatan kepada
masyarakat dilakukan melalui rumah sakit.

Agar pembangunan kesehatan dapat lebih berdaya guna dan berhasil guna,
diperlukan peningkatan dan pemanfaatan manajemen kesehatan melalui manajemen
rumah sakit. Sebuah rumah sakit memiliki fungsi utama untuk memberikan perawatan
dan pengobatan yang sempurna kepada pasien baik pasien rawat inap, pasien rawat
jalan, maupun pasien gawat darurat. Pemerintah dalam hal ini Departemen Kesehatan,
melalui rumah sakit, bertanggung jawab akan mutu pelayanan rumah sakit yang
diberikan kepada semua pasien. Pemerintah mendelegasikan tanggung jawabnya
kepada staf di rumah sakit..

Rumah sakit sebagai suatu lembaga organisasi juga memiliki rekod sebagai
bahan pelaksanaan kegiatan administrasi pelayanannya. Sebagai suatu lembaga yang
melayani kesehatan masyarakat, suatu rumah sakit akan menghasilkan rekod yang
disebut dengan rekam medis pasien. Di dalam rekam medis berisi informasi yang

iv
 berhubungan dengan penyelenggaraan pengobatan dan perawatan pasien yakni
tentang penyakit, perawatan dan penanganan medis pasien. Keberadaan rekam medis
sangat dipentingkan, rekam medis dapat digunakan sebagai indikator dalam melihat
kualitas pelayanan kesehatan, yang oleh Benjamin (1980) disebutkan bahwa
pelayanan kesehatan yang baik secara umum berarti memiliki rekam medis yang baik
pula.

Rekam medis merupakan milik rumah sakit yang harus dipelihara karena
sangat besar manfaatnya bagi pasien, bagi dokter, dan bagi rumah sakit. Rumah sakit
bertanggung jawab untuk melindungi informasi yang ada di dalam rekam medis
terhadap kemungkinan hilangnya keterangan, pemalsukan data yang ada di dalam
rekam medis, ataupun dipergunakan oleh orang yang semestinya tidak diberi izin.
Dan salah satu parameter untuk menentukan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit
adalah informasi yang terekam dalam rekam medisnya. Indikator mutu rekam medis
yang baik adalah kelengkapan isinya, akurat, tepat waktu dan pemenuhan aspek
persyaratan hukum.

Permasalahan tersebut perlu dipecahkan melalui peninjauan terhadap

bagaimana pengelolaan rekam medis selama ini. Pengelolaan rekam medis yang
sesuai dengan semestinya, akan menghasilkan suatu hasil dimana rekam medis
tersebut dapat digunakan sebagai sumber informasi yang bermutu, yakni faktual,
lengkap, dan tepat waktu. Rekam Medis suatu rumah sakit adalah merupakan rekod
yang pengelolaannya harus disesuaikan dengan ketentuan, petunjuk dan pedoman
yang berlaku pada pengelolaan rekod pada umumya. Surat Edaran nomor
HK.00.06.1.5.01660 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis
Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit.

B. TUJUAN MAKALAH
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang jenis-jenis formulir Rekam Medis yang
ada di Rumah sakit.

C. MANFAAT MAKALAH
Untuk menambah wawasan pembaca tentang jenis-jenis formulir rekam
medis.

v
D. RUMUSAN MASALAH
1. Pengertian formlir?
2. Tujuan pembuatan formulir?
3. Jenis-jenis formulir?

BAB II

vi
 PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN

Pengertian formulir berdasarkan terminologi kearsipan oleh Daryan (1998)

adalah jenis surat yang memiliki desain khusus yang memuat data kedinasan
untuk tujuan tertentu. Formulir dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak
yang telah ditetapkan, yang mempunyai kolom-kolom atau lajur-lajur, dengan
judul-judul tertentu yang diisi dengan data atau informasi dan merupakan sarana
komunikasi perkantoran.

Disain formulir merupakan bagian dari pelaksanaan manajemen formulir.

penetapan manajemen formulir merupakan kontrol terhadap keseluruhan atas
proses permintaan, desain, pembuatan, penyimpanan, penyebaran, pemeriksaan,
dan pemusnahan formulir (Kennedy, 1998). Dan Martono (1997) menyebutkan
bahwa manajemen formulir adalah kegiatan yang berkaitan dengan perencanaan
dan pengendalian formulir, produksi, serta penggunaan formulir secara sistematik.
Diamon (1995) menyebutkan manajemen formulir berfungsi untuk
pertangggungjawaban atas penciptaan, disain, revisi, dan kontrol terhadap
keseluruhan formulir di dalam suatu organisasi. Menurut Diamond manajemen
formulir meliputi analisis kebutuhn pengguna untuk menentukan formulir seperti
apa yang dibutuhkan, mendisain formulir yang terbaik sesuai dengan kebutuhan,
dan menjamin formulir tersebut dapat dihasilkan seeffisien mungkin dan sesuai
dengan kebutuhan pengguna.

B. TUJUAN PEMBUATAN
Disain formulir bertujuan untuk dapat menciptakan formulir yang
benarbenar sesuai dengan kebutuhan dan keperluan. Menurut Irawan (1998) disain
formulir yang baik akan menghasilkan suatu formulir yang mudah untuk dibaca
dan dipahami, diisi, serta diberkaskan. Dan dijelaskan bahwa di dalam melakukan
perencanaan formulir perlu dipertimbangkan fungsi dan fisik dari formulir. Dalam
pertimbangan fungsi, yang diperhatikan adalah:

vii
 a) Maksud dan tujuan dari pembuatan formulir, harus dapat mengarahkan dari
awal hingga akhir pekerjaan.
b) Menentukan keterangan-keterangan apa saja yang harus dicakup, sesuai
informasi apa saja yang ingin diperjelas oleh formulir tersebut.
c) Nama formulir harus menunjukkan tujuannya.
d) Tahap-tahap item pada pokoknya harus berupa arus normal pekerjaan dan item
yang berhubunggan harus dikelompokkan.
e) Memiliki bentuk yang umum berlaku. Sedangkan pertimbangan fisik formulir
adalah meliputi: berat kertas, kualitas kertas, serta kerta, warna kertas, dan
ukuran kertas.

C. JENIS-JENIS
Formulir yang dibuat untuk rekam medis pasien, adalah yang berisi isian
untuk data-data yang diperlukan yang sesuai dengan kebutuhan seseorang
penderita untuk tindakan pengobatan dan perawatan yang diberikan oleh rumah
sakit. Depkes (1991) memperinci formulir-formulir rekam medis meliputi
formulir rekam medis untuk pasien rawat jalan dan formulir untuk pasien rawat
inap.
Formulir rekam medis rawat jalan biasanya dalam bentuk kartu, yaitu Kartu
Pemeriksaan Pasien, yang berisi informasi identitas pasien dan lembaran
ringkasan poliklinik. Kartu Pemeriksaan Pasien ini digunakan sebagai dasar dalam
menyiapkan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP).

viii
Informasi yang dimintakan untuk identitas pasien, antara lain:
 Nomor Rekam Medis
 Jenis Kelamin
 Nama Pasien
 Pendidikan
 Nama Ayah
 Pekerjaan
 Nama Ibu
 Status Perkawinan
 Alamat
 Agama
 Tempat dan Tanggal lahir
 Asuransi

Lembaran ringkasan poliklinik, misalnya:

 Tanggal kunjungan
 Poliklinik yang melayani
ix
  Diagnosis
 Tindakan yang diberikan
 Dokter yang menangani

Contoh formulir rawat jalan dapat dilihat pada lampiran 5 (RM 1 s/d 3)

Formulir rekam medis pasien rawat inap banyak sekali jenisnya, tergantung dari
tingkat kemampuan rumah sakit di dalam melakukan tindakan medis kepada pasien
(khususnya pelayanan spesialistik/subspesialistik). Namun pada prinsipnya rumah
sakit harus menyiapkan rekam medis yang dikategorikan sebagai rekam medis dasar,
sedangkan lembaran lain yang menyangkut tindakan spesialistik/subspesialistik dapat
dikembangkan sesuai dengan kemampua pelayanan rumah sakitnya. Formulir rekam
medis dasar tersebut terdiri dari lembaran umum dan lembaran khusus.

Lembaran Umum Misalnya:

 Ringkasan Masuk dan Keluar

 Anamnese dan Pemeriksaan Fisik
 Lembaran Grafik
 Surat Permintaan Rawat
 Perjalanan Penyakit atau Perkembangan Perintah Dokter dan Pengobatan
 Catatan Perawatan/Bidan
 Hasil Pemeriksaan Laboratorium/Rongtgen
 Resume Keluar

Lembaran Khusus, misalnya:

 Lembaran Kontrol Istimewa
 Laporan Operasi
 Laporan Anestesi
 Riwayat Kehamilan
 Catatan/Laporan Persalinan
 Identifikasi Bayi

x
 Contoh formulir rawat inap tersebut dapat dilihat pada lampiran 5 (RM 1 s/d
RM 20) Depatemen Kesehatan dalam mengumpulkan data dari seluruh rumah sakit di
Indonesia melalui Sistem Pelaporan Rumah Sakit, menggunakan berbagai macam
formulir, yaitu:
a) Formulir RL1, Data Kegiatan Rumah Sakit. Rekapitulasi yang mencakup berbagai
kegiatan rumah sakit seperti rawat inap, rawat jalan, pelayanan unit darurat,
kegiatan bedah dan non bedah, pelayanan kesehatan gigi, kegiatan radiology,
pengujian kesehatan, rujukan rehabilitasi medis, latihan kerja, keluarga berencana,
immunisasi, pelayanan kesehatan jiwa, dan sebagainya.
b) Formulir RL.2a, Data Kesehatan Morbiditas Pasien Rawat Inap Memuat data
kompilasi penyakit atau morbiditas pasien rawat inap yang dikelompokkan
menurut Daftar Tabulasi Dasar KIP/10. Untuk masing-masing kelompok penyakit
dilaporkan mengenai jumlah pasien keluar menurut golongan umur dan menurut
seks, serta jumlah pasien mati untuk masingmasingkelompok penyakit.
c) Formulir RL.2b, Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan. Memuat data
kompilasi penyakit atau morbiditas pasien rawat jalan yang dikelompokkan
menurut Daftar Tabulasi Dasar KIP/10. Untuk masing-masing kelompok penyakit
dilaporkan mengenai jumlah kasus baru menurut golongan umur dan menurut seks
dari kasus tersebut dan jumlah kunjungan.
d) Formulir RL.2a1, Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Inap Memuat data
keadaan penyakit khusus pasien rawat inap rumah sakit
e) Formulir RL.2b1, Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Jalan. Memuat
data keadaan penyakit khusus pasien rawat jalan rumah sakit.
f) Formulir RL2c, Data Status Immunisasi Memuat data status immunisasi sebagai
lampiran dari formulir RL2a
g) Formulir RL3, Data Inventarisasi Rumah Sakit Memuat data identitas rumah
sakit, surat izin, penyelenggara, direktur rumah sakit, fasilitas kesehatan gigi,
fasilitas tempat tidur, fasilitas rawat jalan.
h) Formulir RL4, Data Ketenagaan Rumah Sakit Memuat data jumlah tenaga yang
bekerja di rumah sakit menurut kualifikasi pendidikan dan status kepegawaian.
i) Formulir 5, Data Peralatan Medis Rumah Sakit Memuat data jumlah dan jenis
peralatan medis menurut sumber pengadaan dan kondisi

xi
j) Formulir data individual mengenai penyakit pasien rawat inap, terdiri dari 3
macam:
‫־‬ -Formulir 2.1, untuk pasien umum : data individual
‫־‬ Formulir 2.2, untuk pasien obstetric: morbiditas
‫־‬ Formulir 2.3, untuk bayi baru lahir/lahir mati: pasien rawat inap
‫־‬ Formulir 4.a, data individual ketenagaan rumah sakit

Desain output kartu indeks utrama pasien (KIUP)

Kartu indeks utama pasien adalah salah satu cara untuk menunjang
kelancaran pelayanan terhadap pasien. Karena apabila seorang pasien lupa
membawa kartu berobat, maka KIUP akan membantu untuk mencarikan data
pasien. KIUP merupakan kunci utama tiap pasien yang mutlak harus dibuat.

Desain output kwitansi daftar periksa

Desain output kwitansi daftar periksa diserahkan pada pasien yang
menunjukkan bahwa pasien telah melakukan transaksi daftar untuk melakukan
pemeriksaan kesehatan di poliklinik dan berhak mendapatkan pelayanan di poliklinik
yang ditunjukkan dengan jelas melalui tanggal kunjungan serta nomor urut daftar
yang mempermudah dalam identifikasi pasien.

xii
Desain output kartu identitas berobat (KIB)
Output kartu identitas berobat merupakan output yang diserahkan kepada
pasien sebagai tanda pengenal pasien apabila pasien melakukan kunjungan ulang dan
melakukan transaksi pendaftaran diloket pendaftaran sebelum mendapatkan
pelayanan medis di poliklinik

Inforrmasi catatan medis

Informasi catatan medis menjadi informasi yang dibutuhkan dokter saat
mekukan pelayanan medis khusunya untuk kepentingan kesinambungan pelayanan
medis pada pasien. Informasi catatan medis ini menerangkan kronologi atau urutan
status kesehatan dan pengobatan pasien sehingga mempermudah bagi dokter untuk
pemberian kesinambungan pelayanan untuk menentukan pengobatan, perawatan serta
diagnosis dan tindakan yang tepat.

xiii
 Disamping itu informasi ini juga berfungsi sebagai salah satu syarat tertib
administrasi dalam pengelolaan dokumen rekam medis untuk peeningkatan mutu
pelayanan.

Catatan medis dapat digunakan sebagai bahan bukti dalam penegakan

kebenaran dan keadilan di pengadilan apabila diperlukan sebagai bahan bukti untuk
menujukkan bahwa prosedur dan pengobatan yang dilakukan sesuai dengan prosedur
yang benar.

Laporan obat-obat pada resep

Laporan obat-obat pada resep menunjukkan obat-obat yang digunakan oleh

dokter saat menuliskan resep obat pada pasien. Informasi ini dapat digunakan dalam
pengambilan keputusan untuk penyediaan obat-obat di Apotik Rumah Sakit. Dengan
tersedianya semua obat-obat yang biasanya digunakan oleh dokter saat memberikan

xiv
resep, maka diharapkan semua resep dapat dilayani oleh pihak Rumah Sakit yang
akan lebih membawa keuntungan dan dapat menambah penghasilan Rumah Sakit.

Laporan penyakit

xv
 Laporan penyakit menunjukkan tentang penyakit - penyakit atau kasus-kasus
yang dilayani pada poliklinik penyakit dalam. Dari laporan ini dapat diketahui
peringkat sepuluh besar penyakit rawat jalan pada poliklinik penyakit dalam /
periode. Laporan ini dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dalam
perencanaan sumber daya yang akan dan harus disediakan seperti penambahan
tenaga spesialis tertentu atau penambahan alat-alat canggih dan sarana
prasarana lain untuk memenuhi kebutuhan klien dalam pemberian pelayanan
medis rawat jalan poliklinik penyakit dalam.

Laporan pelayanan dokter

Laporan pelayanan dokter menunjukkan produktifitas SMF atau staf medis

fungsional pemberi pelayanan medis pada poliklinik penyakit dalam. Laporan diatas
menunjukkan juga beban kerja seorang dokter dalam satu periode tertentu sehingga
dapat digunakan sebagai salah satu dasar dalam pemberian reward atau imbal jasa
serta penentuan pemberian ijin / cuti kerja.

xvi
 BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Pengertian formulir berdasarkan terminologi kearsipan oleh Daryan (1998) adalah
jenis surat yang memiliki desain khusus yang memuat data kedinasan untuk tujuan tertentu.
Disain formulir bertujuan untuk dapat menciptakan formulir yang benarbenar sesuai dengan
kebutuhan dan keperluan.

Formulir yang dibuat untuk rekam medis pasien, adalah yang berisi isian untuk data-
data yang diperlukan yang sesuai dengan kebutuhan seseorang penderita untuk tindakan
pengobatan dan perawatan yang diberikan oleh rumah sakit. Kartu indeks utama pasien
adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran pelayanan terhadap pasien. Kartu indeks
utama pasien adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran pelayanan terhadap pasien.
output kwitansi daftar periksa diserahkan pada pasien yang menunjukkan bahwa
pasien telah melakukan transaksi daftar untuk melakukan pemeriksaan kesehatan di poliklinik
dan berhak mendapatkan pelayanan di poliklinik yang ditunjukkan dengan jelas melalui
tanggal kunjungan serta nomor urut daftar yang mempermudah dalam identifikasi pasien.
Desain output kwitansi daftar periksa diserahkan pada pasien yang menunjukkan bahwa
pasien telah melakukan transaksi daftar untuk melakukan pemeriksaan kesehatan di poliklinik
dan berhak mendapatkan pelayanan di poliklinik yang ditunjukkan dengan jelas melalui
tanggal kunjungan serta nomor urut daftar yang mempermudah dalam identifikasi pasien.
Output kartu identitas berobat merupakan output yang diserahkan kepada pasien
sebagai tanda pengenal pasien apabila pasien melakukan kunjungan ulang dan melakukan
transaksi pendaftaran diloket pendaftaran sebelum mendapatkan pelayanan medis di
poliklinik.

B. SARAN

xvii
Sebaiknya petugas Rekam medis lebih memperhatikan dalam pengisian formulir Rekam
Medis dan lebih teliti dalam pengisian data pribadi pasien.

DAFTAR PUSTAKA

 http://www.scribd.com/doc/17640215/Studi-Tentang-Pengelolaan-Rekam-
Medis-Pasien-RS#open_download
 http://webcache.googleusercontent.com/search?
q=cache:91rwWdnBZIQJ:husinrm.files.wordpress.com/2008/08/sekilas-
pandang-sistem-pelaporan.doc+macam-
macam+formulir+rekam+medis&cd=5&hl=id&ct=clnk&gl=id
 http://agungrakhmawan.wordpress.com/2010/06/07/rekam-medis-permenkes-
no-269menkes-periii2008/
 http://ranocenter.blogspot.com/2007/06/formulir-rekam-medis-tanggap-
 darurat.html

xviii