Tujuan program keahlian administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:

Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis

dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.

Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan

tugas secara efektif dan efisien.

Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,

mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.

Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai

standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.

Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat

masing-masing pihak.

Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga

segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan.

- -------

A secretary assist an executive in carrying out the detail

== ==== ==

A. Pengertian Administrasi
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad
yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain
menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu
administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced
Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to
manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata
administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan
catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya
yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)
Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public
Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang
kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi
adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman
(dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management)
mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P.
Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan
keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara
itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia
yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.
Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori
1
yaitu :
1. Pengertian administrasi dalam arti sempit
Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu
sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata
usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam
tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.
2. Pengertian administrasi dalam arti luas
Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,
kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan
yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
B. Administrasi Perkantoran
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.
Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan
perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan
pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office
management.
IIAdministrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan
keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan
kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan
surat menyurat dan ekspedisi.
--------------------
A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan
1. Pelayanan Keamanan
Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas
satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan
tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan
lingkungan sekolah.
2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan
Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang
petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina
7K dan siswa, serta guru piket.
B. Pelayanan Tamu dan Telepon
Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima
tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan
pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau
menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.
C. Pelayanan kepegawaian
Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap
individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat
laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul
kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul
mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis
kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital
sesuai dengan kebutuhan.
D. Pelayanan kesiswaan
Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk
siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi
pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan
kebutuhan.

E. Pelayanan keuangan
Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,
membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah,
proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-
lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.
F. Pelayanan umum
Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak
memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,
dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.
G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi
Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin
keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan
pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan
dengan surat-menyurat yang ada.
Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang
ada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas
dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.
III. Penutup
Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena
itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai
dengan makna dan tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang
telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah singkat ini.
Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan
office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office
manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu
memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara
harmonis dan berkesinambungan.

Disarankan kepada semua sekolah, agar mampu

dan jeli dalam menggali dan memberdayakan setiap potensi yang ada di sekolah supaya
tercapai tujuan bersama berupa pelayanan adminsitrasi yang prima.
 Belajar Bareng
ICT Unimed
 Home

 Virtual Class

 Repository
o FT
 Tehnik Elektro
 Tehnik Bangunan
 Tehnik Sipil
o FMIPA
 Fisika
 Biologi
 Kimia
 Matematika
o FE
 Ekonomi
 Akuntansi
 Akuntansi Pemerintahan
 Manajemen
 Administrasi Perkantoran
 Tata Niaga
o FBS
 Bahasa Indonesia
 Bahasa Inggris
 Bahasa Jerman
 Bahasa Prancis
 Sendratasik
 Seni Musik
 Seni Rupa
o FIS
 Geografi
 Sejarah
 PPKN
 Antropologi
o FIK
 Ilmu Keolahragaan
 Pendidikan Jasmani
o FIP
 Pendidikan Luar Sekolah
 PGSD
 PAUD

 Video
o Taman Kanak-kanak
o Sekolah Dasar
o SMP
o SMA
o Perguruan Tinggi

 ICT Education
o Tentang Kami
o Diklat
o Workshop

 Download
o Jurnal
o Tutorial

 Links

Manajemen Administrasi Perkantoran

Monday, 01 March 2010 03:02 | Written by siska |    

Sabtu, 17 Oktober 2009

http//riadwimulyani20070028.blogspot.com

ARTIKEL MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN

MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. LATAR BELAKANG

Selama ini administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulis menulis belaka. Pandangan
orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi memang
banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin
ketik atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan kegiatan administrasi lebih dari
pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi bahwa administrasi hanya dipandang sebagai
kegiatan pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan

Tidak semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan administrasi atau tulis-menulis atau
lebih dikenal dengan ketata usahaan di sebuah lembaga mempunyai out put yang sangat
penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga
tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk administrasi yang berupa
dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dansurat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi
sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.

Oleh karena itu keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan kedisiplinan baik
pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya
digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum. Dalam bidang pendidikan, kebutuhan
informasi mulai tentang data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi
ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah
dan swasta.

Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi
tantangan bagipara pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi
pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir
berbagai keperluan. Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat ini, sudah barang
tentu format administrasi pendidikan harus kapable terhadap teknologi informasi saat ini.

B. RUANG LINGKUP PEMBAHASAN.

Bertolak dari pemikiran tersebut diatas, ditambah adanya kemajuan teknologi dan informasi
yang bisa dimanfaatkan untuk mendukunya saat ini, kiranya perlu adanya sebuah pembakuan
format administrasi pendidikan bagi satuan-satuan pendidikan di Indonesia. Format administrasi
pendidikan yang dimaksudkan adalah mudah pengelolaannya, mudah pemahamannya dan bisa
ditangani oleh tenagatenaga yang pas-pasan pengetahuan Teknik Informasinya (TI). Padahal
sementara ini banyak institusi baik dari pemerintah maupun non pemerintah yang membutuhkan
data pendidikan pada suatu lembaga pendidikan dengan berbagai macam format administrasi,
sesuai kepentingan mereka.Oleh karena itu dalam lingkup masalah ini, penulis hanya membatasi
dalam membahas:

1. Format baku data administarsi kependidikan dan sistem pengelolaan data administrasi
kependidikan
2. Pelayanan informasi data administasi kependidikan.

BAB II

TINJAUAN TEORITIS

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI

Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli administrasi, ada pengertian
adminitasi secara luas dan ada pengertian administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang
mengartikan sebagai proses sosial.

Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian
di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui
tahapantahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan
sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya,
administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi
administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol, Harold Koontz,
George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi perencanaan, pengorganisasian sampai
dengan fungsi pengawasan Salah satu bentuk rumusan pengertian adminitasi secara luas yang
sederhana antara lain menyebutkan :bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian
pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk
usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya

. Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu
seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.

Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat
(1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , administrasi
adalah suatu

kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik,

agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Selanjutnya, dalam makalah ini penulis mengartikan administrasi dalam pengertian sempit
sebagai ketata usahaan. Meskipun sebenarnya antara administrasi dan ketatausahaan
mempunyai arti yang jauh berbeda tetapi penulis yakin bahwa antara administrasi dengan
ketatausahaan masih mempunyai keterkaitan yang sangat erat..

B. PENGERTIAN TATA USAHA

Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai kesamaan
pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut
beberapa pengertian tentang Tata Usaha.

1. a. Ditinjau arai asal kata 

Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang lebih
mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan
Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud.
Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam
suatu proses penyelenggaraan kerja.

1. b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia

Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis
menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata
usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.

1. c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern

Memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun,
mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang
diperlukan dalam setiap usaha kerja.

Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi dalam
arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-
keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai
bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh
siapa saja yang membutuhkan.

C. PENGERTIAN PELAYANAN

Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan merupakan serangkaian
kegiatan, karena itu pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai proses, pelayanan
berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan orang dalam
masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum adalah setiap kegiatan yang
dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak Menurut
Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan
yang dilakukan oleh pemerintah untuk mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak
umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat,
menyenangkan, tidak mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan Masih
banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono
dan lain-lainnya.

Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu
organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat
beberapa aspek, antara lain :

1) Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang dimilikinya
dan terpampang dengan jelas

2) Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan pelayanan

3) Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan yang jelas

4) Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya diskriminasi
yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang

5) Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis dan dilengkapi
dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi

6) Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan peduli dalam
memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi.
 BAB III

PEMBAHASAN DAN KESIMPULAN

A. PEMBAHASAN

Dengan melihat latar belakang, ruang lingkup masalah serta membandingkan dengan berbagai
pengertian administrasi dan pelayanan, banyak hal tentang administrasi data kependidikan di
sekolah-sekolah yang masih perlu dibenahi sehingga memudahkan dalam memberikan pelayanan
bagi masyarakat pengguna informasi kependidikan, maupun kepada siswa yang membutuhkan
informasi atau dokumen kependidikan dirinya Dengan adanya teknologi informasi / komputer,
selama ini setiap satuan pendidikan atau sekolah memiliki format data administrasi kependidikan
dan sistem pengelolaan data adminitrasi kependidikan yang berbeda-beda.

Begitu juga program aplikasi yang digunakan juga berbeda-beda, menurut kemampuan petugas
pengelolanya. Beberapa sekolah ada yang mengelola data administasii kependidikannya dengan
program aplikasi Excel, Word dan Acces(Microsoft Ofice), tetapi juga ada yang mengelola dengan
program aplikasi dBase Visual atau Foxpro dan bahkan ada yang menggunakan My SQL.
Demikian juga petugas pengelolanya juga berbeda-beda peranan dan jabatannya di sekolah. Ada
petugas pengelola data administasii kependidikan dari staf Tata Usaha, ada yang berasal dari
seorang guru yang dianggap mumpuni penguasaan komputernya, tetapi juga ada yang berasal
dari staf administrasi jurusan.

Hal ini paling tidak menjadi hambatan dalam rangka tukar informasi antar sekolah atau dalam
rangka memberikan pelayanan informasi tentang data administasii kependidikan seperti data
kelembagaan, kurikulum, peralatan maupun siswa dan keuangan. Belum lagi kalau melayani
institusi yang membutuhkan data administasi kependidikan sesuai dengan kepentingan mereka
seperti data siswa yang khusus berasal dari desa “X” karena akan diberi beasiswa, atau siswa
dari keluarga kurang mampu, dan sebagainya Dari pihak-pihak yang berkopenten dan
berwenang dibidang pendidikan seperti Depdiknas, Dinas Pendidikan Propinsi dan Dinas
Pendidikan Kab/Kota, kelihatannya telah menyadari kondisi ini. Telah diujicobakan dan
disosialisasikan sistem pengelolaan data administasii kependidikan dan format data administasii
kependidikan melalui berbagai jenis pelatihan maupun workshop. Akan tetapi kurang mendapat
respon baik dari sekolahsekolah dengan berbagai alasan. Banyak sekolah yang kurang bersedia
memanfaatkan sistem tersebut, karena harus entry data ulang, juga kurang kapable dengan
kepentingan sekolah yang bersangkutan. Sebagai contoh, walaupun telah mengisi sistem
pengelolaan data administasii kependidikan yang disosialisasikan oleh Dinas Pendidikan, tetapi
untuk kepentingan Ujian Nasional sekolah masih harus mengisi PCPU yang didistribusikan ke
sekolah-sekolah oleh Dinas yang sama.

Demikian juga format data administasii kependidikan dan sistem pengelolaan data administasii
kependidikan yang menggunanan NISN sekolah masih harus memenuhi permintaan data siswa
kelas III Dinas Pendidikan Kota sehubungan dengan Uji kompetensi, walaupun semua siswa
kelas III telah mempunyai NISN, yang data administasii kependidikan sudah ada disana.

Copyright©Unimedcenter.org
Dilarang mengcopy

Designed by unimedcenter.
Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi.
Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau
mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.

[sunting]Pengertian

 Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha

kelompok individu guna mencapai tujuan bersama (Newman, 1963).

 Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua

usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil (White, 1958).

 Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna

menyelesaikan tugas bersama (Simon, 1958).

 Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua):

 Administrasi berasal dari bahasa Belanda, "Administratie" yang merupakan pengertian
Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat,
mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical
works (FX.Soedjadi, 1989).
 Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris "Administration" , yaitu proses
kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan
bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973)

Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan

bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas
maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsimanajemen, yang terdiri
dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan.

Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang

menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan
oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan.

1. Administrasi Sebagai Proses Atau Kegiatan Perumusan-perumusan administrasi sebagai kegiatan

yang terdapat dalam kepustakaan Indonesia berbunyi sebagai berikut : 1. “ jadi apabila bicara mengenai
‘administrasi’ maka jelas yang dimaksud adalah penyelenggaraan kegiatan-kegiatan untuk mencapai
tujuan-tujuan poko dari masyarakat dan anggota-anggotanya”(sumber: Prof. Dr. H. Arifin Abdulrachman
Theori, Pengembangan dan Filosofi Kepemimpinan Kerja, 1971, pagina 11)

2. Pengertian Administrasi itu dapat ditinjau dari tiga sudut, yaitu : 1. Administrasi dalam arti Institutionil,
yang mana administrasi dimaksudkan sebagai keseluruhan orang/kelompok orang-orang yang sebaga
suatu kesatuan menjalankan proses kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bersama 2. Administrasi
dalam arti fungsionil, yang dimaksud dengan fungsionil ialah segala kegiatan dan tindakan yang
dilakukan untuk mencapai tujuan (termasuk juga didalamnya tindakan untuk menenyukan tujuan itu
sendiri, atau dengan kata lain bersifat melihat kedepan, artinya melihat kepada pencapaian tujuan pada
masa yang akan datang.

3. Administrasi sebagai proses, sebagai proses administrasi berarti keseluruhan proses yang berupa
kegiatan-kegiatan, pemikiran-pemikiran, pengaturan-pengaturan sejak dari penentuan tujuan sampai
penyelenggaraan sehingga tercapainya suatu tujuan.
 http://en.wikipedia.org/wiki/Administration_(business)

In business, administration consists of the performance or management of business operations

and thus the making or implementing of major decisions. Administration can be defined as the
universal process of organizing people and resources efficiently so as to direct activities toward
common goals and objectives.

The word is derived from the Middle English word administracioun, which is in turn derived
from the French administration, itself derived from the Latin administratio — a compounding of
ad ("to") and ministratio ("give service").

Administrator can serve as the title of the general manager or company secretary who reports to
a corporate board of directors. This title is archaic, but, in many enterprises, this function,
together with its associated Finance, Personnel and management information systems services, is
what is intended when the term "the administration" is used.

In some organizational analyses, management is viewed as a subset of administration,

specifically associated with the technical and mundane elements within an organization's
operation. It stands distinct from executive or strategic work.

In other organizational analyses, administration can refer to the bureaucratic or operational

performance of mundane office tasks, usually internally oriented and reactive rather than
proactive.

The world's first business school, the Ecole Supérieure de Commerce de Paris, France, was
established in 1819. The first business school in the United States, the Wharton School of the
University of Pennsylvania, was founded in 1881. Anecdotically, top French business school
HEC was also created in 1881, while Harvard Business School, founded in 1908, was born just
one year after France's prestigious ESSEC Business School.

[edit] Administrative functions

Administrators, broadly speaking, engage in a common set of functions to meet the

organization's goals. These "functions" of the administrator were described by Henri Fayol as
"the 5 elements of administration" (in bold below).

 Planning is deciding in advance what to do, how to do it, when to do it, and who should do it. It
maps the path from where the organization is to where it wants to be. The planning function
involves establishing goals and arranging them in logical order. Administrators engage in both
short-range and long-range planning.
 Organizing involves identifying responsibilities to be performed, grouping responsibilities into
departments or divisions, and specifying organizational relationships. The purpose is to achieve
coordinated effort among all the elements in the organization (Coordinating). Organizing must
take into account delegation of authority and responsibility and span of control within
supervisory units.
 Staffing means filling job positions with the right people at the right time. It involves
determining staffing needs, writing job descriptions, recruiting and screening people to fill the
positions.
 Directing (Commanding) is leading people in a manner that achieves the goals of the
organization. This involves proper allocation of resources and providing an effective support
system. Directing requires exceptional interpersonal skills and the ability to motivate people.
One of the crucial issues in directing is to find the correct balance between emphasis on staff
needs and emphasis on economic production.
 'Controlling’ is a function that evaluates quality in all areas and detects potential or actual
deviations from the organization's plan. This ensures high-quality performance and satisfactory
results while maintaining an orderly and problem-free environment. Controlling includes
information management, measurement of performance, and institution of corrective actions.
 Budgeting, exempted from the list above, incorporates most of the administrative functions,
beginning with the implementation of a budget plan through the application of budget controls.