Menulis Surat Dinas Berdasarkan Isi,

Bahasa, dan Format yang Baku 12.1

Dari Crayonpedia

Langsung ke: navigasi, cari

MENULIS
Menulis Surat Dinas Berdasarkan Isi, Bahasa, dan
Format yang Baku
Meskipun teknologi sudah berkembang sangat pesat dan berbagai alat komunikasi
canggih telah diciptakan, kedudukan surat sebagai sarana komunikasi belum sepenuhnya
tergantikan. Apalagi, dalam urusan kedinasan yang bersifat resmi, surat menyurat masih
sangat di butuhkan. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai
dokumen, arsip, atau bukti yang dibutuhkan untuk berbagai keperluan.
Surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh instansi/lembaga/ organisasi/badan/institusi
(terutama pemerintahan) kepada seseorang atau instansi lain. Surat dinas berisi berbagai
hal yang berhubungan dengan
Kepentingan administrasi pemerintahan. Beberapa jenis surat yang termasuk
surat dinas adalah sebagai berikut.

1. Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain.
Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar,
permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk
menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas,
dan permohonan peminjaman sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi
lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut
sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan
pokok pokok sebagai berikut.
a) Identitas pemohon.
b) Isi permohonan.
c) Tujuan dan alasan memohon.
d) Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
e) Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

2. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu
diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita
sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika
surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
a) Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
b) Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang
akan diberitahukan.
c) Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang
disampaikan.

3. Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang
yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat
keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat
keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi
dalam suatu institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi
keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:
a) data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;
b) data pribadi pihak vang diterangkan;
c) isi keterangan;
d) keterangan tanggal berlakunya surat; dan
e) pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

4. Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang
berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota
dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga.
Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang
yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

Contoh surat permohonan :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

Jalan Jenderal Sudirman Senayan Jakarta rozTo
No. Telepon (021) 5711144 (hunting)
13 April 2007
Nomor : 015315/A1/LL/Vl/2007
Lrnrpiran : 1 lembar berisi susunan acara
Hal : Pagelaran Gamelan Bali dalam Rangka Hardiknas 2007
Kepada
Yth. Kepala SD, SMP, SMA, SMKpar Santa Laurensia
di Serpong, Banten

Dengan hormat,
Kami sampaikan bahwa dalam rangka Peringatan Hari Pendidikan Nasional pada 2 Mei
2007 akan diadakan acara penyerahan Arsip Depdiknas kepada Kantor Arsip Nasional
bertempat di Kantor Pusat Departemen Pendidikan Nasional Jalan Jenderal Sudirman
Jakarta, dilanjutkan dengan acar pagelaran kesenian.
Berkenaan dengan acara tersebut, kami mengharapkan peran serta pada acara kesenian
dimaksud dengan menampilkan gamelan Bali.
Geladi belsih akan diadakan pada Senin, 30 Mei 2007, pukul 08.30 WIB.
Demiikianlah kami sampaikan. Atas partisipasi Bapak/lbu. Kami mengucapkan terima
kasih

Ketua Seksi Upacara Bendera,

Protokol dan Ziarah
Hardiknas 2007
I Dewa Gde oka
I Dewa Gde Oka Wiwaha, SH

Contoh surat keterangan:

PT Sinar Gemilang Kinerja

Jln. Kepatihan VII NO. aB
Yogyakarta

SURAT KETERANGAN PENGAI-AMAN BEKERJA

No. 105/KODE. B/IVIII/2007

6 Agustus 2007
Yang berlanda tangan di bawah ini:
Nama : Ir. Cosmas Supriyatna
Jabatan : Direktur PT Sinar Gemilang Kinerja
alamat : Jl. Kepatihan VII NO.28
Yogyakarta

Menerangkan dengan sesungguhnva bahwa:

nama : Andika Putra Surnantri
alamat : Jl. Pakubuwono VII Sleman Yogyakarta 12120

benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin sejak tanggal 17 juli 2001sampai
dengan 17 Juni 1997 dengan jabatan terakhir Asisten Manajer Marketing.
Selama menjadi karyawan pada perusahaan kami, Saudara Andika Putra Sumantri telah
rmenunjukkan dedikasi yang tinggi terhadap perusahaan. Ia mengundurkan diri atas
kemauannya sendiri.
Demikian surat keterangan ini kami buat agar pihak yang berkepentingan
memakluminya.

Direktur
Cosmas
Ir. Cosmas Supriytna

Contoh Memo:
PT JASA MANDIRI
Kcpada : Kabag Pemasaran
Dari : Direktur Pemasaran
Hal : Promosi

sesuai dengan undangan seminar dari panitia pameran buku IKAPI, kami minta agar
Saudara mempersiapkan rnakalah dan brosur yang akan dibagikan.

Terirna kasih
Jakarta. 3 Februari 2005

Joko Sumbogo

Aktivitas Diri
Bacalah dengan cermat surat permohonan berikut ini !

OSIS SMA PERMATA BANGSA

Jl. Amangkurat No, 57 Magelang Jawa Tengah
Teleoon 322 743
Magelang,8 Desember2 007
No. : 32/OSIS/PB/X/2006
Hal : Pemberitahuan

Kepada
YTH. lbu Kepala PMI Cabang Magelang
Di Magelang

Hormat kami,
Sehubungan dengan musim liburan akhir tahun yang sebentar lagi tiba. Kami para siswa-
siswa SMA Permata Bangsa di Jl, Amangkurat No. 57 Magelang Jawa Tengah Telepon
322 743, akan mengisi kegiatan liburan akhir tahun ini dengan kegiatan yang positif.
Kami akan menyelenggarakan kegiatan bhakti social berupa aksi donor darah, bazaar
murah, dan kunjungan ke panti - panti social yang ada di sekitar Magelang. Kegiatan
tersebut akan dilaksanakan mulai tanggal 26 - 30 Desember 2007.
Berkaitan dengan hal, maka kami ingin meminjam satu unit mobil ambulans dan tenaga
medis untuk memfasilitasi kegiatan social tersebut, khususnya untuk kegiatan donor
darah.
Untuk informasi dan keterangan lebih lanjut berkenaan dengan kegiatan
tersebut, silahkan menghubungi kami pada nomor telepon 3218864 dengan Saudara
Benowo.
Demikianlah permohonan ini kami ajukan kepada Saudara. Atas perhatian
dan kerjasamanya,k ami tidak lupa untuk menghaturkan banyak-banyak terima kasih
sebelumnva.

Dengan hormat

Mengetahui,

Beatrix Vena Sukirmanto

Beatrix Vena Maharani Drs. Sukirmanto
Ketua Panitia Kegiatan Kepala Sekolah SMA PB
1. ldentifikasi dan tandailah bagian-bagian surat di atas yang kurang tepat.
2. Salin dan perbaikilah redaksional dan sistematika surat dinas di atas sehingga menjadi
lebih baik dan benar.
3. Tulislah di selembar kertas dan kumpulkanlah kepada gurumu.

Uji Teori
1. Apakah yang dimaksud dengan surat dinas?
2. Mengapa surat masih digunakan dalam urusan-urusan dinas?
3. Sebutkan macam-macam jenis surat yang termasuk surat dinas!
4. Sebutkan pokok-pokok isi yang harus disebutkan pada surat permohonan peminjaman
barang/alat!
5. Sebutkan sistematika surat keterangan pengalaman kerja!
6. Bagaimanakah ragam bahasa yang dipergunakan dalam surat dinas?
Menulis Surat Dinas

MACAM-MACAM SURAT DINAS

Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor
yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan
sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.
Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi
resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut
sebagai surat dinas.
Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu
surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu
mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.

Syarat sebuah surat dinas:

1. Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan
seenaknya,
2. isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,
3. bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah
dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima,
4. harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.

Jenis surat dinas seperti surat undangan rapat, surat edaran, surat permohonan,
surat penolakan,
surat tugas, surat perintah, surat pemberitahuan, dan surat panggilan.

a. Surat Undangan Rapat Dinas

b. Surat Permohonan
c. Surat Edaran