MODUL-2

KOMUNIKASI ORGANISASI
3 SKS
MANAJEMEN DAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Dosen: Ispawati Asri

Konsepsi Manejemen

Manejemen adalah kebiasaan yang dilakukan secara sadar dan terus menerus

dalam membentuk organisasi. semua organisasi mempunyai orang yang

bertanggungjawab terhadap organisasi untuk mencapai sasaranya. Sejauhmana

keberhasilan organisasi mencapai tujuanya dan memenuhi tanggungjawab

sosialnya, banyak tergantung pada para menejernya. Bila para manajer melakukan

tugasnya dengan baik maka suatu organisasi semakin besar kemungkinan untuk

mencapai tujuan.

Lebih spesifik lagi, manajemen didefinisikan dalam 4 fungsi spesifik dari manajer

yaitu perencanaan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan. Jadi dapat

pula dikatakan bahwa manajemen merupakan proses membuat perencanaan hingga

mengendalikan berbagai usaha dari anggota organisasi dan menggunakan semua

sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran.

Fungsi Manajemen

Merencanakan

Memikirkan dengan matang segala sasaran dan tindakan berdasarkan pada

beberapa rencana atau logika, bukan pada perasaan.

Rencana merupakan pedoman sebuah organisasi memperoleh dan menggunakan

sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan, supaya anggota organisasi

melaksanakan aktivitas yang konsisten dengan tujuan dan prosedur yang sudah

ditetapkan serta untuk memonitor dan mengukur kemajuan untuk mencapai tujuan,

sehingga tindakan korektif dapat diambil bila kemajuan tidak memuaskan.

Mengorganisasikan

Adalah proses mengatur dan mengalokasikan pekerjan, wewenang dan sumber

daya diantara organisasi sehingga mereka dapat mencapai sasaran organsasi.

Memimpin

Meliputi mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan untuk

melaksanakan tugas. Kegiatan memimpin ini menyentuh hubungan mamajer dengan

semua orang.

Mengendalikan

Fungsi pengendalian manajemen meliputi menetapkan prestasi kerja, mengukur

prestasi saat ini, membandingkan prestasi dengan standar yang telah ditetapkan

dan mengambil tindakan korekif bila ada penyimpangan yang dididteksi.

Peran Manajerial
Stoner dalam bukunya manajemen menjelaskan pengertian-pengertian diatas.

Disamping itu ada hal penting yang harus diketahui adalah mengerti peran dari

manajer.

Mintzberg mengemukakan teori tentang peran manajerial adalah sebagai

berikut:

Peran antar pribadi

Tokoh, menjalankan tugas seremonial sebagai kepala unit, disini adalah

simbol/personifikasi baik untuk anggota organisasi maupum untuk orang luar

organisasi.

Pemimpin, manajer bekerja dengan dan melalui orang lain, mereka

bertanggungjawab atas kegiatan bawahan baik keberhasilan maupun kegagalan.

Penghubung, manajer harus dapat bekerja dengan setiap orang baik di luar

maupun di dalam organisasi. manajer menjalin hubungan dengan pihak lain untuk

mendapatkan dukungan bagi usulan atau keputusan mereka dan bisa daling

bekerjasama mewujudkan berbagai macam kegiatan.

Peran informasi

Menerima dan meneruskan informasi merupakan aspek terpenting dari pekerjaan

seorang manajer, menurut Mintzberg ada 3 peran informasional:

Pemantau, para manajer hendaknya tidak berhenti dalam mencari informasi yang

bermanfaat baik dari dalam maupun dari luar organisasi..

Penyebar, manajer menyalurkan informasi penting kepada bawahan. Menjada

tanggungjawab manajer bahwa anak buah/bawahan mendapat informasi yang

dibutuhkan untuk menjalankan tugas mereka.

Juru bicara, manajer juga bertugas menyalurkan informasi diluar unit kerja mereka.

Manajer juga bertugas agar atasan mereka selalu menjadi orang yang memiliki

informasi paling baik dan akurat.

Peran pengambilan keputusan

Wiraswastawan, manajer harus selalu berupaya meningkatkan unit-unit merka dan

selalu memprakarsai perubahan berdasarkan kreatifitas mereka.

Pereda gangguan, para manajer diharapkan mampu menyelesaikan masalah

masalah yang sulit sekalipun dan mampu membuat keputusan-keputusan yang

mungkin tidak diharapkan. Untuk melakukan hal ini manajer harus mampu berpikir

analitis dan konseptual. Berpikir analitis berarti mencakup/merinci masalah ke dalam

komponen-komponennya, menganalisis komponen-komponen ini dan selanjutnya

menewarkan pemecahan/solusi yang masuk akal. Berpikir konseptual artinya

mampu melihat tugas keseluruhan secara abstrak dan mengaitkanya dengan tugas-

tugas lain.

Mengalokasikan sumber daya, sumberdaya selalu terbatas jumlahnya dan tugas

manajer disini adalah mengatur/mengelola hingga terjadi keseimbangan antara

berbagai tujuan dan kebutuhan.

Perunding, manajer bertugas sebagai perunding dalam organisasi pada saat

misalnya terjadi perselisihan. Beberapa dari perundingan itu melibatkan organisasi

luar.

ORGANISASI

Berbicara tentang manajemen maka kita tidak lepas dari pembicaraan organisasi.

kapan kita berorganisasi? Sering kita tidak merasa bahwa kita pernah terlibat dalam

organisasi karena mungkin dalam benak kita organisasi adalah selalu formal dan

kita harus sebagai pelaku dalam organisasi itu. Tanpa disadari hampir seluruh hidup

kita bersinggungan dengan organisasi. contoh perkumpulan olah raga, perkumpulan

mahasiswa, dunia kerja, organisasi keagamaan bahkan pada saat kita dirawat di

rumah sakit ’misalnya, semua itu bentuk singgungan kita dengan organisasi

sekalipun dalam organisasi tersebut kita berperan sangat kecil/menjadi bagian dari

sebuah organisasi. muncul pertanyaan, apa itu organisasi.

Organisasi adalah suatu kesatuan sosial dari sekelompok manusia, yang saling

berinteraksi menurut suatu pola tertentu sehinga setiap anggota organisasi memiliki

fungsi dan tugasnya masing-masing, yang sebagai suatu kesatuan mempunyai

tujuan tertentu dan mempunyai batas-batas yang jelas, sehingga bisa dipisahkan

secara tegas dari lingkunganya.

Pada dasarnya sebuah organisasi terdiri dari 2 sumber daya penting yaitu technologi

dan manusia.

Sumber daya tehnologi meliputi bahan mentah, peralatan dan perlengkapan, dan

modal.

Sumber daya manusia meliputi berbagai hal yang berhubungan atau menjadi

bawaan dari manusia yaitu pekerjaan/kerja, ide serta keterampilan. Singkatnya

dapat disimpulkan bahwa organisasi dapat eksis karena berkumpulnya dari sumber-

sumber tersebut dan berkumpulnya individu yang mencurahkan potensi bersama-

sama (sinergi keseluruhan dari sumber yang ada).

Jika kita bicara tentang organisasi maka kita dihadapkan pada kenyataan bahwa tiap

tiap individu memiliki keterbatasan dn keterbatasan itu dapat diatasi jika individu itu

mau saling bekerjasama. Ada beberapa prinsip dasar yang berhubungan dengan hal

tersebut yang terdapat pada organisasi yaitu pada organisasi ditentukan oleh

ukuran, aksi yang saling bergantung diantara anggota organisasi, waktu dan tempat,

komunikasi, dan output.

Ukuran, unit yang paling dasar dalam sebuah organisasi adalah group yang terdiri

dari 2 orang(diadik).

Ketergantungan, konsep ini sangat penting dalam organisasi. ketergantungan

dipandang sebagai hubungan yang saling menguntungkan dan secara timbal balik

saling mempengaruhi. Perilaku seseorang akan mempengaruhi perilaku yang lainya.

Dibatasi oleh waktu dan tempat, organisasi secara rutin melakukan interaksi dan

berhubungan dengan lingkunganya dimana lingkungan tersebut menaruh harapan

pada organisasi tersebut dan kadang-kadang kesenjangan antara apa yang

diharapkan dengan kenyataan menjadi konflik yang harus difahami dan dikelola.

Bentuk ketergantungan ini baik dari dalam maupun dari luar organisasi terjadi

berulan ulang bahkan hampir membentuk sebuah pattern seperti masuknya sumber

daya, pemerosesan sumber daya tersebut, dan muncul hasil. Jika salah satu dari

rantai ketergantunga putus maka dapat berpengaruh terhadap orang lain.

Input, pada organisasi seperti pabrik (yang berhubungan operasi/produksi), input

terdiri dari bahan baku, energy dan revenu sementara dalam organisasi sosial input

terdiri dari sumber daya manusia seperti bakat, ide, keterampilan.

Aktivitas yang terkoordinasi, aktivitas yang dilakukan sehari-hari meliputi berfikir,

berbicara, membaca, menulis, mendengarkan, mengoprasikan mesin, dll. Aktivitas

tersebut terkoordinir karena tugas yang dilakukan terbagi-bagi atas tugas individu

yang kadang-kadang dibakukan dalam sebuah departemen. Melalui koordinasi

tugas ini dapat terlaksana. Individu atau anggota organisasi dapat bekerja bersama

karena mereka dapat berkomonikasi. Hal ini secara khusus akan dibahas dalam

bagian yang lain/selanjutnya.

Output, hasil/outcome dari aktivitas yang terkoordinir tersebut biasanya dilemparkan

kepada lingkungan, dengan demikian organisasi dapat membeli bahan baku lagi dan

melanjutkan produksinya (Myers et al,1982;4-6)

Dari hasil pembahasan di atas muncul dua pengertian yang berbeda satu dengan

yang lain yaitu pengertian tentang organisasi dan pengorganisasian. Organisasi

menggambarkan sebuah keadaan yang statis dari bentuk koordinasi sedangkan

pengorganisasian menunjuk pada sebuah rangkaina proses dimana aktivitas yang

terkoordinir dan tindakan dilakukan dengan baik.

KOMUNIKASI dalam ORGANISASI

Komunikasi di dalam organisasi

Pada jaman/era informasi ini manusia disuguhi banyak hal dan kemudahan

kemudahan dari informasi atau komunikasi-komunikasi instan. Semua bidang

membutuhkan informasi dan informasi menjadi asset yang vital seperti contohnya

Marketing executives membutuhkan informasi akurat tentang produk baru,

persaingan, dan pesaing, profile demografi, dll.

Perencana perusahaan membutuhkan informasi tentang perkembangan IPTEK,

ekonomi, politik, trend sosial, dll. Pendek kata informasi menjadi benar-benar sangat

penting. Jalan untuk mendapatkan info tersebut didapat melalui televisi, iklan,

internet, dll. Hal ini memunculkan tren komunikasi instant. Memang komunikasi

seperti ini secara substansial terpenuhi tapi kadang-kadang komunikasi seperti ini

sering kehilangan makna.

Goldhaber mengembangkan dan menganalogikan kondisi ini dengan maraknya

”food” makanan yang secara substansi mengenyangkan tetapi hampir tidak bergizi.
Begitu juga ahirnya manusia kehilangan kualitas komunikasi yang menyentuh

hingga dialog terdalam di dalam diri manusia.

Penelitian membuktikan hal ini, bahwa komunikasi adalah fungsi yang sangat

penting dal;am sebuah prganisasi bahkan dalam sebuah penelitian juga terbukti

bahwa korelasi antara komunikasi dan efektifitas organisasi sangatlah tinggi.

Responden yang diteliti setuju bahwa komunikasi dapat diibaratkan sebagaib

perekat organisasi, minyak pelumas yang melicinkan fungsi organisasi, benang

pengikat sestem, kekuatan yang meliputi organisasi, alat pengikat yang mendasari

hubungan dalam perusahaan (Goldhaber, 1990;5)

Informasi dan komunikasi

Informasi

Dua kata kunci yang paling penting dalam pengertian informasi adalah patterning

(menentukan pola) dan ketidak pastian. Secara singkat kata kunci tersebut

diterangkan melalui contoh di bawah ini:

Pada saat anda di awal kuliah anda pasti masih bingung dengan suasana kuliah

karena kuliah berbeda dengan saat anda berada di bangku SMA, pertama kali

berhadapan dengan para dosen anda sama sekali belum memiliki bayangan seperti

apa dosen itu? Bagaimana cara mengajarnya? Hal-hal yang disukai dan tidak
disukai oleh dosen tersebut, dll. Pada saat pertama anda mengalaminya milai pikiran

anda dengan dibantu oleh indera pembuat pola atas pertanyaan tersebut, itulah

informasi yang anda dapatkan. Ketidakpastian berlaku untuk menjelaskan bahwa

pola tersebut tidak sama bagi semua situasi dan kondisi tetapi minimal pola yang

ada dapat meminimalisir segala bentuk kepastian. Seperti misalnya dikuliah

berikutnya meskipun anda belum kenal dengan dosen pengajar atau mata kuliahnya

tetapi karena anda sudah mamiliki pola sebelumnya, pola tersebut mengurangi

ketidakpastian atas keingintahuan anda.

Komunikasi

Semua komunikasi mengandung informasi tetapi tidak semua informasi adalah

komunikasi. Komunikasi menunjuk kepada suatu pembentukan pola yang

diekspresikan melalui bentuk simbol.

Ada 2 syarat utama sebuah komunikasi baik itu diantara 2 orang / lebih :

1. Harus terjadi pertukaran sistem symbol

2. Terjadi asosiasi dalam pertukaran simbol tersubut (lihat lagi materi

komunikasi terutama ttg prinsip-prinsip komunikasi).

Fungsi komunikasi dalam organisasi

Dalam pandangan tentang organisasi secara keseluruhan ada 3 fungsi utama

komunikasi di dalam organisasi:

1. produksi dan regulasi

Komunikasi berhubungan dengan pekerjaan terselesaikan dan membantu

tercapainya tujuan organisasi. sebagai contoh dalam sebuah produksi komunikasi

ada pada informasi penjualan, pesan quality control, anggaran, dll. Fungsi

komunikasi yang meliputi pesan bagi seluruh anggota organisasi untuk:

 Menentukan goals dan objectives

 Menentukan area permasalahan

 Mengevaluasi performa

 Secara fungsional mengkoordinir tugas yang saling bergantung/berhubungan

 Menentukan standart dan performa output

 Memberi komando pada orang-orang tentang hal yang harus dikerjakan

 Memberi instruksi bagaimana melakukan pekerjaan, mengembangkan

prosedur dan memahami kebijakan

 Memimpin dan mempengaruh

2. Inovasi

fungsi di dalam perusahaan, komunikasi antar anggota, atas bawahan maupun

bawahan atasan adalah untuk mendapatkan informasi baru(sesuatu yang

inovatif bagi perusahaan). Atau secara teknis inovasi juga merupakan bahasan

khas di dalam

Organisasi adalah mengenai cara mengomunikasikan segala sesuatu yang baru

yang terjadi di dalam organisasi.

3. sosialisasi dan perbaikan

Fungsi ketiga dari komunikasi di dalam organisasi meliputi harga diri anggota.

Hubungan interpersonal dalam organisasi dan menimbulkan motiasi untuk

menunjukan integritas diri bagi pencapaian tujuan perusahaan. Didalam organisasi

ketiga fungsi tersebutdipandang atau dijalankan dalam konteks hubungan yang

khusus yaitu hubungan antara:

ATASAN-BAWAHAN/DOWNWARD COMMUNICATION

Ada 5 fungsi dasar yaitu

1. Arahan tugas atau instruksi kerja

2. Bentuk atau disain informasi untuk membentuk pengertian atas tugas yang

berhubungan dengan tugas tugas lain dalam perusahaan

3. informasi mengenai prosedur organisasi dan prektek-prekteknya

4. umpan balik kepada bawahan tentang kinerja mereka

5. tujuan untuk indoktrinasi bawahan tentang”ideologi”yang dianut perusahaan

HORIZONTAL COMMUNICATION

Komunikasi diantara orang-orang dalam satu level. Ada 3 fungsi clear dalam hal ini

yaitu:

1. Mendukung emosi sosial antar karyawan selevel

2. Koordinasi antar jabatan

3. Pembagian kewenangan dan tanggungjawab

BAWAHAN-ATASAN/UPWARD COMMUNICATION
Biasanya komunikasi ini meliputi topik-topik/permasalahan mengenai:

1. Diri sendiri/pribadi, kinerja dan masalah

2. Tentang yang lain dan masalah-masalah dengan yang lain

3. Tentang kebijakan dan praktek dalam organisasi

4. Tentang apa yang dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya

Sumber
Golghaber, Gerald,M., Organitation Communication, brown
Publisher.USA,1990
Mulyana, Deddy, Ilmu Kmunikasi Satu Pengantar, Rosdakarya,bandung,
2001
Myers, M, Tolela, dan gail E.Myers, Managing By Communication an Organitational
Approach, Mc.Graw Hill, Kogakusha,1982
Reksohadiprojo, Sukanto, Organisasi Perusahaan Teori, Struktur dan Perilaku, BPFE.
Yogyakarta,1982
Stoner, James.A.F., et al Manajemen jilid 1, Prenhallindo, Jakarta,1996