JENIS JENIS KOMUNIKASI BERTULIS

1. Surat rasmi
Surat rasmi merupakan surat yang dihantar untuk tujuan formal.
Antara Jenis Surat Kiriman Rasmi Termasuklah:
 Surat Undangan
Surat yang ditulis untuk mengundang seseorang menghadiri majlis-majlis rasmi. Antaranya
majlis penyampaian hadiah, majlis perasmian, dan majlis pelancaran.
 Surat Permohonan
Surat yang bertujuan memohon pertimbangan seperti jawatan atau mendapatkan sumbangan
seperti bantuan biasiswa.
 Surat Rayuan
Surat rayuan lazimnya ditulis sebagai susulan kepada surat permohonan setelah permohonan
tersebut gagal mendapat pertimbangan. Laras bahasa surat rayuan adalah lebih lembut dan
lebih mengharap.
 Surat Aduan
Surat yang ditujukan kepada pihak berkuasa tertentu bagi melaporkan masalah yang dihadapi.
Biasanya kandungan surat ini turut memohon pihak berkuasa tersebut mengambil apa-apa
tindakan yang sewajarnya.
 Surat Bantahan
Surat yang dikemukakan dalam nada yang lebih keras kerana tidak bersetuju terhadap sesuatu
isu. Surat bantahan juga kebiasaanya ditulis sebagai susulan setelah semua aduan tidak
mendapat perhatian pihak berkuasa.
 Surat Cadangan
Surat cadangan merupakan usulan kepada pihak berkenaan bagi menyampaikan sesuatu hasrat,
pendapat, dan cadangan. Dalam surat ini, beberapa idea baru akan dikemukakan demi
menjayakan sesuatu matlamat.

Struktur Surat Kiriman Rasmi

Pada kebiasaannya surat rasmi akan ditulis mengikut urutan seperti di bawah:
Pengenalan
 Pengirim
 Penerima
Isi Surat
   Perkara
   Pengenalan isi
 Isi utama/Isi Sokongan
  Penutup
    Harapan
    Akhir kata
    Slogan (Mengikut keadaan)
    Ungkapan kesetiaan/pengakuan
     Tanda tangan/ nama/ jawapan

Laras Bahasa Surat Kiriman Rasmi

Laras Bahasa
 Laras bahasa bermaksud jenis bahasa yang sesuai dengan tujuan dan suasana yang
didukungnya. Laras bahasa yang digunakan haruslah bersifat formal.
 Gunakan bahasa yang mudah, tepat dan padat. Bahasa yang digunakan mestilah baku dan betul
dari segi ejaan dan tanda baca
 Elakkan penggunaan unsur-unsur kiasan dan ungkapan peribahasa dalam penulisan surat rasmi

Penggunaan Ganti Nama Diri

 Dalam surat menyurat secara rasmi terdapat peraturan yang khusus dalam penggunaan ganti
nama diri. Kita tidak boleh menggunakan kata ganti diri sesuka hati ketika menulis surat rasmi
kerana laras bahasa yang digunakan di dalam surat rasmi adalah formal.
 Pada kebiasaanya kata ganti nama seperti saya di gunakan untuk jumlah tunggal manakala kami
untuk jumlah yang ramai mewakili jabatan atau institusi.
 Untuk kata ganti nama diri kedua, tuan dan puan digunakan. Ia adalah rujukan natural yang
boleh digunakan oleh sesiapa sahaja tanpa mengira pangkat atau keturunan. Bagi gelaran
kehormat seperti Yang Berbahagia,Yang Berhormat, Yang Arif, Yang Dimuliakan boleh
digunakan.

Format Surat Kiriman Rasmi

2. Memo
Memo merupakan ringkasan daripada perkataan ‘memorandum’ yang bertujuan untuk
mengingatkan individu atau kumpulan tertentu berkenaan sesuatu perkara
Terdapat beberapa peranan Memo iaitu:
 Memberikan arahan
 Membuat pengumuman
 Memberikan penjelasan
 Menyampaikan pengumuman
 Memohon sesuatu perkara @ memberi cadangan
 Menyediakan maklumat @ penerangan
 Membuat pembetulan tentang sesuatu polisi syarikat @ organisasi

Memo tidak mempunyai format yang khusus dan ia mengandungi maklumat seperti berikut:
 Apa
 Bila
 Siapa
 Bagaimana
 Mengapa

3. Kertas Kerja
 Bermaksud hasil tulisan untuk dibentangkan kepada khalayak
 Khalayak terdiri daripada;
 Kumpulan kecil (jawatankuasa projek)
 Kumpulan besar (peserta seminar / persidangan)
 Disediakan dengan terperinci untuk memberi maklumat & penerangan @ atau mendapatkan
kelulusan menjalankan sesebuah projek
 Dua jenis kertas kerja;
 Kertas kerja bagi pembentangan di seminar
 Kertas kerja bagi projek / kajian

Ciri- ciri umum kertas kerja

1. Kertas Kerja Bagi Pembentangan di seminar

 Tajuk
 Nama pembentang kertas kerja
 Nama intitusi
 Abstrak (sinopsis / ringkasan)
 Pengenalan
 Sorotan kajian
 Metodologi
 Analisis data / dapatan
  Perbincangan
 Lampiran

2. Kertas kerja Projek / Kajian

 Tajuk
 Latar belakang / rasional
 Objektif / Matlamat
 Jangka masa yang diperlukan
 Kumpulan sasaran
 Andaian-andaian halangan
 Anggaran belanjawan
 Penubuhan Jawatankuasa
 Menentukan jadual tugas
 Perlaksanaannya

3. Minit Mesyaurat
Merupakan dokumen bertulis yang merekodkan perkara-perkara yang dibincangkan dalam
sesuatu mesyuarat . Ia menyatakan individu yang terlibat, cadangan, agenda, keputusan dan
tindakan. Penguasaan bahasa yang baik amat diperlukan. Ia mesti dicatatkan jelas, lengkap
dan isinya tepat. Minit mesyuarat merupakan sejenis karangan yang berbentuk laporan yang
ditulis oleh setiausaha mesyuarat dalam format yang khusus. Perkara yang dilaporkan
berupa ringkasan perbincangan dan ketetapan yang diperoleh dalam sesuatu mesyuarat.
Format yang digunakan pula ditetapakan oleh institusi atau pertubuhan yang berkenaan.

Kandungan Minit Mensyuarat

 Nombor rujukan. Menyatakan bilangan mesyuarat sama ada kali pertama, kedua atau
berikutnya.
 Tajuk menyatakan dengan jelas mengenai mesyuarat berkenaan. Misalnya, Minit
Mesyuarat Program Lawatan ke Zoo Negara.
 Kehadiran. Nama ahli yang hadir dicetak sepenuhnya. Ahli yang tidak hadir dimasukkan
dalam senarai ahli tidak hadir.
 Kata aluan pengerusi. Ruangan catatan ucapan pengerusi semasa memulakan
meysuarat.
 Pengesahan minit mesyuarat lalu. Ruangan ini memasukkan nama pencadang dan
penyokong yang mengesahkan minit mesyuarat.
 Perkara-perkara berbangkit. Menyenaraikan perkara-perkara yang ditimbulkan dalam
minit mesyuarat lepas.
 Agenda. Butiran perkara yang akan dibincangkan pada mesyuarat berkenaan.
 Hal-hal lain. Mencatatkan perkara-perkara lain yang timbul yang tidak dimasukkan
dalam agenda mesyuarat .
  Ucapan penangguhan. Pengerusi menyampaikan penghargaan dan ucapan terima kasih
disusuli penangguhan mesyuarat.

4. Karya Kreatif
Penulisan kreatif ialah sejenis penulisan yang menggunakan bahasa secara imaginasi dan
figuratif. Penulisan kreatif terdapat dalam pelbagai bentuk persembahan. Antaranya ialah :-
a. prosa
b. puisi
c. rencana
Hasil penulisan kreatif dikategorikan sebagai komunikasi bertulis. Ini kerana penulisan
kreatif berfungsi untuk menyampaikan mesej tertentu dalam bentuk yang lebih menarik.

5. Loparan
Menurut kamus dewan, laporan ialah berkenaan sesuatu kedudukan. Manakala Oxford
English Dictionary mendifinisikan sebagai sesuatu kenyataan format hasil daripada sesuatu
penyelidikan / Sebarang maklumat lengkap tentang sesutu hal yang disampaikan oleh
sekumpulan penyelidik / sesebuah badan yang diarahkan untuk menyampaikannya.

Ciri Ciri Laporan

1) Struktur & Gaya Yang Formal
Laporan mempunyai format khusus yang meliputi tajuk / judul, ringkasan, senarai
kandungan, pengenalan, senarai cadangan, penutup, lampiran & laras bahasa yang
formal
2) Pembentangan Berilustrasi
Hujah, penerangan & maklumat boleh diperjelaskan dengan menggunakan gambar
rajah, graf, carta & sebagainya
3) Pernyataan Pendapat
4) Penulisan laporan biasanya membuat kesimpulan setelah mengkaji, menilai &
mengupas bukti-bukti yang dikategorikan. Kesimpulan adalah penting sebagai
pelengkap tujuan laporan sehingga penulis perlu mendapat maklumat lanjut yang lebih
lengkap

Jenis-Jenis Laporan

1. Pemberian / penyelidikan

 Tujuan adalah untuk memberi gambaran tentang sesuatu perkara agar pembaca dapat
mentafsir sesuatu yang digambarkan itu dengan jelas
 Memerlukan gambaran yang jelas dan lengkap tanpa memasuki emosi penulis
 Fakta yang tepat & disokong dengan gambar, carta, gambar rajah dan sebagainya
 Penyusunan yang rapi & spesifik agar fakta tidak berulang
2. Penyelesaian Masalah
  Tujuan adalah untuk menyediakan satu rancangan yang boleh digunakan untuk
menyelesaikan sesuatu masalah.
 Contohnya : Laporan tentang masalah kemerosotan disiplin pelajar
 Penulis hendaklah mempunyai daya fikir yang kretif dan kritis & penaakulan yang
mendalam agar punca masalah dapat dikesan dan diberi cadangan penyelesaiannya.

3. Analisis
 Tujuan adalah untuk menganalisis sesuatu sebelum tindakan diambil
 Memerlukan penelitian secara terperinci terhadap sesuatu perkara supaya dapat
dijelaskan bagaimana sesuatu bahagian itu berfungsi & apakah kaitannya dengan
bahagian yang lain.
 Dilaksanakan dengan mendalam dan terperinci
 Objektif laporan adalah tersusun
 Contohnya ; laporan tentang kuasa beli, cita rasa pembeli dan sebagainya

4. Penilaian
 Biasanya digunakan untuk menilai sesuatu seperti laporan prestasi seseorang pegawai
 Biasanya laporan ini sulit
 Laporan ini mesti tepat agar keputusan yang akan diambil adalah betul

6. Rencana

Rencana juga dikenali sebagai artikel. Ia boleh ditulis untuk terbitan surat khabar, majalah atau
jurnal. Rencana untuk terbitan majalah atau surat khabar selalunya berbentuk bacaan umum
serta tidak berbentuk akademik. Rencana untuk terbitan jurnal adalah bersifat lebih serius serta
berbentuk akademik. Rencana berbentuk jurnal diterbitkan untuk pembaca yang
khusus seperti jurnal psikologi untuk bacaan khusus untuk kaunselor, pensyarah dalam bidang
psikologi.

Perbezaan Rencana

 Rencana untuk akhbar – lebih pendek berbanding dengan penulisan di majalah atau
jurnal.
 Rencana untuk jurnal – mempunyai format yang tertentu. Contoh jurnal
perbentangan kertas kerja.
 Rencana untuk majalah – mengikut kategori yang ditetapkan.

Ciri-Ciri Rencana
  Makluman - Informasi yang tepat dengan menggunakan bahasa yang mudah.
 Arahan - Mesti disusun mengikut langkah demi langkah agar tidak mengeliru
pembaca.
 Profil - Kemahiran penulis mengambil bahan, serta membuat penerangan.
 Sejarah - Tarikh amat penting. Pastikan tidak wujud gap antara peristiwa dan
masa.
 Pengalaman - Penyampai penulis mesti bertepatan dengan pengalaman tersebut.
 Inspirasi - Tidak memasukkan unsur negatif serta kekecewaan dalam rencana
berbentuk motivasi.
 Humor - Berdasarkan imej, gambaran daripada kata-kata dan yang diluar
jangkaan.
 Penyelidikan – Berdasarkan bahan primer dan bukan bahan sekunder. Sumber yang
boleh dipercayai.
 Pandangan - Dikemukakan daripada satu peringkat ke peringkat yang lain hingga
terbukti dan meyakinkan.

7. Ulasan/Kritikan

 Kamus Dewan – huraian berkenaan sesuatu, komentar, kupasan, dan tafsiran.

 Ulasan buku – kupasan isi sesebuah buku yang dibuat oleh pengkritik buku (Dewan
Bahasa dan Pustaka, 2000, hal.1513)
 Walaupun kritikan dan ulasan selalu dilihat dalam konteks komunikasi bertulis, terdapat
juga ulasan buku yang dibuat secara lisan dalam kuliah dan juga siaran radio dan
televisyen.
 Ia juga tidak terhad kepada buku-buku dan artikel sahaja malah meliputi filem, teater,
drama, kertas kerja dan sebagainya.
 Kritikan / ulasan yang diterbitkan mempunyai dua fungsi utama iaitu secara deskriptif
dan penilaian.
 Memberi idea umum berkenaan kandungan buku dan memberi kritikan daripada segi
kekuatan dan kelemahan buku tersebut panjangnya 250-500 patah perkataan.
 Buku istimewa seperti ensiklopedia yang ada multi jilid panjangnya 1000 patah
perkataan. Buku-buku bermerit tinggi panjangnya 1500 patah perkataan.