Ahmed Faisal Erlangga Hendrik Abdul Hakim Stefanus

1

Untuk mengetahui kesalahan-kesalahan apa yang sering ditemukan dalam surat menyurat. Untuk itu sudah sewajarnya jika aturan atau kaidah-kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar menjadi syarat mutlak bagi setiap penulisan salah satu dari jenis surat yang telah disebutkan. Bermacam-macam surat yang dibuat aparat pelaksana administrasi desa tentu saja merupakan jenis-jenis surat kedinasan yang bersifat resmi. 2 .BAB I PENDAHULUAN 1. 1. 2. tidak menutup kemungkinan kegiatan penulisan surat ini dikerjakan sendiri oleh seorang kepala desa atau perangkat desa yang lain. Tapi kenyataan di desa-desa tertentu. Bagaimana sistem atau aturan yang digunakan dalam kegiatan surat menyurat yang diadakan didnas pemerintahan desa? 4.2 RUMUSAN MASALAH 1. Apakah dalam kegiatan surat menyurat di dinas pemerintahan desa sudah menerapkan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar? 2. Kegiatan membuat surat dinas ini lazimnya menjadi tugas seorang sekretaris desa.1 LATAR BELAKANG Kegiatan surat-menyurat dinas desa merupakan salah satu bentuk kegiatan kedinasan yang tidak bisa di anggap remeh. dengan adanya suatu alasan tertentu pula. Kesalahan-kesalahan apa yang sering ditemukan dalam kegiatan surat menyurat dalam pemerintah desa? 3.3 TUJUAN PENULISAN 1. Apa perbedaan antara surat keluar untuk instansi lain dengan surat keluar untuk masyarakat? 1. Untuk mengetahui penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam kegiatan surat menyurat di dinas pemerintahan desa.

4. Untuk mengetahui bagaimana sistem atau aturan yang digunakan dinas pemerintahan desa. Untuk mengetahui apa perbedaan antara surat keluar untuk instansi lain dengan surat keluar untuk masyarakat. dan difokuskan pada penggalian data-data kualitatif.3. 3 . 1. Dengan harapan bisa memperoleh gambaran lebih detail dan rinci terhadap objek penelitian.4 METODE PENULISAN Makalah ini disusun dengan metode deduktif induktif yaitu ditulis berdasarkan hasil studi pustaka dan penelitian lapangan.

Untuk itu bahasa surat haruslah logis. jelas. biru muda kertas untuk tembusan intern. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas. dan merah muda HVS untuk surat : kuarto berukuran 21x29 cm : HVS untuk lembar asli dan kertas tembus (doorslag) untuk 4 . Syarat-syarat surat yang baik sebagai berikut: 1.yaitu: Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan Pengetikan yang betul. cermat. 5. baik tentang ejaan. Juga harus dihindari gaya yang kedaerah-daerahan. Hal itu menguntungkan kedua pihak. bentuk kata. 2. yaitu: Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya 3. hemat. Bahasa surat haruslah efektif. Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar. Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:   itu. maupun kalimat. wajar. sopan dan menarik. Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah : putih HVS untuk lembar asli.BAB II PEMBAHASAN 2. kuning kerts tembus untuk perbal. bersih dan rapi Pemakaian kertas yang sesuai dengan: Ukuran Jenis tembusan Warna rahasia. 4. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. pemilihan kata.1 DASAR TEORI Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi-instansi tertentu. jelas dan eksplisit. Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan.

4. Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus c. c. Sopan Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut: a. tidak meragukan. 3. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang: 1. Untuk itu hendaklah dipakai katakata yang biasa dan lazim 2. Sederhana Sederhana berarti bersahaja. b. Menarik Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian. mudah. Dalam surat menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan a. tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham. tidak membosankn dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Jelas Jelas berarti tidak samar-samar. baik tentang pmakaian kata-katanya maupun kalimatnya. tidak berbelit-belit. Kalimat bervariasi b. Ringkas Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksunya. Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari) 5. Menggunakan kata sapaan atau kata ganti d. lugas. Kalimat bervariasi Paragraph induktif Gaya bahasa 5 . Bahasa efektif Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya.  Mengetahui posisi dan bidang tugasnya. Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.

Bentuk lurus penuh (full block style) 2. Tubuh surat. Salam pembuka 8. Tanda tangan dan nama terang penanggung jawab surat 12. Bentuk indented 6 . Salam penutup 10. Tanggal surat 3. Bentuk lurus (block style) 3. Hal atau perihal 6. Nama perusahaan atau organisasi 11. Kepala surat atau kop surat 2. Lampiran 5.Definisi Surat • Ditinjau dari wujudnya Surat adalah kertas bertulis yang memuat bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain. baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dlam organisasi/instansi. Tembusan atau tindasan 13. Stempel perusahaan atau organisasi Macam-Macam Bentuk Surat: 1. Nomor surat 4. Bentuk setengah lurus (semi block style) 4. Alamat yang dituju 7. • Ditinjau dari fungsinya Surat adalah alat komunikasi dalam jarak relatif jauh dalam bentuk bahasa tulis. Inisial 14. Bagian-Bagian Surat: 1.isi surat dan penutup surat 9. meliputi pembuka surat.

naskah dinas dalam bentuk himbauan dan kedua.2. Pihak kelurahan tidak memiliki kewenangan untuk merubah format dan bahasa yang digunakan.2. Pertama. Secara umum naskah kedinasan di tingkat desa tersebut dapat dibedakan dua jenis. 7 .5.2 Kesalahan-Kesalahan yang Ditemukan Dalam Kegiatan Surat Menyurat Menurut para pelaksana administrasi pemerintahan desa tidak terjadi kesalahan pada penulisan surat menyurat di dinas pemerintahan tersebut namun ada beberapa kesalahan yang memang sedikit sepele namun tidak sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. Bentuk official 6.1 Penerapan Kaidah Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar Berdasarkan penelitian yang kami lakukan di dua kelurahan di Kota Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede penulis memperoleh informasi bahwa penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar telah diterapkan dalam pembuatan surat menyurat kedinasan. 2. Mereka hanya menggunakan juklak (petunjuk pelaksana). Dalam hal ini kami mengambil dua contoh Kelurahan di Kotamadya Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede. Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan.3 Sistem dan Aturan yang Digunakan Dinas Pemerintah Desa Pada dasarnya setiap Dinas Kelurahan di Kabupaten Malang masih menggunakan pedoman surat-menyurat yang ditentukan Pemkot dalam setiap mengadakan korespondensi baik kepada masyarakat atau instansi lainnya.2 PENYAJIAN DATA 2.2. susunan surat dan bentuk surat sudah ditetapkan dari pusat atau sudah sesuai dengan keputusan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kota. naskah dinas dalam bentuk surat. 2. sebagai pedoman dalam penulisan surat menyurat sehari-hari. Penggunaan bahasa. Bentuk paragraf menggantung 2.

surat pengantar dan surat perjanjian. Namun dalam keadaan tertentu. Tetapi mengingat situasi berbahasa itu bermacam-macam. Dari sekian banyak jenis surat dinas tersebut surat paling sering di minta penduduk adalah surat pengantar dan surat keterangan. Berdasarkan uraian tersebut. Pada setiap harinya.Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua suratmenyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan. kemudian ditandatangani oleh kepala desa. Berikutnya yaitu naskah dinas dalam bentuk surat yang menyangkut semua surat-surat dinas meliputi. surat edaran. berarti orang tersebut telah menggunakan bahasa dengan baik dan benar. 2. sekretaris desa juga diberi wewenang untuk melakukan penandatanganan atas nama kepala desa atau kelurahan. surat keterangan. 2.3 ANALISIS DATA Fungsi bahasa yang paling utama adalah untuk menyampaikan maksud seseorang kepada orang lain. tentu atas ijin kepala desa yang bersangkutan. kebanyakan selalu ada saja penduduk desa yang mendatangi balai desa untuk meminta surat tertentu. Semua naskah dinas yang dibuat di tingkat desa pada umumnya dibuat oleh sekretaris desa.4 Perbedaan Antara Surat Dinas Resmi dengan Surat untuk Masyarakat Secara umum naskah kedinasan di dua kelurahan tersebut memiliki dua jenis naskah dinas yaitu naskah dinas dalam bentuk peraturan perundangundangan meliputi semua bentuk keputusan atau ketetapan pemerintah desa berkaitan dengan kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan. Syarat-syarat penggunaan Bahasa Indonesia 8 . maka ada dua syarat utama yang harus dipenuhi oleh setiap pemakai bahasa Indonesia supaya bahasa yang digunakan adalah bahasa yang baik dan benar. tidak selamanya kondisi penggunaan bahasa yang sudah dianggap benar tersebut adalah baik. Berdasarkan sudut pandang tersebut jika maksud yang hendak disampaikan seseorang sudah bisa ditangkap oleh orang lain.2. misalnya karena kepala desa sedang berhalangan.

dan kedua. digunakannya huruf kapital yang seharusnya tidak dipergunakan. tidak digunakannya huruf kapital. ditulis terpisah dengan kata yang mengikutinya. seperti “kepada” dan “daripada” (Santoso. baik itu penulisan ejaan maupun sistematika penulisannya. maka dapat dikatakan telah terjadi kesalahan pada praktik penggunaan bahasa yang berkaitan dengan kegiatan penulisan surat di dinas pemerintahan desa. penerapan aturan-aturan penulisan memang sudah ditetapkan oleh pemerintah kota. Terkadang banyak orang yang kesulitan dalam membedakan mana yang termasuk kata depan dan mana yang bukan. kecuali pada gabungan kata yang sudah lazim dianggap sebagai satu kata. artinya. Beberapa aturan yang lain yaitu mengatur bagaimana cara menulis huruf kapital. 1990:170). yaitu pertama. Pada kegiatan penulisan surat dinas desa.yang baik dan benar yakni meliputi. hanya beberapa surat yang melakukan kesalahan penulisan kata depan yang benar. penulisan partikel dan kata depan. Apabila kaidah-kaidah bahasa tersebut dilanggar. ke. pemahaman sebaik-baiknya mengenai kaidah bahasa Indonesia. kesalahan penulisan huruf kapital atau huruf besar sering ditemukan menjadi salah satu bentuk kesalahan yang dilakukan oleh sekretaris desa. tata cara pemisahan suku kata. Berkaitan dengan huruf kapital ini ada dua kesalahan umum yang ditemukan. Adapun kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam penulisan surat menyurat meliputi: 1. masih ada 9 . Kesalahan penulisan kata depan Pada aturan bahasa Indonesia yang baku telah dijelaskan bahwa kata depan di. serta berbagai aturan lainnya. Kesalahan penulisan huruf kapital Pada praktik pembuatan surat dinas desa. Misalnya pada aktivitas surat-menyurat dinas pemerintahan desa. Pada situasi bahasa tertentu penerapan aturan-aturan tertentu berkaitan dengan pemakaian bahasa memang mutlak diperlukan. Kesalahan penulisan kata depan masih sering dijumpai dalam berbagai praktik penulisan. dan memahami benar situasi bahasa yang digunakan. kesalahan serupa juga banyak dilakukan oleh para pembuat surat Pada arsip-arsip surat desa yang kami teliti. dan dari. 2.

dan kesalahan pemilihan kata. Pada praktik penulisan surat dinas desa sering ditemukan 10 . berarti kalimat itu salah. Menurut penyelidikan susunan kata dalam bahasa Indonesia yang berupa kata majemuk. atau karena terjadi kesalahan dalam penulisannya. 3. menjadi permasalahan ketika digabungkan dengan kata lain dalam sebuah satuan yang lebih kompleks. Kesalahan penulisan atau pemilihan kata Pada proses pembuatan surat dinas. Secara umum. Ketidaktepatan penggunaan kata tersebut bisa disebabkan karena artinya yang kurang cocok. Kesalahan penyusunan kalimat Selain karena faktor kesalahan kata. kesalahan sebuah kalimat juga bisa disebabkan karena persoalan penyusunan. Seringkali kata digunakan secara tidak tepat dalam membentuk sebuah kalimat. artinya. Dalam berbagai kasus. kesalahan penulisan ejaan kata-kata tertentu. kesalahan yang sering dilakukan berkaitan dengan masalah kata adalah kesalahan penulisan kata berkaitan dengan masalah imbuhan. maupun berupa kalimat ternyata berdasarkan segala sesuatu yang menerangkan (M) selalu diletakkan di belakang yang diterangkan (D). Adakalanya seorang sekretaris desa menuliskan sebuah kata dengan ejaan atau huruf yang keliru. Misalnya. maka apabila terjadi susunan kata dalam suatu kalimat tidak sesuai atau menyimpang dengan ketentuan tersebut. banyak pula ditemukan kasus pemilihan kata yang sebenarnya kurang cocok dengan topik yang sedang ditulisnya. Penulisan atau pemilihan kata yang tepat sangat penting dalam penyusunan sebuah kalimat. Atas dasar ketentuan-ketentuan itu. 4. mereka banyak menyamakan antara di dan ke yang merupakan kata depan dan di dan ke yang merupakan afiks. kata “beserta” ditulis “berserta”. Di sisi lain. penulisan atau pemilihan kata yang benar dan tepat ternyata juga menjadi persoalan bagi para sekretaris desa.beberapa sekretaris desa yang masih kurang memahami kaidah penulisan kata depan yang benar. kesalahan akibat penulisan atau pemilihan kata yang dilakukan dapat berakibat pada kesalahan kalimat yang sedang akan disusun.

selama ada yang menjabat sebagai kepala desa atau kelurahan. dan surat kuasa. surat edaran. Tetapi untuk surat-surat semacam keputusan dan perundangundangan. surat ijin. dan lain-lain. Secara umum naskah kedinasan di tingkat desa tersebut dapat dibedakan dua jenis. surat perintah. surat panggilan. surat pengantar. Pertama. naskah dinas dalam bentuk surat. naskah dinas dalam bentuk himbauan atau peraturan dan kedua. surat undangan. surat perintah. Berbagai jenis surat dinas yang pembuatannya kerap menjadi tugas pemerintah desa. hendaknya harus ditandatangani sendiri. Dalam penelitian yang kami lakukan di dua contoh Kelurahan di Kotamadya Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede.pelanggaran terhadap aturan penyusunan kalimat seperti yang telah dijabarkan tersebut. Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua suratmenyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan. surat ijin. surat edaran. antara lain surat biasa. antara lain surat biasa. Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan. surat keterangan. Naskah dinas dalam bentuk surat. surat perjanjian. surat pengantar. surat undangan. surat panggilan. Surat-surat yang bisa ditandatangani sekretaris desa untuk mewakili kepala desa atau kelurahan. surat kuasa. pada dasarnya menyangkut semua surat menyurat dinas yang dibuat oleh pemerintah desa atau kelurahan. 11 . dapat dikategorikan menjadi berbagai jenis. surat keterangan.

3.2 SARAN Untuk menghindari kesalahan-kesalahan surat menyurat yang sering terjadi di pemerintahan desa maka para pelaksana administrasi desa diberikan pelatihan mengenai seluk beluk korespondensi yang baik dan benar.1 KESIMPULAN Secara umum penelitian yang kami lakukan di dua Kelurahan di kota Malang. 12 . yaitu Kelurahan Ketawanggede dan Kelurahan Blimbing menunjukkan bahwa mereka menganggap tidak memiliki kesalahan. Tidak satupun pelaksana administrasi desa yang tidak melakukan kesalahan penulisan surat dalam ukuran kualitas dan kuantitas tertentu karena mereka hanya berpedoman pada juklak (Petunjuk Pelaksana).BAB III KESIMPULAN DAN SARAN 3. setelah kami analisis masih banyak kesalahan-kesalahan yang dilakukan para pelakana administrasi desa yang dalam penerapan kaidah bahasa Indonesia masih jauh dari kesempurnaan. Selain itu pengangkatan pelaksana administrasi desa harus sesuai dengan kualitas dan keahlian yang dibutuhkan instansi tersebut. Padahal.

1997. Solchan TW. Bahasa Indonesia. 13 . Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia.journal-unair. 1997.id Persada. dari Widagdho. 1994. Jakarta: PT. Diakses tanggal 18 November 2007.DAFTAR PUSTAKA • • • • Sumardi. Grafindo Malang.ac. Kesulitan Surat Menyurat. Djoko. Soedjito. www. Malang. Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful