Ahmed Faisal Erlangga Hendrik Abdul Hakim Stefanus

1

BAB I PENDAHULUAN 1. Bagaimana sistem atau aturan yang digunakan dalam kegiatan surat menyurat yang diadakan didnas pemerintahan desa? 4. dengan adanya suatu alasan tertentu pula.1 LATAR BELAKANG Kegiatan surat-menyurat dinas desa merupakan salah satu bentuk kegiatan kedinasan yang tidak bisa di anggap remeh. Untuk mengetahui penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam kegiatan surat menyurat di dinas pemerintahan desa. 2. Apakah dalam kegiatan surat menyurat di dinas pemerintahan desa sudah menerapkan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar? 2. Kegiatan membuat surat dinas ini lazimnya menjadi tugas seorang sekretaris desa. 2 . Bermacam-macam surat yang dibuat aparat pelaksana administrasi desa tentu saja merupakan jenis-jenis surat kedinasan yang bersifat resmi.2 RUMUSAN MASALAH 1. Kesalahan-kesalahan apa yang sering ditemukan dalam kegiatan surat menyurat dalam pemerintah desa? 3. Untuk mengetahui kesalahan-kesalahan apa yang sering ditemukan dalam surat menyurat. tidak menutup kemungkinan kegiatan penulisan surat ini dikerjakan sendiri oleh seorang kepala desa atau perangkat desa yang lain. Tapi kenyataan di desa-desa tertentu. Apa perbedaan antara surat keluar untuk instansi lain dengan surat keluar untuk masyarakat? 1.3 TUJUAN PENULISAN 1. 1. Untuk itu sudah sewajarnya jika aturan atau kaidah-kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar menjadi syarat mutlak bagi setiap penulisan salah satu dari jenis surat yang telah disebutkan.

Dengan harapan bisa memperoleh gambaran lebih detail dan rinci terhadap objek penelitian.3. Untuk mengetahui apa perbedaan antara surat keluar untuk instansi lain dengan surat keluar untuk masyarakat.4 METODE PENULISAN Makalah ini disusun dengan metode deduktif induktif yaitu ditulis berdasarkan hasil studi pustaka dan penelitian lapangan. Untuk mengetahui bagaimana sistem atau aturan yang digunakan dinas pemerintahan desa. 1. 4. dan difokuskan pada penggalian data-data kualitatif. 3 .

Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:   itu. Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. kuning kerts tembus untuk perbal. jelas.BAB II PEMBAHASAN 2. dan merah muda HVS untuk surat : kuarto berukuran 21x29 cm : HVS untuk lembar asli dan kertas tembus (doorslag) untuk 4 .1 DASAR TEORI Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi-instansi tertentu. Bahasa surat haruslah efektif. pemilihan kata. yaitu: Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya 3. sopan dan menarik. Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar. 4. Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah : putih HVS untuk lembar asli. Untuk itu bahasa surat haruslah logis. maupun kalimat. cermat. Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan. jelas dan eksplisit. 2. 5. biru muda kertas untuk tembusan intern. Syarat-syarat surat yang baik sebagai berikut: 1. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas.yaitu: Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan Pengetikan yang betul. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Hal itu menguntungkan kedua pihak. bentuk kata. Juga harus dihindari gaya yang kedaerah-daerahan. bersih dan rapi Pemakaian kertas yang sesuai dengan: Ukuran Jenis tembusan Warna rahasia. baik tentang ejaan. wajar. hemat.

Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari) 5. tidak meragukan. Ringkas Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksunya. baik tentang pmakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Bahasa efektif Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. c. Sopan Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut: a. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang: 1. 4.  Mengetahui posisi dan bidang tugasnya. Jelas Jelas berarti tidak samar-samar. Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan. Untuk itu hendaklah dipakai katakata yang biasa dan lazim 2. tidak berbelit-belit. Kalimat bervariasi b. Menggunakan kata sapaan atau kata ganti d. Dalam surat menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan a. 3. Sederhana Sederhana berarti bersahaja. mudah. Menarik Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian. Kalimat bervariasi Paragraph induktif Gaya bahasa 5 . lugas. tidak membosankn dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus c. b. tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham.

Tembusan atau tindasan 13. Kepala surat atau kop surat 2.Definisi Surat • Ditinjau dari wujudnya Surat adalah kertas bertulis yang memuat bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain. Nama perusahaan atau organisasi 11. Alamat yang dituju 7. Lampiran 5. Tubuh surat. Stempel perusahaan atau organisasi Macam-Macam Bentuk Surat: 1. Tanggal surat 3. Bentuk lurus (block style) 3. • Ditinjau dari fungsinya Surat adalah alat komunikasi dalam jarak relatif jauh dalam bentuk bahasa tulis. Salam pembuka 8. baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dlam organisasi/instansi. Tanda tangan dan nama terang penanggung jawab surat 12. Bagian-Bagian Surat: 1. Bentuk lurus penuh (full block style) 2. Bentuk indented 6 . Salam penutup 10. Inisial 14.isi surat dan penutup surat 9. Nomor surat 4. meliputi pembuka surat. Bentuk setengah lurus (semi block style) 4. Hal atau perihal 6.

2. naskah dinas dalam bentuk himbauan dan kedua. Dalam hal ini kami mengambil dua contoh Kelurahan di Kotamadya Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede.1 Penerapan Kaidah Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar Berdasarkan penelitian yang kami lakukan di dua kelurahan di Kota Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede penulis memperoleh informasi bahwa penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar telah diterapkan dalam pembuatan surat menyurat kedinasan.2 Kesalahan-Kesalahan yang Ditemukan Dalam Kegiatan Surat Menyurat Menurut para pelaksana administrasi pemerintahan desa tidak terjadi kesalahan pada penulisan surat menyurat di dinas pemerintahan tersebut namun ada beberapa kesalahan yang memang sedikit sepele namun tidak sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. Penggunaan bahasa.2. Pertama. Mereka hanya menggunakan juklak (petunjuk pelaksana). susunan surat dan bentuk surat sudah ditetapkan dari pusat atau sudah sesuai dengan keputusan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kota. Bentuk paragraf menggantung 2.3 Sistem dan Aturan yang Digunakan Dinas Pemerintah Desa Pada dasarnya setiap Dinas Kelurahan di Kabupaten Malang masih menggunakan pedoman surat-menyurat yang ditentukan Pemkot dalam setiap mengadakan korespondensi baik kepada masyarakat atau instansi lainnya.2. Secara umum naskah kedinasan di tingkat desa tersebut dapat dibedakan dua jenis. Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan. 7 . Pihak kelurahan tidak memiliki kewenangan untuk merubah format dan bahasa yang digunakan.2 PENYAJIAN DATA 2.5. sebagai pedoman dalam penulisan surat menyurat sehari-hari. Bentuk official 6. naskah dinas dalam bentuk surat.2. 2.

3 ANALISIS DATA Fungsi bahasa yang paling utama adalah untuk menyampaikan maksud seseorang kepada orang lain. maka ada dua syarat utama yang harus dipenuhi oleh setiap pemakai bahasa Indonesia supaya bahasa yang digunakan adalah bahasa yang baik dan benar. Dari sekian banyak jenis surat dinas tersebut surat paling sering di minta penduduk adalah surat pengantar dan surat keterangan. Pada setiap harinya. surat pengantar dan surat perjanjian. Semua naskah dinas yang dibuat di tingkat desa pada umumnya dibuat oleh sekretaris desa. Namun dalam keadaan tertentu. surat keterangan. surat edaran. Tetapi mengingat situasi berbahasa itu bermacam-macam. Berdasarkan uraian tersebut. berarti orang tersebut telah menggunakan bahasa dengan baik dan benar.2. sekretaris desa juga diberi wewenang untuk melakukan penandatanganan atas nama kepala desa atau kelurahan. Berikutnya yaitu naskah dinas dalam bentuk surat yang menyangkut semua surat-surat dinas meliputi.4 Perbedaan Antara Surat Dinas Resmi dengan Surat untuk Masyarakat Secara umum naskah kedinasan di dua kelurahan tersebut memiliki dua jenis naskah dinas yaitu naskah dinas dalam bentuk peraturan perundangundangan meliputi semua bentuk keputusan atau ketetapan pemerintah desa berkaitan dengan kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan. Syarat-syarat penggunaan Bahasa Indonesia 8 . misalnya karena kepala desa sedang berhalangan. 2. kemudian ditandatangani oleh kepala desa.Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua suratmenyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan. Berdasarkan sudut pandang tersebut jika maksud yang hendak disampaikan seseorang sudah bisa ditangkap oleh orang lain. 2. tentu atas ijin kepala desa yang bersangkutan. tidak selamanya kondisi penggunaan bahasa yang sudah dianggap benar tersebut adalah baik. kebanyakan selalu ada saja penduduk desa yang mendatangi balai desa untuk meminta surat tertentu.

pemahaman sebaik-baiknya mengenai kaidah bahasa Indonesia. Beberapa aturan yang lain yaitu mengatur bagaimana cara menulis huruf kapital. 2. digunakannya huruf kapital yang seharusnya tidak dipergunakan. ditulis terpisah dengan kata yang mengikutinya. Kesalahan penulisan huruf kapital Pada praktik pembuatan surat dinas desa. Misalnya pada aktivitas surat-menyurat dinas pemerintahan desa. kesalahan serupa juga banyak dilakukan oleh para pembuat surat Pada arsip-arsip surat desa yang kami teliti. seperti “kepada” dan “daripada” (Santoso. hanya beberapa surat yang melakukan kesalahan penulisan kata depan yang benar. Berkaitan dengan huruf kapital ini ada dua kesalahan umum yang ditemukan. Adapun kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam penulisan surat menyurat meliputi: 1. kesalahan penulisan huruf kapital atau huruf besar sering ditemukan menjadi salah satu bentuk kesalahan yang dilakukan oleh sekretaris desa. dan memahami benar situasi bahasa yang digunakan. yaitu pertama. tidak digunakannya huruf kapital.yang baik dan benar yakni meliputi. Pada situasi bahasa tertentu penerapan aturan-aturan tertentu berkaitan dengan pemakaian bahasa memang mutlak diperlukan. ke. kecuali pada gabungan kata yang sudah lazim dianggap sebagai satu kata. tata cara pemisahan suku kata. penulisan partikel dan kata depan. Pada kegiatan penulisan surat dinas desa. maka dapat dikatakan telah terjadi kesalahan pada praktik penggunaan bahasa yang berkaitan dengan kegiatan penulisan surat di dinas pemerintahan desa. masih ada 9 . Kesalahan penulisan kata depan Pada aturan bahasa Indonesia yang baku telah dijelaskan bahwa kata depan di. dan dari. serta berbagai aturan lainnya. penerapan aturan-aturan penulisan memang sudah ditetapkan oleh pemerintah kota. Terkadang banyak orang yang kesulitan dalam membedakan mana yang termasuk kata depan dan mana yang bukan. dan kedua. artinya. baik itu penulisan ejaan maupun sistematika penulisannya. Kesalahan penulisan kata depan masih sering dijumpai dalam berbagai praktik penulisan. Apabila kaidah-kaidah bahasa tersebut dilanggar. 1990:170).

kata “beserta” ditulis “berserta”. Menurut penyelidikan susunan kata dalam bahasa Indonesia yang berupa kata majemuk. 3. Misalnya. berarti kalimat itu salah. kesalahan akibat penulisan atau pemilihan kata yang dilakukan dapat berakibat pada kesalahan kalimat yang sedang akan disusun. dan kesalahan pemilihan kata. kesalahan penulisan ejaan kata-kata tertentu. Ketidaktepatan penggunaan kata tersebut bisa disebabkan karena artinya yang kurang cocok. Dalam berbagai kasus. Seringkali kata digunakan secara tidak tepat dalam membentuk sebuah kalimat. Atas dasar ketentuan-ketentuan itu. Penulisan atau pemilihan kata yang tepat sangat penting dalam penyusunan sebuah kalimat.beberapa sekretaris desa yang masih kurang memahami kaidah penulisan kata depan yang benar. mereka banyak menyamakan antara di dan ke yang merupakan kata depan dan di dan ke yang merupakan afiks. atau karena terjadi kesalahan dalam penulisannya. maupun berupa kalimat ternyata berdasarkan segala sesuatu yang menerangkan (M) selalu diletakkan di belakang yang diterangkan (D). Kesalahan penyusunan kalimat Selain karena faktor kesalahan kata. Adakalanya seorang sekretaris desa menuliskan sebuah kata dengan ejaan atau huruf yang keliru. menjadi permasalahan ketika digabungkan dengan kata lain dalam sebuah satuan yang lebih kompleks. penulisan atau pemilihan kata yang benar dan tepat ternyata juga menjadi persoalan bagi para sekretaris desa. artinya. maka apabila terjadi susunan kata dalam suatu kalimat tidak sesuai atau menyimpang dengan ketentuan tersebut. kesalahan yang sering dilakukan berkaitan dengan masalah kata adalah kesalahan penulisan kata berkaitan dengan masalah imbuhan. Kesalahan penulisan atau pemilihan kata Pada proses pembuatan surat dinas. 4. banyak pula ditemukan kasus pemilihan kata yang sebenarnya kurang cocok dengan topik yang sedang ditulisnya. Pada praktik penulisan surat dinas desa sering ditemukan 10 . Secara umum. kesalahan sebuah kalimat juga bisa disebabkan karena persoalan penyusunan. Di sisi lain.

dan surat kuasa. selama ada yang menjabat sebagai kepala desa atau kelurahan. dan lain-lain. surat undangan. Pertama. surat keterangan. surat edaran. Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan. antara lain surat biasa. antara lain surat biasa. naskah dinas dalam bentuk himbauan atau peraturan dan kedua. surat ijin. hendaknya harus ditandatangani sendiri. 11 . surat edaran. surat ijin. Tetapi untuk surat-surat semacam keputusan dan perundangundangan. Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua suratmenyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan. surat perintah. Surat-surat yang bisa ditandatangani sekretaris desa untuk mewakili kepala desa atau kelurahan. surat keterangan. surat pengantar. Naskah dinas dalam bentuk surat. Secara umum naskah kedinasan di tingkat desa tersebut dapat dibedakan dua jenis. surat pengantar. surat panggilan. naskah dinas dalam bentuk surat. surat perjanjian. dapat dikategorikan menjadi berbagai jenis. surat panggilan. pada dasarnya menyangkut semua surat menyurat dinas yang dibuat oleh pemerintah desa atau kelurahan.pelanggaran terhadap aturan penyusunan kalimat seperti yang telah dijabarkan tersebut. surat kuasa. Berbagai jenis surat dinas yang pembuatannya kerap menjadi tugas pemerintah desa. surat undangan. Dalam penelitian yang kami lakukan di dua contoh Kelurahan di Kotamadya Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede. surat perintah.

1 KESIMPULAN Secara umum penelitian yang kami lakukan di dua Kelurahan di kota Malang. 3. setelah kami analisis masih banyak kesalahan-kesalahan yang dilakukan para pelakana administrasi desa yang dalam penerapan kaidah bahasa Indonesia masih jauh dari kesempurnaan.BAB III KESIMPULAN DAN SARAN 3. 12 . Tidak satupun pelaksana administrasi desa yang tidak melakukan kesalahan penulisan surat dalam ukuran kualitas dan kuantitas tertentu karena mereka hanya berpedoman pada juklak (Petunjuk Pelaksana). Padahal.2 SARAN Untuk menghindari kesalahan-kesalahan surat menyurat yang sering terjadi di pemerintahan desa maka para pelaksana administrasi desa diberikan pelatihan mengenai seluk beluk korespondensi yang baik dan benar. yaitu Kelurahan Ketawanggede dan Kelurahan Blimbing menunjukkan bahwa mereka menganggap tidak memiliki kesalahan. Selain itu pengangkatan pelaksana administrasi desa harus sesuai dengan kualitas dan keahlian yang dibutuhkan instansi tersebut.

Djoko.1997.ac.DAFTAR PUSTAKA • • • • Sumardi. Solchan TW. 1994. Kesulitan Surat Menyurat.journal-unair. Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Diakses tanggal 18 November 2007. 13 . Bahasa Indonesia. Jakarta: PT.id Persada. Soedjito. dari Widagdho. Grafindo Malang. Malang. 1997. www. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful