Ahmed

Faisal Erlangga
Hendrik
Abdul Hakim
Stefanus

1
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Kegiatan surat-menyurat dinas desa merupakan salah satu bentuk kegiatan
kedinasan yang tidak bisa di anggap remeh. Kegiatan membuat surat dinas ini
lazimnya menjadi tugas seorang sekretaris desa. Tapi kenyataan di desa-desa
tertentu, dengan adanya suatu alasan tertentu pula, tidak menutup kemungkinan
kegiatan penulisan surat ini dikerjakan sendiri oleh seorang kepala desa atau
perangkat desa yang lain.
Bermacam-macam surat yang dibuat aparat pelaksana administrasi desa
tentu saja merupakan jenis-jenis surat kedinasan yang bersifat resmi. Untuk itu
sudah sewajarnya jika aturan atau kaidah-kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan
benar menjadi syarat mutlak bagi setiap penulisan salah satu dari jenis surat yang
telah disebutkan.

1.2 RUMUSAN MASALAH

1. Apakah dalam kegiatan surat menyurat di dinas pemerintahan desa sudah
menerapkan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar?
2. Kesalahan-kesalahan apa yang sering ditemukan dalam kegiatan surat
menyurat dalam pemerintah desa?
3. Bagaimana sistem atau aturan yang digunakan dalam kegiatan surat
menyurat yang diadakan didnas pemerintahan desa?
4. Apa perbedaan antara surat keluar untuk instansi lain dengan surat keluar
untuk masyarakat?

1.3 TUJUAN PENULISAN

1. Untuk mengetahui penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan
benar dalam kegiatan surat menyurat di dinas pemerintahan desa.
2. Untuk mengetahui kesalahan-kesalahan apa yang sering ditemukan dalam
surat menyurat.

2
 3. Untuk mengetahui bagaimana sistem atau aturan yang digunakan dinas
pemerintahan desa.
4. Untuk mengetahui apa perbedaan antara surat keluar untuk instansi lain
dengan surat keluar untuk masyarakat.

1.4 METODE PENULISAN

Makalah ini disusun dengan metode deduktif induktif yaitu ditulis
berdasarkan hasil studi pustaka dan penelitian lapangan. Dengan harapan bisa
memperoleh gambaran lebih detail dan rinci terhadap objek penelitian, dan
difokuskan pada penggalian data-data kualitatif.

3
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 DASAR TEORI

Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi-instansi tertentu.
Syarat-syarat surat yang baik sebagai berikut:
1. Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar,yaitu:
Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan
aturan atau pedoman yang telah ditentukan
Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi
Pemakaian kertas yang sesuai dengan:
Ukuran : kuarto berukuran 21x29 cm
Jenis : HVS untuk lembar asli dan kertas tembus (doorslag) untuk
tembusan
Warna : putih HVS untuk lembar asli, kuning kerts tembus untuk perbal,
biru muda kertas untuk tembusan intern, dan merah muda HVS untuk surat
rahasia.
2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Hal itu
menguntungkan kedua pihak, yaitu:
Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu
Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya
3. Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah
bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun
kalimat.
4. Bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar,
hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian
kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Juga
harus dihindari gaya yang kedaerah-daerahan.
5. Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:
 Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan.
 Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah
itu.

4
  Mengetahui posisi dan bidang tugasnya.
 Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.
Bahasa efektif
Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya.
Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang:
1. Sederhana
Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik tentang
pmakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Untuk itu hendaklah dipakai kata-
kata yang biasa dan lazim
2. Ringkas
Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan
kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami
maksunya.
3. Jelas
Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna atau
tidak menimbulkan salah paham.
4. Sopan
Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara
sebagai berikut:
a. Kalimat bervariasi
b. Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus
c. Menggunakan kata sapaan atau kata ganti
d. Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)
5. Menarik
Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankn dan dapat
mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat menyurat resmi untuk
menarik perhatian dapat digunakan
a. Kalimat bervariasi
b. Paragraph induktif
c. Gaya bahasa

5
Definisi Surat
• Ditinjau dari wujudnya
Surat adalah kertas bertulis yang memuat bahan komunikasi yang
disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi
maupun kedudukannya dlam organisasi/instansi.
• Ditinjau dari fungsinya
Surat adalah alat komunikasi dalam jarak relatif jauh dalam bentuk bahasa
tulis.

Bagian-Bagian Surat:
1. Kepala surat atau kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal
6. Alamat yang dituju
7. Salam pembuka
8. Tubuh surat, meliputi pembuka surat,isi surat dan penutup surat
9. Salam penutup
10. Nama perusahaan atau organisasi
11. Tanda tangan dan nama terang penanggung jawab surat
12. Tembusan atau tindasan
13. Inisial
14. Stempel perusahaan atau organisasi

Macam-Macam Bentuk Surat:

1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk indented

6
 5. Bentuk official
6. Bentuk paragraf menggantung
2.2 PENYAJIAN DATA
2.2.1 Penerapan Kaidah Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar
Berdasarkan penelitian yang kami lakukan di dua kelurahan di Kota
Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede penulis
memperoleh informasi bahwa penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan
benar telah diterapkan dalam pembuatan surat menyurat kedinasan.
Penggunaan bahasa, susunan surat dan bentuk surat sudah ditetapkan dari
pusat atau sudah sesuai dengan keputusan yang dikeluarkan oleh Pemerintah
Kota. Pihak kelurahan tidak memiliki kewenangan untuk merubah format dan
bahasa yang digunakan.
2.2.2 Kesalahan-Kesalahan yang Ditemukan Dalam Kegiatan Surat Menyurat
Menurut para pelaksana administrasi pemerintahan desa tidak terjadi
kesalahan pada penulisan surat menyurat di dinas pemerintahan tersebut namun
ada beberapa kesalahan yang memang sedikit sepele namun tidak sesuai dengan
kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar.
2.2.3 Sistem dan Aturan yang Digunakan Dinas Pemerintah Desa
Pada dasarnya setiap Dinas Kelurahan di Kabupaten Malang masih
menggunakan pedoman surat-menyurat yang ditentukan Pemkot dalam setiap
mengadakan korespondensi baik kepada masyarakat atau instansi lainnya. Mereka
hanya menggunakan juklak (petunjuk pelaksana), sebagai pedoman dalam
penulisan surat menyurat sehari-hari.
Dalam hal ini kami mengambil dua contoh Kelurahan di Kotamadya
Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede. Secara umum
naskah kedinasan di tingkat desa tersebut dapat dibedakan dua jenis. Pertama,
naskah dinas dalam bentuk himbauan dan kedua, naskah dinas dalam bentuk
surat.
Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang
dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain
keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan.

7
Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua surat-
menyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan.

2.2.4 Perbedaan Antara Surat Dinas Resmi dengan Surat untuk Masyarakat
Secara umum naskah kedinasan di dua kelurahan tersebut memiliki dua
jenis naskah dinas yaitu naskah dinas dalam bentuk peraturan perundang-
undangan meliputi semua bentuk keputusan atau ketetapan pemerintah desa
berkaitan dengan kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan
pemerintahan.
Berikutnya yaitu naskah dinas dalam bentuk surat yang menyangkut
semua surat-surat dinas meliputi, surat edaran, surat keterangan, surat pengantar
dan surat perjanjian.
Pada setiap harinya, kebanyakan selalu ada saja penduduk desa yang
mendatangi balai desa untuk meminta surat tertentu. Dari sekian banyak jenis
surat dinas tersebut surat paling sering di minta penduduk adalah surat pengantar
dan surat keterangan.
Semua naskah dinas yang dibuat di tingkat desa pada umumnya dibuat
oleh sekretaris desa, kemudian ditandatangani oleh kepala desa. Namun dalam
keadaan tertentu, misalnya karena kepala desa sedang berhalangan, sekretaris desa
juga diberi wewenang untuk melakukan penandatanganan atas nama kepala desa
atau kelurahan, tentu atas ijin kepala desa yang bersangkutan.

2.3 ANALISIS DATA

Fungsi bahasa yang paling utama adalah untuk menyampaikan maksud
seseorang kepada orang lain. Berdasarkan sudut pandang tersebut jika maksud
yang hendak disampaikan seseorang sudah bisa ditangkap oleh orang lain, berarti
orang tersebut telah menggunakan bahasa dengan baik dan benar. Tetapi
mengingat situasi berbahasa itu bermacam-macam, tidak selamanya kondisi
penggunaan bahasa yang sudah dianggap benar tersebut adalah baik.
Berdasarkan uraian tersebut, maka ada dua syarat utama yang harus
dipenuhi oleh setiap pemakai bahasa Indonesia supaya bahasa yang digunakan
adalah bahasa yang baik dan benar. Syarat-syarat penggunaan Bahasa Indonesia

8
yang baik dan benar yakni meliputi, pemahaman sebaik-baiknya mengenai kaidah
bahasa Indonesia, dan memahami benar situasi bahasa yang digunakan.
Beberapa aturan yang lain yaitu mengatur bagaimana cara menulis huruf
kapital, tata cara pemisahan suku kata, penulisan partikel dan kata depan, serta
berbagai aturan lainnya. Pada situasi bahasa tertentu penerapan aturan-aturan
tertentu berkaitan dengan pemakaian bahasa memang mutlak diperlukan.
Misalnya pada aktivitas surat-menyurat dinas pemerintahan desa, penerapan
aturan-aturan penulisan memang sudah ditetapkan oleh pemerintah kota, baik itu
penulisan ejaan maupun sistematika penulisannya.
Apabila kaidah-kaidah bahasa tersebut dilanggar, maka dapat dikatakan
telah terjadi kesalahan pada praktik penggunaan bahasa yang berkaitan dengan
kegiatan penulisan surat di dinas pemerintahan desa.
Adapun kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam penulisan surat
menyurat meliputi:
1. Kesalahan penulisan huruf kapital
Pada praktik pembuatan surat dinas desa, kesalahan penulisan huruf
kapital atau huruf besar sering ditemukan menjadi salah satu bentuk kesalahan
yang dilakukan oleh sekretaris desa. Berkaitan dengan huruf kapital ini ada dua
kesalahan umum yang ditemukan, yaitu pertama, tidak digunakannya huruf
kapital, dan kedua, digunakannya huruf kapital yang seharusnya tidak
dipergunakan.
2. Kesalahan penulisan kata depan
Pada aturan bahasa Indonesia yang baku telah dijelaskan bahwa kata
depan di, ke, dan dari, ditulis terpisah dengan kata yang mengikutinya, kecuali
pada gabungan kata yang sudah lazim dianggap sebagai satu kata, seperti
“kepada” dan “daripada” (Santoso, 1990:170).
Terkadang banyak orang yang kesulitan dalam membedakan mana yang
termasuk kata depan dan mana yang bukan. Kesalahan penulisan kata depan
masih sering dijumpai dalam berbagai praktik penulisan. Pada kegiatan penulisan
surat dinas desa, kesalahan serupa juga banyak dilakukan oleh para pembuat surat
Pada arsip-arsip surat desa yang kami teliti, hanya beberapa surat yang
melakukan kesalahan penulisan kata depan yang benar, artinya, masih ada

9
beberapa sekretaris desa yang masih kurang memahami kaidah penulisan kata
depan yang benar. Dalam berbagai kasus, mereka banyak menyamakan antara di
dan ke yang merupakan kata depan dan di dan ke yang merupakan afiks.
3. Kesalahan penulisan atau pemilihan kata
Pada proses pembuatan surat dinas, penulisan atau pemilihan kata yang
benar dan tepat ternyata juga menjadi persoalan bagi para sekretaris desa.
Adakalanya seorang sekretaris desa menuliskan sebuah kata dengan ejaan atau
huruf yang keliru.
Di sisi lain, banyak pula ditemukan kasus pemilihan kata yang sebenarnya
kurang cocok dengan topik yang sedang ditulisnya. Misalnya, kata “beserta”
ditulis “berserta”. Secara umum, kesalahan yang sering dilakukan berkaitan
dengan masalah kata adalah kesalahan penulisan kata berkaitan dengan masalah
imbuhan, kesalahan penulisan ejaan kata-kata tertentu, dan kesalahan pemilihan
kata.
Penulisan atau pemilihan kata yang tepat sangat penting dalam
penyusunan sebuah kalimat, artinya, kesalahan akibat penulisan atau pemilihan
kata yang dilakukan dapat berakibat pada kesalahan kalimat yang sedang akan
disusun. Seringkali kata digunakan secara tidak tepat dalam membentuk sebuah
kalimat.
Ketidaktepatan penggunaan kata tersebut bisa disebabkan karena artinya
yang kurang cocok, menjadi permasalahan ketika digabungkan dengan kata lain
dalam sebuah satuan yang lebih kompleks, atau karena terjadi kesalahan dalam
penulisannya.
4. Kesalahan penyusunan kalimat
Selain karena faktor kesalahan kata, kesalahan sebuah kalimat juga bisa
disebabkan karena persoalan penyusunan. Menurut penyelidikan susunan kata
dalam bahasa Indonesia yang berupa kata majemuk, maupun berupa kalimat
ternyata berdasarkan segala sesuatu yang menerangkan (M) selalu diletakkan di
belakang yang diterangkan (D).
Atas dasar ketentuan-ketentuan itu, maka apabila terjadi susunan kata
dalam suatu kalimat tidak sesuai atau menyimpang dengan ketentuan tersebut,
berarti kalimat itu salah. Pada praktik penulisan surat dinas desa sering ditemukan

10
pelanggaran terhadap aturan penyusunan kalimat seperti yang telah dijabarkan
tersebut.
Dalam penelitian yang kami lakukan di dua contoh Kelurahan di
Kotamadya Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede.
Secara umum naskah kedinasan di tingkat desa tersebut dapat dibedakan dua
jenis. Pertama, naskah dinas dalam bentuk himbauan atau peraturan dan kedua,
naskah dinas dalam bentuk surat.
Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang
dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain
keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan.
Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua surat-
menyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan.
Naskah dinas dalam bentuk surat, pada dasarnya menyangkut semua surat
menyurat dinas yang dibuat oleh pemerintah desa atau kelurahan. Berbagai jenis
surat dinas yang pembuatannya kerap menjadi tugas pemerintah desa, dapat
dikategorikan menjadi berbagai jenis, antara lain surat biasa, surat edaran, surat
keterangan, surat pengantar, surat perintah, surat ijin, surat perjanjian, surat
undangan, surat panggilan, dan surat kuasa.
Surat-surat yang bisa ditandatangani sekretaris desa untuk mewakili kepala
desa atau kelurahan, antara lain surat biasa, surat edaran, surat keterangan, surat
perintah, surat pengantar, surat undangan, surat panggilan, surat ijin, surat kuasa,
dan lain-lain. Tetapi untuk surat-surat semacam keputusan dan perundang-
undangan, selama ada yang menjabat sebagai kepala desa atau kelurahan,
hendaknya harus ditandatangani sendiri.

11
 BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 KESIMPULAN
Secara umum penelitian yang kami lakukan di dua Kelurahan di kota
Malang, yaitu Kelurahan Ketawanggede dan Kelurahan Blimbing menunjukkan
bahwa mereka menganggap tidak memiliki kesalahan. Padahal, setelah kami
analisis masih banyak kesalahan-kesalahan yang dilakukan para pelakana
administrasi desa yang dalam penerapan kaidah bahasa Indonesia masih jauh dari
kesempurnaan. Tidak satupun pelaksana administrasi desa yang tidak melakukan
kesalahan penulisan surat dalam ukuran kualitas dan kuantitas tertentu karena
mereka hanya berpedoman pada juklak (Petunjuk Pelaksana).

3.2 SARAN
Untuk menghindari kesalahan-kesalahan surat menyurat yang sering
terjadi di pemerintahan desa maka para pelaksana administrasi desa diberikan
pelatihan mengenai seluk beluk korespondensi yang baik dan benar. Selain itu
pengangkatan pelaksana administrasi desa harus sesuai dengan kualitas dan
keahlian yang dibutuhkan instansi tersebut.

12
 DAFTAR PUSTAKA

• Sumardi.1997. Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Malang.

• Soedjito, Solchan TW. 1997. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia.
Malang.
• Kesulitan Surat Menyurat. Diakses tanggal 18 November 2007, dari
www.journal-unair.ac.id
• Widagdho, Djoko. 1994. Bahasa Indonesia. Jakarta: PT. Grafindo
Persada.

13