Ahmed Faisal Erlangga Hendrik Abdul Hakim Stefanus

1

Kegiatan membuat surat dinas ini lazimnya menjadi tugas seorang sekretaris desa. Kesalahan-kesalahan apa yang sering ditemukan dalam kegiatan surat menyurat dalam pemerintah desa? 3. Apakah dalam kegiatan surat menyurat di dinas pemerintahan desa sudah menerapkan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar? 2. 2. Bermacam-macam surat yang dibuat aparat pelaksana administrasi desa tentu saja merupakan jenis-jenis surat kedinasan yang bersifat resmi. 1. tidak menutup kemungkinan kegiatan penulisan surat ini dikerjakan sendiri oleh seorang kepala desa atau perangkat desa yang lain. Bagaimana sistem atau aturan yang digunakan dalam kegiatan surat menyurat yang diadakan didnas pemerintahan desa? 4. dengan adanya suatu alasan tertentu pula.2 RUMUSAN MASALAH 1.1 LATAR BELAKANG Kegiatan surat-menyurat dinas desa merupakan salah satu bentuk kegiatan kedinasan yang tidak bisa di anggap remeh. Untuk mengetahui penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam kegiatan surat menyurat di dinas pemerintahan desa. Untuk itu sudah sewajarnya jika aturan atau kaidah-kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar menjadi syarat mutlak bagi setiap penulisan salah satu dari jenis surat yang telah disebutkan.3 TUJUAN PENULISAN 1. Apa perbedaan antara surat keluar untuk instansi lain dengan surat keluar untuk masyarakat? 1. Untuk mengetahui kesalahan-kesalahan apa yang sering ditemukan dalam surat menyurat.BAB I PENDAHULUAN 1. Tapi kenyataan di desa-desa tertentu. 2 .

3 . 4. dan difokuskan pada penggalian data-data kualitatif. Untuk mengetahui bagaimana sistem atau aturan yang digunakan dinas pemerintahan desa.3. 1.4 METODE PENULISAN Makalah ini disusun dengan metode deduktif induktif yaitu ditulis berdasarkan hasil studi pustaka dan penelitian lapangan. Untuk mengetahui apa perbedaan antara surat keluar untuk instansi lain dengan surat keluar untuk masyarakat. Dengan harapan bisa memperoleh gambaran lebih detail dan rinci terhadap objek penelitian.

wajar. Juga harus dihindari gaya yang kedaerah-daerahan. Syarat-syarat surat yang baik sebagai berikut: 1. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas. Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:   itu. biru muda kertas untuk tembusan intern. Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah : putih HVS untuk lembar asli. kuning kerts tembus untuk perbal. dan merah muda HVS untuk surat : kuarto berukuran 21x29 cm : HVS untuk lembar asli dan kertas tembus (doorslag) untuk 4 . yaitu: Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya 3.yaitu: Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan Pengetikan yang betul. pemilihan kata. Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan.1 DASAR TEORI Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi-instansi tertentu. 4. maupun kalimat. Untuk itu bahasa surat haruslah logis. Bahasa surat haruslah efektif. jelas dan eksplisit. cermat. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia.BAB II PEMBAHASAN 2. 5. bersih dan rapi Pemakaian kertas yang sesuai dengan: Ukuran Jenis tembusan Warna rahasia. baik tentang ejaan. Hal itu menguntungkan kedua pihak. jelas. sopan dan menarik. 2. Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. hemat. bentuk kata. Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar.

Menarik Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian. Untuk itu hendaklah dipakai katakata yang biasa dan lazim 2. Ringkas Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksunya. Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus c. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang: 1. mudah. lugas. Jelas Jelas berarti tidak samar-samar. Sederhana Sederhana berarti bersahaja. b. 3. Kalimat bervariasi Paragraph induktif Gaya bahasa 5 . tidak berbelit-belit. Bahasa efektif Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Dalam surat menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan a. Kalimat bervariasi b. Sopan Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut: a. Menggunakan kata sapaan atau kata ganti d. tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham. Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan. tidak meragukan.  Mengetahui posisi dan bidang tugasnya. 4. c. baik tentang pmakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari) 5. tidak membosankn dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca.

Bentuk lurus penuh (full block style) 2. Bentuk lurus (block style) 3. Salam penutup 10. Lampiran 5. • Ditinjau dari fungsinya Surat adalah alat komunikasi dalam jarak relatif jauh dalam bentuk bahasa tulis. Nama perusahaan atau organisasi 11. Bentuk setengah lurus (semi block style) 4. Tanggal surat 3. baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dlam organisasi/instansi. Tembusan atau tindasan 13.Definisi Surat • Ditinjau dari wujudnya Surat adalah kertas bertulis yang memuat bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain. Nomor surat 4. Stempel perusahaan atau organisasi Macam-Macam Bentuk Surat: 1. Tubuh surat. meliputi pembuka surat. Kepala surat atau kop surat 2. Inisial 14.isi surat dan penutup surat 9. Bentuk indented 6 . Bagian-Bagian Surat: 1. Salam pembuka 8. Tanda tangan dan nama terang penanggung jawab surat 12. Hal atau perihal 6. Alamat yang dituju 7.

sebagai pedoman dalam penulisan surat menyurat sehari-hari. naskah dinas dalam bentuk himbauan dan kedua. 2.2 Kesalahan-Kesalahan yang Ditemukan Dalam Kegiatan Surat Menyurat Menurut para pelaksana administrasi pemerintahan desa tidak terjadi kesalahan pada penulisan surat menyurat di dinas pemerintahan tersebut namun ada beberapa kesalahan yang memang sedikit sepele namun tidak sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. 2.5. Bentuk paragraf menggantung 2. Pertama.2. susunan surat dan bentuk surat sudah ditetapkan dari pusat atau sudah sesuai dengan keputusan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kota.2.2 PENYAJIAN DATA 2. Penggunaan bahasa. Mereka hanya menggunakan juklak (petunjuk pelaksana).2. Pihak kelurahan tidak memiliki kewenangan untuk merubah format dan bahasa yang digunakan. naskah dinas dalam bentuk surat. Dalam hal ini kami mengambil dua contoh Kelurahan di Kotamadya Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede. Bentuk official 6. Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan. 7 . Secara umum naskah kedinasan di tingkat desa tersebut dapat dibedakan dua jenis.1 Penerapan Kaidah Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar Berdasarkan penelitian yang kami lakukan di dua kelurahan di Kota Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede penulis memperoleh informasi bahwa penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar telah diterapkan dalam pembuatan surat menyurat kedinasan.3 Sistem dan Aturan yang Digunakan Dinas Pemerintah Desa Pada dasarnya setiap Dinas Kelurahan di Kabupaten Malang masih menggunakan pedoman surat-menyurat yang ditentukan Pemkot dalam setiap mengadakan korespondensi baik kepada masyarakat atau instansi lainnya.

kemudian ditandatangani oleh kepala desa.2. Berikutnya yaitu naskah dinas dalam bentuk surat yang menyangkut semua surat-surat dinas meliputi. Pada setiap harinya. misalnya karena kepala desa sedang berhalangan. Semua naskah dinas yang dibuat di tingkat desa pada umumnya dibuat oleh sekretaris desa. surat pengantar dan surat perjanjian. Dari sekian banyak jenis surat dinas tersebut surat paling sering di minta penduduk adalah surat pengantar dan surat keterangan. surat edaran.4 Perbedaan Antara Surat Dinas Resmi dengan Surat untuk Masyarakat Secara umum naskah kedinasan di dua kelurahan tersebut memiliki dua jenis naskah dinas yaitu naskah dinas dalam bentuk peraturan perundangundangan meliputi semua bentuk keputusan atau ketetapan pemerintah desa berkaitan dengan kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan. tidak selamanya kondisi penggunaan bahasa yang sudah dianggap benar tersebut adalah baik. Berdasarkan uraian tersebut. tentu atas ijin kepala desa yang bersangkutan. sekretaris desa juga diberi wewenang untuk melakukan penandatanganan atas nama kepala desa atau kelurahan. maka ada dua syarat utama yang harus dipenuhi oleh setiap pemakai bahasa Indonesia supaya bahasa yang digunakan adalah bahasa yang baik dan benar. 2. 2. Syarat-syarat penggunaan Bahasa Indonesia 8 .Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua suratmenyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan. Tetapi mengingat situasi berbahasa itu bermacam-macam. kebanyakan selalu ada saja penduduk desa yang mendatangi balai desa untuk meminta surat tertentu.3 ANALISIS DATA Fungsi bahasa yang paling utama adalah untuk menyampaikan maksud seseorang kepada orang lain. berarti orang tersebut telah menggunakan bahasa dengan baik dan benar. surat keterangan. Namun dalam keadaan tertentu. Berdasarkan sudut pandang tersebut jika maksud yang hendak disampaikan seseorang sudah bisa ditangkap oleh orang lain.

pemahaman sebaik-baiknya mengenai kaidah bahasa Indonesia. Misalnya pada aktivitas surat-menyurat dinas pemerintahan desa. Apabila kaidah-kaidah bahasa tersebut dilanggar. Pada kegiatan penulisan surat dinas desa. Terkadang banyak orang yang kesulitan dalam membedakan mana yang termasuk kata depan dan mana yang bukan. tata cara pemisahan suku kata. Pada situasi bahasa tertentu penerapan aturan-aturan tertentu berkaitan dengan pemakaian bahasa memang mutlak diperlukan. tidak digunakannya huruf kapital. dan memahami benar situasi bahasa yang digunakan. Beberapa aturan yang lain yaitu mengatur bagaimana cara menulis huruf kapital. baik itu penulisan ejaan maupun sistematika penulisannya. penerapan aturan-aturan penulisan memang sudah ditetapkan oleh pemerintah kota. seperti “kepada” dan “daripada” (Santoso. Adapun kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam penulisan surat menyurat meliputi: 1. maka dapat dikatakan telah terjadi kesalahan pada praktik penggunaan bahasa yang berkaitan dengan kegiatan penulisan surat di dinas pemerintahan desa. masih ada 9 . Kesalahan penulisan huruf kapital Pada praktik pembuatan surat dinas desa. 2. kesalahan penulisan huruf kapital atau huruf besar sering ditemukan menjadi salah satu bentuk kesalahan yang dilakukan oleh sekretaris desa. Berkaitan dengan huruf kapital ini ada dua kesalahan umum yang ditemukan. dan dari. kecuali pada gabungan kata yang sudah lazim dianggap sebagai satu kata. hanya beberapa surat yang melakukan kesalahan penulisan kata depan yang benar. Kesalahan penulisan kata depan Pada aturan bahasa Indonesia yang baku telah dijelaskan bahwa kata depan di. 1990:170). artinya. dan kedua. Kesalahan penulisan kata depan masih sering dijumpai dalam berbagai praktik penulisan. ke. penulisan partikel dan kata depan.yang baik dan benar yakni meliputi. serta berbagai aturan lainnya. ditulis terpisah dengan kata yang mengikutinya. kesalahan serupa juga banyak dilakukan oleh para pembuat surat Pada arsip-arsip surat desa yang kami teliti. yaitu pertama. digunakannya huruf kapital yang seharusnya tidak dipergunakan.

kesalahan yang sering dilakukan berkaitan dengan masalah kata adalah kesalahan penulisan kata berkaitan dengan masalah imbuhan. menjadi permasalahan ketika digabungkan dengan kata lain dalam sebuah satuan yang lebih kompleks. kesalahan akibat penulisan atau pemilihan kata yang dilakukan dapat berakibat pada kesalahan kalimat yang sedang akan disusun. Dalam berbagai kasus. dan kesalahan pemilihan kata.beberapa sekretaris desa yang masih kurang memahami kaidah penulisan kata depan yang benar. 4. Menurut penyelidikan susunan kata dalam bahasa Indonesia yang berupa kata majemuk. kata “beserta” ditulis “berserta”. Pada praktik penulisan surat dinas desa sering ditemukan 10 . mereka banyak menyamakan antara di dan ke yang merupakan kata depan dan di dan ke yang merupakan afiks. Kesalahan penyusunan kalimat Selain karena faktor kesalahan kata. Ketidaktepatan penggunaan kata tersebut bisa disebabkan karena artinya yang kurang cocok. kesalahan penulisan ejaan kata-kata tertentu. Misalnya. banyak pula ditemukan kasus pemilihan kata yang sebenarnya kurang cocok dengan topik yang sedang ditulisnya. Seringkali kata digunakan secara tidak tepat dalam membentuk sebuah kalimat. maka apabila terjadi susunan kata dalam suatu kalimat tidak sesuai atau menyimpang dengan ketentuan tersebut. kesalahan sebuah kalimat juga bisa disebabkan karena persoalan penyusunan. Kesalahan penulisan atau pemilihan kata Pada proses pembuatan surat dinas. artinya. Atas dasar ketentuan-ketentuan itu. Penulisan atau pemilihan kata yang tepat sangat penting dalam penyusunan sebuah kalimat. berarti kalimat itu salah. Di sisi lain. maupun berupa kalimat ternyata berdasarkan segala sesuatu yang menerangkan (M) selalu diletakkan di belakang yang diterangkan (D). Adakalanya seorang sekretaris desa menuliskan sebuah kata dengan ejaan atau huruf yang keliru. penulisan atau pemilihan kata yang benar dan tepat ternyata juga menjadi persoalan bagi para sekretaris desa. atau karena terjadi kesalahan dalam penulisannya. Secara umum. 3.

Tetapi untuk surat-surat semacam keputusan dan perundangundangan. Pertama. surat panggilan. surat undangan. antara lain surat biasa. Naskah dinas dalam bentuk surat. Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan. Secara umum naskah kedinasan di tingkat desa tersebut dapat dibedakan dua jenis. dapat dikategorikan menjadi berbagai jenis. 11 . Dalam penelitian yang kami lakukan di dua contoh Kelurahan di Kotamadya Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede. surat edaran. pada dasarnya menyangkut semua surat menyurat dinas yang dibuat oleh pemerintah desa atau kelurahan. surat ijin. antara lain surat biasa. surat perintah. surat pengantar. Surat-surat yang bisa ditandatangani sekretaris desa untuk mewakili kepala desa atau kelurahan. hendaknya harus ditandatangani sendiri. naskah dinas dalam bentuk surat. naskah dinas dalam bentuk himbauan atau peraturan dan kedua. surat pengantar. surat keterangan. selama ada yang menjabat sebagai kepala desa atau kelurahan. Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua suratmenyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan. Berbagai jenis surat dinas yang pembuatannya kerap menjadi tugas pemerintah desa. dan surat kuasa. surat ijin. surat keterangan. surat panggilan.pelanggaran terhadap aturan penyusunan kalimat seperti yang telah dijabarkan tersebut. dan lain-lain. surat kuasa. surat undangan. surat perintah. surat perjanjian. surat edaran.

12 .2 SARAN Untuk menghindari kesalahan-kesalahan surat menyurat yang sering terjadi di pemerintahan desa maka para pelaksana administrasi desa diberikan pelatihan mengenai seluk beluk korespondensi yang baik dan benar. setelah kami analisis masih banyak kesalahan-kesalahan yang dilakukan para pelakana administrasi desa yang dalam penerapan kaidah bahasa Indonesia masih jauh dari kesempurnaan. Padahal. Tidak satupun pelaksana administrasi desa yang tidak melakukan kesalahan penulisan surat dalam ukuran kualitas dan kuantitas tertentu karena mereka hanya berpedoman pada juklak (Petunjuk Pelaksana). 3.BAB III KESIMPULAN DAN SARAN 3. yaitu Kelurahan Ketawanggede dan Kelurahan Blimbing menunjukkan bahwa mereka menganggap tidak memiliki kesalahan. Selain itu pengangkatan pelaksana administrasi desa harus sesuai dengan kualitas dan keahlian yang dibutuhkan instansi tersebut.1 KESIMPULAN Secara umum penelitian yang kami lakukan di dua Kelurahan di kota Malang.

Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Malang. www. Soedjito. Kesulitan Surat Menyurat.journal-unair.DAFTAR PUSTAKA • • • • Sumardi. Bahasa Indonesia. 1997.1997. dari Widagdho. Djoko. Jakarta: PT.id Persada. 1994.ac. 13 . Grafindo Malang. Diakses tanggal 18 November 2007. Solchan TW. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful