Ahmed Faisal Erlangga Hendrik Abdul Hakim Stefanus

1

BAB I PENDAHULUAN 1. Apakah dalam kegiatan surat menyurat di dinas pemerintahan desa sudah menerapkan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar? 2.2 RUMUSAN MASALAH 1. Kesalahan-kesalahan apa yang sering ditemukan dalam kegiatan surat menyurat dalam pemerintah desa? 3. 1. Bagaimana sistem atau aturan yang digunakan dalam kegiatan surat menyurat yang diadakan didnas pemerintahan desa? 4. 2. Untuk mengetahui penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam kegiatan surat menyurat di dinas pemerintahan desa. Untuk itu sudah sewajarnya jika aturan atau kaidah-kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar menjadi syarat mutlak bagi setiap penulisan salah satu dari jenis surat yang telah disebutkan.3 TUJUAN PENULISAN 1. Untuk mengetahui kesalahan-kesalahan apa yang sering ditemukan dalam surat menyurat. Bermacam-macam surat yang dibuat aparat pelaksana administrasi desa tentu saja merupakan jenis-jenis surat kedinasan yang bersifat resmi. Tapi kenyataan di desa-desa tertentu. tidak menutup kemungkinan kegiatan penulisan surat ini dikerjakan sendiri oleh seorang kepala desa atau perangkat desa yang lain. Apa perbedaan antara surat keluar untuk instansi lain dengan surat keluar untuk masyarakat? 1. Kegiatan membuat surat dinas ini lazimnya menjadi tugas seorang sekretaris desa.1 LATAR BELAKANG Kegiatan surat-menyurat dinas desa merupakan salah satu bentuk kegiatan kedinasan yang tidak bisa di anggap remeh. 2 . dengan adanya suatu alasan tertentu pula.

3. dan difokuskan pada penggalian data-data kualitatif. Dengan harapan bisa memperoleh gambaran lebih detail dan rinci terhadap objek penelitian. 3 . 4. Untuk mengetahui bagaimana sistem atau aturan yang digunakan dinas pemerintahan desa. Untuk mengetahui apa perbedaan antara surat keluar untuk instansi lain dengan surat keluar untuk masyarakat.4 METODE PENULISAN Makalah ini disusun dengan metode deduktif induktif yaitu ditulis berdasarkan hasil studi pustaka dan penelitian lapangan. 1.

Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. sopan dan menarik. yaitu: Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya 3. Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah : putih HVS untuk lembar asli. jelas dan eksplisit.1 DASAR TEORI Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi-instansi tertentu. Juga harus dihindari gaya yang kedaerah-daerahan. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. kuning kerts tembus untuk perbal. dan merah muda HVS untuk surat : kuarto berukuran 21x29 cm : HVS untuk lembar asli dan kertas tembus (doorslag) untuk 4 . hemat. Syarat-syarat surat yang baik sebagai berikut: 1. cermat. maupun kalimat. bersih dan rapi Pemakaian kertas yang sesuai dengan: Ukuran Jenis tembusan Warna rahasia. pemilihan kata.yaitu: Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan Pengetikan yang betul. 4. wajar. Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar. biru muda kertas untuk tembusan intern. 2. jelas. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas. bentuk kata. Hal itu menguntungkan kedua pihak. Untuk itu bahasa surat haruslah logis. Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:   itu.BAB II PEMBAHASAN 2. 5. Bahasa surat haruslah efektif. Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan. baik tentang ejaan.

Kalimat bervariasi b. tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham. baik tentang pmakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan. lugas. Ringkas Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksunya. Bahasa efektif Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Kalimat bervariasi Paragraph induktif Gaya bahasa 5 . Sopan Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut: a. Jelas Jelas berarti tidak samar-samar. tidak berbelit-belit. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang: 1. 3. mudah. tidak membosankn dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Untuk itu hendaklah dipakai katakata yang biasa dan lazim 2. Sederhana Sederhana berarti bersahaja. Dalam surat menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan a. Menarik Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian. b. Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari) 5. tidak meragukan. c. Menggunakan kata sapaan atau kata ganti d.  Mengetahui posisi dan bidang tugasnya. 4. Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus c.

Inisial 14. baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dlam organisasi/instansi.Definisi Surat • Ditinjau dari wujudnya Surat adalah kertas bertulis yang memuat bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain. Bentuk setengah lurus (semi block style) 4. Salam pembuka 8. Lampiran 5. Tubuh surat. Hal atau perihal 6. Kepala surat atau kop surat 2. Alamat yang dituju 7. Nomor surat 4. Tembusan atau tindasan 13. Bentuk indented 6 . Nama perusahaan atau organisasi 11. meliputi pembuka surat. Salam penutup 10. Stempel perusahaan atau organisasi Macam-Macam Bentuk Surat: 1. Tanda tangan dan nama terang penanggung jawab surat 12. Bentuk lurus penuh (full block style) 2. • Ditinjau dari fungsinya Surat adalah alat komunikasi dalam jarak relatif jauh dalam bentuk bahasa tulis. Bagian-Bagian Surat: 1. Bentuk lurus (block style) 3. Tanggal surat 3.isi surat dan penutup surat 9.

7 . Penggunaan bahasa. susunan surat dan bentuk surat sudah ditetapkan dari pusat atau sudah sesuai dengan keputusan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kota.2. naskah dinas dalam bentuk surat.1 Penerapan Kaidah Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar Berdasarkan penelitian yang kami lakukan di dua kelurahan di Kota Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede penulis memperoleh informasi bahwa penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar telah diterapkan dalam pembuatan surat menyurat kedinasan. Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan.2 Kesalahan-Kesalahan yang Ditemukan Dalam Kegiatan Surat Menyurat Menurut para pelaksana administrasi pemerintahan desa tidak terjadi kesalahan pada penulisan surat menyurat di dinas pemerintahan tersebut namun ada beberapa kesalahan yang memang sedikit sepele namun tidak sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar.2. 2. sebagai pedoman dalam penulisan surat menyurat sehari-hari.2. 2. Bentuk paragraf menggantung 2. naskah dinas dalam bentuk himbauan dan kedua. Pertama.5.2 PENYAJIAN DATA 2. Dalam hal ini kami mengambil dua contoh Kelurahan di Kotamadya Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede.3 Sistem dan Aturan yang Digunakan Dinas Pemerintah Desa Pada dasarnya setiap Dinas Kelurahan di Kabupaten Malang masih menggunakan pedoman surat-menyurat yang ditentukan Pemkot dalam setiap mengadakan korespondensi baik kepada masyarakat atau instansi lainnya. Bentuk official 6. Secara umum naskah kedinasan di tingkat desa tersebut dapat dibedakan dua jenis. Pihak kelurahan tidak memiliki kewenangan untuk merubah format dan bahasa yang digunakan. Mereka hanya menggunakan juklak (petunjuk pelaksana).

surat edaran. surat keterangan. maka ada dua syarat utama yang harus dipenuhi oleh setiap pemakai bahasa Indonesia supaya bahasa yang digunakan adalah bahasa yang baik dan benar. sekretaris desa juga diberi wewenang untuk melakukan penandatanganan atas nama kepala desa atau kelurahan. 2. Pada setiap harinya. misalnya karena kepala desa sedang berhalangan. Dari sekian banyak jenis surat dinas tersebut surat paling sering di minta penduduk adalah surat pengantar dan surat keterangan. berarti orang tersebut telah menggunakan bahasa dengan baik dan benar. Tetapi mengingat situasi berbahasa itu bermacam-macam. kemudian ditandatangani oleh kepala desa. Syarat-syarat penggunaan Bahasa Indonesia 8 .4 Perbedaan Antara Surat Dinas Resmi dengan Surat untuk Masyarakat Secara umum naskah kedinasan di dua kelurahan tersebut memiliki dua jenis naskah dinas yaitu naskah dinas dalam bentuk peraturan perundangundangan meliputi semua bentuk keputusan atau ketetapan pemerintah desa berkaitan dengan kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan. 2. Berdasarkan sudut pandang tersebut jika maksud yang hendak disampaikan seseorang sudah bisa ditangkap oleh orang lain.2. Namun dalam keadaan tertentu. tidak selamanya kondisi penggunaan bahasa yang sudah dianggap benar tersebut adalah baik. Berdasarkan uraian tersebut. kebanyakan selalu ada saja penduduk desa yang mendatangi balai desa untuk meminta surat tertentu.3 ANALISIS DATA Fungsi bahasa yang paling utama adalah untuk menyampaikan maksud seseorang kepada orang lain. surat pengantar dan surat perjanjian.Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua suratmenyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan. Berikutnya yaitu naskah dinas dalam bentuk surat yang menyangkut semua surat-surat dinas meliputi. tentu atas ijin kepala desa yang bersangkutan. Semua naskah dinas yang dibuat di tingkat desa pada umumnya dibuat oleh sekretaris desa.

tata cara pemisahan suku kata. maka dapat dikatakan telah terjadi kesalahan pada praktik penggunaan bahasa yang berkaitan dengan kegiatan penulisan surat di dinas pemerintahan desa. 2. dan kedua. serta berbagai aturan lainnya. kesalahan serupa juga banyak dilakukan oleh para pembuat surat Pada arsip-arsip surat desa yang kami teliti. masih ada 9 . dan dari. Kesalahan penulisan kata depan Pada aturan bahasa Indonesia yang baku telah dijelaskan bahwa kata depan di. hanya beberapa surat yang melakukan kesalahan penulisan kata depan yang benar. kesalahan penulisan huruf kapital atau huruf besar sering ditemukan menjadi salah satu bentuk kesalahan yang dilakukan oleh sekretaris desa.yang baik dan benar yakni meliputi. Terkadang banyak orang yang kesulitan dalam membedakan mana yang termasuk kata depan dan mana yang bukan. Pada situasi bahasa tertentu penerapan aturan-aturan tertentu berkaitan dengan pemakaian bahasa memang mutlak diperlukan. Kesalahan penulisan kata depan masih sering dijumpai dalam berbagai praktik penulisan. Adapun kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam penulisan surat menyurat meliputi: 1. yaitu pertama. Apabila kaidah-kaidah bahasa tersebut dilanggar. dan memahami benar situasi bahasa yang digunakan. digunakannya huruf kapital yang seharusnya tidak dipergunakan. Berkaitan dengan huruf kapital ini ada dua kesalahan umum yang ditemukan. ke. penerapan aturan-aturan penulisan memang sudah ditetapkan oleh pemerintah kota. penulisan partikel dan kata depan. ditulis terpisah dengan kata yang mengikutinya. artinya. 1990:170). tidak digunakannya huruf kapital. Beberapa aturan yang lain yaitu mengatur bagaimana cara menulis huruf kapital. Pada kegiatan penulisan surat dinas desa. kecuali pada gabungan kata yang sudah lazim dianggap sebagai satu kata. baik itu penulisan ejaan maupun sistematika penulisannya. seperti “kepada” dan “daripada” (Santoso. Kesalahan penulisan huruf kapital Pada praktik pembuatan surat dinas desa. pemahaman sebaik-baiknya mengenai kaidah bahasa Indonesia. Misalnya pada aktivitas surat-menyurat dinas pemerintahan desa.

kata “beserta” ditulis “berserta”. kesalahan sebuah kalimat juga bisa disebabkan karena persoalan penyusunan. Secara umum. Adakalanya seorang sekretaris desa menuliskan sebuah kata dengan ejaan atau huruf yang keliru. Seringkali kata digunakan secara tidak tepat dalam membentuk sebuah kalimat. maka apabila terjadi susunan kata dalam suatu kalimat tidak sesuai atau menyimpang dengan ketentuan tersebut. dan kesalahan pemilihan kata. Dalam berbagai kasus. Kesalahan penulisan atau pemilihan kata Pada proses pembuatan surat dinas. Kesalahan penyusunan kalimat Selain karena faktor kesalahan kata. Misalnya. menjadi permasalahan ketika digabungkan dengan kata lain dalam sebuah satuan yang lebih kompleks. kesalahan penulisan ejaan kata-kata tertentu. Penulisan atau pemilihan kata yang tepat sangat penting dalam penyusunan sebuah kalimat. Pada praktik penulisan surat dinas desa sering ditemukan 10 . berarti kalimat itu salah.beberapa sekretaris desa yang masih kurang memahami kaidah penulisan kata depan yang benar. Ketidaktepatan penggunaan kata tersebut bisa disebabkan karena artinya yang kurang cocok. maupun berupa kalimat ternyata berdasarkan segala sesuatu yang menerangkan (M) selalu diletakkan di belakang yang diterangkan (D). penulisan atau pemilihan kata yang benar dan tepat ternyata juga menjadi persoalan bagi para sekretaris desa. atau karena terjadi kesalahan dalam penulisannya. Atas dasar ketentuan-ketentuan itu. kesalahan yang sering dilakukan berkaitan dengan masalah kata adalah kesalahan penulisan kata berkaitan dengan masalah imbuhan. artinya. 3. 4. mereka banyak menyamakan antara di dan ke yang merupakan kata depan dan di dan ke yang merupakan afiks. kesalahan akibat penulisan atau pemilihan kata yang dilakukan dapat berakibat pada kesalahan kalimat yang sedang akan disusun. Menurut penyelidikan susunan kata dalam bahasa Indonesia yang berupa kata majemuk. banyak pula ditemukan kasus pemilihan kata yang sebenarnya kurang cocok dengan topik yang sedang ditulisnya. Di sisi lain.

surat perjanjian. surat keterangan. Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan. dapat dikategorikan menjadi berbagai jenis. surat edaran. surat edaran. pada dasarnya menyangkut semua surat menyurat dinas yang dibuat oleh pemerintah desa atau kelurahan. antara lain surat biasa. Surat-surat yang bisa ditandatangani sekretaris desa untuk mewakili kepala desa atau kelurahan. antara lain surat biasa. surat ijin. naskah dinas dalam bentuk surat. Naskah dinas dalam bentuk surat. selama ada yang menjabat sebagai kepala desa atau kelurahan. naskah dinas dalam bentuk himbauan atau peraturan dan kedua. Tetapi untuk surat-surat semacam keputusan dan perundangundangan. Secara umum naskah kedinasan di tingkat desa tersebut dapat dibedakan dua jenis. dan surat kuasa. surat keterangan. dan lain-lain. surat kuasa. Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua suratmenyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan. hendaknya harus ditandatangani sendiri. surat pengantar. surat perintah. Dalam penelitian yang kami lakukan di dua contoh Kelurahan di Kotamadya Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede. surat perintah. Berbagai jenis surat dinas yang pembuatannya kerap menjadi tugas pemerintah desa. surat ijin. 11 . surat panggilan. surat pengantar. surat undangan.pelanggaran terhadap aturan penyusunan kalimat seperti yang telah dijabarkan tersebut. Pertama. surat panggilan. surat undangan.

setelah kami analisis masih banyak kesalahan-kesalahan yang dilakukan para pelakana administrasi desa yang dalam penerapan kaidah bahasa Indonesia masih jauh dari kesempurnaan. Padahal. Tidak satupun pelaksana administrasi desa yang tidak melakukan kesalahan penulisan surat dalam ukuran kualitas dan kuantitas tertentu karena mereka hanya berpedoman pada juklak (Petunjuk Pelaksana). 3.BAB III KESIMPULAN DAN SARAN 3.2 SARAN Untuk menghindari kesalahan-kesalahan surat menyurat yang sering terjadi di pemerintahan desa maka para pelaksana administrasi desa diberikan pelatihan mengenai seluk beluk korespondensi yang baik dan benar.1 KESIMPULAN Secara umum penelitian yang kami lakukan di dua Kelurahan di kota Malang. 12 . Selain itu pengangkatan pelaksana administrasi desa harus sesuai dengan kualitas dan keahlian yang dibutuhkan instansi tersebut. yaitu Kelurahan Ketawanggede dan Kelurahan Blimbing menunjukkan bahwa mereka menganggap tidak memiliki kesalahan.

ac. Bahasa Indonesia. www.journal-unair. 1994. dari Widagdho. 1997. Kesulitan Surat Menyurat. Grafindo Malang.1997.DAFTAR PUSTAKA • • • • Sumardi. 13 . Djoko. Malang. Diakses tanggal 18 November 2007.id Persada. Soedjito. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Solchan TW. Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Jakarta: PT.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful