Ahmed Faisal Erlangga Hendrik Abdul Hakim Stefanus

1

1 LATAR BELAKANG Kegiatan surat-menyurat dinas desa merupakan salah satu bentuk kegiatan kedinasan yang tidak bisa di anggap remeh. 1. Untuk itu sudah sewajarnya jika aturan atau kaidah-kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar menjadi syarat mutlak bagi setiap penulisan salah satu dari jenis surat yang telah disebutkan. Apakah dalam kegiatan surat menyurat di dinas pemerintahan desa sudah menerapkan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar? 2. dengan adanya suatu alasan tertentu pula. Kesalahan-kesalahan apa yang sering ditemukan dalam kegiatan surat menyurat dalam pemerintah desa? 3. Apa perbedaan antara surat keluar untuk instansi lain dengan surat keluar untuk masyarakat? 1. 2. Kegiatan membuat surat dinas ini lazimnya menjadi tugas seorang sekretaris desa.BAB I PENDAHULUAN 1. Tapi kenyataan di desa-desa tertentu. Untuk mengetahui kesalahan-kesalahan apa yang sering ditemukan dalam surat menyurat. Untuk mengetahui penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam kegiatan surat menyurat di dinas pemerintahan desa.2 RUMUSAN MASALAH 1. Bermacam-macam surat yang dibuat aparat pelaksana administrasi desa tentu saja merupakan jenis-jenis surat kedinasan yang bersifat resmi. Bagaimana sistem atau aturan yang digunakan dalam kegiatan surat menyurat yang diadakan didnas pemerintahan desa? 4.3 TUJUAN PENULISAN 1. tidak menutup kemungkinan kegiatan penulisan surat ini dikerjakan sendiri oleh seorang kepala desa atau perangkat desa yang lain. 2 .

3.4 METODE PENULISAN Makalah ini disusun dengan metode deduktif induktif yaitu ditulis berdasarkan hasil studi pustaka dan penelitian lapangan. 3 . Untuk mengetahui apa perbedaan antara surat keluar untuk instansi lain dengan surat keluar untuk masyarakat. 1. 4. dan difokuskan pada penggalian data-data kualitatif. Untuk mengetahui bagaimana sistem atau aturan yang digunakan dinas pemerintahan desa. Dengan harapan bisa memperoleh gambaran lebih detail dan rinci terhadap objek penelitian.

Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah : putih HVS untuk lembar asli.yaitu: Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan Pengetikan yang betul. Syarat-syarat surat yang baik sebagai berikut: 1. yaitu: Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya 3.1 DASAR TEORI Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi-instansi tertentu. Untuk itu bahasa surat haruslah logis. Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:   itu. wajar. Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan. Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. cermat. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas. jelas dan eksplisit. 4. dan merah muda HVS untuk surat : kuarto berukuran 21x29 cm : HVS untuk lembar asli dan kertas tembus (doorslag) untuk 4 . pemilihan kata. jelas. baik tentang ejaan. 2. bentuk kata. kuning kerts tembus untuk perbal. Hal itu menguntungkan kedua pihak. Bahasa surat haruslah efektif. maupun kalimat. hemat. Juga harus dihindari gaya yang kedaerah-daerahan. bersih dan rapi Pemakaian kertas yang sesuai dengan: Ukuran Jenis tembusan Warna rahasia.BAB II PEMBAHASAN 2. Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar. sopan dan menarik. 5. biru muda kertas untuk tembusan intern.

lugas. Untuk itu hendaklah dipakai katakata yang biasa dan lazim 2. baik tentang pmakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang: 1. Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus c. Menarik Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian. Kalimat bervariasi b.  Mengetahui posisi dan bidang tugasnya. Jelas Jelas berarti tidak samar-samar. Kalimat bervariasi Paragraph induktif Gaya bahasa 5 . Menggunakan kata sapaan atau kata ganti d. Bahasa efektif Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Sederhana Sederhana berarti bersahaja. tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham. Dalam surat menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan a. b. tidak membosankn dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. tidak berbelit-belit. 4. Sopan Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut: a. tidak meragukan. Ringkas Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksunya. 3. c. Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari) 5. Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan. mudah.

Inisial 14. Stempel perusahaan atau organisasi Macam-Macam Bentuk Surat: 1. baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dlam organisasi/instansi. Nama perusahaan atau organisasi 11. Tembusan atau tindasan 13. Bentuk lurus (block style) 3. Salam pembuka 8. Lampiran 5. Tubuh surat. • Ditinjau dari fungsinya Surat adalah alat komunikasi dalam jarak relatif jauh dalam bentuk bahasa tulis. meliputi pembuka surat. Tanda tangan dan nama terang penanggung jawab surat 12. Hal atau perihal 6. Nomor surat 4.Definisi Surat • Ditinjau dari wujudnya Surat adalah kertas bertulis yang memuat bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain. Alamat yang dituju 7. Kepala surat atau kop surat 2. Bentuk setengah lurus (semi block style) 4. Bentuk lurus penuh (full block style) 2. Tanggal surat 3. Bagian-Bagian Surat: 1. Salam penutup 10.isi surat dan penutup surat 9. Bentuk indented 6 .

Bentuk official 6. naskah dinas dalam bentuk himbauan dan kedua. susunan surat dan bentuk surat sudah ditetapkan dari pusat atau sudah sesuai dengan keputusan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kota.1 Penerapan Kaidah Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar Berdasarkan penelitian yang kami lakukan di dua kelurahan di Kota Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede penulis memperoleh informasi bahwa penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar telah diterapkan dalam pembuatan surat menyurat kedinasan. Pihak kelurahan tidak memiliki kewenangan untuk merubah format dan bahasa yang digunakan. Mereka hanya menggunakan juklak (petunjuk pelaksana). Dalam hal ini kami mengambil dua contoh Kelurahan di Kotamadya Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede. Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan.5.3 Sistem dan Aturan yang Digunakan Dinas Pemerintah Desa Pada dasarnya setiap Dinas Kelurahan di Kabupaten Malang masih menggunakan pedoman surat-menyurat yang ditentukan Pemkot dalam setiap mengadakan korespondensi baik kepada masyarakat atau instansi lainnya. Secara umum naskah kedinasan di tingkat desa tersebut dapat dibedakan dua jenis.2 PENYAJIAN DATA 2. sebagai pedoman dalam penulisan surat menyurat sehari-hari. Pertama. 2. naskah dinas dalam bentuk surat.2. Bentuk paragraf menggantung 2. 2.2 Kesalahan-Kesalahan yang Ditemukan Dalam Kegiatan Surat Menyurat Menurut para pelaksana administrasi pemerintahan desa tidak terjadi kesalahan pada penulisan surat menyurat di dinas pemerintahan tersebut namun ada beberapa kesalahan yang memang sedikit sepele namun tidak sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. 7 . Penggunaan bahasa.2.2.

sekretaris desa juga diberi wewenang untuk melakukan penandatanganan atas nama kepala desa atau kelurahan. berarti orang tersebut telah menggunakan bahasa dengan baik dan benar.2. Namun dalam keadaan tertentu.4 Perbedaan Antara Surat Dinas Resmi dengan Surat untuk Masyarakat Secara umum naskah kedinasan di dua kelurahan tersebut memiliki dua jenis naskah dinas yaitu naskah dinas dalam bentuk peraturan perundangundangan meliputi semua bentuk keputusan atau ketetapan pemerintah desa berkaitan dengan kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan. Semua naskah dinas yang dibuat di tingkat desa pada umumnya dibuat oleh sekretaris desa. Berdasarkan sudut pandang tersebut jika maksud yang hendak disampaikan seseorang sudah bisa ditangkap oleh orang lain. tidak selamanya kondisi penggunaan bahasa yang sudah dianggap benar tersebut adalah baik. kebanyakan selalu ada saja penduduk desa yang mendatangi balai desa untuk meminta surat tertentu. tentu atas ijin kepala desa yang bersangkutan. 2. Berdasarkan uraian tersebut. Tetapi mengingat situasi berbahasa itu bermacam-macam. surat edaran. Berikutnya yaitu naskah dinas dalam bentuk surat yang menyangkut semua surat-surat dinas meliputi. misalnya karena kepala desa sedang berhalangan. Syarat-syarat penggunaan Bahasa Indonesia 8 . surat keterangan. surat pengantar dan surat perjanjian. 2. Dari sekian banyak jenis surat dinas tersebut surat paling sering di minta penduduk adalah surat pengantar dan surat keterangan. Pada setiap harinya.3 ANALISIS DATA Fungsi bahasa yang paling utama adalah untuk menyampaikan maksud seseorang kepada orang lain. maka ada dua syarat utama yang harus dipenuhi oleh setiap pemakai bahasa Indonesia supaya bahasa yang digunakan adalah bahasa yang baik dan benar.Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua suratmenyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan. kemudian ditandatangani oleh kepala desa.

kecuali pada gabungan kata yang sudah lazim dianggap sebagai satu kata. yaitu pertama. 2. baik itu penulisan ejaan maupun sistematika penulisannya. Terkadang banyak orang yang kesulitan dalam membedakan mana yang termasuk kata depan dan mana yang bukan. Pada kegiatan penulisan surat dinas desa. Kesalahan penulisan kata depan Pada aturan bahasa Indonesia yang baku telah dijelaskan bahwa kata depan di. Kesalahan penulisan kata depan masih sering dijumpai dalam berbagai praktik penulisan. pemahaman sebaik-baiknya mengenai kaidah bahasa Indonesia. kesalahan penulisan huruf kapital atau huruf besar sering ditemukan menjadi salah satu bentuk kesalahan yang dilakukan oleh sekretaris desa. maka dapat dikatakan telah terjadi kesalahan pada praktik penggunaan bahasa yang berkaitan dengan kegiatan penulisan surat di dinas pemerintahan desa. Kesalahan penulisan huruf kapital Pada praktik pembuatan surat dinas desa. 1990:170). dan dari. penulisan partikel dan kata depan. tidak digunakannya huruf kapital. ditulis terpisah dengan kata yang mengikutinya. Adapun kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam penulisan surat menyurat meliputi: 1. hanya beberapa surat yang melakukan kesalahan penulisan kata depan yang benar. artinya. serta berbagai aturan lainnya. kesalahan serupa juga banyak dilakukan oleh para pembuat surat Pada arsip-arsip surat desa yang kami teliti. ke. tata cara pemisahan suku kata. penerapan aturan-aturan penulisan memang sudah ditetapkan oleh pemerintah kota. Misalnya pada aktivitas surat-menyurat dinas pemerintahan desa. Pada situasi bahasa tertentu penerapan aturan-aturan tertentu berkaitan dengan pemakaian bahasa memang mutlak diperlukan. masih ada 9 .yang baik dan benar yakni meliputi. dan kedua. Apabila kaidah-kaidah bahasa tersebut dilanggar. seperti “kepada” dan “daripada” (Santoso. Beberapa aturan yang lain yaitu mengatur bagaimana cara menulis huruf kapital. digunakannya huruf kapital yang seharusnya tidak dipergunakan. dan memahami benar situasi bahasa yang digunakan. Berkaitan dengan huruf kapital ini ada dua kesalahan umum yang ditemukan.

Seringkali kata digunakan secara tidak tepat dalam membentuk sebuah kalimat. Adakalanya seorang sekretaris desa menuliskan sebuah kata dengan ejaan atau huruf yang keliru.beberapa sekretaris desa yang masih kurang memahami kaidah penulisan kata depan yang benar. Dalam berbagai kasus. artinya. banyak pula ditemukan kasus pemilihan kata yang sebenarnya kurang cocok dengan topik yang sedang ditulisnya. Secara umum. Penulisan atau pemilihan kata yang tepat sangat penting dalam penyusunan sebuah kalimat. 3. dan kesalahan pemilihan kata. kesalahan akibat penulisan atau pemilihan kata yang dilakukan dapat berakibat pada kesalahan kalimat yang sedang akan disusun. menjadi permasalahan ketika digabungkan dengan kata lain dalam sebuah satuan yang lebih kompleks. maka apabila terjadi susunan kata dalam suatu kalimat tidak sesuai atau menyimpang dengan ketentuan tersebut. atau karena terjadi kesalahan dalam penulisannya. Menurut penyelidikan susunan kata dalam bahasa Indonesia yang berupa kata majemuk. 4. kesalahan yang sering dilakukan berkaitan dengan masalah kata adalah kesalahan penulisan kata berkaitan dengan masalah imbuhan. Kesalahan penulisan atau pemilihan kata Pada proses pembuatan surat dinas. Kesalahan penyusunan kalimat Selain karena faktor kesalahan kata. Ketidaktepatan penggunaan kata tersebut bisa disebabkan karena artinya yang kurang cocok. mereka banyak menyamakan antara di dan ke yang merupakan kata depan dan di dan ke yang merupakan afiks. kata “beserta” ditulis “berserta”. Di sisi lain. penulisan atau pemilihan kata yang benar dan tepat ternyata juga menjadi persoalan bagi para sekretaris desa. Misalnya. kesalahan sebuah kalimat juga bisa disebabkan karena persoalan penyusunan. maupun berupa kalimat ternyata berdasarkan segala sesuatu yang menerangkan (M) selalu diletakkan di belakang yang diterangkan (D). kesalahan penulisan ejaan kata-kata tertentu. Atas dasar ketentuan-ketentuan itu. berarti kalimat itu salah. Pada praktik penulisan surat dinas desa sering ditemukan 10 .

Pertama. antara lain surat biasa. surat undangan. 11 . hendaknya harus ditandatangani sendiri. surat perintah. Tetapi untuk surat-surat semacam keputusan dan perundangundangan. surat ijin. surat perintah. surat panggilan. surat pengantar. Berbagai jenis surat dinas yang pembuatannya kerap menjadi tugas pemerintah desa. dan lain-lain. Naskah dinas dalam bentuk surat. surat perjanjian. selama ada yang menjabat sebagai kepala desa atau kelurahan. surat kuasa.pelanggaran terhadap aturan penyusunan kalimat seperti yang telah dijabarkan tersebut. Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua suratmenyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan. Dalam penelitian yang kami lakukan di dua contoh Kelurahan di Kotamadya Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede. Surat-surat yang bisa ditandatangani sekretaris desa untuk mewakili kepala desa atau kelurahan. Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan. surat undangan. pada dasarnya menyangkut semua surat menyurat dinas yang dibuat oleh pemerintah desa atau kelurahan. surat pengantar. surat panggilan. antara lain surat biasa. surat edaran. dapat dikategorikan menjadi berbagai jenis. surat keterangan. naskah dinas dalam bentuk surat. surat edaran. Secara umum naskah kedinasan di tingkat desa tersebut dapat dibedakan dua jenis. surat ijin. dan surat kuasa. naskah dinas dalam bentuk himbauan atau peraturan dan kedua. surat keterangan.

Padahal.2 SARAN Untuk menghindari kesalahan-kesalahan surat menyurat yang sering terjadi di pemerintahan desa maka para pelaksana administrasi desa diberikan pelatihan mengenai seluk beluk korespondensi yang baik dan benar. Selain itu pengangkatan pelaksana administrasi desa harus sesuai dengan kualitas dan keahlian yang dibutuhkan instansi tersebut. 12 . yaitu Kelurahan Ketawanggede dan Kelurahan Blimbing menunjukkan bahwa mereka menganggap tidak memiliki kesalahan.1 KESIMPULAN Secara umum penelitian yang kami lakukan di dua Kelurahan di kota Malang. 3.BAB III KESIMPULAN DAN SARAN 3. Tidak satupun pelaksana administrasi desa yang tidak melakukan kesalahan penulisan surat dalam ukuran kualitas dan kuantitas tertentu karena mereka hanya berpedoman pada juklak (Petunjuk Pelaksana). setelah kami analisis masih banyak kesalahan-kesalahan yang dilakukan para pelakana administrasi desa yang dalam penerapan kaidah bahasa Indonesia masih jauh dari kesempurnaan.

1997. Malang. dari Widagdho. Djoko. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia.id Persada.1997. Kesulitan Surat Menyurat. 13 .ac. Bahasa Indonesia. Solchan TW. Jakarta: PT. Grafindo Malang. www. 1994.DAFTAR PUSTAKA • • • • Sumardi. Diakses tanggal 18 November 2007. Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia.journal-unair. Soedjito.