Ahmed Faisal Erlangga Hendrik Abdul Hakim Stefanus

1

Untuk itu sudah sewajarnya jika aturan atau kaidah-kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar menjadi syarat mutlak bagi setiap penulisan salah satu dari jenis surat yang telah disebutkan. Tapi kenyataan di desa-desa tertentu. dengan adanya suatu alasan tertentu pula. Untuk mengetahui penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam kegiatan surat menyurat di dinas pemerintahan desa.BAB I PENDAHULUAN 1. Bagaimana sistem atau aturan yang digunakan dalam kegiatan surat menyurat yang diadakan didnas pemerintahan desa? 4. Untuk mengetahui kesalahan-kesalahan apa yang sering ditemukan dalam surat menyurat.1 LATAR BELAKANG Kegiatan surat-menyurat dinas desa merupakan salah satu bentuk kegiatan kedinasan yang tidak bisa di anggap remeh.2 RUMUSAN MASALAH 1. Kegiatan membuat surat dinas ini lazimnya menjadi tugas seorang sekretaris desa. tidak menutup kemungkinan kegiatan penulisan surat ini dikerjakan sendiri oleh seorang kepala desa atau perangkat desa yang lain. Apa perbedaan antara surat keluar untuk instansi lain dengan surat keluar untuk masyarakat? 1. Bermacam-macam surat yang dibuat aparat pelaksana administrasi desa tentu saja merupakan jenis-jenis surat kedinasan yang bersifat resmi. 1. 2 . 2. Kesalahan-kesalahan apa yang sering ditemukan dalam kegiatan surat menyurat dalam pemerintah desa? 3. Apakah dalam kegiatan surat menyurat di dinas pemerintahan desa sudah menerapkan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar? 2.3 TUJUAN PENULISAN 1.

1. 4.4 METODE PENULISAN Makalah ini disusun dengan metode deduktif induktif yaitu ditulis berdasarkan hasil studi pustaka dan penelitian lapangan. Dengan harapan bisa memperoleh gambaran lebih detail dan rinci terhadap objek penelitian. 3 . Untuk mengetahui apa perbedaan antara surat keluar untuk instansi lain dengan surat keluar untuk masyarakat. Untuk mengetahui bagaimana sistem atau aturan yang digunakan dinas pemerintahan desa.3. dan difokuskan pada penggalian data-data kualitatif.

Hal itu menguntungkan kedua pihak. kuning kerts tembus untuk perbal. Syarat-syarat surat yang baik sebagai berikut: 1. maupun kalimat. 5. Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah : putih HVS untuk lembar asli. dan merah muda HVS untuk surat : kuarto berukuran 21x29 cm : HVS untuk lembar asli dan kertas tembus (doorslag) untuk 4 . baik tentang ejaan. 2. Surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat yang benar. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas. jelas. bentuk kata. biru muda kertas untuk tembusan intern. Bahasa surat haruslah efektif. yaitu: Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya 3. Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan. Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:   itu. jelas dan eksplisit.1 DASAR TEORI Surat resmi adalah surat yang dikeluarkan oleh instansi-instansi tertentu. cermat. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. 4. hemat. Juga harus dihindari gaya yang kedaerah-daerahan. sopan dan menarik. pemilihan kata. Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. bersih dan rapi Pemakaian kertas yang sesuai dengan: Ukuran Jenis tembusan Warna rahasia.BAB II PEMBAHASAN 2.yaitu: Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk) yang tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan Pengetikan yang betul. Untuk itu bahasa surat haruslah logis. wajar.

Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari) 5. c. 3. baik tentang pmakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan. lugas. b. Kalimat bervariasi b. Menggunakan kata sapaan atau kata ganti d. 4. Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus c. Bahasa efektif Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang: 1. mudah. tidak membosankn dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Jelas Jelas berarti tidak samar-samar. tidak berbelit-belit. Untuk itu hendaklah dipakai katakata yang biasa dan lazim 2. Ringkas Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksunya. Sederhana Sederhana berarti bersahaja. tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham. Dalam surat menyurat resmi untuk menarik perhatian dapat digunakan a.  Mengetahui posisi dan bidang tugasnya. Sopan Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut: a. tidak meragukan. Menarik Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian. Kalimat bervariasi Paragraph induktif Gaya bahasa 5 .

Tanggal surat 3. • Ditinjau dari fungsinya Surat adalah alat komunikasi dalam jarak relatif jauh dalam bentuk bahasa tulis. Nama perusahaan atau organisasi 11. Lampiran 5. Tembusan atau tindasan 13. Tanda tangan dan nama terang penanggung jawab surat 12. Tubuh surat. Bagian-Bagian Surat: 1. meliputi pembuka surat. Stempel perusahaan atau organisasi Macam-Macam Bentuk Surat: 1. baik atas nama pribadi maupun kedudukannya dlam organisasi/instansi. Hal atau perihal 6. Alamat yang dituju 7.Definisi Surat • Ditinjau dari wujudnya Surat adalah kertas bertulis yang memuat bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain. Salam penutup 10. Bentuk setengah lurus (semi block style) 4. Salam pembuka 8. Bentuk indented 6 . Bentuk lurus penuh (full block style) 2.isi surat dan penutup surat 9. Inisial 14. Kepala surat atau kop surat 2. Bentuk lurus (block style) 3. Nomor surat 4.

2. Pihak kelurahan tidak memiliki kewenangan untuk merubah format dan bahasa yang digunakan.2 Kesalahan-Kesalahan yang Ditemukan Dalam Kegiatan Surat Menyurat Menurut para pelaksana administrasi pemerintahan desa tidak terjadi kesalahan pada penulisan surat menyurat di dinas pemerintahan tersebut namun ada beberapa kesalahan yang memang sedikit sepele namun tidak sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar.2.2.2 PENYAJIAN DATA 2.5. 7 . Bentuk paragraf menggantung 2. Bentuk official 6. 2. Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan. sebagai pedoman dalam penulisan surat menyurat sehari-hari.3 Sistem dan Aturan yang Digunakan Dinas Pemerintah Desa Pada dasarnya setiap Dinas Kelurahan di Kabupaten Malang masih menggunakan pedoman surat-menyurat yang ditentukan Pemkot dalam setiap mengadakan korespondensi baik kepada masyarakat atau instansi lainnya. naskah dinas dalam bentuk himbauan dan kedua. naskah dinas dalam bentuk surat. Secara umum naskah kedinasan di tingkat desa tersebut dapat dibedakan dua jenis.2. susunan surat dan bentuk surat sudah ditetapkan dari pusat atau sudah sesuai dengan keputusan yang dikeluarkan oleh Pemerintah Kota. Penggunaan bahasa. Dalam hal ini kami mengambil dua contoh Kelurahan di Kotamadya Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede. Mereka hanya menggunakan juklak (petunjuk pelaksana). Pertama.1 Penerapan Kaidah Bahasa Indonesia yang Baik dan Benar Berdasarkan penelitian yang kami lakukan di dua kelurahan di Kota Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede penulis memperoleh informasi bahwa penerapan kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar telah diterapkan dalam pembuatan surat menyurat kedinasan.

Dari sekian banyak jenis surat dinas tersebut surat paling sering di minta penduduk adalah surat pengantar dan surat keterangan. Tetapi mengingat situasi berbahasa itu bermacam-macam. surat edaran. Berdasarkan uraian tersebut. tidak selamanya kondisi penggunaan bahasa yang sudah dianggap benar tersebut adalah baik. 2.3 ANALISIS DATA Fungsi bahasa yang paling utama adalah untuk menyampaikan maksud seseorang kepada orang lain. tentu atas ijin kepala desa yang bersangkutan. 2. Semua naskah dinas yang dibuat di tingkat desa pada umumnya dibuat oleh sekretaris desa. kemudian ditandatangani oleh kepala desa. sekretaris desa juga diberi wewenang untuk melakukan penandatanganan atas nama kepala desa atau kelurahan.Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua suratmenyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan. berarti orang tersebut telah menggunakan bahasa dengan baik dan benar. surat keterangan. misalnya karena kepala desa sedang berhalangan. Berikutnya yaitu naskah dinas dalam bentuk surat yang menyangkut semua surat-surat dinas meliputi. Syarat-syarat penggunaan Bahasa Indonesia 8 . maka ada dua syarat utama yang harus dipenuhi oleh setiap pemakai bahasa Indonesia supaya bahasa yang digunakan adalah bahasa yang baik dan benar.2. Berdasarkan sudut pandang tersebut jika maksud yang hendak disampaikan seseorang sudah bisa ditangkap oleh orang lain. surat pengantar dan surat perjanjian. kebanyakan selalu ada saja penduduk desa yang mendatangi balai desa untuk meminta surat tertentu. Pada setiap harinya.4 Perbedaan Antara Surat Dinas Resmi dengan Surat untuk Masyarakat Secara umum naskah kedinasan di dua kelurahan tersebut memiliki dua jenis naskah dinas yaitu naskah dinas dalam bentuk peraturan perundangundangan meliputi semua bentuk keputusan atau ketetapan pemerintah desa berkaitan dengan kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan. Namun dalam keadaan tertentu.

2. baik itu penulisan ejaan maupun sistematika penulisannya. maka dapat dikatakan telah terjadi kesalahan pada praktik penggunaan bahasa yang berkaitan dengan kegiatan penulisan surat di dinas pemerintahan desa. kecuali pada gabungan kata yang sudah lazim dianggap sebagai satu kata. tata cara pemisahan suku kata. Pada kegiatan penulisan surat dinas desa. masih ada 9 . yaitu pertama. Adapun kesalahan-kesalahan yang sering terjadi dalam penulisan surat menyurat meliputi: 1. Pada situasi bahasa tertentu penerapan aturan-aturan tertentu berkaitan dengan pemakaian bahasa memang mutlak diperlukan. pemahaman sebaik-baiknya mengenai kaidah bahasa Indonesia. dan kedua. dan dari. Misalnya pada aktivitas surat-menyurat dinas pemerintahan desa. 1990:170). dan memahami benar situasi bahasa yang digunakan.yang baik dan benar yakni meliputi. kesalahan penulisan huruf kapital atau huruf besar sering ditemukan menjadi salah satu bentuk kesalahan yang dilakukan oleh sekretaris desa. Kesalahan penulisan kata depan Pada aturan bahasa Indonesia yang baku telah dijelaskan bahwa kata depan di. serta berbagai aturan lainnya. ditulis terpisah dengan kata yang mengikutinya. Terkadang banyak orang yang kesulitan dalam membedakan mana yang termasuk kata depan dan mana yang bukan. penerapan aturan-aturan penulisan memang sudah ditetapkan oleh pemerintah kota. digunakannya huruf kapital yang seharusnya tidak dipergunakan. ke. penulisan partikel dan kata depan. seperti “kepada” dan “daripada” (Santoso. Kesalahan penulisan huruf kapital Pada praktik pembuatan surat dinas desa. Beberapa aturan yang lain yaitu mengatur bagaimana cara menulis huruf kapital. Apabila kaidah-kaidah bahasa tersebut dilanggar. tidak digunakannya huruf kapital. artinya. kesalahan serupa juga banyak dilakukan oleh para pembuat surat Pada arsip-arsip surat desa yang kami teliti. Kesalahan penulisan kata depan masih sering dijumpai dalam berbagai praktik penulisan. Berkaitan dengan huruf kapital ini ada dua kesalahan umum yang ditemukan. hanya beberapa surat yang melakukan kesalahan penulisan kata depan yang benar.

mereka banyak menyamakan antara di dan ke yang merupakan kata depan dan di dan ke yang merupakan afiks. menjadi permasalahan ketika digabungkan dengan kata lain dalam sebuah satuan yang lebih kompleks. penulisan atau pemilihan kata yang benar dan tepat ternyata juga menjadi persoalan bagi para sekretaris desa. banyak pula ditemukan kasus pemilihan kata yang sebenarnya kurang cocok dengan topik yang sedang ditulisnya.beberapa sekretaris desa yang masih kurang memahami kaidah penulisan kata depan yang benar. Dalam berbagai kasus. kesalahan penulisan ejaan kata-kata tertentu. Misalnya. dan kesalahan pemilihan kata. Atas dasar ketentuan-ketentuan itu. kata “beserta” ditulis “berserta”. Adakalanya seorang sekretaris desa menuliskan sebuah kata dengan ejaan atau huruf yang keliru. 4. Ketidaktepatan penggunaan kata tersebut bisa disebabkan karena artinya yang kurang cocok. Di sisi lain. maupun berupa kalimat ternyata berdasarkan segala sesuatu yang menerangkan (M) selalu diletakkan di belakang yang diterangkan (D). Penulisan atau pemilihan kata yang tepat sangat penting dalam penyusunan sebuah kalimat. kesalahan yang sering dilakukan berkaitan dengan masalah kata adalah kesalahan penulisan kata berkaitan dengan masalah imbuhan. Seringkali kata digunakan secara tidak tepat dalam membentuk sebuah kalimat. Secara umum. kesalahan sebuah kalimat juga bisa disebabkan karena persoalan penyusunan. kesalahan akibat penulisan atau pemilihan kata yang dilakukan dapat berakibat pada kesalahan kalimat yang sedang akan disusun. 3. artinya. Kesalahan penyusunan kalimat Selain karena faktor kesalahan kata. Pada praktik penulisan surat dinas desa sering ditemukan 10 . Menurut penyelidikan susunan kata dalam bahasa Indonesia yang berupa kata majemuk. atau karena terjadi kesalahan dalam penulisannya. Kesalahan penulisan atau pemilihan kata Pada proses pembuatan surat dinas. berarti kalimat itu salah. maka apabila terjadi susunan kata dalam suatu kalimat tidak sesuai atau menyimpang dengan ketentuan tersebut.

surat undangan. surat ijin. surat panggilan. surat pengantar. Naskah dinas dalam bentuk surat. Naskah dinas dalam bentuk surat pada dasarnya menyangkut semua suratmenyurat dinas yang dibuat oleh Pemerintah ditimgkat Desa atau Kelurahan. Secara umum naskah kedinasan di tingkat desa tersebut dapat dibedakan dua jenis. surat ijin. surat perintah. Berbagai jenis surat dinas yang pembuatannya kerap menjadi tugas pemerintah desa. dapat dikategorikan menjadi berbagai jenis. Dalam penelitian yang kami lakukan di dua contoh Kelurahan di Kotamadya Malang yaitu Kelurahan Blimbing dan Kelurahan Ketawanggede. surat perintah. 11 . surat panggilan. surat keterangan. hendaknya harus ditandatangani sendiri. Surat-surat yang bisa ditandatangani sekretaris desa untuk mewakili kepala desa atau kelurahan. surat keterangan. dan surat kuasa. surat pengantar. pada dasarnya menyangkut semua surat menyurat dinas yang dibuat oleh pemerintah desa atau kelurahan. selama ada yang menjabat sebagai kepala desa atau kelurahan. surat edaran. antara lain surat biasa. surat perjanjian. Pertama. Naskah dinas yang berbentuk himbauan meliputi semua kebijakan yang dibuat untuk mengatur segala urusan pemerintahan yang meliputi antara lain keputusan Kepala Desa atau Kelurahan dan instruksi Kepala Desa atau Kelurahan. antara lain surat biasa. naskah dinas dalam bentuk surat. surat edaran.pelanggaran terhadap aturan penyusunan kalimat seperti yang telah dijabarkan tersebut. naskah dinas dalam bentuk himbauan atau peraturan dan kedua. surat kuasa. Tetapi untuk surat-surat semacam keputusan dan perundangundangan. dan lain-lain. surat undangan.

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN 3.1 KESIMPULAN Secara umum penelitian yang kami lakukan di dua Kelurahan di kota Malang. Selain itu pengangkatan pelaksana administrasi desa harus sesuai dengan kualitas dan keahlian yang dibutuhkan instansi tersebut. setelah kami analisis masih banyak kesalahan-kesalahan yang dilakukan para pelakana administrasi desa yang dalam penerapan kaidah bahasa Indonesia masih jauh dari kesempurnaan. Tidak satupun pelaksana administrasi desa yang tidak melakukan kesalahan penulisan surat dalam ukuran kualitas dan kuantitas tertentu karena mereka hanya berpedoman pada juklak (Petunjuk Pelaksana). 12 .2 SARAN Untuk menghindari kesalahan-kesalahan surat menyurat yang sering terjadi di pemerintahan desa maka para pelaksana administrasi desa diberikan pelatihan mengenai seluk beluk korespondensi yang baik dan benar. yaitu Kelurahan Ketawanggede dan Kelurahan Blimbing menunjukkan bahwa mereka menganggap tidak memiliki kesalahan. Padahal. 3.

Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Solchan TW. Jakarta: PT. Diakses tanggal 18 November 2007. Bahasa Indonesia. Soedjito.DAFTAR PUSTAKA • • • • Sumardi. www. 1994.1997. Malang.journal-unair. 13 .ac. Djoko. Kesulitan Surat Menyurat. Grafindo Malang. 1997.id Persada. dari Widagdho. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful