KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

PENDAHULUAN

BAB

2

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DALAM ORGANISASI BISNIS
Oleh: Aam Bastaman SE. M.Si

PENDAHULUAN

K

omunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota organisasi komunikasi. melakukan pekerjaannya dengan melakukan

Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin populer. Banyak perusahaan dari berbagai industri menerapkan konsep tim kerja dalam melakukan aktifitasnya. Pemakaian tim kerja diyakini banyak pimpinan perusahaan akan lebih efektif, dibandingkan penyelesaian aktifitas secara individual. Pemakaian tim kerja diharapkan dapat menciptakan sinergi yang positif. Penjumlahan aggota dalam tim akan memungkinkan menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan output total yang dikerjakan oleh masingmasing individu.

2.1.

1

Mengatasi hambatan dalam mendengar yang efektif 2. karena dengan mendengar yang efektif penerima berusaha bersikap empati. Komunikasi yang efektif adalah jawaban untuk menghadapi tantangan tersebut. Menguasai konsep dan teknik dalam membangun komunikasi tim kerja yang efektif. c. Padahal kemampuan mendengar yang efektif sama pentingnya dengan kemampuan berbicara secara efektif. Mendengar yang efektif dapat meningkatkan kualitas komunikasi. diharapkan Anda dapat memahami dan mampu berkomunikasi dalam tim kerja dan membangun serta mengasah kecakapan mendengar yang efektif. dan memberikan perhatian yang semestinya untuk tercapainya tujuan komunikasi. 2 . Modul ini akan membahas mengenai Komunikasi bisnis yang efektif yang akan dibagi menjadi 2 (dua) kegiatan belajar. Selain komunikasi dalam tim. kemampuan mendengar yang efektif juga seringkali diremehkan. Seringkali terjadi salah komunikasi karena kurangnya pemahanan mengenai pentingnya mendengar yang efektif. akibatnya terjadi kesalahan komunikasi yang tidak diharapkan. Pendengar hanya mendengar sambil lalu. mencoba memahami apa yang disampaikan dengan baik. tidak betul-betul mendengarkan. b. Tim kerja dituntut untuk bekerja secara efektif yang melibatkan semua anggota dalam tim. yang terdiri atas: 1) Membangun komunikasi yang efektif dalam tim kerja 2) Mengasah kecakapan mendengar yang efektif Dengan mempelajari modul ini dengan baik dan benar. Mengusai kecakapan mendengar yang efektif untuk meningkatkan kinerja komunikasi kita. tantangan komunikasi dalam tim juga makin meningkat. Dalam beberapa hal bahkan lebih penting.1. Setelah mempelajari modul ini diharapkan anda dapat: a.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II Seiring dengan makin meningkatnya penggunaan tim kerja dalam organisasi bisnis.

1.tugas organisasi secara bersama-sama sebagai satu kesatuan. Tim kerja sangat populer digunakan dalam organisasi bisnis. Tipe-Tipe Tim Kerja Tim kerja dapat dikelompokkan dalam beberapa tipe. semakin disadari banyak aktifitas pekerjaan dan proyek-proyek yang lebih efektif dikerjakan oleh suatu tim kerja daripada dilakukan secara individual. Tim kerja mengedepankan partisipasi anggota dalam pengambilan keputusan dan dalam penyelesaian pekerjaan. Banyak perusahaan dari berbagai ukuran dan industri menerapkan konsep tim kerja dalam pencapaian aktifitasnya.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II TOPIK 1 Memahami Komunikasi dalam Tim Kerja A. antara lain: 1) Tim kerja formal Tim kerja formal biasanya merupakan bagian yang melekat dari struktur organisasi. dengan kecakapan dan latarbelakang yang berbeda. 3 . Pemakaian tim kerja dalam organisasi berimplikasi pada perlunya komunikasi yang efektif dalam tim. PENGERTIAN TIM KERJA Tim kerja merupakan kesatuan dari beberapa individu yang bisa berasal dari beberapa departemen yang berbeda. 2. bergabung untuk menyelesaikan tugas .1. Dari praktek banyak perusahaan terkemuka dewasa ini. dan relatif permanen.

Bentuk tim informal ini antara lain adalah tim pemecah masalah (problem solving team) dan task force.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II 2) Tim kerja informal Sedangkan tim kerja informal biasanya berada diluar struktur organisasi formal. Selain itu terdapat pula komite. 4 . yang dibentuk untuk memecahkan masalah atau bekerja untuk suatu kegiatan organisasi yang spesifik. Meningkatkan informasi dan pengetahuan. terdapat beberapa keuntungan yang akan diperoleh. Meningkatkan ragam pandangan. maka sumberdaya masing-masing individu akan tertampung dalam tim ini. Apapun bentuknya tim kerja mensyaratkan adanya komunikasi yang baik. Keuntungan dan Kelemahan Tim Kerja Tim kerja memainkan peranan yang penting untuk suksesnya tujuan organisasi secara keseluruhan. Dalam tim kerja diperlukan tingkat partisipasi yang tinggi dalam melakukan keputusan dan dalam pelaksanaan tugas.1. antara sesama anggota tim maupun keluar tim. 2. seperti manajemen atau serikat pekerja. Biasanya komite mempunyai masa kerja yang relatif lebih lama dari task force atau problem solving teams. 1) Keuntungan tim kerja Tim kerja sangat penting dalam organisasi. b. Kurangnya interaksi dan koordinasi antar sesama anggota tim akan menyebabkan kinerja tim kurang efektif. antara lain: a. Dengan berkerja secara bersama. untuk tercapainya suatu tim kerja yang efektif. kemudian dibubarkan jika tujuan dari kedua bentuk tim ini selesai mencapai tujuannya. Umpamanya. Keduanya dibentuk untuk memecahkan suatu issu atau masalah yang spesifik. sehingga bisa memperkuat tim baik dalam informasi maupun pengetahuan. dalam organisasi dibentuk komite untuk menampung keluh kesah karyawan dan memberi solusi yang memadai baik kepada pegawai maupun perusahaan. Anggota tim dengan latarbelakang yang berbeda akan memberikan pandangan yang beragam terhadap suatu 2.

d. Groupthink merupakan fenomena untuk mengikuti konsensus dari mayoritas anggota tim mengalahkan pendapat minoritas yang mungkin saja lebih benar. 5 . Dalam tim seringkali lebih diperhatikan suara mayoritas karena dianggap mewakili sebagian besar anggota tim. Adanya agenda-agenda tersembunyi Dalam tim bisa saja ada anggota tim mempunyai tujuan-tujuan kusus yang belum tentu sejalan dengan tujuan tim secara keseluruhan. misalnya direktur utama perusahaan. Adanya agenda 2.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II pengambilan keputusan. namun karena bergabung dengan tim maka dia mendapat imbalan atau balas jasa yang sama baiknya. d. Tim kerja memungkinkan terjadinya groupthink. tanpa adanya kerjasama yang baik. Tim kerja memungkinkan pengambilan keputusan berlarut-larut. padahal belum tentu lebih baik. Hal ini akan memperkuat legaitas dan kualitas pengambilan keputusan.1. Solusi yang diputuskan bersama akan diterima secara lebih baik dari pada jika diputuskan oleh seorang individu. Meningkatkan tingkat kinerja. tim kerja bisa saja tidak menghasilkan apa-apa dan memungkinkan terjadinya sinergi yang negatif. Hal ini memungkinkan jika tidak dicapai konsensus antara anggota tim. sebagai berikut: a. Mereka yang tidak memberikan kontribusi secara nyata. c. c. Disamping itu tim kerja memungkinkan terjadinya free raider. tim kerja juga mempunyai beberapa kelemahan. Suara mayoritas dapat mengalahkan suara minoritas. Dengan begitu. Dengan berbagai ketrampilan anggota tim yang dimilikinya maka kinerja tim diharapkan bisa lebih baik dari pada kinerja individual 2) Kelemahan tim kerja Disamping beberapa kelebihan seperti tersebut diatas. Artinya penggabungan beberapa individu ke dalam satu tim mengakibatkan kinerja yang lebih lemah dibandingkan jika dikerjakan terpisah secara individual. b. Meningkatkan penerimaan atas suatu solusi.

maka suatu tim yang efektif haruslah memiliki beberapa karakteristik berikut ini: 1) Mempunyai tujuan yang jelas Organisasi harus menentukan tujuan dan alasan yang jelas dalam pembentukkan tim kerja.1. Karakteristik Tim Kerja yang Efektif Mengingat pentingnya peranan tim kerja. 2) Komunikasi dengan terbuka dan jujur Anggota tim harus dapat saling berkomunikasi dengan baik. 3) Mencapai keputusan dengan konsensus Tim kerja pada akhirnya harus melakukan pengambilan keputusan dalam pelaksanaan pekerjaannya. Dengan tujuan yang jelas akan mengatasi masalah keragu-raguan anggota tim dalam menyelesaikannya. 4) Berfikir secara kreatif Masing – masing anggota tim harus dapat berfikir secara kreatif.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II tersembunyi (hidden agenda) dari anggota tim ini tentu saja akan mengganggu kinerja tim secara keseluruhan. 5) Tetap fokus Anggota tim dituntut untuk fokus terhadap tanggungjawab yang telah 2. berfikir diluar kotak dan mengajukan ide-ide baru dan segar terhadap pemecahan suatu masalah. B. Membangun kerjasama dapat dilakukan dengan komunikasi yang efektif. 1. sehinga arus informasi menjadi jelas. terbuka dan jujur. MEMPERKUAT TIM KERJA DENGAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Kerjasama merupakan unsur yang sangat penting dalam tim kerja. tidak ada bias dan bersifat transparan. Masalah komunikasi yang buruk biasanya menjadi kendala dalam pelaksanaan pencapaian pekerjaan yang efektif. Untuk supaya efektif keputusan harus diambil secara consensus. 6 . jangan ada anggota tim yang mendominasi dan terlalu mengendalikan pengambilan keputusan.

sehingga bisa dicapai keputusan yang mengutamakan kepentingan organisasi. Konsensus dicapai ketika anggota tim menemukan jawaban yang dapat diterima dan didukung oleh semua anggota. 2. Kita tidak bisa berjalan sendirian dan mengabaikan pandangan anggota lainnya. 4) Tahapan penguatan Dalam tahap ini perasaan kelompok dibangun ulang. sehingga terjadi konflik. harus mementingkan kepentingan organisasi secara keseluruhan. Pada tim kita harus mempertimbangkan ide dan masukan anggota tim yang lainnya. kekompakan terjadi dan penyelesaian dapat dicapai dengan lebih ringkas. 6) Memecahkan masalah dengan efektif. tidak berlarut-larut. ketidaksetujuan merupakan bagian yang alami dalam tahap ini. Tim kerja harus memecahkan masalah secara efektif. Ada kesadaran untuk melakukan kerjasama dalam memecahkan masalah. Membuat Keputusan Tim Pengambilan keputusan berbeda pada tim dibandingkan pengambilan keputusan individual. yang mengakibatkan tim menjadi tidak efektif. Tanpa memiliki karakteristik tersebut diatas sangat memungkinkan terjadinya konflik dalam tim kerja.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II diberikan organisasi kepada dirinya. Bila ada anggota tim yang mewakili sudut pandang dan keahlian yang berbeda. yaitu: 1) Tahapan orientasi Dalam tahapan ini anggota tim kerja melakukan sosialisasi. 3) Tahapan pemunculan Dalam fase ini anggota tim mencapai keputusan. 7 . Fokus akan membantu meningkatkan efektifitas kerja tim. 2) Tahapan konflik Dalam tahapan ini anggota mulai membahas posisi mereka yang bermasalah. 2. menetapkan perannya dan mulai menetapkan tujuan.1. Terdapat empat tahapan dalam pembuatan keputusan tim kerja sebagai suatu kelompok.

sebagai berikut: 1) Bersikap proaktif Setiap anggota tim harus turut aktif dalam menyelesaian konflik secara proaktif. dan seringkali konflik tidak dapat dihindari. Berpikirlah menang – menang. dan jangan hanya mau menang sendiri.1. Kita tidak boleh memihak pada salah satu pihak yang terlibat konflik. 4) Cara tahu akar masalah Anggota tim harus dapat mencari tahu sumber atau penyebab konflik. 2) Komunikasi Komunikasi yang lancar dapat menghindari diri dari kesalahpahaman sehingga lebih mudah dalam menyelesaikan konflik yang timbul. 5) Bersikap fleksibel Anggota tim harus bersikap fleksibel. Cara-Cara Penyelesaian Konflik dalam Kelompok Konflik dalam tim merupakan hal yang biasa terjadi. 7) Bersekutu Untuk menyelesaikan konflik kita harus mempunyai sikap bersekutu. Terdapat beberapa cara untuk memecahkan konflik dalam kelompok. sehingga selalu ada jalan untuk memecahkan konflik yang terjadi. 3) Keterbukaan Setiap anggota harus terbuka supaya konflik tidak berlarut-larut dan dapat diselesaikan dengan baik. 2. Dengan latar belakang anggota yang beragam memungkinkan perbedaan pendapat terjadi. Dengan keterbukaan konflik yang terjadi dapat ditangani sehingga menjadi konflik yang fungsional. apalagi memperkeruh suasana. supaya kita kita tahu cara menyelesaikan konflik tersebut.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II 3. sehingga tidak ada pihak-pihak yang merasa dirugikan. 8 . 6) Harus adil Bersikap adil artinya menempatkan diri kita dengan netral.

kecenderungan untuk mengikuti konsensus dengan mengabaikan pandangan sendiri yang mungkin saja lebih benar.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas. 9 . dan legimitasi atas hasil yang dicapai dan atas pengambilan keputusan tim. diantaranya: tim kerja memungkinkan arus informasi lebih luas. Meskipun keuntungannya. Tim kerja lebih efektif dibandingkan bekerja secara individual.1. karena beberapa sebab. 2. silakan anda mengerjakan latihan berikut ini! 1) Apa yang dimaksud dengan tim kerja? 2) Sebutkan Keuntungan dan kelemahan tim kerja! 3) Apa yang dimaksud dengan task force? 4) Sebutkan jenis-jenis tim kerja informal! 5) Apa yang dimaksud dengan komite? 6) Sebutkan fungsi-fungsi tim kerja! 7) Apa yang dimaksud dengan groupthink? 8) Sebutkan karakteristik tim kerja yang efektif! RANGKUMAN Tim kerja semakin populer dalam organisasi bisnis. diantaranya: tim kerja mendapat juga berbagai beberapa pujian atas namun terdapat kelemahan. Banyak penyelesaian suatu aktifitas dalam organisasi dilakukan melalui pembentukkan tim kerja. berkumpulnya berbagai kompetensi yang berbeda. yaitu memungkinkan terjadinya groupthink.

KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II TES FORMATIF 1 Pilih salah satu jawaban yang paling tepat dari beberapa alternatif jawaban yang disediakan ! 1) Berikut ini adalah beberapa bentuk tim kerja. Komite 2) Salah satu kelemahan dalam tim kerja: A. Informasi yang lebih lengkap B. Tim kerja tidak mengandalkan partisipasi peserta C. Terjadinya groupthink B. Legitimasi pengambilan keputusan C. Dalam tim kerja peserta berjalan sendiri-sendiri D. Dalam tim kerja tidak perlu ada koordinasi 5) Berikut ini beberapa karakteristik tim kerja yang efektif. Adanya legitimasi pengambilan keputusan D. Adanya free raider D. Tim kerja memerlukan partisipasi anggota B. Task force C. Menerima anggota secara terbuka 2. Problem solving skill B. kecuali: A. Keahlian yang beragam 4) Berikut ini mana yang benar A. kecuali: A. Konsensus C. kecuali: A. 10 .1. Pandangan dan keahlian yang beragam 3) Berikut ini merupakan kelebihan tim kerja. Pengurus D.

kecuali: A. yang penting menglelola konflik dengan baik supaya menjadi fungsional B.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II B. Tidak biasa terjadi. Ikuti prosedur pertemuan sesuai dengan waktu dan materi yang direncanakan 2. Komunikasi dengan jujur dan tebuka D. Berusaha mengalahkan lawan konflik C. 11 . Kuasai pertemuan dan arahkan anggota tim D. Mencapai keputusan secara konsensus 7) Konflik dalam tim merupakan sesuatu yang: A. dan harus dihindari C. Bersikap proaktif dan berfikir win-win B. Melakukan pertemuan berdasarkan materi dan topik yang direncanakan B. Biasa terjadi. Menghindari konflik 9) Berikut ini langkah-langkah melakukan pertemuan dengan anggota tim supaya efektif. Berfikir kreatif 6) Berikut ini merupakan beberapa karakteristik tim yang efektif. Masing-masing menjalankan tugasnya secara mandiri C. Organisasi yang baik tidak mempunyai konflik 8) Berikut ini salah satu cara untuk mengatasi konflik dalam tim A.1. Mempunyai tujuan yang jelas C. kecuali: A. Dorong adanya peran serta aktif seluruh anggota C. Komunikasi dengan terbuka dan transparan D. Mempunyai tujuan yang jelas B. Konflik selalu menghasilkan hal yang destruktif D. Meredam konflik dengan mengikuti kemauan lawan konflik D.

Bagus! Tetapi kalau nilai Anda di bawah 80 %. Tentukan tujuan dari pertemuan tersebut B. 2.79 % 56 % . berikut ini salah satu hal yang harus disiapkan: A. Rumus Jumlah jawaban Anda yang benar Tingkat penguasaan = 10 Arti tingkat penguasaan yang Anda capai: 80 % . Tentukan keputusan dimuka C.69 % = baik = sedang x 100 % < 55 % = Kurang Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80 % ke atas. dan hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar. anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda dalam materi Kegiatan Belajar 1. terutama yang belum Anda kuasai.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II 10) Dalam menyiapkan pertemuan tim. 12 . Anda harus mengulangi Kegiatan Belajar 1. Atur tempat yang dapat mengakomodasi kepentingan anda pribadi Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini.1. Pilih peserta yang bisa mendekung ide anda D.100 % = baik sekali 70 % .