KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

PENDAHULUAN

BAB

2

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DALAM ORGANISASI BISNIS
Oleh: Aam Bastaman SE. M.Si

PENDAHULUAN

K

omunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota organisasi komunikasi. melakukan pekerjaannya dengan melakukan

Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin populer. Banyak perusahaan dari berbagai industri menerapkan konsep tim kerja dalam melakukan aktifitasnya. Pemakaian tim kerja diyakini banyak pimpinan perusahaan akan lebih efektif, dibandingkan penyelesaian aktifitas secara individual. Pemakaian tim kerja diharapkan dapat menciptakan sinergi yang positif. Penjumlahan aggota dalam tim akan memungkinkan menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan output total yang dikerjakan oleh masingmasing individu.

2.1.

1

akibatnya terjadi kesalahan komunikasi yang tidak diharapkan. Setelah mempelajari modul ini diharapkan anda dapat: a. 2 . Dalam beberapa hal bahkan lebih penting. tidak betul-betul mendengarkan. c. Modul ini akan membahas mengenai Komunikasi bisnis yang efektif yang akan dibagi menjadi 2 (dua) kegiatan belajar. Mengusai kecakapan mendengar yang efektif untuk meningkatkan kinerja komunikasi kita. Pendengar hanya mendengar sambil lalu. dan memberikan perhatian yang semestinya untuk tercapainya tujuan komunikasi.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II Seiring dengan makin meningkatnya penggunaan tim kerja dalam organisasi bisnis. b. Mengatasi hambatan dalam mendengar yang efektif 2. Komunikasi yang efektif adalah jawaban untuk menghadapi tantangan tersebut. mencoba memahami apa yang disampaikan dengan baik. tantangan komunikasi dalam tim juga makin meningkat. karena dengan mendengar yang efektif penerima berusaha bersikap empati. Tim kerja dituntut untuk bekerja secara efektif yang melibatkan semua anggota dalam tim. Mendengar yang efektif dapat meningkatkan kualitas komunikasi. Seringkali terjadi salah komunikasi karena kurangnya pemahanan mengenai pentingnya mendengar yang efektif. Menguasai konsep dan teknik dalam membangun komunikasi tim kerja yang efektif. yang terdiri atas: 1) Membangun komunikasi yang efektif dalam tim kerja 2) Mengasah kecakapan mendengar yang efektif Dengan mempelajari modul ini dengan baik dan benar. kemampuan mendengar yang efektif juga seringkali diremehkan. Padahal kemampuan mendengar yang efektif sama pentingnya dengan kemampuan berbicara secara efektif. Selain komunikasi dalam tim.1. diharapkan Anda dapat memahami dan mampu berkomunikasi dalam tim kerja dan membangun serta mengasah kecakapan mendengar yang efektif.

dan relatif permanen. Tim kerja mengedepankan partisipasi anggota dalam pengambilan keputusan dan dalam penyelesaian pekerjaan. Dari praktek banyak perusahaan terkemuka dewasa ini.tugas organisasi secara bersama-sama sebagai satu kesatuan. Tipe-Tipe Tim Kerja Tim kerja dapat dikelompokkan dalam beberapa tipe.1. antara lain: 1) Tim kerja formal Tim kerja formal biasanya merupakan bagian yang melekat dari struktur organisasi. 2. dengan kecakapan dan latarbelakang yang berbeda. semakin disadari banyak aktifitas pekerjaan dan proyek-proyek yang lebih efektif dikerjakan oleh suatu tim kerja daripada dilakukan secara individual. bergabung untuk menyelesaikan tugas . PENGERTIAN TIM KERJA Tim kerja merupakan kesatuan dari beberapa individu yang bisa berasal dari beberapa departemen yang berbeda. Pemakaian tim kerja dalam organisasi berimplikasi pada perlunya komunikasi yang efektif dalam tim. 1. Banyak perusahaan dari berbagai ukuran dan industri menerapkan konsep tim kerja dalam pencapaian aktifitasnya. 3 .KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II TOPIK 1 Memahami Komunikasi dalam Tim Kerja A. Tim kerja sangat populer digunakan dalam organisasi bisnis.

dalam organisasi dibentuk komite untuk menampung keluh kesah karyawan dan memberi solusi yang memadai baik kepada pegawai maupun perusahaan. kemudian dibubarkan jika tujuan dari kedua bentuk tim ini selesai mencapai tujuannya. antara sesama anggota tim maupun keluar tim. Apapun bentuknya tim kerja mensyaratkan adanya komunikasi yang baik. Meningkatkan informasi dan pengetahuan. Anggota tim dengan latarbelakang yang berbeda akan memberikan pandangan yang beragam terhadap suatu 2. seperti manajemen atau serikat pekerja. Bentuk tim informal ini antara lain adalah tim pemecah masalah (problem solving team) dan task force. untuk tercapainya suatu tim kerja yang efektif. Dalam tim kerja diperlukan tingkat partisipasi yang tinggi dalam melakukan keputusan dan dalam pelaksanaan tugas. 2. 4 .KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II 2) Tim kerja informal Sedangkan tim kerja informal biasanya berada diluar struktur organisasi formal. b. Selain itu terdapat pula komite.1. terdapat beberapa keuntungan yang akan diperoleh. Keuntungan dan Kelemahan Tim Kerja Tim kerja memainkan peranan yang penting untuk suksesnya tujuan organisasi secara keseluruhan. Umpamanya. Kurangnya interaksi dan koordinasi antar sesama anggota tim akan menyebabkan kinerja tim kurang efektif. maka sumberdaya masing-masing individu akan tertampung dalam tim ini. Keduanya dibentuk untuk memecahkan suatu issu atau masalah yang spesifik. Biasanya komite mempunyai masa kerja yang relatif lebih lama dari task force atau problem solving teams. antara lain: a. 1) Keuntungan tim kerja Tim kerja sangat penting dalam organisasi. yang dibentuk untuk memecahkan masalah atau bekerja untuk suatu kegiatan organisasi yang spesifik. sehingga bisa memperkuat tim baik dalam informasi maupun pengetahuan. Dengan berkerja secara bersama. Meningkatkan ragam pandangan.

sebagai berikut: a. Adanya agenda-agenda tersembunyi Dalam tim bisa saja ada anggota tim mempunyai tujuan-tujuan kusus yang belum tentu sejalan dengan tujuan tim secara keseluruhan. tanpa adanya kerjasama yang baik. Dengan begitu. Dalam tim seringkali lebih diperhatikan suara mayoritas karena dianggap mewakili sebagian besar anggota tim. c. Hal ini memungkinkan jika tidak dicapai konsensus antara anggota tim. Artinya penggabungan beberapa individu ke dalam satu tim mengakibatkan kinerja yang lebih lemah dibandingkan jika dikerjakan terpisah secara individual. Adanya agenda 2. d.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II pengambilan keputusan. Hal ini akan memperkuat legaitas dan kualitas pengambilan keputusan. tim kerja bisa saja tidak menghasilkan apa-apa dan memungkinkan terjadinya sinergi yang negatif. Tim kerja memungkinkan terjadinya groupthink. 5 . Suara mayoritas dapat mengalahkan suara minoritas. c. Meningkatkan tingkat kinerja. namun karena bergabung dengan tim maka dia mendapat imbalan atau balas jasa yang sama baiknya. padahal belum tentu lebih baik. tim kerja juga mempunyai beberapa kelemahan. Solusi yang diputuskan bersama akan diterima secara lebih baik dari pada jika diputuskan oleh seorang individu. Dengan berbagai ketrampilan anggota tim yang dimilikinya maka kinerja tim diharapkan bisa lebih baik dari pada kinerja individual 2) Kelemahan tim kerja Disamping beberapa kelebihan seperti tersebut diatas. misalnya direktur utama perusahaan. Tim kerja memungkinkan pengambilan keputusan berlarut-larut. Mereka yang tidak memberikan kontribusi secara nyata. b.1. d. Meningkatkan penerimaan atas suatu solusi. Disamping itu tim kerja memungkinkan terjadinya free raider. Groupthink merupakan fenomena untuk mengikuti konsensus dari mayoritas anggota tim mengalahkan pendapat minoritas yang mungkin saja lebih benar.

tidak ada bias dan bersifat transparan. Untuk supaya efektif keputusan harus diambil secara consensus. 2) Komunikasi dengan terbuka dan jujur Anggota tim harus dapat saling berkomunikasi dengan baik. jangan ada anggota tim yang mendominasi dan terlalu mengendalikan pengambilan keputusan. 6 . 4) Berfikir secara kreatif Masing – masing anggota tim harus dapat berfikir secara kreatif. maka suatu tim yang efektif haruslah memiliki beberapa karakteristik berikut ini: 1) Mempunyai tujuan yang jelas Organisasi harus menentukan tujuan dan alasan yang jelas dalam pembentukkan tim kerja.1. sehinga arus informasi menjadi jelas. B. 1. Karakteristik Tim Kerja yang Efektif Mengingat pentingnya peranan tim kerja. MEMPERKUAT TIM KERJA DENGAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Kerjasama merupakan unsur yang sangat penting dalam tim kerja. berfikir diluar kotak dan mengajukan ide-ide baru dan segar terhadap pemecahan suatu masalah. Dengan tujuan yang jelas akan mengatasi masalah keragu-raguan anggota tim dalam menyelesaikannya. Membangun kerjasama dapat dilakukan dengan komunikasi yang efektif. 3) Mencapai keputusan dengan konsensus Tim kerja pada akhirnya harus melakukan pengambilan keputusan dalam pelaksanaan pekerjaannya. Masalah komunikasi yang buruk biasanya menjadi kendala dalam pelaksanaan pencapaian pekerjaan yang efektif. 5) Tetap fokus Anggota tim dituntut untuk fokus terhadap tanggungjawab yang telah 2.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II tersembunyi (hidden agenda) dari anggota tim ini tentu saja akan mengganggu kinerja tim secara keseluruhan. terbuka dan jujur.

Kita tidak bisa berjalan sendirian dan mengabaikan pandangan anggota lainnya. Bila ada anggota tim yang mewakili sudut pandang dan keahlian yang berbeda. Ada kesadaran untuk melakukan kerjasama dalam memecahkan masalah. menetapkan perannya dan mulai menetapkan tujuan. 2. kekompakan terjadi dan penyelesaian dapat dicapai dengan lebih ringkas. Membuat Keputusan Tim Pengambilan keputusan berbeda pada tim dibandingkan pengambilan keputusan individual. yaitu: 1) Tahapan orientasi Dalam tahapan ini anggota tim kerja melakukan sosialisasi. sehingga bisa dicapai keputusan yang mengutamakan kepentingan organisasi. Konsensus dicapai ketika anggota tim menemukan jawaban yang dapat diterima dan didukung oleh semua anggota. 3) Tahapan pemunculan Dalam fase ini anggota tim mencapai keputusan.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II diberikan organisasi kepada dirinya. tidak berlarut-larut. Pada tim kita harus mempertimbangkan ide dan masukan anggota tim yang lainnya. yang mengakibatkan tim menjadi tidak efektif. Tanpa memiliki karakteristik tersebut diatas sangat memungkinkan terjadinya konflik dalam tim kerja. Fokus akan membantu meningkatkan efektifitas kerja tim. harus mementingkan kepentingan organisasi secara keseluruhan.1. 7 . sehingga terjadi konflik. ketidaksetujuan merupakan bagian yang alami dalam tahap ini. 2) Tahapan konflik Dalam tahapan ini anggota mulai membahas posisi mereka yang bermasalah. 2. Terdapat empat tahapan dalam pembuatan keputusan tim kerja sebagai suatu kelompok. Tim kerja harus memecahkan masalah secara efektif. 4) Tahapan penguatan Dalam tahap ini perasaan kelompok dibangun ulang. 6) Memecahkan masalah dengan efektif.

3) Keterbukaan Setiap anggota harus terbuka supaya konflik tidak berlarut-larut dan dapat diselesaikan dengan baik. Berpikirlah menang – menang. 4) Cara tahu akar masalah Anggota tim harus dapat mencari tahu sumber atau penyebab konflik. Cara-Cara Penyelesaian Konflik dalam Kelompok Konflik dalam tim merupakan hal yang biasa terjadi. apalagi memperkeruh suasana. dan jangan hanya mau menang sendiri. 8 . 2. Dengan keterbukaan konflik yang terjadi dapat ditangani sehingga menjadi konflik yang fungsional. Terdapat beberapa cara untuk memecahkan konflik dalam kelompok. 2) Komunikasi Komunikasi yang lancar dapat menghindari diri dari kesalahpahaman sehingga lebih mudah dalam menyelesaikan konflik yang timbul. supaya kita kita tahu cara menyelesaikan konflik tersebut. sebagai berikut: 1) Bersikap proaktif Setiap anggota tim harus turut aktif dalam menyelesaian konflik secara proaktif. dan seringkali konflik tidak dapat dihindari. Kita tidak boleh memihak pada salah satu pihak yang terlibat konflik. sehingga selalu ada jalan untuk memecahkan konflik yang terjadi. sehingga tidak ada pihak-pihak yang merasa dirugikan.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II 3. 6) Harus adil Bersikap adil artinya menempatkan diri kita dengan netral.1. 7) Bersekutu Untuk menyelesaikan konflik kita harus mempunyai sikap bersekutu. 5) Bersikap fleksibel Anggota tim harus bersikap fleksibel. Dengan latar belakang anggota yang beragam memungkinkan perbedaan pendapat terjadi.

berkumpulnya berbagai kompetensi yang berbeda.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas. kecenderungan untuk mengikuti konsensus dengan mengabaikan pandangan sendiri yang mungkin saja lebih benar. diantaranya: tim kerja mendapat juga berbagai beberapa pujian atas namun terdapat kelemahan. silakan anda mengerjakan latihan berikut ini! 1) Apa yang dimaksud dengan tim kerja? 2) Sebutkan Keuntungan dan kelemahan tim kerja! 3) Apa yang dimaksud dengan task force? 4) Sebutkan jenis-jenis tim kerja informal! 5) Apa yang dimaksud dengan komite? 6) Sebutkan fungsi-fungsi tim kerja! 7) Apa yang dimaksud dengan groupthink? 8) Sebutkan karakteristik tim kerja yang efektif! RANGKUMAN Tim kerja semakin populer dalam organisasi bisnis. Banyak penyelesaian suatu aktifitas dalam organisasi dilakukan melalui pembentukkan tim kerja. 2. Meskipun keuntungannya. 9 .1. diantaranya: tim kerja memungkinkan arus informasi lebih luas. dan legimitasi atas hasil yang dicapai dan atas pengambilan keputusan tim. karena beberapa sebab. yaitu memungkinkan terjadinya groupthink. Tim kerja lebih efektif dibandingkan bekerja secara individual.

kecuali: A.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II TES FORMATIF 1 Pilih salah satu jawaban yang paling tepat dari beberapa alternatif jawaban yang disediakan ! 1) Berikut ini adalah beberapa bentuk tim kerja. Keahlian yang beragam 4) Berikut ini mana yang benar A. Adanya free raider D. Pandangan dan keahlian yang beragam 3) Berikut ini merupakan kelebihan tim kerja. kecuali: A. Adanya legitimasi pengambilan keputusan D. Task force C. 10 . kecuali: A. Tim kerja memerlukan partisipasi anggota B. Pengurus D. Menerima anggota secara terbuka 2. Dalam tim kerja peserta berjalan sendiri-sendiri D. Komite 2) Salah satu kelemahan dalam tim kerja: A. Legitimasi pengambilan keputusan C. Tim kerja tidak mengandalkan partisipasi peserta C. Informasi yang lebih lengkap B. Konsensus C. Terjadinya groupthink B.1. Problem solving skill B. Dalam tim kerja tidak perlu ada koordinasi 5) Berikut ini beberapa karakteristik tim kerja yang efektif.

Masing-masing menjalankan tugasnya secara mandiri C. 11 . kecuali: A. Ikuti prosedur pertemuan sesuai dengan waktu dan materi yang direncanakan 2. Menghindari konflik 9) Berikut ini langkah-langkah melakukan pertemuan dengan anggota tim supaya efektif. Mempunyai tujuan yang jelas C. Mencapai keputusan secara konsensus 7) Konflik dalam tim merupakan sesuatu yang: A. Bersikap proaktif dan berfikir win-win B. Komunikasi dengan terbuka dan transparan D. Berfikir kreatif 6) Berikut ini merupakan beberapa karakteristik tim yang efektif. Organisasi yang baik tidak mempunyai konflik 8) Berikut ini salah satu cara untuk mengatasi konflik dalam tim A. Berusaha mengalahkan lawan konflik C. Kuasai pertemuan dan arahkan anggota tim D. Biasa terjadi. Tidak biasa terjadi.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II B. Komunikasi dengan jujur dan tebuka D.1. dan harus dihindari C. Dorong adanya peran serta aktif seluruh anggota C. Mempunyai tujuan yang jelas B. Meredam konflik dengan mengikuti kemauan lawan konflik D. Melakukan pertemuan berdasarkan materi dan topik yang direncanakan B. yang penting menglelola konflik dengan baik supaya menjadi fungsional B. kecuali: A. Konflik selalu menghasilkan hal yang destruktif D.

Tentukan tujuan dari pertemuan tersebut B. Anda harus mengulangi Kegiatan Belajar 1.79 % 56 % . 12 . Rumus Jumlah jawaban Anda yang benar Tingkat penguasaan = 10 Arti tingkat penguasaan yang Anda capai: 80 % . Bagus! Tetapi kalau nilai Anda di bawah 80 %.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II 10) Dalam menyiapkan pertemuan tim. dan hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar. 2.1.100 % = baik sekali 70 % . anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Tentukan keputusan dimuka C. berikut ini salah satu hal yang harus disiapkan: A. Pilih peserta yang bisa mendekung ide anda D.69 % = baik = sedang x 100 % < 55 % = Kurang Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80 % ke atas. Atur tempat yang dapat mengakomodasi kepentingan anda pribadi Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. terutama yang belum Anda kuasai. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda dalam materi Kegiatan Belajar 1.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful