KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

PENDAHULUAN

BAB

2

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DALAM ORGANISASI BISNIS
Oleh: Aam Bastaman SE. M.Si

PENDAHULUAN

K

omunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota organisasi komunikasi. melakukan pekerjaannya dengan melakukan

Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin populer. Banyak perusahaan dari berbagai industri menerapkan konsep tim kerja dalam melakukan aktifitasnya. Pemakaian tim kerja diyakini banyak pimpinan perusahaan akan lebih efektif, dibandingkan penyelesaian aktifitas secara individual. Pemakaian tim kerja diharapkan dapat menciptakan sinergi yang positif. Penjumlahan aggota dalam tim akan memungkinkan menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan output total yang dikerjakan oleh masingmasing individu.

2.1.

1

diharapkan Anda dapat memahami dan mampu berkomunikasi dalam tim kerja dan membangun serta mengasah kecakapan mendengar yang efektif. tantangan komunikasi dalam tim juga makin meningkat.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II Seiring dengan makin meningkatnya penggunaan tim kerja dalam organisasi bisnis. karena dengan mendengar yang efektif penerima berusaha bersikap empati. 2 . Dalam beberapa hal bahkan lebih penting. Komunikasi yang efektif adalah jawaban untuk menghadapi tantangan tersebut. Selain komunikasi dalam tim. Mengatasi hambatan dalam mendengar yang efektif 2.1. mencoba memahami apa yang disampaikan dengan baik. yang terdiri atas: 1) Membangun komunikasi yang efektif dalam tim kerja 2) Mengasah kecakapan mendengar yang efektif Dengan mempelajari modul ini dengan baik dan benar. dan memberikan perhatian yang semestinya untuk tercapainya tujuan komunikasi. Mendengar yang efektif dapat meningkatkan kualitas komunikasi. kemampuan mendengar yang efektif juga seringkali diremehkan. Mengusai kecakapan mendengar yang efektif untuk meningkatkan kinerja komunikasi kita. Pendengar hanya mendengar sambil lalu. Seringkali terjadi salah komunikasi karena kurangnya pemahanan mengenai pentingnya mendengar yang efektif. tidak betul-betul mendengarkan. akibatnya terjadi kesalahan komunikasi yang tidak diharapkan. Setelah mempelajari modul ini diharapkan anda dapat: a. Modul ini akan membahas mengenai Komunikasi bisnis yang efektif yang akan dibagi menjadi 2 (dua) kegiatan belajar. b. Tim kerja dituntut untuk bekerja secara efektif yang melibatkan semua anggota dalam tim. c. Padahal kemampuan mendengar yang efektif sama pentingnya dengan kemampuan berbicara secara efektif. Menguasai konsep dan teknik dalam membangun komunikasi tim kerja yang efektif.

PENGERTIAN TIM KERJA Tim kerja merupakan kesatuan dari beberapa individu yang bisa berasal dari beberapa departemen yang berbeda.tugas organisasi secara bersama-sama sebagai satu kesatuan. antara lain: 1) Tim kerja formal Tim kerja formal biasanya merupakan bagian yang melekat dari struktur organisasi. semakin disadari banyak aktifitas pekerjaan dan proyek-proyek yang lebih efektif dikerjakan oleh suatu tim kerja daripada dilakukan secara individual.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II TOPIK 1 Memahami Komunikasi dalam Tim Kerja A. 3 . Banyak perusahaan dari berbagai ukuran dan industri menerapkan konsep tim kerja dalam pencapaian aktifitasnya. Tim kerja sangat populer digunakan dalam organisasi bisnis. bergabung untuk menyelesaikan tugas . dengan kecakapan dan latarbelakang yang berbeda. dan relatif permanen.1. Tipe-Tipe Tim Kerja Tim kerja dapat dikelompokkan dalam beberapa tipe. Tim kerja mengedepankan partisipasi anggota dalam pengambilan keputusan dan dalam penyelesaian pekerjaan. Pemakaian tim kerja dalam organisasi berimplikasi pada perlunya komunikasi yang efektif dalam tim. Dari praktek banyak perusahaan terkemuka dewasa ini. 1. 2.

antara lain: a. kemudian dibubarkan jika tujuan dari kedua bentuk tim ini selesai mencapai tujuannya. 1) Keuntungan tim kerja Tim kerja sangat penting dalam organisasi. Meningkatkan ragam pandangan. Keduanya dibentuk untuk memecahkan suatu issu atau masalah yang spesifik.1. Anggota tim dengan latarbelakang yang berbeda akan memberikan pandangan yang beragam terhadap suatu 2. 4 . Keuntungan dan Kelemahan Tim Kerja Tim kerja memainkan peranan yang penting untuk suksesnya tujuan organisasi secara keseluruhan. Dalam tim kerja diperlukan tingkat partisipasi yang tinggi dalam melakukan keputusan dan dalam pelaksanaan tugas. untuk tercapainya suatu tim kerja yang efektif. Dengan berkerja secara bersama. b.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II 2) Tim kerja informal Sedangkan tim kerja informal biasanya berada diluar struktur organisasi formal. antara sesama anggota tim maupun keluar tim. terdapat beberapa keuntungan yang akan diperoleh. Umpamanya. sehingga bisa memperkuat tim baik dalam informasi maupun pengetahuan. Apapun bentuknya tim kerja mensyaratkan adanya komunikasi yang baik. 2. Bentuk tim informal ini antara lain adalah tim pemecah masalah (problem solving team) dan task force. yang dibentuk untuk memecahkan masalah atau bekerja untuk suatu kegiatan organisasi yang spesifik. seperti manajemen atau serikat pekerja. Selain itu terdapat pula komite. Meningkatkan informasi dan pengetahuan. Kurangnya interaksi dan koordinasi antar sesama anggota tim akan menyebabkan kinerja tim kurang efektif. dalam organisasi dibentuk komite untuk menampung keluh kesah karyawan dan memberi solusi yang memadai baik kepada pegawai maupun perusahaan. maka sumberdaya masing-masing individu akan tertampung dalam tim ini. Biasanya komite mempunyai masa kerja yang relatif lebih lama dari task force atau problem solving teams.

Artinya penggabungan beberapa individu ke dalam satu tim mengakibatkan kinerja yang lebih lemah dibandingkan jika dikerjakan terpisah secara individual. b. Meningkatkan tingkat kinerja. Meningkatkan penerimaan atas suatu solusi. tim kerja bisa saja tidak menghasilkan apa-apa dan memungkinkan terjadinya sinergi yang negatif. c. Dengan begitu. Adanya agenda-agenda tersembunyi Dalam tim bisa saja ada anggota tim mempunyai tujuan-tujuan kusus yang belum tentu sejalan dengan tujuan tim secara keseluruhan. Suara mayoritas dapat mengalahkan suara minoritas. Adanya agenda 2. d. namun karena bergabung dengan tim maka dia mendapat imbalan atau balas jasa yang sama baiknya. Groupthink merupakan fenomena untuk mengikuti konsensus dari mayoritas anggota tim mengalahkan pendapat minoritas yang mungkin saja lebih benar. Dalam tim seringkali lebih diperhatikan suara mayoritas karena dianggap mewakili sebagian besar anggota tim. Solusi yang diputuskan bersama akan diterima secara lebih baik dari pada jika diputuskan oleh seorang individu. Mereka yang tidak memberikan kontribusi secara nyata.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II pengambilan keputusan. tim kerja juga mempunyai beberapa kelemahan. tanpa adanya kerjasama yang baik. 5 . Hal ini memungkinkan jika tidak dicapai konsensus antara anggota tim. Tim kerja memungkinkan terjadinya groupthink. Tim kerja memungkinkan pengambilan keputusan berlarut-larut. Hal ini akan memperkuat legaitas dan kualitas pengambilan keputusan.1. Disamping itu tim kerja memungkinkan terjadinya free raider. padahal belum tentu lebih baik. sebagai berikut: a. d. Dengan berbagai ketrampilan anggota tim yang dimilikinya maka kinerja tim diharapkan bisa lebih baik dari pada kinerja individual 2) Kelemahan tim kerja Disamping beberapa kelebihan seperti tersebut diatas. misalnya direktur utama perusahaan. c.

Karakteristik Tim Kerja yang Efektif Mengingat pentingnya peranan tim kerja. berfikir diluar kotak dan mengajukan ide-ide baru dan segar terhadap pemecahan suatu masalah. 1. 2) Komunikasi dengan terbuka dan jujur Anggota tim harus dapat saling berkomunikasi dengan baik.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II tersembunyi (hidden agenda) dari anggota tim ini tentu saja akan mengganggu kinerja tim secara keseluruhan.1. 5) Tetap fokus Anggota tim dituntut untuk fokus terhadap tanggungjawab yang telah 2. Masalah komunikasi yang buruk biasanya menjadi kendala dalam pelaksanaan pencapaian pekerjaan yang efektif. Untuk supaya efektif keputusan harus diambil secara consensus. Dengan tujuan yang jelas akan mengatasi masalah keragu-raguan anggota tim dalam menyelesaikannya. Membangun kerjasama dapat dilakukan dengan komunikasi yang efektif. 3) Mencapai keputusan dengan konsensus Tim kerja pada akhirnya harus melakukan pengambilan keputusan dalam pelaksanaan pekerjaannya. 6 . tidak ada bias dan bersifat transparan. jangan ada anggota tim yang mendominasi dan terlalu mengendalikan pengambilan keputusan. maka suatu tim yang efektif haruslah memiliki beberapa karakteristik berikut ini: 1) Mempunyai tujuan yang jelas Organisasi harus menentukan tujuan dan alasan yang jelas dalam pembentukkan tim kerja. B. MEMPERKUAT TIM KERJA DENGAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Kerjasama merupakan unsur yang sangat penting dalam tim kerja. sehinga arus informasi menjadi jelas. terbuka dan jujur. 4) Berfikir secara kreatif Masing – masing anggota tim harus dapat berfikir secara kreatif.

yang mengakibatkan tim menjadi tidak efektif. kekompakan terjadi dan penyelesaian dapat dicapai dengan lebih ringkas. tidak berlarut-larut. sehingga terjadi konflik. sehingga bisa dicapai keputusan yang mengutamakan kepentingan organisasi.1.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II diberikan organisasi kepada dirinya. Konsensus dicapai ketika anggota tim menemukan jawaban yang dapat diterima dan didukung oleh semua anggota. 7 . Fokus akan membantu meningkatkan efektifitas kerja tim. ketidaksetujuan merupakan bagian yang alami dalam tahap ini. Tanpa memiliki karakteristik tersebut diatas sangat memungkinkan terjadinya konflik dalam tim kerja. 2) Tahapan konflik Dalam tahapan ini anggota mulai membahas posisi mereka yang bermasalah. Terdapat empat tahapan dalam pembuatan keputusan tim kerja sebagai suatu kelompok. Kita tidak bisa berjalan sendirian dan mengabaikan pandangan anggota lainnya. menetapkan perannya dan mulai menetapkan tujuan. Ada kesadaran untuk melakukan kerjasama dalam memecahkan masalah. Pada tim kita harus mempertimbangkan ide dan masukan anggota tim yang lainnya. harus mementingkan kepentingan organisasi secara keseluruhan. yaitu: 1) Tahapan orientasi Dalam tahapan ini anggota tim kerja melakukan sosialisasi. Bila ada anggota tim yang mewakili sudut pandang dan keahlian yang berbeda. 4) Tahapan penguatan Dalam tahap ini perasaan kelompok dibangun ulang. 2. 6) Memecahkan masalah dengan efektif. Tim kerja harus memecahkan masalah secara efektif. Membuat Keputusan Tim Pengambilan keputusan berbeda pada tim dibandingkan pengambilan keputusan individual. 3) Tahapan pemunculan Dalam fase ini anggota tim mencapai keputusan. 2.

3) Keterbukaan Setiap anggota harus terbuka supaya konflik tidak berlarut-larut dan dapat diselesaikan dengan baik. 7) Bersekutu Untuk menyelesaikan konflik kita harus mempunyai sikap bersekutu. Kita tidak boleh memihak pada salah satu pihak yang terlibat konflik. Dengan latar belakang anggota yang beragam memungkinkan perbedaan pendapat terjadi. 2. Terdapat beberapa cara untuk memecahkan konflik dalam kelompok. dan jangan hanya mau menang sendiri. Cara-Cara Penyelesaian Konflik dalam Kelompok Konflik dalam tim merupakan hal yang biasa terjadi. 2) Komunikasi Komunikasi yang lancar dapat menghindari diri dari kesalahpahaman sehingga lebih mudah dalam menyelesaikan konflik yang timbul. Dengan keterbukaan konflik yang terjadi dapat ditangani sehingga menjadi konflik yang fungsional. 6) Harus adil Bersikap adil artinya menempatkan diri kita dengan netral. 5) Bersikap fleksibel Anggota tim harus bersikap fleksibel.1.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II 3. 4) Cara tahu akar masalah Anggota tim harus dapat mencari tahu sumber atau penyebab konflik. apalagi memperkeruh suasana. dan seringkali konflik tidak dapat dihindari. supaya kita kita tahu cara menyelesaikan konflik tersebut. 8 . sebagai berikut: 1) Bersikap proaktif Setiap anggota tim harus turut aktif dalam menyelesaian konflik secara proaktif. sehingga tidak ada pihak-pihak yang merasa dirugikan. sehingga selalu ada jalan untuk memecahkan konflik yang terjadi. Berpikirlah menang – menang.

diantaranya: tim kerja memungkinkan arus informasi lebih luas. silakan anda mengerjakan latihan berikut ini! 1) Apa yang dimaksud dengan tim kerja? 2) Sebutkan Keuntungan dan kelemahan tim kerja! 3) Apa yang dimaksud dengan task force? 4) Sebutkan jenis-jenis tim kerja informal! 5) Apa yang dimaksud dengan komite? 6) Sebutkan fungsi-fungsi tim kerja! 7) Apa yang dimaksud dengan groupthink? 8) Sebutkan karakteristik tim kerja yang efektif! RANGKUMAN Tim kerja semakin populer dalam organisasi bisnis. kecenderungan untuk mengikuti konsensus dengan mengabaikan pandangan sendiri yang mungkin saja lebih benar. Banyak penyelesaian suatu aktifitas dalam organisasi dilakukan melalui pembentukkan tim kerja. berkumpulnya berbagai kompetensi yang berbeda.1. Meskipun keuntungannya. Tim kerja lebih efektif dibandingkan bekerja secara individual. diantaranya: tim kerja mendapat juga berbagai beberapa pujian atas namun terdapat kelemahan. 2.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas. karena beberapa sebab. yaitu memungkinkan terjadinya groupthink. 9 . dan legimitasi atas hasil yang dicapai dan atas pengambilan keputusan tim.

Dalam tim kerja peserta berjalan sendiri-sendiri D. Task force C. kecuali: A. Legitimasi pengambilan keputusan C. Informasi yang lebih lengkap B. Tim kerja memerlukan partisipasi anggota B. Pengurus D. Dalam tim kerja tidak perlu ada koordinasi 5) Berikut ini beberapa karakteristik tim kerja yang efektif. Konsensus C.1. Terjadinya groupthink B. Menerima anggota secara terbuka 2. Adanya free raider D. Problem solving skill B. kecuali: A. Adanya legitimasi pengambilan keputusan D. kecuali: A. 10 . Tim kerja tidak mengandalkan partisipasi peserta C. Komite 2) Salah satu kelemahan dalam tim kerja: A. Pandangan dan keahlian yang beragam 3) Berikut ini merupakan kelebihan tim kerja. Keahlian yang beragam 4) Berikut ini mana yang benar A.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II TES FORMATIF 1 Pilih salah satu jawaban yang paling tepat dari beberapa alternatif jawaban yang disediakan ! 1) Berikut ini adalah beberapa bentuk tim kerja.

Masing-masing menjalankan tugasnya secara mandiri C. Mempunyai tujuan yang jelas C. Dorong adanya peran serta aktif seluruh anggota C. kecuali: A. kecuali: A.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II B.1. Komunikasi dengan jujur dan tebuka D. Bersikap proaktif dan berfikir win-win B. Biasa terjadi. Meredam konflik dengan mengikuti kemauan lawan konflik D. Komunikasi dengan terbuka dan transparan D. Menghindari konflik 9) Berikut ini langkah-langkah melakukan pertemuan dengan anggota tim supaya efektif. yang penting menglelola konflik dengan baik supaya menjadi fungsional B. Organisasi yang baik tidak mempunyai konflik 8) Berikut ini salah satu cara untuk mengatasi konflik dalam tim A. Mencapai keputusan secara konsensus 7) Konflik dalam tim merupakan sesuatu yang: A. Melakukan pertemuan berdasarkan materi dan topik yang direncanakan B. Ikuti prosedur pertemuan sesuai dengan waktu dan materi yang direncanakan 2. Berfikir kreatif 6) Berikut ini merupakan beberapa karakteristik tim yang efektif. dan harus dihindari C. Berusaha mengalahkan lawan konflik C. 11 . Konflik selalu menghasilkan hal yang destruktif D. Kuasai pertemuan dan arahkan anggota tim D. Tidak biasa terjadi. Mempunyai tujuan yang jelas B.

1. berikut ini salah satu hal yang harus disiapkan: A.79 % 56 % . terutama yang belum Anda kuasai. Tentukan keputusan dimuka C. Tentukan tujuan dari pertemuan tersebut B. 2. 12 .100 % = baik sekali 70 % .69 % = baik = sedang x 100 % < 55 % = Kurang Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80 % ke atas. anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Tetapi kalau nilai Anda di bawah 80 %. Anda harus mengulangi Kegiatan Belajar 1. Atur tempat yang dapat mengakomodasi kepentingan anda pribadi Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II 10) Dalam menyiapkan pertemuan tim. Pilih peserta yang bisa mendekung ide anda D. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda dalam materi Kegiatan Belajar 1. dan hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar. Rumus Jumlah jawaban Anda yang benar Tingkat penguasaan = 10 Arti tingkat penguasaan yang Anda capai: 80 % .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful