KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

PENDAHULUAN

BAB 2
KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DALAM
ORGANISASI BISNIS
Oleh: Aam Bastaman SE. M.Si

PENDAHULUAN

omunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi

K bisnis dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang

produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi bisnis para
anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan
dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam
dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota
organisasi melakukan pekerjaannya dengan melakukan
komunikasi.
Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin
populer. Banyak perusahaan dari berbagai industri menerapkan konsep tim
kerja dalam melakukan aktifitasnya. Pemakaian tim kerja diyakini banyak
pimpinan perusahaan akan lebih efektif, dibandingkan penyelesaian aktifitas
secara individual. Pemakaian tim kerja diharapkan dapat menciptakan sinergi
yang positif. Penjumlahan aggota dalam tim akan memungkinkan menghasilkan
output yang lebih besar dibandingkan output total yang dikerjakan oleh masing-
masing individu.

2.1. 1
 KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

Seiring dengan makin meningkatnya penggunaan tim kerja dalam

organisasi bisnis, tantangan komunikasi dalam tim juga makin meningkat. Tim
kerja dituntut untuk bekerja secara efektif yang melibatkan semua anggota
dalam tim. Komunikasi yang efektif adalah jawaban untuk menghadapi
tantangan tersebut.
Selain komunikasi dalam tim, kemampuan mendengar yang efektif juga
seringkali diremehkan. Padahal kemampuan mendengar yang efektif sama
pentingnya dengan kemampuan berbicara secara efektif. Dalam beberapa hal
bahkan lebih penting. Seringkali terjadi salah komunikasi karena kurangnya
pemahanan mengenai pentingnya mendengar yang efektif. Pendengar hanya
mendengar sambil lalu, tidak betul-betul mendengarkan, akibatnya terjadi
kesalahan komunikasi yang tidak diharapkan.
Mendengar yang efektif dapat meningkatkan kualitas komunikasi, karena
dengan mendengar yang efektif penerima berusaha bersikap empati, mencoba
memahami apa yang disampaikan dengan baik, dan memberikan perhatian
yang semestinya untuk tercapainya tujuan komunikasi.
Modul ini akan membahas mengenai Komunikasi bisnis yang efektif yang
akan dibagi menjadi 2 (dua) kegiatan belajar, yang terdiri atas:
1) Membangun komunikasi yang efektif dalam tim kerja
2) Mengasah kecakapan mendengar yang efektif
Dengan mempelajari modul ini dengan baik dan benar, diharapkan Anda
dapat memahami dan mampu berkomunikasi dalam tim kerja dan membangun
serta mengasah kecakapan mendengar yang efektif. Setelah mempelajari
modul ini diharapkan anda dapat:
a. Menguasai konsep dan teknik dalam membangun komunikasi tim kerja
yang efektif.
b. Mengusai kecakapan mendengar yang efektif untuk meningkatkan
kinerja komunikasi kita.
c. Mengatasi hambatan dalam mendengar yang efektif

2.1. 2
 KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

TOPIK 1

Memahami Komunikasi dalam Tim Kerja

A. PENGERTIAN TIM KERJA

Tim kerja merupakan kesatuan dari beberapa individu yang bisa berasal
dari beberapa departemen yang berbeda, dengan kecakapan dan latarbelakang
yang berbeda, bergabung untuk menyelesaikan tugas - tugas organisasi secara
bersama-sama sebagai satu kesatuan.
Tim kerja sangat populer digunakan dalam organisasi bisnis. Banyak
perusahaan dari berbagai ukuran dan industri menerapkan konsep tim kerja
dalam pencapaian aktifitasnya. Dari praktek banyak perusahaan terkemuka
dewasa ini, semakin disadari banyak aktifitas pekerjaan dan proyek-proyek
yang lebih efektif dikerjakan oleh suatu tim kerja daripada dilakukan secara
individual.
Tim kerja mengedepankan partisipasi anggota dalam pengambilan
keputusan dan dalam penyelesaian pekerjaan. Pemakaian tim kerja dalam
organisasi berimplikasi pada perlunya komunikasi yang efektif dalam tim.

1. Tipe-Tipe Tim Kerja

Tim kerja dapat dikelompokkan dalam beberapa tipe, antara lain:
1) Tim kerja formal
Tim kerja formal biasanya merupakan bagian yang melekat dari struktur
organisasi, dan relatif permanen.

2.1. 3
 KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

2) Tim kerja informal

Sedangkan tim kerja informal biasanya berada diluar struktur organisasi
formal, yang dibentuk untuk memecahkan masalah atau bekerja untuk suatu
kegiatan organisasi yang spesifik. Bentuk tim informal ini antara lain adalah tim
pemecah masalah (problem solving team) dan task force. Keduanya dibentuk
untuk memecahkan suatu issu atau masalah yang spesifik, kemudian
dibubarkan jika tujuan dari kedua bentuk tim ini selesai mencapai tujuannya.
Selain itu terdapat pula komite. Biasanya komite mempunyai masa kerja
yang relatif lebih lama dari task force atau problem solving teams. Umpamanya,
dalam organisasi dibentuk komite untuk menampung keluh kesah karyawan
dan memberi solusi yang memadai baik kepada pegawai maupun perusahaan.
Apapun bentuknya tim kerja mensyaratkan adanya komunikasi yang baik,
antara sesama anggota tim maupun keluar tim, seperti manajemen atau serikat
pekerja, untuk tercapainya suatu tim kerja yang efektif.

2. Keuntungan dan Kelemahan Tim Kerja

Tim kerja memainkan peranan yang penting untuk suksesnya tujuan
organisasi secara keseluruhan. Dalam tim kerja diperlukan tingkat partisipasi
yang tinggi dalam melakukan keputusan dan dalam pelaksanaan tugas.
Kurangnya interaksi dan koordinasi antar sesama anggota tim akan
menyebabkan kinerja tim kurang efektif.

1) Keuntungan tim kerja

Tim kerja sangat penting dalam organisasi, terdapat beberapa
keuntungan yang akan diperoleh, antara lain:
a. Meningkatkan informasi dan pengetahuan. Dengan berkerja secara
bersama, maka sumberdaya masing-masing individu akan tertampung dalam
tim ini, sehingga bisa memperkuat tim baik dalam informasi maupun
pengetahuan.
b. Meningkatkan ragam pandangan. Anggota tim dengan latarbelakang
yang berbeda akan memberikan pandangan yang beragam terhadap suatu

2.1. 4
 KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

pengambilan keputusan. Hal ini akan memperkuat legaitas dan kualitas

pengambilan keputusan.
c. Meningkatkan penerimaan atas suatu solusi. Solusi yang diputuskan
bersama akan diterima secara lebih baik dari pada jika diputuskan oleh seorang
individu, misalnya direktur utama perusahaan.
d. Meningkatkan tingkat kinerja. Dengan berbagai ketrampilan anggota
tim yang dimilikinya maka kinerja tim diharapkan bisa lebih baik dari pada
kinerja individual

2) Kelemahan tim kerja

Disamping beberapa kelebihan seperti tersebut diatas, tim kerja juga
mempunyai beberapa kelemahan, sebagai berikut:
a. Tim kerja memungkinkan terjadinya groupthink.
Groupthink merupakan fenomena untuk mengikuti konsensus dari
mayoritas anggota tim mengalahkan pendapat minoritas yang mungkin saja
lebih benar. Suara mayoritas dapat mengalahkan suara minoritas, padahal
belum tentu lebih baik. Dalam tim seringkali lebih diperhatikan suara mayoritas
karena dianggap mewakili sebagian besar anggota tim.
b. Disamping itu tim kerja memungkinkan terjadinya free raider.
Mereka yang tidak memberikan kontribusi secara nyata, namun karena
bergabung dengan tim maka dia mendapat imbalan atau balas jasa yang sama
baiknya.
c. Tim kerja memungkinkan pengambilan keputusan berlarut-larut.
Hal ini memungkinkan jika tidak dicapai konsensus antara anggota tim.
Dengan begitu, tanpa adanya kerjasama yang baik, tim kerja bisa saja tidak
menghasilkan apa-apa dan memungkinkan terjadinya sinergi yang negatif.
Artinya penggabungan beberapa individu ke dalam satu tim mengakibatkan
kinerja yang lebih lemah dibandingkan jika dikerjakan terpisah secara
individual.
d. Adanya agenda-agenda tersembunyi
Dalam tim bisa saja ada anggota tim mempunyai tujuan-tujuan kusus yang
belum tentu sejalan dengan tujuan tim secara keseluruhan. Adanya agenda

2.1. 5
 KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

tersembunyi (hidden agenda) dari anggota tim ini tentu saja akan mengganggu
kinerja tim secara keseluruhan.

B. MEMPERKUAT TIM KERJA DENGAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

Kerjasama merupakan unsur yang sangat penting dalam tim kerja.

Membangun kerjasama dapat dilakukan dengan komunikasi yang efektif,
sehinga arus informasi menjadi jelas, tidak ada bias dan bersifat transparan.

1. Karakteristik Tim Kerja yang Efektif

Mengingat pentingnya peranan tim kerja, maka suatu tim yang efektif
haruslah memiliki beberapa karakteristik berikut ini:
1) Mempunyai tujuan yang jelas
Organisasi harus menentukan tujuan dan alasan yang jelas dalam
pembentukkan tim kerja. Dengan tujuan yang jelas akan mengatasi masalah
keragu-raguan anggota tim dalam menyelesaikannya.
2) Komunikasi dengan terbuka dan jujur
Anggota tim harus dapat saling berkomunikasi dengan baik, terbuka dan
jujur. Masalah komunikasi yang buruk biasanya menjadi kendala dalam
pelaksanaan pencapaian pekerjaan yang efektif.
3) Mencapai keputusan dengan konsensus
Tim kerja pada akhirnya harus melakukan pengambilan keputusan dalam
pelaksanaan pekerjaannya. Untuk supaya efektif keputusan harus diambil
secara consensus, jangan ada anggota tim yang mendominasi dan terlalu
mengendalikan pengambilan keputusan.
4) Berfikir secara kreatif
Masing – masing anggota tim harus dapat berfikir secara kreatif, berfikir
diluar kotak dan mengajukan ide-ide baru dan segar terhadap pemecahan
suatu masalah.
5) Tetap fokus
Anggota tim dituntut untuk fokus terhadap tanggungjawab yang telah

2.1. 6
 KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

diberikan organisasi kepada dirinya. Fokus akan membantu meningkatkan

efektifitas kerja tim.
6) Memecahkan masalah dengan efektif.
Tim kerja harus memecahkan masalah secara efektif, tidak berlarut-larut,
harus mementingkan kepentingan organisasi secara keseluruhan, sehingga
bisa dicapai keputusan yang mengutamakan kepentingan organisasi.
Tanpa memiliki karakteristik tersebut diatas sangat memungkinkan
terjadinya konflik dalam tim kerja, yang mengakibatkan tim menjadi tidak efektif.

2. Membuat Keputusan Tim

Pengambilan keputusan berbeda pada tim dibandingkan pengambilan
keputusan individual. Pada tim kita harus mempertimbangkan ide dan masukan
anggota tim yang lainnya. Kita tidak bisa berjalan sendirian dan mengabaikan
pandangan anggota lainnya. Terdapat empat tahapan dalam pembuatan
keputusan tim kerja sebagai suatu kelompok, yaitu:
1) Tahapan orientasi
Dalam tahapan ini anggota tim kerja melakukan sosialisasi, menetapkan
perannya dan mulai menetapkan tujuan.
2) Tahapan konflik
Dalam tahapan ini anggota mulai membahas posisi mereka yang
bermasalah. Bila ada anggota tim yang mewakili sudut pandang dan keahlian
yang berbeda, ketidaksetujuan merupakan bagian yang alami dalam tahap ini,
sehingga terjadi konflik.
3) Tahapan pemunculan
Dalam fase ini anggota tim mencapai keputusan. Konsensus dicapai
ketika anggota tim menemukan jawaban yang dapat diterima dan didukung oleh
semua anggota. Ada kesadaran untuk melakukan kerjasama dalam
memecahkan masalah.
4) Tahapan penguatan
Dalam tahap ini perasaan kelompok dibangun ulang, kekompakan
terjadi dan penyelesaian dapat dicapai dengan lebih ringkas.

2.1. 7
 KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

3. Cara-Cara Penyelesaian Konflik dalam Kelompok

Konflik dalam tim merupakan hal yang biasa terjadi. Dengan latar
belakang anggota yang beragam memungkinkan perbedaan pendapat terjadi,
dan seringkali konflik tidak dapat dihindari.
Terdapat beberapa cara untuk memecahkan konflik dalam kelompok,
sebagai berikut:
1) Bersikap proaktif
Setiap anggota tim harus turut aktif dalam menyelesaian konflik secara
proaktif.
2) Komunikasi
Komunikasi yang lancar dapat menghindari diri dari kesalahpahaman
sehingga lebih mudah dalam menyelesaikan konflik yang timbul.
3) Keterbukaan
Setiap anggota harus terbuka supaya konflik tidak berlarut-larut dan dapat
diselesaikan dengan baik. Dengan keterbukaan konflik yang terjadi dapat
ditangani sehingga menjadi konflik yang fungsional.
4) Cara tahu akar masalah
Anggota tim harus dapat mencari tahu sumber atau penyebab konflik,
supaya kita kita tahu cara menyelesaikan konflik tersebut.
5) Bersikap fleksibel
Anggota tim harus bersikap fleksibel, sehingga selalu ada jalan untuk
memecahkan konflik yang terjadi.
6) Harus adil
Bersikap adil artinya menempatkan diri kita dengan netral. Kita tidak boleh
memihak pada salah satu pihak yang terlibat konflik, apalagi memperkeruh
suasana.
7) Bersekutu
Untuk menyelesaikan konflik kita harus mempunyai sikap bersekutu,
sehingga tidak ada pihak-pihak yang merasa dirugikan. Berpikirlah menang –
menang, dan jangan hanya mau menang sendiri.

2.1. 8
 KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

LATIHAN

Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, silakan

anda mengerjakan latihan berikut ini!
1) Apa yang dimaksud dengan tim kerja?
2) Sebutkan Keuntungan dan kelemahan tim kerja!
3) Apa yang dimaksud dengan task force?
4) Sebutkan jenis-jenis tim kerja informal!
5) Apa yang dimaksud dengan komite?
6) Sebutkan fungsi-fungsi tim kerja!
7) Apa yang dimaksud dengan groupthink?
8) Sebutkan karakteristik tim kerja yang efektif!

RANGKUMAN

Tim kerja semakin populer dalam organisasi bisnis. Banyak

penyelesaian suatu aktifitas dalam organisasi dilakukan melalui
pembentukkan tim kerja. Tim kerja lebih efektif dibandingkan bekerja
secara individual, karena beberapa sebab, diantaranya: tim kerja
memungkinkan arus informasi lebih luas, berkumpulnya berbagai
kompetensi yang berbeda, dan legimitasi atas hasil yang dicapai dan
atas pengambilan keputusan tim.
Meskipun tim kerja mendapat berbagai pujian atas
keuntungannya, namun terdapat juga beberapa kelemahan,
diantaranya: memungkinkan terjadinya groupthink, yaitu
kecenderungan untuk mengikuti konsensus dengan mengabaikan
pandangan sendiri yang mungkin saja lebih benar.

2.1. 9
 KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

TES FORMATIF 1

Pilih salah satu jawaban yang paling tepat dari beberapa alternatif jawaban
yang disediakan !

1) Berikut ini adalah beberapa bentuk tim kerja, kecuali:

A. Problem solving skill
B. Task force
C. Pengurus
D. Komite

2) Salah satu kelemahan dalam tim kerja:

A. Terjadinya groupthink
B. Konsensus
C. Adanya legitimasi pengambilan keputusan
D. Pandangan dan keahlian yang beragam

3) Berikut ini merupakan kelebihan tim kerja, kecuali:

A. Informasi yang lebih lengkap
B. Legitimasi pengambilan keputusan
C. Adanya free raider
D. Keahlian yang beragam

4) Berikut ini mana yang benar

A. Tim kerja memerlukan partisipasi anggota
B. Tim kerja tidak mengandalkan partisipasi peserta
C. Dalam tim kerja peserta berjalan sendiri-sendiri
D. Dalam tim kerja tidak perlu ada koordinasi

5) Berikut ini beberapa karakteristik tim kerja yang efektif, kecuali:

A. Menerima anggota secara terbuka

2.1. 10
 KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

B. Mempunyai tujuan yang jelas

C. Komunikasi dengan terbuka dan transparan
D. Berfikir kreatif

6) Berikut ini merupakan beberapa karakteristik tim yang efektif, kecuali:

A. Mempunyai tujuan yang jelas
B. Masing-masing menjalankan tugasnya secara mandiri
C. Komunikasi dengan jujur dan tebuka
D. Mencapai keputusan secara konsensus

7) Konflik dalam tim merupakan sesuatu yang:

A. Biasa terjadi, yang penting menglelola konflik dengan baik supaya
menjadi fungsional
B. Tidak biasa terjadi, dan harus dihindari
C. Konflik selalu menghasilkan hal yang destruktif
D. Organisasi yang baik tidak mempunyai konflik

8) Berikut ini salah satu cara untuk mengatasi konflik dalam tim
A. Bersikap proaktif dan berfikir win-win
B. Berusaha mengalahkan lawan konflik
C. Meredam konflik dengan mengikuti kemauan lawan konflik
D. Menghindari konflik

9) Berikut ini langkah-langkah melakukan pertemuan dengan anggota tim

supaya efektif, kecuali:
A. Melakukan pertemuan berdasarkan materi dan topik yang
direncanakan
B. Dorong adanya peran serta aktif seluruh anggota
C. Kuasai pertemuan dan arahkan anggota tim
D. Ikuti prosedur pertemuan sesuai dengan waktu dan materi yang
direncanakan

2.1. 11
 KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

10) Dalam menyiapkan pertemuan tim, berikut ini salah satu hal yang harus
disiapkan:
A. Tentukan tujuan dari pertemuan tersebut
B. Tentukan keputusan dimuka
C. Pilih peserta yang bisa mendekung ide anda
D. Atur tempat yang dapat mengakomodasi kepentingan anda pribadi

Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang

terdapat di bagian akhir modul ini, dan hitunglah jumlah jawaban Anda yang
benar. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat
penguasaan Anda dalam materi Kegiatan Belajar 1.

Rumus

Jumlah jawaban Anda yang benar

Tingkat penguasaan = x 100 %
10

Arti tingkat penguasaan yang Anda capai:

80 % - 100 % = baik sekali
70 % - 79 % = baik
56 % - 69 % = sedang
< 55 % = Kurang

Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80 % ke atas, anda dapat

meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Tetapi kalau nilai Anda di
bawah 80 %, Anda harus mengulangi Kegiatan Belajar 1, terutama yang belum
Anda kuasai.

2.1. 12