KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

PENDAHULUAN

BAB

2

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DALAM ORGANISASI BISNIS
Oleh: Aam Bastaman SE. M.Si

PENDAHULUAN

K

omunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota organisasi komunikasi. melakukan pekerjaannya dengan melakukan

Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin populer. Banyak perusahaan dari berbagai industri menerapkan konsep tim kerja dalam melakukan aktifitasnya. Pemakaian tim kerja diyakini banyak pimpinan perusahaan akan lebih efektif, dibandingkan penyelesaian aktifitas secara individual. Pemakaian tim kerja diharapkan dapat menciptakan sinergi yang positif. Penjumlahan aggota dalam tim akan memungkinkan menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan output total yang dikerjakan oleh masingmasing individu.

2.1.

1

Selain komunikasi dalam tim. dan memberikan perhatian yang semestinya untuk tercapainya tujuan komunikasi. Mengatasi hambatan dalam mendengar yang efektif 2. yang terdiri atas: 1) Membangun komunikasi yang efektif dalam tim kerja 2) Mengasah kecakapan mendengar yang efektif Dengan mempelajari modul ini dengan baik dan benar. Pendengar hanya mendengar sambil lalu. Mengusai kecakapan mendengar yang efektif untuk meningkatkan kinerja komunikasi kita. Tim kerja dituntut untuk bekerja secara efektif yang melibatkan semua anggota dalam tim. kemampuan mendengar yang efektif juga seringkali diremehkan. 2 . Komunikasi yang efektif adalah jawaban untuk menghadapi tantangan tersebut.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II Seiring dengan makin meningkatnya penggunaan tim kerja dalam organisasi bisnis. b. Setelah mempelajari modul ini diharapkan anda dapat: a. akibatnya terjadi kesalahan komunikasi yang tidak diharapkan. mencoba memahami apa yang disampaikan dengan baik.1. karena dengan mendengar yang efektif penerima berusaha bersikap empati. tidak betul-betul mendengarkan. Seringkali terjadi salah komunikasi karena kurangnya pemahanan mengenai pentingnya mendengar yang efektif. Menguasai konsep dan teknik dalam membangun komunikasi tim kerja yang efektif. c. Mendengar yang efektif dapat meningkatkan kualitas komunikasi. Dalam beberapa hal bahkan lebih penting. Padahal kemampuan mendengar yang efektif sama pentingnya dengan kemampuan berbicara secara efektif. tantangan komunikasi dalam tim juga makin meningkat. diharapkan Anda dapat memahami dan mampu berkomunikasi dalam tim kerja dan membangun serta mengasah kecakapan mendengar yang efektif. Modul ini akan membahas mengenai Komunikasi bisnis yang efektif yang akan dibagi menjadi 2 (dua) kegiatan belajar.

antara lain: 1) Tim kerja formal Tim kerja formal biasanya merupakan bagian yang melekat dari struktur organisasi. semakin disadari banyak aktifitas pekerjaan dan proyek-proyek yang lebih efektif dikerjakan oleh suatu tim kerja daripada dilakukan secara individual. 2. 1. dan relatif permanen.1. Tim kerja mengedepankan partisipasi anggota dalam pengambilan keputusan dan dalam penyelesaian pekerjaan. PENGERTIAN TIM KERJA Tim kerja merupakan kesatuan dari beberapa individu yang bisa berasal dari beberapa departemen yang berbeda. Dari praktek banyak perusahaan terkemuka dewasa ini. Tim kerja sangat populer digunakan dalam organisasi bisnis. Tipe-Tipe Tim Kerja Tim kerja dapat dikelompokkan dalam beberapa tipe.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II TOPIK 1 Memahami Komunikasi dalam Tim Kerja A.tugas organisasi secara bersama-sama sebagai satu kesatuan. Banyak perusahaan dari berbagai ukuran dan industri menerapkan konsep tim kerja dalam pencapaian aktifitasnya. bergabung untuk menyelesaikan tugas . dengan kecakapan dan latarbelakang yang berbeda. 3 . Pemakaian tim kerja dalam organisasi berimplikasi pada perlunya komunikasi yang efektif dalam tim.

1) Keuntungan tim kerja Tim kerja sangat penting dalam organisasi. Anggota tim dengan latarbelakang yang berbeda akan memberikan pandangan yang beragam terhadap suatu 2. antara lain: a. Kurangnya interaksi dan koordinasi antar sesama anggota tim akan menyebabkan kinerja tim kurang efektif. untuk tercapainya suatu tim kerja yang efektif. Keduanya dibentuk untuk memecahkan suatu issu atau masalah yang spesifik. Selain itu terdapat pula komite. b. Keuntungan dan Kelemahan Tim Kerja Tim kerja memainkan peranan yang penting untuk suksesnya tujuan organisasi secara keseluruhan. Meningkatkan ragam pandangan. Umpamanya. Bentuk tim informal ini antara lain adalah tim pemecah masalah (problem solving team) dan task force.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II 2) Tim kerja informal Sedangkan tim kerja informal biasanya berada diluar struktur organisasi formal. yang dibentuk untuk memecahkan masalah atau bekerja untuk suatu kegiatan organisasi yang spesifik. 2. maka sumberdaya masing-masing individu akan tertampung dalam tim ini. antara sesama anggota tim maupun keluar tim. terdapat beberapa keuntungan yang akan diperoleh. 4 .1. sehingga bisa memperkuat tim baik dalam informasi maupun pengetahuan. Dengan berkerja secara bersama. Biasanya komite mempunyai masa kerja yang relatif lebih lama dari task force atau problem solving teams. seperti manajemen atau serikat pekerja. dalam organisasi dibentuk komite untuk menampung keluh kesah karyawan dan memberi solusi yang memadai baik kepada pegawai maupun perusahaan. Apapun bentuknya tim kerja mensyaratkan adanya komunikasi yang baik. Meningkatkan informasi dan pengetahuan. Dalam tim kerja diperlukan tingkat partisipasi yang tinggi dalam melakukan keputusan dan dalam pelaksanaan tugas. kemudian dibubarkan jika tujuan dari kedua bentuk tim ini selesai mencapai tujuannya.

KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II pengambilan keputusan. Tim kerja memungkinkan pengambilan keputusan berlarut-larut. tanpa adanya kerjasama yang baik. Meningkatkan tingkat kinerja. b. Mereka yang tidak memberikan kontribusi secara nyata. Dalam tim seringkali lebih diperhatikan suara mayoritas karena dianggap mewakili sebagian besar anggota tim. Hal ini memungkinkan jika tidak dicapai konsensus antara anggota tim. c. padahal belum tentu lebih baik. Dengan berbagai ketrampilan anggota tim yang dimilikinya maka kinerja tim diharapkan bisa lebih baik dari pada kinerja individual 2) Kelemahan tim kerja Disamping beberapa kelebihan seperti tersebut diatas. Disamping itu tim kerja memungkinkan terjadinya free raider. d. misalnya direktur utama perusahaan. Dengan begitu. Solusi yang diputuskan bersama akan diterima secara lebih baik dari pada jika diputuskan oleh seorang individu. Artinya penggabungan beberapa individu ke dalam satu tim mengakibatkan kinerja yang lebih lemah dibandingkan jika dikerjakan terpisah secara individual. Adanya agenda 2. 5 . d. sebagai berikut: a. namun karena bergabung dengan tim maka dia mendapat imbalan atau balas jasa yang sama baiknya. Adanya agenda-agenda tersembunyi Dalam tim bisa saja ada anggota tim mempunyai tujuan-tujuan kusus yang belum tentu sejalan dengan tujuan tim secara keseluruhan.1. Groupthink merupakan fenomena untuk mengikuti konsensus dari mayoritas anggota tim mengalahkan pendapat minoritas yang mungkin saja lebih benar. Hal ini akan memperkuat legaitas dan kualitas pengambilan keputusan. Suara mayoritas dapat mengalahkan suara minoritas. c. tim kerja juga mempunyai beberapa kelemahan. Meningkatkan penerimaan atas suatu solusi. Tim kerja memungkinkan terjadinya groupthink. tim kerja bisa saja tidak menghasilkan apa-apa dan memungkinkan terjadinya sinergi yang negatif.

4) Berfikir secara kreatif Masing – masing anggota tim harus dapat berfikir secara kreatif. 5) Tetap fokus Anggota tim dituntut untuk fokus terhadap tanggungjawab yang telah 2. 3) Mencapai keputusan dengan konsensus Tim kerja pada akhirnya harus melakukan pengambilan keputusan dalam pelaksanaan pekerjaannya. 1.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II tersembunyi (hidden agenda) dari anggota tim ini tentu saja akan mengganggu kinerja tim secara keseluruhan. jangan ada anggota tim yang mendominasi dan terlalu mengendalikan pengambilan keputusan. Dengan tujuan yang jelas akan mengatasi masalah keragu-raguan anggota tim dalam menyelesaikannya. Masalah komunikasi yang buruk biasanya menjadi kendala dalam pelaksanaan pencapaian pekerjaan yang efektif. tidak ada bias dan bersifat transparan. B. MEMPERKUAT TIM KERJA DENGAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Kerjasama merupakan unsur yang sangat penting dalam tim kerja. 2) Komunikasi dengan terbuka dan jujur Anggota tim harus dapat saling berkomunikasi dengan baik. berfikir diluar kotak dan mengajukan ide-ide baru dan segar terhadap pemecahan suatu masalah.1. terbuka dan jujur. maka suatu tim yang efektif haruslah memiliki beberapa karakteristik berikut ini: 1) Mempunyai tujuan yang jelas Organisasi harus menentukan tujuan dan alasan yang jelas dalam pembentukkan tim kerja. Karakteristik Tim Kerja yang Efektif Mengingat pentingnya peranan tim kerja. sehinga arus informasi menjadi jelas. Untuk supaya efektif keputusan harus diambil secara consensus. Membangun kerjasama dapat dilakukan dengan komunikasi yang efektif. 6 .

7 . Ada kesadaran untuk melakukan kerjasama dalam memecahkan masalah. menetapkan perannya dan mulai menetapkan tujuan. kekompakan terjadi dan penyelesaian dapat dicapai dengan lebih ringkas.1. Membuat Keputusan Tim Pengambilan keputusan berbeda pada tim dibandingkan pengambilan keputusan individual. 2) Tahapan konflik Dalam tahapan ini anggota mulai membahas posisi mereka yang bermasalah. Tim kerja harus memecahkan masalah secara efektif. 4) Tahapan penguatan Dalam tahap ini perasaan kelompok dibangun ulang. sehingga bisa dicapai keputusan yang mengutamakan kepentingan organisasi. yaitu: 1) Tahapan orientasi Dalam tahapan ini anggota tim kerja melakukan sosialisasi. ketidaksetujuan merupakan bagian yang alami dalam tahap ini. Kita tidak bisa berjalan sendirian dan mengabaikan pandangan anggota lainnya. Terdapat empat tahapan dalam pembuatan keputusan tim kerja sebagai suatu kelompok. yang mengakibatkan tim menjadi tidak efektif. 2. sehingga terjadi konflik.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II diberikan organisasi kepada dirinya. tidak berlarut-larut. Fokus akan membantu meningkatkan efektifitas kerja tim. Bila ada anggota tim yang mewakili sudut pandang dan keahlian yang berbeda. 6) Memecahkan masalah dengan efektif. harus mementingkan kepentingan organisasi secara keseluruhan. Tanpa memiliki karakteristik tersebut diatas sangat memungkinkan terjadinya konflik dalam tim kerja. 2. Konsensus dicapai ketika anggota tim menemukan jawaban yang dapat diterima dan didukung oleh semua anggota. Pada tim kita harus mempertimbangkan ide dan masukan anggota tim yang lainnya. 3) Tahapan pemunculan Dalam fase ini anggota tim mencapai keputusan.

3) Keterbukaan Setiap anggota harus terbuka supaya konflik tidak berlarut-larut dan dapat diselesaikan dengan baik. 6) Harus adil Bersikap adil artinya menempatkan diri kita dengan netral. sehingga selalu ada jalan untuk memecahkan konflik yang terjadi. dan seringkali konflik tidak dapat dihindari. Terdapat beberapa cara untuk memecahkan konflik dalam kelompok. 2. apalagi memperkeruh suasana. sehingga tidak ada pihak-pihak yang merasa dirugikan. Cara-Cara Penyelesaian Konflik dalam Kelompok Konflik dalam tim merupakan hal yang biasa terjadi. Kita tidak boleh memihak pada salah satu pihak yang terlibat konflik. supaya kita kita tahu cara menyelesaikan konflik tersebut.1. 8 .KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II 3. 7) Bersekutu Untuk menyelesaikan konflik kita harus mempunyai sikap bersekutu. sebagai berikut: 1) Bersikap proaktif Setiap anggota tim harus turut aktif dalam menyelesaian konflik secara proaktif. Dengan keterbukaan konflik yang terjadi dapat ditangani sehingga menjadi konflik yang fungsional. Berpikirlah menang – menang. 4) Cara tahu akar masalah Anggota tim harus dapat mencari tahu sumber atau penyebab konflik. 5) Bersikap fleksibel Anggota tim harus bersikap fleksibel. Dengan latar belakang anggota yang beragam memungkinkan perbedaan pendapat terjadi. dan jangan hanya mau menang sendiri. 2) Komunikasi Komunikasi yang lancar dapat menghindari diri dari kesalahpahaman sehingga lebih mudah dalam menyelesaikan konflik yang timbul.

KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas. 9 . dan legimitasi atas hasil yang dicapai dan atas pengambilan keputusan tim. diantaranya: tim kerja mendapat juga berbagai beberapa pujian atas namun terdapat kelemahan. Meskipun keuntungannya. Tim kerja lebih efektif dibandingkan bekerja secara individual. silakan anda mengerjakan latihan berikut ini! 1) Apa yang dimaksud dengan tim kerja? 2) Sebutkan Keuntungan dan kelemahan tim kerja! 3) Apa yang dimaksud dengan task force? 4) Sebutkan jenis-jenis tim kerja informal! 5) Apa yang dimaksud dengan komite? 6) Sebutkan fungsi-fungsi tim kerja! 7) Apa yang dimaksud dengan groupthink? 8) Sebutkan karakteristik tim kerja yang efektif! RANGKUMAN Tim kerja semakin populer dalam organisasi bisnis. diantaranya: tim kerja memungkinkan arus informasi lebih luas. Banyak penyelesaian suatu aktifitas dalam organisasi dilakukan melalui pembentukkan tim kerja.1. yaitu memungkinkan terjadinya groupthink. 2. karena beberapa sebab. berkumpulnya berbagai kompetensi yang berbeda. kecenderungan untuk mengikuti konsensus dengan mengabaikan pandangan sendiri yang mungkin saja lebih benar.

Komite 2) Salah satu kelemahan dalam tim kerja: A. Keahlian yang beragam 4) Berikut ini mana yang benar A. 10 . Dalam tim kerja tidak perlu ada koordinasi 5) Berikut ini beberapa karakteristik tim kerja yang efektif. Task force C. kecuali: A. Pengurus D. Terjadinya groupthink B. Problem solving skill B. Konsensus C. kecuali: A. Dalam tim kerja peserta berjalan sendiri-sendiri D. Pandangan dan keahlian yang beragam 3) Berikut ini merupakan kelebihan tim kerja. Tim kerja memerlukan partisipasi anggota B.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II TES FORMATIF 1 Pilih salah satu jawaban yang paling tepat dari beberapa alternatif jawaban yang disediakan ! 1) Berikut ini adalah beberapa bentuk tim kerja. Adanya free raider D. kecuali: A. Informasi yang lebih lengkap B. Adanya legitimasi pengambilan keputusan D.1. Tim kerja tidak mengandalkan partisipasi peserta C. Menerima anggota secara terbuka 2. Legitimasi pengambilan keputusan C.

kecuali: A. 11 . Komunikasi dengan terbuka dan transparan D. Meredam konflik dengan mengikuti kemauan lawan konflik D. Menghindari konflik 9) Berikut ini langkah-langkah melakukan pertemuan dengan anggota tim supaya efektif. Biasa terjadi.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II B. Mencapai keputusan secara konsensus 7) Konflik dalam tim merupakan sesuatu yang: A. Masing-masing menjalankan tugasnya secara mandiri C. Ikuti prosedur pertemuan sesuai dengan waktu dan materi yang direncanakan 2. yang penting menglelola konflik dengan baik supaya menjadi fungsional B. Kuasai pertemuan dan arahkan anggota tim D. Organisasi yang baik tidak mempunyai konflik 8) Berikut ini salah satu cara untuk mengatasi konflik dalam tim A.1. Dorong adanya peran serta aktif seluruh anggota C. kecuali: A. Mempunyai tujuan yang jelas B. Melakukan pertemuan berdasarkan materi dan topik yang direncanakan B. Mempunyai tujuan yang jelas C. Berusaha mengalahkan lawan konflik C. Bersikap proaktif dan berfikir win-win B. Konflik selalu menghasilkan hal yang destruktif D. Komunikasi dengan jujur dan tebuka D. Berfikir kreatif 6) Berikut ini merupakan beberapa karakteristik tim yang efektif. dan harus dihindari C. Tidak biasa terjadi.

2. Rumus Jumlah jawaban Anda yang benar Tingkat penguasaan = 10 Arti tingkat penguasaan yang Anda capai: 80 % . Pilih peserta yang bisa mendekung ide anda D. 12 . terutama yang belum Anda kuasai. Tentukan keputusan dimuka C.79 % 56 % .1.69 % = baik = sedang x 100 % < 55 % = Kurang Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80 % ke atas. Tentukan tujuan dari pertemuan tersebut B.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II 10) Dalam menyiapkan pertemuan tim. dan hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar. anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Anda harus mengulangi Kegiatan Belajar 1. Bagus! Tetapi kalau nilai Anda di bawah 80 %.100 % = baik sekali 70 % . Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda dalam materi Kegiatan Belajar 1. berikut ini salah satu hal yang harus disiapkan: A. Atur tempat yang dapat mengakomodasi kepentingan anda pribadi Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful