KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II

PENDAHULUAN

BAB

2

KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DALAM ORGANISASI BISNIS
Oleh: Aam Bastaman SE. M.Si

PENDAHULUAN

K

omunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota organisasi komunikasi. melakukan pekerjaannya dengan melakukan

Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin populer. Banyak perusahaan dari berbagai industri menerapkan konsep tim kerja dalam melakukan aktifitasnya. Pemakaian tim kerja diyakini banyak pimpinan perusahaan akan lebih efektif, dibandingkan penyelesaian aktifitas secara individual. Pemakaian tim kerja diharapkan dapat menciptakan sinergi yang positif. Penjumlahan aggota dalam tim akan memungkinkan menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan output total yang dikerjakan oleh masingmasing individu.

2.1.

1

1. Selain komunikasi dalam tim. Mendengar yang efektif dapat meningkatkan kualitas komunikasi. karena dengan mendengar yang efektif penerima berusaha bersikap empati. 2 . Komunikasi yang efektif adalah jawaban untuk menghadapi tantangan tersebut. Dalam beberapa hal bahkan lebih penting. akibatnya terjadi kesalahan komunikasi yang tidak diharapkan. kemampuan mendengar yang efektif juga seringkali diremehkan. mencoba memahami apa yang disampaikan dengan baik. yang terdiri atas: 1) Membangun komunikasi yang efektif dalam tim kerja 2) Mengasah kecakapan mendengar yang efektif Dengan mempelajari modul ini dengan baik dan benar.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II Seiring dengan makin meningkatnya penggunaan tim kerja dalam organisasi bisnis. Setelah mempelajari modul ini diharapkan anda dapat: a. diharapkan Anda dapat memahami dan mampu berkomunikasi dalam tim kerja dan membangun serta mengasah kecakapan mendengar yang efektif. Pendengar hanya mendengar sambil lalu. Padahal kemampuan mendengar yang efektif sama pentingnya dengan kemampuan berbicara secara efektif. Modul ini akan membahas mengenai Komunikasi bisnis yang efektif yang akan dibagi menjadi 2 (dua) kegiatan belajar. Mengatasi hambatan dalam mendengar yang efektif 2. Menguasai konsep dan teknik dalam membangun komunikasi tim kerja yang efektif. tidak betul-betul mendengarkan. Seringkali terjadi salah komunikasi karena kurangnya pemahanan mengenai pentingnya mendengar yang efektif. Tim kerja dituntut untuk bekerja secara efektif yang melibatkan semua anggota dalam tim. dan memberikan perhatian yang semestinya untuk tercapainya tujuan komunikasi. b. c. tantangan komunikasi dalam tim juga makin meningkat. Mengusai kecakapan mendengar yang efektif untuk meningkatkan kinerja komunikasi kita.

dengan kecakapan dan latarbelakang yang berbeda.1. antara lain: 1) Tim kerja formal Tim kerja formal biasanya merupakan bagian yang melekat dari struktur organisasi. 1. dan relatif permanen. 3 . Tipe-Tipe Tim Kerja Tim kerja dapat dikelompokkan dalam beberapa tipe. Tim kerja mengedepankan partisipasi anggota dalam pengambilan keputusan dan dalam penyelesaian pekerjaan. Dari praktek banyak perusahaan terkemuka dewasa ini. Banyak perusahaan dari berbagai ukuran dan industri menerapkan konsep tim kerja dalam pencapaian aktifitasnya. 2. semakin disadari banyak aktifitas pekerjaan dan proyek-proyek yang lebih efektif dikerjakan oleh suatu tim kerja daripada dilakukan secara individual. Tim kerja sangat populer digunakan dalam organisasi bisnis. Pemakaian tim kerja dalam organisasi berimplikasi pada perlunya komunikasi yang efektif dalam tim. PENGERTIAN TIM KERJA Tim kerja merupakan kesatuan dari beberapa individu yang bisa berasal dari beberapa departemen yang berbeda. bergabung untuk menyelesaikan tugas .tugas organisasi secara bersama-sama sebagai satu kesatuan.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II TOPIK 1 Memahami Komunikasi dalam Tim Kerja A.

Dalam tim kerja diperlukan tingkat partisipasi yang tinggi dalam melakukan keputusan dan dalam pelaksanaan tugas. Apapun bentuknya tim kerja mensyaratkan adanya komunikasi yang baik. maka sumberdaya masing-masing individu akan tertampung dalam tim ini. Meningkatkan ragam pandangan. 2. Meningkatkan informasi dan pengetahuan. Kurangnya interaksi dan koordinasi antar sesama anggota tim akan menyebabkan kinerja tim kurang efektif. Dengan berkerja secara bersama. Umpamanya. Anggota tim dengan latarbelakang yang berbeda akan memberikan pandangan yang beragam terhadap suatu 2. yang dibentuk untuk memecahkan masalah atau bekerja untuk suatu kegiatan organisasi yang spesifik. 4 . Biasanya komite mempunyai masa kerja yang relatif lebih lama dari task force atau problem solving teams. untuk tercapainya suatu tim kerja yang efektif.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II 2) Tim kerja informal Sedangkan tim kerja informal biasanya berada diluar struktur organisasi formal. 1) Keuntungan tim kerja Tim kerja sangat penting dalam organisasi. sehingga bisa memperkuat tim baik dalam informasi maupun pengetahuan. Keuntungan dan Kelemahan Tim Kerja Tim kerja memainkan peranan yang penting untuk suksesnya tujuan organisasi secara keseluruhan.1. Keduanya dibentuk untuk memecahkan suatu issu atau masalah yang spesifik. terdapat beberapa keuntungan yang akan diperoleh. antara sesama anggota tim maupun keluar tim. kemudian dibubarkan jika tujuan dari kedua bentuk tim ini selesai mencapai tujuannya. b. Bentuk tim informal ini antara lain adalah tim pemecah masalah (problem solving team) dan task force. antara lain: a. seperti manajemen atau serikat pekerja. dalam organisasi dibentuk komite untuk menampung keluh kesah karyawan dan memberi solusi yang memadai baik kepada pegawai maupun perusahaan. Selain itu terdapat pula komite.

Adanya agenda-agenda tersembunyi Dalam tim bisa saja ada anggota tim mempunyai tujuan-tujuan kusus yang belum tentu sejalan dengan tujuan tim secara keseluruhan. misalnya direktur utama perusahaan. tim kerja juga mempunyai beberapa kelemahan. tim kerja bisa saja tidak menghasilkan apa-apa dan memungkinkan terjadinya sinergi yang negatif. sebagai berikut: a. padahal belum tentu lebih baik. namun karena bergabung dengan tim maka dia mendapat imbalan atau balas jasa yang sama baiknya. 5 . Suara mayoritas dapat mengalahkan suara minoritas. Meningkatkan penerimaan atas suatu solusi. Dalam tim seringkali lebih diperhatikan suara mayoritas karena dianggap mewakili sebagian besar anggota tim. b. c. Tim kerja memungkinkan terjadinya groupthink. Tim kerja memungkinkan pengambilan keputusan berlarut-larut. Solusi yang diputuskan bersama akan diterima secara lebih baik dari pada jika diputuskan oleh seorang individu. c. d. Hal ini memungkinkan jika tidak dicapai konsensus antara anggota tim.1. Meningkatkan tingkat kinerja.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II pengambilan keputusan. Artinya penggabungan beberapa individu ke dalam satu tim mengakibatkan kinerja yang lebih lemah dibandingkan jika dikerjakan terpisah secara individual. Hal ini akan memperkuat legaitas dan kualitas pengambilan keputusan. Mereka yang tidak memberikan kontribusi secara nyata. Disamping itu tim kerja memungkinkan terjadinya free raider. Dengan berbagai ketrampilan anggota tim yang dimilikinya maka kinerja tim diharapkan bisa lebih baik dari pada kinerja individual 2) Kelemahan tim kerja Disamping beberapa kelebihan seperti tersebut diatas. tanpa adanya kerjasama yang baik. d. Adanya agenda 2. Groupthink merupakan fenomena untuk mengikuti konsensus dari mayoritas anggota tim mengalahkan pendapat minoritas yang mungkin saja lebih benar. Dengan begitu.

Membangun kerjasama dapat dilakukan dengan komunikasi yang efektif. 2) Komunikasi dengan terbuka dan jujur Anggota tim harus dapat saling berkomunikasi dengan baik. sehinga arus informasi menjadi jelas. Untuk supaya efektif keputusan harus diambil secara consensus. 3) Mencapai keputusan dengan konsensus Tim kerja pada akhirnya harus melakukan pengambilan keputusan dalam pelaksanaan pekerjaannya. Dengan tujuan yang jelas akan mengatasi masalah keragu-raguan anggota tim dalam menyelesaikannya. 1. Masalah komunikasi yang buruk biasanya menjadi kendala dalam pelaksanaan pencapaian pekerjaan yang efektif. tidak ada bias dan bersifat transparan. maka suatu tim yang efektif haruslah memiliki beberapa karakteristik berikut ini: 1) Mempunyai tujuan yang jelas Organisasi harus menentukan tujuan dan alasan yang jelas dalam pembentukkan tim kerja. berfikir diluar kotak dan mengajukan ide-ide baru dan segar terhadap pemecahan suatu masalah. terbuka dan jujur. 6 . MEMPERKUAT TIM KERJA DENGAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF Kerjasama merupakan unsur yang sangat penting dalam tim kerja. 4) Berfikir secara kreatif Masing – masing anggota tim harus dapat berfikir secara kreatif. jangan ada anggota tim yang mendominasi dan terlalu mengendalikan pengambilan keputusan.1. B. Karakteristik Tim Kerja yang Efektif Mengingat pentingnya peranan tim kerja.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II tersembunyi (hidden agenda) dari anggota tim ini tentu saja akan mengganggu kinerja tim secara keseluruhan. 5) Tetap fokus Anggota tim dituntut untuk fokus terhadap tanggungjawab yang telah 2.

Terdapat empat tahapan dalam pembuatan keputusan tim kerja sebagai suatu kelompok. Ada kesadaran untuk melakukan kerjasama dalam memecahkan masalah. 3) Tahapan pemunculan Dalam fase ini anggota tim mencapai keputusan. 2. ketidaksetujuan merupakan bagian yang alami dalam tahap ini. Konsensus dicapai ketika anggota tim menemukan jawaban yang dapat diterima dan didukung oleh semua anggota. Kita tidak bisa berjalan sendirian dan mengabaikan pandangan anggota lainnya. yaitu: 1) Tahapan orientasi Dalam tahapan ini anggota tim kerja melakukan sosialisasi. yang mengakibatkan tim menjadi tidak efektif. 2) Tahapan konflik Dalam tahapan ini anggota mulai membahas posisi mereka yang bermasalah. Tanpa memiliki karakteristik tersebut diatas sangat memungkinkan terjadinya konflik dalam tim kerja. 7 . 4) Tahapan penguatan Dalam tahap ini perasaan kelompok dibangun ulang. sehingga terjadi konflik. Membuat Keputusan Tim Pengambilan keputusan berbeda pada tim dibandingkan pengambilan keputusan individual. Bila ada anggota tim yang mewakili sudut pandang dan keahlian yang berbeda. 2. Tim kerja harus memecahkan masalah secara efektif. sehingga bisa dicapai keputusan yang mengutamakan kepentingan organisasi. Fokus akan membantu meningkatkan efektifitas kerja tim.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II diberikan organisasi kepada dirinya.1. tidak berlarut-larut. Pada tim kita harus mempertimbangkan ide dan masukan anggota tim yang lainnya. harus mementingkan kepentingan organisasi secara keseluruhan. menetapkan perannya dan mulai menetapkan tujuan. 6) Memecahkan masalah dengan efektif. kekompakan terjadi dan penyelesaian dapat dicapai dengan lebih ringkas.

sebagai berikut: 1) Bersikap proaktif Setiap anggota tim harus turut aktif dalam menyelesaian konflik secara proaktif. Dengan latar belakang anggota yang beragam memungkinkan perbedaan pendapat terjadi. supaya kita kita tahu cara menyelesaikan konflik tersebut. Terdapat beberapa cara untuk memecahkan konflik dalam kelompok. apalagi memperkeruh suasana. 4) Cara tahu akar masalah Anggota tim harus dapat mencari tahu sumber atau penyebab konflik. Cara-Cara Penyelesaian Konflik dalam Kelompok Konflik dalam tim merupakan hal yang biasa terjadi. dan seringkali konflik tidak dapat dihindari. dan jangan hanya mau menang sendiri. sehingga tidak ada pihak-pihak yang merasa dirugikan. sehingga selalu ada jalan untuk memecahkan konflik yang terjadi.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II 3. 7) Bersekutu Untuk menyelesaikan konflik kita harus mempunyai sikap bersekutu. 3) Keterbukaan Setiap anggota harus terbuka supaya konflik tidak berlarut-larut dan dapat diselesaikan dengan baik. 6) Harus adil Bersikap adil artinya menempatkan diri kita dengan netral. 2) Komunikasi Komunikasi yang lancar dapat menghindari diri dari kesalahpahaman sehingga lebih mudah dalam menyelesaikan konflik yang timbul. 5) Bersikap fleksibel Anggota tim harus bersikap fleksibel. Kita tidak boleh memihak pada salah satu pihak yang terlibat konflik.1. 2. Dengan keterbukaan konflik yang terjadi dapat ditangani sehingga menjadi konflik yang fungsional. 8 . Berpikirlah menang – menang.

karena beberapa sebab. 2. 9 .KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II LATIHAN Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas. silakan anda mengerjakan latihan berikut ini! 1) Apa yang dimaksud dengan tim kerja? 2) Sebutkan Keuntungan dan kelemahan tim kerja! 3) Apa yang dimaksud dengan task force? 4) Sebutkan jenis-jenis tim kerja informal! 5) Apa yang dimaksud dengan komite? 6) Sebutkan fungsi-fungsi tim kerja! 7) Apa yang dimaksud dengan groupthink? 8) Sebutkan karakteristik tim kerja yang efektif! RANGKUMAN Tim kerja semakin populer dalam organisasi bisnis. Tim kerja lebih efektif dibandingkan bekerja secara individual. Meskipun keuntungannya.1. diantaranya: tim kerja memungkinkan arus informasi lebih luas. kecenderungan untuk mengikuti konsensus dengan mengabaikan pandangan sendiri yang mungkin saja lebih benar. berkumpulnya berbagai kompetensi yang berbeda. dan legimitasi atas hasil yang dicapai dan atas pengambilan keputusan tim. Banyak penyelesaian suatu aktifitas dalam organisasi dilakukan melalui pembentukkan tim kerja. diantaranya: tim kerja mendapat juga berbagai beberapa pujian atas namun terdapat kelemahan. yaitu memungkinkan terjadinya groupthink.

Informasi yang lebih lengkap B. Task force C. Terjadinya groupthink B. Dalam tim kerja peserta berjalan sendiri-sendiri D. Legitimasi pengambilan keputusan C. Keahlian yang beragam 4) Berikut ini mana yang benar A. Pandangan dan keahlian yang beragam 3) Berikut ini merupakan kelebihan tim kerja. kecuali: A. Komite 2) Salah satu kelemahan dalam tim kerja: A.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II TES FORMATIF 1 Pilih salah satu jawaban yang paling tepat dari beberapa alternatif jawaban yang disediakan ! 1) Berikut ini adalah beberapa bentuk tim kerja. Konsensus C. Dalam tim kerja tidak perlu ada koordinasi 5) Berikut ini beberapa karakteristik tim kerja yang efektif. kecuali: A. Menerima anggota secara terbuka 2. Problem solving skill B. Adanya free raider D. 10 . Adanya legitimasi pengambilan keputusan D. Tim kerja tidak mengandalkan partisipasi peserta C. Pengurus D. Tim kerja memerlukan partisipasi anggota B.1. kecuali: A.

dan harus dihindari C. kecuali: A. Tidak biasa terjadi. Masing-masing menjalankan tugasnya secara mandiri C. Mempunyai tujuan yang jelas B. Menghindari konflik 9) Berikut ini langkah-langkah melakukan pertemuan dengan anggota tim supaya efektif. Berusaha mengalahkan lawan konflik C. 11 . Dorong adanya peran serta aktif seluruh anggota C.1. yang penting menglelola konflik dengan baik supaya menjadi fungsional B. Organisasi yang baik tidak mempunyai konflik 8) Berikut ini salah satu cara untuk mengatasi konflik dalam tim A. Biasa terjadi. Meredam konflik dengan mengikuti kemauan lawan konflik D.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II B. Mempunyai tujuan yang jelas C. Melakukan pertemuan berdasarkan materi dan topik yang direncanakan B. Komunikasi dengan jujur dan tebuka D. Bersikap proaktif dan berfikir win-win B. Kuasai pertemuan dan arahkan anggota tim D. Komunikasi dengan terbuka dan transparan D. kecuali: A. Konflik selalu menghasilkan hal yang destruktif D. Ikuti prosedur pertemuan sesuai dengan waktu dan materi yang direncanakan 2. Berfikir kreatif 6) Berikut ini merupakan beberapa karakteristik tim yang efektif. Mencapai keputusan secara konsensus 7) Konflik dalam tim merupakan sesuatu yang: A.

dan hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar.69 % = baik = sedang x 100 % < 55 % = Kurang Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80 % ke atas. berikut ini salah satu hal yang harus disiapkan: A. anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2.1.79 % 56 % . Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda dalam materi Kegiatan Belajar 1.KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II 10) Dalam menyiapkan pertemuan tim. Rumus Jumlah jawaban Anda yang benar Tingkat penguasaan = 10 Arti tingkat penguasaan yang Anda capai: 80 % . Atur tempat yang dapat mengakomodasi kepentingan anda pribadi Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Tentukan tujuan dari pertemuan tersebut B. Tentukan keputusan dimuka C. Pilih peserta yang bisa mendekung ide anda D. terutama yang belum Anda kuasai.100 % = baik sekali 70 % . Bagus! Tetapi kalau nilai Anda di bawah 80 %. 12 . Anda harus mengulangi Kegiatan Belajar 1. 2.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful