URAIAN TUGAS TENAGA ADMINISTRASI SUB.

BAGIAN KEPEGAWAIAN & KEUANGAN

FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

BAGIAN KEUANGAN DAN KEPEGAWAIAN

No. NAMA JABATAN BAG/SUB.BAG/URS URAIAN TUGAS

1. SAPTI HARINI, A.Md Kasubbag Keuangan dan 1. Membuat program kerja Sub. Bagian Keuangan dan kepega-
NIP. 19580926 198503 2 001 Kepegawaian waian
PENATA Tk. I / III D - Mengadakan koordinasi dengan atasan langsung, PD II,
Dekan
- Memonitoring dan mengevaluasi anggaran DIPA BLU dari
dana PNBP setiap bulan
- Memonitoring & mengevaluasi data kepegawaian secara berkala.

- Menghimpun dan mempelajari Peraturan Perundang-

undangan di Bidang Keuangan dan Kepegawaian.
- Mengarsipkan berkas-berkas Keuangan dan Kepegawaian
- Agar peraturan dan perundangan tersebut bisa dilaksana
- kan, ditaati, dan dimengerti
- Merencanakan anggaran berdasarkan program kerja Fakultas dan
jumlah Mahasiswa per tahun dan mengacu pada RKAKL tahun
sebelumnya
2 Merencanakan penyusunan RBA BLU bersama atasan langsung

3 Mengelola data kepegawaian

4 Melakukan pengelolaan keuangan PNBP
5 Mencatat penerimaan dan pengeluaran keuangan
- Membuat Laporan keuangan ke atasan langsung PD II, Dekan secara
terlulis dan pembukuan
- Bertanggung jawab atas kelancaran droping dana rutin (PNBP)
- Membuat Pengajuan Dana Rutin.
6 Membuat laporan penggunaan Dana Rutin.
- Agar mendapatkan dana rutin (PNBP) tepat waktu
- Mempersiapkan Usul Formasi Pegawai.
- Mendata jumlah pegawai yang dibutuhkan Fakultas
7 Memproses usulan formasi ke Universitas.
- Untuk mendapatkan tenaga PNS yang dibutuhkan Fakultas
- Merencanakan Usul Mutasi Kenaikan Pangkat, Pengembang-
an kesejahteraan pegawai.
- Mendata PNS yang telah memenuhi persyaratan.
8 Mempersiapkan laporan usul mutasi.
- Memproses usul mutasi kenaikan pangkat.
9 Mengadakan koordinasi Dengan Atasan Langsung perihal :
- Kenaikan pangkat pegawai tepat waktu.
- Melakukan urusan pemberian cuti pegawai.
- Meminta persetujuan atasan langsung atas ijin cuti pegawai
- Memproses surat ijin cuti yang disetujui Dekan
- Memenuhi hak Pegawai Negeri Sipil.
10 Bertanggung jawab atas Pengelolaan Urusan Kepegawaian.
- Memantau Kepala Urusan dalam penyusunan DP3, DUK,
KARPEG, KARIN, KARIS, KARSU, ASKES, TASPEN, Model C
(KP4) menduduki jabatan, KGB.
- Memberi pelayanan kesejahteraan pegawai.
11 Mengkoordinasikan urusan penyelesaian kepegawaian
dengan atasan langsung dan Pembantu Dekan II
- Menginventarisir permasalahan pegawai.
- Menyampaikan permasalahan pegawai kepada atasan
langsung untuk ditindak lanjuti dengan Pimpinan.
- Memproses penyelesaian masalah pegawai.
- Agar terdapat suasana kerja yang terkoordinir antar pe-
gawai dan meningkatkan disiplin pegawai.
- Mempersiapkan usul pemberian penghargaan pegawai.
- Mendata pegawai yang berhak mendapatkan penghargaan.
12 Memproses pengajuan Satya Lencana Dosen dan Pega-
wai teladan ke kantor pusat UB
- Untuk mendapatkan penghargaan.
- Mengadakan koordinasi dengan Sub. Bagian Akademik
dalam menyusun Hr. Dosen Luar Biasa dan Hr. koreksi
dosen tetap.
13 Memantau pemberian Hr. Dosen Luar Biasa.
- Agar tidak terjadi kekeliruan dalam pemberian Honorarium
Dosen Luar Biasa dan Dosen tetap (Hr. koreksi UTS/UAS setiap
akhir semester)
14 Memproses pembuatan SK Dekan.

2. ALI MASDUKI, SE.
NIP. 19560103 198210 1 002
PENATA MUDA / III-A Keuangan
3 ARTINI
NIP. 19580310 198603 2 001
PENATA MUDA TK. I / III-b Keuangan
15 Bertanggung Jawab ke atasan langsung.
16 Memproses usulan pengajuan sertifikasi Dosen ke UB
- memproses persyaratan sertifikasi Dosen (EWMP)
17 Meneliti dan menguji kebenaran setiap usulan permohonan dana dari
Unit kerja dan mendisposisikan dana tersebut untuk dikeluarkan oleh
PUMK
18 Memeriksa dan menguji kebenaran bukti penerimaan dan
pengeluaran dana PNBP
19 Memonitor dan mengevaluasi atas pengeluaran yang telah
dibelanjakan oleh Unit kerja dan meminta surat pertanggung
jawabannya
20
Mengelola dan mempertanggung jawabkan uang muka kerja sesuai
dengan ketentuan yang berlaku dengan dibantu oleh PUMK
Kepala Keuangan 1. Membuat Pengajuan Anggaran melalui program aplikasi
Urusan GPP Gaji
- memproses Gaji, Uang makan, Gaji terusan, Uang duka.
Gaji - Memproses honorarium Dosen LB dan Lembur
- Memproses rapelan
- Memproses tunjangan profesi dan tunjangan kehormatan
Mendistribusikan semua jenis penerimaan keuangan yang
- berhubungan dengan belanja gaji.
2. Membuat perincian gaji untuk keperluan sekolah/kredit
- Membuat Pengajuan SKPP
- Melaksanakan pemotongan gaji/honorarium untuk peminjaman atau
keperluan lain
- Memproses perubahan gaji setiap bulan dan dikirim ke UB
3 Membantu pemrosesan pengajuan uang santunan Korpri UB
4 Menyimpan semua bukti atau tanda penerimaan Gaji, HR, Uang
makan, Rapelan
5 Memproses pembayaran HR Panitia UTS/UAS
6 Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan langsung
7 Bendahara jurnal Agrivita dan Habitat
Kepala Keuangan 1. Membantu pembuatan program kerja Sub. Bagian Keuangan
Urusan - Mengadakan koordinasi dengan atasan langsung, PD II,
Dekan
SPP 2 Membuat perencanaan Anggaran DIPA BLU setiap awal bulan yang
disetujui oleh atasan langsung, PD II dan Dekan
- Membuat pengajuan anggaran dan pemrosesan dana DIPA BLU ke
UB
3 Pemegang Uang Muka Kerja (PUMK)
- Membuat alokasi dana sesuai dengan perencanaan Sub Unit
- Mendistribusikan ke masing-masing Sub Unit
- Mengumpulkan surat pertanggung jawaban (kwitansi)
Untuk memperlancar keuangan Fakultas yang dananya
berasal dari dana PNBP
4 Membuat laporan Pertanggung jawaban ke atasan langsung, PD II
dan ke UB
- Memproses dan merekap kwitansi yg akan dilaporkan ke UB
- Membayarkan Pajak
Untuk mempertanggungjawabkan penggunaan dan memu-
dahkan pemeriksaan dana yang diterima dan dipergunakan
5 Membantu Kasub. Bagian dalam membuat Rencana Angga-
ran DIPA BLU setiap tahun anggaran (membuat RBA dan
RKAKL)
- Membantu mencari data jumlah mahasiswa.
Membantu menghitung jumlah dana yang berasal dari berbagai jenis
- anggaran (PNBP)
- Membantu mengalokasikan Anggaran sesuai dengan Mata
Anggaran. (MAK)
Agar anggaran Fakultas dalam satu tahun dapat terealisasi
sesuai dengan proporsinya.
6 Mengerjakan Pembukuan Kas Harian
- Mencatat dan membukukan penerimaan & pengeluaran
setiap bulan
- Mengarsipkan semua administrasi yang berhubungan
dengan dana PNBP
Untuk merapikan administrasi di Bagian Keuangan.

4 JUMARI Kepala Urusan
NIP. 19561209 198103 1 003 Non-SPP dan
Penata Muda Tk. I / III-b
5. Nanang Fathoni, SE.
NIP. 19720401 200810 1 001
Penata Muda / III-A Kepegawaian
7 Membantu meneliti dan menguji kebenaran setiap usulan
permohonan dana dari Unit kerja dan mendisposisikan dana tersebut
untuk dikeluarkan oleh PUMK
8 Membantu memeriksa dan menguji kebenaran bukti penerimaan dan
pengeluaran dana PNBP
10 Membantu mengelola dan mempertanggung jawabkan uang muka
kerja sesuai dengan ketentuan yang berlaku dengan dibantu oleh
pembantu PUMK
11 Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan langsung
12 Mengelola asuransi bagi tenaga administrasi
Keuangan 1 Mengajukan Anggaran ke Kantor Pusat untuk Dana Non-SPP
(kontrak kerjasama)
- Memproses SPJ dana Non-SPP (kerjasama IOM, SPFP, SPIP)
Lain-Lain 2 Mengelola Pengurusan Slip SPP,SPFP,SPIP,DBP Mahasiswa.
3 Menyediakan formulir dan memproses mahasiswa yang ingin minta
keringanan, penundaan SPP, SPIP, dan SPFP yang disetujui PD II
4 Menandatangani pembebasan SPP bagi mahasiswa sebagai
persyaratan ujian akhir (Skripsi)
5 Membantu pemrosesan adm. Keuangan PNBP
- Menandatangani daftar Hr. yang telah diterimakan pada yang
bersangkutan.(untuk mempercepat proses SPJ)
6 Membantu urusan adm. Keuangan yang berkaitan dengan Bank dan
pajak, NPWP
7 Memproses pengurusan ASKES dosen dan karyawan
8 Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan langsung dan
pimpinan
Kepala Kepegawaian 1. Memproses Usulan Mutasi Kenaikan Pangkat / Jabatan
Urusan Tenaga Edukatif.
- Memberikan informasi ke Tenaga Edukatif yang sudah waktu-
Tenaga nya naik Jabatan / Pangkat.
Edukatif - Menghitung angka kredit yang telah terkumpul
- Mengajukan rapat angka kredit
- Memproses berkas-berkas KUM
- Melegalisir berkas-berkas KUM ke KTU
- Mengirim berkas usulan angka kredit ke UP - UB
2. Membuat dan memproses Laporan Tahunan DUK Tenaga
Edukatif Model C, DP3, menduduki jabatan / melaksanakan
tugas jabatan fungsional atau struktural.
3. Memproses kenaikan gaji berkala (KGB)
4. Membantu membuat Perubahan Gaji koordinasi dengan
pembuat daftar gaji
5. Membantu Kasubbag Keuangan dan Kepegawaian Dlm
rangka koordinasi dengan Bagian Kepegawaian Kantor Pusat
6. Inventarisasi dan mengarsipkan data-data tugas belajar
7. Memproses Data Statistik Kepegawaian. (Edukatif &
Administrasi)
- Mencatat data dosen pergolongan.
- Mencatat data dosen luar biasa pergolongan.
8. Mencatat data dosen yang waktunya lebih dari 10 th belum
mengusulkan
9 Koordinasi dengan atasan langsung
10 Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang
kepegawaian
11 Bertanggung Jawab ke atasan langsung.
12 Memproses usulan dan pengajuan persyaratan sertifikasi Dosen ke
UB (EWMP)
13 Mempersiapkan bahan penyusunan rencana dan pengembangan
dosen (Pekerti, AA, dll)
14 Melakukan pencatatan dan pengarsipan data mutasi, pengembangan
dan pemberhentian dosen
15 Melakukan pengurusan Karpeg, Karin, Karis, Karsu, Askes, Taspen
16 Menginformasikan pelaksanaan pelatihan pra jabatan CPNS
17 Mempersiapkan bahan pelaksanaan pemilihan dosen
teladan
18 Mempersiapkan bahan usul pemberian tanda kehormatan
19 Mempersiapkan dan memproses data dosen yang memasuki masa
pensiun
20 Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan langsung dan
pimpinan
6. Isnaeni Pantja Wardhani, BA.
NIP. 19641123 200112 2 001
Pengatur Muda / II-A
7. ALFIFI
NIP. 19731106 200701 2 001
Pengatur Muda / II-A
8. SUTARTO
NIP. 19651012 198702 1 001
Pengatur Muda / II-A
Kepala Kepegawaian dan 1. Membantu mempersiapkan berkas usulan Kenaikan Pang-
Urusan Kepeg. Keuangan kat/ jabatan tenaga Edukatif dan Tenaga Administrasi.
Tenaga - Komputerisasi berkas usulan
Administrasi - Pemrosesan legalisasi berkas usulan kenaikan pangkat.
- Menyusun berkas-berkas usulan kenaikan pangkat.
- Mengarsipkan usulan
Untuk mepersiapkan usulan kenaikan Pengkat / Gol.
ke Kantor Pusat
2. Membantu membuat usulan kenaikan gaji berkala te-
naga administrasi dan Tenaga Edukatif.
- Komputerisasi berkas usulan kenaikan gaji berkala
- Memproses berkas-berkas
- Mengarsipkan.
Untuk memperlancar proses kenikan gaji berkala.
3. Memproses kenaikan gaji berkala (KGB)
4. Membantu membuat Perubahan Gaji koordinasi dengan
pembuat daftar gaji
5 Membantu pengetikan DP3 dan Model C Tahunan Tenaga
Edukatif dan Tenaga Administrsi; memproses surat menyurat
Kepegawaian & keuangan
- Koordinasi dengan Kaur Tenaga Administrasi.
- Proses Komputerisasi.
- Pengarsipan Berkas.
Untuk laporan DP3 setiap akhir tahun.
6 Memantau dan membuat laporan tentang data Tugas
Belajar Tenaga Edukatif.
- Mencari Informasi Dosen yang Tugas Belajar.
- Komputerisasi.
- Mengarsipkan berkas.
Untuk laporan Data Tugas Belajar.
7 Membantu mengelola data Kepegawaian tenaga Edukatif
dan Administrasi.
- Mengaktifkan data kepegawaian
- Komputerisasi.
- Mengarsipkan data.
8 Menghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang
kepegawaian
9 Bertanggung Jawab ke atasan langsung.
10 Memproses usulan dan pengajuan persyaratan sertifikasi Dosen ke
UB (EWMP)
11 Menginformasikan pelaksanaan pelatihan pra jabatan CPNS
12 Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan langsung dan
pimpinan
Staf Kepegawaian 1 Membantu pemrosesan SPJ dana PNBP
Administrasi 2 Melaksanakan pembukuan BKU dan membukukan bukti
Keuangan & setor pajak
Kepegawaian 3 Membantu pendistribusian dana non SPP (SPFP, Ordik, Ormawa,
SPIP)
4 Membuat laporan keuangan ke atasan langsung
5 Membantu pengetikan surat menyurat mengenai keuangan (SPTB,
pengajuan dana, rekapan pajak)
6 Merekap dan memproses Hr. mengajar dan koreksi setiap akhir
semester
7 Membantu menerima pembayaran dana wisuda dan mendistribusikan
sesuai dengan perencanaan
8 Membantu penyusunan RBA setiap tahun
9 Membantu penandatanganan pembebasan SPP bagi mahasiswa
sebagai persyaratan ujian akhir
10 Mengadakan koordinasi dengan PUMK
11 Membantu tugas insidental yang diberikan oleh atasan langsung
Staf Keuangan 1. Mengirimkan berkas usulan kenaikan pangkat / jabatan
Administrasi Kepegawaian dan Dokumen Tenaga Edukatif dan Tenaga administrasi
Keuangan & ke Kantor Pusat.
Kepegawaian 2. Membantu pengetikan Usulan Kenaikan Gaji Berkala
3. Membantu memproses Kartu ASKES, TASPEN, KARPEG,
KARIS dan KARSU
4. Membantu pengetikan Model C & membuat laporan tahunan
5 Membantu mengiventarisasi data-data kepegawaian baik tenaga
edukatif dan administrasi
 6 Menyiapkan Daftar hadir (presensi harian, SKJ, upacara, dll)

7 Merekap presensi harian dosen dan karyawan setiap bulan

8 Memproses usulan Pemberian Cuti Pegawai (dosen &
karyawan)
9 Membantu memproses/mengirim surat yang berhubungan dengan
kepegawaian
10 Membantu memproses/mengirim surat tentang pencairan premi
asuransi bagi tenaga administrasi ke kantor asuransi
11 Mengarsipkan surat-surat dan data kepegawaian
12 Koordinasi dengan atasan langsung
13 Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan langsung

9. Lazarus Widyo P, S.Kom Staf Kepegawaian/ 1. Melaksanakan Pembukuan Tabelaris DIPA setiap bulan.
Komputerisasi Keuangan - Mengadakan koordinasi dengan atasan langsung / PUMK
Adm.Keuangan 2. Membantu pengetikan Pengajuan Anggaran DIPA setiap bulan
&Kepegawaian 3. Melaksanakan pengetikan rekapan SPJ
4. Membantu mendata Dosen yang menjabat di lingkungan UB
5. Membantu mengolah dan menginventarisir data
kepegawaian (DUK, kartu PNS dll)
6 Membantu memproses kenaikan pangkat tenaga edukatif
7
Mengambil dan memproses data presensi di masing-masing sub unit
8 Mengelola website fakultas
9 Membantu mengelola data LAKIP
10 Membantu memproses permintaan data dari UB
11 Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
langsung