Professional Documents
Culture Documents
Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama
untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila
penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima,
misalnya nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain
itu:
Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita
ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang
lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka
akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke
dokumen (data source) baru.
Tips:
o Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama
dan sebagainya.
o Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di
bawah ini.
o Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source
dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
9. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan
yang diinginkan.
Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
o Print Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:
All untuk mencetak semua surat.
1. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
2. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
Cover page atau halaman sampul adalah halaman pertama dari laporan atau dokumen yang akan
dilihat. Halaman sampul yang didesain dengan menawan akan menarik perhatian orang untuk
membaca isinya.
Berikut ini disajikan tutorial cara membuat cover page di Word 2007. Jangan lupa scroll ke
bawah untuk melihat contoh-contoh halaman sampul untuk laporan, tutorial atau dokumen
lainnya.
1. Pada Insert tab, Pages group, klik Cover Page untuk menampilkan galeri template cover
page.
2. Klik salah satu template yang diinginkan. Cover page akan otomatis ditempatkan di halaman
pertama dokumen.
3. Jika ingin menempatkannya di halaman lain: pada galeri klik kanan thumbnail cover page
dan klik pilihan yang diinginkan.
4. Isi informasi pada field di cover page seperti judul, sub judul, dan lain-lain. Untuk
membuat tanggal, klik tanda panah dan pilih tanggal pada kalender.
5. Beri gaya format yang diinginkan (bold, italic, underline) atau ganti warna dan ukuran
font.
6. Beberapa template cover page menyediakan gambar, bila ingin menggantinya, klik kanan
pada gambar dan pilih Change Picture.
7. Bila tidak tersedia gambar, kita dapat menambahkan gambar dengan cara: pada Insert
tab, Illustration group, klik Insert Picture.
8. Klik tombol Save untuk menyimpan cover page.
9. Jika ingin menyimpannya ke galeri agar dapat digunakan lagi, ikuti cara berikut:
1. Pilih seluruh isi cover page.
2. Pada Insert tab, klik Cover Page dan pilih Save Selection to Cover Page
Gallery.
3. Pada kotak dialog Create New Building Block, beri nama cover page di kotak
Name dan klik OK.
10. Untuk menghapus cover page: Pada Insert tab, klik Cover Page dan pilih Remove
Current Cover Page.
Cover page ini menggunakan page border dan gambar sebagai hiasan serta logo.
Kita mungkin lebih sering fokus pada isi dokumen ketimbang bagian lain yang juga penting,
seperti daftar isi. Sehingga bagian ini sering dikerjakan belakangan dan kadang karena diburu
waktu, kita tidak sempat memperbaikinya bila ada perubahan pada dokumen.
Hal di atas sering terjadi bila membuat daftar isi secara manual. Oleh sebab itu, ganti cara
manual dengan fitur yang sudah disediakan oleh Microsoft Word. Fitur ini dapat membantu
membuat daftar isi dengan cepat dan seandainya ada perubahan pada nomor halaman dan
judul dalam dokumen, kita dapat melakukan update daftar isi dengan beberapa perintah
sederhana saja.
Tip: Jika ada teks yang tidak di-update style-nya, gunakan cara berikut:
o Klik Styles Dialog Box Launcher dan pilih Style Inspector untuk melihat apakah teks
tersebut diformat secara manual.
o Contoh teks yang menggunakan format style dan manual dapat dilihat pada gambar di
bawah ini.
Keterangan pada Paragraph formatting dalam Style Inspector menunjukkan teks Contoh
Style menggunakan Heading 1.
Keterangan pada Paragraph formatting dalam Style Inspector menunjukkan teks Contoh
manual diformat manual (Normal).
Membuat dan Menambahkan Style Baru ke Galeri Quick Styles
Pilih teks yang ingin dijadikan sebagai style baru.
Beri format yang diinginkan, misalnya Heading 1, warna biru, font Tahoma.
Klik kanan teks untuk menampilkan pop-up menu.
Arahkan ke Styles, dan klik Save Selection as a New Quick Style.
Beri nama pada style tersebut, dan klik OK. Style yang dibuat akan muncul di galeri
Quick Styles dengan nama yang diberikan.
Selain menggunakan built-in sytles, kita juga dapat membuat daftar isi berdasarkan custom
styles yang kita gunakan, misalnya style yang kita buat sendiri.
4. Di bagian Available styles, pilih style yang digunakan untuk heading dalam dokumen
dengan mengisi angka pada kotak di TOC level.
5. Pada TOC level, isi angka 1 sampai 9 untuk menentukan level pada heading style.
Catatan: Jika menggunakan custom styles, hapus angka TOC level untuk built-in styles,
misalnya: Heading 1.
6. Ulangi langkah 4 dan 5 untuk setiap heading style yang ingin disertakan dalam daftar isi.
7. Klik OK.
2. Klik:
o Update page numbers only, bila perubahan hanya pada nomor halaman karena
jumlah halaman bertambah/berkurang atau format nomor halaman berubah.
o Update entire table, bila ada penambahan/pengurangan heading atau bila ada
perubahan teks pada heading.
3. Di kotak dialog PageNumber Format, bagian Number format, klik tanda panah dan
pilih gaya penomoran yang diinginkan.
4. Klik OK.
Membuat Letak Nomor Halaman Yang Berbeda Di Halaman Ganjil Dan Genap
Seperti contoh di atas, kita akan membuat halaman ganjil memiliki nomor halaman di sebelah
kanan. Pada halaman genap, nomor halaman di sebelah kiri.
1. Klik ganda pada header/footer tempat nomor halaman berada untuk memunculkan
Header & Footer Tools.
2. Pada Design tab, grup Options, centang kotak Different Odd & Even Pages.
Membuat Letak Nomor Halaman Pertama Yang Berbeda Pada Setiap Bab
Seperti contoh pada gambar, halaman pertama pada setiap bab akan berbeda posisinya dengan
halaman-halaman yang lain. Biasanya untuk pengaturan seperti ini, ada yang memisahkan setiap
bab dalam dokumen yang berbeda.
Tetapi dengan penggunaan section break maka kita dapat menggabungkan beberapa bab dalam
dokumen yang sama.
Section break sangat membantu dalam mengatur layout atau format pada section tertentu
dalam dokumen yang sama.
Section break dapat digunakan untuk mengatur hal-hal berikut ini:
Menggabungkan layout satu kolom dan dua kolom pada halaman yang sama
Membuat format nomor halaman yang berbeda dalam dokumen yang sama.
Misalnya: Daftar Isi menggunakan format angka romawi (i, ii, iii, dst), sedangkan isi
mengunakan angka arab (1,2, 3, dst).
2. Klik pada garis section break yang ingin dihapus dan tekan tombol DELETE.
Catatan: format dokumen pada section yang dihapus akan mengikuti format section
berikutnya.
Membuat Format Nomor Halaman Yang Berbeda Dalam Dokumen Yang Sama
Seperti contoh pada gambar, halaman Daftar Isi menggunakan format angka romawi (i,ii, iii, dst)
sedangkan isi menggunakan angka arab (1,2,3, dst).
6. Selanjutnya pada grup Header & Footer, klik Page Number dan pilih Format Page
Numbers.
7. Pada Page numbering klik Start At dan ketikkan angka 1. Setelah selesai klik OK.
2. Jika label yang ingin digunakan tidak ada, klik tombol New Label dan beri nama label
yang baru, misalnya Gambar.
3. Centang kotak Exclude label from caption, jika tidak ingin menggunakan label pada
caption.
4. Di bagian Position, klik tanda panah untuk menentukan apakah caption ditempatkan di
atas (Above selected item) atau di bawah (Below selected item) gambar.
5. Klik tombol Numbering untuk mengatur format nomor. Centang kotak Include chapter
number, jika ingin menyertakan nomor bab secara otomatis (judul bab harus diberi
heading style).
1. Klik pada persamaan dan di References tab, Captions group, klik Insert Caption.
2. Langkah-langkah selanjutnya sama dengan cara membuat caption pada gambar (langkah
2-7).
Cara Membuat Daftar Otomatis untuk Gambar, Tabel dan Persamaan (Equation)
1. Klik pada halaman untuk menaruh daftar. Ketik judul daftar terlebih dahulu dan tekan
Enter untuk memberi jarak antara judul dan isi daftar.
2. Pada References tab, Captions group, klik Insert Table of Figures.
3. Pada Table of Figures tab, bagian General, klik tanda panah pada Caption label untuk
memilih label daftar yang akan dibuat (gambar, tabel, atau persamaan).
Footnote (catatan kaki) dan Endnote (catatan akhir) digunakan untuk memberi penjelasan,
komentar tambahan yang lebih mendetil atau referensi untuk informasi tertentu yang ada dalam
dokumen.
Berikut tutorial cara mengolah footnote dan endnote.
3. Sekarang kursor akan berpindah pada bagian untuk mengetik isi footnote/endnote.
Catatan: Secara default, MS Word akan menempatkan isi Footnote di akhir halaman
sedangkan isi Endnote di akhir dokumen.
4. Untuk merubah format footnote/endnote, klik tanda Dialog Box Launcher ( ) pada
Footnotes.
5. Pada kotak dialog Footnote and Endnote, bagian Format, pilih format angka yang
diinginkan. Bila ingin menggunakan simbol, klik tombol Symbol.
6. Klik Apply untuk mengganti format.
7. Selanjutnya di samping angka atau simbol, ketik isi footnote/endnote.
8. Untuk menambah footnote/endnote lain dengan nomor berurutan, klik pada bagian
dokumen yang akan diberi tanda footnote/endnote dan tekan:
o CTRL+ALT+F untuk footnote.
o CTRL+ALT+D untuk endnote.
Cara Mengatur Penomoran Footnote dan Endnote Dimulai dengan Angka 1 Pada Setiap
Halaman atau Section
1. Pada References tab, klik Footnote & EndnoteDialog Box Launcher ( ) untuk
membuka kotak dialog.
2. Pada kotak Start at, klik angka 1.
3. Pada kotak Numbering, pilih:
o Restart each section, footnote/endnote dimulai dengan angka 1 pada setiap section.
o Restart each page, footnote/endnote dimulai dengan angka 1 pada setiap halaman.
4. Klik Apply.
Anda mungkin sering bingung cara menulis kutipan, daftar pustaka atau bibliografi yang tepat
walaupun sudah ada petunjuknya.
Microsoft Word 2007 memiliki solusi untuk mengatasi masalah ini dengan menyediakan fitur
Citations & Bibliography.
Manfaat fitur ini antara lain:
Word 2007 mendukung 10 gaya penulisan, seperti APA, MLA, dan sebagainya. Kita
dapat mengubah dari satu gaya ke gaya yang lain hanya dengan beberapa klik saja.
Kita hanya perlu membuat data untuk sumber pada kotak isian yang sudah tersedia.
Kotak isian yang muncul berbeda-beda berdasarkan tipe sumber yang dipilih, misalnya
buku, jurnal, website, laporan, film dan sebagainya.
Data sumber kutipan akan disimpan di komputer untuk dapat digunakan kembali bila
diperlukan dan dapat digunakan di dokumen yang lain juga.
Fitur ini akan membantu mencegah kesalahan penulisan kutipan dan daftar pustaka
(bibliografi). Karena cara penulisan akan diatur oleh Word 2007 sesuai dengan gaya yang
dipilih. Misalnya untuk membuat nama penulis yang lebih dari satu, tiga sampai lima
penulis, dan sebagainya, cukup dengan mengisi nama penulis saja (First Name, Middle
Name, dan Last Name).
Word 2007 akan membuat daftar pustaka (bibliografi) dengan cepat dan mudah
berdasarkan sumber yang ada. Bila ada perubahan atau kesalahan, kita bisa mengeditnya
dengan mudah.
6. Pada Type of source, pilih tipe sumber. Misalnya Book, Journal Article, Web site dan
sebagainya. Perhatikan kotak isian akan berubah sesuai tipe sumber yang dipilih.
7. Ketik informasi yang diperlukan pada kotak isian. Perhatikan contoh yang muncul di
bagian bawah kotak dialog.
8. Pada beberapa bagian seperti Author akan muncul tombol Edit. Klik tombol ini untuk
mempermudah menulis nama dan mengatur urutannya.
9. Centang kotak Show All Bibliography Fields untuk menambah data lain.
10. Klik OK bila sudah selesai.
11. Pada dokumen sekarang sudah muncul kutipan yang dibuat. Bila Anda hanya ingin
membuat daftar sumber untuk digunakan belakangan, hapus kutipan tersebut pada
dokumen.
2. Perlu diperhatikan:
o Bila membuka dokumen baru, semua sumber yang pernah digunakan pada
dokumen sebelumnya akan muncul di bagian Master List.
o Jika membuka dokumen yang memiliki kutipan, sumber untuk kutipan tersebut
akan muncul di bagian Current List.
3. Untuk mencari sumber tertentu, lakukan hal berikut:
o Pada kotak sortiran, pilih apakah sumber akan diurutkan berdasarkan tahun (Sort
by Year), penulis (Sort by Author), judul (Sort by Title), atau berdasarkan tag
(Sort by Tag).
o Pada kotak Search, ketik judul atau nama penulis yang ingin dicari.
4. Klik Close bila sudah selesai.
Microsoft Word 2007 memiliki fitur Citations & Bibliography untuk membuat kutipan dan
daftar pustaka. Ada 10 gaya (style) penulisan yang disediakan Word 2007. Namun bagaimana
bila style yang disediakan tidak sesuai dengan yang Anda butuhkan Bibword memiliki solusinya
untuk Anda yang membutuhkan style penulisan yang belum didukung oleh Word 2007. Situs ini
menyediakan kumpulan style kutipan dan daftar pustaka seperti IEEE, Vancouver dan masih
banyak lagi.
Indeks diperlukan untuk memudahkan pembaca mencari nama atau istilah yang disebutkan
dalam buku. Jadi, bila orang ingin memeriksa istilah tertentu dalam buku secara cepat, orang
tersebut cukup membuka halaman-halaman tertentu seperti yang tertera pada indeks, tanpa harus
membaca buku itu secara keseluruhan.
Microsoft Word dapat membantu kita membuat indeks dan mengurutkannya secara alfabet.
5. Untuk membuat entri pendamping (cross-reference), pada bagian Options, klik Cross-
reference dan ketik teks pada kotak di sampingnya seperti contoh gambar berikut ini.
6. Beri format nomor halaman pada indeks dengan mencentang kotak Bold (cetak tebal)
atau Italic (cetak miring) di bagian Page number format.
7. Untuk menandai entri ini, klik tombol Mark atau klik tombol Mark All untuk menandai
semua teks yang sama dalam dokumen.
8. Selanjutnya Microsoft Word akan mengaktifkan fitur Show All Formatting Marks yang
akan menampilkan XE field untuk entri yang telah dibuat.
Contoh tampilan akan seperti gambar berikut ini. Teks Publishing pada gambar
merupakan contoh entri.
Tip: untuk menghilangkan tampilan ini, pada Home tab, Paragraph group, klik
Show/Hide atau tekan tombol CTRL + SHIFT + *.
9. Lanjutkan dengan membuat entri yang lain. Bila sudah selesai, klik Close untuk menutup
kotak dialog Mark Index Entry.
5. Klik OK.
6. Bila ada perubahan pada entri, klik pada indeks dan tekan tombol F9 untuk update.
Cara Edit atau Format Entri untuk Indeks
1. Aktifkan fitur Show All Formatting Marks untuk menampilkan XE field dengan
mengklik Show/Hide pada Home tab, Paragraph group. Atau tekan tombol CTRL
+ SHIFT + *.
2. Cari XE field yang berisi entri yang ingin diubah. Contoh XE field: { XE " naskah" }.
Tip: Cara lain mencari field, tekan CTRL + F, klik Special, dan kemudian klik Field.
Klik tombol Find Next untuk menemukan XE field. Jika Anda tidak melihat tombol
Special, klik More.
3. Untuk merubah atau memformat entri, ubah teks yang ada dalam petik dua.
4. Klik pada indeks dan tekan tombol F9 untuk update.
Dengan menggunakan Document Map, kita dapat melakukan navigasi dengan cepat dalam
dokumen yang berhalaman banyak tanpa harus bersusah payah melakukan scroll.
Dalam artikel ini akan dibahas cara menggunakan Document Map di Word 2007. Untuk
pengguna Word 2003 dapat membaca tutorialnya di artikel ini: Menggunakan Document Map -
Word 2003.
Berikut langkah-langkahnya:
1. Pertama-tama, semua heading dalam dokumen harus diformat dengan heading style agar
bisa muncul di Document Map.
2. Selanjutnya untuk menampilkan Document Map, gunakan cara berikut:
1. Pada View tab, Show/Hide group, centang kotak Document Map.
2. Klik kanan pada heading di dalam Document Map dan pilih level heading yang
ingin ditampilkan.
3. Klik heading yang diinginkan pada Document Map. Insertion point pada
dokumen akan berpindah ke heading yang dipilih.
4. Untuk menutup Document Map, klik simbol X pada kanan atas Document Map
pane.