KURSUS PENGURUSAN KEWANGAN

SEKOLAH -
SIJIL AUDIT BERTEGURAN 2007

DISAMPAIKAN OLEH:

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

1
1. OBJEKTIF
1.1 Memahami dengan jelas sebab-sebab penyata
dan pengurusan kewangan sekolah diberikan taraf
SIJIL AUDIT BERTEGURAN

1.2 Memahami kaedah perlaksanaan sistem

pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah
yang ditetapkan oleh Akta Pelajaran 1996 –
Peraturan-peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit)
2002, Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

2
1.3 Mengetahui dengan jelas perkara-perkara yang
tidak mematuhi Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

1.4 Mengenalpasti tindakan-tindakan untuk menjawab

pertanyaan/teguran yang dibangkitkan oleh Bahagian
Audit Sekolah

3
2. UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
YANG BERKUATKUASA
2.1 AKTA PROSEDUR KEWANGAN 1957
(DISEMAK 1972)
2.2 ARAHAN PERBENDAHARAAN
2.3 AKTA PENDIDIKAN 1996 PERATURAN-
PERATURAN PENDIDIKAN (AKAUN DAN
AUDIT) 2002
2.4 TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN
DAN PERAKAUNAN KUMPULAN
WANG SEKOLAH EDISI KE 4 TAHUN 2005
(TERBITAN BAHAGIAN KEWANGAN KPM)
2.5 PEKELILING DAN SURAT PEKELILING
KEMENTERIAN PELAJARAN/JABATAN
AKAUNTAN NEGARA/PERBENDAHARAAN
YANG BERKUATKUASA
4
3. SENARAI DOKUMEN DAN REKOD KEWANGAN
YANG PERLU DIKEMUKAKAN UNTUK AUDITAN
Surat kuasa kutipan yuran kepada guru-guru dan pegawai
sekolah.
• Surat Kelulusan Kadar Kutipan Yuran Sekolah.
• Surat edaran kutipan yuran kepada ibubapa.
• Surat kelulusan hapus kira, perbelanjaan luar biasa dan lain-
lain.
• Surat kelulusan penerbitan dan penangguhan Majalah. (jika
ada).
• Buku Tunai bagi semua kumpulan wang yang dikendalikan.
• Buku Akaun Subsidiari.
• Buku kedatangan murid.
• Buku Resit pejabat dan murid.
• Buku Panjar Wang Runcit dan surat kelulusan pengendalian
(jika ada).
• Buku Pesanan Sekolah.

5
• Penyata Bank, Slip Masuk Bank dan Kaunterfoil Cek.
• Sijil Simpanan Tetap, Sijil Baki Akhir Bank dan Sijil Pelaburan
( jika ada).
• Dokumen Penerimaan Bantuan Pelajaran dan lain-lain (jika
ada).
• Baucar Bayaran dan Dokumen Sokongan setiap
pembayaran.
• Dokumen perjanjian kantin / kedai buku.
• Senarai Akaun Belum Terima dan Akaun Belum Bayar.
• Daftar Bil.
• Daftar Cek Batal.
• Daftar Stok Buku Cek.
• Daftar Stok Buku Resit.
• Daftar Stok Buku Pesanan Sekolah.
• Daftar Serahan guru kepada pejabat.
• Daftar Harta Modal (KEW PA 2), Daftar Inventori (KEW PA 3)
• Dan Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW PS 4).
• Fail Mesyuarat JPKA dan fail Jawatankuasa Pengurusan Aset
Kerajaan.
6
4. PEMATUHAN TERHADAP TATACARA
PENGURUSAN KEWANGAN
4.1 KAWALAN PENGURUSAN

i. TPKPKWS 1.1.2(b)
Penyata kewangan hendaklah
dikemukakan ke BAS sebelum 31 Mac
tahun berikutnya

ii. TPKPKWS 19.2.3

Juruaudit Dalaman dilantik dan ada
bukti semakan

7
 iii. TPKPKWS 19.2.4
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan
dan Akaun dilantik dan bermesyuarat
secara berkala

iv. TPKPKWS 19.2.5

Pemeriksaan mengejut dilakukan dan
direkod dalam Buku Pemeriksaan
Mengejut (2 kali setahun)

v. Semua rekod kewangan disemak secara

berkala

8
 vi. SP Bah. Kew. Bil 1/2003 & Bil.
9/2004
Rekod perakaunan/dokumen
kewangan diselenggara mengikut
format/ garis panduan yang
ditetapkan

vii. TPKPKWS 19.2.8

Surat pertanyaan Audit dijawab
dalam tempoh 30 hari dan tindakan
telah diambil terhadap pemerhatian
Audit tahun lalu

9
viii. Carta Organisasi disedia dan dikemaskini

ix. TPKPKWS 5.4.2, 7.4.3, 7.8

Surat kebenaran, penurunan kuasa
dan pengagihan tugas dibuat dengan
teratur

x. PKPA Bil. 8/1991

Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja
disedia dan dikemaskini

10
xi. Latihan dalam perkhidmatan
(Kursus Pengurusan Kewangan) bagi
Pengurus dan Pembantu Tadbir

xii. Pengisian jawatan kosong bagi jawatan

Pembantu Tadbir

11
4.2 KAWALAN TERIMAAN

4.2.1 PENYELENGGARAAN REKOD DAN

DOKUMEN TERIMAAN
i. TPKPKWS 5.4.8
Buku resit diperiksa dan disahkan
kandungannya sebaik sahaja
diterima

ii. TPKPKWS 5.4.9

Semua buku resit didaftarkan dalam
Daftar Stok Buku Resit

12
iii. TPKPKWS 5.4.10
Buku resit dikeluarkan mengikut susunan
nombor siri

iv. AP 68
Buku resit disimpan ditempat selamat dan
berkunci

v. TPKPKWS 12.4.1
Buku Resit yang hilang dilaporkan kepada
polis dalam tempoh 48 jam dari tarikh
kehilangan

13
vi. TPKPKWS 5.3.2
Resit Rasmi Murid/Pejabat yang
dikeluarkan hendaklah diisi dengan
lengkap

vii. TPKPKWS 4.4

Akaun Subsidiari diselenggara bagi
sesuatu pemberian yang mempunyai
maksud tertentu

14
4.2.2 PENGURUSAN PUNGUTAN

i. SP Pentadbiran BPSG Bil 2/92

Semua jenis pungutan mendapat kelulusan Pendaftar
Sekolah dan surat edaran kepada ibubapa adalah
selaras dengan kelulusan tersebut

ii. TPKPKWS 5.4.2

Penurunan kuasa pungutan dibuat secara bertulis

15
iii. TPKPKWS 5.3.1
Semua pungutan/terimaan
dikeluarkan resit rasmi

iv. TPKPKWS 5.4.5

Pengeluaran resit dikendalikan oleh 2
pegawai yang diberi kuasa

v. TPKPKWS 5.4.7
Tiada pindaan dibuat pada resit

vi. TPKPKWS 5.4.12

Resit tidak digunakan hendaklah
dibatalkan

16
 vii. TPKPKWS 5.3.3
Resit hendaklah diperolehi dari PNB

viii. TPKPKWS 5.3.5

Guru Kelas/Penyelia Asrama
merekod pungutan dalam Borang
Kutipan dan Serahan Guru dan
diserahkan ke Pejabat pada hari
kutipan

17
 ix. TPKPKWS 5.3.8
Pungutan melebihi RM500.00
dibankkan pada hari pungutan atau
pada hari esoknya.

x. TPKPKWS 5.4.13
Pungutan yang tidak dapat
dibankkan pada hari pungutan dibuat
disimpan dalam peti besi/tempat
yang berkunci

xi. TPKPKWS 5.3.10 dan 5.3.11

Salinan slip bayar masuk bank
disemak oleh Pengurus Sekolah dan
difailkanmengikut jenis kumpulan
wang
18
 xii. TPKPKWS 5.3.7
Semua terimaan/pungutan
direkodkan dengan betul di Buku
Tunai mengikut jenis kumpulan wang
pada masa urusniaga dilakukan

xiii. AP 61
Notis pemberitahuan kepada orang
awam untuk meminta resit
penerimaan dipamerkan

xiv. SPK Bil. 5 Tahun 2002

Tuntutan Bantuan per Kapita adalah
mematuhi peraturan sedia ada
(berdasarkan bilangan murid)

19
3.2.3 AKAUN BELUM TERIMA (ABT)
i. TPKPKWS 11.2.1(g)
Senarai ABT disediakan oleh pihak
sekolah

ii. TPKPKWS 17.5.1 & 17.5.2

Pihak sekolah telah berusaha untuk
mendapatkan semua pungutan yang
belum diterima

iii. TPKPKWS 17.5.3

Permohonan hapuskira dibuat bagi ABT
yang melebihi tempoh 3 tahun

20
4.3 KAWALAN PERBELANJAAN – PENGURUSAN
PEROLEHAN DAN BAYARAN
4.3.1 PENYELENGGARAAN REKOD DAN
DOKUMEN BAYARAN
i. Daftar-daftar berikut diselenggarakan
dengan lengkap dan kemaskini
- TPKPKWS 6.4.1(b)
Daftar Stok Pesanan Sekolah
- TPKPKWS 7.5.1
Daftar Bil.
- TPKPKWS 7.11.3
Daftar Stok Buku Cek
- TPKPKWS 7.9.1(b)
Daftar Cek Batal.
21
 ii. TPKPKWS 7.11.1
Buku Cek diperiksa dan disahkan
kandungannya sebaik terima dari
pihak bank

iii. TPKPKWS 7.11.4

Buku Cek yang belum/tidak
digunakan disimpan dalam peti
besi/tempat yang berkunci

iv. TPKPKWS 4.3.8

Buku Tunai yang telah diimbangkan
disemak dan disahkan oleh Pengurus
Sekolah

22
 v. TPKPKWS 4.6.2
Penyata Penyesuaian Bank
disediakan pada setiap bulan dan
disahkan oleh Pengurus Sekolah

vi. TPKPKWS 4.6.3(d)

Penyata Penyesuaian Bank difailkan
dengan lengkap dan teratur

23
4.3.2 PENGURUSAN PERBELANJAAN

i. TPKPKWS 6.2.1(f)
Permohonan perolehan menggunakan Nota
Minta

ii. TPKPKWS 6.4.1(a)

Borang Pesanan Sekolah digunakan bagi
perolehan/ perkhidmatan kecuali Panjar
Wang Runcit dan tuntutan kakitangan
sekolah

24
iii. TPKPKWS 6.5
Borang Pesanan Sekolah diisi dengan
lengkap

iv. TPKPKWS 6.4.1(b)

Pesanan Sekolah dikeluarkan sebelum
perolehan dibuat

v. TPKPKWS 6.3.1(c)
Perolehan melebihi RM10,000 – RM50,000
setahun bagi setiap jenis item perlu
mendapat kelulusan daripada KPTJ

25
vi. TPKPKWS 6.2.1(g)(ii)
Perolehan Harta Modal yang melebihi had
kebenaran mendapat kelulusan
daripada pihak berkenaan

vii. TPKPKWS 6.3.1

Perolehan melebihi RM50,000.00 dibuat
melalui sebutharga.

viii. TPKPKWS 6.3.1

Perolehan melebihi RM200,000.00
dibuat melalui tender

26
ix. TPKPKWS 6.5.5
Semua bil dan Pesanan Sekolah
yang diterima hendaklah dicop
tarikh penerimaannya

x. SPP Bil. 7 Tahun 2006

Semua bil dijelaskan dalam
tempoh14 hari dari tarikh bil
diterima

xi. TPKPKWS 7.2.1 (c)

Pembayaran dibuat dengan
menggunakan baucar bayaran

27
xii. TPKPKWS 7.3.3
Baucar bayaran disediakan mengikut
format

xiii. TPKPKWS 7.3.1, 7.4.3 dan 7.4.4

Baucar bayaran ditandatangani oleh
Pengurus Sekolah/pegawai yang
diberi kuasa

xiv. TPKPKWS 7.4.9

Baucar bayaran dan semua dokumen
sokongan dicop "SUDAH/TELAH
BAYAR”

28
xv. TPKPKWS 7.4.9
Pembayaran adalah betul dan tiada
kes terlebih bayar (Bayaran 2 kali)

xvi. TPKPKWS 7.7.1

Pembayaran dibuat dengan
menggunakan cek berpalang

xvii. TPKPKWS 7.7.3

Cek-cek dicop tempoh laku 3 bulan
dari tarikh dikeluarkan.

29
xviii. TPKPKWS 7.9.1
Cek-cek yang telah tamat tempoh
sah laku (3 bulan) dibatal dan
direkodkan dalam Daftar Cek Batal

xix. Perbelanjaan diperakaunkan

mengikut peruntukan yang betul di
Buku Tunai

30
 xx. Semua perbelanjaan mendapat
kelulusan

xxi. Kumpulan Wang Terkumpul tidak

defisit

xxii. Baki PCG semasa tidak melebihi

10% daripada baki keseluruhan
peruntukan yang diterima

31
xxiii. TPKPKWS 7.4.10
Semua baucar bayaran
dikemukakan untuk auditan

xxiv. TPKPKWS 8.1.3

Pembayaran runcit kurang dari
RM100, tidak dibuat dengan
menggunakan cek sekolah

32
xxv. TPKPKWS 18.1.1
Pindah peruntukan mata pelajaran
kepada bukan mata pelajaran
mendapat kelulusan KPTJ

xxvi. TPKPKWS 15.2.7

Majalah sekolah diterbitkan dalam
tahun yuran dipungut

33
4.3.3 AKAUN BELUM BAYAR

i. TPKPKWS 7.5.1 (b)

Semua bil yang belum dijelaskan pada
akhir tahun kewangan diambilkira
sebagai ABB

ii. Pihak sekolah menyelenggara senarai/

daftar Akaun Belum Bayar

34
iii. TPKPKWS 7.5.3
Bil-bil yang tidak diisytihar sebagai ABB,
dibayar dalam tahun semasa
mendapat kelulusan KPTJ

iv. TPKPKWS 16.5.1

Pelarasan ABB yang melebihi tiga (3)
tahun mendapat kelulusan Bahagian
Kewangan, KPM

35
4.3.4 PANJAR WANG RUNCIT (PWR)

i. TPKPKWS 8.2.3
Dana pusingan PWR mengikut
had yang diluluskan

ii. TPKPKWS 8.3.3 (b) dan (c)

Pembayaran daripada PWR
disokong dengan baucar kecil
dan dokumen sokongan yang asal

36
iii. TPKPKWS 8.3.3 (b)
Perbelanjaan melalui PWR
mendapat kelulusan daripada
Pengurus Sekolah/pegawai yang
diberi kuasa.

iv. TPKPKWS 8.3.4

Rekupmen PWR dibuat pada
akhir tahun.

37
4.4 KAWALAN ASET DAN STOR
Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007

i. Jawatankuasa Pengurusan Aset

Kerajaan ditubuhkan

ii. Pegawai Aset, Pemeriksa Aset,

Jawatankuasa Penyiasat dilantik secara
bertulis oleh Pegawai Pengawal

iii. Setiap Aset yang diterima telah diperiksa

dan disahkan

38
iv. Harta Modal dan Inventori dikelaskan
dengan betul mengikut kumpulan

v. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan

Inventori (KEW.PA-3) diselenggarakan
dengan lengkap dan kemaskini

vi. Senarai daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan

Inventori (KEW.PA-5) diselenggarakan
dengan lengkap, teratur dan kemaskini.
vii. Laporan Tahunan (KEW PA-8) disediakan
dengan lengkap dan kemaskini

39
 viii. Aset yang diperolehi daripada JPN/
sumbangan awam didaftarkan dalam
tempoh 2 minggu dari tarikh
pengesahan penerimaan.

ix. Aset yang diperolehi daripada

sumbangan hendaklah mendapat
kelulusan daripada Bahagian Perolehan dan
Pengurusan Aset, KPM.

x Nombor siri pendaftaran dicatat pada

aset.

40
xi. Aset mempunyai tanda pengenalan
"HAK KERAJAAN MALAYSIA"

xii. Kad Kawalan Stok (J3) dan Kad

Petak (J4) diselenggarakan dan
dikemaskini

xiii. Baki fizikal stok bekalan pejabat

sama dengan kad kawalan stok dan
Kad Petak

xiv. Ruang/Tempat simpanan stok

mencukupi, selamat dan sesuai

41
xv. Pemeriksaan fizikal dijalankan
terhadap harta modal dan inventori
sekurang-kurangnya 1 kali setahun.

xvi. Aset yang usang dilupuskan

mengikut kaedah yang ditetapkan.

xvii. Pelupusan direkodkan dalam Daftar

Harta Modal dan Inventori.

xviii. Sijil Pelupusan disediakan dan

dikemukakan kepada KPTJ.

xix. Laporan Pemeriksaan Aset Alih

disedia dan dikemukakan kepada
KPTJ.
42
5. PENARAFAN SIJIL AUDIT
5.1 SIJIL TANPA TEGURAN –
SANGAT BAIK
i. Sekolah menerima Sijil Tanpa Teguran
– Baik bagi tempoh 3 tahun berturut-
turut
ii. Pihak sekolah telah mematuhi semua
peraturan kewangan
iii. Tiada Pemerhatian Audit Ringkas
iv. Ulasan Ketua Audit Sekolah
berdasarkan wajaran yang telah
ditetapkan

43
5.2 SIJIL TANPA TEGURAN - BAIK
i. Pihak sekolah telah mematuhi
semua peraturan kewangan
kecuali perkara yang tidak
menjejaskan penyata kewangan
ii. Ada Pemerhatian Audit Ringkas

44
iii. Pihak sekolah telah mengambil
tindakan terhadap perkara yang
dibangkitkan dalam Pemerhatian
Audit Ringkas
iv. Tiada penemuan Audit yang
dibangkitkan dalam Laporan
Audit Sekolah

45
5.3 SIJIL TANPA TEGURAN -
MEMUASKAN
i. Pihak sekolah tidak mematuhi peraturan
kewangan dan tahap materialiti (rendah) tidak
menjejaskan penyata kewangan
ii. Ada Pemerhatian Audit Ringkas
iii. Pihak sekolah telah mengambil tindakan
terhadap perkara yang dibangkitkan dalam
Pemerhatian Audit Ringkas dan Laporan
Audit sebelum atau pada semasa auditan
dijalankan
iv. Ada penemuan Audit yang dibangkitkan
dalam Laporan Audit Sekolah

46
5.4 SIJIL BERTEGURAN – KURANG
MEMUASKAN
i. Pihak sekolah tidak mematuhi peraturan
kewangan dan tahap materialiti (sederhana)
menjejaskan penyata kewangan
ii. Ada Pemerhatian Audit Ringkas
iii. Pihak sekolah tidak mengambil tindakan
terhadap perkara yang dibangkitkan dalam
Pemerhatian Audit Ringkas dan Laporan
Audit
iv. Ada penemuan Audit yang dibangkitkan
dalam Sijil dan Laporan Audit Sekolah

47
5.5 SIJIL BERTEGURAN – TIDAK
MEMUASKAN
i. Pihak sekolah tidak mematuhi peraturan
kewangan dan tahap materialiti (tinggi)
menjejaskan penyata kewangan
ii. Ada Pemerhatian Audit Ringkas
iii. Pihak sekolah tidak mengambil tindakan
terhadap perkara yang dibangkitkan dalam
Pemerhatian Audit Ringkas dan Laporan
Audit
iv. Ada penemuan Audit yang dibangkitkan
dalam Sijil dan Laporan Audit Sekolah

48
5.6 SIJIL BERTEGURAN – TANPA
PENDAPAT
Pengurusan Kewangan
i. Penyata Kewangan tidak diserahkan
langsung untuk pengauditan

ii. Rekod kewangan tidak dikemukakan

untuk pengauditan

49
6.KESAN KETIDAKPATUHAN KEPADA
PERATURAN
i. Tindakan Undang-undang/Tatatertib
ii. Sijil Audit Berteguran
iii. Kesahihan Penyata Kewangan
iv. Kehilangan wang kerajaan
v. Penyelewengan dan penyalahgunaan
wang kerajaan
vi. Perancangan perbelanjaan yang lemah
vii. Sistem kawalan dalaman yang lemah

50
7. RUMUSAN

i. Pengurusan kewangan perlu

diurus mengikut peraturan yang
ditetapkan
ii. Rekod kewangan hendaklah
diselenggara dengan lengkap dan
kemaskini
iii. Sistem kawalan dalaman telah
diwujudkan

51
TERIMA KASIH

52