KURSUS PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH SIJIL AUDIT BERTEGURAN 2007

DISAMPAIKAN OLEH: INSTITUT AMINUDDIN BAKI KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

1

1. OBJEKTIF
1.1 Memahami dengan jelas sebab-sebab penyata dan pengurusan kewangan sekolah diberikan taraf SIJIL AUDIT BERTEGURAN 1.2 Memahami kaedah perlaksanaan sistem pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah yang ditetapkan oleh Akta Pelajaran 1996 ± Peraturan-peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002, Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

2

1.3 Mengetahui dengan jelas perkara-perkara yang tidak mematuhi Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah 1.4 Mengenalpasti tindakan-tindakan untuk menjawab pertanyaan/teguran yang dibangkitkan oleh Bahagian Audit Sekolah

3

2.

UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG BERKUATKUASA
2.1 2.2 2.3 AKTA PROSEDUR KEWANGAN 1957 (DISEMAK 1972) ARAHAN PERBENDAHARAAN AKTA PENDIDIKAN 1996 PERATURANPERATURAN PENDIDIKAN (AKAUN DAN AUDIT) 2002

TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH EDISI KE 4 TAHUN 2005 (TERBITAN BAHAGIAN KEWANGAN KPM) 2.4 2.5 PEKELILING DAN SURAT PEKELILING KEMENTERIAN PELAJARAN/JABATAN AKAUNTAN NEGARA/PERBENDAHARAAN YANG BERKUATKUASA

4

3. SENARAI DOKUMEN DAN REKOD KEWANGAN YANG PERLU DIKEMUKAKAN UNTUK AUDITAN Surat kuasa kutipan yuran kepada guru-guru dan pegawai sekolah.
Surat Kelulusan Kadar Kutipan Yuran Sekolah. Surat edaran kutipan yuran kepada ibubapa. Surat kelulusan hapus kira, perbelanjaan luar biasa dan lain-lain. Surat kelulusan penerbitan dan penangguhan Majalah. (jika ada). Buku Tunai bagi semua kumpulan wang yang dikendalikan. Buku Akaun Subsidiari. Buku kedatangan murid. Buku Resit pejabat dan murid. Buku Panjar Wang Runcit dan surat kelulusan pengendalian (jika ada). Buku Pesanan Sekolah.
5

Fail Mesyuarat JPKA dan fail Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan. Senarai Akaun Belum Terima dan Akaun Belum Bayar. Slip Masuk Bank dan Kaunterfoil Cek. Dokumen Penerimaan Bantuan Pelajaran dan lain-lain (jika ada).‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Penyata Bank. Dokumen perjanjian kantin / kedai buku. 6 . Daftar Stok Buku Cek. Daftar Harta Modal (KEW PA 2). Daftar Stok Buku Pesanan Sekolah. Sijil Simpanan Tetap. Daftar Bil. Daftar Stok Buku Resit. Daftar Serahan guru kepada pejabat. Daftar Cek Batal. Sijil Baki Akhir Bank dan Sijil Pelaburan ( jika ada). Daftar Inventori (KEW PA 3) Dan Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW PS 4). Baucar Bayaran dan Dokumen Sokongan setiap pembayaran.

TPKPKWS 1.2(b) Penyata kewangan hendaklah dikemukakan ke BAS sebelum 31 Mac tahun berikutnya TPKPKWS 19.3 Juruaudit Dalaman dilantik dan ada bukti semakan ii.2.1. PEMATUHAN TERHADAP TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN 4. 7 .4.1 KAWALAN PENGURUSAN i.

2.2.iii.4 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun dilantik dan bermesyuarat secara berkala TPKPKWS 19. TPKPKWS 19. 8 .5 Pemeriksaan mengejut dilakukan dan direkod dalam Buku Pemeriksaan Mengejut (2 kali setahun) v. Semua rekod kewangan disemak secara berkala iv.

SP Bah. Bil 1/2003 & Bil.8 Surat pertanyaan Audit dijawab dalam tempoh 30 hari dan tindakan telah diambil terhadap pemerhatian Audit tahun lalu 9 .vi. 9/2004 Rekod perakaunan/dokumen kewangan diselenggara mengikut format/ garis panduan yang ditetapkan vii. TPKPKWS 19. Kew.2.

penurunan kuasa dan pengagihan tugas dibuat dengan teratur PKPA Bil.2.4.8 Surat kebenaran. 7. 8/1991 Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja disedia dan dikemaskini x. Carta Organisasi disedia dan dikemaskini ix.viii. 7.3.4. TPKPKWS 5. 10 .

Latihan dalam perkhidmatan (Kursus Pengurusan Kewangan) bagi Pengurus dan Pembantu Tadbir xii.xi. Pengisian jawatan kosong bagi jawatan Pembantu Tadbir 11 .

8 Buku resit diperiksa dan disahkan kandungannya sebaik sahaja diterima ii.2 KAWALAN TERIMAAN 4. TPKPKWS 5.2.1 PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN TERIMAAN i.4.4.4. TPKPKWS 5.9 Semua buku resit didaftarkan dalam Daftar Stok Buku Resit 12 .

TPKPKWS 5. v.iii.4. .10 Buku resit dikeluarkan mengikut susunan nombor siri AP 68 Buku resit disimpan ditempat selamat dan berkunci TPKPKWS 12.1 Buku Resit yang hilang dilaporkan kepada polis dalam tempoh 48 jam dari tarikh kehilangan 13 iv.4.

14 .vi. TPKPKWS 5.4 Akaun Subsidiari diselenggara bagi sesuatu pemberian yang mempunyai maksud tertentu vii.2 Resit Rasmi Murid/Pejabat yang dikeluarkan hendaklah diisi dengan lengkap TPKPKWS 4.3.

2.2 PENGURUSAN PUNGUTAN SP Pentadbiran BPSG Bil 2/92 Semua jenis pungutan mendapat kelulusan Pendaftar Sekolah dan surat edaran kepada ibubapa adalah selaras dengan kelulusan tersebut ii. 15 .2 Penurunan kuasa pungutan dibuat secara bertulis i. TPKPKWS 5.4.4.

3. vi.5 Pengeluaran resit dikendalikan oleh 2 pegawai yang diberi kuasa TPKPKWS 5.1 Semua pungutan/terimaan dikeluarkan resit rasmi TPKPKWS 5. 16 .iii.12 Resit tidak digunakan hendaklah dibatalkan iv.4.7 Tiada pindaan dibuat pada resit TPKPKWS 5. v.4. TPKPKWS 5.4.

17 .5 Guru Kelas/Penyelia Asrama merekod pungutan dalam Borang Kutipan dan Serahan Guru dan diserahkan ke Pejabat pada hari kutipan viii.3.3.3 Resit hendaklah diperolehi dari PNB TPKPKWS 5.vii. TPKPKWS 5.

TPKPKWS 5.ix.3.4.10 dan 5.00 dibankkan pada hari pungutan atau pada hari esoknya. wang .3.3.11 Salinan slip bayar masuk bank disemak oleh Pengurus Sekolah dan difailkanmengikut jenis kumpulan 18 x. TPKPKWS 5.13 Pungutan yang tidak dapat dibankkan pada hari pungutan dibuat disimpan dalam peti besi/tempat yang berkunci xi.8 Pungutan melebihi RM500. TPKPKWS 5.

19 . SPK Bil.3. AP 61 Notis pemberitahuan kepada orang awam untuk meminta resit penerimaan dipamerkan xiv. 5 Tahun 2002 Tuntutan Bantuan per Kapita adalah mematuhi peraturan sedia ada (berdasarkan bilangan murid) xii.7 Semua terimaan/pungutan direkodkan dengan betul di Buku Tunai mengikut jenis kumpulan wang pada masa urusniaga dilakukan xiii.TPKPKWS 5.

TPKPKWS 17.2.3 AKAUN BELUM TERIMA (ABT) i.5.2.1(g) Senarai ABT disediakan oleh pihak sekolah ii.2 Pihak sekolah telah berusaha untuk mendapatkan semua pungutan yang belum diterima iii. TPKPKWS 11.5. TPKPKWS 17.1 & 17.3 Permohonan hapuskira dibuat bagi ABT yang melebihi tempoh 3 tahun 20 .5.3.

TPKPKWS 7.1 Daftar Bil. 21 .TPKPKWS 7.4.3 KAWALAN PERBELANJAAN PENGURUSAN PEROLEHAN DAN BAYARAN 4.3 Daftar Stok Buku Cek .TPKPKWS 6.1(b) Daftar Cek Batal.4.1(b) Daftar Stok Pesanan Sekolah .5.11. . Daftar-daftar berikut diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini .1 PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN BAYARAN i.9.TPKPKWS 7.3.

1 Buku Cek diperiksa dan disahkan kandungannya sebaik terima dari pihak bank TPKPKWS 7. TPKPKWS 4.3.4 Buku Cek yang belum/tidak digunakan disimpan dalam peti besi/tempat yang berkunci iv.11.8 Buku Tunai yang telah diimbangkan disemak dan disahkan oleh Pengurus Sekolah 22 ii. .11.TPKPKWS 7. iii.

3(d) Penyata Penyesuaian Bank difailkan dengan lengkap dan teratur v.2 Penyata Penyesuaian Bank disediakan pada setiap bulan dan disahkan oleh Pengurus Sekolah vi.6.TPKPKWS 4. 23 .6. TPKPKWS 4.

3.2.1(f) Permohonan perolehan menggunakan Nota Minta ii.1(a) Borang Pesanan Sekolah digunakan bagi perolehan/ perkhidmatan kecuali Panjar Wang Runcit dan tuntutan kakitangan sekolah 24 .4. TPKPKWS 6.4.2 PENGURUSAN PERBELANJAAN i. TPKPKWS 6.

1(c) Perolehan melebihi RM10.5 Borang Pesanan Sekolah diisi dengan lengkap iv.1(b) Pesanan Sekolah dikeluarkan sebelum perolehan dibuat v. TPKPKWS 6.3. TPKPKWS 6.4.iii. TPKPKWS 6.000 RM50.000 setahun bagi setiap jenis item perlu mendapat kelulusan daripada KPTJ 25 .

00 dibuat melalui sebutharga. TPKPKWS 6.000.1 Perolehan melebihi RM50.3.1 Perolehan melebihi RM200.2.000.3.vi. TPKPKWS 6.1(g)(ii) Perolehan Harta Modal yang melebihi kebenaran mendapat kelulusan daripada pihak berkenaan TPKPKWS 6. had vii. viii.00 dibuat melalui tender 26 .

5 Semua bil dan Pesanan Sekolah yang diterima hendaklah dicop tarikh penerimaannya SPP Bil.1 (c) Pembayaran dibuat dengan menggunakan baucar bayaran xi. ix.2. x. 7 Tahun 2006 Semua bil dijelaskan dalam tempoh14 hari dari tarikh bil diterima TPKPKWS 7.TPKPKWS 6. 27 .5.

4.4.xii.3.9 Baucar bayaran dan semua dokumen sokongan dicop "SUDAH/TELAH xiii.4 Baucar bayaran ditandatangani oleh Pengurus Sekolah/pegawai yang diberi kuasa xiv. TPKPKWS 7. BAYAR 28 . TPKPKWS 7.4.3 Baucar bayaran disediakan mengikut format TPKPKWS 7. 7.3 dan 7.1.3.

7. xvi. xvii.4.7. 29 .1 Pembayaran dibuat dengan menggunakan cek berpalang TPKPKWS 7.3 Cek-cek dicop tempoh laku 3 bulan dari tarikh dikeluarkan.xv.9 Pembayaran adalah betul dan tiada kes terlebih bayar (Bayaran 2 kali) TPKPKWS 7. TPKPKWS 7.

30 .9.1 Cek-cek yang telah tamat tempoh sah laku (3 bulan) dibatal dan direkodkan dalam Daftar Cek Batal xix.TPKPKWS 7. Perbelanjaan diperakaunkan mengikut peruntukan yang betul di Buku Tunai xviii.

10% peruntukan Baki PCG semasa tidak melebihi daripada baki keseluruhan yang diterima 31 .xx. Semua perbelanjaan mendapat kelulusan xxi. Kumpulan Wang Terkumpul tidak defisit xxii.

3 Pembayaran runcit kurang dari RM100. tidak dibuat dengan menggunakan cek sekolah 32 . TPKPKWS 7. TPKPKWS 8.1.4.xxiii.10 Semua baucar bayaran dikemukakan untuk auditan xxiv.

xxv.1.1 Pindah peruntukan mata pelajaran kepada bukan mata pelajaran mendapat kelulusan KPTJ xxvi.7 Majalah sekolah diterbitkan dalam tahun yuran dipungut 33 . TPKPKWS 15.2. TPKPKWS 18.

1 (b) Semua bil yang belum dijelaskan pada akhir tahun kewangan diambilkira sebagai ABB ii. TPKPKWS 7.5.4.3 AKAUN BELUM BAYAR i. Pihak sekolah menyelenggara senarai/ daftar Akaun Belum Bayar 34 .3.

TPKPKWS 16. dibayar dalam tahun semasa mendapat kelulusan KPTJ iv.3 Bil-bil yang tidak diisytihar sebagai ABB.5. KPM 35 .1 Pelarasan ABB yang melebihi tiga (3) tahun mendapat kelulusan Bahagian Kewangan. TPKPKWS 7.iii.5.

4. TPKPKWS 8.3 Dana pusingan PWR mengikut had yang diluluskan TPKPKWS 8.2.3.3 (b) dan (c) Pembayaran daripada PWR disokong dengan baucar kecil dan dokumen sokongan yang asal ii.4 PANJAR WANG RUNCIT (PWR) i. 36 .3.

37 . iii.TPKPKWS 8.3.3 (b) Perbelanjaan melalui PWR mendapat kelulusan daripada Pengurus Sekolah/pegawai yang diberi kuasa. iv. TPKPKWS 8.3.4 Rekupmen PWR dibuat pada akhir tahun.

Pemeriksa Aset. Pegawai Aset.4. Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan ditubuhkan ii.4 KAWALAN ASET DAN STOR Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun i. Setiap Aset yang diterima telah diperiksa dan disahkan 2007 38 . Jawatankuasa Penyiasat dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal iii.

PA-2) dan Inventori (KEW. Laporan Tahunan (KEW PA-8) disediakan dengan lengkap dan kemaskini v. teratur dan kemaskini. Harta Modal dan Inventori dikelaskan dengan betul mengikut kumpulan Daftar Harta Modal (KEW. 39 . vii.PA-4) dan Inventori (KEW.PA-5) diselenggarakan dengan lengkap.PA-3) diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini Senarai daftar Harta Modal (KEW.iv. vi.

dan 40 . x Nombor siri pendaftaran dicatat pada aset. ix. Aset yang diperolehi daripada sumbangan hendaklah mendapat kelulusan daripada Bahagian Perolehan Pengurusan Aset. Aset yang diperolehi daripada JPN/ sumbangan awam didaftarkan dalam tempoh 2 minggu dari tarikh pengesahan penerimaan. KPM.viii.

selamat dan sesuai 41 . Baki fizikal stok bekalan pejabat sama dengan kad kawalan stok dan Kad Petak xiv.xi. Aset mempunyai tanda pengenalan "HAK KERAJAAN MALAYSIA" xii. Kad Kawalan Stok (J3) dan Kad Petak (J4) diselenggarakan dan dikemaskini xiii. Ruang/Tempat simpanan stok mencukupi.

42 Pelupusan direkodkan dalam Daftar Harta Modal dan Inventori.xv. Laporan Pemeriksaan Aset Alih disedia dan dikemukakan kepada . Aset yang usang dilupuskan mengikut kaedah yang ditetapkan. xviii. xvii. KPTJ. Sijil Pelupusan disediakan dan dikemukakan kepada KPTJ. xvi. Pemeriksaan fizikal dijalankan terhadap harta modal dan inventori sekurang-kurangnya 1 kali setahun. xix.

Tiada Pemerhatian Audit Ringkas iv. PENARAFAN SIJIL AUDIT 5. Ulasan Ketua Audit Sekolah berdasarkan wajaran yang telah ditetapkan i. Pihak sekolah telah mematuhi semua peraturan kewangan iii.5. 43 .1 SIJIL TANPA TEGURAN SANGAT BAIK Sekolah menerima Sijil Tanpa Teguran Baik bagi tempoh 3 tahun berturutturut ii.

BAIK i.2 SIJIL TANPA TEGURAN . Ada Pemerhatian Audit Ringkas 44 . Pihak sekolah telah mematuhi semua peraturan kewangan kecuali perkara yang tidak menjejaskan penyata kewangan ii.5.

iii. Tiada penemuan Audit yang dibangkitkan dalam Laporan Audit Sekolah 45 . Pihak sekolah telah mengambil tindakan terhadap perkara yang dibangkitkan dalam Pemerhatian Audit Ringkas iv.

iv. Pihak sekolah tidak mematuhi peraturan kewangan dan tahap materialiti (rendah) tidak menjejaskan penyata kewangan Ada Pemerhatian Audit Ringkas Pihak sekolah telah mengambil tindakan terhadap perkara yang dibangkitkan dalam Pemerhatian Audit Ringkas dan Laporan Audit sebelum atau pada semasa auditan dijalankan Ada penemuan Audit yang dibangkitkan dalam Laporan Audit Sekolah 46 ii. iii.5.3 SIJIL TANPA TEGURAN MEMUASKAN i. .

4 SIJIL BERTEGURAN KURANG MEMUASKAN i. iii.5. Pihak sekolah tidak mematuhi peraturan kewangan dan tahap materialiti (sederhana) menjejaskan penyata kewangan Ada Pemerhatian Audit Ringkas Pihak sekolah tidak mengambil tindakan terhadap perkara yang dibangkitkan dalam Pemerhatian Audit Ringkas dan Laporan Audit Ada penemuan Audit yang dibangkitkan dalam Sijil dan Laporan Audit Sekolah ii. 47 . iv.

48 . iii. Pihak sekolah tidak mematuhi peraturan kewangan dan tahap materialiti (tinggi) menjejaskan penyata kewangan Ada Pemerhatian Audit Ringkas Pihak sekolah tidak mengambil tindakan terhadap perkara yang dibangkitkan dalam Pemerhatian Audit Ringkas dan Laporan Audit Ada penemuan Audit yang dibangkitkan dalam Sijil dan Laporan Audit Sekolah ii.5. iv.5 SIJIL BERTEGURAN TIDAK MEMUASKAN i.

49 .5. Penyata Kewangan tidak diserahkan langsung untuk pengauditan Rekod kewangan tidak dikemukakan untuk pengauditan ii.6 SIJIL BERTEGURAN TANPA PENDAPAT Pengurusan Kewangan i.

vii. KESAN KETIDAKPATUHAN KEPADA PERATURAN i. vi. v. iii. Tindakan Undang-undang/Tatatertib Sijil Audit Berteguran Kesahihan Penyata Kewangan Kehilangan wang kerajaan Penyelewengan dan penyalahgunaan wang kerajaan Perancangan perbelanjaan yang lemah Sistem kawalan dalaman yang lemah 50 . iv. ii.6.

Rekod kewangan hendaklah diselenggara dengan lengkap dan kemaskini iii.7. Sistem kawalan dalaman telah diwujudkan 51 i. RUMUSAN Pengurusan kewangan perlu diurus mengikut peraturan yang ditetapkan ii. .

TERIMA KASIH 52 .