P. 1
MANAJEMEN KEARSIPAN

MANAJEMEN KEARSIPAN

|Views: 3,668|Likes:

More info:

Published by: Aan Safwandi EmoTicore on Nov 02, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/19/2013

pdf

text

original

MANAJEMEN KEARSIPAN A.

Pendahuluan Perkembangan global dewasa ini semakin menuntut pentingnya informasi bagi bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan pihak lain. “Tanpa arsip, suatu bangsa akan mengalami sindrom amnesia kolektif dan akan terperangkap dalam kekinian yang penuh dengan ketidakpastian. Oleh karena itu, tidaklah terlalu keliru jika dikatakan bahwa kondisi kearsipan nasional suatu bangsa dapat dijadikan indikasi dari kekukuhan semangat kebangsaannya. Tidaklah dapat disangkal, bahwa masih banyak yang harus kita lakukan untuk menyempurnakan arsip nasional kita, baik di tingkat pusat maupun di daerah-daerah.” Pernyataan di atas sudah cukup tegas menandaskan peran penting arsip dalam kehidupan pemerintahan dan berbangsa. Persoalan yang sering mengemuka adalah masih lemahnya penanganan arsip yang disebabkan karena berbagai alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai kawasan “marginal” diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. Sekarang ini kita tidak bisa berkutat terus pada problema-problema di atas, yang kalau dibiarkan akan makin membuat pesimis. Di tengah peluang meningkatnya SDM aparat dan masyarakat, kita harus segera melakukan

1

lompatan-lompatan strategis untuk membangun sinergi dengan berbagai pihak dalam upaya peningkatan mutu kearsipan. Permasalahan yang dikaji dalam ringkasan tulisan ini adalah bagaimana peranan manager arsip dalam mengelola arsip dan seberapa penting arsip sebagai sumber informasi? B. Pengertian Arsip 1. Pengertian Arsip Secara terminologis, arsip atau records merupakan informasi yang direkam dalam bentuk atau medium apapun, dibuat, diterima, dan dipelihara oleh suatu organisasi/lembaga/badan/perorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan (Walne, 1988: 128). Sedangkan dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 1 disebutkan, yang dimaksud arsip adalah: (a) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah; (b) naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Definisi Manajemen Kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. Ia mengawasi sistim penyimpanan arsip organisasi dan memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan kata lain Manajemen Kearsipan melakukan pengawasan sistematik mulai dari penciptaan, atau penerimaan arsip, kemudian pemrosesan, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip. Informasi yang sudah tersimpan menjadi arsip dapat berbentuk buku, makalah, foto, peta, atau barang dukumen dalam bentuk lainnya yang

2

dibuat atau diterima untuk tujuan operasional dan legalitas dalam hubungannya dengan kegiatan usaha. 2. Guna Arsip Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan, sarana peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi. Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti sejarah. 3. Peran kearsipan Peranan kearsipan sebenarnya sangatlah potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam menunjang kelancaran kegiatan administrasi seharihari disegala bidang kegiatan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya 4. Fungsi Arsip Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua: arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan atau aktivitas organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen, tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.

3

Arsip statis merupakan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan (continuing value). Arsip dinamis berdasarkan kepentingan penggunaannya dapat dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif berarti arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi. Sedangkan arsip dinamis inaktif merupakan arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. 5. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin perencanaan, keselamatan pelaksanaan bahan dan pertanggungjawaban tentang

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan Kegunaan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi: endapan informasi pelaksanaan kegiatan, pendukung kesiapan informasi bagi pembuat keputusan, sarana peningkatan efisiensi operasional instansi, memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, dan sebagai bukti eksistensi instansi. Sedangkan bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain sebagai: bukti pertanggungjawaban, rekaman budaya nasional sebagai “memori kolektif” dan prestasi intelektual bangsa, dan sebagai bukti sejarah. Untuk mencapai tujuan keseluruhan manajemen kearsipan yaitu memberi arsip yang tepat pada orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang serendah-rendahnya maka manajer kearsipan harus mengetahui: 1. Jenis arsip yang dimiliki; 2. Dimana mereka disimpan; 3. Dan besarnya arsip yang dimiliki

4

6. Retensi Arsip Untuk peningkatan efisiensi dan efektifitas operasional instansi, arsip harus disusutkan. Sesuai dengan ketentuan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1979, pasal 2, penyusutan berarti memindahkan arsip aktif dari unitunit pengolah ke Unit Kearsipan di lingkungan instansi masing-masing, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dan menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan ke Arsip Nasional RI. Penyusutan arsip, dalam perspektif ilmu pengetahuan adalah fungsi “pelestarian arsip” yang bernilai guna sekunder bagi kehidupan kebangsaan. Dengan adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal telah dapat dipantau dan dilakukan langkah “penyelamatan” bukti pertanggung jawaban nasional dan bukti prestasi intelektual berupa nilai budaya bangsa yang terekam dalam bentuk arsip. 7. Pelestarian Arsip Masalah pelestarian dan penyelamatan arsip menjadi sangat penting, terlebih setelah dalam tahun-tahun terakhir ini banyak sekali musibah yang menimpa negeri kita yang dapat berakibat pada rusak/hilangnya sejumlah arsip. Untuk itu lahirlah Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: 06 Tahun 2005 Tentang Pedoman Pelindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen Arsip Vital Negara terhadap Musibah/Bencana. Sebagai informasi terekam, dokumen/arsip vital negara merupakan bukti penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas kinerja, alat bukti hukum dan memori organisasi. Oleh karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak yang diakibatkan oleh bencana. Dengan adanya pedoman ini maka akan memberikan koridor hukum dalam kegiatan penyelamatan arsip.

5

8. Inventaris arsip Inventaris arsip atau disebut juga survey arsip adalah sebuah ulasan rinci mengenai jumlah, tipe, fungsi, dan pengorganisasian arsip yang akan dikelola. Kegiatan ini akan menjawab pertanyaan seperti: a) Jenis arsip apa yang kita miliki? b) Dimana arsip tersebut tersimpan? c) Berapa banyak arsip yang kita miliki? d) Apakah arsip itu aktif, inaktif atau tidak penting? e) Apakah arsip itu vital? f) Mana yang merupakan salinan arsip? Inventaris arsip mempunyai tiga tujuan utama yaitu : 1) Menentukan status dan cakupan arsip yang akan dikelola. 2) Memberikan pangkalan data untuk mengembangan program retensi arsip. 3) Memberikan informasi untuk keputusan lain dalam pengembangan program manajemen kearsipan yang efektif. Sebagai contoh informasi yang diberikan oleh inventaris arsip memberikan dasar untuk menentukan fasilitas, peralatan, pemasokan, dan staf yang diperlukan untuk mengelola arsip organisasi. Disamping itu kita akan mengetahui pelatihan apa yang diperlukan staf, pengawasan apa yang diterapkan pada penciptaan dan penggandaan arsip dan langkah apa yang harus diambil untuk melindungi arsip vital.

6

C. Nilai Sebuah Arsip Organisasi modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi (a modern organization is an information based organization), karena lewat informasi inilah pola huhungan antara “state” (negara) dan “civil society” (masyarakat sipil) dapat berlangsung secara sinergis. Ditambah lagi pepatahdari ANRI bahwa memory can fail, but what is recorded will remain (ANRI, 1980: 12). Penilaian arsip adalah pemeriksaan data yang dikumpulkan melalui inventaris arsip untuk menentukan nilai setiap seri arsip. Proses penilaian arsip menjamin bahwa retensi dan pemusnahan arsip dilakukan dengan tepat. Hasil dari proses ini adalah jadual retensi arsip. Arsip yang merupakan data terekam dalam segala bentuknya kian hari makin dirasakan peran dan manfaatnya di dalam menunjang aktivitas suatu lembaga. Menurut Milton Reitzfeld ( “Records Management” dalam buku Victor Lazzaro, (ed.), Systems and Procedures: A Handbook for Business and Industry, 1959, p. 243.) mentapkan adanya 7 (tujuh) nilai dari suatu arsip terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanan, yaitu : 1. values for administrative use (nilai-nilai kegunaan administrasi) 2. values for legal use (nilai-nilai kegunaan hukum) 3. values for fiscal use (nilai-nilai untuk kegunaan keuangan) 4. values for policy use (nilai-nilai untuk pembuatan kebijaksanaan) 5. values for operating use (nilai-nilai untuk pelaksanaan kegiatan) 6. values for historical use (nilai-nilai untuk kegunan sejarah) 7. values for research (nilai untuk penelitian)

7

Melihat kalimat di atas dapat menggambarkan bahwa masyarakat dan negara sangat membutuhkan informasi dan danya kerjasama antara pemerintah dan masyarakat dalam upaya penyelamatan, pelestarian, dan pemanfaatan arsip. Ironisnya, arsip-arsip penting yang bersifat kenegaraan banyak beredar di tangan-tangan gelap dan bahkan ada yang “dibisniskan”. Padahal telah jelas dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa segenap arsip negara harus diserahkan kepada negara, yang apabila dimiliki secara individu, individu bersangkutan dapat dikenai sanksi hukum. Sebagai contoh pidato-pidato Bung Karno tahun 1965-1967, masih ada beredar di masyarakat, padahal itu termasuk arsip yang harus diserahkan kepada negara. Bila dokumen itu dapat diserahkan masyarakat kepada Kantor/Badan Arsip Daerah/Nasional akan menjadi dokumen bersejarah penting. Semua itu bisa hanya terwujud, jika antara pemerintah dan masyarakat ada good will (kemauan baik) dan mutual understanding (kerjasama saling pengertian). Meskipun demikian, tidaklah semua arsip dapat “dibuka untuk umum”, karena dalam beberapa hal ada sejumlah rahasia negara yang dilindungi Undang-undang. Karena itu penting diketahui pembedaan kategori arsip yang menjadi hak instansi pemerintah dan arsip yang bisa diakses seluruh masyarakat. Sesuai dengan Surat Edaran Kepala ANRI Nomor 02/SE/1983, arsip dapat dibedakan antara nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer pada prinsipnya adalah nilai yang melekat pada kepentingan operasional instansi yang bersangkutan. Dalam hal ini dapat dibedakan dalam empat nilai guna yaitu: (1) Administrasi: Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggungjawab kedinasan; (2) Hukum: Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab kewenangan; (3) Fiskal: Merupakan nilai guna yang berbubungan dengan tanggungjawab keuangan; (4) Ilmiah Teknologi: Merupakan nilai guna yang berhubungan dengan tanggung jawab intelektual/prestasi budaya. Disamping nilai guna primer, sebagian kecil arsip memiliki nilai guna sekunder yang berkaitan dengan bukti pertanggungjawaban nasional dan atau

8

pelestarian budaya bangsa. Termasuk dalam nilai guna sekunder, adalah nilai guna information dan nilai guna evidential. Arsip bernilai guna informasional pada prinsipnya adalah semua hal yang mengenai peristiwa/fenomena orang/organisasi/tempat yang menjadi bagian langsung dari arus peristiwa nasional dan/tokoh nasional. Arsip bernilai guna evidential, merupakan arsip bukti keberadaan sejarah lembaga, pencipta (creating agency) arsip yang bersangkutan atau keberadaan sesuatu fenomena sejarah. Termasuk pula arsip jenis ini produk hukum yang bersifat mengatur dari instansi yang bersangkutan dan bukti prestasi budaya/intelektual yang bersifat original. Semua arsip yang bernilai guna sekunder, tersebut dalam prinsipnya adalah arsip bernilai guna permanen, artinya harus dilestarikan keberadaannya. Untuk arsip, bernilai guna permanen, dapat disimpan secara terus menerus di lembaga pencipta (creating agency) dan apabila sudah tidak diperlukan lagi wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai arsip statis. D. Informasi dalam Arsip Menurut UU No. 43 Tahun 2009 Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pada Bab I, pasal 1 beberapa poin penting adalah : 1. Pada poin 2 dikatakan bahwa Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Pada poin 3 dikatakan bahwa Arsip dinamis adalah arsip yang digunaka secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selam ajangka waktu tertentu.

9

3. Pada poin 4 dikatakan bahwa Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang. 4. Pada poin 5 dikatakan bahwa Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 5. Pada poin 6 dikatakan bahwa Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 6. Pada poin 7 dikatakan bahwa Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung Maupin tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 7. Pada poin 8 dikatakan Arsip terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaaan dan kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannnya. 8. Pada poin 9 dikatakan bahwa Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. 9. Pada poin 11 dikatakan bahwa Akses arsip adalah ketersedian arsip sebagai hasil dari kewenangan hokum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana Bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. 10. Pada poin 22 dikatakan bahwa Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftara yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahakan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

10

11. Pada poin 23 dikatakan bahwa Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. DAFTAR PUSTAKA

http://leuwiliang-bogor.blogspot.com/2010/02/meringkas-bahan-manajemenarsip.html http://rikanovyanti.wordpress.com/2010/03/08/manajemen-kearsipan-pengantar/

11

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->