Modul 9

LAPORAN BISNIS

DOSEN

ARIEF BOWO PK,SE.,MM

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008

proposal pengembangan produk baru. secara umum penulisan laporan digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain: a. memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis sebagai penyampaian informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Dalam bisnis.MM KOMUNIKASI BISNIS . misalnya laporan pajak. e. 1. d. Selanjutnya. misalnya. Murphy dan Herbert W. laporan justifikasi.SE. Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis. f. laporan kegiatan karyawan. Hildebrandt dalam bukunya “ Efective Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis (business report): suatu laporan yang memiliki sifat netral. Untuk memperoleh sumber pendanaan dan membuka bisnis baru. misalnya kebijakan penempatan karyawan. laporan operasi. misalnya laporan riset. PENGERTIAN LAPORAN BISNIS Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral. laporan analisis dampak lingkungan. laporan ketenagakerjaan (perburuhan). Herta A. misalnya laporan kinerja. Untuk mendokumentasikan kinerja. laporan perkembangan kegiatan. Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu. Untuk menganalisis informasi dan memberikan masukan bagi pengambilan keputusan atas isu tertentu. Laporan menurut Fungsinya Pusat Pengembangan Bahan Ajar . c. laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 A. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. tidak memihak. misalnya proposal penjualan. Untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan. baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal. b. Untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan.UMB ARIEF BOWO PK.

Laporan menurut Frekuensinya Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian. Contoh. kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberi informasi. Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan.MM KOMUNIKASI BISNIS . Laporan menurut Jenisnya Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum. 6. dan laporan panjang (laporan formal). swasta. laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta. Sedangkan. dan tahunan. Laporan menurut Subjeknya Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh. laporan sukarela. menyajikan fakta – tanpa melakukan analisis. mingguan. laporan rekomendasi. Laporan menurut Formalitasnya Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat. dan laporan publik. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain. laporan swasta.UMB ARIEF BOWO PK. laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri. laporan produksi dan sebagainya. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . semesteran.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis. 2. sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan. 3. Laporan menurut Keasliannya Laporan yang terdiri dari laporan otoritas. laporan surat. laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan 5. menganalisis dan mengintrepertasikannya. dan sebagainya. laporan dalam bentuk cetakan. laporan personalia. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi. dan tanpa memberi rekomendasi. tanpa kesimpulan. dan laporan publik disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara. laporan penjualan harian. 4. proposal.SE. bulanan.

Ruang Lingkup. yakni: a.SE. Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda. merupakan poin penting dalam laporan bisnis. i. d. BAGIAN UTAMA LAPORAN BISNIS 1. Maksud. dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta. resolusi.MM KOMUNIKASI BISNIS . Metodologi. Latar Belakang. Laporan menurut Kegiatan Projek Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan. b. Sumber-sumber. mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis. Pemberi Kuasa. Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting. Definisi Istilah. adalah individu/organisasi yang meminta laporan. f. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. h. Masalah. biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan. laporan perkembangan. Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. notulen. dan laporan akhir. menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis. mengacu pada metode pengumpulan informasi. Pendahuluan Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan. baik sumber tertulis maupun sumber lisan. jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran Pusat Pengembangan Bahan Ajar . c.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 7. g. B. berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis. dan laporan pertemuan. 8. jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan. e. Tata-letak.UMB ARIEF BOWO PK. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung.

Rencana Tindakan. b. PENGORGANISASIAN ISI LAPORAN BISNIS Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.UMB ARIEF BOWO PK. 2. anggaran yang diperlukan. tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis. judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.MM KOMUNIKASI BISNIS . Kesimpulan. Dalam bagian ini. dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. j. beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. 3. merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program. atau manfaat dan kerugian. d. Penutup Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh. berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Rangkuman. Keterbatasan. bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Oleh karena itu. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting. menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan. berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas. waktu. Rekomendasi. berikut: a. Isi Laporan Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan. kekuatan dan kelemahan. dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan. adalah keterbatasan dalam hal dana. c. Penulisan laporan bisnis yang baik. Di samping itu. Bahkan dalam laporan berkala.SE. dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman. C. ataupun data yang tersedia. Untuk laporan singkat.

dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan. Secara umum. Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera. daftar isi. Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya. setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci. Ingin mengetahui pandangan penulis laporan dengan segera.SE. dan rekomendasi. Cara pertama: Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu. kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut: Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya.MM KOMUNIKASI BISNIS . Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi. kata pengantar.UMB ARIEF BOWO PK. Pada prinsipnya. D. Short-form report dapat digunakan baik untuk Laporan Informasional maupun Laporan Analitis. bukan hanya bagian akhirnya saja. short-form report dalam dunia bisnis jarang yang dilengkapi dengan lembar halaman judul. Secara umum. baru kemudian kita memberikan ide pokok.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 laporan bisnis. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’). berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu. kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung. yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung). Ingin menganalisis data lebih baik. kesimpulan. Cara kedua: Cara induksi atau cara tak langsung. jika pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut: Eksekutif yang sibuk. Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral. dan rangkuman atau Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Perlu membaca keseluruhan laporan. SHORT-FORM REPORT versus LONG-FORM REPORT Short-Form Report Short-form report atau laporan singkat biasanya terdiri dari maksimal lima halaman.

sebagaimana membuat outline laporan memungkinkan kita menulis dengan cara yang sistematis. Surat Bentuk surat dapat digunakan untuk laporan singkat yang ditujukan kepada pihak ekstern organisasi perusahaan. serta gambar. sebelum kita melakukan penelitian lebih jauh. walaupun tidak jarang dipakai dalam komunikasi dengan pihak ekstern perusahaan.SE. Kemudian. Long-Form Report Secara fisik. Preprinted Laporan singkat dapat menggunakan format laporan yang telah dicetak lebih dahulu. Dalam penyusunan sebuah Laporan Panjang biasanya ada beberapa poin yang harus lebih dicermati dibandingkan dengan penyusunan Laporan Singkat seperti perumusan masalah. dan bagian penutup.MM KOMUNIKASI BISNIS . tabel. Jika tujuan umum kita adalah untuk Pusat Pengembangan Bahan Ajar . dengan menggunakan outline untuk keperluan analisis memungkinkan kita untuk memecahkan masalah.UMB ARIEF BOWO PK. Seringkali. b. hal yang membedakan Long-Form Report atau Laporan Panjang dengan Short-Form Report adalah bahwa jumlah halaman laporan panjang lebih banyak dibandingkan dengan jumlah halaman laporan singkat. Oleh karena itu. Yang perlu digarisbawahi dalam hal ini antara lain adalah sebagai berikut: Mengembangkan struktur yang logis.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 abstrak. rencana kerja. Dalam memilih suatu format laporan. Bila hal ini terjadi. c. dan juga mempunyai judul. suatu masalah yang dirumuskan untuk kita telah ditetapkan oleh orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan. kita perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut disusun. analisis data. Hal ini disebabkan oleh terbatasnya jumlah halaman dalam laporan singkat. Memo Biasanya bentuk memo digunakan untuk intern organisasi. yaitu: a. sebuah short-form report lebih menekankan pada tubuh atau isi suatu laporan yang meliputi pembuka. penelitian. outline untuk analisis. biasanya kita dihadapkan pada tiga pilihan. catatan kaki (footnotes). dan kita tinggal mengisi kolom ataupun baris kosong yang telah disediakan. bahasan. hasil temuan. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat.

Data dapat diperoleh baik dari sumber primer (‘tangan pertama’) maupun sumber sekunder (‘tangan kedua’). Proses analisis pada prinsipnya adalah suatu pencarian hubungan di antara berbagai fakta dan data yang ada dari berbagai sudut pandang sehingga kita dapat memperoleh jawaban dari berbagai pertanyaan yang ada dalam perumusan masalah dan rencana kerja dalam laporan kita. Dan akhirnya. kebanyakan proposal memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak. ketika membagi. Di samping rencana kerja. Hal lain yang juga penting untuk diperhatikan dalam menyusun laporan panjang adalah penyusunan rencana kerja. Data dapat diperoleh dengan cara antara lain melakukan wawancara. Lebih lanjut. Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen. Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda.UMB ARIEF BOWO PK. b. maka kita dapat menggunakan outline analitis. Jika kita melakukan studi formal. menyebarkan angket atau kuisioner.MM KOMUNIKASI BISNIS . Mengatur aturan pembagian. Memilih prinsip dasar pembagian secara benar. jika proposal (usulan) diterima. Jika tujuan penelitian kita adalah untuk menghasilkan suatu kesimpulan dan rekomendasi. c. maka outline informasional lebih sesuai untuk digunakan. kegiatan penelitian untuk mendapatkan data merupakan hal yang sangat penting dalam laporan panjang.SE. Bahwasanya outline pembuka memberikan kepada kita suatu kerangka yang memudahkan kita melakukan penelitian. ataupun dengan melakukan pengamatan (observasi).Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 memberikan informasi tentang suatu latar belakang di mana orang lain akan menafsirkannya. Menyusun outline pembuka. d. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . meskipun pendapat kita secara jelas didasarkan pada fakta-fakta yang ada. rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. kita perlu memperhatikan bagaimana kita menganalisis data yang telah kita kumpulkan dalam kegiatan penelitian tersebut di atas. Batasi satu prinsip pada suatu waktu. Bagaimana kita dapat membagi ide-ide kita dengan baik? Berikut ini adalah beberapa aturan singkat tentang pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen: a.

Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. Jalaluddin.UMB ARIEF BOWO PK. Business and Professional Communication. Pustaka Binaman Pressindo. Human Communication. 1998. Remaja Rosdakarya. Djoko. (Terjemahan). Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. 1996. Stephen P. Purwanto. Controversies. New York: McGraw-Hill. Dan B. Turning Practical Communication into Business Power. Remaja Rosdakarya. Luthans. (Terjemahan). Prenhallindo. Wayne and Don F. 1996. Pace.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 E. 2003. DAFTAR KEPUSTAKAAN Adler. James J.SE. Bandung: PT. Fifth Edition.MM KOMUNIKASI BISNIS . and Jeanne M. (Terjemahan). 1994.. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Elmhorst. and Sylvia Moss. Bandung: PT. Rosda Jayaputra Katz. Jakarta: PT. New York: McGrawH-Hill. Bandung: PT. Jakarta: PT. 1973. (Terjemahan). Jakarta: Penerbit Erlangga. Organizational Behavior: Concepts. 1996. Ronald B. R. Organizational Behavior. Remaja Robbins. Jakarta: PT. Bernard. Fred. Tubbs. Winsor. Rosdakarya. Faules. Rakhmat. Applications. 1993. Stewart L. Floyd and Jerry L. Psikologi Komunikasi. Komunikasi Bisnis. Seventh edition. Curtis. (Terjemahan).

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful