Modul 9

LAPORAN BISNIS

DOSEN
ARIEF BOWO PK,SE.,MM

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2008
Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008

A. PENGERTIAN LAPORAN BISNIS

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral, memiliki tujuan yang
jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai
tujuan bisnis tertentu.
Herta A. Murphy dan Herbert W. Hildebrandt dalam bukunya “ Efective
Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis (business report):
suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas
dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business
Communications” mendefinisikan laporan bisnis sebagai penyampaian informasi
dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga lain
untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya (lisan
dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang
didasarkan pada dokumen tertulis.
Dalam bisnis, secara umum penulisan laporan digunakan untuk memenuhi
berbagai keperluan antara lain:
a. Untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan; misalnya, laporan
operasi, laporan kegiatan karyawan.
b. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah
ditetapkan perusahaan; misalnya kebijakan penempatan karyawan.
c. Untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku bagi
perusahaan; misalnya laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan,
laporan ketenagakerjaan (perburuhan).
d. Untuk mendokumentasikan kinerja, baik untuk kebutuhan internal maupun
eksternal; misalnya laporan kinerja, laporan perkembangan kegiatan.
e. Untuk menganalisis informasi dan memberikan masukan bagi pengambilan
keputusan atas isu tertentu; misalnya laporan riset, laporan justifikasi.
f. Untuk memperoleh sumber pendanaan dan membuka bisnis baru; misalnya
proposal penjualan, proposal pengembangan produk baru.
Selanjutnya, laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.
1. Laporan menurut Fungsinya

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM

KOMUNIKASI BISNIS
Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008

Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan

Analitis. Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberi
informasi, menyajikan fakta – tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan
tanpa memberi rekomendasi. Sedangkan, laporan analitis adalah laporan yang
menyajikan fakta, menganalisis dan mengintrepertasikannya, kemudian
menyimpulkan dan memberi rekomendasi. Beberapa contoh dari jenis ini
adalah laporan kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal, dan
sebagainya.
2. Laporan menurut Subjeknya
Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut
departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah
laporan akuntansi, laporan personalia, laporan produksi dan sebagainya.
3. Laporan menurut Formalitasnya
Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan
panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau
laporan singkat.
4. Laporan menurut Keasliannya
Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta,
dan laporan publik. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau
kuasa dari orang lain; laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat
laporan itu sendiri; laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh
organisasi/perusahaan swasta; dan laporan publik disusun oleh
lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara.
5. Laporan menurut Frekuensinya
Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang
disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Contoh,
laporan penjualan harian; sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas
suatu kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu
perusahaan.

6. Laporan menurut Jenisnya

Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam
bentuk cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM

KOMUNIKASI BISNIS
Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008

7. Laporan menurut Kegiatan Projek

Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan,
dan laporan akhir.
8. Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan
Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan
laporan pertemuan. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu
pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik
yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam
mempersiapkan peserta. Resolusi merupakan laporan singkat yang secara
formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen
adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang
mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan
merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi
hasil pertemuan atau konfrensi penting.

B. BAGIAN UTAMA LAPORAN BISNIS

1. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan,
yakni:
a. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
b. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan
dibahas dalam laporan bisnis;
c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau
tujuan laporan bisnis dinyatakan;
d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok
bahasan dalam sebuah laporan bisnis;
f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam
penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada
dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM

KOMUNIKASI BISNIS
Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008

maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang
tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi
satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam
laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama
dan pembaca telah mengetahuinya.
2. Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian
ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di
samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan
bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang
penting dan relevan.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan
untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi.
Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan
Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan
Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai
berikut:
a. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala
hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat
dan kerugian;
b. Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa
memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
c. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulan yang telah dibuat;
d. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu
pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang
bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.

C. PENGORGANISASIAN ISI LAPORAN BISNIS

Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM

KOMUNIKASI BISNIS
Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008

laporan bisnis, yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak
langsung).
Cara pertama: Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide
pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.
Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung,
jika pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut:
Eksekutif yang sibuk;
Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera;
Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral;
Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika
kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan;
Ingin mengetahui pandangan penulis laporan dengan segera;
Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi.

Cara kedua: Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan
fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok,
kesimpulan, dan rekomendasi.
Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita
mempunyai karakteristik sebagai berikut:
Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami
kesimpulan dan rekomendasinya;
Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’);
Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya;
Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja;
Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi.

D. SHORT-FORM REPORT versus LONG-FORM REPORT

Short-Form Report
Short-form report atau laporan singkat biasanya terdiri dari maksimal lima
halaman. Short-form report dapat digunakan baik untuk Laporan Informasional
maupun Laporan Analitis.
Secara umum, short-form report dalam dunia bisnis jarang yang dilengkapi
dengan lembar halaman judul, kata pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM

KOMUNIKASI BISNIS
Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008

abstrak. Hal ini disebabkan oleh terbatasnya jumlah halaman dalam laporan singkat.
Oleh karena itu, sebuah short-form report lebih menekankan pada tubuh atau isi
suatu laporan yang meliputi pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.
Dalam memilih suatu format laporan, biasanya kita dihadapkan pada tiga
pilihan, yaitu:
a. Preprinted
Laporan singkat dapat menggunakan format laporan yang telah dicetak lebih
dahulu, dan kita tinggal mengisi kolom ataupun baris kosong yang telah
disediakan.
b. Surat
Bentuk surat dapat digunakan untuk laporan singkat yang ditujukan kepada pihak
ekstern organisasi perusahaan. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat,
dan juga mempunyai judul, catatan kaki (footnotes), tabel, serta gambar.
c. Memo
Biasanya bentuk memo digunakan untuk intern organisasi, walaupun tidak jarang
dipakai dalam komunikasi dengan pihak ekstern perusahaan.
Long-Form Report
Secara fisik, hal yang membedakan Long-Form Report atau Laporan Panjang
dengan Short-Form Report adalah bahwa jumlah halaman laporan panjang lebih
banyak dibandingkan dengan jumlah halaman laporan singkat.
Dalam penyusunan sebuah Laporan Panjang biasanya ada beberapa poin
yang harus lebih dicermati dibandingkan dengan penyusunan Laporan Singkat
seperti perumusan masalah, outline untuk analisis, rencana kerja, penelitian, analisis
data.
Seringkali, suatu masalah yang dirumuskan untuk kita telah ditetapkan oleh
orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan. Bila hal ini terjadi, kita
perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut disusun, sebelum kita melakukan
penelitian lebih jauh.
Kemudian, dengan menggunakan outline untuk keperluan analisis
memungkinkan kita untuk memecahkan masalah, sebagaimana membuat outline
laporan memungkinkan kita menulis dengan cara yang sistematis. Yang perlu
digarisbawahi dalam hal ini antara lain adalah sebagai berikut:
Mengembangkan struktur yang logis. Jika tujuan umum kita adalah untuk

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM

KOMUNIKASI BISNIS
Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008

memberikan informasi tentang suatu latar belakang di mana orang lain akan
menafsirkannya, maka outline informasional lebih sesuai untuk digunakan. Jika
tujuan penelitian kita adalah untuk menghasilkan suatu kesimpulan dan
rekomendasi, maka kita dapat menggunakan outline analitis, meskipun pendapat kita
secara jelas didasarkan pada fakta-fakta yang ada.
Mengatur aturan pembagian. Bagaimana kita dapat membagi ide-ide kita dengan
baik? Berikut ini adalah beberapa aturan singkat tentang pembagian suatu ide ke
dalam beberapa komponen:
a. Memilih prinsip dasar pembagian secara benar;
b. Batasi satu prinsip pada suatu waktu, ketika membagi;
c. Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda;
d. Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen.
Menyusun outline pembuka. Bahwasanya outline pembuka memberikan kepada kita
suatu kerangka yang memudahkan kita melakukan penelitian.
Hal lain yang juga penting untuk diperhatikan dalam menyusun laporan
panjang adalah penyusunan rencana kerja. Jika kita melakukan studi formal,
rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas
sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih lanjut, kebanyakan proposal
memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak, jika proposal (usulan)
diterima.
Di samping rencana kerja, kegiatan penelitian untuk mendapatkan data
merupakan hal yang sangat penting dalam laporan panjang. Data dapat diperoleh
baik dari sumber primer (‘tangan pertama’) maupun sumber sekunder (‘tangan
kedua’). Data dapat diperoleh dengan cara antara lain melakukan wawancara,
menyebarkan angket atau kuisioner, ataupun dengan melakukan pengamatan
(observasi).
Dan akhirnya, kita perlu memperhatikan bagaimana kita menganalisis data
yang telah kita kumpulkan dalam kegiatan penelitian tersebut di atas. Proses analisis
pada prinsipnya adalah suatu pencarian hubungan di antara berbagai fakta dan data
yang ada dari berbagai sudut pandang sehingga kita dapat memperoleh jawaban
dari berbagai pertanyaan yang ada dalam perumusan masalah dan rencana kerja
dalam laporan kita.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM

KOMUNIKASI BISNIS
Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008

E. DAFTAR KEPUSTAKAAN
Adler, Ronald B. and Jeanne M. Elmhorst. 1996. Communicating at Work: Principles
and Practices for Business and Professions. Fifth Edition. New York:
McGrawH-Hill.

Curtis, Dan B., James J. Floyd and Jerry L. Winsor. 1996. Business and Professional
Communication. (Terjemahan). Jakarta: PT. Rosda Jayaputra

Katz, Bernard. 1994. Turning Practical Communication into Business Power.

(Terjemahan). Jakarta: PT. Pustaka Binaman Pressindo.

Luthans, Fred. 1973. Organizational Behavior. New York: McGraw-Hill.

Pace, R. Wayne and Don F. Faules. 1998. Komunikasi Organisasi: Strategi

Meningkatkan Kinerja Perusahaan. (Terjemahan). Bandung: PT. Remaja
Rosdakarya.

Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga.

Rakhmat, Jalaluddin. 1993. Psikologi Komunikasi. Bandung: PT. Remaja

Rosdakarya.

Robbins, Stephen P. 1996. Organizational Behavior: Concepts, Controversies,

Applications. (Terjemahan). Seventh edition. Jakarta: PT. Prenhallindo.

Tubbs, Stewart L. and Sylvia Moss. Human Communication. (Terjemahan).

Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar - UMB ARIEF BOWO PK,SE.MM

KOMUNIKASI BISNIS