Professional Documents
Culture Documents
LAPORAN BISNIS
DOSEN
ARIEF BOWO PK,SE.,MM
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA
2008
Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008
maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang
tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi
satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam
laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama
dan pembaca telah mengetahuinya.
2. Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian
ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di
samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan
bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang
penting dan relevan.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan
untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi.
Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan
Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan
Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai
berikut:
a. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala
hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat
dan kerugian;
b. Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa
memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
c. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulan yang telah dibuat;
d. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu
pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang
bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.
laporan bisnis, yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak
langsung).
Cara pertama: Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide
pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.
Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung,
jika pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut:
Eksekutif yang sibuk;
Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera;
Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral;
Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika
kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan;
Ingin mengetahui pandangan penulis laporan dengan segera;
Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi.
Cara kedua: Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan
fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok,
kesimpulan, dan rekomendasi.
Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita
mempunyai karakteristik sebagai berikut:
Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami
kesimpulan dan rekomendasinya;
Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’);
Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya;
Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja;
Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi.
abstrak. Hal ini disebabkan oleh terbatasnya jumlah halaman dalam laporan singkat.
Oleh karena itu, sebuah short-form report lebih menekankan pada tubuh atau isi
suatu laporan yang meliputi pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.
Dalam memilih suatu format laporan, biasanya kita dihadapkan pada tiga
pilihan, yaitu:
a. Preprinted
Laporan singkat dapat menggunakan format laporan yang telah dicetak lebih
dahulu, dan kita tinggal mengisi kolom ataupun baris kosong yang telah
disediakan.
b. Surat
Bentuk surat dapat digunakan untuk laporan singkat yang ditujukan kepada pihak
ekstern organisasi perusahaan. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat,
dan juga mempunyai judul, catatan kaki (footnotes), tabel, serta gambar.
c. Memo
Biasanya bentuk memo digunakan untuk intern organisasi, walaupun tidak jarang
dipakai dalam komunikasi dengan pihak ekstern perusahaan.
Long-Form Report
Secara fisik, hal yang membedakan Long-Form Report atau Laporan Panjang
dengan Short-Form Report adalah bahwa jumlah halaman laporan panjang lebih
banyak dibandingkan dengan jumlah halaman laporan singkat.
Dalam penyusunan sebuah Laporan Panjang biasanya ada beberapa poin
yang harus lebih dicermati dibandingkan dengan penyusunan Laporan Singkat
seperti perumusan masalah, outline untuk analisis, rencana kerja, penelitian, analisis
data.
Seringkali, suatu masalah yang dirumuskan untuk kita telah ditetapkan oleh
orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan. Bila hal ini terjadi, kita
perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut disusun, sebelum kita melakukan
penelitian lebih jauh.
Kemudian, dengan menggunakan outline untuk keperluan analisis
memungkinkan kita untuk memecahkan masalah, sebagaimana membuat outline
laporan memungkinkan kita menulis dengan cara yang sistematis. Yang perlu
digarisbawahi dalam hal ini antara lain adalah sebagai berikut:
Mengembangkan struktur yang logis. Jika tujuan umum kita adalah untuk
memberikan informasi tentang suatu latar belakang di mana orang lain akan
menafsirkannya, maka outline informasional lebih sesuai untuk digunakan. Jika
tujuan penelitian kita adalah untuk menghasilkan suatu kesimpulan dan
rekomendasi, maka kita dapat menggunakan outline analitis, meskipun pendapat kita
secara jelas didasarkan pada fakta-fakta yang ada.
Mengatur aturan pembagian. Bagaimana kita dapat membagi ide-ide kita dengan
baik? Berikut ini adalah beberapa aturan singkat tentang pembagian suatu ide ke
dalam beberapa komponen:
a. Memilih prinsip dasar pembagian secara benar;
b. Batasi satu prinsip pada suatu waktu, ketika membagi;
c. Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda;
d. Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen.
Menyusun outline pembuka. Bahwasanya outline pembuka memberikan kepada kita
suatu kerangka yang memudahkan kita melakukan penelitian.
Hal lain yang juga penting untuk diperhatikan dalam menyusun laporan
panjang adalah penyusunan rencana kerja. Jika kita melakukan studi formal,
rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas
sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih lanjut, kebanyakan proposal
memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak, jika proposal (usulan)
diterima.
Di samping rencana kerja, kegiatan penelitian untuk mendapatkan data
merupakan hal yang sangat penting dalam laporan panjang. Data dapat diperoleh
baik dari sumber primer (‘tangan pertama’) maupun sumber sekunder (‘tangan
kedua’). Data dapat diperoleh dengan cara antara lain melakukan wawancara,
menyebarkan angket atau kuisioner, ataupun dengan melakukan pengamatan
(observasi).
Dan akhirnya, kita perlu memperhatikan bagaimana kita menganalisis data
yang telah kita kumpulkan dalam kegiatan penelitian tersebut di atas. Proses analisis
pada prinsipnya adalah suatu pencarian hubungan di antara berbagai fakta dan data
yang ada dari berbagai sudut pandang sehingga kita dapat memperoleh jawaban
dari berbagai pertanyaan yang ada dalam perumusan masalah dan rencana kerja
dalam laporan kita.
E. DAFTAR KEPUSTAKAAN
Adler, Ronald B. and Jeanne M. Elmhorst. 1996. Communicating at Work: Principles
and Practices for Business and Professions. Fifth Edition. New York:
McGrawH-Hill.
Curtis, Dan B., James J. Floyd and Jerry L. Winsor. 1996. Business and Professional
Communication. (Terjemahan). Jakarta: PT. Rosda Jayaputra