Modul 9

LAPORAN BISNIS

DOSEN

ARIEF BOWO PK,SE.,MM

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008

Murphy dan Herbert W. laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut. laporan perkembangan kegiatan. Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). laporan justifikasi. Untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan. misalnya kebijakan penempatan karyawan.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 A. laporan ketenagakerjaan (perburuhan). misalnya laporan riset. laporan analisis dampak lingkungan. Untuk memperoleh sumber pendanaan dan membuka bisnis baru. misalnya laporan kinerja. laporan kegiatan karyawan. f. laporan operasi. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. e. c. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis sebagai penyampaian informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. proposal pengembangan produk baru. Herta A.SE. 1.UMB ARIEF BOWO PK. secara umum penulisan laporan digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain: a. baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal. Dalam bisnis. tidak memihak. Selanjutnya. Hildebrandt dalam bukunya “ Efective Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis (business report): suatu laporan yang memiliki sifat netral. Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis. misalnya proposal penjualan. Untuk menganalisis informasi dan memberikan masukan bagi pengambilan keputusan atas isu tertentu. d.MM KOMUNIKASI BISNIS . PENGERTIAN LAPORAN BISNIS Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral. memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu. Untuk mendokumentasikan kinerja. Untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan. misalnya laporan pajak. memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Laporan menurut Fungsinya Pusat Pengembangan Bahan Ajar . b. misalnya.

tanpa kesimpulan. Laporan menurut Jenisnya Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum. Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberi informasi. sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan. 3. semesteran. laporan dalam bentuk cetakan. laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri. laporan surat.MM KOMUNIKASI BISNIS . 2. swasta. Laporan menurut Keasliannya Laporan yang terdiri dari laporan otoritas. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi. mingguan. Laporan menurut Formalitasnya Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Sedangkan. Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan. laporan swasta. laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan 5. laporan rekomendasi.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis. menyajikan fakta – tanpa melakukan analisis. kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. laporan produksi dan sebagainya. dan laporan publik. dan tanpa memberi rekomendasi. dan laporan publik disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara. proposal.SE. laporan sukarela. menganalisis dan mengintrepertasikannya. dan tahunan. laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta. bulanan. Laporan menurut Frekuensinya Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian. 6. Laporan menurut Subjeknya Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh.UMB ARIEF BOWO PK. 4. laporan penjualan harian. laporan personalia. dan laporan panjang (laporan formal). Contoh. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain. dan sebagainya.

MM KOMUNIKASI BISNIS . merupakan poin penting dalam laporan bisnis. Laporan menurut Kegiatan Projek Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan. BAGIAN UTAMA LAPORAN BISNIS 1. i. berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis. Pemberi Kuasa. dan laporan pertemuan. B. yakni: a. Maksud. Sumber-sumber. h. Latar Belakang. Ruang Lingkup. mengacu pada metode pengumpulan informasi. jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Metodologi. d.SE. Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda. g. mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis. 8. e. Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting. jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan. adalah individu/organisasi yang meminta laporan. Masalah. biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan. Pendahuluan Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan. resolusi. Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Tata-letak. dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta. f. Definisi Istilah. baik sumber tertulis maupun sumber lisan. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 7. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung. b.UMB ARIEF BOWO PK. c. dan laporan akhir. laporan perkembangan. menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis. notulen.

Kesimpulan. Bahkan dalam laporan berkala. adalah keterbatasan dalam hal dana. dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan. Penulisan laporan bisnis yang baik. PENGORGANISASIAN ISI LAPORAN BISNIS Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.MM KOMUNIKASI BISNIS . merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program. waktu. Untuk laporan singkat. kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Penutup Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh. tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis. beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. 2. Rekomendasi. menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat. Dalam bagian ini.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.SE. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting. b. Isi Laporan Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. c. harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan. Rencana Tindakan. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai Pusat Pengembangan Bahan Ajar . anggaran yang diperlukan. atau manfaat dan kerugian. judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya. 3. kekuatan dan kelemahan. d. Keterbatasan. C. berikut: a. j. dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman. ataupun data yang tersedia. Oleh karena itu.UMB ARIEF BOWO PK. Rangkuman. Di samping itu. berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas.

Short-form report dapat digunakan baik untuk Laporan Informasional maupun Laporan Analitis. dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan. Perlu membaca keseluruhan laporan. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’).MM KOMUNIKASI BISNIS . short-form report dalam dunia bisnis jarang yang dilengkapi dengan lembar halaman judul. Cara pertama: Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu. SHORT-FORM REPORT versus LONG-FORM REPORT Short-Form Report Short-form report atau laporan singkat biasanya terdiri dari maksimal lima halaman. bukan hanya bagian akhirnya saja. kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut: Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya. Ingin menganalisis data lebih baik. kesimpulan. Secara umum. setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci. Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera. berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu. daftar isi. kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung. D. kata pengantar. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi. baru kemudian kita memberikan ide pokok. Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya. dan rangkuman atau Pusat Pengembangan Bahan Ajar .UMB ARIEF BOWO PK. yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung). jika pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut: Eksekutif yang sibuk. Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral. dan rekomendasi. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi. Ingin mengetahui pandangan penulis laporan dengan segera. Pada prinsipnya. Secara umum.SE. Cara kedua: Cara induksi atau cara tak langsung.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 laporan bisnis.

suatu masalah yang dirumuskan untuk kita telah ditetapkan oleh orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan. Dalam memilih suatu format laporan. bahasan.UMB ARIEF BOWO PK. Preprinted Laporan singkat dapat menggunakan format laporan yang telah dicetak lebih dahulu. outline untuk analisis.MM KOMUNIKASI BISNIS . tabel. rencana kerja. biasanya kita dihadapkan pada tiga pilihan. hal yang membedakan Long-Form Report atau Laporan Panjang dengan Short-Form Report adalah bahwa jumlah halaman laporan panjang lebih banyak dibandingkan dengan jumlah halaman laporan singkat. Dalam penyusunan sebuah Laporan Panjang biasanya ada beberapa poin yang harus lebih dicermati dibandingkan dengan penyusunan Laporan Singkat seperti perumusan masalah. dan kita tinggal mengisi kolom ataupun baris kosong yang telah disediakan. sebagaimana membuat outline laporan memungkinkan kita menulis dengan cara yang sistematis.SE. c. sebuah short-form report lebih menekankan pada tubuh atau isi suatu laporan yang meliputi pembuka. Yang perlu digarisbawahi dalam hal ini antara lain adalah sebagai berikut: Mengembangkan struktur yang logis.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 abstrak. Hal ini disebabkan oleh terbatasnya jumlah halaman dalam laporan singkat. Memo Biasanya bentuk memo digunakan untuk intern organisasi. yaitu: a. hasil temuan. Seringkali. dan bagian penutup. Bila hal ini terjadi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat. Oleh karena itu. analisis data. Long-Form Report Secara fisik. sebelum kita melakukan penelitian lebih jauh. b. Kemudian. Jika tujuan umum kita adalah untuk Pusat Pengembangan Bahan Ajar . dengan menggunakan outline untuk keperluan analisis memungkinkan kita untuk memecahkan masalah. catatan kaki (footnotes). Surat Bentuk surat dapat digunakan untuk laporan singkat yang ditujukan kepada pihak ekstern organisasi perusahaan. penelitian. kita perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut disusun. walaupun tidak jarang dipakai dalam komunikasi dengan pihak ekstern perusahaan. dan juga mempunyai judul. serta gambar.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Menyusun outline pembuka. kebanyakan proposal memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak.UMB ARIEF BOWO PK. Proses analisis pada prinsipnya adalah suatu pencarian hubungan di antara berbagai fakta dan data yang ada dari berbagai sudut pandang sehingga kita dapat memperoleh jawaban dari berbagai pertanyaan yang ada dalam perumusan masalah dan rencana kerja dalam laporan kita. Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen. meskipun pendapat kita secara jelas didasarkan pada fakta-fakta yang ada. Batasi satu prinsip pada suatu waktu. ketika membagi. menyebarkan angket atau kuisioner. jika proposal (usulan) diterima. Bahwasanya outline pembuka memberikan kepada kita suatu kerangka yang memudahkan kita melakukan penelitian. Memilih prinsip dasar pembagian secara benar. b. maka outline informasional lebih sesuai untuk digunakan. ataupun dengan melakukan pengamatan (observasi).MM KOMUNIKASI BISNIS . kegiatan penelitian untuk mendapatkan data merupakan hal yang sangat penting dalam laporan panjang.SE. Hal lain yang juga penting untuk diperhatikan dalam menyusun laporan panjang adalah penyusunan rencana kerja. Lebih lanjut. Mengatur aturan pembagian. Dan akhirnya.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 memberikan informasi tentang suatu latar belakang di mana orang lain akan menafsirkannya. Bagaimana kita dapat membagi ide-ide kita dengan baik? Berikut ini adalah beberapa aturan singkat tentang pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen: a. rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda. Data dapat diperoleh dengan cara antara lain melakukan wawancara. Jika kita melakukan studi formal. d. c. Di samping rencana kerja. maka kita dapat menggunakan outline analitis. Jika tujuan penelitian kita adalah untuk menghasilkan suatu kesimpulan dan rekomendasi. kita perlu memperhatikan bagaimana kita menganalisis data yang telah kita kumpulkan dalam kegiatan penelitian tersebut di atas. Data dapat diperoleh baik dari sumber primer (‘tangan pertama’) maupun sumber sekunder (‘tangan kedua’).

Turning Practical Communication into Business Power. (Terjemahan). Faules. Rosda Jayaputra Katz. Psikologi Komunikasi. (Terjemahan). Bandung: PT. New York: McGrawH-Hill. Bandung: PT. Applications. Jakarta: PT. and Jeanne M. Dan B.UMB ARIEF BOWO PK. Remaja Rosdakarya. R. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Human Communication. Jakarta: Penerbit Erlangga. 2003. DAFTAR KEPUSTAKAAN Adler. Pace. 1993. New York: McGraw-Hill. Jakarta: PT. 1973. Bandung: PT. Luthans. Floyd and Jerry L.. Prenhallindo. Business and Professional Communication. Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. Jakarta: PT.SE.MM KOMUNIKASI BISNIS . Organizational Behavior. James J. Jalaluddin. Wayne and Don F. 1996. Rakhmat. Pustaka Binaman Pressindo. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Winsor. 1994. (Terjemahan). and Sylvia Moss. Bernard. Elmhorst. Fred. 1996. Organizational Behavior: Concepts. (Terjemahan). (Terjemahan). Stephen P. Remaja Rosdakarya. Rosdakarya. Ronald B.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 E. Komunikasi Bisnis. Curtis. 1996. Purwanto. Stewart L. Djoko. Tubbs. 1998. Fifth Edition. Remaja Robbins. Controversies. Seventh edition.