Modul 9

LAPORAN BISNIS

DOSEN

ARIEF BOWO PK,SE.,MM

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008

Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). misalnya proposal penjualan.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 A. secara umum penulisan laporan digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain: a. Untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan. b. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.MM KOMUNIKASI BISNIS . misalnya laporan pajak. Hildebrandt dalam bukunya “ Efective Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis (business report): suatu laporan yang memiliki sifat netral. laporan kegiatan karyawan. Untuk mendokumentasikan kinerja. Laporan menurut Fungsinya Pusat Pengembangan Bahan Ajar . f. Untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan. Untuk memperoleh sumber pendanaan dan membuka bisnis baru. memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu. memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. laporan justifikasi. e. Untuk menganalisis informasi dan memberikan masukan bagi pengambilan keputusan atas isu tertentu. misalnya laporan kinerja. laporan perkembangan kegiatan. Murphy dan Herbert W. laporan operasi.UMB ARIEF BOWO PK. misalnya laporan riset. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis sebagai penyampaian informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. misalnya. c. tidak memihak. Dalam bisnis. Herta A. d. proposal pengembangan produk baru. laporan analisis dampak lingkungan. laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut. Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis. 1. baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal. misalnya kebijakan penempatan karyawan.SE. PENGERTIAN LAPORAN BISNIS Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral. Selanjutnya. laporan ketenagakerjaan (perburuhan).

kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. laporan penjualan harian. swasta.MM KOMUNIKASI BISNIS . 3. dan laporan publik. sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan. laporan surat. laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan 5. menganalisis dan mengintrepertasikannya. laporan rekomendasi. Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan. Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberi informasi. Laporan menurut Subjeknya Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh. proposal. Sedangkan. laporan dalam bentuk cetakan. laporan produksi dan sebagainya. Laporan menurut Formalitasnya Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . 6. laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta. dan tahunan. tanpa kesimpulan. 2.UMB ARIEF BOWO PK. dan tanpa memberi rekomendasi. mingguan.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis. 4. semesteran. Laporan menurut Frekuensinya Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian.SE. dan laporan publik disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara. Contoh. laporan sukarela. laporan personalia. dan laporan panjang (laporan formal). Laporan menurut Jenisnya Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum. menyajikan fakta – tanpa melakukan analisis. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain. bulanan. laporan swasta. dan sebagainya. laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi. Laporan menurut Keasliannya Laporan yang terdiri dari laporan otoritas.

Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung. dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta. Latar Belakang.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 7. Ruang Lingkup.SE. mengacu pada metode pengumpulan informasi. i. Maksud. yakni: a. g. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Masalah. Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting. d. biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan. mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis. b. Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran Pusat Pengembangan Bahan Ajar . menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis. notulen. jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan. resolusi. merupakan poin penting dalam laporan bisnis. BAGIAN UTAMA LAPORAN BISNIS 1.MM KOMUNIKASI BISNIS . Metodologi. Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda. berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis. e. Pemberi Kuasa. dan laporan akhir. adalah individu/organisasi yang meminta laporan. c.UMB ARIEF BOWO PK. 8. Pendahuluan Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan. B. Laporan menurut Kegiatan Projek Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan. Sumber-sumber. Tata-letak. laporan perkembangan. baik sumber tertulis maupun sumber lisan. dan laporan pertemuan. f. Definisi Istilah. h.

kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Dalam bagian ini. Kesimpulan. d. tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis. berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. C. berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas. PENGORGANISASIAN ISI LAPORAN BISNIS Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat. Di samping itu. judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya. j. Penulisan laporan bisnis yang baik. berikut: a. dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman. Rencana Tindakan. 2. merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program. Rangkuman. waktu.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.UMB ARIEF BOWO PK. Bahkan dalam laporan berkala. Penutup Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai Pusat Pengembangan Bahan Ajar . 3. Untuk laporan singkat. bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Rekomendasi. adalah keterbatasan dalam hal dana. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting. Isi Laporan Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. anggaran yang diperlukan. dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan. ataupun data yang tersedia. Keterbatasan. dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan. kekuatan dan kelemahan.MM KOMUNIKASI BISNIS .SE. atau manfaat dan kerugian. Oleh karena itu. b. c.

jika pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut: Eksekutif yang sibuk. berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu.MM KOMUNIKASI BISNIS . daftar isi. short-form report dalam dunia bisnis jarang yang dilengkapi dengan lembar halaman judul. Ingin menganalisis data lebih baik. setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi. kata pengantar. kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi.SE. Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral. dan rangkuman atau Pusat Pengembangan Bahan Ajar . SHORT-FORM REPORT versus LONG-FORM REPORT Short-Form Report Short-form report atau laporan singkat biasanya terdiri dari maksimal lima halaman. Short-form report dapat digunakan baik untuk Laporan Informasional maupun Laporan Analitis. Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera. Pada prinsipnya. baru kemudian kita memberikan ide pokok. D. dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 laporan bisnis. yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung). Cara pertama: Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu. Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’). Perlu membaca keseluruhan laporan. bukan hanya bagian akhirnya saja. kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut: Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya. Ingin mengetahui pandangan penulis laporan dengan segera. Secara umum. dan rekomendasi. Secara umum.UMB ARIEF BOWO PK. kesimpulan. Cara kedua: Cara induksi atau cara tak langsung.

hasil temuan. Dalam penyusunan sebuah Laporan Panjang biasanya ada beberapa poin yang harus lebih dicermati dibandingkan dengan penyusunan Laporan Singkat seperti perumusan masalah. rencana kerja. dengan menggunakan outline untuk keperluan analisis memungkinkan kita untuk memecahkan masalah.UMB ARIEF BOWO PK. Yang perlu digarisbawahi dalam hal ini antara lain adalah sebagai berikut: Mengembangkan struktur yang logis. dan juga mempunyai judul.MM KOMUNIKASI BISNIS . suatu masalah yang dirumuskan untuk kita telah ditetapkan oleh orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan. Preprinted Laporan singkat dapat menggunakan format laporan yang telah dicetak lebih dahulu. yaitu: a. Bila hal ini terjadi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat. catatan kaki (footnotes). dan bagian penutup.SE. bahasan. b. Jika tujuan umum kita adalah untuk Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Oleh karena itu. c. sebagaimana membuat outline laporan memungkinkan kita menulis dengan cara yang sistematis. biasanya kita dihadapkan pada tiga pilihan. analisis data. hal yang membedakan Long-Form Report atau Laporan Panjang dengan Short-Form Report adalah bahwa jumlah halaman laporan panjang lebih banyak dibandingkan dengan jumlah halaman laporan singkat. sebuah short-form report lebih menekankan pada tubuh atau isi suatu laporan yang meliputi pembuka. Dalam memilih suatu format laporan. dan kita tinggal mengisi kolom ataupun baris kosong yang telah disediakan. Hal ini disebabkan oleh terbatasnya jumlah halaman dalam laporan singkat. Surat Bentuk surat dapat digunakan untuk laporan singkat yang ditujukan kepada pihak ekstern organisasi perusahaan. outline untuk analisis. serta gambar. sebelum kita melakukan penelitian lebih jauh. Memo Biasanya bentuk memo digunakan untuk intern organisasi. Seringkali. walaupun tidak jarang dipakai dalam komunikasi dengan pihak ekstern perusahaan. tabel. Kemudian. kita perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut disusun. Long-Form Report Secara fisik.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 abstrak. penelitian.

kebanyakan proposal memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak. Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda. Di samping rencana kerja. meskipun pendapat kita secara jelas didasarkan pada fakta-fakta yang ada. Batasi satu prinsip pada suatu waktu. Bahwasanya outline pembuka memberikan kepada kita suatu kerangka yang memudahkan kita melakukan penelitian. Lebih lanjut.SE. Data dapat diperoleh baik dari sumber primer (‘tangan pertama’) maupun sumber sekunder (‘tangan kedua’). kita perlu memperhatikan bagaimana kita menganalisis data yang telah kita kumpulkan dalam kegiatan penelitian tersebut di atas. Dan akhirnya. rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Proses analisis pada prinsipnya adalah suatu pencarian hubungan di antara berbagai fakta dan data yang ada dari berbagai sudut pandang sehingga kita dapat memperoleh jawaban dari berbagai pertanyaan yang ada dalam perumusan masalah dan rencana kerja dalam laporan kita. d. Jika tujuan penelitian kita adalah untuk menghasilkan suatu kesimpulan dan rekomendasi. Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen. jika proposal (usulan) diterima. ataupun dengan melakukan pengamatan (observasi). Data dapat diperoleh dengan cara antara lain melakukan wawancara. Jika kita melakukan studi formal.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 memberikan informasi tentang suatu latar belakang di mana orang lain akan menafsirkannya. maka outline informasional lebih sesuai untuk digunakan. Menyusun outline pembuka.UMB ARIEF BOWO PK. Memilih prinsip dasar pembagian secara benar. maka kita dapat menggunakan outline analitis. ketika membagi. Bagaimana kita dapat membagi ide-ide kita dengan baik? Berikut ini adalah beberapa aturan singkat tentang pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen: a. kegiatan penelitian untuk mendapatkan data merupakan hal yang sangat penting dalam laporan panjang. Hal lain yang juga penting untuk diperhatikan dalam menyusun laporan panjang adalah penyusunan rencana kerja. b. c. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . menyebarkan angket atau kuisioner.MM KOMUNIKASI BISNIS . Mengatur aturan pembagian.

Luthans.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 E. 1996. and Sylvia Moss. Seventh edition. Human Communication. 1993. Controversies. Komunikasi Bisnis. Bernard. Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Organizational Behavior. Stephen P. Remaja Robbins.SE. Turning Practical Communication into Business Power.UMB ARIEF BOWO PK. Rakhmat. (Terjemahan). 2003.MM KOMUNIKASI BISNIS . Business and Professional Communication. Jakarta: Penerbit Erlangga. Jakarta: PT. and Jeanne M. Winsor. Tubbs. 1996. Jakarta: PT.. Fred. 1973. Stewart L. (Terjemahan). R. Ronald B. Purwanto. Jalaluddin. Dan B. (Terjemahan). Bandung: PT. Djoko. Psikologi Komunikasi. Prenhallindo. Curtis. Pace. Faules. New York: McGrawH-Hill. 1994. Pustaka Binaman Pressindo. 1996. Floyd and Jerry L. Organizational Behavior: Concepts. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya. Wayne and Don F. (Terjemahan). Elmhorst. Rosda Jayaputra Katz. Remaja Rosdakarya. 1998. Applications. New York: McGraw-Hill. Fifth Edition. Rosdakarya. Jakarta: PT. DAFTAR KEPUSTAKAAN Adler. Bandung: PT. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . James J. (Terjemahan).

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful