Modul 9

LAPORAN BISNIS

DOSEN

ARIEF BOWO PK,SE.,MM

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008

Laporan menurut Fungsinya Pusat Pengembangan Bahan Ajar . f. laporan analisis dampak lingkungan. misalnya kebijakan penempatan karyawan. laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut. misalnya. laporan perkembangan kegiatan. memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. d. 1. Selanjutnya.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 A. tidak memihak. Hildebrandt dalam bukunya “ Efective Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis (business report): suatu laporan yang memiliki sifat netral. PENGERTIAN LAPORAN BISNIS Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral. misalnya laporan riset. laporan ketenagakerjaan (perburuhan). Herta A. Untuk menganalisis informasi dan memberikan masukan bagi pengambilan keputusan atas isu tertentu.UMB ARIEF BOWO PK. Murphy dan Herbert W. Untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan. baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis sebagai penyampaian informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. misalnya laporan pajak. b. Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). misalnya proposal penjualan. memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu. Untuk mendokumentasikan kinerja. Untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan. laporan operasi. laporan kegiatan karyawan. Untuk memperoleh sumber pendanaan dan membuka bisnis baru.SE. secara umum penulisan laporan digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain: a. Dalam bisnis. c. Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis. e. laporan justifikasi.MM KOMUNIKASI BISNIS . proposal pengembangan produk baru. misalnya laporan kinerja.

Pusat Pengembangan Bahan Ajar . 4. Laporan menurut Keasliannya Laporan yang terdiri dari laporan otoritas. proposal. laporan personalia. swasta. laporan swasta. kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi. semesteran. laporan sukarela. Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberi informasi. menyajikan fakta – tanpa melakukan analisis. dan tanpa memberi rekomendasi. laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri. 6. dan laporan publik. 2. dan laporan publik disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara. 3. Sedangkan. bulanan.UMB ARIEF BOWO PK. mingguan. Laporan menurut Formalitasnya Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat. dan tahunan. Laporan menurut Subjeknya Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh.MM KOMUNIKASI BISNIS .SE. sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis. laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta. Contoh. laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan 5. laporan surat. menganalisis dan mengintrepertasikannya. tanpa kesimpulan. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain. laporan dalam bentuk cetakan. Laporan menurut Frekuensinya Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian. laporan rekomendasi. laporan penjualan harian. dan sebagainya. Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan. Laporan menurut Jenisnya Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum. laporan produksi dan sebagainya. dan laporan panjang (laporan formal).

d. resolusi. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Tata-letak.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 7. h. Metodologi. Definisi Istilah. Pemberi Kuasa. e. g. baik sumber tertulis maupun sumber lisan. Laporan menurut Kegiatan Projek Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan.SE. mengacu pada metode pengumpulan informasi. b. yakni: a. jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran Pusat Pengembangan Bahan Ajar . berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis. biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan. Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung. BAGIAN UTAMA LAPORAN BISNIS 1. adalah individu/organisasi yang meminta laporan. jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan. 8. Latar Belakang. Sumber-sumber. Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. dan laporan akhir. merupakan poin penting dalam laporan bisnis. Masalah.MM KOMUNIKASI BISNIS . c. notulen. B. f. laporan perkembangan. Pendahuluan Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan. mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis. dan laporan pertemuan. Ruang Lingkup. menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis. Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting. i.UMB ARIEF BOWO PK. dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta. Maksud.

PENGORGANISASIAN ISI LAPORAN BISNIS Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Bahkan dalam laporan berkala. dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. b. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting. c. waktu. berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas. berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. 2. Penutup Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh. 3. Oleh karena itu. C. dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman. merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program. dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan. d. atau manfaat dan kerugian. j. Penulisan laporan bisnis yang baik. tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis. Kesimpulan.MM KOMUNIKASI BISNIS . judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya. harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan. Rangkuman. Rekomendasi. Rencana Tindakan. berikut: a. kekuatan dan kelemahan. Dalam bagian ini. beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”.SE.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan. anggaran yang diperlukan.UMB ARIEF BOWO PK. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai Pusat Pengembangan Bahan Ajar . ataupun data yang tersedia. Di samping itu. adalah keterbatasan dalam hal dana. bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Isi Laporan Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Untuk laporan singkat. kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Keterbatasan. menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.

kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung. setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci. Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya. yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung). kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut: Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi. Secara umum. dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan. kata pengantar. SHORT-FORM REPORT versus LONG-FORM REPORT Short-Form Report Short-form report atau laporan singkat biasanya terdiri dari maksimal lima halaman. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi. Ingin mengetahui pandangan penulis laporan dengan segera. Cara pertama: Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu. berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu. dan rekomendasi. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’). Cara kedua: Cara induksi atau cara tak langsung. kesimpulan. Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral. D. Short-form report dapat digunakan baik untuk Laporan Informasional maupun Laporan Analitis.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 laporan bisnis. short-form report dalam dunia bisnis jarang yang dilengkapi dengan lembar halaman judul. Pada prinsipnya. Secara umum. Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera. dan rangkuman atau Pusat Pengembangan Bahan Ajar .SE. jika pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut: Eksekutif yang sibuk. bukan hanya bagian akhirnya saja. Perlu membaca keseluruhan laporan. daftar isi. Ingin menganalisis data lebih baik.MM KOMUNIKASI BISNIS . baru kemudian kita memberikan ide pokok.UMB ARIEF BOWO PK.

SE.UMB ARIEF BOWO PK. biasanya kita dihadapkan pada tiga pilihan. dan bagian penutup. Dalam memilih suatu format laporan. Dalam penyusunan sebuah Laporan Panjang biasanya ada beberapa poin yang harus lebih dicermati dibandingkan dengan penyusunan Laporan Singkat seperti perumusan masalah. kita perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut disusun. c. penelitian. analisis data. Oleh karena itu. sebelum kita melakukan penelitian lebih jauh. outline untuk analisis. Bila hal ini terjadi. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat. catatan kaki (footnotes). Surat Bentuk surat dapat digunakan untuk laporan singkat yang ditujukan kepada pihak ekstern organisasi perusahaan. hasil temuan. sebuah short-form report lebih menekankan pada tubuh atau isi suatu laporan yang meliputi pembuka. Long-Form Report Secara fisik. bahasan. Yang perlu digarisbawahi dalam hal ini antara lain adalah sebagai berikut: Mengembangkan struktur yang logis. yaitu: a. hal yang membedakan Long-Form Report atau Laporan Panjang dengan Short-Form Report adalah bahwa jumlah halaman laporan panjang lebih banyak dibandingkan dengan jumlah halaman laporan singkat. sebagaimana membuat outline laporan memungkinkan kita menulis dengan cara yang sistematis. Kemudian. Hal ini disebabkan oleh terbatasnya jumlah halaman dalam laporan singkat.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 abstrak. Jika tujuan umum kita adalah untuk Pusat Pengembangan Bahan Ajar . dengan menggunakan outline untuk keperluan analisis memungkinkan kita untuk memecahkan masalah. suatu masalah yang dirumuskan untuk kita telah ditetapkan oleh orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan. serta gambar. dan juga mempunyai judul. rencana kerja. Memo Biasanya bentuk memo digunakan untuk intern organisasi. walaupun tidak jarang dipakai dalam komunikasi dengan pihak ekstern perusahaan. Preprinted Laporan singkat dapat menggunakan format laporan yang telah dicetak lebih dahulu. b. tabel.MM KOMUNIKASI BISNIS . Seringkali. dan kita tinggal mengisi kolom ataupun baris kosong yang telah disediakan.

Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen. jika proposal (usulan) diterima. Data dapat diperoleh baik dari sumber primer (‘tangan pertama’) maupun sumber sekunder (‘tangan kedua’).MM KOMUNIKASI BISNIS .SE. Bahwasanya outline pembuka memberikan kepada kita suatu kerangka yang memudahkan kita melakukan penelitian. kebanyakan proposal memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Menyusun outline pembuka. Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda. Hal lain yang juga penting untuk diperhatikan dalam menyusun laporan panjang adalah penyusunan rencana kerja. kita perlu memperhatikan bagaimana kita menganalisis data yang telah kita kumpulkan dalam kegiatan penelitian tersebut di atas. c. d. rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih lanjut. b. meskipun pendapat kita secara jelas didasarkan pada fakta-fakta yang ada. Memilih prinsip dasar pembagian secara benar. Batasi satu prinsip pada suatu waktu.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 memberikan informasi tentang suatu latar belakang di mana orang lain akan menafsirkannya. Di samping rencana kerja. Jika kita melakukan studi formal. maka kita dapat menggunakan outline analitis. Jika tujuan penelitian kita adalah untuk menghasilkan suatu kesimpulan dan rekomendasi. Data dapat diperoleh dengan cara antara lain melakukan wawancara. menyebarkan angket atau kuisioner. kegiatan penelitian untuk mendapatkan data merupakan hal yang sangat penting dalam laporan panjang. ataupun dengan melakukan pengamatan (observasi). maka outline informasional lebih sesuai untuk digunakan. Proses analisis pada prinsipnya adalah suatu pencarian hubungan di antara berbagai fakta dan data yang ada dari berbagai sudut pandang sehingga kita dapat memperoleh jawaban dari berbagai pertanyaan yang ada dalam perumusan masalah dan rencana kerja dalam laporan kita. Bagaimana kita dapat membagi ide-ide kita dengan baik? Berikut ini adalah beberapa aturan singkat tentang pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen: a. ketika membagi.UMB ARIEF BOWO PK. Dan akhirnya. Mengatur aturan pembagian.

Pace. Bernard.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 E. Remaja Rosdakarya. Jakarta: PT. 1973. 1994. Prenhallindo. Fred. 1996. New York: McGrawH-Hill. Rosda Jayaputra Katz. 1993. (Terjemahan). Turning Practical Communication into Business Power. Applications. and Jeanne M. Organizational Behavior: Concepts. (Terjemahan). Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. Jakarta: PT. Faules. Bandung: PT. Organizational Behavior. Jakarta: PT. (Terjemahan). Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Tubbs. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Seventh edition. (Terjemahan). and Sylvia Moss. R. Pustaka Binaman Pressindo. Floyd and Jerry L. Rakhmat. Remaja Robbins. Psikologi Komunikasi.MM KOMUNIKASI BISNIS . Human Communication. 1996. 1996. Elmhorst. 1998. Jalaluddin. Stewart L.. New York: McGraw-Hill. Dan B. Jakarta: Penerbit Erlangga. Rosdakarya.UMB ARIEF BOWO PK. Bandung: PT. Purwanto. Curtis. Luthans. (Terjemahan). Komunikasi Bisnis. DAFTAR KEPUSTAKAAN Adler. Ronald B. Djoko. Fifth Edition. Remaja Rosdakarya.SE. 2003. Stephen P. James J. Controversies. Bandung: PT. Winsor. Wayne and Don F. Business and Professional Communication.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful