Modul 9

LAPORAN BISNIS

DOSEN

ARIEF BOWO PK,SE.,MM

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008

UMB ARIEF BOWO PK. Hildebrandt dalam bukunya “ Efective Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis (business report): suatu laporan yang memiliki sifat netral. proposal pengembangan produk baru. Sedangkan Himstreet dan Baty dalam bukunya “Business Communications” mendefinisikan laporan bisnis sebagai penyampaian informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan. tidak memihak. PENGERTIAN LAPORAN BISNIS Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral. b. Selanjutnya. misalnya kebijakan penempatan karyawan. misalnya laporan kinerja. Laporan menurut Fungsinya Pusat Pengembangan Bahan Ajar . laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 A.MM KOMUNIKASI BISNIS . laporan kegiatan karyawan. laporan perkembangan kegiatan. misalnya laporan pajak. Untuk mendokumentasikan kinerja. Untuk menganalisis informasi dan memberikan masukan bagi pengambilan keputusan atas isu tertentu.SE. memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal. laporan analisis dampak lingkungan. Herta A. f. Untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan. Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis. e. Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu. Murphy dan Herbert W. laporan justifikasi. d. misalnya laporan riset. Untuk memperoleh sumber pendanaan dan membuka bisnis baru. c. laporan operasi. misalnya. Dalam bisnis. Untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan. laporan ketenagakerjaan (perburuhan). misalnya proposal penjualan. 1. secara umum penulisan laporan digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain: a.

6. Laporan menurut Jenisnya Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum. Laporan menurut Frekuensinya Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian. swasta. laporan sukarela. menyajikan fakta – tanpa melakukan analisis. Laporan menurut Subjeknya Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh. laporan rekomendasi. kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. Sedangkan.UMB ARIEF BOWO PK. bulanan. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . Laporan menurut Keasliannya Laporan yang terdiri dari laporan otoritas. laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri. dan laporan publik disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara. laporan personalia. menganalisis dan mengintrepertasikannya. dan laporan publik. dan laporan panjang (laporan formal). Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi. laporan penjualan harian. semesteran.SE. Contoh. mingguan. laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan 5. tanpa kesimpulan. laporan surat. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain. laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta. Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan. 3. dan tahunan.MM KOMUNIKASI BISNIS . Laporan menurut Formalitasnya Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat. laporan produksi dan sebagainya. 4. dan sebagainya. 2. dan tanpa memberi rekomendasi. Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberi informasi. proposal. laporan swasta. laporan dalam bentuk cetakan. sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis.

menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Tata-letak. Laporan menurut Kegiatan Projek Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan. merupakan poin penting dalam laporan bisnis.UMB ARIEF BOWO PK. b. Ruang Lingkup. 8. c. g. mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis.MM KOMUNIKASI BISNIS . Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. dan laporan pertemuan. biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan. BAGIAN UTAMA LAPORAN BISNIS 1. h. berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis. laporan perkembangan. d. resolusi. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung. Pendahuluan Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan. dan laporan akhir. jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan. dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta. e. Pemberi Kuasa. baik sumber tertulis maupun sumber lisan. Latar Belakang. i. Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda. Sumber-sumber. Metodologi. Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting. adalah individu/organisasi yang meminta laporan. mengacu pada metode pengumpulan informasi.SE. jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran Pusat Pengembangan Bahan Ajar . notulen. f.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 7. yakni: a. Definisi Istilah. Maksud. Masalah. B.

SE. dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan. beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Rencana Tindakan. Penutup Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh. adalah keterbatasan dalam hal dana. harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan. Dalam bagian ini.UMB ARIEF BOWO PK.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan. berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas. Kesimpulan. Untuk laporan singkat. anggaran yang diperlukan. berikut: a. Oleh karena itu. Rangkuman. C. atau manfaat dan kerugian. merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program. ataupun data yang tersedia. 2. dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis. Penulisan laporan bisnis yang baik. menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat. c. waktu. j. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai Pusat Pengembangan Bahan Ajar . kekuatan dan kelemahan. Di samping itu. bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. d. kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting. PENGORGANISASIAN ISI LAPORAN BISNIS Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.MM KOMUNIKASI BISNIS . 3. Rekomendasi. judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya. Keterbatasan. b. Bahkan dalam laporan berkala. Isi Laporan Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman.

dan rangkuman atau Pusat Pengembangan Bahan Ajar . daftar isi.SE. D. bukan hanya bagian akhirnya saja. dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan. baru kemudian kita memberikan ide pokok. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi. setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’). Short-form report dapat digunakan baik untuk Laporan Informasional maupun Laporan Analitis. berarti kita menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu.UMB ARIEF BOWO PK. Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral. Perlu membaca keseluruhan laporan. dan rekomendasi. Ingin mengetahui pandangan penulis laporan dengan segera.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 laporan bisnis. kata pengantar. Secara umum. Pada prinsipnya. short-form report dalam dunia bisnis jarang yang dilengkapi dengan lembar halaman judul. kesimpulan. Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya. Secara umum. Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera. kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung. jika pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut: Eksekutif yang sibuk. yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).MM KOMUNIKASI BISNIS . Cara pertama: Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu. Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi. Ingin menganalisis data lebih baik. Cara kedua: Cara induksi atau cara tak langsung. SHORT-FORM REPORT versus LONG-FORM REPORT Short-Form Report Short-form report atau laporan singkat biasanya terdiri dari maksimal lima halaman. kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut: Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya.

c. b. kita perlu mempertanyakan apa tujuan laporan tersebut disusun.SE. hal yang membedakan Long-Form Report atau Laporan Panjang dengan Short-Form Report adalah bahwa jumlah halaman laporan panjang lebih banyak dibandingkan dengan jumlah halaman laporan singkat. catatan kaki (footnotes). Memo Biasanya bentuk memo digunakan untuk intern organisasi. Dalam penyusunan sebuah Laporan Panjang biasanya ada beberapa poin yang harus lebih dicermati dibandingkan dengan penyusunan Laporan Singkat seperti perumusan masalah. Jika tujuan umum kita adalah untuk Pusat Pengembangan Bahan Ajar .MM KOMUNIKASI BISNIS . hasil temuan.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 abstrak. bahasan. dan juga mempunyai judul. Laporan tersebut mencakup semua bagian surat. analisis data. rencana kerja. Hal ini disebabkan oleh terbatasnya jumlah halaman dalam laporan singkat. Preprinted Laporan singkat dapat menggunakan format laporan yang telah dicetak lebih dahulu. biasanya kita dihadapkan pada tiga pilihan. Bila hal ini terjadi. Yang perlu digarisbawahi dalam hal ini antara lain adalah sebagai berikut: Mengembangkan struktur yang logis. sebelum kita melakukan penelitian lebih jauh. Surat Bentuk surat dapat digunakan untuk laporan singkat yang ditujukan kepada pihak ekstern organisasi perusahaan. dan bagian penutup. dengan menggunakan outline untuk keperluan analisis memungkinkan kita untuk memecahkan masalah. penelitian. Long-Form Report Secara fisik. tabel. Oleh karena itu. suatu masalah yang dirumuskan untuk kita telah ditetapkan oleh orang-orang yang memiliki otoritas terhadap suatu laporan. walaupun tidak jarang dipakai dalam komunikasi dengan pihak ekstern perusahaan. sebuah short-form report lebih menekankan pada tubuh atau isi suatu laporan yang meliputi pembuka. serta gambar.UMB ARIEF BOWO PK. yaitu: a. Seringkali. Kemudian. Dalam memilih suatu format laporan. outline untuk analisis. dan kita tinggal mengisi kolom ataupun baris kosong yang telah disediakan. sebagaimana membuat outline laporan memungkinkan kita menulis dengan cara yang sistematis.

ataupun dengan melakukan pengamatan (observasi). Batasi satu prinsip pada suatu waktu. Jika kita melakukan studi formal. Setiap pembagian kelompok harus terpisah dan berbeda. Proses analisis pada prinsipnya adalah suatu pencarian hubungan di antara berbagai fakta dan data yang ada dari berbagai sudut pandang sehingga kita dapat memperoleh jawaban dari berbagai pertanyaan yang ada dalam perumusan masalah dan rencana kerja dalam laporan kita. Menyusun outline pembuka. menyebarkan angket atau kuisioner. rencana kerja akan lebih rinci karena hal itu akan memberikan petunjuk prestasi atas sejumlah tugas pekerjaan yang telah dilakukan. kegiatan penelitian untuk mendapatkan data merupakan hal yang sangat penting dalam laporan panjang. Bahwasanya outline pembuka memberikan kepada kita suatu kerangka yang memudahkan kita melakukan penelitian. Di samping rencana kerja. Mengatur aturan pembagian. maka outline informasional lebih sesuai untuk digunakan. ketika membagi. Bagaimana kita dapat membagi ide-ide kita dengan baik? Berikut ini adalah beberapa aturan singkat tentang pembagian suatu ide ke dalam beberapa komponen: a. Data dapat diperoleh baik dari sumber primer (‘tangan pertama’) maupun sumber sekunder (‘tangan kedua’). kita perlu memperhatikan bagaimana kita menganalisis data yang telah kita kumpulkan dalam kegiatan penelitian tersebut di atas. meskipun pendapat kita secara jelas didasarkan pada fakta-fakta yang ada. Pusat Pengembangan Bahan Ajar . b. Data dapat diperoleh dengan cara antara lain melakukan wawancara. jika proposal (usulan) diterima. Hal lain yang juga penting untuk diperhatikan dalam menyusun laporan panjang adalah penyusunan rencana kerja. Memilih prinsip dasar pembagian secara benar.MM KOMUNIKASI BISNIS .SE.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 memberikan informasi tentang suatu latar belakang di mana orang lain akan menafsirkannya. c. Dan akhirnya. maka kita dapat menggunakan outline analitis. Teliti dalam melakukan pendaftaran semua komponen. Lebih lanjut. d.UMB ARIEF BOWO PK. kebanyakan proposal memerlukan rencana kerja secara rinci sebagai dasar kontrak. Jika tujuan penelitian kita adalah untuk menghasilkan suatu kesimpulan dan rekomendasi.

Human Communication. New York: McGraw-Hill. Wayne and Don F. Organizational Behavior: Concepts. Jakarta: Penerbit Erlangga. Winsor. Pace. Faules. Jakarta: PT. Ronald B. Dan B. Djoko. Seventh edition. Bandung: PT. Fifth Edition. Turning Practical Communication into Business Power. 1993. Bandung: PT. (Terjemahan).MM KOMUNIKASI BISNIS . Remaja Robbins. Jakarta: PT. Psikologi Komunikasi. Rosda Jayaputra Katz. New York: McGrawH-Hill. Komunikasi Organisasi: Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Elmhorst. Jalaluddin. Bandung: PT. Curtis. DAFTAR KEPUSTAKAAN Adler. (Terjemahan). Communicating at Work: Principles and Practices for Business and Professions. 1994. Jakarta: PT. Rakhmat. Bernard. Komunikasi Bisnis. 1996.Modul Komunikasi Bisnis – Dosen Arief Bowo Prayoga-2008 E. 1998. Floyd and Jerry L. Pustaka Binaman Pressindo. R. 1996.. Applications. Stephen P. 1973. Controversies. 2003. Organizational Behavior. Pusat Pengembangan Bahan Ajar .SE. Stewart L. Rosdakarya. and Jeanne M. (Terjemahan). Luthans. Prenhallindo. Remaja Rosdakarya. 1996. Remaja Rosdakarya. (Terjemahan). Business and Professional Communication. and Sylvia Moss. (Terjemahan). Fred. James J. Purwanto.UMB ARIEF BOWO PK. Tubbs.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful