P. 1
IPM ke satu

IPM ke satu

|Views: 903|Likes:
Published by ierhauchul666

More info:

Published by: ierhauchul666 on Nov 03, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/26/2013

pdf

text

original

MODUL MATA AJARAN IDENTIFIKASI DAN PEMECAHAN MASALAH

DISUSUN OLEH YASLIS ILYAS IIS SINSIN ABDUL RAHMAN AGUS RAHMANTO

PROGRAM D3 JURUSAN AKK FKMUI DEPOK, 2000
1|Page

2|Page

BAB I DEFINISI IDENTIFIKASI MASALAH DAN DETERMINAN MASALAH
1.1.Pendahuluan Kerangka Materi : 1. Definisi masalah, identifikasi masalah dan analisis situasi 2. Lingkaran/siklus analisis situasi 3. Tujuan analisis situasi 4. Analisis faktor-faktor/determinan masalah: a. Kerangka teoritis Teori Green (Precede) b. Kerangka teoritis Teori Blum − Analisis derajat kesehatan − Analisis aspek kependudukan − Analisis upaya kesehatan − Analisis perilaku − Analisi lingkungan I.2. Definisi masalah, identifikasi masalah dan analisis situasi Masalah adalah : Kesenjangan antara yang ada/ditemukan (hasil observasi) dengan yang diinginkan/diharapkan (expected) • Hal yang menghambat antara situasi sekarang dengan keadaan yang diinginkan

Masalah kesehatan adalah kejadian sakit/disfungsi tubuh yang menyebabkan seseorang atau penduduk tidak mampu hidup secara produktif. Identifikasi masalah kesehatan adalah kegiatan untuk mengenal dan menyatakan secara spesifik dan kuantitatif besaran gangguan (kesehatan) yang dialami penduduk. Analisis situasi kesehatan (disebut juga analisis keadaan dan masalah kesehatan) adalah suatu kegiatan untuk mengetahui (Modul, 1988) : • Masalah (gangguan) kesehatan apa yang ada pada suatu kelompok masyarakat tertentu • Faktor-faktor yang mempengaruhi masalah tersebut • Upaya-upaya yang telah dilakukan untuk mengatasi masalah tersebut dan hasil upaya tersebut • Bagaimana keadaan sumber daya yang tersedia • Apa hal-hal yang menghambat dan mendukung upaya tersebut

3|Page

Sebuah Masalah : 1. Dinyatakan secara kuantitatif dan kualitatif 2. Kejelasan (spesifikasi masalah) tentang :  Apa jenis masalahnya  Siapa yang terkena  Dimana masalah tersebut  Kapan masalah tersebut ada  Mengapa masalah tersebut terjadi  Bagaimana proses terjadinya Contohnya: “Penyakit TBC masih tinggi di Dati II X”  pernyataan kualitatif “ “Angka prevalen penyakit TBC sebesar 0.001 pada balita di Dati II X selama tahun 1998”  pernyataan kuantitatif “ I.3. Lingkaran/siklus analisis situasi Disebut juga Problem Solving Cycle Gambar siklus: Pengumpulan Data Analisis Data

Evaluasi

Masalah

Prioritas Masalah

Pelaksaanaan Rencana

Pemecahan Masalah

Uji Coba Langkah-langkah bersifat sekuential artinya harus berurutan  Analisis situasi merupakan langkah awal dan paling menentukan untuk menghasilkan rencana yang tepat  Kesalahan pada tahap tersebut menentukan kualitas rencana suatu program  Analisis masalah yang paling baik melibatkan kelompok pakar. Mengapa?

Tujuan analisis situasi: • Memahami masalah secara jelas dan spesifik • Menelaah faktor-faktor yang berpengaruh terhadap masalah tersebut
4|Page

I.4. Kerangka teoritis analisis faktor-faktor yang berpengaruh terhadap masalah A. Teori Green (Precede) Masalah di masyarakat adalah masalah sosial. Masalah sosial adalah suatu situasi yang mempengaruhi cukup banyak orang, yang oleh mereka dan/atas oleh cukup banyak orang lain dalam masyarakat tersebut diyakini sebagai sumber kesulitan atau ketidakbahagiaan dan sesuatu yang dapat diperbaiki. Masalah sosial dipandang dari segi pasien, konsumen, atau kelompok masyarakat (komunitas) bukan penyelenggara (pemerintah, atau dokter) Masalah sosial diterjemahkan dengan istilah kualitas hidup. Kualitas hidup sulit diukur dan bersifat subyektif. Contoh: tingkat kemiskinan, tingkat kejahatan, tingkat pelayanan sosial. ( Non Perilaku ; lingk, yankes, dan genetik ) ( perilaku ; PHBS/Cuci Tangan, ( Faktor Predisposisi/salah, Enability/mempermudah, reinforcing/dukungan ) 3 fak dr perilaku Masalah sosial dibagi 2: - masalah kesehatan seperti angka kematian bayi, angka kematian ibu, angka prevalen TBC, angka insiden diare - masalah non kesehatan seperti tingkat pengangguran, letak geografi, tingkat pendidikan Diagnosis epidemiologi dan sosial adalah tahap untuk menentukan suatu masalah kesehatan atau non kesehatan menurut Green. Masalah kesehatan dan nonkesehatan saling berkaitan. Gambar 1.1 kaitan masalah kesehatan dan nonkesehatan : Faktor non kesehatan (pengangguran, pendidikan yang rendah, geografi dan transfortasi)

Masalah sosial/kualitas hidup (kemiskinan)

Faktor kesehatan (malnutrisi, kesehatan anak buruk, anemia,
5|Page

kesehatan bumil buruk) A. Teori Blum Teori ini menitikberatkan pada masalah kesehatan. Paling banyak dipakai dalam identifikasi masalah kesehatan masyarakat. Faktor yang paling berpengaruh menurut Green adalah lingkungan, selanjutnya beturut-turut adalah perilaku, pelayanan kesehatan dan penduduk/genetik Gambar 1.2 Faktor-faktor yang mempengaruhi kesehatan menurut Teori Blum Penduduk/Genetik Lingkungan Derajat Kesehatan Pelayanan kesehatan

Perilaku Analisis derajat kesehatan: Membandingkan hasil observasi dengan standar . Indikator derajat kesehatan : angka kematian, angka kesakitan (insiden, prevalen), angka kecacatan, dan ketidakberdayaan Contoh: Angka insiden TBC pada Balita di Aceh pada tahun 1997 adalah 0.3 per 1000 penduduk umur 1-4 tahun. Misalnya standar angka insiden TBC adalah 0.002 per 1000 penduduk umur 1-4 tahun. Analisis lingkungan Meliputi : - analisis lingkungan fisik seperti suhu udara, kelembaban, bising. Indikator bervariasi tergantung pada data yang digunakan - analis lingkungan biologi seperti vektor, kuman penyakit. Indikator: jumlah air bersih, jumlah jamban, jumlah tempat pembuangan sampah - analisis lingkungan sosial-ekonomi seperti pendapatan penduduk (ekonomi), kelompok arisan, pengajian (sosial). Indikator: Pendapatan Asli Daerah, Angka pendapatan per kapita, jumlah organisasi kemasyarakatan tingkat desa yang menunjang program kesehatan Analisis perilaku Perilaku adalah tindakan, fikiran dan perasaan dari seseorang. Perilaku mempunyai 3 komponen yaitu faktor predisposisi (pengetahuan, sikap, dll), faktor pemungkin (keterampilan, ketersediaan sumber daya) dan faktor penguat (sikap dan perilaku petugas). Lebih jelasnya lihat Buku Green.
6|Page

Indikatornya: Pemakaian/pemanfaatan: prosentase penggunaan air bersih atau jamban di penduduk kecamatan X Tindakan pencegahan: prosentase penduduk yang memasak air (minum) Pola hidup konsumptif: prosentase penduduk yang memakan buah-buahan minimal 1 piring sehari Menjaga diri sendiri: prosentase penduduk yang membeli obat bebas di apotik Contoh: menurut analisis data Susenas, pada tahun 1994/1995, 30% masayarakat di kabupaten X melakukan buang air besar di sungai atau parit atau tanah permukaan Analisis upaya pelayanan kesehatan Pelayanan kesehatan bersifat tradisional vs modern; pemerintah vs swasta Indikator: - Indikator input seperti jumlah dokter, paramedis, dll - Indikator output: % bayi yang diimunisasi campak di daerah X Contoh: cakupan imunisasi Tetanus pada ibu hamil di kabupaten X pada tahun 1995/1996 masih rendah yaitu 11% Analisis kependudukan/genetik Umumnya berfungsi sebagai denominator/penyebut suatu indikator kesehatan Indikator meliputi: jumlah penduduk, pertumbuhan penduduk, angka ketergantungan, tingkat kesuburan/fertilitas, tingkat penggunaan alat kontrasepsi KB Contoh: sebanyak 20% akseptor implan di kabupaten X yang seharusnya sudah dicabur pada 1 tahun yang lalu belum mendapat pelayanan cabut implan tersebut Untuk menggambarkan kaitan faktor-faktor dalam Teori Blum, berikut ini adalah contoh untuk penyakit TBC dan anemia. Tabel 1.1 Faktor-faktor dalam teori Bloom untuk penyakit TBC dan Anemia
Masalah kesehatan Tuberkulosis Pelayanan kesehatan  

Jumlah kasus yang diobati Upaya program DOTS Cakupan imunisasi BCG Penemuan kasus baru secara aktif di masyarakat

lingkungan kesehatan  Perumahan yang padat  Rumah yang lembab/kura ng terkena sinar matahari

Perilaku

Pengetahuan, sikap masyarakat tentang TBC Kepatuhan berobat penderita TBC Peran serta masarakat dalam program pemberantasan TBC Pengetahuan


Kependudukan dan KB  Penduduk yang padat  Penduduk dengan mobilitas rendah

Anemia
7|Page

Cakupan

Taman gizi

Tingkat

program antenatal care Pemberian tablet besi

keluarga

dan sikap ibu hamil tentang anemia

fertilitas

BAB II ALAT (TOOLS) UNTUK IDENTIFIKASI MASALAH DAN PENYEBABNYA
Kerangka Teori 1. Pendahuluan 2. Sumber data dan tools yang digunakan 3. Tools menurut fungsinya 4. Tools menurut jenis data dan fase siklus masalah 5. Jenis-jenis tools untuk identifikasi masalah dan faktor-faktornya 2.1 Pendahuluan Fase Pengumpulan Data Fase Analisis Data

Masalah Pertanyaan ?    

Bagaimana cara pengumpulan data ? Bagaimana cara analisis data ? Sumber data ? Perlukah mengenal jenis data ?

2.2. Sumber data dan tools yang digunakan Berikut adalah table yang memuat jenis data, sumber data dan tools yang digunakan untuk identifikasi masalah dan penyebabnya.
Jenis data Primer Sumber Data Pasien/keluarga pasien Tools − − − − − Interview (langsung vs telefon) Diskusi Kelompok Terfokus (FGD) Survei/Kuesioner Check Sheets Logs

Observasi kejadian/event

8|Page

Staf institusi

Sekunder

Tersier

Dokumentasi: Data rekam medis pasien Catatan.laporan suatu unit kerja suatu institusi ===========

− − − − − − −

Interview FGD Survei/Kuesioner Braistorming Check Sheets Logs Kuesioner

2.3. Tools yang sering digunakan dalam proses perbaikan mutu (Quality Improvement) menurut fungsi, fase, dan jenis data No Tools Fungsi Identifi Diagnosis kasi faktor penyebab √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ Fase Jenis

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

Brainstorming Check Sheets Logs Survei/Kuesioner Interview FGD Pareto Charts Flowcharts Run Charts Cause & Effect Diagram Histogram Scatter diagram Control Charts

Pengumpulan Data Pengumpulan Data Pengumpulan Data Pengumpulan Data Pengumpulan Data Pengumpulan Data Analisis Data Analisis Data Analisis Data Analisis Data Analisis Data Analisis Data Analisis Data

√ √ √ √ √ √ √

Kualitatif Kuantitati f Kuantitati f Kualitatif/Ku antitatif Kualitatif Kualitatif Kuantitati f Kualitatif Kuantitati f Kualitatif Kuantitati f Kuantitati f Kuantitati f Kualitatif Kualitatif

Is/Is not Diagram Analisis Data √ Deployment Analisis Data √ Charts Tools untuk diagnosis faktor-faktor masalah yang jarang digunakan: * Affinity diagram * Force field analysis *Tree diagram Pareto dgn grafik batang diurutkan dr yg terbesar....jantung, kulit, DM dll desending

9|Page

Beda Data Kualitatif dan Kuantitatif Data Kualitatif  Berupa pernyataan/statement  Tidak dapat digeneralisasikan secara statistik sehingga perlu investigasi lanjut  Tidak dapat dianalisis secara statistik Data Kuantitatif  Berupa angka: diskrit atau kontinyu  Relatif dapat digeneralisasikan, tergantung jumlah sampel dan cara pengambilan sampelnya  Data ini dapat dianalisis secara statistik

2.3.1. Brainstorming/Curah pendapat Adalah suatu aktivitas kelompok untuk mengidentifikasi masukan/input, strategi, alasan/penyebab, ide-ide, atau kemungkinan-kemungkinan. Kegiatan ini dipimpin oleh satu ketua. Ketua aktif memimpin forum dan menanyakan pertanyaan yang dimengerti anggota. Pertanyaan berupa masukan, strategi, dll. Hasilnya dibuat dalam bentuk list/daftar. Hasil akhir adalah list semua kemungkinan jawaban. Tidak ada diskusi tentang pernyataan seseorang anggota. 2.3.2. Checksheets Untuk menghitung frekuensi suatu kejadian. Hal ini merupakan cara yang umum dan mudah Contoh : Daftar alasan keterlambatan jadual operasi/pembedahan yang lebih dari 15 menit di ruang operasi RS X (N=16 operasi yang terlambat) Alasan Kegiatan operasi sebelumnya belum selesai Ahli bedah datang terlambat Peralatan tidak tersedia Perawat datang terlambat Pasien datang terlambat Manakah penyebabnya? 2.3.3. Logs Merupakan suatu alat yang sederhana dan bersifat dasar untuk mengidentifikasi alur kejadian/masalah. Hasil rangkuman logs ini secara periodik dapat digunakan untuk mengidentifikasi trends. Contoh: Alasan Pasien AIDS tidak mengikuti konsultasi dengan dokter setelah hasil laboratorium diberitahukan :
10 | P a g e

1 || | | |

Minggu ke 2 3 | || | | | | |

Jml 4 | | 7 2 2 3 2

|

Tanggal

Jam

Nomor pasien

Waktu pemberitahuan hasil lab

Alasan

2.3.4. Survei/Kuesioner Umumnya digunakan untuk sampel yang relatif besar. Pertanyaan dapat bersifat terbukan atau tertutup. Contoh : Kepada pengunjung rumah sakit X. Mohon bantuan anda untuk mengisi formulir ini. Hasil survei akan digunakan untuk masukan pelayanan RS di masa depan yang lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan anda. Berikan penilaian tingkat pentingnya pelayanan RS berikut yang sesuai dengan kebutuhan anda! a. Klinik gawat darurat 5………………….4………..………3 ………..……..2………………..1………………… Sangat penting tidak penting b. Klinik Sayang Bayi 5…………………. 4………..……… 3 ………..…….. 2……………..1………………… Sangat penting tidak penting c. Hotline Perawat 5………………….4………..……… 3 ………..…….2………………..1………………… Sangat penting tidak penting d. Klinik Penyuluhan Kesehatan Rumah Sakit 5…………………. 4………..……… 3 ……..……..2………………..1………………… Sangat penting tidak penting e. Pelayanan lain . sebutkan………………………………………………………………………. 2.3.5. Interview Digunakan untuk individu dan kelompok kecil, bisa langsung atau melalui telepon. Contoh :
11 | P a g e

1. Tanggapan terhadap kebijakan RS tentang jadual kunjungan ke ruang ICCU 2. Apakah anda merasa kesulitan menemukan pasien yang anda cari di saat kunjungan ke ICCU? 3. Apakah anda merasa privasi anda terganggu di ruang ICCU selama kunjungan? 4. Apa saran ada terhadap kebijakan untuk pelayanan ICCU? 2.3.6. FGD Adalah pertemuan sejumlah individu yang mewakili (sampel) dengan tujuan menggali respon individu terhadap topik yang telah ditentukan dan dipandu oleh seorang fasilitator. Pertanyaan yang diberikan seputar kesukaan, pengalaman, persepsi, dan pusat perhatian responden. Grup terdiri dari 5-12 orang dengan waktu diskusi 60-90 menit. Dipimpin oleh pemandu (fasilitator) 2.3.7. Flowcharts Untuk melihat alur atau proses kegiatan tertentu. Apakah dalam alur tersebut terdapat tumpang tindih kegiatan (overlapping), atau alur kritis, ataukah ada alur yang harus dihilangkan? Menggunakan lambang-lambang input-kegiatan-akhir proses Contoh: Alur pemeriksaan sinar X oleh pasien di bagian radiologi Dokter Administrasi Teknisi X-ray Dokter Ahli Radiologi

Dokter

Administrasi

Teknisi Xray

Dokter Ahli Radiologi

Surat Rujukan

Mengentri order di komputer

Membaca order

Memeriksa kualitas XRay

Xray Bagus?

Ulangi XRay

Membaca Hasil

12 | P a g e

Mengembalikan Pasien ke ruang tunggu

Menulis hasil XRay

2.3.8. Cause & Effect Diagram Disebut juga Diagram Ishikawa atau Fish Bone theory. Digunakan untuk multiple cause. Masalah diletakkan di bagian kepala Kategori penyebab: SDM, alat, metode, bahan, biaya

13 | P a g e

Metode: *Kebijakan kontrol terhadap infeksi *Kebijakan jumlah pemeriksaan urin *Penamaan label ISK di laboratorium

Peralatan: *Merek kateter yang berbeda *Beda supplier

Petugas kesehatan: *Petugas baru *Skill petugas dalam pemasangan katerter *Skill petugas dalam pengambilan urin

Pasien: *Tingkat keparahan penyakit *Frekuensi diare *Lama waktu kateterisasi

Peningkatan infeksi saluran kencing pada pasien dengan kateter

2.3.9. Is/Is Not Diagram Digunakan untuk mengidentikasi hubungan suatu kejadian dengan masalah tertentu. Contoh: Masalah peningkatan infeksi pasca operasi Is What Lokasi infeksi Tipe kuman Who Kelompok pasien Kelompok staf Jenis paramedis Where Unit kerja When Tanggal Hari/minggu/bulan Waktu operasi How Karakteristik infeksi Cara penularan Teknis operasi Cara membaca diagram tersebut harus hati-hati. Misalkan pada baris pertama dapat diartikan sebagai: What is lokasi infeksi? What is tipe kuman. Lalu What is not lokasi infeksi? What is not tipe kuman. Begitupulan untuk baris selanjutnya adalah jawaban dari pertanyaan Who is kelompok pasien yang terkena? Who is not kelompok pasien yang terkena? 2.3.10 Deployment Charts
14 | P a g e

Is Not

Kesimpulan/Komentar

Adalah matriks yang menghubungkan suatu kegiatan dengan penanggung jawab kegiatan Tujuannya untuk menganalisis alur kerja Contoh: Alur kerja Membuat rencana kerja Membuat indikator output Melaksanakan rencana Evaluasi rencana Amir * Mira * * Lisa * * * * Tomi Semua staf

Siapa yang pekerjaannya paling banyak?

BAB III
15 | P a g e

STUDI KASUS MASALAH DAN IDENTIFIKASI MASALAH DI INSTITUSI
Abdurahman, SKM*) 3.1. Masalah • yang ada • institusi 3.2. Alur Analisa Situasi • •

Gap/kesenjangan antara yang diinginkan/standar dengan kenyataan Segala sesuatu yang dianggap masalah oleh mahasiswa dan

Masalah Pengumpulan data Analisa data Perumusan masalah

3.3. Keadaan yang diinginkan 3.3.1 Keadaan dari internal • Petunjuk teknis • Petunjuk pelaksanaan • Standar operasional prosedur • Tujuan jangka panjang • Tujuan jangka pendek • Target • Dan lain-lain 3.3.2. Keadaan dari eksternal • Peraturan pemerintah • Undang-undang • Teori-teori/materi-materi perkuliahan • Buku-buku teks book 3.4. Analisa Situasi Kegiatan penemuan masalah yang ada di institusi dengan membandingkan antara keadaan yang diinginkan/standar dengan kenyataan yang ada. Kegiatan yang dilakukan adalah : a. Pengumpulan data: • Data primer, melalui pengamatan/observasi (dengan check sheets, logs), wawancara, kuesioner terhadap objek secara langsung. • Data sekunder, melalui observasi/melihat dan menyalin data-data yang ada diinstitusi seperti juknis, SOP, hasil check sheet, logs, kuesioner. b. Analisa data, yaitu:

16 | P a g e

Membandingkan data-data yan didapat dengan standar/keadaan yang diinginkan institusi 3.5. Langkah-langkah untuk identifikasi masalah a. Menentukan metode yang dilakukan : 1. Metode sederhana, yaitu dengan menyebutkan masalah-masalah yang terjadi setelah data diperoleh dan dianalisis (membandingkannya dengan standar) 2. Metode pendekatan sistem, yaitu melihat unit yang ada dalam kerangka sistem yaitu input, proses, output, feedbck, lingkungan. Misalnya input yang ada dibandingkan dengan standard yang diinginkan, lalu prosesnya, kemudian outputnya. 3. Metode SWOT (strength, weakness, opportunity, threatment) atau metode kekuatan, kelemahan, peluang/kesempatan dan ancaman. • Melihat dan menilai unit yang ada berdasarkan kekuatan/keunggulan yang dimiliki, kelemahan yang ada (membandingkannya dengan standar), peluang/kesempatan yang dimiliki unit serta ancaman yang mungkin dapat menimpa unit. • Melihat dan menilainya bisa secara langsung atau melalui pendekatan sistem • Kelamahan dan ancaman merupakan masalah b. Mengumpulkan data sesuai dengan metode yang dipilih dengan terjun ke lapangan secara langsung mellalui pengamatan, wawancara, mencoba sendiri, melihat data-data sekunder seperti juklak, juknis, SOPO, kemudian data grafik, histogram, pareto, alur/flowcharts, run charts, control chart, scatter diagram yang telah dibuat institusi c. Menentukan masalah-masalah. Setelah kita membandingkan dengan standar/theori/kenyataan yan diinginkan lalu kita tentukan masalah/gap dengan: • menulis point-point yang kita anggap masalah (persepsi pemagang) • menulis point-point yang merupakan masalah institusi (persepsi institusi) d. Mengkonsultasikan msalah-masalah yang telah ktia tulis kepada pembimbing lapangan. Masalah-masalah yang kita konsultasikan adalah masalah-masalah diinstitusi dsn hal-hal terjadi lapangan yang kita anggap masalah. e. Mendapatkan masalah-masalah yang merupakan hasil kesepakatan kedua belah pihak yaitu institusi dan mahasiswa (jadi sesuatu yang kita anggap masalah juga merupakan maslaah dalam pandangan institusi) Contoh pada lapangan Unit Klaim Asuransi PT Y. Kedaan yang diinginkan: 1. Dapat membayarkan klaim yang akurat, tepat pada waktunya sesuai yang dijanjikan sehingga dapat memberikan kepuasan kepada nasabah. 2. Klaim rawat inap dengan tagihan reimbursement dapat dibayarkan
17 | P a g e

Keadaan yang ada: 1. waktu penyelesaian klaim terlambat 2. berkas-berkas yang diberikan klien ada yang lengkap dan ada yang tidak lengkap 3. klien merasa tidak puas karena tidak mendapatkan sesuai dengan jumlah yang dikomplain

3. 4. 5.
6.

dalam jangka waktu 6 (enam ) hari kerja, sedangkan dengan tagihan guaranteed dapat dibayarkan dalam jangka waktu +/- 1 bulan dengan catatan berkas klaim yan diajukan persyaratannya lengkap. Klien mengerti dengan jelas hak-hak dan kewajibannya Klien mengerti tata cara/proses klaim Tersedianya tenaga yang handal untuk menangani proses klaim. Tersedianya peralatan komputer dan program yang memadai untuk kegiatan klaim

4.

5.

6. 7. 8.

petugas membagikan buku pedoman yang salah satu isinya menjelaskan tata-cara pengajuan klaim data-data yang ada pada formulir pengajuan klaim tidak diisi dengan lengkap tenaga yang ada kurang teliti dalam memeriksa formulir klaim tenaga klaim yang ada tidak berlatar belakang pendidikan medis semua berkas yang lengkap diolah dengan komputer dengan program khusus

Contoh pada lapangan rekam medis RS "Z" Keadaan yang diinginkan: 1. Formulir ringkasan riwayat klinik (R2K) yang berisi identitas pasien dengan riwayat polikinik harus diisi lengkap terutama riwayat poliklinik yang harus diisi oleh dokter yang bertugas. 2. Untuk pasien rawat inap, ringkasan riwayat pulang pasien harus diisi lengkap setelah pasien keluar dan berisi informasi tentang penyakit, pemeriksaan yang dilakukan dan pengobatannya 3. Adanya pembagian tugas yang jelas pada sub-sub unit yang ada di unit rekam medis 4. Penyerahan laporan tepat pada waktu yang telah ditentukan 5. Penyerahan berkas rekam medis pada tepat waktu 6. Pasien yang data diharapkan membawa kartu Keadaan yang ada: 1. dokter sering kali tidak mengisi kolom diagnosa di R2K (KL01) sehingga tidak dapat diketahui jenis penyakit terbanyak yang diderita pasien 2. berdasarkan hasil penelitian terhadap 2000 resume rawat inap, 64 % lembaran kosong/tidak terisi atau tidak ada lembarannya, 34% lembaran terisi. 3. Ada beberapa pasien yang tidak membawa kartu pada saat mendaftar. 4. Berks yang tidak lengkap dari ruang inap yang diterima bagian rekam medis tidak dikembalikan lagi ke unit rawat inap 5. Pengawai yang diunit pengumpulan juga melakukan pengolahan data 6. Jumlah tenaga 3 orang termasuk kepala unit

Penjelasan : Model pendekatan sederhana : Setelah dibandingkan antara keadaan yang diinginkan dengan keadaan yang ada, maka didapatkan masalah yaitu: 1………………………..
18 | P a g e

2……………………….. 3…………………..dst… masalah diatas disebutkan perpoint yaitu masalah institusi dan masalah lain yang anda rasakan. Model pendekatan sistem Setelah dibandingkan antara keadaan yang diinginkan dengan keadaan yang ada, maka didapatkan masalah pada sistem yaitu: Input 1………………………. 2………………………. 3…………………dst… Proses 1……………………… 2……………………... 3…………………dst.. Output 1…………………….. 2……………………. 3…………………dst Masalah diatas bisa saja hanya terjadi di input, proses atau output atau keduanya. Model pendekatan SWOT Setelah dibandingkan antara keadaan yang diinginkan dengan keadaan yang ada, maka dapat dilihat strengh/kekuatan, weakness/kelemahan, opportunity/peluang dan threatment/ancaman dari unit yang ada yaitu:

a.Secara sederhana : Kekuatan 1…………………………… 2…………………………… Kelemahan 1…………………………… 2…………………………… Peluang 1…………………………… 2…………………………… Ancaman 1…………………………… 2…………………………… Dari tersebut diatas didapatkan adanya masalah yang merupakan kelemahan dan ancaman dari unit yaitu: 1……………………………
19 | P a g e

2…………………………… 3………………………dsb b. Secara Sistem Input Kekuatan 1……………………………dsb Kelemahan 1……………………………dsb Peluang 1……………………………dsb Ancaman 1……………………………dsb Proses Kekuatan 1……………………………dsb Kelemahan 1……………………………dsb Peluang 1……………………………dsb Ancaman 1……………………………dsb Output Kekuatan 1……………………………dsb Kelemahan 1……………………………dsb Peluang 1……………………………dsb Ancaman 1……………………………dsb Dari tersebut di atas didapatkan adanya masalah yang merupakan kelemahan dan ancaman sistem dari unit yaitu: 1……………………………… 2………………………………

20 | P a g e

BAB IV PANDUAN LATIHAN IDENTIFIKASI MASALAH
Iis Sinsin, SKM*) Bahan latihan: Laporan magang. Tiap kelompok mendapat satu laporan magang yang telah disediakan dan mengerjakan sesuai panduan latihan untuk sesi hari ini. 4.1. Kuliah Pengantar untuk mengerjakan tugas Hampir semua laporan magang mendefinisikan menemukan masalah di institusi dengan cara “membandingkan tugas dan fungsi unit kerja yang seharusnya dengan kenyataan yang ada”. Unit kerja adalah unit yang relatif kecil dari instansi. Satu instansi mempunyai sejumlah unit. Relatif kecil: contoh bila di RSCM, bagian penyakit dalam terbagi menjadi beberapa subbagian. Sedangkan di RSU PMI Bogor, bagian penyakit dalam tidak mempunyai subbagian. Definisi masalah seperti di atas ditemukan/digali dari unit kerja. Mengapa unit kerja? 1. Memudahkan menguraikan “Benang kusut” di bagian yang kecil daripada bagian yang besar 2. Tiap bagian mempunyai masalah yang khas/spesifik 3. Memudahkan mencari pemecahan masalah Untuk itu diperlukan gambaran mengenai instansi dan gambaran unit kerja. “Gambaran” adalah hal-hal mengenai instansi agar “orang luar” (dalam hal ini pemagang atau pembaca laporan magang) paham terhadap instansi tersebut. Gambaran instansi  bab I laporan magang berisi: a. sejarah b. misi dan visi c. struktur organisasi dari instansi (jumlah orang yang terlibat dan kedudukannya di dalam struktur) d. uraian kerja tiap bagian (secara umum) e. target instansi f. sarana g. produk yang dihasilkan: jenis-jenis pelayanan kesehatan atau barang nyata tertentu Gambaran unit kerja  bab II a. tujuan unit kerja dan peran unit kerja dalam mencapai misi dan visi instansi
21 | P a g e

b. struktur organisasi dari unit kerja (jumlah orang yang terlibat dan kedudukannya di dalam struktur) c. uraian kerja tiap bagian di dalam unit kerja d. target unit kerja e. hubungan dengan unit kerja lainnya f. sarana yang digunakan di unit kerja g. produk yang dihasilkan dari unit kerja Contoh: Magang di divisi underwriting facultative; bagian facultative non marine; seksi fire dan engineering di PT Reasuransi Nasional Indonesia Bab I : gambaran tentang PT RNI dan divisi-divisinya Bab II : gambaran tentang divisi underwriting facultative; dan seksi-seksi di divisi ini Masalah di unit kerja  bab III a. latar belakang masalah: why, how b. masalah-masalah : what, where, when, who c. dampak masalah d. prioritas masalah: – masalah utama – masalah bukan utama Contoh: Bab III : masalah di seksi fire dan engineering adalah belum adanya format kontrak yang standar (sesuai dengan JPKM) Dampak masalah: a. Terhadap divisi lain: dengan format kontrak yang sekarang menimbulkan kesalahpahaman dengan divisi lain b. Terhadap klien: waktu untuk menyiapkan kontrak berbeda-beda karena keinginan klien berbeda-beda c. Terhadap divisi underwriting itu sendiri : sulit membuat kontrak yang sama, karena kepentingan yang berbeda-beda 4.2. PANDUAN TUGAS 1) Bacalah Bab I & II secara sekilas dan pahami alur penulisannya 2) Bacalah bab III dengan detail 3) Apakah nama instansi? 4) Apakah unit kerjanya? 5) Berapa banyak masalah yang ditemukan oleh penulis? Dan sebutkan masalahmasalah tersebut dalam bentuk [who, what, when, where] 6) Apa yang menyebabkan masalah tersebut terjadi [why] (baca latar belakang masalah)? 7) Bagaimana atau bilamana terjadinya masalah tersebut [how] (baca latar belakanng masalah)? 8) Bagaimana penulis mendapatkan masalah: apakah dengan tools tertentu atau tidak jelas? Sebutkan toolsnya jika ada

22 | P a g e

9) Bagaimana penulis mendapatkan sebab-sebab dan proses terjadinya masalah (why dan how): apakah dengan tools tertentu atau tidak jelas? Sebutkan toolsnya jika ada 10) Apakah dampak masalah sudah disebutkan oleh penulis atau tidak ada penulisan dampak masalah? 11) Menurut kelompok sebagai pembaca laporan magang ini, berikan penilaian terhadap poin-poin berikut dari laporan magang ini dengan kategori: sangat jelas, jelas, sedang, tidak jelas, sangat tidak jelas: a. gambaran instansi b. gambaran unit kerja c. masalah d. dampak 12) tuliskan jawaban-jawaban tersebut di dalam kertas dan cantumkan di akhir tulisan: Nama penulis dan jurusannya Kode laporan magang dari perpustakaan Nama kedua pembimbing magang

23 | P a g e

BAB V KRITERIA PRIORITAS MASALAH DAN MENYUSUN PRIORITAS MASALAH
Iis Sinsin, SKM*) Materi: 1. Definisi dan prinsip-prinsip dalam cara prioritas masalah 2. Metode-metode prioritas masalah: A. Sederhana atau Delberg B. Sederhana dengan pembobotan C. Hanlon D. PAHO Cendes /metode matematik E. Delphi F. Estimasi beban kerugian 5.I. Definisi dan prinsip prioritas masalah Prioritas masalah adalah suatu proses yang dilakukan oleh sekelompok orang dengan menggunakan metode tertentu untuk menentukan masalah dari yang paling penting sampai dengan yang kurang penting. Proses yang dimaksud: 1. penentuan kriteria 2. penentuan nilai terhadap kriteria 3. penentuan bobot kriteria 4. penentuan skor/total skor 5. urutkan total skor yang terbesar ke terkecil untuk menentukan prioritas masalah Kriteria adalah faktor-faktor yang dapat menentukan tinggi rendahnya nilai permasalahan sehingga masalah yang satu dengan masalah yang lain dapat dibedakan. Nilai terhadap kriteria adalah angka hasil penilaian masalah terhadap kriteria yang diberikan. Umumnya berskala ordinal, dapat pula berskala kontinyu atau nominal (lihat metode Hanlon) Contoh: Kriteria “pentingnya masalah” 1……….…….. 2……..…….. 3……..…….. 4……….……..5 kurang penting sangat penting

24 | P a g e

Bobot kriteria adalah angka yang diberikan terhadap kriteria-kriteria agar dapat dibandingkan kriteria mana yang bobotnya lebih tinggi. Contoh: Kriteria-kriteria : “pentingnya masalah” : bobot 10 “biaya untuk penanggulangan masalah” : bobot 5 “pengaruh masalah terhadap produktivitas” : bobot 7 Penentuan skor/total skor adalah nilai dari tiap-tiap masalah dari kriteria-kriteria yang berlaku sehingga tiap masalah siap untuk diurutkan berdasarkan skor/total skor. Skor didapat dengan penambahan atau perkalian nilai tiap kriteria; atau rata-rata nilai tiap kriteria. Total skor adalah penjumlahan dari nilai masing-masing kriteria dikalikan dengan bobot masing-masing kriteria 5.2. Metode-metode prioritas masalah: 5.2.1. Metode sederhana − Kriteria dicari sendiri − Setiap kriteria diberi nilai skala 1-5 − Nilai adalah penjumlahan tiap kriteria − Prioritas adalah nilai yang tertinggi − Metode Delberg termasuk metode yang sederhana − Kriteria-kriteria yang bisa diterapkan adalah “masalah-masalah yang : • dapat membuat cacat • mengakibatkan penderitaan yang lama • mengenai daerah yang luas atau golongan penduduk tertentu • mempunyai kemampuan menyebar yang tinggi • mempunyai kecenderungan meningkat • menimbulkan kegelisahan di masayarakat luas • menurunkan produktivitas kerja Contoh:
Masalah Kegawat an Kemampuan menyebar Kriteria dan nilai Perhatian masyarakat Kesesuaian dengan kebijakan Manfaat sosial Derajat pentingnya masalah Skor

A B C D

3 3 3 5

1 1 3 3

3 1 1 3

3 3 3 1

5 3 3 3

5 3 3 3

20 14 16 18

Urutan prioritas masalah adalah masalah A, D,C dan B 5.2.2. Sederhana dengan pembobotan − Hasil nilai kriteria dikalikan bobot kriteria Contoh:
25 | P a g e

Kriteria Kegawatan Kemampuan menyebar Perhatian masyarakat Kesesuaian dengan kebijakan Manfaat social Derajat pentingnya masalah Menimbulkan kegelisahan Mengenai golongan penduduk usia <5th B. Total C. Prioritas masalah

Bobot 5 5 4 3 3 3 2 3

Skor masalah A B C 7 8 9 6 9 3 7 3 6 8 7 7 5 3 4 2 7 4 6 1 8 5 6 1

A 35 30 28 24 15 9 8 6 155 III

Total skor B 40 45 12 21 21 12 12 3 166 I

C 45 15 24 21 24 15 12 3 159 II

5.2.3. Metode Hanlon − Dibanding metode lain, metode ini sangat kuantitatif Ada 4 kelompok kriteria (A, B, C, D): 1. Besarnya masalah (grup A) − Prosentase orang yang terkena efek masalah − Jumlah rata-rata biaya yang dikeluarkan per orang per bulan, dalam rupiah − Besarnya kerugian yang dialami penduduk, dalam rupiah

Untuk menentukan nilai terhadap kriteria di atas, dilakukan standar nilai kriteria berikut: Nilai Prosentase orang Jumlah rata-rata biaya Jumlah kerugian yang kriteria yang terkena yang dikeluarkan dialami penduduk masalah 10 26-35% >Rp 100 ribu > Rp 1 juta 8 16-25% Rp 51-Rp100 ribu Rp 500-Rp750 ribu 6 11-15% Rp 31-Rp 50 ribu Rp 250-Rp 499 ribu 4 6-10% Rp 16-Rp30 ribu Rp 125-Rp 249 ribu 2 <6 % < Rp16 ribu <Rp 125 ribu Contoh:

26 | P a g e

Nilai criteria

Prosentase orang Jumlah rata-rata yang terkena biaya yang masalah dikeluarkan 6 10 2 6 2 8

Infeksi saluran pernafasan pada balita Banjir Sanitasi umum yang kurang

Jumlah kerugian yang dialami penduduk 6 4 10

Total

Ratarata 6 5.3 6.7

18 16 20

2. kegawatan masalah (grup B) − tingkat urgensinya − kecenderungannya − tingkat keganasannya Masing-masing kriteria diberikan penilaian skala 0-10 Contoh: Nilai criteria Infeksi saluran pernafasan pada balita Banjir Sanitasi umum yang kurang Keganasan 5 2 6 Tingkat urgensinya 10 8 5 Kecenderung annya 6 9 2 Total 21 19 13 Ratarata 7 6.3 4.3

3.

Kriteria “kemudahan penanggulangan”. Apakah sumber-sumber daya dan teknologi yang tersedia mampu menyelesaikan masalah? (Grup C)

Diberikan penilaian berskala 0.5 – 1.5 (sangat sulit dipecahkan s/d sangat mudah pemecahannya) Contoh: Nilai criteria Infeksi saluran pernafasan pada balita Banjir
27 | P a g e

Nilai kriteria 1.1 1.3

Sanitasi umum yang kurang 4. − − − − −

0.9

P E A R L

Kriteria PEARL (Grup D) =kesesuaian, appropriateness =secara ekonomi murah, economic feasibility =dapat diterima, acceptability =tersedianya sumber, resources availability =legalitas terjamin, legality

Nilai berskala nominal: Ya=1 Tidak=0 Contoh: Nilai criteria P Infeksi saluran pernafasan pada balita 1 Banjir 1 Sanitasi umum yang kurang 1

E 1 1 1

A 1 1 1

R 1 1 0

L 1 1 1

Skor 1 1 0

Setelah pemberian nilai kriteria terhadap 4 kelompok kriteria di atas, selanjutnya dihitung Nilai Prioritas Dasar (NPD) dan Nilai Prioritas Total (NPT) NPD NPT Masalah Infeksi saluran pernafasan pada balita Banjir Sanitasi umum yang kurang = (A+B) x C = NPD x D A 6 5.3 6.7 B 7 6.3 4.3 C 1.1 1.3 0.9 NPD 14.3 15.08 9.9 D, PEARL 1 1 0 NPT 14.3 15.08 0 Urutan Prioritas II I III

5.2.4. Metode PAHO Cendes (Pan American Helath Organization/Center for Development Studies) atau metode matematik Masalah Importancy (I) Severi Rate of Public Politica Social ty Increase concern l benefi Climate t 3 3 5 1 3 3 3 3 1 3 1 2 1 3 3 5 3 3 Skor Magni Vulne tude rabilit (II) y (III) 5 3 1 5 5 3 Cost (IV) 1 1 3 45 10 15

A B C

28 | P a g e

D

3

5 3

5

1

1

5

5

3

25

Urutan prioritas Masalah adalah A, D, C, dan B Severity : beratnya kerugian yang ditimbulkan masalah (case fatality rate; apakah masalah menyebabkan kematian) Rate of increase : kemampuan menyebar yang tinggi Public concern : perhatian masyarakat luas Political climate : sesuai dengan kebijakan yang ada Social benefit : bermanfaat bagi masyarakat Magnitude : besarnya masalah (angka prevalen) Vulnerability : ketersediaan teknologi Cost : biaya yang dikeluarkan untuk mengatasi msl Importancy adalah rata-rata nilai kriteria severity, rate of increase, public concern, political climate, social benefit [Magnitude x Importancy x Vulnerability] Skor = [Cost]

5.2.5. Metode Delphi − metode kualitatif − kualitatif penilaian kriteria dilakukan oleh kelompok ahli Contoh: Bagaimana dampak terhadap kesehatan masyarakat dalam 10 tahun yang akan datang di Indonesia dari masalah-masalah berikut ? Masalah Infeksi saluran pernafasan pada balita Banjir Sanitasi umum yang kurang % pendapat para ahli tentang dampak kesmas 10 th y.a.d Besar Sedang Kecil 20 20 60 45 80 50 10 5 5 Jumlah para ahli 100 100 100

− cara membaca tabel: 20% dari para ahli menyatakan masalah infeksi adalah masalah besar, …. Dst
29 | P a g e

− Urutan peringkat masalah: sanitasi umum, Banjir, dan infeksi 5.2.6. Metode estimasi beban kerugian Teknik yang membutuhkan perhitungan yang canggih dan sulit karena memerlukan data dan perhitungan ‘hari produktif’ yang hilang yang disebabkan oleh masingmasing masalah Contoh: Penyakit Jantung koroner Kanker Kurang gizi Jumlah hari produktif yang hilang pada pekerja (sakit, izin, dll krn penyakit tsb) 10 tahun 5 tahun 3 tahun Urutan prioritas I II III

BAB VI STUDI KASUS PRIORITAS MASALAH DI INSTITUSI
Abdurrahman, SKM *) Analisa Situasi Perumusan Masalah Masalah-masalah • • • • Penentuan kriteria Penentuan nilai Pembobotan Skoring

Prioritas masalah Sebab-sebab masalah Alternatif pemecahan masalah Teori pohon masalah, tulang ikan (fishbone) dll

6.1. Prioritas Masalah • Prioritas masalah adalah suatu proses yang dilakukan oleh seseorang/kelompok orang dengan menggunakan metode tertentu untuk menentukan masalah dari yang paling penting sampai dengan yang kurang penting • Proses yang dimaksud adalah: a. Penentuan kriteria
30 | P a g e

b. Penentuan nilai c. Penentuan bobot kriteria (bila diinginkan) d. Penentuan skor/skoring e. Urutan skor dari yang terbesar ke yang terkecil untuk menentukan prioritas masalah 6.2. Penejelasan Kriteria adalah faktor-faktor yang dapat menentukan tinggi rendahnya nilai permasalahan sehingga maslaah yang satu dengan masalah yang lain dapat dibedakan • Penentuan nilai adalah kegiatan menentukan skala nilai untuk diberikan pda setiap masalah. Umumnya skalanya 1-5 1……..2………….3………4…………5 Kurang penting Sangat penting • Bobot kriteria yaitu memberikan nilai/bobot pada setiap kriteria • Penentuan skor/skoring adalah nilai dari tiap-tiap masalah (berdasarkan kriteria yang telah ditentukan) sehingga setiap masalah siap untuk diurutkan berdasarkan skornya masing-masing • Penentuan prioritas masalah yaitu menentukan prioritas msalah berdsarkan hasil skor

6.3. Langkah-langkah penentuan prioritas masalah di institusi 6.3.1. Penentuan Kriteria Ada dua metode yang biasa digunakan yaitu metode sederhana dan metode tabel kriteria matriks. 1. Metode sederhana yaitu dengan menentukan sendiri kriterianya 2. Metode tabel kriteria matirk. Pada metode ini kriteira yang digunakan yaitu Importance (Prevalence, Severity, Rate of Increase), Technical Feasibility, dan Resource available. Penjelasan: 1. Pentingnya masalah/importancy (I), makin penting masalah terseut, makin diprioritaskan penyelesaiannya. Yang menjadi ukuran pentingnya masalah adalah: − Prevalance (P) yaitu seberapa seringnya masalah tersebut muncul/ditemukan. Apabila masalah tersebut lebih banyak ditemukan, maka masalah yang dimaksud selayaknya untuk lebih diprioritaskan. − Severity (S) yaitu seberapa besar akibat yang ditimbulkan oleh msalah tersebut. Apabila akibat yang ditimbulkan oleh suatu masalah lebih serius, maka masalah tersebut selayaknya untuk lebih diprioritaskan − Rate of Increase (RI), yaitu faktor rata-rata/laju peningkatan masalah tersebut dari waktu ke waktu. Apa bila kenaikan jumlah masalah lebih tinggi dan lebih cepat dibandingkan periode sebelumnya maka masalah tersebut selayaknya untuk diprioritaskan. 2. Technical Feasibility (T), yaitu teknologi yang diperlukan untuk mengatasi masalah. Makin tersedianya teknologi untuk mengatasi masalah, makin diprioritaskan masalah yang dimaksud.
31 | P a g e

3. Resource available (R) yaitu sumber daya yang tersedia untuk mengatasi masalah. Sumber daya disini meliputi dana (money), sarana (material), dan tenga (man). Apabila sumber daya yang tersedia memadai, maka msalah tersebut selayaknya lebih diprioritaskan. 6.3.2. Penilaian pada tiap masalah Membuat skala penilaian yaitu 1 sampai 5 dengan masing-masing arti : Nilai 1 = masalah tidak penting diprioritaskan Nilai 2 = masalah kurang penting diprioritaskan Nilai 3 = masalah cukup penting diprioritaskan Nilai 4 = maslaah penting diprioritaskan Niali 5 = masalah sangat penting diprioritaskan

6.3.2. Membuat tabel 1. untuk metode sederhana Tabel Prioritas Masalah No Masalah P Q T 1 A 3 3 3 243 2 2 B 4 4 3 432 1 P = biaya, Q = manfaat, R = ….dsb. Berdasarkan hasil skor di atas, masalah B menjadi prioritas untuk dipecahkan. Tabel Rekapitulasi Prioritas Masalah Dengan Kriteria Matriks Untuk Masing-Masing Staf Masalah Staf jumlah Staf 1 2 3 4 5 A 243 300 203 305 315 1366 B 432 312 322 340 300 1706 Dan lain-lain…… Jadi prioritas Kriteria & nilai R S 3 3 3 3 Skor Prioritas

No 1 2

Prioritas 2 1

• Model tabel gabungan : Pada model ini selain penilaian dari staf, pemagang juga memberikan nilai. Tabel Rekapitulasi Priorits Masalah Dengan Kriteria Matriks Untuk Masing-Masing Staf Masalah Jumlah Staff 1 2 3 4 pemagang A 243 300 203 305 315 1366 B 432 312 322 340 300 1618 Jadi prioritas

No 1 2

Prioritas 2 1

32 | P a g e

2. Untuk metode Tabel Kriteria Matrik Pada metode ini tabel dibuat dalam tiga model, yaitu : • Tabel penilaian dari sudut pandang penilai Nilai pada tabel ini diberikan dari sudut pandang penilai berdasarkan observasi, mencoba dilapangan dan pengetahuan yang dimiliki. Tabelnya yaitu :

No 1 2

Masalah A B

Tabel Prioritas Masalah Dengan Kriteria Matriks T R Jumlah I = (P X S X RI) P S RI IXTXR 3 3 3 3 3 243 4 4 3 3 3 432

Prioritas 2 1

• Tabel Penilaian dari sudut pandang staf Nilai pada tabel ini diberikan dari sudut pandang seluruh pegawai yan ada di unit. Pegawai dimintai pendapatnya tentang maslaah yang ada berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. Dibuat tabel penilaian untuk masing-masing staf, setelah itu dibuat tabel rekapitulasi. No Tabel Prioritas Masalah Dgn Kriteria Matriks Untuk Masing-Masing Staf Masalah T R Jumlah I = ( PXSXRI) P S RI IXTXR A 3 3 3 3 4 243 B 4 4 3 3 3 432

1 2 Contoh : 1. Masalah di bagian akuntasi RS "S" • Laporan yang sering terlambat • Kurangnya peralatan pendukung seperti komputer, printer dsb. No 1 2 Masalah Laporan terlambat Kurangnya pebndukung komputer, printer dsb 2. Masalah di unit Rekam Medis RS "S"
33 | P a g e

Tabel Prioritas Masalah Dengan Kriteria Matriks I = (PXSXRI) T R Jumlah P S RI I X T X RI yang sering 3 3 3 3 3 243 peralatan 4 seperti 4 3 3 3 432

Prioritas 2 1

• • No 1 Masalah Berkas yg diterima srg 2 tdk lkp Pekerjaan pegawai yg tumpangtindih

Berkas yang diterima sering tidak lengkap Pekerjan pegawai yang tumpang tindih Tabel Prioritas Masalah Dengan Kriteria Matriks T R Jumlah I = (PXSXRI) P S RI IXTXR 4 4 4 3 3 567 Prioritas 1

4

4

3

3

3

432

2

6.3.2. Tugas Kelompok • Data yang dibagikan adalah sesuatu yang diinginkan institusi dan keadaan yang ada di lapangan. Masalah terjadi bila ada gap/kesenjangan antara keadaan yang ada dengan yang diinginkan. • Dari data yang dibagikan, tentukan masalah-maslaah dengan cara sederhana • Kemudian tentukan prioritas masalah dengan metode tabel kriteria matriks dengan tabel penilaian dari sudut pandang staf. Caranya: 1. Tentukan 1 orang dari kelompok anda sebagai pemagang 2. Anggota kelompok yang lain bertindak sebagai staf dari unit 3. Pemagang bertanya, dan staf memberikan penilaian. Pemagang memasukan nilai yang ada pada tabel prioritas masalah dengan kriteria matriks untuk masing-masing staf. Setelah itu pemagang merekap nilai yang ada pada tabel rekapitulasi.

34 | P a g e

5 Juli 2010 BAB VII PEMECAHAN MASALAH (SOLUSI) DAN TUJUAN PROGRAM PEMECAHAN MASALAH
Iis Sinsin, SKM *) Materi: 1. Pendahuluan 2. Identifikasi kemungkinan solusi 3. Pemilihan solusi terbaik 4. Pelaksanaan program pemecahan masalah dan komponen program (khusus untuk poin ini hanya sebagai tambahan pengetahuan dan tidak ditulis di dalam laporan magang) 7.1. Pendahuluan Pada materi sebelumnya telah dibahas tentang: identifikasi masalah dan metodenya (tools) sebab-sebab masalah dan metodenya (tools) dampak masalah (intern vs ekstern) prioritas masalah dan metodenya Setelah itu tahapan selanjutnya: Identifikasi solusi Pemilihan solusi terbaik Pelaksanaan solusi dalam bentuk program Pada materi kali ini akan dibahas tentang: 1. Bagaimana mencari pemecahan masalah? 2. Solusi mana yang terbaik dan bagaimana metodenya? 3. Bagaimana melaksanakan program untuk pemecahan masalah tersebut dan komponen apa saja yang terkandung dalam program? 7.2. Identifikasi kemungkinan solusi - Masalah yang telah terpilih melalui metode penetapan prioritas harus dibuat cara pemecahannya - Tahap ini adalah tahap berpikir. Tidak ada metode untuk identifikasi kemungkinan solusi; dibandingkan dengan tahap lain: tahap identifikasi masalah dan sebab masalah mempunyai ‘tools’, tahap prioritas mempunyai “metode Delphi” dsb - Oleh karena tidak ada metodenya, maka yang dibutuhkan pada tahap identifikasi solusi adalah: daya kreatifitas individu

35 | P a g e

- Solusi yang kreatif adalah gagasan yang dinilai “liar”, “segar dan aneh”,
“kedengaran tidak masuk akal”, “inovatif” Contoh gagasan kreatif adalah kasus minuman Aqua Contoh lain: …………………………………………….. Seorang pakar psikologi menyatakan: “IQ seseorang dapat dilihat dari kecepatan dan ketepatan seseorang dalam menyelesaikan masalah”. Mengapa? Pemecahan masalah membutuhkan daya pikir. Daya piker sebanding dengan IQ - Untuk memunculkan daya kreativitas, tips yang diberikan adalah: “hindari ikatan atau batasan yang dapat menghambat kreativitas” baik berupa: • Peraturan, prosedur. Hal tsb dapat menyempitkan kemungkinan pilihan • Solusi yang hanya diterima oleh ‘bos’, atau solusi yang telah dilaksanakan pada tahun lalu • Dan hal-hal lain yang sejenis …………………………….. - solusi digali sebanyak mungkin dan di-list dalam daftar sebanyak mungkin  lalu disaring dengan cara menyempitkan solusi Menyempitkan solusi : - metode yang dikenal adalah matriks pilihan berpasangan - solusi lalu disempitkan menjadi daftar yang ringkas ; sebanyak 4-6 solusi Metode matriks berpasangan Solusi A Solusi B Solusi C Solusi D Jumlah Solusi A Solusi B Solusi C Solusi D Solusi A Solusi A Solusi B Solusi C Solusi D Solusi B B Solusi C C C Solusi D A C D Jumlah 1 1 3 1

7.3. Pemilihan solusi terbaik - Tahap ini seperti pada tahap prioritas masalah karena membutuhkan: • Menetapkan criteria solusi dan definisi kriteria • Memberikan bobot pada criteria solusi • Menetapkan skor/nilai total • Menetapkan skor tertinggi sebagai solusi terbaik Kriteria Kemudahan penerapan Kemungkinan berhasil Definisi Seberapa mudah menerapkan solusi ini nanti? Seberapa mungkin solusi ini sendiri bisa diterapkan dengan berhasil Bobot 20% 20%

36 | P a g e

Efektifitas solusi Resistensi yang relative

Seberapa efektif solusi ini terhadap penyebab masalah? Apakah solusi ini mendapatkan dukungan? Total bobot

50% 10% 100%

Berikan penilaian setiap solusi terhadap masing-masing criteria dengan skala 1-10 Contoh penilaian Bobot Solusi A Solusi B Solusi C Solusi D Jumlah Kemudahan 20% 7 6 5 8 8 penerapan Kemungkinan 20% 8 7 7 10 10 berhasil Efektifitas 50% 7 7 5 3 4 solusi Resistensi yang 10% 8 7 6 8 8 relatif Nilai total 7.3 6.8 5.5 5.9 6.1 Pada tabel tersebut solusi yang terbaik adalah A 7.4. Susun rencana tindakan - rencana dibuat untuk menerapkan solusi - rencana solusi dijabarkan dalam tugas rencana tindakan dan terdiri komponen sebagai berikut: Contoh rencana tindakan : Tahap Penanggung Tanggal Tanggal Perkiraan Biaya tindakan/aktivitas jawab mulai selesai waktu

• • • • • • -

tahap tindakan adalah uraian kegiatan (atau kegiatan-kegiatan) dari suatu solusi penanggung jawab: jelas tanggal mulai: jelas tanggal selesai: jelas Perikiraan waktu: perkiraan jumlah jam untuk penyelesaian suatu tindakan Biaya: jumlah uang yang dibutuhkan aagar rencaana terlaksana sejumlah bacaan mencantumkan pentingnya perumusan tujuan program Tujuan program bisa meliputi:

37 | P a g e

1. Tujuan umum atau outcome bersifat abstrak 2. Tujuan khusus atau objective atau output dapat diukur dan sasaran
terlihat jelas Dapat pula dirumuskan efek atau tujuan antara dari program Contoh perumusan outcome, efek dan output dalam program imunisasi bayi : Outcome : menurunkan IMR Output : jumlah balita yang diimunisasi Efek : kekebalan tubuh Contoh pembuatan rencana tindakan: Di dalam tabel yang sebelumnya solusi A adalah yang terpilih. Misalkan solusi A adalah pelatihan karyawan Rencana tindakan untuk pelatihan karyawan unit “Costumer Service” Tahap Penanggung Tanggal Tanggal Perkiraan tindakan/aktivitas jawab mulai selesai waktu Buat kuesioner untuk Ap dan Hi 5 Mar 7 Mar 30 jam
mengukur tingkat keterampilan staf unit tsb Rancang program pelatihan

Biaya

900 ribu Ko dan Ma 10 Mar 15 Mar 200 jam 600 ribu Laksanakan pelatihan In dan Ti 7 April 10 Apr 20-40 jam 2 juta Setelah rencana program disusun, lalu selanjutkan adalah (lihat siklus analisis situasi pada beberapa sesi lalu: • Pelaksanaan program pada hari H (jika perlu uji coba) • Evaluasi program Contoh dalam laporan magang : Masalah-masalah di bagian logistik umur RS X: 1. Keterlambatan pengiriman daftar kebutuhan dari user 2. kurangnya koordinasi antara bagian pengadaan dan bagian logistik dalam menginformasikan barang 3. Kurangnya komunikasi antara bagian pengadaan dan bagian logistik dalam menginformasikan barang 4. Staf logistik melakukan tugas yang bukan tanggung jawabnya seperti pengetikan surat permintaan barang Pembobotan untuk prioritas masalah: Masalah D. Kriteria Prevalensi Managebility 1 3 3 2 2 3 3 2 1 4 2 2 Metode: ………..?

Resources 3 3 1 3

Skor 27 18 2 12

38 | P a g e

Masalah 1 yang menjadi prioritas What : pengiriman daftar kebutuhan barang permintaan oleh user tidak tepat waktu sehingga bagian logistik tidak dapat memenuhi permintaan barang tersebut Who : logistik atau user ? Where : bagian logistik When : setiap triwulan atau akhir tahun … atau bulan dan tahun magang ? Why : kurangnya disiplin dari user dalam memberikan daftar barang yang diminta How : ketika diadakan pemenuhan kebutuhab untuk user oleh bagian logistik dan pengadaan yang daftar permintaaanya telah disalin ke daftar pembelian barang, sering ada user yang secara mendadak meminta barang padahal barang tersebut tidak terdaftar dalam daftar permintaan atau user yang tidak memberikan daftar kebutuhan ke logistik. Untuk user yang tidak memberikan daftar logistik menentukan barang sesuai kebutuhan barang tahun lalu. 7.5. Alternatif pemecahan masalah: 1. penyebarluasan prosedur permintaan barang ke user dan memberikan sanksi kepada user yang lalai atau terlambat 2. mengadakan rapat pertemuan antara user dengan bagian logistik untuk menentukan kebutuhan barang selama kurun waktu triwulan atau satu tahun 3. staf bagian logistik harus mengingatkan user agar mengirimkan daftar permintaan barang 7.6. Prioritas solusi: Alternatif Kemampuan teknis pelaksana 3 3 2 Ketersediaan tenaga untuk melaksanakan solusi 3 2 2 Dana dan sarana 3 3 2 manfaat Skor

1 2 3

3 3 3

12 11 9

39 | P a g e

40 | P a g e

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->