PERENCANAAN STRATEGIS

UNTUK MUTU

OLEH

MARGONO SLAMET
 Mutu tidak akan datang dengan sendirinya, perlu usaha khusus.
 Peningkatan mutu yang terus-menerus adalah hasil dari budaya
kerja.
 Budaya kerja yang baik adalah hasil pembinaan jangka panjang.
 Agar budaya kerja yang baik tercapai perlu perencanaan jangka
panjang yang bersifat strategik.
 Rencana jangka panjang perlu tujuan-tujuan yang jelas, yang
berfokus pada kepentingan dan kebutuhan para pelanggan.
 Rencana jangka panjang harus realistik, berdasarkan kondisi diri
dan lingkungan.


# Mengapa Fakultas MIPA ini ada atau diadakan ?
# Untuk apa dan untuk siapa Fakultas ini ada ?
# Apakah Fakultas ini mengejar pencapaian
tujuan-tujuan yang benar ?
 VISI dan MISI
Apakah yang kita inginkan ?
Apakah visi, misi dan nilai-nilai kita ?

PERSYARATAN DARI PELANGGAN

Siapakah yang menjadi pelanggan-pelanggan kita ?
Apa saja yang diharapkan dari kita oleh para pelanggan ?
Kita perlu baik dalam hal apa saja agar mampu
memenuhi hapapan-harapan para pelanggan ?
Apakah yang dituntut mahasiswa dari institusi kita ?
Metoda apa yang kita gunakan untuk mengidentifikasi
kebutuhan para pelanggan ?
(Lanjutan)

JALAN MENUJU SUKSES

Apakah kekuatan-2, kelemahan-2, kesempatan-2 dan
ancaman-2 yang kita miliki dan hadapi ?
Faktor-2 mana yang menentukan kesuksesan kita ?
Bagaimana kita akan dapat meraih sukses ?

KINERJA YANG BERMUTU

Standar kinerja mana yang akan kita pakai ?
Bagaimana kita akan menyajikan mutu ?
Mutu yang akan kita sajikan itu menuntut biaya dan
pengorbanan apa dari kita ?
( Lanjutan )

INVESTASI PADA SDM

SDM kita harus dikembangkan menjadi bagaimana ?
Apakah kita sudah sudah berinvestasi untuk
mengembangkan SDM ?

MENGEVALUASI PROSES
Apakah kita telah menjalankan proses peningkatan mutu
dengan benar ?
Bagaimana kita tahu bahwa kita telah meraih suskses ?
URUTAN LANGKAH PERENCANAAN STRATEGIS

Visi , Misi dan Nilai2 Bidang apa yang kita geluti

Identifikasi Pelang- Siapa pelanggan2 kita dan apa

gan & Kebutuhan yang mereka butuhkan dan
harapkan

Analisa SWOT +
FPK Kita harus mampu lebih baik
dalam hal apa saja

Rencana Bagaimana kita akan meraih

Perguruan Tinggi sukses

Kebijakan Mutu Bagaimana kita akan menyajikan

dan Rencana Mutu mutu

Apa dan berapa biaya dan

Biaya Mutu pengorbanan yang
diperlukan

Evaluasi dan
Umpan balik Bagaimana kita tahu kalau kita
sukses
VISI , MISI , NILAI dan TUJUAN
 Pemisahan secara jelas keempat hal tersebut akan
membuat jelas institutsi apa yang ingin dikembangkan.

 VISI adalah pernyataan tentang maksud akhir yang ingin

diwujudkan oleh/dengan adanya institusi itu. Contoh : =
Menyajikan pendidikan yang bermutu tinggi
 = Mencari dan memberi yang terbaik
 = Mewujudkan masyarakat yang sadar akan
 kebesaran Tuhan dan alam ciptaannya.
 = Membangun masyarakat yang ber- IMTAQ dan
 ber-IPTEK.
 Dari pernyataan singkat itu kemudian dijabarkan agar menjadi
 lebih jelas.
€ M I S I adalah pernyataan yang berkaitan erat dengan
visi, dan memberi arah yang jelas yang akan
ditempuh pada sekarang ini dan yang akan datang.

# Pernyataan tentang misi ini membuat suatu institusi berbeda de-

` ngan yang lain.
# Misi harus dapat dijabarkan menjadi tindakan-tindakan dengan
. memanfaatkan kesempatan-kesempatan yang ada bagi
. institusinya.
# Bila misi ini didukung oleh adanya strategi mutu jangka panjang,
. maka tidak perlu khawatir misi tidak akan dapat dilaksanakan.
# Kriteria untuk menyusun pernyataan misi :
 Mudah dihafal
 Mudah dikomunikasikan  Memfokus pada pelanggan
 Sifat bidang garapan jelas  Harus fleksibel
 Ada komitmen pada mutu
 Mengandung maksud jangka-
panjang
CONTO
H:

1. Fakultas MIPA Univ. Purbakala bermaksud mengajarkan ilmu-

. ilmu Alam dan Matematik kepada para mahasiswanya
dengan . standar mutu tinggi agar bermanfaat setelah lulus.
2. Fakultas MIPA Univ. Semenanjung memberi pelayanan
pendi-. . dikan dengan mutu yang setinggi mungkin.
3. Fakultas MIPA Univ. Alamiah menyiapkan SDM yang
mengua- . sai ilmu MIPA dengan mutu tinggi agar bisa
diamalkan dengan . sebaik-baiknya.
TATA NILAI

 Tata nilai suatu institusi adalah prinsip-prinsip yang digunakan

. dalam mencari dan mewujudkan visi dan misinya.
 Tata nilai institusi menyatakan keyakinan-2 dan aspirasi-2 dari
. institusi yang bersangkutan.
 Pernyataan nilai harus singkat, mudah dihafal, dan mudah
diko-. munikasikan.
 Tata nilai mendorong dan memberi arah bagi institusi,
serta . menjamin adanya maksud yang konsisten.
 CONTOH :
1. Mengutamakan kepentingan pelanggan.
2. Bekerja dengan jujur sesuai standar profesional yang tinggi.
3. Bekerja sambil melakukan perbaikan mutu secara berkelan-
. jutan.
TUJUAN

€ VISI, MISI dan TATA NILAI dijabarkan menjadi

tujuan- . tujuan yang dapat dicapai.
€ TUJUAN seharusnya dirumuskan dalam bentuk yang .
dapat diukur, sehingga hasil yang dicapai dapat dieva-.
luasi secara terukur.
€ TUJUAN harus realistik dan mungkin untuk dicapai.
 IDENTIFIKASI PELANGGAN DAN
KEBUTUHANNYA

 Mengidentifikasi berbagai kelompok pelanggan perguruan tinggi

secara spesifik sangatlah penting, baik pelanggan eksternal (pri-
mer, sekunder dan tersier) maupun internal.
 Masing-masing fungsi PT (pendidikan, penelitian, pengabdian dan
administrasi) memiliki kelompok pelanggan yang berbeda.
 Masing-masing kelompok pelanggan memiliki kebutuhan dan
harapan.
 Perguruan tinggi harus berusaha memenuhi kebutuhan dan
harapan itu.
 Dengarkan dan baca kebutuhan dan harapan pelanggan, baik
aktual maupun potensial.
 Produk dan jasa yang dikatakan bermutu tak berarti apa-apa tanpa
analisa pasar ini.
 MATRIK KEBUTUHAN PELANGGAN
PERGURUAN TINGGI

Pelanggan
Eksternal Internal
Fungsi PT
Primer Sekunder Tersier Dosen Pegawai

Pendidikan

Penelitian

Pengabdian pd
Masyarakat

Administrasi
 ANALISIS S W O T DAN
FAKTOR
FAKTOR PENENTU
PENENTU KEBERHASILAN
KEBERHASILAN

 SWOT
SWOT analisis
analisis merupakan
merupakan alat
alat yang
yang paling
paling efektif
efektif untuk
untuk mengetahui
mengetahui
potensi
potensi institusi.
institusi.

 SWOT
SWOT analisis
analisis dapat
dapat dibagi
dibagi dua
dua ::
 a.
a. analisis
analisis internal
internal memfokus
memfokus pada
pada kinerja
kinerja institusi:
institusi:
 kekuatan
kekuatan dan
dan kelemahan
kelemahan dalam
dalam berkinerja.
berkinerja.
 b.
b. analisis
analisis kondisi
kondisi dan
dan situasi
situasi lingkungan:
lingkungan:
 kesempatan
kesempatan dandan ancaman
ancaman berada
berada dan
dan berasal
berasal dari
dari
lingkungan
lingkungan eksternal.
eksternal.

 Tujuan
Tujuan analisis
analisis SWOT
SWOT adalah:
adalah:
 a.
a. Memaximalkan
Memaximalkan kekuatan
kekuatan
 b.
b. Meminimalkan
Meminimalkan kelemahan
kelemahan
 c.
c. Memanfaatkan
Memanfaatkan secara
secara maximal
maximal kesempatan
kesempatan yang
yang ada
ada
 d.
d. Mengurangi
Mengurangi acaman
acaman
(Lanjutan Analisis SWOT)

 Aktivitas
Aktivitas SWOT
SWOT dapat
dapat diperkuat
diperkuat bila
bila analisis
analisis difokuskan
difokuskan pada
pada ::
a.
a. Persyaratan
Persyaratan yang
yang dituntut
dituntut pelanggan,
pelanggan, dan
dan
b.
b. Keunggulan
Keunggulan kompetitif
kompetitif dari
dari institusi.
institusi.

 Kedua
Kedua hal
hal itu
itu (a
(a dan
dan b)
b) adalah
adalah kunci
kunci untuk
untuk menyusun
menyusun strategi
strategi
jangka
jangka panjang.
panjang.

 Strategi
Strategi perguruan
perguruan tinggi
tinggi perlu
perlu dikembangkan
dikembangkan sedemikian
sedemikian rupa
rupa agar
agar
dapat
dapat melindungi
melindungi dirinya
dirinya dari
dari persaingan
persaingan dan
dan dapat
dapat meningkatkan
meningkatkan
daya
daya tariknya
tariknya terhadap
terhadap pelanggannya.
pelanggannya.

 Bila
Bila analisis
analisis ini
ini dipadukan
dipadukan dengan
dengan misi
misi dan
dan nilai-nilai
nilai-nilai yang
yang dimiliki,
dimiliki,
maka
maka menghasilkan
menghasilkan identitas
identitas yang
yang membedakan
membedakan daridari pesaing-
pesaing-
pesaingnya.
pesaingnya.
 ANALISIS SWOT
Kekuatan Kelemahan
 Memiliki
Memiliki banyak
banyak mahasiswa
mahasiswa  Gedung-gedung
Gedung-gedung tua
tua yang
yang tak
tak menarik
menarik
 Tim
Tim pimpinan
pimpinan yang
yang bersemangat
bersemangat  Staf
Staf pengajar
pengajar kebanyakan
kebanyakan masih
masih muda
muda
 Hasil
Hasil ujian
ujian yang
yang sangat
sangat baik
baik  Anggaran
Anggaran yang
yang kecil
kecil
 Jurusan
Jurusan Kimia
Kimia &
& Biologi
Biologi kuat
kuat  Kurang
Kurang fasiltas
fasiltas laboratorium
laboratorium
 Dukungan
Dukungan orang
orang tua
tua kuat
kuat  Mutu
Mutu mahasiswa
mahasiswa baru
baru kurang
kurang
 Moral
Moral staf
staf baik
baik  Buku
Buku di
di perpustakaan
perpustakaan sangat
sangat kurang
kurang
 Dukungan
Dukungan Pemda
Pemda

Kesempatan Ancaman
 Kehilangan
Kehilangan identitas
identitas dan
dan reputasi
reputasi
 Merger
Merger dengan
dengan PTS
PTS berreputasi
berreputasi
 Kehilangan
Kehilangan dosen
dosen senior
senior yang
yang berpeng-
berpeng-
kurang
kurang tapi
tapi punya
punya fasilitas
fasilitas baik
baik
 Mengembangkan alaman
alaman
Mengembangkan reputasi
reputasi penelitian
penelitian
 Munculnya
Munculnya perguruan
perguruan tinggi
tinggi baru
baru
 Semangat
Semangat menghadapi
menghadapi situasi
situasi baru
baru
 Berkurangnya
Berkurangnya lulusan
lulusan SMU
SMU
 Kesempatan
Kesempatan meningkatkan
meningkatkan keahlian
keahlian
.. staf
staf pengajar
pengajar &
& staf
staf pendukung
pendukung
FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN

 FPK
FPK adalah
adalah indikator
indikator yang
yang harus
harus ditemukan bila
bila perguruan
perguruan tinggi
tinggi
ingin
ingin memuaskan
memuaskan pelanggannya
pelanggannya dan
dan memenuhi
memenuhi misinya.
misinya.

 FPK
FPK merupakan
merupakan kunci
kunci untuk
untuk bisa
bisa meningkatkan mutu kinerja.

 FPK
FPK adalah
adalah kegiatan-kegiatan
kegiatan-kegiatan kunci
kunci yang
yang diidentifikasi
diidentifikasi sendiri
sendiri
dengan
dengan berporos
berporos pada
pada misi
misi yang
yang diembannya.
diembannya.

 FPK
FPK mencakup
mencakup indikator-indikator
indikator-indikator ::
 a.
a. eksternal
eksternal :: kepuasan
kepuasan pelanggan,
pelanggan, ketanggapan
ketanggapan terhadap
terhadap
kebutuhan/kepentingan
kebutuhan/kepentingan masyarakat.
 b.
b. internal
internal : jumlah
jumlah peningkatan
peningkatan keprofesionalan
keprofesionalan staf
staf dan
dan
 keberhasilan
keberhasilan kerja
kerja tim-tim
tim-tim yang
yang ada.
ada.
•FPK INTERNAL mencakup antara lain :

 Sistem penerimaan mahasiswa yang terbuka.

 Sarana belajar-mengajar yang memenuhi kebutuhan mahasiswa.
 Tim-tim perbaikan mutu yang berfungsi dengan baik.
 Ambang batas kelulusan ujian yang diperbaiki.
 Pembinaan nilai-nilai sosial, personal, budaya dan etikal mahasiswa.
 Perbaikan strategi belajar-mengajar.
 Melibatkan sebagian besar staf dalam tim-tim perbaikan mutu.
 Kemudahan dan kecepatan lulusan mendapatkan pekerjaan dan
 meneruskan pendidikan.
•FPK EKSTERNAL mencakup antara lain :

ž Peningkatan akses ke perguruan tinggi.

ž Meningkatnya kepuasan pelanggan melalui survei.
ž Meningkatnya pangsa pasar.
ž Bertambahnya partisipasi masyarakat dari kelompok
minoritas dan penyandang cacat.
ž Meningkatnya ketanggapan terhadap kebutuhan dan
kepentingan masyarakat.
ž Hubungan yang semakin baik dengan industri dan bisnis.
 MENYUSUN RENCANA STRATEGIS
DI PERGURUAN TINGGI

 Rencana
Rencana strategis
strategis adalah
adalah langkah-langkah
langkah-langkah kegiatan
kegiatan yang
yang tersusun
tersusun secara
secara
rasional,
rasional, berkiat,
berkiat, dan
dan berjangka
berjangka panjang,
panjang, serta
serta berdasarkan
berdasarkan visi,
visi, misi,
misi, dan
dan
nilai-nilai/prinsip-prinsip
nilai-nilai/prinsip-prinsip tertentu
tertentu untuk
untuk memenuhi
memenuhi kebutuhan
kebutuhan para
para pelanggan
pelanggan
masa
masa kini
kini dan
dan masa
masa depan.
depan.

 Dalam
Dalam rencana
rencana strategis
strategis dicantumkan
dicantumkan juga
juga tujuan-tujuan
tujuan-tujuan jangka
jangka panjang.
panjang.

 Rencana
Rencana strategis
strategis perguruan
perguruan tinggi
tinggi disusun
disusun untuk
untuk k.l.
k.l. 10
10 tahun.
tahun.

 Rencana
Rencana strategis
strategis disusun
disusun berdasarkan
berdasarkan visi,
visi, misi,
misi, prinsip-prinsip,
prinsip-prinsip, hasil-hasil
hasil-hasil
analisis
analisis SWOT
SWOT dan
dan FPK,
FPK, serta
serta hasil
hasil identifikasi
identifikasi pelanggan
pelanggan dandan kebutuhannya.
kebutuhannya.

 Berdasarkan
Berdasarkan rencana
rencana strategis
strategis inilah
inilah rencana
rencana kerja
kerja tahunan
tahunan disusun.
disusun.
ISI POKOK RENCANA STRATEGIS

 Pernyataan tentang visi, misi dan nilai-nilai/

prinsip-prinsip.
 Analisi umum pelanggan dan kebutuhannya.
 Analisis SWOT dan FPK.
 Kebijakan Mutu.
 Sistem Perencanaan Mutu.
 Sistem Penyusunan Biaya Mutu.
 Prinsip-prinsip Penyusunan Rencana Kerja
Tahunan.
 Sistem Pemantauan dan Evaluasi.
 KEBIJAKAN MUTU adalah ketetapan organisasi tentang mutu .
yang akan dicapai.
 Kebijakan Mutu berkaitan erat dengan visi, misi dan nilai-nilai.
 Kebijakan Mutu biasanya berisi :
 a. pentingnya mutu
 b. kemampuan bersaing dengan mutu
 c. hubungan dengan pelanggan
 d. partisipasi seluruh tenaga kerja
 e. perbaikan mutu secara terus menerus.
 Kebijakan Mutu ditetapkan secara tertulis.
 RENCANA MUTU adalah jabaran operasional dari kebijakan
. mutu, yang berisi terjemahan kebutuhan pelanggan
menjadi . disain mutu yang tersusun menjadi suatu sistem,
dan pro- . ses- proses terbaik untuk menghaskan mutu
yang sesuai . dengan disain mutu.
 QUALITY FUNCTION DEPLOYMENT atau Pengaturan
Fungsi . Mutu adalah teknik untuk menterjemahkan
kebutuhan pe- . langgan menjadi disain mutu.
 PFM terdiri dari empat fase :
1. perencanaan produk (barang atau jasa), yaitu
menerje- . mahkan kebutuhan pelanggan menjadi disain
mutu.
2. pengaturan bagian-bagian, yaitu menyusun disain mutu
 3. perencanaan proses, yaitu penentuan proses-
proses yang paling tepat untuk menghasilkan
mutu sesuai dengan disain mutu.
4. perencanaan produksi, yaitu langkah-langkah
pelaksanaan produksi dan pengendaliannya.
PFM biasanya dibantu oleh Diagram Rumah Mutu atau
House of Quality Diagram.
 BIAYA MUTU adalah biaya atau korbanan lain yang diperlukan
untuk meraih mutu.
 Ada dua jenis biaya mutu :
 1. Biaya pencegahan (prevention cost)
 2. Biaya kegagalan (failure cost).
 BIAYA PENCEGAHAN ialah biaya yang diperlukan untuk
mencegah terjadinya kegagalan/kesalahan dalam proses
pengadaan barang atau jasa dan dalam penyajiannya.
 CROSBY : “Mutu tidak mahal, yang mahal adalah kesalahan”
 Agar tidak terjadi kesalahan diperlukan :
 # SDM yang bermutu; # sistem dan proses yang bermutu;
 # tim kerja yang mantap; # pelatihan yang bermutu.
 BIAYA KEGAGALAN ialah biaya yang timbul akibat terjadinya
kesalahan dalam proses pengadaan dan penyajian barang atau
jasa, atau akibat tidak sesuainya barang atau jasa dengan
kebutuhan pelanggan.
 Biaya kegagalan sering sulit diperhitungkan secara tepat,
terlebih dalam hal jasa, karena dapat mencakup ketidak- puasan
pelanggan, mengulang kembali pekerjaan, waktu yang terbuang,
rasa kecewa, dll.
 Dalam jangka panjang biaya kegagalan lebih besar dari biaya
pencegahan.
 Di perguruan tinggi biaya pencegahan perlu untuk :
# pimpinan yang bermutu; # dosen-dosen yang bermutu;
# tenaga administrasi yang terampil; # disiplin yang baik;
# perpustakaan dan laboratorium yang lengkap;
# peraturan yang jelas dan sampai pada yang bersangkutan.
 Biaya kegagalan diperlukan untuk :
# mahasiswa gagal studi;
# lulusan banyak menganggur, dll.
 RENCANA KERJA adalah rencana kegiatan-kegiatan operasional
yang tersusun secara rasional, berkiat, dan berjangka
pendek, biasanya untuk satu tahun.
 Rencana kerja adalah jabaran rencana strategis yang menguta-
makan mutu.

PEMANTAUAN dan EVALUASI

 PEMANTAUAN adalah kegiatan mengamati pelaksanaan
renca- . na kerja dan mengumpulkan informasi-informasi tentang
pro- . ses pelaksanaannya.
 EVALUASI adalah kegiatan untuk mengetahui apakah pelaksa-
. naan rencana kerja itu berhasil atau tidak, dan jika tidak
berha- . sil apa sebabnya.
 Hasil-hasil pemantauan dan evaluasi sangat diperlukan dan
. berguna dalam usaha perbaikan mutu.
 Pemantauan dan evaluasi mempunyai dua tujuan :
1. pemantauan dan evaluasi pencegahan;
2. pemantauan dan evaluasi perbaikan.