Makalah Manajemen Sumber Daya Manusia

“Analisis Jabatan (Job Analysis)”

Dosen : Marliana B. Winanti, S.Si., M.Si

Disusun Oleh:

Kelompok 2

Gery Akmal Iskandar (P.063668)

Risty Febrianti (07.G40041)

Widia Mulyani (07.G40052)

Jurusan Teknologi dan Bisnis Garmen

SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TEKSTIL BANDUNG

2010
Kata Pengantar

DAFTAR ISI
 BAB I PENDAHULUAN

Latar Belakang

Analisis pekerjaan (Job analysis) perlu dilakukan agar dapat

mendesain organisasi serta menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi
pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Pada dasarnya focus utama dari
Human Resources dari suatu organisasi adalah manusia yang berkarya
atau bekerja di lingkup organisasi tersbut serta
pekerjaannya/karyanya yang dikerjakan oleh manusia tersebut.

Definisi

Analisis pekerjaan adalah menganalisis dan mendesain pekerjaan apa yang

harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa pekerjaan itu
harus dikerjakan. Analisis pekerjaan akan memberikan informasi mengenai
uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan, bahkan
dapat memperkirakan pengayaan atau perluasan dan penyederhanaan
pekerjaan pada masa yang akan datang.

Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saya

yang harus dikerjakan suatu perusahaan agar tujuan tercapai.

Manfaat analisis pekerjaan akan memberikan informasi tentang aktivitas

pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia
(personnel requirement), perilaku manusia, dan alat-alat yang akan di
pergunakan.

Pengertian analisis pekerjaan berbeda dengan studi gerak (motion study).

Analysis pekerjaan menganalisis pekerjaan apa saya yang harus dikerjakan
dalma suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Adapun studi gerak
mempelajari gerakan-gerakan yang paling efisien dan efektif untuk
melakukan sesuatu pekerjaan.
Perbedaan Job analysis dengan Motion Study

Perbedaan Job Analysis Motion Study

Tujuan Memberikan Mengubah dan

garmbaran terhadap memperbaiki metode
kerja
sesuatu jabatan

Ruang lingkup Menyeluruh, Mengubah dan

mencakup tugas, memperbaiki gerakan-
gerakan
tanggung jawab

Tingkat ketelitian Kurang teliti Sangat teliti

Organisasi Dilakukan oleh bagian Dilakukan oleh

personalia industrial engineers

Teknik Observasi, wawancara, Observasi fotografi,

kuesioner stopwatch

Keguanaan Perekrutan, latuhan, Memeprbaiki metode,

pengupahan, dll dan standardisasi

2. langkah-langkah analisis pekerjaan

Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai

berikut:

Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan

Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan artinya

penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil
informasi analisis pekerjaannya. Karena hasilnya, akan digunakan
untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik
pengumpulan datanya. Informasi hasil analisis pekerjaan
dipergunakan untuk menetapkan job description, job spesification, dan
job evaluation dalam pengadaan pegawai.
Mengumpulkan informasi tentang latar belakang

Mengumpulkan informasi tentang latar belakang artinya penganalisis

harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau
informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses, dan
uraian pekerjaan. Pengumpulan data dilakukan dengan metode
penelitian deskriptif analisis, survey, sensus, dan sample, sedangkan
teknik pengumpulan data, dapat dilakukan dengan wawancara,
observasi, kuesioner, dan angket. Data yang terkumpul
dikualifikasikan, dianalisis, dan diaplikasikan kepada masa depan.

Menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan di

analisis

Menyeleksi muwakal jabatan, yang akan dianalisis artinya penganalisis

harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Hai ini
perlu dilakukan, untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak
pekerjaan yang akan dianalisis.

Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan

Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan artinya penganalisis

kemudian mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan
menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan
yang diperlukan, kondisi kerja dan syarat-syarat personil yang akan
melaksanakan pekerjaan.

Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan

Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan artinya

analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi
pekerjaan. Informasi hendaknya diversikan dengan pekerjaan yang
akan melaksanakan pekerjaan itu serta atasan langsung karyawan
yang berkaitan. Dengan memverifikasinya informasi itu akan
membenatuk untuk menentukan kebenaran dan melengkapi secara
faktual serta dapat dipahami dengan mudah oleh semua pihak yang
berkepentingan. Langkah peninjaian ini juga akan dapat membantu
perolehan penerimaan seseorang atas data analisis pekerjaan yang
 telah di himpun dengan memberikan kesempatan bagi orang tersebut
untuk memodifikasi uraian tentang aktifitas yang akan dilaksanakan.

Menyusun uraian pekerjaan dna spesifikasi pekerjaan

Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan artinya,

penganalisis pekerjaan kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian
jabatan, dan evaluasi pekerjaan.

Meramalkan/memperhitungkan perkembangan perusahaan

Meramalkan atau memperhitungkan perkembangan perusahaan

penganalisis harus juga memperhitungkan/meramalkan
perkembangan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, apakah
dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan
pekerjaan, dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan. Hal ini
perlu, guna memperhitungkan kemampuan karyawan untuk masa kini
dan masa depan, supaya mereka dapat tetap melaksanakan
pekerjaan, walaupun ada pemakaian teknokrat canggih dan
reorganisasi perusahaan.

URAIAN PEKERJAAN

Uraian pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan

baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya,
menginduksi dan lainnya. Uraian pekerjaan biasanya digunakan untuk
tenaga kerja operasional, sedangkan uraian jabatan digunakan untuk
tenaga kerja manjerial. Uraian pekerjaan atau jabatan harus
ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan, supaya pejabat tersebut
mengetahui tugas dan tanggung jawab yang harus dilakukannya.
Uraian pekerjaan akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang
harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut.
Uraian pekerjaan ini menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi
pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang
jabatan itu. Uraian pekerjaan yang kurang jelas akan mengakiatkan
 seorang pejabat kuran gmengetahui tugas dna tanggung jawabnya.
Hal ini mengakibatkan pekerjaan tidak beres, bahkan pejabat
bersangkutan menjadi overacting. Disinilah letak pentingnya peranan
uraian pekerjaan dalam setiap organisasi.

Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan

tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan,
dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam
organisasi.

Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsiya mudah dipahami, serta

menguraikan hal-hal berikut.

Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan,

seperti rektor, dekan, dosen dan kabag administrasi.

Hubungan tugas dan tanggung jawab, secara nyata diuraikan secara

terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya
menunjukkan hubungan antara pejabat dengna orang lain di dalam
maupun di luar organisasi.

Standar wewenang dna pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi

yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.

Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas seperti alat-alat, meisn-

mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan
pekerjaan tersebut.

Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk

umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan
aktifitas utamanya.

Penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya, yaitu harus

dijelaskan jabatan darimana si petugas dipromosikan ke jabatan
mana petugas akan di promosikan.

SPESIFIKASI PEKERJAAN
Spesifikasi pekerjaan atau job spesicfication disusun berdasarkan pekerjaan
dengan menjawab pertanyaan tentang ciri karakteristik, pendidiikan,
pengalaman, dan yang lainnya yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut
dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang
akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.

Spesifikasi adalah uraian persyaratan kualitas minimun orang yang bisa

diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten.

Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang

jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkannya dari pemangku jabatannya
tersebut.

Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut

;

Tingkat pendidikan pekerja

Jenis kelamin pekerja

Keadaan fisik pekerja

Pengetahuan dan kecakapan pekerja

Batas umum pekerja

Nikah atau belum nikah

Minat pekerja

Emosi dan temperamen pekerja

Pengalaman pekerja

Spesifikasi pekerjaan bagi setiap perusahaan tidak sama karena

spesifikasi ini pada dasarnya disusun dari uraian pekerjaan, sedang
uraian pekerjaan perusahaan tidak sama, misalnya ada perusahaan
yang membutuhkan tinggi badan, memakai kacamata atau tidak,
serta cantik atau tidak.

HUBUNGAN ANALISIS JABATAN DENGAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

 SUMBER DAYA MANUSIA

KETERKAITAN ANALISIS JABATAN

Analisis jabatan memiliki keterkaitan dengan faktor lainnya seperti rekrutmen, seleksi,
penilaian prestasi kerja, pelatihan, penggajian, dan sebagainya.
Gambar 3.2. Hubungan Keterkaitan Analisis Jabatan

PROGRAM • Kondisi • Rekrutmen

PENGEMBANGAN • Standarisasi • Seleksi
• Karakteristik • Penilaian
PERTIMBANGAN • Kinerja
LEGALITAS • Pelatihan
Spesifikasi Pekerjaan • Penggajian
LINGKUNGAN EKSTERNAL • Ketrampilan
• Tujuan Top Manajemen • Pengetahuan
• Teknologi • Kemampuan • Produktivitas
• Personalitas • Kualitas Hidup
• Interest Pekerja
ANALISIS PEKERJAAN • Prefensi • Pemenuhan
Secara Legal
Deskripsi Pekerjaan
• Tugas AKTIVITAS LAIN 29 Analisis Jabatan
• Sasaran MANAJEMEN SDM
a. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Rekrutmen dan Seleksi
Analisis jabatan menyajikan banyak sasaran dan berhubungan secara ekstensif dengan
sejumlah aktivitas personalia. Sebagai contoh, dasar analisis pekerjaan dan perencanaan
SDM organisasi dapat digunakan untuk mengetahui siapa yang akan direkrut. Tanpa
perencanaan SDM dan analisis pekerjaan, organisasi tidak akan mampu menspesifikasikan
tipe pegawai seperti apa yang dibutuhkan, bilamana direkrut dan dimana direkrut. Hal ini
akan berakibat negatif pada produktifitas organisasi dan validitas masing-masing prosedur
dan keputusan seleksi. Hanya dengan informasi analisis pekerjaan organisasi dapat
memperlihatkan bahwa prosedur seleksi berkaitan dengan pekerjaan.
b. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Penilaian Kinerja dan Pelatihan
Untuk mengefektifkan evaluasi kinerja pekerja, metode penilaian yang digunakan haruslah
merefleksikan kepentingan tugas dari pekerjaan. Hanya dengan menguji persyaratan
ketrampilan untuk pekerjaan (yang didefinisikan sebagai spesifikasi pekerjaan), pelatihan
dan promosi pekerja dapat diorganisasikan bersamaan dengan kebutuhan SDM yang
diterjemahkan oleh aktivitas perencanaan SDM. Dengan kata lain, seleksi dan program
pelatihan harus didasarkan pada kriteria adanya hubungan dengan pekerjaan.
c. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Penggajian
Salah satu bentuk perhatian terhadap individu pegawainya adalah penggajian. Analisis
jabatan dapat digunakan untuk membantu menentukan seberapa besar layaknya seorang
pegawai mendapatkan gaji/upah untuk jenis dan tingkat pekerjaan tertentu. Analisis
jabatan juga penting untuk memastikan tingkat upah suatu pekerjaan. Adalah adil
mengkaitkan tingkat upah dengan tingkat pekerjaan dan prestasi kerja.
d. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Program Perbaikan
Program untuk memperbaiki organisasi seringkali meliputi perubahan rancangan
pekerjaan. Tanpa memperhatikan hasil rancangan pekerjaan alamiah, tugas, sasaran dan
kondisi yang baru harus dianalisis. Sejak awal, pekerjaan dirancang untuk individu. Hal ini
lebih kompleks untuk menganalisis rancangan pekerjaan grup per
30 Analisis Jabatan
 grup atau tim. Saat fokus kerja dipindahkan dari tugas individu ke tugas grup, hal ini akan
lebih sulit untuk menganalisis apakah tugas masing-masing individu serta pengetahuan,
ketrampilan dan kemampuan individu memungkinkan. Salah satu konsekuensi hal ini
berawal dari evaluasi pekerjaan dan rata-rata bayaran untuk pekerjaan spesifik untuk
mengevaluasi ketrampilan dan pembayaran pengetahuan yang dimiliki pekerja.
e. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Lingkungan Internal
Dua aspek lingkungan internal yang sangat erat kaitannya dengan analisis jabatan adalah
target yang ditetapkan oleh top manajemen dan teknologi yang digunakan untuk
menterjemahkan tujuan organisasi ke dalam bentuk program kegiatan. Tugas top
manajemen menetapkan target yang hendak dicapai dalam program tersebut. Penetapan
target dapat dilakukan secara sendiri oleh top manajemen atau bersama-sama dengan
bawahannya. Bersamaan dengan penetapan target, maka ditetapkan pula kriteria evaluasi
pekerjaan. Adanya penetapan target dan kriteria evaluasi akan sangat membantu bagi
tercapainya tujuan organisasi. Berdasarkan penetapan target dan evaluasi pencapaian target
inilah analisis jabatan dibuat.
f. Keterkaitan Analisis Jabatan dengan Lingkungan Eksternal
Kaitan analisis jabatan dengan teknologi yang digunakan terletak pada rancangan
pekerjaan. Berdasarkan rancangan pekerjaan tersebut dapat diketahui teknologi apa dan
yang bagaimana yang semestinya diterapkan. Teknologi yang digunakan saat ini adalah
evaluasi dalam analisa jabatan. Hasil analisis dapat menunjukkan tepat tidaknya teknologi
yang digunakan serta pengaruh teknologi terhadap pencapaian tujuan organisasi.