Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa

www.matapelajaran.com

Surat Massal (Mail Merge )
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com

Surat massal ini biasanya digunakan untuk pemberitahuan kepada anggota organisasi tentang suatu hal yang sifatnya massal, misalnya: Surat Undangan Surat Pemberitahuan Surat Promosi Produk Dll Surat undangan tentu anda sudah tahu, jika anda perhatikan biasanya berisi hal-hal berikut ini: Jam dan tanggal, Tempat lalu keperluan dan hiburan jika ada. Namun Alamat pengiriman undangan tersebut berbeda-beda. Perhatikan ilustrasi berikut ini:
Kepada Yth Tora Sudiro Jakarta
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Ahmad Dhani Solok
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Baim Wong Jayapura
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Megi Z Medan
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Ilustrasi diatas terdapat empat surat undangan yang dikirmkan ke alamat yang berbeda, jika diperhatikan ada dua bagian utama pada struktur surat tersebut, yaitu Data Penerima Undanngan dan Master Surat Undangan, perhatikan ilustrasi berikut ini:

Data Penerima Undangan
Tora Sudiro Jakarta Ahmad Dhani Ambon Baim Wong Jayapura Megi Z Medan

Master Surat Undangan
Kepada Yth ………….. …………..
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com

. Dengan Hormat.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.. Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Anda perhatikan hasil surat undangan pada file penggabungan akan menyesuaikan dengan jumlah data penerima undangan. kita akan menggabungkan kedua file tersebut. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Langkah selanjutnya. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Ahmad Dhani aaa aa aaa aaa aa aaaa Solok aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Megi Z aaa aa aaa aaa aa aaaa Medan aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat. Dengan Hormat.com Berikut ini konsepnya File Data penerima undangan Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Alamat Jakarta Ambon Jayapura Medan File Master surat undangan Kepada Yth …………. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Baim Wong aaa aa aaa aaa aa aaaa Jayapura aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat. menjadi file hasil pengganbungan sehingga terbentuk surat undangan sebanyak data yang terdapat pada file Data penerima undangan. ………….. File Data penerima undangan Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Alamat Jakarta Ambon Jayapura Medan File Hasil Penggabungan Kepada Yth Tora Sudiro Jakarta Dengan Hormat.matapelajaran.. …………. Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Penggabungan (MERGE) File Master surat undangan Kepada Yth ………….com .

Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Ilustrasinya berikut ini: 3. Anda jalankan aplikasi Word 2007 . Membuat file master surat undangan 1. Pilih Blank document kemudian tekan tombol Create.matapelajaran. namun cara inilah yang paling penulis sukai. agar latihan ini sama dengan penulis anda ketikkan saja surat undangan seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. berikut ini cara membuatnya pada Word 2007. Cara ini bukan satu-satunya.com . Caranya klik Office Button ( ) -> New ilustrasinya berikut ini: 2. kemudian buka lembar kerja baru. A. Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document.com Dari ilustrasi tersebut tentu anda sudah mendapat gambaran yang jelas tentang Surat massal.

Tanggal Tempat Keperluan : Selasa. Jayapura. kami Buat dengan sebenar-benarnya. seharusnya akan tampak seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. 22 Agustus 2009 Hormat kami.com LEMBAGA DUNIA KEARTISAN INDONESIA Jl. Demikian Surat undangan ini. 12 Desember 2005 : Hotel Patra jasa Semarang : Membahas Krisis Global Dunia Artis Indonesia. pada lembar kerja Word 2007 anda. Dengan ini kami mengundang rekan-rekan selebritis pada: Hari.com .Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.matapelajaran. Menoreh Tengah 12 No 345 Jayapura Kepada Yth Bp/Ibu/Sdr Di Dengan Hormat. Nur Hidayat Setelah selesai menuliskannya.

Sampai langkah ini proses membuat master surat undangan selesai. lalu akan tampil dialog box 4.matapelajaran.com ) . Seperti berikut ini: 5. Simpan surat undangan tersebut dengan klik icon save ( Save As.com . Diberi tanda lingkaran. Lalu tekan tombol Save.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Simpan di My Document dengan nama Master surat undangan Pada File name sesuaikan dengan ilustrasi diatas.

Anda buka Word 2007 . Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Pilih Blank document kemudian tekan tombol Create. Membuat file Data Penerima Undangan Selanjutnya kita akan membuat file Data penerima undangan.com . kemudian buka lembar kerja baru.com B. agar latihan ini sama dengan penulis anda ketikkan saja data berikut ini. Caranya klik Office Button ( ) -> New ilustrasinya berikut ini: 2. kita akan menuliskan daftar data penerima undangan dalam bentuk tabel. Ilustrasinya berikut ini: 3. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document. Yaitu sebuah file daftar data yang berisi data-data penerima undangan dalam bentuk tabel. Berikut ini langkah-langkahnya: 1.matapelajaran.

Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. seharusnya akan tampak seperti ilustrasi berikut ini: Perhatikan: tabel ditulis seperti ilustrasi diatas. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com . Karena jika diberi judul akan menyebabkan kesalahan pada langkah selanjutnya. jangan diberi judul tabel atau apapun.matapelajaran.com Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Kota Jakarta Ambon Jayapura Medan Setelah selesai menuliskan pada lembar kerja Word 2007. Ilustrasi dibawah ini adalah contoh penulisan tabel yang salah.

Simpan di My Document dengan nama Data penerima undangan Pada File name sesuaikan dengan ilustrasi diatas.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. lalu akan tampil 4. Lalu tekan tombol Save. Sampai langkah ini proses membuat file Data penerima undangan selesai. Diberi tanda lingkaran.com ) . Simpan file Data penerima undangan tersebut dengan klik icon save ( dialog box Save As. Seperti berikut ini: 5.com . Sebaiknya: Menyimpan File master Surat undangan dengan File Data penerima undangan sebaiknya dalam folder yang sama Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.matapelajaran.

dan kita harus mencarinya di folder My doument karena pada tahap sebelumnya kita menyimpan file di folder tersebut. caranya pada lembar kerja Data penerima undangan Caranya klik Office Button ( ->lalu klik ) ilustrasinya berikut ini: 2.com C. Berikut ini langkah menggabungkan kedua file yang telah kita buat pada proses sebelumnya: 1. Proses menggabungkan (Merge). b. Berikut ini ilustrasinya: Anda hanya tinggal mengaktifkan kembali file tersebut.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Kemudian anda buka file Master surat undangan. File master surat undangan sudah tertutup. Berikut ini langkahnya: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.matapelajaran. Sebaiknya anda Close dahulu file Data penerima undangan jika masih terbuka. Ada dua kemungkinan: a.com . File master surat undangan masih terbuka ditandai dengan masih aktifnya lembar kerja Master surat undangan di taskbar.

kemudian buka lembar kerja baru. Selanjutnya klik tombol Open. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Anda jalankan aplikasi Word 2007.matapelajaran. Selanjutnya akan muncul dialog box Open pastikan pada ComboBox Look in : berisi My Documents pilih file Master surat undangan.com i.com .Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Caranya klik Office Button ( ) -> Open ilustrasinya berikut ini: ii.

seperti ilustrasi berikut ini: 3. selanjutnya akan tampil Ribbon seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. anda klik Ribbon Mailings.com .Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com Dari kedua cara diatas akan mengaktifkan lembar kerja Master surat undangan. Jika lembar kerja sudah terbuka seperti ilustrasi diatas.matapelajaran.

Selanjutnya pada klik toolbar Select Recepients ilustrasi berikut ini: sehingga tampil seperti 5. ini digunakan untuk mencari file Data penerima undangan.com . Selanjutnya tampil dialog box Select Data Source seperti ilustrasi berikut ini: Pastikan pada ComboBox Look in : berisi My Documents pilih file Data penerima undangan.com 4. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Selanjutnya klik tombol Open. Lalu pilih Use Existing List ….matapelajaran.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.

Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.matapelajaran.com 6. Perhatikan ilustrasi berikut ini: 7. ada beberapa toolbar yang semula tidak aktif menjadi aktif. Kemudian anda perhatikan Pada Ribbon Mailings. Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk seperti ini “|” ) dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr perhatikan ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com .

Lalu Klik field Nama. Selanjutnya dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr pada Master surat undangan akan seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com 8.matapelajaran.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Lalu pada Ribbon Mailings.com . Klik toolbar Insert Merge Field selanjutnya akan tampil Field yang sesuai dengan Tabel yang berada di file Data penerima undangan dalam hal ini adalah : Nama dan Kota. Seperti ilustrasi berikut ini: 9.

com .matapelajaran.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk seperti ini “|” ) dibelakang kata Di. Klik toolbar Insert Merge Field selanjutnya Klik field Kota. perhatikan ilustrasi berikut ini: Sehingga tampilan pada Master surat undangan akan seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com 10.

toolbar selengkapnya adalah sebagi berikut: Anda perhatikan penerima undangan akan berubah seiring dengan anda klik panah pada toolbar tersebut.com 11.matapelajaran. Ribbon Mailings klik tanda panah pada toolbar . untuk membuktikannya pada Ribbon Mailings. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Sampai langkah ini proses penggabungan kedua file sudah selesai.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Klik toolbar berikut ini: . Untuk menuju data selanjutnya gunakan. perhatikan ilustrasi 12.com .

From . Setelah anda pilih Edit Individual Documents… akan tampil dialog box Merge to New Document berikut ini: Keterangan: All Mencetak seluruh data Current record Mencetak data yang sedang aktif saja. Misalnya data ke 1 sampai dengan 3.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com D.com . Edit Individual Documents… Ialah hasil pencetakan menjadi file baru. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. yang berisi halaman-halaman surat undangan. gunakan Ribbon Mailings klik toolbar sehingga tampil seperti ilustrasi berikut ini: Sesuai tujuan pencetakan yang disediakan ternyata Ada tiga. Mencetak Surat-surat undangan Untuk mencetak undangan-undangan yang sudah digabungkan.. yaitu: a.matapelajaran.To Mencetak data nomor tertentu.

Setelah anda pilih Send E-mail Messages…akan tampil dialog box Merge to New Document berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Dan nama filenya otomatis letters1. otomatis akan membuka lembar kerja baru pada Word 2007 yang berisi undangan yang sudah jadi.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Perhatikan ilustrasi berikut ini: Pada ilustrasi diatas. Tampilannya penulis kecilkan. bedanya hasilnya langsung dicetak ke Printer. terdapat 4 halaman surat undangan. b.com . Print Document… Ialah hasil undangan akan langsung dicetak ke Printer yang terpasang. jika anda terhubung keinternet tentunya.matapelajaran. Send E-mail Messages… Dari namanya tentu anda tahu bahwa pencetakan akan langsung dikirim ke email seseorang. Langkahnya sama persis pada langkah a. c.com Kemudian anda klik Ok .

com Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com .matapelajaran.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful