Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa

www.matapelajaran.com

Surat Massal (Mail Merge )

Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com

Surat massal ini biasanya digunakan untuk pemberitahuan kepada anggota organisasi tentang suatu
hal yang sifatnya massal, misalnya:
Surat Undangan
Surat Pemberitahuan
Surat Promosi Produk
Dll

Surat undangan tentu anda sudah tahu, jika anda perhatikan biasanya berisi hal-hal berikut ini: Jam
dan tanggal, Tempat lalu keperluan dan hiburan jika ada. Namun Alamat pengiriman undangan
tersebut berbeda-beda. Perhatikan ilustrasi berikut ini:

Kepada Yth Kepada Yth Kepada Yth Kepada Yth

Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z
Jakarta Solok Jayapura Medan

Dengan Hormat, Dengan Hormat, Dengan Hormat, Dengan Hormat,

Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Aaaa aaaaa aaaaa aaaa
aaa aa aaa aaa aa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa
aaaa aaa aaa aaa aa : aaaa aaa aaa aaa aa : aaaa aaa aaa aaa aa : aaaa aaa aaa aaa aa :

Ilustrasi diatas terdapat empat surat undangan yang dikirmkan ke alamat yang berbeda, jika
diperhatikan ada dua bagian utama pada struktur surat tersebut, yaitu Data Penerima Undanngan
dan Master Surat Undangan, perhatikan ilustrasi berikut ini:

Data Penerima Undangan Master Surat Undangan

Tora Sudiro
Jakarta Kepada Yth
…………..
…………..
Ahmad Dhani
Ambon Dengan Hormat,
Aaaa aaaaa aaaaa aaaa
Baim Wong aaa aa aaa aaa aa aaaa
aaaa aaa aaa aaa aa :
Jayapura

Megi Z
Medan

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

Berikut ini konsepnya

File Data penerima undangan File Master surat undangan

Nama Alamat Kepada Yth
Tora Sudiro Jakarta
Ahmad Dhani Ambon …………..
Baim Wong Jayapura …………..
Megi Z Medan

Dengan Hormat,
Aaaa aaaaa aaaaa aaaa
aaa aa aaa aaa aa aaaa
aaaa aaa aaa aaa aa :

Langkah selanjutnya, kita akan menggabungkan kedua file tersebut, menjadi file hasil
pengganbungan sehingga terbentuk surat undangan sebanyak data yang terdapat pada file Data
penerima undangan.

File Data penerima undangan File Hasil Penggabungan

Nama Alamat
Tora Sudiro Jakarta
Ahmad Dhani Ambon Kepada Yth
Baim Wong Jayapura Tora Sudiro
Megi Z Medan
Jakarta

Dengan
KepadaHormat,
Yth
Aaaa aaaaa
Ahmad aaaaa aaaa
Dhani
aaa aa aaa aaa aa aaaa
Solok
aaaa aaa aaa aaa aa :
Penggabungan
Dengan
Kepada
Hormat,
Yth
(MERGE)
Aaaa aaaaa
Baim Wongaaaaa aaaa
aaaJayapura
aa aaa aaa aa aaaa
File Master surat undangan aaaa aaa aaa aaa aa :
Kepada Yth
………….. Dengan
KepadaHormat,
Yth
Aaaa
Megiaaaaa
Z aaaaa aaaa
…………..
aaa aa aaa aaa aa aaaa
Medan
aaaa aaa aaa aaa aa :
Dengan Hormat,
Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Dengan Hormat,
aaa aa aaa aaa aa aaaa Aaaa aaaaa aaaaa aaaa
aaaa aaa aaa aaa aa : aaa aa aaa aaa aa aaaa
aaaa aaa aaa aaa aa :

Anda perhatikan hasil surat undangan pada file penggabungan akan menyesuaikan dengan jumlah
data penerima undangan.

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

Dari ilustrasi tersebut tentu anda sudah mendapat gambaran yang jelas tentang Surat massal, berikut
ini cara membuatnya pada Word 2007. Cara ini bukan satu-satunya, namun cara inilah yang paling
penulis sukai.
A. Membuat file master surat undangan
1. Anda jalankan aplikasi Word 2007 , kemudian buka lembar kerja baru. Caranya klik Office

Button ( ) -> New ilustrasinya berikut ini:

2. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document, Pilih Blank document kemudian tekan
tombol Create. Ilustrasinya berikut ini:

3. Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007, agar latihan ini sama dengan penulis
anda ketikkan saja surat undangan seperti ilustrasi berikut ini:

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

LEMBAGA DUNIA KEARTISAN INDONESIA

Jl. Menoreh Tengah 12 No 345 Jayapura

Kepada
Yth Bp/Ibu/Sdr
Di

Dengan Hormat,
Dengan ini kami mengundang rekan-rekan selebritis pada:

Hari, Tanggal : Selasa, 12 Desember 2005

Tempat : Hotel Patra jasa Semarang
Keperluan : Membahas Krisis Global Dunia Artis Indonesia.

Demikian Surat undangan ini, kami Buat dengan sebenar-benarnya.

Jayapura, 22 Agustus 2009

Hormat kami,

Nur Hidayat

Setelah selesai menuliskannya, pada lembar kerja Word 2007 anda, seharusnya akan tampak
seperti berikut ini:

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

4. Simpan surat undangan tersebut dengan klik icon save ( ) . lalu akan tampil dialog box
Save As. Seperti berikut ini:

5. Simpan di My Document dengan nama Master surat undangan Pada File name sesuaikan
dengan ilustrasi diatas. Diberi tanda lingkaran. Lalu tekan tombol Save. Sampai langkah ini
proses membuat master surat undangan selesai.

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

B. Membuat file Data Penerima Undangan

Selanjutnya kita akan membuat file Data penerima undangan. Yaitu sebuah file daftar data yang
berisi data-data penerima undangan dalam bentuk tabel. Berikut ini langkah-langkahnya:
1. Anda buka Word 2007 , kemudian buka lembar kerja baru. Caranya klik Office Button (

) -> New ilustrasinya berikut ini:

2. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document, Pilih Blank document kemudian tekan
tombol Create. Ilustrasinya berikut ini:

3. Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007, kita akan menuliskan daftar data
penerima undangan dalam bentuk tabel. agar latihan ini sama dengan penulis anda ketikkan
saja data berikut ini, seperti ilustrasi berikut ini:

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

Nama Kota
Tora Sudiro Jakarta
Ahmad Dhani Ambon
Baim Wong Jayapura
Megi Z Medan

Setelah selesai menuliskan pada lembar kerja Word 2007, seharusnya akan tampak seperti
ilustrasi berikut ini:

Perhatikan: tabel ditulis seperti ilustrasi diatas, jangan diberi judul tabel atau apapun.
Karena jika diberi judul akan menyebabkan kesalahan pada langkah selanjutnya. Ilustrasi
dibawah ini adalah contoh penulisan tabel yang salah.

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

4. Simpan file Data penerima undangan tersebut dengan klik icon save ( ) . lalu akan tampil
dialog box Save As. Seperti berikut ini:

5. Simpan di My Document dengan nama Data penerima undangan Pada File name sesuaikan
dengan ilustrasi diatas. Diberi tanda lingkaran. Lalu tekan tombol Save. Sampai langkah ini
proses membuat file Data penerima undangan selesai.

Sebaiknya:
Menyimpan File master Surat undangan dengan File Data penerima
undangan sebaiknya dalam folder yang sama

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

C. Proses menggabungkan (Merge).

Berikut ini langkah menggabungkan kedua file yang telah kita buat pada proses
sebelumnya:
1. Sebaiknya anda Close dahulu file Data penerima undangan jika masih terbuka,

caranya pada lembar kerja Data penerima undangan Caranya klik Office Button ( )

->lalu klik ilustrasinya berikut ini:

2. Kemudian anda buka file Master surat undangan. Ada dua kemungkinan:
a. File master surat undangan masih terbuka ditandai dengan masih aktifnya lembar
kerja Master surat undangan di taskbar. Berikut ini ilustrasinya:

Anda hanya tinggal mengaktifkan kembali file tersebut.

b. File master surat undangan sudah tertutup, dan kita harus mencarinya di folder
My doument karena pada tahap sebelumnya kita menyimpan file di folder
tersebut. Berikut ini langkahnya:

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

i. Anda jalankan aplikasi Word 2007, kemudian buka lembar kerja baru. Caranya

klik Office Button ( ) -> Open ilustrasinya berikut ini:

ii. Selanjutnya akan muncul dialog box Open pastikan pada ComboBox Look in :
berisi My Documents pilih file Master surat undangan.

Selanjutnya klik tombol Open.

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

Dari kedua cara diatas akan mengaktifkan lembar kerja Master surat undangan, seperti
ilustrasi berikut ini:

3. Jika lembar kerja sudah terbuka seperti ilustrasi diatas, anda klik Ribbon Mailings,
selanjutnya akan tampil Ribbon seperti ilustrasi berikut ini:

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

4. Selanjutnya pada klik toolbar Select Recepients sehingga tampil seperti

ilustrasi berikut ini:

5. Lalu pilih Use Existing List …, ini digunakan untuk mencari file Data penerima
undangan. Selanjutnya tampil dialog box Select Data Source seperti ilustrasi berikut
ini:

Pastikan pada ComboBox Look in : berisi My Documents pilih file Data penerima
undangan. Selanjutnya klik tombol Open.

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

6. Kemudian anda perhatikan Pada Ribbon Mailings, ada beberapa toolbar yang semula
tidak aktif menjadi aktif. Perhatikan ilustrasi berikut ini:

7. Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk

seperti ini “|” ) dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr perhatikan ilustrasi berikut ini:

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

8. Lalu pada Ribbon Mailings, Klik toolbar Insert Merge Field selanjutnya
akan tampil Field yang sesuai dengan Tabel yang berada di file Data penerima
undangan dalam hal ini adalah : Nama dan Kota. Seperti ilustrasi berikut ini:

9. Lalu Klik field Nama. Selanjutnya dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr pada Master surat
undangan akan seperti berikut ini:

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

10. Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk

seperti ini “|” ) dibelakang kata Di. Klik toolbar Insert Merge Field
selanjutnya Klik field Kota. perhatikan ilustrasi berikut ini:

Sehingga tampilan pada Master surat undangan akan seperti berikut ini:

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

11. Sampai langkah ini proses penggabungan kedua file sudah selesai, untuk

membuktikannya pada Ribbon Mailings, Klik toolbar . perhatikan ilustrasi

berikut ini:

12. Untuk menuju data selanjutnya gunakan, Ribbon Mailings klik tanda panah pada

toolbar . toolbar selengkapnya adalah sebagi berikut:

Anda perhatikan penerima undangan akan berubah seiring dengan anda klik panah pada
toolbar tersebut.

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

D. Mencetak Surat-surat undangan

Untuk mencetak undangan-undangan yang sudah digabungkan, gunakan Ribbon

Mailings klik toolbar sehingga tampil seperti ilustrasi berikut ini:

Sesuai tujuan pencetakan yang disediakan ternyata Ada tiga, yaitu:

a. Edit Individual Documents…
Ialah hasil pencetakan menjadi file baru, yang berisi halaman-halaman surat
undangan. Setelah anda pilih Edit Individual Documents… akan tampil dialog box
Merge to New Document berikut ini:

Keterangan:
All
Mencetak seluruh data
Current record
Mencetak data yang sedang aktif saja.
From ..To
Mencetak data nomor tertentu. Misalnya data ke 1 sampai dengan 3.

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
 Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

Kemudian anda klik Ok . otomatis akan membuka lembar kerja baru pada Word 2007
yang berisi undangan yang sudah jadi. Tampilannya penulis kecilkan. Perhatikan
ilustrasi berikut ini:

Pada ilustrasi diatas, terdapat 4 halaman surat undangan. Dan nama filenya otomatis
letters1.

b. Print Document…
Ialah hasil undangan akan langsung dicetak ke Printer yang terpasang.
Langkahnya sama persis pada langkah a, bedanya hasilnya langsung dicetak ke
Printer.

c. Send E-mail Messages…

Dari namanya tentu anda tahu bahwa pencetakan akan langsung dikirim ke email
seseorang, jika anda terhubung keinternet tentunya. Setelah anda pilih Send E-mail
Messages…akan tampil dialog box Merge to New Document berikut ini:

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com
Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa
www.matapelajaran.com

Oleh: Nur Hidayat

Nurh22@gmail.com