Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa

www.matapelajaran.com

Surat Massal (Mail Merge )
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com

Surat massal ini biasanya digunakan untuk pemberitahuan kepada anggota organisasi tentang suatu hal yang sifatnya massal, misalnya: Surat Undangan Surat Pemberitahuan Surat Promosi Produk Dll Surat undangan tentu anda sudah tahu, jika anda perhatikan biasanya berisi hal-hal berikut ini: Jam dan tanggal, Tempat lalu keperluan dan hiburan jika ada. Namun Alamat pengiriman undangan tersebut berbeda-beda. Perhatikan ilustrasi berikut ini:
Kepada Yth Tora Sudiro Jakarta
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Ahmad Dhani Solok
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Baim Wong Jayapura
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Megi Z Medan
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Ilustrasi diatas terdapat empat surat undangan yang dikirmkan ke alamat yang berbeda, jika diperhatikan ada dua bagian utama pada struktur surat tersebut, yaitu Data Penerima Undanngan dan Master Surat Undangan, perhatikan ilustrasi berikut ini:

Data Penerima Undangan
Tora Sudiro Jakarta Ahmad Dhani Ambon Baim Wong Jayapura Megi Z Medan

Master Surat Undangan
Kepada Yth ………….. …………..
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com

Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Penggabungan (MERGE) File Master surat undangan Kepada Yth …………. menjadi file hasil pengganbungan sehingga terbentuk surat undangan sebanyak data yang terdapat pada file Data penerima undangan. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Megi Z aaa aa aaa aaa aa aaaa Medan aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Baim Wong aaa aa aaa aaa aa aaaa Jayapura aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat. File Data penerima undangan Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Alamat Jakarta Ambon Jayapura Medan File Hasil Penggabungan Kepada Yth Tora Sudiro Jakarta Dengan Hormat.. Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Anda perhatikan hasil surat undangan pada file penggabungan akan menyesuaikan dengan jumlah data penerima undangan. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Ahmad Dhani aaa aa aaa aaa aa aaaa Solok aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat..matapelajaran.com . Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Langkah selanjutnya.. ………….com Berikut ini konsepnya File Data penerima undangan Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Alamat Jakarta Ambon Jayapura Medan File Master surat undangan Kepada Yth …………. kita akan menggabungkan kedua file tersebut.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. …………. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Dengan Hormat. Dengan Hormat..

matapelajaran. kemudian buka lembar kerja baru. A.com Dari ilustrasi tersebut tentu anda sudah mendapat gambaran yang jelas tentang Surat massal. Anda jalankan aplikasi Word 2007 . Caranya klik Office Button ( ) -> New ilustrasinya berikut ini: 2.com . berikut ini cara membuatnya pada Word 2007. namun cara inilah yang paling penulis sukai. Cara ini bukan satu-satunya.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document. Membuat file master surat undangan 1. Pilih Blank document kemudian tekan tombol Create. Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007. agar latihan ini sama dengan penulis anda ketikkan saja surat undangan seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Ilustrasinya berikut ini: 3.

com .com LEMBAGA DUNIA KEARTISAN INDONESIA Jl. 12 Desember 2005 : Hotel Patra jasa Semarang : Membahas Krisis Global Dunia Artis Indonesia. Tanggal Tempat Keperluan : Selasa.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Demikian Surat undangan ini. seharusnya akan tampak seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. 22 Agustus 2009 Hormat kami. Jayapura. Dengan ini kami mengundang rekan-rekan selebritis pada: Hari. kami Buat dengan sebenar-benarnya.matapelajaran. Menoreh Tengah 12 No 345 Jayapura Kepada Yth Bp/Ibu/Sdr Di Dengan Hormat. Nur Hidayat Setelah selesai menuliskannya. pada lembar kerja Word 2007 anda.

Diberi tanda lingkaran. Simpan di My Document dengan nama Master surat undangan Pada File name sesuaikan dengan ilustrasi diatas. Seperti berikut ini: 5.matapelajaran. lalu akan tampil dialog box 4. Lalu tekan tombol Save.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com . Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Simpan surat undangan tersebut dengan klik icon save ( Save As. Sampai langkah ini proses membuat master surat undangan selesai.com ) .

Pilih Blank document kemudian tekan tombol Create. Yaitu sebuah file daftar data yang berisi data-data penerima undangan dalam bentuk tabel. Caranya klik Office Button ( ) -> New ilustrasinya berikut ini: 2. Ilustrasinya berikut ini: 3.matapelajaran.com . seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. kemudian buka lembar kerja baru. agar latihan ini sama dengan penulis anda ketikkan saja data berikut ini. kita akan menuliskan daftar data penerima undangan dalam bentuk tabel. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document. Anda buka Word 2007 . Membuat file Data Penerima Undangan Selanjutnya kita akan membuat file Data penerima undangan. Berikut ini langkah-langkahnya: 1.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007.com B.

com Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Kota Jakarta Ambon Jayapura Medan Setelah selesai menuliskan pada lembar kerja Word 2007. Karena jika diberi judul akan menyebabkan kesalahan pada langkah selanjutnya. jangan diberi judul tabel atau apapun.com .Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. seharusnya akan tampak seperti ilustrasi berikut ini: Perhatikan: tabel ditulis seperti ilustrasi diatas. Ilustrasi dibawah ini adalah contoh penulisan tabel yang salah.matapelajaran.

Diberi tanda lingkaran. Sebaiknya: Menyimpan File master Surat undangan dengan File Data penerima undangan sebaiknya dalam folder yang sama Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Simpan file Data penerima undangan tersebut dengan klik icon save ( dialog box Save As. lalu akan tampil 4.matapelajaran.com .Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Simpan di My Document dengan nama Data penerima undangan Pada File name sesuaikan dengan ilustrasi diatas.com ) . Lalu tekan tombol Save. Seperti berikut ini: 5. Sampai langkah ini proses membuat file Data penerima undangan selesai.

File master surat undangan sudah tertutup. Kemudian anda buka file Master surat undangan. dan kita harus mencarinya di folder My doument karena pada tahap sebelumnya kita menyimpan file di folder tersebut. b. Proses menggabungkan (Merge).com . Ada dua kemungkinan: a. Sebaiknya anda Close dahulu file Data penerima undangan jika masih terbuka.com C. caranya pada lembar kerja Data penerima undangan Caranya klik Office Button ( ->lalu klik ) ilustrasinya berikut ini: 2. Berikut ini ilustrasinya: Anda hanya tinggal mengaktifkan kembali file tersebut.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Berikut ini langkahnya: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. File master surat undangan masih terbuka ditandai dengan masih aktifnya lembar kerja Master surat undangan di taskbar.matapelajaran. Berikut ini langkah menggabungkan kedua file yang telah kita buat pada proses sebelumnya: 1.

com i. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Caranya klik Office Button ( ) -> Open ilustrasinya berikut ini: ii.com . kemudian buka lembar kerja baru.matapelajaran. Selanjutnya klik tombol Open.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Selanjutnya akan muncul dialog box Open pastikan pada ComboBox Look in : berisi My Documents pilih file Master surat undangan. Anda jalankan aplikasi Word 2007.

seperti ilustrasi berikut ini: 3. selanjutnya akan tampil Ribbon seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com Dari kedua cara diatas akan mengaktifkan lembar kerja Master surat undangan.matapelajaran. anda klik Ribbon Mailings.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Jika lembar kerja sudah terbuka seperti ilustrasi diatas.com .

ini digunakan untuk mencari file Data penerima undangan. Selanjutnya klik tombol Open. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Selanjutnya pada klik toolbar Select Recepients ilustrasi berikut ini: sehingga tampil seperti 5. Lalu pilih Use Existing List …. Selanjutnya tampil dialog box Select Data Source seperti ilustrasi berikut ini: Pastikan pada ComboBox Look in : berisi My Documents pilih file Data penerima undangan.com 4.com .matapelajaran.

Perhatikan ilustrasi berikut ini: 7.com 6.matapelajaran. Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk seperti ini “|” ) dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr perhatikan ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. ada beberapa toolbar yang semula tidak aktif menjadi aktif.com . Kemudian anda perhatikan Pada Ribbon Mailings.

Seperti ilustrasi berikut ini: 9. Selanjutnya dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr pada Master surat undangan akan seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Lalu Klik field Nama. Lalu pada Ribbon Mailings.matapelajaran.com .Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com 8. Klik toolbar Insert Merge Field selanjutnya akan tampil Field yang sesuai dengan Tabel yang berada di file Data penerima undangan dalam hal ini adalah : Nama dan Kota.

perhatikan ilustrasi berikut ini: Sehingga tampilan pada Master surat undangan akan seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk seperti ini “|” ) dibelakang kata Di. Klik toolbar Insert Merge Field selanjutnya Klik field Kota.matapelajaran.com 10.com .Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.

Sampai langkah ini proses penggabungan kedua file sudah selesai. Untuk menuju data selanjutnya gunakan. toolbar selengkapnya adalah sebagi berikut: Anda perhatikan penerima undangan akan berubah seiring dengan anda klik panah pada toolbar tersebut. untuk membuktikannya pada Ribbon Mailings.com 11.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Ribbon Mailings klik tanda panah pada toolbar . perhatikan ilustrasi 12. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Klik toolbar berikut ini: .matapelajaran.com .

gunakan Ribbon Mailings klik toolbar sehingga tampil seperti ilustrasi berikut ini: Sesuai tujuan pencetakan yang disediakan ternyata Ada tiga. Setelah anda pilih Edit Individual Documents… akan tampil dialog box Merge to New Document berikut ini: Keterangan: All Mencetak seluruh data Current record Mencetak data yang sedang aktif saja.To Mencetak data nomor tertentu. yang berisi halaman-halaman surat undangan.com D.. From . yaitu: a. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.matapelajaran. Misalnya data ke 1 sampai dengan 3.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com . Mencetak Surat-surat undangan Untuk mencetak undangan-undangan yang sudah digabungkan. Edit Individual Documents… Ialah hasil pencetakan menjadi file baru.

com . Tampilannya penulis kecilkan. Setelah anda pilih Send E-mail Messages…akan tampil dialog box Merge to New Document berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. terdapat 4 halaman surat undangan. Send E-mail Messages… Dari namanya tentu anda tahu bahwa pencetakan akan langsung dikirim ke email seseorang. jika anda terhubung keinternet tentunya. c. bedanya hasilnya langsung dicetak ke Printer. Dan nama filenya otomatis letters1.com Kemudian anda klik Ok .Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.matapelajaran. b. otomatis akan membuka lembar kerja baru pada Word 2007 yang berisi undangan yang sudah jadi. Perhatikan ilustrasi berikut ini: Pada ilustrasi diatas. Langkahnya sama persis pada langkah a. Print Document… Ialah hasil undangan akan langsung dicetak ke Printer yang terpasang.

com .matapelajaran.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful