Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa

www.matapelajaran.com

Surat Massal (Mail Merge )
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com

Surat massal ini biasanya digunakan untuk pemberitahuan kepada anggota organisasi tentang suatu hal yang sifatnya massal, misalnya: Surat Undangan Surat Pemberitahuan Surat Promosi Produk Dll Surat undangan tentu anda sudah tahu, jika anda perhatikan biasanya berisi hal-hal berikut ini: Jam dan tanggal, Tempat lalu keperluan dan hiburan jika ada. Namun Alamat pengiriman undangan tersebut berbeda-beda. Perhatikan ilustrasi berikut ini:
Kepada Yth Tora Sudiro Jakarta
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Ahmad Dhani Solok
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Baim Wong Jayapura
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Megi Z Medan
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Ilustrasi diatas terdapat empat surat undangan yang dikirmkan ke alamat yang berbeda, jika diperhatikan ada dua bagian utama pada struktur surat tersebut, yaitu Data Penerima Undanngan dan Master Surat Undangan, perhatikan ilustrasi berikut ini:

Data Penerima Undangan
Tora Sudiro Jakarta Ahmad Dhani Ambon Baim Wong Jayapura Megi Z Medan

Master Surat Undangan
Kepada Yth ………….. …………..
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com

com Berikut ini konsepnya File Data penerima undangan Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Alamat Jakarta Ambon Jayapura Medan File Master surat undangan Kepada Yth …………. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Baim Wong aaa aa aaa aaa aa aaaa Jayapura aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat.com . File Data penerima undangan Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Alamat Jakarta Ambon Jayapura Medan File Hasil Penggabungan Kepada Yth Tora Sudiro Jakarta Dengan Hormat. Dengan Hormat. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Ahmad Dhani aaa aa aaa aaa aa aaaa Solok aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat.. kita akan menggabungkan kedua file tersebut.. ………….Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Megi Z aaa aa aaa aaa aa aaaa Medan aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat. menjadi file hasil pengganbungan sehingga terbentuk surat undangan sebanyak data yang terdapat pada file Data penerima undangan.matapelajaran. Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Anda perhatikan hasil surat undangan pada file penggabungan akan menyesuaikan dengan jumlah data penerima undangan. Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Langkah selanjutnya. Dengan Hormat. Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Penggabungan (MERGE) File Master surat undangan Kepada Yth …………. …………..

berikut ini cara membuatnya pada Word 2007. agar latihan ini sama dengan penulis anda ketikkan saja surat undangan seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. kemudian buka lembar kerja baru. Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007. Cara ini bukan satu-satunya. Anda jalankan aplikasi Word 2007 .com Dari ilustrasi tersebut tentu anda sudah mendapat gambaran yang jelas tentang Surat massal. A. Pilih Blank document kemudian tekan tombol Create. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.matapelajaran.com . namun cara inilah yang paling penulis sukai. Membuat file master surat undangan 1. Caranya klik Office Button ( ) -> New ilustrasinya berikut ini: 2. Ilustrasinya berikut ini: 3.

com LEMBAGA DUNIA KEARTISAN INDONESIA Jl. 12 Desember 2005 : Hotel Patra jasa Semarang : Membahas Krisis Global Dunia Artis Indonesia.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. pada lembar kerja Word 2007 anda.com . seharusnya akan tampak seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.matapelajaran. Nur Hidayat Setelah selesai menuliskannya. Tanggal Tempat Keperluan : Selasa. Menoreh Tengah 12 No 345 Jayapura Kepada Yth Bp/Ibu/Sdr Di Dengan Hormat. kami Buat dengan sebenar-benarnya. Jayapura. Demikian Surat undangan ini. 22 Agustus 2009 Hormat kami. Dengan ini kami mengundang rekan-rekan selebritis pada: Hari.

Sampai langkah ini proses membuat master surat undangan selesai.com . Diberi tanda lingkaran. Lalu tekan tombol Save.com ) . lalu akan tampil dialog box 4. Seperti berikut ini: 5. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.matapelajaran. Simpan di My Document dengan nama Master surat undangan Pada File name sesuaikan dengan ilustrasi diatas. Simpan surat undangan tersebut dengan klik icon save ( Save As.

com B. kita akan menuliskan daftar data penerima undangan dalam bentuk tabel. Anda buka Word 2007 . Berikut ini langkah-langkahnya: 1. Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007. Membuat file Data Penerima Undangan Selanjutnya kita akan membuat file Data penerima undangan. seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.matapelajaran. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document. Ilustrasinya berikut ini: 3. kemudian buka lembar kerja baru. Caranya klik Office Button ( ) -> New ilustrasinya berikut ini: 2. Pilih Blank document kemudian tekan tombol Create. Yaitu sebuah file daftar data yang berisi data-data penerima undangan dalam bentuk tabel.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. agar latihan ini sama dengan penulis anda ketikkan saja data berikut ini.com .

Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. seharusnya akan tampak seperti ilustrasi berikut ini: Perhatikan: tabel ditulis seperti ilustrasi diatas. Karena jika diberi judul akan menyebabkan kesalahan pada langkah selanjutnya.com Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Kota Jakarta Ambon Jayapura Medan Setelah selesai menuliskan pada lembar kerja Word 2007.com .matapelajaran. Ilustrasi dibawah ini adalah contoh penulisan tabel yang salah. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. jangan diberi judul tabel atau apapun.

Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Seperti berikut ini: 5.com . Sebaiknya: Menyimpan File master Surat undangan dengan File Data penerima undangan sebaiknya dalam folder yang sama Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com ) . Diberi tanda lingkaran. Sampai langkah ini proses membuat file Data penerima undangan selesai. Simpan di My Document dengan nama Data penerima undangan Pada File name sesuaikan dengan ilustrasi diatas. Simpan file Data penerima undangan tersebut dengan klik icon save ( dialog box Save As. Lalu tekan tombol Save. lalu akan tampil 4.matapelajaran.

Kemudian anda buka file Master surat undangan.com C.matapelajaran.com . Berikut ini ilustrasinya: Anda hanya tinggal mengaktifkan kembali file tersebut. Berikut ini langkahnya: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Proses menggabungkan (Merge). b. File master surat undangan sudah tertutup. caranya pada lembar kerja Data penerima undangan Caranya klik Office Button ( ->lalu klik ) ilustrasinya berikut ini: 2. dan kita harus mencarinya di folder My doument karena pada tahap sebelumnya kita menyimpan file di folder tersebut. Sebaiknya anda Close dahulu file Data penerima undangan jika masih terbuka. Ada dua kemungkinan: a. File master surat undangan masih terbuka ditandai dengan masih aktifnya lembar kerja Master surat undangan di taskbar.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Berikut ini langkah menggabungkan kedua file yang telah kita buat pada proses sebelumnya: 1.

com i. Caranya klik Office Button ( ) -> Open ilustrasinya berikut ini: ii.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Anda jalankan aplikasi Word 2007.matapelajaran. Selanjutnya klik tombol Open.com . Selanjutnya akan muncul dialog box Open pastikan pada ComboBox Look in : berisi My Documents pilih file Master surat undangan. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. kemudian buka lembar kerja baru.

Jika lembar kerja sudah terbuka seperti ilustrasi diatas.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. seperti ilustrasi berikut ini: 3.com Dari kedua cara diatas akan mengaktifkan lembar kerja Master surat undangan.com .matapelajaran. selanjutnya akan tampil Ribbon seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. anda klik Ribbon Mailings.

Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com . Selanjutnya pada klik toolbar Select Recepients ilustrasi berikut ini: sehingga tampil seperti 5. ini digunakan untuk mencari file Data penerima undangan. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Selanjutnya klik tombol Open. Lalu pilih Use Existing List …. Selanjutnya tampil dialog box Select Data Source seperti ilustrasi berikut ini: Pastikan pada ComboBox Look in : berisi My Documents pilih file Data penerima undangan.com 4.matapelajaran.

Perhatikan ilustrasi berikut ini: 7. Kemudian anda perhatikan Pada Ribbon Mailings. ada beberapa toolbar yang semula tidak aktif menjadi aktif. Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk seperti ini “|” ) dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr perhatikan ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com .matapelajaran.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com 6.

Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Lalu pada Ribbon Mailings.matapelajaran.com . Seperti ilustrasi berikut ini: 9. Klik toolbar Insert Merge Field selanjutnya akan tampil Field yang sesuai dengan Tabel yang berada di file Data penerima undangan dalam hal ini adalah : Nama dan Kota.com 8. Selanjutnya dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr pada Master surat undangan akan seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Lalu Klik field Nama.

perhatikan ilustrasi berikut ini: Sehingga tampilan pada Master surat undangan akan seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk seperti ini “|” ) dibelakang kata Di. Klik toolbar Insert Merge Field selanjutnya Klik field Kota.matapelajaran.com 10.com .

perhatikan ilustrasi 12.com 11. Untuk menuju data selanjutnya gunakan. Ribbon Mailings klik tanda panah pada toolbar . Klik toolbar berikut ini: . untuk membuktikannya pada Ribbon Mailings. toolbar selengkapnya adalah sebagi berikut: Anda perhatikan penerima undangan akan berubah seiring dengan anda klik panah pada toolbar tersebut. Sampai langkah ini proses penggabungan kedua file sudah selesai.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.matapelajaran. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com .

Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Edit Individual Documents… Ialah hasil pencetakan menjadi file baru. Misalnya data ke 1 sampai dengan 3. gunakan Ribbon Mailings klik toolbar sehingga tampil seperti ilustrasi berikut ini: Sesuai tujuan pencetakan yang disediakan ternyata Ada tiga.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Mencetak Surat-surat undangan Untuk mencetak undangan-undangan yang sudah digabungkan. yaitu: a.To Mencetak data nomor tertentu. yang berisi halaman-halaman surat undangan. Setelah anda pilih Edit Individual Documents… akan tampil dialog box Merge to New Document berikut ini: Keterangan: All Mencetak seluruh data Current record Mencetak data yang sedang aktif saja.matapelajaran.com .. From .com D.

c. otomatis akan membuka lembar kerja baru pada Word 2007 yang berisi undangan yang sudah jadi. Setelah anda pilih Send E-mail Messages…akan tampil dialog box Merge to New Document berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Send E-mail Messages… Dari namanya tentu anda tahu bahwa pencetakan akan langsung dikirim ke email seseorang. jika anda terhubung keinternet tentunya. bedanya hasilnya langsung dicetak ke Printer.matapelajaran. Tampilannya penulis kecilkan.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. terdapat 4 halaman surat undangan. b.com . Dan nama filenya otomatis letters1. Langkahnya sama persis pada langkah a.com Kemudian anda klik Ok . Perhatikan ilustrasi berikut ini: Pada ilustrasi diatas. Print Document… Ialah hasil undangan akan langsung dicetak ke Printer yang terpasang.

Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com .matapelajaran.com Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful