Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa

www.matapelajaran.com

Surat Massal (Mail Merge )
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com

Surat massal ini biasanya digunakan untuk pemberitahuan kepada anggota organisasi tentang suatu hal yang sifatnya massal, misalnya: Surat Undangan Surat Pemberitahuan Surat Promosi Produk Dll Surat undangan tentu anda sudah tahu, jika anda perhatikan biasanya berisi hal-hal berikut ini: Jam dan tanggal, Tempat lalu keperluan dan hiburan jika ada. Namun Alamat pengiriman undangan tersebut berbeda-beda. Perhatikan ilustrasi berikut ini:
Kepada Yth Tora Sudiro Jakarta
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Ahmad Dhani Solok
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Baim Wong Jayapura
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Megi Z Medan
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Ilustrasi diatas terdapat empat surat undangan yang dikirmkan ke alamat yang berbeda, jika diperhatikan ada dua bagian utama pada struktur surat tersebut, yaitu Data Penerima Undanngan dan Master Surat Undangan, perhatikan ilustrasi berikut ini:

Data Penerima Undangan
Tora Sudiro Jakarta Ahmad Dhani Ambon Baim Wong Jayapura Megi Z Medan

Master Surat Undangan
Kepada Yth ………….. …………..
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com

matapelajaran. …………. kita akan menggabungkan kedua file tersebut. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. File Data penerima undangan Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Alamat Jakarta Ambon Jayapura Medan File Hasil Penggabungan Kepada Yth Tora Sudiro Jakarta Dengan Hormat. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Megi Z aaa aa aaa aaa aa aaaa Medan aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat. Dengan Hormat.com Berikut ini konsepnya File Data penerima undangan Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Alamat Jakarta Ambon Jayapura Medan File Master surat undangan Kepada Yth ………….... Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Ahmad Dhani aaa aa aaa aaa aa aaaa Solok aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat.. Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Langkah selanjutnya. menjadi file hasil pengganbungan sehingga terbentuk surat undangan sebanyak data yang terdapat pada file Data penerima undangan.com .Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Dengan Hormat. Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Anda perhatikan hasil surat undangan pada file penggabungan akan menyesuaikan dengan jumlah data penerima undangan. Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Penggabungan (MERGE) File Master surat undangan Kepada Yth …………. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Baim Wong aaa aa aaa aaa aa aaaa Jayapura aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat. ………….

agar latihan ini sama dengan penulis anda ketikkan saja surat undangan seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Anda jalankan aplikasi Word 2007 .Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com . namun cara inilah yang paling penulis sukai. Pilih Blank document kemudian tekan tombol Create. Membuat file master surat undangan 1. Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007. Cara ini bukan satu-satunya. A.com Dari ilustrasi tersebut tentu anda sudah mendapat gambaran yang jelas tentang Surat massal. berikut ini cara membuatnya pada Word 2007. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document. kemudian buka lembar kerja baru. Caranya klik Office Button ( ) -> New ilustrasinya berikut ini: 2.matapelajaran. Ilustrasinya berikut ini: 3.

seharusnya akan tampak seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com . Demikian Surat undangan ini.com LEMBAGA DUNIA KEARTISAN INDONESIA Jl. Tanggal Tempat Keperluan : Selasa. Menoreh Tengah 12 No 345 Jayapura Kepada Yth Bp/Ibu/Sdr Di Dengan Hormat. 12 Desember 2005 : Hotel Patra jasa Semarang : Membahas Krisis Global Dunia Artis Indonesia.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. 22 Agustus 2009 Hormat kami. kami Buat dengan sebenar-benarnya. Jayapura. pada lembar kerja Word 2007 anda. Dengan ini kami mengundang rekan-rekan selebritis pada: Hari. Nur Hidayat Setelah selesai menuliskannya.matapelajaran.

com ) . Seperti berikut ini: 5.matapelajaran. Simpan di My Document dengan nama Master surat undangan Pada File name sesuaikan dengan ilustrasi diatas.com .Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Sampai langkah ini proses membuat master surat undangan selesai. Diberi tanda lingkaran. Lalu tekan tombol Save. lalu akan tampil dialog box 4. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Simpan surat undangan tersebut dengan klik icon save ( Save As.

Selanjutnya akan tampil form dialog New Document.com B. Pilih Blank document kemudian tekan tombol Create.com . Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007. Berikut ini langkah-langkahnya: 1. kita akan menuliskan daftar data penerima undangan dalam bentuk tabel.matapelajaran.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Membuat file Data Penerima Undangan Selanjutnya kita akan membuat file Data penerima undangan. Yaitu sebuah file daftar data yang berisi data-data penerima undangan dalam bentuk tabel. Anda buka Word 2007 . kemudian buka lembar kerja baru. seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Caranya klik Office Button ( ) -> New ilustrasinya berikut ini: 2. agar latihan ini sama dengan penulis anda ketikkan saja data berikut ini. Ilustrasinya berikut ini: 3.

Ilustrasi dibawah ini adalah contoh penulisan tabel yang salah.com . Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Karena jika diberi judul akan menyebabkan kesalahan pada langkah selanjutnya.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.matapelajaran. seharusnya akan tampak seperti ilustrasi berikut ini: Perhatikan: tabel ditulis seperti ilustrasi diatas. jangan diberi judul tabel atau apapun.com Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Kota Jakarta Ambon Jayapura Medan Setelah selesai menuliskan pada lembar kerja Word 2007.

lalu akan tampil 4. Sebaiknya: Menyimpan File master Surat undangan dengan File Data penerima undangan sebaiknya dalam folder yang sama Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Lalu tekan tombol Save. Sampai langkah ini proses membuat file Data penerima undangan selesai.com ) .matapelajaran. Seperti berikut ini: 5. Simpan file Data penerima undangan tersebut dengan klik icon save ( dialog box Save As.com . Diberi tanda lingkaran.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Simpan di My Document dengan nama Data penerima undangan Pada File name sesuaikan dengan ilustrasi diatas.

File master surat undangan masih terbuka ditandai dengan masih aktifnya lembar kerja Master surat undangan di taskbar. File master surat undangan sudah tertutup. Berikut ini langkah menggabungkan kedua file yang telah kita buat pada proses sebelumnya: 1. Kemudian anda buka file Master surat undangan. Sebaiknya anda Close dahulu file Data penerima undangan jika masih terbuka. Ada dua kemungkinan: a. Berikut ini langkahnya: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.matapelajaran.com .com C. Proses menggabungkan (Merge). b. caranya pada lembar kerja Data penerima undangan Caranya klik Office Button ( ->lalu klik ) ilustrasinya berikut ini: 2.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. dan kita harus mencarinya di folder My doument karena pada tahap sebelumnya kita menyimpan file di folder tersebut. Berikut ini ilustrasinya: Anda hanya tinggal mengaktifkan kembali file tersebut.

Selanjutnya klik tombol Open.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Selanjutnya akan muncul dialog box Open pastikan pada ComboBox Look in : berisi My Documents pilih file Master surat undangan.com . Caranya klik Office Button ( ) -> Open ilustrasinya berikut ini: ii.com i.matapelajaran. kemudian buka lembar kerja baru. Anda jalankan aplikasi Word 2007.

com . anda klik Ribbon Mailings.com Dari kedua cara diatas akan mengaktifkan lembar kerja Master surat undangan. Jika lembar kerja sudah terbuka seperti ilustrasi diatas. selanjutnya akan tampil Ribbon seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. seperti ilustrasi berikut ini: 3.matapelajaran.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.

Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Selanjutnya pada klik toolbar Select Recepients ilustrasi berikut ini: sehingga tampil seperti 5. ini digunakan untuk mencari file Data penerima undangan. Selanjutnya klik tombol Open. Selanjutnya tampil dialog box Select Data Source seperti ilustrasi berikut ini: Pastikan pada ComboBox Look in : berisi My Documents pilih file Data penerima undangan. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.matapelajaran.com . Lalu pilih Use Existing List ….com 4.

matapelajaran. Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk seperti ini “|” ) dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr perhatikan ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Perhatikan ilustrasi berikut ini: 7. Kemudian anda perhatikan Pada Ribbon Mailings.com .com 6. ada beberapa toolbar yang semula tidak aktif menjadi aktif.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.

com 8. Klik toolbar Insert Merge Field selanjutnya akan tampil Field yang sesuai dengan Tabel yang berada di file Data penerima undangan dalam hal ini adalah : Nama dan Kota.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com .matapelajaran. Selanjutnya dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr pada Master surat undangan akan seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Lalu pada Ribbon Mailings. Seperti ilustrasi berikut ini: 9. Lalu Klik field Nama.

com . Klik toolbar Insert Merge Field selanjutnya Klik field Kota. Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk seperti ini “|” ) dibelakang kata Di. perhatikan ilustrasi berikut ini: Sehingga tampilan pada Master surat undangan akan seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com 10.matapelajaran.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.

Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. toolbar selengkapnya adalah sebagi berikut: Anda perhatikan penerima undangan akan berubah seiring dengan anda klik panah pada toolbar tersebut.com 11. untuk membuktikannya pada Ribbon Mailings. perhatikan ilustrasi 12.com . Klik toolbar berikut ini: .Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Sampai langkah ini proses penggabungan kedua file sudah selesai. Ribbon Mailings klik tanda panah pada toolbar . Untuk menuju data selanjutnya gunakan.matapelajaran.

. Misalnya data ke 1 sampai dengan 3. yaitu: a.com . Mencetak Surat-surat undangan Untuk mencetak undangan-undangan yang sudah digabungkan. gunakan Ribbon Mailings klik toolbar sehingga tampil seperti ilustrasi berikut ini: Sesuai tujuan pencetakan yang disediakan ternyata Ada tiga. From . yang berisi halaman-halaman surat undangan. Edit Individual Documents… Ialah hasil pencetakan menjadi file baru. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Setelah anda pilih Edit Individual Documents… akan tampil dialog box Merge to New Document berikut ini: Keterangan: All Mencetak seluruh data Current record Mencetak data yang sedang aktif saja.To Mencetak data nomor tertentu.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com D.matapelajaran.

otomatis akan membuka lembar kerja baru pada Word 2007 yang berisi undangan yang sudah jadi. jika anda terhubung keinternet tentunya. bedanya hasilnya langsung dicetak ke Printer. Dan nama filenya otomatis letters1. b. Perhatikan ilustrasi berikut ini: Pada ilustrasi diatas. Setelah anda pilih Send E-mail Messages…akan tampil dialog box Merge to New Document berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com Kemudian anda klik Ok . Langkahnya sama persis pada langkah a. Send E-mail Messages… Dari namanya tentu anda tahu bahwa pencetakan akan langsung dikirim ke email seseorang. terdapat 4 halaman surat undangan. c. Print Document… Ialah hasil undangan akan langsung dicetak ke Printer yang terpasang.com . Tampilannya penulis kecilkan.matapelajaran.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.

com .com Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.matapelajaran.