Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa

www.matapelajaran.com

Surat Massal (Mail Merge )
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com

Surat massal ini biasanya digunakan untuk pemberitahuan kepada anggota organisasi tentang suatu hal yang sifatnya massal, misalnya: Surat Undangan Surat Pemberitahuan Surat Promosi Produk Dll Surat undangan tentu anda sudah tahu, jika anda perhatikan biasanya berisi hal-hal berikut ini: Jam dan tanggal, Tempat lalu keperluan dan hiburan jika ada. Namun Alamat pengiriman undangan tersebut berbeda-beda. Perhatikan ilustrasi berikut ini:
Kepada Yth Tora Sudiro Jakarta
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Ahmad Dhani Solok
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Baim Wong Jayapura
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Megi Z Medan
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Ilustrasi diatas terdapat empat surat undangan yang dikirmkan ke alamat yang berbeda, jika diperhatikan ada dua bagian utama pada struktur surat tersebut, yaitu Data Penerima Undanngan dan Master Surat Undangan, perhatikan ilustrasi berikut ini:

Data Penerima Undangan
Tora Sudiro Jakarta Ahmad Dhani Ambon Baim Wong Jayapura Megi Z Medan

Master Surat Undangan
Kepada Yth ………….. …………..
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com

.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. ………….com Berikut ini konsepnya File Data penerima undangan Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Alamat Jakarta Ambon Jayapura Medan File Master surat undangan Kepada Yth …………. Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Langkah selanjutnya. …………. kita akan menggabungkan kedua file tersebut. File Data penerima undangan Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Alamat Jakarta Ambon Jayapura Medan File Hasil Penggabungan Kepada Yth Tora Sudiro Jakarta Dengan Hormat..com .matapelajaran. Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Penggabungan (MERGE) File Master surat undangan Kepada Yth …………. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Ahmad Dhani aaa aa aaa aaa aa aaaa Solok aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Dengan Hormat. menjadi file hasil pengganbungan sehingga terbentuk surat undangan sebanyak data yang terdapat pada file Data penerima undangan. Dengan Hormat. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Baim Wong aaa aa aaa aaa aa aaaa Jayapura aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Megi Z aaa aa aaa aaa aa aaaa Medan aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat.. Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Anda perhatikan hasil surat undangan pada file penggabungan akan menyesuaikan dengan jumlah data penerima undangan..

com Dari ilustrasi tersebut tentu anda sudah mendapat gambaran yang jelas tentang Surat massal. Cara ini bukan satu-satunya. Pilih Blank document kemudian tekan tombol Create.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.matapelajaran. berikut ini cara membuatnya pada Word 2007. Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007. A. Membuat file master surat undangan 1. Anda jalankan aplikasi Word 2007 . namun cara inilah yang paling penulis sukai.com . Ilustrasinya berikut ini: 3. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document. Caranya klik Office Button ( ) -> New ilustrasinya berikut ini: 2. agar latihan ini sama dengan penulis anda ketikkan saja surat undangan seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. kemudian buka lembar kerja baru.

seharusnya akan tampak seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com . Menoreh Tengah 12 No 345 Jayapura Kepada Yth Bp/Ibu/Sdr Di Dengan Hormat. pada lembar kerja Word 2007 anda. 12 Desember 2005 : Hotel Patra jasa Semarang : Membahas Krisis Global Dunia Artis Indonesia. 22 Agustus 2009 Hormat kami.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com LEMBAGA DUNIA KEARTISAN INDONESIA Jl. Jayapura. Tanggal Tempat Keperluan : Selasa. Nur Hidayat Setelah selesai menuliskannya. kami Buat dengan sebenar-benarnya.matapelajaran. Demikian Surat undangan ini. Dengan ini kami mengundang rekan-rekan selebritis pada: Hari.

com . Diberi tanda lingkaran.matapelajaran. Lalu tekan tombol Save. Seperti berikut ini: 5. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Simpan di My Document dengan nama Master surat undangan Pada File name sesuaikan dengan ilustrasi diatas. Sampai langkah ini proses membuat master surat undangan selesai.com ) . lalu akan tampil dialog box 4.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Simpan surat undangan tersebut dengan klik icon save ( Save As.

Berikut ini langkah-langkahnya: 1. Anda buka Word 2007 . kita akan menuliskan daftar data penerima undangan dalam bentuk tabel.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. kemudian buka lembar kerja baru. seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com . Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007.com B. agar latihan ini sama dengan penulis anda ketikkan saja data berikut ini. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document. Caranya klik Office Button ( ) -> New ilustrasinya berikut ini: 2. Ilustrasinya berikut ini: 3. Pilih Blank document kemudian tekan tombol Create. Membuat file Data Penerima Undangan Selanjutnya kita akan membuat file Data penerima undangan. Yaitu sebuah file daftar data yang berisi data-data penerima undangan dalam bentuk tabel.matapelajaran.

Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com . Karena jika diberi judul akan menyebabkan kesalahan pada langkah selanjutnya. Ilustrasi dibawah ini adalah contoh penulisan tabel yang salah. jangan diberi judul tabel atau apapun. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. seharusnya akan tampak seperti ilustrasi berikut ini: Perhatikan: tabel ditulis seperti ilustrasi diatas.com Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Kota Jakarta Ambon Jayapura Medan Setelah selesai menuliskan pada lembar kerja Word 2007.matapelajaran.

Diberi tanda lingkaran.matapelajaran. Simpan di My Document dengan nama Data penerima undangan Pada File name sesuaikan dengan ilustrasi diatas.com . Sampai langkah ini proses membuat file Data penerima undangan selesai.com ) . Simpan file Data penerima undangan tersebut dengan klik icon save ( dialog box Save As. Sebaiknya: Menyimpan File master Surat undangan dengan File Data penerima undangan sebaiknya dalam folder yang sama Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. lalu akan tampil 4. Lalu tekan tombol Save. Seperti berikut ini: 5.

Berikut ini langkahnya: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. dan kita harus mencarinya di folder My doument karena pada tahap sebelumnya kita menyimpan file di folder tersebut.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. caranya pada lembar kerja Data penerima undangan Caranya klik Office Button ( ->lalu klik ) ilustrasinya berikut ini: 2.com C.matapelajaran. b. Berikut ini langkah menggabungkan kedua file yang telah kita buat pada proses sebelumnya: 1. Sebaiknya anda Close dahulu file Data penerima undangan jika masih terbuka. File master surat undangan masih terbuka ditandai dengan masih aktifnya lembar kerja Master surat undangan di taskbar. Kemudian anda buka file Master surat undangan. Ada dua kemungkinan: a. File master surat undangan sudah tertutup.com . Proses menggabungkan (Merge). Berikut ini ilustrasinya: Anda hanya tinggal mengaktifkan kembali file tersebut.

com i. kemudian buka lembar kerja baru. Selanjutnya akan muncul dialog box Open pastikan pada ComboBox Look in : berisi My Documents pilih file Master surat undangan. Caranya klik Office Button ( ) -> Open ilustrasinya berikut ini: ii.matapelajaran.com . Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Anda jalankan aplikasi Word 2007. Selanjutnya klik tombol Open.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.

selanjutnya akan tampil Ribbon seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com . seperti ilustrasi berikut ini: 3. anda klik Ribbon Mailings.com Dari kedua cara diatas akan mengaktifkan lembar kerja Master surat undangan.matapelajaran. Jika lembar kerja sudah terbuka seperti ilustrasi diatas.

matapelajaran. Selanjutnya klik tombol Open. Lalu pilih Use Existing List ….com . Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com 4. Selanjutnya pada klik toolbar Select Recepients ilustrasi berikut ini: sehingga tampil seperti 5. ini digunakan untuk mencari file Data penerima undangan. Selanjutnya tampil dialog box Select Data Source seperti ilustrasi berikut ini: Pastikan pada ComboBox Look in : berisi My Documents pilih file Data penerima undangan.

Kemudian anda perhatikan Pada Ribbon Mailings. ada beberapa toolbar yang semula tidak aktif menjadi aktif. Perhatikan ilustrasi berikut ini: 7.matapelajaran.com 6. Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk seperti ini “|” ) dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr perhatikan ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com .

Selanjutnya dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr pada Master surat undangan akan seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Seperti ilustrasi berikut ini: 9.com 8.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com .matapelajaran. Lalu Klik field Nama. Lalu pada Ribbon Mailings. Klik toolbar Insert Merge Field selanjutnya akan tampil Field yang sesuai dengan Tabel yang berada di file Data penerima undangan dalam hal ini adalah : Nama dan Kota.

matapelajaran. Klik toolbar Insert Merge Field selanjutnya Klik field Kota.com .Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com 10. perhatikan ilustrasi berikut ini: Sehingga tampilan pada Master surat undangan akan seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk seperti ini “|” ) dibelakang kata Di.

untuk membuktikannya pada Ribbon Mailings. Ribbon Mailings klik tanda panah pada toolbar .com 11. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Sampai langkah ini proses penggabungan kedua file sudah selesai.com . toolbar selengkapnya adalah sebagi berikut: Anda perhatikan penerima undangan akan berubah seiring dengan anda klik panah pada toolbar tersebut. Klik toolbar berikut ini: . Untuk menuju data selanjutnya gunakan.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.matapelajaran. perhatikan ilustrasi 12.

From . Setelah anda pilih Edit Individual Documents… akan tampil dialog box Merge to New Document berikut ini: Keterangan: All Mencetak seluruh data Current record Mencetak data yang sedang aktif saja.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Edit Individual Documents… Ialah hasil pencetakan menjadi file baru. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. yang berisi halaman-halaman surat undangan. gunakan Ribbon Mailings klik toolbar sehingga tampil seperti ilustrasi berikut ini: Sesuai tujuan pencetakan yang disediakan ternyata Ada tiga.To Mencetak data nomor tertentu. yaitu: a.com .com D..matapelajaran. Misalnya data ke 1 sampai dengan 3. Mencetak Surat-surat undangan Untuk mencetak undangan-undangan yang sudah digabungkan.

matapelajaran. Setelah anda pilih Send E-mail Messages…akan tampil dialog box Merge to New Document berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Send E-mail Messages… Dari namanya tentu anda tahu bahwa pencetakan akan langsung dikirim ke email seseorang. jika anda terhubung keinternet tentunya. c. Perhatikan ilustrasi berikut ini: Pada ilustrasi diatas. otomatis akan membuka lembar kerja baru pada Word 2007 yang berisi undangan yang sudah jadi. Dan nama filenya otomatis letters1. terdapat 4 halaman surat undangan. b. Langkahnya sama persis pada langkah a.com . Tampilannya penulis kecilkan. Print Document… Ialah hasil undangan akan langsung dicetak ke Printer yang terpasang.com Kemudian anda klik Ok . bedanya hasilnya langsung dicetak ke Printer.

com Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com .matapelajaran.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful