P. 1
Surat Massal (Mail Merge) Word 2007

Surat Massal (Mail Merge) Word 2007

|Views: 819|Likes:
Published by tarunajaya

More info:

Published by: tarunajaya on Nov 06, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

04/03/2013

pdf

text

original

Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa

www.matapelajaran.com

Surat Massal (Mail Merge )
Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com

Surat massal ini biasanya digunakan untuk pemberitahuan kepada anggota organisasi tentang suatu hal yang sifatnya massal, misalnya: Surat Undangan Surat Pemberitahuan Surat Promosi Produk Dll Surat undangan tentu anda sudah tahu, jika anda perhatikan biasanya berisi hal-hal berikut ini: Jam dan tanggal, Tempat lalu keperluan dan hiburan jika ada. Namun Alamat pengiriman undangan tersebut berbeda-beda. Perhatikan ilustrasi berikut ini:
Kepada Yth Tora Sudiro Jakarta
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Ahmad Dhani Solok
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Baim Wong Jayapura
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Kepada Yth Megi Z Medan
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Ilustrasi diatas terdapat empat surat undangan yang dikirmkan ke alamat yang berbeda, jika diperhatikan ada dua bagian utama pada struktur surat tersebut, yaitu Data Penerima Undanngan dan Master Surat Undangan, perhatikan ilustrasi berikut ini:

Data Penerima Undangan
Tora Sudiro Jakarta Ahmad Dhani Ambon Baim Wong Jayapura Megi Z Medan

Master Surat Undangan
Kepada Yth ………….. …………..
Dengan Hormat, Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa :

Oleh: Nur Hidayat
Nurh22@gmail.com

menjadi file hasil pengganbungan sehingga terbentuk surat undangan sebanyak data yang terdapat pada file Data penerima undangan. Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Penggabungan (MERGE) File Master surat undangan Kepada Yth ………….com Berikut ini konsepnya File Data penerima undangan Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Alamat Jakarta Ambon Jayapura Medan File Master surat undangan Kepada Yth …………..Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Ahmad Dhani aaa aa aaa aaa aa aaaa Solok aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat. kita akan menggabungkan kedua file tersebut.matapelajaran. Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Anda perhatikan hasil surat undangan pada file penggabungan akan menyesuaikan dengan jumlah data penerima undangan. Dengan Hormat. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Megi Z aaa aa aaa aaa aa aaaa Medan aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat. File Data penerima undangan Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Alamat Jakarta Ambon Jayapura Medan File Hasil Penggabungan Kepada Yth Tora Sudiro Jakarta Dengan Hormat.. Dengan Hormat. …………. …………. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Aaaa aaaaa aaaaa aaaa aaa aa aaa aaa aa aaaa aaaa aaa aaa aaa aa : Langkah selanjutnya.com .. Kepada Yth Aaaa aaaaa aaaaa aaaa Baim Wong aaa aa aaa aaa aa aaaa Jayapura aaaa aaa aaa aaa aa : Dengan Hormat..

Caranya klik Office Button ( ) -> New ilustrasinya berikut ini: 2. Ilustrasinya berikut ini: 3. Membuat file master surat undangan 1. Cara ini bukan satu-satunya. berikut ini cara membuatnya pada Word 2007.matapelajaran. agar latihan ini sama dengan penulis anda ketikkan saja surat undangan seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document.com . Anda jalankan aplikasi Word 2007 . kemudian buka lembar kerja baru. A.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007. namun cara inilah yang paling penulis sukai. Pilih Blank document kemudian tekan tombol Create.com Dari ilustrasi tersebut tentu anda sudah mendapat gambaran yang jelas tentang Surat massal.

Jayapura. Dengan ini kami mengundang rekan-rekan selebritis pada: Hari. Menoreh Tengah 12 No 345 Jayapura Kepada Yth Bp/Ibu/Sdr Di Dengan Hormat.matapelajaran. seharusnya akan tampak seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com LEMBAGA DUNIA KEARTISAN INDONESIA Jl. kami Buat dengan sebenar-benarnya. Nur Hidayat Setelah selesai menuliskannya. 22 Agustus 2009 Hormat kami. Demikian Surat undangan ini.com . pada lembar kerja Word 2007 anda. 12 Desember 2005 : Hotel Patra jasa Semarang : Membahas Krisis Global Dunia Artis Indonesia. Tanggal Tempat Keperluan : Selasa.

Diberi tanda lingkaran. Seperti berikut ini: 5. lalu akan tampil dialog box 4. Sampai langkah ini proses membuat master surat undangan selesai.com ) .Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Simpan di My Document dengan nama Master surat undangan Pada File name sesuaikan dengan ilustrasi diatas. Simpan surat undangan tersebut dengan klik icon save ( Save As.matapelajaran.com . Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Lalu tekan tombol Save.

agar latihan ini sama dengan penulis anda ketikkan saja data berikut ini. kemudian buka lembar kerja baru. Selanjutnya akan tampil form dialog New Document. Pilih Blank document kemudian tekan tombol Create. Berikut ini langkah-langkahnya: 1.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Ilustrasinya berikut ini: 3. Caranya klik Office Button ( ) -> New ilustrasinya berikut ini: 2. Anda buka Word 2007 . Membuat file Data Penerima Undangan Selanjutnya kita akan membuat file Data penerima undangan.com . seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.matapelajaran. Yaitu sebuah file daftar data yang berisi data-data penerima undangan dalam bentuk tabel. Berikutnya akan muncul lembar kerja baru Word 2007. kita akan menuliskan daftar data penerima undangan dalam bentuk tabel.com B.

Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com . seharusnya akan tampak seperti ilustrasi berikut ini: Perhatikan: tabel ditulis seperti ilustrasi diatas. Ilustrasi dibawah ini adalah contoh penulisan tabel yang salah.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Karena jika diberi judul akan menyebabkan kesalahan pada langkah selanjutnya.com Nama Tora Sudiro Ahmad Dhani Baim Wong Megi Z Kota Jakarta Ambon Jayapura Medan Setelah selesai menuliskan pada lembar kerja Word 2007. jangan diberi judul tabel atau apapun.matapelajaran.

Simpan file Data penerima undangan tersebut dengan klik icon save ( dialog box Save As.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.matapelajaran. Sebaiknya: Menyimpan File master Surat undangan dengan File Data penerima undangan sebaiknya dalam folder yang sama Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Diberi tanda lingkaran.com ) . Simpan di My Document dengan nama Data penerima undangan Pada File name sesuaikan dengan ilustrasi diatas. lalu akan tampil 4. Lalu tekan tombol Save. Sampai langkah ini proses membuat file Data penerima undangan selesai. Seperti berikut ini: 5.com .

com . Ada dua kemungkinan: a. Sebaiknya anda Close dahulu file Data penerima undangan jika masih terbuka.com C. Berikut ini langkahnya: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. File master surat undangan masih terbuka ditandai dengan masih aktifnya lembar kerja Master surat undangan di taskbar. dan kita harus mencarinya di folder My doument karena pada tahap sebelumnya kita menyimpan file di folder tersebut. b. File master surat undangan sudah tertutup. Berikut ini ilustrasinya: Anda hanya tinggal mengaktifkan kembali file tersebut. Kemudian anda buka file Master surat undangan.matapelajaran. caranya pada lembar kerja Data penerima undangan Caranya klik Office Button ( ->lalu klik ) ilustrasinya berikut ini: 2. Berikut ini langkah menggabungkan kedua file yang telah kita buat pada proses sebelumnya: 1. Proses menggabungkan (Merge).

kemudian buka lembar kerja baru.matapelajaran. Selanjutnya akan muncul dialog box Open pastikan pada ComboBox Look in : berisi My Documents pilih file Master surat undangan.com i.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Caranya klik Office Button ( ) -> Open ilustrasinya berikut ini: ii. Selanjutnya klik tombol Open.com . Anda jalankan aplikasi Word 2007. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.

com Dari kedua cara diatas akan mengaktifkan lembar kerja Master surat undangan. selanjutnya akan tampil Ribbon seperti ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Jika lembar kerja sudah terbuka seperti ilustrasi diatas.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com . seperti ilustrasi berikut ini: 3. anda klik Ribbon Mailings.matapelajaran.

Selanjutnya tampil dialog box Select Data Source seperti ilustrasi berikut ini: Pastikan pada ComboBox Look in : berisi My Documents pilih file Data penerima undangan. Selanjutnya pada klik toolbar Select Recepients ilustrasi berikut ini: sehingga tampil seperti 5.matapelajaran. ini digunakan untuk mencari file Data penerima undangan.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Selanjutnya klik tombol Open.com . Lalu pilih Use Existing List …. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com 4.

Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk seperti ini “|” ) dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr perhatikan ilustrasi berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com .Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Kemudian anda perhatikan Pada Ribbon Mailings. ada beberapa toolbar yang semula tidak aktif menjadi aktif.matapelajaran. Perhatikan ilustrasi berikut ini: 7.com 6.

Seperti ilustrasi berikut ini: 9.com . Selanjutnya dibelakang kata Yth Bp/Ibu/Sdr pada Master surat undangan akan seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Lalu pada Ribbon Mailings.matapelajaran.com 8. Lalu Klik field Nama. Klik toolbar Insert Merge Field selanjutnya akan tampil Field yang sesuai dengan Tabel yang berada di file Data penerima undangan dalam hal ini adalah : Nama dan Kota.

Klik toolbar Insert Merge Field selanjutnya Klik field Kota. perhatikan ilustrasi berikut ini: Sehingga tampilan pada Master surat undangan akan seperti berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.matapelajaran. Langkah selanjutnya anda letakkan Kursor (tanda penulisan berkedip berbentuk seperti ini “|” ) dibelakang kata Di.com .com 10.

Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com 11. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail. Klik toolbar berikut ini: . toolbar selengkapnya adalah sebagi berikut: Anda perhatikan penerima undangan akan berubah seiring dengan anda klik panah pada toolbar tersebut. Untuk menuju data selanjutnya gunakan. perhatikan ilustrasi 12. untuk membuktikannya pada Ribbon Mailings. Sampai langkah ini proses penggabungan kedua file sudah selesai.matapelajaran. Ribbon Mailings klik tanda panah pada toolbar .com .

To Mencetak data nomor tertentu. yang berisi halaman-halaman surat undangan.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www. Mencetak Surat-surat undangan Untuk mencetak undangan-undangan yang sudah digabungkan. From ..matapelajaran. gunakan Ribbon Mailings klik toolbar sehingga tampil seperti ilustrasi berikut ini: Sesuai tujuan pencetakan yang disediakan ternyata Ada tiga.com . Edit Individual Documents… Ialah hasil pencetakan menjadi file baru. yaitu: a. Setelah anda pilih Edit Individual Documents… akan tampil dialog box Merge to New Document berikut ini: Keterangan: All Mencetak seluruh data Current record Mencetak data yang sedang aktif saja. Misalnya data ke 1 sampai dengan 3.com D. Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.

jika anda terhubung keinternet tentunya. c. terdapat 4 halaman surat undangan. Perhatikan ilustrasi berikut ini: Pada ilustrasi diatas. Print Document… Ialah hasil undangan akan langsung dicetak ke Printer yang terpasang. Langkahnya sama persis pada langkah a. Send E-mail Messages… Dari namanya tentu anda tahu bahwa pencetakan akan langsung dikirim ke email seseorang. b.matapelajaran. bedanya hasilnya langsung dicetak ke Printer. otomatis akan membuka lembar kerja baru pada Word 2007 yang berisi undangan yang sudah jadi.com . Setelah anda pilih Send E-mail Messages…akan tampil dialog box Merge to New Document berikut ini: Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.com Kemudian anda klik Ok . Tampilannya penulis kecilkan. Dan nama filenya otomatis letters1.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.

com Oleh: Nur Hidayat Nurh22@gmail.Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa www.com .matapelajaran.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->