PEDOMAN ADMINISTRASI BAGI LEMBAGA PENDIDIKAN DI SEKOLAH MENENGAH ATAS

Buku ini untuk memenuhi tugas pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 17 sampai dengan 21 Desember 2007 di SMK Negeri 2 Probolinggo

Disusun oleh :
Nama Unit Kerja E-.mail :MULYONO : SMA Negeri 2 Probolinggo : mulyono231056.@.yahoo.co.id

PEMERINTAH KOTA PROBOLINGGO DINAS PENDIDIKAN SMA NEGERI 2 PROBOLINGGO Jalan Ki Hajar Dewantara No. 1 Telp. 0335-423196 Probolinggo 67213

. Demikianlah beberapa hal yang perlu digarisbawahi pada pelaksanaan pelatihan ini. Kekurangan yang ada dijadikan semangat untuk selalu memandang ke depan. Probolinggo. Untuk itu pelatihan ini akan menjadi momen penting untuk melangkah lebih cepat dalam penguasaan teknologi informasi. Makalah ini disusun untuk menenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 17 sampai dengan 21 Desember 2007 di SMK Negeri 2 Probolinggo Dalam pelatihan ini tentunya timbul motivasi dan harapan untuk selalu menatap masa depan lebih baik.Kata Pengantar Tiada kata yang paling pantas diungkapkan kecuali rasa syukur kehadiran Allah Swt. kesungguhan dan komitmen yang tinggi yang akan membedakan tingkat kemajuan individu peserta. Teknologi informasi menjadi suatu kebutuhan. Terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terselesaikannya penulisan makalah ini. Ketekunan. karena atas petunjukNya makalah administrasi ini dapat tersusun. Disadari bahwa faktor usia. pengalaman dan pendidikan akan berpengaruh terhadap hasil pelatihan. 24 Desember 2007 Penulis . Semoga hidayah dan rakhmadNya selalu menjadi penerang jalan dalam bekerja. Dengan demikian kehidupan keseharian sangat mempengaruhi kinerja peserta.

Hal ini dimaksudkan agar pendistribusian tugas dapat disesuaikan dengan tingkat kemampuan sumber daya manusia yang ada. . data pendidikan tersebut diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro. melakukan pembinaan. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan dapat cepat dan benar diperlukan pedoman admintrasi di Sekolah Menengan Atas. Latar belakang Sekolah sebagai salah satu lembaga pendidikan formal menjadi sumber data kependidikan yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya. Demikian pula halnya di Tingkat Pusat (Nasional). Kepala Sekolah dan Kepala Tata Usaha yang sudah mendistribusikan peran manajerialnya secara berkala untuk mencapai tujuan secara lebih efektif dan efisien. Ada yang bersifat relative tetap dan ada yang selalu berubah. Karena itu format tata laksana administrasi perkantoran perlu disosialisasikan sejak awal. pengawasan.yang dilaksanakannya. kebijakan dalam melakukan pembinaan. untuk itu guna mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu. Disamping itu Pengawas SLTP dan Menengah juga memerlukan data-data tersebut untuk bahan sarana supervisi. penilaian (evaluasi).BAB I PENDAHULUAN A. Data pendidikan yang ada di sekolah ada beberapa jenis. Kepala Sekolah. Di lembaga pendidikan Sekolah Menengah Atas pada umumnya sudah mempunyai tenaga administrasi. Guru dan Tata Usaha di sekolah dalam melakukan tugasnya perlu didasarkan pada data-data yang akurat agar tugas tersebut dapat dilakukan sesuai dengan prinsip efektif dan efisien. serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa mendatang. Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai dengan aturan yang ditetapkan diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya. dan keperluan administrasi lainya. perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan system yang baku dalam satu system. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Pendidikan mulai dari tingkat kecamatan sampai tingkat propinsi juga perlu mengelola data-data tersebut untuk bahan pelaporan.

. Perumusan Masalah Berdasar latar belakang di atas. Sejauhmana peranan pedoman administrasi sekolah bagi Sekolah Menengah Atas. 2.B. Tujuan Penulisan makalah ini bertujuan : 1. C. Mengetahui unsur apa saja yang termuat dalam administrasi Sekolah Menengah Atas. dapat diambil rumusan sebagai berikut : 1. Mengetahui sejauhmana peranan pedoman administrasi bagi sekolah Menengah Atas. Apa saja yang termuat dalam administrasi sekolah Menengah Atas. 2.

Hal ini dilakukan untuk memudahkan pelaksanaan dan pendistribusian tugas. Sistem informasi di Tingkat SMA menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (ecording system) dan pelaporan (reporting system). Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Atas. Penjabaran kebijakan tersebut juga berfungsi untuk memudahkan Kepala Sekolah membagi tugas disesuai dengan kemampuan pelaksanaanya. Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan factor-faktor penunjang antara lain : a. Peranan Pedoman Administrasi bagi SMA : Administrasi SMA yang tertib dan teratur. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Administrasi Program Kegiatan Belajar Mengajar b. teratur dan benar sangat diperlukan dalam system informasi. Petunjuk dan aturan yang berlaku c. Ketrampilan personil yang memadai. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis bagi SMA memegang peranan yang sangat penting dalam kegiatan administrasi. Peningkatan kemampuan tersebut akan bersifat positip. Guru dan Tata Usaha. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di SMA itu sering disebut kegiatan administrasi. Agar pencatatan dapat lebih mudah dan sederhana sehiungga memperlancar kegiatan administrasi. 1.BAB II PEMBAHASAN 1. Administrasi Kesiswaan . Data pendidikan yang terdapat di sekolah sangat banyak macam dan jenisnya. yaitu makin meningkatkan efisiensi mutu dan perluasan pendidikan SMA. data yang banyak jenisnya itu dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis yaitu : a. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi. sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah. Kepala Sekolah memiliki patokan-patokan untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakankebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan pendidikan SMA. Format-format yang digunakan b.

Rekapitulasi Kenaikan Kelas / Kelulusan 7. Administrasi Humas f. Kegiatan Belajar Mengajar : Jadwal Pelajaran Program Semester Persiapan mengajar Daftar hadir siswa dan guru Jurnal kelas. Daftar Penyerahan STTB kepada Lulusan EBTA/EBTANAS 9. Daftar Hasil EBTA/EBTANAS 6. KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR: Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di SMA diperlukan beberapa format yang berisi informasi tentang kekepala sekolahan dan guru yang perlu dikelola secara teratur dan benar. Oleh karena itu perlu disediakan format serta petunjuk pengisiannya. Jadwal Kegiatan Belajar Mengajar 2. Format-format ini adalah sebagai berikut : 1. sehingga memudahkan penyelesainnya. Program Bimbingan dan Konseling Daftar nilai Pencapaian target dan daya serap kurikulum . Hubungan Kemasyarakatan 10. Daftar Pemeriksaan Tugas Mengajar Bagi Guru 4. Laporan Hasil Hasil Belajar Siswa SMA. Administrasi Perlengkapan Sarana Prasarana / barang g. 1.c. ADMINISTRASI PROGRAM KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR. Administrasi perkantoran A. Administrasi Kepegawaian d.. Administrasi Keuangan e. Daftar Pembagian Tugas Mengajar Bagi Guru 3. Daftar Penyelesaian Kasus di Sekolah 5. Rekapitulasi Pelaksanaan Supervisi Kelas 8.

- Daftar penyerahan raport B. Buku Klapper b.3.1. 2. d. terdapat beberapa jenis kegiatan. Surat Pendaftaran Siswa Baru a. Buku tugas keluar / dispensasi e. Papan absensi harian siswa (sekolah) c.2. Jumlah siswa menurut kelas.2. usia. jenis kelamin. .1. Surat keterangan pindah sekolah d. Buku kegiatan siswa : e. Mutasi siswa : d. Daftar Calon Siswa Baru Kelas X a.3.2. Buku Tatip e.4. Daftar Siswa Baru Kelas X. Jumlah siswa menurut kelas.2. Awal tahun pelajaran: a. dan agama c.1. Buku absensi siswa c.2. Buku Induk Siswa a. Keadaan Siswa Awal Tahun Pelajaran : b.1. Surat permohonan pindah sekolah d. Buku prestasi non akademis f. Penerimaan Siswa Baru : a. Selama Tahun Pelajaran : b. Mutasi siswa selama satu semester.2. Rekapitulasi absensi siswa dalam sebulan. Kehadiran siswa : c.1.3. asal sekolah b. Papan absensi harian siswa (kelas) c. Untuk setiap macam kegiatan diperlukan beberapa format pencatatan data. Untuk satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu yaitu : 1. ADMININTRASI KESISWAAN : Dalam pedoman administrasi kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahap waktu.1. Penyusunan Data Siswa : a.

Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) . tugas dan tanggung jawab pengelonaan satuan pendidian dan peningkatan tata usaha kepegawaian sekolah. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru dan tata usaha yang bertugas di sekolah tertentu. Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru dan tata usaha berkelangsungan. Usul pengangakatan CPNS 4. Rencana Kebutuhan Pegawai/Guru dan Tata Usaha 2. Pelaksanaan Ujian Akhir : 1. Daftar Masuk Perguruan Tinggi b. berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Daftar usul penetapan angka kredit (DUPAK) 8. pindah tempat. Tanda Peserta Ujian 3. Usul pengadaan pegawai 3. Akhir Tahun Pelajaran : a.2. Dalam hubungan itu telah disediakan sejumlah format. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Buku pedoman adminitrasi kepegawaian Tahun 2006 menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian. Daftar tunjangan keluarga (Model DK / model C) 6. Daftar siswa yang naik tingkat/kelas 2. Kenaikan Kelas 1. Daftar riwayat hidup 5. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegaian SMA yang menyeluruh dan berkelangsungan. Rekapitulasi siswa naik kelas dan berhasil EBTA/EBTANAS C. Daftar Peserta Ujian dan Prestasinya 4. Usul kenaikan gaji berkala 7. yaitu : 1. Buku catatan penilaian pegawai negeri sipil 9. Daftar Calon Peserta Ujian 2. sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai/guru dan tata usaha.

Daftar rangkuman tidak hadir pegawai (bulanan) 22. Di dalamnya dibahas antara lain : 1. Ketata usahaan keuangan sekolah meliputi : a. Usul Wakasek. 28. Pembukuan setiap transaksi c. D. Pelaporan. dan Bendaharawan 2. Daftar urut kepangkatan (DUK) 11. Contoh surat permintaan berhenti dari CPNS/PNS dengan hak pensiun 13. Kartu pribadi pegawai. Ordonator. Kartu Taspen 26. Usul pensiun 27. Contoh surat permintaan pembayaran pensiun (SP-4) 15. Buku cuti pegawai 12. Pertanggungjawaban d. Contoh surat permintaan pensiun PNS 14. Usul peningkatan SDM atau kependidikan yang lebih tinggi. Data kepegawaian/file 24. Daftar rangkuman tidak hadir pegawai (triwulan) 23.10. Perencanaan anggaran tahunan sekolah (RAPBS) 3. Daftar hadir/tidak hadir pegawai 21. Dasar hukum b. Contoh surat pengaduan permohonan pensiun bekas PNS/permohonan pembayaran pensiun 19. ADMINISTRASI KEUANGAN : Didalam buku pedoman ini dijelaskan dasar atau dan pengertian administrasi dalam pengelolaan keuangan di SMA. dan . Contoh surat pengaduan untuk pensiun janda/duda 20. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda pertama 16. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda bagi anak-anak 17. Asas pemisahan tugas (Otorisator. 25. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda bagi anak-anak yang diajukan wali 18.

2. pengadaan. Keputusan Walikota Probolinggo Nomor 47 Tahun 2001 tentang tata naskah dinas dilingkungan Pemerintah Kota Probolinggo 2. E. Pengawasan 5. Kartu inventaris kendaraan 6. dilakukan satu kali dalam setahun dengan menggunakan format : 1. Kartu inventaris lahan tanah 4. Mengadakan pertemuan dengan orang tua murid. barang yang dimutasi dan syarat-syarat penghapusan barang di sekolah. ADMINISTRASI HUMAS : 1. Mengadakan lkerjasama dengan pihak terkait. Mengadakan pertemuan dengan keluarga besar SMA Negeri 2 Probolinggo F. ADMINISTRASI PERKANTORAN 1. 5. Pendapatan 4. Mengadakan kerjasama dengan pihak swasta 4. 6. Kewajiban melapor bagi kepala sekolah tentang keadaan barang yang telah dihapus. Daftar usul pengadaan barang.e. ADMINISTRASI PERLENGKAPAN / BARANG Pada buku pedoman administrasi diuraiakan tentang perencanaan. dan pemeliharaan semua perlengkapan/barang inventaris. G. Mengadakan kerjasama dengan Komite 3. . Kartu inventaris barang gedung 5. Buku inventaris barang 8. penyimpanan. Mengadakan studi lapangan dan studi banding ke daerah lain. Jadwal kegiatan pelaksanaan administrasi keuangan sekolah 6. Kartu inventaris barang lain-lain 7. Kartu inventaris ruangan 3. Buku pemeriksaan barang 2. Keputusan Walikota Probolinggo Nomor 29 Tahun 2001 tentang penetapan kode wilayah untuk tata kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota Probolinggo. Contoh-contoh mengenai ketata usahaan keuangan sekolah dan format pelaporan.

Tak lupa saya ucapkan terima kasih kepada rekan-rekan yang ikut terlibat dalam penyelesaian makalah ini.KESIMPULAN : Yang dapat saya ambil dan pembuatan makalah ini adalah lebih memahami mengenai peranan pedoman administrasi bagi sekolah dan berbagai unsur yang termuat dalam administrasi sekolah. oleh karenanya saran dan kritik dari pembaca sangat kami perlukan demi penyempurnaannya. akhir kata wassalamualaikum wr. SARAN : Bagi saya pribadi kegiatan semacam ini dapat menguatkan kemampuan para pelaksana pendidikan dalam melaksanakan tugasnya yang berhubungan dengan kemampuan TI karenanya kegiatan semacam ini harus terus dilaksanakan dan selalu dijadikan koreksi agar pelaksanaannya dapat berjalan semakin baik dan efiesien. . kami sadar bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. PENUTUP : Demikian makalah ini kami buat. wb.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful