PEDOMAN ADMINISTRASI BAGI LEMBAGA PENDIDIKAN DI SEKOLAH MENENGAH ATAS

Buku ini untuk memenuhi tugas pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 17 sampai dengan 21 Desember 2007 di SMK Negeri 2 Probolinggo

Disusun oleh :
Nama Unit Kerja E-.mail :MULYONO : SMA Negeri 2 Probolinggo : mulyono231056.@.yahoo.co.id

PEMERINTAH KOTA PROBOLINGGO DINAS PENDIDIKAN SMA NEGERI 2 PROBOLINGGO Jalan Ki Hajar Dewantara No. 1 Telp. 0335-423196 Probolinggo 67213

Probolinggo. Disadari bahwa faktor usia.. Untuk itu pelatihan ini akan menjadi momen penting untuk melangkah lebih cepat dalam penguasaan teknologi informasi. Teknologi informasi menjadi suatu kebutuhan. 24 Desember 2007 Penulis .Kata Pengantar Tiada kata yang paling pantas diungkapkan kecuali rasa syukur kehadiran Allah Swt. Terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terselesaikannya penulisan makalah ini. Kekurangan yang ada dijadikan semangat untuk selalu memandang ke depan. Ketekunan. Demikianlah beberapa hal yang perlu digarisbawahi pada pelaksanaan pelatihan ini. Makalah ini disusun untuk menenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 17 sampai dengan 21 Desember 2007 di SMK Negeri 2 Probolinggo Dalam pelatihan ini tentunya timbul motivasi dan harapan untuk selalu menatap masa depan lebih baik. pengalaman dan pendidikan akan berpengaruh terhadap hasil pelatihan. Semoga hidayah dan rakhmadNya selalu menjadi penerang jalan dalam bekerja. kesungguhan dan komitmen yang tinggi yang akan membedakan tingkat kemajuan individu peserta. karena atas petunjukNya makalah administrasi ini dapat tersusun. Dengan demikian kehidupan keseharian sangat mempengaruhi kinerja peserta.

BAB I PENDAHULUAN A. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Pendidikan mulai dari tingkat kecamatan sampai tingkat propinsi juga perlu mengelola data-data tersebut untuk bahan pelaporan. dan keperluan administrasi lainya. Karena itu format tata laksana administrasi perkantoran perlu disosialisasikan sejak awal. Latar belakang Sekolah sebagai salah satu lembaga pendidikan formal menjadi sumber data kependidikan yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya. Guru dan Tata Usaha di sekolah dalam melakukan tugasnya perlu didasarkan pada data-data yang akurat agar tugas tersebut dapat dilakukan sesuai dengan prinsip efektif dan efisien. . Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai dengan aturan yang ditetapkan diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya. kebijakan dalam melakukan pembinaan.yang dilaksanakannya. Disamping itu Pengawas SLTP dan Menengah juga memerlukan data-data tersebut untuk bahan sarana supervisi. perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan system yang baku dalam satu system. Di lembaga pendidikan Sekolah Menengah Atas pada umumnya sudah mempunyai tenaga administrasi. Kepala Sekolah. Data pendidikan yang ada di sekolah ada beberapa jenis. penilaian (evaluasi). Demikian pula halnya di Tingkat Pusat (Nasional). melakukan pembinaan. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan dapat cepat dan benar diperlukan pedoman admintrasi di Sekolah Menengan Atas. Hal ini dimaksudkan agar pendistribusian tugas dapat disesuaikan dengan tingkat kemampuan sumber daya manusia yang ada. serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa mendatang. pengawasan. data pendidikan tersebut diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro. untuk itu guna mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu. Kepala Sekolah dan Kepala Tata Usaha yang sudah mendistribusikan peran manajerialnya secara berkala untuk mencapai tujuan secara lebih efektif dan efisien. Ada yang bersifat relative tetap dan ada yang selalu berubah.

dapat diambil rumusan sebagai berikut : 1. Mengetahui sejauhmana peranan pedoman administrasi bagi sekolah Menengah Atas. Sejauhmana peranan pedoman administrasi sekolah bagi Sekolah Menengah Atas. Perumusan Masalah Berdasar latar belakang di atas.B. 2. Tujuan Penulisan makalah ini bertujuan : 1. C. . 2. Apa saja yang termuat dalam administrasi sekolah Menengah Atas. Mengetahui unsur apa saja yang termuat dalam administrasi Sekolah Menengah Atas.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di SMA itu sering disebut kegiatan administrasi. Kepala Sekolah memiliki patokan-patokan untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakankebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan pendidikan SMA. Peranan Pedoman Administrasi bagi SMA : Administrasi SMA yang tertib dan teratur. Ketrampilan personil yang memadai. sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah. Hal ini dilakukan untuk memudahkan pelaksanaan dan pendistribusian tugas. Penjabaran kebijakan tersebut juga berfungsi untuk memudahkan Kepala Sekolah membagi tugas disesuai dengan kemampuan pelaksanaanya. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan factor-faktor penunjang antara lain : a. Petunjuk dan aturan yang berlaku c. data yang banyak jenisnya itu dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis yaitu : a. Peningkatan kemampuan tersebut akan bersifat positip. yaitu makin meningkatkan efisiensi mutu dan perluasan pendidikan SMA. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis bagi SMA memegang peranan yang sangat penting dalam kegiatan administrasi. Administrasi Program Kegiatan Belajar Mengajar b. Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Atas. Sistem informasi di Tingkat SMA menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (ecording system) dan pelaporan (reporting system). Guru dan Tata Usaha.BAB II PEMBAHASAN 1. Administrasi Kesiswaan . Data pendidikan yang terdapat di sekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Format-format yang digunakan b. 1. teratur dan benar sangat diperlukan dalam system informasi. Agar pencatatan dapat lebih mudah dan sederhana sehiungga memperlancar kegiatan administrasi.

Daftar Penyerahan STTB kepada Lulusan EBTA/EBTANAS 9. Administrasi Humas f. Format-format ini adalah sebagai berikut : 1.. Program Bimbingan dan Konseling Daftar nilai Pencapaian target dan daya serap kurikulum . Administrasi perkantoran A. Hubungan Kemasyarakatan 10. Kegiatan Belajar Mengajar : Jadwal Pelajaran Program Semester Persiapan mengajar Daftar hadir siswa dan guru Jurnal kelas. Daftar Penyelesaian Kasus di Sekolah 5. Daftar Pembagian Tugas Mengajar Bagi Guru 3. Rekapitulasi Kenaikan Kelas / Kelulusan 7. Administrasi Keuangan e. Administrasi Kepegawaian d. Rekapitulasi Pelaksanaan Supervisi Kelas 8. Daftar Pemeriksaan Tugas Mengajar Bagi Guru 4. sehingga memudahkan penyelesainnya. Administrasi Perlengkapan Sarana Prasarana / barang g. ADMINISTRASI PROGRAM KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR. Daftar Hasil EBTA/EBTANAS 6. 1.c. KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR: Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di SMA diperlukan beberapa format yang berisi informasi tentang kekepala sekolahan dan guru yang perlu dikelola secara teratur dan benar. Jadwal Kegiatan Belajar Mengajar 2. Laporan Hasil Hasil Belajar Siswa SMA. Oleh karena itu perlu disediakan format serta petunjuk pengisiannya.

3. Daftar Calon Siswa Baru Kelas X a. Surat keterangan pindah sekolah d. Jumlah siswa menurut kelas.- Daftar penyerahan raport B.3. Buku prestasi non akademis f. . Untuk setiap macam kegiatan diperlukan beberapa format pencatatan data. Untuk satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu yaitu : 1.2.2. Buku Tatip e. Papan absensi harian siswa (sekolah) c. terdapat beberapa jenis kegiatan. Buku tugas keluar / dispensasi e. Selama Tahun Pelajaran : b.1.1. Surat Pendaftaran Siswa Baru a. Penyusunan Data Siswa : a.2. Papan absensi harian siswa (kelas) c. Kehadiran siswa : c. Jumlah siswa menurut kelas. 2. asal sekolah b.2.1.2. usia.4. ADMININTRASI KESISWAAN : Dalam pedoman administrasi kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahap waktu. Penerimaan Siswa Baru : a. dan agama c. Daftar Siswa Baru Kelas X.1. Buku kegiatan siswa : e.1.1. Awal tahun pelajaran: a. Mutasi siswa selama satu semester. d.2. Buku Induk Siswa a.3. jenis kelamin. Keadaan Siswa Awal Tahun Pelajaran : b. Rekapitulasi absensi siswa dalam sebulan. Surat permohonan pindah sekolah d. Buku Klapper b. Mutasi siswa : d. Buku absensi siswa c.

Daftar Masuk Perguruan Tinggi b. berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Daftar siswa yang naik tingkat/kelas 2. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) . Pelaksanaan Ujian Akhir : 1. Kenaikan Kelas 1. Rekapitulasi siswa naik kelas dan berhasil EBTA/EBTANAS C. Rencana Kebutuhan Pegawai/Guru dan Tata Usaha 2. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. yaitu : 1. Usul pengangakatan CPNS 4.2. Daftar Calon Peserta Ujian 2. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Buku pedoman adminitrasi kepegawaian Tahun 2006 menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian. Akhir Tahun Pelajaran : a. Tanda Peserta Ujian 3. Daftar Peserta Ujian dan Prestasinya 4. sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai/guru dan tata usaha. Usul kenaikan gaji berkala 7. Buku catatan penilaian pegawai negeri sipil 9. tugas dan tanggung jawab pengelonaan satuan pendidian dan peningkatan tata usaha kepegawaian sekolah. pindah tempat. Daftar riwayat hidup 5. Usul pengadaan pegawai 3. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegaian SMA yang menyeluruh dan berkelangsungan. Daftar usul penetapan angka kredit (DUPAK) 8. Daftar tunjangan keluarga (Model DK / model C) 6. Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru dan tata usaha berkelangsungan. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru dan tata usaha yang bertugas di sekolah tertentu. Dalam hubungan itu telah disediakan sejumlah format.

Usul Wakasek. Usul peningkatan SDM atau kependidikan yang lebih tinggi. Di dalamnya dibahas antara lain : 1. Ketata usahaan keuangan sekolah meliputi : a. ADMINISTRASI KEUANGAN : Didalam buku pedoman ini dijelaskan dasar atau dan pengertian administrasi dalam pengelolaan keuangan di SMA. Usul pensiun 27. Data kepegawaian/file 24. dan . Daftar hadir/tidak hadir pegawai 21. 25. Daftar urut kepangkatan (DUK) 11. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda bagi anak-anak 17. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda pertama 16. Contoh surat pengaduan permohonan pensiun bekas PNS/permohonan pembayaran pensiun 19. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda bagi anak-anak yang diajukan wali 18. Buku cuti pegawai 12. Pertanggungjawaban d. dan Bendaharawan 2. Contoh surat pengaduan untuk pensiun janda/duda 20. Daftar rangkuman tidak hadir pegawai (triwulan) 23. Ordonator. 28. Contoh surat permintaan pensiun PNS 14. D. Asas pemisahan tugas (Otorisator. Kartu Taspen 26.10. Contoh surat permintaan berhenti dari CPNS/PNS dengan hak pensiun 13. Perencanaan anggaran tahunan sekolah (RAPBS) 3. Daftar rangkuman tidak hadir pegawai (bulanan) 22. Kartu pribadi pegawai. Pelaporan. Contoh surat permintaan pembayaran pensiun (SP-4) 15. Dasar hukum b. Pembukuan setiap transaksi c.

Keputusan Walikota Probolinggo Nomor 47 Tahun 2001 tentang tata naskah dinas dilingkungan Pemerintah Kota Probolinggo 2. Jadwal kegiatan pelaksanaan administrasi keuangan sekolah 6. Kartu inventaris barang gedung 5. pengadaan. dan pemeliharaan semua perlengkapan/barang inventaris. 2.e. Pendapatan 4. Buku inventaris barang 8. barang yang dimutasi dan syarat-syarat penghapusan barang di sekolah. Mengadakan pertemuan dengan orang tua murid. Keputusan Walikota Probolinggo Nomor 29 Tahun 2001 tentang penetapan kode wilayah untuk tata kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota Probolinggo. dilakukan satu kali dalam setahun dengan menggunakan format : 1. Mengadakan studi lapangan dan studi banding ke daerah lain. Mengadakan lkerjasama dengan pihak terkait. Mengadakan kerjasama dengan pihak swasta 4. G. Kartu inventaris ruangan 3. ADMINISTRASI PERKANTORAN 1. Pengawasan 5. ADMINISTRASI HUMAS : 1. Kartu inventaris kendaraan 6. Kartu inventaris barang lain-lain 7. . Kartu inventaris lahan tanah 4. penyimpanan. Mengadakan pertemuan dengan keluarga besar SMA Negeri 2 Probolinggo F. E. Kewajiban melapor bagi kepala sekolah tentang keadaan barang yang telah dihapus. ADMINISTRASI PERLENGKAPAN / BARANG Pada buku pedoman administrasi diuraiakan tentang perencanaan. Mengadakan kerjasama dengan Komite 3. Contoh-contoh mengenai ketata usahaan keuangan sekolah dan format pelaporan. Buku pemeriksaan barang 2. Daftar usul pengadaan barang. 5. 6.

kami sadar bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. PENUTUP : Demikian makalah ini kami buat. . wb. SARAN : Bagi saya pribadi kegiatan semacam ini dapat menguatkan kemampuan para pelaksana pendidikan dalam melaksanakan tugasnya yang berhubungan dengan kemampuan TI karenanya kegiatan semacam ini harus terus dilaksanakan dan selalu dijadikan koreksi agar pelaksanaannya dapat berjalan semakin baik dan efiesien. Tak lupa saya ucapkan terima kasih kepada rekan-rekan yang ikut terlibat dalam penyelesaian makalah ini.KESIMPULAN : Yang dapat saya ambil dan pembuatan makalah ini adalah lebih memahami mengenai peranan pedoman administrasi bagi sekolah dan berbagai unsur yang termuat dalam administrasi sekolah. oleh karenanya saran dan kritik dari pembaca sangat kami perlukan demi penyempurnaannya. akhir kata wassalamualaikum wr.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful