PEDOMAN ADMINISTRASI BAGI LEMBAGA PENDIDIKAN DI SEKOLAH MENENGAH ATAS

Buku ini untuk memenuhi tugas pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 17 sampai dengan 21 Desember 2007 di SMK Negeri 2 Probolinggo

Disusun oleh :
Nama Unit Kerja E-.mail :MULYONO : SMA Negeri 2 Probolinggo : mulyono231056.@.yahoo.co.id

PEMERINTAH KOTA PROBOLINGGO DINAS PENDIDIKAN SMA NEGERI 2 PROBOLINGGO Jalan Ki Hajar Dewantara No. 1 Telp. 0335-423196 Probolinggo 67213

. karena atas petunjukNya makalah administrasi ini dapat tersusun. Untuk itu pelatihan ini akan menjadi momen penting untuk melangkah lebih cepat dalam penguasaan teknologi informasi. 24 Desember 2007 Penulis . Kekurangan yang ada dijadikan semangat untuk selalu memandang ke depan. kesungguhan dan komitmen yang tinggi yang akan membedakan tingkat kemajuan individu peserta. Demikianlah beberapa hal yang perlu digarisbawahi pada pelaksanaan pelatihan ini. Disadari bahwa faktor usia. Terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terselesaikannya penulisan makalah ini. Semoga hidayah dan rakhmadNya selalu menjadi penerang jalan dalam bekerja. Makalah ini disusun untuk menenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 17 sampai dengan 21 Desember 2007 di SMK Negeri 2 Probolinggo Dalam pelatihan ini tentunya timbul motivasi dan harapan untuk selalu menatap masa depan lebih baik. pengalaman dan pendidikan akan berpengaruh terhadap hasil pelatihan. Ketekunan. Dengan demikian kehidupan keseharian sangat mempengaruhi kinerja peserta. Probolinggo. Teknologi informasi menjadi suatu kebutuhan.Kata Pengantar Tiada kata yang paling pantas diungkapkan kecuali rasa syukur kehadiran Allah Swt.

dan keperluan administrasi lainya. kebijakan dalam melakukan pembinaan. Demikian pula halnya di Tingkat Pusat (Nasional). Karena itu format tata laksana administrasi perkantoran perlu disosialisasikan sejak awal. perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan system yang baku dalam satu system.yang dilaksanakannya. Ada yang bersifat relative tetap dan ada yang selalu berubah. penilaian (evaluasi). untuk itu guna mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu. Kepala Sekolah dan Kepala Tata Usaha yang sudah mendistribusikan peran manajerialnya secara berkala untuk mencapai tujuan secara lebih efektif dan efisien. Latar belakang Sekolah sebagai salah satu lembaga pendidikan formal menjadi sumber data kependidikan yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya. pengawasan. serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa mendatang. . Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai dengan aturan yang ditetapkan diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Pendidikan mulai dari tingkat kecamatan sampai tingkat propinsi juga perlu mengelola data-data tersebut untuk bahan pelaporan. Data pendidikan yang ada di sekolah ada beberapa jenis. Di lembaga pendidikan Sekolah Menengah Atas pada umumnya sudah mempunyai tenaga administrasi. Hal ini dimaksudkan agar pendistribusian tugas dapat disesuaikan dengan tingkat kemampuan sumber daya manusia yang ada.BAB I PENDAHULUAN A. data pendidikan tersebut diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro. Kepala Sekolah. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan dapat cepat dan benar diperlukan pedoman admintrasi di Sekolah Menengan Atas. Guru dan Tata Usaha di sekolah dalam melakukan tugasnya perlu didasarkan pada data-data yang akurat agar tugas tersebut dapat dilakukan sesuai dengan prinsip efektif dan efisien. melakukan pembinaan. Disamping itu Pengawas SLTP dan Menengah juga memerlukan data-data tersebut untuk bahan sarana supervisi.

B. 2. C. . Perumusan Masalah Berdasar latar belakang di atas. Mengetahui sejauhmana peranan pedoman administrasi bagi sekolah Menengah Atas. Apa saja yang termuat dalam administrasi sekolah Menengah Atas. dapat diambil rumusan sebagai berikut : 1. Sejauhmana peranan pedoman administrasi sekolah bagi Sekolah Menengah Atas. Mengetahui unsur apa saja yang termuat dalam administrasi Sekolah Menengah Atas. Tujuan Penulisan makalah ini bertujuan : 1. 2.

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di SMA itu sering disebut kegiatan administrasi. Ketrampilan personil yang memadai. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah. Sistem informasi di Tingkat SMA menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (ecording system) dan pelaporan (reporting system). yaitu makin meningkatkan efisiensi mutu dan perluasan pendidikan SMA. Hal ini dilakukan untuk memudahkan pelaksanaan dan pendistribusian tugas. Peningkatan kemampuan tersebut akan bersifat positip. Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan factor-faktor penunjang antara lain : a.BAB II PEMBAHASAN 1. data yang banyak jenisnya itu dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis yaitu : a. Data pendidikan yang terdapat di sekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Administrasi Program Kegiatan Belajar Mengajar b. 1. teratur dan benar sangat diperlukan dalam system informasi. Guru dan Tata Usaha. Penjabaran kebijakan tersebut juga berfungsi untuk memudahkan Kepala Sekolah membagi tugas disesuai dengan kemampuan pelaksanaanya. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis bagi SMA memegang peranan yang sangat penting dalam kegiatan administrasi. Peranan Pedoman Administrasi bagi SMA : Administrasi SMA yang tertib dan teratur. Kepala Sekolah memiliki patokan-patokan untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakankebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan pendidikan SMA. Administrasi Kesiswaan . Format-format yang digunakan b. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi. Agar pencatatan dapat lebih mudah dan sederhana sehiungga memperlancar kegiatan administrasi. Petunjuk dan aturan yang berlaku c. Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Atas.

Kegiatan Belajar Mengajar : Jadwal Pelajaran Program Semester Persiapan mengajar Daftar hadir siswa dan guru Jurnal kelas.. Hubungan Kemasyarakatan 10. Administrasi Perlengkapan Sarana Prasarana / barang g. Administrasi Kepegawaian d. Administrasi Humas f. Laporan Hasil Hasil Belajar Siswa SMA. Format-format ini adalah sebagai berikut : 1. ADMINISTRASI PROGRAM KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR. Oleh karena itu perlu disediakan format serta petunjuk pengisiannya. Program Bimbingan dan Konseling Daftar nilai Pencapaian target dan daya serap kurikulum . Daftar Pemeriksaan Tugas Mengajar Bagi Guru 4. Jadwal Kegiatan Belajar Mengajar 2. Administrasi Keuangan e. Daftar Penyelesaian Kasus di Sekolah 5. Rekapitulasi Pelaksanaan Supervisi Kelas 8. Administrasi perkantoran A. sehingga memudahkan penyelesainnya. Rekapitulasi Kenaikan Kelas / Kelulusan 7. 1. KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR: Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di SMA diperlukan beberapa format yang berisi informasi tentang kekepala sekolahan dan guru yang perlu dikelola secara teratur dan benar. Daftar Pembagian Tugas Mengajar Bagi Guru 3. Daftar Hasil EBTA/EBTANAS 6.c. Daftar Penyerahan STTB kepada Lulusan EBTA/EBTANAS 9.

terdapat beberapa jenis kegiatan. Mutasi siswa : d. Selama Tahun Pelajaran : b.1. Kehadiran siswa : c.1. Daftar Calon Siswa Baru Kelas X a. ADMININTRASI KESISWAAN : Dalam pedoman administrasi kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahap waktu. Buku Tatip e.3.1. 2. Buku absensi siswa c. Buku kegiatan siswa : e.1. Jumlah siswa menurut kelas. d. Papan absensi harian siswa (sekolah) c. Untuk satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu yaitu : 1. jenis kelamin. Papan absensi harian siswa (kelas) c.2. . Buku prestasi non akademis f.3. Penyusunan Data Siswa : a. Buku tugas keluar / dispensasi e.2. Buku Induk Siswa a.2.2.2. Awal tahun pelajaran: a.1. Jumlah siswa menurut kelas. Surat Pendaftaran Siswa Baru a.4. Surat permohonan pindah sekolah d. dan agama c.- Daftar penyerahan raport B. Rekapitulasi absensi siswa dalam sebulan. asal sekolah b. Untuk setiap macam kegiatan diperlukan beberapa format pencatatan data. Daftar Siswa Baru Kelas X. usia. Mutasi siswa selama satu semester. Buku Klapper b. Keadaan Siswa Awal Tahun Pelajaran : b.3.1.2. Penerimaan Siswa Baru : a. Surat keterangan pindah sekolah d.

Daftar Peserta Ujian dan Prestasinya 4. Tanda Peserta Ujian 3. Usul pengangakatan CPNS 4. Kenaikan Kelas 1. pindah tempat. Usul pengadaan pegawai 3. Daftar tunjangan keluarga (Model DK / model C) 6. Rekapitulasi siswa naik kelas dan berhasil EBTA/EBTANAS C. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru dan tata usaha yang bertugas di sekolah tertentu. Rencana Kebutuhan Pegawai/Guru dan Tata Usaha 2. Daftar siswa yang naik tingkat/kelas 2. Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru dan tata usaha berkelangsungan. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegaian SMA yang menyeluruh dan berkelangsungan. berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku.2. Daftar Masuk Perguruan Tinggi b. Daftar riwayat hidup 5. yaitu : 1. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai/guru dan tata usaha. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Buku pedoman adminitrasi kepegawaian Tahun 2006 menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian. Akhir Tahun Pelajaran : a. Daftar usul penetapan angka kredit (DUPAK) 8. Buku catatan penilaian pegawai negeri sipil 9. Usul kenaikan gaji berkala 7. Dalam hubungan itu telah disediakan sejumlah format. Pelaksanaan Ujian Akhir : 1. Daftar Calon Peserta Ujian 2. tugas dan tanggung jawab pengelonaan satuan pendidian dan peningkatan tata usaha kepegawaian sekolah. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) .

Daftar rangkuman tidak hadir pegawai (bulanan) 22. Usul peningkatan SDM atau kependidikan yang lebih tinggi. Contoh surat permintaan pensiun PNS 14. Buku cuti pegawai 12. Data kepegawaian/file 24. Ketata usahaan keuangan sekolah meliputi : a. D. 28. ADMINISTRASI KEUANGAN : Didalam buku pedoman ini dijelaskan dasar atau dan pengertian administrasi dalam pengelolaan keuangan di SMA. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda bagi anak-anak yang diajukan wali 18. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda bagi anak-anak 17. dan . Contoh surat pengaduan untuk pensiun janda/duda 20. Di dalamnya dibahas antara lain : 1. Asas pemisahan tugas (Otorisator. dan Bendaharawan 2. Ordonator. Kartu Taspen 26. Usul Wakasek. Perencanaan anggaran tahunan sekolah (RAPBS) 3. Contoh surat permintaan berhenti dari CPNS/PNS dengan hak pensiun 13. Daftar rangkuman tidak hadir pegawai (triwulan) 23. Pelaporan. Daftar hadir/tidak hadir pegawai 21. Daftar urut kepangkatan (DUK) 11. Kartu pribadi pegawai.10. Contoh surat pengaduan permohonan pensiun bekas PNS/permohonan pembayaran pensiun 19. Contoh surat permintaan pembayaran pensiun (SP-4) 15. Dasar hukum b. Usul pensiun 27. Pertanggungjawaban d. 25. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda pertama 16. Pembukuan setiap transaksi c.

2. Mengadakan pertemuan dengan orang tua murid. Kartu inventaris barang gedung 5. . Mengadakan lkerjasama dengan pihak terkait. dan pemeliharaan semua perlengkapan/barang inventaris. Pengawasan 5. Buku inventaris barang 8. Pendapatan 4. ADMINISTRASI HUMAS : 1. 5. Keputusan Walikota Probolinggo Nomor 29 Tahun 2001 tentang penetapan kode wilayah untuk tata kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota Probolinggo. Mengadakan kerjasama dengan Komite 3. G. Keputusan Walikota Probolinggo Nomor 47 Tahun 2001 tentang tata naskah dinas dilingkungan Pemerintah Kota Probolinggo 2. dilakukan satu kali dalam setahun dengan menggunakan format : 1. penyimpanan. Kartu inventaris ruangan 3. Daftar usul pengadaan barang. Contoh-contoh mengenai ketata usahaan keuangan sekolah dan format pelaporan. Mengadakan kerjasama dengan pihak swasta 4. 6. barang yang dimutasi dan syarat-syarat penghapusan barang di sekolah. Kewajiban melapor bagi kepala sekolah tentang keadaan barang yang telah dihapus. Mengadakan studi lapangan dan studi banding ke daerah lain. Kartu inventaris barang lain-lain 7.e. Kartu inventaris kendaraan 6. Kartu inventaris lahan tanah 4. Jadwal kegiatan pelaksanaan administrasi keuangan sekolah 6. ADMINISTRASI PERLENGKAPAN / BARANG Pada buku pedoman administrasi diuraiakan tentang perencanaan. Mengadakan pertemuan dengan keluarga besar SMA Negeri 2 Probolinggo F. ADMINISTRASI PERKANTORAN 1. pengadaan. E. Buku pemeriksaan barang 2.

oleh karenanya saran dan kritik dari pembaca sangat kami perlukan demi penyempurnaannya.KESIMPULAN : Yang dapat saya ambil dan pembuatan makalah ini adalah lebih memahami mengenai peranan pedoman administrasi bagi sekolah dan berbagai unsur yang termuat dalam administrasi sekolah. kami sadar bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. PENUTUP : Demikian makalah ini kami buat. . SARAN : Bagi saya pribadi kegiatan semacam ini dapat menguatkan kemampuan para pelaksana pendidikan dalam melaksanakan tugasnya yang berhubungan dengan kemampuan TI karenanya kegiatan semacam ini harus terus dilaksanakan dan selalu dijadikan koreksi agar pelaksanaannya dapat berjalan semakin baik dan efiesien. akhir kata wassalamualaikum wr. wb. Tak lupa saya ucapkan terima kasih kepada rekan-rekan yang ikut terlibat dalam penyelesaian makalah ini.