PEDOMAN ADMINISTRASI BAGI LEMBAGA PENDIDIKAN DI SEKOLAH MENENGAH ATAS

Buku ini untuk memenuhi tugas pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 17 sampai dengan 21 Desember 2007 di SMK Negeri 2 Probolinggo

Disusun oleh :
Nama Unit Kerja E-.mail :MULYONO : SMA Negeri 2 Probolinggo : mulyono231056.@.yahoo.co.id

PEMERINTAH KOTA PROBOLINGGO DINAS PENDIDIKAN SMA NEGERI 2 PROBOLINGGO Jalan Ki Hajar Dewantara No. 1 Telp. 0335-423196 Probolinggo 67213

Kata Pengantar Tiada kata yang paling pantas diungkapkan kecuali rasa syukur kehadiran Allah Swt. Probolinggo. Teknologi informasi menjadi suatu kebutuhan. Dengan demikian kehidupan keseharian sangat mempengaruhi kinerja peserta. Kekurangan yang ada dijadikan semangat untuk selalu memandang ke depan. Demikianlah beberapa hal yang perlu digarisbawahi pada pelaksanaan pelatihan ini. 24 Desember 2007 Penulis . Untuk itu pelatihan ini akan menjadi momen penting untuk melangkah lebih cepat dalam penguasaan teknologi informasi. kesungguhan dan komitmen yang tinggi yang akan membedakan tingkat kemajuan individu peserta. Terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terselesaikannya penulisan makalah ini. Disadari bahwa faktor usia.. Semoga hidayah dan rakhmadNya selalu menjadi penerang jalan dalam bekerja. Ketekunan. karena atas petunjukNya makalah administrasi ini dapat tersusun. pengalaman dan pendidikan akan berpengaruh terhadap hasil pelatihan. Makalah ini disusun untuk menenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 17 sampai dengan 21 Desember 2007 di SMK Negeri 2 Probolinggo Dalam pelatihan ini tentunya timbul motivasi dan harapan untuk selalu menatap masa depan lebih baik.

Ada yang bersifat relative tetap dan ada yang selalu berubah.BAB I PENDAHULUAN A. Data pendidikan yang ada di sekolah ada beberapa jenis. data pendidikan tersebut diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Pendidikan mulai dari tingkat kecamatan sampai tingkat propinsi juga perlu mengelola data-data tersebut untuk bahan pelaporan. serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa mendatang. Hal ini dimaksudkan agar pendistribusian tugas dapat disesuaikan dengan tingkat kemampuan sumber daya manusia yang ada. Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai dengan aturan yang ditetapkan diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya. Karena itu format tata laksana administrasi perkantoran perlu disosialisasikan sejak awal. Kepala Sekolah dan Kepala Tata Usaha yang sudah mendistribusikan peran manajerialnya secara berkala untuk mencapai tujuan secara lebih efektif dan efisien. melakukan pembinaan. . Demikian pula halnya di Tingkat Pusat (Nasional). untuk itu guna mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan dapat cepat dan benar diperlukan pedoman admintrasi di Sekolah Menengan Atas. pengawasan. perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan system yang baku dalam satu system. Kepala Sekolah. Disamping itu Pengawas SLTP dan Menengah juga memerlukan data-data tersebut untuk bahan sarana supervisi. kebijakan dalam melakukan pembinaan. Latar belakang Sekolah sebagai salah satu lembaga pendidikan formal menjadi sumber data kependidikan yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya. Guru dan Tata Usaha di sekolah dalam melakukan tugasnya perlu didasarkan pada data-data yang akurat agar tugas tersebut dapat dilakukan sesuai dengan prinsip efektif dan efisien. dan keperluan administrasi lainya.yang dilaksanakannya. Di lembaga pendidikan Sekolah Menengah Atas pada umumnya sudah mempunyai tenaga administrasi. penilaian (evaluasi).

dapat diambil rumusan sebagai berikut : 1. Apa saja yang termuat dalam administrasi sekolah Menengah Atas. C. Sejauhmana peranan pedoman administrasi sekolah bagi Sekolah Menengah Atas. Tujuan Penulisan makalah ini bertujuan : 1. 2. 2. Mengetahui sejauhmana peranan pedoman administrasi bagi sekolah Menengah Atas. Perumusan Masalah Berdasar latar belakang di atas. Mengetahui unsur apa saja yang termuat dalam administrasi Sekolah Menengah Atas.B. .

Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Atas. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi. Format-format yang digunakan b. Data pendidikan yang terdapat di sekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Peranan Pedoman Administrasi bagi SMA : Administrasi SMA yang tertib dan teratur. Kepala Sekolah memiliki patokan-patokan untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakankebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan pendidikan SMA. Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan factor-faktor penunjang antara lain : a. Penjabaran kebijakan tersebut juga berfungsi untuk memudahkan Kepala Sekolah membagi tugas disesuai dengan kemampuan pelaksanaanya. Administrasi Program Kegiatan Belajar Mengajar b. Guru dan Tata Usaha. 1. data yang banyak jenisnya itu dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis yaitu : a. yaitu makin meningkatkan efisiensi mutu dan perluasan pendidikan SMA. Ketrampilan personil yang memadai. teratur dan benar sangat diperlukan dalam system informasi. Sistem informasi di Tingkat SMA menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (ecording system) dan pelaporan (reporting system).BAB II PEMBAHASAN 1. Agar pencatatan dapat lebih mudah dan sederhana sehiungga memperlancar kegiatan administrasi. Peningkatan kemampuan tersebut akan bersifat positip. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di SMA itu sering disebut kegiatan administrasi. Administrasi Kesiswaan . Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Petunjuk dan aturan yang berlaku c. sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis bagi SMA memegang peranan yang sangat penting dalam kegiatan administrasi. Hal ini dilakukan untuk memudahkan pelaksanaan dan pendistribusian tugas.

Format-format ini adalah sebagai berikut : 1. Rekapitulasi Kenaikan Kelas / Kelulusan 7. Program Bimbingan dan Konseling Daftar nilai Pencapaian target dan daya serap kurikulum . Rekapitulasi Pelaksanaan Supervisi Kelas 8. Hubungan Kemasyarakatan 10. Administrasi Humas f. ADMINISTRASI PROGRAM KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR. Administrasi Keuangan e. Kegiatan Belajar Mengajar : Jadwal Pelajaran Program Semester Persiapan mengajar Daftar hadir siswa dan guru Jurnal kelas. KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR: Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di SMA diperlukan beberapa format yang berisi informasi tentang kekepala sekolahan dan guru yang perlu dikelola secara teratur dan benar. Daftar Penyelesaian Kasus di Sekolah 5. sehingga memudahkan penyelesainnya. Jadwal Kegiatan Belajar Mengajar 2. Laporan Hasil Hasil Belajar Siswa SMA.. Daftar Pemeriksaan Tugas Mengajar Bagi Guru 4. Daftar Hasil EBTA/EBTANAS 6. Daftar Penyerahan STTB kepada Lulusan EBTA/EBTANAS 9. 1. Administrasi perkantoran A. Administrasi Kepegawaian d.c. Daftar Pembagian Tugas Mengajar Bagi Guru 3. Administrasi Perlengkapan Sarana Prasarana / barang g. Oleh karena itu perlu disediakan format serta petunjuk pengisiannya.

Buku Tatip e. Buku tugas keluar / dispensasi e.2. Buku prestasi non akademis f.3. Jumlah siswa menurut kelas. usia. . Buku Induk Siswa a. Penerimaan Siswa Baru : a. Surat keterangan pindah sekolah d. Buku absensi siswa c.2. 2. asal sekolah b.2. Buku kegiatan siswa : e.- Daftar penyerahan raport B.1. Penyusunan Data Siswa : a. Selama Tahun Pelajaran : b. Papan absensi harian siswa (sekolah) c. Mutasi siswa selama satu semester.1. Untuk satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu yaitu : 1.1. Buku Klapper b.2. Surat Pendaftaran Siswa Baru a. Keadaan Siswa Awal Tahun Pelajaran : b.1. Untuk setiap macam kegiatan diperlukan beberapa format pencatatan data.3. jenis kelamin. Daftar Siswa Baru Kelas X. Rekapitulasi absensi siswa dalam sebulan.3. Papan absensi harian siswa (kelas) c. d.2. Awal tahun pelajaran: a. Jumlah siswa menurut kelas.4. Daftar Calon Siswa Baru Kelas X a.1. ADMININTRASI KESISWAAN : Dalam pedoman administrasi kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahap waktu. Kehadiran siswa : c.2. Mutasi siswa : d.1. dan agama c. Surat permohonan pindah sekolah d. terdapat beberapa jenis kegiatan.

Tanda Peserta Ujian 3. Buku catatan penilaian pegawai negeri sipil 9. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Buku pedoman adminitrasi kepegawaian Tahun 2006 menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian. Rencana Kebutuhan Pegawai/Guru dan Tata Usaha 2. tugas dan tanggung jawab pengelonaan satuan pendidian dan peningkatan tata usaha kepegawaian sekolah. Pelaksanaan Ujian Akhir : 1. yaitu : 1.2. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) . Akhir Tahun Pelajaran : a. Usul kenaikan gaji berkala 7. Daftar riwayat hidup 5. Daftar Peserta Ujian dan Prestasinya 4. sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai/guru dan tata usaha. Daftar tunjangan keluarga (Model DK / model C) 6. Daftar Masuk Perguruan Tinggi b. Usul pengadaan pegawai 3. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegaian SMA yang menyeluruh dan berkelangsungan. Daftar usul penetapan angka kredit (DUPAK) 8. Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru dan tata usaha berkelangsungan. pindah tempat. Rekapitulasi siswa naik kelas dan berhasil EBTA/EBTANAS C. berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Daftar siswa yang naik tingkat/kelas 2. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru dan tata usaha yang bertugas di sekolah tertentu. Usul pengangakatan CPNS 4. Dalam hubungan itu telah disediakan sejumlah format. Kenaikan Kelas 1. Daftar Calon Peserta Ujian 2. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan.

Pembukuan setiap transaksi c. Contoh surat permintaan pembayaran pensiun (SP-4) 15. Pertanggungjawaban d. 28. Kartu pribadi pegawai. Daftar urut kepangkatan (DUK) 11. Ketata usahaan keuangan sekolah meliputi : a. Daftar hadir/tidak hadir pegawai 21. dan Bendaharawan 2. Daftar rangkuman tidak hadir pegawai (bulanan) 22.10. Ordonator. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda pertama 16. ADMINISTRASI KEUANGAN : Didalam buku pedoman ini dijelaskan dasar atau dan pengertian administrasi dalam pengelolaan keuangan di SMA. Di dalamnya dibahas antara lain : 1. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda bagi anak-anak 17. Perencanaan anggaran tahunan sekolah (RAPBS) 3. Daftar rangkuman tidak hadir pegawai (triwulan) 23. Dasar hukum b. Pelaporan. Contoh surat pengaduan untuk pensiun janda/duda 20. Buku cuti pegawai 12. Contoh surat permintaan berhenti dari CPNS/PNS dengan hak pensiun 13. 25. Contoh surat pengaduan permohonan pensiun bekas PNS/permohonan pembayaran pensiun 19. Asas pemisahan tugas (Otorisator. D. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda bagi anak-anak yang diajukan wali 18. Usul peningkatan SDM atau kependidikan yang lebih tinggi. Data kepegawaian/file 24. Usul Wakasek. Kartu Taspen 26. Contoh surat permintaan pensiun PNS 14. Usul pensiun 27. dan .

ADMINISTRASI HUMAS : 1. barang yang dimutasi dan syarat-syarat penghapusan barang di sekolah. ADMINISTRASI PERKANTORAN 1. Kartu inventaris lahan tanah 4. E. Kartu inventaris kendaraan 6. 6. Mengadakan kerjasama dengan pihak swasta 4. ADMINISTRASI PERLENGKAPAN / BARANG Pada buku pedoman administrasi diuraiakan tentang perencanaan. dan pemeliharaan semua perlengkapan/barang inventaris. Mengadakan kerjasama dengan Komite 3. dilakukan satu kali dalam setahun dengan menggunakan format : 1. Daftar usul pengadaan barang. 2. Buku inventaris barang 8. Keputusan Walikota Probolinggo Nomor 47 Tahun 2001 tentang tata naskah dinas dilingkungan Pemerintah Kota Probolinggo 2. G. Kartu inventaris ruangan 3. pengadaan. Kartu inventaris barang gedung 5. Buku pemeriksaan barang 2. Pendapatan 4. Mengadakan lkerjasama dengan pihak terkait. Kewajiban melapor bagi kepala sekolah tentang keadaan barang yang telah dihapus.e. Mengadakan pertemuan dengan orang tua murid. Kartu inventaris barang lain-lain 7. Mengadakan studi lapangan dan studi banding ke daerah lain. Contoh-contoh mengenai ketata usahaan keuangan sekolah dan format pelaporan. Keputusan Walikota Probolinggo Nomor 29 Tahun 2001 tentang penetapan kode wilayah untuk tata kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota Probolinggo. Pengawasan 5. 5. . Mengadakan pertemuan dengan keluarga besar SMA Negeri 2 Probolinggo F. Jadwal kegiatan pelaksanaan administrasi keuangan sekolah 6. penyimpanan.

. PENUTUP : Demikian makalah ini kami buat. Tak lupa saya ucapkan terima kasih kepada rekan-rekan yang ikut terlibat dalam penyelesaian makalah ini.KESIMPULAN : Yang dapat saya ambil dan pembuatan makalah ini adalah lebih memahami mengenai peranan pedoman administrasi bagi sekolah dan berbagai unsur yang termuat dalam administrasi sekolah. oleh karenanya saran dan kritik dari pembaca sangat kami perlukan demi penyempurnaannya. SARAN : Bagi saya pribadi kegiatan semacam ini dapat menguatkan kemampuan para pelaksana pendidikan dalam melaksanakan tugasnya yang berhubungan dengan kemampuan TI karenanya kegiatan semacam ini harus terus dilaksanakan dan selalu dijadikan koreksi agar pelaksanaannya dapat berjalan semakin baik dan efiesien. wb. kami sadar bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. akhir kata wassalamualaikum wr.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful