PEDOMAN ADMINISTRASI BAGI LEMBAGA PENDIDIKAN DI SEKOLAH MENENGAH ATAS

Buku ini untuk memenuhi tugas pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 17 sampai dengan 21 Desember 2007 di SMK Negeri 2 Probolinggo

Disusun oleh :
Nama Unit Kerja E-.mail :MULYONO : SMA Negeri 2 Probolinggo : mulyono231056.@.yahoo.co.id

PEMERINTAH KOTA PROBOLINGGO DINAS PENDIDIKAN SMA NEGERI 2 PROBOLINGGO Jalan Ki Hajar Dewantara No. 1 Telp. 0335-423196 Probolinggo 67213

Semoga hidayah dan rakhmadNya selalu menjadi penerang jalan dalam bekerja.Kata Pengantar Tiada kata yang paling pantas diungkapkan kecuali rasa syukur kehadiran Allah Swt. Probolinggo. pengalaman dan pendidikan akan berpengaruh terhadap hasil pelatihan. Disadari bahwa faktor usia. karena atas petunjukNya makalah administrasi ini dapat tersusun. Demikianlah beberapa hal yang perlu digarisbawahi pada pelaksanaan pelatihan ini. Dengan demikian kehidupan keseharian sangat mempengaruhi kinerja peserta. Makalah ini disusun untuk menenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 17 sampai dengan 21 Desember 2007 di SMK Negeri 2 Probolinggo Dalam pelatihan ini tentunya timbul motivasi dan harapan untuk selalu menatap masa depan lebih baik. Teknologi informasi menjadi suatu kebutuhan. Kekurangan yang ada dijadikan semangat untuk selalu memandang ke depan. 24 Desember 2007 Penulis . Ketekunan.. kesungguhan dan komitmen yang tinggi yang akan membedakan tingkat kemajuan individu peserta. Terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terselesaikannya penulisan makalah ini. Untuk itu pelatihan ini akan menjadi momen penting untuk melangkah lebih cepat dalam penguasaan teknologi informasi.

Karena itu format tata laksana administrasi perkantoran perlu disosialisasikan sejak awal.BAB I PENDAHULUAN A. data pendidikan tersebut diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro. penilaian (evaluasi). Di lembaga pendidikan Sekolah Menengah Atas pada umumnya sudah mempunyai tenaga administrasi. Kepala Sekolah. untuk itu guna mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu. . melakukan pembinaan. Kepala Sekolah dan Kepala Tata Usaha yang sudah mendistribusikan peran manajerialnya secara berkala untuk mencapai tujuan secara lebih efektif dan efisien. serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa mendatang. perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan system yang baku dalam satu system. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan dapat cepat dan benar diperlukan pedoman admintrasi di Sekolah Menengan Atas. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Pendidikan mulai dari tingkat kecamatan sampai tingkat propinsi juga perlu mengelola data-data tersebut untuk bahan pelaporan. kebijakan dalam melakukan pembinaan. Latar belakang Sekolah sebagai salah satu lembaga pendidikan formal menjadi sumber data kependidikan yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya. dan keperluan administrasi lainya. Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai dengan aturan yang ditetapkan diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya. Disamping itu Pengawas SLTP dan Menengah juga memerlukan data-data tersebut untuk bahan sarana supervisi. Guru dan Tata Usaha di sekolah dalam melakukan tugasnya perlu didasarkan pada data-data yang akurat agar tugas tersebut dapat dilakukan sesuai dengan prinsip efektif dan efisien.yang dilaksanakannya. Data pendidikan yang ada di sekolah ada beberapa jenis. Hal ini dimaksudkan agar pendistribusian tugas dapat disesuaikan dengan tingkat kemampuan sumber daya manusia yang ada. Ada yang bersifat relative tetap dan ada yang selalu berubah. Demikian pula halnya di Tingkat Pusat (Nasional). pengawasan.

Apa saja yang termuat dalam administrasi sekolah Menengah Atas. 2. Mengetahui unsur apa saja yang termuat dalam administrasi Sekolah Menengah Atas. C. Mengetahui sejauhmana peranan pedoman administrasi bagi sekolah Menengah Atas. . dapat diambil rumusan sebagai berikut : 1. Sejauhmana peranan pedoman administrasi sekolah bagi Sekolah Menengah Atas.B. Perumusan Masalah Berdasar latar belakang di atas. Tujuan Penulisan makalah ini bertujuan : 1. 2.

BAB II PEMBAHASAN 1. data yang banyak jenisnya itu dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis yaitu : a. Peranan Pedoman Administrasi bagi SMA : Administrasi SMA yang tertib dan teratur. yaitu makin meningkatkan efisiensi mutu dan perluasan pendidikan SMA. Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Atas. Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan factor-faktor penunjang antara lain : a. Hal ini dilakukan untuk memudahkan pelaksanaan dan pendistribusian tugas. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Petunjuk dan aturan yang berlaku c. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi. Agar pencatatan dapat lebih mudah dan sederhana sehiungga memperlancar kegiatan administrasi. Sistem informasi di Tingkat SMA menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (ecording system) dan pelaporan (reporting system). sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah. Administrasi Program Kegiatan Belajar Mengajar b. Guru dan Tata Usaha. Data pendidikan yang terdapat di sekolah sangat banyak macam dan jenisnya. teratur dan benar sangat diperlukan dalam system informasi. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis bagi SMA memegang peranan yang sangat penting dalam kegiatan administrasi. Peningkatan kemampuan tersebut akan bersifat positip. 1. Format-format yang digunakan b. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di SMA itu sering disebut kegiatan administrasi. Administrasi Kesiswaan . Ketrampilan personil yang memadai. Penjabaran kebijakan tersebut juga berfungsi untuk memudahkan Kepala Sekolah membagi tugas disesuai dengan kemampuan pelaksanaanya. Kepala Sekolah memiliki patokan-patokan untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakankebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan pendidikan SMA.

Administrasi Keuangan e. Laporan Hasil Hasil Belajar Siswa SMA. Daftar Pembagian Tugas Mengajar Bagi Guru 3. Oleh karena itu perlu disediakan format serta petunjuk pengisiannya. Format-format ini adalah sebagai berikut : 1. Administrasi perkantoran A. Daftar Penyerahan STTB kepada Lulusan EBTA/EBTANAS 9. Rekapitulasi Kenaikan Kelas / Kelulusan 7. Program Bimbingan dan Konseling Daftar nilai Pencapaian target dan daya serap kurikulum . Rekapitulasi Pelaksanaan Supervisi Kelas 8. sehingga memudahkan penyelesainnya. KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR: Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di SMA diperlukan beberapa format yang berisi informasi tentang kekepala sekolahan dan guru yang perlu dikelola secara teratur dan benar. Daftar Hasil EBTA/EBTANAS 6. Administrasi Humas f. 1. Daftar Penyelesaian Kasus di Sekolah 5. Hubungan Kemasyarakatan 10. ADMINISTRASI PROGRAM KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR. Jadwal Kegiatan Belajar Mengajar 2. Daftar Pemeriksaan Tugas Mengajar Bagi Guru 4. Administrasi Kepegawaian d. Administrasi Perlengkapan Sarana Prasarana / barang g..c. Kegiatan Belajar Mengajar : Jadwal Pelajaran Program Semester Persiapan mengajar Daftar hadir siswa dan guru Jurnal kelas.

1.2. usia.1. Penerimaan Siswa Baru : a. Papan absensi harian siswa (sekolah) c. Daftar Siswa Baru Kelas X. jenis kelamin. Awal tahun pelajaran: a. Surat keterangan pindah sekolah d. Buku Klapper b. Buku Induk Siswa a. dan agama c. Mutasi siswa : d. terdapat beberapa jenis kegiatan.1.2. asal sekolah b. Buku Tatip e. .1.- Daftar penyerahan raport B. Buku absensi siswa c. Jumlah siswa menurut kelas. Selama Tahun Pelajaran : b.2.2.1. Buku tugas keluar / dispensasi e.3. Keadaan Siswa Awal Tahun Pelajaran : b.3.3.4. Surat permohonan pindah sekolah d. Surat Pendaftaran Siswa Baru a. Daftar Calon Siswa Baru Kelas X a. Buku kegiatan siswa : e.2. Untuk setiap macam kegiatan diperlukan beberapa format pencatatan data. Jumlah siswa menurut kelas. Untuk satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu yaitu : 1.2.1. 2. Rekapitulasi absensi siswa dalam sebulan. d. Papan absensi harian siswa (kelas) c. Kehadiran siswa : c. Mutasi siswa selama satu semester. ADMININTRASI KESISWAAN : Dalam pedoman administrasi kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahap waktu. Penyusunan Data Siswa : a. Buku prestasi non akademis f.

Usul pengangakatan CPNS 4. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) . Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru dan tata usaha yang bertugas di sekolah tertentu. Kenaikan Kelas 1. Daftar tunjangan keluarga (Model DK / model C) 6. Usul pengadaan pegawai 3. sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai/guru dan tata usaha. Daftar Calon Peserta Ujian 2. Daftar usul penetapan angka kredit (DUPAK) 8. pindah tempat. Dalam hubungan itu telah disediakan sejumlah format. Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru dan tata usaha berkelangsungan. Usul kenaikan gaji berkala 7. Pelaksanaan Ujian Akhir : 1. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. Daftar siswa yang naik tingkat/kelas 2. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Buku pedoman adminitrasi kepegawaian Tahun 2006 menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian. Buku catatan penilaian pegawai negeri sipil 9. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegaian SMA yang menyeluruh dan berkelangsungan. Akhir Tahun Pelajaran : a. Daftar Masuk Perguruan Tinggi b.2. berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Daftar Peserta Ujian dan Prestasinya 4. tugas dan tanggung jawab pengelonaan satuan pendidian dan peningkatan tata usaha kepegawaian sekolah. Tanda Peserta Ujian 3. Rencana Kebutuhan Pegawai/Guru dan Tata Usaha 2. yaitu : 1. Rekapitulasi siswa naik kelas dan berhasil EBTA/EBTANAS C. Daftar riwayat hidup 5.

Perencanaan anggaran tahunan sekolah (RAPBS) 3. Daftar rangkuman tidak hadir pegawai (bulanan) 22. Contoh surat permintaan pensiun PNS 14. Contoh surat pengaduan untuk pensiun janda/duda 20. Ordonator. Ketata usahaan keuangan sekolah meliputi : a. Usul pensiun 27. dan . Contoh surat pengaduan permohonan pensiun bekas PNS/permohonan pembayaran pensiun 19. Daftar urut kepangkatan (DUK) 11. Asas pemisahan tugas (Otorisator. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda bagi anak-anak 17. 25. Pembukuan setiap transaksi c. Kartu pribadi pegawai. Kartu Taspen 26. Dasar hukum b. ADMINISTRASI KEUANGAN : Didalam buku pedoman ini dijelaskan dasar atau dan pengertian administrasi dalam pengelolaan keuangan di SMA. Buku cuti pegawai 12. Data kepegawaian/file 24. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda pertama 16. Usul peningkatan SDM atau kependidikan yang lebih tinggi. Di dalamnya dibahas antara lain : 1. Contoh surat permintaan pembayaran pensiun (SP-4) 15. 28. Pertanggungjawaban d. Usul Wakasek. Pelaporan. Daftar hadir/tidak hadir pegawai 21. Daftar rangkuman tidak hadir pegawai (triwulan) 23. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda bagi anak-anak yang diajukan wali 18.10. Contoh surat permintaan berhenti dari CPNS/PNS dengan hak pensiun 13. dan Bendaharawan 2. D.

Keputusan Walikota Probolinggo Nomor 47 Tahun 2001 tentang tata naskah dinas dilingkungan Pemerintah Kota Probolinggo 2. Contoh-contoh mengenai ketata usahaan keuangan sekolah dan format pelaporan. ADMINISTRASI PERKANTORAN 1. Mengadakan kerjasama dengan pihak swasta 4. Mengadakan lkerjasama dengan pihak terkait. Kartu inventaris barang lain-lain 7. 5. Mengadakan pertemuan dengan orang tua murid. G. pengadaan. E. 2. Kewajiban melapor bagi kepala sekolah tentang keadaan barang yang telah dihapus. Buku pemeriksaan barang 2.e. Daftar usul pengadaan barang. barang yang dimutasi dan syarat-syarat penghapusan barang di sekolah. Kartu inventaris barang gedung 5. Pendapatan 4. ADMINISTRASI HUMAS : 1. dilakukan satu kali dalam setahun dengan menggunakan format : 1. Mengadakan kerjasama dengan Komite 3. Mengadakan studi lapangan dan studi banding ke daerah lain. Mengadakan pertemuan dengan keluarga besar SMA Negeri 2 Probolinggo F. Kartu inventaris kendaraan 6. Jadwal kegiatan pelaksanaan administrasi keuangan sekolah 6. Pengawasan 5. Kartu inventaris lahan tanah 4. ADMINISTRASI PERLENGKAPAN / BARANG Pada buku pedoman administrasi diuraiakan tentang perencanaan. . 6. penyimpanan. Kartu inventaris ruangan 3. dan pemeliharaan semua perlengkapan/barang inventaris. Buku inventaris barang 8. Keputusan Walikota Probolinggo Nomor 29 Tahun 2001 tentang penetapan kode wilayah untuk tata kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota Probolinggo.

. oleh karenanya saran dan kritik dari pembaca sangat kami perlukan demi penyempurnaannya. SARAN : Bagi saya pribadi kegiatan semacam ini dapat menguatkan kemampuan para pelaksana pendidikan dalam melaksanakan tugasnya yang berhubungan dengan kemampuan TI karenanya kegiatan semacam ini harus terus dilaksanakan dan selalu dijadikan koreksi agar pelaksanaannya dapat berjalan semakin baik dan efiesien. Tak lupa saya ucapkan terima kasih kepada rekan-rekan yang ikut terlibat dalam penyelesaian makalah ini.KESIMPULAN : Yang dapat saya ambil dan pembuatan makalah ini adalah lebih memahami mengenai peranan pedoman administrasi bagi sekolah dan berbagai unsur yang termuat dalam administrasi sekolah. kami sadar bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. akhir kata wassalamualaikum wr. wb. PENUTUP : Demikian makalah ini kami buat.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful