PEDOMAN ADMINISTRASI BAGI LEMBAGA PENDIDIKAN DI SEKOLAH MENENGAH ATAS

Buku ini untuk memenuhi tugas pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 17 sampai dengan 21 Desember 2007 di SMK Negeri 2 Probolinggo

Disusun oleh :
Nama Unit Kerja E-.mail :MULYONO : SMA Negeri 2 Probolinggo : mulyono231056.@.yahoo.co.id

PEMERINTAH KOTA PROBOLINGGO DINAS PENDIDIKAN SMA NEGERI 2 PROBOLINGGO Jalan Ki Hajar Dewantara No. 1 Telp. 0335-423196 Probolinggo 67213

Kekurangan yang ada dijadikan semangat untuk selalu memandang ke depan. Teknologi informasi menjadi suatu kebutuhan. Probolinggo. 24 Desember 2007 Penulis . Untuk itu pelatihan ini akan menjadi momen penting untuk melangkah lebih cepat dalam penguasaan teknologi informasi. pengalaman dan pendidikan akan berpengaruh terhadap hasil pelatihan. karena atas petunjukNya makalah administrasi ini dapat tersusun. Terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terselesaikannya penulisan makalah ini. kesungguhan dan komitmen yang tinggi yang akan membedakan tingkat kemajuan individu peserta. Makalah ini disusun untuk menenuhi tugas Pelatihan Jardiknas yang diselenggarakan pada tanggal 17 sampai dengan 21 Desember 2007 di SMK Negeri 2 Probolinggo Dalam pelatihan ini tentunya timbul motivasi dan harapan untuk selalu menatap masa depan lebih baik.. Semoga hidayah dan rakhmadNya selalu menjadi penerang jalan dalam bekerja.Kata Pengantar Tiada kata yang paling pantas diungkapkan kecuali rasa syukur kehadiran Allah Swt. Disadari bahwa faktor usia. Demikianlah beberapa hal yang perlu digarisbawahi pada pelaksanaan pelatihan ini. Ketekunan. Dengan demikian kehidupan keseharian sangat mempengaruhi kinerja peserta.

serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa mendatang. Data pendidikan yang ada di sekolah ada beberapa jenis. Di lembaga pendidikan Sekolah Menengah Atas pada umumnya sudah mempunyai tenaga administrasi. . Karena itu format tata laksana administrasi perkantoran perlu disosialisasikan sejak awal.BAB I PENDAHULUAN A. kebijakan dalam melakukan pembinaan. melakukan pembinaan. untuk itu guna mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu. Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai dengan aturan yang ditetapkan diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan dapat cepat dan benar diperlukan pedoman admintrasi di Sekolah Menengan Atas. dan keperluan administrasi lainya. Disamping itu Pengawas SLTP dan Menengah juga memerlukan data-data tersebut untuk bahan sarana supervisi. Hal ini dimaksudkan agar pendistribusian tugas dapat disesuaikan dengan tingkat kemampuan sumber daya manusia yang ada.yang dilaksanakannya. Kepala Sekolah dan Kepala Tata Usaha yang sudah mendistribusikan peran manajerialnya secara berkala untuk mencapai tujuan secara lebih efektif dan efisien. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Pendidikan mulai dari tingkat kecamatan sampai tingkat propinsi juga perlu mengelola data-data tersebut untuk bahan pelaporan. pengawasan. Kepala Sekolah. data pendidikan tersebut diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro. Latar belakang Sekolah sebagai salah satu lembaga pendidikan formal menjadi sumber data kependidikan yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya. Guru dan Tata Usaha di sekolah dalam melakukan tugasnya perlu didasarkan pada data-data yang akurat agar tugas tersebut dapat dilakukan sesuai dengan prinsip efektif dan efisien. Demikian pula halnya di Tingkat Pusat (Nasional). perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan system yang baku dalam satu system. Ada yang bersifat relative tetap dan ada yang selalu berubah. penilaian (evaluasi).

Mengetahui sejauhmana peranan pedoman administrasi bagi sekolah Menengah Atas. dapat diambil rumusan sebagai berikut : 1. 2. 2. Mengetahui unsur apa saja yang termuat dalam administrasi Sekolah Menengah Atas. Apa saja yang termuat dalam administrasi sekolah Menengah Atas. Sejauhmana peranan pedoman administrasi sekolah bagi Sekolah Menengah Atas. C. . Perumusan Masalah Berdasar latar belakang di atas. Tujuan Penulisan makalah ini bertujuan : 1.B.

Hal ini dilakukan untuk memudahkan pelaksanaan dan pendistribusian tugas. Guru dan Tata Usaha. Kepala Sekolah memiliki patokan-patokan untuk menjabarkan lebih lanjut kebijakankebijakan pemerintah dalam penyelenggaraan pendidikan SMA. Sistem informasi di Tingkat SMA menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data (ecording system) dan pelaporan (reporting system).BAB II PEMBAHASAN 1. Peningkatan kemampuan tersebut akan bersifat positip. Agar pencatatan dapat lebih mudah dan sederhana sehiungga memperlancar kegiatan administrasi. teratur dan benar sangat diperlukan dalam system informasi. Administrasi Program Kegiatan Belajar Mengajar b. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Ketrampilan personil yang memadai. Pencatatan dan perekaman data dan pengaturan sumber data di sekolah yang rapi. Penjabaran kebijakan tersebut juga berfungsi untuk memudahkan Kepala Sekolah membagi tugas disesuai dengan kemampuan pelaksanaanya. Format-format yang digunakan b. sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah. 1. data yang banyak jenisnya itu dapat dikelompokkan menjadi 5 jenis yaitu : a. Untuk itu pedoman administrasi secara tertulis bagi SMA memegang peranan yang sangat penting dalam kegiatan administrasi. Apa yang termuat dalam Pedoman Administrasi Sekolah Menengah Atas. yaitu makin meningkatkan efisiensi mutu dan perluasan pendidikan SMA. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan di SMA itu sering disebut kegiatan administrasi. Administrasi Kesiswaan . Data pendidikan yang terdapat di sekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Petunjuk dan aturan yang berlaku c. Peranan Pedoman Administrasi bagi SMA : Administrasi SMA yang tertib dan teratur. Untuk memperlancar dua kegiatan tersebut diperlukan factor-faktor penunjang antara lain : a.

Daftar Hasil EBTA/EBTANAS 6. Kegiatan Belajar Mengajar : Jadwal Pelajaran Program Semester Persiapan mengajar Daftar hadir siswa dan guru Jurnal kelas. Daftar Pembagian Tugas Mengajar Bagi Guru 3. Administrasi perkantoran A. Laporan Hasil Hasil Belajar Siswa SMA. Daftar Pemeriksaan Tugas Mengajar Bagi Guru 4. Oleh karena itu perlu disediakan format serta petunjuk pengisiannya. Daftar Penyerahan STTB kepada Lulusan EBTA/EBTANAS 9.. 1. KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR: Sebagai kelengkapan administrasi pengajaran di SMA diperlukan beberapa format yang berisi informasi tentang kekepala sekolahan dan guru yang perlu dikelola secara teratur dan benar. Administrasi Humas f. Format-format ini adalah sebagai berikut : 1. Administrasi Perlengkapan Sarana Prasarana / barang g. Rekapitulasi Kenaikan Kelas / Kelulusan 7. ADMINISTRASI PROGRAM KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR. Administrasi Keuangan e.c. Program Bimbingan dan Konseling Daftar nilai Pencapaian target dan daya serap kurikulum . sehingga memudahkan penyelesainnya. Administrasi Kepegawaian d. Rekapitulasi Pelaksanaan Supervisi Kelas 8. Jadwal Kegiatan Belajar Mengajar 2. Daftar Penyelesaian Kasus di Sekolah 5. Hubungan Kemasyarakatan 10.

2. Surat Pendaftaran Siswa Baru a. Mutasi siswa selama satu semester. Buku Tatip e. Buku kegiatan siswa : e. Daftar Siswa Baru Kelas X. Kehadiran siswa : c. Jumlah siswa menurut kelas. Untuk setiap macam kegiatan diperlukan beberapa format pencatatan data.1.1. Buku tugas keluar / dispensasi e. Jumlah siswa menurut kelas.2. ADMININTRASI KESISWAAN : Dalam pedoman administrasi kesiswaan selama satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahap waktu.2.3. Rekapitulasi absensi siswa dalam sebulan. dan agama c. Daftar Calon Siswa Baru Kelas X a.2. d. Surat permohonan pindah sekolah d. Selama Tahun Pelajaran : b. Penyusunan Data Siswa : a. asal sekolah b. usia.3. terdapat beberapa jenis kegiatan. . Buku Klapper b. Buku absensi siswa c. Untuk satu tahun pelajaran dibagi dalam tiga tahapan waktu yaitu : 1.1.1.3. Keadaan Siswa Awal Tahun Pelajaran : b. 2. Buku Induk Siswa a. jenis kelamin.4. Papan absensi harian siswa (sekolah) c. Papan absensi harian siswa (kelas) c. Mutasi siswa : d. Penerimaan Siswa Baru : a. Surat keterangan pindah sekolah d. Buku prestasi non akademis f.2.1.- Daftar penyerahan raport B.2. Awal tahun pelajaran: a.1.

Usul pengangakatan CPNS 4. Kenaikan Kelas 1. Akhir Tahun Pelajaran : a. Tanda Peserta Ujian 3. Sesuai dengan prinsip tata laksana kepegaian SMA yang menyeluruh dan berkelangsungan. Buku catatan penilaian pegawai negeri sipil 9. berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Rencana Kebutuhan Pegawai/Guru dan Tata Usaha 2. pindah tempat. Rekapitulasi siswa naik kelas dan berhasil EBTA/EBTANAS C. Daftar Calon Peserta Ujian 2. Usul kenaikan gaji berkala 7. Daftar riwayat hidup 5. Daftar tunjangan keluarga (Model DK / model C) 6. sampai yang bersangkutan berhenti menjadi pegawai/guru dan tata usaha. Daftar usul penetapan angka kredit (DUPAK) 8. yaitu : 1. Dalam hubungan itu telah disediakan sejumlah format.2. Penggunaan format sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan suatu kegiatan pelayanan administrasi dalam rangka pembinaan pegawai/guru dan tata usaha berkelangsungan. Pelaksanaan Ujian Akhir : 1. Usul pengadaan pegawai 3. Sebagai perlengkapan tata laksana kepegawaian disediakan format-format untuk menata pelaksanaan kegiatan tertentu yang diperlukan. tugas dan tanggung jawab pengelonaan satuan pendidian dan peningkatan tata usaha kepegawaian sekolah. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN Buku pedoman adminitrasi kepegawaian Tahun 2006 menguraikan kegiatan yang berkaitan dengan kepegawaian. Daftar Masuk Perguruan Tinggi b. Daftar siswa yang naik tingkat/kelas 2. Untuk itu telah diusahakan bentuk-bentuk pelayanan hak-hak pegawai/guru dan tata usaha yang bertugas di sekolah tertentu. Daftar Peserta Ujian dan Prestasinya 4. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) .

Contoh surat permintaan pembayaran pensiun (SP-4) 15. Data kepegawaian/file 24. Asas pemisahan tugas (Otorisator. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda pertama 16. dan . dan Bendaharawan 2. Daftar rangkuman tidak hadir pegawai (triwulan) 23. ADMINISTRASI KEUANGAN : Didalam buku pedoman ini dijelaskan dasar atau dan pengertian administrasi dalam pengelolaan keuangan di SMA. Pelaporan. Di dalamnya dibahas antara lain : 1. D. 25. Contoh surat permintaan pensiun PNS 14. Usul peningkatan SDM atau kependidikan yang lebih tinggi. Usul pensiun 27. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda bagi anak-anak 17. Daftar urut kepangkatan (DUK) 11. Contoh surat permintaan berhenti dari CPNS/PNS dengan hak pensiun 13. Dasar hukum b. Daftar rangkuman tidak hadir pegawai (bulanan) 22. Usul Wakasek. Kartu pribadi pegawai. Perencanaan anggaran tahunan sekolah (RAPBS) 3. Daftar hadir/tidak hadir pegawai 21. Contoh surat pengaduan untuk pensiun janda/duda 20.10. Pembukuan setiap transaksi c. Ketata usahaan keuangan sekolah meliputi : a. Kartu Taspen 26. Contoh permintaan pembayaran pensiun janda/duda bagi anak-anak yang diajukan wali 18. 28. Buku cuti pegawai 12. Pertanggungjawaban d. Contoh surat pengaduan permohonan pensiun bekas PNS/permohonan pembayaran pensiun 19. Ordonator.

Kartu inventaris barang gedung 5. Kartu inventaris ruangan 3. Mengadakan kerjasama dengan Komite 3. pengadaan. Pengawasan 5. 6. E. Mengadakan kerjasama dengan pihak swasta 4. Daftar usul pengadaan barang. Kewajiban melapor bagi kepala sekolah tentang keadaan barang yang telah dihapus. Buku inventaris barang 8. Kartu inventaris barang lain-lain 7. Keputusan Walikota Probolinggo Nomor 47 Tahun 2001 tentang tata naskah dinas dilingkungan Pemerintah Kota Probolinggo 2. Mengadakan pertemuan dengan keluarga besar SMA Negeri 2 Probolinggo F. barang yang dimutasi dan syarat-syarat penghapusan barang di sekolah. Kartu inventaris lahan tanah 4. ADMINISTRASI PERKANTORAN 1. Jadwal kegiatan pelaksanaan administrasi keuangan sekolah 6. Mengadakan studi lapangan dan studi banding ke daerah lain. dilakukan satu kali dalam setahun dengan menggunakan format : 1. 2. ADMINISTRASI HUMAS : 1. dan pemeliharaan semua perlengkapan/barang inventaris. . Keputusan Walikota Probolinggo Nomor 29 Tahun 2001 tentang penetapan kode wilayah untuk tata kearsipan dilingkungan Pemerintah Kota Probolinggo.e. Kartu inventaris kendaraan 6. Mengadakan pertemuan dengan orang tua murid. Pendapatan 4. 5. Mengadakan lkerjasama dengan pihak terkait. penyimpanan. ADMINISTRASI PERLENGKAPAN / BARANG Pada buku pedoman administrasi diuraiakan tentang perencanaan. G. Buku pemeriksaan barang 2. Contoh-contoh mengenai ketata usahaan keuangan sekolah dan format pelaporan.

oleh karenanya saran dan kritik dari pembaca sangat kami perlukan demi penyempurnaannya. akhir kata wassalamualaikum wr. Tak lupa saya ucapkan terima kasih kepada rekan-rekan yang ikut terlibat dalam penyelesaian makalah ini. kami sadar bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna. SARAN : Bagi saya pribadi kegiatan semacam ini dapat menguatkan kemampuan para pelaksana pendidikan dalam melaksanakan tugasnya yang berhubungan dengan kemampuan TI karenanya kegiatan semacam ini harus terus dilaksanakan dan selalu dijadikan koreksi agar pelaksanaannya dapat berjalan semakin baik dan efiesien.KESIMPULAN : Yang dapat saya ambil dan pembuatan makalah ini adalah lebih memahami mengenai peranan pedoman administrasi bagi sekolah dan berbagai unsur yang termuat dalam administrasi sekolah. wb. PENUTUP : Demikian makalah ini kami buat. .