P. 1
PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

|Views: 6,145|Likes:
Published by Veronica Suwandy

More info:

Published by: Veronica Suwandy on Nov 08, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

05/22/2013

pdf

text

original

PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

Klasifikasi
Pengertian klasifikasi (Standar Australia)’.... proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, dimana mereka dikelompokkan dalam cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi termasuk memutuskan konvensi dokumen dan penamaan berkas, ijin pengguna dan batas keamanan rekod. Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem klasifikasi sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan kembali, rekod dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi. Sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod harus diklasifikasikan berdasarkan fungsi atau kompetensi unit kerja dalam struktur organisasi institusi, sehingga unit informasi yang terbentuk dapat ditetapkan jangka simpan (retensi) dan nilai guna informasinya. Dengan demikian sistem klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu pada pengertian memilah-milah rekod berdasarkan pada pertimbangan tentang bagaimana suatu rekod akan digunakan sebagai referensi atau akan ditemukan kembali (Wallace, 1992:513). Klasifikasi adalah proses dimana rekod organisasi/lembaga dikategorikan atau dikelompokkan ke dalam unit penemuan rekod (Kennedy, Jay, 1998:..). ICA mendefinisikan sebagai penyiapan dari rencana pemberkasan atau sistem pemberkasan atau skema klasifikasi untuk rekod dan penempatan series rekod (rekod sebagai satu kesatuan informasi) dan atau item dalam suatu skema. Sedangkan Patricia Wallace (1992) menyebut dengan istilah Records Classification System (sistem klasifikasi arsip dinamis), ia menyebut juga tiga dasar sistem klasifikasi: alfabetik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan huruf abjad) dibedakan menjadi nama, subyek, geografi; numerik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan nomor) dibedakan menjadi nomor berurutan, middle-digit, terminal-digit, desimal; alpha numerik (penyimpanan rekod berdasarkan kode huruf dan nomor). Dalam masing-masing sistem klasifikasi ini arsip kemudian diberkaskan secara kronolgis. Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filing). Pemberkasan merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang berkaitan

dan sejenisnya. temu balik. sedangkan kegunaan indeks relatif/kaitan adalah untuk memudahkan mencari kode klasifikasi karena disusun secara abjad. arsip (kepegawaian. nomor kendaraan (B. Kode merupakan tanda sebagai ganti pokok masalah. 1.  Peralatan Pemberkasan dan Cara Menggunakan Pemberkasan yang berdasarkan subjek dapat diterapkan apabila memiliki dua perangkat. H. dan sejenisnya). Kegunaan penggolongan ini adalah untuk mem-permudah dalam penemuan kembali yang dilengkapi pula dengan kode dan indeks. pemeliharaan dan pemusnahan Pengertian Klasifikasi Kearsipan Klasifikasi adalah penggolongan menurut jenis.dalam suatu wadah penyimpanan (storage container atau folder/file). Perangkat Lunak . Tunjuk silang digunakan apabila terdapat istilah yang berbeda. Klasifikasi fasilitatif yang mencerminkan tugas-tugas penunjang organisasi. jembatan dan sejenisnya. buku (sejarah. kambing. Kepegawaian 2. sedangkan indeks adalah tanda pengenal berkas. perkawinan. kuda. keuangan. Kegiatan ini pasti berbeda pada setiap organisasi karena tugas pokok dan fungsinya tidak sama seperti: Departemen Agama tugas pokoknya mengurusi masalah haji. agama. dan sejenisnya). di mana rekod dikelompokkan menurut cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan. contohnya: 1. Klasifikasi adalah proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod. Departemen Sosial mengurusi masalah-masalah sosial. dan sejenisnya). seperti bantuan sosial. 1974:14). yaitu sebagai berikut. tetapi mempunyai arti yang sama. seperti binatang (sapi. yaitu klasifikasi fasilitatif dan klasifikasi substantif. dan sejenisnya. dan sejenisnya). dengan tujuan agar mudah ditemukan saat hendak digunakan (Johnson. perlengkapan. Keuangan  Klasifikasi Substantif Klasifikasi substantif adalah klasifikasi yang mencerminkan tugas-tugas operasional atau pokok organisasi. Departemen Pekerjaan Umum mengurusi masalah jalan. F. • Jenis-jenis Klasifikasi  Klasifikasi Fasilitatif Klasifikasi arsip dapat dibedakan menjadi 2 jenis. rehabilitasi sosial.

Indeks. 2. Kode. Pada umumnya menggunakan kode alpha numeric atau gabungan huruf dan angka seperti KP. klasifikasi harus dilengkapi pula dengan berikut ini. Filing cabinet 2. sampai dengan 900 yang diterapkan di jajaran Departemen Dalam Negeri. kabupaten/kota sampai kelurahan. Perangkat Keras 1. sedangkan untuk submasalah menggunakan angka misalnya KU 00 submasalah Penyusunan Anggaran. 1. Kode klasifikasi 2. KU sebagai pokok masalah Keuangan. misalnya KP 00 submasalah Analisa Kebutuhan Pegawai. ada yang menggunakan kode angka urut mulai 00. 4. Untuk lebih mempercepat dalam penemuan kembali tersebut. 2. Unsur kode adalah huruf dan angka. Tunjuk Silang. provinsi. Dalam penggunaan unsur kode. 3. Guide/Sekat yang terdiri dari: 1. 100. Folder • Kegunaan Klasifikasi dan Kelengkapannya Kegunaan klasifikasi dalam kearsipan adalah untuk memudahkan dalam penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan. Guide/Sekat I (Primer). • Kode Klasifikasi dan Penerapannya  Unsur Kode Klasifikasi Kode berfungsi sebagai alat untuk membantu dalam menghubungkan urutan masalah dalam skema klasifikasi. 3.1.  Pengenalan Bagan Klasifikasi Skema atau bagan klasifikasi terdapat bermacam-macam versi dengan kode yang berbeda. 02 sampai tidak terbatas seperti Departemen Pertahanan dan Keamanan sampai 28 subjek. perlu memperhatikan banyak atau . Guide/Sekat III (Tersier).sebagai pokok masalah Kepegawaian sedangkan submasalah menggunakan angka. 01. Ada yang menggunakan kode angka desimal atau persepuluhan (DDC/Dewey Desimal Classification) yang terdiri dari 10 subjek mulai 000. Indeks 2. Guide/Sekat II (Sekunder). 3. Arsip yang akan disimpan jika telah diketahui golongannya berarti telah diketahui tempat penyimpanannya. Indeks Relatif. Namun.

Dari unitunit kecil dikelompokkan ke dalam golongan yang lebih besar. Huruf untuk kode pokok masalah. Akan tetapi. Dengan demikian tidak semua skema klasifikasi dapat menggunakan unsur angka. arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Prinsip klasifikasi mengarah kepada pengelompokan arsip ke dalam unit-unit kecil. tetapi disesuaikan dengan masalah-masalah yang ada yang ditimbulkan dari banyaknya kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi.  Klasifikasi Fungsional Klasifikasi fungsional merupakan klasifikasi arsip yang disusun atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi yang bersangkutan. Sistem ini merupakan penggabungan antara unsur angka dan huruf. Unit-unit yang memiliki sifat sama digolongkan ke dalam suatu golongan tertentu sehingga membentuk suatu pengertian yang lengkap. Klasifikasi arsip ini yang membedakan dengan klasifikasi yang diterapkan pada bahan pustaka.  Kode pada Klasifikasi Fungsional Skema klasifikasi fungsional dalam pengkodeannya menerapkan sistem alpha numeric. seperti arsip personal. arsip pasien/rekam medis. Penggolongan arsip tidak dibatasi jumlah penggolongannya. Sebagaimana telah dikemukakan bahwa klasifikasi arsip disusun secara berjenjang dari pokok masalah (primer) sampai pada submasalah (sekunder) dan sub-sub masalah (tersier). demikian pula sebaliknya. Sebaliknya. Filing tanpa kode klasifikasi tidak dapat memenuhi tujuan filing. Huruf bukan merupakan singkatan tetapi inisial yang diambil dari judul pokok masalah. • Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip  Penyimpanan Arsip Skema klasifikasi arsip disusun atas dasar fungsi/kegiatan organisasi baik yang substantif maupun fasilitatif. agar arsip dapat terorganisir secara logis dan sistematis. Dengan demikian.sedikitnya penggolongan beserta rinciannya.  Hubungan Indeks dan Klasifikasi Hubungan antara skema klasifikasi dan indeks sangat erat sekali pada hampir semua pelaksanaan filing. huruf atau abjad. semua sistem filing apa pun jenis arsip yang akan disimpan memerlukan indeks. ada beberapa pengecualian karena ada beberapa arsip hasil suatu kegiatan tidak menggunakan klasifikasi untuk filing-nya.  Prosedur Penyusunan Klasifikasi . Kode merupakan inisial. Rincian pada klasifikasi dibatasi sampai pada rincian ketiga. sedangkan angka untuk dari sekunder sampai dengan tersier. dan digunakan secara seragam untuk seluruh organisasi.

• Indeks Relatif dan Daftar Indeks  Pengelolaan Manajemen Kearsipan Dalam pengelolaan kearsipan. Penggolongan dilakukan atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi.  Penyusunan Indeks Relatif Indeks relatif merupakan subsistem dari skema klasifikasi arsip. Untuk keperluan tersebut harus didukung adanya skema klasifikasi. Indeks relatif berbeda dengan daftar indeks. Dengan ditemukan golongan beserta kodenya akan menuntun ke tempat penyimpanan arsip yang benar. Fungsinya untuk memudahkan dalam pencarian golongan subjek saat melakukan penataan arsip/ filing. Skema klasifikasi disusun oleh seseorang yang memiliki pengetahuan organisasi dan tata.  Penggunaan Indeks Relatif Penyusunan skema klasifikasi yang tepat dan kemudian dituangkan dalam bentuk indeks relatif sangat menunjang dalam pengaturan arsip. Indeks relatif disusun atas subjek-subjek yang tertuang di dalam skema klasifikasi. maka perlu diperhatikan syarat-syarat dalam penyusunan skema klasifikasi arsip terutama dalam pembentukan golongan/kelas. Untuk memudahkan penggunaannya. Hanya untuk mewujudkan dalam skema klasifikasi keduanya dibedakan untuk memudahkan dalam penggunaannya. salah satu dari sekian banyak kepentingan adalah bagaimana mengatur arsip agar cepat melayani pekerjaan. Selanjutnya dengan dilengkapi daftar indeks akan menjamin kemudahan dalam kegiatan filing dan penemuan kembali . Prosedur penyusunan klasifikasi arsip fasilitatif dan substantif tidak berbeda. Dengan demikian.Agar arsip dapat diklasifikasikan secara tepat. sedangkan daftar indeks disusun dari indeks file/ berkas. skema klasifikasi harus dilengkapi dengan indeks relatif. akan memudahkan pula dalam penemuan kembalinya. Indeks relatif disusun dari skema klasifikasi.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->