PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

Klasifikasi
Pengertian klasifikasi (Standar Australia)’.... proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, dimana mereka dikelompokkan dalam cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi termasuk memutuskan konvensi dokumen dan penamaan berkas, ijin pengguna dan batas keamanan rekod. Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem klasifikasi sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan kembali, rekod dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi. Sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod harus diklasifikasikan berdasarkan fungsi atau kompetensi unit kerja dalam struktur organisasi institusi, sehingga unit informasi yang terbentuk dapat ditetapkan jangka simpan (retensi) dan nilai guna informasinya. Dengan demikian sistem klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu pada pengertian memilah-milah rekod berdasarkan pada pertimbangan tentang bagaimana suatu rekod akan digunakan sebagai referensi atau akan ditemukan kembali (Wallace, 1992:513). Klasifikasi adalah proses dimana rekod organisasi/lembaga dikategorikan atau dikelompokkan ke dalam unit penemuan rekod (Kennedy, Jay, 1998:..). ICA mendefinisikan sebagai penyiapan dari rencana pemberkasan atau sistem pemberkasan atau skema klasifikasi untuk rekod dan penempatan series rekod (rekod sebagai satu kesatuan informasi) dan atau item dalam suatu skema. Sedangkan Patricia Wallace (1992) menyebut dengan istilah Records Classification System (sistem klasifikasi arsip dinamis), ia menyebut juga tiga dasar sistem klasifikasi: alfabetik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan huruf abjad) dibedakan menjadi nama, subyek, geografi; numerik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan nomor) dibedakan menjadi nomor berurutan, middle-digit, terminal-digit, desimal; alpha numerik (penyimpanan rekod berdasarkan kode huruf dan nomor). Dalam masing-masing sistem klasifikasi ini arsip kemudian diberkaskan secara kronolgis. Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filing). Pemberkasan merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang berkaitan

Departemen Sosial mengurusi masalah-masalah sosial. agama. dan sejenisnya). perlengkapan. nomor kendaraan (B. sedangkan kegunaan indeks relatif/kaitan adalah untuk memudahkan mencari kode klasifikasi karena disusun secara abjad.  Peralatan Pemberkasan dan Cara Menggunakan Pemberkasan yang berdasarkan subjek dapat diterapkan apabila memiliki dua perangkat. Klasifikasi fasilitatif yang mencerminkan tugas-tugas penunjang organisasi. Kegunaan penggolongan ini adalah untuk mem-permudah dalam penemuan kembali yang dilengkapi pula dengan kode dan indeks. 1. H. arsip (kepegawaian. Kode merupakan tanda sebagai ganti pokok masalah. dan sejenisnya. rehabilitasi sosial. keuangan. kuda. Keuangan  Klasifikasi Substantif Klasifikasi substantif adalah klasifikasi yang mencerminkan tugas-tugas operasional atau pokok organisasi. Kegiatan ini pasti berbeda pada setiap organisasi karena tugas pokok dan fungsinya tidak sama seperti: Departemen Agama tugas pokoknya mengurusi masalah haji. perkawinan. contohnya: 1. Perangkat Lunak . • Jenis-jenis Klasifikasi  Klasifikasi Fasilitatif Klasifikasi arsip dapat dibedakan menjadi 2 jenis. pemeliharaan dan pemusnahan Pengertian Klasifikasi Kearsipan Klasifikasi adalah penggolongan menurut jenis. Tunjuk silang digunakan apabila terdapat istilah yang berbeda. F. dan sejenisnya). Kepegawaian 2. temu balik. seperti bantuan sosial. Departemen Pekerjaan Umum mengurusi masalah jalan. sedangkan indeks adalah tanda pengenal berkas. yaitu sebagai berikut. dan sejenisnya). dengan tujuan agar mudah ditemukan saat hendak digunakan (Johnson. yaitu klasifikasi fasilitatif dan klasifikasi substantif. dan sejenisnya.dalam suatu wadah penyimpanan (storage container atau folder/file). Klasifikasi adalah proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod. 1974:14). kambing. di mana rekod dikelompokkan menurut cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan. jembatan dan sejenisnya. buku (sejarah. dan sejenisnya). seperti binatang (sapi. tetapi mempunyai arti yang sama.

misalnya KP 00 submasalah Analisa Kebutuhan Pegawai. Indeks. Tunjuk Silang. Guide/Sekat yang terdiri dari: 1. 02 sampai tidak terbatas seperti Departemen Pertahanan dan Keamanan sampai 28 subjek. sedangkan untuk submasalah menggunakan angka misalnya KU 00 submasalah Penyusunan Anggaran. 3. Kode klasifikasi 2. Unsur kode adalah huruf dan angka. Guide/Sekat II (Sekunder).  Pengenalan Bagan Klasifikasi Skema atau bagan klasifikasi terdapat bermacam-macam versi dengan kode yang berbeda.1. 01. KU sebagai pokok masalah Keuangan. • Kode Klasifikasi dan Penerapannya  Unsur Kode Klasifikasi Kode berfungsi sebagai alat untuk membantu dalam menghubungkan urutan masalah dalam skema klasifikasi. Kode. Namun. provinsi. 100. Guide/Sekat I (Primer). Pada umumnya menggunakan kode alpha numeric atau gabungan huruf dan angka seperti KP. Dalam penggunaan unsur kode. 1. Perangkat Keras 1. 3. Indeks 2. Filing cabinet 2. Folder • Kegunaan Klasifikasi dan Kelengkapannya Kegunaan klasifikasi dalam kearsipan adalah untuk memudahkan dalam penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan. Ada yang menggunakan kode angka desimal atau persepuluhan (DDC/Dewey Desimal Classification) yang terdiri dari 10 subjek mulai 000. 2. ada yang menggunakan kode angka urut mulai 00. klasifikasi harus dilengkapi pula dengan berikut ini. Indeks Relatif. 4. kabupaten/kota sampai kelurahan. perlu memperhatikan banyak atau . sampai dengan 900 yang diterapkan di jajaran Departemen Dalam Negeri. Guide/Sekat III (Tersier). 2. 3.sebagai pokok masalah Kepegawaian sedangkan submasalah menggunakan angka. Arsip yang akan disimpan jika telah diketahui golongannya berarti telah diketahui tempat penyimpanannya. Untuk lebih mempercepat dalam penemuan kembali tersebut.

demikian pula sebaliknya. Dengan demikian. Penggolongan arsip tidak dibatasi jumlah penggolongannya. Unit-unit yang memiliki sifat sama digolongkan ke dalam suatu golongan tertentu sehingga membentuk suatu pengertian yang lengkap.  Prosedur Penyusunan Klasifikasi . Rincian pada klasifikasi dibatasi sampai pada rincian ketiga. dan digunakan secara seragam untuk seluruh organisasi. sedangkan angka untuk dari sekunder sampai dengan tersier. Huruf bukan merupakan singkatan tetapi inisial yang diambil dari judul pokok masalah. agar arsip dapat terorganisir secara logis dan sistematis. Huruf untuk kode pokok masalah. Dari unitunit kecil dikelompokkan ke dalam golongan yang lebih besar. ada beberapa pengecualian karena ada beberapa arsip hasil suatu kegiatan tidak menggunakan klasifikasi untuk filing-nya. huruf atau abjad. Akan tetapi.sedikitnya penggolongan beserta rinciannya. Sebagaimana telah dikemukakan bahwa klasifikasi arsip disusun secara berjenjang dari pokok masalah (primer) sampai pada submasalah (sekunder) dan sub-sub masalah (tersier).  Kode pada Klasifikasi Fungsional Skema klasifikasi fungsional dalam pengkodeannya menerapkan sistem alpha numeric. Sistem ini merupakan penggabungan antara unsur angka dan huruf. Kode merupakan inisial. semua sistem filing apa pun jenis arsip yang akan disimpan memerlukan indeks.  Klasifikasi Fungsional Klasifikasi fungsional merupakan klasifikasi arsip yang disusun atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi yang bersangkutan. arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. arsip pasien/rekam medis. Prinsip klasifikasi mengarah kepada pengelompokan arsip ke dalam unit-unit kecil. Dengan demikian tidak semua skema klasifikasi dapat menggunakan unsur angka. tetapi disesuaikan dengan masalah-masalah yang ada yang ditimbulkan dari banyaknya kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi.  Hubungan Indeks dan Klasifikasi Hubungan antara skema klasifikasi dan indeks sangat erat sekali pada hampir semua pelaksanaan filing. seperti arsip personal. Filing tanpa kode klasifikasi tidak dapat memenuhi tujuan filing. Sebaliknya. • Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip  Penyimpanan Arsip Skema klasifikasi arsip disusun atas dasar fungsi/kegiatan organisasi baik yang substantif maupun fasilitatif. Klasifikasi arsip ini yang membedakan dengan klasifikasi yang diterapkan pada bahan pustaka.

Indeks relatif disusun atas subjek-subjek yang tertuang di dalam skema klasifikasi. Penggolongan dilakukan atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi. Skema klasifikasi disusun oleh seseorang yang memiliki pengetahuan organisasi dan tata.  Penyusunan Indeks Relatif Indeks relatif merupakan subsistem dari skema klasifikasi arsip. sedangkan daftar indeks disusun dari indeks file/ berkas. Untuk keperluan tersebut harus didukung adanya skema klasifikasi. Hanya untuk mewujudkan dalam skema klasifikasi keduanya dibedakan untuk memudahkan dalam penggunaannya.  Penggunaan Indeks Relatif Penyusunan skema klasifikasi yang tepat dan kemudian dituangkan dalam bentuk indeks relatif sangat menunjang dalam pengaturan arsip. Selanjutnya dengan dilengkapi daftar indeks akan menjamin kemudahan dalam kegiatan filing dan penemuan kembali . maka perlu diperhatikan syarat-syarat dalam penyusunan skema klasifikasi arsip terutama dalam pembentukan golongan/kelas.Agar arsip dapat diklasifikasikan secara tepat. Dengan demikian. Fungsinya untuk memudahkan dalam pencarian golongan subjek saat melakukan penataan arsip/ filing. salah satu dari sekian banyak kepentingan adalah bagaimana mengatur arsip agar cepat melayani pekerjaan. skema klasifikasi harus dilengkapi dengan indeks relatif. akan memudahkan pula dalam penemuan kembalinya. Untuk memudahkan penggunaannya. • Indeks Relatif dan Daftar Indeks  Pengelolaan Manajemen Kearsipan Dalam pengelolaan kearsipan. Indeks relatif berbeda dengan daftar indeks. Prosedur penyusunan klasifikasi arsip fasilitatif dan substantif tidak berbeda. Indeks relatif disusun dari skema klasifikasi. Dengan ditemukan golongan beserta kodenya akan menuntun ke tempat penyimpanan arsip yang benar.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful