PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

Klasifikasi
Pengertian klasifikasi (Standar Australia)’.... proses merencanakan dan
menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, dimana
mereka dikelompokkan dalam cara yang sistematis dan konsisten untuk
memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi
termasuk memutuskan konvensi dokumen dan penamaan berkas, ijin pengguna dan
batas keamanan rekod.
Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem
klasifikasi sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan kembali,
rekod dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi.
Sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod harus
diklasifikasikan berdasarkan fungsi atau kompetensi unit kerja dalam struktur
organisasi institusi, sehingga unit informasi yang terbentuk dapat ditetapkan jangka
simpan (retensi) dan nilai guna informasinya. Dengan demikian sistem klasifikasi
rekod pada prinsipnya mengacu pada pengertian memilah-milah rekod berdasarkan
pada pertimbangan tentang bagaimana suatu rekod akan digunakan sebagai
referensi atau akan ditemukan kembali (Wallace, 1992:513).
Klasifikasi adalah proses dimana rekod organisasi/lembaga dikategorikan
atau dikelompokkan ke dalam unit penemuan rekod (Kennedy, Jay, 1998:..). ICA
mendefinisikan sebagai penyiapan dari rencana pemberkasan atau sistem
pemberkasan atau skema klasifikasi untuk rekod dan penempatan series rekod
(rekod sebagai satu kesatuan informasi) dan atau item dalam suatu skema.
Sedangkan Patricia Wallace (1992) menyebut dengan istilah Records Classification
System (sistem klasifikasi arsip dinamis), ia menyebut juga tiga dasar sistem
klasifikasi: alfabetik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan huruf abjad) dibedakan
menjadi nama, subyek, geografi; numerik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan
nomor) dibedakan menjadi nomor berurutan, middle-digit, terminal-digit, desimal;
alpha numerik (penyimpanan rekod berdasarkan kode huruf dan nomor). Dalam
masing-masing sistem klasifikasi ini arsip kemudian diberkaskan secara kronolgis.
Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filing).
Pemberkasan merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang berkaitan
dalam suatu wadah penyimpanan (storage container atau folder/file), dengan tujuan
agar mudah ditemukan saat hendak digunakan (Johnson, 1974:14). Klasifikasi
adalah proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis
yang menghasilkan rekod, di mana rekod dikelompokkan menurut cara yang
sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik,
pemeliharaan dan pemusnahan

Pengertian Klasifikasi Kearsipan

Klasifikasi adalah penggolongan menurut jenis, seperti binatang (sapi, kuda,

kambing, dan sejenisnya), nomor kendaraan (B, F, H, dan sejenisnya), buku
(sejarah, agama, dan sejenisnya), arsip (kepegawaian, keuangan, perlengkapan,
dan sejenisnya). Kegunaan penggolongan ini adalah untuk mem-permudah dalam
penemuan kembali yang dilengkapi pula dengan kode dan indeks. Kode merupakan
tanda sebagai ganti pokok masalah, sedangkan indeks adalah tanda pengenal
berkas. Tunjuk silang digunakan apabila terdapat istilah yang berbeda, tetapi
mempunyai arti yang sama, sedangkan kegunaan indeks relatif/kaitan adalah untuk
memudahkan mencari kode klasifikasi karena disusun secara abjad.

• Jenis-jenis Klasifikasi

 Klasifikasi Fasilitatif

Klasifikasi arsip dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu klasifikasi fasilitatif dan
klasifikasi substantif. Klasifikasi fasilitatif yang mencerminkan tugas-tugas penunjang
organisasi, contohnya:

1. Kepegawaian
2. Keuangan

 Klasifikasi Substantif

Klasifikasi substantif adalah klasifikasi yang mencerminkan tugas-tugas operasional

atau pokok organisasi. Kegiatan ini pasti berbeda pada setiap organisasi karena
tugas pokok dan fungsinya tidak sama seperti: Departemen Agama tugas pokoknya
mengurusi masalah haji, perkawinan, dan sejenisnya. Departemen Pekerjaan Umum
mengurusi masalah jalan, jembatan dan sejenisnya. Departemen Sosial mengurusi
masalah-masalah sosial, seperti bantuan sosial, rehabilitasi sosial, dan sejenisnya.

 Peralatan Pemberkasan dan Cara Menggunakan

Pemberkasan yang berdasarkan subjek dapat diterapkan apabila memiliki dua

perangkat, yaitu sebagai berikut.

1. Perangkat Lunak
 1. Kode klasifikasi
2. Indeks
2. Perangkat Keras
1. Filing cabinet
2. Guide/Sekat yang terdiri dari:
1. Guide/Sekat I (Primer).
2. Guide/Sekat II (Sekunder).
3. Guide/Sekat III (Tersier).
3. Folder

• Kegunaan Klasifikasi dan Kelengkapannya

Kegunaan klasifikasi dalam kearsipan adalah untuk memudahkan dalam penemuan

kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan. Untuk lebih mempercepat dalam
penemuan kembali tersebut, klasifikasi harus dilengkapi pula dengan berikut ini.

1. Kode.
2. Indeks.
3. Tunjuk Silang.
4. Indeks Relatif.

 Pengenalan Bagan Klasifikasi

Skema atau bagan klasifikasi terdapat bermacam-macam versi dengan kode yang
berbeda. Ada yang menggunakan kode angka desimal atau persepuluhan
(DDC/Dewey Desimal Classification) yang terdiri dari 10 subjek mulai 000, 100,
sampai dengan 900 yang diterapkan di jajaran Departemen Dalam Negeri, provinsi,
kabupaten/kota sampai kelurahan. Namun, ada yang menggunakan kode angka urut
mulai 00, 01, 02 sampai tidak terbatas seperti Departemen Pertahanan dan
Keamanan sampai 28 subjek. Pada umumnya menggunakan kode alpha numeric
atau gabungan huruf dan angka seperti KP- sebagai pokok masalah Kepegawaian
sedangkan submasalah menggunakan angka, misalnya KP 00 submasalah Analisa
Kebutuhan Pegawai. KU sebagai pokok masalah Keuangan, sedangkan untuk
submasalah menggunakan angka misalnya KU 00 submasalah Penyusunan
Anggaran.

• Kode Klasifikasi dan Penerapannya

 Unsur Kode Klasifikasi

Kode berfungsi sebagai alat untuk membantu dalam menghubungkan urutan

masalah dalam skema klasifikasi. Arsip yang akan disimpan jika telah diketahui
golongannya berarti telah diketahui tempat penyimpanannya. Unsur kode adalah
huruf dan angka. Dalam penggunaan unsur kode, perlu memperhatikan banyak atau
sedikitnya penggolongan beserta rinciannya. Dengan demikian tidak semua skema
klasifikasi dapat menggunakan unsur angka, huruf atau abjad.

 Kode pada Klasifikasi Fungsional

Skema klasifikasi fungsional dalam pengkodeannya menerapkan sistem alpha

numeric. Sistem ini merupakan penggabungan antara unsur angka dan huruf. Huruf
untuk kode pokok masalah, sedangkan angka untuk dari sekunder sampai dengan
tersier. Huruf bukan merupakan singkatan tetapi inisial yang diambil dari judul pokok
masalah. Kode merupakan inisial, dan digunakan secara seragam untuk seluruh
organisasi.

 Hubungan Indeks dan Klasifikasi

Hubungan antara skema klasifikasi dan indeks sangat erat sekali pada hampir
semua pelaksanaan filing. Filing tanpa kode klasifikasi tidak dapat memenuhi tujuan
filing; demikian pula sebaliknya. Akan tetapi, ada beberapa pengecualian karena ada
beberapa arsip hasil suatu kegiatan tidak menggunakan klasifikasi untuk filing-nya,
seperti arsip personal, arsip pasien/rekam medis. Sebaliknya, semua sistem filing
apa pun jenis arsip yang akan disimpan memerlukan indeks.

• Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip

 Penyimpanan Arsip

Skema klasifikasi arsip disusun atas dasar fungsi/kegiatan organisasi baik yang
substantif maupun fasilitatif, agar arsip dapat terorganisir secara logis dan
sistematis. Dengan demikian, arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Prinsip
klasifikasi mengarah kepada pengelompokan arsip ke dalam unit-unit kecil. Dari unit-
unit kecil dikelompokkan ke dalam golongan yang lebih besar. Unit-unit yang
memiliki sifat sama digolongkan ke dalam suatu golongan tertentu sehingga
membentuk suatu pengertian yang lengkap.

 Klasifikasi Fungsional

Klasifikasi fungsional merupakan klasifikasi arsip yang disusun atas dasar fungsi dan
kegiatan organisasi yang bersangkutan. Klasifikasi arsip ini yang membedakan
dengan klasifikasi yang diterapkan pada bahan pustaka. Penggolongan arsip tidak
dibatasi jumlah penggolongannya, tetapi disesuaikan dengan masalah-masalah
yang ada yang ditimbulkan dari banyaknya kegiatan yang dilakukan oleh suatu
organisasi.

Sebagaimana telah dikemukakan bahwa klasifikasi arsip disusun secara berjenjang

dari pokok masalah (primer) sampai pada submasalah (sekunder) dan sub-sub
masalah (tersier). Rincian pada klasifikasi dibatasi sampai pada rincian ketiga.

 Prosedur Penyusunan Klasifikasi

Agar arsip dapat diklasifikasikan secara tepat, maka perlu diperhatikan syarat-syarat
dalam penyusunan skema klasifikasi arsip terutama dalam pembentukan
golongan/kelas. Penggolongan dilakukan atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi.
Prosedur penyusunan klasifikasi arsip fasilitatif dan substantif tidak berbeda. Hanya
untuk mewujudkan dalam skema klasifikasi keduanya dibedakan untuk
memudahkan dalam penggunaannya.

• Indeks Relatif dan Daftar Indeks

 Pengelolaan Manajemen Kearsipan

Dalam pengelolaan kearsipan, salah satu dari sekian banyak kepentingan adalah
bagaimana mengatur arsip agar cepat melayani pekerjaan. Untuk keperluan tersebut
harus didukung adanya skema klasifikasi. Untuk memudahkan penggunaannya,
skema klasifikasi harus dilengkapi dengan indeks relatif. Indeks relatif disusun atas
subjek-subjek yang tertuang di dalam skema klasifikasi. Skema klasifikasi disusun
oleh seseorang yang memiliki pengetahuan organisasi dan tata.

 Penyusunan Indeks Relatif

Indeks relatif merupakan subsistem dari skema klasifikasi arsip. Fungsinya untuk
memudahkan dalam pencarian golongan subjek saat melakukan penataan arsip/
filing. Dengan ditemukan golongan beserta kodenya akan menuntun ke tempat
penyimpanan arsip yang benar. Dengan demikian, akan memudahkan pula dalam
penemuan kembalinya. Indeks relatif berbeda dengan daftar indeks. Indeks relatif
disusun dari skema klasifikasi, sedangkan daftar indeks disusun dari indeks file/
berkas.

 Penggunaan Indeks Relatif

Penyusunan skema klasifikasi yang tepat dan kemudian dituangkan dalam bentuk
indeks relatif sangat menunjang dalam pengaturan arsip. Selanjutnya dengan
dilengkapi daftar indeks akan menjamin kemudahan dalam kegiatan filing dan
penemuan kembali