PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

Klasifikasi
Pengertian klasifikasi (Standar Australia)’.... proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, dimana mereka dikelompokkan dalam cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi termasuk memutuskan konvensi dokumen dan penamaan berkas, ijin pengguna dan batas keamanan rekod. Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem klasifikasi sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan kembali, rekod dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi. Sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod harus diklasifikasikan berdasarkan fungsi atau kompetensi unit kerja dalam struktur organisasi institusi, sehingga unit informasi yang terbentuk dapat ditetapkan jangka simpan (retensi) dan nilai guna informasinya. Dengan demikian sistem klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu pada pengertian memilah-milah rekod berdasarkan pada pertimbangan tentang bagaimana suatu rekod akan digunakan sebagai referensi atau akan ditemukan kembali (Wallace, 1992:513). Klasifikasi adalah proses dimana rekod organisasi/lembaga dikategorikan atau dikelompokkan ke dalam unit penemuan rekod (Kennedy, Jay, 1998:..). ICA mendefinisikan sebagai penyiapan dari rencana pemberkasan atau sistem pemberkasan atau skema klasifikasi untuk rekod dan penempatan series rekod (rekod sebagai satu kesatuan informasi) dan atau item dalam suatu skema. Sedangkan Patricia Wallace (1992) menyebut dengan istilah Records Classification System (sistem klasifikasi arsip dinamis), ia menyebut juga tiga dasar sistem klasifikasi: alfabetik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan huruf abjad) dibedakan menjadi nama, subyek, geografi; numerik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan nomor) dibedakan menjadi nomor berurutan, middle-digit, terminal-digit, desimal; alpha numerik (penyimpanan rekod berdasarkan kode huruf dan nomor). Dalam masing-masing sistem klasifikasi ini arsip kemudian diberkaskan secara kronolgis. Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filing). Pemberkasan merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang berkaitan

rehabilitasi sosial. kuda. dengan tujuan agar mudah ditemukan saat hendak digunakan (Johnson. perkawinan. Tunjuk silang digunakan apabila terdapat istilah yang berbeda. seperti binatang (sapi. Kegunaan penggolongan ini adalah untuk mem-permudah dalam penemuan kembali yang dilengkapi pula dengan kode dan indeks. perlengkapan. seperti bantuan sosial. yaitu klasifikasi fasilitatif dan klasifikasi substantif. 1. yaitu sebagai berikut. contohnya: 1. Departemen Sosial mengurusi masalah-masalah sosial. sedangkan kegunaan indeks relatif/kaitan adalah untuk memudahkan mencari kode klasifikasi karena disusun secara abjad.dalam suatu wadah penyimpanan (storage container atau folder/file). jembatan dan sejenisnya. Departemen Pekerjaan Umum mengurusi masalah jalan. Klasifikasi adalah proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod. • Jenis-jenis Klasifikasi  Klasifikasi Fasilitatif Klasifikasi arsip dapat dibedakan menjadi 2 jenis. di mana rekod dikelompokkan menurut cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan. Klasifikasi fasilitatif yang mencerminkan tugas-tugas penunjang organisasi. tetapi mempunyai arti yang sama. dan sejenisnya). Kepegawaian 2. nomor kendaraan (B. Keuangan  Klasifikasi Substantif Klasifikasi substantif adalah klasifikasi yang mencerminkan tugas-tugas operasional atau pokok organisasi. sedangkan indeks adalah tanda pengenal berkas. dan sejenisnya. dan sejenisnya). Perangkat Lunak . agama. Kode merupakan tanda sebagai ganti pokok masalah. 1974:14). F. keuangan.  Peralatan Pemberkasan dan Cara Menggunakan Pemberkasan yang berdasarkan subjek dapat diterapkan apabila memiliki dua perangkat. dan sejenisnya). temu balik. H. pemeliharaan dan pemusnahan Pengertian Klasifikasi Kearsipan Klasifikasi adalah penggolongan menurut jenis. dan sejenisnya). arsip (kepegawaian. buku (sejarah. dan sejenisnya. Kegiatan ini pasti berbeda pada setiap organisasi karena tugas pokok dan fungsinya tidak sama seperti: Departemen Agama tugas pokoknya mengurusi masalah haji. kambing.

02 sampai tidak terbatas seperti Departemen Pertahanan dan Keamanan sampai 28 subjek. KU sebagai pokok masalah Keuangan. 1. Perangkat Keras 1. 4.sebagai pokok masalah Kepegawaian sedangkan submasalah menggunakan angka. Arsip yang akan disimpan jika telah diketahui golongannya berarti telah diketahui tempat penyimpanannya. Pada umumnya menggunakan kode alpha numeric atau gabungan huruf dan angka seperti KP. Indeks. ada yang menggunakan kode angka urut mulai 00. misalnya KP 00 submasalah Analisa Kebutuhan Pegawai. Guide/Sekat II (Sekunder). Kode. sedangkan untuk submasalah menggunakan angka misalnya KU 00 submasalah Penyusunan Anggaran. Folder • Kegunaan Klasifikasi dan Kelengkapannya Kegunaan klasifikasi dalam kearsipan adalah untuk memudahkan dalam penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan. Tunjuk Silang. 3. Kode klasifikasi 2. 3.1. kabupaten/kota sampai kelurahan. Indeks 2. • Kode Klasifikasi dan Penerapannya  Unsur Kode Klasifikasi Kode berfungsi sebagai alat untuk membantu dalam menghubungkan urutan masalah dalam skema klasifikasi. Guide/Sekat III (Tersier). Ada yang menggunakan kode angka desimal atau persepuluhan (DDC/Dewey Desimal Classification) yang terdiri dari 10 subjek mulai 000. Unsur kode adalah huruf dan angka. 100. provinsi. Untuk lebih mempercepat dalam penemuan kembali tersebut. Guide/Sekat yang terdiri dari: 1. 01. 2. Filing cabinet 2. Namun.  Pengenalan Bagan Klasifikasi Skema atau bagan klasifikasi terdapat bermacam-macam versi dengan kode yang berbeda. perlu memperhatikan banyak atau . sampai dengan 900 yang diterapkan di jajaran Departemen Dalam Negeri. Dalam penggunaan unsur kode. Indeks Relatif. 2. klasifikasi harus dilengkapi pula dengan berikut ini. Guide/Sekat I (Primer). 3.

 Kode pada Klasifikasi Fungsional Skema klasifikasi fungsional dalam pengkodeannya menerapkan sistem alpha numeric. Huruf untuk kode pokok masalah.sedikitnya penggolongan beserta rinciannya. semua sistem filing apa pun jenis arsip yang akan disimpan memerlukan indeks. Filing tanpa kode klasifikasi tidak dapat memenuhi tujuan filing. Sebaliknya. demikian pula sebaliknya. tetapi disesuaikan dengan masalah-masalah yang ada yang ditimbulkan dari banyaknya kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi.  Klasifikasi Fungsional Klasifikasi fungsional merupakan klasifikasi arsip yang disusun atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi yang bersangkutan. arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.  Prosedur Penyusunan Klasifikasi . dan digunakan secara seragam untuk seluruh organisasi. Dengan demikian tidak semua skema klasifikasi dapat menggunakan unsur angka. Rincian pada klasifikasi dibatasi sampai pada rincian ketiga. Akan tetapi. Unit-unit yang memiliki sifat sama digolongkan ke dalam suatu golongan tertentu sehingga membentuk suatu pengertian yang lengkap. Dengan demikian. Sebagaimana telah dikemukakan bahwa klasifikasi arsip disusun secara berjenjang dari pokok masalah (primer) sampai pada submasalah (sekunder) dan sub-sub masalah (tersier). Sistem ini merupakan penggabungan antara unsur angka dan huruf. huruf atau abjad. • Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip  Penyimpanan Arsip Skema klasifikasi arsip disusun atas dasar fungsi/kegiatan organisasi baik yang substantif maupun fasilitatif. ada beberapa pengecualian karena ada beberapa arsip hasil suatu kegiatan tidak menggunakan klasifikasi untuk filing-nya. Penggolongan arsip tidak dibatasi jumlah penggolongannya. arsip pasien/rekam medis. Klasifikasi arsip ini yang membedakan dengan klasifikasi yang diterapkan pada bahan pustaka. sedangkan angka untuk dari sekunder sampai dengan tersier. seperti arsip personal. Kode merupakan inisial. Dari unitunit kecil dikelompokkan ke dalam golongan yang lebih besar.  Hubungan Indeks dan Klasifikasi Hubungan antara skema klasifikasi dan indeks sangat erat sekali pada hampir semua pelaksanaan filing. agar arsip dapat terorganisir secara logis dan sistematis. Prinsip klasifikasi mengarah kepada pengelompokan arsip ke dalam unit-unit kecil. Huruf bukan merupakan singkatan tetapi inisial yang diambil dari judul pokok masalah.

Prosedur penyusunan klasifikasi arsip fasilitatif dan substantif tidak berbeda. salah satu dari sekian banyak kepentingan adalah bagaimana mengatur arsip agar cepat melayani pekerjaan. Skema klasifikasi disusun oleh seseorang yang memiliki pengetahuan organisasi dan tata. Untuk keperluan tersebut harus didukung adanya skema klasifikasi. Penggolongan dilakukan atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi. Indeks relatif berbeda dengan daftar indeks. Dengan demikian. Dengan ditemukan golongan beserta kodenya akan menuntun ke tempat penyimpanan arsip yang benar.Agar arsip dapat diklasifikasikan secara tepat. skema klasifikasi harus dilengkapi dengan indeks relatif. Fungsinya untuk memudahkan dalam pencarian golongan subjek saat melakukan penataan arsip/ filing.  Penyusunan Indeks Relatif Indeks relatif merupakan subsistem dari skema klasifikasi arsip. • Indeks Relatif dan Daftar Indeks  Pengelolaan Manajemen Kearsipan Dalam pengelolaan kearsipan. sedangkan daftar indeks disusun dari indeks file/ berkas. akan memudahkan pula dalam penemuan kembalinya. Selanjutnya dengan dilengkapi daftar indeks akan menjamin kemudahan dalam kegiatan filing dan penemuan kembali . Untuk memudahkan penggunaannya. Indeks relatif disusun atas subjek-subjek yang tertuang di dalam skema klasifikasi. maka perlu diperhatikan syarat-syarat dalam penyusunan skema klasifikasi arsip terutama dalam pembentukan golongan/kelas.  Penggunaan Indeks Relatif Penyusunan skema klasifikasi yang tepat dan kemudian dituangkan dalam bentuk indeks relatif sangat menunjang dalam pengaturan arsip. Indeks relatif disusun dari skema klasifikasi. Hanya untuk mewujudkan dalam skema klasifikasi keduanya dibedakan untuk memudahkan dalam penggunaannya.