PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

Klasifikasi
Pengertian klasifikasi (Standar Australia)’.... proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, dimana mereka dikelompokkan dalam cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi termasuk memutuskan konvensi dokumen dan penamaan berkas, ijin pengguna dan batas keamanan rekod. Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem klasifikasi sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan kembali, rekod dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi. Sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod harus diklasifikasikan berdasarkan fungsi atau kompetensi unit kerja dalam struktur organisasi institusi, sehingga unit informasi yang terbentuk dapat ditetapkan jangka simpan (retensi) dan nilai guna informasinya. Dengan demikian sistem klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu pada pengertian memilah-milah rekod berdasarkan pada pertimbangan tentang bagaimana suatu rekod akan digunakan sebagai referensi atau akan ditemukan kembali (Wallace, 1992:513). Klasifikasi adalah proses dimana rekod organisasi/lembaga dikategorikan atau dikelompokkan ke dalam unit penemuan rekod (Kennedy, Jay, 1998:..). ICA mendefinisikan sebagai penyiapan dari rencana pemberkasan atau sistem pemberkasan atau skema klasifikasi untuk rekod dan penempatan series rekod (rekod sebagai satu kesatuan informasi) dan atau item dalam suatu skema. Sedangkan Patricia Wallace (1992) menyebut dengan istilah Records Classification System (sistem klasifikasi arsip dinamis), ia menyebut juga tiga dasar sistem klasifikasi: alfabetik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan huruf abjad) dibedakan menjadi nama, subyek, geografi; numerik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan nomor) dibedakan menjadi nomor berurutan, middle-digit, terminal-digit, desimal; alpha numerik (penyimpanan rekod berdasarkan kode huruf dan nomor). Dalam masing-masing sistem klasifikasi ini arsip kemudian diberkaskan secara kronolgis. Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filing). Pemberkasan merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang berkaitan

dan sejenisnya). nomor kendaraan (B.dalam suatu wadah penyimpanan (storage container atau folder/file). F. • Jenis-jenis Klasifikasi  Klasifikasi Fasilitatif Klasifikasi arsip dapat dibedakan menjadi 2 jenis. contohnya: 1. agama. Klasifikasi fasilitatif yang mencerminkan tugas-tugas penunjang organisasi. arsip (kepegawaian. keuangan. sedangkan indeks adalah tanda pengenal berkas. yaitu klasifikasi fasilitatif dan klasifikasi substantif. Kode merupakan tanda sebagai ganti pokok masalah. rehabilitasi sosial. kambing. dengan tujuan agar mudah ditemukan saat hendak digunakan (Johnson. dan sejenisnya. pemeliharaan dan pemusnahan Pengertian Klasifikasi Kearsipan Klasifikasi adalah penggolongan menurut jenis. dan sejenisnya. Kepegawaian 2. yaitu sebagai berikut. 1. kuda. 1974:14). dan sejenisnya). di mana rekod dikelompokkan menurut cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan. Perangkat Lunak . H. Klasifikasi adalah proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod. seperti bantuan sosial. sedangkan kegunaan indeks relatif/kaitan adalah untuk memudahkan mencari kode klasifikasi karena disusun secara abjad. Departemen Pekerjaan Umum mengurusi masalah jalan. perlengkapan. Tunjuk silang digunakan apabila terdapat istilah yang berbeda. Keuangan  Klasifikasi Substantif Klasifikasi substantif adalah klasifikasi yang mencerminkan tugas-tugas operasional atau pokok organisasi. perkawinan. temu balik. Departemen Sosial mengurusi masalah-masalah sosial. Kegiatan ini pasti berbeda pada setiap organisasi karena tugas pokok dan fungsinya tidak sama seperti: Departemen Agama tugas pokoknya mengurusi masalah haji.  Peralatan Pemberkasan dan Cara Menggunakan Pemberkasan yang berdasarkan subjek dapat diterapkan apabila memiliki dua perangkat. buku (sejarah. dan sejenisnya). jembatan dan sejenisnya. Kegunaan penggolongan ini adalah untuk mem-permudah dalam penemuan kembali yang dilengkapi pula dengan kode dan indeks. tetapi mempunyai arti yang sama. dan sejenisnya). seperti binatang (sapi.

Perangkat Keras 1. Ada yang menggunakan kode angka desimal atau persepuluhan (DDC/Dewey Desimal Classification) yang terdiri dari 10 subjek mulai 000. Folder • Kegunaan Klasifikasi dan Kelengkapannya Kegunaan klasifikasi dalam kearsipan adalah untuk memudahkan dalam penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan. perlu memperhatikan banyak atau . Filing cabinet 2. Namun. Guide/Sekat III (Tersier). klasifikasi harus dilengkapi pula dengan berikut ini. 100. misalnya KP 00 submasalah Analisa Kebutuhan Pegawai. Unsur kode adalah huruf dan angka. 4. Kode klasifikasi 2. Untuk lebih mempercepat dalam penemuan kembali tersebut. Kode. Arsip yang akan disimpan jika telah diketahui golongannya berarti telah diketahui tempat penyimpanannya. 3. 1. Indeks. kabupaten/kota sampai kelurahan. Pada umumnya menggunakan kode alpha numeric atau gabungan huruf dan angka seperti KP.1. Indeks 2. Indeks Relatif.sebagai pokok masalah Kepegawaian sedangkan submasalah menggunakan angka. KU sebagai pokok masalah Keuangan. Guide/Sekat II (Sekunder). Tunjuk Silang.  Pengenalan Bagan Klasifikasi Skema atau bagan klasifikasi terdapat bermacam-macam versi dengan kode yang berbeda. 3. 3. provinsi. sampai dengan 900 yang diterapkan di jajaran Departemen Dalam Negeri. • Kode Klasifikasi dan Penerapannya  Unsur Kode Klasifikasi Kode berfungsi sebagai alat untuk membantu dalam menghubungkan urutan masalah dalam skema klasifikasi. 2. sedangkan untuk submasalah menggunakan angka misalnya KU 00 submasalah Penyusunan Anggaran. 01. 02 sampai tidak terbatas seperti Departemen Pertahanan dan Keamanan sampai 28 subjek. ada yang menggunakan kode angka urut mulai 00. 2. Dalam penggunaan unsur kode. Guide/Sekat I (Primer). Guide/Sekat yang terdiri dari: 1.

tetapi disesuaikan dengan masalah-masalah yang ada yang ditimbulkan dari banyaknya kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Klasifikasi arsip ini yang membedakan dengan klasifikasi yang diterapkan pada bahan pustaka. demikian pula sebaliknya. Dengan demikian tidak semua skema klasifikasi dapat menggunakan unsur angka. Kode merupakan inisial. seperti arsip personal. Penggolongan arsip tidak dibatasi jumlah penggolongannya. Rincian pada klasifikasi dibatasi sampai pada rincian ketiga.  Prosedur Penyusunan Klasifikasi . Akan tetapi. arsip pasien/rekam medis. Huruf bukan merupakan singkatan tetapi inisial yang diambil dari judul pokok masalah. Sebagaimana telah dikemukakan bahwa klasifikasi arsip disusun secara berjenjang dari pokok masalah (primer) sampai pada submasalah (sekunder) dan sub-sub masalah (tersier). agar arsip dapat terorganisir secara logis dan sistematis. Unit-unit yang memiliki sifat sama digolongkan ke dalam suatu golongan tertentu sehingga membentuk suatu pengertian yang lengkap. Sebaliknya. dan digunakan secara seragam untuk seluruh organisasi. Dari unitunit kecil dikelompokkan ke dalam golongan yang lebih besar.sedikitnya penggolongan beserta rinciannya.  Klasifikasi Fungsional Klasifikasi fungsional merupakan klasifikasi arsip yang disusun atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi yang bersangkutan. arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Dengan demikian.  Hubungan Indeks dan Klasifikasi Hubungan antara skema klasifikasi dan indeks sangat erat sekali pada hampir semua pelaksanaan filing. Prinsip klasifikasi mengarah kepada pengelompokan arsip ke dalam unit-unit kecil. ada beberapa pengecualian karena ada beberapa arsip hasil suatu kegiatan tidak menggunakan klasifikasi untuk filing-nya. Huruf untuk kode pokok masalah. • Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip  Penyimpanan Arsip Skema klasifikasi arsip disusun atas dasar fungsi/kegiatan organisasi baik yang substantif maupun fasilitatif. Filing tanpa kode klasifikasi tidak dapat memenuhi tujuan filing.  Kode pada Klasifikasi Fungsional Skema klasifikasi fungsional dalam pengkodeannya menerapkan sistem alpha numeric. Sistem ini merupakan penggabungan antara unsur angka dan huruf. semua sistem filing apa pun jenis arsip yang akan disimpan memerlukan indeks. huruf atau abjad. sedangkan angka untuk dari sekunder sampai dengan tersier.

sedangkan daftar indeks disusun dari indeks file/ berkas. Penggolongan dilakukan atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi. Skema klasifikasi disusun oleh seseorang yang memiliki pengetahuan organisasi dan tata. Prosedur penyusunan klasifikasi arsip fasilitatif dan substantif tidak berbeda. salah satu dari sekian banyak kepentingan adalah bagaimana mengatur arsip agar cepat melayani pekerjaan. Selanjutnya dengan dilengkapi daftar indeks akan menjamin kemudahan dalam kegiatan filing dan penemuan kembali . skema klasifikasi harus dilengkapi dengan indeks relatif.  Penyusunan Indeks Relatif Indeks relatif merupakan subsistem dari skema klasifikasi arsip. Indeks relatif disusun atas subjek-subjek yang tertuang di dalam skema klasifikasi. Indeks relatif berbeda dengan daftar indeks. Untuk keperluan tersebut harus didukung adanya skema klasifikasi. Dengan demikian.  Penggunaan Indeks Relatif Penyusunan skema klasifikasi yang tepat dan kemudian dituangkan dalam bentuk indeks relatif sangat menunjang dalam pengaturan arsip. Fungsinya untuk memudahkan dalam pencarian golongan subjek saat melakukan penataan arsip/ filing. Hanya untuk mewujudkan dalam skema klasifikasi keduanya dibedakan untuk memudahkan dalam penggunaannya. maka perlu diperhatikan syarat-syarat dalam penyusunan skema klasifikasi arsip terutama dalam pembentukan golongan/kelas. akan memudahkan pula dalam penemuan kembalinya. • Indeks Relatif dan Daftar Indeks  Pengelolaan Manajemen Kearsipan Dalam pengelolaan kearsipan. Dengan ditemukan golongan beserta kodenya akan menuntun ke tempat penyimpanan arsip yang benar. Indeks relatif disusun dari skema klasifikasi.Agar arsip dapat diklasifikasikan secara tepat. Untuk memudahkan penggunaannya.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful