PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

Klasifikasi
Pengertian klasifikasi (Standar Australia)’.... proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, dimana mereka dikelompokkan dalam cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi termasuk memutuskan konvensi dokumen dan penamaan berkas, ijin pengguna dan batas keamanan rekod. Salah satu fungsi dari manajemen rekod adalah memilih secara tepat sistem klasifikasi sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan kembali, rekod dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi. Sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod harus diklasifikasikan berdasarkan fungsi atau kompetensi unit kerja dalam struktur organisasi institusi, sehingga unit informasi yang terbentuk dapat ditetapkan jangka simpan (retensi) dan nilai guna informasinya. Dengan demikian sistem klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu pada pengertian memilah-milah rekod berdasarkan pada pertimbangan tentang bagaimana suatu rekod akan digunakan sebagai referensi atau akan ditemukan kembali (Wallace, 1992:513). Klasifikasi adalah proses dimana rekod organisasi/lembaga dikategorikan atau dikelompokkan ke dalam unit penemuan rekod (Kennedy, Jay, 1998:..). ICA mendefinisikan sebagai penyiapan dari rencana pemberkasan atau sistem pemberkasan atau skema klasifikasi untuk rekod dan penempatan series rekod (rekod sebagai satu kesatuan informasi) dan atau item dalam suatu skema. Sedangkan Patricia Wallace (1992) menyebut dengan istilah Records Classification System (sistem klasifikasi arsip dinamis), ia menyebut juga tiga dasar sistem klasifikasi: alfabetik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan huruf abjad) dibedakan menjadi nama, subyek, geografi; numerik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan nomor) dibedakan menjadi nomor berurutan, middle-digit, terminal-digit, desimal; alpha numerik (penyimpanan rekod berdasarkan kode huruf dan nomor). Dalam masing-masing sistem klasifikasi ini arsip kemudian diberkaskan secara kronolgis. Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filing). Pemberkasan merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang berkaitan

pemeliharaan dan pemusnahan Pengertian Klasifikasi Kearsipan Klasifikasi adalah penggolongan menurut jenis. di mana rekod dikelompokkan menurut cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan. Kepegawaian 2. sedangkan kegunaan indeks relatif/kaitan adalah untuk memudahkan mencari kode klasifikasi karena disusun secara abjad. contohnya: 1. • Jenis-jenis Klasifikasi  Klasifikasi Fasilitatif Klasifikasi arsip dapat dibedakan menjadi 2 jenis. Kegunaan penggolongan ini adalah untuk mem-permudah dalam penemuan kembali yang dilengkapi pula dengan kode dan indeks. kambing. H. rehabilitasi sosial. Klasifikasi adalah proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod. keuangan. dan sejenisnya). seperti bantuan sosial. perkawinan. Kegiatan ini pasti berbeda pada setiap organisasi karena tugas pokok dan fungsinya tidak sama seperti: Departemen Agama tugas pokoknya mengurusi masalah haji. Perangkat Lunak .dalam suatu wadah penyimpanan (storage container atau folder/file). buku (sejarah. kuda. 1. temu balik. dan sejenisnya). 1974:14). yaitu klasifikasi fasilitatif dan klasifikasi substantif.  Peralatan Pemberkasan dan Cara Menggunakan Pemberkasan yang berdasarkan subjek dapat diterapkan apabila memiliki dua perangkat. dan sejenisnya. tetapi mempunyai arti yang sama. agama. seperti binatang (sapi. arsip (kepegawaian. Klasifikasi fasilitatif yang mencerminkan tugas-tugas penunjang organisasi. dan sejenisnya). Keuangan  Klasifikasi Substantif Klasifikasi substantif adalah klasifikasi yang mencerminkan tugas-tugas operasional atau pokok organisasi. dan sejenisnya). Departemen Sosial mengurusi masalah-masalah sosial. yaitu sebagai berikut. dengan tujuan agar mudah ditemukan saat hendak digunakan (Johnson. sedangkan indeks adalah tanda pengenal berkas. nomor kendaraan (B. perlengkapan. dan sejenisnya. F. Kode merupakan tanda sebagai ganti pokok masalah. Tunjuk silang digunakan apabila terdapat istilah yang berbeda. jembatan dan sejenisnya. Departemen Pekerjaan Umum mengurusi masalah jalan.

Tunjuk Silang. perlu memperhatikan banyak atau . Guide/Sekat III (Tersier). Guide/Sekat yang terdiri dari: 1.sebagai pokok masalah Kepegawaian sedangkan submasalah menggunakan angka. 01. klasifikasi harus dilengkapi pula dengan berikut ini. Ada yang menggunakan kode angka desimal atau persepuluhan (DDC/Dewey Desimal Classification) yang terdiri dari 10 subjek mulai 000. 2. sampai dengan 900 yang diterapkan di jajaran Departemen Dalam Negeri. Namun. Kode. 100. Indeks. kabupaten/kota sampai kelurahan. Dalam penggunaan unsur kode. Perangkat Keras 1. 02 sampai tidak terbatas seperti Departemen Pertahanan dan Keamanan sampai 28 subjek. 2. provinsi.1. • Kode Klasifikasi dan Penerapannya  Unsur Kode Klasifikasi Kode berfungsi sebagai alat untuk membantu dalam menghubungkan urutan masalah dalam skema klasifikasi. 1. Unsur kode adalah huruf dan angka. 3. Indeks Relatif. Pada umumnya menggunakan kode alpha numeric atau gabungan huruf dan angka seperti KP. Guide/Sekat II (Sekunder). KU sebagai pokok masalah Keuangan. misalnya KP 00 submasalah Analisa Kebutuhan Pegawai. Folder • Kegunaan Klasifikasi dan Kelengkapannya Kegunaan klasifikasi dalam kearsipan adalah untuk memudahkan dalam penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan. Filing cabinet 2. Untuk lebih mempercepat dalam penemuan kembali tersebut. ada yang menggunakan kode angka urut mulai 00. Indeks 2. Kode klasifikasi 2. Arsip yang akan disimpan jika telah diketahui golongannya berarti telah diketahui tempat penyimpanannya. 3. sedangkan untuk submasalah menggunakan angka misalnya KU 00 submasalah Penyusunan Anggaran.  Pengenalan Bagan Klasifikasi Skema atau bagan klasifikasi terdapat bermacam-macam versi dengan kode yang berbeda. 4. Guide/Sekat I (Primer). 3.

Penggolongan arsip tidak dibatasi jumlah penggolongannya. Klasifikasi arsip ini yang membedakan dengan klasifikasi yang diterapkan pada bahan pustaka. Unit-unit yang memiliki sifat sama digolongkan ke dalam suatu golongan tertentu sehingga membentuk suatu pengertian yang lengkap.  Klasifikasi Fungsional Klasifikasi fungsional merupakan klasifikasi arsip yang disusun atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi yang bersangkutan. seperti arsip personal.  Prosedur Penyusunan Klasifikasi . Sebaliknya.sedikitnya penggolongan beserta rinciannya. Filing tanpa kode klasifikasi tidak dapat memenuhi tujuan filing. arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. huruf atau abjad. tetapi disesuaikan dengan masalah-masalah yang ada yang ditimbulkan dari banyaknya kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Dari unitunit kecil dikelompokkan ke dalam golongan yang lebih besar. arsip pasien/rekam medis. Sistem ini merupakan penggabungan antara unsur angka dan huruf. semua sistem filing apa pun jenis arsip yang akan disimpan memerlukan indeks. Huruf bukan merupakan singkatan tetapi inisial yang diambil dari judul pokok masalah. sedangkan angka untuk dari sekunder sampai dengan tersier. Akan tetapi. Prinsip klasifikasi mengarah kepada pengelompokan arsip ke dalam unit-unit kecil. demikian pula sebaliknya. Dengan demikian. • Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip  Penyimpanan Arsip Skema klasifikasi arsip disusun atas dasar fungsi/kegiatan organisasi baik yang substantif maupun fasilitatif. Kode merupakan inisial. dan digunakan secara seragam untuk seluruh organisasi. Rincian pada klasifikasi dibatasi sampai pada rincian ketiga. ada beberapa pengecualian karena ada beberapa arsip hasil suatu kegiatan tidak menggunakan klasifikasi untuk filing-nya. Dengan demikian tidak semua skema klasifikasi dapat menggunakan unsur angka. Sebagaimana telah dikemukakan bahwa klasifikasi arsip disusun secara berjenjang dari pokok masalah (primer) sampai pada submasalah (sekunder) dan sub-sub masalah (tersier).  Hubungan Indeks dan Klasifikasi Hubungan antara skema klasifikasi dan indeks sangat erat sekali pada hampir semua pelaksanaan filing.  Kode pada Klasifikasi Fungsional Skema klasifikasi fungsional dalam pengkodeannya menerapkan sistem alpha numeric. agar arsip dapat terorganisir secara logis dan sistematis. Huruf untuk kode pokok masalah.

Hanya untuk mewujudkan dalam skema klasifikasi keduanya dibedakan untuk memudahkan dalam penggunaannya. Untuk memudahkan penggunaannya. akan memudahkan pula dalam penemuan kembalinya.  Penyusunan Indeks Relatif Indeks relatif merupakan subsistem dari skema klasifikasi arsip. Dengan ditemukan golongan beserta kodenya akan menuntun ke tempat penyimpanan arsip yang benar. Indeks relatif disusun atas subjek-subjek yang tertuang di dalam skema klasifikasi. Indeks relatif disusun dari skema klasifikasi. sedangkan daftar indeks disusun dari indeks file/ berkas. Penggolongan dilakukan atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi. Indeks relatif berbeda dengan daftar indeks. Dengan demikian. skema klasifikasi harus dilengkapi dengan indeks relatif. Untuk keperluan tersebut harus didukung adanya skema klasifikasi.  Penggunaan Indeks Relatif Penyusunan skema klasifikasi yang tepat dan kemudian dituangkan dalam bentuk indeks relatif sangat menunjang dalam pengaturan arsip. • Indeks Relatif dan Daftar Indeks  Pengelolaan Manajemen Kearsipan Dalam pengelolaan kearsipan. Selanjutnya dengan dilengkapi daftar indeks akan menjamin kemudahan dalam kegiatan filing dan penemuan kembali . Prosedur penyusunan klasifikasi arsip fasilitatif dan substantif tidak berbeda. Skema klasifikasi disusun oleh seseorang yang memiliki pengetahuan organisasi dan tata. Fungsinya untuk memudahkan dalam pencarian golongan subjek saat melakukan penataan arsip/ filing. maka perlu diperhatikan syarat-syarat dalam penyusunan skema klasifikasi arsip terutama dalam pembentukan golongan/kelas.Agar arsip dapat diklasifikasikan secara tepat. salah satu dari sekian banyak kepentingan adalah bagaimana mengatur arsip agar cepat melayani pekerjaan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful