P. 1
Laporan Praktik Kerja Lapangan

Laporan Praktik Kerja Lapangan

3.0

|Views: 2,911|Likes:
Published by Rizky Kurnia
laporan praktik kerja lapangan
laporan praktik kerja lapangan

More info:

Published by: Rizky Kurnia on Nov 09, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

11/01/2015

pdf

text

original

1

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktik Kerja Lapangan Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan salah satu mata kuliah dalam bentuk praktik yang wajib ditempuh oleh mahasiswa Program Diploma III Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga. Praktik kerja lapangan ini memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk magang atau praktik kerja di instansi pemerintah maupun swasta sesuai dengan program studi mereka masing-masing. Praktik kerja lapangan tersebut bertujuan agar para mahasiswa tidak hanya mendapat teori dalam perkuliahan, tetapi juga dapat mempraktikkannya secara langsung dalam dunia kerja serta untuk memantapkan penguasaan materi perkuliahan atau pengetahuan yang dapat membantu mahasiswa dalam menguasai prosedur kerja mulai perencanaan, proses pelaksananaan, pengawasan sampai dengan evaluasi hasil. Dengan demikian, mahasiswa diharapkan dapat mengembangkan kemampuan dalam mengidentifikasi masalah, mengamati suatu proses, mengumpulkan data serta mengolahnya dengan sistem informasi yang berlaku di suatu instansi atau lembaga dan juga dapat membuat simpulan yang dilandasi dengan sikap ilmiah. Pada Program Diploma III Program Studi Manajemen Konsentrasi Manajemen Perkantoran dan Kesekretariatan, mahasiswa juga diwajibkan untuk menempuh praktik kerja lapangan, sehingga dalam hal ini PT Varia Usaha Beton yang merupakan perusahaan manufaktur berskala nasional adalah tempat yang sesuai untuk melaksanakan praktik kerja tersebut. Beragam aktivitas perusahaan sehari-hari terutama dalam bidang administrasi perkantoran seperti pembukuan, memasukkan data-data, membuat korespondensi bisnis baik intern maupun ekstern perusahaan, mengarsip surat-surat dan dokumen, menggunakan peralatan pengarsipan, mengorganisasikan pesan-pesan bisnis, membuat jadwal retensi, mendistribusikan atau mengekspedisikan surat dan dokumen kepada pihak-pihak yang bersangkutan serta berbagai kegiatan lainnya dapat dipelajari dan

2

dikerjakan secara langsung oleh mahasiswa. Dengan demikian mahasiswa dapat membandingkan antara teori dan praktik yang ada di perusahaan serta

mengimplementasikan teori yang telah didapatkan selama perkuliahan. Kegiatan-kegiatan maupun aktivitas sehari-hari yang dilakukan selama praktik kerja lapangan harus dipertanggungjawabkan dengan membuat Laporan Praktik Kerja Lapangan, dimana laporan tersebut berisi deskripsi hasil pelaksanaan praktik kerja lapangan yaitu kegiatan sehari-hari yang dilakukan mahasiswa. 1.2 Tujuan Praktik Kerja Lapangan Praktik kerja lapangan merupakan salah satu persyaratan akademik bagi semua mahasiswa Program Diploma III Program Studi Manajemen Konsentrasi Manajemen Perkantoran & Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga untuk meraih gelar Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Perkantoran dan Kesekretariatan. Tujuan dilaksanakannya praktik kerja lapangan adalah agar mahasiswa tidak hanya mendapat teori perkuliahan mengenai dunia kerja, tetapi juga mengetahui prosedur kerja sebenarnya dengan cara terjun langsung ke lapangan. Dalam hal ini, PT Varia Usaha Beton sebagai perusahaan manufaktur berskala nasional merupakan tempat yang sesuai untuk pelaksanaan praktik kerja lapangan tersebut, dimana mahasiswa dapat mengetahui kegiatan keorganisasian dan operasional perusahaan sehari-hari khususnya dalam bidang administrasi perkantoran, sehingga mahasiswa dapat membandingkan antara teori selama perkuliahan dengan kondisi kerja yang ada serta dapat mengimplementasikan ilmu dan keahlian yang telah didapatkan. Adapun tujuan yang lain yaitu memberikan kesempatan mahasiswa untuk memahami tentang dunia perkantoran yang nyata, sehingga nantinya mahasiswa dapat mengetahui dan memahami tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam dunia perkantoran dan mengetahui kegiatan di lapangan dari suatu masalah yang berhubungan langsung dengan topik. 1.3 Manfaat Praktik Kerja Lapangan Dengan dilaksanakannya Praktik Kerja Lapangan, dapat diperoleh manfaat sebagai berikut :

3

1. Bagi Mahasiswa Manfaat praktik kerja lapangan bagi mahasiswa antara lain: 1). Untuk mengetahui kegiatan administrasi perkantoran pada PT Varia Usaha Beton. 2). Memperoleh kesempatan untuk terjun langsung ke dunia kerja yang sebenarnya sehingga dapat mnegetahui kondisi di lapangan. 3). Untuk mengembangkan wawasan dan pengetahuan mengenai dunia kerja terutama yang berhubungan dengan bidang administrasi perkantoran dan kesekretariatan. 4). Untuk memperoleh pengalaman kerja nyata pada PT Varia Usaha Beton yang dapat digunakan sebagai modal pembelajaran kerja. 5). Dapat menerapkan teori mata kuliah yang dipraktikkan secara langsung dalam suatu sistem administrasi perkantoran. 2. Bagi Subyek PKL Manfaat praktik kerja lapangan bagi PT Varia Usaha Beton sebagai subyek PKL, antara lain: 1). Dapat menjalin kerjasama yang bermanfaat antara PT Varia Usaha Beton dengan Universitas Airlangga. 2). Dapat memberikan sumbangan tenaga dan pikiran tentang kondisi permasalahan serta pemecahan terhadap persoalan yang sedang dihadapi. 3). Memperoleh masukan tentang informasi terbaru yang menyangkut dunia perkantoran dan kesekretariatan. 3. Bagi pihak lain sebagai pertimbangan untuk melakukan kegiatan yang sejenis pada kemudian hari. 1.4 Rencana Kegiatan Praktik Kerja Lapangan Praktik kerja lapangan dilaksanakan di PT Varia Usaha Beton selama tiga bulan mulai 1 Februari 2006 sampai dengan 30 April 2006. Bidang yang diambil yaitu mengenai administrasi perkantoran pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian Jawa Timur.

4

Adapun jadwal kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) secara lengkap disajikan dalam Tabel 1.1 Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Praktik Kerja Lapangan
No Kegiatan November Desember Januari Februari Maret April Mei Juni 2005 2005 2006 2006 2006 2006 2006 2006 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pembekalan PKL 2 Penentuan tempat PKL 3 Konfirmasi via telepon ke perusahaan mengenai ijin pelaksanaan PKL 4 Penyusunan proposal 5 Pengesahan proposal 6 Pengajuan surat ijin dan proposal 7 Survei lokasi 8 Pelaksanaan PKL 9 Monitoring dosen pembimbing 10 Penyusunan draft Laporan PKL 11 Pengumpulan draft Laporan PKL 12 Penyusunan Laporan PKL 13 Pengumpulan Laporan PKL dan Buku Harian

5

BAB 2 HASIL PELAKSANAAN PKL

2.1 Gambaran Umum Subyek dan Obyek PKL PT Varia Usaha Beton adalah perusahaan manufaktur berskala nasional yang bergerak di bidang pengadaan beton dan bangunan. Produk yang dihasilkan yaitu beton siap pakai (ready mix concrete), beton masonry (concrete masonry) dan beton pra cetak. 2.1.1 Sejarah Singkat PT Varia Usaha Beton PT Varia Usaha Beton adalah perusahaan industri yang bergerak dalam bidang pengadaan beton dan bangunan. Pada tahap awal, yaitu pada 1 November 1978, PT Varia Usaha Beton merupakan Unit Usaha Samping PT Semen Gresik (Persero) yang meliputi : 1. Unit Usaha Beton Siap Pakai (Remicon) 2. Unit Usaha Tegel dan Beton Ringan 3. Unit Usaha Pemecah Batu Pada 1 Agustus 1988, PT Semen Gresik (Persero) menyerahkan Unit Usaha Samping tersebut kepada salah satu anak perusahaan yaitu PT Varia Usaha, sebagai salah satu divisi dari PT Varia Usaha yaitu Divisi Bahan Bangunan untuk dikelola dan dikembangkan. Pada 3 Mei 1991, PT Varia Usaha memisahkan Unit Beton Siap Pakai (Remicon) dan Unit Tegel menjadi perusahaan yang berdiri sendiri yaitu PT Varia Usaha Beton berdasarkan Akte Notaris Suyati Subadi, SH, Nomor 18/1991, dengan susunan pemegang saham sebagai berikut : 1. PT Varia Usaha sebesar 63,3 %. 2. Yayasan Dana Pensiun Karyawan PT Semen Gresik (Persero) sebesar 36,7 %. PT Varia Usaha Beton mulai beroperasi pada 1 Juni 1991 sesuai dengan keputusan Rapat Umum Pemegang saham (RUPS) tanggal 31 Mei 1991. Pada tahun 1992, PT Varia Usaha menyerahkan pengelolaan Unit Usaha Batu (Crushed Stones) yang berlokasi di Pandaan untuk dikelola oleh PT Varia Usaha Beton. Unit usaha ini

6

mempunyai peranan yang sangat penting bagi perusahaan karena sebagian besar produktivitas perusahaan ini menggunakan batu pecah. Tujuan jangka panjang perusahaan diantaranya melakukan perluasan atau ekspansi untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Dalam usaha untuk meningkatkan produktivitas perusahaan, maka pada September 1994, PT Varia Usaha Beton melakukan perluasan usaha pertama pabrik Beton Ringan (Concrete Masonry) yang berlokasi di Ujung Pandang. Kemudian pada November 1994, dilakukan perluasan pabrik Beton Siap Pakai yang berlokasi di Semarang. Pada April 1995, PT Varia Usaha Beton mulai mengembangkan berbagai kegiatan Usaha Jasa (Services), yang bertujuan untuk mendukung usaha pokok, yang meliputi pengoperasian pengelolaan Gudang Semen di Semarang, dan produksi Tiang Pancang Beton di Semarang serta ditunjuk sebagai agen produk Thermalite Block di Indonesia. Pada tahun 1997, PT Varia Usaha Beton memperoleh Sertifikat Sistem Mutu ISO 9002 dari Lloyds Register Quality Assurance (LRQA), sehingga memperkuat kedudukan PT Varia Usaha Beton sebagai salah satu penghasil beton siap pakai terkemuka di Indonesia. Pada tahun yang sama, perusahaan ini membuka unit usaha baru yaitu Unit Usaha Beton Pracetak / Prategang yang meliputi Tiang Pancang, Girder, Beam, Sleeper, dan lain-lain di Gresik serta mengadakan perluasan pabrik Beton Ringan di Semarang. Seiring dengan pertumbuhan ekonomi yang cukup tinggi dan pesatnya perkembangan sektor konstruksi, khususnya pembangunan infrastuktur dan properti, PT Varia Usaha Beton ikut berpartisipasi melalui usaha penyediaan produk-produk Beton Siap Pakai, Beton Pracetak, Beton Masonry dan Batu Pecah Mesin (Base Coarse) serta bahan bangunan lainnya yang berbahan baku semen. Dengan dukungan staf dan karyawan yang berpengalaman di bidang beton, peralatan-peralatan yang tepat serta fasilitas grup, PT Varia Usaha Beton senantiasa mengutamakan kepuasan dan kepercayaan pelanggan, dengan menjamin bahwa produk yang dihasilkan dapat memenuhi mutu yang dipersyaratkan, penyerahan produk tepat waktu serta harga yang bersaing, maka PT Varia Usaha Beton dapat memperkuat hubungan bisnisnya.

7

2.1.2 Bidang Usaha Adapun bidang usaha PT Varia Usaha Beton nampak pada Gambar 2.1

INDUSTRI BAHAN BANGUNAN (building material industry based on cement) UTAMA (core)

PRODUK BETON (concrete product)

BETON SIAP PAKAI (ready-mix concrete) BETON PRACETAK (precast concrete) GENTENG

BETON MASONRY

(concrete masonry)

PAVING BLOCK BATAKO

INDUSTRI PENAMBANGAN BAHAN BAKU BETON (quarry industry for concrete)

BATU PECAH PASIR

USAHA (business)

PENGELOLAAN GUDANG SEMEN JASA (services) PEMOMPAAN BETON PEKERJAAN PEMBETONAN
BAHAN BANGUNAN

PENUNJANG

(supporting)

JASA DAN PERDAGANGAN PRODUK YANG BERKAITAN DENGAN BETON

(service & trade product related with concrete)

KEAGENAN (agency)

BAHAN PENOLONG PERALATAN BETON

Sumber : data intern PT Varia Usaha Beton (2005) Gambar 2.1 Bidang Usaha PT Varia Usaha Beton

8

2.1.2.1 Beton Siap Pakai (Ready Mix Concrete) PT Varia Usaha Beton memiliki pengalaman yang cukup banyak di bidang penyediaan Beton Siap Pakai, antara lain dalam pembangunan pabrik, gedung bertingkat maupun infrastruktur seperti jalan, pelabuhan yang memerlukan kontinuitas suplay dan stabilitas mutu. Perusahaan juga ditunjang dengan peralatan Batching Plant (sistem basah atau kering), Truck Mixer, Pompa Beton, Semen Tangker, Carmix serta peralatan pendukung lainnya dengan jaminan pasokan bahan baku seperti pasir, batu pecah, dan semen yang kontinyu dan tepat. 1. Sumber Bahan Baku Kebutuhan bahan baku utama seperti semen dan aggregate di pasok dari grup perusahaan seperti semen dari PT Semen Gresik (Persero) selaku induk perusahaan, sedangkan pasir dan batu pecah dipenuhi dari quarry sendiri. 2. Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu PT Varia Usaha Beton berpedoman pada PBI 1989 dan manajemen mutu ISO 9002 yang mengutamakan ketepatan dan kecepatan dalam pelayanan. Dalam memberikan pelayanan yang baik, perusahaan ini melakukan pelatihan (training) mutu dan pelayanan serta perencanaan operasional yang terpadu. Untuk menjamin mutu yang dipersyaratkan, maka dilaksanakan proses pengendalian mutu sejak pengadaan bahan baku sampai dengan barang jadi. Trial Mix terus dikembangkan dengan sistem komputerisasi untuk memperoleh komposisi yang sesuai dengan mutu yang dipersyaratkan. Proyeksi produk Beton Siap Pakai, Tiang Pancang di pulau Jawa cukup prospektif. Hal ini didorong oleh pertumbuhan sektor konstruksi yang cukup tinggi terutama dari sektor perumahan, infrastuktur dan bangunan industri. 2.1.2.2 Beton Pracetak / Prategang (Prestressed / Precast Concrete) Pengembangan usaha Beton Pracetak dilakukan di Gresik dengan menempati areal seluas 8 ha. Perusahaan mempunyai fasilitas Produksi Tiang Pancang, Slab, Girder, Sleeper, maupun produk-produk Beton Pracetak lainnya. Produksi dimulai

9

pada bulan Juli 1997 dan secara bertahap akan terus ditingkatkan kapasitasnya sejalan dengan perkembangan pasar. Proses produksi yang akan didukung dengan bahan baku yang terpilih, tenaga yang sudah berpengalaman dan laboratorium grup yang lengkap telah siap mendukung kebutuhan proyek-proyek. 2.1.2.3 Beton Masonry (Concrete Masonry) Produk Beton Masonry yang dihasilkan yaitu : 1. Genteng Beton 2. Paving 3. Batako Produk-produk yang terdiri dari berbagai tipe dan ukuran tersebut telah dipakai secara luas di Jawa Timur, Jawa Tengah dan Sulawesi Selatan, serta wilayah lain di seluruh Indonesia untuk keperluan real estate dan proyek-proyek perumahan lainnya. Pemakaian bahan baku yang terpilih, mesin produksi yang handal dan dioperasikan oleh tenaga terampil yang terlatih, serta sistem operasi dengan pengendalian yang ketat menunjang pencapaian hasil produksi yang bermutu. 2.1.2.4 Batu Pecah (Crushed Stones) Perusahaan mempunyai area pertambangan batu andesit seluas 14,5 ha yang terletak di desa Sumbersuko, Jawa Timur. Produk yang dihasilkan yaitu batu pecah dengan berbagai ukuran dan Base Coarse. 2.1.2.5 Usaha Jasa Berbagai usaha jasa (services) dilaksanakan oleh PT Varia Usaha Beton untuk menunjang usaha pokok. Usaha jasa tersebut antara lain: 1. Pengelolaan gudang semen 2. Keagenan bahan bangunan dan bahan penolong 3. Persewaan peralatan beton 4. Pengerjaan beton 5. Pemompaan beton

10

Dengan diversifikasi usaha ini, perusahaan diharapkan menjadi supermarket building material untuk produk-produk yang dihasilkan sendiri maupun yang diageni dari perusahaan lain. 2.1.3 Tujuan Perusahaan Dalam menjalankan operasinya, setiap perusahaan pasti mempunyai tujuan yang merupakan sasaran maupun target yang hendak dicapai dalam batas waktu tertentu. Pada dasarnya setiap perusahaan industri mempunyai suatu tujuan yaitu untuk memperoleh keuntungan (profit) yang sebesar-besarnya untuk kelangsungan hidup perusahaan. Demikian halnya dengan PT Varia Usaha Beton di Sidoarjo yang mengklasifikasikan tujuan dalam dua macam yaitu : 2.1.3.1 Tujuan Jangka Pendek Tujuan jangka pendek merupakan tujuan yang ingin dicapai perusahaan dalam jangka waktu kurang dari satu tahun. Adapun tujuan tersebut adalah : 1. Mendapatkan laba yang wajar untuk pengembangan perusahaan. 2. Menjaga kontinuitas operasi perusahaan. 3. Meningkatkan sumber daya manusia dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja. 4. Meningkatkan pengawasan dan pengendalian terhadap kegiatan perusahaan. 5. Menaikkan omset penjualan. 6. Memenuhi kebutuhan bahan bangunan yang bermutu dengan layanan yang baik dengan harga yang bersaing. 7. Memberikan manfaat bagi masyarakat sekitarnya. 2.1.3.2 Tujuan Jangka Panjang Tujuan jangka panjang ini merupakan kelanjutan dari tujuan jangka pendek yang hendak dicapai perusahaan dalam waktu lebih dari satu tahun. Tujuan tersebut yaitu : 1. Meningkatkan mutu hasil produksi secara terus-menerus. 2. Mengembangkan daerah pemasaran termasuk ke berbagai kota di Indonesia.

11

2.1.4 Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan alat terpenting bagi perusahaan dalam mencapai tujuannya, dengan adanya struktur organisasi yang jelas, maka dapat menggambarkan kedudukan atau bagian yang dilibatkan dalam operasi perusahaan. Dengan dibuatnya struktur organisasi yang baik oleh perusahaan, maka akan ada pemisahan bagian, tanggung jawab, dan wewenang masing-masing bagian yang jelas dengan tujuan agar tidak menimbulkan penumpukan perkerjaan atau tugas. Setiap perusahaan atau organisasi memerlukan suatu susunan atau struktur tertentu untuk fungsi wewenang dan tanggung jawab bagi setiap individu yang terlibat dalam organisasi tersebut. Dengan adanya struktur tersebut diharapkan kegiatankegiatan yang dilakukan oleh setiap bagian yang ada dalam organisasi dapat diarahkan secara terpadu untuk mencapai tujuan organisasi. Struktur organisasi menurut pola hubungan kerja dan tanggung jawab dari pimpinan sampai pada satuan-satuan terbawah, PT Varia Usaha Beton menerapkan struktur organisasi yang berbentuk garis (line organization). Hal ini karena secara umum terdapat pengendalian yang terencana dan menyeluruh atas semua aktivitas serta berada di bawah pengawasan pimpinan. Alur wewenang dan tanggung jawab tersebut untuk menjamin kelancaran aktivitas yang dilakukan. Pada struktur organisasi garis, kekuasaan dan tanggung jawab bercabang pada setiap tingkat pimpinan dari yang teratas sampai yang terbawah. Setiap atasan mempunyai sejumlah bawahan tertentu dan masing-masing memberi

pertanggungjawaban tugasnya kepada atasan tersebut. Disini, seseorang hanya bertanggungjawab kepada satu orang atasan saja. Oleh karena itu, setiap atasan dituntut berpengetahuan yang serba guna, karena atasan tersebut tidak mempunyai pembantu ahli. Keuntungan dari struktur organisasi garis yaitu disiplin dan pengawasan menjadi mudah karena jelasnya saluran perintah serta garis tanggung jawab dan alur wewenang bersifat sederhana sehingga lebih mudah dimengerti. Dengan sistem desentralisasi, sedapat mungkin diperlukan kesatuan perintah dan pengawasan agar nantinya dapat menghasilkan divisi yang benar-benar terarah dan dapat terkendali dengan jelas.

12

Adapun bagan organisasi PT Varia Usaha Beton nampak pada Gambar 2.2 berikut ini.
DEWAN DIREKSI

CABANG BSP JATIM

CABANG BSP JATENG

CABANG BSP BALI

CABANG BPC, BM & BG JATIM

CABANG BM MAKASAR

BAGIAN SDM & UMUM

BAGIAN KEUANGAN & AKUNTANSI

BAGIAN PERGUDANGAN & PENGADAAN

BAGIAN SISTEM INFORMASI & ISO

BAGIAN JML

BAGIAN PEMELIHARAAN

BAGIAN PEMASARAN

SPI

Sumber : data intern PT Varia Usaha Beton (2005) Gambar 2.2 Bagan Organisasi PT Varia Usaha Beton Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1. Direktur 1). Memimpin perusahaan, mengelola dan mengkoordinir setiap organ yang ada di perusahaan dan seluruh kegiatan yang ada dibawahnya. 2). Menetapkan tujuan dan sasaran perusahaan yang hendak dicapai beserta kebijakan umumnya. 3). Merencanakan dan menyusun rencana kerja dan pelaksanaannya. 4). Memberi keputusan dan peraturan-peraturan dalam perusahaan. 5). Memilih bawahan yang sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam perusahaan. 6). Mewakili perusahaan dalam hal-hal tertentu yang ada hubungannya dengan kepentingan perusahaan baik internal maupun eksternal.

13

2. Kepala Bagian Sumber Daya Manusia dan Umum 1). Melakukan penerimaan karyawan baru dengan mengadakan seleksi calo karyawan terlebih dahulu. 2). Mengadakan pelatihan (training) dan diklat kepada karyawan. 3). Bertanggungjawab atas penegakkan peraturan dalam perusahaan. 3. Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi 1). Membuat rencana anggaran penerimaan dan pengeluaran kas. 2). Memonitor dan mengevaluasi mengenai penerimaan dan pengeluaran kas. 3). Memberikan argumentasi kepada Direksi mengenai posisi laporan keuangan yang telah dibuat. 4). Merencanakan kegiatan keuangan dan akuntansi. 5). Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yang ada untuk menjamin kelancaran kegiatan akuntansi dan keuangan. 6). Mengarahkan dan mengendalikan seluruh kegiatan akuntansi dan keuangan. 4. Kepala Bagian Pergudangan dan Pengadaan 1). Merencanakan kegiatan pengadaan dan pergudangan. 2). Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yang ada untuk menjamin kelancaran kegiatan pengadaan dan pergudangan. 3). Menetapkan dan mengevaluasi supplier terseleksi, memastikan

kelengkapan operasi dan menjamin tersedianya stok material yang aman dan tepat serta menjamin prosedur penanganannya. 4). Mengevaluasi pergudangan. 5. Kepala Bagian Sistem Informasi dan ISO 1). Menyusun rencana kerja dan pengembangan sistem serta pengendaliannya. 2). Melaksanakan koordinasi dalam penyelesaian setiap kegiatan sistem perusahaan. 3). Menyusun sistem evaluasi laporan perusahaan. 4). Melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan penugasan Direksi. dan melaporkan seluruh kegiatan pengadaan dan

14

5). Merencanakan kegiatan pengembangan program komputerisasi dan pemeliharaannya. 6). Mengorganisasikan dan mengkoordinasikan seluruh sumber daya yang ada untuk menjamin kelancaran kegiatan komputerisasi. 6. Kepala Bagian Jaminan Mutu dan Penelitian Pengembangan 1). Melaksanakan kegiatan pengendalian seluruh proses produksi yang meliputi: (1). Pengendalian mutu seluruh produksi termasuk persiapan bahan baku dan pengadaan bahan (proportioning mixing, including, curring) sesuai hasil penelitian dan percobaan di laboratorium intern. (2). Monitoring dan melaksanakan pengujian yang berhubungan dalam proses dan produk jadi. 2). Melaksanakan penelitian dan pengembangan produk yang meliputi: (1). Meneliti keunggulan dan kelemahan produk-produk pesaing agar produk yang dihasilkan perusahaan dapat bersaing di pasaran. (2). Melaksanakan pengembangan-pengembanagn terhadap produk-produk yang dihasilkan perusahaan agar memiliki keunggulan-keunggulan secara tepat dalam menghadapi produk pesaing. 7. Kepala Bagian Pemeliharaan 1). Mengkoordinir, merencanakan, mengarahkan dan mengawasi kegiatan pemeliharaan alat produksi. 2). Merencanakan dan mengatur jadwal pemeliharaan alat produksi agar selalu tetap dan beroperasi secara maksimal. 3). Menyusun rencana kerja anggaran perusahaan untuk bidang pemeliharaan. 4). Mengevaluasi dan membuat laporan kegiatan pemeliharaan. 8. Kepala Bagian Pemasaran 1). Membuat kebijakan di bagian pemasaran untuk masa mendatang. 2). Membuat laporan penjualan pada periode tertentu. 3). Melakukan evaluasi terhadap keberhasilan pemasaran dalam periode tertentu.

15

9. Satuan Pengawas Intern 1). Memberikan masukan kepada Direktur dalam membuat suatu kebijakan yang akan ditetapkan. 2). Mengadakan evaluasi sistem yang telah berlaku dalam perusahaan. 3). Melakukan pengembangan sistem terhadap sistem yang lama bila diperlukan. 4). Merencanakan kegiatan pengawasan intern. 5). Mengarahkan dan mengendalikan seluruh kegiatan-kegiatan pengawasan intern. 6). Mengkoordinasikan dan mengkombinasikan seluruh sumber daya yang ada untuk menjamin kelancaran kegiatan intern. 2.1.5 Lokasi Perusahaan Pemilihan lokasi perusahaan merupakan hal yang sangat penting dan harus diperhatikan oleh perusahaan. Lokasi yang tepat akan mempengaruhi kelangsungan hidup perusahaan tersebut. Seperti halnya dengan PT Varia Usaha Beton yang memiliki lokasi strategis di Jalan Letjend. S. Parman 38 Waru, Sidoarjo yang merupakan pusat administrasi PT Varia Usaha Beton. Adapun penentuan lokasi perusahaan ini berdasarkan pertimbangan sebagai berikut : 2.1.5.1 Faktor Primer Faktor primer adalah faktor-faktor yang langsung mempengaruhi tujuan perusahaan, baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang. Adapun faktorfaktor yang termasuk dalam faktor utama, yang perlu diperhatikan dalam penataan suatu lokasi perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Faktor Bahan Baku Bahan baku merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam menjalankan aktivitas produksi. Oleh karena itu, penentuan lokasi yang strategis akan memudahkan perusahan dalam mendapatkan bahan baku yang diperlukan. Bahan baku untuk kegiatan produksi diperoleh dari fly ash di PT

16

Paiton dan PT Tjiwi Kimia, pasir di Lumajang, pasir Brantas di Mojokerto, batu pecah di Pandaan dan PT Semen Gresik. 2. Faktor Tenaga Kerja Masalah tenaga kerja merupakan masalah yang sangat penting selain bahan baku. Tersedianya tenaga kerja yang cukup akan mempengaruhi kelancaran proses produksi serta aktivitas perusahaan. Karena letak perusahaan dekat dengan pemukiman penduduk, yang berada di daerah Waru dan sekitarnya, maka kebutuhan tenaga kerja cukup tersedia. Untuk kegiatan produksi menggunakan tenaga kerja yang berasal dari daerah sekitar maupun luar kota. 3. Faktor Transportasi Pengangkutan dan transportasi merupakan suatu faktor yang penting karena berhubungan dengan pengangkutan bahan baku serta pengangkutan hasil produksi ke daerah pemasaran. Dengan adanya sarana transportasi serta kelancaran arus barang yang diproduksi maka akan memperlancar kegiatan usaha perusahan, karena perusahaan tersebut terletak dekat dengan jalan protokol. 4. Faktor Pemasaran Pemasaran hasil produksi PT Varia Usaha Beton selama ini berjalan lancar. Dalam memproduksi sebagian besar didasarkan atas pesanan dari konsumen. Untuk itu, volume produksi tergantung pada pasar, dengan adanya kondisi tersebut perusahaan sangat dominan untuk mengoptimalkan kegiatan pemasaran dengan meningkatkan volume penjualan. 2.1.5.2 Faktor Sekunder Faktor sekunder adalah faktor-faktor yang secara tidak langsung

mempengaruhi tujuan dari perusahaan. Faktor-faktor sekunder antara lain : 1. Fasilitas Modal Untuk memenuhi kebutuhan modal perusahaan, maka PT Varia Usaha Beton menggunakan modal sendiri dan modal dari luar yang berupa pinjaman dari bank.

17

Untuk keperluan tersebut, perusahaan tidak mengalami kesulitan dalam pendanaan, karena perusahaan tersebut cukup dikenal oleh bank-bank yang ada di wilayah sekitarnya. Dan juga banyak lembaga perbankan yang menawarkan pinjamna untuk pengembangan usahanya. 2. Kemungkinan Ekspansi Mengingat area tanah disekitar perusahaan masih cukup luas dan didukung kemudahan tenaga kerja, bahan baku dan perkembangan pasar, dan adanya hasil riset pasar yang potensial di wilayah tersebut, maka perusahaan mendapat kemungkinan untuk melakukan ekspansi atau perluasan. Ekspansi ini tidak hanya dapat dilakukan di daerah yang berdekatan dengan perusahaan, tetapi juga dapat dilakukan di daerah yang jauh. PT Varia Usaha Beton memiliki lima lokasi pabrik antara lain : 1). Pabrik Beton Siap Pakai I, Beton Pracetak, dan Beton Ringan di desa Segoromadu, Gresik. 2). Pabrik Beton Siap Pakai II dan Beton Ringan II yang terletak di Jalan Letjen. S. Parman 38 Waru, Sidoarjo. 3). Pabrik Pemecah Batu di desa Sumbersuko, kecamatan Gempol, Pasuruan. 4). Pabrik Beton Siap Pakai dan Beton Ringan II dan Pergudangan Semen di desa Sayung km.10 Jalan Raya Semarang – Demak. 5). Pabrik Beton Ringan III di kawasan Industri Makasar (KIMA), Jalan Kima Raya 2, Ujung Pandang. 2.1.6 Aktivitas Produksi Aktivitas produksi yang dilakukan oleh PT Varia Usaha Beton tidak lepas dari dukungan sarana dan prasarana yang tersedia, seperti penggunaan bahan yang digunakan dan peralatan produksi yang handal. 2.1.6.1 Bahan yang Digunakan Dalam memproduksi beton siap pakai (ready mix concrete) dibutuhkan bahan-bahan untuk proses produksinya. Bahan-bahan terdiri dari bahan baku dan bahan pembantu, antara lain:

18

1. Bahan Baku Bahan yang digunakan dalam proses produksi beton siap pakai antara lain : 1). Air 2). Fly Ash 3). Semen Gresik 4). Pasir 5). Batu Pecah 2. Bahan Pembantu Bahan pembantu yang digunakan antara lain: 1). Additive Retarded (memperlambat pengerasan) 2). Additive Plasticizer (mempercepat pengerasan) 2.1.6.2 Alat yang Digunakan Di bidang usaha pembuatan beton siap pakai (ready mix concrete), PT Varia Usaha Beton memiliki beberapa peralatan produksi yang handal, antara lain : 1. Batching Plant Batching plant merupakan alat untuk pencampuran beberapa bahan baku untuk proses produksi beton siap pakai 2. Truck Mixer Truck mixer berfungsi sebagai alat mixing serta berfungsi sebagai alat transportasi ke tujuan pengiriman, sehingga lebih mudah dan cepat. 3. Well Loader Well loader atau alat berat berfungsi untuk mengisi material kebutuhan batching plant. 4. Generator Set Generator set berfungsi sebagai alat penggerak atau pembangkit listrik untuk operasional batching plant. 5. Concrete Pump Concrete pump berfungsi dalam hal memberikan pelayanan terhadap konsumen terutama dalam pemompaan beton.

19

2.1.6.3 Proses Produksi Untuk menghasilkan produk beton siap pakai yang berkualitas, diperlukan adanya komposisi bahan yang tepat serta memperhatikan proses produksi dengan teliti.
PERSIAPAN MATERIAL 1. Air 2. Fly Ash 3. Semen 4. Pasir 5. Batu Pecah 6. Additive PROSES PENIMBANGAN Penimbangan material sesuai dengan job mix yaitu selama ± 2 – 5 menit per 5 m3

PROSES PENCAMPURAN Pencampuran meterial yang sudah ditimbang, langsung dimasukkan ke Truck Mixer untuk di mixing selama ± 5 – 10 menit per 5 m3 PROSES PENGENDALIAN MUTU

PROSES PENGIRIMAN Beton siap pakai dikirim ke tujuan atau lokasi sesuai dengan pesanan konsumen Mengontrol kekentalan beton sesuai dengan pesanan konsumen atau jarak pengiriman selama ± 2 – 5 menit per 5 m3

Sumber: data intern PT Varia Usaha Beton (2005) Gambar 2.3 Bagan Proses Produksi Beton Siap Pakai Proses produksi beton siap pakai pada PT Varia Usaha Beton dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Persiapan Material Dalam persediaan bahan baku atau meterial di PT Varia Usaha beton, diadakan pengendalian mutu terhadap material pasir, batu pecah, dan additive yang akan digunakan untuk proses produksi sesuai standar kualitas, sehingga dapat menghasilkan produk yang berkualitas dan mampu bersaing di pasaran. 2. Proses Penimbangan Batching plant merupakan alat penimbangan proses produksi awal dalam melaksanakan perintah produksi dari regu penjualan sesuai jadwal pengiriman.

20

Dalam proses penimbangan yang sesuai dengan job mix yang telah ditentukan oleh bagian Jaminan Mutu dan Litbang sesuai standar operasional, dengan waktu yang dibutuhkan selama ± 2 – 5 menit per 5 m3. 3. Proses Pencampuran Proses pencampuran merupakan penggabungan material pasir, batu pecah, semen, fly ash dan ditambah air serta additive secukupnya sesuai perbandingan lalu dimasukkan ke dalam truck mixer untuk proses mixing, selama 5 – 10 menit per 5 m3. 4. Proses Pengendalian Mutu Setelah proses mixing selesai, maka diadakan pengecekan mutu beton siap pakai yang telah di mixing tersebut dengan memeriksa kontrol kondisi kekentalannya sesuai jarak pengiriman. 5. Proses Pengiriman Setelah proses pengendalian mutu, maka beton siap pakai akan di kirim ke tempat atau lokasi tujuan pelanggan sesuai dengan waktu dan jadwal pengiriman. 2.1.6.4 Hasil Produksi Produk yang dihasilkan PT Varia Usaha Beton tidak hanya beton siap pakai, tetapi juga berbagai produk lain, seperti : 1. Industri bahan bangunan yang berbasis semen. 1). Produk Beton (Concrete Product), antara lain: (1). Beton Siap Pakai (Ready Mix Concrete), untuk pembangunan yang berkonstruksi beton. (2). Beton Pracetak (Prestressed / Precast Concrete), untuk Tiang Pancang, Kolom, Slab, Girder, Sleeper, panel untuk pagar, Box Culvert, Tetrapot maupun produk-produk beton paretic lanyard. 2). Beton Masonry (Concrete Masonry), antara lain: (1). Genteng (2). Paving (3). Batako

21

2. Industri penambangan bahan baku beton yang meliputi: 1). Batu Pecah (Crushed Stones) 2). Pasir (Sand) 3. Usaha penunjang, antara lain : 1). Usaha Jasa (Services), yang meliputi: (1). Pengelolaan Gudang semen (Cement Warehousing) (2). Pemompaan Beton (Noncreling Pumping) dan Car Mix (3). Pekerjaan Pembetonan (Concreting Job) 2). Keagenan (Agents), yang meliputi: (1). Bahan Bangunan (Building Material) (2). Bahan Penolong (Additive / Reinforcement) (3). Peralatan Beton (Concrete Equipment Tool) 2.1.6.5 Target Produksi Dalam usaha menjaga kelangsungan perusahaan, maka PT Varia Usaha Beton menetapkan adanya suatu kebijakan dalam perusahaan. Perusahaan ini menetapkan target produksi dalam pelaksanaan kegiatan operasional yang menjadi acuan dalam kegiatan atau aktivitas perusahaan sehari-hari. Untuk menjaga kualitas mutu serta layanan atas produknya, perusahaan ini mempunyai komitmen atas kinerja yang baik pada aspek sebagai berikut : 1. Keuangan Masalah keuangan sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan. Keuangan suatu perusahaan berkaitan dengan pengelolaan penggunaan dana dan pengelolaan sumber-sumber dana. Perusahaan berkewajiban untuk mencapai kinerja per semester atau per enam bulan sekali sesuai dengan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP). 2. Kepuasan Pelanggan Perusahaan mengutamakan kepuasan pelanggan dengan berkewajiban memenuhi persyaratan mutu yang ditetapkan pelanggan, pengiriman dan penyerahan tepat waktu, harga bersaing, serta responsif dan proaktif dalam memenuhi kepuasan pelanggan. Memberikan pelayanan prima kepada

22

pelanggan adalah kunci utama untuk menjaga kepuasan pelanggan serta membuat pelanggan menjadi mitra bisnis yang tetap. 3. Sumber Daya Manusia Perusahaan berkepentingan untuk melakukan perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia yang berbasis kompetensi untuk meningkatkan daya saing serta peduli pada pencapaian kepuasan kerja karyawan. Tujuan perencanaan sumber daya manusia yaitu untuk menciptakan kaitan antara seluruh strategi perusahaan dengan kondisi sumber daya manusia yang tersedia. 4. Keamanan, Keselamatan, kesehatan Kerja dan Lingkungan (K3L) Perusahaan menjamin seluruh kegiatan manajerial maupun operasional K3L, sesuai ketentuan perundangan dan peraturan yang berlaku. PT Varia Usaha Beton dalam pengelolaan dan pengendalian produk melalui pemenuhan persyaratan mutu dan ketepatan waktu penyerahan produk, responsif dan proaktif untuk tercapainya kepuasan pelanggan, pemenuhan atas ketentuan

perundangan yang berlaku, tercapainya kinerja yang baik sesuai dengan perencanan yang ditetapkan, berdasarkan atas perbaikan berkelanjutan, yang semuanya menjadi tanggung jawab manajemen dan menjadi tugas seluruh pegawai. 2.2 Deskripsi Hasil PKL Praktik kerja lapangan dilaksanakan selama tiga bulan, yaitu mulai 1 Februari 2006 sampai dengan 30 April 2006, pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian Jawa Timur di PT Varia Usaha Beton, Sidoarjo. Bidang yang diambil yaitu mengenai administrasi perkantoran pada bagian Akuntansi Cabang beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian. Dalam kegiatan praktik kerja lapangan, beragam aktivitas perusahaan seharihari dapat langsung dipelajari dan dikerjakan. Mahasiswa mendapat kesempatan untuk membandingkan antara teori dan praktik yang ada serta mengimplementasikan atau menerapkan disiplin ilmu yang telah didapatkan selama perkuliahan serta mendapatkan kesempatan untuk berinteraksi dengan karyawan yang ada di perusahaan.

23

Adapun bagan organisasi Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian Jawa Timur nampak pada Gambar 2.3 berikut ini.

CABANG BPC, BM & BG JATIM

SEKSI PERGUDANGAN & PENGADAAN

REGU KEUANGAN & AKUNTANSI

REGU PENGELO LAAN T. BLUK

REGU PEMBELIAN B.BAKU S. PART & ATK

REGU ADM. PEMB. & ADM. GDNG

REGU SDM & UMUM

ADM. KEUANGAN

AK. KEU & AK. BIAYA

PEMBELIAN BAHAN BAKU

ADM. PEMBELIAN

SEKRETARIAT SDM & UMUM

KASIR

PAJAK & ADMI.

PEMBELIAN S. PART & ATK

ADM. PERGUDNGAN

KEAMANAN

PENAGIHAN & ADM.

VERIFIKASI

KOMPUTERISASI

BAGIAN AREA BPC GRESIK JASA BPC GRESIK

BAGIAN AREA BG PANDAAN PLANT BG PANDAAN

BAGIAN AREA BM & JASA KONSTRUKSI

PROYEK

JASA KONSTRUKSI

PLANT BM WARU

PLANT BM GRESIK

PLANT BM PANDAAN

Sumber: data intern PT Varia Usaha Beton (2005) Gambar 2.4 Struktur Organisasi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian Jawa Timur Tugas dan wewenang dari kepala Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian Jawa Timur antara lain: 1. Ringkasan Pekerjaan Bertanggungjawab tehadap adanya perencanaan, pengelolaan dan

pengendalian seluruh kegiatan Plant yang menjadi tanggungjawabnya serta tercapainya pertumbuhan dan perkembangan Plant yang menggunkan sumber

24

daya yang tersedia dan secara terus menrus melakukan evaluasi untuk perbaikan atau penyempurnaan kesinambungan. 2. Uraian Tugas dan Kewajiban Adapun uraian tugas dan kewajiban Kepala Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry Dan Bahan Galian Jawa Timur antara lain: 1). Menjamin tersedianya kebijakan mutu dan sasaran mutu perusahaan yang telah ditetapkan Direksi sebagai arah dalam melaksanakan kegiatan. 2). Menjamin adanya sasaran kerja cabang yang mengacu kepada sasaran kerja perusahaan sebagai pedoman dalam bekerja. 3). Menjamin tersedia dan tercapainya Rencana Kerja Anggaran Pendapatan (RKAP) yang disahkan setiap tahun. 4). Menjamin terlaksananya rapat koordinasi untuk melakukan evaluasi seluruh hasil kegiatan Plant sekuruang-kurangnya diadakan satu bulan sekali sebagai dasar menetapkan strategi berikutnya untuk tercapainya kinerja cabang. 5). Menjamin dibuatnya laporan hasil kegiatan ke Direksi yang berisi aspek pemasaran, aspek produksi dan teknik, aspek keuangan serta rencana perbaikan berikutnya. 6). Menjamin atas adanya perbaikan atau penyempurnaan berkesinambungan untuk seluruh kegiatan. 7). Menjamin bahwa penerapan sistem manajemen mutu berjalan efektif. Dalam pelaksanaan praktik kerja lapangan selama tiga bulan, beragam kegiatan serta aktivitas yang dilakukan pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian antara lain : 2.2.1 Memberi Nomor Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon (UMK) Pemberian nomor untuk formulir Uang Muka Kasbon (UMK),

Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon berbeda-beda, tetapi tujuan pemberian nomor tersebut sama yaitu agar formulir-formulir tersebut

25

cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan serta untuk mempermudah dalam pengarsipan. 2.2.1.1 Uang Muka Kasbon (UMK) Uang Muka Kasbon (UMK) adalah formulir yang digunakan oleh peminta Uang Muka Kasbon (UMK) yaitu seseorang yang bertanggungjawab atas suatu bagian tertentu seperti Kepala Cabang (Kacab), Kepala Bagian (Kabag), Kepala Plant (Kaplant) maupun Kepala Seksi (Kasi) untuk mengajukan permintaan sejumlah uang kepada Bendahara. Uang Muka Kasbon (UMK) tersebut diajukan untuk keperluan suatu bagian tertentu, misalnya Kepala Seksi Pengadaan dan Pergudangan yang mengajukan UMK untuk melakukan pembelian bahan baku produksi atau material, Kepala Plant Beton Masonry Waru yang mengajukan UMK untuk keperluan pemasaran dan distribusi, Kepala Seksi Sarana yang mengajukan UMK untuk kepentingan Sarana, Kepala Seksi Beton Pracetak Gresik yang mengajukan UMK untuk biaya produksi dan jasa konstruksi dan lain-lain. Bentuk formulir UMK ini sudah distandarkan untuk semua bagian di PT Varia Usaha Beton dan terdiri dari tiga lembar yaitu lembar putih, lembar biru dan lembar hijau. 3 2 1
Area : 01 Divisi : 03 UANG MUKA KASBON UMK. 05.06.B.4.01 Dibayarkan kepada Nama No. Peg No Uraian 1 Biaya Produksi dan Jasa Konstruksi BPC Gresik

Kode Lamp Jumlah 1.000.000

CATATAN: 1. Pertanggungjawaban uang muka selambat-lambatnya 2 (dua) minggu dari tanggal uang muka.

Sumber: data intern PT Varia Usaha Beton (2006) Gambar 2.5 Formulir Uang Muka Kasbon (UMK)

26

Formulir UMK tersebut diisi sesuai dengan item-item yang telah disediakan seperti tanggal, area, divisi, uraian dan jumlah. Setelah diisi, formulir UMK dilengkapi dengan bukti pendukung seperti rencana operasional pemakaian bahan bakar kendaraan bermotor dalam satu periode tertentu, order pembelian dan lain sebagainya untuk kelengkapan formulir UMK tersebut. Apabila UMK telah dilengkapi dengan bukti pendukung, maka akan dilakukan verifikasi oleh petugas administrasi pada Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian. Verifikasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pemeriksaan, pengujian, dan penelitian terhadap kebenaran, keabsahan dan akurasi dokumen atau berkas yang berhubungan dengan transaksi pembayaran atau keuangan yang akan dipertanggungjawabkan. Setelah dilakukan verifikasi, maka petugas adminitrasi mencatat UMK tersebut dalam pembukuan dan diberi nomor. Adapun pemberian nomor untuk formulir UMK tersebut yaitu : UMK.06.06.B.2.001 UMK : menunjukkan Uang Muka Kasbon 06.06 : menunjukkan bulan dan tahun yaitu bulan Juni tahun 2006 B : menunjukkan kode Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian Jawa Timur. 2 : menunjukkan jenis UMK. Adapun jenis dan kode UMK antara lain: Kode 1 untuk jenis Uang Muka Kasbon General Kode 2 untuk jenis Uang Muka Kasbon Produksi Kode 3 untuk jenis Uang Muka Kasbon Pemeliharaan Kode 4 untuk jenis Uang Muka Kabon Pemasaran dan Distribusi 001 : menunjukkan nomor urut Plant dalam pembukuan Plant terdiri dari : 1). Beton Masonry Gresik 2). Beton Masonry Waru 3). Beton Masonry Pandaan 4). Beton Pracetak Gresik 5). Bahan Galian dan Sarana Pandaan

27

Formulir UMK yang telah diberi nomor, maka akan mulai didistribusikan kepada pihak-pihak yang terkait yaitu lembar pertama diserahkan kepada Bendahara untuk dilakukan realisasi setelah UMK tersebut diverifikasi oleh petugas administrasi pada Akuntansi Cabang BPC, BM dan BG dan ditandatangani oleh Direktur Keuangan, Kepala Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian, Karu Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian serta peminta UMK. Lembar kedua diserahkan kepada peminta UMK dan lembar ketiga diarsip oleh petugas administrasi Akuntansi Cabang BPC, BM dan BG. 2.2.1.2 Pertanggungjawaban Uang Muka Kasbon (PJK) Pertanggungjawaban Uang Muka kasbon (PJK) adalah pertanggungjawaban yang dibuat oleh peminta Uang Muka Kasbon (UMK) setelah menerima sejumlah uang yang diajukan dalam UMK. Pertanggungjawaban ini dilampiri dengan bukti-bukti pendukung seperti uang muka kasbon, fotocopy bukti realisasi UMK yang berupa BKR atau KKR, kuitansi, faktur, nota, surat jalan dan lain-lain. Formulir PJK sudah distandarkan untuk semua bagian pada PT Varia Usaha Beton. Dalam penomoran PJK tidak berbeda jauh dengan penomoran UMK, hanya tiga digit terakhir dalam PJK adalah nomor urut cabang dalam pembukuan, sedangkan tiga digit terakhir pada UMK adalah nomor urut plant dalam pembukuan, seperti contoh: PJK.06.06.B.2.001 PJK : menunjukkan Pertanggungjawaban Keuangan

06.06 : menunjukkan bulan dan tahun yaitu bulan Juni tahun 2006 B : menunjukkan kode Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian Jawa Timur 2 001 : menunjukkan jenis UMK yang dipertanggungjawabkan dalam PJK : menunjukkan nomor urut cabang dalam pembukuan Apabila ada perbedaan atau selisih antara jumlah yang tercantum dalam pengajuan UMK dengan jumlah uang yang diterima, maka selisih itu harus dicantumkan dalam PJK. Selisih tersebut dapat berasal dari kelebihan uang muka atau kekurangan uang muka. Kelebihan uang muka dapat terjadi apabila jumlah uang yang diterima lebih besar daripada jumlah yang tercantum dalam UMK, selanjutnya

28

kelebihan uang tersebut harus dikembalikan kepada Bendahara, sedangkan kekurangan uang muka terjadi apabila jumlah uang yang diterima lebih kecil daripada jumlah yang tercantum dalam UMK, dalam hal ini peminta UMK dapat meminta kekurangan uang muka tersebut kepada Bendahara. Bukti selisih uang muka yang berupa BKR, KKR maupun BMK juga harus dicatat dan dilampirkan dalam PJK. Hal ini dilakukan agar pertanggungjawaban tersebut menjadi akurat. Nomor dan tanggal yang tertera dalam bukti selisih uang muka tersebut juga dicatat dalam pembukuan.
Unit Sarana Angkutan Bagian Logistik

PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN ( PJK )
No : / /

File Dok

:

Halaman : Tgl Cetak :

Kepada Yth. Seksi Keuangan Kode Rek Bukduk P.B. T.B. Ar. Equipment Keterangan Penerimaan Pengeluaran UM (Rp.) (Rp.)

Tanggal No. Bukti Uang Muka Terbilang

: : :

Total Dibayar Kembali ke Kas Kekurangan Uang Muka Jumlah

Dibuku Tanggal Paraf Koord

Mengetahui

Menyetujui

Direksi

Waru, ……………………….
Yang mempertanggungjaw abkan

Sumber: data intern PT Varia Usaha Beton (2006) Gambar 2.6 Formulir Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) 2.2.1.3 Realisasi Uang Muka Kasbon Realisasi UMK hanya dicatat dalam pembukuan, realisasi ini berupa tanda bukti dari bank yang disebut BKR dan KKR. Dalam realisasi tercantum jumlah UMK

29

yang telah direalisasi. Realisasi ini terbuat dalam rangkap tiga. Lembar pertama untuk diarsip oleh Bendahara, lembar kedua untuk diserahkan kepada Peminta UMK dan lembar ketiga diserahkan kepada Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian. 2.2.2 Membuat Korespondensi Intern Korespondensi intern dalam PT Varia Usaha Beton adalah surat pemberitahuan yang ditujukan untuk lingkungan internal perusahaan, seperti antar bagian pada perusahaan. Sebenarnya, korespondensi intern sama dengan memorandum, hanya berbeda pada penggunaan istilahnya. Pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Gahan Galian Jawa Timur, korespondensi intern digunakan untuk memberitahukan kepada peminta Uang Muka Kasbon (UMK) mengenai jumlah nominal dari Uang Muka Kasbon (UMK) yang sudah dilakukan realisasi oleh Bendahara, tetapi belum dipertanggungjawabkan (PJK) selama periode akuntansi tertentu oleh peminta UMK. Korespondensi intern ini dibuat oleh petugas administrasi, berdasarkan atas data-data yang ada dalam pembukuan. Data-data yang digunakan untuk membuat korespondensi intern adalah Pertanggungjawaban Uang Muka Kasbon (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon selama satu periode akuntansi yaitu per satu bulan. Korespondensi intern berisi mengenai kesanggupan untuk mempertanggungjawabkan Uang Muka Kasbon (UMK) yang sudah dilakukan realisasi atau uang tersebut sudah diterima oleh peminta UMK. Lampiran yang diikutsertakan dalam korespondensi intern antara lain data-data yang berisi nomor, tanggal, uraian Uang Muka Kasbon (UMK) yang belum dipertanggungjawabkan. Sebelum didistribusikan kepada pihak yang bersangkutan, korespondensi intern ini harus diketahui dan ditandatangani oleh Kepala Seksi Akuntansi Pusat. Korespondensi intern ini terdiri dari kepala surat, nomor surat, tanggal surat, pembuka, isi dan penutup surat serta lampiran-lampiran yang mendukung. Ketika petugas administrasi meminta tanda tangan dari Kepala Seksi Akuntansi Pusat, maka harus menyertakan konfirmasi korespondensi intern bulan yang lalu agar dapat diketahui apakah peminta UMK telah melakukan pertanggungjawaban Uang Muka Kasbon (UMK) untuk bulan yang lalu.

30

Dalam mendistribusikan korespondensi intern dilakukan dengan buku ekspedisi untuk peminta UMK yang ada di Kantor Administrasi PT Varia Usaha Beton Waru, sedangkan korespondensi intern yang ditujukan kepada peminta UMK yang berada di luar kota seperti Gresik dan Pandaan, maka korespondensi intern akan dikirim melalui faximile. 2.2.3 Menghitung total Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban Uang Muka Kasbon (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon Pengajuan UMK dicatat dalam pembukuan dan item-item yang dicatat adalah tanggal pengajuan UMK, kode pegawai peminta UMK, nama peminta UMK, uraian atau perihal dari UMK, dan jumlah UMK yang diajukan. Seluruh UMK yang diajukan kemudian di jumlah atau di total untuk kemudian dilaporkan kepada Karu Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan bahan Galian serta Kepala Seksi Akuntansi Pusat. Dalam penghitungan Uang Muka Kasbon (UMK),

Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon harus disesuaikan antara jumlah total yang ada di cabang dan jumlah total yang ada di plant sehingga jumlah totalnya seimbang (balance). Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon dihitung berdasarkan cabang dan plant serta berdasarkan jenis Uang Muka Kasbon (UMK) yang diajukan oleh peminta UMK. 2.2.4 Mengarsip Dalam Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian, dokumen-dokumen atau surat-surat diarsip dengan sistem subyek dan kronologis. Sistem subyek adalah penyimpanan formulir atau dokumen berdasarkan isi atau perihal dari formulir atau dokumen yang bersangkutan, dalam hal ini pengarsipan Uang Muka Kasbon (UMK) berdasarkan atas jenis UMK yang bersangkutan. Jenis Uang Muka Kasbon (UMK), antara lain General, Produksi, Pemeliharaan, Pemasaran dan Distribusi. Uang Muka kasbon (UMK) tersebut diarsip dengan urutan jenis UMK General diletakkan paling bawah, UMK Produksi diletakkan diatas UMK General, UMK Pemeliharaan diletakkan setelah UMK Produksi dan UMK Pemasaran dan

31

Distribusi diletakkan paling atas. Untuk memisahkan ke empat UMK tersebut, maka digunakan penyekat yaitu lembaran yang dibuat dari karton. Setelah dikelompokkan menurut jenisnya, Uang Muka Kasbon diarsip berdasarkan sistem kronologis, yaitu tanggal Uang Muka Kasbon (UMK) yang terbaru akan diletakkan di dalam ordner yang paling atas, sehingga mudah untuk pencarian kembali. Pengarsipan Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon berdasarkan pada jenis Uang Muka Kasbon (UMK). Formulir dan surat-surat yang diarsip antara lain : 2.2.4.1 Uang Muka Kasbon (UMK) Dalam mengarsip UMK dibedakan menurut jenis UMK yaitu General, Produksi, Pemeliharaan atau Pemasaran dan Distribusi. Setelah dikelompokkan menurut jenisnya, UMK akan diarsip berdasarkan sistem kronologis yaitu Uang Muka Kasbon (UMK) dengan tanggal terbaru akan diletakkan di dalam ordner yang paling atas. Ordner atau map untuk mengarsip UMK diganti setiap akhir periode akuntansi. Ordner-ordner tersebut disimpan dalam rak arsip. 2.2.4.2 Pertanggungjawaban Uang Muka Kasbon (PJK) Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) diarsip berdasarkan sistem kronologis. PJK dengan tanggal yang paling baru akan diletakkan pada arsip yang paling atas. Ordner atau map untuk mengarsip PJK akan diganti setiap akhir periode akuntansi. Ordner-ordner tersebut juga disimpan dalam rak arsip. 2.2.4.3 Bukti Realisasi Uang Muka Kasbon Dalam pengarsipan bukti realisasi UMK akan dijadikan satu dengan UMK. Hal ini dilakukan dengan tujuan agar dapat diketahui UMK mana yang telah direalisasi dan yang belum direalisasi. 2.2.4.4 Korespondensi Intern (Korin) Korespondensi intern yang telah ditandatangani oleh Kepala Seksi Akuntansi Pusat akan dikirimkan ke bagian-bagian yang dituju. Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian juga mempunyai arsip korespondensi intern yang digunakan untuk evaluasi.

32

Korespondensi intern tersebut diarsip sesuai dengan sistem kronologis. 2.2.5 Mencatat dan Mengekspedisi surat-surat Surat atau dokumen-dokumen yang harus didistribusikan kepada pihak tertentu harus dicatat dalam buku ekspedisi yang telah ditentukan, dokumen tersebut antara lain : 2.2.5.1 Uang Muka Kasbon (UMK) Uang Muka Kasbon yang telah diberi nomor dan dicatat dalam pembukuan akan didistribusikan ke Direksi untuk ditandatangani oleh Direktur Keuangan. Setelah ditandatangani oleh Direktur Keuangan, UMK tersebut akan didistribusikan kepada pihak yang bersangkutan atau langsung ke Bendahara. Pendistribusian UMK dilakukan oleh petugas administrasi Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian, dimana UMK tersebut akan dicatat terlebih dahulu dalam buku ekspedisi sebelum didistribusikan. Dalam buku ekspedisi Uang Muka Kasbon (UMK) terdapat tanggal dan paraf penerima. 2.2.5.2 Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) Pertanggungjawaban Keuangan yang telah dilengkapi dengan dokumendokumen pendukung seperti kuitansi, surat jalan, order pembelian dan lain-lain akan didistribusikan ke Direksi untuk ditandatangani oleh Direktur Keuangan. Setelah ditandatangani, maka PJK tersebut langsung diarsip oleh Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian atau didistribusikan ke Bendahara. Pendistribusian PJK juga dicatat dalam buku ekspedisi. 2.2.5.3 Tagihan Tagihan yang berasal pemasok atau supplier akan di verifikasi oleh Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian. Verifikasi tersebut mencakup pemeriksaan kelengkapan dokumen dan stempel, keabsahan surat jalan, dan perhitungan nominal yang benar. Setelah dilakukan verifikasi, maka tagihan tersebut akan didistribusikan kepada Bendahara.

33

2.2.6 Memasukkan Data-data Dalam hal ini, data-data dimasukkan (entry) ke komputer. Data-data yang dimasukkan antara lain: 2.2.6.1 Uang Muka Kasbon (UMK) Setelah dicatat dalam pembukuan, item yang ada dalam formulir Uang Muka kasbon (UMK) akan dimasukkan ke komputer. Item yang dimasukkan sama dengan item-item yang tercatat dalam pembukuan seperti tanggal, kode pegawai, peminta kasbon, jumlah yang diminta dan lain-lain. UMK ini dientry dalam 2 program komputer yaitu program aplikasi akuntansi dan Microsoft Excel. Pemasukan Uang Muka Kasbon (UMK) pada program aplikasi akuntansi dilakukan sesuai dengan formulir (form) yang telah disediakan oleh program aplikasi tersebut, petugas administrasi hanya memasukkan data-data yang tertera dalam UMK. 2.2.6.2 Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) juga dimasukkan ke dalam komputer, data-data yang dimasukkan antara lain tanggal, nomor PJK, peminta kasbon, jumlah PJK dan lain-lain. Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) ini juga dimasukkan dalam 2 program komputer yaitu program aplikasi akuntansi yang menggunakan perangkat lunak Fox Pro versi 2.6 untuk Disk Operating System (DOS) dan Microsoft Excel. 2.2.6.3 Realisasi Uang Muka Kasbon Realisasi Uang Muka Kasbon dimasukkan ke komputer sama halnya dengan Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Uang Muka Kasbon (UMK), tetapi realisasi hanya dimasukkan dalam Microsoft Excel. Data-data yang dimasukkan seperti nomor bukti realisasi, peminta Uang Muka Kasbon, jumlah realisasi dan lain sebagainya. 2.2.6.4 Jurnal Umum Jurnal umum dimasukkan dalam program aplikasi akuntansi yang

menggunakan perangkat lunak Fox Pro versi 2.6 untuk Disk Operating System (DOS), sehingga telah ditentukan formulir untuk memasukkan data-data yang tercantum dalam jurnal umum. Dalam memasukkan jurnal umum, terdapat kode rekening, kode area dan divisi, uraian dan jumlah nominal.

34

2.2.7 Mengetik Dalam mengetik, surat atau dokumen yang dibuat antara lain korespondensi intern mengenai jumlah nominal Uang Muka kasbon (UMK) yang telah direalisasi, tetapi belum dipertanggungjawabkan oleh peminta UMK, surat permintaan penawaran kepada supplier mengenai bahan baku atau material, rencana operasional mengenai perencanaan Base Coarse, dan lain sebagainya. Pengetikan dilakukan dalam program Microsoft Word dan Excel, yang kemudian dicetak (print). 2.2.8 Membuat Rekapitulasi untuk Uang Muka Kasbon, Pertanggungjawaban Keuangan dan Realisasi Uang Muka Kasbon Pembuatan Rekapitulasi Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon (UMK) dilakukan setiap akhir periode akuntansi pada PT Varia Usaha Beton yaitu tanggal 27. Rekapitulasi ini dibuat sebagai informasi mengenai total Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon per bulan, yang selanjutnya digunakan sebagai bahan evaluasi (feed back).

35

BAB 3 PENUTUP

Simpulan Berdasarkan latar belakang dan hasil pelaksanaan praktik kerja lapangan, maka simpulan yang dapat dikemukakan antara lain: 1. PT Varia Usaha Beton merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang pengadaan beton dan bahan bangunan. Produk yang dihasilkan antara lain beton siap pakai (ready mix concrete), beton masonry (concrete masonry) dan beton pracetak (precast concrete). 2. Pengorganisasian arsip pada PT Varia Usaha beton dilakukan secara desentralisasi yaitu arsip dikelola oleh unit kerja masing-masing. Setiap unit kerja bebas menyelenggarakan kearsipannya, sesuai dengan kebutuhan penyimpanan arsip. 3. Pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian, sistem pengarsipannya menggunakan sistem subyek dan sistem kronologis. Surat atau dokumen yang diarsip yaitu formulir Uang Muka Kasbon (UMK), formulir Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan bukti Realisasi Uang Muka Kasbon. Formulir-formulir tersebut dikelompokkan sistem subyek (menurut jenisnya), kemudian diarsip berdasarkan sistem kronologis. 4. Kegiatan yang dilakukan selama praktik kerja lapangan pada bagian Akuntansi Cabang Beton Pracetak, Beton Masonry dan Bahan Galian antara lain: 1). Memberi Nomor Uang Muka Kasbon (UMK), Pertanggungjawaban Keuangan (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon (UMK) 2). Membuat Korespondensi Intern (Korin). 3). Mengetik. 4). Mengarsip.

36

5). Menghitung

total

keseluruhan

Uang

Muka

Kasbon

(UMK),

Pertanggungjawaban Uang Muka Kasbon (PJK) dan Realisasi Uang Muka Kasbon. 6). Membuat rekapitulasi untuk Uang Muka Kasbon, Pertanggungjawaban keuangan dan Realisasi UMK. 7). Mencatat dan Mengekspedisi surat-surat. Saran Dalam kesempatan ini, saran yang dapat diberikan yaitu kepada subyek praktik kerja lapangan yaitu PT Varia Usaha Beton dan Program Diploma III Program Studi Manajemen Konsentrasi Manajemen Perkantoran & Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Airlangga Surabaya. Saran kepada Subyek PKL Saran kepada subyek PKL yaitu PT Varia Usaha Beton agar lebih meningkatkan koordinasi , komunikasi dan solidaritas baik antar karyawan, atasan maupun bawahan, sehingga dapat menciptakan suasana dan hubungan kerja yang harmonis dan tidak menimbulkan konflik serta sering memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk melakukan praktik kerja lapangan. Saran kepada Program Diploma III Program Studi Manajemen Konsentrasi Manajemen Perkantoran dan Kesekretariatan Saran kepada Program Diploma III Program Studi Manajemen Konsentrasi Manajemen Perkantoran dan Kesekretariatan adalah agar lebih meningkatkan kualitas mahasiswa baik dalam pengetahuan maupun kemampuan, sehingga dapat

menghasilkan lulusan yang berkompeten di bidang perkantoran dan kesekretariatan, hal ini disebabkan karena situasi dunia kerja saat ini yang seringkali menuntut tenaga kerja handal dan profesional dibidangnya.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->