PENGORGANISASIAN DALAM MANAJEMEN LOGISTIK

 
Fungsi pengorganisasian
a. Menjaga kelancaran aktivitas setiap unit kerja
b. Menjaga kelancaran pelaksanaan tugas setiap
pegawai dalam suatu organisasi
 
Pengertian Pengorganisasian :
• Suatu kegiatan merancang struktur formal dengan cara
mengelompokkan, mengatur, dan membagi aktivitas ke
dalam / kepada unit – unit kerja
• Kegiatan mengelompokkan,mengatur dan membagi
tugas –tugas (pekerjaan – pekerjaan) kepada setiap
pegawai dalam suatu organisasi
Fungsi pengorganisasian pengelolaan logistik :
1. Memberikan kejelasan dan ketepatan dalam
pembagian aktivitas pada unit – unit kerja maupun
kepada para pegawai dalam suatu organisasi untuk
melaksanakan pengelolaan logistik
2. Memberikan pedoman kerja bagi unit kerja maupun
bagi personel di setiap unit kerja dalam
menjalankan pengelolaan logistik
3. Menyediakan piranti pengawasan maupun penilaian
kinerja pegawai alam melaksanakan kegiatan
pengelolaan logistik
4. Menyediakan instrument pengendalian logistic
Pedoman Umum Pengorganisasian
 
• Berdasarkan fungsi pengorganisasian maka, kegiatan
pengorganisasian secara operasional berkaitan
langsung dengan kegiatan pembagian kerja, yang dapat
dihubungkan dengan satuan organisasi dan pejabat.
Pembagian kerja dapat diartikan dalam 2 macam yaitu :
1. Pembagian kerja merupakan perincian serta
pengelompokkan aktivitas – aktivitas yang semacam
( erat hubungannya satu sama lain) untuk dilakukan
oleh satuan organisasi tertentu.
Contoh : Sekretariat, bagian logistic, Subbagian
Pembelian, Biro Logistik, Seksi Gudang
memiliki perincian aktivitas
 Pembagian kerja merupakan perincian .2
serta pengelompokkan tugas – tugas yang
semacam ( erat hubungannya satu sama
lain) untuk dilakukan oleh seorang pejabat
.tertentu

Contoh : Kepala Sekretariat, Kepala bagian logistic,

Kepala subbagian pembelian, Petugas pembelian barang
farmasi, Petugas pembelian barang nonmedik, Kepala
biro logistic, Petugas gudang memiliki perincian tugas
tertentu.
Beberapa pedoman yang harus diperhatikan setiap
organisasi dalam melakukan pembagian kerja :

1. Pembagian kerja hendaknya senantiasa mendukung

efektivitas kerja dan efIsiensi organisasi
2. Tiap – tiap satuan organisasi hendaknya memiliki perincian
aktivitas yang jelas dan tertulis yang dituangkan dalam
Daftar Perincian Aktivitas
3. Tiap – tiap pejabat dari pucuk pimpinan sampai dengan
pejabat yang berkedudukan paling rendah harus memiliki
perincian tugas yang jelas dan tertulis dalam Daftar
Perincian Tugas
4. Jumlah tugas yang dibebankan kepada seorang pejabat
sebaiknya berkisar antara 4 – 12 macam
Variasi tugas bagi seorang pejabat .5
hendaknya sejenis ( erat hubungannya
satu sama lain)

Beban aktivitas / tugas tiap organisasi/ .6

merata pejabat hendaknya

Penempatan pejabat yang sesuai / tepat .7

yang berdasarkan kompetensi teknis dan
– juga kualitas personal maupun factor
,factor lain, seperti umur, jenis kelamin
,kekuatan fisik, kesehatan, ketelitian
kejujuran
Penambahan atau pengurangan .8
pegawai yang berdasarkan
volume kerja

9. Pembagian kerja yang

menyangkut pejabat dalam suatu
organisasi jangan
sampai menimbulkan pengotakan
pejabat
10. Pembagian kerja yang
. berdasarkan penggolongan tugas
 Penggolongan tugas menurut Harold Zelko
Berdasarkan penting dan urgensinya: tugas yang
harus segera dikerjakan seketika, segera dan
berjangka panjang

 Berdasarkan sulitnya dan pemakaian waktu :tugas

yang mudah dikerjakan maka dapat dikerjakan
dengan cepat, tugas yang lebih sukar dikerjakan
maka memerlukan waktu yang lebih banyak.

 Berdasarkan pelaksananya : tugas yang dikerjakan

sendiri, bersama dengan bantuan orang lain, atau
tugas yang dilimpahkan kepada orang lain
Penggolongan tugas menurut Charley Broaded :
• Pekerjaan rutin yang hendaknya dilimpahkan
sebanyak mungkin
• Pekerjaan khusus yang perlu secepatnya untuk
diselesaikan hendaknya disediakan waktu untuk
menyelesaikannya
• Pekerjaan kreatif hendaknya diberi jatah waktu
sebagian dalam tiap minggunya
Dalam pembagian kerja hendaknya memperhatikan
dasar pembagian kerja. Macam dasar pembagian
kerja :

•Berdasarkan fungsi yaitu perincian serta

pengelompokkan tugas untuk dilaksanakan oleh suatu
organisasi atau seorang pejabat tertentu yang
berdasarkan kelompok aktivitas menurut sifat dan
pelaksanaannya
• Berdasarkan produksi yaitu perincian serta
pengelompokkan tugas untuk dilaksanakan oleh
suatu organisasi atau seorang pejabat tertentu
yang masing –masing menghasilkan jenis barang
tertentu

• Berdasarkan rangkaian kerja yaitu perincian

serta pengelompokkan tugas untuk dilakukan
setiap unit kerja atau pejabat tertentu yang
masing – masing secara berurutan harus dilalui
agar pekerjaan selesai dengan sempurna.
  Struktur Organisasi
 Gambar Struktur Organisasi di suatu lembaga
 Direktur utama
 Bag. Administrasi
 Subbag Personalia
 Subbag Keuangan
 Subbag Logistik
 Subbag Tatawarkat
 Bag. Hubungan dan Kerja Sama
 Bag. Research
 Bag. Seminar dan Publikasi
 Bag. Percetakan dan Penerbit
 
• Gambar Struktur Organisasi yang sudah besar
 
 
• Direktur Utama
• Sekretariat Direksi
• Direktur Administrasi dan Keuangan
• Direktur Keperawatan
• Direktur Medis
• Bag. Akuntansi
• Bag. Keuangan
• Bag. Logistik
• Bag. Personalia
• Bag. RT
• Subbag. Gudang
• Seksi Pemb. Obat
• Subbag Pembelian
• Seksi Pemb. Non Obat
 
 – Daftar Rincian Aktivitas dan Daftar Rincian Tugas
•  
• Salah satu pedoman pengorganisasian
pengelolaan logistic adalah harus ada kejelasan
aktivitas bagi setiap unit kerja maupun kejelasan
tugas bagi setiap pegawai / petugas pengelola
logistic. Sehingga penting disusun suatu Rincian
Aktivitas bagi tiap unit kerja maupun Daftar
Rincian Tugas bagi setiap petugas pengelola
logistik. 
Contoh Daftar Rincaian Aktivitas
DAFTAR RINCIAN AKTIVITAS
• BAGIAN PEMBELIAN
 
• Menerima Surat Pesanan dari Unit Logistik
• Melakukan pengawasan dan pengendalian setiap pemesanan
dan pembelian barang
• Membuat perencanaan pembelian barang
• Meneliti dan memilih supplier
• Membuat Surat Pesanan Barang
• Melakukan Pemesanan Barang setelah mendapat
persetujuan dari pimpinan
• Melakukan pengawasan langsung atas pembelian
bahan baker yang dilakukan oleh unit kendaraan
• Membuat Surat Perjanjian Pembelian Barang
• Mengecek barang setelah barang tiba, dengan
cara dicocokan dengan Order Pembelian
 Menerima barang setelah ada kesesuaian barang
dengan Order Pembelian, dengan cara
menandatangani bukti penyerahan dan
penerimaan barang
• Membuat dan mengisi Buku Pengecekan
Pemesanan
• Membuat dan mengeluarkan lembar kuitansi
Intern sebagai pengantar dan lampiran nota asli
dari supplier guna pencairan dana/ kas ke kassa/
bendahara oleh supplier
• Mengisi blanko Transfer Bank dan Slip Transfer
Bank untuk melakukan pentransferan
pembayaran pembelian barang via bank dengan
mentransfer ke rekening supplier, kemudian
beserta nota asli dikirimkan kepada bagian
keuangan untuk memperoleh persetujuan
 Melakukan pembelian langsung ke supplier ataupun ke pasar
 Mengelola dan membuat laporan penggunaan kas kecil
 Membuat dan mengisi Buku Pembelian Barang
 Membuat dan mengisi Buku Penyerahan Barang, dan
apabila bagian logistic (gudang) suah bias menerima barang,
maka bagian logistic harus membubuhkan tanda tangan
sebagai bukti penerimaan barang
 Membuat Laporan Pembelian per vendor (supplier), per
bulan, per tiga bulan, dan per tahun
 Membuat Laporan Penyerahan Barang per gudang per
bulan, per tiga bulan, dan per tahun
 Melakukan aktivitas lain atas pengarahan pimpinan
• DAFTAR RINCIAN TUGAS
• PETUGAS GUDANG ALAT TULIS
•  
• Memberi pelayanan permintaan barang (alat tulis)
kepaa unit kerja.
– Menerima Lembar Daftar Permintaan Barang / Bon
Gudang dari unit – unit kerja
– Mengecek, mengawasi, dan mengendalikan permintaan
barang dari setiap unit kerja
– Mempersiapkan dan mengecek pemenuhan permintaan
barang dari unit kerja sesuai dengan spesifikasi, jumlah
dan kondisi barang di ruang cek barang keluar
Mendistribusikan barang ke unit – unit kerja sesuai
dengan jadwal yang telah ditetapkan dan sesuai
dengan permintaan unit kerja, dengan menyertakan
Lembar Daftar Permintaan Barang / Bon Gudang atau
Lembar Penyerahan Barang sebagai bukti penyerahan
barang yang harus ditandatangani oleh kepala bagian
gudang, petugas yang menyerahkan, dan penerima
barang. Harga satuan maupun harga total dari setiap
nama dan spesifikasi barang yang tertuang dalam
lembar Daftar Permintaan Barang / Bon Guang atau
Lembar Penyerahan Barang sebagai bukti penyerahan
barang harus diisi atau harus menyertakan printout
harga satuan maupun harga total setiap nama dan
spesifikasi barang yang diminta /diserahkan kepada
unit kerja
• Melaksanakan pencatatan, filling, dan pelaporan
• Membuat dan mengisi Buku Penerimaan
Gudang
• Membuan dan mengisi Buku Pengeluaran
Gudang
• Membuat dan mengisi Buku Persediaan Gudang
• Mengarsip Bon Gudang
• Melakukan pencatatan dengan segera pada
setiap terjadi mutasi barang (alat tulis)
• Membuat Laporan Distribusi Barang per
unit kerja,per bulan, per tiga bulan, per
tahun yang diserahkan kepada Kepala
Bagian Logistik
• Melaksanakan permintaan, penerimaan,
dan penyimpanan barang
• Mengajukan permintaan pengadaan/
pembelian barang kepada bagian
pembelian dengan mengajukan dan
mengisi Lembar Surat Pesanan sesuai
kebutuhan barang
• Bersama – sama dengan bagian pembelian
mengecek pesanan barang setelah barang dikirim
oleh supplier atas spesifikasi barang, jumlah barang,
dan kondisi barang
• Mengecek barang yang diserahkan oleh bagian
pembelian dengan cara mencocokkan catatan yang
tertuang dalam Surat Penyerahan Barang / Buku
Penyerahan Barang dengan spesifikasi, jumlah, dan
kondisi barang secara fisik dari bagian pembelian
dalam ruang cek barang masuk
• Memasukkan barang – barang yang sudah diterima
kedalam gudang.
• Mengatur barang – barang sedemikian rupa dengan
tidak menimbulkan kerusakan barang yang lain
• Memberi label kode barang pada rak barang untuk
setiap nama barang sehingga mempermudah
penemuan barang
• Mengatur penyimpanan barang dengan
menempatkan barang yang sejenis dikelompokkan
dalam tempat yang berekatan sehingga akan
mempermudah penemuan maupun pengecekan
barang
• Melakukan pengecekan persediaan logistic minimal
seminggu sekali
• Melaksanakan pemeliharaan gudang
• Menjaga kebersihan dan kerapian gudang
• Menjaga keamanan dan keselamatan barang
• Melaksanakan tugas lain atas perintah atasan