P. 1
Meningkatkan Fungsi Internal Audit ISO 9001 2008

Meningkatkan Fungsi Internal Audit ISO 9001 2008

|Views: 662|Likes:
Published by Budi Wibowo
bagaimana meningkatkan fungsi internal audit ISO 9001 2008
bagaimana meningkatkan fungsi internal audit ISO 9001 2008

More info:

Published by: Budi Wibowo on Nov 12, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

05/02/2013

pdf

text

original

Meningkatkan Fungsi  Internal Audit ISO 9001 : 2008 

oleh : Budi Wibowo GMCI  www.gmci.indonetwork.web.id email: cvgmci@yahoo.com Internal Audit adalah salah satu alat/ tools dalam sistem manajemen mutu yang bila digunakan dengan  baik akan memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan penerapan dari Sistem Manajemen  Mutu itu sendiri.  Namun demikian terkadang Top Manajemen kurang memahami hal ini, internal audit dilakukan sebatas  formalitas untuk memenuhi persyaratan dari sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, lebih parah lagi  ada beberapa perusahaan yang tidak melakukan internal audit, hanya membuat laporan Temuan Internal  Audit tanpa melaksanakan internal audit. Banyak hal yang menyebabkan tidak efektifnya internal audit. 1. Kurangnya   dukungan   dari   Top   Manjemen,   Top   Manajemen   melihat   bahwa   internal   audit  hanyalah   bagian   dari   rutinitas  dalam   penerapan   Sistem   Manajemen   Mutu  (ISO  9001:2008),  sepanjang   mendapatkan   laporan   hasil   internal   audit   maka   internal   audit   sudah   dianggap  terlaksana dengan baik, tidak begitu peduli terhadap proses mulai dari penunjukan tim audit,  pelatihan internal audit bagi tim, penjadwalan audit, pelaksanaan audit, dan follow up hasil  audit. 2. Penjadwalan internal audit yang monoton, jadwal audit dibuat selalu sama dari tahun ke tahun ,  tidak melihat dari sisi kepentingan dari masing masing divisi / departemen yang memerlukan  treatment  lebih  banyak ataupun  bagian  baru yang belum banyak diaudit,  sebenarnya  jadwal  audit   adalah   sesuatu   yang   hidup/   atau   selalu   bergerak   berbeda   dari   waktu­ke   waktu   ,  penjadwalan ini harus berdasarkan data faktual hasil audit yang lalu maupun kinerja dari divisi/  departemen, bila ada divisi/ departemen yang mempunyai kinerja buruk, perlu mendapatkan  konsentrasi waktu yang lebih dibandingkan divisi/ departemen yang kinerja nya bagus, dengan  demikian   melaluiinternal   audit   diharapkan   bisa   memberikan   sumbang   saran   terhadap  permasalahan yang dihadapi oleh bagian/ departemen tertentu. 3. Jadwal pelaksanaan Audit hanya dua kali atau  sekali setahun , hal ini lazim dilakukan di banyak  perusahaan, sepertinya hal ini tidak begitu efektif untuk menunjang kemajuan dari SMM dalam  perusahaan tersebut, ada kesalahan pemahaman bahwa internal audit hanya boleh dilakukan  dalam   periode   1   atau   2   minggu   saja,   padahal   sebenarnya   internal   audit   bisa   dilaksanakan  menyebar dalam periode 6 bln atau 1 tahun, yang terpenting adalah semua divisi/ departemen  GMCI  www.gmci.indonetwork.web.id email: cvgmci@yahoo.com HP: 0812 10 9 10 329

telah diaudit dalam kurun waktu tersebut, bila hal ini bisa dilakukan, maka internal audit tidak  mengganggu aktivitas rutin, seperti ketika dilakukan audit bersamaan dimana masing masing  bagian sibuk menjadi auditor/ auditee, perlu memepertimbangkan untuk melaksanakan internal  audit yang menyebar, agar hasilnya lebih fokus dan lebih baik. 4.  Terlalu berpatokan pada daftar pertanyaan / check list audit, adalah bagus untuk membuat chek  list audit yang berguna untuk menjaga jangan sampai ada item yang terlewat, namun jika kita  terlalu berpatokan pada chek list audit, maka untuk beberapa saat pertanyaan­pertanyaan  tersebut menjadi basi dan mudah ditebak oleh auditee, perlu untuk melihat situasi dan kondisi  dilapangan untuk menerapkan ceklist yang kita pegang, ceklist adalah hanya sebagai guidance,  selanjutnya tergantung kondisi yang ada dilapangan, disarankan untuk berpedoman pada proses  approachment audit yaitu berdasar pada lima komponen dasar Input, Proses, Resources, Control  dan Output, atau menggunakan PDCA cycle untuk mengcreate pertanyaan pada saat internal  audit, agar audit bisa berjalan lebih natural dan tujuan audit bisa dicapai. 5. Internal Auditor Kurang Terlatih, Internal auditor ibarat atlit yang semakin sering melakukan  internal audit maka ketrampilannya akan semakin bagus, biasanya pelatihan internal  auditor  dilakukan 1 kali untuk kurun waktu 3 th atau bahkan selama iso tsb tidak ada perubahan, hal ini  tentu   kurang   efektif,   apa   jadinya   jika   seorang   atlit   yang   sekali   berlatih   kemudian   maju   ke  perlombaan ?? bisa ditebak hasilnya, ada baiknya perusahaan selalu menambah kemampuan  dari internal auditor dengan memberikan workshop live audit, benchmarking internal auditor &  Pelatihan yag lain yang menunjang kepada Tim Internal auditornya. 6. Follow up internal audit terlalu santai , banyak auditee meremehkan follow up dari temuan  internal audit, melakukan perbaikan pada saat batas waktu mau habis atau bahkan melebihi dari  jadwal yang ditentukan, hal ini tentu sangat mengganggu fungsi dari internal audit itu sendiri,  ada baiknya semua orang menyadari bahkan masalah bila dibiarkan terlalu lama akan banyak  menimbulkan masalah yang lain! 7. Temuan yang membangun, Temuan dari internal audit kita kategorikan menjadi 2 jenis , yaitu  temuan   koreksi   bila   temuan   ini   terkait   dengan   pelanggaran   aturan,   prosedur,   IK,   dsb,   dan  temuan   yang   bersifat   membangun   biasanya   berupa   saran   untuk   perbaikan,   kita   perlu  menganalisa hasil temuan internal audit, Perlu diberdayakan temuan yang bersifat membangun  untuk meningkatkan kinerja sistem kita dengan tidak mengenyampingkan temuan koreksi.    Demikian sedikit uraian mengenai internal audit  semoga bermanfaat.... Training & Pelatihan Internal Auditor, Advance Auditor ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS  18001:2007  dengan biaya yang terjangkau dan ditangani oleh trainer yang berpengalaman...  kontak kami sekarang juga !!! GMCI  www.gmci.indonetwork.web.id email: cvgmci@yahoo.com HP: 0812 10 9 10 329

GMCI  www.gmci.indonetwork.web.id email: cvgmci@yahoo.com HP: 0812 10 9 10 329

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->