MESYUARAT

Mesyuarat
Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi. Mesyuarat berbeza di antara satu dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya.

JenisJenis-jenis Mesyuarat Nyatakan jenis mesyuarat yang pernah anda hadiri sebelum ini? .

JenisJenis-Jenis Mesyuarat     Mesyuarat Mesyuarat Mesyuarat Mesyuarat Agung Tergempar Luar Biasa Jawatankuasa .

Mesyuarat ini dihadiri oleh semua ahli. laporan kewangan akan dibentangkan dalam mesyuarat ini untuk diluluskan sebelum dihantar kepada Pendaftar Persatuan. Laporan aktiviti. Dalam mesyuarat ini Pemilihan Ahli jawatankuasa baru akan diadakan.Mesyuarat Agung Mesyuarat yang diadakan sekali setahun atau pun sekali dalam dua tahun mengikut perlembagaan. .

adalah .Mesyuarat Tergempar Mesyuarat yang diadakan secara tergempar yang membincangkan hanya satu agenda sahaja di mana sesuatu keputusan perlu dibuat dengan segera. Kehadiran untuk mesyuarat ini berdasarkan kepada perlembagaan.

atau Isu yang perlu diselesaikan.Mesyuarat Luar Biasa Mesyuarat yang diadakan untuk mendapatkan persetujuan semua ahli persatuan dalam sesuatu perkara. . Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah mengikut perlembagaan.

Mesyuarat AJK Mesyuarat biasa yang diadakan oleh persatuan untuk menggerakkan aktiviti persatuan. merancang dan mengendalikan sesuatu projek. . Adakalanya Mesyuarat Jawatankuasa Pengelola diadakan untuk membincang.

5. 3. 6.Format Agenda Mesyuarat 1. Perkara-perkara berbangkit Perkara-perkara baru untuk perbincangan Pembentangan kertas-kertas kerja Hal-hal lain Penutup. . 4. Perutusan Pengerusi Pengesahan minit mesyurat yang lalu. 7. 2.

1 : Sila senaraikan 5 langkah yang perlu diambil oleh pengerusi mesyuarat untuk memastikan mesyuarat dijalankan secara efektif.Kump. Kump. . Kump. 3 : Sila senaraikan sekurang-kurangnya 5 tatasusila yang perlu diambil oleh ahli mesyuarat sepanjang masa mesyuarat dijalankan. 2 : Sila senaraikan 5 langkah yang perlu diambil oleh setiausaha mesyuarat untuk memastikan mesyuarat dijalankan secara efektif.

Carta Aliran Pengurusan Mesyuarat TINDAKAN PRA-MESYUARAT SEMASA MESYUARAT SELEPAS MESYUARAT .

tempat dan agenda bersama pengerusi Membincangkan tujuan / objektif Membuat tempahan bilik mesyuarat Menentukan kertas-kertas kerja kementerian/jabatan/unit (< 15 hari) Menghantar surat jemputan ( 10 hari ) .Tindakan Pra-mesyuarat Menentukan tarikh. masa.

.tindakan pra-mesyuarat Menyediakan kemudahan bilik Menentukan kehadiran ( 1 jam ) Perbincangan pra-mesyuarat (2 hari) Makluman mengenai etika mesyuarat kepada ahli ..

Tindakan semasa mesyuarat Memulakan mesyuarat Mengawal perbincangan Berikan penjelasan jika perlu Mencatat minit mesyuarat / kehadiran / atau tindakan Merumus mesyuarat SitiHawa/Nov2007/KDC_KPLI .

Tindakan selepas mesyuarat Menyediakan draf minit ( 3 hari ) Meluluskan dan mengedarkan minit ( 1 minggu ) Susunan nama kehadiran ahli Pelaksanaan keputusan mesyuarat / pengesanan maklumbalas Laporan maklumbalas oleh urusetia Menentukan format maklumbalas dari kementerian / jabatan / unit Mesyuarat post mortem .

pengesahan minit mesyuarat yang lalu .penutup mesyuarat .perutusan pengerusi .pembentangan kertas-kertas kerja jika ada .hal-hal lain .Membentuk dan menyusun agenda Perkara perkara utama dalam agenda: .senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan .perkara-perkara berbangkit .

Susun Atur Tempat Mesyuarat Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi perbincangan peserta tidak ramai .

Senarai semak tugas bilik mesyuarat Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi bilangan peserta yang ramai. .

Senarai semak tugas bilik mesyuarat Sesuai bagi peserta ramai dan perlukan kawalan lebih ke atas ahli ahli .

mesyuarat Agung tahunan . Contohnya.Susun Atur Tempat Mesyuarat Sesuai apabila bilangan ahli terlalu ramai.

layar perak Alat pembesar suara. meja mencukupi Lampu boleh digunakan Kipas .pen.perakam SitiHawa/Nov2007/KDC_KPLI . Alat OHP.Senarai semak tugas mesyuarat bilik        Bilik mesyuarat Kerusi .pemadam. alat pendingin Papan putih.

kertas kosong.senarai semak tugas mesyuarat  bilik  Gelas.minuman. Pensel. fail dan bahan bahan jika ada.jag. gula gula.air.ball pen. SitiHawa/Nov2007/KDC_KPLI .kertas tulis.

Persediaan semasa mesyuarat     Minit mesyuarat lalu Peraturan peraturan mesyuarat Dokumen dokumen yang diperlukan Alatan alatan lain yang diperlukan SitiHawa/Nov2007/KDC_KPLI .

Tatasusila Mesyuarat 1. 4. 2. Jangan tiba lewat Elakkan gangguan telefon kecuali perkara terpenting Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan menunjukkan kurang minat . 3.

Tatasusila Mesyuarat 5. 8. 6. . 9. 7. Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian Memberi sumbangan Memberi tumpuan supaya objektif mesyuarat tercapai Mencari perkara-perkara yang positif Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.

dapat diambil. . Minit mesyuarat dicatat dan disediakan oleh setiausaha mesyuarat serta diedarkan kepada semua ahli sebelum mesyuarat seterusnya agar tindakantindakan yang perlu.Minit Mesyuarat Setiap mesyuarat yang dikendalikan mesti ada minitnya.

masa dan tempat  Senarai kehadiran  Senarai hadir bersama  Urus setia senaraikan pegawai-pegawai yang menjadi urus setia mesyuarat.Minit Mesyuarat Minit mesyuarat harus mengandungi perkara-perkara berikut:  Nama mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan  Perutusan Pengerusi  Pengesahan Minit Mesyuarat  Perkara-perkara Berbangkit  Perbincangan perkara baru susunan tajuk adalah mengikut agenda mesyuarat. bilangan dan tahun  Tarikh.  Perbincangan kertas kerja  Hal-hal lain  Penutup  Nama setiausaha/urus setia yang mencatatkan minit  Tarikh .

Mesyuarat Berkesan          Objektif tercapai Agenda yang jelas Pengerusi dan setiausaha berkualiti dan berkesan Pengurusan masa yang baik Kemudahan fizikal yang selesa Ahli yang mempunyai kepakaran Perbincangan secara positif Minit Mesyuarat yang tepat Tindakan susulan dilaksanakan .

Rumusan    Pengurusan mesyuarat yang berkesan membantu pelaksanaan aktiviti yang lebih teratur Setiap ahli perlu memahami tanggung jawab masing-masing Mesyuarat dilaksanakan dalam situasi kekeluargaan .