You are on page 1of 18

PERSPEKTIF

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)


TERHADAP PENINGKATAN KINERJA SATUAN
POLISI PAMONG PRAJA

Oleh :
ANDRIA SUSANTO

KANTOR SATUAN POLISI PAMONG PRAJA


KABUPATEN BANGKALAN
2010

i
KATA PENGANTAR

Manajemen Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sumber


informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi
dalam rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada kantor-kantor
Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi. Dalam proses penyajian informasi
agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus
ada system dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.
Adalah mustahil suatu kantor dapat, sanggup dan mampu memberikan data
informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara
kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang
telah ditetapkan oleh Pemerintah.
Berdasarkan ketentuan-ketentuan tersebut di atas maka penyusun
memberikan judul Makalah ini dengan “Manajemen Kearsipan” yang bertujuan :
- menyajikan tata cara penyelenggaraan kearsipan yang valid bagi kantor-kantor,
Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi;
- menyuguhkan bahan-bahan pelajaran kearsipan untuk para pembaca yang
membutuhkan dengan makalah ini.
Demikian sejemput harapan dari penyusun, sambil mengharapkan tegur
sapa dari pembaca seandainya ada kekurangan-kekurangan dan kekhilafan dalam
penyusunan makalah ini untuk perbaikan berikutnya.

Penyusun

ii
DAFTAR ISI

Kata Pengantar ............................................................................................. ii


Daftar Isi ........................................................................................................ iii
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................... 1
a. Latar Belakang Penulisan ................................................. 1
b. Pokok Permasalahan ........................................................ 1
c. Tujuan Penulisan Makalah ............................................... 2
BAB II PEMBAHASAN ....................................................................... 3
a. Pengertian Manajemen SDM (MSDM) .............................. 3
b. .................................................................................................. 5
c. ............................................................................................ 9
BAB III PENUTUP ................................................................................ 12
a. Kesimpulan ........................................................................ 12
b. Saran ................................................................................. 13
Daftar Pustaka ............................................................................................... 14

iii
BAB I
PENDAHULUAN

a. Latar Belakang Penulisan


Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang pemerintahan daerah
merupakan tonggak kemandirian bagi suatu daerah untuk mengelola sendiri
seluruh sumber daya dan potensi di daerahnya masing-masing sesuai dengan
peraturan perundang-undangan serta tetap berintegrasi dalam sistem Negara
Kesatuan Republik Indonesia. Penyerahan sebagian kewenangan dari Pemerintah
Pusat ke Pemerintah Daerah memiliki tujuan utama yaitu untuk mengoptimalkan
fungsi pemerintah dalam hal pelayanan publik, menjamin ketentraman dan
ketertiban serta mendorong partisipasi masyarakat dalam pembangunan.
Tolok ukur keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan di daerah adalah
menyelenggarakan pemerintahan dengan baik, bersih dan berwibawa (clean and
good governance). Kepala daerah bersama DPRD selaku unsur penyelenggara
pemerintahan di daerah harus mampu mewujudkan kondisi diatas dengan terus
meningkatkan sinergitas dalam penyelenggaraan pemerintahan. Begitu pula
dengan perangkat daerah selaku pendukung tugas kepala daerah dalam
penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah harus mampu meningkatkan
kinerjanya agar efektivitas penyelenggaraan pelayanan terhadap masyarakat dapat
terwujud demi kesejahteraan masyarakat.
Selain memberikan pelayanan publik, pemerintah daerah juga memiliki
kewajiban dalam hal menjamin ketentraman dan ketertiban masyarakat sebagai
modal dasar terciptanya suatu keadaan dinamis dan kondusif bagi masyarakat dan
pemerintah daerah untuk melaksanakan aktivitasnya. Penyelenggaraan
Ketentraman dan Ketertiban masyarakat di daerah merupakan tugas Kepala
Daerah yang dalam implementasinya dibantu oleh Satuan Polisi Pamong Praja.
Sebagaimana Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 pasal 148 ayat (1)
menyebutkan bahwa “Untuk membantu kepala daerah dalam menegakkan Perda
dan penyelenggaraan ketertiban umum dan ketentraman masyarakat dibentuk
Satuan Polisi Pamong Praja”. Kemudian sebagai pedoman dalam pembentukan

Makalah Manajemen Kearsipan 1


organisasinya terbitlah Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 2004. Namun
seiring dengan dinamika masyarakat dan perkembangan kehidupan demokrasi,
berbagai opini masyarakat muncul yang menyatakan bahwa kinerja Satpol PP tidak
prosedural dan banyak melanggar HAM. Kemudian ditambah lagi dengan
pemberitaan media yang saat ini sering memberikan penilaian negatif terhadap
kinerja Satpol PP maupun Pemerintah pada umumnya.
Memperhatikan opini tentang buruknya kinerja Satpol PP, maka sebagai
upaya tindak lanjut serta menyikapi berbagai perkembangan tentang kinerja Satpol
PP, Pemerintah perlu melakukan pembenahan terhadap organisasi Satpol PP. Oleh
sebab itu Pemerintah telah mengganti keberadaan PP 32 Tahun 2004 yang sudah
dianggap tidak relevan terhadap kondisi dan dinamika masyarakat saat ini.
Kemudian sebagai penggantinya, Pemerintah telah menerbitkan Peraturan
Pemerintah Nomor 6 Tahun 2010 tentang Satuan Polisi Pamong Praja. Harapan
kedepan terhadap terbitnya PP 6 Tahun 2010 adalah menuju Kinerja Pol PP yang
profesional, prosedural dan humanis dengan melakukan berbagai pembenahan
mulai dari sektor Sumber Daya Manusianya sampai dengan kelembagaan Satpol
PP itu sendiri.

b. Pokok Permasalahan
Pelaksanaan manajemen dalam sebuah organisasi akan dapat terlaksana
dengan baik dan tepat sasaran apabila fungsi-fungsi dari manajemen yaitu
perencanaan, pengorganisasian, pembimbingan, pengoordinasian dan
pengawasan dilaksanakan dengan baik. Seluruh rangkaian fungsi dari menajemen
tersebut diatas merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dan harus
menjadi sifat bagi seorang manajer. Pelaksanaan fungsi manajemen itu sendiri
bukan hanya diberlakukan pada personal-personal yang menjadi bawahannya,
namun juga harus difungsikan pada pelaksanaan kegiatan tulis-menulis atau
catatan-catatan penting yang nantinya dapat menjadikan sebuah informasi penting
bagi kelangsungan hidup organisasi itu sendiri.

Makalah Manajemen Kearsipan 2


Kegiatan tulis-menulis ataupun catat-mencatat merupakan hal yang tidak
kalah penting dari sebagian rangkaian berbagai macam kegiatan adminitrasi dalam
memanajemen sebuah organisasi. Sangatlah tidak mungkin apabila dalam sebuah
organisasi tidak memiliki tulisan ataupun catatan penting mengenai segala
informasi ataupun rekaman dari seluruh kegiatannya, karena tanpa hal tersebut
maka seorang manajer tidak akan dapat mengukur kinerja dari sebuah organisasi
yang dipimpinnya.

c. Tujuan Penulisan Makalah


Mengetahui segala tindakan / kegiatan yang telah ataupun sedang dilakukan
dalam sebuah organisasi adalah hal penting agar dapat memantau dan mengukur
sejauh mana kinerja organisasi tersebut berjalan. Selain itu dengan adanya
rekaman informasi atau catatan penting dari masa lalu mengenai kekurangan
dalam sebuah organisasi, maka melalui catatan tersebut kita dapat mengetahui
untuk selanjutnya dibenahi sehingga akan lebih sempurna dari sebelumnya.
Dari penjelasan diatas, maka mengatur atau memanajemen sebuah catatan
adalah hal penting dalam menjalankan organisasi. Dengan demikian seorang
manajer harus juga mempunyai pengetahuan tentang bagaimana mengatur,
mengolah, dan mengorganisir seluruh catatan yang menjadi pusat informasi bagi
seluruh rangkaian kegiatan sebuah organisasi dalam rangka mencapai seluruh
tujuannya.

Makalah Manajemen Kearsipan 3


BAB II
PEMBAHASAN

a. Pengertian Dan Peranan Manajemen Kearsipan


1.1 Pengertian Manajemen Kearsipan
Sebelum sebuah insititusi memulai proses pengelolaan arsip, harus
dipahami terlebih dahulu apa yang harus dikelola dengan mengetahui
perbedaan antara arsip dan dokumen. Menurut The Georgia Archives
(2004), dokumen adalah infromasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta
digunakan. Adapun The Internasional Standart Organization (ISO on
Records Managenment – ISO 15489) mendefinisikan records (dokumen)
sebagai informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti
maupun infromasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk
memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis.
Sedangkan Arsip yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang
menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian
sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan
yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok
persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya
ingatan orang (itu) pula”.
Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian
arsip itu misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji,
daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain
sebagainya.
Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu
badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan,
penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai
arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal
pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan
kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

Makalah Manajemen Kearsipan 4


Dari seluruh rangkaian pengertian arsip dan dokumen seperti yang
telah dipaparkan diatas, maka Odgers (2005) mendefinisikan manajemen
kearsipan adalah proses pengawasan, penyimpanan dan pengemanan
dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.

1.2 Peranan Manajemen Kearsipan


Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai
“sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan
dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”.
“penganalisaan”. “pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan
pengendalian setepat-tepatnya.
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi
bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,oleh
sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar
haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain
dirumuskan bahwa “tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan
dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan.
Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan
ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk
membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain itu
kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah.

Makalah Manajemen Kearsipan 5


b. Beberapa Istilah Di Dalam Kearsipan
2.1 Arsip dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung
dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan
pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari
kegunaannya dibedakan atas :
a. Arsip aktif:
adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan
digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari sera masih
dikelola oleh Unit Pengolah.
b. Arsip Inaktif:
adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus
diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari
serta dikelola oleh Pusat Arsip.

2.2 Arsip Statis


Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip
statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional
Daerah.

2.3 File
File dapat disamakan dengan pengertian “berkas” atau “bendel” yang
merupakan satu kesatuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpan
berdasarkan pola klasifikasi.

2.4 Indeks
Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi
surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan

Makalah Manajemen Kearsipan 6


surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat
diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung kepada berkasnya.

2.5 Kartu kendali


Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang
masuk/keluar yang tergolong surat penting. Di samping berfungsi sebagai
pencatat surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian
surat dan penemuan kembali arsip. Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap
dan 3 (tiga) warna : putih, biru, dan merah.
a. Kartu Kendali warna putih untuk “pengarah surat” sebagai alat kontrol.
b. Kartu Kendali warna biru untuk penata arsip sebagai arsip pengganti,
selama surat tersebut masih berada pada file pengolah.
c. Kartu Kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah.
d. Ukuran dari kartu kendali 10 x 15 cm.

2.6 Kartu tunjuk silang


Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk memberikan
petunjuk pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masalah.

2.7 Kode
Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk
membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi
Arsip.

2.8 Lembar Disposisi


Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat
baik yang diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.

Makalah Manajemen Kearsipan 7


2.9 Lembar pengantar surat rutin
Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk
mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit
Kearsipan ke Unit Pengolah.

2.10 Penerima surat


Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penerimaan
surat masuk baik dari Kurir maupun dari Pos.

2.11 Pencatat surat


Pencatat surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan
surat baik untuk surat masuk maupun surat keluar.

2.12 Pengarah surat


Pengarah surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk menentukan kepada
pengolah mana surat yang bersangkutan harus disampaikan.

2.13 P e n g o l a h
Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penggarapan
masalah isi surat. Unit Pengolah terdiri atas :
a. Pimpinan pengolah
b. Tata usaha pengolah
c. Pelaksana pengolah

2.14 Penata arsip


Penata arsip adalah Staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip) dan
memelihara arsip.

2.15 Pola klasifikasi arsip


Pola klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan masalah-
masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-

Makalah Manajemen Kearsipan 8


tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Pola klasifikasi merupakan salah
satu sarana atau pedoman untuk penataan arsip.

2.16 Surat penting


Surat penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan tindak
lanjut atau merupakan kebijaksanaan Departemen, dan apabila terlambat
penyampaiannya atau hilang akan mengganggu kelancaran pekerjaan.

2.17 Surat biasa


Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat dan biasanya tidak
membutuhkan tindak lanjut serta hanya berupa informasi dan suatu kegiatan.
Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat rutin dan disampaikan ke
Unit Pengolah.

2.18 Tata usaha pengolah


Tata Usaha Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas mengurus
ketatausahaan pada Unit Pengolah.

2.19 Formulir peminjaman arsip


Formulir peminjaman arsip adalah formulir yang digunakan untuk meminjam
arsip. Diisi rangkap 2 (dua), 1 (satu) disimpan untuk menggantikan arsip
yang dipinjam dan 1 (satu) disimpan oleh petugas peminjaman arsip sebagai
pengendalian peminjaman.

2.20 Formulir penyalinan arsip


Formulir penyalinan arsip adalah formulir permohonan penyalinan arsip yang
diisi oleh unit atau staf yang memerlukan informasi suatu arsip yang disalin.

2.21 Indeks relatif


Indeks relative adalah daftar masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi
yang disusun secara abjad masalah dan kodenya. Indeks relative bertujuan

Makalah Manajemen Kearsipan 9


untuk memudahkan menentukan kode surat yang akan disimpan menurut
klasifikasi masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip, dan biasa
digunakan juga dalam penemuan kembali arsip.

2.22 Jadwal retensi arsip


Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan
arsip sesuai dengn nilai kegunaannya dan sebagai dasar penyelenggaraan
penyusutan, pemusnahan dan penyerahan arsip ke Arsip Nasional.

2.23 Penyusutan arsip


Penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk
memisahkan arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang
tidak berguna berdasarkan jadwal retensi arsip.

2.24 Penyerahan arsip


Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan, pemeliharaan
dan pengurusan arsip statis dari Lembaga-Lembaga Negara, Badan
Pemerintahan, Badan Swasta dan Perorangan kepada Arsip Nasional
Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah.

2.25 Pemusnahan arsip


Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak
diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip
Nasional.

Makalah Manajemen Kearsipan 10


c. Mengorganisasi Program Manajemen Kearsipan
Organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang memiliki
sistem pelacakan berkas dan atau dokumen yang efektif. Pengelola perlu
mengetahui di mana dokumen atau berkas berada, apakah pada tangan pemakai,
di rak penyimpanan, atau di tempat lain. Untuk keperluan sistem pelacakan dapat
menggunakan (Basuki, 2003) :
1. Sistem Hastawi (Manual)
Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke
berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu.
Sistem ini mancakup :
 Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam, dan
disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen
dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif mudah
digunakan, namun kurang efisien dikarenakan sulitnya melacak kembali
siapa yang meminjam berkas.
 Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing-masing
dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau
menurut nomor yang digunakan.
 Pemakaian kartu keluar yang diletakkan ditempat dokumen bila dokumen
itu dipinjam seorang pengguna. Kartu ini akan berisikan kolom pemakai,
tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian.
 Pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan sebagai berikut :
- Perekaman dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunaannya;
- Penggunaan barcode untuk melacak dokumen;
- Perekaman secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan scara
terpusat atau terdesentralisasi.
- Dengan menggunakan sensor, perekaman dapat dilakukan dari jarak
jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena
sitem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen
bahwa sebuah dokumen telah dipinjamkan kepada seorang pemakai.

Makalah Manajemen Kearsipan 11


2. Sistem Barcoding
Dengan memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertikal
pada berkas atau dokumen. Setiap lokasi atau berkas memperoleh sandi
balok yang unik, dan untuk membacanya digunakan barcode scanner. Alat
baca sandi balok jinjing (portable barcode reader) dapat digunakan untuk
melaksanakan sensor berkas atau audit berkas. Manajer dokumen dapat
memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader yang dapat
memindai sandi balok pemakai atau lokasi, dan informasi kemudian dikirim ke
sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih
aktual.
Sangat lazim ditemui sebuah organisasi mengaalami berkas yang
hilang atau salah tempat dikarenakan staf menyerahkannya kepada orang alin
tanpa mencatatnya pada buku peminjaman. Dengan melakukan sensus
barcode, berkas akan dapat dilacak di mana pun berkas itu berada.
Keuntungan lain dari sistem ini adalah mudah di upgrade ketika sistem lama
tidak dapat memenuhi kebutuhan organisasi.

Makalah Manajemen Kearsipan 12


BAB III
PENUTUP

a. Kesimpulan
Sistem arsip yang tepat mempunyai pengaruh besar tehadap kemudahan
penelusuran dan pencarian infromasi. Dengan demikian, pembuatan keputusanpun
dipermudah pula. Sistem arsip yang tepat mempunyai sifat-sifat sebagai berikut :
1. Sederhana
Sistem arsip haruslah mudah untuk diikuti dan sederhana untuk ditangani,
bahkan oleh anggota staf yang bukan ahli. Arsip bukanlah untuk mempersulit
diri.
2. Terjamin
Sistem ini harus dapat menjamin kesiapnnya manakala diperlukan. Oleh
karena itu, arsip harus aman dari tangan-tangan yang tidak bertanggung
jawab.
3. Lengkap dan padat
Tampaknya kedua sifat itu bertentangan. Karena ingin lengkap, orang
cenderung mempunyai arsip berlebihan sehingga ragu-ragu untuk
menghancurkan atau memusnahkannya. Oleh karena itu, jadwal
penghapusan dan pemusnahan harus ditaati.
4. Sistem rujukan silang yang jelas
Rujukan silang yang tidak berpatokan dan tidak berdisiplin menyulitkan
penelusuran, sehingga arsip tak dapat berfungsi. Oleh karena itu, pembuatan
rujukan harus mengikuti, berdisiplin, dan konsisten kepada sistem yang telah
diakui.
5. Penelusuran yang bersistem
Staf mungkin akan mencari berkas-berkas arsip karena didesak oleh waktu.
Sistem kartu yang direncanakan secara spesifik sangat membantu
memecahkan kesulitan staf tersebut.

Makalah Manajemen Kearsipan 13


6. Sistem klasifikasi yang memadai
Klasifikasi yang paling memuaskan dapat dipilih dari berbagai jenis klasifikasi
pengarsipan seperti klasifikasi subyek, klasifikasi geografis dan klasifikasi
abjad.

b. Saran
Tidak ada pedoman penyusunan arsip yang dapat diterapkan langsung
untuk kebutuhan khusus. Pedoman itu dipergunakan orang karena sifatnya yang
umum. Dengan demikian, setiap pedoman umum tersebut membutuhkan seni
yang terampil untuk menghadapi masalah yang khusus atau mingsal (unik).
Pedoman penyusunan arsip menyarankan agar orang melakukan anjuran sebagai
berikut :
1. Sortir dan kelompokkanlah semua kertas sebelum memulai membuat arsip.
2. Janganlah terburu-buru. Ambillah waktu untuk menyusun arsip untuk semua
kertas dengan teliti. Jika lubang-lubang harus dibuat, lubangilah dengan hati-
hati sehingga kertas-kertas itu tersimpan tepat di dalam berkas.
3. Arsiplah koresponden menurut urutan tanggal. Surat yang paling baru
disimpan pada bagian teratas. Surat yang disampaikan perseorangan
mungkin bertanggal sama dengan jawabannya, tetapi jawaban tersebut
hendaknya dianggap lebih baru dan disimpan pada bagian atasnya.
4. Apabila perlu sediakanlah rujukan silang (cross reference).
5. Gunakanlah dengan cekatan arsip “serbaneka”.
6. Segera setelah sebuah map penuh, pindahkanlah sejumlah koresponden
lama dan tempatkanlah di dalam arsip “mati”. Dengan tepat buatlah indeks
arsip yang sedang berjalan sehingga rujukan yang cepat dapat dilaksanakan
kepada kertas-kertas lama jika perlu.
Anjuran yang dikemukakan oleh Pincott itu bertujuan agar orang memberlakukan
arsip dengan cara efisien sehingga diperoleh sistem arsip yang tepat.

Makalah Manajemen Kearsipan 14


DAFTAR PUSTAKA

G.R. Terry dan L.W. Rue (alih Bahasa : G.A. Ticoalu); Dasar-dasar Manajemen,
Penerbit Bumi Aksara

Drs. Basir Barthos; Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi; Penerbit Bumi Aksara.

Badri Munir Sukoco; Manajemen Perkantoran Modern, Penerbit Erlangga Surabaya

Sulistyo Basuki; Manajemen Arsip Dinamis; Penerbit Gramedia Jakarta

Prof. Drs. Komaruddin; Manajemen Kantor, Penerbit Trigenda Karya Bandung

Makalah Manajemen Kearsipan 15

You might also like