PERSPEKTIF MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) TERHADAP PENINGKATAN KINERJA SATUAN POLISI PAMONG PRAJA

Oleh : ANDRIA SUSANTO

KANTOR SATUAN POLISI PAMONG PRAJA KABUPATEN BANGKALAN 2010

i

Swasta dan Perguruan Tinggi. jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan -ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah. sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan.menyuguhkan bahan-bahan pelajaran kearsipan untuk para pembaca yang membutuhkan dengan makalah ini. Adalah mustahil suatu kantor dapat. Berdasarkan ketentuan-ketentuan tersebut di atas maka penyusun memberikan judul Makalah ini dengan ³Manajemen Kearsipan´ yang bertujuan : . Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan. sanggup dan mampu memberikan data informasi yang baik. Lembaga Negara. sambil mengharapkan tegur sapa dari pembaca seandainya ada kekurangan-kekurangan dan kekhilafan dalam penyusunan makalah ini untuk perbaikan berikutnya.menyajikan tata cara penyelenggaraan kearsipan yang valid bagi kantor -kantor.KATA PENGANTAR Manajemen Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan. Penyusun ii . Demikian sejemput harapan dari penyusun. Swasta dan Perguruan Tinggi. maka harus ada system dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. . lengkap dan a kurat. baik pada kantor-kantor Lembaga Negara.

................... ................................ ...... a.. Pengertian Manajemen SDM (MSDM) ............. iii ........................................................ ... 9 12 12 13 14 BAB III PENUTUP ........ ...... .............. BAB II Tujuan Penulisan Makalah ................. b...................... .................... ............................ ......... ...... Pokok Permasalahan .. .......... .................. b... c........ Kesimpulan ........ ........... .. ............................... b... BAB I PENDAHULUAN .................. .................................................................................. .... .... .................. ................................................ ............................. ..................................... ........................ ......... c.............................. PEMBAHASAN ....... ii iii 1 1 1 2 3 3 5 a................................ a................................................. Saran .................................................................... ........DAFTAR ISI Kata Pengantar . Latar Belakang Penulisan ..................................................................... Daftar Pustaka ............... ..................... Daftar Isi ................................ ................... ..............................................

pemerintah daerah juga memiliki kewajiban dalam hal menjamin ketentraman dan ketertiban masyarakat sebagai modal dasar terciptanya suatu keadaan dinamis dan kondusif bagi masyarakat dan pemerintah daerah untuk melaksanakan aktivitasnya. Latar Belakang Penulisan Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang pemerintahan daerah merupakan tonggak kemandirian bagi suatu daerah untuk mengelola sendiri seluruh sumber daya dan potensi di daerahnya masing-masing sesuai dengan peraturan perundang-undangan serta tetap berintegrasi dalam sistem Negara Kesatuan Republik Indonesia. Penyelenggaraan Ketentraman dan Ketertiban masyarakat di daerah merupakan tugas Kepala Daerah yang dalam implementasinya dibantu oleh Satuan Polisi Pamong Praja. Kepala daerah bersama DPRD selaku unsur penyelenggara pemerintahan di daerah harus mampu mewujudkan kondisi diatas dengan terus meningkatkan sinergitas dalam penyelenggaraan pemerintahan. Tolok ukur keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan di daerah adalah menyelenggarakan pemerintahan dengan baik. Selain memberikan pelayanan publik. Penyerahan sebagian kewenangan dari Pemerintah Pusat ke Pemerintah Daerah memiliki tujuan utama yaitu untuk mengoptimalkan fungsi pemerintah dalam hal pelayanan publik.BAB I PENDAHULUAN a. Sebagaimana Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 pasal 148 ayat (1) menyebutkan bahwa ³Untuk membantu kepala daerah dalam menegakkan Perda dan penyelenggaraan ketertiban umum dan ketentraman masyarakat dibentuk Satuan Polisi Pamong Praja´. menjamin ketentraman dan ketertiban serta mendorong partisipasi masyarakat dalam pembangunan. Begitu pula dengan perangkat daerah selaku pendukung tugas kepala daerah dalam penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah harus mampu meningkatkan kinerjanya agar efektivitas penyelenggaraan pelayanan terhadap masyarakat dapat terwujud demi kesejahteraan masyarakat. Kemudian sebagai pedoman dalam pembentukan Makalah Manajemen Kearsipan 1 . bersih dan berwibawa (clean and good governance).

Oleh sebab itu Pemerintah telah mengganti keberadaan PP 32 Tahun 2004 yang sudah dianggap tidak relevan terhadap kondisi dan dinamika masyarakat saat ini. pembimbingan. Kemudian sebagai penggantinya. Kemudian ditambah lagi dengan pemberitaan media yang saat ini sering memberikan penilaian negatif terhadap kinerja Satpol PP maupun Pemerintah pada umumnya. b. Makalah Manajemen Kearsipan 2 . Pemerintah perlu melakukan pembenahan terhadap organisasi Satpol PP. Pokok Permasalahan Pelaksanaan manajemen dalam sebuah organisasi akan dapat terlaksana dengan baik dan tepat sasaran apabila fungsi-fungsi dari manajemen yaitu perencanaan. pengoordinasian dan pengawasan dilaksanakan dengan baik. Pemerintah telah menerbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2010 tentang Satuan Polisi Pamong Praja. Seluruh rangkaian fungsi dari menajemen tersebut diatas merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dan harus menjadi sifat bagi seorang manajer. Namun seiring dengan dinamika masyarakat dan perkembangan kehidupan demokrasi. Harapan kedepan terhadap terbitnya PP 6 Tahun 2010 adalah menuju Kinerja Pol PP yang profesional. namun juga harus difungsikan pada pelaksanaan kegiatan tulis-menulis atau catatan-catatan penting yang nantinya dapat menjadikan sebuah informasi penting bagi kelangsungan hidup organisasi itu sendiri. maka sebagai upaya tindak lanjut serta menyikapi berbagai perkembangan tentang kinerja Satpol PP. pengorganisasian.organisasinya terbitlah Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 2004. prosedural dan humanis dengan melakukan berbagai pembenahan mulai dari sektor Sumber Daya Manusianya sampai dengan kelembagaan Satpol PP itu sendiri. Pelaksanaan fungsi manajemen itu sendiri bukan hanya diberlakukan pada personal-personal yang menjadi bawahannya. Memperhatikan opini tentang buruknya kinerja Satpol PP. berbagai opini masyarakat muncul yang menyatakan bahwa kinerja Satpol PP tidak prosedural dan banyak melanggar HAM.

Makalah Manajemen Kearsipan 3 . Sangatlah tidak mungkin apabila dalam sebuah organisasi tidak memiliki tulisan ataupun catatan penting mengenai segala informasi ataupun rekaman dari seluruh kegiatannya. maka mengatur atau memanajemen sebuah catatan adalah hal penting dalam menjalankan organisasi. karena tanpa hal tersebut maka seorang manajer tidak akan dapat mengukur kinerja dari sebuah organisasi yang dipimpinnya. maka melalui catatan tersebut kita dapat mengetahui untuk selanjutnya dibenahi sehingga akan lebih sempurna dari sebelumnya. Tujuan Penulisan Makalah Mengetahui segala tindakan / kegiatan yang telah ataupun sedang dilakukan dalam sebuah organisasi adalah hal penting agar dapat memantau dan mengukur sejauh mana kinerja organisasi tersebut berjalan. Selain itu dengan adanya rekaman informasi atau catatan penting dari masa lalu mengenai kekurangan dalam sebuah organisasi.Kegiatan tulis-menulis ataupun catat-mencatat merupakan hal yang tidak kalah penting dari sebagian rangkaian berbagai macam kegiatan adminitrasi dalam memanajemen sebuah organisasi. mengolah. dan mengorganisir seluruh catatan yang menjadi pusat informasi bagi seluruh rangkaian kegiatan sebuah organisasi dalam rangka mencapai seluruh tujuannya. c. Dengan demikian seorang manajer harus juga mempunyai pengetahuan tentang bagaimana mengatur. Dari penjelasan diatas.

harus dipahami terlebih dahulu apa yang harus dikelola dengan mengetahui perbedaan antara arsip dan dokumen. diterima dan dikelola sebagai bukti maupun infromasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. bagan organisasi. maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya : surat-surat.BAB II PEMBAHASAN a. faktur. Makalah Manajemen Kearsipan 4 . kartu penduduk. Selain dari pengertian di atas. dokumen adalah infromasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Adapun The Internasional Standart Organization (ISO on Records Managenment ± ISO 15489) mendefinisikan records (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan. foto-foto dan lain sebagainya. penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar. arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan. pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula´. Atas dasar pengertian diatas. kwitansi. Menurut The Georgia Archives (2004). daftar gaji. dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan. Sedangkan Arsip yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai ³warkat´. pembukuan. daftar harga.1 Pengertian Manajemen Kearsipan Sebelum sebuah insititusi memulai proses pengelolaan arsip. Pengertian Dan Peranan Manajemen Kearsipan 1.

pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan.Dari seluruh rangkaian pengertian arsip dan dokumen seperti yang telah dipaparkan diatas.2 Peranan Manajemen Kearsipan Kearsipan mempunyai peranan sebagai ³pusat ingatan´. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas. penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. pengambilan keputusan. baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. perumusan kebijaksanaan. yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia. maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. antara lain dirumuskan bahwa ³tujuan´ kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan. pertanggungjawaban. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah.oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap. maka Odgers (2005) mendefinisikan manajemen kearsipan adalah proses pengawasan. sebagai ³sumber informasi´ dan ³sebagai alat pengawasan´ yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan ³perencanaan´. ³penganalisaan´. cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971. 1. penyimpanan dan pengemanan dokumen serta arsip. Makalah Manajemen Kearsipan 5 . pembuatan laporan. ³pengembangan.

b. pelaksanaan. 2. maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.3 File File dapat disamakan dengan pengertian ³berkas´ atau ³bendel´ yang merupakan satu kesatuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpan berdasarkan pola klasifikasi. Beberapa Istilah Di Dalam Kearsipan 2. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.4 Indeks Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan Makalah Manajemen Kearsipan 6 .1 Arsip dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas : a.2 Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan. 2. Arsip Inaktif: adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah. Arsip aktif: adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari sera masih dikelola oleh Unit Pengolah. 2. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.b.

kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip. Kartu Kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah. b. 2. Di samping berfungsi sebagai pencatat surat. 2. c. 2. biru.6 Kartu tunjuk silang Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk memberikan petunjuk pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masalah.8 Lembar Disposisi Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya. Ukuran dari kartu kendali 10 x 15 cm.5 Kartu kendali Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang tergolong surat penting. Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga) warna : putih. 2. Tanda pengenal surat ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung kepada berkasnya. a.surat tersebut dengan yang lainnya.7 Kode Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi Arsip. selama surat tersebut masih berada pada file pengolah. d. Kartu Kendali warna putih untuk ³pengarah surat´ sebagai alat kontrol. Kartu Kendali warna biru untuk penata arsip sebagai arsip pengganti. Makalah Manajemen Kearsipan 7 . dan merah.

serta disusun berjenjang dengan tandaMakalah Manajemen Kearsipan 8 . 2. Pelaksana pengolah 2. Pimpinan pengolah b.13 P e n g o l a h Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penggarapan masalah isi surat. 2.12 Pengarah surat Pengarah surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk menentukan kepada pengolah mana surat yang bersangkutan harus disampaikan. 2. Tata usaha pengolah c. Unit Pengolah terdiri atas : a.2.15 Pola klasifikasi arsip Pola klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan masalahmasalah secara sistematis dan logis.10 Penerima surat Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penerimaan surat masuk baik dari Kurir maupun dari Pos.11 Pencatat surat Pencatat surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan surat baik untuk surat masuk maupun surat keluar.14 Penata arsip Penata arsip adalah Staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip) dan memelihara arsip.9 Lembar pengantar surat rutin Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit Kearsipan ke Unit Pengolah. 2. 2.

Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat rutin dan disampaikan ke Unit Pengolah.21 Indeks relatif Indeks relative adalah daftar masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi yang disusun secara abjad masalah dan kodenya.20 Formulir penyalinan arsip Formulir penyalinan arsip adalah formulir permohonan penyalinan arsip yang diisi oleh unit atau staf yang memerlukan informasi suatu arsip yang disalin. 2. 2. Pola klasifikasi merupakan salah satu sarana atau pedoman untuk penataan arsip. 2. dan apabila terlambat penyampaiannya atau hilang akan mengganggu kelancaran pekerjaan. 2. Indeks relative bertujuan Makalah Manajemen Kearsipan 9 .18 Tata usaha pengolah Tata Usaha Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas mengurus ketatausahaan pada Unit Pengolah. 2.tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.16 Surat penting Surat penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan tindak lanjut atau merupakan kebijaksanaan Departemen.19 Formulir peminjaman arsip Formulir peminjaman arsip adalah formulir yang digunakan untuk meminjam arsip. 2. Diisi rangkap 2 (dua). 1 (satu) disimpan untuk menggantikan arsip yang dipinjam dan 1 (satu) disimpan oleh petugas peminjaman arsip sebagai pengendalian peminjaman.17 Surat biasa Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat dan biasanya tidak membutuhkan tindak lanjut serta hanya berupa informasi dan suatu kegiatan.

2. dan biasa digunakan juga dalam penemuan kembali arsip. 2.untuk memudahkan menentukan kode surat yang akan disimpan menurut klasifikasi masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip. pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari Lembaga-Lembaga Negara.23 Penyusutan arsip Penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna berdasarkan jadwal retensi arsip. 2. 2. Badan Swasta dan Perorangan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah.22 Jadwal retensi arsip Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengn nilai kegunaannya dan sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan. Makalah Manajemen Kearsipan 10 .24 Penyerahan arsip Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan. Badan Pemerintahan.25 Pemusnahan arsip Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional. pemusnahan dan penyerahan arsip ke Arsip Nasional.

2003) : 1. Perekaman secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan scara terpusat atau terdesentralisasi. dan disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Makalah Manajemen Kearsipan 11 . Sistem Hastawi (Manual) Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu. dan tanggal pengembalian. apakah pada tangan pemakai. namun kurang efisien dikarenakan sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas.  Pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan sebagai berikut : Perekaman dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunaannya. Pengelola perlu mengetahui di mana dokumen atau berkas berada.  Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing-masing dokumen yang dipinjam. karena sitem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjamkan kepada seorang pemakai. di rak penyimpanan. Untuk keperluan sistem pelacakan dapat menggunakan (Basuki. perekaman dapat dilakukan dari jarak jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien. Sistem ini mancakup :  Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam. tanggal peminjaman.c. Kartu ini akan berisikan kolom pemakai. Dengan menggunakan sensor. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau menurut nomor yang digunakan. Penggunaan barcode untuk melacak dokumen. Mengorganisasi Program Manajemen Kearsipan Organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas dan atau dokumen yang efektif.  Pemakaian kartu keluar yang diletakkan ditempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang pengguna. atau di tempat lain. Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan.

2. Manajer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader yang dapat memindai sandi balok pemakai atau lokasi. dan untuk membacanya digunakan barcode scanner. berkas akan dapat dilacak di mana pun berkas itu berada. Keuntungan lain dari sistem ini adalah mudah di upgrade ketika sistem lama tidak dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Makalah Manajemen Kearsipan 12 . Sangat lazim ditemui sebuah organisasi mengaalami berkas yang hilang atau salah tempat dikarenakan staf menyerahkannya kepada orang alin tanpa mencatatnya pada buku peminjaman. dan informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis. Alat baca sandi balok jinjing (portable barcode reader) dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas atau audit berkas. sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih aktual. Dengan melakukan sensus barcode. Sistem Barcoding Dengan memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertikal pada berkas atau dokumen. Setiap lokasi atau berkas memperoleh sandi balok yang unik.

arsip harus aman dari tangan-tangan yang tidak bertanggung jawab. Sistem rujukan silang yang jelas Rujukan silang yang tidak berpatokan dan tidak berdisiplin menyulitkan penelusuran. Arsip bukanlah untuk mempersulit diri. berdisiplin. Penelusuran yang bersistem Staf mungkin akan mencari berkas-berkas arsip karena didesak oleh waktu. orang cenderung mempunyai atau arsip berlebihan sehingga Oleh ragu-ragu itu. pembuatan keputusanpun dipermudah pula.BAB III PENUTUP a. Terjamin Sistem ini harus dapat menjamin kesiapnnya manakala diperlukan. untuk jadwal menghancurkan memusnahkannya. Lengkap dan padat Tampaknya kedua sifat itu bertentangan. Sederhana Sistem arsip haruslah mudah untuk diikuti dan sederhana untuk ditangani. pembuatan rujukan harus mengikuti. Sistem arsip yang tepat mempunyai sifat-sifat sebagai berikut : 1. 2. 4. Oleh karena itu. Dengan demikian. 5. Makalah Manajemen Kearsipan 13 . Karena ingin lengkap. Kesimpulan Sistem arsip yang tepat mempunyai pengaruh besar tehadap kemudahan penelusuran dan pencarian infromasi. dan konsisten kepada sistem yang telah diakui. sehingga arsip tak dapat berfungsi. bahkan oleh anggota staf yang bukan ahli. 3. Sistem kartu yang direncanakan secara spesifik sangat membantu memecahkan kesulitan staf tersebut. Oleh karena itu. karena penghapusan dan pemusnahan harus ditaati.

Pedoman itu dipergunakan orang karena sifatnya yang umum. Saran Tidak ada pedoman penyusunan arsip yang dapat diterapkan langsung untuk kebutuhan khusus. 4. Ambillah waktu untuk menyusun arsip untuk semua kertas dengan teliti. 6. Dengan demikian. Anjuran yang dikemukakan oleh Pincott itu bertujuan agar orang memberlakukan arsip dengan cara efisien sehingga diperoleh sistem arsip yang tepat. Segera setelah sebuah map penuh. klasifikasi geografis dan klasifikasi abjad. Surat yang paling baru disimpan pada bagian teratas. lubangilah dengan hatihati sehingga kertas-kertas itu tersimpan tepat di dalam berkas. Gunakanlah dengan cekatan arsip ³serbaneka´. 3. Pedoman penyusunan arsip menyarankan agar orang melakukan anjuran sebagai berikut : 1. pindahkanlah sejumlah koresponden lama dan tempatkanlah di dalam arsip ³mati´. Janganlah terburu-buru. Makalah Manajemen Kearsipan 14 . Apabila perlu sediakanlah rujukan silang (cross reference). Arsiplah koresponden menurut urutan tanggal.6. Sortir dan kelompokkanlah semua kertas sebelum memulai membuat arsip. 2. Surat yang disampaikan perseorangan mungkin bertanggal sama dengan jawabannya. Dengan tepat buatlah indeks arsip yang sedang berjalan sehingga rujukan yang cepat dapat dilaksanakan kepada kertas-kertas lama jika perlu. 5. tetapi jawaban tersebut hendaknya dianggap lebih baru dan disimpan pada bagian atasnya. setiap pedoman umum tersebut membutuhkan seni yang terampil untuk menghadapi masalah yang khusus atau mingsal (unik). b. Sistem klasifikasi yang memadai Klasifikasi yang paling memuaskan dapat dipilih dari berbagai jenis klasifikasi pengarsipan seperti klasifikasi subyek. Jika lubang-lubang harus dibuat.

Badri Munir Sukoco.DAFTAR PUSTAKA G. Penerbit Bumi Aksara.W. Rue (alih Bahasa : G. Manajemen Kantor. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara. Basir Barthos.A. Manajemen Perkantoran Modern. Drs. Manajemen Arsip Dinamis. Komaruddin. Penerbit Bumi Aksara Drs. Dasar-dasar Manajemen.R. Penerbit Gramedia Jakarta Prof. Ticoalu). Terry dan L. Swasta dan Perguruan Tinggi. Penerbit Trigenda Karya Bandung Makalah Manajemen Kearsipan 15 . Penerbit Erlangga Surabaya Sulistyo Basuki.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful