P. 1
Makalah Peningkatan SDM

Makalah Peningkatan SDM

|Views: 2,272|Likes:
Published by Andria Drew Susanto

More info:

Published by: Andria Drew Susanto on Nov 15, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/22/2012

pdf

text

original

PERSPEKTIF MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA (SDM) TERHADAP PENINGKATAN KINERJA SATUAN POLISI PAMONG PRAJA

Oleh : ANDRIA SUSANTO

KANTOR SATUAN POLISI PAMONG PRAJA KABUPATEN BANGKALAN 2010

i

menyuguhkan bahan-bahan pelajaran kearsipan untuk para pembaca yang membutuhkan dengan makalah ini. Lembaga Negara. Swasta dan Perguruan Tinggi. sambil mengharapkan tegur sapa dari pembaca seandainya ada kekurangan-kekurangan dan kekhilafan dalam penyusunan makalah ini untuk perbaikan berikutnya. Berdasarkan ketentuan-ketentuan tersebut di atas maka penyusun memberikan judul Makalah ini dengan ³Manajemen Kearsipan´ yang bertujuan : . Adalah mustahil suatu kantor dapat. baik pada kantor-kantor Lembaga Negara. sumber informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan. Dalam proses penyajian informasi agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan. maka harus ada system dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. lengkap dan a kurat.menyajikan tata cara penyelenggaraan kearsipan yang valid bagi kantor -kantor. Demikian sejemput harapan dari penyusun. Swasta dan Perguruan Tinggi. jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan -ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah. Penyusun ii . .KATA PENGANTAR Manajemen Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan. sanggup dan mampu memberikan data informasi yang baik.

.......... PEMBAHASAN ............................. Pengertian Manajemen SDM (MSDM) ................. BAB II Tujuan Penulisan Makalah ........................... Daftar Pustaka ....... .............. ................ .. ... .. a.............................................. ................................................ b....................................................................... Saran ............. a......... ................... Kesimpulan ............................................................. ...................... ................................... .. .......... . ii iii 1 1 1 2 3 3 5 a........................................... .............................. ..... .................... .... ...... .............. Pokok Permasalahan ........................... 9 12 12 13 14 BAB III PENUTUP .................................................................. ...................... b.............................. ..... ... ........... c..................................................... .......................... ............................................... Daftar Isi .................................................... ....................... Latar Belakang Penulisan ....... c........ iii ..........DAFTAR ISI Kata Pengantar ......... b........ BAB I PENDAHULUAN ... .. .............................

Sebagaimana Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 pasal 148 ayat (1) menyebutkan bahwa ³Untuk membantu kepala daerah dalam menegakkan Perda dan penyelenggaraan ketertiban umum dan ketentraman masyarakat dibentuk Satuan Polisi Pamong Praja´. menjamin ketentraman dan ketertiban serta mendorong partisipasi masyarakat dalam pembangunan. bersih dan berwibawa (clean and good governance).BAB I PENDAHULUAN a. Selain memberikan pelayanan publik. Penyerahan sebagian kewenangan dari Pemerintah Pusat ke Pemerintah Daerah memiliki tujuan utama yaitu untuk mengoptimalkan fungsi pemerintah dalam hal pelayanan publik. Kemudian sebagai pedoman dalam pembentukan Makalah Manajemen Kearsipan 1 . Tolok ukur keberhasilan penyelenggaraan pemerintahan di daerah adalah menyelenggarakan pemerintahan dengan baik. Kepala daerah bersama DPRD selaku unsur penyelenggara pemerintahan di daerah harus mampu mewujudkan kondisi diatas dengan terus meningkatkan sinergitas dalam penyelenggaraan pemerintahan. Penyelenggaraan Ketentraman dan Ketertiban masyarakat di daerah merupakan tugas Kepala Daerah yang dalam implementasinya dibantu oleh Satuan Polisi Pamong Praja. Latar Belakang Penulisan Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang pemerintahan daerah merupakan tonggak kemandirian bagi suatu daerah untuk mengelola sendiri seluruh sumber daya dan potensi di daerahnya masing-masing sesuai dengan peraturan perundang-undangan serta tetap berintegrasi dalam sistem Negara Kesatuan Republik Indonesia. Begitu pula dengan perangkat daerah selaku pendukung tugas kepala daerah dalam penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah harus mampu meningkatkan kinerjanya agar efektivitas penyelenggaraan pelayanan terhadap masyarakat dapat terwujud demi kesejahteraan masyarakat. pemerintah daerah juga memiliki kewajiban dalam hal menjamin ketentraman dan ketertiban masyarakat sebagai modal dasar terciptanya suatu keadaan dinamis dan kondusif bagi masyarakat dan pemerintah daerah untuk melaksanakan aktivitasnya.

Seluruh rangkaian fungsi dari menajemen tersebut diatas merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dan harus menjadi sifat bagi seorang manajer. maka sebagai upaya tindak lanjut serta menyikapi berbagai perkembangan tentang kinerja Satpol PP. Pelaksanaan fungsi manajemen itu sendiri bukan hanya diberlakukan pada personal-personal yang menjadi bawahannya. pembimbingan. Pokok Permasalahan Pelaksanaan manajemen dalam sebuah organisasi akan dapat terlaksana dengan baik dan tepat sasaran apabila fungsi-fungsi dari manajemen yaitu perencanaan. pengorganisasian. Pemerintah perlu melakukan pembenahan terhadap organisasi Satpol PP. Makalah Manajemen Kearsipan 2 . Memperhatikan opini tentang buruknya kinerja Satpol PP. berbagai opini masyarakat muncul yang menyatakan bahwa kinerja Satpol PP tidak prosedural dan banyak melanggar HAM. Namun seiring dengan dinamika masyarakat dan perkembangan kehidupan demokrasi.organisasinya terbitlah Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 2004. Pemerintah telah menerbitkan Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2010 tentang Satuan Polisi Pamong Praja. Oleh sebab itu Pemerintah telah mengganti keberadaan PP 32 Tahun 2004 yang sudah dianggap tidak relevan terhadap kondisi dan dinamika masyarakat saat ini. b. pengoordinasian dan pengawasan dilaksanakan dengan baik. Kemudian sebagai penggantinya. namun juga harus difungsikan pada pelaksanaan kegiatan tulis-menulis atau catatan-catatan penting yang nantinya dapat menjadikan sebuah informasi penting bagi kelangsungan hidup organisasi itu sendiri. Kemudian ditambah lagi dengan pemberitaan media yang saat ini sering memberikan penilaian negatif terhadap kinerja Satpol PP maupun Pemerintah pada umumnya. prosedural dan humanis dengan melakukan berbagai pembenahan mulai dari sektor Sumber Daya Manusianya sampai dengan kelembagaan Satpol PP itu sendiri. Harapan kedepan terhadap terbitnya PP 6 Tahun 2010 adalah menuju Kinerja Pol PP yang profesional.

dan mengorganisir seluruh catatan yang menjadi pusat informasi bagi seluruh rangkaian kegiatan sebuah organisasi dalam rangka mencapai seluruh tujuannya. maka melalui catatan tersebut kita dapat mengetahui untuk selanjutnya dibenahi sehingga akan lebih sempurna dari sebelumnya. c. Selain itu dengan adanya rekaman informasi atau catatan penting dari masa lalu mengenai kekurangan dalam sebuah organisasi. Sangatlah tidak mungkin apabila dalam sebuah organisasi tidak memiliki tulisan ataupun catatan penting mengenai segala informasi ataupun rekaman dari seluruh kegiatannya. Makalah Manajemen Kearsipan 3 . Tujuan Penulisan Makalah Mengetahui segala tindakan / kegiatan yang telah ataupun sedang dilakukan dalam sebuah organisasi adalah hal penting agar dapat memantau dan mengukur sejauh mana kinerja organisasi tersebut berjalan. karena tanpa hal tersebut maka seorang manajer tidak akan dapat mengukur kinerja dari sebuah organisasi yang dipimpinnya. maka mengatur atau memanajemen sebuah catatan adalah hal penting dalam menjalankan organisasi. mengolah. Dari penjelasan diatas. Dengan demikian seorang manajer harus juga mempunyai pengetahuan tentang bagaimana mengatur.Kegiatan tulis-menulis ataupun catat-mencatat merupakan hal yang tidak kalah penting dari sebagian rangkaian berbagai macam kegiatan adminitrasi dalam memanajemen sebuah organisasi.

harus dipahami terlebih dahulu apa yang harus dikelola dengan mengetahui perbedaan antara arsip dan dokumen. daftar harga.1 Pengertian Manajemen Kearsipan Sebelum sebuah insititusi memulai proses pengelolaan arsip. maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya : surat-surat. Pengertian Dan Peranan Manajemen Kearsipan 1. foto-foto dan lain sebagainya. kartu penduduk. dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. kwitansi. diterima dan dikelola sebagai bukti maupun infromasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis. Sedangkan Arsip yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai ³warkat´. Makalah Manajemen Kearsipan 4 . penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar. baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan. pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula´. bagan organisasi. dokumen adalah infromasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Adapun The Internasional Standart Organization (ISO on Records Managenment ± ISO 15489) mendefinisikan records (dokumen) sebagai informasi yang diciptakan.BAB II PEMBAHASAN a. arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan. faktur. pembukuan. daftar gaji. Atas dasar pengertian diatas. Menurut The Georgia Archives (2004). Selain dari pengertian di atas.

sebagai ³sumber informasi´ dan ³sebagai alat pengawasan´ yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan ³perencanaan´. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Makalah Manajemen Kearsipan 5 . pembuatan laporan. 7 Tahun 1971. maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. maka Odgers (2005) mendefinisikan manajemen kearsipan adalah proses pengawasan. ³penganalisaan´.2 Peranan Manajemen Kearsipan Kearsipan mempunyai peranan sebagai ³pusat ingatan´. penyimpanan dan pengemanan dokumen serta arsip. cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan. pengambilan keputusan. 1. baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik. Pada pasal 3 Undang-Undang No. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas. yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia.Dari seluruh rangkaian pengertian arsip dan dokumen seperti yang telah dipaparkan diatas. perumusan kebijaksanaan.oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap. antara lain dirumuskan bahwa ³tujuan´ kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan. ³pengembangan. pertanggungjawaban.

Beberapa Istilah Di Dalam Kearsipan 2. Arsip Inaktif: adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.4 Indeks Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan Makalah Manajemen Kearsipan 6 . maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.1 Arsip dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan. 2. pelaksanaan.b. Arsip aktif: adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari sera masih dikelola oleh Unit Pengolah. 2. penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.2 Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas : a. Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.3 File File dapat disamakan dengan pengertian ³berkas´ atau ³bendel´ yang merupakan satu kesatuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpan berdasarkan pola klasifikasi. 2. b.

7 Kode Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi Arsip. biru. dan merah. a. Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga) warna : putih. Makalah Manajemen Kearsipan 7 .5 Kartu kendali Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang tergolong surat penting.8 Lembar Disposisi Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya. Kartu Kendali warna biru untuk penata arsip sebagai arsip pengganti. d. 2. Kartu Kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah. 2.6 Kartu tunjuk silang Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk memberikan petunjuk pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masalah. c. kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip. Kartu Kendali warna putih untuk ³pengarah surat´ sebagai alat kontrol. b. Ukuran dari kartu kendali 10 x 15 cm. 2. Di samping berfungsi sebagai pencatat surat. Tanda pengenal surat ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung kepada berkasnya. 2. selama surat tersebut masih berada pada file pengolah.surat tersebut dengan yang lainnya.

15 Pola klasifikasi arsip Pola klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan masalahmasalah secara sistematis dan logis. 2. Pelaksana pengolah 2.10 Penerima surat Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penerimaan surat masuk baik dari Kurir maupun dari Pos. 2.9 Lembar pengantar surat rutin Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit Kearsipan ke Unit Pengolah.2.14 Penata arsip Penata arsip adalah Staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip) dan memelihara arsip. Pimpinan pengolah b.13 P e n g o l a h Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penggarapan masalah isi surat.11 Pencatat surat Pencatat surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan surat baik untuk surat masuk maupun surat keluar. 2. 2.12 Pengarah surat Pengarah surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk menentukan kepada pengolah mana surat yang bersangkutan harus disampaikan. serta disusun berjenjang dengan tandaMakalah Manajemen Kearsipan 8 . Unit Pengolah terdiri atas : a. 2. Tata usaha pengolah c.

Diisi rangkap 2 (dua).20 Formulir penyalinan arsip Formulir penyalinan arsip adalah formulir permohonan penyalinan arsip yang diisi oleh unit atau staf yang memerlukan informasi suatu arsip yang disalin. 2. Pola klasifikasi merupakan salah satu sarana atau pedoman untuk penataan arsip. dan apabila terlambat penyampaiannya atau hilang akan mengganggu kelancaran pekerjaan.17 Surat biasa Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat dan biasanya tidak membutuhkan tindak lanjut serta hanya berupa informasi dan suatu kegiatan. 1 (satu) disimpan untuk menggantikan arsip yang dipinjam dan 1 (satu) disimpan oleh petugas peminjaman arsip sebagai pengendalian peminjaman.tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.21 Indeks relatif Indeks relative adalah daftar masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi yang disusun secara abjad masalah dan kodenya. Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat rutin dan disampaikan ke Unit Pengolah.19 Formulir peminjaman arsip Formulir peminjaman arsip adalah formulir yang digunakan untuk meminjam arsip. 2. 2. Indeks relative bertujuan Makalah Manajemen Kearsipan 9 .18 Tata usaha pengolah Tata Usaha Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas mengurus ketatausahaan pada Unit Pengolah. 2. 2. 2.16 Surat penting Surat penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan tindak lanjut atau merupakan kebijaksanaan Departemen.

2. 2. Makalah Manajemen Kearsipan 10 .25 Pemusnahan arsip Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional. dan biasa digunakan juga dalam penemuan kembali arsip.22 Jadwal retensi arsip Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengn nilai kegunaannya dan sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan. Badan Pemerintahan. Badan Swasta dan Perorangan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah. pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari Lembaga-Lembaga Negara.24 Penyerahan arsip Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan. pemusnahan dan penyerahan arsip ke Arsip Nasional.23 Penyusutan arsip Penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna berdasarkan jadwal retensi arsip. 2.untuk memudahkan menentukan kode surat yang akan disimpan menurut klasifikasi masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip. 2.

Makalah Manajemen Kearsipan 11 . atau di tempat lain. perekaman dapat dilakukan dari jarak jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien. Kartu ini akan berisikan kolom pemakai. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau menurut nomor yang digunakan. Mengorganisasi Program Manajemen Kearsipan Organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen yang memiliki sistem pelacakan berkas dan atau dokumen yang efektif. Untuk keperluan sistem pelacakan dapat menggunakan (Basuki.  Pemakaian sistem terotomasi yang mencakup kegiatan sebagai berikut : Perekaman dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunaannya. karena sitem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjamkan kepada seorang pemakai.  Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing-masing dokumen yang dipinjam. apakah pada tangan pemakai. Sistem ini mancakup :  Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam.c. di rak penyimpanan. Sistem Hastawi (Manual) Sistem ini digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu.  Pemakaian kartu keluar yang diletakkan ditempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang pengguna. Penggunaan barcode untuk melacak dokumen. 2003) : 1. tanggal peminjaman. namun kurang efisien dikarenakan sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas. Pengelola perlu mengetahui di mana dokumen atau berkas berada. dan tanggal pengembalian. Walaupun sistem ini relatif mudah digunakan. Perekaman secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan scara terpusat atau terdesentralisasi. Dengan menggunakan sensor. dan disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan.

Sangat lazim ditemui sebuah organisasi mengaalami berkas yang hilang atau salah tempat dikarenakan staf menyerahkannya kepada orang alin tanpa mencatatnya pada buku peminjaman. berkas akan dapat dilacak di mana pun berkas itu berada.2. Makalah Manajemen Kearsipan 12 . Alat baca sandi balok jinjing (portable barcode reader) dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas atau audit berkas. Setiap lokasi atau berkas memperoleh sandi balok yang unik. Sistem Barcoding Dengan memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertikal pada berkas atau dokumen. Manajer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader yang dapat memindai sandi balok pemakai atau lokasi. Keuntungan lain dari sistem ini adalah mudah di upgrade ketika sistem lama tidak dapat memenuhi kebutuhan organisasi. Dengan melakukan sensus barcode. dan informasi kemudian dikirim ke sistem pelacakan otomatis. dan untuk membacanya digunakan barcode scanner. sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih aktual.

untuk jadwal menghancurkan memusnahkannya. Oleh karena itu. 3. karena penghapusan dan pemusnahan harus ditaati. Terjamin Sistem ini harus dapat menjamin kesiapnnya manakala diperlukan. Karena ingin lengkap. Arsip bukanlah untuk mempersulit diri. pembuatan keputusanpun dipermudah pula. Kesimpulan Sistem arsip yang tepat mempunyai pengaruh besar tehadap kemudahan penelusuran dan pencarian infromasi. pembuatan rujukan harus mengikuti. orang cenderung mempunyai atau arsip berlebihan sehingga Oleh ragu-ragu itu. Sederhana Sistem arsip haruslah mudah untuk diikuti dan sederhana untuk ditangani. Sistem kartu yang direncanakan secara spesifik sangat membantu memecahkan kesulitan staf tersebut. Lengkap dan padat Tampaknya kedua sifat itu bertentangan. 2. Penelusuran yang bersistem Staf mungkin akan mencari berkas-berkas arsip karena didesak oleh waktu. berdisiplin. dan konsisten kepada sistem yang telah diakui. Oleh karena itu. Sistem arsip yang tepat mempunyai sifat-sifat sebagai berikut : 1. sehingga arsip tak dapat berfungsi. arsip harus aman dari tangan-tangan yang tidak bertanggung jawab. bahkan oleh anggota staf yang bukan ahli. Dengan demikian. Makalah Manajemen Kearsipan 13 . 5.BAB III PENUTUP a. Sistem rujukan silang yang jelas Rujukan silang yang tidak berpatokan dan tidak berdisiplin menyulitkan penelusuran. 4.

tetapi jawaban tersebut hendaknya dianggap lebih baru dan disimpan pada bagian atasnya. Jika lubang-lubang harus dibuat. Apabila perlu sediakanlah rujukan silang (cross reference). Dengan tepat buatlah indeks arsip yang sedang berjalan sehingga rujukan yang cepat dapat dilaksanakan kepada kertas-kertas lama jika perlu. Segera setelah sebuah map penuh. Ambillah waktu untuk menyusun arsip untuk semua kertas dengan teliti. Arsiplah koresponden menurut urutan tanggal. Surat yang disampaikan perseorangan mungkin bertanggal sama dengan jawabannya. 6. Pedoman penyusunan arsip menyarankan agar orang melakukan anjuran sebagai berikut : 1. Gunakanlah dengan cekatan arsip ³serbaneka´. setiap pedoman umum tersebut membutuhkan seni yang terampil untuk menghadapi masalah yang khusus atau mingsal (unik). Sistem klasifikasi yang memadai Klasifikasi yang paling memuaskan dapat dipilih dari berbagai jenis klasifikasi pengarsipan seperti klasifikasi subyek. lubangilah dengan hatihati sehingga kertas-kertas itu tersimpan tepat di dalam berkas. pindahkanlah sejumlah koresponden lama dan tempatkanlah di dalam arsip ³mati´. Saran Tidak ada pedoman penyusunan arsip yang dapat diterapkan langsung untuk kebutuhan khusus. 3. Anjuran yang dikemukakan oleh Pincott itu bertujuan agar orang memberlakukan arsip dengan cara efisien sehingga diperoleh sistem arsip yang tepat. Surat yang paling baru disimpan pada bagian teratas. klasifikasi geografis dan klasifikasi abjad. Janganlah terburu-buru. Dengan demikian. Pedoman itu dipergunakan orang karena sifatnya yang umum. Makalah Manajemen Kearsipan 14 . b. Sortir dan kelompokkanlah semua kertas sebelum memulai membuat arsip. 2.6. 4. 5.

Penerbit Bumi Aksara. Dasar-dasar Manajemen. Manajemen Arsip Dinamis. Rue (alih Bahasa : G. Drs. Ticoalu). Manajemen Perkantoran Modern. Badri Munir Sukoco. Manajemen Kantor.DAFTAR PUSTAKA G. Penerbit Erlangga Surabaya Sulistyo Basuki. Komaruddin. Swasta dan Perguruan Tinggi. Penerbit Bumi Aksara Drs.A. Basir Barthos.R. Terry dan L. Penerbit Trigenda Karya Bandung Makalah Manajemen Kearsipan 15 . Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara. Penerbit Gramedia Jakarta Prof.W.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->