Professional Documents
Culture Documents
Oleh :
ANDRIA SUSANTO
i
KATA PENGANTAR
Penyusun
ii
DAFTAR ISI
iii
BAB I
PENDAHULUAN
b. Pokok Permasalahan
Pelaksanaan manajemen dalam sebuah organisasi akan dapat terlaksana
dengan baik dan tepat sasaran apabila fungsi-fungsi dari manajemen yaitu
perencanaan, pengorganisasian, pembimbingan, pengoordinasian dan
pengawasan dilaksanakan dengan baik. Seluruh rangkaian fungsi dari menajemen
tersebut diatas merupakan suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dan harus
menjadi sifat bagi seorang manajer. Pelaksanaan fungsi manajemen itu sendiri
bukan hanya diberlakukan pada personal-personal yang menjadi bawahannya,
namun juga harus difungsikan pada pelaksanaan kegiatan tulis-menulis atau
catatan-catatan penting yang nantinya dapat menjadikan sebuah informasi penting
bagi kelangsungan hidup organisasi itu sendiri.
2.3 File
File dapat disamakan dengan pengertian “berkas” atau “bendel” yang
merupakan satu kesatuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpan
berdasarkan pola klasifikasi.
2.4 Indeks
Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi
surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan
2.7 Kode
Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk
membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi
Arsip.
2.13 P e n g o l a h
Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penggarapan
masalah isi surat. Unit Pengolah terdiri atas :
a. Pimpinan pengolah
b. Tata usaha pengolah
c. Pelaksana pengolah
a. Kesimpulan
Sistem arsip yang tepat mempunyai pengaruh besar tehadap kemudahan
penelusuran dan pencarian infromasi. Dengan demikian, pembuatan keputusanpun
dipermudah pula. Sistem arsip yang tepat mempunyai sifat-sifat sebagai berikut :
1. Sederhana
Sistem arsip haruslah mudah untuk diikuti dan sederhana untuk ditangani,
bahkan oleh anggota staf yang bukan ahli. Arsip bukanlah untuk mempersulit
diri.
2. Terjamin
Sistem ini harus dapat menjamin kesiapnnya manakala diperlukan. Oleh
karena itu, arsip harus aman dari tangan-tangan yang tidak bertanggung
jawab.
3. Lengkap dan padat
Tampaknya kedua sifat itu bertentangan. Karena ingin lengkap, orang
cenderung mempunyai arsip berlebihan sehingga ragu-ragu untuk
menghancurkan atau memusnahkannya. Oleh karena itu, jadwal
penghapusan dan pemusnahan harus ditaati.
4. Sistem rujukan silang yang jelas
Rujukan silang yang tidak berpatokan dan tidak berdisiplin menyulitkan
penelusuran, sehingga arsip tak dapat berfungsi. Oleh karena itu, pembuatan
rujukan harus mengikuti, berdisiplin, dan konsisten kepada sistem yang telah
diakui.
5. Penelusuran yang bersistem
Staf mungkin akan mencari berkas-berkas arsip karena didesak oleh waktu.
Sistem kartu yang direncanakan secara spesifik sangat membantu
memecahkan kesulitan staf tersebut.
b. Saran
Tidak ada pedoman penyusunan arsip yang dapat diterapkan langsung
untuk kebutuhan khusus. Pedoman itu dipergunakan orang karena sifatnya yang
umum. Dengan demikian, setiap pedoman umum tersebut membutuhkan seni
yang terampil untuk menghadapi masalah yang khusus atau mingsal (unik).
Pedoman penyusunan arsip menyarankan agar orang melakukan anjuran sebagai
berikut :
1. Sortir dan kelompokkanlah semua kertas sebelum memulai membuat arsip.
2. Janganlah terburu-buru. Ambillah waktu untuk menyusun arsip untuk semua
kertas dengan teliti. Jika lubang-lubang harus dibuat, lubangilah dengan hati-
hati sehingga kertas-kertas itu tersimpan tepat di dalam berkas.
3. Arsiplah koresponden menurut urutan tanggal. Surat yang paling baru
disimpan pada bagian teratas. Surat yang disampaikan perseorangan
mungkin bertanggal sama dengan jawabannya, tetapi jawaban tersebut
hendaknya dianggap lebih baru dan disimpan pada bagian atasnya.
4. Apabila perlu sediakanlah rujukan silang (cross reference).
5. Gunakanlah dengan cekatan arsip “serbaneka”.
6. Segera setelah sebuah map penuh, pindahkanlah sejumlah koresponden
lama dan tempatkanlah di dalam arsip “mati”. Dengan tepat buatlah indeks
arsip yang sedang berjalan sehingga rujukan yang cepat dapat dilaksanakan
kepada kertas-kertas lama jika perlu.
Anjuran yang dikemukakan oleh Pincott itu bertujuan agar orang memberlakukan
arsip dengan cara efisien sehingga diperoleh sistem arsip yang tepat.
G.R. Terry dan L.W. Rue (alih Bahasa : G.A. Ticoalu); Dasar-dasar Manajemen,
Penerbit Bumi Aksara
Drs. Basir Barthos; Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi; Penerbit Bumi Aksara.