LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

PENGERTIAN DAN SIFAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

1. Laporan Pertanggungjawaban adalah suatu dokumen tertulis yang disusun dengan

tujuan memberikan laporan tentang pelaksanaan kegiatan dari suatu unit organisasi
kepada unit organisasi yang lebih tinggi atau sederajat.

2. Laporan pertanggungjawaban berguna sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh

proses pelaksanaan kegiatan dan hasil-hasil yang dapat dicapai dari kegiatan
tersebut, yang selanjutnya dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan bagi
perbaikan-perbaikan dan peningkatan kualitas pelaksanaan kegiatan pada masa
yang akan datang.

3. Laporan pertanggungjawaban pada dasarnya mencakup:

a. Laporan pelaksanaan kegiatan

b. Laporan penggunaan dana.

4. Laporan Pertanggungjawaban tersusun secara:

a. Sistematis (mengikuti susunan/urutan tertentu yang bersifat logis);

b. Komprehensif (mencakup keseluruhan informasi yang perlu diketahui, yaitu

meliputi 5W+1H: What, Why, When, Where, Who, How);

c. Terpadu, saling terkait antar satu bagian dengan bagian yang lain;

d. Dengan format ukuran kuarto 1,5 spasi dengan margin 4-3-4-3.

SISTEMATIKA LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Laporan Pertanggungjawaban tersusun dengan sistematika sebagai berikut:

Halaman Depan Laporan Kegiatan

Halaman Pengesahan
 Pengantar

Bab I: Pendahuluan

• Dasar Pemikiran

• Nama Kegiatan

• Tema Kegiatan

• Bentuk Kegiatan

• Tujuan, Sasaran, dan Target

Bab II: Pelaksanaan Kegiatan

• Tahap Persiapan

• Tahap Pelaksanaan

• Hasil Capaian

• Faktor Pendukung & Penghambat

Bab III: Penutup

• Usul dan Rekomendasi

• Kata Penutup

Lampiran-lampiran

Penjelasan atas bagian-bagian Laporan Pertanggungjawaban:

Halaman Depan Laporan Kegiatan

• Halaman Depan Laporan Kegiatan

• Warna dasar Halaman Depan Laporan Kegiatan adalah sebagai berikut:

♦ EKSEKUTIF : DEMA, BEM-F, HIMA, BEM-J, BEM-PS : KUNING

♦ LEGISLATIF : SEMA, SEMA-F : HIJAU

 ♦ YUDIKATIF : MKM : PUTIH

♦ PROFESIONAL: UKM DAN BOM-F : COKLAT

♦ BIDANG KEMAHASISWAAN : BIRU

Halaman Pengesahan

Pengantar

Pada bagian Pengantar, paling tidak berisi: ucapan terimakasih terhadap pihak-
pihak yang secara langsung membantu kelancaran pelaksanaan kegiatan dan
menerima kritik dan saran yang konstruktif demi majunya menajemen ORMAWA.

Bab I: Pendahuluan

Pendahuluan ialah uraian ringkas latar belakang/dasar pemikiran, tujuan,

sasaran, dan target serta hasil dari kegiatan yang telah dilaksanakan.

Bab II: Pelaksanaan Kegiatan

Pada bagian ini dijelaskan proses pelaksanaan kegiatan mulai dari tahap
persiapan hingga pelaksanaan, serta hasil kegiatan berdasarkan ketercapaian
tujuan, sasaran, dan target yang telah ditetapkan dengan menjelaskan indikator
keberhasilannya. Pada bagian ini juga disebutkan faktor pendukung dan faktor
penghambat.

Bab III: Penutup

Pada bagian ini disebutkan beberapa usul, saran, masukan, atau rekomendasi
bagi perbaikan dan peningkatan kegiatan pada masa yang akan datang. Pada
bagian ini juga disebutkan kepada siapa laporan pertanggungjawaban itu
disusun dan disampaikan.

Lampiran-lampiran

Pada bagian ini dilampirkan:

• Jadwal Kegiatan Lengkap,

 • Media Publikasi (Pumplet/Leaflet/Brosur),

• Dokumentasi (photo-photo) kegiatan

• Makalah atau semacamnya

• Surat-surat

• Rincian realisasi penggunaan dana beserta bukti-bukti

pembelanjaan dan pengeluaran sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.

Pengertian Laporan
Laporan adalah penyampaian informasi pokok yang berhubungan dengan pelaksanaan
suatu tugas atau tanggung jawab yang dibebankan pada seseorang atau badan.
Fungsi Laporan:
1. Pertanggungjawaban
2. Penyampaian informasi
3. Alat dokumentasi
4. Alat pengawasan dan perbaikan
5. Dasar pengambilan keputusan
Macam-macam Laporan berdasarkan bentuk dan maksudnya:
1. Laporan berbentuk formulir isian = laporan ini biasanya digunakan untuk menyampaikan
hal yang bersifat rutin dan sering yang berupa angka-angka. Pembuatan laporan cukup
mengisi data sesuai dengan tuntutan formulir.
2. Laporan berbentuk surat = bentuk laporan ini sama dengan surat resmi pada umumnya.
3. Laporan berbentuk memorandum = laporan berbentuk memorandum atau memo(saran,
nota, cacatan pendek mirip laporan berbentuk surat, namun biasanya lebih pendek).
Laporan ini biasanya dipergunakan untuk suatu laporan yang singkat di dalam intern
organisasi, misalnya antara atasan dan bawahan.
4. Laporan perkembangan dan laporan keadaan = laporan perkembangan (progress report)
pada prinsipnya berbeda dari laporan keadaan (status report). Laporan perkembangan,
perubahan, atau tahapan yang telah dicapai. Laporan keadaan mengandung konotasi
bahwa pada saat laporan dibuat.
5. Laporan berkala = laporan berkala/laporan periodic dapat dibuat dalam bentuk formulir
isian dan bentuk memorandum.
6. Laporan laboratories = laporan yang menyampaikan hasil percobaan atau kegiatan yang
telah dilakukan di dalam laboratorium.
7. Laporan buku atau resensi
Sistematika Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)
a. Latar belakang: paparan singkat dan jelas tentang permasalahan yang teridentifikasi dan
atau analisis kebutuhan sehingga menemukan kegiatan.
b. Tujuan: menjelaskan tujuan dan hasil yang diharapakan (outcome) baik langsung maupun
yang tidak langsung
c. Nama kegiatan: nama kegiatan yang telah dilaksanakan
d. Waktu dan tempat kegiatan
e. Laporan Kegiatan : berisi ringkasan tentang jalannya kegiatan yang disertai dengan
kendala yang dihadapi serta keberhasilan yang dapat sebagai acuan (best practice) untuk
kegiatan selajutnya. Laporan kegiatan dirinci untuk tiap sie di kepanitiaan. Untuk
kegiatan lomba/pertandingan, dilengkapi dengan hasil lomba/pertandingan tiap babak
yang diikuti.
f. Capaian Indikator keberhasilan: menunjukkan capaian indikator keberhasilan sesuai
dengan proposal
Indikator Target Capaian
g. Laporan Penggunaan Dana: menjelaskan rincian penggunaan dana, sumber dana (subsidi,
kontribusi, kas UKM atau sponsor)
h. Panitia pelaksana: susunan personil pelaksana kegiatan
i. Peserta kegiatan : daftar peserta yang mengikuti kegiatan
j. Pengesahan : tanda tangan ketua UKM, Ketua Panitia, Presiden BEMUS, dan Ketua
MPM
k. Penutup: harapan untuk kegiatan yang sama berikutnya atau usulan kegiatan baru sebagai
hasil masukan dari kegiatan yang telah berjalan
l. Lampiran:
• Bukti-bukti penggunaan dana (kwitansi, bon asli, tanda terima)
• Lembar isian kuesioner dari peserta (bila terkait dengan indikator keberhasilan)
• Fotocopy sertifikat atau piagam sebagai bukti prestasi atau keikutsertaan
• Tanda terima pembagian uang saku, konsumsi, atau kelengkapan yang dibagikan
lainnya
• Jadwal Pelaksanaan Kegiatan
• Fotocopy jadwal lomba/pertandingan dari panitia