BAB I

PENDAHULUAN

I.1 Gambaran Umum

Sebuah organisasi dalam rangka mencapai tujuan memerlukan perencanaan
Sumber Daya Manusia yang efektif. Suatu organisasi tanpa didukung oleh
pegawai/karyawan yang sesuai baik yang kompetitif, kualitatif, strategi dan
operasionalnya, maka organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu
mempertahankan keberadaannya, mengembangkan dan memajukan di masa yang
akan datang. Oleh karena itu diperlukan adanya langkah-langkah manajemen guna
lebih menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk
menduduki berbagai jabatan, fungsi, pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan.

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya piker dan daya
fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan
lingkungannya sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk
memenuhi kepuasannya. Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource
Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber
daya manusia organisasi dari posisi yang diinginkan di masa depan, sedangkan
sumber daya manusia adalah seperangkat proses-proses dan aktivitas yang
dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia dan manajer lini untuk
menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan manusia.

Tujuan dari integrasi system adalah untuk menciptakan proses prediksi

demand sumber daya manusia yang muncul dari perencanaan strategik dan
operasional secara kuantitatif, dibandingkan dengan prediksi ketersediaan yang
berasal dari program-program SDM. Oleh karena itu, perencanaan sumber daya
manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu agar tujuan utama dalam
memflitasi keefektifan organisasi dapat tercapai.

Strategi bisnis di masa yang akan datang yang dipengaruhi perubahan kondisi
lingkungan menuntut manajer untuk mengembangkan program-program yang
mampu menterjemahkan current issues dan mendukung rencana bisnis masa
depan. Keselarasan antara bisnis dan perencanaan sumber daya manusia (SDM)
dapat membangun perencanaan bisnis yang pada akhirnya menentukan kebutuhan
SDM. Beberapa factor eksternal yang mempengaruhi aktivitas bisnis dan
perencanaan SDM, antara lain: globalisasi, kemajuan teknologi, pertumbuhan
ekonomi dan perubahan komposisi angkatan kerja.

Perubahan karakteristik angkatan kerja yang ditandai oleh berkurangnya

tingkat pertumbuhan tenaga kerja, semakin meningkatnya masa kerja bagi
golongan tua, dan peningkatan diversitas tenaga kerja membuktikan perlunya
kebutuhan perencanaan SDM.

Dengan demikian, proyeksi demografis terhadap angkatan kerja di masa depan

akan membawa implikasi bagi pengelolaan sumber daya manusia yang efektif.
Peramalan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan serta perencanaan
pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia tersebut merupakan bagian dalam
perencanaan sumber daya manusia yang meliputi pencapaian tujuan dan
implementasi program-program. Dalam perkembangannya, perencanaan sumber
manusia juga meliputi pengumpulan data yang dapat digunakan untuk
mengevaluasi keefektifan program-program yang sedang berjalan dan memberikan
informasi kepada perencanaan bagi pemenuhan kebutuhan untuk revisi peramalan
dan program pada saat diperlukan.

Dengan demikian, perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses

menterjemahkan strategi bisnis menjadi kebutuhan sumber daya manusia baik
kualitatif maupun kuantitatif melalui tahapan tertentu. Perencanaan SDM adalah
serangkaian kegiatan atau aktivitas yang dilakukan secara sistematis dan strategis
yang berkaitan dengan peramalan kebutuhan tenaga kerja/pegawai dimasa yang
akan datang dalam suatu organisasi (publik,bisnis) dengan menggunakan sumber
informasi yang tepat guna penyediaan tenaga kerja dalam jumlah dan kualitas
sesuai yang dibutuhkan.
 Adapun dalam perencanaan tersebut memerlukan suatu strategi yang
didalamnya terdapat seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan
bersama oleh manajer sumber daya manusia pada setiap level manajemen untuk
menyelesaikan masalah organisasi guna meningkatkan kinerja organisasi saat ini
dan masa depan serta menghasilkan keunggulan bersaing berkelanjutan. Dengan
demikian, tujuan perencanaan sumber daya manusia adalah memastikan bahwa
orang yang tepat berada pada tempat dan waktu yang tepat, sehingga hal tersebut
harus disesuaikan dengan rencana organisasi secara menyeluruh.
 BAB II
PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

II.1 Pengertian Perencanaan SDM

Pegawai atau karyawan merupakan sumber daya yang dimiliki organisasi, dan
harus dipekerjakan secara efektif, efisien dan manusiawi. Agar kondisi tersebut
dapat tercipta, maka organisasi perlu membuat perencanaan SDM sebaik-baiknya
sehingga dapat memenuhi kebutuhan SDM organisasi, baik jangka pendek,
menengah maupun jangka panjang. Dengan demikian organisasi tidak akan
mengalami kesulitan dalam memenuhi SDM yang dibutuhkan.

Perencanaan SDM merupakan kegiatan penentuan jumlah dan jenis SDM yang
diperlukan oleh suatu organisasi untuk masa yang akan datang. Oleh karena itu
Perencanaan SDM adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan
peramalan kebutuhan tenaga kerja di masa yang akan datang pada suatu
organisasi, meliputi penyediaan tenaga kerja baru dan pendayagunaan yang
sudah tersedia. Atau dengan kata lain menentukan gerakan SDM yang ada dari
posisi saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa datang.

Perencanaan SDM juga dapat diartikan sebagai suatu proses untuk

menetapkan strategi memperoleh, memanfaatkan, mengembangkan dan
mempertahankan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan
pengembangannya di masa mendatang. Proses analisis dan identifikasi
kebutuhan untuk dan ketersediaan tenaga kerja dalam organisasi merupakan
secara singkat perencanaan SDM.

Berdasarkan dari beberapa pengertian tersebut diatas, berikut ada 4 kegiatan

terpadu dalam perencanaan SDM, yakni :
1. Kegiatan penyediaan tenaga kerja
Dengan cara : rekruitmen, seleksi dan penempatan
2. Kegiatan memperkirakan demand dan supply tenaga kerja
Dengan cara : mutasi, promosi, pensiun, mengundurkan diri dan PHK
3. Kegiatan meningkatkan mutu tenaga kerja
Dengan cara : diklat, training, dan pengembangan
4. Kegiatan evaluasi kondisi tenaga kerja
Dengan cara : penilaian prestasi tenaga kerja

Dalam hal ini, beberapa hal penting yang perlu dipahami oleh perencana SDM di
sebuah organisasi adalah sebagai berikut :
-Makna dan cakupan MSDM,
-Metode Perencanaan
-Analisis Jabatan

II.2 Manfaat Perencanaan SDM

Manfaat perencanaan SDM adalah sebagai berikut :
a. Meningkatkan Sistem Informasi SDM
b. Bertolak belakang dari manfaat pertama tersebut diatas, berarti juga
Perencanaan SDM bermanfaat untuk :
- Meningkatkan pendayagunaan SDM
Dengan perencanaan yang cermat harus diusahakan agar setiap tenaga
kerja memperoleh peluang dalam memberikan kontribusi terbaik bagi
pencapaian tujuan perusahaann/organisasi.
- Menyelaraskan aktivitas SDM dengan sasaran organisasi secara lebih
efisien.
Perencanaan SDM harus mampu mengidentifikasi potensi dan prestasi
kerja setiap tenaga kerja, untuk diselaraskan dengan pekerjaan atau
tugas-tugas di dalam volume kerja perusahaan, agar dapat dilaksanakan
secara efektif dan efisien.
- Menghemat tenaga, waktu dan dana, serta dapat meningkatkan
kecermatan dalam proses penerimaan tenaga kerja.
c. Perencanaan SDM berfungi juga untuk mempermudah pelaksanaan
koordinasi SDM oleh Manajer SDM.
d. Perencanaan SDM Jangka Panjang bermanfaat bagi organisasi/perusahaan
untuk memperkirakan kondisi dan kebutuhan pengelolaan SDM, selama 2
atau 3 dan bahkan 10 tahun mendatang.
e. Perencanaan SDM Jangka Pendek bermanfaat untuk mengetahui
posisi/jabatan atau pekerjaan yang lowong pada tahun mendatang. Dengan
demikian dapat dilakukan proses untuk mengisi kekosongan itu, baik
dengan memanfaatkan sumber tenaga kerja di dalam atau di luar
perusahaan.

Adapun manfaat Perencanaan SDM yang lainnya adalah sebagai berikut :

1. Mengoptimalkan SDM yang sudah ada
SDM yang sudah ada akan dimanfaatkan dengan baik apabila organisasi
telah melakukan inventarisasi SDM. Inventarisasi tersebut mencakup :
- Jumlah tenaga kerja
- Kualifikasi tenaga kerja
- Masa kerja
- Pengetahuan/keterampilan yang dimiliki
- Bakat/minat yang perlu dikembangkan
Hasil inventarisasi tersbut digunakan untuk promosi, mutasi dan
peningkatan kemampuan karyawan.

2. Memperkirakan kebutuhan SDM masa yang akan datang

Kebutuhan SDM yang akan datang baik dari segi jumlah maupun
klasifikasinya perlu diestimasi setepat mungkin, dan akan selalu terkait
dengan perubahan-perubahan yang mungkin akan terjadi di luar perkiraan
dan berpengaruh terhadap jalannya organisasi.

3. Memberikan gambaran situasi pasar kerja yang tepat

Mencakup jumlah, kualifikasi, lokasi, komposisi tenaga kerja yang
diminta/dibutuhkan oleh organisasi, maupun dari sisi latar belakang profesi,
tingkat pendidikan, keahlian, tingkat upah yang diharapkan pencari kerja.
 4. Sebagai dasar penyusunan dalam program-program SDM
Salah satu program perencanaan SDM adalah pengadaan tenaga kerja baru
melalui rekrutmen, seleksi dan penempatan. Tanpa perencanaan SDM, sulit
untuk menyusun program kerja yang riil.

II.3 Komponen-komponen Perencanaan SDM

Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM,

yaitu:

a. Tujuan
Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan
individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM
adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada
masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang
tindih dalam pelaksanaan tugas.

b. Perencanaan Organisasi
Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan
untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi.
Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Tingkat
produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga
berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan
teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir.
Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan
dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan
pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja.
Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan
dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu
organisasi.
 c. Syarat-syarat Perencanaan SDM
Syarat – syarat perencanaan SDM adalah sebagai berikut :
- Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.
- Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.
- Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan
situasi persediaan SDM.
- Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.
- Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
- Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan
pemerintah.

II.4 Pengembangan Perencanaan SDM

Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk
mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini
memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan
dikembangkan dan dikelola.

Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang. Contohnya,

dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-
orang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau
hanya untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat
meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan
pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi
tersebut.

II.5 Prosedur Perencanaan SDM

Prosedur perencanaan SDM yakni, sebagai berikut :
- Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.
- Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.
- Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.
- Menetapkan beberapa alternative.
- Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.
- Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

II.6 Metode Perencanaan SDM

Metode Perencanaan SDM ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah.
Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas
pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana
SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga
kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen
dan pemborosan yang merugikan perusahaan.

Metode ilmiah diartikan bahwa Perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil
analisis dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya.
Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah
diperhitungkan terlebih dahulu.

II.6 Proses Perencanaan SDM

Secara garis besar proses perencanaan SDM terbagi menjadi 2 (dua) tahapan besar
yakni :
1. Perkiraan kebutuhan ( Needs Forecasting )
2. Perencaanaan Program ( Programme Planning )

Perkiraan kebutuhan adalah proses penentuan jumlah SDM yang dibutuhkan

organisasi dimasa yang akan datang. Perkiraan kebutuhan tersebut diturunkan dari
sejumlah informasi seperti analisis kondisi eksternal, kemampuan SDM yang
dimiliki organisasi saat ini, potensi SDM organisasi, rancangan pekerjaan, filosofi
manajemen, anggaran, mutasi, promosi serta pengurangan staf dan lain-lain.
Sedangkan perencanaan program dilakukan setelah selesainya perkiraan
kebutuhan diperkirakan.

Perencanaan program meliputi dua hal yaitu Manajemen Kinerja dan

Manajemen Karier. Yang dimaksud manajemen kinerja adalah standar kinerja,
kwalitas kerja, kinerja kerja, dan kompensasi. Sedangkan manajemen karier adalah
rekrutmen, seleksi, diklat, kaderisasi/suksesi manajemen. Dan suksesi manajemen
adalah proses antisipasi kebutuhan managerial staffing di masa yang akan datang
serta pembuatan perencanaan untuk pengembangannya.

Tahap I Perkiraan Kebutuhan SDM

Kebutuhan perkiraan kebutuhan SDM di masa yang akan datang merupakan
titik utama kegiatan perencanaan SDM. Hampir semua organisasi harus membuat
prediksi atau perkiraan kebutuhan SDMnya di masa yang akan datang. Untuk itu
perlu identifikasi berbagai tantangan yang mempengaruhi kebutuhan SDM
tersebut. Perlu diingat bahwa pembuatan prakiraan waktu tentunya. Maksudnya
prakiraan tersebut bisa jadi cocok untuk kurun waktu w-x tahun mendatang tetapi
tidak cocok untuk y-z tahun mendatang.

Prakiraan kebutuhan secara garis besar terbagi atas 4 kelompok yaitu :

a. Kondisi eksternal yang meliputi :
1. Ekonomi, social dan politik
2. Undang-undang dan Peraturan Pemerintah
3. Penduduk dan Angkatan Kerja
4. Pasar
5. Perkembangan Teknologi
Kelima kondisi eksternal diatas mempengaruhi secara langsung penentuan
persyaratan SDM yang diperlukan dan ketersediannya di masa yang akan
datang.

b. Persyaratan SDM di masa datang

Penentuan SDM yang dibutuhkan dimasa mendatang selain dipengaruhi oleh
faktor eksternal juga ditentukan oleh :
1. Organisasi dan Rancangan Pekerjaan
2. Perencanaan dan Anggaran
3. Kebijaksanaan Manajemen dan Filosofi Organisasi
4. Sistem dan Teknologi dalam Organisasi
5. Tujuan dan Rencana Organisasi
 Persyaratan SDM yang dibutuhkan di masa mendatang berpengaruh
langsung pada prakiraan kebutuhan (jumlah dan jenis) SDM dimasa yang
akan datang.

c. Ketersediaan SDM dimasa mendatang yang dapat diprediksi melalui :

1. Inventarisasi bakat yang ada saat ini
2. Prakiraan pengurangan pegawai
3. Prakiraan perpindahan dan pengembangan
4. Pengaruh pasca program SDM
Sebagaimana halnya persyaratan SDM di masa mendatang, prakiraan
ketersediaan SDM juga berpengaruh langsung pada prakiraan kebutuhan
SDM.

d. Prakiraan kebutuhan SDM

Dari faktor-faktor diatas, kebutuhan SDM di masa mendatang dapat
diprediksi. Yang perlu diingat dalam melaksanakan prakiraan kebutuhan
SDM adalah kebutuhan tersebut harus dibedakan : apakah kebutuhan
tersebut bersifat segera atau untuk waktu yang cukup lama. Disamping itu
juga perlu dipertimbangkan tingkat upah eksternal, ada tidaknya penurunan
jumlah pegawai atau realokasi pegawai, perbaikan dan pengembangan
pegawai.

Tahap 2. Perencanaan Program (Planning Programme)

Setelah mendapatkan gambaran tentang jumlah dan jenis SDM yang
dibutuhkan dimasa mendatang, maka perlu dirancang suatu program kearah
tersebut. Rancangan atau rencana program tersebut meliputi dua hal besar yaitu :
a. Manajemen Kinerja, meliputi 3 hal :
1. Hal-hal yang berkaitan dengan keorganisasian seperti aktifitas kerja,
hubungan kerja, tanggung jawab kerja, standar kerja dan kualitas
kehidupan kerja.
2. Penilaian kinerja yang terdiri dari perencanaan dan tujuan kinerja,
bimbingan dan evaluasi.
 3. Struktur imbalan seperti kompensasi.
b. Manajemen Karier, meliputi 4 hal :
1. Sistem dan Kebijakan perusahaan yang terdiri dari rekrutmen, seleksi
dan penmpatan, promosi dan mutasi, diklat dan pengembangan serta
pemberhentian dan pensiun.
2. Suksesi manajemen yang meliputi kajian individu, persyaratan posisi,
peta pergantian tempat, rencana penggantian (sukses) dan perjalanan
kemajuan karier.
3. Kesempatan berkarier meliputi syarat jabatan, pola karier dan
komunikasi karier.
4. Rencana karier individu yang terdiri atas analisis diri sendiri, rencana
karier perorangan dan rencana aksi pengembangan perorangan.

Perencanaan SDM yang terintegrasi

LINGKUNGAN EKSTERNAL

LINGKUNGAN INTERNAL

PERENCANAAN STRATEGI
ORGANISASI

PERENCANAAN SDM
ANALISIS ANALISI
BEBAN S
KERJA TENAGA
KERJA
Peramalan SDM Komparasi
yang dibutuhkan Kebutuhan dan Peramalan SDM
Ketersediaan SDM yang tersedia

Kebutuhan < Kebutuhan = Kebutuhan >

Ketersediaan Ketersediaan Ketersediaan

internal
Membatasi penerimaan, PEREKRUTAN
pengurangan jam kerja, pensiun
dini, pemberhentian sementara eksternal
Berdasarkan bagan tersebut dapat diketahui bahwa Perencanaan SDM akan selalu
terkait/terintegrasi dengan perencanaan bisnis secara keseluruhan yang dilakukan oleh
perusahaan. Table berikut menyajikan rincian perbedaan berdasarkan jangka waktu
atau periode perencanaan dan keterkaitannya dengan Perencanaan SDM.

Tabel 2.1. Karakteristik Perencanaan Bisnis dan SDM

Indikator Jangka Pendek Jangka Menengah Jangka Panjang

1. Waktu 1 (satu) tahun 1 s/d 2 tahun 2 s/d 5 tahun

2. Sifat Perencanaan Perencanaan Perencanaan

operasional/rutin Taktis/operasional Strategis

3. Fokus a. Anggaran Tahunan a. Penjabaran Bisnis a. Aspek-aspek mendasar

Perusahaan secara yg mempengaruhi
realistik bisnis masa mendatang
b.Mengatur dan memenuhi
ke- butuhan SDM b. Penjabaran SDM yang b.Kebutuhan Manajemen
(Rekrutmen, Pelatihan, diperlukan (kuantitas dan Manajemen SDM
Kompensasi ) dan kualitas). masa yang akan datang
c. Upaya mengantisipasi
pengaruh Internal dan
Eksternal.

4. Penanggung Supervisor (antara lain Manajer Operasional Top Manajer

jawab desain dan pembagian
kerja, menetapkan dan
memerintahkan keputusan
dll).

II.7 Kendala-kendala Perencanaan Sumber Daya Manusia

Kendala-kendala perencanaan sumber daya manusia adalah :
1. Standar kemampuan SDM
Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi
kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang
sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam Perencanaan SDM
untuk menghitung potensi SDM secara pasti.

2. Manusia (SDM) Mahluk Hidup

Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin.
Hal ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan segala
sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan
kemampuannya.
3. Situasi SDM
Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung
kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses Perencanaan SDM
yang baik dan benar.

4. Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah

Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA,
dan kendala lain dalam Perencanaan SDM untuk membuat rencana yang baik
dan tepat.
 BAB III
ANALISIS JABATAN

III.1 Pengantar
Untuk bisa menerapkan motto “The Right Man on The Right Place at The Right
Time” ada beberapa hal yang harus diketahui. Dari sudut perusahaan, maka unsure
pertama yang harus diketahui adalah unsur Place nya, sebab perusahaan sebagaimana
organisasi adalah wadah tempat manusia (Man) bekerja. Tempat bekerja ini seringkali
secara lebih spesifik disebut sebagai Jabatan.
Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. Jabatan
kadang kala diartikan sebagai posisi atau pekerjaan, tanpa penjelasan lebih jauh. Untuk
memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah Jabatan ini, Departemen Tenaga
Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari beberapa istilah yang
berkaitan dengan jabatan, sebagai berikut :
1. Unsur
Ialah komponen yang paling kecil dari pekerjaan, misalnya memutar,
menggosok, menarik, mengangkat, menekan dan sebagainya.
2. Tugas
Ialah sekumpulan dari beberapa UNSUR pekerjaan. Tugas merupakan kegiatan
fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan
dalam pelaksanaan kerja.
3. Kedudukan (Posisi)
Ialah sekumpulan TUGAS yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja,
yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang
pegawai atau pekerja. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau
instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjaannya.
4. Pekerjaan
Ialah sekumpulan KEDUDUKAN (POSISI) yang memiliki persamaan kewajiban
atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan, satu pekerjaan
dapat diduduki oleh satu orang, atau beberapa orang yang tersebar di berbagai
tempat.
 5. Jabatan
Ialah sekumpulan Pekerjaan (Job) yang berisi tugas-tugas yang sama atau
berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta
kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama
meskipun tersebar di berbagai tempat.

Setelah jelas apa yang dimaksud dengan JABATAN, belum berarti bahwa
permasalahan sudah selesai. Terbatasnya pengetahuan tentang jabatan-jabatan yang
ada dalam perusahaan seringkali terjadi karena tidak adanya keseragaman istilah
(NAMA JABATAN) dan juga karena selalu terjadi perubahan-perubahan pada jabatan itu
sendiri.

Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang

mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama ada
kalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda.

Kebanyakan perusahaan hanya tahu bahwa misalnya mereka mempunyai 5

orang tukang ketik, 20 orang operator dan 8 orang ahli teknik. Namun apa yang
sebenarnya dilakukan oleh orang-orang tersebut belum tentu diketahui secara jelas
oleh perusahaan. Bahkan ironisnya, para pemegang jabatan itu sendiri kadangkala tidak
tahu atau merasa ragu tentang siapa yang seharusnya kerjakan.

Untuk mengatasi hal ini, bisa dilakukan analisa jabatan. Suatu studi yang secara
sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang berhubungan
dengan suatu jabatan.

III.2 Peran Analisis Jabatan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia

Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan
sangatlah diperlukan, antara lain untuk keperluan :
1. Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja
2. Menentukan besarnya upah
3. Merancang jalur karir pekerja / pegawai
4. Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil
 5. Merancang program pendidikan dan latihan yang efektif

Selain memberikan manfaat bagi organisasi, analisa jabatan juga bermanfaat

bagi pegawai untuk mencapai tujuan-tujuan pribadinya. Dengan ditempatkan pada
jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang ia miliki, berarti para pegawai tersebut
telah diberikan kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan merealisasikan
potensinya seoptimal mungkin.

III.3 Analisis Jabatan

Analisis jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan
menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan
masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur, yaitu :
- Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersbut
- Apa wewenang dan tanggung jawabnya
- Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
- Bagaimana cara melakukannya
- Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya.
Besarnya upah dan lamanya jam bekerja
- Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan
- Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan
pekerjaan tersebut
- Dan lain-lain

Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu :

- Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian
- Pekerja yang bersangkutan
- Orang yang pernah melaksanakan dari pekerjaan itu
- Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan

Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk analisa

jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara :
1. Menyebarkan kuisioner (daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang
jabatan
 2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang
pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya.
3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari
buku catatan harian

Informasi yang diperoleh dari Analisa jabatan ini dapat digolongkan dalam beberapa
butir berikut ini :
1. Nama jabatan, lokasi kerja, range upah
2. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi
3. Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada pemangku
jabatan
4. Peralatan dan bahan yang digunakan
5. Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja
6. Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, pendidikan dan lain-lain.

Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan

tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil analisa jabatan ini akan memberikan gambaran
tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan analisa
jabatan pada umumnya digunakan untuk :
1. Kelembagaan (Organisasi dan Perancang Jabatan)
a. Penyusunan organisasi baru
b. Penyempurnaan organisasi yang sekarang
c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggung jawab tiap
jabatan
2. Kepegawaian
a. Rekruitmen seleksi/penempatan
b. Penilaian jabatan (evaluasi jabatan)
c. Penyusunan jenjang karir (career planning)
d. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya dengan “c”)
e. Program pelatihan

Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan untuk hal atau
kegiatan-kegiatan yang disebut dalam point 1 dan 2 adalah hasil yang diperoleh dari
proses analisis jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang kemudian
disusun secara sistematis dan terorganisir menjadi informasi jabatan. Uraian tentang
informasi jabatan ini biasanya disebut uraian jabatan (job description).

Analisis jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :

1. Uraian jabatan ( Job Description)
2. Spesifikasi Jabatan (Job Specification) atau persyaratan jabatan (Job
Requirement)

III.3.1 Uraian Jabatan (Job description)

Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung
jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada.
Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan
terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap,
serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing
jabatan.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam uraian jabatan pada umumnya meliputi :
1. Identifikasi jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan
nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan.
2. Ikhtisar jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang
juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas
informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas.
3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari
Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan
secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba
menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan
dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya.
4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan
nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat
pengawasan yang terlibat.
5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan
horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya
dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja.
 6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
7. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari
suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain
terutama kondisi kerja yang berbahaya
8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas

III.3.2 Spesifikasi/Persyaratan Jabatan

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh
orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang
dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara
bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin

III.3.3 Kegunaan Analisa Jabatan

Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan
mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan
penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja
III.4 Pelaksanaan Analisis Jabatan
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan,
penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan
2. Tahap pengumpulan data
3. Tahap pengolahan data

Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut:

1. Tahap persiapan dan perencanaan
Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah :
a. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi
proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di
susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi.
c. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan
menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. )
d. Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang
akan digunakan.
e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua
pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan
analisis jabatan yang akan dilaksanakan.
Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan
timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.

2. Tahap Pengumpulan Data

Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara:
a. Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara
langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan
mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Sedangkan dalam
metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung
pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan
lebih
 dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di
perlukan.
b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan
kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa
bersifat "terbuka" (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan
jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak
dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka
pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal
menjawab ya/tidak, atau benar/salah.
c. Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang ada
dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang
digunakan.
d. Metode Kombinasi
Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.

Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi

yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak
dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses,
keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.
Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat
dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis,
profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara
atas pemegang jabatan yang bersangkutan.
Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena
tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan
menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner
tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman
dalam penafsiran.
Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis
buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan
 atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua
catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang
sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri
membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.

3. Tahap Pengumpulan Data

Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:
1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi
4. Analisa persyaratan jabatan
5. Menyusun uraian jabatan
6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem
personalia lainnya
7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola
pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai, penilaian karya pegawai,
system pemberian balas jasa, pelatihan dan pengembangan pegawai, system
dan prosedur administrasi kepegawaian.
 BAB IV
PENUTUP

IV.1 Penutup
Pada akhirnya, dari semua penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa
Perencanaan SDM dan Analisis Jabatan sangat penting untuk dilakukan karena
memungkinkan HRD untuk menempatkan staf yang tepat pada saat yang tepat dan
untuk tetap mempertahankan eksistensi perusahaan yang tercermin dari bagaimana
personel kerja di dalam sebuah perusahaan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan
yang sangat berguna untuk berbagai keperluan perancang organisasi dan
perancangan jabatan (Job Design) adalah suatu keharusan dan harus dilakukan sejak
awal. Untuk organisasi yang masih baru dan strukturnya masih berkembang terus
lebih baik menekankan pada perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian
Jabatan yang fleksibel sehingga bisa disesuaikan terus. Organisasi yang sudah
mapan hendaknya melaksanakan Analisis Jabatan. Tetapi mengingat perubahan-
perubahan yang terjadi dengan cepat, maka analisis jabatan harus diulangi paling
lambat setiap 3 tahun sekali untuk mencek apakah informasi yang diperoleh masih
benar. Semua Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan
Perancangan Jabatan (Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatan-
kegiatan lain di bidang manajemen sumber daya manusia.
 BAB V
LAMPIRAN-LAMPIRAN