P. 1
Manajemen Sdm

Manajemen Sdm

|Views: 392|Likes:
Published by dlestianti

More info:

Published by: dlestianti on Nov 19, 2010
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/21/2012

pdf

text

original

BAB I PENDAHULUAN

I.1 Gambaran Umum Sebuah organisasi dalam rangka mencapai tujuan memerlukan perencanaan Sumber Daya Manusia yang efektif. Suatu organisasi tanpa didukung oleh pegawai/karyawan yang sesuai baik yang kompetitif, kualitatif, strategi dan operasionalnya, maka organisasi/perusahaan itu tidak akan mampu

mempertahankan keberadaannya, mengembangkan dan memajukan di masa yang akan datang. Oleh karena itu diperlukan adanya langkah-langkah manajemen guna lebih menjamin bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk

menduduki berbagai jabatan, fungsi, pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan.

Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya piker dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya. Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisi yang diinginkan di masa depan, sedangkan sumber daya manusia adalah seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia dan manajer lini untuk menyelesaikan masalah organisasi yang terkait dengan manusia.

Tujuan dari integrasi system adalah untuk menciptakan proses prediksi demand sumber daya manusia yang muncul dari perencanaan strategik dan operasional secara kuantitatif, dibandingkan dengan prediksi ketersediaan yang berasal dari program-program SDM. Oleh karena itu, perencanaan sumber daya manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu agar tujuan utama dalam memflitasi keefektifan organisasi dapat tercapai.

Strategi bisnis di masa yang akan datang yang dipengaruhi perubahan kondisi lingkungan menuntut manajer untuk mengembangkan program-program yang
1

mampu menterjemahkan current issues dan mendukung rencana bisnis masa depan. Keselarasan antara bisnis dan perencanaan sumber daya manusia (SDM) dapat membangun perencanaan bisnis yang pada akhirnya menentukan kebutuhan SDM. Beberapa factor eksternal yang mempengaruhi aktivitas bisnis dan perencanaan SDM, antara lain: globalisasi, kemajuan teknologi, pertumbuhan ekonomi dan perubahan komposisi angkatan kerja.

Perubahan karakteristik angkatan kerja yang ditandai oleh berkurangnya tingkat pertumbuhan tenaga kerja, semakin meningkatnya masa kerja bagi golongan tua, dan peningkatan diversitas tenaga kerja membuktikan perlunya kebutuhan perencanaan SDM.

Dengan demikian, proyeksi demografis terhadap angkatan kerja di masa depan akan membawa implikasi bagi pengelolaan sumber daya manusia yang efektif. Peramalan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan serta perencanaan pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia tersebut merupakan bagian dalam perencanaan sumber daya manusia yang meliputi pencapaian tujuan dan implementasi program-program. Dalam perkembangannya, perencanaan sumber manusia juga meliputi pengumpulan data yang dapat digunakan untuk mengevaluasi keefektifan program-program yang sedang berjalan dan memberikan informasi kepada perencanaan bagi pemenuhan kebutuhan untuk revisi peramalan dan program pada saat diperlukan.

Dengan demikian, perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses menterjemahkan strategi bisnis menjadi kebutuhan sumber daya manusia baik kualitatif maupun kuantitatif melalui tahapan tertentu. Perencanaan SDM adalah serangkaian kegiatan atau aktivitas yang dilakukan secara sistematis dan strategis yang berkaitan dengan peramalan kebutuhan tenaga kerja/pegawai dimasa yang akan datang dalam suatu organisasi (publik,bisnis) dengan menggunakan sumber informasi yang tepat guna penyediaan tenaga kerja dalam jumlah dan kualitas sesuai yang dibutuhkan.

2

3 . Dengan demikian. sehingga hal tersebut harus disesuaikan dengan rencana organisasi secara menyeluruh.Adapun dalam perencanaan tersebut memerlukan suatu strategi yang didalamnya terdapat seperangkat proses-proses dan aktivitas yang dilakukan bersama oleh manajer sumber daya manusia pada setiap level manajemen untuk menyelesaikan masalah organisasi guna meningkatkan kinerja organisasi saat ini dan masa depan serta menghasilkan keunggulan bersaing berkelanjutan. tujuan perencanaan sumber daya manusia adalah memastikan bahwa orang yang tepat berada pada tempat dan waktu yang tepat.

1 Pengertian Perencanaan SDM Pegawai atau karyawan merupakan sumber daya yang dimiliki organisasi. mengembangkan dan mempertahankan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan pengembangannya di masa mendatang . seleksi dan penempatan 2. Perencanaan SDM juga dapat diartikan sebagai suatu proses untuk menetapkan strategi memperoleh. Kegiatan memperkirakan demand dan supply tenaga kerja Dengan cara : mutasi. Dengan demikian organisasi tidak akan mengalami kesulitan dalam memenuhi SDM yang dibutuhkan. meliputi penyediaan tenaga kerja baru dan pendayagunaan yang sudah tersedia. Agar kondisi tersebut dapat tercipta.BAB II PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA II. mengundurkan diri dan PHK 4 . Oleh karena itu Perencanaan SDM adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan peramalan kebutuhan tenaga kerja di masa yang akan datang pada suatu organisasi. promosi. efisien dan manusiawi. dan harus dipekerjakan secara efektif. Proses analisis dan identifikasi kebutuhan untuk dan ketersediaan tenaga kerja dalam organisasi merupakan secara singkat perencanaan SDM. Atau dengan kata lain menentukan gerakan SDM yang ada dari posisi saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa datang. baik jangka pendek. Berdasarkan dari beberapa pengertian tersebut diatas. menengah maupun jangka panjang. Perencanaan SDM merupakan kegiatan penentuan jumlah dan jenis SDM yang diperlukan oleh suatu organisasi untuk masa yang akan datang. maka organisasi perlu membuat perencanaan SDM sebaik-baiknya sehingga dapat memenuhi kebutuhan SDM organisasi. yakni : 1. berikut ada 4 kegiatan terpadu dalam perencanaan SDM. pensiun. memanfaatkan. Kegiatan penyediaan tenaga kerja Dengan cara : rekruitmen.

Kegiatan evaluasi kondisi tenaga kerja Dengan cara : penilaian prestasi tenaga kerja Dalam hal ini. waktu dan dana. Meningkatkan Sistem Informasi SDM b. serta dapat meningkatkan kecermatan dalam proses penerimaan tenaga kerja. training. 5 . beberapa hal penting yang perlu dipahami oleh perencana SDM di sebuah organisasi adalah sebagai berikut : . Perencanaan SDM harus mampu mengidentifikasi potensi dan prestasi kerja setiap tenaga kerja.3. Menghemat tenaga.Analisis Jabatan II. berarti juga Perencanaan SDM bermanfaat untuk : Meningkatkan pendayagunaan SDM Dengan perencanaan yang cermat harus diusahakan agar setiap tenaga kerja memperoleh peluang dalam memberikan kontribusi terbaik bagi pencapaian tujuan perusahaann/organisasi. untuk diselaraskan dengan pekerjaan atau tugas-tugas di dalam volume kerja perusahaan.2 Manfaat Perencanaan SDM Manfaat perencanaan SDM adalah sebagai berikut : a.Makna dan cakupan MSDM.Metode Perencanaan . Perencanaan SDM berfungi juga untuk mempermudah pelaksanaan koordinasi SDM oleh Manajer SDM. dan pengembangan 4. . Menyelaraskan aktivitas SDM dengan sasaran organisasi secara lebih efisien. c. Bertolak belakang dari manfaat pertama tersebut diatas. Kegiatan meningkatkan mutu tenaga kerja Dengan cara : diklat. agar dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

selama 2 atau 3 dan bahkan 10 tahun mendatang. 3. keahlian. 6 . Mengoptimalkan SDM yang sudah ada SDM yang sudah ada akan dimanfaatkan dengan baik apabila organisasi telah melakukan inventarisasi SDM. maupun dari sisi latar belakang profesi. Inventarisasi tersebut mencakup : Jumlah tenaga kerja Kualifikasi tenaga kerja Masa kerja Pengetahuan/keterampilan yang dimiliki Bakat/minat yang perlu dikembangkan untuk promosi. mutasi dan Hasil inventarisasi tersbut digunakan peningkatan kemampuan karyawan. Adapun manfaat Perencanaan SDM yang lainnya adalah sebagai berikut : 1. Dengan demikian dapat dilakukan proses untuk mengisi kekosongan itu. Perencanaan SDM Jangka Pendek bermanfaat untuk mengetahui posisi/jabatan atau pekerjaan yang lowong pada tahun mendatang. lokasi. tingkat pendidikan. dan akan selalu terkait dengan perubahan-perubahan yang mungkin akan terjadi di luar perkiraan dan berpengaruh terhadap jalannya organisasi. 2. kualifikasi. komposisi tenaga kerja yang diminta/dibutuhkan oleh organisasi. e. Memberikan gambaran situasi pasar kerja yang tepat Mencakup jumlah. tingkat upah yang diharapkan pencari kerja.d. baik dengan memanfaatkan sumber tenaga kerja di dalam atau di luar perusahaan. Perencanaan SDM Jangka Panjang bermanfaat bagi organisasi/perusahaan untuk memperkirakan kondisi dan kebutuhan pengelolaan SDM. Memperkirakan kebutuhan SDM masa yang akan datang Kebutuhan SDM yang akan datang baik dari segi jumlah maupun klasifikasinya perlu diestimasi setepat mungkin.

7 . kondisi permintaan dan penawaran. Meramalkan SDM. b. perlu memperhitungkan perubahan teknologi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Melalui rencana suksesi. seleksi dan penempatan. II. dan perencanaan karir. dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. kapan tenaga kerja dibutuhkan. Kesimpulannya. organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi. menentukan dimana tenaga kerja diperoleh. PSDM memberikan petunjuk masa depan. Sebagai dasar penyusunan dalam program -program SDM Salah satu program perencanaan SDM adalah pengadaan tenaga kerja baru melalui rekrutmen.3 Komponen-komponen Perencanaan SDM Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM. yaitu: a. Tanpa perencanaan SDM. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh.4. sulit untuk menyusun program kerja yang riil. Perencanaan Organisasi Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi.

II. Syarat-syarat Perencanaan SDM Syarat syarat perencanaan SDM adalah sebagai berikut : . Menetapkan beberapa alternative. .Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya. organisasi dan situasi persediaan SDM. pengurangan pengoperasian.c. . 8 . dalam perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orangorang pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang. II.Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah. Contohnya. Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.4 Pengembangan Perencanaan SDM Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. .Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola. . Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang. . Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan. dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan.Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis.5 Prosedur Perencanaan SDM Prosedur perencanaan SDM yakni. sebagai berikut : Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.

Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan yang merugikan perusahaan. dan kompensasi. kemampuan SDM yang dimiliki organisasi saat ini. Sedangkan perencanaan program dilakukan setelah selesainya perkiraan kebutuhan diperkirakan. Rencana SDM semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu.6 Metode Perencanaan SDM Metode Perencanaan SDM . imajinasi. Rencana SDM semacam ini risikonya cukup besar.- Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan. kwalitas kerja. promosi serta pengurangan staf dan lain-lain. II. potensi SDM organisasi. misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. filosofi manajemen. mutasi. Perencanaan program meliputi dua hal yaitu Manajemen Kinerja dan Manajemen Karier. informasi. kinerja kerja. Yang dimaksud manajemen kinerja adalah standar kinerja.dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. rancangan pekerjaan. anggaran. dan peramalan (forecasting) dari perencananya. Perencaanaan Program ( Programme Planning ) Perkiraan kebutuhan adalah proses penentuan jumlah SDM yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang. Perkiraan kebutuhan ( Needs Forecasting ) 2. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman. Sedangkan manajemen karier adalah 9 . Metode ilmiah diartikan bahwa Perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data. Perkiraan kebutuhan tersebut diturunkan dari sejumlah informasi seperti analisis kondisi eksternal. dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja.6 Proses Perencanaan SDM Secara garis besar proses perencanaan SDM terbagi menjadi 2 (dua) tahapan besar yakni : 1. II.

Untuk itu perlu identifikasi berbagai tantangan yang mempengaruhi kebutuhan SDM tersebut. Persyaratan SDM di masa datang Penentuan SDM yang dibutuhkan dimasa mendatang selain dipengaruhi oleh faktor eksternal juga ditentukan oleh : 1. Ekonomi. Dan suksesi manajemen adalah proses antisipasi kebutuhan managerial staffing di masa yang akan datang serta pembuatan perencanaan untuk pengembangannya. Kondisi eksternal yang meliputi : 1. Perencanaan dan Anggaran 3. Organisasi dan Rancangan Pekerjaan 2. Hampir semua organisasi harus membuat prediksi atau perkiraan kebutuhan SDMnya di masa yang akan datang. diklat. Tahap I Perkiraan Kebutuhan SDM Kebutuhan perkiraan kebutuhan SDM di masa yang akan datang merupakan titik utama kegiatan perencanaan SDM. Kebijaksanaan Manajemen dan Filosofi Organisasi 4. Maksudnya prakiraan tersebut bisa jadi cocok untuk kurun waktu w-x tahun mendatang tetapi tidak cocok untuk y-z tahun mendatang. kaderisasi/suksesi manajemen. seleksi. social dan politik 2. Perkembangan Teknologi Kelima kondisi eksternal diatas mempengaruhi secara langsung penentuan persyaratan SDM yang diperlukan dan ketersediannya di masa yang akan datang. Prakiraan kebutuhan secara garis besar terbagi atas 4 kelompok yaitu : a. Tujuan dan Rencana Organisasi 10 . b. Sistem dan Teknologi dalam Organisasi 5. Penduduk dan Angkatan Kerja 4. Pasar 5. Undang-undang dan Peraturan Pemerintah 3.rekrutmen. Perlu diingat bahwa pembuatan prakiraan waktu tentunya.

bimbingan dan evaluasi. Rancangan atau rencana program tersebut meliputi dua hal besar yaitu : a. Prakiraan perpindahan dan pengembangan 4. Inventarisasi bakat yang ada saat ini 2.Persyaratan SDM yang dibutuhkan di masa mendatang berpengaruh langsung pada prakiraan kebutuhan (jumlah dan jenis) SDM dimasa yang akan datang. Disamping itu juga perlu dipertimbangkan tingkat upah eksternal. Prakiraan kebutuhan SDM Dari faktor-faktor diatas. Perencanaan Program ( Planning Programme) Setelah mendapatkan gambaran tentang jumlah dan jenis SDM yang dibutuhkan dimasa mendatang. kebutuhan SDM di masa mendatang dapat diprediksi. Penilaian kinerja yang terdiri dari perencanaan dan tujuan kinerja. Ketersediaan SDM dimasa mendatang yang dapat diprediksi melalui : 1. hubungan kerja. c. Yang perlu diingat dalam melaksanakan prakiraan kebutuhan SDM adalah kebutuhan tersebut harus dibedakan : apakah kebutuhan tersebut bersifat segera atau untuk waktu yang cukup lama. tanggung jawab kerja. 2. maka perlu dirancang suatu program kearah tersebut. Tahap 2. standar kerja dan kualitas kehidupan kerja. 11 . Prakiraan pengurangan pegawai 3. Hal-hal yang berkaitan dengan keorganisasian seperti aktifitas kerja. d. meliputi 3 hal : 1. Manajemen Kinerja. perbaikan dan pengembangan pegawai. Pengaruh pasca program SDM Sebagaimana halnya persyaratan SDM di masa mendatang. ada tidaknya penurunan jumlah pegawai atau realokasi pegawai. prakiraan ketersediaan SDM juga berpengaruh langsung pada prakiraan kebutuhan SDM.

pola karier dan komunikasi karier. Perencanaan SDM yang terintegrasi LINGKUNGAN EKSTERNAL LINGKUNGAN INTERNAL PERENCANAAN STRATEGI ORGANISASI PERENCANAAN SDM ANALISIS BEBAN KERJA Peramalan SDM yang dibutuhkan Komparasi Kebutuhan dan Ketersediaan SDM ANALISIS TENAGA KERJA Peramalan SDM yang tersedia Kebutuhan < Ketersediaan Kebutuhan = Ketersediaan Kebutuhan > Ketersediaan internal Membatasi penerimaan.3. peta pergantian tempat. rencana karier perorangan dan rencana aksi pengembangan perorangan. rencana penggantian (sukses) dan perjalanan kemajuan karier. 2. Sistem dan Kebijakan perusahaan yang terdiri dari rekrutmen. 4. diklat dan pengembangan serta pemberhentian dan pensiun. Rencana karier individu yang terdiri atas analisis diri sendiri. seleksi dan penmpatan. b. pensiun dini. Suksesi manajemen yang meliputi kajian individu. promosi dan mutasi. pemberhentian sementara PEREKRUTAN eksternal 12 . 3. pengurangan jam kerja. meliputi 4 hal : 1. Struktur imbalan seperti kompensasi. Kesempatan berkarier meliputi syarat jabatan. Manajemen Karier. persyaratan posisi.

Penanggung jawab Supervisor (antara lain desain dan pembagian kerja.Mengatur dan memenuhi ke. Standar kemampuan SDM Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada.Kebutuhan Manajemen dan Manajemen SDM masa yang akan datang 3. Aspek-aspek mendasar yg mempengaruhi bisnis masa mendatang b. Kompensasi ) c. menetapkan dan memerintahkan keputusan dll). Table berikut menyajikan rincian perbedaan berdasarkan jangka waktu atau periode perencanaan dan keterkaitannya dengan Perencanaan SDM. 4. Anggaran Tahunan Jangka Menengah 1 s/d 2 tahun Perencanaan Taktis/operasional a.1.Berdasarkan bagan tersebut dapat diketahui bahwa Perencanaan SDM akan selalu terkait/terintegrasi dengan perencanaan bisnis secara keseluruhan yang dilakukan oleh perusahaan. Upaya mengantisipasi pengaruh Internal dan Eksternal. Misalnya. Waktu 2. Manusia (SDM) Mahluk Hidup Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. 13 . Karakteristik Perencanaan Bisnis dan SDM Indikator 1. karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Penjabaran SDM yang diperlukan (kuantitas dan kualitas). Sifat Jangka Pendek 1 (satu) tahun Perencanaan operasional/rutin a.7 Kendala-kendala Perencanaan Sumber Daya Manusia Kendala-kendala perencanaan sumber daya manusia adalah : 1. Pelatihan. Tabel 2. Manajer Operasional Top Manajer II. Jangka Panjang 2 s/d 5 tahun Perencanaan Strategis a. 2. Fokus b. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam Perencanaan SDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti. Hal ini menjadi kendala PSDM. akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Penjabaran Bisnis Perusahaan secara realistik b.butuhan SDM (Rekrutmen. ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya.

Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah Kebijaksanaan perburuhan pemerintah. Hal ini menjadi kendala proses Perencanaan SDM yang baik dan benar. WNA. seperti kompensasi. mutu. jenis kelamin. dan kendala lain dalam Perencanaan SDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat. 14 . Situasi SDM Persediaan. 4.3. dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan.

Dalam kegiatan analisis jabatan. sebab perusahaan sebagaimana organisasi adalah wadah tempat manusia (Man) bekerja. Unsur Ialah komponen yang paling kecil dari pekerjaan. Dari sudut perusahaan. Tugas merupakan kegiatan fisik atau mental yang membentuk langkah-langkah wajar yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja. maka unsure pertama yang harus diketahui adalah unsur Place nya. Seringkali timbul kesalahpahaman tentang pengertian jabatan ini. menarik. tanpa penjelasan lebih jauh. atau beberapa orang yang tersebar di berbagai tempat. Departemen Tenaga Kerja memberikan penjelasan singkat mengenai arti dari beberapa istilah yang berkaitan dengan jabatan. 3. satu pekerjaan dapat diduduki oleh satu orang. mengangkat. Jabatan kadang kala diartikan sebagai posisi atau pekerjaan. Kedudukan (Posisi) Ialah sekumpulan TUGAS yang diberikan kepada seorang pegawai atau pekerja. menggosok. 2.1 Pengantar Untuk bisa menerapkan motto The Right Man on The Right Place at The Right Time ada beberapa hal yang harus diketahui. Tugas Ialah sekumpulan dari beberapa UNSUR pekerjaan. sebagai berikut : 1. 4. 15 . Tempat bekerja ini seringkali secara lebih spesifik disebut sebagai Jabatan. Pekerjaan Ialah sekumpulan KEDUDUKAN (POSISI) yang memiliki persamaan kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. yakni seluruh kewajiban dan tanggung jawab yang dibebankan kepada seorang pegawai atau pekerja. Untuk memperoleh keseragaman mengenai pengertian istilah Jabatan ini. menekan dan sebagainya.BAB III ANALISIS JABATAN III. Jumlah kedudukan di dalam suatu perusahaan atau instansi adalah sama dengan jumlah pegawai atau pekerjaannya. misalnya memutar.

Bahkan ironisnya. antara lain untuk keperluan : 1. bisa dilakukan analisa jabatan. Jabatan Ialah sekumpulan Pekerjaan (Job) yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain.2 Peran Analisis Jabatan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia Suatu pengetahuan yang eksplisit dan terperinci mengenai setiap jabatan sangatlah diperlukan. Merancang jalur karir pekerja / pegawai 4. belum berarti bahwa permasalahan sudah selesai. Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil 16 . III. keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat. Terbatasnya pengetahuan tentang jabatan-jabatan yang ada dalam perusahaan seringkali terjadi karena tidak adanya keseragaman istilah (NAMA JABATAN) dan juga karena selalu terjadi perubahan-perubahan pada jabatan itu sendiri. seleksi dan penempatan tenaga kerja 2. Rekrutmen. para pemegang jabatan itu sendiri kadangkala tidak tahu atau merasa ragu tentang siapa yang seharusnya kerjakan. Menentukan besarnya upah 3. Sering dijumpai adanya jabatan yang sama untuk jabatan-jabatan yang mempunyai tugas-tugas yang berbeda. Namun apa yang sebenarnya dilakukan oleh orang-orang tersebut belum tentu diketahui secara jelas oleh perusahaan. dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan. 20 orang operator dan 8 orang ahli teknik. Kebanyakan perusahaan hanya tahu bahwa misalnya mereka mempunyai 5 orang tukang ketik. Setelah jelas apa yang dimaksud dengan JABATAN.5. Suatu studi yang secara sistematis dan teratur mengumpulkan semua informasi dan fakta yang berhubungan dengan suatu jabatan. Sebaliknya untuk tugas-tugas yang sama ada kalanya diberikan nama jabatan yang berbeda pada perusahaan yang berbeda. Untuk mengatasi hal ini. pengetahuan.

Dengan ditempatkan pada jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang ia miliki. yaitu : Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersbut Apa wewenang dan tanggung jawabnya Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan Bagaimana cara melakukannya Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya. Besarnya upah dan lamanya jam bekerja Pendidikan. Merancang program pendidikan dan latihan yang efektif Selain memberikan manfaat bagi organisasi. III. Menyebarkan kuisioner (daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang jabatan 17 . berarti para pegawai tersebut telah diberikan kesempatan untuk mengembangkan dirinya dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin. mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur. analisa jabatan juga bermanfaat bagi pegawai untuk mencapai tujuan-tujuan pribadinya.3 Analisis Jabatan Analisis jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat. pengumpulan informasi untuk analisa jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara : 1.5. sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut Dan lain-lain Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu : Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian Pekerja yang bersangkutan Orang yang pernah melaksanakan dari pekerjaan itu Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan Berdasarkan sumber-sumber tersebut. pengalaman dan latihan yang di butuhkan Keterampilan.

lokasi kerja.2. Penyusunan organisasi baru b. peranan dan tanggung jawab sesuatu jabatan. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari buku catatan harian Informasi yang diperoleh dari Analisa jabatan ini dapat digolongkan dalam beberapa butir berikut ini : 1. pengetahuan. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan. Persyaratan fisik. pendidikan dan lain -lain. Rekruitmen seleksi/penempatan b. range upah 2. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya dengan c ) e. Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja 6. mental. Hasil analisa jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Nama jabatan. Pemakaian atau kegunaan analisa jabatan pada umumnya digunakan untuk : 1. Kepegawaian a. Program pelatihan Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan untuk hal atau kegiatan-kegiatan yang disebut dalam point 1 dan 2 adalah hasil yang diperoleh dari 18 . wewenang dan tanggung jawab tiap jabatan 2. Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi 3. wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada pemangku jabatan 4. Peralatan dan bahan yang digunakan 5. 3. orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya. Peninjauan kembali alokasi tugas. Penyusunan jenjang karir (career planning) d. Tugas-tugas. Penyempurnaan organisasi yang sekarang c. Penilaian jabatan (evaluasi jabatan) c. Kelembagaan (Organisasi dan Perancang Jabatan) a.

4. 2. Hasil tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang kemudian disusun secara sistematis dan terorganisir menjadi informasi jabatan. dan tingkat pengawasan yang terlibat.proses analisis jabatan. apabila nama jabatan tidak cukup jelas. bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan. yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut. Untuk itu.1 Uraian Jabatan (Job description) Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu. Hubungan dengan jabatan lain. yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan. 19 . Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam uraian jabatan pada umumnya meliputi : 1. Spesifikasi Jabatan (Job Specification) atau persyaratan jabatan (Job Requirement) III. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting. Analisis jabatan mencakup 2 elemen.3. dan bagaimana cara melaksanakannya. 3. 5. Ikhtisar jabatan. serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan. bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan. yang berisi informasi tentang nama jabatan. untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap. Uraian tentang informasi jabatan ini biasanya disebut uraian jabatan (job description). Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. yaitu : 1. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. aliran serta prosedur kerja. yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini. Uraian jabatan ( Job Description) 2. Identifikasi jabatan. terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian.

Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi 6. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang 3. sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat.3. Mesin. bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya 8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas III.3 Kegunaan Analisa Jabatan Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan.2 Spesifikasi/Persyaratan Jabatan Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan. Misalnya panas. seleksi dan penempatan pegawai baru 4. peralatan dan bahan-bahan yang digunakan 7. Kondisi kerja. dingin.3. agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Persyaratan umur dan jenis kelamin III. ketal.6. tetapi dapat juga di susun secara terpisah. latihan dan pengalaman kerja 2. berdebu. yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan 5. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan 2. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah: 1. antara lain: 1. Persyaratan fisik dan mental 4. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja 7. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 3. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja 20 . Persyaratan pendidikan.

Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan. c. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah : a.III. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih 21 . ) d. Tahap Pengumpulan Data Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara: a. Tahap pengumpulan data 3. penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut : 1. Metode Observasi dan Wawancara Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya. Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. e. Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut: 1 . Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru. 2.4 Pelaksanaan Analisis Jabatan Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan. b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi. penelitian. Tahap persiapan dan perencanaan 2. Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan.

Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan ) Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. c. penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri. Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil. profesional. keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan. tidak dibatasi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat "terbuka" (Open ended) artinya. rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. atau benar/salah. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed). proses. maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak. Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran. karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Metode Kombinasi Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua 22 . b. arus kerja.dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan. kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja. Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Jabatan seperti: jabatan teknis. Metode Studi Referensi Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli". Metode ini jarang digunakan. d.

3. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor 3. system pemberian balas jasa. seleksi dan penempatan pegawai. dilakukan pengolahan data yaitu: 1. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik.catatan harian berguna. karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja. Tahap Pengumpulan Data Setelah proses pengumpulan data selesai. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya 7. Menyusun uraian jabatan 6. penilaian karya pegawai. Analisa persyaratan jabatan 5. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi 4. pola pengadaan. 23 . system dan prosedur administrasi kepegawaian. pelatihan dan pengembangan pegawai. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan 2.

dari semua penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Perencanaan SDM dan Analisis Jabatan sangat penting untuk dilakukan karena memungkinkan HRD untuk menempatkan staf yang tepat pada saat yang tepat dan untuk tetap mempertahankan eksistensi perusahaan yang tercermin dari bagaimana personel kerja di dalam sebuah perusahaan. Organisasi yang sudah mapan hendaknya melaksanakan Analisis Jabatan.BAB IV PENUTUP IV. Tetapi mengingat perubahanperubahan yang terjadi dengan cepat.1 Penutup Pada akhirnya. Untuk organisasi yang masih baru dan strukturnya masih berkembang terus lebih baik menekankan pada perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian Jabatan yang fleksibel sehingga bisa disesuaikan terus. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang sangat berguna untuk berbagai keperluan perancang organisasi dan perancangan jabatan (Job Design) adalah suatu keharusan dan harus dilakukan sejak awal. 24 . Semua Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan Perancangan Jabatan (Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatankegiatan lain di bidang manajemen sumber daya manusia. maka analisis jabatan harus diulangi paling lambat setiap 3 tahun sekali untuk mencek apakah informasi yang diperoleh masih benar.

BAB V LAMPIRAN-LAMPIRAN 25 .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->