Professional Documents
Culture Documents
KATA PENGANTAR
Microsoft Office adalah software paling populer yang digunakan komputer di Indonesia. Panduan
praktis ini disusun dan diambil dari sumber terbaru, mengingat saat ini komputer-komputer yang
biasa digunakan, di laboratorium komputer kampus, di perkantoran atau di tempat rental sudah
mengikuti program-program terbaru yang kadang butuh waktu lama untuk beradaptasi dalam
mengoperasikannya.
Panduan praktis yang disediakan khusus lingkungan Learning Center Yayasan Usaha Mulia ini,
diperuntukan untuk siswa yang akan memperdalam kemampuan teknis dalam mengoperasikan
komputer khususnya program Microsoft Office Excel 2007. Terutama pengolahan data angka yang
sifatnya paling sering digunakan.
Panduan Praktis ini dibagi menjadi beberapa level, tergantung kebutuhan dan tingkat kemampuan
siswa. Untuk pemula tersedia Edisi Basic Training, untuk level menengah tersedia Edisi
Intermediate Training, dan untuk tingkat lebih lanjut tersedia Edisi Advance Training.
Semoga panduan ini memberikan manfaat bagi penggunanya, dan menjadi inspirasi dan motivasi
bagi penyusun untuk lebih menyempurnakan edisi-edisi berikutnya. Akan sangat membantu dan
sangat diharapkan kritik dan saran dari semua pihak, agar panduan praktis ini lebih membawa
manfaat lagi dan mendekati kesempurnaan, terima kasih.
DAFTAR ISI
I. PENGOLAHAN DATA
b. Memindahkan data
1. Menggunakan Copy-Paste, untuk memperbanyak data
2. Menggunakan Cut-Paste, untuk memindahkan data
3. Menggunakan Format Painter, untuk memindahkan formatnya saja tanpa content (isi)
- Pada kotak dialog yang muncul, pilih NEW LIST, dan ketikan daftar data baru di
kolom List entries: Lalu tekan AddOK.
a. Rumus
Di dalam sel bisa juga melakukan perhitungan langsung, caranya tik = operasi perhitungan.
Misal (=12*72) maka hasil yang tertera di sel tersebut adalah 864
b. Autosum
1. Klik sel yang akan diisi dengan hasil perhitungan, aktifkan ribbon Formulas pada grup
Function Library klik dropdown AutoSum kemudian pilih perhitungan yang diinginkan
- Penjumlahan (Sum)
- perhitungan rata-rata (Average)
- Jumlah data satu range (Count Numbers)
- Nilai paling rendah (min)
- Nilai paling tinggi (Max)
2. Sorot (seleksi) range yang akan di hitung, Enter
d. Fungsi logika IF
1. Fungsi logika digunakan untuk membandingkan dua atau lebih argument untuk
menghasilkan nilai True atau False
2. Bentuk penulisan logika adalah IF(logical test,value_if_true,value_if_false
- IF adalah fungsi logika
- Logical test adalah nilai atau ekspresi yang dipakai untuk mengevaluasi benar
atau salah
- Value_if_true adalah nilai yang dihasilkan jika evaluasi benar
- Value_if_false adalah nilai yang dihasilkan jika evaluasi salah
- Sebagai pembanding anatarargumen gunakan tanda =, >, <, <=, dan >=.
3. Contoh:
=IF(J5>=8;"baik Sekali";IF(J5>=7;"baik";IF(J5>=6;"cukup";IF(J5>=5;"kurang"))))
Formula Kegunaan
=LEFT Mengambil sejumlah karakter dari kiri
=RIGHT Mengambil sejumlah karakter dari kanan
=MID Mengambil huruf yang diseleksi
3. Caranya yaitu, seleksi sel yang akan dijadikan kolom kode, masukan formula dengan
mengawalinya dengan tanda sama dengan tulis formula, kurung buka, sel data titik
koma strink ke berapa (RIGHT (text,num_chars)
4. Contoh =LEFT(B42;1) artinya data dari sel B42, ambil huruf pertama dari sebelah
Kiri.
Contoh =MID(B42;3;1) artinya data dari sel B42, ambil huruf ke-3 sebanyak 1 huruf.
a. Mencari data
Aktifkan ribbon Home, klik dropdown Find & Select, akan muncul menu bar yang berisi:
b. Menggunakan Find
1. Klik ribbon Home, kemudian pada grup Editing pilih Find & Select Find…
2. Akan muncul kotak dialog, pada bagian Find What, isikan dengan data yang ingin
dicari kemudian klik Find Next, maka kursor excel akan menunjukan pada sel yang
mengandung data tersebut
3. Jika tidak ditemukan data yang dimaksud maka akan muncul kotak dialog.
4. Jika dipilih Find All, maka akan muncul tambahan pada kotak dialog yang akan
menjelaskan tempat data tersebut ditemukan, apabila di klik kursor excel akan
langsung menunjuk data tersebut.
d. Mengurutkan data
1. Caranya mengurutkan data ialah, seleksi table yang akan diurutkan, maka secara
otomatis kolom pertama yang akan dijadikan sebagai kunci pengurutan data.
2. Klik ribbon Home, kemudian pada grup Editing pilih Sort & Filter klik dropdown, maka
akan muncul menu yang berisi:
- Sort A to Z, untuk Mengurutkan data mulai dari yang terkecil ke yang terbesar
- Sort Z to A, untuk Mengurutkan data mulai dari yang terbesar ke yang terkecil
- Custom Sort…, untuk Mengurutkan data dengan criteria tertentu
3. Jika data yang akan diurutkan bukan berdasarkan pada kolom pertama, maka sorot
kolom yang akan dijadikan kunci pengurutan, akan muncul kotak dialog Sort Warning
- Expand the selection, untuk pengurutan yang diikuti oleh kolom lainnya
- Continue with the current selection, pengurutan pada kolom yang yang diseleksi
saja, sedangkan kolom yang lainnya tetap.
3. Klik Filter, maka pada setiap judul kolom akan muncul dropdown.
4. Dropdown tersebut berisi jenis-jenis data yang termaktub di dalam kolom, jika ingin
melihat beberapa jenis data saja, maka ceklis data tersebut, secara otomatis data yang
lain akan disembunyikan.
5. Klik tab Input Massage, untuk pengisian pesan apabila sel tersebut aktif, atau diseleksi
6. Klik tab Error Alert, untuk memberikan pesan jika data yang dimasukan tidak sesuai
dengan kriteria. Untuk mengakhiri klik OK.
6. Kemudian tekan OK, maka data akan baru hasil perhitungan akan muncul.
4. Setelah itu akan muncul panel disamping worksheet, berbentuk garis dan diakhiri tanda
(-), apabila tanda itu di klik maka kelompok data itu akan tersembunyi, dan tandanya
akan berubah (+), untuk menampilkan kembali, klik tanda (+)
5. Untuk mengahpus pengelompokan, masih pada ribbon Data grup Outline, klik
dropdown Ungroup pilih Ungroup…, untuk mengahpus semua pengelompokan pilih
Clear Outline.
a. Membuat table
1. Seleksi sel yang akan dijadikan table
2. Aktifkan ribbon Insert, pada grup Tables, pilih Table
3. Maka akan muncul kotak dialog konfirmasi sel yang akan dijadikan table. Klik OK.
V. MENGOLAH GRAFIK
Apabila chart diaktifkan (di klik), maka secara otomatis menu bar khusus (chart tools) akan aktif.
Terdapat 3 ribbon yaitu: Design, Layout dan Format, yang berfungsi untuk:
b. Mengubah bentuk grafik
1. Aktifkan ribbon Design, pada grup Chart style pilih bentuk chart yang diinginkan
2. Untuk melihat koleksi bentuk chart, tekan dropdown.
6. Begitupun untuk memberi gambar Lantai pilih dropdown Chart Floor pada ribbon
Layout, grup Background, langkahnya pengisiannya sama (berlaku untuk model 3-D)
7. Untuk menghilangkan Background, pilih None, baik untuk Chart Wall maupun Chart
Floor.
3. Apabila tidak ada yang cocok dan ingin membuat sendiri atau ingin menambahkan, klik
Customs Header… atau Costoms Footer…, isi teks di masing-masing kolom Header
dan Footer.
f. Mengatur tampilan
Untuk melihat tampilan di layar, aktifkan ribbon View, pada grup Workbook View,
diantaranya:
1. Normal, tampilan biasa seperti saat membuka program excel
2. Page Layout View, tampilan kertas sesungguhnya seperti yang telah diatur ukurannya
3. Page Break Preview, tampilan yang terisi oleh data saja
4. Custom Views, digunakan untuk membuat tampilan sendiri, cara mengisinya:
- Aturlah terlebih dahulu tampilan yang disukai (apabila ada format yang
menggunakan Insert Table, Customs views tidak akan berfungsi).
- Klik Custom ViewAddberi nama tampilan pada kotak dialog Show
5. Full Screen, tampilan penuh tanpa ribbon dan menu laiinya, untuk mengembalikannya
tekan Esc pada keyboard.
h. Mencetak dokumen
1. Klik Microsoft Office ButtonPrint
2. Pada kotak dialog Page Range, terdapat beberapa pilihan:
- All, untuk mencetak semua dokumen
- Current Page, untuk mencetak dokumen yang sedang dikerjakan (tempat kursor
disimpan)
- Pages, untuk memilih halaman berapa saja yang akan di cetak
3. Klik OK, untuk mencetak halaman yang diinginkan
SUMBER PUSTAKA
Purnomo, Catur Hadi. Panduan Belajar Otodidak Microsoft Excel 2007, Jakarta: Mediakita
2009.